NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1398/2014
ze dne 24. října 2014,
kterým se stanoví normy a postupy týkající se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 2 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy mají být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Kompetenční rámec, který se má použít v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, musí definovat průřezové kompetence, které jsou požadovány v mnoha odvětvích dobrovolnické činnosti a zaměstnanosti, a rovněž stanovit specifické kompetence, které jsou potřebné pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU a pro práci na humanitární pomoci. Jeho součástí by měl být seznam příkladů technických kompetencí. To by mělo pomoci zajistit efektivní a potřebami odůvodněný výběr a přípravu zájemců o dobrovolnickou činnost na základě společného kompetenčního rámce.
(4)
Aby bylo možné jejich kompetence, vzdělávací potřeby a výsledky učení dokumentovat a hodnotit, měli by humanitární dobrovolníci EU po celou dobu své účasti na iniciativě postupovat podle snadno použitelného plánu učení a rozvoje. Při vytváření tohoto plánu se bude vycházet z poznatků získaných při iniciativách Youth Pass (pas mládeže) (2) a Europass (3).
(5)
Účastí na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU si dobrovolníci mohou na základě znalostí, dovedností a kompetencí, které zde získají, zlepšit svou zaměstnatelnost. Účast je rovněž důkazem jejich solidarity s lidmi, kteří potřebují pomoc, a jejich odhodlání vyzdvihovat vědomí evropského občanství. Zvláštní ustanovení by proto měla v největší možné míře usnadnit uznávání neformálního a informálního učení humanitárních dobrovolníků EU v souladu s doporučením Rady ze dne 20. prosince 2012 o uznávání neformálního a informálního učení (4).
(6)
Normy, kterými se řídí partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizace, jsou důležité jak pro odvětví humanitární pomoci, tak pro dobrovolnické organizace. Podporují cíl, kterým je budování partnerství mezi provádějícími organizacemi, a jsou vyjádřením vzájemné odpovědnosti těchto organizací i jednotlivých humanitárních dobrovolníků za dosahování cílů iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Je třeba definovat zásady, na nichž je partnerství postaveno, a dohoda o partnerství by měla stanovovat minimální požadavky pro to, aby se partneři o projekty zahrnující vysílání humanitárních dobrovolníků EU do třetích zemí mohli ucházet nebo tyto projekty spravovat.
(7)
Zásady týkající se rovných příležitostí a nediskriminace jsou zakotveny ve vnitrostátních právních předpisech a právních předpisech Unie a vysílající a přijímající organizace by je měly vždy dodržovat a podporovat. V případě potřeby jsou nicméně podle konkrétních okolností přijaty zvláštní výjimky týkající se definice úlohy a profilu humanitárních dobrovolníků EU.
(8)
Dodržování příslušných vnitrostátních právních předpisů a práva Unie, jakož i právních předpisů přijímající země je velmi důležité. Odpovědnost za něj nesou vysílající a přijímající organizace, jež jsou rovněž povinny informovat humanitární dobrovolníky EU o jejich právech a zákonných povinnostech plynoucích z daných předpisů a o jejich právu na pojistné krytí. Základním předpokladem pro vyslání dobrovolníků je jejich jasný právní status, který by tudíž měl být definován ve smlouvě o vyslání uzavírané mezi vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU. Zvláštní pozornost by rovněž měla být věnována ochraně osobních údajů, potřebě jednat v souladu se zásadami integrity a s etickým kodexem a ochraně práv dětí a ohrožených dospělých osob, zejména zavedením zásady nulové tolerance pohlavního zneužívání.
(9)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví normy týkající se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, pokud jde o tyto záležitosti uvedené v čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014:
a)
kompetenční rámec pro vyhledávání, výběr a přípravu dobrovolníků jako začátečníků či zkušených odborníků;
b)
zajištění rovných příležitostí a zamezení diskriminaci při vyhledávání a výběru;
c)
zajištění dodržování příslušných vnitrostátních právních předpisů a práva Unie a práva přijímající země ze strany vysílajících a přijímajících organizací;
d)
normy upravující partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi a
e)
zajištění uznávání schopností a dovedností získaných humanitárními dobrovolníky EU v souladu s relevantními stávajícími iniciativami Unie.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v prováděcím nařízení Komise, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 3 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetencemi“ se podle definice uvedené v evropském referenčním rámci pro klíčové schopnosti pro celoživotní učení (5) rozumí kombinace znalostí, dovedností a postojů odpovídajících určitému kontextu, která humanitárním dobrovolníkům EU umožní přispět k poskytování humanitární pomoci založené na potřebách;
b)
„průřezovými kompetencemi“ se rozumí kompetence, které jsou požadovány v mnoha odvětvích dobrovolnické činnosti a zaměstnanosti a které nejsou specifické pro odvětví humanitární pomoci;
c)
„specifickými kompetencemi“ se rozumí kompetence, které jsou požadovány pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU a pro humanitární pomoc v širším slova smyslu;
d)
„technickými kompetencemi“ se rozumí kompetence, které jsou výsledkem odborných znalostí, jež jsou v kontextu humanitární pomoci opodstatněné;
e)
„výsledky učení“ se podle definice uvedené v evropském rámci kvalifikací (6) rozumí vyjádření toho, co dotyčná osoba zná, čemu rozumí a co je schopna vykonávat po ukončení vzdělávacího procesu. Jsou vymezeny na základě znalostí, dovedností a kompetencí.
KAPITOLA 2
KOMPETENČNÍ RÁMEC
Článek 3
Kompetenční rámec
1. Kompetenční rámec používaný pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU má tři dimenze:
a)
průřezové kompetence;
b)
specifické kompetence a
c)
technické kompetence.
2. Kompetenční rámec musí být přizpůsoben:
a)
začátečníkům, zejména čerstvým absolventům, kteří mají méně než pět let odborné praxe a méně než pět let zkušeností v oblasti humanitární činnosti a
b)
zkušeným odborníkům, kteří mají více než pět let odborné praxe v odpovědných funkcích nebo na odborné pozici.
3. Kompetenční rámec podporuje nepřetržitý proces osobního rozvoje, kterým humanitární dobrovolníci EU procházejí během různých fází své účasti na iniciativě, a zároveň slouží jako měřítku jejich posunu. Úroveň znalostí v jednotlivých kompetencích se posuzuje v souladu s přístupem podle evropského rámce kvalifikací a pomocí následujícího odstupňování:
a)
Úroveň 4: výborná znalost;
b)
Úroveň 3: ucelená znalost;
c)
Úroveň 2: znalost s potřebou dalšího rozvoje;
d)
Úroveň 1: nedostatečná znalost.
