NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
KOMMISSIONENS DELEGERADE FÖRORDNING (EU) nr 1268/2012
av den 29 oktober 2012
om tillämpningsföreskrifter för Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget
EUROPEISKA KOMMISSIONEN HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt,
med beaktande av Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget och om upphävande av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 (1), särskilt artiklarna 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 och 209, och
av följande skäl:
(1)
Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (2) har ändrats och ersatts av förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen). Det är därför nödvändigt att anpassa kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genomförandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) till den nya budgetförordningen. För tydlighetens skull bör förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ersättas med en ny förordning.
(2)
Enligt artikel 290 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) kan det till kommissionen, genom en lagstiftningsakt, delegeras befogenheter att anta akter endast för att komplettera eller ändra vissa icke-väsentliga delar av lagstiftningsakten. På grundval av denna regel har vissa bestämmelser i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 införts i budgetförordningen, och bör därför inte ingå i denna förordning.
(3)
Under det förberedande arbetet har kommissionen organiserat de samråd som behövs, inklusive på expertnivå, och sett till att relevanta handlingar vid lämplig tidpunkt och samtidigt har översänts till Europaparlamentet och rådet.
(4)
När det gäller budgetprinciperna, och närmare bestämt enhetsprincipen, innebär de förenklade reglerna för generering och inkassering av räntor vid förfinansiering - särskilt det faktum att man upphävt stödmottagarnas skyldighet att generera sådan ränta - att bestämmelserna om dessa räntors tillämpningsområde och om inkasseringen av räntorna har blivit föråldrade. I de fall en sådan skyldighet kvarstår för enheter som anförtrotts genomförandeuppgifter bör reglerna om identifiering, användning och redovisning av ränta införas i delegeringsöverenskommelserna med dessa enheter. Om räntan på förfinansieringen ska tillfalla unionen på grundval av dessa överenskommelser bör räntebeloppen föras in i budgeten som inkomster avsatta för särskilda ändamål.
(5)
När det gäller principen om ettårighet finns det anledning att förtydliga dels begreppet budgetårets anslag, dels de förberedelser för ett åtagande som, om de fullbordats senast den 31 december, kan möjliggöra en överföring av åtagandebemyndiganden mellan budgetår.
(6)
När det gäller principen om en enda beräkningsenhet bör man precisera de kurser som ska användas vid omräkningen mellan euro och andra valutor för de behov som uppstår vid förvaltningen av likvida medel och i samband med redovisningen. Dessutom bör man ytterligare förbättra insynen i hur resultaten av dessa valutaomräkningar redovisas. Eftersom euron införts bör man avskaffa kommissionens skyldighet att lämna information till medlemsstaterna om överföringar av likvida medel mellan olika valutor.
(7)
I fråga om undantagen från universalitetsprincipen bör det preciseras dels vilken budgetbehandling som ska tillämpas för de inkomster som avsatts för särskilda ändamål - och särskilt bidragen från medlemsstater eller tredje land till vissa av unionens program - dels vilka begränsningar som ska gälla för avräkning mellan utgifter och inkomster. Med hänsyn tagen till nuvarande praxis, och av rättssäkerhetsskäl, bör man klargöra att inkomster avsatta för särskilda ändamål som regel automatiskt bör ge upphov till åtagande- och betalningsbemyndigandena så snart som de har uppburits av institutionen. Det måste också anges i vilka undantagsfall dessa inkomster avsatta för särskilda ändamål får göras tillgängliga redan innan de har inkasserats av institutionen.
(8)
I fråga om principen om specificering bör det tydligt anges hur man ska beräkna den procentandel av anslagen som institutionerna får överföra i kraft av sitt oberoende. För att garantera tillgången till fullständig information bör varje begäran om överföring som lämnas till Europaparlamentet och rådet förses med en detaljerad motivering.
(9)
När det gäller principen om sund ekonomisk förvaltning bör man identifiera målen med och minsta tidsintervall för förhands- och efterhandsbedömningar av program och verksamheter samt de upplysningar som ska finnas i finansieringsöversikten för rättsakten.
(10)
Till stöd för principen om öppenhet ökas insynen i hur medel används genom att namnen på mottagarna och de exakta beloppen offentliggörs. Det faktum att medborgarna får möjlighet att ta del av dessa uppgifter stärker allmänhetens insyn i hur de offentliga medlen fördelas och bidrar till att medlen används på bästa sätt. Om stödmottagarna är fysiska personer måste emellertid ett sådant offentliggörande uppfylla bestämmelserna om skydd av personuppgifter. Därför bör personuppgifter bara offentliggöras om det är nödvändigt och lämpligt i proportion till det eftersträvade syftet.
(11)
Informationen om hur unionens medel används bör offentliggöras på en av institutionerna kontrollerad webbplats, och bör åtminstone omfatta mottagarens namn och belägenhet samt det aktuella beloppet och ändamålet. Informationen bör utformas med hänsyn till de kriterier som fastställs i artikel 35.3 i budgetförordningen, särskilt tilldelningens typ och omfattning.
(12)
Med tanke på EUF-fördragets principer, i synnerhet principerna om insyn och öppenhet, proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering bör uppgifter om namn och belägenhet för mottagare av unionsmedel offentliggöras när det gäller priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats efter ansökningsomgång och kontrakt som tilldelats efter anbudsförfarande. Det faktum att uppgifterna offentliggörs bör också underlätta för dem vars ansökningar eller anbud inte har antagits att kontrollera hur den offentliga urvalsprocessen har gått till.
(13)
Personuppgifter om fysiska personer bör inte förbli offentliga under längre tid än medlen används av mottagaren i fråga, och uppgifterna bör därför tas bort efter två år. Detsamma bör gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
(14)
I de flesta fall som omfattas av denna förordning gäller kravet på offentliggörande juridiska personer.
(15)
När det gäller fysiska personer bör uppgifter bara offentliggöras om detta är förenligt med proportionalitetsprincipen, efter en avvägning mellan beloppets storlek och behovet att kontrollera bästa möjliga användning av medlen. För fysiska personer är ett offentliggörande av personens uppehållsort på Nuts 2-nivå förenligt med målet att uppgifter om stödmottagare bör publiceras, och en sådan regel garanterar också en likabehandling av medlemsstater av olika storlek, samtidigt som mottagarens privatliv respekteras, särskilt med avseende på skydd av personuppgifter.
(16)
Information om stipendier och andra direkta stöd till de fysiska personer som är mest behövande bör även i fortsättningen undantas från offentliggörande.
(17)
För att garantera att principen om likabehandling av mottagare följs bör offentliggörandet av uppgifter om fysiska personer också ske i överensstämmelse med medlemsstaternas skyldighet att garantera stor öppenhet vid upphandling som överstiger beloppsgränserna i Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG av den 31 mars 2004 om samordning av förfarandena vid offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster (4).
(18)
Uppgifter om mottagarens namn och belägenhet samt om belopp och användning av medlen bör inte offentliggöras om det riskerar att äventyra mottagarens integritet, vilken skyddas av stadgan om de grundläggande rättigheterna i Europeiska unionen, eller skulle skada mottagarens berättigade affärsintressen.
(19)
Budgetens kontoplan bör bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen.
(20)
De handlingar som kan leda till intressekonflikt bör definieras.
(21)
Vid indirekt förvaltning bör man fastställa ramarna för delegeringen av befogenheter och för innehållet i delegeringsöverenskommelsen. Alla enheter och personer som anförtros uppgifter som ingår i budgetgenomförandet bör garantera en skyddsnivå för unionens ekonomiska intressen som är likvärdig med den som krävs enligt budgetförordningen. För att garantera en sund ekonomisk förvaltning av Europeiska unionens medel bör man fastställa villkor för när kommissionen får godta att de system, regler och förfaranden som tillämpas av enheter eller personer som anförtrotts genomförandeuppgifter är likvärdiga med dess egna.
(22)
Genomförandeorganen, som kvarstår under kommissionens kontroll, bör erkännas som delegerade utanordnare av denna institution för genomförandet av unionens budget.
(23)
I fråga om indirekt förvaltning tillsammans med internationella organisationer bör de organisationer som kan omfattas av denna typ av förvaltning identifieras.
(24)
I fall där genomförandeuppgifter ska anförtros åt offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning bör man fastställa villkor för hur dessa organ ska utses.
(25)
Vid indirekt förvaltning behövs det närmare bestämmelser för förfarandena för granskning och godkännande av räkenskaper, samt för hur utgifter som täckts av betalningar som skett i strid med tillämpliga bestämmelser ska uteslutas från finansiering från unionen.
(26)
När det gäller privaträttsliga organ som utför förberedelse- eller kompletteringsarbete för kommissionens räkning måste dessa väljas ut enligt förfarandena för offentlig upphandling.
(27)
När det gäller de respektive rollerna för de olika aktörerna i budgetförvaltningen, stärker reformen av den ekonomiska förvaltningen tillsammans med avskaffandet av centrala förhandskontroller utanordnarnas ansvar för alla inkomst- och utgiftstransaktioner, också i fråga om interna kontrollsystem. Europaparlamentet och rådet bör hållas underrättade om när delegerade utanordnare tilldelas respektive lämnar sina uppdrag. Uppdragen, ansvarsområdena och principerna för de förfaranden som ska iakttas måste dessutom definieras. Internaliseringen av förhandskontrollerna förutsätter i all synnerhet en tydlig distinktion mellan inledande av budgettransaktioner och kontroller av desamma, och varje institution måste också anta tjänsteutövningsregler som är tillämpliga på de anställda som ansvarar för förhands- och efterhandskontrollerna. Det måste också fastställas att den som tagit ett visst ansvar bör redovisa hur detta fullgjorts genom en årsrapport till den institution som bland annat svarar för efterhandskontrollerna. De styrkande handlingarna för genomförda transaktioner bör bevaras. Inom ramen för offentlig upphandling bör alla förhandlade förfaranden, eftersom de utgör undantag från de gängse upphandlingsförfarandena, redogöras för i en särskild rapport till institutionen och ett meddelande till Europaparlamentet och rådet.
(28)
Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 bör anpassas för att ta hänsyn till delegationschefens dubbla roll som utanordnare genom vidaredelegering från den europeiska avdelningen för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten) och - när det gäller driftsanslag - från kommissionen.
(29)
I syfte att klargöra ansvarsfördelningen är det även viktigt att exakt avgränsa räkenskapsförarens uppdrag och ansvarsområden vad gäller redovisningssystemen, kassaförvaltningen och bankkontona samt registret över betalningsmottagare. Formerna för hur räkenskapsförare lämnar sina uppdrag bör också fastställas.
(30)
Eftersom förskottskonton utgör ett undantag från gängse förvaltningssystem bör det fastställas villkor för användningen av dessa konton och för förskottsförvaltarens arbetsuppgifter och ansvarsområden, liksom även utanordnarnas och räkenskapsförarnas när det gäller kontrollen av kontona. Europaparlamentet och rådet bör underrättas när någon tilldelas eller lämnar ett uppdrag. Av effektivitetsskäl bör endast ett förskottskonto inrättas vid varje delegation, och således användas både för anslag från kommissionens och utrikestjänstens avsnitt i budgeten. Det har visat sig nödvändigt att införa möjligheten att använda bankkort kopplade till förskottskonton, för att underlätta betalningar vid EU:s delegationer och representationskontor, och för att undvika de risker som är förknippade med kontanter.
(31)
När uppdragen och ansvarsområdena för var och en av aktörerna väl har avgränsats kan dessa endast ställas till svars enligt villkoren i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. Man bör bibehålla den särskilda instans för finansiella oriktigheter som inrättats vid varje institution, eftersom denna har visat sig vara effektiv när det gäller att avgöra om det har skett oriktigheter av ekonomisk natur. Det behöver fastställas former för hur en utanordnare, för att själv befrias från ansvar, kan begära bekräftelse av ett beslut som han eller hon anser strider mot gällande bestämmelser eller mot principerna för en sund ekonomisk förvaltning.
(32)
När det gäller inkomster, utom i det särskilda fallet med egna medel som regleras genom rådets beslut 2007/436/EG, Euratom av den 7 juni 2007 om systemet för Europeiska gemenskapernas egna medel (5), bör man precisera vilka uppgifter och kontroller som ingår i utanordnarnas ansvar för de olika etapperna i förfarandet: Beräkning av fordran, betalningskrav, debetnota som underrättar gäldenären om att en fordran fastställts, beräkningar av eventuella dröjsmålsräntor samt, i förekommande fall, beslut om en avskrivning av fordran under iakttagande av kriterierna för sund ekonomisk förvaltning, på så sätt att inkomstförvaltningen sköts så effektivt som möjligt.
(33)
Räkenskapsförarens roll vid inkasseringen av inkomster och eventuella förlängningar av betalningsfristerna behöver också preciseras. Räkenskapsföraren bör vidare ges en viss flexibilitet när det gäller att kräva in belopp, t.ex. möjligheten att räkna av skulder direkt, eller i undantagsfall att frångå kravet på ställande av säkerhet för en skuld om gäldenären är villig och i stånd att utföra betalningen inom den extra tidsfristen men inte kan ställa en sådan säkerhet med hänsyn till proportionalitetsprincipen.
(34)
För att säkra en god förvaltning av tillgångar samtidigt som tillgångarna också ger avkastning behöver preliminärt inkasserade belopp - t.ex. överklagade bötesbelopp inom konkurrensområdet - investeras i finansiella tillgångar. Det måste också fastställas hur ränteinkomster som genereras av sådana investeringar ska användas.
(35)
För att se till att kommissionen har all nödvändig information för att anta finansieringsbesluten behöver minimikrav fastställas för innehållet i finansieringsbeslut för bidrag, upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument.
(36)
På utgiftssidan bör man precisera sambandet mellan finansieringsbeslut, övergripande åtaganden och enskilda åtaganden, och man bör också definiera särdragen hos vart och ett av dessa steg, så att budgetgenomförandets förlopp omges av klara och tydliga ramar.
(37)
Förhållandet mellan kontroll, godkännande och betalning av utgifter bör klargöras, liksom vilka kontrollsteg som ska utföras innan utanordnarens kontroll av utgifter fullbordas genom påskriften ”kan betalas”. Det bör preciseras vilka styrkande handlingar som måste läggas fram till stöd för betalningar samt vilka regler som gäller för avräkning av förfinansiering och mellanliggande betalningar.
(38)
Det bör fastställas detaljerade bestämmelser för tillämpningen av tidsfristerna för kontroll och betalning av utgifter, med beaktande av Europaparlamentets och rådets direktiv 2011/7/EU av den 16 februari 2011 om bekämpande av sena betalningar vid handelstransaktioner (6) för att säkerställa att det inte finns några onödiga dröjsmål för betalningar till mottagare.
(39)
När det gäller internrevisionen bör det fastställas hur revisorn ska utses, och hur dennes oberoende ska garanteras inom den institution som utsett honom eller henne och till vilken han eller hon ska redovisa sitt arbete. För att säkerställa öppenhet gentemot Europaparlamentet och rådet bör dessa institutioner underrättas när en internrevisor tilldelas eller lämnar sitt uppdrag.
(40)
Regler för upphandling bör grundas på direktiv 2004/18/EG. Man behöver närmare definiera de olika typerna av upphandlingsförfaranden, tillämpliga former för offentliggörande, villkoren för när varje typ av upphandlingsförfarande ska användas och de grundläggande dragen i varje förfarande, urvals- och tilldelningskriterier, regler för tillgång till upphandlingsdokument och för kontakter med anbudsgivare eller anbudssökande, villkor för när kommissionen tilldelar kontrakt för egen räkning, tillämpliga beloppsgränser och regler för beräkningen av värdet på de kontrakt som ska tilldelas.
(41)
Syftet med förfarandena för tilldelning av kontrakt är att tillgodose institutionernas behov på bästa möjliga villkor samtidigt som man respekterar de ekonomiska aktörernas rätt till lika behandling i tillträdet till anbudsförfaranden, liksom principerna om öppenhet och icke-diskriminering. För att främja insynen i förfarandet och en lika behandling av de anbudssökande och anbudsgivarna, samt för att utanordnarna helt ska ansvara för det slutliga valet, bör förfarandet för att öppna och bedöma anbud och ansökningar att delta med anbud anges, från utnämningen av en kommitté fram till det motiverade och dokumenterade tilldelningsbeslutet som i slutskedet fattas av den upphandlande myndigheten.
(42)
På grundval av tidigare erfarenheter är det nödvändigt att inrätta ett nytt upphandlingsförfarande för kontrakt till medelhögt värde. Det bör därför föreskrivas att en ”förteckning över potentiella leverantörer” bör få användas på samma villkor som det befintliga förfarandet med ”uppmaning till intresseanmälan”, eftersom en sådan förteckning skulle innebära en mindre administrativ börda för potentiella anbudsgivare.
(43)
För att skydda unionens ekonomiska intressen under genomförandet av kontrakt bör det fastställas att de enheter som bidrar med ekonomisk kapacitet i samband med genomförandet ska vara solidariskt ansvariga för att kontraktet fullgörs.
(44)
För att skydda unionens ekonomiska intressen och för att garantera en god kontroll över genomförandet bör det kunna krävas att uppdragstagaren själv direkt ska utföra vissa kritiska uppgifter.
(45)
För att garantera att kontrakt genomförs på ett sätt som är förenligt med högsta yrkesmässiga standard bör det anges att anbudsgivare som medför potentiella intressekonflikter får avvisas.
(46)
Eftersom begäran om finansiell säkerhet inte längre är automatisk bör det fastställas enligt vilka kriterier en säkerhet kan begäras.
