ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 363/2012 DELLA COMMISSIONE
del 23 febbraio 2012
sulle norme procedurali per il riconoscimento e la revoca del riconoscimento degli organismi di controllo come previsto nel regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 ottobre 2010, che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati (1), in particolare l’articolo 8, paragrafo 7,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 995/2010 è inteso, in particolare, a rendere minimi i rischi di commercializzazione nel mercato interno di legno illegale e prodotti da esso derivati. È opportuno che gli organismi di controllo aiutino gli operatori a rispettare i requisiti di detto regolamento. A tal fine, essi dovrebbero elaborare un sistema di dovuta diligenza, conferire agli operatori il diritto di usarlo e verificarne l’uso corretto.
(2)
Occorre che la Commissione applichi una procedura equa, trasparente e indipendente per il riconoscimento degli organismi di controllo. Pertanto i richiedenti dovrebbero essere valutati previa consultazione delle autorità competenti degli Stati membri e dopo aver raccolto informazioni sufficienti su di loro. Se necessario, per raccogliere le informazioni richieste possono essere condotte visite presso la sede del richiedente.
(3)
Occorre specificare le competenze e le capacità adeguate che gli organismi di controllo devono possedere per determinare che il legno risponde alla pertinente legislazione del paese di produzione e per proporre misure volte a valutare il rischio di commercializzare legno illegale e prodotti da esso derivati. Se il rischio individuato non è trascurabile, l’organismo di controllo dovrebbe anche essere in grado di proporre misure adeguate a ridurlo in maniera efficace.
(4)
Occorre garantire che gli organismi di controllo esercitino le proprie funzioni in modo trasparente e indipendente, evitando conflitti di interessi legati alle loro funzioni e offrendo servizi agli operatori in modo non discriminatorio.
(5)
È opportuno che la Commissione decida in merito a una revoca del riconoscimento seguendo una procedura equa, trasparente e indipendente. Prima di prendere una decisione, la Commissione dovrebbe consultare le autorità competenti degli Stati membri interessati e raccogliere informazioni sufficienti, anche svolgendo, se necessario, visite in loco. Occorre che l’organismo di controllo interessato abbia la possibilità di far pervenire i propri commenti prima che sia presa una decisione.
(6)
In base al principio della proporzionalità, è necessario che la Commissione possa revocare il riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora un organismo di controllo non svolga più le funzioni o non risponda più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
(7)
Occorre garantire che, nell’ambito dell’applicazione del presente regolamento, il livello di protezione delle persone in relazione al trattamento dei dati personali che li riguardano, in particolare per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di riconoscimento come organismo di controllo, sia conforme a quanto stabilito dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (2) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, oltre alle definizioni di cui all’articolo 2 del regolamento (UE) n. 995/2010, si intende per:
1)
«autorità competenti interessate», le autorità competenti degli Stati membri nei quali è stabilito legalmente un organismo di controllo o un organismo che chiede il riconoscimento in quanto organismo di controllo, o nei quali tale organismo fornisce i servizi o intende fornire i servizi definiti dalla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4);
2)
«titoli», i diplomi, certificati e altri titoli rilasciati da un’autorità di un dato Stato designata in base a disposizioni legislative o amministrative di detto Stato, i quali certificano il completamento di una formazione per l’esercizio di una professione;
3)
«esperienza professionale», l’esercizio effettivo e legittimo della professione in questione.
Articolo 2
Domanda di riconoscimento
1. Qualsiasi entità pubblica o privata (società, ente, azienda, impresa, istituzione o autorità) legalmente stabilita nell’Unione, può inviare alla Commissione una domanda di riconoscimento in quanto organismo di controllo.
L’entità invia la domanda in una lingua ufficiale dell’Unione unitamente ai documenti elencati in allegato.
2. Per essere riconosciuto in quanto organismo di controllo, il richiedente è tenuto a dimostrare di rispondere ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento.
3. La Commissione rilascia un’attestazione per l’avvenuto ricevimento della domanda e fornisce al richiedente un numero di riferimento entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento.
La Commissione comunica inoltre al richiedente un limite di tempo indicativo entro il quale prenderà una decisione in merito alla domanda. Essa informa il richiedente qualora, dovendo reperire informazioni aggiuntive o documenti utili ai fini della valutazione della domanda, sia necessario modificare il limite di tempo indicato.
