РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 390/2009 ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΫ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΊΟΥ ΚΑΙ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
της 23ης Απριλίου 2009
για την τροποποίηση της Κοινής Προξενικής Εγκυκλίου περί θεωρήσεων προς τις διπλωματικές και τις έμμισθες προξενικές αρχές όσον αφορά την εισαγωγή βιομετρικών στοιχείων καθώς και διατάξεων για την οργάνωση της παραλαβής και της εξέτασης των αιτήσεων θεώρησης
ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
Έχοντας υπόψη:
τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, και ιδίως το άρθρο 62 παράγραφος 2 στοιχείο β) σημείο ii),
την πρόταση της Επιτροπής,
τη γνώμη του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (1),
Αποφασίζοντας σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 251 της συνθήκης (2),
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Για την εξασφάλιση αξιόπιστου ελέγχου και εξακρίβωσης της ταυτότητας των αιτούντων θεώρηση, είναι αναγκαία η επεξεργασία βιομετρικών στοιχείων στο Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) που θεσπίστηκε με την απόφαση 2004/512/ΕΚ του Συμβουλίου (3), καθώς και η σύσταση νομικού πλαισίου για τη συλλογή αυτών των βιομετρικών στοιχείων. Η εφαρμογή του VIS προϋποθέτει επίσης νέες μορφές οργάνωσης της παραλαβής των αιτήσεων θεώρησης.
(2)
Η ενσωμάτωση βιομετρικών στοιχείων στο VIS αποτελεί σημαντικό βήμα προς την κατεύθυνση της χρησιμοποίησης νέων στοιχείων, τα οποία συνδέουν με πιο αξιόπιστο τρόπο τον κάτοχο θεώρησης με το διαβατήριό του, έτσι ώστε να αποφεύγεται η χρήση πλαστών στοιχείων ταυτότητας. Ως εκ τούτου, η αυτοπρόσωπη εμφάνιση του αιτούντος θεώρηση -τουλάχιστον κατά την υποβολή της πρώτης αίτησης- θα πρέπει να είναι μία από τις βασικές απαιτήσεις για τη χορήγηση θεώρησης, με καταχώριση των βιομετρικών του στοιχείων στο VIS.
(3)
Η επιλογή των βιομετρικών στοιχείων γίνεται στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 767/2008 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 9ης Ιουλίου 2008, για το Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) και την ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των κρατών μελών για τις θεωρήσεις μικρής διάρκειας (4) («κανονισμός VIS»).
(4)
Ο παρών κανονισμός ορίζει τις προδιαγραφές για τη συλλογή αυτών των βιομετρικών στοιχείων παραπέμποντας στις σχετικές διατάξεις του Διεθνούς Οργανισμού Πολιτικής Αεροπορίας («ICAO»). Δεν απαιτούνται περαιτέρω τεχνικές προδιαγραφές για την εξασφάλιση της διαλειτουργικότητας.
(5)
Οιοδήποτε έγγραφο, δεδομένο ή βιομετρικό στοιχείο παραλαμβανόμενο από κράτος μέλος κατά τη διάρκεια αίτησης για θεώρηση θεωρείται «προξενικό έγγραφο» δυνάμει της σύμβασης της Βιέννης σχετικά με τις Προξενικές Σχέσεις της 24ης Απριλίου 1963 και αντιμετωπίζεται κατά τον δέοντα τρόπο.
(6)
Για να διευκολυνθεί η καταχώριση των αιτούντων και να μειωθούν τα έξοδα των κρατών μελών, χρειάζεται να εξετασθούν νέες οργανωτικές δυνατότητες πέραν του υφιστάμενου πλαισίου εκπροσώπησης. Κατά πρώτον, θα πρέπει να προστεθεί στην Κοινή Προξενική Εγκύκλιο περί θεωρήσεων προς τις διπλωματικές και τις έμμισθες προξενικές αρχές (5) ειδική μορφή εκπροσώπησης, η οποία να περιορίζεται στη συγκέντρωση των αιτήσεων και στην καταχώριση των βιομετρικών στοιχείων.
(7)
Θα πρέπει να προβλεφθούν και άλλες δυνατότητες επιλογής, όπως η συστέγαση, τα κοινά κέντρα αιτήσεων, οι επίτιμοι πρόξενοι και η συνεργασία με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών. Για τις δυνατότητες αυτές θα πρέπει να προβλεφθεί κατάλληλο νομικό πλαίσιο, το οποίο να λαμβάνει ιδίως υπόψη την προστασία των δεδομένων. Σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται στο παρόν νομικό πλαίσιο, τα κράτη μέλη επιλέγουν τη μορφή οργανωτικής δομής που θα χρησιμοποιείται σε εκάστοτε επιμέρους τρίτη χώρα. Η Επιτροπή θα πρέπει να δημοσιεύει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με αυτές τις δομές.
(8)
Κατά την οργάνωση συνεργασίας, τα κράτη μέλη θα πρέπει να μεριμνούν ώστε οι αιτούντες θεώρηση να παραπέμπονται στο κράτος μέλος που είναι αρμόδιο για την εξέταση της αίτησής τους.
(9)
Είναι αναγκαίο να ληφθεί μέριμνα για τις περιπτώσεις όπου τα κράτη μέλη, προς διευκόλυνση της διαδικασίας, αποφασίζουν να συνεργαστούν με εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών για τη συγκέντρωση των αιτήσεων. Η απόφαση αυτή λαμβάνεται εφόσον, σε εξαιρετικές περιστάσεις ή για λόγους σχετικούς με την τοπική κατάσταση, δεν κρίνεται σκόπιμη για το οικείο κράτος μέλος η συνεργασία με άλλα κράτη μέλη υπό μορφή περιορισμένης εκπροσώπησης, συστέγασης ή Κοινού Κέντρου Αιτήσεων. Οι σχετικές ρυθμίσεις θα πρέπει να τηρούν τις γενικές αρχές για τη χορήγηση θεωρήσεων καθώς και τις απαιτήσεις ως προς την προστασία των δεδομένων οι οποίες καθορίζονται στην οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (6). Επιπλέον, κατά την εκπόνηση και εφαρμογή των διακανονισμών αυτών, θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη η ανάγκη πρόληψης της άγρας θεωρήσεων («visa-shopping»).
(10)
Τα κράτη μέλη θα πρέπει να συνεργάζονται με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών βάσει νομικής πράξεως η οποία θα πρέπει να περιέχει διατάξεις σχετικά με τις ακριβείς αρμοδιότητές τους, καθώς και την άμεση και πλήρη πρόσβαση στους χώρους τους, την ενημέρωση των αιτούντων, την εμπιστευτικότητα και τις περιστάσεις, τους όρους και τις διαδικασίες αναστολής ή παύσης της συνεργασίας.
