ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
COMMISSION DECISION (EU, Euratom) 2015/443
of 13 March 2015
on Security in the Commission
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 249 thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community,
Having regard to the Protocol No 7 on the Privileges and Immunities of the European Union annexed to the Treaties, and in particular Article 18 thereof,
Whereas:
(1)
The objective of security within the Commission is to enable the Commission to operate in a safe and secure environment by establishing a coherent, integrated approach as regards its security, providing appropriate levels of protection for persons, assets and information commensurate with identified risks, and ensuring efficient and timely delivery of security.
(2)
The Commission, like other international bodies, faces major threats and challenges in the field of security, in particular as regards terrorism, cyberattacks and political and commercial espionage.
(3)
The European Commission has entered into instruments on security matters for its principal sites with the governments of Belgium, Luxembourg and Italy (1). These instruments confirm that the Commission is responsible for its security.
(4)
In order to ensure security of persons, assets and information, the Commission may need to take measures in areas protected by fundamental rights as enshrined in the Charter of Fundamental Rights and in the European Convention on Human Rights and as recognised by the European Court of Justice.
(5)
Any such measure should therefore be justified by the importance of the interest it is designed to protect, be proportionate and ensure full respect for fundamental rights, including especially the rights of privacy and data protection.
(6)
Within a system committed to the rule of law and the respect of fundamental rights, the Commission has to strive for an appropriate level of security for its staff, assets and information that ensures it can carry out its operations, while not limiting fundamental rights beyond what is strictly necessary.
(7)
Security in the Commission shall be based on the principles of legality, transparency, proportionality and accountability.
(8)
Members of staff mandated to take security measures should not be placed at any disadvantage because of their actions unless they acted outside the scope of their mandate or in violation of the law, and hence in this respect this Decision is to be considered as a service instruction within the meaning of the Staff Regulations.
(9)
The Commission should take appropriate initiatives to foster and strengthen its security culture, ensuring a more efficient delivery of security, improving its security governance, further intensifying networks and cooperation with relevant authorities at international, European and national level, and improving monitoring and control of the implementation of security measures.
(10)
The establishment of the European External Action Service (EEAS) as a functionally autonomous body of the Union has had a significant impact on the Commission's security interests, and hence requires that rules and procedures for cooperation as regards safety and security be established between the EEAS and the Commission, in particular with regard to the fulfilment of the Commission's duty-of-care responsibilities towards Commission staff in Union Delegations.
(11)
The security policy of the Commission should be implemented in a manner which is consistent with other internal processes and procedures that may involve a security element. These include, in particular, Business Continuity Management which aims at preserving the critical functions of the Commission in case of an operational disruption, and the ARGUS process for multisectoral crisis coordination.
(12)
Notwithstanding the measures already in place at the time of adoption of this Decision and notified to the European Data Protection Supervisor (2), any measure under this Decision involving the processing of personal data shall be subject to implementing rules in accordance with Article 21, which shall lay down appropriate safeguards for data subjects.
(13)
Therefore, there is a need for the Commission to review, update, and consolidate the existing regulatory basis for security at the Commission.
(14)
The Commission Decision C(94) 2129 (3) should therefore be repealed,
HAS ADOPTED THIS DECISION:
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Definitions
For the purposes of this Decision the following definitions apply:
(1)
‘assets’ means all movable and immovable property and possessions of the Commission;
(2)
‘Commission department’ means a Commission Directorate-General or service, or a Cabinet of a Member of the Commission;
(3)
‘Communication and Information System’ or ‘CIS’ means any system enabling the handling of information in electronic form, including all assets required for its operation, as well as the infrastructure, organisation, personnel and information resources;
(4)
‘Control of risks’ shall mean any security measure that can reasonably be expected to effectively control a risk to security by its prevention, mitigation, avoidance or transfer;
(5)
‘crisis situation’ means a circumstance, event, incident or emergency (or a succession or combination thereof) posing a major or an immediate threat to security in the Commission regardless of its origin;
(6)
‘data’ means information in a form that allows it to be communicated, recorded or processed;
(7)
‘Member of the Commission responsible for security’ means a Member of the Commission under whose authority the Directorate-General for Human Resources and Security falls;
(8)
‘personal data’ means personal data as defined in Article 2(a) of Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (4);
(9)
‘premises’ shall mean any immovable or assimilated property and possessions of the Commission;
(10)
‘Prevention of risk’ shall mean security measures that can reasonably be expected to impede, delay or stop a risk to security;
(11)
‘risk to security’ means the combination of the threat level, the level of vulnerability and the possible impact of an event;
(12)
‘security in the Commission’ means the security of persons, assets and information in the Commission, and in particular the physical integrity of persons and assets, the integrity, confidentiality and availability of information and communication and information systems, as well as the unobstructed functioning of Commission operations;
(13)
‘security measure’ means any measure taken in accordance with this Decision for purposes of controlling risks to security;
(14)
‘Staff Regulations’ means the Staff Regulations of officials of the European Union, as laid down by Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 of the Council (5) and its amending acts;
(15)
‘threat to security’ means an event or agent that can reasonably be expected to adversely affect security if not responded to and controlled;
(16)
‘immediate threat to security’ means a threat to security which occurs with no or with extremely short advance warning; and
(17)
‘major threat to security’ means a threat to security that can reasonably be expected to lead to loss of life, serious injury or harm, significant damage to property, compromise of highly sensitive information, disruption of IT systems or of essential operational capacities of the Commission;
(18)
‘vulnerability’ means a weakness of any nature that can reasonably be expected to adversely affect security in the Commission, if exploited by one or more threats.
