NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1271/2013
z dnia 30 września 2013 r.
w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 208,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (2) w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów ustanowionych przez Wspólnoty opierało się na rozporządzeniu Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (3). Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 zostało zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012. Konieczna jest zatem zmiana rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002. W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(2)
Należy uwzględnić wspólne oświadczenie Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej w sprawie agencji zdecentralizowanych z dnia 19 lipca 2012 r.
(3)
Należy zmienić niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 w celu uwzględnienia doświadczeń zdobytych podczas ich stosowania.
(4)
Bez uszczerbku dla aktów założycielskich, w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić ogólne zasady i podstawowe reguły mające zastosowanie do organów ustanowionych na mocy TFUE oraz Traktatu Euratom (zwane danej „organami Unii”), które otrzymują wkład finansowy obciążający budżet. Na podstawie niniejszego rozporządzenia organy Unii powinny przyjąć własne przepisy finansowe, które nie mogą odbiegać od przepisów rozporządzenia, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne ze względu na ich szczególne potrzeby i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.
(5)
Samofinansujące się organy Unii, do których niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania, powinny jednak - przez wzgląd na spójność - ustanowić w stosownych przypadkach podobne przepisy. Zgodnie ze wspólnym oświadczeniem Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r. organy te powinny przedkładać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji roczne sprawozdanie w sprawie wykonania swojego budżetu i należycie uwzględnić ich stosowne wnioski i zalecenia.
(6)
Organy Unii powinny uchwalać i wykonywać wdrażać swoje budżety zgodnie z pięcioma podstawowymi zasadami prawa budżetowego - zasadą jednolitości, rzetelności, uniwersalności, specyfikacji, jednoroczności - oraz zasadą równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.
(7)
Należy pokreślić równoważący charakter wkładu finansowego Unii. Kwota pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii, przekraczająca kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego w trakcie danego roku, powinna zostać zwrócona do budżetu Unii.
(8)
W przypadku gdy akt założycielski stanowi, że dochód składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii oraz że przychody pochodzące z opłat i należności są przeznaczone na finansowanie konkretnych pozycji wydatków, organy Unii powinny mieć możliwość przeniesienia salda w formie dochodów przeznaczonych na określony cel.
(9)
W celu pokrycia kosztów świadczenia usług oraz uniknięcia znacznych nadwyżek należy zadbać o to, by opłaty zostały ustanowione na odpowiednim poziomie.
(10)
Przekazywanie działań związanych z wykonywaniem budżetu organom Unii powinno być należycie uzasadnione charakterem tych działań oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii, przy jednoczesnym zapewnieniu należytego zarządzania finansami oraz opłacalności. Przekazywane zadania powinny być zgodne z aktem założycielskim.
(11)
Organy Unii powinny mieć możliwość otrzymywania dotacji doraźnych wyłącznie w przypadku, gdy taka możliwość jest wyraźnie przewidziana w stosownych aktach podstawowych oraz zatwierdzona w akcie założycielskim.
(12)
Organ Unii musi brać udział w analizie porównawczej wraz z innymi organami i instytucjami Unii na podstawie art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
(13)
Konieczne jest ustanowienie zasad dotyczących planów działania w zakresie prowadzenia działań następczych dotyczących wniosków z całościowych ocen okresowych w celu zapewnienia ich skutecznego wdrożenia.
(14)
Aby zapewnić spójność w zakresie programowania, organ Unii - uwzględniając wytyczne Komisji - powinien opracować dokument obejmujący zarówno programowanie roczne, jak i wieloletnie.
(15)
Organ Unii powinien dostosować harmonogram rocznego i wieloletniego programowania do procedury budżetowej w celu zagwarantowania jego skuteczności i spójności wszystkich dokumentów programowych.
(16)
Konieczne jest jasne określenie obecnej struktury audytu wewnętrznego oraz funkcji kontroli wewnętrznej, jak również uproszczenie wymogów w zakresie sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w organie Unii powinien być przeprowadzany przez audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać kontrole w przypadkach uzasadnionych istniejącymi zagrożeniami. Konieczne jest określenie zasad dotyczących ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.
(17)
Należy uprościć obowiązki sprawozdawcze. Organy Unii powinny przedkładać skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności, zawierające wyczerpujące informacje dotyczące wdrożenia programu prac, budżetu, planu polityki kadrowej, systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej.
(18)
Aby zwiększyć gospodarność organów Unii, konieczne jest umożliwienie wzajemnego świadczenia usług lub przekazania ich innemu organowi Unii lub Komisji. W szczególności umożliwienie przejęcia wszystkich lub części zadań księgowego organu Unii przez księgowego Komisji może zwiększyć oszczędności.
(19)
Jak przewidziano w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012, zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt podstawowy, lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.
(20)
Aby dostosować przepisy dotyczące dochodów przeznaczonych na określony cel do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, konieczne jest określenie zasad dotyczących zróżnicowania dochodów przeznaczonych na określony cel (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ich przeniesienia.
(21)
Aby dostosować zasady dotyczące postępowania w odniesieniu do odsetek z tytułu wkładu finansowego Unii dla organu Unii do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, należy zapewnić, by odsetki te nie były należne budżetowi.
(22)
W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 przewidziano możliwość zaciągnięcia zobowiązania prawnego przed zaciągnięciem zobowiązania budżetowego w szczególnych przypadkach. Organy Unii powinny również korzystać z takiej możliwości.
(23)
W celu zagwarantowania spójności rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 z rozporządzeniem (EU, Euratom) nr 966/2012 należy wykluczyć możliwość ustanowienia przepisów szczegółowych dotyczących zamówień publicznych i dotacji. Stosowanie jednego zestawu przepisów gwarantuje uproszczenie prac organu Unii i pozwala na korzystanie z wytycznych oraz modeli przygotowanych przez Komisję.
(24)
W celu dostosowania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 należy wprowadzić możliwość przyznawania nagród przez organ Unii.
(25)
Aby zidentyfikować i prawidłowo zarządzać ryzykiem w przypadku faktycznego lub domniemanego konfliktu interesów, organy Unii powinny przyjąć zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim. Zasady te powinny uwzględniać wytyczne opracowane przez Komisję na podstawie wspólnego oświadczenia Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r.
(26)
Przepisy dotyczące polityki nieruchomości, w tym przepisy zezwalające organom Unii na zaciąganie pożyczek i określające warunki ich zaciągania, powinny zostać dostosowane do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w celu zapewnienia spójnego stosowania nowo wprowadzonych przepisów przez wszystkie organy i instytucje Unii.
(27)
Ze względu na fakt, iż Komisja potrzebuje czasu na opracowanie odpowiednich wytycznych we współpracy z organami Unii, konieczne jest opracowanie przepisów przejściowych dotyczących programowania i sprawozdawczości.
(28)
Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych dla organów PPP w dniu 1 stycznia 2014 r., aby zapewnić spójne zasady w kolejnych wieloletnich ramach finansowych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
TYTUŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejsze rozporządzenie określa podstawowe przepisy finansowe, na podstawie których organ Unii przyjmuje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu Unii nie odbiegają od przepisów niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby organu i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:
-
„akt założycielski” oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu Unii,
-
„budżet organu Unii” oznacza instrument, w którym prognozuje się i zatwierdza wszelkie dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu Unii na każdy rok budżetowy,
-
„organ Unii” oznacza każdy organ, o którym mowa w art. 208 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
„zarząd” oznacza główny organ wewnętrzny organu Unii, odpowiedzialny za podejmowanie decyzji finansowych oraz budżetowych, niezależnie od nazwy nadanej mu w akcie założycielskim,
-
„dyrektor” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu Unii jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim,
-
„rada wykonawcza” oznacza wewnętrzny organ organu Unii, który pomaga zarządowi w jego pracach i którego zadania i regulamin wewnętrzny zostały określone w akcie założycielskim.
Artykuł 3
Okresy, daty i terminy
Jeżeli nie przewidziano inaczej, do terminów określonych w niniejszym rozporządzeniu zastosowanie ma rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (4).
Artykuł 4
Ochrona danych osobowych
Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla wymogów ustanowionych w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (5) oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (6).
Artykuł 5
Poszanowanie dla zasad budżetowych
Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
ROZDZIAŁ 1
Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej
Artykuł 6
Zakres budżetu organu Unii
1. Budżet organu Unii obejmuje:
a)
dochód własny obejmujący wszystkie opłaty i należności, które organ Unii ma prawo pobierać na mocy zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;
b)
dochód składający się z wszelkich wkładów finansowych przyjmujących państw członkowskich;
c)
wkład finansowy przyznany przez Unię;
d)
dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 23 ust. 1;
e)
wydatki organu Unii, łącznie z wydatkami administracyjnymi.
2. Dochód składający się z opłat i należności przeznacza się na określony cel jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach, określonych w akcie założycielskim.
3. W przypadku gdy jeden lub większa liczba aktów założycielskich stanowi, że wyraźnie określone zadania finansowane są oddzielnie, lub jeżeli organ Unii realizuje zadania powierzone mu na mocy umowy o delegowaniu zadań, prowadzi on odrębne księgi rachunkowe zarówno dla operacji po stronie dochodów, jak i wydatków. Organ Unii wyraźnie identyfikuje każdą grupę zadań w ramach programowania w zakresie zasobów ludzkich, zawartego w dokumencie programowym obejmującym programowanie roczne i wieloletnie, o którym mowa w art. 32.
Artykuł 7
Dotacje doraźne
1. Organy Unii nie mogą otrzymywać dotacji doraźnych z budżetu z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały one zatwierdzone w akcie założycielskim i wyraźnie przewidziane w akcie podstawowym.
2. W przypadku gdy dotacja doraźna dla organu Unii została zatwierdzona, zadania finansowane przy pomocy tych dotacji zostają włączone do rocznego programu prac, o którym mowa w art. 32 ust. 3.
Artykuł 8
Umowy o delegowaniu zadań
1. Komisja nie powierza zadań związanych z wykonywaniem budżetu organowi Unii z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to należycie uzasadnione szczególnym charakterem danego działania oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii.
2. Podczas wyboru organu Unii należy uwzględnić następujące czynniki:
a)
opłacalność powierzenia przedmiotowych zadań;
b)
wpływ na strukturę zarządzania organu i na jego zasoby finansowe i ludzkie.
