NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1271/2013
av den 30 september 2013
med rambudgetförordning för de organ som avses i artikel 208 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 208, och
av följande skäl:
(1)
Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 (2) med rambudgetförordning för de organ som inrättas av gemenskapen grundades på rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (3). Förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 har ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012. Det är därför nödvändigt att se över förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 ersättas med en ny förordning.
(2)
Det är nödvändigt att ta hänsyn till det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och Europeiska kommissionen om decentraliserade organ av den 19 juli 2012.
(3)
Vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 måste ses över för att ta hänsyn till de erfarenheter som gjorts vid tillämpningen av dem.
(4)
Den här förordningen bör fastställa breda principer och grundläggande regler för de organ som inrättats enligt EUF-fördraget och Euratomfördraget (nedan kallade unionsorgan) och som får bidrag som belastar unionens budget, utan att det påverkar tillämpningen av den konstituerande akten. På grundval av denna förordning bör unionsorganen anta egna finansiella regler som inte får avvika från den, med undantag för fall då detta är nödvändigt på grund av särdragen i deras verksamhet, och efter att kommissionen gett sitt godkännande.
(5)
Även unionsorgan som är helt självfinansierade och på vilka denna förordning inte är tillämplig bör, för ökad enhetlighet, fastställa liknande bestämmelser när så är lämpligt. I enlighet med det gemensamma uttalandet av Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012 bör dessa organ förelägga Europaparlamentet, rådet och kommissionen en årlig rapport om genomförandet av sin budget och vederbörligen beakta deras synpunkter och rekommendationer.
(6)
Unionsorganen bör upprätta och genomföra sin budget i enlighet med de fem budgeträttsliga grundprinciperna - enhet, riktighet, universalitet, specificering och ettårighet samt i enlighet med principerna om balans i budgeten, en enda beräkningsenhet, sund ekonomisk förvaltning och öppenhet.
(7)
Det faktum att av unionens bidrag syftar till att åstadkomma balans bör betonas. Den del av unionsorganets positiva budgetutfall som överstiger det bidrag från unionen som betalats ut under året ska återbetalas till unionens budget.
(8)
Om det i den konstituerande akten anges att intäkterna utgörs av avgifter utöver unionens bidrag och att de intäkter som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, bör unionsorganen kunna föra över balansen i form av inkomster avsatta för särskilda ändamål.
(9)
Det är nödvändigt att se till att avgifterna ligger på en lämplig nivå för att täcka kostnaderna för tillhandahållande av tjänster och undvika betydande överskott.
(10)
Delegeringen av uppgifter för genomförande av budgeten till ett unionsorgan måste motiveras av uppgifternas natur och unionsorganets särskilda sakkunskap, samtidigt som en sund ekonomisk förvaltning och kostnadseffektivitet säkerställs. De delegerade uppgifterna bör vara förenliga med den konstituerande akten.
(11)
Unionsorganen bör kunna beviljas ad hoc-bidrag endast om detta uttryckligen föreskrivs i de berörda grundläggande akterna och godkänns i den konstituerande akten.
(12)
I enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 måste unionsorganet delta i en riktmärkning tillsammans med andra organ och institutioner i unionen.
(13)
Det är nödvändigt att fastställa regler för den handlingsplan som ska följa upp slutsatserna från de övergripande regelbundna utvärderingarna för att garantera att de tillämpas effektivt.
(14)
För att sörja för en konsekvent programplanering bör unionsorganet upprätta ett dokument med en årlig och flerårig programplanering, där hänsyn tas till kommissionens riktlinjer.
(15)
Unionsorganen bör anpassa tidsplanen för den årliga och fleråriga programplaneringen till budgetförfarandet för att garantera att den är effektiv och att alla programplaneringsdokument överensstämmer sinsemellan.
(16)
Det är nödvändigt att tydliggöra internrevisionens och de interna kontrollfunktionernas struktur samt att rationalisera rapporteringskraven. Unionsorganets internrevision bör utföras av kommissionens internrevisor, som bör genomföra revisioner när detta är berättigat på grund av riskerna. Det är nödvändigt att införa regler för inrättande av internrevisionsfunktioner och deras verksamhet.
(17)
Rapporteringskraven bör rationaliseras. Unionsorganen bör lämna en konsoliderad årlig verksamhetsrapport med utförlig information om genomförandet av arbetsprogrammet, budgeten och den personalpolitiska planen samt om organens förvaltning och interna kontrollsystem.
(18)
För att förbättra unionsorganens kostnadseffektivitet är det nödvändigt att göra det möjligt att dela tjänster eller överföra dem till ett annat unionsorgan eller kommissionen. Kostnadseffektiviteten kan särskilt förbättras genom att tillåta att kommissionens räkenskapsförare anförtros samtliga eller vissa uppgifter som åligger unionsorganets räkenskapsförare.
(19)
I enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör det vara möjligt att dela upp åtaganden som sträcker sig över flera budgetår i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande eller grundläggande akten eller om åtagandena avser administrativa utgifter.
(20)
För att anpassa reglerna för inkomster avsatta för särskilda ändamål till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att fastställa regler för differentiering av inkomster avsatta för särskilda ändamål (interna och externa) och för deras överföring.
(21)
För att anpassa reglerna för hur ränta som genereras av unionens bidrag till unionsorganet behandlas till reglerna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är det nödvändigt att föreskriva att ränta inte ska betalas till budgeten.
(22)
I förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 föreskrivs en möjlighet att i särskilda fall ingå ett rättsligt åtagande innan ett budgetåtagande. Unionsorgan bör också ha den möjligheten.
(23)
För att säkerställa överensstämmelse mellan förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 och förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 bör särskilda bestämmelser om upphandling och bidrag inte tillåtas. Tillämpningen av en enda uppsättning regler gör att unionsorganets arbete förenklas och att de riktlinjer och modeller som utarbetats av kommissionen kan användas.
(24)
Det bör införas en möjlighet för unionsorganet att dela ut priser till följd av tävlingar för att anpassa bestämmelserna i förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
(25)
För att kartlägga och korrekt hantera risker för faktiska eller upplevda intressekonflikter bör unionsorganen åläggas att anta regler om förebyggande och hantering av intressekonflikter. Sådana bestämmelser bör ta hänsyn till de riktlinjer som kommissionen utarbetat till följd av det gemensamma uttalandet från Europaparlamentet, rådet och kommissionen av den 19 juli 2012.
(26)
Bestämmelserna om fastighetspolitiken, inbegripet införandet av en möjlighet för unionsorganen att ta upp lån och villkor för detta, bör anpassas till förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 för att garantera att de nya bestämmelserna tillämpas enhetligt av unionens alla institutioner och organ.
(27)
Det är nödvändigt att införa övergångsbestämmelser för programplaneringen och rapporteringen eftersom kommissionen behöver tid för att utarbeta lämpliga riktlinjer i samarbete med unionsorganen.
(28)
Denna förordning bör träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning så att de reviderade budgetförordningarna för unionsorganen kan antas senast den 1 januari 2014 för att garantera enhetliga regler för nästa fleråriga budgetram.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVDELNING I
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs de grundläggande finansiella regler enligt vilka unionsorganet ska anta egna finansiella regler. Unionsorganets finansiella regler får endast avvika från denna förordning om särskilda behov föreligger och om kommissionen gett sitt samtycke.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller följande definitioner:
konstituerande akt: det instrument i unionslagstiftningen som reglerar de viktigaste aspekterna av inrättandet av och verksamheten i unionsorganet.
unionsorganets budget: det instrument i vilket samtliga inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för unionsorganet införs och godkänns för varje budgetår.
unionsorgan: varje organ som avses i artikel 208 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
styrelse: det viktigaste interna organet inom unionsorganet med ansvar för att fatta beslut i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i den konstituerande akten.
direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut och unionsorganets budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i den konstituerande akten.
verkställande organ: internt organ i unionsorganet som bistår styrelsen och vars ansvarsområden och arbetsordning anges i den konstituerande akten.
Artikel 3
Perioder, datum och frister
Om inte något annat anges ska rådets förordning (EEG, Euratom) nr 1182/71 (4) tillämpas på tidsfrister som fastställs i denna förordning.
Artikel 4
Skydd av personuppgifter
Denna förordning påverkar inte tillämpningen av kraven i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (5) och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (6).
Artikel 5
Iakttagande av budgetprinciper
Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, balans, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering och sund ekonomisk förvaltning, vilket förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.
AVDELNING II
BUDGETPRINCIPER
KAPITEL 1
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
Artikel 6
Tillämpningsområde för unionsorganets budget
1. Unionsorganets budget ska omfatta följande:
a)
Unionsorganets egna inkomster bestående av de avgifter som det har rätt att uppbära i samband med den verksamhet det anförtrotts att bedriva, samt andra eventuella inkomster.
b)
Eventuella bidrag från den medlemsstat där organet har sitt säte.
c)
Bidrag som beviljats av unionen.
d)
Inkomster avsatta för särskilda ändamål i enlighet med artikel 23.1.
e)
Unionsorganets utgifter, inklusive administrativa utgifter.
2. Inkomster i form av avgifter får endast avsättas i de exceptionella och väl motiverade fall som anges i den konstituerande akten.
3. Om det i en eller flera konstituerande akter föreskrivs att klart definierade uppgifter ska finansieras separat eller om unionsorganet genomför uppgifter som anförtrotts det genom ett delegeringsavtal, ska det ha separat bokföring för inkomster och utgifter. Unionsorganet ska tydligt identifiera varje grupp av uppgifter i den planering av personalresurser som ingår i det årliga och fleråriga programplaneringsdokument som avses i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-bidrag
1. Unionsorganet får endast motta ad hoc-bidrag från budgeten om detta godkänns i den konstituerande akten och uttryckligen föreskrivs i den grundläggande akten.
2. Om unionsorganet har bemyndigats att motta ad hoc-bidrag ska de uppgifter som finansieras genom dessa bidrag ingå i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 32.3.
Artikel 8
Delegeringsavtal
1. Kommissionen får inte anförtro unionsorganet uppgifter för genomförande av budgeten, utom om det är motiverat av åtgärdens särskilda karaktär och unionsorganets särskilda sakkunskap.
2. Vid val av organ ska vederbörlig hänsyn tas till
a)
hur kostnadseffektivt det är att delegera dessa uppgifter,
b)
inverkan på organets styrningsstruktur och dess ekonomiska resurser och personalresurser.
3. Om kommissionen undantagsvis delegerar uppgifter till unionsorganet ska följande gälla:
a)
Artikel 60 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska tillämpas för unionsorganet när det gäller medel som anslås till dessa uppgifter och artiklarna 108 och 109 i denna förordning ska inte tillämpas.
b)
De delegerade uppgifterna bör anges i unionsorganets årliga arbetsprogram, som avses i artikel 32.3, men endast i informationssyfte.
4. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 ska utanordnaren samråda med styrelsen innan han eller hon undertecknar delegeringsavtalet.
Artikel 9
Särskilda regler avseende principerna om enhet och riktighet i budgeten
1. Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i unionsorganets budget tillgodogörs eller belastas.
2. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i unionsorganets budget.
3. Ett anslag får tas upp i unionsorganets budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.
4. Ränta på förfinansiering ur unionsorganets budget ska inte föras upp i dess budget.
KAPITEL 2
Principen om ettårighet
Artikel 10
Definition
De anslag som tas upp i unionsorganets budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.
Artikel 11
Typer av anslag
1. Anslagen i unionsorganets budget ska som regel vara icke-differentierade; om det finns operativa skäl för detta, får emellertid differentierade anslag användas. Differentierade anslag ska bestå av åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret.
3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.
Artikel 12
Redovisning av inkomster och anslag
1. Unionsorganets inkomster enligt artikel 6 ska tas upp i räkenskaperna för ett givet budgetår på grundval av de belopp som tagits emot under det budgetåret.
