ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 363/2012 DA COMISSÃO
de 23 de fevereiro de 2012
respeitante às normas processuais relativas ao reconhecimento e à retirada do reconhecimento às organizações de vigilância conforme previsto no Regulamento (UE) n.o 995/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho que fixa as obrigações dos operadores que colocam no mercado madeira e produtos da madeira
(Texto relevante para efeitos do EEE)
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 995/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de outubro de 2010, que fixa as obrigações dos operadores que colocam no mercado madeira e produtos da madeira (1), nomeadamente o artigo 8.o, n.o 7,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (UE) n.o 995/2010 tem por objetivo, nomeadamente, minimizar o risco de colocação de madeira ilegalmente extraída e produtos dela derivados no mercado interno. As organizações de vigilância devem assistir os operadores no cumprimento dos requisitos desse regulamento. Para esse efeito, devem elaborar sistemas de diligência devida, facultar aos operadores o direito de os utilizarem e verificar a sua utilização correta.
(2)
O processo de reconhecimento das organizações de vigilância pela Comissão deve ser justo, transparente e independente. Assim, os requerentes devem ser avaliados após consulta das autoridades competentes dos Estados-Membros e após recolha de informações suficientes a seu respeito. Se necessário, a recolha de informações deve incluir visitas às instalações do requerente.
(3)
É necessário especificar os conhecimentos adequados e a capacidade que as organizações de vigilância devem ter para determinar se a madeira obedece à legislação aplicável no país de extração e propor medidas para avaliar o risco de colocação de madeira ilegalmente extraída e produtos dela derivados no mercado. Quando o risco identificado não for desprezível, as organizações de vigilância devem também poder propor medidas adequadas para minimizar efetivamente esse risco.
(4)
Há que assegurar que as organizações de vigilância exerçam as suas funções de forma transparente e independente, evitando conflitos de interesses decorrentes das suas funções e prestando os seus serviços aos operadores de forma não discriminatória.
(5)
A Comissão deve decidir sobre a retirada de reconhecimento na sequência de um processo que deve ser justo, transparente e independente. Antes de tomar uma decisão, a Comissão deve consultar as autoridades competentes em causa dos Estados-Membros e deve recolher informações suficientes, incluindo, se necessário, através de visitas in loco. Deve ser dada à organização de vigilância em causa a oportunidade de apresentar as suas observações antes de ser tomada uma decisão.
(6)
Em conformidade com o princípio da proporcionalidade, a Comissão deve poder retirar o reconhecimento quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, consoante o nível das deficiências detetadas o exija, sempre que uma organização de vigilância deixe de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010.
(7)
É necessário assegurar que o nível de proteção das pessoas singulares no que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais no âmbito do presente regulamento, nomeadamente em relação ao tratamento dos dados pessoais nos pedidos de reconhecimento como organização de vigilância, seja conforme com o disposto na Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de outubro de 1995, relativa à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (2), e no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3),
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis, além das definições constantes do artigo 2.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010, as seguintes definições:
1) «Autoridades competentes em causa»: autoridades competentes dos Estados-Membros nos quais uma organização de vigilância ou um requerente de reconhecimento como organização de vigilância se encontram legalmente estabelecidos ou nos quais prestam serviços ou tencionam prestar serviços, na aceção da Diretiva 2006/123/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4);
2) «Comprovativo de qualificações profissionais»: diplomas, certificados e outros títulos emitidos por uma autoridade de um Estado, designada em conformidade com disposições legislativas ou administrativas desse Estado, e que sancionam uma formação profissional;
3) «Experiência profissional»: o exercício efetivo e regulamentar da profissão em causa.
Artigo 2.o
Pedido de reconhecimento
1. Qualquer entidade, pública ou privada, sendo uma sociedade, firma, empresa, instituição ou autoridade legalmente estabelecida na União, pode apresentar à Comissão um pedido de reconhecimento como organização de vigilância.
A entidade deve apresentar o pedido em qualquer das línguas oficiais da União, juntamente com os documentos indicados no anexo.
2. Para ser reconhecido como organização de vigilância, um requerente deve demonstrar que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento.
3. A Comissão acusa a receção do pedido e atribui ao requerente um número de referência no prazo de dez dias úteis a contar da data da receção.
Comunica também ao requerente um prazo indicativo dentro do qual tomará uma decisão sobre o pedido. A Comissão informa o requerente sempre que revir o prazo indicativo devido à necessidade de obter informações ou documentos suplementares para a avaliação do pedido.
