NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 150/2013
ze dne 19. prosince 2012,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 648/2012 o OTC derivátech, ústředních protistranách a registrech obchodních údajů, pokud jde o regulační technické normy blíže určující náležitosti žádosti o registraci registru obchodních údajů
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na stanovisko Evropské centrální banky (1),
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 648/2012 ze dne 4. července 2012 o OTC derivátech, ústředních protistranách a registrech obchodních údajů (2), a zejména na čl. 56 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Je třeba stanovit pravidla uvádějící, které informace se mají poskytnout Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy v rámci žádosti o registraci registru obchodních údajů.
(2)
Jakákoli osoba žádající o registraci registru obchodních údajů by měla poskytnout informace o struktuře svých vnitřních kontrol a nezávislosti svých řídících orgánů, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy mohl posoudit, zda struktura správy a řízení společnosti zajišťuje nezávislost registru obchodních údajů a zda uvedená struktura a její postupy pro podávání zpráv jsou přiměřené.
(3)
Evropský orgán pro cenné papíry a trhy, zřízený nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1095/2010 ze dne 24. listopadu 2012 o zřízení Evropského orgánu dohledu (Evropského orgánu pro cenné papíry a trhy) (3), odpovídá za registraci registrů obchodních údajů podle hlavy VI nařízení (EU) č. 648/2012 a dohled nad nimi. Aby Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy umožnil posoudit dobrou pověst, jakož i zkušenosti a znalosti vrcholného vedení budoucího registru obchodních údajů, měl by žádající registr obchodních údajů poskytnout příslušné informace k provedení takového posouzení.
(4)
Registr obchodních údajů, který podává žádost, by měl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy poskytnout informace prokazující, že má průběžně k dispozici nezbytné finanční zdroje k výkonu svých funkcí a odpovídající opatření pro zachování provozu.
(5)
Přestože pokud registr obchodních údajů provozuje činnost prostřednictvím poboček, nejedná se o samostatné právnické osoby, je třeba poskytnout informace o pobočkách samostatně, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy mohl jasně identifikovat postavení poboček v organizační struktuře registru obchodních údajů, posoudit připravenost a způsobilost vrcholného vedení pobočky k výkonu funkce a vyhodnotit, zda zavedené kontrolní mechanismy, útvar compliance a další funkce lze považovat za dostatečně široce koncipované, aby vhodným způsobem identifikovaly, hodnotily a řídily riziko v pobočkách.
(6)
Je důležité, aby žadatel poskytl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy informace o doplňkových službách, jiných liniích podnikání, které registr obchodních údajů nabízí mimo svou hlavní činnost podávání zpráv o derivátech, zejména pokud jde o jeho hlavní činnost regulatorního výkaznictví.
(7)
Aby mohl Evropský orgán pro cenné papíry a trhy posoudit kontinuitu a řádnou funkci technologických systémů registru obchodních údajů, který podává žádost, měl by mu uvedený žadatel poskytnout popis příslušných technologických systémů a toho, jak jsou řízeny. Žadatel by měl rovněž popsat veškeré dohody o outsourcingu, které jsou relevantní pro jeho služby.
(8)
Poplatky spojené se službami poskytovanými registry obchodních údajů představují významnou informaci, která účastníkům trhu umožňuje informovanou volbu, a měly by proto být součástí žádosti o registraci registru obchodních údajů.
(9)
Vzhledem k tomu, že se na údaje uchovávané registry obchodních údajů spoléhají účastníci trhu a regulační orgány, měly by být v žádosti o registraci registru obchodních údajů zřetelně rozpoznatelné přísné požadavky na fungování a vedení záznamů.
(10)
Nezbytným prvkem žádosti o registraci registru obchodních údajů jsou modely řízení rizik spojené s jím poskytovanými službami, aby mohli účastníci trhu provést informovanou volbu.
(11)
Za účelem zajištění plného přístupu k registru obchodních údajů je třetím poskytovatelům služeb udělen nediskriminační přístup k informacím uchovávaným registrem obchodních údajů za podmínky, že k tomu subjekt, od něhož údaje pochází, a příslušné protistrany daly souhlas. Žádající registr obchodních údajů by proto měl Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy poskytnout informace o svých strategiích a postupech ohledně přístupu.
(12)
Aby mohl účinně plnit své povinnosti týkající se povolování, měl by Evropský orgán pro cenné papíry a trhy obdržet veškeré informace od registrů obchodních údajů, spřízněných třetích osob a třetích osob, které registry obchodních údajů využívají v rámci outsourcingu provozních funkcí nebo činností. Tyto informace jsou nezbytné k posouzení nebo dokončení posouzení žádosti o registraci a v ní obsažené dokumentace.
(13)
Toto nařízení vychází z návrhů regulačních technických norem předložených Komisi Evropským orgánem pro cenné papíry a trhy.
(14)
V souladu s článkem 10 nařízení (EU) č. 1095/2010 uskutečnil Evropský orgán pro cenné papíry a trhy otevřené veřejné konzultace o návrzích regulačních technických norem, analyzoval potenciální související náklady a přínosy a požádal o stanovisko skupinu subjektů působících v oblasti cenných papírů a trhů zřízenou podle článku 37 uvedeného nařízení,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
REGISTRACE
ODDÍL 1
Obecná ustanovení
Článek 1
Identifikace, právní forma a kategorie derivátů
1. V žádosti o registraci registru obchodních údajů se uvede žadatel a činnosti, které má v úmyslu vykonávat a které vyžadují, aby byl zaregistrován jako registr obchodních údajů.
2. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje zejména tyto informace:
a)
název žadatele a sídlo v Unii;
b)
výpis z příslušného obchodního nebo soudního rejstříku nebo jinou certifikovanou formu důkazu o sídle a rozsahu obchodních činností žadatele, platný k datu žádosti;
c)
informace o kategoriích derivátů, pro které si žadatel přeje být zaregistrován;
d)
stanovy a případně další zákonnou dokumentaci uvádějící, že žadatel má vykonávat služby registru obchodních údajů;
e)
zápis ze zasedání, na němž rada schválila žádost;
f)
jméno a kontaktní údaje osoby (osob) odpovědné (odpovědných) za dodržování předpisů, nebo jakýchkoli jiných pracovníků, kteří posuzují dodržování předpisů ze strany žadatele;
g)
provozní plán, včetně uvedení místa výkonu hlavních obchodních činností;
h)
identifikace veškerých poboček a případně struktury skupiny;
i)
jakoukoli službu mimo funkce registru obchodních údajů, kterou má žadatel v úmyslu poskytovat;
j)
veškeré informace o jakémkoli probíhajícím soudním, správním, rozhodčím nebo jiném sporném řízení, jehož se žadatel účastní, bez ohledu na jeho druh, zejména v souvislosti se záležitostmi daní a insolvence a v němž mohou vzniknout významné finanční nebo reputační náklady, nebo o jakémkoli ukončeném řízení, jež může dosud mít významný dopad na náklady registru obchodních údajů.
