NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1042/2014
av den 25 juli 2014
om komplettering av förordning (EU) nr 514/2014 med avseende på utnämning av ansvariga myndigheter, deras förvaltnings- och kontrollansvar samt revisionsmyndigheternas ställning och skyldigheter
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 514/2014 av den 16 april 2014 om allmänna bestämmelser för asyl-, migrations- och integrationsfonden och om ett instrument för ekonomiskt stöd till polissamarbete, förebyggande och bekämpande av brottslighet samt krishantering (1), särskilt artiklarna 26.4 och 29.1 och
av följande skäl:
(1)
Förordning (EU) nr 514/2014 har i stort sett utformats efter bestämmelserna för de äldre fonderna, med vederbörlig hänsyn till de förändringar av den delade förvaltningen som gjorts genom Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (2), för att trygga kontinuiteten i genomförandet av de äldre fonder som omfattas av ramprogrammet för solidaritet och hantering av migrationsströmmar 2007-2013 och de särskilda förordningarna som omfattas av ramprogrammet för perioden 2014-2020.
(2)
Det behövs bestämmelser om utnämning, övervakning av utnämningen och vid behov uppsägning av uppdraget för de organ som genomför nationella program för att säkerställa att de har kapacitet att utföra sina uppgifter effektivt och i enlighet med de mål och prioriteringar som fastställs i de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014.
(3)
För att de ansvariga myndigheternas ansvarsområde ska ha en omfattning som gör det möjligt att genomföra det nationella programmet behövs bestämmelser som klargör den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollansvar, och i synnerhet på vilka villkor de får delegera vissa av sina uppgifter eller lägga ut dem på entreprenad.
(4)
Urvals- och tilldelningsförfarandet för att bevilja unionens stöd inom ramen för nationella program bör följa principerna om öppenhet, icke-diskriminering och likabehandling. Det är därför nödvändigt att fastställa på vilka villkor medlemsstaterna bör genomföra åtgärder enligt de nationella programmen, i synnerhet under vilka omständigheter den ansvariga myndigheten direkt får genomföra projekt.
(5)
I alla medlemsstater bör revisionen vara effektiv, av lämplig omfattning och utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder. Därför bör revisionsmyndighetens ställning och revisionsförfaranden definieras tydligt.
(6)
För att revisionsmyndigheterna ska kunna underbygga sina revisionsyttranden med hjälp av sin revision bör de olika typerna av revisionsverksamhet definieras.
(7)
Det är viktigt att resultaten av revisionsmyndighetens verksamhet rapporteras både till den utnämnande myndigheten och Europeiska kommissionen i tid och på lämpligt sätt. Det är framför allt viktigt att förvaltningsförklaringen och den årliga sammanfattning av revisionsrapporten och utförda kontroller som överlämnas tillsammans med den årliga begäran om utbetalning klart och tydligt återspeglar revisionsmyndighetens arbete och slutsatser. Därför bör revisionsmyndigheten som ett led i sitt arbete se till att information om dess revisionsverksamhet rapporteras på ett lämpligt sätt i dessa dokument.
(8)
För att man snabbt ska kunna genomföra de åtgärder som föreskrivs i denna förordning utan att försena godkännandet och genomförandet av de nationella programmen bör förordningen träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
(9)
Förordning (EU) nr 514/2014 är bindande för Förenade kungariket och Irland, varför även den här förordningen är bindande för dem.
(10)
Förordning (EU) nr 514/2014 är inte bindande för Danmark, som därför inte är bundet av den här förordningen.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL I
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Definitioner
I denna förordning ska definitionerna i förordning (EU) nr 514/2014 gälla. Dessutom gäller följande definitioner:
a) utnämnande myndigheter : sådana ansvariga myndigheter på ministernivå i medlemsstaterna som avses i artikel 26.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och som utser de ansvariga myndigheterna.
b) behöriga myndigheter : sådana ansvariga myndigheter, revisionsmyndigheter och i tillämpliga fall delegerade myndigheter som avses i artikel 25.1 i förordning (EU) nr 514/2014.
c) SFC2014 : det elektroniska informationssystem som inrättades genom artikel 2 i kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 802/2014 (3).
d) stödavtal : ett avtal eller därmed jämställt rättsinstrument som ligger till grund för den ansvariga myndighetens beviljande av stöd till mottagare för att de ska kunna genomföra projekt inom ramen för nationella program.