2. Unionsorganets inkomster ska ge upphov till betalningsbemyndiganden på samma nivå.
3. Anslag som beviljas för ett budgetår ska bara användas för att täcka utgifter för vilka åtaganden ingås och betalningar verkställs under budgetåret i fråga samt för att fullgöra åtaganden som ingåtts under föregående budgetår.
4. Utgiftsåtaganden ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de rättsliga åtaganden som skett fram till den 31 december.
5. Betalningarna för ett budgetår ska tas upp i räkenskaperna på grundval av de betalningar som effektuerats av räkenskapsföraren till och med den 31 december det budgetåret.
Artikel 13
Åtaganden mot budgetanslag
Åtaganden får göras för medlen i unionsorganets budget med verkan från den 1 januari, så snart budgeten för organet har antagits slutgiltigt.
Artikel 14
Anslag som förfaller och anslag som överförs
1. Anslag som inte har tagits i anspråk i slutet av det budgetår för vilket de beviljades ska förfalla. De kan emellertid föras över, men endast till påföljande budgetår, efter ett beslut som fattas senast den 15 februari av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, i enlighet med punkterna 3 och 4, eller de kan föras över automatiskt i enlighet med punkt 5.
2. Anslag som avser personalutgifter får överföras till följande budgetår.
3. I fråga om åtagandebemyndiganden och icke-differentierade anslag som inte har tagits i anspråk vid budgetårets utgång kan överföringen avse
a)
belopp som motsvarar åtagandebemyndiganden,
b)
belopp som motsvarar icke-differentierade anslag med anknytning till byggnadsprojekt, för vilka de flesta förberedelser för ett åtagande är fullbordade den 31 december. Den förberedande fasen för ett åtagande ska anges i tillämpningsbestämmelserna till varje unionsorgans budgetförordning.
Dessa belopp får anslås fram till och med den 31 mars följande år, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser byggnadsprojekt.
4. Betalningsbemyndiganden får föras över om beloppen är nödvändiga för att uppfylla redan gjorda åtaganden eller hänför sig till åtagandebemyndiganden som överförts, när de anslagsutbetalningar som avsatts under de berörda rubrikerna i budgeten för påföljande budgetår är otillräckliga för att täcka behoven.
Det berörda unionsorganet ska i första hand använda de anslag som beviljats för det innevarande budgetåret och inte använda de överförda anslagen förrän de förstnämnda är uttömda.
5. Icke-differentierade anslag som motsvarar åtaganden som normalt görs vid budgetårets utgång ska överföras automatiskt endast till påföljande budgetår.
6. Överförda anslag för vilka inga åtaganden ingåtts den 31 mars år N + 1 ska automatiskt förfalla och ska särskiljas i räkenskaperna.
Artikel 15
Regler för överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål
Vid överföring till påföljande budgetår av inkomster som avsatts för särskilda ändamål enligt artikel 23 och av anslag som är disponibla den 31 december och som härrör från sådana inkomster gäller följande regler:
a)
Externa inkomster som avsatts för särskilda ändamål ska överföras automatiskt och ska användas i sin helhet innan alla insatser inom det program eller den åtgärd de avsatts för har avslutats. Externa inkomster avsatta för särskilda ändamål som kommit in under det sista året för programmet eller åtgärden får användas under det första året av det påföljande programmet eller den påföljande åtgärden.
b)
Interna inkomster som avsatts för särskilda ändamål får bara överföras till påföljande budgetår, med undantag för sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i artikel 23.3 f, vilka ska överföras automatiskt.
När en inkomst som avsatts för särskilda ändamål överförs mellan budgetår ska unionsorganet senast den 1 juni år N + 1 informera kommissionen om utnyttjandet beloppet i fråga.
Artikel 16
Tillbakadragande av anslag
Om anslag dras tillbaka under något av de budgetår som följer på det år då anslagen fördes in i unionsorganets budget på grund av att de åtgärder för vilka anslagen avsatts inte genomförts helt eller delvis, ska motsvarande anslag förfalla.
Artikel 17
Åtaganden
1. Löpande administrativa utgifter får från och med den 15 oktober varje år belasta anslagen för det påföljande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden ska emellertid inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. Sådana åtaganden får inte gälla nya utgifter av ett slag som ännu inte principiellt godkänts i unionsorganets senast vederbörligen antagna budget.
2. Utgifter som ska betalas i förskott, t.ex. hyror och liknande, ska vad avser betalningar från och med den 1 december belasta anslagen för det närmast följande budgetåret. I så fall ska den gräns som tillämpas i punkt 1 inte gälla.
Artikel 18
Regler som ska tillämpas om antagandet av unionsorganets budget försenas
1. Om unionsorganets budget inte har antagits slutgiltigt vid budgetårets början ska reglerna i artiklarna 2-6 gälla.
2. Åtaganden och betalningar får göras inom de gränser som fastställs i punkt 3.
3. Åtaganden får göras per kapitel för upp till högst en fjärdedel av de totala anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret med en ökning av en tolftedel för varje avslutad månad.
Summan av inkomsterna enligt den preliminära inkomst- och utgiftsberäkningen ska inte överskridas.
Betalningarna får göras månadsvis per kapitel för upp till högst en tolftedel av de anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret. Beloppet får dock inte överstiga en tolftedel av de anslag som angetts i detta kapitel i beräkningen av inkomster och utgifter.
4. De anslag som beviljats för kapitlet i fråga för det föregående budgetåret, i enlighet med i punkterna 2 och 3, ska anses avse de anslag som beviljats i unionsorganets budget, inbegripet genom ändringsbudgetar, efter justering för överföringar som genomförts under det budgetåret.
5. På direktörens begäran och om kontinuiteten i unionsorganets verksamhet och förvaltningsbehoven så kräver, kan rådet genom beslut med kvalificerad majoritet på förslag från kommissionen bevilja utgifter som är större än en tillfällig tolftedel, men som inte överstiger summan av fyra tillfälliga tolftedelar, utom i vederbörligen motiverade fall, för såväl åtaganden som betalningar utöver dem som automatiskt gjorts tillgängliga i enlighet med punkterna 2 och 3.
Ytterligare tolftedelar får beviljas som hela tolftedelar men kan inte delas upp i bråkdelar.
6. Om, för ett visst kapitel, beviljandet av fyra tillfälliga tolftedelar i enlighet med punkt 5 inte gör det möjligt att täcka de utgifter som krävs för att undvika ett avbrott i unionsorganets verksamhet på det område som täcks av ifrågavarande kapitel, kan i undantagsfall ett överskridande beviljas av det anslagsbelopp som tagits upp i motsvarande kapitel i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret. Styrelsen ska följa de förfaranden som föreskrivs i punkt 5. Emellertid får den totala summan av de anslag som beviljades i unionsorganets budget för det föregående räkenskapsåret eller i det framlagda budgetförslaget inte i något fall överskridas.
KAPITEL 3
Principen om balans i budgeten
Artikel 19
Definition och tillämpningsområde
1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga summan av bidraget från unionen samt de egna inkomster och eventuella andra inkomster som avses i artikel 6.
3. För organ vars inkomster består av avgifter utöver unionens bidrag bör avgifterna fastställas till en sådan nivå att en betydande ackumulering av överskott undviks. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, upprepade gånger uppvisar stora över- eller underskott ska nivån på avgifterna ses över.
4. Unionsorganet får inte ta upp lån inom ramen för sin budget.
5. Unionens bidrag till organet ska i organets budget utgöra ett utjämningsbidrag och får delas upp i flera utbetalningar.
6. För att undvika omotiverat stora likvida tillgångar ska unionsorganet noggrant förvalta sina likvida medel och ta vederbörlig hänsyn till inkomster avsatta för särskilda ändamål. Unionsorganet ska i sina ansökningar om utbetalning redovisa detaljerade och uppdaterade prognoser över sina faktiska behov av likvida medel under året, och där även redogöra för inkomster avsatta för särskilda ändamål.
Artikel 20
Budgetutfall från budgetåret
1. Om budgetutfallet i den mening som avses i artikel 97 uppvisar överskott ska det återbetalas till kommissionen, dock endast upp till det bidrag som erlagts under året. Den del av budgetutfallet som överstiger det belopp med vilket unionen bidragit under året ska tas upp i unionsorganets budget för nästföljande budgetår som inkomst.
Första stycket ska också tillämpas om unionsorganets inkomster utgörs av avgifter utöver unionens bidrag.
Skillnaden mellan det bidrag som tagits upp i budgeten och det som faktiskt betalas till unionsorganet ska förfalla.
I syfte att komplettera den information som redan redovisats avseende budgetresultatet från år N-2 ska unionsorganet senast den 31 januari år N lägga fram en beräkning över sitt budgetresultat från år N-1, vilket ska återbetalas till budgeten senare under år N. Kommissionen ska ta vederbörlig hänsyn till dessa uppgifter när den beräknar unionsorganets finansiella behov för år N + 1.
2. I undantagsfall och om det i den konstituerande akten föreskrivs att de inkomster som härrör från avgifter ska användas för att finansiera specifika utgifter, får unionsorganet överföra resterande avgifter som inkomster avsatta för den verksamhet som är förknippad med de tjänster för vilka avgifterna ska betalas.
3. Om budgetutfallet, i den mening som avses i artikel 97, uppvisar underskott ska det tas upp i unionsorganets budget för påföljande budgetår som betalningsbemyndiganden, eller, i förekommande fall, kvittas mot unionsorganets positiva budgetutfall under påföljande budgetår.
4. Inkomsterna eller betalningsbemyndigandena ska under budgetförfarandet tas upp i unionsorganets budget genom en ändringsskrivelse i enlighet med artikel 39 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller, om genomförandet av unionsorganets budget redan inletts, genom en ändringsbudget.
KAPITEL 4
Principen om en enda beräkningsenhet
Artikel 21
Användning av euro
Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. Om likviditetsförvaltningen så kräver får dock räkenskapsföraren genomföra transaktioner i andra valutor enligt de finansiella bestämmelserna för det berörda unionsorganet, vilket också ska gälla förskottsförvaltarna med avseende på förskottskontona.
KAPITEL 5
Universalitetsprincipen
Artikel 22
Definition och tillämpningsområde
Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23 ska de totala inkomsterna täcka de totala betalningsbemyndigandena. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 25 ska alla inkomster och utgifter tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra.
Artikel 23
Inkomster avsatta för särskilda ändamål
1. Externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål ska användas för att finansiera specifika utgiftsposter.
2. Följande ska utgöra externa inkomster avsatta för särskilda ändamål:
a)
Finansiella bidrag från medlemsstater och tredjeländer, i båda fallen inbegripet deras offentliga organ, enheter eller fysiska personer, till vissa verksamheter som unionsorganet bedriver i den mån som detta föreskrivs i det avtal som ingåtts mellan unionsorganet och de berörda medlemsstaterna, tredjeländerna eller offentliga organen, enheterna eller fysiska personerna.
b)
Inkomster för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
c)
Finansiella bidrag, som inte omfattas av led a, från tredjeländer eller olika EU-externa organ för deltagande i unionsorganens verksamhet.
-
Inkomster från ad hoc-bidrag i enlighet med artikel 7.
-
Inkomster från delegeringsavtal i enlighet med artikel 8.
d)
Sådana interna inkomster avsatta för särskilda ändamål som avses i punkt 3, i den mån som dessa kompletterar de andra inkomster som avses i leden a-c i den här punkten.
e)
Inkomster från avgifter som avses i artikel 6.2.
3. Följande ska utgöra interna inkomster avsatta för särskilda ändamål:
a)
Inkomster från tredje man i samband med varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som levererats på tredje mans begäran, med undantag för de avgifter som avses i artikel 6.1 a.
b)
Förtjänster från avyttring av fordon, utrustning och installationer samt vetenskaplig och teknisk apparatur som ersätts eller utrangeras när det bokförda värdet är helt och hållet avskrivet.
c)
Inkomster från återbetalningar, i enlighet med artikel 62, av belopp som betalats ut på felaktiga grunder.
d)
Inkomster från leverans av varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten till unionens institutioner eller andra unionsorgan.
e)
Försäkringsersättningar.
f)
Hyresinkomster.
g)
Inkomster från försäljning av publikationer och filmer, inklusive material som lagras elektroniskt.
h)
Inkomster som uppstår genom skatteåterbäring enligt artikel 25.3 b.
4. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 23.2 e får det i den relevanta konstituerande akten också föreskrivas att de inkomster som omfattas av denna ska avsättas för att täcka vissa specifika utgifter. Om inget annat anges i den relevanta konstituerande akten ska sådana belopp betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.
5. Alla inkomster som avses i punkt 2 a-c och punkt 3 a och d ska täcka alla direkta eller indirekta utgifter som uppstår på grund av verksamheten eller ändamålet i fråga.
6. Unionsorganets budget ska innehålla rubriker för externa och interna inkomster avsatta för särskilda ändamål och beloppen ska om möjligt anges.
Inkomster avsatta för särskilda ändamål får bara införas i beräkningen av inkomster och utgifter till belopp som är säkra i det skede då budgetförslaget upprättas.
Artikel 24
Donationer
1. Direktören får ta emot alla donationer till unionsorganet, såsom inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
2. Donationer som kan föra med sig kostnader får bara tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, från det verkställande organet, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen anses godkänd.
Artikel 25
Regler för avdrag och för växelkursskillnader
1. Följande avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar för vilka utgifterna sedan godkänns som nettobelopp:
a)
Straffavgifter som förelagts en part i ett upphandlingskontrakt eller en bidragsmottagare.
b)
Kassarabatter, panter och rabatter som dragits av från enskilda fakturor och kostnadsredovisningar.
c)
Justeringar av felaktigt utbetalda belopp.
De justeringar som avses i första stycket led c får göras genom en direkt avräkning mot en ny mellanliggande betalning eller restlikvid till samma betalningsmottagare under det kapitel, den artikel och det budgetår som den felaktiga betalningen belastade.
Unionens redovisningsregler ska tillämpas på de avdrag som avses i första stycket c.
2. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet ska, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av medlemsstaterna enligt protokollet om Europeiska unionens immunitet och privilegier, tas upp i unionsorganets budget netto exklusive dessa skatter förutsatt att protokollet gäller för unionsorganet.
3. Priser på varor och tjänster som levereras till unionsorganet får, om de innefattar skatter som betalas tillbaka av tredjeland på grundval av gällande överenskommelser, tas upp i unionsorganets budget
a)
netto exklusive dessa skatter, eller
b)
inklusive dessa skatter. I ett sådant fall ska skatteåterbäringen betraktas som interna inkomster avsatta för särskilda ändamål.
4. De nationella skatter som eventuellt betalas av unionsorganet på tillfällig basis enligt punkterna 2 och 3 ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka de berörda beloppen.
5. Eventuella underskott i budgetutfallet ska tas upp i organets budget som utgifter.
6. Justeringar får göras för växelkursskillnader som uppstår vid genomförandet av unionsorganets budget. Den slutliga vinsten eller förlusten ska redovisas i budgetutfallet.
KAPITEL 6
Principen om specificering
Artikel 26
Allmänna bestämmelser
Anslag ska delas in efter ändamål i avdelningar och kapitel. Kapitlen ska delas in ytterligare i artiklar och punkter.
Artikel 27
Överföringar
1. Direktören får överföra anslag
a)
mellan olika avdelningar upp till högst 10 % av anslagen för det år som anges på den budgetpost från vilken överföringen görs, och
b)
från ett kapitel till ett annat och från en artikel till en annan utan begränsning.
2. Om beloppet överstiger gränsen i punkt 1 får direktören för styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet föreslå överföringar av anslag från en avdelning till en annan. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska ha tre veckor på sig att invända mot överföringarna. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.
3. De överföringar och förslag till överföringar som sker på grundval av punkterna 1 och 2 ska åtföljas av detaljerade motiveringar, som ska innehålla uppgifter om hur anslag utnyttjats och om förväntade behov fram till slutet av budgetåret; dessa uppgifter ska lämnas både för den budgetrubrik som belastas och för den som förstärks genom överföringen.
4. Direktören ska snarast möjligt informera styrelsen om alla anslagsöverföringar som gjorts. Direktören ska informera Europaparlamentet och rådet om alla överföringar som skett enligt punkt 2.
Artikel 28
Särskilda regler för överföringar
1. Anslag får endast föras över till sådana rubriker i unionsorganets budget som fått anslag beviljade eller där ett symboliskt anslag (promemoria) har införts.
2. Anslag som motsvarar inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål får överföras endast om de verkligen används till detta ändamål.
KAPITEL 7
Principen om sund ekonomisk förvaltning
Artikel 29
Principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet/Principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Anslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som unionsorganet använder för att genomföra sin verksamhet ska göras tillgängliga i rätt tid och vara av den kvantitet och kvalitet som behövs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.
Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.
Principen om ändamålsenlighet avser hur väl de specifika målen med en åtgärd och de förväntade resultaten uppnås.
3. Unionsorganet ska utföra en riktmärkning i enlighet med artikel 50 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Riktmärkningen ska omfatta
-
en översyn av effektiviteten i unionsorganets övergripande tjänster,
-
en kostnadsnyttoanalys avseende att dela tjänster eller helt flytta dem till andra unionsorgan eller kommissionen.
När organet utför den riktmärkning som avses i första och andra stycket ska organet företa nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikter.
4. Specifika, mätbara, nåbara, relevanta och tidsbestämda mål ska fastställas för alla verksamhetsområden som omfattas av unionsorganets budget. Målen ska följas upp med hjälp av resultatindikatorer som ska utformas särskilt för varje verksamhet och direktören ska förse styrelsen med all nödvändig information i detta avseende. Dessa uppgifter ska lämnas varje år och senast i de dokument som åtföljer unionsorganets budgetförslag.
5. För att förbättra möjligheterna att fatta beslut ska unionsorganet göra utvärderingar både i förväg och i efterhand enligt de riktlinjer som kommissionen fastställt. Detta ska gälla alla program och verksamheter som medför betydande utgifter, och resultaten av utvärderingarna ska meddelas styrelsen.
6. Direktören ska utarbeta en handlingsplan för att följa upp de utvärderingar som avses i punkt 5 och rapportera om sina framsteg två gånger om året till kommissionen och regelbundet till styrelsen.
7. Styrelsen ska granska genomförandet av den handlingsplan som avses i punkt 6.
Artikel 30
Intern kontroll av budgetgenomförandet
1. Unionsorganets budget ska genomföras med en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.
2. När det gäller genomförandet av unionsorganets budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:
a)
Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.
b)
Att redovisningen är tillförlitlig.
c)
Att tillgångar och information skyddas.
d)
Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.
e)
Att det finns lämplig riskhantering med avseende på lagligheten och korrektheten i de underliggande transaktionerna, med beaktande av programmens fleråriga karaktär samt de berörda utbetalningarnas typ.
3. En ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta
a)
åtskillnad av uppgifter,
b)
lämplig riskhanterings- och kontrollstrategi, vari ingår kontroller på mottagarnivå,
c)
undvikande av intressekonflikter,
d)
tillräckliga verifieringskedjor och dataintegritet i datasystemen,
e)
förfaranden för övervakning av prestandan samt uppföljning av de upptäckta svagheterna och undantagen i den interna kontrollen,
f)
periodiskt återkommande utvärderingar av huruvida det interna kontrollsystemet fungerar på ett fullgott sätt.
4. En effektiv intern kontroll ska grundas på följande:
a)
Införande av strategier för hantering och kontroll av risker genom samordning mellan tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.
b)
Tillgång till kontrollresultaten för alla tillämpliga aktörer som ingår i kontrollkedjan.
c)
Vid behov utnyttjande av oberoende revisionsutlåtanden, förutsatt att kvaliteten på det arbete dessa bygger på är korrekt och acceptabel och att arbetet utfördes i enlighet med överenskomna standarder.
d)
Tillämpning av korrigerande åtgärder i ett lämpligt skede samt avskräckande sanktioner, när så krävs.
e)
Avskaffande av flerfaldiga kontroller.
f)
Kostnadseffektivare kontroller.
KAPITEL 8
Principen om öppenhet
Artikel 31
Offentliggörande av redovisning, budget och rapporter
1. Unionsorganets budget ska upprättas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram i enlighet med principen om öppenhet.
2. En sammanfattning av unionsorganets budget och eventuella ändringsbudgetar ska, i deras slutligt antagna lydelse, offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning inom tre månader från det att de antagits.
Sammanfattningen ska innehålla uppgifter om de fem huvudsakliga budgetrubrikerna för inkomster samt de fem huvudsakliga rubrikerna för unionsorganets administrativa utgifter respektive driftsutgifter, en tjänsteförteckning, en uppskattning av antalet kontraktsanställda som finansieras genom budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter. Uppgifter för föregående år ska också redovisas.
3. Unionsorganets budget, inklusive tjänsteförteckningen, och eventuella ändringsbudgetar ska - jämte uppgifter om antalet kontraktsanställda som ska finansieras via budgetanslag, uttryckt i heltidsekvivalenter, samt uppgifter om utsända nationella experter - sändas i slutligt antagen form till Europaparlamentet och rådet, revisionsrätten och kommissionen för kännedom, och ska offentliggöras på unionsorganets webbplats inom fyra veckor efter det att de antagits.
4. Unionsorganet ska senast den 30 juni påföljande budgetår på sin webbplats tillhandahålla uppgifter om mottagarna av medel ur unionsorganets budget, inbegripet de experter med vilka kontrakt ingåtts enligt artikel 89, i enlighet med artikel 21.2, 21.3 och 21.4 i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (7) med en standardiserad presentation. De offentliggjorda uppgifterna ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska tillhandahållas med vederbörligt iakttagande av de sekretess- och säkerhetskrav, särskilt när det gäller skydd av personuppgifter, som anges i förordning (EG) nr 45/2001.
AVDELNING III
UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR
KAPITEL 1
Upprättande av unionsorganets budget
Artikel 32
Årlig och flerårig programplanering
1. Unionsorganet ska utarbeta ett programplaneringsdokument som innehåller den fleråriga och årliga planeringen och som tar hänsyn till de riktlinjer som fastställs av kommissionen.
2. Det fleråriga programmet ska innehålla
-
den övergripande strategiska programplaneringen inbegripet mål, förväntade resultat och resultatindikatorer,
-
resursplanering inbegripet en flerårig budget och personal.
Resursplaneringen ska i rapporteringssyfte innehålla kvalitativa och kvantitativa uppgifter om personal- och budgetfrågor, i synnerhet följande:
-
För år N - 1 och N, uppgifter om antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna, samt om antalet utsända nationella experter.
-
För år N - 1, en uppskattning av budgettransaktionerna enligt artikel 97 och uppgifter om bidrag in natura som unionsorganet beviljats av värdmedlemsstaten.
-
För år N + 1, en uppskattning av antalet fast anställda tjänstemän, tillfälligt anställda och kontraktsanställda enligt definitionerna i tjänsteföreskrifterna.
-
För de följande åren, en preliminär budget och planering av personalresurser.
Kommissionen ska tillsända unionsorganet yttrandet från sina berörda avdelningar om utkastet till planering av personalresurser.
Om unionsorganet inte tar full hänsyn till kommissionens yttrande ska det ge kommissionen tillfredsställande förklaringar.
Resursplaneringen ska uppdateras årligen. Den strategiska programplaneringen ska uppdateras vid behov, särskilt med anledning av resultatet av de övergripande utvärderingar som avses i den konstituerande akten.
3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska inbegripa detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inbegripet resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av den eller de åtgärder som ska finansieras och en indikation på hur stora finansiella resurser och personalresurser som anslås till varje åtgärd. Det årliga arbetsprogrammet ska överensstämma med det fleråriga program som avses i punkt 1.
I programmet ska klart anges vilka av unionsorganets uppgifter som lagts till, ändrats eller strukits jämfört med föregående budgetår.
