NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 1268/2012
of 29 October 2012
on the rules of application of Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council on the financial rules applicable to the general budget of the Union
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union (1), and in particular Articles 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 and 209 thereof,
Whereas:
(1)
Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 of 25 June 2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (2) has been substantially amended and replaced by Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (hereinafter ‘Financial Regulation’). It is therefore necessary to align Commission Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 of 23 December 2002 laying down detailed rules for the implementation of Council Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 on the Financial Regulation applicable to the general budget of the European Communities (3) to the Financial Regulation. In the interests of clarity, it is necessary to replace Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002.
(2)
Under Article 290 of the Treaty on the Functioning of the European Union (hereinafter ‘TFEU’) a legislative act may delegate to the Commission the power to adopt non-legislative acts only to supplement or amend certain non-essential elements of the legislative act. Therefore, some provisions laid down in Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 have been incorporated in the Financial Regulation. Thus those provisions should not be included in this Regulation.
(3)
During its preparatory work, the Commission has carried out appropriate consultations, including at expert level and ensured a simultaneous, timely and appropriate transmission of relevant documents to the European Parliament and the Council.
(4)
As regards the budgetary principles, in particular the principle of unity, the simplification of the rules governing the generation and recovery of interest yielded on pre-financing, and in particular the waiver of the obligation for grant recipients to generate such interest, render obsolete the provisions on the scope and conditions for the recovery of the interest. Where such obligation would still be imposed on entities entrusted with budget implementation tasks, the rules governing the identification, use and accounting for the interest generated should be included in the delegation agreements with those entities. In those cases where the interest yielded on pre-financing is due to the Union on the basis of those agreements that interest should be paid to the budget as assigned revenue.
(5)
For the principle of annuality, it is important to clarify the meaning of annual appropriations and the preparatory stages of the commitment procedure which, if completed by 31 December, may allow the carryover of commitment appropriations.
(6)
As regards the principle of the unit of account, the rates to be used for conversion between the euro and the other currencies for the requirements of the management of the cash flow and the accounts should be specified. In addition, the transparency in the accounting for the results of such currency conversion operations should be further enhanced. Following the introduction of the euro, the obligation on the Commission to provide information to the Member States on cash transfers carried out between different currencies should be removed.
(7)
As regards the derogations from the principle of universality, the budget treatment to be given to assigned revenue, in particular to contributions by Member States or third countries to certain Union programmes, should be specified, as well as the limits on the netting of expenditure and revenue. In particular, having regard to the current practice, for reasons of legal certainty, it is necessary to clarify that as a general rule assigned revenue should generate commitment and payments appropriations automatically, as soon as the revenue has been received by the institution. It is also necessary to specify the cases where, by way of exception, assigned revenue can be made available before the revenue has actually been received by the institution.
(8)
As regards the principle of specification, a precise definition should be given of the calculation of the percentage of appropriations which the institutions are authorised to transfer by virtue of their autonomy. The European Parliament and the Council should receive full information through a detailed explanation of the requests for transfers which have to be submitted to them.
(9)
As for sound financial management, it is necessary to specify the objectives of the ex ante, interim and ex post evaluations of the programmes and activities, the minimum frequency with which they are to be carried out and the information to be given in the legislative financial statement.
(10)
As for the principle of transparency, publication of data by name relating to the recipients concerned and the precise amounts received by them increases transparency with respect to the use of the funds concerned. Such information made available to citizens reinforces public control of the use to which that money is put and contributes to the best use of public funds. At the same time, where recipients are natural persons, such publication is subject to the rules on protection of personal data. Therefore personal data should be published only if it is necessary and proportionate with respect to the legitimate aim pursued.
(11)
The information on the use of Union funds should be published on an internet website of the institutions and should include at least the name, the locality, the amount and the purpose of the funds. That information should take into account the criteria laid down in Article 35(3) of the Financial Regulation, in particular the type and the importance of the award.
(12)
The name and locality of the recipients of Union funds should be published for prizes, grants and contracts awarded following the opening-up of a public procedure to competition, as it is the case in particular for contests, call for proposals and call for tenders, in the respect the principles of the TFEU and in particular the principles of transparency, proportionality, equal treatment and non-discrimination. Moreover such publication should contribute to the control of the public selection procedures by the rejected applicants of the competition.
(13)
The publication of personal data referring to natural persons should not exceed the duration during which the funds are being used by the recipient and should therefore be removed after two years. The same should apply to personal data referring to legal persons for whom the official title identifies one or more natural persons.
(14)
In most of the cases covered by this Regulation, the publication concerns legal persons.
(15)
When natural persons are concerned, such publication should only be envisaged respecting the principle of proportionality between the importance of the amount granted and the need to control the best use of the funds. Where natural persons are concerned, the publication of the region on NUTS 2 level is consistent with the objective of publication of recipients, ensures equal treatment between Member States of different sizes while respecting the recipients’ right to private life and in particular the protection of their personal data.
(16)
Information on scholarships, and other direct support paid to natural persons in most need should remain exempt from publication.
(17)
In order to ensure the respect of the principle of equal treatment between recipients, the publication of information related to natural persons should also be ensured in line with the obligation for the Member States to establish a large transparency of the contracts above the amount laid down in Directive 2004/18/EC of the European Parliament and of the Council of 31 March 2004 on the coordination of procedures for the award of public works contracts, public supply contracts and public service contracts (4).
(18)
The name and the locality of the recipient and the amount and the purpose of the funds should not be published if it risks endangering the integrity of the recipient as protected by the Charter of Fundamental Rights of the European Union or would harm the legitimate commercial interests of the recipient.
(19)
The budgetary nomenclature should provide clarity and transparency necessary for the budgetary process.
(20)
Acts likely to constitute a conflict of interests should also be defined.
(21)
In respect of indirect management, it is necessary to lay down the framework of such delegation of powers and the content of the delegation agreement. Any entity or person entrusted with budget implementation tasks should guarantee a level of protection of the financial interests of the Union which is equivalent to that required under the Financial Regulation. The conditions under which the Commission may accept that the systems, rules and procedures of these entities or persons are equivalent to its own should be laid down in order to ensure sound financial management of Union funds by the entrusted entities.
(22)
The executive agencies, which remain under Commission control, should be recognised as authorising officers by delegation of that institution for implementation of the Union budget.
(23)
In the case of indirect management with international organisations, the organisations eligible for this kind of management should be identified.
(24)
Where budget implementation tasks are entrusted to public bodies or bodies governed by private law with a public service mission, the conditions of their designation should be set out.
(25)
For indirect management it is necessary to establish detailed rules for the procedures for the examination and acceptance of accounts and for the exclusion from Union financing of expenditure for which disbursements have been made in breach of applicable rules.
(26)
Private-law entities performing preparatory or ancillary tasks on the Commission’s behalf should be selected in accordance with procurement procedures.
(27)
As regards the role of the financial actors, the reform of financial management, together with the abolition of centralised ex ante controls, increases the responsibilities of the authorising officers in all revenue and expenditure operations, including in terms of internal control systems. The European Parliament and Council should in future be informed of the appointment or termination of duties of an authorising officer by delegation. Consequently, the tasks, responsibilities and principles of the procedures to be observed should also be laid down. The internalisation of ex ante controls requires, in particular, a clear distinction between tasks relating to the initiation of operations in implementation of the budget and tasks relating to the verification of such operations. Moreover, each institution should adopt a code of professional standards applicable to the staff responsible for ex ante and ex post verifications. It is also necessary to provide that the responsibilities assumed are accounted for in an annual report to the institution which is in charge of, inter alia, the ex post verifications. The supporting documents relating to the operations carried out should be kept. Finally, all the various forms of negotiated procedure for the award of public contracts should, since those contracts represent derogations from the usual award procedures, be the subject of a special report to the institution and of a communication to the European Parliament and Council.
(28)
Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 should be adapted to take into account the double role of the head of delegation as authorising officer by subdelegation for the European External Action Service (hereinafter ‘EEAS’) and, as regards operational appropriations, for the Commission.
(29)
In order to clarify responsibilities, a precise definition should also be given of the tasks and responsibilities of the accounting officer in connection with the accounting systems, treasury management, the management of bank accounts and third-party files. The arrangements for the termination of the accounting officer’s duties should also be established.
(30)
The conditions for the use of imprest accounts, a system of management which constitutes an exception to normal budgetary procedures, should also be laid down, and the tasks and responsibilities of the imprest administrators, as well as those of the authorising officer and accounting officer in connection with the control of imprest accounts, should be set out. The European Parliament and Council should be informed of any appointment or termination of duties. For reasons of efficiency, only one imprest account should be set up in delegations, for appropriations from both the Commission and EEAS sections of the Budget. It has proven necessary to introduce the possibility to use debit cards linked to imprest accounts in order to facilitate payments in particular in the Union delegations and representations, and avoid the risks associated with handling cash.
(31)
Once the tasks and responsibilities of each financial actor have been defined, they may be held liable only under the conditions laid down in the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union. The specialised financial irregularities panel set up in each institution have proven to be an efficient mechanism to determine whether irregularities of a financial nature have occurred and should therefore be maintained. It is necessary to lay down the procedure by which an authorising officer may seek confirmation of an instruction which that officer considers to be irregular or contrary to the principle of sound financial management, and thus be released from any liability.
(32)
As regards revenue, except for the special case of own resources covered by Council Decision 2007/436/EC, Euratom of 7 June 2007 on the system of the Communities’ own resources (5) it is necessary to specify the tasks and controls falling within the responsibility of the authorising officers at the different stages of the procedure: establishment of the estimate of amounts receivable, recovery order, dispatch of the debit note informing the debtor that the amount receivable has been established, calculation of any default interest due, and the decision, where necessary, to waive an entitlement subject to criteria guaranteeing compliance with sound financial management in order to ensure a efficient collection of revenues.
(33)
It is necessary to specify the role of the accounting officer in the collection of revenue and in allowing any additional time for payment of expenditures. The accounting officer should also have a flexibility in the recovery of payments such as the possibility to offset debts directly, or in exceptional circumstances to waive the requirement of lodging a guarantee to repay a debt, when the debtor is willing and able to make the payment in the additional time period but is not able to lodge such guarantee taking due account of the principle of proportionality.
(34)
In order to secure the management of assets whilst also yielding financial remuneration, it is necessary to have the amounts provisionally cashed, such as competitions fines which are being contested, invested in financial assets, and to determine the assignment of the interests yielded by those investments.
(35)
In order to ensure that the Commission has all the necessary information for the adoption of the financing decisions, it is necessary to lay down the minimum requirements for the contents of financing decisions on grants, procurement, trust funds, prizes and financial instruments.
(36)
As regards expenditure, the relationship between financing decisions, global commitments and individual commitments as well as characteristics of those different stages should be defined in order to establish a clear framework for the different stages of budget implementation.
(37)
It is necessary to clarify the relationship between validation, authorisation and payment operations and the controls to be carried out by the authorising officer when validating expenditure, with the endorsement ‘passed for payment’. The documents to be produced in support of payments should be specified and rules laid down for the clearing of pre-financing and interim payments.
(38)
Detailed rules for the application of time limits applicable for validation and payment operations should be laid down, taking into account Directive 2011/7/EU of the European Parliament and of the Council of 16 February 2011 on combating late payment in commercial transactions (6) in order to ensure there is no undue delay for payments to recipients.
(39)
For the internal audit, it is necessary to lay down the procedure for appointing the auditor and to guarantee his independence within the institution which has appointed him and to which he must report on his activities. The European Parliament and Council should be informed of any appointment or termination of duties in order to ensure transparency towards the European Parliament and the Council.
(40)
Rules on procurement should be based on Directive 2004/18/EC. It is necessary to define the various types of procurement procedures, the advertising and publication measures applicable, the conditions in which use may be made of a particular type of procedure and the main features of the existing procedures, the specification of selection and award criteria, rules for access to tender documents and for communication with tenderers or candidates and, for cases where the Commission awards contracts on its own account, the thresholds applicable and the rules for estimating the value of the contracts to be awarded.
(41)
The purpose of the procedures for the award of contracts is to satisfy the needs of the institutions on the best possible terms while guaranteeing equal access to public contracts and complying with the principles of transparency and non-discrimination. With a view to ensuring transparency and the equal treatment of candidates and tenderers, as well as the full responsibility of authorising officers in the final choice, it is necessary to lay down the procedure for opening and then evaluating tenders and requests to participate, from the appointment of a committee up to the substantiated and documented award decision, which ultimately rests with the contracting authority.
(42)
On the basis of past experience, it is necessary to establish a new procurement procedure for middle value contracts. It is necessary to allow the use of the ‘vendors’ list’ under the same conditions as the existing ‘call for expression of interest’ as that list provides for less administrative burden for potential tenderers.
(43)
In order to protect the Union financial interests during contract execution, it is necessary to provide for a possibility to require the entities providing financial capacity in procurement to be jointly liable for the execution of the corresponding contract.
(44)
In order to protect the Union financial interests and to guarantee control over the contract execution, it is necessary to provide for a possibility to require the contractor to perform himself directly certain critical tasks.
(45)
In order to guarantee execution of a contract to the highest professional standard, it is necessary to provide for a possibility to reject the tenderers who have potential conflicts of interest.
(46)
Given that the request for financial guarantees is no longer automatic, it is necessary to lay down the criteria according to which they may be requested.
(47)
It is necessary to clarify the scope of the Title on grants, particularly with regard to the type of action or body of general European interest eligible for a grant as well as with regard to the types of legal commitments that may be used to cover grants. For those legal commitments, the criteria for choosing between agreements and decisions, their minimum content and the possibility to conclude specific grant agreement or decision under framework partnerships should be specified, so as to ensure equal treatment and avoid restricting access to Union funding.
(48)
The scope of the Title on grants should also take account of the introduction in the Financial Regulation of, on the one hand, specific titles on prizes and financial instruments and, on the other hand, of the key rules applicable to grants, eligible costs, deletion of the degressivity principle, use of simplified forms of grants (lump sums, unit costs and flat rates) and removal of compulsory submission of pre-financing guarantees.
(49)
Progress towards electronic exchange of information and electronic submission of documents, which constitute a major simplification measure, should be accompanied by clear conditions for the acceptance of the systems to be used, so as to establish a legally sound environment.
(50)
The no-profit and co-financing principles should be revised in line with the clarifications and simplification measures introduced in the Financial Regulation. In particular, for the sake of clarity, it is necessary to establish detailed rules on the types of receipts to be retained for the no-profit principle as well as the forms of external co-financing and in kind contributions.
(51)
With regard to the transparency principle, adoption and publication of multiannual work programmes should be authorised, since they have an added value for applicants, which can more easily anticipate and better prepare for calls for proposals. In this context, the conditions under which work programmes may be considered as the financing decisions should be specified. To ensure transparency, it is also necessary to publish calls for proposals, except in cases of urgency or where the action may only be implemented by one entity. It is necessary to specify the minimum content of such publication.
(52)
As the eligibility conditions for value added tax (VAT) paid by beneficiaries is prone to errors and discrepancies, there is a need to ensure that the notions of non-recoverable VAT and non-taxable persons within the meaning of Article 13(1) of the Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (7) are consistently understood and applied, by reference to the activities that those notions encompass.
(53)
In order to ensure transparency, equal treatment for applicants and the enhancement of the accountability of authorising officers, it is necessary to lay down the award procedure, from the application for the grant, for which the Commission should have provided minimum information for applicants, to its evaluation in the light of previously specified eligibility, selection and award criteria before the authorising officer responsible takes his final, appropriately documented decision. It is necessary to established detailed rules on the composition and tasks of the committee in charge of assessing the proposals against the selection and award criteria, as well as the possibilities to contact applicants during the award procedure or to invite them to adjust their proposals. Those possibilities should properly reflect the requirements in terms of good administration introduced in the Financial Regulation and should include the conditions under which proposals may be adjusted before signature of the grant agreements or notification of the grant decisions, while ensuring equal treatment of applicants and compliance with the principle according to which initiative for the actions lies solely with the applicants.
(54)
The use of lump sums, unit costs and flat rates being facilitated and broadened under the Financial Regulation, the definitions of those simplified forms of grants should be clarified. It is in particular necessary to clarify that they are meant, as any form of grant, to cover categories of eligible costs and indicate that their amounts should not necessarily be fixed ex ante, which is particularly relevant where they are determined on the basis of the beneficiary’s usual cost accounting practices. There is also a need to ensure stability in the rules of funding under a specific programme. For that purpose, it should be allowed to use the simplified forms of grants for its full duration. For statistical, methodological or fraud-prevention and detection purposes, it is necessary to have access to general accounting information from a beneficiary, even where those are financed by way of lump sums, unit costs or flat rates. Those verifications, however, should not be used for questioning the unit values of the lump sums, unit costs or flat rates already agreed on.
(55)
Sound financial management requires that the Commission protect itself with guarantees. At the stage of grant applications, by arranging financial audits for applications involving larger amounts, at the time of paying pre-financing, where the risks as assessed by the authorising officer justify, by requiring advance financial guarantees and at the stage of interim payment or payment of the balance, by arranging submission of certificates established by auditors for the payment requests which involve the largest amounts and which present most risk.
(56)
The conditions and procedures for suspending and reducing grants should be clarified, so as to better define the grounds for such suspension or reduction, provide adequate information to beneficiaries and ensure that the beneficiaries have the possibility to exercise their right of defence at any stage.
(57)
Sound management of Union funds also means that the grant beneficiaries themselves use Union grants with economy and efficiency. In particular, the costs of contracts awarded by beneficiaries to implement the action should be eligible provided those implementation contracts are awarded to the tender offering best value for money.
(58)
As the restrictions on recourse to financial support to third parties are softened in the Financial Regulation, it is necessary to lay down the minimum provisions to be agreed on at the level of the grant agreement or to be inserted in the grant decision in order to clearly differentiate the award of financial support to third parties by a beneficiary from the implementation of budget tasks by a delegatee under indirect management.
(59)
Powers for imposing penalties on grant beneficiaries should be aligned with those conferred in the context of procurement considering that they are of the same nature and should be subject to the same rules in terms of effectiveness and proportionality.
(60)
Prizes should be subject to the principles of transparency and equal treatment, in the same was as grants. In that context, the minimum characteristics of work programmes and of contests should also be laid down, taking account of the corresponding requirements for grants. In particular, the conditions under which the work programmes may be considered as financing decisions, as well as the minimum content of rules of contest, notably the conditions for paying the prize to the winners in case of award, and the appropriate publication means should be specified.
(61)
Compliance with the transparency and equal treatment principles also requires the establishment of a clearly defined award procedure, from submission of the entries to information of applicants and notification to the winning participant. That procedure should include evaluation of the entries by a panel of experts appointed by the authorising officer responsible, using the award criteria announced in the rules of the contest in order to ensure competence and neutrality in the assessment of entries. Based on their recommendations, the authorising officer responsible should take the final decision on the award of the prize since the responsibility for budget implementation always lies with the Commission.
(62)
In order to ensure a harmonised implementation of the various financial instruments within the Commission, the general framework included in Title VIII of the Financial Regulation should be complemented by detailed rules for the management of financial instruments, including provisions for the selection of entrusted entities, content of delegation agreements, management costs and fees and for fiduciary accounts.
(63)
Rules for the selection of financial intermediaries and final recipients should be defined in particular where financial instruments are managed directly in exceptional cases, either through dedicated investment vehicles or other delivery mechanisms, thereby ensuring efficient spending of Union funds.
(64)
It is necessary to determine the conditions for the use of financial instruments, including the leverage effect, and the monitoring framework. It is also necessary to ensure that financial instruments are implemented on the basis of a robust ex ante evaluation, which allows the Commission to design them specifically to respond to market failures and suboptimal investment situations.
(65)
As regards the keeping and presentation of the accounts, the generally accepted accounting principles on which the financial statements must be based are defined in the Union accounting rules. These accounting rules also specify the conditions for entering a transaction in the accounts and the rules for valuing assets and liabilities and for the constitution of provisions in order to ensure that information is properly presented, complete and accurate.
(66)
On accounting matters, it should be specified that the accounting officer of each institution must produce documents describing the organisation of the accounts and the accounting procedures of that institution and define the conditions to be respected by the computerised accounting systems, in particular in order to ensure security of access and the audit trail for any changes made to the systems.
(67)
As regards the keeping of the accounts, it is necessary to specify the principles applicable to the accounting ledgers, the trial balance, the periodical reconciliation of the totals in that balance and the inventory, and to specify the components of the chart of accounts adopted by the Commission’s accounting officer. The rules applicable to the registration of operations, in particular the double-entry method, the rules for the conversion of operations which are not denominated in euro and the supporting documents for accounting entries, should be laid down. The content of the accounting records should also be specified.
(68)
It is necessary to lay down the rules relating to the property inventory and to clarify the respective responsibilities in this field of the accounting officers and authorising officers, as well as the rules applicable to the resale of property entered in the inventory with the view to an efficient asset management.
(69)
For external actions, this Regulation, in line with the Financial Regulation, should provide for exceptions which reflect the specific operational features of that sector, mainly as regards procurement and the award of grants, notably because these procedures are carried out by the authorities of third countries receiving Union financial support. As regards procurement, such differences should mainly pertain to types of procedures and thresholds from which they apply. As regards grants, full financing should be allowed in certain cases, mainly to take the reduced co-financing capacity of the beneficiaries into account.
(70)
It is necessary to establish detailed provisions concerning the use of budget support, specifying the conditions under which budget support may be used and the obligation of the partner to provide the Commission with timely and reliable information to evaluate the fulfilment of those conditions.
(71)
In regard to Union Trust Funds, it is necessary to specify the principles applicable to the Union contribution to Union Trust Funds as well as to the contributions of the other donors, to lay down the accounting and reporting rules of the Union Trust Fund, in particular for the interest matured in the bank account of the trust fund, to clarify the respective responsibilities of the financial actors and of the Board of the Trust Fund, as well as to define external audit obligations. It is also necessary to ensure a fair representation of the participating donors in the Board of the Trust Fund and to ensure a mandatory positive vote of the Commission for the use of the funds.
(72)
In order to simplify procurement procedures under external actions, some thresholds have been modified and other thresholds and management procedures coming from the common provisions have been added and adapted.
(73)
As for grants, the conditions for derogating from the principle of co-financing should be streamlined in line with the Financial Regulation.
(74)
To guarantee the sound management of Union appropriations, it is also necessary to specify the pre-conditions and the rules to be included in the agreements when the management of appropriations is decentralised or if imprest accounts are used.
(75)
It is appropriate to define the European Offices and to set out specific rules for the Publications Office and provisions authorising the Commission’s accounting officer to delegate some of his tasks to staff in those Offices. Operating procedures should also be laid down for the bank accounts which the European Offices may be authorised to open in the Commission’s name.
(76)
By analogy with the publication of information on recipients of Union’s funds, the list of experts referred to in Article 204 of the Financial Regulation selected through a call for expressions of interest and the subject of their tasks should be published. Their remuneration should also be published when it exceeds EUR 15 000.
(77)
The new procedure introduced in Article 203 of the Financial Regulation should be complemented, in particular regarding the type of costs to be included in the thresholds established therein. It is necessary to establish detailed rules on the building projects in Union delegations given their specificities, in particular in cases of urgency. It is appropriate to provide that residential buildings, namely in delegations, which need to be rented or purchased within a short period of time, should be excluded from the procedure laid down in Article 203 of the Financial Regulation. The acquisition of land for free or for a symbolic amount should not fall within the procedure laid down in Article 203 of the Financial Regulation as it does not impose in itself an additional burden to the budget.
(78)
To ensure the coherence with the provisions of the Financial Regulation it is necessary to establish transitional provisions. Moreover, in order to ensure coherence with the sectorial legal basis, it is appropriate to defer application of the provisions on the management modes and financial instruments to 1 January 2014,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
PART ONE
COMMON PROVISIONS
TITLE I
SUBJECT MATTER
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down the rules of application for Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 (hereinafter ‘the Financial Regulation’).
TITLE II
BUDGETARY PRINCIPLES
CHAPTER 1
Principles of unity and budgetary accuracy
Article 2
Accounting for interest yielded on pre-financing
(Article 8(4) of the Financial Regulation)
Where interest is due to the budget, the agreement concluded with the entities or persons listed in points (ii) to (viii) of Article 58(1)(c) of the Financial Regulation shall stipulate that pre-financing is paid to bank accounts or sub-accounts which allow the funds and related interest to be identified. Otherwise, the accounting methods of the recipients or intermediaries must make it possible to identify the funds paid by the Union and the interest or other benefits yielded by those funds.
Provisions of this Regulation concerning interest on pre-financing shall be without prejudice to the entry of pre-financing on the assets side of financial statements, as laid down in the accounting rules referred to in Article 143 of the Financial Regulation.
CHAPTER 2
Principle of annuality
Article 3
Appropriations for the financial year
(Article 11(3) of the Financial Regulation)
The commitment appropriations and payment appropriations authorised for the financial year shall consist of:
(a)
appropriations provided in the budget, including by amending budgets;
(b)
appropriations carried over;
(c)
appropriations made available again in accordance with Articles 178 and 182 of the Financial Regulation;
(d)
appropriations arising from pre-financing payments which have been repaid in accordance with Article 177(3) of the Financial Regulation;
(e)
appropriations provided following the receipt of revenue assigned during the financial year or during previous financial years and not used.
Article 4
Cancellation and carryover of appropriations
(Article 13(2) of the Financial Regulation)
1. The commitment appropriations and the non-differentiated appropriations relating to building projects referred to in Article 13(2)(a) of the Financial Regulation may be carried over only if the commitments could not be made before 31 December of the financial year for reasons not attributable to the authorising officer and if the preparatory stages are sufficiently advanced to make it reasonable to surmise that the commitment will be made by no later than 31 March of the following year, or 31 December for building projects.
2. The preparatory stages referred to in Article 13(2)(a) of the Financial Regulation, which should be completed by 31 December of the financial year in order to allow a carryover to the following year, are in particular:
(a)
for global commitments within the meaning of Article 85 of the Financial Regulation, the adoption of a financing decision or the closing by that date of the consultation of the departments concerned within each institution for the adoption of the decision;
(b)
for individual commitments within the meaning of Article 85 of the Financial Regulation, the completion of the selection of potential contractors, beneficiaries, prize winners or delegatees.
3. Appropriations carried over in accordance with Article 13(2)(a) of the Financial Regulation which have not been committed by 31 March of the following financial year or up to 31 December of the following year for amounts relating to building projects shall be automatically cancelled.
The Commission shall inform the European Parliament and Council of the appropriations cancelled in this way within one month following the cancellation in accordance with the first subparagraph.
4. Appropriations carried over in accordance with Article 13(2)(b) of the Financial Regulation may be used until 31 December of the following financial year.
5. The accounts shall identify appropriations carried over in accordance with paragraphs 1 to 4.
CHAPTER 3
Principle of unit of account
Article 5
Rate of conversion between the euro and other currencies
(Article 19 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to specific provisions arising from the application of sector-specific regulations, conversion by the responsible authorising officer shall be made using the daily euro exchange rate published in the C series of the Official Journal of the European Union.
Where conversion between the euro and another currency is to be made by the contractors or beneficiaries, the specific arrangements for conversion contained in procurement contracts, grant agreements or financing agreements shall apply.
2. In order to avoid that currency conversion operations have a significant impact on the level of the Union co-financing or a detrimental impact on the Union budget, the specific arrangements for conversion referred to in paragraph 1 shall provide, if appropriate, for a rate of conversion between the euro and other currencies to be calculated using the average of the daily exchange rate in a given period.
3. If no daily euro exchange rate is published in the Official Journal of the European Union for the currency in question, the responsible authorising officer shall use the accounting rate referred to in paragraph 4.
4. For the purposes of the accounts provided for in Articles 151 to 156 of the Financial Regulation and subject to Article 240 of this Regulation, conversion between the euro and another currency shall be made using the monthly accounting rate of the euro. That accounting exchange rate shall be established by the Commission’s accounting officer by means of any source of information he regards as reliable, on the basis of the exchange rate on the penultimate working day of the month preceding that for which the rate is established.
5. The results of the currency operations referred to in paragraph 4 of this Article shall be shown under a separate heading in the respective institution’s accounts.
The first subparagraph of this paragraph shall apply mutatis mutandis to bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation.
Article 6
Rate to be used for conversion between the euro and other currencies
(Article 19 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to specific provisions deriving from the application of sector-specific regulations, or from specific procurement contracts, grant agreements or grant decisions and financing agreements, the rate to be used for conversion between the euro and other currencies shall, in cases where the conversion is carried out by the responsible authorising officer, be that of the day on which the payment order or recovery order is drawn up by the authorising department.
2. In case of euro imprest accounts, the rate to be used for the conversion between the euro and other currencies shall be determined by the date of the payment by the bank.
3. For the regularisation of imprest accounts in national currencies, as referred to in Article 19 of the Financial Regulation, the rate to be used for the conversion between the euro and other currencies shall be that of the month of the expenditure from the imprest account concerned.
4. For the reimbursement of flat-rate expenditure, or expenditure arising from the Staff Regulations of Officials of the European Union and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union (hereinafter ‘Staff Regulations’) which is fixed at a ceiling, and which is paid in a currency other than the euro, the rate to be used shall be that which is in force when the entitlement arises.
CHAPTER 4
Principle of universality
Article 7
Structure to accommodate assigned revenue and provision of corresponding appropriations
(Article 21 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to Articles 9 and 10, the structure to accommodate assigned revenue in the budget shall comprise:
(a)
in the statement of revenue of each institution’s section, a budget line to receive the revenue;
(b)
in the statement of expenditure, the budget remarks, including general remarks, shall show which lines may receive the appropriations corresponding to the assigned revenue which are made available.
In the case referred to in point (a) of the first subparagraph, a token entry ‘pro memoria’ shall be made and the estimated revenue shall be shown for information in the remarks.
2. The appropriations corresponding to assigned revenue shall be made available automatically, both as commitment appropriations and as payment appropriations, when the revenue has been received by the institution, save in any of the following cases:
(a)
in cases provided for in Article 181(2) and 183(2) of the Financial Regulation;
(b)
in the case provided for in Article 21(2)(b) of the Financial Regulation for Member States where the contribution agreement is expressed in euro.
In the case referred to in point (b) of the first subparagraph, commitment appropriations may be made available upon signature by the Member State of the contribution agreement.
Article 8
Contributions from Member States to research programmes
(Article 21(2)(a) of the Financial Regulation)
1. The Member States’ contributions to the financing of certain supplementary research programmes, provided for in Article 5 of Council Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 (8) shall be paid as follows:
(a)
seven twelfths of the sum entered in the budget shall be paid by no later than 31 January of the current financial year;
(b)
the remaining five twelfths shall be paid by no later than 15 July of the current financial year.
2. Where the budget has not been finally adopted before the start of a financial year, the contributions provided for in paragraph 1 shall be based on the sum entered in the budget for the previous financial year.
3. Any contribution or additional payment owed by the Member States to the budget shall be entered in the Commission’s account or accounts within 30 calendar days of the call for funds.
4. Payments made shall be entered in the account provided for in Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000 and shall be subject to the conditions laid down by that Regulation.
Article 9
Assigned revenue resulting from the participation of EFTA States in certain Union programmes
(Article 21(2)(e) of the Financial Regulation)
1. The budget structure to accommodate the participation of the Member States of the European Free Trade Association (hereinafter ‘EFTA States’) in certain Union programmes shall be as follows:
(a)
in the statement of revenue, a line with a token entry ‘pro memoria’ shall be entered to accommodate the full amount of the EFTA States’ contribution for the financial year in question.
(b)
in the statement of expenditure:
(i)
the remarks for each line relating to the Union activities in which the EFTA States participate shall show ‘for information’ the estimated amount of the participation;
(ii)
an annex, forming an integral part of the budget, shall set out all the lines covering the Union activities in which the EFTA States participate.
For the purposes of point (a) of the first subparagraph the estimated amount shall be shown in the budget remarks.
The annex referred to in point (b)(ii) of the first subparagraph reflects and is part of the structure to accommodate the appropriations corresponding to such participation, as provided for in paragraph 2, and to allow the expenditure to be implemented.
2. Under Article 82 of the Agreement on the European Economic Area (hereinafter ‘EEA Agreement’) the amounts of the annual participation of the EFTA States, as confirmed to the Commission by the Joint Committee of the European Economic Area in accordance with Article 1(5) of Protocol 32 annexed to the EEA Agreement, shall give rise to the provision, at the start of the financial year, of the full amounts of the corresponding commitment appropriations and payment appropriations.
3. If, in the course of the financial year, additional appropriations are provided on the budget lines with EFTA State participation without the EFTA States being able, during that year, to adjust their contributions accordingly in order to comply with the ‘proportionality factor’ provided for in Article 82 of the EEA Agreement, the Commission may, as a provisional and exceptional measure, use its cash resources to pre-finance the share of the EFTA States. Whenever such additional appropriations are provided, the Commission shall, as soon as possible, call in the corresponding contributions from the EFTA States. The Commission shall inform the European Parliament and Council each year of any such decisions taken.
The pre-financing shall be regularised as soon as possible in the budget for the following financial year.
4. In accordance with Article 21(2)(e) of the Financial Regulation, the financial contributions of the EFTA States shall constitute external assigned revenue. The accounting officer shall adopt appropriate measures to ensure that use of the revenue arising from those contributions and of the corresponding appropriations is monitored separately.
In the report provided for in Article 150(2) of the Financial Regulation, the Commission shall show separately the stage of implementation, in both revenue and expenditure, corresponding to EFTA State participation.
Article 10
Proceeds of sanctions imposed on Member States declared to have an excessive deficit
(Article 21(2)(c) of the Financial Regulation)
The budget structure to accommodate the proceeds of the sanctions referred to in Section 4 of Council Regulation (EC) No 1467/97 (9) shall be as follows:
(a)
in the statement of revenue, a line carrying a token entry ‘pro memoria’ shall be entered to accommodate the interest on such amounts;
(b)
at the same time, and without prejudice to Article 77 of the Financial Regulation, entry of those amounts in the statement of revenue shall give rise to the provision, in the statement of expenditure, of commitment appropriations and payment appropriations.
The appropriations referred to in point (b) of the first subparagraph shall be implemented in accordance with Article 20 of the Financial Regulation.
Article 11
Charges entailed by acceptance of donations to the Union
(Article 22 of the Financial Regulation)
For the purposes of the authorisation of the European Parliament and of the Council referred to in Article 22(2) of the Financial Regulation, the Commission shall estimate and duly explain the financial charges, including follow-up costs, entailed by the acceptance of donations made to the Union.
Article 12
Accounts for recoverable taxes
(Article 23(3) of the Financial Regulation)
Any taxes borne by the Union under Article 23(2) and 23(3)(a) of the Financial Regulation shall be entered in a suspense account until they are refunded by the States concerned.
CHAPTER 5
Principle of specification
Article 13
Rules concerning the calculation of percentages of transfers of the institutions other than the Commission
(Article 25 of the Financial Regulation)
1. The percentages referred to in Article 25 of the Financial Regulation shall be calculated at the time the request for transfer is made and with reference to the appropriations provided in the budget, including amending budgets.
2. The amount to be taken into consideration shall be the sum of the transfers to be made on the line from which transfers are being made, after adjustment for earlier transfers made.
The amount corresponding to the transfers which can be carried out autonomously by the institution concerned without a decision of the European Parliament and Council shall not be taken into consideration.
Article 14
Rules concerning the calculation of percentages of transfers of the Commission
(Article 26 of the Financial Regulation)
1. The percentages referred to in Article 26(1) of the Financial Regulation shall be calculated at the time the request for transfer is made and with reference to the appropriations provided in the budget, including amending budgets.
2. The amount to be taken into consideration shall be the sum of the transfers to be made on the line from which or to which transfers are being made, after adjustment for earlier transfers made.
The amount corresponding to the transfers which can be carried out autonomously by the Commission without a decision of the European Parliament and the Council shall not be taken into consideration.
Article 15
Administrative expenditure
(Article 26 of the Financial Regulation)
The expenditure referred to in point (b) of the first subparagraph of Article 26(1) of the Financial Regulation shall cover, for each policy area, the items referred to in Article 44(3) of the Financial Regulation.
Article 16
Grounds for requests for transfers of appropriations
(Articles 25 and 26 of the Financial Regulation)
Proposals for transfers and all information for the European Parliament and Council concerning transfers made under Articles 25 and 26 of the Financial Regulation shall be accompanied by appropriate and detailed supporting documents showing the implementation of appropriations and estimates of requirements up to the end of the financial year, both for the lines to which the appropriations are to be transferred and for those from which they are to be taken.
Article 17
Grounds for requests for transfers from the emergency aid reserve
(Article 29 of the Financial Regulation)
Proposals for transfers to allow the utilisation of the emergency aid reserve, referred to in Article 29 of the Financial Regulation, shall be accompanied by appropriate and detailed supporting documents showing:
(a)
for the line to which the transfer is to be made, the most recent information available for the implementation of appropriations and the estimate of requirements up to the end of the financial year;
(b)
for all lines relating to external action, the implementation of appropriations up to the end of the month preceding the request for transfer and an estimate of requirements up to the end of the financial year, including a comparison with the initial estimate;
(c)
an analysis of the possibilities of reallocating appropriations.
CHAPTER 6
Principle of sound financial management
Article 18
Evaluation
(Article 30 of the Financial Regulation)
1. All proposals for programmes or activities occasioning budget expenditure shall be the subject of an ex ante evaluation, which shall address:
(a)
the need to be met in the short or long term;
(b)
the added value of Union involvement;
(c)
the policy and management objectives to be achieved, which include measures necessary to safeguard the financial interests of the Union in the field of fraud prevention, detection, investigation, reparation and sanctions;
(d)
the policy options available, including the risks associated with them;
(e)
the results and impacts expected, in particular economic, social and environmental impacts, and the indicators and evaluation arrangement needed to measure them;
(f)
the most appropriate method of implementation for the preferred option(s);
(g)
the internal coherence of the proposed programme or activity and its relations with other relevant instruments;
(h)
the volume of appropriations, human resources and other administrative expenditure to be allocated with due regard for the cost-effectiveness principle;
(i)
the lessons learned from similar experiences in the past.
