РЕШЕНИЕ 2011/871/ОВППС НА СЪВЕТА
от 19 декември 2011 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (ATHENA)
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Европейския съюз, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000 - 60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от ЕС операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Европейския съюз.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Европейският съюз следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на ЕС.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Европейския съюз с военни и отбранителни последици (1). Впоследствие решението беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана чрез Решение 2008/975/ОВППС (2).
(7)
Европейският съюз е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Европейският съюз е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на ЕС посредством ученията на Генералния щаб на ЕС допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол (№ 22) относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз, Дания не участва в изготвянето и осъществяването на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Съгласно член 44 от Решение 2008/975/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(14)
С цел постигане на яснота Решение 2008/975/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите-членки на Европейския съюз с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Европейския съюз;
в)
„операции“ означава операции на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Европейския съюз или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Европейския съюз.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича АТHENА.
3. АТHENА действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
АТHENА има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на ЕС с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. АТHENА е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Европейския съюз ATHENA координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. ATHENA се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. ATHENA използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. ATHENA използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на ATHENA се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. ATHENA се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ ATHENA.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се съобразява съставът, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на ATHENA.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет проектобюджетите. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на ЕС;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на ATHENA.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на ЕС. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на ATHENA функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; осигурява ръководството на всяко лице, участващо в изпълнението на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на ATHENA; открива банкова сметка от името на ATHENA за операцията, която командва.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от ATHENA, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява задълженията си от името на ATHENA.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за ATHENA, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на ATHENA;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за активите на ATHENA и изпълнението на администрирания от ATHENA бюджет. Те гарантират неговата надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на ATHENA
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие.
4. При изпълнение на функциите си от името на ATHENA длъжностните лица и останалите служители на Европейския съюз остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на ATHENA от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или ATHENA.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на ATHENA трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ от Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на ATHENA.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовите аспекти на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на ATHENA, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Европейския съюз и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на ЕС или като участници в определена операция на ЕС, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между ATHENA и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на ATHENA.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, споразуменията с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в евро в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за заплащане на разходите, администрирани от ATHENA, и за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разходи на военната операция.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на ATHENA са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на ATHENA, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това ATHENA поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от ATHENA, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, ATHENA поема следните оперативни общи разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, ATHENA поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, то той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Европейския съюз се финансират чрез ATHENA, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на ЕС на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, съставен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от ATHENA.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 32, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Прехвърляния
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави прехвърляния на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираното прехвърляне ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните прехвърляния между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за прехвърляне.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави прехвърляния на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от ATHENA, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. Администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година, до 15 февруари. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (3) или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „БНД собствени ресурси“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на ЕС, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В такива случаи първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище,
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
7. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Европейския съюз за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на ЕС за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за ATHENA, или;
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на ЕС за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените по-горе цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Независимо от член 32, параграф 3 командващият операцията може да поема задължения и да извършва плащания с предоставените му средства.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от ATHENA, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на ATHENA и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от ATHENA на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на ATHENA административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция (наричани по-нататък „разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. ATHENA води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно ATHENA изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на ATHENA поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 71 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (4), във връзка с плащането на вноските в бюджета на ЕС.
2. Когато плащането закъснее с не повече от десет дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от десет дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 30
Принципи
1. Предоставените на ATHENA бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на ATHENA в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от ATHENA, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Европейския съюз.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 31
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 32
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез ATHENA или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на ATHENA към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на ATHENA, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, специалният комитет може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на ЕС, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 33
Оборудване и инфраструктура
1. С оглед окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
2. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение. Той предлага на специалния комитет съответната подходяща степен на амортизация.
3. Степента на амортизация на оборудването, инфраструктурата и останалите активи се одобрява от специалния комитет при първа възможност.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез ATHENA на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез ATHENA на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от ATHENA, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение ATHENA да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 34
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на прехвърлянията, получени от ATHENA, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на ATHENA и използвана за операцията, която той командва.
Член 35
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на ATHENA. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 36
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 37
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на ATHENA, получават, без да отправят предварително предупреждение, незабавен достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на ATHENA, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 38
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на ATHENA е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на ATHENA, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на ATHENA, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; ATHENA поема разходите по командировката в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Европейския съюз от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и след това (ex post), чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез ATHENA, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на ATHENA, се считат за общи разходи, които се поемат от ATHENA.
Член 39
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора генералният секретар на Съвета, след като уведоми специалния комитет, назначава вътрешен одитор на ATHENA и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от три години, който може да се поднови веднъж; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от ATHENA или изпълнението на разходите, финансирани чрез ATHENA.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Администраторът представя на специалния комитет годишен доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 40
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на ATHENA най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи, необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, които са предварително финансирани и възстановени съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До 8 седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на ATHENA от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети и инвентари се пазят, на съответните им нива, от счетоводителя и командващия операцията за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Информацията се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 41
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, че администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, ще представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тогава тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на ATHENA и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 40.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на ATHENA, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 42
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната и наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това ATHENA може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез ATHENA от допринасящите държави в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 43
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на ATHENA.
Член 44
Заключителни разпоредби
Решение 2008/975/ОВППС се отменя.
Член 45
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 19 декември 2011 година.
DECISIONE 2011/871/PESC DEL CONSIGLIO
del 19 dicembre 2011
relativa all’istituzione di un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni dell’Unione europea che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa (ATHENA)
IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sull’Unione europea, in particolare l’articolo 26, paragrafo 2 e l’articolo 41, paragrafo 2,
considerando quanto segue:
(1)
Il Consiglio europeo di Helsinki del 10-11 dicembre 1999 ha convenuto in particolare che «entro il 2003 gli Stati membri devono essere in grado, grazie a una cooperazione volontaria alle operazioni dirette dall’UE, di schierare nell’arco di sessanta giorni e mantenere per almeno un anno forze militari fino a 50 000-60 000 uomini capaci di svolgere l’insieme dei compiti di Petersberg».
(2)
Il 17 giugno 2002 il Consiglio ha approvato le modalità del finanziamento di operazioni di gestione delle crisi, condotte dall’UE, che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa.
(3)
Nelle conclusioni del 14 maggio 2003 il Consiglio ha confermato la necessità di una capacità di reazione rapida, in particolare per le missioni umanitarie e di soccorso.
(4)
Il Consiglio europeo di Salonicco del 19-20 giugno 2003 ha salutato con favore le conclusioni del Consiglio del 19 maggio 2003 che, segnatamente, confermavano la necessità di una capacità di reazione militare rapida dell’Unione europea.
(5)
Il 22 settembre 2003 il Consiglio ha deciso che l’Unione europea dovrebbe acquisire la capacità di gestire in modo flessibile il finanziamento dei costi comuni delle operazioni militari di qualsiasi dimensione, complessità o urgenza in particolare creando, entro il 1o marzo 2004, un meccanismo di finanziamento permanente, cui imputare il finanziamento dei costi comuni delle future operazioni militari dell’UE.
(6)
Il 23 febbraio 2004 il Consiglio ha adottato la decisione 2004/197/PESC relativa all’istituzione di un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni dell’Unione europea che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa (1). La decisione è stata in seguito modificata e sostituita più volte, da ultimo dalla decisione 2008/975/PESC (2).
(7)
L’Unione europea è capace di condurre operazioni di reazione militare rapida secondo il concetto definito dal Comitato militare dell’UE. L’Unione europea è capace di schierare gruppi tattici secondo il concetto definito dal Comitato militare dell’UE.
(8)
Il sistema di prefinanziamento è riservato innanzi tutto alle operazioni di reazione rapida.
