NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1268/2012
z dnia 29 października 2012 r.
w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (1), w szczególności jego art. 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 i 209,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2) zostało gruntownie zmienione i zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanym dalej „rozporządzeniem finansowym”). Należy zatem dostosować do rozporządzenia finansowego rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (3). W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.
(2)
Zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) akt ustawodawczy może przekazywać Komisji uprawnienia do przyjęcia aktów o charakterze nieustawodawczym wyłącznie w celu uzupełnienia lub zmiany niektórych, innych niż istotne, elementów tego aktu ustawodawczego. W związku z tym niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 zostały włączone do rozporządzenia finansowego. Nie powinny one zatem figurować w niniejszym rozporządzeniu.
(3)
W czasie prac przygotowawczych Komisja przeprowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, i zapewniła jednoczesne, terminowe i odpowiednie przekazywanie stosownych dokumentów Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.
(4)
W odniesieniu do zasad budżetowych, zwłaszcza zasady jedności, w wyniku uproszczenia zasad dotyczących generowania i odzyskiwania odsetek narosłych od płatności zaliczkowych, a zwłaszcza zniesienia ciążącego na odbiorcach dotacji obowiązku generowania takich odsetek, przepisy dotyczące zakresu i warunków odzyskiwania odsetek stają się nieaktualne. Gdyby taki wymóg miał wciąż obowiązywać podmioty, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu, umowy o delegowaniu zadań zawierane z tymi podmiotami powinny zawierać zasady regulujące określanie, wykorzystywanie i ujmowanie na rachunkach narosłych odsetek. W przypadkach gdy odsetki narosłe od płatności zaliczkowych są należne Unii na podstawie tych umów, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody przeznaczone na określony cel.
(5)
W odniesieniu do zasady jednoroczności należy sprecyzować znaczenie środków rocznych oraz wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań, które, jeśli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na zobowiązania.
(6)
W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej należy określić kursy stosowane do przeliczeń między euro i innymi walutami na potrzeby wymogów w zakresie zarządzania przepływami środków pieniężnych i rachunkami. Ponadto należy dodatkowo zwiększyć przejrzystość księgowania wyników takich przeliczeń walutowych. W następstwie wprowadzenia euro należy znieść ciążący na Komisji obowiązek dostarczania państwom członkowskim informacji dotyczących transferów środków pieniężnych przeprowadzanych między walutami.
(7)
W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności należy określić traktowanie budżetowe dochodów przeznaczonych na określony cel, w szczególności wkładów państw członkowskich lub państw trzecich na rzecz niektórych programów unijnych, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów. W szczególności, zważywszy na dotychczasową praktykę, w celu zapewnienia pewności prawa należy sprecyzować, że dochody przeznaczone na określony cel powinny z zasady automatycznie generować środki na zobowiązania i środki na płatności, jak tylko dana instytucja otrzymuje te dochody. Należy także określić przypadki, gdy w drodze wyjątku, dochody przeznaczone na określony cel mogą być udostępnione, zanim dana instytucja faktycznie otrzyma te dochody.
(8)
W odniesieniu do zasady specyfikacji należy podać dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii. Parlament Europejski i Rada powinny otrzymać pełne informacje poprzez szczegółowe wyjaśnienia we wnioskach o przesunięcie, które muszą być im przedkładane.
(9)
W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, oceny okresowej i oceny ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w ocenie skutków finansowych regulacji.
(10)
W odniesieniu do zasady przejrzystości publikacja danych imiennych dotyczących zainteresowanych odbiorców i dokładnych kwot, jakie oni otrzymali, zwiększa przejrzystość wykorzystania odnośnych środków. Udostępnienie takich informacji obywatelom wzmacnia publiczną kontrolę wykorzystania danych kwot i przyczynia się do optymalnego wykorzystania funduszy publicznych. Równocześnie, w przypadku gdy odbiorcy są osobami fizycznymi, taka publikacja podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych. W związku z tym dane osobowe powinny być publikowane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne i proporcjonalne do zamierzonego zasadnego celu.
(11)
Informacje na temat wykorzystania unijnych środków powinny być publikowane na stronie internetowej instytucji i powinny obejmować co najmniej imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, miejscowość, kwotę i cel, na jaki środki zostały przyznane. Informacje te powinny uwzględniać kryteria określone w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego, zwłaszcza rodzaj i znaczenie przyznanych środków.
(12)
Należy publikować imię i nazwisko lub nazwę oraz miejscowość odbiorców środków unijnych w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w następstwie otwarcia procedury publicznej na konkurencję, jak ma to miejsce zwłaszcza w przypadku konkursów, zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert, z poszanowaniem zasad TFUE, a w szczególności zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji. Ponadto taka publikacja powinna przyczyniać się do kontroli publicznych procedur wyboru przez kandydatów odrzuconych w ramach konkurencji.
(13)
Okres publikacji danych osobowych dotyczących osób fizycznych nie powinien przekraczać okresu wykorzystania środków przez odbiorcę i w związku z tym dane te powinny być usuwane po dwóch latach. Powinno mieć to zastosowanie również do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
(14)
W większości przypadków objętych niniejszym rozporządzeniem publikacja dotyczy osób prawnych.
(15)
Jeśli chodzi o osoby fizyczne, taką publikację należy rozważać jedynie z poszanowaniem zasady proporcjonalności między wielkością przyznanej kwoty i potrzebą kontroli optymalnego wykorzystania środków. W przypadku osób fizycznych publikacja regionu na poziomie NUTS 2 jest spójna z celem publikacji informacji o odbiorcach, zapewnia równe traktowanie państw członkowskich różnych rozmiarów, nie naruszając przy tym prawa odbiorców do poszanowania życia prywatnego, a zwłaszcza do ochrony ich danych osobowych.
(16)
Informacje dotyczące stypendiów i innego bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym powinny nadal być wyłączone z obowiązku publikacji.
(17)
Aby zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania odbiorców, należy także zagwarantować publikację informacji dotyczących osób fizycznych zgodnie z ciążącym na państwach członkowskich obowiązkiem zagwarantowania szerokiej przejrzystości zamówień, których wartość przekracza kwotę określoną w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (4).
(18)
Nie należy publikować imienia i nazwiska lub nazwy oraz miejscowości odbiorcy ani kwoty i celu, na jaki środki zostały przyznane, jeśli taka publikacja stanowi zagrożenie dla integralności odbiorcy, chronionej Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub zaszkodziłaby uzasadnionym interesom handlowym odbiorcy.
(19)
Nomenklatura budżetowa powinna zapewniać jasność i przejrzystość niezbędną dla procesu budżetowego.
(20)
Należy także zdefiniować działania mogące stanowić konflikt interesów.
(21)
W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy określić ramy takiego delegowania uprawnień i treść umowy o delegowaniu zadań. Każdy podmiot lub każda osoba, którym powierza się zadania związane z wykonaniem budżetu, powinni zagwarantować poziom ochrony interesów finansowych Unii równoważny z poziomem wymaganym na mocy rozporządzenia finansowego. Należy określić warunki, na których Komisja może uznać, że systemy, zasady i procedury stosowane przez te podmioty lub osoby są równoważne z jej własnymi, aby zapewnić należyte zarządzanie unijnymi środkami finansowymi przez podmioty, którym powierza się wykonanie zadań.
(22)
Agencje wykonawcze, które pozostają pod kontrolą Komisji, powinny być uznawane za delegowanych urzędników zatwierdzających tej instytucji do celów wykonania budżetu Unii.
(23)
W przypadku zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, należy wskazać organizacje kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.
(24)
W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się organom publicznym lub organom podlegającym prawu prywatnemu mającym obowiązek świadczenia usługi publicznej, należy określić warunki wyznaczania takich organów.
(25)
W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące procedur badania i zatwierdzania sprawozdań rachunkowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów.
(26)
Podmioty prawa prywatnego wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji powinny być wybierane zgodnie z procedurami udzielania zamówień.
(27)
W odniesieniu do roli podmiotów upoważnionych do działań finansowych reforma zarządzania finansami, wraz ze zniesieniem scentralizowanych kontroli ex ante, powoduje wzrost obowiązków urzędników zatwierdzających we wszystkich operacjach po stronie dochodów i wydatków, w tym w zakresie systemów kontroli wewnętrznej. Parlament Europejski i Rada powinny w przyszłości być powiadamiane o powołaniu delegowanego urzędnika zatwierdzającego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Należy w związku z tym określić zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do zainicjowania operacji w zakresie wykonania budżetu i zadaniami odnoszącymi się do sprawdzenia takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy także zagwarantować, aby rozliczenie z przyjętych obowiązków było zawarte w rocznym sprawozdaniu przedkładanym instytucji, która jest odpowiedzialna między innymi za weryfikacje ex post. Należy przechowywać dokumenty potwierdzające dotyczące prowadzonych operacji. Ponadto wszystkie formy procedury negocjacyjnej stosowanej przy udzielaniu zamówień publicznych powinny być przedmiotem specjalnego sprawozdania dla instytucji oraz zawiadomienia Parlamentu Europejskiego i Rady, ze względu na fakt, że zamówienia takie stanowią odstępstwa od zwykłych procedur udzielania zamówień.
(28)
Należy dostosować rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002, aby uwzględnić podwójną rolę szefów delegatury, działających jako subdelegowani urzędnicy zatwierdzający dla Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanej dalej „ESDZ”) oraz, w odniesieniu do środków operacyjnych - dla Komisji.
(29)
W celu sprecyzowania obowiązków należy także podać dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego związanych z systemami rachunkowości, zarządzaniem zasobami finansowymi, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Należy także ustanowić zasady zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.
(30)
Należy również określić warunki korzystania z rachunków zaliczkowych, systemu zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, a także zadania i obowiązki administratorów rachunków zaliczkowych oraz urzędników zatwierdzających i księgowych związane z kontrolą rachunków zaliczkowych. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. Dla zapewnienia wydajności w delegaturach należy utworzyć tylko jeden rachunek zaliczkowy dla środków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej ESDZ. Konieczne okazało się wprowadzenie możliwości korzystania z kart debetowych powiązanych z rachunkami zaliczkowymi w celu ułatwienia płatności, szczególnie w delegaturach i przedstawicielstwach Unii, oraz uniknięcia ryzyka związanego z posługiwaniem się gotówką.
(31)
Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów upoważnionych do działań finansowych podmioty te mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w Regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Wyspecjalizowane zespoły do spraw nieprawidłowości finansowych powoływane w każdej instytucji okazały się skutecznym mechanizmem ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym, w związku z czym powinny one zostać utrzymane. Konieczne jest ustanowienie procedury występowania przez urzędnika zatwierdzającego o potwierdzenie polecenia, które uznaje on za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, co powoduje zwolnienie go z wszelkiej odpowiedzialności.
(32)
W odniesieniu do dochodów, z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętego decyzją Rady 2007/436/WE, Euratom z dnia 7 czerwca 2007 r. w sprawie systemu zasobów własnych Wspólnot Europejskich (5), konieczne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności urzędników zatwierdzających na różnych etapach procedury: ustalanie prognoz należności, sporządzanie nakazu odzyskania środków, wysyłanie not debetowych informujących dłużnika, że należność została ustalona, obliczanie należnych odsetek za zwłokę, oraz w stosownych przypadkach - podejmowanie decyzji o odstąpieniu od należności z zastrzeżeniem kryteriów gwarantujących zgodność z należytym zarządzaniem finansami w celu zapewnienia skutecznego poboru dochodów.
(33)
Niezbędne jest określenie roli księgowego w poborze dochodów i w przyznawaniu dodatkowego terminu na realizację wydatków. Księgowemu należy także zapewnić elastyczność w odzyskiwaniu płatności, taką jak możliwość bezpośredniego kompensowania długu, lub, w wyjątkowych okolicznościach, odstąpienia od wymogu wniesienia zabezpieczenia na spłatę zadłużenia, jeśli dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie wnieść takiego zabezpieczenia z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności.
(34)
W celu zagwarantowania zarządzania aktywami przy jednoczesnym zapewnieniu wynagrodzenia finansowego konieczne jest, aby kwoty mogły zostać tymczasowo zainkasowane, tak jak zaskarżane grzywny w obszarze konkurencji, zainwestowane w aktywa finansowe oraz aby określone zostało przeznaczenie odsetek uzyskanych z tych inwestycji.
(35)
Aby zagwarantować, że Komisja dysponuje wszystkimi informacjami niezbędnymi do przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, konieczne jest ustanowienie minimalnych wymogów dotyczących treści decyzji w sprawie finansowania odnoszących się do dotacji, zamówień, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.
(36)
W odniesieniu do wydatków należy określić zależność między decyzjami w sprawie finansowania, zobowiązaniami globalnymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów w celu ustanowienia jasnych ram dla poszczególnych etapów wykonywania budżetu.
(37)
Należy sprecyzować zależność między operacjami poświadczenia zasadności, zatwierdzenia i płatności oraz kontrolami, jakich dokonuje urzędnik zatwierdzający, poświadczając zasadność wydatków, z adnotacją „płatność dopuszczona”. Należy wskazać dokumenty, jakie należy przedstawić na potwierdzenie płatności i określić zasady rozliczania płatności zaliczkowych i płatności okresowych.
(38)
Należy określić szczegółowe zasady stosowania terminów mających zastosowanie do operacji poświadczania zasadności i dokonywania płatności, uwzględniając przy tym dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (6), aby zagwarantować, że w płatnościach dla odbiorców nie występują zbędne opóźnienia.
(39)
W odniesieniu do audytu wewnętrznego niezbędne jest ustanowienie procedury powoływania audytora i zagwarantowanie jego niezależności w ramach instytucji, która go powołała i której musi on składać sprawozdania dotyczące swojej działalności. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków, aby zapewnić przejrzystość w relacjach z Parlamentem Europejskim i Radą.
(40)
Przepisy dotyczące zamówień powinny opierać się na dyrektywie 2004/18/WE. Należy zdefiniować różne rodzaje procedur udzielania zamówień, mające zastosowanie środki ogłaszania i publikacji, warunki zastosowania określonego rodzaju procedury oraz główne cechy istniejących procedur, kryteria wyboru i udzielania zamówień, zasady dostępu do dokumentacji przetargowej i kontaktowania się z oferentami lub kandydatami, oraz - w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek - stosowane progi oraz zasady szacowania wartości udzielanych zamówień.
(41)
Celem procedur udzielania zamówień jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, przy jednoczesnym zagwarantowaniu równego dostępu do zamówień publicznych i przestrzeganiu zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości oraz równego traktowania kandydatów i oferentów, jak również pełnej odpowiedzialności urzędników zatwierdzających za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, począwszy od etapu powoływania komisji po uzasadnioną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca.
(42)
W świetle dotychczasowych doświadczeń konieczne jest ustanowienie nowej procedury udzielania zamówień w odniesieniu do zamówień o średniej wartości. Należy umożliwić wykorzystanie „listy potencjalnych oferentów” na tych samych warunkach co istniejącego „zaproszenia do wyrażenia zainteresowania”, ponieważ zapewnia ona mniejsze obciążenie administracyjne dla potencjalnych oferentów.
(43)
Aby chronić interesy finansowe Unii w trakcie wykonywania zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby podmioty zapewniające zdolność finansową w obszarze zamówień publicznych były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie danego zamówienia.
(44)
Aby chronić interesy finansowe Unii i zapewnić kontrolę nad wykonaniem zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby wykonawca sam bezpośrednio wykonywał określone kluczowe zadania.
(45)
Aby zagwarantować wykonanie zamówienia zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi, należy wprowadzić możliwość odrzucenia oferentów z potencjalnym konfliktem interesów.
(46)
Ze względu na fakt, że zabezpieczenie finansowe przestaje być automatycznie wymagane, konieczne jest określenie kryteriów występowania z takim żądaniem.
(47)
Należy także sprecyzować zakres tytułu dotyczącego dotacji, w szczególności w odniesieniu do rodzajów działań leżących w ogólnym interesie europejskim lub organów działających w takim interesie, kwalifikujących się do otrzymania dotacji, jak również w odniesieniu do rodzajów zobowiązań prawnych, które mogą być stosowane na pokrycie dotacji. W odniesieniu do tych zobowiązań prawnych należy określić kryteria wyboru między umowami i decyzjami, ich minimalną treść oraz możliwość zawierania poszczególnych umów o udzielenie dotacji lub przyjmowania poszczególnych decyzji o udzieleniu dotacji w ramach partnerstwa ramowego, aby zapewnić równe traktowanie i uniknąć ograniczania dostępu do unijnych środków finansowych.
(48)
W tytule dotyczącym dotacji należy także uwzględnić wprowadzenie do rozporządzenia finansowego z jednej strony szczegółowych tytułów dotyczących nagród i instrumentów finansowych, a z drugiej strony podstawowych zasad mających zastosowanie do dotacji, kosztów kwalifikowalnych, usunięcie zasady stopniowego obniżania dotacji, korzystanie z uproszczonych form dotacji (płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane) oraz zniesienie wymogu wnoszenia zabezpieczenia płatności zaliczkowych.
(49)
Postępom ku elektronicznej wymianie informacji i składaniu dokumentów drogą elektroniczną, które stanowią główne uproszczenie, powinny towarzyszyć jasne warunki akceptacji systemów, które mają być wykorzystywane, tak aby stworzyć stabilne otoczenie prawne.
(50)
Należy dostosować zasady niedochodowości i współfinansowania do wyjaśnień i środków upraszczających wprowadzonych w rozporządzeniu finansowym. W szczególności, w celu zapewnienia jasności, należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące rodzajów wpływów, jakie mają być zatrzymywane na potrzeby zasady niedochodowości, oraz form zewnętrznego współfinansowania i wkładów rzeczowych.
(51)
W odniesieniu do zasady przejrzystości należy zezwolić na przyjmowanie i publikację wieloletnich programów prac, które mają dla wnioskodawców wartość dodaną, bowiem umożliwiają im łatwiejsze przewidywanie i lepsze przygotowywanie się do zaproszeń do składania wniosków. W tym kontekście należy określić warunki, na jakich programy prac mogą być uznawane za decyzje w sprawie finansowania. W celu zapewnienia przejrzystości konieczna jest także publikacja zaproszeń do składania wniosków, z wyjątkiem nagłych przypadków lub gdy działanie może zostać zrealizowane tylko przez jeden podmiot. Należy określić minimalną treść takiej publikacji.
(52)
Ze względu na fakt, że warunki kwalifikowalności dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT) uiszczanego przez beneficjentów prowadzą do błędów i rozbieżności, należy zagwarantować, że pojęcia nieodzyskiwanego podatku VAT i osób niebędących podatnikami w rozumieniu art. 13 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (7) są jednolicie rozumiane i stosowane, poprzez odniesienie do działań, które pojęcia te obejmują.
(53)
W celu zapewnienia przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców i zwiększenia rozliczalności urzędników zatwierdzających należy ustanowić procedurę udzielania dotacji, począwszy od etapu składania wniosków o udzielenie dotacji, w odniesieniu do których Komisja powinna dostarczać wnioskodawcom pewne minimalne informacje, po ocenę ich zgodności z uprzednio określonymi kryteriami kwalifikowalności, wyboru i udzielania dotacji, poprzedzające przyjęcie przez urzędnika zatwierdzającego ostatecznej, właściwie udokumentowanej decyzji. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące składu i zadań komisji odpowiedzialnej za ocenę zgodności wniosków z kryteriami wyboru i udzielania dotacji, jak również możliwości kontaktowania się z wnioskodawcami w toku procedury udzielania lub zaproszenia ich do dostosowania swoich wniosków. Możliwości te powinny należycie odzwierciedlać wymogi w zakresie dobrej administracji wprowadzone do rozporządzenia finansowego i powinny obejmować warunki ewentualnego dostosowania wniosków przed podpisaniem umów o udzielenie dotacji lub powiadomieniem o decyzjach o udzieleniu dotacji, zapewniając równocześnie równe traktowanie wnioskodawców i zgodność z zasadą stanowiącą, że inicjatywa działań spoczywa wyłącznie na wnioskodawcach.
(54)
Ze względu na fakt, że w rozporządzeniu finansowym ułatwiono i rozszerzono wykorzystywanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, należy sprecyzować definicje tych uproszczonych form dotacji. Należy w szczególności wyjaśnić, że tak jak każda forma dotacji, są one przeznaczone na pokrycie pewnych kategorii kosztów kwalifikowanych, i wskazać, że ich kwoty niekoniecznie powinny być ustalane ex ante, co ma szczególne znaczenie, jeśli są one ustalane na podstawie zwykłej praktyki w zakresie rachunku kosztów beneficjenta. Konieczne jest także zapewnienie stabilności zasad finansowania w ramach danego programu. W tym celu należy zezwolić na wykorzystywanie uproszczonych form dotacji przez cały okres jego trwania. Do celów statystycznych i metodycznych oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, konieczne jest zapewnienie dostępu do ogólnych informacji księgowych beneficjenta, nawet jeśli finansowanie odbywa się w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. Weryfikacje te nie powinny jednak być wykorzystywane do podważania wartości jednostkowych już uzgodnionych płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych.
(55)
Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami. Na etapie składania wniosków o udzielenie dotacji - poprzez poddawanie kontrolom finansowym wniosków dotyczących znacznych kwot, w chwili dokonywania wypłat płatności zaliczkowych, jeżeli urzędnik zatwierdzający uzna, że istnieje uzasadnione ryzyko - poprzez wymaganie uprzedniego zabezpieczenia finansowego, oraz na etapie płatności okresowych lub płatności salda - wymagając przedkładania zaświadczeń sporządzanych przez audytorów w przypadku wniosków o płatność dotyczących znacznych kwot i wiążących się z najwyższym ryzykiem.
(56)
Należy sprecyzować warunki i procedury zawieszania dotacji lub zmniejszania ich wysokości, tak aby lepiej zdefiniować podstawy takiego zawieszenia lub zmniejszenia, zapewnić odpowiednie informacje beneficjentom i zagwarantować im możliwość skorzystania z prawa do obrony na każdym etapie.
(57)
Należyte zarządzanie środkami finansowymi Unii oznacza także, że sami beneficjenci dotacji wykorzystują dotacje unijne w sposób oszczędny i wydajny. W szczególności koszty zamówień udzielanych przez beneficjentów w celu realizacji działania powinny być kosztami kwalifikowalnymi, pod warunkiem że zamówienia te udzielane są oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.
(58)
Ponieważ w rozporządzeniu finansowym złagodzono ograniczenia dotyczące możliwości przyznawania wsparcia finansowego osobom trzecim, należy określić minimalne przepisy, jakie uzgadnia się na poziomie umowy o udzielenie dotacji lub umieszcza się w decyzji o udzieleniu dotacji, aby wyraźnie odróżnić przyznawanie wsparcia finansowego osobom trzecim przez beneficjenta od wykonywania zadań budżetowych przez osobę uprawnioną w ramach zarządzania pośredniego.
(59)
Należy dostosować uprawnienia w zakresie nakładania kar na beneficjentów dotacji do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień, zważywszy, że mają one taki sam charakter i powinny podlegać tym samym zasadom w zakresie skuteczności i proporcjonalności.
(60)
Nagrody powinny podlegać zasadom przejrzystości i równego traktowania, w taki sam sposób, jak dotacje. W tym kontekście należy także określić minimalne elementy programów prac i konkursów, uwzględniając odnośne wymagania dotyczące dotacji. Należy w szczególności określić warunki uznawania programów prac za decyzje w sprawie finansowania, jak również minimalną treść zasad konkursu, zwłaszcza warunki wypłaty nagrody zwycięzcom w razie ich przyznania, oraz odpowiednie środki publikacji.
(61)
Zgodność z zasadami przejrzystości i równego traktowania wymaga również ustanowienia wyraźnie określonej procedury przyznawania nagród, począwszy od przesyłania zgłoszeń po informowanie wnioskodawców i powiadamianie zwycięskich uczestników. Procedura ta powinna obejmować ocenę zgłoszeń przez zespół ekspertów powołany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego według kryteriów przyznawania nagród określonych w zasadach konkursu w celu zapewnienia kompetentnej i neutralnej oceny zgłoszeń. Opierając się na ich zaleceniach, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć ostateczną decyzję w sprawie przyznania nagrody, jako że odpowiedzialność za wykonanie budżetu zawsze spoczywa na Komisji.
(62)
Aby zapewnić ujednolicone wdrażanie różnych instrumentów finansowych w ramach Komisji, ogólne ramy zawarte w tytule VIII rozporządzenia finansowego powinny zostać uzupełnione szczegółowymi zasadami zarządzania instrumentami finansowymi, w tym przepisami dotyczącymi wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie, treści umów o delegowaniu zadań, kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie oraz rachunków powierniczych.
(63)
Należy także zdefiniować zasady wyboru pośredników finansowych i odbiorców końcowych, zwłaszcza w sytuacjach gdy instrumenty finansowe są zarządzane bezpośrednio w wyjątkowych przypadkach, bądź poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne bądź inne mechanizmy realizacji, zapewniając tym samym wydatkowanie środków finansowych Unii w sposób wydajny.
(64)
Należy określić warunki wykorzystania instrumentów finansowych, w tym efekt mnożnikowy i ramy monitorowania. Należy zagwarantować także, aby instrumenty finansowe wdrażane były w oparciu o solidną ocenę ex ante, dzięki czemu Komisja może kształtować je w taki sposób, aby zaradziły one słabościom rynkowym i niedostatecznemu poziomowi inwestycji.
(65)
W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i prezentacji sprawozdań rachunkowych ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, na których muszą opierać się sprawozdania finansowe, określone są w unijnych regułach rachunkowości. Te reguły rachunkowości powinny także określać warunki zapisywania transakcji na kontach oraz zasady wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw, aby zagwarantować, że informacje są prawidłowo prezentowane, kompletne i dokładne.
(66)
W kwestiach dotyczących rachunkowości należy sprecyzować, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację kont i procedury księgowe tej instytucji oraz określić warunki, jakie muszą spełniać komputerowe systemy rachunkowości, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu oraz ścieżki audytu dla wszelkich zmian dokonywanych w systemach.
(67)
W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezbędne jest określenie zasad mających zastosowanie do ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i ewidencji oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Należy określić zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metodę podwójnego zapisu, zasady przeliczeń walutowych operacji, które nie są denominowane w euro, oraz dokumenty potwierdzające dotyczące zapisów księgowych. Należy również określić treść zapisów księgowych.
(68)
Niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do ewidencji majątku oraz sprecyzowanie obowiązków księgowych i urzędników zatwierdzających w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży majątku ujętego w ewidencji w celu zapewnienia skutecznego zarządzania aktywami.
(69)
W odniesieniu do działań zewnętrznych niniejsze rozporządzenie, tak jak i rozporządzenie finansowe, powinno przewidywać wyjątki, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i udzielania dotacji, zwłaszcza ze względu na fakt, że procedury te realizowane są przez władze państw trzecich otrzymujących wsparcie finansowe Unii. W odniesieniu do zamówień publicznych takie różnice powinny odnosić się głównie do rodzajów procedur i progów, od których mają one zastosowanie. W odniesieniu do dotacji należy dopuścić możliwość pełnego finansowania w niektórych przypadkach, głównie w celu uwzględnienia ograniczonej zdolności beneficjentów do współfinansowania.
(70)
Należy ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące korzystania ze wsparcia budżetowego, określające warunki wykorzystania wsparcia budżetowego i obowiązek przekazywania Komisji przez państwo partnerskie wiarygodnych informacji we właściwym czasie na potrzeby oceny spełnienia tych warunków.
(71)
W odniesieniu do funduszy powierniczych Unii należy określić zasady mające zastosowanie do wkładu Unii w fundusze powiernicze Unii oraz do wkładów innych darczyńców, ustanowić reguły rachunkowości i zasady sprawozdawczości obowiązujące fundusz powierniczy Unii, zwłaszcza w odniesieniu do odsetek narosłych na rachunku bankowym funduszu powierniczego, sprecyzować obowiązki poszczególnych podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz rady funduszu powierniczego, a także zdefiniować wymogi w zakresie audytu zewnętrznego. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniej reprezentacji darczyńców w radzie funduszu powierniczego oraz wprowadzenie wymogu uzyskania zgody Komisji co do wykorzystania środków.
(72)
Aby ułatwić procedury udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych, zmieniono niektóre progi, a inne progi i procedury zarządzania wchodzące w skład przepisów wspólnych dodano i dostosowano.
(73)
W odniesieniu do dotacji warunki odstąpienia od zasady współfinansowania powinny zostać dostosowane do rozporządzenia finansowego.
(74)
Aby zapewnić należyte zarządzanie środkami Unii, niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, jakie należy umieścić w umowach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są rachunki zaliczkowe.
(75)
Właściwe jest zdefiniowanie urzędów europejskich i określenie szczególnych zasad dotyczących Urzędu Publikacji oraz przepisów upoważniających księgowego Komisji do delegowania części swoich zadań na pracowników tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, które urzędy europejskie mogą otwierać w imieniu Komisji.
(76)
Analogicznie do publikowania informacji o odbiorcach środków unijnych, należy publikować listę ekspertów, o której mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, wybranych w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania oraz przedmiot ich zadań. Publikować należy także ich wynagrodzenie, jeśli przekracza ono 15 000 EUR.
(77)
Należy uzupełnić nową procedurę wprowadzoną w art. 203 rozporządzenia finansowego, w szczególności w odniesieniu do rodzajów kosztów, jakie należy uwzględnić w określonych tam progach. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości w delegaturach Unii ze względu na ich specyfikę, zwłaszcza w odniesieniu do nagłych przypadków. Właściwe jest określenie, że budynki mieszkalne, zwłaszcza w delegaturach, które trzeba wynająć lub zakupić w krótkim okresie, powinny być wyłączone z procedury określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego. Nabywanie gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę nie powinno podlegać procedurze określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego, jako że nie stanowi ono dodatkowego obciążenia dla budżetu.
(78)
Aby zapewnić spójność z przepisami rozporządzenia finansowego, należy ustanowić przepisy przejściowe. Ponadto, aby zapewnić spójność z sektorową podstawą prawną, właściwe jest odroczenie rozpoczęcia stosowania przepisów w sprawie trybów zarządzania i instrumentów finansowych do dnia 1 stycznia 2014 r.,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
CZĘŚĆ PIERWSZA
PRZEPISY WSPÓLNE
TYTUŁ I
PRZEDMIOT
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
ROZDZIAŁ 1
Zasady jedności i rzetelności budżetowej
Artykuł 2
Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych
(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)-(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.
Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 3
Środki na dany rok budżetowy
(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:
a)
środki przewidziane w budżecie, w tym w budżetach korygujących;
b)
środki przeniesione;
c)
środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 178 i 182 rozporządzenia finansowego;
d)
środki wynikające ze spłaty płatności zaliczkowych zgodnie z art. 177 ust. 3 rozporządzenia finansowego;
e)
środki pochodzące z niewykorzystanych dochodów przeznaczonych na określony cel w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych.
Artykuł 4
Anulowanie i przenoszenie środków
(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub - w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia.
2. Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:
a)
w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego - przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji dotyczących przyjęcia decyzji prowadzonych w zainteresowanych służbach w ramach każdej instytucji;
b)
w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego - zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub osób uprawnionych.
3. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.
O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.
4. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.
5. Środki przeniesione zgodnie z ust. 1-4 wykazuje się w systemie rachunkowości.
ROZDZIAŁ 3
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 5
Kurs wymiany między euro a innymi walutami
(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.
2. Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.
3. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.
4. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151-156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.
5. Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.
Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 6
Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami
(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.
2. W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.
3. W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.
4. W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.
ROZDZIAŁ 4
Zasada uniwersalności
Artykuł 7
Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków
(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:
a)
w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji - linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;
b)
w zestawieniu wydatków - uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w których liniach można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.
W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.
2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:
a)
w sytuacjach przewidzianych w art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego,
b)
w przypadku przewidzianym w art. 21 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego w odniesieniu do państw członkowskich, jeśli umowy o wkładzie finansowym wyrażone są w euro.
W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.
Artykuł 8
Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych
(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)
1. Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 (8), dokonywane są w następujący sposób:
a)
siedem dwunastych części kwoty zapisanej w budżecie wpłaca się nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;
b)
pozostałe pięć dwunastych części wpłaca się nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.
2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.
3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.
4. Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.
Artykuł 9
Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii
(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)
1. Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:
a)
w zestawieniu dochodów wprowadza się linię z zapisem symbolicznym „pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu państw EFTA na dany rok budżetowy;
b)
w zestawieniu wydatków:
(i)
w uwagach do każdej linii dotyczącej działań Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, wskazuje się „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału;
(ii)
w załączniku, stanowiącym integralną część budżetu, określa się wszystkie linie obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA.
Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.
Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.
2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.
3. Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.
Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.
4. Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.
W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.
Artykuł 10
Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt
(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 (9), jest następująca:
a)
w zestawieniu dochodów wprowadza się linię zawierającą zapis symboliczny „pro memoria” w celu uwzględnienia odsetek od takich kwot;
b)
jednocześnie i nie naruszając przepisów art. 77 rozporządzenia finansowego zapisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.
Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 11
Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii
(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)
W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.
Artykuł 12
Konta dotyczące odzyskiwanych podatków
(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.
ROZDZIAŁ 5
Zasada specyfikacji
Artykuł 13
Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja
(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)
1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.
2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.
Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.
Artykuł 14
Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję
(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)
1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.
2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.
Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.
Artykuł 15
Wydatki administracyjne
(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)
Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 16
Podstawy wniosków o przesunięcie środków
(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)
Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.
Artykuł 17
Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną
(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)
Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:
a)
w odniesieniu do linii, do której przesunięcie ma zostać dokonane - najnowsze dostępne informacje dotyczące realizacji środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego;
b)
w odniesieniu do wszystkich linii dotyczących działań zewnętrznych - realizację środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o przesunięcie i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, w tym porównanie z szacunkami wstępnymi;
c)
analizę możliwości realokacji środków.
ROZDZIAŁ 6
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 18
Ocena
(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:
a)
potrzebę, która ma być zaspokojona w krótkim lub długim okresie;
b)
wartość dodaną wynikającą z zaangażowania Unii;
c)
cele polityki i cele w zakresie zarządzania, jakie mają zostać osiągnięte, w tym środki konieczne do ochrony interesów finansowych Unii w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń, odszkodowań i sankcji;
d)
dostępne warianty działania, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;
e)
oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;
f)
najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu(-ów);
g)
spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związki z innymi stosownymi instrumentami;
h)
poziom środków, zasobów ludzkich i innych przeznaczonych na ten cel wydatków administracyjnych, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;
i)
doświadczenia zebrane w podobnych sytuacjach w przeszłości.
2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.
3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:
a)
wyniki uzyskane podczas realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy podejmowaniu każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;
b)
wyniki działań finansowanych w ujęciu rocznym poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.
Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.
4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.
Artykuł 19
Ocena skutków finansowych
(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)
Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.
W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.
ROZDZIAŁ 7
Zasada przejrzystości
Artykuł 20
Tymczasowa publikacja budżetu
(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)
Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Artykuł 21
Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych
(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.
Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.
2. Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:
a)
imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;
b)
miejscowość odbiorcy;
c)
przyznana kwota;
d)
charakter i cel środka.
Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:
(i)
adres odbiorcy, jeśli jest on osobą prawną;
(ii)
region na poziomie NUTS 2, jeśli odbiorca jest osobą fizyczną.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:
a)
stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, o których mowa w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia finansowego;
b)
zamówień, których wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.
4. Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.
Artykuł 22
Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego
(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)
W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.
Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.
Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.
Artykuł 21 ust. 2-4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.
TYTUŁ III
UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU
Artykuł 23
Programowanie finansowe
(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)
Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.
Artykuł 24
Projekty budżetów korygujących
(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.
Artykuł 25
Nomenklatura budżetowa
(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)
Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.
Artykuł 26
Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte
(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)
Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:
a)
w zakresie zobowiązań: zobowiązania zaksięgowane w ciągu roku budżetowego w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3;
b)
w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, tj. takie, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3.
Artykuł 27
Uwagi do budżetu
(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)
Uwagi do budżetu obejmują:
a)
odniesienia do aktu podstawowego, jeżeli istnieje;
b)
wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.
Artykuł 28
Plan zatrudnienia
(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)
Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Artykuł 29
Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu
(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)
We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (10), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.
Artykuł 30
Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa
(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.
Artykuł 31
Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów
(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)
1. Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:
a)
art. 154 (dialog społeczny);
b)
art. 156 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);
c)
art. 159 i 161 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);
d)
art. 168 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w obszarze ochrony zdrowia);
e)
art. 171 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w dziedzinie sieci transeuropejskich);
f)
art. 173 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);
g)
art. 175 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej);
h)
art. 181 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);
i)
art. 190 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);
j)
art. 210 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju);
k)
art. 214 ust. 6 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w zakresie środków pomocy humanitarnej).
2. Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:
a)
art. 70 (pomoc finansowa w ramach budżetu na programy poszukiwawcze na terenie państw członkowskich);
b)
art. 77-85.
3. Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.
Artykuł 32
Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura
(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)
1. Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 141, przyjmować jedną z następujących form:
a)
przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;
b)
odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;
c)
wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.
Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.
2. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.
3. W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.
ROZDZIAŁ 2
Metody wykonywania
Sekcja 1
Przepisy ogólne
Artykuł 33
Tryb zarządzania
(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)
W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.
W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:
a)
służby Komisji,
b)
agencje wykonawcze;
c)
szefów delegatur Unii;
d)
fundusze powiernicze, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 2
Zarządzanie bezpośrednie
Artykuł 34
Zarządzanie bezpośrednie
(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64-75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 35
Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze
(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.
2. Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)-d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.
Artykuł 36
Zgodność z zasadami udzielania zamówień
(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.
Sekcja 3
Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi
Artykuł 37
Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi - środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk
(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)
Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.
Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.
Sekcja 4
Zarządzanie pośrednie
Artykuł 38
Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)
1. Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:
a)
są one zgodne z zasadą szerokiej konkurencji między oferentami w celu uzyskania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, a procedury negocjacyjne są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione;
b)
zapewniają przejrzystość poprzez właściwą publikację ex ante, szczególnie zaproszeń do składania ofert, oraz właściwą publikację ex post wykonawców;
c)
zapewniają równe traktowanie, proporcjonalność i niedyskryminację;
d)
zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień.
Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.
2. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:
a)
są one zgodne z zasadami proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;
b)
zapewniają przejrzystość przez właściwą publikację zaproszeń do składania wniosków, a procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione, oraz właściwą publikację ex post beneficjentów z uwzględnieniem zasady proporcjonalności;
c)
zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania dotacji;
d)
stanowią, że dotacje nie mogą się kumulować ani nie mogą być udzielane z mocą wsteczną, co do zasady muszą obejmować współfinansowanie, a ich celem ani skutkiem nie może być osiągnięcie zysku przez beneficjenta.
3. Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 39
Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 40
Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu
(Artykuł 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:
a)
jasną definicję powierzonych zadań oraz ich granice, szczególnie w odniesieniu do modyfikacji powierzonych zadań, odstępowania od odzyskania długu, wykorzystania zwróconych lub niewykorzystanych środków;
b)
warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, zakresu obowiązków i organizacji kontroli, które mają zostać przeprowadzone, w tym oceny programów;
c)
warunki płatności wkładu Unii, w tym zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadań, a także wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, oraz zasady dotyczące dokumentów potwierdzających wymaganych w celu uzasadnienia płatności;
d)
zasady odnoszące się do składania Komisji sprawozdań w sprawie sposobu realizacji zadań, oczekiwanych wyników, nieprawidłowości i podjętych środków, warunków zawieszania lub przerywania płatności oraz warunków zakończenia wykonywania zadań;
e)
termin zawierania indywidualnych umów i porozumień w sprawie wykonania umowy o delegowaniu zadań, który to termin jest współmierny do charakteru powierzonych zadań;
f)
reguły dotyczące wykluczenia, umożliwiające podmiotowi lub osobie wykluczenie z udziału w procedurach udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród podmiotów znajdujących się w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a), b) i e) oraz w art. 107 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, lub uniemożliwienie tym podmiotom otrzymania zamówienia, dotacji lub nagrody;
g)
szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli ze strony Komisji oraz postanowienia przyznające Komisji, OLAF-owi i Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do wszelkich informacji, jakie są im niezbędne do wykonywania ich obowiązków, a także uprawnienia do przeprowadzania kontroli i dochodzeń w tym kontroli na miejscu;
h)
uzgodnienia dotyczące:
(i)
zobowiązania się podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, do bezzwłocznego informowania Komisji o wszelkich przypadkach nadużyć finansowych mających miejsce w ramach zarządzania środkami finansowymi Unii oraz o podjętych środkach;
(ii)
wyznaczenia punktu kontaktowego mającego właściwe kompetencje do bezpośredniej współpracy z OLAF-em w celu ułatwienia jego działań operacyjnych;
i)
warunki regulujące wykorzystanie rachunków bankowych i narosłych odsetek zgodnie z przepisami art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego;
j)
postanowienia zapewniające eksponowanie działań Unii w odniesieniu do innej działalności organu.
Artykuł 41
Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności
(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.
W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 42
Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego
(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:
a)
zbadanie dokumentacji oraz, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję;
b)
ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za przyjęte po przeprowadzeniu, w stosownych przypadkach, postępowania kontradyktoryjnego z udziałem władz i organów oraz po poinformowaniu tych władz i organów;
c)
w stosownych przypadkach - obliczenie przez Komisję korekt finansowych;
d)
odzyskanie lub wypłacenie przez Komisję salda wynikającego z różnicy między przyjętymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz władz lub organów.
Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.
2. W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.
Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.
Artykuł 43
Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych
(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)
1. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują:
a)
międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje;
b)
Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;
c)
Międzynarodową Federację Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca;
d)
inne nienastawione na zysk organizacje uznane za organizacje międzynarodowe decyzją Komisji.
2. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.
Artykuł 44
Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej
(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)
1. Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.
2. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.
We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.
ROZDZIAŁ 3
Podmioty upoważnione do działań finansowych
Sekcja 1
Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych
Artykuł 45
Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych
(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.
2. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
Sekcja 2
Urzędnik zatwierdzający
Artykuł 46
Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających
(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)
Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.
Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.
Artykuł 47
Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania
(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.
Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
Artykuł 48
Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających
(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:
a)
numerowanie takich dokumentów;
b)
datowanie takich dokumentów;
c)
prowadzenie rejestrów, które mogą być skomputeryzowane, określających dokładną lokalizację takich dokumentów;
d)
przechowywanie takich dokumentów przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą;
e)
przechowywanie dokumentów dotyczących zabezpieczeń na zaliczki dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych zabezpieczeń.
Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.
Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 49
Kontrole ex ante i ex post
(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)
1. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
3. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.
Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.
Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:
a)
wydatki i dochody są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz, w stosownych przypadkach, warunkami umów;
b)
stosowana jest zasada należytego zarządzania finansami, o której mowa w części pierwszej tytuł II rozdział 7 rozporządzenia finansowego.
Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.
4. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.
Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.
Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.
Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.
W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.
Artykuł 50
Kodeks standardów zawodowych
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.
2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:
a)
poziom kwalifikacji technicznych i kompetencji finansowych wymaganych od personelu, o którym mowa w ust. 1;
b)
spoczywający na personelu obowiązek szkolenia ustawicznego;
c)
misję personelu oraz przydzielone mu role i zadania;
d)
zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których personel musi przestrzegać, oraz prawa, z których może korzystać.
3. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
4. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.
Artykuł 51
Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego
(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)
Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.
Artykuł 52
Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania
(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)
Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.
Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.
Artykuł 53
Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych
(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)
Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)-g), art. 135 ust. 1 lit. a)-d), art. 266, 268 i 270 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 54
Powoływanie księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.
Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.
2. Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.
W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.
Artykuł 55
Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.
2. Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub - w przypadku gdy jest to niemożliwe - urzędnika z tego samego departamentu.
Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.
Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.
3. Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.
Artykuł 56
Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.
Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.
Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.
Artykuł 57
Zarządzanie zasobami finansowymi
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.
2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.
3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.
Artykuł 58
Zarządzanie rachunkami bankowymi
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.
2. Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.
3. Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.
4. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.
Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.
5. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.
W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.
6. Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.
Artykuł 59
Podpisy na rachunkach
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.
Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.
Artykuł 60
Zarządzanie saldami rachunków
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:
a)
na żadnym z tych rachunków nie było debetu;
b)
saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.
2. Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.
Artykuł 61
Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.
Artykuł 62
Metody dokonywania płatności
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.
Artykuł 63
Dane dotyczące podmiotów prawnych
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.
Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.
2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.
Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.
W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.
Artykuł 64
Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.
Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.
Artykuł 65
Osoby uprawnione do zarządzania rachunkami
(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do zarządzania rachunkami w jednostkach lokalnych, o których mowa w art. 72, są uprawnieni do przekazywania imion i nazwisk oraz wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.
Sekcja 4
Administrator rachunków zaliczkowych
Artykuł 66
Warunki korzystania z rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczoność przedmiotowych kwot, dokonywanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, na potrzeby realizacji takich wydatków możliwe jest tworzenie rachunków zaliczkowych.
2. Administrator rachunków zaliczkowych może wstępnie poświadczać zasadność wydatków i je realizować na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Instrukcje takie powinny określać reguły i warunki wstępnego poświadczania zasadności i dokonywania płatności oraz, w stosownych przypadkach, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 97 ust. 1 lit. e).
3. Utworzenie rachunku zaliczkowego i wyznaczenie jego administratora podlega decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego. Decyzja ta określa obowiązki i zobowiązania administratora rachunków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.
Zmiany warunków obsługi rachunku zaliczkowego również podlegają decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.
4. W delegaturach Unii tworzy się rachunki zaliczkowe do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (dalej zwanej „ESDZ”), zapewniając pełną identyfikowalność wydatków.
Artykuł 67
Zasady dotyczące tworzenia rachunków i płatności
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzja o utworzeniu rachunku zaliczkowego i wyznaczeniu jego administratora oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi rachunku zaliczkowego określa w szczególności:
a)
maksymalną kwotę, jaką można początkowo przewidzieć jako zaliczkę, oraz jej cel;
b)
czy rachunek bankowy lub pocztowy rachunek przelewowy (giro) ma zostać otwarty w imieniu instytucji;
c)
charakter i maksymalną kwotę każdego wydatku, która może być wypłacona przez administratora rachunku zaliczkowego osobom trzecim lub pobrana od nich;
d)
częstotliwość, z jaką muszą być przedstawiane dokumenty potwierdzające, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich urzędnikowi zatwierdzającemu do rozliczenia;
e)
procedurę stosowaną w przypadku konieczności uzupełniania zaliczki;
f)
że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;
g)
okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi rachunku zaliczkowego przez księgowego;
h)
tożsamość wyznaczonego administratora rachunku zaliczkowego.
2. W propozycjach decyzji o utworzeniu rachunku zaliczkowego właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:
a)
w przypadku gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości, w pierwszej kolejności stosowane były procedury budżetowe;
b)
rachunki zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, dla żadnego wydatku nie może przekraczać 60 000 EUR.
3. Administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:
a)
wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
b)
dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.
4. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 89 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, w tym kartami debetowymi, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.
5. Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 68
Wybór administratorów rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach - spośród innych pracowników. Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odbyciu odpowiedniego programu szkoleń.
Artykuł 69
Zasilanie rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dokonuje płatności zasilających rachunki zaliczkowe oraz monitoruje te rachunki pod względem otwierania rachunków bankowych i przekazywania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila rachunki zaliczkowe. Zaliczki są wpłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.
Rachunki zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio z różnych dochodów lokalnych, które wynikają ze:
a)
sprzedaży wyposażenia;
b)
publikacji;
c)
różnych zwrotów;
d)
odsetek.
Zaliczkę ujmuje się jako wydatki lub też dochody różne lub dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z decyzją o utworzeniu rachunku zaliczkowego, o której mowa w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Urzędnik zatwierdzający potrąca przedmiotowe kwoty podczas późniejszego uzupełniania sald właściwych rachunków zaliczkowych.
2. W szczególności w celu zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tego samego rachunku zaliczkowego.
Artykuł 70
Kontrole dokonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Administrator rachunków zaliczkowych prowadzi księgowość w zakresie środków finansowych, którymi dysponuje w gotówce oraz w banku, oraz w zakresie dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z regułami i instrukcjami wydanymi przez księgowego. Ta dokumentacja księgowa jest dostępna w każdym momencie dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, a co najmniej raz w miesiącu administrator rachunków zaliczkowych sporządza wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.
2. Księgowy przeprowadza kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalnie w tym celu uprawnionemu pracownikowi z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków; kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.
Artykuł 71
Procedura udzielania zamówień
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Płatności dokonywane z rachunków zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 137 ust. 3, polegać na opłaceniu kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.
Artykuł 72
Tworzenie rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Do celów realizacji niektórych kategorii wydatków w każdej jednostce lokalnej poza Unią można utworzyć jeden lub więcej rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim.
Decyzja o utworzeniu takich rachunków zaliczkowych określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.
Artykuł 73
Administratorzy rachunków zaliczkowych i osoby uprawnione do zarządzania rachunkami w delegaturach Unii
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
W wyjątkowych okolicznościach i do celów zapewnienia ciągłości funkcjonowania obowiązki administratora rachunków zaliczkowych ESDZ w delegaturach Unii mogą być wykonywane przez personel Komisji. Na tych samych warunkach administratorów rachunków zaliczkowych Komisji w delegaturach Unii można wyznaczyć spośród personelu ESDZ.
W delegaturach Unii warunki przewidziane w akapicie pierwszym mają zastosowanie do wyznaczania osób upoważnionych przez księgowego do prowadzenia operacji bankowych.
ROZDZIAŁ 4
Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 74
Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych
(Artykuł 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Władze i organy, o których mowa w art. 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego, oznaczają organy wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.
Sekcja 2
Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających
Artykuł 75
Nieprawidłowości finansowe
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, o którym mowa w art. 29, zwany dalej „zespołem”, jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub kontroli operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.
Artykuł 76
Zespół ds. nieprawidłowości finansowych
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)
1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia, zgłaszane są zespołowi przez organ powołujący w celu uzyskania opinii, o której mowa w art. 73 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia finansowego.
W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający może bezpośrednio zwrócić się do zespołu o opinię w sprawach dotyczących nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia.
Jeśli delegowany urzędnik zatwierdzający jest zdania, że nastąpiły nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę zespołowi. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 75 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca on akta sprawy organowi powołującemu oraz powiadamia OLAF.
W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika zgodnie z art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, przekazuje on akta organowi powołującemu oraz powiadamia o tym pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w takiej sprawie.
2. Każda instytucja lub - w przypadku wspólnego zespołu - biorące udział w jego pracach instytucje określają, w zależności od swojej struktury wewnętrznej, warunki operacyjne zespołu oraz jego skład, który obejmuje zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.
Artykuł 77
Potwierdzanie poleceń
(Artykuł 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności ponieważ polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie powiadamia o tym organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to jest potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie otrzymane jest w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu wykonania takiego polecenia. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie norm bezpieczeństwa.
2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których urzędnik zatwierdzający dowiaduje się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.
Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1
Zasoby własne
Artykuł 78
Reguły mające zastosowanie do zasobów własnych
(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)
Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji w sprawie systemu zasobów własnych Unii zostaną udostępnione Komisji.
Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z regułami przyjętymi na mocy decyzji, o której mowa w akapicie pierwszym.
Sekcja 2
Prognoza należności
Artykuł 79
Prognoza należności
(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)
1. W prognozie należności określa się rodzaj dochodów i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz - w takim zakresie, w jakim to możliwe - dane dłużnika i szacowaną kwotę.
Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza w szczególności, czy:
a)
dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetu;
b)
prognoza jest prawidłowa i zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.
2. Z zastrzeżeniem art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego oraz art. 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, skutkiem prognozy należności nie jest udostępnienie środków na zobowiązania. W przypadkach, o których mowa w art. 21 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym odzyskaniu należnych kwot przez Unię.
Sekcja 3
Ustalanie należności
Artykuł 80
Procedura
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalenie należności przez właściwego urzędnika zatwierdzającego stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.
2. Wystawienie nakazu odzyskania środków jest operacją, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu odzyskanie ustalonej kwoty.
3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:
a)
Unia ustaliła należność;
b)
jeżeli spłata zadłużenia następuje przed określonym terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę;
c)
w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 83, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie przepisów szczególnych;
d)
w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), instytucja odzyskuje należności przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń;
e)
księgowy może, po uprzednim zawiadomieniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez kompensowanie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona;
f)
jeżeli, po podjęciu wszystkich kroków, o których mowa w lit. a)-e) niniejszego ustępu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja odzyskuje ją przez wykonanie decyzji wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.
Urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy jest powiadamiany o wysłaniu noty przez system informacji finansowej.
Artykuł 81
Ustalanie należności
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:
a)
należność była pewna, czyli nie podlegała żadnym warunkom;
b)
należność opiewała na ustaloną kwotę, dokładnie wyrażoną w środkach pieniężnych;
c)
należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi płatności;
d)
dane dłużnika były poprawne;
e)
kwota, która ma zostać odzyskana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;
f)
dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz
g)
aby przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 91 ust. 1 lit. a).
Artykuł 82
Dokumenty potwierdzające dotyczące ustalenia należności
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach potwierdzających, które poświadczają prawo Unii do należności.
2. Przed ustaleniem należności właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub, na własną odpowiedzialność, upewnia się, czy zostały one sprawdzone.
3. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.
Artykuł 83
Odsetki za zwłokę
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając jakichkolwiek przepisów szczegółowych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.
2. Stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:
a)
osiem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem obligującym jest zamówienie publiczne na dostawy i usługi, o którym mowa w tytule V;
b)
trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.
3. Odsetki naliczane są, począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), i określonym w nocie debetowej, do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.
Nakaz odzyskania środków z tytułu odsetek za zwłokę wystawiany jest z chwilą faktycznego otrzymania tych odsetek.
4. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik wnosi zabezpieczenie finansowe, które zostaje przyjęte przez księgowego zamiast płatności, stopą procentową mającą zastosowanie począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa, o której mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym przyjęta została decyzja o nałożeniu grzywny, oraz powiększona tylko o jeden i pół punktu procentowego.
Sekcja 4
Zezwolenie na odzyskanie środków
Artykuł 84
Wystawienie nakazu odzyskania środków
(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
1. W nakazie odzyskania środków określa się:
a)
rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochody mają być zapisane;
b)
odniesienia do aktu prawnego lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem zadłużenia i stanowiącego podstawę prawną do odzyskania należności;
c)
artykuł budżetu oraz wszelkie inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, w tym, tam gdzie to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;
d)
kwotę, która ma zostać odzyskana, wyrażoną w euro;
e)
imię i nazwisko lub nazwę oraz adres dłużnika;
f)
termin, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);
g)
możliwą metodę odzyskania środków, w tym w szczególności odzyskiwanie przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich wniesionych zabezpieczeń.
2. Nakaz odzyskania środków jest datowany i podpisywany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłany księgowemu.
3. Księgowi wszystkich instytucji prowadzą wykaz kwot należnych, które mają zostać odzyskane. Należności Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wykaz ten przekazują oni księgowemu Komisji.
Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia nakazów odzyskania środków. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.
4. Z myślą o lepszej ochronie interesów finansowych Unii Komisja sporządza wykaz należności Unii, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem Trybunału oraz jeśli w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.
Artykuł 85
Tytuł egzekucyjny na rzecz innych instytucji
(Artykuł 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Wyjątkowe okoliczności, o których mowa w art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja wyczerpała możliwości odzyskania długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez kompensowanie, jak określono w art. 80 ust. 1 rozporządzenia finansowego, a kwota długu jest znacząca.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, zainteresowane instytucje, inne niż te, o których mowa w art. 299 TFUE, mogą zwrócić się do Komisji o przyjęcie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.
3. We wszystkich przypadkach tytuł egzekucyjny określa, że roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu odpowiadającej danej instytucji, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że można go zaliczyć do określonych rodzajów dochodów przeznaczonych na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
4. Przedmiotowa instytucja informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz wspiera Komisję w przypadku zaskarżenia tytułu egzekucyjnego.
5. Komisja i zainteresowane instytucje uzgadniają praktyczne metody wykonania przepisów niniejszego artykułu.
Sekcja 5
Odzyskiwanie środków
Artykuł 86
Formalności związane z poborem
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. Po odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu lub administratorowi rachunków zaliczkowych wydaje się pokwitowanie.
3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.
Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.
Artykuł 87
Odzyskiwanie przez kompensowanie
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii, które jest pewne w rozumieniu art. 81 lit. a), opiewa na ustaloną kwotę i jest należne, a także odnosi się do kwoty określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), odzyskuje ustalone kwoty należne przez kompensowanie.
W wyjątkowych okolicznościach księgowy odzyskuje należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona.
Księgowy odzyskuje również należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), za zgodą dłużnika.
2. Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.
W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków poprzez kompensowanie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych wcześniej. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez kompensowanie przed upływem tego terminu.
3. Kompensowanie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.
Artykuł 88
Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności
(Artykuł 79 i 80 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 87, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) i określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń.
2. Nie naruszając przepisów art. 87, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji nakazującej odzyskanie środków, wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.
Artykuł 89
Dodatkowy termin na spłatę
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin na spłatę, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:
a)
dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 83 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);
b)
w celu ochrony praw Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego instytucji.
Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione poręczeniem przez osobę trzecią, zatwierdzonym przez księgowego instytucji.
W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.
Artykuł 90
Odzyskiwanie grzywien lub innych kar
(Artykuł 80 i 83 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję Komisji o nałożeniu grzywny lub innej kary na mocy TFUE lub Traktatu Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki ochrony prawnej, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego bądź wnosi zabezpieczenie finansowe, możliwe do przyjęcia przez księgowego. Zabezpieczenie jest niezależne od obowiązku zapłaty grzywny lub innych kar i jest płatne na pierwsze żądanie. Zabezpieczenie obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, zgodnie z art. 83 ust. 4.
2. Komisja zabezpiecza tymczasowo zainkasowane kwoty poprzez zainwestowanie ich w aktywa finansowe, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych, jednocześnie mając na celu osiągnięcie dodatniego zwrotu.
3. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została potwierdzona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:
a)
tymczasowo pobrane kwoty wraz z odsetkami i innymi kwotami z nich uzyskanymi zapisywane są w budżecie zgodnie z art. 83 rozporządzenia finansowego, najpóźniej w roku budżetowym następującym po roku, w którym wszystkie środki ochrony prawnej zostały wyczerpane;
b)
w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono egzekwowane, a odnośne kwoty są zapisywane w budżecie;
w przypadku gdy Trybunał podwyższył kwotę grzywny lub kary, akapit pierwszy lit. a) i b) mają zastosowanie do wysokości kwot określonych w decyzji Komisji, a księgowy pobiera kwotę odpowiadającą takiemu podwyższeniu, która zostanie zapisana w budżecie.
4. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została umorzona lub zmniejszona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:
a)
kwoty nienależnie pobrane wraz z uzyskanymi odsetkami zwracane są zainteresowanej osobie trzeciej. W przypadku gdy ogólny zwrot uzyskany za dany okres był ujemny, zwracana jest wartość nominalna kwot nienależnie pobranych;
b)
w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono odpowiednio zwalniane.
Artykuł 91
Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
jeżeli przewidywany koszt odzyskania należności przekraczałby kwotę, która ma zostać odzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Unii;
b)
jeżeli nie można odzyskać należności ze względu na jej wiek lub niewypłacalność dłużnika;
c)
jeżeli odzyskanie należności jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:
a)
stan faktyczny, uwzględniając wagę nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);
b)
wpływ, jaki odstąpienie od odzyskania należności miałoby na funkcjonowanie Unii i jej interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).
W zależności od okoliczności właściwy urzędnik zatwierdzający może również być zmuszony uwzględnić następujące kryteria dodatkowe:
a)
wszelkie zakłócenie konkurencji, które wynikłoby z odstąpienia od odzyskania należności;
b)
szkody gospodarcze i społeczne, które wystąpiłyby, jeżeli zadłużenie zostałoby odzyskane w całości.
3. Decyzja o odstąpieniu, o której mowa w art. 80 ust. 2 rozporządzenia finansowego, jest uzasadniona i odnosi się do staranności dochowywanej przy zabezpieczeniu odzyskania należności oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, które są podstawą odstąpienia. Właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania należności zgodnie z art. 84.
4. Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności nie podlega delegowaniu przez instytucję w żadnym z poniższych przypadków:
a)
gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 1 000 000 EUR lub więcej;
b)
gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 100 000 EUR lub więcej, w przypadku gdy kwota ta stanowi 25 % lub więcej ustalonej kwoty należności.
Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do odstąpienia od odzyskania ustalonego zadłużenia.
5. Co roku każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat przypadków odstąpień, o których mowa w ust. 1-4 niniejszego artykułu obejmujących kwotę 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 92
Anulowanie ustalonych należności
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną kwotę należności zgodnie z art. 82 i 84, podając odpowiednie uzasadnienie.
2. Każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.
Artykuł 93
Zasady dotyczące okresów przedawnienia
(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)
1. Bieg okresu przedawnienia dla należności Unii od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym dłużnik został poinformowany w nocie debetowej, zgodnie z art. 80 ust. 3 lit. b).
Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii rozpoczyna się w dniu, w którym należności osoby trzeciej stają się wymagalne zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.
2. Bieg okresu przedawnienia należności Unii od osób trzecich zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji, mającego na celu odzyskanie należności.
Bieg okresu przedawnienia należności osób trzecich od Unii zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek działania zgłoszonego Unii przez jej wierzycieli lub w imieniu jej wierzycieli, mającego na celu odzyskanie należności.
3. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu przerwania biegu terminów, o którym mowa w ust. 2.
4. Wszelkie działania prawne dotyczące należności, o których mowa w ust. 1, w tym powództwa wniesione do sądu, który następnie oświadcza, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się dopiero po wydaniu prawomocnego wyroku lub zawarciu pozasądowej ugody między stronami danego postępowania.
5. Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego terminu na spłatę zgodnie z art. 89 uznaje się za przerwanie biegu okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego terminu na spłatę.
6. Należności nie są odzyskiwane po upływie okresu przedawnienia określonego w ust. 1-5.
ROZDZIAŁ 6
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 94
Decyzja w sprawie finansowania
(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzja w sprawie finansowania określa istotne składniki działania powodującego wydatki z budżetu.
2. Decyzja w sprawie finansowania określa w szczególności:
a)
w przypadku dotacji:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
priorytety na dany rok, cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki przy określonych środkach zatwierdzonych na dany rok budżetowy;
(iii)
najważniejsze kryteria kwalifikowalności, wyboru i udzielenia dotacji stosowane przy wyborze wniosków;
(iv)
maksymalny możliwy poziom współfinansowania, a jeśli przewiduje się różne poziomy - kryteria stosowane dla każdego z nich;
(v)
harmonogram i orientacyjną kwotę zaproszeń do składania wniosków;
b)
w przypadku zamówień publicznych:
(i)
całkowitą roczną pulę środków budżetowych przeznaczonych na dane zamówienia;
(ii)
orientacyjną liczbę i typ przewidzianych umów oraz, jeśli to możliwe, ich ogólnie rozumiany przedmiot;
(iii)
orientacyjny termin rozpoczęcia procedury udzielania zamówień;
c)
w przypadku funduszy powierniczych, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
środki zarezerwowane na fundusz powierniczy w danym roku wraz z kwotami zaplanowanymi na okres jego istnienia;
(iii)
cele funduszu powierniczego i okres jego istnienia;
(iv)
zasady zarządzania funduszem powierniczym;
(v)
możliwość powierzenia zadań związanych z wykonaniem budżetu podmiotom i osobom, o których mowa w art. 187 ust. 2 rozporządzenia finansowego;
d)
w przypadku nagród:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;
(iii)
najważniejsze warunki udziału oraz kryteria przyznawania nagród;
(iv)
harmonogram konkursu i kwotę nagrody lub nagród;
e)
w przypadku instrumentów finansowych:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;
(iii)
kwotę przeznaczoną na dany instrument finansowy;
(iv)
orientacyjny harmonogram wykonania.
3. W przypadku gdy program prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, zawiera informacje określone w ust. 2 lit. a) niniejszego artykułu w odniesieniu do dotacji finansowanych ze środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy, decyzję o jego przyjęciu uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla tych dotacji.
W przypadku zamówień publicznych, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych, gdy określone wykorzystanie odpowiednich środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy jest przewidziane w programie prac zawierającym informacje, o których mowa w ust. 2 lit. b), c), d) i e) niniejszego artykułu, decyzję o przyjęciu takiego programu również uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla danego zamówienia, danych funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.
Jeśli program prac nie zawiera takich informacji w odniesieniu do jednego lub większej liczby działań, zmienia się go odpowiednio lub też przyjmuje się szczegółową decyzję w sprawie finansowania dla danych działań.
4. Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych aktu podstawowego każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku początkowej decyzji.
Sekcja 1
Zaciąganie zobowiązań na wydatki
Artykuł 95
Zobowiązania globalne i tymczasowe
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych lub też przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych.
Umowy w sprawie finansowania w obszarze bezpośredniej pomocy finansowej na rzecz państw trzecich, w tym wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązanie prawne, mogą stanowić podstawę płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.
2. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę prawną późniejszych płatności lub bezpośrednio przez płatności w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.
Artykuł 96
Zaciąganie zobowiązań globalnych
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.
Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru odbiorców oraz w przypadku gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac w rozumieniu art. 188, najwcześniej po przyjęciu tego programu.
2. W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie ma zastosowania.
Artykuł 97
Jedność podpisu
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającego mu zobowiązania prawnego można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
jeżeli zobowiązania są tymczasowe;
b)
jeżeli zobowiązania globalne odnoszą się do umów w sprawie finansowania zawartych z państwami trzecimi;
c)
jeżeli decyzja instytucji stanowi zobowiązanie prawne;
d)
jeżeli zobowiązanie globalne jest wykonywane poprzez szereg zobowiązań prawnych, za które odpowiedzialność ponoszą różni urzędnicy zatwierdzający;
e)
jeżeli, w związku z rachunkami zaliczkowymi dostępnymi na działania zewnętrzne, zobowiązania prawne muszą być podpisywane przez pracowników jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego, który zachowuje jednak pełną odpowiedzialność za operację podstawową;
f)
jeżeli instytucja delegowała na dyrektora międzyinstytucjonalnego urzędu europejskiego uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 199 ust. 1 rozporządzenia finansowego.
2. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający, który podpisał zobowiązanie budżetowe, jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres, w którym upływa termin zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 65 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 98
Wydatki administracyjne pokrywane ze zobowiązań tymczasowych
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:
a)
wydatki na personel bez względu na to, czy jest on objęty regulaminem pracowniczym, na inne zasoby ludzkie, emerytury i renty oraz na wynagrodzenie ekspertów;
b)
wydatki odnoszące się do członków instytucji;
c)
wydatki na szkolenia;
d)
wydatki na konkursy, dobór i rekrutację;
e)
koszty podróży służbowych;
f)
wydatki reprezentacyjne;
g)
wydatki związane z posiedzeniami;
h)
niezależnych tłumaczy ustnych i pisemnych;
i)
wymiany urzędników;
j)
powtarzające się koszty wynajmu nieruchomości i mienia ruchomego bądź powtarzające się płatności związane z zamówieniami dotyczącymi nieruchomości w rozumieniu art. 121 niniejszego rozporządzenia lub raty pożyczek w myśl art. 203 ust. 8 rozporządzenia finansowego;
k)
ubezpieczenia różne;
l)
sprzątanie, utrzymanie i ochrona;
m)
wydatki związane z opieką społeczną i zdrowotną;
n)
korzystanie z usług telekomunikacyjnych;
o)
opłaty finansowe;
p)
koszty obsługi prawnej;
q)
odszkodowania, łącznie z odsetkami;
r)
sprzęt roboczy;
s)
wodę, gaz i energię elektryczną;
t)
publikacje w wersji papierowej lub elektronicznej;
u)
realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.
Artykuł 99
Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych
(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)
W przypadku globalnych zobowiązań budżetowych, w następstwie których zawiera się jedno lub kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty takich późniejszych indywidualnych zobowiązań prawnych w rachunkach centralnych.
Ujęcie w rachunkach obejmuje podanie odniesienia do zobowiązań globalnych, których dotyczą zapisywane zobowiązania indywidualne.
Właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 4 akapit czwarty rozporządzenia finansowego.
W każdym przypadku właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty odnośnego zobowiązania globalnego.
Sekcja 2
Poświadczanie zasadności wydatków
Artykuł 100
Poświadczanie zasadności i „dopuszczanie płatności”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających w rozumieniu art. 110, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.
3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego na mocy formalnej decyzji urzędnika zatwierdzającego i na jego odpowiedzialność, zgodnie z art. 65 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do wglądu.
Artykuł 101
Potwierdzenie za zgodność płatności zaliczkowych
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności zaliczkowych właściwy urzędnik zatwierdzający lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza adnotacją „potwierdzenie za zgodność”, że warunki postawione w zobowiązaniu prawnym w odniesieniu do płatności zaliczkowych zostały spełnione.
Artykuł 102
Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach umów o udzielenie zamówienia
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących zamówień adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:
a)
instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała fakturę wystawioną przez wykonawcę;
b)
faktura lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanej fakturze zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
c)
wszystkie aspekty związane z fakturą zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu.
