РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΫ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΌΛ
της 4ης Ιουνίου 2009
σχετικά με τις προϋποθέσεις επεξεργασίας δεδομένων δυνάμει του άρθρου 10 παράγραφος 4 της απόφασης Ευρωπόλ
(2009/1010/ΔΕΥ)
ΤΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΟΛ,
Έχοντας υπόψη την απόφαση του Συμβουλίου για την ίδρυση Ευρωπαϊκής Αστυνομικής Υπηρεσίας (Ευρωπόλ) της 6ης Απριλίου 2009 (1) (εφεξής «απόφαση Ευρωπόλ») και συγκεκριμένα το άρθρο 10 παράγραφος 4,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Το Διοικητικό Συμβούλιο, κατόπιν πρότασης του Διευθυντή και έπειτα από διαβούλευση με την Κοινή Εποπτική Αρχή, καθορίζει τους όρους που σχετίζονται με την επεξεργασία δεδομένων προκειμένου να εξακριβώνεται κατά πόσον τα δεδομένα αυτά έχουν σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων της Ευρωπόλ και δύνανται να συμπεριληφθούν στα συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών της, ιδίως όσον αφορά την πρόσβαση στα δεδομένα και τη χρήση τους, καθώς και τις προθεσμίες για την αποθήκευση και τη διαγραφή των δεδομένων.
(2)
Το Διοικητικό Συμβούλιο, κατά την έγκριση της παρούσας απόφασης, λαμβάνει υπόψη τις αρχές της σύμβασης του Συμβουλίου της Ευρώπης για την προστασία του ατόμου κατά τη μηχανογράφηση στοιχείων προσωπικής φύσεως της 28ης Ιανουαρίου 1981 και της σύστασης αριθ. R (87)15 της Επιτροπής Υπουργών του Συμβουλίου της Ευρώπης της 17ης Σεπτεμβρίου 1987 για τη ρύθμιση της χρήσεως των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στον αστυνομικό τομέα.
(3)
Η απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου θα υποβληθεί στο Συμβούλιο προς έγκριση,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Άρθρο 1
Ορισμοί
Για τον σκοπό της παρούσας απόφασης:
α)
ως «δεδoμέvα πρoσωπικoύ χαρακτήρα» vooύvται oι πληρoφoρίες πoυ αφoρoύv κατovoμαζόμεvo ή αvαγvωρίσιμo φυσικό πρόσωπo: ως πρόσωπo τoυ oπoίoυ η ταυτότητα μπoρεί vα εξακριβωθεί λoγίζεται τo πρόσωπo εκείvo πoυ μπoρεί vα πρoσδιoριστεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως βάσει αριθμoύ ταυτότητας ή βάσει εvός ή περισσoτέρωv συγκεκριμέvωv στoιχείωv πoυ χαρακτηρίζoυv τηv υπόστασή τoυ από φυσική, βιoλoγική, ψυχoλoγική, oικovoμική, πoλιτιστική ή κoιvωvική άποψη·
β)
ως «επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» νοείται κάθε εργασία ή σειρά εργασιών που πραγματοποιούνται με ή χωρίς τη βοήθεια αυτοματοποιημένων διαδικασιών και εφαρμόζονται σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώρηση, η οργάνωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η τροποποίηση, η ανάκτηση, η πρόσβαση στις πληροφορίες, η χρήση, η κοινολόγηση μέσω διαβίβασης, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η εναρμόνιση ή ο συνδυασμός, καθώς και το κλείδωμα, η διαγραφή ή η καταστροφή·
γ)
ως «συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών» νοείται το σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ, τα αρχεία εργασίας προς ανάλυση και άλλα συστήματα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως αναφέρονται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ·
δ)
ως «σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ» νοείται το σύστημα που αναφέρεται στο άρθρο 11 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ·
ε)
ως «αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση» νοείται αρχείο το οποίο έχει ανοιχθεί με σκοπό τη ανάλυση, όπως αναφέρεται στο άρθρο 14 της απόφασης Ευρωπόλ·
στ)
ως «φορείς της ΕΕ» νοούνται θεσμικά όργανα, φορείς και οργανισμοί που έχουν ιδρυθεί δυνάμει της συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση ή των συνθηκών για την ίδρυση των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως αναφέρονται στο άρθρο 22 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ·
ζ)
ως «τρίτα μέρη» νοούνται τα τρίτα κράτη ή οργανισμοί όπως αναφέρονται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ·
η)
ως «δεόντως εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι της Ευρωπόλ» νοούνται οι υπάλληλοι της Ευρωπόλ στους οποίους η Διεύθυνση της Ευρωπόλ έχει δώσει το δικαίωμα επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει της παρούσας απόφασης.
