NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 1042/2014
of 25 July 2014
supplementing Regulation (EU) No 514/2014 with regard to the designation and management and control responsibilities of Responsible Authorities and with regard to status and obligations of Audit Authorities
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 514/2014 of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 laying down general provisions on the Asylum, Migration and Integration Fund and on the instrument for financial support for police cooperation, preventing and combating crime, and crisis management (1), and in particular Articles 26(4) and 29(1) thereof,
Whereas:
(1)
To ensure the continuity between the implementation of the previous Funds under the General Programme ‘Solidarity and Management of Migrations Flows’ 2007-2013 framework and of the Specific Regulations under the 2014-2020 framework, Regulation (EU) No 514/2014 has largely been modelled on the rules in force for the previous Funds, but taking into account the changes introduced in the shared management by Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council (2).
(2)
To ensure that the bodies implementing the national programmes have the capacity to fulfil their task efficiently and in line with the objectives and priorities set out in the Specific Regulations referred to in Article 2(a) of Regulation (EU) No 514/2014, rules should be laid down for designating them, supervising their designation and ending it where necessary.
(3)
To ensure that the scope of their responsibilities enable them to implement the national programme, it is necessary to lay down rules defining the management and control responsibilities of the Responsible Authorities, in particular the conditions under which they may delegate or outsource some of their tasks.
(4)
The selection and award procedure for granting the Union contribution under national programmes should comply with the principles of transparency, non-discrimination and equal treatment. It is therefore necessary to lay down the conditions under which Member States should implement the actions under the national programmes, in particular to identify under which circumstances the Responsible Authority may implement projects directly.
(5)
In all Member States, the audits should be effective, have the appropriate scope and be carried out in accordance with the International Standards on Auditing. For this purpose, the status and auditing standards of the Audit Authorities should be clearly defined.
(6)
To ensure that the audit activities of the Audit Authorities allow them to support their audit opinions, the different types of audit activities should be defined.
(7)
It is important that the results of the Audit Authority's activity are timely and adequately reported to the designating authority as well as to the European Commission. In particular, it is important that the management declaration and the annual summary of the final audit reports and of controls carried out transmitted as part of the annual request for payment reflects well the result of the Audit Authority's work and conclusions. Therefore, the Audit Authority should, as part of its audit work, ensure that information related to its audit activity is adequately reported in these documents.
(8)
In order to allow for the prompt application of the measures provided for in this Regulation and not delay the approval and implementation of the national programmes, the Regulation should enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
(9)
The United Kingdom and Ireland are bound by Regulation (EU) No 514/2014 and are as a consequence bound by this Regulation.
(10)
Denmark is not bound by Regulation (EU) No 514/2014 nor by this Regulation.
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Definitions
For the purposes of this Regulation, the definitions in Regulation (EU) No 514/2014 shall apply. The following definitions shall also apply:
(a)
‘designating authority’ means the ministerial authority of a Member State referred to in Article 26(1) of Regulation (EU) No 514/2014 that designates the Responsible Authority;
(b)
‘competent authorities’ means the Responsible Authority, the Audit Authority and, where appropriate, the Delegated Authority referred to in Article 25(1) of Regulation (EU) No 514/2014;
(c)
‘SFC2014’ means the electronic information system established by Article 2 of Commission Implementing Regulation (EU) No 802/2014 (3);
(d)
‘grant agreement’ means an agreement or an equivalent form of legal instrument on the basis of which the Responsible Authority provides grants to the beneficiary for the purpose of implementing a project under the national programme.
CHAPTER II
THE RESPONSIBLE AUTHORITY
SECTION I
Designation of the responsible authority
Article 2
Criteria and procedure for designating the Responsible Authority
1. The body to be designated as the Responsible Authority shall have an administrative organisation and a system of internal control that comply with the criteria set out in the Annex to this Regulation (‘the designation criteria’). The designation criteria concern:
(a)
internal environment,
(b)
control activities;
(c)
internal information and communication;
(d)
internal monitoring and reporting.
