ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
DECYZJA KOMISJI
z dnia 13 listopada 2014 r.
w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych
(2014/792/UE)
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 56 ust. 1,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 215/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju (2), w szczególności jego art. 17,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 (3), w szczególności jego art. 7 ust. 6 i art. 11,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Komisja, która jest instytucją odpowiedzialną za wykonanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej, a także za wszelkie inne środki, którymi zarządza Unia z należytym uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami określonej w art. 30-33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, ma obowiązek przeciwdziałać nadużyciom finansowym oraz wszelkim innym sprzecznym z prawem działaniom szkodzącym interesom finansowym Unii. W celu zapewnienia, że urzędnicy zatwierdzający Komisji i agencje wykonawcze będą w pełni informowani o zagrożeniach dla interesów finansowych Unii, konieczne jest ustanowienie przepisów wewnętrznych w uzupełnieniu do decyzji Komisji C(2014)2784 (4).
(2)
W celu zwalczania nadużyć finansowych i ochrony interesów finansowych Unii Komisja wykorzystuje centralną bazę danych o wykluczeniach (CED), o której mowa w art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz w rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (5), i system wczesnego ostrzegania (SWO) określony w decyzji 2008/969/WE, Euratom z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych (6). W oczekiwaniu na przyjęcie przez organ prawodawczy wniosku w sprawie zmiany rozporządzenia finansowego (7) konieczne jest zapewnienie, że system wczesnego ostrzegania jest nadal skuteczny.
(3)
W okresie przejściowym cel funkcjonowania SWO powinien pozostać niezmieniony. SWO powinien zapewnić, w Komisji oraz jej agencjach wykonawczych, obieg informacji zastrzeżonych poprzez zarejestrowanie ostrzeżenia w SWO dotyczącego osób, które mogłyby stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię.
(4)
Zważywszy, że dyrektorzy agencji wykonawczych mają status upoważnionych urzędników zatwierdzających delegowanych przez Komisję na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni oni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.
(5)
Zważywszy, że szefowie delegatur Unii, działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 mają status delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.
(6)
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest zobowiązany na mocy art. 7 ust. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 do dostarczenia niezwłocznie informacji do odpowiednich służb Komisji o dochodzeniach będących w toku, gdy może być wskazane podjęcie zapobiegawczych środków administracyjnych w celu ochrony interesów finansowych Unii. Ponadto ma także obowiązek przewidziany w art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 sporządzenia sprawozdania o zakończeniu dochodzenia oraz do wydawania zaleceń, które wskazują, gdzie jest to stosowne, wszelkie działania, które mają być podjęte w szczególności przez instytucje. W celu umożliwienia właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu wnioskowania o ostrzeżenie, konieczne jest określenie, jakie informacje OLAF ma przedłożyć Komisji.
(7)
OLAF powinien mieć dostęp do SWO, by móc wykonywać swoje zadania dochodzeniowe i prowadzić działania w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom wykonywane na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.
(8)
Dla ułatwienia funkcjonowanie SWO należy uprościć, liczbę kategorii ostrzeżeń zmniejszyć, ich zakres wyjaśnić, a nazwa ostrzeżeń nie powinna wymagać dodatkowych wyjaśnień.
(9)
Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji w oparciu o informacje przekazane przez OLAF powinny zostać zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego po konsultacji z DG ds. Budżetu i Służbą Prawną, w ścisłej współpracy z OLAF-em.
(10)
Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia powinny być proponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji i powinny być oceniane w sposób scentralizowany przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i Służbę Prawną w stosownych przypadkach. Kiedy te ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zostaną przedstawione na podstawie informacji przekazanych przez OLAF, należy je oceniać w ścisłej współpracy z OLAF-em. Taka sama procedura powinna mieć zastosowanie w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.
(11)
Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć decyzję w sprawie konsekwencji, niezbędną do ochrony interesów finansowych Unii, w ścisłej współpracy z OLAF-em i powiadomić OLAF o niniejszej decyzji.
(12)
Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien być odpowiedzialny za występowanie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę lub usunięcie ostrzeżeń lub ich odnowienie. Dla zachowania odpowiedniego poziomu kontroli tego rodzaju wnioski powinny być zgłaszane na szczeblu hierarchii określonej w decyzji Komisji C(2014)2784.