3. Na žádost Evropského orgánu pro cenné papíry a trhy mu žadatel v průběhu posuzování žádosti o registraci rovněž zašle dodatečné informace, pokud jsou takové informace nutné k posouzení schopnosti žadatele splnit požadavky stanovené v článcích 56 až 59 nařízení (EU) č. 648/2012 a k tomu, aby Evropský orgán pro cenné papíry a trhy řádně interpretoval a analyzoval dokumentaci, jež byla nebo má být předložena.
4. Pokud se žadatel domnívá, že se na něj určitý požadavek tohoto nařízení nevztahuje, jasně tento požadavek ve své žádosti uvede a rovněž vysvětlí, proč se na něj nevztahuje.
Článek 2
Strategie a postupy
Pokud mají být poskytnuty informace o strategiích nebo postupech, žadatel zajistí, aby strategie nebo postupy zahrnovaly všechny následující prvky nebo aby k nim byly tyto prvky připojeny:
a)
uvedení osoby odpovědné za schválení a zachování strategií a postupů;
b)
popis toho, jak bude zajišťováno dodržování strategií a postupů a jak budou kontrolovány, a uvedení osoby odpovědné za dodržování v této souvislosti;
c)
popis opatření, jež mají být přijata v případě porušení strategií a postupů;
d)
uvedení postupu, jakým se má Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy hlásit závažné porušení strategií nebo postupů, jež může vyústit v porušení podmínek pro počáteční registraci.
ODDÍL 2
Vlastnictví
Článek 3
Vlastnictví registru obchodních údajů
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
seznam všech osob nebo subjektů, které přímo nebo nepřímo drží 5 % nebo více kapitálu nebo hlasovacích práv žadatele nebo jejichž podíl umožňuje podstatně ovlivnit řízení žadatele;
b)
seznam všech společností, v nichž osoba uvedená v písmeni a) drží 5 % nebo více kapitálu nebo hlasovacích práv nebo na jejichž řízení uplatňuje uvedená osoba podstatný vliv.
2. Pokud má žadatel mateřskou společnost, pak:
a)
uvede sídlo;
b)
uvede, zda je mateřská společnost povolena nebo registrována a zda podléhá dohledu, a je-li tomu tak, uvede případné referenční číslo a název odpovědného orgánu dohledu.
Článek 4
Schéma vlastnictví
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje schéma zachycující vlastnické vztahy mezi mateřskou společností, dceřinými společnostmi a všemi dalšími navázanými subjekty nebo pobočkami.
2. K identifikaci společností uvedených ve schématu podle odstavce 1 slouží úplný název, právní forma a sídlo.
ODDÍL 3
Organizační struktura, řízení a dodržování předpisů
Článek 5
Organizační schéma
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje organizační schéma zachycující organizační strukturu žadatele, včetně struktury případných doplňkových služeb.
2. Schéma obsahuje informace o totožnosti osob odpovědných za každou významnou funkci, včetně vrcholného vedení a osob, které řídí činnost veškerých poboček.
Článek 6
Správa a řízení společnosti
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje informace o interních strategiích správy a řízení žadatele a o postupech a rámci, kterým se řídí jeho vrcholné vedení včetně rady, jejích neexekutivních členů a výborů, jsou-li ustaveny.
2. Uvedené informace zahrnují popis procesu výběru, jmenování, hodnocení výkonnosti a odvolání vrcholného vedení a členů rady.
3. Pokud žadatel dodržuje uznaný kodex chování v oblasti správy a řízení společností, v žádosti o registraci registru obchodních údajů se tento kodex označí a vysvětlí se veškeré situace, v nichž se žadatel od kodexu odchyluje.
Článek 7
Vnitřní kontroly
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje přehled vnitřních kontrol žadatele. Přehled zahrnuje informace o jeho útvaru compliance, útvaru přezkumu, posuzování rizik, mechanismech vnitřní kontroly a jeho mechanismech pro interní audit.
2. Přehled obsahuje informace o těchto otázkách:
a)
strategie a postupy vnitřní kontroly žadatele;
b)
sledování a hodnocení přiměřenosti a efektivity systémů žadatele;
c)
kontrola a ochrana systémů zpracování informací žadatele;
d)
vnitřní orgány pověřené hodnocením zjištění.
3. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje následující informace o útvaru interního auditu žadatele:
a)
vysvětlení, jak je jeho metodika interního auditu vypracována a uplatňována s ohledem na povahu činností žadatele, jejich složitosti a rizika;
b)
plán práce na tři roky od data žádosti.