(9)
Le esercitazioni a livello politico e strategico-militare delle strutture e procedure di comando e controllo nell’ambito di operazioni militari dell’UE, attraverso esercitazioni dei comandi UE approvate dal comitato politico e di sicurezza (CPS), contribuiscono a migliorare la prontezza operativa generale dell’Unione.
(10)
Il Consiglio decide, caso per caso, se un’operazione ha implicazioni nel settore militare o della difesa, ai sensi l’articolo 41, paragrafo 2, del trattato sull’Unione europea («TUE»).
(11)
L’articolo 41, paragrafo 2, secondo comma, TUE prevede che gli Stati membri i cui rappresentanti in sede di Consiglio hanno fatto una dichiarazione formale a norma dell’articolo 31, paragrafo 1, secondo comma, non sono obbligati a contribuire al finanziamento dell’operazione in questione che ha implicazioni nel settore militare o della difesa.
(12)
A norma dell’articolo 5 del protocollo (n. 22) sulla posizione della Danimarca, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea, la Danimarca non partecipa all’elaborazione e all’attuazione di decisioni e azioni dell’Unione che hanno implicazioni nel settore della difesa. La Danimarca non partecipa alla presente decisione e non partecipa pertanto al finanziamento del meccanismo.
(13)
In virtù dell’articolo 44 della decisione 2008/975/PESC, il Consiglio ha riveduto detta decisione e ha convenuto di apportarvi delle modifiche.
(14)
A fini di chiarezza è opportuno abrogare la decisione 2008/975/PESC e sostituirla con una nuova decisione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
a)
«Stati membri partecipanti», gli Stati membri dell’Unione europea, eccetto la Danimarca;
b)
«Stati contributori», gli Stati membri che contribuiscono al finanziamento dell’operazione militare in questione, in virtù dell’articolo 41, paragrafo 2, TUE, e gli Stati terzi che contribuiscono al finanziamento dei costi comuni di detta operazione in virtù di accordi conclusi tra di essi e l’Unione europea;
c)
«operazioni», le operazioni dell’UE che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa;
d)
«azioni di sostegno militare», le operazioni dell’UE, o parte di esse, decise dal Consiglio a sostegno di uno Stato terzo o di un’organizzazione terza, che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa, ma non sono sotto il comando dell’Unione europea.
CAPO 1
MECCANISMO
Articolo 2
Istituzione del meccanismo
1. È istituito un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni.
2. Il meccanismo è denominato ATHENA.
3. ATHENA opera per conto degli Stati membri partecipanti o, in funzione delle specifiche operazioni, degli Stati contributori.
Articolo 3
Capacità giuridica
Ai fini della gestione amministrativa del finanziamento delle operazioni dell’UE che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa, ATHENA dispone della capacità giuridica necessaria in particolare per detenere conti bancari, acquistare, detenere o alienare beni, concludere contratti o accordi amministrativi e stare in giudizio. ATHENA non ha scopo di lucro.
Articolo 4
Coordinamento con terzi
Nella misura necessaria all’assolvimento delle sue funzioni e nel rispetto degli obiettivi e delle politiche dell’Unione europea, ATHENA coordina le sue attività con gli Stati membri, le istituzioni e gli organi dell’Unione e le organizzazioni internazionali.
CAPO 2
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Articolo 5
Organi di gestione e personale
1. ATHENA è gestito sotto l’autorità del comitato speciale:
a)
dall’amministratore;
b)
dal comandante di ciascuna operazione, per quanto concerne l’operazione affidatagli («comandante dell’operazione»);
c)
dal contabile.
2. ATHENA utilizza per quanto possibile le strutture amministrative esistenti dell’Unione. ATHENA fa ricorso al personale messo a disposizione, ove necessario, dalle istituzioni dell’Unione o distaccato dagli Stati membri.
3. Il segretario generale del Consiglio può affiancare all’amministratore e al contabile il personale necessario all’esercizio delle loro funzioni, eventualmente su proposta di uno Stato membro partecipante.
4. Gli organi e il personale di ATHENA sono mobilitati in funzione delle esigenze operative.
Articolo 6
Comitato speciale
1. È istituito un comitato speciale composto di un rappresentante di ciascuno Stato membro partecipante.
I rappresentanti del servizio europeo per l’azione esterna (SEAE) e della Commissione sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato speciale senza prendere parte alle sue votazioni.
2. ATHENA è gestito sotto l’autorità del comitato speciale.
3. Quando il comitato speciale delibera in merito al finanziamento dei costi comuni di una determinata operazione:
a)
il comitato speciale è composto di un rappresentante di ciascuno Stato membro contributore;
b)
i rappresentanti degli Stati terzi contributori partecipano ai lavori del comitato speciale. Essi non partecipano né assistono alle sue votazioni;
c)
il comandante dell’operazione o il suo rappresentante partecipa ai lavori del comitato speciale senza partecipare alle sue votazioni.
4. La presidenza del Consiglio convoca e presiede le riunioni del comitato speciale. Le funzioni di segreteria del comitato sono svolte dall’amministratore. Quest’ultimo elabora il verbale sull’esito delle deliberazioni del comitato. L’amministratore non partecipa alle votazioni del comitato.
5. Il contabile partecipa quando necessario ai lavori del comitato speciale senza partecipare alle sue votazioni.
6. Su richiesta di uno Stato membro partecipante, dell’amministratore o del comandante dell’operazione, la presidenza convoca il comitato speciale entro un termine di 15 giorni.
7. L’amministratore informa adeguatamente il comitato speciale di ogni richiesta di indennizzo o contestazione relativa ad ATHENA.
8. Il comitato speciale delibera all’unanimità dei suoi membri tenuto conto della composizione di cui ai paragrafi 1 e 3. Le sue deliberazioni sono vincolanti.
9. Il comitato speciale approva tutti i bilanci, tenuto conto dei pertinenti importi di riferimento, e in generale esercita le competenze a norma della presente decisione.
10. Il comitato speciale è informato dall’amministratore, dal comandante dell’operazione e dal contabile a norma della presente decisione.
11. Il testo degli atti approvati dal comitato speciale a norma della presente decisione è firmato, all’atto della loro approvazione, dal presidente del comitato speciale in carica e dall’amministratore.
Articolo 7
Amministratore
1. Il segretario generale del Consiglio, dopo aver informato il comitato speciale, nomina l’amministratore e almeno un amministratore aggiunto per un periodo di tre anni.
2. L’amministratore esercita le sue attribuzioni a nome di ATHENA.
3. L’amministratore:
a)
stabilisce e presenta al comitato speciale qualsiasi progetto di bilancio. In qualsiasi progetto di bilancio la parte «spese», relativa a un’operazione, è stabilita su proposta del comandante dell’operazione;
b)
sottoscrive i bilanci previa approvazione del comitato speciale;
c)
assume la qualità di ordinatore per le parti «entrate», «costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni» e «costi comuni operativi» insorti al di fuori della fase attiva dell’operazione;
d)
attua, per quanto concerne le entrate, le disposizioni finanziarie stabilite con terzi relative al finanziamento dei costi comuni delle operazioni militari dell’UE;
e)
apre uno o più conti bancari a nome di ATHENA.
4. L’amministratore vigila sul rispetto delle regole stabilite dalla presente decisione e sull’attuazione delle decisioni del comitato speciale.
5. L’amministratore è autorizzato ad adottare le misure di esecuzione delle spese finanziate da ATHENA che giudica necessarie. Egli ne informa il comitato speciale.
6. L’amministratore coordina i lavori sulle questioni finanziarie relative alle operazioni militari dell’UE. L’amministratore rappresenta il punto di contatto con le amministrazioni nazionali e, se del caso, con le organizzazioni internazionali per tali questioni.
