NAŘÍZENÍ RADY (EU) č. 1417/2013
ze dne 17. prosince 2013,
kterým se stanoví vzor průkazu vydávaného Evropskou unií
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvě o Evropské unii, Smlouvě o fungování Evropské unie a Smlouvě o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na čl. 6 první pododstavec tohoto protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Podle čl. 6 prvního pododstavce Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie (dále jen „protokol“) stanoví Rada formu průkazu, který úřady členských států uznávají za platný cestovní doklad.
(2)
Připomíná se, že čl. 6 první pododstavec protokolu se vztahuje na členy orgánů Unie a zaměstnance Unie, na něž se vztahuje služební řád úředníků nebo pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie (1).
(3)
Článek 23 služebního řádu a články 11 a 81 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie stanoví podmínky, za nichž se průkazy zaměstnancům Unie vydávají.
(4)
V zájmu Unie a za účelem dodržení řádné péče mohou být výhody spojené s průkazem ve výjimečných a řádně odůvodněných případech rozšířeny na zvláštní žadatele.
(5)
Průkaz v žádném případě neposkytuje svému držiteli výsady ani imunity.
(6)
Úřady členských států mají průkaz uznávat za platný cestovní doklad. Komise by měla využít možnosti, kterou čl. 6 druhý pododstavec protokolu poskytuje, a uzavřít nezbytné dohody se třetími zeměmi za účelem uznání průkazu za cestovní doklad platný při překračování hranice i na území třetích zemí.
(7)
Vývoj na úrovni Unie, a zejména zřízení Evropské služby pro vnější činnost, dále posílily potřebu soudržného přístupu na mezinárodní a unijní úrovni.
(8)
Forma průkazu by měla být aktualizována, aby vyhovovala přísnějším bezpečnostním normám a přispěla k náležité úrovni ochrany před paděláním, pozměňováním a falšováním. Do průkazu by se měly zabudovat prvky společných bezpečnostních norem a interoperabilní biometrické identifikační prvky, aby bylo zaručeno důvěryhodné zjištění totožnosti oprávněného držitele průkazu pomocí dokladu, což také významně přispěje k předcházení jeho zneužívání.
(9)
Forma průkazu by konkrétně měla odpovídat bezpečnostním normám a technickým specifikacím platným pro vnitrostátní cestovní doklady vydávané členskými státy v souladu s nařízením Rady (ES) č. 2252/2004 (2). Tím se dosáhne souladu se specifikacemi Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO), zejména specifikacemi uvedenými v dokumentu ICAO 9303 o strojově čitelných cestovních dokladech, což přispěje k ochraně průkazu před jeho zneužitím a k jeho mezinárodnímu uznání za platný cestovní doklad. S cílem usnadnit celosvětové uznání platnosti průkazů by se Unie měla rovněž zapojit do adresáře veřejných klíčů ICAO a dodržovat platné normy ICAO a doporučené postupy.
(10)
Aby se zajistilo, že jednotné podmínky pro budoucí bezpečnostní normy a technické specifikace použitelné na pasy a cestovní doklady vydávané členskými státy se případně uplatní též na průkazy Unie, měly by být Komisi svěřeny prováděcí pravomoci. Kromě toho by Komisi měly být svěřeny prováděcí pravomoci ke stanovení pravidel pro orgány, agentury či jiné subjekty Unie, jakož i Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „orgány“) pro případ ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vracení průkazu. Tyto pravomoci by měly být vykonávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 182/2011 (3).
(11)
K přijímání prováděcích aktů, jimiž se případně zajistí dodržení budoucích minimálních bezpečnostních norem a technických specifikací pro pasy a cestovní doklady vydávané členskými státy, které byly přijaty na základě nařízení (ES) č. 2252/2004 a které mohou zůstat utajené, aby se předešlo riziku padělání a falšování, by se mělo použít poradního postupu. Poradního postupu by se mělo použít rovněž k přijímání prováděcích aktů týkajících se způsobu, jakým orgány řeší případy ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vrácení průkazu. V rámci poradního postupu by Komisi měl být nápomocen výbor zřízený článkem 6 nařízení Rady (ES) č. 1683/95 (4).
