PROVÁDĚCÍ SMĚRNICE KOMISE (EU) 2015/2392
ze dne 17. prosince 2015
k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 596/2014, pokud jde o oznamování skutečných nebo možných porušení tohoto nařízení příslušným orgánům
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 596/2014 ze dne 16. dubna 2014 o zneužívání trhu (nařízení o zneužívání trhu) a o zrušení směrnice Evropského parlamentu a Rady 2003/6/ES a směrnic Komise 2003/124/ES, 2003/125/ES a 2004/72/ES (1), a zejména na čl. 32 odst. 5 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Osoby, které oznamují skutečné nebo možné porušení nařízení (EU) č. 596/2014 (informátoři), mohou příslušné orgány upozornit na nové informace a pomoci jim při odhalování případů zneužívání trhu a jejich sankcionování. Ochota oznamovat takové případy však může být nižší kvůli strachu z odplaty, diskriminace nebo zpřístupnění osobních údajů. V této souvislosti je proto nezbytné zavést vhodná opatření, aby byla zajištěna celková ochrana a dodržování základních práv informátorů a obviněných osob. Osoby, které příslušným orgánům vědomě poskytly nesprávné nebo zavádějící informace, by neměly být považovány za informátory, a tudíž by neměly mít možnost využít ochranných mechanismů.
(2)
Příslušné orgány by měly umožnit anonymní poskytování informací a ochranné mechanismy podle této směrnice by se měly rovněž vztahovat na případy, kdy se anonymní informátor rozhodne odhalit svou totožnost příslušnému orgánu později. Informátoři by měli mít možnost poskytnout informace buď vnitřními postupy, existují-li, nebo přímo příslušnému orgánu.
(3)
Bude nutné určit konkrétní pracovníky příslušných orgánů, kteří budou odborně vyškoleni mimo jiné o platných pravidlech pro ochranu údajů a kteří budou vyřizovat oznámení o porušení nařízení (EU) č. 596/2014 a zajišťovat komunikaci s oznamovatelem, jakož i přijímat v reakci na oznámení vhodná následná opatření.
(4)
Osoby, které hodlají oznámit skutečné nebo možné porušení nařízení (EU) č. 596/2014, by měly být schopny učinit informované rozhodnutí o tom, zda, jak a kdy informace oznámit. Příslušné orgány by proto měly zveřejnit a učinit snadno přístupné informace o dostupných prostředcích komunikace s danými orgány, o platných postupech a o určených pracovnících daného orgánu, kteří se oznámeními o porušení zabývají. Všechny informace týkající se oznamování porušení by měly být transparentní, snadno srozumitelné a spolehlivé, aby oznamování porušení podporovaly, a nikoli od něho odrazovaly.
(5)
V zájmu účinné komunikace s určenými pracovníky je nezbytné, aby příslušné orgány zavedly a používaly různé prostředky komunikace, které by měly být uživatelsky vstřícné a umožňovat komunikaci formou písemnou, ústní, elektronickou i neelektronickou.
(6)
Je důležité, aby postupy na ochranu osob zaměstnaných na základě pracovní smlouvy bez ohledu na povahu jejich pracovního vztahu a na to, zda pobírají odměnu za práci, které oznámí porušení nebo které jsou obviněny z porušení nařízení (EU) č. 596/2014, chránily tyto osoby před odplatou, diskriminací nebo jinými druhy přímého či nepřímého nespravedlivého zacházení. Nespravedlivé zacházení může mít velmi odlišné podoby v závislosti na okolnostech. Jednotlivé případy proto budou muset být posuzovány podle pravidel pro řešení sporů nebo v rámci soudních řízení podle vnitrostátního práva.
(7)
Členské státy by měly zajistit, aby příslušné orgány zavedly odpovídající ochranné postupy pro zpracovávání oznámení o porušení a osobních údajů nahlášených osob. Tyto postupy by měly zajistit, aby totožnost každého oznamovatele a nahlášené osoby byla chráněna ve všech fázích řízení. V nezbytných případech a v přiměřeném rozsahu není touto povinností dotčena povinnost zveřejnit informace, pokud to vyžadují právní předpisy Unie nebo členských států pod podmínkou vhodných ochranných opatření podle těchto právních předpisů, včetně případů vyšetřování nebo soudních řízení nebo za účelem ochrany svobod jiných osob, včetně práva nahlášené osoby na obhajobu.
(8)
Je velmi důležité a nutné, aby určení pracovníci příslušného orgánu a jiní jeho pracovníci, kteří získají přístup k informacím poskytnutým příslušnému orgánu oznamovatelem, dodržovali povinnost zachovávat profesní tajemství a důvěrnost při předávání údajů jak uvnitř, tak vně příslušného orgánu, včetně případů, kdy příslušný orgán v souvislosti s oznámením o porušení zahájí šetření nebo vyšetřování nebo navazující činnosti vedoucí k prosazení pravidel.
