PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) č. 1244/2014
ze dne 20. listopadu 2014,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“)
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 375/2014 o zřízení Evropského dobrovolnického sboru humanitární pomoci („iniciativa Humanitární dobrovolníci EU“) (1), a zejména na čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením (EU) č. 375/2014 by Komise měla vypracovat normy a postupy týkající se nezbytných podmínek, postupů a požadavků, jež mají uplatňovat vysílající a přijímající organizace při vyhledávání, výběru, přípravě, řízení a vysílání zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU na podporu humanitární pomoci ve třetích zemích. Nařízení (EU) č. 375/2014 stanoví, že normy by měly být přijaty prostřednictvím aktů v přenesené pravomoci a postupy prostřednictvím prováděcích aktů.
(2)
U všech zúčastněných stran iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, včetně samotných dobrovolníků a vysílajících a přijímajících organizací, by mělo být podporováno ztotožnění se s iniciativou.
(3)
Je důležité, aby byli zájemci o dobrovolnickou činnost vyhledáváni a vybíráni nediskriminačním, spravedlivým a transparentním postupem opírajícím se o partnerství mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, který vyhovuje skutečným potřebám, jež na místní úrovni vyjádří přijímající organizace.
(4)
Vysílající a přijímající organizace by měly zajistit důkladné zaškolení, jehož cílem je předcházet nedorozuměním v otázce úloh a očekávání a nabídnout dobrovolníkům odpovídající a praktickou přípravu pro jejich misi. Tímto způsobem položí základy důvěry a přijetí v přijímajících komunitách, a to při plném zohlednění místních kulturně citlivých otázek.
(5)
Odborná příprava je nepostradatelnou součástí přípravy před vysláním, která by měla být zajištěna všem zájemcům o dobrovolnickou činnost v rámci strukturovaného programu povinných a volitelných kurzů. Začátečníkům by kromě toho mělo být umožněno, v případě potřeby formou stáží, dále rozvíjet své kompetence a získávat nové specifické znalosti a dovednosti významné pro odvětví humanitární pomoci. Tento rozvoj by měl zejména odpovídat činnosti a podmínkám vysílající a přijímající organizace.
(6)
Vysílající a přijímající organizace by měly zavést odpovídající systém dohledu a řízení. Měly by společně dohlížet na výkony a výsledky humanitárních dobrovolníků EU a tyto výkony a dosahované výsledky hodnotit a poskytovat humanitárním dobrovolníkům EU zpětnou vazbu ve věci přidělených úkolů a cílů. Pomohou tím zlepšit odpovědnost iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
(7)
Doplňkem dohledu a řízení by měl být mentoring, který by měl humanitárním dobrovolníkům EU zajišťovat doplňkovou podporu před vysláním, v jeho průběhu a po skončení.
(8)
Po dobu vyslání do třetích zemí by měl být zřízen kanál pro průběžnou komunikaci a doplňkovou podporu z vysílající organizace. Všem humanitárním dobrovolníkům EU by měl být po skončení jejich vyslání poskytnut debriefing a podpora.
(9)
Zajištění odpovídajících pracovních a životních podmínek je nezbytné k tomu, aby mohli humanitární dobrovolníci EU plnit své úkoly v bezpečných a hygienických podmínkách, aby byly splněny jejich základní potřeby a aby se neocitli v tíživé životní situaci, avšak aby byla respektována zásada skromného, neokázalého životního stylu dobrovolníka. Příspěvky na pobyt a jiné platby určené humanitárním dobrovolníkům EU nemají představovat plat v řádném pracovním poměru. Výše těchto plateb by neměla být stanovena s ohledem na profesní zkušenost, odbornost nebo výsledky přiděleného úkolu daného dobrovolníka: jejich účelem je pouze pokrýt životní náklady během vyslání. Pro zajištění vysoké a rovné úrovně ochrany by všichni dobrovolníci EU měli být kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
(10)
Povinnost péče má prvořadý význam a je společnou odpovědností. Vysílající a přijímající organizace by se měly v maximální možné míře starat o zdraví, ochranu, bezpečnost a dobré životní podmínky humanitárních dobrovolníků EU a měly by vypracovat odpovídající postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany. Stejně tak by měli humanitární dobrovolníci EU na pracovišti činit vše pro zajištění svého vlastního zdraví, ochrany a bezpečnosti, jakož i zdraví, ochrany a bezpečnosti ostatních osob.
(11)
Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU by mělo být procesem probíhajícím po celou dobu jejich mise. Mělo by se opírat o systém dohledu a řízení výkonu a mělo by poskytovat údaje, které budou prokazovat, do jaké míry individuální výkon humanitárních dobrovolníků EU přispívá (na úrovni výstupů a dopadů) k cílům projektu a celé iniciativy.
(12)
Je zapotřebí spolehlivý akreditační postup, který zajistí, aby vysílající a přijímající organizace dodržovaly normy stanovené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a postupy stanovené v tomto nařízení. Takový akreditační postup by měl vycházet ze zásad zjednodušení a zamezení zdvojenému úsilí, rozlišení mezi vysílajícími a přijímajícími organizacemi, nákladové efektivnosti, transparentnosti a nestrannosti a měl by podporovat rozmanitost a přístupnost.
(13)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru zřízeného podle článku 26 nařízení (EU) č. 375/2014.
(14)
Aby se zajistilo včasné provádění iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, je nezbytné, aby toto nařízení vstoupilo v platnost jako naléhavé, neboť obsahuje ustanovení, na jejichž základě provádějící organizace vysílají humanitární dobrovolníky EU do třetích zemí,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví pravidla k provádění nařízení (EU) č. 375/2014, pokud jde o následující záležitosti vyjmenované v čl. 9 odst. 3, čl. 10 odst. 1 a čl. 12 odst. 6 uvedeného nařízení:
a)
postupy uplatňované při vyhledávání, výběru a nezbytné přípravě zájemců o dobrovolnickou činnost před jejich vysláním, včetně případných stáží;
b)
podrobnosti týkající se programu odborné přípravy a postupu pro hodnocení připravenosti zájemců o dobrovolnickou činnost k vyslání;
c)
pravidla pro vysílání a řízení humanitárních dobrovolníků EU ve třetích zemích, včetně dozoru na místě, průběžné podpory prostřednictvím coachingu, mentoringu, další přípravy, nezbytných pracovních podmínek a podpory po návratu;
d)
pojistné krytí a životní podmínky dobrovolníků včetně pokrytí nákladů na živobytí, ubytování, cestu a dalších relevantních výdajů;
e)
postupy uplatňované před vysláním, v jeho průběhu a po návratu pro zajištění povinné péče a náležitých bezpečnostních opatření, včetně protokolů pro stažení vyslaného dobrovolníka ze zdravotních důvodů a bezpečnostních plánů, v nichž jsou stanoveny postupy stažení dobrovolníků ze třetích zemí v případě mimořádné situace, mimo jiné nezbytné postupy spolupráce s vnitrostátními orgány;
f)
postupy pro sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU;
g)
akreditační postup, který zajistí, aby vysílající organizace splňovaly normy a postupy uvedené v článku 9 nařízení (EU) č. 375/2014, a diferencovaný akreditační postup pro přijímající organizace.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice uvedené v článku 3 nařízení (EU) č. 375/2014 a definice uvedené v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„kompetenčním rámcem“ se rozumí rámec ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
„plánem učení a rozvoje“ se rozumí plán ve smyslu nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
c)
„školitelem“ se rozumí osoba najatá poskytovatelem odborné přípravy k zajištění jednoho či více modulů odborné přípravy nebo moderování simulačních cvičení na základě scénářů a hodnocení kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost;
d)
„mentorem“ se rozumí školitel najatý poskytovatelem odborné přípravy, jehož úkolem je koordinovat hodnocení způsobilosti zájemce o dobrovolnickou činnost pro vyslání. Mentor je odpovědný za skupinu zájemců o dobrovolnickou činnost. Koordinuje hodnocení jejich kompetencí na základě zpětné vazby od ostatních školitelů a individuálně pracuje se zájemci o dobrovolnickou činnost s cílem přezkoumat jejich vlastní hodnocení a hodnocení ze strany školitelů;
e)
„mentoringem“ se rozumí proces neformálního předávání znalostí, sociálního kapitálu a psychosociální podpory relevantní pro práci, kariéru nebo profesní rozvoj. Mentoring zahrnuje neformální komunikaci, obvykle osobní a po delší dobu, mezi osobou, kterou přijímající organizace určí jako mentora a o které se předpokládá, že má příslušné znalosti, odbornost a zkušenosti na jedné straně a humanitárním dobrovolníkem EU na straně druhé;
f)
„debriefingem“ se rozumí proces, který vysílajícím a přijímajícím organizacím a humanitárnímu dobrovolníkovi poskytuje jasné informace o výsledcích mise a úspěších, jichž humanitární dobrovolníci EU dosáhli, a doporučení či poučení z jejich zkušeností a získaných poznatků a představuje pozitivní odborné uzavření dané mise.
KAPITOLA 2
POSTUPY VYHLEDÁVÁNÍ A VÝBĚRU ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST
Článek 3
Postup vyhledávání a výběru
1. Vysílající a přijímající organizace společně stanoví postup vyhledávání a výběru. Úlohy, povinnosti a postupy jsou definovány s cílem zajistit transparentní, spravedlivé a efektivní přijímací řízení v souladu se zásadou rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Postup vyhledávání a výběru se opírá o partnerství mezi vysílající a přijímající organizací a zaručuje včasnou a průběžnou komunikaci. Vysílající organizace zajistí, aby byla přijímající organizace důsledně zapojena do průběhu celého přijímacího řízení.
3. Dohodnutý postup vyhledávání a výběru se uplatňuje na všechny fáze přijímacího řízení.
4. Postup vyhledávání a výběru zahrnuje minimálně:
a)
stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU podle článku 4;
b)
oznámení a žádost podle článku 5;
c)
hodnocení, sestavení širšího a užšího seznamu uchazečů podle článku 6;
d)
výběr podle článku 7.
Článek 4
Stanovení přiděleného úkolu, kompetenčního profilu a kritérií výběru humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě posouzení potřeb vypracovaného podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, přijímající organizace navrhne v souladu s požadavky stanovenými v bodě 1 přílohy I pro humanitárního dobrovolníka EU přidělený úkol, včetně flexibilních prvků zohledňujících přispění daného dobrovolníka po přijetí.
2. Vysílající organizace přezkoumá přidělený úkol a v případě potřeby jej upraví, aby se zajistila jeho odpovídající a realistická přiměřenost s přihlédnutím k očekávaným kompetencím humanitárních dobrovolníků EU a absorpční kapacitě a potřebám přijímající organizace.
3. Podle přiděleného úkolu a kompetenčního rámce vysílající a přijímající organizace stanoví kompetenční profil humanitárního dobrovolníka EU a kritéria výběru včetně minimálních požadavků, které mají být použity během přijímacího řízení. Kompetenční profil musí rovněž uvádět, zda je daný dobrovolník začátečníkem nebo zkušeným odborníkem a zda je zapotřebí stáž.
Článek 5
Oznámení a žádost
1. Vysílající organizace nese odpovědnost za oznámení dané mise. S přispěním přijímající organizace vypracuje informační materiál s cílem informovat o iniciativě a přilákat zájemce o dobrovolnickou činnost.
2. Oznámení musí být vyhotoveno alespoň v angličtině a formulováno jasně, konkrétně a přístupně a musí poskytovat informace o pozici nabízené zájemci o dobrovolnickou činnost podle požadavků stanovených v bodě 2 přílohy I.
3. Oznámení musí být zveřejněno nejméně po dobu jednoho měsíce na ústřední platformě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, přičemž za účelem přilákání uchazečů na ústřední platformu je možné využít dalších příležitostí propagace. Za řádně odůvodněných okolností může být v případě misí v reakci na humanitární krizi oznámení zveřejněno po dobu kratší než jeden měsíc, nejméně však po dobu jednoho týdne.
4. Uchazeči podávají žádost na standardizovaném formuláři, ke kterému připojí strukturovaný životopis. Uchazeči rovněž vyplní standardizovaný dotazník k vlastnímu hodnocení, který má posoudit jejich kompetence podle požadavků pro daný kompetenční rámec a jejich adaptabilitu ve vztahu k přidělenému úkolu a životním a pracovním podmínkám uvedeným v oznámení. S těmito podmínkami musí uchazeči vyjádřit svůj souhlas.
Článek 6
Hodnocení, sestavování širšího a užšího seznamu uchazečů
1. Vysílající organizace hodnotí uchazeče podle informací uvedených ve formuláři žádosti a dotazníku k vlastnímu hodnocení, prohlášení o motivaci k účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU (a na konkrétní misi) a podle hodnocení schopnosti analyzovat příslušný scénář humanitární pomoci formou písemného testu, eseje nebo podobných zkoušek.
2. Na základě tohoto hodnocení vysílající organizace poskytne přijímající organizaci širší seznam uchazečů, aby se společně dohodly na užším seznamu uchazečů, kteří budou pozváni na pohovor.
3. Uchazeči zařazení na užší seznam jsou pozváni na strukturovaný pohovor na základě kompetenčního rámce. Pohovor může probíhat osobně nebo pomocí telekomunikačních technologií, pokud možno za účasti přijímající organizace. K dalším metodám hodnocení mohou patřit hodnotící centra, skupinové činnosti a simulační situační cvičení.
4. Vysílající organizace může dle potřeby před konečným výběrem provést kontrolu osobních a profesních referencí. O průběhu výběrového řízení jsou uchazeči informováni na začátku řízení v oznámení.
Článek 7
Výběr
1. Konečné rozhodnutí o výběru zájemce o dobrovolnickou činnost náleží přijímající organizaci, která svou volbu potvrdí vysílající organizaci, jež odpovídá za zaslání nabídky a za přípravu zaškolovací fáze. Pro každou pozici lze vybrat náhradní dobrovolníky, kteří nahradí zájemce v případě, že tento odstoupí nebo již není disponibilní.
2. Vysílající a přijímající organizace musí být schopny prokázat a zdůvodnit, jak dospěly ke svému rozhodnutí o výběru z hlediska zásad rovného zacházení, rovných příležitostí a nediskriminace v průběhu celého postupu vyhledávání a výběru.
3. Výběrové řízení musí být ukončeno v přiměřené lhůtě. Vysílající organizace vyrozumí všechny uchazeče o rozhodnutí o výběru a informuje je o možnosti získat zpětnou vazbu. Vybraného zájemce o dobrovolnickou činnost vyzve, aby písemně potvrdil svůj zájem zúčastnit se iniciativy Humanitární dobrovolníci EU.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byla dokumentace týkající se postupu vyhledávání a výběrového řízení zpětně sledovatelná a byla uchována v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
Článek 8
Hodnocení vzdělávacích potřeb
1. Na základě výsledků přijímacího řízení, potřeb přijímající organizace a předpokládaného vyslání zhodnotí vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a se zájemcem o dobrovolnickou činnost vzdělávací potřeby a určí moduly odborné přípravy, kterých se zájemce zúčastní, a to na základě těchto kritérií:
a)
odborná zkušenost, přičemž zkušeným odborníkům je dána možnost zaměřit se na povinné moduly a zvolit si odpovídající úroveň odborné přípravy v oblasti projektového řízení a specializované nepovinné moduly;
b)
potřeby přijímající organizace z hlediska specifických kompetencí, které mají být řešeny prostřednictvím účasti zájemce o dobrovolnickou činnost na nepovinných modulech;
c)
všeobecné kompetence zájemce o dobrovolnickou činnost, které mají být řešeny prostřednictvím účasti na nepovinných modulech.
2. Vysílající organizace vypracuje plán učení a rozvoje uvedený v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a určí hodnocené kompetence vybraných zájemců o dobrovolnickou činnost a jejich vzdělávací potřeby, které budou předány poskytovatelům odborné přípravy.