4. Varje betydande ändring av det årliga arbetsprogrammet ska antas enligt samma förfarande som det ursprungliga arbetsprogrammet, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.
Styrelsen får delegera befogenheten att göra icke-väsentliga ändringar av det årliga arbetsprogrammet till unionsorganets utanordnare.
Artikel 33
Upprättandet av budgeten
1. Budgeten ska upprättas i överensstämmelse med principen om en sund ekonomisk förvaltning.
2. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter, tillsammans med en allmän motivering.
3. I överensstämmelse med artikel 37 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska unionsorganet varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna en preliminär beräkning av sina inkomster och utgifter i enlighet med i den konstituerande akten.
4. Unionsorganets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla följande:
a)
En tjänsteförteckning där det framgår hur många fasta och tillfälliga tjänster som begärs, vilka sedan får beviljas inom gränserna för de disponibla budgetanslagen för varje kategori och grad.
b)
En motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell.
c)
En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.
d)
Uppgifter om uppnåendet av alla mål som tidigare fastställts för de olika verksamheterna. Argument för att öka eller minska den föreslagna budgeten för unionsorganet i förhållande till dess budget år N ska underbyggas med hänvisning till utvärderingsresultat.
5. Unionsorganet ska senast den 31 januari varje år till kommissionen, Europaparlamentet och rådet överlämna det utkast till programplaneringsdokument som avses i artikel 32, tillsammans med eventuella uppdaterade versioner av detta.
6. Kommissionen ska i samband med förfarandet för antagandet av budgeten förelägga Europaparlamentet och rådet organets preliminära beräkningar och lägga fram ett förslag om bidraget till unionsorganet jämte sin bedömning av dess personalbehov. Kommissionen ska lägga fram utkastet till tjänsteförteckning för alla unionsorgan och en uppskattning av det antal kontraktsanställda och utsända nationella experter uttryckt i heltidsekvivalenter för vilka anslag föreslås så snart den har utarbetat budgetförslaget.
7. Europaparlamentet och rådet ska anta tjänsteförteckningen för unionsorganet och eventuella ändringar av denna i enlighet med artikel 38.1. Tjänsteförteckningen ska offentliggöras i en bilaga till avsnitt III - kommissionen - i budgeten.
8. Unionsorganets budget och tjänsteförteckning, tillsammans med det programplaneringsdokument som avses i artikel 32, ska antas av styrelsen. De ska anses som slutliga efter det att budgeten, inklusive bidraget till unionsorganet samt tjänsteförteckningen, har antagits och unionsorganets budget och tjänsteförteckningen vid behov har justerats i enlighet därmed.
9. När kommissionen anförtror ett unionsorgan nya uppgifter ska den, utan att det inverkar på lagstiftningsförfarandet för ändring av den konstituerande akten, förelägga Europaparlamentet och rådet den information som krävs för att bedöma de nya uppgifternas konsekvenser för unionsorganets resurser så att organets finansiering vid behov kan ses över.
Artikel 34
Ändringsbudgetar
Alla ändringar av unionsorganets budget, inbegripet tjänsteförteckningen, ska ske genom en ändringsbudget som ska antas enligt samma förfarande som unionsorganets ursprungliga budget, i enlighet med bestämmelserna i den konstituerande akten och artikel 33 i denna förordning.
KAPITEL 2
Unionsorganets budget - struktur och utformning
Artikel 35
Strukturen på unionsorganets budget
Unionsorganets budget ska innehålla en sammanställning över inkomster och utgifter.
Artikel 36
Kontoplanen
Utgifterna ska tas upp i budgeten enligt en kontoplan som är indelad efter ändamål, förutsatt att detta är berättigat på grundval av unionsorganets verksamhet. Unionsorganet ska själv fastställa sin kontoplan, varvid det ska göras tydlig åtskillnad mellan administrativa anslag och driftsanslag.
Artikel 37
Utformningen av unionsorganets budget
I unionsorganets budget ska följande anges:
1.
I sammanställningen över inkomster:
a)
Unionsorganets beräknade inkomster för budgetåret i fråga (år N).
b)
De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för år N - 2.
c)
Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.
2.
I sammanställningen över utgifter:
a)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för år N.
b)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för föregående budgetår liksom utgiftsåtaganden som ingåtts och betalningar av utgifter som skett under år N - 2; det sistnämnda ska också anges som procentandel av unionsorganets budget för år N.
c)
En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska verkställas under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.
d)
Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.
Artikel 38
Regler om tjänsteförteckningar
1. I den tjänsteförteckning som avses i artikel 33 ska, intill uppgiften om antalet beviljade tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Tjänsteförteckningen ska utgöra en absolut övre gräns för unionsorganet. Inga tillsättningar får ske utöver den fastställda gränsen.
Styrelsen får emellertid göra ändringar i tjänsteförteckningen med upp till 10 % av antalet godkända tjänster, utom vad gäller tjänster i lönegraderna AD 16, AD 15, AD 14 och AD 13, samt på följande villkor:
a)
Volymen av de personalanslag som motsvarar ett helt budgetår får inte påverkas.
b)
Det totala antalet tjänster som godkänts i tjänsteförteckningen får inte överskridas.
c)
Unionsorganet ska ha deltagit i en riktmärkning tillsammans med andra organ i unionen, vilken inletts i samband med kartläggningen av kommissionens personalresurser.
2. Trots vad som sägs i punkt 1 andra stycket får dock verkningarna av deltidstjänster som godkänts av tillsättningsmyndigheten i enlighet med tjänsteföreskrifterna kompenseras. Om en anställd begär att godkännandet dras tillbaka innan den beviljade perioden löpt ut, ska unionsorganet i fråga snarast vidta nödvändiga åtgärder för att anpassa sig efter kravet i punkt 1 andra stycket b.
AVDELNING IV
GENOMFÖRANDE AV UNIONSORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 39
Genomförande av budgeten enligt principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Direktören ska fungera som utanordnare. Han eller hon ska genomföra budgeten med avseende både på inkomster och utgifter i enlighet med unionsorganets budgetförordning och med principen om sund ekonomisk förvaltning på eget ansvar och inom ramarna för de tilldelade anslagen.
2. Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oriktigheter förebyggs och upptäcks ska unionsorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.
Artikel 40
Delegering av befogenheter vad gäller budgetens genomförande
1. Direktören får delegera sina genomförandebefogenheter till anställda inom unionsorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna, enligt villkoren i unionsorganets budgetförordning som antas av styrelsen. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.
2. Den som delegerats befogenheter får delegera dem vidare enligt villkoren i de tillämpningsbestämmelser till denna förordning som avses i artikel 114. Direktören ska uttryckligen godkänna varje vidaredelegering.
Artikel 41
Intressekonflikter
1. Aktörer i budgetförvaltningen i den mening som avses i kapitel 2 i denna avdelning och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel, får inte agera på ett sätt som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och unionsorganets intresse.
Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta den behöriga myndigheten som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt existerar. Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Den behöriga myndigheten ska vidta lämpliga åtgärder.
2. Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.
3. Den behöriga myndighet som avses i punkt 1 ska anses vara den anställdes överordnade. Om den anställde är direktören ska den behöriga myndigheten vara styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet.
4. Unionsorganet ska anta regler för förebyggande och hantering av intressekonflikter.
Artikel 42
Metod för genomförande av unionsorganets budget
1. Unionsorganets budget ska genomföras av direktören inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.
2. Om detta är oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller organ genom kontrakt.
KAPITEL 2
Aktörer i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Principen om åtskillnad mellan funktioner
Artikel 43
Åtskillnad mellan funktioner
Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.
Avsnitt 2
Utanordnaren
Artikel 44
Utanordnarens befogenheter och ansvar
1. Utanordnarna ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet.
2. Vid tillämpning av punkt 1 ska utanordnaren inrätta en organisation och interna kontrollsystem som är anpassade till uppdraget som utanordnare, i enlighet med de minimistandarder som antas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet på grundval av likvärdiga standarder som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar och med vederbörlig hänsyn till de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och typen av åtgärd som finansieras.
Strukturen och systemen ska utformas på grundval av en ingående riskanalys som ska beakta deras kostnadseffektivitet.
Utanordnaren får inom sina avdelningar inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis i fråga om hantering av risker som är knutna till verksamheten.
3. Utnyttjandet av anslag ska innefatta att utanordnaren gör budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollerar och godkänner utgifter samt vidtar de förberedelser som krävs för att anslag ska kunna utnyttjas.
4. Handläggningen av inkomster ska innefatta att beräknade och utestående fordringar fastställs och att betalningskrav upprättas. Den ska innefatta att fastställda fordringar skrivs av, där så är lämpligt.
5. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna för de transaktioner som verkställts i fem år räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet fattats för genomförandet av unionsorganets budget. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata ska i alla händelser följas.
Artikel 45
Förhandskontroll
1. Varje transaktion som avses i artikel 44 ska åtminstone vara föremål för en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.
Förhandskontrollen ska gälla både initiativet till och utförandet av transaktionen.
2. Med initiativ till en transaktion avses samtliga förberedelser som görs innan utanordnarna antar akter som genomför unionsorganets budget i enlighet med artiklarna 33 och 34.
3. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av utanordnaren för att kontrollera de operativa och ekonomiska aspekterna.
4. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras. Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera att
a)
utgiften är formellt korrekt och överensstämmer med gällande bestämmelser,
b)
transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 29.
Vid förhandskontroller får utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
5. För en given transaktion ska kontrollen utföras av andra anställda än de som tagit initiativet till transaktionen. De anställda som utför kontrollen får inte vara underordnade de anställda som tagit initiativ till transaktionen.
Artikel 46
Efterhandskontroll
1. Utanordnaren får införa kontroller i efterhand med syftet att granska transaktioner som redan godkänts genom förhandskontroll. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.
2. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom unionsorganets budget genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i artikel 45.4 är uppfyllda.
Utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.
Den riskanalys som avses i punkt 1 ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.
Vid fleråriga program ska utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur, resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.
3. Förhandskontrollerna ska utföras av andra anställda än de som ansvarar för efterhandskontrollerna. De anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna får inte vara underordnade de som ansvarar för förhandskontrollerna.
När utanordnaren genomför finansiell revision av betalningsmottagare såsom efterhandskontroller ska revisionsreglerna vara klara, konsekventa och öppna och ska respektera både unionsorganets och revisionsobjektens rättigheter.
4. Anställda som ansvarar för att kontrollera förvaltningen av finansiella transaktioner i enlighet med punkt 3 ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften. De ska följa de yrkesmässiga regler som fastställts av unionsorganet, vilka i sin tur ska bygga på de normer som kommissionen fastställt för sina egna avdelningar.
Artikel 47
Konsoliderad årlig verksamhetsrapport
1. Utanordnaren ska underrätta styrelsen om utförandet av sina uppgifter genom en konsoliderad årlig verksamhetsrapport som innehåller följande:
a)
Uppgifter om
-
genomförandet av organets årliga arbetsprogram, budget och personalresurser i enlighet med artikel 38,
-
systemen för förvaltning och intern kontroll, inbegripet en sammanfattning av antalet internrevisioner som utförts av internrevisorn och deras typ, internrevisionsfunktionerna, de rekommendationer som gjorts samt de åtgärder som vidtagits för att följa upp dessa rekommendationer och tidigare års rekommendationer, i enlighet med artiklarna 82 och 83,
-
alla iakttagelser från revisionsrätten och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser,
-
årsredovisningen och rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 92, 96 och 97.
b)
En förklaring från utanordnaren om att han eller hon har rimlig visshet om att, såvida inte annat anges i eventuella reservationer avseende vissa inkomst- och utgiftsområden,
-
uppgifterna i rapporten ger en sann och rättvisande bild,
-
de medel som avsatts för den verksamhet som beskrivs i rapporten har använts för de tilltänkta ändamålen och i enligt principen om sund ekonomisk förvaltning,
-
de kontrollförfaranden som införts ger tillräckliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
Av den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten ska det framgå vilka resultat som uppnåtts genom åtgärderna i förhållande till de mål som ställts upp, vilka risker som är förenade med åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och effektiviteten och ändamålsenligheten hos systemen för intern kontroll, inbegripet en helhetsbedömning av kontrollernas kostnader och fördelar.