(47)
Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör förtydligas, särskilt med avseende på typen av åtgärd eller organ av allmänt europeiskt intresse som kan få bidrag samt i fråga om de typer av rättsliga åtaganden som kan användas för bidrag. I samband med dessa rättsliga åtaganden bör man precisera kriterierna för att välja mellan bidragsöverenskommelse och bidragsbeslut, minimikrav för innehållet och möjligheten att sluta särskilda bidragsöverenskommelser eller anta särskilda bidragsbeslut inom rampartnerskap, för att garantera likabehandling och undvika att begränsa tillgången till EU-finansiering.
(48)
Tillämpningsområdet för avdelningen om bidrag bör anpassas dels till det faktum att det i budgetförordningen har införts särskilda avdelningar för priser i tävlingar och för finansieringsinstrument, dels till de centrala reglerna för bidrag, bidragsberättigande kostnader, avskaffande av principen om successiv nedtrappning, användning av förenklade bidragsformer (enhetsbelopp, enhetskostnader, schablonsatser) och avskaffandet av det generella kravet på säkerhet vid förfinansiering.
(49)
Med tanke på utvecklingen mot elektroniskt utbyte av information och elektroniskt framläggande av handlingar, vilken leder till väsentliga förenklingar, bör det införas tydliga villkor för hur system för sådant utbyte ska väljas och godkännas, så att en rättsligt sund miljö kan garanteras.
(50)
Principerna om ickevinst och samfinansiering bör revideras i linje med de åtgärder för förtydligande och förenkling som införts i budgetförordningen. För tydlighetens skull bör det i synnerhet fastställas detaljerade regler om vilka typer av intäkter som ska tas med i beräkningen i fråga om principen om ickevinst, samt för formerna för extern samfinansiering och bidrag in natura.
(51)
När det gäller principen om öppenhet bör det vara tillåtet att anta och offentliggöra fleråriga arbetsprogram, eftersom sådana program bidrar med ett mervärde för de sökande, som lättare kan förutse och förbereda sig för kommande ansökningsomgångar. I detta sammanhang bör villkoren för när arbetsprogram kan anses utgöra finansieringsbeslut preciseras. För öppenhetens skull bör en ansökningsomgång i allmänhet offentliggöras, utom i brådskande fall eller när åtgärden bara kan genomföras av en enhet. Det bör i det sammanhanget preciseras en miniminivå för vilka uppgifter som måste offentliggöras.
(52)
Eftersom det finns risker för fel och diskrepanser när det gäller villkoren för stödberättigande för mervärdesskatt som betalas av stödmottagare bör man försäkra sig om att begreppen icke återvinningsbar mervärdesskatt respektive icke beskattningsbara personer i den mening som avses i artikel 13.1 i rådets direktiv 2006/112/EG av den 28 november 2006 om ett gemensamt system för mervärdesskatt (7) tolkas och tillämpas enhetligt, med hänvisning till den verksamhet som dessa begrepp omfattar.
(53)
För att garantera öppenhet, likabehandling av sökande och ökad ansvarsskyldighet för utanordnare bör man klart definiera alla steg i tilldelningsförfarandet för bidrag, från ansökan om bidrag - för vilket kommissionen bör ha försett de sökande med tillräcklig information - till utvärderingen, vilken ska grunda sig på de tidigare fastställda kriterierna för bidragsberättigande, urval och tilldelning, och vilken bör föregå utanordnarens slutliga och vederbörligen dokumenterade beslut. Det behöver också fastställas detaljerade bestämmelser för hur de kommittéer som ska bedöma förslagen utifrån urvals- och tilldelningskriterierna ska vara sammansatta, samt om möjligheterna att kontakta de sökande under förfarandets gång eller att uppmana dem att justera sina förslag. Dessa möjligheter bör tydligt avspegla de krav på god förvaltning som har införts i budgetförordningen, och bestämmelserna bör också reglera under vilka omständigheter förslag får justeras före undertecknandet av bidragsöverenskommelserna eller meddelandena om bidragsbeslut. Samtidigt behöver det garanteras att alla sökande ges lika behandling och att man håller fast vid principen att initiativet till åtgärderna ligger endast hos den sökande.
(54)
Med tanke på att användningen av enhetsbelopp, enhetskostnader och schablonsatser har underlättats och getts en bredare tillämpning i budgetförordningen bör definitionerna av dessa förenklade former av bidragstilldelning förtydligas. Man bör framför allt klargöra att dessa tilldelningsformer - liksom är fallet med bidrag i allmänhet - är avsedda att täcka olika kategorier av bidragsberättigande kostnader och att beloppen inte nödvändigtvis ska vara fastställda på förhand. Detta är särskilt relevant när bidragen fastställs på grundval av mottagarens normala rutiner för kostnadsredovisning. Det är också viktigt att reglerna för finansiering inom ramen för varje program är stabila. För detta ändamål bör det vara tillåtet att använda de förenklade formerna av bidragstilldelning under hela programmets löptid. I fråga om statistik, metodik och förebyggande och spårning av bedrägerier bör mottagarnas allmänna räkenskapsuppgifter hållas tillgängliga, även om bidragen har tilldelats i form av enhetsbelopp, enhetskostnader eller till schablonsatser. Kontrollerna bör dock inte användas för att ifrågasätta enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser som redan har överenskommits.
(55)
En sund ekonomisk förvaltning kräver att kommissionen begär säkerheter. Detta gäller i bidragsansökningsstadiet, i form av revision i samband med ansökningar som omfattar stora belopp, i samband med betalning av förfinansiering, om utanordnaren bedömer att riskerna motiverar en säkerhet, genom att säkerhet begärs i samband med mellanliggande betalning eller slutbetalning, genom att begära intyg från revisor för de ansökningar om utbetalning som omfattar de största beloppen eller medför de största riskerna.
(56)
Man bör klargöra villkoren och förfarandena för att avbryta utbetalningar eller minska storleken på bidrag, så att avbrottet eller minskningen motiveras på ett bättre sätt, mottagaren får tillräcklig information och i varje skede har möjlighet att försvara sina rättigheter.
(57)
En sund förvaltning av unionens medel innefattar också att stödmottagarna måste utnyttja bidrag från unionen sparsamt och effektivt. Man bör särskilt försäkra sig om att kostnaderna inom ramen för kontrakt som tilldelas av bidragsmottagare i samband med att åtgärden genomförs är stödberättigande och att kontrakten i fråga tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
(58)
Eftersom budgetförordningens restriktioner i fråga om ekonomiskt stöd till tredje part har blivit mindre strikta bör det fastställas vilka minimikrav som ska införas i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet, så att det görs tydlig åtskillnad mellan finansiellt stöd som mottagare betalar ut till tredje part och genomförandeuppgifter som sköts av delegerade aktörer inom ramen för indirekt förvaltning.
(59)
Befogenheterna att utdöma påföljder för bidragsmottagare bör anpassas till dem som gäller i fråga om upphandling, eftersom de är av samma slag och bör omfattas av samma regler om ändamålsenlighet och proportionalitet.
(60)
Priser i tävlingar bör tilldelas i enlighet med principerna om öppenhet och likabehandling, på samma sätt som gäller för bidrag. I detta sammanhang bör minimikraven för arbetsprogram respektive tävlingar också fastställas med hänsyn tagen till de motsvarande kraven för bidrag. Man bör i synnerhet fastställa villkoren för när arbetsprogram kan betraktas som finansieringsbeslut, minimiinnehållet i regler för tävlingar - särskilt villkoren för utbetalning av priser till vinnarna om det fattas beslut om att priser ska tilldelas - samt lämpliga medier för offentliggörande.
(61)
För att principerna om öppenhet och likabehandling ska anses uppfyllda krävs det också att det upprättas ett klart definierat tilldelningsförfarande, från inlämnandet av tävlingsbidragen till informationen till deltagarna och meddelandet till vinnaren. Detta förfarande bör omfatta en utvärdering av bidragen, vilken bör skötas av en panel av experter som utnämns av den behöriga utanordnaren och bör grunda sig på de tilldelningskriterier som meddelats som en del av tävlingsreglerna, så att det garanteras att bidragen bedöms på ett kompetent och opartiskt sätt. På grundval av panelens rekommendationer bör den behöriga utanordnaren fatta det slutgiltiga beslutet om tilldelning av priset, eftersom ansvaret för budgetens genomförande alltid ligger hos kommissionen.
(62)
För att garantera att kommissionen förvaltar olika finansieringsinstrument på ett harmoniserat sätt bör de allmänna rambestämmelserna i avdelning VIII i budgetförordningen kompletteras med detaljerade bestämmelser för förvaltningen, där det bland annat anges regler för hur de enheter som ska anförtros genomförandeuppgifter väljs ut, vad delegeringsöverenskommelserna ska innehålla samt om förvaltningskostnader och avgifter för förvaltningskonton.
(63)
Det bör fastställas regler för urvalet av finansiella intermediärer och slutmottagare, särskilt i de undantagsfall då finansieringsinstrument förvaltas direkt, antingen genom särskilt avsedda investeringsverktyg eller andra mekanismer, så att det garanteras att unionens medel används effektivt.
(64)
Det bör också fastställas villkor för användning av finansieringsinstrument, bland annat regler om hävstångseffekter och om övervakning. Det bör vidare garanteras att finansieringsinstrument förvaltas på grundval av en gedigen förhandsbedömning, så att kommissionen kan utforma varje instrument på det sätt som bäst avhjälper marknadsmisslyckanden och suboptimala investeringssituationer.
(65)
När det gäller löpande räkenskaper och årsredovisningar anges de allmänt vedertagna redovisningsprinciper som dokumenten ska grundas på i unionens redovisningsregler. I dessa redovisningsregler anges också villkoren för hur en transaktion ska bokföras, hur tillgångar och skulder ska värderas samt hur avsättningar ska göras, så att det garanteras att informationen presenteras fullständigt och korrekt.
(66)
På bokföringsområdet bör det preciseras att räkenskapsföraren för varje institution ska dokumentera hur institutionens bokföring är organiserad, vilka bokföringsrutiner som används och vilka krav de datoriserade bokföringssystemen måste uppfylla, särskilt säkerhetskrav i fråga om tillträdet till systemen samt kraven på verifieringskedjan när ändringar införts.
(67)
Beträffande räkenskaperna bör man precisera de principer som ska gälla för räkenskapsböckerna, balansomslutningen, den periodiska avstämningen av saldona i balansomslutningen samt inventera och definiera komponenterna i den kontoplan som godkänts av kommissionens räkenskapsförare. Reglerna för bokföring av transaktioner, särskilt regeln om dubbel bokföring, reglerna för att omräkna transaktioner som inte uttrycks i euro och för styrkande handlingar för räkenskaperna bör preciseras. Innehållet i bokföringshandlingarna bör också preciseras.
(68)
Det bör fastställas regler för inventarieförteckningen över anläggningstillgångar och för räkenskapsförarnas och utanordnarnas närmare uppgifter på detta område. Med tanke på behovet av en effektiv förvaltning av tillgångar bör det också klargöras vilka bestämmelser som gäller för de tillgångar som finns upptagna på inventarieförteckningen.
(69)
På området externa åtgärder bör denna förordning, i linje med budgetförordningen, ge utrymme för undantag som är anpassade till politikområdets särdrag, främst i fråga om reglerna för upphandling och tilldelning av bidrag. Detta gäller särskilt eftersom dessa förfaranden ska genomföras av myndigheterna i de tredjeländer som tar emot ekonomiskt stöd från unionen. När det gäller upphandling bör skillnaderna främst avse typen av förfarande och de tröskelvärden från vilka varje förfarande ska tillämpas. I fråga om bidrag från unionen bör fullständig finansiering tillåtas i vissa fall, främst med tanke på vissa mottagares begränsade kapacitet att bidra med samfinansiering.
(70)
Det behöver fastställas närmare bestämmelser om användningen av budgetstöd. Dessa bestämmelser bör bland annat omfatta tydligare villkor för när budgetstöd får användas samt klargöra kravet att partnern måste förse kommissionen med aktuell och tillförlitlig information som tjänar till att utvärdera om dessa villkor är uppfyllda.
(71)
När det gäller unionens förvaltningsfonder bör man precisera principerna för unionens bidrag till dessa fonder samt för bidragen från andra givare. Det bör också preciseras vilka redovisnings- och rapporteringsregler som ska gälla för unionens förvaltningsfonder, särskilt för de räntor som ackumuleras på fondernas bankkonton, så att man klargör ansvarsområdet för varje aktör i budgetförvaltningen och för förvaltningsfondens styrelse, samt kraven på extern revision. Det bör också föreskrivas att givarna ska vara rättvist företrädda i fondens styrelse och att kommissionen måste avge en positiv röst för att medlen från en fond ska kunna utnyttjas.
(72)
För att förenkla upphandlingsförfarandena inom området för externa åtgärder har vissa tröskelvärden ändrats, och andra tröskelvärden och förvaltningsförfaranden med ursprung i de allmänna bestämmelserna har lagts till och anpassats.
(73)
På bidragsområdet bör möjligheterna att avvika från principen om samfinansiering rationaliseras i linje med budgetförordningen.
(74)
För att garantera en sund förvaltning av unionens medel bör man även precisera de villkor och bestämmelser som ska införas i överenskommelserna i de fall förvaltningen av anslag är decentraliserad, eller där förskottskonton används.
(75)
De europeiska administrativa byråerna bör ges en lämplig definition. Man bör också införa särskilda regler för Publikationsbyrån, samt bestämmelser som ger kommissionens räkenskapsförare tillstånd att delegera vissa av sina uppdrag till anställda vid dessa byråer. Man bör också precisera de operativa formerna för de bankkonton som de europeiska interinstitutionella byråerna kan få tillstånd att öppna i kommissionens namn.
(76)
Analogt med kraven på offentliggörande av uppgifter om mottagare av medel från unionen bör man också offentliggöra förteckningarna över sådana experter som avses i artikel 204 i budgetförordningen och som väljs ut genom en uppmaning till intresseanmälan. Även de arbetsuppgifter som varje expert valts ut för bör offentliggöras. Deras ersättning bör offentliggöras om den överstiger 15 000 euro.
(77)
Det nya förfarande som införs genom artikel 203 i budgetförordningen behöver klargöras genom kompletterande bestämmelser, särskilt i fråga om vilka typer av kostnader som ska omfattas av de tröskelvärden som ingår i förfarandet. Det behöver vidare införas närmare bestämmelser om fastighetsprojekt vid unionens delegationer, med tanke på de särskilda omständigheterna kring sådana projekt, inte minst när det gäller brådskande arbeten. Det bör anges att de byggnader vid delegationerna som används som bostäder och som måste hyras eller köpas inom en kort tidsrymd bör uteslutas från förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen. Mark som förvärvas utan kostnad eller till ett symboliskt belopp bör inte omfattas av förfarandet i artikel 203 i budgetförordningen, eftersom sådana transaktioner inte medför någon ytterligare belastning på budgeten.
(78)
För att garantera konsekvens i förhållande till bestämmelserna i budgetförordningen behöver övergångsbestämmelser fastställas. För att även garantera konsekvens i förhållande till de grundläggande rättsakter som antas inom olika sektorer, bör bestämmelserna om förvaltningsmetoder och finansieringsinstrument börja tillämpas först den 1 januari 2014.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
DEL ETT
GEMENSAMMA BESTÄMMELSER
AVDELNING I
SYFTE
Artikel 1
Syfte
I denna förordning fastställs tillämpningsföreskrifter för förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 (nedan kallad budgetförordningen).
AVDELNING II
BUDGETPRINCIPER
KAPITEL 1
Enhetsprincipen och principen om riktighet i budgeten
Artikel 2
Redovisning av ränta som genererats av förfinansiering
(Artikel 8.4 i budgetförordningen)
Om budgeten ska krediteras med räntebelopp ska det fastställas i de överenskommelser som sluts med enheter eller personer som avses i artikel 58.1 c ii-viii i budgetförordningen att förfinansiering ska betalas ut till bankkonton eller underkonton som gör det möjligt att identifiera de aktuella beloppen och därtill hörande räntor. Om detta villkor inte uppfylls ska de redovisningsmetoder som används av direkta mottagare eller mellanhänder på annat sätt göra det möjligt att identifiera medlen från unionen eller de räntor eller andra förmåner de ger upphov till.
Bestämmelserna i denna förordning om ränta på förfinansiering ska inte påverka kravet att belopp som betalas ut i förfinansiering ska föras in på tillgångssidan i balansräkningen, i enlighet med de redovisningsregler som avses i artikel 143 i budgetförordningen.
KAPITEL 2
Principen om ettårighet
Artikel 3
Anslag för budgetåret
(Artikel 11.3 i budgetförordningen)
Med godkända åtagande- och betalningsbemyndiganden för ett givet budgetår avses följande:
a)
Tillgängliga anslag i budgeten, inklusive genom ändringsbudgetar.
b)
Överförda anslag från tidigare budgetår.
c)
Anslag som gjorts tillgängliga på nytt i enlighet med artiklarna 178 och 182 i budgetförordningen.
d)
Anslag som härrör från förfinansiering som har betalats tillbaka i enlighet med artikel 177.3 i budgetförordningen.
e)
Anslag som gjorts tillgängliga genom inkomster som avsatts för särskilda ändamål under budgetåret eller under de föregående budgetåren och som inte utnyttjats.