Member States may lay down further designation criteria to take account of the size, responsibilities and other characteristics of the Responsible Authority.
2. The audit body referred to in Article 26(3) of Regulation (EU) No 514/2014 shall assess whether the prospective Responsible Authority complies with the designation criteria in the Annex and shall document its audit findings, conclusions and opinion in an audit report addressed to the designating authority.
3. If the designating authority is not satisfied that the prospective Responsible Authority complies with the designation criteria, it shall give this body specific instructions to remedy its non-compliances and a deadline for compliance before it may be designated as the Responsible Authority.
Pending compliance, the body may be granted provisional designation as Responsible Authority for no more than 12 months. The length of this provisional period shall be proportionate to the non-compliances identified.
4. Upon designating the Responsible Authority, the Member State shall notify the Commission without delay through SFC 2014. With this notification, the Member State shall transmit documentation setting out:
(a)
the main division of responsibilities between the organisational units of the Responsible Authority;
(b)
where appropriate, its relationship with delegated authorities, the activities to be delegated, and the main procedures for supervising these delegated activities; and
(c)
a summary of the main procedures for processing financial claims from beneficiaries and for authorising and recording expenditure.
Article 3
Supervision of the Responsible Authority and review of the designation
1. The designating authority shall supervise the Responsible Authority, in particular on the basis of the information referred to in Article 14(2) of this Regulation, and shall follow up any deficiencies identified.
2. Member States shall ensure that information indicating that the Responsible Authority no longer complies with the designation criteria is reported to the designating authority without delay.
3. When the Responsible Authority no longer fully complies with the designation criteria, or its system of internal control is so deficient as to undermine its ability to fulfil its tasks, the designating authority shall put the Responsible Authority on probation. In such cases, the designating authority shall draw up a remedial plan for the Responsible Authority to implement within a period commensurate with the seriousness of the non-compliance or deficiency. This period shall not exceed 12 months from the start of the probation period.
4. The designating authority shall promptly inform the Commission of any remedial plan drawn up pursuant to paragraph 3 and keep the Commission informed about its progress.
5. If Responsible Authority designation is ended, the designating authority shall promptly designate another Responsible Authority in accordance with Article 26 of Regulation (EU) No 514/2014 and Article 2 of this Regulation to ensure that payments to beneficiaries continue uninterrupted.
6. Where the Commission finds that a Member State has not complied with its obligation to draw up a remedial plan pursuant to paragraph 3, or that the Responsible Authority retains its designation while failing to implement the remedial plan within the imposed time-limit, the Commission shall address any remaining deficiencies through the conformity clearance procedure provided for in Article 47 of Regulation (EU) No 514/2014.
SECTION II
Management and control responsibilities of the responsible authority
Article 4
Tasks of the Responsible Authority
The Responsible Authority shall manage and implement the national programme in accordance with the principles of sound financial management. It shall:
(a)
consult partners in accordance with Article 12(1) of Regulation (EU) No 514/2014;
(b)
ensure the proper functioning of the monitoring committee referred to in Article 12(4) of Regulation (EU) No 514/2014;
(c)
submit a proposal to the Commission for the national programme referred to in Article 14 of Regulation (EU) No 514/2014 and any subsequent revisions using SFC2014;
(d)
define and establish the eligibility rules for projects and project costs for all activities, ensuring equality of treatment and avoiding any conflicts of interest, in accordance with the principles of sound financial management;
(e)
organise and advertise calls for tenders and proposals, and organise and advertise the subsequent selection and award of projects for financing under the national programme, in accordance with the scope and objectives of the Specific Regulations referred to in Article 2(a) of Regulation (EU) No 514/2014 and with the criteria set out in Article 9 of this Regulation;
(f)
ensure that there are systems in place to collect the data required to report the common and programme-specific indicators to the Commission, together with other data on the implementation of the programme and projects;