Článek 8
Dodržování předpisů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje následující informace o strategiích a postupech žadatele zaměřených na dodržování nařízení (EU) č. 648/2012:
a)
popis úkolů osob odpovědných za dodržování předpisů a jakýchkoli ostatních pracovníků, kteří posuzují dodržování předpisů, včetně popisu toho, jak bude zajištěna nezávislost útvaru compliance na ostatních činnostech;
b)
vnitřní strategie a postupy koncipované s cílem zajistit, aby žadatel, včetně jeho manažerů a zaměstnanců, dodržoval veškerá ustanovení nařízení (EU) č. 648/2012, včetně popisu úkolů rady a vrcholného vedení;
c)
je-li k dispozici, nejaktuálnější interní zprávu vypracovanou osobami odpovědnými za dodržování předpisů nebo jakýmikoli ostatními pracovníky žadatele, kteří posuzují dodržování předpisů;
Článek 9
Vrcholné vedení a členové rady
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje ve vztahu ke každému členovi vrcholného vedení a každému členovi rady následující informace a dokumenty:
a)
kopii životopisu pro posouzení přiměřených zkušeností a znalostí k řádnému plnění jeho úkolů;
b)
podrobnosti o jakémkoli odsouzení za trestné činy v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou, zejména prostřednictvím úředního osvědčení, je-li v příslušném členském státě k dispozici;
c)
vlastní prohlášení o dobré pověsti v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb, v němž každý člen vrcholného vedení a rady uvede, zda:
i)
byl odsouzen za trestný čin v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou,
ii)
byl subjektem jakýchkoli negativních rozhodnutí v jakémkoli řízení disciplinární povahy zahájeného orgánem dohledu nebo vládními orgány nebo agenturami nebo zda je subjektem jakéhokoli takového řízení, jež dosud nebylo uzavřeno,
iii)
byl subjektem jakýchkoli negativních soudních zjištění v občanskoprávním řízení před soudem v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb nebo pochybením, podvodem nebo řízením podniku,
iv)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, jemuž regulační orgán odebral registraci nebo povolení,
v)
mu bylo odepřeno právo vykonávat činnosti, které vyžadují registraci nebo povolení ze strany regulačního orgánu,
vi)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, který dospěl k úpadku nebo likvidaci, přičemž byl s podnikem spojen nebo k úpadku nebo likvidaci došlo do jednoho roku od doby, kdy přestal být s podnikem spojen,
vii)
byl členem rady nebo vrcholného vedení podniku, jenž byl subjektem negativního rozhodnutí nebo sankce regulačního orgánu,
viii)
byl jiným způsobem pokutován, byla mu pozastavena činnost, ztratil způsobilost nebo byl jinak sankcionován v souvislosti s podvodem nebo zpronevěrou nebo v souvislosti s poskytováním finančních nebo datových služeb, ze strany vládního nebo regulačního orgánu nebo profesní organizace,
ix)
ztratil způsobilost vykonávat funkci člena rady, způsobilost vykonávat řídící funkci, byl propuštěn ze zaměstnání nebo jiné funkce v podniku v důsledku pochybení nebo nezákonných postupů;
d)
prohlášení o jakýchkoli možných střetech zájmů, které mohou členové vrcholného vedení a rady mít při výkonu svých funkcí, a o tom, jak jsou tyto střety zvládány.
2. Veškeré informace, které Evropský orgán pro cenné papíry a trhy obdrží podle odstavce 1, se použijí výlučně pro účely registrace a průběžného dodržování podmínek registrace žádajícího registru obchodních údajů.
ODDÍL 4
Personál a odměňování
Článek 10
Personální politika a postupy
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto strategie a postupy:
a)
kopii politiky odměňování vrcholného vedení, členů rady a pracovníků útvarů rizika a kontroly žadatele;
b)
popis opatření, která žadatel zavedl ke zmírnění rizika přílišné závislosti na jednotlivých zaměstnancích.
Článek 11
Způsobilost a odbornost
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o pracovnících žadatele:
a)
obecný seznam zaměstnanců s uvedením jejich funkcí a kvalifikací podle jednotlivých funkcí;
b)
konkrétní popis zaměstnanců v oblasti informačních technologií, kteří zajišťují služby registru obchodních údajů, s uvedením jejich funkcí a kvalifikací pro jednotlivé pracovníky;
c)
popis funkcí a kvalifikací všech pracovníků odpovědných za interní audit, vnitřní kontroly, činnost compliance, posouzení rizika a interní přezkum;
d)
identifikaci přidělených pracovníků a pracovníků zaměstnaných v rámci outsourcingu;
e)
podrobnosti o odborné přípravě a rozvoji relevantních pro činnost registru obchodních údajů, včetně všech zkoušek nebo jiného formálního hodnocení požadovaného pro pracovníky v souvislosti s činností registru obchodních údajů.
ODDÍL 5
Finanční zdroje pro výkon činnosti registru obchodních údajů
Článek 12
Finanční zprávy a obchodní plány
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto finanční a obchodní informace o žadateli:
a)
úplný soubor finančních výkazů vypracovaných podle mezinárodních standardů přijatých v souladu s článkem 3 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1606/2002 ze dne 19. července o uplatňování mezinárodních účetních standardů (4);
b)
pokud jsou finanční výkazy žadatele předmětem povinného auditu ve smyslu definice v čl. 2 odst. 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/43/ES ze dne 17. května 2006 o povinném auditu ročních a konsolidovaných účetních závěrek (5), finanční zprávy zahrnou zprávu o auditu ročních a konsolidovaných finančních výkazů;
c)
pokud žadatel podléhá auditu, jméno a vnitrostátní registrační číslo externího auditora;
d)
finanční obchodní plán uvažující různé obchodní scénáře poskytování služeb registru obchodních údajů v průběhu minimálně tříletého referenčního období.
2. Pokud nejsou finanční informace z minulosti uvedené v odstavci 1 k dispozici, žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o žadateli:
a)
pro forma prohlášení prokazující řádné zdroje a očekávanou obchodní situaci šest měsíců po registraci;
b)
průběžnou finanční zprávu, pokud finanční výkazy za požadované období dosud nejsou k dispozici;
c)
výkaz o finančním stavu, jako je rozvaha, výsledovka, změny ve vlastním kapitálu a peněžních tocích a poznámky obsahující souhrn účetních politik a další vysvětlující poznámky.
3. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje auditované roční finanční výkazy jakékoli mateřské společnosti za tři účetní období předcházející datu žádosti.
4. Žádost o registraci registru obchodních údajů rovněž obsahuje tyto finanční informace o žadateli:
a)
nástin budoucích plánů týkajících se založení dceřiných společností a jejich umístění;
b)
popis obchodních činností, které zamýšlí žadatel provádět, s upřesněním činností veškerých dceřiných společností nebo poboček.
ODDÍL 6
Střety zájmů
Článek 13
Zvládání střetů zájmů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje tyto informace o strategiích a postupech, které žadatel zavedl pro zvládání střetů zájmů:
a)
strategie a postupy týkající se identifikace a zvládání střetů zájmů a informování o nich a popis procesu používaného k zajištění toho, aby si příslušné osoby byly těchto strategií a postupů vědomy;
b)
jakákoli další opatření a kontroly zavedené k zajištění toho, aby byly splněny požadavky ohledně zvládání střetů zájmů uvedené v písmeni a).