Artikel 4
Anslag som förfaller och anslag som överförs till påföljande budgetår
(Artikel 13.2 i budgetförordningen)
1. De åtagandebemyndiganden och de icke-differentierade anslag gällande fastighetsprojekt som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen får endast överföras om åtagandena inte har kunnat ingås före den 31 december under budgetåret av skäl som ligger utanför utanordnarens kontroll och om förberedelserna har kommit så långt att man rimligen kan bedöma att åtagandet kan ingås senast den 31 mars närmast påföljande år, eller senast den 31 december i fråga om fastighetsprojekt.
2. De förberedelser som avses i artikel 13.2 a i budgetförordningen och som bör avslutas senast den 31 december under budgetåret i fråga inför en överföring till påföljande budgetår är särskilt följande:
a)
Vad gäller övergripande åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen ska finansieringsbeslutet redan vara fattat eller vara förberett i det avseende att det samråd mellan de berörda avdelningarna inom varje institution som föregår beslutet är avslutat.
b)
Vad gäller enskilda åtaganden i den mening som avses i artikel 85 i budgetförordningen, att urvalet av potentiella uppdragstagare, stödmottagare, prisvinnare eller personer eller enheter till vilka genomförandeuppgifter ska delegeras har slutförts.
3. Anslag som överförts i enlighet med artikel 13.2 a i budgetförordningen och för vilka åtaganden inte ingåtts per den 31 mars påföljande budgetår, eller fram till och med den 31 december följande år för belopp som avser fastighetsprojekt, ska automatiskt förfalla.
Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om de anslag som på så sätt förfallit inom en månad efter det att anslagen förfallit i enlighet med första stycket.
4. Anslag som överförts enligt artikel 13.2 b i budgetförordningen får utnyttjas fram till den 31 december påföljande budgetår.
5. Det ska framgå av räkenskaperna vilka anslag som överförts enligt punkterna 1-4.
KAPITEL 3
Principen om en enda beräkningsenhet
Artikel 5
Regler för omräkningskursen mellan euron och andra valutor
(Artikel 19 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska den behöriga utanordnarens omräkning ske med hjälp av eurons dagskurs som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien.
När omräkning mellan euron och en annan valuta ska göras av kontraktsparter eller bidragsmottagare ska de särskilda regler för omräkning som har fastställts i upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser eller finansieringsöverenskommelser gälla.
2. För att undvika att valutaomräkningar får en väsentlig inverkan på storleken på unionens medfinansiering eller inverkar negativt på unionens budget ska de särskilda regler för omräkning som avses i punkt 1, om så är lämpligt, tillåta att omräkningskursen mellan euro och andra valutor ska beräknas med hjälp av genomsnittet av den dagliga växelkursen under en bestämd period.
3. När det gäller de valutor vars dagskurs inte offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning ska den behöriga utanordnaren använda den bokföringskurs som avses i punkt 4.
4. När det gäller de räkenskapsmässiga behov som avses i artiklarna 151-156 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euron och andra valutor, med förbehåll för artikel 240 i denna förordning, ske till eurons månatliga bokföringskurs. Den kursen ska fastställas av kommissionens räkenskapsförare med hjälp av de informationskällor som denne bedömer vara tillförlitliga och på grundval av växelkursen den näst sista bankdagen i den månad som föregår den för vilken kursen ska beräknas.
5. Resultaten av valutatransaktioner som avses i punkt 4 ska redovisas under en särskild rubrik i respektive institutions räkenskaper.
Första stycket i denna punkt ska i tillämpliga delar även gälla organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen.
Artikel 6
Val av kurs för omräkning mellan euron och andra valutor
(Artikel 19 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorslagstiftning eller av specifika upphandlingskontrakt, bidragsöverenskommelser, bidragsbeslut eller finansieringsöverenskommelser, ska omräkningen mellan euro och annan valuta, i de fall omräkningen utförs av den behöriga utanordnaren, göras till dagskursen den dag som utanordnarens avdelning upprättar betalningsordern eller betalningskravet.
2. För förskottskonton i euro avgör dagen för bankens betalning vilken omräkningskurs mellan euro och annan valuta som ska användas.
3. Vid reglering av belopp på förskottskonton i nationella valutor enligt artikel 19 i budgetförordningen ska omräkningen mellan euro och annan valuta ske till kursen för den månad då utgiften verkställs genom kontot i fråga.
4. När återbetalning av belopp i en annan valuta än euro avser utgifter till schablonsats eller utgifter som följer av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen och anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) och som omfattas av utgiftstak, ska omräkningskursen vara den som gällde när fordran uppstod.
KAPITEL 4
Universalitetsprincipen
Artikel 7
Bokföring i budgeten av inkomster avsatta för särskilda ändamål samt behandling av motsvarande anslag
(Artikel 21 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av artiklarna 9 och 10 ska inkomster avsatta för särskilda ändamål behandlas på följande sätt i budgeten:
a)
I inkomstredovisningen ska varje institutions avsnitt innehålla en budgetrubrik avsedd för dessa inkomster.
b)
I utgiftsredovisningen ska det i budgetanmärkningarna, inklusive anmärkningar av allmän karaktär, anges vilka budgetrubriker som förväntas krediteras med de anslag som motsvarar de inkomster som avsatts för särskilda ändamål.
I det fall som avses i första stycket led a ska ett symboliskt anslag (pro memoria) införas och de uppskattade inkomsterna ska för kännedom tas upp i anmärkningarna.
2. Anslag som motsvarar inkomster avsatta för särskilda ändamål ska automatiskt göras tillgängliga både som åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden så snart som inkomsten uppburits av institutionen, med undantag för följande fall:
a)
I de fall som avses i artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen.
b)
I det fall som avses i artikel 21.2 b i budgetförordningen, för medlemsstater där villkoren i bidragsavtalet anges i euro.
I det fall som avses i första stycket led b i får åtagandebemyndiganden emellertid göras tillgängliga efter det att medlemsstaten har undertecknat överenskommelsen om bidrag.
Artikel 8
Medlemsstaternas bidrag till forskningsprogram
(Artikel 21.2 a i budgetförordningen)
1. Medlemsstaternas bidrag till finansieringen av vissa kompletterande forskningsprogram som avses i artikel 5 i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 (8) ska utbetalas enligt följande:
a)
Sju tolftedelar av den summa som finns upptagen i budgeten senast den 31 januari pågående budgetår.
b)
De återstående fem tolftedelarna senast den 15 juli pågående budgetår.
2. Om budgeten inte är definitivt antagen före budgetårets början baseras de bidrag som avses i punkt 1 på summan i föregående års budget.
3. Alla bidrag eller ytterligare betalningar från medlemsstaterna till budgeten ska uppföras på kommissionens konto inom 30 kalenderdagar efter begäran om inbetalning.
4. Verkställda utbetalningar ska krediteras det konto som föreskrivs i förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000 och omfattas av villkoren i samma förordning.
Artikel 9
Inkomster som avsätts till följd av Eftastaternas deltagande i vissa av unionens program
(Artikel 21.2 e i budgetförordningen)
1. När medlemsstaterna i Europeiska frihandelssammanslutningen (nedan kallade Eftastaterna) deltar i vissa av unionens program ska detta redovisas enligt följande i budgeten:
a)
I inkomstberäkningen ska det finnas en symbolisk post (pro memoria) för det totala beloppet för Eftastaternas bidrag under budgetåret i fråga.
b)
I sammanställningen över utgifter:
i)
En anmärkning för varje budgetrubrik som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i samt beloppet för det väntade deltagandet ”för kännedom”.
ii)
En bilaga, som integreras i budgeten, med samtliga budgetrubriker som gäller unionsverksamhet som Eftastaterna deltar i.
Vid tillämpningen av första stycket led a ska det beräknade beloppet anges i budgetanmärkningarna.
Bilagan som avses i första stycket led b ii ingår i den budgetstruktur som behövs för att ta upp anslag som följer av det deltagande som avses i punkt 2 samt för att anslagen i fråga ska kunna utnyttjas i form av utgifter.
2. Enligt artikel 82 i avtalet om Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (nedan kallat EES-avtalet) ska beloppen för Eftastaternas årliga deltagande - såsom de bekräftats till kommissionen av den gemensamma EES-kommittén i enlighet med artikel 1.5 i protokoll 32 till EES-avtalet - leda till att såväl åtagandebemyndiganden som motsvarande betalningsbemyndiganden anslås till fullo i början av budgetåret.
3. Om anslagen för de budgetrubriker som Eftastaterna bidrar till höjs under budgetåret utan att dessa länder, under budgetåret i fråga, kan anpassa sina bidrag för att respektera den proportionalitetsfaktor som föreskrivs i artikel 82 i EES-avtalet får kommissionen tillfälligt och undantagsvis betala ut förfinansiering ur de likvida medlen för att täcka Eftastaternas andel. Efter en sådan ökning ska kommissionen så fort som möjligt begära in motsvarande bidrag från Eftastaterna. Kommissionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet varje år om alla sådana beslut som har fattats.
Förfinansieringen ska återbetalas så fort som möjligt i budgeten för påföljande budgetår.
4. Enligt artikel 21.2 e i budgetförordningen ska Eftastaternas finansiella deltagande utgöra inkomster som avsätts för särskilda ändamål. Räkenskapsföraren ska vidta lämpliga åtgärder för att garantera en särskild kontroll av användningen såväl av de inkomster som härrör från detta deltagande som av de motsvarande anslagen.
Kommissionen ska i den rapport som föreskrivs i artikel 150.2 i budgetförordningen lämna separata uppgifter om budgetens genomförande i fråga om Eftastaternas deltagande, både när det gäller inkomster och utgifter.
Artikel 10
Intäkter från sanktioner för de medlemsstater som uppvisar ett alltför stort underskott
(Artikel 21.2 c i budgetförordningen)
Intäkterna från de sanktioner som avses i avsnitt 4 i rådets förordning (EG) nr 1467/97 (9) ska redovisas i budgeten på följande sätt:
a)
I inkomstberäkningen ska det finnas en rubrik (pro memoria) för räntorna på dessa belopp.
b)
Parallellt, och trots vad som sägs i artikel 77 i budgetförordningen, ska uppförandet av dessa belopp i inkomstberäkningen leda till att åtagande- och betalningsbemyndiganden uppförs under en rubrik i utgiftsberäkningen.
Anslag enligt första stycket led b i ska genomföras enligt artikel 20 i budgetförordningen.
Artikel 11
Kostnader som orsakas av mottagandet av donationer till unionen
(Artikel 22 i budgetförordningen)
När unionen tar emot en donation ska kommissionen överlämna beräkningar och förklaringar av de finansiella kostnader, inklusive uppföljningskostnader, som donationen medför, till Europaparlamentet och rådet för godkännande i enlighet med artikel 22.2 i budgetförordningen.
Artikel 12
Konton för ”Skattefordringar”
(Artikel 23.3 i budgetförordningen)
De skatter som unionen betalar i enlighet med artikel 23.2 och 23.3 a i budgetförordningen ska uppföras på ett interimskonto tills de berörda staterna betalar tillbaka dem.
KAPITEL 5
Principen om specificering
Artikel 13
Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid andra institutioner än kommissionen
(Artikel 25 i budgetförordningen)
1. De procentsatser som avses i artikel 25 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.
2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.
Belopp som avser överföringar som den berörda institutionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.
Artikel 14
Beräkning av procentsatser för anslagsöverföringar vid kommissionen
(Artikel 26 i budgetförordningen)
1. De procentsatser som avses i artikel 26.1 i budgetförordningen ska beräknas när begäran om överföring sker, och i förhållande till tillgängliga anslag i budgeten, inklusive ändringsbudgetar.
2. Beräkningen ska baseras på summan av de överföringar som begärs från en given budgetrubrik, efter justering för tidigare överföringar.
Det belopp som motsvarar de överföringar som kommissionen kan göra självständigt utan beslut från Europaparlamentet och rådet ska inte beaktas.
Artikel 15
Administrativa utgifter
(Artikel 26 i budgetförordningen)
De utgifter som avses i artikel 26.1 första stycket led b i budgetförordningen omfattar, för varje politikområde, rubrikerna i artikel 44.3 i budgetförordningen.
Artikel 16
Motivering av begäran om anslagsöverföringar
(Artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen)
Förslagen om överföringar och all information som riktas till Europaparlamentet och rådet angående överföringar som utförs i enlighet med artiklarna 25 och 26 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar med en redogörelse för utnyttjandet av anslagen och en prognos över behoven fram till budgetårets slut, både för de poster som tillförs medel och de poster från vilka medel överförs.
Artikel 17
Motivering av begäran om överföringar från reserven för katastrofbistånd
(Artikel 29 i budgetförordningen)
Förslag om överföringar för att möjliggöra användningen av den reserv för katastrofbistånd som avses i artikel 29 i budgetförordningen ska åtföljas av relevanta och detaljerade motiveringar som ska innehålla följande:
a)
För den budgetrubrik till vilken överföringen ska ske: Senast möjliga uppgifter om utnyttjandet av anslag samt beräknade behov fram till budgetårets slut.
b)
För samtliga budgetrubriker som gäller externa åtgärder: Utnyttjandet av anslag fram till slutet av den månad som föregår begäran om överföring samt en beräkning av behoven fram till budgetårets slut jämfört med de ursprungliga beräkningarna.
c)
Undersökning av möjligheterna att omfördela anslagen.
KAPITEL 6
Principen om sund ekonomisk förvaltning
Artikel 18
Utvärdering
(Artikel 30 i budgetförordningen)
1. Alla förslag till program eller verksamheter som medför att budgetmedel tas i anspråk ska utvärderas på förhand, med avseende på följande faktorer:
a)
Det behov som föreligger på kort eller lång sikt.
b)
Det mervärde som en insats från unionens sida tillför.
c)
De politiska och administrativa mål som ska uppnås, inklusive nödvändiga åtgärder för att skydda unionens ekonomiska intressen genom förebyggande, spårning och utredning av bedrägerier samt sanktioner och gottgörelse som följer av bedrägerier.
d)
De alternativa åtgärder som står till buds samt de risker som är förenade med dessa.
e)
Förväntade resultat och effekter, i synnerhet av ekonomisk, social och miljömässig karaktär, samt de indikatorer och utvärderingsförfaranden som krävs för att mäta dessa.
f)
Det lämpligaste sättet att genomföra det eller de alternativ som valts ut.
g)
Den utsträckning i vilken det program eller den verksamhet som föreslås är väl sammanhållen och konsekvent, såväl vad gäller dess olika beståndsdelar som i förhållande till andra berörda åtgärder.
h)
De finansiella medel, personalresurser och andra administrativa resurser som krävs, enligt principen om kostnadseffektivitet.
i)
Erfarenheterna från liknande åtgärder.
2. I förslaget ska det anges hur övervakning, rapportering och utvärdering ska organiseras, med hänsyn tagen till ansvarsområdena för de olika myndigheter på olika nivåer som ska medverka till genomförandet av det föreslagna programmet eller verksamheten.
3. Alla program och åtgärder, inklusive pilotprojekt och förberedande åtgärder, där de resurser som föreslås överskrider 5 000 000 euro ska utvärderas medan de pågår eller i efterhand, för att avgöra vilka personalresurser och finansiella resurser som använts och vilka resultat som uppnåtts, så att det kan fastställas om åtgärden eller programmet uppfyllt de fastställda målen, på följande villkor:
a)
Fleråriga program ska utvärderas löpande med bestämda intervall och enligt ett tidsschema som gör det möjligt att ta hänsyn till resultaten av utvärderingen när beslut ska fattas om huruvida programmet ska förlängas, läggas om eller avbrytas.
b)
Verksamheter som finansieras på årsbasis ska utvärderas minst en gång vart sjätte år.
Första stycket led a och b ska inte gälla för alla de enskilda projekt eller åtgärder som genomförs inom ramen för dessa verksamheter; för dessa enskilda komponenter får förpliktelsen uppfyllas genom att det organ som genomfört projektet eller åtgärden sammanställer en slutrapport.
4. De utvärderingar som avses i punkterna 1 och 3 ska stå i proportion till de resurser som föreslås för programmet eller åtgärden samt den förväntade effekten.
Artikel 19
Finansieringsöversikt
(Artikel 31 i budgetförordningen)
I finansieringsöversikten ska redogöras för de finansiella och ekonomiska faktorer som gör det möjligt för lagstiftaren att bedöma om unionen måste vidta åtgärder. Den ska ge de upplysningar som behövs om eventuell samordning och samverkanseffekter med andra unionsåtgärder.
När det gäller åtgärder som sträcker sig över flera år ska finansieringsöversikten innehålla en beräkning av de uppskattade årliga behoven av anslag och tjänster, inklusive extern personal, samt en bedömning av deras finansiella konsekvenser på medellång sikt.
KAPITEL 7
Principen om klarhet och öppenhet
Artikel 20
Provisoriskt offentliggörande av budgeten
(Artikel 34 i budgetförordningen)
Snarast och senast fyra veckor efter det att budgeten förklarats slutgiltigt antagen ska på kommissionens initiativ de slutliga detaljerade uppgifterna i budgeten publiceras på samtliga språk på institutionernas webbplats på internet, i väntan på det formella offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning.
Artikel 21
Offentliggörande av uppgifter om belopp och om mottagare av medel från unionen
(Artikel 35 i budgetförordningen)
1. Informationen om mottagare av unionsmedel som tilldelats inom ramen för direkt förvaltning ska offentliggöras på en webbplats hos unionens institutioner senast den 30 juni året efter det budgetår då medlen tilldelats.
Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.
2. Följande information ska, med hänsyn tagen till de kriterier som anges i artikel 35.3 i budgetförordningen, offentliggöras om inte annat föreskrivs i denna förordning eller i sektorsbestämmelser:
a)
Mottagarens namn.
b)
Mottagarens belägenhet.
c)
Tilldelat belopp.
d)
Åtgärdens innehåll och ändamål.