4. Definice hlavních používaných kompetencí jsou uvedeny v příloze.
Článek 4
Plán učení a rozvoje
1. Plán učení a rozvoje stanoví výsledky učení, které jsou u humanitárních dobrovolníků EU očekávány, a poskytuje informace o kompetencích, vzdělávacích potřebách a výsledcích, které mají humanitární dobrovolníci dosáhnout v jednotlivých fázích účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
2. Plán učení a rozvoje obsahuje tyto informace:
a)
základní informace o humanitárním dobrovolníkovi EU;
b)
základní informace o působení dobrovolníka a popis úkolů, které má vykonávat;
c)
kompetence stanovené v kompetenčním rámci a hodnocení výkonů dobrovolníka a souvisejících výsledků učení;
d)
případně vzdělávací potřeby a činnosti plánované za účelem dalšího rozvoje;
e)
školení absolvovaná během odborné přípravy nebo působení a
f)
další důležité informace.
3. Používání jednotlivých prvků plánu učení a rozvoje závisí na individuálních potřebách a ambicích humanitárního dobrovolníka EU a je pravidelně aktualizováno, zejména v těchto fázích:
a)
výběr;
b)
odborná příprava, případně včetně stáže;
c)
vyslání a
d)
hodnocení po vyslání.
KAPITOLA 3
UZNÁNÍ SCHOPNOSTÍ A DOVEDNOSTÍ ZÍSKANÝCH HUMANITÁRNÍMI DOBROVOLNÍKY EU
Článek 5
Hodnocení kompetencí a postup jejich dokumentace
1. Hodnocení kompetencí, které humanitární dobrovolníci EU získali účastí na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU, a jejich dokumentace napomáhá k:
a)
profesnímu uznání získaných kompetencí, které jsou případně využitelné v souvislosti s profesí a které mohou zlepšit zaměstnatelnost dobrovolníka a
b)
společenskému uznání přínosu dobrovolníka při vyjadřování hodnot Unie a jeho solidarity s lidmi v nouzi a při vyzdvihování vědomí evropského občanství.
2. Rozsah a proces hodnocení a dokumentace se upraví tak, aby se dal použít pro začátečníky i zkušené odborníky a závisí na individuálních potřebách a ambicích humanitárních dobrovolníků EU.
3. Hodnocení a dokumentace získaných zkušeností jsou odrazem dlouhodobého procesu rozvoje, kterým humanitární dobrovolník EU prochází, a tudíž vyjádřením uznání procesu učení a rozvoje v jednotlivých fázích účasti dobrovolníka na iniciativě a podpory tohoto procesu. Hodnocení a dokumentace se provádějí na základě plánu učení a rozvoje uvedeného v článku 4.
4. Vysílající a přijímající organizace dává najevo své odhodlání hodnotit a dokumentovat zkušenosti získané humanitárními dobrovolníky EU s cílem usnadnit profesní a společenské uznání.
5. Komise a členské státy EU poskytnou příslušným vnitrostátním orgánům odpovědným za uznávání neformálního a informálního učení důležité informace o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU a o procesu hodnocení a dokumentace, aby případně usnadnily proces formálního uznání získaných zkušeností humanitárních dobrovolníků EU v jejich zemích.
Článek 6
Profesní uznání
1. Na základě své žádosti obdrží humanitární dobrovolník EU osvědčení o účasti na iniciativě. Toto osvědčení vydává Komise a jsou v něm uvedeny alespoň tyto informace:
a)
datum působení;
b)
názvy a podrobnosti o vysílající a přijímající organizaci;
c)
jméno a kontaktní údaje osoby, která dobrovolníka zaškolovala, a jeho přímého nadřízeného;
d)
jména a kontaktní údaje osob ve vysílající a přijímající organizaci, které jsou o dobrovolníkovi ochotny poskytnout reference;
e)
hlavní úkoly a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU;
f)
popis hlavních výsledků, kterých humanitární dobrovolník EU během svého působení dosáhl;
g)
popis výsledků učení, kterých humanitární dobrovolník EU dosáhl v jednotlivých fázích své účasti na iniciativě, pomocí odstupňování v souladu s čl. 3 odst. 3 tohoto nařízení.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU může být k osvědčení připojena kopie plánu učení a rozvoje.
Článek 7
Společenské uznání
1. Společenské uznání je podporováno prostřednictvím činností uvedených v plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014. Humanitární dobrovolník EU má možnost zapojit se do vnějších komunikačních činností s cílem šířit informace o iniciativě a o angažovanosti dobrovolníků.
2. Komise v případě potřeby organizuje mezinárodní akce za účelem osvěty a zviditelnění iniciativy.
3. Vysílající organizace šíří informace o Humanitární dobrovolníci EU a podporují zapojení do sítě dané iniciativy s důrazem na příležitosti, jež síť dobrovolníků nabízí, aby se problematice týkající se humanitární pomoci a aktivní evropského občanské věnovali i po návratu z mise.
4. Vysílající a přijímající organizace informují humanitární dobrovolníky EU o příležitostech nadále se věnovat problematice týkající se humanitární pomoci a aktivního evropského občanství. Zejména humanitární pracovníky EU povzbuzují, aby se účastnili konferencí a workshopů organizovaných na úrovni EU a na vnitrostátní úrovni a sdíleli své zkušenosti se zainteresovanými zúčastněnými stranami.
KAPITOLA 4
NORMY UPRAVUJÍCÍ PARTNERSTVÍ MEZI VYSÍLAJÍCÍMI A PŘIJÍMAJÍCÍMI ORGANIZACEMI
Článek 8
Cíl partnerství a jeho účastníci
1. Partnerství mezi vysílající a přijímající organizací obsahuje ujednání mezi partnery, kteří se ucházejí o projekty zahrnující vysílání humanitárních dobrovolníků EU do třetích zemí, jejich součástí mohou být rovněž činnosti související s budováním kapacit a/nebo technickou pomocí, a kteří tyto projekty spravují.