KAPITEL II
ANSVARIG MYNDIGHET
AVSNITT I
Utnämning av ansvariga myndigheter
Artikel 2
Villkor och förfaranden för att utnämna ansvariga myndigheter
1. Det organ som utses till ansvarig myndighet ska ha en förvaltningsorganisation och ett system för intern kontroll som uppfyller villkoren i bilagan till den här förordningen (nedan kallade utnämningsvillkoren). Utnämningsvillkoren avser följande:
a)
Interna förhållanden.
b)
Kontroller.
c)
Intern information och kommunikation.
d)
Intern övervakning och rapportering.
Medlemsstaterna får fastställa ytterligare utnämningsvillkor med hänsyn till de ansvariga myndigheternas storlek, uppgifter och andra särdrag.
2. Den revisionsmyndighet som avses i artikel 26.3 i förordning (EU) nr 514/2014 ska bedöma om den tilltänkta ansvariga myndigheten uppfyller utnämningsvillkoren i bilagan och ska redovisa sina resultat, slutsatser och sitt yttrande i en revisionsrapport som ska ställas till den utnämnande myndigheten.
3. Om den utnämnande myndigheten inte anser det säkerställt att den tilltänka ansvariga myndigheten uppfyller utnämningsvillkoren, ska den utnämnande myndigheten lämna särskilda instruktioner för hur det tilltänkta organet inom en angiven tidsfrist ska avhjälpa bristerna för att kunna utses till ansvarig myndighet.
Innan bristerna avhjälpts får organet interimistiskt utnämnas till ansvarig myndighet i högst 12 månader. Interimsperiodens längd ska stå i proportion till de brister som upptäckts.
4. Så snart den ansvariga myndigheten utnämnts ska medlemsstaten meddela kommissionen via SFC 2014. Tillsammans med meddelandet ska medlemsstaten även överlämna handlingar som beskriver
a)
den huvudsakliga ansvarsfördelningen mellan den ansvariga myndighetens olika organisatoriska delar,
b)
i förekommande fall den ansvariga myndighetens förhållande till delegerade myndigheter, vilken verksamhet som delegeras och vilka förfaranden som huvudsakligen kommer att användas för tillsynen över den delegerade verksamheten, och
c)
en sammanfattning av de vanligaste förfarandena för handläggning av betalningsanspråk från mottagare och för att godkänna och bokföra utgifter.
Artikel 3
Övervakning av ansvariga myndigheter och granskning av utnämningen
1. Den utnämnande myndigheten ska övervaka den anvariga myndigheten, i synnerhet med utgångspunkt i de uppgifter som avses i artikel 14.2 i denna förordning och ska följa upp eventuella brister.
2. Medlemsstaterna ska se till att uppgifter som tyder på att den ansvariga myndigheten inte längre uppfyller utnämningsvillkoren snarast anmäls till den utnämnande myndigheten.
3. Om den ansvariga myndigheten inte längre uppfyller utnämningsvillkoren eller om dess system för internkontroller är så bristfälligt att det undergräver myndighetens möjligheter att fullgöra sina uppgifter ska en prövotid fastställas för den utnämnande myndigheten. I så fall ska den utnämnande myndigheten utarbeta en åtgärdsplan som den ansvariga myndigheten ska genomföra inom en tidsfrist som står i förhållande till hur allvarlig den bristande efterlevnaden eller bristen är. Fristen får inte överskrida 12 månader räknat från prövotidens början.