2. The proposal shall set out the arrangements for monitoring, reporting and evaluation, taking due account of the respective responsibilities of all levels of government that will be involved in the implementation of the proposed programme or activity.
3. All programmes or activities, including pilot projects and preparatory actions, where the resources mobilised exceed EUR 5 000 000 shall be the subject of an interim and/or ex post evaluation in terms of the human and financial resources allocated and the results obtained in order to verify that they were consistent with the objectives set, as follows:
(a)
the results obtained in carrying out a multiannual programme shall be periodically evaluated in accordance with a timetable which enables the findings of that evaluation to be taken into account for any decision on the renewal, modification or suspension of the programme;
(b)
activities financed on an annual basis shall have their results evaluated at least every six years.
Points (a) and (b) of the first subparagraph shall not apply to each of the projects or actions conducted within those activities, for which the requirement may be met by the final reports sent by the bodies which carried out the action.
4. The evaluations referred to in paragraphs 1 and 3 shall be proportionate to the resources mobilised for and the impact of the programme and activity concerned.
Article 19
Financial statement
(Article 31 of the Financial Regulation)
The financial statement shall contain the financial and economic data for the assessment by the legislative authority of the need for Union action. It shall provide appropriate information as regards coherence with other activities of the Union and any possible synergy.
In the case of multiannual operations, the financial statement shall contain the foreseeable schedule of annual requirements in terms of appropriations and posts, including for external staff, and an evaluation of their medium-term financial impact.
CHAPTER 7
Principle of transparency
Article 20
Provisional publication of the budget
(Article 34 of the Financial Regulation)
As soon as possible and no later than four weeks after the final adoption of the budget, the final detailed budget figures shall be published in all languages on the internet site of the institutions, on the Commission’s initiative, pending official publication in the Official Journal of the European Union.
Article 21
Publication of information on value and recipients of Union funds
(Article 35 of the Financial Regulation)
1. The information on recipients of Union’s funds awarded under direct management shall be published on an internet site of the Union institutions, no later than 30 June of the year following the financial year in which the funds were awarded.
In addition to the publication referred to in the first subparagraph the information may also be published, according to a standard presentation, by other appropriate means.
2. The following information shall be published unless otherwise provided in this Regulation and in the sector specific rules, taking into account the criteria set out in Article 35(3) of the Financial Regulation:
(a)
the name of the recipient;
(b)
the locality of the recipient;
(c)
the amount awarded;
(d)
the nature and purpose of the measure.
For the purpose of point (b) the term ‘locality’ shall mean:
(i)
the address of the recipient when the latter is a legal person;
(ii)
the Region on NUTS 2 level when the recipient is a natural person.
As far as personal data referring to natural persons are concerned, the information published shall be removed two years after the end of the financial year in which the funds were awarded. The same shall apply to personal data referring to legal persons for whom the official title identifies one or more natural persons.
3. The information referred to in paragraph 2 shall only be published for prizes, grants and contracts which have been awarded as a result of contests or grant award procedures or public procurement procedures. The information shall not be published for:
(a)
scholarships paid to natural persons and other direct support paid to natural persons in most need, referred to in Article 125(4)(c) of the Financial Regulation;
(b)
contracts below the amount referred to in Article 137(2) of this Regulation.
4. The publication shall be waived if such disclosure risks threatening the rights and freedoms of individuals concerned as protected by the Charter of Fundamental Rights of the European Union or harm the commercial interests of the recipients.
Article 22
Link to the publication of information on recipients of Union funds awarded under indirect management
(Article 35 of the Financial Regulation)
Where the management of Union funds is delegated to the authorities and bodies referred to in Article 58(1)(c) of the Financial Regulation, the delegation agreements shall require that information referred to in paragraphs 2 and 3 of Article 21 is published according to a standard presentation, by those entrusted authorities and bodies on their website.
The internet site of the Union institutions shall contain a reference at least of the address of the website where the information can be found if it is not published directly in the dedicated place of the internet site of the Union institutions.
In addition to the publication referred to in the first subparagraph the information may also be published, according to a standard presentation, by any other appropriate means.
Paragraphs 2 to 4 of Article 21 shall apply to the publication referred to in the first paragraph of this Article.
TITLE III
ESTABLISHMENT AND STRUCTURE OF THE BUDGET
Article 23
Financial programming
(Article 38 of the Financial Regulation)
The financial programming referred to in Article 38 of the Financial Regulation shall be structured by category of expenditure, policy area and budget line. The complete financial programming shall cover all categories of expenditure with the exception of agriculture, cohesion policy and administration for which only summary data shall be provided.
Article 24
Draft amending budgets
(Article 41(1) of the Financial Regulation)
Draft amending budgets shall be accompanied by statements of grounds and the information on the implementation of the budget for the preceding and current financial years available at the time of their establishment.
Article 25
Budget nomenclature
(Article 44 of the Financial Regulation)
The budget nomenclature shall comply with the principles of specification, transparency and sound financial management. It shall provide clarity and transparency necessary for the budgetary process, facilitating the identification of the main objectives as reflected in the relevant legal bases, making possible choices on political priorities and enabling efficient and effective implementation.
Article 26
Actual expenditure in the last financial year for which the accounts have been closed
(Article 49(1)(a)(v) of the Financial Regulation)
For the purposes of establishing the budget, actual expenditure in the last financial year for which the accounts have been closed shall be determined as follows:
(a)
in commitments: commitments entered in the accounts during the financial year against appropriations for that financial year as defined in Article 3;
(b)
in payments: payments made during the financial year, that is to say, for which a payment order has been sent to the bank, against appropriations for that financial year as defined in Article 3.
Article 27
Budget remarks
(Article 49(1)(a)(vi) of the Financial Regulation)
The budget remarks shall include:
(a)
the references of the basic act, where one exists;
(b)
all appropriate explanations concerning the nature and purpose of the appropriations.
Article 28
Establishment plan
(Article 49(1)(c)(i) of the Financial Regulation)
The staff of the Supply Agency shall appear separately in the Commission establishment plan.
TITLE IV
IMPLEMENTATION OF THE BUDGET
CHAPTER 1
General provisions
Article 29
Information on transfers of personal data for audit purposes
(Article 53 of the Financial Regulation)
In any call made in the context of grants, procurement or prizes implemented in direct management, potential beneficiaries, candidates, tenderers and participants shall, in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (10) be informed that, for the purposes of safeguarding the financial interests of the Union, their personal data may be transferred to internal audit services, to the European Court of Auditors, to the Financial Irregularities Panel or to the European Anti-Fraud Office (hereinafter ‘OLAF’) and between authorising officers of the Commission and the executive agencies.
Article 30
Preparatory measures in the field of the common foreign and security policy
(Article 54(2)(c)of the Financial Regulation)
The financing of measures agreed by the Council for the preparation of Union crisis management operations under Title V of the Treaty on European Union shall cover incremental costs directly arising from a specific field deployment of a mission or team involving inter alia personnel from the Union institutions, including high risk insurance, travel and accommodation costs and per diem payments.
Article 31
Specific powers of the Commission under the Treaties
(Article 54(2)(d) of the Financial Regulation)
1. The articles of the Treaty on the Functioning of the European Union (hereinafter ‘TFEU’) which directly confer specific powers on the Commission are as follows:
(a)
Article 154 (social dialogue);
(b)
Article 156 (studies, opinions and consultations on social matters);
(c)
Articles 159 and 161 (special reports on social matters);
(d)
Article 168(2) (initiatives to promote coordination on health protection matters);
(e)
Article 171(2) (initiatives to promote coordination on trans-European networks);
(f)
Article 173(2) (initiatives to promote coordination on matters relating to industry);
(g)
Article 175, second subparagraph (report on progress made towards achieving economic, social and territorial cohesion);
(h)
Article 181(2) (initiatives to promote coordination on research and technological development);
(i)
Article 190 (report on research and technological development);
(j)
Article 210(2) (initiatives to promote coordination of development cooperation policies);
(k)
Article 214(6) (initiatives to promote coordination on humanitarian aid measures).
2. The articles of the Treaty Establishing the European Atomic Energy Community (hereinafter ‘Euratom Treaty’) which directly confer specific powers on the Commission are as follows:
(a)
Article 70 (financial support, within the limits set by the budget, for prospecting programmes in the territories of the Member States);
(b)
Articles 77 to 85.
3. In the presentation of the draft budget, further detail may be added to the lists set out in paragraphs 1 and 2, with an indication of the articles in question and the amounts involved.
Article 32
Acts likely to constitute a conflict of interests and procedure
(Article 57 of the Financial Regulation)
1. Acts likely to be affected by a conflict of interests within the meaning of Article 57(2) of the Financial Regulation may, inter alia, take one of the following forms without prejudice of their qualification as illegal activities under Article 141:
(a)
granting oneself or others unjustified direct or indirect advantages;
(b)
refusing to grant a beneficiary the rights or advantages to which that beneficiary is entitled;
(c)
committing undue or wrongful acts or failing to carry out acts that are mandatory.
Other acts likely to be affected by a conflict of interests are those which may impair the impartial and objective performance of a person’s duties such as, inter alia, the participation in an evaluation committee for a public procurement or grant procedure when the person may, directly or indirectly, benefit financially from the outcome of these procedures.
2. A conflict of interest shall be presumed to exist if an applicant, candidate or tenderer is a member of staff covered by the Staff Regulations, unless his participation in the procedure has been authorised in advance by his superior.
3. In the event of a conflict of interests, the authorising officer by delegation shall take appropriate measures to avoid any undue influence of the person concerned on the process or procedure in question.
CHAPTER 2
Methods of implementation
Section 1
General provisions
Article 33
Management mode
(Article 58 of the Financial Regulation)
The accounting system of the Commission shall identify the management mode and, under each management mode, the type of entity or person listed in Article 58(1)(c) of the Financial Regulation entrusted with tasks of budget implementation.
As regards direct management by the Commission according to Article 58(1)(a) of the Financial Regulation, the accounting system shall distinguish management by the following:
(a)
departments of the Commission;
(b)
executive agencies;
(c)
heads of Union delegations;
(d)
trust funds referred to in Article 187 of the Financial Regulation.
Section 2
Direct Management
Article 34
Direct management
(Article 58 (1)(a) of the Financial Regulation)
Where the Commission implements the budget directly in its departments, implementation tasks shall be performed by the financial actors within the meaning of Articles 64 to 75 of the Financial Regulation and in compliance with the conditions laid down in this Regulation.
Article 35
Exercise of powers delegated to executive agencies
(Articles 58(1)(a) and 62 of the Financial Regulation)
1. Decisions to delegate powers to executive agencies shall authorise them, as authorising officers by delegation, to implement appropriations relating to the Union programme the management of which is entrusted to them.
2. The Commission’s instrument of delegation shall contain at least the provisions as provided for in points (a) to (d) and (h) of Article 40. It shall be formally accepted in writing by the director on behalf of the executive agency.
Article 36
Compliance with the procurement rules
(Article 63 of the Financial Regulation)
Where the Commission entrusts tasks to private bodies under Article 63(2) of the Financial Regulation, it shall conclude a contract in accordance with Title V of Part One and Part Two Title IV Chapter III of the Financial Regulation.
Section 3
Shared management with Member States
Article 37
Specific provisions for shared management with Member States measures to promote best practices
(Article 59 of the Financial Regulation)
The Commission shall compile a register of bodies responsible for management, certification and audit activities under the sector-specific regulations.
In order to promote best practices in the implementation of the Structural Funds, the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural Development, the European Agricultural Guarantee Fund and the European Fisheries Fund, the Commission may make available for information purposes to bodies responsible for management and control activities a methodological guide setting out its own control strategy and approach, including checklists, and best practice examples. This guide shall be updated whenever it proves necessary.
Section 4
Indirect management
Article 38
Equivalence of systems, rules and procedures in indirect management
(Article 60 of the Financial Regulation)
1. The Commission may accept that procurement rules and procedures are equivalent to its own if the following conditions are met:
(a)
they comply with the principle of broad competition of tenderers to obtain the best value for money, and negotiated procedures are limited to reasonable amounts or are duly justified;
(b)
they ensure transparency with adequate ex ante publication, in particular of calls for tenders, and adequate ex post publication of contractors;
(c)
they ensure equal treatment, proportionality and non-discrimination;
(d)
they prevent conflicts of interests throughout the entire procurement procedure.
National law of Member States or third countries transposing Directive 2004/18/EC shall be considered equivalent to the rules applied by the institutions in accordance with the Financial Regulation.
2. The Commission may accept that grant rules and procedures are equivalent to its own if the following conditions are met:
(a)
they comply with the principles of proportionality, sound financial management, equal treatment and non-discrimination;
(b)
they ensure transparency with adequate publication of calls for proposals, direct award procedures being limited to reasonable amounts or being duly justified, and adequate ex post publication of beneficiaries taking account of the principle of proportionality;
(c)
they prevent conflicts of interests throughout the entire grant award procedure;
(d)
they provide that grants may not be cumulative or awarded retrospectively, that they must, as a rule, involve co-financing and that they may not have the purpose or the effect of producing a profit for the beneficiary.
3. The Commission may accept that the accounting systems and the internal control systems used by entities and persons to be entrusted with budget implementation tasks on behalf of the Commission are providing equivalent levels of protection of the financial interests of the Union and of reasonable assurance of achieving the management objectives if they comply with the principles laid down in Article 32 of the Financial Regulation.
Article 39
Ex ante assessment of rules and procedures of the entities and persons in indirect management
(Article 61(1) of the Financial Regulation)
For the purposes of the ex ante assessment pursuant to Article 61(1) of the Financial Regulation, the authorising officer responsible may rely on an ex ante assessment made by another authorising officer provided that their conclusions are relevant to the specific risks of the tasks to be entrusted, in particular their nature and the amounts involved.
The authorising officer responsible may rely on an ex ante assessment made by other donors as far as this assessment was made with regard to conditions equivalent to those for indirect management set out in Article 60 of the Financial Regulation.
Article 40
Content of the agreement entrusting budget implementation tasks to entities and persons
(Articles 61(3) of the Financial Regulation)
Delegation agreements shall include detailed arrangements ensuring the protection of the financial interests of the Union and the transparency of operations carried out. They shall include at least the following:
(a)
a clear definition of the tasks assigned and the limits thereof, concerning in particular the modification of the tasks entrusted, the waiving of debts, the use of funds reimbursed or unused;
(b)
conditions and detailed arrangements for performing the tasks, responsibilities and organising the controls to be carried out, including the evaluation of the programmes;
(c)
conditions for payments of the Union contribution, including the reimbursement of costs incurred in respect of implementation as well as the remuneration of the entrusted entity, together with rules on which supporting documents are required to justify the payments;
(d)
rules on reporting to the Commission on how the tasks are performed, the results expected, irregularities which occurred and the measures taken, the conditions under which payments may be suspended or interrupted as well as the conditions under which performance of the tasks terminates;
(e)
the date, by which individual contracts and agreements which implement the delegation agreement shall be concluded, which shall be commensurate with the nature of the tasks entrusted;
(f)
exclusion rules which allow the entity or person to exclude entities which are in a situation referred to in points (a), (b) and (e) of Article 106(1) and in points (a) and (b) of Article 107 of the Financial Regulation from participating in procurement, grant or prize award procedures or from being awarded procurement contracts, grants or prizes;
(g)
detailed arrangements for Commission scrutiny as well as provisions granting the Commission, OLAF and the Court of Auditors access to the information that is required for them to perform their duties, as well as the power to conduct audits and investigations including on the spot-checks;
(h)
arrangements providing for:
(i)
an undertaking of the entrusted entity to inform the Commission without delay of any fraud occurring in the management of Union funds and the measures taken;
(ii)
the designation of a contact point which shall have the appropriate powers to cooperate directly with OLAF in order to facilitate the latter’s operational activities;
(i)
conditions governing the use of bank accounts and of the interest yielded as provided for in Article 8(4) of the Financial Regulation;
(j)
provisions guaranteeing the visibility of Union action in relation to the other activities of the body.
Article 41
Management declaration and compliance statement
(Article 60(5) of the Financial Regulation)
In case of actions terminating before the end of the financial year concerned, the final report of the entrusted entity or person for such action may replace the management declaration referred to in Article 60(5)(b) of the Financial Regulation, provided it is submitted before 15 February of the year following the financial year concerned.
Where international organisations and third countries implement non-multiannual actions limited to 18 months, the compliance statement referred to in Article 60(5) of the Financial Regulation may be incorporated in the final report.
Article 42
Procedures for the examination and acceptance of the accounts and exclusion from Union financing of expenditure made in breach of applicable rules under indirect management
(Article 60(6)(b) and (c) of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to specific provisions contained in sector specific rules, the procedures referred to in points (b) and (c) of Article 60(6) of the Financial Regulation shall include:
(a)
desk reviews and, where appropriate, on-the-spot checks by the Commission;
(b)
the establishment by the Commission of the amount of expenditure recognised as accepted, following, where necessary, a contradictory procedure with the authorities and bodies and after these authorities and bodies have been informed;
(c)
where appropriate, calculation by the Commission of financial corrections;
(d)
recovery or payment by the Commission of the balance arising from the difference between accepted expenditure and the sums already paid to the authorities or bodies.
For the purposes of point (d) of the first subparagraph, the Commission shall recover amounts due preferably by offsetting as set out in Article 87.
2. Where budget implementation tasks are entrusted to an entity implementing a multi-donor action, the procedures referred to in points (b) and (c) of Article 60(6) of the Financial Regulation shall consist in verifying that an amount corresponding to that paid by the Commission for the action concerned has been used by the entity for the action and that the expenditure has been incurred in accordance with the obligations laid down in the agreement signed with the entity.
For the purpose of this Regulation, multi-donor action shall mean any action where Union funds are pooled with at least one other donor.
Article 43
Specific provisions for indirect management with international organisations
(Articles 58(1)(c)(ii) and 188 of the Financial Regulation)
1. The international organisations referred to in point (ii) of Article 58(1)(c) of the Financial Regulation shall be:
(a)
international public-sector organisations set up by intergovernmental agreements, and specialised agencies set up by such organisations;
(b)
the International Committee of the Red Cross;
(c)
the International Federation of National Red Cross and Red Crescent Societies;
(d)
other non-profit organisations assimilated to international organisations by a Commission decision.
2. Where the Commission implements the budget under indirect management with international organisations, the verification agreements concluded with them shall apply.
Article 44
Designation of public law bodies or bodies governed by private law with a public-service mission
(Article 58(1)(c)(v) and (vi) of the Financial Regulation)
1. The public law bodies or bodies governed by private law with a public-service mission shall be subject to the law of the Member State or the country in which they have been set up.
2. In cases of management by a network, requiring the designation of at least one body or entity by Member State or by country concerned, the body or entity shall be designated by the Member State or the country concerned in accordance with the basic act.
In all other cases, the Commission shall designate such bodies or entities in agreement with the Member States or countries concerned.
CHAPTER 3
Financial actors
Section 1
Rights and obligations of the financial actors
Article 45
Rights and obligations of the financial actors
(Article 64 of the Financial Regulation)
1. Each institution shall provide each financial actor with the resources required to perform his duties and a charter describing in detail his tasks, rights and obligations.
2. Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with Article 56(2) of the Financial Regulation shall be subject to the charter provided by the Commission for the implementation of the financial management tasks subdelegated to them.
Section 2
Authorising officer
Article 46
Assistance for authorising officers by delegation and subdelegation
(Article 65 of the Financial Regulation)
The authorising officer responsible may be assisted in his duties by staff entrusted, under his responsibility, with certain operations required for the implementation of the budget and production of the financial and management information. In order to prevent any conflict of interests, staff assisting authorising officers by delegation or subdelegation shall be subject to the obligations referred to in Article 57 of the Financial Regulation.
Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with the second paragraph of Article 56(2) of the Financial Regulation may be assisted in their duties by staff of the Commission.
Article 47
Internal provisions governing delegations
(Article 65 of the Financial Regulation)
In accordance with the Financial Regulation and this Regulation, each institution shall lay down in its internal rules such measures for the management of appropriations as it considers necessary for proper implementation of its section of the budget.
Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with the second paragraph of Article 56(2) of the Financial Regulation shall be subject to the internal rules of the Commission for the implementation of the financial management tasks subdelegated to them.
Article 48
Keeping of supporting documents by authorising officers
(Article 66(2) of the Financial Regulation)
The authorising officer shall set up paper based or electronic systems for the keeping of original supporting documents relating to and subsequent to budget implementation and budget implementation measures. The systems shall provide for:
(a)
such documents to be numbered;
(b)
such documents to be dated;
(c)
registers, which may be computerised, to be kept identifying the exact location of such documents;
(d)
such documents to be kept for at least five years from the date on which the European Parliament grants discharge for the budgetary year to which the documents relate;
(e)
keeping of documents relating to pre-financing guarantees for the institution and of a log to enable such guarantees to be adequately monitored.
Documents relating to operations not definitively closed shall be kept for longer than provided for in point (d) of the first paragraph, that is to say, until the end of the year following that in which the operations are closed.
Personal data contained in supporting documents shall be deleted where possible when those data are not necessary for budgetary discharge, control and audit purposes. Article 37(2) of Regulation (EC) No 45/2001 shall apply to the conservation of traffic data.
Article 49
Ex ante and ex post controls
(Article 66(5) and (6) of the Financial Regulation)
1. Initiation of an operation shall be understood as all the operations which are normally carried out by the staff referred to in Article 46 and which are preparatory to the adoption of the acts implementing the budget by the authorising officer responsible.
2. Ex ante verification of an operation shall be understood as all the ex ante checks put in place by the authorising officer responsible in order to verify its operational and financial aspects.
3. Ex ante controls shall verify the coherence among supporting documents requested and any other information available.
The extent in terms of frequency and intensity of the ex ante controls shall be determined by the authorising officer responsible taking into account risk-based and cost-effectiveness considerations. In case of doubt, the authorising officer responsible for validating the relevant payment shall request complementary information or perform an on-the-spot control in order to obtain reasonable assurance as part of the ex ante control.
The purpose of the ex ante controls shall be to ascertain that:
(a)
the expenditure and revenue are in order and comply with the provisions applicable, in particular those of the budget and the relevant regulations and of any acts adopted in implementation of the Treaties or regulations and, where appropriate, the terms of contracts;
(b)
the principle of sound financial management referred to in Chapter 7 of Title II of Part One of the Financial Regulation is applied.
For the purpose of controls, a series of similar individual transactions relating to routine expenditure on salaries, pensions, reimbursement of mission expenses and medical expenses may be considered by the authorising officer responsible to constitute a single operation.
4. The ex post controls may be carried out on the basis of documents and, where appropriate, on the spot.
The ex post controls shall verify that operations financed by the budget are correctly implemented and in particular that the criteria referred to in paragraph 3 are complied with.
The outcomes of ex post controls shall be reviewed by the authorising officer by delegation at least annually to identify any potential systemic issues. The authorising officer by delegation shall take measures to address those issues.
The risk analysis referred to in Article 66(6) of the Financial Regulation shall be reviewed in the light of the results of controls and other relevant information.
In case of multiannual programmes, the authorising officer by delegation shall establish a multiannual control strategy, specifying the nature and extent of controls over the period and the manner how the results are to be measured year-on-year for the annual assurance process.
Article 50
Code of professional standards
(Articles 66(7) and 73(5) of the Financial Regulation)
1. The staff designated by the authorising officer responsible to verify financial operations shall be chosen on the grounds of their knowledge, skills and particular qualifications as evidenced by diplomas or by appropriate professional experience, or after an appropriate training programme.
2. Each institution shall draw up a code of professional standards which determine, on matters of internal control:
(a)
the level of technical and financial competence required of the staff referred to in paragraph 1;
(b)
the obligation for such staff to undergo continuous training;
(c)
the mission, role and tasks allocated to them;
(d)
the rules of conduct, in particular the standards of ethics and integrity that they must comply with and the rights they enjoy.
3. Heads of Union delegations acting as authorising officers by subdelegation in accordance with the second paragraph of Article 56(2) of the Financial Regulation shall be subject to the Commission code of professional standards referred to in paragraph 2 of this Article for the implementation of the financial management tasks subdelegated to them.
4. Each institution shall put in place the appropriate structures to distribute to authorising departments and update periodically appropriate information concerning the control standards and the methods and techniques available for that purpose.
Article 51
Failure of the authorising officer by delegation to take action
(Article 66(8) of the Financial Regulation)
Failure by the authorising officer by delegation to take action, as referred to in Article 66(8) of the Financial Regulation, shall mean the absence of any reply within a reasonable time given the circumstances of the case and, in any event, within a month at most.
Article 52
Transmission of financial and management information to the accounting officer
(Article 66 of the Financial Regulation)
The authorising officer by delegation shall send the accounting officer, in accordance with the rules adopted by the latter, the financial and management information required for the performance of the accounting officer’s duties.
The accounting officer shall be informed, regularly and at least for the closure of the accounts, by the authorising officer of the relevant financial data of the fiduciary bank accounts in order to allow the use of Union funds to be reflected in the accounts of the Union.
Article 53
Report on negotiated procedures
(Article 66 of the Financial Regulation)
Authorising officers by delegation shall record, for each financial year, contracts concluded by the negotiated procedures referred to in points (a) to (g) of Article 134(1), points (a) to (d) of Article 135(1) and Articles 266, 268 and 270 of this Regulation. If the proportion of negotiated procedures in relation to the number of contracts awarded by the same authorising officer by delegation increases appreciably in relation to earlier years or if that proportion is distinctly higher than the average recorded for the institution, the authorising officer responsible shall report to the institution setting out any measures taken to reverse that trend. Each institution shall send a report on negotiated procedures to the European Parliament and Council. In the case of the Commission, that report shall be annexed to the summary of the annual activity reports referred to in Article 66(9) of the Financial Regulation.
Section 3
Accounting officer
Article 54
Appointment of the accounting officer
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. Each institution shall appoint an accounting officer from officials subject to the Staff Regulations of Officials of the European Union.
The accounting officer shall be chosen by the institution on the grounds of his particular competence as evidenced by diplomas or by equivalent professional experience.
2. Two or more institutions or bodies may appoint the same accounting officer.
In such case, they shall make the necessary arrangements in order to avoid any conflict of interest.
Article 55
Termination of duties of the accounting officer
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. A trial balance shall be drawn up without delay in the event of termination of the duties of the accounting officer.
2. The trial balance accompanied by a handing over report shall be transmitted by the accounting officer who is terminating his duties or, if it is not possible, by an official in his department to the new accounting officer.
The new accounting officer shall sign the trial balance in acceptance within one month from the date of transmission and he may make reservations.
The handing over report shall also contain the result of the trial balance and any reservations made.
3. Each institution or body referred to in Article 208 of the Financial Regulation shall inform the European Parliament, the Council and the accounting officer of the Commission within two weeks of the appointment or termination of duties of its accounting officer.
Article 56
Validation of accounting and inventory systems
(Article 68 of the Financial Regulation)
The responsible authorising officer shall notify the accounting officer of all developments or significant modifications of a financial management system, an inventory system or a system for the valuation of assets and liabilities, if it provides data for the accounts of the institution or is used to substantiate data thereof, so that the accounting officer can verify compliance with the validation criteria.
At any time, the accounting officer may reexamine a financial management system already validated. Where a financial management system set up by the authorising officer is not or is no longer validated by the accounting officer, the responsible authorising officer shall establish an action plan in order to correct, in due time, weaknesses for which the validation has been rejected.
The responsible authorising officer shall be responsible for the completeness of information transmitted to the accounting officer.
Article 57
Treasury management
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. The accounting officer shall ensure that his institution has at its disposal sufficient funds to cover the cash requirements arising from budgetary implementation.
2. For the purposes of paragraph 1, the accounting officer shall set up cash management systems enabling him to draw up cash-flow forecasts.
3. The accounting officer of the Commission shall divide up the funds available in accordance with Regulation (EC, Euratom) No 1150/2000.
Article 58
Management of bank accounts
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. For the requirements of treasury management, the accounting officer may open accounts in the name of the institution with financial institutions or national central banks or cause such accounts to be opened. In duly warranted circumstances, the accounting officer may open accounts in currencies other than the euro.
2. The accounting officer shall be responsible for closing accounts referred to in the paragraph 1 or for ensuring that such accounts are closed.
3. The accounting officer shall set the operating terms for accounts referred to in paragraph 1 with financial institutions, in accordance with the principles of sound financial management, efficiency and competitive tendering.
4. At least every five years the accounting officer shall relaunch competitive tendering between financial institutions with which accounts could be opened in accordance with paragraph 1.
Where local banking conditions allow for it, imprest related bank accounts opened with financial institutions located outside the Union shall be regularly subject to a competitive survey. Such a survey shall be undertaken, at least every five years, at the initiative of the imprest account holder, who then shall submit to the accounting officer a substantiated proposal for the selection of a bank for a period not exceeding five years.
5. The accounting officer shall ensure strict compliance with the operating terms for accounts opened with financial institutions in accordance with paragraph 1.
For imprest related bank accounts opened with financial institutions located outside the Union, the imprest account holder shall assume this responsibility taking into account the applicable legislation in the country where that holder exercises his mandate.
6. The accounting officer of the Commission shall inform the accounting officers of the other institutions and of the bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation, on the operating terms of accounts opened with financial institutions. The accounting officers of the other institutions and of the bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation shall harmonise, with those operating terms, the operating terms of the accounts they open.
Article 59
Signatures on accounts
(Article 68 of the Financial Regulation)
The terms governing the opening, operation and use of accounts shall provide, depending on internal control requirements, that cheques, bank credit transfer orders or any other banking operations must be signed by one or more duly authorised members of staff. Manual instructions shall be signed by at least two duly authorised members of staff, or by the accounting officer in person.
For the purposes of the first subparagraph, the accounting officer of each institution shall communicate to all financial institutions with which the institution concerned has opened accounts the names and specimen signatures of the authorised members of staff.
Article 60
Management of account balances
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. The accounting officer shall ensure that the balance on the bank accounts provided for in Article 58 does not deviate significantly from the cash-flow forecasts referred to in Article 57(2) and in any event:
(a)
that none of those accounts is in debit;
(b)
that the balance of accounts held in other currencies is periodically converted into euro.
2. The accounting officer may not maintain balances in foreign currency accounts which might cause excessive losses to the institution as a result of exchange rate fluctuations.
Article 61
Transfers and conversion operations
(Article 68 of the Financial Regulation)
Without prejudice to Article 69, the accounting officer shall conduct transfers between accounts opened by him in the name of the institution with financial institutions, and conduct currency conversion operations.
Article 62
Methods of payment
(Article 68 of the Financial Regulation)
Payments shall be made by bank credit transfer, by cheque or, from imprest accounts by debit card in accordance with Article 67(4).
Article 63
Legal entities files
(Article 68 of the Financial Regulation)
1. The accounting officer may make payments by bank credit transfer only if the payee’s bank account details and information confirming the payee’s identity, or any modification, have first been entered in a common file by institution.
Any such entry in the file of the payee’s legal and bank account details or modification of those details shall be based on a supporting document, the form of which shall be defined by the accounting officer.
2. With a view to payment by bank credit transfer, authorising officers may enter into a commitment towards a third party on behalf of their institution only if that third party has provided the documentation required for its entry in the file.
Authorising officers shall inform the accounting officer of any change in the legal and bank account details communicated to them by the payee and shall check that these details are valid before a payment is made.
In connection with pre-accession aid, individual commitments may be concluded with the public authorities in the countries applying for accession to the European Union without a prior entry in the third-party file. In such cases the authorising officer shall do his utmost to ensure that the entry is made as quickly as possible. The agreements shall provide that communication to the Commission of the payee’s bank account details is a condition to be fulfilled before the first payment can be made.
Article 64
Keeping of supporting documents by the accounting officer
(Article 68 of the Financial Regulation)
Supporting documents for the accounting system and for the preparation of the accounts referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall be kept for at least five years from the date on which the European Parliament grants discharge for the budgetary year to which the documents relate.
However, documents relating to operations not definitively closed shall be kept for longer, that is to say, until the end of the year following that in which the operations are closed. Article 37(2) of Regulation (EC) No 45/2001 shall apply to the conservation of traffic data.
Each institution shall decide in which department the supporting documents are to be kept.
Article 65
Persons empowered to administer accounts
(Article 69 of the Financial Regulation)
Each institution shall lay down the conditions in accordance with which the staff it designates and empowers to administer accounts in the local units referred to in Article 72 are authorised to communicate the names and specimen signatures to local financial institutions.
Section 4
Imprest administrator
Article 66
Conditions of use of imprest accounts
(Article 70 of the Financial Regulation)
1. Where, owing to the limited amounts involved, it is materially impossible or inefficient to carry out payment operations by budgetary procedures, imprest accounts may be set up for the payment of such expenditure.
2. The imprest administrator may provisionally validate and pay expenditure, on the basis of a detailed framework set out in the instructions from the authorising officer responsible. Those instructions shall specify the rules and conditions under which the provisional validation and payments shall be carried out and, where appropriate, the terms for signing legal commitments within the meaning of Article 97(1)(e).
3. The creation of an imprest account and the appointment of an imprest administrator shall be the subject of a decision by the accounting officer, on a duly substantiated proposal from the authorising officer responsible. That decision shall set out the respective responsibilities and obligations of the imprest administrator and the authorising officer.
Amendment of the operating terms for an imprest account shall also be the subject of a decision by the accounting officer on a duly substantiated proposal from the authorising officer responsible.
4. In Union delegations, imprest accounts shall be set up for the payment of expenditure from both the Commission section of the budget and the European External Action Service (hereinafter ‘EEAS’) section of the budget, ensuring full traceability of expenditure.
Article 67
Conditions governing creation and payment
(Article 70 of the Financial Regulation)
1. The decision setting up an imprest account and appointing an imprest administrator and the decision amending the operating terms for an imprest account shall specify in particular:
(a)
the maximum amount which may be initially provided as an imprest, and its purpose;
(b)
whether a bank account or post office giro account is to be opened in the name of the institution;
(c)
the nature and maximum amount of each item of expenditure which may be paid by the imprest administrator to third parties or collected from them;
(d)
the frequency with which supporting documents must be produced, the procedure for producing them and the arrangements for transmitting them to the authorising officer for settlement;
(e)
the procedure to be followed if the imprest has to be replenished;
(f)
that imprest transactions will be settled by the authorising officer by no later than the end of the following month, so that the accounting balance and the bank balance can be reconciled;
(g)
the period of validity of the authorisation given to the imprest administrator by the accounting officer;
(h)
the identity of the appointed imprest administrator.
2. In proposals for decisions setting up imprest accounts the authorising officer responsible shall ensure that:
(a)
priority is given to the use of budgetary procedures where there is access to the central computerised accounting system;
(b)
imprest accounts are used only in substantiated cases.
The maximum amount which may be paid by the imprest administrator where it is materially impossible or inefficient to carry out payment operations by budgetary procedures shall not exceed EUR 60 000 for each item of expenditure.
3. The imprest administrator may make payments to third parties on the basis and within the limits of:
(a)
prior budgetary and legal commitments signed by the authorising officer responsible;
(b)
the positive residual balance of the imprest account, in cash or at the bank.
4. Payments from imprest accounts may be made by bank credit transfer, including the direct debit system referred to in Article 89 of the Financial Regulation, cheque or other means of payment, including debit cards, in accordance with the instructions laid down by the accounting officer.
5. Payments made shall be followed by formal final validation decisions and/or payment orders signed by the authorising officer responsible.
Article 68
Choice of imprest administrators
(Article 70 of the Financial Regulation)
Imprest administrators shall be chosen from officials or, should the need arise and only in duly substantiated cases, from other members of staff. Imprest administrators shall be chosen on the grounds of their knowledge, skills and particular qualifications as evidenced by diplomas or by appropriate professional experience, or after an appropriate training programme.
Article 69
Endowment of imprest accounts
(Article 70 of the Financial Regulation)
1. The accounting officer shall make payments endowing imprest accounts and shall monitor those accounts from the point of view of opening of bank accounts and delegation of signatures and controls on the spot and in the centralised accounts. The accounting officer shall endow the imprest accounts. Imprests shall be paid to the bank account opened for the imprest.
Imprest accounts may also be endowed directly by miscellaneous local revenue such as that arising from:
(a)
sales of equipment;
(b)
publications;
(c)
miscellaneous repayments;
(d)
interest.
The imprest shall be regularised, in terms of expenditure or miscellaneous or assigned revenue, in accordance with the decision setting up the imprest account referred to in Article 67 and the provisions of the Financial Regulation. The amounts in question shall be deducted by the authorising officer when he subsequently replenishes the imprest accounts concerned.
2. In order, in particular, to avoid any exchange losses, the imprest administrator may make transfers between different bank accounts relating to the same imprest.
Article 70
Checks by authorising officers and accounting officers
(Article 70 of the Financial Regulation)
1. The imprest administrator shall keep an account of the funds at his disposal, in cash and at the bank, and of payments made and amounts received, in accordance with the rules and on the instructions given by the accounting officer. Statements of that account shall be accessible at all times to the authorising officer responsible and a list of transactions shall be established at least once a month and be sent in the following month together with supporting documents by the imprest administrator to the authorising officer responsible for settlement of the imprest operations.