4. Qualora la Commissione non adotti una decisione in merito al riconoscimento o al respingimento della domanda entro tre mesi dal ricevimento della stessa o, se posteriore, dalla sua ultima comunicazione scritta al richiedente, essa è tenuta ad informare per iscritto il richiedente in merito all’andamento della valutazione della sua domanda.
Il primo comma del presente paragrafo può applicarsi più di una volta al trattamento di una domanda.
5. La Commissione trasmette una copia della domanda e dei documenti giustificativi alle autorità competenti interessate, che possono esprimere commenti in merito entro un mese dalla data di trasmissione.
Articolo 3
Documenti aggiuntivi e accesso ai locali
1. Su richiesta della Commissione il richiedente o le autorità competenti interessate trasmettono eventuali informazioni o documenti aggiuntivi richiesti dalla Commissione entro un termine specifico.
2. Il richiedente deve consentire alla Commissione di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. In caso di visita, la Commissione informa il richiedente in anticipo. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
Articolo 4
Decisione di riconoscimento
Una volta adottata una decisione di riconoscimento ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 995/2010, la Commissione ne informa il richiedente entro 10 giorni lavorativi dalla data di adozione della decisione.
La Commissione rilascia inoltre tempestivamente al richiedente un certificato di riconoscimento e comunica la decisione presa alle autorità competenti di tutti gli Stati membri, come previsto dall’articolo 8, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro il termine di cui al primo comma.
Articolo 5
Personalità giuridica e domicilio legale nel territorio dell’Unione
1. Qualora il richiedente abbia domicilio legale in più di uno Stato membro, deve fornire informazioni in merito alla propria sede legale, amministrazione centrale o sede di attività principale all’interno dell’Unione, nonché alle proprie agenzie, filiali o succursali stabilite nel territorio di qualsiasi Stato membro. Il richiedente dichiara inoltre in quali Stati membri intende fornire i propri servizi.
2. Qualora il richiedente sia un’autorità di uno Stato membro, o faccia parte di una tale autorità, non è tenuto a dimostrare la propria personalità giuridica né il proprio domicilio legale all’interno dell’Unione.
Articolo 6
Esperienza adeguata
1. Al fine di assicurare il corretto esercizio delle funzioni di un organismo di controllo come richiesto ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) n. 995/2010, il personale tecnico competente del richiedente deve soddisfare almeno i seguenti requisiti, attestati da titoli ed esperienza professionale:
a)
formazione professionale formale in una disciplina pertinente alle funzioni di un organismo di controllo;
b)
per le posizioni tecniche di livello più elevato, almeno cinque anni di esperienza professionale con compiti pertinenti alle funzioni di un organismo di controllo.
Ai fini del primo comma, lettera a), sono considerate rilevanti le discipline legate a foreste, ambiente, diritto, gestione aziendale, gestione dei rischi, commercio, audit, controllo finanziario o gestione della catena di approvvigionamento.
2. Il richiedente deve possedere la documentazione attestante i compiti e le responsabilità del proprio personale. Il richiedente deve istituire procedure per la verifica del rendimento e della competenza tecnica del proprio personale.
Articolo 7
Capacità di svolgere le funzioni di organismo di controllo
1. Il richiedente deve dimostrare di disporre di quanto elencato di seguito:
a)
una struttura organizzativa che assicuri il corretto svolgimento delle funzioni di un organismo di controllo;
b)
un sistema di dovuta diligenza messo a disposizione di tutti gli operatori e da questi utilizzato;
c)
politiche e procedure che consentano di valutare e migliorare il sistema di dovuta diligenza;
d)
procedure e processi atti a verificare il corretto uso del sistema di dovuta diligenza da parte degli operatori;
e)
procedure che consentano di attuare azioni correttive nel caso in cui un operatore non usi in modo adeguato il sistema di dovuta diligenza.
2. In aggiunta ai requisiti di cui al paragrafo 1, il richiedente deve dimostrare di disporre delle capacità finanziarie e tecniche necessarie per esercitare le funzioni di organismo di controllo.
Articolo 8
Assenza di conflitto di interessi
1. Il richiedente deve essere organizzato in modo da salvaguardare l’obiettività e l’imparzialità delle sue attività.
2. Il richiedente è tenuto a individuare, analizzare e documentare i rischi di conflitto di interessi derivanti dall’esercizio delle proprie funzioni di organismo di controllo, compresi eventuali conflitti derivanti dai rapporti con organismi correlati o subappaltatori.
