31999D0394
L 149/36
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕШЕНИЕ НА СЪВЕТА
от 25 май 1999 година
относно реда и условията за провеждане на вътрешни разследвания във връзка с предотвратяването на измама, корупция и други незаконни действия, които накърняват интересите на Общностите
(1999/394/ЕО, Евратом)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 207, параграф 3 от него,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 121, параграф 3 от него,
като взе предвид процедурния правилник на Съвета, и по-специално член 21, параграф 2 от него,
(1)
като има предвид, че Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета от 25 май 1999 г. (1) и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета от 25 май 1999 г. (2) относно разследванията, извършени от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), предвиждат че инициативата за провеждане на административни разследвания в рамките на институциите, органите, службите и агенциите, са създадени с или на основание на Договорите ЕО или Евратом, принадлежи на Службата;
(2)
като има предвид, че отговорността на Европейската служба за борба с измамите, както е създадена от Комисията, се простира извън защитата на финансовите интереси, за да включи всички дейности, свързани с нуждата за гарантиране на интересите на Общностите срещу неправомерно поведение, което може да доведе до възбуждане на административно или наказателно производство;
(3)
като има предвид, че е необходимо разширяване обхвата на борбата с измамите и повишаване на нейната ефективност чрез използване на съществуващия опит в сферата на административните разследвания;
(4)
като има предвид, че по тази причина на основание административната си автономия всички институции, органи, служби и агенции се налага да възлагат на Службата задачата по провеждане на вътрешни административни разследвания с оглед осветляването на сериозни положения, отнасящи се до отнемане на професионалните права, което може да доведе до невъзможност за спазване на задълженията на длъжностните лица и служителите на Общностите, така както са предвидени в член 11, в член 12, втори и трети параграф, членове 13, 14 и 16, член 17, първи параграф от Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на останалите служители на Европейските общности (наричан по-долу „Правилник за персонала“), положения, които са вредни за интересите на тези Общности и биха довели до дисциплинарно или в определени случаи, наказателно производство, или до сериозно опорочаване, така както е предвидено в член 22 от Правилника за служителите, или невъзможност за спазването на аналогични задължения от страна на членовете, ръководителите или тези членове на персонала на институциите, органите, службите и агенциите, които не са субекти на Правилника за служителите, или невъзможност за спазване на задълженията, наложени от правото на Общността на членовете на Съвета и неговите органи в контекста на професионалните отговорности, които те осъществяват в това си качество;
(5)
като има предвид, че такива разследвания трябва да се осъществяват при еквивалентни условия във всички институции, органи, служби и агенции на Общността; като има предвид, че възлагането на тази задача на Службата не трябва да засяга отговорностите на самите институции, органи или агенции, и не трябва по никакъв начин да ограничава правната защита на заинтересованите лица;
(6)
като има предвид, че при подготовката на изменения на Правилника за персонала е необходимо практическо систематизиране на правилата, което да предвижда как членовете на институциите и органите, ръководителите на службите и агенциите, и служителите на институциите, органите и службите и агенциите трябва да съдействат за спокойното провеждане на вътрешните разследвания;
(7)
като има предвид, че Регламент (ЕО) № 1073/1999 и Регламент (Евратом) № 1074/1999 предвиждат в член 4, параграф 6, че всяка институция, орган, служба или агенция трябва да приеме решение, което включва по-специално правила относно задължението на част от държавите-членки, ръководителите, длъжностните лица и другите служители на институциите, органите, службите и агенциите да съдействат и доставят информация на служителите на Службата, процедури, които трябва да бъдат спазвани от служителите на Службата при провеждане на вътрешни разследвания, както и гаранции за правата на лицата, засегнати при вътрешно разследване;
(8)
като има предвид, че Междуинституционалното споразумение от 25 май 1999 г. между Европейския парламент, Съвета на Европейския съюз и Комисията на Европейската общност относно вътрешните разследвания, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF) (3) поверява на подписващите институции и институциите, органите, службите и агенциите, които се присъединяват към споразумението, задължението за неотклоняване от този запазен модел, при който техните собствени специални изисквания се считат за техническа необходимост;
(9)
като има предвид, че няма специални изисквания, които правят отклонението от решението за модела техническа необходимост по отношение на чиновниците и другите служители на генералния секретариат на Съвета (наричан по-долч „генерален секретариат“);
(10)
