PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1011/2014
ze dne 22. září 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013, pokud jde o vzory pro předkládání určitých informací Komisi, a podrobná pravidla týkající se výměny informací mezi příjemci a řídicími orgány, certifikačními orgány, auditními orgány a zprostředkujícími subjekty
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména na čl. 41 odst. 4, čl. 102 odst. 1, čl. 112 odst. 5, čl. 122 odst. 3, čl. 124 odst. 7, čl. 131 odst. 6 a čl. 137 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 184/2014 (2) stanoví ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Za účelem zajištění provádění programů financovaných evropskými strukturálními a investičními fondy (dále též „ESI fondy“) je nezbytné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013. Aby byl usnadněn komplexní pohled na tato ustanovení a přístup k nim, měla by být stanovena v jednom prováděcím aktu.
(2)
Za účelem zajištění soudržnosti a kvality informací předkládaných řídicím orgánem Komisi, včetně jasných prohlášení ohledně proveditelnosti investice a ekonomické životaschopnosti velkého projektu, je třeba zavést standardní formát stanovující jednotné požadavky týkající se struktury a obsahu informací pro oznamování vybraných velkých projektů Komisi.
(3)
S cílem zajistit vyšší účinnost a transparentnost při provádění programů financovaných ESI fondy je třeba stanovit vzor pro předávání finančních údajů, vzor pro žádosti o platby a v souladu s čl. 41 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013 vzor, který se použije při předkládání dodatečných informací o finančních nástrojích spolu s žádostí o platbu podávanou Komisi, a vzor účetní závěrky pro operační programy.
(4)
Za stejným účelem je třeba stanovit vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán a vzor pro zprávu a výrok nezávislého auditního subjektu. Měly by stanovit technické parametry pro každou oblast systému pro elektronickou výměnu dat. Jelikož budou tyto vzory základem pro vytvoření systému pro elektronickou výměnu dat uvedeného v čl. 74 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013, měly by také stanovit, jakým způsobem budou údaje o způsobilých výdajích do tohoto systému zadávány.
(5)
Je třeba stanovit podrobná pravidla ohledně rozsahu a parametrů systémů na podporu elektronické výměny informací mezi příjemci a řídicím orgánem, certifikačním orgánem, auditním orgánem a zprostředkujícími subjekty, tak aby členské státy měly právní jistotu, pokud jde o povinnosti, jež musí splnit do lhůty stanovené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(6)
Aby se snížila administrativní zátěž pro příjemce účinným, účelným a jim vyhovujícím způsobem a současně byla zajištěna účinná, účelná a bezpečná elektronická výměna informací, je třeba upřesnit určité základní požadavky a technické parametry systémů uvedených v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
(7)
Je třeba stanovit zásady a platná pravidla pro předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů, pokud jde o určování strany odpovědné za nahrávání dokumentů a veškerých jejich aktualizací, včetně alternativních řešení pro případ, že vyšší moc zabrání použití systémů.
(8)
Toto nařízení by mělo respektovat základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů. Toto nařízení by se tudíž mělo uplatňovat v souladu s těmito právy a zásadami. Pokud jde o osobní údaje zpracovávané členskými státy, použije se směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (3). Pokud jde o zpracování osobních údajů orgány a institucemi Unie a o volný pohyb těchto údajů, použije se nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
(9)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro koordinaci evropských strukturálních a investičních fondů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
VZORY A FORMÁT, KTERÉ SE POUŽIJÍ PRO PŘEDKLÁDÁNÍ URČITÝCH INFORMACÍ KOMISI
Článek 1
Formát pro oznámení vybraného velkého projektu
Oznámení vybraného velkého projektu Komisi ze strany řídicího orgánu podle čl. 102 odst. 1 prvního pododstavce nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví v souladu s formátem stanoveným v příloze I tohoto nařízení.
Článek 2
Vzor pro předávání finančních údajů
Při předkládání finančních údajů Komisi pro účely monitorování podle článku 112 nařízení (EU) č. 1303/2013 použijí členské státy vzor stanovený v příloze II tohoto nařízení.
