РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
REGULATION (EC) No 390/2009 OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL
of 23 April 2009
amending the Common Consular Instructions on visas for diplomatic missions and consular posts in relation to the introduction of biometrics including provisions on the organisation of the reception and processing of visa applications
THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,
Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 62(2)(b)(ii) thereof,
Having regard to the proposal from the Commission,
Having regard to the opinion of the European Data Protection Supervisor (1),
Acting in accordance with the procedure laid down in Article 251 of the Treaty (2),
Whereas:
(1)
To ensure the reliable verification and identification of applicants, it is necessary to process biometric data in the Visa Information System (VIS) established by Council Decision 2004/512/EC (3) and to provide for a legal framework for the collection of these biometric identifiers. Furthermore, the implementation of the VIS requires new forms of organisation for the reception of visa applications.
(2)
The integration of biometric identifiers in the VIS is an important step towards the use of new elements, which establish a more reliable link between the visa holder and the passport in order to avoid the use of false identities. Therefore, the personal appearance of the applicant - at least for the first application - should be one of the basic requirements for issuing a visa with the registration of biometric identifiers in the VIS.
(3)
The choice of the biometric identifiers is made in Regulation (EC) No 767/2008 of the European Parliament and of the Council of 9 July 2008 concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas (VIS Regulation) (4).
(4)
This Regulation defines the standards for the collection of these biometric identifiers by referring to the relevant provisions set out by the International Civil Aviation Organisation (ICAO). No further technical specifications are required in order to ensure interoperability.
(5)
Any document, data or biometric identifier received by a Member State in the course of a visa application shall be considered a consular document under the Vienna Convention on Consular Relations of 24 April 1963 and shall be treated in an appropriate manner.
(6)
In order to facilitate the registration of applicants and to reduce the costs for Member States, new organisational possibilities need to be envisaged in addition to the existing framework of representation. Firstly, a specific type of representation limited to the collection of applications and enrolment of biometric identifiers should be added to the Common Consular Instructions on visas for the diplomatic missions and consular posts (5).
(7)
Other options such as co-location, common application centres, honorary consuls and cooperation with external service providers should be introduced. An appropriate legal framework for these options should be established, taking into account, in particular, data protection issues. Member States should, in accordance with the conditions laid down in this legal framework, determine the type of organisational structure which they will use in each third country. Details of those structures should be published by the Commission.
(8)
When organising cooperation, Member States should ensure that applicants are directed to the Member State responsible for the processing of their applications.
(9)
It is necessary to make provision for situations in which Member States decide, in order to facilitate the procedure, to cooperate with an external service provider for the collection of applications. Such a decision may be taken if, in particular circumstances or for reasons relating to the local situation, cooperation with other Member States in the form of limited representation, co-location or a Common Application Centre proves not to be appropriate for the Member State concerned. Such arrangements should be established in compliance with the general principles for issuing visas, respecting the data protection requirements set out in Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (6). In addition, the need to avoid visa-shopping should be taken into consideration when establishing and implementing such arrangements.
(10)
Member States should cooperate with external service providers on the basis of a legal instrument which should contain provisions on their exact responsibilities, on direct and total access to their premises, information for applicants, confidentiality and on the circumstances, conditions and procedures for suspending or terminating the cooperation.
(11)
This Regulation, by allowing Member States to cooperate with an external service provider for the collection of applications while establishing the ‘one stop’ principle for the presentation of applications, creates a derogation from the general rule of the personal appearance, as provided for in Part III, point 4, of the Common Consular Instructions. This is without prejudice to the possibility of calling the applicant for a personal interview and is also without prejudice to future legal instruments regulating these issues.
(12)
To ensure compliance with data protection requirements, the Working Party set up by Article 29 of Directive 95/46/EC has been consulted.
(13)
Directive 95/46/EC applies to the Member States with regard to the processing of personal data pursuant to this Regulation.
(14)
Member States should maintain the possibility for all applicants to lodge applications directly at their diplomatic missions or consular posts.
(15)
In order to facilitate the procedure of any subsequent application, it should be possible to copy fingerprints from the first entry into the VIS within a period of 59 months. Once this period of time has elapsed, the fingerprints should be collected again.
(16)
Due to the requirement to collect biometric identifiers, commercial intermediaries such as travel agencies should no longer be used for the first application but only for subsequent ones.
