ROZHODNUTÍ RADY (SZBP) 2015/528
ze dne 27. března 2015
o vytvoření mechanismu pro správu financování společných nákladů operací Evropské unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou (Athena) a o zrušení rozhodnutí 2011/871/SZBP
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o Evropské unii, a zejména na čl. 26 odst. 2 a čl. 41 odst. 2 této smlouvy,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Evropská rada se na zasedání v Helsinkách ve dnech 10. a 11. prosince 1999 usnesla zejména na tom, že v rámci dobrovolné spolupráce na operacích vedených Unií musí být členské státy schopny do roku 2003 během 60 dnů rozmístit a po dobu alespoň jednoho roku zabezpečit přítomnost 50 až 60 tisíc příslušníků ozbrojených sil způsobilých plnit v plném rozsahu petersberské úkoly.
(2)
Dne 17. června 2002 Rada schválila podmínky financování operací na řešení krizí vedených Unií v souvislosti s vojenstvím nebo obranou.
(3)
Rada v závěrech ze dne 14. května 2003 potvrdila, že je třeba mít schopnost rychlé reakce, zejména jedná-li se o humanitární a záchranné akce.
(4)
Evropská rada na zasedání v Soluni ve dnech 19. a 20. června 2003 přivítala závěry zasedání Rady ze dne 19. května 2003, které potvrdily zejména potřebu toho, aby byla Unie schopna rychlé vojenské reakce.
(5)
Rada dne 22. září 2003 rozhodla, že by Unie měla získat nezbytnou pružnost pro řízení financování společných nákladů na vojenské operace bez ohledu na jejich rozsah, složitost nebo naléhavost, a to především tak, že do 1. března 2004 zavede stálý mechanismus financování, čímž převezme odpovědnost za financování společných nákladů na všechny budoucí vojenské operace Unie.
(6)
Dne 23. února 2004 přijala Rada rozhodnutí 2004/197/SZBP (1) o vytvoření mechanismu pro správu financování společných nákladů operací Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou. Uvedené rozhodnutí bylo následně několikrát změněno a nahrazeno, naposledy rozhodnutím 2011/871/SZBP (2).
(7)
Unie je schopna provádět operace rychlé vojenské reakce v souladu s koncepcí definovanou Vojenským výborem EU. V souladu s touto koncepcí je Unie schopna rozmístit bojové skupiny.
(8)
Systém počátečního financování je určen především a zejména pro operace rychlé reakce.
(9)
Cvičení na politické a vojenské strategické úrovni velení a kontrolní struktury a postupy pro vojenské operace Unie v rámci cvičení prováděných na velitelství Unie, schválené Politickým a bezpečnostním výborem, přispívají k posilování celkové operační připravenosti Unie.
(10)
O skutečnosti, zda má určitá operace souvislost s vojenstvím nebo obranou ve smyslu čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii, rozhoduje Rada v jednotlivých případech.
(11)
Podle čl. 41 odst. 2 druhého pododstavce Smlouvy o Evropské unii nejsou členské státy, jejichž zástupci v Radě učinili formální prohlášení podle čl. 31 odst. 1 druhého pododstavce uvedené smlouvy, povinny přispívat na financování dané operace v souvislosti s vojenstvím nebo obranou.
(12)
V souladu s článkem 5 Protokolu č. 22 o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o fungování Evropské unie, se Dánsko neúčastní vypracovávání a provádění těch rozhodnutí a činností Unie, které mají vliv na obranu. Dánsko se neúčastní tohoto rozhodnutí, a na financování mechanismu tudíž nepřispívá.
(13)
Měla by být přijata ustanovení, která zajistí, aby Athena chránila fyzické osoby, pokud jde o zpracování jejich osobních údajů.
(14)
Rada přezkoumala rozhodnutí 2011/871/SZBP v souladu s jeho článkem 43 a shodla se na tom, že je pozmění.
(15)
V zájmu jednoznačnosti je zapotřebí zrušit rozhodnutí 2011/871/SZBP a nahradit je novým rozhodnutím,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a)
„zúčastněnými členskými státy“ členské státy Unie s výjimkou Dánska;
b)
„přispívajícími státy“ členské státy, které v souladu s čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii přispívají na financování dané vojenské operace, a třetí státy, které přispívají na financování společných nákladů na tuto operaci podle dohody, kterou uzavřely s Unií;
c)
„operacemi“ operace Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou;
d)
„vojenskými podpůrnými akcemi“ operace nebo části operací Unie na podporu některého třetího státu nebo mezinárodní organizace, o nichž rozhodla Rada a které mají souvislost s vojenstvím nebo obranou, avšak nepodléhají pravomoci velitelství Unie;
e)
„dnem“ kalendářní den, a nikoli pracovní den, není-li uvedeno jinak.
KAPITOLA 1
MECHANISMUS
Článek 2
Vytvoření mechanismu
1. Zřizuje se mechanismus pro správu financování společných nákladů na operace.
2. Mechanismus se nazývá Athena.
3. Athena jedná jménem zúčastněných členských států nebo, v případě zvláštních operací, jménem přispívajících států.
Článek 3
Způsobilost k právům a právním úkonům
K výkonu správy financování operací Unie v souvislosti s vojenstvím nebo obranou je Athena vybavena nezbytnou způsobilostí k právům a právním úkonům, zejména k vlastnictví bankovního účtu, k získávání, držbě nebo prodeji majetku, k uzavírání smluv a správních ujednání a k vystupování před soudem. Athena je nezisková.
Článek 4
Koordinace se třetími stranami
V rozsahu nezbytném k plnění svých úkolů a v souladu s cíli a politikami Unie koordinuje Athena svou činnost s členskými státy, orgány a institucemi Unie a mezinárodními organizacemi.
KAPITOLA 2
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 5
Řídící orgány a pracovníci
1. Z pověření zvláštního výboru řídí Athenu:
a)
správce;
b)
velitel každé operace ve vztahu k operaci, které velí (dále jen „velitel operace“);
c)
účetní.
2. Athena využívá v nejširším možném rozsahu stávajících správních struktur Unie. Athena využívá služeb pracovníků uvolněných v případě potřeby orgány Unie nebo pracovníků vyslaných členskými státy.
3. Generální tajemník Rady může správci a účetnímu, případně i na návrh zúčastněného členského státu, poskytnout pracovníky potřebné k výkonu jejich funkcí.
4. Orgány a pracovníci Atheny zahajují činnost podle operačních potřeb.
Článek 6
Zvláštní výbor
1. Zřizuje se zvláštní výbor složený z jednoho zástupce z každého zúčastněného členského státu.
Zástupci Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) a Komise jsou přizváni k účasti na schůzích zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
2. Athena je řízena z pověření zvláštního výboru.
3. Projednává-li zvláštní výbor financování společných nákladů určité operace:
a)
je zvláštní výbor složen z jednoho zástupce každého přispívajícího členského státu;
b)
zástupci přispívajících třetích států se účastní jednání zvláštního výboru. Nehlasují však, ani nejsou hlasování přítomni;
c)
velitel operace nebo jeho zástupce se účastní jednání zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
4. Předsednictví Rady svolává schůze zvláštního výboru a předsedá jim. Správce zajišťuje sekretariát zvláštního výboru. Vypracovává zápis o výsledcích jednání výboru. Správce nehlasuje.
5. Účetní se podle potřeby účastní jednání zvláštního výboru bez hlasovacího práva.
6. Předsednictví svolá zvláštní výbor do patnácti dnů, požádá-li o to zúčastněný členský stát, správce nebo velitel operace.
7. Správce náležitě informuje zvláštní výbor o každém nároku nebo sporu, který se týká Atheny.
8. Zvláštní výbor se usnáší jednomyslným hlasováním svých členů s ohledem na své složení stanovené v odstavcích 1 a 3. Jeho rozhodnutí jsou závazná.
9. Zvláštní výbor schvaluje všechny rozpočty s ohledem na příslušné referenční částky a obecně vykonává pravomoci stanovené tímto rozhodnutím.
10. Správce, velitel operace a účetní informují zvláštní výbor podle tohoto rozhodnutí.
11. Znění aktů schválených zvláštním výborem podle tohoto rozhodnutí podepisují při schválení předseda zvláštního výboru a správce.
Článek 7
Správce
1. Generální tajemník Rady po informování zvláštního výboru jmenuje správce a nejméně jednoho jeho zástupce na dobu tří let.
2. Správce vykonává své úkoly jménem Atheny.
3. Správce:
a)
sestavuje a předkládá zvláštnímu výboru veškeré návrhy rozpočtu. Oddíl výdajů na operaci je v návrhu rozpočtu vypracován podle návrhu velitele operace;
b)
přijímá rozpočty po jejich schválení zvláštním výborem;
c)
je schvalující osobou odpovědnou za příjmy, za společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi a za společné operativní náklady vzniklé mimo aktivní fázi operace;
d)
co se týče příjmů, provádí finanční ujednání se třetími stranami o financování společných nákladů na vojenské operace Unie;
e)
založí jménem Atheny jeden nebo více bankovních účtů.
4. Správce zabezpečuje dodržování pravidel stanovených tímto rozhodnutím a uplatňování rozhodnutí zvláštního výboru.
5. Správce je oprávněn přijímat opatření, která považuje za nezbytná k plnění výdajů financovaných prostřednictvím Atheny. Uvědomí o nich zvláštní výbor.
6. Správce koordinuje práci spojenou s finančními otázkami vojenských operací Unie. Je v těchto otázkách kontaktní osobou pro vnitrostátní správní orgány a případně mezinárodní organizace.
7. Správce je odpovědný zvláštnímu výboru.
Článek 8
Velitel operace
1. Velitel operace vykonává jménem Atheny své úkoly spojené s financováním společných nákladů na operaci, které velí.
2. Pokud jde o operace, kterým velí, velitel operace:
a)
zasílá správci své návrhy pro oddíl „výdaje - společné operativní náklady“ v návrzích rozpočtu;
b)
jako schvalující osoba plní rozpočtové prostředky týkající se společných operativních nákladů a výdajů podle článku 28; vykonává svou pravomoc nad všemi osobami, které se podílejí na plnění těchto rozpočtových prostředků, včetně předběžného financování; je oprávněn jménem Atheny zadávat zakázky a uzavírat smlouvy; jménem Atheny také zakládá bankovní účet pro operaci, které velí;
c)
jako schvalující osoba plní rozpočtové prostředky týkající se výdajů podle článku 30; vykonává svou pravomoc nad všemi osobami, které se podílejí na plnění těchto rozpočtových prostředků, na základě příslušných ustanovení ad hoc správního ujednání s třetí stranou. Je oprávněn zadávat zakázky a uzavírat smlouvy jménem třetí strany; zakládá samostatný bankovní účet pro každý příspěvek třetí strany.
3. Velitel operace je oprávněn ve vztahu k operaci, které velí, přijímat opatření, která považuje za nezbytná k provádění výdajů na operaci financovaných prostřednictvím Atheny. Uvědomí o nich správce a zvláštní výbor.
4. S výjimkou řádně odůvodněných případů schválených zvláštním výborem na návrh správce používá velitel operace účetnictví a systém správy majetku stanovený Athenou. Domnívá-li se správce, že takové okolnosti nastaly, informuje předem zvláštní výbor.
Článek 9
Účetní
1. Generální tajemník Rady jmenuje účetního a alespoň jednoho zástupce účetního na dobu tří let.
2. Účetní plní své povinnosti jménem Atheny.
3. Účetní je pověřen:
a)
řádným prováděním plateb, vybíráním příjmů a inkasem stanovených pohledávek;
b)
přípravou finančních výkazů Atheny za každý rok a účetní závěrky každé operace po jejím skončení;
c)
pomocí správci při předkládání roční účetní závěrky nebo účetní závěrky operace zvláštnímu výboru ke schválení;
d)
vedením účetnictví pro Athenu;
e)
stanovením účetních pravidel a postupů a účetní osnovy;
f)
stanovením a potvrzením platnosti účetních systémů pro příjmy a případně potvrzením platnosti systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytování nebo odůvodňování účetních údajů;
g)
uchováváním účetních dokladů;
h)
správou pokladny společně se správcem.
4. Správce a velitel operace poskytují účetnímu veškeré informace nezbytné k vedení účtů, které odrážejí přesný stav aktiv Atheny a plnění rozpočtu, který Athena spravuje. Ručí za jejich spolehlivost.
5. Účetní je odpovědný zvláštnímu výboru.
Článek 10
Obecná ustanovení použitelná na správce, účetního a pracovníky Atheny
1. Výkon funkce správce nebo zástupce správce je neslučitelný s výkonem funkce účetního nebo zástupce účetního.
2. Zástupce správce jedná z pověření správce. Zástupce účetního jedná z pověření účetního.
3. Zástupce správce jedná jménem správce v době jeho nepřítomnosti. Zástupce účetního jedná jménem účetního v době jeho nepřítomnosti.
4. Úředníci a jiní pracovníci Unie podléhají při plnění úkolů jménem Atheny nadále pravidlům a předpisům, které se na ně vztahují.
5. Na pracovníky uvolněné členskými státy pro potřeby Atheny se vztahují stejná pravidla, jaká jsou stanovena v rozhodnutí Rady o pravidlech pro přidělování národních odborníků, a ujednání mezi vnitrostátním správním orgánem a orgánem Unie nebo Athenou.
6. Pracovníci Atheny musí před svým jmenováním obdržet po náležitém prověření oprávnění k přístupu k utajovaným materiálům uloženým v Radě nejméně do úrovně „SECRET UE/EU SECRET“ nebo rovnocenné oprávnění od členského státu.
7. Správce může sjednávat a uzavírat s členskými státy nebo s orgány Unie ujednání o předchozím určení pracovníků, kteří jsou v případě potřeby okamžitě k dispozici Atheně.
KAPITOLA 3
SPRÁVNÍ UJEDNÁNÍ A RÁMCOVÉ SMLOUVY
Článek 11
Správní ujednání a rámcové smlouvy
1. S členskými státy, orgány a institucemi Unie, třetími státy nebo mezinárodními organizacemi mohou být sjednána správní ujednání za účelem usnadnění zadávání zakázek nebo finančních hledisek vzájemné podpory při operacích co nejefektivnějším způsobem z hlediska nákladů.
2. Tato ujednání se předkládají:
a)
ke konzultaci zvláštnímu výboru, pokud jsou uzavřena s členskými státy nebo orgány nebo institucemi Unie;
b)
ke schválení zvláštnímu výboru, pokud jsou uzavřena s třetími státy nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tato ujednání podepisuje správce nebo případně velitel operace jménem Atheny a příslušné správní orgány dalších stran uvedených v odstavci 1.
4. K usnadnění co nejefektivnějšího zadávání zakázek mohou být uzavřeny rámcové smlouvy. Než tyto smlouvy podepíše správce, jsou předloženy ke schválení zvláštnímu výboru a jsou dány k dispozici členskými státům a velitelům operací pro případ, že by je chtěly využít. Tímto ustanovením nebude žádnému členskému státu uložena jakákoli povinnost, aby na základě rámcové smlouvy využíval produkty či služby nebo na tyto produkty či služby zadával zakázky.
Článek 12
Stálá a ad hoc správní ujednání o způsobech platby příspěvků třetích států
1. V rámci dohod mezi Unií a třetími státy, které Rada označila za možné přispěvatele na operace Unie nebo za přispěvatele na určitou operaci Unie, sjedná správce s těmito třetími státy stálá nebo ad hoc správní ujednání. Tato ujednání mají formu výměny dopisů mezi Athenou a příslušnými správními orgány dotyčných třetích států, jimiž se stanoví způsoby usnadnění rychlé platby příspěvků.
2. Až do uzavření dohod podle odstavce 1 může správce přijímat nezbytná opatření k usnadnění plateb ze strany přispívajících třetích států.
3. Správce uvědomí zvláštní výbor o zamýšlených ujednáních podle odstavce 1 předtím, než je jménem Atheny podepíše.
4. Po zahájení vojenské operace Unie provádí správce pro příspěvky ve výši určené Radou ujednání se třetími státy přispívajícími na tuto operaci.
KAPITOLA 4
BANKOVNÍ ÚČTY
Článek 13
Založení a účel
1. Veškeré bankovní účty jsou založeny u prvotřídního finančního ústavu se sídlem v členském státě a jedná se o běžné nebo krátkodobé účty v eurech. V řádně odůvodněných případech mohou být účty po schválení správcem založeny u finančních ústavů se sídlem mimo území členských států.
