32003R0016
L 002/7
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 16/2003 НА КОМИСИЯТА
от 6 януари 2003 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (ЕО) № 1164/94 на Съвета по отношение на допустимостта на разходи в контекста на мерките, частично финансирани от Кохезионния фонд
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1164/94 на Съвета от 16 май 1994 г. относно създаването на Кохезионен фонд (1), последно изменен с Регламент (ЕО) № 1265/1999 (2), и по-специално член Г, параграф 7 от приложение II към него,
като има предвид, че:
(1)
По смисъла на Регламент (ЕО) № 1164/94 Кохезионният фонд може частично да финансира проекти, предварителни проучвания и мерки за техническо подпомагане. Следва да бъдат определени условията, по силата на които подобни мерки са допустими и трябва да се прилагат.
(2)
Досега правилата за допустимост са били изложени под формата на стандартизиран текст в приложение IV към решенията за предоставяне на помощ.
(3)
За да се гарантира, че мерките, частично финансирани от Кохезионния фонд, са еднакво третирани, следва да бъдат изготвени общи правила относно допустимостта на съответните разходи. В тези правила следва да се уточни периода на допустимост и различните категории допустими разходи.
(4)
Регламент (ЕО) № 1164/94 постановява, че Комисията може да одобрява предложени проекти, единствено ако те отговарят на определени критерии, гарантиращи високото им качество и съответствие с политиките на Общността, по-специално правилата за възлагане на обществени поръчки и по отношение на конкуренцията.
(5)
След влизане в сила на настоящия регламент правилата, изложени по-долу, отменят съдържащите се в приложение IV към решенията на Комисията за предоставяне на помощ от Кохезионния фонд за нови проекти, одобрени с решение на Комисията,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Приложно поле
С настоящия регламент се въвеждат общи правила за определяне на допустимостта на разходите в рамките на мерките, предвидени в член 3 от Регламент (ЕО) № 1164/94, които могат да бъдат частично финансирани от Кохезионния фонд.
Член 2
Органи, отговарящи за изпълнението
„Органът, отговарящ за изпълнението“ по член 10, параграф 4 от Регламент (ЕО) № 1164/94 е обществена или частна организация, отговорна за организиране на тръжните процедури за даден проект. Тази организация се определя в решението на Комисията за предоставяне на помощ от Кохезионния фонд (наричано по-долу „решението на Комисията“).
Всяка промяна на органа, отговорен за прилагането, се одобрява от Комисията.
Член 3
„Изпълнение на проект“ и „продължителност на проект“
1. Осъществяването на даден проект обхваща всички фази от предварителното планиране до завършването на одобрения проект, включително съответните мерки за оповестяването му. Предварителното планиране включва проучването на възможни алтернативи.
2. Даден проект може да бъде ограничен с решението на Комисията до един-единствен или няколко етапа от изпълнението.
3. Фазата на изпълнението на даден проект обхваща периодите, необходими за приключването на отделните етапи от него до момента, в който проектът е напълно приведен в действие и съществените цели, приети с решението на Комисията, са били изпълнени.
Член 4
Прозрачност и документални доказателства
Всички разходи, направени от органа, отговарящ за изпълнението, трябва да бъдат основани на договори или споразумения и/или документи с правно обвързваща сила.
Съответните оправдателни документи трябва да бъдат представяни.
Концесионерите и лицензираните лица по изпълнение на проект са предмет на същите изисквания по отношение на надзора и мониторинга, както и органите, отговарящи за изпълнението.
Член 5
Действително направени разходи
1. Разходите, които се вземат предвид при изплащането на помощта от Общността, трябва да бъдат действително направени през периода на допустимост, както е дефиниран в решението на Комисията и в съответствие с член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕО) № 1386/2002 на Комисията (3), и трябва да бъдат пряко свързани с проекта. Разходите трябва да се отнасят до плащания, сертифицирани от държавата-членка и действително направени от нея или от нейно име, в случаите на концесия, от концесионера, на който органът, отговарящ за изпълнението, е делегирал осъществяването на проекта, и подкрепени от получените фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност.
„Счетоводен документ с еквивалентна доказателствена стойност“ е всеки документ, представен от органа, отговорен за изпълнението, в доказателство на това, че осчетоводяването дава точна и вярна представа за действително осъществената операция в съответствие със стандартните счетоводни практики.
2. В случая на концесия сертифицирането от отговорният орган на стойността на извършената работа във връзка с показателите за напредък при дейността по концесионния договор представлява счетоводен документ с еквивалентна доказателствена стойност. Органът може да бъде назначен от държавата-членка в съответствие с член Г, параграф 4 от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94.
Член 6
Завършени проекти
Заявление за помощ по отношение на завършен по същество проект към момента на подаване на заявлението не се смята за допустимо.
Член 7
Първоначално времево ограничение върху периода на съфинансиране
1. Направен разход е допустим от датата, на която Комисията получи пълното заявление.
Дадено заявление се смята за пълно, ако съдържа информацията, изисквана по член 10, параграф 4 от Регламент (ЕО) № 1164/94.