Článek 14
Důvěrnost
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje vnitřní strategie a mechanismy bránící jakémukoli využití informací uložených v budoucím registru obchodních údajů:
a)
pro neoprávněné účely;
b)
pro poskytnutí důvěrných informací;
c)
jejichž obchodní využití není povoleno.
2. Obsahuje popis vnitřních postupů pro udělování povolení pracovníkům k použití hesel pro přístup k údajům, přičemž se uvede účel, pro který pracovníci k údajům přistupují, rozsah prohlížených údajů a veškerá omezení využití údajů.
3. Žadatel poskytne Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy informace o procesech vedení záznamů, v nichž je identifikován každý pracovník, jenž k údajům přistupuje, čas přístupu, povaha prohlížených údajů a účel přístupu.
Článek 15
Přehled střetů zájmů a jejich zmírňování
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje přehled (aktuální v době podání žádosti) existujících významných střetů zájmů ve vztahu k jakýmkoli doplňkovým nebo jiným souvisejícím službám poskytovaným žadatelem a popis toho, jak jsou tyto střety zájmů zvládány.
2. Pokud je žadatel součástí skupiny, zahrne do přehledu jakékoli významné střety zájmů vyplývající z existence jiných podniků ve skupině a popis toho, jak jsou tyto střety zájmů zvládány.
ODDÍL 7
Zdroje a postupy
Článek 16
Zdroje v oblasti informačních technologií a outsourcing
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis těchto záležitostí:
a)
systémů a uživatelských zařízení vytvořených žadatelem za účelem poskytování služeb klientům, včetně kopie jakéhokoli uživatelského manuálu a vnitřních postupů;
b)
investiční politiky a strategie obnovy týkajících se zdrojů informačních technologií žadatele;
c)
dohod o outsourcingu, které žadatel uzavřel, spolu s metodami používanými ke sledování kvality funkcí zajišťovaných formou outsourcingu a kopiemi smluv, jimiž se tato ujednání řídí.
Článek 17
Doplňkové služby
Pokud žadatel, podnik v jeho skupině nebo podnik, s nímž má žadatel významnou smlouvu týkající se služeb pro obchodování nebo služeb po uzavření obchodu, nabízí nebo má v plánu nabízet jakékoli doplňkové služby, jeho žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis:
a)
doplňkových služeb, které žadatel nebo jeho mateřská skupina provádí, a popis jakýchkoli smluv registru obchodních údajů se společnostmi nabízejícími služby pro obchodování, služby po uzavření obchodu nebo jiné související služby, jakož i kopie takových smluv;
b)
postupů a strategií, které zajistí provozní oddělení služeb registru obchodních údajů žadatele od ostatních linií podnikání, a to včetně případů, kdy samostatnou linii podnikání provozuje registr obchodních údajů, společnost patřící do jeho holdingové společnosti nebo jakákoli jiná společnost, s níž má významnou smlouvu v souvislosti s obchodováním, operacemi po uzavření obchodu nebo linií podnikání.
ODDÍL 8
Pravidla pro přístup
Článek 18
Transparentnost v souvislosti s pravidly pro přístup
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
strategie a postupy pro přístup, na jejichž základě uživatelé přistupují k údajům v registru obchodních údajů, včetně veškerých procesů, v jejichž rámci musí uživatelé doplňovat nebo měnit zaregistrované smlouvy;
b)
kopii podmínek stanovujících práva a povinnosti uživatelů;
c)
popis různých kategorií přístupu dostupných uživatelům, existuje-li více než jedna;
d)
strategie a postupy ohledně přístupu, na jejichž základě mají ostatní poskytovatelé služeb nediskriminační přístup k informacím uchovávaným registrem obchodních údajů, pokud k tomu příslušné protistrany daly souhlas.
Článek 19
Transparentnost v souvislosti s mechanismy dodržování předpisů a správností údajů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje postupy zavedené žadatelem s cílem ověřit:
a)
že oznamující protistrana nebo subjekt předkládající údaje dodržely požadavky na oznamování;
b)
správnost oznamovaných informací;
c)
že pokud protistrany podávají oznámení různým registrům obchodních údajů, dané údaje je možné srovnat.
Článek 20
Transparentnost v souvislosti s cenovou politikou
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje žadatelův popis jeho:
a)
cenové politiky včetně jakýchkoli existujících slev a rabatů a podmínek využití uvedených snížení;
b)
struktury poplatků za poskytování jakýchkoli doplňkových služeb, včetně odhadovaných nákladů na služby registru obchodních údajů a doplňkové služby, spolu s podrobnostmi o metodách účtování oddělených nákladů, které mohou žadateli vzniknout při poskytování služeb registru obchodních údajů a doplňkových služeb;
c)
metod užívaných ke zpřístupňování informací klientům, zejména vykazujícím jednotkám, a potenciálním klientům, včetně kopie struktury poplatků, v níž musí být služby registru obchodních údajů oddělené od doplňkových služeb.
ODDÍL 9
Funkční spolehlivost
Článek 21
Operační riziko
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje:
a)
podrobný popis dostupných zdrojů a postupů vytvořených pro identifikaci a zmírnění operačního rizika a jakýchkoli jiných významných rizik, jimž je žadatel vystaven, včetně kopie příslušných manuálů a vnitřních postupů;
b)
popis čistých likvidních aktiv financovaných vlastním kapitálem, určených ke krytí možných běžných ztrát z činnosti v zájmu pokračujícího poskytování služeb v rámci fungujícího podniku, a posouzení dostatečnosti finančních zdrojů žadatele pro účely krytí operačního rizika ukončení nebo reorganizace kritických operací a služeb po období nejméně šesti měsíců;
c)
plán zachování provozu žadatele a popis postupu jeho aktualizace. Plán obsahuje zejména:
i)
veškeré obchodní procesy, postupy eskalace a související systémy, které mají kritický význam pro zajištění služeb žadatele o registraci registru obchodních údajů, včetně veškerých relevantních služeb zajišťovaných v rámci outsourcingu a včetně strategie, politiky a cílů registru obchodních údajů pro zajištění kontinuity těchto procesů,
ii)
ujednání s ostatními poskytovateli infrastruktury finančního trhu, včetně ostatních registrů obchodních údajů,
iii)
mechanismy zajišťující minimální úroveň kritických funkcí a očekávaný časový rozvrh plné obnovy uvedených procesů,
iv)
maximální přijatelnou dobu obnovy obchodních procesů a systémů s ohledem na lhůtu pro podávání zpráv registrům obchodních údajů stanovenou v článku 9 nařízení (EU) č. 648/2012 a na objem údajů, který musí registr obchodních údajů v uvedeném denním období zpracovat,
v)
postupy zabývající se zaznamenáváním a přezkumem incidentů,
vi)
testovací program a výsledky veškerých testů,
vii)
počet dostupných alternativních technických a operačních prostorů, jejich umístění, zdroje ve srovnání s hlavními prostory a postupy zachování provozu stanovené pro případ, kdy je nutné použít alternativní prostory,
viii)
informace o přístupu k alternativním prostorám činnosti, aby mohli pracovníci zajistit kontinuitu služeb, pokud hlavní kancelářské prostory nejsou k dispozici;
d)
popis mechanismů zajišťujících činnost registru obchodních údajů žadatele v případě přerušení a popis účasti uživatelů registru obchodních údajů a jiných třetích osob na těchto mechanismech.
