NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
COUNCIL REGULATION (EU) 2015/496
of 17 March 2015
amending Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 as regards the deposit of the historical archives of the institutions at the European University Institute in Florence
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union, and in particular Article 352 thereof,
Having regard to the proposal from the European Commission,
After transmission of the draft legislative act to the national Parliaments,
Having regard to the consent of the European Parliament,
Acting in accordance with a special legislative procedure,
Whereas:
(1)
In accordance with Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983 concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community (1), the historical archives of the Union are preserved and are made available to the public wherever possible after the expiry of a period of 30 years.
(2)
The obligation to establish historical archives and make them available to the public wherever possible is applicable to each of the institutions referred to in Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 (‘the institutions’) under the conditions set out therein.
(3)
Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 provides that each institution may hold its historical archives in whatever place it considers most appropriate.
(4)
In 1984, the European Parliament, the Council and the Commission decided to deposit their historical archives at the European University Institute (EUI) in Florence where they are made available to the public. A contract between the European Communities, represented by the Commission, and the EUI was signed for this purpose on 17 December 1984 (‘the deposit contract’).
(5)
The European Economic and Social Committee and the European Court of Auditors have since agreed to adhere to the terms of the deposit contract. The European Investment Bank deposits its historical archives at the EUI under a separate Convention with the EUI which was signed on 1 July 2005 and under the Rules on historical archives which were adopted by the Bank's Management Committee on 7 October 2005 (2).
(6)
The Italian government has made suitable premises available on a permanent basis and free of charge to the EUI to ensure that the deposited archives are preserved and protected in accordance with recognised international standards and to provide the possibility for on-site consultation.
(7)
The purpose of the deposit of the historical archives of the institutions at the EUI is to provide access to these archives from a single location, to promote their consultation and to stimulate research into the history of European integration and the European institutions. The EUI is a renowned centre of academic research and learning with a focus on Europe and European integration. It has almost 30 years of experience in managing the historical archives of the Union, provides state-of-the-art repository and research facilities built expressly for the preservation and consultation of those archives, and has an international reputation as the centre for those archives.
(8)
The continued deposit of the historical archives of the institutions at the EUI should be incorporated into Union legislation in order to reflect the role of the EUI as a partner of the institutions in the management of their historical archives.
(9)
This Regulation should apply to all institutions, and should not alter their responsibility to open their historical archives to the public nor the ownership by each institution of its historical archives.
(10)
However, the specific nature of the activities of the Court of Justice of the European Union (CJEU) and the European Central Bank (ECB) justifies their exclusion from the obligation set out in this Regulation to deposit their historical archives at the EUI. The CJEU and the ECB may deposit their historical archives at the EUI on a voluntary basis.
(11)
The institutions and EUI should, where possible, make the historical archives available to the public in digitised and digital form, so as to facilitate their consultation on the internet.
(12)
Personal data contained in the historical archives of the Union deposited at the EUI should be processed in accordance with Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (3).
(13)
The European Data Protection Supervisor was consulted by the Commission in relation to the legislation proposal that has led to this Regulation, in accordance with Regulation (EC) No 45/2001, and delivered an opinion thereon on 10 October 2012 (4).
(14)
Detailed provisions for the management of the historical archives at the EUI, including their deposit, access and public consultation, as well as the mutual roles and responsibilities of the institutions and of the EUI, should be set out in a framework partnership agreement.
(15)
The costs for managing the historical archives of the Union by the EUI should be financed from the general budget of the Union and those costs should be borne by all depositing institutions.
(16)
Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 should therefore be amended accordingly,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 is hereby amended as follows:
(1)
Article 8 is amended as follows:
(a)
paragraph 1 is replaced by the following:
‘1. Each institution, other than the Court of Justice of the European Union (CJEU) and the European Central Bank (ECB), shall deposit at the European University Institute (EUI) in Florence the documents which are part of its historical archives and which it has opened to the public in accordance with this Regulation. The deposit shall take place in accordance with the Annex.
Notwithstanding the first subparagraph, the depositing institutions may, for legal or administrative reasons, exclude the deposit of certain original documents at the EUI. In that case, they shall deposit a microform or digital copy of such documents.’
;
(b)
the following paragraphs are added:
‘3. The CJEU and the ECB may deposit their historical archives at the EUI on a voluntary basis.
4. The depositing institutions shall retain the ownership of their archives, as well as exclusive responsibility for the composition of the documents and files that are deposited at or otherwise made available to the EUI.
5. The deposit of the historical archives of the institutions at the EUI shall not affect the protection of the archives as provided for in Article 2 of Protocol No 7 on the Privileges and Immunities of the European Union, annexed to the Treaty on European Union and to the Treaty on the Functioning of the European Union.
6. The EUI shall ensure the preservation and protection of deposited archives. This preservation and protection shall comply with recognised international standards for the physical protection of archives and shall at least respect the technical and security rules that correspond with those used for the preservation and management of public archives in Italy. To this end, the deposited documents shall be preserved in a purpose-built repository.
7. The EUI shall be solely responsible for the staff called on to manage the historical archives of the Union deposited at the EUI. The EUI shall ensure that the staff assigned to the management of the historical archives has the requisite professional qualifications necessary to carry out the work in this domain.
8. Each depositing institution has the right to receive information with respect to the management of its archives by the EUI and to carry out an inspection of the archives that it has deposited there.
9. The EUI shall make available to the public the historical archives that it receives pursuant to paragraphs 1 and 3. The institutions may also make available to the public a copy of the same historical archives.
10. The costs for the management of the historical archives of the Union shall be financed through contributions by all depositing institutions to the relevant budget line, within the limits of the yearly appropriations made available by the budgetary authority in compliance with Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on the financial rules applicable to the general budget of the Union (5). Such financial contributions shall not cover costs related to the provision and adaptation of the buildings and repositories to house the archives and its staff.
The size of the contributions referred to in the first subparagraph shall be proportionate to the size of the respective establishment plans of the depositing institutions. Each contribution shall be recalculated whenever additional institutions begin to deposit their historical archives at the EUI or at least every five years.
11. The EUI shall act as processor in accordance with Article 2 of Regulation (EC) No 45/2001, under instructions from the depositing institutions. The EUI shall process any personal data contained in the historical archives of the institutions in accordance with the guarantees set out in that Regulation.
12. The European Data Protection Supervisor shall continue to have supervisory powers over the institutions with respect to the processing of personal data contained in the historical archives deposited with the EUI.
.
(2)
Article 9 is amended as follows:
(a)
paragraph 1 is replaced by the following:
‘1. Each institution shall adopt internal rules for the application of this Regulation. These shall include rules for the preservation and opening to the public of historical archives and on the protection of personal data contained therein. Wherever possible, the institutions shall make their archives available to the public by electronic means, including digitised and born-digital archives, and facilitate their consultation on the internet. They shall also conserve documents which are available in forms meeting special needs (such as Braille, large text or recordings).’
;
(b)
the following paragraph is added:
‘3. On behalf of the depositing institutions, the Commission shall conclude a framework partnership agreement with the EUI. That framework partnership agreement shall include detailed provisions on the mutual roles and responsibilities of the institutions and of the EUI for the management of the historical archives of the Union, including their deposit, preservation, access and public consultation.’
.
(3)
The text in the Annex shall be added, as the Annex, to Regulation (EEC, Euratom) No 354/83.
Article 2
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 17 March 2015.