4. Se tiverem decorrido três meses desde a receção de um pedido ou da última comunicação, por escrito, da Comissão a um requerente, caso esta seja posterior, e a Comissão não tiver adotado uma decisão de reconhecimento ou rejeitado o pedido, a Comissão informa o requerente, por escrito, dos progressos na avaliação do pedido.
O primeiro parágrafo pode ser aplicável mais do que uma vez durante o tratamento de um pedido.
5. A Comissão transmite uma cópia do pedido e dos documentos comprovativos às autoridades competentes em causa, que podem apresentar observações sobre o pedido no prazo de um mês a contar da data da transmissão.
Artigo 3.o
Documentos suplementares e acesso às instalações
1. A pedido da Comissão, um requerente ou as autoridades competentes em causa devem apresentar as informações ou os documentos suplementares exigidos pela Comissão dentro de um prazo especificado.
2. O requerente deve proporcionar à Comissão acesso às suas instalações para que esta verifique que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento. A Comissão informa antecipadamente o requerente das visitas. As autoridades competentes em causa podem participar na visita.
O requerente deve prestar a assistência necessária para facilitar essas visitas.
Artigo 4.o
Decisão de reconhecimento
Sempre que adote uma decisão de reconhecimento nos termos do artigo 8.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, a Comissão notifica o requerente em questão no prazo de dez dias úteis a contar da data de adoção dessa decisão.
A Comissão emite também sem demora ao requerente um certificado de reconhecimento e comunica a sua decisão às autoridades competentes de todos os Estados-Membros, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, dentro do prazo referido no primeiro parágrafo.
Artigo 5.o
Personalidade jurídica e estabelecimento legal na União
1. Se estiver estabelecido legalmente em mais de um Estado-Membro, o requerente deve prestar informações sobre a sua sede social, administração central ou estabelecimento principal na União, assim como sobre todas as suas agências, sucursais ou filiais estabelecidas no território de qualquer Estado-Membro. O requerente deve declarar também quais os Estados-Membros em que tenciona prestar serviços.
2. Não é exigido aos requerentes que sejam, ou façam parte de, uma autoridade de um Estado-Membro que façam prova da sua personalidade jurídica e estabelecimento legal na União.
Artigo 6.o
Conhecimentos adequados
1. A fim de assegurar que as organizações de vigilância exerçam adequadamente as suas funções conforme exigido pelo artigo 8.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 995/2010, o pessoal tecnicamente competente de um requerente deve cumprir os seguintes critérios mínimos, atestados por comprovativos de qualificações profissionais e de experiência profissional:
a)
Formação profissional comprovada em matéria pertinente para as funções de uma organização de vigilância;
b)
No caso dos postos técnicos superiores, pelo menos cinco anos de experiência profissional em funções relacionadas com as que incubem a uma organização de vigilância.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), são consideradas matérias pertinentes as matérias relacionadas com a silvicultura, o ambiente, o direito, a gestão de empresas, a gestão dos riscos, o comércio, a auditoria, o controlo financeiro ou a gestão da cadeia de abastecimento.
2. Os requerentes devem manter registos que documentem os deveres e responsabilidades do seu pessoal. Os requerentes devem dispor de procedimentos para vigiar o desempenho e a competência técnica do seu pessoal.
Artigo 7.o
Capacidade para exercer as funções de organização de vigilância
1. Os requerentes devem demonstrar que dispõem de:
a)
Uma estrutura organizativa que assegure um exercício adequado das funções de uma organização de vigilância;
b)
Um sistema de diligência devida a disponibilizar aos operadores e a utilizar por estes;
c)
Políticas e procedimentos que permitam avaliar e melhorar o sistema de diligência devida;
d)
Procedimentos e processos para verificar se os operadores utilizam corretamente os seus sistemas de diligência devida;
e)
Procedimentos para ações corretivas a empreender caso um operador não utilize adequadamente o seu sistema de diligência devida.
2. Além dos requisitos do n.o 1, os requerentes devem demonstrar que dispõem de capacidade financeira e técnica para exercer as funções de organismo de vigilância.
Artigo 8.o
Inexistência de conflitos de interesses
1. Os requerentes devem estar organizados de modo a salvaguardar a objetividade e a imparcialidade das suas atividades.
2. Os requerentes devem identificar, analisar e manter registos que documentem os riscos de conflitos de interesses decorrentes do respetivo exercício das funções de organismo de vigilância, incluindo eventuais conflitos decorrentes das suas relações com organismos ou subcontratantes ligados a esse exercício.