2. V řádně odůvodněných případech mohou být založeny účty i v jiné měně než v eurech.
3. Na tyto bankovní účty se zasílají příspěvky přispívajících států. Používají se k vyplácení záloh veliteli operace na nezbytné výdaje za společné náklady na vojenskou operaci.
4. Příspěvky podle článků 28 a 30 jsou hrazeny na oddělené bankovní účty. Používají se k plnění výdajů, jejichž správa byla svěřena Atheně, jak je stanoveno v příslušných článcích.
Článek 14
Správa finančních prostředků
1. Každou platbu z účtu Atheny musí podepsat společně správce nebo zástupce správce na jedné straně a účetní nebo zástupce účetního na straně druhé.
2. Žádný bankovní účet nesmí být přečerpán.
KAPITOLA 5
SPOLEČNÉ NÁKLADY
Článek 15
Definice společných nákladů a období způsobilosti
1. Společné náklady uvedené v příloze I nese Athena nezávisle na době jejich vzniku. Jsou-li společné náklady zaneseny do článku rozpočtu týkajícího se operace, k níž se nejvíce vztahují, považují se za operativní náklady na tuto operaci. Jinak se považují za společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi.
2. Athena nese dále společné operativní náklady podle přílohy II během období počínajícího dnem, kdy je pro danou operaci schválena koncepce řešení krize, a končícího dnem jmenování velitele operace. Za určitých okolností může zvláštní výbor po konzultaci s Politickým a bezpečnostním výborem upravit dobu, během níž Athena nese tyto náklady.
3. Během aktivní fáze operace, totiž ode dne jmenování velitele operace do ukončení činnosti operačního velitelství, nese Athena jako společné operativní náklady tyto náklady:
a)
společné náklady uvedené v části A přílohy III;
b)
společné náklady uvedené v části B přílohy III, rozhodne-li o tom Rada;
c)
společné náklady uvedené v části C přílohy III, a to na žádost velitele operace a po schválení zvláštním výborem.
4. Během aktivní fáze vojenské podpůrné akce stanovené Radou nese Athena jako společné operativní náklady společné náklady definované Radou v jednotlivých případech podle přílohy III.
5. Společné operativní náklady na operaci zahrnují také výdaje nezbytné k vypořádání operace podle přílohy IV.
Operace je vypořádána tehdy, bylo-li nalezeno konečné uplatnění pro zařízení a infrastrukturu pořízené v rámci společného financování operace a byla-li schválena účetní závěrka operace.
6. Výdaje na náklady vzniklé nezávisle na provádění operace, které by v každém případě nesl jeden nebo více přispívajících států, orgán Unie nebo mezinárodní organizace, nemohou být společným nákladem.
7. Zvláštní výbor může v jednotlivých případech rozhodnout, že s ohledem na určité okolnosti se některé doplňkové náklady jiné než náklady podle části B přílohy III považují za společné operativní náklady na danou operaci během její aktivní fáze.
8. Nedosáhne-li zvláštní výbor jednomyslnosti, může tuto věc na podnět předsednictví předložit Radě.
Článek 16
Cvičení
1. Společné náklady na cvičení Unie jsou financovány prostřednictvím Atheny podle podobných pravidel a postupů, jaké se používají pro operace, na které přispívají všechny zúčastněné členské státy.
2. Společné náklady na cvičení se skládají jednak z doplňkových nákladů na přemístitelná nebo stálá velitelství a jednak z doplňkových nákladů vzniklých Unii tím, že využije společné prostředky a schopnosti NATO poskytnuté pro účely cvičení.
3. Společné náklady na cvičení nezahrnují náklady spojené:
a)
s pořízením investičního majetku, včetně nákladů spojených s budovami, infrastrukturou a vybavením;
b)
s plánovací a přípravnou fází cvičení, pokud nejsou schváleny zvláštním výborem;
c)
s dopravou, provozem kasáren a ubytováním příslušníků ozbrojených sil.
Článek 17
Referenční částka
Každé rozhodnutí Rady, kterým Rada rozhodne zahájit nebo prodloužit vojenskou operaci Unie, obsahuje referenční částku pro společné náklady na tuto operaci. Správce propočítá částku považovanou za nezbytnou ke krytí společných nákladů na operaci pro plánované období především za podpory vojenského štábu Unie a velitele operace, je-li ve funkci. Správce navrhne tuto částku prostřednictvím předsednictví útvaru Rady příslušnému pro posouzení tohoto návrhu rozhodnutí. Členové zvláštního výboru jsou přizváni k jednáním tohoto útvaru ohledně příslušné referenční částky.
KAPITOLA 6
ROZPOČET
Článek 18
Rozpočtové zásady
1. Rozpočet, sestavený v eurech, je aktem, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje týkající se společných nákladů spravovaných mechanismem Athena.
2. Veškeré výdaje se váží k určité operaci, s případnou výjimkou nákladů uvedených v příloze I.
3. Rozpočtové prostředky se schvalují na rozpočtový rok, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince téhož kalendářního roku.
4. Rozpočtové příjmy a výdaje musí být vyrovnané.
5. Všechny příjmy a výdaje týkající se společných nákladů musí být provedeny přiřazením k určité položce rozpočtu v mezích prostředků, které jsou v rozpočtu zaneseny, s výjimkou případů podle čl. 34 odst. 5.
Článek 19
Roční rozpočet
1. Správce sestavuje každý rok návrh rozpočtu na následující rozpočtový rok a v případě jednotlivých operacích ve spolupráci s veliteli dotyčných operací.
2. Návrh rozpočtu obsahuje:
a)
prostředky považované za nezbytné ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi;
b)
prostředky považované za nezbytné ke krytí společných operativních nákladů na probíhající nebo plánované operace, včetně případné náhrady společných nákladů, které byly předběžně financovány státem nebo třetí stranou;
c)
předběžné prostředky uvedené v článku 26;
d)
odhad příjmů potřebných k pokrytí výdajů.
3. Prostředky na závazky a prostředky na platby se člení do hlav a kapitol sdružujících výdaje do skupin podle typu nebo účelu, a podle potřeby se dále člení do článků. Návrh rozpočtu obsahuje podrobný komentář k jednotlivým kapitolám nebo článkům. Každé operaci je věnována jedna zvláštní hlava. Zvláštní hlava věnovaná obecné části rozpočtu obsahuje společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi.
4. Každá hlava může zahrnovat kapitolu nazvanou „předběžné prostředky“. Tyto prostředky se zanesou do rozpočtu, existuje-li nejistota založená na vážných důvodech o výši potřebných prostředků nebo rámci pro plnění zanesených prostředků.
5. Příjmy se skládají:
a)
z příspěvků zúčastněných a přispívajících členských států a případně přispívajících třetích států;
b)
z různých příjmů rozčleněných do hlav, které zahrnují výnosy z úroků, příjmy z prodeje a skutečného rozpočtového výnosu v předchozím rozpočtovém roce poté, co jej stanoví zvláštní výbor.
6. Správce předkládá návrh rozpočtu zvláštnímu výboru do 31. října. Zvláštní výbor schválí návrh rozpočtu do 31. prosince. Správce přijme schválený rozpočet a oznámí jej zúčastněným členským státům a přispívajícím třetím státům.
Článek 20
Opravné rozpočty
1. Za nevyhnutelných, výjimečných nebo nepředvídaných okolností, včetně případů, kdy je operace zahájena během rozpočtového roku, předloží správce návrh opravného rozpočtu. Návrh opravného rozpočtu se sestavuje, předkládá, schvaluje, přijímá a oznamuje stejným postupem jako roční rozpočet. Zvláštní výbor jej projedná s ohledem na jeho naléhavost.
2. Vyplývá-li tento návrh opravného rozpočtu ze zahájení nové operace nebo ze změn v rozpočtu probíhající operace, informuje správce zvláštní výbor o celkových nákladech předpokládaných pro tuto operaci. Pokud tyto náklady podstatně překročí příslušnou referenční částku, může zvláštní výbor požádat o jejich schválení Radu.
3. Návrh opravného rozpočtu vyplývající ze zahájení nové operace se předkládá zvláštnímu výboru během období čtyř měsíců po schválení referenční částky, pokud zvláštní výbor nerozhodne o delší lhůtě.
Článek 21
Převody
1. Správce může na návrh velitele operace provádět podle potřeby převody prostředků. Správce o svém záměru uvědomí zvláštní výbor nejméně jeden týden předem, pokud to naléhavost situace dovolí. Předchozí schválení zvláštního výboru je však nezbytné, pokud:
a)
se zamýšleným převodem změní celková výše prostředků stanovených pro operaci
nebo
b)
zamýšlené převody mezi kapitolami během rozpočtového roku překračují 10 % prostředků rozpočtové kapitoly, z níž se prostředky čerpají, jak vyplývá z přijatého rozpočtu na rozpočtový rok ke dni podání návrhu na daný převod.
2. Velitel operace může v případech, které považuje za nezbytné pro řádné vedení operace, provádět do tří měsíců od zahájení operace převody prostředků na operaci mezi jednotlivými články a mezi kapitolami rozpočtového oddílu „společné operativní náklady“. Uvědomí o nich správce a zvláštní výbor.
Článek 22
Přenesení prostředků
1. Prostředky určené ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, které nebyly využity, se na konci rozpočtového roku zruší, není-li stanoveno v odstavci 2 jinak.
2. Prostředky určené ke krytí nákladů na skladování materiálu a vybavení, které jsou ve správě Atheny, mohou být jednou přeneseny do následujícího rozpočtového roku, byl-li odpovídající závazek přijat do 31. prosince stávajícího rozpočtového roku. Prostředky určené ke krytí společných operativních nákladů mohou být přeneseny, jsou-li nezbytné pro účely operace, která nebyla zcela vypořádána.
3. Správce předloží do 15. února zvláštnímu výboru návrhy na přenesení prostředků z předchozího rozpočtového roku, které nebyly přiděleny na závazky. Tyto návrhy jsou považovány za schválené, nerozhodne-li zvláštní výbor do 15. března jinak.
4. Prostředky přidělené z předcházejícího rozpočtového roku se přenášejí a zvláštní výbor je o tom informován správcem do 15. února.
Článek 23
Plnění rozpočtu předem
Jakmile je roční rozpočet schválen, mohou být prostředky použity na závazky a platby do té míry, do jaké je to nutné z operačního hlediska.
KAPITOLA 7
PŘÍSPĚVKY A NÁHRADY
Článek 24
Určení příspěvků
1. Prostředky na platby určené ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, které nejsou hrazeny z různých příjmů, jsou hrazeny z příspěvků zúčastněných členských států.
2. Prostředky na platby určené ke krytí společných operativních nákladů na operaci jsou hrazeny z příspěvků přispívajících států.
3. Výše příspěvků na operaci, které hradí přispívající členské státy, se shoduje s částkou prostředků na platby uvedených v rozpočtu a určených ke krytí společných operativních nákladů na tuto operaci po odečtení částky příspěvků přispívajících třetích států na tuto operaci podle článku 12.
4. Rozpis příspěvků jednotlivých členských států, od nichž se příspěvek požaduje, se stanoví podle klíče hrubého národního produktu v souladu s čl. 41 odst. 2 Smlouvy o Evropské unii a s rozhodnutím Rady 2014/335/EU, Euratom (3) nebo případně jiným rozhodnutím Rady, které je nahradí.
5. Údaje nezbytné pro výpočet výše příspěvků jsou obsaženy ve sloupci „vlastní zdroje z HND“ tabulky v „Přehledu financování souhrnného rozpočtu podle druhu vlastních zdrojů a podle členského státu“ připojené k poslednímu přijatému rozpočtu Unie. Výše příspěvku každého členského státu, od kterého se příspěvek vyžaduje, je úměrná podílu hrubého národního důchodu (HND) tohoto členského státu na souhrnném HND členských států, které jsou povinny poskytovat příspěvek.
Článek 25
Rozvrh platby příspěvků
1. Stanovila-li Rada referenční částku pro vojenskou operaci Unie, poskytnou přispívající členské státy příspěvky ve výši 30 % referenční částky, pokud Rada nerozhodne o odlišné procentní sazbě. Správce žádá o příspěvky podle operačních potřeb pro příslušnou operaci až do dohodnuté úrovně.
2. Zvláštní výbor může na návrh správce rozhodnout, že se před přijetím opravného rozpočtu na operaci vyžádá uhrazení dodatečných příspěvků. Zvláštní výbor může rozhodnout, že věc předloží příslušným přípravným útvarům v Radě.
3. Byl-li pro určitou operaci stanoven opravný rozpočet, doplatí členské státy podle článku 24 zbývající dlužnou částku příspěvků na uvedenou operaci. Pokud je však operace plánována na dobu delší než šest měsíců v rámci rozpočtového roku, uhradí se zbývající částka příspěvků ve dvou splátkách. V takovém případě se první splátka uhradí do 60 dnů od zahájení operace a druhá splátka se uhradí ve lhůtě, kterou s ohledem na operační potřeby stanoví zvláštní výbor na návrh správce. Zvláštní výbor se může od tohoto odstavce odchýlit.
4. Správce rozešle vnitrostátním správním orgánům, jejichž adresa mu byla sdělena, dopisy s odpovídající výzvou k úhradě příspěvku, jakmile:
a)
je návrh rozpočtu na rozpočtový rok schválen zvláštním výborem podle článku 19. První výzva k úhradě příspěvků se týká operačních potřeb na dobu osmi měsíců. Druhá výzva k úhradě příspěvků se týká zbývajícího zůstatku příspěvků k úhradě, přičemž se zohlední zůstatek rozpočtového výnosu z předchozího roku, pokud zvláštní výbor po obdržení auditního stanoviska rozhodne, že se tento zůstatek zanese do stávajícího rozpočtu;
b)
je stanovena referenční částka podle čl. 25 odst. 1 nebo
c)
je schválen opravný rozpočet podle článku 20.
5. Aniž jsou dotčena ostatní ustanovení tohoto rozhodnutí, jsou příspěvky hrazeny do 30 dnů od odeslání příslušné výzvy k úhradě příspěvků, s výjimkou první výzvy k úhradě příspěvků do rozpočtu nového rozpočtového období, kdy je stanovena lhůta 40 dnů od odeslání příslušné výzvy k úhradě příspěvků.
6. Poté, co byl návrh souhrnného rozpočtu předložen zvláštnímu výboru, může správce pro ty členské státy, jejichž rozpočtové a finanční postupy neumožňují splacení jejich příspěvků ve stanovených lhůtách, vydat předčasné výzvy k úhradě příspěvků před koncem běžného rozpočtového období jakožto platby předem na výzvy k úhradě příspěvků pro rozpočet na následující rozpočtové období.
7. Všechny přispívající státy hradí bankovní poplatky spojené s platbou svého příspěvku.
8. Správce potvrzuje přijetí příspěvků.
Článek 26
Počáteční financování výdajů
1. V případě operace rychlé reakce Unie jsou příspěvky přispívajících členských států splatné ve výši referenční částky. Aniž je dotčen čl. 25 odst. 3, provádějí se platby níže uvedeným způsobem.
2. Pro účely počátečního financování operací rychlé vojenské reakce Unie zúčastněné členské státy:
a)
buď uhradí příspěvky do Atheny předem, nebo
b)
rozhodne-li Rada o provedení operace rychlé vojenské reakce Unie, na jejíž financování tyto státy přispívají, uhradí své příspěvky na společné náklady dané operace ve výši referenční částky do pěti dnů po odeslání výzvy, nerozhodne-li Rada jinak.
3. Za účelem uvedeným v odstavci 2 zřídí zvláštní výbor složený z jednoho zástupce z každého členského státu, jež platí příspěvky předem, ve zvláštní rozpočtové hlavě předběžné prostředky. Tyto předběžné prostředky se naplní z příspěvků uhrazených členskými státy, jež platí příspěvky předem, do 90 dnů po odeslání výzvy k úhradě příspěvků.
4. Veškeré předběžné prostředky uvedené v odstavci 3, které se používají na operaci, se musí doplnit do 90 dnů po odeslání výzvy.
5. Aniž je dotčen odstavec 1, může jakýkoli členský stát, jež platí příspěvky předem, za určitých okolností oprávnit správce, aby použil předem uhrazený příspěvek na úhradu příspěvku na operaci, jíž se dotyčný členský stát účastní a jež není operací rychlé reakce. Předem uhrazený příspěvek doplní dotyčný členský stát do 90 dnů po odeslání výzvy.