(17)
The Common Consular Instructions should therefore be amended accordingly.
(18)
The Commission should present a report on the implementation of this Regulation three years after the VIS is brought into operation and every four years thereafter.
(19)
Since the objectives of this Regulation, namely the organisation of the reception and the processing of applications in respect of the entry of biometric data into the VIS and the introduction of common standards and interoperable biometric identifiers and of common rules for all Member States participating in the Community’s common policy on visas, cannot be sufficiently achieved by the Member States and can therefore be better achieved at Community level, the Community may adopt measures, in accordance with the principle of subsidiarity as set out in Article 5 of the Treaty. In accordance with the principle of proportionality as set out in that Article, this Regulation does not go beyond what is necessary in order to achieve those objectives.
(20)
In accordance with Articles 1 and 2 of the Protocol on the position of Denmark, annexed to the Treaty on European Union and to the Treaty establishing the European Community, Denmark is not taking part in the adoption of this Regulation and is not bound by it or subject to its application. Given that this Regulation builds upon the Schengen acquis under the provisions of Title IV of Part Three of the Treaty establishing the European Community, Denmark shall, in accordance with Article 5 of that Protocol, decide within a period of six months after the date of adoption of this Regulation, whether it will implement it in its national law.
(21)
As regards Iceland and Norway, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement concluded by the Council of the European Union and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the latter’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (7) which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Council Decision 1999/437/EC (8) on certain arrangements for the application of that Agreement.
(22)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis in which the United Kingdom does not take part, in accordance with Council Decision 2000/365/EC of 29 May 2000 concerning the request of the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (9). The United Kingdom is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(23)
This Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis in which Ireland does not take part, in accordance with Council Decision 2002/192/EC of 28 February 2002 concerning Ireland’s request to take part in some of the provisions of the Schengen acquis (10). Ireland is therefore not taking part in its adoption and is not bound by it or subject to its application.
(24)
As regards Switzerland, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Agreement between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis (11), which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2008/146/EC (12).
(25)
As regards Liechtenstein, this Regulation constitutes a development of provisions of the Schengen acquis within the meaning of the Protocol signed between the European Union, the European Community, the Swiss Confederation and the Principality of Liechtenstein on the accession of the Principality of Liechtenstein to the Agreement concluded between the European Union, the European Community and the Swiss Confederation on the Swiss Confederation’s association with the implementation, application and development of the Schengen acquis, which fall within the area referred to in Article 1, point B, of Decision 1999/437/EC read in conjunction with Article 3 of Council Decision 2008/261/EC (13).
(26)
As regards Cyprus, this Regulation constitutes an act building upon the Schengen acquis or otherwise related to it within the meaning of Article 3(2) of the 2003 Act of Accession.
(27)
This Regulation constitutes an act building upon the Schengen acquis or otherwise related to it within the meaning of Article 4(2) of the 2005 Act of Accession,
HAVE ADOPTED THIS REGULATION:
Article 1
Amendments to the Common Consular Instructions
The Common Consular Instructions on visas for diplomatic missions and consular posts are hereby amended as follows:
1.
Part II shall be amended as follows:
(a)
In point 1.2(b) the following paragraphs shall be added:
‘A Member State may also represent one or more other Member States in a limited manner solely for the collection of applications and the enrolment of biometric identifiers. The relevant provisions of 1.2(c) and (e) shall apply. The collection and transmission of files and data to the represented Member State shall be carried out respecting the relevant data protection and security rules.
The represented Member State(s) shall ensure that the data are fully encrypted, whether electronically transferred or physically transferred on an electronic storage medium from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State.
In third countries which prohibit encryption of data to be electronically transferred from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State(s), the represented Members State(s) shall not allow the representing Member State to transfer data electronically.
In this case, the represented Member State(s) concerned shall ensure that the electronic data are transferred physically in fully encrypted form on an electronic storage medium from the authorities of the representing Member State to the authorities of the represented Member State(s) by a consular officer of a Member State or, where such a transfer would require disproportionate or unreasonable measures to be taken, in another safe and secure way, for example by using established operators experienced in transporting sensitive documents and data in the third country concerned.
In all cases the level of security for the transfer shall be adapted to the sensitive nature of the data.
