NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1042/2014
z dnia 25 lipca 2014 r.
uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (1), w szczególności jego art. 26 ust. 4 i art. 29 ust. 1,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W celu zapewnienia ciągłości między realizacją poprzednich funduszy w ramach programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” na lata 2007-2013 i rozporządzeń szczegółowych w ramach 2014-2020, rozporządzenie (UE) nr 514/2014 jest w dużej mierze wzorowane na zasadach dotyczących poprzednich funduszy, lecz z uwzględnieniem zmian w zarządzaniu dzielonym wprowadzonych rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (2).
(2)
W celu zagwarantowania, aby organy realizujące programy krajowe były zdolne do wykonania swoich zadań skutecznie i zgodnie z celami i priorytetami określonymi w rozporządzeniach szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, należy ustanowić zasady wyznaczania takich organów, nadzoru nad nimi i, w razie potrzeby, zakończenia takiego wyznaczenia.
(3)
W celu zapewnienia, aby zakres ich obowiązków umożliwiał im realizację programów krajowych, konieczne jest ustanowienie zasad określających obowiązki organów odpowiedzialnych w dziedzinie zarządzania i kontroli, w szczególności warunki, pod którymi mogą delegować niektóre zadania lub zlecać ich wykonanie przez podmioty zewnętrzne.
(4)
Procedura wyboru i przyznawania wkładu Unii w ramach programów krajowych powinna być zgodna z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Konieczne jest zatem określenie warunków, pod którymi państwa członkowskie powinny realizować zadania w ramach programów krajowych, w szczególności ze wskazaniem, w jakich okolicznościach organ odpowiedzialny może realizować projekty bezpośrednio.
(5)
We wszystkich państwach członkowskich audyty powinny być skuteczne, mieć odpowiedni zakres i być prowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej. W tym celu należy jasno zdefiniować status organów audytowych i stosowane przez nie standardy audytu.
(6)
W celu zapewnienia, aby działania organów audytowych umożliwiały im przedstawienie uzasadnionych opinii, należy zdefiniować różne rodzaje czynności audytowych.
(7)
Ważne jest, aby wyniki działań organu audytowego były terminowo i w odpowiedniej formie przedstawiane organowi wyznaczającemu, a także Komisji Europejskiej. W szczególności ważne jest, aby poświadczenia dotyczące zarządzania oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli przekazywane jako część rocznego wniosku o płatność dobrze odzwierciedlały wynik prac organu audytowego i wnioski. Dlatego też organ audytowy powinien w ramach swoich audytów zapewnić należyte przedstawienie w tych dokumentach informacji odnoszących się do jego czynności audytowych.
(8)
W celu umożliwienia bezzwłocznego zastosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu i nieopóźniania zatwierdzenia i realizacji programów krajowych rozporządzenie powinno wejść w życie w dniu następującym po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
(9)
Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji są związane niniejszym rozporządzeniem.
(10)
Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia zastosowanie mają definicje przedstawione w rozporządzeniu (UE) nr 514/2014. Zastosowanie mają również następujące definicje:
a)
„organ wyznaczający” oznacza organ ministerialny państwa członkowskiego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, wyznaczający organ odpowiedzialny;
b)
„właściwe organy” oznaczają organ odpowiedzialny, organ audytowy oraz, w razie potrzeby, organ delegowany, o którym mowa w art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
c)
„SFC2014” oznacza elektroniczny system wymiany informacji utworzony na podstawie art. 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 802/2014 (3);
d)
„umowa o udzielenie dotacji” oznacza umowę lub równoważny instrument prawny, na podstawie którego organ odpowiedzialny udziela beneficjentowi dotacji do celów realizacji projektu w ramach programu krajowego.
ROZDZIAŁ II
ORGAN ODPOWIEDZIALNY
SEKCJA I
Wyznaczenie organu odpowiedzialnego
Artykuł 2
Kryteria i procedura wyznaczenia organu odpowiedzialnego
1. Organ wyznaczony jako organ odpowiedzialny posiada organizację administracyjną i system kontroli wewnętrznej zgodne z kryteriami przedstawionymi w załączniku do niniejszego rozporządzenia („kryteria wyznaczenia”). Kryteria wyznaczenia dotyczą:
a)
otoczenia wewnętrznego;
b)
działań kontrolnych;
c)
wewnętrznego informowania i komunikacji;
d)
wewnętrznego monitorowania i sprawozdawczości.
