ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 13. listopadu 2014
o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami
(2014/792/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla pro souhrnný rozpočet Unie a kterým se zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na čl. 56 odst. 1 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 215/2008 ze dne 18. února 2008 o finančním nařízení pro 10. Evropský rozvojový fond (2), a zejména na článek 17 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 (3), a zejména na čl. 7 odst. 6 a článek 11 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Komise, která za náležitého dodržování zásad řádného finančního řízení upravených v článcích 30-33 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 odpovídá za plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a veškerých dalších fondů spravovaných Unií, má povinnost bojovat proti podvodům a jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie. Má-li být zajištěno, aby schvalující osoby v Komisi a ve výkonných agenturách byly v plném rozsahu informovány o rizicích, jež finančním zájmům Unie hrozí, je nezbytné stanovit interní pravidla, jimiž bude doplněno rozhodnutí Komise C(2014) 2784 (4).
(2)
Za účelem boje proti podvodům a ochrany finančních zájmů Unie používá Komise ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení Komise (ES, Euratom) č. 1302/2008 ze dne 17. prosince 2008 o ústřední databázi pro vyloučení (5) a používá též systém včasného varování podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom ze dne 16. prosince 2008 o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami (6). Dokud legislativní orgán nepřijme návrh na změnu finančního nařízení (7), je nutno zajistit, aby zůstal systém včasného varování efektivní.
(3)
Do uvedené doby by účel systému včasného varování měl zůstat v zásadě zachován. Měl by zajišťovat, aby v Komisi a jejích výkonných agenturách byly k dispozici vyhrazené informace, za kterýmžto účelem budou v systému včasného varování registrovány výstrahy o osobách, které by mohly pro finanční zájmy a pověst Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů představovat riziko.
(4)
Vzhledem k tomu, že ředitelé výkonných agentur mají postavení pověřených schvalujících osob Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(5)
Vzhledem k tomu, že vedoucí delegací Unie jednající jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 mají postavení pověřené schvalující osoby Komise, pokud jde o využívání operačních prostředků, měli by mít k systému včasného varování stejný přístup jako útvary Komise při hospodaření se správními a operačními prostředky.
(6)
Evropský úřad pro boj proti podvodům (úřad OLAF) má podle čl. 7 odst. 6 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 a nařízení Rady (Euratom) č. 1074/1999 povinnost informovat neprodleně dotčené útvary Komise o probíhajícím vyšetřování, pokud se při tomto vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout preventivní správní opatření k ochraně finančních zájmů Unie. Podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 je tento úřad dále povinen po dokončení vyšetřování vypracovat zprávu, a případně vydat doporučení, zda je třeba přijmout opatření, zejména na straně orgánů. Má-li být příslušná schvalující osoba s to požádat o registraci výstrahy, je nezbytné stanovit údaje, které je úřad OLAF povinen Komisi předkládat.
(7)
Úřad OLAF by měl mít k systému včasného varování přístup, aby mohl plnit své regulatorní vyšetřovací funkce a vykonávat své zpravodajské činnosti a činnosti při boji proti podvodům podle nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013.
(8)
Z důvodu zjednodušení by mělo být fungování systému včasného varování zjednodušeno, měl by být snížen počet kategorií výstrah, upřesněn jejich rozsah a z názvů výstrah by měl být na první pohled zřejmý jejich obsah.
(9)
Na základě údajů, které úřad OLAF předloží, by měla příslušná schvalující osoba po konzultaci s Generálním ředitelstvím pro rozpočet a s Právní službou a v těsné součinnosti s úřadem OLAF navrhnout výstrahu pro účely ověření.
(10)
Příslušná schvalující osoba by měla navrhnout výstrahu pro účely vyloučení, kterou by měly v náležitých případech vyhodnotit centralizovaným způsobem Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba. Je-li výstraha pro účely vyloučení navržena na základě údajů, které předloží úřad OLAF, měla by být v těsné součinnosti s úřadem OLAF vyhodnocena. Tentýž postup by se měl uplatnit, pokud by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
(11)
Příslušná schvalující osoba by měla v těsné součinnosti s úřadem OLAF rozhodnout o nutných důsledcích z hlediska ochrany finančních zájmů Unie a měla by o tomto rozhodnutí úřad OLAF vyrozumět.
(12)
Příslušná schvalující osoba by měla nést odpovědnost za žádost o zadání, změnu, výmaz nebo obnovu výstrahy. S cílem zachovat přiměřenou úroveň kontroly by tyto žádosti měly být podávány na příslušné hierarchické úrovni, kterou stanoví rozhodnutí Komise C(2014) 2784.
(13)
Účetní by měl zajistit náležitá technická opatření k tomu, aby byl systém včasného varování účinně používán prostřednictvím centrálního účetního systému Komise.
(14)
Prostřednictvím centrálního účetního systému Komise budou všem útvarům Komise a výkonným agenturám dány k dispozici podrobnosti o inkasních příkazech a příkazech k obstavení bankovního účtu. Výstrahy W3a (příkaz k obstavení bankovního účtu) a W4 (inkasní příkaz) podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by již neměly být používány. Pouhé tyto informace nejsou ze systematického hlediska důvodem k výstraze. Příslušná schvalující osoba musí analyzovat všechny zvláštní okolnosti případu a rozhodnout, je-li výstraha nutná, či nikoli.
(15)
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (8) stanoví, že zpracování osobních údajů Komisí musí dodržovat zákonné požadavky na zpracování a požadavky vztahující se na předávání stanovených údajů a že toto zpracování podléhá předběžné kontrole evropského inspektora ochrany údajů na základě oznámení inspektora ochrany údajů v Komisi.
(16)
Ustanovení o ochraně osobních údajů by měla stanovit práva osob, jejichž údaje jsou nebo by mohly být zadány do systému včasného varování.
(17)
Na určitá práva na ochranu osobních údajů se vztahují výjimky stanovené v článku 20 nařízení (ES) č. 45/2001, které je nutno v každém jednotlivém případě analyzovat a uplatňovat dočasně. O uplatňování těchto výjimek by měl rozhodovat útvar odpovědný za žádost o zadání, změnu včetně opravy nebo výmaz relevantních informací.
(18)
Osoba, jíž se týká možná výstraha pro účely vyloučení, by měla mít příležitost se písemně vyjádřit předtím, než je ve spojitosti s ní podána žádost o registraci výstrahy v systému včasného varování. Tutéž příležitost by měla mít dotčená osoba v případě, že by příslušná schvalující osoba měla v úmyslu přijmout akt, který by mohl práva této dotčené osoby nepříznivě ovlivnit.
(19)
Ve výjimečných případech by mělo být s poskytnutím této příležitosti posečkáno v zájmu zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, jsou-li k takovému kroku dány naléhavé legitimní důvody.
(20)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by mělo být nadále použitelné až do 1. července 2015, nakolik to bude nezbytné k zajištění toho, že budou dodržována nařízení Rady o restriktivních opatřeních přijatých na základě článku 215 Smlouvy o fungování Evropské unie (SFEU), a to do doby, než bude systém akruálního účetnictví (ABAC) zohledňovat údaje obsažené v příslušné databázi útvaru odpovědného za nástroje zahraniční politiky. Za tímto účelem budou nadále registrovány výstrahy W5b podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
(21)
Rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom by se mělo až do 1. července 2015 použít na výstrahy W3a a W4, které by měly být do uvedeného termínu pro účely uplatňování oddílu 4 tohoto rozhodnutí pokládány za výstrahy pro účely ověření.
(22)
Za účelem uplatňování tohoto rozhodnutí je nutno pravidelně vyhodnocovat, jak systém včasného varování funguje a nakolik efektivně přispívá k ochraně finančních zájmů Unie,
ROZHODLA TAKTO:
ODDÍL 1
VŠEOBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět, oblast působnosti a cíl
1. Tímto rozhodnutím se zřizuje systém včasného varování („EWS“), který budou schvalující osoby Komise a výkonných agentur používat při plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie a při hospodaření s dalšími Unií spravovanými fondy.