7. L’amministratore risponde al comitato speciale.
Articolo 8
Comandante dell’operazione
1. Il comandante dell’operazione esercita a nome di ATHENA le sue attribuzioni relative al finanziamento dei costi comuni dell’operazione affidatagli.
2. Il comandante dell’operazione, ai fini dell’operazione affidatagli:
a)
fa pervenire all’amministratore le sue proposte per la parte «spese-costi comuni operativi» dei progetti di bilancio;
b)
esegue, in qualità di ordinatore, gli stanziamenti relativi ai costi comuni operativi nonché alle spese di cui all’articolo 28; esercita la sua autorità sulle persone partecipanti all’esecuzione degli stanziamenti, anche per i prefinanziamenti; può aggiudicare appalti e stipulare contratti a nome di ATHENA; apre un conto bancario a nome di ATHENA per l’operazione affidatagli.
3. Il comandante dell’operazione è autorizzato ad adottare, per l’operazione affidatagli, le misure di esecuzione delle spese finanziate da ATHENA che giudica necessarie. Egli ne informa l’amministratore e il comitato speciale.
4. Salvo casi debitamente giustificati approvati dal comitato speciale su proposta dell’amministratore, il comandante dell’operazione usa il sistema contabile e di gestione degli attivi di cui dispone ATHENA. L’amministratore informa in anticipo il comitato speciale qualora ritenga che sussista un simile caso.
Articolo 9
Contabile
1. Il segretario generale del Consiglio nomina il contabile e almeno un contabile aggiunto per un periodo di tre anni.
2. Il contabile esercita le sue attribuzioni a nome di ATHENA
3. Il contabile è incaricato:
a)
della corretta esecuzione dei pagamenti, dell’incasso delle entrate e del recupero dei crediti accertati;
b)
della preparazione annuale dello stato finanziario di ATHENA e, al termine di ogni operazione, dei conti dell’operazione;
c)
di prestare assistenza all’amministratore quando presenta i conti annuali o i conti di un’operazione al comitato speciale per approvazione;
d)
di tenere la contabilità di ATHENA;
e)
di definire le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile;
f)
di definire e convalidare i sistemi contabili per le entrate e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili;
g)
di conservare i documenti giustificativi;
h)
di provvedere, congiuntamente con l’amministratore, alla gestione della tesoreria.
4. L’amministratore e il comandante dell’operazione forniscono al contabile tutte le informazioni necessarie all’elaborazione dei conti che restituiscono un quadro fedele degli attivi di ATHENA e dell’esecuzione del bilancio amministrato da ATHENA. Essi ne garantiscono l’affidabilità.
5. Il contabile risponde al comitato speciale.
Articolo 10
Disposizioni generali applicabili all’amministratore, al contabile e al personale di ATHENA
1. Le funzioni di amministratore o di amministratore aggiunto, da un lato, e di contabile o di contabile aggiunto, dall’altro, non sono compatibili tra di loro.
2. L’amministratore aggiunto agisce sotto l’autorità dell’amministratore. Il contabile aggiunto agisce sotto l’autorità del contabile.
3. L’amministratore aggiunto sostituisce l’amministratore in caso di assenza di quest’ultimo. Il contabile aggiunto sostituisce il contabile in caso di assenza di quest’ultimo.
4. I funzionari e altri agenti dell’Unione europea, nell’esercizio delle loro funzioni a nome di ATHENA, rimangono soggetti e alle norme e ai regolamenti loro applicabili.
5. Il personale messo a disposizione di ATHENA dagli Stati membri è soggetto alle stesse regole stabilite nella decisione del Consiglio relativa al regime applicabile agli esperti nazionali distaccati e alle disposizioni concordate tra la propria amministrazione nazionale e l’istituzione dell’Unione o ATHENA.
6. Il personale di ATHENA deve aver ricevuto, prima della sua nomina, l’autorizzazione ad accedere alle informazioni classificate almeno al livello «Secret UE» detenute dal Consiglio, o un’autorizzazione equivalente da parte di uno Stato membro.
7. L’amministratore può negoziare e concludere con Stati membri o istituzioni dell’Unione accordi per designare in anticipo il personale che potrebbe, se necessario, essere messo immediatamente a disposizione di ATHENA.
CAPO 3
DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE E CONTRATTI QUADRO
Articolo 11
Disposizioni amministrative e contratti quadro
1. Possono essere negoziate disposizioni amministrative con gli Stati membri, le istituzioni e gli organi dell’Unione, Stati terzi e organizzazioni internazionali per facilitare l’approvvigionamento e/o gli aspetti finanziari del reciproco sostegno nel quadro di operazioni in funzione del migliore rapporto costo-efficacia.
2. Tali disposizioni sono:
a)
sottoposte a consultazione del comitato speciale quando sono concluse con Stati membri, istituzioni o organi dell’Unione;
b)
sottoposte per approvazione al comitato speciale quando sono concluse con Stati terzi e organizzazioni internazionali.
3. Tali disposizioni sono firmate dall’amministratore o, se del caso, dal rispettivo comandante dell’operazione, che agisce in nome di ATHENA, e dalle autorità amministrative competenti delle altre parti di cui al paragrafo 1.
4. I contratti quadro possono essere conclusi per facilitare l’approvvigionamento in funzione del migliore rapporto costo-efficacia. Tali contratti sono sottoposti per approvazione al comitato speciale prima di essere firmati dall’amministratore e sono messi a disposizione degli Stati membri e dei comandanti dell’operazione qualora questi intendano ricorrervi. La presente disposizione non imporrà agli Stati membri l’obbligo di avvalersi di beni o servizi o di acquisirli in base a un contratto quadro.
Articolo 12
Disposizioni amministrative permanenti e ad hoc relative alle modalità per il versamento dei contributi di Stati terzi
1. Nel quadro degli accordi conclusi tra l’Unione europea e Stati terzi designati dal Consiglio quali potenziali contributori alle operazioni dell’UE o quali contributori a una specifica operazione dell’UE, l’amministratore negozia con tali Stati terzi disposizioni amministrative, permanenti o ad hoc. Le disposizioni sono concluse in forma di scambio di lettere tra ATHENA e i servizi amministrativi competenti degli Stati terzi interessati e definiscono le modalità necessarie ad agevolare il versamento rapido dei contributi.
2. In attesa della conclusione degli accordi di cui al paragrafo 1, l’amministratore può prendere le misure necessarie per agevolare i versamenti da parte degli Stati terzi contributori.
3. L’amministratore informa in anticipo il comitato speciale delle disposizioni previste di cui al paragrafo 1 prima di firmarle a nome di ATHENA.
4. Quando l’Unione avvia un’operazione militare, l’amministratore attua, per l’ammontare dei contributi decisi dal Consiglio, le disposizioni con gli Stati terzi contributori a questa operazione.
CAPO 4
CONTI BANCARI
Articolo 13
Apertura e destinazione
1. I conti bancari sono aperti presso un ente creditizio di prim’ordine con sede in uno Stato membro e possono essere correnti o a breve termine in euro. In casi debitamente giustificati, e previa approvazione dell’amministratore, i conti possono essere aperti presso enti creditizi con sede al di fuori degli Stati membri.
2. In casi debitamente giustificati i conti possono essere aperti in moneta diverse dall’euro.
3. I contributi degli Stati contributori sono versati su tali conti bancari. Essi sono destinati a coprire i costi amministrati da ATHENA e a mettere a disposizione del comandante dell’operazione gli anticipi necessari all’esecuzione delle spese relative ai costi comuni di un’operazione militare.
Articolo 14
Gestione dei fondi
1. I pagamenti effettuati a partire dal conto di ATHENA richiedono la firma congiunta dell’amministratore o di un amministratore aggiunto da un lato, e di un contabile o di un contabile aggiunto, dall’altro.