Vid tillämpningen av led b ska begreppet ”belägenhet” avse
i)
adress, om mottagaren är en juridisk person,
ii)
region på Nuts 2-nivå om mottagaren är en fysisk person.
När det gäller personuppgifter som avser fysiska personer ska de offentliggjorda uppgifterna tas bort två år efter utgången av det budgetår då medlen tilldelats. Detsamma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
3. Den information som avses i punkt 2 ska bara offentliggöras i fråga om priser som tilldelats efter tävling, bidrag som tilldelats genom bidragsförfaranden och kontrakt som tilldelats genom offentlig upphandling. Informationen ska inte offentliggöras i fråga om
a)
stipendier till fysiska personer och andra direkta stöd som betalas ut till de fysiska personer som är mest behövande enligt artikel 125.4 c i budgetförordningen.
b)
kontrakt vars värde ligger under det belopp som anges i artikel 137.2 i denna förordning.
4. Informationen ska inte offentliggöras om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen eller skada mottagarnas affärsintressen.
Artikel 22
Länkar till information som offentliggörs av de direkta mottagarna av medel från unionen vid indirekt förvaltning
(Artikel 35 i budgetförordningen)
Om förvaltningen av medel från unionen delegeras till myndigheter eller organ som avses i artikel 58.1 c i budgetförordningen ska det anges i delegeringsöverenskommelsen att informationen i artikel 21.2 och 21.3 ska offentliggöras av de myndigheter eller organ åt vilka befogenheterna anförtrotts på deras respektive webbplatser.
Unionsinstitutionernas webbplats ska antingen innehålla själva informationen, vilken ska göras tillgänglig på en särskilt avsedd plats, eller i annat fall åtminstone en hänvisning till den webbplats där informationen kan hämtas.
Förutom att offentliggöras enligt första stycket kan informationen också offentliggöras i standardiserad form via andra kanaler.
Artikel 21.2-21.4 ska vara tillämplig på offentliggörande av information enligt punkt 1 i denna artikel.
AVDELNING III
UPPRÄTTANDET AV BUDGETEN OCH BUDGETENS STRUKTUR
Artikel 23
Budgetplanering
(Artikel 38 i budgetförordningen)
Den budgetplanering som avses i artikel 38 i budgetförordningen ska indelas enligt kategori av utgifter, politikområde och budgetrubrik. Den kompletta budgetplaneringen ska innefatta alla kategorier av utgifter utom jordbruk, sammanhållningspolitik och administration, för vilka endast en sammanfattning ska redovisas.
Artikel 24
Förslag till ändringsbudgetar
(Artikel 41.1 i budgetförordningen)
Till förslagen till ändringsbudgetar ska fogas motiveringar samt den information om genomförandet av budgeten från föregående och innevarande budgetår som finns tillgänglig när budgetarna upprättas.
Artikel 25
Kontoplan
(Artikel 44 i budgetförordningen)
Kontoplanen ska upprättas enligt principerna om specificering, öppenhet och sund ekonomisk förvaltning. Den ska bidra med den klarhet och öppenhet som krävs för budgetprocessen, tydligt återspegla huvudmålen för varje rättslig grund, möjliggöra val i fråga om politiska prioriteringar samt ett effektivt och ändamålsenligt genomförande.
Artikel 26
Faktiska utgifter för det senast avslutade budgetåret
(Artikel 49.1 a v i budgetförordningen)
För upprättandet av budgeten ska de faktiska utgifterna för det senaste budgetår för vilket räkenskaperna avslutats fastställas på följande sätt:
a)
Åtaganden: Åtaganden som registrerats under budgetåret i fråga mot samma budgetårs anslag, såsom de definieras i artikel 3.
b)
Betalningar: Betalningar som verkställts under budgetåret, dvs. vars verkställighetsorder sänts till banken, mot anslag för detta budgetår såsom de definierats i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmärkningar
(Artikel 49.1 a vi i budgetförordningen)
Budgetanmärkningarna ska särskilt omfatta följande:
a)
Hänvisningar till den grundläggande rättsakten när det finns en sådan.
b)
Relevanta förklaringar av vilken typ av anslag det rör sig om och vad de ska användas till.
Artikel 28
Tjänsteförteckningar
(Artikel 49.1 c i) i budgetförordningen)
Personalen vid försörjningsbyrån ska redovisas separat inom kommissionens tjänsteförteckning.
AVDELNING IV
GENOMFÖRANDET AV BUDGETEN
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 29
Information om överföring av personuppgifter för revisionsändamål
(Artikel 53 i budgetförordningen)
I varje meddelande om tilldelning av bidrag, upphandlingskontrakt eller tävlingspriser som handläggs genom direkt förvaltning ska de potentiella mottagarna respektive de anbudssökande eller anbudsgivarna, i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 (10), informeras om att personuppgifter om dem kan komma att vidarebefordras till interna revisionsenheter, Europeiska revisionsrätten, instansen för finansiella oriktigheter eller Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (nedan kallad Olaf), i syfte att skydda unionens ekonomiska intressen.
Artikel 30
Förberedande åtgärder inom den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken
(Artikel 54.2 c i budgetförordningen)
Finansieringen av åtgärder som rådet enats om för förberedelse av unionens krishanteringsåtgärder på grundval av avdelning V i fördraget om Europeiska unionen ska täcka de extra kostnader som uppstår vid utstationering av ett uppdrag eller en grupp på platsen, där personal från unionens institutioner ingår, t.ex. försäkringskostnader för ökade risker, kostnader för resor och logi och dagtraktamenten.
Artikel 31
Kommissionens särskilda behörighet enligt fördragen
(Artikel 54.2 d i budgetförordningen)
1. De artiklar i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (nedan kallat EUF-fördraget) som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:
a)
Artikel 154 (dialog mellan arbetsmarknadens parter).
b)
Artikel 156 (utredningar, yttranden och samråd på det sociala området).
c)
Artiklarna 159 och 161 (särskilda rapporter som gäller det sociala området).
d)
Artikel 168.2 (initiativ för att främja samordning av hälsoskyddet).
e)
Artikel 171.2 (initiativ för att främja samordning av de transeuropeiska näten).
f)
Artikel 173.2 (initiativ för att främja samordning inom industrin).
g)
Artikel 175 andra stycket (rapport om de framsteg som har gjorts för att uppnå ekonomisk, social och territoriell sammanhållning).
h)
Artikel 181.2 (initiativ för att främja samordning av forskning och teknisk utveckling).
i)
Artikel 190 (rapport om forskning och teknisk utveckling).
j)
Artikel 210.2 (initiativ för att främja samordning av politiken för utvecklingssamarbete).
k)
Artikel 214.6 (initiativ för att främja samordning av humanitärt bistånd).
2. De artiklar i fördraget om upprättandet av Europeiska atomenergigemenskapen (nedan kallat Euratomfördraget), som direkt tilldelar kommissionen särskilda befogenheter är följande:
a)
Artikel 70 (finansiell medverkan inom de gränser som anges i budgeten i prospekteringsverksamhet inom medlemsstaternas territorier).
b)
Artiklarna 77-85.
3. Förteckningarna i punkt 1 och 2 får kompletteras i samband med att budgetförslaget läggs fram, med angivande av berörda artiklar och belopp.
Artikel 32
Handlingar som kan medföra intressekonflikter samt förfaranden i dessa fall
(Artikel 57 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar möjligheten att samma handlingar också kan vara olagliga i den mening som avses i artikel 141, kan handlingar som kan medföra intressekonflikter i den mening som avses i artikel 57.2 i budgetförordningen bland annat bestå i att
a)
ge sig själv eller andra oberättigade direkta eller indirekta fördelar,
b)
vägra ge en mottagare de rättigheter eller fördelar som vederbörande har rätt till,
c)
utföra oberättigade eller oegentliga handlingar eller att underlåta att utföra nödvändiga handlingar.
Till övriga handlingar som sannolikt kan medföra intressekonflikt hör om en person som deltar i en utvärderingskommitté inom ett upphandlings- eller bidragsförfarande själv, direkt eller indirekt, ekonomiskt kan gynnas av resultatet av förfarandet i fråga och således inte med säkerhet kan förväntas agera opartiskt och objektivt.
2. Om en anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna utan godkännande i förhand från sin överordnade deltar i ett förfarande som sökande, anbudssökande eller anbudsgivare ska en intressekonflikt anses föreligga.
3. Om en intressekonflikt uppstår ska den delegerade utanordnaren vidta lämpliga åtgärder för att förebygga att den person som befinner sig i sådan intressekonflikt kan påverka processen eller förfarandet i fråga.
KAPITEL 2
Metoder för genomförande av budgeten
Avsnitt 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 33
Metoder för förvaltningen
(Artikel 58 i budgetförordningen)
I kommissionens redovisningssystem ska det anges vilken metod för förvaltningen av budgetmedlen som används och, inom ramen för varje metod, vilken kategori av enheter eller personer enligt artikel 58.1 c i budgetförordningen som har anförtrotts uppgifter som ingår i budgetgenomförandet (nedan kallade genomförandeuppgifter).
Vid direkt förvaltning genom kommissionen enligt artikel 58.1 a i budgetförordningen, ska det i redovisningssystemet göras åtskillnad mellan förvaltning genom
a)
kommissionens egna avdelningar,
b)
genomförandeorgan,
c)
cheferna för unionens delegationer,
d)
förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.
Avsnitt 2
Direkt Förvaltning
Artikel 34
Direkt förvaltning
(Artikel 58.1 a i budgetförordningen)
När kommissionen genomför budgeten direkt via sina avdelningar sker detta genom de aktörer i budgetförvaltningen som avses i artiklarna 64-75 i budgetförordningen och i enlighet med villkoren i denna förordning.
Artikel 35
Delegering till genomförandeorganen
(artiklarna 58.1 a och 62 i budgetförordningen)
1. Besluten om delegering till genomförandeorganen ger dessa rätt att som delegerade utanordnare genomföra anslagen för de unionsprogram som de förvaltar.
2. Kommissionens delegeringsakt ska omfatta åtminstone de bestämmelser som avses i artikel 40 a-d och h. Den ska formellt godtas skriftligen av direktören på det aktuella genomförandeorganets vägnar.
Artikel 36
Iakttagande av upphandlingsreglerna
(Artikel 63 i budgetförordningen)
Om kommissionen anförtror uppgifter åt privaträttsliga organ enligt artikel 63.2 i budgetförordningen ska den ingå ett kontrakt enligt del 1 avdelning V och del 2 avdelning IV kapitel III i budgetförordningen.
Avsnitt 3
Delad förvaltning med medlemsstater
Artikel 37
Särskilda bestämmelser för delad förvaltning med medlemsstaterna - åtgärder för att främja bästa praxis
(Artikel 59 i budgetförordningen)
Kommissionen ska föra ett register över de organ som ansvarar för förvaltning, certifiering och revision av de sektorsspecifika programmen.
För att främja bästa praxis vid förvaltning av strukturfonderna, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling, Europeiska garantifonden för jordbruket och Europeiska fiskerifonden får kommissionen i informationssyfte förse de organ som ansvarar för förvaltning och kontroll med en metodhandledning som beskriver kommissionens egen strategi och metod för kontroller, inklusive checklistor och exempel på väl fungerande rutiner. Denna handledning ska uppdateras så snart det visar sig vara nödvändigt.
Avsnitt 4
Indirekt förvaltning
Artikel 38
Likvärdighet hos system, förfaranden och regler vid indirekt förvaltning
(Artikel 60 i budgetförordningen)
1. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för upphandling är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden
a)
är förenliga med principen om omfattande konkurrens mellan anbudsgivare i syfte att få bästa valuta för pengarna, och förhandlade förfaranden begränsas till fall där de är vederbörligen motiverade och kontraktsvärdet är måttligt,
b)
garanterar öppenhet genom bestämmelser om att i synnerhet anbudsinfordringar på lämpligt sätt ska offentliggöras i förväg, samt att uppgifter om dem som valts ut som kontraktsparter på lämpligt sätt ska offentliggöras efter förfarandet,
c)
garanterar likabehandling, proportionalitet och icke-diskriminering, samt
d)
förebygger intressekonflikter i alla skeden av upphandlingsförfarandet.
Nationell lagstiftning i medlemsstater eller tredjeländer som införlivar direktiv 2004/18/EG ska anses vara likvärdiga med de regler som institutionerna tillämpar i enlighet med budgetförordningen.
2. Kommissionen får godta att regler och förfaranden för bidrag är likvärdiga med kommissionens egna om dessa regler och förfaranden
a)
är förenliga med principerna om proportionalitet, sund ekonomisk förvaltning, likabehandling och icke-diskriminering,
b)
garanterar öppenhet genom bestämmelser om att ansökningsomgångar ska offentliggöras på lämpligt sätt, att direkttilldelning ska begränsas till fall där det är vederbörligen motiverat och där det rör sig om måttliga belopp, samt att det ska offentliggöras i efterhand vilka som mottagit medel, med hänsyn tagen till proportionalitetsprincipen,
c)
förebygger intressekonflikter i alla skeden av bidragsförfarandet,
d)
förbjuder ackumulering och retroaktiv tilldelning av bidrag liksom att bidrag syftar eller leder till att det uppkommer en vinst för slutmottagaren, samt kräver att medfinansiering som regel ska vara en förutsättning för bidrag.
3. Kommissionen får godta att de redovisningssystem och interna kontrollsystem som används av de enheter och personer som anförtrotts genomförandeuppgifter för kommissionens räkning erbjuder ett likvärdigt skydd för unionens ekonomiska intressen och att de ger rimliga garantier för att de administrativa målen uppnås, om systemen överensstämmer med principerna i artikel 32 i budgetförordningen.
Artikel 39
Förhandsbedömning av enheter och personer i samband med indirekt förvaltning
(Artikel 61.1 i budgetförordningen)
Vid den förhandsbedömning som avses i artikel 61.1 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren förlita sig på en tidigare förhandsbedömning som utförts av en annan utanordnare, såvida slutsatserna är relevanta för de specifika risker som omgärdar de uppgifter som ska anförtros tredje part, särskilt med avseende på riskernas natur och de belopp som står på spel.
Den behöriga utanordnaren får förlita sig på förhandsbedömningar som utförts av andra givare, förutsatt att bedömningen i fråga har gjorts med avseende på de villkor för indirekt förvaltning som anges i artikel 60 i budgetförordningen.
Artikel 40
Innehåll i den överenskommelse genom vilken genomförandeuppgifter anförtros åt enheter eller personer
(artikel 61.3 i budgetförordningen)
Delegeringsöverenskommelser ska innehålla detaljerade arrangemang som garanterar ett skydd för unionens ekonomiska intressen och öppenhet när det gäller de transaktioner som utförs. De ska minst innehålla följande:
a)
En tydlig definition av vilka uppgifter som ingår i uppdraget och hur uppdraget avgränsas, särskilt i fråga om modifiering av uppgifterna, beslut om att inte kräva in fordringar och användning av återbetalade eller outnyttjade medel.
b)
Villkoren och formerna för deras genomförande, ansvarsfördelning och organisation av kontroller, inklusive utvärdering av programmen.
c)
Villkoren för utbetalning av unionens bidrag, inklusive ersättning för faktiska kostnader för genomförandet och ersättning till den enhet som anförtrotts uppgiften, samt regler om vilka styrkande handlingar som krävs för betalningen.
d)
Regler för hur genomförandet ska rapporteras till kommissionen, vilka resultat som förväntas, oriktigheter som konstaterats och motåtgärder som vidtagits, villkor för när betalningar bör avbrytas på bestämd eller obestämd tid samt för när genomförandet av uppgifterna ska avslutas.
e)
Datum för slutande av enskilda kontrakt eller överenskommelser som rör det praktiska genomförandet av delegeringsöverenskommelsen, vilket ska stå i rimlig proportion till de uppgifter som respektive part har anförtrotts.
f)
Regler för uteslutning som gör det möjligt för enheten eller personen att utesluta enheter som befinner sig i någon av de situationer som anges i artikel 106.1 a, b eller e eller artikel 107 a eller b i budgetförordningen från att tilldelas kontrakt, bidrag eller tävlingspriser eller att delta i förfaranden för dessa ändamål.
g)
Formerna för kommissionens kontroll samt bestämmelser som garanterar kommissionens, Olafs och revisionsrättens tillgång till den information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter samt befogenhet att utföra revision och undersökningar, inklusive i form av kontroller på platsen.
h)
Förfaranden som garanterar
i)
att den enhet som anförtrotts genomförandeuppgifterna åtar sig att utan dröjsmål underrätta kommissionen om alla förekomster av bedrägeri vid förvaltningen av unionens medel samt om vilka motåtgärder som vidtagits,
ii)
att det ska utses en kontaktpunkt med lämpliga befogenheter att samarbeta direkt med Olaf, i syfte att underlätta Olafs operativa verksamhet.
i)
Villkoren för användning av bankkonton samt av den ränta som genereras, i enlighet med artikel 8.4 i budgetförordningen.
j)
Bestämmelser som garanterar att unionens åtgärd tydligt kan särskiljas från organets övriga åtgärder.
Artikel 41
Förvaltningsförklaringar och förenlighetsuttalanden
(Artikel 60.5 i budgetförordningen)
Om en åtgärd avslutas före utgången av det berörda budgetåret kan en slutrapport från den enhet eller person som anförtrotts genomförandet ersätta den förvaltningsförklaring som avses i artikel 60.5 b i budgetförordningen, förutsatt att slutrapporten läggs fram före den 15 februari påföljande budgetår.