(11)
Ο παρών κανονισμός, επιτρέποντας στα κράτη μέλη να συνεργασθούν με εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών για τη συγκέντρωση των αιτήσεων, καθιερώνοντας παράλληλα την αρχή της «μιας στάσης», δημιουργεί παρέκκλιση από τον γενικό κανόνα της αυτοπρόσωπης παρουσίας (όπως προβλέπεται στο μέρος ΙΙΙ σημείο 4 της Κοινής Προξενικής Εγκυκλίου). Αυτό δεν θίγει τη δυνατότητα να κληθεί ο αιτών σε προσωπική συνέντευξη, αλλά ούτε και τη θέσπιση μελλοντικών νομικών πράξεων για τη ρύθμιση των εν λόγω ζητημάτων.
(12)
Για την εξασφάλιση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις περί προστασίας των δεδομένων, ζητήθηκε η γνώμη της Ομάδας Εργασίας που συστάθηκε με το άρθρο 29 της οδηγίας 95/46/ΕΚ.
(13)
Η οδηγία 95/46/ΕΚ εφαρμόζεται στα κράτη μέλη όσον αφορά την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του παρόντος κανονισμού.
(14)
Τα κράτη μέλη θα πρέπει να διατηρήσουν τη δυνατότητα για όλους τους αιτούντες να υποβάλλουν απευθείας αιτήσεις στις διπλωματικές ή προξενικές αρχές τους.
(15)
Για να διευκολύνεται η διαδικασία τυχόν μεταγενέστερης αίτησης, θα πρέπει να είναι δυνατή η αντιγραφή δακτυλικών αποτυπωμάτων από την πρώτη εισαγωγή στο VIS εντός περιόδου 59 μηνών. Μετά την πάροδο της περιόδου αυτής, τα δακτυλικά αποτυπώματα θα πρέπει να λαμβάνονται εκ νέου.
(16)
Λόγω της απαίτησης για συλλογή βιομετρικών στοιχείων, δεν θα πρέπει πλέον να ανατίθεται σε εμπορικούς διαμεσολαβητές, όπως οι ταξιδιωτικοί πράκτορες, η διεκπεραίωση της πρώτης αίτησης αλλά μόνο των μεταγενέστερων αιτήσεων.
(17)
Συνεπώς, η Κοινή Προξενική Εγκύκλιος θα πρέπει να τροποποιηθεί αναλόγως.
(18)
Η Επιτροπή θα πρέπει να υποβάλει έκθεση για την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού τρία έτη μετά την έναρξη ισχύος του κανονισμού VIS και εν συνεχεία ανά τετραετία.
(19)
Δεδομένου ότι οι στόχοι του παρόντος κανονισμού, ήτοι η οργάνωση της παραλαβής και της εξέτασης των αιτήσεων από πλευράς εισαγωγής βιομετρικών δεδομένων στο VIS και η καθιέρωση κοινών προτύπων και διαλειτουργικών βιομετρικών στοιχείων και κοινών κανόνων για όλα τα κράτη μέλη που συμμετέχουν στην κοινή πολιτική της Κοινότητας περί χορήγησης θεωρήσεων, δεν μπορούν να επιτευχθούν επαρκώς από τα κράτη μέλη και μπορούν επομένως να επιτευχθούν καλύτερα σε κοινοτικό επίπεδο, η Κοινότητα δύναται να λάβει μέτρα, σύμφωνα με την αρχή της επικουρικότητας κατά το άρθρο 5 της συνθήκης. Σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, όπως ορίζεται στο εν λόγω άρθρο, ο παρών κανονισμός δεν υπερβαίνει τα αναγκαία για την επίτευξη των εν λόγω επιδιωκόμενων στόχων μέτρα.
(20)
Βάσει των άρθρων 1 και 2 του πρωτοκόλλου για τη θέση της Δανίας που έχει προσαρτηθεί στη συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση και στη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία δεν συμμετέχει στη θέσπιση του παρόντος κανονισμού και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του. Δεδομένου ότι ο παρών κανονισμός βασίζεται στο κεκτημένο του Σένγκεν, κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του τρίτου μέρους του τίτλου IV της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, η Δανία, σύμφωνα με το άρθρο 5 του εν λόγω πρωτοκόλλου, αποφασίζει εντός εξαμήνου από την ημερομηνία έκδοσης του παρόντος κανονισμού, εάν θα τον μεταφέρει στο εθνικό της δίκαιο.
(21)
Όσον αφορά την Ισλανδία και τη Νορβηγία, ο παρών κανονισμός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν κατά την έννοια της συμφωνίας που έχει συναφθεί από το Συμβούλιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και τη Δημοκρατία της Ισλανδίας και το Βασίλειο της Νορβηγίας για τη σύνδεση των δύο αυτών κρατών με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν (7) που εμπίπτει στον τομέα που αναφέρεται στο άρθρο 1 σημείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ του Συμβουλίου (8) σχετικά με ορισμένες λεπτομέρειες εφαρμογής της ανωτέρω συμφωνίας.
(22)
Ο παρών κανονισμός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν στις οποίες το Ηνωμένο Βασίλειο δεν συμμετέχει, σύμφωνα με την απόφαση του Συμβουλίου 2000/365/ΕΚ, της 29ης Μαΐου 2000, σχετικά με το αίτημα του Ηνωμένου Βασιλείου της Μεγάλης Βρετανίας και Βόρειας Ιρλανδίας να συμμετέχει σε ορισμένες από τις διατάξεις του κεκτημένου του Σένγκεν (9). Ως εκ τούτου, το Ηνωμένο Βασίλειο δεν συμμετέχει στη θέσπιση του παρόντος κανονισμού και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του.
(23)
Ο παρών κανονισμός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν στις οποίες η Ιρλανδία δεν συμμετέχει, σύμφωνα με την απόφαση 2002/192/ΕΚ του Συμβουλίου, της 28ης Φεβρουαρίου 2002, σχετικά με το αίτημα της Ιρλανδίας να συμμετέχει σε ορισμένες από τις διατάξεις του κεκτημένου του Σένγκεν (10). Ως εκ τούτου, η Ιρλανδία δεν συμμετέχει στη θέσπιση του παρόντος κανονισμού και δεν δεσμεύεται από αυτόν ούτε υπόκειται στην εφαρμογή του.
(24)
Όσον αφορά την Ελβετία, ο παρών κανονισμός συνιστά ανάπτυξη των διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν, κατά την έννοια της συμφωνίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης, της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Ελβετικής Συνομοσπονδίας για τη σύνδεση της Ελβετικής Συνομοσπονδίας με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν (11), που εμπίπτει στον τομέα που αναφέρεται στο άρθρο 1 σημείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ σε συνδυασμό με το άρθρο 3 της απόφασης 2008/146/ΕΚ του Συμβουλίου (12).