2. Gli scoperti di conto non sono consentiti.
CAPO 5
COSTI COMUNI
Articolo 15
Definizione dei costi comuni e periodi di eleggibilità
1. Sono a carico di ATHENA i costi comuni elencati nell’allegato I indipendentemente dal momento in cui sono insorti. Qualora siano inseriti in un articolo del bilancio relativo all’operazione a cui sono principalmente connessi essi sono considerati costi operativi dell’operazione in questione. Diversamente sono considerati costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni.
2. Inoltre, ATHENA si fa carico dei costi comuni operativi elencati nell’allegato II per il periodo che va dall’approvazione del concetto di gestione della crisi per l’operazione fino alla nomina del comandante dell’operazione. In particolari circostanze, previa consultazione del CPS, il comitato speciale può modificare il periodo durante il quale tali costi sono a carico di ATHENA.
3. Durante la fase attiva di un’operazione, che si estende dalla data di nomina del comandante dell’operazione alla data in cui il comando operativo cessa la sua attività, sono a carico di ATHENA, come costi comuni operativi:
a)
i costi comuni elencati nell’allegato III, parte A;
b)
i costi comuni elencati nell’allegato III, parte B, se il Consiglio decide in tal senso.
c)
i costi comuni elencati nell’allegato III, parte C, se richiesto dal comandante dell’operazione e approvato dal comitato speciale.
4. Durante la fase attiva di un’azione di sostegno militare, stabilita dal Consiglio, sono a carico di ATHENA come costi comuni operativi i costi comuni definiti dal Consiglio caso per caso con riferimento all’allegato III.
5. Fanno altresì parte dei costi comuni operativi di un’operazione le spese necessarie per procedere alla liquidazione della stessa, come elencati nell’allegato IV.
Un’operazione è oggetto di liquidazione quando i materiali e le infrastrutture finanziati in comune per l’operazione stessa sono stati assegnati a una destinazione finale ed è stata approvata la contabilità dell’operazione.
6. Le spese destinate a coprire costi che in ogni caso sarebbero stati presi a carico da uno o più Stati contributori, un’istituzione dell’Unione o un’organizzazione internazionale, indipendentemente dall’organizzazione di un’operazione, non sono ammissibili tra i costi comuni.
7. Il comitato speciale può decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati nell’allegato III, parte B, siano considerati come costi comuni per una determinata operazione durante la sua fase attiva.
8. Se l’unanimità non può essere raggiunta in sede di comitato speciale, quest’ultimo, su iniziativa della presidenza, può sottoporre la questione al Consiglio.
Articolo 16
Esercitazioni
1. I costi comuni delle esercitazioni dell’Unione europea sono finanziati mediante ATHENA, secondo regole e procedure analoghe a quelle relative alle operazioni cui contribuiscono tutti gli Stati membri partecipanti.
2. Tali costi comuni delle esercitazioni sono costituiti in primo luogo dai costi incrementali relativi ai comandi rischierabili o fissi e, in secondo luogo, dai costi incrementali derivanti dal ricorso da parte dell’UE a mezzi e capacità comuni della NATO messi a disposizione per un’esercitazione.
3. I costi comuni delle esercitazioni non includono i costi relativi a:
a)
acquisizioni in conto capitale comprese quelle relative agli edifici, all’infrastruttura e ai materiali;
b)
la fase di pianificazione e di preparazione delle esercitazioni, salvo approvazione del comitato speciale;
c)
il trasporto, le caserme e gli alloggi per le forze.
Articolo 17
Importo di riferimento
Qualsiasi decisione del Consiglio con la quale il Consiglio decide di istituire o prolungare un’operazione militare dell’UE comporta un importo di riferimento per i costi comuni di tale operazione. L’amministratore valuta in particolare con il concorso dello Stato maggiore dell’Unione e, se è in servizio, del comandante dell’operazione, l’importo stimato necessario per coprire i costi comuni per il periodo previsto. L’amministratore propone, per il tramite della presidenza, tale importo all’organo del Consiglio incaricato di esaminare il progetto di decisione. I membri del comitato speciale sono invitati a partecipare alle discussioni di tale organo riguardo all’importo di riferimento.
CAPO 6
BILANCIO
Articolo 18
Principi di bilancio
1. Il bilancio, stabilito in euro, è l’atto che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, l’insieme delle entrate e delle spese relative ai costi comuni di cui ATHENA ha l’amministrazione.
2. Tutte le spese sono connesse a un’operazione specifica, a eccezione eventualmente dei costi elencati nell’allegato I.
3. Gli stanziamenti iscritti in bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.
4. Nel bilancio, entrate e spese risultano in pareggio.
5. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese relative ai costi comuni sono effettuati mediante imputazione a una linea del bilancio e nei limiti degli stanziamenti che vi sono iscritti, salvo in forza dell’articolo 32, paragrafo 5.
Articolo 19
Bilancio annuale
1. L’amministratore stabilisce annualmente un progetto di bilancio per l’esercizio successivo, con il concorso di ciascun comandante dell’operazione relativamente alla sua operazione.
2. Il progetto riporta:
a)
gli stanziamenti stimati necessari per coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni;
b)
gli stanziamenti stimati necessari per coprire i costi comuni operativi per le operazioni in corso o pianificate e, se del caso, per rimborsare costi comuni prefinanziati da uno Stato o un terzo;
c)
gli stanziamenti accantonati di cui all’articolo 26;
d)
una previsione delle entrate necessarie per coprire le spese.
3. Gli stanziamenti d’impegno e di pagamento sono specificati per titoli e per capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli. Il progetto di bilancio comprende osservazioni particolareggiate per capitolo o articolo. A ciascuna operazione è dedicato un titolo specifico il quale costituisce la parte generale del bilancio e comprende i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni.
4. Ciascun titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti accantonati». Gli stanziamenti sono iscritti in detto capitolo qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi quanto all’importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.
5. Le entrate comprendono:
a)
contributi degli Stati membri partecipanti e contributori e, se del caso, degli Stati terzi contributori;
b)
entrate diverse, suddivise per titolo che includono interessi percepiti, utili derivanti dalle vendite e saldo dell’esecuzione dell’esercizio precedente una volta determinato dal comitato speciale.
6. L’amministratore propone il progetto di bilancio al comitato speciale entro il 31 ottobre. Il comitato speciale approva il progetto di bilancio entro il 31 dicembre. L’amministratore adotta il bilancio approvato e lo notifica agli Stati membri partecipanti e agli Stati terzi contributori.
Articolo 20
Bilanci rettificativi
1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, anche quando un’operazione è avviata durante l’anno finanziario, l’amministratore propone un progetto di bilancio rettificativo. Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, approvato, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio annuale. Il comitato speciale ne discute tenendo conto dell’urgenza.
2. Qualora tale progetto di bilancio rettificativo sia conseguente all’avvio di una nuova operazione o a modifiche nel bilancio relativo a un’operazione in corso, l’amministratore informerà il comitato speciale dei costi totali previsti per l’operazione. Se detti costi superano sostanzialmente l’importo di riferimento pertinente, il comitato speciale può chiedere al Consiglio di approvarli.
3. Il progetto di bilancio rettificativo conseguente all’avvio di una nuova operazione è sottoposto al comitato speciale entro un termine di quattro mesi dall’approvazione dell’importo di riferimento, a meno che il comitato speciale non fissi un termine più lungo.
Articolo 21
Storni
1. L’amministratore, se del caso su proposta del comandante dell’operazione, può procedere a storni di stanziamenti. L’amministratore comunica la sua intenzione al comitato speciale, se i tempi lo consentono, almeno con una settimana di anticipo. Tuttavia, è necessaria l’approvazione preliminare del comitato speciale allorché:
a)
lo storno previsto tenda a modificare il totale degli stanziamenti previsti per un’operazione;
o
b)
gli storni da capitolo a capitolo previsti durante l’esercizio superino il 10 % degli stanziamenti iscritti nel capitolo da cui provengono gli stanziamenti, quali figurano nel bilancio dell’esercizio sottoscritto alla data in cui è avanzata la proposta di storno in questione.