3. W przypadku gdy Komisja wyjątkowo powierza zadania organowi Unii:
a)
wobec organów Unii, w odniesieniu do funduszy przydzielonych mu na te zadania, stosuje się odniesieniu do funduszy przydzielonych na te zadania organowi Unii art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, a art. 108 i 109 niniejszego rozporządzenia nie mają zastosowania;
b)
powierzone zadania należy wymienić w rocznym programie prac organu Unii, o którym mowa w art. 32 ust. 3, wyłącznie do celów informacyjnych.
4. Nie naruszając przepisów ust. 2, urzędnik zatwierdzający konsultuje się z zarządem przed podpisaniem umowy o delegowaniu zadań.
Artykuł 9
Reguły szczególne dotyczące zasad jedności i rzetelności budżetowej
1. Nie pobiera się dochodów ani nie dokonuje wydatków, chyba że są one zapisane w linii budżetowej organu Unii.
2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu Unii.
3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu Unii tylko wówczas, jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.
4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu Unii nie są należne organowi Unii.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 10
Definicja
Środki zapisane w budżecie organu Unii są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
Artykuł 11
Rodzaje środków
1. Budżet organu Unii zawiera środki niezróżnicowane oraz, w przypadkach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi, także środki zróżnicowane. Środki zróżnicowane składają się ze środków na zobowiązania i środków na płatności.
2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym.
3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.
Artykuł 12
Rachunkowość dla dochodów i środków
1. Dochód organu Unii, o którym mowa w art. 6, zapisuje się w księgach rachunkowych na ten rok budżetowy na podstawie kwot pobranych w ciągu tego roku budżetowego.
2. Dochód organu Unii stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.
3. Środki zatwierdzone na dany rok budżetowy są wykorzystywane jedynie do pokrycia zobowiązań zaciągniętych i wydatków zrealizowanych w tym roku budżetowym oraz do pokrycia kwot należnych z tytułu zobowiązań z poprzednich lat budżetowych.
4. Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia.
5. Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.
Artykuł 13
Zaciąganie zobowiązań
Ze środków zapisanych w budżecie organu Unii można zaciągać zobowiązania ze skutkiem od dnia 1 stycznia, gdy tylko budżet organu Unii zostanie ostatecznie przyjęty.
Artykuł 14
Anulowanie i przenoszenie środków
1. Środki niewykorzystane na koniec roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane. Środki te mogą jednak zostać przeniesione, lecz tylko na kolejny rok budżetowy, decyzją podjętą przez zarząd do dnia 15 lutego lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą, zgodnie z ust. 3 i 4, lub mogą zostać przeniesione automatycznie zgodnie z ust. 5.
2. Środki odnoszące się do wydatków na personel nie mogą zostać przeniesione.
3. Zróżnicowane środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane niewykorzystane do zaciągnięcia zobowiązań na koniec roku budżetowego mogą zostać przeniesione w odniesieniu do:
a)
kwot odpowiadających środkom na zobowiązania;
b)
kwot odpowiadających środkom niezróżnicowanym związanym z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, co do których większość wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań zakończono do dnia 31 grudnia. Wstępny etap procedury zaciągania zobowiązań określa się w przepisach wykonawczych rozporządzenia finansowego każdego z organów Unii.
Kwoty te można następnie wykorzystać na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca kolejnego roku lub - w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia kolejnego roku.
4. Środki na płatności mogą zostać przeniesione w odniesieniu do kwot potrzebnych do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki na płatności przewidziane w odpowiednich liniach budżetowych na kolejny rok budżetowy nie są wystarczające na pokrycie potrzeb.
Organ Unii najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i do czasu ich wyczerpania nie wykorzystuje środków przeniesionych.
5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom będącym przedmiotem należycie zawartych umów według stanu na koniec roku budżetowego są przenoszone automatycznie, wyłącznie na kolejny rok budżetowy.
6. Środki przeniesione, które nie zostały wykorzystane na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca roku N+1, zostają automatycznie anulowane i są stosownie ujęte w księgach rachunkowych.
Artykuł 15
Zasady dotyczące przenoszenia dochodów przeznaczonych na określony cel
Przenoszenie dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23, oraz niewykorzystanych środków dostępnych na dzień 31 grudnia wynikających z takich dochodów jest zgodne z następującymi zasadami:
a)
zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone automatycznie i muszą zostać całkowicie wykorzystane do czasu zakończenia wszystkich operacji związanych z programem lub działaniem, na które są one przeznaczone; zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, otrzymane w ciągu ostatniego roku trwania programu lub działania, można wykorzystać w pierwszym roku trwania kolejnego programu lub działania;
b)
wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone tylko na jeden rok, z wyjątkiem wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23 ust. 3 lit. f), które są przenoszone automatycznie.
Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N+1 organ Unii informuje Komisję o wykorzystaniu przeniesionych dochodów przeznaczonych na określony cel.
Artykuł 16
Umorzenie środków
Jeżeli środki są umarzane w którymkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym zostały one zapisane w budżecie organu Unii, w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które zostały przeznaczone, środki te zostają anulowane.
Artykuł 17
Zobowiązania
1. Od dnia 15 października każdego roku zobowiązania z tytułu stałych wydatków administracyjnych mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą jednak przekroczyć jednej czwartej środków przyjętych przez zarząd w odpowiedniej linii budżetowej na bieżący rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą dotyczyć nowych wydatków, niezatwierdzonych jeszcze co do zasady w ostatnim należycie przyjętym budżecie organu Unii.
2. Wydatki, które muszą zostać zapłacone z góry, na przykład czynsze, mogą być podstawą dokonywania płatności, począwszy od dnia 1 grudnia, które zapisywane są w ciężar środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. W tym przypadku nie ma zastosowania limit, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 18
Zasady mające zastosowanie w przypadku opóźnionego przyjęcia budżetu organu Unii
1. Jeżeli budżet organu Unii nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie mają przepisy określone w ust. 2-6.
2. Zobowiązania i płatności mogą być dokonywane w ramach limitów ustanowionych w ust. 3.
3. Zobowiązania można zaciągać w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej czwartej łącznej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, powiększonych o jedną dwunastą dla każdego upływającego miesiąca.
Nie można przekroczyć limitu środków przewidzianych w preliminarzu dochodów i wydatków.
Płatności można dokonywać miesięcznie w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy. Suma ta nie może jednak przekraczać jednej dwunastej kwoty środków przewidzianych w odpowiednim rozdziale preliminarza dochodów i wydatków.
4. Przez środki zatwierdzone w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w ust. 2 i 3, rozumie się środki przyjęte w głosowaniu nad budżetem organu Unii, w tym nad budżetami korygującymi, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w tym roku budżetowym.
5. Na wniosek dyrektora i jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości działania organu Unii oraz potrzeby w zakresie zarządzania, zarząd może zatwierdzić wydatki przekraczające jedną dwunastą kwoty środków tymczasowych, ale, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, nieprzekraczające łącznie czterech dwunastych kwoty środków tymczasowych, zarówno w zakresie zobowiązań, jak i płatności, wykraczające poza środki udostępnione automatycznie zgodnie z ust. 2 i 3.
Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i są niepodzielne.
6. Jeżeli w danym rozdziale zatwierdzenie czterech dwunastych części środków tymczasowych zgodnie z ust. 5 nie wystarcza do pokrycia wydatków niezbędnych do zapobieżenia przerwaniu ciągłości działalności organu Unii w obszarze objętym tym rozdziałem, to w drodze wyjątku można zatwierdzić przekroczenie kwoty środków zapisanych w odpowiednim rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy. Zarząd stanowi zgodnie z procedurami określonymi w ust. 5. W żadnym wypadku nie można jednak przekroczyć łącznej kwoty środków dostępnych w budżecie organu Unii na poprzedni rok budżetowy lub w przedstawionym projekcie budżetu organu Unii.
ROZDZIAŁ 3
Zasada równowagi
Artykuł 19
Definicja i zakres
1. Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.
2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty wkładu Unii, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 6.
3. W przypadku organów, na których dochody składają się opłaty i należności stanowiące dodatek do wkładu finansowego Unii, opłaty powinny zostać ustalone na takim poziomie, który pozwala na uniknięcie gromadzenia znacznych nadwyżek. W przypadku powtarzającego się znacznego pozytywnego lub negatywnego wyniku budżetowego w rozumieniu art. 97, poziom opłat i należności należy poddać przeglądowi.
4. Organ Unii nie może zaciągać pożyczek w ramach swojego budżetu.
5. Wkład finansowy Unii dla organu Unii stanowi w jego budżecie wkład równoważący i może zostać podzielony na kilka płatności.
6. Organ Unii stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Wraz z wnioskami o płatności przedkłada szczegółowe i uaktualnione prognozy swojego rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje na temat dochodów przeznaczonych na określony cel.
Artykuł 20
Wynik budżetowy za rok budżetowy
1. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest pozytywny, kwota ta jest zwracana Komisji do wysokości kwoty wkładu wypłaconego w ciągu tego roku. Część wyniku budżetowego przekraczającą kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego podczas roku budżetowego zapisuje się w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako dochód.
Pierwszy akapit ma również zastosowanie w przypadku, gdy dochód organu Unii składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii.
Różnica między wkładem zapisanym w budżecie oraz wypłaconym organowi Unii zostaje anulowana.
Organ Unii przedstawia najpóźniej do dnia 31 stycznia roku N szacunki dotyczące wyniku budżetowego z roku N-1, który powinien zostać zwrócony do budżetu w późniejszym okresie w roku N, w celu uzupełnienia dostępnych już informacji dotyczących wyniku budżetu z roku N-2. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych organu Unii na rok N+1.
2. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli akt założycielski stanowi, że dochody pochodzące z opłat i należności przeznaczone są na sfinansowanie konkretnych pozycji wydatków, organ Unii może przenieść saldo opłat i należności jako dochody przeznaczone na określony cel z przeznaczeniem na działania związane ze świadczeniem usług, za które należne są te opłaty.
3. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest negatywny, jest on zapisywany w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako środki na płatności lub, w stosownych przypadkach, jako kompensata na poczet pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii w następnych latach budżetowych.
4. Dochody lub środki na płatności zapisuje się w budżecie organu Unii podczas procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury listu w sprawie poprawek określonej w art. 39 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub, jeżeli wykonanie budżetu organu Unii jest w trakcie realizacji, za pośrednictwem budżetu korygującego.
ROZDZIAŁ 4
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 21
Stosowanie euro
Budżet organu Unii sporządza się i wykonuje w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy oraz, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych są upoważnieni do wykonywania operacji w innych walutach, jak ustanowiono w przepisach finansowych każdego organu Unii.
