ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/443
ze dne 13. března 2015
o bezpečnosti v Komisi
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní politika v Komisi má stanovit ucelený, integrovaný přístup k otázce bezpečnosti, v jehož rámci budou jednak v míře odpovídající zjištěným rizikům chráněny osoby, majetek a informace, jednak podnikána účinná a včasná bezpečnostní opatření tak, aby Komise mohla fungovat v chráněném a zajištěném prostředí.
(2)
Stejně jako jiné mezinárodní instituce čelí i Komise v oblasti bezpečnosti velkým hrozbám a problémům, zejména v souvislosti s terorismem, kybernetickými útoky a politickou a obchodní špionáží.
(3)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1). Tyto dohody potvrzují, že Komise je odpovědná za svou bezpečnost.
(4)
Za účelem zajištění bezpečnosti osob, majetku a informací může být zapotřebí, aby Komise přijala opatření v oblastech chráněných základními právy, která jsou zakotvena v Listině základních práv a v Evropské úmluvě o lidských právech a uznána Soudním dvorem.
(5)
Veškerá taková opatření by tudíž měla být odůvodněna důležitostí zájmu, jejž mají chránit, měla by být přiměřená a měla by zaručovat plné respektování základních práv, především pak práva na soukromí a práva na ochranu údajů.
(6)
V systému, který se hlásí k právním pravidlům a k respektování základních práv, se musí Komise snažit zajistit odpovídající úroveň bezpečnosti pro své zaměstnance a odpovídající zabezpečení svého majetku a svých informací tak, aby mohla plnit jí svěřené úkoly, a přitom neomezovat základní práva více, než je nezbytně nutné.
(7)
Bezpečnostní politika v Komisi musí vycházet ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
(8)
Zaměstnanci, kteří jsou pověřeni přijímáním bezpečnostních opatření, by kvůli podniknutým krokům neměli být nijak poškozováni, ledaže by svým jednáním překročili hranice uděleného pověření nebo porušili právní předpisy, a toto rozhodnutí je tedy třeba chápat jako pracovní pokyn ve smyslu služebního řádu.
(9)
Komise by měla vyvíjet příslušné iniciativy k podpoře a posílení bezpečnostní kultury, aby tak zajistila účinnější přijímání bezpečnostních opatření, lepší řízení bezpečnosti, další upevnění kontaktů a spolupráce s příslušnými orgány na mezinárodní, evropské a vnitrostátní úrovni a lepší sledování a kontrolu toho, jak jsou bezpečnostní opatření plněna.
(10)
Významný dopad na bezpečnostní zájmy Komise mělo zřízení Evropské služby pro vnější činnost (ESVČ) jakožto funkčně nezávislé instituce Unie, a proto je zapotřebí, aby byla mezi ESVČ a Komisí stanovena pravidla a postupy pro spolupráci v oblasti ochrany a bezpečnosti, zejména pokud jde o řádný výkon povinností Komise vůči jejím zaměstnancům v delegacích Unie.
(11)
Bezpečnostní politika Komise by se měla provádět způsobem, který bude v souladu s ostatními vnitřními procesy a postupy, jež mohou obsahovat prvek bezpečnosti. Mezi ně patří zejména řízení kontinuity činností, jež usiluje o to, aby bylo v Komisi v případě narušení provozu zachováno plnění zásadních úkolů, a proces ARGUS pro koordinaci krizových situací postihujících vícero sektorů.
(12)
Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (2), se musí veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
(13)
S ohledem na výše uvedené je nutno, aby Komise přezkoumala, aktualizovala a konsolidovala stávající regulační základ pro bezpečnost v Komisi.
(14)
Rozhodnutí Komise K(94) 2129 (3) by tudíž mělo být zrušeno,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„majetkem“ všechny movité a nemovité věci ve vlastnictví či v držení Komise;
2)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
3)
„komunikačním a informačním systémem“ jakýkoliv systém, který umožňuje manipulaci s informacemi v elektronickém formátu, včetně všech aktiv potřebných pro jeho provoz a včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
4)
„kontrolou rizik“ jakékoliv bezpečnostní opatření, u něhož lze důvodně očekávat, že zajistí účinnou kontrolu nad bezpečnostními riziky tím, že jim bude předcházet a bránit a bude je omezovat a přenášet;
5)
„krizovou situací“ okolnost, událost, incident či nouzový stav (nebo jejich sled či kombinace), které pro Komisi představují významnou nebo bezprostřední bezpečnostní hrozbu bez ohledu na jejich původ;
6)
„údaji“ informace ve formě, která umožňuje jejich sdělování, zaznamenávání či zpracovávání;
7)
„členem Komise odpovědným za bezpečnost“ člen Komise, pod jehož vedení spadá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost;
8)
„osobními údaji“ osobní údaje, jak jsou definovány v čl. 2 písm. a) nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4);
9)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
10)
„prevencí rizik“ bezpečnostní opatření, u nichž lze důvodně očekávat, že zabrání určitému bezpečnostnímu riziku nebo jej oddálí či zastaví;
11)
„bezpečnostním rizikem“ kombinace stupně hrozby, stupně zranitelnosti a možného dopadu určité události;
12)
„bezpečností v Komisi“ bezpečnost osob, majetku a informací v rámci Komise, zejména pak fyzická nedotknutelnost osob a majetku, integrita, důvěrnost a dostupnost informací a komunikačních a informačních systémů a nerušené fungování Komise při plnění jejích úkolů;
13)
„bezpečnostním opatřením“ jakékoliv opatření přijaté v souladu s tímto rozhodnutím za účelem kontroly bezpečnostních rizik;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (5) ve znění pozdějších předpisů;
15)
„bezpečnostní hrozbou“ událost či agens nebo činitel, u nichž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v případě, že se na ně nebude nijak reagovat nebo se nad nimi nezíská kontrola;
16)
„bezprostřední bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, která se vyskytne bez předchozího varování nebo u které je varování zachyceno v mimořádně krátkém předstihu;
17)
„významnou bezpečnostní hrozbou“ bezpečnostní hrozba, u níž lze důvodně očekávat, že povede ke ztrátám na životě, k vážným zraněním či újmám, k výrazným škodám na majetku, k ohrožení vysoce citlivých informací nebo k narušení systémů IT nebo zásadních provozních kapacit Komise;
18)
„zranitelností“ jakákoli slabina, u níž lze důvodně očekávat nepříznivý dopad na bezpečnost v Komisi v případě, že by jí bylo využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami.
Článek 2
Předmět
1. Toto rozhodnutí stanoví cíle, základní zásady, organizační strukturu a povinnosti, pokud jde o bezpečnost v Komisi.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise. Na zaměstnance Komise, kteří pracují v delegacích Unie, se vztahují bezpečnostní pravidla pro Evropskou službu pro vnější činnost (6).
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k jinému majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Ustanoveními tohoto rozhodnutí není dotčeno rozhodnutí Komise 2002/47/ES, ESUO, Euratom (7), rozhodnutí Komise 2004/563/ES, Euratom (8), rozhodnutí Komise K(2006) 1623 (9) ani rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (10).
KAPITOLA 2
ZÁSADY
Článek 3
Bezpečnostní zásady v Komisi
1. Při provádění tohoto rozhodnutí dodržuje Komise Smlouvy, a zejména Listinu základních práv a Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, dohody uvedené v 2. bodě odůvodnění s veškerými příslušnými ustanoveními vnitrostátních právních předpisů a rovněž podmínky stanovené tímto rozhodnutím. V případě potřeby se vydá bezpečnostní upozornění ve smyslu čl. 21 odst. 2 s příslušnými pokyny.
2. Bezpečnostní politika v Komisi vychází ze zásad legality, transparentnosti, přiměřenosti a odpovědnosti.
3. Zásada legality znamená, že při provádění tohoto rozhodnutí je nutné se důsledně držet mezí právního rámce a dodržovat požadavky právních norem.
4. Veškerá bezpečnostní opatření se přijímají bez utajení s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by takový postup omezoval jejich účinek. Osoby, kterým je bezpečnostní opatření určeno, jsou předem zpraveny o jeho důvodech a dopadu s výjimkou případů, kdy lze důvodně očekávat, že by poskytnutí takovýchto informací omezovalo účinek daného opatření. V takovém případě je osoba, které je bezpečnostní opatření určeno, informována poté, co riziko omezení jeho účinku pomine.
5. Útvary Komise zajistí, aby byly bezpečnostní otázky brány v potaz od chvíle, kdy se politiky, rozhodnutí, programy, projekty a činnosti Komise, za něž jsou odpovědné, začnou vypracovávat a provádět. Za tímto účelem do své práce od nejranějších fází přípravy zapojují v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, pokud jde o obecné záležitosti, a hlavního inspektora pro bezpečnost informací, pokud jde o systémy IT.
6. V patřičných případech Komise spolupracuje s příslušnými orgány hostitelského státu, ostatních členských států a ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů EU, je-li to možné, přičemž bere v úvahu opatření, která k řešení předmětného bezpečnostního rizika přijaly či naplánovaly tyto orgány.
Článek 4
Povinné dodržování
1. Dodržování tohoto rozhodnutí, jeho prováděcích pravidel a bezpečnostních opatření a pokynů vydaných pověřenými zaměstnanci je povinné.
2. Nedodržení bezpečnostních pravidel může zavdat důvod k zahájení disciplinárního řízení v souladu se Smlouvami a služebním řádem, ke smluvním postihům a/nebo k právním krokům podle vnitrostátních právních a správních předpisů.
KAPITOLA 3
PŘIJÍMÁNÍ BEZPEČNOSTNÍCH OPATŘENÍ
Článek 5
Pověření zaměstnanci
1. Pravomoc přijmout jedno či více z níže uvedených opatření může být svěřena pouze schváleným zaměstnancům, kterým se s ohledem na jejich stávající povinnosti dostalo jmenovitého pověření ze strany generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost:
1)
nošení příručních zbraní;
2)
provádění bezpečnostních šetření podle článku 13;
3)
podnikání bezpečnostních opatření podle článku 12, jak je uvedeno v pověření.
