NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 532/2014
ze dne 13. března 2014,
kterým se doplňuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 a 9, čl. 34 odst. 7 a 8 a čl. 55 odst. 4 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení (EU) č. 223/2014 umožňuje Komisi přijímat akty v přenesené pravomoci, které doplňují prvky, jež nejsou podstatné, pokud jde o Fond evropské pomoci nejchudším osobám (dále jen „FEPNO“).
(2)
Nařízení (EU) č. 223/2014 požaduje, aby řídicí orgán zřídil systém pro zaznamenávání a uchovávání počítačových údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících s ohledem na operační programy pro sociální začlenění nejchudších osob (OP II). Je proto nezbytné stanovit seznam údajů, které mají být v uvedeném systému zaznamenávány a uchovávány.
(3)
Některé údaje jsou relevantní pouze pro určité druhy operací nebo pro jeden druh operačního programu; použitelnost požadavků na údaje je proto třeba upřesnit. Nařízení (EU) č. 223/2014 stanoví zvláštní požadavky na zaznamenávání a uchovávání údajů o jednotlivých účastnících operací podporovaných z OP II, které je třeba vzít v úvahu.
(4)
Seznam údajů by měl zohlednit požadavky na podávání zpráv stanovené v nařízení (EU) č. 223/2014, aby bylo zajištěno, že pro každou operaci existují údaje nezbytné pro finanční řízení a monitorování, včetně údajů nutných k vypracování žádostí o platby, účetních závěrek a zpráv o provádění operace, a to v podobě, ve které je lze snadno agregovat a sesouhlasit. Tento seznam by měl zohlednit fakt, že některé základní údaje o operacích v počítačové podobě jsou nezbytné pro účinné finanční řízení operací a splnění požadavku na zveřejňování základních informací o operacích. Pro účinné plánování a provádění ověřování a auditů jsou nutné některé další údaje.
(5)
Seznam údajů, které mají být zaznamenávány a uchovávány, by neměl předjímat technické vlastnosti ani strukturu počítačových systémů vytvořených řídicími orgány, ani předurčovat formát zaznamenaných a uchovávaných údajů, nejsou-li v tomto nařízení výslovně uvedeny. Seznam by rovněž neměl předjímat způsob, jakým se údaje do systému zadávají nebo se v něm generují; v některých případech mohou údaje obsažené v seznamu vyžadovat zadání vícero hodnot. Je však nezbytné stanovit některá pravidla ohledně povahy těchto údajů, aby bylo zajištěno, že řídicí orgán je schopen splnit své povinnosti, pokud jde o monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně případů, kdy to vyžaduje zpracování údajů o jednotlivých účastnících.
(6)
Aby mohla být prováděna kontrola a audit výdajů v rámci operačních programů, je nutné stanovit kritéria, kterými by se měla řídit auditní stopa, aby byla považována za adekvátní.
(7)
V souvislosti s auditní činností podle nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit, že Komise i členské státy by měly zabránit jakémukoli neoprávněnému zveřejnění osobních údajů či přístupu k nim, a specifikovat účely, pro které Komise a členské státy mohou tyto údaje zpracovávat.
(8)
Za audit operací odpovídá auditní orgán. Aby byly rozsah a účinnost auditů adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(9)
Je nezbytné podrobně stanovit základ pro výběr vzorku operací, u nichž má být proveden audit, kterým by se měl auditní orgán řídit při vypracování či schvalování metody výběru vzorků, a dále stanovit jednotku vzorku, určitá technická kritéria, která mají být použita při výběru vzorku, a případně faktory, které mají být zohledněny při výběru doplňkových vzorků.
(10)
Auditní orgán by měl vypracovat výrok auditora zahrnující účetní závěrky podle nařízení (EU) č. 223/2014. Aby byly rozsah a obsah auditů účetních závěrek adekvátní a aby byly tyto audity prováděny na stejné úrovni ve všech členských státech, je nezbytné stanovit podmínky, které by tyto audity měly splňovat.
(11)
Aby byla zajištěna právní jistota a rovné zacházení se všemi členskými státy při uplatňování finančních oprav v souladu se zásadou proporcionality, je nezbytné stanovit kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, definovat základní druhy nedostatků a kritéria, která slouží k určení výše finančních oprav, jež mají být uplatněny, a stanovit kritéria pro uplatnění extrapolovaných nebo paušálních finančních oprav.
(12)
S cílem umožnit co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení by toto nařízení mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví následující ustanovení, kterými se doplňuje nařízení (EU) č. 223/2014:
a)
pravidla upřesňující informace týkající se údajů, jež je třeba v rámci monitorovacího systému zavedeného řídicím orgánem zaznamenat a uchovat v počítačové podobě;
b)
podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány na úrovni certifikačního orgánu, řídicího orgánu, zprostředkujících subjektů a příjemců;
c)
rozsah a obsah auditů operací a auditů účetních závěrek a metodiku pro výběr vzorku operací;
d)
podrobná pravidla pro používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise;
e)
podrobná pravidla týkající se kritérií pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly, včetně základních typů těchto nedostatků, kritéria k určení výše finančních oprav, jež mají být použita, a kritéria pro použití paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav.
KAPITOLA II
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO SYSTÉMY ŘÍZENÍ A KONTROLY
Článek 2
Údaje, jež je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě
(Čl. 32 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Informace o údajích, které je třeba zaznamenat a uchovat v počítačové podobě pro každou operaci v rámci systému pro monitorování zřízeného podle čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014, jsou uvedeny v příloze I tohoto nařízení.