ODDÍL 10
Vedení záznamů
Článek 22
Strategie vedení záznamů
1. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje informace o přijetí a správě údajů, včetně veškerých strategií a postupů, které žadatel zavedl s cílem zajistit:
a)
včasnou a správnou registraci oznamovaných informací;
b)
že jsou údaje uchovávány online i offline;
c)
že jsou údaje řádně zálohovány pro účely zachování provozu.
2. Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis systémů vedení záznamů, strategie a postupy používané k zajištění toho, aby byly řádně zaznamenávány změny informací a aby probíhal správný výpočet pozic v souladu s příslušnými požadavky právních a správních předpisů.
ODDÍL 11
Dostupnost údajů
Článek 23
Mechanismy pro dostupnost údajů
Žádost o registraci registru obchodních údajů obsahuje popis zdrojů, metod a způsobů, které žadatel použije k usnadnění přístupu k informacím v souladu s čl. 81 odst. 1, 3 a 5 nařízení (EU) č. 648/2012 o transparentnosti a dostupnosti údajů, jakož i:
a)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu k údajům obsaženým v registru pro veřejnost v souladu s čl. 81 odst. 1 nařízení (EU) č. 648/2012 a četnost aktualizací, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií;
b)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu ke svým informacím pro příslušné orgány v souladu s čl. 81 odst. 3 nařízení (EU) č. 648/2012, četnost aktualizací a kontroly a ověřování, jež může registr obchodních údajů zřídit pro filtrování přístupu, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií;
c)
popis zdrojů, metod a způsobů, které registr obchodních údajů použije k usnadnění přístupu ke svým informacím pro protistrany ze smluv v souladu s čl. 80 odst. 5 nařízení (EU) č. 648/2012 a četnost aktualizací, spolu s kopií konkrétních manuálů a vnitřních strategií.
Článek 24
Ověřování přesnosti a úplnosti žádosti
1. K veškerým informacím předloženým Evropskému orgánu pro cenné papíry a trhy v průběhu registrace se přikládá průvodní dopis podepsaný členem rady registru obchodních údajů a členem vrcholného vedení, jenž potvrzuje, že předložené informace jsou ke dni podání přesné a úplné podle jejich nejlepšího vědomí a svědomí.
2. Pokud je to na místě, připojí se k uvedeným informacím rovněž příslušná podniková právní dokumentace osvědčující přesnost údajů.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 19. prosince 2012.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 150/2013
of 19 December 2012
supplementing Regulation (EU) No 648/2012 of the European Parliament and of the Council on OTC derivatives, central counterparties and trade repositories with regard to regulatory technical standards specifying the details of the application for registration as a trade repository
(Text with EEA relevance)
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to the opinion of the European Central Bank (1),
Having regard to Regulation (EU) No 648/2012 of the European Parliament and of the Council of 4 July 2012 on OTC derivatives, central counterparties and trade repositories (2), and in particular Article 56(3) thereof,
Whereas:
(1)
Rules should be laid down specifying the information to be provided to the European Securities and Markets Authority (ESMA) as part of an application for registration as a trade repository.
(2)
Any person applying for registration as a trade repository should provide information on the structure of its internal controls and the independence of its governing bodies, in order to enable ESMA to assess whether the corporate governance structure ensures the independence of the trade repository and whether that structure and its reporting routines are adequate.
(3)
ESMA, as established by Regulation (EU) No 1095/2010 of the European Parliament and of the Council of 24 November 2010 establishing a European Supervisory Authority (European Securities and Markets Authority) (3), is responsible for the registration and supervision of trade repositories under Title VI of Regulation (EU) No 648/2012. For the purpose of enabling ESMA to assess the good repute, as well as the experience and skills of the prospective trade repository senior management, an applicant trade repository should provide the relevant information to perform such an assessment.
(4)
The applicant trade repository should provide information to ESMA to demonstrate that it has the necessary financial resources at its disposal for the performance of its functions on an on-going basis and adequate business continuity arrangements.
(5)
Although when a trade repository operates through branches, these are not separate legal persons, separate information on branches should be provided in order to enable ESMA to clearly identify the position of the branches in the organisational structure of the trade repository, assess the fitness for duty and appropriateness of the senior management of the branches, and evaluate whether the control mechanisms, compliance and other functions in place are considered to be robust and enough to identify, evaluate and manage the branches’ risks in an appropriate manner.
(6)
It is important for an applicant to provide ESMA with information on ancillary services, or other business lines that the trade repository offers outside its core activity of derivatives reporting, particularly as regards its central core activity of regulatory reporting.
(7)
In order for ESMA to assess the continuity and orderly function of an applicant trade repository’s technological systems, that applicant should provide ESMA with descriptions of those relevant technological systems and how they are managed. The applicant should also describe any outsourcing arrangements that are relevant for its services.
(8)
The fees associated with the services provided by trade repositories are important information for enabling market participants to make an informed choice and should therefore form part of the application for registration as trade repository.
(9)
Given that market participants and regulators rely on the data maintained by trade repositories, strict operational and record-keeping requirements should be clearly distinguishable in a trade repository’s application for registration.
(10)
The risk management models associated with the services provided by a trade repository are a necessary item in its application for registration so as to enable market participants to make an informed choice.