(13)
Księgowy powinien zapewniać odpowiednie warunki techniczne dla skutecznego stosowania SWO za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji.
(14)
Szczegółowe informacje na temat nakazów odzyskania środków i nakazów zajęcia będą dostępne dla wszystkich służb Komisji oraz agencji wykonawczych za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji. Ostrzeżenia W3a (nakaz zajęcia) i W4 (nakaz odzyskania środków) przewidziane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom powinny zostać zniesione. Sama informacja tego rodzaju nie uzasadnia w sposób systematyczny ostrzeżenia. Wymaga to przeprowadzenia analizy wszystkich konkretnych okoliczności danej sprawy przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu podjęcia decyzji, czy konieczne jest dołączenie ostrzeżenia, czy też nie.
(15)
Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (8) stanowi, że przetwarzanie danych osobowych przez Komisję musi odbywać się przy spełnieniu wymogów legalnego przetwarzania danych oraz wymogów dotyczących przekazywania danych określonych w tym rozporządzeniu oraz że takie przetwarzanie danych podlega uprzedniemu sprawdzeniu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych po przekazaniu powiadomienia przez Inspektora Ochrony Danych Komisji.
(16)
Przepisy dotyczące ochrony danych powinny określać prawa osób, których dane są lub mogłyby zostać wprowadzone do SWO.
(17)
W przypadku niektórych praw do ochrony danych obowiązują wyjątki określone w art. 20 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, które powinny być rozpatrywane indywidualnie w każdym przypadku i stosowane tymczasowo. Służba odpowiedzialna za wystąpienie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę, w tym poprawianie lub usunięcie stosownych informacji, powinna podjąć decyzję w sprawie zastosowania tych wyjątków.
(18)
Osoba, która może ewentualnie zostać objęta ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia, powinna mieć możliwość wyrażenia swojej opinii na piśmie przed datą złożenia wniosku o rejestrację ostrzeżenia odnoszącego się do tej osoby w SWO. Osoba objęta dochodzeniem powinna mieć tą samą możliwość w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na jej prawa.
(19)
Możliwość taka powinna być wyjątkowo odraczana w celu zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań prawnych, jeżeli przemawiają za tym ważne przyczyny prawne.
(20)
Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. w zakresie, w jakim jest to konieczne dla zapewnienia przestrzegania rozporządzeń Rady w sprawie środków ograniczających, podjętych na podstawie art. 215 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), do chwili aż system rachunkowości memoriałowej (ABAC) weźmie pod uwagę informacje zawarte w odpowiedniej bazie danych służby odpowiedzialnej za Instrumenty Polityki Zagranicznej. Jest to forma rejestracji ostrzeżenia W5b, o którym mowa w decyzji 2008/969/WE, Euratom.
(21)
Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. do ostrzeżeń W3a i W4, które do tego czasu powinny być porównywalne z ostrzeżeniami dotyczącymi weryfikacji w celu stosowania sekcji 4 niniejszej decyzji.
(22)
Wykonanie niniejszej decyzji wymaga regularnej oceny funkcjonowania SWO oraz skutecznego przyczyniania się do ochrony interesów finansowych Unii.
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
SEKCJA 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot, zakres i cel
1. Niniejszą decyzją ustanawia się system wczesnego ostrzegania („SWO”) wykorzystywany przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze przy wykonywaniu budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz innych funduszy zarządzanych przez Unię.
2. SWO przyczynia się do ochrony interesów finansowych Unii i jej wizerunku, zwalczania nadużyć finansowych i należytego zarządzania finansami.
3. Celem SWO jest:
a)
informowanie właściwych urzędników zatwierdzających Komisji i agencji wykonawczych w drodze rejestracji ostrzeżeń, że dana osoba może stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię; oraz
b)
umożliwienie właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu dokonania weryfikacji lub podjęcia odpowiednich działań, w tym tych, o których mowa w sekcji 4 na podstawie ostrzeżenia.
