NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 110/2014
av den 30 september 2013
om den modellbudgetförordning för offentlig-privata partnerskap som avses i artikel 209 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 209, och
av följande skäl:
(1)
Genom förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, som bygger på erfarenheten av att inrätta offentlig-privata partnerskap som unionsorgan enligt artikel 185 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (2), har ytterligare kategorier av offentlig-privata partnerskap införts för att öka urvalet av instrument och för att inbegripa partnerskapsorgan, vars regler är mer flexibla och lättillgängliga för privata partner än de som gäller unionens institutioner. Bland dessa ytterligare kategorier återfinns de partnerskapsorgan som avses i artikel 209 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och som anförtrotts genomförandet av ett offentlig-privat partnerskap (nedan kallade partnerskapsorganen).
(2)
För att säkerställa en sund ekonomisk förvaltning av unionens medel samt för att göra det möjligt för partnerskapsorganen att anta egna finansiella regler, är det nödvändigt att anta en modellbudgetförordning för dessa partnerskapsorgan.
(3)
Ett partnerskapsorgan bör upprätta och genomföra sin budget enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning samt öppenhet.
(4)
För att säkerställa det övergripande genomförandet av partnerskapsorganets uppgifter och verksamhet, bör det kunna föra upp de outnyttjade anslagen för ett visst år i beräkningen av inkomster och utgifter på upp till de följande tre budgetåren.
(5)
Eftersom de unionsmedel som ställts till partnerskapsorganets förfogande ska genomföras inom ramen för den indirekta förvaltning som föreskrivs i artikel 60 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, bör bestämmelserna om finansiell planering och rapportering överensstämma med den indirekta förvaltningsmetoden för budgetgenomförandet. Ansvarsfrihet för budgetgenomförandet med avseende på unionens bidrag till partnerskapsorganen ska ingå i den ansvarsfrihet som Europaparlamentet ger kommissionen för genomförandet av Europeiska unionens budget. Därför bör en tillfredsställande årlig rapportering, inklusive en förvaltningsförklaring, tillhandahållas i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, för att kommissionen på ett bättre sätt ska kunna ta sitt ansvar med avseende på ansvarsfriheten.
(6)
Det är nödvändigt att fastställa räkenskapsförarnas och utanordnarnas befogenheter och ansvarsområden, samtidigt som partnerskapsorganens offentlig-privata natur beaktas. Utanordnarna bör ha hela ansvaret för samtliga inkomst- och utgiftstransaktioner som faller inom deras behörighet och kunna ställas till svars för dessa transaktioner, vid behov även genom disciplinförfaranden.
(7)
Det är nödvändigt att tydliggöra funktionerna inom internrevisionen och internkontrollen samt att rationalisera rapporteringskraven. Partnerskapsorganens internrevision bör utföras av kommissionens internrevisor som bör genomföra revisioner när riskerna så motiverar. Regler för inrättande av internrevisionsfunktioner och deras verksamhet bör införas.
(8)
För att garantera att varje partnerskapsorgan ansvarar för genomförandet av sin egen budget och arbetar för de mål som ställdes upp för det vid inrättandet, bör partnerskapsorganen, för att utföra de uppgifter som anförtrotts dem, ha rätt att engagera externa privaträttsliga partnerskapsorgan, dock endast i nödvändiga fall och inte för uppgifter som inbegriper offentliga uppdrag eller ger utrymme åt skönsmässiga bedömningar.
(9)
Det bör fastställas vilka principer som ska gälla partnerskapsorganets inkomster och utgifter.
(10)
Med tanke på partnerskapsorganens offentlig-privata natur och särskilt den privata sektorns bidrag till deras budget bör flexibla förfaranden för tilldelning av upphandlingskontrakt tillåtas. De berörda förfarandena bör styras av principerna om öppenhet och insyn, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering samt delvis kunna avvika från de relevanta bestämmelserna i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 (3). Det är nödvändigt att förstärka samarbetet mellan partnerskapsorganens medlemmar för att säkerställa ett bättre och billigare sätt att tillhandahålla varor och tjänster, samt undvika alltför höga förvaltningskostnader i upphandlingsförfarandena. Därför bör partnerskapsorganen också utan att genomföra upphandlingsförfaranden kunna sluta avtal med sina medlemmar, förutom unionen, om att leverera varor, tillhandahålla tjänster eller utföra arbete som dessa medlemmar tillhandahåller direkt utan att anlita tredje part.
(11)
För att förbättra kostnadseffektiviteten, bör det finnas en möjlighet att dela tjänster eller överföra dem till ett annat partnerskapsorgan eller kommissionen, särskilt genom att tillåta att kommissionens räkenskapsförare anförtros samtliga eller vissa uppgifter som åligger partnerskapsorganets räkenskapsförare.
(12)
Organen bör kunna anlita utomstående sakkunskap för att bedöma bidragsansökningar, projekt och anbud samt för att få rådgivning i specifika fall. Dessa experter bör göras i enlighet med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och uteslutande av intressekonflikt.
(13)
Vid tilldelningen av bidrag och priser till följd av tävlingar bör de relevanta bestämmelserna i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas, med förbehåll för eventuella särbestämmelser i partnerskapsorganets grundrättsakt eller i den grundläggande akten för det program vars genomförande partnerskapsorganet sköter för att därigenom garantera en tillämpning som är enhetlig med de åtgärder som kommissionen ansvarar för.
(14)
När partnerskapsorganens räkenskaper behöver konsolideras enligt unionens redovisningsregler i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, bör partnerskapsorganens räkenskapsregler möjliggöra en sådan konsolidering.
(15)
Denna förordning bör träda i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning i syfte att möjliggöra ett snabbt antagande av de reviderade ekonomiska bestämmelserna för offentlig-privata partnerskapsorgan från och med den 1 januari 2014, för att säkerställa enhetliga regler för nästa fleråriga budgetram.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
KAPITEL 1
TILLÄMPNINGSOMRÅDE
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs de grundläggande principer enligt vilka det offentlig-privata partnerskapsorganet (nedan kallat partnerskapsorganet) ska anta egna finansiella regler. partnerskapsorganets finansiella regler får inte avvika från förordningen, förutom när särskilda behov föreligger och kommissionen gett sitt samtycke i enlighet med artikel 209 fjärde stycket i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Varje partnerskapsorgan ska anta utförliga föreskrifter om införandet av dessa principer i sina finansiella regler.
Artikel 2
Definitioner
I denna förordning gäller följande definitioner:
- styrelse: partnerskapsorganets viktigaste interna beslutsfattande instans i finansiella frågor och budgetfrågor, oavsett vilket exakt begrepp som används för denna instans i partnerskapsorganets grundrättsakt.
- direktör: den person som ansvarar för genomförandet av styrelsens beslut samt för partnerskapsorganets budget i egenskap av utanordnare, oavsett vilken exakt benämning tjänsten ges i partnerskapsorganets grundrättsakt.