(11)
In order to secure full access to the trade repository, third party service providers are granted non-discriminatory access to information maintained by the trade repository, on the condition that the entity providing the data and the relevant counterparties have provided their consent. An applicant trade repository should therefore provide ESMA with information about its access policies and procedures.
(12)
In order to carry out its authorisation duties effectively, ESMA should receive all information from trade repositories, related third parties and third parties to whom the trade repositories have outsourced operational functions and activities. Such information is necessary to assess or complete the assessment of the application for registration and the documentation therein.
(13)
This Regulation is based on the draft regulatory technical standards submitted by ESMA to the Commission.
(14)
In accordance with Article 10 of Regulation (EU) No 1095/2010, ESMA has conducted open public consultations on the draft regulatory technical standards, analysed the potential related costs and benefits and requested the opinion of the ESMA Securities and Markets Stakeholder Group established in accordance with Article 37 of that Regulation,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
REGISTRATION
SECTION 1
General
Article 1
Identification, legal status and class of derivatives
1. An application for registration as a trade repository shall identify the applicant and the activities it intends to carry out which require it to be registered as a trade repository.
2. The application for registration as a trade repository shall in particular contain the following information:
(a)
the corporate name of the applicant and legal address within the Union;
(b)
an excerpt from the relevant commercial or court register, or other forms of certified evidence of the place of incorporation and scope of business activity of the applicant, valid at the application date;
(c)
information on the classes of derivatives for which the applicant wishes to be registered;
(d)
the articles of incorporation and, where relevant, other statutory documentation stating that the applicant is to conduct trade repository services;
(e)
the minutes from the meeting where the board approved the application;
(f)
the name and contact details of the person(s) responsible for compliance, or any other staff involved in compliance assessments for the applicant;
(g)
the programme of operations, including indications of the location of the main business activities;
(h)
the identification of any subsidiaries and, where relevant, the group structure;
(i)
any service, other than the trade repository function, that the applicant intends to provide;
(j)
any information on any pending judicial, administrative, arbitration or any other litigation proceedings irrespective of their type, that the applicant may be party to, particularly as regards tax and insolvency matters and where significant financial or reputational costs may be incurred, or any non-pending proceedings, that may still have any material impact on trade repository costs.
3. Upon request by ESMA, the applicants shall also send to it additional information during the examination of the application for registration where such information is needed for the assessment of the applicants’ capacity to comply with the requirements set out in Articles 56 to 59 of Regulation (EU) No 648/2012 and for ESMA to duly interpret and analyse the documentation to be submitted or already submitted.
4. Where an applicant considers that a requirement of this Regulation is not applicable to it, it shall clearly indicate that requirement in its application and also provide an explanation why such requirement does not apply.
Article 2
Policies and procedures
Where information regarding policies or procedures is to be provided, an applicant shall ensure that the policies or procedures contain or are accompanied by each of the following items:
(a)
an indication of the person responsible for the approval and maintenance of the policies and procedures;
(b)
a description of how compliance with the policies and procedures will be ensured and monitored, and the person responsible for compliance in that regard;
(c)
a description of the measures to adopt in the event of a breach of policies and procedures;
(d)
an indication of the procedure for reporting to ESMA any material breach of policies or procedures which may result in a breach of the conditions for initial registration.
SECTION 2
Ownership
Article 3
Ownership of the trade repository
1. An application for registration as a trade repository shall contain:
(a)
a list containing the name of each person or entity who directly or indirectly holds 5 % or more of the applicants capital or of its voting rights or whose holding makes it possible to exercise a significant influence over the applicants management;
(b)
a list of any undertakings in which a person referred to in point (a) holds 5 % or more of the capital or voting rights or over whose management they exercise a significant influence.
2. Where the applicant has a parent undertaking, it shall:
(a)
identify the legal address;
(b)
indicate whether the parent undertaking is authorised or registered and subject to supervision, and when this is the case, state any reference number and the name of the responsible supervisory authority.
Article 4
Ownership chart
1. An application for registration as a trade repository shall contain a chart showing the ownership links between the parent undertaking, subsidiaries and any other associated entities or branches.
2. The undertakings shown in the chart referred to in paragraph 1 shall be identified by their full name, legal status and legal address.
SECTION 3
Organisational structure, governance and compliance
Article 5
Organisational chart
1. An application for registration as a trade repository shall contain the organisational chart detailing the organisational structure of the applicant, including that of any ancillary services.
2. That chart shall include information about the identity of the person responsible for each significant role, including senior management and persons who direct the activities of any branches.
Article 6
Corporate governance
1. An application for registration as a trade repository shall contain information regarding the applicant’s internal corporate governance policies and the procedures and terms of reference which govern its senior management, including the board, its non-executive members and, where established, committees.
2. That information shall include a description of the selection process, appointment, performance evaluation and removal of senior management and members of the board.
3. Where the applicant adheres to a recognised corporate governance code of conduct, the application for registration as a trade repository shall identify the code and provide an explanation for any situations where the applicant deviates from the code.
Article 7
Internal controls
1. An application for registration as a trade repository shall contain an overview of the internal controls of the applicant. This shall include information regarding its compliance function, review function, risk assessment, internal control mechanisms and arrangements of its internal audit function.
2. The overview shall include information on the following matters:
(a)
the applicants’ internal control policies and procedures;
(b)
the monitoring and evaluation of the adequacy and effectiveness of the applicant’s systems;
(c)
the control and safeguard for the applicant’s information processing systems;
(d)
the internal bodies in charge of the evaluation of the findings.
3. An application for registration as a trade repository shall contain the following information with respect to the applicant’s internal audit function:
(a)
an explanation of how its internal audit methodology is developed and applied taking into account the nature of the applicant’s activities, complexities and risks;
(b)
a work plan for three years following the date of application.
Article 8
Regulatory compliance
An application for registration as a trade repository shall contain the following information regarding an applicant’s policies and procedures for ensuring compliance with Regulation (EU) No 648/2012:
(a)
a description of the roles of the persons responsible for compliance and of any other staff involved in the compliance assessments, including how the independence of the compliance function from the rest of the business will be ensured;
(b)
the internal policies and procedures designed to ensure that the applicant, including its managers and employees, comply with all the provisions of Regulation (EU) No 648/2012, including a description of the role of the board and senior management;
(c)
where available, the most recent internal report prepared by the persons responsible for compliance or any other staff involved in compliance assessments within the applicant.