Article 2
Subject matter
1. This Decision sets out the objectives, basic principles, organisation and responsibilities regarding security at the Commission.
2. This Decision shall apply to all Commission departments and in all premises of the Commission. Commission staff working in Union Delegations shall be subject to the security rules for the European External Action Service (6).
3. Notwithstanding any specific indications concerning particular groups of staff, this Decision shall apply to the Members of the Commission, to Commission staff under the scope of the Staff Regulations and of the Conditions of Employment of other servants of the European Union, to national experts seconded to the Commission (SNEs), to service providers and their staff, to trainees and to any individual with access to Commission buildings or other assets, or to information handled by the Commission.
4. The provisions of this Decision shall be without prejudice to Commission Decision 2002/47/EC, ECSC, Euratom (7) and Commission Decision 2004/563/EC, Euratom (8), Commission Decision C(2006) 1623 (9) and Commission Decision C(2006) 3602 (10).
CHAPTER 2
PRINCIPLES
Article 3
Principles for security in the Commission
1. In implementing this Decision, the Commission shall comply with the Treaties and in particular the Charter of Fundamental Rights and Protocol No 7 on the Privileges and Immunities of the European Union, with the instruments referred to in recital 2 with any applicable rules of national law as well as with the terms of the present Decision. If necessary, a security notice in the sense of Article 21(2) providing guidance in this respect shall be issued.
2. Security in the Commission shall be based on the principles of legality, transparency, proportionality and accountability.
3. The principle of legality indicates the need to stay strictly within the legal framework in implementing this Decision and the need to conform to the legal requirements.
4. Any security measure shall be taken overtly unless this can reasonably be expected to impair its effect. Addressees of a security measure shall be informed in advance of the reasons for and the impact of the measure, unless the effect of the measure can reasonably be expected to be impaired by providing such information. In this case, the addressee of the security measure shall be informed after the risk of impairing the effect of the security measure has ceased.
5. Commission departments shall ensure that security issues are taken into account from the start of the development and implementation of Commission policies, decisions, programmes, projects and activities for which they are responsible. In order to do so, they shall involve the Directorate-General for Human Resources and Security in general and the Chief Information Security Officer of the Commission as regards IT systems from the earliest stages of preparation.
6. The Commission shall, where appropriate, seek cooperation with the competent authorities of the host state, of other Member States and of other EU institutions, agencies or bodies, where feasible, taking account of the measures taken or planned by those authorities to address the risk to security concerned.
Article 4
Obligation to comply
1. Compliance with this Decision and its implementing rules and with the security measures and the instructions given by mandated staff shall be mandatory.
2. Non-compliance with the security rules may trigger liability to disciplinary action in accordance with the Treaties, the Staff Regulations, to contractual sanctions and/or to legal action under national laws and regulations.
CHAPTER 3
DELIVERING SECURITY
Article 5
Mandated staff
1. Only staff authorised on the basis of a nominative mandate conferred to them by the Director-General for Human Resources and Security, given their current duties, may be entrusted with the power to take one or several of the following measures:
(1)
Carry side arms;
(2)
Conduct security inquiries as referred to in Article 13;
(3)
Take security measures as referred to in Article 12 as specified in the mandate.