- medlem: en medlem i partnerskapsorganet enlighet definitionen i dess grundrättsakt.
- grundrättsakt: instrument inom unionsrätten som reglerar de viktigaste aspekterna av inrättandet och av verksamheten i partnerskapsorganet.
- organets budget: dokument med prognoser för och godkännanden av de inkomster och utgifter som bedöms bli nödvändiga för varje budgetår inom respektive partnerskapsorgan.
Artikel 3
Budgetens tillämpningsområde
Organets budget ska bestå av följande:
a)
Organets inkomster bestående av
i)
medlemmarnas finansiella bidrag till de administrativa kostnaderna,
ii)
medlemmarnas finansiella bidrag till driftskostnaderna,
iii)
inkomster som avsatts för särskilda ändamål,
iv)
alla intäkter som genererats av partnerskapsorganet.
b)
Organets utgifter, också administrativa utgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPER
Artikel 4
Iakttagande av budgetprinciper
Budgeten ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning, vilket förutsätter effektiv och ändamålsenlig intern kontroll samt öppenhet, på det sätt som avses i denna förordning.
Artikel 5
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
1. Alla inkomster och utgifter ska medföra att en rubrik i partnerskapsorganets budget tillgodogörs eller belastas.
2. Åtagande eller godkännande av utgifter får inte ske utöver de anslag som beviljats i partnerskapsorganets budget.
3. Ett anslag får föras in i partnerskapsorganets budget endast om det motsvarar en utgift som bedöms vara nödvändig.
4. Upplupen ränta på förskottsfinansiering ur partnerskapsorganets budget ska inte föras upp i dess budget.
Artikel 6
Principen om ettårighet
1. De anslag som tas upp i partnerskapsorganets budget ska beviljas för ett budgetår som börjar den 1 januari och slutar den 31 december.
2. Åtagandebemyndiganden ska täcka den totala kostnaden för alla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret i fråga.
3. Betalningsbemyndigandena ska täcka de betalningar som krävs för att uppfylla rättsliga åtaganden som ingås under budgetåret eller som ingåtts under tidigare budgetår.
4. Vad gäller de administrativa anslagen, får utgifterna inte överstiga de förväntade intäkterna för år som avses i artikel 3 a i.
5. Vad gäller partnerskapsorganets behov, får de outnyttjade anslagen föras upp i inkomst- och utgiftsberäkningarna upp till de följande tre budgetåren. Dessa anslag ska användas först.
6. Bestämmelserna i punkterna 1-5 får inte förhindra att budgetmässiga åtaganden som sträcker sig över fler än ett budgetår delas upp i årliga delåtaganden, om detta är tillåtet enligt grundrättsakten eller om det gäller de administrativa utgifterna.
Artikel 7
Principen om balans i budgeten
1. Det ska råda balans mellan inkomster och betalningsbemyndiganden.
2. Åtagandebemyndiganden får inte överstiga det relevanta årliga bidraget från unionen enligt avtalet med kommissionen om den årliga överföringen av medel, plus årliga bidrag från andra medlemmar än unionen, eventuella andra inkomster som avses i artikel 3 och de outnyttjade anslag som avses i artikel 6.5.
3. Organet får inte ta upp lån inom ramen för sin egen budget.
4. Om budgetresultatet är positivt, ska det föras upp som inkomst i budgeten för nästföljande budgetår.
Om budgetresultatet är negativt, ska det föras upp som betalningsbemyndigande i budgeten för nästföljande budgetår.
Artikel 8
Principen om en enda beräkningsenhet
Organets budget ska upprättas och genomföras i euro och räkenskaperna ska redovisas i euro. För behov som avser förvaltning av likvida medel behåller räkenskapsföraren emellertid sina befogenheter att genomföra transaktioner i annan valuta enligt partnerskapsorganets finansiella regler.
Artikel 9
Universalitetsprincipen
1. Utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 ska de totala inkomsterna täcka de totala betalningsbemyndigandena. Alla inkomster och utgifter ska tas upp som bruttobelopp i budgeten utan att justeras mot varandra, med förbehåll för eventuella specifika bestämmelser bland partnerskapsorganets finansiella regler för de fall där vissa avdrag får göras från ansökningar om utbetalningar som sedan ska godkännas som nettobelopp.
2. Inkomster som avsatts för ett särskilt ändamål, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat, ska användas till att finansiera specifika utgifter.
3. Direktören har rätt att ta emot alla sorters donationer till partnerskapsorganet, t.ex. inkomster från fonder, subventioner, gåvor och legat.
Donationer som kan leda till betydande kostnader får endast tas emot efter förhandsgodkännande från styrelsen, som ska fatta beslut inom två månader efter mottagandet av begäran. Om styrelsen inte fattar något beslut inom denna tidsfrist ska donationen betraktas som godkänd.
Styrelsen ska besluta hur stort beloppet måste vara för att kostnaden ska betraktas som betydande.
Artikel 10
Principen om specificering
1. Anslag ska delas in efter specifika ändamål i avdelningar och kapitel.
2. Direktören har rätt att utan begränsningar flytta anslag mellan olika kapitel och högst 10 procent av anslagen från en titel till en annan för det år som avser den post från vilken överföringen görs.
Vad gäller överföringar mellan avdelningar där beloppet överstiger gränsen i punkt 1, ska direktören lägga fram ett förslag om överföring till styrelsen. Styrelsen ska ha tre veckor på sig att invända mot sådana överföringar. Efter denna frist ska anslagsöverföringarna anses godkända.
Direktören ska med det snaraste upplysa styrelsen om alla överföringar som skett i enlighet med första stycket.
Artikel 11
Principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Anslagen ska användas enligt principen om sund ekonomisk förvaltning, det vill säga i enlighet med principerna om sparsamhet, effektivitet och ändamålsenlighet.
2. Principen om sparsamhet kräver att de resurser som partnerskapsorganet använder för att bedriva sin verksamhet ska göras tillgängliga i god tid och vara av den kvantitet och kvalitet som krävs, samt ställas till förfogande till lägsta möjliga kostnad.
Principen om effektivitet avser förhållandet mellan de resurser som används och de resultat som uppnås.
Principen om ändamålsenlighet avser hur väl specifika mål med en åtgärd och förväntade resultat uppnås.
3. Specifika, mätbara, uppnåbara, relevanta och tidsbundna mål ska fastställas för alla verksamhetsområden som partnerskapsorganets budget omfattar. Förverkligandet av dessa mål ska kontrolleras med hjälp av resultatindikatorer för varje verksamhetsfält, och direktören ska varje år överlämna uppgifterna till styrelsen och senast i de dokument som åtföljer förslaget till partnerskapsorganets budget.