Om en internationell organisation eller ett tredjeland genomför en åtgärd som inte är av flerårig natur och som varar högst 18 månader kan det förenlighetsuttalande som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen inkluderas i slutrapporten.
Artikel 42
Indirekt förvaltning - förfaranden för granskning och godkännande av räkenskaper samt för uteslutande av utgifter som verkställts i strid med tillämpliga bestämmelser från finansiering från unionen
(Artikel 60.6 b och c i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av sektorsbestämmelser ska de förfaranden som anges i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen omfatta följande:
a)
Kommissionen ska genomföra skrivbordskontroller och, där så är lämpligt, kontroller på platsen.
b)
Kommissionen ska fastställa det utgiftsbelopp som godkänts, där så krävs efter ett kontradiktoriskt förfarande med de berörda myndigheterna eller organen och efter att dessa har blivit underrättade.
c)
Kommissionen ska där så krävs beräkna finansiella korrigeringar.
d)
Kommissionen ska återkräva eller betala det restbelopp som utgörs av skillnaden mellan de godkända utgifterna och de belopp som redan har utbetalats till myndigheterna eller organen.
Kommissionen ska vid tillämpningen av första stycket led d återkräva utestående belopp, helst genom avräkning enligt artikel 87.
2. Om genomförandeuppgifter ska anförtros åt en enhet som genomför en åtgärd med flera bidragsgivare ska förfarandena i artikel 60.6 b och c i budgetförordningen bestå i att bekräfta att ett belopp motsvarande det som betalats av kommissionen för åtgärden i fråga också har använts av enheten för den åtgärden och att utgifterna har uppstått inom ramen för de skyldigheter som anges i den överenskommelse som undertecknats med enheten.
Vid tillämpningen av denna förordning ska med en åtgärd med flera bidragsgivare avses en åtgärd då unionens medel slås samman med medel från minst en annan givare.
Artikel 43
Särskilda bestämmelser för indirekt förvaltning med internationella organisationer
(artikel 58.1 c ii och 188 i budgetförordningen)
1. De internationella organisationer som avses i 58.1 c ii i budgetförordningen är följande:
a)
Organisationer som omfattas av internationella offentligrättsliga bestämmelser och som inrättats genom mellanstatliga överenskommelser, samt specialiserade organ som inrättats av dessa.
b)
Internationella rödakorskommittén.
c)
Internationella rödakors- och rödahalvmånefederationen.
d)
Andra organisationer utan vinstsyfte som enligt ett beslut av kommissionen kan likställas med internationella organisationer.
2. Om kommissionen genomför en del av budgeten via indirekt förvaltning med internationella organisationer ska de överenskommelser om kontroller som slutits med dessa organisationer tillämpas.
Artikel 44
Utnämning av offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts offentliga förvaltningsuppgifter
(Artikel 58.1 c v och vi i budgetförordningen)
1. De offentligrättsliga eller privaträttsliga organ som anförtrotts uppgifter som faller inom offentlig förvaltning ska omfattas av lagstiftningen i den medlemsstat eller i det land där de är etablerade.
2. Då förvaltningen sköts av ett nätverk som kräver att minst ett organ eller en enhet utses per medlemsstat eller berört land ska detta val träffas av de aktuella medlemsstaterna eller länderna i enlighet med den grundläggande rättsakten.
I övriga fall ska kommissionen utse dessa organ eller enheter i samråd med berörda medlemsstater eller andra länder.
KAPITEL 3
Aktörer i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen
Artikel 45
Rättigheter och skyldigheter för aktörer i budgetförvaltningen
(Artikel 64 i budgetförordningen)
1. Varje institution ska förse alla aktörer i budgetförvaltningen med de resurser som krävs för att de ska kunna utföra uppdraget, samt en detaljerad beskrivning av uppgifter, rättigheter och skyldigheter.
2. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av den stadga som kommissionen har fastställt.
Avsnitt 2
Utanordnaren
Artikel 46
Bistånd till utanordnare som tilldelats befogenheter genom delegering eller vidaredelegering
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Den behöriga utanordnaren kan bistås av anställda med uppgift att under dennes ansvar utföra vissa transaktioner som är nödvändiga för genomförandet av budgeten och framtagandet av information om förvaltning och finansiella frågor. För att undvika alla intressekonflikter ska de anställda som assisterar delegerade eller vidaredelegerade utanordnare omfattas av de skyldigheter som anges i artikel 57 i budgetförordningen.
Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 andra stycket i budgetförordningen får biträdas i sina uppgifter av anställda vid kommissionen.
Artikel 47
Interna bestämmelser avseende delegering av befogenheter
(Artikel 65 i budgetförordningen)
Varje institution ska i sina interna regler fastställa de förvaltningsrutiner som den bedömer vara nödvändiga för en sund förvaltning av anslagen i dess respektive budgetavsnitt, i enlighet med bestämmelserna i denna förordning och i budgetförordningen.
Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering enligt artikel 56.2 i budgetförordningen ska när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem omfattas av de interna regler som kommissionen har fastställt.
Artikel 48
Utanordnarnas förvaring av styrkande handlingar
(Artikel 66.2 i budgetförordningen)
Utanordnaren ska inrätta pappersbaserade eller elektroniska system för bevarande av originalen av de styrkande handlingar som lagts fram under eller efter budgetgenomförandet eller de åtgärder genom vilken budgeten genomförts. Systemen ska omfatta följande:
a)
Numrering av handlingarna.
b)
Datering av handlingarna.
c)
Upprättande av register för att exakt kunna lokalisera handlingarna, eventuellt i elektronisk form.
d)
Förvaring av dessa handlingar under minst fem år från och med datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.
e)
Förvaring av handlingar rörande de säkerheter vid förfinansiering som institutionen kräver samt en tidsplan för lämplig kontroll av dessa säkerheter.
Handlingar gällande transaktioner för vilka bokslut ännu inte upprättats ska bevaras fram till slutet av det år som följer på det år bokslutet gjordes, även om detta blir en längre period än vad som anges i första stycket led d.
Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet, kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.
Artikel 49
Kontroller på förhand och i efterhand
(Artikel 66.5 och 66.6 i budgetförordningen)
1. Med initiativ till en transaktion avses samtliga steg som normalt vidtas av anställda som avses i artikel 46 och som utgör förberedelser för att den behöriga utanordnaren ska anta en akt som utgör led i budgetgenomförandet.
2. Med förhandskontroll av en transaktion avses samtliga kontroller på förhand som utförs av den behöriga utanordnaren för att kontrollera transaktionernas operativa och ekonomiska aspekter.
3. Vid en förhandskontroll ska samstämmigheten mellan de styrkande handlingar som begärts in och annan tillgänglig information kontrolleras.
Förhandskontrollernas omfattning vad gäller frekvens och intensitet ska fastställas av den behöriga utanordnaren utifrån en bedömning av risker och kostnadseffektivitet. I tveksamma fall ska den utanordnare som ansvarar för kontrollen av utgiften begära in ytterligare information eller utföra en kontroll på plats, i syfte att nå rimlig säkerhet som ett led i förhandskontrollen.
Syftet med förhandskontrollen är att kontrollera bland annat följande:
a)
Att utgifterna och inkomsterna är korrekta och överensstämmer med gällande bestämmelser, särskilt i budgeten och i relevanta föreskrifter, samt i alla rättsakter som antagits för att genomföra fördragen och förordningar och i förekommande fall kontraktsvillkor.
b)
Att principen om sund ekonomisk förvaltning som avses i del 1 avdelning II kapitel 7 i budgetförordningen följs.
Vid förhandskontroller får den behöriga utanordnaren betrakta en serie likartade enskilda transaktioner som gäller rutinmässiga utgifter för löner, pensioner, reseersättningar samt ersättning för sjukvårdsutgifter som en enda transaktion.
4. Efterhandskontrollerna får grunda sig på dokument, och kan där så krävs innefatta kontroller på platsen.
Genom efterhandskontrollerna ska det verifieras att de åtgärder som finansieras genom budgeten genomförs korrekt, och särskilt att kriterierna i punkt 3 är uppfyllda.
Den delegerade utanordnaren ska minst en gång om året gå igenom resultaten av efterhandskontrollerna, för att spåra eventuella systemrelaterade problem. Den delegerade utanordnaren ska vidta åtgärder för att lösa dessa problem.
Den riskanalys som avses i artikel 66.6 i budgetförordningen ska ses över på grundval av kontrollresultat och annan relevant information.
Vid fleråriga program ska den delegerade utanordnaren lägga upp en flerårig kontrollstrategi, där det framgår vilken typ av kontroller som ska ske under perioden och i vilken omfattning, samt hur resultaten ska mätas år för år som underlag för den årliga förklaringen om förvaltningen.
Artikel 50
Regler för tjänsteutövning
(Artiklarna 66.7 och 73.5 i budgetförordningen)
1. De anställda som av den behöriga utanordnaren utses att kontrollera finansiella transaktioner ska väljas med hänsyn tagen till deras särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som framgår av utbildningsbevis eller som erhållits genom lämplig yrkeserfarenhet eller genom ett särskilt utbildningsprogram.
2. Varje institution ska fastställa regler för tjänsteutövning som i fråga om intern kontroll ska ange
a)
den tekniska och finansiella kompetens som krävs av de anställda som avses i punkt 1,
b)
dessa anställdas skyldighet att genomgå fortbildning,
c)
deras uppdrag, roll och uppgifter,
d)
de uppföranderegler, särskilt i etik- och integritetshänseende, som de ska följa, liksom de rättigheter som de tillerkänns.
3. Chefer för unionens delegationer som fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen ska omfattas av de regler för tjänsteutövning enligt punkt 2 i denna artikel som kommissionen har fastställt när de fullgör det ekonomiska förvaltningsansvar som vidaredelegerats till dem.
4. Varje institution ska skapa en lämplig struktur för att till de avdelningar som fungerar som utanordnare förmedla och regelbundet uppdatera nödvändig information om kontrollnormerna och om de metoder och tekniker som används för kontrolländamål.
Artikel 51
Fall då den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd
(Artikel 66.8 i budgetförordningen)
Med begreppet att ”den delegerade utanordnaren inte vidtar någon åtgärd” enligt artikel 66.8 i budgetförordningen ska avses att han eller hon inte ger något svar under en med hänsyn tagen till omständigheterna rimlig period, vilken i alla händelser inte får överstiga en månad.
Artikel 52
Information till räkenskapsföraren om förvaltning och finansiella frågor
(Artikel 66 i budgetförordningen)
I enlighet med de regler som antagits av räkenskapsföraren ska den delegerade utanordnaren till räkenskapsföraren överlämna den information om finansiella frågor och förvaltning som behövs för att denne ska kunna utföra sina uppgifter.
Utanordnaren ska regelbundet, och alltid innan kontona ska avlutas, meddela räkenskapsföraren relevanta uppgifter om förvaltningskontona i bank, så att användningen av medel från unionen på dessa konton kan återspeglas i unionens räkenskaper.
Artikel 53
Rapport om förhandlade förfaranden
(Artikel 66 i budgetförordningen)
De delegerade utanordnarna ska för varje budgetår sammanställa uppgifter om de upphandlingar som sker enligt det förhandlade förfarande som avses i artiklarna 134.1 a-d, 135.1, 266, 268 och 270 i denna förordning. Om andelen förhandlade förfaranden i förhållande till det antal upphandlingar som gjorts av en och samma delegerade utanordnare ökar kraftigt jämfört med tidigare budgetår eller om denna andel är betydligt större än det genomsnitt som registrerats inom utanordnarens institution, ska den behöriga utanordnaren i en rapport till denna institution redogöra för de åtgärder som vidtagits för att vända denna utveckling. Varje institution ska överlämna en rapport om förhandlade förfaranden till Europaparlamentet och rådet. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.
Avsnitt 3
Räkenskapsföraren
Artikel 54
Utnämning av räkenskapsföraren
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska utses av varje institution bland de tjänstemän som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän vid Europeiska unionen.
Räkenskapsföraren ska väljas av institutionen på grundval av sina särskilda kvalifikationer som styrks genom utbildningsbevis eller motsvarande yrkeserfarenhet.
2. Två eller fler institutioner eller organ får utse samma räkenskapsförare.
Om så sker ska de anta erforderliga bestämmelser för att undvika intressekonflikt.
Artikel 55
Räkenskapsförarens avgång
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Om en räkenskapsförare lämnar sitt uppdrag, ska balansomslutningen beräknas snarast möjligt.
2. Uppgifterna om balansomslutningen ska översändas tillsammans med en överlämnanderapport till den nye räkenskapsföraren av den avgående räkenskapsföraren eller, om detta inte är möjligt, av en tjänsteman i den sistnämndes avdelning.
Den nye räkenskapsföraren ska med underskrift bekräfta sitt godkännande av uppgifterna om balansomslutningen inom en månad efter det att de översänts, och har därvid också rätt att meddela förbehåll.
Överlämnanderapporten ska även innehålla resultatet av balansomslutningen och eventuella reservationer.
3. Varje institution eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska underrätta Europaparlamentet och rådet samt kommissionens räkenskapsförare inom två veckor när en räkenskapsförare tillsätts eller lämnar sitt uppdrag.
Artikel 56
Godkännande av systemen för redovisning och inventarieförteckningar
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Den behöriga utanordnaren ska underrätta räkenskapsföraren om alla händelser eller väsentliga förändringar i system för ekonomisk förvaltning, system för inventarieförteckningar eller system för värdering av poster på tillgångs- och skuldsidan, om dessa förmedlar uppgifter i institutionens räkenskaper eller åberopas för att styrka uppgifter i dessa, så att räkenskapsföraren kan kontrollera efterlevnaden av kontrollkriterierna.
Räkenskapsföraren får när som helst åter granska ett system för ekonomisk förvaltning som redan har godkänts. När ett av utanordnaren inrättat system för ekonomisk förvaltning inte är eller inte längre är godkänt av räkenskapsföraren ska den behöriga utanordnaren utarbeta en handlingsplan för att i vederbörlig tid rätta till de svagheter som lett till att kontrollen utfallit negativt.
Den behöriga utanordnaren ska ansvara för att de uppgifter som skickas till räkenskapsföraren är fullständiga.
Artikel 57
Förvaltning av likvida medel
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska se till att hans eller hennes institution förfogar över de medel som behövs för att täcka behovet av likvida medel för genomförandet av budgeten.
2. För de ändamål som anges i punkt 1 ska räkenskapsföraren inrätta system för likviditetsförvaltning för att kunna göra förhandsberäkningar av likvida medel.
3. Kommissionens räkenskapsförare ska fördela de disponibla medlen i enlighet med förordning (EG, Euratom) nr 1150/2000.
Artikel 58
Förvaltning av bankkonton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren får, om det är nödvändigt för förvaltningen av likvida medel, öppna eller låta öppna bankkonton i institutionens namn i finansinstitut eller centralbanker. Räkenskapsföraren får, i vederbörligen motiverade undantagsfall, öppna konton i andra valutor än euro.
2. Räkenskapsföraren ska vara ansvarig för att avsluta de konton som avses i punkt 1 eller för att se till att dessa konton avslutas.
3. Räkenskapsföraren ska fastställa villkoren för de konton i finansinstitut som avses i punkt 1, i enlighet med principerna om sund ekonomisk förvaltning, avkastning och anbudsgivning.
4. Räkenskapsföraren ska, minst vart femte år, organisera ett anbudsförfarande bland de finansinstitut hos vilka konton skulle kunna öppnas i enlighet med punkt 1.
När de lokala betingelserna för bankverksamhet så tillåter ska förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen regelbundet konkurrensundersökas. Sådana undersökningar ska ske minst vart femte år på initiativ av förskottskontots innehavare som därefter till räkenskapsföraren ska överlämna ett underbyggt förslag till val av bank för en period som inte överstiger fem år.
5. Räkenskapsföraren ska se till att villkoren för bankkontona strikt efterlevs i enlighet med punkt 1.
När det gäller förskottsrelaterade bankkonton i finansinstitut utanför unionen ska innehavarna av förskottskonton ta på sig detta ansvar med hänsyn till lagstiftningen i det land där de utövar sitt uppdrag.
6. Kommissionens räkenskapsförare ska informera räkenskapsförarna vid övriga institutioner och vid de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen om villkoren för konton öppnade i finansinstitut. Räkenskapsförarna för övriga institutioner och de organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen ska harmonisera villkoren för de konton som de öppnar med ovan nämnda villkor.
Artikel 59
Undertecknanden i samband med konton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
I villkoren för öppnande, skötsel och användning av konton ingår att - beroende på internkontrollens behov - checker, kreditöverföringar och alla övriga banktransaktioner ska undertecknas av en eller flera behöriga anställda. Manuella instruktioner ska undertecknas av minst två behöriga anställda eller av räkenskapsföraren personligen.
För tillämpningen av första stycket ska varje institutions räkenskapsförare meddela alla finansinstitut hos vilka institutionen har öppnat konton namnen på och underskriftsprover från de anställda som är behöriga.
Artikel 60
Förvaltning av konton
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska se till att saldot på de bankkonton som avses i artikel 58 inte kraftigt avviker från de beräkningar av likvida medel som avses i artikel 57.2, och i varje fall
a)
att det inte förekommer några debetsaldon på dessa konton, och
b)
att saldot på konton som förs i nationell valuta regelbundet omräknas till euro.