2. Pověření zmiňované v odstavci 1 se neuděluje na dobu delší, než je období, po které daná osoba zastává pracovní pozici či funkci, v souvislosti s níž se jí pověření uděluje. Pověření se udělují v souladu s příslušnými ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1.
3. Pokud jde o pověřené zaměstnance, toto rozhodnutí představuje pracovní pokyn ve smyslu článku 21 služebního řádu.
Článek 6
Obecná ustanovení o bezpečnostních opatřeních
1. Je-li to rozumně možné, Komise při přijímání bezpečnostních opatření zejména zajistí, aby:
a)
hledala podporu či pomoc jen u dotčeného státu, a to za předpokladu, že je tento stát členem Evropské unie, nebo pokud jím není, je stranou Evropské úmluvy o lidských právech, nebo zaručuje práva, která jsou přinejmenším rovnocenná právům zaručeným uvedenou úmluvou;
b)
předávala informace o určité fyzické osobě jiným příjemcům než orgánům a institucím Společenství, kteří nepodléhají vnitrostátním právním předpisům přijatým podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (11), výhradně v souladu s článkem 9 nařízení (ES) č. 45/2001;
c)
když určitá fyzická osoba přestavuje bezpečnostní hrozbu, byla případná bezpečnostní opatření namířena proti této osobě a aby této osobě bylo možné uložit vzniklé náklady. Proti jiným fyzickým osobám mohou být taková bezpečnostní opatření namířena jen tehdy, je-li nutno získat kontrolu nad určitou bezprostřední či významnou bezpečnostní hrozbou a jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
zamýšlená opatření proti fyzické osobě, jež představuje bezpečnostní hrozbu, nelze přijmout nebo by pravděpodobně nebyla účinná,
b)
Komise nemůže nad danou bezpečnostní hrozbou získat kontrolu vlastními kroky nebo tak nemůže učinit včas,
c)
předmětné opatření není pro ostatní fyzické osoby a jejich práva neúměrným nebezpečím.
2. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje přehled bezpečnostních opatření, u kterých může být zapotřebí soudní příkaz v souladu s právními a správními předpisy členských států, v nichž se prostory Komise nacházejí.
3. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může úkoly související s bezpečností svěřit smluvnímu dodavateli, který je provádí pod jeho vedením a dozorem.
Článek 7
Bezpečnostní opatření týkající se osob
1. Osoby v prostorách Komise musí být s přihlédnutím k požadavkům na bezpečnost a ochranu v náležité míře chráněny.
2. V případě významných bezpečnostních rizik zajistí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přísnou ochranu členů Komise nebo dalších zaměstnanců, jestliže posouzení hrozeb ukáže, že je taková ochrana zapotřebí k zajištění jejich bezpečnosti.
3. V případě významných bezpečnostních rizik může Komise nařídit evakuaci svých prostor.
4. Obětem nehod či útoků v prostorách Komise se dostane pomoci.
5. V zájmu prevence a kontroly bezpečnostních rizik mohou pověření zaměstnanci prověřovat bezúhonnost osob, na které se vztahuje toto rozhodnutí, aby zjistili, zda zpřístupnění prostor či informací Komise těmto osobám nepředstavuje bezpečnostní hrozbu. Za tímto účelem a v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a s ustanoveními zmiňovanými v čl. 3 odst. 1 mohou dotčení pověření zaměstnanci:
a)
využívat veškerých informačních zdrojů, které má Komise k dispozici, přičemž berou v potaz jejich spolehlivost;
b)
nahlížet do osobních spisů či údajů, jimiž Komise disponuje ve vztahu k jednotlivcům, které zaměstnává či hodlá zaměstnat, což v řádně odůvodněných případech platí i v případě zaměstnanců smluvních dodavatelů.
Článek 8
Bezpečnostní opatření týkající se fyzické bezpečnosti a majetku
1. Bezpečnost majetku je zajišťována uplatňováním odpovídajících fyzických a technických ochranných opatření a příslušných postupů (dále jen „fyzická bezpečnost“), které tvoří víceúrovňový systém.
2. Opatření podle tohoto článku lze přijmout za účelem ochrany osob či informací v Komisi a za účelem ochrany majetku.
3. Cílem při zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
předcházet násilným činům namířeným proti členům Komise nebo proti osobám, na něž se vztahuje toto rozhodnutí,
-
předcházet špionáži a odposlouchávání citlivých či utajovaných informací,
-
předcházet krádežím, vandalismu, sabotáži a dalším násilným činům, jejichž účelem je poškodit či zničit budovy a majetek Komise,
-
umožnit vyšetřování a zkoumání bezpečnostních incidentů, mimo jiné prověřováním protokolů o kontrolách příchodů a odchodů, záznamů z uzavřených televizních okruhů, záznamů telefonních hovorů a podobných údajů, jak je uvedeno v čl. 22 odst. 2, a dalších informačních zdrojů.
4. Součástí zajišťování fyzické bezpečnosti je:
-
politika přístupu platná pro každou osobu či vozidlo vyžadující vstup do prostor Komise včetně parkovišť,
-
systém kontroly přístupu, který zahrnuje lidskou ostrahu, technické vybavení a technická opatření, informační systémy nebo kombinaci všech těchto prvků.
5. Za účelem zajištění fyzické bezpečnosti lze činit tyto kroky:
-
zaznamenávat příchody a odchody osob, vjezdy a výjezdy vozidel a vstupy a výstupy zboží a zařízení v rámci prostor Komise,
-
kontrolovat totožnost v prostorách Komise,
-
kontrolovat vozidla, zboží a zařízení vizuálními či technickými prostředky,
-
bránit osobám, vozidlům a zboží bez příslušného oprávnění v přístupu do prostor Komise.
Článek 9
Bezpečnostní opatření týkající se informací
1. Bezpečnost informací se vztahuje na všechny informace, s nimiž Komise nakládá.
2. Při zajišťování bezpečnosti informací, bez ohledu na formu, musí být vyváženy aspekty jako transparentnost, přiměřenost, odpovědnost a účinnost na straně jedné a potřeba chránit informace před neoprávněným přístupem k nim a před jejich neoprávněným využíváním, vyzrazováním, úpravou či zničením na straně druhé.
3. Zajišťování bezpečnosti informací by se mělo soustřeďovat na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti.
4. V rámci procesů pro řízení rizik by se proto měla označit utajená informační aktiva a měla by se vypracovat přiměřená bezpečnostní opatření, postupy a standardy včetně zmírňujících opatření.
5. Tyto obecné zásady, na nichž je bezpečnost informací postavena, se uplatňují především ve vztahu:
a)
k „utajovaným informacím Evropské unie“, tedy k jakýmkoli informacím nebo materiálům, jež jsou označeny stupněm utajení EU a jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b)
k „citlivým neutajovaným informacím“, tedy k informacím nebo materiálům, které Komise musí chránit s ohledem na právní povinnost stanovenou ve Smlouvách nebo v aktech přijatých v rámci provádění Smluv a/nebo s ohledem na jejich citlivost. Mezi citlivé neutajované informace patří například (nikoli však výhradně) informace nebo materiály, které jsou profesním tajemstvím, jak je uvedeno v článku 339 SFEU, informace, které jsou předmětem zájmů chráněných článkem 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (12) ve spojení s příslušnou judikaturou Soudního dvora Evropské unie, nebo osobní údaje v rámci působnosti nařízení (ES) č. 45/2001.
6. Citlivé neutajované informace podléhají pravidlům pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání. Tyto informace se poskytují pouze osobám, které je důvodně potřebují. Je-li to považováno za nutné k účinné ochraně jejich důvěrnosti, označí se tyto informace stupněm utajení a připojí se k nim příslušné pokyny, jak s nimi nakládat, schválené generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost. Pokud se s těmito informacemi nakládá v komunikačních a informačních systémech nebo pokud jsou v nich uchovávány, musí být tyto informace rovněž chráněny v souladu s rozhodnutím K(2006) 3602 a jeho prováděcími pravidly a příslušnými standardy.
7. Vůči kterékoli osobě odpovědné za ohrožení nebo ztrátu utajovaných informací Evropské unie nebo citlivých neutajovaných informací, které jsou takto označeny v pravidlech pro nakládání s nimi a pro jejich uchovávání, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Těmito disciplinárními opatřeními nejsou dotčeny smluvní opravné prostředky ani případné další právní či trestní řízení ze strany příslušných orgánů členských států v souladu s jejich vnitrostátními právními a správními předpisy.
Článek 10
Bezpečnostní opatření týkající se komunikačních a informačních systémů
1. Všechny komunikační a informační systémy užívané Komisí musí být v souladu s politikou Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovenou v rozhodnutí K(2006) 3602, s prováděcími pravidly k uvedenému rozhodnutí a s příslušnými bezpečnostními standardy.
2. Útvary Komise, které vlastní, spravují či provozují komunikační a informační systémy, povolí přístup k těmto systémům ostatním orgánům, institucím a jiným subjektům Unie nebo jiným organizacím jen za předpokladu, že dané orgány, instituce a jiné subjekty Unie nebo jiné organizace mohou nabídnout přiměřenou jistotu, že ochrana jejich systémů IT je rovnocenná politice Komise pro bezpečnost informačních systémů stanovené v rozhodnutí K(2006) 3602, v prováděcích pravidlech k uvedenému rozhodnutí a v příslušných bezpečnostních standardech. Komise sleduje, zda je toto ustanovení dodržováno, a v případě vážného nesouladu nebo stálého nedodržování může přístup k systémům zakázat.
Článek 11
Forenzní analýza v oblasti kybernetické bezpečnosti
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je zvlášť odpovědné za forenzní technické analýzy, které provádí ve spolupráci s příslušnými útvary Komise a které mají podpořit bezpečnostní šetření zmiňovaná v článku 13, pokud jde o kontrarozvědku, únik dat, kybernetické útoky a bezpečnost informačních systémů.