4. Även om inte grundrättsakten innehåller bestämmelser om utvärderingar som genomförts av kommissionen, ska partnerskapsorganet, för att höja kvaliteten i beslutsfattandet, genomföra utvärderingar, också utvärderingar i efterhand, av sina program och all verksamhet som ger upphov till betydande utgifter och resultaten av dessa utvärderingar ska överlämnas till styrelsen.
Artikel 12
Intern kontroll av budgetgenomförandet
1. Genomförandet av partnerskapsorganets budget ska omfattas av ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.
2. När det gäller genomförandet av partnerskapsorganets budget avses med intern kontroll en process som tillämpas på alla förvaltningsnivåer och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:
a)
Att verksamheten präglas av effektivitet, ändamålsenlighet och sparsamhet.
b)
Att redovisningen är tillförlitlig.
c)
Att tillgångar och information skyddas.
d)
Att bedrägerier och oriktigheter förebyggs, upptäcks, korrigeras och följs upp.
e)
Att risker kopplade till de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet hanteras på lämpligt sätt, med hänsyn tagen till betalningarnas natur och programmens flerårighet.
3. En effektiv och ändamålsenlig intern kontroll ska bygga på bästa internationella praxis, och i synnerhet innefatta de delar som fastställs i artikel 32.3 och 32.4 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, med hänsyn till partnerskapsorganets struktur och storlek, typen av genomförandeuppgifter som anförtrotts partnerskapsorganet och de kostnader och finansiella och operativa risker som ingår.
Artikel 13
Principen om öppenhet
1. Organets medel ska fastställas och genomföras och räkenskaperna ska läggas fram enligt principen om öppenhet.
2. Organets budget, inklusive tjänsteförteckningen och ändringsbudgetar, såsom den antas, inbegripet eventuella anpassningar enligt artikel 15.1, ska offentliggöras på partnerskapsorganets webbplats inom fyra veckor från och med antagandet och översändas till kommissionen och revisionsrätten.
3. Organet ska på sin webbplats senast den 30 juni påföljande budgetår lägga ut uppgifter om mottagarna av medel ur dess budget, i enlighet med artikel 21.2, 21.3 och 21.4 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 efter en standardiserad presentation.
De uppgifter som offentliggörs ska vara lätt tillgängliga, klara och uttömmande. Uppgifterna ska läggas fram med vederbörlig hänsyn till säkerhetskrav samt krav på konfidentialitet, särskilt skydd av personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (4).
4. De experter man slutit kontrakt med enligt artikel 34 i denna förordning ska offentliggöras på någon av unionens webbsidor.
KAPITEL 3
FINANSIELL PLAN
Artikel 14
Beräkning av inkomster och utgifter
1. Senast den 31 januari det år som föregår det år då partnerskapsorganets budget ska genomföras ska partnerskapsorganet förse kommissionen och övriga medlemmar med en beräkning av sina inkomster och utgifter tillsammans med en allmän motivering, samt med utkastet till det arbetsprogram som avses i artikel 31.4.
2. Organets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla följande:
a)
En beräkning av antalet fasta och tillfälliga tjänster, per tjänstegrupp och lönegrad, liksom av de kontraktsanställda och de utsända nationella experterna, uttryckt i heltidsekvivalenter, inom ramarna för budgetanslagen.
b)
En motivering för de ytterligare tjänster som begärs, om någon sådan förändring i personalresurserna är aktuell.
c)
En kvartalsberäkning över förväntade in- och utbetalningar.
d)
Uppgifter om förverkligandet av alla mål som tidigare fastställts för de olika verksamheterna.
e)
De fastställda målen för det budgetår som budgetförslaget hänför sig till, med angivande av alla särskilda budgetbehov som fastställts för att uppnå dessa mål.
f)
Organets administrativa kostnader och genomförda budget under föregående budgetår.
g)
Storleken på de finansiella bidrag som lämnats av medlemmarna och värdet av bidragen in natura från andra medlemmar än unionen.
h)
Uppgifter om de outnyttjade anslag som ska föras in i beräkningen av inkomster och utgifter per år i enlighet med artikel 6.5.
Artikel 15
Upprättandet av budgeten
1. Organets budget och tjänsteförteckning, inklusive antalet fasta och tillfälliga tjänster per tjänstegrupp och lönegrad kompletterad med antalet kontraktsanställda och utsända nationella experter, uttryckt i heltidsekvivalenter, ska antas av styrelsen i enlighet med partnerskapsorganets grundrättsakt. Närmare bestämmelser får fastställas i partnerskapsorganets finansiella regler. Alla ändringar i partnerskapsorganets budget, även i tjänsteförteckningen, ska ske genom en ändringsbudget för partnerskapsorganet, som ska antas enligt samma förfarande som för partnerskapsorganets ursprungliga budget. partnerskapsorganets budget och, i förekommande fall, partnerskapsorganets ändringsbudgetar ska anpassas för att beakta unionens bidrag enligt unionens budget.
2. Organets budget ska bestå av en sammanställning över inkomster och utgifter.
3. I partnerskapsorganets budget ska följande anges:
a)
I sammanställningen över inkomster:
i)
Organets beräknade inkomster för budgetåret i fråga (år n).
ii)
De beräknade inkomsterna för föregående budgetår samt inkomsterna för budgetåret n-2.
iii)
Lämpliga anmärkningar vid varje budgetrubrik.
b)
I sammanställningen över utgifter:
i)
Åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden för år n.
ii)
Åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena för föregående budgetår samt uppgifter om de åtaganden som gjorts och de utgifter som betalats under budgetåret n-2, de senare även angivna som en procentandel av partnerskapsorganets budget för år n.
iii)
En sammanfattande förfalloplan över de betalningar som ska utföras under de följande budgetåren med anledning av budgetmässiga åtaganden som ingåtts under de föregående budgetåren.
iv)
Lämpliga anmärkningar vid varje underindelning.
4. I tjänsteförteckningen ska, intill uppgiften om antalet godkända tjänster för det berörda budgetåret, anges motsvarande uppgifter för föregående budgetår samt antalet tjänster som i praktiken tillsatts. Samma uppgifter ska anges för kontraktsanställda och nationella experter.
KAPITEL 4
AKTÖRER I BUDGETFÖRVALTNINGEN
Artikel 16
Genomförande av budgeten enligt principen om sund ekonomisk förvaltning
1. Direktören ska fungera som utanordnare. Direktören ska på eget ansvar genomföra partnerskapsorganets budget med avseende på både inkomster och utgifter i enlighet med partnerskapsorganets finansiella regler och principen om sund ekonomisk förvaltning inom ramen för de tilldelade anslagen. Direktören ska ansvara för att säkerställa överensstämmelse med kraven på laglighet och korrekthet.
Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oriktigheter förebyggs och upptäcks, ska partnerskapsorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.