(25)
Όσον αφορά το Λιχτενστάιν, ο παρών κανονισμός αποτελεί ανάπτυξη διατάξεων του κεκτημένου του Σένγκεν κατά την έννοια του πρωτοκόλλου που έχει υπογραφεί μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης, της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, της Ελβετικής Συνομοσπονδίας και του Πριγκιπάτου του Λιχτενστάιν για την προσχώρηση του Πριγκιπάτου του Λιχτενστάιν στη συμφωνία που έχει συναφθεί μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης, της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, της Ελβετικής Συνομοσπονδίας για τη σύνδεση της Ελβετικής Συνομοσπονδίας με την υλοποίηση, την εφαρμογή και την ανάπτυξη του κεκτημένου του Σένγκεν, που εμπίπτει στον τομέα που αναφέρεται στο άρθρο 1 σημείο Β της απόφασης 1999/437/ΕΚ σε συνδυασμό με το άρθρο 3 της απόφασης 2008/261/ΕΚ του Συμβουλίου (13).
(26)
Όσον αφορά την Κύπρο, ο παρών κανονισμός συνιστά πράξη που βασίζεται στο κεκτημένο του Σένγκεν ή που άλλως σχετίζεται με αυτό, κατά την έννοια του άρθρου 3 παράγραφος 2 της πράξης προσχώρησης του 2003.
(27)
Ο παρών κανονισμός συνιστά πράξη που βασίζεται στο κεκτημένο του Σένγκεν ή που άλλως σχετίζεται με αυτό, κατά την έννοια του άρθρου 4 παράγραφος 2 της πράξης προσχώρησης του 2005,
ΕΞΕΔΩΣΑΝ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Τροποποιήσεις της Κοινής Προξενικής Εγκυκλίου
Η Κοινή Προξενική Εγκύκλιος περί θεωρήσεων προς τις διπλωματικές και τις έμμισθες προξενικές αρχές τροποποιείται ως εξής:
1.
Το μέρος ΙΙ τροποποιείται ως ακολούθως:
α)
Στο σημείο 1.2 στοιχείο β) προστίθενται οι ακόλουθες παράγραφοι:
«Ένα κράτος μέλος είναι επίσης δυνατόν να εκπροσωπεί ένα ή περισσότερα άλλα κράτη μέλη σε περιορισμένο βαθμό, όσον αφορά αποκλειστικά και μόνον τη συγκέντρωση των αιτήσεων και την καταχώριση βιομετρικών στοιχείων. Εφαρμόζονται οι σχετικές διατάξεις των στοιχείων γ) και ε) του σημείου 1.2. Η συγκέντρωση και η διαβίβαση των φακέλων και των δεδομένων στο εκπροσωπούμενο κράτος μέλος πραγματοποιούνται τηρουμένων των σχετικών κανόνων για την προστασία των δεδομένων και την ασφάλεια.
Το ή τα εκπροσωπούμενα κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα είναι πλήρως κρυπτογραφημένα όταν διαβιβάζονται, είτε ηλεκτρονικά είτε υλικά σε μέσο ηλεκτρονικής αποθήκευσης, από τις αρχές του εκπροσωπούντος κράτους μέλους προς τις αρχές του εκπροσωπούμενου κράτους μέλους.
Σε τρίτες χώρες όπου απαγορεύεται η ηλεκτρονική διαβίβαση κρυπτογραφημένων δεδομένων από τις αρχές του εκπροσωπούντος κράτους μέλους προς τις αρχές των εκπροσωπούμενων κρατών μελών, το ή τα εκπροσωπούμενα κράτη μέλη δεν επιτρέπουν στο εκπροσωπούν κράτος μέλος να διαβιβάζει ηλεκτρονικά τα δεδομένα.
Στην περίπτωση αυτή, το ή τα εκπροσωπούμενα κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι τα ηλεκτρονικά δεδομένα διαβιβάζονται υλικά, σε πλήρως κρυπτογραφημένη μορφή, σε μέσο ηλεκτρονικής αποθήκευσης, από τις αρχές του εκπροσωπούντος κράτους μέλους προς τις αρχές του εκπροσωπούμενου κράτους μέλους ή κρατών μελών, είτε από προξενικό υπάλληλο κράτους μέλους, ή, σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η μεταφορά αυτή θα απαιτούσε τη λήψη δυσανάλογων ή παράλογων μέτρων, με κάποιον άλλο ασφαλή τρόπο, για παράδειγμα μέσω εγκατεστημένων στην οικεία τρίτη χώρα μεταφορέων με εμπειρία στη μεταφορά ευαίσθητων εγγράφων και δεδομένων.
Σε κάθε περίπτωση, το επίπεδο ασφαλείας της μεταφοράς προσαρμόζεται στον ευαίσθητο χαρακτήρα των δεδομένων.
Τα κράτη μέλη ή η Κοινότητα καταβάλλουν προσπάθειες ώστε να επιτευχθεί συμφωνία με τις οικείες τρίτες χώρες με σκοπό την άρση της απαγόρευσης της κρυπτογράφησης των προς ηλεκτρονική διαβίβαση δεδομένων μεταξύ των αρχών των ενδιαφερόμενων κρατών μελών.».
β)
Το στοιχείο δ) αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:
«δ)
Η εκπροσώπηση και η περιορισμένη εκπροσώπηση για τη χορήγηση ομοιόμορφων θεωρήσεων που προβλέπεται στα στοιχεία α) και β), εμφαίνεται στον πίνακα εκπροσώπησης για τη χορήγηση ομοιόμορφων θεωρήσεων που παρατίθεται στο παράρτημα 18.».
2.
Το μέρος III τροποποιείται ως ακολούθως:
α)
Το σημείο 1 αντικαθίσταται από το ακόλουθο κείμενο:
«1. Αιτήσεις θεώρησης
1.1. Έντυπα για τις αιτήσεις θεώρησης - Αριθμός αντιτύπων της αίτησης
Οι αιτούντες υποχρεούνται επίσης να συμπληρώνουν το έντυπο αίτησης ομοιόμορφης θεώρησης. Οι αιτήσεις ομοιόμορφης θεώρησης πρέπει να υποβάλλονται μέσω του εναρμονισμένου εντύπου, υπόδειγμα του οποίου περιέχεται στο παράρτημα 16.
Συμπληρώνεται τουλάχιστον ένα αντίτυπο του εντύπου αίτησης, το οποίο θα μπορεί να χρησιμοποιείται κατά τη διαβούλευση με τις κεντρικές αρχές. Τα κράτη μέλη είναι δυνατόν, κατ’ εφαρμογή των εθνικών διοικητικών διαδικασιών, να ζητούν περισσότερα αντίτυπα της αίτησης.
