NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 240/2014
ze dne 7. ledna 2014
o evropském kodexu chování pro partnerskou spolupráci v rámci evropských strukturálních a investičních fondů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1303/2013 ze dne 17. prosince 2013 o společných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti, Evropském zemědělském fondu pro rozvoj venkova a Evropském námořním a rybářském fondu, o obecných ustanoveních o Evropském fondu pro regionální rozvoj, Evropském sociálním fondu, Fondu soudržnosti a Evropském námořním a rybářském fondu a o zrušení nařízení Rady (ES) č. 1083/2006 (1), a zejména čl. 5 odst. 3 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem tohoto nařízení je stanovit evropský kodex chování s cílem podpořit členské státy a zjednodušit jim situaci při organizaci partnerské spolupráce pro dohody o partnerství a programy podporované Evropským fondem pro regionální rozvoj (EFRR), Evropským sociálním fondem (ESF), Fondem soudržnosti, Evropským zemědělským fondem pro rozvoj venkova (EZFRV) a Evropským námořním a rybářským fondem (ENRF). Tyto fondy nyní fungují v rámci společného rámce a jsou označovány jako „evropské strukturální a investiční fondy“ (dále jen „fondy ESI“).
(2)
Partnerská spolupráce je při provádění fondů ESI zavedenou zásadou. Partnerská spolupráce předpokládá úzkou spolupráci mezi orgány veřejné správy, hospodářskými a sociálními partnery a subjekty zastupujícími občanskou společnost na národní, regionální a místní úrovni po celou dobu programového cyklu sestávajícího z přípravy, provádění, monitorování a hodnocení.
(3)
Vybraní partneři by měli být co nejreprezentativnější z hlediska příslušných zúčastněných stran. Výběrová řízení by měla být transparentní a měla by zohlednit různé institucionální a právní rámce členských států a pravomoci národních a regionálních úrovní správy a samosprávy.
(4)
Partnery by měli být orgány veřejné správy, hospodářští a sociální partneři a subjekty zastupující občanskou společnost, včetně partnerů v oblasti životního prostředí, či komunitní a dobrovolnické organizace, které mohou významně ovlivnit nebo mít závažný dopad na provádění dohod o partnerství a programů. Zvláštní pozornost by se měla věnována tomu, aby byly zapojeny skupiny, na které mohou mít programy dopad, ale které je jen obtížně ovlivní, zejména nejzranitelnější a nejvíce marginalizované komunity, kterým nejvíce hrozí diskriminace nebo sociální vyloučení, obzvláště osoby se zdravotním postižením, migranti či Romové.
(5)
Pro výběr partnerů je nezbytné brát v úvahu rozdíly mezi dohodami o partnerství a programy. Dohody o partnerství se týkají všech fondů ESI poskytující podporu jednotlivým členským státům, zatímco programy se týkají pouze fondů ESI, jež na ně přispívají. Partnery v rámci dohod o partnerství by měli být ti, kteří jsou relevantní pro plánované použití všech fondů ESI, zatímco u programů je dostačující, aby partneři byli relevantní pro plánované použití fondů ESI, které na daný program přispívají.
(6)
Partneři by se měli účastnit přípravy a provádění dohod o partnerství a programů. Za tímto účelem je nutné stanovit hlavní zásady a osvědčené postupy týkající se včasných, účelných a transparentních konzultací s partnery ohledně analýzy úkolů a potřeb, které je třeba řešit, dále výběru cílů a priorit k řešení, dohod o koordinačních strukturách a víceúrovňové správě nezbytných pro zajištění účinné realizace politiky.
(7)
Partneři by měli být zastoupeni v monitorovacích výborech programů. Pravidla pro členství ve výborech a jejich vnitřní postupy by měla podporovat návaznost a pocit vlastní odpovědnosti ve vztahu k přípravě programů a jejich provádění; dále by měla podporovat jasná a transparentní pracovní ujednání, včasnost a zákaz diskriminace.
(8)
Prostřednictvím aktivní účasti v monitorovacích výborech by partneři měli být zapojeni do posuzování výkonnosti jednotlivých priorit, příslušných zpráv o programech a popřípadě i výzev k předkládání návrhů.
(9)
Efektivní partnerská spolupráce by měla být usnadněna tím, že se bude příslušným partnerům pomáhat při posilování jejich institucionální kapacity s ohledem na přípravu a provádění programů.
(10)
Komise by měla usnadnit výměnu osvědčených postupů, posilování institucionální kapacity a šíření příslušných výsledků mezi členskými státy, řídícími orgány a zástupci partnerů tím, že se zřídí komunita odborníků v oblasti partnerství zahrnující všechny fondy ESI.
(11)
Úlohu partnerů při provádění dohod o partnerství a výkonnost a účinnost partnerské spolupráce v programovém období by měly posoudit členské státy.
(12)
S cílem podpořit členské státy a zjednodušit jim situaci při organizaci partnerské spolupráce by Komise měla zpřístupnit příklady osvědčených postupů členských států,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Tímto nařízením se zřizuje evropský kodex chování v oblasti partnerské spolupráce pro dohody o partnerství a programy podporované z evropských strukturálních a investičních fondů.
