РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 439/2010 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 19 май 2010 година
за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 74 и член 78, параграфи 1 и 2 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
в съответствие с обикновената законодателна процедура (1),
като имат предвид, че:
(1)
Политиката на Съюза по отношение на общата европейска система за убежище (ОЕСУ) е разработена съгласно условията на Хагската програма да създаде общо пространство за убежище посредством ефективна хармонизирана процедура в съответствие с ценностите и хуманитарната традиция на Европейския съюз.
(2)
Благодарение на въвеждането на общи минимални стандарти през последните години бе постигнат голям напредък в посока на изграждане на ОЕСУ. Въпреки това между държавите-членки остават значителни различия по отношение на предоставянето на международна закрила и нейните форми. Тези различия следва да бъдат намалени.
(3)
В своя план за политика в областта на убежището, приет през юни 2008 г., Комисията обяви намерението си да работи за развитието на ОЕСУ, като предложи да се преразгледат съществуващите правни инструменти, за да се постигне по-голямо хармонизиране на приложимите стандарти, и като засили подкрепата за практическото сътрудничество между държавите-членки, по-специално чрез законодателно предложение за създаване на Европейска служба за подкрепа в областта на убежището („Службата за подкрепа“), което ще повиши координацията на оперативното сътрудничество между държавите-членки с оглед ефективното прилагане на общите правила.
(4)
В Европейския пакт за имиграцията и убежището, приет през септември 2008 г., Европейският съвет тържествено препотвърди, че всеки преследван чужденец има право да получи помощ и закрила на територията на Европейския съюз в прилагане на Женевската конвенция от 28 юли 1951 г. за статута на бежанците, изменена с Протокола от Ню Йорк от 31 януари 1967 г., и други договори в тази област. Бе постигнато също изрично съгласие, през 2009 г. да бъде създадена Европейска служба за подкрепа.
(5)
С практическото сътрудничество в областта на убежището се цели по-пълно сближаване и осигуряване на постоянно качество на процедурите на държавите-членки за вземане на решения в тази област, в рамките на европейска законодателна рамка. През последните години бяха предприети значителен брой мерки за практическо сътрудничество, по-специално приемането на общ подход към информацията относно държавите на произход и създаването на общ европейски учебен план в областта на убежището.
(6)
Службата за подкрепа следва да бъде създадена, за да се укрепят и развият тези мерки на сътрудничество. Службата за подкрепа следва да вземе надлежно предвид тези мерки на сътрудничество, както и извлечените от тях поуки.
(7)
По отношение на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на специфичен и несъразмерно голям натиск, който се дължи по-специално на тяхното географско или демографско положение, Службата за подкрепа следва да подкрепя развитието на солидарност в рамките на Съюза с цел подпомагане на по-доброто разпределяне на лицата, ползващи се с международна закрила, между държавите-членки, като същевременно се следи да няма злоупотреби със системите за убежище и прием.
(8)
За да упражнява своите правомощия по оптимален начин, Службата за подкрепа следва да бъде независима по отношение на техническите въпроси и следва да има правна, административна и финансова самостоятелност. За целта Службата за подкрепа следва да бъде орган на Съюза, който притежава юридическа правосубектност и упражнява изпълнителните правомощия, предоставени му съгласно настоящия регламент.
(9)
Службата за подкрепа следва да работи в тясно сътрудничество с органите на държавите-членки в областта на убежището, с националните служби за имиграция и убежище и с други служби, като използва техния капацитет и експертен опит, както и с Комисията. Държавите-членки следва да си сътрудничат със Службата за подкрепа, за да се гарантира изпълнението на нейните правомощия.
(10)
Освен това Службата за подкрепа следва да действа в тясно сътрудничество с Върховния комисариат на ООН за бежанците (ВКБООН) и, когато това е уместно, с компетентни международни организации, с цел да се възползва от техния експертен опит и подкрепа. За тази цел ролята на ВКБООН и на другите компетентни международни организации следва да бъде призната в пълна степен и тези организации следва да участват пълноценно в работата на Службата за подкрепа. Предоставянето на финансови средства от Службата за подкрепа на ВКБООН в съответствие с настоящия регламент не следва да води до двойно финансиране на дейностите на ВКБООН с други международни или национални източници.
(11)
Освен това, за реализирането на целта си и доколкото е необходимо за изпълнението на своите задачи, Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с други органи на Съюза, по-специално с Европейската агенция за управление на оперативното сътрудничество по външните граници на държавите-членки на Европейския съюз (Frontex), създадена с Регламент (ЕО) № 2007/2004 на Съвета (2), и Агенцията на Европейския съюз за основните права (FRA), създадена с Регламент (ЕО) № 168/2007 на Съвета (3).
(12)
Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с Европейската мрежа за миграцията, създадена с Решение 2008/381/ЕО на Съвета (4), за да се избегне дублирането на дейности. Службата за подкрепа следва също да поддържа тесен диалог с гражданското общество с цел обмен на информация и обединяване на знания в областта на убежището.
(13)
Службата за подкрепа следва да бъде европейски център за експертни знания в областта на убежището със задача улесняване, координиране и укрепване на практическото сътрудничество между държавите-членки по различните въпроси, свързани с убежището, така че държавите-членки да бъдат по-добре подготвени за предоставянето на международна закрила на лица, които имат право, като същевременно работи по безпристрастен и ефикасен начин с лицата, които не отговарят на изискванията за международна закрила, когато това е уместно. Правомощията на Службата за подкрепа следва да се концентрират върху три основни задачи, а именно принос за прилагането на ОЕСУ, подкрепа за практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и подкрепа за държавите-членки, които са подложени на особен натиск.
(14)
Службата за подкрепа не следва да разполага с преки или косвени правомощия във връзка с вземането на решения от органите на държавите-членки в областта на убежището относно конкретни молби за международна закрила.
(15)
За да предостави и/или координира предоставянето на бърза и ефективна оперативна подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, Службата за подкрепа следва по искане на съответните държави-членки да координира действията за подкрепа на тези държави-членки, inter alia чрез разполагането на тяхна територия на екипи за подкрепа в областта на убежището, съставени от експерти в тази сфера. Тези екипи следва да предоставят по-специално експертни знания във връзка с услугите за устен превод, информация относно държави на произход и знания в областта на обработката и управлението на делата за убежище. Организацията на екипите за подкрепа в областта на убежището следва да се определя от настоящия регламент, с цел да се гарантира ефективното им разполагане.
(16)
Службата за подкрепа следва да осъществява мисията си в условия, които ѝ позволяват да служи за референтна институция по силата на нейната независимост, научното и техническото качество на предоставяната от нея помощ и разпространяваната информация, прозрачността на нейните процедури и методи на работа, както и добросъвестното изпълнение на възложените ѝ задачи.
(17)
Комисията и държавите-членки следва да бъдат представени в управителния съвет на Службата за подкрепа с оглед упражняване на ефективен контрол върху нейната работа. Доколкото това е възможно, управителният съвет следва да е съставен от оперативните ръководители на администрациите на държавите-членки в областта на убежището или от техни представители. Той следва да има необходимите правомощия, по-конкретно за изготвянето на бюджета, контрола върху неговото изпълнение, приемането на съответните финансови правила, установяването на прозрачни процедури на работа по отношение на вземането на решения от Службата за подкрепа, приемането на годишния доклад относно положението в областта на убежището в Съюза и на техническите документи относно прилагането на инструментите на Съюза в областта на убежището, както и назначаването на изпълнителен директор и, по целесъобразност, на изпълнителен комитет. Предвид неговия експертен опит по въпросите на убежището ВКБООН следва да бъде представен от член на управителния съвет без право на глас, така че да бъде пълноценно включен към в работата на Службата за подкрепа.
(18)
Като се има предвид естеството на задачите на Службата за подкрепа и ролята на изпълнителния директор, и за да се даде възможност на Европейския парламент да приеме становище относно подбрания кандидат преди назначаването му, както и преди евентуалното удължаване на неговия мандат, към изпълнителния директор следва да се отправи покана да направи изявление и да отговори на въпроси пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент. Изпълнителният директор следва също така да представи годишния доклад пред Европейския парламент. Освен това Европейският парламент следва да разполага с възможността да покани изпълнителния директор да докладва относно изпълнението на неговите задължения.
(19)
За гарантиране на нейната пълна самостоятелност и независимост, Службата за подкрепа следва да има собствен бюджет, който ще се състои най-вече от вноска от Съюза. Финансирането на Службата за подкрепа следва да бъде одобрено от бюджетния орган в съответствие с предвиденото в точка 47 от Междуинституционалното споразумение от 17 май 2006 г. между Европейския парламент, Съвета и Комисията за бюджетната дисциплина и доброто финансово управление (5). По отношение на вноските на Съюза и на безвъзмездните средства от общия бюджет на Европейския съюз следва да се прилага бюджетната процедура на Съюза. Одитът на сметките следва да се извършва от Сметната палата.
(20)
Службата за подкрепа следва да си сътрудничи с органите в областта на убежището на трети държави, с международни организации, компетентни по въпроси от обхвата на настоящия регламент, и с трети държави в рамките на работни договорености, сключени по силата на съответните разпоредби на Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС).
(21)
В съответствие с член 3 от Протокола относно позицията на Обединеното кралство и Ирландия по отношение на пространството на свобода, сигурност и правосъдие, приложен към Договора за Европейския съюз (ДЕС) и към ДФЕС, Обединеното кралство и Ирландия са нотифицирали с писма от 18 май 2009 г. желанието си да участват в приемането и прилагането на настоящия регламент.
(22)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към ДЕС и към ДФЕС, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него, нито от неговото прилагане.
(23)
Като се има предвид, че в качеството си на държава-членка до този момент Дания е допринасяла за практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището, Службата за подкрепа следва да улесни оперативното сътрудничество с Дания. За тази цел следва да бъде отправена покана представител на Дания да присъства на всички заседания на управителния съвет, който също така следва да може да решава да покани наблюдатели от Дания на заседанията на работните групи, когато това е уместно.
(24)
За изпълнението на своята мисия Службата за подкрепа следва да бъде отворена за участие на държави, сключили споразумения със Съюза, по силата на които те са приели и прилагат правото на Съюза в уредената с настоящия регламент област, по-специално Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария. Службата за подкрепа следва също така, съгласувано с Комисията, да може да сключва работни договорености, в съответствие с ДФЕС, с държави, различни от тези, които са сключили споразумения със Съюза, по силата на които те са приели и прилагат правото на Съюза. Службата за подкрепа обаче в никакъв случай не следва да разработва независима външна политика.
(25)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (6) (Финансовият регламент), и по-специално член 185 от него, следва да се прилага към Службата за подкрепа.
(26)
Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета от 25 май 1999 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (7), следва да се прилага без ограничение към Службата за подкрепа, която следва да се присъедини към Междуинституционалното споразумение от 25 май 1999 г. между Европейския парламент, Съвета на Европейския съюз и Комисията на Европейските общности относно вътрешните разследвания, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (8).
(27)
Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (9) следва да се прилага към Службата за подкрепа.
(28)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (10) следва да се прилага при обработката на лични данни от Службата за подкрепа.
(29)
Необходимите разпоредби относно настаняването на Службата за подкрепа в държавата-членка, в която ще бъде седалището ѝ, и конкретните правила, приложими за целия персонал на Службата за подкрепа и членовете на техните семейства, следва да се определят в споразумение за седалището. Освен това приемащата държава-членка следва да осигури възможно най-добри условия за осигуряване на доброто функциониране на Службата за подкрепа, включително училища за децата и транспорт, с цел да се привлекат висококачествени човешки ресурси от възможно най-широк географски обхват.
(30)
Тъй като целите на настоящия регламент, а именно необходимостта да се подобри прилагането на ОЕСУ, да се улесни, координира и укрепи практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и да се предостави и/или координира предоставянето на оперативна подкрепа за държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите-членки и следователно, поради мащаба и последиците на предприеманото действие, могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съюзът може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от ДЕС. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на тези цели.
(31)
Настоящият регламент зачита основните права и съблюдава принципите, признати по-конкретно от Хартата на основните права на Европейския съюз, и следва да се прилага в съответствие с правото на убежище, признато в член 18 от Хартата,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
СЪЗДАВАНЕ И МИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКАТА СЛУЖБА ЗА ПОДКРЕПА В ОБЛАСТТА НА УБЕЖИЩЕТО
Член 1
Създаване на Европейската служба за подкрепа в областта на убежището
Създава се Европейска служба за подкрепа в областта на убежището (наричана оттук нататък „Службата за подкрепа“), с цел да подпомага по-доброто прилагане на общата европейска система за убежище (ОЕСУ), да укрепва практическото сътрудничество между държавите-членки в областта на убежището и да предоставя и/или координира предоставянето на оперативна подкрепа за държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск.
Член 2
Мисия на Службата за подкрепа
1. Службата за подкрепа улеснява, координира и укрепва практическото сътрудничество между държавите-членки по различните аспекти на въпросите в областта на убежището и подпомага по-доброто прилагане на ОЕСУ. Във връзка с това Службата за подкрепа участва в пълна степен във външното измерение на ОЕСУ.
2. Службата за подкрепа предоставя ефективна оперативна подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, като използва всички полезни ресурси, които са на нейно разположение, като това може да включва координиране на ресурси, предоставени от държавите-членки съгласно условията, уредени в настоящия регламент.
3. Службата за подкрепа предоставя научна и техническа помощ по отношение на политиката и законодателството на Съюза във всички области с пряко или косвено въздействие върху областта на убежището, за да може да предостави пълна подкрепа за практическото сътрудничество по въпросите на убежището и да изпълни ефективно своите задачи. Тя представлява независим източник на информация по всички въпроси в тези области.
4. Службата за подкрепа осъществява мисията си в условия, които ѝ позволяват да служи за референтна институция по силата на нейната независимост, научното и техническото качество на предоставяната от нея помощ и разпространяваната информация, прозрачността на нейните процедури и методи на работа, добросъвестното изпълнение на възложените ѝ задачи и подкрепата в областта на информационните технологии, необходима за упражняването на нейните правомощия.
5. Службата за подкрепа работи в тясно сътрудничество с органите в областта на убежището на държавите-членки, с националните служби за имиграция и убежище, с други национални служби и с Комисията. Службата за подкрепа изпълнява своите задачи, без да засяга задачите на други компетентни органи на Съюза, и работи в тясно сътрудничество с тях и с ВКБООН.
6. Службата за подкрепа няма никакви правомощия във връзка с вземането на решения от органите в областта на убежището на държавите-членки по конкретни молби за международна закрила.
ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ НА СЛУЖБАТА ЗА ПОДКРЕПА
РАЗДЕЛ 1
Подкрепа за практическото сътрудничество в областта на убежището
Член 3
Най-добри практики
Службата за подкрепа организира, подпомага и координира дейности, позволяващи обмен на информация и установяване и обединяване на най-добри практики в областта на убежището между държавите-членки.