като има предвид, че Съветът трябва да възложи на Службата задачата за предприемане на вътрешно за самата Служба административно разследване, с цел разследване на сериозни положения, които могат да установят невъзможност за спазване на задълженията, възложени по силата на правото на Общността на лица, които са членове на Съвета и на неговите органи; като има предвид, че все пак следва да се отчита фактът, че за разлика от членовете на другите институции, членовете на Съвета и неговите органи упражняват по същество национални функции и че при тяхното упражняване те остават подчинени на националния закон, като следователно приложението към настоящото решение трябва да бъде ограничено до професионалните действия на тези лица, предприети в качеството им на членове на институцията или на нейните органи;
(11)
като има предвид, че Службата няма съдебни правомощия и осъществява само административни разследвания; като има предвид, че такива разследвания трябва да бъдат провеждани в пълно съответствие със съответните разпоредби на Договорите за създаване на Европейските общности, по-специално Протокола за привилегиите и имунитетите, текстовете, които ги изпълняват, и Правилника за персонала;
(12)
като има предвид, че такива разследвания трябва да бъдат извършени в съответствие с реда и условията, установени от регламентите на Европейската общност и Европейската общност за атомна енергия; като има предвид, че тези регламенти все пак не дават на Службата право на достъп до сградите, заемани от държавите-членки, и по-специално техните постоянни представителства;
(13)
като има предвид, че вътрешното решение, предвидено в междуинституционалното споразумение е строго ограничено до определянето на задължението за сътрудничество с Службата и за доставяне на информация на Службата, задължението на част от службата за сигурност да подпомага служителите на Службата и реципрочното задължение на част от Службата да информира лицата, срещу които са направени твърдения за извършени нарушения в резултат на някое от неговите разследвания,
РЕШИ:
Член 1
Задължение за съдействие на Службата
Генералният секретар, службите и всяко длъжностно лице или служител на генералния секретариат са длъжни да оказват пълно съдействие на служителите на Службата и всякаква помощ за нуждите на разследването. С оглед на тази цел те доставят на служителите на Службата цялата необходима информация и обяснения.
При съблюдаване на съответните разпоредби на Договорите за създаване на Европейските общности, и по-специално Протокола за привилегиите и имунитетите, и текстовете, които ги изпълняват, членовете на Съвета и неговите органи са длъжни да оказват пълно съдействие на Службата.
Член 2
Задължение за предоставяне на информация
Всеки чиновник или служител на генералния секретариат, на когото станат известни факти, създаващи основателни съмнения за наличието на възможни случаи на измама, корупция или други незаконни действия, вредни за интересите на Общностите, или на сериозни положения, отнасящи се до отнемане на професионални права, което може да доведе до невъзможност за изпълнение на задълженията на длъжностните лица или служителите на общностите, даващо основания за дисциплинарно или в определени случаи наказателно производство, или до невъзможност за спазване на задълженията, възложени от правото на Общността на членовете на Съвета и неговите органи в контекста на задълженията, които те изпълняват в това си качество, където тази невъзможност е вредна за интересите на Общностите, трябва незабавно да информира своя ръководител на служба или генерален директор, или - ако счете за необходимо - генералния секретар или директно Службата.
Генералният секретар, генералните директори и ръководителите на службите на генералния секретариат незабавно предават на Службата данните, станали им известни и създаващи основателни съмнения за съществуването на възможни нарушения, предвидени в първия параграф.
Длъжностните лица или служителите на генералния секретариат не трябва по никакъв начин да бъдат третирани несправедливо или дискриминационно поради предаване на информацията, посочена в първия и втория параграф.
Членовете на Съвета и постоянните представителства, до които са достигнали фактите, посочени в първия параграф, информират председателя на Съвета или - ако счетат за необходимо - директно Службата. Делегатите на държавите-членки, до които са достигнали фактите, посочени в първия параграф, информират постоянното представителство на своята държава-членка.
Член 3
Подпомагане от страна на Службата за сигурност
По искане на директора на Службата за борба с измамите (OLAF) Службата за сигурност към генералния секретариат подпомага Службата за борба с измамите (OLAF) при практическото провеждане на разследванията.
Член 4
Информиране на заинтересованата страна
При възникване на възможни основания за въвличане на член на Съвета или на негов орган, или на чиновник или служител на генералния секретариат, заинтересованата страна се информира незабавно в срок, който не би навредил на разследването. За всеки случай заключения, насочващи към имената на някои от тези лица, не могат да бъдат правени, след като разследването е вече приключило, без да е било дадено право на заинтересованата страна да обясни становището си по всички засягащи я факти.
В случаите, при които е необходимо спазване на абсолютна секретност за целите на разследването и при които се изисква прилагане на процедури за разследване, за които са компетентни националните съдебни органи, изискването да се покани заинтересованото лице да даде мнението си може да бъде спазено на по-късен етап, по силата на споразумение с председателя на Съвета или с генералния секретар.