KAPITOLA II
HLAVNÍ ZÁSADY TÝKAJÍCÍ SE TRANSPARENTNÍCH POSTUPŮ PRO IDENTIFIKACI PŘÍSLUŠNÝCH PARTNERŮ
Článek 2
Reprezentativnost partnerů
Členské státy zajistí, aby partneři uvedení v čl. 5 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013 byli co nejreprezentativnější z hlediska příslušných zúčastněných stran a byli jmenováni jako řádně pověření zástupci, při zohlednění jejich pravomocí, schopnosti aktivně se zapojit a odpovídající úrovně reprezentativnosti.
Článek 3
Určení příslušných partnerů pro dohody o partnerství
1. Podle dohody o partnerství členské státy určí příslušné partnery přinejmenším z těchto oblastí:
a)
příslušných regionálních, místních, městských a jiných orgánů veřejné správy, včetně
i)
regionálních orgánů, národních zástupců místních samospráv a místních orgánů představujících největší města a městské oblasti, jejichž působnost se týká plánovaného využití fondů ESI,
ii)
národních zástupců vysokoškolských vzdělávacích institucí, poskytovatelů vzdělávání a školení a výzkumných středisek s ohledem na plánované využití fondů ESI,
iii)
jiných vnitrostátních veřejných orgánů odpovědných za uplatňování horizontálních zásad uvedených v článcích 4 až 8 nařízení (EU) č. 1303/2013 s ohledem na plánované využití fondů ESI; a zejména subjektů pověřených podporou rovného zacházení stanoveného podle směrnice Rady 2000/43/ES (2), směrnice Rady 2004/113/ES (3) a směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/54/ES (4);
b)
hospodářských a sociálních partnerů, včetně:
i)
celostátně uznávaných organizací sociálních partnerů, zejména obecných mezioborových organizací a odvětvových organizací, jejichž odvětví se týkají plánovaného využití fondů ESI,
ii)
národních obchodních komor a podnikatelských sdružení zastupujících obecný zájem průmyslu a odvětví s ohledem na plánované využití fondů ESI a s cílem zajistit vyvážené zastoupení velkých, středních a malých podniků a mikropodniků, spolu se zástupci sociální ekonomiky;
c)
subjektů zastupujících občanskou společnost, jako jsou partneři v oblasti životního prostředí, nevládní organizace a subjekty zodpovědné za prosazování sociálního začlenění, rovnosti žen a mužů a nediskriminace, včetně:
i)
subjektů působících v oblastech souvisejících s plánovaným využitím fondů ESI a s uplatňováním horizontálních zásad uvedených v článcích 4 až 8 nařízení (EU) č. 1303/2013, a to na základě jejich reprezentativnosti a při zohlednění zeměpisného a tematického pokrytí, řídících schopností, odborných znalostí a inovativních přístupů,
ii)
jiných organizací nebo skupin, na které má provádění fondů ESI výrazný reálný nebo potenciální dopad, zejména pak skupin považovaných za ohrožené diskriminací a sociálním vyloučením.
2. V případě, že orgány veřejné správy, hospodářští a sociální partneři či subjekty zastupující občanskou společnost vytvořili na základě svých společných zájmů seskupení, které má usnadnit jejich zapojení do partnerské spolupráce (zastřešující organizace), mohou jmenovat jediného zástupce zastřešující organizace, který bude v partnerství jejich stanoviska tlumočit.
Článek 4
Určení příslušných partnerů pro programy
1. Pro každý program členské státy určí příslušné partnery přinejmenším z těchto oblastí:
a)
příslušných regionálních, místních, městských a jiných orgánů veřejné správy, včetně
i)
regionálních orgánů, národních zástupců místních samospráv a místních orgánů představujících největší města a městské oblasti, jejichž působnost se týká plánovaného využití fondů ESI přispívajících na program,
ii)
národních nebo regionálních zástupců vysokoškolských vzdělávacích institucí, poskytovatelů vzdělávání, školení a poradenství a výzkumných středisek s ohledem na plánované využití fondů ESI přispívajících na program,
iii)
dalších orgánů veřejné správy, které jsou odpovědné za uplatňování horizontálních zásad uvedených v článcích 4 až 8 nařízení (EU) č. 1303/2013 s ohledem plánované využití fondů ESI přispívajících na program, a zejména subjektů pověřených podporou rovného zacházení stanoveného podle směrnice 2000/43/ES, směrnice 2004/113/ES a směrnice 2006/54/ES,
iv)
ostatních subjektů organizovaných na národní, regionální nebo místní úrovni, které reprezentují oblasti, ve kterých se provádí integrované územní investice a strategie místního rozvoje financované z programu;
b)
hospodářských a sociálních partnerů, včetně:
i)
celostátně a regionálně uznávaných organizací sociálních partnerů, zejména obecných mezioborových organizací a odvětvových organizací, jejichž odvětví se týkají plánovaného využití fondů ESI přispívajících na program,
ii)
národních nebo regionálních obchodních komor a podnikatelských sdružení zastupujících obecný zájem průmyslu či odvětví s cílem zajistit vyvážené zastoupení velkých, středních a malých podniků a mikropodniků, spolu se zástupci sociální ekonomiky,
iii)
ostatních podobných subjektů organizovaných na národní nebo regionální úrovni;
c)
subjektů zastupujících občanskou společnost, jako jsou partneři v oblasti životního prostředí, nevládní organizace a subjekty zodpovědné za prosazování sociálního začlenění, rovnosti žen a mužů a nediskriminace, včetně:
i)
subjektů působících v oblastech souvisejících s plánovaným využitím fondů ESI přispívajícího na program a s uplatňováním horizontálních zásad uvedených v článcích 4 až 8 nařízení (EU) č. 1303/2013, a to na základě jejich reprezentativnosti a při zohlednění zeměpisného a tematického pokrytí, řídících schopností, odborných znalostí a inovativních přístupů,
ii)
subjektů zastupujících místní akční skupiny uvedené v čl. 34 odst. 1 nařízení (EU) č. 1303/2013,
iii)
dalších organizací nebo skupin, na které má provádění fondů ESI výrazný reálný nebo potenciální dopad; zejména pak skupin považovaných za ohrožené diskriminací a sociálním vyloučením.