3. Se tiver sido identificado um risco de conflito de interesses, o requerente deve dispor de políticas e de procedimentos escritos para evitar conflitos de interesses a nível da organização e individual. As políticas e os procedimentos escritos devem ser mantidos e aplicados. Essas políticas e procedimentos podem incluir auditorias por terceiros.
Artigo 9.o
Informações sobre alterações subsequentes
1. As organizações de vigilância devem informar imediatamente a Comissão caso qualquer das situações seguintes ocorra após o seu reconhecimento:
a)
Uma alteração que possa afetar a capacidade da organização de vigilância de cumprir os requisitos estabelecidos nos artigos 5.o a 8.o, que tenha ocorrido após o seu reconhecimento;
b)
O estabelecimento na União, pela organização de vigilância, de agências, sucursais ou filiais que não as declaradas no seu pedido;
c)
A decisão, pela organização de vigilância, de prestar serviços num Estado-Membro não declarado no seu pedido ou num Estado-Membro em que tenha declarado ter cessado a prestação de serviços, em conformidade com a alínea d);
d)
A cessação, pela organização de vigilância, da prestação de serviços em qualquer Estado-Membro.
2. A Comissão comunica todas as informações obtidas nos termos do n.o 1 às autoridades competentes em causa.
Artigo 10.o
Revisão da decisão de reconhecimento
1. A Comissão pode rever em qualquer momento uma decisão de reconhecimento de uma organização de vigilância.
A Comissão efetua essa revisão em qualquer das seguintes situações:
a)
Uma autoridade competente em causa informa a Comissão de que verificou que uma organização de vigilância deixou de exercer as funções previstas no artigo 8.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do mesmo regulamento, conforme especificado nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento;
b)
A Comissão dispõe de informações pertinentes, incluindo preocupações fundamentadas de terceiros, segundo as quais uma organização de vigilância deixou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.os 1 e 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento;
c)
Uma organização de vigilância informou a Comissão de alterações referidas no artigo 9.o, n.o 1, alínea a), do presente regulamento.
2. Quando for iniciada uma revisão, a Comissão é assistida por uma equipa avaliadora na realização da revisão e das inspeções.
3. O requerente deve proporcionar à equipa avaliadora acesso às suas instalações para que esta verifique que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento. As autoridades competentes em causa podem participar na visita.
O requerente deve prestar a assistência necessária para facilitar essas visitas.
4. A equipa avaliadora deve elaborar um relatório com as suas conclusões. Devem ser anexados ao relatório de avaliação elementos de prova.
O relatório de avaliação deve conter uma recomendação relativa à eventual retirada do reconhecimento a uma organização de vigilância.
A equipa avaliadora deve enviar o relatório de avaliação às autoridades competentes em causa. Estas autoridades podem apresentar observações no prazo de três semanas a contar da data de transmissão do relatório.
A equipa avaliadora deve transmitir à organização de vigilância em causa uma síntese das constatações e conclusões do relatório. Essa organização pode apresentar observações à equipa avaliadora no prazo de três semanas a contar da data de transmissão da referida síntese.
5. A equipa avaliadora deve recomendar, no seu relatório de avaliação, a retirada do reconhecimento quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, consoante o nível das deficiências detetadas o exija, sempre que verifique que uma organização de vigilância deixou de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010.
A equipa avaliadora pode, em alternativa, recomendar que a Comissão proceda a uma notificação de medidas corretivas, a uma notificação formal ou ao arquivamento do processo.
Artigo 11.o
Decisão de retirada do reconhecimento
1. A Comissão decide retirar o reconhecimento a uma organização de vigilância quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, tendo em conta o relatório de avaliação referido no artigo 10.o.
2. A Comissão pode proceder a uma notificação de medidas corretivas ou a uma notificação formal quando o nível das deficiências detetadas não conduzir à conclusão, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, de que a organização de vigilância deixou de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, desse regulamento.
3. A decisão de retirada do reconhecimento a uma organização de vigilância, bem como a notificação de medidas corretivas ou a notificação formal em conformidade com o n.o 2 são notificadas à organização de vigilância em causa e comunicadas às autoridades competentes de todos os Estados-Membros em conformidade com o artigo 8.o, n.o 6, do Regulamento (CE) n.o 995/2010, no prazo de dez dias úteis a contar da sua adoção.
Artigo 12.o
Proteção de dados
O presente regulamento não prejudica as regras relativas ao tratamento de dados pessoais estabelecidas na Diretiva 95/46/CE e no Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Artigo 13.o
Disposições finais
O presente regulamento delegado entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 23 de fevereiro de 2012.