ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
DECYZJA KOMISJI (UE, Euratom) 2015/443
z dnia 13 marca 2015 r.
w sprawie bezpieczeństwa w Komisji
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając Protokół nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączony do traktatów, w szczególności jego art. 18,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zapewnienie bezpieczeństwa w obrębie Komisji ma umożliwić jej funkcjonowanie w bezpiecznym i zabezpieczonym środowisku dzięki ustanowieniu spójnego i zintegrowanego podejścia do bezpieczeństwa, utrzymaniu odpowiedniego poziomu ochrony osób, mienia i informacji współmiernie do rozpoznanego ryzyka oraz zapewnieniu bezpieczeństwa szybko i skutecznie.
(2)
Komisja, podobnie jak inne organy międzynarodowe, stoi w obliczu poważnych zagrożeń i wyzwań w dziedzinie bezpieczeństwa, w szczególności, w związku z terroryzmem, atakami cybernetycznymi, szpiegostwem politycznym i handlowym.
(3)
Komisja Europejska zawarła z rządami Belgii, Luksemburga i Włoch porozumienia w sprawie bezpieczeństwa swoich głównych siedzib (1). Porozumienia te stanowią potwierdzenie, że Komisja jest odpowiedzialna za swoje bezpieczeństwo.
(4)
Aby zapewnić bezpieczeństwo osób, mienia i informacji, Komisja może być zmuszona do podjęcia działań w obszarach chronionych prawami podstawowymi sformułowanymi w Karcie praw podstawowych i w europejskiej konwencji praw człowieka i uznawanymi przez Trybunał Sprawiedliwości.
(5)
Wszelkie tego typu działania powinny być zatem uzasadnione znaczeniem interesu, jaki mają za zadanie chronić, powinny być proporcjonalne i zapewniać pełne poszanowanie praw podstawowych, w tym w szczególności prawa do prywatności i ochrony danych.
(6)
W ramach systemu nastawionego na praworządność i poszanowanie praw podstawowych Komisja musi dążyć do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa swoich pracowników, mienia i informacji, dzięki czemu zapewnione będzie prowadzenia działalności bez ograniczania przy tym praw podstawowych w stopniu większym niż to ściśle konieczne.
(7)
Bezpieczeństwo w Komisji opiera się na zasadach legalności, przejrzystości, proporcjonalności i odpowiedzialności.
(8)
Pracowników upoważnionych do podejmowania środków bezpieczeństwa nie należy stawiać w niekorzystnej sytuacji ze względu na ich działania, chyba że działania te wykraczały poza zakres ich uprawnień lub spowodowały naruszenie prawa, więc niniejszą decyzję należy uznać za instrukcję postępowania w rozumieniu regulaminu pracowniczego.
(9)
Komisja powinna podjąć właściwe inicjatywy, aby promować i wzmacniać swoją kulturę bezpieczeństwa, efektywniej zapewniając bezpieczeństwo, poprawiając zarządzanie bezpieczeństwem, dalej zacieśniając sieci i współpracę z odpowiednimi organami na szczeblu międzynarodowym, europejskim i krajowym oraz poprawiając monitorowanie i kontrolę procesu wdrażania środków bezpieczeństwa.
(10)
Utworzenie Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) jako funkcjonalnie autonomicznego organu Unii miało znaczący wpływ na interesy Komisji w zakresie bezpieczeństwa, w związku z tym konieczne jest, aby ESDZ i Komisja ustanowiły zasady i procedury dotyczące współpracy w zakresie bezpieczeństwa i zabezpieczenia, w szczególności w odniesieniu do wywiązywania się przez Komisję z obowiązku dochowania należytej staranności wobec własnych pracowników w delegaturach Unii.
(11)
Polityka bezpieczeństwa prowadzona przez Komisję powinna być realizowana w sposób zgodny z innymi procesami i procedurami wewnętrznymi, które mogą obejmować kwestię bezpieczeństwa. Należą do nich w szczególności zarządzanie ciągłością działania, które ma na celu zachowanie funkcji krytycznych Komisji w przypadku zakłócenia działania, oraz proces ARGUS wykorzystywany do koordynacji sytuacji kryzysowych o charakterze wielosektorowym.
(12)
Niezależnie od środków istniejących już w momencie przyjęcia niniejszej decyzji i zgłoszonych Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych (2), wszelkie środki wprowadzone w ramach niniejszej decyzji i związane z przetwarzaniem danych osobowych podlegają przepisom wykonawczym zgodnie z art. 21, w którym określono odpowiednie gwarancje dla podmiotów danych.
(13)
W związku z tym istnieje potrzeba dokonania przez Komisję przeglądu, aktualizacji i konsolidacji istniejącej podstawy prawnej dotyczącej bezpieczeństwa w Komisji.
(14)
Należy zatem uchylić decyzję Komisji C(94) 2129 (3),
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
1)
„mienie” oznacza wszystkie ruchomości i nieruchomości oraz posiadłości Komisji;
2)
„departament Komisji” oznacza dyrekcję generalną lub służbę Komisji lub gabinet członka Komisji;
3)
„system teleinformatyczny” lub „CIS” oznacza każdy system umożliwiający przetwarzanie informacji w formie elektronicznej, w tym wszystkie zasoby niezbędne do jego działania, a także infrastrukturę, organizację, pracowników i zasoby informatyczne;
4)
„kontrola ryzyka” oznacza wszelkie środki bezpieczeństwa, co do których można przypuszczać, że pozwolą skutecznie kontrolować ryzyko związane z bezpieczeństwem dzięki zapobieganiu ryzyku, jego ograniczaniu, unikaniu lub przenoszeniu.