2. Údaje se zaznamenávají a uchovávají pro každou operaci, u operací podporovaných z OP II včetně údajů o jednotlivých účastnících členěných podle pohlaví, jsou-li tyto údaje dostupné, za účelem jejich agregace v případech, kdy je to nezbytné pro účely monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu. Možná musí být také kumulativní agregace těchto údajů za celé programové období.
Článek 3
Podrobné minimální požadavky na auditní stopu
(Čl. 32 odst. 9 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Podrobné minimální požadavky na auditní stopu, pokud jde o účetní záznamy, které mají být vedeny, a o podklady, které mají být uchovávány, jsou následující:
a)
auditní stopa umožňuje ověření uplatňování kritérií výběru stanovených v operačním programu pro potraviny a/nebo základní materiální pomoc (OP I) nebo monitorovacím výborem pro OP II;
b)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými účetními záznamy a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
c)
v souvislosti s granty podle čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) auditní stopa umožňuje sesouhlasení souhrnných částek potvrzených Komisi s podrobnými údaji o výstupech či výsledcích a podklady vedenými certifikačním orgánem, řídicím orgánem, zprostředkujícími subjekty a příjemci, případně včetně dokladů o metodě stanovení standardních stupnic jednotkových nákladů a paušálních částek, pokud jde o operace spolufinancované v rámci operačního programu;
d)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa podle potřeby dokládá a odůvodňuje metodu výpočtu a základ, na němž bylo rozhodnuto o paušálních sazbách, a způsobilé přímé náklady nebo náklady vykázané v rámci jiných vybraných kategorií, u kterých se uplatní paušální sazba;
e)
v souvislosti s náklady stanovenými v souladu s čl. 26 odst. 2 písm. b), c) a e) a čl. 26 odst. 3 druhou částí nařízení (EU) č. 223/2014 auditní stopa umožňuje odůvodnění způsobilých přímých nákladů nebo nákladů vykázaných v rámci jiných vybraných kategorií nebo nákladů, na něž je uplatněna paušální sazba;
f)
auditní stopa umožňuje ověření platby příspěvku z veřejných zdrojů příjemci;
g)
u každé operace, je-li to na místě, auditní stopa obsahuje technické specifikace a plán financování, dokumenty týkající se schválení grantu, dokumenty související se zadáváním veřejných zakázek, zprávy od příjemce a zprávy o provedených ověřováních a auditech;
h)
auditní stopa obsahuje informace o řídicích kontrolách a o provedených auditech operací;
i)
auditní stopa umožňuje sesouhlasení údajů týkajících se ukazatelů výstupů operace s vykázanými údaji a výsledky a případně cíli programu.
U nákladů uvedených v písmenech c) a d) auditní stopa umožňuje ověřování metody výpočtu použité řídicím orgánem z hlediska souladu s čl. 25 odst. 3 nařízení (EU) č. 223/2014.
2. Řídicí orgán zajistí, aby existoval záznam o totožnosti a umístění subjektů uchovávajících všechny podklady, které jsou nutné k tomu, aby auditní stopa splňovala minimální požadavky uvedené v odstavci 1.
Článek 4
Používání údajů shromážděných během auditů prováděných úředníky Komise nebo pověřenými zástupci Komise
(Čl. 34 odst. 8 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise přijme veškerá nezbytná opatření k tomu, aby zabránila jakémukoli neoprávněnému zveřejnění údajů shromážděných Komisí v průběhu auditů či přístupu k nim.
2. Údaje shromážděné v průběhu auditů používá Komise výlučně za účelem plnění svých povinností podle článku 36 nařízení (EU) č. 223/2014. Ke shromážděným údajům má přístup Evropský účetní dvůr i Evropský úřad pro boj proti podvodům.
3. Shromážděné údaje nesmí být bez výslovného souhlasu členského státu, který tyto údaje poskytl, zaslány jiným osobám v členských státech či v orgánech Unie než těm, jejichž náplň práce vyžaduje přístup k těmto údajům v souladu s příslušnými pravidly.
Článek 5
Audity operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity operací se provádějí za každé účetní období na vzorku operací vybraném metodou stanovenou či schválenou auditním orgánem v souladu s článkem 6 tohoto nařízení.
2. Audity operací se provádějí na základě podkladů, jež představují auditní stopu, a ověřuje se jimi legalita a správnost výdajů vykázaných Komisi, včetně těchto skutečností:
a)
operace byla vybrána v souladu s kritérii výběru pro operační program, operace nebyla fyzicky dokončená nebo plně provedená před tím, než příjemce podal žádost o financování v rámci operačního programu, operace byla provedena v souladu s rozhodnutím o schválení a splňovala v době auditu veškeré platné podmínky, pokud jde o funkčnost, použití a cíle, které mají být dosaženy;
b)
výdaje vykázané Komisi odpovídají účetním záznamům a požadované podklady dokládají adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení;
c)
u výdajů vykázaných Komisi stanovených v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. b) a c) byly splněny výstupy a výsledky, na jejichž základě se příjemci vyplácejí platby, údaje o účastnících, je-li to relevantní, či jiné záznamy týkající se výstupů a výsledků jsou v souladu s informacemi předloženými Komisi a požadované podklady představují adekvátní auditní stopu podle článku 3 tohoto nařízení.