Adnotacja „potwierdzenie za zgodność”, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), potwierdza, że usługi przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo wykonane lub że dostawy przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo zrealizowane, lub że roboty budowlane przewidziane w zamówieniu zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót budowlanych urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych sporządza świadectwo odbioru wstępnego, a następnie świadectwo odbioru końcowego na zakończenie okresu gwarancji określonego w zamówieniu. Oba te świadectwa łącznie mają wagę adnotacji „potwierdzenie za zgodność”.
W przypadku powtarzających się płatności, w tym opłat z tytułu prenumerat i szkoleń, adnotacja „potwierdzenie za zgodność” poświadcza, że tytuł wierzyciela jest zgodny z odnośnymi dokumentami uzasadniającymi płatność.
Artykuł 103
Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach dotacji
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących dotacji adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:
a)
instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała wniosek o płatność sporządzony przez beneficjenta;
b)
wniosek o płatność lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanemu zestawieniu kosztów zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez urzędnika lub innego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
c)
wszystkie aspekty związane z wnioskiem o płatność zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu;
przez adnotację, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, potwierdza, że działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji, łącznie z tym, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.
Artykuł 104
Dopuszczanie płatności wydatków na personel
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom na personel adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza istnienie następujących dokumentów potwierdzających:
a)
w zakresie wynagrodzenia miesięcznego:
(i)
pełnej listy pracowników określającej wszystkie składniki wynagrodzenia;
(ii)
formularza (ankiety danych osobowych) opartego na decyzjach podjętych w każdym indywidualnym przypadku, wskazującego wszelkie ewentualne zmiany składników wynagrodzenia;
(iii)
w przypadku zatrudnienia lub powołania - poświadczonej kopii decyzji o zatrudnieniu lub powołaniu, która towarzyszy zatwierdzeniu pierwszej wypłaty wynagrodzenia;
b)
w odniesieniu do innych rodzajów wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie pracowników opłacanych za godziny lub dni: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, zawierającego informacje o przepracowanych dniach lub godzinach;
c)
w odniesieniu do nadgodzin: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, potwierdzającego liczbę przepracowanych nadgodzin;
d)
w zakresie kosztów podróży służbowych:
(i)
polecenia wyjazdu podpisanego przez właściwy organ;
(ii)
zestawienia kosztów podróży służbowej, podpisanego przez pracownika odbywającego podróż służbową i przez jego administracyjnego przełożonego, któremu przekazano odpowiednie uprawnienia, jeżeli koszty podróży służbowej są niezgodne z poleceniem wyjazdu;
e)
w zakresie niektórych innych kosztów administracyjnych związanych z personelem, w tym opłat z tytułu prenumerat lub szkoleń, które zgodnie z umową muszą zostać opłacone z góry: dokumentów potwierdzających dotyczących decyzji stanowiącej podstawę dokonania wydatków i określających wszystkie składniki obliczenia.
Zestawienie kosztów podróży służbowej, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. d) ppkt (ii), zawiera miejsce docelowe podróży służbowej, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.
Artykuł 105
Forma materialna adnotacji „płatność dopuszczona”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 100. W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych.
Artykuł 106
Forma materialna „potwierdzenia za zgodność”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W systemie nieskomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 101. W systemie skomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” może przyjąć formę zatwierdzenia przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Sekcja 3
Zatwierdzanie płatności
Artykuł 107
Kontrole płatności dokonywane przez urzędnika zatwierdzającego
(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)
Sporządzając zlecenie płatnicze, właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, aby:
a)
zlecenie płatnicze zostało prawidłowo wydane, co oznacza, że odpowiednia decyzja w sprawie poświadczenia zasadności została podjęta uprzednio w formie adnotacji „płatność dopuszczona”, że dane odbiorcy płatności są poprawne oraz że kwota jest należna;
b)
zlecenie płatnicze odpowiadało zobowiązaniu budżetowemu, w odniesieniu do którego zostało zapisane;
c)
wydatek został umieszczony we właściwej pozycji budżetu;
d)
środki były dostępne.
Artykuł 108
Obowiązkowe dane na zleceniach płatniczych i przekazanie do księgowego
(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)
1. W zleceniu płatniczym określa się:
a)
rok budżetowy, w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;
b)
artykuł lub inną właściwą jednostkę podziału budżetu;
c)
odniesienia do zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę prawną należności;
d)
odniesienia do zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;
e)
kwotę do zapłaty, wyrażoną w euro;
f)
imię i nazwisko lub nazwę, adres i dane rachunku bankowego odbiorcy płatności;
g)
cel wydatku;
h)
formę zapłaty;
i)
wpis pozycji do inwentarza zgodnie z art. 248.
2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu.
Sekcja 4
Realizacja wydatków
Artykuł 109
Rodzaje płatności
(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.
2. Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione na wykonanie umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.
3. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.
Artykuł 110
Dokumenty potwierdzające
(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Płatności zaliczkowe, łącznie z przypadkami, w których są one podzielone na szereg płatności, wypłacane są na podstawie zamówienia, decyzji, umowy lub aktu podstawowego, lub też na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danego zamówienia, danej decyzji lub umowy. W przypadkach gdy data wypłaty płatności zaliczkowych jest określona w wymienionych instrumentach prawnych, płatność należnej kwoty dokonywana jest bez konieczności składania dodatkowego wniosku.
2. Płatności okresowe i płatności salda oparte są na dokumentach potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z aktem podstawowym lub decyzją lub też zgodnie z warunkami zamówienia lub umowy.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający określa zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami charakter dokumentów potwierdzających, o których mowa w niniejszym artykule, zgodnie z aktem podstawowym, decyzjami, zamówieniami i umowami. Okresowe i końcowe sprawozdania z realizacji technicznej i finansowej stanowią dokumenty potwierdzające do celów ust. 2.
4. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.
Sekcja 5
Terminy operacji po stronie wydatków
Artykuł 111
Terminy płatności i odsetki za zwłokę
(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)
1. Termin na dokonanie płatności obejmuje poświadczanie zasadności wydatków, ich zatwierdzanie oraz płatność.
Termin zaczyna biec w dniu, w którym otrzymano wniosek o płatność.
Upoważniony departament właściwego urzędnika zatwierdzającego jak najszybciej rejestruje wniosek o płatność, który uznaje się za otrzymany w dniu zarejestrowania.
Za datę płatności uznaje się dzień, w którym dokonano obciążenia rachunku instytucji.
2. Wniosek o płatność zawiera następujące istotne elementy:
a)
wskazanie wierzyciela;
b)
kwotę;
c)
walutę;
d)
datę.
Jeżeli brakuje co najmniej jednego istotnego elementu, wniosek o płatność jest odrzucany.
O odrzuceniu wniosku oraz jego powodach wierzyciela informuje się na piśmie jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku o płatność.
3. W przypadku zawieszenia terminu płatności, o którym mowa w art. 92 ust. 2 rozporządzenia finansowego, pozostały termin na dokonanie płatności ponownie zaczyna biec od dnia, w którym otrzymano wymagane informacje lub zmienione dokumenty lub w którym przeprowadzono konieczną dalszą weryfikację, w tym kontrole na miejscu.
4. Po upłynięciu terminów przewidzianych w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wierzyciel ma prawo do otrzymania odsetek pod następującymi warunkami:
a)
wysokość odsetek odpowiada stopom procentowym określonym w art. 83 ust. 2 niniejszego rozporządzenia;
b)
odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego następującego po upływie terminu płatności przewidzianego w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego do dnia zapłaty.
Jeśli jednak odsetki obliczone zgodnie z akapitem pierwszym są równe kwocie 200 EUR bądź niższe od tej kwoty, są one wypłacane wierzycielowi jedynie na wniosek przedłożony w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności.
5. Każda instytucja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat dotrzymania oraz zawieszenia biegu terminów przewidzianych w art. 92 rozporządzenia finansowego. Sprawozdanie Komisji załączane jest do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o których mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 7
Systemy informatyczne
Artykuł 112
Opis systemów informatycznych
(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli do przetwarzania operacji wykonania budżetu stosuje się systemy i podsystemy komputerowe, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.
Każdy opis określa zawartość wszystkich pól danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji.
Artykuł 113
Okresowe zapisywanie
(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)
Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zapisywane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
ROZDZIAŁ 8
Audytor wewnętrzny
Artykuł 114
Powoływanie audytora wewnętrznego
(Artykuł 98 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja powołuje swojego audytora wewnętrznego zgodnie z ustaleniami dostosowanymi do jej szczególnych cech i wymogów. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o powołaniu audytora wewnętrznego.
2. Każda instytucja ustala, zgodnie ze swoimi szczególnymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania audytu wewnętrznego z należytym poszanowaniem międzynarodowych norm dotyczących audytu wewnętrznego.
3. Instytucja może powołać na stanowisko audytora wewnętrznego - ze względu na szczególne kompetencje - urzędnika lub innego pracownika objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli państw członkowskich.
4. Jeżeli dwie lub więcej instytucji powołuje tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, zgodnie z art. 119.
5. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o zakończeniu pełnienia obowiązków przez audytora wewnętrznego.
Artykuł 115
Zasoby audytora wewnętrznego
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą oraz kartę obowiązków zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.
Artykuł 116
Program prac
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program prac i przedstawia go instytucji.
2. Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli niewłączonych do programu prac, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 117
Sprawozdania audytora wewnętrznego
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego przewidziane w art. 99 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, główne zalecenia i działania podjęte w związku z tymi zaleceniami.
W sprawozdaniu rocznym określa się również wszelkie problemy systemowe wykryte przez wyspecjalizowany zespół utworzony na podstawie art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego.
2. Każda instytucja rozważa, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie do podzielenia się nimi z innymi instytucjami w ramach wymiany najlepszych praktyk.
3. Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami oraz zapewnia przyjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tej zasady.
Artykuł 118
Niezależność
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Audytor wewnętrzny jest całkowicie niezależny w odniesieniu do przeprowadzania kontroli. Nie może on otrzymywać żadnych poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie rozporządzenia finansowego.
Artykuł 119
Odpowiedzialność audytora wewnętrznego
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Audytor wewnętrzny może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje działania, jako urzędnik lub inny pracownik podlegający regulaminowi pracowniczemu, wyłącznie przez instytucję, działającą zgodnie z niniejszym artykułem.
Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję o wszczęciu dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może powierzyć dochodzenie, za które pozostaje bezpośrednio odpowiedzialna, jednemu lub większej liczbie urzędników z grupy zaszeregowania równej lub wyższej niż grupa zaszeregowania odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia odbywa się wysłuchanie zainteresowanej strony.
Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która zostaje następnie wysłuchana przez instytucję w sprawie objętej sprawozdaniem.
Na podstawie sprawozdania i wysłuchania instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą postępowanie lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22, 86 oraz załącznikiem IX do regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe zgłaszane są zainteresowanej stronie i przekazywane do celów informacyjnych innym instytucjom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzje do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.
Artykuł 120
Skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach wszelkich czynności odnoszących się do wykonywania swoich obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi zostać wniesiona w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.
Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Sekcja 1
Zakres i zasady udzielania
Artykuł 121
Definicje i zakres
(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia dotyczące nieruchomości obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, prawo użytkowania, leasing, najem lub kupno na raty gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości, z opcją zakupu lub bez takiej opcji.
2. Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, najem lub kupno na raty produktów, z opcją zakupu lub bez takiej opcji. Zamówienie na dostawę produktów i dodatkowo na rozmieszczenie i instalację uznaje się za zamówienie na dostawy.
3. Zamówienia na roboty budowlane obejmują wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, związanych z jednym z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku I do dyrektywy 2004/18/WE, lub wykonanie, za pomocą dowolnych środków, obiektu budowlanego odpowiadającego wymogom określonym przez instytucję zamawiającą. Terminem „obiekt budowlany” określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.
4. Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi nieruchomości.
Zamówień, których przedmiotem są co najmniej dwa rodzaje zamówień (roboty budowlane, usługi lub dostawy), udziela się zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tego rodzaju zamówienia, które jest głównym przedmiotem danej umowy.
W przypadku zamówień mieszanych obejmujących usługi i dostawy główny przedmiot ustala się poprzez porównanie wartości odpowiednich usług lub dostaw.
Wszelkie odniesienia do nomenklatur w kontekście zamówień publicznych są dokonywane z wykorzystaniem Wspólnego Słownika Zamówień, jak przewidziano w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (11).
5. Terminy „przedsiębiorca budowlany”, „dostawca” i „usługodawca” obejmują wszelkie osoby fizyczne lub prawne, podmioty publiczne lub konsorcja takich osób lub podmiotów, które oferują wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług. Termin „podmiot gospodarczy” oznacza przedsiębiorców budowlanych, dostawców i usługodawców. „Oferent” oznacza podmiot gospodarczy, który złożył ofertę. „Kandydat” oznacza każdego, kto wystąpił o dopuszczenie do udziału w procedurze ograniczonej, w dialogu konkurencyjnym lub procedurze negocjacyjnej. „Potencjalny oferent” oznacza podmiot gospodarczy umieszczony na liście potencjalnych oferentów zgodnie z art. 136 ust. 1 lit. b).
Konsorcja podmiotów gospodarczych są uprawnione do składania ofert lub występowania jako kandydaci. Instytucje zamawiające nie mogą wymagać, aby na potrzeby złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału konsorcja miały określoną formę prawną, jednakże wybrane konsorcjum może zostać zobowiązane do przyjęcia określonej formy prawnej po udzieleniu mu zamówienia, jeżeli zmiana ta jest niezbędna w celu zapewnienia właściwego wykonania zamówienia.
6. Służby instytucji unijnych uważane są za instytucje zamawiające, chyba że zawierają między sobą porozumienia administracyjne, które dotyczą świadczenia usług, dostawy produktów, wykonania robót budowlanych lub wykonania zamówień dotyczących nieruchomości.
7. „Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.
8. Wszelka wymiana informacji z wykonawcami, w tym zawieranie umów oraz wprowadzanie do nich zmian, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję zamawiającą.
9. Systemy te muszą spełniać następujące wymogi:
a)
jedynie osoby upoważnione mogą mieć dostęp do systemu oraz dokumentów przekazywanych za jego pośrednictwem;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą podpisać dokument elektronicznie lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoby upoważnione muszą zostać zidentyfikowane przez system w ustalony sposób;
d)
czas i data operacji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi zostać zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
10. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesyłane za pośrednictwem takiego systemu lub dokumenty, o których system przesyła powiadomienie, uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie wprowadzić do nich zmiany.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 9 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
Artykuł 122
Umowy ramowe i umowy szczegółowe
(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)
1. Okres obowiązywania umowy ramowej nie może przekroczyć czterech lat, z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, należycie uzasadnionych, w szczególności przedmiotem umowy ramowej.
Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawierane są zgodnie z warunkami umowy ramowej, wyłącznie między instytucjami zamawiającymi a wykonawcami umowy ramowej.
Zawierając umowy szczegółowe, strony nie mogą dokonywać znaczących zmian umowy ramowej.
2. Gdy umowa ramowa jest zawierana tylko z jednym podmiotem gospodarczym, umowy szczegółowe zawierane są w granicach wyznaczonych warunkami określonymi w umowie ramowej.
W należycie uzasadnionych okolicznościach instytucja zamawiająca może pisemnie skonsultować się z wykonawcą, zwracając się do niego w razie potrzeby o uzupełnienie oferty.
3. Gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z kilkoma podmiotami gospodarczymi, zawiera się ją z co najmniej trzema podmiotami, o ile wystarczająca liczba podmiotów gospodarczych spełnia kryteria wyboru lub wystarczająca liczba dopuszczalnych ofert spełnia kryteria udzielania zamówień.
Umowa ramowa z kilkoma podmiotami gospodarczymi może mieć formę oddzielnych umów zawierających identyczne warunki.
Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawartych z kilkoma podmiotami gospodarczymi zawierane są według następujących zasad:
a)
w przypadku umów ramowych bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej - poprzez zastosowanie warunków określonych w umowie ramowej;
b)
w przypadku umów ramowych z ponownym poddaniem zamówienia procedurze konkurencyjnej - po ponownym wzięciu przez strony udziału w procedurze konkurencyjnej w oparciu o te same, a w razie potrzeby bardziej precyzyjnie określone warunki oraz, w stosownych przypadkach, w oparciu o inne warunki, o których mowa w specyfikacji do umowy ramowej.
Przy każdej umowie szczegółowej, która ma zostać zawarta w sposób określony w akapicie trzecim lit. b), instytucje zamawiające konsultują się pisemnie z wykonawcami umowy ramowej i ustalają wystarczająco długi termin na złożenie ofert. Oferty składa się w formie pisemnej. Instytucje zamawiające zawierają każdą umowę szczegółową z oferentem, który przedstawił najlepszą ofertę w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w specyfikacji do umowy ramowej.
4. W sektorach, dla których charakterystyczne są szybki rozwój technologiczny i gwałtowne zmiany cen, umowy ramowe bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej zawierają klauzulę dotyczącą przeglądu śródokresowego lub systemu analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu śródokresowego okaże się, że ustalone początkowo warunki nie odpowiadają już zmianom cen bądź rozwojowi technologicznemu, instytucja zamawiająca może nie korzystać z odnośnej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie środki, aby ją rozwiązać.
5. Wyłącznie umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.
Sekcja 2
Publikacja
Artykuł 123
Ogłaszanie zamówień objętych dyrektywą 2004/18/WE
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, publikacja obejmuje ogłoszenie o zamówieniu, nie naruszając przepisów art. 134, oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest obowiązkowe wyłącznie wówczas, gdy instytucja zamawiająca zamierza skorzystać z możliwości skrócenia terminów składania ofert zgodnie z art. 152 ust. 4.
2. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest ogłoszeniem, poprzez które instytucje zamawiające zawiadamiają, orientacyjnie, o przewidywanej łącznej wartości i przedmiocie zamówień, których zamierzają udzielić i umów ramowych, które zamierzają zawrzeć w ciągu roku budżetowego, z wyjątkiem zamówień udzielanych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Wstępne ogłoszenie informacyjne jest publikowane przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej (zwany dalej „Urzędem Publikacji”) lub przez same instytucje zamawiające w profilu nabywcy.
Obowiązkowe wstępne ogłoszenie informacyjne jest wysyłane do Urzędu Publikacji lub publikowane w profilu nabywcy najszybciej jak to możliwe i nie później niż do dnia 31 marca każdego roku budżetowego.
Instytucje zamawiające, które publikują wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy, przesyłają do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną i przy zachowaniu formatu i procedur przesyłania ogłoszeń określonych w załączniku VIII do dyrektywy 2004/18/WE pkt 3, zawiadomienie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego w profilu nabywcy.
3. Ogłoszenie o zamówieniu jest środkiem, przy pomocy którego instytucje zamawiające zawiadamiają o swoim zamiarze wszczęcia procedury mającej na celu udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej lub też o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów zgodnie z art. 131. Bez uszczerbku dla umów zawartych po przeprowadzeniu procedury negocjacyjnej, o której mowa w art. 134, ogłoszenie o zamówieniu jest obowiązkowe w odniesieniu do zamówień, których szacowana wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa.
Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.
W procedurze otwartej w ogłoszeniu o zamówieniu określa się termin, godzinę oraz, w stosownych przypadkach, miejsce posiedzenia komisji otwierającej, które jest otwarte dla oferentów.
Instytucje zamawiające precyzują, czy dopuszczają oferty wariantowe, i określają minimalne poziomy wymaganych zdolności w przypadku skorzystania z możliwości przewidzianej w art. 146 ust. 2 akapit drugi. Określają one kryteria wyboru, o których mowa w art. 146 i które zamierzają zastosować, minimalną liczbę kandydatów, których zamierzają zaprosić do składania ofert, w stosownych przypadkach również ich maksymalną liczbę, a także obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria, jakie zamierzają zastosować, aby ograniczyć tę liczbę, zgodnie z art. 128 ust. 1 akapit drugi.
W przypadku nieograniczonego, bezpośredniego i pełnego dostępu drogą elektroniczną do zaproszenia do składania ofert, szczególnie w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, w ogłoszeniu o zamówieniu podaje się adres strony internetowej, na której można zapoznać się z tymi dokumentami.
Instytucje zamawiające, zamierzające zorganizować konkurs, wydają ogłoszenie zawiadamiające o tym zamiarze.
W stosownych przypadkach instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, że procedura udzielania zamówień jest procedurą międzyinstytucjonalną. Wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu wskazuje się instytucje, agencje wykonawcze lub organy, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, zaangażowane w procedurę udzielania zamówień, instytucję odpowiedzialną za procedurę udzielania zamówień oraz całkowitą wielkość zamówień dla wszystkich tych instytucji, agencji wykonawczych lub organów.
4. W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia zawiadamia się o wyniku procedury mającej na celu udzielenie zamówień, zawarcie umów ramowych lub udzielenie zamówień opartych na dynamicznym systemie zakupów. W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest obowiązkowe. Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy lub umowy ramowej. Jednakże ogłoszenia o zamówieniach opartych na dynamicznym systemie zakupów mogą być grupowane kwartalnie. W takim przypadku są one wysyłane do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni po zakończeniu każdego kwartału.
Instytucje zamawiające, które zorganizowały konkurs, wysyłają do Urzędu Publikacji ogłoszenie o jego wynikach.
W przypadku procedury międzyinstytucjonalnej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyła ta instytucja zamawiająca, która jest odpowiedzialna za procedurę.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji również w przypadku zamówień bądź umów ramowych o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej, udzielonych lub zawartych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiednim czasie pozwalającym na publikację przed podpisaniem zamówienia lub umowy, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 171 ust. 1.
Nie naruszając przepisów art. 21, informacje dotyczące wartości i wykonawców umów szczegółowych opartych na umowach ramowych w danym roku budżetowym są publikowane na stronie internetowej instytucji zamawiającej najpóźniej do dnia 30 czerwca roku następującego po zakończeniu danego roku budżetowego, jeśli w wyniku zawarcia umowy szczegółowej przekroczone zostają progi, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź gdy łączna wartość umów szczegółowych jest wyższa od tych progów.
5. Ogłoszenia są sporządzane zgodnie ze standardowymi formularzami przyjętymi przez Komisję na mocy dyrektywy 2004/18/WE.
Artykuł 124
Ogłaszanie zamówień nieobjętych dyrektywą 2004/18/WE
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia, których wartość jest niższa od progów ustanowionych w art. 170 ust. 1, są ogłaszane we właściwy sposób w celu zapewnienia konkurencyjności i bezstronności procedury udzielania zamówień. Ogłaszanie obejmuje:
a)
ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 123 ust. 3, lub, w przypadku zamówień obejmujących podobny przedmiot, o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 1 - ogłoszenie o zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania;
b)
odpowiednie wcześniejsze nagłośnienie w internecie w przypadku zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 2.
2. Lista wykonawców, którym udzielono zamówień dotyczących nieruchomości oraz zamówień określonych jako tajne zgodnie z art. 134 ust. 1 lit. j) niniejszego rozporządzenia, publikowana jest jedynie raz w roku, ze wskazaniem przedmiotu i wartości udzielonych zamówień. Lista ta jest przesyłana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie. W przypadku Komisji zostaje ona załączona do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
3. Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 1, które nie były przedmiotem osobnego ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, przesyłane są do Urzędu Publikacji. Coroczna lista wykonawców przesyłana jest nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.
4. Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 2, publikowane są na stronie internetowej instytucji najpóźniej dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.
Artykuł 125
Publikacja ogłoszeń
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. Urząd Publikacji publikuje ogłoszenia, o których mowa w art. 123 i 124, w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie później niż w ciągu dwunastu dni kalendarzowych od dnia ich wysłania.
Okres wskazany w akapicie pierwszym jest skracany do pięciu dni kalendarzowych w przypadku procedur przyspieszonych, o których mowa w art. 154.
2. Instytucja zamawiająca musi być w stanie udokumentować datę wysłania.
Artykuł 126
Inne formy ogłaszania
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
Poza ogłaszaniem przewidzianym w art. 123, 124 i 125, zamówienia mogą być ogłaszane w każdy inny sposób, w szczególności w formie elektronicznej. Wszelkie takie formy ogłaszania zawierają odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jak przewidziano w art. 125, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne jest ogłoszeniem autentycznym.
Takie formy ogłaszania nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.
Sekcja 3
Procedury udzielania zamówień
Artykuł 127
Rodzaje procedur udzielania zamówień
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia udzielane są w drodze zaproszenia do składania ofert, procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu lub w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w stosownych przypadkach w następstwie przeprowadzenia konkursu.
2. Procedury udzielania zamówień są otwarte, jeżeli wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze mogą złożyć ofertę. Dotyczy to również dynamicznych systemów zakupów, o których mowa w art. 131.
Procedury udzielania zamówień są ograniczone wówczas, gdy wszystkie podmioty gospodarcze mogą wnioskować o dopuszczenie do udziału, ale tylko kandydaci spełniający kryteria wyboru, o których mowa w art. 146, zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucje zamawiające, mogą składać oferty lub rozwiązania w ramach procedury dialogu konkurencyjnego, o której mowa w art. 132.
Etap wyboru może być powtarzany w odniesieniu do każdego poszczególnego zamówienia, również w przypadku dialogu konkurencyjnego, lub obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów w ramach procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a).
3. W przypadku procedury negocjacyjnej instytucje zamawiające konsultują się z wybranymi oferentami, którzy spełniają kryteria wyboru ustanowione w art. 146, i negocjują warunki oferty z jednym lub z kilkoma oferentami.
W przypadku procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, o których mowa w art. 135, instytucje zamawiające równocześnie i w formie pisemnej zapraszają wybranych kandydatów do negocjacji.
4. Konkursy są procedurami umożliwiającymi instytucji zamawiającej uzyskanie, przede wszystkim w dziedzinie architektury, inżynierii lądowej lub przetwarzania danych, planu lub projektu proponowanego przez komisję konkursową po przeprowadzeniu przetargu konkurencyjnego z nagrodami lub bez.
Artykuł 128
Liczba kandydatów w procedurze ograniczonej i negocjacyjnej
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W procedurze ograniczonej oraz w procedurach, o których mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i b), liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.
Instytucja zamawiająca może również dopuścić maksymalną liczbę kandydatów, w zależności od przedmiotu zamówienia oraz na podstawie obiektywnych i niedyskryminacyjnych kryteriów wyboru. W takich przypadkach zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 123 i 124.
W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
2. W przypadku procedur negocjacyjnych oraz po dialogu konkurencyjnym do negocjacji lub do składania ofert musi zostać zaproszonych co najmniej trzech kandydatów, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.
Liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Przepisy akapitu pierwszego i drugiego nie stosują się do:
a)
zamówień o bardzo niskich wartościach, o których mowa w art. 137 ust. 2;
b)
zamówień na usługi prawne zgodnie z nomenklaturą CPV;
c)
zamówień określonych jako tajne, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. j).
3. W przypadku gdy liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru i poziomy minimalne jest mniejsza od liczby minimalnej określonej w ust. 1 i 2, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę poprzez zaproszenie kandydata lub kandydatów posiadających wymagane zdolności. Instytucja zamawiająca nie może natomiast włączać do procedury innych podmiotów gospodarczych, które nie zostały pierwotnie zaproszone do udziału w procedurze, ani kandydatów, którzy nie posiadają wymaganych zdolności.
Artykuł 129
Zasady dotyczące procedur negocjacyjnych
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
Instytucje zamawiające negocjują z oferentami złożone przez nich oferty w celu dostosowania ich do wymogów, określonych w ogłoszeniu o zamówieniu, o którym mowa w art. 123, lub w specyfikacjach i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
W trakcie negocjacji instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów.
W przypadku gdy instytucje zamawiające mogą, zgodnie z art. 135, udzielić zamówienia w drodze procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu mogą one zorganizować przeprowadzenie procedury negocjacyjnej w kilku etapach, tak aby ograniczyć liczbę ofert stanowiących przedmiot negocjacji, stosując jednocześnie kryteria udzielania zamówień wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji. Możliwość taką zaznacza się w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji.
Artykuł 130
Konkursy
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje o zasadach organizacji konkursu są przekazywane podmiotom zainteresowanym wzięciem udziału w konkursie.
Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursie musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
2. Komisja konkursowa wyznaczana jest przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Komisja konkursowa składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z uczestnikami konkursu. Jeżeli od uczestników konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia członków komisji konkursowej musi posiadać takie same lub równoważne kwalifikacje.
Wydając opinie, komisja konkursowa zachowuje niezależność. Jej opinie przyjmowane są na podstawie projektów przedłożonych jej anonimowo przez kandydatów i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.
3. Propozycje komisji konkursowej, oparte na wartości merytorycznej każdego projektu, oraz jej uwagi rejestrowane są w protokole podpisywanym przez jej członków.
Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania przez komisję konkursową swojej opinii.
Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez komisję konkursową do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu objaśnienia projektu. Następnie sporządzany jest pełny protokół przeprowadzonego dialogu.
4. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, w której określa się imię i nazwisko lub nazwę wybranego kandydata, jego adres oraz uzasadnienie wyboru przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli różni się on od propozycji zawartych w opinii komisji konkursowej.
Artykuł 131
Dynamiczny system zakupów
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Dynamiczny system zakupów jest w pełni elektronicznym procesem dokonywania bieżących zakupów, otwartym przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który spełnia kryteria wyboru i który złożył orientacyjną ofertę zgodną ze specyfikacją i z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi. Oferty orientacyjne mogą zostać w każdej chwili poprawione, pod warunkiem że nadal będą zgodne ze specyfikacją.
2. Do celów ustanowienia dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, które precyzuje, że stosuje się dynamiczny system zakupów oraz które zawiera adres strony internetowej zapewniającej nieograniczony, bezpośredni i pełny dostęp do specyfikacji i wszelkich dodatkowych dokumentów od dnia opublikowania ogłoszenia do dnia wygaśnięcia systemu.
Instytucje zamawiające wskazują w specyfikacji między innymi charakter zakupów, których planują dokonywać w ramach systemu, a także wszelkie niezbędne informacje na temat systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasady i specyfikacje techniczne dotyczące połączenia.
3. Przez cały czas trwania dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające umożliwiają każdemu podmiotowi gospodarczemu przedstawienie oferty orientacyjnej w celu dopuszczenia go do systemu na warunkach, o których mowa w ust. 1. Instytucje dokonują oceny w maksymalnym terminie 15 dni od daty złożenia oferty orientacyjnej. Mogą one jednak przedłużyć okres oceny, jeżeli w tym czasie nie zostanie ogłoszone żadne zaproszenie do składania ofert.
Instytucja zamawiająca możliwie najszybciej zawiadamia oferenta o dopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów lub odrzuceniu jego oferty.
4. Każda umowa szczegółowa jest przedmiotem zaproszenia do składania ofert. Przed opublikowaniem takiego zaproszenia instytucje zamawiające publikują uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, zapraszając wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze do przedstawienia oferty orientacyjnej w terminie, który nie może być krótszy niż 15 dni, licząc od daty przesłania uproszczonego ogłoszenia. Instytucje zamawiające przystępują do udzielania zamówienia dopiero po zakończeniu oceny wszystkich ofert orientacyjnych przedstawionych w tym terminie.
Instytucje zamawiające zapraszają wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu, aby złożyli swoje oferty w rozsądnym terminie. Zamówienie udzielane jest oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie w świetle kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu dotyczącym ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. W stosownych przypadkach kryteria te mogą zostać dokładniej określone w zaproszeniu do składania ofert.
5. Dynamiczny system zakupów nie może obowiązywać dłużej niż cztery lata, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych przypadków.
Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z tego systemu w celu uniemożliwiania, ograniczania lub naruszania konkurencji.
Od zainteresowanych podmiotów gospodarczych ani od uczestników systemu nie można pobierać żadnych opłat.
Artykuł 132
Dialog konkurencyjny
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku szczególnie złożonych zamówień, jeżeli instytucja zamawiająca uzna, że bezpośrednie skorzystanie z procedury otwartej lub z istniejących zasad regulujących procedurę ograniczoną nie pozwoli na udzielenie zamówienia oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, może ona skorzystać z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 29 dyrektywy 2004/18/WE.
Zamówienie jest uznawane za szczególnie złożone, gdy instytucja zamawiająca nie jest w stanie obiektywnie określić środków technicznych odpowiadających istniejącym potrzebom lub celom, ani też określić struktury prawnej lub finansowej projektu.
2. Instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, przedstawiając w nim swoje potrzeby i wymogi, które określają w tym ogłoszeniu lub w dokumencie opisowym.
3. Instytucje zamawiające podejmują dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru określone w art. 146, w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb.
Podczas tego dialogu instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów oraz poufność zaproponowanych rozwiązań lub innych informacji przekazanych przez kandydata uczestniczącego w dialogu, chyba że wyrazi on zgodę na ich ujawnienie.
Instytucje zamawiające mogą przewidzieć wieloetapowy przebieg procedury, aby ograniczyć liczbę rozwiązań do omówienia na etapie dialogu poprzez zastosowanie kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym, jeżeli taka możliwość jest przewidziana w ogłoszeniu lub dokumencie opisowym.
4. Po zawiadomieniu uczestników dialogu o jego zakończeniu instytucje zamawiające zapraszają ich do złożenia ostatecznych ofert w oparciu o jedno lub kilka rozwiązań przedstawionych i określonych podczas dialogu. Oferty te zawierają wszystkie elementy, które są wymagane i niezbędne do realizacji projektu.
Na wniosek instytucji zamawiającej oferty mogą być wyjaśniane, doprecyzowywane i dopracowywane, pod warunkiem że nie powoduje to modyfikacji zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert, których zmiana mogłaby naruszyć konkurencję lub wywrzeć skutek dyskryminacyjny.
Oferent, którego oferta została uznana za najbardziej korzystną ekonomicznie, może zostać poproszony, na wniosek instytucji zamawiającej, o wyjaśnienie aspektów swojej oferty lub o potwierdzenie zawartych w niej zobowiązań, pod warunkiem że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert i nie będzie niosło ryzyka naruszenia konkurencji lub spowodowania dyskryminacji.
5. Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu.
Artykuł 133
Wspólna procedura udzielania zamówień
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
W przypadku wspólnej procedury udzielania zamówień przeprowadzanej przez jedną instytucję oraz instytucję zamawiającą z co najmniej jednego państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, stosuje się przepisy proceduralne mające zastosowanie do danej instytucji.
W przypadkach gdy udział w ogólnej szacowanej wartości zamówienia, za który odpowiedzialna jest lub którym zarządza instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, jest równy 50 % lub wyższy, bądź w innych należycie uzasadnionych przypadkach, dana instytucja może zdecydować, że stosuje się zasady proceduralne mające zastosowanie do instytucji zamawiającej z państwa członkowskiego, pod warunkiem że można je uznać za równoważne zasadom proceduralnym danej instytucji.