2. Co se týče programů evropské územní spolupráce, mohou členské státy do partnerské spolupráce zahrnout:
i)
evropská seskupení pro územní spolupráci, která působí v příslušné přeshraniční nebo nadnárodní programové oblasti,
ii)
orgány nebo subjekty, které jsou zapojeny do vytváření či provádění makroregionální strategie či strategie pro oblast jednotlivého moře v programových oblastech, včetně koordinátorů prioritních oblastí v rámci makroregionálních strategií.
3. V případě, že orgány veřejné správy, hospodářští a sociální partneři či subjekty zastupující občanskou společnost vytvořili zastřešující organizaci, mohou jmenovat jediného zástupce této zastřešující organizace, který bude v partnerství jejich stanoviska tlumočit.
KAPITOLA III
HLAVNÍ ZÁSADY A OSVĚDČENÉ POSTUPY TÝKAJÍCÍ SE ZAPOJENÍ PŘÍSLUŠNÝCH PARTNERŮ DO PŘÍPRAVY DOHODY O PARTNERSTVÍ A PROGRAMŮ
Článek 5
Konzultace s příslušnými partnery o přípravě dohody o partnerství a programů
1. Členské státy a řídící orgány konzultují s příslušnými partnery postup a časový harmonogram přípravy dohody o partnerství a programů, aby zajistily jejich transparentní a účinné zapojení. Přitom je plně informují o jejich obsahu a jakýchkoli jeho změnách.
2. Pokud jde o konzultace s příslušnými partnery, členské státy zohlední potřebu:
a)
včasného zveřejnění příslušných informací a snadného přístupu k nim;
b)
dostatečného času na to, aby partneři mohli analyzovat základní přípravné dokumenty a předlohu dohody o partnerství a předlohy programů a mohli k nim dát připomínky;
c)
dostupnosti způsobů, pomocí nichž mohou partneři klást otázky, poskytovat příspěvky nebo budou informováni o tom, jak byly jejich návrhy zohledněny;
d)
šíření výsledků konzultací.
3. Co se týče programů rozvoje venkova, členské státy zohlední úlohu, kterou mohou hrát celostátní sítě pro venkov ustavené podle čl. 54 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1305/2013 (5) z hlediska zapojení příslušných partnerů.
4. Pokud došlo k ustavení formálních dohod mezi různými úrovněmi správy na nižší úrovni, než je národní úroveň, členské státy zohlední tyto dohody o víceúrovňové správě v souladu se svými institucionálními a právními rámci.
Článek 6
Příprava dohody o partnerství
Členské státy v souladu se svými institucionálními a právními rámci zapojí příslušné partnery do přípravy dohody o partnerství, zejména co se týče:
a)
analýzy rozdílů, potřeb rozvoje a růstového potenciálu s ohledem na tematické cíle, včetně těch, jež jsou obsaženy v doporučeních pro jednotlivé země;
b)
souhrnu předběžných podmínek programů nebo hlavních zjištění předběžných hodnocení dohody o partnerství, pokud je členský stát provedl z vlastního podnětu;
c)
vybraných tematických cílů, orientačního rozdělení podpory z fondů ESI a jejich hlavních očekávaných výsledků;
d)
seznamu programů a mechanismů na národní a regionální úrovni pro zajištění koordinace fondů ESI mezi sebou navzájem a s dalšími unijními a vnitrostátními finančními nástroji a Evropskou investiční bankou;
e)
opatření pro zajištění integrovaného přístupu k využití fondů ESI pro územní rozvoj městských, venkovských, pobřežních a rybolovných oblastí a oblastí se zvláštními územními rysy;
f)
opatření pro zajištění integrovaného přístupu k řešení zvláštních potřeb zeměpisných oblastí nejvíce postižených chudobou a cílových skupin, jimž nejvíce hrozí diskriminace nebo vyloučení, se zvláštním zřetelem na marginalizované skupiny obyvatel;
g)
provádění horizontálních zásad uvedených v článcích 5, 7 a 8 nařízení (EU) č. 1303/2013.
Článek 7
Informace o zapojení příslušných partnerů do přípravy dohody o partnerství
Členské státy pro účely dohody o partnerství poskytnou alespoň tyto informace:
a)
seznam partnerů, kteří se podíleli na přípravě dohody o partnerství;
b)
opatření přijatá s cílem zajistit aktivní účast partnerů, včetně opatření přijatých v oblasti přístupnosti, zejména pro osoby se zdravotním postižením;
c)
úloha partnerů v přípravě dohody o partnerství;
d)
výsledky konzultací s partnery a popis jejich přidané hodnoty při přípravě dohody o partnerství.