Článek 12
Bezpečnostní opatření týkající se osob a předmětů
1. Za účelem zajištění bezpečnosti v Komisi a za účelem prevence a kontroly rizik mohou zaměstnanci pověření v souladu s článkem 5 při dodržení zásad stanovených v článku 3 přijmout mimo jiné jedno či více z následujících bezpečnostních opatření:
a)
v případě incidentů či chování, které by mohly vést k správnímu, disciplinárnímu, občanskoprávnímu či trestnímu řízení, mohou zajistit místa činu či důkazy, včetně protokolů o kontrolách příchodů a odchodů a snímků z uzavřených televizních okruhů;
b)
mohou přijmout omezená opatření vůči osobám představujícím bezpečnostní hrozbu, např. mohou přikázat osobám, aby opustily prostory Komise, mohou je z prostor Komise eskortovat či jim na určitý čas zakázat přístup do prostor Komise (v posledně jmenovaném případě se tak musí stát v souladu s kritérii, která budou stanovena v prováděcích pravidlech);
c)
mohou přijmout omezená opatření ve vztahu k předmětům představujícím bezpečnostní hrozbu, včetně jejich odstranění, zabavení či zničení;
d)
mohou prohledat prostory Komise (včetně kanceláří);
e)
mohou prohledat komunikační a informační systémy a zařízení, údaje o telefonických a jiných telekomunikačních spojeních, protokoly, uživatelské účty apod.;
f)
mohou přijmout jiná konkrétní bezpečnostní opatření s podobným účinkem, aby předešli bezpečnostním rizikům či nad nimi získali kontrolu, zejména v souvislosti s právy Komise jakožto vlastníka nebo zaměstnavatele v souladu s příslušnými vnitrostátními právními předpisy.
2. Za výjimečných okolností mohou zaměstnanci ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou pověření v souladu s článkem 5, přijmout jakákoliv naléhavá opatření, jež jsou zapotřebí, a to při důsledném dodržení zásad stanovených v článku 3. Co možná nejdříve po přijetí takových opatření informují tito zaměstnanci o učiněných krocích ředitele ředitelství pro bezpečnost, který generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost požádá o příslušné pověření, jímž budou přijatá opatření potvrzena a budou povoleny jakékoliv další potřebné kroky, a který v náležitých případech naváže spolupráci s příslušnými vnitrostátními orgány.
3. Bezpečnostní opatření podle tohoto článku se v okamžiku přijetí nebo v případě bezprostředního rizika či krizové situace s přiměřeným časovým odstupem po jejich přijetí zdokumentují. Ve druhém případě musí dokumentace obsahovat i prvky, z nichž byla existence bezprostředního rizika či krizové situace vyvozena. Dokumentace může být stručná, ale měla by být koncipována tak, aby osoby, na něž se opatření vztahuje, mohly vykonat své právo na obhajobu a právo na ochranu údajů v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 a aby bylo možné přezkoumat legalitu předmětného opatření. Informace o specifických bezpečnostních opatřeních, která platí pro některého ze zaměstnanců, se neuvádějí v jeho osobním spise.
4. Při přijímání opatření podle písmene b) Komise kromě toho zaručí, aby měla dotčená osoba možnost kontaktovat právníka nebo osobu, jíž důvěřuje, a byla uvědomena o svém právu obrátit se na evropského inspektora ochrany údajů.
Článek 13
Šetření
1. Aniž by byl dotčen článek 86 a příloha IX služebního řádu a jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost, lze bezpečnostní šetření provést:
a)
v případě incidentů dotýkajících se bezpečnosti v Komisi, včetně podezření z trestných činů;
b)
v případě potenciálního úniku či ohrožení citlivých neutajovaných informací, utajovaných informací Evropské unie nebo utajovaných informací Euratomu nebo v případě nesprávného nakládání s nimi;
c)
v rámci kontrarozvědky a boje proti terorismu;
d)
v případě závažných kybernetických incidentů.
2. O provedení bezpečnostního šetření rozhoduje generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost, který je rovněž příjemcem zprávy o šetření.
3. Bezpečnostní šetření provádějí pouze vyčlenění zaměstnanci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, kteří jsou k tomu řádně pověřeni v souladu s článkem 5.
4. Pověření zaměstnanci vykonávají svoji pravomoc provádět bezpečnostní šetření nezávisle, jak je popsáno v pověření, a mají pravomoci uvedené v článku 12.
5. Pověření zaměstnanci, kteří jsou příslušní k provádění bezpečnostních šetření, mohou ze všech dostupných zdrojů shromažďovat informace o veškerých správních přestupcích a trestných činech, které byly spáchány v prostorách Komise nebo do kterých jsou coby oběti či pachatelé zapojeny osoby zmiňované v čl. 2 odst. 3.
6. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost v náležitých případech informuje příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, zejména pak tehdy, když šetření nasvědčuje tomu, že došlo ke spáchání trestného činu. V této souvislosti Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost poskytuje, je-li to vhodné nebo nutné, orgánům hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu podporu.
7. V případě závažných kybernetických incidentů Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost úzce spolupracuje s Generálním ředitelstvím pro informatiku, které mu vypomáhá se všemi technickými záležitostmi. O tom, kdy je vhodné informovat příslušné orgány hostitelského či jakéhokoli jiného dotčeného členského státu, rozhodne Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost po poradě s Generálním ředitelstvím pro informatiku. K podpoře ostatních orgánů a agentur EU, které by mohly být dotčeny, se využije služeb koordinace incidentů poskytovaných skupinou pro reakci na počítačové hrozby v evropských orgánech, institucích a jiných subjektech (CERT-EU).
8. Bezpečnostní šetření se zdokumentují.
Článek 14
Vymezení pravomocí, pokud jde o bezpečnostní šetření a další typy vyšetřování
1. Pokud ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost provádí bezpečnostní šetření, jak je uvedeno v článku 13, a pokud tato šetření spadají do pravomoci Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) nebo Úřadu Komise pro vyšetřování a disciplinární opatření (IDOC), spolupracuje s oběma těmito subjekty zároveň, a to zejména proto, aby nebyly negativně dotčeny pozdější kroky úřadu OLAF nebo úřadu IDOC. V příslušných případech ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost přizve oba úřady, aby se vyšetřování účastnily.
2. Bezpečnostními šetřeními podle článku 13 nejsou dotčeny pravomoci úřadů OLAF a IDOC stanovené v předpisech, jimiž se tyto subjekty řídí. Ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby poskytlo technickou pomoc při šetřeních zahájených úřady OLAF nebo IDOC.
3. Vstoupí-li pracovníci úřadu OLAF do prostor Komise v souladu s čl. 3 odst. 5 a čl. 4 odst. 4 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (13), ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost může být požádáno, aby jim bylo nápomocno, a usnadnilo jim tak plnění jejich úkolů. Ředitelství probezpečnost informuje o takových žádostech o pomoc generálního tajemníka a generálního ředitele Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, nebo pokud se předmětné vyšetřování provádí v prostorách Komise, které jsou obsazeny jejími členy či generálním tajemníkem, předsedu Komise a komisaře odpovědného za lidské zdroje.
4. Aniž by bylo dotčeno ustanovení čl. 22 písm. a) služebního řádu, pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu IDOC, ředitelství pro bezpečnost při informování generálního ředitele pro lidské zdroje v souladu s článkem 13 v nejranější možné fázi oznámí, zda existují důvody pro to, aby se záležitosti ujal úřad IDOC. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba. O záležitosti rozhodne generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost.
5. Pokud určitý případ může spadat do působnosti ředitelství pro bezpečnost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost i úřadu OLAF, ředitelství pro bezpečnost o tom vyrozumí bezodkladně generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost a v nejranější možné fázi generálního ředitele úřadu OLAF. Má se za to, že tato fáze nastává zejména tehdy, když pomine bezprostřední bezpečnostní hrozba.
Článek 15
Bezpečnostní kontroly
1. Za účelem ověřování, zda útvary a osoby v rámci Komise dodržují ustanovení tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, a za účelem formulování doporučení tam, kde je to považováno za nutné, provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly.
2. V příslušných případech provádí Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní kontroly nebo bezpečnostní sledování či hodnoticí návštěvy za účelem ověřování, zda je v souladu s bezpečnostními pravidly, předpisy a standardy, které jsou přinejmenším rovnocenné pravidlům, předpisům a standardům Komise, náležitě chráněna bezpečnost zaměstnanců, majetku a informací Komise, kteří a které jsou v odpovědnosti ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států, třetích zemí či mezinárodních organizací. V příslušných případech a v duchu dobré spolupráce mezi správními orgány zahrnují uvedené bezpečnostní kontroly i kontroly prováděné v souvislosti s výměnou utajovaných informací s ostatními orgány, institucemi a jinými subjekty Unie, členskými státy či třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi.
3. Tento článek se provádí obdobně v případě zaměstnanců Komise v delegacích Unie, aniž by bylo dotčeno jakékoli zvláštní ujednání mezi Komisí a ESVČ, např. zvláštní ujednání o řádném výkonu povinností vůči zaměstnancům Komise vyslaným do delegací Unie, které bylo podepsáno dne 28. května 2014 Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost Evropské komise a Evropskou službou pro vnější činnost.
Článek 16
Stavy pohotovosti a řešení krizových situací
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost je odpovědné za zavedení odpovídajících opatření pro stavy pohotovosti, kterými bude předjímat hrozby či incidenty dotýkající se bezpečnosti v Komisi nebo na tyto hrozby či incidenty reagovat, jakož i opatření, která budou zapotřebí pro řešení krizí.
2. Opatření pro stavy pohotovosti zmiňovaná v odstavci 1 jsou úměrná stupni bezpečnostní hrozby. Stupně pohotovosti se vymezují v úzké spolupráci s příslušnými útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie a členského státu či členských států, na jejichž území se prostory Komise nacházejí.
3. Kontaktním místem, pokud jde o stavy pohotovosti a řešení krizových situací, je Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
KAPITOLA 4
ORGANIZAČNÍ STRUKTURA
Článek 17
Obecné povinnosti útvarů Komise
1. Povinnosti Komise zmiňované v tomto rozhodnutí plní Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které podléhá vedení a spadá do odpovědnosti člena Komise odpovědného za bezpečnost.