1.2. Βιομετρικά στοιχεία
α) Τα κράτη μέλη συλλέγουν τα βιομετρικά στοιχεία, στα οποία περιλαμβάνονται η κατά πρόσωπο φωτογραφία και δέκα δακτυλικά αποτυπώματα του αιτούντος, τηρουμένων των διασφαλίσεων που προβλέπονται στην Ευρωπαϊκή Σύμβαση για τη Προστασία των Ανθρώπινων Δικαιωμάτων και των Θεμελιωδών Ελευθεριών, τον Χάρτη Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθώς και στη σύμβαση των Δικαιωμάτων του Παιδιού του ΟΗΕ.
Κατά την υποβολή της πρώτης αίτησης, ο αιτών υποχρεούται να παρίσταται αυτοπροσώπως. Τότε συλλέγονται τα ακόλουθα βιομετρικά στοιχεία:
-
φωτογραφία του αιτούντος, με ηλεκτρονική σάρωση ή λήψη κατά την υποβολή της αίτησης και
-
τα δέκα δακτυλικά αποτυπώματα, με επίπεδη και ψηφιακή λήψη.
Οσάκις δακτυλικά αποτυπώματα του αιτούντος ληφθέντα από προηγούμενη αίτηση έχουν εισαχθεί για πρώτη φορά στο Σύστημα Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (VIS) εντός διαστήματος μικρότερου των 59 μηνών πριν από τη νέα αίτηση, αυτά αντιγράφονται στη μεταγενέστερη αίτηση.
Ωστόσο, σε περίπτωση εύλογων αμφιβολιών ως προς την ταυτότητα του αιτούντος, η διπλωματική ή προξενική αρχή οφείλει να συλλέξει δακτυλικά αποτυπώματα εντός της περιόδου που καθορίζεται ανωτέρω.
Επιπλέον, εάν τη στιγμή της υποβολής της αίτησης, δεν μπορεί να επιβεβαιωθεί άμεσα η λήψη των δακτυλικών αποτυπωμάτων εντός της περιόδου που καθορίζεται ανωτέρω, ο αιτών δύναται να ζητήσει τη λήψη τους.
Σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 5 του κανονισμού VIS, η φωτογραφία που επισυνάπτεται σε κάθε αίτηση καταχωρίζεται στο VIS. Ο αιτών δεν οφείλει να παρουσιαστεί αυτοπροσώπως για τον σκοπό αυτόν.
Οι τεχνικές προδιαγραφές για τη φωτογραφία συμμορφώνονται με τα διεθνή πρότυπα που έχουν οριστεί από την ICAO στο έγγραφο 9303 μέρος 1, έκτη έκδοση.
Τα δακτυλικά αποτυπώματα λαμβάνονται σύμφωνα με τα πρότυπα της ICAO και την απόφαση 2006/648/ΕΚ της Επιτροπής, της 22ας Σεπτεμβρίου 2006, για τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών σχετικά με τα πρότυπα των βιομετρικών στοιχείων που συνδέονται με την ανάπτυξη του Συστήματος Πληροφοριών για τις Θεωρήσεις (14).
Τα βιομετρικά στοιχεία συλλέγονται από ειδικευμένο και δεόντως εξουσιοδοτημένο προσωπικό της διπλωματικής ή προξενικής αρχής και από τις αρχές που είναι αρμόδιες για τη χορήγηση θεωρήσεων στα σύνορα. Υπό την εποπτεία των διπλωματικών ή προξενικών αρχών, τα βιομετρικά στοιχεία μπορούν επίσης να συλλέγονται από ειδικευμένο και δεόντως εξουσιοδοτημένο προσωπικό επίτιμου προξένου ή εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών που αναφέρεται στο μέρος VII σημεία 1.3 και 1.4.
Τα δεδομένα καταχωρίζονται στο VIS μόνο από δεόντως εξουσιοδοτημένο προσωπικό της προξενικής αρχής, σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 1, το άρθρο 7 και το άρθρο 9 παράγραφοι 5 και 6 του κανονισμού VIS.
Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι γίνεται πλήρης χρήση όλων των κριτηρίων αναζήτησης δυνάμει του άρθρου 15 του κανονισμού VIS για να αποφεύγονται οι εσφαλμένες απορρίψεις και εξακριβώσεις ταυτότητας.
β) Εξαιρέσεις
Οι ακόλουθοι αιτούντες απαλλάσσονται από την υποχρέωση λήψης δακτυλικών αποτυπωμάτων:
-
τα παιδιά κάτω των 12 ετών,
-
τα πρόσωπα για τα οποία η λήψη δακτυλικών αποτυπωμάτων είναι αδύνατη για σωματικούς λόγους. Εάν είναι δυνατή η λήψη αποτυπωμάτων από λιγότερα των δέκα δακτύλων, αυτή πραγματοποιείται. Ωστόσο, εάν αυτή η αδυναμία είναι προσωρινή, ζητείται από τον αιτούντα η λήψη δακτυλικών αποτυπωμάτων κατά την επόμενη αίτηση. Οι διπλωματικές ή προξενικές αρχές και οι αρχές που είναι αρμόδιες για τη χορήγηση θεωρήσεων εξουσιοδοτούνται να ζητούν περαιτέρω διευκρινίσεις συνεπεία της προσωρινής αδυναμίας λήψης δακτυλικών αποτυπωμάτων. Τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν ότι κατάλληλες διαδικασίες που εγγυώνται τον σεβασμό της αξιοπρέπειας του αιτούντος εφαρμόζονται στην περίπτωση δυσκολιών στην καταχώριση. Η αδυναμία λήψεως δακτυλικών αποτυπωμάτων για σωματικούς λόγους δεν επηρεάζει τη χορήγηση ή άρνηση θεώρησης,
-
οι αρχηγοί κρατών ή κυβερνήσεων και τα μέλη της εθνικής κυβέρνησης με τη συνοδεία των συζύγων τους, καθώς και τα μέλη της επίσημης αντιπροσωπείας τους όταν προσκαλούνται επισήμως από κυβερνήσεις των κρατών μελών ή από διεθνείς οργανισμούς και όταν επισκέπτονται τους εν λόγω διεθνείς οργανισμούς,
-
οι μονάρχες και άλλα ανώτερα μέλη βασιλικής οικογένειας, όταν προσκαλούνται επισήμως από κυβερνήσεις των κρατών μελών ή από διεθνείς οργανισμούς.
Σε καθεμία από τις περιπτώσεις αυτές, καταχωρίζεται στο σύστημα VIS η ένδειξη “δεν ισχύει”.
β)
Προστίθεται το ακόλουθο σημείο:
«5. Συμπεριφορά του προσωπικού
Οι διπλωματικές ή οι προξενικές αρχές των κρατών μελών μεριμνούν ώστε η υποδοχή των αιτούντων να γίνεται με ευγένεια.
Το προξενικό προσωπικό ασκεί τα καθήκοντά του σεβόμενο πλήρως την ανθρώπινη αξιοπρέπεια. Τα λαμβανόμενα μέτρα είναι ανάλογα με τους επιδιωκόμενους από αυτά στόχους.