The Member States or the Community shall endeavour to reach an agreement with the third countries concerned with the aim of lifting the prohibition against encryption of data to be electronically transferred between the authorities of the Member States concerned.’.
(b)
Point (d) shall be replaced by the following:
‘(d)
When uniform visas are issued pursuant to (a) and (b), the representation and limited representation shall be reflected in the table of representation for the issuing of uniform visas set out in Annex 18.’.
2.
Part III shall be amended as follows:
(a)
Point 1 shall be replaced by the following:
‘1. Visa applications
1.1. Visa application forms - number of application forms
Applicants shall also be required to fill in the uniform visa application form. Applications for a uniform visa must be made using the harmonised form, a specimen of which is given in Annex 16.
At least one copy of the application form shall be filled in so that it may be used during consultation with the central authorities. Member States may, in so far as national administrative procedures so require, request several copies of the application.
1.2. Biometric identifiers
(a) Member States shall collect biometric identifiers comprising the facial image and 10 fingerprints from the applicant in accordance with the safeguards laid down in the European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental Freedoms, in the Charter of Fundamental Rights of the European Union and in the United Nations Convention on the Rights of the Child.
At the moment of submission of the first application, the applicant shall be required to appear in person. At that time, the following biometric identifiers shall be collected:
-
a photograph, scanned or taken at the time of application, and
-
10 fingerprints taken flat and digitally collected.
Where fingerprints collected from the applicant regarding an earlier application were entered for the first time in the Visa Information System (VIS) less than 59 months before the date of the new application, they shall be copied to the subsequent application.
However, in case of reasonable doubt regarding the identity of the applicant, the diplomatic mission or consular post shall collect fingerprints within the period specified above.
Furthermore, if at the time when the application is lodged, it cannot be immediately confirmed that the fingerprints were collected within the period specified above, the applicant may request that they be collected.
In accordance with Article 9(5) of the VIS Regulation, the photograph attached to each application shall be entered in the VIS. The applicant shall not be required to appear in person for this purpose.
The technical requirements for the photograph shall be in accordance with the international standards as set out in ICAO Doc 9303 part 1, 6th edition.
Fingerprints shall be taken in accordance with ICAO standards and Commission Decision 2006/648/EC of 22 September 2006 laying down the technical specifications on the standards for biometric features related to the development of the Visa Information System (14).
The biometric identifiers shall be collected by qualified and duly authorised staff of the diplomatic mission or consular post and the authorities responsible for issuing visas at the borders. Under the supervision of the diplomatic missions or consular posts, the biometric identifiers may also be collected by qualified and duly authorised staff of an honorary consul or of an external service provider referred to in Part VII, points 1.3 and 1.4.
The data shall be entered in the VIS only by duly authorised consular staff in accordance with Articles 6(1), 7, 9(5) and 9(6) of the VIS Regulation.
Member States shall ensure that full use is made of all search criteria under Article 15 of the VIS Regulation in order to avoid false rejections and identifications.
(b) Exceptions
The following applicants shall be exempt from the requirement to give fingerprints:
-
children under the age of 12,
-
persons for whom fingerprinting is physically impossible. If the fingerprinting of less than 10 fingers is possible, the respective number of fingerprints shall be taken. However, should the impossibility be temporary, the applicant shall be required to give the fingerprints at the following application. Diplomatic missions or consular posts and authorities responsible for issuing visas at the borders shall be entitled to ask for further clarification on the grounds of the temporary impossibility. Member States shall ensure that appropriate procedures guaranteeing the dignity of the applicant are in place in the event of there being difficulties in enrolling. The fact that fingerprinting is physically impossible shall not influence the grant or refusal of a visa,
-
heads of State or government and members of the national government with accompanying spouses, and the members of their official delegation when they are invited by Member States’ governments or by international organisations for an official purpose,
-
sovereigns and other senior members of a royal family, when they are invited by Member States’ governments or by international organisations for an official purpose.
In each of these cases, the entry “not applicable” shall be introduced in the VIS.
(b)
The following point shall be added:
‘5. Conduct of staff
Member States’ diplomatic missions or consular posts shall ensure that applicants are received courteously.
Consular staff shall, in the performance of their duties, fully respect human dignity. Any measures taken shall be proportionate to the objectives pursued by such measures.
While performing their tasks, consular staff shall not discriminate against persons on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation.’.
3.