2. Konkrétní ujednání ohledně kybernetické bezpečnosti jsou definována v rozhodnutí K(2006) 3602.
3. Odpovědnost za provádění tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel a za jejich každodenní dodržování lze přenést na jiné útvary Komise, a to vždy když decentralizované zajišťování bezpečnosti přinese významné úspory z hlediska efektivnosti, zdrojů nebo času, například kvůli zeměpisnému umístění dotčených útvarů.
4. Použije-li se odstavec 3, Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a v příslušných případech generální ředitel pro informatiku uzavře s jednotlivými útvary Komise ujednání, v nichž se jasně stanoví úkoly a povinnosti spojené s prováděním a sledováním bezpečnostních politik.
Článek 18
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost
1. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost má zejména na starosti:
1)
vypracovávání bezpečnostní politiky Komise, prováděcích pravidel a bezpečnostních upozornění;
2)
shromažďování informací za účelem vyhodnocování bezpečnostních hrozeb a rizik a shromažďování informací o všech záležitostech, jež se mohou dotknout bezpečnosti v Komisi;
3)
zajišťování elektronického dozoru a ochrany ve všech sídlech Komise, které patřičně zohledňují vyhodnocení hrozeb a důkazy o nedovolených činnostech jdoucích proti zájmům Komise;
4)
zajišťování pohotovostní služby pro útvary a zaměstnance Komise a v souvislosti s veškerými problémy, pokud jde o ochranu a bezpečnost, 24 hodin denně 7 dní v týdnu;
5)
provádění bezpečnostních opatření zaměřených na omezení bezpečnostních rizik a chod odpovídajícího komunikačního a informačního systému tak, aby byly pokryty jeho provozní potřeby, zejména pokud jde o kontroly fyzického přístupu, správu bezpečnostních oprávnění a nakládání s citlivými informacemi či utajovanými informacemi EU;
6)
zvyšování povědomí o všech záležitostech spojených s bezpečností v Komisi, pořádání manévrů a cvičení a zajišťování školení a poradenství, tak aby byla podporována kultura bezpečnosti a mezi personálem byl dostatek osob náležitě vyškolených v otázkách bezpečnosti.
2. Aniž by byly dotčeny pravomoci a povinnosti jiných útvarů Komise, zajišťuje Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost externí kontakty:
1)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, s nimiž komunikuje o záležitostech spojených s bezpečností osob, majetku a informací v Komisi;
2)
s útvary členských států, třetích zemí a mezinárodních organizací a subjektů odpovědnými za bezpečnost, zpravodajství a vyhodnocování hrozeb (včetně vnitrostátních bezpečnostních orgánů), s nimiž komunikuje o záležitostech, jež se dotýkají bezpečnosti osob, majetku a informací v Komisi;
3)
s policejními a jinými tísňovými útvary, s nimiž komunikuje o všech rutinních a urgentních problémech, které se dotýkají bezpečnosti Komise;
4)
s bezpečnostními útvary ostatních orgánů, institucí a jiných subjektů Unie, členských států a třetích zemí, pokud jde o reakce na kybernetické útoky s potenciálním dopadem na bezpečnost v Komisi;
5)
v souvislosti s přijímáním, vyhodnocováním a šířením zpravodajských informací o hrozbách, jež plynou z teroristických či špionážních aktivit a dotýkají se bezpečnosti v Komisi;
6)
ohledně záležitostí souvisejících s utajovanými informacemi, jak je blíže popsáno v rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost odpovídá za bezpečné předávání informací podle tohoto článku, včetně předávání osobních údajů.
Článek 19
Skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi (ComSEG)
V Komisi se zřídí skupina odborníků pro bezpečnost, která bude ze svého pověření poskytovat Komisi v příslušných případech poradenství ve věcech souvisejících s její interní bezpečnostní politikou, a zejména s ochranou utajovaných informací EU.
Článek 20
Místní bezpečnostní úředníci
1. Každý útvar nebo kabinet Komise jmenuje místního bezpečnostního úředníka (LSO), který bude hlavní styčnou osobou pro komunikaci mezi jeho útvarem a Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost ohledně všech záležitostí souvisejících s bezpečností v Komisi. V příslušných případech lze jmenovat jednoho či více zástupců LSO. Místním bezpečnostním úředníkem je úředník nebo dočasný zaměstnanec.
2. Jakožto hlavní kontaktní osoba pro otázky bezpečnosti ve svém útvaru či kabinetu podává místní bezpečnostní úředník Generálnímu ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost a svým nadřízeným pravidelné zprávy o bezpečnostních záležitostech, jež se v Komisi týkají jeho útvaru, a neprodleně je informuje o případných bezpečnostních incidentech, včetně incidentů, při nichž mohlo dojít k ohrožení utajovaných informací EU nebo citlivých neutajovaných informací.
3. V případě záležitostí souvisejících s bezpečností komunikačních a informačních systémů spolupracuje místní bezpečnostní úředník s úředníkem pro bezpečnost informatiky na místní úrovni (LISO), jenž působí v tomtéž útvaru Komise a jehož úkoly a povinnosti jsou stanoveny v rozhodnutí K(2006) 3602.
4. Podílí se na školicích a osvětových akcích v oblasti bezpečnosti zaměřených na konkrétní potřeby zaměstnanců, smluvních dodavatelů nebo jiných fyzických osob, jež pracují pod vedením téhož útvaru Komise.
5. V případě závažných či bezprostředních bezpečnostních rizik nebo mimořádných situací mohou být místnímu bezpečnostnímu úředníkovi na žádost Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost svěřeny konkrétní úkoly. Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost o těchto konkrétních úkolech informuje generálního ředitele nebo ředitele pro lidské zdroje místního generálního ředitelství předmětného LSO.
6. Povinnostmi místního bezpečnostního úředníka nejsou dotčeny úkoly ani povinnosti svěřené úředníkům pro bezpečnost informatiky na místní úrovni, úředníkům odpovědným za zdraví a bezpečnost, vedoucím registrů nebo jakýmkoli jiným osobám ve funkcích spojených s povinnostmi v oblasti bezpečnosti či ochrany. Místní bezpečnostní úředník s těmito osobami spolupracuje, aby byl zajištěn soustavný a jednotný přístup k bezpečnosti a účinný tok informací o záležitostech souvisejících s bezpečností v Komisi.
7. Místní bezpečnostní úředník informuje své přímé nadřízené a zároveň může přímo kontaktovat svého generálního ředitele nebo vedoucího útvaru. Je držitelem bezpečnostního oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, a to nejméně pro stupeň SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby se podpořila výměna informací a osvědčených postupů, pořádá Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost alespoň dvakrát do roka konferenci LSO. Účast místních bezpečnostních úředníků na této konferenci je povinná.
KAPITOLA 5
PROVÁDĚNÍ
Článek 21
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
KAPITOLA 6
RŮZNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 22
Zpracovávání osobních údajů
1. Osobní údaje potřebné pro provádění tohoto rozhodnutí zpracovává Komise v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001.
2. Bez ohledu na opatření, která již byla v době přijetí tohoto rozhodnutí zavedena a oznámena evropskému inspektorovi ochrany údajů (15), platí, že veškerá opatření podle tohoto rozhodnutí, jež jsou spojena se zpracováváním osobních údajů, jako jsou údaje z protokolů o příchodech a odchodech, ze záznamů uzavřených televizních okruhů či ze záznamů telefonních hovorů s pohotovostní službou nebo dispečinky, a jiných podobných údajů, které jsou zapotřebí z důvodů bezpečnosti nebo reakce na krize, se musí řídit prováděcími pravidly v souladu s článkem 21, jež pro subjekty údajů stanoví náležité záruky.
3. Za bezpečnost veškerého zpracovávání osobních údajů v rámci tohoto rozhodnutí odpovídá generální ředitel Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Zmiňované prováděcí předpisy a postupy se přijmou v souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 poté, co bude konzultován inspektor ochrany údajů a evropský inspektor ochrany údajů.
Článek 23
Transparentnost
Na toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla se upozorní zaměstnanci Komise a všichni ti, na které se vztahuje.
Článek 24
Zrušení předchozích rozhodnutí
Rozhodnutí K(94) 2129 se zrušuje.
Článek 25
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
KOMMISSIONENS BESLUT (EU, Euratom) 2015/443
av den 13 mars 2015
om säkerhet inom kommissionen
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DETTA BESLUT
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 249,
med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,
med beaktande av protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier som är fogat till fördragen, särskilt artikel 18, och
av följande skäl:
(1)
Syftet med säkerhetsarbetet inom kommissionen är att göra det möjligt för kommissionen att arbeta i en trygg och säker miljö genom att skapa en sammanhållen, integrerad strategi när det gäller dess säkerhet, tillhandahålla lämpliga skyddsnivåer för personer, tillgångar och information i proportion till de identifierade riskerna, och säkerställa att säkerheten fungerar effektivt när den väl behövs.
(2)
Kommissionen, liksom andra internationella organ, står inför stora hot och utmaningar på säkerhetsområdet, särskilt när det gäller terrorism, it-attacker och politiskt och affärsrelaterat spionage.
(3)
Europeiska kommissionen har ingått avtal om säkerhetsfrågor för sina viktigaste verksamhetsställen med Belgiens, Luxemburgs och Italiens regeringar (1). I dessa instrument bekräftas att kommissionen är ansvarig för sin egen säkerhet.
(4)
För att garantera säkerheten för personer, egendom och information kan kommissionen behöva vidta åtgärder på områden som omfattas av de grundläggande rättigheter som kommer till uttryck i stadgan om de grundläggande rättigheterna och i den europeiska konventionen om de mänskliga rättigheterna, och som erkänts av domstolen.
(5)
Varje sådan åtgärd bör därför vägas mot betydelsen av de intressen som den är avsedd att skydda, vara proportionell och säkerställa full respekt för grundläggande rättigheter, särskilt rätten till personlig integritet och skydd av personuppgifter.
(6)
Inom ett system som förpliktar sig att följa rättsstatsprincipen och respekten för de grundläggande rättigheterna har kommissionen att sträva efter en lämplig nivå av säkerhet för sin personal, sina tillgångar och sin information på ett sätt som säkerställer att den kan bedriva sin verksamhet, samtidigt som man inte begränsar de grundläggande rättigheterna utöver vad som är strikt nödvändigt.