2. Räkenskapsföraren får inte behålla saldon på konton i nationell valuta som kan medföra omfattande förluster för institutionen på grund av variationer i växelkursen.
Artikel 61
Överföringar och omräkningar av valutor
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar artikel 69 ska räkenskapsföraren göra överföringar mellan konton som han eller hon öppnat i institutionens namn i finansinstitut samt utföra omräkningar av valutor.
Artikel 62
Utbetalning
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Betalningarna ska ske genom banköverföring, med check eller från förskottskonton med bankkort i enlighet med artikel 67.4.
Artikel 63
Register över juridiska personer
(Artikel 68 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren får utföra betalningar via överföring endast om institutionen har infört mottagarens kontouppgifter, information som styrker mottagarens identitet samt eventuella ändringar i dessa uppgifter i ett gemensamt register.
Alla sådana registreringar eller ändringar av mottagarens kontouppgifter eller identitetsuppgifter ska baseras på styrkande handlingar, som ska läggas fram i den form som räkenskapsföraren beslutar.
2. När det gäller betalningar via överföring kan utanordnarna endast binda sin institution i förhållande till tredje man om denne lämnat de handlingar som krävs för registreringen.
Utanordnarna ska informera räkenskapsföraren om eventuella ändringar av identitets- och kontouppgifter som mottagaren meddelar, och ska kontrollera att dessa uppgifter är riktiga innan betalning sker.
När det gäller stöd inför anslutningen av nya medlemsstater får enskilda åtaganden ingås gentemot kandidatländernas offentliga myndigheter utan att detta först måste införas i registret över mottagarens uppgifter. I dessa fall ska utanordnaren ansvara för att åtagandet förs in så snart som möjligt därefter. Det ska anges i överenskommelsen att den första betalningen inte får ske förrän mottagaren meddelat kommissionen sina kontouppgifter.
Artikel 64
Räkenskapsförarnas förvaring av styrkande handlingar
(Artikel 68 i budgetförordningen)
Alla styrkande handlingar som ligger till grund för de löpande räkenskaperna och för upprättandet av de konton som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska bevaras i fem år räknat från datumet för Europaparlamentets beviljande av ansvarsfrihet för det budgetår som handlingarna hänför sig till.
Alla handlingar som gäller transaktioner som ännu inte avslutats ska emellertid bevaras under en längre period, nämligen fram till slutet av året efter det år då transaktionerna avslutades. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 ska tillämpas på bevarande av trafikuppgifter.
Varje institution ska själv bestämma vilken avdelning som ska förvara de styrkande handlingarna.
Artikel 65
Personer som ska vara bemyndigade att förvalta kontona
(Artikel 69 i budgetförordningen)
Varje institution ska fastställa hur de anställda som den utser och bemyndigar att administrera de konton som öppnats vid de lokala enheter som avses i artikel 72 ska vara bemyndigade att meddela de lokala bankerna deras namn och namnteckningsprover.
Avsnitt 4
Förskottsförvaltaren
Artikel 66
Villkor för användning av förskottskonton
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. När det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten, särskilt när det rör sig om mindre belopp, kan förskottskonton upprättas för att betala dessa utgifter.
2. Förskottsförvaltaren får tillfälligt kontrollera och betala utgifter på grundval av detaljerade regler som ska ingå i de instruktioner som den behöriga utanordnaren lämnar. I dessa instruktioner ska det anges vilka regler och villkor som gäller för preliminär kontroll och utbetalningar och, i förekommande fall, för att underteckna rättsliga åtaganden enligt artikel 97.1 e.
3. Räkenskapsföraren ska fatta beslut om upprättandet av ett förskottskonto och utnämningen av en förskottsförvaltare, efter ett vederbörligen motiverat förslag från den behöriga utanordnaren. Förskottsförvaltarens och utanordnarens ansvar och skyldigheter ska anges i beslutet.
Räkenskapsföraren ska också besluta om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, efter ett vederbörligen motiverat förslag av den behöriga utanordnaren.
4. Vid unionens delegationer ska förskottskonton upprättas för att betala utgifterna från både kommissionens och den europeiska avdelningens för yttre åtgärder (nedan kallad Europeiska utrikestjänsten eller utrikestjänsten) avsnitt i budgeten, vilket garanterar fullständig spårbarhet för utgifterna.
Artikel 67
Villkor för upprättande och betalning
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. I beslutet om upprättande av ett förskottskonto och utnämning av en förskottsförvaltare och i beslutet om ändringar av villkoren för ett förskottskonto, ska särskilt följande fastställas:
a)
Det högsta belopp som inledningsvis kan avsättas som förskott, samt dess ändamål.
b)
Öppnandet, i förekommande fall, av ett bank- eller postgirokonto i institutionens namn.
c)
Utgiftsslaget och det högsta belopp för varje utgift som kan utbetalas av en förskottsförvaltare till en tredje part eller inkasseras från tredje part.
d)
Hur ofta och på vilket sätt de styrkande handlingarna ska inlämnas, samt att dessa styrkande handlingar ska översändas till utanordnaren för reglering.
e)
Det förfarande som ska användas om förskottskontot måste fyllas på.
f)
Att transaktionerna i förskottskontot regleras av utanordnaren senast vid utgången av efterföljande månad för att säkra avstämningen mellan saldoposten och banksaldot.
g)
Giltighetstid för räkenskapsförarens tillstånd till förskottsförvaltaren.
h)
Den utnämnde förskottsförvaltarens identitet.
2. Vid utformningen av förslagen till beslut om att inrätta förskottskonton ska den behöriga utanordnaren se till att
a)
i första hand lyfta medel via budgeten när det finns tillgång till det centrala datoriserade redovisningssystemet,
b)
endast använda sig av förskottskonton när det är motiverat.
Det högsta belopp som får betalas ut av förskottsförvaltaren i de fall när det är praktiskt omöjligt eller föga effektivt att utföra betalningar via budgeten är 60 000 euro per utgift.
3. Förskottsförvaltaren får göra utbetalningar till tredje man på följande villkor:
a)
Betalningen avser tidigare budgetmässiga och rättsliga åtaganden, undertecknade av den behöriga utanordnaren.
b)
Tillgodohavandet på förskottskontot i kassa eller bank får inte överskridas.
4. Utbetalningar från förskottskonton får göras med hjälp av banköverföring, vilket inkluderar autogirering enligt artikel 89 i budgetförordningen, check eller andra betalningsmedel, inklusive bankkort, i enlighet med de anvisningar som fastställts av räkenskapsföraren.
5. Verkställda betalningar ska följas av formella beslut om slutlig kontroll och/eller betalningsorder som ska undertecknas av den behöriga utanordnaren.
Artikel 68
Val av förskottsförvaltare
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Förskottsförvaltare ska utses bland fast anställda tjänstemän, men får, om så krävs och endast i vederbörligen motiverade fall, också utses bland övriga kategorier anställda. Förskottsförvaltare ska väljas på grundval av hans eller hennes särskilda kunskap, skicklighet och kompetens som ska styrkas med utbildningsbevis eller intyg om lämplig yrkeserfarenhet, eller ha förvärvats efter att ha fullgjort ett särskilt utbildningsprogram för ändamålet.
Artikel 69
Överföring till förskottskontona
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren ska avsätta medel på förskottskontona och övervaka både öppnandet av bankkonton och delegeringen av undertecknandet, samt kontrollerna på platsen och i de centrala räkenskaperna. Räkenskapsföraren ska föra över medel till förskottskontona. Förskotten ska utbetalas till de bankkonton som öppnats i förskottskontots namn.
De aktuella förskottskontona kan tillföras medel direkt från diverse lokala inkomster, såsom från
a)
försäljning av utrustning,
b)
publikationer,
c)
diverse återbetalningar,
d)
ränta.
Regleringen av utgifter eller inkomster ska, vare sig de tillhör kategorin diverse eller är avsatta för särskilda ändamål, ske enligt det beslut om upprättande av förskottskonton som avses i artikel 67 samt enligt bestämmelserna i budgetförordningen. Utanordnaren ska dra av beloppen i fråga när han senare tillför medel till dessa förskottskonton.
2. Särskilt för att undvika växelkursförluster kan förskottsförvaltaren göra överföringar mellan de olika bankkonton som ingår i samma förskottskonto.
Artikel 70
Utanordnarnas och räkenskapsförarnas kontroller
(Artikel 70 i budgetförordningen)
1. Förskottsförvaltaren ska föra räkenskaper över de medel han eller hon förfogar över i kassa och bank, utförda betalningar och inkasserade intäkter enligt de regler och instruktioner som fastställts av räkenskapsföraren. Redovisningen av dessa räkenskaper ska alltid finnas tillgänglig för den behöriga utanordnaren och förskottsförvaltaren ska göra en sammanställning över transaktionerna minst en gång i månaden och under påföljande månad sända den, tillsammans med styrkande handlingar, till den utanordnare som är ansvarig för reglering av kontots transaktioner.
2. Räkenskapsföraren ska själv eller genom en särskilt befullmäktigad anställd inom samma avdelning eller inom utanordnarnas avdelningar utföra kontroller, i regel på plats och utan förvarning, av de medel som anförtrotts förskottsförvaltarna och av deras räkenskaper, och ska också utföra kontroller av regleringen av kontots transaktioner inom den fastställda tidsfristen. Räkenskapsföraren ska meddela resultaten av sina kontroller till den behöriga utanordnaren.
Artikel 71
Upphandlingsförfarande
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Betalningar från förskottskonton får, inom de gränser som anges i artikel 137.3, ske genom en enkel betalning mot faktura, utan föregående godkännande av ett anbud.
Artikel 72
Upprättande av förskottskonton
(Artikel 70 i budgetförordningen)
För betalning av vissa utgiftskategorier får ett eller flera förskottskonton upprättas i varje lokal enhet utanför unionen i enlighet med artikel 70 i budgetförordningen. Till lokala enheter ska räknas unionens representationer och kontor i tredje land.
Besluten om att upprätta förskottskonton ska innehålla regler för kontonas användning med hänsyn tagen till den lokala enhetens särskilda behov och i enlighet med bestämmelserna i artikel 70 i budgetförordningen.
Artikel 73
Förskottsförvaltare och personer med befogenhet att handlägga konton vid unionens delegationer
(Artikel 70 i budgetförordningen)
Vid unionens delegationer kan, i undantagsfall och för att garantera tjänstekontinuitet, de uppgifter som vilar på förskottsförvaltaren för Europeiska utrikestjänstens medel utföras av anställda vid kommissionen. På samma villkor får Europeiska utrikestjänstens personal vid unionens delegationer utses till förskottsförvaltare för kommissionen.
Vid unionens delegationer ska bestämmelserna och villkoren i första stycket tillämpas vid utnämningen av personer som av räkenskapsföraren ska ges befogenhet att utföra banktransaktioner.
KAPITEL 4
Ansvar hos de respektive aktörerna i budgetförvaltningen
Avsnitt 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 74
Organ med behörighet i fråga om bedrägeribekämpning
(Artikel 66.8 och 72.2 i budgetförordningen)
De myndigheter och organ som avses i artiklarna 66.8 och 72.2 i budgetförordningen är de som anges i tjänsteföreskrifterna samt i unionsinstitutionernas beslut om villkor och närmare bestämmelser för interna utredningar för att bekämpa bedrägerier, korruption och all annan olaglig verksamhet som kan skada unionens intressen.
Avsnitt 2
Regler för utanordnare som tilldelas befogenheter genom delegering eller vidaredelegering
Artikel 75
Finansiella oriktigheter
(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar de befogenheter som tilldelats Olaf ska den instans för finansiella oriktigheter som avses i artikel 29 (nedan kallad instansen) vara behörig att ta upp varje överträdelse av en bestämmelse i budgetförordningen eller av bestämmelser rörande den ekonomiska förvaltningen eller kontrollen av transaktionerna som är följden av en handling eller en försummelse av en anställd.
Artikel 76
Instansen för finansiella oriktigheter
(Artiklarna 66.7 och 73.6 i budgetförordningen)
1. De fall av finansiella oriktigheter som avses i artikel 75 i denna förordning ska av tillsättningsmyndigheten hänskjutas till instansen för yttrande enligt artikel 73.6 andra stycket i budgetförordningen.
När chefer för unionens delegationer fungerar som utanordnare genom vidaredelegering i enlighet med artikel 56.2 i budgetförordningen får den behöriga utanordnaren besluta att vända sig direkt till instansen för yttrande över sådana fall av finansiella oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 i den här förordningen.
En delegerad utanordnare får hänskjuta ett ärende till instansen om han eller hon bedömer att en finansiell oriktighet har begåtts. Instansen ska avge ett yttrande där den bedömer huruvida oriktigheter som det hänvisas till i artikel 75 har förekommit, hur allvarliga de är och vilka konsekvenser de kan få. Om den särskilda instansens undersökning visar att det ärende som hänskjutits till den är ett fall för Olaf, ska den översända ärendet till tillsättningsmyndigheten utan dröjsmål och omedelbart underrätta Olaf om detta.
Om instansen underrättas direkt om en fråga av en anställd i enlighet med artikel 66.8 i budgetförordningen, ska den överlämna ärendet till tillsättningsmyndigheten och underrätta den anställde om detta. Tillsättningsmyndigheten kan begära den särskilda instansens yttrande i ärendet.
2. Institutionen, eller de deltagande institutionerna om det rör sig om en gemensam instans, ska med utgångspunkt i den egna interna organisationen ange hur instansen ska fungera samt sättas samman, vilket ska inkludera en utomstående deltagare som besitter de kvalifikationer och den sakkunskap som krävs.
Artikel 77
Bekräftelse av beslut
(Artikel 73.3 i budgetförordningen)
1. Om en utanordnare anser att ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter strider mot gällande bestämmelser eller mot principen för en sund ekonomisk förvaltning, särskilt därför att det är oförenligt med nivån på de anslagna medlen, ska han eller hon skriftligen underrätta den myndighet som delegerat eller vidaredelegerat befogenheten om detta. Om den delegerande myndigheten inom rimlig tid skriftligen bekräftar beslutet och tydligt anger de aspekter som kritiserats av den som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska utanordnaren befrias från ansvar. Han eller hon ska då verkställa beslutet, utom då det strider mot straffrättsliga bestämmelser eller gällande säkerhetsnormer.
2. Bestämmelserna i punkt 1 ska också gälla om en utanordnare vid genomförandet av ett beslut som han eller hon måste rätta sig efter upptäcker att omständigheterna kring ärendet kan ge upphov till en situation som strider mot gällande bestämmelser.
Beslut som bekräftats på de villkor som anges i artikel 73.3 i budgetförordningen ska sammanställas av den behöriga delegerade utanordnaren och anges i dennes årliga verksamhetsrapport.
KAPITEL 5
Handläggning av inkomster
Avsnitt 1
Egna medel
Artikel 78
Bestämmelser för egna medel
(Artikel 76 i budgetförordningen)
Utanordnaren ska upprätta en preliminär tidsplan för när de egna medel som avses i rådets beslut om systemet för unionens egna medel ska tillhandahållas kommissionen.
Egna medel ska fastställas och uppbäras enligt bestämmelserna i det beslut som avses i första stycket.
Avsnitt 2
Beräkning av fordringar
Artikel 79
Beräkning av fordringar
(Artikel 77 i budgetförordningen)
1. I beräkningarna av fordringar ska anges typ av inkomst och vilken budgetrubrik som berörs samt, om möjligt, gäldenärens identitet och en uppskattning av beloppet.
Vid upprättandet av beräknade fordringar ska den behöriga utanordnaren särskilt kontrollera följande:
a)
Att rätt budgetrubrik belastas.
b)
Att beräkningarna är korrekta och att de överensstämmer med gällande bestämmelser och principen om sund ekonomisk förvaltning.
2. Om inget annat följer av artiklarna 181.2 och 183.2 i budgetförordningen samt artikel 7.2 i den här förordningen ska beräkningen av fordringarna inte ge upphov till några åtagandebemyndiganden. I de fall som avses i artikel 21 i budgetförordningen får detta endast ske efter det att unionen faktiskt har inkasserat fordringarna.
Avsnitt 3
Fastställande av fordringar
Artikel 80
Förfarande
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Utanordnarens fastställande av en fordran bekräftar unionens rättigheter gentemot en gäldenär och fastställandet av rätten att kräva att denne betalar sin skuld.
2. Den behöriga utanordnaren ska genom ett betalningskrav instruera räkenskapsföraren att kräva in en fastställd fordran.
3. Genom debetnotan ska gäldenären informeras om att
a)
unionen har fastställt fordran,
b)
ingen dröjsmålsränta kommer att utkrävas om beloppet betalas senast på förfallodagen,
c)
ränta kommer att beräknas på skulden enligt den räntesats som avses i artikel 83 om återbetalningen inte inkommit senast på förfallodagen enligt led b, utan att det påverkar tillämpningen av specifika bestämmelser i gällande förordningar,
d)
institutionen kommer att kräva in beloppet genom avräkning eller från en på förhand ställd säkerhet om återbetalning inte har skett senast innan fristen i led b har löpt ut,
e)
räkenskapsföraren får kräva in medel genom avräkning före förfallodagen enligt led b endast om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen; gäldenären ska i dessa fall underrättas om skälen till och datumet för inkasseringen genom avräkning,
f)
institutionen, om beloppet inte har återbetalats i sin helhet när alla åtgärder som anges i leden a-e i detta stycke har vidtagits, kommer att kräva in skulden genom att antingen verkställa ett beslut enligt artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom att vidta rättsliga åtgärder.