(9)
Členské státy by měly zajistit náležité vedení záznamů o všech oznámeních o porušení a dohledatelnost každého oznámení v rámci příslušného orgánu, jakož i to, aby informace získané prostřednictvím oznámení mohly být tam, kde je to vhodné, použity jako důkazy při vymáhání práva. Členské státy by měly zajistit soulad se směrnicí 95/46/ES Evropského parlamentu a Rady (2) a vnitrostátními právními předpisy, kterými se směrnice 95/46/ES provádí.
(10)
Ochrana osobních údajů oznamovatele a nahlášené osoby je zásadní podmínkou, aby se zabránilo nespravedlivému zacházení či poškození pověsti v důsledku zpřístupnění osobních údajů, zejména údajů odhalujících totožnost dotčené osoby. Proto vedle vnitrostátních právních předpisů o ochraně údajů, které provádějí směrnici 95/46/ES, by příslušné orgány měly zavést odpovídající postupy ochrany údajů, které jsou zvláště zaměřeny na ochranu oznamovatele a nahlášené osoby a jejichž součástí by měl být zabezpečený systém v rámci příslušného orgánu s omezenými přístupovými právy pouze pro pověřené pracovníky.
(11)
Může být nutné, aby příslušný orgán předával osobní údaje související s oznámeními o porušení kvůli jejich vyhodnocení a provedení potřebného šetření a donucovacích opatření. Při předávání údajů v rámci příslušného orgánu nebo třetím stranám by příslušné orgány měly zachovávat nejvyšší možnou důvěrnost v souladu s vnitrostátními právními předpisy.
(12)
Práva osoby obviněné z porušení nařízení (EU) č. 596/2014 by měla být chráněna tak, aby se zabránilo poškození pověsti nebo jiným negativním důsledkům. Kromě toho by v každé fázi postupu následujícím po oznámení porušení měla být plně respektována práva nahlášené osoby na obhajobu a přístup k opravným prostředkům. Členské státy by měly zajistit právo nahlášené osoby na obhajobu, včetně práva na přístup ke spisu, práva být vyslechnut a práva využít účinný opravný prostředek proti rozhodnutí týkajícímu se této osoby podle platných postupů stanovených vnitrostátními právními předpisy v rámci vyšetřování nebo následných soudních řízení.
(13)
Postupy příslušných orgánů by měly být pravidelně a nejméně jednou za dva roky přezkoumány, aby bylo zaručeno, že jsou přiměřené a aktuální, a tedy slouží svému účelu. Za tímto účelem je důležité, aby příslušné orgány své zkušenosti vyhodnocovaly a aby se zapojily do výměny zkušeností a osvědčených postupů s jinými příslušnými orgány.
(14)
Vzhledem k tomu, že podrobná pravidla na ochranu informátorů by členským státům ztížila zajištění slučitelnosti a funkčního souladu s vnitrostátními systémy, včetně administrativních, procedurálních a institucionálních aspektů, je zapotřebí, aby prováděcí akt vykazoval určitou míru flexibility. Této flexibility by bylo nejlépe dosaženo prostřednictvím směrnice místo nařízení, a tudíž se jako nejvhodnější nástroj jeví směrnice, neboť cílem je umožnit členským státům účinně přizpůsobit režim oznamování porušení svým vnitrostátním systémům včetně institucionálního rámce.
(15)
Vzhledem k tomu, že nařízení (EU) č. 596/2014 se použije ode dne 3. července 2016, je vhodné, aby členské státy provedly ustanovení týkající se této směrnice a začaly je používat ode dne 3. července 2016.
(16)
Opatření stanovená touto směrnicí jsou v souladu se stanoviskem Evropského výboru pro cenné papíry,
PŘIJALA TUTO SMĚRNICI:
KAPITOLA I
PŘEDMĚT A DEFINICE
Článek 1
Předmět
Tato směrnice stanoví pravidla upřesňující postupy uvedené v čl. 32 odst. 1 nařízení (EU) č. 596/2014, včetně způsobů oznamování a následných opatření a opatření na ochranu osob zaměstnaných na základě pracovní smlouvy a na ochranu osobních údajů.
Článek 2
Definice
Pro účely této směrnice se rozumí:
1)
„oznamovatelem“ osoba, která příslušnému orgánu oznamuje skutečné nebo možné porušení nařízení (EU) č. 596/2014;
2)
„nahlášenou osobou“ osoba, která je oznamovatelem obviněna z porušení nebo pokusu o porušení nařízení (EU) č. 596/2014;
3)
„oznámením o porušení“ oznámení podané oznamovatelem příslušnému orgánu týkající se skutečného nebo možného porušení nařízení (EU) č. 596/2014.