(7)
Säkerheten inom kommissionen ska vara baserad på principerna om lagenlighet, öppenhet, proportionalitet och ansvarighet.
(8)
Anställda som har till uppgift att vidta säkerhetsåtgärder bör inte på något sätt missgynnas på grund av sina insatser, såvida de inte har handlat i strid med sitt uppdrag eller brutit mot lagstiftningen, och i det hänseendet är detta beslut att betrakta som en instruktion i den mening som avses i tjänsteföreskrifterna.
(9)
Kommissionen bör vidta lämpliga åtgärder för att främja och stärka sin säkerhetskultur, och därigenom främja ett mer effektivt tillhandahållande av säkerhet, förbättra säkerhetsstyrningen, stärka nätverken och samarbetet med berörda myndigheter på internationell, europeisk och nationell nivå samt förbättra övervakningen och kontrollen av genomförandet av säkerhetsåtgärder.
(10)
Inrättandet av Europeiska utrikestjänsten såsom ett i funktionellt hänseende autonomt organ inom unionen har haft en betydande inverkan på kommissionens säkerhetsintressen. Det förutsätter således att regler och förfaranden för samarbete om säkerhet och trygghet upprättas mellan Europeiska utrikestjänsten och Europeiska kommissionen, i synnerhet med avseende på uppfyllandet av kommissionens aktsamhetsplikt gentemot kommissionspersonal vid unionens delegationer.
(11)
Kommissionens säkerhetsstrategi bör genomföras på ett sätt som är förenligt med andra interna processer och förfaranden som kan involvera säkerhetsaspekter. Till dessa hör bland annat systemet för driftskontinuitet, som syftar till att upprätthålla kommissionens kritiska funktioner vid driftsstörningar, och Argus-processen för samordning vid multisektoriella kriser.
(12)
Trots de åtgärder som redan finns vid tidpunkten för antagandet av detta beslut och som har anmälts till Europeiska datatillsynsmannen (2), ska alla åtgärder enligt beslutet som inbegriper behandling av personuppgifter omfattas av tillämpningsföreskrifter i enlighet med artikel 21, vilka ska föreskriva lämpligt skydd för de registrerade.
(13)
Därför behöver kommissionen se över, uppdatera och konsolidera den befintliga rättsliga grunden för säkerhet vid kommissionen.
(14)
Kommissionens beslut (94) 2129 (3) bör därför upphävas.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Definitioner
I detta beslut gäller följande definitioner:
1. tillgångar : all lös och fast egendom som tillhör kommissionen.
2. kommissionsavdelning : generaldirektorat eller avdelning inom kommissionen, eller en kommissionsledamots kansli.
3. kommunikations- och informationssystem : system som gör det möjligt att hantera information i elektronisk form, även de resurser som krävs för att driva dessa system, inklusive infrastruktur, organisation, personal och informationsresurser.
4. kontroll av risker : varje säkerhetsåtgärd som rimligen kan förväntas ge effektiv kontroll av en säkerhetsrisk genom förebyggande, begränsning, undvikande eller överföring.
5. krissituation : omständigheter, händelser, tillbud eller nödsituationer (eller en följd eller kombination av dessa) som innebär ett stort eller omedelbart hot mot säkerheten inom kommissionen, oavsett ursprung.
6. data : information i en form som medger att den meddelas, registreras eller bearbetas.
7. säkerhetsansvarig kommissionsledamot : kommissionsledamot som ansvarar för generaldirektoratet för personal och säkerhet.
8. personuppgifter : uppgifter enligt definitionen i artikel 2 a i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (4).
9. lokaler : fast egendom eller därmed likställd egendom i kommissionens ägo eller besittning.
10. förebyggande av risk : säkerhetsåtgärder som rimligen kan förväntas förhindra, försena eller stoppa en säkerhetsrisk.
11. säkerhetsrisk : kombinationen av hotnivå, graden av sårbarhet och de möjliga konsekvenserna av en händelse.
12. säkerhet inom kommissionen : säkerheten för personer, tillgångar och information inom kommissionen, särskilt fysisk integritet för personer och tillgångar; integritet, sekretess samt tillgång till information och kommunikations- och informationssystem samt förutsättningar för att kommissionens arbete ska kunna fungera obehindrat.
13. säkerhetsåtgärd : åtgärder som vidtas i enlighet med detta beslut i syfte att kontrollera säkerhetsrisker.
14. tjänsteföreskrifterna : tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen i Europeiska unionen, fastställda genom rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (5) och dess ändringsakter.
15. säkerhetshot : en händelse eller ett förhållande som skäligen kan förväntas påverka säkerheten i negativ riktning om inte åtgärder vidtas för att få hotet under kontroll.
16. omedelbart säkerhetshot : ett säkerhetshot som uppkommer helt utan varning eller med mycket kort förvarning.
17. allvarligt säkerhetshot : ett säkerhetshot som, om inga åtgärder vidtas, rimligen kan förväntas leda till dödsfall, allvarlig personskada, betydande skada på egendom, röjande av mycket känslig information eller störningar av it-system eller väsentliga delar av kommissionens operativa förmåga.
18. sårbarhet : alla typer av sårbarhet som rimligen kan förväntas ha en negativ inverkan på säkerheten inom kommissionen, om sårbarheten utnyttjas i samband med ett eller flera hot.
Artikel 2
Syfte
1. I detta beslut fastställs mål, grundläggande principer, organisation och ansvar med avseende på säkerhet inom kommissionen.
2. Detta beslut ska vara tillämpligt på alla kommissionens avdelningar och samtliga kommissionslokaler. Kommissionsanställda vid unionens delegationer ska omfattas av Europeiska utrikestjänstens säkerhetsbestämmelser (6).
3. Utan hinder av särskilda beteckningar för vissa grupper av anställda, ska detta beslut tillämpas på ledamöterna av kommissionen, kommissionens personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, på nationella experter som är utstationerade vid kommissionen (nationella experter), på tjänsteleverantörer och deras anställda, på praktikanter samt på var och en som har tillträde till kommissionens byggnader eller andra tillgångar, eller på uppgifter som hanteras av kommissionen.
4. Bestämmelserna i detta beslut ska inte påverka tillämpningen av kommissionens beslut 2002/47/EG, EKSG, Euratom (7) eller av kommissionens beslut 2004/563/EG, Euratom (8), kommissionens beslut K(2006) 1623 (9) och kommissionens beslut K(2006) 3602 (10).
KAPITEL 2
PRINCIPER
Artikel 3
Principer för säkerhet inom kommissionen
1. Vid genomförandet av detta beslut ska kommissionen följa fördragen och särskilt stadgan om de grundläggande rättigheterna och protokoll nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, de instrument som anges i skäl 2, tillämpliga regler i nationell lagstiftning samt villkoren i detta beslut. Om så krävs ska ett säkerhetsmeddelande i den mening som avses i artikel 21.2 utfärdas för vägledning i detta hänseende.
2. Säkerheten inom kommissionen ska vara baserad på principerna om lagenlighet, öppenhet, proportionalitet och ansvarighet.
3. Principen om lagenlighet innebär ett krav på strikt efterlevnad av de rättsliga ramarna vid genomförandet av detta beslut och ett behov av anpassning till de rättsliga kraven.
4. Alla säkerhetsåtgärder ska vidtas öppet såvida det inte finns skäl att anta att en sådan öppenhet skulle minska deras verkan. Den som en säkerhetsåtgärd riktar sig ska i förväg underrättas om orsakerna till och följderna av den aktuella åtgärden, såvida det inte finns skäl att anta att tillhandahållandet av sådan information skulle minska verkan av åtgärden. I detta fall ska den som säkerhetsåtgärden riktar sig till informeras efter det att risken för försämrad effekt av åtgärden har upphört.
5. Kommissionens avdelningar ska se till att säkerhetsfrågor beaktas redan från början när de utarbetar och genomför kommissionens politik, beslut, program, projekt och verksamheter på områden som de ansvarar för. För detta ändamål ska de redan under de tidigaste förberedelserna involvera generaldirektoratet för personal och säkerhet i allmänhet och kommissionens informationssäkerhetschef när det gäller it-system.
6. Kommissionen ska, i lämpliga fall, eftersträva samarbete med behöriga myndigheter i värdmedlemsstaten, i andra medlemsstater och i andra av EU:s institutioner, byråer eller organ och om möjligt ta hänsyn till åtgärder som dessa myndigheter har vidtagit eller planerat för att bemöta en viss säkerhetsrisk.
Artikel 4
Skyldighet att följa relevanta bestämmelser
1. Det ska vara obligatoriskt att följa detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter samt instruktioner som lämnas av bemyndigad personal.
2. Bristande efterlevnad av säkerhetsbestämmelserna kan leda till disciplinära åtgärder i enlighet med fördragen och tjänsteföreskrifterna, till kontraktsenliga sanktioner och/eller till rättsliga åtgärder enligt nationella lagar och andra författningar.
KAPITEL 3
TILLHANDAHÅLLANDE AV SÄKERHET
Artikel 5
Bemyndigad personal
1. Endast personal som, med hänsyn till dess aktuella arbetsuppgifter, erhållit ett formellt bemyndigande av generaldirektören för personal och säkerhet, kan ges befogenhet att vidta en eller flera av följande åtgärder:
1)
Bära sidovapen.
2)
Utföra sådana säkerhetsundersökningar som avses i artikel 13.
3)
Vidta sådana säkerhetsåtgärder som avses i artikel 12 i enlighet med vad som anges i det formella bemyndigandet.
2. De bemyndiganden som avses i punkt 1 ska ges för en period som inte får vara längre än den period under vilken personen i fråga innehar den post eller den funktion som bemyndigandet gäller. Bemyndigandena ska ges i enlighet med tillämpliga bestämmelser i artikel 3.1.