2. The accounting officer shall carry out, or have carried out by a staff member in his own department or in the authorising department specially empowered for that purpose, checks, which must as a general rule be effected on the spot and without warning, to verify the existence of the funds allocated to the imprest administrators and the bookkeeping and to check that imprest transactions are settled within the time limit set. The accounting officer shall communicate the findings of those checks to the authorising officer responsible.
Article 71
Procurement procedure
(Article 70 of the Financial Regulation)
Payments made from imprest accounts may, within the limits laid down in Article 137(3), consist simply in the payment of costs against invoices, without prior acceptance of a tender.
Article 72
Creation of imprest accounts
(Article 70 of the Financial Regulation)
For the payment of certain categories of expenditure, one or more imprest accounts may be set up in each local unit outside the Union in accordance with Article 70 of the Financial Regulation. A local unit shall be, for instance, a Union delegation, office or branch office in a third country.
The decision setting up such an imprest account shall lay down its operating terms in accordance with Article 70 of the Financial Regulation and on the basis of the specific needs of each local unit.
Article 73
Imprest administrators and persons empowered to administer accounts in the Union delegations
(Article 70 of the Financial Regulation)
In exceptional circumstances and for the purposes of continuity of service, the duties of EEAS imprest administrator in the Union delegations may be performed by staff of the Commission. Under the same conditions, the staff of the EEAS may be designated as imprest administrators for the Commission in the Union delegations.
In Union delegations the rules and conditions laid down in first subparagraph shall apply to the appointment of persons authorised by the accounting officer to carry out banking operations.
CHAPTER 4
Liability of the financial actors
Section 1
General rules
Article 74
Bodies responsible in matters of fraud
(Articles 66(8) and 72(2) of the Financial Regulation)
The authorities and bodies referred to in Articles 66(8) and 72(2) of the Financial Regulation shall be understood as the bodies designated in the Staff Regulations and the decisions of the Union institutions concerning the terms and conditions for internal investigations in relation to the prevention of fraud, corruption and any other illegal activity detrimental to the Union’s interests.
Section 2
Rules applicable to authorising officers by delegation and subdelegation
Article 75
Financial irregularities
(Articles 66(7) and 73(6) of the Financial Regulation)
Without prejudice to the powers of OLAF, the Financial Irregularities Panel referred to in Article 29 (hereinafter ‘the Panel’) shall be competent in respect of any infringement of a provision of the Financial Regulation or of a provision relating to financial management or the checking of operations resulting from an act or omission of a member of staff.
Article 76
Financial Irregularities Panel
(Articles 66(7) and 73(6) of the Financial Regulation)
1. Cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation shall be referred to the Panel by the appointing authority for an opinion referred to in the second subparagraph of Article 73(6) of the Financial Regulation.
Where Heads of Union delegations act as authorising officers by subdelegation in accordance with Article 56(2) of the Financial Regulation, the responsible authorising officer may refer directly to the Panel for an opinion on cases of financial irregularities as referred to in Article 75 of this Regulation.
An authorising officer by delegation may refer a matter to the panel if he considers that a financial irregularity has occurred. The Panel shall deliver an opinion evaluating whether irregularities within the meaning of Article 75 have occurred, how serious they are and what their consequences might be. Where the Panel’s analysis suggests that the case referred to it is a matter for OLAF, it shall transmit the file to the appointing authority without delay and shall inform OLAF at once.
When the Panel is directly informed of a matter by a member of staff in accordance with Article 66(8) of the Financial Regulation, it shall transmit the file to the appointing authority and shall inform the member of staff accordingly. The appointing authority may request the Panel’s opinion on the case.
2. The institution or, in the case of a joint Panel, the participating institutions shall, depending on its or their own internal organisation, specify the operating arrangements of the Panel and its composition, which shall include an external participant with the required qualifications and expertise.
Article 77
Confirmation of instructions
(Article 73(3) of the Financial Regulation)
1. An authorising officer by delegation or subdelegation who receives a binding instruction which he considers to be irregular or contrary to the principle of sound financial management, in particular because the instruction cannot be carried out with the resources allocated to him, shall, in writing, so inform the authority from which he received the delegation or subdelegation. If the instruction is confirmed in writing and that confirmation is received in good time and is sufficiently clear, in that it refers explicitly to the points which the authorising officer by delegation or subdelegation has challenged, the authorising officer may not be held liable. He shall carry out the instruction, unless it is manifestly illegal or constitutes a breach of the relevant safety standards.
2. Paragraph 1 shall also apply in cases where an authorising officer learns, in the course of acting on a binding instruction, that the circumstances of the case may give rise to an irregular situation.
Any instructions confirmed in the circumstances described in Article 73(3) of the Financial Regulation shall be recorded by the authorising officer by delegation responsible and mentioned in his annual activity report.
CHAPTER 5
Revenue operations
Section 1
Own resources
Article 78
Rules applying to own resources
(Article 76 of the Financial Regulation)
The authorising officer shall draw up a schedule indicating when the own resources defined in the Decision on the system of the Union’s own resources will be made available to the Commission.
Own resources shall be established and recovered in accordance with the rules adopted pursuant to the Decision referred to in the first paragraph.
Section 2
Estimate of amounts receivable
Article 79
Estimate of amounts receivable
(Article 77 of the Financial Regulation)
1. Estimates of amounts receivable shall specify the type of revenue and the budget item to which they are to be booked and, as far as possible, the particulars of the debtor and the estimated amount.
When drawing up an estimate of amounts receivable, the authorising officer responsible shall check in particular that:
(a)
the revenue is booked to the correct budget item;
(b)
the estimate is in order and complies with the provisions applicable and the principle of sound financial management.
2. Subject to Articles 181(2) and 183(2) of the Financial Regulation and Article 7(2) of this Regulation, an estimate of amounts receivable shall not have the effect of making commitment appropriations available. In the cases referred to in Article 21 of the Financial Regulation, appropriations may be made available only after the sums due have actually been recovered by the Union.
Section 3
Establishment of amounts receivable
Article 80
Procedure
(Article 78 of the Financial Regulation)
1. The establishment by the authorising officer responsible of an amount receivable shall constitute recognition of the right of the Union in respect of a debtor and establishment of entitlement to demand that the debtor pay the debt.
2. The recovery order shall be the operation by which the authorising officer responsible instructs the accounting officer to recover the amount established.
3. The debit note shall be to inform the debtor that:
(a)
the Union has established the amount receivable;
(b)
if payment of the debt is made before the deadline, no default interest will be due;
(c)
failing reimbursement by the deadline referred to in point (b) the debt shall bear interest at the rate referred to in Article 83, without any prejudice to any specific regulations applicable;
(d)
failing reimbursement by the deadline referred to in point (b) the institution shall effect recovery either by offsetting or by enforcement of any guarantee lodged in advance;
(e)
the accounting officer may effect recovery by offsetting before the deadline referred to in point b), where it is necessary to protect the Union’s financial interests when he has justified grounds to believe that the amount due to the Commission would be lost, after the debtor has been informed of the reasons and date of the recovery by offsetting;
(f)
if, after taking all the steps set out in points (a) to (e) of this subparagraph, the amount has not been recovered in full, the institution shall effect recovery by enforcement of a decision secured either in accordance with Article 79(2) of the Financial Regulation or by legal action.
The Authorising officer shall print out the debit note and send it to the debtor. The accounting officer shall be informed of that dispatch through the financial information system.
Article 81
Establishment of amounts receivable
(Article 78 of the Financial Regulation)
To establish an amount receivable the authorising officer responsible shall ensure that:
(a)
the receivable is certain, meaning that it is not subject to any condition;
(b)
the receivable is of fixed amount, expressed precisely in cash terms;
(c)
the receivable is due and is not subject to any payment time;
(d)
the particulars of the debtor are correct;
(e)
the amount to be recovered is booked to the correct budget item;
(f)
the supporting documents are in order; and
(g)
the principle of sound financial management is complied with, in particular with regard to the criteria referred to in point (a) of Article 91(1).
Article 82
Supporting documents for the establishment of amounts receivable
(Article 78 of the Financial Regulation)
1. The establishment of an amount receivable shall be based on supporting documents certifying the Union’s entitlement.
2. Before establishing an amount receivable the authorising officer responsible shall personally check the supporting documents or, on his own responsibility, shall ascertain that this has been done.
3. The supporting documents shall be kept by the authorising officer in accordance with Article 48.
Article 83
Default interest
(Article 78 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to any specific provisions deriving from the application of sector-specific regulations, any amount receivable not repaid on the deadline referred to in Article 80(3)(b) shall bear interest in accordance with paragraphs 2 and 3 of this Article.
2. The interest rate for amounts receivable not repaid on the deadline referred to in Article 80(3)(b) shall be the rate applied by the European Central Bank to its principal refinancing operations, as published in the C series of the Official Journal of the European Union, in force on the first calendar day of the month in which the deadline falls, increased by:
(a)
eight percentage points where the obligating event is a public supply and service contract referred to in Title V;
(b)
three and a half percentage points in all other cases.
3. Interest shall be calculated from the calendar day following the deadline referred to in Article 80(3)(b) and specified in the debit note up to the calendar day on which the debt is repaid in full.
The recovery order corresponding to the amount of the default interest shall be issued when this interest is actually received.
4. In the case of fines, where the debtor provides a financial guarantee which is accepted by the accounting officer instead of payment, the interest rate applicable from the deadline referred to in Article 80(3)(b) shall be the rate referred to in paragraph 2 of this Article as in force on the first day of the month in which the decision imposing a fine has been adopted and increased only by one and a half percentage points.
Section 4
Authorisation of recovery
Article 84
Establishment of the recovery order
(Article 79 of the Financial Regulation)
1. The recovery order shall specify:
(a)
the financial year to which the revenue is to be booked;
(b)
the references of the act or legal commitment which is the source of the debt and gives rise to the entitlement to recovery;
(c)
the budget article and any other subdivision that may apply, including, where appropriate, the references of the corresponding budget commitment;
(d)
the amount to be recovered, expressed in euro;
(e)
the name and address of the debtor;
(f)
the deadline referred to in Article 80(3)(b);
(g)
the possible method of recovery, including in particular recovery by offsetting or enforcement of any guarantee lodged.
2. The recovery order shall be dated and signed by the authorising officer responsible, then sent to the accounting officer.
3. The accounting officer of each institution shall keep a list of amounts due to be recovered. Union entitlements shall be grouped in the list according to the date of issue of the recovery order. He shall transfer this list to the accounting officer of the Commission.
The accounting officer of the Commission shall prepare a consolidated list showing the amount due per institution and per date of issue of the recovery order. The list shall be added to the Commission’s Report on budgetary and financial management.
4. In order to reinforce the protection of the Union’s financial interests, the Commission shall establish a list of Union entitlements stating the names of the debtors and the amount of the debt, where the debtor has been ordered to reimburse by a Court decision that has the force of res judicata and where no or no significant reimbursement has been made for one year following its pronouncement. The list shall be published, with due regard to the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001.
As far as personal data referring to natural persons are concerned, the information published shall be removed once the amount of the debt has been fully reimbursed. The same shall apply to personal data referring to legal persons for whom the official title identifies one or more natural persons.
The decision to include the debtor on the list of Union entitlements shall be taken in compliance with the principle of proportionality and shall take into account, in particular the significance of the amount.
Article 85
Enforceable decision for the benefit of other institutions
(Article 79(2) of the Financial Regulation)
1. The exceptional circumstances referred to in article 79(2) of the Financial Regulation are met when the possibility to have a voluntary payment and to recover the debt by offsetting as provided for in Article 80(1) of the Financial Regulation have been exhausted by the institution concerned and the debt represents a significant amount.
2. In the case referred to in paragraph 1, the institutions concerned other than those mentioned under Article 299 of the TFEU may request the Commission to adopt an enforceable decision.
3. In all cases, the enforceable decision shall specify that the amounts claimed shall be entered in the section of the budget corresponding to the institution concerned, which shall act as Authorising officer. The revenue shall be entered as general revenue except if it falls within the specified cases of assigned revenues as provided for in Article 21(3) of the Financial Regulation.
4. The requesting institution shall inform the Commission of any event likely to alter the recovery and shall intervene in support of the Commission in case of appeal against the enforceable decision.
5. The Commission and the institution concerned shall agree on the practical modalities for the implementation of this Article.
Section 5
Recovery
Article 86
Collection formalities
(Article 80 of the Financial Regulation)
1. Upon the recovery of an amount receivable, the accounting officer shall make an entry in the accounts and shall inform the authorising officer responsible.
2. A receipt shall be issued in respect of any cash payments made to the accounting officer or imprest administrator.
3. Partial reimbursement by a debtor subject to several recovery orders shall first be posted on the oldest entitlement unless otherwise specified by the debtor.
Any partial payments shall first cover the interest.
Article 87
Recovery by offsetting
(Article 80 of the Financial Regulation)
1. Where the debtor has a claim on the Union that is certain as defined in point (a) of Article 81, of a fixed amount and due, relating to a sum established by a payment order, the accounting officer shall, following the deadline referred to in Article 80(3)(b) recover established amounts receivable by offsetting.
In exceptional circumstances, where it is necessary to safeguard the financial interests of the Union, when the accounting officer has justified grounds to believe that the amount due to the Union would be lost, the accounting officer shall recover by offsetting before the deadline referred to in Article 80(3)(b).
The accounting officer shall also recover by offsetting before the deadline referred to in Article 80(3)(b) when the debtor agrees.
2. Before proceeding with any recovery in accordance with paragraph 1, the accounting officer shall consult the authorising officer responsible and inform the debtors concerned.
Where the debtor is a national authority or one of its administrative entities, the accounting officer shall also inform the Member State concerned at least 10 working days in advance of his intention to resort to recovery by offsetting. However, in agreement with the Member State or administrative entity concerned, the accounting officer may proceed with the recovery by offsetting before the deadline has passed.
3. The offsetting referred to in paragraph 1 shall have the same effect as a payment and discharge the Union for the amount of the debt and, where appropriate of the interest due.
Article 88
Recovery procedure failing voluntary payment
(Articles 79 and 80 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to Article 87, if the full amount has not been recovered by the deadline referred to in Article 80(3)(b) and specified in the debit note, the accounting officer shall inform the authorising officer responsible and shall without delay launch the procedure for effecting recovery by any means offered by the law, including, where appropriate, by enforcement of any guarantee lodged in advance.
2. Without prejudice to Article 87, where the recovery method referred to in paragraph 1 of this Article cannot be used and the debtor has failed to pay in response to the letter of formal notice sent by the accounting officer, the accounting officer shall enforce a recovery decision secured either in accordance with Article 79(2) of the Financial Regulation or by legal action.
Article 89
Additional time for payment
(Article 80 of the Financial Regulation)
The accounting officer, in collaboration with the authorising officer responsible, may allow additional time for payment only at the written request of the debtor, with due indication of the reasons, and provided that the following two conditions are fulfilled:
(a)
the debtor undertakes to pay interest at the rate specified in Article 83 for the entire additional period allowed, starting from the deadline referred to in Article 80(3)(b);
(b)
in order to safeguard the rights of the Union, the debtor lodges a financial guarantee covering the debt outstanding in both the principal sum and the interest, which is accepted by the institution’s accounting officer.
The guarantee referred to in point (b) of the first paragraph may be replaced by a joint and several guarantee by a third party approved by the institution’s accounting officer.
In exceptional circumstances, following a request by the debtor, the accounting officer may waive the requirement of a guarantee referred to in point (b) of the first paragraph when, on the basis of his assessment, the debtor is willing and able to make the payment in the additional time period but is not able to lodge such guarantee and is in a distressed situation.
Article 90
Recovery of fines or other penalties
(Articles 80 and 83 of the Financial Regulation)
1. Where an action is brought before the Court of Justice of the European Union against a Commission decision imposing a fine or other penalties under the TFEU or Euratom Treaty and until such time as all legal remedies have been exhausted, the debtor shall either provisionally pay the amounts concerned on the bank account designated by the accounting officer or provide a financial guarantee acceptable to the accounting officer. The guarantee shall be independent of the obligation to pay the fine or penalty payment or other penalties and shall be enforceable upon first call. It shall cover the claim as to principal and the interest due as specified in Article 83(4).
2. The Commission shall secure the provisionally cashed amounts by having them invested in financial assets thus ensuring the security and liquidity of the monies whilst also aiming at yielding a positive return.
3. After the exhaustion of all legal remedies and where the fine or penalty has been confirmed any of the following measures shall be taken:
(a)
the provisionally collected amounts and the interest and other amounts they have yielded shall be entered into the budget in accordance with Article 83 of the Financial Regulation at the latest during the financial year following the year in which all legal remedies have been exhausted;
(b)
where a financial guarantee has been lodged, the latter shall be enforced and the corresponding amounts entered in the budget;
Where the amount of the fine or of the penalty has been increased by the Court, points (a) and (b) of the first subparagraph shall apply up to the amounts of the decision of the Commission and the accounting officer shall collect the amount corresponding to the increase, which will be entered into the budget.
4. After all legal remedies have been exhausted and where the fine or penalty has been cancelled or reduced any of the following measures shall be taken:
(a)
the amounts unduly collected together with the interest yielded shall be repaid to the third party concerned. In cases where the overall return yielded for the relevant period has been negative, the nominal value of the amounts unduly collected shall be repaid;
(b)
where a financial guarantee has been lodged, the latter shall be released accordingly.
Article 91
Waiving of recovery of an established amount receivable
(Article 80 of the Financial Regulation)
1. The authorising officer responsible may waive recovery of all or part of an established amount receivable only in the following cases:
(a)
where the foreseeable cost of recovery would exceed the amount to be recovered and the waiver would not harm the image of the Union;
(b)
where the amount receivable cannot be recovered in view of its age or the insolvency of the debtor;
(c)
where recovery is inconsistent with the principle of proportionality.
2. In the case referred to in point (c) of paragraph 1, the authorising officer responsible shall act in accordance with predetermined procedures established within each institution and shall apply the following criteria which are compulsory and applicable in all circumstances:
(a)
the facts, having regard to the gravity of the irregularity giving rise to the establishment of the amount receivable (fraud, repeat offence, intent, diligence, good faith, manifest error);
(b)
the impact that waiving recovery would have on the operation of the Union and its financial interests (amount involved, risk of setting a precedent, undermining of the authority of the law).
Depending on the circumstances of the case, the authorising officer responsible may also have to take the following additional criteria into account:
(a)
any distortion of competition that would be caused by the waiving of recovery;
(b)
the economic and social damage that would be caused were the debt to be recovered in full.
3. The waiver decision referred to in Article 80(2) of the Financial Regulation shall be substantiated and shall refer to the diligence exercised to secure recovery and the points of law and fact on which the waiver is based. The authorising officer responsible shall waive recovery in accordance with Article 84.
4. The waiving of recovery of an established amount receivable may not be delegated by the institution in any of the following cases:
(a)
where the amount to be waived is EUR 1 000 000 or more;
(b)
where the amount to be waived is EUR 100 000 or more, where this represents 25 % or more of the established amount receivable.
Beneath the thresholds set out in the first subparagraph, each institution shall lay down in its internal rules the conditions and procedure for delegating the power to waive recovery of an established debt.
5. Each institution shall send to the European Parliament and Council each year a report on the waivers referred to in paragraphs 1 to 4 of this Article involving EUR 100 000 or more. In the case of the Commission, that report shall be annexed to the summary of the annual activity reports referred to in Article 66(9) of the Financial Regulation.
Article 92
Cancellation of an established amount receivable
(Article 80 of the Financial Regulation)
1. In the event of a mistake, the authorising officer responsible shall cancel totally or partially the established amount receivable in accordance with Articles 82 and 84 and include adequate reasons.
2. Each institution shall lay down in its internal rules the conditions and procedure for delegating the power to cancel an established amount receivable.
Article 93
Rules for limitation periods
(Article 81 of the Financial Regulation)
1. The limitation period for entitlements of the Union in respect of third parties shall begin to run on the expiry of the deadline communicated to the debtor in the debit note as specified in Article 80(3)(b).
The limitation period for entitlements of third parties in respect of the Union shall begin to run on the date on which the payment of the third party’s entitlement is due according to the corresponding legal commitment.
2. The limitation period for entitlements of the Union in respect of third parties shall be interrupted by any act of an institution, or a Member State acting at the request of an institution, notified to the third party and aiming at recovering the debt.
The limitation period for entitlements of third parties in respect of the Union shall be interrupted by any act notified to the Union by its creditors or on behalf of its creditors aiming at recovering the debt.
3. A new limitation period of five years shall begin to run on the day following the interruptions referred to in paragraph 2.
4. Any legal action relating to an amount receivable as referred to in paragraph 1, including actions brought before a court which later declares itself not to have jurisdiction, shall interrupt the limitation period. The new limitation period of five years shall not begin until a judgment having the force of res judicata is given or there is an extrajudicial settlement between the same parties on the same action.
5. Where the accounting officer allows the debtor additional time for payment in accordance with Article 89, this shall be considered as an interruption of the limitation period. The new limitation period of five years shall begin to run on the day following the expiry of the extended time for payment.
6. Entitlements shall not be recovered after the expiry of the limitation period, as established in paragraphs 1 to 5.
CHAPTER 6
Expenditure operations
Article 94
Financing decision
(Article 84 of the Financial Regulation)
1. The financing decision shall set out the essential elements of an action involving expenditure from the budget.
2. The financing decision shall in particular set out the following:
(a)
for grants:
(i)
the reference to the basic act and the budgetary line;
(ii)
the priorities of the year, the objectives to be fulfilled and the foreseen results with the appropriations authorised for the financial year;
(iii)
the essential eligibility, selection and award criteria to be used to select the proposals;
(iv)
the maximum possible rate of co-financing and if different rates are envisaged the criteria to be followed for each rate;
(v)
the timetable and the indicative amount of the calls for proposals;
(b)
for procurement:
(i)
the global budgetary envelope reserved for the procurements during the year;
(ii)
the indicative number and type of contracts envisaged and if possible their subject in generic terms;
(iii)
the indicative time-frame for launching the procurement procedures;
(c)
for trust funds referred to in Article 187 of the Financial Regulation:
(i)
the reference to the basic act and the budgetary line;
(ii)
the appropriations reserved to the trust fund for the year together with the amounts planned over its duration;
(iii)
the objectives of the trust fund and its duration;
(iv)
the rules of governance of the trust fund;
(v)
the possibility to entrust budget implementation tasks to the entities and persons referred to in Article 187(2) of the Financial Regulation;
(d)
for prizes:
(i)
the reference to the basic act and the budgetary line;
(ii)
the objectives to be fulfilled and the foreseen results;
(iii)
the essential conditions for participation and award criteria;
(iv)
the timetable of the contest and the amount of the prize or prizes;
(e)
for financial instruments:
(i)
the reference to the basic act and the budgetary line;
(ii)
the objectives to be fulfilled and the foreseen results;
(iii)
the amount allocated to the financial instrument;
(iv)
the indicative implementation timetable.
3. Where the work programme referred to in Article 128 of the Financial Regulation contains the information set out in point (a) of paragraph 2 of this Article for the grants financed from appropriations authorised for the financial year, the decision adopting it shall be considered to be the financing decision for those grants.
As regards procurement, trust funds, prizes and financial instruments, where the implementation of the corresponding appropriations authorised for the financial year is provided for by a work programme containing the information referred to in points (b), (c), (d) and (e) of paragraph 2 of this Article, the decision adopting this work programme shall also be considered to be the financing decision for the procurement, trust funds, prizes and financial instruments involved.
If the work programme does not contain such information for one or more actions, it must be modified accordingly or a specific financing decision must be adopted for the actions concerned.
4. Without prejudice to any specific provision of a basic act, any substantial change in a financing decision already adopted shall follow the same procedure as the initial decision.
Section 1
Commitment of expenditure
Article 95
Global and provisional commitments
(Article 85 of the Financial Regulation)
1. The global budgetary commitment shall be implemented either by the conclusion of a financing agreement, itself providing for the subsequent conclusion of one or more legal commitments, or by the conclusion of one or more legal commitments.
Financing agreements in the field of direct financial assistance to third countries, including budget support, which constitute legal commitments may give rise to payments without the conclusion of other legal commitments.
2. The provisional budgetary commitment shall be implemented either by the conclusion of one or more legal commitments giving rise to an entitlement to subsequent payments or, in cases relating to expenditure on staff management or relating to communication expenditures engaged in by the institutions for the coverage of Union events, directly by payments.
Article 96
Adoption of a global commitment
(Article 85 of the Financial Regulation)
1. A global commitment shall be made on the basis of a financing decision.
The global commitment shall be made at the latest before the decision on the selection of recipients is taken and, where implementation of the appropriations concerned involves the adoption of a work programme within the meaning of Article 188, at the earliest after that programme has been adopted.
2. Where the global commitment is implemented by the conclusion of a financing agreement, the second subparagraph of paragraph 1 shall not apply.
Article 97
Single signature
(Article 85 of the Financial Regulation)
1. The rule that there shall be a single signatory for the budget commitment and the corresponding legal commitment may be departed from only in the following cases:
(a)
where the commitments are provisional;
(b)
where global commitments relate to financing agreements with third countries;
(c)
where the institution’s decision constitutes the legal commitment;
(d)
where the global commitment is implemented by a number of legal commitments, for which different authorising officers are responsible;
(e)
where, in connection with imprest accounts available for external action, legal commitments must be signed by members of staff of the local units referred to in Article 72 on the instruction of the authorising officer responsible, who remains, however, fully responsible for the underlying transaction.
(f)
where an institution has delegated authorising officer powers to the director of an interinstitutional European office pursuant to Article 199(1) of the Financial Regulation.
2. If the authorising officer responsible who signed the budget commitment is not available and remains unavailable for a period incompatible with the time limits for concluding the legal commitment, that legal commitment shall be concluded by the person designated under the deputisation rules adopted by each institution, provided that that person has the status of authorising officer in accordance with Article 65(3) of the Financial Regulation.
Article 98
Administrative expenditure covered by provisional commitments
(Article 85 of the Financial Regulation)
Items regarded as routine administrative expenditure which may give rise to provisional commitments shall include the following:
(a)
expenditure on staff, whether or not covered by the Staff Regulations, on other human resources and pensions and on the remuneration of experts;
(b)
expenditure relating to members of the institution;
(c)
training expenditure;
(d)
expenditure on competitions, selection and recruitment;
(e)
mission expenses;
(f)
representation expenses;
(g)
meeting expenses;
(h)
freelance interpreters and translators;
(i)
exchanges of officials;
(j)
recurring rentals of movable and immovable property or recurring payments relating to building contracts within the meaning of Article 121 of this Regulation or loan instalments pursuant to Article 203(8) of the Financial Regulation;
(k)
miscellaneous insurance;
(l)
cleaning, maintenance and security;
(m)
welfare and medical expenditure;
(n)
the use of telecommunications services;
(o)
financial charges;
(p)
legal expenses;
(q)
damages, including interest;
(r)
work equipment;
(s)
water, gas and electricity;
(t)
publications on paper or in electronic versions;
(u)
communications activities engaged in by the institutions for the coverage of Union events.
Article 99
Registration of individual legal commitments
(Article 86 of the Financial Regulation)
In the case of a global budget commitment followed by one or several individual legal commitments, the authorising officer responsible shall register in the central accounts the amounts of this or these successive individual legal commitments.
The registration in the accounts shall indicate the references of the global commitment against which the individual commitments are being booked.
The authorising officer responsible shall register the amounts in the accounts before signing the corresponding individual legal commitment, except in the cases referred to in the fourth subparagraph of Article 86(4) of the Financial Regulation.
In all cases, the authorising officer responsible shall check that the aggregated amount does not exceed the amount of the global commitment covering them.
Section 2
Validation of expenditure
Article 100
Validation and ‘passing for payment’
(Article 88 of the Financial Regulation)
1. Validation of any expenditure shall be based on supporting documents within the meaning of Article 110 attesting the creditor’s entitlement, on the basis of a statement of services actually rendered, supplies actually delivered or work actually carried out, or on the basis of other documents justifying payment, including recurring payments of subscriptions or training courses.
2. The authorising officer responsible shall personally check the supporting documents or shall, on his own responsibility, ascertain that this has been done, before taking the decision validating the expenditure.
3. The validation decision shall be expressed by the signing of a ‘passed for payment’ voucher by the authorising officer responsible or by technically competent member of staff, duly empowered by a formal decision of the authorising officer and under his responsibility in accordance with Article 65(5) of the Financial Regulation. Such empowerment decisions shall be kept for future reference.
Article 101
Certified correct for pre-financing payments
(Article 88 of the Financial Regulation)
For pre-financing payments, the authorising officer responsible or a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible shall certify with the endorsement ‘certified correct’ that the conditions required in the legal commitment for the payment of the pre-financing are met.
Article 102
Passing for payment of procurement contracts for interim and balance payments
(Article 88 of the Financial Regulation)
For interim and balance payments corresponding to procurement contracts, the endorsement ‘passed for payment’ shall certify that:
(a)
the institution has received and formally registered an invoice drawn up by the contractor;
(b)
the invoice itself, or an internal document accompanying the invoice received, has been endorsed ‘certified correct’ and signed by the authorising officer responsible or by a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible;
(c)
all aspects of the invoice have been checked by the authorising officer responsible or on his responsibility with a view to determining in particular the amount to be paid and the validity of the payment as discharge of the debt.
The endorsement ‘certified correct’, referred to in point (b) of the first paragraph shall certify that the services provided for in the contract have been properly provided, or that the supplies provided for in the contract have been properly delivered, or that the work provided for in the contract has been properly carried out. For supplies and work, the official or other servant technically competent shall draw up a provisional acceptance certificate, then a final acceptance certificate at the end of the guarantee period laid down in the contract. Those two certificates shall count as the ‘certified correct’ endorsement.
For recurring payments including payment of subscriptions or training courses, the endorsement ‘certified correct’, shall certify that the entitlement of the creditor is in accordance with relevant documents justifying payment.
Article 103
Passing for payment of grants for interim and balance payments
(Article 88 of the Financial Regulation)
For interim and balance payments corresponding to grants, the endorsement ‘passed for payment’ shall certify that:
(a)
the institution has received and formally registered a payment request drawn up by the beneficiary;
(b)
the payment request itself, or an internal document accompanying the cost statement received, has been endorsed ‘certified correct’ and signed by an official or other servant technically competent, duly empowered by the authorising officer responsible;
(c)
all aspects of the payment request have been checked by the authorising officer responsible or on his responsibility with a view to determining in particular the amount to be paid and the validity of the payment as discharge of the debt.
By endorsement referred to in point (b) of the first paragraph, the official or other servant technically competent, duly empowered by the authorising officer responsible, certifies that the action or work programme carried out by the beneficiary is in all respects in compliance with the grant agreement or decision, including, where applicable that the costs declared by the beneficiary are eligible.
Article 104
Passing for payment of staff expenditure
(Article 88 of the Financial Regulation)
For payments corresponding to staff expenditure, the endorsement ‘passed for payment’ shall certify that the following supporting documents exist:
(a)
in respect of monthly salary:
(i)
the complete list of staff, giving all the components of remuneration;
(ii)
a form (personal information sheet) based on decisions taken in each individual case, showing, whenever such change occurs, any change in any component of remuneration;
(iii)
in the case of recruitments or appointments, a certified true copy of the recruitment or appointment decision which accompanies the validation of the first salary payment;
(b)
in respect of other remunerations such as staff paid on an hourly or daily basis: a statement signed by the authorised member of staff showing the days and hours worked;
(c)
in respect of overtime: a statement signed by the authorised member of staff certifying the amount of overtime worked;
(d)
in respect of mission expenses:
(i)
the travel order signed by the competent authority;
(ii)
the statement of mission expenses, signed by the member of staff on mission and by the administrative superior to whom the appropriate powers have been delegated, if the mission expenses differ from the mission order;
(e)
in respect of some other administrative expenditure related to staff including subscriptions or training courses which, according to the contract, are to be paid in advance: the supporting documents referring to the decision on which the expenditure is based and giving all the components of the calculation.
The statement of mission expenses referred to in point (d)(ii) of the first subparagraph shall indicate the place of mission, the dates and times of departure and arrival at the place of mission, travel expenses, subsistence expenses, and other expenses duly authorised on production of supporting documents.
Article 105
Material form of ‘passed for payment’
(Article 88 of the Financial Regulation)
In a non-computerised system, ‘passed for payment’ shall take the form of a stamp incorporating the signature of the authorising officer responsible or of a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible in accordance with Article 100. In a computerised system, ‘passed for payment’ shall take the form of an electronically secured validation by the authorising officer responsible or of a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible.
Article 106
Material form of ‘certified correct’
(Article 88 of the Financial Regulation)
In a non-computerised system, ‘certified correct’ shall take the form of a stamp incorporating the signature of the authorising officer responsible or of a technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible in accordance with Article 101. In a computerised system, ‘certified correct’ may take the form of an electronically secured validation by the technically competent member of staff, duly empowered by the authorising officer responsible.
Section 3
Authorisation of payments
Article 107
Checks on payments by the authorising officer
(Article 89 of the Financial Regulation)
When drawing up the payment order, the authorising officer responsible shall ensure that:
(a)
the payment order has been properly issued, meaning that a corresponding validation decision has been taken previously in the form of ‘passed for payment’, that the particulars of the payee are correct and that the amount is due;
(b)
the payment order corresponds to the budgetary commitment against which it is booked;
(c)
the expenditure is charged to the correct item in the budget;
(d)
appropriations are available.
Article 108
Mandatory details on payment orders and transmission to the accounting officer
(Article 89 of the Financial Regulation)
1. The payment order shall state:
(a)
the financial year to which the expenditure is to be booked;
(b)
the budget article and any other subdivision that may apply;
(c)
the references of the legal commitment giving rise to an entitlement to payment;
(d)
the references of the budgetary commitment against which it is to be booked;
(e)
the amount to be paid, expressed in euro;
(f)
the name, address and bank account details of the payee;
(g)
the object of the expenditure;
(h)
the means of payment;
(i)
the entry of items in the inventory in accordance with Article 248.
2. The payment order shall be dated and signed by the authorising officer responsible, then sent to the accounting officer.
Section 4
Payment of expenditure
Article 109
Types of payment
(Article 90 of the Financial Regulation)
1. Pre-financing shall provide a float. It may be split into a number of payments in accordance with sound financial management.
2. An interim payment, which may be repeated, may cover expenditure incurred for the implementation of the decision or agreement or to pay for services, supplies or works completed and/or delivered at interim stages of the contract. It may clear pre-financing in whole or in part, without prejudice to the provisions of the basic act.
3. The closure of the expenditure shall take the form of the payment of the balance which may not be repeated and which clears all preceding expenditure, or a recovery order.
Article 110
Supporting documents
(Article 90 of the Financial Regulation)
1. Pre-financing, including in cases where it is split into a number of payments, shall be paid either on the basis of the contract, the decision, agreement or the basic act, or on the basis of supporting documents which make it possible to check that the terms of the contract, decision or agreement in question are complied with. If a date of payment for pre-financing is determined in those instruments, payment of the due amount shall not be dependent upon further demand.
2. Interim payments and payments of balances shall be based on supporting documents which make it possible to check that the action financed has been carried out in accordance with the basic act or the decision, or in accordance with the terms of the contract or agreement.
3. The authorising officer responsible shall lay down, in compliance with the principle of sound financial management, the nature of the supporting documents referred to in this Article in accordance with the basic act, decisions, contracts and agreements. Interim and final technical and financial implementation reports, shall constitute supporting documents for the purposes of paragraph 2.
4. The supporting documents shall be kept by the authorising officer responsible in accordance with Article 48.
Section 5
Time limits for expenditure operations
Article 111
Payment time limits and default interest
(Article 92 of the Financial Regulation)
1. The time allowed for making payments shall be understood as including validation, authorisation and payment of expenditure.
It shall begin to run from the date on which a payment request is received.
A payment request shall be registered by the authorised department of the authorising officer responsible as soon as possible and is deemed to be received on the date it is registered.
The date of payment is deemed to be the date on which the institution’s account is debited.
2. A payment request shall include the following essential elements:
(a)
creditor’s identification;
(b)
amount;
(c)
currency;
(d)
date.
Where at least one essential element is missing, the payment request shall be rejected.
The creditor shall be informed in writing of the rejection and the reasons for it as soon as possible and in any case within 30 calendar days from the date on which the payment request was received.
3. In the case of suspension as referred to in Article 92(2) of the Financial Regulation, the remaining time allowed for payment shall begin to run again from the date on which the requested information or revised documents are received or the necessary further verification, including on-the-spot checks, is carried out.
4. On expiry of the time limits laid down in Article 92(1) of the Financial Regulation, the creditor shall be entitled to interest in accordance with the following conditions:
(a)
the interest rates shall be those referred to in Article 83(2) of this Regulation;
(b)
the interest shall be payable for the period elapsing from the calendar day following expiry of the time limit for payment laid down in Article 92(1) of the Financial Regulation up to the day of payment.
However, when the interest calculated in accordance with the first subparagraph is lower than or equal to EUR 200, it shall be paid to the creditor only upon a demand submitted within two months of receiving late payment.
5. Each institution shall submit to the European Parliament and Council a report on the compliance with the time limits and on the suspension of the time limits laid down in Article 92 of the Financial Regulation. The report of the Commission shall be annexed to the summary of the annual activity reports referred to in Article 66(9) of the Financial Regulation.
CHAPTER 7
IT systems
Article 112
Description of IT systems
(Article 93 of the Financial Regulation)
Where computer systems and subsystems are used to process budget implementation operations, a full and up-to-date description of each system or subsystem shall be required.
Each description shall define the content of all data fields and describe how the system treats each individual operation. It shall show in detail how the system guarantees the existence of a complete audit trail for each operation.
Article 113
Periodical save
(Article 93 of the Financial Regulation)
The data in computer systems and subsystems shall be saved periodically and kept in a safe place.