(g)
receive payments from the Commission, and make payments to the beneficiaries;
(h)
ensure consistency and complementarity between co-financing under the Specific Regulations and other relevant national and Union instruments;
(i)
monitor the projects and check that the expenditure declared for projects has actually been incurred and complies with Union and national rules;
(j)
ensure that there is a system for recording and storing in computerised form accounting records for each project under the national programme and that the data on implementation necessary for financial management, monitoring, control and evaluation are collected;
(k)
without prejudice to national accounting rules, ensure that beneficiaries and other bodies involved in implementing projects financed under the national programme maintain either a separate accounting system or an adequate accounting code for all transactions relating to the project;
(l)
ensure that the evaluations of the national programme referred to in Article 56 and Article 57(1) of Regulation (EU) No 514/2014 are carried out within the relevant time limits;
(m)
ensure that the independent evaluators receive, for the purposes of carrying out the evaluation referred to in Article 56 and Article 57(1) of Regulation (EU) No 514/2014 and formulating the evaluation opinion, all necessary information on the management of the national programme;
(n)
set up procedures to ensure that all documents regarding expenditure, decisions and control activities have the required audit trail and are held in accordance with the Commission Implementing Regulations adopted on the basis of Article 27(5) of Regulation (EU) No 514/2014.
(o)
ensure that the Audit Authority receives, for the purposes of carrying out the audits referred to in Article 29 of Regulation (EU) No 514/2014 and formulating the audit opinion, all necessary information on the management and control procedures applied and expenditure financed under the Specific Regulations;
(p)
draw up the implementation reports referred to in Article 54 of Regulation (EU) No 514/2014 and the evaluation reports referred to in Article 57(1) of Regulation (EU) No 514/2014 and submit them to the Commission using SFC2014;
(q)
draw up the request for payment in accordance with Article 44 of Regulation (EU) No 514/2014, and submit it to the Commission using SFC2014;
(r)
carry out information and publicity activities and disseminate the programme's results, in accordance with Article 53 of Regulation (EU) No 514/2014;
(s)
carry out administrative controls and on-the-spot controls in accordance with Article 27 of Regulation (EU) No 514/2014;
(t)
cooperate with the Commission and the Responsible Authorities in other Member States; and
(u)
respond to the findings of the Audit Authority either by addressing them or, where the findings of the Audit Authority are not accepted, by providing a detailed justification.
Article 5
Delegated Authority
1. The Responsible Authority may delegate some or all of its tasks to a delegated authority in accordance with Article 25(1)(c) of Regulation (EU) No 514/2014. Any delegation of tasks shall comply with the principles of sound financial management, and shall ensure compliance with the principle of non-discrimination and the visibility of Union funding. The delegated tasks shall not give rise to conflicts of interest.
2. The scope of the tasks delegated by the Responsible Authority to the Delegated Authority and the detailed procedures for fulfilling them shall be set out in a document signed by the Responsible Authority and the Delegated Authority. This Act of Delegation shall mention at least:
(a)
the relevant Specific Regulation;
(b)
the task(s) delegated to the Delegated Authority;
(c)
the obligation of the Delegated Authority to verify the beneficiaries' compliance with Union and national rules;
(d)
the obligation of the Delegated Authority to put in place and to maintain an organisation structure and a management and control system suited to its duties;
(e)
the information and the supporting documents the Delegated Authority is to submit to the Responsible Authority and the time limits it is to observe; and
(f)
the Responsible Authority's mechanism for supervising the Delegated Authority.
3. Pursuant to Article 25(1)(a) of Regulation (EU) No 514/2014, communication with the Commission shall not be delegated. The Delegated Authority shall communicate with the Commission via the Responsible Authority.
4. If the Delegated Authority is not a public administration or a private body with a public service mission governed by national law, the Responsible Authority shall not delegate to it executive powers that involve a large measure of discretion implying political choices.
5. The Responsible Authority shall remain responsible for the tasks it has delegated. The Responsible Authority shall regularly review the delegated tasks to confirm that the work performed is satisfactory and in compliance with Union and national rules.