Член 5
Информация при приключване на разследването без предприемане на последващи действия
Ако вследствие на вътрешно разследване се установи, че не може да бъде съставен случай срещу лице, срещу което са направени твърдения за извършено нарушение, вътрешното разследване за него се приключва без предприемане на последващи действия, с решение на директора на Службата, който писмено информира заинтересованата страна.
Член 6
Снемане на имунитет
Всяко искане от страна на националната полиция или съдебен орган относно снемане на имунитет във връзка със съдебно производство на длъжностно лице или служител на генералния секретариат по повод възможни случаи на измама, корупция или други незаконни действия, се предава на директора на Службата за становище. Службата се информира, ако искането за снемане на имунитет засяга член на Съвета или негови органи.
Член 7
Дата на прилагане
Настоящото решение влиза в сила на 1 юни 1999 година.
Съставено в Брюксел на 25 май 1999 година.
COUNCIL DECISION
of 25 May 1999
concerning the terms and conditions for internal investigations in relation to the prevention of fraud, corruption and any illegal activity detrimental to the Communities' interests
(1999/394/EC, Euratom)
THE COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES,
Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 207(3) thereof,
Having regard to the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, and in particular Article 121(3) thereof,
Having regard to the Council's Rules of Procedure, and in particular Article 21(2) thereof,
(1) Whereas Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999(1) and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 of 25 May 1999(2) concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) provide that the Office is to initiate and conduct administrative investigations within the institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the EC or Euratom Treaties;
(2) Whereas the responsibility of the European Anti-Fraud Office as established by the Commission extends beyond the protection of financial interests to include all activities by the Office relating to the need to safeguard Community interests against irregular conduct liable to give rise to administrative or criminal proceedings;
(3) Whereas the scope of the fight against fraud should be broadened and its effectiveness enhanced by exploiting existing expertise in the area of administrative investigations;
(4) Whereas therefore, on the basis of their administrative autonomy, all the institutions, bodies and offices and agencies should entrust to the Office the task of conducting internal administrative investigations with a view to bringing to light serious situations relating to the discharge of professional duties which may constitute a failure to comply with the obligations of officials and servants of the Communities, as referred to in Articles 11, 12, second and third paragraphs, 13, 14, 16 and 17, first paragraph, of the Staff Regulations of Officials and the Conditions of Employment of Other Servants of the European Communities (hereinafter "the Staff Regulations"), detrimental to the interests of those Communities and liable to result in disciplinary or, where appropriate, criminal proceedings, or serious misconduct, as referred to in Article 22 of the Staff Regulations, or a failure to comply with the analogous obligations of the Members, managers or members of staff of the institutions, bodies, offices and agencies of the Communities not subject to the Staff Regulations or a failure to comply with the obligations imposed by Community Law on Members of the Council and of its bodies in the context of the professional duties they perform in that capacity;
(5) Whereas such investigations should be carried out under equivalent conditions in all the Community institutions, bodies, offices and agencies; whereas assignment of this task to the Office should not affect the responsibilities of the institutions, bodies, offices or agencies themselves and should in no way reduce the legal protection of the persons concerned;
(6) Whereas, pending the amendment of the Staff Regulations, practical arrangements should be laid down stipulating how the Members of the institutions and bodies, the managers of the offices and agencies and the officials and servants of the institutions, bodies and offices and agencies are to cooperate in the smooth operation of the internal investigations;
(7) Whereas Regulation (EC) No 1073/1999 and Regulation (Euratom) No 1074/1999 provide, in Article 4(6), that each institution, body, office and agency is to adopt a deicison which shall in particular include rules concerning a duty on the part of Members, managers, officials and other servants of the institutions, bodies, offices and agencies to cooperate with and supply information to the Office's employees, the procedures to be observed by the Office's employees when conducting internal investigations and guarantees of the rights of persons concerned by an internal investigation;
(8) Whereas the Interinstitutional Agreement of 25 May 1999 between the European Parliament, the Council of the European Union of the Commission the European Community concerning internal investigations by the European Anti-Fraud Office (OLAF)(3) commits the signatory institutions, and the institutions, bodies, offices and agencies which accede to the Agreement, to adopting an internal decision in accordance with the model attached to the Agreement and not to deviate from that model save where their own particular requirements make such deviation a technical necessity;
(9) Whereas there are no particular requirements which make it a technical necessity to deviate from the model decision in respect of the officials and other servants of the General Secretariat of the Council (hereinafter referred to as the "General Secretariat");