(12)
Mělo by být zajištěno, že na elektronickém médiu průkazu nebudou uloženy jiné informace, než které jsou stanoveny na základě tohoto nařízení a jeho příloh.
(13)
Každý orgán odpovědný za zpracování osobních údajů svých zaměstnanců či jiných pracovníků, ať již samostatně nebo společně na základě interinstitucionální dohody, a Komise, která pro účely zpracování vystupuje jako ústřední místo, by měly zajistit dodržování nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (5).
(14)
Za účelem zajištění toho, aby osobní údaje nebyly dostupné více osobám, než je nezbytné, je třeba, aby Komise koordinovala provádění tohoto nařízení a určila jediný subjekt, který by byl odpovědný za výrobu a personalizaci průkazů. Komise by měla konkrétně zvážit, jak zajistit bezpečný přístup pověřeného jediného subjektu k osobním údajům obsaženým v průkazu pro účely výroby a personalizace a zabezpečit přitom náležitou úroveň ochrany údajů.
(15)
Osobní údaje by měly být uchovávány v rejstříku nebo daným subjektem pouze po dobu nezbytně nutnou k dosažení účelu, k němuž byly shromážděny, a k zajištění toho, aby subjekty údajů měly ke svým osobním údajům přístup za účelem výkonu svých práv. Po uplynutí lhůty následující po ukončení postupu by osobní údaje měly být automaticky vymazány. Tato lhůta by měla být odůvodněná a opodstatněná.
(16)
Aby se zabránilo falšování a zneužívání průkazů, měl by být v souladu s ustanoveními použitelnými na zadávání zakázek, zejména v souladu s ustanoveními nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (6), vybrán jediný subjekt určený Komisí k výrobě a personalizaci průkazů, přičemž se náležitě zohlední citlivá povaha dokladů, jež mají být vyrobeny.
(17)
V souladu se zásadou proporcionality nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné pro dosažení cílů sledovaných v souladu s čl. 5 odst. 4 druhým pododstavcem Smlouvy o Evropské unii.
(18)
Toto nařízení by mělo nahradit nařízení Rady (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 (7). Nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 by proto mělo být zrušeno s účinkem od 25. listopadu 2015 po uplynutí přechodného období.
(19)
Je třeba stanovit přechodné období od vstupu tohoto nařízení v platnost do 24. listopadu 2015, v němž bude stále možné vydávat a používat průkazy podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69. Toto přechodné období by se však mělo uplatňovat tak, aby od okamžiku, k němuž začnou být vydávány průkazy podle tohoto nařízení, přestaly být vydávány průkazy podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 a ty průkazy, které budou ještě v oběhu, byly do 24. listopadu 2015 systematicky nahrazovány. Tento přístup maximálně omezí období, během něhož budou obě formy průkazů v oběhu současně,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Oblast působnosti
1. Průkaz se uděluje výhradně v zájmu Unie členům orgánů Unie uvedených v odstavci 2 a jejich zaměstnancům. Vydává se zaměstnancům v souladu s podmínkami stanovenými v článku 23 služebního řádu úředníků a článcích 11 a 81 pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Ve výjimečných a řádně odůvodněných případech lze v souladu s přílohou II průkaz vydat zvláštním žadatelům, a to výhradně v zájmu Unie.
2. Toto nařízení se vztahuje na orgány, agentury a jiné subjekty Evropské unie, jakož i na Evropskou službu pro vnější činnost (dále jen „orgány“).