6. For delegated tasks, this Regulation shall apply to the Delegated Authority by analogy.
Article 6
Outsourcing tasks
The Responsible Authority may outsource some of its tasks. It shall, however, remains responsible for them.
The Responsible Authority shall regularly review the outsourced tasks to confirm that the work performed is satisfactory and in compliance with Union and national rules.
SECTION III
Obligations of the Responsible Authority as regards public intervention
Article 7
The role of the Responsible Authority as awarding body
1. As a general rule, the Responsible Authority shall award grants for projects under the national programme on the basis of open calls for proposals.
2. The Responsible Authority may award grants for projects on the basis of a restricted call for proposals.
Restricted calls for proposals are open only to selected organisations because of the specific nature of the project or the technical or administrative competence of the bodies invited to submit proposals.
The grounds justifying the use of a restricted call for proposals shall be set out in the call for proposals.
3. The Responsible Authority may award grants directly where the specific nature of the project or the technical or administrative competence of the relevant bodies leaves no other choice, such as in the case of de jure or de facto monopolies.
The grounds justifying the use of a direct award shall be set out in the award decision.
4. In duly justified cases, including continuation of multiannual projects which were selected after a previous call for proposals or in emergency situations, grants may be awarded without a call for proposals.
The grounds justifying that the grant was awarded without a call for proposals shall be set out in the award decision.
5. When the Responsible Authority acts as an awarding body, neither the Responsible Authority nor any Delegated Authority may be a beneficiary of a grant awarded in accordance with this Article.
6. The Responsible Authority shall determine who awards grants and shall ensure that conflicts of interest are avoided, in particular when the applicants are national bodies.
Article 8
Conditions under which the Responsible Authority acts as executing body
1. The Responsible Authority may decide to implement projects directly, either alone or in association with any other national authority, because of administrative powers, technical expertise, or because the characteristics of the project leaves no other choice for the implementation, such as a de jure monopoly or security requirements. In such cases, the Responsible Authority shall be the beneficiary of the grant.
2. The Responsible Authority's reasons for acting as executing body and selecting any associated national authorities as described in paragraph 1 shall be reported to the Commission in the annual implementation report referred to in Article 54 of Regulation (EU) No 514/2014.
3. When implementing projects as an executing body, the Responsible Authority shall observe the principle of value for money and prevent conflicts of interest.
4. The administrative decision to co-finance a project under the national programme shall include any information necessary to monitor the implementation of co-financed products and services and to check the expenditure incurred.
5. If the Responsible Authority is likely to act as executing body on a regular basis:
(a)
the Responsible Authority and the Audit Authority shall not be part of the same body, unless the Audit Authority reports to an outside body and its audit independence is guaranteed; and
(b)
the tasks of the Responsible Authority as set out in Article 4 shall not be affected.
Article 9
Selection and award procedure
1. The calls for proposals referred to in Article 7(1) shall be publicised in a way that ensures open competition and appropriate publicity among potential beneficiaries. Any substantial change to the calls shall be publicised in the same way.
The calls for proposals referred to in Article 7(1) and (2) shall specify at least the following:
(a)
objectives;
(b)
selection and award criteria;
(c)
arrangements for Union and, if applicable, national financing, including, where applicable, the possibility to apply a higher co-financing rate in accordance with Article 16(5) of Regulation (EU) No 514/2014;
(d)
arrangements and final date for submission of the proposals;
(e)
eligibility rules for the expenditure;
(f)
project duration; and
(g)
financial and other information to be kept and reported.
2. Before the award decision is taken, the Responsible Authority shall satisfy itself that the beneficiaries in the project have the capacity to meet the selection and award criteria.
3. The Responsible Authority shall define the procedures for the receipt of proposals. It shall subject proposals to a formal, technical and budgetary analysis and qualitative assessment applying the criteria laid down in the call for proposals in a transparent and non-discriminatory manner. The Responsible Authority shall record in writing the reasons for the rejection of the other proposals.