4. Den utnämnande myndigheten ska snarast informera kommissionen om alla åtgärdsplaner som utarbetas i enlighet med punkt 3 och hålla kommissionen informerad om framstegen.
5. Om utnämningen av den ansvariga myndigheten upphör ska den utnämnande myndigheten snarast utse en annan ansvarig myndighet i enlighet med artikel 26 i förordning (EU) nr 514/2014 och artikel 2 i den här förordningen för att utbetalningarna till mottagarna ska kunna fortsätta utan uppehåll.
6. Om kommissionen finner att en medlemsstat inte har fullgjort sin skyldighet att utarbeta en åtgärdsplan enligt punkt 3 eller att den ansvariga myndigheten behåller sin ställning utan att ha genomfört åtgärdsplanen inom utsatt tid, ska kommissionen hantera kvarvarande brister genom förfarandet för kontroll av överensstämmelse enligt artikel 47 i förordning (EU) nr 514/2014.
AVSNITT II
Den ansvariga myndighetens ansvar för förvaltning och kontroll
Artikel 4
Den ansvariga myndighetens uppgifter
Den ansvariga myndigheten ska förvalta och genomföra det nationella programmet i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning. Den ska göra följande:
a)
Samråda med samarbetsparter i enlighet med artikel 12.1 i förordning (EU) nr 514/2014.
b)
Se till att den övervakningskommitté som avses i artikel 12.4 i förordning (EU) nr 514/2014 fungerar som tänkt.
c)
Lämna ett förslag till kommissionen för sådana nationella program som avses i artikel 14 i förordning (EU) nr 514/2014 och eventuella senare ändringar med hjälp av SFC2014.
d)
Utarbeta och fastställa bestämmelser om projektens och projektutgifternas stödberättigande med avseende på all verksamhet, med beaktande av likabehandlingsprincipen och med undvikande av intressekonflikter i enlighet med principen om sund ekonomisk förvaltning.
e)
Anordna och utlysa anbuds- och förslagsinfordringar samt anordna och utlysa det därpåföljande urvalet och tilldelningen av finansiering till projekt inom ramen för de nationella programmen, inom tillämpningsområdet och syftet för de särskilda förordningar som avses i artikel 2 a i förordning (EU) nr 514/2014 och de krav som fastställs i artikel 9 i den här förordningen.
f)
Se till att det finns system för att samla in de uppgifter som krävs för att avrapportera de gemensamma och programspecifika indikatorerna till kommissionen, samt övriga uppgifter om hur programmet och projekten genomförts.
g)
Ta emot betalningar från kommissionen och göra utbetalningar till de slutliga mottagarna.
h)
Garantera samstämmighet och komplementaritet mellan medfinansiering som lämnas enligt de särskilda förordningarna och enligt andra berörda finansiella instrument på nationell nivå och på unionsnivå.
i)
Övervaka projekten och kontrollera att de redovisade utgifterna för projekten faktiskt har uppstått och att de överensstämmer med unionens bestämmelser och nationell lagstiftning.
j)
Se till att det finns ett system för att elektroniskt registrera och spara räkenskapshandlingar för varje projekt i de nationella programmen och att de uppgifter om genomförandet som krävs för ekonomisk förvaltning, övervakning, kontroll och utvärdering samlas in.
k)
Utan att det hindrar tillämpningen av nationella redovisningsregler se till att mottagare och andra organ som deltar i genomförandet av projekt som finansieras via de nationella programmen antingen har separata redovisningssystem eller lämpliga redovisningskoder för alla transaktioner som avser projektet.
l)
Se till att den utvärdering av de nationella programmen som avses i artiklarna 56 och 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 görs inom utsatt tid.
m)
Se till att de oberoende utvärderare som ska göra den utvärdering som avses i artiklarna 56 och 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och yttra sig om utvärderingen får alla uppgifter de behöver om det nationella programmets förvaltning.