Член 4
Информация относно държави на произход
Службата за подкрепа организира, подпомага и координира дейности, свързани с информацията относно държави на произход, и по-специално:
а)
събиране на подходяща, надеждна, точна и актуализирана информация относно държави на произход на лица, кандидатстващи за международна закрила, по прозрачен и безпристрастен начин, като се използват всички подходящи източници на информация, включително информация, получена от правителствени, неправителствени и международни организации и институции и органи на Съюза;
б)
изготвяне на доклади относно държавите на произход въз основа на информацията, събрана в съответствие с буква а);
в)
управление и по-нататъшно разработване на интернет портал за събиране на информация относно държави на произход и неговата поддръжка с цел да се осигури прозрачност в съответствие с необходимите правила за достъп до такава информация по член 42;
г)
изготвяне на общ формат и обща методология за представяне, проверка и използване на информацията относно държави на произход;
д)
анализ на информацията относно държави на произход по прозрачен начин, за да се насърчи сближаването на критериите за оценка и, по целесъобразност, да се използват резултатите от заседанията на една или повече работни групи. С този анализ не се цели да се дават указания на държавите-членки относно удовлетворяването или отхвърлянето на молби за международна закрила.
Член 5
Подкрепа за разпределянето в рамките на Съюза на лица, ползващи се с международна закрила
По отношение на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на специфичен и несъразмерно голям натиск, който се дължи по-специално на тяхното географско или демографско положение, Службата за подкрепа подпомага, улеснява и координира обмена на информация и други дейности, свързани с разпределянето в рамките на Съюза. Разпределянето в рамките на Съюза се извършва единствено по съгласуван между държавите-членки начин, със съгласието на съответното ползващо се от международна закрила лице и, по целесъобразност, при консултация с ВКБООН.
Член 6
Подкрепа за обучение
1. Службата за подкрепа създава и разработва курсове за обучение, достъпни за членовете на всички национални администрации и съдилища и трибунали, както и за националните служби в държавите-членки, компетентни в областта на убежището. Участието в обучението не засяга националните системи и процедури.
Службата за подкрепа разработва такива курсове за обучение в тясно сътрудничество с органите в областта на убежището на държавите-членки и, при необходимост, използва експертния опит на академичните институции и други компетентни организации.
2. Службата за подкрепа управлява и разработва европейски учебен план в областта на убежището, като отчита съществуващото сътрудничество в Съюза в тази област.
3. Предложените от Службата за подкрепа курсове за обучение могат да бъдат общи, специализирани или тематични и могат да включват методология за обучение на обучители.
4. Специализираните и тематичните обучения за придобиване на знания и умения по въпросите на убежището включват без да се ограничават до тях:
а)
международните инструменти за защита на правата на човека и достиженията на правото на Съюза в областта на убежището, в това число специализирани правни въпроси и въпроси от съдебната практика;
б)
въпроси, свързани с обработването на молбите за убежище от малолетни или непълнолетни лица и от уязвими лица със специфични нужди;
в)
техники на интервюиране;
г)
използване на медицински и правни експертни заключения в процедурите по предоставяне на убежище;
д)
въпроси, свързани със събирането и използването на информация относно държавите на произход;
е)
условия на приемане, в това число специалното внимание, предоставяно на уязвимите групи и жертвите на изтезания.
5. Предложеното обучение е от високо качество и определя ключови принципи и най-добри практики, за да се спомогне за сближаването на административните методи и решения, както и правната практика, при пълно зачитане на независимостта на националните съдилища и трибунали.
6. Службата за подкрепа осигурява на експертите, които са част от резерва от експерти за намеса в областта на убежището, посочен в член 15, специализирано обучение, свързано с техните задължения и функции, и провежда редовни учения с тях в съответствие с графика за специализирани курсове за обучение и учения, посочени в нейната годишна работна програма.
7. Службата за подкрепа може да организира дейности за обучение в сътрудничество с държавите-членки на тяхна територия.
Член 7
Подкрепа за външното измерение на ОЕСУ
Службата за подкрепа, съгласувано с Комисията, координира обмена на информация и другите действия, предприети по въпроси, възникващи при прилагането на инструментите и механизмите, свързани с външното измерение на ОЕСУ.
Службата за подкрепа координира обмена на информация и другите действия във връзка с пренастаняване, предприети от държавите-членки за задоволяване на нуждите от международна закрила на бежанците в трети държави и за изразяване на солидарност с приемащите държави.
Съобразно своите правомощия и в съответствие с член 49 Службата за подкрепа може да сътрудничи с компетентните органи на трети държави по технически въпроси, по-конкретно за насърчаване и съдействие за изграждането на капацитета на собствените системи за убежище и прием на третите държави и за прилагане на регионални програми за закрила, и други подходящи действия за намиране на трайни решения.
РАЗДЕЛ 2
Подкрепа за държавите-членки, подложени на особен натиск
Член 8
Особен натиск върху системата за убежище и прием
Службата за подкрепа координира и подкрепя общите действия за оказване на съдействие на системите за убежище и прием на държавите-членки, подложени на особен натиск, който е източник на изключително сериозно и изискващо незабавни мерки натоварване на техните инфраструктури за прием и системите им за убежище. Този натиск може да се характеризира с внезапно пристигане на голям брой граждани на трети държави, които може да се нуждаят от международна закрила, и може да произтича от географското или демографското положение на държавата-членка.
Член 9
Събиране и анализ на информация
1. За да може да оцени нуждите на държавите-членки, подложени на особен натиск, Службата за подкрепа събира, по-специално въз основа на информация, предоставена от държавите-членки, от ВКБООН и, при необходимост, от други компетентни организации, съответна информация, позволяваща установяване, подготовка и определяне на спешните мерки, посочени в член 10, за преодоляване на този натиск.
2. Въз основа на данни, предоставени от държавите-членки, подложени на особен натиск, Службата за подкрепа систематично установява, събира и анализира информация относно наличните структури и персонал, особено в областта на устния и писмения превод, информация за държави на произход и относно съдействието при обработката и управлението на делата за убежище и капацитета за предоставяне на убежище в тези държави-членки, подложени на особен натиск, за да се насърчи бързият и надежден обмен на информация между различните органи в областта на убежището на държавите-членки.
3. Службата за подкрепа анализира данните относно всяка ситуация на внезапно пристигане на голям брой граждани на трети държави, която може да подложи системите за убежище и прием на особен натиск, и осигурява бързия обмен на съответна информация между държавите-членки и Комисията. Службата за подкрепа използва съществуващите системи и механизми за ранно предупреждение и, при необходимост, създава система за ранно предупреждение за собствени цели.
Член 10
Действия за подкрепа на държавите-членки
По искане на съответните държави-членки Службата за подкрепа координира действията в подкрепа на държавите-членки, чиито системи за убежище и прием са подложени на особен натиск, включително координиране на:
а)
действията за подпомагане на държавите-членки, подложени на особен натиск, за да се улесни първоначалният анализ на молбите за убежище, разглеждани от компетентните национални органи;
б)
действията за осигуряване предоставянето на подходяща инфраструктура за приемане, по-специално за спешно настаняване, транспорт и медицинска помощ, от страна на държавите-членки, подложени на особен натиск;
в)
екипите за подкрепа в областта на убежището, чиито условия за дейност са определени в глава 3.
РАЗДЕЛ 3
Принос за прилагането на ОЕСУ
Член 11
Събиране и обмен на информация
1. Службата за подкрепа организира, координира и подпомага обмена на информация между органите в областта на убежището на държавите-членки, както и между тях и Комисията, относно прилагането на всички инструменти на достиженията на правото на Съюза в областта на убежището. За целта Службата за подкрепа може да създава фактологични, правни бази данни и бази данни със съдебна практика относно националните инструменти, инструментите на Съюза и международните инструменти в областта на убежището, като използва, inter alia, съществуващите механизми. Без да се засягат дейностите на Службата за подкрепа съгласно членове 15 и 16, в тези бази данни не се съхраняват лични данни, освен ако Службата за подкрепа е получила такива данни от документи, до които има предоставен публичен достъп.
2. По-специално Службата за подкрепа събира информация относно:
а)
обработката на молби за международна закрила от националните администрации и органи;
б)
националното право и неговото развитие в областта на убежището, включително съдебната практика.
Член 12
Доклади и други документи на Службата за подкрепа
1. Службата за подкрепа изготвя годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза, като отчита надлежно информацията, която вече е предоставена от други подходящи източници. В този доклад Службата за подкрепа прави оценка на резултатите от дейностите, проведени съгласно настоящия регламент, и прави цялостен сравнителен анализ на тези дейности, за да повиши качеството, съгласуваността и ефективността на ОЕСУ.
2. В съответствие с работната си програма или по искане на управителния съвет или на Комисията, Службата за подкрепа може да приеме технически документи относно прилагането на инструментите на Съюза в областта на убежището, включително насоки и оперативни наръчници, като отчита надлежно становищата на държавите-членки или на Европейския парламент, и в тясна консултация с работните групи и Комисията. Когато тези технически документи се позовават на международното право за бежанците, се отчитат надлежно съответните насоки на ВКБООН. С документите не се цели да се дават указания на държавите-членки относно удовлетворяването или отхвърлянето на молби за международна закрила.
ГЛАВА 3
ЕКИПИ ЗА ПОДКРЕПА В ОБЛАСТТА НА УБЕЖИЩЕТО
Член 13
Координация
1. Държава(и)-членка(и), подложена(и) на особен натиск, може(могат) да отправи(ят) искане към Службата за подкрепа за разполагане на екип за подкрепа в областта на убежището. По-специално, молещата(ите) държава(и)-членка(и) прави(ят) описание на ситуацията, посочва(т) целите на искането за разполагане и уточнява(т) предполагаемите изисквания във връзка с разполагането в съответствие с член 18, параграф 1.
2. В отговор на искането Службата за подкрепа може да координира необходимата техническа и оперативна помощ за молещата(ите) държава(и)-членка(и) и разполагането за определен срок на екип за подкрепа в областта на убежището на територията на тази(ези) държава(и)-членка(и) въз основа на оперативния план, посочен в член 18.
Член 14
Техническа помощ
Екипите за подкрепа в областта на убежището предоставят експертни знания, съгласно договореното в оперативния план, посочен в член 18, по-специално във връзка с услугите за устен превод, информация относно държави на произход и познания в областта на обработката и управлението на делата за убежище в рамките на посочените в член 10 действия в подкрепа на държавите-членки.
Член 15
Резерв от експерти за намеса в областта на убежището
1. По предложение на изпълнителния директор, управителният съвет взема решение с мнозинство от три четвърти от членовете с право на глас относно профилите и общия брой на експертите, които да бъдат осигурени за участие в екипите за подкрепа в областта на убежището (резерв от експерти за намеса в областта на убежището). В рамките на резерва от експерти за намеса в областта на убежището Службата за подкрепа изготвя списък от устни преводачи. Същата процедура се прилага при всяка последваща промяна в профилите и общия брой на експертите в резерва от експерти за намеса в областта на убежището.
2. Държавите-членки допринасят за резерва от експерти за намеса в областта на убежището чрез резерв от национални експерти, изграден въз основа на определени профили, и предлагат експерти, отговарящи на необходимите профили.
Държавите-членки подпомагат Службата за подкрепа в набирането на устни преводачи за списъка от устни преводачи.
Държавите-членки могат да решат да изпратят устни преводачи на място или да осигурят такива чрез видеоконферентна връзка.
Член 16
Разполагане
1. Държавата-членка по произход запазва своята самостоятелност по отношение на броя и профилите на експертите (национален резерв) и срока на тяхното разполагане. По искане на Службата за подкрепа държавите-членки предоставят тези експерти с цел разполагане, освен ако не са изправени пред ситуация, засягаща сериозно изпълнението на национални задачи, например ситуация, водеща до недостатъчно персонал за изпълнението на процедурите за определяне на статута на лицата, кандидатстващи за международна закрила. По искане на Службата за подкрепа държавите-членки възможно най-бързо съобщават броя, имената и профилите на експертите от своя национален резерв, които могат да участват във възможно най-кратък срок в даден екип за подкрепа в областта на убежището.
2. При определяне на състава на екипа за подкрепа в областта на убежището, изпълнителният директор взема предвид конкретните обстоятелства, пред които е изправена молещата държава-членка. Екипът за подкрепа в областта на убежището се сформира съгласно оперативния план, посочен в член 18.
Член 17
Процедура за вземане на решения относно разполагането
1. Ако е необходимо, изпълнителният директор може да изпрати експерти от Службата за подкрепа, за да оценят ситуацията в молещата държава-членка.
2. Изпълнителният директор уведомява незабавно управителния съвет за всяко искане за разполагане на екипи за подкрепа в областта на убежището.
3. Изпълнителният директор взема решение по искането за разполагане на екипи за подкрепа в областта на убежището във възможно най-кратък срок, но не по-късно от пет работни дни от датата на получаване на искането. Изпълнителният директор едновременно уведомява молещата държава-членка и управителния съвет писмено за взетото решение, като посочва основните причини, на които то се основава.
4. Ако изпълнителният директор реши да разположи един или повече екипи за подкрепа в областта на убежището, Службата за подкрепа и молещата държава-членка изготвят незабавно оперативен план в съответствие с член 18.
5. След договарянето на оперативния план изпълнителният директор уведомява държавите-членки, предоставящи експерти, които предстои да бъдат разположени, за необходимия брой и профили. Тази информация се предоставя писмено на националните точки за контакт, посочени в член 19, като се указва датата, планирана за разполагането. Представя им се и копие от оперативния план.
6. Ако изпълнителният директор отсъства или не е на разположение, решенията относно разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището се вземат от заместващия го ръководител на отдел.
Член 18
Оперативен план
1. Изпълнителният директор и молещата държава-членка договарят оперативен план, установяващ подробните условия за разполагане на екипите за подкрепа в областта на убежището. Оперативният план съдържа:
а)
описание на ситуацията, заедно с начина на действие и целите на разполагането, включително оперативната цел;
б)
прогнозния срок за разполагане на екипите;
в)
географски определената област на отговорност в молещата държава-членка, в която ще бъдат разположени екипите;
г)
описание на задачите и специални инструкции за членовете на екипите, включително базите данни, до които им е разрешен достъп,и оборудването, с което могат да разполагат в молещата държава-членка; и
д)
състава на екипите.
2. Всякакви изменения или адаптации на оперативния план изискват съгласието на изпълнителния директор и на молещата държава-членка. Службата за подкрепа изпраща незабавно копие от изменения или адаптиран оперативен план до участващите държави-членки.
Член 19
Национална точка за контакт
Всяка държава-членка определя национална точка за контакт със Службата за подкрепа по всички въпроси, свързани с екипите за подкрепа в областта на убежището.
Член 20
Точка за контакт на Съюза
1. Изпълнителният директор определя един или повече експерти на Службата за подкрепа, които да служат като точка за контакт на Съюза с цел координация. Изпълнителният директор уведомява приемащата държава-членка за това.
2. Точката за контакт на Съюза действа от името на Службата за подкрепа по всички аспекти на разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището. По-специално точката за контакт на Съюза:
а)
действа в качеството на връзка между Службата за подкрепа и приемащата държава-членка;
б)
действа в качеството на връзка между Службата за подкрепа и членовете на екипите за подкрепа в областта на убежището, като осигурява съдействие, от името на Службата за подкрепа, по всички въпроси, свързани с условията на разполагане на тези екипи;
в)
следи за правилното изпълнение на оперативния план; и
г)
докладва на Службата за подкрепа по всички аспекти на разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището.