Článek 3
Vzor pro popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a certifikační orgán
1. Popis funkcí a postupů zavedených pro řídicí orgán a případně certifikační orgán se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze III tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný popis funkcí a postupů uvedený v odstavci 1.
Článek 4
Vzor zprávy nezávislého auditního subjektu
1. Auditní zpráva nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze IV tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracována jediná auditní zpráva uvedená v odstavci 1.
Článek 5
Vzor výroku nezávislého auditního subjektu
1. Výrok nezávislého auditního subjektu uvedeného v čl. 124 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze V tohoto nařízení.
2. Pokud se na několik operačních programů vztahuje společný systém, může být vypracován jediný výrok uvedený v odstavci 1.
Článek 6
Vzor žádosti o platbu zahrnující dodatečné informace týkající se finančních nástrojů
Žádost o platbu uvedená v čl. 41 odst. 4 a čl. 131 odst. 6 nařízení (EU) č. 1303/2013 se vyhotoví podle vzoru stanoveného v příloze VI tohoto nařízení a obsahuje případně dodatečné informace týkající se finančních nástrojů.
Článek 7
Vzor účetní závěrky
Účetní závěrka uvedená v čl. 137 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 se předkládá Komisi v souladu se vzorem stanoveným v příloze VII tohoto nařízení.
KAPITOLA II
PODROBNÁ PRAVIDLA TÝKAJÍCÍ SE VÝMĚNY INFORMACÍ MEZI PŘÍJEMCI A ŘÍDICÍMI ORGÁNY, CERTIFIKAČNÍMI ORGÁNY, AUDITNÍMI ORGÁNY A ZPROSTŘEDKUJÍCÍMI SUBJEKTY
Článek 8
Definice a rozsah systému pro elektronickou výměnu dat
1. Systémem pro elektronickou výměnu dat uvedeným v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 se rozumí mechanismy a nástroje umožňující elektronickou výměnu dokumentů a dat, včetně podpory audiovizuálních médií, naskenovaných dokumentů a elektronických souborů.
Výměna dokumentů a dat zahrnuje podávání zpráv o pokroku, žádostech o platbu a výměnu informací souvisejících s řídicími kontrolami a audity.
2. Systémy pro elektronickou výměnu dat umožňují, aby se správní ověření každé žádosti o úhradu předložené příjemci podle čl. 125 odst. 5 nařízení (EU) č. 1303/2013 a audity spoléhaly na informace a dokumenty dostupné prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat, jsou-li tyto informace a dokumenty vyměňovány v elektronické podobě v souladu s čl. 122 odst. 3 tohoto nařízení. Odpovědné orgány mohou požadovat dokumenty v tištěné podobě pouze ve výjimečných případech na základě analýzy rizik a pouze pokud jsou dokumenty v tištěné podobě skutečným zdrojem naskenovaných dokumentů nahraných do systémů pro elektronickou výměnu dat.
Článek 9
Parametry systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Systémy pro elektronickou výměnu dat zajišťují bezpečnost údajů, jejich úplnost, důvěrnost a ověření odesílatele v souladu s čl. 122 odst. 3, čl. 125 odst. 4 písm. d), čl. 125 odst. 8 a článkem 140 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou k dispozici a v provozu během běžných úředních hodin i mimo tyto hodiny s výjimkou doby provádění činností technické údržby.
2. Pokud členský stát z vlastního podnětu zavede pro příjemce povinné používání systémů pro elektronickou výměnu dat, zajistí, aby technické parametry těchto systémů nenarušovaly bezproblémové provádění fondů ani neomezovaly přístup příjemcům.
Tento požadavek se nevztahuje na systémy pro elektronickou výměnu dat pro příjemce, které členský stát zavedl jako povinné během předchozího programového období a které jsou v souladu s ostatními požadavky stanovenými tímto nařízením.
3. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou vybaveny přinejmenším těmito funkcemi:
a)
interaktivním formulářem a/nebo interaktivními formuláři předvyplněným (předvyplněnými) systémem na základě údajů, které se v jednotlivých fázích postupu ukládají;
b)
v příslušných případech automatickými výpočty;
c)
automatickými kontrolami jako součástmi systému, které v co nejvyšší míře omezují opakované výměny dokumentů nebo informací;
d)
upozorněními vytvářenými systémem a sloužícími k informování příjemce o tom, že je možné provést určité akce;
e)
on-line sledováním statusu umožňujícím příjemci sledovat aktuální status projektu;
f)
dostupností všech předchozích údajů a dokumentů zpracovaných systémy pro elektronickou výměnu dat.
Článek 10
Předávání dokumentů a údajů prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat
1. Příjemci a orgány uvedené v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013 doplňují dokumenty a údaje, za něž odpovídají, a veškeré jejich aktualizace do systémů pro elektronickou výměnu dat v elektronickém formátu stanoveném členským státem.
Členský stát určí podrobné podmínky elektronické výměny dat v dokumentu stanovujícím podmínky podpory pro každou operaci podle čl. 125 odst. 3 písm. c) nařízení (EU) č. 1303/2013.
2. Výměny údajů a transakce jsou opatřeny elektronickým podpisem slučitelným s jedním ze tří typů elektronického podpisu vymezených ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (5).
3. Za datum předání dokumentů a údajů orgánům ze strany příjemce a naopak, jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, se považuje datum elektronického předložení informací, které jsou uloženy v systémech pro elektronickou výměnu dat.
4. Jak je uvedeno v čl. 122 odst. 3 druhém pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, dokumenty a údaje se prostřednictvím systémů pro elektronickou výměnu dat pro tutéž operaci předkládají pouze jednou pro všechny orgány provádějící týž program.
Tyto orgány spolupracují na právní, organizační, sémantické a technické úrovni na zajištění účinné komunikace a výměny a opětovného použití informací a znalostí.
Tímto ustanovením nejsou dotčeny postupy, které umožňují příjemcům opravit chybné údaje a aktualizovat zastaralé údaje nebo nečitelné dokumenty.
5. Systémy pro elektronickou výměnu dat jsou přístupné přímo prostřednictvím interaktivního uživatelského rozhraní (internetové aplikace) nebo prostřednictvím technického rozhraní, které umožňuje automatickou synchronizaci a předávání údajů mezi systémy příjemců a systémy členských států.
6. Při zpracování informací zaručí systémy pro elektronickou výměnu dat ochranu soukromí osobních údajů jednotlivcům a obchodního tajemství právním subjektům v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES (6), směrnicí Evropského parlamentu a Rady 2009/136/ES (7) a směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (8).
7. V případě vyšší moci a zejména v případě nesprávného fungování systémů pro elektronickou výměnu dat nebo chybějícího stálého datového připojení může dotčený příjemce předložit požadované informace příslušnému orgánu v takové podobě a pomocí takových prostředků, které pro tyto případy určí členský stát. Jakmile příčina vyšší moci pomine, členský stát zajistí, aby byly příslušné dokumenty začleněny do databáze související se systémy pro elektronickou výměnu dat.
Odchylně od ustanovení odstavce 3 je za datum brané v potaz pro předložení požadovaných informací považováno datum zaslání dokumentů ve vyžadované podobě.
8. Členské státy zajistí, aby všichni příjemci mohli používat systémy pro elektronickou výměnu dat uvedené v čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013, včetně příjemců operací probíhajících ke dni, kdy jsou systémy pro elektronickou výměnu dat uvedeny do provozu a od nějž se použije elektronická výměna dat.
Článek 11
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 22. září 2014.
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1011/2014
z dnia 22 września 2014 r.
ustanawiające szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (1), w szczególności jego art. 41 ust. 4, art. 102 ust. 1, art. 112 ust. 5, art. 122 ust. 3, art. 124 ust. 7, art. 131 ust. 6 i art. 137 ust. 3,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) nr 184/2014 (2) ustanowiono przepisy niezbędne do przygotowania programów. W celu wdrożenia programów finansowanych z europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych („EFSI”) konieczne jest ustanowienie dodatkowych przepisów dotyczących stosowania rozporządzenia (UE) nr 1303/2013. Aby ułatwić uzyskanie całościowego obrazu i dostępu do tych przepisów, należy je określić w jednym akcie wykonawczym.