KAPITOLA 3
PROGRAM ODBORNÉ PŘÍPRAVY INICIATIVY HUMANITÁRNÍ DOBROVOLNÍCI EU
Článek 9
Program odborné přípravy
1. Program odborné přípravy pro všechny úspěšně vybrané zájemce o dobrovolnickou činnost realizuje/í poskytovatel/é odborné přípravy, v případě potřeby s přispěním vysílající a přijímající organizace a dřívějších dobrovolníků.
2. Program odborné přípravy se opírá o kompetenční rámec a lze jej přizpůsobit potřebám začátečníků i zkušených odborníků.
3. Program odborné přípravy spočívá v přístupu k učení, který kombinuje moduly elektronického učení a výuky ve třídách.
4. Povinné moduly pro všechny zájemce o dobrovolnickou činnost zahrnují:
a)
obecný úvod do tematiky Unie, jejích vnějších vztahů a systému reakce na krize;
b)
úvod do humanitární činnosti, politiky humanitární pomoci Unie a iniciativy Humanitární dobrovolníci EU;
c)
řízení osobní bezpečnosti, ochrany a zdraví;
d)
řízení projektů;
e)
mezikulturní povědomí (a průřezové záležitosti);
f)
simulační cvičení na základě scénáře, které od zájemců o dobrovolnickou činnost vyžaduje prokázání získaných kompetencí.
5. K nepovinným modulům patří:
a)
propagace a komunikace;
b)
psychologická první pomoc;
c)
odborná příprava osob za účelem budoucích školení a instruktáží;
d)
řízení dobrovolnické činnosti;
e)
organizační rozvoj;
f)
případně individuálně navržené moduly zabývající se zejména přizpůsobením technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost kontextu humanitární pomoci.
6. Zájemci o dobrovolnickou činnost se zúčastní všech povinných modulů a mohou se zúčastnit jednoho či více nepovinných modulů, které si zvolí podle článku 8.
7. Program odborné přípravy s informacemi o jednotlivých modulech, včetně statusu, cílové skupiny, časového rozsahu, cílových kompetencí a příslušných výsledků učení vymezuje příloha II.
Článek 10
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost během odborné přípravy a po jejím absolvování
1. Během odborné přípravy a po jejím dokončení jsou zájemci o dobrovolnickou činnost hodnoceni z hlediska své připravenosti na vyslání na základě kompetenčního rámce.
2. Hodnocení společně organizují školitelé, přičemž klíčovou koordinační úlohu hraje mentor daného zájemce o dobrovolnickou činnost.
3. Hodnocení kompetencí je založeno na hodnocení znalostí, dovedností a postoje zájemce o dobrovolnickou činnost, které provádějí školitelé, a to včetně:
a)
vlastního hodnocení, které zájemce o dobrovolnickou činnost provede po simulačním cvičení na základě scénáře;
b)
připomínek, které vypracují školitelé po každém modulu a po simulačním cvičení na základě scénáře;
c)
hodnocení mentora, jehož výsledkem jsou kritický pohled na vlastní hodnocení zájemce o dobrovolnickou činnost a připomínky vycházející z osobního setkání mentora a zájemce o dobrovolnickou činnost ohledně zpětné vazby školitelů.
4. Hodnocení všech kompetencí se stává součástí plánu učení a rozvoje zájemce o dobrovolnickou činnost, který je aktualizován po dokončení odborné přípravy a ve kterém jsou uvedena absolvovaná školení a dosažené výsledky.
5. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokáží nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, budou vyřazeni. Školitelé a mentor musí být schopni každé takové hodnocení a rozhodnutí v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit.
KAPITOLA 4
POSTUPY PŘÍPRAVY ZÁJEMCŮ O DOBROVOLNICKOU ČINNOST PŘED VYSLÁNÍM
Článek 11
Program zaškolení
1. V rámci zaškolení je zájemce o dobrovolnickou činnost nebo humanitární dobrovolník EU seznámen s kulturou, politikami a postupy vysílající a přijímající organizace a s očekáváními spojenými s přiděleným úkolem.
2. Program zaškolení společně vypracují vysílající a přijímající organizace. V programu jsou vymezeny jejich úlohy a povinnosti, a to pokud možno za přispění humanitárních dobrovolníků EU, kteří se vrátili z mise, s cílem využít jejich bezprostřední zkušenosti a poznatky. Program zahrnuje:
a)
zaškolení před vysláním, které zajistí vysílající organizace podle článku 12;
b)
zaškolení v cílové zemi, které zajistí přijímající organizace podle článku 18.
3. Vysílající a přijímající organizace dle potřeby uspořádají společná setkání za účasti všech zájemců o dobrovolnickou činnost nebo humanitárních dobrovolníků EU.
Článek 12
Zaškolení před vysláním
1. Vysílající organizace zajistí, aby bylo všem zájemcům o dobrovolnickou činnost před vysláním poskytnuto důkladné a odpovídající osobní zaškolení. Toto zaškolení zahrnuje minimálně následující prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, pracovníka krizového řízení, lidských zdrojů), poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o souvislostech projektu, v nichž bude zájemce o dobrovolnickou činnost pracovat, informace o přiděleném úkolu a hodnocení potřeb, z něhož úkol vychází, a předpokládané pracovní a životní podmínky podle článků 22 a 24 až 27;
c)
příslušný právní rámec vztahující se na dobrovolníka podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
d)
normy a postupy vztahující se na dobrovolníka, které se mimo jiné týkají kázně, stížností, opatření proti podvodům a korupci, ochrany dětí a zranitelných dospělých, etického kodexu podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014;
e)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky (včetně lékařského vyšetření před odjezdem) podle článků 28 a 30;
f)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
g)
plán učení a rozvoje;
h)
informace o síti iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a o tom, jak podporuje dobrovolníky před vysláním, během něj a po něm;
i)
informace o činnostech v oblasti komunikace a zviditelňování, se kterými projekt počítá na základě plánu komunikace podle článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014, včetně kontaktních údajů odpovědného regionálního informačního úředníka Komise;
j)
proces debriefingu podle článku 23.
2. V rámci zaškolení poskytne vysílající organizace rovněž informace o místním oddělení Komise pro humanitární pomoc odpovědném za zemi vyslání a informuje toto oddělení o blížícím se vyslání humanitárních dobrovolníků EU.
3. Vysílající organizace zajistí, aby si zájemci o dobrovolnickou činnost přečetli veškeré informace poskytnuté během postupu zaškolení, aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 13
Stáže pro začátečníky
1. Od zájemců o dobrovolnickou činnost, kteří jsou začátečníky, může být vedle odborné přípravy požadována i účast na stáži u vysílající organizace, aby si v praxi osvojili postupy, etiku a souvislosti humanitární práce a více se připravili na své předpokládané vyslání jako humanitární dobrovolník EU. Doba trvání stáže nepřesáhne šest měsíců s možností omezeného prodloužení v řádně odůvodněných případech.
2. Vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací a s dobrovolníkem účastnícím se stáže přezkoumá a zaktualizuje na základě potřeb dané stáže vzdělávací potřeby v plánu učení a rozvoje. Plán učení a rozvoje vymezuje zejména:
a)
výsledky učení, kterých by měl dobrovolník účastnící se stáže během jejího trvání dosáhnout;
b)
úkoly, které bude dobrovolník účastnící se stáže provádět v rámci procesu učení, a zdroje, které mají být poskytnuty;
c)
cíle a výsledky, kterých by měl dobrovolník po skončení doby stáže dosáhnout.
3. V případě stáží se, pokud jde o povinnosti vysílajících organizací, u nichž dobrovolníci vykonávají svou stáž, použijí obdobně následující články tohoto nařízení:
a)
čl. 19 odst. 4, 5, 6 a 9, články 21 a 22;
b)
článek 24 vyjma odstavce 5. Zájemci o dobrovolnickou činnost pocházející ze zemí EU nebo ze třetích zemí uvedených v čl. 23 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 375/2014 za podmínek stanovených v uvedeném článku, kteří jsou kryti svým vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem v zemi pobytu a kteří vykonávají stáže ve výše uvedených zemích, získají pouze doplňkové krytí. To znamená, že jejich pojistné krytí je omezeno na náklady převyšující krytí poskytované vnitrostátním sociálním zabezpečením nebo pojistným programem. Ve výjimečně odůvodněných případech, kdy vnitrostátní sociální zabezpečení nebo pojistný program kryje pouze část nákladů uvedených v čl. 24 odst. 5 nebo tyto náklady nekryje vůbec, je kryto 100 % vynaložených nákladů.
c)
článek 25 vyjma odstavce 6, článek 26 a čl. 27 odst. 1, je-li relevantní;
d)
čl. 28 odst. 1, 8 a 14 a čl. 30 odst. 1, 4, 5, 6 a 7.
Článek 14
Hodnocení zájemců o dobrovolnickou činnost po stáži
1. Na konci stáže vypracuje dobrovolník účastnící se stáže vlastní hodnocení na základě kompetenčního rámce a plánu učení a rozvoje.
2. Přímý nadřízený z vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací toto vlastní hodnocení přezkoumá a vypracuje hodnocení dobrovolníka účastnícího se stáže, ve kterém:
a)
zhodnotí výkon dobrovolníka účastnícího se stáže ve vztahu k jeho cílům;
b)
posoudí, zda bylo dosaženo dohodnutých výsledků;
c)
stanoví výsledky učení.
3. Zájemci o dobrovolnickou činnost, kteří prokážou nedostatečnou znalost u kterékoli průřezové nebo specifické kompetence, jsou vyřazeni a nejsou způsobilí stát se humanitárními dobrovolníky EU. Přímý nadřízený z vysílající organizace musí být schopen v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
Článek 15
Doplňková odborná příprava před vysláním
Aniž je dotčena účast zájemce o dobrovolnickou činnost na programu odborné přípravy nebo na stáži, může vysílající organizace zajistit vhodnou doplňkovou odbornou přípravu před vysláním, například odbornou přípravu týkající přizpůsobení technických kompetencí zájemců o dobrovolnickou činnost, jejímž cílem je reagovat na potřeby přijímající organizace, nebo jazykovou přípravu potřebnou pro cílovou zemi vyslání atd.
Článek 16
Smlouva s humanitárním dobrovolníkem EU
1. Na základě výsledků zaškolení před vysláním a případně stáže a jiné odborné přípravy před vysláním podle článků 13 až 15 vysílající organizace po konzultaci s přijímající organizací potvrdí závěrečné hodnocení způsobilosti, podle kterého je zájemce o dobrovolnickou činnost způsobilý být vyslán jako humanitární dobrovolník EU.
2. Vysílající organizace a úspěšně vyhodnocený humanitární dobrovolník EU podepíší smlouvu o vyslání podle čl. 14 odst. 5 nařízení (EU) č. 375/2014.
3. Smlouva, která musí být připravena po důkladné konzultaci s přijímajícími organizacemi, stanoví konkrétní podmínky týkající se vyslání a práva a povinnosti humanitárního dobrovolníka EU. Jsou v ní uvedeny právní přepisy vztahující se na jurisdikci smlouvy podle nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU), které má být přijato podle čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a její součástí jsou minimálně tyto prvky:
a)
úloha a funkce humanitárního dobrovolníka EU, doba trvání a místo vyslání a úkoly, jež mají být plněny podle vymezení v přiděleném úkolu, včetně prvků vyplývajících z plánu komunikace uvedeného v článku 17 nařízení (EU) č. 375/2014;
b)
doba platnosti smlouvy včetně data začátku a konce platnosti;
c)
řízení výkonu, včetně těchto prvků:
-
opatření týkající se řízení, včetně odpovědného přímého nadřízeného z přijímající organizace a kontaktního místa pro průběžnou podporu ze strany vysílající organizace,
-
opatření týkající se mentoringu;
d)
pracovní podmínky, včetně pracovní doby a dovolené;
e)
finanční nároky a závazky humanitárního dobrovolníka EU, včetně nezbytných ujednání k jejich plnění:
-
příspěvek na pobyt a přesídlení,
-
informace o platných předpisech v oblasti daní a sociálního zabezpečení,
-
pojistné krytí,
-
ubytování,
-
cesta;
f)
praktická opatření:
-
lékařské prohlídky,
-
víza a pracovní povolení;
g)
důvěrnost;
h)
očekávané chování humanitárního dobrovolníka EU, včetně integrity a etického kodexu, a opatření na ochranu práv dětí a ohrožených dospělých osob, včetně nulové tolerance pohlavního zneužívání, uvedené v příloze smlouvy;
i)
disciplinární politika a ukončení statusu dobrovolníka;
j)
mediační mechanismus pro řešení problémů, stížností a sporů;
k)
povinnosti a politiky v souvislosti s řízením ochrany, zdraví a bezpečnosti;
l)
učení a rozvoj:
-
odborná příprava a zaškolení,
-
debriefing.
4. V případě sporu mezi přijímající nebo vysílající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU má humanitární dobrovolník EU právo na účinný opravný prostředek v souladu s ustanoveními vnitrostátních předpisů platných pro vysílající organizaci.
Článek 17
Zanesení údajů do databáze
Po obdržení výslovného souhlasu humanitárního dobrovolníka EU zanese vysílající organizace údaje tohoto humanitárního dobrovolníka EU do databáze uvedené v článku 13 nařízení (EU) č. 375/2014 (dále jen „databáze“). Veškeré zpracovávání osobních údajů v souvislosti s touto databází musí být prováděno v souladu s normou ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014. Na jakékoli zpracování osobních údajů ze strany Komise ve vztahu k uvedené databázi se použije nařízení (ES) č. 45/2001 (2).
KAPITOLA 5
POSTUPY PRO VYSLÁNÍ A ŘÍZENÍ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 18
Zaškolení v cílové zemi
1. Přijímající organizace zajistí, aby bylo všem humanitárním dobrovolníkům EU po příjezdu do země, do níž jsou vysláni, poskytnuto důkladné a přiměřené zaškolení zahrnující minimálně tyto prvky:
a)
struktura a postupy organizace a řízení, týmy podílející se na projektu (včetně projektového manažera, provozního a technického týmu, pracovníka krizového řízení, podpůrných týmů, jako jsou týmy pro lidské zdroje a finance), místo(a) projektu a poslání a cíle organizace ve vztahu k iniciativě Humanitární dobrovolníci EU;
b)
komplexní informace o misi, pravomocech a projektech přijímající organizace; zapojené komunity; provozní souvislosti; očekávání týkající se výstupů a výsledků přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a posouzení potřeb, ze kterého se vychází;
c)
místní právní rámec vztahující se na humanitárního dobrovolníka EU;
d)
povinná bezpečnostní instruktáž a instruktáž v oblasti zdraví a ochrany pro konkrétní místní podmínky podle článků 28 a 30;
e)
systém a postup dohledu a řízení výkonu a zavedené podpůrné mechanismy včetně mentoringu a další podpory podle článků 19, 20 a 21;
f)
kulturní instruktáž o dané zemi, regionu a místě vyslání, včetně pokynů týkajících se vhodného chování;
g)
proces debriefingu v cílové zemi podle článku 23.
2. Přijímající organizace zajistí, aby si humanitární dobrovolníci EU přečetli veškeré informace poskytované během zaškolení v cílové zemi a aby jim porozuměli a aby měli k těmto informacím snadný přístup i po celou dobu účasti na iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 19
Dohled a řízení výkonu
1. Vysílající a přijímající organizace na základě výkonnostních cílů, očekávaných výstupů a výsledků společně vypracují systém řízení výkonu určený k měření pokroku a kvality práce humanitárního dobrovolníka EU podle přiděleného úkolu.
2. Postup řízení výkonu upřesní příslušné úlohy a povinnosti vysílající a přijímající organizace při dohledu nad humanitárním dobrovolníkem EU.
3. Během zaškolování vysílající a přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU stanoví výkonnostní cíle dobrovolníka a poskytnou mu příležitost vyjádřit se k flexibilním prvkům přiděleného úkolu.