Państwa członkowskie mogą określać dodatkowe kryteria wyznaczenia, uwzględniające wielkość, obowiązki i inne właściwości organu odpowiedzialnego.
2. Organ audytowy, o którym mowa w art. 26 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, ocenia, czy potencjalny organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia określone w załączniku, a ponadto dokumentuje ustalenia prowadzonych przez siebie audytów, wnioski i opinie w sprawozdaniu z badania przeznaczonym dla organu wyznaczającego.
3. Jeśli organ wyznaczający nie jest przekonany, że przyszły organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia, udziela takiemu organowi szczegółowych instrukcji, w jaki sposób ma wyeliminować niezgodności, a także wyznacza dla niego termin, w którym musi osiągnąć zgodność, aby możliwe było wyznaczenie go jako organu odpowiedzialnego.
Do czasu osiągnięcia zgodności organ taki można przejściowo wyznaczyć jako organ odpowiedzialny na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Czas trwania takiego okresu przejściowego jest proporcjonalny do stwierdzonej niezgodności.
4. Po wyznaczeniu organu odpowiedzialnego państwo członkowskie bezzwłocznie powiadamia o tym Komisję za pośrednictwem SFC 2014. Wraz z takim powiadomieniem państwo członkowskie przekazuje dokumentację określającą:
a)
główny podział obowiązków między jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnego organu;
b)
w stosownych przypadkach jego powiązanie z organami delegowanymi, działania, które mają być delegowane, i główne procedury nadzoru nad takimi delegowanymi działaniami; oraz
c)
podsumowanie głównych procedur przetwarzania wniosków o finansowanie składanych przez beneficjentów oraz zatwierdzania i ewidencjonowania wydatków.
Artykuł 3
Nadzór nad organem odpowiedzialnym i przegląd wyznaczenia
1. Organ wyznaczający sprawuje nadzór nad organem odpowiedzialnym, w szczególności na podstawie informacji, o których mowa w art. 14 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, i monitoruje wszelkie stwierdzone braki.
2. Państwa członkowskie zapewniają, aby informacje wskazujące, że organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia, zostały bezzwłocznie zgłoszone organowi wyznaczającemu.
3. W przypadku gdy organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia lub jego system kontroli wewnętrznej jest na tyle niesprawny, że zagraża zdolności organu do wykonywania stawianych przed nim zadań, organ wyznaczający określa dla organu odpowiedzialnego okres próbny. W takich przypadkach organ wyznaczający sporządza dla organu odpowiedzialnego plan naprawczy, który powinien zostać zrealizowany w okresie odpowiednim do wagi niezgodności lub braku. Okres taki trwa nie dłużej niż 12 miesięcy od rozpoczęcia okresu próbnego.
4. Organ wyznaczający bezzwłocznie powiadamia Komisję o każdym planie naprawczym sporządzonym zgodnie z ust. 3 i na bieżąco informuje Komisję o postępach w jego realizacji.
5. W przypadku zakończenia wyznaczenia organu odpowiedzialnego, organ wyznaczający bezzwłocznie wyznacza inny organ odpowiedzialny zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i art. 2 niniejszego rozporządzenia, w celu zapewnienia ciągłości płatności na rzecz beneficjentów.