ROZDZIAŁ 5
Zasada uniwersalności
Artykuł 22
Definicja i zakres
Nie naruszając przepisów art. 23, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Nie naruszając przepisów art. 25, wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, nie wprowadzając żadnych korekt między nimi.
Artykuł 23
Dochody przeznaczone na określony cel
1. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel wykorzystuje się do finansowania szczególnych pozycji wydatków.
2. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:
a)
wkłady finansowe państw członkowskich oraz państw trzecich, w tym w obu przypadkach ich agencji publicznych, podmiotów lub osób fizycznych na pewne działania organów Unii w stopniu, w jakim przewidziane jest to w umowie zawartej między organem Unii a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub przedmiotowymi agencjami publicznymi, podmiotami lub osobami fizycznymi;
b)
dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, darów i zapisów na cele dobroczynne;
c)
wkłady finansowe na działania organów Unii, pochodzące od państw trzecich lub od różnych organów nieunijnych, nieujęte w lit. a);
-
dochody pochodzące z dotacji doraźnych, o których mowa w art. 7,
-
dochody pochodzące z umów o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 8;
d)
wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w ust. 3, w zakresie, w jakim uzupełniają one inne dochody, o których mowa w lit. a)-c) niniejszego ustępu;
e)
dochody z opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 2.
3. Wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:
a)
dochody od podmiotów trzecich z tytułu dostarczonych im na zamówienie towarów, usług lub wykonanych robót budowlanych, z wyjątkiem opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a);
b)
wpływy ze sprzedaży pojazdów, sprzętu, instalacji, materiałów, aparatury naukowej i technicznej w związku z ich wymianą lub złomowaniem po całkowitym zamortyzowaniu ich wartości księgowej;
c)
dochody pochodzące ze zwrotów nienależnie wypłaconych kwot, zgodnie z art. 62;
d)
wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i wykonania robót budowlanych na rzecz instytucji lub innych organów Unii;
e)
rozliczenia roszczeń ubezpieczeniowych;
f)
dochody z najmu;
g)
dochody ze sprzedaży publikacji i filmów, w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych;
h)
dochody wynikające z późniejszych zwrotów podatku na podstawie art. 25 ust. 3 lit. b).
4. Nie naruszając przepisów art. 23 ust. 2 lit. e), w odpowiednim akcie założycielskim można również przypisać przewidziane w nim dochody do określonych pozycji wydatków. Takie dochody stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, chyba że akt założycielski stanowi inaczej.
5. Wszystkie pozycje dochodów w rozumieniu ust. 2 lit. a)-c) oraz ust. 3 lit. a)-d) pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione w związku z daną działalnością lub celem.
6. Budżet organu Unii zawiera linie uwzględniające zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel i wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz, wszędzie gdzie to możliwe, wskazuje ich kwotę.
Dochody przeznaczone na określony cel mogą zostać uwzględnione w preliminarzu wydatków i dochodów tylko w takiej wysokości, jaka jest pewna w dniu przyjmowania preliminarza.
Artykuł 24
Darowizny
1. Dyrektor może przyjąć jakiekolwiek darowizny na rzecz organu Unii, takie jak fundacje, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.
2. Przyjęcie darowizny, które może pociągać za sobą obciążenie finansowe, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą. Jeśli zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza nie podejmie decyzji podczas tego okresu, darowiznę uznaje się za przyjętą.
Artykuł 25
Zasady dotyczące odpisywania oraz korekt z tytułu różnic kursowych
1. Od wniosków o płatność, które następnie stanowią podstawę do wypłaty kwoty netto, można odpisać następujące kwoty:
a)
kary nałożone na strony umów o wykonanie zamówienia lub na beneficjentów;
b)
zniżki, zwroty i rabaty z poszczególnych faktur i zestawień kosztów;
c)
korekty nienależnie wypłaconych kwot.
Korekt, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), można dokonywać, odpisując odpowiednie kwoty bezpośrednio od kolejnej płatności okresowej lub od wypłaty salda dla tego samego odbiorcy płatności, w rozdziale, artykule i roku budżetowym, którego dotyczy nadpłata.
Do odpisów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), zastosowanie mają reguły rachunkowości Unii.
2. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa członkowskie na mocy Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, pokrywane są z budżetu organu Unii w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku, pod warunkiem że organ Unii jest nim objęty.
3. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa trzecie na podstawie odpowiednich umów, mogą być pokrywane z budżetu organu Unii:
a)
w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku;
b)
w kwocie zawierającej podatek. W takim przypadku późniejsze zwroty podatku traktowane są jak wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel.
4. Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez organ Unii na mocy ust. 2 i 3 zostają wpisane na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.
5. Każdy negatywny wynik budżetowy zapisuje się w budżecie organu Unii jako wydatki.
6. Można dokonywać korekt z tytułu różnic kursowych występujących przy wykonywaniu budżetu organu Unii. Końcowy zysk lub stratę uwzględnia się w wyniku budżetowym za dany rok.
ROZDZIAŁ 6
Zasada specyfikacji
Artykuł 26
Przepisy ogólne
Środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów. Rozdziały następnie dzielą się na artykuły i pozycje.
Artykuł 27
Przesunięcia
1. Dyrektor może dokonać przesunięcia środków:
a)
między tytułami - do wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok w tej linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;
b)
między rozdziałami lub między artykułami - bez ograniczeń.
2. Powyżej limitu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor może zaproponować zarządowi lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radzie wykonawczej, przesunięcie środków między tytułami. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza, ma trzy tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec takiego przesunięcia. Po tym terminie przesunięcie uznaje się za przyjęte.
3. Propozycjom dotyczącym przesunięć oraz przesunięciom dokonywanym na podstawie ust. 1 i 2 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.
4. Dyrektor w jak najkrótszym terminie informuje zarząd o wszystkich dokonanych przesunięciach. Dyrektor informuje Parlament Europejski oraz Radę o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.
Artykuł 28
Zasady szczególne dotyczące przesunięć
1. Przesunięcia środków można dokonywać tylko do tych linii budżetowych budżetu organu Unii, w odniesieniu do których organ Unii zatwierdził środki lub które oznaczono jako pro memoria.
2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel można przesuwać tylko pod warunkiem wykorzystania tych dochodów na cel, na który zostały przeznaczone.
ROZDZIAŁ 7
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 29
Zasady oszczędności, wydajności i skuteczności/zasada należytego zarządzania finansami
1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystywane przez organ Unii w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.
Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.
Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych celów oraz zamierzonych rezultatów.
3. Organ Unii przeprowadza analizę porównawczą, o której mowa w art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Analiza porównawcza obejmuje:
-
przeprowadzenie analizy skuteczności służb horyzontalnych organu Unii,
-
ocenę kosztów i korzyści wzajemnego świadczenia usług lub też całkowitego przekazania ich do innego organu Unii lub do Komisji.
Podczas przeprowadzania analizy porównawczej, o której mowa w akapicie pierwszym i drugim, organ Unii dokonuje niezbędnych uzgodnień w celu uniknięcia konfliktu interesów.
4. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem organu Unii wyznacza się zdefiniowane, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności; dyrektor przekazuje informacje na ten temat zarządowi. Informacje te dostarczane są corocznie, nie później niż w momencie składania dokumentów załączanych do projektu budżetu organu Unii.
5. W celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji organ Unii przeprowadza zarówno oceny ex ante, jak i ex post, zgodnie ze wskazówkami dostarczonymi przez Komisję. Oceny takie mają zastosowanie do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczne wydatki, a o wynikach tych ocen informuje się zarząd.
6. Dyrektor przygotowuje plan działania w celu prowadzenia działań następczych w odniesieniu do wniosków i ocen, o których mowa w ust. 5, i składa Komisji sprawozdania na temat postępów dwa razy w roku oraz przedstawia regularne sprawozdania z postępów zarządowi.
7. Zarząd kontroluje wykonanie planu działania, o którym mowa w ust. 6.
Artykuł 30
Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu
1. Budżet organu Unii wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.
2. Do celów wykonania budżetu organu Unii kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:
a)
skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;
b)
wiarygodności sprawozdawczości;
c)
ochrony mienia i informacji;
d)
zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;
e)
odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.
3. Skuteczna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności:
a)
podział obowiązków;
b)
właściwe zarządzanie ryzykiem i strategię kontroli, w tym kontrole na szczeblu odbiorców;
c)
unikanie konfliktu interesów;
d)
odpowiednią ścieżkę audytu i integralność danych w systemach danych;
e)
procedury monitorowania wyników i procedury prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia słabych punktów oraz wyjątków w systemie kontroli wewnętrznej;
f)
okresową ocenę prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.
4. Wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na następujących elementach:
a)
wdrożeniu właściwej strategii zarządzania ryzykiem i strategii kontroli skoordynowanej przez odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;
b)
dostępności wyników przeprowadzonych kontroli dla wszystkich odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;
c)
bazowaniu, w stosownych przypadkach, na opiniach z niezależnych audytów, pod warunkiem że jakość pracy wykonanej w celu sporządzenia tych dokumentów jest wystarczająca i możliwa do zaakceptowania oraz że praca ta została wykonana przy zastosowaniu uzgodnionych norm;
d)
wdrażaniu bez zbędnej zwłoki środków naprawczych, w tym - w stosownych przypadkach - odstraszających kar;
e)
eliminowaniu wielokrotnych kontroli;
f)
poprawie korzystnej relacji kosztów do korzyści związanych z działaniami kontrolnymi.
ROZDZIAŁ 8
Zasada przejrzystości
Artykuł 31
Publikacja sprawozdań rocznych, budżetów i sprawozdań
1. Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje, a sprawozdania roczne prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.
2. Streszczenie budżetu organu Unii i budżetów korygujących organu Unii, w ostatecznie przyjętych wersjach, publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.
Streszczenie zawiera pięć głównych linii budżetowych dochodów, pięć głównych linii budżetowych wydatków budżetu administracyjnego i operacyjnego organu Unii, plan zatrudnienia oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Należy także podać dane za poprzedni rok.
3. Budżet organu Unii uwzględniający plan zatrudnienia oraz budżety korygujące, w ostatecznie przyjętych wersjach, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, jest przekazywany do wiadomości Parlamentu Europejskiego, Rady, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikowany na stronie internetowej danego organu Unii w ciągu czterech tygodni od jego przyjęcia.