5)
„sytuacja kryzysowa” oznacza okoliczność, zdarzenie, incydent lub sytuację wyjątkową (lub ich serię bądź połączenie) prowadzące do poważnego lub bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa Komisji, niezależnie od źródła zagrożenia;
6)
„dane” oznaczają informacje w formie, która pozwala na ich przekazanie, zapisanie lub przetworzenie;
7)
„członek Komisji odpowiedzialny za bezpieczeństwo” oznacza członka Komisji odpowiedzialnego za Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa;
8)
„dane osobowe” oznaczają dane osobowe w rozumieniu art. 2 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4);
9)
„obiekty” oznaczają dowolną nieruchomość lub inną własność i mienie Komisji;
10)
„zapobieganie ryzyku” oznacza wszelkie środki bezpieczeństwa, co do których można przypuszczać, że będą utrudniać, opóźniać lub powstrzymywać występowanie ryzyka związanego z bezpieczeństwa.
11)
„ryzyko związane z bezpieczeństwem” oznacza połączenie stopnia zagrożenia, stopnia podatności na zagrożenia i ewentualnych skutków zdarzenia;
12)
„bezpieczeństwo w Komisji” oznacza bezpieczeństwo osób, mienia i informacji w Komisji, a w szczególności integralność fizyczna osób i mienia, integralność, poufność i dostępność informacji i systemów teleinformatycznych, jak również swobodne funkcjonowanie działań Komisji;
13)
„środek bezpieczeństwa” oznacza każdy środek podejmowany zgodnie z niniejszą decyzją na potrzeby skontrolowania ryzyka związanego z bezpieczeństwem;
14)
„regulamin pracowniczy” oznacza Regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej ustanowiony rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (5) i aktami go zmieniającymi;
15)
„zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza każde zdarzenie lub czynnik, co do których można przypuszczać, że negatywnie wpłyną na bezpieczeństwo, jeżeli nie spotkają się z odpowiednią reakcją i nie zostaną skontrolowane;
16)
„bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza zagrożenie dla bezpieczeństwa, które ma miejsce bez wcześniejszego ostrzeżenia lub z wcześniejszym ostrzeżeniem wysłanym na krótko przed wystąpieniem zagrożenia, oraz
17)
„poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza zagrożenie dla bezpieczeństwa, co do którego można przypuszczać, że doprowadzi do utraty życia, poważnego urazu lub szkody, znacznego uszkodzenia mienia, narazi na szwank bezpieczeństwo danych szczególnie chronionych, zakłóci działanie systemów IT lub istotnych zdolności operacyjnych Komisji;
18)
„podatność” oznacza dowolny słaby punkt, co do którego można przypuszczać, że negatywnie wpłynie na bezpieczeństwo w Komisji, jeżeli zostanie wykorzystany przez jedno zagrożenie lub większą ich liczbę.
Artykuł 2
Przedmiot
1. W niniejszej decyzji określa się cele, podstawowe zasady, organizację i obowiązki w zakresie bezpieczeństwa w Komisji.
2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich jej obiektów.Personel Komisji zatrudniony w delegaturach Unii podlegają przepisom bezpieczeństwa obowiązującym w przypadku Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (6).
3. Nie naruszając żadnych konkretnych wskazań dotyczących poszczególnych grup pracowników, niniejsza decyzja ma zastosowanie do członków Komisji, pracowników Komisji objętych regulaminem pracowniczym i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ekspertów krajowych oddelegowanych do Komisji, dostawców usług i ich pracowników, stażystów oraz do wszystkich osób mających dostęp do budynków lub innego mienia Komisji lub do informacji znajdujących się w posiadaniu Komisji.
4. Przepisy niniejszej decyzji nie naruszają decyzji Komisji 2002/47/WE, EWWiS, Euratom (7) i decyzji Komisji 2004/563/WE, Euratom (8), decyzji Komisji C(2006) 1623 (9) i decyzji Komisji C(2006) 3602 (10).
ROZDZIAŁ 2
ZASADY
Artykuł 3
Zasady dotyczące bezpieczeństwa w Komisji
1. W ramach wdrażania niniejszej decyzji Komisja postępuje zgodnie z traktatami, a w szczególności z Kartą praw podstawowych i Protokołem nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej oraz instrumentami, o których mowa w motywie 2, i wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa krajowego, a także warunkami określonymi w niniejszej decyzji. W stosownych przypadkach wydaje się instrukcje bezpieczeństwa w rozumieniu art. 21 ust. 2 zawierające wytyczne w tym zakresie.
2. Bezpieczeństwo w Komisji opiera się na zasadach legalności, przejrzystości, proporcjonalności i odpowiedzialności.
3. Zasada legalności wskazuje na konieczność ścisłego przestrzegania ram prawnych przy wdrażaniu niniejszej decyzji oraz stosowania się do wymogów prawnych.
4. Wszelkie środki bezpieczeństwa podejmuje się jawnie, chyba że istnieje uzasadnione przekonanie, że takie działanie może osłabić ich skutek. Adresatów środka bezpieczeństwa powiadamia się z wyprzedzeniem o przyczynach zastosowania środka i jego skutkach, chyba że istnieje uzasadnione przekonanie, że jego działanie zostanie osłabione w wyniku przekazania takiej informacji. W takim przypadku adresata środka bezpieczeństwa powiadamia się po wyeliminowaniu ryzyka osłabienia działania środka bezpieczeństwa.