2. EWS přispívá k ochraně finančních zájmů Unie a zachování jejího obrazu, k boji proti podvodům a k řádnému finančnímu řízení.
3. Cílem EWS je:
a)
prostřednictvím registrace výstrah informovat odpovědné schvalující osoby Komise a výkonných agentur o tom, že by určitá osoba mohla představovat riziko pro finanční zájmy a obraz Unie nebo pro některý z Unií spravovaných fondů, a
b)
umožňovat příslušným schvalujícím osobám, aby na základě těchto výstrah prováděly ověřování nebo přijímaly vhodná opatření, včetně opatření podle oddílu 4.
4. Tyto informace přispívají k tomu, že bude zajištěno:
a)
předcházení rizikům, jehož je dosaženo ověřováním informací o určité osobě, jež byly včasně předány z důvodu podezření z některého níže uvedeného aktu nebo z důvodu zjištění ve spojitosti s takovýmto aktem:
-
závažné pochybení nebo nesrovnalost,
-
profesní pochybení,
-
závažné porušení smlouvy na veřejnou zakázku nebo
-
podvod, korupce nebo jiné protiprávní jednání poškozující finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (9);
b)
vyloučení osoby podle čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a kterým se ruší nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 („finanční nařízení“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí tyto definice:
a)
„účetním“ se rozumí účetní Komise nebo podřízený zaměstnanec, jeho účetní pověřil některými úkoly podle článku 69 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
„příslušnou schvalující osobou“ se rozumí pověřená schvalující osoba Komise ve smyslu článku 65 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, která nese odpovědnost v souladu s vnitřními pravidly pro plnění souhrnného rozpočtu Evropské unie („rozpočet“), včetně ředitelů výkonných agentur, dále pověřené schvalující osoby ve smyslu článku 65 uvedeného nařízení, které vykonávají funkci ředitele, a vedoucí delegací Unie, kteří jednají jako dále pověřené schvalující osoby Komise podle čl. 56 odst. 2 uvedeného nařízení;
c)
„subjektem údajů“ se rozumí identifikovatelná osoba ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů;
d)
„zjištěním“ se rozumí zjištěné skutečnosti, jež byly odhaleny při plnění právního závazku nebo zaznamenány v kontextu auditu či vyšetřování, které provádí Účetní dvůr, Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) či Útvar interního auditu (IAS), nebo byly odhaleny v kontextu jiného auditu či kontroly, které jsou prováděny v rámci odpovědnosti příslušné schvalující osoby;
e)
„právním závazkem“ se rozumí závazek, jejž Komise přijala podle hlav V-VIII části první a podle části druhé nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
f)
„osobou“ se rozumí dále vyjmenované fyzické či právnické osoby nebo sdružení bez právní subjektivity:
-
příjemce finančních prostředků ve smyslu čl. 2 písm. i) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
zájemce nebo uchazeč,
-
žadatel o grant,
-
účastník soutěže o cenu,
-
placený externí odborník ve smyslu článku 204 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
osoby oprávněné jednat za právnické osoby či tyto zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
g)
„profesním pochybením“ se rozumí porušení právních či správních předpisů nebo deontologických norem povolání, ke kterému daná osoba patří, jakož i jiné zaviněné jednání, které má dopad na profesní důvěryhodnost dotčené osoby;
h)
„subdodavatelem“ se rozumí hospodářský subjekt, jehož navrhl zájemce, uchazeč, zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel na to, aby provedl část smlouvy na veřejnou zakázku, vůči němuž však sám veřejný zadavatel nemá přímý právní závazek;
i)
„závažným pochybením nebo nesrovnalostí“ se rozumí závažné pochybení nebo nesrovnalost ve smyslu čl. 166 odst. 2 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
j)
„kontaktní osobou pro výstrahu“ se rozumí osoba, jež působí při útvaru odpovědném za žádost a odpovídá za dokumentaci k výstraze až do výmazu výstrahy.
Článek 3
Fungování EWS
1. Účetní přijme náležitá technická opatření k tomu, aby EWS účinně fungoval a aby byl monitorován.
Účetní na základě žádosti příslušné schvalující osoby zadává, mění, obnovuje nebo provádí výmazy výstrah EWS.
2. K technickým aspektům přijme účetní prováděcí opatření a vymezí související postupy, mj. v oblasti zabezpečení.
Tato opatření účetní oznámí útvarům Komise a výkonným agenturám.
Článek 4
Pravomoci a postupy v oblasti registrace, změn, obnovy a výmazu výstrah
1. O registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy je oprávněna požádat pouze příslušná schvalující osoba.
2. Žádost o registraci, změnu, obnovu či výmaz výstrahy předkládá příslušná schvalující osoba účetnímu. Použije k tomu formulář uvedený v příloze tohoto rozhodnutí.
3. Kontaktní osoba pro výstrahy podle článku 8 předtím, než postoupí žádost účetnímu, ověří, zda jsou splněny požadavky článků 11 či 12.
Článek 5
Přístup k EWS
K údajům obsaženým v EWS mají prostřednictvím centrálního účetního systému Komise přímý přístup útvary Komise a výkonné agentury.
Útvary Komise a výkonné agentury odpovědné za místní systém mohou prostřednictvím tohoto centrálního účetního systému získat přístup k údajům uloženým v EWS za předpokladu, že je zaručen soulad údajů mezi tímto místním a centrálním účetním systémem.
Článek 6
Používání EWS
Údaje uložené v EWS lze použít pouze pro účely plnění rozpočtu nebo hospodaření s jiným Unií spravovaným fondem. Tím nejsou dotčeny údaje v ústřední databázi pro vyloučení (dále jen „CED“) podle čl. 1 odst. 2 a 3 nařízení (ES, Euratom) č. 1302/2008 (10).
Údaje z EWS a CED je úřad OLAF oprávněn používat ke svým vyšetřováním podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 ze dne 11. září 2013 o vyšetřování prováděném Evropským úřadem pro boj proti podvodům (OLAF) a o zrušení nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 („nařízení o úřadu OLAF“) a dále k činnostem na poli předcházení podvodům včetně analýz rizik.
Článek 7
Termíny nahlížení do EWS
Ověření, zda je v EWS zaznamenána k určité osobě výstraha, provádí příslušná schvalující osoba v těchto fázích:
a)
před přijetím individuálního rozpočtového závazku;
b)
před přijetím souhrnného rozpočtového závazku, je-li daná osoba v této fázi známa;
c)
v případě předběžných rozpočtových závazků předtím, než je přijat právní závazek, který zakládá nárok na následné platby, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech;
d)
v případě zadávacích řízení a řízení o udělení grantu, soutěží o ceny a řízení s uveřejněním výzvy k projevení zájmu nejpozději předtím, než je vydáno rozhodnutí o zadání zakázky, udělení grantu či ceny;
e)
v případě zadávání veřejných zakázek, kde veřejný zadavatel omezí počet zájemců vyzvaných k podání nabídky, předtím, než je dokončen výběr zájemců;
f)
předtím, než je provedena libovolná platba, pokud se nejedná o úhrady ve prospěch zaměstnanců či náhrady cestovních výdajů na účast na schůzích a v konkursech.
Článek 8
Kontaktní osoba pro výstrahy
Kontaktní osoba pro výstrahy je povinna
a)
připravit žádost o registraci výstrahy;
b)
postoupit žádost a údaje související s výstrahou účetnímu;
c)
poskytnout dalším příslušným schvalujícím osobám údaje, které jim umožní provést ověření nebo rozhodnout o důsledcích podle oddílu 4.