4. The award decision shall indicate at least the name of the beneficiaries, the essential details of the project and its operational objectives, the maximum amount of Union contribution and the maximum rate of co-financing of the total eligible costs.
5. The Responsible Authority shall inform all applicants of its decision in writing. It shall give unsuccessful candidates the reasons for their rejection with reference to the selection and award criteria.
Article 10
Documents formalising grants when the Responsible Authority acts as awarding body
1. In cases where the Responsible Authority acts as awarding body, it shall lay down project management procedures which require, at least to:
(a)
sign grant agreements with beneficiaries and
(b)
monitor the grant agreements, including any amendments thereto, by administrative means such as exchanges of correspondence or written reports.
2. The grant agreement shall include or indicate the following:
(a)
maximum amount of Union contribution;
(b)
maximum percentage of Union contribution in accordance with the relevant Specific Regulation;
(c)
detailed description and timetable of the project;
(d)
if applicable, any major task that the beneficiary intends to subcontract to third parties, together with the related costs;
(e)
agreed forward budget and financing plan for the project, including expenditure and income, in accordance with the eligibility rules established;
(f)
method for calculating the amount of Union contribution upon the project's closure;
(g)
timetable and implementing provisions of the agreement, including provisions on reporting obligations, amendments to the agreement and termination of the agreement;
(h)
operational objectives of the project, including quantified objectives and the indicators to be reported on;
(i)
provision requiring the beneficiary to collect, in a timely manner, the requisite data for the common indicators set out in the Specific Regulation, and any programme-specific indicators, and to report these data at least once a year;
(j)
definition of the eligible costs, including, where applicable, a description of the methodology for determining scale-of-unit costs, lump sums and flat-rate financing;
(k)
bookkeeping requirements and conditions relating to payment of the grant;
(l)
conditions relating to the audit trail;
(m)
provisions relating to data protection and
(n)
provisions relating to publicity.
3. As a general rule, the grant agreement shall be signed before any of the project activities charged to the national programme begin.
4. The grant agreement shall expressly stipulate that the Commission, or its representatives, and the Court of Auditors exercise powers of audit over all grant beneficiaries, contractors and sub-contractors who receive Union funding under the national programme, and will do so on the basis of documentary and on-the-spot controls.
Article 11
Documents formalising grants when the Responsible Authority acts as executing body
1. In cases where the Responsible Authority acts as executing body, it shall lay down project management procedures which require at least to:
(a)
formalise an administrative decision to co-finance projects and
(b)
monitor the administrative decision and any amendments thereto by administrative means such as exchanges of correspondence or written reports.
2. The administrative decision shall include or indicate the following:
(a)
maximum amount of Union contribution;
(b)
maximum percentage of Union contribution in accordance with the relevant Specific Regulation;
(c)
detailed description and timetable of the project;
(d)
if applicable, any major task that the beneficiary intends to subcontract to third parties, together with the related costs;
(e)
agreed forward budget and financing plan for the project, including expenditure and income, in accordance with the eligibility rules established;
(f)
method for calculating the amount of Union contribution upon the project's closure;
(g)
operational objectives of the project, including quantified objectives and the indicators to be used;
(h)
provision requiring the Responsible Authority to collect, and report at least once a year, the requisite data for the common indicators set out in the Specific Regulation, and any programme-specific indicators, and to report these data at least once a year;
(i)
definition of the eligible costs, including, where applicable, a description of methodology for determining scale-of-unit costs, lump sums and flat-rate financing;
(j)
bookkeeping requirements and conditions relating to payment of the grant;
(k)
conditions relating to the audit trail;
(l)
provisions relating to data protection and
(m)
provisions relating to publicity.
3. As a general rule, the administrative decision shall be taken before any of the project activities charged to the national programme begin.