3. För bemyndigad personal utgör detta beslut en instruktion i den mening som avses i artikel 21 i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 6
Allmänna bestämmelser om säkerhetsåtgärder
1. I samband med att skyddsåtgärder vidtas ska kommissionen särskilt se till att i möjligaste mån
a)
endast söka stöd eller bistånd från den berörda staten under förutsättning att denna stat är en medlemsstat i Europeiska unionen eller, om inte, är part i den europeiska konventionen om de mänskliga rättigheterna eller garanterar rättigheter som åtminstone motsvarar de rättigheter som garanteras i den konventionen,
b)
endast överföra uppgifter om enskilda till sådana mottagare, utöver gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen, som inte omfattas av nationell lagstiftning som antagits i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (11), i enlighet med artikel 9 i förordning (EG) nr 45/2001;
c)
när en enskild person utgör ett hot mot säkerheten, ska eventuella säkerhetsåtgärder riktas mot den individen, som kan komma att åläggas att bära de kostnader som uppkommer. Dessa säkerhetsåtgärder får endast riktas mot andra personer om ett omedelbart eller allvarligt hot mot säkerheten måste fås under kontroll och följande villkor är uppfyllda:
a)
De planerade åtgärderna mot den individ som utgör ett säkerhetshot kan inte vidtas eller kommer sannolikt inte att få avsedd verkan.
b)
Kommissionen kan inte få säkerhetshotet under kontroll genom sina egna åtgärder eller saknar förmåga att göra detta i tid.
c)
Åtgärden medför inte en oproportionerligt stor fara för den andra personen och dennes rättigheter.
2. Säkerhetsdirektoratet vid kommissionens generaldirektoratet för personal och säkerhet ska upprätta en översikt över säkerhetsåtgärder som kan komma att kräva ett beslut av domstol i enlighet med lagar och andra författningar i de medlemsstater i vilka kommissionen har lokaler.
3. Säkerhetsdirektoratet vid kommissionens generaldirektoratet för personal och säkerhet kan anlita en entreprenör för att, under ledning och överinseende av kommissionens säkerhetsdirektorat, utföra uppgifter som rör säkerhet.
Artikel 7
Säkerhetsåtgärder rörande personer
1. En lämplig skyddsnivå ska tillförsäkras personer som vistas i kommissionens lokaler, varvid hänsyn ska tas till säkerhets- och skyddskrav.
2. Vid omfattande säkerhetsrisker ska generaldirektoratet för personal och säkerhet tillhandahålla närskydd för ledamöter av kommissionen och annan personal, om en riskbedömning har visat att ett sådant skydd är nödvändigt för att garantera deras säkerhet.
3. Vid omfattande säkerhetsrisker får kommissionen besluta om evakuering av sina lokaler.
4. Offer för olyckor i eller attacker mot kommissionens lokaler ska erhålla hjälp.
5. I syfte att förebygga och begränsa säkerhetsrisker ska bemyndigad personal ha rätt att utföra säkerhetskontroller på personer som omfattas av detta beslut, för att fastställa huruvida det skulle innebära en säkerhetsrisk att ge dessa personer tillträde till kommissionens lokaler eller tillgång till kommissionens information. För detta ändamål får bemyndigad personal, under förutsättning att det sker i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001 och de bestämmelser som avses i artikel 3.1
a)
använda sig alla informationskällor som är tillgängliga för kommissionen, utan att göra avkall på kravet att kontrollera informationskällans tillförlitlighet,
b)
skaffa sig tillgång till den personalakt eller de uppgifter i övrigt som kommissionen innehar med avseende på personer som den har anställt eller har för avsikt att anställa, eller med avseende på entreprenörers personal när det är vederbörligen motiverat.
Artikel 8
Säkerhetsåtgärder avseende fysisk säkerhet och tillgångar
1. Säkerheten för tillgångar ska säkerställas med hjälp av lämpliga fysiska och tekniska skyddsåtgärder och motsvarande förfaranden, nedan kallade ”fysisk säkerhet”, vilket skapar ett system i flera skikt.
2. Åtgärder får antas i enlighet med denna artikel för att skydda personer eller information inom kommissionen samt för att skydda tillgångar.
3. Målen för den fysiska säkerheten ska vara följande:
-
Förebygga våld riktat mot kommissionens ledamöter eller andra personer som omfattas av detta beslut.
-
Förhindra spionage och avlyssning som syftar till att komma åt känslig eller säkerhetsskyddsklassificerad information.
-
Förebygga stöld, vandalism, sabotage och andra våldsamma handlingar som syftar till att skada eller förstöra kommissionens byggnader och tillgångar.
-
Möjliggöra utredning av säkerhetsincidenter, bl.a. genom kontroller av in- och utpasseringsloggar, inspelningar från övervakningskameror, inspelningar av telefonsamtal och liknande uppgifter som avses i artikel 22.2 samt av andra informationskällor.
4. Fysisk säkerhet ska omfatta följande:
-
En tillträdespolicy som gäller för alla personer eller fordon som behöver tillträde till kommissionens lokaler, och även omfattar parkeringsplatser.
-
Ett system för tillträdeskontroll bestående av vakter, teknisk utrustning och tekniska åtgärder, informationssystem eller en kombination av dessa inslag.
5. För att garantera fysisk säkerhet kan följande åtgärder vidtas:
-
Registrering av när en person, ett fordon, varor och utrustning anländer till respektive lämnar kommissionens lokaler.
-
Identitetskontroller i de egna lokalerna.
-
Inspektion av fordon, varor och utrustning med hjälp av visuella eller tekniska hjälpmedel.
-
Förhindrande av att obehöriga personer, fordon och varor kommer in i kommissionens lokaler.
Artikel 9
Säkerhetsåtgärder rörande information
1. Informationssäkerhet omfattar all information som handhas av kommissionen.
2. Informationssäkerheten ska, oavsett form, bygga på en avvägning mellan öppenhet, proportionalitet, ansvarighet och effektivitet, och behovet av att skydda information mot obehörig tillgång, användning, förändring eller förstörelse samt obehörigt röjande.
3. Informationssäkerhet ska syfta till att skydda konfidentialitet, integritet och tillgänglighet.
4. Därför ska riskhanteringsprocesser användas för att klassificera informationstillgångar och utarbeta proportionerliga skyddsåtgärder, förfaranden och standarder, inklusive riskdämpande åtgärder.
5. Dessa allmänna principer som ligger till grund för informationssäkerheten ska tillämpas särskilt med avseende på följande:
a)
Säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter, dvs. uppgifter eller materiel som placerats på en EU-säkerhetsskyddsklassificeringsnivå och vars obehöriga röjande skulle kunna åsamka Europeiska unionens eller en eller flera av dess medlemsstaters väsentliga intressen olika grader av skada.
b)
Känsliga icke-säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter, dvs. uppgifter eller materiel som kommissionen måste skydda på grund av rättsliga förpliktelser som fastställs i fördragen eller i rättsakter som antagits för att genomföra dessa, och/eller på grund av uppgifternas eller materielens känslighet. Känsliga, icke-säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter inbegriper, men är inte begränsade till, upplysningar eller materiel som omfattas av tystnadsplikt enligt artikel 339 i EUF-fördraget, uppgifter som omfattas av de intressen som skyddas i artikel 4 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 (12), jämförd med relevant rättspraxis från Europeiska unionens domstol, samt personuppgifter som omfattas av förordning (EG) nr 45/2001.
6. Känsliga, icke-säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter ska omfattas av regler om hantering och lagring. De ska endast lämnas ut till personer som har behovsenlig behörighet. När det anses nödvändigt för ett effektivt skydd av deras konfidentialitet ska denna typ av uppgifter förses med en säkerhetsmarkering och motsvarande hanteringsanvisningar som har godkänts av generaldirektören för personal och säkerhet. Om informationen hanteras eller lagras i kommunikations- och informationssystem, ska den även skyddas i enlighet med kommissionens beslut (2006) 3602, tillämpningsföreskrifterna till detta och motsvarande standarder.
7. Varje person som är ansvarig för röjande eller förlust av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller känsliga icke-sekretessbelagda uppgifter, som identifierats som sådana i bestämmelserna om uppgifternas hantering och lagring, kan bli föremål för disciplinära åtgärder i enlighet med tjänsteföreskrifterna. Sådana disciplinära åtgärder ska inte påverka eventuella vidare rättsliga eller straffrättsliga förfaranden vid behöriga nationella myndigheter i medlemsstaterna i enlighet med deras lagar och andra författningar, och inte heller eventuella avtalsvillkor om påföljder.
Artikel 10
Säkerhetsåtgärder med avseende på kommunikations- och informationssystem
1. Alla kommunikations- och informationssystem som används av kommissionen ska uppfylla kraven enligt kommissionens säkerhetspolitik för informationssystem, såsom denna följer av kommissionens beslut K (2006) 3602, dess tillämpningsföreskrifter och motsvarande säkerhetsstandarder.
2. Kommissionen ägande, förvaltning och användning av kommunikations- och informationssystem ska innebära att andra av EU:s institutioner, byråer, organ eller andra organisationer endast ges tillgång till dessa system under förutsättning att de kan lämna rimliga garantier för att deras informationssystem omfattas av skydd på en nivå som motsvarar kommissionens säkerhetspolitik för informationssystem enligt kommissionens beslut K(2006) 3602, dess tillämpningsföreskrifter och motsvarande säkerhetsstandarder. Kommissionen ska övervaka efterlevnaden av dessa krav och vid allvarliga eller upprepade överträdelser ha rätt att förbjuda tillgång till systemen.
Artikel 11
Kriminalteknisk analys av it-säkerhet
Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska särskilt ansvara för att utföra kriminalteknisk analys i samarbete med kommissionens berörda avdelningar för att stödja sådana säkerhetsutredningar som avses i artikel 13, som rör kontraspionage, dataläckage, it-angrepp och it-säkerhet.