4. Organ Unii udostępnia na swojej stronie internetowej, najpóźniej do dnia 30 czerwca kolejnego roku budżetowego, informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym ekspertach, z którymi zawarto umowy na podstawie art. 89, zgodnie z art. 21 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 (7), zgodnie z jednolitym wzorem. Opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje te są udostępniane z należytym przestrzeganiem wymogów poufności i bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie wymogów ochrony danych osobowych ustanowionych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.
TYTUŁ III
UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Uchwalanie budżetu organu Unii
Artykuł 32
Programowanie roczne i wieloletnie
1. Organ Unii sporządza dokument programowy obejmujący programowanie wieloletnie i roczne z uwzględnieniem wytycznych ustanowionych przez Komisję.
2. W programie wieloletnim określa się:
-
ogólne założenia strategiczne, w tym cele, oczekiwane rezultaty i wskaźniki wydajności,
-
programowanie w zakresie zasobów, w tym budżetu wieloletniego i personelu.
Programowanie w zakresie zasobów obejmuje jakościowe i ilościowe informacje dotyczące zasobów ludzkich oraz kwestii budżetowych w celach sprawozdawczości, a w szczególności:
-
w odniesieniu do lat N-1 i n, informacje dotyczące liczby urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych określonych w regulaminie pracowniczym oraz oddelegowanych ekspertów krajowych,
-
w odniesieniu do roku N-1 preliminarz budżetowy w rozumieniu art. 97 oraz informacje dotyczące wkładu niepieniężnego przyznanego organowi Unii przez przyjmujące państwo członkowskie,
-
w odniesieniu do roku N+1, szacunkową liczbę urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych objętych regulaminem pracowniczym,
-
w odniesieniu do kolejnych lat, orientacyjny budżet oraz program w odniesieniu do zasobów ludzkich.
Komisja przesyła organowi Unii opinię swoich odpowiednich służb dotyczącą projektu programu w odniesieniu do zasobów ludzkich.
Jeżeli organ Unii nie uwzględni w pełni opinii służb Komisji, ma on obowiązek przedstawić Komisji odpowiednie wyjaśnienia.
Program w zakresie zasobów jest aktualizowany co roku. Programowanie strategiczne jest aktualizowane w stosownych przypadkach, w szczególności w celu uwzględnienia wyników całościowych ocen, o których mowa w akcie założycielskim.
3. Roczny program prac organu Unii zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane rezultaty, w tym wskaźniki wydajności. Zawiera on również opis działań, które wymagają finansowania, oraz kwotę przydzieloną na zasoby finansowe i ludzkie w odniesieniu do każdego działania. Roczny program prac musi być spójny z wieloletnim programem, o którym mowa w ust. 1.
W programie tym wskazuje się wyraźnie, które zadania organu Unii zostały dodane, zmienione lub usunięte w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym.
4. Każda znacząca zmiana w rocznym programie prac przyjmowana jest za pomocą tej samej procedury co wstępny program prac, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz z przepisami art. 33 niniejszego rozporządzenia.
Zarząd może przekazać uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian w rocznym programie prac urzędnikowi zatwierdzającemu organu Unii.
Artykuł 33
Uchwalanie budżetu
1. Budżet jest uchwalany zgodnie z przepisami aktu założycielskiego.
2. Organ Unii przesyła Komisji wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne stanowiące podstawę tego preliminarza do dnia 31 grudnia każdego roku.
3. Zgodnie z art. 37 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, każdego roku organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz dochodów i wydatków określony w akcie założycielskim.
4. Preliminarz dochodów i wydatków organu Unii obejmuje:
a)
plan zatrudnienia określający liczbę stałych i tymczasowych stanowisk zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych, według grup zaszeregowania i kategorii;
b)
w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;
c)
kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;
d)
informacje na temat osiągnięcia wszystkich uprzednio ustalonych celów różnych działań. Wyniki oceny są uwzględniane i przywoływane jako podstawy merytoryczne uzasadniające ewentualne zwiększenie lub zmniejszenie proponowanego budżetu organu Unii w porównaniu z budżetem na rok N.
5. Organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wstępny projekt dokumentu programowego, o którym mowa w art. 32, najpóźniej do dnia 31 stycznia każdego roku, jak również każdą późniejszą zaktualizowaną wersję tego dokumentu.
6. W ramach procedury przyjmowania budżetu Komisja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz organu Unii i proponuje określoną kwotę wkładu dla organu Unii oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną organowi. Komisja dostarcza projekt planu zatrudnienia organów Unii oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do której wniesiono o środki, niezwłocznie po uchwaleniu projektu budżetu.
7. Parlament Europejski oraz Rada przyjmują plan zatrudnienia organu Unii oraz wszelkie późniejsze zmiany do niego zgodnie z art. 38 ust. 1. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III - Komisja - do budżetu.
8. Zarząd przyjmuje budżet organu Unii oraz plan zatrudnienia wraz z dokumentem programowym, o którym mowa w art. 32. Stają się one ostateczne po ostatecznym przyjęciu budżetu, w którym określa się kwotę wkładu i plan zatrudnienia, a w razie konieczności budżet organu Unii i plan zatrudnienia podlegają odpowiednim dostosowaniom.
9. W momencie powierzania nowych zadań organowi Unii, Komisja - bez uszczerbku dla procedur legislacyjnych w odniesieniu do zmian aktu założycielskiego - przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie niezbędne informacje w celu oceny wpływu nowych zadań na zasoby organu Unii, aby w stosownych przypadkach dokonać przeglądu jego finansowania.
Artykuł 34
Budżety korygujące
Wszelkie zmiany budżetu organu Unii, w tym jego planu zatrudnienia, są przedmiotem budżetu korygującego, przyjmowanego w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy organu Unii, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz art. 33 niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ 2
Struktura i prezentacja budżetu organu unii
Artykuł 35
Struktura budżetu organu Unii
Budżet organu Unii składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.
Artykuł 36
Nomenklatura budżetowa
W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności organu Unii, zestawienie wydatków musi być określone na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ustalana jest przez organ Unii; w ramach nomenklatury dokonuje się wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami na wydatki administracyjne i środkami operacyjnymi.
Artykuł 37
Prezentacja budżetu organu Unii
W budżecie organu Unii wykazuje się:
1.
w przypadku zestawienia dochodów:
a)
szacowane dochody organu Unii na dany rok budżetowy („rok N”);
b)
szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok N-2;
c)
właściwe uwagi do każdej linii w budżecie dotyczącej dochodu;
2.
w przypadku zestawienia wydatków:
a)
środki na zobowiązania i środki na płatności na rok N;
b)
środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zaciągnięte zobowiązania oraz wydatki zrealizowane w roku N-2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu Unii z roku N;
c)
skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach;
d)
właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.
Artykuł 38
Zasady dotyczące planów zatrudnienia personelu
1. Plan zatrudnienia, o którym mowa w art. 33, obejmuje, uwzględniając liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na poprzedni rok, jak również liczbę stanowisk rzeczywiście obsadzonych. Stanowi to bezwzględny limit dla organu Unii. Nie można dokonywać dodatkowych powołań poza ustalonym limitem.
Z wyjątkiem stopni AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 zarząd może jednak zmienić plan zatrudnienia o maksymalnie 10 % zatwierdzonych stanowisk pod następującymi warunkami:
a)
utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel przewidzianych na cały rok budżetowy;
b)
nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w planie zatrudnienia;
c)
udziału organu Unii w analizie porównawczej z innymi organami Unii, co zainicjowała Komisja, dokonując przeglądu swojego stanu zatrudnienia.
2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit drugi, skutki zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonego przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane zatrudnieniem dodatkowego personelu. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, organ Unii bezzwłocznie podejmuje odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 akapit drugi lit. b).
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU ORGANU UNII
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Artykuł 39
Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami
1. Dyrektor wykonuje funkcję urzędnika zatwierdzającego. Wykonuje on dochody i wydatki budżetowe zgodnie z przepisami finansowymi organu Unii oraz zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków.
2. Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, organ Unii uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.
Artykuł 40
Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu
1. Dyrektor może delegować swoje uprawnienia do wykonywania budżetu na personel organu Unii objęty regulaminem pracowniczym, zgodnie z warunkami ustanowionymi w przepisach finansowych organu Unii przyjętymi przez zarząd. Podmioty, którym zostały delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.
2. Podmiot, któremu przekazano uprawnienia, może je subdelegować, jak przewidziano w zasadach wykonywania niniejszego rozporządzenia, o których mowa w art. 114. Każda subdelegacja uprawnień wymaga wyraźnej zgody dyrektora.
Artykuł 41
Konflikt interesów
1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu Unii.
W razie wystąpienia takiego zagrożenia dana osoba rezygnuje z wykonywania tych działań i przekazuje sprawę właściwemu organowi, który stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów, dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Właściwy organ podejmuje dalsze stosowne działania.
2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą.
3. Właściwy organ, określony w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownikiem tym jest dyrektor, właściwym organem jest zarząd, lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim,- rada wykonawcza.
4. Organ Unii przyjmuje zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim.
Artykuł 42
Metoda wykonywania budżetu organu Unii
1. Budżet organu Unii wykonywany jest przez dyrektora poprzez departamenty mu podlegające.
2. Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, zadania przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.
ROZDZIAŁ 2
Podmioty upoważnione do działań finansowych
Sekcja 1
Zasada rozdzielenia obowiązków
Artykuł 43
Rozdzielenie obowiązków
Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.
Sekcja 2
Urzędnik zatwierdzający
Artykuł 44
Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego
1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.
2. Do celów ust. 1 urzędnik zatwierdzający, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radę wykonawczą na podstawie równoważnych norm ustanowionych przez Komisję dla swoich służb oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań - wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków.
Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.
Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, wspomagającą go w zakresie kontroli zagrożenia związanego z jego działalnością.
3. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.
4. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.
5. Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji udzielającej absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu organu Unii. Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 45
Kontrole ex ante
1. Każda operacja, o której mowa w art. 44, podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.
Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.
2. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet organu Unii przez urzędników zatwierdzających, o których mowa w art. 33 i 34.
3. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
4. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji. Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.
Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:
a)
wydatki są prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami;
b)
zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, określoną w art. 29.
Na potrzeby kontroli urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.
5. Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy, którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.
Artykuł 46
Kontrole ex post
1. Urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.
2. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.
Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu organu Unii są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w art. 45 ust. 4.
Urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Urzędnik zatwierdzający podejmuje działania w celu rozwiązania przedmiotowych kwestii.
Analiza ryzyka, o której mowa w ust. 1, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.
W przypadku programów wieloletnich urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.
3. Kontrole ex ante przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex post. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.
Jeżeli urzędnik zatwierdzający prowadzi audyty finansowe beneficjentów jako kontrole ex post, to odpowiednie zasady audytu są jasne, spójne i przejrzyste oraz zapewniają poszanowanie praw zarówno organu Unii, jak i podmiotów poddanych audytowi.
4. Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi, o których mowa w ust. 3, posiadają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez organ Unii i opartym na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.
Artykuł 47
Roczne skonsolidowane sprawozdanie z działalności
1. Urzędnik zatwierdzający składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności, w którym zamieszcza:
a)
informacje dotyczące:
-
wykonania rocznego programu prac organu, jego budżetu oraz planu zatrudnienia, o których mowa w art. 38,
-
systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej, w tym podsumowania liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez wewnętrznego audytora, jednostki audytu wewnętrznego, sporządzonych zaleceń oraz działań podjętych w następstwie tych zaleceń oraz zaleceń z lat poprzednich, o których mowa w art. 82 i 83,
-
wszelkich uwag Trybunału Obrachunkowego oraz działań podjętych następstwie tych uwag,
-
sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami nie naruszając przepisów art. 92, 96 i 97;
b)
oświadczenie urzędnika zatwierdzającego, w którym wskazuje on, czy posiada wystarczającą pewność, że - o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej:
-
informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji,
-
zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami,
-
wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych.
W skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli.
Skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności przedkładane jest zarządowi w celu przeprowadzenia jego oceny.
2. Nie później niż dnia 1 lipca każdego roku zarząd przesyła skonsolidowane sprawozdanie z działalności wraz z jego oceną Trybunałowi Obrachunkowemu, Komisji, Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie.
3. W należycie uzasadnionych przypadkach w akcie założycielskim można określić dodatkowe wymogi w zakresie sprawozdawczości, w szczególności, gdy jest to uzasadnione charakterem działalności danego organu.
Artykuł 48
Ochrona interesów finansowych Unii
1. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym na piśmie dyrektora, który udziela pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia na piśmie odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 54 ust. 5, oraz zarząd.
2. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.
Artykuł 49
Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu
W przypadku gdy - zgodnie z art. 40 - uprawnienia do wykonywania budżetu są delegowane lub subdelegowane, art. 44 ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio do delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 50
Uprawnienia i obowiązki księgowego
1. Zarząd wyznacza księgowego, podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, który jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy odpowiada w organie Unii za:
a)
właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;
b)
przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych, zgodnie z tytułem IX;
c)
prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem IX;
d)
wdrażanie, zgodnie z tytułem IX, reguł rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;
e)
określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;
f)
zarządzanie środkami pieniężnymi.
2. Dwa organy Unii bądź większa ich liczba może powołać tego samego księgowego.
Organy Unii mogą również uzgodnić z Komisją, iż księgowy Komisji pełni również funkcję księgowego organu Unii.
Organy Unii mogą powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu Unii, z uwzględnieniem analizy kosztów i korzyści, o której mowa w art. 29.
W przypadku, o którym mowa w niniejszym akapicie, dokonują oni wszelkich niezbędnych ustaleń w celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów.
3. Księgowy uzyskuje od urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej organu Unii oraz wykonania budżetu. Urzędnik zatwierdzający gwarantuje wiarygodność tych informacji.
4. Przed przyjęciem przez dyrektora sprawozdań finansowych są one podpisywane przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie wystarczającej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej organu Unii są prawdziwe i rzetelne.
Do celów akapitu pierwszego księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z unijnymi regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.
Urzędnik zatwierdzający przekazuje księgowemu wszelkie informacje niezbędne do wypełniania jego obowiązków.
Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez nich środków finansowych, za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez nich wydatków oraz za kompletność i rzetelność informacji przekazywanych księgowemu.
5. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań finansowych.
W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.
6. Z zastrzeżeniem ust. 7 niniejszego artykułu i art. 51 jedynie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.
7. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na podlegających mu pracowników, objętych przepisami regulaminu pracowniczego, w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonania jego obowiązków.
8. Akt o delegowaniu uprawnień określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.
Sekcja 4
Administrator rachunków zaliczkowych
Artykuł 51
Rachunki zaliczkowe
W celu wypłaty niewielkich kwot i poboru dochodów, o których mowa w art. 6, można tworzyć rachunki zaliczkowe. Rachunki zaliczkowe zasila księgowy, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych wyznaczani przez księgowego.
Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora rachunków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć kwoty 60 000 EUR i jest określana przez każdy organ Unii w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 74 ust. 1, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.
ROZDZIAŁ 3
Odpowiedzialność podmiotów działań finansowych
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 52
Wycofanie uprawnień delegowanych na podmioty upoważnione do działań finansowych i ich zawieszenie w wykonywaniu obowiązków
1. Organ, który wyznaczył delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających, może w dowolnym czasie wycofać, czasowo lub na stałe, delegowane na nich uprawnienia. Urzędnik zatwierdzający może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.
2. Zarząd, który wyznaczył księgowego lub administratora rachunków zaliczkowych lub księgowego i administratora rachunków zaliczkowych, może w dowolnym czasie, czasowo lub na stałe, zawiesić ich w wykonywaniu obowiązków. W takim przypadku zarząd powołuje księgowego na okres przejściowy.
3. Ustępy 1 i 2 pozostają bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego wszczętego wobec podmiotów upoważnionych do działań finansowych, o których mowa w tych ustępach.
Artykuł 53
Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych za nielegalną działalność, nadużycia finansowe lub korupcję
1. Artykuły 52-56 pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, o których mowa w art. 52, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji wśród urzędników Unii lub urzędników państw członkowskich.
2. Nie naruszając przepisów art. 54, 55 i 56 niniejszego rozporządzenia, każdy urzędnik zatwierdzający, księgowy lub administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.
Sekcja 2
Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających
Artykuł 54
Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających
1. Urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.
2. Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy urzędnik zatwierdzający, umyślnie lub w wyniku rażącego zaniedbania ze swojej strony:
a)
ustala należności do odzyskania lub wystawia nakazy odzyskania środków, zaciąga zobowiązania lub podpisuje zlecenie płatnicze niezgodnie z niniejszym rozporządzeniem, lub - w stosownych przypadkach - przepisami wykonawczymi do rozporządzenia finansowego organu Unii;
b)
nie sporządza dokumentu ustalającego należność, nie wystawia nakazu odzyskania środków lub wystawia taki nakaz lub zlecenie płatnicze z opóźnieniem, narażając tym samym organ Unii na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.
3. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, który uzna, że decyzja, do której podjęcia jest zobowiązany, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadą należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który delegował na niego uprawnienia. Jeżeli organ, który delegował uprawnienia, wyda wówczas delegowanemu lub subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu uzasadnione polecenie na piśmie, aby podjął tę decyzję, to urzędnik zatwierdzający nie jest pociągany do odpowiedzialności.
4. W przypadku delegowania uprawnień urzędnik zatwierdzający pozostaje odpowiedzialny za wydajność i skuteczność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
5. Ustanowiony przez Komisję wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych lub też zespół, w którym Komisja uczestniczy zgodnie z art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do organu Unii, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że zarząd, lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza, postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów. W przypadkach przedłożonych przez organy Unii w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych powołanego przez Komisję lub zespołu, w którym Komisja uczestniczy, wchodzi jeden pracownik organu Unii.
Na podstawie opinii zespołu, o którym mowa w akapicie pierwszym, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub obowiązku zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół rozpozna problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora, zespół przesyła ją zarządowi oraz audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się, nie odnosząc się przy tym do konkretnych danych, do opinii zespołu w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i wskazuje, jakie działania następcze zostały podjęte.
6. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł organ Unii w wyniku poważnego uchybienia ze strony takiego pracownika w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem. Organ właściwy do mianowania podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym dotyczących spraw dyscyplinarnych.
Sekcja 3
Zasady mające zastosowanie do księgowych oraz administratorów rachunków zaliczkowych
Artykuł 55
Zasady mające zastosowanie do księgowych
Księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Księgowy może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:
a)
doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;
b)
dokonanie nieuprawnionej zmiany na rachunkach bankowych lub pocztowych rachunkach przelewowych (giro);
c)
odzyskanie należności lub dokonanie płatności kwot niezgodnych z nakazami odzyskania środków lub zleceniami płatniczymi;
d)
niedokonanie poboru należnych dochodów.
Artykuł 56
Zasady mające zastosowanie do administratorów rachunków zaliczkowych
Administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Administrator rachunków zaliczkowych może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:
a)
doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;
b)
nieprzedstawienie właściwych dokumentów potwierdzających dotyczących dokonywanych przez niego płatności;
c)
dokonanie płatności na rzecz osób innych niż uprawnione do otrzymania takich płatności;
d)
niedokonanie poboru należnych dochodów.
ROZDZIAŁ 4
Operacje po stronie dochodów
Artykuł 57
Wniosek o płatność
Organ Unii przedstawia Komisji wnioski o płatności całości lub części wkładu unijnego na podstawie art. 19 ust. 6 zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.
Artykuł 58
Postępowanie w odniesieniu do odsetek
Odsetki uzyskane z tytułu funduszy przekazanych organowi Unii przez Komisję za pośrednictwem wkładu finansowego nie są należne budżetowi.
Artykuł 59
Prognoza należności
1. Kiedy urzędnik zatwierdzający dysponuje wystarczającymi i wiarygodnymi informacjami na temat środka lub sytuacji, które mogą doprowadzić do powstania kwoty należnej organowi Unii, sporządza prognozę należności.
2. Urzędnik zatwierdzający dokonuje korekty prognozy należności, gdy tylko uzyska wiedzę o zdarzeniu skutkującym zmianą środka lub sytuacji, które były podstawą sporządzenia prognozy.
Sporządzając nakaz odzyskania środków w odniesieniu do środka lub sytuacji, na podstawie których wcześniej sporządzono prognozę należności, urzędnik zatwierdzający odpowiednio koryguje tę prognozę.
Jeżeli nakaz odzyskania środków sporządza się na taką samą kwotę jak w pierwotnej prognozie, prognozę tę obniża się do zera.