2. The mandates referred to in paragraph 1 shall be conferred for a duration which shall not exceed the period during which the person concerned hold the post or function in respect of which the mandate has been conferred. They shall be conferred in compliance with the applicable provisions set out in Article 3(1).
3. As regards mandated staff, this Decision constitutes a service instruction within the meaning of Article 21 of the Staff Regulations.
Article 6
General provisions regarding security measures
1. When taking security measures, the Commission shall in particular ensure so far as reasonably possible, that:
(a)
it only seeks support or assistance from the state concerned, provided that that state either is a Member State of the European Union or, if not, party to the European Convention on Human Rights, or guarantees rights which are at least equivalent to the rights guaranteed in this Convention;
(b)
it shall only transfer information on an individual to recipients, other than Community institutions and bodies, which are not subject to national law adopted pursuant to Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (11), in accordance with Article 9 of Regulation (EC) No 45/2001;
(c)
where an individual poses a threat to security, any security measure shall be directed against that individual and that individual may be subjected to bearing the incurring costs. Those security measures may only be directed against other individuals if an immediate or major threat to security must be controlled and the following conditions are fulfilled:
(a)
the envisaged measures against the individual posing the threat to security cannot be taken or are not likely to be effective;
(b)
the Commission cannot control the threat to security by its own actions or cannot do so in a timely manner;
(c)
the measure does not constitute a disproportionate danger for the other individual and his rights.
2. The Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security shall establish an overview of security measures which may require an order by a judge in accordance with the laws and regulations of the Member States hosting Commission premises.
3. The Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security may turn to a contractor to carry out, under the direction and supervision of the Security Directorate, tasks relating to security.
Article 7
Security measures regarding persons
1. An appropriate level of protection shall be afforded to persons in the premises of the Commission, taking into account security and safety requirements.
2. In case of major risks to security, the Directorate-General for Human Resources and Security shall provide close protection for Members of the Commission or other staff where a threat assessment has indicated that such protection is needed to ensure their safety and security.
3. In case of major risks to security, the Commission may order the evacuation of its premises.
4. Victims of accidents or attacks within Commission premises shall receive assistance.
5. In order to prevent and control risks to security, mandated staff may carry out background checks of persons falling under the scope of this Decision, so as to determine whether giving such persons access to Commission premises or information presents a threat to security. For that purpose, and in compliance with Regulation (EC) No 45/2001 and provisions referred to under Article 3(1), the mandated staff concerned may:
(a)
use any source of information available to the Commission, taking into account the reliability of the source of information;
(b)
access the personnel file or data the Commission holds with regard to individuals it employs or intends to employ, or for contractors' staff when duly justified.
Article 8
Security measures regarding physical security and assets
1. Security of assets shall be ensured by applying appropriate physical and technical protective measures and corresponding procedures, hereinafter called ‘physical security’, creating a multi-layered system.
2. Measures may be adopted pursuant to this Article in order to protect persons or information in the Commission as well as to protect assets.
3. Physical security shall have the following objectives:
-
preventing acts of violence directed against Members of the Commission or persons falling within the scope of this Decision,
-
preventing espionage and eavesdropping on sensitive or classified information,
-
preventing theft, acts of vandalism, sabotage and other violent actions aimed at damaging or destroying Commission buildings and assets,
-
enabling investigation and inquiry into security incidents including through checks on access and exit control log files, CCTV coverage, telephone call recordings and similar data as referred to in Article 22(2) hereunder and other information sources.
4. Physical security shall include:
-
an access policy applicable to any person or vehicle requiring access to Commission premises, including the parking lots,
-
an access control system comprising guards, technical equipment and measures, information systems or a combination of all of those elements.
5. In order to ensure physical security, the following actions may be taken:
-
recording entry to and exit from Commission premises of persons, vehicles, goods and equipment,
-
identity controls at its premises,
-
inspection of vehicles, goods and equipment by visual or technical means,
-
preventing unauthorised persons, vehicles and goods, from entering Commission premises.
Article 9
Security measures regarding information
1. Security of information covers all information handled by the Commission.
2. Security of information, regardless of its form, shall balance transparency, proportionality, accountability and efficiency with the need to protect information from unauthorised access, use, disclosure, modification or destruction.
3. Security of information shall be aimed at protecting confidentiality, integrity and availability.
4. Risk management processes shall therefore be used to classify information assets and to develop proportionate security measures, procedures and standards, including mitigating measures.