2. Účastníky partnerství jsou vysílající organizace v souladu s čl. 10 odst. 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a přijímající organizace v souladu s čl. 10 odst. 4 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Při vytváření partnerství mohou vysílající a přijímající organizace jako partnery zahrnout jiné organizace, které se zaměřují na oblasti související s cíli nebo věnují projektům zahrnujícím aktivity uvedené v odstavci 1, aby přispěly se svými specifickými odbornými znalostmi.
4. Jsou-li součástí projektů činnosti související s budováním kapacit a/nebo technickou pomocí, lze za způsobilé partnery považovat vysílající a přijímající organizace, které již podstoupily proces akreditace v souladu s prováděcím nařízením Komise, které má být přijato na základě čl. 10 odst. 1 nařízení (EU) č. 375/2014, ale dosud akreditaci neobdržely, pokud uplatňují strategii pro budování kapacit a/nebo technickou pomoc odpovídající potřebám.
5. Pokud projekty slouží jako podpora opatření v reakci na mimořádné situace, mohou partnerství tvořit pouze vysílající organizace.
Článek 9
Zásady partnerství
Při činnostech v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU je podporováno nadnárodní partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi založené na zásadách:
a)
rovnosti;
b)
společných hodnot a společné vize;
c)
transparentnosti;
d)
odpovědnosti a důvěryhodnosti;
e)
vzájemné důvěry a respektu;
f)
komplementarity, využívání rozmanitosti společenství zabývajících se humanitární pomocí a dobrovolnickou činností s důrazem na budování místních kapacit;
g)
flexibility a přizpůsobení a
h)
vzájemnosti při rozdělování prostředků a stanovování cílů.
Článek 10
Dohoda o partnerství a normy
1. Dříve než vysílající a přijímající organizace uzavřou partnerství, vypracují přijímající organizace případně ve spolupráci s vysílajícími organizacemi posouzení potřeb zohledňující posouzení potřeb v oblasti humanitární pomoci, jež vypracovala Komise.
2. V posouzení potřeb musí být uvedeny alespoň tyto body:
a)
posouzení zranitelnosti a rizik země vyslání, včetně posouzení rizik pro ochranu, cestování a zdraví, která se humanitárních dobrovolníků EU mohou týkat;
b)
zvážení stávající kapacity přijímající organizace přijmout humanitárního dobrovolníka EU;
c)
analýza kompetencí a kapacit, které se přijímající organizaci a místnímu společenství v současné době nedostávají, s uvedením potřeb a analýzy, jak lze dané nedostatky nejlépe řešit;
d)
analýza očekávaného přínosu humanitárního dobrovolníka EU, případně předpokládané pomoci přijímající organizaci a místnímu společenství v otázce budování kapacit.
3. Dohodu o partnerství podepisují všichni partneři, aby se zajistilo dodržování těchto minimálních norem partnerství:
a)
Partnerství jsou založena na dohodě o společných hodnotách a společné vizi, zejména v otázkách dobrovolnické činnosti a humanitární pomoci;
b)
Musí být jasně definován přínos jednotlivých partnerů a jejich úkoly;
c)
Všichni partneři souhlasí se společnými cíli partnerství a se způsobem, jakým je partnerství spravováno, zejména pokud jde o:
i)
rozhodovací a pracovní postupy;
ii)
finanční ujednání a správu;
iii)
způsoby komunikace mezi všemi zúčastněnými stranami; četnost schůzek a inspekcí na místě ze strany vysílajících organizací;
iv)
plán práce a činností včetně harmonogramu;
v)
přidělení úkolů v souladu s plánem komunikace iniciativy;
vi)
sledování a hodnocení partnerství;
vii)
vedení účetnictví a dokumentace;
viii)
konečné úpravy a finalizaci posouzení potřeb podle odstavce 1;
ix)
společné definování a hodnocení úkolů přidělených humanitárním dobrovolníkům EU;
x)
úkoly a povinnosti zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU v různých fázích účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
xi)
postupy pro řešení stížností (podaných v rámci partnerství nebo zvnějšku v souvislosti s činností partnerství) a řešení sporů mezi partnery;
xii)
politiky a postupy upravující ukončení partnerství ze strany partnera;
xiii)
finanční dopady a
xiv)
smluvní dopady (včetně dopadů týkajících se humanitárního dobrovolníka EU a dotčených společenství).
d)
V případě potřeby bude vypracována strategie pro budování kapacit a/nebo technickou pomoc mezi partnery odpovídající potřebám a na danou strategii bude vyčleněn zvláštní rozpočet.
e)
Partneři se podílejí na vzdělávacích aktivitách a zavazují se provádět akce zaměřené na komunikaci a zviditelnění v souladu s plánem komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014.
KAPITOLA 5
ROVNÉ PŘÍLEŽITOSTI A ZAMEZENÍ DISKRIMINACI
Článek 11
Obecná zásada
1. Iniciativa je otevřena všem způsobilým zájemcům, bez ohledu na jejich státní příslušnost, pohlaví, rasu, etnický původ, věk, sociální zázemí, náboženské vyznání nebo víru, rodinný stav nebo sexuální orientaci a jakékoli případné zdravotní postižení.
2. Vysílající a přijímající organizace se zavazují dodržovat zásady rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace. Tyto zásady jsou nedílnou součástí procesu vyhledávání, výběru a přijímání a přípravy dobrovolníků a politik a postupů řízení výkonnosti.
Článek 12
Rovné zacházení, rovné příležitosti a nediskriminace
1. Vysílající organizace má zakotvené zásady a uplatňuje politiku zajišťující v praxi na pracovišti zohledňování zásady rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace a organizační kultura podporující začlenění.
2. Politika rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace uvedená v odstavci 1 musí splňovat přinejmenším tyto podmínky:
a)
být v souladu s příslušnými právními předpisy Unie a vnitrostátními předpisy a snažit se bránit diskriminačnímu jednání a postupům, a to včetně jakýchkoli překážek zaměstnanosti pro všechny skupiny, které jsou uvedeny v daných právních předpisech a/nebo o kterých je známo, že se při hledání zaměstnání mohou potýkat s předsudky, a u kterých tudíž hrozí, že nebudou dostatečně zastoupeny, taková jednání a postupy řešit nebo je odstraňovat;
b)
zahrnovat mimo jiné všechny aspekty dobrovolnické praxe, včetně pravidel chování jednotlivců, zveřejňování volných míst, přijímání a výběru, odborné přípravy a rozvoje, řízení výkonnosti, pracovních podmínek včetně postupů odměňování a propouštění;
c)
jasně definovat úkoly a povinnosti všech zaměstnanců a dobrovolníků, týmů vedoucích a řídících pracovníků, oddělení lidských zdrojů a jakýchkoli jiných zúčastněných stran, které organizace určí;
d)
být pravidelně kontrolována a přezkoumávána s cílem, aby se zajistil její soulad s příslušnými právními předpisy a její správné a účinné provádění.
