PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 821/2014
ze dne 28. července 2014,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013 Evropského parlamentu a Rady, pokud jde o podrobná ujednání pro převod a správu příspěvků z programu, podávání zpráv o finančních nástrojích, technické vlastnosti informačních a komunikačních opatření k operacím a systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména na čl. 38 odst. 10, čl. 46 odst. 3, čl. 115 odst. 4 a čl. 125 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 215/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných evropskými strukturálními a investičními fondy (dále jen „ESI fondy“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 1303/2013. Aby se umožnil komplexní pohled a přístup k těmto ustanovením, měla by být tato ustanovení stanovena v jednom prováděcím aktu.
(2)
V zájmu zvýšení flexibility v rámci mobilizace podpory finančních nástrojů z různých zdrojů spravovaných řídicím orgánem, a to jedním ze způsobů uvedených v čl. 38 odst. 4 prvním pododstavci nařízení (EU) č. 1303/2013, je třeba upřesnit, jak se převádějí příspěvky z programu a jak jsou spravovány. Zejména je nutné upřesnit podmínky, za kterých finanční nástroj může obdržet příspěvky z více než jednoho programu nebo z více než jedné prioritní osy nebo opatření stejného programu, a podmínky, za kterých lze vnitrostátní veřejné nebo soukromé příspěvky na finanční nástroje poskytnuté na úrovni konečných příjemců považovat za zdroje vnitrostátního spolufinancování.
(3)
Je nutné stanovit vzor pro podávání zpráv o finančních nástrojích Komisi, aby se zajistilo, že řídicí orgány budou předkládat informace požadované v čl. 46 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013 konzistentním a srovnatelným způsobem. Vzor pro podávání zpráv o finančních nástrojích je rovněž potřebný pro to, aby Komise mohla poskytovat souhrn údajů o pokroku při financování a provádění finančních nástrojů.
(4)
Aby se zajistila harmonizovaná vizuální identita informačních a komunikačních opatření k operacím v oblasti politiky soudržnosti Unie, měly by být stanoveny pokyny pro vytvoření znaku Unie a vymezení standardních barev, jakož i technické vlastnosti zobrazení znaku Unie a odkaz na fond nebo fondy, z nichž je operace podporována.
(5)
Aby se zajistila harmonizovaná vizuální identita informačních a komunikačních opatření k operacím v oblasti infrastruktury a stavebních prací v rámci politiky soudržnosti Unie, je nutné stanovit technické parametry billboardů a stálé desky pro operace v oblasti infrastruktury a stavebních prací, pokud výše podpory z veřejných zdrojů na operaci přesahuje 500 000 EUR.
(6)
Pro účely čl. 125 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 1303/2013 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání počítačových údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit.
(7)
Pro účely účinného provádění čl. 122 odst. 3 druhého pododstavce nařízení (EU) č. 1303/2013 je nutné zajistit, aby technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů zaručovaly plnou interoperabilitu se systémem, na nějž se odkazuje v čl. 122 odst. 3 uvedeného nařízení, a to na architektonické, technické a sémantické úrovni.
(8)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentované, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(9)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(10)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Výboru pro koordinaci evropských strukturálních a investičních fondů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
PODROBNÁ PRAVIDLA PRO PŘEVOD A SPRÁVU PŘÍSPĚVKŮ Z PROGRAMŮ A PODÁVÁNÍ ZPRÁV O FINANČNÍCH NÁSTROJÍCH
Článek 1
Převod a správa příspěvků z programů
(Čl. 38 odst. 10 nařízení (EU) č. 1303/2013)
1. Pokud se na finanční nástroj přispívá z více než jednoho programu nebo více než jedné prioritní osy nebo opatření stejného programu, vede subjekt provádějící tento finanční nástroj zvláštní účet nebo používá vhodný účetní kód pro příspěvky z každého programu, každé prioritní osy nebo opatření pro účely podávání zpráv a auditu.
2. Pokud jsou vnitrostátní veřejné a soukromé příspěvky na finanční nástroje poskytovány na úrovni konečných příjemců v souladu s pravidly pro daný fond, spravují subjekty provádějící tyto finanční nástroje vnitrostátní veřejné nebo soukromé příspěvky, které tvoří vnitrostátní spolufinancování na úrovni konečných příjemců, podle odstavců 3 až 6.