3. Qualora venga individuato il rischio di conflitto di interessi, il richiedente deve disporre di politiche e procedure atte a evitare tali conflitti a livello di organizzazione e di singolo individuo. Devono essere istituite e attuate politiche e procedure scritte. Tali politiche e procedure possono comprendere audit svolti da terzi.
Articolo 9
Informazioni relative a cambiamenti successivi
1. Un organismo di controllo è tenuto a informare tempestivamente la Commissione in presenza di una qualsiasi delle situazioni seguenti, verificatasi successivamente al riconoscimento dell’organismo stesso:
a)
una modifica che può influenzare la capacità di tale organismo di controllo di rispondere ai requisiti di cui agli articoli da 5 a 8, verificatasi dopo il riconoscimento dell’organismo;
b)
l’organismo di controllo istituisce agenzie, filiali o succursali nel territorio dell’Unione diverse da quelle dichiarate nella domanda;
c)
l’organismo di controllo decide di fornire servizi in uno Stato membro diverso da quello dichiarato nella domanda o in uno Stato membro nel quale ha dichiarato di avere cessato di fornire servizi in conformità alla lettera d);
d)
l’organismo di controllo cessa di fornire servizi in un qualsiasi Stato membro.
2. La Commissione comunica tutte le informazioni ottenute ai sensi del paragrafo 1 alle autorità competenti interessate.
Articolo 10
Riesame della decisione relativa al riconoscimento
1. La Commissione può riesaminare in qualsiasi momento la decisione relativa al riconoscimento di un organismo di controllo.
La Commissione svolge tale riesame nei seguenti casi:
a)
un’autorità competente interessata informa la Commissione di aver determinato che un organismo di controllo non svolge più le funzioni di cui all’articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 995/2010, oppure che non risponde più ai requisiti stabiliti dall’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010, come specificato agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
b)
la Commissione è in possesso di informazioni rilevanti, comprese preoccupazioni motivate espresse da terzi, secondo le quali un organismo di controllo non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
c)
un organismo di controllo ha informato la Commissione dei cambiamenti di cui all’articolo 9, paragrafo 1, lettera a), del presente regolamento.
2. Qualora la Commissione dia inizio a un riesame, deve essere assistita da un apposito gruppo per svolgere il riesame stesso ed effettuare i controlli necessari.
3. Il richiedente deve consentire al gruppo incaricato del riesame di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
4. Il gruppo incaricato del riesame riporta le sue conclusioni in una relazione. A tale relazione sono allegate prove pertinenti.
La relazione comprende una raccomandazione in merito all’eventuale necessità di revocare il riconoscimento a un organismo di controllo.
Il gruppo incaricato del riesame trasmette la relazione alle autorità competenti interessate. Tali autorità dispongono di tre settimane dalla data di trasmissione della relazione per far pervenire i propri commenti.
Il gruppo incaricato del riesame fornisce all’organismo di controllo interessato una sintesi delle conclusioni della relazione. L’organismo dispone di tre settimane dalla data di trasmissione della sintesi per far pervenire i propri commenti al gruppo incaricato del riesame.
5. Il gruppo incaricato del riesame raccomanda, nella propria relazione, la revoca del riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora stabilisca che un organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
In alternativa, il gruppo incaricato del riesame può raccomandare alla Commissione di emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale, oppure può raccomandare alla Commissione di non intraprendere alcuna azione.
Articolo 11
Revoca della decisione di riconoscimento
1. La Commissione decide se revocare il riconoscimento di un organismo di controllo temporaneamente e/o con riserva, oppure permanentemente, tenendo conto della relazione di cui all’articolo 10.
2. La Commissione può emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale qualora il livello delle carenze rilevate non consenta di determinare, sulla base dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010, che l’organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, di detto regolamento.
3. La decisione di revocare il riconoscimento di un organismo di controllo, così come una comunicazione o un avviso di cui al paragrafo 2, sono trasmessi all’organismo di controllo interessato e comunicati alle autorità competenti di tutti gli Stati membri ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro 10 giorni dalla sua adozione.
Articolo 12
Protezione dei dati
Il presente regolamento si applica senza pregiudizio delle norme relative al trattamento dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE e dal regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 13
Disposizioni finali
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 23 febbraio 2012