Dana instytucja oraz instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, uczestniczące we wspólnej procedurze udzielania zamówień uzgadniają w szczególności praktyczne metody oceny wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert i udzielania zamówień, a także prawo mające zastosowanie do danego zamówienia oraz sąd właściwy do rozstrzygania sporów.
Artykuł 134
Zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą korzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:
a)
jeżeli w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną, po zakończeniu procedury początkowej, nie zostały złożone żadne oferty, żadne odpowiednie oferty lub żadne wnioski o dopuszczenie do udziału, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w dokumentacji przetargowej, o której mowa w art. 138, nie zostały znacząco zmienione;
b)
jeżeli z przyczyn technicznych, artystycznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych zamówienie może być udzielone tylko określonemu podmiotowi gospodarczemu;
c)
w stopniu, w jakim jest to absolutnie niezbędne, w przypadku gdy ze względu na pilną konieczność, wynikłą z nieprzewidzianych zdarzeń, niezależnych od instytucji zamawiającej, niemożliwe jest dochowanie terminów ustalonych dla innych procedur i ustanowionych w art. 152, 153 i 154;
d)
jeżeli zamówienie na usługi udzielane jest w następstwie konkursu i musi, na podstawie obowiązujących zasad, zostać udzielone zwycięskiemu kandydatowi lub jednemu ze zwycięskich kandydatów; w tym ostatnim przypadku wszyscy zwycięscy kandydaci są zapraszani do uczestniczenia w negocjacjach;
e)
w przypadku dodatkowych usług i robót budowlanych nieobjętych projektem pierwotnie przewidywanym ani zamówieniem pierwotnym, ale które w związku z nieprzewidzianymi okolicznościami stały się niezbędne dla wykonania usług lub robót budowlanych, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
f)
w przypadku nowych usług lub robót budowlanych polegających na powtarzaniu podobnych usług lub robót budowlanych powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu ta sama instytucja zamawiająca udzieliła pierwotnego zamówienia, pod warunkiem że usługi i roboty te odpowiadają podstawowemu projektowi oraz że projekt ten stanowił przedmiot pierwotnego zamówienia udzielonego w ramach procedury otwartej lub ograniczonej, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 3;
g)
w przypadku zamówień na dostawy:
(i)
w przypadku dodatkowych dostaw, których celem jest częściowe odnowienie zapasów lub zastąpienie instalacji używanych na bieżąco lub rozszerzenie istniejących zapasów lub instalacji, gdyby zmiana dostawcy zobowiązywała instytucję zamawiającą do nabywania sprzętu o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i konserwacji; okres obowiązywania takich zamówień nie może przekraczać trzech lat;
(ii)
jeżeli produkty są produkowane wyłącznie w celach badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, z wyjątkiem testów rentowności handlowej i produkcji na dużą skalę, mających na celu zwrot kosztów prac badawczych i rozwojowych;
(iii)
w odniesieniu do dostaw produktów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;
iv)
w odniesieniu do zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie likwidującego swoją działalność handlową lub od syndyka masy upadłości bądź likwidatora, na podstawie układu z wierzycielami lub innej podobnej procedury na mocy prawa krajowego;
h)
w przypadku zamówień dotyczących nieruchomości, po zbadaniu rynku lokalnego;
i)
w przypadku zamówień na usługi prawne zgodnie z nomenklaturą CPV, pod warunkiem że zamówienia takie są we właściwy sposób ogłaszane;
j)
w przypadku zamówień określonych jako tajne przez instytucję lub upoważnione przez nią organy lub w przypadku zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami administracyjnymi, lub wówczas, gdy wymaga tego ochrona podstawowych interesów Unii.
2. W odniesieniu do dodatkowych usług i robót budowlanych, o których mowa w ust. 1 lit. e), instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, pod warunkiem że zamówienie jest udzielane wykonawcy, który wykonuje zamówienie w jednym z następujących przypadków:
a)
gdy takich dodatkowych zamówień nie można oddzielić od głównego zamówienia pod względem technicznym ani gospodarczym, bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej;
b)
gdy takie usługi lub roboty budowlane są absolutnie niezbędne do zakończenia wykonania pierwotnego zamówienia, mimo że można je od niego oddzielić.
Łączna wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50 % kwoty zamówienia pierwotnego.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. f) niniejszego artykułu, opcja wykorzystania procedury negocjacyjnej zostaje wskazana, jak tylko pierwsza operacja zostanie poddana konkurencyjnemu przetargowi, a całkowity szacowany koszt kolejnych usług lub robót budowlanych jest uwzględniany przy obliczaniu progów, o których mowa w art. 170 ust. 1. Procedura ta może być stosowana wyłącznie podczas wykonywania pierwotnej umowy, a najpóźniej w ciągu trzech lat od jej podpisania.
Artykuł 135
Zastosowanie procedury negocjacyjnej po uprzednim ogłoszeniu
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:
a)
w przypadku ofert, które zwłaszcza z punktu widzenia kryteriów wyboru lub udzielania zamówień są nieprawidłowe lub niemożliwe do przyjęcia i które zostały złożone w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną lub procedurę dialogu konkurencyjnego, która została zakończona, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w zaproszeniu do składania ofert, o którym mowa w art. 138, nie są zmienione w znacznym stopniu, bez uszczerbku dla stosowania ust. 2 niniejszego artykułu;
b)
w wyjątkowych przypadkach, gdy chodzi o roboty budowlane, dostawy lub usługi, których charakter lub ryzyko z nimi związane nie pozwalają na wcześniejszą całkowitą wycenę przez oferenta;
c)
jeżeli usługi, które mają być przedmiotem zamówienia, w szczególności usługi finansowe lub intelektualne, są tego rodzaju, iż specyfikacja zamówienia nie może być określona na tyle dokładnie, aby umożliwić udzielenie zamówienia poprzez wybór najlepszej oferty zgodnie z regułami dotyczącymi procedury otwartej lub ograniczonej;
d)
w przypadku zamówień na roboty budowlane, jeżeli roboty wykonywane są wyłącznie w celach badawczych, eksperymentalnych lub rozwojowych, a nie mają na celu zapewnienia rentowności lub zwrotu kosztów prac badawczych i rozwojowych;
e)
w przypadku zamówień na usługi, o których mowa w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE, z zastrzeżeniem art. 134 ust. 1 lit. i) i j) oraz art. 134 ust. 2 niniejszego rozporządzenia;
f)
w przypadku usług badawczych i rozwojowych innych niż te, które przynoszą korzyści wyłącznie instytucji zamawiającej, służąc jej własnym potrzebom, pod warunkiem że świadczona usługa opłacana jest w całości przez instytucję zamawiającą;
g)
w przypadku zamówień na usługi dotyczące nabycia, opracowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do transmisji przez nadawców oraz zamówień dotyczących czasu antenowego.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą odstąpić od publikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli uwzględniają one w procedurze negocjacyjnej wszystkich oferentów i wyłącznie tych oferentów, którzy spełniają kryteria wyboru oraz którzy w trakcie poprzedniej procedury złożyli oferty zgodnie z wymogami formalnymi procedury udzielania zamówień.
Artykuł 136
Procedura obejmująca zaproszenie do wyrażenia zainteresowania
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 170 ust. 1, i nie naruszając przepisów art. 134 i 135, instytucje zamawiające mogą korzystać z zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, aby:
a)
dokonać wstępnego wyboru kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni do składania ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert; albo
b)
stworzyć listę potencjalnych oferentów, którzy mają zostać zaproszeni do złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert.
2. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania jest ważna przez następujący okres:
a)
nie więcej niż trzy lata od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w art. 124 ust. 1 lit. a), zostaje przesłane do Urzędu Publikacji w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu;
b)
nie więcej niż pięć lat od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w art. 124 ust. 1 lit. a), zostaje przesłane do Urzędu Publikacji w przypadku listy potencjalnych oferentów, o której mowa w ust. 1 lit. b) niniejszego artykułu.
Lista, o której mowa w akapicie pierwszym, może zawierać podlisty.
Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.
3. W przypadkach gdy udzielone ma zostać zamówienie, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów lub potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub jej części do:
a)
złożenia oferty w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a); lub
b)
w przypadku listy, o której mowa w ust. 1 lit. b) - złożenia:
(i)
ofert obejmujących dokumenty dotyczące kryteriów wykluczenia i wyboru; albo
(ii)
dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia i wyboru oraz, na późniejszym etapie, ofert, w przypadku podmiotów spełniających te kryteria.
Artykuł 137
Zamówienia o niskiej wartości
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu obejmująca konsultacje z co najmniej trzema kandydatami może być stosowana w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR.
Jeżeli w wyniku konsultacji z kandydatami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
2. Zamówienia o bardzo niskiej wartości nieprzekraczającej 15 000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty w następstwie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
3. Płatności kwot nieprzekraczających 1 000 EUR na pokrycie poszczególnych wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.
Artykuł 138
Dokumentacja przetargowa
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumentacja przetargowa obejmuje co najmniej:
a)
zaproszenie do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu w ramach procedury, o której mowa w art. 132;
b)
załączoną specyfikację lub, w przypadku dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 132, dokument opisujący potrzeby i wymogi instytucji zamawiającej lub adres strony internetowej, na której można się z nimi zapoznać;
c)
projekt umowy oparty na wzorze umowy.
Przepis zawarty w akapicie pierwszym lit. c) nie ma zastosowania do przypadków, gdy z uwagi na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać z wzoru umowy.
Dokumentacja przetargowa zawiera odniesienie do środków ogłaszania podjętych na mocy art. 123-126.
2. W zaproszeniu do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu określa się co najmniej:
a)
reguły dotyczące składania i prezentacji ofert, w tym w szczególności datę i godzinę zakończenia składania ofert, ewentualne wymogi dotyczące stosowania standardowego formularza odpowiedzi, dokumenty do załączenia, w tym dokumenty potwierdzające zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe, o których mowa w art. 146, o ile nie są one wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, oraz adres, na który powinny one zostać przesłane;
b)
że złożenie oferty oznacza przyjęcie specyfikacji, o której mowa w ust. 1, do której odnosi się oferta, oraz że złożenie oferty wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone, na czas wykonywania zamówienia;
c)
okres, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;
d)
że zakazuje się wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania procedury, poza wyjątkowymi przypadkami na warunkach określonych w art. 160, a w przypadku gdy przewiduje się wizytę na miejscu, określa się dokładne zasady dotyczące takiej wizyty;
e)
w przypadku dialogu konkurencyjnego - ustaloną datę i adres rozpoczęcia etapu konsultacji.
3. W specyfikacji określa się co najmniej:
a)
kryteria wykluczenia i wyboru, mające zastosowanie do zamówienia, z wyjątkiem dialogu konkurencyjnego, procedury ograniczonej oraz procedury negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia, o której mowa w art. 135; w takich przypadkach kryteria te określone są wyłącznie w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania;
b)
kryteria udzielania zamówień i ich względne znaczenie lub w stosownych przypadkach wykaz tych kryteriów w porządku od najbardziej do najmniej istotnego, jeżeli nie jest to określone w ogłoszeniu o zamówieniu;
c)
specyfikację techniczną, o której mowa w art. 139;
d)
minimalne wymagania, jakie muszą spełniać oferty wariantowe w procedurach, o których mowa w art. 149 ust. 2 i na podstawie których zamówienie jest udzielane oferentowi proponującemu najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, w przypadku gdy instytucja zamawiająca określiła w ogłoszeniu o zamówieniu, że takie oferty wariantowe są dozwolone;
e)
że zastosowanie ma Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej lub, w stosownych przypadkach, konwencje wiedeńskie o stosunkach dyplomatycznych lub o stosunkach konsularnych;
f)
dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dostępu do zamówień, zgodnie z art. 172;
g)
w przypadku dynamicznych systemów zakupów, o których mowa w art. 131 - charakter przewidywanych zakupów, a także wszelkie niezbędne informacje dotyczące systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.
4. Wzór umowy w szczególności:
a)
określa kary umowne za niezastosowanie się do jej klauzul;
b)
określa szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach potwierdzających, zgodnie z art. 102;
c)
określa, że w przypadku gdy instytucją zamawiającą jest jedna z instytucji, do zamówienia ma zastosowanie prawo unijne, uzupełnione, w razie potrzeby, przepisami krajowymi wskazanymi w zamówieniu;
d)
określa sąd właściwy do rozstrzygania sporów.
Na potrzeby niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. c) w przypadku zamówień, o których mowa w art. 121 ust. 1, projekt umowy może zawierać odniesienia wyłącznie do prawa krajowego.
5. Instytucje zamawiające mogą zażądać od oferenta informacji dotyczących wszelkich części zamówienia, których podwykonawstwo ma on zamiar powierzyć osobom trzecim, oraz informacji dotyczących tożsamości podwykonawców. Oprócz informacji, o których mowa w art. 143, instytucja zamawiająca może ponadto zażądać od kandydata lub oferenta przedłożenia informacji dotyczących zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych przewidywanego podwykonawcy, o których mowa w art. 146, 147 i 148, w szczególności w sytuacji gdy podwykonawcy powierzana jest znacząca część zamówienia.
Artykuł 139
Specyfikacje techniczne
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać kandydatom i oferentom równy dostęp oraz nie mogą tworzyć nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjności przetargu.
Określają one cechy charakterystyczne, jakie musi posiadać produkt, usługa, materiał lub obiekt budowlany z uwzględnieniem celu, do jakiego są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.
2. Cechy, o których mowa w ust. 1, obejmują:
a)
poziomy jakości;
b)
efektywność środowiskową;
c)
jeśli to możliwe - kryteria dostępności dla osób niepełnosprawnych lub dostosowanie do potrzeb wszystkich użytkowników;
d)
poziomy i procedury oceny zgodności;
e)
przydatność do użycia;
f)
bezpieczeństwo lub wymiary, w tym w przypadku dostaw - nazwę handlową i instrukcje obsługi, a dla wszystkich zamówień - terminologię, oznakowanie, testy i metody testowania, opakowanie, znakowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;
g)
w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane - procedury odnoszące się do zapewnienia jakości i zasady odnoszące się do sporządzania projektu i kosztorysu, warunki testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych oraz metody lub techniki budowy oraz wszystkie inne warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może nałożyć na podstawie ogólnych i szczegółowych regulacji w odniesieniu do ukończonych obiektów budowlanych i materiałów lub części, z których są one wykonane.
3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w jeden z następujących sposobów:
a)
poprzez odniesienie do norm europejskich lub do europejskich aprobat technicznych lub wspólnych specyfikacji technicznych, jeżeli takie istnieją, do norm międzynarodowych, innych systemów referencji technicznych opracowanych przez europejskie organy normalizacyjne lub, w przypadku ich braku, do ich krajowych odpowiedników. Po każdym odniesieniu zamieszcza się wyrażenie „lub równoważny”;
b)
w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, które mogą obejmować oddziaływanie na środowisko, i są wystarczająco szczegółowe, aby umożliwić oferentom ustalenie celu zamówienia, a instytucjom zamawiającym - udzielenie zamówienia;
c)
poprzez połączenie tych dwóch metod formułowania.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do specyfikacji, o których mowa w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty na tej podstawie, że nie odpowiada ona tym specyfikacjom, jeżeli oferent lub kandydat udowodni instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że oferta spełnia określone wymogi w sposób równoważny.
Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.
5. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z przewidzianej w ust. 3 lit. b) możliwości określenia specyfikacji w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, nie mogą one odrzucić oferty, która jest zgodna z normą krajową przenoszącą normę europejską, europejską aprobatą techniczną lub wspólną specyfikacją techniczną, normą międzynarodową lub systemami referencji technicznych opracowanymi przez europejskie organy normalizacyjne, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do niezbędnych wymagań w zakresie efektywności lub funkcjonalności.
Oferent musi udowodnić instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że jego oferta spełnia wymagania w zakresie efektywności lub funkcjonalności określone przez instytucję zamawiającą. Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.
6. W przypadku gdy instytucje zamawiające określają oddziaływanie na środowisko w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, mogą skorzystać ze szczegółowych specyfikacji określonych w europejskim, wielonarodowym lub krajowym oznakowaniu ekologicznym lub w jakimkolwiek innym oznakowaniu ekologicznym, lub, w razie konieczności, z części tych specyfikacji, o ile spełnione są następujące warunki:
a)
używane specyfikacje umożliwiają odpowiednie zdefiniowanie parametrów dostaw lub usług będących przedmiotem zamówienia;
b)
wymagania dotyczące oznakowania określa się na podstawie informacji naukowych;
c)
oznakowania ekologiczne przyjmuje się w ramach procedury, w której uczestniczyć mogą wszystkie zainteresowane strony, takie jak organy rządowe, konsumenci, producenci, dystrybutorzy i organizacje ekologiczne;
d)
oznakowanie ekologiczne jest dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron.
7. Instytucje zamawiające mogą wskazać, że produkty lub usługi posiadające oznakowanie ekologiczne uznaje się za zgodne ze specyfikacjami technicznymi określonymi w dokumentach dotyczących zamówienia. Instytucje przyjmują każdy inny odpowiedni dowód, jak np. dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdania z testów przeprowadzonych przez uznany organ. Uznanym organem dla celów ust. 4, 5 i 6 jest laboratorium testowe lub kalibracyjne lub jednostka certyfikująca lub kontrolna, która spełnia wymogi odpowiednich norm europejskich.
8. Poza wyjątkowymi przypadkami, należycie uzasadnionymi przedmiotem zamówienia, specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, konkretnego procesu, do znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji, które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub podmiotów gospodarczych.
Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu przedmiotu zamówienia, po odniesieniu zamieszcza się wyrażenie „lub równoważny”.
Artykuł 140
Korekta cen
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. W dokumentacji przetargowej jasno określa się, czy oferta cenowa musi być wiążąca i nie podlegająca korekcie.
2. Jeżeli tak nie jest, w dokumentacji przetargowej określa się warunki lub formuły korekty cen w czasie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja zamawiająca uwzględnia w szczególności:
a)
przedmiot procedury udzielania zamówień i sytuację gospodarczą, w jakiej ma ono miejsce;
b)
rodzaj zadań i zamówienia oraz czas ich trwania;
c)
swój interes finansowy.
Artykuł 141
Nielegalne działania stanowiące podstawę do wykluczenia
(Artykuł 106 rozporządzenia finansowego)
Przypadki, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, obejmują wszelkie nielegalne działania szkodzące interesom finansowym Unii, a w szczególności:
a)
przypadki nadużyć finansowych, o których mowa w art. 1 Konwencji o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 lipca 1995 r. (12);
b)
przypadki korupcji, o których mowa w art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji urzędników Wspólnot Europejskich i urzędników państw członkowskich Unii Europejskiej, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 maja 1997 r. (13);
c)
przypadki udziału w organizacji przestępczej określone w art. 2 decyzji ramowej Rady 2008/841/WSiSW (14);
d)
przypadki prania pieniędzy określone w art. 1 dyrektywy 2005/60/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (15);
e)
przypadki przestępstw terrorystycznych, przestępstw związanych z działalnością terrorystyczną oraz przypadki podżegania, pomocnictwa, współsprawstwa lub usiłowania popełnienia takich przestępstw, jak określono w art. 1, 3 i 4 decyzji ramowej Rady 2002/475/WSiSW (16).
Artykuł 142
Stosowanie kryteriów wykluczenia i czas trwania wykluczenia
(Artykuły 106, 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego)
1. Aby określić czas trwania wykluczenia, zapewniając jednocześnie zgodność z zasadą proporcjonalności, właściwa instytucja uwzględnia w szczególności wagę faktów, w tym ich wpływ na interesy finansowe oraz wizerunek Unii, jak również upływ czasu, czas trwania i powtarzalność danego przestępstwa, umyślność bądź stopień niedbalstwa, jakiego dopuścił się dany podmiot, oraz podjęte przez niego środki zaradcze.
Określając czas trwania wykluczenia, właściwa instytucja umożliwia danemu kandydatowi lub oferentowi wyrażenie opinii.
W przypadkach gdy czas trwania wykluczenia określają, zgodnie z prawem właściwym, władze lub organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, Komisja stosuje ten czas trwania wykluczenia nie dłużej niż przez okres maksymalny określony w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Okres, o którym mowa w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego, ustala się na maksymalnie pięć lat liczone:
a)
od dnia wydania prawomocnego wyroku (res judicata) w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego;
b)
od dnia naruszenia lub, w przypadku ciągłych lub wielokrotnych naruszeń, od dnia ich zaprzestania, w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, gdy uchybienie dotyczy zamówień udzielonych przez daną instytucję.
Do celów akapitu trzeciego lit. b), jeżeli poważne uchybienie zawodowe zostało stwierdzone decyzją organu władzy publicznej lub organizacji międzynarodowej, decyduje data decyzji.
Okres wykluczenia może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), z zastrzeżeniem przepisów ust. 1.
2. Kandydaci lub oferenci są wykluczeni z procedury udzielania zamówień i udzielania dotacji, dopóki znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) i d) rozporządzenia finansowego.
Artykuł 143
Dowody
(Artykuł 106 i 107 rozporządzenia finansowego)
1. Kandydaci i oferenci przedstawiają oświadczenie opatrzone odpowiednimi podpisami i datą, w którym deklarują, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
Jednakże w przypadku procedury ograniczonej, dialogu konkurencyjnego oraz procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do złożenia ofert, wszyscy kandydaci zobowiązani są złożyć zaświadczenia, o których mowa w ust. 3.
Opierając się na dokonanej ocenie przez siebie ocenie ryzyka, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania oświadczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym, w przypadku zamówień, o których mowa w art. 137 ust. 2. Jednakże w przypadku zamówień, o których mowa w art. 265 ust. 1, art. 267 ust. 1 i art. 269 ust. 1, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania tego oświadczenia dla zamówień o wartości równej 20 000 EUR bądź mniejszej.
2. Oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, dostarcza dowody, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, potwierdzające oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą i przed podpisaniem umowy, w odniesieniu do:
a)
zamówień udzielanych przez instytucje na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 170 ust. 1, lub wyższej;
b)
zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych, których wartość jest równa progom określonym w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a), lub wyższa.
W przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w lit. a) i b) akapitu pierwszego niniejszego ustępu, i w razie wątpliwości, czy oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucja zamawiająca może zażądać od niego dowodów, o których mowa w ust. 3.
3. Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a), b) lub e) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne wyciągi z rejestru sądowego lub w razie ich braku - aktualny równoważny dokument wystawiony przez organ sądowy lub administracyjny w kraju pochodzenia, wykazujący, że wymogi te są spełnione. Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub d) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy organ danego państwa.
Jeżeli dokument lub zaświadczenie, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie są wydawane w danym kraju, a także w innych przypadkach wykluczenia, o których mowa w art. 106 rozporządzenia finansowego, można je zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez zainteresowaną stronę przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub właściwą organizacją zawodową kraju pochodzenia.
4. W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym kandydat lub oferent ma swoją siedzibę, dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 3, dotyczą osób prawnych lub osób fizycznych, w tym, gdy instytucja zamawiająca uzna to za niezbędne, dyrektorów przedsiębiorstwa lub innej osoby posiadającej w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne.
5. W razie wątpliwości, czy kandydaci lub oferenci nie znajdują się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucje zamawiające mogą samodzielnie zwrócić się do właściwych władz, o których mowa w ust. 3, w celu uzyskania informacji na temat tej sytuacji, które ich zdaniem są niezbędne.
6. Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 3, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i pod warunkiem że od chwili wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok oraz że dokumenty te są nadal ważne.
W takim przypadku kandydat lub oferent składa oświadczenie, że złożył już wymagane dowody w trakcie wcześniejszej procedury udzielania zamówień, oraz potwierdza, że w jego sytuacji nie zaszła od tej pory żadna zmiana.
7. Na wniosek instytucji zamawiającej kandydat lub oferent dostarcza oświadczenie przewidzianego podwykonawcy poświadczające, że ten ostatni nie znajduje się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
W przypadku zastrzeżeń do wspomnianego oświadczenia instytucja zamawiająca żąda przedłożenia dowodów, o których mowa w ust. 3 i 4. W stosownych przypadkach zastosowanie ma ust. 5.
Artykuł 144
Centralna baza danych
(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje, agencje wykonawcze oraz organy, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje służące identyfikacji osób trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107, art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, oraz na temat podstaw wykluczenia i czasu trwania wykluczenia.
Przekazują one także informacje dotyczące osób posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, jeśli osoby te znalazły się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107 i art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego.
Władze i organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje o osobach trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, jeżeli ich postępowanie naruszyło interesy finansowe Unii, oraz osobach posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, dotyczące:
a)
rodzaju wydanego wyroku;
b)
w stosownych przypadkach - czasu trwania wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień.
2. Instytucje, agencje, władze oraz organy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby upoważnione do przekazywania Komisji oraz do odbioru od Komisji informacji zawartych w bazie danych.
W przypadku instytucji, agencji, władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby bezzwłocznie przekazują informacje księgowemu Komisji, a także zwracają się odpowiednio o wprowadzenie określonych danych do bazy danych bądź ich modyfikację lub usunięcie.
W przypadku władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 2 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby przekazują wymagane informacje urzędnikowi zatwierdzającemu Komisji odpowiedzialnemu za dany program bądź dane działanie, w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania odnośnego wyroku.
Księgowy Komisji wprowadza dane do bazy danych, modyfikuje je bądź usuwa. Co miesiąc dostarcza on wyznaczonym osobom, poprzez bezpieczny protokół, zweryfikowane dane figurujące w bazie danych.
3. Instytucje, agencje, władze i organy, o których mowa w ust. 1, poświadczają Komisji, że przekazane przez nie informacje zostały zgromadzone i przekazane zgodnie z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych ustanowionymi w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 i w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (17).
W szczególności powiadamiają one z wyprzedzeniem wszystkie osoby trzecie lub osoby, o których mowa w ust. 1, że ich dane mogą zostać umieszczone w bazie danych oraz przekazane przez Komisję wyznaczonym osobom, o których mowa w ust. 2. W stosownych przypadkach, w związku z poprawieniem bądź usunięciem czy jakąkolwiek modyfikacją danych, dokonują one aktualizacji przekazanych informacji.
Każda osoba, której dane figurują w bazie danych, ma prawo, po złożeniu wniosku do księgowego Komisji, do uzyskania informacji o przechowywanych danych, które jej dotyczą.
4. Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu wspierania Komisji w efektywnym zarządzaniu bazą danych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE.
W umowach z władzami państw trzecich i wszystkimi organami, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, określa się odpowiednie zasady w celu zapewnienia przestrzegania tych przepisów i zasad dotyczących ochrony danych osobowych.
Artykuł 145
Kary administracyjne i finansowe
(Artykuł 109 i 131 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla stosowania kar umownych kandydaci lub oferenci oraz wykonawcy, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, lub zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać wykluczeni z wszelkich zamówień lub dotacji finansowanych z budżetu unijnego na okres nieprzekraczający pięciu lat od dnia, kiedy zostało stwierdzone naruszenie, potwierdzone w postępowaniu kontradyktoryjnym z kandydatem, oferentem lub wykonawcą.
Okres ten może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie pierwszym.
2. Na oferentów lub kandydatów, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości albo nadużyć finansowych, również mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2-10 % szacunkowej wartości całkowitej udzielanego zamówienia.
Na wykonawców, którzy zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2-10 % całkowitej wartości danego zamówienia.
Kara może zostać podwyższona do wymiaru 4-20 % w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy.
3. Instytucja określa kary administracyjne lub finansowe, biorąc pod uwagę w szczególności czynniki, o których mowa w art. 142 ust. 1.
Artykuł 146
Kryteria wyboru
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminacyjne kryteria wyboru.
2. Kryteria wyboru stosuje się w każdej procedurze udzielania zamówień w celu dokonania oceny zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta.
Instytucja zamawiająca może ustanowić minimalny poziom zdolności, poniżej którego kandydaci nie mogą być wybierani.
3. Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest upoważniony do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, co dokumentuje wpis do rejestru handlowego lub zawodowego, oświadczenie złożone pod przysięgą lub zaświadczenie, członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru podatników podatku od wartości dodanej (dalej zwanego rejestrem VAT).
4. Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert dokumenty, które służą do sprawdzenia statusu prawnego oferentów i kandydatów oraz ich zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych.
5. Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód potwierdzający zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydata lub oferenta oraz minimalne poziomy zdolności, wymagane zgodnie z ust. 2, nie mogą wykraczać poza przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnione interesy podmiotów gospodarczych, jeżeli chodzi w szczególności o ochronę tajemnicy handlowej i technicznej przedsiębiorstwa.
6. Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z żądania dowodu potwierdzającego zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydatów lub oferentów w przypadku następujących rodzajów zamówień:
a)
zamówień udzielanych przez instytucje na własny rachunek, o wartości nie przekraczającej wartości, o której mowa w art. 137 ust. 1;
b)
zamówień udzielanych w dziedzinie działań zewnętrznych, o wartości niższej niż progi, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a).
W przypadku gdy instytucja zamawiająca rezygnuje z żądania udokumentowania zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydatów lub oferentów, zaliczki nie są wypłacane, chyba że zostanie złożone zabezpieczenie finansowe na równoważną kwotę.
Artykuł 147
Zdolności ekonomiczne i finansowe
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dowody potwierdzające zdolności ekonomiczne i finansowe mogą zostać dostarczone w szczególności w postaci jednego lub kilku następujących dokumentów:
a)
odpowiednich oświadczeń banków albo, w stosownych przypadkach, dowodów posiadania odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu;
b)
sprawozdań finansowych za najwyżej ostatnie trzy lata, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte;
c)
oświadczeń o całkowitym obrocie i obrocie dotyczącym robót budowlanych, dostaw lub usług objętych zamówieniem w okresie, który nie może być dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, za które dane są dostępne.
2. Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 1, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i nadal spełniają warunki określone w ust. 1.
Jeżeli, z jakichkolwiek szczególnych przyczyn, które instytucja zamawiająca uważa za uzasadnione, oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może on udowodnić swoje zdolności ekonomiczne i finansowe przy wykorzystaniu innych środków, które instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
3. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.
Instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy i podmioty, o których mowa w akapicie pierwszym, były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie zamówienia.
Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.
Artykuł 148
Zdolności techniczne i zawodowe
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurze udzielania zamówień na dostawy wymagające prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji, na usługi lub roboty budowlane zdolności te oceniane są w odniesieniu do w szczególności do ich know-how, wydajności, doświadczenia i rzetelności.
2. Dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych mogą być dostarczone, w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być zrealizowane, świadczone lub wykonane, na podstawie jednego lub kilku następujących dokumentów:
a)
dokumentów potwierdzających wykształcenie i zawodowe kwalifikacje usługodawcy lub przedsiębiorcy budowlanego lub personelu kierowniczego przedsiębiorstwa, a także, w szczególności, osoby lub osób odpowiedzialnych za świadczenie danych usług lub wykonanie danych robót budowlanych;
b)
wykazów:
(i)
głównych usług świadczonych w ciągu ostatnich trzech lat oraz dostaw zrealizowanych w tym okresie, z podaniem kwot, dat oraz odbiorców, publicznych lub prywatnych;
(ii)
robót budowlanych zrealizowanych w ciągu ostatnich pięciu lat, z podaniem kwot, dat i miejsc wykonania;
c)
opisu wyposażenia technicznego, narzędzi i urządzeń, wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo do wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;
d)
opisu wyposażenia technicznego i środków wykorzystywanych w celu zapewnienia jakości dostaw i usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego przedsiębiorstwa;
e)
informacji o zaangażowanych pracownikach technicznych lub organach technicznych, niezależnie od tego, czy należą one bezpośrednio do przedsiębiorstwa, w szczególności tych odpowiedzialnych za kontrolę jakości;
f)
w odniesieniu do dostaw: próbek, opisów lub autentycznych fotografii lub zaświadczeń sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje kontroli jakości o uznanych kompetencjach, potwierdzających zgodność produktów z obowiązującymi specyfikacjami lub normami;
g)
oświadczeń o średniej liczbie osób zatrudnionych w skali rocznej przez usługodawcę lub przedsiębiorcę budowlanego w ciągu ostatnich trzech lat oraz o liczbie osób zajmujących kierownicze stanowiska w tym samym okresie;
h)
wskazania części zamówienia, którą usługodawca może chcieć powierzyć podwykonawcy;
i)
w przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane i usługi oraz jedynie w stosownych przypadkach - informacji o środkach zarządzania środowiskiem, jakie podmiot gospodarczy będzie w stanie zastosować podczas wykonywania zamówienia.
W przypadku gdy usługi lub dostawy, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (i), dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania mają postać zaświadczeń wydanych lub poświadczonych przez właściwy organ.
Do celów akapitu pierwszego lit. b) ppkt (ii), wykazowi najważniejszych robót budowlanych towarzyszą zaświadczenia dotyczące należytego wykonania określające, czy roboty te zostały wykonane w sposób profesjonalny i zostały w pełni zakończone.
3. W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone, są złożone lub - w wyjątkowych sytuacjach - mają szczególne przeznaczenie, dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym usługodawca lub dostawca ma siedzibę, z zastrzeżeniem zgody tego organu. Takie kontrole dotyczą zdolności technicznych i produkcyjnych dostawcy oraz, w razie potrzeby, jego zaplecza naukowo-badawczego i środków kontroli jakości.
4. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewnienia jakości, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiedniej serii norm europejskich, poświadczonych przez akredytowane jednostki. Przyjmują one jednak również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewnienia jakości, przedstawiane przez podmioty gospodarcze, które nie mają dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie.
5. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy działa zgodnie z określonymi systemami zarządzania środowiskiem i normami w tym zakresie, instytucje zamawiające odnoszą się do unijnego systemu ekozarządzania i audytu lub do innych systemów zarządzania środowiskiem uznanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (18), lub innych norm zarządzania środowiskiem opartych na odpowiednich europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez akredytowane jednostki. Instytucje uznają równoważne zaświadczenia od organów mających siedzibę w innych państwach członkowskich. Przyjmują one również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zarządzania środowiskiem, przedstawiane przez podmioty gospodarcze.
6. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.
Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.
7. W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji w ramach zamówienia na dostawy, instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 6, przez uczestnika konsorcjum.
8. Instytucja zamawiająca może stwierdzić, że podmioty gospodarcze nie wykonają zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustali, że mają oni sprzeczne interesy, które mogą mieć negatywny wpływ na wykonanie zamówienia.