3. Přijímající organizace poskytne vysílající organizaci písemné srozumění se zásadami a politikou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace a poskytne vysílající organizaci poradenství ohledně jakýchkoli výjimek týkajících se definice úlohy a profilu humanitárního dobrovolníka EU, které jsou nezbytné na základě konkrétních souvislostí její práce.
4. Vysílající organizace je nápomocna přijímající organizaci při uplatňování politiky rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace a výjimečně přijímajícím organizacím pomáhá s případnými úpravami těchto zásad podle konkrétních okolností.
5. Je-li to možné, poskytuje vysílající organizace všem zaměstnancům pravidelná odpovídající odborná školení a instruktáž ohledně politiky a jejích zásad, aby všechny zúčastněné strany politiku pochopily, podporovaly a uplatňovaly.
KAPITOLA 6
DODRŽOVÁNÍ VNITROSTÁTNÍCH PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ, PRÁVA UNIE A PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ PŘIJÍMAJÍCÍ ZEMĚ
Článek 13
Obecná ustanovení
1. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby byly dodržovány příslušné vnitrostátní právní předpisy, právo Unie a právní předpisy přijímající země, včetně:
a)
nařízení (EU) č. 375/2014, včetně obecných zásad uvedených v článku 5;
b)
právních předpisů upravujících právní status humanitárních dobrovolníků EU;
c)
použitelných právních předpisů týkajících se pracovních podmínek, zdraví, ochrany a bezpečnosti dobrovolníků;
d)
právních předpisů o rovném zacházení a nediskriminaci a
e)
právních předpisů o ochraně osobních údajů.
2. Vysílající a přijímající organizace informují humanitární dobrovolníky EU o jejich právech a zákonných povinnostech plynoucích z právních předpisů uvedených v odstavci 1 a o jejich právu na pojistné krytí stanoveném v prováděcím nařízení Komise, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 3 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 14
Právní status humanitárního dobrovolníka EU
1. Vysílající organizace dodržuje právní předpisy upravující právní status humanitárního dobrovolníka EU. Připraví proto smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014, kterou musí podepsat vysílající organizace a humanitární dobrovolník EU. Ve smlouvě musí být uvedeny použitelné právní předpisy a právo příslušné pro smlouvu.
2. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace smlouvu dodržovala, a je odpovědná za porušení ustanovení smlouvy o vyslání ze strany přijímající organizace.
Článek 15
Povinnost informovat humanitárního dobrovolníka EU o daňových pravidlech
1. Před vysláním informuje vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU o veškerých daňových pravidlech vztahujících se na příspěvky na pobyt v zemi, v níž má vysílající organizace sídlo, případně v zemi vyslání.
2. Není-li humanitární dobrovolník EU rezidentem v zemi, v níž má vysílající organizace sídlo, informuje vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU, že je povinen seznámit se s daňovými pravidly, která země, v níž pobývá, v dané konkrétní situaci uplatňuje.
Článek 16
Ochrana údajů
1. Při zpracování osobních údajů postupují vysílající a přijímající organizace v souladu se směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (7), případně nařízením (ES) Evropského parlamentu a Rady č. 45/2001 (8).
2. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby při zpracování údajů o zájemcích o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolnících EU, včetně jejich shromažďování, užívání, zveřejňování, nebo při vymazávání těchto údajů nedocházelo ke zneužití nebo nesprávnému užívání. To se týká všech záležitostí v souvislosti se zájemci o dobrovolnickou činnost a humanitárními dobrovolníky EU, zejména:
a)
přijímání a výběru (včetně formulářů žádostí, zápisů z pohovorů a dotazníků k sebehodnocení) a
b)
přípravy a řízení humanitárních dobrovolníků EU (včetně plánů učení a rozvoje, přezkumů výkonnosti a záznamů o zaškolení, lékařských prohlídek nebo jakýchkoli disciplinárních záležitostí).
3. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby byly zpracovávány pouze relevantní údaje a aby veškeré osobní údaje, jako je jméno, věk, adresa a datum narození, včetně citlivých údajů, informace týkající se přijetí, vlastního zaměstnání a výkonnosti, byly:
a)
shromažďovány zákonným způsobem a způsobem odpovídajícím legitimnímu účelu;
b)
zpracovány korektně a zákonným způsobem;
c)
v případě potřeby opravovány nebo aktualizovány;
d)
přístupné pouze oprávněným zaměstnancům;
e)
dotčenému zájemci o dobrovolnickou činnost nebo humanitárnímu dobrovolníkovi EU na žádost zpřístupněny;
f)
bezpečně uchovávány a
g)
uchovávány po dobu ne delší než je nezbytné.
4. Ke zpracování údajů uvedených v odstavci 3 musí vysílající a přijímající organizace získat výslovný souhlas humanitárního dobrovolníka EU.
5. Vysílající a přijímající organizace informují zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitárního dobrovolníka EU, že mají právo na ochranu osobních údajů, právo podat stížnost a užívat své vlastní údaje a mít k nim přístup, právo znát totožnost subjektů, které budou mít přístup k jejich osobním údajům, a vědět k jakému typu údajů budou mít jednotlivé subjekty přístup.