4. Informacje przyczyniają się do zapewnienia:
a)
zapobiegania zagrożeniom w drodze weryfikacji na podstawie wcześniejszych informacji na temat osoby, w przypadku podejrzenia lub ustaleń odnoszących się do jakiegokolwiek z poniższych działań:
-
istotnego błędu lub nieprawidłowości,
-
przewinienia zawodowego,
-
poważnego naruszenia warunków umowy, lub
-
nadużycia finansowego, korupcji lub jakiejkolwiek innej nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 (9);
b)
wyłączenia danej osoby w rozumieniu art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 („FR”).
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
a)
„księgowy” oznacza księgowego Komisji lub podległego pracownika, któremu księgowy przekazał określone zadania na mocy art. 69 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
b)
„właściwy urzędnik zatwierdzający” oznacza delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji w rozumieniu art. 65 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 odpowiedzialnego zgodnie z wewnętrznymi zasadami wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej („budżetu”), w tym dyrektorów agencji wykonawczych, subdelegowanych urzędników zatwierdzających w rozumieniu art. 65 tego rozporządzenia pełniących funkcję dyrektora oraz szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia;
c)
„osoba, której dane dotyczą” oznacza osobę możliwą do zidentyfikowania, o której mowa w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych;
d)
„ustalenia” oznaczają fakty stwierdzone w trakcie realizacji zobowiązania prawnego, lub zarejestrowane w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) lub jakikolwiek inny audyt lub kontrolę w ramach odpowiedzialności właściwego urzędnika zatwierdzającego;
e)
„zobowiązanie prawne” oznacza zobowiązanie podjęte przez Komisję w ramach tytułów V-VIII części 1 i części 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
f)
„osoba” oznacza każdą osobę fizyczną lub każdą osobę prawną, lub jakiekolwiek stowarzyszenie niemające osobowości prawnej wymienione poniżej:
-
odbiorca zgodnie z definicją w art. 2 lit. i) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
kandydat lub oferent,
-
wnioskujący o dotację,
-
uczestnik w konkursie,
-
ekspert zewnętrzny otrzymujący wynagrodzenie zgodnie z art. 204 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
osoba uprawniona do reprezentowania, podejmowania decyzji lub kontroli nad inną osobą prawną, o której mowa w art. 106 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
g)
„przewinienie zawodowe” oznacza naruszenie przepisów ustawowych lub wykonawczych bądź norm etycznych zawodu, do którego dana osoba przynależy, jak również wszelkie bezprawne zachowanie, które ma wpływ na jego wiarygodność zawodową;
h)
„podwykonawca” oznacza wykonawcę, który jest proponowany przez kandydata lub oferenta lub wykonawcę do wykonania części zamówienia, podczas gdy instytucja zamawiająca nie ma żadnych bezpośrednich zobowiązań prawnych w tej sytuacji;
i)
„istotny błąd lub nieprawidłowość” oznacza istotny błąd lub nieprawidłowość w rozumieniu art. 166 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
j)
„osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia” oznacza osobę, która w ramach działu odpowiedzialnego za wniosek odpowiada za dokumentację dotyczącą ostrzeżenia do czasu jego usunięcia.
Artykuł 3
Zasady funkcjonowania SWO
1. Księgowy zapewnia odpowiednie rozwiązania techniczne dla skutecznego funkcjonowania SWO i jego monitorowania.
Księgowy wprowadza, zmienia, aktualizuje lub usuwa ostrzeżenia w SWO na wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. Księgowy przyjmuje środki wykonawcze dotyczące aspektów technicznych oraz określa związane z nimi procedury dodatkowe, w tym także te w dziedzinie bezpieczeństwa.
Księgowy zgłasza te środki służbom Komisji oraz agencjom wykonawczym.
Artykuł 4
Uprawnienia i procedura do wnioskowania o ostrzeżenia, ich zmiany, odnowienia i usuwania ich
1. Tylko właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżenia.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający kieruje do księgowego wniosek o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżeń. Właściwy urzędnik zatwierdzający wykorzystuje formularz zamieszczony w załączniku do niniejszej decyzji.
3. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8, sprawdza, czy wymogi określone w art. 11 lub 12 zostały spełnione przed przekazaniem wniosku do księgowego.
Artykuł 5
Dostęp do SWO
Służby Komisji oraz agencje wykonawcze mają bezpośredni dostęp do danych zawartych w SWO poprzez centralny system rachunkowości Komisji.