KAPITOLA II
POSTUPY TÝKAJÍCÍ SE PŘIJÍMÁNÍ OZNÁMENÍ O PORUŠENÍ A NÁSLEDNÝCH OPATŘENÍ
Článek 3
Určení pracovníci
1. Členské státy zajistí, aby příslušné orgány určily pracovníky, kteří budou oznámení o porušení vyřizovat („určení pracovníci“). Určení pracovníci musí být pro účely vyřizování oznámení o porušení proškoleni.
2. Určení pracovníci plní tyto funkce:
a)
poskytují osobám, které vyjádří zájem, informace o postupech pro oznamování porušení;
b)
přijímají oznámení o porušení a následná opatření;
c)
udržují kontakt s oznamovatelem, pokud uvedl totožnost.
Článek 4
Informace týkající se přijímání oznámení o porušení a následných opatření
1. Členské státy zajistí, aby příslušné orgány na svých internetových stránkách v samostatném, snadno nalezitelném a dostupném oddílu zveřejnily informace týkající se přijímání oznámení o porušení uvedené v odstavci 2.
2. Informace uvedené v odstavci 1 zahrnují vše níže uvedené:
a)
prostředky komunikace pro přijímání oznámení o porušení a následných opatření a pro kontaktování určených pracovníků v souladu s čl. 6 odst. 1, včetně:
1)
telefonních čísel a informace, zda jsou hovory při využívání těchto telefonních linek zaznamenávány, či nikoli;
2)
vyhrazených elektronických a poštovních adres pro kontaktování určených pracovníků, které jsou bezpečné a zajišťují důvěrnost;
b)
postupy týkající se oznámení o porušení uvedené v článku 5;
c)
režim ochrany informací vztahující se na oznámení o porušení v rámci postupů týkajících se oznámení o porušení uvedených v článku 5;
d)
postupy na ochranu osob zaměstnaných na základě pracovní smlouvy;
e)
prohlášení, které jasně vysvětluje, že u osoby předávající informace příslušnému orgánu v souladu s nařízením (EU) č. 596/2014 se má za to, že neporušuje žádné omezení týkající se zpřístupňování informací vyplývající ze smlouvy nebo právního či správního předpisu a že jí v souvislosti s tímto zpřístupněním informací nevzniká žádná odpovědnost jakéhokoli druhu.
3. Příslušné orgány mohou na svých internetových stránkách zveřejnit podrobnější informace uvedené v odstavci 2 týkající se přijímání oznámení o porušení a následných opatření.
Článek 5
Postupy týkající se oznámení o porušení
1. V postupech týkajících se oznámení o porušení podle čl. 4 odst. 2 písm. b) musí být jasně uvedeny všechny tyto informace:
a)
informace, že oznámení o porušení může být rovněž podáno anonymně;
b)
způsob, jakým může příslušný orgán požadovat, aby oznamovatel objasnil oznámené informace nebo poskytl dodatečné informace, které jsou mu dostupné;
c)
druh, obsah a časový rámec pro zpětnou vazbu o výsledcích oznámení o porušení, které může oznamovatel po oznámení očekávat;
d)
režim ochrany informací vztahující se na oznámení o porušení, včetně podrobného popisu okolností, za nichž mohou být důvěrné údaje oznamovatele zpřístupněny v souladu s články 27, 28 a 29 nařízení (EU) č. 596/2014.
2. Podrobný popis uvedený v odst. 1 písm. d) musí zajistit informovanost oznamovatele o mimořádných případech, kdy důvěrnost údajů nelze zajistit, včetně případů, kdy je zpřístupnění údajů nezbytnou a přiměřenou povinností vyplývající z právních předpisů Unie nebo vnitrostátních právních předpisů v souvislosti s vyšetřováním nebo následným soudním řízením nebo za účelem ochrany svobod jiných osob, včetně práva nahlášené osoby na obhajobu, a v každém případě za podmínky náležitých ochranných opatření podle uvedených právních předpisů.
Článek 6
Určené prostředky komunikace
1. Členské státy zajistí, aby pro přijímání oznámení o porušení a následných opatření příslušné orgány zřídily nezávislé a samostatné prostředky komunikace, které jsou bezpečné a zajišťují důvěrnost („určené prostředky komunikace“).