3. Изпълнителният директор може да оправомощи точката за контакт на Съюза да оказва съдействие за разрешаването на спорове относно изпълнението на оперативния план и разполагането на екипите за подкрепа в областта на убежището.
4. В изпълнението на своите задачи точката за контакт на Съюза получава указания единствено от Службата за подкрепа.
Член 21
Гражданска отговорност
1. Когато членове на екип за подкрепа в областта на убежището изпълняват операции в приемаща държава-членка, тази държава-членка е отговорна в съответствие с националното си право за всяка вреда, причинена от тях по време на техните операции.
2. При нанасяне на вреди в резултат на груба небрежност или умишлено нарушение, приемащата държава-членка може да се обърне към държавата-членка по произход с искане същата да ѝ възстанови сумите, които е изплатила като обезщетение на пострадалите или на техните правоприемници.
3. Без да се засяга упражняването на нейните права спрямо трети страни, всяка държава-членка се отказва от всички свои претенции към приемащата държава-членка или всяка друга държава-членка във връзка с претърпените от нея вреди, освен в случаите на груба небрежност или умишлено нарушение.
4. Всеки спор между държавите-членки във връзка с прилагането на параграфи 2 и 3 от настоящия член, който не може да бъде разрешен чрез преговори между тях, се отнася от тях до Съда в съответствие с член 273 ДФЕС.
5. Без да се засяга упражняването на нейните права спрямо трети страни, Службата за подкрепа поема разходите, свързани с вреди, причинени на нейното оборудване по време на разполагането, освен в случаите на груба небрежност или умишлено нарушение.
Член 22
Наказателна отговорност
При разполагането на даден екип за подкрепа в областта на убежището неговите членове се считат за длъжностни лица на приемащата държава-членка, що се отнася до всякакви наказуеми деяния, които биха могли да бъдат извършени срещу тях или от тях.
Член 23
Разходи
Когато държавите-членки предоставят свои експерти за разполагане в екипи за подкрепа в областта на убежището, Службата за подкрепа покрива разходите, свързани с:
а)
пътуването от държавата-членка по произход до приемащата държава-членка и от приемащата държава-членка до държавата-членка по произход;
б)
ваксинациите;
в)
необходимите специални застраховки;
г)
медицинското обслужване;
д)
дневните надбавки, включително настаняване;
е)
техническото оборудване на Службата за подкрепа; и
ж)
възнаграждението на експертите.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ НА СЛУЖБАТА ЗА ПОДКРЕПА
Член 24
Административна и управленска структура на Службата за подкрепа
Административната и управленска структура на Службата за подкрепа се състои от:
а)
управителен съвет;
б)
изпълнителен директор и персонала на Службата за подкрепа;
Административната и управленска структура на Службата за подкрепа може да включва изпълнителен комитет, ако такъв е създаден в съответствие с член 29, параграф 2.
Член 25
Състав на управителния съвет
1. Всяка държава-членка, обвързана с настоящия регламент, определя един член в управителния съвет, а Комисията определя двама члена.
2. Всеки член на управителния съвет може да бъде представляван или придружаван от заместник; когато придружава член на управителния съвет, заместникът присъства без право на глас.
3. Членовете на управителния съвет се назначават въз основа на техния опит, професионална отговорност и висока степен на компетентност в областта на убежището.
4. Представител на ВКБООН е член на управителния съвет без право на глас.
5. Мандатът на членовете на управителния съвет е тригодишен. Този мандат може да бъде подновяван. След изтичане на мандата им или в случай на подаване на оставка членовете остават на длъжността си, докато мандатът им не бъде подновен или не бъдат заменени.
Член 26
Председател на управителния съвет
1. Управителният съвет избира председател и заместник-председател измежду своите членове с право на глас. Заместник-председателят автоматично замества председателя, ако последният не е в състояние да изпълнява своите задължения.
2. Мандатът на председателя и на заместник-председателя е тригодишен и може да бъде подновен само веднъж. Ако обаче по време на мандата им председателят или заместник-председателят престанат да бъдат членове на управителния съвет, мандатът изтича автоматично на същата дата.
Член 27
Заседания на управителния съвет
1. Заседанията на управителния съвет се свикват от председателя. Изпълнителният директор участва в заседанията. Представителят на ВКБООН не участва в заседанията, когато управителният съвет упражнява функциите, предвидени в член 29, параграф 1, букви б), з), и), й) и м) и член 29, параграф 2, както и когато управителният съвет разглежда предоставянето на финансови средства за финансиране на дейности, които позволяват на Службата за подкрепа да ползва експертния опит на ВКБООН в областта на убежището, както е посочено в член 50.
2. Управителният съвет провежда най-малко две редовни заседания годишно. Освен това той се свиква по инициатива на председателя или по искане на една трета от своите членове.
3. Управителният съвет може да покани на своите заседания като наблюдател всяко лице, чието мнение може да бъде от интерес.
Дания е поканена да присъства на заседанията на управителния съвет.
4. Членовете на управителния съвет могат, при спазване на разпоредбите на неговия процедурен правилник, да бъдат подпомагани от съветници или експерти.
5. Секретариатът на управителния съвет се осигурява от Службата за подкрепа.
Член 28
Гласуване
1. Освен ако не е предвидено друго, управителният съвет взема решенията си с абсолютно мнозинство от своите членове с право на глас. Всеки член с право на глас разполага с един глас. При отсъствие на даден член заместникът му може да упражни неговото право на глас.
2. Изпълнителният директор не участва в гласуването.
3. Председателят участва в гласуването.
4. Държавите-членки, които не участват в пълна степен в достиженията на правото на Съюза в областта на убежището, не гласуват, когато управителният съвет трябва да вземе решения, попадащи в приложното поле на член 29, параграф 1, буква д), и когато съответният технически документ е свързан изключително с правен инструмент на Съюза в областта на убежището, с който те не са обвързани.
5. Процедурният правилник на управителния съвет определя подробно условията и реда за гласуване, по-специално условията, при които даден член може да действа от името на друг член, както и изискванията за кворум, когато е необходимо.
Член 29
Функции на управителния съвет
1. Управителният съвет осигурява изпълнението от Службата за подкрепа на възложените ѝ задачи. Той е органът за планиране и надзор на Службата за подкрепа. По-специално той:
а)
приема свой процедурен правилник с мнозинство от три четвърти от своите членовете с право на глас и след получаване на становището на Комисията;
б)
назначава изпълнителния директор съгласно член 30, упражнява дисциплинарна власт по отношение на изпълнителния директор и, ако е необходимо, го отстранява временно или го освобождава от длъжност;
в)
приема общ годишен доклад за дейността на Службата за подкрепа и го изпраща на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата до 15 юни на следващата година. Общият годишен доклад е публичен;
г)
приема годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза в съответствие с член 12, параграф 1. Този доклад се представя на Европейския парламент. Съветът и Комисията могат да отправят искане докладът да бъде представен и на тях;
д)
приема техническите документи, посочени в член 12, параграф 2;
е)
до 30 септември всяка година, въз основа на проект, представен от изпълнителния директор, и след получаване на становището на Комисията, приема с мнозинство от три четвърти от своите членове с право на глас работната програма на Службата за подкрепа за следващата година и я изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията. Работната програма се приема съгласно годишната бюджетна процедура на Съюза и законодателната работна програма на Съюза в областта на убежището;
ж)
упражнява своите функции във връзка с бюджета на Службата за подкрепа, както е предвидено в глава 5;
з)
приема подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1049/2001 в съответствие с член 42 от настоящия регламент;
и)
приема политиката на Службата за подкрепа по отношение на персонала в съответствие с член 38;
й)
след като е поискано становището на Комисията, приема многогодишния план за политика по отношение на персонала;
к)
взема всички решения относно упражняването на правомощията на Службата за подкрепа, установени в настоящия регламент;
л)
взема всички решения относно създаването и, при необходимост, развитието на информационните системи, предвидени в настоящия регламент, включително на предвидения в член 4, буква в) информационен портал; и
м)
взема всички решения относно създаването и, при необходимост, изменението на вътрешните структури на Службата за подкрепа.
2. Управителният съвет може да създаде изпълнителен комитет, който да подпомага както него, така и изпълнителния директор при изготвянето на решенията, работната програма и дейностите, които подлежат на приемане от управителния съвет, и когато е необходимо при спешни случаи, да приема временни решения от името на управителния съвет.
Изпълнителният комитет се състои от осем членове, определени измежду членовете на управителния съвет, като един от тях принадлежи към членовете на Комисията в управителния съвет. Мандатът на членовете на изпълнителния комитет е със същата продължителност като мандата на членовете на управителния съвет.
По искане на изпълнителния комитет на неговите заседания могат да присъстват, без право на глас, представители на ВКБООН или всяко друго лице, чието мнение представлява интерес.
Службата за подкрепа определя правилата за дейността на изпълнителния комитет в процедурния правилник на Службата за подкрепа и предоставя публичен достъп до тях.
Член 30
Назначаване на изпълнителния директор
1. Изпълнителният директор се назначава от управителния съвет за срок от пет години измежду подходящите кандидати, издържали открит конкурс, организиран от Комисията. Процедурата за подбор ще предвижда публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и на други места на покана за заявяване на интерес. Управителният съвет може да изиска нова процедура, ако счита, че никой от фигуриращите в първия списък кандидати не е подходящ. Изпълнителният директор се назначава въз основа на личните му качества, опита му в областта на убежището и административните и управленските му умения. Преди да бъде назначен, избраният от управителния съвет кандидат се поканва да направи изявление пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент и да отговори на въпросите, поставени от членовете на комисията(ите).
След изявлението Европейският парламент може да приеме становище относно избрания кандидат. Управителният съвет информира Европейския парламент относно начина, по който това становище е взето предвид. Становището се смята за лично и поверително до назначаването на кандидата.
През последните девет месеца от петгодишния мандат на изпълнителния директор Комисията извършва оценка, по-специално на:
-
резултатите от работата на изпълнителния директор; и
-
задачите и нуждите на Службата за подкрепа през следващите години.
2. Като взема предвид оценката и само в случаите, когато това е оправдано с оглед на мисията и нуждите на Службата за подкрепа, управителният съвет може да удължи мандата на изпълнителния директор еднократно с не повече от три години.
3. Управителният съвет уведомява Европейския парламент за намерението си да удължи мандата на изпълнителния директор. През последния месец преди удължаването на мандата към изпълнителния директор се отправя покана да направи изявление пред компетентната(ите) комисия(и) на Европейския парламент и да отговори на въпросите, поставени от членовете на комисията(ите).
Член 31
Задължения на изпълнителния директор
1. Службата за подкрепа се ръководи от изпълнителния директор, който е независим при осъществяването на своите задължения. Изпълнителният директор се отчита за действията си пред управителния съвет.
2. Без да се засягат правомощията на Комисията, на управителния съвет и на изпълнителния комитет, ако такъв е създаден, изпълнителният директор не търси и не получава инструкции от никое правителство и от никой друг орган.
3. Изпълнителният директор докладва на Европейския парламент относно изпълнението на своите задължения, когато бъде поканен да направи това. Съветът може да покани изпълнителния директор да докладва за изпълнението на своите задължения.
4. Изпълнителният директор е законният представител на Службата за подкрепа.
5. Изпълнителният директор може да бъде подпомаган от един или повече ръководители на отдели. В случай че изпълнителният директор отсъства или е възпрепятстван, един от ръководителите на отдели го замества.
6. Изпълнителният директор отговаря за административното управление на Службата за подкрепа и за изпълнението на задачите, които са ѝ поставени съгласно настоящия регламент. По-конкретно, изпълнителният директор отговаря за:
а)
текущото управление на Службата за подкрепа;
б)
изготвянето на работните програми на Службата за подкрепа след получаване на становището на Комисията;
в)
изпълнението на приетите от управителния съвет работни програми и решения;
г)
изготвянето на предвидените в член 4, буква б) доклади за държави на произход;
д)
изготвянето на проект за финансови правила на Службата за подкрепа, които се приемат от управителния съвет по силата на член 37, и на правилата за прилагането им;
е)
изготвянето на проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа и на изпълнението на нейния бюджет;
ж)
упражняването по отношение на персонала на Службата за подкрепа на правомощията, предвидени в член 38;
з)
вземането на всички решения относно управлението на информационните системи, предвидени в настоящия регламент, включително на посочения в член 4, буква в) информационен портал;
и)
вземането на всички решения относно управлението на вътрешните структури на Службата за подкрепа;
й)
координацията и функционирането на консултативния форум, предвиден в член 51. За тази цел изпълнителният директор, в консултация със съответните организации на гражданското общество, приема на първо място план за създаване на консултативния форум. След официалното създаване на форума изпълнителният директор, в консултация с консултативния форум, приема оперативен план, който включва правила относно честотата и естеството на консултациите и организационните механизми за прилагане на член 51. Освен това се постига споразумение относно прозрачни критерии за текущо участие в консултативния форум.
Член 32
Работни групи
1. В рамките на своите правомощия, уредени в настоящия регламент, Службата за подкрепа може да създава работни групи, съставени от експерти от органите на държавите-членки, компетентни в областта на убежището, включително съдии. Службата за подкрепа създава работни групи за целите на член 4, буква д) и член 12, параграф 2. Експертите могат да имат заместници, които се определят едновременно с тях.
2. Комисията участва по право в работните групи. Представители на ВКБООН могат да присъстват на всички или на част от заседанията на работните групи на Службата за подкрепа в зависимост от естеството на разглежданите въпроси.
3. Работните групи могат да поканят да присъства на заседанията всяко лице, чието мнение може да бъде от интерес, включително представители на гражданското общество, работещи в областта на убежището.
ГЛАВА 5
ФИНАНСОВИ РАЗПОРЕДБИ
Член 33
Бюджет
1. За всяка финансова година, която съвпада с календарната година, се изготвя разчет на всички приходи и разходи на Службата за подкрепа, като те се вписват в нейния бюджет.
2. Приходите и разходите в бюджета на Службата за подкрепа са балансирани.
3. Без да се засягат други ресурси, приходите на Службата за подкрепа включват:
а)
вноска на Съюза, вписана в общия бюджет на Европейския съюз;
б)
всички доброволни вноски на държавите-членки;
в)
таксите, получени за публикации и за всяка услуга, предоставена от Службата за подкрепа;
г)
вноска от асоциираните държави.
4. Разходите на Службата за подкрепа включват възнаграждението на персонала, административните, инфраструктурните и оперативните разходи.
Член 34
Изготвяне на бюджета
1. Всяка година изпълнителният директор изготвя проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа за следващата финансова година, включващ щатното разписание, и го изпраща на управителния съвет.
2. Въз основа на този проект управителният съвет изготвя предварителен проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа за следващата финансова година.
3. Предварителният проект за разчет на приходите и разходите на Службата за подкрепа се изпраща на Комисията всяка година до 10 февруари. До 31 март управителният съвет изпраща на Комисията окончателен проект на разчета, който включва проект за щатно разписание.