Article 9
Senior management and members of the board
1. An application for registration as a trade repository shall contain the following information in respect of each member of the senior management and each member of the board:
(a)
a copy of the curriculum vitae in order to enable the assessment on the adequate experience and knowledge to adequately perform their responsibilities;
(b)
details regarding any criminal convictions in connection with the provision of financial or data services or in relation to acts of fraud or embezzlement, notably via an official certificate if available within the relevant Member State;
(c)
a self-declaration of good repute in relation to the provision of a financial or data service, where each member of the senior management and the board states whether they:
(i)
have been convicted of any criminal offence in connection with the provision of financial or data services or in relation to acts of fraud or embezzlement;
(ii)
have been subject to an adverse decision in any proceedings of a disciplinary nature brought by a regulatory authority or government bodies or agencies or are the subject of any such proceedings which are not concluded;
(iii)
have been subject to an adverse judicial finding in civil proceedings before a court in connection with the provision of financial or data services, or for impropriety or fraud in the management of a business;
(iv)
have been part of the board or senior management of an undertaking whose registration or authorisation was withdrawn by a regulatory body;
(v)
have been refused the right to carry on activities which require registration or authorisation by a regulatory body;
(vi)
have been part of the board or senior management of an undertaking which has gone into insolvency or liquidation while this person was connected to the undertaking or within a year of the person ceasing to be connected to the undertaking;
(vii)
have been part of the board or senior management of an undertaking which was subject to an adverse decision or penalty by a regulatory body;
(viii)
have been otherwise fined, suspended, disqualified, or been subject to any other sanction in relation to fraud, embezzlement or in connection with the provision of financial or data services, by a government, regulatory or professional body;
(ix)
have been disqualified from acting as a director, disqualified from acting in any managerial capacity, dismissed from employment or other appointment in an undertaking as a consequence of misconduct or malpractice;
(d)
a declaration of any potential conflicts of interests that the senior management and the members of the board may have in performing their duties and how these conflicts are managed.
2. Any information received by ESMA under paragraph 1 shall only be used for the purpose of registration and compliance at all times with the conditions for registration of the applicant trade repository.
SECTION 4
Staffing and remuneration
Article 10
Staffing policies and procedures
An application for registration as a trade repository shall contain the following policies and procedures:
(a)
a copy of the remuneration policy for the senior management, board members and the staff employed in risk and control functions of the applicant;
(b)
a description of the measures put in place by the applicant to mitigate the risk of over-reliance on any individual employees.
Article 11
Fitness and properness
An application for registration as a trade repository shall contain the following information about the applicant’s staff:
(a)
a general list of the staff employed including their role and qualifications per role;
(b)
a specific description of the information technology staff employed for providing the trade repository services including their role and qualifications of each individual;
(c)
a description of the roles and qualifications of each individual who is responsible for internal audit, internal controls, compliance, risk assessment and internal review;
(d)
the identification of the dedicated staff members and those members of the staff that are operating under an outsourcing arrangement;
(e)
details regarding the training and development relevant to the trade repository business, including any examination or other type of formal assessment required for staff regarding the conduct of trade repository activities.
SECTION 5
Financial resources for the performance of the trade repository
Article 12
Financial reports and business plans
1. An application for registration as a trade repository shall contain the following financial and business information about the applicant:
(a)
a complete set of financial statements, prepared in conformity with international standards adopted in accordance with Article 3 of Regulation (EC) No 1606/2002 of the European Parliament and of the Council of 19 July 2002 on the application of international accounting standards (4);
(b)
where the financial statements of the applicant are subject to statutory audit within the meaning given in Article 2(1) of the Directive 2006/43/EC of the European Parliament and of the Council of 17 May 2006 on statutory audits of annual accounts and consolidated accounts (5), the financial reports shall include the audit report on the annual and consolidated financial statements;
(c)
if the applicant is audited, the name and the national registration number of the external auditor;
(d)
a financial business plan contemplating different business scenarios for the trade repository services, over a minimum three years reference period.
2. Where historical financial information referred to in paragraph 1 is not available, an application for registration as a trade repository shall contain the following information about the applicant:
(a)
the pro-forma statement demonstrating proper resources and expected business status in six months after registration is granted;
(b)
an interim financial report where the financial statements are not yet available for the requested period of time;
(c)
a statement of financial position, such as a balance sheet, income statement, changes in equity and of cash flows and notes comprising a summary of accounting policies and other explanatory notes.
3. An application for registration as a trade repository shall contain the audited annual financial statements of any parent undertaking for the three financial years preceding the date of the application.
4. An application for registration as a trade repository shall also contain the following financial information about the applicant:
(a)
an indication of future plans for the establishment of subsidiaries and their location;
(b)
a description of the business activities which the applicant plans to carry out, specifying the activities of any subsidiaries or branches.
SECTION 6
Conflicts of interest
Article 13
Management of conflicts of interest
An application for registration as a trade repository shall contain the following information on the policies and procedures to manage conflicts of interest put in place by the applicant:
(a)
policies and procedures with respect to the identification, management and disclosure of conflicts of interest and a description of the process used to ensure that the relevant persons are aware of the policies and procedures;
(b)
any other measures and controls put in place to ensure the requirements referred to in point (a) on conflicts of interest management are met.
Article 14
Confidentiality
1. An application for registration as a trade repository shall contain the internal policies and mechanisms preventing any use of information stored in the prospective trade repository:
(a)
for illegitimate purposes;
(b)
for disclosure of confidential information;
(c)
not permitted for commercial use.
2. The latter shall include a description of the internal procedures on the staff permissions for using passwords to access the data, specifying the staff purpose, the scope of data being viewed and any restrictions on the use of data.
3. Applicants shall provide ESMA with information on the processes to keep a log identifying each staff member accessing the data, the time of access, the nature of data accessed and the purpose.
Article 15
Inventory and mitigation of conflicts of interest
1. An application for registration as a trade repository shall contain an up-to-date inventory, at the time of the application, of existing material conflicts of interest in relation to any ancillary or other related services provided by the applicant and a description of how these are being managed.
2. Where an applicant is part of a group, the inventory shall include any material conflicts of interest arising from other undertakings within the group and how these conflicts are being managed.