2. Určené prostředky komunikace se považují za nezávislé a samostatné, splňují-li všechna tato kritéria:
a)
jsou odděleny od obecných prostředků komunikace příslušného orgánu, včetně těch, které příslušný orgán používá k interní komunikaci a komunikaci se třetími stranami při své běžné činnosti;
b)
jsou navrženy, vytvořeny a používány způsobem, který zajišťuje úplnost, celistvost a důvěrnost informací a brání přístupu neoprávněných pracovníků příslušného orgánu;
c)
umožňují dlouhodobé uchovávání informací v souladu s článkem 7 za účelem případného dalšího vyšetřování.
3. Určené prostředky komunikace musí umožňovat oznamování skutečných nebo možných porušení přinejmenším všemi těmito způsoby:
a)
písemným oznámením v elektronické či papírové podobě;
b)
ústním oznámením prostřednictvím telefonu se záznamem hovoru, či bez něho;
c)
osobním setkáním s určeným pracovníkem příslušného orgánu.
4. Před přijetím oznámení o porušení nebo nejpozději v okamžiku jeho přijetí poskytne příslušný orgán oznamovateli informace uvedené v čl. 4 odst. 2.
5. Příslušné orgány zajistí, že oznámení o porušení obdržené jiným způsobem než prostřednictvím určených prostředků komunikace uvedených v tomto článku, bude bezodkladně beze změny prostřednictvím určených prostředků komunikace předáno určeným pracovníkům příslušného orgánu.
Článek 7
Vedení záznamů o přijatých oznámeních
1. Členské státy zajistí, aby příslušné orgány vedly záznamy o každém přijatém oznámení o porušení.
2. Příslušné orgány neprodleně potvrdí přijetí písemného oznámení o porušení na poštovní či elektronickou adresu, kterou oznamovatel uvedl, ledaže by oznamovatel výslovně požádal jinak nebo pokud by se příslušný orgán důvodně domníval, že potvrzení přijetí písemného oznámení by ohrozilo ochranu totožnosti oznamovatele.
3. Jestliže je pro oznámení porušení použita telefonní linka se záznamem hovorů, je příslušný orgán oprávněn ústní oznámení zdokumentovat formou:
a)
zvukového záznamu hovoru v trvalé a dohledatelné podobě, nebo
b)
úplného a přesného přepisu hovoru vypracovaného určenými pracovníky příslušného orgánu. V případech, kdy oznamovatel uvedl svou totožnost, nabídne mu příslušný orgán možnost přepis hovoru zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem.
4. Jestliže je pro oznámení porušení použita telefonní linka bez záznamu hovorů, je příslušný orgán oprávněn ústní oznámení zdokumentovat formou přesného zápisu o hovoru vypracovaného určeným pracovníkem příslušného orgánu. V případech, kdy oznamovatel uvedl svou totožnost, nabídne mu příslušný orgán možnost zápis o hovoru zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem.
5. Jestliže osoba požaduje pro oznámení porušení osobní setkání s určenými pracovníky příslušného orgánu podle čl. 6 odst. 3 písm. c), příslušné orgány zajistí, aby o setkání byly vypracovány a uchovávány úplné a přesné záznamy v trvalé a dohledatelné podobě. Příslušný orgán je oprávněn zdokumentovat setkání formou:
a)
zvukového záznamu rozhovoru v trvalé a dohledatelné podobě, nebo
b)
přesného zápisu ze setkání vypracovaného určenými pracovníky příslušného orgánu. V případech, kdy oznamovatel uvedl svou totožnost, nabídne mu příslušný orgán možnost zápis ze setkání zkontrolovat, opravit a odsouhlasit svým podpisem.
Článek 8
Ochrana osob zaměstnaných na základě pracovní smlouvy
1. Členské státy zavedou postupy, které zajistí účinnou výměnu informací a spolupráci mezi příslušnými orgány a jinými relevantními orgány zapojenými do ochrany osob zaměstnaných na základě pracovní smlouvy, které oznámí porušení nařízení (EU) č. 596/2014 příslušnému orgánu nebo jsou z takového porušení obviněny, před odplatou, diskriminací nebo jinými druhy nespravedlivého zacházení, k němuž dochází v důsledku oznámení porušení nařízení (EU) č. 596/2014 nebo v souvislosti s ním.
2. Postupy uvedené v odstavci 1 zajišťují alespoň:
a)
přístup oznamovatele k uceleným informacím a poradenství týkajícím se opatření a postupů, které jsou k dispozici podle vnitrostátního práva na ochranu proti nespravedlivému zacházení, včetně postupů pro nárokování peněžitých náhrad;
b)
přístup oznamovatele k účinné pomoci od příslušných orgánů ve vztahu k jiným relevantním orgánům zapojeným do její ochrany proti nespravedlivému zacházení, včetně potvrzení postavení informátora v případě pracovněprávních sporů.