Článek 8
Příprava programů
Členské státy v souladu se svými institucionálními a právními rámci zapojí příslušné partnery do přípravy programů, zejména co se týče:
a)
analýzy a určení potřeb;
b)
definice nebo výběru priorit a souvisejících specifických cílů;
c)
přidělování finančních prostředků;
d)
definice specifických ukazatelů programů;
e)
provádění horizontálních zásad definovaných v článcích 7 a 8 nařízení (EU) č. 1303/2013;
f)
složení monitorovacího výboru.
Článek 9
Informace o zapojení příslušných partnerů do programů
Členské státy pro účely programů poskytnou alespoň tyto informace:
a)
opatření přijatá za účelem zapojení příslušných partnerů do přípravy programů a jejich změny;
b)
plánované kroky k zajištění účasti partnerů při provádění programů.
KAPITOLA IV
OSVĚDČENÉ POSTUPY TÝKAJÍCÍ SE FORMULACE PRAVIDEL ČLENSTVÍ A VNITŘNÍ POSTUPY MONITOROVACÍCH VÝBORŮ
Článek 10
Pravidla členství v monitorovacích výborech
1. Při vypracovávání pravidel členství v monitorovacích výborech berou členské státy v úvahu zapojení těch partnerů, kteří již byli zapojeni do přípravy programů, a podporují rovnost žen a mužů a zásadu nediskriminace.
2. Pokud jde monitorovací výbory programů Evropské územní spolupráce, partneři mohou být zastoupeni zastřešujícími organizacemi na úrovni Unie nebo mezinárodní úrovni pro meziregionální a nadnárodní programy spolupráce. Členské státy mohou zapojovat partnery do příprav monitorovacího výboru, zejména prostřednictvím jejich účasti v koordinačních výborech na národní úrovni organizovaných v zúčastněných členských státech.
Článek 11
Jednací řády monitorovacích výborů
Při formulaci jednacího řádu monitorovací výbory zohledňují tyto aspekty:
a)
hlasovací práva členů;
b)
lhůta pro oznámení o zasedáních a předávání dokumentů, jež zpravidla nesmí být kratší než deset pracovních dnů;
c)
opatření pro zveřejňování a přístupnost přípravných dokumentů předložených monitorovacím výborům;
d)
postup pro přijímání, zveřejňování a přístupnost zápisů z jednání;
e)
opatření týkající se zřizování a činnosti pracovních skupin v rámci monitorovacích výborů;
f)
ustanovení týkající se střetu zájmů partnerů zapojených do monitorování, hodnocení a výzev k předkládání návrhů;
g)
podmínky, zásady a ujednání týkající se pravidel pro úhradu, možností budování kapacit a využití technické pomoci.
KAPITOLA V
HLAVNÍ ZÁSADY A OSVĚDČENÉ POSTUPY TÝKAJÍCÍ SE ZAPOJENÍ PŘÍSLUŠNÝCH PARTNERŮ DO PŘÍPRAVY VÝZEV K PŘEDKLÁDÁNÍ NÁVRHŮ A ZPRÁV O POKROKU A VE VZTAHU K MONITOROVÁNÍ A HODNOCENÍ PROGRAMŮ
Článek 12
Povinnosti týkající se ochrany údajů, důvěrnosti údajů a střetu zájmů
Členské státy zajistí, aby si partneři, kteří se podíleli na přípravě výzev k předkládání návrhů a zpráv o pokroku či na monitorování a hodnocení programů, byli vědomi svých povinností týkajících se ochrany údajů, důvěrnosti údajů a střetu zájmů.
Článek 13
Zapojení příslušných partnerů do přípravy výzev k předkládání návrhů
Řídící orgány přijmou vhodná opatření, aby se zamezilo možnému střetu zájmů, pokud jsou do přípravy výzev k předkládání návrhů nebo jejich posuzování zapojeni příslušní partneři.
Článek 14
Zapojení příslušných partnerů do přípravy zpráv o pokroku
Členské státy zapojí příslušné partnery do přípravy zpráv o pokroku při provádění dohody o partnerství podle čl. 52 nařízení (EU) č. 1303/2013, týkající se zejména hodnocení role partnerů při provádění dohody o partnerství a přehledu stanovisek předložených partnery během konzultací, popřípadě včetně popisu toho, jak byla stanoviska partnerů zohledněna.
Článek 15
Zapojení příslušných partnerů do monitorování programů
V rámci monitorovacích výborů a jejich pracovních skupin řídící orgány zapojí partnery do posuzování výsledků programu, včetně závěrů přezkumu výkonnosti, a do přípravy výročních zpráv o provádění programů.
Článek 16
Zapojení partnerů do hodnocení programů
1. Řídící orgány zapojí příslušné partnery do hodnocení programů v rámci monitorovacích výborů a popřípadě i zvláštních pracovních skupin vytvořených pro tento účel monitorovacími výbory.
2. Řídící orgány pro programy Evropského fondu pro regionální rozvoj (EFRR), Evropského sociálního fondu (ESF) a Fondu soudržnosti konzultují s partnery zprávy, jež shrnují závěry hodnocení provedených v průběhu programového období v souladu s čl. 114 odst. 2 nařízení (EU) č. 1303/2013.