Utanordnaren ska skriva ut debetnotan och sända den till gäldenären. Räkenskapsföraren ska underrättas om att så skett genom det finansiella informationssystemet.
Artikel 81
Fastställande av fordringar
(Artikel 78 i budgetförordningen)
Vid fastställandet av fordringar ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:
a)
Att fordran är säker, vilket innebär att den inte är underställd några villkor.
b)
Att fordran är likvid och fastställd exakt i form av ett belopp.
c)
Att fordran har förfallit och inte omfattas av någon ytterligare betalningsfrist.
d)
Gäldenärens identitet.
e)
Att de belopp som ska inkasseras tillförs rätt budgetrubrik.
f)
Att verifikationerna är formellt korrekta.
g)
Att principen om en sund ekonomisk förvaltning följs, särskilt i enlighet med de kriterier som avses i artikel 91.1 a.
Artikel 82
Styrkande handlingar som stöder fastställandet av fordringar
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Fastställandet av en fordran ska bygga på styrkande handlingar där unionens rättigheter intygas.
2. Före fastställandet av fordran ska den behöriga utanordnaren personligen kontrollera de styrkande handlingarna eller på eget ansvar förvissa sig om att detta har gjorts.
3. De styrkande handlingarna ska förvaras av utanordnaren enligt artikel 48.
Artikel 83
Dröjsmålsränta
(Artikel 78 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar de särskilda bestämmelser som följer av tillämpningen av sektorspecifika förordningar, ska ränta i enlighet med punkterna 2 och 3 beräknas för alla fordringar som inte betalats innan fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.
2. Räntesatsen för fordringar som inte återbetalats senast den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut ska vara den räntesats som Europeiska centralbanken tillämpar på sina huvudsakliga refinansieringstransaktioner och som offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning, C-serien; den räntesats som används ska vara den som gäller den första kalenderdagen i den månad då förfallodagen infaller, ökad med
a)
åtta procentenheter när fordran har uppkommit i samband med offentlig upphandling av varor och tjänster enligt avdelning V,
b)
tre och en halv procentenheter i alla andra fall.
3. Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 80.3 b löper ut och som anges i debetnotan, till den kalenderdag då hela fordran är återbetald.
Det betalningskrav som motsvarar beloppet för dröjsmålsräntan ska utfärdas när räntan faktiskt har mottagits.
4. Om en gäldenär vars skuld utgörs av böter, i stället för att göra en betalning ställer en finansiell säkerhet som godkänns av räkenskapsföraren ska ränta uttas från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b löper ut och beräknas till den räntesats som avses i punkt 2 i denna artikel som gällde den första dagen i den månad då bötesbeslutet fattades, men endast ökad med en och en halv procentenhet.
Avsnitt 4
Godkännande av inkassering
Artikel 84
Utfärdande av betalningskrav
(Artikel 79 i budgetförordningen)
1. I betalningskravet ska följande anges:
a)
Det budgetår som betalningen ska belasta.
b)
Hänvisningar till den akt eller det rättsliga åtagande som utgör grunden för fordran och som ger rätt att kräva betalning.
c)
Den budgetartikel och eventuellt annan underavdelning i budgeten som berörs, inklusive hänvisningar i förekommande fall till motsvarande budgetmässiga åtaganden.
d)
Det belopp som ska inkasseras i euro.
e)
Gäldenärens namn och adress.
f)
Den frist som avses i artikel 80.3 b.
g)
Möjliga former för inkassering, särskilt att medel kan krävas in genom avräkning eller genom att eventuella säkerheter som ställts i förväg tas i anspråk.
2. Betalningskravet ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.
3. Varje institutions räkenskapsförare ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska unionens fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Förteckningen ska sändas till kommissionens räkenskapsförare.
Kommissionens räkenskapsförare ska ställa samman en konsoliderad förteckning över fordringarna, redovisade per institution och datum för betalningskravet. Förteckningen ska fogas till kommissionens rapport om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen.
4. För att skydda unionens ekonomiska intressen ska kommissionen upprätta en förteckning över unionens fordringar, med angivelse av belopp och namn på gäldenären i de fall gäldenärerna beordrats av domstolen att återbetala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp återbetalats inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med vederbörlig hänsyn tagen till skyddet av personuppgifter enligt kravet i förordning (EG) nr 45/2001.
När det gäller personuppgifter om fysiska personer ska de uppgifter som offentliggjorts tas bort så snart som fordran har betalats tillbaka i sin helhet. Det samma ska gälla uppgifter om juridiska personer där officiella benämningar gör det möjligt att identifiera en eller flera fysiska personer.
Beslutet om att föra upp en gäldenär på förteckningen över unionens fordringar ska fattas utifrån proportionalitetsprincipen, med särskild hänsyn tagen till beloppets storlek.
Artikel 85
Verkställbart beslut på en annan institutions vägnar
(Artikel 79.2 i budgetförordningen)
1. De exceptionella omständigheter som avses i artikel 79.2 i budgetförordningen ska anses uppfyllda då institutionen har uttömt möjligheterna till frivillig inbetalning eller inkassering av fordran genom avräkning enligt artikel 80.1 i budgetförordningen, och den aktuella fordran utgör ett betydande belopp.
2. I fall enligt punkt 1 får institutionerna, förutom de som anges i artikel 299 i EUF-fördraget, begära att kommissionen antar ett verkställbart beslut.
3. I det verkställbara beslutet ska det alltid anges att de belopp som krävs in ska föras upp under den berörda institutionens avsnitt i budgeten, och samma institution ska också fungera som utanordnare. Inkomster ska tas upp under allmänna inkomster utom om de tillhör de särskilda fall av inkomster avsatta för särskilda ändamål som anges i artikel 21.3 i budgetförordningen.
4. Den institution som begär beslutet ska informera kommissionen om varje händelse som kan förändra återkravet och ska bistå kommissionen om det verkställbara beslutet överklagas.
5. Kommissionen och den berörda institutionen ska enas om hur denna artikel ska genomföras i praktiken.
Avsnitt 5
Återkrav
Artikel 86
Formaliteter vid inkasseringen
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Vid inkasseringen av fordringar ska räkenskapsföraren föra upp beloppet i räkenskaperna och informera den behöriga utanordnaren.
2. Vid kontanta betalningar till räkenskapsförarens eller förskottsförvaltarens kassa ska ett kvitto utfärdas.
3. En delåterbetalning som görs av en gäldenär mot vilken det finns flera betalningskrav ska först anses avse den äldsta fordringen, såvida inte gäldenären anger något annat.
Alla delbetalningar ska först täcka räntan.
Artikel 87
Inkassering genom avräkning
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Om gäldenären har en fordran på unionen som är säker, i enlighet med definitionen i artikel 81 a, likvid och förfallen till betalning och som avser ett belopp som har fastställts i en betalningsorder, ska räkenskapsföraren, efter att fristen i artikel 80.3 b har löpt ut, kräva in dessa medel genom avräkning.
I undantagsfall ska räkenskapsföraren ha rätt att kräva in medlen genom avräkning före den förfallodag som avses i artikel 80.3 b om han eller hon på motiverade grunder bedömer att beloppet riskerar att gå förlorat och en sådan åtgärd därför är nödvändig för att skydda unionens ekonomiska intressen.
Räkenskapsföraren ska också kräva in medlen genom avräkning innan fristen i artikel 80.3 b löpt ut om gäldenären samtycker till detta.
2. Före all inkassering i enlighet med punkt 1 ska räkenskapsföraren samråda med den behöriga utanordnaren och underrätta berörda gäldenärer.
Om gäldenären är en nationell myndighet eller en av dess administrativa enheter ska räkenskapsföraren informera den berörda medlemsstaten minst tio arbetsdagar i förväg om sin avsikt att reglera fordringar genom avräkning. Räkenskapsföraren kan dock komma överens med den berörda medlemsstaten eller administrativa enheten om att en sådan reglering kan ske före utgången av förfallodagen.
3. Avräkning enligt punkt 1 ska anses likvärdigt med betalning och således frigöra unionen från skyldigheten att betala den eventuella skulden och, i förekommande fall, upplupen ränta.
Artikel 88
Förfarande för inkassering när ingen frivillig betalning sker
(Artiklarna 79 och 80 i budgetförordningen)
1. Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, om inkasseringen inte ägt rum innan den frist har löpt ut som avses i artikel 80.3 b och som anges på debetnotan, informera den behöriga utanordnaren om detta och genast inleda ett förfarande för att driva in beloppet, via alla de rättsliga medel som står till buds, inklusive i förekommande fall genom att i förväg ställda säkerheter tas i anspråk.
2. Såvida inte annat anges i artikel 87 ska räkenskapsföraren, när den inkasseringsmetod som anges i punkt 1 i denna artikel inte är möjlig och gäldenären inte har verkställt någon betalning efter den formella underrättelse som sänts av räkenskapsföraren, begära indrivning i enlighet med artikel 79.2 i budgetförordningen eller genom ett domstolsbeslut.
Artikel 89
Beviljande av betalningsfrister
(Artikel 80 i budgetförordningen)
Ytterligare tidsfrister för betalningen kan endast beviljas av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren efter en vederbörligen motiverad skriftlig förfrågan från gäldenären och på följande villkor:
a)
Gäldenären ska betala ränta till den räntesats som anges i artikel 83 för hela den ytterligare tidsfrist som beviljats från den dag då fristen som avses i artikel 80.3 b har löpt ut.
b)
För att skydda unionens rättigheter ska gäldenären vidare ställa en finansiell säkerhet som godtas av institutionens räkenskapsförare och som täcker hela det ännu ej inbetalda beloppet i såväl lånebelopp som ränta.
Säkerheten som avses i första stycket led b kan ersättas med en proprieborgen som ställs av en tredje man godkänd av institutionens räkenskapsförare.
I undantagsfall får räkenskapsföraren på gäldenärens begäran frångå kravet på säkerhet enligt första stycket led b om, enligt hans eller hennes bedömning, gäldenären är villig och i stånd att verkställa betalningen inom den extra tidsfristen men befinner sig i en svår situation och inte kan ställa någon sådan säkerhet.
Artikel 90
Inkassering av böter eller andra påföljder
(Artiklarna 80 och 83 i budgetförordningen)
1. När talan väcks vid Europeiska unionens domstol mot ett beslut om böter eller annan påföljd i enlighet med EUF-fördraget eller Euratomfördraget ska gäldenären, tills alla rättsmedel har uttömts, antingen preliminärt betala de aktuella beloppen till det bankkonto som anges av räkenskapsföraren eller ställa en finansiell säkerhet som godtas av räkenskapsföraren. Säkerheten ska vara oberoende av kravet att betala aktuella böter eller straffavgifter eller andra påföljder, och ska kunna utlösas så snart som detta begärs. Den ska täcka såväl huvudbelopp som ränta enligt artikel 83.4.
2. Kommissionen ska säkra preliminärt inkasserade belopp genom att investera dem i finansiella tillgångar och därigenom se till att de förblir säkra och likvida samtidigt som målet med investeringen ska vara en positiv avkastning.
3. När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgifterna därmed har bekräftats ska någon av följande åtgärder vidtas:
a)
Preliminärt inkasserade belopp och räntan samt övrig avkastning som de gett upphov till ska införas i budgeten i överensstämmelse med artikel 83 i budgetförordningen senast det budgetår som följer på det år då alla rättsmedel har uttömts.
b)
Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna tas i anspråk, och motsvarande belopp ska införas i budgeten.
Om bötes- eller straffavgiftsbeloppet har höjts av domstolen ska led a och b vara tillämpliga upp till de belopp som anges i kommissionens beslut, och räkenskapsföraren ska inkassera det belopp som motsvarar höjningen, vilket därefter ska införas i budgeten.
4. När alla rättsmedel har uttömts och böterna eller straffavgiften har upphävts eller sänkts ska någon av följande åtgärder vidtas:
a)
Belopp som redan felaktigt har inkasserats ska återbetalas till den berörda tredje parten, tillsammans med upplupen ränta. I fall där den totala avkastningen för den aktuella perioden har varit negativ ska det nominella värdet av de belopp som har inkasserats felaktigt återbetalas.
b)
Om en finansiell säkerhet har ställts ska denna frigöras.
Artikel 91
Avstående från att kräva in en fastställd fordran
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Den behöriga utanordnaren kan endast avstå, helt eller delvis, från att kräva in en fastställd fordran i följande fall:
a)
Om den beräknade kostnaden för att kräva in beloppet är högre än det belopp som ska inkasseras och beslutet att avstå inte skadar unionens anseende.
b)
Om det är omöjligt att inkassera fordran på grund av den tid som förflutit sedan den uppstod eller därför att gäldenären är insolvent.
c)
Om inkassering strider mot proportionalitetsprincipen.
2. I det fall som avses i punkt 1 c ska den behöriga utanordnaren följa de tidigare fastställda förfarandena inom varje institution och tillämpa följande obligatoriska kriterier som alltid gäller:
a)
Typ av händelse: svårighetsgraden hos den oriktighet som ledde till att fordran fastställdes (bedrägeri, återfall, uppsåt, kontroll, god tro, uppenbart fel).
b)
Konsekvenserna av ett beslut om att avstå från inkassering på unionens funktion och dess ekonomiska intressen (beloppets storlek, risken att bilda prejudikat, underminering av bestämmelserna).
Beroende på omständigheterna kan utanordnaren behöva beakta även följande kriterier:
a)
Risken för snedvridning av konkurrensen som ett beslut om att avstå från att inkassera fordran skulle kunna medföra.
b)
Den ekonomiska och sociala skada som en fullständig inkassering av fordran skulle kunna medföra.
3. Det beslut om att avstå från inkassering som avses i artikel 80.2 i budgetförordningen ska motiveras och innehålla de åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på. Den behöriga utanordnaren ska fatta detta beslut i enlighet med artikel 84.
4. Beslutet om att avstå från att inkassera en fastställd fordran får inte delegeras av institutionen i något av följande fall:
a)
Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 1 000 000 euro eller mer.
b)
Om det belopp man skulle avstå från att inkassera uppgår till 100 000 euro eller mer, och utgör 25 % eller mer av den totala fastställda fordran.
Vad avser belopp som inte når upp till beloppsgränserna i första stycket ska varje institution genom sina interna regler fastställa villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att fatta beslut om avskrivning av en fastställd fordran.
5. Varje institution ska en gång per år överlämna en rapport till Europaparlamentet och rådet om de undantag enligt punkterna 1-4 som man beslutat om under året och där beloppen överstiger 100 000 euro. I kommissionens fall ska den rapporten bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses artikel 66.9 i budgetförordningen.
Artikel 92
Annullering av en fastställd fordran
(Artikel 80 i budgetförordningen)
1. Om det förekommit ett fel ska den behöriga utanordnaren helt eller delvis annullera en fastslagen fordran i enlighet med artiklarna 82 och 84 och bifoga tillfredsställande skäl.
2. Varje institution fastställer i sina interna regler villkoren och formerna för delegeringen av befogenheten att annullera en fastställd fordran.
Artikel 93
Regler för preskriptionstider
(Artikel 81 i budgetförordningen)
1. Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska börja löpa i och med utgången av den tidsfrist som meddelats gäldenären i debetnotan i enlighet med artikel 80.3 b.
Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska börja löpa den dag då dessa fordringar förfaller till betalning med stöd av det motsvarande rättsliga åtagandet.
2. Preskriptionstiden för unionens fordringar på tredje man ska avbrytas om en institution eller en medlemsstat på en institutions begäran vidtar en åtgärd som delges den tredje mannen för att kräva in beloppet.
Preskriptionstiden för tredje mans fordringar på unionen ska avbrytas om gemenskaperna underrättas av borgenären eller på dennes vägnar om en åtgärd för att kräva in beloppet.
3. En ny preskriptionstid på fem år ska börja löpa dagen efter avbrott som avses i punkt 2.
4. Rättsliga åtgärder med anledning av en fordran som avses i punkt 1 ska leda till ett avbrott i preskriptionstiden, vilket även ska gälla talan som väcks vid en domstol som senare förklarar att den inte är behörig i ärendet. Den nya preskriptionstiden på fem år ska inte börja löpa förrän en lagakraftvunnen dom har meddelats eller om samma parter har nått samförstånd om samma ärende genom utomrättslig tvistlösning.
5. Om räkenskapsföraren beviljar gäldenären en förlängning av betalningsfristen i enlighet med artikel 89 ska detta betraktas som ett avbrytande av preskriptionstiden. Den nya preskriptionstiden på fem år ska börja löpa dagen efter det att den förlängda betalningsfristen har löpt ut.
6. Sedan preskriptionstiden enligt punkterna 1-5 har löpt ut ska en fordran inte längre uppbäras.
KAPITEL 6
Handläggning av utgifter
Artikel 94
Finansieringsbeslut
(Artikel 84 i budgetförordningen)
1. Finansieringsbeslutet ska ange de viktigaste inslagen i en åtgärd som innebär en utgift som belastar budgeten.
2. Finansieringsbeslutet ska särskilt innehålla följande:
a)
För bidrag:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
Årets prioriteringar, de mål som ska uppfyllas samt de resultat som förväntas uppnås genom de anslag som beviljats för budgetåret i fråga.
iii)
De viktigaste kriterierna för stödberättigande, urval och tilldelning som ska tillämpas vid valet av ansökningar.
iv)
Den högsta tillåtna medfinansieringssatsen eller, om flera olika satser tillämpas, vilka kriterier som gäller för var och en av dessa.
v)
En tidsplan och en vägledande angivelse av beloppet för planerade ansökningsomgångar.
b)
För upphandling:
i)
Det totala belopp i budgetmedel som avdelats för upphandlingar under året.
ii)
En vägledande uppgift om antal och typer av kontrakt som planeras, samt om möjligt en ungefärlig redogörelse för ändamålen med upphandlingen.
iii)
En vägledande översikt över när de planerade upphandlingarna ska inledas.
c)
För förvaltningsfonder enligt artikel 187 i budgetförordningen.