Článek 9
Postupy ochrany osobních údajů
1. Členské státy zajistí, aby příslušné orgány uchovávaly záznamy podle článku 7 v důvěrném a zabezpečeném systému.
2. Přístup do systému uvedeného v odstavci 1 podléhá omezením, na jejichž základě jsou uchovávané údaje k dispozici pouze pracovníkům příslušného orgánu, pro něž je přístup k těmto údajům nezbytný k plnění jejich služebních povinností.
Článek 10
Předávání údajů uvnitř a vně příslušného orgánu
1. Členské státy zajistí, aby příslušné orgány zavedly odpovídající postupy pro předávání osobních údajů oznamovatele a nahlášené osoby uvnitř a vně příslušného orgánu.
2. Členské státy zajistí, aby předáváním údajů týkajících se oznámení o porušení uvnitř nebo vně příslušného orgánu nedošlo přímo ani nepřímo k odhalení totožnosti oznamovatele nebo nahlášené osoby nebo ke zpřístupnění jiných odkazů na okolnosti, které by umožnily vyvodit totožnost oznamovatele nebo nahlášené osoby, ledaže je takové předání v souladu s režimem ochrany informací uvedeným v čl. 5 odst. 1 písm. d).
Článek 11
Postupy ochrany nahlášených osob
1. Pokud totožnost nahlášené osoby není veřejně známa, zajistí dotčený členský stát, aby její totožnost byla chráněna přinejmenším stejným způsobem jako totožnost osoby, která je předmětem vyšetřování ze strany příslušného orgánu.
2. Pro ochranu totožnosti nahlášených osob se použijí postupy stanovené v článku 9.
Článek 12
Přezkum postupů příslušnými orgány
Členské státy zajistí, aby příslušné orgány své postupy pro přijímání oznámení o porušení a následných opatření pravidelně, nejméně však jednou za dva roky, přezkoumávaly. Při přezkumu postupů vezmou příslušné orgány v úvahu své zkušenosti i zkušenosti jiných příslušných orgánů a postupy upraví v souladu s vývojem trhu a technologií.
KAPITOLA III
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 13
Provedení
Členské státy přijmou a zveřejní právní a správní předpisy nezbytné pro dosažení souladu s touto směrnicí do 3. července 2016. Neprodleně sdělí Komisi jejich znění.
Budou tyto předpisy používat od 3. července 2016.
Tyto předpisy přijaté členskými státy musí obsahovat odkaz na tuto směrnici nebo musí být takový odkaz učiněn při jejich úředním vyhlášení. Způsob odkazu si stanoví členské státy.
Článek 14
Vstup v platnost
Tato směrnice vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Článek 15
Určení
Tato směrnice je určena členským státům.
V Bruselu dne 17. prosince 2015.
COMMISSION IMPLEMENTING DIRECTIVE (EU) 2015/2392
of 17 December 2015
on Regulation (EU) No 596/2014 of the European Parliament and of the Council as regards reporting to competent authorities of actual or potential infringements of that Regulation
THE EUROPEAN COMMISSION,
Having regard to the Treaty on the Functioning of the European Union,
Having regard to Regulation (EU) No 596/2014 of the European Parliament and of the Council of 16 April 2014 on market abuse (market abuse regulation) and repealing Directive 2003/6/EC of the European Parliament and of the Council and Commission Directives 2003/124/EC, 2003/125/EC and 2004/72/EC (1), and in particular Article 32(5) thereof,
Whereas:
(1)
Persons reporting actual or potential infringements of Regulation (EU) No 596/2014 (whistle-blowers) to competent authorities may bring new information to the attention of competent authorities and assist the latter in detecting and imposing sanctions for market abuse offences. However, whistleblowing of infringements may be deterred by fear of retaliation, discrimination or disclosure of personal data. Adequate arrangements regarding whistleblowing are hence necessary to ensure the overall protection and the respect of the fundamental rights of the whistle-blowers and the accused persons. Persons who knowingly report wrong or misleading information to competent authorities should not be considered as whistle-blowers and thus should not enjoy the protection mechanisms.
(2)
Anonymous reporting should be allowed by competent authorities and the protection mechanisms of this Directive should also apply where an anonymous whistle-blower decides to reveal its identity to the competent authority at a later stage. Whistle-blowers should be free to report either through internal procedures, where such procedures exist, or directly to the competent authority.
(3)
Dedicated staff members of the competent authorities, who are professionally trained, including on applicable data protection rules, would be necessary in order to handle reports of infringements of Regulation (EU) No 596/2014 and to ensure communication with the reporting person, as well as following up on the report in a suitable manner.