(2)
W celu zapewnienia spójności i jakości informacji przekazywanych Komisji przez instytucję zarządzającą, w tym wyraźnych stanowisk na temat wykonalności inwestycji i trwałości ekonomicznej dużego projektu, należy określić standardowy wzór ustanawiający jednolite wymagania dotyczące struktury i treści informacji, które mają zostać przekazane Komisji w celu powiadomienia o wybranych dużych projektach.
(3)
W celu zwiększenia skuteczności i przejrzystości wdrażania programów finansowanych ze środków EFSI należy określić wzór służący do przekazywania danych finansowych, wzór wniosku o płatność oraz, zgodnie z art. 41 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, wzór stosowany przy przekazywaniu Komisji dodatkowych informacji dotyczących instrumentów finansowych wraz z wnioskiem o płatność, a także wzór zestawienia wydatków w ramach programów operacyjnych.
(4)
W tym samym celu należy określić wzór opisu funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej, a także wzór sprawozdania i opinii niezależnego podmiotu audytowego. W tych wzorach należy określić charakterystykę techniczną każdego obszaru należącego do systemu elektronicznej wymiany danych. Ponieważ wzory te będą tworzyć podstawę opracowania systemu elektronicznej wymiany danych, o którym mowa w art. 74 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, powinny one również określać sposób, w jaki dane dotyczące wydatków kwalifikowalnych będą wprowadzane do systemu elektronicznej wymiany informacji.
(5)
Należy określić szczegółowe przepisy dotyczące zakresu i charakterystyki systemów wspierających elektroniczną wymianę informacji między beneficjentami a instytucją zarządzającą, instytucją certyfikującą, instytucją audytową i instytucjami pośredniczącymi, tak aby państwa członkowskie miały pewność prawną co do zobowiązań, których muszą dotrzymać w przepisowym terminie określonym w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
(6)
Aby ograniczyć obciążenie administracyjne beneficjentów w sposób dla nich skuteczny, wydajny i satysfakcjonujący przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnej, skutecznej i bezpiecznej elektronicznej wymiany informacji, należy zdefiniować określone podstawowe wymagania i charakterystykę techniczną systemów, o których mowa w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
(7)
Należy również określić zasady i obowiązujące przepisy dotyczące przekazywania dokumentów i danych za pośrednictwem przedmiotowych systemów w odniesieniu do identyfikacji strony odpowiedzialnej za zamieszczanie dokumentów i ich uaktualnianie, w tym alternatywne rozwiązanie na wypadek działania siły wyższej uniemożliwiającej użycie systemów.
(8)
Niniejsze rozporządzenie nie powinno naruszać praw podstawowych i powinno być zgodne z zasadami uznanymi w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej, a w szczególności z prawem do ochrony danych osobowych. Niniejsze rozporządzenie powinno zatem być stosowane zgodnie z tymi prawami i zasadami. Do przetwarzania danych osobowych przez państwa członkowskie zastosowanie ma dyrektywa 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (3). Do przetwarzania danych osobowych przez instytucje i podmioty unijne oraz swobodnego przepływu takich danych zastosowanie ma rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4).
(9)
Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią komitetu koordynującego europejskie fundusze strukturalne i inwestycyjne,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ I
WZORY I FORMAT, KTÓRE MAJĄ BYĆ STOSOWANE PRZY PRZEKAZYWANIU KOMISJI OKREŚLONYCH INFORMACJI
Artykuł 1
Format powiadomienia o wybranym dużym projekcie
Powiadomienie o wybranym dużym projekcie kierowane przez instytucję zarządzającą do Komisji w myśl art. 102 ust. 1 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 sporządza się zgodnie z formatem określonym w załączniku I do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 2
Wzór służący do przekazywania danych finansowych
W przypadku przekazywania Komisji danych finansowych do celów monitorowania zgodnie z art. 112 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 państwa członkowskie stosują wzór określony w załączniku II do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 3
Wzór opisu funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz instytucji certyfikującej
1. Opis funkcji i procedur instytucji zarządzającej oraz, w stosownych przypadkach, instytucji certyfikującej sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku III do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić pojedynczy opis funkcji i procedur, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 4
Wzór sprawozdania niezależnego podmiotu audytowego
1. Sprawozdanie z audytu niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku IV do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić jedno sprawozdanie z audytu, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 5
Wzór opinii niezależnego podmiotu audytowego
1. Opinię niezależnego podmiotu audytowego, o którym mowa w art. 124 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku V do niniejszego rozporządzenia.