n)
Inrätta förfaranden för att se till att alla handlingar som avser utgifter, beslut och kontroller har en tillräcklig verifikationskedja och sparas i enlighet med kommissionens genomförandeförordningar som antas enligt artikel 27.5 i förordning (EU) nr 514/2014.
o)
Se till att den revisionsmyndighet som ska göra den revision som avses i artikel 29 i förordning (EU) nr 514/2014 och lämna sitt yttrande om revisionen får alla uppgifter som behövs om förvaltning, kontrollförfaranden och utgifter som finansierats via de särskilda förordningarna.
p)
Upprätta de genomföranderapporter som avses i artikel 54 i förordning (EU) nr 514/2014 och de utvärderingsrapporter som avses i artikel 57.1 i förordning (EU) nr 514/2014 och överlämna dem till kommissionen via SFC2014.
q)
Utarbeta betalningsansökan i enlighet med artikel 44 i förordning (EU) nr 514/2014 och överlämna den till kommissionen via SFC2014.
r)
Genomföra informations- och kommunikationsåtgärder som belyser resultaten och effekterna av programmen i enlighet med artikel 53 i förordning (EU) nr 514/2014.
s)
Genomföra administrativa kontroller och kontroller på plats i enlighet med artikel 27 i förordning (EU) nr 514/2014.
t)
Samarbeta med kommissionen och de ansvariga myndigheterna i övriga medlemsstater.
u)
Reagera på revisionsmyndighetens resultat genom att antingen avhjälpa brister eller, om revisionsmyndighetens yttrande inte godtas, lämna en uttömmande förklaring.
Artikel 5
Delegerad myndighet
1. Den ansvariga myndigheten får delegera alla eller vissa av sina uppgifter till en delegerad myndighet i enlighet med artikel 25.1 c i förordning (EU) nr 514/2014. Delegeringen av uppgifter ska stämma överens med principen om sund ekonomisk förvaltning, principen om icke-diskriminering och unionsfinansieringens synlighet. De uppgifter som delegeras får inte ge upphov till intressekonflikter.
2. Omfattningen på de uppgifter som den ansvariga myndigheten delegerar och närmare förfaranden för att fullgöra dem ska beskrivas i en handling som ska undertecknas av den ansvariga myndigheten och den delegerade myndigheten. Denna fullmakt ska åtminstone innehålla
a)
en hänvisning till aktuell särskild förordning,
b)
uppgifter om vilken/vilka uppgift(er) som anförtrotts den delegerade myndigheten,
c)
uppgifter om att den delegerade myndigheten är skyldig att kontrollera att mottagarna efterlever unionens bestämmelser och nationella bestämmelser,
d)
uppgifter om att den delegerade myndighetens är skyldig att införa och upprätthålla en organisationsstruktur och ett förvaltnings- och kontrollsystem som är lämpligt för dess uppgifter,
e)
uppgifter om vilken information och vilka stödjande handlingar som den delegerade myndigheten ska lämna till den ansvariga myndigheten och vilka frister som gäller, och
f)
en beskrivning av den ansvariga myndighetens metod för att övervaka den delegerade myndigheten.
3. I enlighet med artikel 25.1 a i förordning (EU) nr 514/2014 får kommunikationen med kommissionen inte delegeras. Den delegerade myndigheten ska kommunicera med kommissionen via den ansvariga myndigheten.
4. Om den delegerade myndigheten inte är en offentlig förvaltning eller ett privaträttsligt organ med uppdrag att tillhandahålla allmännyttiga tjänster enligt nationell lag, får den ansvariga myndigheten inte till den myndigheten delegera verkställande befogenheter som omfattar ett betydande skönsmässigt handlingsutrymme och politiska överväganden.
5. Den ansvariga myndigheten förblir ansvarig för de uppgifter som har delegerats. Den ansvariga myndigheten ska regelbundet se över de uppgifter som har delegerats för att kontrollera att det utförda arbetet är tillfredsställande och följer unionens bestämmelser och nationella bestämmelser.