SECTION 7
Resources and procedures
Article 16
Information Technology resources and outsourcing
An application for registration as a trade repository shall contain a description of the following matters:
(a)
the systems and user facilities developed by the applicant in order to provide services to the clients, including a copy of any user manual and internal procedures;
(b)
the investment and renewal policies on information technology resources of the applicant;
(c)
outsourcing arrangements entered into by the applicant, together with the methods employed to monitor the service level of the outsourced functions and a copy of the contracts governing such arrangements.
Article 17
Ancillary services
Where an applicant, an undertaking within its group, or an undertaking with which the applicant has a material agreement relating to trading or post-trading service offers, or plans to offer any ancillary services, its application for registration as a trade repository shall contain a description of:
(a)
the ancillary services that the applicant, or its parent group, performs and a description of any agreement that the trade repository may have with companies offering trading, post-trading, or other related services, as well as copies of such agreements;
(b)
the procedures and policies that will ensure the operational separation between the applicant’s trade repository services and other business lines, including in the case that a separate business line is run by the trade repository, a company belonging to its holding company, or any other company within which it has a material agreement in the context of the trading or post-trading chain or business line.
SECTION 8
Access rules
Article 18
Transparency about access rules
An application for registration as a trade repository shall contain:
(a)
the access policies and procedures pursuant to which users access data in a trade repository including any process by which users may need to amend or modify registered contracts;
(b)
a copy of the terms and conditions which determine the user’s rights and obligations;
(c)
a description of the different categories of access available to users if more than one;
(d)
the access policies and procedures pursuant to which other services providers may have non-discriminatory access to information maintained by the trade repository where the relevant counterparties have provided their consent.
Article 19
Transparency about compliance arrangements and accuracy of data
An application for registration as a trade repository shall contain the procedures put in place by the applicant in order to verify:
(a)
the compliance of the reporting counterparty or submitting entity with the reporting requirements;
(b)
the correctness of the information reported;
(c)
that data can be reconciled between trade repositories if counterparties report to different trade repositories.
Article 20
Pricing policy transparency
An application for registration as a trade repository shall contain a description of the applicant’s:
(a)
pricing policy, including any existing discounts and rebates and conditions to benefit from such reductions;
(b)
fee structure for providing any ancillary services including the estimated cost of the trade repository services and ancillary services, along with the details of the methods used to account the separate cost that the applicant may incur when providing trade repository services and ancillary services;
(c)
methods used in order to make the information available for clients, notably reporting entities, and prospective clients, including a copy of the fee structure where trade repository services and ancillary services shall be unbundled.
SECTION 9
Operational reliability
Article 21
Operational risk
An application for registration as a trade repository shall contain:
(a)
a detailed description of the resources available and procedures designed to identify and mitigate operational risk and any other material risk to which the applicant is exposed to, including a copy of any relevant manuals and internal procedures;
(b)
a description of the liquid net assets funded by equity to cover potential general business losses in order to continue providing services as a going concern, and an assessment of the sufficiency of its financial resources with the aim of covering the operational costs of a wind-down or reorganisation of the critical operations and services over at least a six month period;
(c)
the applicant’s business continuity plan and an indication of the policy for updating the plan. In particular, the plan shall include:
(i)
all business processes, escalation procedures and related systems which are critical to ensuring the services of the trade repository applicant, including any relevant outsourced service and including the trade repository strategy, policy and objectives towards the continuity of these processes;
(ii)
the arrangements in place with other financial market infrastructure providers including other trade repositories;
(iii)
the arrangements to ensure a minimum service level of the critical functions and the expected timing of the completion of the full recovery of those processes;
(iv)
the maximum acceptable recovery time for business processes and systems, having in mind the deadline for reporting to trade repositories as provided for in Article 9 of Regulation (EU) No 648/2012 and the volume of data that the trade repository needs to process within that daily period;
(v)
the procedures to deal with incident logging and reviews;
(vi)
testing programme and the results of any tests;
(vii)
the number of alternative technical and operational sites available, their location, the resources when compared with the main site and the business continuity procedures in place in the event that alternate sites need to be used;
(viii)
information on access to a secondary business site to allow staff to ensure continuity of the service if a main office location is not available;
(d)
a description of the arrangements for ensuring the applicant’s trade repository activities in case of disruption and the involvement of trade repository users and other third parties in them.
SECTION 10
Recordkeeping
Article 22
Recordkeeping policy
1. An application for registration as a trade repository shall contain information about the receipt and administration of data, including any policies and procedures put in place by the applicant to ensure:
(a)
a timely and accurate registration of the information reported;
(b)
that the data is maintained both online and offline;
(c)
that the data is adequately copied for business continuity purposes.
2. An application for registration as a trade repository shall contain a description of the recordkeeping systems, policies and procedures that are used in order to ensure that information is modified appropriately and that positions are calculated correctly in accordance with relevant legislative or regulatory requirements.
SECTION 11
Data availability
Article 23
Data availability mechanisms
An application for registration as a trade repository shall contain a description of the resources, methods and channels that the applicant will use to facilitate access to the information in accordance with Article 81(1), (3) and (5) of Regulation (EU) No 648/2012 on transparency and data availability, together with:
(a)
a description of the resources, methods and channels that the trade repository will employ in order to facilitate the access to the data contained therein to the public in accordance with Article 81(1) of Regulation (EU) No 648/2012, and the frequency of updates, along with a copy of the specific manuals and internal policies;
(b)
a description of the resources, methods and facilities that the trade repository will employ in order to facilitate the access to its information to the relevant authorities in accordance with Article 81(3) of Regulation (EU) No 648/2012, the frequency of the update and the controls and verifications that the trade repository may establish for the access filtering process, along with a copy of the specific manuals and internal procedures;
(c)
a description of the resources, methods and channels that the trade repository will employ in order to facilitate the access to its information to counterparties to contracts in accordance with Article 80(5) of Regulation (EU) No 648/2012 and the frequency of updates, along with a copy of the specific manuals and internal policies.
Article 24
Verification of the accuracy and completeness of the application
1. Any information submitted to ESMA during the registration process shall be accompanied by a letter signed by a member of the board of the trade repository and of the senior management, attesting that the submitted information is accurate and complete to the best of their knowledge, as of the date of that submission.
2. The information shall also be accompanied, where relevant, with the relevant corporate legal documentation certifying the accuracy of the data.
Article 25
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 19 December 2012.