KAPITOLA VI
ORIENTAČNÍ OBLASTI, TÉMATA A OSVĚDČENÉ POSTUPY TÝKAJÍCÍ SE VYUŽÍVÁNÍ FONDŮ ESI K POSÍLENÍ INSTITUCIONÁLNÍCH KAPACIT PŘÍSLUŠNÝCH PARTNERŮ A ROLE KOMISE PŘI ŠÍŘENÍ OSVĚDČENÝCH POSTUPŮ
Článek 17
Posilování institucionálních kapacit příslušných partnerů
1. Řídící orgán prověří potřebu využívat technické pomoci za účelem podpory posilování institucionálních kapacit partnerů, zejména co se týče malých územněsprávních celků, hospodářských a sociálních partnerů a nevládních organizací, s cílem pomoci jim účinně se zapojit do přípravy, provádění, monitorování a hodnocení programů.
2. Podpora uvedená v odstavci 1 může mít formu, mimo jiné, tematických seminářů, školení, koordinačních a síťových struktur nebo příspěvků na náklady spojené s účastí na zasedáních týkajících se přípravy, provádění, monitorování a hodnocení programu.
3. Co se týče programů rozvoje venkova, lze podporu uvedenou v odstavci 1 poskytnout prostřednictvím celostátní sítě pro venkov v souladu s čl. 54 nařízení (EU) č. 1305/2013.
4. Co se týče programů ESF, řídící orgány v méně rozvinutých nebo přechodových regionech nebo v členských státech způsobilých pro podporu z Fondu soudržnosti zajistí, aby byly vhodné zdroje z ESF podle potřeby přidělovány na činnosti spojené s budováním kapacit sociálních partnerů a nevládních organizací, které jsou zapojeny do programů.
5. Co se týče evropské územní spolupráce, podpora podle odstavců 1 a 2 může rovněž zahrnovat podporu partnerům k posílení jejich institucionálních kapacit pro účast na mezinárodní spolupráci.
Článek 18
Úloha Komise při šíření osvědčených postupů
1. Komise zřídí mechanismus spolupráce nazvaný evropská komunita odborníků v oblasti partnerství, který je společný pro fondy ESI a je otevřený zainteresovaným členským státům, řídícím orgánům a organizacím zastupujícím partnery na úrovni Unie.
Evropská komunita odborníků v oblasti partnerství usnadňuje výměnu zkušeností, budování kapacit a šíření příslušných výsledků.
2. Komise zpřístupní příklady osvědčených postupů pro organizování partnerství.
3. Výměna zkušeností ohledně určení, přenosu a šíření osvědčených postupů a inovativních přístupů v souvislosti s prováděním programů meziregionální spolupráce a opatření podle čl. 2 odst. 3 písm. c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 1299/2013 (6) zahrnuje zkušenosti z partnerství v programech spolupráce.
KAPITOLA VII
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 19
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 7. ledna 2014.
COMMISSION DELEGATED REGULATION (EU) No 240/2014
of 7 January 2014
on the European code of conduct on partnership in the framework of the European Structural and Investment Funds
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 1303/2013 of the European Parliament and of the Council of 17 December 2013 laying down common provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural Development and the European Maritime and Fisheries Fund and laying down general provisions on the European Regional Development Fund, the European Social Fund, the Cohesion Fund and the European Maritime and Fisheries Fund and repealing Council Regulation (EC) No 1083/2006 (1), and in particular Article 5(3) thereof,
Whereas:
(1)
The aim of this Regulation is to provide for a European code of conduct in order to support and facilitate Member States in the organisation of partnerships for Partnership Agreements and programmes supported by the European Regional Development Fund (ERDF), the European Social Fund (ESF), the Cohesion Fund, the European Agricultural Fund for Rural Development (EAFRD) and the European Maritime and Fisheries Fund (EMFF). These funds now operate under a common framework and are referred to as the ‘European Structural and Investment Funds (hereinafter ‘the ESI Funds’).
(2)
Working in partnership is a long-established principle in the implementation of the ESI Funds. Partnership implies close cooperation between public authorities, economic and social partners and bodies representing civil society at national, regional and local levels throughout the whole programme cycle consisting of preparation, implementation, monitoring and evaluation.
(3)
The partners selected should be the most representative of the relevant stakeholders. Selection procedures should be transparent and take into account the different institutional and legal frameworks of the Member States and their national and regional competences.
(4)
The partners should include public authorities, economic and social partners and bodies representing civil society, including environmental partners, community-based and voluntary organisations, which can significantly influence or be significantly affected by implementation of the Partnership Agreement and programmes. Specific attention should be paid to including groups who may be affected by programmes but who find it difficult to influence them, in particular the most vulnerable and marginalised communities, which are at highest risk of discrimination or social exclusion, in particular persons with disabilities, migrants and Roma people.
(5)
For the selection of partners, it is necessary to take into account the differences between Partnership Agreements and programmes. Partnership Agreements cover all the ESI Funds providing support to each Member State, while programmes refer only to the ESI Funds contributing to them. The partners for Partnership Agreements should be those relevant in view of the planned use of all the ESI Funds, while for programmes it is sufficient that the partners are those relevant in view of the planned use of the ESI Funds contributing to the programme.
(6)
The partners should be involved in preparing and implementing Partnership Agreements and programmes. For this purpose, it is necessary to establish main principles and good practices concerning timely, meaningful and transparent consultation of the partners on the analysis of challenges and needs to be tackled, the selection of objectives and priorities to address them, and the coordination structures and multi-level governance agreements necessary for effective policy delivery.