Audity se dále ověří, zda byl příspěvek z veřejných zdrojů příjemci vyplacen v souladu s článkem 42 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014.
3. Součástí auditů operací je v příslušných případech ověření fyzického provádění operace na místě.
4. Audity operací se ověřuje přesnost a úplnost odpovídajících výdajů zachycených certifikačním orgánem v jeho účetním systému a soulad auditní stopy na všech úrovních.
5. Vyjde-li najevo, že zjištěné problémy jsou systémové povahy, a představují tudíž riziko pro jiné operace v rámci operačního programu, zajistí auditní orgán další kontrolu, včetně případných doplňkových auditů, za účelem stanovení rozsahu problémů a doporučí nezbytná nápravná opatření.
6. Pro účel podávání zpráv Komisi o ročním pokrytí se do částky auditovaných výdajů započítávají pouze výdaje spadající do rozsahu auditu provedeného podle odstavce 1. Pro tento účel se použije vzor kontrolní zprávy podle čl. 34 odst. 6 nařízení (EU) č, 223/2014.
Článek 6
Metodika výběru vzorku operací
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Auditní orgán stanoví metodu výběru vzorku v souladu s požadavky uvedenými v tomto článku a s přihlédnutím k mezinárodně uznávaným auditorským standardům INTOSAI, IFAC nebo IIA.
2. Kromě vysvětlení uvedených v auditní strategii vede auditní orgán záznamy o dokumentech a odborném úsudku, které použil ke stanovení metod výběru vzorku ve fázi plánování, výběru, testování a hodnocení, aby prokázal, že stanovená metoda je vhodná.
3. Vzorek je reprezentativní pro soubor, ze kterého je vybrán, a umožňuje auditnímu orgánu vypracovat platný výrok auditora v souladu s čl. 34 odst. 5 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014. Soubor zahrnuje výdaje operačního programu, které jsou uvedeny v žádostech o platbu předložených Komisi v souladu s článkem 41 nařízení (EU) č. 223/2014 za dané účetní období. Vzorek může být vybrán během účetního období nebo po jeho skončení.
4. Pro účely čl. 34 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 se metoda výběru vzorku považuje za statistickou, pokud zajišťuje:
i)
náhodný výběr položek vzorku;
ii)
uplatnění teorie pravděpodobnosti k vyhodnocení výsledků vzorku včetně měření a kontroly výběrového rizika a plánované a dosažené přesnosti.
5. Metoda výběru vzorku zajistí náhodný výběr každé jednotky vzorku ze souboru pomocí náhodných čísel generovaných pro každou jednotku souboru, na jejichž základě se vyberou jednotky, které se zařadí do vzorku, nebo systematický výběr pomocí náhodného počátku a následného uplatnění systematického pravidla pro výběr dalších položek.
6. Jednotku vzorku stanoví auditní orgán na základě odborného úsudku. Jednotkou vzorku může být operace, projekt v rámci operace nebo žádost příjemce o platbu. Údaje o stanoveném typu jednotky vzorku a o odborném úsudku použitém k tomuto účelu se uvedou do kontrolní zprávy.
7. Pokud jsou celkové výdaje spojené s jednotkou vzorku za účetní období záporné, vyřadí se ze souboru podle odstavce 3 a auditují se samostatně. Auditní orgán může rovněž vybrat vzorek tohoto samostatného souboru.
8. Platí-li podmínky přiměřené kontroly podle čl. 58 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014, může auditní orgán vyloučit položky stanovené v uvedeném článku ze souboru, z něhož se vybírá vzorek. V případě, že dotčená operace již byla do vzorku zařazena, auditní orgán ji nahradí pomocí patřičného náhodného výběru.
9. Veškeré výdaje vykázané Komisi ve vzorku podléhají auditu.
Pokud vybrané jednotky vzorku zahrnují velký počet souvisejících žádostí o platbu či faktur, auditní orgán je může auditovat prostřednictvím dílčího výběrového souboru, přičemž související žádosti o platbu nebo faktury vybere pomocí stejných parametrů použitých pro vybírání jednotek hlavního vzorku.
V takovém případě se příslušné velikosti vzorku vypočtou pro každou jednotku vzorku, jež má být auditována, a v žádném případě nesmí být menší než 30 souvisejících žádostí o platbu nebo faktur pro každou jednotku vzorku.
10. Auditní orgán může soubor stratifikovat rozdělením do podsouborů, z nichž každý je skupinou jednotek vzorku s podobnými vlastnostmi, zejména pokud jde o riziko nebo očekávanou chybovost nebo pokud soubor zahrnuje operace sestávající z finančních příspěvků z operačního programu na položky vysoké hodnoty.
11. Pro stanovení technických parametrů výběru vzorku auditní orgán vyhodnotí spolehlivost systému s přihlédnutím k výsledkům auditů systémů jako vysokou, průměrnou nebo nízkou tak, aby kombinovaný stupeň jistoty získaný z auditů systémů a auditů operací byl vysoký. U systému vyhodnoceného jako vysoce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 60 %. U systému vyhodnoceného jako nízce spolehlivý nesmí být úroveň spolehlivosti použitá pro výběr operací nižší než 90 %. Maximální úroveň významnosti je 2 % výdajů uvedených v odstavci 3.
12. Jsou-li zjištěny nesrovnalosti nebo riziko nesrovnalostí, auditní orgán rozhodne na základě odborného úsudku, zda je nutné provést audit doplňkového vzorku dalších operací nebo částí operací, které nebyly auditovány v náhodném vzorku, aby byly zohledněny konkrétní zjištěné rizikové faktory.