Służby Komisji lub agencje wykonawcze odpowiedzialne za system lokalny mogą z niego korzystać, by uzyskać dostęp do danych zawartych w SWO, o ile zapewniona jest spójność danych między systemem lokalnym a centralnym systemem rachunkowości.
Artykuł 6
Zastosowanie SWO
Informacje przechowywane w SWO można wykorzystywać jedynie do celów wykonania budżetu lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię. Nie ma to wpływu na informacje zawarte w centralnej bazie danych o wykluczeniach (dalej „CED”), o których mowa w art. 1 ust. 2 i art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 (10).
OLAF może korzystać z informacji znajdujących się w systemie wczesnego ostrzegania i centralnej bazie danych o wykluczeniach na potrzeby dochodzeń prowadzonych przez siebie na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez OLAF i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 („rozporządzenie OLAF”), oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, w tym analizie ryzyka.
Artykuł 7
Harmonogram konsultacji SWO
Właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy w SWO zamieszczono ostrzeżenie dotyczące osoby, na następujących etapach:
a)
przed zawarciem indywidualnego zobowiązania budżetowego;
b)
przed zawarciem globalnego zobowiązania budżetowego, jeśli osoba jest znana na tym etapie;
c)
w przypadku tymczasowych zobowiązań budżetowych, przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę uprawnienia do późniejszych płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i konkursach;
d)
w przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji, konkursów z nagrodami i zaproszeń do wyrażenia zainteresowania, najpóźniej przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia;
e)
w przypadku zamówienia, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do złożenia oferty, przed dokonaniem wyboru kandydatów;
f)
przed dokonaniem jakichkolwiek płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i procedurach.
Artykuł 8
Osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia
Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia:
a)
przygotowuje wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia;
b)
przekazuje wniosek i wszelkie inne informacje związane z ostrzeżeniem do księgowego;
c)
dostarcza informacji umożliwiających innym właściwym urzędnikom zatwierdzającym dokonanie weryfikacji lub podjęcie decyzji w sprawie skutków, o których mowa w pkt 4.
SEKCJA 2
INFORMACJE WPROWADZONE DO SWO
Artykuł 9
Kategorie ostrzeżeń
1. Ostrzeżenia SWO dzieli się na następujące dwie kategorie:
a)
„ostrzeżenia dotyczące weryfikacji”, gdy dana osoba jest podejrzana albo jest podmiotem popełnienia nadużyć finansowych, korupcji lub wszelkich innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotnych błędów lub nieprawidłowości, dopuszcza się przewinienia zawodowego lub istotnego naruszenia warunków umowy;
b)
„ostrzeżenia dotyczące wykluczenia”, gdy dana osoba jest wykluczona zgodnie z podstawami wykluczenia, o których mowa w art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Dana osoba może być przedmiotem odrębnych ostrzeżeń zarejestrowanych w oparciu o różne przesłanki.
Artykuł 10
Informacje zawarte w ostrzeżeniach SWO
Ostrzeżenia SWO zawierają następujące dane:
a)
dane identyfikacyjne osoby;
b)
rodzaj ostrzeżenia;
c)
okres obowiązywania ostrzeżenia;
d)
powody, dla których dana osoba stanowi zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię;
e)
informacje odnoszące się do procedury kontradyktoryjności;
f)
imię i nazwisko właściwego urzędnika zatwierdzającego;
g)
nazwisko osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8 niniejszej decyzji.
Artykuł 11
Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy spełniony jest jeden z poniższych warunków:
a)
OLAF poinformował właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013, gdzie z dochodzenia wynika, że wskazane może być podjęcie środków w celu ochrony interesów finansowych Unii;
b)
Europejski Trybunał Obrachunkowy przekazał informacje Komisji lub Służba Audytu Wewnętrznego przekazała informacje do właściwego urzędnika zatwierdzającego, wskazując nadużycia finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalność na szkodę interesów finansowych Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 lub istotne błędy, nieprawidłowości albo naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby;
c)
właściwy urzędnik zatwierdzający przeprowadził kontrolę, audyt lub kontrolę wskazującą nadużycia finansowe, korupcję, wszelkie inne nielegalne działania naruszające interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotne błędy, nieprawidłowości lub naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby lub otrzymał informacje dotyczące takiej kontroli lub audytu.