(4)
Persons intending to report actual or potential infringements of Regulation (EU) No 596/2014 should be able to make an informed decision on whether, how and when to report. Competent authorities should therefore publicly disclose and make easily accessible information about the available communication channels with competent authorities, about the applicable procedures and about the dedicated staff members within the authority dealing with reports of infringements. All information regarding reports of infringements should be transparent, easily understandable and reliable in order to promote and not deter reporting of infringements.
(5)
In order to allow for effective communication with its dedicated staff it is necessary that the competent authorities have in place and use different communication channels that should be user-friendly and allow for written and oral, as well as electronic and non-electronic communication.
(6)
It is important that the procedures for the protection of persons working under a contract of employment, irrespective of the nature of their working relationship and whether they are paid or not, who report infringements or are accused of infringements of Regulation (EU) No 596/2014 protect such persons against retaliation, discrimination or other types of direct or indirect unfair treatment. Unfair treatment can take very different forms depending on the circumstances. Thus individual cases need to be assessed through dispute resolution rules or judiciary procedures available under national law.
(7)
Member States should ensure that competent authorities have in place adequate protection procedures for the processing of reports of infringements and reported persons' personal data. Such procedures should ensure that the identity of every reporting and reported person is protected at all stages of the procedure. This obligation should be without prejudice to the necessity and proportionality of the obligation to disclose information when this is required by Union or national law and subject to appropriate safeguards under such laws, including in the context of investigations or judicial proceedings or to safeguard the freedoms of others, including the rights of defence of the reported person.
(8)
It is highly important and necessary that dedicated staff of the competent authority and staff members of the competent authority who receive access to the information provided by a reporting person to the competent authority comply with the duty of professional secrecy and the confidentiality when transmitting the data both inside and outside of the competent authority, including where a competent authority opens an investigation or an inquiry or subsequent enforcement activities in connection with the report of infringements.
(9)
Member States should ensure the adequate record-keeping of all reports of infringement and that every report is retrievable within the competent authority and that information received through reports could be used as evidence in enforcement actions where appropriate. Member States should ensure the compliance with Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council (2) and national legislation transposing Directive 95/46/EC.
(10)
Protection of personal data of the reporting and reported person is crucial in order to avoid unfair treatment or reputational damages due to disclosure of personal data, in particular data revealing the identity of a person concerned. Hence, in addition to the national data protection legislation which transposes Directive 95/46/EC, competent authorities should establish adequate data protection procedures specifically geared to the protection of the reporting and reported person that should include a secure system within the competent authority with restricted access rights for authorised staff only.
(11)
Transmission of personal data connected to reports of infringements by the competent authority could be necessary to evaluate a report of infringements and to undertake the necessary investigation and enforcement actions. When transmitting data within the competent authority or to third parties, competent authorities should preserve the confidentiality to the maximum extent possible in accordance with national law.
(12)
The rights of the reported person accused of an infringement of Regulation (EU) No 596/2014 should be protected in order to avoid reputational damages or other negative consequences. Furthermore, the rights of defence and access to remedies of the reported person should be fully respected at every stage of the procedure following the report. Member States should ensure the right of defence of the reported person, including the right to access to the file, the right to be heard and the right to seek effective remedy against a decision concerning the reported person under the applicable procedures set out in national law in the context of investigations or subsequent judicial proceedings.
(13)
The regular and at least biannual (once every two years) review of the procedures of competent authorities should guarantee that these procedures are adequate and state of the art, and thus serving their purpose. For this purpose, it is important that competent authorities evaluate their own experiences and exchange experiences and good practices with other competent authorities.
(14)
Given that detailed rules on the protection of whistle-blowers would make it more difficult for Member States to ensure compatibility and operational fit with their national systems, including administrative, procedural and institutional aspects, some flexibility is needed for the implementing act. Such flexibility would best be achieved through a directive, rather than a regulation and hence a directive appears to be the most appropriate instrument in order to allow Member States to adapt the reporting of infringements regime efficiently into their national systems including the institutional framework.
(15)
Given the fact that Regulation (EU) No 596/2014 enters into application on 3 July 2016, it is appropriate that the Member States transpose and apply provisions pertaining to this Directive from 3 July 2016.
(16)
The measures provided for in this Directive are in accordance with the opinion of the European Securities Committee,
HAS ADOPTED THIS DIRECTIVE:
CHAPTER I
SUBJECT MATTER AND DEFINITIONS
Article 1
Subject-matter
This Directive lays down rules specifying the procedures set out in Article 32(1) of Regulation (EU) No 596/2014, including the arrangements for reporting and for following-up reports, and measures for the protection of persons working under a contract of employment and measures for the protection of personal data.