4. Přijímající organizace určí přímého nadřízeného, který odpovídá za dohled nad humanitárním dobrovolníkem EU, s nímž přímý nadřízený uskutečňuje v rámci dohledu přiměřeně a prakticky četné schůzky.
5. Dle potřeby a v závislosti na délce mise provedou vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU společný přezkum výkonu v polovině období s cílem formálně zhodnotit proces začleňování a pokrok při plnění cílů a upravit cíle, přidělený úkol a plán učení a rozvoje.
6. Jestliže se při přezkumu v polovině období dospěje k závěru, že humanitární dobrovolník EU vykazuje nedostatečnou znalost kterékoli z průřezových nebo specifických kompetencí, může přijímající organizace po dohodě s vysílající organizací rozhodnout o předčasném ukončení jeho vyslání. Organizace musí být schopny v případě potřeby vysvětlit a zdůvodnit každé takové hodnocení a rozhodnutí.
7. Vysílající organizace a přímý nadřízený z přijímající organizace spolu s humanitárním dobrovolníkem EU provedou konečný přezkum výkonu s cílem zhodnotit na konci mise dosažené úspěchy humanitárního dobrovolníka EU v porovnání s cíli jeho přiděleného úkolu a plánem učení a rozvoje.
8. Výsledky přezkumu výkonu se stávají součástí plánu učení a rozvoje daného humanitárního dobrovolníka EU.
9. Vysílající organizace uchová záznamy o přezkumu výkonu v souladu s normami ochrany údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014, a v databázi potvrdí, zda bylo vyslání úspěšně dokončeno, a pokud dokončeno nebylo, uvede příslušný důvod.
Článek 20
Průběžná podpora ze strany vysílajících organizací
1. Před vysláním určí vysílající organizace kontaktní osobu, která je po celou dobu vyslání k dispozici a je v pravidelném kontaktu s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem:
a)
pomoci humanitárnímu dobrovolníkovi EU s usazením a přesunem;
b)
poskytovat humanitárnímu dobrovolníkovi EU a přijímající organizaci potřebnou doplňkovou podporu;
c)
účastnit se přezkumů v polovině období a na konci vyslání a případně i ostatních schůzek a
d)
zajišťovat mediační podporu v případě neshody mezi přijímající organizací a humanitárním dobrovolníkem EU.
2. Jestliže určená kontaktní osoba v průběhu vyslání již není schopna plnit svou úlohu, musí být v co nejkratší době nahrazena, aby byla zajištěna kontinuita podpory.
Článek 21
Mentoring
1. Přijímající organizace určí pro humanitárního dobrovolníka EU jednoho či více mentorů, kteří mu poskytují podporu v oblastech, jako je například:
a)
rozvoj odborných dovedností a zlepšování výkonu a znalostí;
b)
kulturní začleňování a přizpůsobování;
c)
coaching v souvislosti s přiděleným úkolem a
d)
řešení psychosociálních problémů.
2. Určený mentor či mentoři mají přístup k plánu učení a rozvoje a přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a svou podporu opírají o tyto dokumenty. Mentor či mentoři se pravidelně schází s humanitárním dobrovolníkem EU s cílem projednat jeho pokrok a pomoci s jakýmkoli problémem, který souvisí s misí, či osobním problémem.
3. Mentoring přihlíží k místní situaci a je pokud možno k dispozici i místním dobrovolníkům.
4. Vysílající organizace pomáhá se zajištěním mentoringu tím, že pracuje v partnerství s přijímající organizací při poskytování podpory pro oblast analýzy, odborné přípravy a jiného budování kapacit a v případě malé místní dostupnosti konkrétních dovedností vyhledává ve svých vlastních strukturách a sítích jednotlivce, kteří vhodné a doplňující dovednosti mají.
5. Dle potřeby lze zvážit mentoring na dálku, zejména za pomoci sítě pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 22
Pracovní podmínky
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU mají odpovídající pracovní podmínky, které jim během jejich misí umožňují plnit povinnosti a zajišťují jejich dobré životní podmínky, motivaci, zdraví a ochranu. Tyto podmínky jsou v souladu s příslušnými ustanoveními směrnice 89/391/ES (3) a směrnice 2003/88/ES (4).
2. Vysílající a přijímající organizace spolupracují na společném vymezení odpovídajících pracovních podmínek na základě místní a vnitrostátní situace.
3. Přijímající organizace poskytne nezbytné informace a navrhne pracovní podmínky, jejichž vhodnost a přiměřenost posoudí vysílající organizace, s cílem zajistit soulad s povinností péče obou organizací a s obecnými politikami a postupy vysílající organizace.
4. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se bezpečnosti, zdraví a ochrany a aby navrhované pracovní podmínky dodržovaly schválené postupy v oblasti bezpečnosti, zdraví a ochrany podle článků 28, 29 a 30 a splňovaly požadavky na pracovní dobu, dovolenou, minimální denní a týdenní doby odpočinku a pracovní prostor podle bodu 3 přílohy I.
Článek 23
Podpora na konci mise a podpora po návratu
1. Vysílající a přijímající organizace společně rozhodnou o obsahu a procesu debriefingu všech humanitárních dobrovolníků EU, včetně těch, kteří se vrací předčasně.
2. Přijímající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU osobní nebo skupinový debriefing včetně konečného přezkumu výkonu podle čl. 19 odst. 7 a dle potřeby zajistí, aby byl projekt předán týmu a protistranám, které budou pokračovat v činnostech vykonávaných humanitárním dobrovolníkem EU, aby byla zajištěna udržitelnost a kontinuita.
3. Vysílající organizace poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU, který se vrátil z mise, osobní nebo skupinový debriefing a debriefing týkající se otázek činností či projektu na základě zpětné vazby ze strany přijímající organizace a finalizace plánu učení a rozvoje.
4. Vysílající organizace zprostředkuje lékařské vyšetření po vyslání při návratu humanitárního dobrovolníka EU a nabídne mu psychosociální debriefing a poradenskou podporu, kterou může humanitární dobrovolník EU nepovinně využít.
5. Vysílající a přijímající organizace nastíní humanitárnímu dobrovolníkovi EU možnosti, jak se nadále angažovat v oblasti humanitární pomoci a aktivního evropského občanství, včetně propagace sítě iniciativy Humanitární dobrovolníci EU a zapojení do této sítě.
6. Vysílající organizace vyzve humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili z mise, aby poskytli konstruktivní zpětnou vazbu ve věci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU, a aby vysvětlili, jak může jejich přispění ovlivnit budoucí mise.
KAPITOLA 6
USTANOVENÍ TÝKAJÍCÍ SE ŽIVOTNÍCH PODMÍNEK A POJIŠTĚNÍ
Článek 24
Pojistné krytí
1. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti komplexním pojištěním, které je speciálně určeno k jejich ochraně během celé doby jejich vyslání do třetích zemí a veškerých relevantních období před vysláním a po něm.
2. Pojistné krytí se vztahuje na celý svět, 24 hodin denně. Pojistné krytí je účinné ode dne, kdy humanitární dobrovolník EU opustí domov a vydá se na cestu do třetí země, do níž byl vyslán, až do dne, kdy opustí třetí zemi, do níž byl vyslán, a vrátí se domů (tzv. „první období krytí“).
3. Pojistné krytí delší než dvanáct týdnů se prodlouží o dalších osm týdnů v domovské zemi pojištěnce pro účely návazné léčby nemocí a úrazů, které humanitárního dobrovolníka EU postihly během prvního období krytí.
4. Pojistné krytí se vztahuje na všechny činnosti spojené s iniciativou Humanitární dobrovolníci EU a rovněž na soukromé činnosti humanitárního dobrovolníka EU během prvního období krytí.
5. Všichni humanitární dobrovolníci EU jsou kryti pojištěním ve výši 100 % (úplné krytí) pro případ těchto pojistných událostí:
a)
lékařská a stomatologická péče;
b)
těhotenství a porod;
c)
úraz;
d)
repatriace;
e)
životní pojištění;
f)
trvalá a dočasná invalidita nebo pracovní neschopnost;
g)
odpovědnost za škody;
h)
ztráta nebo krádež dokladů, jízdenek a osobních věcí;
i)
doplňková asistenční pomoc.
6. S cílem zajistit rovné zacházení a krytí u všech humanitárních dobrovolníků EU může Komise uzavřít smluvní vztah s jedním nebo více poskytovateli pojištění prostřednictvím zadání veřejné zakázky.
Článek 25
Příspěvek na pobyt a přesídlení
1. Vysílající organizace poskytuje humanitárním dobrovolníkům EU, kteří mají status osob, jež nejsou v pracovním poměru, příspěvek na pobyt formou paušálních plateb, které jsou vypláceny v přiměřených lhůtách a v pravidelných splátkách.
2. Při výpočtu výše paušálního příspěvku na pobyt se vychází ze spotřebního koše, který zahrnuje pravidelné výdaje humanitárního dobrovolníka EU za tyto položky:
a)
potraviny;
b)
hygienické potřeby a potřeby pro domácnost;
c)
oděvy;
d)
místní a vnitrostátní doprava;
e)
různé výdaje považované za nezbytné pro zajištění přiměřené životní úrovně a zapojení do místní společnosti (za účelem zahrnutí dalších nákladů, jako jsou volnočasové aktivity, služby kadeřníka a holiče, denní tisk a kancelářské potřeby, lze přičíst nejvýše 20 % celkové částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d));
f)
mimořádná částka pro humanitární dobrovolníky EU pobývající v oblastech s indexy převyšujícími průměr dané země (nejvýše 10 % částky pro položky vyjmenované v písmenech a) až d)).
3. Náklady na ubytování nejsou součástí paušálních příspěvků na pobyt.
4. Komise zveřejňuje informace o paušálních příspěvcích na pobyt pro země vyslání na základě indexů zemí. Vedle příspěvku na pobyt lze hradit zvláštní potřeby související se zdravotním postižením nebo jinými řádně zdůvodněnými výjimečnými okolnostmi.
5. Humanitární dobrovolníci EU jsou včas informováni o změnách indexů a výše příspěvků na pobyt, které se jich během jejich mise týkají, zejména v zemích s vysokou mírou inflace nebo deflace.
6. Při úspěšném ukončení vyslání poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU, kteří se vrátili z mise, pravidelně indexovaný příspěvek na přesídlení ve výši 100 EUR za měsíc v závislosti na délce jejich vyslání.
Článek 26
Ubytování
1. Vysílající organizace zajistí, aby přijímající organizace poskytla humanitárnímu dobrovolníkovi EU odpovídající ubytování za náklady přiměřené místním podmínkám.
2. Vysílající a přijímající organizace společně zajistí prevenci, řízení a zmírňování rizik týkajících se ochrany, zdraví a bezpečnosti a aby navrhované ubytování dodržovalo schválené postupy v oblasti ochrany, zdraví a bezpečnosti podle článků 28, 29 a 30 a splňovalo požadavky stanovené v bodě 4 přílohy I.
3. Je-li to možné, hradí náklady na ubytování, vytápění a jiné přímo související náklady přímo přijímající organizace. Přijímající organizace uzavírá smluvní vztahy s pronajímateli a přijme veškerá potřebná opatření, aby hostitelské subjekty a pronajímatele informovala o iniciativě Humanitární dobrovolníci EU.
Článek 27
Cestovní a související výdaje
1. Vysílající organizace organizuje cestu humanitárního dobrovolníka EU do místa vyslání a zpět, a to i v případech předčasného návratu, a hradí cestovní výdaje.
2. Na žádost humanitárního dobrovolníka EU zorganizuje vysílající organizace další cestu zpět a uhradí související cestovní výdaje v těchto případech:
a)
dovolená ve vlasti pro humanitární dobrovolníky EU, jejichž doba vyslání je delší než osmnáct měsíců;
b)
rodičovská dovolená pro humanitární dobrovolníky EU, kteří mají jedno či více vyživovaných dětí mladších dvanácti let, je-li doba jejich vyslání delší než 6 měsíců;
c)
mimořádná dovolená v případě pohřbu nebo lékařsky potvrzeného závažného onemocnění přímého příbuzného ve vzestupné či sestupné linii, manžela/manželky, registrovaného partnera nebo sourozence.
3. Výši cestovních výdajů lze vypočítat buď podle skutečných nákladů na cestu v ekonomické či druhé třídě, nebo může být hrazeno paušálně na základě přiměřené metodiky výpočtu vzdálenosti.
4. Vysílající organizace poskytne informace a logistickou podporu při zařizování víz pro humanitárního dobrovolníka EU a přijímající organizace v případě potřeby podporuje vízový proces. Náklady spojené se získáním víz, včetně nezbytných cestovních výdajů, hradí vysílající organizace.
KAPITOLA 7
POSTUPY PRO ZAJIŠTĚNÍ POVINNOSTI PÉČE, OCHRANY A BEZPEČNOSTI
Článek 28
Řízení bezpečnosti a posuzování rizik
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku bezpečnosti a postupy posuzování rizik, jež jsou vhodné a použitelné pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravené.
2. Na základě politiky bezpečnosti vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně plán řízení bezpečnosti a evakuační plán pro akce v rámci iniciativy Humanitární dobrovolníci EU. Tyto plány musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 5 přílohy I.
3. Vysílající a přijímající organizace společně vypracují písemné posouzení rizik týkajících se bezpečnosti, cestování a zdraví v zemi vyslání. Tato posouzení musí splňovat alespoň požadavky stanovené v bodě 6 přílohy I.
4. Posouzení rizik uvedené v odstavci 3 se pravidelně přezkoumává a aktualizuje podle situace, přinejmenším před vysláním humanitárního dobrovolníka EU. Jestliže posouzení rizik vede k závěru, že vyslání by se odehrálo v podmínkách mezinárodního nebo vnitrostátního ozbrojeného konfliktu, nebo že takový konflikt hrozí, od plánovaného vyslání se ustoupí nebo se v případě, že již byl humanitární dobrovolník EU vybrán, vyslání se zruší.
5. Požadavky týkající se informovanosti ohledně bezpečnosti a přiměřeného chování z hlediska řízení rizik a bezpečnosti jsou součástí popisu přiděleného úkolu a přijímacího řízení.
6. Vysílající organizace informuje příslušné vnitrostátní orgány členských států a dalších zemí zúčastněných podle článku 23 nařízení (EU) č. 375/2014 předtím, než je některý z jejich občanů vyslán jako humanitární dobrovolník EU. Vysílající organizace, která vysílá humanitární dobrovolníky EU, jež nejsou občany Unie, zjistí před vysláním předpisy týkající se konzulární ochrany zajišťované zemí, jejímž je dobrovolník státním příslušníkem, nebo jinou zemí.
7. Vysílající a přijímající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU obdržel všechny informace o bezpečnostních a ochranných postupech a aby jim porozuměl. Během zaškolení bude před odjezdem a do 24 hodin po příjezdu do cílové země vyslání zajištěna bezpečnostní instruktáž podle konkrétní situace. Její součástí musí být výsledky posouzení rizik, evakuační plán a řízení bezpečnosti včetně ohlašování bezpečnostních incidentů, postupy evakuace a repatriace, komunikační schéma, kontaktní pracovník/ci krizového řízení a kontaktní údaje na vyslanectví, policii, hasiče a nemocnice.
8. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším pojištěním podle článku 24.
9. Vedle povinného bezpečnostního školení v rámci programu odborné přípravy poskytne vysílající organizace humanitárním dobrovolníkům EU veškerá další relevantní bezpečnostní školení, která zajišťuje pro své vlastní mezinárodní pracovníky.
10. Humanitární dobrovolník EU svým podpisem smlouvy uvedené v čl. 16 odst. 2 potvrzuje, že je seznámen s postupy řízení bezpečnost a že dané postupy bude dodržovat, a to včetně povinnosti průběžně se informovat a seznamovat se s aktuálními bezpečnostními situacemi, že uznává osobní odpovědnost za vlastní bezpečnost, bezpečnost ostatních i organizace a že se zdrží rizikového chování. Vysílající a přijímající organizace informují humanitárního dobrovolníka EU o důsledcích jakéhokoli porušení bezpečnostních postupů, a to zejména porušení vedoucích k předčasnému a nucenému ukončení vyslání.
11. Vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, aby se po příjezdu do cílové země vyslání registrovali u vyslanectví nebo konzulátu země své státní příslušnosti a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc. Jestliže země, jejímž je humanitární dobrovolník EU státním příslušníkem, nemá konzulární zastoupení v cílové zemi vyslání, vysílající organizace doporučí humanitárním dobrovolníkům EU, kteří jsou občany Unie, aby se registrovali u konzulátu nebo u vyslanectví jiného členského státu, a informuje je o možnosti vyžádat si zde konzulární pomoc.
12. Na základě aktuálních informací, které poskytne přijímající organizace, vysílající a přijímající organizace pravidelně aktualizují evakuační plán s cílem zajistit, aby neustále odpovídal aktuálním operativním podmínkám. Na základě výsledků posouzení rizik se určí četnost, s jakou se provádí přezkum plánu, a přijímající organizace v případě potřeby využívá předešlé údaje a nové aktualizace k jeho úpravám. Evakuační plán se uchovává na místě, které je pro humanitárního dobrovolníka EU snadno přístupné.
13. Přijímající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU průběžně informován o jakékoli změně operativních podmínek a následné změně jakéhokoli bezpečnostního postupu nebo protokolu.
14. Přijímající organizace zná místo pobytu humanitárního dobrovolníka EU a má jeho kontaktní číslo, aby se s ním mohla spojit, a to i během dovolené.
Článek 29
Postupy pro případ incidentu či evakuace
1. V případě bezpečnostního incidentu musí být humanitárnímu dobrovolníkovi EU co nejrychleji poskytnut debriefing. Podle závažnosti incidentu a postupů zavedených ve vysílající a přijímající organizaci může tento debriefing zajistit přímý nadřízený nebo mentor z přijímající organizace nebo pracovník krizového řízení z vysílající organizace a součástí informační schůzky může být odborná psychologická podpora.
2. V případě evakuace se postupuje podle evakuačního plánu a o humanitárního dobrovolníka EU je případně postaráno v souladu s postupy zavedenými na konzulátech nebo vyslanectvích, kde je humanitární dobrovolník EU registrován podle čl. 28 odst. 11.
3. Vysílající organizace kontaktuje humanitární dobrovolníky EU, kteří se vrátili, a zajistí, aby se jim dostalo odpovídající následné podpory, včetně debriefingu a psychosociální a lékařské podpory.
4. Bezpečnost je součástí rámce pro sledování a hodnocení vysílající a přijímající organizace a poučení z bezpečnostních incidentů jsou podkladem pro přezkumy a zlepšování projektů.
Článek 30
Zdraví a ochrana
1. Vysílající organizace má zavedenou vnitřní politiku zdraví a ochrany, jež je vhodná a použitelná pro humanitární dobrovolníky EU a v případě potřeby upravená, a to včetně pokynů týkajících se těchto témat:
a)
osobní zdraví, například fyzické zdraví (prevence onemocnění, rady týkající se stravování a spánku, informovanost o rizicích klimatické a zeměpisné povahy, přístup k léčbě);
b)
duševní zdraví (rady týkající se rovnováhy pracovního a osobního života, zvládání stresu, mechanismy řešení problémů a metody relaxace, kontaktní místa psychosociální podpory).
2. Na základě vnitřní politiky ochrany a zdraví vysílající organizace vypracují vysílající a přijímající organizace společně komplexní soubor politik a pokynů v oblasti zdraví a ochrany, aby dostály své povinnosti péče a zajistily fyzickou a emocionální pohodu humanitárních dobrovolníků EU.
3. V rámci posouzení rizik uvedeného v čl. 28 odst. 3 a před stanovením přiděleného úkolu vysílající a přijímající organizace společně posoudí, zda vyslání pro humanitárního dobrovolníka EU poskytuje bezpečné a zdravé pracovní a životní podmínky EU podle ukazatelů stanovených v bodě 7 přílohy I.
4. Vysílající organizace zajistí, aby byl humanitární dobrovolník EU kryt přinejmenším komplexním zdravotním a cestovním pojištěním podle článku 24.
5. Během zaškolení seznámí vysílající organizace humanitárního dobrovolníka EU s politikami a pokyny v oblasti zdraví a ochrany uvedenými v odstavcích 1 a 2, týkajícími se mimo jiné onemocnění, první pomoci, údržby všech míst, údržby vozidla a vybavení, pracovišť, rovnováhy pracovního a osobního života, zdravotních a bezpečnostních incidentů a postupu pro evakuaci ze zdravotních důvodů.
6. Vysílající organizace zajistí, aby humanitární dobrovolník EU podstoupil před odjezdem důkladnou lékařskou prohlídku, a zajistí doporučená léčiva a očkování podle rizik v cílové zemi vyslání, jakož i případné vybavení, například soupravy pro první pomoc a ochranu proti komárům.
7. Přijímající organizace zajistí, aby byla povinnost péče součástí každodenního řízení dobrovolníků, a během zaškolení poskytne humanitárnímu dobrovolníkovi EU:
a)
aktuální informace o místních zdrojích v oblasti zdraví a ochrany, např. kontakty na lékaře, nemocnice, zdravotnické služby;
b)
pokyny týkající se místních zvyklostí a norem v rámci instruktáže o dané zemi s cílem omezit rizika týkající se ochrany a usnadnit začlenění.
8. Vysílající organizace zprostředkuje při návratu humanitárního dobrovolníka EU lékařské vyšetření po vyslání a v rámci procesu debriefingu nabídne psychosociální debriefing nebo konzultace nebo poradenskou podporu. Vysílající a přijímající organizace propagují síť iniciativy Humanitární dobrovolníci EU jako alternativní podpůrný mechanismus před vysláním, během něj i po něm.
KAPITOLA 8
POSTUPY PRO SLEDOVÁNÍ A HODNOCENÍ INDIVIDUÁLNÍCH VÝKONŮ HUMANITÁRNÍCH DOBROVOLNÍKŮ EU
Článek 31
Sledování a hodnocení individuálních výkonů humanitárních dobrovolníků EU
1. Na základě postupu dohledu a řízení výkonu uvedeného v článku 19 vysílající a přijímající organizace sledují a hodnotí individuální výkony humanitárních dobrovolníků EU, měří jejich pokrok, výstupy a výsledky ve vztahu k přidělenému úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílům.
2. Sledování a hodnocení individuálního výkonu humanitárních dobrovolníků EU je proces probíhající po celou dobu jejich mise a zahrnuje zvláštní přezkumy prováděné přinejmenším v těchto fázích:
a)
na konci stáže podle článku 14, pokud je to relevantní;
b)
během konečného přezkumu výkonu podle článku 19, případně při přezkumu v polovině období, je-li považován za vhodný;
c)
během debriefingu podle článku 23.
3. Vysílající a přijímající organizace poskytnou údaje, které prokazují, do jaké míry individuální výkon humanitárního dobrovolníka EU (na úrovni výstupů a dopadů) přispívá k cílům projektu a celkové iniciativy s přihlédnutím k ukazatelům uvedeným v článku 7 nařízení (EU) č. 375/2014. Údaje obsahují záznamy o kvalitě výstupů a výsledků práce humanitárního dobrovolníka EU, které jsou anonymizovány a jsou k dispozici pro účely hodnocení. Tyto údaje se zpracovávají v souladu s normami ochrany osobních údajů podle nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
4. Vysílající organizace poskytují podporu při budování kapacit přijímajících organizací k měření pokroku, výstupů a výsledků podle přiděleného úkolu humanitárního dobrovolníka EU a jeho cílů.
KAPITOLA 9
AKREDITACE VYSÍLAJÍCÍCH A PŘIJÍMAJÍCÍCH ORGANIZACÍ
Článek 32
Akreditace přijímajících organizací
1. Přijímající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 1 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU, které jsou stanoveny v tomto nařízení a v nařízení Komise v přenesené pravomoci, které má být přijato na základě čl. 9 odst. 2 nařízení (EU) č. 375/2014.
2. Přijímající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat budování kapacit.
3. Přijímající organizace spolu s vlastním hodnocením předloží podle požadavků stanovených v bodě 1 přílohy III tři doporučení poskytující komplexní informace o všech požadavcích norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU. Doporučení musí poskytnout alespoň dvě níže uvedené skupiny zúčastněných stran:
a)
akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace, s níž žádající přijímající organizace již navázala partnerství za účelem účasti v iniciativě Humanitární dobrovolníci EU nebo s níž má v úmyslu takové partnerství navázat;
b)
partner Komise v oblasti humanitární pomoci s platnou rámcovou dohodou (dohodou o partnerství), s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
c)
relevantní mezinárodní organizace nebo nezisková organizace nebo veřejnoprávní subjekt civilní povahy, s nímž žádající přijímající organizace úspěšně spolupracovala na projektu v oblasti humanitární pomoci;
d)
akreditační nebo auditorská organizace, která udělila žádající přijímající organizaci akreditaci v oblastech s významem pro iniciativu Humanitární dobrovolníci EU, přičemž v takovém případě by měly být předloženy i příslušné dokumenty týkající se akreditace nebo auditu.
4. Vypracované vlastní hodnocení podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat přijímající organizaci a toto hodnocení se spolu s doporučeními podle odstavce 3 zašle Komisi.
5. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení přijímající organizace a na základě doporučení a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající přijímající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající přijímající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
6. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající přijímající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti podpory budování kapacit s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie budování kapacit předložené žádající přijímající organizací, je tato organizace způsobilá k podpoře budování kapacit a má ve vztahu k této podpoře přednost.
Článek 33
Akreditace vysílajících organizací
1. Vysílající organizace, které se snaží získat akreditaci, poskytnou objektivní a pravdivé vlastní hodnocení v souladu s požadavky uvedenými v bodě 2 přílohy III, v němž zhodnotí své stávající politiky a postupy v porovnání s požadavky norem a postupů týkajících se zájemců o dobrovolnickou činnost a humanitárních dobrovolníků EU.
2. Vysílající organizace ve vlastním hodnocení uvede veškeré nedostatky a oblasti vyžadující zlepšení, jež by v zájmu dosažení plného souladu s požadavky mohly vyžadovat technickou pomoc. Uvede rovněž důkazy prokazující, že jsou prováděny politiky a postupy uvedené v jednotlivých požadavcích norem a postupů, a to zejména ve vztahu k dobrovolníkům.
3. Vypracované vlastní hodnocení podložené důkazy podepisuje osoba oprávněná zastupovat a právně zavazovat vysílající organizaci a toto hodnocení se spolu s doprovodnými dokumenty podle odstavce 2 zašle Komisi.
4. Komise žádost posoudí na základě vlastního hodnocení vysílající organizace podloženého důkazy a předložených doprovodných dokumentů a může přijmout jedno z těchto rozhodnutí:
a)
udělit akreditaci v případech, kdy je žádající vysílající organizace posouzena jako plně vyhovující požadavkům norem a postupů;
b)
neudělit akreditaci v případech, kdy žádající vysílající organizace nevyhovuje všem požadavkům norem a postupů.
5. Do šesti měsíců po obdržení žádosti Komise informuje žádající vysílající organizaci o výsledku akreditace a v případě potřeby rovněž uvede možnosti technické pomoci s ohledem na opakované podání žádosti. Jsou-li zjištěny jakékoli potřeby, které mají být uspokojeny na základě strategie technické pomoci předložené vysílající organizací, je organizace způsobilá k technické pomoci a má ve vztahu k ní přednost.
Článek 34
Opravné prostředky
1. V rozhodnutí Komise neudělit akreditaci a zamítnout žádost musí být uvedeno, že zamítnutá žádající organizace může novou žádost podat až po uplynutí dvanácti měsíců počínaje datem, kdy obdrží rozhodnutí o zamítnutí. Rozhodnutí rovněž specifikuje dostupné opravné prostředky proti rozhodnutí.
2. Podle článků 256 a 263 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU) je Tribunál příslušný rozhodovat ve věci aktů Evropské komise, které mají právní účinky vůči třetím osobám. Podle článků 256, 268 a 340 SFEU je Tribunál rovněž příslušný rozhodovat spory o náhradu škody způsobené Evropskou komisí v případě mimosmluvní odpovědnosti.
Článek 35
Finanční životaschopnost a organizační kapacita organizací
Posouzení finanční životaschopnosti a organizační kapacity akreditovaných vysílajících a přijímajících organizací nespadá do působnosti akreditace. Jakožto podmínka získání finanční pomoci Unie je tato životaschopnost a kapacita posuzována ve fázi procesu podávání žádostí v návaznosti na výzvu k podávání návrhů.
Článek 36
Platnost akreditace a pravidelné kontroly
1. Akreditované vysílající a přijímající organizace podstoupí opětovnou akreditaci po třech letech od obdržení rozhodnutí Komise o udělení akreditace nebo kdykoli v případě podstatných změn norem nebo postupů týkajících se dotčených otázek.
2. V průběhu období platnosti akreditace mohou být akreditované vysílající a přijímající organizace vyzvány, aby se v případě potřeby podrobily pravidelným kontrolám, které provádí Komise.
3. Akreditované vysílající a přijímající organizace neprodleně vyrozumí Komisi o jakékoli změně své právní, finanční, technické nebo organizační situace, která by mohla zpochybnit jejich soulad s normami a postupy nebo by mohla vytvářet střety zájmů. Rovněž informují Komisi o jakékoli změně svého názvu, adresy nebo zákonného zástupce.
Článek 37
Pozastavení a ukončení akreditace
1. Na základě informací získaných od akreditované vysílající nebo přijímající organizace, včetně informací z pravidelných kontrol uvedených v čl. 36 odst. 2 nebo informací získaných jinými prostředky, může Komise dospět k závěru, že akreditovaná vysílající nebo přijímající organizace již nevyhovuje požadavkům jedné či více norem nebo postupů. V takových případech může Komise přijmout odpovídající opatření, včetně pozastavení nebo ukončení akreditace, a to postupem stanoveným v bodě 3 přílohy III.
2. Vysílající nebo přijímající organizace, které je pozastavena nebo ukončena akreditace, od data pozastavení nebo ukončení nevysílá ani nepřijímá humanitární dobrovolníky EU a není způsobilá na tyto účely získat finanční pomoc Unie.
3. S ohledem na důvody pro pozastavení nebo ukončení akreditace, zejména pokud jde o bezpečnost a ochranu humanitárních dobrovolníků EU, může Komise požadovat repatriaci humanitárních dobrovolníků EU, kteří jsou vysláni v okamžiku pozastavení nebo ukončení akreditace.
4. Vysílající nebo přijímající organizace není oprávněna žádat o odškodnění z důvodu pozastavení nebo ukončení akreditace.
Článek 38
Odpovědnost za škody
Komise nenese odpovědnost za jakoukoli ztrátu nebo škodu, kterou způsobí nebo utrpí vysílající nebo přijímající organizace nebo třetí strany v důsledku akreditovaného statusu vysílající nebo přijímající organizace.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 39
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost třetím dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. listopadu 2014.
KOMMISSIONENS GENOMFÖRANDEFÖRORDNING (EU) nr 1244/2014
av den 20 november 2014
om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 375/2014 om inrättande av en europeisk frivilligkår för humanitärt bistånd (initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete)
(Text av betydelse för EES)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 375/2014 om inrättande av en europeisk frivilligkår för humanitärt bistånd (initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete) (1), särskilt artiklarna 9.3, 10.1 och 12.6, och
av följande skäl:
(1)
Enligt förordning (EU) nr 375/2014 ska kommissionen upprätta normer och förfaranden som omfattar de villkor, arrangemang och krav som ska tillämpas av utsändar- och värdorganisationer när de identifierar, väljer ut, förbereder, administrerar och utplacerar frivilligkandidater och EU-frivilliga för humanitärt arbete till stöd för humanitärt bistånd i tredjeland. Enligt förordning (EU) nr 375/2014 ska dessa normer antas genom delegerade rättsakter och förfarandena ska antas genom genomförandeakter.