Point 1 of Part VII shall be amended as follows:
‘1. Organisation of visa sections
1.1. Organisation of the reception and processing of visa applications
Each Member State shall be responsible for organising the reception and processing of applications. In principle, applications shall be lodged at a diplomatic mission or consular post of a Member State.
Member States shall:
-
equip their diplomatic missions or consular posts and authorities responsible for issuing visas at the borders with the required material for the collection of biometric identifiers, as well as the offices of their honorary consuls, whenever they make use of them, to collect biometric identifiers in accordance with point 1.3, and/or
-
cooperate with one or more other Member States, within the framework of local consular cooperation or by other appropriate contacts, in the form of limited representation, co-location, or a Common Application Centre, in accordance with point 1.2.
In particular circumstances or for reasons relating to the local situation, such as where:
-
the high number of applicants does not allow the collection of applications and of data to be organised in a timely manner and in decent conditions, or
-
it is not possible to ensure a good territorial coverage of the third country concerned in any other way,
and where the abovementioned forms of cooperation prove not to be appropriate for the Member State concerned, a Member State may, as a last resort, cooperate with an external service provider in accordance with point 1.4.
Without prejudice to the right to call the applicant for a personal interview, as provided for in Part III, point 4, the selection of a form of organisation shall not result in requiring the applicant to make personal appearances at more than one location in order to lodge an application.
1.2. Forms of cooperation between Member States
(a)
Where “co-location” is chosen, staff of the diplomatic missions or consular posts of one or more Member States shall process the applications (including biometric identifiers) addressed to them at the diplomatic mission or consular post of another Member State and share the equipment of that Member State. The Member States concerned shall agree on the duration of and conditions for the termination of the co-location as well as the proportion of the visa fee to be received by the Member State whose diplomatic mission or consular post is being used.
(b)
Where “Common Application Centres” are established, staff of the diplomatic missions or consular posts of two or more Member States shall be pooled in one building in order to receive the applications (including biometric identifiers) addressed to them. Applicants shall be directed to the Member State responsible for the processing of the application. Member States shall agree on the duration of and conditions for the termination of this cooperation as well as the cost-sharing among the participating Member States. One Member State shall be responsible for contracts in relation to logistics and diplomatic relations with the host country.
1.3. Recourse to honorary consuls
Honorary consuls may also be authorised to perform some or all of the tasks referred to in point 1.5. Adequate measures shall be taken to guarantee security and data protection.
Where the honorary consul is not a civil servant of a Member State, the performance of those tasks shall comply with the requirements set out in Annex 19 except for the provisions in point C(c) of that Annex.
Where the honorary consul is a civil servant of a Member State, the Member State concerned shall ensure that requirements comparable to those which would apply if the tasks were performed by its diplomatic mission or consular post are applied.
1.4. Cooperation with external service providers
Member States shall endeavour to cooperate with an external service provider together with one or more Member States, without prejudice to public procurement and competition rules.
Cooperation with an external service provider shall be based on a legal instrument that shall comply with the requirements set out in Annex 19.
Member States shall, within the framework of local consular cooperation, exchange information about the selection of external service providers and the establishment of the terms and conditions of their respective legal instruments.
1.5. Types of cooperation with external service providers
An external service provider may be entrusted with the performance of one or more of the following tasks:
(a)
providing general information on visa requirements and application forms;
(b)
informing the applicant of the required supporting documents, on the basis of a checklist;
(c)
collecting data and applications (including collection of biometric identifiers) and transmitting the application to the diplomatic mission or consular post;
(d)
collecting the fee to be charged;
(e)
managing the appointments for personal appearance at the diplomatic mission or consular post or at the external service provider;
(f)
collecting the travel documents (including a refusal notification if applicable) from the diplomatic mission or consular post and returning them to the applicant.
1.6. Obligations of Member States
When selecting an external service provider, the Member State(s) concerned shall scrutinise the solvency and reliability of the company (including the necessary licences, commercial registration, company statutes, bank contracts) and ensure that there is no conflict of interests.
The Member State(s) concerned shall ensure that the external service provider selected complies with the terms and conditions assigned to it in the legal instrument referred to in point 1.4.
The Member State(s) concerned shall remain responsible for compliance with data protection rules for the processing of data and shall be supervised in accordance with Article 28 of Directive 95/46/EC of the European Parliament and of the Council of 24 October 1995 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (15).
