NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 363/2012
tat-23 ta’ Frar 2012
dwar ir-regoli proċedurali għar-rikonoxximent u l-irtirar tar-rikonoxximent ta’ organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ kif previst fir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam
(Test b’relevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-20 ta’ Ottubru 2010 li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 8(7) tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 għandu l-għan, b’mod partikolari, li jimminimizza r-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u prodotti ġejjin minn injam bħal dan fis-suq intern. Organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandhom jassistu lil operaturi biex jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ dak ir-Regolament. Għal dik il-fini, huma għandhom jiżviluppaw sistema ta’ diliġenza, jagħtu lill-operaturi d-dritt li jużawha, u jivverifkaw l-użu sewwa tagħha.
(2)
Il-proċedura li biha l-Kummissjoni tirrikonoxxi organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandha tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Għalhekk, applikanti għandhom ikunu vvalutati wara li jkunu kkonsultati l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u wara li tkun inġabret informazzjoni suffiċjenti dwar applikant. Fejn ikun meħtieġ, il-ġbir ta’ informazzjoni għandu jinkludi żjajjar fil-post tan-negozju tal-applikant.
(3)
Jeħtieġ li tkun speċifikata l-kompetenza u l-kapaċità xierqa li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandu jkollhom biex jiddeterminaw il-konformità tal-injam ma’ leġiżlazzjoni rilevanti fil-pajjiż ta’ ħsad tiegħu u li jipproponu miżuri għall-valutazzjoni tar-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u ta’ prodotti li ġejjin minn injam bħal dan fis-suq. Fejn ir-riskju identifikat ma jkunx negliġibbli, organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandhom ukoll ikunu jistgħu jipproponu miżuri adegwati biex jimminimizzawh b’mod effikaċi.
(4)
Għandu jkun żgurat li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ jeżerċitaw il-funzjonijiet tagħhom b’mod trasparenti u indipendenti, jevitaw kull konflitt ta’ interess li joħroġ mill-funzjonijiet tagħhom u li jagħtu s-servizzi tagħhom lil operaturi b’mod mhux diskriminatorju.
(5)
Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi dwar irtirar ta’ rikonoxximent wara proċedura, li tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Qabel ma tieħu deċiżjoni, il-Kummissjoni għandha tikkonsulta mal-awtoritajiet kompetenti konċernati tal-Istati Membri u għandha tiġbor informazzjoni suffiċjenti, inklużi żjajjar fuq il-post fejn ikun meħtieġ. L-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata għandha tingħata l-opportunità li tissottometti kummenti qabel ma tittieħed deċiżjoni.
(6)
B’konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, il-Kummissjoni għandha tkun tista’ tirtira rikonoxximent jew fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhrilha li jkun meħtieġ mil-livell ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq aktar il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
(7)
Jeħtieġ li jkun żgurat li l-livell ta’ protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-dejta personali tagħhom fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament, b’mod partikolari fir-rigward ta’ pproċessar ta’ dejta personali fl-applikazzjonijiet għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, ikun konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-data [dejta] (2) u mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dik id-data [dejta] (3),
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, flimkien mad-definizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 2 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
(1)
“awtoritajiet kompetenti konċernati” tfisser awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri li fihom organizzazzjoni ta’ monitoraġġ jew applikant għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ikunu stabbiliti legalment jew li fihom jipprovdu servizzi jew ikunu biħsiebhom jipprovdu servizzi skont it-tifsira tad-Direttiva 2006/123/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4);
(2)
“evidenza ta’ kwalifiki formali” tfisser diplomi, ċertifikati u evidenza oħra maħruġa minn awtorità fi Stat, maħtura skont dispożizzjonijiet leġiżlattivi jew amministrattivi ta’ dak l-Istat u li tiċċertifika li jkun tlesta b’suċċess taħriġ professjonali;
(3)
“esperjenza professjonali” tfisser li wieħed ikun qed jeżerċita fil-fatt u b’mod leċitu l-professjoni konċernata.
Artikolu 2
Applikazzjoni għal rikonoxximent
1. Kwalunkwe entità, pubblika jew privata, kemm jekk kumpannija, korporazzjoni, ditta, impriża, istituzzjoni jew awtorità, stabbilita legalment fl-Unjoni, tista’ tissottometti lill-Kummissjoni applikazzjoni biex tkun rikonoxxuta bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
L-entità għandha tissottometti l-applikazzjoni fi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-Unjoni flimkien mad-dokumenti elenkati fl-Anness.
2. Biex ikun rikonoxxut bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, applikant għandu juri li jissodisfa r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament.
3. Il-Kummissjoni għandha tikkonferma l-wasla ta’ applikazzjoni u tipprovdi lill-applikant b’numru ta’ referenza fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-wasla.