3. Subjekty provádějící finanční nástroje uchovávají doklady o:
a)
právních dohodách uzavřených se soukromými nebo veřejnými subjekty, pokud jde o vnitrostátní veřejné nebo soukromé příspěvky představující vnitrostátní spolufinancování, které mají tyto subjekty poskytnout na úrovni konečných příjemců;
b)
účinném převodu zdrojů představujících vnitrostátní spolufinancování soukromými nebo veřejnými subjekty konečným příjemcům;
c)
vnitrostátních veřejných nebo soukromých příspěvcích představujících vnitrostátní spolufinancování od soukromých nebo veřejných subjektů, oznámených subjektu provádějícímu finanční nástroj.
4. Subjektům provádějícím finanční nástroje přísluší celková odpovědnost za investice do konečných příjemců včetně následného monitorování příspěvků z programů podle dohod o financování.
5. Subjekty provádějící finanční nástroje zajistí, aby výdaje, které jsou hrazené z vnitrostátních veřejných nebo soukromých příspěvků představujících vnitrostátní spolufinancování a které předkládají řídicímu orgánu, byly způsobilé.
6. Subjekty provádějící finanční nástroje zachovávají auditní stopu vnitrostátních veřejných nebo soukromých příspěvků představujících vnitrostátní spolufinancování, a to až na úroveň konečného příjemce.
Článek 2
Vzor pro podávání zpráv o finančních nástrojích
(Čl. 46 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013)
Pro zvláštní zprávu uvedenou v čl. 46 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 použijí řídicí orgány vzor stanovený v příloze I tohoto nařízení.
KAPITOLA II
TECHNICKÉ VLASTNOSTI INFORMAČNÍCH A KOMUNIKAČNÍCH OPATŘENÍ K OPERACÍM A POKYNY PRO VYTVOŘENÍ ZNAKU UNIE A VYMEZENÍ STANDARDNÍCH BAREV
(Čl. 115 odst. 4 nařízení (EU) č. 1303/2013)
Článek 3
Pokyny pro vytvoření znaku a vymezení standardních barev
Znak Unie se vytvoří v souladu s grafickými normami stanovenými v příloze II.
Článek 4
Technické vlastnosti zobrazení znaku Unie a odkaz na fond nebo fondy, z nichž je operace podporována
1. Znak Unie uvedený v bodě 1 písm. a) oddílu 2.2 přílohy XII nařízení (EU) č. 1303/2013 se na internetových stránkách zobrazuje v barevném provedení. Ve všech ostatních médiích se barevné provedení použije, kdykoliv je to možné, monochromatickou verzi lze použít pouze v odůvodněných případech.
2. Znak Unie musí být vždy umístěn tak, aby byl zřetelně viditelný. Jeho umístění a velikost musí být úměrné rozměrům použitého materiálu nebo dokumentu. Povinnost uvedení odkazu na fond se nevztahuje na malé propagační předměty.
3. Jsou-li znak Unie, odkaz na Unii a příslušný fond uvedeny na internetové stránce, musí být:
a)
znak Unie a odkaz na Unii viditelné při otevření internetové stránky v rámci prohlížecí plochy digitálního zařízení, aniž by byl uživatel nucen přesunout se na spodní část této stránky;
b)
odkaz na příslušný fond viditelný na stejné internetové stránce.
4. Název „Evropská unie“ se vždy uvádí celý. V názvu finančního nástroje se uvede skutečnost, že daný finanční nástroj je podporovaný z ESI fondů. V souvislosti se znakem Unie lze použít kterýkoli z těchto typů písma: Arial, Auto, Calibri, Garamond, Trebuchet, Tahoma, Verdana, Ubuntu. Písmo nesmí být vyznačeno kurzívou, nesmí být podtrženo a nesmí obsahovat efekty. Text je ve vztahu ke znaku Unie umístěn tak, aby se vzájemně nijak nepřekrývaly. Použitá velikost písma musí být úměrná velikosti znaku. Jako barva písma se v závislosti pozadí použije reflexní modrá, černá nebo bílá.
5. Jsou-li kromě znaku Unie zobrazena další loga, musí mít znak Unie nejméně stejnou velikost, měřeno na výšku nebo šířku, jako největší z těchto dalších použitých log.
Článek 5
Technické parametry stálých desek a dočasných nebo stálých billboardů
1. Název operace, hlavní cíl operace, znak Unie společně s odkazem na Unii a odkazem na fond nebo fondy, které mají být zobrazeny na dočasném billboardu uvedeném v bodě 4 oddíle 2.2 přílohy XII nařízení (EU) č. 1303/2013, musí pokrývat nejméně 25 % daného billboardu.