(2)
Alla aktörer i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, däribland de frivilliga själva samt utsändar- och värdorganisationerna bör uppmuntras att känna delaktighet med initiativet.
(3)
Det är viktigt att frivilligkandidater identifieras och väljs ut i ett icke diskriminerande, rättvist och öppet förfarande i samverkan mellan utsändar- och värdorganisationer, vilket möter de faktiska lokala behoven hos värdorganisationerna.
(4)
Både utsändar- och värdorganisationerna bör ge en grundlig introduktion för att förebygga missförstånd när det gäller roller eller förväntningar och för att på ett lämpligt och praktiskt sätt förbereda de frivilliga före utplaceringen. Detta kan ligga till grund för förtroende och acceptans i mottagarområden, med full hänsyn till relevanta kulturellt känsliga frågor.
(5)
Utbildning är en central del i förberedelserna inför utplacering som bör erbjudas alla frivilligkandidater i ett strukturerat program som omfattar såväl obligatoriska som frivilliga kurser. Yrkesverksamma med kortare erfarenhet (junior professionals) bör dessutom ges tillfälle att vidareutveckla sin kompetens och inhämta nya särskilda kunskaper och färdigheter av relevans för det humanitära arbetet, i relevanta fall genom praktiktjänstgöring. Detta bör framför allt vara lämpligt för utsändar- och värdorganisationernas verksamhet och situation.
(6)
Utsändar- och värdorganisationerna bör inrätta ett lämpligt övervaknings- och förvaltningssystem. De bör gemensamt övervaka och bedöma de EU-frivilligas prestationer och resultat och ge återkoppling på deras arbetsuppgifter och mål. Detta kommer att bidra till att förbättra ansvaret inom initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
(7)
Mentorskap bör komplettera övervakning och förvaltning och ge EU-frivilliga ytterligare stöd före, under och efter utplaceringen.
(8)
Kanaler för kontinuerlig kommunikation med och ytterligare stöd från utsändarorganisationen bör inrättas vid utplacering i tredjeland. Avrapportering och stöd efter slutfört uppdrag bör erbjudas alla EU-frivilliga.
(9)
Det är nödvändigt att erbjuda lämpliga arbets- och levnadsförhållanden för att de EU-frivilliga ska kunna utföra sina uppdrag i en säker och ren miljö och för att de ska kunna fylla sina grundläggande behov utan personliga svårigheter, samtidigt som de respekterar den blygsamma och diskreta livsstil som bör vara utmärkande för frivilligarbetare. Traktamente och övriga betalningar som beviljas EU-frivilliga är inte avsedda att utgöra lön för ordinarie anställning. Betalningarnas storlek bör inte fastställas med utgångspunkt i tidigare yrkeserfarenheter, kunskaper eller resultaten av frivilligarbetet, utan är enbart avsedda att täcka omkostnader för uppehället under utplaceringen. För att åstadkomma en god och likvärdig skyddsnivå bör alla EU-frivilliga omfattas av ett brett försäkringsskydd som särskilt utformats för att skydda dem under hela utplaceringstiden i tredjeland samt eventuella relevanta perioder före och efter.
(10)
Aktsamhetskravet är av yttersta vikt och är ett gemensamt ansvar. Utsändar- och värdorganisationer bör så långt som möjligt se efter EU-frivilligas hälsa, säkerhet och skydd samt deras allmänna välbefinnande och bör utarbeta lämpliga rutiner för säkerhet, skydd och hälsa. De EU-frivilliga bör å sin sida också göra allt de kan för att tillvarata sin egen och andras säkerhet, skydd och hälsa på arbetsplatsen.
(11)
Övervakning och bedömning av EU-frivilligas individuella prestationer bör göras kontinuerligt under hela utplaceringsperioden. Detta bör bygga på ett övervaknings- och prestationsstyrningssystem och ge uppgifter som visar i vilken utsträckning den enskilda EU-frivilliga bidragit till att uppnå målen med projektet och hela initiativet, både i fråga om resultat och effekter.
(12)
Ett bra system för certifiering är nödvändigt för att se till att utsändar- och värdorganisationer följer normerna i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014 och de förfaranden som fastställs i den här förordningen. Ett sådant system för certifiering bör bygga på principerna om förenkling, undvikande av dubbelarbete, åtskillnad mellan utsändar- och värdorganisationer, kostnadseffektivitet, öppenhet och opartiskhet samt främjande av mångfald och tillgänglighet.
(13)
De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandet från den kommitté som inrättats i enlighet med artikel 26 i förordning (EU) nr 375/2014.
(14)
För att i tid kunna genomföra initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete bör denna förordning träda i kraft snarast eftersom den innehåller de bestämmelser som ligger till grund för att organisationerna ska kunna utplacera EU-frivilliga i tredjeland.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte
Denna förordning innehåller tillämpningsföreskrifter för genomförandet av förordning (EU) nr 375/2014 med avseende på följande aspekter som anges i artiklarna 9.3, 10.1 och 12.6 i denna:
a)
Förfaranden för identifiering, urval och nödvändig förberedande utbildning för frivilligkandidater, inklusive praktikplatser i relevanta fall.
b)
Arrangemang för utbildningsprogrammet och förfarandet för bedömning av om frivilligkandidaten är redo för en utplacering.
c)
Bestämmelser för utplacering och administration av EU-frivilliga för humanitärt arbete i tredjeländer, däribland övervakning på fältet, fortsatt stöd genom handledning, mentorskap, ytterligare utbildning, nödvändiga arbetsförhållanden och stöd efter utplaceringen,
d)
Tillhandahållande av försäkringsskydd och täckning av de frivilligas levnadskostnader, inklusive traktamente, bostad, resor och andra relevanta utgifter.
e)
Förfaranden som ska följas före, under och efter utplaceringen för att säkerställa att aktsamhetskravet iakttas och att lämpliga säkerhets- och skyddsåtgärder vidtas, inklusive evakueringsplaner av medicinska skäl och säkerhetsplaner som omfattar nödevakuering från tredjeländer, däribland nödvändiga förfaranden för kontakt med nationella myndigheter.
f)
Förfaranden för övervakning och bedömning av de enskilda insatserna från EU-frivilliga för humanitärt arbete.
g)
Ett certifieringssystem för att utsändarorganisationerna ska följa de normer och förfaranden som avses i artikel 9 i förordning (EU) nr 375/2014 samt en differentierad certifieringsmekanism för värdorganisationerna.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller definitionerna i artikel 3 i förordning (EU) nr 375/2014 och definitionerna i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. Dessutom gäller följande definitioner:
a) kompetensram : en sådan ram eller plan som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
b) plan för lärande och utveckling : en sådan plan som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
c) utbildare : en person som rekryterats av den som tillhandhåller utbildning för att genomföra en eller flera utbildningsmoduler eller underlätta scenariogrundade simuleringsövningar samt bedöma frivilligkandidaternas kompetens.
d) utbildningsmentor : en utbildare som rekryterats av den som tillhandahåller utbildningen och som har en samordnande roll i arbetet med att bedöma frivilligkandidaternas förutsättningar för utplacering. Han eller hon har ansvar för en grupp frivilligkandidater. Han eller hon ska samordna bedömningen av deras kompetens med utgångspunkt i återkoppling från andra utbildare, och ska interagera med frivilligkandidaterna individuellt för att fundera över deras självbedömning och utbildarnas bedömningar.
e) mentorskap : en process för informell överföring av kunskap, socialt kapital och psykosocialt stöd som är viktigt för arbetet, karriären eller yrkesutvecklingen. Mentorskap innebär informell som vanligen är personlig och pågår över längre tid mellan den EU-frivilliga och en person som utsetts till mentor av värdorganisationen och som bedömts ha relevanta kunskaper, expertis och erfarenhet.
f) avrapportering efter slutfört uppdrag : ett förfarande som ger utsändar- och värdorganisationerna samt de EU-frivilliga klara uppgifter om uppdragets resultat, den EU-frivilligas insatser samt sådana rekommendationer eller slutsatser som dragits av uppdraget, bearbetning av erfarenheter, erfarenhetsåterföring och en positiv yrkesmässig avslutning på uppdraget.
KAPITEL 2
IDENTIFIERING OCH URVAL AV FRIVILLIGKANDIDATER
Artikel 3
Identifierings- och urvalsförfarande
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt inrätta ett identifierings- och urvalsförfarande. Roller, ansvarsområden och förfaranden ska fastställas för att garantera en öppen, rättvis och effektiv rekryteringsprocess som följer normerna för likabehandling, lika möjligheter och diskrimineringsförbudet i enlighet med artiklarna 11 och 12 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
2. Identifierings- och urvalsförfarandet ska ske i samverkan mellan utsändar- och värdorganisationerna och säkra kontinuerlig kommunikation i tid. Utsändarorganisationen ska se till att värdorganisationen kontinuerligt deltar i hela rekryteringsprocessen.
3. Det överenskomna identifierings- och urvalsförfarandet ska användas i alla skeden av rekryteringsprocessen.
4. Identifierings- och urvalsförfarandet ska åtminstone omfatta följande:
a)
Fastställande av arbetsuppgifter, nödvändig kompetens och urvalskriterier för EU-frivilliga i enlighet med artikel 4.
b)
Utannonsering och ansökan i enlighet med artikel 5.
c)
Bedömning samt fastställande av en första urvalslista och en slutlista över de sökande i enlighet med artikel 6.
d)
Urval i enlighet med artikel 7.
Artikel 4
Fastställande av arbetsuppgifter, nödvändig kompetens och urvalskriterier för EU-frivilliga
1. Med utgångspunkt i en behovsbedömning, som ska utföras i enlighet med artikel 10 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014, ska värdorganisationen i enlighet med punkt 1 i bilaga I föreslå arbetsuppgifter för den EU-frivilliga, däribland flexibla inslag för att ta hänsyn till den rekryterade frivilligarbetarens synpunkter.
2. Utsändarorganisationen ska se över arbetsuppgifterna för att vid behov bidra till ändring av dem för att garantera en lämplig och realistisk matchning som tar hänsyn till de EU-frivilligas förväntade kompetens samt värdorganisationens absorptionsförmåga och behov.
3. Med utgångspunkt i arbetsuppgifterna och kompetensramen ska utsändar- och värdorganisationerna fastställa nödvändig kompetens för EU-frivilliga, urvalskriterier samt vilka minimikrav som ska användas i rekryteringsprocessen. Beskrivningen av nödvändig kompetens ska även ange om den frivilliga har lång eller kort erfarenhet (senior professional eller junior professional) samt eventuellt behov av praktikplats.
Artikel 5
Utannonsering och ansökan
1. Utsändarorganisationen ska ansvara för att utplaceringen blir utannonserad. Med hjälp av uppgifter från värdorganisationen ska utsändarorgansationen framställa ett informationspaket för att informera om initiativet och locka till sig frivilligkandidater.
2. Utannonsering ska åtminstone ske på engelska och ska vara klart, tydligt och lättfattligt formulerad. Annonsen ska lämna information om vilken typ av ställning som erbjuds frivilligkandidaterna i enlighet med kraven i punkt 2 i bilaga I.
3. Annonsen ska ligga ute minst en månad på den centrala plattformen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, och ytterligare kommunikationsverktyg kan användas för att locka sökande att konsultera den centrala plattformen. I vederbörligen motiverade fall för att täcka utplaceringsbehov i samband med humanitära biståndskriser får annonsen ligga ute kortare tid än en månad, dock minst en vecka.
4. De sökande ska lämna in sina ansökningar på ett standardiserat ansökningsformulär och använda en förformaterad meritförteckning. De ska också fylla i en standardiserad självbedömning för att göra det möjligt att bedöma deras kompetens i enlighet med kompetensramen och deras anpassningsförmåga till arbetsuppgifterna samt de arbets- och levnadsförhållanden som angivits i annonsen. De ska få lämna sitt samtycke till dessa.
Artikel 6
Bedömning, första urvalslista och slutlista
1. Utsändarorganisationen ska bedöma de sökande med utgångspunkt i uppgifterna i ansökningsformuläret och självbedömningen, motivationsbrevet till varför de vill delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete - på den angivna platsen - samt en bedömning av deras möjligheter att analysera relevanta humanitära biståndsscenarier genom ett skriftligt prov, en uppsats eller ett liknande prov.
2. Med utgångspunkt i bedömningen ska utsändarorganisationen förse värdorganisationen med en första urvalslista över sökande så att de gemensamt kan ta fram en slutlista över sökande som ska kallas till intervju.
3. Sökande på slutlistan ska kallas till en strukturerad intervju med grund i kompetensramen. Intervjun kan ske personligen eller med ikt-utrustning och om möjligt med deltagande av värdorganisationen. Ytterligare bedömningsmetoder kan omfatta utvärderingscentrum, gruppverksamhet och övningar som simulerar arbetssituationer.
4. Utsändarorganisationen får vid behov göra kontroller av personen och dennes yrkeserfarenheter innan det slutliga urvalet görs. De sökande ska upplysas om kontrollprocessen när processen enligt annonsen inleds.
Artikel 7
Urval
1. Värdorganisationen ska fatta det slutliga beslutet om urval av frivilligkandidater och ska bekräfta sitt val till utsändarorganisationen, som i sin tur ska ansvara för att erbjuda en tjänst och förbereda introduktionsfasen. För varje tjänst får frivilligsuppleanter utses för att ersätta den sökande om han eller hon drar sig ur eller inte längre kan åka.
2. Utsändar- och värdorganisationerna måste kunna motivera och visa på vilket sätt de fattat sina beslut med avseende på principerna om likabehandling, lika möjligheter och icke-diskriminering under hela identifierings- och urvalsförfarandet.
3. Urvalsförfarandet ska avslutas inom rimlig tid. Utsändarorganisationen ska informera alla sökande om urvalsbeslutet och om deras möjlighet att begära återkoppling. Utsändarorganisationen ska uppmana alla utvalda frivilligkandidater att skriftligen bekräfta sitt intresse av att delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
4. Utsändarorganisationen ska se till att handlingar som avser identifierings- och urvalsförfarandet går att hitta och att de sparas på ett sätt som följer de normer för uppgiftsskydd som avses i artikel 16 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
Artikel 8
Bedömning av utbildningsbehov
1. Mot bakgrund av rekryteringsprocessens resultat, värdorganisationens behov och den planerade utplaceringen ska utsändarorganisationen i samråd med värdorgansationen och frivlilligkandidaten bedöma utbildningsbehoven och vilka moduler i utbildningsprogrammet kandidaten bör delta i, med utgångspunkt i följande kriterier:
a)
Erfarenhet, där yrkesverksamma med längre erfarenhet (senior professionals) får möjlighet att särskilt inrikta sig på obligatoriska moduler och välja en lämplig nivå på utbildningen i projektförvaltning och specialiserade valfria moduler.
b)
Värdorganisationens behov av särskild kompetens, som bör täckas genom att frivilligkandidaterna deltar i valfria moduler.
c)
Frivilligkandidatens allmänna kompetenser, som bör täckas genom deltagande i valfria moduler.
2. Utsändarorganisationen ska utarbeta en sådan plan för lärande och utveckling som avses i artikel 4 i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014, och ska även kartlägga kompetensen hos de frivilligkandidater som valts ut för att bedöma deras utbildningsbehov och kunna överlämna dessa upplysningar till dem som ska tillhandahålla utbildningen.
KAPITEL 3
UTBILDNINGSPROGRAM FÖR EU-FRIVILLIGA FÖR HUMANITÄRT ARBETE
Artikel 9
Utbildningsprogram
1. Ett utbildningsprogram för alla utvalda frivilligkandidater ska genomföras av de som tillhandahåller utbildning, vid behov med återkoppling från utsändar- och värdorganisationer och före detta frivilliga.
2. Utbildningsprogrammet ska bygga på kompetensramen och ska anpassas till behoven hos både personer med kort respektive lång erfarenhet.