5. These general principles underlying security of information shall be applied in particular as regards:
(a)
‘European Union Classified Information’ (hereafter ‘EUCI’), that is to say any information or material designated by an EU security classification, the unauthorised disclosure of which could cause varying degrees of prejudice to the interests of the European Union or of one or more of the Member States;
(b)
‘Sensitive non-classified information’, that is to say information or material the Commission must protect because of legal obligations laid down in the Treaties or in acts adopted in implementation thereof, and/or because of its sensitivity. Sensitive non-classified information includes, but is not limited to, information or material covered by the obligation of professional secrecy, as referred to in Article 339 TFEU, information covered by the interests protected in Article 4 of Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council (12) read in conjunction with the relevant case-law of the Court of Justice of the European Union or personal data within the scope of Regulation (EC) No 45/2001.
6. Sensitive non-classified information shall be subject to rules regarding its handling and storage. It shall only be released to those individuals who have a ‘need-to-know’. When deemed necessary for the effective protection of its confidentiality, it shall be identified by a security marking and corresponding handling instructions approved by the Director-General for Human Resources and Security. When handled or stored on Communication and Information Systems, such information shall be protected also in compliance with Decision C(2006) 3602, its implementing rules and corresponding standards.
7. Any individual who is responsible for compromising or losing EUCI or sensitive non-classified information, which is identified as such in the rules regarding its handling and storage, may be liable to disciplinary action in accordance with the Staff Regulations. That disciplinary action shall be without prejudice to any further legal or criminal proceedings by the competent national authorities of the Member States in accordance with their laws and regulations and to contractual remedies.
Article 10
Security measures regarding Communication and Information Systems
1. All Communication and Information Systems (‘CIS’) used by the Commission shall comply with the Commission's Information Systems Security Policy, as set out in Decision C(2006) 3602, its implementing rules and corresponding security standards.
2. Commission services owning, managing or operating CIS shall only allow other Union institutions, agencies, bodies or other organisations to have access to those systems provided that those Union institutions, agencies, bodies or other organisations can provide reasonable assurance that their IT systems are protected at a level equivalent to the Commission's Information Systems Security Policy as set out in Decision C(2006) 3602, its implementing rules and corresponding security standards. The Commission shall monitor such compliance, and in case of serious non-compliance or continued failure to comply, be entitled to prohibit access.
Article 11
Forensic analysis regarding cyber-security
The Directorate-General for Human Resources and Security shall in particular be responsible for conducting forensic technical analysis in cooperation with the competent Commission departments in support of the security inquiries referred to in Article 13, related to counterintelligence, data leakage, cyberattacks and information systems security.
Article 12
Security measures regarding persons and objects
1. In order to ensure the security in the Commission and to prevent and control risks, staff mandated in accordance with Article 5 may, in compliance with the principles set out in Article 3, take inter alia one or more of the following security measures:
(a)
securing of scenes and evidence, including access and exit control log files, CCTV images, in case of incidents or conduct that may lead to administrative, disciplinary, civil or criminal procedures;
(b)
limited measures concerning persons posing a threat to security, including ordering persons to leave the Commission's premises, escorting persons from the Commission's premises, banning persons from the Commission's premises for a period of time, the latter defined in accordance with criteria to be defined in implementing rules;
(c)
limited measures concerning objects posing a threat to security including removal, seizure and disposal of objects;
(d)
searching of Commission premises, including of offices, within such premises;
(e)
searching of CIS and equipment, telephone and telecommunications traffic data, log files, user accounts, etc.;
(f)
other specific security measures with similar effect in order to prevent or control risks to security, in particular in the context of the Commission's rights as a landlord or as an employer in accordance with the applicable national laws.
2. Under exceptional circumstances, staff members of the Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security, mandated in accordance with Article 5, may take any urgent measures needed, in strict compliance with the principles laid down in Article 3. As soon as possible after having taken those measures, they shall inform the Director of the Security Directorate, who shall seek the appropriate mandate from the Director-General for Human Resources and Security, confirming the measures taken and authorising any further necessary actions and shall liaise, where appropriate with the competent national authorities.