ODDÍL 2
ÚDAJE ZADÁVANÉ DO EWS
Článek 9
Kategorie výstrah
1. Výstrahy EWS se člení do těchto dvou kategorií:
a)
„výstraha pro účely ověření“, jestliže je daná osoba podezřelá z podvodu, korupce nebo jiného protiprávního jednání poškozujícího finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, ze závažného pochybení nebo nesrovnalosti, z profesního pochybení nebo ze závažného porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo jestliže o ní bylo zjištěno, že se vyjmenovaných způsobů jednání dopustila;
b)
„výstraha pro účely vyloučení“, jestliže je daná osoba vyloučena z řízení na základě důvodů pro vyloučení, které jsou upraveny v čl. 106 odst. 1 a čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. K jedné osobě mohou být evidovány různé výstrahy, jež byly zaregistrovány z různých důvodů.
Článek 10
Údaje ve výstrahách EWS
Výstrahy EWS obsahují tyto údaje:
a)
identifikace dané osoby;
b)
druh výstrahy;
c)
doba trvání výstrahy;
d)
důvody, pro něž daná osoba představuje riziko pro finanční zájmy a obraz Unie či pro Unií spravované fondy;
e)
údaje k řízení o sporných otázkách;
f)
jméno příslušné schvalující osoby;
g)
jméno kontaktní osoby pro výstrahy podle článku 8 tohoto rozhodnutí.
Článek 11
Výstrahy pro účely ověření
1. O výstrahu pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat v případě, je-li splněna některá z těchto podmínek:
a)
úřad OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013 informuje příslušnou schvalující osobu, jestliže při vyšetřování zjistí, že by mohlo být vhodné přijmout opatření k ochraně finančních zájmů Unie;
b)
Evropský účetní dvůr předá informace Komisi nebo IAS předá informace příslušné schvalující osobě, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 nebo k závažnému pochybení či nesrovnalosti, k profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku;
c)
příslušná schvalující osoba provede kontrolu nebo audit, z nichž vyplývá, že ve spojitosti s danou osobou došlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání poškozujícímu finanční zájmy Unie podle článku 141 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012, k závažnému pochybení, nesrovnalosti, profesnímu pochybení nebo k závažnému porušení smlouvy na veřejnou zakázku anebo tato příslušná schvalující osoba získala o takovéto kontrole nebo auditu informace.
2. Doba trvání výstrahy pro účely ověření smí činit nejdéle jeden rok. Výstrahu pro účely ověření je nutno vymazat, je-li podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo pomine-li potřeba provádět ověřování.
3. Na konci období podle odstavce 2 je výstraha pro účely ověření vymazána automaticky.
4. Příslušná schvalující osoba je oprávněna požádat o obnovu výstrahy pro účely ověření, jestliže ji úřad OLAF vyrozumí, že z vyšetřování podle odstavce 1 dosud nebyly vyvozeny závěry, avšak vyplývá z něj, že je důvodné výstrahu zachovat. O obnovu výstrahy pro účely ověření je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat rovněž v případě, jsou-li nadále splněny podmínky odst. 1 písm. b) nebo c).
5. Příslušná schvalující osoba je povinna uvést důvody, pro něž je obnova výstrahy z hlediska ochrany finančních zájmů a obrazu Unie nezbytná.
6. Na obnovu se pohlíží jako na novou žádost o registraci výstrahy pro účely ověření.
Článek 12
Výstrahy pro účely vyloučení
1. O výstrahu pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna požádat v případech podle čl. 106 odst. 1 nebo čl. 109 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
2. Na konci doby vyloučení je výstraha pro účely vyloučení vymazána.
3. Z EWS se výstraha pro účely vyloučení automaticky přebírá do CED.
Článek 13
Informace předávané úřadem OLAF
Úřad OLAF je při předávání informací podle čl. 7 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013, kterým je nápomocen příslušné schvalující osobě při rozhodování o tom, zda přijme preventivní opatření k ochraně finančních zájmů Unie, nebo při předávání informací podle článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 povinen uvést tyto údaje:
a)
totožnost dané osoby;
b)
souhrn skutečností a rizik, jež byla při vyšetřování identifikována. Souhrn musí být dostatečný k tomu, aby bylo možno účinně provést slyšení dané osoby podle článku 16 tohoto rozhodnutí;
c)
veškerá doporučená zvláštní opatření na ochranu důvěrnosti, zejména v případech, které vyžadují použití vyšetřovacích opatření, která spadají do pravomoci vnitrostátního soudního orgánu, nebo - v případě vnějšího vyšetřování - do pravomoci vnitrostátního orgánu, v souladu s použitelnými vnitrostátními předpisy týkajícími se vyšetřování.
ODDÍL 3
PROCESNÍ USTANOVENÍ O REGISTRACI VÝSTRAH
Článek 14
Předchozí konzultace s centrálními útvary o výstrahách pro účely ověření
Příslušná schvalující osoba je předtím, než se na základě informací předaných úřadem OLAF podle čl. 7 odst. 6 nebo článku 11 nařízení (EU, Euratom) č. 883/2013 rozhodne požádat o registraci výstrahy pro účely ověření, povinna konzultovat s Generálním ředitelstvím pro rozpočet (centrální finanční službou), a případně též s Právní službou, a to v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
Článek 15
Vyhodnocení výstrah pro účely vyloučení v centrálních útvarech
Předtím, než je na návrh příslušné schvalující osoby podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b), c) a e) a podle čl. 109 odst. 1, která má trvat po náležitou dobu, musí Generální ředitelství pro rozpočet a Právní služba provést centralizované vyhodnocení. Vychází-li výstraha pro účely vyloučení, kterou navrhla příslušná schvalující osoba, z informací, které této osobě předal úřad OLAF, musí toto vyhodnocení probíhat v těsné součinnosti s úřadem OLAF.
Článek 16
Právo na slyšení
1. Registrace výstrah podléhá těmto pravidlům:
a)
Má-li příslušná schvalující osoba v úmyslu požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby, je povinna dát této osobě nejprve příležitost se písemně vyjádřit. K písemnému vyjádření poskytne příslušná schvalující osoba dotčené osobě lhůtu v délce nejméně 14 kalendářních dnů. Příslušná schvalující osoba současně dotčenou osobu vyrozumí, že pokud tato vyjádření nepředloží, dojde k registraci výstrahy.
V náležitých případech je příslušná schvalující osoba povinna dát dotčené osobě příležitost se vyjádřit k informacím, jež předložil úřad OLAF.
b)
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které nic nemění na výsledku vyhodnocení provedeném odpovědnou schvalující osobou, požádá tato účetního, aby výstrahu aktivoval.
Jestliže dotčená osoba předloží vyjádření, které podle názoru příslušné schvalující osoby činí výstrahu nepřiměřenou či zbytečnou, k aktivaci výstrahy nedojde a dotčené osobě je tato skutečnost oznámena.
Účetní v náležitých případech potvrdí příslušné schvalující osobě, že výstraha byla v EWS registrována.
c)
Příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě, že došlo k aktivaci výstrahy a na jak dlouho je výstraha aktivována. Oznámení však není nutné v případě, že dotčená osoba nereagovala na výzvu k písemnému vyjádření.
2. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. e) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je v době, kdy dosud nebylo rozhodnuto o době trvání vyloučení, příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit. Příslušná schvalující osoba je povinna dát dotčené osobě příležitost vyjádřit se k době trvání svého vyloučení.
3. V případech podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je příslušná schvalující osoba oprávněna požádat o registraci výstrahy pro účely vyloučení ještě předtím, než dá dotčené osobě příležitost se vyjádřit, jestliže má k dispozici oficiální dokument, který konstatuje skutkový stav/situaci. Registraci výstrahy příslušná schvalující osoba oznámí dotčené osobě.