2. Началото на периода на допустимост се фиксира в решението на Комисията за одобряване на проекта. Разходите, платени преди тази дата, не са допустими.
3. Ако се поиска внасянето на значими промени в съществените компоненти на даден проект, разходите, свързани с новите допълнителни или разширени физически компоненти са допустими от датата, на която Комисията получи искането за изменение.
Началото на периода на допустимост на разходите, свързани с новите допълнителни или разширени физически компоненти, се уточнява в решението на Комисията за одобряване на промяната. Разходите, направени преди тази дата не са допустими.
Член 8
Край на периода на допустимост
Крайната дата за допустимостта се обвързва с плащанията, направени от органа, отговарящ за изпълнението.
Тази крайна дата на допустимост се фиксира в решението на Комисията.
ГЛАВА 2
ДОПУСТИМИ РАЗХОДИ
Член 9
Категории допустими разходи
Съгласно условията, уточнени в глави 3-10, следните категории допустими разходи са разходи, свързани с:
а)
планиране и разработване;
б)
закупуване на земя;
в)
подготовка на обекта;
г)
строеж;
д)
оборудване;
е)
управление на проект;
ж)
разходи по мерки оповестяване и информиране, предприети съгласно Решение 96/455/EО на Комисията (4).
Член 10
Други категории разходи
Други категории разходи също да бъдат допустими, при условие че са уточнени в решението на Комисията.
ГЛАВА 3
ДАНЪК ДОБАВЕНА СТОЙНОСТ И ДРУГИ ДАНЪЦИ И ТАКСИ
Член 11
Данък добавена стойност
1. Данък добавена стойност (ДДС) се смята за допустим разход, единствено ако е бил наистина и окончателно поет от органа, отговорен за изпълнението. ДДС, който се възстановява независимо под каква форма, не се смята за допустим, дори ако не е действително възстановен на органа, отговорен за изпълнението или на крайния бенефициер.
2. В случаите, когато крайният бенефициер е предмет на схема с фиксирана ставка в съответствие с дял XIV на Директива 77/388/ЕИО на Съвета (5), платеният ДДС се смята за възстановим за целите на параграф 1.
3. При никакви обстоятелства размерът на частичното финансиране от Общността не може да надвишава общата стойност на допустимите разходи, от които е изключен ДДС.
Член 12
Други данъци и такси
Други налози, данъци или такси, по-специално преки данъци и социалноосигурителни вноски върху заплатите и надниците, произтичащи от частичното финансиране от Общността, се приемат за допустим разход, само ако са наистина и окончателно поети от органа, отговарящ за изпълнението.
ГЛАВА 4
РАЗХОДИ, СВЪРЗАНИ С ПЛАНИРАНЕ И РАЗРАБОТВАНЕ НА МЕРКИТЕ
Член 13
Допустими разходи
Разходи, свързани с планирането, експертното оформяне и разработване на мерките са допустими ако са пряко свързани с един или повече проекти и са изрично одобрени от Комисията с изключение на случаите по членове 14, 15 и 34.
Член 14
Съвместимост на разходите
Когато един договор за работа обхваща няколко проекта или когато органът, отговарящ за изпълнението, осъществява дейността си за своя собствена сметка, разходите се разпределят посредством прозрачна и отделна система за отчетност на проектите, базирана на счетоводни документи или документи с еквивалентна доказателствена стойност.
Член 15
Разходи, направени от обществени органи във връзка с планирането и разработването на мерки
В случаите, когато служители на държавните органи участват в дейностите по член 13, разходите могат да бъдат приети от Комисията като допустими, единствено в надлежно оправдани случаи, при които са спазени всички посочени по-долу изисквания:
а)
съответният служител трябва да е прекратил временно или постоянно правоотношенията си с обществения орган и е нает на работа в съответствие с официално решение от страна на органа, отговарящ за изпълнението на задачите, упоменати в член 13;
б)
разходът трябва да се базира на договор, свързан с един или няколко изрично упоменати проекти; когато даден договор се отнася за няколко проекта, разходите се разпределят по прозрачен начин;
в)
разходите трябва да са пряко свързани с един или няколко проекта;
г)
договорът трябва да има временен характер и продължителността му не може да надвишава времетраенето на проекта;
д)
задачите, които трябва да бъдат изпълнявани в съответствие с този договор, не трябва да обхващат функции от общ административен характер, както са посочени в членове 27 и 28.
ГЛАВА 5
ЗАКУПУВАНЕ НА ЗЕМЯ И ПРАВА НА ДОСТЪП
Член 16
Закупуване на незастроена земя
Разходите за закупуване на незастроена земя се смятат за допустими, единствено ако са изпълнени всички посочени по-долу изисквания:
а)
покупката на земя трябва да е неразривно свързана с изпълнението на проекта;
б)
покупката на земята не трябва да надвишава 10 % от допустимите разходи по проекта с изключение на надлежно оправданите случаи от страна на органите, отговарящи за изпълнението;
в)
даден сертификат се получава от независим дипломиран оценител или надлежно упълномощен официален орган, с който се потвърждава, че цената за покупка не надвишава пазарната стойност;
г)
покупката на земя е одобрена с решението на Комисията;
д)
спазени са националните изисквания за недопускане на спекулации.