Artikel 12
Säkerhetsåtgärder rörande personer och föremål
1. För att garantera säkerheten inom kommissionen och förebygga och kontrollera risker, får personal som bemyndigats i enlighet med artikel 5, i överensstämmelse med principerna i artikel 3 bland annat vidta en eller flera av följande skyddsåtgärder:
a)
Säkra platser och bevisning, inbegripet in- och utpasseringsloggar samt inspelningar från övervakningskameror, i händelse av incidenter eller uppförande som kan medföra administrativa, disciplinära, civilrättsliga eller straffrättsliga förfaranden.
b)
Begränsade åtgärder riktade mot personer som utgör ett säkerhetshot, inbegripet att beordra personer att lämna kommissionens lokaler samt eskortera personer från kommissionens lokaler, förbjuda personer att vistas i kommissionens lokaler under en period, som bestäms i enlighet med kriterier som ska fastställas i tillämpningsföreskrifter.
c)
Begränsade åtgärder avseende föremål som utgör ett hot mot säkerheten, inbegripet avlägsnande, beslag och bortskaffande av föremål.
d)
Genomsökning av kommissionens lokaler, inbegripet kontor i sådana lokaler.
e)
Kontroller av kommunikations- och informationssystem och utrustning som hör till sådana system, uppgifter om telefon- och telekommunikationstrafik, loggfiler, användarkonton osv.
f)
Andra specifika säkerhetsåtgärder med motsvarande verkan i syfte att förhindra eller få säkerhetsrisker under kontroll, särskilt inom ramen för kommissionens rättigheter som hyresvärd eller som arbetsgivare i enlighet med tillämplig nationell lagstiftning.
2. I undantagsfall får sådan personal vid direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet som bemyndigats i enlighet med artikel 5 vidta nödvändiga brådskande åtgärder, under strikt tillämpning av de principer som fastställs i artikel 3. Efter att ha vidtagit sådana åtgärder ska de så snart som möjligt underrätta direktören för kommissionens säkerhetsdirektorat, som ska begära lämpligt mandat från generaldirektören för personal och säkerhet, som bekräftar de vidtagna åtgärderna och godkänner eventuella ytterligare åtgärder och ska vid behov samråda med behöriga nationella myndigheter.
3. Säkerhetsåtgärder i enlighet med denna artikel ska dokumenteras vid den tidpunkt när de vidtas eller, om det föreligger en överhängande risk eller en krissituation, inom rimlig tid efter det att de har vidtagits. I det senare fallet ska dokumentationen också omfatta de faktorer på vilka bedömningen av förekomsten av en överhängande risk eller en krissituation grundades. Dokumentationen får vara kortfattad, men bör vara utformad så att den person som är föremål för åtgärden har möjlighet att utöva sin rätt till försvar och skydd av personuppgifter i enlighet med förordning nr 45/2001, och så att det finns möjlighet att kontrollera åtgärdens lagenlighet. Ingen information om specifika säkerhetsåtgärder som rör en medlem av personalen ska ingå i den personens personalakt.
4. I samband med att säkerhetsåtgärder vidtas i enlighet med led b ska kommissionen dessutom säkerställa att den enskilde ges möjlighet att kontakta en advokat eller en person som han eller hon har förtroende för samt uppmärksammas på sin rätt att vända sig till Europeiska datatillsynsmannen.
Artikel 13
Undersökningar
1. Säkerhetsundersökningar får genomföras i följande fall, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 86 och bilaga IX till tjänsteföreskrifterna eller eventuella särskilda överenskommelser mellan kommissionen och Europeiska utrikestjänsten, såsom den särskilda överenskommelse som undertecknades den 28 maj 2014 mellan Europeiska kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet och Europeiska utrikestjänsten om aktsamhetsplikt gentemot kommissionspersonal vid unionens delegationer:
a)
Vid incidenter som påverkar säkerheten vid kommissionen, inklusive misstänkta brott.
b)
Vid risk för att känsliga icke-sekretessbelagda uppgifter, säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller sekretessbelagd Euroatom-information läcks, används på felaktigt sätt eller röjs.
c)
I samband med åtgärder som rör kontraspionage och terrorismbekämpning.
d)
Vid allvarliga it-incidenter.
2. Beslutet att inleda en säkerhetsundersökning ska fattas av generaldirektören för personal och säkerhet som också är mottagare av undersökningsrapporten.
3. Säkerhetsundersökningarna ska endast utföras av särskild utsedd personal vid generaldirektoratet för personal och säkerhet, vederbörligen bemyndigad i enlighet med artikel 5.
4. Den bemyndigade personalen ska utöva sina befogenheter att utföra säkerhetsundersökningar på ett oberoende sätt och ha de befogenheter som anges i artikel 12.
5. Bemyndigad personal med befogenhet att utföra säkerhetsundersökningar får samla in information från alla tillgängliga källor som har samband med eventuella administrativa eller straffrättsliga överträdelser som begåtts inom kommissionens lokaler eller involverar personer som avses i artikel 2.3, antingen som offer eller förövare av sådana överträdelser.
6. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska underrätta de behöriga myndigheterna i värdmedlemsstaten eller andra berörda medlemsstater när så är lämpligt, i synnerhet om undersökningen har gett upphov till brottsmisstanke. I detta sammanhang får generaldirektoratet för personal och säkerhet, när så är lämpligt eller nödvändigt, bistå myndigheterna i värdmedlemsstaten eller andra berörda medlemsstater.
7. Vid allvarliga it-incidenter ska generaldirektoratet för informationsteknik ha ett nära samarbete med generaldirektoratet för personal och säkerhet i syfte att tillhandahålla stöd i alla tekniska frågor. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska, i samråd med generaldirektoratet för informationsteknik, besluta när det är lämpligt att informera de behöriga myndigheterna i värdlandet eller andra berörda medlemsstater. De samordningstjänster som tillhandahålls av organisationen för incidenthantering för EU:s institutioner, organ och byråer (Cert-EU) kommer att användas för att ge stöd till andra av EU:s institutioner och organ som kan vara berörda.
8. Säkerhetsundersökningar ska dokumenteras.
Artikel 14
Avgränsning av befogenheter vid säkerhetsundersökningar och andra typer av utredningar
1. Om direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet genomför sådana säkerhetsundersökningar som avses i artikel 13, och om dessa undersökningar faller inom behörigheten för Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) eller kommissionens utrednings- och disciplinbyrå, ska direktoratet kontakta dessa organ, särskilt för att inte äventyra senare åtgärder som kan komma att vidtas av Olaf eller kommissionens utrednings- och disciplinbyrå. Direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet ska i lämpliga fall inbjuda Olaf eller kommissionens utrednings- och disciplinbyrå att delta i undersökningen.
2. De säkerhetsutredningar som avses i artikel 13 ska inte påverka befogenheterna för Olaf och kommissionens utrednings- och disciplinbyrå enligt de bestämmelser som styr dessa organs verksamhet. Direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektoratet för personal och säkerhet får uppmanas att bidra med tekniskt stöd till undersökningar som inletts av Olaf eller kommissionens utrednings- och disciplinbyrå.
3. Direktoratet för säkerhet vid kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet kan uppmanas att bistå Olaf:s anställda när dessa ges tillträde till kommissionens lokaler i enlighet med artikel 3.5 och 4.4 i Europaparlamentets och rådet förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (13), i syfte att underlätta de senares arbete. Direktoratet för säkerhet ska vidarebefordra information om sådana framställningar om bistånd till generalsekreteraren och generaldirektören för generaldirektoratet för personal och säkerhet eller, om undersökningen utförs i kommissionslokaler som används av kommissionsledamöter eller generalsekreteraren, till kommissionens ordförande och den kommissionsledamot som ansvarar för personalfrågor.
4. Om ett ärende kan omfattas av behörighetsområdet för såväl direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet som kommissionens utrednings- och disciplinbyrå, ska direktoratet för säkerhet, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 22 a i tjänsteföreskrifterna, i ett så tidigt skede som möjligt meddela huruvida det finns skäl som motiverar att kommissionens utrednings- och disciplinbyrå tar upp saken till behandling, i samband med att det rapporterar till generaldirektören för personal och säkerhet i enlighet med artikel 13. Detta skede ska särskilt anses vara nått när ett omedelbart hot mot säkerheten har upphört. Generaldirektören för personal och säkerhet ska fatta beslut om detta.
5. Om ett ärende kan omfattas av behörighetsområdet för såväl direktoratet för säkerhet inom kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet som Olaf, ska direktoratet för säkerhet utan dröjsmål rapportera till generaldirektören för personal och säkerhet, och i ett så tidigt skede som möjligt informera Olafs generaldirektör. Detta skede ska särskilt anses vara nått när ett omedelbart hot mot säkerheten har upphört.
Artikel 15
Säkerhetsinspektioner
1. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska utföra säkerhetsinspektioner för att kontrollera att kommissionens avdelningar och enskilda personer följer detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter, samt utforma rekommendationer vid behov.
2. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska vid behov genomföra säkerhetsinspektioner eller besök för säkerhetsövervakning eller säkerhetsutvärdering i syfte att kontrollera huruvida sådana aspekter av säkerheten för kommissionens personal, tillgångar och information som omfattas av ansvarsområdet för andra av unionens institutioner, byråer eller organ eller för medlemsstater, tredjeländer eller internationella organisationer, skyddas på lämpligt sätt i enlighet med säkerhetsbestämmelser, föreskrifter och standarder som minst motsvarar de som tillämpas av kommissionen. När så är lämpligt, ska dessa säkerhetsinspektioner, i en anda av gott samarbete mellan förvaltningar, även omfatta inspektioner inom ramen för utbytet av sekretessbelagda uppgifter med andra av unionens institutioner, organ och byråer eller med medlemsstater, tredjeländer eller internationella organisationer.
3. Denna artikel ska i tillämpliga delar tillämpas med avseende på kommissionspersonal vid unionens delegationer, utan att det påverkar eventuella särskilda överenskommelser mellan kommissionen och Europeiska utrikestjänsten, såsom den särskilda överenskommelse som undertecknades den 28 maj 2014 mellan Europeiska kommissionens generaldirektorat för personal och säkerhet och Europeiska utrikestjänsten om aktsamhetsplikt gentemot kommissionspersonal vid unionens delegationer.
Artikel 16
Beredskapsnivåer och hantering av krissituationer
1. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska ansvara för att vidta lämpliga beredskapsåtgärder som förberedelse för eller svar på hot och incidenter som påverkar säkerheten vid kommissionen, samt för åtgärder som krävs för att hantera krissituationer.