6. Pokud jsou na operaci jinou než operaci rychlé reakce požadovány finanční prostředky před přijetím dostačujících příspěvků na tuto operaci:
a)
mohou být příspěvky placené předem členskými státy, které přispívají na financování této operace, po schválení členskými státy, jež platí příspěvky předem, použity do výše 75 % částky těchto příspěvků na úhradu příspěvků, které mají být na tuto operaci použity. Předem uhrazené příspěvky doplní členské státy, jež platí příspěvky předem, do 90 dnů po odeslání výzvy;
b)
v případě uvedeném v písmenu a) tohoto odstavce jsou příspěvky na operaci podle čl. 25 odst. 1 hrazené členskými státy, které nezaplatily předem, zaplaceny po schválení dotyčnými členskými státy do pěti dnů poté, co správce odešle výzvu k úhradě příspěvků.
7. Velitel operace může částky, jež mu byly dány k dispozici, učinit předmětem závazku a vyplatit, mimo jiné podle čl. 34 odst. 3.
8. Každý členský stát může změnit své rozhodnutí oznámením správci nejméně tři měsíce předem.
9. Úroky z počátečního financování budou každoročně rozděleny mezi členské státy, jež platí příspěvky předem, a přidány k jejich předběžným prostředkům. Dané částky budou oznámeny dotčeným členským státům v rámci procesu každoročního schvalování rozpočtu.
Článek 27
Náhrada předběžného financování
1. Členský stát, třetí stát nebo případně mezinárodní organizace pověřený Radou k předběžnému financování části společných nákladů na operaci může získat náhradu od Atheny na základě žádosti doplněné o nezbytné podklady a doručené správci nejpozději dva měsíce od skončení uvedené operace.
2. Žádosti o náhradu smí být vyhověno, pouze je-li schválena velitelem operace, je-li dosud ve funkci, a správcem.
3. Je-li žádost o náhradu, kterou podá přispívající stát, schválena, může být náhrada odečtena od příští úhrady příspěvků, ke které správce uvedený stát vyzve.
4. Není-li v okamžiku schválení žádosti o náhradu očekávána žádná výzva k úhradě příspěvků nebo překračuje-li schválená žádost o náhradu výši předpokládaného příspěvku, provede správce do 30 dnů výplatu částky určené k náhradě s ohledem na hotovostní tok Atheny a na prostředky nezbytné ke krytí společných nákladů dané operace.
5. Náhrada je splatná v souladu s tímto rozhodnutím i v případě, že operace je zrušena.
6. Náhrada zahrnuje úroky z částky, jež byla dána k dispozici prostřednictvím předběžného financování.
Článek 28
Výdaje spravované Athenou, které nejsou zahrnuty do společných nákladů
1. Zvláštní výbor může na návrh správce, za pomoci velitele operace, nebo na návrh členského státu rozhodnout, že správa některých výdajů spojených s operací (dále jen „náklady nesené státy“) by měla být svěřena Atheně, přestože za ně nadále odpovídají jednotlivé členské státy.
2. Zvláštní výbor může rozhodnutím zmocnit velitele operace k uzavírání smluv jménem členských států, které se operace účastní, a případně třetích stran k zajištění služeb a dodávek, které mají být financovány jako náklady nesené státy.
3. Zvláštní výbor může rozhodnutím stanovit způsoby předběžného financování, pokud jde o náklady nesené státy.
4. Athena vede účetní záznamy o nákladech nesených státy, které jí byly svěřeny a jež vynaložily jednotlivé členské státy a případně třetí strany. Každý měsíc zasílá všem členským státům a případně uvedeným třetím stranám výkaz výdajů, za které členský stát či třetí strana odpovídá a které vznikly Atheně nebo jejím pracovníkům během předchozího měsíce, a vyžádá si nezbytné finanční prostředky k úhradě těchto výdajů. Členské státy a případně uvedené třetí strany zaplatí Atheně požadované finanční prostředky do 30 dnů od odeslání výzvy k úhradě.
Článek 29
Předběžné financování a výdaje spravované Athenou, které nejsou zahrnuty do společných nákladů, za účelem usnadnění počátečního nasazení sil operace
Vyžadují-li to operační okolnosti, může zvláštní výbor na návrh správce, za pomoci velitele operace, nebo na návrh členského státu rozhodnout, že správa předběžného financování a některých výdajů spojených s operací by měla být svěřena Atheně, přestože za ně nadále odpovídá dotčený členský stát, za účelem usnadnění počátečního nasazení sil operace, než je potvrzeno, které členské státy se operace účastní. Správa těchto nákladů je zajišťována v rámci stávajících prostředků a zdrojů a počáteční odhad je omezen na 20 % celkových operativních nákladů. V tomto případě stanoví zvláštní výbor ve svém rozhodnutí způsoby předběžného financování a náhradu předběžného financování budoucími zúčastněnými členskými státy a třetími stranami.
Článek 30
Finanční příspěvky třetích stran spravované Athenou
1. V souladu s příslušnými ustanoveními právního rámce operace a v návaznosti na rozhodnutí Politického a bezpečnostního výboru přijmout provádění nebo správu projektu operací nebo finanční příspěvek třetí strany nebo členského státu na výdaje vyplývající z operace, může zvláštní výbor rozhodnout, že správa prostředků na daný projekt nebo daného finančního příspěvku bude svěřena Atheně v rámci stávajících prostředků a zdrojů. To může zahrnovat projekty financované Unií.
2. Náklady související se správou příspěvku by měly být hrazeny z příspěvku samotného. Zvláštní výbor může rozhodnout, že některé náklady související s příspěvkem a týkající se aktivní fáze operace jsou na individuálním základě způsobilé jako společné výdaje.
3. Ke správě příspěvku třetí strany, Unie nebo členského státu správce po schválení zvláštním výborem sjedná a podepíše ad hoc správní ujednání s danou třetí stranou, Unií nebo členským státem, v němž jsou vymezeny účel příspěvku, náklady, které z něj mají být hrazeny, a způsoby správy příspěvku, včetně odpovědnosti velitele operace vůči zvláštnímu výboru. Správce zajistí, aby byla při správě daného příspěvku tato ad hoc ujednání dodržována, a poskytuje dotčenému přispěvateli přímo či prostřednictvím velitele operace veškeré příslušné informace týkající se správy příspěvku.
Článek 31
Úroky z prodlení
1. Neplní-li stát své finanční závazky, použijí se pro platby příspěvků do rozpočtu Unie obdobně pravidla Unie o úrocích z prodlení stanovená článkem 78 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (4) nebo případně jiným nařízením, které je nahradí.
2. Není-li platba opožděna o více než dvacet dnů, úroky z prodlení se neúčtují. Je-li platba opožděna o více než dvacet dnů, účtují se úroky z prodlení za celou dobu prodlení.
KAPITOLA 8
PLNĚNÍ VÝDAJŮ
Článek 32
Zásady
1. Prostředky ve správě Atheny se používají podle zásad řádného finančního řízení, totiž hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti.
2. Schvalující osoby odpovídají za plnění příjmů a výdajů Atheny v souladu se zásadami řádného finančního řízení a za zajištění jejich legality a správnosti. K plnění výdajů přijímají schvalující osoby rozpočtové i právní závazky, potvrzují výdaje, schvalují platby a provádějí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků. Schvalující osoba může pověřit plněním svých povinností jiné osoby rozhodnutím uvádějícím:
a)
pověřené osoby na vhodné úrovni;
b)
rozsah přenesených pravomocí a
c)
rozsah, ve kterém může pověřená osoba své pravomoci dále přenést.
3. Zajišťuje se plnění prostředků podle zásady oddělení funkcí schvalující osoby a účetního. Funkce schvalující osoby a účetního jsou vzájemně neslučitelné. Každá platba z prostředků spravovaných Athenou musí být podepsána společně schvalující osobou a účetním.
4. Aniž je dotčeno toto rozhodnutí, je-li plnění společných výdajů svěřeno členskému státu, orgánu Unie nebo případně mezinárodní organizaci, používají uvedený stát, orgán nebo organizace pravidla platná pro plnění vlastních výdajů. Plní-li správce výdaje přímo, dodržuje pravidla pro plnění oddílu „Rada“ souhrnného rozpočtu Unie.
5. Správce však může předložit prostřednictvím předsednictví Radě nebo zvláštnímu výboru návrhy pravidel pro plnění společných výdajů.
6. Zvláštní výbor může schválit pravidla pro plnění společných výdajů, která se odchylují od odstavce 4.
Článek 33
Společné náklady vzniklé při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi nebo společné náklady přímo nesouvisející s konkrétní operací
Správce vykonává úkoly schvalující osoby pro výdaje ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, jakož i společných nákladů, které není možné přímo spojit s konkrétní operací.
Článek 34
Společné operativní náklady
1. Velitel operace plní úkoly schvalující osoby pro výdaje na úhradu společných operativních nákladů na operaci pod svým velením. Správce však plní úkoly schvalující osoby pro výdaje ke krytí společných operativních nákladů, které vznikají během přípravné fáze určité operace a které provádí přímo Athena, nebo které se vztahují k operaci po skončení její aktivní fáze.
2. Správce převede veliteli operace na jeho žádost částky nezbytné k plnění výdajů na operaci z bankovního účtu Atheny na bankovní účet určený velitelem operace a otevřený jménem Atheny.
3. Odchylně od čl. 18 odst. 5 vzniká stanovením referenční částky správci a veliteli operace, každému v rámci jeho pravomocí, právo přijímat závazky a platit výdaje na danou operaci až do výše procentní sazby referenční částky schválené podle čl. 25 odst. 1, pokud Rada nerozhodne o vyšší úrovni závazků.
Zvláštní výbor může na návrh správce nebo velitele operace a s ohledem na operační nutnost a naléhavost rozhodnout o závazcích a případně platbách dodatečných výdajů. Zvláštní výbor může rozhodnout o předložení věci prostřednictvím předsednictví příslušným přípravným útvarům v Radě, pokud operační okolnosti nevyžadují jiné řešení. Tato odchylka se nepoužije ode dne přijetí rozpočtu pro danou operaci.
4. Před přijetím rozpočtu pro operaci podávají správce a velitel operace nebo jeho zástupce, každý v rámci své působnosti, zvláštnímu výboru každý měsíc zprávy o výdajích způsobilých jako společné náklady na danou operaci. Zvláštní výbor může na návrh správce, velitele operace nebo členského státu vydat směrnice o plnění výdajů během tohoto období.
5. Odchylně od čl. 18 odst. 5 je velitel operace v případě bezprostředního ohrožení života pracovníků podílejících se na vojenské operaci Unie oprávněn plnit nezbytné výdaje na záchranu životů uvedených pracovníků nad rámec prostředků zanesených v rozpočtu. Uvědomí o tom co nejdříve správce a zvláštní výbor. V tom případě navrhne správce ve spolupráci s velitelem operace převody nezbytné ke krytí těchto neočekávaných výdajů. Není-li možné zajistit dostatečné finanční prostředky na uvedené výdaje převodem, předloží správce opravný rozpočet.
KAPITOLA 9
KONEČNÉ UPLATNĚNÍ SPOLEČNĚ FINANCOVANÉHO VYBAVENÍ A INFRASTRUKTURY
Článek 35
Vybavení a infrastruktura
1. Správce navrhne zvláštnímu výboru odpisovou sazbu pro vybavení a další prostředky pro všechny operace. Vyžadují-li to operační okolnosti, může velitel operace po schválení zvláštním výborem použít jinou odpisovou sazbu.
2. Velitel operace navrhne zvláštnímu výboru s ohledem na vypořádání operace, které velel, konečné uplatnění pro vybavení a infrastrukturu společně financované pro účely této operace.
3. Po skončení aktivní fáze operace spravuje správce zbývající vybavení a infrastrukturu za účelem nalezení jejich konečného uplatnění, je-li to nutné.
4. Konečné uplatnění pro společně financované vybavení a infrastrukturu schválí zvláštní výbor s ohledem na operační potřeby a finanční kritéria. Konečné uplatnění může mít tuto podobu:
a)
v případě infrastruktury prodej nebo převod prostřednictvím Atheny hostitelské zemi, členskému státu nebo třetí straně;
b)
v případě vybavení prodej prostřednictvím Atheny členskému státu, hostitelské zemi nebo třetí straně, anebo uskladnění a údržba Athenou, členským státem nebo třetí stranou za účelem použití v další operaci.
5. Při prodeji se vybavení a infrastruktura prodávají za svou tržní hodnotu, nebo nelze-li ji stanovit, za spravedlivou a rozumnou cenu zohledňující specifické místní podmínky.
6. Prodej hostitelské zemi nebo třetí straně či převedení na ně musí být v souladu s příslušnými platnými bezpečnostními pravidly.
7. Je-li rozhodnuto, že si Athena ponechá vybavení společně financované pro účely určité operace, mohou přispívající členské státy požadovat od ostatních zúčastněných členských států finanční vyrovnání. Zvláštní výbor složený ze zástupců všech zúčastněných členských států přijme na návrh správce vhodná rozhodnutí.
KAPITOLA 10
ÚČETNICTVÍ A INVENTÁRNÍ SOUPIS
Článek 36
Účtování společných operativních nákladů
Velitel operace vede účetní záznamy o převodech prostředků, které přijal od Atheny, výdajích, ke kterým přijal závazky, platbách, které provedl, a příjmech, které obdržel, jakož i inventární soupis movitého majetku financovaného z rozpočtu Atheny a používaného pro operaci pod jeho velením.
Článek 37
Konsolidovaná účetní závěrka
1. Účetní vede účetní záznamy o vyžádaných příspěvcích a uskutečněných převodech. Sestavuje také účetní závěrku společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi a operativních výdajů a příjmů, které jsou plněny na přímou odpovědnost správce.
2. Účetní sestavuje konsolidovanou účetní závěrku příjmů a výdajů Atheny. Každý velitel operace zasílá účetnímu účty výdajů, ke kterým přijal závazky, a plateb, které provedl, jakož i příjmů, které obdržel.
KAPITOLA 11
AUDIT A PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČTŮ
Článek 38
Pravidelné zprávy pro zvláštní výbor
Každé tři měsíce předloží správce zvláštnímu výboru zprávu o plnění příjmů a výdajů od počátku rozpočtového roku. Za tímto účelem podá každý velitel operace správci zprávu o výdajích na společné operativní náklady na operaci pod svým velením.
Článek 39
Podmínky provádění kontrol
1. Osoby pověřené auditem příjmů a výdajů Atheny musí před provedením svého úkolu získat náležité prověření opravňující je k přístupu k utajovaným informacím v držení Rady nejméně do úrovně „SECRET UE/EU SECRET“ nebo případně rovnocenné prověření od členského státu nebo NATO. Tyto osoby musí dbát na dodržování důvěrnosti informací a ochranu údajů, které se při výkonu svých auditorských úkolů dozvědí, v souladu s pravidly pro tyto informace a údaje.
2. Osoby pověřené auditem příjmů a výdajů Atheny mají neprodleně a bez předchozího ohlášení přístup k dokumentům a k obsahu všech nosičů údajů, které se uvedených příjmů a výdajů týkají, a do prostor, v nichž jsou uvedené dokumenty a nosiče údajů uloženy. Mohou si pořizovat jejich kopie. Osoby podílející se na plnění příjmů a výdajů Atheny poskytují správci a osobám pověřeným auditem uvedených příjmů a výdajů nezbytnou pomoc při plnění jejich úkolů.
Článek 40
Externí audit účetnictví
1. Bylo-li plnění výdajů Atheny svěřeno členskému státu, orgánu Unie nebo mezinárodní organizaci, uplatňuje uvedený stát, orgán nebo organizace pravidla platná pro audit vlastních výdajů.
2. Správce nebo osoby jím jmenované mohou však kdykoli provést audit společných nákladů Atheny vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi nebo společných operativních nákladů na operaci. Kromě toho může zvláštní výbor jmenovat kdykoli na návrh správce nebo členského státu externí auditory, jejichž úkoly a podmínky zaměstnání sám stanoví.
3. Za účelem vnějšího auditu se zřizuje šestičlenný sbor auditorů. Zvláštní výbor jmenuje z řad kandidátů navržených členskými státy členy na období tří let, které lze jednou prodloužit. Zvláštní výbor může funkční období členů prodloužit až o šest měsíců.