3. Utbildningsprogrammet ska bestå av en kombinerad inlärningsmetod som bygger både på e-lärande och undervisning i klass.
4. Följande moduler ska vara obligatoriska för alla frivilligkandidater:
a)
Allmän introduktion till EU:s yttre förbindelser och system för krishantering.
b)
Introduktion till det humanitära arbetet, EU:s politik för humanitärt bistånd och initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
c)
Hantering av personlig säkerhet, skydd och hälsa.
d)
Projektförvaltning.
e)
Medvetenhet om interkulturella frågor (och övergripande frågor).
f)
Scenariogrundad simulation som ger frivilligkandidaterna möjlighet att uppvisa förvärvade kompetenser.
5. Följande moduler ska vara frivilliga:
a)
Argumentation och kommunikation.
b)
Akut psykologisk hjälp.
c)
Utbildning av informationsförmedlare.
d)
Administration av frivilligarbetare.
e)
Organisationsutveckling.
f)
Skräddarsydda moduler vid behov, i synnerhet för att anpassa frivilligkandidaternas tekniska kompetenser till humanitärt biståndsarbete.
6. Frivilligkandidaterna ska följa alla obligatoriska moduler och får följa en eller flera frivilliga moduler som ska väljas ut i enlighet med artikel 8.
7. Läroplan med ingående upplysningar om varje modul, däribland dess status, målgrupp, tidsplan, kompetenser och inlärningsresultat ska fastställas i enlighet med bilaga II.
Artikel 10
Bedömning av frivilligkandidater under och efter utbildningen
1. Under och efter utbildningen ska frivilligkandidaterna bedömas enligt kompetensramen för att se om de är redo för utplacering.
2. Bedömningen ska göras gemensamt av utbildarna, och frivilligkandidatens utbildningsmentor har en central samordningsroll.
3. Bedömingen av kompetenser ska bygga på utbildarens bedömning av frivilligkandidatens kunskaper, färdigheter och attityd och bland annat omfatta följande:
a)
En självbedömning som ska fyllas i av frivilligkandidaten efter den scenariogrundade simuleringsövningen.
b)
Skriftliga observationer som utbildarna ska lämna efter varje utbildningsmodul och efter den scenariogrundade simuleringsövningen.
c)
Utbildningsmentorns bedömning och kritiska granskning av självbedömningen och observationer från ett personligt mentormöte mellan utbildningsmentorn och frivilligkandidaten med utgångspunkt i återkopplingen från utbildarna.
4. Bedömningen av alla kompetenser ska tas med i frivilligkandidatens plan för lärande och utveckling som ska uppdateras när utbildningen avslutats och i vilken ska anges vilka kurser som följts och vilka resultat som erhållits.
5. Frivilligkandidater som uppvisar svaga kunskaper i fråga om övergripande eller specifika kompetenser ska uteslutas. Utbildarna och utbildningsmentorn måste vid behov kunna förklara och motivera alla bedömningar och beslut.
KAPITEL 4
FÖRBEREDELSE AV FRIVILLIGKANDIDATER INFÖR UTPLACERING
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Introduktionen ska bekanta frivilligkandidater och EU-frivilliga med utsändar- och värdorganisationernas kultur, politik och praxis samt de förväntningar som är knutna till arbetsuppgifterna.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt ta fram ett introduktionsprogram. Programmet ska ange deras roller och ansvarsområden med utgångspunkt i uppgifter från återvändande EU-frivilliga när så är möjligt för att dra nytta av deras direkta erfarenheter och lärdomar. Programmet ska innehålla följande:
a)
Introduktionskurser inför utplaceringen som ska anordnas av utsändarorganisationen i enlighet med artikel 12.
b)
Introduktionskurser på plats som ska anordnas av värdorganisationen i enlighet med artikel 18.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska vid behov anordna gemensamma sessioner för alla frivilligkandidater eller EU-frivilliga.
Artikel 12
Introduktion inför utplacering
1. Utsändarorganisationerna ska se till att alla frivilligkandidater får en grundlig och lämplig personlig introduktion inför utplaceringen. Den ska omfatta åtminstone följande:
a)
Organisations- och förvaltningsstrukturer och processer, grupper som deltar i projektet (däribland projektledare, krishanteringsansvarig och personalansvarig), det organisatoriska uppdraget och målen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Uttömmande information om bakgrunden till det projekt där frivilligkandidaten ska delta, arbetsuppgifterna och den behovsbedömning som ligger till grund för arbetet samt de förväntade arbets- och levnadsförhållandena i enlighet med artikel 22 och artiklarna 24-27.
c)
Den relevanta rättsliga ram som är tillämplig på de frivilliga i enlighet med kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
d)
Normer och förfaranden som gäller för de frivilliga, även avseende disciplinära åtgärder och klagomål, insatser mot bedrägeri och korruption, skydd av barn och särskilt utsatta vuxna samt en uppförandekod enligt kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
e)
Obligatorisk situationsspecifik säkerhetsinformation samt hälso- och skyddsinformation (däribland hälsoundersökning före avresan) i enlighet med artiklarna 28 och 30.
f)
System och förfaranden för övervakning och prestationshantering, samt befintliga stödsystem, däribland mentorskap och övrigt stöd i enlighet med artiklarna 19, 20 och 21.
g)
Plan för lärande och utveckling.
h)
Information om nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete och hur det stöttar frivilliga före, under och efter utplaceringen.
i)
Information om de kommunikations- och synlighetsinsatser som planeras för projektet, enligt den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014, däribland kontaktuppgifter till kommissionens regionalt informationsansvariga.
j)
Avrapportering efter slutfört uppdrag i enlighet med artikel 23.
2. I samband med introduktionen ska utsändarorganisationen även informera om kommissionens lokalkontor för humanitärt bistånd i utplaceringslandet och informera lokalkontoret om att EU-frivilliga snart kommer att utplaceras.
3. Utsändarorganisationen ska se till att frivilligkandidaterna läst och förstått alla upplysningar som lämnats under introduktionen och att dessa upplysningar fortsätter vara lätt tillgängliga under hela den tid de deltar i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 13
Praktiktjänstgöring för yrkesverksamma med kortare erfarenhet (junior professionals)
1. Frivilligkandidater med kortare erfarenhet (junior professionals) kan utöver utbildningen uppmanas att delta i praktiktjänstgöring vid en utsändarorganisation för att skaffa sig erfarenhet om förfaranden, etik och bakgrunden till det humanitära arbetet och på så vis förbereda sig ytterligare för den planerade utplaceringen som EU-frivillig. Praktiktjänstgöringen ska vara i högst sex månader och får förlängas under begränsad tid i vissa vederbörligen motiverade fall.
2. Utsändarorganisationen ska i samråd med värdorganisationen och frivilligpraktikanten se över och aktualisera de utbildningsbehov som anges i planen för lärande och utveckling utifrån de behov som uppstår med anledning av praktikplatsen. Planen för lärande och utveckling ska i synnerhet ta upp följande:
a)
De inlärningsresultat som frivilligpraktikanten väntas nå under praktiktjänstgöringen.
b)
De uppgifter som frivilligpraktikanten ska utföra som ett led i inlärningsprocessen och de resurser som behövs.
c)
De mål och resultat som frivilligpraktikanten väntas ha uppnått efter avslutad praktiktjänstgöring.
3. Följande artiklar i denna förordning ska gälla i tillämpliga delar på utplacering för praktiktjänstgöring och skyldigheterna för den utsändarorganisation som tar emot frivilligpraktikanten:
a)
Artikel 19.4, 19.5, 19.6 och 19.9 samt artiklarna 21 och 22.
b)
Artikel 24, utom punkt 5. Frivilligkandidater från sådana EU-länder eller tredjeländer som avses i artikel 23.1 b i förordning (EU) nr 375/2014 som omfattas av villkoren i den artikeln och som täcks av sina nationella socialförsäkringssystem eller andra försäkringar i det land där de är bosatta ska när de får praktikplats i något av dessa länder enbart ha rätt till kompletterande försäkringsskydd. Detta innebär att deras försäkringsskydd ska begränsas till kostnader som överstiger det som täcks av den nationella socialförsäkringen eller övriga nationella försäkringssystem. I särskilt motiverade undantagsfall där den nationella socialförsäkringen eller övriga nationella försäkringssystem enbart täcker delar av eller inga av de kostnader som avses i artikel 24.5 ska 100 % av de uppkomna kostnaderna omfattas.
c)
Artikel 25, med undantag för punkt 6, samt artiklarna 26 och 27.1 i förekommande fall.
d)
Artikel 28.1, 28.8 och 28.14 samt artikel 30.1, 30.4, 30.5, 30.6 och 30.7.
Artikel 14
Bedömning av frivilligkandidater efter praktiktjänstgöring
1. Vid slutet av praktiktjänstgöringen ska frivilligpraktikanten utarbeta en självbedömning utifrån kompetensramen samt planen för lärande och utveckling.
2. Den närmast överordnade vid utsändarorganisationen ska i samråd med värdorganisationen se över självbedömningen och bedöma frivilligpraktikanten, i synnerhet för att
a)
bedöma frivilligpraktikanternas prestationer i förhållande till de mål som fastställts,
b)
kontrollera om de överenskomna resultaten har uppnåtts, och
c)
kartlägga inlärningsresultaten.
3. Frivilligkandidater som uppvisar svaga kunskaper om övergripande eller specifika kompetenser ska uteslutas och är inte berättigade att delta som EU-frivilliga. Den närmast överordnade från utsändarorganisationen måste vid behov kunna förklara och motivera alla bedömningar och beslut.
Artikel 15
Ytterligare utbildning före utplacering
Utan att det hindrar att frivilligkandidaten deltar i utbildningsprogrammet eller i egenskap av frivilligpraktikant får utsändarorganisationen tillhandhålla ytterligare lämplig utbildning inför utplaceringen, till exempel utbildning som ska anpassa frivilligkandidaternas tekniska kompetens till värdorganisationens behov, språkutbildning som behövs för utplaceringslandet osv.
Artikel 16
Avtal med EU-frivilliga
1. Med utgångspunkt i utfallet av introduktionen inför utplaceringen och vid behov av praktiktjänstgöringen och den ytterligare utbildning inför utplacering som avses i artiklarna 13-15 ska utsändarorganisationen, i samråd med värdorganisationen, bekräfta den slutliga bedömningen av frivilligkandidatens förutsättningar att klara av en utplacering som EU-frivillig.
2. Utsändarorganisationen och positivt bedömda EU-frivilliga ska underteckna ett utplaceringsavtal i enlighet med artikel 14.5 i förordning (EU) nr 375/2014.
3. Avtalet ska upprättas i nära samarbete med värdorganisationerna och ska ange de särskilda villkoren för utplaceringen samt den EU-frivilligas rättigheter och skyldigheter. I avtalet ska även anges vilken lagstiftning som är tillämplig på det och den jurisdiktion som det omfattas av i enlighet med kommissionens delegerade förordning (EU) som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. Avtalet ska åtminstone omfatta följande:
a)
Beskrivning av den EU-frivilligas roll, titel, utplaceringens längd och belägenhet, arbetsuppgifter som närmare förklaras i arbetsbeskrivningen, däribland de inslag som följer av den kommunikationsplan som avses i artikel 17 i förordning (EU) nr 375/2014.
b)
Avtalets varaktighet, inklusive start- och slutdatum.
c)
Prestationshantering, som även omfattar
-
administrativa arrangemang, med uppgift om närmast överordnad ansvarig vid värdorganisationen och kontaktpunkter för fortlöpande stöd från utsändarorganisationen, och
-
mentorskap.
d)
Arbetsvillkor, såsom arbetstid och ledigheter.
e)
De EU-frivilligas ekonomiska rättigheter och skyldigheter, däribland förfaranden för tillhandahållande av
-
traktamente och flyttbidrag,
-
information om tillämpliga skatte- och socialförsäkringsbestämmelser,
-
försäkringar,
-
bostad, och
-
resor.
f)
Praktiska arrangemang såsom
-
hälsoundersökning,
-
visering och arbetstillstånd.
g)
Konfidentialitet.
h)
I en bilaga till avtalet ska det beskrivas vilket uppträdande som förväntas från EU-frivilliga, även med avseende på integritet och uppförandekodex, skydd av barn och särskilt utsatta vuxna samt nolltolerans mot sexuellt utnyttjande.
i)
Policy för disciplinära åtgärder och återkallande av ställning som frivilligarbetare.
j)
Förlikningssystem för att lösa problem, klagomål och tvister.
k)
Ansvar och policy för säkerhetshantering samt hälso- och skyddsfrågor.
l)
Lärande och utveckling, däribland
-
utbildning och introduktionskurser, och
-
avrapportering efter slutfört uppdrag.
4. Vid tvist mellan utsändar- eller värdorganisationen och den EU-frivilliga ska den EU-frivilliga ha rätt till ett verkningsfullt rättsmedel i enlighet med de nationella bestämmelser som är tillämpliga på utsändarorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter motagande av uttryckligt medgivande från den EU-frivilliga ska utsändarorganisationen föra in uppgifterna om den EU-frivilliga i den databas som avses i artikel 13 i förordning (EU) nr 375/2014 (nedan kallad databasen). All behandling av personuppgifter i databasen ska ske i enlighet med de normer för uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014. All behandling av personuppgifter i databasen som utförs av kommissionen omfattas av förordning (EG) nr 45/2001. (2)
KAPITEL 5
UTPLACERING OCH ADMINISTRATION AV EU-FRIVILLIGA FÖR HUMANITÄRT ARBETE
Artikel 18
Introduktion på plats
1. Värdorganisationerna ska se till att alla EU-frivilliga får en grundlig och lämplig introduktion på plats vid ankomsten till utplaceringslandet, vilken åtminstone ska omfatta följande:
a)
Organisations- och förvaltningsstrukturer och processer, grupper som deltar i projektet (däribland projektledare, operativa och tekniska grupper, krishanteringsansvarig, och grupper med stödjande uppgifter såsom personal- och ekonomiansvariga) projektplast(ser), det organisatoriska uppdraget och målen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Uttömmande information om värdorganisationens uppdrag, uppgifter och projekt, berörda grupper, operativt innehåll samt förväntningar på utfall och resultat av den EU-frivilligas arbetsuppgifter och den behovsbedömning som ligger till grund för arbetet.
c)
Relevanta rättsliga bestämmelser som gäller lokalt för EU-frivilliga.
d)
Obligatorisk situationsspecifik säkerhetsinformation samt hälso- och skyddsinformation (däribland hälsoundersökning före avresan) i enlighet med artiklarna 28 och 30.
e)
System och förfaranden för övervakning och prestationshantering, samt befintliga stödsystem, däribland mentorskap och övrigt stöd i enlighet med artiklarna 19, 20 och 21.
f)
Kulturell introduktion till landet, regionen och utplaceringsorten, däribland vägledning om lämpliga beteenden,
g)
Sådan avrapportering på plats efter slutfört uppdrag som avses i artikel 23.
2. Värdorganisationen ska se till att de EU-frivilliga läst och förstått alla upplysningar som lämnats under introduktionen på plats och att dessa upplysningar fortsätter vara lätt tillgängliga under hela den tid de deltar i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 19
Övervakning och prestationshantering
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt utveckla ett system för prestationshantering som ska bygga på prestationsmål samt förväntat utfall och resultat för att mäta framstegen och kvaliteten på de EU-frivilligas arbete med avseende på arbetsuppgifterna.
2. Systemet för prestationshantering ska ange utsändar- och värdorganisationernas respektive roller och ansvar i fråga om övervakning av EU-frivilliga.
3. I samband med introduktionen ska utsändar- och värdorganisationerna tillsammans med de EU-frivilliga fastställa mål och ge dem möjlighet att kommentera de flexibla inslagen i arbetsbeskrivningen.
4. Värdorganisationen ska utse en närmast överordnad som ska ha ansvar för att övervaka den EU-frivilliga och för att hålla övervakningsmöten med denne med rimliga och görliga intervaller.