4. Příslušná schvalující osoba je za výjimečných okolností oprávněna posečkat s tím, aby dotčené osobě poskytla příležitost písemně se vyjádřit předtím, nežli bude podána žádost o registraci výstrahy pro účely vyloučení nebo než bude přijat akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva této dotčené osoby, jestliže jsou dány naléhavé legitimní důvody k zachování důvěrnosti vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, s tím, že je tato příslušná schvalující osoba oprávněna pokračovat v registraci výstrahy.
5. Vyrozumívá-li úřad OLAF příslušnou schvalující osobu v souladu s článkem 13, je povinen uvést, zda je nutno zachovat důvěrnost vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení a zda je nutno posečkat s tím, aby byla dotčené osobě poskytnuta příležitost se vyjádřit.
6. Jakmile pominou důvody k ochraně vyšetřování či vnitrostátního soudního řízení, musí být dotčené osobě dána příležitost k vyjádření.
Článek 17
Ochrana osobních údajů a práva subjektů údajů
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyrozumět subjekty údajů o možnosti, že do EWS budou zadány údaje, které se jich týkají, a informovat je, kterým subjektům lze tyto údaje sdělovat. Tuto obecnou informaci je nutno sdělovat písemně zejména při uveřejňování veřejných zakázek, ve výzvách k podávání návrhů, při vyhlašování soutěží o ceny, a nejsou-li podobná uveřejnění prováděna, pak před zadáním veřejné zakázky nebo udělením grantu.
2. Příslušná schvalující osoba žádající o registraci výstrahy odpovídá za vztahy s osobou, jejíž údaje jsou do EWS zadávány. Příslušná schvalující osoba je povinna reagovat na žádosti dotčené osoby o opravu nepřesných či neúplných osobních údajů i na další žádosti či dotazy této osoby.
3. Dotčená osoba je též oprávněna požádat účetního písemně o informaci, zda je v EWS registrována.
Účetní je povinen jí tuto informaci poskytnout, jestliže příslušná schvalující osoba, případně po dohodě s úřadem OLAF, nerozhodne, že se použijí omezení čl. 20 odst. 1 nařízení č. 45/2001.
4. Vymazané výstrahy musí být přístupné pouze pro účely auditu a vyšetřování a nesmějí být pro uživatele EWS viditelné.
Osobní údaje obsažené ve výstrahách týkajících se fyzických osob však smějí být pro tyto účely nadále přístupné pouze po dobu pěti let od výmazu výstrahy.
Článek 18
Přezkum výstrahy
Jestliže osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha, uvede nové skutečnosti prokazující, že pominuly důvody registrace, je příslušná schvalující osoba povinna požádat o výmaz výstrahy.
Osoba, ohledně níž je v EWS registrována výstraha pro účely vyloučení, je oprávněna podat stížnost k veřejnému ochránci práv a domáhat se soudního přezkumu.
ODDÍL 4
DŮSLEDKY VÝSTRAH
Článek 19
Obecná úprava důsledků
1. Příslušná schvalující osoba je povinna vyžádat si u kontaktní osoby pro výstrahy veškeré informace relevantní k tomu, aby byla s to rozhodnout o důsledcích výstrahy uvedených v tomto oddíle.
2. Jestliže příslušná schvalující osoba podá na základě informací, které jí předloží úřad OLAF, žádost o registraci výstrahy pro účely ověření podle článku 11, je povinna dodržet postup podle článku 14 nebo 15 tohoto rozhodnutí a rozhodnout o důsledcích výstrahy v těsné součinnosti s úřadem OLAF v souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 883/2013.
3. Při rozhodování o důsledcích výstrahy je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout k dále uvedeným kritériím, která platí pro všechny výstrahy:
a)
rizika pro finanční zájmy a obraz Unie;
b)
objem a doba trvání právního závazku;
c)
naléhavost splnění právního závazku;
d)
povaha skutkového stavu;
e)
závažnost skutkového stavu a
f)
možné důsledky pro splnění právního závazku.
V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba povinna přihlédnout též k povaze a závažnosti důvodů pro vyloučení a k nezbytnosti zachovat kontinuitu činnosti.
4. Příslušná schvalující osoba je ve všech případech povinna své rozhodnutí o důsledcích výstrahy písemně odůvodnit.
Článek 20
Důsledek výstrah pro účely ověření
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o cenu lze ověření provést tímto způsobem:
a)
příslušná schvalující osoba si může vyžádat doplňující podklady uvedené v zadávacím řízení, řízení o udělení grantu nebo v soutěži o cenu;
b)
v případě řízení o udělení grantu lze provést analýzu rizika z předběžného financování.
2. V případě právního závazku lze ověření provést tímto způsobem:
a)
ověřit, zda je opatření v souladu s právním závazkem, včetně dodržení lhůt a požadavků na obsah plnění;
b)
u stávajících grantů lze před provedením platby ověřit způsobilost nákladů nebo provést audit či kontrolu na místě.
Článek 21
Právo na slyšení po výstraze pro účely ověření
Postup podle článku 15 tohoto rozhodnutí a právo na slyšení podle článku 16 tohoto rozhodnutí se použije též v případě, že má příslušná schvalující osoba na základě výstrahy pro účely ověření v úmyslu přijmout akt, který by mohl nepříznivě ovlivnit práva dotčené osoby.
Článek 22
Důsledky výstrah pro účely vyloučení na postupy a právní závazky
1. V případě zadávacího řízení, řízení o udělení grantu nebo soutěže o ceny je příslušná schvalující osoba povinna vyloučit osobu, které se týká výstraha pro účely vyloučení, z účasti v zadávacích řízeních a řízeních o udělení grantu, ledaže jsou splněny podmínky čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a daná osoba se nachází v monopolním postavení.
2. V případě stávajícího právního závazku je příslušná schvalující osoba povinna rozhodnout o některém z těchto důsledků výstrahy:
a)
pokračovat s plněním smlouvy na veřejnou zakázku nebo grantu a provést náležité ověření;
b)
stavit platební lhůtu v souladu s čl. 92 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
c)
pozastavit platby v souladu s článkem 208 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
d)
pozastavit provádění veřejné zakázky nebo grantu v souladu s článkem 116 a s čl. 135 odst. 5 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
e)
ukončit právní závazek, jestliže související předpis předvídá možnost právní závazek ukončit na základě informace, na jejímž základě byla výstraha registrována.
3. Je-li dotčenou osobou subdodavatel, je příslušná schvalující osoba povinna požádat uchazeče, zájemce, zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, aby tohoto subdodavatele nahradil.
Článek 23
Důsledky výstrah pro účely vyloučení z hlediska rozpočtových operací
1. V případě výstrahy pro účely vyloučení je příslušná schvalující osoba v náležitých případech povinna v účetním systému potvrdit, že by daná platba měla být provedena navzdory existenci výstrahy.
2. Je-li registrována výstraha pro účely vyloučení, nelze přijímat žádné individuální rozpočtové závazky, na rozpočtových účtech nelze evidovat žádné individuální právní závazky vycházející ze souhrnného závazku a nelze přijímat právní závazky vycházející z předběžného závazku, s výjimkou případů podle čl. 106 odst. 2 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, kdy se dotčená osoba nachází v monopolním postavení.
ODDÍL 5
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 24
Zrušení
Zrušuje se rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom o systému včasného varování pro používání schvalujícími osobami Komise a výkonnými agenturami.
Článek 25
Přechodná ustanovení
1. Výstrahy týkající se vyloučení podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom musí zůstat aktivní až do konce doby svého trvání v souladu s uvedeným rozhodnutím.
2. Výstrahy W1, W2 a W3b registrované podle rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom se považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí.
3. Výstrahy W3a a W4 lze nadále registrovat až do 1. července 2015, a to za podmínek rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom. Pro účely použití oddílu 4 tohoto rozhodnutí se výstrahy W3a a W4 považují za výstrahy pro účely ověření podle tohoto rozhodnutí. Na výstrahy W5b se až do 1. července 2015 nadále použije rozhodnutí 2008/969/ES, Euratom.