13. Auditní orgán výsledky auditů doplňkového vzorku analyzuje zvlášť a vypracuje na základě těchto výsledků závěry, které sdělí Komisi ve výroční kontrolní zprávě. Nesrovnalosti zjištěné v doplňkovém vzorku se nezahrnují do výpočtu předpokládané náhodné chyby v náhodném vzorku.
14. Na základě výsledků auditů operací za účelem vypracování výroku auditora a kontrolní zprávy uvedených v čl. 34 odst. 5 písm. a) a b) nařízení (EU) č. 223/2014 vypočte auditní orgán celkovou chybovost, jež se rovná součtu promítnutých náhodných chyb a případně také systémových chyb a neopravených neobvyklých chyb, vydělenému souborem.
Článek 7
Audity účetních závěrek
(Čl. 34 odst. 7 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Audity účetních závěrek podle čl. 49 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014 provádí auditní orgán za každé účetní období.
2. Audit účetních závěrek poskytuje přiměřenou jistotu, pokud jde o úplnost, přesnost a pravdivost částek vykázaných v účetních závěrkách.
3. Pro účel odstavců 1 a 2 auditní orgán přihlédne zejména k výsledkům auditů systémů provedených u certifikačního orgánu a k výsledkům auditů operací.
4. Součástí auditu systémů je ověření spolehlivosti účetního systému certifikačního orgánu a na základě vzorku ověření přesnosti výdajů částek odejmutých a částek získaných zpět zachycených v účetním systému certifikačního orgánu.
5. Aby mohl pro účely výroku auditora prohlásit, že účetní závěrka podává věrný a poctivý obraz, ověří auditní orgán, že veškeré prvky, jež jsou vyžadovány podle článku 49 nařízení (EU) č. 223/2014, jsou v účetní závěrce řádně uvedeny a jsou v souladu s podkladovými účetními záznamy, které vedou všechny příslušné orgány nebo subjekty a příjemci během auditní činnosti prováděné auditním orgánem. Na základě účetních závěrek, které mu poskytne certifikační orgán, auditní orgán ověří, zda:
a)
celková výše způsobilých výdajů z veřejných zdrojů vykázaných v souladu s čl. 49 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 223/2014 souhlasí s výdaji a příslušným příspěvkem z veřejných zdrojů uvedenými v žádostech o platbu předložených Komisi za příslušné účetní období, a jsou-li nesrovnalosti, zda jsou v účetní závěrce uvedena adekvátní vysvětlení pro nesouhlasící částky;
b)
částky odňaté a získané zpět v průběhu účetního období, částky, které mají být získány zpět na konci účetního období, a částky, které zpět získat nelze, uvedené v účetní závěrce odpovídají částkám zaneseným v účetních systémech certifikačního orgánu a vycházejí z rozhodnutí odpovědného řídicího nebo certifikačního orgánu;
c)
byly v příslušných případech z účetní závěrky v souladu s čl. 49 odst. 2 nařízení (EU) č. 223/2014 výdaje vyňaty a zda byly v účetní závěrce pro dané účetní období uplatněny všechny nutné opravy.
Ověřování podle písmen b) a c) lze provádět na základě vzorku.
KAPITOLA III
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ PRO FINANČNÍ ŘÍZENÍ A FINANČNÍ OPRAVY
Článek 8
Kritéria pro určování závažných nedostatků v účinném fungování systémů řízení a kontroly
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Komise posuzuje účinné fungování systémů řízení a kontroly na základě výsledků všech dostupných auditů systémů včetně zkoušek kontrol a auditů operací.
Toto posouzení se týká prostředí vnitřní kontroly programu, řídicích a kontrolních činností řídicích a certifikačních orgánů, monitorování ze strany řídicího a certifikačního orgánu a kontrolních činností auditního orgánu a je podloženo ověřením souladu s klíčovými požadavky uvedenými v tabulce 1 přílohy II.
Splnění těchto klíčových požadavků se posuzuje na základě kategorií uvedených v tabulce 2 přílohy II.
2. Hlavními druhy závažného nedostatku v účinném fungování systému řízení a kontroly jsou případy, kdy je kterýkoli z klíčových požadavků uvedených v bodech 2, 4, 5, 13, 15, 16 a 18 v tabulce 1 přílohy II, nebo kdy jsou dva nebo více ostatních klíčových požadavků uvedených v tabulce 1 přílohy II posouzeny jako spadající do kategorie 3 nebo 4 uvedené v tabulce 2 přílohy II.
Článek 9
Kritéria pro uplatnění paušálních sazeb nebo extrapolovaných finančních oprav a kritéria pro stanovení výše finanční opravy
(Čl. 55 odst. 4 nařízení (EU) č. 223/2014)
1. Finanční opravy se uplatní na celý operační program nebo jeho část, pokud Komise zjistí jeden nebo více závažných nedostatků ve fungování systému řízení a kontroly.
Bez ohledu na první pododstavec se na celý operační program nebo jeho část uplatní extrapolované finanční opravy, pokud Komise zjistí systémové nesrovnalosti v reprezentativním vzorku operací, který umožňuje přesnější kvantifikaci rizika pro rozpočet Unie. V tomto případě se za účelem stanovení finanční opravy výsledky posouzení reprezentativního vzorku extrapolují na zbytek souboru, z nějž byl vzorek vybrán.
