АДМИНИСТРАТИВНА КОМИСИЯ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ ЗА СОЦИАЛНА СИГУРНОСТ НА РАБОТНИЦИ МИГРАНТИ
РЕШЕНИЕ № 208
от 11 март 2008 година
за създаване на обща рамка за събиране на данни относно вземането на решения по заявления за пенсии
(текст от значение за ЕИП)
(2008/683/ЕО)
АДМИНИСТРАТИВНАТА КОМИСИЯ ЗА СОЦИАЛНА СИГУРНОСТ НА РАБОТНИЦИ МИГРАНТИ,
като взе предвид член 81, буква г) от Регламент (ЕИО) № 1408/71 на Съвета (1), съгласно който Административната комисия насърчава и развива сътрудничеството между държавите-членки, като модернизира процедурите за обмен на информация, по-специално като адаптира информационния поток между институциите за целите на обмена чрез електронни средства, отчитайки развитието на обработката на данни във всяка държава-членка, при което основна цел на тази модернизация е ускоряване отпускането на обезщетения,
като взе предвид член 117 от Регламент (ЕИО) № 574/72 на Съвета (2), съгласно който Административната комисия, въз основа на проучванията и предложенията на Техническата комисия, посочена в член 117в от регламента за прилагане, привежда в съответствие с новите техники за обработка на данни образците на документи, както и начините за подаване и процедурите за предаване на данни, които са необходими за прилагането на регламента и на регламента за прилагане,
като има предвид, че:
(1)
С цел да бъде подпомогната Административната комисия в оценката на степента, до която дейността на Техническата комисия допринася за ускоряване отпускането на обезщетения, е целесъобразно да бъдат осигурени някои основни количествено, а така също и качествено определени данни.
(2)
Разликите между наличните данни в отделните държави-членки затрудняват сравнението, а събирането на статистически данни не следва да бъде голяма и ненужна тежест за държавите-членки.
(3)
Поради това намерението е да бъдат събрани най-важните основни данни за обработката и вземането на решения по заявления за пенсии за старост с оглед подобряване на информираността относно положението във всяка една от държавите-членки, по-специално по отношение на това, кои са основните проблемни места в системата и процедурите на всяка държава-членка; да бъде споделяна информация за добри практики и да се предлагат идеи за съкращаване на сроковете за обработка и определяне на ясни критерии, които позволяват на всяка държава членка да съпостави нивото на собственото си представяне.
(4)
Поради това е целесъобразно да бъде създадена широка обща рамка за събирането на данни относно вземането на решения по заявления за пенсии и за целта компетентните органи следва да дадат точни указания на националните институции.
(5)
Компетентните институции следва да имат предвид при разработването и внедряването на своите вътрешни национални системи за идентифициране и събиране на данни за обработката и вземането на решения по заявления за пенсии, разработването и предстоящото въвеждане на Електронния обмен на данни за социалната сигурност (EESSI).
(6)
Срокът на действие на Решение № 182, в което беше предвидено създаването на такава обща рамка, изтече на 1 януари 2006 г.,
РЕШИ:
1. Компетентните институции на държавите-членки (а там където в една държава-членка има няколко такива, определените компетентни институции) следва да предприемат необходимите мерки, за да гарантират, че данните, посочени в точка 5, могат да бъдат събрани и предоставени.
2. Всяка година през януари тези данни за предходната година следва да бъдат предоставяни на Техническата комисия, предвидена в член 117в от Регламент (ЕИО) № 574/72.
3. Секретариатът на Техническата комисия е отговорен за координацията на събирането на тези данни и, с одобрението на Техническата комисия, за изготвянето на годишно обобщение за Административната комисия.
4. Събраните данни следва да се отнасят само до пенсии за старост, при които заявителят пребивава в друга държава-членка, и следва да отразяват следното:
а)
времето за реакция, необходимо на проучващата институция в държавата-членка по пребиваване (т. е. времето, необходимо на проучващата институция, за да информира компетентната институция, че е подадено заявление за пенсия до последната). За целите на настоящото решение „проучваща институция“ означава организацията в държавата-членка по пребиваване на заявителя, която отговаря за попълването на формуляр E 202, докато „компетентна институция“ означава организацията в държавата-членка, която получава попълнения формуляр E 202 и отговаря за съответната обработка на заявлението;
б)
времето, необходимо на компетентната институция да обработи заявлението (т. е. времето, необходимо на компетентната институция да издаде окончателно решение);
в)
общото време за обработка, необходимо на участващите две държави-членки (т. е. времето, през което заявителят е трябвало да чака издаването на окончателното решение, смятано от датата, на която заявлението е подадено за първи път в проучващата институция).
Забележка: Препратката към „формуляр E 202“ след началото на електронния обмен по проекта за EESSI се прилага mutatis mutandis към съответния структуриран електронен документ (СЕД).
5. Реално събраните данни следва да включват следното:
а)
среден, най-кратък и най-дълъг срок, необходим през предходните дванадесет месеца за изпращането на заявления за пенсии за старост от проучващата институция до компетентната институция;
б)
среден, най-кратък и най-дълъг срок, необходим през предходните дванадесет месеца за издаването на окончателно решение от компетентната институция по пенсия за старост, когато заявителят живее в друга държава-членка;
в)
кратък коментар от компетентната институция с цел да се даде контекст на данните и да се разяснят факторите, имащи отношение за вземането на решение при най-кратко и най-дълго обработваното заявление;
г)
кратко обяснение от компетентната институция на използваната методология, наличие или отсъствие на извадка, размер на извадката, обхванат период, общ брой разгледани случаи и др.