Článek 17
Integrita a etický kodex
1. Vysílající a přijímající organizace se dohodne na politice integrity, jejímž cílem je předcházet korupci a úplatkářství, a na etickém kodexu založeném na vhodné politice řízení vysílající organizace, která se vztahuje na humanitární dobrovolníky EU a poskytuje jim pokyny ohledně očekávaného chování, slušnosti a integritě požadované během jejich účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
2. Etický kodex je pro humanitární dobrovolníky EU závazný a zahrnuje přinejmenším tyto požadavky:
a)
závazek podporovat ztotožnění s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a přispívat k jejím cílům;
b)
respektování druhých, lidské důstojnosti a dodržování zásad nediskriminace;
c)
dodržování zásad humanitární pomoci uvedených v čl. 5 odst. 1 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
závazek k ochraně práv dětí a ohrožených dospělých osob, zejména zavedením zásady nulové tolerance pohlavního zneužívání;
e)
nulová tolerance k užívaní drog nedovolených v zemi vyslání;
f)
dodržování místních zákonů;
g)
integrita, opatření proti podvodům a proti korupci;
h)
zachování vysoké úrovně osobního a profesního chování;
i)
dodržování postupů týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti;
j)
povinnost oznámit případné porušení etického kodexu a opatření upravující takové oznamování;
k)
pravidla pro jednání s médii a pro správu informací a
l)
pravidla zakazující zneužívání zařízení organizace.
3. V případě jakéhokoli porušení etického kodexu ze strany humanitárního dobrovolníka EU se postupuje podle politiky řízení vysílající organizace.
4. Hrubé porušení etického kodexu má za následek předčasný návrat humanitárního dobrovolníka EU, případně je jeho chování oznámeno příslušným profesním nebo správním organizacím či orgánům.
Článek 18
Opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání
1. Vysílající a přijímající organizace se zavazují k politice nulové tolerance zneužívání dětí a/nebo ohrožených dospělých osob, včetně pohlavního zneužívání. Musí být schopny hlásit případy zneužívání, neprodleně a řádně je řešit, poskytovat pomoc obětem, předcházet viktimizaci osob, které případ oznámily, a přivést pachatele k odpovědnosti.
2. Během procesu vybírání humanitárních dobrovolníků EU a jejich úvodních školení a odborné přípravy vysílající a přijímající organizace předcházejí zneužívání vytvořením kultury otevřenosti a informovanosti ohledně daného tématu a stanovením jasného řízení a povinností v oblasti dohledu.
3. Vysílající organizace provede všechny ze zákona nařízené kontroly, aby prověřila způsobilost zájemců o dobrovolnickou činnost k práci s těmito cílovými skupinami.
4. Ve snaze zajistit, aby k danému zneužívání nedocházelo, informují vysílající a přijímající organizace zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolníky EU o rizicích a doporučených preventivních opatřeních.
KAPITOLA 7
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 19
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 24. října 2014.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 1398/2014
of 24 October 2014
laying down standards regarding candidate volunteers and EU Aid Volunteers
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 375/2014 of the European Parliament and of the Council of 3 April 2014 establishing the European Voluntary Humanitarian Aid Corps (‘EU Aid Volunteers initiative’) (1), and in particular Article 9(2) thereof,
Whereas:
(1)
Pursuant to Regulation (EU) No 375/2014, the Commission should establish both standards and procedures covering the necessary conditions, arrangements and requirements to be applied by sending and hosting organisations when identifying, selecting, preparing, managing and deploying candidate volunteers and EU Aid Volunteers to support humanitarian aid in third countries. Regulation (EU) No 375/2014 provides for these standards to be adopted through delegated acts and the procedures to be adopted through implementing acts.
(2)
All stakeholders of the EU Aid Volunteers initiative, including the volunteers themselves and the sending and hosting organisations, should be encouraged to share a sense of identity in the initiative.
(3)
The competence framework to be used for the EU Aid Volunteers initiative must define transversal competences required in many sectors of volunteering and employment, and also set out the specific competences needed for the EU Aid Volunteers initiative and for working in humanitarian aid. It should also give a non-exhaustive list of the technical competences. That should help to ensure effective and needs-based selection and preparation of candidate volunteers, on the basis of a common competence framework.
(4)
In order for the competences, learning needs and outcomes of the EU Aid Volunteers to be documented and assessed, they should follow an easy-to-use learning and development plan throughout their participation in the initiative. The design of this plan will be based on lessons learnt from the Youth Pass (2) and Europass (3) initiatives.
(5)
Participation in the EU Aid Volunteers initiative can improve volunteers' employability, as a result of the knowledge, skills and competences they acquire. It also demonstrates their solidarity with people in need and their commitment to visibly promoting a sense of European citizenship. Specific provisions should therefore facilitate, to the extent possible, the validation of non-formal and informal learning undertaken by EU Aid Volunteers, in accordance with the Council Recommendation of 20 December 2012 on the validation of non-formal and informal learning (4).
(6)
The standards governing the partnerships between sending and hosting organisations are of relevance for both the humanitarian sector and for volunteer organisations. They support the objective of building partnerships between the implementing organisations and reflect the mutual responsibility of these organisations both for achieving the objectives of the EU Aid Volunteers initiative and for the EU Aid Volunteers as individuals. The principles on which the partnership is based need to be defined and the partnership agreement should meet minimum requirements in order for the partners to be able to apply for and manage projects involving the deployment of EU Aid Volunteers in third countries.
(7)
Principles relating to equal opportunities and non-discrimination are enshrined in national and Union legislation and should always be respected and promoted by the sending and hosting organisations. Provision is made, however, for context-specific exceptions, where necessary, relating to the definition of the role and profile of the EU Aid Volunteers.
(8)
Compliance with relevant national and Union law and with the law of the hosting country is of paramount importance. This is the responsibility of sending and hosting organisations, which are also obliged to inform EU Aid Volunteers of their rights and legal obligations deriving from that legislation and their right to insurance coverage. A clear legal status of the volunteers is a pre-condition for their deployment and should be therefore defined in a deployment contract between the sending organisations and the EU Aid Volunteer. Specific attention should also be given to the protection of personal data, to the need to act with integrity, in accordance with a code of conduct, and to the safeguarding of children and vulnerable adults, including by establishing a principle of zero-tolerance to sexual abuse.