2. Výše paušální opravy se stanoví s přihlédnutím k následujícím hlediskům:
a)
relativní významnost závažného nedostatku nebo závažných nedostatků v kontextu systému řízení a kontroly jako celku;
b)
četnost a rozsah závažného nedostatku nebo závažných nedostatků;
c)
míra rizika újmy pro rozpočet Unie.
3. S přihlédnutím k těmto hlediskům se výše finanční opravy stanoví následovně:
a)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik zásadní, časté nebo rozšířené, že představují naprosté selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost všech dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 100 %;
b)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly natolik časté nebo rozšířené, že představují krajně závažné selhání systému, kterým je ohrožena legalita a správnost velmi vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 25 %;
c)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém není plně funkční nebo funguje natolik chabě nebo natolik zřídka, že tím ohrožena legalita a správnost vysokého podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 10 %;
d)
je-li závažný nedostatek nebo jsou-li závažné nedostatky v systému řízení a kontroly zapříčiněny tím, že systém nefunguje důsledně, takže je tím ohrožena legalita a správnost významného podílu dotčených výdajů, uplatní se paušální sazba ve výši 5 %.
4. Pokud by uplatnění paušální sazby podle odstavce 3 bylo nepřiměřené, výše opravy se sníží.
5. Pokud proto, že odpovědné orgány v jenom účetním období nepřijaly v návaznosti na uplatnění finanční opravy příslušná nápravná opatření, je stejný závažný nedostatek zjištěn i v následujícím účetním období, sazba opravy může být z důvodu trvání závažného nedostatku nebo závažných nedostatků zvýšena na výši, jež nepřesahuje výši nejbližší vyšší kategorie.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Článek 3 se použije ode dne 1. prosince 2014, pokud jde o informace o zaznamenávaných a uchovávaných údajích uvedených v příloze I.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 13. března 2014.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 532/2014
of 13 March 2014
supplementing Regulation (EU) No 223/2014 of the European Parliament and of the Council on the Fund for European Aid to the Most Deprived
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 223/2014 of the European Parliament and of the Council of 11 March 2014 on the Fund for European Aid to the Most Deprived (1), and in particular Articles 32(8), 32(9), 34(7), 34(8) and 55(4) thereof,
Whereas:
(1)
Regulation (EU) No 223/2014 allows the Commission to adopt delegated acts supplementing its non-essential elements with regard to the Fund for European Aid to the Most Deprived (FEAD).
(2)
Regulation (EU) No 223/2014 requires the managing authority to establish a system to record and store, in computerised form, data on each operation necessary for monitoring, evaluation, financial management, verification and audit, including, with regard to social inclusion of the most deprived persons operational programmes (OP II), data on individual participants. It is therefore necessary to set out a list of data to be recorded and stored in that system.
(3)
Certain data is relevant for particular types of operations or for one of the types of operational programme only; the applicability of data requirements should therefore be specified. Regulation (EU) No 223/2014 set out specific requirements for the recording and storage of data on individual participants in operations supported by OP II, which need to be taken into account.
(4)
The list of data should take into account the reporting requirements set out under Regulation (EU) No 223/2014 in order to ensure that the data necessary for financial management and monitoring, including data needed to prepare payment applications, accounts and implementation reports exists for every operation in a form in which it can be easily aggregated and reconciled. The list should take into account that certain basic data on operations in computerised form is necessary for effective financial management of operations and to fulfil the requirement to publish basic information on operations. Certain other data is necessary to effectively plan and carry out verifications and audit work.
(5)
The list of data to be recorded and stored should not prejudge the technical characteristics or structure of the computerised systems set up by managing authorities or pre-determine the format of the data recoded and stored, unless these are specifically stated in this Regulation. Nor should it prejudge the means by which data is entered or generated within the system; in some cases, the data included in the list may require the entry of multiple values. Nevertheless, it is necessary to set out certain rules on the nature of this data, to ensure that the managing authority can fulfil its responsibility for monitoring, evaluation, financial management, verification and audit, including where this requires processing of data on individual participants.
(6)
In order to ensure that expenditure under operational programmes can be checked and audited, it is necessary to set out the criteria with which an audit trail should comply to be considered adequate.
(7)
It is necessary to provide, in relation to the audit work pursuant to Regulation (EU) No 223/2014, that the Commission and the Member States should prevent any unauthorised disclosure of or access to personal data, and to specify the purposes for which the Commission and the Member States can process such data.
(8)
The audit authority is responsible for audits of operations. To ensure that the scope and effectiveness of such audits are adequate and that they are carried out to the same standards in all Member States, it is necessary to set out the conditions that they should meet.
(9)
It is necessary to set out in detail the sampling basis for operations to be audited, which the audit authority should observe in establishing or approving the sampling method, including the determination of the sampling unit, certain technical criteria to be used for the sample and where necessary factors to be taken into account in taking additional samples.
(10)
The audit authority should draw up an audit opinion covering the accounts referred to in Regulation (EU) No 223/2014. To ensure that the scope and the content of audits on accounts are adequate and that they are carried out to the same standards in all Member States, it is necessary to set out the conditions that they should meet.
(11)
To ensure legal certainty and equal treatment of all Member States in making financial corrections, consistent with the principle of proportionality, it is necessary to set out the criteria for determining serious deficiencies in the effective functioning of management and control systems, define the main types of such deficiencies and set out the criteria for establishing the level of financial correction to be applied and criteria for applying extrapolated or flat rates financial corrections.