Cooperation with an external service provider shall not limit or exclude any liability arising under the national law of the Member State(s) concerned for breaches of obligations with regard to the personal data of applicants and the processing of visas. This provision is without prejudice to any action which may be taken directly against the external service provider under the national law of the third country concerned.
The Member State(s) concerned shall ensure that the data are fully encrypted, whether electronically transferred or physically transferred on an electronic storage medium from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned.
In third countries which prohibit encryption of data to be electronically transferred from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned, the Members State(s) concerned shall not allow the external service provider to transfer data electronically.
In this case, the Member State(s) concerned shall ensure that the electronic data are transferred physically in fully encrypted form on an electronic storage medium from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned by a consular officer of a Member State or, where such a transfer would require disproportionate or unreasonable measures to be taken, in another safe and secure way, for example by using established operators experienced in transporting sensitive documents and data in the third country concerned.
In all cases the level of security for the transfer shall be adapted to the sensitive nature of the data.
The Member States or the Community shall endeavour to reach an agreement with the third countries concerned with the aim of lifting the prohibition against encryption of data to be electronically transferred from the external service provider to the authorities of the Member State(s) concerned.
The Member State(s) concerned shall provide training to the external service provider, corresponding to the knowledge needed to offer appropriate service and sufficient information to applicants.
The Member State(s) concerned shall, in case of doubt, provide for the possibility of verifying at the diplomatic mission or consular post fingerprints which have been taken by the external service provider.
The examination of applications, interviews, where appropriate, the authorisation process and the printing and affixing of visa stickers shall be carried out only by the diplomatic mission or consular post.
External service providers shall not have access to the VIS under any circumstances. Access to the VIS shall be reserved exclusively to duly authorised staff of diplomatic missions or consular posts.
The Member State(s) concerned shall closely monitor the implementation of the legal instrument referred to in point 1.4, including:
(a)
the general information on visa requirements and application forms provided by the external service provider to applicants;
(b)
all the technical and organisational security measures required to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the cooperation involves the transmission of files and data to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned, and all other unlawful forms of processing the personal data;
(c)
the collection and transmission of biometric identifiers;
(d)
the measures taken to ensure compliance with data protection provisions.
To this end, the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned shall, on a regular basis, carry out unannounced checks on the premises of the external service provider.
1.7. Service fee
External service providers may charge a service fee in addition to the fee to be charged as set out in Annex 12. The service fee shall be proportionate to the costs incurred by the external service provider while performing one or more of the tasks referred to in point 1.5.
This service fee shall be specified in the legal instrument referred to in point 1.4.
In the framework of local consular cooperation, Member States shall ensure that the service fee charged to an applicant duly reflects the services offered by the external service provider and is adapted to local circumstances. Furthermore, they shall aim to harmonise the service fee applied.
The service fee shall not exceed half of the amount of the visa fee set out in Annex 12, irrespective of the possible exemptions from the visa fee as provided for by Annex 12.
The Member State(s) concerned shall maintain the possibility for all applicants to lodge applications directly at its diplomatic missions or consular posts.
1.8. Information
Precise information on the means of obtaining an appointment and submitting an application shall be displayed by Member States’ diplomatic missions and consular posts for the general public.
1.9. Continuity of service
In the event of termination of cooperation with other Member States or with any type of external service provider, Member States shall assure the continuity of full service.
1.10. Decision and publication
Member States shall inform the Commission of how they intend to organise the reception and processing of applications in each consular location. The Commission shall ensure appropriate publication.
Member States shall provide the Commission with a copy of the legal instrument referred to in point 1.4.
4.
Point 5.2 of Part VIII shall be amended as follows:
(a)
the title shall be replaced by the following:
(b)
the following sentence shall be inserted between the title and point 5.2(a):
‘For subsequent applications under Part III, point 1.2, Member States may allow their diplomatic missions or consular posts to cooperate with commercial intermediaries (i.e. private administrative agencies and transport or travel agencies, such as tour operators and retailers).’.
5.
The following Annex shall be added:
‘ANNEX 19
List of minimum requirements to be included in the legal instrument in the case of cooperation with external service providers
A.