(10) Whereas the Council should confer on the Office the task of undertaking within it administrative enquiries for the purpose of investigating serious situations which could constitute failure to comply with obligations imposed by Community law on persons who are Members of the Council and its bodies; whereas, however, account should be taken of the fact that, unlike the members of the other institutions, the Members of the Council and its bodies exercise essentially national functions and that, in the exercise thereof, they remain subject to national law, whereas, therefore, the application of this Decision should be limited to the professional activities of such persons undertaken in their capacity as member of the institution or of its bodies;
(11) Whereas the Office has no judicial powers and conducts only administrative investigations; whereas such investigations should be conducted in full compliance with the relevant provisions of the Treaties establishing the European Communities, in particular the Protocol on privileges and immunities, the texts implementing them and the Staff Regulations;
(12) Whereas such investigations are to be conducted in accordance with the terms and conditions laid down by the regulations of the European Community and the European Atomic Energy Community; whereas those regulations do not however confer on the Office any right of access to the buidlings occupied by the Member States, in particular their permanent representations;
(13) Whereas the internal decision provided for in the Interinstitutional Agreement is strictly limited to defining the duty to cooperate with the Office and to supply it with information, the duty on the part of the Security Office to assist the Office's employees and the reciprocal duty on the part of the Office to inform the persons against whom allegations have been made as a result of one of its investigations,
HAS DECIDED AS FOLLOWS:
Article 1
Duty to cooperate with the Office
The Secretary-General, the services and any official or servant of the General Secretariat shall be required to cooperate fully with the Office's employees and to lend any assistance required to the investigation. With that aim in view, they shall supply the Office's employees with all useful information and explanations.
Without prejudice to the relevant provisons of the Treaties establishing the European Communities, in particular the Protocol on privileges and immunities, and the texts implementing them, Members of the Council, and of its bodies, shall cooperate fully with the Office.
Article 2
Duty to supply information
Any official or servant of the General Secretariat who becomes aware of evidence which gives rise to a presumption of the existence of possible cases of fraud, corruption or any other illegal activity detrimental to the interests of the Communities, or of serious situations relating to the discharge of professional duties which may constitute a failure to comply with the obligations of officials or servants of the Communities liable to result in disciplinary or, in appropriate cases, criminal proceedings, or a failure to comply with the obligations imposed by Community law on Members of the Council and its bodies in the context of the duties they perform in that capacity, where that failure is detrimental to the interests of the Communities, shall without delay inform his Head of Service or Director-General or, if he considers it useful, the Secretary-General or the Office directly.
The Secretary-General, the Directors-General and the Heads of Service of the General Secretariat shall transmit without delay to the Office any evidence of which they are aware from which the existence of irregularities as referred to in the first paragraph may be presumed.
Officials or servants of the General Secretariat must in no way suffer inequitable or discriminatory treatment as a result of having communicated the information referred to in the first and second paragraphs.
Members of the Council and Permanent Representatives who acquire knowledge of facts as referred to in the first paragraph shall inform the President of the Council or, if they consider it useful, the Office directly. Delegates of the Member States who acquire knowledge of facts as referred to in the first paragraph shall inform the Permanent Representative of their Member State.
Article 3
Assistance from the Security Office
At the request of the Director of the Office, the Security Office of the General Secretariat shall assist the Office in the practical conduct of investigations.
Article 4
Informing the interested party
Where the possible personal implication of a Member of the Council or one of its bodies, or of an official or servant of the General Secretariat emerges, the interested party shall be informed rapidly provided that this does not jeopardise the investigation. In any event, conclusions referring by name to one of those persons may not be drawn once the investigation has been completed without the interested party having been enabled to express his views on all the facts which concern him.
In cases necessitating the maintenance of absolute secrecy for the purposes of the investigation and requiring the use of investigative procedures falling within the remit of a national judicial authority, compliance with the obligation to invite the person concerned to give his views may be deferred in agreement with the President of the Council or the Secretary-General as appropriate.
Article 5
Information on the closing of the investigation with no further action taken
If, following an internal investigation, no case can be made out against the person against whom allegations have been made, the internal investigation concerning him shall be closed, with no further action taken, by decision of the Director of the Office, who shall inform the interested party in writing.
Article 6
Waiver of immunity
Any request from a national police or judicial authority regarding the waiver of immunity from judicial proceedings of an official or servant of the General Secretariat concerning possible cases of fraud, corruption or any other illegal activity shall be transmitted to the Director of the Office for his opinion. If a request for a waiver of immunity concerns a Member of the Council or one of its bodies the Office shall be informed.
Article 7
Effective date
This Decision shall take effect on 1 June 1999.
Done at Brussels, 25 May 1999.