2. Direktören får delegera sin behörighet att genomföra budgeten till andra tjänstemän vid partnerskapsorganet som omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som dessa gäller personal vid partnerskapsorganet, i enlighet med de villkor som fastställs i partnerskapsorganets finansiella regler. De personer till vilka ansvar delegeras får endast agera inom ramarna för de befogenheter som uttryckligen har tilldelats dem.
Artikel 17
Utanordnarens befogenheter och ansvar
1. Organets budget ska genomföras av direktören inom de avdelningar som är underställda honom eller henne.
2. Om det visar sig oundvikligt får uppgifter av teknisk, administrativ, förberedande eller underordnad natur som varken innebär myndighetsutövning eller ger utrymme för skönsmässiga bedömningar överlåtas åt externa privaträttsliga enheter eller partnerskapsorgan genom kontrakt.
3. I enlighet med de miniminormer som fastställs av styrelsen och med beaktande av de risker som är förenade med förvaltningsmiljön och de finansierade åtgärdernas art ska direktören inrätta en partnerskapsorganisatorisk struktur samt interna kontrollsystem som är anpassade till de uppgifter han eller hon ska utföra. Strukturen och systemen ska utformas på grundval av en ingående riskanalys som beaktar deras kostnadseffektivitet.
Direktören kan inom sin avdelning inrätta en särskild funktion för rådgivning och expertis med inriktning på hantering av risker som är knutna till verksamheten.
4. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år räknat från dagen för beslutet om beviljande av ansvarsfrihet för kommissionen för genomförandet av Europeiska unionens budget under det berörda året. Personuppgifter i de styrkande handlingarna ska, om möjligt, strykas om dessa uppgifter inte är nödvändiga för kontroll och revision. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata är i alla händelser tillämplig.
Artikel 18
Förhandskontroller
1. Varje transaktion ska vara föremål för åtminstone en förhandskontroll av dokument och en genomgång av tillgängliga resultat av tidigare kontroller som har samband med de operativa och ekonomiska aspekterna av transaktionen.
Förhandskontrollen ska gälla både initiativet till och utförandet av transaktionen.
Initiativet till transaktionen och kontrollen av densamma ska vara åtskilda funktioner.
2. Med initiativ till en transaktion avses samtliga förberedande steg som normalt vidtas för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör ett led i genomförandet av partnerskapsorganets budget.
3. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.
4. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.
Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:
a)
Att utgifterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser.
b)
Att transaktionen är förenlig med den princip om sund ekonomisk förvaltning som anges i artikel 11.
Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren beakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinutgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
Artikel 19
Efterhandskontroller
1. Den delegerade utanordnaren får införa kontroller i efterhand i syfte att granska transaktioner som redan godkänts genom förhandskontroll. Sådana kontroller kan ske i form av stickprovskontroller på grundval av en riskanalys.
Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
2. Efterhandskontrollerna ska utföras av andra anställda än de som ansvarar för förhandskontrollerna. De anställda som ansvarar för efterhandskontrollerna får inte vara underordnade de som ansvarar för förhandskontrollerna.
Anställda som ansvarar för att kontrollera förvaltningen av finansiella transaktioner ska ha den yrkeskompetens som krävs för uppgiften.
Artikel 20
Årsredovisning
Varje år ska utanordnaren för styrelsen redovisa hur förvaltningsuppgifterna utförts. För detta ändamål ska utanordnaren senast den 15 februari påföljande budgetår överlämna följande till styrelsen och kommissionen:
a)
En rapport om genomförandet av partnerskapsorganets årliga arbetsprogram, dess budget och personalresurser.
b)
Organets preliminära räkenskaper, inbegripet den rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen som avses i artikel 39.
c)
En förvaltningsförklaring om att utanordnaren, såvida inte annat anges i reservationer, har rimlig säkerhet för att
i)
uppgifterna är rättvisande, fullständiga och korrekta (rättvisande bild),
ii)
utgifterna användes för avsett ändamål, och
iii)
de kontrollsystem som införts ger tillräckliga garantier för de underliggande transaktionernas laglighet och korrekthet.
d)
En sammanfattning av de slutliga revisionsrapporterna och av genomförda kontroller, bl.a. en analys av typerna och omfattningen av fel och svagheter identifierade i systemen, samt åtgärder som vidtagits eller planeras för att avhjälpa dem.
Av verksamhetsrapporten ska det framgå vilka resultat som uppnåtts genom åtgärderna i förhållande till de mål som ställts upp, vilka risker som är förenade med åtgärderna, vilka resurser som utnyttjas och effektiviteten och ändamålsenligheten hos systemen för intern kontroll som ska stå i proportion till de uppgifter som anförtrotts partnerskapsorganet och de belopp som berörs.
Enligt artikel 43.2 ska direktören senast den 1 juli varje år till kommissionen översända de handlingar som anges i punkterna c) och d) i första stycket tillsammans med styrelsens bedömning, den godkända årliga verksamhetsrapporten och den slutliga redovisningen tillsammans med ett godkännande från styrelsen. Kommissionen ska till Europaparlamentet och rådet översända följande:
Artikel 21
Skyddet av unionens ekonomiska intressen
1. Om en anställd som medverkar i den ekonomiska förvaltningen och kontrollen av transaktioner bedömer att ett beslut, som fattats av en överordnad och som han eller hon uppmanas att verkställa eller godta, utgör en oriktighet eller ett brott mot principen om sund ekonomisk förvaltning eller de yrkesregler som denne anställde är skyldig att följa, ska han eller hon underrätta sin närmaste överordnade som ska lämna ett skriftligt svar. Om direktören underlåter att vidta åtgärder eller bekräftar det ursprungliga beslutet eller anvisningen och den anställde anser att en sådan bekräftelse inte utgör ett rimligt svar på hans eller hennes fråga, ska den anställde skriftligen meddela den instans som avses i artikel 23.3. Den instans som avses i artikel 23.3 ska omedelbart underrätta styrelsen.
2. I händelse av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada partnerskapsorganets intressen eller medlemmar, ska den anställde informera de myndigheter och partnerskapsorgan som anges i tillämplig lagstiftning. Avtal med externa revisorer som genomför revisioner av partnerskapsorganets ekonomiska förvaltning ska föreskriva att den externa revisorn informerar utanordnaren om varje misstänkt fall av olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som skadar partnerskapsorganets intressen.
Artikel 22
Räkenskapsföraren
1. Styrelsen ska utse en räkenskapsförare som ska omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som dessa gäller partnerskapsorganets personal, och denne ska vara fullständigt oberoende i sin tjänsteutövning. Räkenskapsföraren ska vara partnerskapsorganets ansvarige för att
a)
betalningar effektueras korrekt samt att inkomster och fastställda fordringar betalas in,
b)
räkenskaperna sammanställs och läggs fram i enlighet med artikel 8,
c)
redovisningsregler och en kontoplan genomförs i enlighet med kapitel 8,
d)
utforma och godkänna redovisningssystemen och i förekommande fall godkänna de system som utanordnarna utformar för att leverera eller styrka bokföringsuppgifter, och i detta avseende ha befogenhet att när som helst kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna, samt
e)
förvalta likvida medel.