In relation to the performance of its activities, the external service provider shall, with regard to data protection:
(a)
prevent at all times any unauthorised reading, copying, modification or deletion of data, in particular during their transmission to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) responsible for processing an application;
(b)
in accordance with the instructions given by the Member State(s) concerned, transmit the data:
-
electronically, in encrypted form, or
-
physically, in a secured way;
(c)
transmit the data as soon as possible:
-
in the case of physically transferred data, at least once a week,
-
in the case of electronically transferred encrypted data, at the latest at the end of the day of their collection;
(d)
delete the data immediately after their transmission and ensure that the only data that might be retained shall be the name and contact details of the applicant for the purposes of the appointment arrangements, as well as the passport number, until the return of the passport to the applicant, where applicable;
(e)
ensure all the technical and organisational security measures required to protect personal data against accidental or unlawful destruction or accidental loss, alteration, unauthorised disclosure or access, in particular where the cooperation involves the transmission of files and data to the diplomatic mission or consular post of the Member State(s) concerned and all other unlawful forms of processing the personal data;
(f)
process the data only for the purposes of processing the personal data of applicants on behalf of the Member State(s) concerned;
(g)
apply data protection standards at least equivalent to those set out in Directive 95/46/EC;
(h)
provide applicants with the information required under Article 37 of the VIS Regulation.
B.
In relation to the performance of its activities, the external service provider shall, with regard to the conduct of staff:
(a)
ensure that its staff are appropriately trained;
(b)
ensure that its staff in the performance of their duties:
-
receive applicants courteously,
-
respect the human dignity and integrity of applicants,
-
do not discriminate against persons on grounds of sex, racial or ethnic origin, religion or belief, disability, age or sexual orientation, and
-
respect the rules of confidentiality which shall also apply once members of staff have left their job or after suspension or termination of the legal instrument;
(c)
provide identification of the staff working in the company at all times;
(d)
prove that its staff do not have criminal records and have the requisite expertise.
C.
In relation to the verification of the performance of its activities, the external service provider shall:
(a)
provide for access by staff entitled by the Member State(s) concerned to its premises at all times without prior notice, in particular for inspection purposes;
(b)
ensure the possibility of remote access to its appointment system for inspection purposes;
(c)
ensure the use of relevant monitoring methods (e.g. test applicants; webcam);
(d)
ensure access to proof of data protection compliance, including reporting obligations, external audits and regular spot checks;
(e)
report to the Member State(s) concerned without delay any security breaches or any complaints from applicants on data misuse or unauthorised access, and coordinate with the Member State(s) concerned in order to find a solution and give explanatory responses promptly to the complaining applicants.
D.
In relation to general requirements, the external service provider shall:
(a)
act under the instructions of the Member State(s) responsible for processing the application;
(b)
adopt appropriate anti-corruption measures (e.g. provisions on staff remuneration; cooperation in the selection of staff members employed on the task; two-man rule; rotation principle);
(c)
respect fully the provisions of the legal instrument, which shall contain a suspension or termination clause, in particular in the event of breach of the rules established, as well as a revision clause with a view to ensuring that the legal instrument reflects best practices.’.
Article 2
Reporting
The Commission shall present, three years after the VIS is brought into operation and every four years thereafter, a report to the European Parliament and to the Council on the implementation of this Regulation, including the implementation of the collection and use of biometric identifiers, the suitability of the ICAO standard chosen, compliance with data protection rules, experience with external service providers with specific reference to the collection of biometric data, the implementation of the 59-month rule for the copying of fingerprints and the organisation of the reception and processing of applications. The report shall also include, on the basis of Article 17(12), (13) and (14) and of Article 50(4) of the VIS Regulation, the cases in which fingerprints could factually not be provided or were not required to be provided for legal reasons, compared with the number of cases in which fingerprints were taken. The report shall include information on cases in which a person who could factually not provide fingerprints was refused a visa. The report shall be accompanied, where necessary, by appropriate proposals to amend this Regulation.
The first report shall also address the issue of the sufficient reliability for identification and verification purposes of fingerprints of children under the age of 12 and, in particular, how fingerprints evolve with age, based on the results of a study carried out under the responsibility of the Commission.
Article 3
Entry into force
This Regulation shall enter into force on the day following its publication in the Official Journal of the European Union.
This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States in accordance with the Treaty establishing the European Community.
Done at Strasbourg, 23 April 2009.