6. W przypadku stwierdzenia przez Komisję, że państwo członkowskie nie wywiązało się z obowiązku sporządzenia planu naprawczego zgodnie z ust. 3 lub że organ odpowiedzialny jest nadal wyznaczony mimo że nie zrealizował planu naprawczego we wskazanym terminie, Komisja zbada wszystkie utrzymujące się braki w drodze procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
SEKCJA II
Obowiązki organu odpowiedzialnego w dziedzinie zarządzania i kontroli
Artykuł 4
Zadania organu odpowiedzialnego
Organ odpowiedzialny zarządza programem krajowym i realizuje go zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Organ ten:
a)
zasięga opinii partnerów zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
b)
zapewnia prawidłowe funkcjonowanie komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
c)
za pośrednictwem SFC2014 przekazuje Komisji propozycję programu krajowego, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i wszelkich późniejszych zmian;
d)
określa i ustanawia zasady kwalifikowalności dla projektów i kosztów projektów w odniesieniu do wszystkich działań, zapewniając równe traktowanie i unikając jakichkolwiek konfliktów interesów, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami;
e)
organizuje i ogłasza zaproszenia do składania ofert i wniosków, a następnie organizuje i ogłasza procedury wyboru projektów do finansowania w ramach programu krajowego, zgodnie z zakresem i celami rozporządzeń szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz z kryteriami określonymi w art. 9 niniejszego rozporządzenia;
(f)
zapewnia wprowadzenie systemów gromadzenia danych wymaganych do celów informowania Komisji o wskaźnikach ogólnych i odnoszących się do programu, a także do przekazywania Komisji innych danych dotyczących realizacji programu i projektów;
(g)
otrzymuje płatności od Komisji i dokonuje płatności na rzecz beneficjentów;
(h)
zapewnia spójność i komplementarność współfinansowania na podstawie rozporządzeń szczegółowych i innych odpowiednich instrumentów krajowych i unijnych;
(i)
monitoruje projekty oraz sprawdza, czy rzeczywiście poniesiono wydatki zadeklarowane dla projektu i czy są one zgodne z zasadami unijnymi i krajowymi;
(j)
zapewnia system służący do rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej zapisów księgowych dla każdego z projektów objętych programem krajowym, a także gwarantuje gromadzenie danych dotyczących realizacji niezbędnych dla zarządzania finansami, monitorowania, kontroli i oceny;
(k)
nie naruszając krajowych zasad rachunkowości, zapewnia stosowanie przez beneficjentów i inne organy zaangażowane w realizację projektów finansowanych w ramach programu krajowego odrębnego systemu księgowego lub odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem;
(l)
zapewnia przeprowadzenie w odpowiednich terminach ocen programu krajowego, o których mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(m)
zapewnia otrzymanie przez niezależnych oceniających, do celów przeprowadzenia oceny, o której mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących zarządzania programem krajowym;
(n)
ustanawia procedury zapewniające, aby wszystkie dokumenty dotyczące wydatków, decyzji i działań kontrolnych posiadały wymaganą ścieżkę audytu i były przechowywane zgodnie z rozporządzeniami wykonawczymi Komisji przyjętymi na podstawie art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(o)
zapewnia otrzymanie przez organ audytowy, do celów przeprowadzenia audytów, o których mowa w art. 29 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących stosowanych procedur zarządzania i kontroli oraz wydatków finansowanych na podstawie rozporządzeń szczegółowych;
(p)
sporządza sprawozdania z realizacji, o których mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz sprawozdania z oceny, o których mowa w art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;
(q)
sporządza wnioski o płatność zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;
(r)
prowadzi działania informacyjne i promocyjne oraz upowszechnia wyniki programu zgodnie z art. 53 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(s)
prowadzi kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(t)
współpracuje z Komisją i organami odpowiedzialnymi w innych państwach członkowskich; oraz
(u)
reaguje na ustalenia organu audytowego, podejmując odpowiednie działania, lub, w przypadku nieprzyjęcia ustaleń organu audytowego, przedstawiając szczegółowe uzasadnienie.
Artykuł 5
Organ delegowany
1. Organ odpowiedzialny może delegować część lub całość swoich zadań organowi delegowanemu zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 514/2014. Delegowanie zadań odbywa się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz zapewnia zgodność z zasadą niedyskryminacji i eksponowania finansowania unijnego. Delegowane zadania nie mogą powodować konfliktów interesów.
2. Zakres zadań delegowanych organowi delegowanemu przez organ odpowiedzialny i szczegółowe procedury ich realizacji są ustalane w dokumencie podpisanym przez organ odpowiedzialny i organ delegowany. W takim dokumencie upoważniającym określa się co najmniej:
a)
odpowiednie rozporządzenie szczegółowe;
b)
zadanie lub zadania delegowane organowi delegowanemu;
c)
obowiązek zweryfikowania przez organ delegowany zgodności beneficjentów z zasadami unijnymi i krajowymi;
d)
obowiązek wprowadzenia i utrzymywania przez organ delegowany struktury organizacyjnej oraz systemu zarządzania i kontroli odpowiednich do stawianych przed nim zadań;
e)
informacje i dokumenty potwierdzające, które organ delegowany ma przekazywać organowi delegowanemu i terminy, których musi przestrzegać; oraz
f)
mechanizm nadzoru organu delegowanego przez organ odpowiedzialny.
3. Zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 nie można delegować komunikacji z Komisją. Organ delegowany komunikuje się z Komisją za pośrednictwem organu odpowiedzialnego.
4. Jeśli organ delegowany nie jest jednostką administracji publicznej ani podmiotem prywatnym realizującym misję publiczną podlegającym prawu krajowemu, organ odpowiedzialny nie deleguje mu swoich uprawnień wykonawczych wiążących się z dużą dozą uznaniowości, umożliwiającą dokonywanie wyborów politycznych.
5. Organ odpowiedzialny pozostaje odpowiedzialny za delegowane przez siebie zadania. Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu delegowanych zadań w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.
6. W przypadku zadań delegowanych niniejsze rozporządzenie stosuje się odpowiednio do organu delegowanego.
Artykuł 6
Zlecanie zadań podmiotowi zewnętrznemu
Organ odpowiedzialny może zlecić niektórych ze swoich zadań podmiotowi zewnętrznemu. Pozostaje jednak za nie odpowiedzialny.
Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu zadań zleconych podmiotowi zewnętrznemu w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.
SEKCJA III
Obowiązki organu odpowiedzialnego w zakresie interwencji publicznej
Artykuł 7
Rola organu odpowiedzialnego jako organu przyznającego
1. Zasadniczo organ odpowiedzialny przyznaje dotacje na rzecz projektów w ramach programu krajowego na podstawie otwartych zaproszeń do składania wniosków.
2. Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje na projekty na podstawie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków.
Ograniczone zaproszenia do składania wniosków są otwarte tylko dla wybranych organizacji ze względu na szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje podmiotów zaproszonych do składania wniosków.
Przyczyny uzasadniające zastosowanie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków określa się w takim zaproszeniu.
3. Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje bezpośrednio, w przypadkach gdy szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje odpowiednich podmiotów nie pozostawiają innego wyboru, np. w przypadku monopoli de jure lub de facto.
Przyczyny uzasadniające bezpośrednie przyznanie dotacji określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.
4. W należycie uzasadnionych przypadkach, takich jak kontynuacja wieloletnich projektów, które wybrano na podstawie wcześniejszego zaproszenia do składania wniosków, lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje można przyznawać bez zaproszenia do składania wniosków.
Przyczyny uzasadniające przyznanie dotacji bez zaproszenia do składania wniosków określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.
5. W przypadku gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ani organ odpowiedzialny, ani organ delegowany nie mogą być beneficjentami dotacji przyznanej zgodnie z niniejszym artykułem.
6. Organ odpowiedzialny ustala, kto przyznaje dotacje i zapewnia, aby unikano konfliktów interesów, w szczególności w przypadku gdy wnioskodawcy są podmiotami krajowymi.
Artykuł 8
Warunki, pod którymi organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający
1. Organ odpowiedzialny może zdecydować o bezpośredniej realizacji projektów, samodzielnie lub we współpracy z innym organem krajowym, ze względu na uprawnienia administracyjne, techniczną wiedzę fachową lub ponieważ charakter projektu nie zostawia innego wyboru w zakresie realizacji, np. w przypadku monopolu de jure lub wymogów bezpieczeństwa. W takich sytuacjach beneficjentem dotacji jest organ odpowiedzialny.
2. Powody wystąpienia organu odpowiedzialnego jako organu wdrażającego oraz wyboru współpracujących organów krajowych, o którym mowa w ust. 1, są przedstawiane Komisji w rocznym sprawozdaniu z realizacji, o którym mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
3. Realizując projekty jako organ wdrażający, organ odpowiedzialny przestrzega zasady odpowiedniego stosunku jakości do ceny i zapobiega konfliktom interesów.
4. W decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektu w ramach programu krajowego znajdują się wszelkie informacje niezbędne do monitorowania realizacji współfinansowanych produktów i usług oraz do weryfikacji poniesionych wydatków.
5. W przypadku gdy jest prawdopodobne, że organ odpowiedzialny będzie regularnie występować w charakterze organu wdrażającego:
a)
organ odpowiedzialny i organ audytowy nie stanowią części tego samego podmiotu, chyba że organ audytowy odpowiada przed podmiotem zewnętrznym, a jego niezależność audytorska jest zagwarantowana; oraz
b)
pozostaje to bez wpływu na zadania organu odpowiedzialnego określone w art. 4.