Článek 2
Postup
1. Pro účely tohoto nařízení může každý orgán uzavřít s jiným orgánem dohodu s cílem dosáhnout součinnosti a snížit náklady. Tyto orgány jsou odpovědné za zpracování osobních údajů zaměstnanců či zvláštních žadatelů uvedených v čl. 1 odst. 1. Mezi tyto údaje patří biografické a biometrické údaje sloužící k jednoznačné identifikaci žadatele o průkaz, včetně zobrazení obličeje a dvou digitální otisky prstů coby biometrických prvků.
2. Pro účely tohoto nařízení vystupuje Komise jako ústřední místo s cílem přenášet osobní údaje zpracované orgány subjektu uvedenému v odstavci 3.
3. Komise určí subjekt, který je odpovědný za návrh, výrobu a personalizaci průkazů, s ohledem na citlivou povahu dokladů, jež mají být vyrobeny. Učiní tak v souladu s ustanovenými použitelnými na zadávání zakázek, zejména ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012. Jakékoli předávání osobních údajů v průběhu postupu probíhá v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
4. Všechny průkazy jsou majetkem Unie.
Článek 3
Jazykový režim
Průkaz se vydává ve všech úředních jazycích orgánů Unie, jak je uvedeno v příloze I. Uvedení biografických údajů zohledňuje doporučení ICAO.
Článek 4
Platnost
1. Aniž je dotčen čl. 5 odst. 2, průkaz se vydává na dobu nejvýše šesti let a nejméně dvanácti měsíců s výhradou podmínek vrácení stanovených v prováděcích aktech přijatých podle čl. 6 odst. 4. Doba platnosti průkazu se přizpůsobí délce mandátu člena orgánu, délce pobytu či vyslání úředníka nebo délce smlouvy dočasného zaměstnance či smluvního zaměstnance.
2. Všechny průkazy, jejichž platnost skončila nebo jež nemají volné stránky pro vízové štítky, musí být vráceny vydávajícímu orgánu za účelem formálního zrušení či obnovení. Průkaz se rovněž vrací v případě, že jeho držitel opouští funkci či službu. Tento odstavec se použije rovněž na zvláštní žadatele uvedené v čl. 1 odst. 1. Vrací-li průkaz původní držitel, vrátí svůj průkaz v každém případě i závislý rodinný příslušník.
Článek 5
Osobní údaje - práva jednotlivce
1. Osoby, kterým je vydán průkaz, mají v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 právo ověřit si osobní údaje, které jsou v průkazu uvedeny, a v případě potřeby požádat o jejich opravu nebo vypuštění.
2. Osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné, jsou vyňaty z povinnosti otisky prstů poskytnout. Pokud není dočasně možné pořídit otisky určených prstů, je možné odebrat otisk jiných prstů. Pokud není dočasně možné pořídit ani otisky jiných prstů, lze vydat dočasný průkaz s platností nejvýše dvanáct měsíců.
3. Průkaz nesmí obsahovat jiné strojově čitelné údaje než ty, které jsou stanoveny na základě tohoto nařízení.
4. Pro účely tohoto nařízení se biometrické prvky uvedené průkazu využívají pouze pro ověřování:
-
pravosti dokladu;
-
totožnosti držitele pomocí porovnatelných prvků, které jsou přímo k dispozici.