Το προξενικό προσωπικό ασκεί τα καθήκοντα, χωρίς διακρίσεις κατά προσώπων λόγω φύλου, φυλετικής ή εθνικής καταγωγής, θρησκευτικών ή άλλων πεποιθήσεων, αναπηρίας, ηλικίας ή γενετήσιου προσανατολισμού.».
3.
Το σημείο 1 του μέρους VII τροποποιείται ως εξής:
«1. Οργάνωση των υπηρεσιών θεωρήσεων
1.1. Οργάνωση της παραλαβής και της εξέτασης των αιτήσεων θεώρησης
Κάθε κράτος μέλος είναι αρμόδιο για την οργάνωση της παραλαβής και της εξέτασης των αιτήσεων. Κατ’ αρχήν, οι αιτήσεις υποβάλλονται στη διπλωματική ή προξενική αρχή κράτους μέλους.
Τα κράτη μέλη:
-
εξοπλίζουν τις διπλωματικές ή προξενικές αρχές τους και τις αρχές που είναι αρμόδιες για τη χορήγηση θεωρήσεων στα σύνορα με κατάλληλο σύστημα για τη συλλογή των βιομετρικών στοιχείων, όπως και τα γραφεία των επίτιμων προξένων τους, όταν τους χρησιμοποιούν για τη συλλογή βιομετρικών στοιχείων σύμφωνα με το σημείο 1.3, ή/και
-
συνεργάζονται με ένα ή περισσότερα κράτη μέλη, στο πλαίσιο της επιτόπιας προξενικής συνεργασίας ή μέσω άλλων πρόσφορων επαφών, υπό μορφή περιορισμένης εκπροσώπησης, συστέγασης ή κοινού κέντρου αιτήσεων, σύμφωνα με το σημείο 1.2.
Σε εξαιρετικές περιστάσεις ή για λόγους σχετικούς με την τοπική κατάσταση, όπως:
-
ο υψηλός αριθμός των αιτούντων δεν επιτρέπει να οργανωθεί η συγκέντρωση αιτήσεων και δεδομένων εγκαίρως και με αξιοπρεπείς συνθήκες, ή
-
δεν είναι δυνατό να εξασφαλισθεί καθ’ οιονδήποτε άλλο τρόπο μια ικανοποιητική εδαφική κάλυψη της σχετικής τρίτης χώρας,
και εφόσον οι ως άνω μορφές συνεργασίας αποδεικνύονται ατελέσφορες για το οικείο κράτος μέλος, τα κράτη μέλη δύνανται να συνεργάζονται, ως έσχατη λύση, με εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών, σύμφωνα με το σημείο 1.4.
Με την επιφύλαξη του δικαιώματος να κληθεί ο αιτών θεώρηση σε προσωπική συνέντευξη, όπως προβλέπεται στο μέρος ΙΙΙ σημείο 4, ο τρόπος οργάνωσης που επιλέγεται δεν πρέπει να συνεπάγεται την ανάγκη να παρουσιάζεται ο αιτών αυτοπροσώπως σε περισσότερες της μιας τοποθεσίες προκειμένου να υποβάλει την αίτηση.
1.2. Μορφές συνεργασίας μεταξύ κρατών μελών
α)
Όταν επιλέγεται η “συστέγαση”, το προσωπικό της διπλωματικής ή προξενικής αρχής ενός ή περισσοτέρων κρατών μελών διεκπεραιώνει τις αιτήσεις (συμπεριλαμβανομένων των βιομετρικών στοιχείων) που τους υποβάλλονται στη διπλωματική ή προξενική αρχή άλλου κράτους μέλους και χρησιμοποιεί τον εξοπλισμό αυτού του κράτους μέλους. Τα συστεγαζόμενα κράτη μέλη συμφωνούν ως προς τη διάρκεια και τους όρους λήξης της συστέγασης, καθώς και για το ποσοστό του τέλους θεώρησης που πρέπει να καταβάλλεται στο κράτος μέλος του οποίου η διπλωματική ή προξενική αρχή διαθέτει τους χώρους της.
β)
Όταν δημιουργούνται “Κοινά Κέντρα Αιτήσεων”, το προσωπικό των διπλωματικών ή προξενικών αρχών δύο ή περισσοτέρων κρατών μελών συγκεντρώνεται σε ένα κτίριο με σκοπό την παραλαβή των αιτήσεων (συμπεριλαμβανομένων των βιομετρικών στοιχείων) που υποβάλλονται σε αυτά. Οι αιτούντες παραπέμπονται στο κράτος μέλος που είναι αρμόδιο για την εξέταση της αίτησής τους. Τα κράτη μέλη συμφωνούν ως προς τη διάρκεια και τους όρους λήξης της συνεργασίας αυτής, καθώς και για τον επιμερισμό των δαπανών μεταξύ των συνεργαζόμενων κρατών μελών. Ένα μόνο κράτος μέλος είναι αρμόδιο για τις συμβάσεις υλικοτεχνικής υποστήριξης και για τις διπλωματικές σχέσεις με τη χώρα υποδοχής.
1.3. Προσφυγή στους επίτιμους προξένους
Είναι επίσης δυνατό οι επίτιμοι πρόξενοι να εξουσιοδοτούνται να εκτελούν ορισμένα ή όλα τα καθήκοντα που μνημονεύονται στο σημείο 1.5. Λαμβάνονται τα κατάλληλα μέτρα για την εγγύηση της ασφάλειας και της προστασίας των δεδομένων.
Εφόσον ο επίτιμος πρόξενος δεν είναι δημόσιος υπάλληλος κράτους μέλους, η άσκηση των καθηκόντων αυτών πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις του παραρτήματος 19, πλην των διατάξεων του σημείου Γ στοιχείο γ) του εν λόγω παραρτήματος.
Εφόσον ο επίτιμος πρόξενος είναι δημόσιος υπάλληλος κράτους μέλους, το οικείο κράτος μέλος διασφαλίζει ότι εφαρμόζονται απαιτήσεις συγκρίσιμες με εκείνες που θα εφαρμόζονταν εάν τα καθήκοντα ασκούνταν από τη διπλωματική ή προξενική αρχή του.
1.4. Συνεργασία με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών
Τα κράτη μέλη καταβάλλουν προσπάθειες ώστε να συνεργάζονται με τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών από κοινού με ένα ή περισσότερα κράτη μέλη, με την επιφύλαξη των κανόνων περί δημόσιων συμβάσεων και ανταγωνισμού.
Η συνεργασία με εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών βασίζεται σε νομική πράξη που συνάδει με τις απαιτήσεις του παραρτήματος 19.
Τα κράτη μέλη, στο πλαίσιο της επιτόπιας προξενικής συνεργασίας, ανταλλάσσουν πληροφορίες σχετικά με την επιλογή των εξωτερικών παρόχων υπηρεσιών και τον καθορισμό των όρων των αντίστοιχων νομικών πράξεών τους.