Artykuł 9
Procedura wyboru i przyznawania
1. Zaproszenia do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 ogłasza się w sposób zapewniający otwartą konkurencję i odpowiednią promocję wśród potencjalnych beneficjentów. Wszelkie istotne zmiany w zaproszeniach ogłasza się w ten sam sposób.
W zaproszeniach do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 i 2, określa się co najmniej:
a)
cele;
b)
kryteria wyboru i przyznawania;
c)
ustalenia dotyczące finansowania unijnego i, w stosownych przypadkach, krajowego, w tym, w razie potrzeby, możliwość zastosowania wyższej stawki współfinansowania zgodnie z art. 16 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
d)
ustalenia dotyczące sposobu składania wniosków i ostateczny termin ich składania;
e)
zasady kwalifikowalności wydatków;
f)
czas trwania projektu; oraz
g)
informacje finansowe i inne podlegające rejestracji i zgłoszeniu.
2. Przed podjęciem decyzji o przyznaniu dotacji odpowiedzialny organ upewnia się, że beneficjenci projektu są w stanie spełnić kryteria wyboru i przyznawania.
3. Organ odpowiedzialny definiuje procedury przyjmowania wniosków. Poddaje wnioski analizie formalnej, technicznej i budżetowej oraz ocenie jakościowej, stosując kryteria określone w zaproszeniu do składania wniosków w sposób przejrzysty i niedyskryminujący. Organ odpowiedzialny rejestruje na piśmie powody odrzucenia pozostałych wniosków.
4. W decyzji o przyznaniu dotacji podaje się co najmniej nazwę beneficjenta, podstawowe informacje o projekcie i jego celach operacyjnych, maksymalną kwotę wkładu Unii i maksymalną stawkę współfinansowania całkowitych kwalifikowalnych kosztów.
5. Organ odpowiedzialny informuje wszystkich wnioskodawców o podjętej decyzji w formie pisemnej. Podaje nazwy kandydatów, którzy nie zostali wybrani, oraz powody ich odrzucenia z uwzględnieniem kryteriów wyboru i przyznania.
Artykuł 10
Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający
1. W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:
a)
podpisania z beneficjentami umów o udzielenie dotacji; oraz
b)
monitorowania umów o udzielenie dotacji, w tym wszelkich zmian do nich, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.
2. Umowa o udzielenie dotacji zawiera co najmniej następujące informacje:
a)
maksymalna kwota wkładu Unii;
b)
maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;
c)
szczegółowy opis i harmonogram projektu;
d)
w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;
e)
uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;
f)
metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;
g)
harmonogram i postanowienia wykonawcze umowy, w tym postanowienia dotyczące obowiązków sprawozdawczych, zmian w umowie i zakończenia obowiązywania umowy;
h)
cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także wskaźniki uwzględniane w sprawozdawczości;
i)
postanowienie zobowiązujące beneficjenta do terminowego gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;
j)
definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;
k)
wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;
l)
wymogi dotyczące ścieżki audytu;
m)
postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz
n)
postanowienia dotyczące promowania.
3. Zasadniczo umowę o udzielenie dotacji podpisuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.
4. Umowa o udzielenie dotacji stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.
Artykuł 11
Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający
1. W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:
a)
formalizacji decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektów; oraz
b)
monitorowania decyzji administracyjnej i wszelkich zmian do niej, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.
2. Decyzja administracyjna zawiera co najmniej następujące informacje:
a)
maksymalna kwota wkładu Unii;
b)
maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;
c)
szczegółowy opis i harmonogram projektu;
d)
w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;
e)
uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;
f)
metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;
g)
cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także stosowane wskaźniki;
h)
postanowienie zobowiązujące organ odpowiedzialny do gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;
i)
definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;
j)
wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;
k)
wymogi dotyczące ścieżki audytu;
l)
postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz
m)
postanowienia dotyczące promowania.
3. Zasadniczo decyzję administracyjną podejmuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.
4. Decyzja administracyjna stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.
ROZDZIAŁ III
STATUS ORGANU AUDYTOWEGO I OBOWIĄZKI W ZAKRESIE AUDYTU
Artykuł 12
Zadania organu audytowego
1. Zgodnie z art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i z art. 25 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 organ audytowy funkcjonuje niezależnie od organu odpowiedzialnego. Uznaje się, że niezależność funkcjonalna występuje w przypadkach, w których brakuje bezpośredniego hierarchicznego powiązania między organem odpowiedzialnym a organem audytowym, a organ audytowy dysponuje pełną autonomią w zakresie swoich opinii i oświadczeń.