5. Osobní údaje jsou zabezpečené zejména proti nepovolenému přístupu a je zaručena jejich úplnost, pravost a důvěrnost.
6. Přístup k otiskům prstů na paměťovém médiu v průkazu umožní Komise třetím zemím pouze za podmínek stanovených v článku 9 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 6
Technické specifikace a bezpečnostní normy
1. Aby se zaručila srovnatelná úroveň bezpečnosti, splňuje průkaz minimální bezpečnostní normy stanovené v nařízení (ES) č. 2252/2004 a v rozhodnutí Komise C(2005) 409 ze dne 28. února 2005, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2006) 2909 ze dne 28. června 2006, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2008) 8657 ze dne 22. prosince 2008, kterým se stanoví certifikační politika požadovaná v rámci technických specifikací norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy a kterým se aktualizují normativní referenční dokumenty, rozhodnutí Komise C(2009) 7476 ze dne 5. října 2009, kterým se mění rozhodnutí Komise (C( 2008) 8657 v konečném znění), kterým se stanoví certifikační politika požadovaná v rámci technických specifikací norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, rozhodnutí Komise C(2011) 5499 ze dne 4. srpna 2011, kterým se mění rozhodnutí Komise C(2006) 2909 v konečném znění, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy, a prováděcí rozhodnutí Komise C(2013) 6181 ze dne 30. září 2013, kterým se mění rozhodnutí Komise C(2006) 2909 v konečném znění, kterým se stanoví technické specifikace norem pro bezpečnostní a biometrické prvky v cestovních pasech a cestovních dokladech vydávaných členskými státy.
2. S cílem případně zajistit, aby průkaz splňoval budoucí minimální bezpečnostní normy přijaté podle nařízení (ES) č. 2252/2004, stanoví Komise prostřednictvím prováděcích aktů další technické specifikace, které budou v souladu s mezinárodními normami, zejména normami a doporučenými postupy ICAO pro průkazy, pokud jde o:
a)
další bezpečnostní prvky a požadavky, včetně přísnějších norem na ochranu před paděláním, pozměňováním a falšováním;
b)
technické specifikace paměťového média pro uchovávání biometrických prvků a jejich zabezpečení, včetně předcházení nedovolenému přístupu a snazšího schvalování;
c)
požadavky na kvalitu a společné technické normy pro zobrazení obličeje a otisky prstů.
Tyto prováděcí akty se přijímají poradním postupem podle čl. 7 odst. 2.
3. Poradním postupem podle čl. 7 odst. 2 může být rozhodnuto, že specifikace uvedené v odstavci 2 tohoto článku jsou tajné a nezveřejňují se. V takovém případě jsou k dispozici pouze jedinému subjektu určenému Komisí podle čl. 2 odst. 3 a za podmínky, že tento jediný subjekt zajistí odpovídající úroveň ochrany.
4. Komise prostřednictvím prováděcích aktů stanoví pravidla pro orgány pro případ ztráty, odcizení, vydání duplikátu a vracení průkazu. Tyto prováděcí akty se použijí na všechny průkazy. Přijímají se poradním postupem podle čl. 7 odst. 2.
Článek 7
Postup projednávání ve výboru
1. Komisi je nápomocen výbor zřízený článkem 6 nařízení (ES) č. 1683/95. Tento výbor je výborem ve smyslu nařízení (EU) č. 182/2011.
2. Odkazuje-li se na tento odstavec, použije se článek 4 nařízení (EU) č. 182/2011.
Článek 8
Zrušení a přechodná ustanovení
1. Nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 se zrušuje s účinkem ode dne 25. listopadu 2015. V období od 1. ledna 2014 do 24. listopadu 2015 se nadále použije nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69.
2. Platnost všech průkazů vydaných podle nařízení (ESUO, EHS, Euratom) č. 1826/69 končí dnem 25. listopadu 2015.
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost čtvrtým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. prosince 2013.
COUNCIL REGULATION (EU) No 1417/2013
of 17 December 2013
laying down the form of the laissez-passer issued by the European Union
THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to Protocol No 7 on the privileges and immunities of the European Union annexed to the Treaty on European Union, the Treaty on the Functioning of the European Union and the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular the first paragraph of Article 6 thereof,
Whereas:
(1)
The first paragraph of Article 6 of Protocol No 7 on the privileges and immunities of the European Union (‘Protocol’) provides that the Council prescribes the form of the laissez-passer which are to be recognised as valid travel documents by the authorities of the Member States.
(2)
It is recalled that the first paragraph of Article 6 of the Protocol applies to members of the institutions of the Union and servants of the Union, who are subject either to the Staff Regulations of Officials or the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union (1).