Článek 26
Zveřejnění
Toto rozhodnutí se zveřejňuje v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. listopadu 2014.
KOMMISSIONENS BESLUT
av den 13 november 2014
om systemet för tidig varning som ska tillämpas av kommissionen och dess genomförandeorgan
(2014/792/EU)
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR BESLUTAT FÖLJANDE
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artikel 56.1, och
med beaktande av rådets förordning (EG) nr 215/2008 av den 18 februari 2008 med budgetförordning för tionde Europeiska utvecklingsfonden (2), särskilt artikel 17,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av rådets förordning (EG) nr 1073/1999 (3), särskilt artiklarna 7.6 och 11, och
av följande skäl:
(1)
Kommissionen, som är ansvarig för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget och andra medel som förvaltas av unionen med vederbörlig hänsyn tagen till principen om en sund ekonomisk förvaltning som fastställs i artiklarna 30-33 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012, är skyldig att bekämpa bedrägerier och annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen. För att säkerställa att kommissionens utanordnare och genomförandeorgan får fullständig information om hot mot unionens ekonomiska intressen, är det nödvändigt att fastställa interna bestämmelser utöver kommissionens beslut C(2014) 2784 (4).
(2)
I syfte att bekämpa bedrägeri och skydda unionens ekonomiska intressen använder kommissionen den centrala databas över uteslutna som avses i artikel 108 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 och kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 av den 17 december 2008 om den centrala databasen över uteslutna (5) och systemet för tidig varning i beslut 2008/969/EG, Euratom, av den 16 december 2008 om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan (6). I avvaktan på den lagstiftande myndighetens antagande av förslaget om ändring av budgetförordningen (7) är det nödvändigt att säkerställa att systemet för tidig varning (nedan kallat systemet) förblir effektivt.
(3)
I mellantiden kommer syftet med systemet att förbli oförändrat. Systemet bör säkerställa att spridningen, inom kommissionen och dess genomförandeorgan, av information med begränsad spridning sker genom att man i systemet registrerar varningar om personer som skulle kunna utgöra ett hot mot gemenskapernas ekonomiska intressen och rykte, eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
(4)
Mot bakgrund av att direktörerna för genomförandeorganen har ställning som utanordnare, en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(5)
Eftersom de chefer för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 har ställning som utanordnare, vilket är en befogenhet som delegerats av kommissionen för genomförandet av driftsanslag, bör de ges tillgång till systemet på samma sätt som kommissionens generaldirektorat för förvaltningen av administrativa anslag och driftsanslag.
(6)
Enligt artikel 7.6 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 och rådets förordning (Euratom) nr 1074/1999 har byrån skyldighet att utan dröjsmål förse berörda avdelningar vid kommissionen med uppgifter om pågående utredningar, för att visa när det kan vara lämpligt att vidta administrativa säkerhetsåtgärder till skydd för unionens ekonomiska intressen. Enligt artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 har den också skyldighet att upprätta en rapport efter avslutad utredning som ska åtföljas av rekommendationer från generaldirektören om huruvida åtgärder bör vidtas eller inte, särskilt av institutionerna. För att den behöriga utanordnaren ska kunna begära en varning är det nödvändigt att fastställa vilka uppgifter som Olaf ska överlämna till kommissionen.
(7)
Olaf bör ges tillgång till systemet för att fullfölja sina utredningsuppgifter, sin underrättelseverksamhet och sin bedrägeriförebyggande verksamhet som utövas enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
(8)
För att underlätta situationen bör tillämpningen av systemet förenklas, antalet varningskategorier minskas, deras tillämpningsområde förtydligas och varningarnas benämningar göras självförklarande.
(9)
Varningar om kontroller på grundval av uppgifter från Olaf bör föreslås av den behörige utanordnaren efter samråd med GD Budget och rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf.
(10)
Den behörige utanordnaren bör föreslå kommissionen varningar om uteslutning som bör bedömas på ett centraliserat sätt av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten när så är lämpligt. När dessa varningar om uteslutning föreslås på grundval av de uppgifter som lämnas av Olaf bör de bedömas i nära samarbete med Olaf. Samma förfarande bör tillämpas när den behörige utanordnaren har för avsikt att vidta någon åtgärd som kan påverka de berörda personernas rättigheter.
(11)
Den ansvarige utanordnaren bör, i nära samarbete med Olaf, besluta om vilka följder som krävs för att skydda unionens ekonomiska intressen och bör dessutom underrätta Olaf om dessa beslut.
(12)
Den ansvarige utanordnaren bör vara ansvarig för att begära att varningar förs in, ändras, tas bort eller förnyas. För att behålla en tillräcklig kontrollnivå bör en sådan begäran göras på den nivå som fastställs i kommissionens beslut C(2014) 2784.
(13)
Räkenskapsföraren bör säkerställa att lämpliga tekniska arrangemang finns för att systemet effektivt ska kunna tillämpas inom kommissionens centrala redovisningssystem.
(14)
Ingående uppgifter om betalningskraven och kvarstad kommer genom kommissionens centrala redovisningssystem att göras tillgängliga för alla kommissionens avdelningar och genomförandeorgan. Varningarna W3a (kvarstad) och W4 (betalningskrav) enligt beslut 2008/969/EG, Euratom bör upphöra. Enbart dessa uppgifter motiverar inte automatiskt en varning. Det krävs att den behörige utanordnarenen gör en bedömning av samtliga omständigheter i målet för att avgöra om en varning är nödvändig eller inte.
(15)
Enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (8) ska kommissionens behandling av personuppgifter ske i överensstämmelse med de lagenliga behandlingskraven och kraven avseende överföring av uppgifter som anges i förordningen, och att denna behandling omfattas av förhandskontroll av Europeiska datatillsynsmannen efter anmälan från kommissionens uppgiftsskyddsombud.
(16)
Enligt bestämmelserna om uppgiftsskydd ska rätten för de personer vars uppgifter har eller kan komma att föras in i systemet fastställas.
(17)
Vissa rättigheter till uppgiftsskydd omfattas av undantag som anges i artikel 20 i förordning (EG) nr 45/2001, vilka ska bedömas från fall till fall och tillämpas temporärt. Avdelningen med ansvar för att begära att relevanta uppgifter ändras, rättas eller tas bort bör besluta om tillämpningen av dessa undantag.
(18)
Den person som är föremål för en eventuell varning om uteslutning bör beredas möjlighet att uttrycka sina synpunkter skriftligen, innan en begäran om registrering av varningen avseende denna person görs i systemet. Samma möjlighet bör ges när den behöriga utanordnaren har för avsikt att vidta en åtgärd som kan påverka den berörda personens rättigheter.
(19)
Om det föreligger vägande legitima skäl, bör denna möjlighet i undantagsfall ställas på framtiden för att skydda sekretessen i samband med utredningen eller det nationella rättsliga förfarandet.
(20)
Tillämpningen av beslut 2008/969/EG, Euratom, bör fortsätta till och med den 1 juli 2015 i den utsträckning som detta är nödvändigt för att säkerställa efterlevnaden av rådets förordningar om restriktiva åtgärder, som antagits på grundval av artikel 215 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (även kallat EUF-fördraget), intill dess att systemet för periodiserad redovisning kan bearbeta de uppgifter som finns i den relevanta databasen inom avdelningen med ansvar för de utrikespolitiska instrumenten. Detta sker i form av en registrering av en W5b-varning enligt beslut 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Beslut 2008/969/EG, Euratom bör fortsätta att gälla för W3a- och W4-varningar till den 1 juli 2015, vilka då bör ha omformats till kontrollbaserade varningar med avseende på tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut.