5. Departamenty Komisji zapewniają uwzględnianie kwestii bezpieczeństwa od początku opracowywania i realizacji polityki, decyzji, programów, projektów i działań Komisji, za które są odpowiedzialne. W tym celu, od najwcześniejszych etapów przygotowań, departamenty angażują Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w ogólnym zakresie i głównego inspektora ds. bezpieczeństwa informacji w Komisji w odniesieniu do systemów IT.
6. W stosownych przypadkach Komisja dąży do nawiązania współpracy z właściwymi organami państwa przyjmującego, innych państw członkowskich i innych instytucji, agencji lub organów UE uwzględniając, w miarę możliwości, środki podejmowane lub planowane przez te organy w celu ograniczenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem.
Artykuł 4
Obowiązek przestrzegania
1. Przestrzeganie niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych oraz środków bezpieczeństwa i instrukcji udzielonych przez upoważnionych pracowników jest obowiązkowe.
2. Nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa może pociągać za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną zgodnie z traktatami i regulaminem pracowniczym oraz sankcje umowne lub czynności prawne na mocy krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych.
ROZDZIAŁ 3
ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA
Artykuł 5
Upoważnieni pracownicy
1. Jedynie pracownikom upoważnionym na podstawie imiennego uprawnień przyznanych im przez Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, z uwagi na ich bieżące obowiązki, można przyznać prawo do stosowania jednego lub kilku z następujących środków:
1)
noszenie broni bocznej;
2)
prowadzenie dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13;
3)
podejmowanie środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 12, określonych w uprawnieniu.
2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1, przyznaje się na okres nie dłuższy niż okres zajmowania przez daną osobę stanowiska lub pełnienia przez nią określonej funkcji, w odniesieniu do której przyznano dane uprawnienie. Uprawnienia przyznaje się zgodnie z obowiązującymi przepisami określonymi w art. 3 ust. 1.
3. Jeżeli chodzi o upoważnionych pracowników, niniejsza decyzja stanowi instrukcję postępowania w rozumieniu art. 21 regulaminu pracowniczego.
Artykuł 6
Przepisy ogólne dotyczące środków bezpieczeństwa
1. Podejmując środki bezpieczeństwa Komisja przede wszystkim, na ile to możliwe, zapewnia:
a)
poszukiwanie wsparcia lub pomocy ze strony danego państwa, pod warunkiem że państwo to jest państwem członkowskim Unii Europejskiej, a jeżeli nie, to jest stroną europejskiej konwencji praw człowieka lub gwarantuje prawa, które są co najmniej równorzędne prawom zagwarantowanym w tej konwencji;
b)
przekazanie informacji na temat danej osoby jedynie odbiorcom innym niż instytucje i organy wspólnotowe niepodlegające prawu krajowemu przyjętemu zgodnie z dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (11), zgodnie z art. 9 rozporządzenia (WE) nr 45/2001;
c)
jeżeli dana osoba stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, wobec tej osoby stosuje się wszelkie środki bezpieczeństwa oraz można ją obciążyć poniesionymi kosztami. Wymienione środki bezpieczeństwa można zastosować wobec innych osób tylko wówczas, jeżeli bezpośrednie lub poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa jest kontrolowane i spełnione zostały następujące warunki:
a)
nie można podjąć przewidzianych środków wobec osoby stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub istnieje prawdopodobieństwo, że dane środki będą nieskuteczne;
b)
Komisja nie może kontrolować zagrożenia dla bezpieczeństwa w ramach swoich działań, ani nie może tego dokonać w odpowiednim czasie;
c)
środek nie stanowi nieproporcjonalnego zagrożenia dla innej osoby i jej praw.
2. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa ustanawia przegląd środków bezpieczeństwa, w przypadku których konieczne może być orzeczenie sądu zgodne z przepisami ustawowymi i wykonawczymi państw członkowskich, w których znajdują się obiekty Komisji.
3. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zwrócić się do wykonawcy o wykonanie, pod kierownictwem i nadzorem Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa, zadań związanych z bezpieczeństwem.
Artykuł 7
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do osób
1. Uwzględniając wymogi w zakresie bezpieczeństwa, osobom przebywającym w obiektach Komisji przysługuje odpowiedni poziom ochrony.
2. W przypadku poważnego ryzyka związanego z bezpieczeństwem Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa zapewnia ścisłą ochronę członkom Komisji lub innym pracownikom, w sytuacji, gdy z oceny zagrożenia wynika, że taka ochrona jest potrzebna, aby zapewnić im bezpieczeństwo.
3. W przypadku poważnego ryzyka związanego z bezpieczeństwem Komisja może zarządzić ewakuację swoich obiektów.
4. Ofiary wypadków lub ataków na terenie obiektów Komisji otrzymają pomoc.
5. Aby zapobiegać ryzyku związanemu z bezpieczeństwem i kontrolować je, upoważnieni pracownicy mogą dokonać kontroli przeszłości osób objętych zakresem niniejszej decyzji w celu ustalenia, czy przyznanie takim osobom dostępu do obiektów Komisji lub jej informacji nie stanowi zagrożenia dla bezpieczeństwa. W tym celu oraz zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 i przepisami, o których mowa w art. 3 ust. 1, upoważnieni pracownicy mogą:
a)
korzystać z wszelkich dostępnych Komisji źródeł informacji, uwzględniając wiarygodność źródła informacji;
b)
uzyskać dostęp do akt personalnych lub danych Komisji na temat osób, które zatrudnia lub planuje zatrudnić, lub na temat pracowników wykonawców, gdy jest to należycie uzasadnione.