2. Název operace a hlavní cíl činnosti podporované operací, znak Unie společně s odkazem na Unii a odkazem na fond nebo fondy, které mají být zobrazeny na stálé desce nebo stálém billboardu uvedených v bodě 5 oddíle 2.2 přílohy XII nařízení (EU) č. 1303/2013, musí pokrývat nejméně 25 % dané desky nebo billboardu.
KAPITOLA III
SYSTÉM PRO ZAZNAMENÁVÁNÍ A UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ
(Čl. 125 odst. 8 nařízení (EU) č. 1303/2013)
Článek 6
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 125 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 1303/2013 splňuje technické specifikace stanovené v článcích 7 až 11.
Článek 7
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založený na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranou proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém zprostředkuje přenos údajů, formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby zaručily způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 140 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Článek 8
Interoperabilita
1. Systém je interoperabilní se systémy pro elektronickou výměnu údajů s příjemci v souladu s čl. 122 odst. 3 nařízení (EU) č. 1303/2013.
V příslušných případech umožňuje systém ověření věrohodnosti a úplnosti údajů poskytnutých příjemci předtím, než jsou zabezpečeným způsobem uloženy.
2. Systém je interoperabilní s dalšími příslušnými počítačovými systémy vnitrostátního rámce interoperability a evropského rámce interoperability (EIF), které byly zřízeny rozhodnutím Evropského parlamentu a Rady 922/2009/ES (3).
3. Systém je interoperabilní na technické a sémantické úrovni. Specifikace podporují standardní formáty pro výměnu údajů a zajišťují, aby tyto formáty byly rozpoznatelné mezi nestejnorodými systémy a mohly být mezi nimi vyměňovány.
Článek 9
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 480/2014 (4);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci, která tuto možnost nabízí.
Článek 10
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 1303/2013 v dotčeném členském státě.
Článek 11
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněný vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat, kdykoli je tento systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 12
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 28. července 2014.
COMMISSION IMPLEMENTING REGULATION (EU) No 821/2014
of 28 July 2014
laying down rules for the application of Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council as regards detailed arrangements for the transfer and management of programme contributions, the reporting on financial instruments, technical characteristics of information and communication measures for operations and the system to record and store data
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 laying down common provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural Development and the European Maritime and Fisheries Fund and laying down general provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund and the European Maritime and Fisheries Fund and repealing Council Regulation (EC) No 1083/2006 (1), and in particular Articles 38(10), 46(3), 115(4) and the second subparagraph of Article 125(8) thereof,
Whereas:
(1)
Commission Implementing Regulation (EU) No 215/2014 (2) lays down provisions necessary for the preparation of programmes. In order to ensure implementation of the programmes financed by the European Structural and Investment Funds (the ‘ESI Funds’), it is necessary to lay down further provisions for the application of Regulation (EU) No 1303/2013. To facilitate a comprehensive view and the access to those provisions, those provisions should be set out in one implementing act.
(2)
To increase flexibility in mobilising support for financial instruments from different sources managed by the managing authority in one of the ways set out in the first subparagraph of Article 38(4) of Regulation (EU) No 1303/2013, it is necessary to clarify how the programme contributions are transferred and managed. In particular it is necessary to clarify the circumstances under which a financial instrument may receive contributions from more than one programme or from more than one priority axis or measure of the same programme, and the conditions under which national public or private contributions to financial instruments made at the level of final recipients can be taken into consideration as national co-financing resources.
(3)
It is necessary to establish a model for reporting on financial instruments to the Commission in order to ensure that the managing authorities provide the information required by Article 46(2) of Regulation (EU) No 1303/2013 in a consistent and comparable way. The model for reporting on financial instruments is also necessary to enable the Commission to provide summaries of the data on progress made in financing and implementing the financial instruments.
(4)
In order to ensure a harmonised visual identity for information and communication measures for operations in the area of Union cohesion policy, the instructions for creating the Union emblem and a definition of the standard colours should be established, as well as technical characteristics for displaying the Union emblem and the reference to the Fund or Funds supporting the operation.
(5)
In order to ensure a harmonised visual identity for information and communication measures for infrastructure and construction operations in the area of Union cohesion policy, it is necessary to establish the technical characteristics of billboards and permanent plaques for infrastructure and construction operations where the total public support for each operation exceeds EUR 500 000.