Artykuł 60
Ustalanie należności
1. Ustalanie należności to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:
a)
sprawdza istnienie długu;
b)
określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu;
c)
sprawdza warunki, zgodnie z którymi dług jest wymagalny.
2. Wszelkie należności uznane za pewne, o określonej wartości i wymagalne są ustalane nakazem odzyskania środków przekazywanym księgowemu, a następnie notą debetową przesyłaną dłużnikowi, przy czym oba te dokumenty sporządza urzędnik zatwierdzający.
3. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.
4. Za każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie ustanowionym w nocie debetowej nalicza się odsetki zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012.
5. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo. Ustalenie tymczasowe obejmuje odzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie. Przed końcem roku budżetowego urzędnik zatwierdzający zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, by odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.
Artykuł 61
Zezwolenie na odzyskanie środków
Zezwolenie na odzyskanie środków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu, wystawiając nakaz odzyskania środków, odzyskanie kwoty należnej ustalonej przez tego urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 62
Zasady dotyczące odzyskiwania środków
1. Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na należne kwoty należycie ustalone przez urzędnika zatwierdzającego. Księgowy z należytą starannością zapewnia pobór dochodów organu Unii i ochronę jego praw.
2. Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności, przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez kompensację oraz - jeżeli nie jest to możliwe - egzekucję należności.
3. Księgowy odzyskuje środki przez kompensowanie roszczeń organu Unii wobec dłużnika z roszczeniami dłużnika wobec organu Unii. Roszczenia te muszą być pewne, o określonej wartości i wymagalne.
4. Jeżeli urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu musi być uzasadniona. Urzędnik zatwierdzający może delegować uprawnienia związane z decyzją o odstąpieniu wyłącznie w przypadku kwot należności poniżej 5 000 EUR.
Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.
5. Urzędnik zatwierdzający anuluje ustaloną należność w części lub w całości, jeżeli w następstwie wykrycia błędu okazuje się, że należność nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie dokonywane jest na podstawie decyzji urzędnika zatwierdzającego oraz jest odpowiednio uzasadnione.
Artykuł 63
Formalności związane z poborem
1. Po faktycznym odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia urzędnika zatwierdzającego.
2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu wydaje się pokwitowanie.
3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.
Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.
Artykuł 64
Dodatkowy termin płatności
1. Księgowy we współpracy z urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin płatności, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:
a)
dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy procentowej określonej w art. 83 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
b)
w celu ochrony praw organu Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego organu Unii.
Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, zatwierdzoną przez księgowego organu Unii.
2. W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.
Artykuł 65
Wykaz należności
1. Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających odzyskaniu. Należności organu Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje także decyzje o odstąpieniu bądź częściowym odstąpieniu od odzyskania ustalonych należności. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez organ Unii sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.
2. Organ Unii ustanawia wykaz swoich należności, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem sądu (res iudicata) i w których w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. To samo dotyczy danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalny tytuł wskazuje jedną lub więcej osób fizycznych.
Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności organu Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.
Artykuł 66
Okres przedawnienia
Okres przedawnienia kwot należnych organowi Unii od osób trzecich oraz kwot należnych osobom trzecim od organu Unii wynosi pięć lat.
Artykuł 67
Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności
W przypadku gdy organ Unii pobiera opłaty i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności sporządzany jest na początku każdego roku budżetowego.
W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są wyłącznie na podstawie przepisów prawnych lub decyzji zarządu, urzędnik zatwierdzający po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia nakazu odzyskania środków i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności organu Unii. Księgowy prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu organu Unii z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.
W przypadku gdy organ Unii stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.
Organ Unii świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych wyłącznie wówczas, jeśli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. W wyjątkowych okolicznościach usługi mogą być jednak świadczone bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności. W przypadkach gdy usługa świadczona jest bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności, stosuje się art. 60-66.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 68
Decyzja w sprawie finansowania
1. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.
2. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków poprzedzone są decyzją w sprawie finansowania.
3. Roczny program prac organu Unii odpowiada decyzji finansowej dotyczącej czynności, które program ten obejmuje, pod warunkiem że elementy określone w art. 32 ust. 3 są precyzyjnie opisane.
4. Środki na wydatki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.
Artykuł 69
Rodzaje zobowiązań
1. Zobowiązanie budżetowe to operacja polegająca na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia płatności dokonywanych następnie w celu wywiązania się ze zobowiązań prawnych.
2. Zobowiązanie prawne to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zaciąga lub stwierdza zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie finansowe.
3. Zobowiązania budżetowe należą do jednej z trzech poniższych kategorii:
a)
indywidualne: zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są znane;
b)
globalne: zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny, gdy co najmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany;
c)
tymczasowe: zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota, ani końcowi odbiorcy płatności nie są ostatecznie znane.
Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do kolejnych płatności lub, w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.
4. Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt założycielski lub akt podstawowy lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.
Artykuł 70
Zasady mające zastosowanie do zobowiązań
1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet organu Unii, urzędnik zatwierdzający musi zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne wobec osób trzecich.
2. Obowiązek zaciągnięcia zobowiązania budżetowego przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego przewidziany w ust. 1 nie ma zastosowania do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez organ Unii.
3. Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiadających im indywidualnych zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku N+1.
Z zastrzeżeniem art. 69 ust. 4 i art. 87 ust. 2 indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągane są do dnia 31 grudnia roku N.
Pod koniec okresów, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim, urzędnik zatwierdzający umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych.
Kwota każdego indywidualnego zobowiązania prawnego przyjętego w następstwie globalnego zobowiązania budżetowego jest przed podpisaniem ujmowana przez urzędnika zatwierdzającego na kontach budżetowych i w globalnym zobowiązaniu budżetowym.
4. Ostateczny termin wykonania zobowiązań budżetowych i prawnych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.
Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy po terminie, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, zostają umorzone zgodnie z art. 16.
Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności w rozumieniu art. 75 w ciągu dwóch lat od podpisania zobowiązania prawnego, zostaje umorzona, z wyjątkiem przypadku, gdy kwota ta wynika ze spraw będących przedmiotem sporu przed sądami lub organami arbitrażowymi lub gdy w aktach podstawowych określono przepisy szczegółowe.
Artykuł 71
Weryfikacje mające zastosowanie do zobowiązań
1. Przyjmując zobowiązanie budżetowe, urzędnik zatwierdzający zapewnia aby:
a)
wydatkiem obciążono odpowiednią pozycję w budżecie organu Unii;
b)
środki były dostępne;
c)
wydatek był zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;
d)
przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
2. Ujmując zobowiązanie prawne przez potwierdzenie go podpisem własnoręcznym lub elektronicznym, urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby:
a)
zobowiązanie to było pokryte odpowiadającym mu zobowiązaniem budżetowym;
b)
wydatek był legalny i prawidłowy oraz zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;
c)
przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
Artykuł 72
Poświadczanie zasadności wydatków
Poświadczanie zasadności wydatków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:
a)
sprawdza istnienie należności wobec wierzyciela;
b)
określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę roszczenia;
c)
sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność stała się wymagalna.
Artykuł 73
Poświadczanie zasadności i forma „dopuszczenia płatności”
1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.
2. Urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.
3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez urzędnika zatwierdzającego.
4. W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis urzędnika zatwierdzającego.
W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 74
Zatwierdzanie wydatków
1. Zatwierdzenie wydatku to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków i przez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność poświadczył urzędnik zatwierdzający.
Jeżeli okresowo dokonywane są płatności z tytułu świadczonych usług, w tym usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, to urzędnik zatwierdzający może, na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu bezpośredniego polecenia zapłaty.
2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 44 ust. 5.
3. W razie potrzeby zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 106 ust. 1.
Artykuł 75
Rodzaje płatności
1. Płatności dokonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami aktu podstawowego lub z zamówieniem lub postanowieniami umowy o udzielenie dotacji; płatność obejmuje co najmniej jedną z następujących operacji:
a)
płatność całej kwoty należnej;
b)
płatność kwoty należnej na jeden z następujących sposobów:
1)
przez zaliczkowanie, które może być podzielone na kilka płatności po podpisaniu zamówienia lub umowy o udzielenie dotacji lub po otrzymaniu powiadomienia o udzieleniu dotacji;
2)
przez jedną lub kilka płatności okresowych odpowiadających częściowemu wykonaniu działania;
3)
przez płatność salda kwot należnych, jeżeli działanie zostało w pełni wykonane.
Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.
Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione w związku z wykonaniem umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.
Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.
2. W momencie dokonywania każdej z płatności w rachunkowości budżetowej dokonuje się rozróżnienia na poszczególne rodzaje płatności, o których mowa w ust. 1.
Artykuł 76
Płatność ograniczona do dostępnych środków
Księgowy realizuje wydatki w granicach dostępnych środków.
Artykuł 77
Terminy
Realizacja wydatków dokonywana jest zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012 oraz w terminach w nich określonych.
ROZDZIAŁ 6
Systemy informatyczne
Artykuł 78
Zarządzanie operacjami przy użyciu systemów elektronicznych
Jeżeli do zarządzania operacjami po stronie dochodów i wydatków wykorzystuje się systemy komputerowe, to podpisy na dokumentach można składać z wykorzystaniem procedur skomputeryzowanych lub elektronicznych.
Artykuł 79
e-Administracja
Organ Unii ustanawia i stosuje jednolite normy elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w procedurach udzielania zamówień i udzielania dotacji. W szczególności w jak największym zakresie opracowują oni i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur udzielania dotacji i udzielania zamówień i wyznaczają w tym celu jeden elektroniczny obszar wymiany danych dla wnioskodawców, kandydatów i oferentów.
Artykuł 80
Dobra administracja
1. Urzędnik zatwierdzający podaje niezwłocznie do publicznej wiadomości informacje o konieczności przedstawienia dowodów lub dokumentacji, ich formie i wymaganej treści, a w stosownych przypadkach także o orientacyjnym terminie ukończenia procedury udzielania dotacji lub zamówienia
2. Jeżeli z powodu oczywistego błędu pisarskiego popełnionego przez wnioskodawcę lub oferenta wnioskodawca lub oferent nie przedstawił dowodów lub nie złożył oświadczeń, komitet oceniający lub - w stosownych przypadkach - urzędnik zatwierdzający zwraca się do wnioskodawcy lub oferenta o dostarczenie brakujących informacji lub wyjaśnienie dokumentów potwierdzających, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków. Tego rodzaju informacje lub wyjaśnienia nie mogą zasadniczo zmieniać wniosku ani warunków oferty.