Artykuł 8
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do bezpieczeństwa fizycznego i mienia
1. Bezpieczeństwo mienia zapewnia się w wyniku zastosowania odpowiednich fizycznych i technicznych środków ochronnych i odpowiednich procedur, zwanych dalej „bezpieczeństwem fizycznym”, tworzących wielowarstwowy system.
2. Środki można przyjąć zgodnie z niniejszym artykułem w celu ochrony osób lub informacji w Komisji oraz ochrony mienia.
3. Cele bezpieczeństwa fizycznego obejmują:
-
zapobieganie aktom przemocy wymierzonym w członków Komisji lub osoby objęte zakresem niniejszej decyzji,
-
zapobieganie szpiegostwu i stosowaniu podsłuchu w celu zdobycia danych szczególnie chronionych lub informacji niejawnych,
-
zapobieganie kradzieżom, aktom wandalizmu, sabotażowi i innym aktom przemocy zmierzającym do uszkodzenia lub zniszczenia budynków i mienia Komisji,
-
umożliwienie prowadzenia dochodzenia wyjaśniającego i dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa w zakresie incydentów związanych z bezpieczeństwem, w tym w drodze sprawdzenia plików dziennika kontroli wejść i wyjść, nagrań w systemie CCTV, zapisów rozmów telefonicznych i podobnych danych, o których mowa w art. 22 ust. 2 poniżej i innych źródłach informacji.
4. Bezpieczeństwo fizyczne obejmuje:
-
politykę dostępu mającą zastosowanie do wszystkich osób lub pojazdów potrzebujących dostępu do obiektów Komisji, w tym parkingów,
-
system kontroli dostępu, który tworzą strażnicy, urządzenia i środki techniczne, systemy informacyjne lub połączenie wszystkich tych elementów.
5. W celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego mogą zostać podjęte następujące działania:
-
rejestrowanie wejść i wjazdów na teren obiektów Komisji oraz wyjść i wyjazdów z terenu Komisji w odniesieniu do osób, pojazdów, towarów i urządzeń,
-
kontrole tożsamości w obiektach,
-
kontrole pojazdów, towarów i urządzeń za pomocą środków wizualnych lub technicznych,
-
zapobieganie wejścia, wjazdu i wwozu nieupoważnionych osób, pojazdów i towarów na teren obiektów Komisji.
Artykuł 9
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do informacji
1. Bezpieczeństwo informacji obejmuje wszystkie informacje będące w posiadaniu Komisji.
2. Bezpieczeństwo informacji, niezależnie od swojej formy, utrzymuje równowagę między przejrzystością, proporcjonalnością, odpowiedzialnością i skutecznością a koniecznością ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.
3. Bezpieczeństwo informacji ma na celu ochronę poufności, integralności i dostępności.
4. W związku z tym stosuje się procesy zarządzania ryzykiem w celu sklasyfikowania zasobów informacyjnych i opracowania proporcjonalnych środków bezpieczeństwa, procedur i norm, w tym środków zmniejszających ryzyko.
5. Te ogólne zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji stosuje się w szczególności w odniesieniu do:
a)
„informacji niejawnych UE” (zwanych dalej „EUCI”), a mianowicie wszelkich informacji lub materiałów objętych klauzulą tajności UE, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby w różnym stopniu zaszkodzić interesom Unii Europejskiej lub interesom co najmniej jednego państwa członkowskiego;
b)
„szczególnie chronionych informacji jawnych”, tj. informacji lub materiałów, które Komisja musi chronić z powodu zobowiązań prawnych określonych w traktatach lub aktach przyjętych w celu ich wykonania lub ze względu na ich szczególną ochronę. Szczególnie chronione informacje jawne obejmują między innymi informacje lub materiały objęte ze względu na swój charakter tajemnicą służbową, o czym jest mowa w art. 339 TFUE, informacje objęte interesami chronionymi na mocy art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiej i Rady (12) w związku z odpowiednim orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości lub dane osobowe objęte zakresem rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
6. Szczególnie chronione informacje jawne podlegają zasadom dotyczącym przetwarzania tych informacji i ich przechowywania. Informacje te ujawnia się tylko tym osobom, które muszą je znać. W razie konieczności zapewnienia skutecznej ochrony poufności informacji, stosuje się oznaczenie identyfikujące dokument niejawny i odpowiednie instrukcje przetwarzania zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa. Jeżeli informacje tego rodzaju przetwarza się lub przechowuje w systemach teleinformatycznych, wówczas chroni się je także zgodnie z decyzją C(2006) 3602, jej przepisami wykonawczymi i odpowiednimi normami.
7. Wobec każdej osoby odpowiedzialnej za narażenie na szwank bezpieczeństwa lub utratę EUCI lub szczególnie chronionych informacji jawnych, które są określone jako takie w zasadach dotyczących ich przetwarzanie i przechowywanie, może zostać wszczęte postępowanie dyscyplinarne zgodnie z regulaminem pracowniczym. Postępowanie dyscyplinarne nie wpływa na wszelkie dalsze postępowania sądowe lub karne prowadzone przez właściwe organy krajowe państw członkowskich zgodnie z ich przepisami ustawowymi i wykonawczymi oraz na umowne środki odwoławcze.
Artykuł 10
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do systemów teleinformatycznych
1. Wszystkie systemy teleinformatyczne („CIS”) wykorzystywane przez Komisję są zgodne z polityką Komisji w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych określoną w decyzji C(2006) 3602, jej przepisach wykonawczych i odpowiednich normach bezpieczeństwa.