Hija għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’terminu ta’ żmien indikattiv li matulu hija tiddeċiedi dwar l-applikazzjoni. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant kull darba li hija tirrevedi t-terminu ta’ żmien indikattiv minħabba l-ħtieġa li tikseb informazzjoni jew dokumenti addizzjonali għall-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
4. Fejn ikunu għaddew tliet xhur mill-wasla ta’ applikazzjoni jew mill-aħħar komunikazzjoni bil-miktub mill-Kummissjoni lil applikant, skont liema minnhom tkun l-aħħar, u l-Kummissjoni ma tkunx adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent jew ċaħdet l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant bil-miktub dwar il-progress fil-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
L-ewwel subparagrafu jista’ japplika aktar minn darba għat-trattament ta’ applikazzjoni waħda.
5. Il-Kummissjoni għandha tibgħat kopja tal-applikazzjoni u ta’ dokumenti ta’ prova lill-awtoritajiet kompetenti konċernati, li jistgħu jipprovdu kummenti dwar l-applikazzjoni fi żmien xahar mid-data ta’ trażmissjoni.
Artikolu 3
Dokumenti addizzjonali u aċċess għall-post tan-negozju
1. Fuq talba tal-Kummissjoni, applikant jew l-awtoritajiet kompetenti konċernati għandhom jissottomettu kwalunkwe informazzjoni jew dokumenti addizzjonali meħtieġa mill-Kummissjoni f’terminu ta’ żmien speċifikat.
2. L-applikant għandu jagħti lill-Kummissjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex tivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmija fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 jkunu ssodisfati. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf bil-quddiem lill-applikant dwar żjara. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
Artikolu 4
Deċiżjoni ta’ rikonoxximent
Fejn il-Kummissjoni tkun adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent skont l-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandha tinnotifika lill-applikant konċernat fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-adozzjoni ta’ dik id-deċiżjoni.
Il-Kummissjoni għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’ċertifikat ta’ rikonoxximent mingħajr dewmien u għandha tikkomunika d-deċiżjoni tagħha lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fit-terminu ta’ żmien imsemmi fl-ewwel paragrafu.
Artikolu 5
Personalità ġuridika u stabbiliment legali fl-Unjoni
1. Fejn applikant ikun stabbilit legalment f’aktar minn Stat Membru wieħed, huwa għandu jipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju reġistrat, l-amministrazzjoni ċentrali jew il-post prinċipali tan-negozju tiegħu fl-Unjoni, kif ukoll dwar l-aġenziji, fergħat jew sussidjarji kollha tiegħu stabbiliti fit-territorju ta’ kwalunkwe Stat Membru. L-applikant għandu jiddikjara wkoll f’liema Stati Membri huwa jkun biħsiebu jipprovdi servizzi.
2. Applikant li jkun, jew li jifforma parti minn awtorità ta’ Stat Membru ma jkunx meħtieġ li jġib prova tal-personalità ġuridika jew tal-istabbiliment legali tiegħu fl-Unjoni.
Artikolu 6
Kompetenza xierqa
1. Għall-fini li jkun żgurat eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ kif previst mill-Artikolu 8(2)(b) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, il-persunal teknikament kompetenti ta’ applikant għandu jissodisfa l-kriterji minimi li ġejjin, ikkonfermati minn evidenza ta’ kwalifiki formali u esperjenza professjonali:
(a)
taħriġ professjonali formali f’dixxiplina rilevanti għall-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
għal pożizzjonijiet tekniċi ogħla, mill-inqas ħames snin ta’ esperjenza professjonali f’funzjoni relatata mal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, dixxiplini relatati ma’ forestrija, ambjent, liġi, ġestjoni ta’ negozju, ġestjoni ta’ riskju, kummerċ, awditjar, kontroll finanzjarju jew ġestjoni ta’ katina ta’ provvista għandhom jitqiesu dixxiplini relatati.
2. Applikant għandu jżomm rekords li jiddokumentaw id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet tal-persunal tiegħu. L-applikant għandu jkollu lesti proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u l-kompetenza teknika tal-persunal tiegħu.
Artikolu 7
Kapaċità ta’ eżerċitar ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ
1. Applikant għandu juri li jkollu stabbilit dan kollu li ġej:
(a)
struttura organizzattiva li tiżgura eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
sistema ta’ diliġenza li għandha tkun disponibbli għall-operaturi u użata minnhom;
(c)
politiki u proċeduri li jippermettu l-evalwazzjoni u t-titjib tas-sistema ta’ diliġenza;
(d)
proċeduri u proċessi għall-verifika tal-użu xieraq tas-sistema ta’ diliġenza tiegħu minn operaturi;
(e)
proċeduri għal azzjonijiet korrettivi li jkollhom jittieħdu f’każ ta’ nuqqas minn operatur li juża b’mod xieraq is-sistema ta’ diliġenza tiegħu.
2. Flimkien mar-rekwiżiti tal-paragrafu 1, applikant għandu juri li jkollu kapaċità finanzjarja u teknika biex jeżerċita l-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Artikolu 8
Nuqqas ta’ konflitt ta’ interess
1. Applikant għandu jkun organizzat biex jissalvagwardja l-oġġettività u l-imparzjalità tal-attivitajiet tiegħu.
2. Applikant għandu jidentifika, janalizza u jżomm rekords li jiddokumentaw riskji ta’ konflitt ta’ interess li jinqalgħu b’riżultat tal-eżerċitar tiegħu ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, inkluż kull konflitt li joħroġ mir-relazzjonijiet tiegħu ma’ korpi jew sottokuntratturi relatati.