Разходите по покупката на земя, която след завършването на проекта остава за ползване от горския фонд или за земеделски нужди не са допустими, освен ако не е уточнено друго в решението на Комисията.
Член 17
Покупка на застроена земя
Покупката на застроена земя може да се приеме за допустима, ако това е изрично упоменато и одобрено в решението на Комисията.
Член 18
Покупка на земя, която е обществена собственост или собственост на органа, отговарящ за изпълнението на проекта
Покупката на земята, която е собственост на отговарящия за изпълнението орган, или на такава, която е обществена собственост, не се смятат за допустими.
Член 19
Задължителна покупка
Разпоредбите на членове 16, 17 и 18 се прилагат спрямо случаите на задължителна покупка. Специфичните такси, съпътстващи задължителната покупка, като експертна оценка, юридическа помощ и временни лизингови споразумения за съответната земя се смятат за допустими.
Член 20
Права на достъп
Разходите, свързани с правата на достъп до мястото за осъществяване на проекта по време на неговото изпълнение, се смята за допустими, ако представляват неразделна част от изпълнението на проекта и са изрично одобрени с решението на Комисията за предоставяне на помощ.
Това може да включва компенсация за загуба на реколта и възстановяване на щети.
ГЛАВА 6
ЗАКУПУВАНЕ НА СГРАДИ, ПОДГОТОВКА НА ОБЕКТА И СТРОИТЕЛСТВО
Член 21
Закупуване на недвижимо имущество
1. Цената за закупуване на недвижимо имущество, т.е. построени сгради и прилежащата им земя, може да се приеме за допустима, единствено ако тези обекти са подходящи за специфичните нужди на проекта.
2. Изисква се сертификат, изготвен от независим експерт или официален орган, който доказва, че цената не надвишава пазарната стойност. Този сертификат трябва да удостоверява, че сградата съответства на изискванията на националното законодателство или да посочва евентуалните несъответствия, които органът, отговарящ за изпълнението, възнамерява да коригира.
3. През последните 10 години съответната сграда не трябва да е била обект на национално финансиране или такова от Общността, тъй като това би довело до дублиране на помощта за случаите, при които структурните фондове частично финансират дадена покупка, или при които Кохезионният фонд е финансирал друг проект.
4. Недвижимото имущество се използва за целите и за периода, уточнени в решението на Комисията.
5. Цената на недвижимо имущество, което вече е собственост на органа, отговарящ за изпълнението на проекта, и покупката на недвижимо имущество, собственост на държавната администрация, не са допустими.
Член 22
Подготовка на обекта и строителство
1. Разходите по подготовка на обекта и строителството, които са от ключово значение за изпълнението на проекта, са допустими.
2. В случаите, при които органът, отговарящ за изпълнението, сам осъществява подготовката на обекта и строителните работи или част от тях, разходите се отчитат по прозрачен начин и поотделно за отделните проекти на базата на счетоводни документи или документи с еквивалентна доказателствена стойност.
3. Случаите на участие на обществени служители са обхванати от член 15.
4. За допустими разходи се смятат единствено тези, които са направени след датата, уточнена в член 7, параграф 1, и които са пряко свързани с проекта. Допустимите разходи могат да включват само една от изброените по-долу категории:
а)
разходи за труд (брутни надници и заплати);
б)
разходи за използването на дълготрайно оборудване по време на строежа;
в)
разходи за продукти, използвани за целите на изпълнение на проекта;
г)
производствени и други разходи, ако са изрично оправдани; те се отчитат точно и вярно в съответствие с общоприетите счетоводни стандарти.
5. Допълнителни разходи не могат да се начисляват, когато органът, отговорен за изпълнението, е обществена власт.
6. Разходите трябва да се изчисляват по пазарни цени.
ГЛАВА 7
ЗАКУПУВАНЕ, НАЕМАНЕ НА ОБОРУДВАНЕ И НЕМАТЕРИАЛНИ АКТИВИ
Член 23
Дълготрайно оборудване, което е част от капиталовите разходи по мерките
1. Разходите по закупуването или построяването на съоръжения и оборудването, което трябва да бъде инсталирано за постоянно ползване от проекта, се смятат за допустими, ако тези елементи са включени в инвентарния списък на дълготрайното оборудване на органа, отговарящ за приложението, и ако се третират като капиталов разход в съответствие със стандартните счетоводни практики.
2. Без да се засяга член 33, вземането на лизинг на оборудване, посочено в параграф 1 се разглежда като част от оперативните разходи и не е допустимо.
Член 24
Покупка на нематериални активи
Покупката на нематериални активи, като патенти, се смята за допустима, ако те са необходими за изпълнението на проекта.
Член 25
Дълготрайно оборудване, използвано при изпълнението на мерките
1. Когато органът, отговарящ за изпълнението, сам осъществява всички или част от дейностите по подготовката на обекта или строителните работи, разходите по закупуването или производството на дълготрайно оборудване, използвано по време на фазата на изпълнение на проекта, не се смятат за допустими. Това се отнася за тежки строителни машини, както и офис и друго оборудване.