(7)
The partners should be represented on the monitoring committees of programmes. The rules governing membership and committee procedures should promote continuity and ownership of programming and implementation, and working arrangements that are clear and transparent, as well as timeliness and non-discrimination.
(8)
Through their active participation in the monitoring committees, the partners should be involved in assessing performance on the different priorities, the relevant reports on the programmes and, where appropriate, calls for proposals.
(9)
Effective partnership should be facilitated by helping the relevant partners to strengthen their institutional capacity in view of the preparation and implementation of programmes.
(10)
The Commission should facilitate the exchange of good practice, strengthening institutional capacity and the dissemination of relevant outcomes among Member States, managing authorities and representatives of the partners by setting up a Community of Practice on Partnership covering all the ESI Funds.
(11)
The role of the partners in implementing the Partnership Agreements and the performance and effectiveness of the partnership in the programming period should be subject to assessment by the Member States.
(12)
In order to support and facilitate Member States in the organisation of the partnership, the Commission should make available examples of best practices existing in Member States,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER I
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Subject matter and scope
This Regulation establishes the European code of conduct on partnership for Partnership Agreements and programmes supported by the European Structural and Investment Funds.
CHAPTER II
MAIN PRINCIPLES CONCERNING TRANSPARENT PROCEDURES FOR IDENTIFICATION OF RELEVANT PARTNERS
Article 2
Representativeness of partners
Member States shall ensure that the partners referred to in Article 5(1) of Regulation (EU) No 1303/2013 are the most representative of the relevant stakeholders and are nominated as duly mandated representatives, taking into consideration their competence, capacity to participate actively and appropriate level of representation.
Article 3
Identification of relevant partners for the Partnership Agreement
1. For the Partnership Agreement, Member States shall identify the relevant partners among at least the following:
(a)
competent regional, local, urban and other public authorities, including:
(i)
regional authorities, national representatives of local authorities and local authorities representing the largest cities and urban areas, whose competences are related to the planned use of the ESI Funds;
(ii)
national representatives of higher educational institutions, educational and training providers and research centres in view of the planned use of the ESI Funds;
(iii)
other national public authorities responsible for the application of horizontal principles referred to in Articles 4 to 8 of Regulation (EU) No 1303/2013, in view of the planned use of the ESI Funds; and in particular the bodies for the promotion of equal treatment established in accordance with Council Directive 2000/43/EC (2), Council Directive 2004/113/EC (3) and Directive 2006/54/EC of the European Parliament and of the Council (4);
(b)
economic and social partners, including:
(i)
nationally recognised social partners’ organisations, in particular general cross-industry organisations and sectoral organisations, whose sectors are related to the planned use of the ESI Funds;
(ii)
national chambers of commerce and business associations representing the general interest of industries and branches, in view of the planned use of the ESI Funds and with a view to ensuring balanced representation of large, medium-sized, small and microenterprises, together with representatives of the social economy;
(c)
bodies representing civil society, such as environmental partners, non-governmental organisations, and bodies responsible for promoting social inclusion, gender equality and non-discrimination, including:
(i)
bodies working in the areas related to the planned use of the ESI Funds and to the application of horizontal principles referred to in Articles 4 to 8 of Regulation (EU) No 1303/2013 based on their representativeness, and taking into account geographic and thematic coverage, management capacity, expertise and innovative approaches;
(ii)
other organisations or groups which are significantly affected or likely to be significantly affected by the implementation of the ESI Funds, in particular groups considered to be at risk of discrimination and social exclusion.
2. Where public authorities, economic and social partners, and bodies representing civil society have established an organisation regrouping their interests to facilitate their involvement in the partnership (umbrella organisation), they may nominate a single representative to present the views of the umbrella organisation in the partnership.
Article 4
Identification of relevant partners for programmes
1. For each programme, Member States shall identify the relevant partners among at least the following:
(a)
competent regional, local, urban and other public authorities, including:
(i)
regional authorities, national representatives of local authorities and local authorities representing the largest cities and urban areas, whose competences are related to the planned use of the ESI Funds contributing to the programme;
(ii)
national or regional representatives of higher educational institutions, education, training and advisory services providers and research centres, in view of the planned use of the ESI Funds contributing to the programme;
(iii)
other public authorities responsible for the application of horizontal principles referred to in Articles 4 to 8 of Regulation (EU) No 1303/2013, in view of the planned use of the ESI Funds contributing to the programme, and in particular the bodies for the promotion of equal treatment established in accordance with Directive 2000/43/EC, Directive 2004/113/EC and Directive 2006/54/EC;
(iv)
other bodies organised at national, regional or local level and authorities representing the areas where integrated territorial investments and local development strategies funded by the programme are carried out;
(b)
economic and social partners, including:
(i)
nationally or regionally recognised social partners’ organisations, in particular general cross-industry organisations and sectoral organisations whose sectors are related to the planned use of the ESI Funds contributing to the programme;
(ii)
national or regional chambers of commerce and business associations representing the general interest of industries or branches, with a view to ensuring balanced representation of large, medium-sized, small and microenterprises, together with representatives of the social economy;
(iii)
other similar bodies organised at national or regional level;
(c)
bodies representing civil society, such as environmental partners, non-governmental organisations, and bodies responsible for promoting social inclusion, gender equality and non-discrimination, including:
(i)
bodies working in the areas related to the planned use of the ESI Funds contributing to the programme and to the application of horizontal principles, referred to in Articles 4 to 8 of Regulation (EU) No 1303/2013 based on their representativeness, and taking into account geographic and thematic coverage, management capacity, expertise and innovative approaches;
(ii)
bodies representing the local action groups referred to in Article 34(1) of Regulation (EU) No 1303/2013;
(iii)
other organisations or groups which are significantly affected or likely to be significantly affected by the implementation of the ESI Funds; in particular, groups considered to be at risk of discrimination and social exclusion.