4. Комисията изпраща разчета на Европейския парламент и на Съвета („бюджетния орган“) заедно с проекта за общ бюджет на Европейския съюз.
5. Въз основа на разчета Комисията вписва в проекта за общ бюджет на Европейския съюз прогнозите, които счита за необходими за щатното разписание и размера на субсидията за сметка на общия бюджет, който Комисията представя пред бюджетния орган в съответствие с членове 313 и 314 ДФЕС.
6. Бюджетният орган разрешава бюджетните кредити за субсидията на Службата за подкрепа.
7. Бюджетният орган приема щатното разписание на Службата за подкрепа.
8. Бюджетът на Службата за подкрепа се приема от управителния съвет. Той става окончателен след окончателното приемане на общия бюджет на Европейския съюз. При необходимост той се коригира съответно.
9. Управителният съвет уведомява в най-кратък срок бюджетния орган за намерението си да осъществи всеки проект, който може да има значителни финансови последствия за финансирането на бюджета, по-специално проекти, свързани с недвижима собственост, като наемането или закупуването на сгради. Той информира Комисията за това.
10. Когато клон на бюджетния орган е уведомил за намерението си да представи становище, той изпраща това становище на управителния съвет в срок от шест седмици след датата на уведомяването за проекта.
Член 35
Изпълнение на бюджета
1. Изпълнителният директор изпълнява бюджета на Службата за подкрепа.
2. Всяка година изпълнителният директор изпраща на бюджетния орган цялата информация, свързана с резултатите от процедурите по оценка.
Член 36
Представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. До 1 март след приключване на финансовата година счетоводителят на Службата за подкрепа предава на счетоводителя на Комисията междинните отчети заедно с доклад за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година. Счетоводителят на Комисията консолидира междинните отчети на институциите и децентрализираните органи в съответствие с член 128 от Финансовия регламент.
2. До 31 март след приключване на финансовата година счетоводителят на Комисията изпраща на Сметната палата междинните отчети на Службата за подкрепа заедно с доклад за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година. Докладът за бюджетното и финансовото управление през съответната финансова година се изпраща също и на Европейския парламент и на Съвета.
3. При получаване на забележките на Сметната палата по междинните отчети на Службата за подкрепа съгласно член 129 от Финансовия регламент изпълнителният директор изготвя окончателните отчети на Службата за подкрепа на своя отговорност, и ги предава за становище на управителния съвет.
4. Управителният съвет дава становище по окончателните отчети на Службата за подкрепа.
5. До 1 юли след приключване на финансовата година изпълнителният директор изпраща окончателните отчети, заедно със становището на управителния съвет, на Европейския парламент, Съвета, Комисията и Сметната палата.
6. Окончателните отчети се публикуват.
7. Изпълнителният директор изпраща на Сметната палата отговор на нейните забележки до 30 септември. Той изпраща този отговор и на управителния съвет.
8. Съгласно член 146, параграф 3 от Финансовия регламент изпълнителният директор представя на Европейския парламент, по негово искане, всякаква информация, необходима за правилното осъществяване на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната финансова година.
9. По препоръка на Съвета, който взема решение с квалифицирано мнозинство, преди 15 май на година N + 2 Европейският парламент освобождава изпълнителния директор от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за година N.
Член 37
Финансови правила
Финансовите правила, приложими за Службата за подкрепа, се приемат от управителния съвет след консултация с Комисията. Те не се отклоняват от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 на Комисията от 19 ноември 2002 г. относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (11), освен ако специфичните изисквания за функционирането на Службата за подкрепа не налагат това и при условие че е получено предварително съгласието на Комисията.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО ПЕРСОНАЛА
Член 38
Персонал
1. За персонала на Службата за подкрепа, включително нейния изпълнителен директор, се прилагат Правилникът за длъжностните лица на Европейските общности и Условията за работа на другите служители на Европейските общности, уредени в Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 (12) (Правилник за длъжностните лица), както и правилата, приети съвместно от институциите на Съюза за целите на тяхното прилагане.
2. Управителният съвет приема, съгласувано с Комисията, необходимите разпоредби за прилагане, посочени в член 110 от Правилника за длъжностните лица.
3. Правомощията, предоставени на органа по назначаването съгласно Правилника за длъжностните лица и на органа, оправомощен да сключва договори съгласно Условията за работа на другите служители, се упражняват от Службата за подкрепа по отношение на собствения ѝ персонал.
4. Управителният съвет приема разпоредби, позволяващи национални експерти от държавите-членки да бъдат командировани на работа в Службата за подкрепа.
Член 39
Привилегии и имунитети
Протоколът относно привилегиите и имунитетите на Европейския съюз се прилага по отношение на Службата за подкрепа.
ГЛАВА 7
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Правен статут
1. Службата за подкрепа е орган на Общността. Тя притежава юридическа правосубектност.
2. Във всяка държава-членка Службата за подкрепа се ползва с възможно най-широката юридическа правоспособност, предоставена на юридическите лица съгласно законодателството на съответната държава-членка. По-специално, тя може да придобива и да се разпорежда с движимо и недвижимо имущество и да бъде страна в съдебно производство.
3. Службата за подкрепа се представлява от своя изпълнителен директор.
Член 41
Езиков режим
1. За Службата за подкрепа се прилагат разпоредбите на Регламент № 1 от 15 април 1958 г. за определяне на езиковия режим на Европейската икономическа общност (13).
2. Без да се засягат решенията, взети по силата на член 342 ДФЕС, общият годишен доклад за дейността на Службата за подкрепа и годишната работна програма, посочени в член 29, параграф 1, букви в) и е), се изготвят на всички официални езици на институциите на Европейския съюз.
3. Преводите, необходими за работата на Службата за подкрепа, се извършват от Центъра за преводи към органите на Европейския съюз.
Член 42
Достъп до документи
1. По отношение на документите, съхранявани от Службата за подкрепа, се прилага Регламент (ЕО) № 1049/2001.
2. В срок от шест месеца от датата на първото си заседание управителният съвет приема подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1049/2001.
3. Решенията, взети от Службата за подкрепа съгласно член 8 от Регламент (ЕО) № 1049/2001, могат да бъдат предмет на жалба пред омбудсмана или на иск пред Съда на Европейския съюз при условията, предвидени съответно в членове 228 и 263 ДФЕС.
4. Обработката на лични данни от Службата за подкрепа е предмет на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 43
Правила за сигурност относно защитата на класифицирана информация и на некласифицирана чувствителна информация
1. Службата за подкрепа прилага принципите за сигурност, съдържащи се в Решение 2001/844/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията от 29 ноември 2001 г. за изменение на нейния процедурен правилник (14), inter alia, разпоредбите относно обмена, обработката и съхранението на класифицирана информация.
2. Службата за подкрепа прилага също принципите за сигурност относно обработката на некласифицирана чувствителна информация, приети и прилагани от Комисията.
Член 44
Борба с измамите
1. За целите на борбата с измамите, корупцията и другите незаконни дейности се прилага без ограничение Регламент (ЕО) № 1073/1999.
2. Службата за подкрепа се присъединява към Междуинституционалното споразумение от 25 май 1999 г. и незабавно приема съответните разпоредби, които се прилагат за всички служители на Службата за подкрепа.
3. Решенията относно финансирането и споразуменията и инструментите за изпълнение, произтичащи от тях, изрично предвиждат, че Сметната палата и OLAF могат да извършват при необходимост проверки на място измежду получателите на финансиране от Службата за подкрепа и лицата, отговорни за разпределението му.
Член 45
Режим по отношение на отговорността
1. Договорната отговорност на Службата за подкрепа се урежда от приложимото към съответния договор законодателство.
2. Съдът на Европейския съюз е компетентен да постановява решения въз основа на всяка арбитражна клауза, съдържаща се в сключен от Службата за подкрепа договор.
3. В случай на извъндоговорна отговорност, в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки, Службата за подкрепа възстановява всички вреди, причинени от нейните отдели или служители при изпълнението на техните задължения.
4. Съдът на Европейския съюз е компетентен по спорове, свързани с обезщетения за посочените в параграф 3 вреди.
5. Личната отговорност на служителите на Службата за подкрепа спрямо нея се урежда от приложимите за тях разпоредби на Правилника за длъжностните лица.
Член 46
Оценка и преразглеждане
1. Не по-късно от 19 юни 2014 г. Службата за подкрепа възлага извършването на независима външна оценка на постигнатите резултати въз основа на мандат, даден от управителния съвет, съгласувано с Комисията. Тази оценка обхваща въздействието на Службата за подкрепа върху практическото сътрудничество в областта на убежището и върху ОЕСУ. Оценката надлежно отчита постигнатия напредък, в рамките на нейния мандат, и включва оценка дали са необходими допълнителни мерки за осигуряване на ефективна солидарност и споделяне на отговорностите с държавите-членки, подложени на особен натиск. По-конкретно, в оценката се разглежда евентуалната необходимост от изменение на правомощията на Службата за подкрепа, включително финансовите последици от такова изменение, като се разглежда също и въпросът дали управленската структура е подходяща за изпълнението на задачите на Службата за подкрепа. При извършването на оценката се вземат предвид становищата на заинтересованите страни както на равнище на Съюза, така и на национално равнище.
2. Управителният съвет, съгласувано с Комисията, взема решение относно графика на бъдещите оценки, като се съобразява с резултатите от оценката, посочена в параграф 1.
Член 47
Административен контрол
Дейността на Службата за подкрепа подлежи на контрол от омбудсмана в съответствие с разпоредбите на член 228 ДФЕС.
Член 48
Сътрудничество с Дания
Службата за подкрепа улеснява оперативното сътрудничество с Дания, включително обмена на информация и най-добри практики по въпроси, попадащи в нейната област на дейност.
Член 49
Сътрудничество с трети държави и с асоциирани държави
1. Службата за подкрепа е отворена за участие на Исландия, Лихтенщайн, Норвегия и Швейцария, в качеството им на наблюдатели. Изготвят се договорености, с които се определят по-специално характерът, обхватът и правилата за участието на тези държави в работата на Службата за подкрепа. Тези договорености включват разпоредби относно участието в инициативите на Службата за подкрепа, финансовите вноски и персонала. По въпросите, свързани с персонала, при всички случаи посочените договорености са в съответствие с Правилника за длъжностните лица.
2. По въпроси, свързани с нейните дейности, в рамките на необходимото за изпълнението на нейните задачи, съгласувано с Комисията и в рамките на своите правомощия, Службата за подкрепа улеснява оперативното сътрудничество между държавите-членки и трети държави, различни от посочените в параграф 1, в рамките на политиката на Съюза в областта на външните отношения, и може да сътрудничи с органите на трети държави, компетентни по технически аспекти в областите, обхванати от настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с тези органи, в съответствие със съответните разпоредби на ДФЕС.
Член 50
Сътрудничество с ВКБООН
Службата за подкрепа сътрудничи с ВКБООН в областите, уредени с настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с ВКБООН. От страна на Службата за подкрепа, управителният съвет се произнася относно работните договорености, включително бюджетните им аспекти.
Освен това управителният съвет може да вземе решение Службата за подкрепа да предостави финансови средства за покриване на разходите на ВКБООН за дейности, които не са предвидени в работните договорености. Те са част от привилегированите отношения на сътрудничество, установени между Службата за подкрепа и ВКБООН в съответствие с настоящия член и с член 2, параграф 5, член 5, член 9, параграф 1, член 25, параграф 4 и член 32, параграф 2. В съответствие с член 75 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се прилагат съответните разпоредби на Финансовия регламент и правилата за неговото прилагане.
Член 51
Консултативен форум
1. Службата за подкрепа поддържа тесен диалог със съответните организации на гражданското общество и съответните компетентни органи, работещи в областта на политиката за убежище на местно, регионално, национално, европейско или международно равнище и създава за тази цел консултативен форум.
2. Консултативният форум представлява механизъм за обмен на информация и обединяване на знания. Той осигурява тесен диалог между Службата за подкрепа и съответните заинтересовани страни.
3. В консултативния форум могат да участват заинтересовани страни в съответствие с параграф 1. При възникване на конкретни потребности в областите, посочени като приоритетни в работата на Службата за подкрепа, тя може да се отнесе до членовете на консултативния форум.
ВКБООН по право е член на консултативния форум.
4. Службата за подкрепа използва консултативния форум по-специално за:
а)
отправяне на предложения към управителния съвет относно годишната работна програма, която се приема съгласно член 29, параграф 1, буква е);
б)
осигуряване на обратна връзка към управителния съвет и отправяне на предложения за последващи мерки по отношение на посочения в член 29, параграф 1, буква в) годишен доклад и посочения в член 12, параграф 1 годишен доклад относно положението в областта на убежището в Съюза; и
в)
информиране на изпълнителния директор и на управителния съвет за заключенията и препоръките от конференции, семинари и заседания, представляващи интерес за работата на Службата за подкрепа.
5. Консултативният форум заседава поне веднъж годишно.
Член 52
Сътрудничество с Frontex, FRA, други органи на Съюза и с международни организации
Службата за подкрепа сътрудничи с органите на Съюза, които извършват дейности, свързани с областта на дейност на Службата за подкрепа, и по-специално с Frontex и с FRA, както и с международни организации, компетентни по въпросите, обхванати от настоящия регламент, в рамките на работни договорености, сключени с тези органи, съгласно разпоредбите на ДФЕС и разпоредбите относно компетентността на тези органи.
Сътрудничеството позволява да се постигне взаимодействие между съответните органи и да се избегне дублиране на работата, извършвана съгласно техните правомощия.
Член 53
Споразумение за седалището и условия за функциониране
Необходимите разпоредби за настаняването на Службата за подкрепа в приемащата държава-членка и за инфраструктурата, предоставена на разположение от тази държава-членка, както и конкретните правила, приложими в приемащата държава-членка за изпълнителния директор, членовете на управителния съвет, персонала на Службата за подкрепа и членовете на техните семейства, се определят в споразумение за седалището, сключено между Службата за подкрепа и приемащата държава-членка след одобрение от управителния съвет. Приемащата държава-членка осигурява възможно най-добрите условия за доброто функциониране на Службата за подкрепа, в това число многоезиково училищно обучение с европейска насоченост и подходящи транспортни връзки.
Член 54
Започване на дейността на Службата за подкрепа
Службата за подкрепа започва да функционира пълноценно до 19 юни 2011 г.
Комисията отговаря за създаването на Службата за подкрепа и нейната първоначална дейност до момента, в който Службата за подкрепа придобие оперативна способност да изпълнява собствения си бюджет.
За тази цел:
-
докато изпълнителният директор не поеме функциите си след назначаването си от управителния съвет в съответствие с член 30, функциите на изпълнителен директор могат да бъдат изпълнявани от длъжностно лице на Комисията в качеството на временно изпълняващ длъжността директор;
-
задачите на Службата за подкрепа могат да бъдат изпълнявани от длъжностни лица на Комисията под отговорността на временно изпълняващия длъжността директор или на изпълнителния директор.
Временно изпълняващият длъжността директор е оправомощен да разрешава всички плащания, извършвани с предвидените в бюджета на Службата за подкрепа бюджетни кредити, след одобрение от управителния съвет, и може да сключва договори, включително договори за наемане на персонал, след приемането на щатното разписание на Службата за подкрепа.