2. Två eller flera partnerskapsorgan får utse samma räkenskapsförare.
Organen kan också enas med kommissionen om att kommissionens räkenskapsförare också ska fungera som partnerskapsorganets räkenskapsförare.
De får också anförtro kommissionens räkenskapsförare en del av de uppgifter som åligger partnerskapsorganets räkenskapsförare utifrån beräkningar av kostnad och nytta.
I de fall som avses i denna punkt ska de vidta nödvändiga åtgärder för att undvika intressekonflikt.
3. Utanordnaren ska förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av partnerskapsorganets ekonomiska situation samt av budgetgenomförandet. Utanordnaren ska garantera uppgifternas tillförlitlighet.
4. Innan direktören antar räkenskaperna ska räkenskapsföraren underteckna dem och därigenom intyga att det finns rimliga garantier för att de ger en rättvisande bild av partnerskapsorganets ekonomiska situation.
Räkenskapsföraren ska, i det syfte som avses i första stycket, därför kontrollera att räkenskaperna har utarbetats i överensstämmelse med de räkenskapsregler som avses i artikel 38 och att alla inkomster och utgifter förts upp i räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkomna uppgifter samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser nödvändiga för att kunna godkänna räkenskaperna.
Räkenskapsföraren ska, om nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären och omfattningen på dessa reservationer.
Om inte annat följer av punkt 5 ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida medel och motsvarigheter till likvida medel. Räkenskapsföraren ska ansvar för förvaringen av dessa.
5. Räkenskapsföraren får, vid fullgörandet av sina arbetsuppgifter, delegera vissa uppgifter till anställda som omfattas av tjänsteföreskrifterna, i den mån som de gäller partnerskapsorganets personal, när så är nödvändigt för att räkenskapsföraren ska kunna fullgöra sina uppgifter i enlighet med partnerskapsorganets finansiella regler.
6. Styrelsen får när som helst, tillfälligt eller permanent, frånta räkenskapsföraren dennes befogenheter, utan att detta påverkar möjligheten att tillämpa eventuella disciplinåtgärder. I sådana fall ska styrelsen utse en tillförordnad räkenskapsförare.
Artikel 23
Ansvar som åligger aktörerna i budgetförvaltningen
1. Artiklarna 16-25 ska inte påverka möjligheten att ställa de aktörer som medverkar i budgetförvaltningen till straffrättsligt ansvar enligt tillämplig nationell lag och enligt gällande bestämmelser om skydd av unionens ekonomiska intressen och kampen mot korruption som tjänstemän vid unionen eller i medlemsstaterna är delaktiga i.
2. Alla utanordnare och räkenskapsförare kan ställas till disciplinärt och ekonomiskt ansvar enligt tjänsteföreskrifterna. När det är fråga om olaglig verksamhet, bedrägeri eller korruption som kan skada partnerskapsorganets intressen, ska sådana ärenden hänskjutas till de myndigheter och partnerskapsorgan som anges i gällande lagstiftning, särskilt till Olaf.
3. Den särskilda instans för undersökning av finansiella oriktigheter som utsetts av kommissionen enligt artikel 73.6 i den allmänna budgetförordningen ska ha samma befogenheter gentemot partnerskapsorganet som gentemot kommissionens egna avdelningar, såvida inte styrelsen för ett partnerskapsorgan beslutar att inrätta en funktionellt oberoende instans för ändamålet, eller att dela en gemensam sådan instans som inrättas av flera partnerskapsorgan tillsammans. När ett ärende läggs fram av ett partnerskapsorgan ska en anställd vid något av partnerskapsorganen delta i den instans för finansiella oegentligheter som inrättats av kommissionen.
Direktören ska på grundval av ett yttrande från denna instans fatta beslut om huruvida ett förfarande för disciplinåtgärder eller krav på ekonomisk kompensation ska inledas. Om instansen upptäcker systemrelaterade fel, ska den överlämna en rapport med sina rekommendationer till utanordnaren. Om instansen genom sitt yttrande ifrågasätter direktörens tjänsteutövning, ska den överlämna yttrandet till styrelsen och till kommissionens internrevisor. Direktören ska, utan angivande av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport enligt artikel 20 och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.
4. Varje anställd kan åläggas att helt eller delvis ersätta den skada som partnerskapsorganet lidit på grund av ett allvarligt fel som han eller hon begått i eller i samband med tjänstutövningen. Ett motiverat beslut ska fattas av tillsättningsmyndigheten, efter det att de formaliteter som ingår i ett disciplinförfarande enligt tjänsteföreskrifterna är fullgjorda.
Artikel 24
Intressekonflikter
1. Aktörerna i budgetförvaltningen i den mening som avses i artiklarna 16-25 och andra personer som medverkar vid genomförande och förvaltning av budgeten, inbegripet förberedande åtgärder, revision eller kontroll av budgetmedel får inte utföra handlingar som kan leda till en konflikt mellan ett egenintresse och partnerskapsorganets intresse.
Om en sådan situation uppstår, ska personen i fråga avstå ifrån att utföra handlingen och underrätta den delegerade utanordnaren som skriftligen ska bekräfta huruvida en intressekonflikt föreligger. Personen i fråga ska också underrätta sin närmaste överordnade. Om aktören är direktören, måste han eller hon hänskjuta frågan till styrelsen.
Om en intressekonflikt konstateras, ska personen i fråga upphöra med all verksamhet på detta område. Direktören eller styrelsen, om det gäller direktören, ska vidta alla vidare lämpliga åtgärder.
2. Vid tillämpning av punkt 1 föreligger en intressekonflikt om en aktör i budgetförvaltningen eller annan person, i enlighet med vad som avses i punkt 1, av familjeskäl, känslomässiga skäl, politisk eller nationell koppling, ekonomiskt intresse eller varje annat gemensamt intresse med mottagaren sätter en opartisk och objektiv tjänsteutövning på spel.
Artikel 25
Åtskillnad mellan funktioner
Utanordnarens och räkenskapsförarens funktioner ska vara åtskilda och ömsesidigt uteslutande.
KAPITEL 5
INTERNREVISION
Artikel 26
Utnämning av internrevisorn, dennes befogenheter och ansvar
1. Varje partnerskapsorgan ska förfoga över en funktion för internrevision som ska skötas enligt relevanta internationella normer.
2. Kommissionens internrevisor bör utöva de funktioner som är kopplade till den interna revisionen. Internrevisorn får inte samtidigt utöva befogenheter som utanordnare eller räkenskapsförare.