2. Se lo ritiene necessario per il corretto svolgimento dell’operazione, entro i tre mesi successivi alla data di avvio della stessa, il comandante dell’operazione può procedere a storni di stanziamenti assegnati all’operazione, da articolo ad articolo e da capitolo a capitolo della parte «costi comuni operativi» del bilancio. Egli ne informa l’amministratore e il comitato speciale.
Articolo 22
Riporto degli stanziamenti
1. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni che non sono stati impegnati sono in linea di massima annullati alla fine dell’esercizio finanziario, se disposizione contraria prevista dal paragrafo 2.
2. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi di deposito dei materiali e dell’equipaggiamento amministrati da ATHENA possono essere riportati al solo esercizio successivo quando l’impegno corrispondente sia anteriore al 31 dicembre del vigente esercizio. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni operativi possono essere riportati quando sono necessari a un’operazione la cui liquidazione non è terminata.
3. L’amministratore presenta entro il 15 febbraio al comitato speciale le proposte di riporto di stanziamenti non impegnati dell’esercizio precedente. Tali proposte si considerano approvate a meno che il comitato speciale non decida diversamente entro il 15 marzo.
4. Gli stanziamenti impegnati dell’esercizio precedente sono riportati e l’amministratore ne informa il comitato speciale entro il 15 febbraio.
Articolo 23
Esecuzione anticipata
Non appena approvato il bilancio annuale, gli stanziamenti possono essere utilizzati per coprire gli impegni e i pagamenti per quanto necessario sotto il profilo operativo.
CAPO 7
CONTRIBUTI E RIMBORSI
Articolo 24
Determinazione dei contributi
1. Gli stanziamenti di pagamento destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni che non sono coperti dalle entrate diverse, sono finanziati con i contributi degli Stati membri partecipanti.
2. Gli stanziamenti di pagamento destinati a coprire i costi comuni operativi di un’operazione sono coperti con i contributi degli Stati contributori.
3. I contributi degli Stati membri contributori per un’operazione corrispondono all’importo degli stanziamenti di pagamento iscritti in bilancio e destinati a coprire i costi comuni operativi dell’operazione in questione, dedotti gli importi dei contributi a carico degli Stati terzi contributori per la stessa operazione in applicazione dell’articolo 12.
4. La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo definito all’articolo 41, paragrafo 2, TUE e conformemente alla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (3), o da qualsiasi altra decisione del Consiglio che la sostituisca.
5. I dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna denominata «risorse proprie RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all’ultimo bilancio generale adottato dell’Unione. Il contributo di ciascuno Stato membro cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota dell’RNL (reddito nazionale lordo) di tale Stato membro nell’importo complessivo degli RNL degli Stati membri cui è richiesto un contributo.
Articolo 25
Calendario di pagamento dei contributi
1. Se il Consiglio ha adottato un importo di riferimento per un’operazione militare dell’UE, gli Stati membri contributori versano i loro contributi per un ammontare pari al 30 % dell’importo di riferimento, a meno che il Consiglio non decida una percentuale diversa. L’amministratore richiede i contributi in funzione delle esigenze operative dell’operazione fino all’ammontare concordato.
2. Il comitato speciale, su proposta dell’amministratore, può decidere di richiedere contributi supplementari prima che sia sottoscritto un bilancio rettificativo relativo all’operazione. Il comitato speciale può decidere di sottoporre la questione agli organi preparatori competenti del Consiglio.
3. Quando per un’operazione specifica è stato adottato un bilancio rettificativo gli Stati membri versano il saldo dei contributi dovuti per tale operazione in applicazione dell’articolo 24. Tuttavia, quando la durata prevista dell’operazione è superiore a sei mesi compresi in un esercizio, il saldo dei contributi è pagato in due rate. In tal caso la prima rata è versata entro 60 giorni dall’avvio dell’operazione; la seconda è versata entro un termine, fissato dal comitato speciale su proposta dell’amministratore, che tiene conto delle esigenze operative. Il comitato speciale può derogare alle disposizioni del presente paragrafo.
4. L’amministratore chiede per lettera i contributi corrispondenti alle amministrazioni nazionali di cui gli sono stati comunicati gli estremi quando:
a)
il comitato speciale ha approvato un progetto di bilancio per un esercizio finanziario come previsto all’articolo 19. La prima richiesta di contributo copre le esigenze operative per otto mesi. La seconda richiesta di contributo copre il saldo restante dei contributi, tenuto conto del saldo dell’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente se il comitato speciale ha deciso di iscrivere tale saldo nel bilancio in corso dopo aver ricevuto il parere sulla revisione;
b)
un importo di riferimento è stato adottato come previsto all’articolo 25, paragrafo 1; o
c)
un bilancio rettificativo è approvato come previsto all’articolo 20.
5. Fatte salve le altre disposizioni della presente decisione, i contributi sono versati entro trenta giorni dall’invio della richiesta corrispondente, tranne nel caso della prima richiesta di contributo per il bilancio di un nuovo esercizio in cui il pagamento è effettuato entro quaranta giorni dall’invio della richiesta corrispondente.
6. Le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati contributori, ciascuno per quanto lo concerne.
7. L’amministratore accusa ricevuta dei contributi.
Articolo 26
Prefinanziamento
1. Nel caso di un’operazione di reazione militare rapida dell’UE, sono richiesti contributi agli Stati membri contributori a concorrenza dell’importo di riferimento. Fatto salvo l’articolo 25, paragrafo 3, i versamenti sono effettuati come definito in appresso.
2. Ai fini del prefinanziamento delle operazioni di reazione militare rapida dell’UE, gli Stati membri partecipanti:
a)
versano i contributi ad ATHENA in anticipo; o
b)
quando il Consiglio decide di condurre un’operazione di reazione militare rapida dell’UE al cui finanziamento contribuiscono, versano i rispettivi contributi ai costi comuni di detta operazione entro cinque giorni dall’invio della richiesta a concorrenza dell’importo di riferimento, a meno che il Consiglio non decida altrimenti.
3. Ai fini sopraindicati il comitato speciale, composto di un rappresentante di ciascuno degli Stati membri che versano i contributi in anticipo, iscrive stanziamenti accantonati in un titolo specifico del bilancio. Detti stanziamenti accantonati sono coperti da contributi dovuti dagli Stati membri che versano i contributi in anticipo entro novanta giorni dall’invio della richiesta corrispondente.
4. Gli stanziamenti accantonati di cui al paragrafo 3 utilizzati per un’operazione sono reintegrati entro novanta giorni dall’invio della richiesta.
5. Fatto salvo il paragrafo 1 uno Stato membro che versa il contributo in anticipo può, in circostanze specifiche, autorizzare l’amministratore a utilizzarlo per coprire il contributo a un’operazione a cui partecipa, diversa da un’operazione di reazione rapida. Il contributo versato in anticipo è reintegrato dallo Stato membro interessato entro novanta giorni dall’invio della richiesta.
6. Ove siano necessari fondi per un’operazione diversa da un’operazione di reazione rapida, prima di ricevere contributi sufficienti per detta operazione:
a)
i contributi versati in anticipo dagli Stati membri che contribuiscono al finanziamento dell’operazione, previa approvazione degli Stati membri che versano in anticipo, possono essere utilizzati fino al 75 % del totale per coprire i contributi dovuti per l’operazione in questione. I contributi versati in anticipo sono reintegrati dagli Stati membri che versano in anticipo entro novanta giorni dall’invio della richiesta;
b)
nel caso di cui alla lettera a), del presente paragrafo, i contributi dovuti per l’operazione a titolo dell’articolo 25, paragrafo 1, dagli Stati membri che non hanno versato in anticipo sono versati, previa approvazione degli Stati membri interessati, entro cinque giorni dall’invio della richiesta corrispondente da parte dell’amministratore.