(6)
For the purposes of Article 125(2)(d) of Regulation (EU) No 1303/2013, it is necessary to lay down technical specifications of the system to record and store in computerised form data on each operation necessary for the monitoring, evaluation, financial management, verification and audit.
(7)
For the purposes of effective implementation of the second subparagraph of Article 122(3) of Regulation (EU) No 1303/2013, it is necessary to ensure that the technical specifications of the system to record and store data guarantee full interoperability with the system referred to in Article 122(3) of that Regulation, at architectural, technical and semantic level.
(8)
The detailed technical specifications of the system to record and store data should be sufficiently documented to ensure audit trail of the compliance with the legal requirements.
(9)
The system to record and store data should also include appropriate search tools and reporting functions in order to be able to easily retrieve and aggregate information stored in it for monitoring, evaluation, financial management, verification and audit purposes.
(10)
The measures provided for in this Regulation are in accordance with the opinion of the Coordination Committee for the European Structural and Investment Funds,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
DETAILED ARRANGEMENTS FOR THE TRANSFER AND MANAGEMENT OF PROGRAMME CONTRIBUTIONS AND REPORTING ON FINANCIAL INSTRUMENTS
Article 1
Transfer and management of programme contributions
(Article 38(10) of Regulation (EU) No 1303/2013)
1. Where contributions from more than one programme or from more than one priority axis or measure of the same programme are made to a financial instrument, the body implementing that financial instrument shall keep a separate account or maintain an adequate accounting code for the contribution from each programme, from each priority axis or measure for reporting and audit purposes.
2. Where national public and private contributions to financial instruments are made at the level of final recipients, in accordance with the Fund-specific rules, the bodies implementing those financial instruments shall manage national public or private contributions constituting national co-financing and made at the level of final recipients in accordance with paragraphs 3 to 6.
3. The bodies implementing financial instruments shall keep documentary evidence of the following:
(a)
legal agreements concluded with the private or public entities concerning national public or private contributions constituting national co-financing to be provided by these entities at the level of final recipients;
(b)
effective transfer of resources constituting national co-financing by private or public entities to final recipients;
(c)
national public or private contributions constituting national co-financing and made by private or public entities, reported to the body implementing financial instrument.
4. The bodies implementing financial instruments shall retain overall responsibility for the investment in final recipients including subsequent monitoring of the contributions from programmes in accordance with funding agreements.
5. The bodies implementing financial instruments shall ensure that expenditure covered by the national public or private contributions constituting national co-financing is eligible before declaring it to the managing authority.
6. The bodies implementing financial instruments shall maintain the audit trail for the national public or private contributions constituting national co-financing down to the level of the final recipient.
Article 2
Model for reporting on financial instruments
(Article 46(3) of Regulation (EU) No 1303/2013)
For the specific report referred to in Article 46(1) of Regulation (EU) No 1303/2013, the managing authorities shall use the model set out in Annex I to this Regulation.
CHAPTER II
TECHNICAL CHARACTERISTICS OF INFORMATION AND COMMUNICATION MEASURES FOR OPERATIONS AND INSTRUCTIONS FOR CREATING THE UNION EMBLEM AND A DEFINITION OF THE STANDARD COLOURS
(Article 115(4) of Regulation (EU) No 1303/2013)
Article 3
Instructions for creating the emblem and a definition of the standard colours
The Union emblem shall be created in accordance with the graphic standards set out in Annex II.
Article 4
Technical characteristics for displaying the Union emblem and the reference to the Fund or Funds supporting the operation
1. The Union emblem referred to in point 1(a) of Section 2.2 of Annex XII to Regulation (EU) No 1303/2013 shall be displayed in colour on websites. In all other media, colour shall be used whenever possible and a monochrome version may only be used in justified cases.
2. The Union emblem shall always be clearly visible and placed in a prominent position. Its position and size shall be appropriate to the scale of the material or document being used. For small promotional objects the obligation to make reference to the Fund shall not apply.
3. When the Union emblem, the reference to the Union and the relevant Fund are displayed on a website:
(a)
the Union emblem and the reference to the Union shall be visible, when landing on the website, inside the viewing area of a digital device, without requiring a user to scroll down the page;
(b)
the reference to the relevant Fund shall be made visible on the same website.