Den konsoliderade årliga rapporten ska lämnas till styrelsen för bedömning.
2. Senast den 1 juli varje år ska styrelsen överlämna den konsoliderade årliga verksamhetsrapporten tillsammans med bedömningen av denna till revisionsrätten, kommissionen, Europaparlamentet och rådet.
3. Ytterligare rapporteringskrav kan föreskrivas i den konstituerande akten i vederbörligen motiverade fall, särskilt när det krävs på grund av karaktären på det område där organet verkar.
Artikel 48
Skydd av unionens ekonomiska intressen
1. Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, är oriktigt eller bryter mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som den anställda är skyldig att följa, ska han eller hon skriftligen underrätta direktören som ska lämna ett skriftligt svar. Om direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller den ursprungliga instruktionen och den anställda anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga ska den anställda skriftligen meddela den relevanta instans som avses i artikel 54.5 och styrelsen.
2. I händelse av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen ska den anställda informera de myndigheter och organ som anges i tillämplig lagstiftning. I avtal med externa revisorer som genomför revisioner av unionsorganets ekonomiska förvaltning ska det föreskrivas att den externa revisorn informerar utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som skadar unionens intressen.
Artikel 49
Delegering av budgetens genomförande
Om utanordnarens befogenheter delegerats eller vidaredelegerats enligt artikel 40 ska artikel 44.1, 44.2 och 44.3 i tillämpliga delar gälla för dessa delegerade eller vidaredelegerade utanordnare.
Avsnitt 3
Räkenskapsföraren
Artikel 50
Räkenskapsförarens befogenheter och ansvar
1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna och vara helt oberoende i fullgörandet av sina uppgifter. Räkenskapsföraren ska inom unionsorganet ansvara för att
a)
betalningar verkställs korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,
b)
utarbeta och redovisa räkenskaperna i enlighet med avdelning IX,
c)
föra räkenskaper i enlighet med avdelning IX,
d)
i enlighet med avdelning IX, ansvara för tillämpningen av redovisningsregler, samt sammanställa kontoplanen enligt de bestämmelser som fastställts av kommissionens räkenskapsförare,
e)
utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter; i detta avseende ska räkenskapsföraren ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna,
f)
förvalta likvida medel.
2. Två eller fler unionsorgan får utse samma räkenskapsförare.
Unionsorgan får också komma överens med kommissionen om att kommissionens räkenskapsförare även ska fungera som unionsorganets räkenskapsförare.
Unionsorganet får också anförtro kommissionens räkenskapsförare en del av de uppgifter som åligger en räkenskapsförare vid unionsorganet, med beaktande av den kostnadsnyttoanalys som avses i artikel 29.
I det fall som avses i detta stycke ska organen vidta de åtgärder som krävs för att undvika intressekonflikter.
3. Räkenskapsföraren ska från utanordnaren få de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.
4. Innan direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren attestera dem och därigenom intyga att han eller hon har uppnått rimlig säkerhet om att de ger en sann och rättvisande bild av unionsorganets ekonomiska ställning.
Vid tillämpning av det första stycket ska räkenskapsföraren kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.
Utanordnaren ska till räkenskapsföraren överlämna alla uppgifter som han eller hon behöver för att fullgöra sina uppgifter.
Utanordnarna ska fortsatt vara helt ansvariga för att de medel som de förvaltar används på avsett sätt och även för lagligheten och korrektheten avseende utgifter som de kontrollerar, samt för att de uppgifter de överlämnar till räkenskapsföraren är fullständiga och korrekta.
5. Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.
6. Om inget annat följer av artikel 50.7 eller av artikel 51 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarande. Räkenskapsföraren ska ansvara för förvaringen av dessa.
7. Räkenskapsföraren får, där tjänsten så kräver, delegera vissa av sina uppgifter till anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen och som omfattas av tjänsteföreskrifterna.
8. De uppgifter som överlåts ska anges i den handling genom vilken delegeringen sker.
Avsnitt 4
Förskottsförvaltaren
Artikel 51
Förskottskonton
Förskottskonton får upprättas om detta visar sig nödvändigt för betalning av mindre utgifter och för inkassering av andra inkomster enligt artikel 6. Förskottskontona ska krediteras med nödvändiga medel av räkenskapsföraren och skötas av en förskottsförvaltare som utses av honom eller henne.
Maxbeloppet för varje enskild utgifts- eller inkomsttransaktion som får handläggas via förskottskonto gentemot tredje man får inte överstiga 60 000 euro och ska fastställas av varje unionsorgan. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 74.1, check eller andra betalningsmedel, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.
KAPITEL 3
Budgetaktörernas ansvar
Avsnitt 1
Allmänna regler
Artikel 52
Indragning av delegering och upphävande av befogenheter för budgetaktörerna
1. Delegerade och vidaredelegerade utanordnare kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina delegeringsbefogenheter av tillsättningsmyndigheten. Utanordnaren får när som helst dra tillbaka sitt godkännande av en vidaredelegering.
2. Räkenskapsföraren eller förskottsförvaltaren, eller båda två, kan när som helst, tillfälligt eller permanent, fråntas sina befogenheter av styrelsen. I sådana fall ska styrelsen utse en räkenskapsförare på interimsbasis.
3. Punkterna 1 och 2 ska inte påverka möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder på de ovannämnda aktörerna i budgetförvaltningen.
Artikel 53
Budgetaktörernas ansvar vid olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption
1. Artiklarna 52-56 ska inte påverka möjligheten att ställa de budgetaktörer som avses i artikel 52 till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av unionens ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.
2. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 54, 55 och 56 ska alla utanordnare, räkenskapsförare och förskottsförvaltare kunna bli föremål för disciplinåtgärder och krav på ekonomisk kompensation enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada unionens intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och organ som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning.
Avsnitt 2
Regler för utanordnare
Artikel 54
Regler för utanordnare
1. Utanordnaren kan åläggas ekonomiskt ansvar enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
2. Ersättningsskyldigheten ska särskilt vara tillämplig om utanordnaren, vare sig det sker avsiktligen eller på grund av dennes grova vårdslöshet,
a)
fastställer utestående fordringar eller upprättar betalningskrav, ingår utgiftsåtaganden eller undertecknar betalningsorder utan att iaktta denna förordning eller, i förekommande fall, tillämpningsbestämmelserna till budgetförordningen för unionsorganet,
b)
försummar att upprätta ett dokument som fastställer en fordran, underlåter eller dröjer med att utfärda ett betalningskrav, eller dröjer med att utfärda en betalningsorder och detta leder till att unionsorganet ådrar sig en civilrättslig skyldighet gentemot tredje man.
3. Om en delegerad eller vidaredelegerad utanordnare anser att ett beslut som det åvilar denne att fatta strider mot gällande bestämmelser eller mot principen om sund ekonomisk förvaltning, ska denne skriftligen underrätta den myndighet som delegerat befogenheten om detta. Om den myndighet som delegerat befogenheten ger den delegerade eller vidaredelegerade utanordnaren skriftlig och motiverad instruktion om att fatta det beslut som avses ovan, ska den utanordnaren befrias från ansvar.
4. Om utanordnaren delegerar sin befogenhet vidare ska han eller hon fortfarande ansvara för att systemen för förvaltning och internkontroll är effektiva och ändamålsenliga, samt för sitt val av delegerad utanordnare.
5. Den specialiserade instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller i vilka kommissionen deltar i enlighet med artikel 73.6 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska ha samma befogenheter gentemot unionsorganet som gentemot kommissionens avdelningar, såvida inte styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet beslutar att inrätta en funktionellt oberoende instans, eller att delta i en gemensam instans som inrättas av flera institutioner. När ett ärende läggs fram av ett unionsorgan ska en anställd vid något av unionsorganen delta i den instans för finansiella oriktigheter som inrättats av kommissionen eller där kommissionen deltar.
På grundval av ett yttrande från den instans som det hänvisas till i första stycket ska direktören fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systematiska fel ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till kommissionens utanordnare och internrevisor. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning ska den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. Direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.
6. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som unionsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänsten. Ett motiverat beslut ska därvidlag fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullbordade.
Avsnitt 3
Regler för räkenskapsförare och förskottsförvaltare
Artikel 55
Regler för räkenskapsförare
Räkenskapsförare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som räkenskapsförare kan ställas till ansvar för:
a)
Att förlora eller skada de medel, tillgångar eller dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.
b)
Att göra otillbörliga ändringar i bankkonton eller postgirokonton.
c)
Att göra inkasseringar eller utbetalningar som inte stämmer överens med motsvarande betalningskrav eller betalningsorder.
d)
Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.
Artikel 56
Regler för förskottsförvaltare
Förskottsförvaltare kan åläggas disciplinärt ansvar eller betalningsansvar på de villkor och enligt de förfaranden som föreskrivs i tjänsteföreskrifterna. Särskilt följande utgör allvarliga fel som en förskottsförvaltare kan ställas till ansvar för:
a)
Att förlora eller skada de medel, tillgångar och dokument som han eller hon ansvarar för eller genom vårdslöshet orsaka att de går förlorade eller skadas.
b)
Att inte med korrekta dokument kunna styrka betalningar de gjort.
c)
Att betala till andra parter än berättigade betalningsmottagare.
d)
Att inte kräva in inkomstbelopp som förfallit.
KAPITEL 4
Handläggning av inkomster
Artikel 57
Ansökan om utbetalning
Unionsorganet ska förelägga kommissionen ansökningar om utbetalning av hela eller delar av bidraget enligt artikel 19.6, på villkor och med intervall som ska beslutas genom överenskommelse mellan unionsorganet och kommissionen.
Artikel 58
Ränta
Ränta som genereras av de medel som kommissionen betalar till unionsorganet i form av bidrag ska inte betalas till budgeten.
Artikel 59
Beräkning av en fordran
1. När utanordnaren förfogar över tillräcklig och tillförlitlig information om en åtgärd eller situation som kan leda till en fordran för unionsorganet ska utanordnaren upprätta en beräkning av fordran.
2. Utanordnaren ska justera beräkningen av fordran så snart som han eller hon får uppgift om en händelse som förändrar den åtgärd eller situation som gett upphov till beräkningen.
När ett betalningskrav upprättas för en åtgärd eller situation som tidigare gett upphov till en beräkning av en fordran ska utanordnaren justera beräkningen.
Om betalningskravet uppgår till samma belopp som i den ursprungliga beräkningen av fordringen ska denna beräkning reduceras till noll.
Artikel 60
Fastställande av en fordran
1. Fastställandet av en fordran är den handling genom vilken utanordnaren ska
a)
kontrollera att skulden existerar,
b)
bestämma eller kontrollera att beloppet är riktigt, och dess storlek,
c)
kontrollera fordrans förfallovillkor.
2. Varje fordran som är säker, likvid och förfallen till betalning ska fastställas genom ett betalningskrav som lämnas över till räkenskapsföraren, åtföljt av en debetnota som tillsänds gäldenären, och båda dokumenten ska upprättas av utanordnaren.
3. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.
4. Alla fordringar som inte betalats inom det datum som anges på debetnotan ger upphov till ränta i enlighet med delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
5. I vederbörligen motiverade fall får vissa löpande inkomster fastställas på preliminär basis. Ett preliminärt fastställande får täcka flera enskilda fordringar som således inte behöver fastställas separat. Utanordnaren ska före budgetårets slut justera preliminärt fastställda fordringar så att de uppgår till samma belopp som de fordringar som faktiskt fastställts.
Artikel 61
Godkännande av inkassering
Ett godkännande av en inkassering innebär att utanordnaren genom att utfärda ett betalningskrav ger räkenskapsföraren instruktion att inkassera den fordran som utanordnaren har fastställt.