3. Internrevisorn ska ge partnerskapsorganet i fråga råd om riskförebyggande genom att på oberoende basis avge yttranden om förvaltnings- och kontrollsystemens kvalitet och genom att utfärda rekommendationer för att förbättra villkoren för att genomföra transaktioner och för att främja principen om sund ekonomisk förvaltning.
Internrevisorn ska särskilt ansvara för att
a)
bedöma om interna förvaltningssystem är lämpligt utformade och tillräckligt effektiva, samt bedöma hur program och åtgärder genomförs med hänsyn tagen till de risker som är förenade med dem, samt
b)
bedöma om de system för intern kontroll och internrevision som används vid varje transaktion för budgetens genomförande är ändamålsenliga och effektiva.
4. Internrevisorns befogenheter ska omfatta hela partnerskapsorganets verksamhet och alla dess avdelningar. Internrevisorn ska ha fullständig och obegränsad tillgång till de uppgifter han eller hon behöver för sin tjänsteutövning.
5. Internrevisorn ska ta del av utanordnarens årliga verksamhetsrapport enligt artikel 20 liksom av andra uppgifter som fastställts.
6. Internrevisorn ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Internrevisorn ska också rapportera i följande fall:
-
När stora risker och rekommendationer inte har åtgärdats.
-
När det förekommit betydande förseningar i genomförandet av rekommendationerna under det närmast föregående året.
Styrelsen och direktören ska regelbundet övervaka genomförandet av revisionsrekommendationerna. Styrelsen ska granska den information som avses i artikel 20 och huruvida rekommendationerna till fullo har genomförts inom utsatt tid.
7. Kontaktuppgifterna till internrevisorn ska göras tillgängliga av partnerskapsorganet för alla fysiska och juridiska personer som arbetar med ärenden knutna till kostnader så att de kan kontakta internrevisorn konfidentiellt.
8. Internrevisorns rapport och granskningsresultat ska bli tillgängliga för allmänheten först efter det att internrevisorn godkänt de åtgärder som ska vidtas för deras genomförande.
Artikel 27
Internrevisorns oberoende
Internrevisorns oberoende och dennes ansvar för åtgärder som vidtas vid fullgörandet av uppgifterna samt dennes rätt att väcka talan vid Europeiska unionens domstol, ska avgöras i enlighet med artikel 100 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 28
Införandet av en internrevisionsfunktion
1. Styrelsen får, med vederbörlig hänsyn till kostnadseffektivitet och mervärde, inrätta en internrevisionsfunktion som ska fullgöra sina uppgifter enligt relevanta internationella normer.
Syftet med internrevisionsfunktionen samt dess befogenheter och ansvar ska anges i internrevisionens stadga och godkännas av styrelsen.
Internrevisionsfunktionens årliga revisionsplan ska utarbetas av chefen för internrevisionsfunktionen och bland annat bygga på direktörens bedömning av riskerna i partnerskapsorganet.
Den ska granskas och godkännas av styrelsen.
Internrevisionsfunktionen ska rapportera till styrelsen och direktören om sina konstateranden och rekommendationer.
Om internrevisionsfunktionen i ett enskilt partnerskapsorgan inte är kostnadseffektiv eller inte uppfyller internationella normer, kan partnerskapsorganet besluta att dela internrevisionsfunktion med andra partnerskapsorgan som verkar inom samma politikområde.
I sådana fall ska de berörda partnerskapsorganens styrelser komma överens om de praktiska arrangemang som gäller de gemensamma internrevisionsfunktionerna.
Internrevisionsaktörerna ska samarbeta effektivt genom informationsutbyte och revisionsrapporter och, i tillämpliga fall, utarbeta gemensamma riskbedömningar och genomföra gemensamma revisioner.
2. Styrelsen och direktören ska säkerställa regelbunden övervakning av genomförandet av internrevisionsfunktionens rekommendationer.
KAPITEL 6
FÖRVALTNING AV INKOMSTER OCH UTGIFTER
Artikel 29
Handläggningen av inkomsterna
1. Handläggningen av inkomsterna ska innefatta beräkningar av utestående fordringar, fastställa betalningskrav och återvinna felaktigt utbetalda belopp. Den kan också innefatta möjligheten att i tillämpliga fall fastställda fordringar skrivs av.
2. Betalningar som skett på felaktiga grunder ska återkrävas.
Om inbetalningen inte ägt rum när den tidsfrist som angetts i debetnotan gått ut ska räkenskapsföraren informera den behörige utanordnaren om detta, och utan dröjsmål inleda ett förfarande för att driva in beloppet via alla de rättsliga vägar som står till buds, inklusive i förekommande fall genom avräkning eller, om det inte är möjligt, genom indrivning.
Om den behörige utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon säkerställa att detta beslut är formellt korrekt, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat. I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.
Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. partnerskapsorganets fordringar ska i förteckningen ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Räkenskapsföraren ska också ange beslut om att avstå eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran. Förteckningen ska fogas till partnerskapsorganets rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
3. För varje skuld som inte återbetalats senast på förfallodagen ska ränta påläggas enligt den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
4. Organens fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på partnerskapsorganen ska preskriberas efter fem år.
Artikel 30
Bidrag från medlemmarna
1. Organets ska för sina medlemmar lägga fram betalningskrav med avseende på hela eller delar av deras bidrag enligt de villkor och de intervall som framgår av grundrättsakten eller som avtalats med dem.
2. De medel som medlemmarna betalar partnerskapsorganet genom ett bidrag ska beläggas med ränta som ska tillfalla partnerskapsorganets budget.
Artikel 31
Handläggningen av utgifterna
1. För att kunna göra utbetalningar måste utanordnarna göra budgetmässiga och rättsliga åtaganden, kontrollera och godkänna utgifter samt göra de förberedelser som krävs för användning av anslagen.
2. Varje utgift ska vara föremål för ett åtagande, en kontroll, ett godkännande och en betalning.
Kontrollen av utgifter är den handling genom vilken den behöriga räkenskapsföraren godkänner en transaktion.
Godkännande av utgifter är den handling genom vilken den behöriga utanordnaren, efter att ha kontrollerat att anslagen är tillgängliga, uppmanar utanordnaren att betala den godkända utgiften.
3. För varje åtgärd som kan ge upphov till utgifter som belastar partnerskapsorganets budget ska den behöriga utanordnaren först ingå ett budgetåtagande innan han eller hon ingår något rättsligt åtagande gentemot tredje man.
4. Organets årliga arbetsprogram ska innehålla styrelsens godkännande av partnerskapsorganets driftsutgifter för den verksamhet som det bedriver, förutsatt att kriterierna i denna punkt är entydigt uppfyllda.
Det årliga arbetsprogrammet ska omfatta detaljerade målsättningar och förväntade resultat, inklusive resultatindikatorer. Det ska också innehålla en beskrivning av de åtgärder som ska finansieras samt en indikation om det belopp som avdelas för varje åtgärd.