2. Дълготрайното оборудване, което е специално закупено или произведено за изпълнението на проекта, може да се смята за допустимо, ако няма икономическа стойности или е бракувано след употреба и ако в решението на Комисията се съдържа специална разпоредба за тази цел.
Член 26
Дълготрайно оборудване, използвано за административни цели, свързани с прилагането на мерките
1. Разходите по закупуването и наемането на дълготрайно оборудване, използвано за административни цели, са допустими.
2. Без да се засягат членове 30 и 33, разходите по закупуване и наемане на оборудване, използвано от обществена власт за целите на мониторинга и надзора, не се смятат за допустими.
ГЛАВА 8
РАЗХОДИ, НАПРАВЕНИ ВЪВ ВРЪЗКА С УПРАВЛЕНИЕТО, ИЗПЪЛНЕНИЕТО, МОНИТОРИНГА И ИНСПЕКТИРАНЕТО НА МЕРКИТЕ
Член 27
Общи и административни разходи
Общите и административни разходи на органа, отговарящ за изпълнението на мерките, не се смятат за допустими.
Член 28
Разходи, направени от обществени власти
Разходите, направени от обществени власти във връзка с управлението, изпълнението, мониторинга и инспектирането на дадена мярка или всички мерки, по-специално заплатите на служители на националните или местни власти, не са допустими.
Член 29
Разходи по мерки, възложени на подизпълнители
В случаите, когато осъществяването на мерките е възложено на подизпълнители, единствено оправданите разходи, свързани с финансовия и съществен мониторинг, ревизии и проверки на място на проекта се смятат за допустими.
В контекста на осъществяването на хоризонталните задължения по управлението, изпълнението, мониторинга и контрола, разходите за дейности, които са възложени на подизпълнители и се смятат за необходими и аргументирани по съответния начин, са допустими в рамките на ограниченията по член 7, параграф 4 от Регламент (ЕО) № 1164/94.
ГЛАВА 9
ФИНАНСОВИ И ДРУГИ ТАКСИ И ПРАВНИ РАЗХОДИ
Член 30
Финансови такси
Лихви по дебит, такси за финансови операции, разходи по обмяна на валута и други чисто финансови разходи не са допустими.
Член 31
Глоби, финансови санкции и разходи по съдебни спорове
Без да се засяга член 7 от Регламент (EО) № 1831/94 на Комисията (6), правните разходи, глобите, финансовите санкции и разходите по съдебни спорове не са допустими.
Член 32
Счетоводни и одиторски такси
Одиторските и счетоводни такси са допустими, ако са пряко свързани с дейността, необходими са за целите на нейната подготовка или са свързани с административните или законови изисквания.
Член 33
Специални техники на финансиране
Без да се засяга член 29, разходите по техники на финансиране, които не предполагат прякото закупуване на оборудване, като вземането на лизинг, могат да бъдат приети за допустими, ако са оправдани и одобрени с решението на Комисията, и при условие че прехвърлянето на собствеността на органа, отговарящ за приложението, се извърши преди изплащането на салдото.
Член 34
Адвокатски и нотариални такси и разходи за експертни технически и финансови консултации
Адвокатските и нотариални такси и разходите за експертни технически и финансови консултации са допустими, ако са пряко свързани с дейността или са необходими за подготовката за изпълнение на проекта.
ГЛАВА 10
ДРУГИ ВИДОВЕ РАЗХОДИ
Член 35
Оперативни разходи и текущи разходи по подпомагани проекти
1. Оперативните разходи на даден проект или група от проекти не са допустими.
2. Чрез дерогация от параграф 1 разходите по обучение на оперативния състав и тестването на проекта и неговото оборудване могат да бъдат разглеждани като допустими за необходимия период от време, който е определен в решението на Комисията.
Член 36
Мерки за оповестяване и информиране
Разходите по мерките за оповестяване и информиране, които се изпълняват в съответствие с Решение 96/455/EО, са допустими.
Член 37
Автомобилни паркинги
Кохезионният фонд не финансира строежа на закрити или открити автомобилни паркинги, освен ако не представляват неразделна част от проекта и не са специално одобрени с решение на Комисията.
Член 38
Закупуване на втора ръка оборудване
Разходите по закупуването на втора ръка оборудване са допустими при следните три условия без да се накърнява прилагането на по-стриктни национални правила:
а)
продавачът на оборудването трябва да представи декларация, посочваща неговия произход и да потвърди, че в нито един момент през предходните седем години за неговото закупуване не е използвана предоставена национална помощ или помощ от Общността;
б)
цената на оборудването не трябва да надвишава пазарната стойност и трябва да е по-ниска от цената на подобно, но ново оборудване;
в)
оборудването притежава характеристиките, изисквани за дейността по проекта и отговаря на всички приложими правила.