Artikel 62
Regler om inkassering
1. Räkenskapsföraren ska ansvara för betalningskraven för fordringar som utanordnaren fastställt på vederbörligt sätt. Räkenskapsföraren ska utöva tillbörlig aktsamhet för att säkerställa att unionsorganets fordringar betalas samt att dess rättigheter tillvaratas.
2. Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.
3. Räkenskapsföraren ska kräva in medel genom avräkning i de fall samma gäldenär har en fordran på unionsorganet. Sådana fordringar ska vara säkra, likvida och förfallna till betalning.
4. Om utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. Utanordnaren får bara delegera beslutet att avstå från att kräva in en fordran om denna avser belopp under 5 000 euro.
I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.
5. Utanordnaren ska helt eller delvis annullera en fastställd fordran om det upptäcks en felaktighet som visar att fordran fastställts på felaktiga grunder. Detta ska ske genom vederbörligen motiverat beslut av utanordnaren.
Artikel 63
Formaliteter vid inkasseringen
1. När räkenskapsföraren inkasserat en fordran ska han eller hon registrera beloppet i räkenskaperna och underrätta utanordnaren.
2. Vid kontanta inbetalningar till räkenskapsförarens kassa ska kvitto lämnas.
3. En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.
Alla delbetalningar ska först täcka räntan.
Artikel 64
Ytterligare tidsfrister för betalningen
1. Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:
a)
Gäldenären ska betala den ränta som anges i artikel 83 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats, från och med den förfallodag som avses i artikel 80.3 b i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
b)
För att skydda unionsorganets rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av unionsorganets räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl grundbelopp som ränta.
Den säkerhet som avses i första stycket b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av tredje man och godkänns av unionsorganets räkenskapsförare.
2. I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt punkt 1 första stycket b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.
Artikel 65
Förteckning över fodringar
1. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionsorganets fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Beslut om att helt eller delvis avstå från att kräva in fastställda fordringar ska också anges. Förteckningen ska fogas till unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
2. Unionsorganet ska upprätta en förteckning över sina fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären om domstol i lagakraftvunnen dom ålagt gäldenären att betala och inget betydande belopp återbetats inom ett år efter det att domen meddelats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.
När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionsorganets fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.
Artikel 66
Preskriptionstid
Unionsorganets fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på unionsorganet ska preskriberas efter fem år.
Artikel 67
Särskilda bestämmelser om avgifter
Om ett unionsorgan uppbär avgifter enligt artikel 6.1 a ska det i början av varje budgetår upprättas en preliminär, övergripande beräkning av dessa inkomster.
Om avgifterna i fråga regleras helt och hållet genom lagstiftning eller genom beslut av styrelsen får utanordnaren avstå från att utfärda betalningskrav och i stället utfärda en debetnota direkt efter att ha fastställt en fordran. I dessa fall ska alla närmare uppgifter om unionsorganets fordran registreras. Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över alla debetnotor och ange antalet debetnotor och deras sammanlagda belopp i unionsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
Om unionsorganet använder sig av ett separat faktureringssystem ska räkenskapsföraren regelbundet, och minst en gång per månad, föra in det ackumulerade beloppet av inbetalda avgiftsbelopp i räkenskaperna.
Unionsorganet ska inte tillhandahålla tjänster som ingår i dess uppdrag förrän hela den motsvarande avgiften betalats in. I undantagsfall kan emellertid en tjänst tillhandahållas innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in. Om tjänsten tillhandahållits innan motsvarande avgiftsbelopp betalats in ska artiklarna 60-66 tillämpas.
KAPITEL 5
Handläggning av utgifter
Artikel 68
Finansieringsbeslut
1. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.
2. Inga utgiftsåtaganden får göras innan det fattats ett finansieringsbeslut.
3. Unionsorganets årliga arbetsprogram ska gälla som finansieringsbeslut för de åtgärder som det omfattar, förutsatt att de uppgifter som anges i artikel 32.3 klart framgår.
4. Administrativa anslag får utnyttjas utan att ett motsvarande finansieringsbeslut är fattat.
Artikel 69
Typer av åtaganden
1. Ett budgetmässigt åtagande innebär att man avdelar de anslag som är nödvändiga för att verkställa senare betalningar för att uppfylla rättsliga åtaganden.
2. Ett rättsligt åtagande är den handling genom vilken utanordnaren ingår eller konstaterar en förpliktelse som ger upphov till en utgift.
3. Budgetmässiga åtaganden ska delas in i följande tre kategorier:
a)
Enskilt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas enskilt om mottagaren och utgiftsbeloppet är fastställt.
b)
Övergripande: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas övergripande om minst en av de uppgifter som krävs för att identifiera ett enskilt åtagande fortfarande är obestämd.
c)
Preliminärt: Ett budgetmässigt åtagande ska benämnas preliminärt om det är avsett att täcka löpande utgifter av administrativ natur där varken beloppet eller slutmottagarna har fastställts slutgiltigt.
Ett preliminärt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ingås och därmed möjliggör betalningar i ett senare skede eller, i vissa undantagsfall rörande förvaltnings- och personalutgifter, genom betalningar direkt.
4. Om den åtgärd som ett budgetmässigt åtagande ska täcka sträcker sig över mer än ett budgetår får åtagandet delas upp i årliga delåtaganden endast om detta är tillåtet enligt den konstituerande akten eller grundläggande akten eller om det gäller de administrativa utgifterna.
Artikel 70
Regler för åtaganden
1. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar unionsorganets budget ska utanordnaren ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår ett rättsligt åtagande gentemot tredje man.
2. Kravet i punkt 1 att ett rättsligt åtagande måste föregås av ett budgetmässigt ska inte gälla rättsliga åtaganden som sker efter det att en krissituation har förklarats råda inom ramen för kontinuitetsplanen, enligt de förfaranden som unionsorganet antagit som en del av sitt administrativa oberoende.
3. Övergripande budgetåtaganden ska täcka hela den sammanlagda kostnaden för motsvarande enskilda rättsliga åtaganden som ingås till och med den 31 december år N + 1.
Med förbehåll för bestämmelserna i artiklarna 69.4 och 87.2 ska de enskilda rättsliga åtaganden som har avseende på enskilda eller preliminära budgetmässiga åtaganden ingås senast den 31 december år N.
Vid utgången av de perioder som anges i första och andra stycket ska utanordnaren frigöra den outnyttjade delen av sådana budgetmässiga åtaganden.
När ett enskilt rättsligt åtagande ingås som en följd av ett övergripande budgetmässigt åtagande ska utanordnaren, innan denne skriver under åtagandet, föra in beloppet i budgeträkenskaperna och räkna av beloppet mot det övergripande budgetmässiga åtagandet.
4. För budgetmässiga och rättsliga åtaganden som ingåtts för projekt som sträcker sig över en längre period än ett budgetår ska det - med undantag för personalutgifter - fastställas en tidsfrist inom vilken åtagandena ska vara uppfyllda; tidsfristen ska fastställas i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning.
De delar av dessa åtaganden som inte har uppfyllts sex månader efter det datum som avses i det första stycket i denna punkt ska dras tillbaka i enlighet med artikel 16.
Om inga betalningar i den mening som avses i artikel 75 har skett för ett givet rättsligt åtagande inom två år efter det att det undertecknats ska det motsvarande budgetmässiga åtagandet dras tillbaka, förutom där detta belopp avser ett fall som är föremål för tvistlösning i domstol eller skiljedomsorgan eller då särskilda bestämmelser fastställts i grundläggande akter.
Artikel 71
Kontroller i samband med åtaganden
1. När ett budgetmässigt åtagande ingås, ska utanordnaren försäkra sig om
a)
att rätt rubrik i unionsorganets budget belastas,
b)
att det finns disponibla anslag,
c)
att utgiften är förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,
d)
att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.
2. När ett rättsligt åtagande registreras genom fysisk eller elektronisk underskrift ska utanordnaren försäkra sig om
a)
att det finns täckning för åtagandet i form av motsvarande budgetmässiga åtagande,
b)
att utgiften är laglig och formellt korrekt samt förenlig med gällande bestämmelser, i synnerhet den konstituerande akten, respektive unionsorgans budgetförordning samt övriga akter som antas som ett led i tillämpningen av de föregående,
c)
att principen för en sund ekonomisk förvaltning följs.
Artikel 72
Kontroll av utgifter
Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken utanordnaren ska
a)
kontrollera att borgenärens anspråk existerar,
b)
bestämma eller kontrollera att skuldbeloppet är riktigt, och dess storlek,
c)
kontrollera fordrans förfallovillkor.
Artikel 73
Kontroll av påskriften ”kan betalas”
1. Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bl.a. löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.
2. Utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att attestera utgiften för utbetalning.
3. Attesteringen ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av utanordnaren.
4. Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med utanordnarens namnteckning.
I ett datoriserat system ska utanordnaren föra in påskriften ”kan betalas” med hjälp av sitt personliga lösenord.
Artikel 74
Godkännande av utgifter
1. Godkännandet av en utgift innebär att utanordnaren, efter att ha bekräftat att det finns disponibla anslag, genom att utfärda en betalningsorder ger räkenskapsföraren instruktion att betala en utgift som utanordnaren har kontrollerat.
Om periodiska utbetalningar görs för tjänster, inklusive hyrestjänster eller varuleveranser får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.
2. Betalningsordern ska dateras och undertecknas av utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren. De styrkande handlingarna ska bevaras av utanordnaren enligt artikel 44.5.
3. Den betalningsorder som överlämnas till räkenskapsföraren ska i förekommande fall åtföljas av ett intyg om att en tillgång förts in i de inventarieförteckningar som avses i artikel 106.1
Artikel 75
Typer av betalningar
1. En betalning får endast ske under förutsättning att det dokumenteras att den insats den är avsedd för har utförts, i enlighet med den grundläggande akten eller kontraktet eller bidragsöverenskommelsen; betalningen kan ta följande former:
a)
En betalning av hela det utestående beloppet.
b)
En betalning av utestående belopp på något av följande sätt:
1.
En förfinansiering, eventuellt uppdelad i flera utbetalningar, som får ske efter det att kontraktet eller bidragsöverenskommelsen har undertecknats eller efter delgivning av bidragsbeslutet.
2.
En eller flera mellanliggande betalningar, som ska motsvaras av ett delvis genomförande av åtgärden.
3.
Slutbetalning av utestående belopp, som får ske när åtgärden är helt genomförd.
Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.
Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller ett avtal eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under avtalets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande akten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.
Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.
2. I budgeträkenskaperna ska det vid varje betalning göras åtskillnad mellan de olika typer av betalning som avses i punkt 1.
Artikel 76
Disponibla medel som gräns för betalningarna
Betalning ska utföras av räkenskapsföraren inom ramen för de disponibla medlen.
Artikel 77
Tidsfrister
Betalning av utgifter ska utföras inom de tidsfrister som anges i, och i enlighet med, förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-system
Artikel 78
Elektronisk handläggning av transaktioner
Om inkomster eller utgifter förvaltas med hjälp av datasystem får underskrifter göras elektroniskt.
Artikel 79
e-förvaltning
Unionsorganet ska fastställa och tillämpa enhetliga standarder för elektroniskt informationsutbyte med tredje man som deltar i upphandlings- och bidragsförfaranden. De ska i största möjliga utsträckning utforma och tillämpa enhetliga standarder för överlämnandet, lagringen och bearbetningen av uppgifter som lämnats i samband med bidrags- och upphandlingsförfaranden, och för detta ändamål inrätta ett gemensamt område för utbyte av elektroniska uppgifter för potentiella mottagare, mottagare eller anbudssökande och anbudsgivare.
Artikel 80
God förvaltning
1. Utanordnaren ska utan dröjsmål tillkännage behovet att lägga fram bevismaterial och/eller dokumentation, deras form och nödvändiga innehåll, samt i förekommande fall en preliminär tidsplan för slutförande av tilldelningsförfarandet.