Kandidáti musí být členy nejvyšší vnitrostátní auditní instituce v členském státě nebo být touto institucí doporučeni a musí poskytovat odpovídající záruky bezpečnosti a nezávislosti. Musí být k dispozici podle potřeby tak, aby mohli plnit úkoly jménem Atheny. Při plnění těchto úkolů:
a)
jsou členové sboru auditorů nadále placeni z prostředků své původní instituce; Athena nese jejich náklady na služební cesty v souladu s pravidly platnými pro úředníky Unie na odpovídajícím platovém stupni;
b)
členové sboru nesmějí vyžadovat ani přijímat pokyny od nikoho jiného než od zvláštního výboru; v rámci svého auditního mandátu jsou sbor auditorů a jeho členové zcela nezávislí a výhradně odpovědní za provedení externího auditu účetnictví;
c)
členové sboru podávají zprávu o plnění svých úkolů pouze zvláštnímu výboru;
d)
členové sboru ověřují během rozpočtového roku i po jeho skončení prostřednictvím kontrol na místě a kontrol účetních dokladů, zda jsou výdaje financované nebo předběžně financované Athenou plněny v souladu s platnými právními předpisy a zásadami řádného finančního řízení, tj. hospodárnosti, efektivnosti a účinnosti, a zda jsou vnitřní kontroly přiměřené.
Sbor auditorů volí každým rokem svého předsedu z řad svých členů nebo může prodloužit funkční období dosavadního předsedy. Přijímá pravidla pro audit prováděný svými členy v souladu s nejpřísnějšími mezinárodními standardy. Sbor auditorů schvaluje auditorské zprávy vypracované svými členy před jejich předáním správci a zvláštnímu výboru.
4. Zvláštní výbor může případ od případu a v reakci na konkrétní potřeby rozhodnout o použití jiných externích subjektů.
5. Náklady na audit prováděný auditory jménem Atheny se považují za společné náklady, které hradí Athena.
Článek 41
Interní audit účetnictví
1. Na návrh správce a po informování zvláštního výboru jmenuje generální tajemník Rady na období čtyř let, které lze prodloužit na celkovou dobu nepřekračující osm let, interního auditora Atheny a nejméně jednoho zástupce interního auditora; interní auditoři musí mít nezbytnou odbornou kvalifikaci a poskytovat dostatečné záruky bezpečnosti a nezávislosti. Interní auditor nesmí být schvalující osobou ani účetním a nesmí se podílet na přípravě finančních výkazů.
2. Interní auditor podává správci zprávy o otázkách týkajících se rizik tak, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídicích a kontrolních systémů a vydává doporučení ke zlepšení vnitřního auditu operací a podpoře řádného finančního řízení. Odpovídá zejména za posuzování vhodnosti a účinnosti vnitřních řídicích systémů a výkonu útvarů při provádění politik a plnění cílů s ohledem na rizika s nimi spojená.
3. Interní auditor vykonává své povinnosti v rámci všech útvarů podílejících se na vybírání příjmů Atheny nebo na plnění výdajů financovaných Athenou.
4. Interní auditor provede během daného rozpočtového roku podle potřeby jeden nebo více auditů. O svých závěrech a doporučeních podá zprávu správci a informuje o nich velitele operace. Velitel operace a správce zajistí, aby na základě doporučení vyplývajících z auditu byla přijata následná opatření.
5. Správce každoročně podá zvláštnímu výboru zprávu o provedených interních auditech, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, zjištěné výsledky, učiněná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
6. Každý velitel operace dále umožní internímu auditorovi neomezený přístup k operaci, jíž velí. Interní auditor ověřuje řádné fungování finančních a rozpočtových systémů a postupů a zajišťuje fungování důkladných a účinných systémů vnitřní kontroly.
7. Výsledky činnosti a zprávy interního auditora jsou spolu se všemi souvisejícími podklady poskytnuty k dispozici sboru auditorů.
Článek 42
Výroční předávání účtů a účetní závěrka
1. Do 31. března po skončení rozpočtového roku nebo do čtyř měsíců po skončení operace, podle toho, co nastane dříve, poskytne každý velitel operace účetnímu Atheny nezbytné informace s cílem sestavit roční účetní závěrku týkající se společných nákladů, roční účetní závěrku týkající se výdajů předběžně financovaných a uhrazených podle článku 28 a roční zprávu o činnosti.
2. Do 15. května následujícího po skončení rozpočtového roku sestaví správce za pomoci účetního a každého velitele operace finanční výkazy a výroční zprávu o činnosti a předloží je zvláštnímu výboru a sboru auditorů.
3. Do osmi týdnů po předání finančních výkazů poskytne zvláštnímu výboru sbor auditorů výrok k auditu a správce, kterému je nápomocen účetní a všichni velitelé operací, mu poskytne auditované finanční výkazy Atheny.
4. Do 30. září následujícího po skončení rozpočtového roku poskytne sbor auditorů zvláštnímu výboru zprávu o auditu; zvláštní výbor posoudí zprávu o auditu, výrok k auditu a finanční výkazy s cílem udělit správci, účetnímu a každému veliteli operace absolutorium.
5. Účetní, každý velitel operace a v příslušných případech správce uchovávají, každý na své úrovni, všechny účty, inventární soupisy a související dokumenty po dobu pěti let ode dne udělení absolutoria, a to způsobem, který je v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo případně jiným nařízením, které je nahradí. Po skončení operace zajistí velitel operace předání všech účtů a inventárních soupisů účetnímu.
6. Zvláštní výbor rozhodne zanést prostřednictvím opravného rozpočtu zůstatek skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, za který byly účty schváleny, jako příjem nebo výdaj do rozpočtu na následující rozpočtový rok. Zvláštní výbor může nicméně rozhodnout zanést zůstatek uvedeného rozpočtového výnosu poté, co obdrží výrok k auditu od sboru auditorů.
7. Část zůstatku skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, která vznikla použitím prostředků vyčleněných ke krytí společných nákladů vzniklých při přípravě operací nebo následně v souvislosti s nimi, je započtena proti příštím příspěvkům zúčastněných členských států.
8. Část zůstatku skutečného rozpočtového výnosu za rozpočtový rok, která vznikla použitím prostředků vyčleněných ke krytí společných operativních nákladů na danou operaci, je započtena proti příštím příspěvkům členských států, které na uvedenou operaci přispěly.
9. Nemůže-li být náhrada provedena odečtením od příspěvků placených Atheně, vrátí se zůstatek skutečného rozpočtového výnosu dotyčným členským státům v souladu s klíčem HND příslušného roku provedení náhrady.
10. Každý členský stát účastnící se operace může správci každý rok do 31. března, případně prostřednictvím velitele operace, poskytnout údaje o doplňkových nákladech, jež mu vznikly v souvislosti s operací během předchozího rozpočtového roku. Tyto údaje se rozepíší tak, aby byly patrné hlavní výdajové položky. Správce tyto údaje uspořádá, aby zvláštní výbor získal přehled o doplňkových nákladech operace.
Článek 43
Uzavření účtů za operaci
1. Po skončení operace může zvláštní výbor na návrh správce nebo členského státu rozhodnout, že správce za pomoci účetního a velitele operace předloží zvláštnímu výboru finanční výkazy za tuto operaci, a to alespoň ke dni skončení operace, a je-li to možné, ke dni vypořádání operace. Lhůta uložená správci nesmí být kratší než čtyři měsíce ode dne skončení operace.
2. Není-li možné ve stanovené lhůtě zahrnout do finančních výkazů příjmy a výdaje spojené s konečným vypořádáním operace, uvedou se tyto příjmy a výdaje ve finančních výkazech pro Athenu a zvláštní výbor je posoudí v souvislosti s postupem uvedeným v článku 42.
3. Zvláštní výbor na základě výroku sboru auditorů schválí finanční výkazy pro danou operaci, které mu byly předloženy. Za tuto operaci udělí správci, účetnímu a každému veliteli operace absolutorium.
4. Nemůže-li být náhrada provedena odečtením od příspěvků placených Atheně, vrátí se zůstatek skutečného rozpočtového výnosu dotyčným členským státům v souladu s klíčem HND příslušného roku provedení náhrady.
KAPITOLA 12
RŮZNÁ USTANOVENÍ
Článek 44
Odpovědnost
1. Podmínky disciplinární nebo trestní odpovědnosti velitele operace, správce a ostatních pracovníků, zejména pracovníků orgánů Unie nebo členských států, se v případě pochybení nebo nedbalosti při plnění rozpočtu řídí služebním řádem nebo režimem použitelným na tyto pracovníky. Athena je kromě toho oprávněna zahájit z vlastního podnětu nebo na žádost přispívajícího státu nebo třetí strany proti uvedeným pracovníkům občanské soudní řízení.
2. Unie ani generální tajemník Rady nesmějí být za žádných okolností přispívajícím státem činěni odpovědnými za důsledky plnění svých povinností prostřednictvím správce, účetního nebo pověřených pracovníků.
3. Smluvní odpovědnost, která může vyplývat ze smluv uzavřených v souvislosti s plněním rozpočtu, nesou přispívající státy nebo třetí strany prostřednictvím Atheny. Smluvní odpovědnost se řídí právem rozhodným pro dotčené smlouvy.
4. V případě mimosmluvní odpovědnosti hradí každou škodu způsobenou operačním velením, velením ozbrojených sil nebo velením operačních složek v rámci krizové struktury, jejichž složení schvaluje velitel operace, nebo jejich pracovníky při plnění jejich povinností přispívající stát nebo třetí strana prostřednictvím Atheny v souladu s obecnými zásadami společnými právním řádům členských států a se statutem příslušníků ozbrojených sil platným v prostoru operace.
5. Přispívající stát nesmí za žádných okolností činit Unii ani členské státy odpovědnými za smlouvy uzavírané v rámci plnění rozpočtu ani za škody způsobené jednotkami a útvary krizové struktury, jejichž složení schvaluje velitel operace, nebo jejich pracovníky při plnění jejich povinností.
Článek 45
Bezpečnost
Na utajované informace související s činností Atheny se vztahuje rozhodnutí Rady 2013/488/EU (5) nebo případně jiné rozhodnutí Rady, které je nahradí.
Článek 46
Ochrana osobních údajů
Athena zajišťuje ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v souladu ze zásadami a postupy stanovenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6). Za tímto účelem přijme zvláštní výbor na návrh správce nezbytná prováděcí pravidla.
Článek 47
Přezkum a revize
V případě potřeby se na žádost členského státu nebo po každé operaci provede přezkum tohoto rozhodnutí nebo jeho části, včetně příloh. Revize se provede alespoň jednou za tři roky. V průběhu přezkumu či revize se lze obrátit na všechny odborníky, kteří by mohli přispět k dané činnosti, zejména na řídící orgány Atheny.
Článek 48
Zrušení
Rozhodnutí 2011/871/SZBP se zrušuje.
Článek 49
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dnem přijetí.
V Bruselu dne 27. března 2015.
DECYZJA RADY (WPZiB) 2015/528
z dnia 27 marca 2015 r.
ustanawiająca mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii Europejskiej mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne (ATHENA) oraz uchylająca decyzję 2011/871/WPZiB
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 26 ust. 2 i art. 41 ust. 2,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Na posiedzeniu w Helsinkach w dniach 10-11 grudnia 1999 r. Rada Europejska uzgodniła w szczególności, że „państwa członkowskie, współpracujące na zasadzie dobrowolności w operacjach dowodzonych przez Unię, przed 2003 rokiem muszą być w stanie rozmieścić w ciągu sześćdziesięciu dni i utrzymać przez co najmniej rok siły zbrojne w liczbie od 50 000 do 60 000 osób, zdolne do realizacji pełnego zakresu zadań petersberskich”.
(2)
W dniu 17 czerwca 2002 r. Rada zatwierdziła zasady finansowania operacji zarządzania kryzysowego dowodzonych przez Unię, mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne.
(3)
W swoich konkluzjach z dnia 14 maja 2003 r. Rada potwierdziła potrzebę dysponowania zdolnościami w zakresie szybkiego reagowania, w szczególności na użytek zadań humanitarnych i ratowniczych.
(4)
Na posiedzeniu w Salonikach w dniach 19-20 czerwca 2003 r. Rada Europejska z zadowoleniem przyjęła konkluzje z posiedzenia Rady w dniu 19 maja 2003 r., w szczególności potwierdzenie potrzeby zdolności wojskowych Unii w zakresie szybkiego reagowania.
(5)
W dniu 22 września 2003 r. Rada zadecydowała, że Unia powinna wypracować umiejętność elastycznego zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji wojskowych o dowolnej skali, stopniu złożoności lub pilności, w szczególności przez ustanowienie, najpóźniej do dnia 1 marca 2004 r., stałego mechanizmu finansowania obciążeń ponoszonych z tytułu wspólnych kosztów wszelkich przyszłych operacji wojskowych Unii.
(6)
W dniu 23 lutego 2004 r. Rada przyjęła decyzję 2004/197/WPZiB (1) ustanawiającą mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne. Decyzja ta została następnie kilkakrotnie zmieniona i zastąpiona, ostatnio decyzją 2011/871/WPZiB (2).
(7)
Unia jest zdolna do prowadzenia operacji wojskowych szybkiego reagowania zgodnie z koncepcją określoną przez Komitet Wojskowy UE. Unia jest też zdolna do rozmieszczania grup bojowych zgodnie z koncepcją określoną przez Komitet Wojskowy UE.
(8)
System umożliwiający wczesne finansowanie jest przeznaczony przede wszystkim dla operacji szybkiego reagowania.
(9)
Ćwiczenia w zakresie struktur i procedur dowodzenia i kontroli na strategicznym szczeblu politycznym i wojskowym na potrzeby operacji wojskowych Unii, prowadzone jako ćwiczenia dowództwa sił Unii, zatwierdzone przez Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa (KPiB), przyczyniają się do wzmocnienia ogólnej gotowości operacyjnej Unii.
(10)
Rada, po indywidualnym rozpatrzeniu każdego przypadku, podejmuje decyzję, czy dana operacja ma wpływ na kwestie wojskowe lub obronne w rozumieniu art. 41 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE).
(11)
Art. 41 ust. 2 akapit drugi TUE stanowi, że państwa członkowskie, których przedstawiciele w Radzie złożyli formalne oświadczenie na podstawie jego art. 31 ust. 1 akapit drugi, nie są zobowiązane do wnoszenia wkładu w finansowanie operacji mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne.
(12)
Zgodnie z art. 5 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii załączonego do TUE i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w opracowywaniu oraz wprowadzaniu w życie decyzji i działań Unii, które mają wpływ na kwestie polityczno-obronne. Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszej decyzji i w związku z tym nie uczestniczy w finansowaniu przedmiotowego mechanizmu.
(13)
Należy przyjąć przepisy zapewniające, by mechanizm ATHENA chronił osoby fizyczne w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych.
(14)
Na mocy art. 43 decyzji 2011/871/WPZiB Rada dokonała przeglądu wspomnianej decyzji i uzgodniła, że wprowadzi do niej zmiany.
(15)
Ze względów przejrzystości należy uchylić decyzję 2011/871/WPZiB i zastąpić ją nową decyzją,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji:
a)
„uczestniczące państwa członkowskie” oznaczają państwa członkowskie Unii, z wyjątkiem Danii;
b)
„państwa wnoszące wkład” oznacza państwa członkowskie wnoszące wkład w finansowanie danej operacji wojskowej, zgodnie z art. 41 ust. 2 TUE, oraz państwa trzecie wnoszące wkład w finansowanie wspólnych kosztów tej operacji na podstawie umów zawartych między nimi a Unią;
c)
„operacje” oznaczają operacje Unii mające wpływ na kwestie wojskowe lub obronne;
d)
„wojskowe działania wspierające” oznaczają operacje Unii lub ich części, o których przeprowadzeniu zadecydowała Rada w ramach wsparcia udzielanego państwu trzeciemu lub organizacji trzeciej i które mają wpływ na kwestie wojskowe lub obronne, ale nie podlegają dowództwu Unii;
e)
„dzień” odnosi się do dnia kalendarzowego, nie roboczego, chyba że wskazano inaczej.
ROZDZIAŁ 1
MECHANIZM
Artykuł 2
Ustanowienie mechanizmu
1. Niniejszym ustanawia się mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji.
2. Mechanizmowi nadaje się nazwę „ATHENA”.
3. ATHENA działa w imieniu uczestniczących państw członkowskich lub, w odniesieniu do konkretnych operacji, państw wnoszących wkład.