4. The administrative decision shall expressly stipulate that the Commission, or its representatives, and the Court of Auditors exercise powers of audit over all grant beneficiaries, contractors and sub-contractors who receive Union funding under the national programme, and will do so on the basis of documentary and on-the-spot controls.
CHAPTER III
STATUS OF THE AUDIT AUTHORITY AND OBLIGATIONS WITH REGARDS TO AUDITS
Article 12
Status of the Audit Authority
1. In accordance with the second subparagraph of Article 59(5) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 and with Article 25(1)(b) of Regulation (EU) No 514/2014, the Audit Authority shall function independently from the Responsible Authority. Functional independence shall be deemed to exist when there is no direct hierarchical relation between the Audit Authority and the Responsible Authority, and the Audit Authority has full autonomy in its opinions and declarations.
2. All audit work shall be carried out in accordance with internationally accepted audit standards.
Article 13
Outsourcing audit work
The Audit Authority may outsource part of its audit work to another audit body, provided that this body is functionally independent from the Responsible Authority. The Audit Authority shall remain responsible for the work it outsources.
Outsourced audits shall be carried out in accordance with internationally accepted audit standards and under the close monitoring and supervision of the Audit Authority.
Article 14
Audits
1. To deliver the opinion referred to in the second subparagraph of Article 59(5) of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 the Audit Authority shall conduct system and financial audits.
2. System audits shall verify whether the Responsible Authority's management and control systems have functioned effectively so as to give reasonable assurance that the expenditure included in the annual accounts is legal and regular. Based on these audits, the Audit Authority shall determine whether the Responsible Authority continues to comply with the designation criteria set out in the Annex.
3. Financial audits shall be performed to provide reasonable assurance that the annual accounts give a true and fair view of the expenditure declared by the Responsible Authority.
In order to conclude whether the accounts give a true and fair view, the Audit Authority shall verify that all elements of expenditure paid and public contributions received and entered into the accounts of the Responsible Authority in the financial year are correctly recorded in the accounting system and correspond to the supporting accounting records maintained by the Responsible Authority. The Audit Authority shall in particular, on the basis of these accounts:
(a)
verify that the total amount of eligible expenditure declared in the request for payment of the annual balance submitted to the Commission agrees with the expenditure in the accounts of the Responsible Authority and, if there are differences, that adequate explanations have been provided in the accounts for the reconciling amounts;
(b)
verify that the amounts withdrawn and recovered, the amounts to be recovered, and the irrecoverable amounts as at the end of the financial year, correspond to the amounts entered in the accounting system of the Responsible Authority and are supported by documented decisions of the Responsible Authority;
(c)
ascertain that the Responsible Authority has performed the administrative and on-the-spot controls in compliance with Article 27 of Regulation (EU) No 514/2014.
Verifications referred to in points (a), (b) and (c) may be carried out on a sample basis.
4. As part of its system and financial audits, the Audit Authority shall re-perform some of the administrative or on-the-spot controls that were carried out by the Responsible Authority. The Audit Authority shall determine the extent of re-performance audit work based on its risk assessment.
5. If the Audit Authority's system or financial audits identify material weaknesses in the effective functioning of the Responsible Authority's management and control systems, the Audit Authority shall:
(a)
assess the financial and operational impact of these weaknesses;
(b)
make appropriate recommendations to the Responsible Authority for corrective and preventive measures;
(c)
monitor the Responsible Authority's implementation of these measures and assess whether an action plan to restore the effective functioning of the management and control systems is in place.
6. Upon completing its audit activities referred to in paragraphs 1, 2 and 3, the Audit Authority shall report its findings to the designating authority, including whether, in its opinion, the Responsible Authority continues to comply with the designation criteria.
7. The Audit Authority shall ensure that all information related to its audit activities referred to in paragraphs 1, 2 and 3 is adequately reported by the Responsible Authority to the European Commission.
CHAPTER IV
FINAL PROVISION
Article 15
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in the Member States in accordance with the Treaties.
Done at Brussels, 25 July 2014.