2. Służby Komisji posiadające system teleinformatyczny, zarządzające nim lub obsługujące go zezwalają na dostęp do tych systemów wyłącznie innym instytucjom, agencjom, organom UE lub innym organizacjom, pod warunkiem że wspomniane instytucje, agencje, organy UE lub inne organizacje mogą zagwarantować wystarczającą pewność, że ich systemy IT są chronione na poziomie równorzędnym polityce Komisji w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych określonej w decyzji C(2006) 3602, jej przepisach wykonawczych i odpowiednich normach bezpieczeństwa. Komisja monitoruje przestrzeganie polityki, a w przypadku poważnego naruszenia lub utrzymującego się nieprzestrzegania jest uprawniona do zakazania dostępu.
Artykuł 11
Analiza kryminalistyczna dotycząca bezpieczeństwa cybernetycznego
Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest przede wszystkim odpowiedzialna za przeprowadzenia technicznej analizy kryminalistycznej we współpracy z właściwymi departamentami Komisji w celu wsparcia dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, związanych z kontrwywiadem, przeciekiem danych, atakami cybernetycznymi i bezpieczeństwem systemów informatycznych.
Artykuł 12
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do osób i przedmiotów
1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa w Komisji oraz zapobiegania ryzyku i jego kontroli upoważnieni pracownicy mogą, zgodnie z art. 5 oraz przestrzegając zasad określonych w art. 3, zastosować m.in. jeden lub kilka środków bezpieczeństwa, takich jak:
a)
zabezpieczenie miejsca i dowodów, w tym plików dziennika kontroli wyjść i wejść, nagrań w systemie CCTV, w przypadku incydentów lub zachowań, które mogą prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego, dyscyplinarnego, cywilnego lub karnego;
b)
ograniczone środki dotyczące osób stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa, w tym nakazanie opuszczenia obiektów Komisji, eskortowanie podczas opuszczania obiektów Komisji, zakazanie wstępu do obiektów Komisji przez określony czas; przy czym ten ostatni środek określa się zgodnie z kryteriami, które mają zostać zdefiniowane w przepisach wykonawczych;
c)
ograniczone środki dotyczące przedmiotów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa, w tym usunięcie, zajęcie lub unieszkodliwienie przedmiotów;
d)
przeszukanie obiektów Komisji, w tym biur, na terenie tych obiektów;
e)
przeszukanie CIS i urządzeń, przesyłu danych telefonicznych i telekomunikacyjnych, plików dzienników, kont użytkowników itd.;
f)
inne szczególne środki bezpieczeństwa o podobnych skutkach, mające na celu zapobieganie ryzyku związanemu z bezpieczeństwem lub kontrolę takiego ryzyka, w szczególności w kontekście praw Komisji jako właściciela lub pracodawcy zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym.
2. W wyjątkowych okolicznościach pracownicy Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa upoważnieni zgodnie z art. 5 mogą podjąć wszelkie środki ochronne, ściśle przestrzegając zasad określonych w art. 3. Jak najszybciej po zastosowaniu środków, pracownicy powiadamiają dyrektora Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa, który występuje o odpowiednie upoważnienie do Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa potwierdzające zastosowane środki i zezwalające na podjęcie dalszych niezbędnych działań oraz kontaktuje się w stosownych przypadkach z właściwymi organami krajowymi.
3. Zgodnie z niniejszym artykułem środki bezpieczeństwa należy udokumentować w czasie ich stosowania lub, w przypadku bezpośredniego zagrożenia lub sytuacji kryzysowej, w rozsądnym terminie po ich podjęciu. W tym ostatnim przypadku dokumentacja musi także zawierać elementy, na których opierała się ocena dotycząca zaistnienia bezpośredniego zagrożenia lub sytuacji kryzysowej. Dokumentacja może być zwięzła, ale powinna być tworzona w taki sposób, aby osoba objęta środkiem mogła skorzystać z prawa do obrony i ochrony danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 oraz, aby możliwa była kontrola legalności danego środka. Akta personalne osoby nie zawierają żadnych informacji na temat szczególnych środków bezpieczeństwa zastosowanych wobec pracownika.
4. Stosując środki bezpieczeństwa zgodnie z lit. b), Komisja gwarantuje także, że dana osoba będzie miała możliwość skontaktowania się z prawnikiem lub zaufaną osobą oraz zostanie poinformowana o przysługującym jej prawie do odwołania się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
Artykuł 13
Dochodzenia
1. 1. Bez uszczerbku dla art. 86 i załącznika IX do regulaminu pracowniczego i dla wszelkich szczególnych ustaleń między Komisją a ESDZ, takich jak szczególne ustalenia podpisane w dniu 28 maja 2014 r. między Dyrekcją Generalną Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji Europejskiej a Europejską Służbą Działań Zewnętrznych w sprawie obowiązku dochowania należytej staranności wobec personelu Komisji oddelegowanego do delegatur Unii, można prowadzić dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa:
a)
w przypadku incydentów mających wpływ na bezpieczeństwo w Komisji, w tym podejrzeń o popełnienie przestępstwa;
b)
w przypadku potencjalnego wycieku szczególnie chronionych informacji jawnych, EUCI lub informacji niejawnych Euratom, nieostrożnego obchodzenia się z tymi informacjami lub narażenia ich na szwank;
c)
w kontekście kontrwywiadu i walki z terroryzmem;
d)
w przypadku poważnych incydentów cybernetycznych.
2. Decyzję o przeprowadzeniu dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa podejmuje Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, który będzie jednocześnie odbiorcą sprawozdania z dochodzenia.
3. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa prowadzone są jedynie przez wyznaczonych i należycie upoważnionych zgodnie z art. 5 pracowników Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.
4. Upoważnieni pracownicy korzystają w sposób niezależny ze swoich uprawnień w zakresie prowadzenia dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa zgodnie z upoważnieniem i posiadają uprawnienia wymienione w art. 12.
5. Upoważnieni pracownicy posiadający uprawnienia do prowadzenia dochodzeni w sprawie bezpieczeństwa mogą gromadzić informacje pochodzące ze wszystkich dostępnych źródeł na temat wszelkich przestępstw administracyjnych lub kryminalnych popełnionych na terenie obiektu Komisji lub z udziałem osób wymienionych w art. 2 ust. 3 w roli ofiary lub sprawcy tych przestępstw.
6. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa powiadamia właściwe organy przyjmującego państwa członkowskiego lub w stosownych przypadkach innego państwa członkowskiego, w szczególności gdy z dochodzenia wynika, że doszło do popełnienia przestępstwa. W tym kontekście Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może w stosownych przypadkach, lub gdy jest to wymagane, zapewnić wsparcie organom przyjmującego państwa członkowskiego lub innego państwa członkowskiego.
7. W przypadku poważnych incydentów cybernetycznych Dyrekcja Generalna ds. Informatyki współpracuje ściśle z Dyrekcją Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w celu zapewnienia wsparcia we wszystkich kwestiach technicznych. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa podejmuje w porozumieniu z Dyrekcją Generalną ds. Informatyki decyzję, kiedy należy powiadomić właściwe organy państwa przyjmującego lub innego państwa członkowskiego. Służby koordynacji incydentów zespołu reagowania na incydenty komputerowe obsługującego instytucje, organy i agencje europejskie („CERT-EU”) będzie wykorzystywana w celu zapewnienia wsparcia pozostałym narażonym instytucjom i agencjom UE.
8. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa należy udokumentować.
Artykuł 14
Wyznaczenie kompetencji w odniesieniu do postępowania sprawdzającego/dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa i innych rodzajów dochodzeń
1. Jeżeli Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa prowadzi dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, i jeżeli przedmiotowe dochodzenia wchodzą w zakres kompetencji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) lub Biura Dochodzeń i Postępowań Dyscyplinarnych Komisji (IDOC), wówczas bezzwłocznie kontaktuje się z tymi organami, w szczególności aby nie narazić na szwank późniejszych działań podejmowanych przez OLAF lub IDOC. W stosownych przypadkach Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa zwraca się do OLAF-u i IDOC-u o przystąpienie do udziału w dochodzeniu.
2. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, pozostają bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u i IDOC-u określonych w przepisach dotyczących tych organów. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zostać poproszona o udzielenie pomocy technicznej w prowadzeniu dochodzeń wszczętych przez OLAF lub IDOC.
3. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zostać poproszona o udzielenie pomocy pracownikom OLAF-u, gdy wchodzą na teren obiektów Komisji zgodnie z art. 3 ust. 5 i art. 4 ust. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (13), aby ułatwić im wykonanie zadań. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa powiadamia o takich wnioskach o udzielenie pomocy Sekretarza Generalnego i Dyrektora Generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa lub, jeżeli takie dochodzenie prowadzone jest w obiektach Komisji zajmowanych przez jej członków lub przez sekretarza generalnego, przewodniczącego Komisji i komisarza ds. zasobów ludzkich.
4. Bez uszczerbku dla art. 22 lit. a) regulaminu pracowniczego, jeżeli sprawa może wchodzić w zakres kompetencji zarówno Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, jak i IDOC-u, Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa doradza Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa na jak najwcześniejszym etapie w momencie przekazania przez nią informacji zgodnie z art. 13, czy istnieją podstawy, które uzasadniają udział IDOC w tej sprawie. Etap ten zostaje w szczególności uznany za zrealizowany, gdy bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa zostanie zażegnane. Decyzję w tej sprawie podejmuje Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.
5. W przypadku gdy sprawa może wchodzić w zakres kompetencji zarówno Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, jak i OLAF-u, Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa niezwłocznie przekazuje informacje Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa oraz na jak najwcześniejszym etapie powiadamia Dyrektora Generalnego OLAF-u. Etap ten zostaje w szczególności uznany za zrealizowany, gdy bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa zostanie zażegnane.
Artykuł 15
Kontrole bezpieczeństwa
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa przeprowadza kontrole bezpieczeństwa, aby sprawdzić, czy służby Komisji i poszczególne osoby przestrzegają postanowień niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych, oraz aby sformułować zalecenia, gdy uzna to za konieczne.
2. W stosownych przypadkach Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa przeprowadza kontrole bezpieczeństwa lub wizyty monitorujące lub oceniające, aby sprawdzić, czy bezpieczeństwo służb Komisji, jej mienia i informacji, za które odpowiedzialność ponoszą inne instytucje, agencje lub organy unijne, państwa członkowskie, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe, jest odpowiednio chronione zgodnie z przepisami bezpieczeństwa, regulacjami i normami, które są co najmniej równorzędne przepisom, regulacjom i normom Komisji. W stosownych przypadkach i w duchu dobrej współpracy między administracjami, wspomniane kontrole bezpieczeństwa obejmują także kontrole prowadzone w kontekście wymiany informacji niejawnych z innymi instytucjami, organami i agencjami unijnymi, państwami członkowskimi lub państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi.