4. The name ‘European Union’ shall always be spelled out in full. The name of a financial instrument shall include a reference to the fact that it is supported by the ESI Funds. The typeface to be used in conjunction with the Union emblem may be any of the following fonts: Arial, Auto, Calibri, Garamond, Trebuchet, Tahoma, Verdana, Ubuntu. Italic, underlined variations or font effects shall not be used. The positioning of the text in relation to the Union emblem shall not interfere with the Union emblem in any way. The font size used shall be proportionate to the size of the emblem. The colour of the font shall be reflex blue, black or white depending on the background.
5. If other logos are displayed in addition to the Union emblem, the Union emblem shall have at least the same size, measured in height or width, as the biggest of the other logos.
Article 5
Technical characteristics of permanent plaques and temporary or permanent billboards
1. The name of the operation, the main objective of the operation, the Union emblem together with the reference to the Union and the reference to the Fund or Funds to be displayed on the temporary billboard referred to in point 4 of Section 2.2 of Annex XII to Regulation (EU) No 1303/2013 shall take up at least 25 % of that billboard.
2. The name of the operation and the main objective of the activity supported by the operation, the Union emblem together with the reference to the Union and the reference to the Fund or Funds to be displayed on the permanent plaque or permanent billboard referred to in point 5 of Section 2.2 of Annex XII to Regulation (EU) No 1303/2013 shall take up at least 25 % of that plaque or billboard.
CHAPTER III
SYSTEM TO RECORD AND STORE DATA
(Article 125(8) of Regulation (EU) No 1303/2013)
Article 6
General provisions
The system to record and store data on operations referred to in point (d) of Article 125(2) of Regulation (EU) No 1303/2013 shall comply with the technical specifications set out in Articles 7 to 11.
Article 7
Protection and preservation of data and documents and their integrity
1. Access to the system shall be based on predefined rights for different types of users and shall be suppressed where it is no longer needed.
2. The system shall keep the logs of any recording, modification and deletion of documents and data.
3. The system shall not allow modification of the content of documents bearing an electronic signature. A time stamp certifying the deposit of the document bearing an electronic signature, shall be generated and associated with the document and shall not be alterable. Deletion of such documents shall be logged in accordance with paragraph 2.
4. The data shall be subject to regular back-ups. The back-up with replica of the entire content of the electronic file repository shall be ready for use in case of emergency.
5. The electronic storage facility shall be protected against any danger of loss or alteration of its integrity. Such protection shall include physical protection against inappropriate temperature and levels of humidity, fire and theft detection systems, adequate protection systems against virus attacks, hackers and any other non-authorised access.
6. The system shall provide for the migration of data, format and computer environment at intervals sufficient to guarantee legibility and accessibility of documents and data until the end of the relevant period referred to in Article 140(1) of Regulation (EU) No 1303/2013.
Article 8
Interoperability
1. The system shall be interoperable with the systems for electronic data exchange with beneficiaries referred to in Article 122(3) of Regulation (EU) No 1303/2013.
Where appropriate, the system shall facilitate the verification of the veracity and, completeness of the data provided by the beneficiaries before it is stored in a secured manner.
2. The system shall be interoperable with other relevant computerised systems under the National Interoperability Framework and the European Interoperability Framework (EIF) established under Decision No 922/2009/EC of the European Parliament and of the Council (3).
3. The system shall be interoperable at technical and semantic level. The specifications shall support standard formats for data exchange and shall ensure that those formats can be recognised and exchanged between heterogeneous systems.
Article 9
Search and reporting functions
The system shall include:
(a)
appropriate search tools enabling easy retrieval of documents, data and their metadata;
(b)
a reporting function enabling the generation of reports on the basis of predefined criteria, in particular for the data set out in Commission Delegated Regulation (EU) No 480/2014 (4);
(c)
a possibility of saving, exporting or printing reports referred to in point (b), or a link to an external application providing for such possibility.
Article 10
Documentation of the system
The managing authority shall provide detailed and updated functional and technical documentation on the operation and characteristics of the system, accessible on request by relevant entities responsible for the management of the programme, by the Commission and the European Court of Auditors.
The documentation referred to in the first paragraph shall provide evidence of the implementation of Regulation (EU) No 1303/2013 in the Member State concerned.
Article 11
Security of information exchange
The system used shall be protected by adequate security measures concerning document classification, protection of information systems and personal data protection. These measures shall comply with international standards and national legal requirements.
The security measures referred to in the first paragraph shall protect networks and transmission facilities where the system interacts with other modules and systems.
Article 12
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 28 July2014.