(12)
In order to allow for the prompt application of the measures provided for in this Regulation, this Regulation should enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter
This Regulation lays down the following provisions supplementing Regulation (EU) No 223/2014:
(a)
rules specifying the information in relation to the data to be recorded and stored in computerised form within the monitoring system established by the managing authority;
(b)
detailed minimum requirements for the audit trail in respect of the accounting records to be maintained and the supporting documents to be held at the level of the certifying authority, managing authority, intermediate bodies and beneficiaries;
(c)
the scope and content of audits of operations and audits of the accounts and the methodology for the selection of the sample of operations;
(d)
detailed rules on the use of data collected during audits carried out by Commission officials or authorised Commission representatives;
(e)
detailed rules concerning the criteria for determining serious deficiencies in the effective functioning of management and control systems, including the main types of such deficiencies, the criteria for establishing the level of financial correction to be applied and the criteria for applying flat rates or extrapolated financial corrections.
CHAPTER II
SPECIFIC PROVISIONS FOR MANAGEMENT AND CONTROL SYSTEMS
Article 2
Data to be recorded and stored in computerised form
(Article 32(8) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The information on data to be recorded and stored in computerised form for each operation in the monitoring system set up in accordance with Article 32(2)(d) of Regulation (EU) No 223/2014 is set out in Annex I to this Regulation.
2. Data shall be recorded and stored for each operation, including, in case of operations supported by OP II, data on individual participants, broken down by gender where available, in order to allow it to be aggregated where this is necessary for the purposes of monitoring, evaluation, financial management, verification and audit. It shall also allow the aggregation of such data cumulatively for the entire programming period.
Article 3
Detailed minimum requirements for the audit trail
(Article 32(9) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The detailed minimum requirements for the audit trail in respect of the accounting records to be maintained and the supporting documents to be held shall be the following:
(a)
the audit trail shall allow the application of the selection criteria established in the food and/or basic material assistance operational programme (OP I), or by the monitoring committee for OP II to be verified;
(b)
in relation to grants under Article 25(1)(a) of Regulation (EU) No 223/2014, the audit trail shall allow the aggregate amounts certified to the Commission to be reconciled with the detailed accounting records and supporting documents held by the certifying authority, managing authority, intermediate bodies and beneficiaries as regards operations co-financed under the operational programme;
(c)
in relation to grants under Articles 25(1)(b) and (c), the audit trail shall allow the aggregate amounts certified to the Commission to be reconciled with the detailed data relating to outputs or results and supporting documents held by the certifying authority, managing authority, intermediate bodies and beneficiaries, including where applicable documents on the method of setting the standard scales for unit costs and the lump sums, as regards operations co-financed under the operational programme;
(d)
in relation to costs determined in accordance with Articles 25(1)(d) of Regulation (EU) No 223/2014, the audit trail shall demonstrate and justify the calculation method, where applicable, and the basis on which the flat rates have been decided, and the eligible direct costs or costs declared under other chosen categories to which the flat rate applies;
(e)
in relation to costs determined in accordance with Article 26(2)(b), (c), (e) and 26(3) second part, of Regulation (EU) No 223/2014, the audit trail shall allow the eligible direct costs or cost declared under other categories of costs to which the flat rate applies to be substantiated;
(f)
the audit trail shall allow the payment of the public contribution to the beneficiary to be verified;
(g)
for each operation, as appropriate, the audit trail shall include the technical specifications and financing plan, documents concerning the grant approval, documents relating to public procurement procedures, reports by the beneficiary and reports on verifications and audits carried out;
(h)
the audit trail shall include information on management verifications and audits carried out on the operation;
(i)
the audit trail shall allow data in relation to output indicators for the operation to be reconciled with reported data and result and, where appropriate, targets for the programme.
For costs referred to in points (c) and (d), the audit trail shall allow the calculation method used by the managing authority to be verified for compliance with Article 25(3) of Regulation (EU) No 223/2014.
2. The managing authority shall ensure that a record is available of the identity and location of bodies holding all the supporting documents required to ensure an adequate audit trail meeting all the minimum requirements laid down in paragraph 1.
Article 4
Use of the data collected during audits carried out by Commission officials or authorised Commission representatives
(Article 34(8) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The Commission shall take all necessary measures to prevent any unauthorised disclosure of, or access to, the data collected by the Commission in the course of its audits.
2. The Commission shall use the data collected in the course of its audits for the sole purpose of fulfilling its responsibilities under Article 36 of Regulation (EU) No 223/2014. The European Court of Auditors and the European Anti-Fraud Office shall have access to the data collected.
3. The data collected shall not be sent to persons other than those in the Member States or within the Union institutions whose duties require that they have access to it in accordance with the applicable rules without the express agreement of the Member State supplying the data.
Article 5
Audits of operations
(Article 34(7) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. Audits of operations shall be carried out in respect of each accounting year on a sample of operations selected by a method established or approved by the audit authority in accordance with Article 6 of this Regulation.
2. Audits of operations shall be carried out on the basis of supporting documents constituting the audit trail and shall verify the legality and regularity of expenditure declared to the Commission, including the following aspects:
(a)
that the operation was selected in accordance with the selection criteria for the operational programme, was not physically completed or fully implemented before the beneficiary submitted the application for funding under the operational programme, has been implemented in accordance with the approval decision and fulfilled any conditions applicable at the time of the audit concerning its functionality, use, and objectives to be attained;
(b)
that the expenditure declared to the Commission corresponds to the accounting records and that the required supporting documentation demonstrates an adequate audit trail as set out in Article 3 of this Regulation;
(c)
that for expenditure declared to the Commission determined in accordance with Article 25(1)(b) and (c), outputs and results underpinning payments to the beneficiary have been delivered, participant data, where applicable, or other records related to outputs and results are consistent with the information submitted to the Commission and that the required supporting documentation demonstrates an adequate audit trail as set out in Article 3 of this Regulation.