2. W przypadku gdy do kilku programów operacyjnych stosuje się wspólny system, można sporządzić jedną opinię, o której mowa w ust. 1.
Artykuł 6
Wzór wniosku o płatność zawierający dodatkowe informacje dotyczące instrumentów finansowych
Wniosek o płatność, o którym mowa w art. 41 ust. 4 i art. 131 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, sporządza się zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VI do niniejszego rozporządzenia; w stosownych przypadkach zawiera on dodatkowe informacje dotyczące instrumentów finansowych.
Artykuł 7
Wzór zestawienia wydatków
Zestawienie wydatków, o którym mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, przedkłada się Komisji zgodnie ze wzorem określonym w załączniku VII do niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ II
SZCZEGÓŁOWE PRZEPISY DOTYCZĄCE WYMIANY INFORMACJI MIĘDZY BENEFICJENTAMI A INSTYTUCJAMI ZARZĄDZAJĄCYMI, CERTYFIKUJĄCYMI, AUDYTOWYMI I POŚREDNICZĄCYMI
Artykuł 8
Definicja i zakres systemów elektronicznej wymiany danych
1. „Systemy elektronicznej wymiany danych”, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oznaczają mechanizmy i instrumenty umożliwiające elektroniczną wymianę dokumentów i danych, w tym nośników informacji audiowizualnych, zeskanowanych dokumentów i plików elektronicznych.
Wymiana dokumentów i danych obejmuje sprawozdawczość z postępów, wnioski o płatność oraz wymianę informacji związanych z kontrolami zarządczymi i audytami.
2. Systemy elektronicznej wymiany danych umożliwiają weryfikację administracyjną w odniesieniu do każdego złożonego przez beneficjentów wniosku o refundację, o której mowa w art. 125 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz przeprowadzanie audytów opartych na informacjach i dokumentach dostępnych za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych, o ile wymiana tego rodzaju informacji i dokumentów odbywa się w formie elektronicznej zgodnie z art. 122 ust. 3 tego rozporządzenia. Właściwe instytucje mogą wymagać dokumentów w wersji papierowej jedynie w wyjątkowych przypadkach, po przeprowadzeniu analizy ryzyka, oraz tylko pod warunkiem, że takie dokumenty są prawdziwym źródłem zeskanowanych dokumentów, które zostały zamieszczone w systemach elektronicznej wymiany danych.
Artykuł 9
Charakterystyka systemów elektronicznej wymiany danych
1. Systemy elektronicznej wymiany danych zapewniają bezpieczeństwo, integralność i poufność danych oraz uwierzytelnienie osoby wysyłającej zgodnie z art. 122 ust. 3, art. 125 ust. 4 lit. d), art. 125 ust. 8 i art. 140 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
Systemy elektronicznej wymiany danych są dostępne i operacyjne w standardowych godzinach pracy i poza nimi, z wyjątkiem przerw na obsługę techniczną.
2. Jeżeli państwo członkowskie z własnej inicjatywy nakłada na beneficjentów obowiązek korzystania z systemów elektronicznej wymiany danych, zapewnia, aby charakterystyka techniczna takich systemów nie zakłócała sprawnego wdrażania funduszy polityki spójności ani nie ograniczała ich dostępu dla beneficjentów.
Wymóg ten nie dotyczy systemów elektronicznej wymiany danych, które państwo członkowskie uczyniło obowiązkowymi dla beneficjentów w poprzednim okresie programowania i które spełniają inne wymagania określone w niniejszym rozporządzeniu.