7. In deroga all’articolo 32, paragrafo 3, il comandante dell’operazione può impegnare e pagare gli importi messi a sua disposizione.
8. Gli Stati membri possono modificare la loro scelta con un preavviso all’amministratore di almeno tre mesi.
9. Gli interessi maturati sul prefinanziamento saranno ripartiti annualmente tra gli Stati membri che versano in anticipo e aggiunti ai loro stanziamenti accantonati. Gli importi saranno notificati a detti Stati membri nell’ambito della procedura di approvazione del bilancio annuale.
Articolo 27
Rimborso dei prefinanziamenti
1. Uno Stato membro, uno Stato terzo o, se del caso, un’organizzazione internazionale che il Consiglio abbia autorizzato a prefinanziare una parte dei costi comuni di un’operazione può ottenerne il rimborso da ATHENA, presentando una richiesta corredata dei documenti giustificativi necessari e indirizzata all’amministratore al più tardi due mesi dopo la data di conclusione dell’operazione in questione.
2. Non si può dar seguito ad alcuna richiesta di rimborso se non è approvata dal comandante dell’operazione, se ancora in servizio, e dall’amministratore.
3. Se una richiesta di rimborso presentata da uno Stato contributore è approvata, può essere dedotta dalla richiesta di contributo successiva rivolta a questo Stato dall’amministratore.
4. Se non è prevista alcuna richiesta di contributo quando la richiesta è approvata, o per la parte di una richiesta di rimborso approvata che superi il contributo previsto, l’amministratore procede al pagamento dell’importo da rimborsare entro trenta giorni, tenuto conto della tesoreria di ATHENA e delle necessità del finanziamento dei costi comuni dell’operazione in questione.
5. Il rimborso è dovuto conformemente alla presente decisione anche qualora l’operazione sia annullata.
6. Il rimborso è comprensivo degli interessi maturati sull’importo messo a disposizione con il prefinanziamento.
Articolo 28
Gestione da parte di ATHENA delle spese non incluse nei costi comuni
1. Il comitato speciale, su proposta dell’amministratore, con l’assistenza del comandante dell’operazione, o su proposta di uno Stato membro, può decidere che la gestione amministrativa di talune spese relative a un’operazione («costi a carico degli Stati»), pur rimanendo a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne, è affidata ad ATHENA.
2. Il comitato speciale, nella sua decisione, può autorizzare il comandante dell’operazione a stipulare a nome degli Stati membri partecipanti a un’operazione, e se del caso, di terzi, contratti per l’acquisto dei servizi e delle forniture da finanziare come costi a carico degli Stati.
3. Il comitato speciale, nella sua decisione, stabilisce le modalità di finanziamento dei costi a carico degli Stati.
4. ATHENA tiene la contabilità dei costi a carico degli Stati della cui amministrazione è incaricato e che sono sostenuti da ciascuno Stato membro e, se del caso, da terzi. Trasmette ogni mese a ciascuno Stato membro e, se del caso, a tali terzi, un riepilogo delle spese a suo carico e sostenute da esso o dal suo personale nel corso del mese precedente e chiede i fondi necessari per regolare tali spese. Gli Stati membri e, se del caso, i terzi versano ad ATHENA i fondi necessari entro trenta giorni dall’invio della relativa richiesta.
Articolo 29
Interessi di mora
1. Se uno Stato non ha adempiuto i suoi obblighi finanziari, si applicano per analogia le vigenti norme dell’Unione sugli interessi di mora fissate all’articolo 71 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (4), in relazione al pagamento di contributi al bilancio dell’UE.
2. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo non superiore a dieci giorni, non si applicano interessi. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a dieci giorni, gli interessi sono calcolati per l’intero periodo.
CAPO 8
ESECUZIONE DELLE SPESE
Articolo 30
Principi
1. Gli stanziamenti di ATHENA sono utilizzati conformemente al principio di sana gestione finanziaria, ossia economia, efficienza ed efficacia.
2. Degli ordinatori sono incaricati di dare esecuzione alle entrate e alle spese di ATHENA conformemente ai principi di sana gestione finanziaria e di assicurarne la regolarità e la legalità. Per eseguire le spese, gli ordinatori procedono agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all’esecuzione degli stanziamenti. Un ordinatore può delegare le sue funzioni mediante una decisione che determina:
a)
i delegati di livello appropriato;
b)
la portata dei poteri conferiti;
c)
la possibilità per i beneficiari di sottodelegare i loro poteri.
3. L’esecuzione degli stanziamenti è assicurata secondo il principio della separazione dell’ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore e di contabile non sono compatibili tra di loro. Qualsiasi pagamento effettuato tramite i fondi amministrati da ATHENA richiede la firma congiunta di un ordinatore e di un contabile.
4. Fatta salva la presente decisione, quando l’esecuzione delle spese comuni è affidata a uno Stato membro, un’istituzione dell’Unione o, se del caso, un’organizzazione internazionale, lo Stato, l’istituzione o l’organizzazione applica le norme vigenti relative all’esecuzione delle proprie spese. Quando l’amministratore esegue direttamente delle spese, rispetta le norme applicabili all’esecuzione della sezione «Consiglio» del bilancio generale dell’Unione europea.
5. L’amministratore può tuttavia fornire alla presidenza spunti per una proposta da presentare al Consiglio o al comitato speciale sulle norme per l’esecuzione delle spese comuni.
6. Il comitato speciale può approvare norme per l’esecuzione delle spese comuni diverse da quelle cui al paragrafo 4.
Articolo 31
Costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni oppure non direttamente collegati a un’operazione specifica
L’amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché i costi non direttamente collegabili a un’operazione specifica.
Articolo 32
Costi comuni operativi
1. Il comandante dell’operazione esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi dell’operazione affidatagli. Tuttavia, l’amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi insorti durante la fase preparatoria di un’operazione specifica ed eseguite direttamente da ATHENA, ovvero relativi all’operazione al termine della fase attiva.
2. Su richiesta del comandante di un’operazione l’amministrazione trasferisce dal conto bancario di ATHENA al conto bancario a nome di ATHENA di cui il comandante ha comunicato gli estremi gli importi necessari per l’esecuzione delle spese di un’operazione.
3. In deroga all’articolo 18, paragrafo 5, l’adozione di un importo di riferimento dà diritto all’amministratore e al comandante dell’operazione, per il rispettivo settore di competenza, d’impegnare e di pagare spese per l’operazione in questione nella percentuale dell’importo di riferimento approvata a norma dell’articolo 25, paragrafo 1, a meno che il Consiglio non stabilisca un livello di impegni più elevato.
Il comitato speciale, su proposta dell’amministratore o del comandante dell’operazione e tenendo conto della necessità operativa e dell’urgenza, può decidere che le spese supplementari potranno essere impegnate e, se del caso, pagate. Il comitato speciale può decidere di sottoporre la questione agli organi preparatori competenti del Consiglio per il tramite della presidenza, a meno che circostanze operative non impongano diversamente. Tale deroga non si applica a decorrere dalla data di sottoscrizione del bilancio dell’operazione in questione.
4. Nel periodo precedente alla sottoscrizione del bilancio di un’operazione, l’amministratore e il comandante dell’operazione o il suo rappresentante rendono conto al comitato speciale ogni mese per il rispettivo settore di competenza, delle spese ammissibili come costi comuni di questa operazione. Il comitato speciale, su proposta dell’amministratore, del comandante dell’operazione o di uno Stato membro, può formulare indirizzi sull’esecuzione delle spese in questo periodo.