2. Om, på grund av ett uppenbart skrivfel från en sökande eller en anbudsgivare, sökanden eller anbudsgivaren underlåter att lägga fram något bevismaterial eller ge någon förklaring ska utvärderingskommittén eller i förekommande fall utanordnaren, utom i vederbörligen motiverade fall, uppmana sökanden eller anbudsgivaren att tillhandahålla den saknade informationen eller klarlägga stödjande dokument. Sådan information eller sådana klarlägganden får inte väsentligen ändra förslaget eller upphandlingsvillkoren.
Artikel 81
Angivande av möjligheter till omprövning
Om en utanordnares procedurbeslut får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller avtalsparts rättigheter, ska i detta beslut anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till omprövning som är tillgängliga för att bestrida detta beslut.
Det ska särskilt anges omprövningens karaktär, det eller de organ som handlägger ärendet samt vilka tidsgränser som är tillämpliga.
KAPITEL 7
Internrevisorn
Artikel 82
Utnämning av internrevisorn och dennes befogenheter och ansvar
1. Unionsorganet ska förfoga över en funktion för intern revision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.
2. Kommissionens internrevisor ska utföra de funktioner som är kopplade till den interna revisionen vid unionsorganet. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare varken för unionsorganet eller för kommissionen.
3. Internrevisorn ska ge råd till unionsorganet i fråga om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.
Internrevisorn ska särskilt ansvara för att
a)
bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt
b)
bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för genomförande av unionsorganets budget är ändamålsenliga och effektiva.
4. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela unionsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till alla uppgifter som han eller hon behöver för sin tjänsteutövning.
5. Internrevisorn ska ta del av utanordnarens konsoliderade årliga verksamhetsrapport liksom av andra uppgifter som fastställts.
6. Internrevisorn ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Internrevisorn ska också rapportera i något av följande fall:
-
Om väsentliga risker och rekommendationer inte har åtgärdats.
-
Om det finns betydande förseningar i genomförandet av de rekommendationer som gjorts under tidigare år.
Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av revisionsrekommendationerna. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet ska granska de uppgifter som avses i artikel 47.1 a och huruvida rekommendationerna har genomförts till fullo och i rätt tid.
7. Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av unionsorganet för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.
8. Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.
Artikel 83
Internrevisorns oberoende
Internrevisorns oberoende, hans eller hennes ansvar för åtgärder som han eller hon vidtar vid utförandet av sina uppgifter samt hans eller hennes rätt att väcka talan i Europeiska unionens domstol ska fastställas i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 84
Inrättande av en intern revisionsfunktion
1. Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet får, med vederbörlig hänsyn till kostnadseffektivitet och mervärde, inrätta en internrevisionsfunktion som ska utföra sina uppgifter i enlighet med relevanta internationella standarder.
Internrevisionsfunktionens syfte, befogenheter och ansvar ska framgå av internrevisionsstadgan och ska godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.
Den årliga revisionsplanen för internrevisionsfunktionen ska utarbetas av internrevisionsfunktionens chef med hänsyn till bland annat direktörens bedömning av riskerna i unionsorganet.
Planen ska ses över och godkännas av styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, av det verkställande organet.
Internrevisionsfunktionen ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
2. Om internrevisionsfunktionen för ett visst unionsorgan inte är kostnadseffektivt eller inte kan uppfylla internationella standarder får unionsorganet besluta att dela en internrevisionsfunktion med andra unionsorgan som är verksamma inom samma politikområde.
I sådana fall ska de berörda unionsorganens styrelser eller, om den konstituerande akten medger det, verkställande organ gemensamt besluta om de praktiska formerna för en gemensam internrevisionsfunktion.
3. Internrevisionsaktörerna ska samarbeta på ett effektivt sätt genom att utbyta information och revisionsrapporter och, när så är lämpligt, upprätta gemensamma riskbedömningar, samt genomföra gemensamma revisioner.
Styrelsen eller, om den konstituerande akten medger det, det verkställande organet, och direktören ska sörja för en regelbunden övervakning av genomförandet av internrevisionsfunktionens rekommendationer.
AVDELNING V
OFFENTLIG UPPHANDLING
Artikel 85
Allmänna bestämmelser
1. Vad avser offentlig upphandling ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av artikel 86.
2. Unionsorganet kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen, interinstitutionellt eller av andra unionsorgan.
3. Unionsorganet ska delta i den centrala databas över uteslutna anbudsgivare som inrättats och sköts av kommissionen i enlighet med artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 86
Upphandlingsförfaranden
1. Unionsorganet får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra ett offentligt upphandlingsförfarande om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna eller det översättningscentrum för Europeiska unionens organ som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (8).
2. Unionsorganet får i syfte att täcka sina administrativa behov genomföra upphandlingsförfaranden gemensamt med upphandlande myndigheter i värdmedlemsstaten. I dessa fall ska artikel 133 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla med nödvändiga ändringar.
AVDELNING VI
SÄRSKILDA BESTÄMMELSER FÖR ADMINISTRATIVA ANSLAG
Artikel 87
Administrativa anslag
1. Administrativa anslag ska vara icke-differentierade anslag.
2. Administrativa utgifter som följer av kontrakt som har en löptid som överstiger ett budgetår, antingen på grund av lokal praxis eller därför att de gäller leverans av utrustning, ska belasta unionsorganets budget för det budgetår under vilket de effektueras.
3. Unionsorganet ska senast den 1 juli varje år tillhandahålla Europaparlamentet och rådet ett arbetsdokument om sin fastighetspolitik där följande uppgifter ska ingå:
a)
För varje fastighet, de utgifter och den yta som täcks av anslagen under de motsvarande posterna i unionsorganets budget.
b)
Förväntad utveckling för den övergripande planeringen av ytor och lokaliseringar under de kommande åren, med en beskrivning av de fastighetsprojekt i planeringsfasen som redan är fastställda.
c)
Slutliga villkor och kostnader liksom relevant information om projektgenomförande av nya fastighetsprojekt som tidigare inlämnats till Europaparlamentet och rådet enligt det förfarande som fastställs i artikel 88 och som inte ingår i föregående års arbetsdokument.
Artikel 88
Fastighetsprojekt
1. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet informera Europaparlamentet och rådet så tidigt som möjligt om den fastighetsyta som krävs och preliminär planering innan prospektering av den lokala marknaden äger rum i händelse av fastighetsavtal, eller innan anbudsförfarande inleds i händelse av byggnadsarbeten.
2. För fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget ska organet presentera fastighetsprojektet, inbegripet detaljerade uppskattade kostnader och finansiering, samt en förteckning över utkast till avtal som man avser använda, och begära godkännande från Europaparlamentet och rådet innan avtalen ingås. Om unionsorganet så begär, ska dokument i samband med fastighetsprojekt behandlas konfidentiellt.
Med undantag för force majeure ska Europaparlamentet och rådet överlägga om fastighetsprojektet inom fyra veckor från den dag då de två institutionerna mottog det.
Fastighetsprojektet ska anses vara godkänt vid utgången av denna fyraveckorsperiod, såvida inte Europaparlamentet eller rådet inom denna tidsperiod fattar ett beslut som går emot förslaget.
Om Europaparlamentet och/eller rådet inom denna fyraveckorsperiod framför vederbörligen motiverade tvivel, ska denna period förlängas en enda gång med två veckor.
Om Europaparlamentet eller rådet fattar ett beslut som går emot fastighetsprojektet, ska unionsorganet dra tillbaka förslaget och får då lägga fram ett nytt.
3. I händelse av force majeure får den information som föreskrivs i punkt 4 läggas fram tillsammans med fastighetsprojektet. Europaparlamentet och rådet ska överlägga om fastighetsprojektet inom två veckor från den dag då de två institutionerna mottog det. Fastighetsprojektet ska anses vara godkänt vid utgången av denna tvåveckorsperiod, såvida inte Europaparlamentet eller rådet inom denna tidsperiod fattar ett beslut som går emot förslaget.
4. Följande ska anses vara fastighetsprojekt som kan få betydande ekonomiska konsekvenser för unionsorganets budget:
a)
Förvärv av mark.
b)
Förvärv, försäljning, strukturell renovering eller uppförande av fastigheter eller projekt som kombinerar dessa delar och som ska genomföras inom samma tidsram, vars kostnad uppgår till mer än 3 000 000 euro.
c)
Alla nya fastighetsavtal (inbegripet nyttjanderätt, långtidshyra och förnyelse av befintliga fastighetsavtal under mindre fördelaktiga villkor) som inte täcks av led b, med årliga kostnader på åtminstone 750 000 euro.
d)
Utökning eller förnyelse av befintliga fastighetsavtal (inbegripet nyttjanderätt och långtidshyra) under samma eller mer fördelaktiga villkor, med årliga kostnader på åtminstone 3 000 000 euro.
5. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 19.4 får projekt för fastighetsförvärv finansieras genom lån, förutsatt att de på förhand godkänns av Europaparlamentet och rådet.
Lånen ska ingås och återbetalas i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning och med vederbörligt beaktande av unionens ekonomiska bästa.
När unionsorganet föreslår att ett förvärv ska finansieras genom lån, ska unionsorganet, tillsammans med begäran om förhandsgodkännande, lägga fram en finansieringsplan där det särskilt specificeras maximalt finansieringsbelopp, finansieringsperiod, finansieringstyp, finansieringsvillkor och besparingar jämfört med andra typer av avtal.
Europaparlamentet och rådet ska överlägga om begäran om förhandsgodkännande inom fyra veckor, som kan förlängas en enda gång med två veckor, från den dag då de två institutionerna mottog den. Ett förvärv genom lån ska anses förkastat om Europaparlamentet och rådet inte uttryckligen godkänt det inom denna tidsfrist.
AVDELNING VII
EXPERTER
Artikel 89
Betalda externa experter
Artikel 287 i delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 ska i tillämpliga delar gälla för urvalet av experter. Sådana experter ska betalas med ett fast belopp som meddelats i förväg och väljas ut på grundval av sitt yrkeskunnande. Urvalet ska grundas på urvalskriterier som är förenliga med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och uteslutande av intressekonflikt.
AVDELNING VIII
BIDRAG OCH PRISER SOM TILLDELAS AV UNIONSORGANET
Artikel 90
Bidrag
Om unionsorganet får bevilja bidrag enligt den konstituerande akten eller genom delegering från kommissionen enligt artikel 58.1 c iv i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska relevanta bestämmelser i den förordningen och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla.
Artikel 91
Priser till följd av tävlingar
Om unionsorganet får dela ut priser enligt den konstituerande akten eller genom delegering från kommissionen enligt artikel 58.1 c iv i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska relevanta bestämmelser i den förordningen och delegerad förordning (EU) nr 1268/2012 gälla.
AVDELNING IX
ÅRSREDOVISNING OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER
KAPITEL 1
Årsredovisning
Artikel 92
Årsredovisningens struktur
Unionsorganets årsredovisning ska omfatta följande:
a)
Unionsorganets redovisningar.
b)
Rapporterna om unionsorganets budgetförvaltning.
Artikel 93
Rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen
1. Varje unionsorgan ska utarbeta en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret.
2. Direktören ska översända denna rapport till Europaparlamentet, rådet, kommissionen och revisionsrätten senast den 31 mars året efter det budgetår som rapporten avser.
3. Den rapport som avses i punkt 2 ska, både i absoluta tal och uttryckt som en procentandel, åtminstone redogöra för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.
Artikel 94
Regler för redovisningen
1. Unionsorganets räkenskapsförare ska tillämpa de bestämmelser som kommissionens räkenskapsförare antar på grundval av internationellt vedertagna redovisningsstandarder för den offentliga sektorn.
2. Unionsorganets redovisning enligt artikel 92 ska upprättas i enlighet med de principer som fastställs i artiklarna 5-31. De ska ge en rättvisande bild av inkomst- och utgiftstransaktionerna i budgeten.