5. Vid behov, beroende på utplaceringens längd ska utsändarorganisationen och den närmast överordnade vid värdorganisationen tillsammans med den EU-frivilliga göra en gemensam halvtidsutvärdering för prestationsgranskning för att formellt utvärdera integrationsprocessen, framstegen med målen samt justera målsättningarna, arbetsuppgifterna och planen för lärande och utveckling.
6. Om halvtidsutvärderingen visar att den EU-frivilliga uppvisar svaga kunskaper om övergripande eller specifika kompetenser får värdorganisationen i samråd med utsändarorganisationen besluta att avsluta utplaceringen i förtid. De måste vid behov kunna förklara och motivera alla sådana bedömningar och beslut.
7. Utsändarorganisationen och den närmast överordnade vid värdorganisationen ska tillsammans med den EU-frivilliga utföra en slutlig prestationsgranskning för att vid uppdragets slut bedöma den EU-frivilligas resultat mot målen för arbetet samt planen för lärande och utveckling.
8. Resultaten av prestationsgranskningen ska inkorporeras i planen för lärande och utveckling för EU-frivilliga.
9. Utsändarorganisationen ska spara underlagen från prestationsgranskningen i enlighet med de bestämmelser om uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014 och ska i databasen bekräfta om utplaceringen fullgjorts och om så inte är fallet ange varför.
Artikel 20
Kontinuerligt stöd från utsändarorganisationer
1. Före utplacering ska utsändarorganisationen utse en kontaktperson som ska vara tillgänglig under hela utplaceringsperioden och hålla regelbunden kontakt med EU-frivilliga för att
a)
stödja den EU-frivilligas flytt och anpassning,
b)
tillhandahålla ytterligare nödvändigt stöd till den EU-frivilliga och värdorganisationen,
c)
delta i halvtidsutvärderingar och slutliga utvärderingar samt övriga möten vid behov, och
d)
erbjuda förlikning vid meningsskiljaktigheter mellan värdorganisationen och den EU-frivilliga.
2. Om den utsedda kontaktpersonen inte längre kan fylla sin roll under utplaceringsperioden ska en ersättare utses så snart som möjligt för att behålla kontinuiteten i stödet.
Artikel 21
Mentorskap
1. Värdorganisationen ska utse en eller flera mentorer för den EU-frivilliga för att tillhandahålla stöd bland annat för
a)
utveckling av yrkeskunskaper och förbättring av prestationer och kunskaper,
b)
kulturell integration och acklimatisering,
c)
handledning med avseende på arbetsuppgifterna, och
d)
hantering av psykologiska frågor.
2. Den mentor eller de mentorer som utses ska ha tillgång till och grunda sitt stöd på den EU-frivilligas plan för lärande och utveckling samt arbetsuppgifterna. Mentorn eller mentorerna ska regelbundet träffa de EU-frivilliga för att överväga deras framsteg och hjälpa till med att lösa eventuella personliga problem eller problem som sammanhänger med utplaceringen.
3. Mentorskapet ska skötas med hänsyn till de lokala förhållandena och ska vid behov även anpassas till lokala frivilligarbetare.
4. Utsändarorganisationen ska underlätta mentorskapet genom att arbeta tillsammans med värdorganisationen för att tillhandahålla analytiskt stöd, utbildning och annan kapacitetsuppbyggnad och genom att i sin egen struktur och nätverk utse lämpliga personer med kompletterande kunskaper om tillgången till kunskaper brister lokalt.
5. Om det är lämpligt kan mentorskap på distans övervägas, i synnerhet med hjälp av nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 22
Arbetsförhållanden
1. Alla EU-frivilliga ska ha lämpliga arbetsförhållanden som gör det möjligt att prestera väl och som säkerställer deras välbefinnande, motivation, hälsa och säkerhet. De ska uppfylla kraven i relevanta bestämmelser i direktiv 89/391/EG (3) och direktiv 2003/88/EG (4).
2. Utsändar- och värdorganisationer ska gemensamt fastställa lämpliga arbetsförhållanden med hänsyn till den lokala och nationella situationen.
3. Värdorganisationen ska lämna de uppgifter som krävs och föreslå arbetsvillkor vars lämplighet och ändamålsenlighet ska bedömas av utsändarorganisationen för att se till att de uppfyller aktsamhetskravet och utsändarorganisationens allmänna politik och praxis.
4. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt se till att man förebygger, hanterar och minskar säkerhets-, hälso- och skyddsrisker och att de föreslagna arbetsvillkoren uppfyller de överenskomna förfaranden för säkerhet, hälsa och skydd som avses i artiklarna 28, 29 och 30, och är förenliga med kraven på arbetstid, ledighet, minimikrav på dygns- och veckovila samt arbetsplats i enlighet med punkt 3 i bilaga I.
Artikel 23
Utplaceringens upphörande och stöd efter återvändandet
1. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt besluta om innehållet och förfarandet för den avrapportering efter slutfört uppdrag som ska användas på EU-frivilliga, även frivilliga som återvänder i förtid.
2. Värdorganisationen ska erbjuda den EU-frivilliga individuell avrapportering eller avrapportering i grupp efter slutfört uppdrag, samt en sådan slutlig prestationsgranskning som avses i artikel 19.7, samt vid behov överlämning av projektet till gruppen och medarbetare som ska driva den EU-frivilligas verksamheter vidare, för att få hållbarhet och kontinuitet.
3. Utsändarorganisationen ska på ett tidigt stadium erbjuda den återvändande EU-frivilliga individuell avrapportering eller avrapportering i grupp efter slutfört uppdrag, med utgångspunkt i den återkoppling som lämnats av värdorganisationen, samt avsluta planen för lärande och utveckling.
4. Utsändarorganisationen ska efter utplacering underlätta hälsoundersökning av återvändande EU-frivilliga samt erbjuda frivillig psykosocial debriefing, rådgivning och stöd för EU-frivilliga.
5. Utsändar- och värdorganisationerna ska informera de EU-frivilliga om möjligheter till fortsatt engagemang i frågor som rör humanitärt bistånd och ett aktivt europeiskt medborgarskap, däribland genom att främja och engagera sig i nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
6. Utsändarorganisationerna ska uppmana återvändande EU-frivilliga att lämna konstruktiv återkoppling på initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, bland annat genom att förklara hur deras bidrag kan användas som underlag vid framtida utplaceringar.
KAPITEL 6
FÖRSÄKRING OCH LEVNADSFÖRHÅLLANDEN
Artikel 24
Försäkring
1. Alla EU-frivilliga ska omfattas av en full försäkring som särskilt utformats för att skydda dem under hela utplaceringstiden i tredjeland samt relevanta perioder före och efter.
2. Försäkringsskyddet ska gälla i hela världen, dygnet runt. Försäkringen ska träda i kraft den dag den EU-frivilliga lämnar sitt hem på väg till utplaceringsorten i tredjeland och gälla fram till den dag den EU-frivilliga lämnar utplaceringslandet och anländer hem (nedan kallad den första försäkringsperioden).
3. Om försäkringen löpt längre än 12 veckor ska den förlängas med ytterligare 8 veckor i den försäkrades hemland för att täcka medicinsk uppföljningsbehandling för sjukdomar eller skador som uppkommit under den första försäkringsperioden.
4. Försäkringsskyddet ska omfatta all verksamhet som har samband med initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete samt de EU-frivilligas privata aktiviteter under den första försäkringsperioden.
5. Alla EU-frivilliga ska vara försäkrade till 100 % (heltäckande försäkring) för följande:
a)
Läkarvård och tandvård.
b)
Graviditet och förlossning.
c)
Olycksfall.
d)
Hemtransport.
e)
Livförsäkring.
f)
Permanenta eller tillfälliga funktionshinder eller sjukdomar.
g)
Ansvarsförsäkring.
h)
Förlust eller stöld av handlingar, resehandlingar och personliga tillhörigheter.
i)
Ytterligare hjälp.
6. För att ge alla EU-frivilliga likabehandling och ett likvärdigt försäkringsskydd får kommissionen ingå avtal med ett eller flera försäkringsbolag efter upphandling.
Artikel 25
Traktamente och flyttbidrag
1. Utsändarorganisationen ska betala traktamente till de EU-frivilliga, som inte är att betrakta som anställda, genom schablonbelopp som ska betalas ut i god tid och med jämna mellanrum.
2. Schablonbelopp för traktamentet ska baseras på en varukorg som omfattar EU-frivilligas regelbundna utgifter för följande:
a)
Livsmedel.
b)
Hygien- och hushållsartiklar.
c)
Kläder.
d)
Lokaltrafik och resor i utplaceringslandet.
e)
Diverse utgifter som anses vara nödvändiga för en lämplig levnadsstandard och för deltagande i det lokala samhället (högst 20 % av det sammanlagda beloppet för de artiklar som anges i led a-d får läggas till för att täcka andra omkostnader såsom fritidsverksamhet, hårklippning, tidningar och kontorsartiklar).
f)
Reserv för oförutsedda utgifter för EU-frivilliga som bor i områden vars index ligger över genomsnittet i landet (högst 10 % för de artiklar som anges i led a-d).
3. Kostnader för bostad ska inte ingå i schablonbeloppet för traktamente.
4. Kommissionen ska offentliggöra information om schablonbelopp för traktamente för utplaceringsländer med utgångspunkt i länderindex. Utöver traktamente kan även ersättning lämnas för särskilda behov kopplade till funktionshinder eller övriga vederbörligen motiverade särskilda omständigheter.
5. EU-frivilliga ska i god tid informeras om förändringar i index och traktamente som berör dem under en utplacering, i synnerhet i länder med hög inflation eller deflation.
6. Efter det att utplaceringen slutförts som planerat ska utsändarorganisationen ge återvändande EU-frivilliga ett återkommande flyttbidrag på 100 euro per månad som regelbundet ska indexeras i förhållande till utplaceringstidens längd.
Artikel 26
Bostad
1. Utsändarorganisationen ska se till att värdorganisationen erbjuder de EU-frivilliga lämplig bostad till rimlig kostnad med tanke på lokala förhållanden.
2. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt se till att man förebygger, hanterar och minskar säkerhets-, hälso- och skyddsrisker och att den föreslagna bostaden uppfyller de överenskomna förfaranden för säkerhet, hälsa och skydd som avses i artiklarna 28, 29 och 30 och att den uppfyller kraven i punkt 4 i bilaga I.
3. Kostnader för bostad, värme och andra kostnader som direkt hänger samman med dessa ska om möjligt bäras direkt av värdorganisationen. Värdorganisationen ska sköta avtalsförbindelserna med hyrersvärdar och vidta alla nödvändiga åtgärder för att upplysa värdar och hyresvärdar om initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
Artikel 27
Resekostnader och därmed sammanhängande kostnader
1. Utsändarorganisationen ska ordna den EU-frivilligas resa till och från utplaceringsorten, även vid återvändande i förtid, och ska stå för resekostnaderna.
2. På den EU-frivilligas begäran ska utsändarorganisationen även ordna resan och stå kostnaderna för ytterligare återresor i följande situationer:
a)
Ledighet för hemresa för EU-frivilliga som varit utstationerade över 18 månader.
b)
Föräldraledighet för EU-frivilliga som försörjer ett eller flera barn under 12 år om den frivilliga är utstationerad i över 6 månader.
c)
Särskild ledighet vid begravning av eller allvarlig sjukdom, bestyrkt med läkarintyg, som drabbat en familjemedlem i rakt upp- eller nedstigande led, make/maka eller registrerad partner, syster eller bror.
3. Ersättning för resekostnader får beräknas antingen på den faktiska kostnaden för biljetter i ekonomi eller andra klass eller ersättas med schablonbelopp som bygger på en rimlig metod för avståndsberäkning.
4. Utsändarorganisationen ska lämna information och logistiskt stöd för införskaffande av visering åt den EU-frivilliga och värdorganisationen ska stödja viseringsförfarandet vid behov. Utsändarorganisationen ska stå kostnaderna för införskaffande av visering, däribland nödvändiga resekostnader.
KAPITEL 7
AKTSAMHETSKRAV, SKYDD OCH SÄKERHET
Artikel 28
Säkerhethantering och riskbedömning
1. Utsändarorganisationen ska inrätta en säkerhetspolicy och riskbedömningsrutiner i organisationen som ska vara lämpliga och tillämpas på EU-frivilliga och som ska anpassas vid behov.
2. Med utgångspunkt i utsändarorganisationens säkerhetspolicy ska utsändar- och värdorganisationerna gemensamt utarbeta en plan för säkerhetshantering och en evakueringsplan som tillämpas på åtgärder inom ramen för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete. Dessa planer ska åtminstone uppfylla de krav som anges i punkt 5 i bilaga I.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska gemensamt utarbeta en skriftlig bedömning av säkerhets-, rese- och hälsorisker som är relevanta för utplaceringslandet. Bedömningen ska åtminstone uppfylla de krav som anges i punkt 6 i bilaga I.
4. Den riskbedömning som avses i punkt 3 ska ses över och aktualiseras så regelbundet som situationen kräver och åtminstone innan de EU-frivilliga utstationeras. Om riskbedömningen leder till slutsatsen att utplaceringen skulle ske på en plats där internationell eller nationell väpnad konflikt, eller hot om väpnad konflikt, förekommer ska utplaceringen inte genomföras, och om en EU-frivillig redan valts ut ska utplaceringen annulleras.
5. Krav på säkerhetstänkande och lämpliga beteenden när det gäller riskhantering och säkerhetshantering ska tas upp i arbetsbeskrivningen och rekryteringsprocessen.
6. Utsändarorganisationer ska informera relevanta nationella myndigheter i medlemsstaterna och andra deltagande länder i enlighet med artikel 23 i förordning (EU) nr 375/2014, innan en av deras medborgare utplaceras som EU-frivillig. Före utplaceringen ska utsändarorganisationen när det gäller EU-frivilliga som inte är unionsmedborgare kontrollera reglerna för konsultärt skydd som lämnas av det land där den frivilliga är medborgare eller av något annat land.
7. Utsändar- och värdorganisationer ska se till att de EU-frivilliga får tillgång till och har förstått alla upplysningar om säkerhet och skydd. Under introduktionen ska en situationsspecifik säkerhetsbriefing ges före avresan och inom 24 timmar efter ankomsten till utplaceringslandet. Briefingen ska omfatta resultaten från riskbedömningen, evakuations- och säkerhetsplanerna, rapportering om säkerhetsincidenter, rutiner för evakuering och hemstransport, kommunikationsled, kontaktperson(er) med ansvar för krishantering och uppgifter om ambassader, polisstationer, brandkår och sjukhus.
8. Utsändarorganisationen ska se till att de EU-frivilliga åtminstone täcks av den försäkring som lämnas enligt artikel 24.
9. Utöver den obligatoriska säkerhetsutbildningen inom ramen för utbildningsprogrammet ska utsändarorganisationen ge de EU-frivilliga annan relevant säkerhetsutbildning som den ger sin egen internationella personal.
10. När det avtal som avses i artikel 16.2 undertecknas ska de EU-frivilliga intyga att han eller hon känner till och har för avsikt att följa säkerhetsrutinerna, däribland skyldigheten att hålla sig informerad och uppdaterad om den aktuella säkerhetssituationen, det personliga ansvaret för den egna säkerheten, andras säkerhet och organisationens säkerhet samt skyldigheten att avstå från riskabla beteenden. Utsändar- och värdorganisationerna ska uppmärksamma EU-frivilliga på vilka följder överträdelser av säkerhetsbestämmelserna kan få, i synnerhet att utplaceringen måste avslutas i förtid.
