NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) 2015/496
z dnia 17 marca 2015 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 352,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego,
stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (1) historyczne materiały archiwalne Unii są przechowywane i o ile to możliwe po upływie 30 lat udostępniane do wglądu publicznego.
(2)
Obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych i o ile to możliwe udostępnienia ich do wglądu publicznego spoczywa na każdej z instytucji, o których mowa w rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 (zwanych dalej „instytucjami”), zgodnie z określonymi tam warunkami.
(3)
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 stwierdzono, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.
(4)
W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że będą powierzać swoje historyczne materiały archiwalne Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU), gdzie materiały te będą udostępniane do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a EIU (zwaną dalej „umową o powierzeniu”).
(5)
Od tego czasu także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy postanowiły przestrzegać warunków umowy o powierzaniu. Europejski Bank Inwestycyjny powierza swoje historyczne materiały archiwalne EIU na mocy odrębnej konwencji z EIU podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz przepisów dotyczących archiwów historycznych przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r. (2).
(6)
Rząd włoski na stałe i nieodpłatnie udostępnił EIU odpowiednie pomieszczenia, tak by powierzone materiały archiwalne były przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i istniała możliwość korzystania z tych materiałów na miejscu.
(7)
Celem powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji jest zapewnienie dostępu do nich w jednym miejscu, ułatwienie korzystania z nich oraz stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EIU to renomowany akademicki ośrodek badawczo-edukacyjny, którego działalność koncentruje się na Europie i na integracji europejskiej. Posiada on niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone z myślą o przechowywaniu i udostępnianiu tych archiwów, a także cieszy się międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne przechowujące te materiały.
(8)
Kwestię dalszego powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji należy uwzględnić w ustawodawstwie Unii, po to by zaświadczyć o roli EIU jako partnera instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi.
(9)
Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich instytucji i nie powinno naruszać obowiązku udostępniania przez każdą z instytucji swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego ani nie wpływa na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych.
(10)
Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejski Bank Centralny (EBC) uzasadnia wyłączenie obu tych instytucji z określonego w niniejszym rozporządzeniu obowiązku powierzania EIU swoich historycznych materiałów archiwalnych. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.
(11)
O ile to możliwe, instytucje i EIU powinny udostępniać historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie zdigitalizowanej i w formie cyfrowej, po to by ułatwić korzystanie z nich przez internet.
(12)
Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych Unii powierzonych EIU należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3).
(13)
Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Komisja przeprowadziła konsultacje wniosku ustawodawczego, na podstawie którego przyjęto niniejsze rozporządzenie, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 10 października 2012 r. wydał stosowną opinię (4).
(14)
Szczegółowe przepisy o zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi przez EIU, w tym o ich powierzaniu, dostępie do nich i możliwości publicznego korzystania z nich, oraz o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU należy zamieścić w ramowej umowie partnerskiej.
(15)
Koszty zarządzania przez EIU historycznymi materiałami archiwalnymi Unii należy pokryć z budżetu ogólnego Unii; kosztami tym powinny zostać obciążone wszystkie instytucje powierzające.
(16)
Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Każda instytucja - z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejskiego Banku Centralnego (EBC) - powierza Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU) dokumenty, które stanowią część jej historycznych materiałów archiwalnych i które udostępniła ona do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Powierzanie materiałów odbywa się zgodnie z załącznikiem.
Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego instytucje powierzające mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć spośród powierzanych EIU materiałów oryginały pewnych dokumentów. W takim wypadku powierzają mu ich mikroformę lub ich kopię cyfrową.”
;
b)
dodaje się ustępy w brzmieniu:
„3. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.
4. Instytucje powierzające pozostają właścicielami swoich materiałów archiwalnych oraz zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i akt powierzanych EIU lub w inny sposób mu udostępnianych.
5. Powierzanie EIU historycznych materiałów archiwalnych instytucji nie narusza ochrony materiałów archiwalnych przewidzianej w art. 2 Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
6. EIU zapewnia przechowywanie i ochronę powierzonych mu materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i co najmniej spełniać zasady techniczne i zasady bezpieczeństwa odpowiadające zasadom przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zasadom zarządzania nimi. W związku z tym powierzone dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.
7. EIU ponosi wyłączną odpowiedzialność za pracowników skierowanych do zarządzania powierzonymi mu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii. EIU zapewnia, by pracownicy wyznaczeni do zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi posiadali wymagane kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy w tej dziedzinie.
8. Każda instytucja powierzająca ma prawo uzyskać informacje na temat zarządzania przez EIU jej materiałami archiwalnymi i przeprowadzić inspekcję powierzonych przez siebie materiałów archiwalnych.
9. EIU udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje na mocy ust. 1 i 3. Także instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego kopię tych samych historycznych materiałów archiwalnych.
10. Koszty zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii są pokrywane ze składek na stosowną pozycję budżetową uiszczanych przez wszystkie instytucje powierzające - w granicach rocznych środków udostępnianych przez władzę budżetową zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (5). Ze składek tych nie pokrywa się kosztów związanych z udostępnianiem i adaptacją budynków i repozytoriów w celu przyjęcia materiałów archiwalnych i zajmujących się nimi pracowników.
Wymiar składek, o których mowa w akapicie pierwszym, jest proporcjonalny do wielkości odpowiednich planów zatrudnienia instytucji powierzających. Każda składka jest obliczana ponownie po powierzeniu EIU historycznych materiałów archiwalnych przez dodatkowe instytucje lub co najmniej raz na pięć lat.
11. EIU występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i działa według wskazówek instytucji powierzających. EIU przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych należących do instytucji zgodnie z gwarancjami przewidzianymi w tym rozporządzeniu.
12. Europejski Inspektor Ochrony Danych nadal posiada uprawnienia nadzorcze wobec instytucji w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych powierzonych EIU.
2)
w art. 9 wprowadza się następujące zmiany:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. W przepisach tych znajdują się zasady przechowywania historycznych materiałów archiwalnych i udostępniania ich do wglądu publicznego oraz ochrony danych osobowych w nich zawartych. O ile to możliwe, instytucje udostępniają do wglądu publicznego swoje materiały archiwalne - w tym materiały zdigitalizowane i materiały powstałe w formie cyfrowej - drogą elektroniczną oraz ułatwiają korzystanie z nich przez internet. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (takich jak brajl, duże czcionki lub nagrania).”
;
b)
dodaje się ustęp w brzmieniu:
„3. Komisja zawiera ramową umowę partnerską z EIU w imieniu instytucji powierzających. W tej umowie ramowej zawarte są szczegółowe postanowienia o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU w dziedzinie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, w tym ich powierzania, przechowywania, dostępu do nich oraz możliwości korzystania z nich.”
;
3)
tekst zawarty w załączniku dodaje się jako załącznik do rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 marca 2015 r.