Varje betydande ändring av det årliga arbetsprogrammet ska, i enlighet med bestämmelserna i grundrättsakten, antas på grundval av samma förfarande som det ursprungliga årliga arbetsprogrammet.
Styrelsen har rätt att delegera befogenheten att göra mindre ändringar av arbetsprogrammet till partnerskapsorganets utanordnare.
Artikel 32
Tidsfrister
Betalningen av utgifterna ska genomföras inom den tidsfrist som anges i enlighet med förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
KAPITEL 7
GENOMFÖRANDE AV PARTNERSKAPSORGANETS BUDGET
Artikel 33
Offentlig upphandling
1. Vad gäller offentlig upphandling, ska avdelning V i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av punkterna 3-6 i denna artikel.
2. Organet ska delta i den gemensamma centrala databas som inrättats och numera sköts av kommissionen enligt artikel 108 i den allmänna budgetförordningen.
3. För kontrakt som är värda mellan 60 000 euro och de trösklar som är faststställda i artikel 118 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 får det förfarande tillämpas som anges i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 för kontrakt med lågt värde som inte överstiger 60 000 euro.
4. Ett partnerskapsorgan kan begära att få delta som upphandlande myndighet i upphandlingsförfaranden som genomförs av kommissionen eller interinstitutionellt och vid tilldelning av kontrakt som sköts av andra unionsorgan eller partnerskapsorgan.
5. Ett partnerskapsorgan får ingå kontrakt om leverans av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten utan att genomföra något offentligt upphandlingsförfarande, om den andra kontraktsparten är kommissionen, någon av de interinstitutionella byråerna, Översättningscentrum för Europeiska unionens partnerskapsorgan som inrättades genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 (5) eller andra partnerskapsorgan.
Organen får också, utan att genomföra något offentligt upphandlingsförfarande, sluta avtal med sina medlemmar, förutom unionen, om att leverera varor, tillhandahålla tjänster eller utföra arbete som dessa medlemmar tillhandahåller direkt utan att anlita tredje part.
De varor, tjänster eller arbetsinsatser som tillhandahålls enligt första och andra stycket ska inte betraktas som en del av medlemmarnas bidrag till partnerskapsorganets budget.
6. För att täcka sina administrativa behov kan partnerskapsorganet utnyttja gemensamma upphandlingsförfaranden med värdmedlemsstaters kontraktsslutande myndigheter eller med kontraktsslutande myndigheter i medlemsstaterna, Efta-staterna eller kandidatländer som ingår som medlemmar i partnerskapsorganet. I dessa fall ska artikel 133 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gälla i tillämpliga delar.
Organet får utnyttja gemensamma upphandlingsförfaranden tillsammans med medlemmar från det privata näringslivet eller med kontraktsslutande myndigheter i länder som deltar i EU-program som deltar i partnerskapsorganet som medlemmar. I dessa fall ska artikel 133.1 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gälla i tillämpliga delar.
Artikel 34
Experter
Artikel 287 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 gäller i tillämpliga delar för urval av experter enligt de förfaranden som är fastställda i den grundläggande akten för det program som partnerskapsorganet ska genomföra. Sådana experter ska betalas med ett fast belopp som meddelats i förväg och väljas ut på grundval av sitt yrkeskunnande.
Organet kan använda de förteckningar som utarbetats av kommissionen eller av andra unions- eller partnerskapsorgan.
Organet får, om det anses lämpligt och i vederbörligen motiverade fall, välja vem som helst utanför förteckningen bara vederbörande besitter rätt kompetens.
Externa experter ska väljas ut på grundval av kompetens, erfarenhet och kunskaper, och i enlighet med principerna om icke-diskriminering, likabehandling och frånvaro av intressekonflikt.
Artikel 35
Bidrag
Vad gäller bidrag, ska avdelning VI i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas enligt de särskilda bestämmelserna i grundrättsakten.
Artikel 36
Priser till följd av tävlingar
1. Vad gäller priser, ska avdelning VII i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 tillämpas om inte annat följer av punkt 2 i denna artikel.
2. Tävlingar med priser till ett värde av 1 000 000 euro eller mer får bara offentliggöras om de förekommer i de handlingar eller andra relevanta dokument som avses i artikel 14.1.
Artikel 37
Angivande av möjligheter till omprövning
1. Om en utanordnares procedurbeslut får negativa konsekvenser för en sökandes eller anbudsgivares, mottagares eller kontraktsparts rättigheter, ska i detta beslut anges vilka administrativa och/eller juridiska möjligheter till omprövning som är tillgängliga för att bestrida detta beslut.
2. I synnerhet ska omprövningens karaktär anges, det eller de partnerskapsorgan som handlägger ärendet samt vilka tidsfrister som gäller.
3. Punkterna 1 och 2 ska omfattas av de särskilda förfaranden som är fastställda i de grundläggande akterna för det program som ska genomföras av partnerskapsorganet.
KAPITEL 8
REDOVISNING
Artikel 38
Redovisningsregler
Organet ska inrätta ett räkenskapssystem som ger exakta, heltäckande och tillförlitliga uppgifter i god tid.
Organets räkenskaper ska följa de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 39
Årsredovisningens struktur
Partnerskapsorganets årsredovisning ska bestå av följande:
a)
Partnerskapsorganets redovisningar.
b)
Rapporterna om genomförandet av partenrskapsorganets budget (rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen).
Partnerskapsorganet ska utarbeta en rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen för budgetåret. Rapporten ska, både i absoluta tal och uttryckt som en procentandel, åtminstone redogöra för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisningsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganet översända rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen till Europaparlamentet, rådet och revisionsrätten senast den 31 mars närmast påföljande budgetår.
Artikel 40
Redovisningsprinciper
Redovisningarna ska innehålla relevanta, tillförlitliga och jämförbara uppgifter, inklusive uppgifter om tillämpade redovisningsprinciper, som ska presenteras på ett begripligt sätt. Redovisningarna ska upprättas i enlighet med allmänt erkända redovisningsprinciper på det sätt som beskrivs i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller de internationella redovisningsstandarderna för den offentliga sektorn (nedan kallade IPSA) som bygger på periodiserad redovisning.
Artikel 41
Redovisningar
1. Redovisningarna ska uttryckas i euro och innehålla följande:
a)
Balansräkningen och resultaträkningen som visar situationen när det gäller samtliga tillgångar och skulder, den finansiella ställningen samt det ekonomiska resultatet per den 31 december det föregående budgetåret; de ska läggas fram i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 eller IPSA med periodiserad redovisning.
b)
En kassaflödesanalys, som visar vilka in- och utbetalningar som gjorts under budgetåret liksom behållningen av likvida medel vid budgetårets slut.
c)
En redogörelse för ändringar i nettotillgångarna som ger en översikt över årets kontorörelser i fråga om reserver och ackumulerade resultat.