3. Security measures pursuant to this Article shall be documented at the time they are taken or, in the event of an immediate risk or a crisis situation, within reasonable delay after they are taken. In the latter case, the documentation must also include the elements on which the assessment regarding the existence of an immediate risk or a crisis situation was based. The documentation can be concise, but should be constituted in such a way as to allow the person subjected to the measure to exercise his rights of defence and of protection of personal data in accordance with Regulation (EC) No 45/2001, and to allow a scrutiny as to the legality of the measure. No information about specific security measures addressed to a member of staff shall be part of the person's personnel file.
4. When taking security measures pursuant to point (b), the Commission shall in addition guarantee that the individual concerned is given the opportunity to contact a lawyer or a person of his confidence and be made aware of their right to have recourse to the European Data Protection Supervisor.
Article 13
Inquiries
1. Without prejudice to Article 86 and Annex IX of the Staff Regulations and to any special arrangement between the Commission and the EEAS, such as the special arrangement signed on 28 May 2014 between the Directorate General for Human Resources and Security of the European Commission and the European External Action Service on the duty of care towards Commission staff posted in Union Delegations, security inquiries may be conducted:
(a)
in case of incidents affecting security at the Commission, including suspected criminal offences;
(b)
in case of potential leakage, mishandling or compromise of sensitive non-classified information, EUCI or Euratom Classified Information;
(c)
in the context of counter-intelligence and counter-terrorism;
(d)
in case of serious cyber-incidents.
2. The decision to conduct a security inquiry shall be taken by the Director-General for Human Resources and Security who will also be the recipient of the inquiry report.
3. Security inquiries shall be conducted only by dedicated members of staff of the Directorate-General for Human Resources and Security, duly mandated in accordance with Article 5.
4. The mandated staff shall exercise their powers of security inquiry independently, as specified in the mandate and shall have the powers listed in Article 12.
5. Mandated staff having the competence to conduct security inquiries may gather information from all available sources related to any administrative or criminal offences committed within the Commission premises or involving persons referred to in Article 2(3) either as victim or perpetrator of such offences.
6. The Directorate-General for Human Resources and Security shall inform the competent authorities of the host Member State or any other Member State concerned, where appropriate, and in particular if the inquiry has given rise to indications of a criminal act having been perpetrated. In this context, the Directorate-General for Human Resources and Security may, where appropriate or required, provide support to the authorities of the host Member State or any other Member State concerned.
7. In the case of serious cyber-incidents the Directorate-General for Informatics shall collaborate closely with the Directorate-General for Human Resources and Security to provide support on all technical matters. The Directorate-General for Human Resources and Security shall decide, in consultation with the Directorate-General for Informatics, when it is appropriate to inform the competent authorities of the host country or any other Member State concerned. The incident coordination services of Computer Emergency Response Team for the European institutions, bodies and agencies (‘CERT-EU’) will be used as regards support to other EU institutions and agencies that may be affected.
8. Security inquiries shall be documented.
Article 14
Delineation of competences with regard to security inquiries and other types of investigations
1. Where the Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security conducts security inquiries, as referred to in Article 13, and if these enquiries fall within the competences of the European Anti-Fraud Office (OLAF) or the Investigation and Disciplinary Office of the Commission (IDOC), it shall liaise with those bodies at once with a view, in particular, not to compromise later steps by either OLAF or IDOC. Where appropriate, the Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security shall invite OLAF or IDOC to be involved in the investigation.
2. The security enquiries, as referred to in Article 13, shall be without prejudice to the powers of OLAF and IDOC as laid down in the rules governing those bodies. The Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security may be requested to provide technical assistance for inquiries initiated by OLAF or IDOC.
3. The Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security may be asked to assist OLAF's agents when they access Commission premises in accordance with Articles 3(5) and 4(4) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council (13), in order to facilitate their tasks. The Security Directorate informs of such requests for assistance the Secretary-General and the Director-General of the Directorate-General for Human Resources and Security or, if such investigation is carried out on premises of the Commission occupied by its Members or by the Secretary-General, the President of the Commission and the Commissioner in charge of Human Resources.
4. Without prejudice to Article 22(a) of the Staff Regulations, where a case may fall within the competence of both the Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security and IDOC, the Security Directorate shall, when it reports to the Director-General of Human Resources in compliance with Article 13 at the earliest possible stage advise whether there are grounds that justify that IDOC is seized with the matter. This stage shall in particular be considered to have been reached when an immediate threat to security has come to an end. The Director-General of Human Resources and Security shall decide on the matter.