Член 39
Подизпълнение
Ако в съответното национално законодателство не е предвидено друго, разходите, свързани със следните случаи на възлагане на подизпълнители не са допустими:
а)
подизпълнение, което води до увеличаване на разходите по изпълнение на проекта без да носи пропорционална добавена стойност;
б)
договори за подизпълнение, сключени с посредници или консултанти, по силата на които плащането е дефинирано като процент от общите разходи, освен в случаите, когато това плащане е оправдано от страна на органа, отговарящ за изпълнението, чрез позоваване на действителната стойност на извършената работа или предоставени услуги.
Всички подизпълнители трябва да осигурят на одиторите и инспектиращите органи цялата необходима информация, свързана с дейността им на подизпълнители.
ГЛАВА 11
РАЗХОДИ, НАПРАВЕНИ ВЪВ ВРЪЗКА С КОМИТЕТИ ПО МОНИТОРИНГ, AD HOC ЗАСЕДАНИЯ И КОМПЮТЪРИЗИРАНИ СИСТЕМИ ЗА УПРАВЛЕНИЕ И МОНИТОРИНГ
Член 40
Организиране на заседания на Комитета по мониторинг
1. Без да се засягат членове 27 и 28, разходите, направени по време на организацията на задължителните заседания на Комитета по мониторинг, предвиден в член Е от приложение II към Регламент (ЕО) № 1164/94, са допустими при представяне на разходно оправдателни документи.
2. Разходите, посочени в параграф 1, са допустими, когато се отнасят до една или няколко от изброените по-долу категории разходи:
а)
услуги по устен превод;
б)
наем на заседателни зали;
в)
наем на аудиовизуална техника и друго електронно оборудване;
г)
осигуряване на документация и свързани съоръжения;
д)
такси за участие на експерти;
е)
пътни разходи.
3. Заплатите и хонорарите на служители на обществена власт, изплатени за организиране на заседанията на комитетите по мониторинг, не са допустими.
4. Дълготрайното оборудване за целите на мониторинга може да бъде допустимо, ако това е изрично разрешено с решение на Комисията за техническо подпомагане.
Член 41
Заседания по искане на Комисията или на Комитета по мониторинг
Член 40 се прилага за организирането на ad hoc заседания по искане на Комисията или на Комитета по мониторинг.
Член 42
Компютъризирани системи за управление и мониторинг
Разходите по закупуването и инсталирането на компютъризирани системи за управление и мониторинг са допустими в рамките на ограниченията, определени в решението на Комисията.
Член 43
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Той се прилага след влизането му в сила за нови проекти, одобрени с решение на Комисията по смисъла на член 10, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1164/94.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 6 януари 2003 година.
Commission Regulation (EC) No 16/2003
of 6 January 2003
laying down special detailed rules for implementing Council Regulation (EC) No 1164/94 as regards eligibility of expenditure in the context of measures part-financed by the Cohesion Fund
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community,
Having regard to Council Regulation (EC) No 1164/94 of 16 May 1994 establishing a Cohesion Fund(1), as last amended by Regulation (EC) No 1265/1999(2), and in particular Article D(7) of Annex II thereto,
Whereas:
(1) Under Regulation (EC) No 1164/94, the Cohesion Fund may part-finance projects, preliminary studies and technical support measures. The conditions under which such measures are eligible and to be implemented should therefore be specified.
(2) Until now the eligibility rules have been set out as a standardised text in Annex IV to the decisions granting aid.
(3) To ensure that measures part-financed by the Cohesion Fund receive uniform treatment, common rules should be laid down on the eligibility of the relevant expenditure. Those rules should specify the period of eligibility and different categories of eligible expenditure.
(4) Regulation (EC) No 1164/94 stipulates that the Commission may approve proposed projects only if they meet criteria guaranteeing that they are of high quality and compatible with the Community's policies, in particular the rules on the award of public contracts and on competition.
(5) The rules set out below are to replace those in Annex IV to the Commission decisions granting aid from the Cohesion Fund for new projects approved by Commission decision after the entry into force of this Regulation,
HAS ADOPTED THIS REGULATION:
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Article 1
Scope
This Regulation lays down common rules for determining the eligibility of expenditure under the measures provided for in Article 3 of Regulation (EC) No 1164/94 which may be part-financed by the Cohesion Fund.
Article 2
Body responsible for implementation
The "body responsible for implementation" referred to in Article 10(4) of Regulation (EC) No 1164/94 shall be the public or private body responsible for organising the tenders for a project. That body shall be designated in the Commission decision granting aid from the Cohesion Fund (hereinafter called "the Commission decision").
Any change in the body responsible for implementation shall be approved by the Commission.
Article 3
"Implementation of a project" and "period of implementation"
1. The implementation of a project shall cover all stages from preliminary planning to the completion of the approved project, including the relevant publicity measures. Preliminary planning shall include the study of alternatives.
2. A project may be restricted by the Commission decision to only one or several stages of implementation.
3. The implementation phase of a project shall cover the period necessary for the stages of implementation to be completed, up to the point at which the project becomes fully operational and at which the material objectives adopted by the Commission decision have been completed.
Article 4
Transparency and documentary evidence
All expenditure incurred by the body responsible for implementation must be based on legally binding contracts or agreements and/or documents.