2. Ostrzeżenie dotyczące weryfikacji może trwać maksymalnie jeden rok. Musi zostać usunięte, gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest przedmiotem wniosku, lub w przypadku gdy nie zachodzi już potrzeba weryfikacji.
3. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2, ostrzeżenie dotyczące weryfikacji zostanie automatycznie usunięte.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy OLAF poinformuje go, że wnioski dotyczące dochodzeń, o których mowa w ust. 1, nie zostały jeszcze opracowane, lecz że dochodzenia uzasadniają utrzymanie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji. Właściwy urzędnik zatwierdzający może również zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy warunki określone w ust. 1 lit. b) i c) są nadal spełniane.
5. Właściwy urzędnik zatwierdzający podaje powody, dla których odnowienie jest niezbędne dla ochrony interesów finansowych i wizerunku Unii.
6. Odnowienia uznaje się za nowy wniosek o przeprowadzenie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji.
Artykuł 12
Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lub art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia usuwa się po upływie okresu wykluczenia.
3. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zostaje automatycznie wpisane do CED z systemu wczesnego ostrzegania.
Artykuł 13
Informacje przekazane przez OLAF
W przypadku gdy OLAF przekazuje informacje zgodnie z art. 7 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 w celu wspomagania decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego dotyczącej podjęcia środków ostrożności w celu ochrony finansowych interesów Unii Europejskiej lub zgodnie z art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, informacje te obejmują:
a)
tożsamość danej osoby;
b)
streszczenie odnośnych faktów i zagrożeń zidentyfikowanych poprzez dochodzenie. Streszczenie musi być wystarczające w celu umożliwienia skutecznego wysłuchania osoby na mocy art. 16 niniejszej decyzji;
c)
informacje o wszelkich zalecanych specjalnych środkach służących zachowaniu poufności, szczególnie w sprawach wiążących się z zastosowaniem środków dochodzeniowych należących do zakresu kompetencji krajowych organów sądowych lub, w przypadku dochodzeń zewnętrznych, do zakresu kompetencji organów krajowych, zgodnie z przepisami krajowymi mającymi zastosowanie do dochodzeń.
SEKCJA 3
POSTANOWIENIA PROCEDURALNE W CELU REJESTRACJI OSTRZEŻENIA
Artykuł 14
Uprzednie zasięgnięcie opinii służb centralnych na temat ostrzeżeń dotyczących weryfikacji
Przed podjęciem decyzji o wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji na podstawie informacji przekazanych przez OLAF zgodnie z art. 7 ust. 6 i art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 właściwy urzędnik zatwierdzający zasięga opinii Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu (centralna służba finansowa) oraz, w stosownych przypadkach, służby prawnej, w ścisłej współpracy z OLAF-em zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.
Artykuł 15
Ocena ostrzeżeń dotyczących wykluczenia przez służby centralne
Przed złożeniem wniosku o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. b), c) i e) oraz art. 109 ust. 1, zaproponowanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i o jego odpowiedni okres obowiązywania, scentralizowana ocena jest przeprowadzana przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i służbę prawną. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, ocena ta powinna zostać dokonana w ścisłej współpracy z OLAF-em.
Artykuł 16
Prawo do bycia wysłuchanym
1. Rejestracja ostrzeżeń podlega następującym zasadom:
a)
w każdym przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogą negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, musi najpierw umożliwić zainteresowanej osobie możliwość wyrażenia swojego stanowiska na piśmie. Właściwy urzędnik zatwierdzający wyznacza danej osobie termin co najmniej 14 dni kalendarzowych na wyrażenie opinii. Jednocześnie właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia daną osobę, że w przypadku braku odpowiedzi ostrzeżenie zostanie zarejestrowane.
Stosownie do potrzeb, właściwy urzędnik zatwierdzający udziela osobie możliwości wyrażenia swoich poglądów na podstawie informacji przekazanych przez OLAF;
b)
jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które nie zmieniają oceny właściwego urzędnika zatwierdzającego, ten ostatni zwróci się do księgowego o aktywację ostrzeżenia.
Jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które uwidocznią, że w ocenie właściwego urzędnika zatwierdzającego ostrzeżenie jest nieproporcjonalne lub niepotrzebne, wówczas ostrzeżenie nie zostanie aktywowane, a osoba zostanie odpowiednio powiadomiona.
Księgowy potwierdzi rejestrację ostrzeżenia w SWO właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu stosownie do przypadku;
c)
właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o aktywacji systemu ostrzegania i o czasie jego trwania. Zawiadomienie nie jest jednak konieczne, jeżeli dana osoba nie odpowiedziała na wezwanie do przedstawienia uwag na piśmie.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w oczekiwaniu na decyzję o okresie obowiązywania wykluczenia, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii. Właściwy urzędnik zatwierdzający daje danej osobie możliwość przedstawienia swojego stanowiska na temat czasu trwania wykluczenia.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii, jeżeli posiada oficjalny dokument ustalający jej sytuację. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o rejestracji ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w drodze wyjątku, odroczyć możliwość przedstawienia uwag na piśmie przed złożeniem wniosku o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przed podjęciem jakiegokolwiek działania, które może negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, pod warunkiem że istnieją ważne przyczyny prawne do zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań sądowych, przy jednoczesnym postępowaniu dotyczącym rejestracji ostrzeżenia.
5. W przypadku gdy OLAF informuje właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 13, musi wskazać, czy należy utrzymać poufność dochodzenia lub postępowania sądowego na szczeblu krajowym i czy możliwość przedstawienia swojej opinii udzielona zainteresowanej osobie musi zostać odroczona.
6. Osoba ta musi mieć możliwość wyrażenia swojej opinii jak najszybciej po ustaniu powodów do ochrony dochodzenia lub postępowania krajowego.
Artykuł 17
Ochrona danych oraz prawa osób, których dane dotyczą
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia osoby, których dane dotyczą, że ich dane mogą zostać zamieszczone w SWO, oraz podmioty, którym dane te mogą zostać przekazane. Te ogólne informacje są przekazywane w formie pisemnej, w szczególności w zaproszeniach do składania ofert, zaproszeniach do składania wniosków, konkursach, a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówień lub dotacji.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający, który składa wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia, jest odpowiedzialny za kontakt z osobą, której dane wprowadzono do SWO. Odpowiada on na wnioski od osoby zainteresowanej w celu sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tej osoby.
3. Dana osoba może również zażądać na piśmie informacji od księgowego o tym, czy jest ona zarejestrowana w SWO.
Księgowy przedstawia te informacje, chyba że właściwy urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach, w porozumieniu z OLAF-em uzna, że ograniczenia art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 mają zastosowanie.
4. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników SWO, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.
Natomiast dane osobowe zawarte w ostrzeżeniach odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.
Artykuł 18
Przegląd ostrzeżenia
Jeżeli osoba, na rzecz której zarejestrowano ostrzeżenie w SWO, dostarcza nowe informacje wskazujące na to, że podstawy rejestracji już nie istnieją, właściwy urzędnik zatwierdzający występuje o usunięcie ostrzeżenia.
Osoba, w odniesieniu do której ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane w EWS, może złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz zwrócić się o przeprowadzenie kontroli sądowej.
SEKCJA 4
KONSEKWENCJE OSTRZEŻENIA
Artykuł 19
Przepisy ogólne określające konsekwencje
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający musi zwracać się po wszelkie istotne informacje do osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, aby móc podjąć decyzję co do skutków określonych w niniejszej sekcji.
2. W przypadku gdy na podstawie informacji przekazanych przez OLAF właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji zgodnie z art. 11, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje procedury określone w art. 14 lub 15 niniejszej decyzji i podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji w ścisłej współpracy z OLAF-em i zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.
3. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie konsekwencji właściwy urzędnik zatwierdzający bierze pod uwagę następujące kryteria dotyczące wszystkich ostrzeżeń:
a)
zagrożenia dla interesów finansowych Unii i jej wizerunku;
b)
kwotę i czas trwania zobowiązania prawnego;
c)
pilność wykonania zobowiązania prawnego;
d)
charakter stanu faktycznego;
e)
wagę stanu faktycznego; oraz
f)
możliwe konsekwencje wykonania zobowiązania prawnego.