5. Where a case may fall within the competence of both the Security Directorate of the Directorate-General for Human Resources and Security and OLAF, the Security Directorate shall without delay report to the Director-General of Human Resources and Security and shall inform the Director-General of OLAF at the earliest possible stage. This stage shall in particular be considered to have been reached when an immediate threat to security has come to an end.
Article 15
Security inspections
1. The Directorate-General for Human Resources and Security shall undertake security inspections in order to verify compliance by Commission services and individuals with this Decision and its implementing rules and to formulate recommendations when deemed necessary.
2. Where appropriate, the Directorate-General for Human Resources and Security shall undertake security inspections or security monitoring or assessment visits to verify whether the security of Commission staff, assets and information falling under the responsibility of other Union institutions, agencies or bodies, Member States, third states or international organisations, is appropriately protected in accordance with security rules, regulations and standards which are at least equivalent to those of the Commission. Where appropriate and in the spirit of good cooperation between administrations, those security inspections shall also include inspections conducted in the context of the exchange of classified information with other Union institutions, bodies and agencies, Member States or with third states or international organisations.
3. This Article shall be implemented, mutatis mutandis, for Commission staff in Union Delegations, without prejudice to any special arrangement between the Commission and the EEAS, such as the special arrangement signed on 28 May 2014 between the Directorate General for Human Resources and Security of the European Commission and the European External Action Service on the duty of care towards Commission staff posted in Union Delegations.
Article 16
Alert states and management of crisis situations
1. The Directorate-General for Human Resources and Security shall be responsible for putting in place appropriate alert state measures in anticipation of or in response to threats and incidents affecting security at the Commission, and for measures required for managing crisis situations.
2. The alert state measures referred to in paragraph 1 shall be commensurate with the level of threat to security. The alert states levels shall be defined in close cooperation with the competent services of other Union institutions, agencies and bodies, and of the Member State or Member States hosting Commission premises.
3. The Directorate-General for Human Resources and Security shall be the contact point for alert states and management of crisis situations.
CHAPTER 4
ORGANISATION
Article 17
General responsibilities of Commission services
1. The responsibilities of the Commission referred to in this Decision shall be exercised by the Directorate-General for Human Resources and Security under the authority and responsibility of the Member of the Commission responsible for security.
2. The specific arrangements as regards cyber-security are defined in Decision C(2006) 3602.
3. The responsibilities for implementing this Decision and its implementing rules and for day-to-day compliance may be delegated to other Commission departments, whenever decentralised delivery of security offers significant efficiency, resource or time savings, for instance because of the geographical location of the services concerned.
4. Where paragraph 3 applies, the Directorate-General for Human Resources and Security, and where appropriate the Director-General for Informatics, shall conclude arrangements with individual Commission departments establishing clear roles and responsibilities for the implementation and monitoring of security policies.
Article 18
The Directorate-General for Human Resources and Security
1. The Directorate-General for Human Resources and Security shall in particular be responsible for:
(1)
developing the Commission's security policy, implementing rules and security notices;
(2)
gathering information in view of assessing threats and risks to security and on all issues which may affect security in the Commission;
(3)
providing counter electronic surveillance and protection to all the sites of the Commission, taking due account of threat assessments and evidence of unauthorised activities against the Commission's interests;
(4)
providing a 24-hour/7-day emergency service for Commission services and staff for any safety- and security-related issues;
(5)
implementing security measures aimed at mitigating risks to security and developing and maintaining appropriate CIS to cover its operational needs, particularly in the domains of physical access control, administration of security authorisations and handling of sensitive and EU classified information;
(6)
raising awareness, organising exercises and drills and providing training and advice on all issues related to security at the Commission, in view of promoting a security culture and creating a pool of personnel appropriately trained in security matters.
2. The Directorate-General for Human Resources and Security shall, without prejudice to other Commission services' competences and responsibilities, ensure external liaison:
(1)
with the security departments of the other Union institutions, agencies and bodies on issues relating to the security of the persons, assets and information in the Commission;
(2)
with security, intelligence and threat assessment services, including national security authorities, of the Member States, of third countries and international organisations and bodies on issues affecting the security of persons, assets and information in the Commission;
(3)
with police and other emergency services on all routine and emergency issues affecting the Commission's security;
(4)
with the security authorities of other Union institutions, of agencies and bodies, of the Member States and of third countries in the field of response to cyberattacks with a potential impact on security in the Commission;
(5)
regarding the receipt, assessment and distribution of intelligence concerning threats posed by terrorist and espionage activities affecting security in the Commission;
(6)
regarding issues relating to classified information, as specified further in the Commission Decision (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. The Directorate-General for Human Resources and Security shall be responsible for the secure transmission of information performed under this Article, including the transmission of personal data.