6. Denna förordning ska tillämpas analogt på den delegerade myndigheten med avseende på delegerade uppgifter.
Artikel 6
Uppgifter som läggs ut på entreprenad
Den ansvariga myndigheten får lägga ut vissa av sina uppgifter på externa uppdragstagare. Men den förblir ansvarig för de uppgifter som har lagts ut på entreprenad.
Den ansvariga myndigheten ska regelbundet se över de uppgifter som har lagts ut på entreprenad för att kontrollera att det utförda arbetet är tillfredsställande och följer unionens bestämmelser och nationella bestämmelser.
AVSNITT III
Den ansvariga myndighetens skyldigheter i fråga om offentligt stöd
Artikel 7
Den ansvariga myndighetens uppgifter i egenskap av tilldelande myndighet
1. I regel ska den ansvariga myndigheten bevilja stöd till projekt som omfattas av nationella program efter öppen förslagsinfordran.
2. Den ansvariga myndigheten får tilldela projekt stöd efter en begränsad förslagsinfordran.
Begränsad förslagsinfordran är öppen endast för utvalda organisationer på grund av projektets särskilda karaktär eller därför att de organ som uppmanas att delta i förslagsinfordran har specifik teknisk eller administrativ kompetens.
Skälen för begränsning ska anges i förslagsinfordran.
3. Den ansvariga myndigheten får bevilja direkttilldelning av stöd när projektets särskilda karaktär eller de relevanta organens specifika tekniska eller administrativa kompetens inte ger några andra möjligheter, till exempel vid rättsliga eller faktiska monopol.
Skälen för direkttilldelning av stöd ska anges i tilldelningsbeslutet.
4. I vederbörligen motiverade fall, bland annat vid förlängning av sådana fleråriga projekt som har valts ut efter en tidigare förslagsinfordran eller i nödsituationer, kan stöd beviljas utan föregående förslagsinfordran.
Skälen för att bevilja stöd utan föregående förslagsinfordran ska anges i tilldelningsbeslutet.
5. När den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet får varken den ansvariga myndigheten eller någon delegerad myndighet ta emot stöd som beviljats i enlighet med den här artikeln.
6. Den ansvariga myndigheten ska avgöra vem som ska tilldela stöd och ska se till att intressekonflikter undviks, i synerhet när de sökande är nationella organ.
Artikel 8
Villkor när den ansvariga myndigheten fungerar som verkställande organ
1. Den ansvariga myndigheten får besluta att genomföra projekt direkt, antingen själva eller tillsammans med någon annan nationell myndighet, därför att den specifika administrativa kompetensen, det tekniska kunnandet eller projektets särskilda karaktär inte ger några andra möjligheter, till exempel vid rättsliga eller faktiska monopol eller med hänvisning till säkerhetskrav. I dessa fall ska den ansvariga myndigheten vara mottagare av stödet.
2. Den ansvariga myndighetens skäl för att fungera som verkställande organ och välja någon nationell myndighet för samarbete på det sätt som beskrivs i första stycket ska meddelas kommissionen i den årliga genomföranderapport som avses i artikel 54 i förordning (EU) nr 514/2014.
3. När den ansvariga myndigheten genomför projekten i egenskap av verkställande organ ska den slå vakt om principen om prisvärdhet och förebygga intressekonflikter.
4. Det administrativa beslutet att medfinansiera ett projekt inom ramen för det nationella programmet ska innehålla den information som behövs för att övervaka genomförandet av de medfinansierade varorna och tjänsterna och kontrollera de utgifter som uppstått.
5. Om den ansvariga myndigheten regelbundet kommer att fungera som verkställande organ gäller följande:
a)
Den ansvariga myndigheten och revisionsmyndigheten får inte vara en del av samma organ, om inte revisionsmyndigheten också rapporterar till en extern instans och dess oberoende i revisionshänseende kan garanteras.
b)
Den ansvariga myndighetens uppgifter enligt artikel 4 får inte påverkas.