CHAPTER 8
Internal auditor
Article 114
Appointment of the internal auditor
(Article 98 of the Financial Regulation)
1. Each institution shall appoint its internal auditor in accordance with arrangements adapted to its specific features and requirements. The institution shall inform the European Parliament and Council of the appointment of the internal auditor.
2. Each institution shall determine, in accordance with its specific features and its requirements, the scope of the mission of the internal auditor and shall lay down in detail the objectives and procedures for the exercise of the internal audit function with due respect for international internal audit standards.
3. The institution may appoint as internal auditor, by virtue of their particular competence, an official or other servant covered by the Staff Regulations chosen from nationals of the Member States.
4. If two or more institutions appoint the same internal auditor they shall make the necessary arrangements for him to be declared liable for his actions as laid down in Article 119.
5. The institution shall inform the European Parliament and Council when the duties of the internal auditor are terminated.
Article 115
Resources for the internal auditor
(Article 99 of the Financial Regulation)
The institution shall provide the internal auditor with the resources required for the proper performance of his audit function and a mission charter detailing his tasks, duties and obligations.
Article 116
Work programme
(Article 99 of the Financial Regulation)
1. The internal auditor shall adopt his work programme and shall submit it to the institution.
2. The institution may ask the internal auditor to carry out audits not included in the work programme referred to in paragraph 1.
Article 117
Reports of the internal auditor
(Article 99 of the Financial Regulation)
1. The internal auditor shall submit to the institution the annual internal audit report provided for in Article 99(3) of the Financial Regulation, indicating the number and type of internal audits carried out, the principal recommendations made and the action taken on those recommendations.
That annual report shall also mention any systemic problems detected by the specialised panel set up pursuant to Article 73(6) of the Financial Regulation.
2. Each institution shall consider whether the recommendations made in the reports of its internal auditor are suitable for an exchange of best practices with the other institutions.
3. The internal auditor shall, during the elaboration of his report, particularly focus on the overall compliance with the principle of sound financial management and shall ensure that appropriate measures have been taken in order to steadily improve and enhance its application.
Article 118
Independence
(Article 100 of the Financial Regulation)
The internal auditor shall enjoy complete independence in the conduct of his audits. He may not be given any instructions nor be restricted in any way as regards the performance of the functions which, by virtue of his appointment, are assigned to him under the Financial Regulation.
Article 119
Liability of the internal auditor
(Article 100 of the Financial Regulation)
The institution alone, proceeding in accordance with this Article, may act to have the internal auditor, as an official or other servant subject to the Staff Regulations, declared liable for his actions.
The institution shall take a reasoned decision to open an investigation. That decision shall be communicated to the interested party. The institution may put in charge of the investigation, under its direct responsibility, one or more officials of a grade equal to or higher than that of the member of staff concerned. In the course of the investigation, the views of the interested party shall be heard.
The investigation report shall be communicated to the interested party, who shall then be heard by the institution on the subject of that report.
On the basis of the report and the hearing, the institution shall adopt either a reasoned decision terminating the proceedings or a reasoned decision in accordance with Articles 22, 86 and Annex IX of the Staff Regulations. Decisions imposing disciplinary measures or financial penalties shall be notified to the interested party and communicated, for information purposes, to the other institutions and the Court of Auditors.
The interested party may bring an action in respect of such decisions before the Court of Justice of the European Union, as provided for in the Staff Regulations.
Article 120
Action before the Court of Justice of the European Union
(Article 100 of the Financial Regulation)
Without prejudice to the remedies allowed by the Staff Regulations, the internal auditor may bring an action directly before the Court of Justice of the European Union in respect of any act relating to the performance of his duties as internal auditor. Such an action must be lodged within three months running from the calendar day on which the act in question is notified.
Such actions shall be investigated and heard as provided for in Article 91(5) of the Staff Regulations of Officials of the European Union.
TITLE V
PROCUREMENT
CHAPTER 1
General provisions
Section 1
Scope and award principles
Article 121
Definitions and scope
(Article 101 of the Financial Regulation)
1. Building contracts cover the purchase, long lease, usufruct, leasing, rental or hire purchase, with or without option to buy, of land, existing buildings or other real estate.
2. Supply contracts cover the purchase, leasing, rental or hire purchase, with or without option to buy, of products. A contract for the supply of products and, incidentally, for siting and installation shall be considered a supply contract.
3. Works contracts cover either the execution, or both the execution and design, of works or a work related to one of the activities referred to in Annex I to Directive 2004/18/EC or the realisation, by whatever means, of a work corresponding to the requirements specified by the contracting authority. A ‘work’ shall mean the outcome of building or civil engineering works taken as a whole that is sufficient of itself to fulfil an economic or technical function.
4. Service contracts cover all intellectual and non-intellectual services other than those covered by supply contracts, works contracts and building contracts.
A contract covering two or more types of procurement (works, services or supplies) shall be awarded in accordance with the provisions applicable to the type of procurement that characterises the main subject of the contract in question.
In the case of mixed contracts consisting of services and supplies, the main object shall be determined by a comparison of the values of the respective services or supplies.
Any references to nomenclatures in the context of public procurement shall be made using the ‘Common Procurement Vocabulary (CPV)’ as set out in Regulation (EC) No 2195/2002 of the European Parliament and of the Council (11).
5. The terms ‘work contractor’, ‘supplier’ and ‘service provider’ covers any natural or legal person or public entity or consortium of such persons and/or bodies which offers to execute works, supply products and provide services. The term ‘economic operator’ shall mean ‘work contractors’, ‘suppliers’ and ‘service providers’. ‘Tenderers’ shall mean economic operators who have submitted a tender. ‘Candidates’ shall mean those who have asked to be allowed to take part in a restricted procedure, a competitive dialogue, or a negotiated procedure. ‘Vendors’ shall mean economic operators registered in a list of vendors according to Article 136(1)(b).
Consortia of economic operators shall be authorised to submit tenders or to be candidates. Contracting authorities may not demand that consortia must have a given legal form in order to be allowed to submit a tender or request to take part, but the consortium selected may be required to adopt a given legal form after it has been awarded the contract if this change is necessary for proper performance of the contract.
6. Departments of the Union institutions shall be considered to be contracting authorities, save where they conclude between themselves administrative arrangements for the provision of services, the supply of products, for the execution of works or for the implementation of building contracts.
7. Technical assistance shall mean support and capacity-building activities necessary for the implementation of a programme or an action, in particular preparatory, management, monitoring, evaluation, audit and control activities.
8. All exchanges with contractors, including the conclusion of contracts and any amendments thereto, may be done through electronic exchange systems set up by the contracting authority.
9. These systems shall meet the following requirements:
(a)
only authorised persons may have access to the system and to documents transmitted through it;
(b)
only authorised persons may electronically sign or transmit a document through the system;
(c)
authorised persons must be identified through the system by established means;
(d)
the time and date of the electronic transaction must be determined precisely;
(e)
the integrity of documents must be preserved;
(f)
the availability of documents must be preserved;
(g)
where appropriate, the confidentiality of documents must be preserved;
(h)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001 must be ensured.
10. Data sent or received through such a system shall enjoy legal presumption of the integrity of the data and the accuracy of the date and time of sending or receiving the data indicated by the system.
A document sent or notified through such a system shall be considered as equivalent to a paper document, shall be admissible as evidence in legal proceedings, shall be deemed original and shall enjoy legal presumption of its authenticity and integrity, provided it does not contain any dynamic features capable of automatically changing it.
The electronic signatures referred to in point (b) of paragraph 9 shall have the equivalent legal effect of handwritten signatures.
Article 122
Framework contracts and specific contracts
(Article 101 of the Financial Regulation)
1. The duration of a framework contract may not exceed four years, save in exceptional cases duly justified in particular by the subject of the framework contract.
Specific contracts based on framework contracts shall be awarded in accordance with the terms of the framework contract, only between the contracting authorities and the contractors of the framework contract.
When awarding specific contracts, the parties may not make substantial changes to the framework contract.
2. Where a framework contract is concluded with a single economic operator, the specific contracts shall be awarded within the limits of the terms laid down in the framework contract.
In duly justified circumstances, contracting authorities may consult in writing the contractor, requesting it to supplement its tender if necessary.
3. Where a framework contract is to be concluded with several economic operators, it shall be concluded with at least three operators, provided that there is a sufficient number of economic operators who satisfy the selection criteria or a sufficient number of admissible tenders which meet the award criteria.
A framework contract with several economic operators may take the form of separate contracts which contain identical terms.
Specific contracts based on framework contracts concluded with several economic operators shall be awarded in accordance with the following arrangements:
(a)
in case of framework contracts without reopening of competition by application of the terms laid down in the framework contract;
(b)
in case of framework contracts with reopening of competition, after the parties have again competed on the basis of the same and, if necessary, more precisely formulated terms, and, where appropriate, on the basis of other terms referred to in the specification for the framework contract.
For every specific contract to be awarded in accordance with the arrangements in point (b) of the third subparagraph, contracting authorities shall consult in writing the contractors of the framework contract, fixing a time limit which is sufficiently long to allow tenders to be submitted. Tenders shall be submitted in writing. Contracting authorities shall award each specific contract to the tenderer who has submitted the best tender on the basis of the award criteria set out in the specification for the framework contract.
4. In sectors subject to a rapid price and technological evolution, framework contracts without reopening of competition shall contain a clause either on a mid-term review or on a benchmarking system. After the mid-term review, if the conditions initially laid down are no longer adapted to the price or technological evolution, the contracting authority may not use the framework contract concerned and shall take appropriate measures to terminate it.
5. Only specific contracts based on framework contracts shall be preceded by a budgetary commitment.
Section 2
Publication
Article 123
Advertising of contracts covered by Directive 2004/18/EC
(Article 103 of the Financial Regulation)
1. Publication for contracts with a value equal to or above the thresholds laid down in Article 170(1) shall consist in a contract notice, without prejudice to Article 134, and an award notice. A prior information notice shall be compulsory only where the contracting authority intends to make use of the possibility of shortening time limits for receipt of tenders in accordance with Article 152(4).
2. The prior information notice is the notice by which the contracting authorities make known, by way of indication, the estimated total value and subject of contracts and framework contracts which they intend to award during a financial year, but excluding contracts under the negotiated procedure without prior publication of a contract notice.
The prior information notice shall be published either by the Publications Office of the European Union (hereinafter ‘Publications Office’) or by the contracting authorities themselves on their buyer profile.
The compulsory prior information notice shall be sent to the Publications Office or published on the buyer profile as soon as possible and in any event by no later than 31 March of each financial year.
Contracting authorities which publish the prior information notice on their buyer profile shall send to the Publications Office, electronically and using the format and transmission procedures specified in point (3) of Annex VIII to Directive 2004/18/EC, a notice announcing the publication of a prior information notice on a buyer profile.
3. The contract notice is the means by which the contracting authorities make known their intention to launch a procedure for the award of a contract or framework contract or to set up a dynamic purchasing system in accordance with Article 131. Without prejudice to contracts concluded after a negotiated procedure as referred to in Article 134, the contract notice shall be compulsory for the contracts with an estimated value equal to or above the thresholds laid down in Article 170(1).
It shall not be compulsory for specific contracts based on framework contracts.
In an open procedure the contract notice shall specify the date, time and, where appropriate, place of the meeting of the opening committee, which shall be open to the tenderers.
Contracting authorities shall state whether or not they authorise variants and shall specify the minimum capacity levels they demand if they make use of the possibility provided for in the second subparagraph of Article 146(2). They shall set out the selection criteria referred to in Article 146 that they intend to use, the minimum number of candidates they plan to invite to tender and, where appropriate, the maximum number, and the objective and non-discriminatory criteria they intend to apply in order to limit the number, in accordance with the second subparagraph of Article 128(1).
Where there is unrestricted, direct and full access to the call for tenders by electronic means, in particular in the dynamic purchasing systems referred to in Article 131, the internet address at which these documents can be consulted shall appear in the contract notice.
Contracting authorities wishing to organise a contest shall issue a notice announcing their intention.
Where appropriate, contracting authorities shall specify in the contract notice that the procurement procedure is an interinstitutional procurement procedure. In such cases, the contract notice shall indicate the institutions, executive agencies or bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation which are involved in the procurement procedure, the institution responsible for the procurement procedure and the global volume of the contracts for all those institutions, executive agencies or bodies.
4. The award notice shall give the outcome of the procedure for the award of contracts, framework contracts or contracts based on a dynamic purchasing system. In the case of contracts with a value equal to or above the thresholds laid down in Article 170(1), the award notice shall be compulsory. It shall not be compulsory for specific contracts based on framework contracts.
The award notice shall be sent to the Publications Office no later than 48 calendar days from the date on which the contract or framework contract is signed. However, notices relating to contracts based on a dynamic purchasing system may be grouped together on a quarterly basis. In such cases, they shall be sent to the Publications Office no later than 48 days after the end of each quarter.
Contracting authorities which have held a design contest shall send the Publications Office a notice of the results of the contest.
In case of interinstitutional procedures, the award notice shall be sent by the contracting authority responsible for the procedure.
The award notice shall also be sent to the Publications Office in the case of a contract or a framework contract with a value equal to or above the thresholds laid down in Article 170(1) and awarded pursuant to a negotiated procedure without prior publication of a contract notice, in sufficient time for the publication to occur before the signature of the contract, in accordance with the terms and conditions set out in Article 171(1).
Without prejudice to Article 21, information relating to the value and contractors of specific contracts based on a framework contract during a financial year shall be published on the internet website of the contracting authority no later than 30 June following the end of that financial year if, as a result of the conclusion of a specific contract or of the aggregate volume of the specific contracts, the thresholds referred to in Article 170(1) are exceeded.
5. The notices shall be drawn up in accordance with the standard forms adopted by the Commission pursuant to Directive 2004/18/EC.
Article 124
Advertising of contracts not covered by Directive 2004/18/EC
(Article 103 of the Financial Regulation)
1. Contracts with a value below the thresholds laid down in Article 170(1) shall be advertised by appropriate means in order to ensure competitive tendering and impartiality of the procurement procedure. Such advertising shall involve:
(a)
a contract notice as referred to in Article 123(3), or a notice of a call for expressions of interest for contracts covering a similar subject with a value greater than the amount referred to in Article 137(1);
(b)
appropriate ex ante publicity on internet for contracts with a value greater than the amount referred to in Article 137(2).
2. A list of contractors to whom building contracts and contracts declared secret in accordance with Article 134(1)(j) of this Regulation are awarded shall be published only once a year, with an indication of the subject and value of the contracts awarded. That list shall be sent to the European Parliament and Council. In the case of the Commission, it shall be annexed to the summary of the annual activity reports referred to in Article 66(9) of the Financial Regulation.
3. Information relating to contracts with a value greater than the amount referred to in Article 137(1) that have not been the subject of an individual award notice shall be sent to the Publications Office. The annual lists of contractors shall be sent by no later than 30 June of the following financial year.
4. Information relating to contracts with a value greater than the amount referred to in Article 137(2) shall be published on the internet site of the institution no later than 30 June of the following financial year.
Article 125
Publication of notices
(Article 103 of the Financial Regulation)
1. The Publications Office shall publish the notices referred to in Articles 123 and 124 in the Official Journal of the European Union no later than 12 calendar days after their dispatch.
The period specified in the first subparagraph shall be reduced to five calendar days in the case of the fast-track procedures referred to in Article 154.
2. The contracting authorities must be able to provide evidence of the date of dispatch.
Article 126
Other forms of advertising
(Article 103 of the Financial Regulation)
In addition to the advertising provided for in Articles 123, 124 and 125, contracts may be advertised in any other way, notably in electronic form. Any such advertising shall refer to the notice published in the Official Journal of the European Union, as provided for in Article 125, if one has been published, and may not precede the publication of that notice, which alone is authentic.
Such advertising may not introduce any discrimination between candidates or tenderers nor contain details other than those contained in the contract notice, if one has been published.
Section 3
Procurement procedures
Article 127
Types of procurement procedure
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. Contracts shall be awarded by call for tender, using the open, restricted or negotiated procedure after publication of a contract notice or by negotiated procedure without prior publication of a contract notice, where appropriate following a contest.
2. Procurement procedures are open where all interested economic operators may submit a tender. That applies also in the case of the dynamic purchasing systems referred to in Article 131.
Procurement procedures are restricted where all economic operators may ask to take part but only candidates satisfying the selection criteria referred to in Article 146 and invited simultaneously and in writing by the contracting authorities may submit a tender or a solution under the competitive dialogue procedure referred to in Article 132.
The selection phase may be repeated for each individual contract, also in the case of a competitive dialogue, or may involve drawing up a list of potential candidates under the procedure referred to in Article 136(1)(a).
3. In a negotiated procedure, the contracting authorities shall consult tenderers of their choice who satisfy the selection criteria laid down in Article 146, and negotiate the terms of their tenders with one or more of them.
In negotiated procedures where a contract notice is published, as referred to in Article 135, the contracting authorities shall simultaneously and in writing invite the selected candidates to negotiate.
4. Contests are procedures which enable the contracting authority to acquire, mainly in the fields of architecture and civil engineering or data processing, a plan or design proposed by a selection board after being put out to competitive tender with or without the award of prizes.
Article 128
Number of candidates in restricted or negotiated procedures
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. In a restricted procedure and the procedures referred to in points (a) and (b) of Article 136(1), the number of candidates invited to submit a tender may not be less than five, provided that a sufficient number of candidates satisfy the selection criteria.
The contracting authority may also provide for a maximum number of candidates, depending on the subject of the contract and on the basis of objective and non-discriminatory selection criteria. In such cases, the range and criteria shall be indicated in the contract notice or the call for expressions of interest referred to in Articles 123 and 124.
In any event, the number of candidates invited to tender must be sufficient to ensure genuine competition.
2. In negotiated procedures and after a competitive dialogue, the number of candidates invited to negotiate or to tender may not be less than three, provided that a sufficient number of candidates satisfy the selection criteria.
The number of candidates invited to tender must be sufficient to ensure genuine competition.
The first and second subparagraphs shall not apply to the following:
(a)
contracts involving very low values, as referred to in Article 137(2);
(b)
contracts for legal services according to the CPV nomenclature;
(c)
contracts declared secret, as referred to in Article 134(1)(j).
3. Where the number of candidates meeting the selection criteria and the minimum levels is below the minimum number specified in paragraphs 1 and 2, the contracting authority may continue the procedure by inviting the candidate or candidates with the required capacities. However, the contracting authority may not include other economic operators who were not initially invited to be part of the procedure, or candidates who do not have the required capacities.
Article 129
Arrangements for negotiated procedures
(Article 104 of the Financial Regulation)
Contracting authorities shall negotiate with tenderers the tenders they have submitted in order to adapt them to the requirements set out in the contract notice referred to in Article 123 or in the specifications and in any additional documents and in order to find the tender offering best value for money.
During the negotiation, the contracting authorities shall ensure equal treatment for all tenderers.
Where contracting authorities may, in accordance with Article 135, award contracts using a negotiated procedure after publishing a contract notice, they may arrange for the negotiated procedure to be conducted in stages so as to reduce the number of tenders to be negotiated, while applying the award criteria set out in the contract notice or specification. The contract notice or specification shall state that use is to be made of this possibility.
Article 130
Contests
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. The rules for the organisation of a contest shall be communicated to those interested in taking part.
The number of candidates invited to take part must be sufficient to ensure genuine competition.
2. The selection board shall be appointed by the authorising officer responsible. It shall be made up exclusively of natural persons who are independent of participants in the contest. Where a particular professional qualification is required for participation in a contest, at least one third of the members of the selection board must have the same or an equivalent qualification.
The selection board shall be autonomous in its opinions. Its opinions shall be adopted on the basis of projects submitted to it anonymously by the candidates and solely in the light of the criteria set out in the contest notice.
3. The proposals of the selection board, based on the merits of each project, and its observations, shall be recorded in a report signed by its members.
Candidates shall remain anonymous until the selection board has given its opinion.
Candidates may be asked by the selection board to answer the questions recorded in the report in order to clarify a project. A full report of the resulting dialogue shall be drawn up.
4. The contracting authority shall then take a decision giving the name and address of the candidate selected and the reasons for the choice by reference to the criteria announced in the contest notice, especially if it departs from the proposals made in the selection board’s opinion.
Article 131
Dynamic purchasing system
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. The dynamic purchasing system is a completely electronic process for making commonly used purchases, which is open throughout its duration to any economic operator who satisfies the selection criteria and has submitted an indicative tender that complies with the specification and any additional documents. The indicative tenders may be improved at any time provided that they continue to comply with the specification.
2. For the purposes of setting up the dynamic purchasing system, contracting authorities shall publish a contract notice stating that a dynamic purchasing system is being used and containing a reference to the internet address offering unrestricted, direct and full access to the specification and to any additional documents from the time of publication of the notice up to the expiry of the system.
They shall indicate in the specification, amongst other matters, the nature of the purchases envisaged under that system, and all the necessary information concerning the purchasing system, the electronic equipment used and the technical connection arrangements and specifications.
3. Contracting authorities shall give any economic operator, throughout the duration of the dynamic purchasing system, the possibility of submitting an indicative tender with a view to being admitted to the system under the conditions referred to in paragraph 1. They shall complete evaluation within a maximum of 15 days from the date of submission of the indicative tender. However, they may extend the evaluation period provided that no invitation to tender is issued in the meantime.
The contracting authority shall inform tenderers at the earliest possible opportunity that they have been admitted to the dynamic purchasing system or that their tender has been rejected.
4. Each specific contract shall be the subject of an invitation to tender. Before issuing this invitation, contracting authorities shall publish a simplified contract notice inviting all interested economic operators to submit an indicative tender, within a time limit that may not be less than 15 days from the date on which the simplified notice is sent. Contracting authorities may not proceed with tendering until they have completed evaluation of all the indicative tenders received by that deadline.
Contracting authorities shall invite all tenderers admitted to the system to submit a tender within a reasonable time. They shall award the contract to the tenderer who has submitted the tender offering best value for money on the basis of the award criteria set out in the contract notice for the establishment of the dynamic purchasing system. Those criteria may, if appropriate, be formulated more precisely in the invitation to tender.
5. A dynamic purchasing system may not last for more than four years, except in duly justified exceptional cases.
Contracting authorities may not resort to this system to prevent, restrict or distort competition.
No charges may be billed to the interested economic operators or to parties to the system.
Article 132
Competitive dialogue
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. In the case of particularly complex contracts, where the contracting authority considers that direct use of the open procedure or the existing arrangements governing the restricted procedure will not allow the contract to be awarded to the tender offering best value for money, it may make use of the competitive dialogue referred to in Article 29 of Directive 2004/18/EC.
A contract is considered to be ‘particularly complex’ where the contracting authority is not objectively able to define the technical means capable of satisfying the needs or objectives or able to specify the legal or financial make-up of the project.
2. Contracting authorities shall publish a contract notice setting out their needs and requirements, which they shall define in that notice and/or in a descriptive document.
3. Contracting authorities shall open a dialogue with the candidates satisfying the selection criteria set out in Article 146 in order to identify and define the means best suited to satisfying their needs.
During the dialogue, contracting authorities shall ensure equality of treatment among all tenderers and confidentiality of the solutions proposed or other information communicated by a candidate participating in the dialogue unless the candidate agrees to its disclosure.
Contracting authorities may provide for the procedure to take place in successive stages in order to reduce the number of solutions to be discussed during the dialogue stage by applying the award criteria in the contract notice or the descriptive document if provision is made for this possibility in the contract notice or the descriptive document.
4. After informing the participants that the dialogue is concluded, contracting authorities shall ask them to submit their final tenders on the basis of the solution or solutions presented and specified during the dialogue. These tenders shall contain all the elements required and necessary for the performance of the project.
At the request of the contracting authority, these tenders may be clarified, specified and fine-tuned provided this does not have the effect of changing basic aspects of the tender or of the invitation to tender, variations in which could distort competition or have a discriminatory effect.
At the request of the contracting authority, the tenderer identified as having submitted the tender offering best value for money may be asked to clarify aspects of the tender or confirm commitments contained in the tender provided this does not have the effect of modifying substantial aspects of the tender or of the call for tenders and does not risk distorting competition or causing discrimination.
5. The contracting authorities may specify prices or payments to the participants in the dialogue.
Article 133
Joint procurement
(Article 104 of the Financial Regulation)
In the case of a joint procurement procedure between one institution and the contracting authority from one or more Member States, EFTA States or Union candidate countries, the procedural provisions applicable to the institution shall apply.
Where the share pertaining to or managed by the contracting authority of a Member State in the total estimated value of the contract is equal to or above 50 %, or in other duly justified cases, the institution may decide that the procedural rules applicable to the contracting authority from a Member State shall apply, provided that they can be considered as equivalent to those of the institution.
The institution and the contracting authority from Member States, EFTA States or Union candidate countries, concerned by the joint procurement procedure shall agree in particular upon the practical modalities for the evaluation of the requests for participation or the tenders, the award of the contract, the law applicable to the contract and the competent court for hearing disputes.
Article 134
Use of a negotiated procedure without prior publication of a contract notice
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. Contracting authorities may use the negotiated procedure without prior publication of a contract notice, whatever the estimated value of the contract, in the following cases:
(a)
where no tenders, or no suitable tenders, or no request to participate have been submitted in response to an open procedure or restricted procedure after the initial procedure has been completed, provided that the original terms of the contract as specified in the tender documents referred to in Article 138 are not substantially altered;
(b)
where, for technical or artistic reasons, or for reasons connected with the protection of exclusive rights, the contract can be awarded only to a particular economic operator;
(c)
in so far as is strictly necessary where, for reasons of extreme urgency brought about by unforeseeable events not attributable to the contracting authorities, it is impossible to comply with the time limits set for the other procedures and laid down in Articles 152, 153 and 154;
(d)
where a service contract follows a contest and must, under the rules applying, be awarded to the successful candidate or to one of the successful candidates; in the latter case, all successful candidates shall be invited to participate in the negotiations;
(e)
for additional services and works not included in the project initially envisaged or in the initial contract but which, through unforeseen circumstances, have become necessary for the performance of the services or works, subject to the conditions set out in paragraph 2;
(f)
for new services or works consisting in the repetition of similar services or works entrusted to the economic operator awarded the initial contract by the same contracting authority, provided that these services or works conform to a basic project and that this project was the subject of an initial contract awarded under the open or restricted procedure, subject to the conditions set out in paragraph 3;
(g)
for supply contracts:
(i)
in the case of additional deliveries which are intended either as a partial replacement of normal supplies or installations or as the extension of existing supplies or installations, where a change of supplier would oblige the contracting authority to acquire equipment having different technical characteristics which would result in incompatibility or disproportionate technical difficulties in operation and maintenance; the duration of such contracts may not exceed three years;
(ii)
where the products are manufactured purely for the purpose of research, experiment, study or development, with the exception of commercial viability tests and large-scale production aimed at recovering research and development costs;
(iii)
in respect of supplies quoted and purchased on a commodity market;
(iv)
in respect of purchases on particularly advantageous terms, either from a supplier which is definitively winding up its business activities, or from the receivers or liquidators of a bankruptcy, an arrangement with creditors, or a similar procedure under national law;
(h)
for building contracts, after prospecting the local market;
(i)
for contracts for legal services according to the CPV nomenclature, provided that such contracts are appropriately advertised;
(j)
for contracts declared to be secret by the institution or by the authorities delegated by the institution, or for contracts whose performance must be accompanied by special security measures, in accordance with the administrative provisions in force or when the protection of the essential interests of the Union so requires.
2. For the additional services and works referred to in point (e) of paragraph 1, the contracting authority may make use of the negotiated procedure without prior publication of a contract notice on condition that the award is made to the contractor performing the contract in any of the following cases:
(a)
where such additional contracts cannot be technically or economically separated from the main contract without serious inconvenience for the contracting authority;
(b)
where such services or works, although separable from the performance of the original contract, are strictly necessary for its completion.
The aggregate value of additional contracts may not exceed 50 % of the amount of the initial contract.
3. In the cases referred to in point (f) of paragraph 1 of this Article, the option of using the negotiated procedure shall be pointed out as soon as the first operation is put out to competitive tender, and the total estimated amount for the subsequent services or work shall be taken into consideration in calculating the thresholds referred to in Article 170(1). That procedure may be used only during the execution of the original contract and at the latest during the three years following its signing.
Article 135
Use of a negotiated procedure after prior publication of a contract notice
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. Contracting authorities may use the negotiated procedure after having published a contract notice, whatever the estimated value of the contract, in the following cases:
(a)
where tenders which are irregular or unacceptable, by reference in particular to the selection or award criteria, are submitted in response to an open or restricted procedure, or a competitive dialogue, which has been completed provided that the original terms of the contract as specified in the call for tenders referred to in Article 138 are not substantially altered, without prejudice to the application of paragraph 2 of this Article;
(b)
in exceptional cases involving work, supplies or services where the nature or the risks do not permit prior overall pricing by the tenderer;
(c)
where the nature of the service to be procured, in particular in the case of financial services and intellectual services, is such that contract specifications cannot be established with sufficient precision to permit the award of the contract by selecting the best tender in accordance with the rules governing open or restricted procedures;
(d)
for works contracts, where the works are performed solely for purposes of research, testing or development and not with the aim of ensuring profitability or recovering research and development costs;
(e)
for the service contracts referred to in Annex IIB to Directive 2004/18/EC, subject to points (i) and (j) of Article 134(1) of this Regulation and the second paragraph thereof.
(f)
for research and development services other than those where the benefits accrue exclusively to the contracting authority for its use in the conduct of its own affairs, on condition that the service provided is wholly remunerated by the contracting authority;
(g)
for service contracts for the acquisition, development, production or co-production of programme material intended for broadcasting by broadcasters and contracts for broadcasting time.
2. In the cases referred to in point (a) of paragraph 1, contracting authorities may refrain from publishing a contract notice if they include in the negotiated procedure all the tenderers and only the tenderers satisfying the selection criteria who, during the previous procedure, submitted tenders in accordance with the formal requirements of the procurement procedure.
Article 136
Procedure involving a call for expressions of interest
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. For contracts with a value not exceeding that referred to in Article 170(1) and without prejudice to Articles 134 and 135, contracting authorities may use a call for expressions of interest to do either of the following:
(a)
to pre-select candidates to be invited to submit tenders in response to future restricted invitations to tender;
(b)
to collect a list of vendors to be invited to submit requests to participate or tenders.
2. The list drawn up following a call for expressions of interest shall be valid for the following period:
(a)
not more than three years from the date on which the notice referred to in point (a) of Article 124(1) is sent to the Publications Office in the case referred to in point (a) of paragraph 1 of this Article;
(b)
not more than five years from the date on which the notice referred to in point (a) of Article 124(1) is sent to the Publications Office in the case of vendors’ list referred to in point (b) of paragraph 1 of this Article.
The list referred to in the first subparagraph may include sub-lists.
Any interested person may submit an application at any time during the period of validity of the list, with the exception of the last three months of that period.
3. Where a contract is to be awarded, the contracting authority shall invite all candidates or vendors entered on the relevant list or sub-list to do either of the following:
(a)
to submit a tender in the case referred to in point (a) of paragraph 1;
(b)
to submit, in case of the list referred to in point (b) of paragraph 1, either of the following:
(i)
tenders including documents relating to exclusion and selection criteria;
(ii)
documents relating to exclusion and selection criteria and, in a second step, tenders, for those fulfilling these criteria.
Article 137
Low-value contracts
(Article 104 of the Financial Regulation)
1. A negotiated procedure without prior publication of a contract notice with consultation of at least three candidates may be used for contracts with a low value not exceeding EUR 60 000.
If, following consultation of the candidates, the contracting authority receives only one tender that is administratively and technically valid, the contract may be awarded provided that the award criteria are met.
2. Contracts with a very low value not exceeding EUR 15 000 may be awarded on the basis of a single tender following a negotiated procedure without prior publication of a contract notice.
3. Payments of amounts not exceeding EUR 1 000 in respect of items of expenditure may consist simply in payment against invoices, without prior acceptance of a tender.
Article 138
Tender documents
(Article 105 of the Financial Regulation)
1. The tender documents shall include at least:
(a)
the invitation to tender or to negotiate or to take part in the dialogue under the procedure referred to in Article 132;
(b)
the attached specification or, in the case of a competitive dialogue as referred to in Article 132, a document describing the needs and requirements of the contracting authority, or the reference for the internet address at which such specification or document can be consulted;
(c)
the draft contract based on the model contract.
Point (c) of the first subparagraph shall not apply to cases where, due to exceptional and duly justified circumstances, the model contract cannot be used.
The tender documents shall contain a reference to the advertising measures taken under Articles 123 to 126.
2. The invitation to tender or to negotiate or to take part in the dialogue shall at least:
(a)
specify the rules governing the lodging and presentation of tenders, including in particular the closing date and time for submission, any requirement as to the use of a standard reply form, the documents to be attached, including those in evidence of financial, economic, technical and professional capacity referred to in Article 146 if they are not specified in the contract notice, and the address to which they must be sent;
(b)
state that submission of a tender implies acceptance of the specification referred to in paragraph 1 to which the tender relates and that this submission binds the contractor to whom the contract is awarded during performance of the contract;
(c)
specify the period during which a tender will remain valid and may not be varied in any respect;
(d)
forbid any contact between the contracting authority and the tenderer during the procedure, save, exceptionally, under the conditions laid down in Article 160, and, where provision is made for an on-the-spot visit, specify the arrangements for such a visit;
(e)
specify, in the case of a competitive dialogue, the date set and the address for the start of the consultation phase.
3. The specifications shall at least:
(a)
specify the exclusion and selection criteria applying to the contract, save in a competitive dialogue, in the restricted procedure and in the negotiated procedure following publication of a notice as referred to in Article 135; in such cases those criteria shall appear solely in the contract notice or the call for expressions of interest;
(b)
specify the award criteria and their relative weighting or, where appropriate, the decreasing order of importance, if this is not specified in the contract notice;
(c)
set out the technical specifications referred to in Article 139;
(d)
state the minimum requirements which variants must meet in the procedures referred to in Article 149(2) under which the contract is awarded to the tender offering best value for money, where the contracting authority has stated in the contract notice that such variants are permitted;
(e)
state that the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Union or, where appropriate, the Vienna Convention on Diplomatic Relations or Vienna Convention on Consular Relations applies;
(f)
specify the evidence of access to contracts, as set out in Article 172;
(g)
specify, in the dynamic purchasing systems referred to in Article 131, the nature of the purchases envisaged, as well as all the necessary information concerning the purchasing system, the electronic equipment used and the technical connection arrangements and specifications.
4. The model contract shall in particular:
(a)
specify the liquidated damages for failure to comply with its clauses;
(b)
specify the details which must be contained in invoices or in the relevant supporting documents in accordance with Article 102;
(c)
state that, when the institutions are contracting authorities, Union law is the law which applies to the contract, complemented, where necessary, by a national law as specified in the contract.
(d)
specify the competent court for hearing disputes.
For the purposes of point (c) of the first subparagraph of this paragraph, in case of contracts referred to in Article 121(1), the draft contract may refer exclusively to national law.
5. The contracting authorities may demand information from the tenderer on any part of the contract that the tenderer may intend to subcontract to third parties and on the identity of any subcontractors. In addition to the information referred to in Article 143, the contracting authority may also require the candidate or tenderer to submit information on the financial, economic, technical and professional capacities, as referred to in Articles 146, 147 and 148, of the envisaged subcontractor, in particular when subcontracting represents a significant part of the contract.
Article 139
Technical specifications
(Article 105 of the Financial Regulation)
1. Technical specifications must afford equal access for candidates and tenderers and not have the effect of creating unjustified obstacles to competitive tendering.
They shall define the characteristics required of a product, service or material or work with regard to the purpose for which they are intended by the contracting authority.
2. The characteristics referred to in paragraph 1 shall include:
(a)
the quality levels;
(b)
environmental performance;
(c)
wherever possible, the accessibility criteria for people with disabilities or the design for all users;
(d)
the levels and procedures of conformity assessment;
(e)
fitness for use;
(f)
safety or dimensions, including, for supplies, the sales name and user instructions, and, for all contracts, terminology, symbols, testing and test methods, packaging, marking and labelling, production procedures and methods;
(g)
for works contracts, the procedures relating to quality assurance and the rules relating to design and costing, the test, inspection and acceptance conditions for works and methods or techniques of construction and all the other technical conditions which the contracting authority may impose under general or specific regulations in relation to the finished works and to the materials or parts which they involve.
3. The technical specifications shall be formulated in any of the following ways:
(a)
by reference to European standards, or to European technical approvals or common technical specifications, where such exist, to international standards, to other technical reference systems established by European standardisation bodies or, failing this, their national equivalents; every reference shall be followed by the expression ‘or equivalent’;
(b)
in terms of performance or of functional requirements, which may include environmental characteristics and shall be sufficiently detailed to enable tenderers to determine the purpose of the contract and the contracting authorities to award the contract;
(c)
by a mixture of those two formulation methods.
4. Where the contracting authorities make use of the possibility of referring to the specifications referred to in point (a) of paragraph 3, they may not reject a tender on the grounds that it does not comply with those specifications if the tenderer or candidate proves, to the satisfaction of the contracting authority, by any appropriate means, that the tender meets in equivalent manner the requirements set.
An appropriate means may take the form of a technical dossier of the manufacturer or a test report from a recognised body.
5. Where the contracting authorities make use of the possibility provided for in point (b) of paragraph 3, of prescribing specifications in terms of performance or of functional requirements, they may not reject a tender which complies with a national standard transposing a European standard, a European technical approval or common technical specifications, an international standard or technical reference systems established by European standardisation bodies, if those specifications relate to the necessary performance or functional requirements.