Член 55
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с договорите.
Съставено в Страсбург на 19 май 2010 година.
REGOLAMENTO (UE) N. 439/2010 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 19 maggio 2010
che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l’articolo 74 e l’articolo 78, paragrafi 1 e 2,
vista la proposta della Commissione europea,
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (1),
considerando quanto segue:
(1)
La politica dell'Unione relativa al sistema europeo comune di asilo (CEAS) è volta, ai sensi del programma dell’Aia, a creare uno spazio comune di asilo attraverso l'istituzione di un'efficace procedura armonizzata, conforme ai valori e alla tradizione umanitaria dell'Unione europea.
(2)
Sono stati compiuti molti progressi negli ultimi anni verso la creazione del CEAS, grazie all’introduzione di norme minime comuni. Permangono tuttavia forti divergenze tra gli Stati membri per quanto riguarda la concessione della protezione internazionale e le forme che essa assume. È opportuno ridurre tali divergenze.
(3)
Nel piano strategico sull’asilo, adottato nel giugno 2008, la Commissione ha annunciato la sua intenzione di sviluppare il CEAS, proponendo una revisione degli strumenti giuridici esistenti per armonizzare maggiormente le norme applicabili e rafforzando il sostegno alla cooperazione pratica fra gli Stati membri, in particolare tramite una proposta legislativa diretta all'istituzione di un Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno»), al fine di intensificare il coordinamento della cooperazione operativa fra gli Stati membri, in modo da attuare efficacemente le norme comuni.
(4)
Nel patto europeo sull'immigrazione e l'asilo, adottato nel settembre 2008, il Consiglio europeo ha ribadito solennemente che ogni straniero perseguitato ha il diritto di ottenere assistenza e protezione nel territorio dell’Unione europea in applicazione della Convenzione di Ginevra del 28 luglio 1951 relativa allo status dei rifugiati, modificata dal Protocollo di New York del 31 gennaio 1967, e degli altri trattati ad essa correlati. È stato inoltre espressamente convenuto di istituire un Ufficio europeo di sostegno nel 2009.
(5)
La cooperazione pratica in materia di asilo è volta a migliorare la convergenza e a garantire la qualità costante del processo decisionale degli Stati membri in materia, nell'ambito di un quadro legislativo europeo. Negli ultimi anni sono state già intraprese numerose misure di cooperazione pratica, in particolare l'adozione di un approccio comune sulle informazioni sui paesi di origine a l'istituzione di un curriculum europeo comune in materia di asilo.
(6)
È opportuno istituire l'Ufficio di sostegno per rafforzare e sviluppare tali misure di cooperazione. L'Ufficio di sostegno dovrebbe tenere in debita considerazione le misure di cooperazione e gli insegnamenti da esse tratti.
(7)
Per gli Stati membri il cui sistema di asilo e accoglienza subisca pressioni specifiche e sproporzionate dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno dovrebbe sostenere lo sviluppo della solidarietà all'interno dell'Unione per favorire una migliore ricollocazione dei beneficiari di protezione internazionale fra gli Stati membri, garantendo al tempo stesso che i sistemi di asilo e accoglienza non siano oggetto d'abuso.
(8)
Per assolvere il proprio mandato in modo ottimale, occorre che l’Ufficio di sostegno sia indipendente per quanto riguarda le questioni tecniche e possieda autonomia giuridica, amministrativa e finanziaria. A questo fine l'Ufficio di sostegno dovrebbe essere un organismo dell'Unione dotato di personalità giuridica ed esercitare le competenze d’esecuzione conferitegli dal presente regolamento.
(9)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno cooperi strettamente con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi, avvalendosi delle loro capacità e della loro competenza, così come con la Commissione. È inoltre necessario che gli Stati membri cooperino con l’Ufficio di sostegno per garantire che sia in grado di svolgere il proprio mandato.
(10)
Occorre che l’Ufficio di sostegno agisca altresì in stretta cooperazione con l’Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i rifugiati (UNHCR) e, se opportuno, con le pertinenti organizzazioni internazionali, per beneficiare della loro competenza e del loro sostegno. A tal fine il ruolo dell'UNHCR e delle altre pertinenti organizzazioni internazionali dovrebbe essere pienamente riconosciuto e dette organizzazioni dovrebbero essere pienamente coinvolte nei lavori dell'Ufficio di sostegno. Le risorse finanziarie messe dall’Ufficio di sostegno a disposizione dell’UNHCR in conformità del presente regolamento non dovrebbero dar luogo a duplicazioni di finanziamenti delle attività dell’UNHCR con altre fonti internazionali o nazionali.
(11)
Inoltre, per conseguire la propria finalità e nella misura necessaria all’espletamento dei suoi compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con altri organismi dell'Unione, in particolare con l’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (Frontex), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 2007/2004 (2), e con l’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali (FRA), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 168/2007 (3).
(12)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con la rete europea sulle migrazioni, istituita dalla decisione 2008/381/CE del Consiglio (4) onde evitare duplicazioni delle attività. L’Ufficio di sostegno dovrebbe inoltre mantenere uno stretto dialogo con le organizzazioni della società civile per scambiare informazioni e mettere in comune conoscenze in materia di asilo.
(13)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe essere un centro europeo specializzato in materia di asilo con il compito di facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica fra gli Stati membri nei molteplici aspetti di tale settore, in modo che gli Stati membri siano maggiormente in grado di offrire protezione internazionale a coloro che ne hanno diritto, riservando al tempo stesso un trattamento equo ed efficace a quanti non soddisfano le condizioni per beneficiare della protezione internazionale, ove opportuno. Il mandato dell'Ufficio di sostegno dovrebbe articolarsi intorno a tre compiti principali, ossia il contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo, il sostegno alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo e il sostegno agli Stati membri che sono sottoposti a una pressione particolare.
(14)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno non abbia alcun potere, diretto o indiretto, in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
(15)
Onde fornire e/o coordinare un rapido ed efficace sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, su richiesta degli Stati membri interessati l’Ufficio di sostegno dovrebbe coordinare le azioni di sostegno a tali Stati membri, tra l’altro attraverso l’invio nei loro territori di squadre di sostegno per l’asilo composte da esperti del settore. Tali squadre di sostegno dovrebbero, in particolare, mettere a disposizione la propria competenza in materia di interpretazione, informazioni sui paesi di origine e conoscenza del trattamento e della gestione dei singoli casi. Per garantire l’efficacia del loro intervento è opportuno che il regime delle squadre di sostegno per l’asilo sia disciplinato dal presente regolamento.
(16)
È necessario che l’Ufficio di sostegno persegua il suo scopo in condizioni che gli permettano di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza fornita e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, e alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli.
(17)
La Commissione e gli Stati membri dovrebbero essere rappresentati nel consiglio di amministrazione dell'Ufficio di sostegno al fine di controllarne in maniera efficace il funzionamento. Il consiglio di amministrazione dovrebbe essere composto, ove possibile, dai responsabili operativi delle amministrazioni degli Stati membri competenti in materia di asilo o dei relativi rappresentanti. Esso dovrebbe godere dei necessari poteri, segnatamente per stabilire il bilancio, verificarne l'esecuzione, adottare l'opportuna normativa finanziaria, stabilire procedure di lavoro trasparenti per l'iter decisionale dell'Ufficio di sostegno, adottare la relazione annuale sulla situazione riguardante l’asilo nell’Unione e i documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, nominare un direttore esecutivo e, se del caso, un comitato esecutivo. Ai fini della piena partecipazione dell’UNHCR ai lavori dell’Ufficio di sostegno e tenuto conto della sua competenza in materia di asilo, l’UNHCR dovrebbe essere rappresentato da un membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
(18)
Tenuto conto della natura dei compiti dell'Ufficio di sostegno e del ruolo del direttore esecutivo e al fine di consentire al Parlamento europeo di adottare un parere sul candidato scelto prima della sua nomina nonché di un’eventuale proroga del suo mandato, è opportuno invitare il direttore esecutivo a fare una dichiarazione e a rispondere alle domande della commissione o delle commissioni competenti del Parlamento europeo. Il direttore generale dovrebbe altresì presentare la relazione annuale al Parlamento europeo. Inoltre, il Parlamento europeo dovrebbe poter invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
(19)
Per garantirne la sua piena autonomia e indipendenza è opportuno che l’Ufficio di sostegno sia dotato di un bilancio autonomo alimentato essenzialmente da un contributo dell'Unione. Il finanziamento dell'Ufficio di sostegno dovrebbe essere subordinato a un accordo dell'autorità di bilancio, secondo quanto indicato al punto 47 dell'accordo interistituzionale del 17 maggio 2006 tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sulla disciplina di bilancio e la sana gestione finanziaria (5). La procedura di bilancio dell'Unione dovrebbe applicarsi al contributo dell'Unione e a qualsiasi sovvenzione a carico del bilancio generale dell'Unione europea. Alla revisione contabile dovrebbe provvedere la Corte dei conti.
(20)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con le autorità dei paesi terzi e con le organizzazioni internazionali competenti nei settori ricompresi nell'ambito di applicazione del presente regolamento e con paesi terzi nell'ambito di accordi operativi conclusi conformemente alle pertinenti disposizioni del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE).
(21)
A norma dell'articolo 3 del protocollo sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda rispetto allo spazio di libertà, sicurezza e giustizia allegato al trattato sull’Unione europea (TUE) e al TFUE, tali Stati membri hanno notificato, con lettera del 18 maggio 2009, che desiderano partecipare all'adozione e all'applicazione del presente regolamento.
(22)
A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al TUE e al TFUE, tale Stato membro non partecipa all'adozione del presente regolamento e non sarà vincolata dallo stesso, né soggetta alla sua applicazione.
(23)
Tenuto conto che la Danimarca, in quanto Stato membro, ha finora contribuito alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo, l’Ufficio di sostegno dovrebbe agevolare la cooperazione operativa con questo paese. A tal fine, è opportuno invitare un rappresentante danese a partecipare a tutte le riunioni del consiglio di amministrazione, che dovrebbe altresì poter decidere di invitare osservatori danesi alle riunioni dei gruppi di lavoro, ove opportuno.
(24)
Per espletare i propri compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe essere aperto alla partecipazione dei paesi che hanno concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione nei settori disciplinati dal presente regolamento, in particolare Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera. In accordo con la Commissione, l’Ufficio di sostegno dovrebbe anche poter stipulare accordi operativi, conformemente alle disposizioni del TFUE, con paesi che non abbiano concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione. L’Ufficio di sostegno non dovrebbe, tuttavia, in nessun caso, sviluppare una politica esterna autonoma.
(25)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (6) (regolamento finanziario), in particolare l'articolo 185.
(26)
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (7), dovrebbe applicarsi senza restrizioni all’Ufficio di sostegno, che dovrebbe aderire all’accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione delle Comunità europee relativo alle indagini interne svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (8) (l'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999).
(27)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (9).
(28)
Al trattamento dei dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (10).
(29)
È opportuno che le necessarie disposizioni riguardanti l'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro in cui deve avere la sede e le specifiche norme applicabili all'insieme del personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari siano stabilite in un accordo di sede. È inoltre necessario che lo Stato membro ospitante garantisca le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, anche per quanto riguarda la scolarizzazione dei bambini e i trasporti, in modo da attirare risorse umane di elevata qualità su una base geografica più ampia possibile.
(30)
Poiché gli obiettivi del presente regolamento, ossia migliorare l’attuazione del sistema europeo comune di asilo, facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri, fornire un sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, non possono essere realizzati in misura sufficiente dagli Stati membri e possono dunque, in ragione delle dimensioni e degli effetti dell'intervento, essere realizzati meglio a livello dell'Unione, l'Unione può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del TUE. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(31)
Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali ed osserva i principi sanciti segnatamente dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dovrebbe essere applicato conformemente al diritto di asilo riconosciuto all’articolo 18 della stessa,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
ISTITUZIONE E FINALITÀ DELL’UFFICIO EUROPEO DI SOSTEGNO PER L’ASILO
Articolo 1
Istituzione dell’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo
È istituito l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno») al fine di contribuire a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo («il CEAS»), a rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri e a fornire o coordinare il sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare.
Articolo 2
Finalità dell’Ufficio di sostegno
1. L’Ufficio di sostegno facilita, coordina e rafforza la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri nei suoi molteplici aspetti e contribuisce a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo. A questo riguardo, l'Ufficio di sostegno partecipa a pieno titolo alla dimensione esterna di tale sistema.
2. L'Ufficio di sostegno fornisce un sostegno operativo efficace agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti ad una pressione particolare, facendo appello a tutte le risorse utili a sua disposizione, che possono includere il coordinamento delle risorse fornite dagli Stati membri alle condizioni previste dal presente regolamento.
3. L’Ufficio di sostegno presta assistenza scientifica e tecnica in relazione alle politiche e alla legislazione dell'Unione in tutti i settori che hanno ripercussioni dirette o indirette sull’asilo, così da apportare pieno sostegno alla cooperazione pratica nel settore e svolgere i suoi compiti in modo efficace. È una fonte indipendente di informazioni su tutte le questioni rientranti in tali ambiti.
4. L’Ufficio di sostegno persegue la sua finalità in condizioni che gli consentono di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza prestata e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli e al supporto informatico necessario allo svolgimento del suo mandato.
5. L’Ufficio di sostegno lavora a stretto contatto con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi nazionali, così come con la Commissione. L’Ufficio di sostegno svolge i propri compiti fermi restando quelli conferiti ad altri organismi pertinenti dell'Unione e lavora in stretta cooperazione con detti organismi e con l’UNHCR.
6. L’Ufficio di sostegno non ha alcun potere in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
CAPO 2
COMPITI DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
SEZIONE 1
Sostegno alla cooperazione pratica in materia di asilo
Articolo 3
Migliori prassi
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività che consentano lo scambio di informazioni e l'individuazione e la condivisione delle migliori prassi fra gli Stati membri in materia di asilo.
Articolo 4
Informazioni sui paesi di origine
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività relative alle informazioni sui paesi di origine, in particolare:
a)
la raccolta, secondo modalità trasparenti e imparziali, d'informazioni pertinenti, affidabili, accurate e aggiornate sui paesi di origine delle persone che fanno domanda di protezione internazionale, avvalendosi di ogni fonte pertinente, comprese le informazioni raccolte da organizzazioni governative e non governative e da organizzazioni internazionali, nonché da istituzioni e organismi dell'Unione;
b)
l'elaborazione di relazioni sui paesi di origine, sulla base delle informazioni raccolte in conformità alla lettera a);
c)
la creazione e l'ulteriore sviluppo di un portale che raccolga le informazioni sui paesi di origine al fine di garantire la trasparenza in conformità delle regole necessarie per l'accesso a tali informazioni ai sensi dell'articolo 42;
d)
l'elaborazione di un formato e di una metodologia comuni per la presentazione, la verifica e l'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
e)
l'analisi delle informazioni sui paesi di origine, condotta secondo modalità trasparenti nell'intento di promuovere la convergenza tra criteri di valutazione e, se del caso, utilizzando i risultati delle riunioni di uno o più gruppi di lavoro. Tale analisi non è volta a impartire istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
Articolo 5
Sostegno alla ricollocazione all'interno dell'Unione dei beneficiari di protezione internazionale
Per gli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a pressioni specifiche e sproporzionate, dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno promuove, agevola e coordina gli scambi di informazioni e altre attività connesse alla ricollocazione all'interno dell'Unione. La ricollocazione all'interno dell'Unione è effettuata solo su base concordata tra gli Stati membri e con il consenso del beneficiario della protezione internazionale, nonché, se del caso, in consultazione con l'UNHCR.