Article 2
Definitions
For the purposes of this Directive, the following definitions shall apply:
(1)
‘reporting person’ means a person reporting an actual or potential infringement of Regulation (EU) No 596/2014 to the competent authority;
(2)
‘reported person’ means a person who is accused of having committed, or intending to commit, an infringement of Regulation (EU) No 596/2014 by the reporting person;
(3)
‘report of infringement’ means a report submitted by the reporting person to the competent authority regarding an actual or potential infringement of Regulation (EU) No 596/2014.
CHAPTER II
PROCEDURES FOR THE RECEIPT OF REPORTS OF INFRINGEMENTS AND THEIR FOLLOW-UP
Article 3
Dedicated staff members
1. Member States shall ensure that competent authorities have staff members dedicated to handling reports of infringements (‘dedicated staff members’). Dedicated staff members shall be trained for the purposes of handling reports of infringements.
2. Dedicated staff members shall exercise the following functions:
(a)
providing any interested person with information on the procedures for reporting infringements;
(b)
receiving and following-up reports of infringements;
(c)
maintaining contact with the reporting person where the latter has identified itself.
Article 4
Information regarding the receipt of reports of infringements and their follow-up
1. Member States shall ensure that competent authorities publish on their websites in a separate, easily identifiable and accessible section the information regarding the receipt of reports of infringements set out in paragraph 2.
2. The information referred to in paragraph 1 shall include all of the following:
(a)
the communication channels for receiving and following-up the reporting of infringements and for contacting the dedicated staff members in accordance with Article 6(1), including:
(1)
the phone numbers, indicating whether conversations are recorded or unrecorded when using those phone lines;
(2)
dedicated electronic and postal addresses, which are secure and ensure confidentiality, to contact the dedicated staff members;
(b)
the procedures applicable to reports of infringements referred to in Article 5;
(c)
the confidentiality regime applicable to reports of infringements in accordance with the procedures applicable to reports of infringements referred to in Article 5;
(d)
the procedures for the protection of persons working under a contract of employment;
(e)
a statement clearly explaining that persons making information available to the competent authority in accordance with Regulation (EU) No 596/2014 are not considered to be infringing any restriction on disclosure of information imposed by contract or by any legislative, regulatory or administrative provision, and are not to be involved in liability of any kind related to such disclosure.
3. Competent authorities may publish on their websites more detailed information regarding the receipt and follow-up of infringements set out in paragraphs 2.
Article 5
Procedures applicable to reports of infringements
1. The procedures applicable to reports of infringements referred to in Article 4(2)(b) shall clearly indicate all of the following information:
(a)
that reports of infringements can also be submitted anonymously;
(b)
the manner in which the competent authority may require the reporting person to clarify the information reported or to provide additional information that is available to the reporting person;
(c)
the type, content and timeframe of the feed-back about the outcome of the report of infringement that the reporting person can expect after the reporting;
(d)
the confidentiality regime applicable to reports of infringements, including a detailed description of the circumstances under which the confidential data of a reporting person may be disclosed in accordance with Articles 27, 28 and 29 of Regulation (EU) No 596/2014.
2. The detailed description referred to in point (d) of paragraph 1 shall ensure awareness of the reporting person concerning the exceptional cases in which confidentiality of data may not be ensured, including where the disclosure of data is a necessary and proportionate obligation required under Union or national law in the context of investigations or subsequent judicial proceedings or to safeguard the freedoms of others including the right of defence of the reported person, and in each case subject to appropriate safeguards under such laws.
Article 6
Dedicated communication channels
1. Member States shall ensure that competent authorities establish independent and autonomous communication channels, which are both secure and ensure confidentiality, for receiving and following-up the reporting of infringements (‘dedicated communication channels’).
2. Dedicated communication channels shall be considered independent and autonomous, provided that they meet all of the following criteria:
(a)
they are separated from general communication channels of the competent authority, including those through which the competent authority communicates internally and with third parties in its ordinary course of business;
(b)
they are designed, set up and operated in a manner that ensures the completeness, integrity and confidentiality of the information and prevents access to non-authorised staff members of the competent authority;
(c)
they enable the storage of durable information in accordance with Article 7 to allow for further investigations.
3. The dedicated communication channels shall allow for reporting of actual or potential infringements in at least all of the following ways:
(a)
written report of infringements in electronic or paper format;
(b)
oral report of infringements through telephone lines, whether recorded or unrecorded;
(c)
physical meeting with dedicated staff members of the competent authority.
4. The competent authority shall provide the information referred to in paragraph 2 of Article 4 to the reporting person before receiving the report of infringement, or at the moment of receiving it at the latest.
5. Competent authorities shall ensure that a report of infringement received by means other than dedicated communication channels referred to in this Article is promptly forwarded without modification to the dedicated staff members of the competent authority by using dedicated communication channels.