Artykuł 3
Zdolność prawna
Mając na uwadze zarządzanie administracyjne finansowaniem operacji Unii mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne, ATHENA ma zdolność prawną niezbędną w szczególności do posiadania rachunków bankowych, nabywania, posiadania lub zbywania mienia, zawierania umów i uzgodnień administracyjnych oraz występowania jako strona w postępowaniach sądowych. ATHENA jest mechanizmem o charakterze niezarobkowym.
Artykuł 4
Koordynacja działań ze stronami trzecimi
ATHENA koordynuje swoje działania z państwami członkowskimi, instytucjami i organami Unii oraz organizacjami międzynarodowymi w zakresie wymaganym do realizacji jej zadań oraz w zgodzie z celami i politykami Unii Europejskiej.
ROZDZIAŁ 2
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Artykuł 5
Organy zarządzające i pracownicy
1. ATHENĄ zarządzają, z upoważnienia Specjalnego Komitetu, następujące organy:
a)
administrator;
b)
dowódca każdej z operacji, w odniesieniu do operacji, którą dowodzi (zwany dalej „dowódcą operacji”);
c)
księgowy.
2. ATHENA wykorzystuje w możliwie największym stopniu istniejące struktury administracyjne Unii. W miarę potrzeb ATHENA korzysta z pracowników przekazanych do jej dyspozycji przez instytucje Unii lub oddelegowanych przez państwa członkowskie.
3. Sekretarz Generalny Rady może udostępnić administratorowi i księgowemu personel niezbędny do sprawowania ich funkcji, na podstawie wniosku złożonego przez jedno z uczestniczących państw członkowskich.
4. Organy i pracownicy ATHENY są angażowani do działań w zależności od potrzeb operacyjnych.
Artykuł 6
Specjalny Komitet
1. Ustanawia się Specjalny Komitet, w skład którego wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego z uczestniczących państw członkowskich.
Przedstawiciele Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) i Komisji są zapraszani do udziału w posiedzeniach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
2. Specjalny Komitet sprawuje nadzór nad zarządzaniem ATHENĄ.
3. W przypadku gdy Specjalny Komitet omawia finansowanie wspólnych kosztów danej operacji:
a)
w skład Specjalnego Komitetu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego z państw członkowskich wnoszących wkład;
b)
przedstawiciele państw trzecich wnoszących wkład uczestniczą w obradach Specjalnego Komitetu. Nie biorą oni udziału w głosowaniach ani nie są obecni podczas głosowań;
c)
dowódca operacji lub jego przedstawiciel uczestniczą w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
4. Prezydencja Rady zwołuje posiedzenia Specjalnego Komitetu i przewodniczy im. Administrator zapewnia Specjalnemu Komitetowi sekretariat. Administrator sporządza protokoły zawierające wnioski z obrad komitetu. Administrator nie bierze udziału w głosowaniach komitetu.
5. Księgowy uczestniczy, w miarę konieczności, w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
6. Na wniosek uczestniczącego państwa członkowskiego, administratora lub dowódcy operacji prezydencja zwołuje posiedzenie Specjalnego Komitetu w terminie nie dłuższym niż 15 dni.
7. Administrator odpowiednio informuje Specjalny Komitet o wszelkich roszczeniach wobec ATHENY lub o wszelkich dotyczących jej sporach.
8. Specjalny Komitet podejmuje decyzje jednomyślnie, z uwzględnieniem swojego składu określonego w ust. 1 i 3. Decyzje komitetu mają moc wiążącą.
9. Specjalny Komitet zatwierdza wszystkie budżety, biorąc pod uwagę odpowiednie kwoty odniesienia, oraz ogólne wykonuje kompetencje na podstawie niniejszej decyzji.
10. Specjalny Komitet jest informowany przez administratora, dowódcę operacji i księgowego, w sposób przewidziany niniejszą decyzją.
11. Teksty aktów zatwierdzonych przez Specjalny Komitet na podstawie niniejszej decyzji są w momencie ich zatwierdzenia podpisywane przez przewodniczącego Specjalnego Komitetu oraz przez administratora.
Artykuł 7
Administrator
1. Sekretarz Generalny Rady, po poinformowaniu Specjalnego Komitetu, mianuje administratora i co najmniej jednego zastępcę administratora na okres trzech lat.
2. Administrator wykonuje swoje obowiązki w imieniu ATHENY.
3. Administrator:
a)
sporządza wszelkie projekty budżetu i przedkłada je Specjalnemu Komitetowi. Część każdego projektu budżetu dotycząca wydatków na daną operację przygotowywana jest na podstawie wniosku dowódcy operacji;
b)
przyjmuje budżety po ich zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet;
c)
pełni rolę urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do sekcji: „dochody”, „wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie” oraz „wspólne koszty operacyjne” poniesione poza aktywną fazą operacji;
d)
odnośnie do dochodów, wdraża uzgodnienia finansowe zawarte ze stronami trzecimi w związku z finansowaniem wspólnych kosztów operacji wojskowych Unii;
e)
otwiera co najmniej jeden rachunek bankowy w imieniu ATHENY.
4. Administrator zapewnia przestrzeganie przepisów zawartych w niniejszej decyzji oraz wdrażanie decyzji Specjalnego Komitetu.
5. Administrator ma prawo przyjmować wszelkie środki, jakie uzna za konieczne, w celu realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY. Administrator informuje o nich Specjalny Komitet.
6. Administrator koordynuje prace dotyczące kwestii finansowych związanych z wojskowymi operacjami Unii. Administrator pełni rolę punktu kontaktowego w tych sprawach wobec administracji krajowych, a w stosownych przypadkach - wobec organizacji międzynarodowych.
7. Administrator odpowiada za wykonanie swoich obowiązków przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 8
Dowódca operacji
1. Dowódca operacji wykonuje w imieniu ATHENY swoje obowiązki w zakresie finansowania wspólnych kosztów operacji, którą dowodzi.
2. Dowódca operacji w odniesieniu do operacji, którą dowodzi:
a)
przesyła administratorowi swoje wnioski dotyczące części projektu budżetu „wydatki - wspólne koszty operacyjne”;
b)
jako urzędnik zatwierdzający realizuje środki budżetowe związane ze wspólnymi kosztami operacyjnymi oraz wydatkami zgodnie z art. 28; sprawuje nadzór nad wszelkimi osobami uczestniczącymi w realizacji tych środków budżetowych, w tym w ramach płatności zaliczkowych; może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu ATHENY; otwiera w imieniu ATHENY rachunek bankowy na potrzeby operacji, którą dowodzi;
c)
jako urzędnik zatwierdzający realizuje środki budżetowe związane z wydatkami zgodnie z art. 30; sprawuje nadzór nad wszelkimi osobami uczestniczącymi w realizacji tych środków budżetowych, na podstawie stosownych postanowień ujętych w uzgodnieniach administracyjnych ad hoc ze stroną trzecią. Może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu strony trzeciej; otwiera jeden rachunek bankowy w odniesieniu do wkładu każdej strony trzeciej.
3. Dowódca operacji jest uprawniony do przyjmowania wszelkich środków, jakie uzna za konieczne, w celu realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY związanych z operacją, którą dowodzi. Dowódca operacji informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet.
4. Z wyjątkiem przypadków, w których występują należycie uzasadnione okoliczności zatwierdzone przez Specjalny Komitet na podstawie wniosku administratora, dowódca operacji posługuje się systemem księgowania i zarządzania aktywami zapewnianym przez ATHENĘ. Administrator informuje Specjalny Komitet z wyprzedzeniem, jeżeli uzna, że takie okoliczności zaistniały.
Artykuł 9
Księgowy
1. Sekretarz Generalny Rady mianuje księgowego i co najmniej jednego zastępcę księgowego na okres trzech lat.
2. Księgowy wykonuje swoje obowiązki w imieniu ATHENY.
3. Księgowy jest odpowiedzialny za:
a)
właściwą realizację płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;
b)
coroczne przygotowanie sprawozdania finansowego ATHENY, a po zakończeniu każdej operacji - sprawozdania finansowego dotyczącego danej operacji;
c)
udzielanie wsparcia administratorowi, gdy ten składa Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia roczne sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie finansowe dotyczące danej operacji;
d)
prowadzenie rachunkowości ATHENY;
e)
ustanawianie zasad i metod rachunkowości oraz opracowywanie planu kont;
f)
ustanawianie i walidację systemów rachunkowości w odniesieniu do dochodów, a w stosownych przypadkach - walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;
g)
przechowywanie dokumentów potwierdzających;
h)
zarządzanie, wspólnie z administratorem, środkami pieniężnymi.
4. Administrator i dowódca operacji dostarczają księgowemu wszelkich informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdań finansowych prezentujących w sposób rzetelny aktywa finansowe ATHENY oraz wykonanie budżetu, którym zarządza ATHENA. Administrator i dowódca operacji gwarantują wiarygodność tych informacji.
5. Księgowy odpowiada za wykonanie swoich obowiązków przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 10
Przepisy ogólne mające zastosowanie do administratora, księgowego i pracowników ATHENY
1. Funkcji administratora lub zastępcy administratora nie można łączyć z funkcją księgowego lub zastępcy księgowego.
2. Każdy zastępca administratora działa z upoważnienia administratora. Każdy zastępca księgowego działa z upoważnienia księgowego.
3. Zastępca administratora zastępuje administratora w razie jego nieobecności. Zastępca księgowego zastępuje księgowego w razie jego nieobecności.
4. Urzędnicy i inni pracownicy Unii, sprawując funkcje w imieniu ATHENY, w dalszym ciągu podlegają zasadom i przepisom, które mają wobec nich zastosowanie.
5. Pracownicy oddani do dyspozycji ATHENY przez państwa członkowskie podlegają takim samym przepisom, jak te, które zostały ustanowione w decyzji Rady dotyczącej zasad mających zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych, jak również przepisom uzgodnionym przez ich administrację krajową oraz instytucje Unii lub ATHENĘ.
6. Przed mianowaniem pracownicy ATHENY muszą otrzymać poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające ich do dostępu do informacji niejawnych na poziomie co najmniej „SECRET UE/EU SECRET” przechowywanych przez Radę lub równoważne poświadczenie bezpieczeństwa otrzymane od państwa członkowskiego.
7. Administrator może negocjować i zawierać uzgodnienia z państwami członkowskimi lub instytucjami Unii w celu wcześniejszego wyznaczenia tych pracowników, którzy w razie potrzeby mogą zostać natychmiast przekazani do dyspozycji ATHENY.
ROZDZIAŁ 3
UZGODNIENIA ADMINISTRACYJNE I UMOWY RAMOWE
Artykuł 11
Uzgodnienia administracyjne i umowy ramowe
1. Aby ułatwić udzielanie zamówień lub finansowe aspekty wzajemnego wsparcia w ramach operacji w sposób jak najbardziej racjonalny pod względem kosztów, można negocjować uzgodnienia administracyjne z państwami członkowskimi, instytucjami i organami Unii, państwami trzecimi oraz organizacjami międzynarodowymi.
2. Uzgodnienia takie są:
a)
przedkładane Specjalnemu Komitetowi do konsultacji - jeżeli zawierane są z państwami członkowskimi, instytucjami lub organami Unii;
b)
przedkładane Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia - jeżeli zawierane są z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi.
3. Uzgodnienia takie podpisuje administrator lub, w stosownych przypadkach, odnośny dowódca operacji działający w imieniu ATHENY oraz właściwe organy administracyjne pozostałych stron, o których mowa w ust. 1.
4. Umowy ramowe mogą być zawierane w celu ułatwienia udzielania zamówień w sposób jak najbardziej racjonalny pod względem kosztów. Umowy takie przedkładane są do zatwierdzenia Specjalnemu Komitetowi, zanim podpisze je administrator, i są udostępniane państwom członkowskim i dowódcom operacji, gdyby chcieli oni z nich skorzystać. Niniejszy przepis nie nakłada na żadne państwo członkowskie obowiązku korzystania z towarów lub usług ani nabywania towarów lub usług w oparciu o umowy ramowe.
Artykuł 12
Uzgodnienia administracyjne stałe i ad hoc dotyczące zasad wpłacania wkładów przez państwa trzecie
1. W ramach umów zawartych między Unią a państwami trzecimi wskazanymi przez Radę jako potencjalne państwa wnoszące wkład w operacje Unii lub jako państwa wnoszące wkład w konkretną operację Unii administrator przeprowadza negocjacje z tymi państwami trzecimi w celu zawarcia uzgodnień administracyjnych stałych lub ad hoc. Uzgodnienia te mają formę wymiany listów między ATHENĄ a właściwymi służbami administracyjnymi zainteresowanych państw trzecich i ustalane są w nich zasady niezbędne do ułatwienia sprawnego wpłacania wkładów.
2. Do czasu zawarcia umów, o których mowa w ust. 1, administrator może przedsięwziąć środki niezbędne do ułatwienia płatności przez państwa trzecie wnoszące wkład.
3. Administrator z wyprzedzeniem informuje Specjalny Komitet o planowanych uzgodnieniach, o których mowa w ust. 1, przed ich podpisaniem w imieniu ATHENY.
4. W przypadku rozpoczęcia przez Unię operacji wojskowej administrator wdraża - w odniesieniu do kwot wkładów, jakie ustaliła Rada - uzgodnienia z państwami trzecimi wnoszącymi wkład w tę operację.
ROZDZIAŁ 4
RACHUNKI BANKOWE
Artykuł 13
Otwarcie i cel
1. Wszelkie rachunki bankowe otwierane są w renomowanej instytucji finansowej mającej siedzibę w państwie członkowskim i są to rachunki bieżące lub krótkoterminowe w euro. W należycie uzasadnionych okolicznościach i po uzyskaniu zgody administratora można otwierać rachunki w instytucjach finansowych mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich.
2. W należycie uzasadnionych okolicznościach można otwierać rachunki w walutach innych niż euro.
3. Państwa wnoszące wkład wpłacają swoje wkłady na rachunki bankowe, o których mowa powyżej. Wykorzystuje się je do wypłaty niezbędnych zaliczek dla dowódcy operacji na potrzeby realizacji wydatków związanych ze wspólnymi kosztami operacji wojskowej.
4. Wkłady na mocy art. 28 i 30 wpłaca się na odrębne rachunki bankowe. Wykorzystuje się je do realizacji wydatków, którymi zarządzanie zostało powierzone ATHENIE zgodnie ze szczegółowymi przepisami w odnośnych artykułach.
Artykuł 14
Zarządzanie środkami finansowymi
1. Każda płatność z rachunku ATHENY wymaga dwóch podpisów: administratora lub jego zastępcy, z jednej strony, oraz księgowego lub jego zastępcy, z drugiej strony.
2. Stan rachunku nie może zostać przekroczony.
ROZDZIAŁ 5
KOSZTY WSPÓLNE
Artykuł 15
Definicja wspólnych kosztów oraz okresy kwalifikowalności
1. Wspólne koszty wymienione w załączniku I ponosi ATHENA, bez względu na to, kiedy zostały poniesione. Jeżeli zapisano je w artykule budżetu dotyczącym operacji, z którą są najbardziej związane, uznaje się je za koszty operacyjne tej operacji. W przeciwnym razie uznaje się je za wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie.
2. Ponadto ATHENA ponosi wspólne koszty operacyjne wymienione w załączniku II w okresie od momentu zatwierdzenia koncepcji zarządzania kryzysowego dla danej operacji do momentu mianowania dowódcy operacji. W szczególnych okolicznościach, po konsultacji z KPiB, Specjalny Komitet może zmienić okres, podczas którego koszty te ponoszone są przez ATHENĘ.
3. Podczas aktywnej fazy operacji, która trwa od dnia mianowania dowódcy operacji do dnia zaprzestania działalności przez dowództwo operacji, ATHENA ponosi jako koszty operacyjne następujące wspólne koszty:
a)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część A;
b)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część B, jeżeli Rada tak zadecyduje;
c)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część C, jeżeli dowódca operacji wystąpi ze stosownym wnioskiem, który zatwierdzi Specjalny Komitet.
4. Podczas aktywnej fazy wojskowego działania wspierającego określonego przez Radę ATHENA ponosi, jako wspólne koszty operacyjne, wspólne koszty określone przez Radę indywidualnie dla każdego przypadku przez odniesienie do załącznika III.