(9)
In order to ensure a timely implementation of the EU Aid Volunteers initiative, it is necessary for this Regulation to enter into force as an urgent matter as it sets the provisions based on which implementing organisations to deploy EU Aid Volunteers in third countries,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down standards regarding candidate volunteers and EU Aid Volunteers with respect to the following matters listed in Article 9(2) of Regulation (EU) No 375/2014:
(a)
a competence framework used for the identification, selection and preparation of volunteers as junior or senior professionals;
(b)
provisions to ensure equal opportunities and non-discrimination in the identification and selection process;
(c)
provisions to ensure compliance of sending and hosting organisations with relevant national and Union law and law of the hosting country;
(d)
standards governing the partnerships between sending and hosting organisations; and
(e)
provisions for recognition of the skills and competences acquired by EU Aid Volunteers, in line with existing relevant Union initiatives.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Regulation, the definitions in Article 3 of Regulation (EU) No 375/2014 and the definitions provided for in the Commission Implementing Regulation to be adopted on the basis of Article 9(3) of Regulation (EU) No 375/2014 shall apply. The following definitions shall also apply:
(a)
‘Competences’ mean according to the definition laid out in the European Reference Framework on Key Competences for Lifelong Learning (5) a combination of knowledge, skills and attitudes appropriate to the context, allowing EU Aid Volunteers to contribute to the provision of needs-based humanitarian aid;
(b)
‘Transversal competences’ mean competences required in many sectors of volunteering and employment and which are not specific to humanitarian aid;
(c)
‘Specific competences’ mean competences required for the EU Aid Volunteers initiative and humanitarian aid more widely;
(d)
‘Technical competences’ mean competences resulting from specialized knowledge relevant in the context of humanitarian aid;
(e)
‘Learning outcomes’ mean according to the definition laid out in the European Qualifications Framework (6) statements of what a learner knows, understands and is able to do on completion of a learning process. They are expressed in terms of knowledge, skills and competences.
CHAPTER 2
COMPETENCE FRAMEWORK
Article 3
Competence framework
1. The competence framework to be used for the EU Aid Volunteers initiative shall have three dimensions:
(a)
Transversal competences;
(b)
Specific competences; and
(c)
Technical competences.
2. The competence framework shall be tailored to:
(a)
junior professionals, in particular recent graduates with less than five years' professional experience and less than five years' experience in humanitarian action; and
(b)
senior professionals with five or more years' professional experience in positions of responsibility or expert positions.
3. The competence framework shall both promote the continuous process of personal development that EU Aid Volunteers go through during the different stages of their participation in the initiative and shall measure their progress. The levels of proficiency in each competence shall be assessed consistently with the approach of the European Qualifications Framework and on the following scale:
(a)
Level 4: Excellent proficiency;
(b)
Level 3: Sustained proficiency;
(c)
Level 2: Proficiency with development needs;
(d)
Level 1: Poor proficiency.
4. Definitions of the main competences used are set out in Annex.
Article 4
Learning and development plan
1. A learning and development plan shall state the learning outcomes that EU Aid Volunteers are expected to achieve and shall provide information about the EU Aid Volunteers' expected competences, learning needs and achievements over the different stages of their participation in the EU Aid Volunteers initiative.
2. The following information shall be included in the learning and development plan:
(a)
Basic information about the EU Aid Volunteer;
(b)
Basic information about the volunteer placement and a description of the tasks to be carried out;
(c)
The competences set out in the competence framework and an assessment of the volunteer's performance and learning outcomes according to these;
(d)
Learning needs and planned development activities, where relevant;
(e)
Courses attended during the training or placement; and
(f)
Any other relevant information.
3. The use of the different elements of the learning and development plan shall depend on the EU Aid Volunteer's individual needs and aspirations and shall be regularly updated, including at the following stages:
(a)
Selection;
(b)
Training, including apprenticeship placement, where relevant;
(c)
Deployment; and
(d)
Post-deployment debrief, where relevant.
CHAPTER 3
RECOGNITION OF THE SKILLS AND COMPETENCES ACQUIRED BY EU AID VOLUNTEERS
Article 5
Assessment and documentation process
1. The assessment and documentation of the competences acquired by EU Aid Volunteers during their participation in the EU Aid Volunteers initiative shall support:
(a)
the professional recognition of competences acquired that would be usable in a professional context and that would improve the employability of a volunteer; and
(b)
the social recognition of the volunteers' contribution to expressing the Union's values of solidarity with people in need and visibly promoting a sense of European citizenship.
2. The scope and process of assessment and documentation shall be adapted to make it suitable for junior or senior professionals and shall depend on the EU Aid Volunteer's individual needs and aspirations.
3. The assessment and documentation of learning experiences shall reflect the continuous process of development that EU Aid Volunteers go through, thereby acknowledging and supporting learning and development throughout the different stages of a volunteer's participation in the initiative. Assessment and documentation shall be carried out on the basis of the learning and development plan referred to in Article 4.
4. Sending and hosting organisations shall demonstrate ongoing commitment to the assessment and documentation of EU Aid Volunteers' learning experiences to facilitate professional and social recognition.
5. The Commission and EU Member States shall provide the competent national authorities responsible for the validation of non-formal and informal learning with relevant information about the EU Aid Volunteers initiative and about the assessment and documentation process in order to facilitate the formal validation processes of the learning experiences of the EU Aid Volunteers in their home countries, where appropriate.
Article 6
Professional recognition
1. EU Aid Volunteers shall receive, upon request, a certificate of completion of participation in the initiative. This shall be issued by the Commission and shall include at least the following information:
(a)
dates of the assignment;
(b)
name and details of the sending and hosting organisations;
(c)
name and contact details of the volunteer's mentor and line manager;
(d)
name and details of persons in the sending and hosting organisations willing to provide a reference for the volunteer;
(e)
the EU Aid Volunteer's main tasks and responsibilities;
(f)
a description of the EU Aid Volunteer's main achievements during the assignment;
(g)
a description of the learning outcomes achieved by the EU Aid Volunteer during the different stages of their participation in the initiative, assessed in accordance with Article 3(3) of this Regulation.
2. Upon request of the EU Aid Volunteers, a copy of the learning and development plan may be annexed to the certificate.
Article 7
Social recognition
1. Social recognition shall be promoted through the activities set out in the communication plan referred to in Article 17 of Regulation (EU) No 375/2014. EU Aid Volunteers shall have the opportunity to be involved in external communications work designed to publicise the initiative and the commitment made by the volunteers.
2. Where appropriate, the Commission shall organise high-level events to raise public awareness and improve the visibility of the initiative.
3. The sending organisations shall disseminate information about and promote engagement with the network for the EU Aid Volunteers initiative highlighting the opportunities it provides for volunteers to remain engaged with issues related to humanitarian aid and active European citizenship after their deployment.
4. The sending and hosting organisations shall make EU Aid Volunteers aware of opportunities to stay engaged with issues related to humanitarian aid and active European citizenship. They shall, in particular, encourage EU Aid Volunteers to take part in conferences and workshops organised at EU and national level, in order to share their experience with relevant stakeholders.