Artykuł 81
Wskazanie środków odwoławczych
Jeżeli decyzja podjęta zgodnie z procedurą przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa wnioskodawcy lub oferenta, beneficjenta lub wykonawcy, to wskazuje się w nim dostępne administracyjne lub sądowe środki odwoławcze umożliwiające zaskarżenie tego aktu.
W szczególności wskazuje się charakter odwołania, organ lub organy, do których można wnieść odwołanie, a także terminy składania odwołań.
ROZDZIAŁ 7
Audytor wewnętrzny
Artykuł 82
Powołanie audytora wewnętrznego oraz jego uprawnienia i obowiązki
1. Organ Unii ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.
2. Funkcja audytu wewnętrznego wykonywana jest przez wewnętrznego audytora Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy organu Unii ani Komisji
3. Audytor wewnętrzny doradza organowi Unii w kwestii postępowania w obszarach ryzyka, wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zalecenia służące poprawie warunków wykonywania operacji oraz propagowania należytego zarządzania finansami.
Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:
a)
ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;
b)
ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu organu Unii.
4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu Unii. Audytor wewnętrzny korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.
5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę skonsolidowane sprawozdanie roczne urzędnika zatwierdzającego i wszelkie inne określone informacje.
6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.
Audytor wewnętrzny składa sprawozdanie również w każdym z następujących przypadków:
-
gdy nie podjęto żadnych działań w odniesieniu do najpoważniejszych zagrożeń oraz zaleceń,
-
gdy istnieją poważne opóźnienia w realizacji zaleceń z lat poprzednich.
Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza analizuje informacje, o których mowa w art. 47 ust. 1 lit. a), oraz sprawdza, czy zalecenia zostały w pełni i terminowo wdrożone.
7. Organ Unii udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.
8. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.
Artykuł 83
Niezależność audytora wewnętrznego
Niezależność audytora wewnętrznego, jego odpowiedzialność za działania podjęte w ramach wykonywania swoich obowiązków oraz prawo audytora wewnętrznego do wniesienia sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej są określone zgodnie z art. 100 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 84
Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego
1. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza mogą ustanowić, z należytym uwzględnieniem opłacalności oraz wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wykonuje swoje funkcje zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.
Cel, zakres kompetencji oraz odpowiedzialność jednostki audytu wewnętrznego określone są w karcie służby audytu wewnętrznego i podlegają zatwierdzeniu przez zarząd lub, - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.
Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka w organie Unii.
Plan jest weryfikowany i zatwierdzany przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.
Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.
2. W przypadku gdy jednostka audytu wewnętrznego jednego z organów Unii nie jest opłacalna lub nie jest w stanie wykonywać swoich funkcji zgodnie ze standardami międzynarodowymi, organ Unii może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu Unii prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.
W takich przypadkach zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza przedmiotowych organów Unii uzgadniają praktyczne metody wykonania zadań wspólnej jednostki audytu wewnętrznego.
3. Organy kontroli wewnętrznej skutecznie współpracują, wymieniając informacje i sprawozdania z audytu, oraz - w stosownych przypadkach - przeprowadzając wspólne oceny ryzyka oraz wspólne audyty.
Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Artykuł 85
Przepisy ogólne
1. W odniesieniu do zamówień publicznych zastosowanie ma tytuł V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012 z zastrzeżeniem art. 86.
2. Organ Unii może na swój wniosek zostać włączony jako instytucja zamawiająca do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Unii.
3. Organ Unii uczestniczy w centralnej bazie danych o wykluczeniach ustanowionej i zarządzanej przez Komisję na podstawie art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 86
Procedury udzielania zamówień
1. Organ Unii może zawierać umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi lub ustanowionym na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2965/94 (8) Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych.
2. Organ Unii może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucją zamawiającą przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych. W takim przypadku stosuje się odpowiednio art. 133 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
TYTUŁ VI
PRZEPISY SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE ŚRODKÓW NA WYDATKI ADMINISTRACYJNE
Artykuł 87
Środki na wydatki administracyjne
1. Środki na wydatki administracyjne finansowe są środkami niezróżnicowanymi.
2. Wydatki administracyjne wynikające z zamówień obejmujących okresy dłuższe niż rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami bądź też odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet organu Unii w roku budżetowym, w którym są dokonywane.
3. Organ Unii przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 lipca każdego roku dokument roboczy dotyczący jej polityki nieruchomości, zawierający następujące informacje:
a)
w odniesieniu do każdego budynku - wydatki i powierzchnie, których dotyczą środki z odpowiednich linii budżetu organu Unii;
b)
spodziewaną ewolucję ogólnego planu powierzchni i lokalizacji w najbliższych latach, wraz z opisem już zidentyfikowanych, będących w fazie projektowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości;
c)
ostateczne warunki i koszty, a także istotne informacje dotyczące realizacji nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości uprzednio przedłożonych Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury ustanowionej w art. 88, a nieuwzględnionych w dokumentach roboczych z poprzedniego roku.
Artykuł 88
Projekty z zakresu nieruchomości
1. W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii, jak najwcześniej informuje on Parlament Europejski i Radę o potrzebnej powierzchni budynków i wstępnym harmonogramie, zanim przystąpi do ewentualnego badania lokalnego rynku w przypadku umów dotyczących nieruchomości lub zanim ogłosi zaproszenie do składania ofert lub przeprowadzi przetarg w przypadku robót budowlanych.
2. W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii, przedstawia on przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości zawierające szczegółowe szacunki kosztów i informacje na temat finansowania oraz wykaz projektów umów, które zamierza wykorzystać, i zwraca się do Parlamentu Europejskiego i Rady o zatwierdzenie, zanim zawrze umowy. Na wniosek organu Unii przedłożone dokumenty dotyczące przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości są traktowane jako poufne.
Z wyjątkiem wystąpienia siły wyższej Parlament Europejski i Rada rozpatrują propozycję przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt.
Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie wspomnianego czterotygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.
Jeżeli Parlament Europejski lub Rada we wspomnianym czterotygodniowym terminie przedstawią należycie uzasadnione obawy, to termin ten przedłuża się jednokrotnie o dwa tygodnie.
Jeżeli Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości, organ Unii wycofuje swoją propozycję i może przedłożyć nową propozycję.
3. W razie wystąpienia siły wyższej informacje, przewidziane w ust. 4, można przedłożyć wraz z przedsięwzięciem z zakresu nieruchomości. Parlament Europejski i Rada rozpatrują propozycję przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt. Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie wspomnianego dwutygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.
4. Za przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości mogące przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii uznaje się:
a)
wszelkie przypadki nabycia gruntów;
b)
nabycie, sprzedaż, przebudowa, budowa lub wszelkie przedsięwzięcia łączące te elementy i przewidziane do wdrożenia w tym samym czasie, przekraczające kwotę 3 000 000 EUR;
c)
wszelkie nowe umowy dotyczące nieruchomości (w tym użytkowania, dzierżawy długoterminowej i przedłużenia obowiązujących umów dotyczących nieruchomości na mniej korzystnych warunkach) nieobjęte przepisami ustanowionymi w lit. b), w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 750 000 EUR;
d)
przedłużenie lub odnowienie obowiązujących umów dotyczących budynków (w tym użytkowania i dzierżawy długoterminowej) na takich samych lub korzystniejszych warunkach, w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 3 000 000 EUR.
5. Nie naruszając przepisów art. 19 ust. 4, projekt nabycia budynku może być finansowany z wykorzystaniem pożyczki pod warunkiem uprzedniego zatwierdzenia przez Parlament Europejski i Radę.
Pożyczki są zaciągane i spłacane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami i z należytym uwzględnieniem najlepszych interesów finansowych Unii.
Jeżeli organ Unii proponuje sfinansowanie nabycia z wykorzystaniem pożyczki, to w planie finansowania przedkładanym przez organ Unii wraz z wnioskiem o uprzednie zatwierdzenie określa się w szczególności maksymalny poziom finansowania, jego okres, rodzaj i warunki oraz oszczędności w porównaniu z innymi rodzajami warunków umownych.
Parlament Europejski i Rada rozpatrują wniosek o uprzednie zatwierdzenie w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt, z możliwością jednokrotnego przedłużenia tego terminu o dwa tygodnie. Projekt nabycia z wykorzystaniem pożyczki uznaje się za odrzucony, jeżeli Parlament Europejski i Rada nie zatwierdzą go wyraźnie we wspomnianym terminie.
TYTUŁ VII
EKSPERCI
Artykuł 89
Wynagradzani eksperci
W odniesieniu do wyboru ekspertów stosuje się odpowiednio art. 287 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012. Ekspertom takim wypłaca się wynagrodzenie w ustalonej z góry kwocie i są oni wybierani na podstawie swoich umiejętności zawodowych. Wybór dokonywany jest w oparciu o kryteria wyboru zgodne z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.
TYTUŁ VIII
DOTACJE I NAGRODY PRZYZNAWANE PRZEZ ORGAN UNII
Artykuł 90
Dotacje
Jeżeli organ Unii może przyznawać dotacje zgodnie z aktem założycielskim lub na podstawie upoważnienia przez Komisję na podstawie art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tego rozporządzenia oraz przepisy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
Artykuł 91
Nagrody
Jeżeli organ Unii może przyznawać nagrody zgodnie z aktem założycielskim lub na podstawie upoważnienia przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tego rozporządzenia i przepisy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
TYTUŁ IX
PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKOWOŚĆ
ROZDZIAŁ 1
Prezentacja sprawozdań finansowych
Artykuł 92
Struktura sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe organu Unii obejmuje:
a)
sprawozdania finansowe organu Unii;
b)
sprawozdanie z wykonania budżetu organu Unii.
Artykuł 93
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami
1. Każdy organ Unii przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku budżetowym.
2. Dyrektor przesyła to sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oraz Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 31 marca roku następującego po danym roku budżetowym.
3. W sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 2, podaje się - zarówno w wartościach bezwzględnych, jak i wyrażonych procentowo - co najmniej wskaźnik realizacji środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między poszczególnymi pozycjami w budżecie.
Artykuł 94
Zasady sporządzania sprawozdań
1. Księgowy organu Unii stosuje zasady przyjęte przez księgowego Komisji oparte na przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardach rachunkowości dla sektora publicznego.