3. Systemy elektronicznej wymiany danych są wyposażone co najmniej w następujące funkcje:
a)
formularze interaktywne lub formularze uprzednio wypełnione przez system na podstawie danych zapisywanych na kolejnych etapach procedur;
b)
automatyczne obliczanie (w stosownych przypadkach);
c)
automatyczne zintegrowane kontrole, które w miarę możliwości ograniczają wielokrotną wymianę dokumentów lub informacji;
d)
generowane przez system komunikaty, które informują beneficjenta o możliwości podjęcia określonych czynności;
e)
śledzenie statusu on-line, które umożliwia beneficjentowi monitorowanie bieżącego statusu projektu;
f)
dostępność wszystkich poprzednich danych i dokumentów przetworzonych przez system elektronicznej wymiany danych.
Artykuł 10
Przekazywanie dokumentów i danych za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych
1. Beneficjenci i instytucje, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, umieszczają dokumenty i dane, za które odpowiadają, a także ich wszelkie aktualizacje w systemach elektronicznej wymiany danych w formie elektronicznej zdefiniowanej przez państwo członkowskie.
Państwo członkowskie określa szczegółowe warunki elektronicznej wymiany danych w dokumencie określającym warunki wsparcia dla każdej operacji, o której mowa w art. 125 ust. 3 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013.
2. Wymiana danych oraz transakcje są opatrzone podpisem elektronicznym odpowiadającym jednemu z trzech rodzajów podpisów elektronicznych określonych w dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE (5).
3. Data przekazania dokumentów i danych przez beneficjenta instytucjom, o których mowa w art. 122 ust. 3 akapit pierwszy rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, oraz przez instytucje beneficjentowi uznawana jest za datę elektronicznego przekazania informacji, które są przechowywane w systemach elektronicznej wymiany danych.
4. Dokumenty i dane dotyczące tej samej operacji mogą zostać przekazane za pośrednictwem systemów elektronicznej wymiany danych tylko raz, o czym jest mowa w art. 122 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, dla wszystkich instytucji wdrażających ten sam program.
Instytucje te współpracują ze sobą na poziomie prawnym, organizacyjnym, semantycznym i technicznym w celu zapewnienia skutecznej komunikacji oraz wymiany i ponownego wykorzystania informacji i wiedzy.
Pozostaje to bez uszczerbku dla procesów umożliwiających beneficjentowi aktualizację błędnych lub nieaktualnych danych bądź nieczytelnych dokumentów.
5. Systemy elektronicznej wymiany danych są dostępne albo bezpośrednio przez interaktywny interfejs użytkownika (stronę internetową), albo przez interfejs techniczny umożliwiający automatyczną synchronizację i przekazywanie danych między systemami beneficjentów a systemami państw członkowskich.
6. Podczas przetwarzania informacji systemy elektronicznej wymiany danych zapewniają ochronę prywatności danych osobowych w przypadku osób indywidualnych i tajemnicy handlowej w przypadku podmiotów prawnych, zgodnie z dyrektywą 2002/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (6), dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/136/WE (7) oraz dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (8).
7. W przypadku działania siły wyższej, w szczególności gdy systemy elektronicznej wymiany danych działają wadliwie lub gdy brak jest stałego połączenia transmisji danych, zainteresowany beneficjent może przekazać właściwym instytucjom wymagane informacje w formie i za pomocą środków przewidzianych przez państwo członkowskie w takich sytuacjach. Niezwłocznie po ustaniu działania siły wyższej państwo członkowskie zapewnia, aby dane dokumenty zostały umieszczone w bazie danych zintegrowanej z systemami elektronicznej wymiany danych.
Na zasadzie odstępstwa od ust. 3 za datę przekazania wymaganych informacji uznaje się datę przesłania dokumentów w wymaganych formatach.
8. Państwa członkowskie zapewniają, aby wszyscy beneficjenci mogli korzystać z systemów elektronicznej wymiany danych, o których mowa w art. 122 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 1303/2013, łącznie z beneficjentami operacji będących w toku w dniu, w którym systemy elektronicznej wymiany danych staną się operacyjne oraz do których to operacji zastosowanie ma elektroniczna wymiana danych.
Artykuł 11
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 22 września 2014 r.