The tenderer must prove to the satisfaction of the contracting authority and by any appropriate means that the tender meets the performance or functional requirements set by the contracting authority. An appropriate means may take the form of a technical dossier of the manufacturer or a test report from a recognised body.
6. Where contracting authorities lay down environmental characteristics in terms of performance or of functional requirements, they may use the detailed specifications, or, if necessary, parts thereof, as defined by European, multinational or national eco-labels, or by any other eco-label, provided that the following conditions are satisfied:
(a)
the specifications used are appropriate to define the characteristics of the supplies or services that are the object of the contract;
(b)
the requirements for the label are drawn up on the basis of scientific information;
(c)
the eco-labels are adopted using a procedure in which all the parties concerned, such as government bodies, consumers, manufacturers, distributors and environmental organisations, can participate;
(d)
the eco-labels are accessible to all interested parties.
7. Contracting authorities may indicate that the products or services bearing the eco-label are presumed to comply with the technical specifications laid down in the contract documents. They shall accept any other appropriate means of proof, such as a technical dossier of the manufacturer or a test report from a recognised body. A recognised body for the purposes of paragraphs 4, 5 and 6 is a test and calibration laboratory or a certification and inspection body which complies with applicable European standards.
8. Save in exceptional cases, duly warranted by the subject of the contract, those specifications may not refer to a specific make or source, or a particular process, or to trade marks, patents, types or a specific origin or production which would have the effect of favouring or eliminating certain products or economic operators.
Where it is not possible to provide a sufficiently detailed and intelligible description of the subject of the contract, the reference shall be followed by the expression ‘or equivalent’.
Article 140
Price revision
(Article 105 of the Financial Regulation)
1. The tender documents shall clearly state whether a firm, non-revisable price must be quoted.
2. If that is not the case, the tender documents shall lay down the conditions and/or formulas for revision of prices during the lifetime of the contract. In such cases the contracting authority shall take particular account of:
(a)
the object of the procurement procedure and the economic situation in which it is taking place;
(b)
the type of tasks and contract and their duration;
(c)
its financial interests.
Article 141
Illegal activities giving rise to exclusion
(Article 106 of the Financial Regulation)
The cases referred to in Article 106(1)(e) of the Financial Regulation shall include all illegal activities detrimental to the Union’s financial interests and in particular the following:
(a)
cases of fraud as referred to in Article 1 of the Convention on the protection of the European Communities’ financial interests drawn up by the Council Act of 26 July 1995 (12);
(b)
cases of corruption as referred to in Article 3 of the Convention on the fight against corruption involving officials of the European Communities or officials of Member States of the European Union, drawn up by the Council Act of 26 May 1997 (13);
(c)
cases of participation in a criminal organisation, as defined in Article 2 of Council Framework Decision 2008/841/JHA (14);
(d)
cases of money laundering as defined in Article 1 of Directive 2005/60/EC of the European Parliament and of the Council (15);
(e)
cases of terrorist offences, offences linked to terrorist activities, and inciting, aiding, abetting or attempting to commit such offences, as defined in Articles 1, 3 and 4 of Council Framework Decision 2002/475/JHA (16).
Article 142
Application of exclusion criteria and duration of exclusion
(Articles 106, 107, 108 and 109 of the Financial Regulation)
1. In order to determine duration of exclusion and to ensure compliance with the principle of proportionality, the institution responsible shall take into account in particular the seriousness of the facts, including their impacts on the Union’s financial interests and image and the time which has elapsed, the duration and recurrence of the offence, the intention or degree of negligence of the entity concerned and the measures taken by the entity concerned to remedy the situation.
When determining the period of exclusion, the institution responsible shall give the candidate or tenderer concerned the opportunity to express its views.
Where the duration of the period of exclusion is determined, in accordance with the applicable law, by the authorities or bodies referred to in Article 108(2) and (3) of the Financial Regulation, the Commission shall apply this duration up to the maximum duration laid down in Article 106(4) of the Financial Regulation. The period referred to in Article 106(4) of the Financial Regulation is set at a maximum of five years, calculated from the following dates:
(a)
from the date of the judgment having the force of res judicata in the cases referred to in points (b) and (e) of Article 106(1) of the Financial Regulation;
(b)
from the date on which the infringement is committed or, in the case of continuing or repeated infringements, the date on which the infringement ceases, in the cases referred to in Article 106(1)(c) of the Financial Regulation where the misconduct relates to contracts with the institution concerned.
For the purposes of point (b) of the third subparagraph, if the grave professional misconduct was established by a decision of a public authority or an international organisation, the date of the decision shall prevail.
That period of exclusion may be extended to 10 years in the event of a repeated offence within five years of the date referred to in points (a) and (b) of the third subparagraph, subject to paragraph 1.
2. Candidates and tenderers shall be excluded from a procurement and grant procedure as long as they are in one of the situations referred to in points (a) and (d) of Article 106(1) of the Financial Regulation.
Article 143
Evidence
(Articles 106 and 107 of the Financial Regulation)
1. Candidates and tenderers shall provide a declaration on their honour, duly signed and dated, stating that they are not in one of the situations referred to in Articles 106 and 107 of the Financial Regulation.
However, in case of restricted procedure, competitive dialogue and negotiated procedure after publication of a contract notice, whenever the contracting authority limits the number of candidates to be invited to negotiate or submit a tender, all the candidates shall provide the certificates referred to in paragraph 3.
Depending on its risk assessment, the contracting authority may refrain from requiring the declaration referred to in the first subparagraph for contracts referred to in Article 137(2). However, for contracts referred to in Articles 265(1), 267(1), and 269(1), the contracting authority may refrain from requiring that declaration for contracts with a value less than or equal to EUR 20 000.
2. The tenderer to whom the contract is to be awarded shall provide, within a time limit defined by the contracting authority and preceding the signature of the contract, the evidence referred to in paragraph 3 of this Article, confirming the declaration referred to in paragraph 1 of this Article in the following cases:
(a)
for contracts awarded by the institutions on their own account, with a value equal to or greater than the thresholds referred to in Article 170(1);
(b)
for contracts in the field of external actions with a value equal to or greater than the thresholds laid down in Article 265(1)(a), Article 267(1)(a), or Article 269(1)(a).
For contracts with a value less than the thresholds referred to in points (a) and (b) of the first subparagraph of this paragraph, the contracting authority may, where it has doubts as to whether the tenderer to whom the contract is to be awarded is in one of the situations of exclusion, require him to provide the evidence referred to in paragraph 3.
3. The contracting authority shall accept as satisfactory evidence that the candidate or tenderer to whom the contract is to be awarded is not in one of the situations described in points (a), (b) or (e) of Article 106(1) of the Financial Regulation, a recent extract from the judicial record or, failing that, an equivalent document recently issued by a judicial or administrative authority in the country of origin or provenance showing that those requirements are satisfied. The contracting authority shall accept, as satisfactory evidence that the candidate or tenderer is not in the situation described in point (a) or (d) of Article 106(1) of the Financial Regulation, a recent certificate issued by the competent authority of the State concerned.
Where the document or certificate referred to in paragraph 1 of this Article is not issued in the country concerned and for the other cases of exclusion referred to in Article 106 of the Financial Regulation, it may be replaced by a sworn or, failing that, a solemn statement made by the interested party before a judicial or administrative authority, a notary or a qualified professional body in his country of origin or provenance.
4. Depending on the national legislation of the country in which the candidate or tenderer is established, the documents referred to in paragraphs 1 and 3 shall relate to legal persons and/or natural persons including, where considered necessary by the contracting authority, company directors or any person with powers of representation, decision-making or control in relation to the candidate or tenderer.
5. Where they have doubts as to whether candidates or tenderers are in one of the situation of exclusion, contracting authorities may themselves apply to the competent authorities referred to in paragraph 3 to obtain any information they consider necessary about that situation.
6. The contracting authority may waive the obligation of a candidate or tenderer to submit the documentary evidence referred to in paragraph 3 if such evidence has already been submitted to it for the purposes of another procurement procedure and provided that the issuing date of the documents does not exceed one year and that they are still valid.
In such a case, the candidate or tenderer shall declare on his honour that the documentary evidence has already been provided in a previous procurement procedure and confirm that no changes in his situation have occurred.
7. When requested by the contracting authority, the candidate or tenderer shall submit a declaration on honour from the intended subcontractor that he is not in one of the situations referred to in Articles 106 and 107 of the Financial Regulation.
In case of doubt on this declaration on the honour, the contracting authority shall request the evidence referred to in paragraphs 3 and 4. Paragraph 5 shall apply, where appropriate.
Article 144
Central database
(Article 108 of the Financial Regulation)
1. The institutions, executive agencies and bodies referred to in Article 108(1) of the Financial Regulation shall transmit to the Commission, in the format established by the Commission, information identifying third parties which are in one of the situations referred to in Articles 106, 107, 109(1)(b) and 109(2)(a) of the Financial Regulation, the grounds for exclusion and the duration of the period of exclusion.
They shall also transmit information concerning persons with powers of representation, decision making or control over third parties which are legal entities, when these persons have found themselves in one of the situations referred to in Articles 106, 107, 109(1)(b) and 109(2)(a) of the Financial Regulation.
The authorities and bodies referred to in paragraphs 2 and 3 of Article 108 of the Financial Regulation shall transmit to the Commission, in the format established by the Commission, information identifying third parties who are in one of the situations referred to in Article 106(1)(e) of the Financial Regulation, where their conduct was detrimental to the Union’s financial interests and persons with powers of representation, decision making or control over third parties which are legal entities, such as:
(a)
the type of their conviction;
(b)
the duration of the period of exclusion from procurement procedures, where applicable.
2. The institutions, agencies, authorities and bodies referred to in paragraph 1 shall designate the persons authorised to communicate to and receive from the Commission the information contained in the database.
In the case of the institutions, agencies, authorities and bodies referred to in Article 108(1) of the Financial Regulation, the designated persons shall address the information as soon as possible to the accounting officer of the Commission, and request, as appropriate, entry, modification or removal of data in the database.
In the case of the authorities and bodies referred to in Article 108(2) of the Financial Regulation, the designated persons shall address the requisite information to the Commission authorising officer responsible for the programme or action concerned, within three months of the issue of the relevant judgement.
The accounting officer of the Commission shall enter, modify or remove data in the database. He shall, via a secured protocol, provide on a monthly basis validated data contained in the database to the designated persons.
3. The institutions, agencies, authorities and bodies referred to in paragraph 1 shall certify to the Commission that the information communicated by them was established and transmitted in accordance with the principles set out in Regulation (EC) No 45/2001 and in Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (17) concerning the protection of personal data.
In particular, they shall inform in advance all third parties or persons referred to in paragraph 1 that their data may be included in the database and communicated by the Commission to the designated persons referred to in paragraph 2. They shall update, where appropriate, the information transmitted, following rectification or erasure or any modification of data.
Any party entered in the database shall have the right to be informed of the data stored concerning that party, upon request to the accounting officer of the Commission.
4. Member States shall take appropriate measures to assist the Commission in order to manage the database efficiently, in compliance with Directive 95/46/EC.
Appropriate arrangements shall be laid down in the agreements with the authorities of third countries and all bodies referred to in paragraphs 2 and 3 of Article 108 of the Financial Regulation, in order to ensure compliance with these provisions and with the principles concerning the protection of personal data.
Article 145
Administrative and financial penalties
(Articles 109 and 131 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to the application of penalties laid down in the contract, candidates or tenderers and contractors who have made false declarations, have made substantial errors or committed irregularities or fraud, or have been found in serious breach of their contractual obligations may be excluded from all contracts and grants financed by the Union budget for a maximum of five years from the date on which the infringement is established as confirmed following a contradictory procedure with the candidate, tenderer or the contractor.
That period may be extended to 10 years in the event of a repeated offence within five years of the date referred to in the first subparagraph.
2. Tenderers or candidates who have made false declarations, have committed substantial errors, irregularities or fraud, may also be subject to financial penalties representing 2 % to 10 % of the total estimated value of the contract being awarded.
Contractors who have been found in serious breach of their contractual obligations may be subject to financial penalties representing 2 % to 10 % of the total value of the contract in question.
That rate may be increased to 4 % to 20 % in the event of a repeat infringement within five years of the date referred to in the first subparagraph of paragraph 1.
3. The institution shall determine the administrative or financial penalties taking into account in particular the elements referred to in Article 142(1).
Article 146
Selection criteria
(Article 110(1) of the Financial Regulation)
1. The contracting authorities shall draw up clear and non-discriminatory selection criteria.
2. The selection criteria shall be applied in every procurement procedure for the purposes of assessing the financial, economic, technical and professional capacity of the candidate or the tenderer.
The contracting authority may lay down minimum capacity levels below which candidates may not be selected.
3. Any tenderer or candidate may be asked to prove that he is authorised to perform the contract under national law, as evidenced by inclusion in a trade or professional register, or a sworn declaration or certificate, membership of a specific organisation, express authorisation, or entry in the value added tax (hereinafter ‘VAT’) register.
4. The contracting authorities shall specify in the contract notice or in the call for expressions of interest or the invitation to submit a tender, the references chosen to test the status and the legal capacity of tenderers or candidates.
5. The information requested by the contracting authority as proof of the financial, economic, technical and professional capacity of the candidate or tenderer and the minimum capacity levels required in accordance with paragraph 2 may not go beyond the subject of the contract and shall take account of the legitimate interests of the economic operators as regards in particular the protection of the firm’s technical and business secrets.
6. The contracting authority may, depending on his assessment of risks, decide not to require proof of the financial, economic, technical and professional capacity of candidates or tenderers in the case of the following contracts:
(a)
contracts awarded by the institutions on their own account, with a value not exceeding the value referred to in Article 137(1);
(b)
contracts awarded in the field of external actions, with a value below the thresholds referred to in Article 265(1)(a), Article 267(1)(a) or Article 269(1)(a).
Where the contracting authority decides not to require proof of the financial, economic, technical and professional capacity of candidates or tenderers, no pre-financing shall be made unless a financial guarantee of an equivalent amount is provided.
Article 147
Economic and financial capacity
(Article 110(1) of the Financial Regulation)
1. Proof of economic and financial capacity may in particular be furnished by one or more of the following documents:
(a)
appropriate statements from banks or, where appropriate, evidence of relevant professional risk indemnity insurance;
(b)
financial statements for at most the last three years for which accounts have been closed;
(c)
a statement of overall turnover and turnover concerning the works, supplies or services covered by the contract during a period which may be no more than the last three financial years available.
2. The contracting authority may waive the obligation of a candidate or tenderer to submit the documentary evidence referred to in paragraph 1 if such evidence has already been submitted to it for the purposes of another procurement procedure and still complies with paragraph 1.
If, for some exceptional reason which the contracting authority considers justified, the tenderer or candidate is unable to provide the references requested by the contracting authority, he may prove his economic and financial capacity by any other means which the contracting authority considers appropriate.
3. An economic operator may, where appropriate and for a particular contract, rely on the capacities of other entities, regardless of the legal nature of the links which it has with them. It must in that case prove to the contracting authority that it will have at its disposal the resources necessary for performance of the contract, for example by producing an undertaking on the part of those entities to place those resources at its disposal.
The contracting authority may require that the economic operator and the entities referred to in the first subparagraph are jointly liable for the execution of the contract.
Under the same conditions, a consortium of economic operators as referred to in Article 121(5) may rely on the capacities of members of the consortium or of other entities.
Article 148
Technical and professional capacity
(Article 110(1) of the Financial Regulation)
1. Technical and professional capacity of economic operators shall be evaluated and verified in accordance with paragraphs 2 and 3. In procurement procedures for supplies requiring siting or installation operations, services and/or works, such capacity shall be assessed with regard in particular to their know-how, efficiency, experience and reliability.
2. Evidence of the technical and professional capacity of economic operators may, depending on the nature, quantity or scale and purpose of the supplies, services or works to be provided, be furnished on the basis of one or more of the following documents:
(a)
the educational and professional qualifications of the service provider or work contractor and/or those of the firm’s managerial staff and, in particular, those of the person or persons responsible for providing the services or carrying out the works;
(b)
a list:
(i)
of the principal services provided and supplies delivered in the past three years, with the sums, dates and recipients, public or private;
(ii)
of the works carried out in the last five years, with the sums, dates and place;
(c)
a description of the technical equipment, tools and plant to be employed by the firm for performing a service or works contract;
(d)
a description of the technical equipment and the measures employed to ensure the quality of supplies and services, and a description of the firm’s study and research facilities;
(e)
an indication of the technicians or technical bodies involved, whether or not belonging directly to the firm, especially those responsible for quality control;
(f)
in respect of supplies: samples, descriptions and/or authentic photographs and/or certificates drawn up by official quality control institutes or agencies of recognised competence attesting the conformity of the products with the specifications or standards in force;
(g)
a statement of the average annual manpower and the number of managerial staff of the service provider or work contractor in the last three years;
(h)
an indication of the proportion of the contract which the service provider may intend to subcontract;
(i)
for public works contracts and public service contracts, and only in appropriate cases, an indication of the environmental management measures that the economic operator will be able to apply when performing the contract.
Where the services or supplies referred to in point (b)(i) of the first subparagraph are provided to contracting authorities, evidence of performance shall be in the form of certificates issued or countersigned by the competent authority.
For the purposes of point (b)(ii) of the first subparagraph the list of the most important works shall be accompanied by certificates of satisfactory execution, specifying whether they have been carried out in a professional manner and have been fully completed.
3. Where the services or products to be supplied are complex or, exceptionally, are required for a special purpose, evidence of technical and professional capacity may be secured by means of a check carried out by the contracting authority or on its behalf by a competent official body of the country in which the service provider or supplier is established, subject to that body’s agreement. Such checks shall concern the supplier’s technical capacity and production capacity and, if necessary, its study and research facilities and quality control measures.
4. Where contracting authorities require the production of certificates drawn up by independent bodies attesting the compliance of the economic operator with certain quality assurance standards, they shall refer to quality assurance systems based on the relevant European standards series certified by accredited bodies. However, contracting authorities shall also accept other evidence of equivalent quality assurance measures from economic operators that have no access to such certificates, or no possibility of obtaining them within the relevant time limits.
5. Where contracting authorities require the production of certificates drawn up by independent bodies attesting that the economic operator complies with certain environmental management schemes or standards, they shall refer to the European Union Eco-Management and Audit Scheme or to other environmental management schemes as recognised in accordance with Article 45 of Regulation (EC) No 1221/2009 of the European Parliament and of the Council (18) or other environmental management standards based on the relevant European or international standards by accredited bodies. They shall recognise equivalent certificates from bodies established in other Member States. They shall also accept other evidence of equivalent environmental management measures from economic operators.
6. An economic operator may, where appropriate and for a particular contract, rely on the capacities of other entities, regardless of the legal nature of the links which it has with them. It must in that case prove to the contracting authority that it will have at its disposal the resources necessary for performance of the contract, for example by producing an undertaking on the part of those entities to place those resources at its disposal.
Under the same conditions, a consortium of economic operators as referred to in Article 121(5) may rely on the capacities of members of the consortium or of other entities.
7. In the case of works contracts, service contracts and siting and installation operations in the context of a supply contract, the contracting authority may require that certain critical tasks be performed directly by the tenderer itself or, where a tender is submitted by a consortium of economic operators as referred to in Article 121(6), a participant in the consortium.
8. Contracting authorities may conclude that economic operators will not perform the contract to an appropriate quality standard where the contracting authority establishes that they have conflicting interests which may negatively affect the performance of the contract.
Article 149
Award arrangements and criteria
(Article 110(2) of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to Article 107 of the Financial Regulation, contracts shall be awarded in one of the following two ways:
(a)
under the automatic award procedure, in which case the contract is awarded to the tender which, while being in order and satisfying the conditions laid down, quotes the lowest price;
(b)
under the best-value-for-money procedure.
2. To determine which tender offers the best value for money the contracting authority shall take into account the price quoted and other quality criteria justified by the subject of the contract such as, technical merit, aesthetic and functional characteristics, environmental characteristics, running costs, profitability completion or delivery times, after-sales service and technical assistance. The contracting authority may lay down minimum levels of quality. Tenders below those levels of quality shall be rejected.
3. The contracting authority shall specify, in the contract notice or in the specification or in the descriptive document, the weighting it will apply to each of the criteria for determining best value for money. That weighting may be expressed as a range with an appropriate maximum spread.
The weighting applied to price in relation to the other criteria must not result in the neutralisation of price in the choice of contractor, without prejudice to the scales laid down by the institution for the remuneration of certain services, such as those provided by experts for evaluation purposes.
If, in exceptional cases, weighting is technically impossible, particularly on account of the subject of the contract, the contracting authority shall merely specify the decreasing order of importance in which the criteria are to be applied.
Article 150
Use of electronic auctions
(Article 110(2) of the Financial Regulation)
1. Contracting authorities may use electronic auctions, in which new prices, revised downwards, and/or new values concerning certain elements of tenders are presented.
For the purpose of the first subparagraph, contracting authorities shall use a repetitive electronic process (electronic auction), which shall be held after an initial full evaluation of the tenders, enabling them to be ranked using automatic evaluation methods.
2. In open, restricted or negotiated procedures in the case referred to in Article 135(1)(a), the contracting authorities may decide that the award of a public contract shall be preceded by an electronic auction when the tender specifications can be established with precision.
In the same circumstances, an electronic auction may be held on the reopening of competition among the parties to a framework contract as referred to in Article 122(3)(b) and on the opening for competition of contracts to be awarded under the dynamic purchasing system referred to in Article 131.
The electronic auction shall be based either solely on prices, in which case the contract is awarded to the lowest price, or on the prices and/or the values of the features of the tenders indicated in the specification, in which case the contract is awarded to the tender offering best value for money.
3. Contracting authorities which decide to hold an electronic auction shall state that fact in the contract notice.
The specification shall include the following details:
(a)
the features, the values for which will be the subject of electronic auction, provided that those features are quantifiable and can be expressed in figures or percentages;
(b)
any limits on the values which may be submitted, as they result from the specifications relating to the subject of the contract;
(c)
the information which will be made available to tenderers in the course of the electronic auction and, where appropriate, when it will be made available to them;
(d)
the relevant information concerning the electronic auction process;
(e)
the conditions under which the tenderers will be able to bid and, in particular, the minimum differences which will, where appropriate, be required when bidding;
(f)
the relevant information concerning the electronic equipment used and the arrangements and technical specifications for connection.
4. Before proceeding with an electronic auction, contracting authorities shall make a full initial evaluation of the tenders in accordance with the award criteria set and with the weighting fixed for them.
All tenderers who have submitted admissible tenders shall be invited simultaneously by electronic means to submit new prices and/or new values; the invitation shall contain all relevant information concerning individual connection to the electronic equipment being used and shall state the date and time of the start of the electronic auction. The electronic auction may take place in a number of successive phases. The electronic auction may not start sooner than two working days after the date on which invitations are sent out.
5. When the contract is to be awarded on the basis of the tender offering best value for money, the invitation shall be accompanied by the outcome of a full evaluation of the relevant tender, carried out in accordance with the weighting provided for in the first subparagraph of Article 149(3).
The invitation shall also state the mathematical formula to be used in the electronic auction to determine automatic re-rankings on the basis of the new prices and/or new values submitted. That formula shall incorporate the weighting of all the criteria fixed to determine the tender offering best value for money, as indicated in the contract notice or in the specification. For that purpose, any ranges shall, however, be reduced beforehand to a specified value.
Where variants are authorised, a separate formula shall be provided for each variant.
6. Throughout each phase of an electronic auction the contracting authorities shall instantaneously communicate to all tenderers at least sufficient information to enable them to ascertain their relative rankings at any moment. They may also communicate other information concerning other prices or values submitted, provided that that is stated in the specification. They may also at any time announce the number of participants in that phase of the auction. In no case, however, may they disclose the identities of the tenderers during any phase of an electronic auction.
7. Contracting authorities shall close an electronic auction in one or more of the following ways:
(a)
in the invitation to take part in the auction, they shall indicate the date and time fixed in advance;
(b)
when they receive no more new prices or new values which meet the requirements concerning minimum differences;
(c)
when the number of phases in the auction, fixed in the invitation to take part in the auction, has been completed.
For the purposes of point (b) of the first subparagraph, the contracting authorities shall state in the invitation to take part in the auction the time which they will allow to elapse after receiving the last submission before they close the electronic auction.
When the contracting authorities have decided to close an electronic auction in accordance with point (c) of the first subparagraph, possibly in combination with the arrangements laid down in point (b) of the first subparagraph, the invitation to take part in the auction shall indicate the timetable for each phase of the auction.
8. After closing an electronic auction, contracting authorities shall award the contract in accordance with Article 149 on the basis of the results of the electronic auction.
Contracting authorities may not have improper recourse to electronic auctions nor may they use them in such a way as to prevent, restrict or distort competition or to change the subject matter of the contract, as put up for tender in the published contract notice and defined in the specification.
Article 151
Abnormally low tenders
(Article 110(2) of the Financial Regulation)
1. If, for a given contract, tenders appear to be abnormally low, the contracting authority shall, before rejecting such tenders on that ground alone, request in writing details of the constituent elements of the tender which it considers relevant and shall verify those constituent elements, after due hearing of the parties, taking account of the explanations received. These details may relate in particular to compliance with the provisions relating to employment protection and working conditions in force at the place where the work, service or supply is to be performed.
The contracting authority may, in particular, take into consideration explanations relating to:
(a)
the economics of the manufacturing process, of the provision of services or of the construction method;
(b)
the technical solutions chosen or the exceptionally favourable conditions available to the tenderer;
(c)
the originality of the tender.
2. Where the contracting authority establishes that a tender is abnormally low as a result of State aid provided, it may reject the tender on that ground alone only if the tenderer is unable to prove, within a reasonable time determined by the contracting authority, that the aid in question has been awarded definitively and in accordance with the procedures and decisions specified in the Union rules on State aid.
Article 152
Time limits for receipt of tenders and requests to participate
(Article 111(1) of the Financial Regulation)
1. The contracting authorities shall lay down in calendar days fixed and peremptory time limits for the receipt of tenders and requests to participate. The time limits shall be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders, taking particular account of the complexity of the contract or the need to visit the site or consult on the spot the documents annexed to the specifications.
2. In open procedures for contracts with a value equal to or above the thresholds set in Article 170(1), the time limit for receipt of tenders shall be no less than 52 days from the date on which the contract notice is dispatched.
3. In restricted procedures, in cases of use of the competitive dialogue referred to in Article 132 and in negotiated procedures with publication of a contract notice for contracts above the thresholds set in Article 170(1), the time limit for receipt of requests to participate shall be no less than 37 days from the date on which the contract notice is dispatched.
In restricted procedures for contracts with a value equal to or above the thresholds set in Article 170(1), the time limit for receipt of tenders shall be no less than 40 days from the date on which the invitation to tender is dispatched.
However, in the procedures after a call for expressions of interest referred to in Article 136(1), the time limit shall be:
(a)
no less than 21 days from the date on which the invitation to tender is dispatched for receipt of tenders in the case of the procedure referred to in Article 136(1)(a) and Article 136(3)(b)(i);
(b)
no less than 10 days for receipt of requests to participate and no less than 21 days for receipt of tenders in the case of the two-step procedure referred to in Article 136(3)(b)(ii).
4. Where the contracting authorities, in accordance with Article 123(2), have sent a pre-information notice for publication or have themselves published a prior information notice on their buyer profile for contracts above the thresholds set in Article 170(1), the time limit for the receipt of tenders may generally be reduced to 36 days but shall in no circumstances be less than 22 days from the date of dispatch of the contract notice or the invitation to tender.
The shortened time limits referred to in the first subparagraph shall be permitted only if the prior information notice satisfies the following conditions:
(a)
it contains all the information required for the contract notice, in so far as that information is available at the time the notice is published;
(b)
it was sent for publication between 52 days and 12 months before the date on which the contract notice was sent.
5. The time limits for receipt of tenders may be shortened by five days if unrestricted and direct access is available by electronic means to all documents constituting the call for tenders from the date of publication of the contract notice or the call for expressions of interest.
Article 153
Time allowed for access to tender documents
(Article 111(1) of the Financial Regulation)
1. Provided that the request was made in good time before the deadline for submission of tenders, the specification or descriptive documents in the procedure referred to in Article 132 and additional documents shall be sent, within five working days of the receipt of the request, to all economic operators who have requested the specification or expressed interest in taking part in a dialogue or submitting a tender, subject to paragraph 4. Contracting authorities are not bound to reply to requests for documents made less than five working days before the deadline for submission of tenders.
2. Provided that the request was made in good time before the deadline for submission of tenders, additional information relating to the specification or the descriptive documents or additional documents shall be supplied simultaneously to all economic operators who have requested the specification or expressed interest in taking part in a dialogue or submitting a tender as soon as possible and no later than six calendar days before the deadline for the receipt of tenders or, in the case of requests for information received less than eight calendar days before the deadline for receipt of tenders, as soon as possible after receipt of the request. Contracting authorities are not bound to reply to requests for additional information made less than five working days before the deadline for submission of tenders.
3. If, for whatever reason, the specifications and the additional documents or information cannot be supplied within the time limits set in paragraphs 1 and 2 of this Article, or where tenders can be made only after a visit to the site or after on-the-spot consultation of the documents annexed to the specifications, the time limits for receipt of tenders referred to in Article 152 shall be extended to enable all economic operators to acquaint themselves with all the requisite information for preparing tenders. That extension shall be advertised in appropriate manner, in accordance with the arrangements set out in Articles 123 to 126.
4. In the open procedure, including the dynamic purchasing systems referred to in Article 131, if there is unrestricted and full direct access by electronic means to the entire call for tenders and any additional documents, paragraph 1 of this Article shall not apply. The contract notice referred to in Article 123(3) shall give the internet address at which those documents can be consulted.
Article 154
Time limits in urgent cases
(Article 111(1) of the Financial Regulation)
1. Where duly substantiated urgency renders impracticable the minimum time limits laid down in Article 152(3) for restricted procedures and negotiated procedures where a contract notice is published, contracting authorities may set the following time limits, expressed in calendar days:
(a)
a time limit for the receipt of requests to participate which may not be less than 15 days from the date on which the contract notice is dispatched or 10 days if the notice is sent to the Publications Office electronically;
(b)
a time limit for the receipt of tenders which may not be less than 10 days from the date of dispatch of the invitation to tender.
2. In restricted procedures and fast-track negotiated procedures, additional information on the specifications shall, provided it has been requested in good time, be communicated to all candidates or tenderers no later than four calendar days before the deadline for receipt of tenders.
Article 155
Methods of communication
(Article 111(1) of the Financial Regulation)
1. The arrangements for the submission of tenders and requests to participate shall be determined by the contracting authority, which may choose an exclusive method of submission. Tenders and requests to participate may be submitted by letter or by electronic means. Requests to participate may also be submitted by fax.
The means of communication chosen shall be generally available and shall not restrict the access of economic operators to the procurement procedure.
The means of communication chosen shall be such as to ensure that the following conditions are satisfied:
(a)
each submission contains all the information required for its evaluation;
(b)
the integrity of data is preserved;
(c)
the confidentiality of tenders and requests to participate is preserved and the contracting authorities examine the content of tenders and requests to participate only after the time limit set for submitting them has expired;
(d)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001.
Where necessary for the purposes of legal proof, the contracting authorities may decide that requests to participate submitted by fax must be confirmed by letter or electronically as soon as possible and at all events before the final date set in Articles 152.
2. Where the contracting authority authorises submission of tenders and requests to participate by electronic means, the tools used and their technical characteristics shall be non-discriminatory in nature, generally available and interoperable with the information and communication technology products in general use and shall not restrict economic operators’ access to the procurement procedure.
3. Except for contracts below the threshold laid down in Article 170(1), devices for the electronic receipt of tenders and requests to participate shall guarantee, through technical means and appropriate procedures, that:
(a)
the economic operator can be authenticated with certainty;
(b)
the exact time and date of the receipt of tenders and requests to participate can be determined precisely;
(c)
it may be reasonably ensured that, before the time limits laid down, no-one can have access to data transmitted under these requirements;
(d)
where that access prohibition is infringed, it may be reasonably ensured that the infringement is clearly detectable;
(e)
only authorised persons may set or change the dates for opening data received;
(f)
during the different stages of the procurement procedure access to all data submitted, or to part thereof, must be possible only through simultaneous action by authorised persons;
(g)
simultaneous action by authorised persons must give access to data transmitted only after the prescribed date;
(h)
data received and opened in accordance with these requirements must remain accessible only to persons authorised to acquaint themselves therewith.
4. Where the contracting authority authorises submission of tenders and requests to participate by electronic means, the electronic documents submitted by means of such systems shall be deemed to be the originals and to be signed by an authorised representative of the economic operator.
5. Where submission is by letter, tenderers or candidates may choose to submit tenders or requests to participate:
(a)
either by post or by courier service, in which case the call for tenders shall specify that the evidence shall be constituted by the date of dispatch, the postmark or the date of the deposit slip;
(b)
by hand-delivery to the premises of the institution by the tenderer or candidate in person or by an agent; for which purposes the call for tenders shall specify, in addition to the information referred to in Article 138(2)(a), the department to which tenders or requests to participate are to be delivered against a signed and dated receipt.
6. In order to maintain secrecy and to avoid any difficulties where tenders are sent by letter, the invitation to tender must include the following provision:
Tenders must be submitted in a sealed envelope itself enclosed within a second sealed envelope. The inner envelope must bear, in addition to the name of the department to which it is addressed, as indicated in the invitation to tender, the words ‘Invitation to tender - Not to be opened by the mail service’. If self-adhesive envelopes are used, they must be sealed with adhesive tape and the sender must sign across that tape.
Article 156
Tender guarantees
(Article 111(3) of the Financial Regulation)
The contracting authority may require a tender guarantee, lodged in accordance with Article 163, representing 1 % to 2 % of the total value of the contract.
A tender guarantee shall be released when the contract is awarded. If no tender is submitted by the deadline set or if the tender is subsequently withdrawn, the guarantee shall be retained.
Article 157
Opening of tenders and requests to participate
(Article 111(4) of the Financial Regulation)
1. All requests to participate and tenders that satisfy the requirements of Article 155 shall be opened.
2. Where the value of a contract exceeds the threshold laid down in Article 137(1), the authorising officer responsible shall appoint a committee to open the tenders.
The opening committee shall be made up of at least three persons representing at least two organisational entities of the institution concerned with no hierarchical link between them, at least one of which does not come under the authorising officer responsible. To avoid any conflict of interests, those persons shall be subject to the obligations laid down in Article 57 of the Financial Regulation. In the representations or local units referred to in Article 72 of this Regulation or isolated in a Member State, if there are no separate entities, the requirement of organisational entities with no hierarchical link between them shall not apply.
In the case of a procurement procedure launched on an interinstitutional basis, the opening committee shall be appointed by the responsible authorising officer from the institution responsible for the procurement procedure. The composition of the opening committee shall reflect, in so far as possible, the interinstitutional character of the procurement procedure.
3. Where tenders are submitted by post, one or more members of the opening committee shall initial the documents proving the date and time of dispatch of each tender.
They shall also initial either of the following:
(a)
each page of each tender;
(b)
the cover page and the pages containing the financial details of each tender, the integrity of the initial tender being guaranteed by any appropriate technique employed by a department that is independent of the authorising department, save in the cases referred to in the second subparagraph of paragraph 2.
Where the contract is awarded under the automatic award procedure in accordance with point (a) of Article 149(1), the prices quoted in tenders satisfying the requirements shall be made public.
The members of the committee shall sign the written record of the opening of the tenders received, which shall identify those tenders which comply with the requirements of Article 155 and those which do not, and which shall give the grounds on which tenders were rejected for non-compliance, by reference to the methods of submitting tenders referred to in Article 155. That record may be signed in an electronic system providing sufficient identification of the signatory.
Article 158
Committee for the evaluation of tenders and requests to participate
(Article 111(5) of the Financial Regulation)
1. All requests to participate and tenders declared as complying with the requirements of Article 155 shall be evaluated and ranked by an evaluation committee set up for each of the two stages on the basis of the pre-announced exclusion and selection criteria and the award criteria respectively.
That committee shall be appointed by the authorising officer responsible to give an advisory opinion on contracts with a value above the threshold referred to in Article 137(1).
However, the authorising officer responsible may decide that the evaluation committee is to evaluate and rank the tenders on the basis of the award criteria only and that the exclusion and selection criteria are to be evaluated by other appropriate means guaranteeing the absence of conflicts of interests.
2. The evaluation committee shall be made up of at least three persons representing at least two organisational entities of the institutions or bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation with no hierarchical link between them, at least one of which does not come under the authorising officer responsible. The authorising officer responsible shall ensure that these persons satisfy the obligations laid down in Article 57 of the Financial Regulation.
In the representations and local units referred to in Article 72 or isolated in a Member State, if there are no separate entities, the requirement of organisational entities with no hierarchical link between them shall not apply.
The evaluation committee may be composed of the same members as the committee opening the tenders.
Outside experts may assist the committee by decision of the authorising officer responsible. The authorising officer responsible shall ensure that these experts satisfy the obligations laid down in Article 57 of the Financial Regulation.
In the case of a procurement procedure launched on an interinstitutional basis, the evaluation committee shall be appointed by the responsible authorising officer from the institution responsible for the procurement procedure. The composition of the evaluation committee shall reflect, in so far as possible, the interinstitutional character of the procurement procedure.
3. Requests to participate and tenders which do not satisfy all the essential requirements set out in the tender documents shall be eliminated.
However, the evaluation committee or the contracting authority may ask candidates or tenderers to supply additional material or to clarify the supporting documents submitted in connection with the exclusion and selection criteria, within the time limit it specifies.
Requests to participate and tenders which are not excluded and which meet the selection criteria shall be considered admissible.