Appropriate supporting documents must be produced.
Concession-holders and licensees for the implementation of a project shall be subject to the same requirements as regards inspection and monitoring as the bodies responsible for its implementation.
Article 5
Expenditure actually incurred
1. The expenditure to be taken into account for the payment of Community assistance must have actually been incurred during the period of eligibility as defined in the Commission decision, in accordance with Article 8(2)(b) of Commission Regulation (EC) No 1386/2002(3), and must be directly related to the project. The expenditure must relate to payments certified by the Member State and actually made by it or on its behalf or, in the case of concessions, by the concession-holder to which the body responsible for implementation has delegated implementation of the project, and supported by receipted invoices or accounting documents of equivalent probative value.
"Accounting document of equivalent probative value" means any document submitted by the body responsible for implementation to prove that the book entry gives a true and fair view of the transactions actually made, in accordance with standard accounting practice.
2. In the case of concessions, the certification by the responsible authority of the value of the work carried out in terms of the progress indicators for the work in the concession contract shall constitute an accounting document of equivalent probative value. That authority may be designated by the Member States in accordance with Article D(4) of Annex II to Regulation (EC) No 1164/94.
Article 6
Completed projects
An application for assistance in respect of a project materially completed at the time when the application is submitted cannot be considered eligible.
Article 7
Initial time limit on eligibility
1. Expenditure incurred shall be eligible for assistance as from the date on which the Commission receives the complete application.
An application shall be considered complete where it contains the information required in Article 10(4) of Regulation (EC) No 1164/94.
2. The start of the period of eligibility shall be fixed in the Commission decision approving the project. Expenditure paid before that date shall not be eligible.
3. If a substantial modification of the material components of a project is requested, expenditure relating to the new additional or extended physical components shall be eligible from the date on which the Commission receives the request for amendment.
The start of the period of eligibility of expenditure related to the new additional or extended physical components shall be specified in the Commission decision approving the modification. Expenditure incurred before that date shall not be eligible.
Article 8
End of the eligibility period
The final date for eligibility shall relate to payments made by the body responsible for implementation.
The final date of eligibility shall be fixed in the Commission decision.
CHAPTER 2
ELIGIBLE EXPENDITURE
Article 9
Categories of eligible expenditure
Subject to the qualifications set out in Chapters 3 to 10, the following categories of eligible expenditure shall be expenditure relating to:
(a) planning and design;
(b) land purchase;
(c) site preparation;
(d) construction;
(e) equipment;
(f) project management;
(g) expenditure on publicity and information measures undertaken pursuant to Commission Decision 96/455/EC(4).
Article 10
Other categories of expenditure
Other categories of expenditure may be eligible, provided that they are specified in the Commission decision.
CHAPTER 3
VALUE ADDED TAX AND OTHER TAXES AND CHARGES
Article 11
Value added tax
1. Value added tax (VAT) shall be considered eligible expenditure only if it is genuinely and definitively borne by the body responsible for implementation. VAT which is recoverable, by whatever means, shall not be considered eligible even if it is not actually recovered by the body responsible for implementation or by the final beneficiary.
2. Where the final beneficiary is subject to a flat-rate scheme under Title XIV of Council Directive 77/388/EEC(5), the VAT paid shall be considered recoverable for the purposes of paragraph 1.
3. Under no circumstances may Community part-financing exceed total eligible expenditure excluding VAT.
Article 12
Other taxes and charges
Other levies, taxes or charges, in particular direct taxes and social security contributions on salaries and wages, arising from Community part-finance shall constitute eligible expenditure only if they are genuinely and definitively borne by the body responsible for implementation.
CHAPTER 4
EXPENDITURE RELATING TO PLANNING AND DESIGN OF MEASURES
Article 13
Eligibility of expenditure
Expenditure relating to planning, expertise and design shall be eligible, provided that such expenditure is directly linked to one or more projects and is specifically approved by the Commission decision, except in the cases set out in Articles 14, 15 and 34.
Article 14
Compatibility of costs
Where several projects are covered by a single works contract or where the body responsible for implementation is carrying out the functions on its own account, costs must be assigned through a transparent and separate project-accounting system based on accounting documents or documents of equivalent probative value.
Article 15
Expenditure incurred by public authorities on planning and design of measures
Where employees of a public authority are involved in the activities referred to in Article 13, expenditure can be accepted by the Commission as eligible only in duly justified cases where all the following requirements are met:
(a) the employee must have temporarily left his or her statutory employment in the public authority and must be employed under a formal decision by the authority responsible for undertaking the tasks referred to in Article 13;
(b) expenditure must be based on a contract relating to one or more specified projects; where a contract relates to several projects, costs must be allocated in a transparent manner;
(c) expenditure must be directly linked to one or more of the individual projects concerned;
(d) the contract must be limited in time and must not exceed the time limit set for implementation of the project;
(e) the tasks to be implemented under that contract must not cover general administrative functions as specified in Articles 27 and 28.