Articolo 6
Sostegno alla formazione
1. L'Ufficio di sostegno organizza e sviluppa la formazione destinata ai membri di tutte le amministrazioni e di tutti gli organismi giurisdizionali nazionali, e a qualsiasi tipo di servizio nazionale responsabile in materia di asilo negli Stati membri. La partecipazione alla formazione fa salvi i sistemi e le procedure nazionali.
L'Ufficio di sostegno organizza tale formazione in stretta cooperazione con le autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo e si avvale, ove necessario, della competenza di istituzioni accademiche e di altre organizzazioni pertinenti.
2. L'Ufficio di sostegno gestisce ed elabora un curriculum europeo in materia di asilo tenuto conto della cooperazione dell'Unione esistente in tale settore.
3. La formazione proposta dall'Ufficio di sostegno può essere generica, specifica o tematica e può includere la metodologia «formazione dei formatori».
4. La formazione specifica o tematica sulle conoscenze e competenze in materia di asilo includono e non si limitano a, in particolare:
a)
i diritti umani internazionali e l'acquis dell'Unione in materia di asilo, comprese specifiche problematiche giuridiche o giurisprudenziali;
b)
le problematiche attinenti al trattamento delle domande di asilo di minori e di persone vulnerabili con esigenze particolari;
c)
le tecniche di intervista;
d)
l'utilizzo delle perizie mediche e legali nelle procedure di asilo;
e)
le problematiche attinenti alla produzione e all'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
f)
le condizioni di accoglienza, compresa una speciale attenzione per i gruppi vulnerabili e le vittime di tortura.
5. Le azioni proposte sono di alta qualità e definiscono principi chiave e migliori prassi ai fini di una maggiore convergenza delle prassi e delle decisioni amministrative e della prassi giuridica, nel pieno rispetto dell'indipendenza degli organi giudiziari nazionali.
6. Per gli esperti che fanno parte del gruppo d'intervento in materia di asilo di cui all'articolo 15, l'Ufficio di sostegno offre una formazione specializzata attinente ai loro compiti e alle loro funzioni e organizza esercitazioni periodiche secondo un calendario di formazione specializzata ed esercitazioni indicato nel suo programma di lavoro annuale.
7. L'Ufficio di sostegno può organizzare attività di formazione in cooperazione con gli Stati membri sul loro territorio.
Articolo 7
Sostegno alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo
In accordo con la Commissione, l'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e le altre azioni intraprese relativamente alle questioni attinenti all'attuazione degli strumenti e dei meccanismi relativi alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo.
L'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e altre azioni relativamente al reinsediamento intraprese dagli Stati membri con l'obiettivo di far fronte alle esigenze di protezione internazionale dei rifugiati nei paesi terzi e di dar prova di solidarietà ai paesi di accoglienza.
Nell'ambito del suo mandato e conformemente all'articolo 49, l'Ufficio di sostegno può cooperare con le autorità competenti dei paesi terzi su aspetti tecnici, in particolare nell'intento di promuovere ed assistere il rafforzamento delle capacità nell'ambito dei sistemi di asilo ed accoglienza di tali paesi terzi, nonché di attuare programmi di protezione regionale e altre azioni pertinenti in grado di fornire soluzioni durature.
SEZIONE 2
Sostegno agli stati membri sottoposti ad una pressione particolare
Articolo 8
Pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza
L'Ufficio di sostegno coordina e appoggia ogni azione comune volta ad assistere i sistemi di asilo e accoglienza degli Stati membri sottoposti ad una pressione particolare che comporta un onere eccezionale ed urgente per le loro strutture di accoglienza e per i loro sistemi di asilo. Tale pressione può derivare dall'arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possono aver bisogno di protezione internazionale e dalla situazione geografica o demografica dello Stato membro.
Articolo 9
Raccolta e analisi di informazioni
1. Onde poter valutare le esigenze degli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, l'Ufficio di sostegno raccoglie, in particolare sulla base delle informazioni fornite dagli Stati membri, dall'UNHCR e, se del caso, da altre organizzazioni pertinenti, ogni informazione utile a individuare, preparare e definire le misure d'urgenza di cui all'articolo 10 per fronteggiare tale pressione.
2. L'Ufficio di sostegno individua, raccoglie ed esamina sistematicamente, in base ai dati forniti dagli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, informazioni sulle strutture e il personale disponibili, segnatamente in materia di traduzione ed interpretazione, informazioni sui paesi di origine e sull'assistenza nel trattamento e nella gestione dei singoli casi, nonché la capacità di accoglienza nei suddetti Stati membri sottoposti ad una pressione particolare, per favorire un rapido ed affidabile scambio di informazioni fra le varie autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo.
3. L'Ufficio di sostegno analizza i dati relativi ad ogni arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possa determinare una pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza ed assicura un rapido scambio di informazioni pertinenti tra gli Stati membri e la Commissione. L'Ufficio di sostegno utilizza i sistemi e i meccanismi di allarme rapido esistenti e, se del caso, istituisce un sistema di allarme rapido per fini propri.
Articolo 10
Azioni di sostegno agli Stati membri
Su richiesta degli Stati membri interessati, l'Ufficio di sostegno coordina le azioni di sostegno agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una particolare pressione, in particolare coordinando:
a)
le azioni a vantaggio degli Stati membri sottoposti a una particolare pressione per rendere più agevole l'inizio dell'esame delle domande di asilo da parte delle autorità nazionali competenti;
b)
le azioni dirette ad assicurare che gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possano mettere a disposizione adeguate strutture di accoglienza, in particolare alloggi d'emergenza, mezzi di trasporto e assistenza medica;
c)
le squadre di sostegno per l'asilo, le cui modalità di funzionamento sono stabilite al capo 3.
SEZIONE 3
Contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo
Articolo 11
Raccolta e scambio di informazioni
1. L'Ufficio di sostegno organizza, coordina e promuove lo scambio di informazioni fra le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo e fra la Commissione e le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda l'attuazione dell'insieme degli strumenti rientranti nell'acquis dell'Unione in materia di asilo. A tal fine l'Ufficio di sostegno può creare banche dati fattuali, giuridiche e giurisprudenziali riguardanti gli strumenti relativi all'asilo a livello nazionale, dell'Unione e internazionale, utilizzando, fra l'altro, i dispositivi esistenti. Fatte salve le attività dell'Ufficio di sostegno ai sensi degli articoli 15 e 16, in tali banche dati non vengono memorizzati dati personali, a meno che l'Ufficio di sostegno non li abbia tratti da documenti accessibili al pubblico.
2. L'Ufficio di sostegno raccoglie in particolare informazioni:
a)
sul trattamento delle domande di protezione internazionale presso le amministrazioni e autorità nazionali;
b)
sul diritto e gli sviluppi giuridici nazionali in materia di asilo, compresa la giurisprudenza.
Articolo 12
Relazioni e altri documenti dell'Ufficio di sostegno
1. L'Ufficio di sostegno elabora una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione, tenendo in debita considerazione le informazioni già rese disponibili da altre fonti pertinenti. In tale relazione l'Ufficio di sostegno valuta i risultati delle azioni svolte ai sensi del presente regolamento e ne fa un'analisi comparativa globale al fine di rafforzare la qualità, la coerenza e l'efficacia del sistema europeo comune di asilo.
2. In conformità del suo programma di lavoro o su richiesta del consiglio di amministrazione o della Commissione, tenendo in debita considerazione i pareri espressi dagli Stati membri o dal Parlamento europeo e operando in stretta consultazione con i suoi gruppi di lavoro e la Commissione, l'Ufficio di sostegno può adottare documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, quali in particolare orientamenti e manuali operativi. Quando tali documenti tecnici fanno riferimento ad elementi del diritto internazionale dei rifugiati, si tiene debito conto dei pertinenti orientamenti dell'UNHCR. Tali documenti non hanno l'intento di dare istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
CAPO 3
SQUADRE DI SOSTEGNO PER L'ASILO
Articolo 13
Coordinamento
1. Lo Stato membro o gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possono chiedere che l'Ufficio di sostegno provveda all'invio di una squadra di sostegno per l'asilo. Lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti forniscono, in particolare, una descrizione della situazione, indicano gli obiettivi della richiesta di invio e specificano il proprio previsto fabbisogno, in conformità dell'articolo 18, paragrafo 1.
2. In risposta a tale richiesta, l'Ufficio di sostegno può coordinare l'assistenza operativa e tecnica necessaria per lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti e per l'invio, per un periodo di tempo limitato, di una squadra di sostegno per l'asilo sul territorio di tale Stato membro o di tali Stati membri sulla base del piano operativo di cui all'articolo 18.
Articolo 14
Assistenza tecnica
Le squadre di sostegno per l’asilo apportano la propria competenza, come convenuto nel piano operativo di cui all'articolo 18, in particolare in relazione ai servizi di interpretazione, alle informazioni sui paesi d’origine e alla conoscenza del trattamento e della gestione dei fascicoli di asilo, nel quadro delle azioni di sostegno agli Stati membri di cui all’articolo 10.
Articolo 15
Gruppo d'intervento in materia di asilo
1. Su proposta del direttore esecutivo, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza dei tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto sui profili e sul numero totale di esperti da mettere a disposizione per la costituzione delle squadre di sostegno per l’asilo (gruppo d'intervento in materia di asilo). Nell'ambito del gruppo d'intervento in materia di asilo, l'Ufficio di sostegno stabilisce un elenco di interpreti. La stessa procedura si applica per eventuali successive modifiche dei profili e del numero totale degli esperti del gruppo.
2. Gli Stati membri contribuiscono al gruppo d'intervento in materia di asilo tramite un gruppo di esperti nazionali costituito in base ai diversi profili, designando gli esperti corrispondenti ai profili richiesti.
Gli Stati membri assistono l'Ufficio di sostegno nell'individuazione degli interpreti da inserire nell'elenco di interpreti.
Gli Stati membri possono scegliere di inviare interpreti o di metterli a disposizione tramite videoconferenza.
Articolo 16
Invio delle squadre di sostegno per l'asilo
1. Lo Stato membro di origine conserva la propria autonomia per quanto riguarda la selezione del numero e dei profili degli esperti (gruppo nazionale) e la durata della missione. Gli Stati membri mettono a disposizione tali esperti su richiesta dell’Ufficio di sostegno, a meno che si trovino a far fronte a una situazione che incida in misura sostanziale sull’adempimento dei compiti nazionali, come per esempio nel caso di una carenza d'organico per l'espletamento delle procedure di determinazione dello status delle persone che chiedono la protezione internazionale. Gli Stati membri comunicano quanto prima, su richiesta dell’Ufficio di sostegno, il numero, i nomi e i profili degli esperti del loro gruppo nazionale che possono mettere a disposizione entro il più breve tempo possibile per far parte di una squadra di sostegno.
2. Nel determinare la composizione di una squadra di sostegno per l’asilo, il direttore esecutivo tiene conto delle circostanze particolari in cui versa lo Stato membro richiedente. La squadra di sostegno è costituita secondo il piano operativo elaborato a norma dell’articolo 18.
Articolo 17
Procedura di decisione dell'invio
1. Se necessario, il direttore esecutivo può inviare esperti dell’Ufficio di sostegno per valutare la situazione dello Stato membro richiedente.
2. Il direttore esecutivo informa immediatamente il consiglio di amministrazione di ogni richiesta di invio delle squadre di sostegno.
3. Il direttore esecutivo decide in merito alla richiesta di invio delle squadre di sostegno per l'asilo quanto prima e al più tardi entro cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta. Il direttore esecutivo comunica per iscritto la decisione contemporaneamente allo Stato membro richiedente e al consiglio di amministrazione, precisandone le motivazioni principali.
4. Se il direttore esecutivo decide di inviare una o più squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro richiedente elaborano immediatamente un piano operativo a norma dell’articolo 18.
5. Subito dopo l’approvazione del piano operativo, il direttore esecutivo informa gli Stati membri in merito al numero e ai profili richiesti degli esperti che parteciperanno alle squadre di sostegno. Queste informazioni sono fornite per iscritto ai referenti nazionali di cui all’articolo 19 e menzionano la data di invio prevista. Agli stessi viene trasmessa anche una copia del piano operativo.
6. In caso di assenza o di impedimento del direttore esecutivo, le decisioni relative all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo sono prese dal capo unità che lo sostituisce.
Articolo 18
Piano operativo
1. Il direttore esecutivo e lo Stato membro richiedente concordano un piano operativo che definisca nel dettaglio le condizioni per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo. Il piano operativo include:
a)
una descrizione della situazione, con modus operandi e obiettivi dell’invio, obiettivi operativi compresi;
b)
la durata prevista della missione delle squadre di sostegno;
c)
l’area geografica di competenza nello Stato membro richiedente in cui le squadre di sostegno saranno inviate;
d)
una descrizione dei compiti e le istruzioni specifiche per i membri delle squadre di sostegno, anche in merito alle banche dati che sono autorizzati a consultare e all'equipaggiamento che possono utilizzare nello Stato membro richiedente; e
e)
la composizione delle squadre di sostegno.
2. Per qualsiasi modifica o adattamento del piano operativo è necessario il consenso congiunto del direttore esecutivo e dello Stato membro richiedente. L’Ufficio di sostegno trasmette immediatamente agli Stati membri partecipanti una copia del piano operativo modificato o adattato.
Articolo 19
Referente nazionale
Ciascuno Stato membro designa un referente nazionale incaricato di comunicare con l’Ufficio di sostegno per tutte le questioni relative alle squadre di sostegno per l’asilo.
Articolo 20
Referente dell'Unione
1. Il direttore esecutivo designa uno o più esperti dell’Ufficio di sostegno quali referenti dell'Unione incaricati del coordinamento e ne informa lo Stato membro ospitante.
2. Il referente dell'Unione agisce a nome dell’Ufficio di sostegno per tutti gli aspetti relativi all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, In particolare, il referente dell'Unione:
a)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante;
b)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e i membri delle squadre di sostegno per l'asilo, fornendo assistenza, per conto dell’Ufficio di sostegno, su tutte le questioni connesse con le condizioni dell'invio di tali squadre;
c)
controlla la corretta attuazione del piano operativo; e
d)
riferisce all’Ufficio di sostegno su tutti gli aspetti dell’invio delle squadre di sostegno per l'asilo.
3. Il direttore esecutivo può autorizzare i referenti dell'Unione a contribuire alla risoluzione di qualsiasi controversia sull’attuazione del piano operativo e sull’invio delle squadre di sostegno per l’asilo.