4. In the case of abnormally low tenders as referred to in Article 151, the evaluation committee shall request any relevant information concerning the composition of the tender.
Article 159
Results of the evaluation
(Article 112 of the Financial Regulation)
1. A written record of the evaluation and ranking of requests to participate and tenders declared to satisfy the requirements shall be drawn up and dated.
The written record shall be signed by all the members of the evaluation committee. That record may be signed in an electronic system providing sufficient identification of the signatory.
If the evaluation committee was not given responsibility to verify the tenders against the exclusion and selection criteria, the written record shall also be signed by the persons who were given that responsibility by the authorising officer responsible. The written record shall be kept for future reference.
2. The written record referred to in paragraph 1 shall contain at least the following:
(a)
the name and address of the contracting authority, and the subject and value of the contract, the framework contract or the dynamic purchasing system;
(b)
the names of the candidates or tenderers rejected and the reasons for their rejection;
(c)
the names of the candidates or tenderers to be examined and the reasons for their selection;
(d)
the reasons for the rejection of tenders found to be abnormally low;
(e)
the names of the candidates or contractor proposed and the reasons for that choice and, if known, the proportion of the contract or the framework contract which the contractor intends to subcontract to third parties.
3. The contracting authority shall then take its decision giving at least the following:
(a)
the name and address of the contracting authority, the subject and value of the contract, or the subject and maximum value of the framework contract or the dynamic purchasing system;
(b)
the names of the candidates or tenderers rejected and the reasons for their rejection;
(c)
the names of the candidates or tenderers to be examined and the reasons for their selection;
(d)
the reasons for the rejection of tenders found to be abnormally low;
(e)
the names of the candidates or contractor selected and the reasons for that choice by reference to the selection and award criteria announced in advance and, if known, the proportion of the contract or the framework contract which the contractor intends to subcontract to third parties;
(f)
in the case of negotiated procedures and competitive dialogue, the circumstances referred to in Articles 132, 134, 135, 266, 268, 270 and 271 which justify their use;
(g)
where appropriate, the reasons why the contracting authority has decided not to award a contract.
In the case of a procurement procedure launched on an interinstitutional basis, the decision referred to in the first subparagraph shall be taken by the contracting authority responsible for the procurement procedure.
Article 160
Contacts between contracting authorities and tenderers
(Article 112 of the Financial Regulation)
1. Contact between the contracting authority and tenderers during the contract award procedure may take place, by way of exception, under the conditions set out in paragraphs 2 and 3.
2. Before the closing date for the submission of tenders, in respect of the additional documents and information referred to in Article 153, the contracting authority may:
(a)
at the instance of tenderers, communicate additional information solely for the purpose of clarifying the nature of the contract, such information to be communicated on the same date to all tenderers who have asked for the specifications;
(b)
at its own instance, if it discovers an error, a lack of precision, an omission or any other type of clerical defect in the text of the contract notice, invitation to tender or specifications, inform the persons concerned on the same date and in a manner identical with that applicable in respect of the original invitation to tender.
3. If, after the tenders have been opened, some clarification is required in connection with a tender, or if obvious clerical errors in the tender must be corrected, the contracting authority may contact the tenderer, although such contact may not lead to any alteration of the terms of the tender.
4. In every case where contact has been made, and in the duly justified cases where contact has not been made as referred to in Article 96 of the Financial Regulation, a record shall be kept in the procurement file.
Article 161
Information for candidates and tenderers
(Articles 113, 114 and 118 of the Financial Regulation)
1. The contracting authorities shall as soon as possible inform candidates and tenderers of decisions reached concerning the award of the contract or framework contract or admission to a dynamic purchasing system, including the grounds for any decision not to award a contract or framework contract, or set up a dynamic purchasing system, for which there has been competitive tendering or to recommence the procedure.
2. The contracting authority shall, within not more than 15 calendar days from the date on which a written request is received, communicate the information provided for in Article 113(2) of the Financial Regulation.
3. In the case of contracts awarded by the Union institutions on their own account, with a value equal to or more than the thresholds referred to in Article 170(1) and which are not excluded from the scope of Directive 2004/18/EC, the contracting authority shall inform all unsuccessful tenderers or candidates, simultaneously and individually, by electronic means, that their application or tender has not been accepted at either of the following stages:
(a)
shortly after decisions have been taken on the basis of exclusion and selection criteria and before the award decision, in procurement procedures organised in two separate stages;
(b)
as regards the award decisions and decisions to reject offers, as soon as possible after the award decision and within the following week at the latest.
In each case, the contracting authority shall indicate the reasons why the tender or application has not been accepted and the available legal remedies.
Unsuccessful tenderers or candidates may request additional information about the reasons for their rejection in writing by mail, fax or email, and all selected tenderers whose tenders are not eliminated may obtain information about the characteristics and relative merits of the tender accepted and the name of the successful tenderer, without prejudice to the second subparagraph of Article 113(2) of the Financial Regulation. The contracting authority shall reply within no more than 15 calendar days from receipt of the request.
Article 162
Signature of the contract
(Articles 113 and 118 of the Financial Regulation)
Performance of the contract may not start before the contract is signed.
Section 4
Guarantees and corrective action
Article 163
Guarantees
(Article 115 of the Financial Regulation)
1. Where contractors are required to lodge a guarantee in advance, it must be for an amount and a period that are sufficient for it to be activated.
2. The guarantee shall be supplied by a bank or an authorised financial institution. It may be replaced by a joint and several guarantee by a third party, after acceptance by the contracting authority.
The guarantee shall be denominated in euro.
It shall have the effect of making the bank or financial institution or the third party stand as irrevocable collateral security, or first-call guarantor of the contractor’s obligations.
Article 164
Performance guarantee
(Article 115 of the Financial Regulation)
1. In order to ensure that the works, supplies or services have been fully delivered and when final acceptance according to the terms of the contract cannot be given upon final payment, the authorising officer may demand a performance guarantee on a case-by-case basis and subject to a preliminary risk analysis.
2. A guarantee corresponding to 10 % of the total value of the contract may be constituted by deductions from payments as and when they are made.
It may be replaced by an amount withheld from the final payment in order to constitute a guarantee until final acceptance of the services, supplies or works. The amount shall be determined by the authorising officer and shall be proportionate to the risks identified in relation to the performance of the contract, taking into account its subject matter, as well as the usual commercial terms applicable to the sector.
Conditions for such a guarantee shall be announced in the tender documents.
3. After final acceptance of the works, services or supplies, guarantees shall be released in accordance with the terms of the contract.
Article 165
Guarantee for pre-financing
(Article 115 of the Financial Regulation)
1. Once the contracting authority has established the need for a pre-financing, it shall assess the risks associated with pre-financing payments, before launching the procurement procedure, taking into account in particular the following criteria:
(a)
the estimated value of the contract;
(b)
its subject matter;
(c)
its duration and pace;
(d)
the structure of the market.
2. A guarantee shall be required in return for the payment of pre-financing in the case referred to in the second subparagraph of Article 146(6), or when the authorising officer decides to do so pursuant to paragraph 1 of this Article.
No guarantee shall be required for low value contracts as referred to in Article 137(1).
The guarantee shall be released as and when the pre-financing is deducted from interim payments or payments of balances to the contractor in accordance with the terms of the contract.
Article 166
Suspension in the event of errors or irregularities
(Article 116 of the Financial Regulation)
1. Contracts may be suspended under Article 116 of the Financial Regulation in order to verify whether presumed substantial errors or irregularities or fraud have actually occurred. If they are not confirmed, performance of the contract shall resume as soon as possible.
2. A substantial error or irregularity shall be any infringement of a provision of a contract or regulation resulting from an act or an omission which causes or might cause a loss to the Union budget.
CHAPTER 2
Provisions applicable to contracts awarded by the Union institutions on their own account
Article 167
Identification of the appropriate level for the calculation of thresholds
(Articles 117 and 118 of the Financial Regulation)
It shall be for each authorising officer by delegation or subdelegation within each institution to assess whether the thresholds laid down in Article 118 of the Financial Regulation have been reached.
Article 168
Separate contracts and contracts with lots
(Article 104 and 118 of the Financial Regulation)
1. The estimated value of a contract may not be determined with a view to evading the requirements laid down in this Regulation, nor may a contract be split up for that purpose.
Whenever appropriate, technically feasible, and cost efficient, contracts with a value equal to or greater than the thresholds laid down in Article 170(1) shall be awarded at the same time in the form of separate lots.
2. Where the subject of a supply, service or works contract is subdivided into several lots, each one the subject of an individual contract, the total value of all the lots shall be taken into account for the overall evaluation of the applicable threshold.
Where the total value of all the lots is equal to or exceeds the thresholds laid down in Article 170(1), Article 97(1) and paragraphs 1 and 2 of Article 104 of the Financial Regulation shall apply to each of the lots.
3. Where a contract is to be awarded in the form of separate lots, tenders shall be evaluated separately for each lot. If several lots are awarded to the same tenderer, a single contract covering those lots may be signed.
Article 169
Arrangements for estimating the value of certain contracts
(Article 118 of the Financial Regulation)
1. For the purposes of calculating the estimated amount of a contract, the contracting authority shall include the contractors total estimated remuneration.
Where a contract provides for options or possible renewal, the basis for calculation shall be the maximum amount authorised, including the use of option clauses and renewal.
This estimate shall be made when the contract notice is sent or, where there is no such publicity, when the contracting authority initiates the award procedure.
2. For framework contracts and dynamic purchasing systems the value to be taken into account shall be the maximum value of all the contracts envisaged during the total lifetime of the framework contract or dynamic purchasing system.
3. For service contracts, account shall be taken of:
(a)
in the case of insurance services, the premium payable and other forms of remuneration;
(b)
in the case of banking or financial services, the fees, commissions, interest and other types of remuneration;
(c)
in the case of design contracts, the fees, commissions payable and other forms of remuneration.
4. In the case of service contracts which do not specify a total price or of supply contracts for leasing, rental or hire purchase of products, the value to be taken as the basis for calculating the estimated value shall be:
(a)
in the case of fixed-term contracts:
(i)
where their term is 48 months or less in the case of services or 12 months or less in the case of supplies, the total contract value for their duration;
(ii)
where their term is more than 12 months in the case of supplies, the total value including the estimated residual value;
(b)
in the case of contracts for an indefinite period or, in the case of services, for a period exceeding 48 months, the monthly value multiplied by forty-eight.
5. In the case of service or supply contracts which are awarded regularly or are to be renewed within a given time, the contract value shall be established on the basis of:
(a)
either the actual aggregate cost of similar contracts for the same types of services or products awarded over the previous financial year or 12 months, adjusted, where possible, for anticipated changes in quantity or value over the 12 months following the initial contract;
(b)
or the estimated aggregate cost of successive contracts awarded during the 12 months following the first service performed or first delivery or during the term of the contract, where this is greater than 12 months.
6. In the case of works contracts, account shall be taken not only of the value of the works but also of the estimated total value of the supplies needed to carry out the works and made available to the contractor by the contracting authority.
Article 170
Thresholds for application of the procedures under Directive 2004/18/EC
(Article 118 of the Financial Regulation)
1. The thresholds referred to in Article 118 of the Financial Regulation shall be those set out in Directive 2004/18/EC respectively for supply, service and works contracts.
2. The time limits referred to in Article 118 of the Financial Regulation shall be those specified in Articles 152, 153 and 154.
Article 171
Standstill period before signature of the contract
(Article 118 of the Financial Regulation)
1. The contracting authority shall not sign the contract or framework contract, covered by Directive 2004/18/EC, with the successful tenderer until 14 calendar days have elapsed.
That period shall run from either of the following dates:
(a)
the day after the simultaneous dispatch of the notifications to successful and unsuccessful tenderers;
(b)
where the contract or framework contract is awarded pursuant to a negotiated procedure without prior publication of a contract notice, the day after the contract award notice referred to in Article 123 has been published in the Official Journal of the European Union.
Where a fax or electronic means are used for the dispatch referred to in point (a) of the second subparagraph, the standstill period shall be 10 calendar days.
If necessary, the contracting authority may suspend the signing of the contract for additional examination if this is justified by the requests or comments made by unsuccessful or aggrieved tenderers or candidates or by any other relevant information received. The requests, comments or information must be received during the period set in the first subparagraph. In the case of suspension all the candidates or tenderers shall be informed within three working days following the suspension decision.
Except in the cases provided for in paragraph 2, any contract signed before the expiry of the period set in the first subparagraph shall be null and void.
Where the contract or framework contract cannot be awarded to the successful envisaged tenderer, the contracting authority may award it to the following best tenderer.
2. The period set in paragraph 1 shall not apply in the following cases:
(a)
open, restricted or negotiated procedures after publication of a contract notice where only one tender has been submitted;
(b)
specific contracts based on a framework contract;
(c)
negotiated procedures referred to in Articles 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) and 134(1)(j).
Article 172
Evidence of access to contracts
(Article 119 of the Financial Regulation)
The specifications shall require tenderers to indicate in which State they have their headquarters or domicile and to present the supporting evidence normally acceptable under their own law.
TITLE VI
GRANTS
CHAPTER 1
Scope and form of grants
Article 173
Subscriptions
(Article 121 of the Financial Regulation)
The subscriptions referred to in Article 121(2)(d) of the Financial Regulation shall be sums paid to bodies of which the Union is member, in accordance with the budgetary decisions and the conditions of payment established by the body concerned.
Article 174
Agreement and decision for grants
(Article 121(1) of the Financial Regulation)
1. Grants shall be covered by a decision or by a written agreement.
2. To determine the instrument to be used, the following elements shall be taken into account:
(a)
location of the beneficiary, within or outside the Union;
(b)
complexity and standardisation of the content of the actions or work programmes funded.
Article 175
Expenditure on the members of the institutions
(Article 121 of the Financial Regulation)
Expenditure on the members of the institutions as referred to in Article 121(2)(a) of the Financial Regulation shall include contributions to associations of current and former members of the European Parliament. These contributions shall be implemented in accordance with the internal administrative rules of the European Parliament.
Article 176
Actions which may receive grants
(Article 121 of the Financial Regulation)
An action which may receive a grant within the meaning of Article 121 of the Financial Regulation must be clearly defined.
No action may be split in different actions for the purpose of evading the financing rules laid down in this Regulation.
Article 177
Bodies pursuing an aim of general Union interest
(Article 121 of the Financial Regulation)
A body pursuing an aim of general Union interest is:
(a)
a body involved in education, training, information, innovation or research and study in European policies, any activities contributing to the promotion of citizenship or human rights, or an European standards body;
(b)
an entity representing non-profit bodies active in the Member States, in the candidate countries or in the potential candidate countries and promoting principles and policies consistent with the objectives of the Treaties.
Article 178
Partnerships
(Article 121 of the Financial Regulation)
1. Specific grants for actions and operating grants may form part of a framework partnership.
2. A framework partnership may be established as a long-term cooperation mechanism between the Commission and the beneficiaries of grants. It may take the form of a framework partnership agreement or a framework partnership decision.
The framework partnership agreement or decision shall specify the common objectives, the nature of actions planned on a one-off basis or as part of an approved annual work programme, the procedure for awarding specific grants, in compliance with the principles and procedural rules in this Title, and the general rights and obligations of each party under the specific agreements or decisions.
The duration of the partnership may not exceed four years, save in exceptional cases, justified in particular by the subject of the framework partnership.
Authorising officers may not make undue use of framework partnership agreements or decisions or use them in such a way that the purpose or effect is contrary to the principles of transparency or equal treatment of applicants.
3. Framework partnerships shall be treated as grants with regard to programming, ex ante publication and award.
4. Specific grants based on framework partnership agreements or decisions shall be awarded in accordance with the procedures laid down in those agreements or decisions, and in compliance with this Title.
They shall be subject to the ex post publication procedures laid down in Article 191.
Article 179
Electronic exchange systems
(Article 121(1) of the Financial Regulation)
1. All exchanges with beneficiaries, including the conclusion of grant agreements, the notification of grant decisions and any amendments thereto, may be done through electronic exchange systems set up by the Commission.
2. These systems shall meet the following requirements:
(a)
only authorised persons may have access to the system and to documents transmitted through it;
(b)
only authorised persons may electronically sign or transmit a document through the system;
(c)
authorised persons must be identified through the system by established means;
(d)
the time and date of the electronic transaction must be determined precisely;
(e)
the integrity of documents must be preserved;
(f)
the availability of documents must be preserved;
(g)
where appropriate, the confidentiality of documents must be preserved;
(h)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001 must be ensured.
3. Data sent or received through such a system shall enjoy legal presumption of the integrity of the data and the accuracy of the date and time of sending or receiving the data indicated by the system.
A document sent or notified through such a system shall be considered as equivalent to a paper document, shall be admissible as evidence in legal proceedings, shall be deemed original and shall enjoy legal presumption of its authenticity and integrity, provided it does not contain any dynamic features capable of automatically changing it.
The electronic signatures referred to in point (b) of paragraph 2 shall have the equivalent legal effect of handwritten signatures.
Article 180
Content of grant agreements and decisions
(Article 122 of the Financial Regulation)
1. The grant agreement shall at least lay down the following:
(a)
the subject;
(b)
the beneficiary;
(c)
the duration, namely:
(i)
the date of its entry into force;
(ii)
the starting date and the duration of the action or financial year being funded;
(d)
the maximum amount of Union funding expressed in euro and the form of the grant supplemented, as appropriate, by:
(i)
the total estimated eligible costs of the action or work programme and the financing rate of the eligible costs;
(ii)
the unit cost, lump sum or flat rate referred to in points (b), (c) and (d) of Article 123 of the Financial Regulation where determined;
(iii)
a combination of the elements set out in points (i) and (ii) of this point;
(e)
a description of the action or, for an operating grant, of the work programme approved for that financial year by the authorising officer together with a description of the results expected from the implementation of the action or of the work programme;
(f)
the general terms and conditions applicable to all agreements of this type, such as the acceptance by the beneficiary of checks and audits by the Commission, OLAF and the Court of Auditors;
(g)
the estimated overall budget of the action or work programme;
(h)
where implementation of the action involves procurement, the principles referred to in Article 209 or the procurement rules which the beneficiary must comply with;
(i)
the responsibilities of the beneficiary, in particular:
(i)
in terms of sound financial management and submission of activity and financial reports; whenever appropriate, intermediate targets shall be established, upon which those reports become due;
(ii)
in the case of an agreement between the Commission and a number of beneficiaries, the specific obligations of the coordinator, if any, and of the other beneficiaries towards the coordinator as well as the financial responsibility of the beneficiaries for amounts due to the Commission;
(j)
the arrangements and time limits for approving those reports and for payment by the Commission;
(k)
as appropriate, details of the eligible costs of the action or approved work programme, or of the unit costs, lump sums or flat rates referred to in Article 123 of the Financial Regulation;
(l)
provisions governing the visibility of the Union financial support, except in duly justified cases, where public display is not possible or appropriate.
The general terms and conditions referred to in point (f) of the first subparagraph shall at least:
(i)
state that Union law is the law which applies to the grant agreement, complemented, where necessary, by national law as specified in the grant agreement. Derogation may be made in the agreements concluded with international organisations;
(ii)
specify the competent court or arbitration tribunal to hear disputes.
2. The grant agreement may lay down the arrangements and time limits for suspension or termination in accordance with Article 135 of the Financial Regulation.
3. In the cases referred to in Article 178, the framework partnership decision or framework partnership agreement shall specify the information referred to in points (a), (b), (c)(i), (f), and (h) to (j) and (l) of the first subparagraph of paragraph 1 of this Article.
The specific grant decision or agreement shall contain the information referred to in points (a) to (e), (g) and (k) of the first subparagraph of paragraph 1 and, where necessary, point (i) of the first subparagraph of paragraph 1.
4. Grant agreements may be amended only in writing. Such amendments, including those aiming at adding or removing a beneficiary, shall not have the purpose or the effect of making such changes to agreements as would call into question the grant award decision or be contrary to the equal treatment of applicants.
5. Paragraphs 1, 2, 3 and 4 shall apply mutatis mutandis to grant decisions.
Part of the information referred to in paragraph 1 may be provided in the call for proposals or any related document, instead of the grant decision.
Article 181
Forms of grants
(Article 123 of the Financial Regulation)
1. Grants in the form referred to in point (a) of Article 123(1) of the Financial Regulation shall be calculated on the basis of the eligible costs actually incurred by the beneficiary, subject to a preliminary budget estimate as submitted with the proposal and included in the grant decision or agreement.
2. Unit costs as referred to in point (b) of Article 123(1) of the Financial Regulation shall cover all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance by reference to an amount per unit.
3. Lump sums as referred to in point (c) of Article 123(1) of the Financial Regulation shall cover in global terms all or certain specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance.
4. Flat-rate financing as referred to in point (d) of Article 123(1) of the Financial Regulation shall cover specific categories of eligible costs which are clearly identified in advance by applying a percentage.
Article 182
Lump sums, unit costs and flat-rate financing
(Article 124 of the Financial Regulation)
1. The authorisation to use lump sums, unit costs or flat-rate financing referred to in Article 124(1) of the Financial Regulation shall apply for the duration of the programme. This authorisation may be reviewed if substantial changes are needed. Data and amounts shall be assessed periodically and, where appropriate, lump sums, unit costs or flat-rate financing shall be adjusted.
In the case of an agreement between the Commission and a number of beneficiaries, the ceiling referred to in the second subparagraph of Article 124(1) of the Financial Regulation shall apply to each beneficiary.
2. The grant decision or agreement shall contain all necessary provisions in order to verify that the conditions for the payment of the grant on the basis of lump sums, unit costs or flat-rate financing have been respected.
3. Payment of the grant on the basis of lump sums, unit costs or flat-rate financing shall be without prejudice to the right of access to the beneficiaries’ statutory records for the purposes intended by the first subparagraph of paragraph 1 and Article 137(2) of the Financial Regulation.
4. Where an ex post control reveals that the generating event has not occurred and an undue payment has been made to the beneficiary on a grant based on lump sums, unit costs or flat-rate financing, the Commission shall be entitled to recover up to the amount of the grant without prejudice to the penalties referred to in Article 109 of the Financial Regulation.
CHAPTER 2
Principles
Article 183
Co-financing principle
(Article 125(3) of the Financial Regulation)
1. Under the co-financing principle, the resources which are necessary to carry out the action or the work programme shall not be provided entirely by the Union contribution.
Co-financing may take the form of the beneficiary’s own resources, income generated by the action or work programme or financial or in-kind contributions from third parties.
2. In-kind contributions shall mean non-financial resources made available free of charge by third parties to the beneficiary.
Article 184
No-profit principle
(Article 125(5) of the Financial Regulation)
Financial contributions from third parties that may be used by the beneficiary to cover other costs than those eligible under the Union grant or that are not due to the third party where they are not used at the end of the action or work programme, shall not be considered as financial contributions specifically assigned by the donors to the financing of the eligible costs within the meaning of Article 125(5) of the Financial Regulation.
Article 185
Low value grants
(Article 125(4) of the Financial Regulation)
Low value grants shall be considered to be those grants which are lower than or equal to EUR 60 000.
Article 186
Technical assistance
(Articles 101 and 125 of the Financial Regulation)
‘Technical assistance’ shall mean support and capacity-building activities necessary for the implementation of a programme or an action, in particular preparatory, management, monitoring, evaluation, audit and control activities.
Article 187
Eligible costs
(Article 126(3)(c) of the Financial Regulation)
VAT shall be considered as not recoverable under the applicable national VAT legislation, if according to national law it is attributable to any of the following activities:
(a)
exempt activities without right of deduction;
(b)
activities which fall outside the scope of VAT;
(c)
activities, as referred to in points (a) or (b), in respect of which VAT is not deductible but refunded by means of specific refund schemes or compensation funds not foreseen by Directive 2006/112/EC, even if that scheme or fund is established by national VAT legislation.
VAT relating to the activities listed in Article 13(2) of Directive 2006/112/EC shall be regarded as paid by a beneficiary other than a non-taxable person as defined in the first subparagraph of Article 13(1) of that Directive, regardless of whether those activities are regarded by the Member State concerned as activities engaged in by bodies governed by public law acting as public authorities.
Article 188
Programming
(Article 128 of the Financial Regulation)
1. An annual or multiannual work programme for grants shall be prepared by each authorising officer responsible. The work programme shall be adopted by the institution and published on the grants internet site of the institution concerned as soon as possible, and no later than 31 March of the year of implementation.
The work programme shall specify the period it covers, the basic act, if any, the objectives pursued, the expected results, the indicative timetable of calls for proposals with the indicative amount and the maximum rate of co-financing.
The work programme shall in addition contain the information set out in Article 94 for the decision adopting it to be considered as the financing decision for the grants of the year concerned.
2. Any substantial change in the work programme shall also be adopted and published as provided for in paragraph 1.
Article 189
Content of calls for proposals
(Article 128 of the Financial Regulation)
1. Calls for proposals shall specify:
(a)
the objectives pursued;
(b)
the eligibility, exclusion, selection and award criteria as referred to in Articles 131 and 132 of the Financial Regulation and the relevant supporting documents;
(c)
the arrangements for Union financing;
(d)
the arrangements and final date for the submission of proposals and the planned date by which all applicants are to be informed of the outcome of the evaluation of their application and the indicative date for the signature of grant agreements or notification of grant decisions.
2. Calls for proposals shall be published on the internet site of the Union institutions and in addition to publication on the internet site by any other appropriate means, including the Official Journal of the European Union, where it is necessary to provide additional publicity among potential beneficiaries. They may be published as from the adoption of the financing decision referred to in Article 84 of the Financial Regulation, including during the year preceding budget implementation. Any modification of the content of the calls for proposals shall be subject to publication under the same conditions as those for the calls for proposals.
Article 190
Exceptions to calls for proposals
(Article 128 of the Financial Regulation)
1. Grants may be awarded without a call for proposals only in the following cases:
(a)
for the purposes of humanitarian aid and civil protection operations or for crisis management aid within the meaning of paragraph 2;
(b)
in other exceptional and duly substantiated emergencies;
(c)
to bodies with a de jure or de facto monopoly, duly substantiated in the award decision;
(d)
to bodies identified by a basic act, within the meaning of Article 54 of the Financial Regulation, as beneficiaries of a grant or to bodies designated by the Member States, under their responsibility, where those Member States are identified by a basic act as beneficiaries of a grant;
(e)
in the case of research and technological development, to bodies identified in the work programme referred to in Article 128 of the Financial Regulation, where the basic act expressly provides for that possibility, and on condition that the project does not fall under the scope of a call for proposals;
(f)
for actions with specific characteristics that require a particular type of body on account of its technical competence, its high degree of specialisation or its administrative power, on condition that the actions concerned do not fall within the scope of a call for proposals.
The cases referred to in point (f) of the first subparagraph shall be duly substantiated in the award decision.
2. Crisis situations in third countries shall be understood as situations of immediate or imminent danger threatening to escalate into armed conflict or to destabilise the country. Crisis situations shall also be understood as situations caused by natural disasters, manmade crisis such as wars and other conflicts or extraordinary circumstances having comparable effects related inter alia to climate change, environmental degradation, privation of access to energy and natural resources or extreme poverty.
Article 191
Ex post publication
(Article 128 of the Financial Regulation)
1. Information relating to grants awarded in the course of a financial year shall be published in accordance with Article 21.
2. Following the publication referred to in paragraph 1, when requested by the European Parliament and the Council, the Commission shall forward them a report on:
(a)
the number of applicants in the past year;
(b)
the number and percentage of successful applications per call for proposals;
(c)
the mean duration of the procedure from date of closure of the call for proposals to the award of a grant;
(d)
the number and amount of grants where the ex post publication obligation was waived in the past year in accordance with Article 21(4).
Article 192
Information for applicants
(Article 128 of the Financial Regulation)
The Commission shall provide information and advice to applicants by the following means:
(a)
laying down joint standards for application forms for similar grants and monitoring the size and readability of the application forms;
(b)
supplying information to potential applicants in particular through seminars and the provision of handbooks;
(c)
maintaining permanent data for beneficiaries in the legal entity file referred to in Article 63.
Article 193
Financing from separate budget lines
(Article 129 of the Financial Regulation)
An action may be financed jointly from separate budget lines by different authorising officers responsible.
Article 194
Retroactive effect of funding in cases of extreme urgency and conflict prevention
(Article 130 of the Financial Regulation)
Within the scope of Article 130(1) of the Financial Regulation, the expenditure incurred by a beneficiary before the date of submission of the application shall be eligible for Union financing under the following conditions:
(a)
the reasons for such derogation have been properly substantiated in the financing decision;
(b)
the financing decision and the grant agreement or decision set explicitly the eligibility date earlier than the date for submission of applications.
Article 195
Submission of grant applications
(Article 131 of the Financial Regulation)
1. The arrangements for the submission of grant applications shall be determined by the authorising officer responsible, who may choose the method of submission. Grant applications may be submitted by letter or by electronic means.
The means of communication chosen shall be non-discriminatory in nature and shall not have the effect of restricting the access of applicants to the award procedure.
The means of communication chosen shall be such as to ensure that the following conditions are satisfied:
(a)
each submission contains all the information required for its evaluation;
(b)
the integrity of data must be preserved;
(c)
the confidentiality of proposals must be preserved;
(d)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001 is ensured.
For the purposes of point (c) of the third subparagraph, the authorising officer responsible shall examine the content of applications only after the time limit set for submitting them has expired.
The authorising officer responsible may require that electronic submission be accompanied by an advanced electronic signature within the meaning of Directive 1999/93/EC of the European Parliament and of the Council (19).
2. Where the authorising officer responsible authorises submission of applications by electronic means, the tools used and their technical characteristics shall be non-discriminatory in nature, generally available and interoperable with the information and communication technology products in general use. The information relating to the specifications required for presentation of applications, including encryption shall be made available to the applicants.
Moreover, the devices for the electronic receipt of applications shall guarantee security and confidentiality. They shall also guarantee that the exact time and date of receipt of applications can be determined precisely.
3. Where submission is by letter, applicants may choose to submit applications in one of the following ways:
(a)
by post or by courier service, in which case the call for proposals shall specify that the evidence shall be constituted by the date of dispatch, the postmark or the date of the deposit slip;
(b)
by hand-delivery to the premises of the institution by the applicant in person or by an agent, in which case the call for proposals shall specify the department to which applications are to be delivered against a signed and dated receipt.
CHAPTER 3
Award procedure
Article 196
Content of grant applications
(Article 131 of the Financial Regulation)
1. Applications shall be made on the form established in accordance with the joint standards laid down pursuant to Article 192(a) and made available by the authorising officers responsible, and in accordance with the criteria laid down in the basic act and the call for proposals.
The supporting documents referred to in the second subparagraph of Article 131(3) of the Financial Regulation may consist in particular in the profit and loss account and the balance sheet for the last financial year for which the accounts were closed.
2. The estimated budget for the action or work programme attached to the application shall have revenue and expenditure in balance, subject to provisions for contingencies or possible variations in exchange rates which may be authorised in duly justified cases, and shall indicate the estimated eligible costs of the action or work programme.
3. Where the application concerns grants for an action for which the amount exceeds EUR 750 000 or operating grants which exceed EUR 100 000, an audit report produced by an approved external auditor shall be submitted. That report shall certify the accounts for the last financial year available.
The first subparagraph of this paragraph shall apply only to the first application made by a beneficiary to an authorising officer responsible in any one financial year.
In the case of agreements between the Commission and a number of beneficiaries, the thresholds set in the first subparagraph shall apply to each beneficiary.
In case of partnerships referred to in Article 178, the audit report referred to in the first subparagraph of this paragraph, covering the last two financial years available must be produced before signature of the framework partnership agreement or notification of the framework partnership decision.
The authorising officer responsible may, depending on a risk assessment, waive the obligation of audit report referred to in the first subparagraph for education and training establishments and, in case of agreements with a number of beneficiaries, beneficiaries who have accepted joint and several liabilities or who do not bear any financial responsibility.
The first subparagraph of this paragraph shall not apply to public bodies and the international organisations referred to in Article 43.
4. The applicant shall indicate the sources and amounts of Union funding received or applied for the same action or part of the action or for its functioning during the same financial year as well as any other funding received or applied for the same action.
Article 197
Evidence of non-exclusion
(Article 131 of the Financial Regulation)
Applicants shall declare on their honour that they are not in one of the situations listed in Articles 106(1) and 107 of the Financial Regulation, except in the cases provided for in points (a) and (b) of Article 131(4) of the Financial Regulation. The authorising officer responsible may, depending on a risk assessment, request that successful applicants provide the evidence referred to in Article 143. Where requested by the authorising officer responsible, successful applicants shall supply such evidence, unless there is a material impossibility recognised by the authorising officer responsible or such evidence has already been submitted for the purposes of another grant or procurement procedure, provided that the documents are not more than one year old counting from their date of issue and that they are still valid.
Article 198
Applicants without legal personality
(Article 131 of the Financial Regulation)
When an application for a grant is submitted by an applicant which does not have legal personality, in accordance with Article 131(2) of the Financial Regulation, the representatives of that applicant shall prove that they have the capacity to undertake legal obligations on behalf of the applicant and that the applicant has financial and operational capacity equivalent to that of legal persons.
Article 199
Entities forming one applicant
(Article 131 of the Financial Regulation)
Where several entities satisfy the criteria for applying for a grant and together form one entity, that entity may be treated by the authorising officer responsible as the sole applicant, provided that the application identifies the entities involved in the proposed action or work programme as part of the applicant.
Article 200
Financial and administrative penalties
(Article 131 of the Financial Regulation)
Financial or administrative penalties, or both, may be imposed on applicants who have made false declarations or substantial errors, or committed irregularities or fraud, in accordance with the conditions laid down in Article 145.
Such financial or administrative penalties, or both, may also be imposed on beneficiaries who have been found in serious breach of their contractual obligations.
Article 201
Eligibility criteria
(Article 131 of the Financial Regulation)
1. The eligibility criteria shall be published in the call for proposals.
2. The eligibility criteria shall determine the conditions for participating in a call for proposals. Those criteria shall be established with due regard for the objectives of the action and shall comply with the principles of transparency and non-discrimination.
Article 202
Selection criteria
(Article 132(1) of the Financial Regulation)
1. The selection criteria shall be published in the call for proposals and shall be such as to make it possible to assess the applicant’s financial and operational capacity to complete the proposed action or work programme.
2. The applicant must have stable and sufficient sources of funding to maintain his activity throughout the period during which the action is being carried out or the year for which the grant is awarded and to participate in its funding. The applicant must have the professional competencies and qualifications required to complete the proposed action or work programme unless specifically provided otherwise in the basic act.
3. Financial and operational capacity shall be verified in particular on the basis of an analysis of any of the supporting documents referred to in Article 196 and requested by the authorising officer responsible in the call for proposals.
If no supporting documents were requested in the call for proposals and if the authorising officer responsible has doubts about the financial or operational capacity of applicants, he shall request them to provide any appropriate documents.
In the case of the partnerships referred to in Article 178, that verification shall be performed before signature of the framework partnership agreement or notification of the framework partnership decision.
Article 203
Award criteria
(Article 132(2) of the Financial Regulation)
1. The award criteria shall be published in the call for proposals.
2. The award criteria shall be such as to enable grants to be awarded either to the actions which maximise the overall effectiveness of the Union programme which they implement or to the bodies whose work programme is designed to attain the same result. Those criteria shall be defined in such a way as to ensure also that the Union funds are properly managed.
The award criteria shall be applied in such a way as to enable the selection of planned actions or work programmes which the Commission can be confident will comply with its objectives and priorities and guarantee the visibility of the Union financing.
3. The award criteria shall be defined in such a way that it will be possible subsequently to carry out an evaluation.
Article 204
Evaluation of applications and award
(Article 133 of the Financial Regulation)
1. The authorising officer responsible shall appoint a committee to evaluate the proposals, unless the Commission decides otherwise in the framework of a specific sectorial programme.
The committee shall be made up of at least three persons representing at least two organisational entities of the institutions or bodies referred to in Articles 62 and 208 of the Financial Regulation with no hierarchical link between them. To avoid any conflict of interests, those persons shall be subject to the obligations laid down in Article 57 of the Financial Regulation.
In the representations and local units referred to in Article 72 of this Regulation and the delegated bodies referred to in Articles 62 and 208 of the Financial Regulation, if there are no separate entities, the requirement of organisational entities with no hierarchical link between them shall not apply.
Outside experts may assist the committee by decision of the authorising officer responsible. The authorising officer responsible shall ensure that these experts satisfy the obligations laid down in Article 57 of the Financial Regulation.
2. The authorising officer responsible shall, where appropriate, divide the process into several procedural stages. The rules governing the process shall be announced in the call for proposals.
Where a call for proposals specifies a two-stage submission procedure, only those applicants whose proposals satisfy the evaluation criteria for the first stage shall be requested to submit a complete proposal in the second stage.
Where a call for proposals specifies a two-stage evaluation procedure, only those proposals that pass the first stage, based on the evaluation against a limited set of criteria, shall go forward for further evaluation.
The applicants whose proposals are rejected at any stage shall be informed in accordance with Article 133(3) of the Financial Regulation.
Each subsequent stage of the procedure must be clearly distinct from the previous one.
The same documents and information shall not be required to be provided more than once during the same procedure.
3. The evaluation committee or, where appropriate, the authorising officer responsible may ask an applicant to provide additional information or to clarify the supporting documents submitted in connection with the application, provided that such information or clarification does not substantially change the proposal. In accordance with Article 96 of the Financial Regulation, in the case of obvious clerical errors, the evaluation committee or the authorising officer may refrain from doing so only in duly justified cases. The authorising officer shall keep appropriate records of contacts with applicants during the procedure.