2. As regards European territorial cooperation programmes, Member States may involve in the partnership:
(i)
European groupings of territorial cooperation operating in the respective cross-border or transnational programme area;
(ii)
authorities or bodies that are involved in the development or implementation of a macro-regional or sea-basin strategy in the programme area, including priority area coordinators for macro-regional strategies.
3. Where public authorities, economic and social partners, and bodies representing civil society have established an umbrella organisation, they may nominate a single representative to present the views of the umbrella organisation in the partnership.
CHAPTER III
MAIN PRINCIPLES AND GOOD PRACTICES CONCERNING THE INVOLVEMENT OF RELEVANT PARTNERS IN THE PREPARATION OF THE PARTNERSHIP AGREEMENT AND PROGRAMMES
Article 5
Consultation of relevant partners in the preparation of the Partnership Agreement and programmes
1. In order to ensure transparent and effective involvement of relevant partners, Member States and managing authorities shall consult them on the process and timetable of the preparation of the Partnership Agreement and programmes. In doing so, they shall keep them fully informed of their content and any changes thereof.
2. As regards the consultation of relevant partners, Member States shall take account of the need for:
(a)
timely disclosure of and easy access to relevant information;
(b)
sufficient time for partners to analyse and comment on key preparatory documents and on the draft Partnership Agreement and draft programmes;
(c)
available channels through which partners may ask questions, may provide contributions and will be informed of the way in which their proposals have been taken into consideration;
(d)
the dissemination of the outcome of the consultation.
3. As regards the rural development programmes, Member States shall take account of the role that the national rural networks established in accordance with Article 54 of the Regulation (EU) No 1305/2013 of the European Parliament and of the Council (5) can play involving relevant partners.
4. Where formal agreements have been established between the different tiers of government below national level, the Member State shall take account of these multi-level governance agreements in accordance with its institutional and legal framework.
Article 6
Preparation of the Partnership Agreement
Member States shall involve relevant partners, in accordance with their institutional and legal framework, in the preparation of the Partnership Agreement, and in particular concerning:
(a)
the analysis of disparities, development needs and growth potential with reference to the thematic objectives, including those addressed by the relevant country-specific recommendations;
(b)
summaries of the ex ante conditionalities of the programmes and key findings of any ex ante evaluations of the Partnership Agreement undertaken at the Member State’s initiative;
(c)
the selection of the thematic objectives, the indicative allocations of the ESI Funds and their main expected results;
(d)
the list of programmes and the mechanisms at national and regional level to ensure coordination of the ESI Funds with one another and with other Union and national funding instruments and with the European Investment Bank;
(e)
the arrangements for ensuring an integrated approach to the use of ESI Funds for the territorial development of urban, rural, coastal and fisheries areas and areas with particular territorial features;
(f)
the arrangements for ensuring an integrated approach to addressing the specific needs of geographical areas most affected by poverty and of target groups at the highest risk of discrimination or exclusion, with special regard to marginalised communities;
(g)
the implementation of the horizontal principles referred to in Articles 5, 7 and 8 of Regulation (EU) No 1303/2013.
Article 7
Information on the involvement of relevant partners in the Partnership Agreement
Member States shall provide for the Partnership Agreement at least the following information:
(a)
the list of partners involved in the preparation of the Partnership Agreement;
(b)
the actions taken to ensure the active participation of the partners, including actions taken in terms of accessibility, in particular for persons with disabilities;
(c)
the role of the partners in the preparation of the Partnership Agreement;
(d)
the results of the consultation with partners and a description of its added value in the preparation of the Partnership Agreement.
Article 8
Preparation of programmes
Member States shall involve relevant partners, in accordance with their institutional and legal framework, in the preparation of programmes, and in particular concerning:
(a)
the analysis and identification of needs;
(b)
the definition or selection of priorities and related specific objectives;
(c)
the allocation of funding;
(d)
the definition of programmes’ specific indicators;
(e)
the implementation of the horizontal principles as defined in Articles 7 and 8 of Regulation (EU) No 1303/2013;
(f)
the composition of the monitoring committee.
Article 9
Information on the involvement of relevant partners in programmes
Member States shall provide for programmes at least the following information:
(a)
the actions taken to involve the relevant partners in the preparation of the programmes and their amendments;
(b)
the planned actions to ensure the participation of the partners in the implementation of the programmes.
CHAPTER IV
GOOD PRACTICES CONCERNING THE FORMULATION OF THE RULES OF MEMBERSHIP AND INTERNAL PROCEDURES OF MONITORING COMMITTEES
Article 10
Rules of membership of the monitoring committee
1. When formulating the rules of membership of the monitoring committee, Member States shall take into account the involvement of partners that have been involved in the preparation of the programmes and shall aim to promote equality between men and women and non-discrimination.