2. Noterna till redovisningarna ska innehålla kompletteringar och kommentarer till uppgifterna i de redovisningar som avses i punkt 1 samt alla de kompletteringar som föreskrivs i internationellt erkänd redovisningspraxis när dessa uppgifter är väsentliga för partnerskapsorganets verksamhet.
Artikel 42
Rapporter om partnerskapsorganets budgetförvaltning
Rapporterna om genomförandet av budgeten ska uttryckas i euro. De ska innehålla
a)
rapportering som utgör en sammanställning i siffror av budgetårets inkomst- och utgiftstransaktioner, och
b)
förklarande anmärkningar som syftar till att komplettera och kommentera rapporterna om genomförandet av budgeten.
En rapport om genomförandet av budgeten ska vara indelad på samma sätt som budgeten.
Artikel 43
Preliminära redovisningar och godkännande av de slutliga redovisningarna
1. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganets räkenskapsförare översända de preliminära redovisningarna till revisionsrätten senast den 15 mars närmast påföljande budgetår.
I de fall som avses i första stycket ska partnerskapsorganets räkenskapsförarer senast den 15 februari påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
2. Räkenskapsföraren ska utarbeta partnerskapsorganets slutliga redovisning. Direktören ska senast den 15 mars översända den till styrelsen för godkännande tillsammans med det yttrande från den externa revisorn som avses i artikel 46.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska räkenskapsföraren översända de slutliga redovisningarna tillsammans med det yttrande från den externa revisorn som avses i artikel 46 och styrelsens godkännande till revisionsrätten, Europaparlamentet och rådet senast den 1 juli närmast påföljande budgetår. Partnerskapsorganets räkenskapsförare ska senast den 1 juli påföljande år även förse kommissionens räkenskapsförare med ett redovisningspaket, som ska tjäna som underlag för konsolideringen och som ska vara utformat enligt ett standardformat som fastställs av kommissionens räkenskapsförare.
När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras i enlighet med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska räkenskapsföraren samma dag som översändandet av den slutliga redovisningen också översända ett skriftligt uttalande om de slutliga redovisningarna till revisionsrätten, tillsammans med en kopia till kommissionens räkenskapsförare.
De slutliga redovisningarna ska åtföljas av en not där räkenskapsföraren försäkrar att de slutliga redovisningarna upprättats i enlighet med denna avdelning och enligt tillämpliga principer, regler och metoder.
Organets slutliga godkända redovisning ska offentliggöras på dess webbsida inom en månad efter det att de godkänts.
Artikel 44
Redovisningssystem
1. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras med de redovisninsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska kommissionens räkenskapsförare anta den harmoniserade kontoplan som ska tillämpas av partnerskapsorganet i enlighet med artikel 152 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. Räkenskapssystemet ska delas in i allmänna räkenskaper och budgeträkenskaper. Räkenskaperna ska upprättas i euro och löpa över ett kalenderår.
3. I de allmänna räkenskaperna ska alla konteringshändelser och transaktioner som påverkar den ekonomiska och finansiella ställningen samt ställningen på tillgångssidan för partnerskapsorganen registreras i kronologisk ordning enligt metoden för dubbel bokföring.
4. Budgeträkenskaperna ska göra det möjligt att i detalj följa genomförandet av partnerskapsorganets budget. De ska innehålla alla inkomst- och utgiftstransaktioner i budgeten.
Artikel 45
Inventarieförteckningar
Organen ska hålla förteckningar avseende all materiell, immateriell och finansiell egendom som utgör partnerskapsorganets förmögenhet. När partnerskapsorganets räkenskaper måste konsolideras med de redovisningsgregler som avses i artikel 143 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, ska partnerskapsorganet hålla förteckningarna i enlighet med en modell som fastställs av kommissionens räkenskapsförare. Partnerskapsorganen ska kontrollera att inventarieförteckningen stämmer överens med verkligheten.
KAPITEL 9
EXTERN REVISION OCH BEDRÄGERIBEKÄMPNING
Artikel 46
Extern revision
Organet ska bli föremål för en oberoende extern revision av ett oberoende revisionsorgan i enlighet med internationellt erkänd redovisningspraxis. Det externa revisionsorganets yttrande ska fastställa huruvida räkenskaperna ger en sann och rättvisande bild, om kontrollsystemen som inrättats fungerar riktigt och om de underliggande transaktionerna är lagliga och korrekta. Av yttrandet ska också framgå om revisionsarbetet föranleder tvivel på vad som sägs i den förvaltningsförklaring som avses i artikel 20. Yttrandet ska överlämnas till styrelsen. Det ska översändas till kommissionen tillsammans med partnerskapsorganets slutliga redovisning senast den 15 mars.
Artikel 47
Revisionsrättens genomgång av räkenskaperna
1. Om inget annat framgår av partnerskapsorganets grundläggande akt, ska revisionsrätten granska partnerskapsorganets räkenskaper i enlighet med artikel 287 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt. I sin granskning kan revisionsrätten ta upp det revisionsarbete som utförts av det oberoende externa revisionsorgan som avses i artikel 46 i förordningen och de åtgärder som vidtagits till följd av dessa resultat.
2. Revisionsrättens granskningar ska ske enligt artiklarna 158-163 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
Artikel 48
Undersökningar på plats som genomförs av kommissionen, revisionsrätten och Olaf
1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 47.1 ska partnerskapsorganet bevilja kommissionens personal och andra personer som kommissionen bemyndigat, samt revisionsrätten, tillträde till sina lokaler och all information, även i elektronisk form, som behövs för att genomföra revisionen.
2. Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) får göra utredningar, däribland kontroller på platsen och inspektioner, i enlighet med bestämmelserna och förfarandena i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 (6) och rådets förordning (Euratom, EG) nr 2185/96 (7) i syfte att fastställa om det har förekommit bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i samband med bidrag eller kontrakt som finansierats av partnerskapsorganet.
3. Utan att det påverkar tillämpningen av punkterna 1 och 2, ska partnerskapsorganets kontrakt, överenskommelser och beslut innehålla bestämmelser som uttryckligen ger revisionsrätten och Olaf rätt att genomföra revisioner och undersökningar enligt deras respektive befogenheter.
KAPITEL 10
SLUTBESTÄMMELSER OCH ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER
Artikel 49
Begäran om upplysningar
Kommissionen och andra medlemmar av partnerskapsorganet än unionen får inom sina egna befogenhetsområden begära att partnerskapsorganet lämnar ut alla nödvändiga upplysningar eller förklaringar om sin budget.
Artikel 50
Antagande av partnerskapsorganets finansiella regler
Varje partnerskapsorgan som avses i artikel 209 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 ska anta nya finansiella regler som ska träda i kraft den 1 januari 2014, eller åtminstone inom nio månader efter den dag som ett partnerskapsorgan omfattas av artikel 209 i samma förordning.
Artikel 51
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 30 september 2013.