4. Upon completion of its work, the members of the evaluation committee shall sign a record of all the proposals examined, containing an assessment of their quality and identifying those which may receive funding. Those records may be signed in an electronic system providing sufficient authentication of the signatory.
Where necessary that record shall rank the proposals examined, provide recommendations on the maximum amount to award and possible non-substantial adjustments to the grant application.
The record shall be kept for future reference.
5. The authorising officer responsible may invite an applicant to adjust its proposal in the light of the recommendations of the evaluation committee. The authorising officer responsible shall keep appropriate records of contacts with applicants during the procedure.
The authorising officer responsible shall, after evaluation, take his decision giving at least:
(a)
the subject and the overall amount of the decision;
(b)
the name of the successful applicants, the title of the actions, the amounts accepted and the reasons for that choice, including where it is inconsistent with the opinion of the evaluation committee;
(c)
the names of any applicants rejected and the reasons for that rejection.
6. Paragraphs 1, 2 and 4 of this Article are not compulsory for the award of grants pursuant to Article 190 of this Regulation and to Article 125(7) of the Financial Regulation.
Article 205
Information for applicants
(Article 133 of the Financial Regulation)
Rejected applicants shall be informed as soon as possible of the outcome of the evaluation of their application and in any case within 15 calendar days after information has been sent to the successful applicants.
CHAPTER 4
Payment and control
Article 206
Pre-financing guarantee
(Article 134 of the Financial Regulation)
1. In order to limit the financial risks connected with the payment of pre-financing, the authorising officer responsible may, on the basis of a risk assessment require the beneficiary to lodge a guarantee in advance, for up to the same amount as the pre-financing, except for low value grants, or split the payment into several instalments.
2. Whenever a guarantee is required, it is subject to the assessment and acceptance of the authorising officer responsible.
The guarantee shall be valid for a period sufficiently long to allow it to be activated.
3. The guarantee shall be provided by an approved bank or financial institution established in one of the Member States. When the beneficiary is established in a third country, the authorising officer responsible may agree that a bank or financial institution established in that third country may provide the guarantee if he considers that the bank or financial institution offers equivalent security and characteristics as those offered by a bank or financial institution established in a Member State.
At the request of the beneficiary, the guarantee referred to in the first subparagraph may be replaced by a joint and several guarantee by a third party or by the irrevocable and unconditional joint guarantee of the beneficiaries of an action who are parties to the same grant agreement or decision, after acceptance by the authorising officer responsible.
The guarantee shall be denominated in euro.
It shall have the effect of making the bank or financial institution, third party or the other beneficiaries stand as irrevocable collateral security, or first-call guarantor of the grant beneficiary’s obligations.
4. The guarantee shall be released as the pre-financing is gradually cleared against interim payments or payment of the balance to the beneficiary in accordance with the conditions laid down in the grant agreement or decision.
Article 207
Supporting documents for payment requests
(Article 135 of the Financial Regulation)
1. For each grant, pre-financing may be split into several instalments in accordance with sound financial management.
The payment in full of the new pre-financing payment shall be subject to the consumption of at least 70 % of the total amount of any earlier pre-financing.
Where the consumption of the previous pre-financing is less than 70 %, the amount of the new pre-financing payment shall be reduced by the unused amounts of the previous pre-financing.
The statement of the beneficiary’s outlay shall be produced in support of any request for a new payment.
2. The beneficiary shall, without prejudice to Article 110, certify on his honour that information contained in payment requests is full, reliable and true. He shall also certify that the costs incurred can be considered eligible in accordance with the grant agreement or decision and that payment requests are substantiated by adequate supporting documents that can be checked.
3. A certificate on the financial statements of the action or the work programme and underlying accounts, produced by an approved external auditor or in case of public bodies, by a competent and independent public officer, may be demanded by the authorising officer responsible in support of any payment, on the basis of a risk assessment. The certificate shall be attached to the payment request. The certificate shall certify, in accordance with a methodology approved by the authorising officer responsible and on the basis of agreed-upon procedures compliant with international standards, that the costs declared by the beneficiary in the financial statements on which the payment request is based are real, accurately recorded and eligible in accordance with the grant agreement or decision.
In specific and duly justified cases, the authorising officer responsible may request the certificate in the form of an opinion or other format in accordance with international standards.
The certificate on the financial statements and underlying accounts shall be compulsory for interim payments and for payments of balances in the following cases:
(a)
grants for an action for which the amount awarded in the form referred to in Article 123(1)(a) of the Financial Regulation is EUR 750 000 or more, when the cumulative amounts of payment requests under that form is at least EUR 325 000;
(b)
operating grants for which the amount awarded in the form referred to in Article 123(1)(a) of the Financial Regulation is EUR 100 000 or more.
Depending on a risk assessment, the authorising officer responsible may also waive the obligation to provide such certificate on the financial statements and underlying accounts in the case of:
(a)
public bodies and the international organisations referred to in Article 43;
(b)
the beneficiaries of grants in connection with humanitarian aid, civil protection emergency operations and the management of crisis situations, save in respect of payments of balances;
(c)
for payments of balances, beneficiaries of grants in connection with humanitarian aid who have signed a framework partnership agreement or have been notified a framework partnership decision, as referred to in Article 178, and who have in place a system of control offering equivalent guarantees for such payments;
(d)
beneficiaries of multiple grants who have provided independent certification offering equivalent guarantees on the control systems and methodology used to prepare their claims.
The authorising officer responsible may also waive the obligation to provide a certificate on the financial statements and underlying accounts where an audit has been or will be directly done by the Commission’s own staff or by a body authorised to do so on its behalf, which provides equivalent assurances about the costs declared.
In the case of an agreement between the Commission and a number of beneficiaries, the thresholds referred to in points (a) and (b) of the third subparagraph shall apply to each beneficiary.
4. An operational verification report, produced by an independent third party approved by the authorising officer responsible, may be requested by the authorising officer responsible in support of any payment, on the basis of a risk assessment. Where requested by the authorising officer responsible, the verification report shall be attached to the payment request and the corresponding costs are eligible under the same conditions as the costs relating to audit certificates as laid down in Article 126 of the Financial Regulation. The verification report shall state that the operational verification was done in accordance with a methodology approved by the authorising officer responsible and whether the action or work programme was actually implemented in accordance with the conditions set out in the grant agreement or grant decision.
Article 208
Suspension and reduction of grants
(Article 135 of the Financial Regulation)
1. The implementation of the grant agreement or decision, the participation of a beneficiary in its implementation or payments may be suspended in order to verify whether presumed substantial errors or irregularities or fraud or breach of obligations have actually occurred. If they are not confirmed, implementation shall resume as soon as possible.
2. Where the agreed action or work programme is not carried out or is not carried out properly, in full or on time, the authorising officer responsible shall, provided that the beneficiary has been given the opportunity to make observations, either reduce or recover the grant in proportion, depending on the stage of the procedure.
CHAPTER 5
Implementation
Article 209
Implementation contracts
(Article 137 of the Financial Regulation)
1. Without prejudice to the application of the Directive 2004/18/EC, where implementation of the action or work programme requires the award of a procurement contract, the beneficiary shall award the contract to the tender offering best value for money or, as appropriate, to the tender offering the lowest price, while avoiding any conflict of interests.
2. Where implementation of the actions or work programme requires the award of a procurement contract with a value of more than EUR 60 000, the authorising officer responsible may require the beneficiary to abide by special rules in addition to those referred to in paragraph 1.
Those special rules shall be based on rules contained in the Financial Regulation and determined with due regard for the value of the contracts concerned, the relative size of the Union contribution in relation to the total cost of the action and the risk. Such special rules shall be included in the grant decision or agreement.
Article 210
Financial support to third parties
(Article 137 of the Financial Regulation)
Provided the objectives or results to be obtained are sufficiently detailed in the conditions referred to in Article 137(1) of the Financial Regulation, the margin of discretion may only be considered to be exhausted if the grant decision or agreement also specifies the following:
(a)
the maximum amount of financial support that can be paid to a third party which shall not exceed EUR 60 000, save where the financial support is the primary aim of the action, and the criteria for determining the exact amount;
(b)
the different types of activity that may receive such financial support, on the basis of a fixed list;
(c)
the definition of the persons or categories of persons which may receive such financial support and the criteria to give it.
TITLE VII
PRIZES
Article 211
Programming
(Article 138(2) of the Financial Regulation)
1. An annual or multiannual work programme for prizes shall be prepared by each authorising officer responsible. The work programme shall be adopted by the institution and published on the internet site of the institution concerned as soon as possible, and no later than 31 March of the year of implementation.
The work programme shall specify the period it covers, the basic act, if any, the objectives pursued, the expected results, the indicative timetable of contests with the indicative amount of the prizes.
The work programme shall in addition contain the information set out in Article 94 for the decision adopting it to be considered as the financing decision for the prizes of the year concerned.
2. Any substantial change in the work programme shall also be adopted and published as provided for in paragraph 1.
Article 212
Rules of contests
(Article 138(2) of the Financial Regulation)
1. Rules of contests shall lay down the following:
(a)
the conditions for participation, which shall at least:
(i)
specify the eligibility criteria;
(ii)
specify the arrangements and final date for the registration of participants, if required, and for the submission of entries, under the conditions set out in paragraph 2;
(iii)
provide for exclusion of participants which are in one of the situations referred to in Article 106(1) and Articles 107, 108 and 109 of the Financial Regulation;
(iv)
provide for the sole liability of participants in case of claim relating to the activities carried out in the framework of the contest;
(v)
provide for acceptance by the winners of checks and audits by the Commission, OLAF and the Court of Auditors and of the publicity obligations as specified in the rules of the contest;
(vi)
state that Union law is the law which applies to the contest, complemented, where necessary, by national law as specified in the rules of contest;
(vii)
specify the competent court or arbitration tribunal to hear disputes;
(viii)
state that financial or administrative penalties, or both, may be imposed on participants who have made false declarations, or committed irregularities or fraud, in accordance with the conditions laid down in Article 145 and in proportion to the value of the prizes in question;
(b)
the award criteria, which shall be such as to make possible to assess the quality of the entries with regard to the objectives pursued and the expected results and to determine objectively whether entries qualify as the winners;
(c)
the amount of the prize or prizes;
(d)
the arrangements for the payment of prizes to the winners after their award.
For the purposes of point (a)(i) of the first subparagraph, beneficiaries of Union grants shall be eligible, unless stated otherwise in the rules of contest.
For the purposes of point (a)(vi) of the first subparagraph, derogation may be made in the case of participation of international organisations.
2. The authorising officer responsible shall choose means of communication which are non-discriminatory in nature for the submission of entries and which have no effect of restricting the access of participants to the contest.
The means of communication chosen shall be such as to ensure that the following conditions are satisfied:
(a)
each entry contains all the information required for its evaluation;
(b)
the integrity of data is preserved;
(c)
the confidentiality of entries is preserved;
(d)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001 is ensured.
3. Rules of contests may set the conditions for cancelling the contest, in particular where its objectives cannot be fulfilled or where a legal or natural person who does not comply with the conditions for participation would qualify as the winner.
4. Rules of contests shall be published on the internet site of the Union institutions. In addition to the publication on the internet site, rules of contests may also be published by any other appropriate means, including the Official Journal of the European Union, where it is necessary to provide additional publicity among potential participants. They may be published as from the adoption of the financing decision referred to in Article 84 of the Financial Regulation, including during the year preceding budget implementation. Any modification of the content of the rules of contests shall be also subject to publication under the same conditions.
Article 213
Ex post publication
(Article 138(2) of the Financial Regulation)
1. Information relating to prizes awarded in the course of a financial year shall be published in accordance with Article 21.
2. Following the publication referred to in paragraph 1, when requested by the European Parliament and the Council the Commission shall forward them a report on:
(a)
the number of participants in the past year;
(b)
the number of participants and the percentage of successful entries per contest;
(c)
a list of the experts having taken part in panels in the past year, together with a reference to the procedure for their selection.
Article 214
Evaluation
(Article 138(3) of the Financial Regulation)
1. For the purpose of evaluating the entries, the authorising officer responsible shall appoint a panel of at least three experts, who may be outside experts or persons representing at least two organisational entities of the institutions or bodies referred to in Articles 62 and 208 of the Financial Regulation with no hierarchical link between them, except in the representations or local bodies referred to in Article 72 of this Regulation and the delegated bodies referred to in article 62 and 208 of the Financial Regulation, if there are no separate entities.
The experts referred to in the first subparagraph shall be subject to the requirements on conflict of interests laid down in Article 57 of the Financial Regulation.
Outside experts shall declare that they are not in a situation of conflict of interests at the time of appointment and that they undertake to inform the authorising officer if any conflict of interests should arise in the course of the evaluation procedure.
2. Upon completion of their work, the members of the panel shall sign a record of all the entries examined, containing an assessment of their quality and identifying those to which the prizes may be awarded. That record may be signed in an electronic system providing sufficient authentication of the signatory.
The record referred to in the first subparagraph shall be kept for future reference.
3. The authorising officer responsible shall then decide whether or not to award the prizes. That decision shall also specify the following:
(a)
the subject and total amount of prizes awarded, if any;
(b)
the names of the winning participants, if any, the amount of the prizes awarded to each wining participant and the reasons for that choice;
(c)
the names of any participant rejected and the reasons for that rejection.
Article 215
Information and notification
(Article 138(3) of the Financial Regulation)
1. Participants shall be informed as soon as possible of the outcome of the evaluation of their entry and in any case within 15 calendar days after the award decision has been taken by the authorising officer.
2. The decision to award the prize shall be notified to the winning participant and shall serve as the legal commitment within the meaning of Article 86 of the Financial Regulation.
TITLE VIII
FINANCIAL INSTRUMENTS
Article 216
Selection of the entities entrusted with the implementation of financial instruments in indirect management
(Article 139 of the Financial Regulation)
1. For the implementation of financial instruments under indirect management, the Commission shall obtain evidence that the entrusted entity fulfils the requirements of Article 60(2) of the Financial Regulation. Once that evidence is obtained, it shall be valid for any future implementation of financial instruments by the relevant entity, unless substantial changes to the entrusted entities’ systems, rules and procedures covered by those requirements have been made.
2. For the selection of entities entrusted with the implementation of financial instruments pursuant to Article 61(2) of the Financial Regulation, the Commission shall publish a call to potential entrusted entities. That call shall include the selection and award criteria.
The call referred to in the first subparagraph shall also indicate whether the entrusted entity is required to allocate its own financial resources to the specific financial instrument or share the risk. Where such indication is made and where it is necessary to mitigate a possible conflict of interest, the call shall also indicate that the entrusted entity is required to propose measures on alignment of interest, as set out in Article 140(2) of the Financial Regulation. The measures on alignment of interest shall be included in the agreement of the specific financial instrument.
The Commission shall open a dialogue with the entities that satisfy the selection criteria in a transparent and objective manner and without giving rise to a conflict of interest. After the dialogue the Commission shall sign delegation agreements with the entity or entities that have submitted the best value for money proposals including, where applicable, the allocation of their own financial resources or risk-sharing.
3. The Commission may enter into direct negotiations with potential entrusted entities before signing delegation agreements where the entrusted entity is identified in the relevant basic act or listed in Article 58(1)(c)(iii) of the Financial Regulation, or in duly justified and properly documented exceptional cases, in particular where:
(a)
no suitable proposals were submitted following a call to potential entrusted entities;
(b)
financial instruments with specific characteristics require a particular type of entrusted entity on account of its technical competence, its high degree of specialisation or its administrative power;
(c)
for reasons of extreme urgency brought about by unforeseeable events not attributable to the Union, it is impossible to comply with the procedure referred to in paragraph 2.
Article 217
Content of the delegation agreement with entities entrusted with the implementation of financial instruments in indirect management
(Article 139 of the Financial Regulation)
In addition to the requirements listed in Article 40, delegation agreement with entities entrusted with the implementation of financial instruments shall include appropriate arrangements for ensuring compliance with the principles and conditions set out in Article 140 of the Financial Regulation. In particular, the delegation agreements shall contain:
(a)
the description of the financial instrument, including its investment strategy or policy, the type of support provided, the criteria for eligibility for financial intermediaries and final recipients as well as additional operational requirements transposing the policy objectives of the instrument;
(b)
the requirements for a target range of values for the leverage effect;
(c)
a definition of non-eligible activities and exclusion criteria;
(d)
provisions ensuring alignment of interest and addressing possible conflicts of interest;
(e)
provisions for the selection of financial intermediaries pursuant to the second subparagraph of Article 139(4) of the Financial Regulation and for the establishment of dedicated investment vehicles, if applicable;
(f)
provisions on the liability of the entrusted entity and of other entities involved in the implementation of the financial instrument;
(g)
provisions on the settlement of disputes;
(h)
provisions on the governance of the financial instrument;
(i)
provisions regarding the use and reuse of the Union contribution in compliance with Article 140(6) of the Financial Regulation;
(j)
provisions for the management of contributions from the Union and of fiduciary accounts, including counterparty risks, acceptable treasury operations, responsibilities of parties concerned, remedial actions in the event of excessive balances on fiduciary accounts, record keeping and reporting;
(k)
provisions on the remuneration of the entrusted entity, including management fee rates and on the calculation and payment of management costs and fees to the entrusted entity in accordance with Article 218;
(l)
where appropriate, provisions on a framework of conditions for the contributions from the funds referred to in Article 175 of the Financial Regulation, in particular the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural development and the Future Fisheries Fund (hereinafter ‘CSF Funds’);
(m)
provisions on the duration, possibility of extension, and termination of the financial instrument, including the conditions for early termination and, where appropriate, exit strategies;
(n)
provisions on the monitoring of the implementation of support to financial intermediaries and final recipients including reporting by the financial intermediaries;
(o)
where applicable, type and nature of any hedging operations referred to in Article 219.
Article 218
Management costs and fees to entrusted entities
(Article 139 of the Financial Regulation)
1. The Commission shall remunerate the entrusted entities for the implementation of a financial instrument through performance based fees, reimbursement of exceptional expenses and, where the entrusted entity manages the treasury of the financial instrument, treasury management fees.
2. Performance based fees shall comprise administrative fees to remunerate the entrusted entity for the work carried out in the implementation of a financial instrument. Where appropriate, they may also comprise policy related incentives to promote the achievement of the policy objectives or incentivise the financial performance of the financial instrument.
Article 219
Specific rules for fiduciary accounts in indirect management
(Article 139 of the Financial Regulation)
1. Entities entrusted with the implementation of financial instruments may open fiduciary accounts within the meaning of Article 68(7) of the Financial Regulation, in their name and exclusively on behalf of the Commission. Those entrusted entities shall send the corresponding account statements to the Commission’s responsible service.
2. The fiduciary accounts shall maintain appropriate liquidity and the assets held on such fiduciary accounts shall be managed in accordance with the principles of sound financial management and follow appropriate prudential rules in accordance with Article 140(7) of the Financial Regulation.
3. For the implementation of financial instruments, entrusted entities shall not carry out hedging operations for speculative purposes. The type and nature of any hedging operations shall be agreed ex ante by the Commission and included in the delegation agreements referred to in Article 217.
Article 220
Financial instruments implemented directly
(Article 139 of the Financial Regulation)
1. In exceptional cases, financial instruments may be implemented directly pursuant to Article 139(4) of the Financial Regulation through any of the following:
(a)
a dedicated investment vehicle in which the Commission participates together with other public or private investors with a view to increasing the leverage effect of the Union contribution;
(b)
loans, guarantees, equity participations and other risk-sharing instruments other than investments in dedicated investment vehicles, provided directly to final recipients or through financial intermediaries.
2. For the implementation of financial instruments, the Commission shall not carry out hedging operations for speculative purposes. The type and nature of any hedging operations shall be agreed ex ante by the Commission and included in the agreements with entities implementing the financial instrument.
Article 221
Selection of financial intermediaries, managers of dedicated investment vehicles and of final recipients
(Article 139 of the Financial Regulation)
1. Where the Commission implements financial instruments directly or indirectly through dedicated investment vehicles, such vehicles shall be established according to the laws of a Member State. They may also be established according to the laws of a country other than a Member State in the area of external action. The managers of such vehicles shall be obliged by law or contract to act with the diligence of a professional manager and in good faith.
2. The managers of the dedicated investment vehicles referred to in paragraph 1 and financial intermediaries or final recipients of the financial instruments shall be selected with due account of the nature of the financial instrument to be implemented, the experience and the operational and financial capacity of the entities concerned, and/or the economic viability of projects of final recipients. The choice shall be transparent, justified on objective grounds and shall not give rise to a conflict of interest.
3. No financial support shall be granted to managers of dedicated investment vehicles, to financial intermediaries and to final recipients which are in one of the situations referred to in Articles 106(1), 107, 108 and 109 of the Financial Regulation.
Article 222
Conditions for the use of financial instruments
(Article 140 of the Financial Regulation)
1. Financial instruments shall address market imperfections or failures or sub-optimal investment situations and provide support only to final recipients that are deemed potentially economically viable at the time of the Union support through a financial instrument.
2. Financial instruments shall provide support to final recipients in a proportionate manner. In particular, preferential treatment of investors providing co-investment or risk-sharing should be justified, proportionate to the risks taken by the investors in a financial instrument and limited to the minimum necessary to ensure their investment or risk-sharing.
Article 223
Leverage effect
(Article 140 of the Financial Regulation)
1. Financial instruments shall aim at achieving a leverage effect of the Union contribution by mobilising a global investment exceeding the size of the Union contribution.
The leverage effect of Union funds shall be equal to amount of finance to eligible final recipients divided by the amount of the Union contribution.
2. The target range of values for the leverage effect shall be based on an ex ante evaluation for the corresponding financial instrument.
Article 224
Ex ante evaluation of financial instruments
(Article 140 of the Financial Regulation)
1. Financial instruments shall be based on ex ante evaluations identifying market imperfections or failures, or sub-optimal investment situations and assessing investment needs in view of the policy objectives.
2. The ex ante evaluation shall demonstrate that identified market needs cannot be addressed appropriately and in a timely manner through either market led activities or types of Union intervention other than funding by a financial instrument, such as regulation, liberalisation, reform or other policy action. It shall assess the likelihood and possible costs of market distortions and crowding-out of private funding through the financial instruments and shall identify means to minimise negative effects of such distortions.
3. In accordance with the principle of subsidiarity, the ex ante evaluation shall demonstrate that an Union-level financial instrument addresses identified market needs more appropriately than similar financial instruments at national or regional level, including those financed by CSF Funds. Factors such as difficult access to funding at national level, in particular for cross-border projects, economies of scale or strong demonstration effects linked to the diffusion of best practices to Member States shall be taken into account when assessing the added value of the Union contribution.
4. The ex ante evaluation shall determine the most efficient mode for delivering the financial instrument.
5. The ex ante evaluation shall also demonstrate that the planned financial instrument is consistent with:
(a)
new and existing financial instruments, avoiding undesirable overlaps and achieving synergies and economies of scale;
(b)
financial instruments and other forms of public intervention addressing the same market environment, avoiding inconsistencies and exploring potential synergies.
6. The ex ante evaluation shall assess proportionality of the envisaged intervention with regard to the size of the identified funding gap, the expected leverage effect of the planned financial instrument and also examine additional qualitative effects, such as the diffusion of best practices, the effective promotion of Union policy objectives throughout the implementation chain or the access to specific expertise available from actors involved in the implementation chain.
7. The ex ante evaluation shall establish a set of appropriate performance indicators for the proposed financial instruments and specify the expected output, results and impact.
8. A separate ex ante evaluation of financial instruments shall only be carried out where such evaluation complying in full with the criteria in paragraphs 1 to 7 is not included in the ex ante evaluation or an impact assessment of the programme or activity covered by a basic act.
Article 225
Monitoring of financial instruments
(Article 140 of the Financial Regulation)
1. In order to ensure the harmonised monitoring of financial instruments referred to in Article 140(12) of the Financial Regulation, a monitoring system shall be put in place by the authorising officer responsible to contribute to the provision of reasonable assurance that Union funds are used in accordance with Article 32(2) of the Financial Regulation.
2. The monitoring system shall be used to assess the progress of the implementation towards the achievement of the policy objectives reflected in the relevant output and result indicators established pursuant to the ex ante evaluation, and to analyse the compliance of the implementation with the defined requirements pursuant to Article 140(2) of the Financial Regulation and provide the basis for the Commission’s reporting required under Articles 38(5) and 140(8) of the Financial Regulation.
3. In case of indirect management, the monitoring by the Commission shall build on the reporting and accounts provided by entrusted entities and on the audits available and controls carried out by the entrusted entity, taking due account of the management declaration of the entrusted entity and the opinion of the independent audit body referred to in Article 60(5) of the Financial Regulation. The Commission shall review the information provided by the entrusted entities and may carry out controls, including on a sample basis, at the appropriate implementation levels up to final recipients.
The monitoring by the entrusted entity shall build on the reporting and accounts provided by financial intermediaries and on the audits available and controls carried out by the financial intermediary, taking due account of the management declaration of the financial intermediary and the opinion of independent auditors.
Where, no financial intermediary exists, the entrusted entity shall directly monitor the use of the financial instrument based on the reporting and accounts provided by the final recipients.
The entrusted entity shall review, where appropriate on a sample basis, the information provided by the financial intermediaries or final recipients and shall carry out controls as set out in the agreement referred to in Article 217.
4. In case of direct management, the monitoring by the Commission shall build on the reporting and accounts provided by financial intermediaries and final recipients, subject to appropriate controls. The provisions under paragraph 3 shall apply to direct management mutatis mutandis.
5. The agreements implementing the financial instrument shall contain the provisions necessary for the application of paragraphs 1 to 4.
Article 226
Treatment of contributions from the CSF Funds
(Article 140 of the Financial Regulation)
1. Separate records shall be kept for contributions from CSF Funds to financial instruments established under Title VIII of the Financial Regulation and supported by CSF Funds pursuant to the sector specific rules.
2. Contributions from the CSF Funds shall be placed in separate accounts and used in accordance with the objectives of the respective CSF Funds to actions and final recipients consistent with the programme or programmes from which contributions are made.
3. As regards contributions from CSF Funds to financial instruments established under Title VIII of the Financial Regulation, the sector specific rules shall apply.
TITLE IX
PRESENTATION OF THE ACCOUNTS AND ACCOUNTING
CHAPTER 1
Presentation of the accounts
Article 227
Report on budgetary and financial management during the year
(Article 142 of the Financial Regulation)
The report on budgetary and financial management during the year shall give an accurate description of:
(a)
the achievement of the objectives for the year, in accordance with the principle of sound financial management;
(b)
the financial situation and the events which have had a significant influence on activities during the year.
The report on budgetary and financial management shall be separate from the reports on implementation of the budget.
Article 228
Exception to the accounting principles
(Article 144 of the Financial Regulation)
Where, in a specific case, the accounting officers consider that an exception should be made to the content of one of the accounting principles outlined in the Union accounting rules, that exception shall be duly substantiated and reported in the notes to the financial statements referred to in Article 232.
Article 229
Supporting documents
(Article 144 of the Financial Regulation)
1. Each entry shall be based on dated and numbered supporting documents, produced on paper or on a medium which guarantees the reliability and safeguarding of its content for the periods laid down in Article 48.
2. Operations of the same type, carried out in the same place and on the same day may be summarised in a single supporting document.
Article 230
Statement of financial performance
(Article 145 of the Financial Regulation)
The statement of financial performance shall show the income and charges for the year, classified according to their nature.
Article 231
Cash flow statement
(Article 145 of the Financial Regulation)
The cash flow statement shall report cash flows during the period showing the movement between opening and closing treasury amounts.
The treasury shall be made up of the following:
(a)
cash in hand;
(b)
bank accounts and deposits payable on demand;
(c)
other disposable assets which can quickly be converted to cash and whose value is stable.
Article 232
Notes to the financial statements
(Article 145 of the Financial Regulation)
The notes referred to in article 145 of the Financial Regulation shall form an integral part of the financial statements. The notes shall contain at least the following information:
(a)
accounting principles, rules and methods;
(b)
explanatory notes, supplying additional information not contained in the body of the financial statements which is necessary for a true and fair view.
Article 233
Budgetary outturn accounts
(Article 146 of the Financial Regulation)
1. The budgetary outturn accounts shall contain:
(a)
information on revenue comprising:
(i)
changes in the revenue estimates in the budget;
(ii)
the revenue outturn;
(iii)
entitlements established;
(b)
information showing changes in the total commitment and payment appropriations available;
(c)
information showing the use made of the total commitment and payment appropriations available;
(d)
information showing commitments outstanding, those carried over from the previous year and those made during the year.
2. As regards information on revenue, a statement shall also be attached showing, for each Member State, the breakdown of amounts of own resources still to be recovered at the end of the financial year and covered by a recovery order.
Article 234
Modalities of transmission of accounts
(Article 148 of the Financial Regulation)
Provisional accounts and the final accounts referred to in Articles 147 and 148 of the Financial Regulation may be sent by electronic means.
CHAPTER 2
Accounting
Section 1
Organisation of the accounts
Article 235
Organisation of the accounts
(Article 151 of the Financial Regulation)
1. The accounting officer of each institution and body referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall draw up and keep updated documents describing the organisation of the accounts and accounting procedures of his institution and body.
2. Budget revenue and expenditure shall be recorded in the computerised system referred to in Article 236, according to the economic nature of the operation, as current revenue or expenditure or as capital.
Article 236
Computerised systems
(Article 151 of the Financial Regulation)
1. The accounts shall be kept with the help of an integrated computerised system.
2. Where accounts are kept using computerised systems and subsystems, such systems and subsystems shall be described in full.
That description shall define the content of all data fields and specify how the system treats individual operations. It shall state how the system guarantees the existence of a complete audit trail for each operation and for any change made to the computerised systems and subsystems so that it is possible at any time to identify the nature of the change and the person who made it.
The description of computerised accounting systems and subsystems shall indicate any links between those systems and the central accounting system, particularly as regards the transfer of data and the reconciliation of balances.
3. Access to the computerised systems and subsystems shall be confined to persons included on a list of authorised users which is kept and updated by each institution.
Section 2
Accounting ledgers
Article 237
Accounting ledgers
(Article 154 of the Financial Regulation)
Each institution and each body referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall keep a journal, a general ledger and at least sub-ledgers for debtors, creditors and fixed assets, unless it is not justified by cost-benefit considerations.
The accounting ledgers shall consist of electronic documents which are identified by the accounting officer and offer full guarantees for use as evidence.
Entries in the journal shall be transferred to the general ledger, itemised according to the chart of accounts referred to in Article 212.
The journal and the general ledger may be split into as many special journals and special ledgers are necessary to meet requirements.
Entries recorded in special journals and special ledgers shall be centralised at least every month in the journal and in the general ledger.
Article 238
Trial balance
(Article 154 of the Financial Regulation)
Each institution and body referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall establish a trial balance covering all the accounts of the general accounts, including the accounts cleared during the year, with, in each case:
(a)
account number;
(b)
description;
(c)
total debits;
(d)
total credits;
(e)
balance.
Article 239
Accounting reconciliations
(Article 154 of the Financial Regulation)
1. The data in the general ledger shall be kept and organised in such a way as to justify the content of each of the accounts included in the trial balance.
2. As regards the inventory of fixed assets, the provisions of Articles 246 to 253 shall apply.
Section 3
Registration
Article 240
Entries in the accounts
(Article 154 of the Financial Regulation)
1. Entries shall be made using the double entry method, whereby any movement or variation recorded in the accounts shall be represented by an entry establishing an equivalence between the amount debited and the amount credited in the various accounts affected by that entry.
2. The euro counterpart of a transaction denominated in a currency other than the euro shall be calculated and entered in the accounts.
Transactions in foreign currencies in accounts which can be revalued shall be revalued at least each time the accounts are closed.
That revaluation shall be based on the rates laid down in accordance with Article 6.
The rate to be used for conversion between the euro and another currency to draw up the balance sheet at 31 December of year N shall be that of the last working day of year N.
3. The Union accounting rules adopted under Article 152 of the Financial Regulation shall specify the conversion and re-evaluation rules to be provided for the purposes of accrual accounting.
Article 241
Accounting records
(Article 154 of the Financial Regulation)
All accounting records shall specify the origin, content and booking reference of each data item and the references of the relevant supporting documents.
Article 242
Recording in the journal
(Article 154 of the Financial Regulation)
Accounting operations shall be recorded in the journal by one of the following methods, which are not mutually exclusive:
(a)
day by day, operation by operation;
(b)
in the form of a monthly summary of the total amounts involved in operations, provided that all documents allowing verification of individual operations day by day are kept.
Article 243
Validation of entries
(Article 154 of the Financial Regulation)
1. Entries in the journal and in sub-ledgers shall be made final by means of a validation procedure prohibiting any change to or deletion of the entry.
2. A closure procedure designed to freeze the chronology of records and guarantee their inviolability shall be implemented at the latest before the final financial statements are presented.
Section 4
Reconciliation and verification
Article 244
Reconciliation of accounts
(Article 154 of the Financial Regulation)
1. The balance of accounts in the trial balance shall be reconciled periodically and at least at the annual closure, with the data from the management systems used by authorising officers for the management of assets and liabilities and for the daily input into the accounting system.
2. Periodically, and at least whenever the accounts are closed, the accounting officer shall check that the bank balances correspond to the actual situation, in particular as regards:
(a)
cash at bank, by reconciliation of the statements of account from financial institutions;
(b)
cash in cash offices, by reconciliation with the data in the cash book.
The fixed assets accounts shall be reviewed in accordance with Article 250.
3. The interinstitutional liaison accounts shall be reconciled monthly.
4. The suspense accounts shall be opened and reviewed annually by the accounting officer. Those accounts shall be under the responsibility of the authorising officer and he shall clear them as soon as possible.
Section 5
Budget accounts
Article 245
Content and keeping of budget accounts
(Article 156 of the Financial Regulation)
1. The budget accounts shall show, for each subdivision of the budget:
(a)
in the case of expenditure:
(i)
the appropriations authorised in the initial budget, the appropriations entered in amending budgets, the appropriations carried over, the appropriations available following collection of assigned revenue, transfers of appropriations and the total appropriations thus available;
(ii)
the commitments and payments in respect of the financial year;
(b)
in the case of revenue:
(i)
the estimates entered in the initial budget, the estimates entered in amending budgets, assigned revenue and the total amount of estimates thus determined;
(ii)
the entitlements established and the amounts recovered in respect of the financial year in question;
(c)
the commitments still to be paid and revenue still to be recovered carried forward from previous financial years.
The commitment appropriations and payment appropriations referred to in point (a) of the first subparagraph shall be entered and shown separately.
The global provisional commitments relating to the European Agricultural Guarantee Fund (hereinafter ‘EAGF’) and the corresponding payments shall also be recorded in the budget accounts.
Those commitments shall be presented in respect of total EAGF appropriations.
2. The budget accounts shall show separately:
(a)
the use of appropriations carried over and the appropriations for the year;
(b)
the clearance of outstanding commitments.
On the revenue side, amounts still to be recovered from previous financial years shall be shown separately.
3. The budget accounts may be organised in such a way as to develop a cost accounting system.
4. The budget accounts shall be kept using computer systems, in books or on file cards.
CHAPTER 3
Property inventories
Article 246
Property inventories
(Article 157 of the Financial Regulation)
The system of property inventories shall be established by the authorising officer with technical assistance from the accounting officer. That inventory system must supply all the information required for keeping the accounts and safeguarding assets.
Article 247
Safeguarding property
(Article 157 of the Financial Regulation)
Each of the institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall adopt provisions on safeguarding the assets included in their respective balance sheets and decide which administrative departments are responsible for the inventory system.
Article 248
Entry of items in the inventory
(Article 157 of the Financial Regulation)
All items acquired with a period of use greater than one year, which are not consumables, and whose purchase price or production cost is higher than that indicated in the Union accounting rules adopted under Article 152 of the Financial Regulation shall be entered in the inventory and recorded in the fixed assets accounts.
Article 249
Content of the inventory for each item
(Article 157 of the Financial Regulation)
The inventory shall contain an appropriate description of each item and specify its location, or for movable items, the service or person responsible, the date of acquisition and its unit cost.
Article 250
Inventory checks of movable property
(Article 157 of the Financial Regulation)
Inventory checks carried out by the institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall be performed in such a way as to ensure that each item physically exists and matches the relevant entry in the inventory. Such checks shall be carried out under an annual verification programme, save for fixed tangible assets and intangible assets, which shall be checked at least on a three-year basis.
Article 251
Resale of tangible assets
(Article 157 of the Financial Regulation)
Members, officials or other servants and any other staff of the institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation may not acquire items that are resold by these institutions and bodies, save where those items are resold by public tender procedure.
Article 252
Procedure for sale of tangible assets
(Article 157 of the Financial Regulation)
1. Sales of tangible assets shall be advertised locally in appropriate manner, if the unit purchase value is EUR 8 100 or more. The period between publication of the last announcement and conclusion of the sales contract shall be no less than 14 calendar days.
The sales referred to in the first subparagraph shall be the subject of a notice of sale published in the Official Journal of the European Union, if the unit purchase value is EUR 391 100 or more. Appropriate advertising may also be placed in the Member States’ press. The period between the date of publication of the notice in the Official Journal of the European Union and conclusion of the sales contract shall be no less than one month.
2. The institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation may forgo advertising where the cost of advertising exceeds the expected return from the operation.
3. The institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation shall always endeavour to obtain the best price for sales of tangible assets.
4. Paragraphs 1, 2 and 3 shall not apply to sales between Union institutions and their bodies referred to in Article 208 of the Financial Regulation.
Article 253
Procedure for disposing of tangible assets
(Article 157 of the Financial Regulation)
A statement or record shall be drawn up by the authorising officer whenever any property in the inventory, including buildings, is sold, given away free of charge, scrapped, hired out or missing on account of loss, theft or any other reason.