6. Където е възможно, събирането на данни започва през януари 2008 г. с оглед на първо представяне пред Техническата комисия през януари 2009 г.
7. Всяка държава-членка представя своите данни пред Техническата комисия с оглед на утвърждаването на обмяната на опит и разпространението на добри практики.
8. Системата за събиране и използване на данните преминава преглед в края на всяка година и, когато е необходимо, се правят препоръки за усъвършенстването ѝ.
9. Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
То се прилага от 1 януари 2008 г.
ADMINISTRATIVE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES ON SOCIAL SECURITY FOR MIGRANT WORKERS
DECISION No 208
of 11 March 2008
concerning the establishment of a common framework for the collection of data on the settlement of pension claims
(Text with EEA relevance)
(2008/683/EC)
THE ADMINISTRATIVE COMMISSION ON SOCIAL SECURITY FOR MIGRANT WORKERS,
Having regard to Article 81(d) of Council Regulation (EEC) No 1408/71 (1), under which the Administrative Commission shall foster and develop cooperation between Member States by modernising procedures for exchange of information, in particular by adapting the information flow between institutions for the purpose of telematic exchange, taking account of the development of data processing in each Member State, the main aim of such modernisation shall be to expedite the award of benefits,
Having regard to Article 117 of Council Regulation (EEC) No 574/72 (2), under which the Administrative Commission shall, based on the research and proposals of the Technical Commission referred to in Article 117c of the implementing Regulation, adapt to new data processing techniques the models of documents as well as the routing channels and the data transmission procedures necessary for applying the Regulation and the implementing Regulation,
Whereas:
(1)
To help the Administrative Commission to assess the extent to which the work of the Technical Commission is contributing to expediting the award of benefits it is appropriate to provide some basic quantified, as well as qualitative, information.
(2)
The divergences between the information available in the various Member States make comparison difficult and the collection of statistical data should not represent a heavy and unnecessary burden on the Member States.
(3)
The intention is therefore to collect key basic data on the processing and settlement of old-age pension claims in order to improve knowledge concerning the situation in each Member State, particularly regarding where the main bottlenecks lie in each Member State's system and procedures; to share information on best practice and generate ideas on how processing times could be reduced and to establish clear reference points against which it will be possible for each Member State to benchmark their own performance.
(4)
It is therefore appropriate to establish a broad common framework for the collection of data on the settlement of pension claims and precise guidelines for this purpose, should be given by the competent authorities to the national institutions.
(5)
Competent institutions shall bear in mind the development and impending introduction of Electronic Exchange of Social Security Information (EESSI) in the design and implementation of their internal national systems for the capture and collection of data on the processing and settlement of pension claims.
(6)
Decision No 182 which provided for the establishment of such a common framework expired on 1 January 2006,
HAS DECIDED AS FOLLOWS:
1. The competent institutions of the Member States (or designated competent institutions where there are several within a Member State) should take the measures necessary to ensure that data identified under point 5 can be collected and supplied.
2. This data should be supplied in January of each year, in respect of the preceding year to the Technical Commission, provided for under Article 117c of Regulation (EEC) No 574/72.
3. The Secretariat of the Technical Commission shall be charged with coordinating the collection of this data and, with the approval of the Technical Commission, preparing an annual summary for the Administrative Commission.
4. The data collected should concern only old-age pensions involving a claimant resident in another Member State and should show the following:
(a)
the reaction time of the investigating institution in the Member State of residence (that is the time taken by the investigating institution to inform the competent institution that a claim for a pension has been made to the latter institution). For the purposes of this Decision ‘investigating institution’ shall mean the organisation in the claimant's Member State of residence responsible for completing form E 202 whilst ‘competent institution’ means the organisation in the Member State which receives the completed E 202 and is responsible for processing the claim accordingly;
(b)
the time taken by the competent institution to process the claim (that is the time taken for the competent institution to issue a final decision);
(c)
the total processing time taken by the two Member States involved (that is the length of time the claimant had to wait for the final decision to be issued counting from the date at which the claim was first submitted to the investigating institution).
Note: The reference to ‘form E 202’ shall apply mutatis mutandis to the appropriate Structured Electronic Document (SED) when electronic exchanges under the EESSI project commence.
5. The actual data collected should comprise the following:
(a)
the mean, shortest and longest time taken during the preceding twelve months for old age pension claims to be sent by the investigating institution to the competent institution;
(b)
the mean, shortest and longest time taken during the preceding twelve months for the issuing of a final decision by the competent institution on an old-age pension where the claimant is living in another Member State;
(c)
a short commentary by the competent institution to situate the data in context and clarify the factors involved in the settlement of the shortest and longest claims;
(d)
a short explanation by the competent institution of the methodology used, whether there has been a sample or not, size of sample, period covered, total numbers of files examined, etc.
6. Where possible, data collection begins in January 2008 with a view to a first submission to the Technical Commission in January 2009.
7. Each Member State will present their data to the Technical Commission with a view to promoting exchange of experience and dissemination of best practice.
8. The system of collecting and using the data be reviewed at the end of every year and where necessary recommendations made for improvements.
9. This Decision shall be published in the Official Journal of the European Union.
It shall apply from 1 January 2008.