(22)
Genomförandet av detta beslut kräver en regelbunden utvärdering av systemets funktion samt av dess reella bidrag till skyddet av unionens ekonomiska intressen.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
AVSNITT 1
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER
Artikel 1
Syfte, mål och tillämpningsområde
1. Genom detta beslut inrättas det system för tidig varning (nedan kallat systemet) som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan när de genomför Europeiska unionens allmänna budget och förvaltar eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
2. Systemet bidrar till att skydda unionens ekonomiska intressen och unionens anseende, samt till kampen mot bedrägeri och en sund ekonomisk förvaltning.
3. Syftet med systemet är att
a)
genom registrering av varningar informera kommissionens ansvariga utanordnare och genomförandeorganen om att en person skulle kunna utgöra ett hot mot unionens ekonomiska intressen och anseende eller mot eventuella andra medel som förvaltas av unionen, och
b)
utifrån dessa varningar göra det möjligt för den behöriga utanordnaren att göra kontroller eller vidta lämpliga åtgärder, också de som avses i avsnitt 4.
4. Informationen bidrar till att säkerställa
a)
förebyggande av risker genom kontroll på grundval av information i ett tidigt skede om en misstänkt person eller iakttagelser som rör
-
väsentliga fel eller oriktigheter,
-
allvarligt fel i yrkesutövningen,
-
allvarliga kontraktsbrott, eller
-
bedrägeri, korruption eller varje annan olaglig verksamhet som skadar unionens ekonomiska intressen i enlighet med artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012 (9).
b)
Uteslutande av en person i enlighet med artiklarna 106.1 och 109.1 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002.
Artikel 2
Definitioner
I detta beslut gäller följande definitioner:
a) räkenskapsföraren : kommissionens räkenskapsförare eller den underordnade medarbetare som räkenskapsföraren har delegerat vissa uppgifter till i enlighet med artikel 69 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
b) den behöriga utanordnaren : utanordnare genom delegering från kommissionen i den mening som avses i artikel 65 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är ansvariga i enlighet med de interna reglerna för genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget (nedan kallad budgeten), inklusive direktörer för genomförandeorgan och utanordnare genom vidaredelegering i den mening som avses i artikel 65 i den förordningen, vilka utövar funktionen som direktör och cheferna för unionens delegationer som fungerar som kommissionens utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i den förordningen.
c) registrerade : en identifierbar person enligt vad som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter.
d) resultat : fakta som upptäckts och kunnat fastställas under genomförandet av ett rättsligt åtagande, eller i samband med revisioner eller undersökningar som utförts av revisionsrätten, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf), internrevisionstjänsten (IAS) eller någon annan revision eller kontroll som genomförts under ansvar av den behöriga utanordnaren.
e) rättsligt åtagande : ett åtagande som kommissionen ingått enligt avdelningarna V-VIII i del 1 och del 2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
f) person : en fysisk eller juridisk person eller en sammanslutning som inte är en juridisk person enligt nedan:
-
En mottagare enligt definitionen i artikel 2 i i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
-
En anbudssökande eller anbudsgivare.
-
En bidragssökande.
-
En deltagare i en pristävling.
-
En betald extern expert i enlighet med artikel 204 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
-
En person med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll över en annan juridisk person enligt vad som avses i artikel 106.1 b och e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
g) allvarligt fel i yrkesutövningen : överträdelse av lagar, författningar eller etiska normer för det yrke som personen tillhör, samt eventuellt felaktigt agerande som påverkar personens yrkesmässiga trovärdighet.
h) underentreprenör : en ekonomisk aktör som har föreslagits av en anbudssökande, anbudsgivare eller kontraktspart för att utföra delar av ett kontrakt, samtidigt som den upphandlande myndigheten inte har några direkta rättsliga åtaganden gentemot aktören.
i) väsentligt fel eller oriktighet : väsentligt fel eller oriktighet enligt definitionen i artikel 166.2 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
j) kontaktperson för varningen : den person inom det generaldirektorat som ansvarar för begäran som är ansvarig för varningen till dess att den tas bort.
Artikel 3
Systemets funktion
1. Räkenskapsföraren ska säkerställa lämpliga tekniska arrangemang för en effektiv drift av systemet och dess övervakning.
Räkenskapsföraren ska föra in, ändra, förnya eller ta bort varningar som begärts av den behöriga utanordnaren.
2. Räkenskapsföraren ska anta genomförandeåtgärder avseende tekniska aspekter och definiera därtill hörande förfaranden, också på säkerhetsområdet.
Räkenskapsföraren ska meddela dessa åtgärder till kommissionens generaldirektorat och till genomförandeorganen.
Artikel 4
Befogenhet och förfarande för att begära, ändra, förnya eller ta bort en varning
1. Bara den behöriga utanordnaren får begära registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av en varning.
2. Den behöriga utanordnaren ska rikta begäran om registrering, ändring, förnyelse eller borttagande av varningar till räkenskapsföraren. Den behöriga utanordnaren ska använda formuläret i bilagan till detta beslut.
3. Den kontaktperson för varningar som avses i artikel 8 ska kontrollera att kraven i artiklarna 11 och 12 är uppfyllda innan den överlämnar begäran till räkenskapsföraren.
Artikel 5
Tillgång till systemet
Kommissionens generaldirektorat och genomförandeorganen ska ges direkt tillgång till informationen i systemet via kommissionens centrala redovisningssystem.
Kommissionens generaldirektorat eller genomförandeorgan med ansvar för ett lokalt system kan använda det centrala redovisningssystemet för att få tillgång till informationen i systemet, under förutsättning att samstämmigheten mellan informationen kan garanteras i det lokala systemet och det centrala redovisningssystemet.
Artikel 6
Användningen av systemet
Information som lagras i systemet får bara användas för genomförandet av budgeten eller förvaltningen av andra eventuella medel som förvaltas av unionen. Detta ska inte påverka den information som ingår i den centrala databasen för uteslutning av anbud (nedan kallad databasen) som avses i artikel 1.2 och 1.3 i förordning (EG, Euratom) nr 1302/2008 (10).
Olaf får använda uppgifterna i systemet och databasen för sina undersökningar enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 av den 11 september 2013 om utredningar som utförs av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) och om upphävande av förordning (EG) nr 1073/1999 (”Olaf-förordningen”), och för att förebygga bedrägerier, bland annat genom riskanalyser.
Artikel 7
Tidpunkt för samråd om systemet
Den ansvariga utanordnaren ska kontrollera om det finns en varning i systemet som gäller en person i följande skeden:
a)
Innan ett enskilt budgetåtagande ingås.
b)
Innan ett övergripande budgetåtagande ingås om personen är känd i det skedet.
c)
Vid preliminära budgetåtaganden, innan det rättsliga åtagandet ingås, vilket ger rätt till kommande betalningar såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och uttagningsprov.
d)
Vid upphandlings- eller bidragsförfaranden, pristävlingar och inbjudningar att anmäla intresse, senast innan tilldelningsbeslutet fattas.
e)
När det gäller upphandling, om den upphandlande myndigheten begränsar antalet anbudssökande som inbjuds att lämna anbud, innan urvalet av anbudssökandena har avslutats.
f)
Innan en eventuell utbetalning såvida det inte rör sig om personalkostnader och återbetalning av resekostnader för deltaganden i möten och tävlingar.
Artikel 8
Kontaktperson för varningen
Kontaktpersonen för varningen ska:
a)
Förbereda begäran om registrering av en varning.
b)
Översända begäran och all annan information om varningen till räkenskapsföraren.
c)
Tillhandahålla den information som gör det möjligt för andra behöriga utanordnare att göra kontroller eller besluta om de konsekvenser som avses i avsnitt 4.