Artykuł 149
Zasady i kryteria udzielania zamówień
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 107 rozporządzenia finansowego, zamówień udziela się w jeden z następujących sposobów:
a)
w drodze automatycznej procedury udzielania zamówień, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który złożył prawidłową i spełniającą ustanowione warunki ofertę, podając najniższą cenę;
b)
w drodze procedury przyjęcia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
2. Aby ustalić, która oferta jest najbardziej korzystna ekonomicznie, instytucja zamawiająca bierze pod uwagę podaną cenę oraz inne kryteria jakościowe uzasadnione przedmiotem zamówienia, takie jak zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, charakterystyka środowiskowa, koszty eksploatacji, rentowność, termin ukończenia lub dostawy, usługi posprzedażne i pomoc techniczna. Instytucja zamawiająca może ustalić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tego poziomu jakości są odrzucane.
3. Instytucja zamawiająca określa w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji lub dokumencie opisowym, jakie znaczenie przypisze każdemu z kryteriów w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie. Takie znaczenie może być wyrażone w formie przedziału o odpowiedniej rozpiętości.
Znaczenie przypisane kryterium ceny w stosunku do innych kryteriów nie może neutralizować kryterium ceny przy wyborze wykonawcy zamówienia, bez uszczerbku dla taryf ustanowionych przez instytucję w odniesieniu do wynagrodzenia za określone usługi, jak np. usługi świadczone przez specjalistów ds. oceny.
Jeżeli w szczególnych przypadkach przypisanie znaczenia kryteriom jest technicznie niemożliwe, w szczególności ze względu na przedmiot zamówienia, instytucja zamawiająca określa jedynie kolejność, w jakiej kryteria będą stosowane, w porządku od najbardziej do najmniej istotnego.
Artykuł 150
Stosowanie aukcji elektronicznych
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą stosować aukcje elektroniczne, w których przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert.
Do celów akapitu pierwszego instytucje zamawiające stosują powtarzalny proces elektroniczny (aukcję elektroniczną), który ma miejsce po wstępnej pełnej ocenie ofert i dzięki któremu są one klasyfikowane z wykorzystaniem metod automatycznej oceny.
2. W procedurach otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych w przypadku, o którym mowa w art. 135 ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą podjąć decyzję, że udzielenie zamówienia publicznego jest poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli specyfikację zamówienia można precyzyjnie określić.
W tych samych przypadkach aukcję elektroniczną można zastosować przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem stron umowy ramowej, o którym mowa w art. 122 ust. 3 lit. b), oraz przy poddaniu procedurze konkurencyjnej zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów, o którym mowa w art. 131.
Aukcja elektroniczna oparta jest wyłącznie na cenach, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który podał najniższą cenę, bądź na cenach lub wartościach elementów ofert wskazanych w specyfikacji, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.
3. Instytucje zamawiające, które podejmują decyzję o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej, zawiadamiają o tym fakcie w ogłoszeniu o zamówieniu.
Specyfikacja zawiera między innymi następujące informacje:
a)
elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej, o ile elementy te są wymierne i można je przedstawić w postaci liczb lub wartości procentowych;
b)
ewentualne ograniczenia co do wartości, które można zgłaszać, wynikające ze specyfikacji dotyczących przedmiotu zamówienia;
c)
informacje, które zostaną udostępnione oferentom podczas aukcji elektronicznej, a także w stosownych przypadkach termin tego udostępnienia;
d)
odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
e)
warunki, na których oferenci będą mogli składać oferty, oraz, w szczególności, minimalne wysokości postąpień, które w stosownych przypadkach będą wymagane podczas składania ofert;
f)
odpowiednie informacje na temat stosowanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.
4. Przed rozpoczęciem aukcji elektronicznej instytucje zamawiające dokonują pełnej wstępnej oceny ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami udzielania zamówień i przypisanym im znaczeniem kryteriów.
Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zostają zaproszeni jednocześnie drogą elektroniczną do przedstawienia nowych cen lub nowych wartości; zaproszenie zawiera wszelkie istotne informacje na temat indywidualnego połączenia ze stosowanym sprzętem elektronicznym i określa datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna może rozpocząć się najwcześniej dwa dni robocze po dacie przesłania zaproszeń.
5. W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, do zaproszenia dołączany jest wynik pełnej oceny danej oferty, przeprowadzonej zgodnie z zasadami stosowania znaczenia kryteriów, przewidzianego w art. 149 ust. 3 akapit pierwszy.
Zaproszenie zawiera również wzór matematyczny, który stosowany jest podczas aukcji elektronicznej w celu automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie nowych podawanych cen lub wartości. Wzór uwzględnia znaczenie wszystkich kryteriów ustalonych w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu lub specyfikacją. W związku z tym wszelkie przedziały sprowadza się jednak uprzednio do określonej wartości.
W przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych dla każdego wariantu podaje się odrębny wzór.
6. Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucje zamawiające bezzwłocznie przekazują wszystkim oferentom co najmniej te informacje, które pozwolą im ocenić w dowolnym momencie swoją pozycję w klasyfikacji. Mogą one również przekazywać inne informacje dotyczące innych podawanych cen lub wartości, pod warunkiem że jest to przewidziane w specyfikacji. Mogą również w dowolnym momencie podać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Jednak w żadnym wypadku, na jakimkolwiek etapie aukcji elektronicznej, nie mogą one ujawniać tożsamości oferentów.
7. Instytucje zamawiające zamykają aukcję elektroniczną na jeden lub kilka z poniższych sposobów:
a)
w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji podają z góry ustaloną datę i godzinę;
b)
gdy przestają otrzymywać nowe ceny lub nowe wartości odpowiadające wymogom dotyczącym minimalnych wartości postąpienia;
c)
gdy osiągnięta zostanie liczba etapów aukcji określona w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji.
Do celów akapitu pierwszego lit. b) instytucje zamawiające wskazują w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji czas, jaki musi upłynąć od otrzymania ostatniego postąpienia do zamknięcia aukcji elektronicznej.
Jeżeli instytucje zamawiające decydują o zamknięciu aukcji elektronicznej zgodnie z akapitem pierwszym lit. c), ewentualnie w połączeniu z zasadami przewidzianymi w akapicie pierwszym lit. b), zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji zawiera harmonogram poszczególnych etapów aukcji.
8. Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające udzielają zamówienia zgodnie z art. 149 na podstawie wyników aukcji elektronicznej.
Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z aukcji elektronicznych w niewłaściwy sposób, ani też w sposób uniemożliwiający, ograniczający lub naruszający konkurencję, ani też w celu zmiany przedmiotu zamówienia, określonego w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu i zdefiniowanego w specyfikacji.
Artykuł 151
Rażąco niskie oferty
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia oferty wydają się rażąco niskie, instytucja zamawiająca zobowiązana jest przed odrzuceniem takich ofert wyłącznie na tej podstawie zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów oferty, które uważa za istotne, oraz zweryfikować te elementy po należytym wysłuchaniu stron i uwzględnieniu otrzymanych wyjaśnień. Wyjaśnienia te mogą dotyczyć w szczególności przestrzegania przepisów z zakresu ochrony zatrudnienia i warunków pracy obowiązujących w miejscu wykonywania robót budowlanych, świadczenia usług lub realizacji dostaw.
Instytucja zamawiająca może w szczególności wziąć pod uwagę wyjaśnienia odnoszące się do:
a)
ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metod budowy;
b)
wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;
c)
oryginalności oferty.
2. Jeżeli instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest rażąco niska w wyniku udzielonej pomocy państwa, może ona odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie jedynie w przypadku, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym terminie ustalonym przez instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami i decyzjami określonymi w unijnych przepisach w sprawie pomocy państwa.
Artykuł 152
Terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające określają w dniach kalendarzowych sztywne i bezwzględnie obowiązujące terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału. Terminy są wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert, biorąc w szczególności pod uwagę złożoność zamówienia, potrzebę złożenia wizyty na miejscu lub zapoznania się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji.
2. W procedurach otwartych, w przypadku zamówień o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 52 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.
3. W procedurach ograniczonych, w przypadku korzystania z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 132, oraz w procedurach negocjacyjnych z ogłoszeniem, w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału jest nie krótszy niż 37 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.
W procedurach ograniczonych, w odniesieniu do zamówień o wartości równej progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 40 dni od dnia, w którym wysłano zaproszenia do składania ofert.
Jednak w procedurach po zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 136 ust. 1, termin składania ofert:
a)
w przypadku procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (i), jest nie krótszy niż 21 dni od dnia, w którym wysłano zaproszenie do składania ofert;
b)
w przypadku procedury dwuetapowej, o której mowa w art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (ii), jest nie krótszy niż 10 dni w odniesieniu do wniosków o dopuszczenie do udziału i nie krótszy niż 21 dni w odniesieniu do ofert.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające, zgodnie z art. 123 ust. 2, przesłały do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne lub same opublikowały wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy w odniesieniu do zamówień, których wartość przekracza progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania ofert może co do zasady zostać skrócony do 36 dni, ale w żadnych okolicznościach nie może on być krótszy niż 22 dni od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert.
Skrócenie terminów, o których mowa w akapicie pierwszym, możliwe jest tylko wówczas, gdy wstępne ogłoszenie informacyjne spełnia następujące warunki:
a)
zawiera wszelkie informacje wymagane w ogłoszeniu o zamówieniu, o ile informacje te są dostępne w chwili publikacji ogłoszenia;
b)
zostało wysłane do publikacji nie mniej niż 52 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu.
5. Terminy składania ofert mogą zostać skrócone o pięć dni, jeżeli od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do wyrażenia zainteresowania zapewniony jest nieograniczony i bezpośredni dostęp drogą elektroniczną do wszystkich dokumentów składających się na zaproszenie do składania ofert.
Artykuł 153
Okres dostępu do dokumentacji przetargowej
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Pod warunkiem że wniosek został złożony we właściwym czasie przed upływem terminu składania ofert, specyfikacja lub dokumenty opisowe z procedury, o której mowa w art. 132, a także dokumenty dodatkowe przesyłane są w ciągu pięciu dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, z zastrzeżeniem przepisów ust. 4, do wszystkich podmiotów gospodarczych, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dokumentów złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.
2. Pod warunkiem że wniosek został złożony w odpowiednim czasie przed upływem terminu składania ofert, dodatkowe informacje odnoszące się do specyfikacji, dokumentów opisowych lub dokumentów dodatkowych, przekazywane są równocześnie wszystkim podmiotom gospodarczym, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty, najwcześniej jak to możliwe i nie później niż sześć dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert lub w przypadku wniosków o informacje otrzymanych mniej niż osiem dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert - najwcześniej jak to możliwe po otrzymaniu wniosku. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.
3. Jeżeli, niezależnie od przyczyny, specyfikacja i dodatkowe dokumenty lub informacje nie mogą zostać przekazane w terminach określonych w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu lub jeżeli oferty mogą zostać złożone dopiero po wizycie na miejscu lub po zapoznaniu się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji, terminy składania ofert, o których mowa w art. 152, zostają przedłużone w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do przygotowania ofert. Przedłużenie to jest we właściwy sposób ogłaszane, zgodnie z zasadami określonymi w art. 123-126.
4. Jeżeli w procedurze otwartej, w tym w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, całe zaproszenie do składania ofert i wszystkie dokumenty dodatkowe są dostępne w sposób nieograniczony, bezpośredni i pełny drogą elektroniczną, przepisy ust. 1 niniejszego artykułu nie mają zastosowania. Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 123 ust. 3, zawiera wówczas adres strony internetowej, na której dokumenty są udostępnione.
Artykuł 154
Terminy mające zastosowanie w przypadkach pilnych
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli ze względu na należycie uzasadnioną pilną potrzebę nie mogą być zachowane minimalne terminy ustanowione w art. 152 ust. 3 w odniesieniu do procedur ograniczonych i procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, instytucje zamawiające mogą ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach kalendarzowych:
a)
termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału wynoszący nie mniej niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub nie mniej niż 10 dni, jeżeli ogłoszenie jest przesyłane do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną;
b)
termin składania ofert wynoszący nie mniej niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.
2. W procedurach ograniczonych i przyspieszonych procedurach negocjacyjnych dodatkowe informacje dotyczące specyfikacji są przekazywane wszystkim kandydatom lub oferentom nie później niż cztery dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony we właściwym czasie.
Artykuł 155
Metody komunikacji
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału są określane przez instytucję zamawiającą, która może wybrać wyłączny sposób składania ofert lub wniosków. Oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być składane w formie listownej lub drogą elektroniczną. Wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być również składane za pośrednictwem faksu.
Wybrane środki komunikacji są powszechnie dostępne i nie mogą powodować ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każda złożona oferta i każdy złożony wniosek zawiera wszelkie informacje niezbędne do jej lub jego oceny;
b)
integralność danych zostaje zachowana;
c)
poufność ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału zostaje zachowana, a instytucje zamawiające zapoznają się z tymi ofertami i wnioskami o dopuszczenie do udziału dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie;
d)
dane osobowe są chronione zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W razie gdy potrzebny jest dowód prawny, instytucje zamawiające mogą zażądać, by wnioski o dopuszczenie do udziału składane za pośrednictwem faksu były potwierdzone w formie listownej lub drogą elektroniczną możliwie jak najszybciej, a w każdym razie przed nieprzekraczalnym terminem określonym w art. 152.
2. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, wykorzystywane narzędzia, a także ich właściwości techniczne mają charakter niedyskryminacyjny, są powszechnie dostępne, kompatybilne z ogólnie stosowanymi technologiami informacyjno-komunikacyjnymi oraz nie powodują ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.
3. Z wyjątkiem zamówień o wartości poniżej progu określonego w art. 170 ust. 1, urządzenia do elektronicznego przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału gwarantują, poprzez środki techniczne i odpowiednie procedury, że:
a)
tożsamość podmiotu gospodarczego może być potwierdzona w sposób pewny;
b)
możliwe jest precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału;
c)
możliwe jest w praktyce dopilnowanie, aby przed upływem określonych terminów nikt nie uzyskał dostępu do danych przesyłanych zgodnie z tymi wymaganiami;
d)
jeżeli zakaz dostępu zostanie złamany, możliwe jest w praktyce zapewnienie oczywistego wykrycia takiego naruszenia;
e)
jedynie osoby uprawnione mogą ustalać lub zmieniać daty otwarcia przesłanych danych;
f)
podczas poszczególnych etapów procedury udzielania zamówień dostęp do całości lub części przedłożonych danych musi być możliwy jedynie w wyniku równoczesnego podjęcia działań przez osoby uprawnione;
g)
równoczesne podjęcie działań przez osoby uprawnione musi zapewniać dostęp do danych przesłanych wyłącznie po określonej dacie;
h)
dane otrzymane i otwarte zgodnie z tymi wymaganiami muszą pozostać dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych do zapoznania się z nimi.
4. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, przyjmuje się, że dokumenty elektroniczne przedłożone za pośrednictwem tego systemu są oryginałami oraz że zostały podpisane przez uprawnionego przedstawiciela podmiotu gospodarczego.
5. W przypadku gdy składanie ofert lub wniosków odbywa się w formie listownej, oferenci lub kandydaci mogą składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału:
a)
albo za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej; w takim przypadku w zaproszeniu do składania ofert określa się, że decyduje data wysyłki, stempla pocztowego lub dowodu nadania;
b)
albo dostarczając do siedziby instytucji osobiście lub przez pośrednika; w takim przypadku w zaproszeniu do składania ofert określa się, poza informacjami, o których mowa w art. 138 ust. 2 lit. a), departament, do którego oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału mają być dostarczane, za pokwitowaniem odbioru opatrzonym datą i podpisem.
6. W celu zachowania poufności i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych w formie listownej zaproszenie do składania ofert zawiera następujący zapis:
Oferta musi zostać złożona w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na kopercie wewnętrznej musi być umieszczony, oprócz nazwy departamentu, będącego adresatem, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, napis: „Zaproszenie do składania ofert - nie otwierać przy rozdzielaniu poczty”. W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą one być zaklejone taśmą samoprzylepną, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie.
Artykuł 156
Wadium
(Artykuł 111 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, które wnosi się zgodnie z art. 163, stanowiącego 1-2 % całkowitej wartości zamówienia.
Wadium jest zwracane w momencie udzielenia zamówienia. Jeżeli oferta nie zostanie złożona w określonym terminie lub jeżeli złożona oferta zostaje następnie wycofana, wadium zostaje zatrzymane.
Artykuł 157
Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które spełniają wymogi art. 155, zostają otwarte.
2. W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza próg ustanowiony w art. 137 ust. 1, właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do otwierania ofert.
Komisja otwierająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego. W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, w których nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję otwierającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji otwierającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter procedury udzielania zamówień.
3. W przypadku ofert składanych drogą pocztową jeden lub kilku członków komisji otwierającej parafuje dokumenty, potwierdzając datę i godzinę wysyłki każdej oferty.
Parafują oni również:
a)
albo każdą stronę każdej oferty;
b)
albo okładkę i strony zawierające szczegółowe dane finansowe każdej oferty, przy czym integralność pierwotnej oferty jest zagwarantowana za pomocą wszelkich odpowiednich środków stosowanych przez departament, który jest niezależny od departamentu zatwierdzającego, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2 akapit drugi.
W przypadku gdy zamówienie udzielane jest w drodze automatycznej procedury udzielania zamówień zgodnie z art. 149 ust. 1 lit. a), ceny podane w ofertach spełniających wymogi są podawane do wiadomości publicznej.
Członkowie komisji podpisują pisemny protokół otwarcia otrzymanych ofert, w którym wymienia się oferty, które spełniają wymogi zawarte w art. 155, oraz oferty, które ich nie spełniają, oraz podaje się podstawy odrzucenia za brak zgodności przez odniesienie do metod składania ofert, o których mowa w art. 155. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.
Artykuł 158
Komisja oceniająca oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które uznano za zgodne z wymogami zawartymi w art. 155, są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą, utworzoną dla każdego z dwóch etapów, odpowiednio, na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia i wyboru oraz kryteriów udzielania zamówień.
Komisję powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający, aby wydawała ona opinie doradcze w sprawie zamówień, których wartość przekracza próg, o którym mowa w art. 137 ust. 1.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może jednak zdecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów udzielania zamówień, a ocena ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru zostanie dokonana przy użyciu innych właściwych środków gwarantujących brak konfliktu interesów.
2. Komisja oceniająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez te osoby z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, jeśli nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
Komisja oceniająca może składać się z tych samych członków co komisja otwierająca oferty.
Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję oceniającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji oceniającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury udzielania zamówień.
3. Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które nie spełniają wszystkich istotnych wymogów określonych w dokumentacji przetargowej, są odrzucane.
Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie w wyznaczonym przez nią terminie dodatkowych materiałów lub objaśnień do dokumentów potwierdzających, złożonych w związku z kryteriami wykluczenia i wyboru.
Wnioski o dopuszczenie do udziału oraz oferty, które nie są wykluczone i spełniają kryteria wyboru, uznaje się za dopuszczalne.
4. W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca żąda wszelkich istotnych informacji dotyczących zawartości oferty.
Artykuł 159
Wyniki oceny
(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)
1. Sporządza się opatrzony datą pisemny protokół oceny i klasyfikacji wniosków o dopuszczenie do udziału i ofert, które uznano za spełniające wymogi.
Pisemny protokół podpisują wszyscy członkowie komisji oceniającej. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.
W przypadku gdy komisji oceniającej nie upoważniono do weryfikacji ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru, pisemny protokół podpisują także osoby, które zostały do tego upoważnione przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Pisemny protokół jest przechowywany do wglądu.
2. Pisemny protokół, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:
a)
nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy kandydatów lub oferentów dopuszczonych do oceny oraz powody ich wyboru;
d)
przyczyny odrzucenia ofert uznanych za rażąco niskie;
e)
imiona i nazwiska lub nazwy proponowanych kandydatów lub wykonawców i przyczyny takiego wyboru oraz część zamówienia lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, jeżeli jest ona znana.
3. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, podając co najmniej następujące informacje:
a)
nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, lub przedmiot i maksymalną wartość umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy kandydatów lub oferentów dopuszczonych do oceny oraz powody ich wyboru;
d)
przyczyny odrzucenia ofert uznanych za rażąco niskie;
e)
imiona i nazwiska lub nazwy wybranych kandydatów lub wykonawców oraz przyczyny takiego wyboru, przez odniesienie do ogłoszonych z wyprzedzeniem kryteriów wyboru i udzielania zamówień, oraz część zamówienia lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, jeżeli jest ona znana;
f)
w przypadku procedur negocjacyjnych i dialogu konkurencyjnego - okoliczności, o których mowa w art. 132, 134, 135, 266, 268, 270 i 271, które uzasadniają ich zastosowanie;
g)
w stosownych przypadkach przyczyny, dla których instytucja zamawiająca podjęła decyzję o nieudzieleniu zamówienia.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień decyzję, o której mowa w akapicie pierwszym, podejmuje instytucja zamawiająca odpowiedzialna za procedurę udzielania zamówień.
Artykuł 160
Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami
(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)
1. Kontakty między instytucją zamawiającą i oferentami w trakcie procedury udzielania zamówień mogą mieć miejsce, w drodze wyjątku, na warunkach określonych w ust. 2 i 3.
2. Przed upływem terminu składania ofert, w kwestii dodatkowych dokumentów i informacji, o których mowa w art. 153, instytucja zamawiająca może:
a)
na wniosek oferentów przekazać dodatkowe informacje wyłącznie w celu wyjaśnienia charakteru zamówienia; informacje takie przekazywane są tego samego dnia wszystkim oferentom, którzy wystąpili z wnioskiem o przekazanie specyfikacji;
b)
z własnej inicjatywy, jeżeli wykryje błąd, brak dokładności, pominięcie lub inny rodzaj błędu pisarskiego w tekście ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do składania ofert lub specyfikacji, powiadomić o tym fakcie zainteresowane osoby tego samego dnia i w identyczny sposób, jaki miał zastosowanie do pierwotnego zaproszenia do składania ofert.
3. Jeżeli po otwarciu ofert wymagane są pewne wyjaśnienia w związku z ofertą lub jeżeli oczywiste błędy pisarskie w ofercie wymagają skorygowania, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem; taki kontakt nie może jednak prowadzić do jakiejkolwiek zmiany warunków oferty.
4. W każdym przypadku nawiązania kontaktu oraz w należycie uzasadnionych przypadkach nienawiązania kontaktu, o których mowa w art. 96 rozporządzenia finansowego, odnotowuje się ten fakt w aktach dotyczących procedury.
Artykuł 161
Informacje dla kandydatów i oferentów
(Artykuły 113, 114 i 118 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające najszybciej jak to możliwe zawiadamiają kandydatów i oferentów o podjętych decyzjach dotyczących udzielenia zamówienia, zawarcia umowy ramowej lub dopuszczenia do dynamicznego systemu zakupów, w tym także o powodach ewentualnej decyzji o nieudzieleniu zamówienia, niezawarciu umowy ramowej lub o nieustanowieniu dynamicznego systemu zakupów, będących przedmiotem przetargu konkurencyjnego, lub też o ponownym rozpoczęciu procedury.
2. Instytucja zamawiająca przekazuje informacje przewidziane w art. 113 ust. 2 rozporządzenia finansowego nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisemnego wniosku.
3. W przypadku zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź wyższej i niewykluczonych z zakresu dyrektywy 2004/18/WE, instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie zawiadamia drogą elektroniczną wszystkich niewybranych oferentów lub kandydatów, że ich wnioski bądź oferty nie zostały przyjęte, przy czym dopełnia ona tego obowiązku:
a)
w przypadku procedury udzielania zamówień organizowanej w dwóch oddzielnych etapach - wkrótce po podjęciu decyzji na podstawie kryteriów wykluczenia i wyboru, ale przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia;
b)
w odniesieniu do decyzji o udzieleniu zamówienia i decyzji o odrzuceniu ofert - najszybciej jak to możliwie, a najpóźniej w ciągu tygodnia następującego po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia.
W każdym przypadku instytucja zamawiająca podaje powody, dla których oferta lub wniosek nie zostały przyjęte, i wskazuje na dostępne środki ochrony prawnej.
Niewybrani oferenci lub kandydaci mogą zwrócić się z pisemnym wnioskiem o dodatkowe informacje na temat przyczyn odrzucenia ich oferty lub wniosku, przesłanym listem, faksem lub pocztą elektroniczną, a wszyscy wybrani oferenci, których oferty nie zostały wyeliminowane, mogą uzyskać informacje o ogólnych danych oraz zaletach oferty, którą przyjęto, oraz imieniu i nazwisku lub nazwie zwycięskiego oferenta, nie naruszając przepisów art. 113 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego. Instytucje zamawiające udzielają odpowiedzi nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku.
Artykuł 162
Podpisanie umowy
(Artykuł 113 i 118 rozporządzenia finansowego)
Wykonywanie zamówienia nie może rozpocząć się przed podpisaniem umowy.
Sekcja 4
Zabezpieczenia i działania naprawcze
Artykuł 163
Zabezpieczenia
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy wykonawcy są zobowiązani do uprzedniego złożenia zabezpieczenia, musi ono opiewać na taką kwotę i obejmować taki okres, które wystarczają do jego uruchomienia.
2. Zabezpieczenie wystawia bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ono zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, jeśli wyrazi na to zgodę instytucja zamawiająca.
Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.
Jego skutkiem jest udzielenie przez bank lub instytucję finansową lub osobę trzecią nieodwołalnego zabezpieczenia, lub występowanie przez te podmioty lub osoby w charakterze odpowiadającego w pierwszej kolejności poręczyciela zobowiązań wykonawcy.
Artykuł 164
Zabezpieczenie należytego wykonania
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. Aby zapewnić całkowite wykonanie robót budowlanych, realizację dostaw lub świadczenie usług oraz w przypadku gdy zgodnie z warunkami umowy odbioru końcowego nie można dokonać po płatności końcowej, w poszczególnych przypadkach i w oparciu o wstępną analizę ryzyka urzędnik zatwierdzający może zażądać zabezpieczenia należytego wykonania.
2. Zabezpieczenie odpowiadające 10 % całkowitej wartości zamówienia może być utworzone z odliczeń od dokonywanych płatności.
Może być ono zastąpione kwotą potrąconą od płatności końcowej, w celu utworzenia zabezpieczenia do momentu końcowego odbioru usług, dostaw lub robót budowlanych. Kwota jest ustalana przez urzędnika zatwierdzającego i jest proporcjonalna do ryzyka stwierdzonego w odniesieniu do wykonania umowy, z uwzględnieniem jej przedmiotu oraz zwykle stosowanych warunków handlowych obowiązujących w danym sektorze.
Warunki takiego zabezpieczenia ogłasza się w dokumentacji przetargowej.
3. Po końcowym odbiorze robót budowlanych, usług lub dostaw zabezpieczenia są zwalniane zgodnie z warunkami umowy.
Artykuł 165
Zabezpieczenia płatności zaliczkowych
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucja zamawiająca, stwierdziwszy konieczność płatności zaliczkowych, przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówień ocenia ryzyko związane z płatnościami zaliczkowymi ze szczególnym uwzględnieniem następujących kryteriów:
a)
wartości szacunkowej zamówienia;
b)
jego przedmiotu;
c)
jego okresu trwania oraz tempa;
d)
struktury rynku.
2. Zabezpieczenie jest wymagane w zamian za płatność zaliczki w przypadku, o którym mowa w art. 146 ust. 6 akapit drugi, lub gdy zdecyduje o tym urzędnik zatwierdzający na mocy ust. 1 niniejszego artykułu.
Zabezpieczenie nie jest wymagane w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, o których mowa w art. 137 ust. 1.
Zabezpieczenie jest zwalniane po odliczeniu płatności zaliczkowych od płatności okresowych lub płatności sald dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami umowy.
Artykuł 166
Zawieszenie w przypadku błędów lub nieprawidłowości
(Artykuł 116 rozporządzenia finansowego)
1. Umowy mogą zostać zawieszone na mocy art. 116 rozporządzenia finansowego w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie umowy zostaje jak najszybciej wznowione.
2. Przez istotny błąd lub nieprawidłowość rozumie się wszelkie naruszenie przepisów umowy lub rozporządzenia, wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub może powodować stratę dla budżetu Unii.
ROZDZIAŁ 2
Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek
Artykuł 167
Określenie odpowiednich poziomów do obliczania progów
(Artykuł 117 i 118 rozporządzenia finansowego)
Każdy delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 118 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.
Artykuł 168
Zamówienia odrębne i zamówienia dzielone na części
(Artykuły 104 i 118 rozporządzenia finansowego)
1. Wartość szacunkowa zamówienia nie może być ustalona w celu uniknięcia wymogów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu; zamówienie nie może też zostać w tym celu podzielone.
Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i opłacalne, zamówienia o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej udzielane są jednocześnie w postaci odrębnych części.
2. W przypadku gdy przedmiot zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane jest podzielony na kilka części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego zamówienia, w ogólnej ocenie stosowanego progu uwzględniana jest łączna wartość wszystkich części.
W przypadku gdy łączna wartość wszystkich części jest równa progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub je przekracza, przepisy art. 97 ust. 1 i art. 104 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego mają zastosowanie do każdej z tych części.
3. W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci odrębnych części, oferty oceniane są oddzielnie dla każdej części. Jeśli temu samemu oferentowi udzielono zamówienia na kilka części, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie te części zamówienia.
Artykuł 169
Zasady szacowania wartości niektórych zamówień
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby obliczenia szacunkowej kwoty zamówienia instytucja zamawiająca uwzględnia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy.
W przypadku gdy zamówienie dopuszcza składanie ofert wariantowych lub odnowienie zamówienia, podstawą obliczenia jest maksymalna dopuszczalna kwota, z uwzględnieniem wykorzystania klauzuli dotyczącej wariantów i odnowienia.
Obliczenie jest dokonywane na etapie wysyłki ogłoszenia o zamówieniu lub, jeżeli takie ogłoszenie nie jest przewidywane, w chwili rozpoczęcia procedury udzielania zamówień przez instytucję zamawiającą.
2. Przy umowach ramowych i dynamicznych systemach zakupów uwzględniana jest maksymalna wartość wszystkich zamówień przewidywanych w całym okresie obowiązywania umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów.
3. W odniesieniu do zamówień na usługi uwzględnia się:
a)
w przypadku usług ubezpieczeniowych - należną składkę i inne formy wynagrodzenia;
b)
w przypadku usług bankowych lub finansowych - opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;
c)
w przypadku zamówień obejmujących projekty - opłaty, prowizje i inne rodzaje wynagrodzenia.
4. W przypadku zamówień na usługi, w których nie określa się całkowitej ceny, lub zamówień na dostawy dotyczących leasingu, najmu lub kupna na raty produktów, wartość, jaką uwzględnia się jako podstawę do obliczania wartości szacunkowej, to:
a)
w przypadku zamówień o ustalonym terminie:
(i)
jeżeli termin ten wynosi czterdzieści osiem miesięcy lub mniej w przypadku usług lub dwanaście miesięcy lub mniej w przypadku dostaw - całkowita wartość zamówienia przez okres jego trwania;
(ii)
jeżeli termin ten wynosi więcej niż dwanaście miesięcy w przypadku dostaw - całkowita wartość, włączając szacowaną wartość końcową;
b)
w przypadku zamówień na czas nieokreślony lub w przypadku usług na okres przekraczający czterdzieści osiem miesięcy - wartość miesięczna pomnożona przez czterdzieści osiem.
5. W przypadku zamówień na usługi lub dostawy udzielanych regularnie lub podlegających powtórzeniu w oznaczonym czasie, wartość zamówienia ustala się na podstawie:
a)
rzeczywistej łącznej wartości podobnych zamówień na te same rodzaje usług lub produkty, udzielonych w poprzednim roku budżetowym lub w ciągu poprzednich dwunastu miesięcy, skorygowanej, jeżeli jest to możliwe, o przewidywane zmiany w ilości lub wartości w ciągu dwunastu miesięcy następujących po pierwotnym zamówieniu; albo
b)
szacunkowej łącznej wartości kolejnych zamówień udzielonych w ciągu dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi lub pierwszej dostawy, względnie w czasie trwania zamówienia, jeżeli jest on dłuższy niż dwanaście miesięcy.
6. W przypadku zamówień na roboty budowlane uwzględnia się nie tylko wartość robót, ale również szacunkową całkowitą wartość dostaw niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.
Artykuł 170
Progi na potrzeby stosowania procedur na podstawie dyrektywy 2004/18/WE
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Progi, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w dyrektywie 2004/18/WE odpowiednio dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane.
2. Terminy, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w art. 152, 153 i 154.
Artykuł 171
Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucja zamawiająca podpisuje ze zwycięskim oferentem umowę bądź umowę ramową, które są objęte dyrektywą 2004/18/WE, nie wcześniej niż po upływie 14 dni kalendarzowych.
Termin ten biegnie:
a)
od dnia następującego po dniu równoczesnego przesłania powiadomień zwycięskim i niewybranym oferentom; albo
b)
od dnia następującego po dniu, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 123, zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w przypadku gdy udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej odbyło się w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
W przypadkach gdy wysyłka, o której mowa w lit. a) drugiego akapitu, odbywa się przy użyciu faksu lub środków elektronicznych, okres zawieszenia wynosi 10 dni kalendarzowych.
W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez niewybranych albo poszkodowanych oferentów lub kandydatów bądź jakiekolwiek inne otrzymane przez nią odnośne informacje. Wnioski lub uwagi oraz wszelkie informacje muszą wpłynąć w terminie określonym w akapicie pierwszym. W przypadku zawieszenia podpisania umowy wszyscy kandydaci lub oferenci są zawiadamiani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.
Wszystkie umowy podpisane przed upływem terminu określonego w akapicie pierwszym uznaje się za nieważne, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ust. 2.
W przypadku gdy zamówienie nie może zostać udzielone przewidzianemu zwycięskiemu oferentowi lub gdy z takim oferentem nie może zostać zawarta umowa ramowa, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia oferentowi, który jest na następnym miejscu w klasyfikacji, lub zawrzeć z nim umowę ramową.
2. Termin określony w ust. 1 nie ma zastosowania:
a)
w przypadku procedur otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych po ogłoszeniu, w toku których wpłynęła tylko jedna oferta;
b)
w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych;
c)
w przypadku procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. c), art. 134 ust. 1 lit. g) ppkt (iii), art. 134 ust. 1 lit. h) oraz art. 134 ust. 1 lit. j).
Artykuł 172
Dowody wymagane do dopuszczenia do udziału w zamówieniach
(Artykuł 119 rozporządzenia finansowego)
Specyfikacje nakładają na oferentów obowiązek wskazania państwa, w którym mają oni swoją główną siedzibę lub w którym zamieszkują, oraz przedstawienia dowodów na poparcie tych informacji zwykle dopuszczalnych na podstawie prawa ich państwa.