Audits shall also verify that the public contribution has been paid to the beneficiary in accordance with Article 42(2) of Regulation (EU) No 223/2014.
3. Audits of operations shall, where applicable, include on-the-spot verification of the physical implementation of the operation.
4. Audits of operations shall verify the accuracy and completeness of the corresponding expenditure recorded by the certifying authority in its accounting system and the reconciliation of the audit trail at all levels.
5. Where problems detected appear to be systemic in nature and therefore entail a risk for other operations under the operational programme, the audit authority shall ensure further examination, including, where necessary, additional audits to establish the scale of such problems, and shall recommend the necessary corrective actions.
6. Only expenditure falling within the scope of an audit carried out pursuant to paragraph 1 shall be counted towards the amount of expenditure audited, for the purposes of reporting to the Commission on annual coverage. For those purposes, the model for the control report set out on the basis of Article 34(6) of Regulation (EU) No 223/2014 shall be used.
Article 6
Methodology for the selection of the sample of operations
(Article 34(7) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The audit authority shall establish the method for the selection of the sample (the sampling method) in accordance with the requirements set out in this Article taking into account the internationally accepted auditing standards, INTOSAI, IFAC or IIA.
2. In addition to the explanations provided in the audit strategy, the audit authority shall keep a record of the documentation and professional judgement used to establish the sampling methods, covering the planning, selection, testing and evaluation stages, in order to demonstrate that the established method is suitable.
3. A sample shall be representative of the population from which it is selected and enable the audit authority to draw up a valid audit opinion in accordance with Article 34(5)(a) of Regulation (EU) No 223/2014. That population shall comprise the expenditure of an operational programme which is included in the payment applications submitted to the Commission in accordance with Article 41 of Regulation (EU) No 223/2014 for a given accounting year. The sample may be selected during or after the accounting year.
4. For the purpose of application of Article 34(1) of Regulation (EU) No 223/2014, a sampling method is statistical when it ensures:
(i)
a random selection of the sample items;
(ii)
the use of probability theory to evaluate sample results, including measurement and control of the sampling risk and of the planned and achieved precision.
5. The sampling method shall ensure a random selection of each sampling unit in the population by using random numbers generated for each population unit in order to select the units constituting the sample or through systematic selection by using a random starting point and applying a systematic rule to select the additional items.
6. The sampling unit shall be determined by the audit authority, based on professional judgement. The sampling unit may be an operation, a project within an operation or a payment claim by a beneficiary. Information on the type of sampling unit determined and on the professional judgement used for that purpose shall be included in the control report.
7. Where the total expenditure relating to a sampling unit for the accounting year is a negative amount it shall be excluded from the population referred to in paragraph 3 above and shall be audited separately. The audit authority may also draw a sample of this separate population.
8. Where conditions for the proportional control provided for in Article 58(1) of Regulation (EU) No 223/2014 apply, the audit authority may exclude the items referred to in that Article from the population to be sampled. If the operation concerned has already been selected in the sample, the audit authority shall replace it using an appropriate random selection.
9. All expenditure declared to the Commission in the sample shall be subject to audit.
Where the selected sampling units include a large number of underlying payment claims or invoices, the audit authority may audit them through sub-sampling, selecting the underlying payment claims or invoices by using the same sampling parameters used to select the sampling units of the main sample.
In that case, appropriate sample sizes shall be calculated within each sample unit to be audited and, in any event, shall not be less than 30 underlying payment claims or invoices for each sampling unit.
10. The audit authority may stratify a population by dividing a population into sub-populations, each of which is a group of sampling units which have similar characteristics, in particular in terms of risk or expected error rate or where the population includes operations consisting of financial contributions from an operational programme to high-value items.
11. The audit authority shall evaluate the reliability of the system as high, average or low, taking into account the results of systems audits to determine the technical parameters of sampling so that the combined level of assurance obtained from the systems audits and audits of operations is high. For a system assessed as having high reliability the confidence level used for sampling operations shall not be less than 60 %. For a system assessed as having low reliability the confidence level used for sampling operations shall not be less than 90 %. The maximum materiality level shall be 2 % of the expenditure referred to in paragraph 3.
12. Where irregularities or a risk of irregularities have been detected, the audit authority shall decide on the basis of professional judgement whether it is necessary to audit a complementary sample of additional operations or parts of operations that were not audited in the random sample in order to take account of specific risk factors identified.
13. The audit authority shall analyse the results of the audits of the complementary sample separately, draw conclusions based on those results and communicate them to the Commission in the annual control report. Irregularities detected in the complementary sample shall not be included in the calculation of the projected random error of the random sample.
14. On the basis of the results of the audits of operations for the purpose of the audit opinion and control report referred to in Article 34(5)(a) and (b) of Regulation (EU) No 223/2014, the audit authority shall calculate a total error rate, which shall be the sum of the projected random errors and, if applicable, systemic errors and uncorrected anomalous errors, divided by the population.
Article 7
Audits of accounts
(Article 34(7) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The audits of accounts referred to in Article 49(1) of Regulation (EU) No 223/2014 shall be carried out by the audit authority in respect of each accounting year.