Article 7
Record-keeping of reports received
1. Member States shall ensure that competent authorities keep records of every report of infringement received.
2. Competent authorities shall promptly acknowledge the receipt of written reports of infringements to the postal or electronic address indicated by the reporting person, unless the reporting person explicitly requested otherwise or the competent authority reasonably believes that acknowledging receipt of a written report would jeopardise the protection of the reporting person's identity.
3. Where a recorded telephone line is used for reporting of infringements, the competent authority shall have the right to document the oral reporting in the form of:
(a)
an audio recording of the conversation in a durable and retrievable form; or
(b)
a complete and accurate transcript of the conversation prepared by the dedicated staff members of the competent authority. In cases where the reporting person has disclosed its identity, the competent authority shall offer the possibility to the reporting person to check, rectify and agree with the transcript of the call by signing it.
4. Where an unrecorded telephone line is used for reporting of infringements, the competent authority shall have the right to document the oral reporting in the form of accurate minutes of the conversation prepared by the dedicated staff members of the competent authority. In cases where the reporting person has disclosed its identity, the competent authority shall offer the possibility to the reporting person to check, rectify and agree with the minutes of the call by signing them.
5. Where a person requests a physical meeting with the dedicated staff members of the competent authority for reporting an infringement according to Article 6(3)(c), competent authorities shall ensure that complete and accurate records of the meeting are kept in a durable and retrievable form. A competent authority shall have the right to document the records of the physical meeting in the form of:
(a)
an audio recording of the conversation in a durable and retrievable form; or
(b)
accurate minutes of the meeting prepared by the dedicated staff members of the competent authority. In cases where the reporting person has disclosed its identity, the competent authority shall offer the possibility to the reporting person to check, rectify and agree with the minutes of the meeting by signing them.
Article 8
Protection of persons working under a contract of employment
1. Member States shall put in place procedures ensuring effective exchange of information and cooperation between competent authorities and any other relevant authority involved in the protection of persons working under a contract of employment who report infringements of Regulation (EU) No 596/2014 to the competent authority or are accused of such infringements, against retaliation, discrimination or other types of unfair treatment, arising due to or in connection with reporting of infringements of Regulation (EU) No 596/2014.
2. The procedures set out in paragraph 1 shall ensure at least the following:
(a)
reporting persons have access to comprehensive information and advice on the remedies and procedures available under national law to protect them against unfair treatment, including on the procedures for claiming pecuniary compensation;
(b)
reporting persons have access to effective assistance from competent authorities before any relevant authority involved in their protection against unfair treatment, including by certifying the condition of whistle-blower of the reporting person in employment disputes.
Article 9
Protection procedures for personal data
1. Member States shall ensure that competent authorities store the records referred to in Article 7 in a confidential and secure system.
2. Access to the system referred to in paragraph 1 shall be subject to restrictions ensuring that the data stored therein is only available to staff members of the competent authority for whom access to that data is necessary to perform their professional duties.
Article 10
Transmission of data inside and outside of the competent authority
1. Member States shall ensure that competent authorities have in place adequate procedures for the transmission of personal data of the reporting person and reported person inside and outside of the competent authority.
2. Member States shall ensure that the transmission of data related to a report of infringement within or outside the competent authority does not reveal, directly or indirectly, the identity of the reporting person or reported person or any other references to circumstances that would allow the identity of the reporting person or reported person to be deduced, unless such transmission is in accordance with the confidentiality regime referred to in Article 5(1)(d).
Article 11
Procedures for the protection of the reported persons
1. Where the identity of reported persons is not known to the public, the Member State concerned shall ensure that their identity is protected at least in the same manner as for persons that are under investigation by the competent authority.
2. The procedures set out Article 9 shall also apply for the protection of the identity of the reported persons.
Article 12
Review of the procedures by competent authorities
Member States shall ensure that their competent authorities review their procedures for receiving reports of infringements and their follow-up regularly, and at least once every two years. In reviewing such procedures competent authorities shall take account of their experience and that of other competent authorities and adapt their procedures accordingly and in line with market and technological developments.
CHAPTER III
FINAL PROVISIONS
Article 13
Transposition
Member States shall adopt and publish, by 3 July 2016 at the latest, the laws, regulations and administrative provisions necessary to comply with this Directive. They shall forthwith communicate to the Commission the text of those provisions.
They shall apply those provisions from 3 July 2016.
When Member States adopt those provisions, they shall contain a reference to this Directive or be accompanied by such a reference on the occasion of their official publication. Member States shall determine how such reference is to be made.
Article 14
Entry into force
This Directive shall enter into force on the twentieth day following that of its publication in the Official Journal of the European Union.
Article 15
Addressees
This Directive is addressed to the Member States.
Done at Brussels, 17 December 2015.