TYTUŁ VI
DOTACJE
ROZDZIAŁ 1
Zakres i formy dotacji
Artykuł 173
Składki
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Składki, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, to kwoty wpłacane na rzecz organów, których Unia jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez dany organ.
Artykuł 174
Umowa o udzielenie dotacji i decyzja o udzieleniu dotacji
(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje udzielane są na podstawie decyzji lub pisemnej umowy.
2. Przy określaniu rodzaju instrumentu prawnego, który ma zostać użyty, uwzględnia się następujące czynniki:
a)
lokalizacja beneficjenta w Unii Europejskiej lub poza nią;
b)
stopień złożoności i standaryzacji przedmiotu finansowanych działań lub programów prac.
Artykuł 175
Wydatki na członków instytucji
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Wydatki na członków instytucji, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują wkłady na rzecz stowarzyszeń byłych i obecnych posłów do Parlamentu Europejskiego. Wkłady te wykorzystywane są zgodnie z wewnętrznymi przepisami administracyjnymi Parlamentu Europejskiego.
Artykuł 176
Działania, na które mogą być udzielane dotacje
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Działania, na które mogą być udzielane dotacje w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.
Żadne działanie nie może zostać podzielone na różne działania w celu obejścia zasad finansowania ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 177
Organy dążące do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Organ dążący do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii to:
a)
organ zaangażowany w dziedzinie edukacji, szkolenia, informacji, innowacji lub badań i studiów nad polityką europejską, we wszelkie działania na rzecz promowania obywatelstwa lub praw człowieka, lub też europejski organ normalizacyjny;
b)
podmiot reprezentujący organy nienastawione na zysk, działające w państwach członkowskich, krajach kandydujących lub potencjalnych krajach kandydujących oraz promujący zasady i polityki zgodne z celami Traktatów.
Artykuł 178
Partnerstwo
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
1. Poszczególne dotacje na działania i na działalność mogą stanowić część partnerstwa.
2. Partnerstwo może zostać ustanowione jako mechanizm długoterminowej współpracy pomiędzy Komisją i beneficjentami dotacji. Może ono przybrać formę umowy lub decyzji ramowej o partnerstwie.
Umowa lub decyzja ramowa o partnerstwie określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu prac, procedurę udzielania poszczególnych dotacji, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi zawartymi w niniejszym tytule, oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie poszczególnych umów lub decyzji.
Czas trwania partnerstwa nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przedmiotem partnerstwa.
Urzędnicy zatwierdzający nie mogą wykorzystywać umów bądź decyzji ramowych o partnerstwie w sposób nienależyty ani wykorzystywać ich w taki sposób, że ich cel lub skutek byłby sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równego traktowania wnioskodawców.
3. Partnerstwa traktowane są jak dotacje pod względem programowania, publikacji ex ante i udzielania.
4. Poszczególne dotacje oparte na umowach bądź decyzjach ramowych o partnerstwie udzielane są zgodnie z procedurami ustanowionymi w tych umowach bądź decyzjach oraz zgodnie z przepisami niniejszego tytułu.
Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 191.
Artykuł 179
Elektroniczne systemy wymiany informacji
(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Wszelka wymiana informacji z beneficjentami, w tym zawieranie umów o udzielenie dotacji, powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji oraz wszelkie ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez Komisję.
2. Systemy te spełniają następujące wymogi:
a)
dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;
d)
czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
3. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 2 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
Artykuł 180
Treść umów o udzielenie dotacji i decyzji o udzieleniu dotacji
(Artykuł 122 rozporządzenia finansowego)
1. W umowie o udzielenie dotacji określa się co najmniej:
a)
przedmiot;
b)
beneficjenta;
c)
czas trwania, mianowicie:
(i)
datę jej wejścia w życie;
(ii)
datę początkową i czas trwania działania lub rok budżetowy, na który przeznaczone są fundusze;
d)
maksymalną kwotę funduszy unijnych wyrażoną w euro oraz formę dotacji, uzupełnione w stosownych przypadkach o:
(i)
całkowite szacunkowe koszty kwalikowalne działania lub programu prac oraz stopę finansowania kosztów kwalifikowalnych;
(ii)
koszt jednostkowy, płatność ryczałtową lub stawkę zryczałtowaną, o których mowa w art. 123 lit. b), c) i d) rozporządzenia finansowego, o ile są one określone;
(iii)
połączenie elementów określonych w ppkt (i) i (ii) niniejszej litery;
e)
opis działania lub, w przypadku dotacji na działalność, opis programu prac zatwierdzonego na dany rok budżetowy przez urzędnika zatwierdzającego wraz z opisem spodziewanych wyników realizacji działania lub programu prac;
f)
warunki ogólne mające zastosowanie do wszystkich umów tego rodzaju, takie jak akceptacja przez beneficjenta kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy;
g)
szacowany budżet całkowity danego działania lub programu prac;
h)
w przypadku gdy realizacja działania wiąże się z zamówieniami - zasady, o których mowa w art. 209, lub zasady dotyczące zamówień, których beneficjent musi przestrzegać;
i)
obowiązki beneficjenta, w szczególności:
(i)
dotyczące należytego zarządzania finansami i składania sprawozdań z działalności i sprawozdań finansowych; w stosownych przypadkach ustanawia się cele pośrednie wymagające przedłożenia tych sprawozdań;
(ii)
w przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami - szczególne obowiązki ewentualnego koordynatora oraz pozostałych beneficjentów wobec koordynatora, jak również odpowiedzialność finansową beneficjentów za kwoty należne Komisji;
j)
ustalenia i terminy dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań i dokonywania płatności przez Komisję;
k)
w stosownych przypadkach - szczegółowe informacje dotyczące kwalifikowalnych kosztów działania lub zatwierdzonego programu prac, lub kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowych bądź stawek zryczałtowanych, o których mowa w art. 123 rozporządzenia finansowego;
l)
przepisy dotyczące eksponowania informacji o wsparciu finansowym Unii, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, gdy publiczna prezentacja informacji nie jest możliwa lub właściwa.
Ogólne warunki, o których mowa akapicie pierwszym w lit. f), określają co najmniej:
(i)
prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w umowie o udzielenie dotacji, jako prawo stosowane do umowy o udzielenie dotacji; odstępstwa są możliwe w umowach zawieranych z organizacjami międzynarodowymi;
(ii)
sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów.
2. Umowa o udzielenie dotacji może określać ustalenia dotyczące zawieszenia lub rozwiązania i odnośne terminy, zgodnie z art. 135 rozporządzenia finansowego.
3. W przypadkach, o których mowa w art. 178, umowa ramowa o partnerstwie bądź decyzja ramowa o partnerstwie określają informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), b), lit. c) ppkt (i), lit. f), lit. h) -j) oraz lit. l) niniejszego artykułu.
Dana decyzja o udzieleniu dotacji bądź umowa o udzielenie dotacji zawiera informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a)-e), lit. g) i k), oraz, tam gdzie to niezbędne, w ust. 1 akapit pierwszy lit. i).
4. Umowy o udzielenie dotacji mogą być zmieniane wyłącznie na piśmie. Takie zmiany, w tym zmiany, które mają na celu dodanie lub usunięcie beneficjenta, nie mogą mieć na celu dokonywania w umowach zmian, które podważałyby decyzję o udzieleniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów, ani też nie mogą skutkować wprowadzaniem takich zmian.
5. Przepisy ust. 1, 2, 3 i 4 stosują się z niezbędnymi zmianami do decyzji o udzieleniu dotacji.
Część informacji, o których mowa w ust. 1, może być zawarta w zaproszeniu do składania wniosków lub wszelkich powiązanych dokumentach, a nie w decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 181
Formy dotacji
(Artykuł 123 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje w formie, o jakiej mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnego szacunku budżetu złożonego wraz z wnioskiem oraz uwzględnionego w umowie o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.
2. Koszty jednostkowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej.
3. Płatności ryczałtowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmują ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry.
4. Finansowanie według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 123 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, obejmuje szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez zastosowanie określonej wartości procentowej.
Artykuł 182
Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych
(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zezwolenie na stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 124 ust. 1 rozporządzenia finansowego, obowiązuje w trakcie trwania całego programu. Zezwolenie to można poddać weryfikacji, jeżeli potrzebne są istotne zmiany. Dane i kwoty są oceniane okresowo, a w stosownych przypadkach dokonuje się korekty płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.
W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami pułap, o którym mowa w art. 124 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia finansowego, stosuje się do każdego beneficjenta.
2. Umowa o udzielenie dotacji bądź decyzja o udzieleniu dotacji zawiera wszelkie niezbędne postanowienia umożliwiające sprawdzenie, czy dotrzymano warunków dotyczących wypłaty dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.
3. Wypłata dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pozostaje bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów do celów przewidzianych w ust. 1 akapit pierwszy oraz w art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
4. Jeżeli kontrola przeprowadzona ex post wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dotacji na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, Komisja ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dotacji bez uszczerbku dla możliwości nałożenia kar, o których mowa w art. 109 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 2
Zasady
Artykuł 183
Zasada współfinansowania
(Artykuł 125 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Zgodnie z zasadą współfinansowania zasoby konieczne do realizacji działania lub programu prac nie mogą pochodzić w całości z wkładu Unii.
Współfinansowanie może mieć postać zasobów własnych beneficjenta, przychodów wygenerowanych przez dane działanie lub program prac lub wkładów finansowych bądź rzeczowych od osób trzecich.
2. Wkłady rzeczowe oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie.
Artykuł 184
Zasada braku zysku
(Artykuł 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
Wkłady finansowe od osób trzecich, które mogą zostać wykorzystane przez beneficjenta na pokrycie kosztów innych niż koszty kwalifikowalne na mocy dotacji unijnej, lub które nie są należne danej osobie trzeciej w przypadku ich niewykorzystania na koniec okresu realizacji działania lub programu prac, nie są uznawane za wkłady finansowe przeznaczone wyraźnie przez darczyńców na finansowanie kosztów kwalifikowalnych w rozumieniu art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 185
Dotacje o niskiej wartości
(Artykuł 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
Za dotacje o niskiej wartości uznaje się dotacje nieprzekraczające kwoty 60 000 EUR.
Artykuł 186
Pomoc techniczna
(Artykuł 101 i 125 rozporządzenia finansowego)
„Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.
Artykuł 187
Koszty kwalifikowalne
(Artykuł 126 ust. 3 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Podatek VAT jest uznawany za niepodlegający odzyskaniu na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych o VAT, jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi można go przypisać do któregoś z następujących działań:
a)
działań zwolnionych bez prawa do odliczenia;
b)
działań niepodlegających podatkowi VAT;
c)
działań, o których mowa w lit. a) lub b), w odniesieniu do których VAT nie podlega odliczeniu, lecz jest zwracany poprzez specjalne systemy zwrotu lub fundusze kompensacyjne nieprzewidziane dyrektywą 2006/112/WE, nawet jeżeli taki system lub fundusz jest ustanowiony przepisami krajowymi o VAT.
Podatek VAT dotyczący działań wymienionych w art. 13 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE uznaje się za zapłacony przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem, zdefiniowana w art. 13 ust. 1 akapit pierwszy tej dyrektywy, bez względu na to, czy te działania są uważane przez dane państwo członkowskie za działania, które podejmują podmioty prawa publicznego działające w charakterze organów władzy publicznej.
Artykuł 188
Programowanie
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący dotacji jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na poświęconej dotacjom stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej do dnia 31 marca roku, w którym ma być wykonany.
W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram zaproszeń do składania wniosków wraz z szacowaną kwotą oraz maksymalną stopą współfinansowania
Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w przypadku dotacji na dany rok.
2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.
Artykuł 189
Treść zaproszeń do składania wniosków
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. W zaproszeniach do składania wniosków określa się:
a)
zamierzone cele;
b)
kryteria kwalifikowalności, wykluczenia, wyboru i udzielania, określone w art. 131 i 132 rozporządzenia finansowego, oraz odpowiednie dokumenty potwierdzające;
c)
warunki dotyczące finansowania przez Unię;
d)
tryb i ostateczny termin składania wniosków, planowany termin przekazania wszystkim wnioskodawcom informacji o wynikach oceny ich wniosków oraz orientacyjną datę podpisania umów o udzielenie dotacji lub powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji.
2. Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych oraz, oprócz publikacji na stronie internetowej, za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych beneficjentów. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zaproszeń do składania wniosków podlegają publikacji na tych samych warunkach, jakie obowiązują w przypadku zaproszeń do składania wniosków.
Artykuł 190
Wyjątki od zaproszeń do składania wniosków
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje mogą być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
do celów pomocy humanitarnej oraz działań z zakresu ochrony ludności lub pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysowe w rozumieniu ust. 2;
b)
w innych wyjątkowych i należycie uzasadnionych nagłych przypadkach;
c)
organom, które mają monopol faktyczny lub z mocy prawa, należycie uzasadniony w decyzji o udzieleniu dotacji;
d)
organom wskazanym jako beneficjenci dotacji w akcie podstawowym w rozumieniu art. 54 rozporządzenia finansowego lub organom wyznaczonym przez państwa członkowskie na ich odpowiedzialność, jeżeli te państwa członkowskie są wskazane w akcie podstawowym jako beneficjenci dotacji;
e)
w przypadku badań i rozwoju technologicznego - podmiotom określonym w programie prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, o ile akt podstawowy wyraźnie przewiduje taką możliwość oraz pod warunkiem że projekt nie wchodzi w zakres zaproszenia do składania wniosków;
f)
na działania o cechach szczególnych, wymagające szczególnego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne, pod warunkiem że odnośne działania nie wchodzą w zakres zaproszenia do składania wniosków.
Przypadki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. f), muszą być należycie uzasadnione w decyzji o udzieleniu dotacji.
2. Sytuacje kryzysowe w państwach trzecich rozumie się jako sytuacje stanowiące bezpośrednie lub zbliżające się zagrożenie, które może przerodzić się w konflikt zbrojny lub grozić destabilizacją kraju. Sytuacje kryzysowe rozumie się także jako sytuacje spowodowane przez klęski żywiołowe, kryzysy wywołane przez człowieka, takie jak wojny i inne konflikty lub okoliczności nadzwyczajne o porównywalnych skutkach, związane między innymi ze zmianą klimatu, degradacją środowiska, niedostatecznym dostępem do energii i zasobów naturalnych lub skrajnym ubóstwem.
Artykuł 191
Publikacja ex post
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje dotyczące dotacji udzielonych w trakcie roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.
2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:
a)
liczbę wnioskodawców w minionym roku;
b)
liczbę oraz odsetek wybranych wniosków w ramach każdego zaproszenia do składania wniosków;
c)
średni czas trwania procedury od dnia zamknięcia przyjmowania wniosków do dnia udzielenia dotacji;
d)
liczbę i kwotę dotacji, w przypadku których odstąpiono od obowiązku publikacji ex post w minionym roku zgodnie z art. 21 ust. 4.
Artykuł 192
Informacje dla wnioskodawców
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
Komisja dostarcza wnioskodawcom informacje oraz wskazówki poprzez:
a)
przyjęcie wspólnych standardów dla formularzy zgłoszeniowych dla podobnych rodzajów dotacji oraz poprzez monitorowanie rozmiaru i czytelności tych formularzy;
b)
dostarczanie informacji potencjalnym wnioskodawcom, w szczególności poprzez organizowanie seminariów i zapewnianie podręczników;
c)
bieżącą aktualizację danych dla beneficjentów w aktach dotyczących osób prawnych, o których mowa w art. 63.
Artykuł 193
Finansowanie z oddzielnych linii budżetowych
(Artykuł 129 rozporządzenia finansowego)
Działanie może być finansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez różnych właściwych urzędników zatwierdzających.
Artykuł 194
Moc wsteczna finansowania w szczególnie nagłych przypadkach i w sytuacjach zapobiegania konfliktom
(Artykuł 130 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z art. 130 ust. 1 rozporządzenia finansowego wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą złożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Unię wyłącznie przy spełnieniu następujących warunków:
a)
przyczyny tego rodzaju odstępstwa zostały należycie uzasadnione w decyzji w sprawie finansowania;
b)
w decyzji w sprawie finansowania i umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji wyraźnie określono, że termin rozpoczynający okres kwalifikowalności przypada przed terminem złożenia wniosków.
Artykuł 195
Składanie wniosków o udzielenie dotacji
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady składania wniosków o udzielenie dotacji są określane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, który może wybrać sposób ich złożenia. Wnioski o udzielenie dotacji mogą być składane listownie lub drogą elektroniczną.
Wybrane środki komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu wnioskodawców do procedury udzielania dotacji.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każdy złożony wniosek zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;
b)
musi zostać zachowana integralność danych;
c)
musi zostać zachowana poufność wniosków;
d)
zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Do celów akapitu trzeciego lit. c) właściwy urzędnik zatwierdzający zapoznaje się z treścią wniosków dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby wnioski składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (19).
2. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zezwala na składanie wniosków drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne muszą mieć charakter niedyskryminacyjny, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi produktami technologii informacyjno-komunikacyjnych. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia wniosków, w tym kodowania, są udostępniane wnioskodawcom.
Ponadto urządzenia do odbioru wniosków drogą elektroniczną muszą gwarantować bezpieczeństwo i poufność. Muszą one także gwarantować precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania wniosków.
3. W przypadku przekazywania wniosków listownie, wnioskodawcy mogą je składać:
a)
za pośrednictwem poczty albo firmy kurierskiej; w tym przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się, że ważna jest data wysłania, stempla pocztowego lub dowodu nadania;
b)
dostarczając je do siedziby instytucji osobiście bądź przez przedstawiciela; w takim przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się departament właściwy do przyjmowania wniosków i wydawania potwierdzenia odbioru opatrzonego podpisem i datą.
ROZDZIAŁ 3
Procedura udzielania dotacji
Artykuł 196
Treść wniosków o udzieleniu dotacji
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Wnioski składa się na formularzach sporządzanych zgodnie ze wspólnymi normami ustanowionymi na podstawie art. 192 lit. a), udostępnianymi przez właściwych urzędników zatwierdzających, i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.
Dokumenty potwierdzające, o których mowa w art. 131 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia finansowego, mogą obejmować między innymi rachunek zysków i strat, a także bilans za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto rozliczenia.
2. Dochody i wydatki w szacowanym budżecie danego działania lub programu prac, załączonym do wniosku muszą znajdować się w równowadze, z uwzględnieniem rezerw na nieprzewidziane zdarzenia lub ewentualne zmiany kursowe, które mogą być dozwolone w należycie uzasadnionych przypadkach; określa się w nim także szacunkowe koszty kwalifikowalne działania lub programu prac.
3. Jeżeli wniosek dotyczy dotacji na działanie, których kwota przekracza 750 000 EUR, lub dotacji na działalność przekraczających 100 000 EUR, przedkłada się sprawozdanie z badania sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego. Sprawozdanie takie zawiera poświadczenie sprawozdania rachunkowego za ostatni dostępny rok obrachunkowy.
Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do właściwego urzędnika zatwierdzającego w dowolnym roku budżetowym.
W przypadku umów między Komisją a kilkoma beneficjentami progi określone w akapicie pierwszym mają zastosowanie do każdego beneficjenta.
W przypadku partnerstw, o których mowa w art. 178, przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa musi zostać sporządzone sprawozdanie z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, obejmujące ostatnie dwa dostępne lata obrachunkowe.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od oceny ryzyka, zwolnić z obowiązku przedstawienia sprawozdania z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym, instytucje zajmujące się kształceniem i szkoleniem oraz, w przypadku umów z kilkoma beneficjentami, tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną lub którzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności finansowej.
Akapitu pierwszego niniejszego ustępu nie stosuje się do organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43.
4. Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty finansowania unijnego, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie lub jego część bądź na swoje funkcjonowanie w tym samym roku budżetowym, a także wszelkie inne finansowanie, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie.
Artykuł 197
Dowody braku podstaw do wykluczenia
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Wnioskodawcy składają oświadczenie, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w art. 106 ust. 1 i art. 107 rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 131 ust. 4 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od analizy ryzyka, zażądać, aby wyłonieni wnioskodawcy przedłożyli dowody, o których mowa w art. 143. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający tego zażąda, wyłonieni wnioskodawcy dostarczają takie dowody, chyba że nie mają faktycznej możliwości ich dostarczenia, co potwierdza właściwy urzędnik zatwierdzający, lub tego rodzaju dowody zostały już przedstawione do celów innej procedury udzielania dotacji lub procedury udzielania zamówień, pod warunkiem że od daty wystawienia dokumentów upłynął nie więcej niż jeden rok i że są one nadal ważne.
Artykuł 198
Wnioskodawcy niemający osobowości prawnej
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy wniosek o dotację składa wnioskodawca niemający osobowości prawnej, zgodnie z art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przedstawiciele takiego wnioskodawcy udowadniają, że są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w imieniu wnioskodawcy oraz że wnioskodawca posiada zdolność finansową i operacyjną równoważną zdolności osób prawnych.
Artykuł 199
Podmioty stanowiące jednego wnioskodawcę
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli kilka podmiotów spełnia kryteria ubiegania się o dotację i razem tworzą jeden podmiot, właściwy urzędnik zatwierdzający może traktować ten podmiot jak pojedynczego wnioskodawcę, pod warunkiem że we wniosku wskazano, iż podmioty zaangażowane w proponowane działanie lub program prac stanowią wnioskodawcę.
Artykuł 200
Kary finansowe i administracyjne
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Na wnioskodawców, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, mogą zostać nałożone kary finansowe lub administracyjne na warunkach określonych w art. 145.
Tego rodzaju kary finansowe lub administracyjne mogą również zostać nałożone na beneficjentów, w przypadku których stwierdzono poważne naruszenie zobowiązań umownych.
Artykuł 201
Kryteria kwalifikowalności
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria kwalifikowalności publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Kryteria kwalifikowalności określają warunki udziału w zaproszeniu do składania wniosków. Kryteria te ustalane są przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz są zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.
Artykuł 202
Kryteria wyboru
(Artykuł 132 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków i umożliwiają ocenę zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac.
2. Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, tak aby utrzymać działalność przez cały okres realizacji działania lub w roku, na który dotacja została udzielona, oraz aby móc uczestniczyć w finansowaniu. Wnioskodawca musi mieć kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac, chyba że akt podstawowy wyraźnie stanowi inaczej.
3. Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów potwierdzających, o których mowa w art. 196, których zażądał właściwy urzędnik zatwierdzający w zaproszeniu do składania wniosków.
Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów potwierdzających, natomiast właściwy urzędnik zatwierdzający ma wątpliwości co do zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy, zwraca się on do wnioskodawcy o dostarczenie odpowiednich dokumentów.
W przypadku partnerstwa, o którym mowa w art. 178, weryfikacja ta wykonywana jest przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa.
Artykuł 203
Kryteria udzielania dotacji
(Artykuł 132 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria udzielania dotacji publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Kryteria udzielania dotacji umożliwiają udzielanie dotacji na działania, które maksymalizują ogólną skuteczność realizowanego za ich pomocą programu unijnego, lub udzielanie ich organom, których program prac jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określa się w taki sposób, aby zapewniały również właściwe zarządzanie unijnymi środkami finansowymi.
Kryteria udzielania dotacji stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór tych planowanych działań lub programów prac, co do których Komisja może być pewna, że będą zgodne z jej celami i priorytetami oraz zagwarantują wyeksponowanie unijnego finansowania.
3. Kryteria udzielania dotacji określa się w taki sposób, aby możliwe było późniejsze przeprowadzenie oceny.
Artykuł 204
Ocena wniosków i udzielenie dotacji
(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do oceny wniosków, chyba że Komisja zdecyduje inaczej w ramach konkretnego programu sektorowego.
Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
2. W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje podziału tej procedury na kilka etapów. Zasady regulujące wspomnianą procedurę ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.
Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę składania wniosków, do złożenia pełnego wniosku do drugiego etapu wzywa się jedynie wnioskodawców, których oferty spełniają kryteria oceny dla pierwszego etapu.
Jeśli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap polegający na ocenie dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów, są oceniane w drugim etapie.
Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają o tym powiadomieni zgodnie z art. 133 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Każdy kolejny etap procedury musi być wyraźnie oddzielony od poprzedniego.
W toku jednej procedury nie można zwrócić się więcej niż jeden raz o dostarczenie tych samych dokumentów i informacji.
3. Komisja oceniająca bądź, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji bądź o wyjaśnienia do dokumentów potwierdzających złożonych w związku z wnioskiem, pod warunkiem że takie informacje lub wyjaśnienia nie zmieniają zasadniczo wniosku. Zgodnie z art. 96 rozporządzenia finansowego, w przypadku oczywistych błędów pisarskich komisja oceniająca lub urzędnik zatwierdzający mogą od tego odstąpić jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach. Urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.
4. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji oceniającej podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierający ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać finansowanie. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.
W miarę potrzeby wykaz ten zawiera klasyfikację przeanalizowanych wniosków, zalecenia dotyczące maksymalnej kwoty dotacji oraz ewentualne mniej istotne zmiany we wniosku o dotację.
Wykaz jest przechowywany do wglądu.
5. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy o dostosowanie wniosku zgodnie z zaleceniami komisji oceniającej. Właściwy urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.
Właściwy urzędnik zatwierdzający po ocenie podejmuje decyzję, podając co najmniej:
a)
przedmiot i całkowitą kwotę decyzji;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy wybranych wnioskodawców, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, włączając przypadki, w których jest on niezgodny z opinią komisji oceniającej;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców i przyczyny odrzucenia.
6. Ustępy 1, 2 i 4 niniejszego artykułu nie są obowiązkowe w odniesieniu do dotacji udzielanych na mocy art. 190 niniejszego rozporządzenia i art. 125 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 205
Informacje dla wnioskodawców
(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)
Odrzuceni wnioskodawcy są powiadamiani o wyniku oceny ich wniosków w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w terminie 15 dni kalendarzowych od przesłania informacji wybranym wnioskodawcom.
ROZDZIAŁ 4
Płatności i kontrola
Artykuł 206
Zabezpieczenie płatności zaliczkowych
(Artykuł 134 rozporządzenia finansowego)
1. W celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą zaliczek właściwy urzędnik zatwierdzający może, na podstawie analizy ryzyka, zażądać od beneficjenta złożenia zabezpieczenia z góry na kwotę nie wyższą niż wartość zaliczki, przy czym nie dotyczy to dotacji o niskiej wartości, lub podzielić płatność na kilka rat.
2. W przypadku gdy zabezpieczenie jest wymagane, podlega ono ocenie i akceptacji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Zabezpieczenie jest ważne przez okres na tyle długi, aby możliwe było jego uruchomienie.
3. Zabezpieczenia udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa z siedzibą w jednym z państw członkowskich. W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uzna on, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami zabezpieczeń udzielanych przez banki lub instytucje finansowe z siedzibą w państwach członkowskich.
Na wniosek beneficjenta zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym, może zostać zastąpione solidarnym zabezpieczeniem osoby trzeciej lub solidarnym, nieodwołalnym i bezwarunkowym zabezpieczeniem beneficjentów danego działania, którzy są stroną tej samej umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, po zatwierdzeniu przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.
Skutkuje ono tym, że bank lub instytucja finansowa, osoba trzecia lub inni beneficjenci występują jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.
4. Zabezpieczenie jest uwalniane w miarę stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności salda na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 207
Dokumenty potwierdzające dołączane do wniosków o płatność
(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku każdej dotacji płatności zaliczkowe mogą zostać podzielone na kilka rat zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.
Warunkiem wypłaty pełnej kwoty nowej płatności zaliczkowej jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty ewentualnej wcześniejszej płatności zaliczkowej.
W przypadku gdy wykorzystanie poprzedniej płatności zaliczkowej jest niższe niż 70 %, kwotę nowej płatności zaliczkowej zmniejsza się o niewykorzystaną kwotę poprzedniej płatności zaliczkowej.
Na poparcie każdego wniosku o nową płatność przedstawia się zestawienie nakładów beneficjenta.
2. Nie naruszając przepisów art. 110, beneficjent składa oświadczenie, że informacje zawarte we wnioskach o płatność są pełne, wiarygodne i prawidłowe. Poświadcza również, że poniesione koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte stosownymi dokumentami potwierdzającymi, które mogą zostać zweryfikowane.
3. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, poświadczenia sprawozdania finansowego dotyczącego działania lub programu prac oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę, sporządzonego przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego lub, w przypadku organów publicznych, przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego. Poświadczenie załącza się do wniosku o płatność. Poświadczenie potwierdza, zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i na podstawie uzgodnionych procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na którym oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji.
W szczególnych i należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o poświadczenie w postaci opinii lub w innej formie zgodnej z międzynarodowymi standardami.
Poświadczenie sprawozdania finansowego oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę jest obowiązkowe dla płatności okresowych oraz płatności salda w następujących przypadkach:
a)
dotacje na działanie, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 750 000 EUR lub więcej, jeżeli łączne kwoty z wniosków o płatność w tej formie wynoszą co najmniej 325 000 EUR;
b)
dotacje na działalność, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 100 000 EUR lub więcej.
W zależności od analizy ryzyka właściwy urzędnik zatwierdzający może również uchylić obowiązek dostarczenia takiego poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w stosunku do:
a)
organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43;
b)
beneficjentów dotacji w związku z pomocą humanitarną, operacjami nadzwyczajnymi w zakresie ochrony ludności i zarządzaniem w sytuacjach kryzysowych, przy czym nie dotyczy to płatności sald;
c)
w przypadku płatności sald - beneficjentów dotacji związanych z pomocą humanitarną, którzy podpisali umowę ramową o partnerstwie lub zostali powiadomieni o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa, jak określono w art. 178, oraz posiadają system kontroli zapewniający równoważne gwarancje dotyczące tego rodzaju płatności;
d)
beneficjentów wielokrotnych dotacji, którzy dostarczyli niezależne poświadczenia zapewniające równoważne gwarancje w zakresie systemów kontroli i metodyki stosowanej przy sporządzaniu wniosków.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może także uchylić obowiązek dostarczenia poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w przypadku, gdy personel własny Komisji bezpośrednio przeprowadził lub przeprowadzi kontrolę, która zapewni równoważną pewność co do zadeklarowanych kosztów, bądź też w jej imieniu uczynił lub uczyni to podmiot do tego upoważniony.
W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami progi, o których mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), stosuje się do każdego beneficjenta.
4. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, sprawozdania z weryfikacji operacyjnej, sporządzonego przez niezależną osobę trzecią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zażąda sprawozdania z weryfikacji, dołącza się je do wniosku o płatność, a odpowiednie koszty są kwalifikowalne na tych samych warunkach, co koszty powiązane ze świadectwami audytu, jak określono w art. 126 rozporządzenia finansowego. W sprawozdaniu z weryfikacji stwierdza się, że weryfikacja operacyjna została przeprowadzona zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz określa się, czy działanie lub program prac zostały faktycznie zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 208
Zawieszenia i zmniejszenia dotacji
(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Wykonywanie umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, udział beneficjenta w ich wykonaniu lub płatności mogą zostać zawieszone w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe bądź naruszenia obowiązków miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie zostaje jak najszybciej wznowione.
2. W przypadku gdy uzgodnione działania lub program prac nie są realizowane lub nie są realizowane właściwie, w pełni lub na czas, właściwy urzędnik zatwierdzający, pod warunkiem że beneficjent otrzymał możliwość przedstawienia uwag, zmniejsza lub odzyskuje kwotę dotacji w odpowiedniej części zależnie od stopnia zaawansowania procedury.
ROZDZIAŁ 5
Wykonanie
Artykuł 209
Umowy dotyczące wykonania
(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla stosowania dyrektywy 2004/18/WE, w przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia, wówczas beneficjent udziela zamówienia oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie lub - w stosownych przypadkach - oferentowi, którego oferta zawiera najniższą cenę, unikając jednocześnie konfliktu interesów.
2. W przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby beneficjent przestrzegał szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w ust. 1.
Szczególne zasady oparte są na zasadach zawartych w rozporządzeniu finansowym oraz są określane przy należytym uwzględnieniu wartości przedmiotowych zamówień, względnej wielkości wkładu unijnego w stosunku do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju szczególne zasady zostają włączone do umowy o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 210
Wsparcie finansowe dla osób trzecich
(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)
Pod warunkiem że cele lub rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte, są w wystarczającym stopniu szczegółowo opisane w warunkach, o których mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia finansowego, margines uznaniowości można uznać za wyczerpany tylko wówczas, gdy w decyzjach o udzieleniu dotacji bądź umowach o udzielenie dotacji określono również poniższe kwestie:
a)
maksymalną kwotę wsparcia finansowego, jaką można wypłacić osobie trzeciej, nieprzekraczającą 60 000 EUR, chyba że uzyskanie wsparcia finansowego jest głównym celem działania, oraz kryteria określenia dokładnej kwoty;
b)
różne rodzaje działalności, na które można przyznać takie wsparcie finansowe, na podstawie wyczerpującego wykazu;
c)
definicję osób lub kategorii osób, które mogą otrzymać tego rodzaju wsparcie finansowe, oraz kryteria jego udzielania.
TYTUŁ VII
NAGRODY
Artykuł 211
Programowanie
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący nagród jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej w dniu 31 marca roku, w którym ma być wykonany.
W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram konkursów wraz z orientacyjną kwotą nagród.
Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w odniesieniu do nagród na dany rok.
2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.
Artykuł 212
Zasady konkursów
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady konkursów określają:
a)
warunki udziału, które przynajmniej:
(i)
określają kryteria kwalifikowalności;
(ii)
określają zasady i ostateczny termin rejestracji uczestników, jeżeli jest wymagana, oraz przesyłania zgłoszeń konkursowych, na warunkach wskazanych w ust. 2;
(iii)
przewidują wykluczenie uczestników, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1, art. 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego;
(iv)
przewidują wyłączną odpowiedzialność uczestników w przypadku roszczeń dotyczących działań wykonywanych w ramach konkursu;
(v)
przewidują akceptację przez zwycięzców kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy oraz obowiązków dotyczących rozpowszechniania, jak wskazano w zasadach konkursu;
(vi)
określają prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w zasadach konkursu, jako prawo stosowane do konkursu;
(vii)
określają sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów;
(viii)
określają, że na uczestników, którzy złożyli fałszywe oświadczenia lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, mogą zostać nałożone kary finansowe lub administracyjne na warunkach określonych w art. 145 i proporcjonalnie do wartości przedmiotowych nagród;
b)
kryteria przyznawania nagród, które umożliwiają ocenę jakości zgłoszeń konkursowych pod kątem zamierzonych celów oraz spodziewanych wyników, a także obiektywne określenie, czy dane zgłoszenie może zostać uznane za zwycięskie;
c)
kwotę nagrody lub nagród;
d)
zasady wypłaty nagród zwycięzcom po ich przyznaniu.
Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (i) do udziału kwalifikują się beneficjenci dotacji unijnych, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej.
Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (vi) można dokonać odstępstwa w przypadku udziału organizacji międzynarodowych.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający wybiera środki komunikacji, które w kontekście przesyłania zgłoszeń nie mają charakteru dyskryminacyjnego, i które nie powodują ograniczenia dostępu uczestników do konkursu.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każde zgłoszenie konkursowe zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;
b)
integralność danych zostaje zachowana;
c)
poufność zgłoszeń konkursowych zostaje zachowana;
d)
zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
3. Zasady konkursów mogą określać warunki unieważnienia konkursu, w szczególności gdy jego celów nie można osiągnąć lub gdy osoba prawna lub fizyczna, która nie spełnia warunków udziału, kwalifikowałaby się na zwycięzcę.
4. Zasady konkursów publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych. Oprócz publikacji na stronie internetowej zasady konkursów mogą także zostać opublikowane za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych uczestników. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zasad konkursów również podlegają publikacji na tych samych warunkach.
Artykuł 213
Publikacja ex post
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje dotyczące nagród przyznanych w ciągu roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.
2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:
a)
liczbę uczestników w minionym roku;
b)
liczbę uczestników oraz odsetek wybranych zgłoszeń konkursowych w każdym konkursie;
c)
wykaz ekspertów, którzy uczestniczyli w pracach komisji w minionym roku wraz z odniesieniem do procedury, na podstawie której zostali wybrani.
Artykuł 214
Ocena
(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby oceny zgłoszeń właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję składającą się z co najmniej trzech ekspertów, którzy mogą być ekspertami zewnętrznymi lub osobami reprezentującymi co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych, z wyjątkiem przypadków przedstawicielstw lub jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury.
Eksperci, o których mowa w akapicie pierwszym, podlegają wymogom dotyczącym konfliktu interesów określonym w art. 57 rozporządzenia finansowego.
Eksperci zewnętrzni oświadczają, że w momencie powołania nie znajdują się w sytuacji konfliktu interesów i że zobowiązują się poinformować urzędnika zatwierdzającego, w razie gdyby w trakcie procedury oceny zaistniał konflikt interesów.
2. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji podpisują wykaz wszystkich przeanalizowanych zgłoszeń, zawierający ocenę ich jakości i określający te, za które można przyznać nagrody. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.
Wykaz, o którym mowa w akapicie pierwszym, jest przechowywany do wglądu.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje, czy nagrody zostają przyznane. W decyzji określa się ponadto:
a)
przedmiot i łączną kwotę nagród, jeżeli zostały przyznane;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy ewentualnych zwycięskich uczestników, kwotę nagród przyznanych każdemu ze zwycięskich uczestników oraz uzasadnienie dokonanego wyboru;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych uczestników i przyczyny odrzucenia.
Artykuł 215
Informacje i powiadomienie
(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Uczestnicy są powiadamiani o wyniku oceny ich zgłoszenia w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych od podjęcia przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu nagród.
2. Zwycięski uczestnik jest powiadamiany o decyzji o przyznaniu nagrody, która stanowi zobowiązanie prawne w rozumieniu art. 86 rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ VIII
INSTRUMENTY FINANSOWE
Artykuł 216
Wybór podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego Komisja uzyskuje dowody potwierdzające, że podmiot, któremu powierzono wdrażanie, spełnia wymogi art. 60 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Uzyskane dowody zachowują ważność na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych przez stosowny podmiot w przyszłości, chyba że wprowadzono istotne zmiany w objętych tymi wymogami systemach, zasadach i procedurach stosowanych przez podmioty, którym powierzono wdrażanie.
2. W celu wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych na mocy art. 61 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja publikuje zaproszenie dla podmiotów, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie. W zaproszeniu określa się kryteria wyboru i delegowania zadań.
W zaproszeniu, o którym mowa w akapicie pierwszym, określa się również, czy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany wyasygnować własne zasoby finansowe na określony instrument finansowy lub uczestniczyć w podziale ryzyka. Jeżeli zamieszcza się taką wzmiankę i jeżeli jest to konieczne w celu złagodzenia ewentualnego konfliktu interesów, w zaproszeniu wskazuje się także, że podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany zaproponować środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów, jak określono w art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów uwzględnia się w umowie dotyczącej danego instrumentu finansowego.
Komisja podejmuje dialog z podmiotami, które spełniają kryteria wyboru, w sposób przejrzysty i obiektywny, nie dając podstaw do powstania konfliktu interesów. Po zakończeniu dialogu Komisja podpisuje umowy o delegowaniu zadań z podmiotem lub podmiotami, które przedstawiły wnioski najbardziej korzystne ekonomicznie, obejmujące, w stosownych przypadkach, wyasygnowanie własnych zasobów finansowych lub uczestnictwo w podziale ryzyka.
3. Komisja może przystąpić do bezpośrednich negocjacji z podmiotami, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie, przed podpisaniem umów o delegowaniu zadań w przypadkach gdy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest wskazany w stosownym akcie podstawowym lub wymieniony w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iii) rozporządzenia finansowego lub też w należycie uzasadnionych i odpowiednio udokumentowanych wyjątkowych przypadkach, szczególnie gdy:
a)
w następstwie zaproszenia skierowanego do podmiotów, którym potencjalnie można powierzyć wdrażanie, nie napłynęły żadne odpowiednie wnioski;
b)
instrumenty finansowe o określonej charakterystyce wymagają szczególnego rodzaju podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne;
c)
ze względu na pilną konieczność, spowodowaną nieprzewidzianymi wydarzeniami, które są od Unii niezależne, nie ma możliwości zastosowania się do procedury, o której mowa w ust. 2.
Artykuł 217
Treść umowy o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
Oprócz wymogów wymienionych w art. 40 umowa o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, obejmuje odpowiednie uzgodnienia w celu zapewnienia przestrzegania zasad i warunków określonych w art. 140 rozporządzenia finansowego. W szczególności umowa o delegowaniu zadań zawiera:
a)
opis instrumentu finansowego, w tym stosowanej w jego ramach strategii lub polityki inwestycyjnej, rodzaju zapewnianego wsparcia, kryteriów kwalifikowalności dla pośredników finansowych i odbiorców końcowych, jak również dodatkowych wymogów operacyjnych transponujących cele instrumentu w zakresie polityki;
b)
wymogi dotyczące docelowego zakresu wartości określających efekt mnożnikowy;
c)
definicję działań niekwalifikowalnych i kryteria wykluczenia;
d)
przepisy dotyczące zapewnienia zgodności interesów i odnoszące się do ewentualnych konfliktów interesów;
e)
zapisy dotyczące wyboru pośredników finansowych na podstawie art. 139 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia finansowego oraz ustanowienia w stosownych przypadkach specjalnych instrumentów inwestycyjnych;
f)
przepisy dotyczące odpowiedzialności podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, lub innych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie instrumentu finansowego;
g)
przepisy dotyczące rozwiązywania sporów;
h)
przepisy dotyczące zarządzania instrumentem finansowym;
i)
przepisy dotyczące wykorzystania i ponownego wykorzystania wkładu Unii zgodnie z art. 140 ust. 6 rozporządzenia finansowego;
j)
przepisy dotyczące zarządzania wkładami Unii oraz rachunkami powierniczymi, w tym ryzyka kontrahenta, dopuszczalnych operacji przy użyciu zasobów finansowych, odpowiedzialności zainteresowanych stron, działań naprawczych w przypadku nadmiernych sald na rachunkach powierniczych, przechowywania dokumentacji i sprawozdawczości;
k)
przepisy dotyczące wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, w tym stawek opłat za zarządzanie, a także obliczania i wypłaty kwot na pokrycie kosztów zarządzania oraz opłat za zarządzanie podmiotowi, któremu powierza się wdrażanie, zgodnie z art. 218;
l)
w stosownych przypadkach przepisy dotyczące ramowych warunków regulujących kwestię wkładów z funduszy, o których mowa w art. 175 rozporządzenia finansowego, w szczególności z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz przyszłego Funduszu Rybackiego (dalej zwanych „funduszami, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych”);
m)
przepisy dotyczące okresu obowiązywania instrumentu, możliwości przedłużenia tego okresu oraz zaprzestania stosowania instrumentu, w tym warunki dotyczące wcześniejszego zaprzestania oraz, w stosownych przypadkach, strategii wyjścia;
n)
przepisy dotyczące monitorowania wdrażania wsparcia na rzecz pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, w tym sprawozdawczości pośredników finansowych;
o)
w stosownych przypadkach określenie rodzaju i charakteru ewentualnych operacji zabezpieczających, o których mowa w art. 219.
Artykuł 218
Koszty zarządzania oraz opłaty za zarządzanie dla podmiotów, którym powierza się wdrażanie
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Za wdrażanie instrumentu finansowego Komisja wypłaca podmiotom, którym je powierza, wynagrodzenie w postaci opłat opartych na wynikach, zwrotów wyjątkowych wydatków oraz, jeżeli podmiot, któremu powierza się wdrażanie, zarządza zasobami finansowymi instrumentu finansowego, opłat za zarządzanie zasobami finansowymi.
2. Opłaty oparte na wynikach obejmują opłaty administracyjne mające stanowić wynagrodzenie dla podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, za pracę związaną z wdrażaniem instrumentu finansowego. W stosownych przypadkach mogą one również obejmować zachęty związane z polityką, mające wspierać realizację celów polityki lub stanowić zachętę do osiągnięcia odpowiednich wyników finansowych w ramach instrumentu.
Artykuł 219
Szczególne zasady dotyczące rachunków powierniczych w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Podmioty, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, mogą otwierać rachunki powiernicze w rozumieniu art. 68 ust. 7 rozporządzenia finansowego w swoim imieniu i wyłącznie na rzecz Komisji. Podmioty te przesyłają właściwym służbom Komisji odpowiednie wyciągi z rachunków.
2. Na rachunkach powierniczych utrzymuje się odpowiednią płynność, a aktywami, które są na nich przechowywane, zarządza się, przestrzegając zasady należytego zarządzania finansami i właściwych reguł ostrożnościowych zgodnie z art. 140 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
3. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych podmioty, którym powierza się wdrażanie, nie mogą dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 217.
Artykuł 220
Instrumenty finansowe wdrażane bezpośrednio
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. W wyjątkowych wypadkach instrumenty finansowe mogą być wdrażane bezpośrednio na mocy art. 139 ust. 4 rozporządzenia finansowego poprzez:
a)
specjalny instrument inwestycyjny, w którym Komisja uczestniczy wraz z inwestorami publicznymi lub prywatnymi w celu zwiększenia efektu mnożnikowego wkładu Unii;
b)
pożyczki, gwarancje, udziały w kapitale oraz inne instrumenty oparte na podziale ryzyka, niebędące inwestycjami w specjalne instrumenty inwestycyjne, udostępniane bezpośrednio odbiorcom końcowym lub poprzez pośredników finansowych.
2. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych Komisja nie może dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentu finansowego.
Artykuł 221
Wybór pośredników finansowych, zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych oraz odbiorców końcowych
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadkach gdy Komisja wdraża instrumenty finansowe bezpośrednio lub pośrednio poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne, takie instrumenty ustanawia się zgodnie z prawem państw członkowskich. W obszarze działań zewnętrznych mogą one także być ustanowione zgodnie z prawem kraju innego niż państwo członkowskie. Zarządcy takich instrumentów są zobowiązani z mocy prawa lub umowy do działania ze starannością profesjonalnego zarządcy i w dobrej wierze.
2. Zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych, o których mowa w ust. 1, oraz pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego podlegającego wdrażaniu, doświadczenia oraz zdolności operacyjnej i finansowej danych podmiotów lub efektywności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych. Wybór musi być przejrzysty, uzasadniony względami obiektywnymi i nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.
3. Wsparcia finansowego nie udziela się zarządcom specjalnych instrumentów inwestycyjnych, pośrednikom finansowym ani odbiorcom końcowym, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1, art. 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 222
Warunki wykorzystania instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe służą zaradzeniu niedoskonałościom, słabościom rynkowym lub niedostatecznemu poziomowi inwestycji i zapewniają wsparcie tylko tym odbiorcom końcowym, których uznaje się za potencjalnie rentowych ekonomicznie w momencie udzielania im wsparcia Unii za pośrednictwem instrumentu finansowego.
2. Instrumenty finansowe zapewniają wparcie odbiorcom końcowym w proporcjonalny sposób. Uzasadnione, proporcjonalne do ryzyka podejmowanego przez inwestorów inwestujących w instrument finansowy oraz ograniczone do minimum niezbędnego do zapewnienia ich inwestycji lub uczestnictwa w podziale ryzyka powinno być w szczególności preferencyjne traktowanie inwestorów współinwestujących lub uczestniczących w podziale ryzyka.
Artykuł 223
Efekt mnożnikowy
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe służą uzyskaniu efektu mnożnikowego wkładu Unii poprzez uruchomienie łącznej inwestycji przekraczającej wielkość wkładu Unii.
Efekt mnożnikowy unijnych środków finansowych jest równy kwocie środków finansowych dla kwalifikujących się odbiorców końcowych podzielonej przez kwotę wkładu Unii.
2. Docelowy zakres wartości określających efekt mnożnikowy opiera się na ocenie ex ante dla danego instrumentu finansowego.
Artykuł 224
Ocena ex ante instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe opierają się na ocenach ex ante, w których określa się niedoskonałości lub słabości rynkowe lub sytuacje, gdzie występuje niedostateczny poziom inwestycji, oraz ocenia potrzeby inwestycyjne pod względem celów polityki.
2. Oceny ex ante muszą wykazywać, że zidentyfikowanych potrzeb rynkowych nie można zaspokoić odpowiednio i na czas ani poprzez działania w ramach istniejącej struktury rynkowej, ani poprzez interwencje Unii inne niż finansowanie za pomocą instrumentu finansowego, takie jak regulacja, liberalizacja, reforma lub inne działanie w ramach prowadzonej polityki. Muszą one zawierać ocenę prawdopodobieństwa i ewentualnych kosztów zakłóceń rynku oraz wyparcia prywatnego finansowania przez instrumenty finansowe, a także określać środki ograniczające negatywne skutki takich zakłóceń.
3. Zgodnie z zasadą pomocniczości ocena ex ante musi wykazać, że instrument finansowy na poziomie Unii zaspokaja zidentyfikowane potrzeby rynkowe lepiej niż podobne instrumenty finansowe na poziomie krajowym lub regionalnym, w tym instrumenty finansowane przez fundusze, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych. Przy ocenie wartości dodanej wkładu Unii uwzględnia się takie czynniki, jak trudny dostęp do finansowania na poziomie krajowym, w szczególności w przypadku projektów transgranicznych, korzyści skali lub silne efekty demonstracyjne związane z rozpowszechnianiem najlepszych praktyk w państwach członkowskich.
4. W ocenie ex ante określa się najbardziej efektywny sposób wprowadzenia w życie instrumentu finansowego.
5. W ocenie ex ante wykazuje się także, że planowany instrument finansowy jest zgodny z:
a)
nowymi i istniejącymi instrumentami finansowymi, nie powodując niepożądanego nakładania się ich zakresów i pozwalając osiągnąć efekty synergii i korzyści skali;
b)
instrumentami finansowymi oraz innymi formami interwencji publicznej odnoszącymi się do tego samego otoczenia rynkowego, umożliwiając uniknięcie niespójności i zbadanie możliwości osiągnięcia efektów synergii.
6. W ocenie ex ante ocenia się proporcjonalność przewidywanej interwencji pod kątem rozmiarów stwierdzonego niedopasowania poziomów finansowania, przewidywanego efektu mnożnikowego planowanego instrumentu finansowego, a także bada się dodatkowe efekty jakościowe, takie jak rozpowszechnienie najlepszych praktyk, skuteczne propagowanie celów polityki Unii w całym łańcuchu wdrażania lub dostęp do szczególnej wiedzy fachowej podmiotów w łańcuchu wdrażania.
7. W ocenie ex ante określa się zbiór odpowiednich wskaźników skuteczności dla proponowanych instrumentów finansowych oraz przewidywane wyniki, rezultaty i wpływ.
8. Odrębną ocenę ex ante instrumentów finansowych przeprowadza się jedynie wówczas, gdy taka ocena, w pełni spełniająca kryteria określone w ust. 1-7, nie jest uwzględniona w ocenie ex ante lub ocenie skutków programu lub działania objętego aktem podstawowym.
Artykuł 225
Monitorowanie instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. W celu zapewnienia ujednoliconego monitorowania instrumentów finansowych, o którym mowa w art. 140 ust. 12 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający wprowadza system monitorowania, aby przyczyniał się on do zagwarantowania wystarczającej pewności co do tego, że unijne środki finansowe są wykorzystywane zgodnie z art. 32 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
2. System monitorowania jest wykorzystywany do oceny postępów we wdrażaniu na drodze do osiągnięcia celów polityki mających odzwierciedlenie w odpowiednich wskaźnikach wyniku i rezultatów ustalonych na podstawie oceny ex ante, oraz do analizy zgodności wdrażania z określonymi wymogami na podstawie art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego, a także stanowi podstawę sprawozdań składanych przez Komisję, wymaganych na mocy art. 38 ust. 5 oraz art. 140 ust. 8 rozporządzenia finansowego.
3. W przypadku zarządzania pośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczych podmiotów, którym powierza się wdrażanie, oraz opinii niezależnego organu kontrolnego, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Komisja dokonuje przeglądu informacji przekazanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, i może przeprowadzać kontrole, również na wybranych próbach, na odpowiednich szczeblach wdrażania aż po odbiorców końcowych.
Monitorowanie przez podmiot, któremu powierza się wdrażanie, opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez pośredników finansowych oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez pośrednika finansowego, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczej pośrednika finansowego oraz opinii niezależnych audytorów.
W przypadku braku pośrednika finansowego podmiot, któremu powierza się wdrażanie, bezpośrednio monitoruje wykorzystanie instrumentu finansowego na podstawie sprawozdań i rozliczeń przedstawianych przed odbiorców końcowych.
Podmiot, któremu powierza się wdrażanie, w stosownych przypadkach dokonuje na wybranych próbach przeglądu informacji przekazanych przez pośredników finansowych lub odbiorców końcowych oraz przeprowadza kontrole, jak określono w umowie, o której mowa w art. 217.
4. W przypadku zarządzania bezpośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przekazywanych przez pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, z zastrzeżeniem odpowiednich kontroli. Przepisy ust. 3 stosuje się odpowiednio do zarządzania bezpośredniego.
5. Umowy w sprawie wdrażania instrumentów finansowych muszą zawierać przepisy niezbędne do stosowania ust. 1-4.
Artykuł 226
Traktowanie wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Oddzielną dokumentację prowadzi się dla wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzenia finansowego i wspieranych z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na podstawie przepisów sektorowych.
2. Wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, umieszcza się na odrębnych rachunkach i wykorzystuje zgodnie z celami odpowiednich funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na wspieranie działań i odbiorców końcowych zgodnych z programem lub programami, z których wkłady pochodzą.
3. Jeżeli chodzi o wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzania finansowego, zastosowanie mają przepisy sektorowe.
TYTUŁ IX
PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ RACHUNKOWYCH I RACHUNKOWOŚĆ
ROZDZIAŁ 1
Prezentacja sprawozdań rachunkowych
Artykuł 227
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy
(Artykuł 142 rozporządzenia finansowego)
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy szczegółowo opisuje następujące elementy:
a)
osiągnięcie celów na dany rok, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
b)
sytuację finansową i zdarzenia, które miały istotny wpływ na działania w ciągu roku.
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami stanowi odrębny dokument, niezależny od sprawozdań z wykonania budżetu.
Artykuł 228
Wyjątki od zasad rachunkowości
(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli w konkretnym przypadku księgowy uzna, że należy uczynić wyjątek od treści jednej z zasad rachunkowości określonych w unijnych regułach rachunkowości, wyjątek ten jest należycie uzasadniany, a informacja o nim umieszczana jest w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 232.
Artykuł 229
Dokumenty potwierdzające
(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)
1. Każdy zapis oparty jest na opatrzonych datą i ponumerowanych dokumentach potwierdzających, sporządzonych na papierze lub umieszczonych na nośniku, który gwarantuje niezawodność i zabezpieczenie jego zawartości przez okresy określone w art. 48.
2. Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia mogą zostać ujęte w jednym dokumencie potwierdzającym.
Artykuł 230
Sprawozdanie z finansowych wyników działalności
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
W sprawozdaniu z finansowych wyników działalności wykazuje się dochody i obciążenia za dany rok, sklasyfikowane według charakteru.
Artykuł 231
Rachunek przepływów pieniężnych
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
W rachunku przepływów pieniężnych wykazuje się przepływy pieniężne w danym okresie, wykazując zmianę w kwotach zasobów finansowych między dniem otwarcia a dniem zamknięcia.
Na zasoby finansowe składają się:
a)
środki pieniężne w kasie;
b)
rachunki bankowe i depozyty płatne na żądanie;
c)
inne zbywalne aktywa, które mogą zostać szybko zamienione na środki pieniężne i których wartość jest stabilna.
Artykuł 232
Informacje dodatkowe do sprawozdań finansowych
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
Informacje dodatkowe, o których mowa w art. 145 rozporządzenia finansowego, stanowią integralną część sprawozdań finansowych. Informacje dodatkowe obejmują co najmniej:
a)
zasady, reguły i metody rachunkowości;
b)
noty wyjaśniające, dostarczające dodatkowych informacji niezawartych w głównej części sprawozdania finansowego, które są niezbędne dla uzyskania prawdziwego i rzetelnego obrazu.
Artykuł 233
Rachunki wyniku budżetowego
(Artykuł 146 rozporządzenia finansowego)
1. Rachunki wyniku budżetowego zawierają:
a)
informacje dotyczące dochodów, obejmujące:
(i)
zmiany w szacunkach dochodów budżetowych;
(ii)
wynik w zakresie dochodów;
(iii)
ustalone należności;
b)
informacje ukazujące zmiany w łącznej kwocie dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;
c)
informacje ukazujące sposób wykorzystania łącznej kwoty dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;
d)
informacje ukazujące zobowiązania pozostające do spłaty, przeniesione z poprzedniego roku i zaciągnięte w ciągu roku.
2. W odniesieniu do informacji dotyczących dochodów załączane jest także zestawienie, ukazujące dla każdego państwa członkowskiego podział kwot zasobów własnych, które mają zostać odzyskane do końca roku budżetowego i które objęte są nakazem odzyskania środków.
Artykuł 234
Metody przekazywania sprawozdań rachunkowych
(Artykuł 148 rozporządzenia finansowego)
Wstępne i końcowe sprawozdania rachunkowe, o których mowa w art. 147 i 148 rozporządzenia finansowego, mogą być przekazywane drogą elektroniczną.
ROZDZIAŁ 2
Rachunkowość
Sekcja 1
Organizacja kont
Artykuł 235
Organizacja kont
(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy każdej instytucji i organu, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza i aktualizuje dokumenty opisujące organizację kont i procedury rachunkowości swojej instytucji i swojego organu.
2. Dochody i wydatki budżetowe rejestrowane są w systemie komputerowym, o którym mowa w art. 236, zgodnie z charakterem ekonomicznym operacji, jako bieżące dochody lub wydatki lub jako kapitał.
Artykuł 236
Systemy komputerowe
(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)
1. Rachunkowość prowadzona jest za pomocą zintegrowanego systemu komputerowego.
2. W przypadku gdy rachunkowość jest prowadzona przy użyciu systemów i podsystemów komputerowych, te systemy i podsystemy muszą być w pełni opisane.
W opisie tym określa się zawartość wszystkich pól danych i sposób, w jaki system traktuje indywidualne operacje. Wskazuje się w nim również, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji oraz dla wszelkich zmian wprowadzonych do systemów i podsystemów komputerowych, tak aby w dowolnym momencie możliwe było określenie charakteru zmian i wskazanie osoby, która je wprowadziła.
W opisie komputerowych systemów i podsystemów rachunkowości określa się wszelkie powiązania tych systemów z centralnym systemem rachunkowości, w szczególności jeżeli chodzi o przesyłanie danych i uzgadnianie sald.
3. Dostęp do systemów i podsystemów komputerowych udzielany jest wyłącznie osobom wpisanym na listę upoważnionych użytkowników, prowadzoną i uaktualnianą przez każdą instytucję.
Sekcja 2
Księgi rachunkowe
Artykuł 237
Księgi rachunkowe
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja i każdy organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, prowadzi dziennik, księgę główną oraz co najmniej księgi pomocnicze dla dłużników, wierzycieli i aktywów trwałych, chyba że jest to nieuzasadnione z punktu widzenia relacji kosztów do korzyści.
Księgi rachunkowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez księgowego i oferują pełną gwarancję w przypadku użycia ich jako dowodów.
Zapisy w dzienniku przenoszone są do księgi głównej, uporządkowane według pozycji zgodnie z planem kont, o którym mowa w art. 212.
Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników lub ksiąg specjalnych, ile potrzeba w celu spełnienia wymogów.
Zapisy z dzienników i ksiąg specjalnych są centralizowane co najmniej raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.
Artykuł 238
Zestawienie obrotów i sald
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja i organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza zestawienie obrotów i sald, obejmujące wszystkie konta księgi głównej, włączając konta zbilansowane w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:
a)
numerem konta;
b)
opisem;
c)
obrotem debetowym;
d)
obrotem kredytowym;
e)
saldem.
Artykuł 239
Uzgadnianie kont
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Dane w księdze głównej zapisywane są i organizowane w taki sposób, aby uzasadnić zawartość każdego konta wchodzącego w skład zestawienia obrotów i sald.
2. Jeżeli chodzi o ewidencję aktywów trwałych, stosuje się przepisy art. 246-253.
Sekcja 3
Zapisy w księgach rachunkowych
Artykuł 240
Zapisy księgowe
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Zapisy dokonywane są przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każdy ruch lub każdą zmianę, które są rejestrowane na kontach, odzwierciedla zapis ustalający równoważność między kwotą po stronie „winien” a kwotą po stronie „ma” na różnych kontach, których dotyczy ten zapis.
2. Wartość transakcji denominowanej w walucie innej niż euro przeliczana jest na euro i zapisywana na kontach.
Transakcje w walutach obcych na kontach, które mogą być zrewaluowane, są rewaluowane co najmniej przy każdorazowym zamknięciu rozliczeń.
Ta rewaluacja oparta jest na stopach ustanowionych zgodnie z art. 6.
Do przeliczeń między euro a innymi walutami w celu sporządzenia bilansu na dzień 31 grudnia roku N stosuje się stopę z ostatniego dnia roboczego roku N.
3. Unijne reguły rachunkowości przyjęte na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego zawierają zasady przeliczania i rewaluacji przewidziane do celów rachunkowości memoriałowej.
Artykuł 241
Dokumentacja księgowa
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
W całej dokumentacji księgowej określa się pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów potwierdzających.
Artykuł 242
Zapisy w dzienniku
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Operacje księgowe rejestrowane są w dzienniku przy użyciu jednej z następujących metod, które nie wykluczają się wzajemnie:
a)
dzień po dniu, operacja po operacji;
b)
w formie miesięcznego podsumowania łącznych kwot objętych operacjami, pod warunkiem że przechowywane są wszystkie dokumenty pozwalające na weryfikację poszczególnych operacji dla każdego dnia.
Artykuł 243
Zatwierdzanie zapisów
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Zapisy w dzienniku i w księgach pomocniczych stają się ostateczne poprzez zastosowanie procedury zatwierdzania zapisów, uniemożliwiającej wszelkie zmiany lub usunięcie zapisu.
2. Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii zapisów i zagwarantowanie ich nieodwołalności, przeprowadzana jest najpóźniej przed przedstawieniem ostatecznych sprawozdań finansowych.
Sekcja 4
Uzgadnianie i weryfikacja
Artykuł 244
Uzgadnianie kont
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Salda kont w zestawieniu obrotów i sald są okresowo uzgadniane, co najmniej w momencie zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania stosowanych przez urzędników zatwierdzających do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego wprowadzania danych do systemu rachunkowości.
2. Okresowo, a co najmniej zawsze przy okazji zamykania rozliczeń, księgowy sprawdza, czy salda rachunków bankowych odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności, jeżeli chodzi o:
a)
środki pieniężne na rachunkach, przez uzgodnienie wyciągów z rachunków otrzymanych od instytucji finansowych;
b)
środki pieniężne w kasie, przez uzgodnienie z danymi z księgi kasowej.
Konta aktywów trwałych są przeglądane zgodnie z art. 250.
3. Międzyinstytucjonalne konta łącznikowe są uzgadniane co miesiąc.
4. Konta przejściowe otwiera i przegląda corocznie księgowy. Odpowiedzialność za te konta ponosi urzędnik zatwierdzający, który rozlicza je możliwie jak najszybciej.
Sekcja 5
Konta budżetowe
Artykuł 245
Zawartość i prowadzenie kont budżetowych
(Artykuł 156 rozporządzenia finansowego)
1. Na kontach budżetowych wykazuje się, dla każdej jednostki podziału budżetu:
a)
w przypadku wydatków:
(i)
środki zatwierdzone w budżecie początkowym, środki zapisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, środki dostępne po pobraniu dochodów przeznaczonych na określony cel, przesunięcia środków i łączną kwotę dostępnych w związku z tym środków;
(ii)
zobowiązania i płatności odnoszące się do danego roku budżetowego;
b)
w przypadku dochodów:
(i)
szacunki zapisane w budżecie początkowym, szacunki zapisane w budżetach korygujących, dochody przeznaczone na określony cel i całkowitą prognozowaną kwotę w ten sposób ustaloną;
(ii)
ustalone należności i odzyskane kwoty za dany rok budżetowy;
c)
zobowiązania pozostające do spłaty i dochody, które mają zostać odzyskane, przeniesione z poprzednich lat budżetowych.
Środki na zobowiązania i środki na płatności, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a), są zapisywane i wykazywane oddzielnie.
Na kontach budżetowych wykazuje się również tymczasowe zobowiązania globalne dotyczące Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (dalej „EFRG”) i odpowiadające im płatności.
Zobowiązania te przedstawia się w odniesieniu do łącznej kwoty środków EFRG.
2. Na kontach budżetowych wykazuje się oddzielnie:
a)
wykorzystanie środków przeniesionych i środków na dany rok;
b)
rozliczenie zobowiązań pozostających do spłaty.
Po stronie dochodów kwoty, które mają zostać odzyskane z poprzednich lat budżetowych, wykazywane są oddzielnie.
3. Konta budżetowe mogą być zorganizowane w taki sposób, aby rozwinąć system rachunku kosztów.
4. Konta budżetowe prowadzone są przy użyciu systemów komputerowych, w księgach lub kartotekach.
ROZDZIAŁ 3
Ewidencja majątku
Artykuł 246
Ewidencja majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
System ewidencji majątku ustanawiany jest przez urzędnika zatwierdzającego, któremu pomocą techniczną służy księgowy. System ewidencji musi dostarczać wszelkich informacji niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych i zabezpieczania aktywów.
Artykuł 247
Zabezpieczanie majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Każda z instytucji i każdy z organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przyjmuje przepisy dotyczące zabezpieczenia aktywów uwzględnionych w ich odpowiednich bilansach i podejmuje decyzję, które jednostki administracyjne odpowiedzialne są za system ewidencji.
Artykuł 248
Wprowadzanie składników majątku do ewidencji
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Wszystkie nabyte składniki majątku o terminie użytkowania dłuższym niż jeden rok, które nie są towarami konsumpcyjnymi i których cena zakupu lub koszt produkcji są wyższe niż wartości podane w unijnych regułach rachunkowości przyjętych na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego, wprowadzane są do ewidencji i zapisywane na kontach aktywów trwałych.
Artykuł 249
Zawartość ewidencji dla każdego składnika majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Ewidencja zawiera właściwy opis każdego składnika majątku i określa jego lokalizację lub, w przypadku składników majątku ruchomego, służbę lub osobę odpowiedzialną, datę nabycia i koszt jednostkowy.
Artykuł 250
Sprawdzenie drogą inwentaryzacji stanu majątku ruchomego
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego dokonują sprawdzenia drogą inwentaryzacji w taki sposób, aby upewnić się, że każdy składnik majątku fizycznie istnieje i odpowiada odpowiedniej pozycji w ewidencji. Sprawdzanie przeprowadzane jest w ramach corocznego programu weryfikacji, z wyjątkiem rzeczowych aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które sprawdzane są co najmniej co trzy lata.
Artykuł 251
Odsprzedaż rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Członkowie, urzędnicy i inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą nabywać składników majątku, które są odsprzedawane przez te instytucje i organy, z wyjątkiem wypadków, gdy składniki te odsprzedawane są w publicznej procedurze przetargowej.
Artykuł 252
Procedura sprzedaży rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
1. Sprzedaż rzeczowych aktywów trwałych ogłaszana jest lokalnie we właściwy sposób, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 8 100 EUR lub więcej. Okres między publikacją ostatniego ogłoszenia a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż czternaście dni kalendarzowych.
Sprzedaż, o której mowa w akapicie pierwszym, jest przedmiotem ogłoszenia o sprzedaży, publikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 391 100 EUR lub więcej. Właściwe ogłoszenie może również zostać zamieszczone w prasie państw członkowskich. Okres między datą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż jeden miesiąc.
2. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, mogą odstąpić od publikowania ogłoszeń, w przypadku gdy koszt ogłoszenia przekracza spodziewany zysk z operacji.
3. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, zawsze starają się uzyskać jak najlepszą cenę za sprzedawane rzeczowe aktywa trwałe.
4. Przepisy ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania do transakcji sprzedaży między instytucjami Unii a ich instytucjami i organami, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 253
Procedura zbycia rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
W każdym przypadku sprzedaży składników majątku ujętych w ewidencji, w tym budynków, ich bezpłatnego przekazania, złomowania, wynajmu lub utraty na skutek zagubienia, kradzieży czy też z innych powodów urzędnik zatwierdzający sporządza odpowiedni raport lub adnotację.
Raport lub adnotacja wskazują w szczególności, czy składnik majątku musi zostać zastąpiony na koszt urzędnika lub innego pracownika Unii lub jakiejkolwiek innej osoby.
W przypadku gdy nieruchomości lub główne instalacje są udostępniane bezpłatnie, konieczne jest sporządzenie umowy i poinformowanie o tym fakcie w rocznym sprawozdaniu przesłanym do Parlamentu Europejskiego i Rady w momencie przedstawiania projektu budżetu.
Członkowie, urzędnicy lub inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą być odbiorcami składników majątku ujętych w ewidencji, które przekazywane są bezpłatnie lub złomowane.