4. Nell’esecuzione dei suoi compiti, il referente dell'Unione riceve istruzioni soltanto dall’Ufficio di sostegno.
Articolo 21
Responsabilità civile
1. Quando i membri di una squadra di sostegno per l’asilo operano in uno Stato membro ospitante, tale Stato membro è responsabile dei danni eventuali da loro causati durante le loro operazioni, conformemente alla sua legislazione nazionale.
2. Ove tali danni siano causati da negligenza grave o comportamento doloso, lo Stato membro ospitante può rivolgersi allo Stato membro di origine per ottenere da quest’ultimo il rimborso di eventuali risarcimenti erogati alle vittime o agli aventi diritto.
3. Fatto salvo l’esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, ciascuno Stato membro rinuncia a chiedere allo Stato membro di origine o a qualsiasi altro Stato membro il risarcimento dei danni subiti, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
4. Eventuali controversie tra Stati membri sull’applicazione dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo che tali Stati non possano risolvere mediante negoziati sono da essi deferite alla Corte di giustizia ai sensi dell’articolo 273 del TFUE.
5. Fatto salvo l'esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, l'Ufficio di sostegno sostiene le spese connesse con i danni causati all'equipaggiamento dell'Ufficio di sostegno durante la missione, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
Articolo 22
Responsabilità penale
Durante la missione di una squadra di sostegno per l’asilo, i membri della squadra di sostegno per l’asilo sono assimilati ai funzionari dello Stato membro ospitante per quanto riguarda i reati che commettano o di cui siano vittime.
Articolo 23
Costi
Quando gli Stati membri mettono a disposizione i loro esperti per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno copre i seguenti costi:
a)
viaggio dallo Stato membro di origine allo Stato membro ospitante e dallo Stato membro ospitante allo Stato membro di origine;
b)
vaccinazione;
c)
assicurazioni specifiche richieste;
d)
assistenza sanitaria;
e)
diaria, compreso l'alloggio;
f)
attrezzature tecniche dell’Ufficio di sostegno; e
g)
onorari degli esperti.
CAPO 4
ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
Articolo 24
Struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno comprende:
a)
un consiglio di amministrazione;
b)
un direttore esecutivo e il personale dell’Ufficio di sostegno.
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno può comprendere un comitato esecutivo, se istituito in conformità dell'articolo 29, paragrafo 2.
Articolo 25
Composizione del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione si compone di un membro nominato da ciascuno Stato membro vincolato dal presente regolamento e di due membri nominati dalla Commissione.
2. Ogni membro del consiglio di amministrazione può essere rappresentato o accompagnato da un supplente. Quando accompagna un membro del consiglio di amministrazione, il supplente assiste senza diritto di voto.
3. I membri del consiglio di amministrazione sono nominati in base all'esperienza, alla responsabilità professionale e all'alto livello di competenza nel settore dell’asilo.
4. Un rappresentante dell'UNHCR è membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
5. Il mandato dei membri del consiglio di amministrazione è di tre anni. Tale mandato è rinnovabile. Allo scadere del mandato o in caso di dimissioni i membri restano in carica fino al rinnovo del mandato o fino alla loro sostituzione.
Articolo 26
Presidenza del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione elegge un presidente e un vicepresidente scegliendoli tra i suoi membri con diritto di voto. Il vicepresidente sostituisce ex officio il presidente quando quest’ultimo è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.
2. Il presidente e il vicepresidente hanno un mandato di tre anni rinnovabile un’unica volta. Tuttavia, se cessano di far parte del consiglio di amministrazione in un qualsiasi momento del mandato da presidente o vicepresidente, questo termina automaticamente alla stessa data.
Articolo 27
Riunioni del consiglio di amministrazione
1. Le riunioni del consiglio di amministrazione vengono indette dal presidente. Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni. Il rappresentante dell'UNHCR non partecipa alle riunioni quando il consiglio di amministrazione svolge le funzioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere b), h), i), j) e m), e all'articolo 29, paragrafo 2, e quando il consiglio di amministrazione mette a disposizione risorse finanziarie per finanziare azioni che consentono all'Ufficio di sostegno di beneficiare dell'esperienza e della competenza in materia di asilo dell'UNHCR come previsto all'articolo 50.
2. Il consiglio di amministrazione tiene almeno due riunioni ordinarie all'anno. Si riunisce inoltre su istanza del presidente o su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri.
3. Il consiglio di amministrazione può invitare a partecipare alle sue riunioni, in veste di osservatore, ogni persona il cui parere possa essere rilevante.
La Danimarca è invitata a partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione.
4. I membri del consiglio di amministrazione, fatte salve le disposizioni del suo regolamento interno, possono farsi assistere da consulenti o esperti.
5. L'Ufficio di sostegno provvede alle funzioni di segreteria del consiglio di amministrazione.
Articolo 28
Modalità di votazione
1. Salvo disposizioni contrarie, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza assoluta dei membri aventi diritto di voto. Ogni membro avente tale diritto dispone di un voto. In assenza di un membro, il supplente è abilitato a esercitare il suo diritto di voto.
2. Il direttore esecutivo non partecipa al voto.
3. Il presidente partecipa al voto.
4. Gli Stati membri che non partecipano all’integralità dell’acquis dell'Unione in materia di asilo non prendono parte al voto qualora il consiglio di amministrazione debba prendere decisioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera e), e il documento tecnico in questione riguardi esclusivamente uno strumento dell'Unione in materia di asilo da cui non sono vincolati.
5. Il regolamento interno del consiglio di amministrazione stabilisce le regole dettagliate concernenti la votazione, in particolare le circostanze in cui un membro può agire per conto di un altro, e i requisiti di quorum, ove necessario.
Articolo 29
Funzioni del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione provvede affinché l’Ufficio di sostegno esegua i compiti ad esso affidati. È l’organo di programmazione e di controllo dell’Ufficio di sostegno e svolge in particolare le seguenti mansioni:
a)
adotta il proprio regolamento interno, a maggioranza dei tre quarti dei membri aventi diritto di voto e previo parere della Commissione;
b)
nomina il direttore esecutivo in conformità dell’articolo 30, esercita potere disciplinare nei confronti di quest’ultimo e, se necessario, lo sospende o lo revoca;
c)
adotta una relazione generale annuale sulle attività dell’Ufficio di sostegno e la trasmette, entro il 15 giugno dell’anno successivo, al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti. La relazione generale annuale è pubblica;
d)
adotta una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione in conformità dell'articolo 12, paragrafo 1. Tale relazione è presentata al Parlamento europeo. Il Consiglio e la Commissione possono chiedere che la relazione sia presentata anche a loro;
e)
adotta i documenti tecnici di cui all'articolo 12, paragrafo 2;
f)
entro il 30 settembre di ogni anno, in base a un progetto presentato dal direttore esecutivo e previo parere della Commissione, adotta a maggioranza di tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto il programma di lavoro dell'Ufficio di sostegno per l'anno successivo e lo trasmette al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione. Tale programma di lavoro è adottato secondo la procedura annuale di bilancio dell'Unione e il programma di lavoro legislativo dell'Unione nell'ambito dell’asilo;
g)
svolge le sue funzioni riguardanti il bilancio dell'Ufficio di sostegno a norma del capo 5;
h)
stabilisce le modalità pratiche di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 conformemente all’articolo 42 del presente regolamento;
i)
adotta la politica relativa al personale dell'Ufficio di sostegno conformemente all’articolo 38;
j)
adotta, dopo aver chiesto il parere della Commissione, il piano pluriennale in materia di politica del personale;
k)
prende tutte le decisioni ai fini dell’attuazione del mandato dell’Ufficio di sostegno quale definito dal presente regolamento;
l)
prende tutte le decisioni relative alla creazione e, se necessario, allo sviluppo dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale di informazioni di cui all’articolo 4, lettera c); e
m)
prende ogni decisione relativa alla creazione e, se necessario, alla modifica delle strutture interne dell’Ufficio di sostegno.
2. Il consiglio di amministrazione può istituire un comitato esecutivo per assistere il consiglio stesso e il direttore esecutivo nel predisporre decisioni, programmi di lavoro e attività che dovranno essere adottati dal consiglio di amministrazione e quando necessario, in considerazione dell'urgenza, per prendere decisioni provvisorie a nome del consiglio di amministrazione.
Tale comitato esecutivo è composto di otto membri nominati fra i membri del consiglio di amministrazione tra i quali figura uno dei membri della Commissione all'interno del consiglio di amministrazione. Il mandato dei membri del comitato esecutivo è di durata pari al mandato dei membri del consiglio di amministrazione.
Su richiesta del comitato esecutivo, i rappresentanti dell'UNHCR o qualsiasi altra persona il cui parere possa essere rilevante possono partecipare alle riunioni del comitato esecutivo senza diritto di voto.
L'Ufficio di sostegno stabilisce le modalità di funzionamento del comitato esecutivo nel regolamento interno dell'Ufficio di sostegno e le rende pubbliche.
Articolo 30
Nomina del direttore esecutivo
1. Il direttore esecutivo è nominato dal consiglio di amministrazione, per un periodo di cinque anni, tra i candidati idonei selezionati tramite un concorso generale organizzato dalla Commissione. La procedura di selezione prevede la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e in altri strumenti d'informazione di un invito a manifestare interesse. Il consiglio di amministrazione può richiedere l'organizzazione di una nuova procedura se non ritiene soddisfacente l'idoneità dei candidati inclusi nel primo elenco. Il direttore esecutivo è nominato in base ai suoi meriti personali, alla sua esperienza in materia di asilo e alle sue capacità di direzione e gestione. Prima della nomina, il candidato prescelto dal consiglio di amministrazione è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Dopo detta dichiarazione il Parlamento europeo può adottare un parere nel quale espone la sua opinione sul candidato selezionato. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo sul modo in cui tale parere è stato preso in considerazione. Il parere è trattato in modo personale e riservato fino alla nomina del candidato.
Nel corso degli ultimi nove mesi del mandato quinquennale del direttore esecutivo, la Commissione procede a una valutazione che riguarda in particolare:
-
i risultati ottenuti dal direttore esecutivo; nonché
-
i compiti e le necessità dell’Ufficio di sostegno per gli anni successivi.
2. Il consiglio di amministrazione, tenuto conto di tale valutazione, può prorogare una volta il mandato del direttore esecutivo per un massimo di tre anni, ma solo quando tale proroga sia giustificata dai compiti e dalle necessità dell’Ufficio di sostegno.
3. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo dell'intenzione di prorogare il mandato del direttore esecutivo. Nel mese precedente tale proroga, il direttore esecutivo è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Articolo 31
Funzioni del direttore esecutivo
1. L'Ufficio di sostegno è diretto dal suo direttore esecutivo, che è indipendente nell'espletamento delle sue funzioni. Il direttore esecutivo risponde delle sue attività al consiglio di amministrazione.
2. Fatte salve le competenze della Commissione, del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, se istituito, il direttore esecutivo non sollecita né accetta istruzioni da alcun governo o altro organismo.
3. Su richiesta, il direttore esecutivo riferisce al Parlamento europeo sull'esercizio delle sue funzioni. Il Consiglio può invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
4. Il direttore esecutivo è il rappresentante legale dell’Ufficio di sostegno.
5. Il direttore esecutivo può essere assistito da uno o più capi unità. In caso di sua assenza o di impedimento, un capo unità lo sostituisce.
6. Il direttore esecutivo è responsabile della gestione amministrativa dell'Ufficio di sostegno e dell'espletamento delle funzioni affidategli dal presente regolamento. In particolare il direttore esecutivo è responsabile per:
a)
la gestione corrente dell’Ufficio di sostegno;
b)
l'elaborazione di programmi di lavoro per l’Ufficio di sostegno, previo parere della Commissione;
c)
l'attuazione delle decisioni e dei programmi di lavoro adottati dal consiglio di amministrazione;
d)
l'elaborazione delle relazioni sui paesi d’origine di cui all’articolo 4, lettera b);
e)
la predisposizione del progetto di regolamento finanziario dell’Ufficio di sostegno, al fine della sua adozione da parte del consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 37, e delle sue misure d’esecuzione;
f)
la predisposizione del progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno e dell’esecuzione del bilancio;
g)
l'esercizio delle competenze di cui all’articolo 38 nei confronti del personale dell’Ufficio di sostegno;
h)
l'adozione di tutte le decisioni relative alla gestione dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale d’informazioni di cui all’articolo 4, lettera c);
i)
l'adozione di ogni decisione riguardante la gestione delle strutture amministrative interne dell’Ufficio di sostegno; e
j)
il coordinamento e il funzionamento del forum consultivo di cui all'articolo 51. A tal fine il direttore esecutivo, in consultazione con le pertinenti organizzazioni della società civile, adotta innanzi tutto un piano per l'insediamento del forum consultivo. Una volta formalmente insediato, il direttore esecutivo, in consultazione con il forum consultivo, adotta un piano operativo che comprende norme sulla frequenza e la natura della consultazione e i meccanismi organizzativi per l'attuazione dell'articolo 51. Sono inoltre convenuti criteri trasparenti per la partecipazione continuativa al forum consultivo.
Articolo 32
Gruppi di lavoro
1. Nell’ambito del suo mandato, quale definito nel presente regolamento, l’Ufficio di sostegno può costituire gruppi di lavoro composti da esperti delle autorità competenti degli Stati membri attive nel settore dell’asilo, compresi gli organismi giudiziari. L'Ufficio di sostegno costituisce gruppi di lavoro ai fini dell'articolo 4, lettera e), e dell'articolo 12, paragrafo 2. Gli esperti possono essere sostituiti da supplenti, nominati contestualmente.
2. La Commissione partecipa di diritto ai gruppi di lavoro. I rappresentanti dell’UNHCR possono presenziare alle riunioni dei gruppi di lavoro dell’Ufficio di sostegno, integralmente o in parte a seconda del carattere delle questioni affrontate.
3. I gruppi di lavoro possono invitare a partecipare alle riunioni ogni persona il cui parere possa essere rilevante, in particolare rappresentanti delle organizzazioni della società civile operanti nel settore dell’asilo.
CAPO 5
DISPOSIZIONI FINANZIARIE
Articolo 33
Bilancio
1. Tutte le entrate e le spese dell'Ufficio di sostegno sono oggetto di previsioni per ciascun esercizio finanziario, che coincide con l'anno civile, e sono iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Le entrate e le spese iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno devono essere in pareggio.
3. Fatte salve altre risorse, le entrate dell’Ufficio di sostegno comprendono:
a)
un contributo dell'Unione iscritto al bilancio generale dell'Unione europea;
b)
eventuali contributi volontari degli Stati membri;
c)
i diritti percepiti per pubblicazioni o qualsiasi altro servizio fornito dall’Ufficio di sostegno;
d)
un contributo dei paesi associati.
4. Le spese dell'Ufficio di sostegno comprendono le retribuzioni del personale, le spese amministrative e di infrastruttura, le spese di esercizio.
Articolo 34
Stesura del bilancio
1. Ogni anno il direttore esecutivo predispone un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno insieme per l’esercizio finanziario successivo, che comprende la tabella dell’organico, e lo trasmette al consiglio di amministrazione.