11. Utsändarorganisationen ska rekommendera EU-frivilliga att skriva in sig hos sitt lands ambassad eller konsulat i utplaceringslandet och ska informera de frivilliga om möjligheten att begära konsulärt bistånd från dessa beskickningar. Om det land där de EU-frivilliga är medborgare inte har någon konsulär beskickning i utplaceringslandet ska utsändarorganisationen rekommendera EU-frivilliga som är unionsmedborgare att skriva in sig hos ett konsulat eller en ambassad som tillhör någon annan av EU:s medlemsstater och ska informera de frivilliga om möjligheten att begära konsulärt bistånd från dessa beskickningar.
12. Med utgångspunkt i uppdateringar från värdorganisationen ska utsändar- och värdorganisationerna regelbundet aktualisera evakueringsplanen för att se till att den hela tiden är anpassad till den operativa situationen. I riskbedömningen ska anges med vilka intervaller planen ska ses över och värdorganisationen ska använda både äldre och aktualiserade uppgifter för att ändra planen vid behov. Evakueringsplanen ska finnas på ett ställe som är lätt tillgängligt för de EU-frivilliga.
13. Värdorganisationen ska se till att de EU-frivilliga informeras om alla ändringar i den operativa situationen och därav följande ändringar i säkerhetsrutiner eller förfaranden.
14. Värdorganisationen ska känna till var de EU-frivilliga befinner sig och var de kan nås per telefon alla tider på dygnet, oavsett om de är i tjänst.
Artikel 29
Rutiner vid incidenter eller evakuering
1. Vid säkerhetsincidenter ska EU-frivilliga avrapportera så snart som möjligt. Beroende på hur allvarlig incidenten är och vilka förfaranden som tillämpas i utsändar- och värdorganisationerna, kan avrapporteringen utföras av den närmast överordnade eller mentorn vid värdorganisationen eller utsändarorganisationens krishanteringsansvariga, och kan även omfatta professionellt psykologiskt stöd.
2. Vid evakueringar ska evakueringsplanen följas och EU-frivilliga ska tas om hand hela tiden, i förekommande fall med hjälp av de förfaranden som tillämpas av konsulat eller ambassader där den EU-frivilliga har registrerat sig i enlighet med artikel 28.11.
3. Utsändarorganisationen ska kontakta EU-frivilliga efter återvändandet och se till att de erbjuda lämplig uppföljning, däribland avrapportering efter slutfört uppdrag samt psykosocialt och medicinskt stöd.
4. Säkerhetsfrågor ska behandlas i utsändar- och värdorganisationernas övervakning- och utvärderingsram och erfarenhetsåterföringen från säkerhetsincidenter ska användas för projektgranskning och förbättring.
Artikel 30
Hälsa och säkerhet
1. Utsändarorganisationen ska inrätta en policy för hälsa och säkerhet i organisationen som ska vara lämplig och tillämpas på EU-frivilliga och som ska anpassas vid behov. Den ska bland annat innehålla riktlinjer om
a)
personligt välbefinnande med avseende på fysisk hälsa (råd om förebyggande av sjukdomar, kost och sömn, klimatologiska risker, geografiska faror och tillgång till vård), samt
b)
mental hälsa (råd om balans mellan arbetsliv och privatliv, stresshantering, försvarsmekanismer och avslappningsövningar, kontaktpunkter för psykosocialt stöd).
2. Med utgångspunkt i utsändarorganisationens policy för hälsa och säkerhet ska utsändar- och värdorganisationerna gemensamt utveckla en uttömmande uppsättning regler för hälsa och säkerhet samt riktlinjer som uppfyller aktsamhetskravet och säkrar de EU-frivilligas fysiska och psykiska hälsa.
3. Som ett led i den riskbedömning som avses i artikel 28.3 ska utsändar- och värdorganisationer innan arbetsbeskrivningen utarbetas gemensamt bedöma om utplaceringsorten erbjuder säkra och trygga arbets- och levnadsförhållanden för EU-frivilliga enligt de indikatorer som anges i punkt 7 i bilaga I.
4. Utsändarorganisationen ska se till att den EU-frivilliga åtminstone täcks av de breda sjuk- och reseförsäkringsbestämmelser som avses i artikel 24.
5. Vid introduktionen ska utsändarorganisationen upplysa EU-frivilliga om de riktlinjer för hälsa och säkerhet som avses i punkterna 1 och 2, däribland uppgifter om sjukdomar, första hjälpen, underhåll på alla platser, underhåll av fordon och utrustning, arbetsplatser, balans mellan arbetsliv och privatliv, incidenter som påverkar hälsan och säkerheten samt förfaranden för medicinsk evakuering.
6. Utsändarorganisationen ska se till att den EU-frivilliga genomgår en grundlig läkarundersökning före avresan och ska tillhandahålla de mediciner och vacciner som rekommenderas för utplaceringslandet samt vid behov sådan utrustning som förstahjälpenlådor och myggnät.
7. Värdorganisationen ska se till att aktsamhetskravet följs i den dagliga administrationen av frivilligarbetet och att de EU-frivilliga under introduktionsperioden förses med följande:
a)
Aktuell information om lokala resurser i fråga om hälsa och säkerhet, till exempel kontaktuppgifter till läkare, sjukhus och andra vårdresurser.
b)
Vägledning om lokala sedvänjor och regler som ett led i informationen vid ankomst för att minska säkerhetsriskerna och underlätta integration.
8. Utsändarorganisationen ska efter utplacering underlätta hälsoundersökning av återvändande EU-frivilliga och i samband med avrapporteringen efter slutfört uppdrag erbjuda psykosocial debriefing eller rådgivning. Utsändar- och värdorganisationerna ska främja nätverket för initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete som alternativt stödsystem före, under och efter utplaceringen.
KAPITEL 8
FÖRFARANDEN FÖR ÖVERVAKNING OCH BEDÖMNING AV DE EU-FRIVILLIGAS INDIVIDUELLA PRESTATIONER
Artikel 31
Övervakning och bedömning av de EU-frivilligas individuella prestationer
1. Med utgångspunkt i de förfaranden för övervakning och prestationshantering som avses i artikel 19 ska utsändar- och värdorganisationer övervaka och bedöma EU-frivilligas individuella prestationer för att mäta framsteg, utfall och resultat med avseende på den EU-frivilligas arbetsuppgifter och mål.
2. Övervakning och bedömning av EU-frivilligas individuella prestationer ska göras kontinuerligt under hela utplaceringsperioden med särskilda granskningar åtminstone i följande etapper:
a)
I förekommande fall vid slutet av den praktiktjänstgöring som aves i artikel 14.
b)
Vid den slutliga prestationsgranskning som avses i artikel 19 och om en halvtidsutvärdering anses nödvändig.
c)
Under den avrapportering efter slutfört uppdrag som avses i artikel 23.
3. Utsändar- och värdorganisationerna ska tillhandahålla uppgifter som visar i vilken utsträckning EU-frivilligas individuella prestationer bidragit till att uppnå målen med projektet och hela initiativet, både i fråga om resultat och effekter, med hänsyn till de indikatorer som avses i artikel 7 i förordning (EU) nr 375/2014. Uppgifterna ska omfatta anonymiserad information om utfall och resultat av de EU-frivilligas arbete som ska användas i utvärderingssyfte. Dessa uppgifter ska behandlas i enlighet med de normer för uppgiftsskydd som avses i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
4. Utsändarorganisationerna ska lämna bistånd för att bygga upp värdorganisationernas kapacitet att mäta framsteg, utfall och resultat med avseende på den EU-frivilligas arbetsuppgifter och mål.
KAPITEL 9
CERTIFIERING AV UTSÄNDAR- OCH VÄRDORGANISATIONER
Artikel 32
Certifiering av värdorganisationer
1. Värdorganisationer som vill bli certifierade ska lämna en objektiv och sanningsenlig självbedömning i enlighet med de krav som aves i punkt 1 i bilaga III, där de bedömer hur deras aktuella politik och praxis uppfyller kraven i de normer och förfaranden för frivilligkandidater och EU-frivilliga som anges i den här förordningen och i kommissionens delegerade förordning som ska antas på grundval av artikel 9.2 i förordning (EU) nr 375/2014.
2. I självbedömningen ska värdorganisationen yppa alla tillkortakommanden och områden som behöver förbättras och som kan komma att kräva kapacitetsbyggande för att kraven ska kunna uppfyllas helt.
3. Värdorganisationer ska tillsammans med den evidensbaserade självbedömningen lämna tre referenser i enlighet med de krav som avses i punkt 1 i bilaga III för att lämna uttömmande uppgifter i fråga om alla krav i de normer och förfaranden som gäller för frivilligkandidater och EU-frivilliga. Referenserna ska lämnas av minst två av följande kategorier av aktörer:
a)
Certifierade utsändar- eller värdorganisationer med vilken den sökande värdorganisationen redan haft eller planerar att inrätta ett partnerskap för att delta i initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete.
b)
Kommissionens samarbetsparter i fråga om humanitärt bistånd med ett gällande (partnerskaps) ramavtal, med vilka den sökande värdorganisationen framgångsrikt samarbetat inom ramen för humanitära biståndsprojekt.
c)
Relevanta internationella organisationer eller icke vinstdrivande organisationer eller offentligrättsliga organ av civil karaktär med vilka den sökande värdorganisationen framgångsrikt samarbetat inom ramen för humanitära biståndsprojekt.
d)
Certifierings- eller revisionsorgan som beviljat den sökande värdorganisationen certifiering för frågor som rör initiativet EU-frivilliga för humanitärt arbete, i vilket fall även ackrediterings- eller revisionshandlingarna ska lämnas in.
4. Den ifyllda självbedömningen ska undertecknas av en befullmäktigad företrädare för värdorganisationen som har rätt att ingå rättsligt bindande åtaganden för dess räkning och ska därefter översändas till kommissionen tillsammans med de referenser som anges i punkt 3.
5. Med utgångspunkt i den evidensbaserade självbedömningen och referenserna ska kommissionen bedöma ansökan och fatta något av följande beslut:
a)
Att bevilja certifiering om den sökande värdorganisationen bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
b)
Att inte bevilja certifiering om den sökande värdorganisationen inte bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
6. Inom sex månader från det att ansökan inkommit ska kommissionen informera den sökande värdorganisationen om resultatet av certifieringsansökan, och även precisera möjligheterna att vid behov få bistånd med kapacitetsbyggande för att kunna lämna in en ny ansökan. Om det finns kartlagda behov av kapacitetsbyggande med grund i en strategi som ska tillhandahållas av den sökande värdorganisationen ska organisationen ha rätt till och prioriteras för bistånd för kapacitetsbyggande.
Artikel 33
Certifiering av utsändarorganisationer
1. Utsändarorganisationer som vill bli certifierade ska lämna en objektiv och sanningsenlig evidensbaserad självbedömning i enlighet med de krav som aves i punkt 2 i bilaga III, där de bedömer hur deras aktuella politik och praxis uppfyller kraven i normer och förfaranden för frivilligkandidater och EU-frivilliga.
2. I den evidensbaserade självbedömningen ska utsändarorganisationen yppa alla tillkortakommanden och områden som behöver förbättras och som kan komma att kräva tekniskt bistånd för att kraven ska kunna uppfyllas helt. Till den ska även bifogas bevis och handlingar som styrker tillämpningen av rutiner och praxis enligt kraven i normerna och förfarandena, i synnerhet med avseende på frivilligarbetare.
3. Den ifyllda evidensbaserade självbedömningen ska undertecknas av en befullmäktigad företrädare för utsändarorganisationen som har rätt att ingå rättsligt bindande åtaganden för dess räkning och ska därefter översändas till kommissionen tillsammans med de åtföljande handlingar som avses i punkt 2.
4. Med utgångspunkt i den evidensbaserade självbedömningen och åtföljande handlingar ska kommissionen bedöma ansökan och fatta något av följande beslut:
a)
Att bevilja certifiering om den sökande utsändarorganisationen bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
b)
Att inte bevilja certifiering om den sökande utsändarorganisationen inte bedöms helt uppfylla kraven i normerna och förfarandena.
5. Inom sex månader från det att ansökan inkommit ska kommissionen informera den sökande utsändarorganisationen om resultatet av certifieringsansökan, och även precisera möjligheterna att vid behov få tekniskt bistånd för att kunna lämna in en ny ansökan. Om det finns kartlagda behov av tekniskt bistånd med grund i en strategi som ska tillhandahållas av utsändarorganisationen ska organisationen ha rätt till och prioriteras för tekniskt bistånd.
Artikel 34
Rättsmedel
1. Kommissionen ska i beslut om att inte bevilja certifiering och om att avslå ansökan informera den sökande organisationen om att en ny ansökan får lämnas in först tolv månader efter den dag då sökanden underrättades om avslaget. Beslutet ska även ange vilka rättsmedel som kan åberopas mot beslutet.
2. I enlighet med artiklarna 256 och 263 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) ska tribunalen vara behörig i fråga om akter som antas av Europeiska kommissionen och som ska ha rättsverkan i förhållande till tredje man. I enlighet med artiklarna 256, 268 och 340 i EUF-fördraget ska tribunalen även vara behörig att avgöra tvister om skadeståndsansvar för Europeiska kommissionen i utomobligatoriska förhållanden.
Artikel 35
Organisationernas ekonomiska bärkraft och organisatoriska kapacitet
Bedömningen av certifierade utsändar- och värdorganisationers ekonomiska bärkraft och organisatoriska kapacitet ligger utanför certifieringsförfarandet. En förutsättning för att få ekonomiskt bistånd från EU är att den ekonomiska bärkraften och organisatoriska kapaciteten har bedömts i samband med ansökan efter förslagsinfordran.
Artikel 36
Certifieringens giltighetstid och regelbundna kontroller
1. Certifierade utsändar- och värdorganisationer ska genomgå förnyad certifiering tre år efter det att de mottagit kommissionens beslut om att bevilja certifiering eller vid någon annan tidpunkt om väsentliga förändringar gjorts i normerna eller förfarandena för de aktuella frågorna.
2. Under certifieringens giltighetstid kan certifierade utsändar- och värdorganisationer vid behov uppmanas att genomgå regelbundna kontroller som utförs av kommissionen.
3. Certifierade utsändar- och värdorganisationer ska omedelbart informera kommissionen om alla förändringar i deras rättsliga, ekonomiska, tekniska eller organisatoriska situation som kan försvåra efterlevnaden av normer och förfaranden eller som kan skapa intressekonflikter. De ska även informera kommissionen om alla förändringar av deras namn, adress eller rättsliga företrädare.
Artikel 37
Tillfälligt upphävande eller återkallande av certifiering
1. Med utgångspunkt i uppgifter från certifierade utsändar- eller värdorganisationer, däribland sådana regelbundna kontroller som aves i artikel 36.2 eller upplysningar som erhållits på något annat sätt, får kommissionen dra slutsatsen att certifierade utsändar- eller värdorganisationer inte längre uppfyller ett eller flera krav i normerna eller förfarandena. I sådana fall får kommissionen vidta lämpliga åtgärder, däribland att tillfälligt upphäva eller återkalla certifieringen i enlighet med förfarandet i punkt 3 i bilaga III.
2. Utsändar- eller värdorganisationer vars certifiering tillfälligt upphävts eller återkallats får från den dag certifieringen tillfälligt upphävts eller återkallats inte längre utplacera eller ta emot EU-frivilliga och har inte heller rätt att få ekonomiskt bistånd från unionen i detta syfte.
3. Beroende på vilka skäl som ligger till grund för det tillfälliga upphävandet eller återkallandet av certifieringen, i synnerhet de EU-frivilligas säkerhet och skydd, kan kommissionen kräva att EU-frivilliga som är utplacerade när certifieringen tillfälligt upphävs eller återkallas ska sändas hem.
4. Utsändar- eller värdorganisationer ska inte ha rätt att begära kompensation därför att en certifiering tillfälligt upphävts eller återkallats.
Artikel 38
Skadeståndsansvar
Kommissionen ska inte hållas ansvarig för eventuella förluster eller skador som åsamkats eller lidits av utsändar- eller värdorganisationer eller tredje man med anledning av certifieringen av utsändar- eller värdorganisationer.
KAPITEL 10
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 39
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft den tredje dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 20 november 2014.