W odniesieniu do ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia właściwy urzędnik zatwierdzający bierze także pod uwagę charakter i wagę podstawy wykluczenia, a także konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania służby.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek, w każdym przypadku, uzasadniania swoich decyzji dotyczących konsekwencji w formie pisemnej.
Artykuł 20
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących weryfikacji
1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:
a)
właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających zgodnie z procedurą przetargową lub procedurami przyznawania dotacji lub konkursu z nagrodami;
b)
w odniesieniu do procedury przyznawania dotacji analiza ryzyka odnosi się do zaliczkowania.
2. W przypadku zobowiązania prawnego weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:
a)
sprawdzenie, czy działanie jest zgodne ze zobowiązaniem prawnym, w tym przestrzeganiem terminów i treścią rezultatów;
b)
w odniesieniu do aktualnych dotacji, weryfikacja kwalifikowalności kosztów przed dokonaniem płatności lub wyników audytu lub kontroli na miejscu.
Artykuł 21
Prawo do bycia wysłuchanym po ostrzeżeniu dotyczącym weryfikacji
Procedura określona w art. 15 niniejszej decyzji oraz prawo do bycia wysłuchanym określone w art. 16 niniejszej decyzji stosuje się również w przypadku, gdy w wyniku kontroli właściwy urzędnik działający zgodnie z ostrzeżeniem dotyczącym weryfikacji przewiduje podejmowanie wszelkich działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.
Artykuł 22
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla procedur i zamówień prawnych
1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę objętą ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień i dotacji, chyba że warunki określone w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 są spełnione, gdy osoba posiada pozycję monopolistyczną.
2. W przypadku istniejących zobowiązań prawnych właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji, w tym którekolwiek z następujących działań:
a)
realizację wykonania zamówienia lub dotacji oraz przeprowadzenie wszelkich stosownych weryfikacji;
b)
zawieszenie terminu płatności zgodnie z art. 92 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
c)
zawieszenie płatności zgodnie z art. 208 w rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
d)
zawieszenie wykonania zamówienia lub dotacji zgodnie z art. 116 i art. 135 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
e)
zakończenie obowiązywania zobowiązania prawnego, jeżeli przepisy dotyczące tego zobowiązania przewidują wygaśnięcie na podstawie informacji, w odniesieniu do których zarejestrowano ostrzeżenie.
3. Jeżeli dana osoba jest podwykonawcą, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać od oferenta, kandydata lub wykonawcy zastąpienia podwykonawcy.
Artykuł 23
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla transakcji budżetowych
1. W przypadku ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia, tam gdzie to stosowne, właściwy urzędnik zatwierdzający potwierdza w systemie rachunkowości, że płatności powinny być dokonywane mimo istnienia ostrzeżenia.
2. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane, nie należy zaciągać żadnych indywidualnych zobowiązań budżetowych ani rejestrować indywidualnych zobowiązań prawnych na kontach budżetowych na podstawie zobowiązań globalnych, ani zaciągać zobowiązań prawnych na podstawie zobowiązań tymczasowych, z wyjątkiem przypadków, gdy dana osoba posiada pozycję monopolistyczną na warunkach określonych w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
SEKCJA 5
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 24
Uchylenie
Uchyla się decyzję 2008/969/WE, Euratom w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych.
Artykuł 25
Przepisy przejściowe
1. Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom pozostają aktywne aż do końca ich obowiązywania zgodnie z tą decyzją.
2. Ostrzeżenia W1, W2 i W3b zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom uznaje się za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji.
3. Ostrzeżenia W3a i W4 pozostają zarejestrowane do dnia 1 lipca 2015 r. na warunkach określonych w decyzji 2008/969/WE, Euratom. W odniesieniu do zastosowania sekcji 4 niniejszej decyzji ostrzeżenia W3a i W4 uważane są za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji. Decyzję 2008/969/WE, Euratom nadal stosuje się do ostrzeżeń W5b do dnia 1 lipca 2015 r.
Artykuł 26
Publikacja
Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli dnia 13 listopada 2014 r.