2. De beredskapsåtgärder som avses i punkt 1 ska stå i proportion till säkerhetshotets omfattning. Nivån på beredskapsåtgärderna ska fastställas i nära samarbete med behöriga avdelningar inom andra av unionens institutioner, byråer och organ och med behöriga myndigheter i den medlemsstat eller de medlemsstater där kommissionen har lokaler.
3. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska vara kontaktpunkt för frågor om beredskapsnivåer och hantering av krissituationer.
KAPITEL 4
ORGANISATION
Artikel 17
Allmänna skyldigheter för kommissionens avdelningar
1. Det ansvar som åligger kommissionens avdelningar enligt detta beslut ska utövas av generaldirektoratet för personal och säkerhet under överinseende och ansvar av den kommissionsledamot som ansvarar för säkerhetsfrågor.
2. De särskilda arrangemangen när det gäller it-säkerhet fastställs i beslut (2006) 3602.
3. Ansvaret för att genomföra detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter och för den fortlöpande efterlevnaden får delegeras till andra avdelningar inom kommissionen om ett decentraliserat säkerhetsarbete erbjuder betydande effektivitetsfördelar eller resurs- eller tidsbesparingar, t.ex. på grund av de berörda avdelningarnas geografiska belägenhet.
4. I de fall där punkt 3 är tillämplig ska generaldirektoratet för personal och säkerhet, och vid behov generaldirektören för informationsteknik, ingå avtal med enskilda kommissionsavdelningar och fastställa tydliga roller och ansvarsområden för genomförandet och övervakningen av säkerhetsstrategier.
Artikel 18
Generaldirektoratet för personal och säkerhet
1. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska särskilt ansvara för att
1)
utveckla kommissionens säkerhetspolitik, tillämpningsföreskrifter och säkerhetsmeddelanden,
2)
samla in information i syfte att bedöma säkerhetshot och säkerhetsrisker och alla andra frågor som kan påverka säkerheten inom kommissionen,
3)
tillhandahålla elektronisk övervakning och elektroniskt skydd för alla kommissionens verksamhetsställen, med vederbörlig hänsyn till hotbedömningar och indikationer på olaglig verksamhet som riktar sig mot kommissionens intressen,
4)
tillhandahålla en ständigt tillgänglig larmcentral som kommissionens avdelningar och personal kan vända sig till i säkerhets- och trygghetsrelaterade frågor,
5)
genomföra säkerhetsåtgärder som syftar till att minska säkerhetsriskerna samt utveckla och driva lämpliga kommunikations- och informationssystem som täcker dess operativa behov, särskilt på områdena fysisk säkerhet, fysisk tillträdeskontroll, beviljande av säkerhetsbemyndiganden och hantering av känslig information och säkerhetsskyddsklassificerad EU-information,
6)
öka medvetenheten, organisera övningar och tillhandahålla fortbildning och rådgivning i allt som rör säkerhet vid kommissionen, i syfte att främja en god säkerhetskultur och skapa en pool av personal med lämplig utbildning i säkerhetsfrågor.
2. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska, utan att det påverkar andra kommissionsavdelningars behörighet och befogenheter, säkerställa yttre förbindelser
1)
med säkerhetsavdelningarna vid EU:s övriga institutioner, byråer och organ i frågor som rör säkerheten för personer, tillgångar och information inom kommissionen,
2)
med säkerhets-, underrättelse- och säkerhetsbedömningsavdelningar, inbegripet nationella säkerhetsmyndigheter i medlemsstaterna, i tredjeländer och vid internationella organisationer och organ i frågor som kan påverka säkerheten för personer, tillgångar och information inom kommissionen,
3)
med polisen och andra räddningstjänster rörande alla rutinmässiga och akuta frågor som påverkar kommissionens säkerhet,
4)
med säkerhetsmyndigheterna vid andra av unionens institutioner, organ och byråer, i medlemsstaterna och i tredjeländer när det gäller insatser vid it-attacker med potentiell inverkan på säkerheten inom kommissionen,
5)
när det gäller mottagande, bedömning och spridning av underrättelser om spioneri- och terroristhot som påverkar säkerheten inom kommissionen,
6)
när det gäller frågor som rör sekretessbelagda uppgifter, i enlighet med närmare specifikationer i kommissionens beslut (EU, Euratom) 2015/444 (14).
3. Generaldirektoratet för personal och säkerhet ska ansvara för att överföring av uppgifter i enlighet med denna artikel, inklusive överföring av personuppgifter, sker på ett säkert sätt.
Artikel 19
Kommissionens grupp av säkerhetsexperter (ComSEG)
Det ska inrättas en kommissionsgrupp av säkerhetsexperter med uppdrag att bistå kommissionen, när så är lämpligt, i frågor som rör dess interna säkerhetspolitik och närmare bestämt skydd av säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter.
Artikel 20
Lokalt säkerhetsansvariga
1. Varje kommissionsavdelning eller kansli ska utse en lokalt säkerhetsansvarig som ska vara huvudkontaktpunkt mellan sin avdelning eller sitt kansli och generaldirektoratet för personal och säkerhet i alla frågor som rör säkerheten inom kommissionen. Vid behov får en eller flera ställföreträdande lokalt säkerhetsansvariga utses. Den lokalt säkerhetsansvariga ska vara tjänsteman eller tillfälligt anställd.
2. Som huvudsaklig kontaktpunkt för säkerheten inom sin kommissions- eller kabinettsavdelning ska den lokalt säkerhetsansvariga regelbundet rapportera till generaldirektoratet för personal och säkerhet och till sina överordnade om säkerhetsfrågor som berör hans kommissionsavdelning, vilket ska ske utan dröjsmål vid eventuella säkerhetsincidenter, inbegripet sådana där säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter eller känslig icke-säkerhetsskyddsklassificerad information kan ha äventyrats.
3. När det gäller frågor som rör säkerhet i kommunikations- och informationssystem, ska den lokalt säkerhetsansvariga samarbeta med den säkerhetsansvariga för de lokala datasystemen (LISO) på sin kommissionsavdelning, vars roll och ansvarsområden fastställs i beslut K(2006) 3602.
4. Denne ska bidra till säkerhetsutbildning och informationsinsatser som är inriktade på de särskilda behoven för personal, entreprenörer och andra personer som arbetar under ledning av hans eller hennes kommissionsavdelning.
5. Den lokalt säkerhetsansvariga får, på begäran av generaldirektoratet för personal och säkerhet, tilldelas särskilda uppgifter vid omfattande eller omedelbara säkerhetsrisker eller nödsituationer. Generaldirektören eller direktören för personalfrågor vid den lokalt säkerhetsansvarigas generaldirektorat ska underrättas om dessa särskilda uppgifter av generaldirektoratet för personal och säkerhet.
6. Den lokalt säkerhetsansvarigas ansvarsområde ska inte påverka den roll och det ansvar som tilldelats säkerhetsansvariga för de lokala it-systemen, arbetsmiljöansvariga, kontrolltjänstemän för register eller någon annan funktion som medför ansvar när det gäller säkerhetsfrågor. Den lokalt säkerhetsansvariga ska samarbeta med dessa andra personer med säkerhetsansvar för att säkerställa en enhetlig och konsekvent syn på säkerhet och ett effektivt flöde av information om frågor som rör säkerheten vid kommissionen.
7. Den lokalt säkerhetsansvariga ska ha direkt kontakt med sin generaldirektör eller avdelningschef och informera sina direkt överordnade. Han eller hon ska ha säkerhetsbemyndigande för tillgång till säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter, åtminstone upp till nivån SECRET UE/EU SECRET.
8. För att främja utbyte av information och bästa praxis, ska generaldirektoratet för personal och säkerhet minst två gånger per år organisera ett sammanträde för lokalt säkerhetsansvariga. De lokalt säkerhetsansvariga ska vara skyldiga att delta i dessa sammanträden.
KAPITEL 5
GENOMFÖRANDE
Artikel 21
Tillämpningsföreskrifter och säkerhetsmeddelanden
1. Om nödvändigt kommer antagandet av tillämpningsföreskrifter för detta beslut att bli föremål för ett separat beslut om delegering från kommissionen till den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor, i full överensstämmelse med den interna arbetsordningen.
2. Efter att ha bemyndigats genom ovannämnda kommissionsbeslut, får den ledamot av kommissionen som ansvarar för säkerhetsfrågor utarbeta säkerhetsmeddelanden om fastställande av riktlinjer för säkerhet och bästa praxis inom ramen för detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter.
3. Kommissionen får delegera de uppgifter som anges i punkterna 1 och 2 i denna artikel till generaldirektören för personal och säkerhet genom ett separat beslut om delegering, i full överensstämmelse med den interna arbetsordningen.
KAPITEL 6
ÖVRIGA BESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 22
Behandling av personuppgifter
1. Kommissionen ska behandla personuppgifter som behövs för att genomföra detta beslut i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001.
2. Utan att det påverkar de åtgärder som redan har vidtagits vid tidpunkten för antagandet av detta beslut och anmälts till Europeiska datatillsynsmannen (15), ska varje åtgärd enligt detta beslut som inbegriper behandling av personuppgifter, t.ex. rörande in- och utpasseringsloggar, inspelningar från övervakningskameror, inspelningar av telefonsamtal till jourtjänster eller samordningscentral och liknande uppgifter, som krävs av säkerhetsskäl eller som krisåtgärd, omfattas av tillämpningsföreskrifter i enlighet med artikel 21, med lämpliga skyddsinslag för registrerade.
3. Generaldirektören för generaldirektoratet för personal och säkerhet ska ansvara för att all behandling av personuppgifter inom ramen för detta beslut sker på ett säkert sätt.
4. Dessa tillämpningsföreskrifter ska antas efter samråd med uppgiftsskyddsombudet och den europeiska datatillsynsmannen i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001.
Artikel 23
Öppenhet
Kommissionens tjänstemän och övriga personer som berörs ska informeras om detta beslut och dess tillämpningsföreskrifter.
Artikel 24
Upphävande av tidigare beslut
Beslut (94) 2129 ska upphöra att gälla.
Artikel 25
Ikraftträdande
Detta beslut träder i kraft dagen efter det att det har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Utfärdat i Bryssel den 13 mars 2015.