The statement or record shall indicate in particular whether the item must be replaced at the expense of an official or other servant of the Union or any other person.
Where immovable property or major installations are made available free of charge, a contract must be drawn up and the case notified in an annual report sent to the European Parliament and the Council when the draft budget is presented.
Members, officials or other servants and any other staff of the institutions and bodies referred to in Article 141 of the Financial Regulation may not be recipients of the property in the inventory given away free of charge or scrapped.
Article 254
Inventory and advertising of sales in Union delegations
(Article 157 of the Financial Regulation)
1. In the case of the Union delegations, the permanent inventories of movable property belonging to the Union shall be kept locally. They shall be sent regularly to the central departments in accordance with the rules adopted by each institution.
Movable property in transit to the Union delegations shall be entered on a provisional list before being recorded in the permanent inventories.
2. The advertising for sales of movable property of Union delegations shall be done in accordance with local usage.
PART TWO
SPECIAL PROVISIONS
TITLE I
RESEARCH
Article 255
Types of operations
(Article 181 of the Financial Regulation)
1. Direct action shall be carried out by the establishments of the Joint Research Centre (hereinafter ‘JRC’) and shall in principle be entirely financed from the budget. It shall consist of:
(a)
research programmes;
(b)
exploratory research activities;
(c)
scientific and technical support activities of an institutional nature.
2. The JRC may participate in indirect actions under the conditions laid down in Article 183 of the Financial Regulation.
3. The estimate of amount receivable, as referred to in Article 181(2) of the Financial Regulation shall be sent to the accounting officer for registration.
Article 256
Additional rules applicable to the JRC
(Article 183 of the Financial Regulation)
1. The activities of a competitive nature conducted by the JRC shall consist of:
(a)
activities carried out following grant or procurement procedures;
(b)
activities on behalf of third parties;
(c)
activities undertaken under an administrative agreement with other institutions or other Commission departments for the provision of technical-scientific services.
2. Where the activities conducted by the JRC for third parties involve procurement, the procurement procedure shall comply with the principles of transparency and equal treatment.
3. The estimates of amounts receivable referred to in Article 183(2) of the Financial Regulation shall be sent to the accounting officer for registration.
TITLE II
EXTERNAL ACTIONS
CHAPTER I
General provisions
Article 257
Actions which may be financed
(Article 184 of the Financial Regulation)
Appropriations for the actions referred to in Chapter 1 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation may, in particular, finance procurement contracts, grants, including interest rate subsidies, special loans, loan guarantees and financial assistance, budgetary support and other specific forms of budgetary aid.
CHAPTER II
Budget support and multi-donor trust funds
Article 258
Use of budget support
(Article 186 of the Financial Regulation)
1. Where provided for in the relevant basic acts, the Commission may use sectoral or general budget support within a third country if the following conditions are met:
(a)
the partner country’s management of public finances is sufficiently transparent, reliable and effective;
(b)
the partner country has put in place sufficiently credible and relevant sectoral or national policies; and
(c)
where the partner country has put in place stability oriented macroeconomic policies.
2. Agreements concluded with the partner country shall contain an obligation for that country to provide the Commission with reliable and timely information which allows the Commission to evaluate the fulfilment of the conditions set out in paragraph 1.
Article 259
Union trust funds for external actions
(Article 187 of the Financial Regulation)
The contributions of other donors shall be taken into account when cashed in the specific bank account of the trust fund and for the amount in euro resulting from the conversion at their reception on the specific bank account.
The Union contribution shall be transferred in due time to cover the legal commitments of the trust fund taking due account of available funds provided by the other donors.
Interests accumulated on the trust fund’s specific bank account shall be invested in the trust fund except where otherwise provided for in the constitutive act of the trust fund.
All transactions made on the bank account referred to in the third paragraph during the year shall be properly accounted for in the accounts of the trust fund.
Financial reporting on the operations carried out by each trust fund shall be established twice every year by the authorising officer.
The trust funds shall be subject to an independent external audit every year.
The board of the trust fund shall approve the annual report of the trust fund drawn up by the authorising officer together with annual accounts drawn up by the accounting officer. Those reports shall be attached to the annual report of the authorising officer by delegation and presented to the European Parliament and Council within the discharge procedure of the Commission.
The rules for composition of the board and its internal rules shall be laid down in the constitutive act of the trust fund adopted by the Commission and adhered to by the donors. Those rules shall ensure a fair representation of the donors and include the requirement to have the positive vote of the Commission for the final decision on the use of the funds.
CHAPTER III
Procurement
Article 260
Renting of buildings
(Article 190 of the Financial Regulation)
The only buildings contracts which may be financed from operating appropriations for external action shall be those relating to the renting of buildings already constructed at the time the lease is signed. These contracts shall be published as laid down in Article 124.
Article 261
Definitions
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. Service contracts shall comprise study and technical assistance contracts.
A study contract is a service contract concluded between a supplier and the contracting authority which includes studies for the identification and preparation of projects, feasibility studies, economic and market studies, technical studies and audits.
A technical assistance contract is where the supplier is called on to play an advisory role, to manage or supervise a project or to provide the consultants specified in the contract.
2. Where a third country has qualified management staff in its departments or entities with public-sector participation, the contracts may be performed directly by these departments or entities by direct labour.
Article 262
Special provisions relating to thresholds and the arrangements for awarding external contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. Articles 123 to 126, with the exception of the definitions, paragraphs 3 and 4 of Article 127, Articles 128, 134 to 137, paragraphs 3 to 6 of Article 139, Articles 148(4), 151(2), 152 to 158, 160 and 164 of this Regulation shall not apply to procurement contracts concluded by the contracting authorities referred to in Article 190(2) of the Financial Regulation or on their behalf.
Implementation of the procurement provisions under this Chapter shall be decided by the Commission, including the appropriate controls to be applied by the responsible authorising officer where the Commission is not the contracting authority.
2. In the event of failure to comply with the procedures referred to in paragraph 1, expenditure on the operations in question shall not be eligible for Union financing.
3. This Chapter shall not apply to the contracting authorities referred to in Article 190(2)(b) of the Financial Regulation where, following the checks referred to in Article 61 of the Financial Regulation, the Commission has authorised them to use their own procurement procedures.
Article 263
Advertising and non-discrimination
(Articles 190 and 191 of the Financial Regulation)
1. The Commission shall take the necessary implementing measures to guarantee as wide a participation as possible, on equal terms, in competitive tendering for the award of contracts financed by the Union. To that end, care shall be taken in particular to:
(a)
ensure adequate publication, in reasonable time, of the prior information notices, contract notices and award notices;
(b)
eliminate any discriminatory practice or technical specifications liable to hamper wide participation on equal terms by all natural or legal persons referred to in Article 182 of the Financial Regulation.
2. Articles 265(5), 267(3) and 269(4) shall be without prejudice to the use of e-procurement.
Article 264
Advertising
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. The prior information notice for international calls for tender shall be sent to the Publications Office as early as possible for supply and service contracts and as quickly as possible after the decision authorising the programme for works contracts.
2. For the purposes of this Chapter, the contract notice shall be published:
(a)
at least in the Official Journal of the European Union and on the internet for international calls for tender;
(b)
at least in the official gazette of the recipient State or in any equivalent publication for local invitations to tender.
Where the contract notice is also published locally, it must be identical to the one published in the Official Journal of the European Union and on the internet and it must be published simultaneously. The Commission shall be responsible for publication in the Official Journal of the European Union and on the internet. If the notice is published locally, this may be done by the entities referred to in Article 190(2)(b) of the Financial Regulation.
3. The award notice shall be sent when the contract is signed except where, if still necessary, the contract was declared secret or where the performance of the contract must be accompanied by special security measures, or when the protection of the essential interests of the European Union, or the beneficiary country so requires, and where the publication of the award notice is deemed not to be appropriate.
Article 265
Thresholds and procedures for awarding service contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. The thresholds and procedures referred to in Article 190 of the Financial Regulation shall be as follows for service contracts:
(a)
for contracts with a value of EUR 300 000 or more:
(i)
an international restricted invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and Article 264(2)(a);
(ii)
an international open invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and Article 264(2)(a);
(b)
for contracts with a value of less than EUR 300 000: competitive negotiated procedure within the meaning of paragraph 3 of this Article, or a framework contract.
Contracts with a value of less than or equal to EUR 20 000 may be awarded on the basis of a single tender.
Payments for amounts less than or equal to EUR 2 500 in respect of item of expenditure may consist simply in payment against invoices without prior acceptance of a tender.
2. In the international restricted procedure referred to in point (a) of paragraph 1, the contract notice shall state the number of candidates who will be invited to submit tenders. For service contracts at least four candidates shall be invited. The number of candidates allowed to submit tenders must be sufficient to ensure genuine competition.
The list of selected candidates shall be published on the Commission’s internet site.
If the number of candidates satisfying the selection criteria or the minimum capacity levels is less than the minimum number, the contracting authority may invite to submit a tender only those candidates who satisfy the criteria to submit a tender.
3. Under the negotiated procedure referred to in point (b) of paragraph 1, the contracting authority shall draw up a list of at least three tenderers of its choice. The procedure involves limited competitive tendering, without publication of a notice and shall be known as a competitive negotiated procedure not covered by Article 129.
Tenderers for the competitive negotiated procedure may be chosen from an appropriately advertised list of vendors as referred to in Article 136(1)(b). That list shall be drawn up following a call for expression of interest and shall be valid for no more than five years from the date of advertisement. That list may include sub-lists. Any interested person may submit an application at any time during the period of validity of the list, except for the last three months of that period. Where a contract is to be awarded the contracting authority shall invite all vendors entered on the relevant list or sub-list to submit a tender.
Tenders shall be opened and evaluated by an evaluation committee with the necessary technical and administrative expertise. The members of the evaluation committee must sign a declaration of impartiality.
If following consultation of the tenderers, the contracting authority receives only one tender that is administrative and technically valid, the contract may be awarded provided that the award criteria are met.
4. For legal services according to the CPV nomenclature, the contracting authorities may use the competitive negotiated procedure, whatever is the estimated value of the contract.
5. The bids shall be sent in a package or outer envelope containing two separate sealed envelopes, one bearing the words ‘Envelope A - Technical bid’ and the other the words ‘Envelope B - Financial bid’. The outer envelope shall bear:
(a)
the address indicated in the tender documents for the submission of tenders;
(b)
the reference to the call for tenders to which the tenderer is responding;
(c)
where appropriate, the numbers of the lots for which a tender is being submitted;
(d)
the phrase ‘Not to be opened before the tender-opening session’, in the language of the tender documents.
If interviews were envisaged in the tender documents, the evaluation committee may interview the principal members of the team of experts proposed in the technically acceptable bids, after establishing its written provisional conclusions and before definitively concluding the evaluation of the technical bids. In such cases the experts shall be interviewed by the evaluation committee, preferably collectively if they form a team, and at intervals close enough to allow comparisons to be made. Interviews shall be conducted in accordance with a standard model agreed in advance by the selection board and applied to all the experts or teams called for interview. The date and time of the interview must be communicated to the tenderers at least 10 calendar days in advance. In cases of force majeure, preventing the tenderer from attending the interview, a new date and time must be sent to the tenderer.
6. The contract award criteria shall serve to identify the tender offering best value for money.
The tender offering best value for money shall be selected using an 80/20 weighting distribution between technical quality and price. For that purpose:
(a)
the score awarded to the technical bids shall be multiplied by 0,80;
(b)
the score awarded to the price bids shall be multiplied by 0,20.
Article 266
Use of the negotiated procedure for service contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. For service contracts, contracting authorities may use the negotiated procedure with a single tender in the following cases:
(a)
where, for reasons of extreme urgency brought about by events which the contracting authorities could not have foreseen and which can in no way be attributed to them, the time limit for the procedures referred to in points (a), (b) and (c) of Article 104(1) of the Financial Regulation cannot be kept;
(b)
where the services are entrusted to public-sector bodies or to non-profit institutions or associations and relate to activities of an institutional nature or designed to provide assistance to peoples in the social field;
(c)
for services which are an extension of services already started, subject to the conditions laid down in paragraph 2;
(d)
where the tender procedure or the attempt to use a framework contract has been unsuccessful, that is to say, where no qualitatively and/or financially worthwhile tender has been received, in which case, after cancelling the tender procedure, the contracting authority may negotiate with one or more tenderers of its choice, from among those that took part in the invitation to tender, provided that the original terms of the contract are not substantially altered;
(e)
where the contract concerned follows a contest and must, under the rules applying, be awarded to the successful candidate or to one of the successful candidates, in which case, all successful candidates shall be invited to participate in the negotiations;
(f)
where, for technical reasons, or for reasons connected with the protection of exclusive rights, the contract can be awarded only to a particular service provider;
(g)
for contracts declared to be secret, or for contracts whose performance must be accompanied by special security measures or when the protection of the essential interests of the Union or the beneficiary country so requires;
(h)
where a new contract has to be concluded after early termination of an existing contract.
For the purposes of point (a) of the first subparagraph of this paragraph, operations carried out in crisis situations as referred to in Article 190(2) shall be considered to satisfy the test of extreme urgency. The authorising officer by delegation, where appropriate in concertation with the other authorising officers by delegation concerned, shall establish that a situation of extreme urgency exists and shall review his decision regularly with regard to the principle of sound financial management.
Activities of an institutional nature referred to in point (b) of the first subparagraph include services directly linked to the statutory mission of the public sector bodies.
2. Services which are an extension of services already started, as referred to in point (c) of paragraph 1, are as follows:
(a)
additional services not covered by the principal contract but which, as a result of unforeseen circumstances, have become necessary for the performance of the contract, provided that the additional service cannot be technically and economically separated from the principal contract without serious inconvenience for the contracting authority and the aggregate amount of additional services does not exceed 50 % of the value of the principal contract;
(b)
additional services consisting in the repetition of similar services entrusted to the contractor providing services under a first contract, provided that:
(i)
a contract notice was published for the first service and the possibility of using the negotiated procedure for new services for the project and the estimated cost were clearly indicated in the contract notice published for the first service;
(ii)
the extension of the contract is for a value and duration not exceeding the value and the duration of the initial contract.
Article 267
Thresholds and procedures for awarding supply contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. The thresholds and procedures referred to in Article 190 of the Financial Regulation shall be as follows for supply contracts:
(a)
for contracts with a value of EUR 300 000 or more: an international open invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and Article 264(2)(a);
(b)
for contracts with a value of less than EUR 300 000: a framework contract or:
(i)
for contracts of a value of EUR 100 000 or more but less than EUR 300 000: local open invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and point (b) of Article 264(2);
(ii)
for contracts with a value of less than EUR 100 000: competitive negotiated procedure within the meaning of paragraph 2.
(c)
payments for amounts less than or equal to EUR 2 500 in respect of item of expenditure may consist simply in payment against invoices without prior acceptance of a tender.
Contracts with a value of less than or equal to EUR 20 000 may be awarded on the basis of a single tender.
2. Under the negotiated procedure referred to in point (b)(ii) of paragraph 1 of this Article, the contracting authority shall draw up a list of at least three suppliers of its choice. The procedure involves limited competitive tendering, without publication of a notice and shall be known as a competitive negotiated procedure not covered by Article 129.
Tenders shall be opened and evaluated by an evaluated by an evaluation committee with the necessary technical and administrative expertise. The members of the evaluation committee must sign a declaration of impartiality.
If following the consultation of the suppliers, the contracting authority receives only one tender that is administrative and technically valid, the contract may be awarded provided that the award criteria are met.
3. Each technical and financial bid must be placed in a single sealed envelope, itself placed in a package or outer envelope. The inner envelope shall bear:
(a)
the address indicated in the tender documents for the submission of tenders;
(b)
the reference to the call for tenders to which the tenderer is responding;
(c)
where appropriate, the numbers of the lots for which a tender is being submitted;
(d)
the phrase ‘Not to be opened before the tender-opening session’, in the language of the tender documents.
At the place and time set in the tender documents, the tenders shall be opened in public by the evaluation committee. At the public tender-opening session, the names of the tenderers, the prices quoted, the provision of the necessary tender guarantee and any other formality which the contracting authority considers appropriate must be announced.
4. In the case of a supply contract not involving after-sales service, the sole award criterion shall be price.
Where proposals for after-sales service or for training are particularly significant, the tender offering either the lowest price or best value for money shall be chosen, with due account for the technical quality of the service offered and the price quoted.
Article 268
Use of the negotiated procedure for supply contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. Supply contracts may be awarded by negotiated procedure with a single tender in the following cases:
(a)
where, for reasons of extreme urgency brought about by events which the contracting authorities could not have foreseen and which can in no way be attributed to them, the time limit for the procedures referred to in points (a), (b) and (c) of Article 111(1) of the Financial Regulation cannot be kept;
(b)
where warranted by the nature or particular characteristics of the supplies, for example, where performance of the contract is exclusively reserved for the holders of patents or licences to use patents;
(c)
for additional deliveries by the original supplier intended either as a partial replacement of normal supplies or installations or as the extension of existing supplies or installations, where a change of supplier would oblige the contracting authority to acquire equipment having different technical characteristics which would result in either incompatibility or disproportionate technical difficulties in operation and maintenance;
(d)
where the tender procedure has been unsuccessful, that is where no qualitatively or financially worthwhile tender has been received;
(e)
for contracts declared to be secret, or for contracts whose performance must be accompanied by special security measures or when the protection of the essential interests of the Union or the beneficiary country so requires;
(f)
for contracts in respect of supplies quoted and purchases on a commodity market;
(g)
for contracts in respect of purchases on particularly advantageous terms, either from a supplier which is definitively winding up its business activities, or from the receivers or liquidators of a bankruptcy, an arrangement with creditors, or a similar procedure under national law;
(h)
where a new contract has to be concluded after early termination of an existing contract.
In cases referred to in point (d) of the first subparagraph, after cancelling the tender procedure, the contracting authority may negotiate with one or more tenderers of its choice, from among those that took part in the invitation to tender, provided that the original terms of the contract are not substantially altered.
2. For the purposes of point (a) of paragraph 1 of this Article, operations carried out in crisis situations as referred to in Article 190(2) shall be considered to satisfy the test of extreme urgency. The authorising officer by delegation, where appropriate in concertation with the other authorising officers by delegation concerned, shall establish that a situation of extreme urgency exists and shall review his decision regularly with regard to the principle of sound financial management.
Article 269
Thresholds and procedures for awarding works contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. The thresholds and procedures referred to in Article 190 of the Financial Regulation shall be as follows for works contracts:
(a)
for contracts with a value of EUR 5 000 000 or more any of the following:
(i)
an international open invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and point (a) of Article 264(2);
(ii)
in view of the characteristics of certain works, an international restricted invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and point (a) of Article 264(2);
(b)
for contracts with a value of EUR 300 000 or more but less than EUR 5 000 000: a local open invitation to tender within the meaning of Article 127(2) and Article 264(2)(b);
(c)
for contracts with a value of less than EUR 300 000: a competitive negotiated procedure within the meaning of paragraph 2 of this Article;
Contracts with a value of less than or equal to EUR 20 000 may be awarded on the basis of a single tender.
2. Under the negotiated procedure referred to in point (c) of paragraph 1 of this Article, the contracting authority shall draw up a list of at least three contractors of its choice. The procedure involves limited competitive tendering, without publication of a notice and shall be known as a competitive negotiated procedure not covered by Article 129.
Tenders shall be opened and evaluated by an evaluation committee with the necessary technical and administrative expertise. The members of the evaluation committee must sign a declaration of impartiality.
If following the consultation of the contractors, the contracting authority receives only one tender that is administrative and technically valid, the contract may be awarded provided that the award criteria are met.
3. The selection criteria shall cover the capacity of the tenderer to carry out similar contracts, in particular by reference to works carried out in recent years. Once selection is made and since inadmissible tenders have already been eliminated, the only award criterion shall be the price.
4. Each technical and financial bid must be placed in a single sealed envelope, itself placed in a package or outer envelope. The inner envelope shall bear:
(a)
the address indicated in the tender documents for the submission of tenders;
(b)
the reference to the call for tenders to which the tenderer is responding;
(c)
where appropriate, the numbers of the lots for which a tender is being submitted;
(d)
the phrase ‘Not to be opened before the tender-opening session’, in the language of the tender documents.
At the place and time set in the tender documents, the tenders shall be opened in public by the evaluation committee. At the public tender-opening session, the names of the tenderers, the prices quoted, the provision of the necessary tender guarantee and any other formality which the contracting authority thinks appropriate must be announced.
Article 270
Use of the negotiated procedure for works contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. Works contracts may be awarded by negotiated procedure with a single tender in the following cases:
(a)
where, for reasons of extreme urgency brought about by events which the contracting authorities could not have foreseen and which can in no way be attributed to them, the time limit for the procedures referred to in points (a), (b) and (c) of Article 111(1) of the Financial Regulation cannot be kept;
(b)
for additional works not included in the initial contract concluded but which have, through unforeseen circumstances, become necessary for carrying out the work described therein, subject to the conditions laid down in paragraph 2;
(c)
where the tender procedure has been unsuccessful, that is where no qualitatively or financially worthwhile tender has been received;
(d)
for contracts declared to be secret, or for contracts whose performance must be accompanied by special security measures or when the protection of the essential interests of the Union or the beneficiary country so requires;
(e)
where a new contract has to be concluded after early termination of an existing contract.
For the purposes of point (a) of the first subparagraph of this paragraph, operations carried out in crisis situations as referred to in Article 190(2) shall be considered to satisfy the test of extreme urgency. The authorising officer by delegation, where appropriate in concertation with the other authorising officers by delegation concerned, shall establish that a situation of extreme urgency exists and shall review his decision regularly with regard to the principle of sound financial management.
In cases referred to in point (c) of the first subparagraph, after cancelling the tender procedure, the contracting authority may negotiate with one or more tenderers of its choice, from among those that took part in the invitation to tender, provided that the original terms of the contract are not substantially altered.
2. The additional works referred to in point (b) of paragraph 1 shall be awarded to the work contractor already carrying out the work:
(a)
where such works cannot be technically or economically separated from the main contract without serious inconvenience for the contracting authority;
(b)
where such works, although separable from the performance of the original contract, are strictly necessary for its completion;
(c)
where the aggregate value of contracts awarded for additional works does not exceed 50 % of the value of the principal contract.
Article 271
Use of the negotiated procedure for buildings contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
Buildings contracts as referred to in Article 260 may be awarded by negotiated procedure after the local market has been prospected.
Article 272
Choice of procurement procedure for mixed contracts
(Article 190 of the Financial Regulation)
In the case of contracts involving both supplies of services and supplies of goods or execution of works, the contracting authority, after the Commission has given its agreement if it is not the contracting authority, shall determine the thresholds and procedures applicable by reference to the predominant aspect assessed on the basis of the relative value and the operational significance of the various components of the contract.
Article 273
Tender documents
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. The tender documents referred to in Article 138 shall be drawn up on the basis of best international practices and in accordance with the provisions of this Chapter regarding advertising and contacts between the contracting authority and tenderers.
2. For service contracts, the tender file must contain the following documents:
(a)
instructions to tenderers, which must include:
(i)
the type of contract;
(ii)
the award criteria and their weightings;
(iii)
the possibility of interviews and the timetable for them;
(iv)
whether variants are permitted;
(v)
the proportion of sub-contracting which may be authorised;
(vi)
the maximum budget available for the contract;
(vii)
the currency of tenders;
(b)
shortlist of candidates selected (mentioning the ban on association);
(c)
general conditions for service contracts;
(d)
specific conditions which amplify, supplement or derogate from the general conditions;
(e)
terms of reference indicating the planned timetable for the project and dates from which it is planned that the principal experts must be available;
(f)
price schedule (for completion by the tenderer);
(g)
tender form;
(h)
contract form;
(i)
if applicable, bank (or similar) guarantee forms for the payment of pre-financing.
Point (h) of the first subparagraph shall not apply to cases where, due to exceptional and duly justified circumstances, the model contract cannot be used.
3. For supply contracts, the tender file must contain the following documents:
(a)
instructions to tenderers, which must include:
(i)
the selection and award criteria;
(ii)
whether variants are authorised;
(iii)
the currency of tenders;
(b)
general conditions for supply contracts;
(c)
specific conditions which amplify, supplement or derogate from the general conditions;
(d)
technical annex containing any plans, technical specifications and the planned timetable for performance of the contract;
(e)
price schedule (for completion by the tenderer) and the breakdown of prices;
(f)
tender form;
(g)
contract form;
(h)
if applicable, bank (or similar) guarantee forms for:
(i)
the tender;
(ii)
payment of pre-financing;
(iii)
proper performance.
Point (g) of the first subparagraph shall not apply to cases where, due to exceptional and duly justified circumstances, the model contract cannot be used.
4. For works contracts, the tender file must contain the following documents:
(a)
instructions to tenderers, which must include:
(i)
the selection and award criteria;
(ii)
whether variants are authorised;
(iii)
the currency of tenders;
(b)
general conditions for works contracts;
(c)
specific conditions which amplify, supplement or derogate from the general conditions;
(d)
technical annexes containing plans, technical specifications and the planned timetable for performance of the contract;
(e)
price schedule (for completion by the tenderer) and the breakdown of prices;
(f)
tender form;
(g)
contract form;
(h)
if applicable, bank (or similar) guarantee forms for:
(i)
the tender;
(ii)
payment of pre-financing;
(iii)
proper performance.
Point (g) of the first subparagraph shall not apply to cases where, due to exceptional and duly justified circumstances, the model contract cannot be used.
5. In the event of contradiction between the specific conditions referred to in point (d) of paragraph 2, point (c) of paragraph 3 and point (c) of paragraph 4 and the general conditions, those specific conditions shall apply.
6. Where contracting authorities require the production of certificates drawn up by independent bodies attesting the compliance of the economic operator with certain quality assurance standards, they shall refer to quality assurance systems based on the relevant European or, where appropriate, international standards certified by bodies conforming to the European or international standards on certification. They shall also accept other evidence of equivalent quality assurance measures from economic operators.
Article 274
Guarantees
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. By way of derogation from Article 163, advance guarantees shall be denominated in euro or in the currency of the contract they cover.
2. The contracting authority may demand a tender guarantee, within the meaning of this Chapter, representing 1 % to 2 % of the overall value of the contract for supply and works contracts. It shall comply with Article 163. It shall be released when the contract is signed. It shall be retained if a tender submitted by the final date for submission is subsequently withdrawn.
3. A performance guarantee may be required by the contracting authority for an amount set in the tender file and corresponding to between 5 and 10 % of the total value of the contract for supply and works contracts. This guarantee shall be determined on the basis of objective criteria such as the type and value of the contract.
However, a performance guarantee shall be required where the following thresholds are exceeded:
(a)
EUR 345 000 for works contracts,
(b)
EUR 150 000 for supply contracts.
The guarantee shall remain valid at least until final acceptance of the supplies and works. If the contract is not properly performed the entire guarantee shall be retained.
Article 275
Time limits for procedures
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. Tenders must reach the contracting authority at the address and by no later than the date and time shown in the invitation to tender. The time limit for receipt of tenders and requests to participate, laid down by the contracting authorities, shall be long enough to allow interested parties a reasonable and appropriate period to prepare and submit their tenders.
For service contracts, the minimum time between the date of dispatch of the letter of invitation to tender and the final date for receipt of tenders shall be 50 days. However, in urgent cases other time limits may be authorised.
2. Tenderers may put questions in writing before the closing date for receipt of tenders. The contracting authority shall provide the answers to the questions before the closing date for receipt of tenders.
3. In international restricted procedures, the time limit for receipt of requests to participate shall be no less than 30 days from the date on which the contract notice is published. The period between the date on which the letter of invitation is sent and the final date for the receipt of tenders shall be no less than 50 days. However, in certain exceptional cases other time limits may be authorised.
4. In international open procedures, the time limits for receipt of tenders, running from the date on which the contract notice is sent, shall be at least:
(a)
90 days for works contracts;
(b)
60 days for supply contracts.
However, in certain exceptional cases other time limits may be authorised.
5. In local open procedures, the time limits for receipt of tenders, running from the date when the contract notice is published, shall be at least:
(a)
60 days for works contracts;
(b)
30 days for supply contracts.
However, in certain exceptional cases other time limits may be authorised.
6. For the competitive negotiated procedures referred to in Articles 265(1)(b), 267(1)(c) and 269(1)(c), candidates shall be allowed at least 30 days from the date of dispatch of the letter of invitation to tender in which to submit their tenders.
7. The time limits specified in paragraphs 1 to 6 are expressed in calendar days.
Article 276
Evaluation committee
(Article 190 of the Financial Regulation)
1. All requests to participate and tenders declared as satisfying the requirements shall be evaluated and ranked by an evaluation committee on the basis of the exclusion, selection and award criteria announced in advance. This committee shall have an odd number of members, at least three, with all the necessary technical and administrative expertise to assess the tenders.
2. If the Commission is not the contracting authority, it may request to receive a copy of tender documents, tenders, the evaluation of the tenders and the signed contracts. It may also participate as an observer to the opening and evaluation of tenders.
3. Tenders which do not contain all the essential items demanded in the tender documents or which do not correspond to the specific requirements laid down shall be eliminated.
However, the evaluation committee or the contracting authority may ask candidates or tenderers to supply additional material or to clarify the supporting documents submitted in connection with the exclusion, selection and award criteria, within the time limit they specify and having respect to the principle of equal treatment.
4. In the case of abnormally low tenders as referred to in Article 151, the committee shall ask for the necessary clarifications concerning the composition of the tender.
5. The obligation to establish an evaluation committee may be waived for procedures with a value less than or equal to EUR 20 000.
CHAPTER IV
Grants
Article 277
Financing in full
(Article 192 of the Financial Regulation)
In case of derogation from the co-financing requirement, grounds shall be provided in the award decision.
TITLE III
EUROPEAN OFFICES
Article 278
The European offices and setting up of additional offices
(Article 195 of the Financial Regulation)
The offices referred to in Article 195 of the Financial Regulation are as follows:
(a)
the Publications Office;
(b)
the European Anti-Fraud Office;
(c)
The European Personnel Selection Office and the European Administrative School administratively attached to it;
(d)
the Office for the Administration and Payment of Individual Entitlements;
(e)
the Office for Infrastructure and Logistics in Brussels and the Office for Infrastructure and Logistics in Luxembourg.
One or more institutions may set up additional offices provided that this can be justified by a cost-benefit study and guarantees the visibility of the Union action.
Article 279
Delegations by the institutions to interinstitutional European offices
(Articles 195 and 199 of the Financial Regulation)
Each institution shall be responsible for budgetary commitments. The institutions may delegate to the Director of the interinstitutional European office concerned all subsequent acts, in particular legal commitments, validation of expenditure, authorisation of payments and implementation of revenue, and shall set the limits and conditions for such delegation of powers.
Article 280
Specific rules for the Publications Office
(Articles 195 and 199 of the Financial Regulation)
With regard to the Publications Office, each institution shall decide on its publication policy. The net proceeds from the sale of publications shall be reused as assigned revenue by the institution which is the author of those publications, in accordance with Article 21 of the Financial Regulation.
Article 281
Delegation of certain tasks by the accounting officer
(Article 196 of the Financial Regulation)
The Commission accounting officer, acting on a proposal from the management committee of the Office in question, may delegate to a member of the staff of the Office some of his tasks relating to the collection of revenue and the payment of expenditure made directly by the Office in question.
Article 282
Treasury - bank accounts
(Article 196 of the Financial Regulation)
To meet the cash requirements of an interinstitutional Office, bank accounts or post office giro accounts may be opened in its name by the Commission, acting on a proposal from the management committee. The final cash position for each year shall be reconciled and adjusted between the Office in question and the Commission at the end of the financial year.
TITLE IV
ADMINISTRATIVE APPROPRIATIONS
Article 283
General provisions
(Article 201 of the Financial Regulation)
The administrative appropriations covered by this Title shall be those set out in Article 41 of the Financial Regulation.
Budgetary commitments corresponding to administrative appropriations of a type common to several titles and which are managed globally may be recorded globally in the budgetary accounting following the summary classification by type as set out in Article 25.
The corresponding expenditure shall be booked to the budget lines of each title according to the same distribution as for appropriations.
Article 284
Rent guarantees
(Article 201 of the Financial Regulation)
Rent guarantees provided by the institutions shall take the form of a bank guarantee or a deposit on a blocked bank account in the name of the institution and of the lessor, denominated in euro, save in duly substantiated cases.
However, where, for transactions in third countries, it is not possible to use any of those forms of rent guarantees, the authorising officer responsible may accept other forms provided that those forms ensure equivalent protection of the Union’s financial interests.
Article 285
Advances to staff and members of the institutions
(Article 201 of the Financial Regulation)
Advances may be paid, in accordance with the conditions laid down in the Staff Regulations, to staff and to the members of the institutions.
Article 286
Buildings
(Article 203 of the Financial Regulation)
1. The expenditure referred to in Article 203(3)(a) of the Financial Regulation shall include the costs of the fitting out of buildings. It shall not include the charges.
2. The early information procedure set out in Article 203(4) of the Financial Regulation and the prior approval procedure set out in Article 203(5) of the Financial Regulation shall not apply to acquisition of land free of charge or for a symbolic amount.
3. The early information and prior approval procedure set out in points 3 to 7 of Article 203 of the Financial Regulation shall not apply to residential buildings. The European Parliament and the Council may request from the institution in charge any information related to residential buildings.
4. In exceptional or urgent political circumstances the early information referred to in Article 203(4) of the Financial Regulation concerning building projects relating to Union delegations or offices in third countries may be submitted jointly with the building project pursuant to Article 203(5) of the Financial Regulation. In such cases, the early information and prior approval procedures shall be conducted at the earliest possible opportunity.
5. The prior approval procedure set out in paragraphs 5 and 6 of Article 203 of the Financial Regulation shall not apply to preparatory contracts or studies necessary to evaluate the detailed cost and financing of the building project.
6. The thresholds of EUR 750 000 or EUR 3 000 000 referred to in points (ii), (iii) and (iv) of Article 203(7) of the Financial Regulation shall include the costs of fitting out of the building. For rents and usufruct contracts, those thresholds shall take into account the costs of the fitting out of the building but not the other charges.
7. One year after the date of entry into application of the Financial Regulation, the Commission shall report on the application of the procedures set out in paragraphs 3 to 8 of Article 203 of the Financial Regulation.
TITLE V
EXPERTS
Article 287
Remunerated external experts
(Article 204 of the Financial Regulation)
1. For values below the thresholds laid down in Article 170(1), remunerated external experts may be selected on the basis of the procedure laid down in paragraph 2.
2. A call for expressions of interest shall be published in the Official Journal of the European Union or where it is necessary to provide publicity among potential candidates, on the internet site of the institution concerned.
The call for expressions of interest shall include a description of the tasks, their duration and the fixed conditions of remuneration. Those conditions may be based on unit prices.
A list of experts shall be drawn up following the call for expressions of interest. It shall be valid for no more than five years from its publication or for the duration of a multiannual programme related to the tasks.
3. Any interested natural person may submit an application at any time during the period of its validity, with the exception of the last three months of that period. Remunerated external experts shall not be selected to perform the tasks referred to in Article 204 of the Financial Regulation if they are in one of the situations of exclusion referred to in Articles 106 and 107 of the Financial Regulation.
4. All exchanges with selected experts, including the conclusion of contracts and any amendments thereto, may be done through electronic exchange systems set up by the institution.
These systems shall meet the following requirements:
(a)
only authorised persons may have access to the system and to documents transmitted through it;
(b)
only authorised persons may electronically sign or transmit a document through the system;
(c)
authorised persons must be identified through the system by established means;
(d)
the time and date of the electronic transaction must be determined precisely;
(e)
the integrity of documents must be preserved;
(f)
the availability of documents must be preserved;
(g)
where appropriate, the confidentiality of documents must be preserved;
(h)
the protection of personal data in accordance with the requirements of Regulation (EC) No 45/2001 must be ensured.
Data sent or received through such a system shall enjoy legal presumption of the integrity of the data and the accuracy of the date and time of sending or receiving the data indicated by the system.
A document sent or notified through such a system shall be considered as equivalent to a paper document, shall be admissible as evidence in legal proceedings, shall be deemed to be the original of the document and shall enjoy legal presumption of its authenticity and integrity, provided it does not contain any dynamic features capable of automatically changing it.
The electronic signatures referred to in point (b) of the second subparagraph shall have the equivalent legal effect of handwritten signatures.
5. The list of experts and the subject of the tasks shall be published annually. The remuneration shall be published where it exceeds EUR 15 000 for the task performed.
6. Paragraph 5 shall not apply if such publication risks threatening the rights and freedoms of individuals concerned as protected by the Charter of Fundamental Rights of the European Union or harm the commercial interests of experts.
PART THREE
FINAL AND TRANSITIONAL PROVISIONS
Article 288
Transitional provisions
Articles 35 to 43 of Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 shall continue to apply to commitments made up to 31 December 2013. Articles 33 to 44 of this Regulation shall apply only to commitments made as of 1 January 2014.
Title VI of part one of Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 may continue to apply to grant agreements signed and grant decisions notified by 31 December 2013 in the framework of global commitments under the budget 2012 or earlier years, should the authorising officer responsible so decide, with due regard for the principles of equal treatment and transparency.
Article 289
Repeal
Regulation (EC, Euratom) No 2342/2002 is repealed.
References to the repealed Regulation shall be construed as references to this Regulation and shall be read in accordance with the correlation table in the Annex.
Article 290
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
It shall apply as of 1 January 2013.
However, Articles 216 to 226 shall apply as of 1 January 2014.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 29 October 2012.