(3)
Article 23 of the Staff Regulations of Officials, as well as Articles 11 and 81 of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union, lay down the conditions under which the laissez-passer is issued to servants of the Union.
(4)
In the interest of the Union and in order to comply with the duty of care, the benefit of the laissez-passer may be extended, on exceptional basis and upon due motivation, to special applicants.
(5)
In any event, a laissez-passer does not grant privileges and immunities to its holder.
(6)
The laissez-passer is to be recognised as a valid travel document by the authorities of the Member States. The Commission should make use of the possibility provided for under the second paragraph of Article 6 of the Protocol to conclude necessary agreements with third countries with a view to recognising laissez-passer as valid travel documents for border crossing and within the territory of third countries.
(7)
Developments at Union level, in particular the establishment of the European External Action Service, have further enhanced the need for a coherent approach at the international and Union levels.
(8)
The form of the laissez-passer should be upgraded to achieve enhanced security standards and to contribute to ensuring a proper level of protection against forgery, counterfeiting and falsification. Common security standards and interoperable biometric identifiers should be integrated into the laissez-passer in order to establish a reliable link between the rightful holder and the document, making an important contribution to ensuring protection against its fraudulent use.
(9)
In particular, the form of the laissez-passer should comply with the security standards and technical specifications applicable to the national travel documents issued by Member States pursuant to Council Regulation (EC) No 2252/2004 (2). This allows for compliance with the specifications of the International Civil Aviation Organisation (‘ICAO’), in particular those appearing in ICAO Document 9303 on machine-readable travel documents, as they will contribute to protecting the laissez-passer against fraudulent use and to having it internationally recognised as a valid travel document. Likewise, the Union should participate in the ICAO Public Key Directory following the applicable ICAO standards and recommended practices with a view to allowing facilitated worldwide validation of laissez-passer.
(10)
In order to ensure that uniform conditions for future security standards and technical specifications for passports and travel documents issued by Member States apply equally, where appropriate, to Union laissez-passer, implementing powers should be conferred on the Commission. Moreover, implementing powers should be conferred on the Commission to establish rules for institutions, agencies or other bodies of the Union, as well as to the European External Action Service (hereinafter referred to as the ‘institutions’), in cases of loss, theft, issuance of duplicates and returns of laissez-passer. Those powers should be exercised in accordance with Regulation (EU) No 182/2011 of the European Parliament and of the Council (3).
(11)
The advisory procedure should be used for the adoption of implementing acts ensuring, where appropriate, compliance with future minimum security standards and technical specifications for passports and travel documents issued by Member States adopted pursuant to Regulation (EC) No 2252/2004, which may remain secret in order to prevent the risk of counterfeiting and falsifications. The advisory procedure should also be used for the adoption of implementing acts on the handling of cases of loss, theft, issuance of duplicates and returns of laissez-passer by the institutions. Under the advisory procedure the Commission should be assisted by the Committee established by Article 6 of Council Regulation (EC) no 1683/95 (4).
(12)
It should be ensured that no further information is stored in the laissez-passer's electronic medium other than that pursuant to this Regulation and the Annexes thereto.
(13)
Each institution, individually or acting together on the basis of service-level agreements, responsible for the processing of the personal data of its own staff or of other agents, and the Commission acting as a central point for processing purposes, should ensure compliance with Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council (5).
(14)
In order to ensure that personal data are not made available to more persons than necessary, it is essential that the Commission coordinate the implementation of this Regulation and designate a single entity having the responsibility for the production and personalisation of the laissez-passer. Specific consideration should be given by the Commission to ensure secure access to the personal data contained in the laissez-passer for the purposes of production and personalisation by the authorised single entity ensuring an adequate level of data protection.
(15)
Personal data should be kept in the register or by the entity only for the time necessary to achieve the purposes for which they were collected and to ensure that data subjects are able to access their personal data in order to exercise their rights. Personal data should be automatically deleted after a period following the closure of the proceeding. This period of time should be justified and motivated.