Artikel 9
Urvals- och tilldelningsförfaranden
1. De förslagsinfordringar som avses i artikel 7.1 ska offentliggöras på ett sätt som garanterar öppen konkurrens och lämplig spridning bland potentiella mottagare. Alla väsentliga ändringar ska också offentliggöras på samma sätt.
De förslagsinfordringar som avses i artikel 7.1 och 7.2 ska åtminstone innehålla uppgifter om
a)
mål,
b)
urvals- och tilldelningskriterier,
c)
arrangemang för finansiering via unionen och i förekommande fall medlemsstaterna, däribland i förekommande fall möjligheten att ansöka om en högre medfinansieringsgrad i enlighet med artikel 16.5 i förordning (EU) nr 514/2014,
d)
de närmare villkoren och sista dag för inlämnande av förslag,
e)
bestämmelser om stödberättigande utgifter,
f)
projektets löptid, och
g)
ekonomisk och övrig information som ska sparas och avrapporteras.
2. Innan tilldelningsbeslutet fattas ska den ansvariga myndigheten kontrollera att mottagarna i projektet uppfyller urvals- och tilldelningskriterierna.
3. Den ansvariga myndigheten ska fastställa förfarandet för mottagande av förslag. Den ansvariga myndigheten ska göra en formell, teknisk och ekonomisk analys och kvalitetsbedömning med hjälp av kriterierna i förslagsinfordran på ett öppet och icke diskriminerande sätt. Den ansvariga myndigheten ska skriftligen dokumentera skälen till att övriga förslag avvisas.
4. Beslutet om tilldelning ska åtminstone innehålla namnet på stödmottagarna, huvuddragen i projektet och dess operativa mål, det maximala beloppet för unionens bidrag samt den högsta andelen medfinansiering av de totala stödberättigande kostnaderna.
5. Den ansvariga myndigheten ska skriftligen informera alla sökande om sitt beslut. Den ansvariga myndigheten ska för avvisade sökande motivera varför de avvisats med hänvisning till urvals- och tilldelningskriterierna.
Artikel 10
Stödhandlingar som krävs när den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet
1. När den ansvariga myndigheten agerar som tilldelande myndighet ska den fastställa förfaranden för projektförvaltning som åtminstone ska omfatta krav på
a)
undertecknande av stödavtal med mottagarna, och
b)
övervakning av stödavtalen och eventuella ändringar i dessa genom administrativa metoder, såsom korrespondens eller skriftliga rapporter.
2. Stödavtalet ska innehålla eller ange följande:
a)
Maxbeloppet för unionens medfinansiering.
b)
Högsta tillåtna procentandel medfinansiering från unionen enligt de tillämpliga särskilda förordningarna.
c)
En detaljerad beskrivning av och tidsplan för projektet.
d)
I förekommande fall eventuella större uppgifter som mottagaren har för avsikt att lägga ut på entreprenad till tredjeman samt därmed sammanhängande utgifter.
e)
Den avtalade preliminära budgeten och en finansieringsplan för projektet, däribland inkomst- och utgiftsberäkning i enlighet med de fastställda bestämmelserna om stödberättigande.
f)
Beräkningsmetoden för unionens medfinansiering när projektet avslutas.
g)
Tidsplan och tillämpningsbestämmelser för avtalet, däribland bestämmelser om rapporteringskrav, ändringar och uppsägning av avtalet.
h)
Projektets operativa mål, däribland kvantifierade mål och resultatindikatorer för avrapportering.
i)
Krav på att mottagaren i tid ska samla in uppgifter för de gemensamma indikatorer som avses i de särskilda förordningarna och eventuella programspecifika indikatorer och att avrapportera uppgifterna minst en gång om året.
j)
Fastställande av stödberättigande utgifter, däribland i förekommande fall en beskrivning av metoden för att beräkna enhetskostnader, engångsbelopp eller schablonbelopp.
k)
Bokföringskrav och villkor för utbetalning av stöd.
l)
Krav på verifikationskedjan.
m)
Bestämmelser om skydd av personuppgifter.
n)
Bestämmelser om offentliggörande.