5. Wspólne koszty operacyjne operacji obejmują również wydatki niezbędne do likwidacji operacji, wymienione w załączniku IV.
Operację uznaje się za zlikwidowaną z chwilą, gdy sprzęt i infrastruktura wspólnie finansowane na potrzeby operacji znalazły ostateczne przeznaczenie i zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe dotyczące operacji.
6. Wydatki poniesione w celu pokrycia kosztów, które tak czy inaczej zostałyby poniesione przez co najmniej jedno państwo wnoszące wkład, instytucję Unii lub organizację międzynarodową, niezależnie od sposobu organizacji operacji, nie mogą zostać zakwalifikowane jako wspólne koszty.
7. Specjalny Komitet może w poszczególnych przypadkach zadecydować, że z uwagi na szczególne okoliczności, niektóre koszty dodatkowe, inne niż koszty wymienione w załączniku III część B, uznaje się za wspólne koszty operacyjne dla jednej konkretnej operacji podczas jej aktywnej fazy.
8. Jeżeli Specjalny Komitet nie może osiągnąć jednomyślności, może on - z inicjatywy prezydencji - skierować daną kwestię do Rady.
Artykuł 16
Ćwiczenia
1. Wspólne koszty ćwiczeń Unii są finansowane za pośrednictwem ATHENY zgodnie z przepisami i procedurami podobnymi do tych, które obowiązują w przypadku operacji, w które wnoszą wkład wszystkie uczestniczące państwa członkowskie.
2. Na wspólne koszty ćwiczeń składają się, po pierwsze, koszty dodatkowe przenośnego lub wyznaczonego dowództwa, a po drugie, koszty dodatkowe poniesione w związku z wykorzystaniem przez Unię wspólnych zasobów i zdolności NATO udostępnionych na potrzeby ćwiczeń.
3. Wspólne koszty ćwiczeń nie obejmują kosztów związanych z:
a)
nabywaniem majątku, włącznie z nabyciem budynków, infrastruktury i sprzętu;
b)
fazą planowania i przygotowywania ćwiczeń, chyba że zatwierdził to Specjalny Komitet;
c)
transportem, koszarami i zakwaterowaniem wojska.
Artykuł 17
Kwota odniesienia
Każda decyzja Rady, na mocy której Rada decyduje o ustanowieniu lub przedłużeniu czasu trwania operacji wojskowej Unii, określa kwotę odniesienia dla wspólnych kosztów danej operacji. Administrator, przy wsparciu szczególnie ze strony sztabu wojskowego Unii i dowódcy operacji, o ile został mianowany, szacuje wysokość kwoty niezbędnej do pokrycia wspólnych kosztów operacji w planowanym okresie. Administrator, za pośrednictwem prezydencji, proponuje tę kwotę organowi Rady odpowiedzialnemu za przeanalizowanie projektu decyzji. Członkowie Specjalnego Komitetu zapraszani są do udziału w przeprowadzanej przez ten organ dyskusji na temat kwoty odniesienia.
ROZDZIAŁ 6
BUDŻET
Artykuł 18
Zasady budżetowe
1. Budżet, sporządzany w euro, jest aktem, który na każdy rok budżetowy, określa i zatwierdza wszystkie dochody i wydatki związane ze wspólnymi kosztami zarządzanymi przez ATHENĘ.
2. Wszystkie wydatki powiązane są z konkretną operacją, z wyjątkiem stosownych przypadków dotyczących kosztów wymienionych w załączniku I.
3. Środki zapisane w budżecie zatwierdzane są na czas trwania roku budżetowego, który rozpoczyna się dnia 1 stycznia, a kończy dnia 31 grudnia tego samego roku.
4. Zapewnia się równowagę dochodów i wydatków budżetowych.
5. Żadne dochody ani wydatki związane ze wspólnymi kosztami nie mogą być realizowane w inny sposób niż przez przydzielenie ich do odpowiedniej pozycji w budżecie w ramach limitu środków w niej przewidzianych, z wyjątkiem przypadków na podstawie art. 34 ust. 5.
Artykuł 19
Budżet roczny
1. Corocznie administrator sporządza projekt budżetu na kolejny rok budżetowy, z pomocą poszczególnych dowódców operacji w odniesieniu do operacji, którymi dowodzą.
2. Projekt zawiera:
a)
środki uznane za niezbędne do pokrycia wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie;
b)
środki uznane za niezbędne do pokrycia wspólnych kosztów operacyjnych trwających lub planowanych operacji, w tym, w stosownych przypadkach, zwrotu wspólnych kosztów które zostały sfinansowane w formie płatności zaliczkowych przez państwo lub stronę trzecią;
c)
środki tymczasowe, o których mowa w art. 26;
d)
prognozę dochodów niezbędnych do pokrycia wydatków.
3. Środki na zobowiązania i środki na płatności klasyfikowane są według tytułów i rozdziałów grupujących wydatki według typu lub celu i, w miarę potrzeby, podzielonych dalej na artykuły. Projekt budżetu zawiera szczegółowe uwagi dotyczące poszczególnych rozdziałów lub artykułów. Każdej operacji poświęcony jest osobny tytuł. Jeden osobny tytuł stanowi „ogólną część” budżetu i obejmuje wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie.
4. Każdy tytuł może zawierać rozdział zatytułowany „środki tymczasowe”. Środki te są zapisywane w budżecie, jeżeli występuje poważnie uzasadniona niepewność co do kwoty niezbędnych środków lub zakresu realizacji zapisanych środków.
5. Na dochody składają się:
a)
wkłady wpłacane przez uczestniczące państwa członkowskie i państwa członkowskie wnoszące wkład oraz, w stosownych przypadkach, przez państwa trzecie wnoszące wkład;
b)
dochody różne, podzielone według tytułów, obejmujące otrzymane odsetki, dochody ze sprzedaży i wynik budżetowy z poprzedniego roku budżetowego, po jego ustaleniu przez Specjalny Komitet.
6. Administrator przedkłada projekt budżetu Specjalnemu Komitetowi nie później niż do dnia 31 października. Specjalny Komitet zatwierdza projekt budżetu do dnia 31 grudnia. Administrator przyjmuje zatwierdzony budżet i powiadamia o tym fakcie uczestniczące państwa członkowskie i państwa trzecie wnoszące wkład.
Artykuł 20
Budżety korygujące
1. W przypadku niemożliwych do uniknięcia, wyjątkowych lub nieprzewidzianych okoliczności, w tym w przypadku gdy operacja zostaje rozpoczęta w czasie trwania roku budżetowego, administrator przedkłada projekt budżetu korygującego. Projekt budżetu korygującego jest sporządzany, przedkładany, zatwierdzany, przyjmowany i notyfikowany zgodnie z tą samą procedurą, jaka obowiązuje w przypadku budżetu rocznego. Specjalny Komitet omawia projekt budżetu korygującego, uwzględniając jego pilny charakter.
2. Jeżeli dany projekt budżetu korygującego powstaje w związku z rozpoczęciem nowej operacji lub zmianą budżetu operacji będącej w toku, administrator informuje Specjalny Komitet o całkowitych kosztach przewidzianych dla tej operacji. Jeżeli koszty te znacznie przekraczają stosowną kwotę odniesienia, Specjalny Komitet może zwrócić się do Rady o zatwierdzenie go.
3. Projekt budżetu korygującego, który powstał w związku z rozpoczęciem nowej operacji, jest przedkładany Specjalnemu Komitetowi w terminie 4 miesięcy po zatwierdzeniu kwoty odniesienia, chyba że Specjalny Komitet zdecyduje o dłuższym terminie.
Artykuł 21
Przesunięcia środków budżetowych
1. Administrator może, w stosownych przypadkach, na wniosek dowódcy operacji, dokonać przesunięcia środków budżetowych. Administrator informuje Specjalny Komitet o swoim zamiarze co najmniej na tydzień przed dokonaniem przesunięcia, o ile pozwala na to pilny charakter sytuacji. Przesunięcie wymaga jednak uprzedniej zgody Specjalnego Komitetu, gdy:
a)
planowane przesunięcie zmieni łączną wysokość środków przewidzianych na daną operację;
lub
b)
planowane przesunięcia między rozdziałami w trakcie roku budżetowego przekraczają 10 % środków zapisanych w rozdziale, z którego środki są pobierane, zgodnie z zapisem budżetu przyjętego na ten rok budżetowy według stanu na dzień, w którym przedłożono wniosek o dane przesunięcie.
2. W ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia operacji dowódca operacji może dokonywać przesunięć przydzielonych na nią środków między artykułami i rozdziałami w części budżetu dotyczącej „wspólnych kosztów operacyjnych”, jeżeli uzna to za konieczne dla prawidłowego przeprowadzenia operacji. Dowódca operacji informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet.
Artykuł 22
Przeniesienie środków budżetowych
1. Zasadniczo środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, na które nie zaciągnięto zobowiązań, są anulowane na koniec roku budżetowego, o ile nie przewidziano inaczej w ust. 2.
2. Środki przeznaczone na pokrycie kosztów składowania materiałów i sprzętu zarządzanego przez ATHENĘ mogą zostać jednorazowo przeniesione na następny rok budżetowy, jeśli stosowne zobowiązanie zaciągnięto przed dniem 31 grudnia bieżącego roku budżetowego. Środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych mogą zostać przeniesione, jeśli są niezbędne do celów operacji, która nie została w pełni zlikwidowana.
3. Administrator przedkłada Specjalnemu Komitetowi wnioski o przeniesienie środków, na które nie zaciągnięto zobowiązań, z poprzedniego roku budżetowego do dnia 15 lutego. Wnioski są uważane za zatwierdzone, chyba że Specjalny Komitet zadecyduje inaczej do dnia 15 marca.
4. Środki z poprzedniego roku budżetowego, na które zaciągnięto zobowiązania, są przenoszone, a Specjalny Komitet zostaje o tym poinformowany przez administratora przed 15 lutego.
Artykuł 23
Wykonanie budżetu z wyprzedzeniem
Po zatwierdzeniu budżetu rocznego środki mogą być wykorzystywane na pokrycie zobowiązań i płatności, o ile jest to niezbędne z operacyjnego punktu widzenia.
ROZDZIAŁ 7
WKŁADY I ZWROTY
Artykuł 24
Określenie wysokości wkładów
1. Środki na płatności przewidziane na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, które nie zostały pokryte przez dochody różne, są finansowane z wkładów uczestniczących państw członkowskich.
2. Środki na płatności przewidziane na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji pokrywane są z wkładów państw wnoszących wkład.
3. Wkłady należne od państw członkowskich wnoszących wkład w daną operację są równe kwocie środków na płatności zapisanych w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych tej operacji, pomniejszonej o kwoty wkładów należnych od państw trzecich wnoszących wkład w tę samą operację zgodnie z art. 12.
4. Podział wkładów między państwa członkowskie, które są zobowiązane wnieść wkład, ustala się według kryterium produktu narodowego brutto, zgodnie z art. 41 ust. 2 TUE oraz zgodnie z decyzją Rady 2014/335/UE, Euratom (3) lub każdą inną decyzją Rady, która może ją zastąpić.
5. Dane wymagane do obliczenia wysokości wkładów są określane w kolumnie zatytułowanej „Zasoby własne oparte na DNB” tabeli „Zestawienie finansowania budżetu ogólnego według typu zasobów własnych i państwa członkowskiego” załączonej do najnowszego budżetu ogólnego przyjętego przez Unię. Wkład każdego państwa członkowskiego, od którego jest on należny, jest proporcjonalny do udziału dochodu narodowego brutto (DNB) tego państwa członkowskiego w łącznym DNB państw członkowskich, od których należny jest wkład.
Artykuł 25
Harmonogram płatności wkładów
1. Jeżeli Rada przyjęła kwotę odniesienia dla operacji wojskowej Unii, państwa członkowskie wnoszące wkład wpłacają swoje wkłady w wysokości 30 % kwoty odniesienia, chyba że Rada określi inną wartość procentową wpłaty. Administrator wzywa do wnoszenia wkładów na operację zgodnie z potrzebami operacyjnymi i do uzgodnionego poziomu.
2. Na wniosek administratora Specjalny Komitet może zadecydować o wezwaniu do wniesienia dodatkowych wkładów przed przyjęciem budżetu korygującego dla danej operacji. Specjalny Komitet może podjąć decyzję o skierowaniu sprawy do właściwych organów przygotowawczych Rady.
3. Jeżeli przyjęto budżet korygujący dla konkretnej operacji, państwa członkowskie wpłacają pozostałą część wkładów należnych za tę operację zgodnie z art. 24. Jeżeli jednak przewiduje się, że czas trwania operacji przekroczy sześć miesięcy w ciągu danego roku budżetowego, pozostała część wkładów wpłacana jest w dwóch ratach. W takim przypadku pierwsza rata jest wpłacana w ciągu 60 dni od rozpoczęcia operacji, a druga rata jest wpłacana w terminie, który ustali Specjalny Komitet stanowiący na wniosek administratora, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych. Specjalny Komitet może odstąpić od zastosowania przepisów niniejszego ustępu.
4. Administrator wysyła odpowiednie wezwania do wniesienia wkładów pismem skierowanym do krajowych administracji, których dane adresowe zostały mu przekazane, po:
a)
zatwierdzeniu projektu budżetu na rok budżetowy przez Specjalny Komitet zgodnie z art. 19. Pierwsze wezwanie do wnoszenia wkładów pokrywa potrzeby operacyjne na okres ośmiu miesięcy. Drugie wezwanie do wnoszenia wkładów pokrywa pozostałe saldo wkładów, z uwzględnieniem salda wyniku budżetowego za poprzedni rok budżetowy, jeżeli Specjalny Komitet podjął decyzję o zapisaniu tego salda w bieżącym budżecie po uzyskaniu opinii z audytu;
b)
przyjęciu kwoty odniesienia zgodnie z art. 25 ust. 1; lub
c)
zatwierdzeniu budżetu korygującego zgodnie z art. 20.
5. Bez uszczerbku dla pozostałych przepisów niniejszej decyzji, wkłady są wnoszone w terminie 30 dni od wysłania odpowiedniego wezwania do wniesienia wkładów, z wyjątkiem pierwszego wezwania do wniesienia wkładów do budżetu na nowy rok budżetowy, w którym to przypadku termin płatności wynosi 40 dni od wysłania odpowiedniego wezwania do wniesienia wkładów.
6. Po przedłożeniu Specjalnemu Komitetowi projektu łącznego budżetu, w odniesieniu do państw członkowskich, których procedury budżetowe i finansowe nie pozwalają na wniesieni ich wkładu w określonych terminach, administrator może, przed końcem trwającego roku finansowego, wystosować do takiego państwa wcześniejsze wezwanie do wniesienia wkładu, stanowiącego przedpłatę na poczet wezwania do wniesienia wkładu na rzecz budżetu na następny rok finansowy.
7. Każde z wnoszących wkład państw ponosi opłaty bankowe związane z wniesieniem swojego własnego wkładu.
8. Administrator potwierdza otrzymanie wkładów.
Artykuł 26
Wczesne finansowanie
1. W przypadku unijnych operacji wojskowych szybkiego reagowania wkłady są należne od państw członkowskich wnoszących wkład na poziomie kwoty odniesienia. Bez uszczerbku dla art. 25 ust. 3, płatności dokonuje się według określonych poniżej zasad.
2. Do celów wczesnego finansowania unijnych operacji wojskowych szybkiego reagowania uczestniczące państwa członkowskie:
a)
wpłacają z wyprzedzeniem swoje wkłady na rzecz ATHENY; lub
b)
gdy Rada zadecyduje o przeprowadzeniu unijnej operacji wojskowej szybkiego reagowania, w finansowanie której wnoszą one wkład, wpłacają swoje wkłady w koszty wspólne tej operacji na poziomie kwoty odniesienia w ciągu 5 dni od daty wysłania wezwania, chyba że Rada zadecyduje inaczej.
3. Do celów, o których mowa w ust. 2, Specjalny Komitet, w którego skład wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego wnoszącego wkład z wyprzedzeniem, zapisuje w osobnym tytule budżetu środki tymczasowe. Te środki tymczasowe pokrywane są z wkładów należnych od państw członkowskich wnoszących wkład z wyprzedzeniem w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania do wniesienia takich wkładów.
4. Wszelkie środki tymczasowe, o których mowa w ust. 3 i które są wykorzystywane na potrzeby operacji, są uzupełniane w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania.