2. The audit of the accounts shall provide reasonable assurance on the completeness, accuracy and veracity of the amounts declared in the accounts.
3. For the purposes of paragraphs 1 and 2, the audit authority shall take into account, in particular, the results of the system audits carried out on the certifying authority and of the audits on operations.
4. The system audit shall include verification of the reliability of the accounting system of the certifying authority and, on a sample basis, of the accuracy of expenditure of amounts withdrawn and amounts recovered recorded in the certifying authority's accounting system.
5. For the purpose of the audit opinion, in order to conclude that the accounts give a true and fair view, the audit authority shall verify that all elements required by Article 49 of Regulation (EU) No 223/2014 are correctly included in the accounts and correspond to the supporting accounting records maintained by all relevant authorities or bodies and beneficiaries during the audit work performed by the audit authority. The audit authority shall in particular, on the basis of the accounts to be provided to it by the certifying authority, verify that:
(a)
the total amount of eligible public expenditure declared in accordance with Article 49(1)(a) of Regulation (EU) No 223/2014 agrees with the expenditure and the corresponding public contribution included in payment applications submitted to the Commission for the relevant accounting year and, if there are differences, that adequate explanations have been provided in the accounts for the reconciling amounts;
(b)
the amounts withdrawn and recovered during the accounting year, the amounts to be recovered as at the end of the accounting year and the irrecoverable amounts presented in the accounts correspond to the amounts entered in the accounting systems of the certifying authority and are based on decisions by the responsible managing authority or certifying authority;
(c)
expenditure has been excluded from the accounts in accordance with Article 49(2) of Regulation (EU) No 223/2014, where applicable, and that all the required corrections are reflected in the accounts for the accounting year concerned.
Verifications referred to in points (b) and (c) may be carried out on a sample basis.
CHAPTER III
SPECIFIC PROVISIONS FOR FINANCIAL MANAGEMENT AND FINANCIAL CORRECTIONS
Article 8
Criteria for determining serious deficiencies in the effective functioning of management and control systems
(Article 55(4) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. The Commission shall base its assessment of the effective functioning of management and control systems on the results of all available systems audits, including tests of controls, and of audits of operations.
The assessment shall cover the internal control environment of the programme, the management and control activities of the managing and certifying authorities, monitoring by the managing and certifying authority, and the control activities of the audit authority and shall be based on verification of compliance with the key requirements set out in Table 1 of Annex II.
The fulfilment of these key requirements shall be assessed on the basis of the categories set out in Table 2 of Annex II.
2. The main types of serious deficiency in the effective functioning of the management and control system shall be cases where any of the key requirements referred to in points 2, 4, 5, 13, 15, 16 and 18 of Table 1 of Annex II, or two or more of the other key requirements in Table 1 of Annex II are assessed as falling into categories 3 or 4 set out in Table 2 of Annex II.
Article 9
Criteria for applying flat rates or extrapolated financial corrections and criteria for determining the level of financial correction
(Article 55(4) of Regulation (EU) No 223/2014)
1. Financial corrections shall be applied for all or part of an operational programme, where the Commission identifies one or more serious deficiencies in the functioning of the management and control system.
Notwithstanding the first subparagraph, extrapolated financial corrections shall be applied, for all or part of an operational programme, where the Commission identifies systemic irregularities in a representative sample of operations, allowing for a more accurate quantification of the risk for the Union budget. In this case, the results of the examination of the representative sample shall be extrapolated to the rest of the population from which the sample was drawn for the purpose of determining the financial correction.
2. The level of flat-rate correction shall be fixed taking into account the following elements:
(a)
the relative importance of the serious deficiency or serious deficiencies in the context of the management and control system as a whole;
(b)
the frequency and extent of the serious deficiency or serious deficiencies;
(c)
the degree of risk of loss for the Union budget.
3. Taking into account these elements, the level of financial correction shall be fixed as follows:
(a)
where the serious deficiency or serious deficiencies in the management and control system is so fundamental, frequent or widespread that it represents a complete failure of the system that puts at risk the legality and regularity of all expenditure concerned, a flat rate of 100 % shall be applied;
(b)
where the serious deficiency or serious deficiencies in the management and control system is so frequent and widespread that it represents an extremely serious failure of the system that puts at risk the legality and regularity of a very high proportion of the expenditure concerned, a flat rate of 25 % shall be applied;
(c)
where the serious deficiency or serious deficiencies in the management and control system is due to the system not fully functioning or functioning so poorly or so infrequently that it puts at risk the legality and regularity of a high proportion of the expenditure concerned, a flat rate of 10 % shall be applied;
(d)
where the serious deficiency or serious deficiencies in the management and control system is due to the system not functioning consistently so that it puts at risk the legality and regularity of a significant proportion of the expenditure concerned, a flat rate of 5 % shall be applied.
4. Where the application of a flat rate fixed in accordance with paragraph 3 would be disproportionate, the level of correction shall be reduced.
5. Where, due to a failure of the responsible authorities to take adequate corrective measures following the application of a financial correction in an accounting year, the same serious deficiency or serious deficiencies is identified in a subsequent accounting year, the rate of correction may, due to the persistence of the serious deficiency or serious deficiencies, be increased to a level not exceeding that of the next higher category.
Article 10
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Article 3 shall apply from 1 December 2014, as regards information on data recorded and stored referred to in Annex I.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 13 March 2014.