3. I regel ska stödavtalet undertecknas innan någon projektverksamhet som finansieras via nationella program inleds.
4. Stödavtalet ska uttryckligen ange att kommissionen eller dess företrädare samt revisionsrätten har rätt att utföra revision av alla stödmottagare, uppdragstagare och underleverantörer som får unionsfinansiering via de nationella programmen och att detta kommer att göras genom kontroll av handlingar och kontroller på plats.
Artikel 11
Stödhandlingar som krävs när den ansvariga myndigheten agerar som verkställande organ
1. När den ansvariga myndigheten agerar som verkställande organ ska den fastställa förfaranden för projektförvaltning som åtminstone ska omfatta krav på
a)
ett formellt administrativt beslut om medfinansiering av projekt, och
b)
övervakning av det administrativa beslutet och eventuella ändringar i detta genom administrativa metoder, såsom korrespondens eller skriftliga rapporter.
2. Det administrativa beslutet ska innehålla eller ange följande:
a)
Maxbeloppet för unionens medfinansiering.
b)
Högsta tillåtna procentandel medfinansiering från unionen enligt de tillämpliga särskilda förordningarna.
c)
En detaljerad beskrivning av och tidsplan för projektet.
d)
I förekommande fall eventuella större uppgifter som mottagaren har för avsikt att lägga ut på entreprenad till tredjeman samt därmed sammanhängande utgifter.
e)
Den avtalade preliminära budgeten och en finansieringsplan för projektet, däribland inkomst- och utgiftsberäkning i enlighet med de fastställda bestämmelserna om stödberättigande.
f)
Beräkningsmetoden för unionens medfinansiering när projektet avslutas.
g)
Projektets operativa mål, däribland kvantifierade mål och resultatindikatorer för avrapportering.
h)
Krav på att den ansvariga myndigheten ska samla in uppgifter för de gemensamma indikatorer som avses i de särskilda förordningarna och eventuella programspecifika indikatorer och avrapportera uppgifterna minst en gång om året.
i)
Fastställande av stödberättigande utgifter, däribland i förekommande fall en beskrivning av metoden för att beräkna enhetskostnader, engångsbelopp eller schablonbelopp.
j)
Bokföringskrav och villkor för utbetalning av stöd.
k)
Krav på verifikationskedjan.
l)
Bestämmelser om skydd av personuppgifter.
m)
Bestämmelser om offentliggörande.
3. I regel måste det administrativa beslutet vara fattat innan någon projektverksamhet som finansieras via nationella program inleds.
4. Det administrativa beslutet ska uttryckligen ange att kommissionen eller dess företrädare samt revisionsrätten har rätt att utföra revision av alla stödmottagare, uppdragstagare och underleverantörer som får unionsfinansiering via de nationella programmen och att detta kommer att göras genom kontroll av handlingar och kontroller på plats.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHETENS STÄLLNING OCH SKYLDIGHETER I FRÅGA OM REVISION
Artikel 12
Revisionsmyndighetens ställning
1. Revisionsmyndigheten ska vara oberoende av den ansvariga myndigheten i enlighet med artikel 59.5 andra stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och artikel 25.1 b i förordning (EU) nr 514/2014. Funktionellt oberoende ska anses föreligga när det inte finns några direkta hierarkiska förbindelser mellan revisionsmyndigheten och den ansvariga myndigheten och när revisionsmyndigheten har full frihet att lämna yttranden och förklaringar.
2. All revision ska utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder.
Artikel 13
Revision som läggs ut på entreprenad
Revisionsmyndigheten får lägga ut delar av revisionsarbetet på andra revisionsorgan, förutsatt att dessa organ är funktionellt oberoende av den ansvariga myndigheten. Revisionsmyndigheten förblir ansvarig för de uppgifter som har delegerats.