Άρθρο 2
Πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία διαβιβάζονται στην Ευρωπόλ προκειμένου να εξακριβώνεται κατά πόσον τα δεδομένα αυτά έχουν σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων της και δύνανται να συμπεριληφθούν στα συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών της, με τις ακόλουθες εξαιρέσεις:
α)
τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που εισήχθησαν στο σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ δυνάμει του άρθρου 13 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ·
β)
τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που παρασχέθηκαν από κράτος μέλος, φορέα της ΕΕ ή τρίτο μέρος για τη συμπερίληψή τους σε ειδικό αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση, καθώς και τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που εισήχθησαν σε αρχείο δεδομένων εργασίας προς ανάλυση κατά το άρθρο 14 της απόφασης Ευρωπόλ·
γ)
τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που παρέχονται στην Ευρωπόλ για συμπερίληψη σε άλλο ειδικό σύστημα επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως αναφέρεται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 τελευταία φράση της απόφασης Ευρωπόλ.
Άρθρο 3
Πρόσβαση και χρήση
1. Η πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία επεξεργάζεται η Ευρωπόλ δυνάμει της παρούσας απόφασης περιορίζεται στους δεόντως εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της Ευρωπόλ.
2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 17 της απόφασης Ευρωπόλ, η χρήση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που επεξεργάζεται η Ευρωπόλ δυνάμει της παρούσας απόφασης επιτρέπεται αποκλειστικά και μόνο προκειμένου να εξακριβωθεί κατά πόσον τα δεδομένα αυτά έχουν σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων της και δύνανται να συμπεριληφθούν στα συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών της.
3. Όταν η Ευρωπόλ εξακριβώσει ότι τα δεδομένα έχουν σχέση με την εκτέλεση των καθηκόντων της και δύνανται να συμπεριληφθούν στο σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ, η Ευρωπόλ προτείνει στο διαβιβάζον κράτος μέλος να καταχωρίσει τα δεδομένα στο σύστημα πληροφοριών Ευρωπόλ, σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 1 της απόφασης Ευρωπόλ. Εάν το κράτος μέλος δεν συμμορφωθεί προς την πρόταση της Ευρωπόλ, εφαρμόζεται το άρθρο 5 της παρούσας απόφασης.
Άρθρο 4
Κανόνες για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ασφάλεια των δεδομένων
1. Η Ευρωπόλ, κατά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει της παρούσας απόφασης, συμμορφώνεται προς τους κανόνες για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την ασφάλεια των δεδομένων που περιλαμβάνονται στην απόφαση Ευρωπόλ, και ιδίως στα άρθρα 18, 27, και 35, καθώς και προς τους κανόνες που εγκρίνονται για την εφαρμογή τους.
2. Σε περίπτωση που η Ευρωπόλ αποφασίσει να συμπεριλάβει τέτοιου είδους δεδομένα στα συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών καθώς και να τα διαγράψει ή να τα καταστρέψει, ενημερώνει σχετικά το κράτος μέλος, τον φορέα της ΕΕ ή το τρίτο μέρος που παρείχε τα δεδομένα αυτά.
Άρθρο 5
Προθεσμία αποθήκευσης των δεδομένων
1. Η απόφαση σχετικά με τη χρήση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 2 λαμβάνεται το συντομότερο δυνατό και, σε κάθε περίπτωση, το αργότερο έξι μήνες από την ημερομηνία παραλαβής των δεδομένων αυτών από την Ευρωπόλ.
2. Ελλείψει τέτοιας απόφασης κατά τη λήξη της ανωτέρω 6μηνης περιόδου, τα εν λόγω δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διαγράφονται ή καταστρέφονται και το κράτος μέλος, ο φορέας της ΕΕ ή το τρίτο μέρος που τα παρείχε ενημερώνεται σχετικά.
Άρθρο 6
Ευθύνη
Η ευθύνη για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τα άρθρα 3, 4 και 5 της παρούσας απόφασης βαρύνει την Ευρωπόλ.
Άρθρο 7
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ την ίδια ημέρα με την ημερομηνία εφαρμογής της απόφασης Ευρωπόλ.
Χάγη, 4 Ιουνίου 2009.
Εγριθείσα από το Συμβούλιο στις 30 Νοεμβρίου 2009.