РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
DECISION OF THE MANAGEMENT BOARD OF EUROPOL
of 4 June 2009
on the conditions related to the processing of data on the basis of Article 10(4) of the Europol Decision
(2009/1010/JHA)
THE MANAGEMENT BOARD OF EUROPOL,
Having regard to the Council Decision 2009/371/JHA of 6 April 2009 establishing the European Police Office (Europol) (1) (hereinafter the Europol Decision) and in particular Article 10(4) thereof,
Whereas:
(1)
It is for the Management Board, acting on a proposal from the Director and after consulting the Joint Supervisory Body, to determine the conditions relating to the processing of data for the purpose of determining whether such data are relevant to Europol’s tasks and can be included in one of its information processing systems, in particular with respect to access to and the use of the data, as well as time limits for the storage and deletion of the data.
(2)
The Management Board, by adopting this Decision, shall take account of the principles of the Council of Europe Convention for the Protection of Individuals with regard to Automatic Processing of Personal Data of 28 January 1981 and of Recommendation No R(87)15 of the Committee of Ministers of the Council of Europe of 17 September 1987 regulating the use of personal data in the police sector.
(3)
The Management Board Decision shall be submitted to the Council for approval,
HAS ADOPTED THE FOLLOWING DECISION:
Article 1
Definitions
For the purpose of this Decision:
(a)
‘personal data’ means any information relating to an identified or identifiable natural person: an identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identification number or to one or more factors specific to his physical, physiological, mental, economic, cultural or social identity;
(b)
‘processing of personal data’ means any operation or set of operations which is performed upon personal data, whether or not by automatic means, such as collection, recording, organisation, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, blocking, erasure or destruction;
(c)
‘information processing systems’ means the Europol Information System, the analysis work files and other systems processing personal data, as referred to in Article 10(1) of the Europol Decision;
(d)
‘Europol Information System’ means the system referred to in Article 11(1) of the Europol Decision;
(e)
‘analysis work file’ means a file opened for the purpose of analysis, as referred to in Article 14 of the Europol Decision;
(f)
‘EU bodies’ means institutions, bodies, offices and agencies set up by, or on the basis of, the Treaty on European Union and the Treaties establishing the European Communities, as referred to in Article 22(1) of the Europol Decision;
(g)
‘third parties’ means third States and organisations as referred to in Article 23(1) of the Europol Decision;
(h)
‘duly authorised Europol staff’ means Europol staff designated by the Director to process personal data in accordance with this Decision.
Article 2
Scope
This Decision shall apply to personal data communicated to Europol for the purpose of determining whether such data are relevant to its tasks and can be included in its information processing systems, with the exception of:
(a)
personal data entered into the Europol Information System pursuant to Article 13(1) of the Europol Decision;
(b)
personal data offered by a Member State, an EU body or a third party for inclusion in a specific analysis work file as well as personal data entered into an analysis work file pursuant to Article 14 of the Europol Decision;
(c)
personal data provided to Europol for inclusion in another specific system processing personal data as referred to in Article 10(1) last sentence of the Europol Decision.
Article 3
Access and use
1. Access to personal data processed by Europol under this Decision shall be limited to duly authorised Europol staff.
2. Without prejudice to Article 17 of the Europol Decision, personal data processed by Europol under this Decision shall only be used for the purposes of determining whether such data are relevant for Europol’s tasks and can be included in its information processing systems.
3. Where Europol determines that the data are relevant to its tasks and can be included in the Europol Information System, Europol shall suggest that the providing Member State should input the data in the Europol Information System, in accordance with Article 13(1) of the Europol Decision. If the Member State does not follow Europol’s suggestion, Article 5 of this Decision shall apply.
Article 4
Rules on personal data protection and on data security
1. Europol shall, when processing personal data under this Decision, comply with the rules on personal data protection and on data security laid down in the Europol Decision, in particular Articles 18, 27, and 35 and the rules adopted in the implementation thereof.
2. In case Europol decides to include such data in the information processing systems or to delete or destroy it, it shall inform the providing Member State, EU body or third party thereof.
Article 5
Time limit for the storage of data
1. A decision on the use of personal data in accordance with Article 3(2) shall be taken as soon as possible and in any case not later than six months after such data was received by Europol.
2. In the absence of such a decision upon expiry of the six-month period, the personal data in question shall be deleted or destroyed and the providing Member State, EU body or third party shall be informed thereof.
Article 6
Responsibility
Europol shall be responsible for ensuring compliance with Articles 3, 4 and 5 of this Decision.
Article 7
Entry into force
This Decision shall enter into force on the same day as the date of application of the Europol Decision.
The Hague, 4 June 2009.
Approved by the Council on 30 November 2009.