5. In deroga all’articolo 18, paragrafo 5, in caso di pericolo imminente per la vita del personale impegnato in un’operazione militare dell’UE, il comandante dell’operazione può eseguire le spese necessarie alla salvaguardia della vita del personale in questione al di là degli stanziamenti iscritti in bilancio. Ne informa l’amministratore e il comitato speciale quanto prima possibile. In tal caso l’amministratore propone, di concerto con il comandante dell’operazione, gli storni necessari per finanziare tali spese impreviste. Se non è possibile assicurare un finanziamento sufficiente di tali spese mediante storni, l’amministratore propone un bilancio rettificativo.
CAPO 9
DESTINAZIONE FINALE DEI MATERIALI E DELLE INFRASTRUTTURE FINANZIATI IN COMUNE
Articolo 33
Materiali e infrastrutture
1. In vista della liquidazione dell’operazione affidatagli, il comandante dell’operazione propone una destinazione finale ai materiali e alle infrastrutture finanziati in comune per tale operazione. Propone, se necessario, il pertinente tasso di deprezzamento al comitato speciale.
2. L’amministratore gestisce i materiali e le infrastrutture restanti al termine della fase attiva dell’operazione allo scopo, se necessario, di trovare per essi una destinazione finale. Egli propone, se necessario, il pertinente tasso di deprezzamento al comitato speciale.
3. Il tasso di deprezzamento di materiali, infrastrutture e altri mezzi è approvato dal comitato speciale il più presto possibile.
4. La destinazione finale dei materiali e delle infrastrutture finanziati in comune è approvata dal comitato speciale tenendo conto di esigenze operative e criteri finanziari. La destinazione finale può essere:
a)
per quanto concerne le infrastrutture, la vendita o la cessione per il tramite di ATHENA al paese ospite, a uno Stato membro o a un terzo;
b)
per quanto concerne i materiali, la vendita per il tramite di ATHENA a uno Stato membro, al paese ospite o a un terzo ovvero l’immagazzinamento e la manutenzione da parte di ATHENA, uno Stato membro o tale terzo, per uso in un’operazione successiva.
5. In caso di vendita i materiali e le infrastrutture sono venduti al loro prezzo di mercato o, qualora detto prezzo non possa essere determinato, a un prezzo equo e ragionevole tenendo conto delle specifiche condizioni locali.
6. La vendita o cessione al paese ospite o a un terzo sono effettuate in conformità delle pertinenti norme di sicurezza vigenti.
7. Se si decide che ATHENA conserva i materiali finanziati in comune per un’operazione, gli Stati membri contributori possono chiedere una compensazione finanziaria agli altri Stati membri partecipanti. Il comitato speciale, nella composizione che riunisce i rappresentanti di tutti gli Stati membri partecipanti, adotta le decisioni appropriate su proposta dell’amministratore.
CAPO 10
CONTABILITÀ E INVENTARIO
Articolo 34
Contabilità dei costi comuni operativi
Il comandante dell’operazione tiene la contabilità dei bonifici ricevuti da ATHENA, delle spese che impegna, dei pagamenti che effettua e delle entrate che incassa, come pure dell’inventario dei beni mobili finanziati dal bilancio di ATHENA e utilizzati per l’operazione affidatagli.
Articolo 35
Contabilità consolidata
1. Il contabile tiene la contabilità dei contributi richiesti e dei bonifici effettuati. Egli stabilisce inoltre la contabilità dei costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché delle spese operative e delle entrate eseguite sotto la responsabilità diretta dell’amministratore.
2. Il contabile stabilisce la contabilità consolidata delle entrate e delle spese di ATHENA. A tal fine, il comandante di ciascuna operazione gli trasmette la contabilità delle spese che egli ha impegnato e dei pagamenti che ha effettuato, nonché delle entrate che ha ricevuto.
CAPO 11
REVISIONE E RENDIMENTO DEI CONTI
Articolo 36
Informazione periodica del comitato speciale
Ogni tre mesi l’amministratore presenta al comitato speciale uno stato di esecuzione delle entrate e delle spese dall’inizio dell’esercizio. A tal fine ciascun comandante dell’operazione fornisce all’amministratore uno stato delle spese relative ai costi comuni operativi dell’operazione affidatagli.
Articolo 37
Condizioni per l’esercizio dei controlli
1. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di ATHENA hanno ottenuto, prima dell’assolvimento dei loro compiti, il nulla osta di segretezza per accedere alle informazioni classificate almeno fino al livello «Secret UE» detenute dal Consiglio o, a seconda dei casi, un nullaosta equivalente concesso da uno Stato membro o dalla NATO. Tali persone vigilano sul rispetto della riservatezza delle informazioni e sulla protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni di revisione in conformità delle regole applicabili a tali informazioni e dati.
2. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di ATHENA hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui detti documenti e supporti sono custoditi. Hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all’esecuzione delle entrate e delle spese di ATHENA forniscono all’amministratore e alle persone incaricate della revisione di tali entrate e spese l’assistenza necessaria all’assolvimento dei loro compiti.
Articolo 38
Revisione esterna dei conti
1. Quando l’esecuzione delle spese di ATHENA è affidata a uno Stato membro, un’istituzione dell’Unione o un’organizzazione internazionale, lo Stato, l’istituzione o l’organizzazione applica le norme vigenti relative alla revisione delle proprie spese.
2. Tuttavia, l’amministratore o le persone da questi designate possono in qualsiasi momento procedere alla verifica dei costi comuni di ATHENA insorti per la preparazione o a seguito di operazioni o dei costi comuni operativi di un’operazione. Inoltre, il comitato speciale, su proposta dell’amministratore o di uno Stato membro, può in qualsiasi momento designare revisori esterni, definendone i compiti e le condizioni di impiego.
3. Per l’esecuzione delle revisioni esterne è istituito un collegio di revisori dei conti composto da sei membri. Il comitato speciale nomina i membri per un periodo di tre anni, rinnovabile un’unica volta, scelti tra i candidati proposti dagli Stati membri. Il comitato speciale può prorogare il mandato di un membro per un periodo massimo di sei mesi.
I candidati devono appartenere al più importante organismo di revisione contabile nazionale di uno Stato membro o essere raccomandati da tale istituzione e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Essi devono essere disponibili per assolvere compiti per conto di ATHENA ogni qual volta sia necessario. Nell’esercizio di tali funzioni:
a)
i membri del collegio continuano a essere retribuiti dall’organismo di appartenenza; ATHENA si fa carico delle spese di missione in conformità delle regole applicabili ai funzionari dell’Unione europea di grado equivalente;
b)
i membri possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato speciale; il collegio e i revisori che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;
c)
i membri riferiscono unicamente al comitato speciale in merito ai loro compiti;
d)
i membri verificano, sia durante l’esercizio in corso sia a posteriori, tramite controlli in loco e sulla base di documenti giustificativi, che l’esecuzione delle spese finanziate o prefinanziate da ATHENA sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di sana gestione finanziaria, ovvero economia, efficienza ed efficacia, e che i controlli interni siano adeguati.
Ogni anno il collegio dei revisori dei conti elegge tra i suoi membri il suo presidente o ne proroga il mandato. Esso adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali. Il collegio dei revisori dei conti approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse all’amministratore e al comitato speciale.
4. In singoli casi e per motivi specifici il comitato speciale può decidere di servirsi di altri organismi esterni.
5. Il costo delle revisioni effettuate dai revisori che agiscono per conto di ATHENA è considerato come un costo comune a carico di ATHENA.