CHAPTER 4
STANDARDS GOVERNING THE PARTNERSHIPS BETWEEN SENDING AND HOSTING ORGANISATIONS
Article 8
Objective and members of a partnership
1. The partnership between sending and hosting organisations shall set out the arrangements between partners who are applying for and managing projects involving deployment of EU Aid Volunteers in third countries that may also include activities relating to capacity building and/or technical assistance.
2. The members of the partnership shall be sending organisations that comply with Article 10(3) of Regulation (EU) No 375/2014 and hosting organisations that comply with Article 10(4) of Regulation (EU) No 375/2014.
3. When forming a partnership, the sending and hosting organisations may include as partners other organisations specialised in any areas relevant to the objectives or the actions of the projects referred to in paragraph 1 above in order to contribute with their specific expertise.
4. Where projects include activities relating to capacity building and/or technical assistance, sending and hosting organisations that have already undergone a process of certification in accordance with the Commission Implementing Regulation to be adopted on the basis of Article 10(1) of Regulation (EU) No 375/2014 but that have not been awarded certification also qualify as eligible partners provided they have a needs-based strategy for capacity building and/or technical assistance in place.
5. Where projects serve to support emergency response operations, the partnership may be formed from only sending organisations.
Article 9
Principles of partnership
The activities of the EU Aid Volunteers initiative shall promote transnational partnerships between sending and hosting organisations based on the principles of:
(a)
Equality;
(b)
Shared values and a shared vision;
(c)
Transparency;
(d)
Responsibility, accountability and reliability;
(e)
Mutual trust and respect;
(f)
Complementarity, building on the diversity of the humanitarian and volunteering community with a strong focus on local capacity building;
(g)
Flexibility and adaptability; and
(h)
Mutuality in allocating resources and setting objectives.
Article 10
Partnership agreement and standards
1. Before sending and hosting organisations enter into a partnership, a needs assessment shall be carried out by the hosting organisations, where appropriate in cooperation with the sending organisations, taking into account the Commission's assessment of humanitarian aid needs.
2. The needs assessment shall include as a minimum:
(a)
a vulnerability and risk assessment of the country of deployment, including assessment of security, travel and health risks relevant for EU Aid Volunteers;
(b)
consideration of the current capacity of the hosting organisation to host an EU Aid Volunteer;
(c)
an analysis of the competences and capacities currently lacking within the hosting organisation and the local community, identifying needs and analysing how they can best be addressed;
(d)
an analysis of the expected added value from the EU Aid Volunteer and, where relevant, from the envisaged capacity building support to the hosting organisation and local community.
3. A partnership agreement shall be signed by all partners to ensure compliance with the following minimum partnership standards:
(a)
partnerships shall be based on an agreement on shared values and a shared vision, in particular as relates to volunteering and humanitarian aid;
(b)
the added value of each partner and their respective roles shall be clearly defined;
(c)
all partners shall agree on the common objectives of the partnership and the ways in which the partnership shall be managed, in particular:
(i)
decision-making procedures and working practices;
(ii)
financial arrangements and management;
(iii)
communication channels between all stakeholders; frequency of meetings and field visits by sending organisations;
(iv)
work plan and activities, including timeline;
(v)
task allocation, according to the communication plan of the initiative;
(vi)
monitoring and evaluation of the partnership;
(vii)
book-keeping and documentation;
(viii)
a refinement and finalisation of the needs assessment referred to in paragraph 1;
(ix)
joint formulation and evaluation of EU Aid Volunteers' task assignments;
(x)
roles and responsibilities with regard to candidate volunteers and EU Aid Volunteers over the different stages of their participation in the EU Aid Volunteers initiative;
(xi)
procedures for handling complaints (both those made within the partnership and those from external parties relating to its work) and resolving conflict between partners;
(xii)
policies and procedures for the exit of a partner;
(xiii)
financial implications; and
(xiv)
contractual implications (including as relates to EU Aid Volunteers and the communities concerned);
(d)
where relevant, a needs-based strategy for capacity building and/or technical assistance between partners shall be developed and a dedicated budget allocated to this strategy;
(e)
partners shall contribute to learning activities and shall commit to carry out actions relating to communication and visibility in accordance with the communication plan referred to in Article 17 of Regulation (EU) No 375/2014.
CHAPTER 5
EQUAL OPPORTUNITIES AND NON-DISCRIMINATION
Article 11
General principle
1. The EU Aid Volunteers initiative shall be open to all eligible candidates regardless of their nationality, sex, race, ethnic origin, age, social background, religion or belief, marital status or sexual orientation and of whether they have a disability.
2. Sending and hosting organisations shall commit to the principles of equal treatment, equal opportunities and non-discrimination. These principles shall be fully integrated into the procedure for identification, selection and recruitment, and preparation of volunteers and into performance management policies and practices.
Article 12
Equal treatment, equal opportunities and non-discrimination
1. The sending organisation shall have a statement of principle and a policy in place to ensure that workplace practices reflect the principles of equal treatment, equal opportunities and non-discrimination and promote an inclusive organisational culture.
2. The equal treatment, equal opportunities and non-discrimination policy referred to in paragraph 1 shall as a minimum:
(a)
comply with relevant Union and national legislation and seek to avoid or to address and remove discriminatory policies and practices, including any barriers to employment for all groups identified in that legislation and/or known to be liable to encounter prejudices when seeking employment and thus to be at risk of under-representation;
(b)
cover, but not be limited to, all aspects of the volunteer's experience, including individual standards of behaviours, advertisement of placement, recruitment and selection, training and development, performance management, working conditions including pay and dismissal procedures;
(c)
clearly state the roles and responsibilities of all staff and volunteers, senior management and leadership teams, human resources departments and any other stakeholders identified by the organisation;
(d)
be regularly monitored and reviewed to ensure that it remains in accordance with the relevant legislation and that it is being correctly and effectively implemented.
3. The hosting organisation shall give written acknowledgement to the sending organisation of the principle of and the policy on equal treatment, equal opportunities and non-discrimination, and shall advise the sending organisation of any exceptions to be made in defining the role and profile of the EU Aid Volunteer, made necessary by the specific context of its work.