Article 19
The Commission Security Expert Group (ComSEG)
A Commission Security Expert Group shall be established, with the mandate to advise the Commission, where appropriate, on matters relating to its internal security policy and more particularly on protection of EU classified information.
Article 20
Local Security Officers (LSOs)
1. Each Commission department or Cabinet shall appoint a Local Security Officer (LSO), who shall act as the principal point of contact between their service and the Directorate-General for Human Resources and Security on all matters related to security in the Commission. Where appropriate one or more deputy LSO may be appointed. The LSO shall be an official or a temporary agent.
2. As the main point of contact on security within his Commission department or Cabinet, the LSO shall, at regular intervals, report to the Directorate-General for Human Resources and Security and to his hierarchy on security issues involving his Commission department and, immediately, on any security incidents, including those where EUCI or sensitive non-classified information may have been compromised.
3. For matters related to security of communication and information systems, the LSO shall liaise with the Local Informatics Security Officer (LISO) of his Commission department, whose role and responsibilities are laid down in Decision C(2006) 3602.
4. He shall contribute to security training and awareness activities addressing the specific needs of staff, contractors and other individuals working under the authority of his Commission department.
5. The LSO may be assigned specific tasks in cases of major or immediate risks to security or of emergencies at the request of the Directorate-General for Human Resources and Security. The Director-General or the Director for Human Resources of the local Directorate-General of the LSO shall be informed about those specific tasks by the Directorate-General for Human Resources and Security.
6. The responsibilities of the LSO shall be without prejudice to the role and responsibilities assigned to Local Informatics Security Officers (LISOs), Health and Safety Managers, Registry Control Officers (RCOs) or any other function implying security or safety-related responsibilities. The LSO shall liaise with them in order to ensure a coherent and consistent approach to security and an efficient flow of information on matters related to security at the Commission.
7. The LSO shall have direct access to his Director-General or Head of Service, while informing his direct hierarchy. He shall hold a security authorisation to access EUCI, at least up to the level of SECRET UE/EU SECRET.
8. In order to promote the exchange of information and best practices, the Directorate-General for Human Resources and Security shall organise at least twice a year a LSO conference. Attendance by LSOs at these conferences shall be mandatory.
CHAPTER 5
IMPLEMENTATION
Article 21
Implementing rules and security notices
1. As necessary, the adoption of the implementing rules for this Decision will be the subject of a separate empowerment decision of the Commission in favour of the Member of the Commission responsible for security matters, in full compliance with the internal rules of procedure.
2. After being empowered following the abovementioned Commission decision, the Member of the Commission responsible for security matters may develop security notices setting out security guidelines and best practices within the scope of this Decision and its implementing rules.
3. The Commission may delegate the tasks mentioned in the first and second paragraph of this Article to the Director-General for Human Resources and Security by a separate delegation decision, in full compliance with the internal rules of procedure.
CHAPTER 6
MISCELLANEOUS AND FINAL PROVISIONS
Article 22
Processing of personal data
1. The Commission shall process personal data needed for implementing this Decision in accordance with Regulation (EC) No 45/2001.
2. Notwithstanding the measures already in place at the time of adoption of this Decision and notified to the European Data Protection Supervisor (15), any measure under this Decision involving the processing of personal data, such as relating to access and exit logs, CCTV recordings, recordings of telephone calls to duty offices or dispatch centres and similar data, which are required for reasons of security or crisis response, shall be subject to implementing rules in accordance with Article 21, which shall lay down appropriate safeguards for data subjects.
3. The Director-General of the Directorate-General for Human Resources and Security shall be responsible for the security of any processing of personal data undertaken in the context of this Decision.
4. Those implementing rules and procedures shall be adopted after consultation of the Data Protection Officer and the European Data Protection Supervisor in accordance with Regulation (EC) No 45/2001.
Article 23
Transparency
This Decision and its implementing rules shall be brought to the attention of Commission staff and to all individuals to whom they apply.
Article 24
Repeal of previous decisions
Decision C(94) 2129 is repealed.
Article 25
Entry into force
This Decision shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Done at Brussels, 13 March 2015.