5. Bez uszczerbku dla przepisów ust. 1, każde państwo członkowskie wnoszące wkład z wyprzedzeniem może w szczególnych okolicznościach upoważnić administratora do wykorzystania jego wkładu wniesionego z wyprzedzeniem do pokrycia swojego wkładu w operację, w której uczestniczy, inną niż operacja szybkiego reagowania. Wniesiony z wyprzedzeniem wkład zostaje uzupełniony przez dane państwo członkowskie w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania.
6. W przypadku gdy na potrzeby danej operacji, innej niż operacja szybkiego reagowania, niezbędne są środki finansowe przed otrzymaniem wystarczającej kwoty wkładów na rzecz tej operacji:
a)
wkłady wniesione z wyprzedzeniem przez państwa członkowskie wnoszące wkład w finansowanie tej operacji mogą - po zatwierdzeniu przez państwa członkowskie wnoszące wkład z wyprzedzeniem - zostać wykorzystane do wysokości 75 % ich kwoty na pokrycie wkładów należnych w związku z daną operacją. Wniesione z wyprzedzeniem wkłady zostają uzupełnione przez państwa członkowskie wnoszące w ten sposób wkład w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania;
b)
w przypadku określonym w lit. a) niniejszego ustępu wkłady należne w związku z operacją z tytułu art. 25 ust. 1 od państw członkowskich, które nie wniosły wkładu z wyprzedzeniem, wpłacane są - po zatwierdzeniu przez dane państwa członkowskie - w ciągu 5 dni od daty wysłania stosownego wezwania przez administratora.
7. Dowódca operacji może zaciągać zobowiązania i dokonywać płatności kwot, które zostały mu udostępnione, również na mocy art. 34 ust. 3.
8. Każde państwo członkowskie może zmienić swoją decyzję, powiadamiając o tym administratora z przynajmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem.
9. Odsetki uzyskane z wczesnego finansowania będą corocznie rozdzielane wśród państw członkowskich wnoszących wkład z wyprzedzeniem i dodawane do ich środków tymczasowych. Kwoty będą notyfikowane tym państwom członkowskim w ramach corocznej procedury zatwierdzania budżetu.
Artykuł 27
Zwrot płatności zaliczkowych
1. Państwo członkowskie, państwo trzecie lub, stosownie do sytuacji, organizacja międzynarodowa upoważnione przez Radę do sfinansowania pewnej części wspólnych kosztów operacji w formie płatności zaliczkowych mogą otrzymać od ATHENY zwrot wpłaconych kwot, składając uzasadniony wniosek, wraz z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi, skierowany do administratora nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty zakończenia danej operacji.
2. Wnioski o zwrot, które nie zostały zatwierdzone przez dowódcę operacji, o ile jego kadencja nie upłynęła, i administratora, nie mogą zostać uznane.
3. W przypadku zatwierdzenia wniosku o zwrot złożonego przez państwo wnoszące wkład zwracana kwota może zostać odliczona przy kolejnym wezwaniu do wniesienia wkładu skierowanym do tego państwa przez administratora.
4. Jeżeli w momencie zatwierdzania wniosku nie przewiduje się żadnych wezwań do wniesienia wkładów lub jeżeli kwota podana w zatwierdzonym wniosku o zwrot przekracza przewidywany wkład, administrator dokonuje płatności zwracanej kwoty w ciągu 30 dni, uwzględniając przepływy pieniężne ATHENY oraz potrzeby w zakresie finansowania wspólnych kosztów danej operacji.
5. Zgodnie z niniejszą decyzją zwrot jest należny, nawet jeśli operacja zostanie anulowana.
6. Zwrot obejmuje odsetki narosłe od kwoty udostępnionej w ramach płatności zaliczkowych.
Artykuł 28
Zarządzanie przez ATHENĘ wydatkami nienależącymi do wspólnych kosztów
1. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, z udziałem dowódcy operacji, lub na wniosek państwa członkowskiego, może postanowić, że zarządzanie administracyjne niektórymi wydatkami związanymi z operacją (zwanymi dalej „kosztami ponoszonymi przez państwo”), choć pozostaje obowiązkiem zainteresowanego państwa członkowskiego, powierza się ATHENIE.
2. Specjalny Komitet może na mocy decyzji upoważnić dowódcę operacji do zawierania umów w imieniu państw członkowskich uczestniczących w operacji i, w stosownych przypadkach, stron trzecich, do nabywania usług i zaopatrzenia, które będą finansowane jako koszty ponoszone przez państwo.
3. Specjalny Komitet na mocy decyzji ustanawia zasady finansowania w formie płatności zaliczkowych w odniesieniu do kosztów ponoszonych przez państwo.
4. ATHENA prowadzi rachunkowość dotyczącą kosztów ponoszonych przez państwo powierzonych jej i poniesionych przez poszczególne państwa członkowskie i, w stosownych przypadkach, strony trzecie. Co miesiąc ATHENA wysyła każdemu z państw członkowskich i, w stosownych przypadkach, tym stronom trzecim, zestawienie wydatków poniesionych przez ATHENĘ lub jej pracowników w ciągu poprzedniego miesiąca oraz wezwanie do wpłacenia środków finansowych niezbędnych do pokrycia tych wydatków. Państwa członkowskie i, w stosownych przypadkach, te strony trzecie, wpłacają na rzecz ATHENY wymagane środki finansowe w ciągu 30 dni od daty wysłania wezwania do wpłaty środków finansowych.
Artykuł 29
Zarządzanie przez ATHENĘ płatnościami zaliczkowymi i wydatkami nienależącymi do wspólnych kosztów w celu ułatwienia początkowego rozmieszczenia sił w ramach operacji
Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności operacyjne, Specjalny Komitet, na wniosek administratora, z udziałem dowódcy operacji, lub na wniosek państwa członkowskiego, może postanowić, że finansowanie w formie płatności zaliczkowych i zarządzanie administracyjne w odniesieniu do niektórych wydatków związanych z operacją, choć pozostają obowiązkiem zainteresowanego państwa członkowskiego, powierza się ATHENIE, aby ułatwić początkowe rozmieszczenie sił w ramach operacji, zanim zostanie potwierdzona lista uczestniczących państw członkowskich. Zarządzanie tymi kosztami odbywa się w granicach istniejących środków i zasobów oraz wstępnych nakładów, do których zastosowanie ma pułap w wysokości 20 % kwoty odniesienia. W takim przypadku Specjalny Komitet określa w swojej decyzji zasady finansowania w formie płatności zaliczkowych oraz zwrotu finansowanych w ten sposób kwot przez przyszłe uczestniczące państwa członkowskie i strony trzecie.
Artykuł 30
Zarządzanie przez ATHENĘ wkładami finansowymi stron trzecich
1. Zgodnie ze stosownymi przepisami zawartymi w ramach prawnych danej operacji i w następstwie decyzji KPiB o zaakceptowaniu realizacji projektu lub zarządzaniu projektem przez operację lub zaakceptowaniu od strony trzeciej lub państwa członkowskiego wkładu finansowego w wydatki wynikające z operacji, Specjalny Komitet może zezwolić na powierzenie ATHENIE zarządzania administracyjnego finansowaniem tego projektu lub tym wkładem finansowym w granicach istniejących środków i zasobów. Projekty te mogą być projektami finansowanymi przez Unię.
2. Koszt związany z zarządzaniem wkładem powinien zostać pokryty z samego wkładu. W poszczególnych przypadkach Specjalny Komitet może postanowić, że niektóre koszty związane z wkładem i dotyczące aktywnej fazy operacji kwalifikują się jako wspólne koszty.
3. Do celów zarządzania wkładem strony trzeciej, Unii lub państwa członkowskiego administrator, po zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, negocjuje i podpisuje uzgodnienie administracyjne ad hoc ze stroną trzecią, Unią lub państwem członkowskim, określające cel, koszty, które ma pokryć wkład, oraz zasady zarządzania tym wkładem, w tym odpowiedzialność dowódcy operacji przed Specjalnym Komitetem. Administrator upewnia się, że zarządzanie wkładem odbywa się z poszanowaniem uzgodnień ad hoc i przekazuje danej stronie wnoszącej wkład - bezpośrednio lub za pośrednictwem dowódcy operacji - wszystkie stosowne informacje związane z zarządzaniem wkładem.
Artykuł 31
Odsetki za zwłokę
1. Jeżeli państwo nie wypełnia swoich zobowiązań finansowych, na zasadzie analogii stosuje się unijne przepisy dotyczące odsetek za zwłokę, określone w art. 78 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (4) oraz w każdym innym rozporządzeniu, które może je zastąpić, w odniesieniu do wpłaty wkładów do budżetu Unii.
2. Jeżeli płatność jest opóźniona o nie więcej niż 20 dni, odsetki nie są naliczane. Jeżeli płatność opóźniona jest o więcej niż 20 dni, naliczane są odsetki za cały okres opóźnienia.
ROZDZIAŁ 8
REALIZACJA WYDATKÓW
Artykuł 32
Zasady
1. Środki budżetowe ATHENY wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, tj. zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Urzędnicy zatwierdzający odpowiadają za realizację dochodów i wydatków ATHENY zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, jak również za zapewnianie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości. Aby zrealizować wydatki, urzędnicy zatwierdzający zaciągają zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadczają zasadność wydatków i zatwierdzają płatności oraz prowadzą działania wstępne niezbędne do realizacji środków. Urzędnik zatwierdzający może delegować swoje obowiązki innym osobom, na mocy decyzji określającej:
a)
pracowników na odpowiednim szczeblu z punktu widzenia takiej delegacji;
b)
zakres przekazywanych uprawnień;
c)
zakres, w jakim osoby delegowane mogą subdelegować przekazane im uprawnienia.
3. Zapewnia się realizację środków budżetowych zgodnie z zasadą rozdzielności funkcji urzędnika zatwierdzającego i księgowego. Nie można łączyć obowiązków urzędnika zatwierdzającego i księgowego. Wszelkie płatności dokonywane ze środków finansowych zarządzanych przez ATHENĘ wymagają dwóch podpisów: urzędnika zatwierdzającego i księgowego.
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona państwu członkowskiemu, instytucji Unii lub, w stosownych przypadkach, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji - to państwo, instytucja lub organizacja stosują przepisy mające zastosowanie do realizacji jej własnych wydatków. Jeżeli administrator realizuje wydatki bezpośrednio, dokonuje tego zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do wykonywania sekcji budżetu ogólnego Unii poświęconej Radzie.
5. Administrator może jednak dostarczyć prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku skierowanego do Rady lub Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
6. Specjalny Komitet może zatwierdzić przepisy dotyczące realizacji wspólnych wydatków, które odbiegają od przepisów ust. 4.
Artykuł 33
Wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie lub wspólne koszty niepowiązane bezpośrednio z konkretną operacją
Administrator pełni obowiązki urzędnika zatwierdzającego w przypadku wydatków na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, a także w przypadku wspólnych kosztów, których nie można bezpośrednio powiązać z konkretną operacją.
Artykuł 34
Wspólne koszty operacyjne
1. Dowódca operacji wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego związane z wydatkami na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych operacji, którą dowodzi. Jednak w odniesieniu do wydatków na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych poniesionych w trakcie fazy przygotowawczej konkretnej operacji, zrealizowanych bezpośrednio przez ATHENĘ, lub związanych z operacją po zakończeniu jej aktywnej fazy, obowiązki urzędnika zatwierdzającego wykonuje administrator.
2. Administrator przelewa kwoty wymagane do realizacji wydatków z tytułu operacji z rachunku bankowego ATHENY na rzecz dowódcy operacji, na jego wniosek, na rachunek bankowy otwarty w imieniu ATHENY; dowódca operacji przekazuje szczegółowe dane dotyczące tego rachunku.
3. W drodze odstępstwa od art. 18 ust. 5, przyjęcie kwoty odniesienia upoważnia administratora i dowódcę operacji, w ramach ich odnośnych kompetencji, do skorzystania z prawa do zaciągania zobowiązań i dokonywania płatności związanych z wydatkami na daną operację w wysokości do wartości procentowej kwoty odniesienia zatwierdzonej zgodnie z art. 25 ust. 1, chyba że Rada podejmie decyzję o wyższym poziomie zobowiązań.
Specjalny Komitet, na wniosek administratora lub dowódcy operacji i biorąc pod uwagę potrzeby operacji i pilny charakter, może w drodze decyzji zezwolić na zaciągnięcie zobowiązań w odniesieniu do dodatkowych wydatków i, stosownie do sytuacji, na dokonanie odnośnych płatności. Specjalny Komitet może, za pośrednictwem prezydencji, przekazać sprawę właściwym organom przygotowawczym Rady, chyba że względy operacyjne przemawiają za innym rozwiązaniem. Odstępstwa tego nie stosuje się od dnia przyjęcia budżetu danej operacji.
4. W okresie przed przyjęciem budżetu danej operacji administrator i dowódca operacji lub jego przedstawiciel co miesiąc składają Specjalnemu Komitetowi sprawozdania dotyczące kwestii leżących w zakresie ich odnośnych kompetencji w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych jako wspólne koszty tej operacji. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, dowódcy operacji lub państwa członkowskiego, może wydać wytyczne w sprawie realizacji wydatków w tym okresie.
5. W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia pracowników uczestniczących w operacji wojskowej Unii dowódca tej operacji może, w drodze odstępstwa od art. 18 ust. 5, zrealizować niezbędne wydatki w celu ratowania życia tych pracowników, w kwocie przekraczającej środki zapisane w budżecie. Dowódca operacji niezwłocznie informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet. W takim przypadku administrator, działając w porozumieniu z dowódcą operacji, występuje z wnioskiem o dokonanie przesunięć niezbędnych do sfinansowania takich nieprzewidzianych wydatków. W przypadku gdy nie można zapewnić wystarczających środków na tego rodzaju wydatki za pomocą przesunięcia, administrator przedstawia wniosek dotyczący budżetu korygującego.
ROZDZIAŁ 9
OSTATECZNE PRZEZNACZENIE WSPÓLNIE FINANSOWANEGO SPRZĘTU I INFRASTRUKTURY
Artykuł 35
Sprzęt i infrastruktura
1. Administrator przedstawia Specjalnemu Komitetowi propozycję dotyczącą stopy amortyzacji dla sprzętu i innych aktywów w odniesieniu do wszystkich operacji. Jeżeli wymagają tego okoliczności operacyjne i po zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, dowódca operacji może zastosować inną stopę amortyzacji.
2. Mając na względzie likwidację dowodzonej przez siebie operacji, dowódca operacji przedstawia Specjalnemu Komitetowi propozycję dotyczącą ostatecznego przeznaczenia dla sprzętu i infrastruktury finansowanych wspólnie na potrzeby tej operacji.
3. Administrator zarządza sprzętem i infrastrukturą pozostałymi po zakończeniu aktywnej fazy operacji, mając na względzie, o ile zajdzie taka potrzeba, znalezienie dla nich ostatecznego przeznaczenia.
4. Ostateczne przeznaczenie wspólnie finansowanego sprzętu i infrastruktury podlega zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych i kryteriów finansowych. Ostatecznym przeznaczeniem może być:
a)
w przypadku infrastruktury - sprzedaż lub przekazanie za pośrednictwem ATHENY państwu przyjmującemu, państwu członkowskiemu lub stronie trzeciej;
b)
w przypadku sprzętu - sprzedaż za pośrednictwem ATHENY państwu członkowskiemu, państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej, bądź składowanie i utrzymywanie przez ATHENĘ, państwo członkowskie lub taką stronę trzecią, w celu wykorzystania w kolejnej operacji.
5. W przypadku sprzedaży sprzęt i infrastruktura są sprzedawane według ich wartości rynkowej lub, jeśli nie można ustalić wartości rynkowej, za uczciwą i rozsądną cenę, z uwzględnieniem specyficznych warunków lokalnych.
6. Sprzedaż lub przekazanie państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej przebiegają zgodnie z odpowiednimi obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
7. W przypadku podjęcia decyzji o zatrzymaniu przez ATHENĘ sprzętu finansowanego wspólnie na potrzeby operacji państwa członkowskie wnoszące wkład mogą wystąpić do pozostałych państw członkowskich uczestniczących w operacji o rekompensatę finansową. Specjalny Komitet, złożony z przedstawicieli wszystkich uczestniczących państw członkowskich, podejmuje stosowne decyzje na podstawie wniosku przedłożonego przez administratora.