2. Wszelkie czynności audytowe prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu.
Artykuł 13
Zlecanie czynności audytowych podmiotowi zewnętrznemu
Organ audytowy może zlecić wykonanie części swoich czynności audytowych innemu podmiotowi audytowemu, pod warunkiem że podmiot taki jest funkcjonalnie niezależny od organu odpowiedzialnego. Organ audytowy pozostaje odpowiedzialny za czynności, które zlecił podmiotowi zewnętrznemu.
Czynności audytowe zlecone podmiotowi zewnętrznemu prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu oraz są ściśle monitorowane i nadzorowane przez organ audytowy.
Artykuł 14
Audyty
1. W celu sporządzenia opinii, o której mowa w art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 organ audytowy prowadzi audyty systemów i audyty finansowe.
2. Audyty systemów służą weryfikacji, czy stosowane przez organ odpowiedzialny systemy zarządzania i kontroli funkcjonowały skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że wydatki wykazane w rocznym sprawozdaniu finansowym są zgodne z prawem i prawidłowe. Na podstawie tych audytów organ audytowy ustala, czy organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia określonym w załączniku.
3. Audyty finansowe prowadzi się w celu uzyskania wystarczającej pewności, że roczne sprawozdanie finansowe wiernie odzwierciedla wydatki zgłoszone przez organ odpowiedzialny.
W celu ustalenia, czy sprawozdanie wiernie odzwierciedla sytuację, organ audytowy sprawdza, czy wszystkie pozycje poniesionych wydatków i wkłady publiczne otrzymane i wykazane w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego w roku budżetowym są prawidłowo zarejestrowane w systemie rachunkowości i odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym prowadzonym przez organ odpowiedzialny. Na podstawie tych sprawozdań finansowych organ audytowy w szczególności:
a)
weryfikuje, czy całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków wykazana we wniosku o płatność salda rocznego przedłożonym Komisji jest zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego oraz, w razie wystąpienia różnic, czy w sprawozdaniu przedstawiono odpowiednie wyjaśnienia dotyczące uzgodnienia kwot;
b)
weryfikuje, czy kwoty wycofane i odzyskane, kwoty, które mają być odzyskane oraz nieściągalne należności na koniec roku budżetowego odpowiadają kwotom wykazanym w systemie rachunkowości organu odpowiedzialnego i znajdują potwierdzenie w udokumentowanych decyzjach organu odpowiedzialnego;
c)
sprawdza, czy organ odpowiedzialny prowadził kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
Weryfikacje, o których mowa w lit. a), b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.
4. W ramach prowadzonych przez siebie audytów systemów i audytów finansowych organ audytowy ponownie dokonuje niektórych kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu przeprowadzonych przez organ odpowiedzialny. Organ odpowiedzialny określa zakres ponownych czynności audytowych na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka.
5. Jeśli prowadzone przez organ audytowy audyty systemów lub audyty finansowe wykażą istotne niedociągnięcia w skutecznym funkcjonowaniu stosowanych przez organ odpowiedzialny systemów zarządzania i kontroli, organ audytowy:
a)
ocenia skutki finansowe i operacyjne takich niedociągnięć;
b)
przedstawia organowi odpowiedzialnemu odpowiednie zalecenia dotyczące środków naprawczych i zapobiegawczych;
c)
monitoruje wdrożenie tych środków przez organ odpowiedzialny i ocenia, czy realizowany jest plan działania mający na celu przywrócenie skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli.
6. Po zakończeniu czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, organ audytowy informuje o swoich ustaleniach organ wyznaczający, wskazując m.in. czy jego zdaniem organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia.
7. Organ audytowy zapewnia, aby organ odpowiedzialny należycie przekazał Komisji Europejskiej wszystkie informacje dotyczące czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3.
ROZDZIAŁ IV
PRZEPIS KOŃCOWY
Artykuł 15
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich zgodnie z traktatami.
Sporządzono w Brukseli dnia 25 lipca 2014 r.