AVSNITT 2
INFORMATION SOM FÖRS IN I SYSTEMET
Artikel 9
Varningskategorier
1. Varningarna i systemet ska delas in i följande två kategorier:
a) Kontrollbaserade varningar: om en person är misstänkt eller föremål för upptäckt av bedrägerier, korruption eller annan olaglig verksamhet som riktar sig mot unionens ekonomiska intressen som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott.
b) Varningar om uteslutning: om en person utesluts i enlighet med de grunder för uteslutning som anges i artiklarna 106.1 och 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En person kan bli föremål för olika varningar som registrerats på olika grunder.
Artikel 10
Information i systemets varningar
Varningar inom systemet ska innehålla följande information:
a)
Identifiering av personen.
b)
Typ av varning.
c)
Hur länge varningen ska gälla.
d)
Grunder till att en person utgör ett hot med avseende på unionens ekonomiska intressen och anseende eller eventuella andra medel som förvaltas av unionen.
e)
Informationen om det kontradiktoriska förfarandet.
f)
Namnet på den behöriga utanordnaren.
g)
Namnet på den kontaktperson för varning som avses i artikel 8 i detta beslut.
Artikel 11
Kontrollbaserade varningar
1. Den behöriga utanordnaren kan begära en kontrollbaserad varning om något av följande villkor är uppfyllt:
a)
Olaf har underrättat den behöriga utanordnaren enligt förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, om utredningarna visar att det kan vara lämpligt att vidta åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen.
b)
Europeiska revisionsrätten har lämnat upplysningar till kommissionen, eller internrevisionstjänsten har lämnat upplysningar till den behöriga utanordnaren som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, eller som gäller väsentliga fel eller oriktigheter, allvarliga fel i yrkesutövningen eller allvarliga kontraktsbrott med anknytning till en person.
c)
Den behöriga utanordnaren har utfört en översyn, revision eller en kontroll som tyder på bedrägeri, korruption eller annan olaglig verksamhet som påverkar unionens ekonomiska intressen i den mening som avses i artikel 141 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012, som gäller väsentliga fel, oriktigheter eller allvarligt fel i yrkesutövningen eller allvarligt kontraktsbrott när det gäller en person, eller har fått information om en sådan översyn, revision eller kontroll.
2. En kontrollbaserad varning ska ha en längsta varaktighet på ett år. Kontrollen ska tas bort när en varning om uteslutning begärs, eller när det inte längre föreligger något behov av kontroll.
3. Vid utgången av den period som avses i punkt 2 ska den kontrollbaserade varningen automatiskt tas bort.
4. Den behöriga utanordnaren får begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om Olaf informerar utanordnaren om att slutsatserna om de utredningar som avses i punkt 1 ännu inte har utformats, men att utredningarna motiverar att den kontrollbaserade varningen bibehålls. Den behöriga utanordnaren kan även begära förnyelse av den kontrollbaserade varningen om villkoren som anges i punkt 1 b och c fortfarande är uppfyllda.
5. Den behöriga utanordnaren ska ange orsakerna till varför förnyelsen är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen och anseende.
6. En förnyelse ska betraktas som en ny begäran om en kontrollbaserad varning.
Artikel 12
Varningar om uteslutande
1. Den behöriga utanordnaren ska begära en varning om uteslutning i de fall som avses i artiklarna 106.1 eller 109.1 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
2. En varning om uteslutning ska tas bort när uteslutningsperioden löpt ut.
3. En varning om uteslutning ska automatiskt föras in från systemet till databasen.
Artikel 13
Information från Olaf
När Olaf vidarebefordrar information i enlighet med artikel 7.6 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 för att bistå den behöriga utanordnaren när beslut fattas om att vidta förebyggande åtgärder för att skydda Europeiska unionens ekonomiska intressen eller i enlighet med artikel 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013 ska informationen omfatta följande:
a)
Den berörda personens identitet.
b)
En sammanfattning av de faktiska omständigheterna och de risker som identifierats i utredningen. Sammanfattningen ska vara tillräcklig för att göra det möjligt för personen att höras i enlighet med artikel 16 i detta beslut.
c)
Eventuella rekommendationer om särskild sekretess i fall där utredningsåtgärderna måste vidtas av en nationell rättslig myndighet eller i fråga om externa utredningar som ingår i en nationell myndighets behörighet, i enlighet med de nationella bestämmelser som är tillämpliga på utredningen.
AVSNITT 3
FÖRFARANDEN VID REGISTRERING AV EN VARNING
Artikel 14
De centrala avdelningarnas föregående samråd för kontroll av varningar
Den behöriga utanordnaren ska, innan beslut fattas om att begära registrering av en kontroll på grundval av uppgifter som lämnats in av Olaf i enlighet med artiklarna 7.6 och 11 i förordning (EU, Euratom) nr 883/2013, samråda med generaldirektoratet för budget (den centrala finansenheten) och, där så är lämpligt, med rättstjänsten, i nära samarbete med Olaf i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
Artikel 15
De centrala avdelningarnas bedömning av varningar om uteslutning
Innan en varning om uteslutning och om lämplig tidsrymd för denna begärs för de fall som avses i artikel 106.1 b, c och e samt i artikel 109.1 på förslag av den behöriga utanordnaren, ska en centraliserad bedömning genomföras av generaldirektoratet för budget och rättstjänsten. Om den varning om uteslutning som föreslås av den behöriga utanordnaren grundas på uppgifter som lämnats av Olaf ska denna bedömning göras i nära samarbete med Olaf.
Artikel 16
Rätt att höras
1. Registrering av varningar omfattas av följande regler:
a)
Om den behöriga utanordnaren har för avsikt att registrera en varning om uteslutning eller att vidta åtgärder som kan påverka den berörda personens rättigheter negativt ska den berörda personen först få tillfälle att yttra sig skriftligen. Den behöriga utanordnaren ska ge den berörda personen minst 14 kalenderdagar att inkomma med ett yttrande. Samtidigt ska den behöriga utanordnaren upplysa den berörda personen om att varningen kommer att registreras om inget yttrande inkommer.
I förekommande fall ska den behöriga utanordnaren ge den berörda personen möjlighet att yttra sig på grundval av de uppgifter som lämnats av Olaf.
b)
Om personen inkommer med yttranden som inte ändrar den behöriga utanordnarens bedömning ska denne uppmana räkenskapsföraren att aktivera varningen.
Om personen inkommer med yttranden som enligt den behöriga utanordnaren leder till att en varning blir oproportionell eller överflödig ska varningen inte aktiveras, och personen ska informeras om detta.
I förekommande fall ska räkenskapsföraren till den behöriga utanordnaren bekräfta registreringen av varningen i databasen för systemet för tidig varning.
c)
Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen aktiverats och för vilken tidsperiod. Ett sådant meddelande krävs emellertid inte om personen inte svarat på uppmaningen att yttra sig skriftligen.
2. Den behöriga utanordnaren kan i väntan på beslut om uteslutningens varaktighet begära registrering av varningar om uteslutning för de fall som avses i artikel 106.1 e i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska ge personen möjlighet att yttra sig om uteslutningens varaktighet.
3. Om den behöriga utanordnaren har ett officiellt dokument som redogör för situationen kan denne begära registrering av en varning om uteslutning i de situationer som avses i artikel 106.1 a i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 redan innan den berörda personen fått tillfälle att yttra sig. Den behöriga utanordnaren ska meddela den berörda personen att varningen registrerats.
4. Den behöriga utanordnaren kan i undantagsfall frångå kravet att ge den berörda personen möjlighet att yttra sig skriftligen innan registrering av en varning om uteslutning begärs, eller innan någon åtgärd vidtas som negativt kan påverka den berörda personens rättigheter, förutsatt att det finns avgörande och berättigade skäl att låta utredningen eller de nationella rättsliga förfarandena omfattas av sekretess och samtidigt fortsätta med registrering av varningen.