CHAPTER 5
PURCHASE OF LAND AND RIGHTS OF ACCESS
Article 16
Purchase of land not built on
The cost of the purchase of land not built on shall be eligible only if the all following requirements are met:
(a) purchase of the land must be indispensable to the implementation of the project;
(b) the purchase of land shall not exceed 10 % of the eligible expenditure for a project, except in cases duly justified by the body responsible for implementation;
(c) a certificate shall be obtained from an independent qualified valuer or duly authorised official body, confirming that the purchase price does not exceed the market value;
(d) the purchase of land shall be approved by the Commission decision;
(e) national rules laid down to avoid speculation shall be complied with.
Expenditure on the purchase of land which, after completion of the project, remains in forestry or agricultural use shall not be eligible unless otherwise specified in the Commission decision.
Article 17
The purchase of land containing developed facilities
The purchase of land containing developed facilities may be eligible, if specifically justified and approved in the Commission decision.
Article 18
Purchase of land in public ownership or in the ownership of the body responsible for implementation
Neither the cost of land already owned by the body responsible for implementation nor the purchase of land owned by a public administration shall be eligible.
Article 19
Compulsory purchase
Articles 16, 17 and 18 shall apply to cases of compulsory purchase. Specific charges relating to the compulsory purchase order, such as expert's valuation, legal assistance and temporary lease arrangements for the land concerned, shall be eligible.
Article 20
Rights of access
Expenditure on rights of access to the project site during implementation shall be eligible, if it is indispensable to the implementation of the project and specifically approved by the Commission decision to grant assistance.
This may include compensation for lost harvest and repair of damage.
CHAPTER 6
PURCHASE OF BUILDINGS, SITE PREPARATION AND CONSTRUCTION
Article 21
Purchase of real estate
1. The cost of purchasing real estate, meaning buildings already constructed and the land on which they are built, may be eligible only where these are existing properties suited to the specific operational needs of the project.
2. A certificate must be obtained from a qualified independent expert or an official body to confirm that the price does not exceed the market value. This certificate must attest that the building complies with national legislation, or must specify the points which do not comply and which the body responsible for implementation of the project intends to correct.
3. Within the preceding 10 years, the building must not have received national or Community assistance which would give rise to duplication where the Structural Funds are part-financing a purchase or where the Cohesion Fund is financing another project.
4. The real estate shall be used for the purpose and for the period specified in the Commission decision.
5. The cost of real estate already owned by the body responsible for implementing the project and the purchase of real estate owned by a public administration, shall not be eligible.
Article 22
Site preparation and construction
1. Expenditure on site preparation and construction which are essential for implementation of the project shall be eligible.
2. Where the body responsible for implementation is undertaking site preparation or construction works, or parts thereof, on its own account, costs must be assigned through a transparent and separate project-accounting system based on accounting documents or documents of equivalent probative value.
3. Cases where public employees are involved shall be covered by Article 15.
4. Eligible costs shall include only costs actually borne after the date specified in Article 7(1) and relating directly to the project. Eligible costs may include one or more of the following categories:
(a) labour costs (gross wages and salaries);
(b) charges for using durable equipment during construction;
(c) cost of products used for the implementation of the project;
(d) overheads and other costs, if specifically justified; they are to be assigned fairly, in accordance with generally recognised accounting standards.
5. Overheads may not be charged where the body responsible for implementation is a public authority.
6. Costs must be assessed at market prices.
CHAPTER 7
PURCHASE, LEASE OF EQUIPMENT AND INTANGIBLE ASSETS
Article 23
Durable equipment that is part of capital expenditure of the measures
1. Expenditure on the purchase or construction of plant and equipment that is to be permanently installed and fixed in the project shall be eligible, provided that it is included in the inventory of durable equipment of the body responsible for implementation and that it is treated as capital expenditure in accordance with standard accounting conventions.
2. Without prejudice to Article 33, the lease of equipment as referred to in paragraph 1 shall be regarded as part of the operating costs and shall not be eligible.
Article 24
The purchase of intangible assets
The purchase and use of intangible assets, such as patents, shall be eligible if they are necessary for the implementation of the project.
Article 25
Durable equipment used for the implementation of measures
1. Where the body responsible for implementation carries out on its own account all or part of the site-preparation or construction work, expenditure on the purchase or production of durable equipment used during the implementation phase of a project shall not be eligible. This concerns heavy construction machinery as well as office and other types of equipment.
2. Durable equipment that is specially purchased or produced for implementing a project may be considered eligible if it is without economic value or is scrapped after use, and if the Commission decision includes a specific provision to that effect.
Article 26
Durable equipment used for administrative purposes relating to the implementation of measures
1. Expenditure on the purchase and leasing of durable equipment used for administrative purposes shall not be eligible.
2. Without prejudice to Articles 30 and 33, expenditure on the purchase and leasing of equipment used by a public authority in the pursuit of its monitoring and supervision work shall not be eligible.
CHAPTER 8
COSTS INCURRED IN THE MANAGEMENT, IMPLEMENTATION, MONITORING AND INSPECTION OF MEASURES
Article 27
General and administrative expenses
The general and administrative expenditure of the body responsible for the implementation of measures shall not be eligible.