3. Fejn riskju ta’ konflitt ta’ interess ikun identifikat l-applikant għandu jkollu lesti politiki u proċeduri miktubin biex jevita konflitti ta’ interess f’livell organizzattiv u individwali. Il-politiki u l-proċeduri miktubin għandhom ikunu miżmuma u jkunu implimentati. Dawk il-politiki u proċeduri jistgħu jinkludu awditjar minn partijiet terzi.
Artikolu 9
Informazzjoni dwar bidliet sussegwenti
1. Organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandha tgħarraf lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe waħda minn dawn is-sitwazzjonijiet li ġejjin li jseħħu wara r-rikonoxximent tagħha:
(a)
bidla li tista’ taffettwa l-ħila ta’ dik l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ biex tkun konformi mar-rekwiżiti fl-Artikoli 5 sa 8, li tkun seħħet wara r-rikonoxximent tagħha;
(b)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tistabbilixxi aġenziji, fergħat jew sussidjarji fl-Unjoni, minbarra dawk iddikjarati fl-applikazzjoni tagħha;
(c)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tiddeċiedi li tipprovdi servizzi fi Stat Membru barra minn kif iddikjarat fl-applikazzjoni tagħha jew fi Stat Membru fejn tkun iddikjarat li tkun waqfet tipprovdi s-servizzi tagħha skont il-punt (d);
(d)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tieqaf tipprovdi servizzi f’xi Stat Membru.
2. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika l-informazzjoni kollha miksuba skont il-paragrafu 1 lill-awtoritajiet kompetenti konċernati.
Artikolu 10
Reviżjoni tad-deċiżjoni ta’ rikonoxximent
1. Il-Kummissjoni tista’ tirrevedi, fi kwalunkwe ħin, deċiżjoni li tirrikonoxxi organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Il-Kummissjoni għandha tagħmel reviżjoni bħal din f’kull waħda mis-sitwazzjonijiet li ġejjin:
(a)
awtorità kompetenti konċernata tgħarraf lill-Kummissjoni li hija tkun qieset li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq il-funzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 8(1) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 jew li ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 kif speċifikat fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(b)
il-Kummissjoni jkollha informazzjoni rilevanti, inkluż tħassib sostnut minn partijiet terzi, li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(1) u (2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(c)
organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tkun għarrfet lill-Kummissjoni dwar bidliet imsemmija fl-Artikolu 9(1)(a) ta’ dan ir-Regolament.
2. Fejn tkun inbdiet reviżjoni, il-Kummissjoni għandha tkun assistita minn tim ta’ reviżjoni biex tmexxi reviżjoni u twettaq kontrolli.
3. Applikant għandu jagħti lit-tim ta’ reviżjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex jivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament ikunu ssodisfati. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
4. It-tim ta’ reviżjoni għandu jagħmel abbozz ta’ rapport li fih jiddikjara x’ikun sab. Evidenza ta’ prova għandha tinhemeż mar-rapport ta’ reviżjoni.
Ir-rapport ta’ reviżjoni għandu jinkludi rakkomandazzjoni dwar jekk ir-rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandux ikun irtirat.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jibgħat ir-rapport ta’ reviżjoni lill-awtoritajiet kompetenti konċernati. Dawk l-awtoritajiet jistgħu jipprovdu kummenti fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tar-rapport.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jipprovdi lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata b’sommarju tas-sejbiet u tal-konklużjonijiet tar-rapport. L-organizzazzjoni tista’ tipprovdi kummenti lit-tim ta’ reviżjoni fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tas-sommarju.
5. It-tim ta’ reviżjoni għandu jirrakkomanda fir-rapport ta’ reviżjoni tiegħu l-irtirar tar-rikonoxximent fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhirlu li jkun meħtieġ mil-livel ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn iqis li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha qed twettaq il-funzjonijiet jew tħares ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
It-tim ta’ reviżjoni jista’ minflok jirrakkomanda li l-Kummissjoni toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali, jew li l-Kummissjoni ma tieħu ebda azzjoni ulterjuri.
Artikolu 11
Deċiżjoni biex rikonoxximent ikun irtirat
1. Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi jekk tirtirax rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, wara li tqis ir-rapport ta’ reviżjoni msemmi fl-Artikolu 10.
2. Il-Kummissjoni tista’ toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali fejn il-livell ta’ nuqqasijiet misjuba ma jwassalx għal determinazzjoni, skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, li l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx aktar qed twettaq il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) ta’ dak ir-Regolament.
3. Deċiżjoni ta’ rtirar ta’ rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, kif ukoll avviż jew twissija skont il-paragrafu 2 għandhom ikunu nnotifikati lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata u kkomunikati lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mill-adozzjoni tagħha.
Artikolu 12
Protezzjoni ta’ dejta
Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr ħsara għar-regoli li jikkonċernaw l-ipproċessar ta’ dejta personali stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE u fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Artikolu 13
Dispożizzjonijiet finali
Dan ir-Regolament Delegat għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, it-23 ta’ Frar 2012.