5. När Olaf informerar den behöriga utanordnaren i enlighet med artikel 13 ska det anges huruvida utredningen eller nationella rättsliga förfaranden behöver omfattas av sekretess och huruvida den berörda personens möjlighet att yttra sig behöver åsidosättas.
6. Personen ska ges möjlighet att yttra sig så snart skälen att skydda en utredning eller nationella rättsliga förfaranden inte längre föreligger.
Artikel 17
Uppgiftsskydd och de registrerades rättigheter
1. Den behöriga utanordnaren ska informera de registrerade om att deras uppgifter kan komma att tas med i databasen för systemet för tidig varning, och upplysa dem om vilka som kan komma att få tillgång till dessa uppgifter. Denna allmänna information ska delges skriftligen, bland annat i meddelanden om upphandling, förslagsinfordringar, pristävlingar och, om inga infordringar görs, innan kontrakt eller bidrag tilldelas.
2. Den behöriga utanordnare som begär registrering av en varning ska vara ansvarig för kontakterna med den person vars personuppgifter införs i databasen för systemet för tidig varning. Utanordnaren ska bemöta begäranden från berörda personer om att korrigera felaktiga eller ofullständiga personuppgifter, liksom även alla andra begäranden och frågor från sådana personer.
3. Berörda personer kan också skriftligen av räkenskapsföraren begära uppgifter om huruvida de är registrerade i databasen för systemet för tidig varning.
Räkenskapsföraren ska tillhandahålla dessa uppgifter såvida inte den behöriga utanordnaren, i överenskommelse med Olaf, där så behövs beslutar att de begränsningar som avses i artikel 20.1 i förordning (EG) nr 45/2001 gäller.
4. Varningar som tagits bort ska vara åtkomliga enbart för revision och utredningar och ska inte längre vara tillgängliga för databasens användare.
Personuppgifter om fysiska personer som uteslutits får dock sparas för ovannämnda syften i högst fem år efter det att varningen har tagits bort.
Artikel 18
Översyn av varningar
Om den person för vilken en varning registrerats i databasen för systemet för tidig varning tillhandahåller nya uppgifter som visar att skälen för registrering inte längre föreligger ska den behöriga utanordnaren begära att varningen tas bort.
Den person för vilken en varning registrerats i databasen kan klaga hos ombudsmannen och begära rättslig prövning.
AVSNITT 4
VARNINGARNAS FÖLJDER
Artikel 19
Allmänna bestämmelser om följder
1. Den behöriga utanordnaren ska av kontaktpersonen för varningen begära alla relevanta uppgifter som behövs för att besluta om de följder som anges i detta avsnitt.
2. Om den behöriga utanordnaren på grundval av uppgifter som lämnas av Olaf begär registrering av en kontrollbaserad varning enligt artikel 11 ska den behöriga utanordnaren följa det förfarande som anges i artikel 14 eller 15 i detta beslut och besluta om följderna i nära samarbete med Olaf, i överensstämmelse med förordning (EU, Euratom) nr 883/2013.
3. När beslut om följder fattas ska den behöriga utanordnaren för alla varningar beakta följande kriterier:
a)
Riskerna för unionens ekonomiska intressen och anseende.
b)
Det rättsliga åtagandets belopp och varaktighet.
c)
Hur brådskande genomförandet av det rättsliga åtagandet är.
d)
Typen av omständigheter.
e)
Hur allvarliga omständigheterna är.
f)
De eventuella följderna av genomförandet av det rättsliga åtagandet.
För varningar om uteslutning ska den behöriga utanordnaren även beakta av vilken art och hur allvarliga skälen för uteslutningen är, liksom behovet av att undvika avbrott i verksamheten.
4. Den behöriga utanordnaren ska under alla omständigheter skriftligen motivera sitt beslut om följder.
Artikel 20
Följder av kontrollbaserad varning
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar kan kontroll omfatta följande:
a)
Den behöriga utanordnaren kan begära ytterligare styrkande handlingar enligt reglerna för upphandlingen, tilldelningsförfarandet eller pristävlingen.
b)
För tilldelningsförfaranden, en analys av riskerna med förfinansiering.
2. När det gäller rättsliga åtaganden kan kontrollen omfatta följande:
a)
kontroll av att åtgärden är förenlig med de rättsliga åtagandena, bland annat i fråga om tidsfrist och resultatens innehåll.
b)
För befintliga bidrag: kontroll av att utgifterna är bidragsberättigande innan utbetalning sker eller revision eller kontroller på plats.
Artikel 21
Rätt att höras efter en kontrollbaserad varning
Det förfarande som beskrivs i artikel 15 i detta beslut och rätten att höras enligt artikel 16 i detta beslut ska även gälla om en behörig utanordnare till följd av en kontrollbaserad varning överväger åtgärder som kan påverka de berörda personernas rättigheter negativt.
Artikel 22
Följder av varningar om uteslutning för förfaranden och rättsliga åtgärder
1. När det gäller upphandling, tilldelningsförfaranden eller pristävlingar ska den behöriga utanordnaren utesluta personer som omfattas av en varning om uteslutning från deltagande i upphandling eller tilldelningsförfaranden, såvida inte dessa personer innehar en ensamrättsposition i den meningen att villkoren som anges i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 är uppfyllda.
2. Om befintliga rättsliga åtaganden föreligger ska den behöriga utanordnaren besluta om följderna, bland annat någon av följande:
a)
Genomförandet av kontraktet eller bidraget fortsätter och lämplig kontroll genomförs.
b)
Tidsfristen för betalningar avbryts i enlighet med artikel 92.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
c)
Betalningarna avbryts i enlighet med artikel 208 i den delegerade förordningen (EU) nr 1268/2012.
d)
Genomförandet av kontraktet eller bidraget avbryts i enlighet med artiklarna 116 och 135.5 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
e)
Det rättsliga åtagandet sägs upp om det i dess villkor fastställs att det kan avslutas på grundval av den information för vilken varningen har registrerats.
3. Om personen är en underleverantör ska den behöriga utanordnaren kräva att anbudsgivaren, den anbudssökande eller uppdragstagaren ersätter underleverantören.
Artikel 23
Följder av uteslutningsvarningar för budgettransaktioner
1. För uteslutningsvarningar ska den behöriga utanordnaren där så är lämpligt i räkenskapssystemet bekräfta att betalningen ska göras trots att en varning föreligger.
2. Om en uteslutningsvarning registrerats ska inga enskilda budgetåtaganden, ingen registrering av enskilda rättsliga åtaganden i budgeträkenskaperna grundad på ett övergripande åtagande och ingen avslutning av ett rättsligt åtagande grundat på ett preliminärt åtagande göras, utom om den berörda personen befinner sig i en ensamrättssituation i enlighet med villkoren i artikel 106.2 i förordning (EU, Euratom) nr 966/2012.
AVSNITT 5
SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 24
Upphävande
Beslut 2008/969/EG, Euratom om systemet för tidig varning som ska användas av kommissionens utanordnare och genomförandeorgan ska upphöra att gälla.
Artikel 25
Övergångsbestämmelser
1. Uteslutningsvarningar som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska förbli aktiva fram till slutet av deras varaktighetsperiod i enlighet med det beslutet.
2. Varningar i kategorierna W1, W2 och W3b som registrerats enligt beslut 2008/969/EG, Euratom ska anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut.
3. Varningar i kategorierna W3a och W4 ska även fortsättningsvis registreras fram till den 1 juli 2015 på de villkor som anges i beslut 2008/969/EG, Euratom. För tillämpningen av avsnitt 4 i detta beslut ska varningar i kategorierna W3a och W4 anses vara kontrollbaserade varningar enligt detta beslut. Beslut 2008/969/EG, Euratom ska fortsätta att gälla för varningar i kategori W5b fram till den 1 juli 2015.
Artikel 26
Offentliggörande
Detta beslut ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning.
Utfärdat i Bryssel den 13 november 2014.