2. As regards the monitoring committees of European territorial cooperation programmes, partners may be represented by umbrella organisations at Union or transnational level for interregional and transnational cooperation programmes. Member States may involve partners in the preparations of the monitoring committee, in particular through their participation in coordination committees at national level organised in the participating Member States.
Article 11
Rules of procedure of the monitoring committee
When formulating the rules of procedure, monitoring committees shall take into account the following elements:
(a)
the members’ voting rights;
(b)
the notice given of meetings and the transmission of documents, which, as a general rule, shall not be less than 10 working days;
(c)
the arrangements for publication and accessibility of the preparatory documents submitted to the monitoring committees;
(d)
the procedure for adoption, publication and accessibility of the minutes;
(e)
the arrangements for the establishment and activities of working groups under the monitoring committees;
(f)
the provisions on conflict of interest for partners involved in monitoring, evaluation and calls for proposals;
(g)
the conditions, principles and arrangements for reimbursement rules, capacity building opportunities and use of technical assistance.
CHAPTER V
MAIN PRINCIPLES AND GOOD PRACTICES CONCERNING THE INVOLVEMENT OF RELEVANT PARTNERS IN THE PREPARATION OF CALLS OF PROPOSALS, PROGRESS REPORTS AND IN RELATION TO MONITORING AND EVALUATION OF PROGRAMMES
Article 12
Obligations relating to data protection, confidentiality and conflict of interest
Member States shall ensure that partners involved in the preparation of calls of proposals, progress reports and in monitoring and evaluation of programmes are aware of their obligations related to data protection, confidentiality and conflict of interest.
Article 13
Involvement of relevant partners in the preparation of calls for proposals
Managing authorities shall take appropriate measures to avoid potential conflict of interest where involving relevant partners in the preparation of calls for proposals or in their assessment.
Article 14
Involvement of relevant partners in the preparation of progress reports
Member States shall involve relevant partners in the preparation of the progress reports on implementation of the Partnership Agreement referred to in Article 52 of Regulation (EU) No 1303/2013, in particular concerning the assessment of the role of partners in the implementation of the Partnership Agreement and the overview of the opinions given by the partners during the consultation, including, where appropriate, the description of the way in which the opinions of partners have been taken into account.
Article 15
Involvement of relevant partners in the monitoring of programmes
Managing authorities shall involve the partners, within the framework of the monitoring committee and their working groups, in assessing performance of the programme, including the conclusions of the performance review, and in the preparation of the annual implementation reports on the programmes.
Article 16
Involvement of partners in the evaluation of programmes
1. Managing authorities shall involve the relevant partners in the evaluation of programmes within the framework of the monitoring committees and, where appropriate, specific working groups established by the monitoring committees for this purpose.
2. Managing authorities for the European Regional Development Fund (ERDF), the European Social Fund (ESF) and the Cohesion Fund programmes shall consult the partners on the reports summarising the findings of evaluations carried out during the programming period in accordance with Article 114(2) of Regulation (EU) No 1303/2013.
CHAPTER VI
INDICATIVE AREAS, THEMES AND GOOD PRACTICES CONCERNING THE USE OF THE ESI FUNDS TO STRENGTHEN THE INSTITUTIONAL CAPACITY OF RELEVANT PARTNERS AND THE ROLE OF THE COMMISSION IN DISSEMINATION OF GOOD PRACTICES
Article 17
Strengthening the institutional capacity of relevant partners
1. The managing authority shall examine the need to make use of technical assistance in order to support the strengthening of the institutional capacity of partners, in particular as regards small local authorities, economic and social partners and non-governmental organisations, in order to help them so that they can effectively participate in the preparation, implementation, monitoring and evaluation of the programmes.
2. The support referred to in paragraph 1 may take the form of, inter alia, dedicated workshops, training sessions, coordination and networking structures or contributions to the cost of participating in meetings on the preparation, implementation, monitoring and evaluation of a programme.
3. For rural development programmes, the support referred to in paragraph 1 may be provided through the national rural network established in accordance with Article 54 of Regulation (EU) No 1305/2013.
4. For ESF programmes, managing authorities in less developed or transition regions or in Member States eligible for Cohesion Fund support shall ensure that, according to need, appropriate ESF resources are allocated to the capacity building activities of social partners and non-governmental organisations that are involved in the programmes.
5. For European territorial cooperation, support under paragraphs 1 and 2 may also cover support for partners to strengthen their institutional capacity for participating in international cooperation activities.
Article 18
Role of the Commission in the dissemination of good practices
1. The Commission shall set up a cooperation mechanism called the European Community of Practice on Partnership, which shall be common to the ESI Funds and open to interested Member States, managing authorities and organisations representing the partners at Union level.
The European Community of Practice on Partnership shall facilitate exchange of experience, capacity building, as well as dissemination of relevant outcomes.
2. The Commission shall make available examples of good practice in organising the partnership.
3. The exchange of experience on the identification, transfer and dissemination of good practice and innovative approaches in relation to the implementation of interregional cooperation programmes and actions under Article 2(3)(c) of Regulation (EU) No 1299/2013 of the European Parliament and of the Council (6) shall include experience of partnership in cooperation programmes.
CHAPTER VII
FINAL PROVISIONS
Article 19
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 7 January 2014.