2. Sulla base di tale progetto, il consiglio di amministrazione prepara uno stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno per l’esercizio finanziario successivo.
3. Il progetto di stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno è trasmesso alla Commissione entro il 10 febbraio di ogni anno. Entro il 31 marzo il consiglio di amministrazione invia alla Commissione lo stato di previsione definitivo, che include un progetto di tabella dell’organico.
4. La Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio («l'autorità di bilancio») lo stato di previsione con il progetto di bilancio generale dell'Unione europea.
5. Sulla base di tale stato di previsione, la Commissione inserisce nel progetto di bilancio generale dell'Unione europea le previsioni ritenute necessarie per la tabella dell'organico nonché l'importo della sovvenzione da iscrivere al bilancio generale, che sottopone all'autorità di bilancio a norma degli articoli 313 e 314 del TFUE.
6. L'autorità di bilancio autorizza gli stanziamenti a titolo della sovvenzione destinata all'Ufficio di sostegno.
7. L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico dell’Ufficio di sostegno.
8. Il consiglio di amministrazione adotta il bilancio dell'Ufficio di sostegno. Esso diventa definitivo dopo l’adozione definitiva del bilancio generale dell’Unione europea. Se del caso, si procede agli opportuni adeguamenti.
9. Il consiglio di amministrazione comunica al più presto all’autorità di bilancio l’intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative per il finanziamento del bilancio, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali la locazione o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.
10. Nel caso in cui un ramo dell'autorità di bilancio abbia comunicato l’intenzione di esprimere un parere, esso trasmette tale parere al consiglio di amministrazione entro un termine di sei settimane a decorrere dalla data di notifica del progetto.
Articolo 35
Esecuzione del bilancio
1. Il direttore esecutivo è responsabile dell'esecuzione del bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Il direttore esecutivo trasmette ogni anno all’autorità di bilancio qualsiasi informazione rilevante in relazione ai risultati delle procedure di valutazione.
Articolo 36
Rendicontazione e discarico
1. Entro il 1o marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile dell'Ufficio di sostegno comunica al contabile della Commissione il rendiconto provvisorio, corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. Il contabile della Commissione consolida il rendiconto provvisorio delle istituzioni e degli organismi decentrati ai sensi dell'articolo 128 del regolamento finanziario.
2. Entro il 31 marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile della Commissione trasmette alla Corte dei conti il rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. La relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso è trasmessa anche al Parlamento europeo e al Consiglio.
3. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sul rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno, ai sensi dell'articolo 129 del regolamento finanziario il direttore esecutivo redige il rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno, sotto la propria responsabilità, e lo trasmette al consiglio di amministrazione per un parere.
4. Il consiglio d'amministrazione esprime un parere sul rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno.
5. Entro il 1o luglio successivo a ciascun anno finanziario, il direttore esecutivo trasmette il rendiconto definitivo corredato del parere del consiglio d'amministrazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti.
6. Il rendiconto definitivo è pubblicato.
7. Entro il 30 settembre, il direttore esecutivo invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni di quest’ultima. Invia inoltre tale risposta al Consiglio di amministrazione.
8. Il direttore esecutivo presenta al Parlamento europeo, su richiesta dello stesso e a norma dall'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in causa.
9. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio che delibera a maggioranza qualificata, dà atto al direttore esecutivo, entro il 15 maggio dell'anno N + 2, dell'esecuzione del bilancio dell'esercizio N.
Articolo 37
Regolamento finanziario
Il regolamento finanziario applicabile all'Ufficio di sostegno è adottato dal consiglio di amministrazione, previa consultazione della Commissione. Esso non si discosta dal regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (11), solo per esigenze specifiche di funzionamento dell’Ufficio di sostegno e previo accordo della Commissione.
CAPO 6
DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE
Articolo 38
Personale
1. Al personale dell'Ufficio di sostegno e al suo direttore esecutivo si applicano lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 (12) («lo statuto») e le norme adottate congiuntamente dalle istituzioni dell'Unione per l'applicazione di detto statuto e regime.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, adotta le necessarie disposizioni di esecuzione secondo le modalità di cui all’articolo 110 dello statuto.
3. Nei confronti del proprio personale, l’Ufficio di sostegno esercita i poteri conferiti all’autorità investita del potere di nomina dallo statuto e all'autorità abilitata a stipulare contratti dal regime applicabile agli altri agenti.
4. Il consiglio d'amministrazione adotta disposizioni che consentano di ricorrere a esperti nazionali distaccati dagli Stati membri presso l'Ufficio di sostegno.
Articolo 39
Privilegi e immunità
All'Ufficio di sostegno si applica il protocollo sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea.
CAPO 7
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 40
Status giuridico
1. L’Ufficio di sostegno è un organo dell'Unione. Esso ha personalità giuridica.
2. L'Ufficio di sostegno gode in tutti gli Stati membri della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali. Può in particolare acquisire o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio.
3. L’Ufficio di sostegno è rappresentato dal direttore esecutivo.
Articolo 41
Regime linguistico
1. All’Ufficio di sostegno si applicano le disposizioni previste dal regolamento n. 1 del 15 aprile 1958 che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (13).
2. Fatte salve le decisioni prese in base all'articolo 342 del TFUE, la relazione generale annuale sulle attività dell'Ufficio di sostegno e il programma di lavoro annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere c) ed f), sono redatti in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.
3. I servizi di traduzione necessari per il funzionamento dell'Ufficio di sostegno sono forniti dal centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea.
Articolo 42
Accesso ai documenti
1. Ai documenti in possesso dell'Ufficio di sostegno si applica il regolamento (CE) n. 1049/2001.
2. Entro sei mesi dalla data della sua prima riunione, il consiglio di amministrazione adotta le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.
3. Le decisioni adottate dall'Ufficio di sostegno ai sensi dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 possono costituire oggetto di denuncia presso il Mediatore o di un ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea, alle condizioni di cui, rispettivamente, agli articoli 228 e 263 del TFUE.
4. Il trattamento di dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 43
Regime di sicurezza in materia di protezione delle informazioni classificate e delle informazioni sensibili non classificate
1. L'Ufficio di sostegno applica i principi in materia di sicurezza di cui alla decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 29 novembre 2001, che modifica il regolamento interno della Commissione (14), in particolare le disposizioni relative allo scambio, al trattamento e all'archiviazione delle informazioni classificate.
2. L'Ufficio di sostegno applica altresì i principi di sicurezza relativi al trattamento delle informazioni sensibili non classificate adottati e applicati dalla Commissione.
Articolo 44
Lotta antifrode
1. Per la lotta alle frodi, alla corruzione e ad altre attività illecite, si applica senza restrizioni il regolamento (CE) n. 1073/1999.
2. L'Ufficio di sostegno aderisce all'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 ed emana prontamente le opportune disposizioni applicabili a tutti i dipendenti dell'Ufficio di sostegno.
3. Le decisioni in materia di finanziamento, nonché gli accordi e gli strumenti di esecuzione che ne conseguono, prevedono esplicitamente la possibilità che la Corte dei conti e l’OLAF effettuino, se del caso, controlli in loco presso i beneficiari delle risorse dell’Ufficio di sostegno e gli agenti responsabili della loro allocazione.
Articolo 45
Regime di responsabilità
1. La responsabilità contrattuale dell'Ufficio di sostegno è disciplinata dalla normativa applicabile al contratto di cui trattasi.
2. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a giudicare in virtù di clausole compromissorie contenute in un contratto concluso dall'Ufficio di sostegno.
3. In materia di responsabilità extracontrattuale l'Ufficio di sostegno risarcisce, secondo i principi generali comuni agli ordinamenti degli Stati membri, i danni causati dai suoi servizi o dai suoi agenti nell’esercizio delle loro funzioni.
4. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a pronunciarsi in merito alle controversie relative al risarcimento dei danni di cui al paragrafo 3.
5. La responsabilità individuale del personale verso l’Ufficio di sostegno è disciplinata dalle disposizioni dello statuto.
Articolo 46
Valutazione e revisione
1. Entro 19 giugno 2014, l'Ufficio di sostegno commissiona una valutazione, esterna e indipendente, dei propri risultati sulla base di un mandato conferito dal consiglio di amministrazione di concerto con la Commissione. Tale valutazione concerne l'impatto dell'Ufficio di sostegno sulla cooperazione pratica in materia di asilo e sul sistema europeo comune di asilo. La valutazione tiene debitamente conto dei progressi conseguiti, nell'ambito del suo mandato, in particolare valutando se sono necessarie misure supplementari per assicurare un'effettiva solidarietà e condivisione di responsabilità con gli Stati membri soggetti a una pressione particolare. Essa affronta in particolare l'eventuale necessità di modificare il mandato dell'Ufficio di sostegno, con le conseguenze finanziarie di tale modifica, ed esamina altresì l'adeguatezza della struttura di gestione all'adempimento dei compiti dell'Ufficio di sostegno. La valutazione tiene conto dei pareri delle parti interessate sia a livello dell'Unione sia a livello nazionale.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, decide le scadenze delle valutazioni future, tenendo conto dei risultati della valutazione di cui al paragrafo 1.
Articolo 47
Controlli amministrativi
Le attività dell'Ufficio di sostegno sono sottoposte al controllo del Mediatore, ai sensi dell'articolo 228 del TFUE.
Articolo 48
Cooperazione con la Danimarca
L'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa con la Danimarca, incluso lo scambio di informazioni e di migliori prassi su questioni che rientrano nelle sue attività.
Articolo 49
Cooperazione con paesi terzi e associati
1. L'Ufficio di sostegno è aperto alla partecipazione dell'Islanda, del Liechtenstein, della Norvegia e della Svizzera in veste di osservatori. Vengono presi accordi per specificare in particolare la natura, la portata e le modalità di partecipazione di tali paesi ai lavori dell'Ufficio di sostegno, comprese disposizioni relative alla partecipazione alle iniziative dell'Ufficio di sostegno, ai contributi finanziari e al personale. In materia di personale, tali accordi rispettano in ogni caso lo statuto.
2. Per le questioni che rientrano nelle sue attività, nella misura necessaria all'espletamento dei suoi compiti, in accordo con la Commissione e nell'ambito del suo mandato, l'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa fra gli Stati membri e i paesi terzi diversi da quelli di cui al paragrafo 1 nel quadro della politica dell'Unione in materia di relazioni esterne e può altresì cooperare con le autorità competenti di paesi terzi, su aspetti tecnici dei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali autorità, conformemente alle disposizioni pertinenti del TFUE.
Articolo 50
Cooperazione con l'UNHCR
L'Ufficio di sostegno coopera con l'UNHCR nei settori disciplinati dal presente regolamento, nel quadro di accordi operativi conclusi con tale organizzazione. Per l'Ufficio di sostegno, il consiglio di amministrazione decide gli accordi operativi, incluse le implicazioni finanziarie.
Il consiglio di amministrazione può inoltre decidere che l'Ufficio di sostegno può mettere a disposizioni risorse finanziarie per coprire spese dell'UNHCR per attività non previste negli accordi operativi. Tali risorse rientrano nell'ambito delle relazioni privilegiate di cooperazione fra l'Ufficio di sostegno e l'UNHCR, quali definite al presente articolo così come all'articolo 2, paragrafo 5, all'articolo 5, all'articolo 9, paragrafo 1, all'articolo 25, paragrafo 4, e all'articolo 32, paragrafo 2. Conformemente all'articolo 75 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario nonché delle sue modalità di esecuzione.
Articolo 51
Forum consultivo
1. L'Ufficio di sostegno mantiene uno stretto dialogo con le pertinenti organizzazioni della società civile e i relativi organismi competenti che operano nel settore della politica di asilo a livello locale, regionale, nazionale, europeo o internazionale e istituisce a tal fine un forum consultivo.
2. Il forum consultivo costituisce un meccanismo di scambio di informazioni e di condivisione di conoscenze. Esso assicura uno stretto dialogo tra l’Ufficio di sostegno e le parti interessate.
3. Il forum consultivo è aperto a tutte le pertinenti parti interessate di cui al paragrafo 1. L'Ufficio di sostegno si rivolge ai membri del forum consultivo in funzione delle esigenze specifiche riguardanti settori individuati come prioritari per l'attività dell'Ufficio di sostegno.
L’UNHCR è membro di diritto del forum consultivo.
4. L'Ufficio di sostegno invita il forum consultivo in particolare a:
a)
formulare proposte al consiglio di amministrazione sul programma di lavoro annuale da adottare a norma dell’articolo 29, paragrafo 1, lettera f);
b)
fornire un riscontro al consiglio d'amministrazione e proporre il seguito da dare alla relazione annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera c), e alla relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione di cui all’articolo 12, paragrafo 1; e
c)
comunicare al direttore esecutivo e al consiglio d'amministrazione i risultati e le raccomandazioni delle conferenze, dei seminari e delle riunioni pertinenti per i lavori dell'Ufficio di sostegno.
5. Il forum consultivo si riunisce almeno una volta all’anno.
Articolo 52
Cooperazione con Frontex, FRA, altri organismi dell'Unione e con le organizzazioni internazionali
L'Ufficio di sostegno coopera con gli organismi dell'Unione che svolgono attività legate al suo settore di competenza, in particolare con Frontex e con FRA, così come con organizzazioni internazionali nei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali organismi conformemente alle disposizioni del TFUE e alle disposizioni relative alla competenza di tali organismi.
La cooperazione consente di creare sinergie fra i diversi organismi interessati e di evitare duplicazioni nei lavori svolti nell'ambito dei loro mandati.
Articolo 53
Accordo di sede e condizioni operative
Le necessarie disposizioni relative all'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro ospitante e alle strutture che questo deve mettere a disposizione nonché le norme specifiche applicabili in tale Stato membro al direttore esecutivo dell'Ufficio di sostegno, ai membri del consiglio d'amministrazione, al personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari sono fissate in un accordo di sede concluso, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, fra l'Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante. Lo Stato membro ospitante garantisce le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, offrendo anche una scolarizzazione multilingue e a orientamento europeo, e adeguati collegamenti di trasporto.
Articolo 54
Inizio delle attività dell'Ufficio di sostegno
L'Ufficio di sostegno diventa pienamente operativo entro 19 giugno 2011.
La Commissione è responsabile dell'istituzione e del funzionamento iniziale dell'Ufficio di sostegno finché questo non abbia la capacità operativa di eseguire il proprio bilancio.
A tale scopo,
-
fino a quando il direttore esecutivo non assumerà le proprie funzioni dopo la nomina da parte del consiglio d'amministrazione ai sensi dell'articolo 30, un funzionario della Commissione può farne le veci in qualità di direttore ad interim ed esercitare le funzioni assegnate al direttore esecutivo;
-
funzionari della Commissione possono svolgere, sotto la responsabilità del direttore ad interim o del direttore esecutivo, i compiti assegnati all'Ufficio di sostegno.
Il direttore ad interim può autorizzare tutti i pagamenti coperti dagli stanziamenti previsti nel bilancio dell'Ufficio di sostegno, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, e può concludere contratti, anche relativi al personale, in seguito all'adozione della tabella dell'organico.
Articolo 55
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Strasburgo, addì 19 maggio 2010.