4. The sending organisation shall support the hosting organisation in implementing the policy on equal treatment, equal opportunities and non-discrimination and, by way of exception, support hosting organisations in making context-specific adjustments to these principles, where necessary.
5. Where possible, the sending organisation shall provide appropriate training and briefing on the policy and its principles to all staff on a regular basis, in order to ensure that all stakeholders understand, support and implement the policy.
CHAPTER 6
COMPLIANCE WITH NATIONAL AND UNION LAW AND LAW OF THE HOSTING COUNTRY
Article 13
General provisions
1. Sending and hosting organisations shall ensure compliance with relevant national and Union law and with the law of the hosting country, including:
(a)
Regulation (EU) No 375/2014, including respect of the general principles referred to in Article 5;
(b)
Legislation applicable to the legal status of the EU Aid Volunteers;
(c)
Applicable legislation on working conditions, health, safety and security of volunteers;
(d)
Legislation on equal treatment and non-discrimination; and
(e)
Legislation on the protection of personal data.
2. Sending and hosting organisations shall inform the EU Aid Volunteers of their rights and legal obligations deriving from the legislation referred to in paragraph 1 and of their rights to insurance coverage set out in the Commission Implementing Regulation to be adopted on the basis of Article 9(3) of Regulation (EU) No 375/2014.
Article 14
Legal status of an EU Aid Volunteer
1. The sending organisation shall comply with the legislation applicable to the legal status of an EU Aid Volunteer. It shall therefore prepare a deployment contract, as referred to in Article 14(5) of Regulation (EU) No 375/2014, to be signed by itself and by the EU Aid Volunteer. The contract shall indicate the legislation applicable to and the jurisdiction of the contract.
2. The sending organisation shall ensure respect of the contract by the hosting organisation and be liable for violations of the provisions of the deployment contract by the hosting organisation.
Article 15
Duty to inform the EU Aid Volunteer about tax rules
1. Prior to deployment, the sending organisation shall inform the EU Aid Volunteer about any fiscal rules applying to subsistence payments in the country of establishment of the sending organisation and, where relevant, in the country of deployment.
2. Where an EU Aid Volunteer is a not a resident of the country of establishment of the sending organisation, the sending organisation shall inform the EU Aid Volunteer of their obligation to acquaint themselves with the fiscal rules of their own country of residence applying to their specific situation.
Article 16
Data protection
1. The processing of personal data by sending and hosting organisations shall comply with Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (7) and Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (8), where applicable.
2. Sending and hosting organisations shall ensure that abuse and misuse of personal data are prevented during any processing, including collection, use, disclosure and erasure of all personal data about candidate volunteers and EU Aid Volunteers. This concerns all actions regarding candidate volunteers and EU Aid Volunteers, in particular:
(a)
recruitment and selection (including application forms, interview notes and self-assessment questionnaires); and
(b)
preparation and management of the EU Aid Volunteers (including learning and development plans, performance reviews and records of mentoring support, medical checks or any disciplinary issues).
3. Sending and hosting organisations shall ensure that only relevant data is processed and that any personal data such as name, age, address and date of birth, including sensitive data, information regarding their recruitment, employment and performance shall be:
(a)
collected lawfully and adequately for a legitimate purpose;
(b)
processed fairly and lawfully;
(c)
corrected or updated, where necessary;
(d)
accessed only by authorised personnel;
(e)
made accessible upon request to the candidate volunteer or EU Aid Volunteer concerned;
(f)
kept securely; and
(g)
kept no longer than necessary.
4. When processing data referred to in paragraph 3, the sending and hosting organisations shall seek the explicit consent of the EU Aid Volunteer.
5. Sending and hosting organisations shall inform the candidate volunteer or EU Aid Volunteer of their right to the protection of personal data, their right to complain and to use and access their own data and their right to know the identity of the entities that will have access to their personal data and to know what type of data each entity will have access to.
Article 17
Integrity and code of conduct
1. Sending and hosting organisations shall agree on an integrity policy designed to prevent corruption and bribery and on a code of conduct based on the sending organisation's management policy that shall be suitable for and apply to the EU Aid Volunteers with guidance on expected behaviours, decency and integrity required throughout their participation in the EU Aid Volunteers initiative.
2. The code of conduct shall be binding on the EU Aid Volunteers and shall include as a minimum the following requirements:
(a)
Commitment to developing a sense of identity around the EU Aid Volunteers initiative and to contributing to its objectives;
(b)
Respect for other people and their dignity and respect of the principle of non-discrimination;
(c)
Respect of the humanitarian aid principles as referred to in Article 5(1) of Regulation (EU) No 375/2014;
(d)
Commitment to the safeguarding of children and to the protection of vulnerable adults, including through a zero-tolerance to sexual abuse;
(e)
Zero-tolerance to the use of drugs illegal in the country of deployment;
(f)
Respect of local laws;
(g)
Integrity, anti-fraud and anti-corruption;
(h)
Maintaining high standards of personal and professional conduct;
(i)
Compliance with security and health and safety procedures;
(j)
Duty to report breaches and provisions for whistle-blowing;
(k)
Rules on contact with the media and information management; and
(l)
Rules prohibiting the misuse of the organisation's equipment.
3. Any breach of the code of conduct by an EU Aid Volunteer shall be dealt with according to the sending organisation's management policy.
4. If the breach is considered to constitute gross misconduct, it shall lead to early return of the EU Aid Volunteer and, if necessary, their conduct will be reported to any relevant professional or legal organisations or authorities.
Article 18
Safeguarding children and vulnerable adults, including zero tolerance towards sexual abuse
1. Sending and hosting organisations shall commit to a policy of zero-tolerance with regard to any abuse of children and/or vulnerable adults, including sexual abuse. They shall be able to report abuse, deal promptly and properly with incidents, support victims, prevent victimisation of whistle-blowers and hold perpetrators to account.
2. Sending and hosting organisations shall prevent abuse through the process used for selecting EU Aid Volunteers and their induction and training, by creating a culture of openness and awareness around the issue and by assigning clear management and oversight responsibilities.
3. The sending organisation shall carry out all legally required statutory checks in order to get clearance for candidate volunteers to work with these target groups.
4. Sending and hosting organisations shall inform the candidate volunteers or EU Aid Volunteers about the risks and recommended preventative measures, in order to ensure that abuse does not occur.
CHAPTER 7
FINAL PROVISIONS
Article 19
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the third day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 24 October 2014.