2. Sprawozdania finansowe organu Unii, o których mowa w art. 92, są zgodne z zasadami budżetowymi ustanowionymi w art. 5-31. Przedstawiają one prawdziwy i rzetelny obraz operacji budżetowych po stronie dochodów i wydatków.
Artykuł 95
Zasady rachunkowości
Sprawozdanie finansowe, o którym mowa w art. 92, przedstawia informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, zapewniając, że informacje te są właściwe, rzetelne, porównywalne i zrozumiałe. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości ujętymi w regułach rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 96
Sprawozdanie finansowe
1. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:
a)
bilans i sprawozdanie z finansowych wyników działalności, które przedstawiają wszystkie aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia poprzedniego roku; są one prezentowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
b)
rachunek przepływów pieniężnych wykazujący kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;
c)
zestawienie zmian w aktywach netto przedstawiające zestawienie zmian stanu rezerw w ciągu roku oraz skumulowane wyniki.
2. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i komentuje informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności organu Unii.
Artykuł 97
Sprawozdania z wykonania budżetu
1. Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane są euro. Obejmują one:
a)
sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku;
b)
informacje dodatkowe, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniu.
2. Wynik budżetowy stanowi różnica między:
-
wszystkimi dochodami pobranymi w odniesieniu do tego roku budżetowego,
-
a kwotą płatności dokonanych ze środków na ten rok budżetowy podwyższoną o kwotę środków przeniesionych na ten sam rok budżetowy.
Kwota różnicy, o której mowa w akapicie pierwszym, zostaje podwyższona lub pomniejszona, z jednej strony o kwotę netto środków przeniesionych z poprzednich lat budżetowych, które zostały anulowane, a z drugiej strony o:
-
dokonane płatności przekraczające środki niezróżnicowane przeniesione z poprzedniego roku budżetowego w wyniku wahań kursu euro,
-
saldo powstałe z tytułu różnic kursowych w ciągu tego roku budżetowego, zrealizowanych i niezrealizowanych.
3. Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet organu Unii.
Artykuł 98
Wstępne sprawozdania rachunkowe
1. Do dnia 1 marca kolejnego roku księgowy organu Unii przesyła swoje wstępne sprawozdania rachunkowe księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
2. Księgowy organu Unii przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 marca kolejnego roku pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
Artykuł 99
Zatwierdzenie końcowego sprawozdania rachunkowego
1. Zgodnie z art. 148 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 1 czerwca następnego roku przedstawia uwagi na temat wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii.
2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii, księgowy sporządza końcowe sprawozdanie rachunkowe organu Unii zgodnie z art. 50. Dyrektor przesyła je zarządowi, który wyraża opinię na temat tych sprawozdań.
3. Księgowy przesyła końcowe sprawozdania rachunkowe, wraz z opinią zarządu, księgowemu Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 lipca kolejnego roku budżetowego.
Księgowy organu Unii przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 lipca pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
4. Księgowy organu Unii przesyła również Trybunałowi Obrachunkowemu, z kopią do księgowego Komisji, w tym samym dniu, w którym przekazuje swoje końcowe sprawozdanie rachunkowe, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego.
Do końcowego sprawozdania rachunkowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że końcowe sprawozdanie rachunkowe zostało sporządzone zgodnie z niniejszym tytułem oraz obowiązującymi zasadami, przepisami i metodami rachunkowości.
Końcowe sprawozdanie rachunkowe publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku.
5. Dyrektor przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi przedstawione w jego rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Odpowiedzi organu Unii przesyłane są Komisji w tym samym czasie.
ROZDZIAŁ 2
Rachunkowość i ewidencja majątku
Sekcja 1
Przepisy wspólne
Artykuł 100
System rachunkowości
1. System rachunkowości organu Unii jest systemem służącym do strukturyzowania informacji budżetowych i finansowych w taki sposób, aby dane liczbowe mogły być zapisywane, klasyfikowane i rejestrowane.
2. Na system rachunkowości składają się konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.
3. Urzędnik zatwierdzający może również prowadzić konta analityczne.
Artykuł 101
Wymogi wspólne dotyczące systemu rachunkowości instytucji
Zgodnie z art. 152 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 księgowy Komisji przyjmuje reguły rachunkowości oraz ujednolicony plan kont do stosowania w organie Unii.
Sekcja 2
Konta księgi głównej i konta budżetowe
Artykuł 102
Konta księgi głównej
Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa organu Unii.
Artykuł 103
Zapisy w księgach rachunkowych
1. Zmiany na kontach oraz salda ujmowane są w księgach rachunkowych.
2. Wszelkie zapisy rachunkowe, włącznie z zapisami korygującymi na rachunkach, oparte są na dokumentach potwierdzających, do których się odnoszą.
3. System rachunkowości umożliwia pozostawienie jednoznacznej ścieżki audytu wszystkich zapisów księgowych.
Artykuł 104
Korekty księgowe
Po zamknięciu roku budżetowego i do czasu prezentacji końcowych sprawozdań rachunkowych księgowy organu Unii wprowadza wszelkie korekty, które nie pociągają za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, a są niezbędne do przedstawienia prawdziwych i rzetelnych sprawozdań rachunkowych. Korekty te są zgodne z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 101.
Artykuł 105
Rachunkowość budżetowa
1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową ewidencję wykonania budżetu organu Unii.
2. Do celu ust. 1 na kontach budżetowych ujmowane są wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków określone w tytule IV.
Artykuł 106
Ewidencja majątku
1. Organ Unii prowadzi ewidencję wykazującą w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich unijnych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych stanowiących własność Unii według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.
Organ Unii weryfikuje, czy zapisy zawarte w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym.
2. Sprzedaż środków trwałych organu Unii wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.
TYTUŁ X
KONTROLA ZEWNĘTRZNA, UDZIELENIE ABSOLUTORIUM I ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH
Artykuł 107
Kontrola zewnętrzna
1. Niezależny audytor zewnętrzny sprawdza, czy roczne sprawozdanie finansowe organu Unii prawidłowo przedstawia jego przychody, wydatki i sytuację finansową, zanim przeprowadzona zostanie konsolidacja w końcowym sprawozdaniu finansowym organu Unii.
Jeżeli akt założycielski nie przewiduje inaczej, Trybunał Obrachunkowy przygotowuje specjalne sprawozdanie roczne dotyczące organu Unii zgodnie z wymogami art. 287 ust. 1 TFUE.
Przygotowując sprawozdanie, o którym mowa w akapicie drugim, Trybunał uwzględnia audyt przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego, o którym mowa w akapicie pierwszym, oraz działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia audytora.
2. Organ Unii przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu swój budżet w ostatecznie przyjętej wersji. Niezwłocznie powiadamia on Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19 i 23.
3. Kontrola prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy podlega przepisom art. 158-163 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 108
Harmonogram procedury udzielania absolutorium
1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 15 maja roku N+2 udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu za rok N, chyba że przepisy aktu założycielskiego stanowią inaczej. Dyrektor informuje zarząd o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.
2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach jego odroczenia.
3. Jeśli Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor we współpracy z zarządem dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.
Artykuł 109
Procedura udzielania absolutorium
1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki dotyczące wszystkich dochodów i wydatków organu Unii, wynik budżetowy oraz aktywa i pasywa organu Unii wykazane w sprawozdaniu finansowym.
2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rozliczenia i sprawozdania finansowe organu Unii. Parlament Europejski bada również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora organu Unii, wszelkie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz wydane przez Trybunał Obrachunkowy poświadczenie wiarygodności dotyczące rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji podstawowych.
3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek oraz zgodnie z art. 165 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy.
Artykuł 110
Środki następcze
1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.
2. Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie na temat środków podjętych w odpowiedzi na uwagi i komentarze. Dyrektor przesyła kopię tego sprawozdania Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Artykuł 111
Kontrole na miejscu przeprowadzane przez Komisję, Trybunał Obrachunkowy oraz OLAF
1. Organ Unii udziela pracownikom Komisji i innym upoważnionym przez nią osobom, a także Trybunałowi Obrachunkowemu, dostępu do swoich terenów i lokali oraz do wszelkich informacji, włącznie z informacjami w formacie elektronicznym, niezbędnych w celu przeprowadzenia przez nich kontroli.
2. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) może prowadzić dochodzenia, w tym kontrole na miejscu oraz inspekcje, zgodnie z przepisami i procedurami ustanowionymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (9) oraz rozporządzeniu Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (10) w celu ustalenia, czy doszło do nadużycia, korupcji lub jakichkolwiek innych nielegalnych działań wpływających na interesy finansowe Unii w związku z przyznaną dotacją lub zamówieniem udzielonym na mocy niniejszego rozporządzenia.
3. Nie naruszając przepisów ust. 1 i 2, porozumienia z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, umowy, dotacje i zamówienia publiczne przyznawane przez organ Unii są objęte przepisami wyraźnie uprawniającymi Trybunał Obrachunkowy i OLAF do przeprowadzania tego rodzaju audytów i dochodzeń, zgodnie z ich odpowiednimi kompetencjami.
TYTUŁ XI
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 112
Wnioski o udzielenie informacji kierowane przez Parlament Europejski i Radę
Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień od organu Unii dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.
Artykuł 113
Przyjęcie nowego rozporządzenia finansowego organu Unii
Każdy organ, o którym mowa w art. 208 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 przyjmuje nowe rozporządzenie finansowe z zamiarem wprowadzenia go w życie w dniu 1 stycznia 2014 r. lub w każdym przypadku w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym organ zostaje objęty zakresem stosowania art. 208 tego rozporządzenia, po przyznaniu wkładu finansowego pokrywanego z budżetu.
Artykuł 114
Przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego organu Unii
Na wniosek dyrektora oraz po uzyskaniu zgody Komisji zarząd przyjmuje szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego organu Unii w zakresie, w jakim jest to niezbędne.
Artykuł 115
Uchylenie
Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002 traci moc z dniem 1 stycznia 2014 r. Artykuł 40 ma jednak zastosowanie do dnia 31 grudnia 2014 r., natomiast art. 27 ust. 4 i 7 stosuje się do dnia 31 grudnia 2015 r.
Artykuł 116
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2014 r. Artykuł 47 i art. 82 ust. 5 mają jednak zastosowanie od dnia 1 stycznia 2015 r., natomiast art. 32 i art. 33 ust. 5 i 8 stosuje się od dnia 1 stycznia 2016 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 30 września 2013 r.