1.5. Μορφές συνεργασίας με τους εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών
Δύναται να ανατεθεί σε εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών η εκτέλεση ενός ή περισσότερων από τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
παροχή γενικών πληροφοριών σχετικά με τις απαιτήσεις για θεωρήσεις και τα έντυπα υποβολής αίτησης·
β)
ενημέρωση του αιτούντος για τα απαιτούμενα δικαιολογητικά έγγραφα βάσει σχετικού καταλόγου·
γ)
συλλογή δεδομένων και αιτήσεων (συμπεριλαμβανομένης της συλλογής βιομετρικών στοιχείων) και διαβίβαση της αίτησης στη διπλωματική ή προξενική αρχή·
δ)
συγκέντρωση των εισπρακτέων τελών·
ε)
διαχείριση των συνεντεύξεων με αυτοπρόσωπη εμφάνιση στη διπλωματική ή την προξενική αρχή ή στον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών·
στ)
συγκέντρωση των ταξιδιωτικών εγγράφων (συμπεριλαμβανομένης μιας κοινοποίησης απόρριψης εάν αυτό ισχύει) από τη διπλωματική ή προξενική αρχή και επιστροφή αυτών στον αιτούντα.
1.6. Υποχρεώσεις των κρατών μελών
Κατά την επιλογή εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών, το οικείο ή τα οικεία κράτη μέλη εξετάζουν λεπτομερώς τη φερεγγυότητα και την αξιοπιστία της επιχείρησης (συμπεριλαμβανομένων των αναγκαίων αδειών λειτουργίας, της εγγραφής στα επαγγελματικά μητρώα, των καταστατικών αρχών της, των τραπεζικών συμβάσεων) και διασφαλίζουν ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη πρέπει να διασφαλίζουν ότι ο επιλεγείς εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών συμμορφώνεται με τους όρους και τις προϋποθέσεις που τού επιβάλλονται με τη νομική πράξη που αναφέρεται στο σημείο 1.4.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη παραμένουν υπεύθυνα για τη συμμόρφωση με τους κανόνες προστασίας των δεδομένων κατά την επεξεργασία των δεδομένων και ελέγχονται σύμφωνα με το άρθρο 28 της οδηγίας 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (15).
Η συνεργασία με εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών δεν περιορίζει ή δεν εξαιρεί τα οικεία κράτη μέλη από τυχόν ευθύνες που προκύπτουν δυνάμει της εθνικής νομοθεσίας τους όσον αφορά παραβάσεις υποχρεώσεων αναφορικά προς τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων και την εξέταση των αιτήσεων θεώρησης. Η παρούσα διάταξη δεν θίγει τυχόν μέτρα που δύνανται να ληφθούν άμεσα έναντι του εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών δυνάμει της εθνικής νομοθεσίας της οικείας τρίτης χώρας.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα είναι πλήρως κρυπτογραφημένα όταν διαβιβάζονται, είτε ηλεκτρονικά είτε υλικά σε μέσο ηλεκτρονικής αποθήκευσης, από τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών προς τις αρχές του οικείου κράτους μέλους.
Σε τρίτες χώρες όπου απαγορεύεται η ηλεκτρονική διαβίβαση κρυπτογραφημένων δεδομένων από τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών προς τις αρχές του οικείου κράτους μέλους, το ή τα οικεία κράτη μέλη δεν επιτρέπουν στον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών να διαβιβάζει ηλεκτρονικά τα δεδομένα.
Στην περίπτωση αυτή, το ή τα οικεία κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι τα ηλεκτρονικά δεδομένα διαβιβάζονται υλικά, σε πλήρως κρυπτογραφημένη μορφή, σε μέσο ηλεκτρονικής αποθήκευσης, από τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών προς τις αρχές του ή των οικείων κρατών μελών, είτε από προξενικό υπάλληλο κράτους μέλους, ή, σε περιπτώσεις κατά τις οποίες η μεταφορά αυτή θα απαιτούσε τη λήψη δυσανάλογων ή παράλογων μέτρων, με κάποιον άλλο ασφαλή τρόπο, για παράδειγμα μέσω εγκατεστημένων στην οικεία τρίτη χώρα μεταφορέων με εμπειρία στη μεταφορά ευαίσθητων εγγράφων και δεδομένων.
Σε κάθε περίπτωση, το επίπεδο ασφάλειας της μεταφοράς προσαρμόζεται στον ευαίσθητο χαρακτήρα των δεδομένων.
Τα κράτη μέλη ή η Κοινότητα καταβάλλουν προσπάθειες ώστε να επιτευχθεί συμφωνία με τις οικείες τρίτες χώρες με σκοπό την άρση της απαγόρευσης της κρυπτογράφησης των προς ηλεκτρονική διαβίβαση δεδομένων από τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών προς τις αρχές των οικείων κρατών μελών.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη παρέχουν στον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών κατάρτιση, η οποία αντιστοιχεί στις γνώσεις που απαιτούνται για την παροχή των ενδεδειγμένων υπηρεσιών και για την επαρκή ενημέρωση των αιτούντων.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη μεριμνούν, σε περίπτωση αμφιβολιών, ώστε να υπάρχει δυνατότητα επαλήθευσης στη διπλωματική ή την προξενική αρχή των δακτυλικών αποτυπωμάτων, τα οποία έχουν ληφθεί από εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών.
Η εξέταση των αιτήσεων, η διενέργεια συνεντεύξεων, εφόσον ενδείκνυται, η διαδικασία χορήγησης άδειας και η εκτύπωση και επίθεση αυτοκόλλητων θεωρήσεων διενεργούνται μόνον από τη διπλωματική ή προξενική αρχή.
Οι εξωτερικοί πάροχοι υπηρεσιών δεν έχουν πρόσβαση στο VIS σε καμία περίπτωση. Πρόσβαση στο VIS έχει αποκλειστικά το δεόντως εξουσιοδοτημένο προσωπικό των διπλωματικών ή προξενικών αρχών.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη παρακολουθούν εκ του σύνεγγυς την εφαρμογή της νομικής πράξης του σημείου 1.4, η οποία συμπεριλαμβάνει:
α)
τις γενικές πληροφορίες για τις απαιτήσεις ως προς τις θεωρήσεις και τα έντυπα υποβολής αίτησης που παρέχει ο εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών στους αιτούντες·
β)
όλα τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας που απαιτούνται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα έναντι τυχαίας ή μη σύννομης καταστροφής ή τυχαίας απώλειας, αλλοίωσης, άνευ αδείας κοινολόγησης ή πρόσβασης στα δεδομένα αυτά, ιδίως οσάκις η συνεργασία συνεπάγεται τη διαβίβαση φακέλων και δεδομένων σε διπλωματική ή προξενική αρχή του ή των οικείων κρατών μελών, καθώς και έναντι κάθε άλλης μορφής μη σύννομης επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·
γ)
τη συγκέντρωση και τη διαβίβαση βιομετρικών στοιχείων·
δ)
τα μέτρα που λαμβάνονται για τη συμμόρφωση με τις διατάξεις περί προστασίας των δεδομένων.