Articolo 39
Revisione interna dei conti
1. Il segretario generale del Consiglio nomina, su proposta dell’amministratore e dopo aver informato il comitato speciale, un revisore interno del meccanismo ATHENA e almeno un revisore interno aggiunto, per un periodo di tre anni, rinnovabile una volta; i revisori interni devono possedere le qualificazioni professionali richieste e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile e non può partecipare alla preparazione dello stato finanziario.
2. Il revisore interno riferisce all’amministratore riguardo al controllo dei rischi esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni dirette a migliorare il controllo interno delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria. In particolare, è incaricato di verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché le prestazioni dei servizi nella realizzazione delle politiche e degli obiettivi in relazione ai rischi a essi associati.
3. Il revisore interno esercita le sue funzioni sull’insieme dei servizi che partecipano all’incasso delle entrate di ATHENA o all’esecuzione delle spese finanziate da ATHENA.
4. Il revisore interno effettua una o più revisioni nel corso dell’esercizio, secondo necessità. Egli riferisce all’amministratore e informa il comandante dell’operazione delle conclusioni cui è giunto e delle sue raccomandazioni. Il comandante dell’operazione e l’amministratore danno seguito alle raccomandazioni formulate a seguito delle revisioni.
5. L’amministratore rende conto annualmente al comitato speciale dei lavori di revisione interna indicando il numero e il tipo di revisioni interne effettuate, le constatazioni fatte, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
6. Inoltre, ciascun comandante dell’operazione assicura al revisore interno il pieno accesso all’operazione che comanda. Il revisore interno verifica il corretto funzionamento dei sistemi e delle procedure finanziari e di bilancio e assicura il funzionamento di sistemi di controllo interno solidi ed efficaci.
7. I lavori e i rapporti del revisore interno sono messi a disposizione del collegio di revisori dei conti con tutti i relativi documenti giustificativi.
Articolo 40
Rendimento e chiusura annuale dei conti
1. Il comandante di ciascuna operazione fornisce al contabile di ATHENA, entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell’esercizio oppure, se la data è precedente, entro quattro mesi dalla fine dell’operazione affidatagli, le informazioni necessarie per redigere i conti annuali dei costi comuni, i conti annuali delle spese prefinanziate e rimborsate ai sensi dell’articolo 28 e la relazione di attività annuale.
2. L’amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante di ciascuna operazione, redige e presenta al comitato speciale e al collegio dei revisori, entro il 15 maggio successivo alla chiusura dell’esercizio, lo stato finanziario e la relazione di attività annuale.
3. Entro otto settimane dalla trasmissione dello stato finanziario il comitato speciale riceve un parere sulla revisione dal collegio dei revisori e lo stato finanziario certificato di ATHENA dall’amministratore, assistito dal contabile e da ciascun comandante dell’operazione.
4. Entro il 30 settembre successivo alla chiusura dell’esercizio il comitato speciale riceve dal collegio dei revisori la relazione sulla revisione e la esamina insieme con il parere sulla revisione e lo stato finanziario al fine di dare scarico all’amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione.
5. L’insieme dei conti e degli inventari è conservato, ai rispettivi livelli, dal contabile e da ciascun comandante dell’operazione per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di scarico corrispondente. Al termine di un’operazione il comandante dell’operazione provvede alla trasmissione dell’insieme dei conti e degli inventari al contabile.
6. Il comitato speciale decide di iscrivere il saldo dell’esecuzione di un esercizio i cui conti sono stati approvati a bilancio dell’esercizio successivo, tra le entrate o le spese a seconda dei casi, mediante un bilancio rettificativo. Il comitato speciale può tuttavia decidere di iscrivere il saldo dell’esecuzione dell’esercizio dopo aver ricevuto il parere sulla revisione del collegio dei revisori.
7. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall’esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri.
8. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall’esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni operativi di una determinata operazione è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri che hanno contribuito a detta operazione.
9. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l’importo dai contributi dovuti ad ATHENA, il saldo dell’esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell’anno di rimborso.
10. Entro il 31 marzo di ogni anno ciascuno Stato membro che partecipa a un’operazione può fornire all’amministratore, se del caso attraverso il comandante dell’operazione, informazioni circa i costi incrementali sostenuti per l’operazione durante il precedente esercizio. Tali informazioni sono ripartite in modo da mostrare le principali voci di spesa. L’amministratore raggruppa tali informazioni onde fornire al comitato speciale un quadro dei costi incrementali dell’operazione.
Articolo 41
Chiusura dei conti di un’operazione
1. Al termine di un’operazione il comitato speciale può decidere, su proposta dell’amministratore o di uno Stato membro, che l’amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante dell’operazione, presenti al comitato speciale lo stato finanziario dell’operazione almeno fino alla data della sua conclusione e, ove possibile, della sua liquidazione. Il termine dato all’amministratore non può essere inferiore a quattro mesi a decorrere dalla conclusione dell’operazione.
2. Se lo stato finanziario non può includere, entro il termine dato, le entrate e le spese connesse alla liquidazione dell’operazione, tali entrate e spese figurano nello stato finanziario di ATHENA e sono esaminate dal comitato speciale nel quadro della procedura di cui all’articolo 40.
3. Il comitato speciale approva, sulla scorta del parere del collegio dei revisori, lo stato finanziario dell’operazione che gli viene sottoposto. Esso dà scarico all’amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione per l’operazione considerata.
4. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l’importo dai contributi dovuti ad ATHENA, il saldo dell’esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell’anno di rimborso.
CAPO 12
DISPOSIZIONI VARIE
Articolo 42
Regime di responsabilità
1. Le condizioni che determinano la responsabilità disciplinare e penale del comandante dell’operazione, dell’amministratore e di altro personale messo a disposizione, in particolare dalle istituzioni dell’Unione o dagli Stati membri, in caso di errore o negligenza nell’esecuzione del bilancio sono disciplinate dalle disposizioni dello statuto o dal regime rispettivamente applicabili. Inoltre, ATHENA può, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato contributore, invocare la responsabilità civile del personale sopra menzionato.
2. In nessun caso la responsabilità dell’Unione o del segretario generale del Consiglio può essere invocata da uno degli Stati contributori per lo svolgimento delle funzioni da parte dell’amministratore, del contabile o del personale a essi affiancati.
3. La responsabilità contrattuale che potrebbe derivare da contratti conclusi nell’ambito dell’esecuzione del bilancio è assunta dagli Stati contributori per il tramite di ATHENA. Essa è disciplinata dalla legislazione applicabile ai contratti in questione.
4. In materia di responsabilità non contrattuale, i danni causati dai comandi operativi, della forza e della componente figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante di operazione, ovvero dal personale assegnato a detti comandi nell’esercizio delle sue funzioni, sono risarciti dagli Stati contributori tramite ATHENA conformemente ai principi generali comuni alle legislazioni degli Stati membri e alle disposizioni dello statuto delle forze in vigore nel teatro delle operazioni.
5. In nessun caso la responsabilità dell’Unione o degli Stati membri può essere invocata da uno Stato contributore per contratti conclusi nell’ambito dell’esecuzione del bilancio o per danni causati dalle unità e dai servizi figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante di operazione o dal personale a essi assegnato nell’esercizio delle sue funzioni.
Articolo 43
Riesame e revisione
La presente decisione o parte di essa, inclusi gli allegati, è sottoposta a riesame, se necessario, su richiesta di uno Stato membro o dopo ciascuna operazione. Essa è sottoposta a revisione almeno ogni tre anni. In sede di riesame o revisione può essere fatto ricorso a tutti gli esperti utili ai lavori, in particolare agli organi di gestione di ATHENA.
Articolo 44
Disposizioni finali
La decisione 2008/975/PESC è abrogata.
Articolo 45
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore alla data di adozione.
Fatto a Bruxelles, il 19 dicembre 2011