Artykuł 254
Ewidencja i ogłoszenia o sprzedaży w delegaturach Unii
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku delegatur Unii stałą ewidencję majątku ruchomego należącego do Unii prowadzi się na miejscu. Jest ona regularnie przesyłana do departamentów centralnych zgodnie z zasadami przyjętymi przez każdą instytucję.
Majątek ruchomy przewożony do delegatur Unii, przed wpisaniem do stałej ewidencji, wpisuje się do wykazu tymczasowego.
2. Ogłoszenia o sprzedaży majątku ruchomego delegatur Unii są zgodne z praktykami lokalnymi.
CZĘŚĆ DRUGA
PRZEPISY SZCZEGÓLNE
TYTUŁ I
BADANIA
Artykuł 255
Rodzaje operacji
(Artykuł 181 rozporządzenia finansowego)
1. Działania bezpośrednie prowadzone są przez oddziały Wspólnego Centrum Badawczego (dalej zwanego „WCB”) i z zasady są całkowicie finansowane z budżetu. Składają się na nie:
a)
programy badawcze;
b)
badania poszukiwawcze;
c)
wsparcie naukowe i techniczne o charakterze instytucjonalnym.
2. WCB może uczestniczyć w działaniach pośrednich na warunkach określonych w art. 183 rozporządzenia finansowego.
3. Szacunek kwoty należnej, o której mowa w art. 181 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłana jest księgowemu w celu zapisania w księgach.
Artykuł 256
Dodatkowe zasady mające zastosowanie do WCB
(Artykuł 183 rozporządzenia finansowego)
1. Na działania o charakterze konkurencyjnym prowadzone przez WCB składają się:
a)
działania prowadzone w następstwie procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień;
b)
działania w imieniu osób trzecich;
c)
działania podejmowane na mocy porozumienia administracyjnego z innymi instytucjami lub innymi służbami Komisji w celu zapewnienia usług techniczno-naukowych.
2. Jeśli działania prowadzone przez WCB na rzecz osób trzecich obejmują zamówienia, procedura udzielania zamówień musi być zgodna z zasadami przejrzystości i równego traktowania.
3. Szacunki kwot należnych, o których mowa w art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłane są księgowemu w celu zapisania w księgach.
TYTUŁ II
DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE
ROZDZIAŁ I
Przepisy ogólne
Artykuł 257
Działania, które mogą być finansowane
(Artykuł 184 rozporządzenia finansowego)
Środki na działania, o których mowa w części drugiej tytuł IV rozdział 1 rozporządzenia finansowego, mogą posłużyć w szczególności na finansowanie zamówień, dotacji, w tym dopłat do oprocentowania, specjalnych pożyczek, gwarancji kredytowych i pomocy finansowej, wsparcia budżetowego i innych szczególnych form pomocy budżetowej.
ROZDZIAŁ II
Wsparcie budżetowe i wielostronne fundusze powiernicze
Artykuł 258
Wykorzystanie wsparcia budżetowego
(Artykuł 186 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli przewidują to właściwe akty podstawowe, Komisja może wykorzystywać sektorowe lub ogólne wsparcie budżetowe w państwie trzecim, o ile spełnione są następujące warunki:
a)
zarządzanie finansami publicznymi w państwie partnerskim jest wystarczająco przejrzyste, rzetelne i skuteczne;
b)
państwo partnerskie wprowadziło wystarczająco wiarygodne i właściwe polityki sektorowe i krajowe; oraz
c)
państwo partnerskie wprowadziło polityki makroekonomiczne ukierunkowane na stabilność.
2. Umowy zawierane z państwem partnerskim muszą przewidywać obowiązek przekazywania przez to państwo Komisji wiarygodnych informacji we właściwym czasie, umożliwiających Komisji stwierdzenie, czy warunki określone w ust. 1 zostały spełnione.
Artykuł 259
Fundusze powiernicze Unii na rzecz działań zewnętrznych
(Artykuł 187 rozporządzenia finansowego)
Wkłady innych darczyńców są uwzględniane z chwilą wpłaty na specjalny rachunek bankowy funduszu powierniczego, w kwocie w euro wynikającej z przeliczenia przy wpłynięciu środków na specjalny rachunek bankowy.
Wkład Unii przekazywany jest w odpowiednim terminie w celu pokrycia zobowiązań prawnych funduszu powierniczego, z należytym uwzględnieniem dostępnych środków przekazanych przez innych darczyńców.
Odsetki narosłe na specjalnym rachunku bankowym funduszu powierniczego inwestuje się w fundusz powierniczy, chyba że akt ustanawiający fundusz stanowi inaczej.
Wszystkie transakcje przeprowadzane na rachunku bankowym, o którym mowa w akapicie trzecim, w ciągu roku są prawidłowo rozliczane w księgach rachunkowych funduszu powierniczego.
Dwa razy w roku urzędnik zatwierdzający sporządza sprawozdania finansowe dotyczące operacji realizowanych przez poszczególne fundusze powiernicze.
Co roku fundusze powiernicze poddawane są niezależnym audytom zewnętrznym.
Rada funduszu powierniczego zatwierdza sprawozdanie roczne funduszu powierniczego sporządzone przez urzędnika zatwierdzającego wraz ze sprawozdaniem rocznym sporządzonym przez księgowego. Sprawozdania te są załączane do rocznego sprawozdania delegowanego urzędnika zatwierdzającego i przedkładane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury udzielania Komisji absolutorium.
Zasady dotyczące składu rady i jej regulamin wewnętrzny określone są w akcie ustanawiającym fundusz powierniczy, przyjętym przez Komisję i przestrzeganym przez darczyńców. Zasady te gwarantują odpowiednią reprezentację darczyńców oraz nakładają wymóg uzyskania zgody Komisji co do ostatecznej decyzji o wykorzystaniu środków.
ROZDZIAŁ III
Zamówienia
Artykuł 260
Najem budynków
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
Jedyne zamówienia dotyczące nieruchomości, które mogą być finansowane ze środków administracyjnych na działania zewnętrzne, to zamówienia odnoszące się do najmu budynków już zbudowanych w chwili podpisywania umowy najmu. Zamówienia te są publikowane zgodnie z art. 124.
Artykuł 261
Definicje
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na usługi obejmują zamówienia na badania i na pomoc techniczną.
Zamówienie na badania jest umową na usługi, zawartą między dostawcą a instytucją zamawiającą, która obejmuje badania w celu określenia i przygotowania projektów, studium wykonalności, badania gospodarcze i rynkowe, badania techniczne i audyty.
Zamówienie na pomoc techniczną jest umową, w ramach której dostawca jest wezwany do pełnienia roli doradczej, do zarządzania projektem lub jego nadzorowania bądź do zapewnienia konsultantów określonych w umowie.
2. W przypadku gdy państwo trzecie posiada wykwalifikowaną kadrę zarządzającą w swoich służbach lub podmiotach z udziałem sektora publicznego, zamówienia mogą być wykonywane bezpośrednio przez te służby lub podmioty we własnym zakresie.
Artykuł 262
Przepisy szczególne odnoszące się do progów i zasady udzielania zamówień zewnętrznych
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Artykuły 123-126, z wyjątkiem definicji, art. 127 ust. 3 i 4, art. 128, art. 134-137, art. 139 ust. 3-6, art. 148 ust. 4, art. 151 ust. 2, art. 152-158, art. 160 i 164 niniejszego rozporządzenia nie mają zastosowania do umów w sprawie zamówień zawartych przez instytucje zamawiające, o których mowa w art. 190 ust. 2 rozporządzenia finansowego, lub w ich imieniu.
Komisja decyduje o wykonaniu przepisów dotyczących zamówień określonych w niniejszym rozdziale, w tym o odpowiednich środkach kontroli stosowanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w przypadku, gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą.
2. W przypadku nieprzestrzegania procedur, o których mowa w ust. 1, wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Unię.
3. Niniejszy rozdział nie ma zastosowania do instytucji zamawiających, o których mowa w art. 190 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego, w przypadku gdy, po przeprowadzeniu kontroli, o których mowa w art. 61 rozporządzenia finansowego, Komisja upoważniła je do zastosowania ich własnych procedur udzielania zamówień.
Artykuł 263
Ogłaszanie i niedyskryminacja
(Artykuł 190 i 191 rozporządzenia finansowego)
1. Komisja podejmuje niezbędne środki wykonawcze w celu zagwarantowania najszerszego możliwego uczestnictwa, na warunkach równości, w konkurencyjnych przetargach o udzielenie zamówień finansowanych przez Unię. W tym celu dba się przede wszystkim o:
a)
zapewnienie odpowiedniej publikacji, w rozsądnym czasie, wstępnych ogłoszeń informacyjnych, ogłoszeń o zamówieniu i ogłoszeń o udzieleniu zamówienia;
b)
wyeliminowanie wszelkich praktyk dyskryminacyjnych lub specyfikacji technicznych, mogących zakłócić szerokie uczestnictwo na warunkach równości wszystkich osób fizycznych lub prawnych, o których mowa w art. 182 rozporządzenia finansowego.
2. Artykuł 265 ust. 5, art. 267 ust. 3 oraz art. 269 ust. 4 pozostają bez uszczerbku dla korzystania z elektronicznych zamówień publicznych.
Artykuł 264
Ogłaszanie
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące międzynarodowego zaproszenia do składania ofert przesyłane jest do Urzędu Publikacji najwcześniej jak to możliwe w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi oraz jak najszybciej po podjęciu decyzji dopuszczającej program w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane.
2. Do celów niniejszego rozdziału ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest:
a)
w przypadku międzynarodowych zaproszeń do składania ofert - co najmniej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej;
b)
w przypadku lokalnych zaproszeń do składania ofert - co najmniej w dzienniku urzędowym państwa będącego odbiorcą lub w jakiejkolwiek równoważnej publikacji.
W przypadku gdy ogłoszenie o zamówieniu jest również publikowane lokalnie, musi ono być identyczne z ogłoszeniem publikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej oraz musi być opublikowane równocześnie. Komisja jest odpowiedzialna za publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej. Jeżeli ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest lokalnie, mogą tego dokonać podmioty, o których mowa w art. 190 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego.
3. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy, z wyjątkiem zamówień, które w razie potrzeby wciąż są tajne lub których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub wymaga tego państwo będące beneficjentem bądź gdy publikacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia wydaje się niewskazana.
Artykuł 265
Progi i procedury udzielania zamówień na usługi
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na usługi progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej:
(i)
międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
(ii)
międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 3 niniejszego artykułu lub umowa ramowa.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
Płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty;
2. W przypadku międzynarodowej procedury ograniczonej, o której mowa w ust. 1 lit. a), ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert. W przypadku zamówień na usługi zaprasza się co najmniej czterech kandydatów. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Lista wybranych kandydatów publikowana jest na stronie internetowej Komisji.
Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru lub posiadających minimalny poziom zdolności jest mniejsza niż wymagana minimalna liczba, instytucja zamawiająca może zaprosić do składania ofert tylko tych kandydatów, którzy spełniają kryteria składania ofert.
3. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. b), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych oferentów. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferenci do udziału w konkurencyjnej procedurze negocjacyjnej mogą zostać wybrani z odpowiednio ogłoszonej listy potencjalnych oferentów, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. b). Lista ta jest sporządzana w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania i zachowuje ważność nie dłużej niż przez pięć lat od dnia jej ogłoszenia. Lista może być podzielona na podlisty. Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu. W przypadkach gdy zamówienie ma zostać udzielone, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub podlisty do złożenia oferty.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z oferentami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
4. W przypadku usług prawnych zgodnych z nomenklaturą CPV instytucja zamawiające może skorzystać z konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez względu na wartość szacunkową zamówienia.
5. Oferty przesyłane są w paczce lub kopercie zewnętrznej, zawierającej dwie oddzielne, zapieczętowane koperty: jedną opatrzoną napisem „Koperta A - Oferta techniczna”, a drugą - napisem „Koperta B - Oferta finansowa”. Na kopercie zewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Jeżeli dokumentacja przetargowa przewiduje przeprowadzanie rozmów, komisja oceniająca może przeprowadzić je z głównymi członkami zespołu ekspertów, proponowanych w ofertach możliwych do zaakceptowania z technicznego punktu widzenia, po przedstawieniu swoich pisemnych wniosków wstępnych i przed ostatecznym zakończeniem oceny ofert technicznych. W takich przypadkach rozmowy z ekspertami prowadzone są przez komisję oceniającą, najlepiej wspólnie, jeżeli stanowią oni zespół, i w wystarczająco krótkich odstępach czasu, aby umożliwić dokonanie porównania. Rozmowy prowadzone są w oparciu o standardowy wzór przyjęty uprzednio przez komisję oceniającą i stosowany w rozmowach ze wszystkimi ekspertami lub zespołami wezwanymi na rozmowy. O dacie i godzinie rozmowy należy powiadomić oferentów co najmniej dziesięć dni kalendarzowych wcześniej. W przypadku działania siły wyższej, uniemożliwiającej oferentowi stawienie się na rozmowę, należy przesłać mu nowy termin i godzinę.
6. Kryteria udzielania zamówień służą do wybrania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie wybierana jest przy następującym rozkładzie znaczenia kryteriów: jakość techniczna - 80, cena - 20. W tym celu:
a)
wynik uzyskany przez oferty techniczne mnożony jest przez 0,80;
b)
wynik uzyskany przez oferty finansowe mnożony jest przez 0,20.
Artykuł 266
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień na usługi instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 104 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
jeżeli usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom bądź stowarzyszeniom nienastawionym na zysk oraz odnoszą się do działań o charakterze instytucjonalnym lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy obywatelom w obszarze działań społecznych;
c)
w odniesieniu do usług, będących rozszerzeniem usług, których świadczenie już rozpoczęto, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
d)
jeżeli procedura przetargowa lub próba wykorzystania umowy ramowej nie powiodła się, tj. nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym, w którym to przypadku, po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;
e)
jeżeli dane zamówienie jest następstwem konkursu i musi ono, zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami, zostać udzielone wybranemu kandydatowi lub jednemu z wybranych kandydatów, w którym to przypadku wszyscy wybrani kandydaci zapraszani są do uczestniczenia w negocjacjach;
f)
jeżeli, z przyczyn technicznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, zamówienie może zostać udzielone wyłącznie określonemu usługodawcy;
g)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
h)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
Do celów niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. a) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznane są za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
Działania o charakterze instytucjonalnym, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), obejmują usługi związane ze statutowym obowiązkiem organów sektora publicznego.
2. Do usług będących rozszerzeniem usług, których świadczenie już rozpoczęto, jak określono w ust. 1 lit. c), zalicza się:
a)
usługi dodatkowe nieobjęte podstawowym zamówieniem, ale które, z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, stały się niezbędne do wykonania zamówienia, pod warunkiem że takich usług dodatkowych nie można oddzielić od podstawowego zamówienia ani pod względem technicznym, ani gospodarczym bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej oraz że łączna kwota takich usług dodatkowych nie przekracza 50 % wartości podstawowego zamówienia;
b)
usługi dodatkowe polegające na powtarzaniu podobnych usług powierzonych wykonawcy świadczącemu usługi na podstawie pierwszego zamówienia, pod warunkiem że:
(i)
ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odniesieniu do pierwszej usługi, a możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej w przypadku nowych usług w ramach projektu i szacowane koszty zostały wyraźnie wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, opublikowanym w odniesieniu do pierwszej usługi;
(ii)
rozszerzenie zamówienia odnosi się do wartości i czasu trwania nieprzekraczających wartości i czasu trwania zamówienia pierwotnego.
Artykuł 267
Progi i procedury udzielania zamówień na dostawy
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na dostawy progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej: międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: umowa ramowa lub:
(i)
dla zamówień o wartości 100 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 300 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. b);
(ii)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 100 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2;
c)
płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w niniejszym artykule ust. 1 lit. b) ppkt ii), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych dostawców. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z dostawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
3. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, którą należy umieścić w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Oferty otwierane są publicznie przez komisję oceniającą w miejscu i w terminie określonych w dokumentacji przetargowej. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert muszą zostać ogłoszone imiona i nazwiska lub nazwy oferentów, podane ceny, wniesione wymagane wadium i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
4. W przypadku zamówienia na dostawy nieobejmującego usług posprzedażnych jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest cena.
W przypadku gdy propozycje usług posprzedażnych lub szkoleń mają szczególne znaczenie, wybierana jest oferta z najniższą ceną lub oferta najbardziej korzystna ekonomicznie, z należytym uwzględnieniem jakości technicznej oferowanej usługi i podanej ceny.
Artykuł 268
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na dostawy
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na dostawy mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 111 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
jeżeli jest to uzasadnione charakterem lub cechami szczególnymi dostaw, na przykład jeżeli wykonanie zamówienia jest zarezerwowane wyłącznie dla posiadaczy patentów lub licencji na używanie patentów;
c)
w odniesieniu do dodatkowych dostaw, dokonywanych przez pierwotnego dostawcę, których celem jest częściowe odnowienie zapasów lub zastąpienie instalacji używanych na bieżąco lub rozszerzenie istniejących zapasów lub instalacji, gdyby zmiana dostawcy zobowiązywała instytucję zamawiającą do nabywania sprzętu o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i konserwacji;
d)
jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy jeżeli nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym;
e)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
f)
w odniesieniu do zamówień na dostawy produktów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;
g)
w odniesieniu do zamówień dotyczących zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie likwidującego swoją działalność handlową lub od syndyka masy upadłości bądź likwidatora, na podstawie układu z wierzycielami lub innej podobnej procedury na mocy prawa krajowego;
h)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. d), po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione.
2. Do celów ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznaje się za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
Artykuł 269
Progi i procedury udzielania zamówień na roboty budowlane
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na roboty budowlane progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 5 000 000 EUR lub większej - jedno z poniższych:
(i)
międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
(ii)
ze względu na cechy szczególne niektórych robót budowlanych, międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 5 000 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. b);
c)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2 niniejszego artykułu.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. c) niniejszego artykułu, instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych wykonawców. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z wykonawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
3. Kryteria wyboru obejmują zdolność oferenta do zrealizowania podobnych zamówień, w szczególności przez odniesienie do robót budowlanych wykonanych w ostatnich latach. Po dokonaniu wyboru i ponieważ oferty niedopuszczalne zostały już odrzucone, jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest cena.
4. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, którą należy umieścić w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Oferty otwierane są publicznie przez komisję oceniającą w miejscu i w terminie określonych w dokumentacji przetargowej. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert muszą zostać ogłoszone imiona i nazwiska lub nazwy oferentów, podane ceny, wniesione wymagane wadium i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
Artykuł 270
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na roboty budowlane
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na roboty budowlane mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 111 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
w odniesieniu do dodatkowych robót budowlanych, nieobjętych zamówieniem pierwotnym, ale które, z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, stały się niezbędne do wykonania opisanego w nim obiektu budowlanego, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
c)
jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy jeżeli nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym;
d)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
e)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
Do celów niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. a) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznane są za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;
2. Zamówienia na dodatkowe roboty budowlane, o których mowa w ust. 1 lit. b), udzielane są przedsiębiorcy budowlanemu już wykonującemu obiekt budowlany w następujących przypadkach:
a)
jeżeli takich robót budowlanych nie można oddzielić od głównego zamówienia pod względem technicznym ani gospodarczym bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej; lub
b)
jeżeli takie roboty budowlane są absolutnie niezbędne do zakończenia wykonania pierwotnego zamówienia, mimo że można je od niego oddzielić;
c)
jeżeli łączna wartość udzielonych zamówień na dodatkowe roboty budowlane nie przekracza 50 % wartości zamówienia podstawowego.
Artykuł 271
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień dotyczących nieruchomości
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
Zamówienia dotyczące nieruchomości, o których mowa w art. 260, mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej po zbadaniu rynku lokalnego.
Artykuł 272
Wybór procedury udzielania zamówień w przypadku zamówień mieszanych
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
W przypadku zamówień obejmujących zarówno świadczenie usług, jak i dostawy towarów lub realizację robót budowlanych, instytucja zamawiająca, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, ustala progi i procedury mające zastosowanie, w zależności od przeważającego przedmiotu zamówienia, ocenianego na podstawie względnej wartości i znaczenia operacyjnego różnych części składowych zamówienia.
Artykuł 273
Dokumentacja przetargowa
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumentacja przetargowa, o której mowa w art. 138, sporządzana jest w oparciu o najlepsze praktyki międzynarodowe i zgodnie z przepisami niniejszego rozdziału dotyczącymi ogłaszania i kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentami.
2. W przypadku zamówień na usługi dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
rodzaj zamówienia;
(ii)
kryteria udzielania zamówień i ich znaczenie;
(iii)
informację o możliwości prowadzenia rozmów i ich harmonogram;
(iv)
informację o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(v)
informacje na temat części zamówienia, co do której dopuszcza się podwykonawstwo;
(vi)
maksymalny budżet dostępny dla zamówienia;
(vii)
walutę ofert;
b)
listę wybranych kandydatów (ze wskazaniem zakazu stowarzyszania się);
c)
ogólne warunki zamówień na usługi;
d)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
e)
zakres zadań, wskazujący planowany harmonogram projektu i terminy, począwszy od których planuje się, że główni eksperci muszą być dostępni;
f)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta);
g)
formularz oferty;
h)
formularz umowy;
i)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby płatności zaliczkowych.
Przepisy akapitu pierwszego lit. h) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
3. W przypadku zamówień na dostawy dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
kryteria wyboru i udzielania zamówień;
(ii)
informacje o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(iii)
walutę ofert;
b)
ogólne warunki zamówień na dostawy;
c)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
d)
załącznik techniczny zawierający plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram wykonania zamówienia;
e)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta) i rozbicie cen;
f)
formularz oferty;
g)
formularz umowy;
h)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby:
(i)
oferty;
(ii)
płatności zaliczkowych;
(iii)
należytego wykonania.
Przepisy akapitu pierwszego lit. g) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
4. W przypadku zamówień na roboty budowlane dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
kryteria wyboru i udzielania zamówień;
(ii)
informacje o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(iii)
walutę ofert;
b)
ogólne warunki zamówień na roboty budowlane;
c)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
d)
załączniki techniczne zawierające plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram wykonania zamówienia;
e)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta) i rozbicie cen;
f)
formularz oferty;
g)
formularz umowy;
h)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby:
(i)
oferty;
(ii)
płatności zaliczkowych;
(iii)
należytego wykonania.
Przepisy akapitu pierwszego lit. g) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
5. W przypadku sprzeczności między warunkami szczegółowymi, o których mowa w ust. 2 lit. d), ust. 3 lit. c) i ust. 4 lit. c), oraz warunkami ogólnymi przeważają warunki szczegółowe.
6. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewnienia jakości, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiednich normach europejskich lub, w stosownych przypadkach, międzynarodowych, poświadczonych przez organy spełniające europejskie lub międzynarodowe normy w zakresie certyfikacji. Przyjmują one również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewnienia jakości, przedstawiane przez podmioty gospodarcze.
Artykuł 274
Zabezpieczenia
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 163 uprzednie zabezpieczenia są denominowane w euro lub w walucie zamówienia, którego dotyczą.
2. Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, w rozumieniu niniejszego rozdziału, stanowiącego 1-2 % całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane. Jest ono zgodne z przepisami art. 163. Wadium jest zwracane w momencie podpisania umowy. Wadium zostaje zatrzymane, jeżeli oferta złożona przed upływem ostatecznego terminu składania ofert zostaje następnie wycofana.
3. Instytucja zamawiająca może wymagać zabezpieczenia należytego wykonania opiewającego na kwotę określoną w dokumentacji przetargowej, odpowiadającą 5-10 % całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane. Zabezpieczenie takie określa się na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak rodzaj i wartość zamówienia.
Zabezpieczenie należytego wykonania wymagane jest jednak w przypadku przekroczenia następujących progów:
a)
345 000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane;
b)
150 000 EUR w przypadku zamówień na dostawy.
Zabezpieczenie zachowuje ważność co najmniej do czasu ostatecznego odbioru dostaw lub robót. Jeżeli zamówienie nie jest właściwie wykonane, całe zabezpieczenie zostaje zatrzymane.
Artykuł 275
Terminy procedur
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Oferty muszą dotrzeć do instytucji zamawiającej, której adres podany jest w zaproszeniu do składania ofert, nie później niż do dnia i godziny wskazanych w tym zaproszeniu. Termin składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, przewidziany przez instytucje zamawiające, musi być na tyle długi, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert.
W przypadku zamówień na usługi minimalny okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi pięćdziesiąt dni. Jednakże w nagłych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
2. Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej przed upływem terminu składania ofert. Instytucja zamawiająca udziela odpowiedzi na te pytania przed upływem terminu składania ofert.
3. W przypadku międzynarodowych procedur ograniczonych terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału są nie krótsze niż trzydzieści dni od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert nie może być krótszy niż pięćdziesiąt dni. Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
4. W przypadku międzynarodowych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a)
dziewięćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;
b)
sześćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
5. W przypadku lokalnych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a)
sześćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;
b)
trzydzieści dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
6. W przypadku konkurencyjnych procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. b), art. 267 ust. 1 lit. c) i art. 269 ust. 1 lit. c), na składanie ofert kandydatom zapewnia się co najmniej trzydzieści dni od daty wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert.
7. Terminy określone w ust. 1-6 wyrażone są w dniach kalendarzowych.
Artykuł 276
Komisja oceniająca
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty uznane za spełniające wymogi są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień. Komisja składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, posiadających wszelką niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną do oceniania ofert.
2. Jeżeli Komisja nie jest instytucją zamawiającą, może wystąpić o kopię dokumentacji przetargowej, ofert, oceny ofert i podpisanych umów. Komisja może także uczestniczyć w charakterze obserwatora w otwarciu i ocenie ofert.
3. Oferty, które nie zawierają wszystkich istotnych elementów wymaganych w dokumentacji przetargowej lub które nie spełniają określonych wymogów szczegółowych, są odrzucane.
Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie, w wyznaczonym przez nią terminie i w zgodzie z zasadą równego traktowania, dodatkowych materiałów lub objaśnień do złożonych dokumentów potwierdzających, w związku z kryteriami wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień.
4. W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca występuje o niezbędne wyjaśnienia, dotyczące zawartości oferty.
5. W przypadku procedur o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR dopuszcza się odstąpienie od wymogu powołania komisji oceniającej.
ROZDZIAŁ IV
Dotacje
Artykuł 277
Pełne finansowanie
(Artykuł 192 rozporządzenia finansowego)
W przypadku odstępstwa od wymogu współfinansowania w decyzji o udzieleniu dotacji podaje się uzasadnienie.
TYTUŁ III
URZĘDY EUROPEJSKIE
Artykuł 278
Urzędy europejskie i ustanowienie dodatkowych urzędów
(Artykuł 195 rozporządzenia finansowego)
Do urzędów, o których mowa w art. 195 rozporządzenia finansowego, zalicza się:
a)
Urząd Publikacji;
b)
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;
c)
Europejski Urząd Doboru Kadr i administracyjnie połączoną z nim Europejską Szkołę Administracji;
d)
Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych;
e)
Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Urząd Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu.
Jedna lub więcej instytucji może powołać dodatkowe urzędy, pod warunkiem że jest to uzasadnione analizą kosztów i korzyści i zapewnia wyeksponowanie działań Unii.
Artykuł 279
Delegowanie uprawnień przez instytucje na europejskie urzędy międzyinstytucjonalnych
(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja jest odpowiedzialna za zobowiązania budżetowe. Instytucje mogą delegować na dyrektora danego europejskiego urzędu międzyinstytucjonalnego uprawnienia do prowadzenia wszelkich późniejszych działań, w szczególności jeśli chodzi o zobowiązania prawne, poświadczanie zasadności wydatków, zatwierdzanie płatności i wykonywanie dochodów oraz określają zakres i warunki tego typu delegowania uprawnień.
Artykuł 280
Szczególne zasady dotyczące Urzędu Publikacji
(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli chodzi o Urząd Publikacji, każda instytucja decyduje o swojej polityce w zakresie publikacji. Wpływy netto ze sprzedaży publikacji są ponownie wykorzystywane jako dochody przeznaczone na określony cel przez instytucję, która jest autorem tych publikacji, zgodnie z art. 21 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 281
Delegowanie niektórych zadań przez księgowego
(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)
Księgowy Komisji, działając na wniosek komitetu zarządzającego danego urzędu, może delegować na pracownika urzędu niektóre ze swoich zadań, odnoszące się do poboru dochodów i realizacji wydatków, dokonywanych bezpośrednio przez dany urząd.
Artykuł 282
Zasoby finansowe - rachunki bankowe
(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)
W celu zaspokojenia potrzeb urzędu międzyinstytucjonalnego w zakresie środków pieniężnych rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek komitetu zarządzającego. Ostateczny stan środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniany i korygowany przez dany urząd i Komisję na koniec roku budżetowego.
TYTUŁ IV
ŚRODKI NA WYDATKI ADMINISTRACYJNE
Artykuł 283
Przepisy ogólne
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Środki na wydatki administracyjne objęte niniejszym tytułem to środki określone w art. 41 rozporządzenia finansowego.
Zobowiązania budżetowe odpowiadające środkom na wydatki administracyjne o charakterze wspólnym dla kilku tytułów, które zarządzane są globalnie, mogą być zapisywane globalnie w rachunkowości budżetowej po uprzednim skrótowym sklasyfikowaniu ich według charakteru, zgodnie z art. 25.
Odnośne wydatki zapisuje się w liniach budżetowych każdego tytułu według takiego samego systemu rozdziału jak środki.
Artykuł 284
Zabezpieczenie najmu
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Zabezpieczenie najmu wnoszone przez instytucje przyjmuje formę gwarancji bankowej lub depozytu na zablokowanym rachunku bankowym w imieniu instytucji i wynajmującego, denominowanym w euro, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.
Jeżeli jednak w odniesieniu do transakcji dokonywanych w państwach trzecich niemożliwe jest zastosowanie żadnej z wymienionych form zabezpieczenia najmu, właściwy urzędnik zatwierdzający może przyjąć inne formy zabezpieczenia, pod warunkiem że zapewniają one równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii.
Artykuł 285
Zaliczki dla pracowników i członków instytucji
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, pracownikom i członkom instytucji.
Artykuł 286
Budynki
(Artykuł 203 rozporządzenia finansowego)
1. Wydatki, o których mowa w art. 203 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynków. Nie obejmują one opłat.
2. Procedura wczesnego informowania, o której mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, oraz procedura uprzedniego zatwierdzania, o której mowa w art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego, nie mają zastosowania do nabywania gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę.
3. Procedura wczesnego informowania oraz procedura uprzedniego zatwierdzania określone w art. 203 ust. 3-7 rozporządzenia finansowego nie mają zastosowania do budynków mieszkalnych. Parlament Europejski i Rada mogą zwrócić się do właściwej instytucji o wszelkie informacje dotyczące budynków mieszkalnych.
4. W wyjątkowych lub pilnych okolicznościach politycznych wczesne informacje, o których mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości związanych z delegaturami lub urzędami Unii w państwach trzecich, można przedkładać łącznie z informacjami o przedsięwzięciach z zakresu nieruchomości objętych art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego. W takich przypadkach procedury wczesnego informowania oraz uprzedniego zatwierdzania przeprowadza się możliwie jak najszybciej.
5. Procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 203 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego, nie ma zastosowania do umów wstępnych lub badań przygotowawczych mających na celu ocenę szczegółowych kosztów i finansowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości.
6. Progi wynoszące 750 000 lub 3 000 000 EUR, o których mowa w art. 203 ust. 7 ppkt (ii), (iii) oraz (iv) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynku. W przypadku umów najmu i użytkowania w progach tych uwzględnia się koszty związane z wyposażeniem budynku, ale nie inne opłaty.
7. W rok po wejściu w życie rozporządzenia finansowego Komisja przedstawi sprawozdanie ze stosowania procedur, określonych w art. 203 ust. 3-8 rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ V
EKSPERCI
Artykuł 287
Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie
(Artykuł 204 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku wartości poniżej progów określonych w art. 170 ust. 1 eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie mogą zostać wybrani w ramach procedury określonej w ust. 2.
2. Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub - tam, gdzie jest to konieczne w celu zapewnienia rozpowszechnienia wśród potencjalnych kandydatów - na stronie internetowej danej instytucji.
Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania zawiera opis zadań, ich czas trwania oraz stałe warunki wynagrodzenia. Warunki te mogą opierać się na cenach jednostkowych.
W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania sporządza się listę ekspertów. Zachowuje ona ważność co najwyżej przez pięć lat od dnia publikacji lub do końca okresu realizacji programu wieloletniego dotyczącego odnośnych zadań.
3. Każda zainteresowana osoba fizyczna może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, z wyjątkiem trzech ostatnich miesięcy tego okresu. Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie nie są wybierani do realizacji zadań, o których mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, jeśli znajdują się w jednej z sytuacji powodujących wykluczenie, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
4. Wszelka wymiana informacji z wybranymi ekspertami, w tym zawieranie umów oraz ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję.
Systemy te spełniają następujące wymogi:
a)
dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;
d)
czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały dokumentów, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w akapicie drugim lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
5. Lista ekspertów oraz przedmiot zadań podlegają corocznej publikacji. Informacje o wynagrodzeniu podlegają publikacji, o ile przekracza ono 15 000 EUR za wykonywane zadanie.
6. Ustęp 5 nie ma zastosowania, jeżeli taka publikacja stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub szkodzi interesom ekonomicznym ekspertów.
CZĘŚĆ TRZECIA
PRZEPISY KOŃCOWE I PRZEJŚCIOWE
Artykuł 288
Przepisy przejściowe
Artykuły 35-43 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 mają nadal zastosowanie do zobowiązań zaciągniętych do dnia 31 grudnia 2013 r. Artykuły 33-44 niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie tylko do zobowiązań zaciągniętych od dnia 1 stycznia 2014 r.
Część pierwsza tytuł VI rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 może mieć nadal zastosowanie do umów o udzielenie dotacji, które podpisano, i decyzji o udzieleniu dotacji, o których powiadomiono, do dnia 31 grudnia 2013 r. w ramach zobowiązań globalnych zaciągniętych w budżecie na rok 2012 lub w budżetach na lata wcześniejsze, jeśli właściwy urzędnik zatwierdzający podejmie taką decyzję, z należytym uwzględnieniem zasad równego traktowania i przejrzystości.
Artykuł 289
Uchylenie
Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002 traci moc.
Odesłania do uchylonego rozporządzenia odczytuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia, zgodnie z tabelą korelacji w załączniku.
Artykuł 290
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2013 r.
Artykuły 216-226 stosuje się natomiast od dnia 1 stycznia 2014 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 29 października 2012 r.