ROZDZIAŁ 10
RACHUNKOWOŚĆ I EWIDENCJA
Artykuł 36
Rachunkowość wspólnych kosztów operacyjnych
Dowódca operacji prowadzi rachunkowość dotyczącą przesunięć środków otrzymanych od ATHENY, wydatków, na które zaciągnął zobowiązania, dokonanych płatności, oraz otrzymanych dochodów, jak również ewidencję mienia ruchomego finansowanego z budżetu ATHENY i wykorzystywanego w ramach operacji, którą dowodzi.
Artykuł 37
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe
1. Księgowy prowadzi rachunkowość żądanych wkładów i dokonanych przesunięć. Ponadto księgowy sporządza sprawozdania finansowe dotyczące wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie oraz wydatków i dochodów operacyjnych zrealizowanych na bezpośrednią odpowiedzialność administratora.
2. Księgowy sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe obejmujące dochody i wydatki ATHENY. Poszczególni dowódcy operacji przesyłają księgowemu sprawozdania finansowe dotyczące wydatków, na które zaciągnęli zobowiązania, i dokonanych przez siebie płatności, oraz dotyczące otrzymanych dochodów.
ROZDZIAŁ 11
AUDYT I PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
Artykuł 38
Regularne sprawozdania dla Specjalnego Komitetu
Co trzy miesiące administrator przedstawia Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z realizacji dochodów i wydatków od początku roku budżetowego. W tym celu każdy dowódca operacji przekazuje administratorowi sprawozdanie dotyczące wydatków odnoszących się do wspólnych kosztów operacyjnych operacji, którą dowodzi.
Artykuł 39
Warunki przeprowadzania kontroli
1. Osoby odpowiedzialne za audyt dochodów i wydatków ATHENY muszą - przed przystąpieniem do realizacji swoich zadań - uzyskać poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające je do dostępu do informacji niejawnych na poziomie co najmniej „SECRET UE/EU SECRET” przechowywanych przez Radę lub uzyskać równoważne poświadczenie od państwa członkowskiego lub NATO, w zależności od przypadku. Osoby te gwarantują, że będą przestrzegać poufności informacji i chronić dane, z którymi się zapoznały w trakcie wykonywania swojego zadania audytorskiego, zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tych informacji i danych.
2. Osoby odpowiedzialne za audyt dochodów i wydatków ATHENY uzyskują bezzwłocznie i bez wcześniejszego powiadamiania dostęp do dokumentów i zawartości wszelkich nośników danych związanych z tymi dochodami i wydatkami, jak również do pomieszczeń, w których te dokumenty i nośniki są przechowywane. Mogą one sporządzać ich kopie. Osoby zaangażowane w realizację dochodów i wydatków ATHENY udzielają administratorowi i osobom odpowiedzialnym za audyt tych dochodów i wydatków niezbędnej pomocy w wykonywaniu ich zadań.
Artykuł 40
Zewnętrzny audyt sprawozdań finansowych
1. W przypadku gdy realizację wydatków ATHENY powierzono państwu członkowskiemu, instytucji Unii lub organizacji międzynarodowej, wówczas to państwo, instytucja lub organizacja stosują przepisy, które mają zastosowanie do audytu ich własnych wydatków.
2. Administrator lub osoby przez niego wyznaczone mają jednak prawo przeprowadzić w dowolnym czasie audyt wspólnych kosztów ATHENY poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie lub wspólnych kosztów operacyjnych operacji. Ponadto Specjalny Komitet może, na wniosek administratora lub państwa członkowskiego, w dowolnym czasie wyznaczyć audytorów zewnętrznych oraz określić ich zadania i warunki zatrudnienia.
3. Do celów audytu zewnętrznego ustanawia się sześcioosobowe kolegium audytorów. Specjalny Komitet mianuje członków kolegium spośród kandydatów zgłoszonych przez państwa członkowskie na jednokrotnie odnawialną trzyletnią kadencję. Specjalny Komitet może przedłużyć mandat danego członka na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy.
Kandydaci muszą być członkami najwyższego krajowego organu kontroli w państwie członkowskim lub być osobami rekomendowanymi przez ten organ oraz muszą dawać odpowiednią rękojmię bezpieczeństwa i niezależności. Muszą być oni dyspozycyjni do celów wykonywania, stosownie do potrzeb, zadań w imieniu ATHENY. W trakcie wykonywania tych zadań:
a)
członkom kolegium audytorów wynagrodzenie nadal wypłaca ich macierzysty organ kontroli, a ATHENA pokrywa koszty ich delegacji zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do urzędników Unii o równoważnym stopniu zaszeregowania;
b)
członkowie nie zwracają się o instrukcje inne niż instrukcje otrzymywane od Specjalnego Komitetu ani nie otrzymują takich instrukcji; w ramach swojego mandatu audytorskiego kolegium audytorów i jego członkowie są w pełni niezależni i wyłącznie odpowiedzialni za prowadzenie audytu zewnętrznego;
c)
członkowie składają sprawozdania z wykonania swoich zadań jedynie Specjalnemu Komitetowi;
d)
członkowie sprawdzają poprzez kontrole na miejscu oraz kontrole dokumentów potwierdzających, w trakcie oraz po zakończeniu roku budżetowego, czy wydatki finansowane lub finansowane w formie płatności zaliczkowych za pośrednictwem ATHENY są realizowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami oraz zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności, jak również, czy kontrole wewnętrzne są odpowiednie.
Co roku kolegium audytorów wybiera spośród swoich członków przewodniczącego lub przedłuża mandat aktualnemu przewodniczącemu. Kolegium przyjmuje zasady mające zastosowanie do audytów prowadzonych przez swoich członków zgodnie z najwyższymi standardami międzynarodowymi. Kolegium audytorów zatwierdza sprawozdania z audytu sporządzone przez swoich członków przed przekazaniem ich administratorowi i Specjalnemu Komitetowi.
4. Specjalny Komitet, w poszczególnych przypadkach i na podstawie konkretnego uzasadnienia, może zdecydować o skorzystaniu z innych organów zewnętrznych.
5. Koszty audytów prowadzonych przez audytorów działających w imieniu ATHENY uznaje się za wspólne koszty, które ponosi ATHENA.
Artykuł 41
Wewnętrzny audyt sprawozdań finansowych
1. Na wniosek administratora i po poinformowaniu Specjalnego Komitetu, Sekretarz Generalny Rady mianuje na okres czterech lat, który można odnowić na okres łącznie nieprzekraczający 8 lat, audytora wewnętrznego mechanizmu ATHENA oraz co najmniej jednego zastępcę audytora wewnętrznego; audytorzy wewnętrzni muszą posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe oraz dawać wystarczającą rękojmię bezpieczeństwa i niezależności. Audytorem wewnętrznym nie może być urzędnik zatwierdzający ani księgowy; audytor wewnętrzny nie może uczestniczyć w przygotowywaniu sprawozdań finansowych.
2. Audytor wewnętrzny składa administratorowi sprawozdania na temat zarządzania ryzykiem wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz wydając zalecenia mające na celu poprawę audytu wewnętrznego w ramach operacji oraz promowanie należytego zarządzania finansami. Audytor wewnętrzny odpowiada w szczególności za ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz wyników poszczególnych działów w zakresie realizacji polityk i celów przez odniesienie do związanych z nimi ryzyk.
3. Audytor wewnętrzny pełni swoje obowiązki we wszystkich działach uczestniczących w poborze dochodów ATHENY lub w realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY.
4. Stosownie do sytuacji audytor wewnętrzny przeprowadza co najmniej jeden audyt w trakcie roku budżetowego. Zdaje sprawozdania administratorowi i informuje dowódcę operacji o swoich ustaleniach i zaleceniach. Dowódca operacji i administrator zapewniają podjęcie działań w następstwie zaleceń będących wynikiem audytów.
5. Administrator co roku składa Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z przeprowadzonych audytów wewnętrznych, wskazując liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, spostrzeżenia, przedstawione zalecenia i działania podjęte na podstawie tych zaleceń.
6. Ponadto każdy dowódca operacji zapewnia audytorowi wewnętrznemu pełen dostęp do operacji, którą dowodzi. Audytor wewnętrzny weryfikuje prawidłowe funkcjonowanie systemów i procedur finansowych i budżetowych oraz zapewnia funkcjonowanie solidnych i skutecznych systemów audytu wewnętrznego.
7. Wyniki prac i sprawozdania audytora wewnętrznego udostępniane są kolegium audytorów wraz z wszystkimi powiązanymi dokumentami potwierdzającymi.
Artykuł 42
Coroczna prezentacja sprawozdań i zamknięcie rozliczeń
1. Do dnia 31 marca po zakończeniu danego roku budżetowego lub w terminie czterech miesięcy od zakończenia operacji, którą dowodzi, w zależności od tego, który z tych terminów jest wcześniejszy, każdy dowódca operacji przedstawia księgowemu ATHENY informacje niezbędne do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w odniesieniu do kosztów wspólnych, rocznego sprawozdania finansowego w odniesieniu do wydatków zgodnie z art. 28 oraz rocznego sprawozdania z działalności.
2. Administrator, z pomocą księgowego i dowódców poszczególnych operacji, sporządza i przedstawia Specjalnemu Komitetowi i kolegium audytorów, do dnia 15 maja po zakończeniu danego roku budżetowego, sprawozdania finansowe oraz roczne sprawozdanie z działalności.
3. W ciągu 8 tygodni po przekazaniu sprawozdań finansowych kolegium audytorów przedstawia Specjalnemu Komitetowi opinię z audytu, a administrator, z pomocą księgowego i dowódców poszczególnych operacji - przedstawia Specjalnemu Komitetowi zbadane sprawozdania finansowe ATHENY.
4. Do dnia 30 września po zakończeniu danego roku budżetowego kolegium audytorów przedstawia Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z audytu, który analizuje sprawozdanie z audytu, opinię z audytu i sprawozdania finansowe w celu udzielenia absolutorium administratorowi, księgowemu i dowódcom poszczególnych operacji.
5. W sposób zgodny z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz każdym innym rozporządzeniem, które może je zastąpić, wszelkie sprawozdania, ewidencje i powiązane dokumenty są przechowywane, według odpowiednich szczebli kompetencji, przez księgowego, dowódców poszczególnych operacji i, w stosownych przypadkach, administratora przez okres pięciu lat od daty udzielenia stosownego absolutorium. Po zakończeniu operacji dowódca operacji zapewnia przekazanie księgowemu wszystkich sprawozdań i ewidencji.
6. Specjalny Komitet podejmuje decyzję o zapisaniu salda wyniku budżetowego za rok budżetowy, za który zostały zatwierdzone sprawozdania, w budżecie na następny rok budżetowy, jako dochody lub wydatki, w zależności od okoliczności, za pomocą budżetu korygującego. Specjalny Komitet może jednak podjąć decyzję o zapisaniu wspomnianego salda wyniku budżetowego po otrzymaniu opinii z audytu od kolegium audytorów.
7. Część salda wyniku budżetowego za rok budżetowy, która wynika z realizacji środków przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, zapisywana jest na poczet następnych wkładów od uczestniczących państw członkowskich.
8. Część salda wyniku budżetowego, która wynika z realizacji środków przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji, zapisywana jest na poczet kolejnych wkładów od państw członkowskich, które wniosły wkład w tę operację.
9. W przypadku gdy nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danym państwom członkowskim zgodnie z kluczem DNB mającym zastosowanie do roku, w którym dokonywany jest zwrot.
10. Do dnia 31 marca każdego roku każde państwo członkowskie uczestniczące w operacji może dostarczyć administratorowi, w stosownych przypadkach za pośrednictwem dowódcy operacji, informacje dotyczące kosztów dodatkowych, jakie poniosło w związku z operacją w trakcie poprzedniego roku budżetowego. W informacji tej należy wyszczególnić główne pozycje wydatków. Administrator kompiluje te informacje w celu przedstawienia Specjalnemu Komitetowi przeglądu dodatkowych kosztów operacji.
Artykuł 43
Zamknięcie rozliczeń dotyczących operacji
1. Po zakończeniu operacji Specjalny Komitet może postanowić, na wniosek administratora lub państwa członkowskiego, że administrator, z pomocą księgowego i dowódcy operacji, przedłoży Specjalnemu Komitetowi sprawozdania finansowe dla tej operacji obejmujące okres co najmniej do dnia jej zakończenia oraz, o ile to możliwe, do dnia jej likwidacji. Termin przedłożenia tych dokumentów przez administratora nie może być krótszy niż cztery miesiące od dnia zakończenia operacji.
2. Jeżeli sprawozdania finansowe nie mogą w podanym terminie uwzględnić dochodów i wydatków związanych z likwidacją danej operacji, wówczas te dochody i wydatki wykazuje się w sprawozdaniach finansowych dla ATHENY; Specjalny Komitet analizuje je w kontekście procedury przewidzianej w art. 42.
3. Specjalny Komitet zatwierdza, na podstawie opinii kolegium audytorów, przedłożone mu sprawozdania finansowe dla danej operacji. Udziela absolutorium administratorowi, księgowemu i każdemu dowódcy operacji w odniesieniu do danej operacji.
4. W przypadku gdy nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danym państwom członkowskim zgodnie z kluczem DNB mającym zastosowanie do roku, w którym dokonywany jest zwrot.
ROZDZIAŁ 12
PRZEPISY RÓŻNE
Artykuł 44
Odpowiedzialność
1. Zasady, na jakich dowódca operacji, administrator i inni pracownicy przekazani do dyspozycji w szczególności przez instytucje Unii lub przez państwa członkowskie ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną lub karną w przypadku nieprawidłowości lub zaniedbania w wykonaniu budżetu, reguluje regulamin pracowniczy lub uzgodnienia mające do niego zastosowanie. Ponadto ATHENA może, z własnej inicjatywy lub na wniosek państwa lub strony trzeciej wnoszących wkład, wytoczyć powództwo cywilne przeciwko wyżej wspomnianym pracownikom.
2. Unia ani Sekretarz Generalny Rady nie mogą w żadnym przypadku zostać pociągnięci do odpowiedzialności przez państwo wnoszące wkład w związku z pełnieniem obowiązków przez administratora, księgowego lub przydzielonych im pracowników.
3. Odpowiedzialność umowną, która może wynikać z umów zawartych w kontekście wykonania budżetu, ponoszą za pośrednictwem ATHENY państwa lub strony trzecie wnoszące wkład. Kwestie odpowiedzialności umownej reguluje prawo właściwe dla danej umowy.
4. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej wszelkie szkody spowodowane przez dowództwo operacji, dowództwo sił i dowództwo komponentu w ramach struktury zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji, lub przez ich pracowników w trakcie pełnienia ich obowiązków, pokrywają za pośrednictwem ATHENY państwa lub strony trzecie wnoszące wkład, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla przepisów prawnych państw członkowskich i regulaminem pracowniczym sił, stosowanymi w teatrze działań.
5. Unia ani państwa członkowskie nie mogą w żadnym przypadku zostać pociągnięte do odpowiedzialności przez państwo wnoszące wkład w związku z umowami zawartymi w ramach wykonywania budżetu ani w związku ze szkodami spowodowanymi przez jednostki i działy struktury zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji, lub przez pracowników tych jednostek i działów w trakcie pełnienia ich obowiązków.
Artykuł 45
Bezpieczeństwo
Do informacji niejawnych dotyczących prac ATHENY zastosowanie ma decyzja Rady 2013/488/UE (5) lub każda inna decyzja Rady, która może ją zastąpić.
Artykuł 46
Ochrona danych osobowych
ATHENA chroni osoby fizyczne w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (6). W tym celu - na wniosek administratora - Specjalny Komitet przyjmuje niezbędne przepisy wykonawcze.
Artykuł 47
Przegląd i rewizja
Na wniosek państwa członkowskiego lub po zakończeniu każdej operacji przeprowadzany jest w razie potrzeby przegląd całości lub części niniejszej decyzji, w tym jej załączników. Decyzja poddawana jest rewizji co najmniej co trzy lata. Podczas przeglądu i rewizji można korzystać z pomocy wszelkich ekspertów, którzy mogą pomóc w pracach, łącznie z organami zarządzającymi ATHENY.
Artykuł 48
Uchylenie
Niniejszym uchyla się decyzję 2011/871/WPZB.
Artykuł 49
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
Sporządzono w Brukseli dnia 27 marca 2015 r.