Artikel 95
Redovisningsprinciper
De redovisningar som avses i artikel 92 ska innehålla relevanta, tillförlitliga och jämförbara uppgifter, inklusive uppgifter om tillämpade redovisningsprinciper, och uppgifterna ska presenteras på ett begripligt sätt. Redovisningarna ska upprättas i enlighet med allmänt godtagna redovisningsprinciper, i överensstämmelse med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 96
Redovisningar
1. Redovisningarna ska uttryckas i euro och innehålla
a)
balansräkning och resultaträkning som visar situationen när det gäller samtliga tillgångar och skulder, den ekonomiska ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; de ska ställas upp enligt redovisningsreglerna i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012,
b)
en kassaflödesanalys, som visar vilka in- och utbetalningar som skett under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut,
c)
en redogörelse för ändringar i nettotillgångarna som ger en översikt över årets kontorörelser i fråga om reserver och ackumulerade resultat.
2. Noterna till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till de uppgifterna i de redogörelser som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för gemenskapsorganets verksamhet.
Artikel 97
Rapportering om budgetförvaltningen
1. Rapporterna om budgetförvaltningen ska uttryckas i euro. De ska innehålla
a)
rapportering som utgör en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner,
b)
noter som syftar till att komplettera och kommentera rapporterna om genomförandet av budgeten.
2. Budgetutfallet ska bestå av skillnaden mellan
-
alla inkomster som uppburits för det budgetåret,
-
alla betalningar för anslag för det budgetåret, ökade med de anslag för samma budgetår som överförts.
Den skillnad som avses i första stycket ska ökas eller minskas med nettobeloppet av de anslag som överförts från tidigare budgetår och som inte har utnyttjats, samt med
-
överskridanden - i form av betalningar - av sådana icke differentierade anslag som överförts från det föregående budgetåret, om dessa överskridanden beror på förändringar i eurokurserna,
-
saldot från kursvinster och kursförluster under budgetåret, både realiserade och icke realiserade.
3. Rapporten om budgetförvaltningen ska vara indelad på samma sätt som unionsorganets budget.
Artikel 98
Preliminär redovisning
1. Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 mars påföljande år överlämna den preliminära redovisningen till kommissionens räkenskapsförare och till revisionsrätten.
2. Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 mars påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
Artikel 99
Godkännande av den slutliga redovisningen
1. I enlighet med artikel 148.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska revisionsrätten senast den 1 juni meddela sina iakttagelser i fråga om varje gemenskapsorgans preliminära redovisning.
2. Efter att ha mottagit revisionsrättens iakttagelser i fråga om unionsorganets preliminära redovisning ska räkenskapsföraren upprätta unionsorganets slutliga redovisning i enlighet med artikel 50. Direktören ska skicka den till styrelsen för ett yttrande.
3. Senast den 1 juli efter utgången av det berörda budgetåret ska räkenskapsföraren överlämna den slutliga redovisningen, tillsammans med styrelsens yttrande, till kommissionens räkenskapsförare samt till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet.
Unionsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 juli även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
4. Samma dag som unionsorganets räkenskapsförare översänder den slutliga redovisningen, ska han eller hon också sända ett skriftligt uttalande om dessa slutliga räkenskaper till revisionsrätten, med en kopia till kommissionens räkenskapsförare.
Den slutliga redovisningen ska åtföljas av en not där räkenskapsföraren försäkrar att den slutliga redovisningen upprättats i enlighet med denna avdelning och enligt tillämpliga principer, regler och metoder.
Unionsorganets slutliga redovisning ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning den 15 november följande budgetår.
5. Direktören ska senast den 30 september det påföljande året ge revisionsrätten svar på de iakttagelser som den redovisat inom ramen för sin årsrapport. Detta svar ska samtidigt sändas till kommissionen.
KAPITEL 2
Löpande räkenskaper och inventarieförteckning
Avsnitt 1
Gemensamma bestämmelser
Artikel 100
Räkenskapssystemet
1. Unionsorganets räkenskapssystem är ett system för att strukturera och redovisa budgetinformation och finansiell information, på ett sådant sätt att sifferuppgifter kan införas, klassificeras och registreras.
2. Räkenskapssystemet ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.
3. Utanordnaren kan också hålla en kostnadsbokföring.
Artikel 101
Gemensamma bestämmelser för institutionernas räkenskapssystem
De redovisningsregler samt den harmoniserade kontoplan som unionsorganet ska tillämpa ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med artikel 152 i förordning (EG, Euratom) nr 966/2012.
Avsnitt 2
Allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper
Artikel 102
Allmänna räkenskaper
I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för unionsorganet registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.
Artikel 103
Registrering i de allmänna räkenskaperna
1. Saldon och rörelser i de allmänna räkenskaperna ska föras in i respektive liggare.
2. All registrering i räkenskaperna, inklusive korrigeringar, ska stödja sig på styrkande dokument, och det ska göras hänvisningar till dessa dokument i räkenskaperna.
3. Räkenskapssystemet ska göra det möjligt att tydligt upptäcka verifikationerna för varje enskild transaktion.
Artikel 104
Korrigeringar i räkenskaperna
Efter utgången av budgetåret och fram till dess att de slutliga räkenskaperna avslutas ska unionsorganets räkenskapsförare göra de korrigeringar som behövs för att få till stånd en fullständig och rättvisande redovisning, förutsatt att dessa korrigeringar inte leder till utbetalningar eller inbetalningar som belastar det berörda budgetåret. Dessa korrigeringar ska följa de redovisningsregler som avses i artikel 101.
Artikel 105
Budgeträkenskaper
1. Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av unionsorganets budget.
2. För det ändamål som avses i punkt 1 ska i budgeträkenskaperna registreras alla budgettransaktioner i fråga om inkomster och utgifter som avses i avdelning IV.
Artikel 106
Inventarieförteckning
1. Unionsorganet ska hålla förteckningar avseende alla unionens materiella, immateriella och finansiella tillgångar som utgör unionens förmögenhet, med angivande av både antal och värde, i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
Unionsorganet ska kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.
2. Försäljning av unionsorganets materiella egendom ska annonseras på lämpligt sätt.
AVDELNING X
EXTERN REVISION, BEVILJANDE AV ANSVARSFRIHET OCH BEDRÄGERIBEKÄMPNING
Artikel 107
Extern revision
1. En oberoende extern revisor ska kontrollera att unionsorganets årliga räkenskaper på ett korrekt sätt visar unionsorganets inkomster, utgifter och ekonomiska ställning före konsolideringen i unionsorganets slutliga redovisning.
Om inget annat anges i den konstituerande akten ska revisionsrätten utarbeta en särskild årsrapport för unionsorganet i överensstämmelse med kraven i artikel 287.1 i EUF-fördraget.
Vid utarbetandet av den rapport som avses i andra stycket ska revisionsrätten beakta det revisionsarbete som utförts av den oberoende externa revisor som avses i första stycket och de åtgärder som vidtagits som svar på hans eller hennes slutsatser.
2. Unionsorganet ska överlämna sin slutgiltigt antagna budget till revisionsrätten. Organet ska också så snart som möjligt meddela revisionsrätten alla åtgärder det vidtar och beslut det fattar enligt artiklarna 10, 14, 19 och 23.
3. Revisionsrättens granskningar ska ske enligt artiklarna 158-163 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan för förfarandet för att bevilja ansvarsfrihet
1. Europaparlamentet ska före den 15 maj år N + 2 på rekommendation av rådet bevilja den verkställande direktören ansvarsfrihet beträffande budgetens genomförande år N, om inget annat anges i den konstituerande akten. Direktören ska underrätta styrelsen om iakttagelserna i den resolution från Europaparlamentet som bifogas beslutet om ansvarsfrihet.
2. Om det datum som anges i punkt 1 inte kan hållas ska Europaparlamentet eller rådet underrätta direktören om varför beslutet måste skjutas upp.
3. Om Europaparlamentet skjuter upp beslutet om beviljande av ansvarsfrihet ska direktören i samarbete med styrelsen så fort som möjligt vidta åtgärder för att underlätta att hindren för detta beslut undanröjs.
Artikel 109
Förfarande för att bevilja ansvarsfrihet
1. Beslutet om ansvarsfrihet ska omfatta redovisningen av unionsorganets samtliga inkomster och utgifter, budgetutfallet samt unionsorganets tillgångar och skulder enligt balansräkningen.
2. För att kunna fatta beslut om ansvarsfrihet ska Europaparlamentet, efter rådet, granska unionsorganets räkenskaper och redovisning. Europaparlamentet ska också granska revisionsrättens årsrapport åtföljd av svaren från unionsorganets direktör, liksom de av revisionsrättens särskilda rapporter som är av betydelse för det berörda budgetåret och dess förklaring om räkenskapernas tillförlitlighet och de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
3. Direktören ska för Europaparlamentet, på dess begäran och på samma sätt som föreskrivs i artikel 165.3 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, lägga fram alla uppgifter som krävs för att förfarandet för beviljande av ansvarsfrihet för det berörda budgetåret ska kunna tillämpas på ett smidigt sätt
Artikel 110
Uppföljning
1. Direktören ska vidta alla nödvändiga åtgärder för att rätta sig efter iakttagelserna i Europaparlamentets beslut om ansvarsfrihet samt de kommentarer som är fogade till den rekommendation om ansvarsfrihet som antas av rådet.
2. På Europaparlamentets eller rådets begäran ska direktören rapportera om de åtgärder som vidtagits till följd av dessa iakttagelser och kommentarer. Direktören ska också översända ett exemplar av rapporten till kommissionen och revisionsrätten.
Artikel 111
Kontroller på plats utförda av kommissionen, revisionsrätten och Olaf
1. Unionsorganet ska ge kommissionens tjänstemän och andra personer som bemyndigats av kommissionen, liksom revisionsrätten, tillträde till sina byggnader och lokaler samt tillgång till alla uppgifter, även i elektronisk form, som behövs för att utföra revisionen.
2. Europeiska unionens byrå för bedrägeribekämpning (Olaf) får genomföra utredningar, inbegripet kontroller och inspektioner på plats, i enlighet med bestämmelserna och förfarandena i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (9) och rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (10) i syfte att fastställa huruvida det har förekommit bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i samband med bidrag eller kontrakt som tilldelas inom ramen för denna förordning.
3. Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 1 och 2 ska befogenheten att utföra revision och utredningar uttryckligen tillerkännas revisionsrätten och Olaf enligt deras respektive befogenheter i avtal med tredjeland eller internationella organisationer, kontrakt, bidragsavtal och upphandlingsavtal som ingås av unionsorganet.
AVDELNING XI
ÖVERGÅNGS- OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 112
Information till Europaparlamentet och rådet
Europaparlamentet, rådet och kommissionen ska ha rätt att av unionsorganet förses med alla relevanta upplysningar och förklaringar i budgetfrågor som ingår i deras respektive behörighet.
Artikel 113
Antagande av unionsorganets nya budgetförordning
Varje organ som avses i artikel 208 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska anta en ny budgetförordning som kan träda i kraft den 1 januari 2014 eller, under alla omständigheter, inom sex månader från den dag då ett organ omfattas av artikel 208 i den förordningen, efter det att ett bidrag som belastar budgeten har beviljats.
Artikel 114
Tillämpningsbestämmelser till unionsorganets budgetförordning
Om så krävs, och efter godkännande från kommissionen, ska styrelsen på förslag av direktören anta tillämpningsbestämmelser till unionsorganets budgetförordning.
Artikel 115
Upphävande
Förordning (EG, Euratom) nr 2343/2002 ska upphöra att gälla med verkan den 1 januari 2014. Artikel 40 ska dock fortsätta att tillämpas till och med den 31 december 2014 och artikel 27.4 och 27.7 ska fortsätta att tillämpas till och med den 31 december 2015.
Artikel 116
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning. Den ska tillämpas från och med den 1 januari 2014. Artiklarna 47 och 82.5 ska emellertid tillämpas från och med den 1 januari 2015 och artiklarna 32, 33.5 och 33.8 ska tillämpas från och med den 1 januari 2016.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 30 september 2013.