Προς τον σκοπό αυτό, η διπλωματική ή προξενική αρχή του οικείου κράτους μέλους διενεργεί τακτικά αιφνίδιους ελέγχους στις εγκαταστάσεις του εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών.
1.7. Τέλος εξυπηρέτησης
Οι εξωτερικοί πάροχοι υπηρεσιών μπορούν να επιβάλουν ένα τέλος εξυπηρέτησης επιπλέον του εισπρακτέου τέλους που αναφέρεται στο παράρτημα 12. Το τέλος εξυπηρέτησης πρέπει να είναι αναλογικό προς τα έξοδα που βαρύνουν τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών κατά την εκτέλεση ενός ή περισσοτέρων από τα καθήκοντα που αναφέρονται στο σημείο 1.5.
Το τέλος εξυπηρέτησης καθορίζεται στη νομική πράξη που αναφέρεται στο σημείο 1.4.
Στο πλαίσιο της επιτόπιας προξενικής συνεργασίας, τα κράτη μέλη μεριμνούν ώστε το τέλος εξυπηρέτησης που χρεώνεται σε έναν αιτούντα να αντανακλά δεόντως τις υπηρεσίες που προσφέρονται από τον εξωτερικό πάροχο υπηρεσιών και να προσαρμόζεται στις τοπικές συνθήκες. Επιπλέον, θα έχουν ως στόχο την εναρμόνιση του εφαρμοζόμενου τέλους εξυπηρέτησης.
Το τέλος εξυπηρέτησης δεν υπερβαίνει το ήμισυ του τέλους θεώρησης που περιλαμβάνεται στο παράρτημα 12, ανεξαρτήτως των πιθανών απαλλαγών από το τέλος θεώρησης, σύμφωνα με το παράρτημα 12.
Το ή τα οικεία κράτη μέλη διατηρούν τη δυνατότητα για όλους τους αιτούντες να υποβάλλουν απευθείας αιτήσεις στις διπλωματικές ή προξενικές αρχές τους.
1.8. Πληροφόρηση
Ακριβείς πληροφορίες περί των τρόπων εξασφάλισης συνέντευξης και υποβολής αίτησης θα εκτίθενται από τις διπλωματικές και προξενικές αρχές των κρατών μελών για το ευρύ κοινό.
1.9. Συνέχεια της υπηρεσίας
Σε περίπτωση τερματισμού της συνεργασίας με άλλα κράτη μέλη ή με οποιονδήποτε άλλο τύπο εξωτερικού παρόχου υπηρεσιών, τα κράτη μέλη εξασφαλίζουν την ύπαρξη συνέχειας στην εξασφάλιση πλήρους εξυπηρέτησης.
1.10. Λήψη των αποφάσεων και δημοσιοποίηση
Τα κράτη μέλη ενημερώνουν την Επιτροπή για τον τρόπο οργάνωσης της παραλαβής και εξέτασης των αιτήσεων που πρόκειται να εφαρμόσουν σε κάθε προξενική τους αρχή. Η Επιτροπή μεριμνά για την ενδεδειγμένη δημοσιοποίηση των σχετικών πληροφοριών.
Τα κράτη μέλη κοινοποιούν στην Επιτροπή αντίγραφο της νομικής πράξης που μνημονεύεται στο σημείο 1.4.
4.
Το σημείο 5.2. τροποποιείται ως ακολούθως:
α)
ο τίτλος αντικαθίσταται από το ακόλουθο:
β)
παρεμβάλλεται η ακόλουθη πρόταση μεταξύ του τίτλου και του στοιχείου α) του σημείου 5.2:
«Για μεταγενέστερες αιτήσεις κατά το σημείο 1.2 μέρος ΙΙΙ σημείο 1.2, τα κράτη μέλη είναι δυνατόν να επιτρέπουν στις διπλωματικές και προξενικές αρχές τους να συνεργάζονται με εμπορικούς διαμεσολαβητές (ήτοι ιδιωτικούς παρόχους διοικητικών υπηρεσιών και γραφεία μεταφορών ή ταξιδίων, όπως επιχειρήσεις οργανωμένου τουρισμού και πράκτορες λιανικής πώλησης).».
5.
Προστίθεται το ακόλουθο παράρτημα:
«ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 19
Κατάλογος των ελαχίστων απαιτήσεων που θα περιέχει η νομική πράξη σε περίπτωση συνεργασίας με εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών
A.
Σε σχέση με την εκπλήρωση των δραστηριοτήτων του, όσον αφορά την προστασία δεδομένων, ο εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών:
α)
παρεμποδίζει συνεχώς οποιαδήποτε άνευ αδείας ανάγνωση, αντιγραφή, τροποποίηση ή διαγραφή δεδομένων θεωρήσεων, ιδίως κατά τη διαβίβασή τους στις διπλωματικές ή προξενικές αρχές του αρμόδιου για την εξέταση της αίτησης κράτους μέλους·
β)
σύμφωνα προς τις εντολές των οικείων κρατών μελών, διαβιβάζει τα δεδομένα,
-
κρυπτογραφημένα σε ηλεκτρονική μορφή ή
-
υλικά, με ασφαλή τρόπο·
γ)
διαβιβάζει τα δεδομένα το ταχύτερο δυνατόν:
-
στην περίπτωση των υλικά διαβιβαζόμενων δεδομένων, τουλάχιστον άπαξ εβδομαδιαίως,
-
στην περίπτωση ηλεκτρονικά διαβιβαζόμενων κρυπτογραφημένων δεδομένων, το αργότερο, στο τέλος της ημέρας συγκέντρωσής τους·
δ)
αμέσως μετά τη διαβίβασή τους διαγράφει τα δεδομένα και διασφαλίζει ότι τα μόνα δεδομένα που είναι δυνατό να τηρούνται είναι το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας του αιτούντος προς διευκόλυνση των προκαθορισμένων συναντήσεων, καθώς και, κατά περίπτωση, ο αριθμός διαβατηρίου έως τη στιγμή της επιστροφής του στον αιτούντα·
ε)
διασφαλίζει όλα τα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ασφαλείας που απαιτούνται για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα έναντι τυχαίας ή μη σύννομης καταστροφής ή τυχαίας απώλειας, αλλοίωσης, άνευ αδείας κοινολόγησης ή πρόσβασης στα δεδομένα αυτά, ιδίως οσάκις η συνεργασία συνεπάγεται τη διαβίβαση φακέλων και δεδομένων σε διπλωματική ή προξενική αρχή του ή των οικείων κρατών μελών, καθώς και έναντι κάθε άλλης μορφής μη σύννομης επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα·
στ)
επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνον για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων εξ ονόματος του εκάστοτε κράτους μέλους·
ζ)
τηρεί προδιαγραφές περί προστασίας δεδομένων τουλάχιστον ισότιμες με τις οριζόμενες στην οδηγία 95/46/ΕΚ·
η)
παρέχει στους αιτούντες τις πληροφορίες που απαιτούνται στο άρθρο 37 του κανονισμού VIS.