(16)
In order to prevent falsification and fraudulent use of the laissez-passer, the single entity designated by the Commission to produce and personalise the laissez-passer should be selected in accordance with the provisions applicable to the award of contracts, in particular those of Regulation (EC, Euratom) No 966/2012 of European Parliament and Council (6), and taking due account of the sensitive nature of the documents to be produced.
(17)
In accordance with the principle of proportionality, this Regulation does not go beyond what is necessary to achieve the objectives pursued in accordance with the second subparagraph of Article 5(4) of the Treaty on European Union.
(18)
This Regulation should replace Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69 of the Council (7). Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69 should therefore be repealed with effect from 25 November 2015 following a transitional period.
(19)
It is necessary to provide for a transitional period from the entry into force of this Regulation until 24 November 2015, when it will still be possible to issue and use laissez-passer pursuant to Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69. However, this transitional possibility should be applied in such a way that, from the moment when laissez-passer start being issued pursuant to this Regulation, no more laissez-passer are issued pursuant to Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69, and such laissez-passer still in circulation are systematically replaced until 24 November 2015. This approach will limit as much as possible the period during which the two forms of laissez-passer circulate simultaneously,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Scope
1. The laissez-passer shall be accorded solely in the interest of the Union to members of the institutions of the Union referred to in paragraph 2 and its servants. It shall be issued to servants in accordance with the conditions laid down in Article 23 of the Staff Regulations of Officials, as well as Articles 11 and 81 of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union. The laissez-passer may be issued, solely in the interest of the Union in exceptional cases and upon due motivation, to special applicants pursuant to Annex II.
2. This Regulation shall apply to the institutions, agencies and other bodies of the European Union, as well as to the European External Action Service (hereinafter referred to as the ‘institutions’).
Article 2
Process
1. For the purposes of this Regulation, each institution may conclude agreements with other institutions with a view to creating synergies and alleviating the costs. These institutions shall be responsible for the processing of personal data of staff or special applicants referred to in Article 1(1). Such data shall include the biographical and biometric data used to identify unambiguously the laissez-passer applicant, including the facial image and two digital finger prints as biometric features.
2. For the purposes of this Regulation, the Commission shall act as a central point with a view to transmitting the personal data processed by institutions to the entity referred to in paragraph 3.
3. The Commission shall designate an entity to be responsible for designing, producing and personalising the laissez-passer, taking into account the sensitive nature of the documents to be produced. It shall do so in accordance with the provisions applicable to the award of contracts, in particular those in Regulation (EC, Euratom) No 966/2012. Any transfer of personal data during the process shall be done in accordance with Regulation (EC) No 45/2001.
4. Each laissez-passer shall remain the property of the Union.
Article 3
Linguistic regime
The laissez-passer shall be issued in all official languages of the institutions of the Union as indicated in Annex I. The presentation of biographical data shall take into account ICAO recommendations.
Article 4
Validity
1. Without prejudice to Article 5(2), a laissez-passer shall be issued for a maximum period of six years and for no less than twelve months subject to the conditions of return specified in the implementing acts adopted in accordance with Article 6(4). The period of its validity shall be adapted to the length of the mandate for a member of an institution, to the length of stay or of posting for an official or to the length of the contract for a temporary agent or for a contract agent.
2. All laissez-passer that have expired or have no blank pages for visa affixes must be returned to the issuing authority for formal cancellation or renewal. The laissez-passer shall also be returned when its holder leaves his function or service. This paragraph shall also apply to the special applicants referred to in Article 1(1). In any event, when an original holder returns his laissez-passer, a dependent family member shall equally return his laissez-passer.
Article 5
Personal data - Rights of individuals
1. Persons to whom a laissez-passer is issued shall have the right to verify the personal data contained in it, pursuant to Regulation (EC) No 45/2001, and, where appropriate, to ask for its rectification or erasure.