Revision som lagts ut på entreprenad ska utföras i enlighet med internationellt vedertagna revisionsstandarder under nära överinseende och tillsyn från revisionsmyndigheten.
Artikel 14
Revision
1. För att lämna det yttrande som avses i artikel 59.5 andra stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska revisionsmyndigheten utföra revision av system och redovisning.
2. Revision av system ska göras för att kontrollera om den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollsystem är så effektiva att de ger en rimlig garanti för att utgifterna i årsräkenskaperna är lagliga och korrekta. Med hjälp av revisionen ska revisionsmyndigheten avgöra om den ansvariga myndigheten även fortsättningsvis fullgör utnämningsvillkoren i bilagan.
3. Redovisningsrevision ska utföras för att erhålla rimliga garantier för att årsräkenskaperna ger en sann och rättvisande bild av de utgifter som deklarerats av den ansvariga myndigheten.
För att avgöra om räkenskaperna ger en sann och rättvisande bild ska revisionsmyndigheten kontrollera att betalda utgifter och mottaget offentligt stöd som tagits upp i den ansvariga myndighetens räkenskaper under räkenskapsåret har bokförts korrekt och motsvarar stödjande handlingar hos den ansvariga myndigheten. Med utgångspunkt i räkenskaperna ska revisionsmyndigheten i synnerhet göra följande:
a)
Kontrollera att det sammanlagda beloppet för stödberättigande utgifter som tagits upp i den ansökan om utbetalning av det årliga saldot som överlämnas till kommissionen motsvarar utgifterna i den ansvariga myndighetens räkenskaper och att man vid eventuella avvikelser lämnat rimliga förklaringar i räkenskaperna för de belopp som stäms av.
b)
Kontrollera att de återtagna och återkrävda beloppen, belopp som ska återkrävas och belopp som inte kan återkrävas vid räkenskapsårets slut motsvarar de belopp som tagits upp i den ansvariga myndighetens räkenskaper och att de har stöd i officiella beslut från den ansvariga myndigheten.
c)
Säkerställa att den ansvariga myndigheten har utfört administrativa kontroller och kontroller på plats i enlighet med artikel 27 i förordning (EU) nr 514/2014.
De kontroller som avses i led a, b och c får göras med ett stickprov.
4. Som ett led i revisionen av system och redovisning ska revisionsmyndigheten förnya vissa av de administrativa kontroller eller kontroller på plats som den ansvariga myndigheten utfört. Revisionsmyndigheten ska bestämma omfattningen på de förnyade kontrollerna utifrån en riskanalys.
5. Om revisionsmyndighetens revision av system och redovisning påvisar väsentliga brister i hur den ansvariga myndighetens förvaltnings- och kontrollsystem fungerar, ska revisionsmyndigheten
a)
bedöma bristernas ekonomiska och operativa följder,
b)
rekommendera den ansvariga myndigheten lämpliga förebyggande och korrigerande åtgärder,
c)
övervaka den ansvariga myndighetens genomförande av dessa åtgärder och om det finns en handlingsplan för att återställa effektiviteten i förvaltnings- och kontrollsystemen.
6. När revisionsmyndigheten slutfört den revision som avses i punkt 1, 2 och 3 ska resultatet rapporteras till den utnämnande myndigheten tillsammans med ett utlåtande om huruvida den ansvariga myndigheten även fortsättningsvis fullgör utnämningsvillkoren.
7. Revisionsmyndigheten ska se till att alla uppgifter om den revision som avses i punkt 1, 2 och 3 på lämpligt sätt rapporteras av den ansvariga myndigheten till Europeiska kommissionen.
KAPITEL IV
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 15
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i medlemsstaterna i enlighet med fördragen.
Utfärdad i Bryssel den 25 juli 2014.