Article 28
Expenditure incurred by public authorities
Expenditure incurred by public authorities in the management, implementation, monitoring and inspection of a measure or all measures, in particular the salaries of established national or local officials, shall not be eligible.
Article 29
Expenditure on subcontracted measures
Where measures are subcontracted, only duly justified expenditure relating to financial and material monitoring, audits and on-the-spot inspections of the project shall be eligible.
In the context of implementing the horizontal duties of management, implementation, monitoring and control, necessary and duly justified subcontracted expenditure shall be eligible, up to the limit laid down in Article 7(4) of Regulation (EC) No 1164/94.
CHAPTER 9
FINANCIAL AND OTHER CHARGES AND LEGAL EXPENSES
Article 30
Financial charges
Debt interest, charges for financial operations, exchange costs and other purely financial costs shall not be eligible.
Article 31
Fines, financial penalties and expenditure on disputes
Without prejudice to Article 7 of Commission Regulation (EC) No 1831/94(6), legal costs, fines, financial penalties and expenditure on disputes shall not be eligible.
Article 32
Accountancy and audit fees
Accountancy and audit fees shall be eligible if they are directly linked to the operation, are necessary for its preparation or implementation and relate to administrative or statutory requirements.
Article 33
Special financing techniques
Without prejudice to Article 29, the cost of financing techniques which do not imply an immediate purchase of equipment, such as leasing, may be considered eligible if it is justified and approved by the Commission decision, and provided that transfer of ownership to the body responsible for implementation takes place before payment of the balance.
Article 34
Lawyers' fees, notarial fees, and costs of expert technical or financial advice
Lawyers' fees, notarial fees, and costs of expert technical or financial advice shall be eligible if they are directly related to the operation and if they are necessary for its preparation or implementation.
CHAPTER 10
OTHER TYPES OF EXPENDITURE
Article 35
Operating expenditure and running costs of assisted projects
1. The operating costs of a project or group of projects shall not be eligible.
2. By way of derogation from paragraph 1, training of operating personnel and testing of a project and its equipment may be regarded as eligible expenditure for any necessary period defined in the Commission decision.
Article 36
Publicity and information measures
Expenditure on publicity and information measures undertaken pursuant to Decision 96/455/EC shall be eligible.
Article 37
Car parks
The Cohesion Fund shall not contribute to the construction of indoor or outdoor car parking lots can unless they are indispensable and are specifically approved by a Commission decision.
Article 38
Purchase of second-hand equipment
The cost of purchasing second-hand equipment shall be eligible under the following three conditions, without prejudice to the application of stricter national rules:
(a) the seller of the equipment must provide a declaration stating its origin, and confirming that at no point during the previous seven years has it been purchased with the aid of national or Community grants;
(b) the price of the equipment must not exceed its market value and must be lower than the cost of similar, but new, equipment;
(c) the equipment has the characteristics required for the operation and complies with the applicable rules.
Article 39
Subcontracting
Without prejudice to the application of stricter national rules, expenditure relating to the following subcontracts shall not be eligible:
(a) subcontracting which results in an increase in the cost of implementing the project with no commensurate added value;
(b) subcontracting contracts concluded with intermediates or consultants under which the payment is defined as a percentage of the total cost, unless such a payment is justified by the body responsible for implementation by reference to the real value of the works or services provided.
All subcontractors must undertake to provide the audit and inspection bodies with all necessary information about their subcontracting work.
CHAPTER 11
EXPENDITURE INCURRED IN RELATION TO MONITORING COMMITTEES, AD HOC MEETINGS AND COMPUTERISED MANAGEMENT AND MONITORING SYSTEMS
Article 40
Organisation of meetings of the Monitoring Committee
1. Without prejudice to Articles 27 and 28, expenditure incurred in the organisation of the mandatory meetings of the Monitoring Committee provided for in Article F of Annex II to Regulation (EC) No 1164/94 shall be eligible on presentation of supporting documents.
2. The expenditure referred to in paragraph 1 shall be admissible where it relates to one or more of the following categories of costs:
(a) interpreting services;
(b) hire of meeting rooms;
(c) rental of audio-visual and other necessary electronic equipment;
(d) provision of documentation and related facilities;
(e) fees for participation of experts;
(f) travel costs.
3. Salaries and allowances of public authority employees paid for the organisation of the Monitoring Committees shall not be eligible.
4. Fixed equipment for monitoring purposes may be eligible if specifically allowed by a Commission decision on technical assistance.
Article 41
Meetings at the request of the Commission or the Monitoring Committee
Article 40 shall apply to the organisation of ad hoc meetings at the request of the Commission or the Monitoring Committee.
Article 42
Computer systems for management and monitoring
The costs entailed in purchasing and installing computerised management and monitoring systems shall be eligible up to the limits laid down in the Commission decision.
Article 43
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the 20th day following its publication in the Official Journal of the European Communities.
It shall apply to new projects approved by a Commission decision under Article 10(6) of Regulation (EC) No 1164/94 after its entry into force.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.
Done at Brussels, 6 January 2003.