2. Persons for whom fingerprinting is physically impossible shall be exempted from the obligation to provide them. Where fingerprinting of the designated fingers is temporarily impossible, the fingerprinting of the other fingers shall be allowed. Where it is also temporarily impossible to take fingerprints of any of the other fingers, a temporary laissez-passer may be issued, having a validity of 12 months or less.
3. The laissez-passer shall contain no machine-readable information other than that pursuant to this Regulation.
4. For the purposes of this Regulation, the biometric features in the laissez-passer shall only be used for verifying:
-
the authenticity of the document;
-
the identity of the holder by means of directly available comparable features.
5. The personal data shall be secured, in particular against unauthorised access, and its integrity, authenticity and confidentiality shall be guaranteed.
6. Access to fingerprints on the storage medium in the laissez-passer shall only be granted by the Commission to third countries under the conditions set out in Article 9 of Regulation (EC) No 45/2001.
Article 6
Technical specifications and security standards
1. In order to guarantee an equivalent security level, the laissez-passer shall comply with the minimum security standards provided for in Regulation (EC) No 2252/2004 and in Commission Decision C(2005) 409 of 28 February 2005 establishing the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States, Commission Decision C(2006) 2909 of 28 June 2006 establishing the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States, Commission Decision C(2008) 8657 of 22 December 2008 laying down a certificate policy as required in the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States and updating the normative reference documents, Commission Decision C(2009) 7476 of 5 October 2009 amending Commission Decision (C(2008) 8657 final) laying down a certificate policy as required in the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States, Commission Decision C(2011) 5499 of 4 August 2011 amending Commission Decision C(2006) 2909 final laying down the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States and Commission Implementing Decision C(2013) 6181 of 30 September 2013 amending Commission Decision C(2006) 2909 final laying down the technical specifications on the standards for security features and biometrics in passports and travel documents issued by Member States.
2. In order to ensure, where appropriate, compliance of the laissez-passer with future minimum security standards adopted pursuant to Regulation (EC) No 2252/2004, the Commission shall establish, by means of implementing acts, additional technical specifications in accordance with international standards, including in particular the standards and recommended practices of ICAO for laissez-passer, relating to the following:
(a)
additional security features and requirements, including enhanced anti-forgery, counterfeiting and falsification standards;
(b)
technical specifications for the storage medium of the biometric features and their security, including prevention of unauthorised access and facilitated validation;
(c)
requirements for quality and common technical standards for the facial image and the fingerprints.
Those implementing acts shall be adopted in accordance with the advisory procedure referred to in Article 7(2).
3. In accordance with the advisory procedure referred to in Article 7(2), it may be decided that the specifications referred to in paragraph 2 of this Article shall be secret and not be published. In that case, they shall be made available only to the single entity designated by the Commission in accordance with Article 2(3) and on the condition that this single entity shall guarantee an adequate level of protection.
4. The Commission shall establish, by means of implementing acts, rules for institutions in cases of loss, theft, issuance of duplicates and returns of laissez-passer. Those implementing acts shall apply to all laissez passer. They shall be adopted in accordance with the advisory procedure referred to in Article 7(2).
Article 7
Committee procedure
1. The Commission shall be assisted by the Committee established by Article 6 of Regulation (EC) No. 1683/95. That Committee shall be a committee within the meaning of Regulation (EU) No 182/2011.
2. Where reference is made to this paragraph, Article 4 of Regulation (EU) No 182/2011 shall apply.
Article 8
Repeal and transitional provisions
1. Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69 is repealed with effect from 25 November 2015. During the period from 1 January 2014 until 24 November 2015, Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69 shall continue to apply.
2. Any laissez-passer issued pursuant to Regulation (ECSC, EEC, Euratom) No 1826/69 shall cease to be valid with effect from 25 November 2015.
Article 9
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the fourth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 17 December 2013.