3. Niniejszy artykuł jest wykonywany odpowiednio w odniesieniu do personelu Komisji w delegaturach Unii, bez uszczerbku dla wszelkich szczególnych ustaleń między Komisją a ESDZ, takich jak szczególne ustalenia podpisane w dniu 28 maja 2014 r. między Dyrekcją Generalną Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji Europejskiej a Europejską Służbą Działań Zewnętrznych w sprawie obowiązku dochowania należytej staranności wobec personelu Komisji oddelegowanego do delegatur Unii.
Artykuł 16
Stopnie alarmowe i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest odpowiedzialna za wdrożenie odpowiednich środków w zakresie stopni alarmowych w przewidywaniu zagrożeń i incydentów mających wpływ na bezpieczeństwo w Komisji lub w odpowiedzi na takie zagrożenia i incydenty oraz jest odpowiedzialna za środki wymagane do zarządzania sytuacjami kryzysowymi.
2. Środki w zakresie stopni alarmowych, o których mowa w ust. 1, są współmierne do poziomu zagrożenia dla bezpieczeństwa. Poziomy stopni alarmowych określa się w ścisłej współpracy z właściwymi służbami innych instytucji, agencji i organów unijnych oraz służbami państwa członkowskiego lub państw członkowskich, w których znajdują się obiekty Komisji.
3. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest punktem kontaktowym, jeżeli chodzi o stopnie alarmowe i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi.
ROZDZIAŁ 4
ORGANIZACJA
Artykuł 17
Ogólne obowiązki służb Komisji
1. Obowiązki Komisji, o których mowa w niniejszej decyzji, są wykonywane przez Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa z upoważnienia członka Komisji odpowiedzialnego za bezpieczeństwo i na jego odpowiedzialność.
2. Szczególne ustalenia dotyczące bezpieczeństwa cybernetycznego określono w decyzji C(2006) 3602.
3. Obowiązki w zakresie wykonania niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych oraz zachowania bieżącej zgodności można przekazać innym departamentom Komisji, gdy zdecentralizowany system zapewniania bezpieczeństwa przynosi znaczące oszczędności wynikające z poprawy efektywności oraz oszczędności zasobów i czasu np. ze względu na lokalizację geograficzną danych usług.
4. W przypadkach, w których zastosowanie ma ust. 3, Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, a w stosownym przypadku Dyrektor Generalny ds. Informatyki zawierają porozumienia z poszczególnymi departamentami Komisji, ustanawiając wyraźne role i obowiązki w zakresie wdrażania i monitorowania polityki bezpieczeństwa.
Artykuł 18
Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada w szczególności za:
1)
opracowywanie polityki bezpieczeństwa Komisji, przepisów wykonawczych i instrukcji bezpieczeństwa;
2)
gromadzenie informacji, biorąc pod uwagę ocenę zagrożeń i ryzyka związanego z bezpieczeństwem oraz informacji na temat wszystkich kwestii, które mogą wpłynąć na bezpieczeństwo w Komisji;
3)
zapewnienie ochrony przed inwigilacją elektroniczną i ochrony wszystkich obiektów Komisji, z należytym uwzględnieniem ocen zagrożeń i dowodów na prowadzenie nielegalnych działań wobec interesów Komisji;
4)
zapewnienie służby ratunkowej w służbach Komisji działającej 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę oraz pracowników odpowiedzialnych za wszelkie kwestie związane z bezpieczeństwem;
5)
wdrażanie środków bezpieczeństwa służących ograniczeniu ryzyka dla bezpieczeństwa oraz opracowywanie i prowadzenie odpowiedniego CIS w celu zaspokojenia swoich potrzeb operacyjnych, w szczególności w dziedzinach kontroli dostępu fizycznego, zarządzania upoważnieniami w zakresie bezpieczeństwa i zarządzania informacjami szczególnie chronionymi i niejawnymi UE;
6)
podnoszenie świadomości, organizowanie ćwiczeń oraz zapewnianie szkoleń i doradztwa w zakresie wszystkich kwestii związanych z bezpieczeństwem w Komisji w celu promowania kultury bezpieczeństwa i utworzenia grupy pracowników odpowiednio przeszkolonych w sprawach bezpieczeństwa.
2. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, bez uszczerbku dla kompetencji i obowiązków służb Komisji, zapewnia zewnętrzne kontakty:
1)
z departamentami bezpieczeństwa innych instytucji, agencji i organów UE w sprawach związanych z bezpieczeństwem osób, mienia i informacji w Komisji;
2)
ze służbami bezpieczeństwa, służbami wywiadowczymi i służbami odpowiedzialnymi za ocenę zagrożeń, w tym krajowymi organami bezpieczeństwa, służbami państw członkowskich, państw trzecich oraz organizacji i organów międzynarodowych w sprawach mających wpływ na bezpieczeństwo osób, mienia i informacji w Komisji;
3)
z policją i innymi służbami ratowniczymi we wszystkich rutynowych i nadzwyczajnych sprawach mających wpływ na bezpieczeństwo Komisji;
4)
z organami bezpieczeństwa innych instytucji, agencji i organów UE, państw członkowskich i państw trzecich w zakresie reagowania na ataki cybernetyczne mające potencjalny wpływ na bezpieczeństwo w Komisji;
5)
w zakresie przyjmowania, oceniania i przekazywania danych wywiadowczych na temat zagrożeń stwarzanych przez działalność terrorystyczną i szpiegowską mającą wpływ na bezpieczeństwo w Komisji;
6)
w zakresie kwestii związanych z informacjami niejawnymi określonymi w decyzji Komisji (UE, Euratom) 2015/444 (14).
3. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada w szczególności za bezpieczne przekazanie informacji zgodnie z niniejszym artykułem, w tym przekazywanie danych osobowych.
Artykuł 19
Grupa Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji
Powołuje się Grupę Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji upoważnioną do doradzania Komisji w stosownych przypadkach w sprawach związanych z polityką bezpieczeństwa wewnętrznego Komisji, a zwłaszcza w celu ochrony informacji niejawnych UE.
Artykuł 20
Lokalni pełnomocnicy ochrony (LSO)
1. Każdy departament Komisji lub Gabinet wyznacza lokalnego pełnomocnika ochrony (LSO), który pełni funkcję głównego punktu kontaktowego między ich służbami a Dyrekcją Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa we wszystkich sprawach związanych z bezpieczeństwem w Komisji. W stosownych przypadkach można wyznaczyć jednego lub kilku zastępców LSO. LSO jest urzędnikiem lub pracownikiem zatrudnionym na czas określony.
2. Jako główny punkt kontaktowy ds. bezpieczeństwa w swoim departamencie Komisji lub gabinecie, LSO przekazuje, w regularnych odstępach czasu, Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa i swoim zwierzchnikom sprawozdanie na temat kwestii bezpieczeństwa dotyczących jego departamentu Komisji oraz przekazuje niezwłocznie sprawozdanie na temat wszelkich incydentów związanych z bezpieczeństwem, w tym incydentów dotyczących naruszenia EUCI lub szczególnie chronionych informacji jawnych.
3. W sprawach związanych z bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych, LSO kontaktuje z lokalnym pełnomocnikiem bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO) ze swojego departamentu Komisji, którego rolę i obowiązki określono w decyzji C(2006) 3602.
4. LSO uczestniczy w szkoleniach w zakresie bezpieczeństwa i działaniach uświadamiających mających na celu zaspokojenie określonych potrzeb pracowników, wykonawców i innych osób pracujących pod zwierzchnictwem jego departamentu Komisji.
5. Na wniosek Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa LSO mogą zostać przypisane konkretne zadania w przypadku poważnego lub bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa lub w sytuacjach wyjątkowych. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa powiadamia o tych konkretnych zadaniach Dyrektora Generalnego lub Dyrektora ds. Zasobów Ludzkich lokalnej dyrekcji generalnej LSO.
6. Obowiązki LSO pozostają bez uszczerbku dla roli i obowiązków przypisanych lokalnym pełnomocnikom bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO), kierownikom ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, urzędnikom kontroli kancelarii lub wszelkim innym pracownikom pełniącym funkcje powiązane z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa. LSO kontaktuje z nimi w celu zapewnienia spójnego i konsekwentnego podejścia do bezpieczeństwa i efektywnego przepływu informacji w sprawach związanych z bezpieczeństwem w Komisji.
7. LSO ma bezpośredni dostęp do swojego dyrektora generalnego lub szefa służby podczas informowania swojego bezpośredniego przełożonego. LSO posiada upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa umożliwiające mu dostęp do EUCI, co najmniej do poziomu SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby promować wymianę informacji i najlepszych praktyk Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa organizuje co najmniej dwa razy w roku konferencję LSO. Obecność osób pełniących funkcję LSO na tych konferencjach jest obowiązkowa.
ROZDZIAŁ 5
WDRAŻANIE
Artykuł 21
Przepisy wykonawcze i instrukcje bezpieczeństwa
1. W stosownych przypadkach przyjęcie przepisów wykonawczych do niniejszej decyzji w pełnej zgodności z regulaminem wewnętrznym będzie przedmiotem odrębnej decyzji Komisji w sprawie uprawnień przysługujących członkowi Komisji odpowiedzialnemu za kwestie bezpieczeństwa.
2. Po uzyskaniu uprawnień w następstwie wyżej wspomnianej decyzji Komisji członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa może opracowywać instrukcje bezpieczeństwa, w których określi wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i najlepsze praktyki w zakresie niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych.
3. Komisja może przekazać zadania wspomniane w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w ramach osobnej decyzji w sprawie przekazywania zadań w pełnej zgodności z regulaminem wewnętrznym.
ROZDZIAŁ 6
PRZEPISY RÓŻNE I KOŃCOWE
Artykuł 22
Przetwarzanie danych osobowych
1. Komisja przetwarza dane osobowe niezbędne do wykonania niniejszej decyzji zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
2. Niezależnie od środków istniejących już w momencie przyjęcia niniejszej decyzji i zgłoszonych Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych (15) wszelkie środki wprowadzone w ramach niniejszej decyzji i związane z przetwarzaniem danych osobowych, takich jak pliki dziennika wejść i wyjść, nagrania w systemie CCTV, zapisy połączeń telefonicznych z biurem lub centralami wysyłkowymi i innych podobnych danych, które są wymagane ze względów bezpieczeństwa lub reagowania kryzysowego, podlegają przepisom wykonawczym zgodnie z art. 21, w którym określono odpowiednie gwarancje dla podmiotów danych.
3. Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada za bezpieczne przetwarzanie danych osobowych prowadzone w kontekście niniejszej decyzji.
4. Powyższe przepisy i procedury wykonawcze przyjmuje się po konsultacji z inspektorem ochrony danych i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
Artykuł 23
Przejrzystość
Niniejsza decyzja i jej przepisy wykonawcze są podawane do wiadomości pracowników Komisji i wszystkich osób, do których się odnoszą.
Artykuł 24
Uchylenie poprzednich decyzji
Uchyla się decyzję C(94) 2129.
Artykuł 25
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli dnia 13 marca 2015 r.