Β.
Σε σχέση με την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του, όσον αφορά τη συμπεριφορά του προσωπικού, ο εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών:
α)
εξασφαλίζει ότι το προσωπικό του έχει τη δέουσα κατάρτιση·
β)
μεριμνά ώστε το προσωπικό του κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του:
-
να υποδέχεται ευγενικά τους αιτούντες,
-
να σέβεται την ανθρώπινη αξιοπρέπεια και την ακεραιότητα των αιτούντων,
-
να μην προβαίνει σε διακρίσεις έναντι προσώπων λόγω φύλου, φυλετικής ή εθνικής καταγωγής, θρησκευτικών ή άλλων πεποιθήσεων, αναπηρίας, ηλικίας ή γενετήσιου προσανατολισμού και
-
να σέβεται τους κανόνες εχεμύθειας οι οποίοι εφαρμόζονται και όταν μέλη του προσωπικού εγκαταλείπουν τη θέση εργασίας τους ή μετά την καταγγελία ή τη λήξη της νομικής πράξης·
γ)
διαθέτει τα στοιχεία ταυτότητας του απασχολούμενου στην εταιρεία προσωπικού ανά πάσα στιγμή·
δ)
αποδεικνύει ότι το προσωπικό του δεν έχει ποινικό μητρώο και ότι διαθέτει την απαιτούμενη εμπειρία.
Γ.
Σε σχέση με την επαλήθευση της εκπλήρωσης των δραστηριοτήτων του, ο εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών:
α)
παρέχει πρόσβαση στις εγκαταστάσεις του εντεταλμένου προσωπικού του ή των οικείων κρατών μελών ανά πάσα στιγμή χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση, ιδίως για σκοπούς επιθεώρησης·
β)
εξασφαλίζει τη δυνατότητα εξ αποστάσεως πρόσβασης στο πρόγραμμα προκαθορισμένων συναντήσεων για σκοπούς επιθεώρησης·
γ)
εξασφαλίζει τη χρήση σχετικών μεθόδων παρακολούθησης [π.χ. έλεγχος αιτούντων, διαδικτυακό εικονοσκόπιο (Webcam)]·
δ)
εξασφαλίζει την πρόσβαση στην εξακρίβωση της συμμόρφωσης με τους κανόνες προστασίας δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της υποχρέωσης υποβολής εκθέσεων, εξωτερικών ελέγχων και τακτικών επιτόπιων ελέγχων·
ε)
υποβάλλει αμελλητί έκθεση στα οικεία κράτη μέλη για τυχόν παραβιάσεις ασφαλείας ή καταγγελίες από τους αιτούντες σχετικά με καταχρηστική χρήση δεδομένων ή πρόσβαση σε αυτά χωρίς εξουσιοδότηση και συντονίζεται με τα εν λόγω κράτη μέλη για την εξεύρεση λύσεων και την ταχεία παροχή επεξηγηματικών απαντήσεων στους καταγγέλλοντες αιτούντες.
Δ.
Σε σχέση με τις γενικές διατάξεις, ο εξωτερικός πάροχος υπηρεσιών:
α)
ενεργεί σύμφωνα με τις οδηγίες των αρμόδιων για την εξέταση της αίτησης κρατών μελών·
β)
υιοθετεί τα κατάλληλα μέτρα κατά της διαφθοράς (π.χ. διατάξεις για τις αποδοχές του προσωπικού, συνεργασία κατά την επιλογή των απασχολούμενων ατόμων, δύο υπάλληλοι ανά καθήκον, αρχή της εκ περιτροπής ενασχόλησης)·
γ)
σέβεται πλήρως τις διατάξεις της νομικής πράξης, η οποία θα περιέχει ρήτρα αναστολής ή λήξης, ιδίως σε περίπτωση παράβασης των καθορισμένων κανόνων, καθώς και ρήτρα αναθεώρησης προκειμένου να διασφαλίζεται ότι η νομική πράξη περιλαμβάνει τις βέλτιστες πρακτικές.»
Άρθρο 2
Εκθέσεις
Η Επιτροπή υποβάλλει, τρία έτη μετά την έναρξη ισχύος του κανονισμού VIS και εν συνεχεία ανά τετραετία, έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο σχετικά με την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού, που περιλαμβάνει την εφαρμογή της λήψης και χρήση των βιομετρικών στοιχείων, την καταλληλότητα του επιλεγέντος προτύπου ICAO, την τήρηση των κανόνων προστασίας των δεδομένων, την εμπειρία με τους εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών με ειδική αναφορά στη συλλογή των βιομετρικών στοιχείων, την εφαρμογή του κανόνα των 59 μηνών για την αντιγραφή δακτυλικών αποτυπωμάτων και την οργάνωση της παραλαβής και της διεκπεραίωσης των αιτήσεων. Η έκθεση περιλαμβάνει επίσης, βάσει του άρθρου 17 παράγραφοι 12, 13 και 14 και του άρθρου 50 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS τις περιπτώσεις όπου η λήψη δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ των πραγμάτων δεν ήταν δυνατή ή για νομικούς λόγους δεν απαιτείτο εν συγκρίσει προς τις περιπτώσεις όπου λαμβάνονται δακτυλικά αποτυπώματα. Η έκθεση περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις περιπτώσεις όπου απορρίφθηκε αίτηση θεώρησης προσώπου το οποίο εκ των πραγμάτων δεν μπορούσε να παράσχει δακτυλικά αποτυπώματα. Η έκθεση συνοδεύεται, εάν χρειάζεται, από κατάλληλες προτάσεις προς τροποποίηση του παρόντος κανονισμού.
Στην πρώτη έκθεση θα εξετάζεται επίσης το ζήτημα της επαρκούς αξιοπιστίας ως προς τους σκοπούς ταυτοποίησης και επαλήθευσης των δακτυλικών αποτυπωμάτων παιδιών ηλικίας κάτω των 12 ετών και, ιδίως, η εξέλιξη των δακτυλικών αποτυπωμάτων με την ηλικία, βάσει μελέτης που διεξάγεται υπό την ευθύνη της Επιτροπής.
Άρθρο 3
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος σύμφωνα με τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.
Στρασβούργο, 23 Απριλίου 2009.