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De anslag som reserverats för förvaltningsfonden för det året tillsammans med de belopp som planeras under dess löptid.
iii)
Förvaltningsfondens ändamål och löptid.
iv)
Styrelseregler för förvaltningsfonden.
v)
Möjligheten att anförtro genomförandeuppgifter till enheter och personer som avses i artikel 187.2 i budgetförordningen.
d)
För priser i tävlingar:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.
iii)
De huvudsakliga villkoren för deltagande samt tilldelningskriterierna.
iv)
Tidsplanen för tävlingen och prisbeloppet eller prisbeloppen.
e)
För finansieringsinstrument:
i)
En hänvisning till grundrättsakten och budgetrubriken.
ii)
De mål som ska uppfyllas samt förväntade resultat.
iii)
Det belopp som avsatts för finansieringsinstrumentet.
iv)
En vägledande tidsplan för genomförandet.
3. Om det arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 a i denna artikel i fråga om bidrag som finansieras med anslag som beviljats för budgetåret ska beslutet om att anta arbetsprogrammet anses utgöra finansieringsbeslut för dessa bidrag.
När det gäller upphandling, förvaltningsfonder, priser i tävlingar och finansieringsinstrument ska - om de anslag som har beviljats för budgetåret anges i ett arbetsprogram som innehåller de uppgifter som avses i punkt 2 b, c, d och e i denna artikel - beslutet om att anta arbetsprogrammet också anses utgöra finansieringsbeslut för upphandlingen, förvaltningsfonderna, priserna eller finansieringsinstrumenten i fråga.
Om det i arbetsprogrammet saknas sådana uppgifter för en eller flera åtgärder ska programmet omarbetas för att inkludera dessa uppgifter; i annat fall ska ett separat finansieringsbeslut antas för de berörda åtgärderna.
4. Om ett befintligt finansieringsbeslut ändras på väsentligt sätt ska ändringen antas enligt samma förfarande som det ursprungliga beslutet.
Avsnitt 1
Åtagande av utgifter
Artikel 95
Övergripande och preliminära åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Det övergripande budgetmässiga åtagandet ska antingen genomföras genom att en finansieringsöverenskommelse ingås - i vilken det ska anges att flera rättsliga åtaganden kommer att ingås senare - eller genom att ett eller flera rättsliga åtaganden behöver ingås.
När det gäller direkt ekonomiskt stöd till tredjeländer, däribland budgetstöd, ska finansieringsöverenskommelsen anses utgöra ett rättsligt åtagande och kunna ge upphov till betalningar utan att det krävs något annat rättsligt åtagande.
2. Ett preliminärt budgetmässigt åtagande ska genomföras antingen genom att ett eller flera rättsliga åtaganden som ger rätt till kommande betalningar ingås, eller - för åtaganden som avser personalkostnader eller institutionernas kostnader för kommunikation i samband med unionsangelägenheter - genom direkta betalningar.
Artikel 96
Antagande av övergripande åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Det övergripande åtagandet ska ingås på grundval av ett finansieringsbeslut.
Det ska ingås senast före beslutet om vilka direkta mottagare som valts ut och när ianspråktagandet av anslagen kräver att ett arbetsprogram i den mening som avses i artikel 188 antas, ska åtagandet ingås tidigast efter antagandet.
2. Om det övergripande åtagandet genomförs genom en finansieringsöverenskommelse ska punkt 1 andra stycket inte tillämpas.
Artikel 97
Enhetligt undertecknande
(Artikel 85 i budgetförordningen)
1. Undantag från regeln om att samma aktör ska underteckna det budgetmässiga åtagandet och det motsvarande rättsliga åtagandet ska endast medges i följande fall:
a)
När det gäller preliminära åtaganden.
b)
När det gäller övergripande åtaganden knutna till finansieringsöverenskommelser med tredje land.
c)
När institutionens beslut i sig utgör ett rättsligt åtagande.
d)
När det övergripande åtagandet genomförs i form av flera rättsliga åtaganden för vilka olika personer är behöriga utanordnare.
e)
När det gäller förskottskonton som upprättats inom ramen för gemenskapens externa åtgärder ska de rättsliga åtagandena - enligt instruktion från den behöriga utanordnaren och på dennes fulla ansvar - undertecknas av de anställda vid de lokala enheter som avses i artikel 72.
f)
När en institution har delegerat utanordnarens befogenheter till direktören för en interinstitutionell europeisk byrå i enlighet med artikel 199.1 i budgetförordningen.
2. Om den behöriga utanordnare som undertecknat det budgetmässiga åtagandet är förhindrad under en så lång tid att det rättsliga åtagandet annars inte kan ingås inom tidsfristen, ska det rättsliga åtagandet ingås av den anställde som har i uppgift att ersätta den förstnämnde vid frånvaro enligt den berörda institutionens bestämmelser, och som har utsetts till utanordnare enligt villkoren i artikel 65.3 i budgetförordningen.
Artikel 98
Administrativa utgifter som täcks av preliminära åtaganden
(Artikel 85 i budgetförordningen)
Särskilt följande kostnader ska betraktas som löpande administrativa utgifter som kan leda till preliminära åtaganden:
a)
Kostnader för personal som omfattas av tjänsteföreskrifterna och personal som inte omfattas, andra personalkostnader inklusive pensioner, samt lön till experter.
b)
Kostnader för institutionens ledamöter.
c)
Utbildningskostnader.
d)
Kostnader för uttagningsprov, urvalsförfaranden och rekrytering.
e)
Tjänsteresor.
f)
Representationskostnader.
g)
Kostnader för möten.
h)
Frilanstolkar och frilansöversättare.
i)
Utbyte av tjänstemän.
j)
Löpande kostnader för hyra av fastigheter och lös egendom eller löpande betalningar som avser upphandling av fast egendom i den mening som avses i artikel 121 i denna förordning eller låneavbetalningar i enlighet med artikel 203.8 i budgetförordningen.
k)
Diverse försäkringar.
l)
Rengöring, underhåll och säkerhet.
m)
Kostnader av social och medicinsk karaktär.
n)
Användning av telekommunikationstjänster.
o)
Finansiella kostnader.
p)
Kostnader för rättsliga tvister.
q)
Skadestånd och räntor.
r)
Arbetsutrustning.
s)
Vatten, gas och elektricitet.
t)
Publikationer i pappersformat eller elektroniskt format.
u)
Information från institutionerna om aktuella unionsangelägenheter.
Artikel 99
Registrering av enskilda rättsliga åtaganden
(Artikel 86 i budgetförordningen)
Om ett övergripande budgetmässigt åtagande följs av ett eller flera enskilda rättsliga åtaganden ska den behöriga utanordnaren föra upp beloppen för detta eller dessa på varandra följande enskilda rättsliga åtaganden i de centrala räkenskaperna.
I räkenskaperna ska det finnas hänvisningar till det övergripande åtagande som beloppet ska bokföras under.
Den behöriga utanordnaren ska bokföra beloppen innan han eller hon undertecknar det motsvarande enskilda rättsliga åtagandet, utom i de fall som avses i artikel 86.4 fjärde stycket i budgetförordningen.
I samtliga fall ska den behöriga utanordnaren kontrollera att det samlade beloppet för åtagandena inte överstiger beloppet för det övergripande åtagande som täcker dem.
Avsnitt 2
Kontroll av utgifter
Artikel 100
Kontroll och påskriften ”kan betalas”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
1. Alla kontroller av utgifter ska stödjas av styrkande handlingar i den mening som avses i artikel 110 i vilka borgenärens anspråk intygas på grundval av fastställandet av de tjänster som faktiskt utförts, leveranser som faktiskt skett eller bygg- och anläggningsarbeten som faktiskt utförts eller på grundval av andra dokument som berättigar till betalning, bland annat löpande betalningar av prenumerationer eller kurser.
2. Den behöriga utanordnaren ska personligen granska de styrkande handlingarna eller på eget ansvar se till att granskningen har utförts innan han eller hon fattar beslut om att kontrollera utgiften inför utbetalning.
3. Kontrollbeslutet ska uttryckas i form av påskriften ”kan betalas” av den behöriga utanordnaren eller av en annan tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten genom ett formellt beslut av den behöriga utanordnaren och under hans eller hennes ansvar i överensstämmelse med artikel 65.5 i budgetförordningen. Dessa beslut ska bevaras så att deras innehåll kan verifieras i ett senare skede.
Artikel 101
Påskriften ”i sin ordning” vid betalningar av förfinansiering
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Om det gäller förfinansiering ska den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och har tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren genom påskriften ”i sin ordning” intyga att de villkor som ställs i det rättsliga åtagandet för förfinansieringen är uppfyllda.
Artikel 102
Påskriften ”kan betalas” i samband med offentlig upphandling vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar inom området för offentlig upphandling ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:
a)
Att en faktura som upprättats av kontraktsparten har mottagits och formellt registrerats av institutionen.
b)
Att själva fakturan eller ett internt bifogat dokument bär den giltiga beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av den behöriga utanordnaren eller av en tekniskt behörig anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.
c)
Att samtliga aspekter av fakturan har verifierats av den behöriga utanordnaren eller på dennes ansvar, särskilt för att fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.
Genom beteckningen ”i sin ordning” enligt första stycket led b ska det intygas att de tjänster, leveranser eller arbeten som ingick i kontraktet har utförts korrekt. När det gäller varuleveranser och bygg- och anläggningsarbeten ska den tekniskt behörige tjänstemannen eller anställde utfärda ett provisoriskt mottagningsbevis och sedan ett slutligt mottagningsbevis när garantiperioden i kontraktet har löpt ut. Dessa två intyg ska ha samma värde som beteckningen ”i sin ordning”.
För löpande betalningar, bland annat för prenumerationer eller kurser, ska beteckningen ”i sin ordning” styrka att borgenärens anspråk överensstämmer med relevanta dokument som berättigar till betalning.
Artikel 103
Påskriften ”kan betalas” i samband med bidrag vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar i samband med bidrag ska påskriften ”kan betalas” innebära följande:
a)
Att en begäran om betalning från bidragsmottagaren har mottagits och formellt registrerats av institutionen.
b)
Att begäran om betalning eller ett internt dokument som bifogats kostnadsredovisningen bär beteckningen ”i sin ordning” och att den undertecknats av en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats sådana befogenheter av den behöriga utanordnaren.
c)
Att begäran om betalning har verifierats av den behöriga utanordnaren på dennes ansvar, för att bland annat fastställa det belopp som ska betalas och att betalningen leder till befrielse från betalningsskyldigheten.
Att en tekniskt behörig tjänsteman eller annan anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren intygar - genom en sådan påskrift som anges i första stycket led b - att den åtgärd eller det arbetsprogram som genomförs av stödmottagaren i alla delar är förenlig med överenskommelsen eller beslutet, inbegripet, i förekommande fall, att de kostnader som mottagaren redovisat är stödberättigande.
Artikel 104
Påskriften ”kan betalas” vid personalkostnader
(Artikel 88 i budgetförordningen)
När det gäller betalningar för personalkostnader ska påskriften ”kan betalas” styrka att följande styrkande handlingar föreligger:
a)
Beträffande månadslön:
i)
Den fullständiga personalförteckningen med angivande av alla delar av ersättningen.
ii)
Ett formulär (blankett för personuppgifter) som upprättas på grundval av de beslut som fattats i varje enskilt fall och som visar varje ändring av ersättningen.
iii)
Om det rör sig om tillsättningar eller utnämningar ska en bestyrkt kopia av beslutet om tillsättningen eller utnämningen åtfölja den första löneutbetalningen.
b)
För övriga ersättningar, såsom till personal med tim- eller dagersättning: en sammanställning av närvarodagar och närvarotimmar undertecknad av en behörig anställd.
c)
En sammanställning av övertid, undertecknad av en behörig anställd, som intygar övertidens omfattning.
d)
Beträffande kostnader för tjänsteresor:
i)
Ordern om tjänsteresa undertecknad av den behöriga myndigheten.
ii)
En sammanställning över utgifter i samband med tjänsteresa, som ska vara undertecknad av den anställde som tilldelats uppdraget samt av den överordnade som delegerats lämplig behörighet om utgifterna för tjänsteresan avviker från tjänsteuppdraget.
e)
Beträffande vissa andra administrativa utgifter kopplade till personal, bland annat prenumerationer eller kurser som enligt kontraktet ska betalas i förväg: de underlag som avser det beslut som utgifterna grundar sig på och som visar alla beståndsdelar i beräkningen.
Av den sammanställning av utgifter vid tjänsteresa som avses i första stycket led d ii ska framgå tjänsteresans mål, dagar och tider för avresa och ankomst till målet, resekostnader, uppehållskostnader och andra kostnader som vederbörligen godkänts på grundval av styrkande handlingar.
Artikel 105
Materiell form för påskriften ”kan betalas”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Beslutet om att en utgift ”kan betalas” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 100. I ett datoriserat system ska beslutet om att en utgift ”kan betalas” ta formen av ett personligt lösenordsskyddat godkännande från den behöriga utanordnaren eller en annan anställd som är tekniskt behörig och som utsetts för uppgiften av den behöriga utanordnaren.
Artikel 106
Materiell form för påskriften ”i sin ordning”
(Artikel 88 i budgetförordningen)
Beslutet om att en utgift är ”i sin ordning” ska i ett icke-datoriserat system framgå av en stämpel med den behöriga utanordnarens namnteckning eller en namnteckning av en anställd som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren enligt bestämmelserna i artikel 101. I ett datoriserat system kan beteckningen ”i sin ordning” ta form av ett elektroniskt säkrat godkännande av den tekniskt behörige anställde som tilldelats befogenheten av den behöriga utanordnaren.
Avsnitt 3
Godkännande av betalningar
Artikel 107
Utanordnarens kontroll av betalningar
(Artikel 89 i budgetförordningen)
Vid upprättandet av betalningsordern ska den behöriga utanordnaren försäkra sig om följande:
a)
Att utfärdandet av betalningsordern är korrekt, dvs. att det finns ett motsvarande kontrollbeslut om att utgiften ”kan betalas”, att rätt mottagare har utsetts och att fordran har förfallit.
b)
Att det råder överensstämmelse mellan betalningsordern och det budgetmässiga åtagande som belastas.
c)
Att rätt budgetrubrik belastas.
d)
Att anslagen är disponibla.
Artikel 108
Obligatoriska uppgifter och överlämnande av betalningsorder till räkenskapsföraren
(Artikel 89 i budgetförordningen)
1. I betalningsordern ska anges följande:
a)
Det budgetår som betalningen ska belasta.
b)
Artikel och eventuellt annan underindelning i budgeten.
c)
Hänvisning till det rättsliga åtagande som ger rätt till betalning.
d)
Hänvisning till det budgetmässiga åtagande som betalningen hänför sig till.
e)
Det belopp som ska betalas, uttryckt i euro.
f)
Betalningsmottagarens namn, adress och bankuppgifter.
g)
Ändamålet med utgiften.
h)
Betalningssätt.
i)
Införande av tillgångar i de inventarieförteckningar som avses i artikel 248.
2. Betalningsordern ska dateras och undertecknas av den behöriga utanordnaren och sedan överlämnas till räkenskapsföraren.
Avsnitt 4
Betalning av utgifter
Artikel 109
Betalningstyper
(Artikel 90 i budgetförordningen)
1. Förfinansiering är avsedd att ställa nödvändiga likvida medel till förfogande. Den får indelas i flera delutbetalningar inom ramen för principerna om sund ekonomisk förvaltning.
2. Mellanliggande betalningar, som också får ske i flera delbelopp, får omfatta utgifter för genomförandet av ett beslut eller en överenskommelse eller för att betala för tjänster, varor eller bygg- och anläggningsarbeten som slutförts under kontraktets löptid. Utan att detta påverkar bestämmelserna i den grundläggande rättsakten kan dessa betalningar räknas av helt eller delvis mot förfinansieringen.
3. Slutavräkningen ska regleras i form av antingen en slutbetalning eller ett betalningskrav; om det behövs en slutbetalning ska denna utgöra en avräkning av samtliga föregående betalningar, och den får inte delas upp i omgångar.
Artikel 110
Styrkande handlingar
(Artikel 90 i budgetförordningen)
1. Belopp som avser förfinansiering ska, även i de fall då utbetalningen är uppdelad i flera delar, betalas ut antingen med kontraktet, beslutet eller grundrättsakten som stöd, eller med stöd av styrkande handlingar genom vilka det kan bekräftas att villkoren i kontraktet, beslutet eller överenskommelsen är uppfyllda. Om ett datum då en viss del av förfinansieringen ska betalas ut är fastställt i någon av de ovan nämnda handlingarna ska det inte krävas någon ytterligare ansökan för att beloppet ska betalas ut.
2. Mellanliggande betalningar och slutbetalningar ska ske på grundval av styrkande handlingar som visar att de finansierade åtgärderna genomförts i enlighet med den grundläggande rättsakten eller beslutet, eller i enlighet med villkoren i kontraktet eller överenskommelsen.
3. Den behöriga utanordnaren ska enligt principen om sund ekonomisk förvaltning fastställa hur de styrkande handlingarna ska vara beskaffade, i enlighet med den grundläggande rättsakten samt relevanta beslut, kontrakt och överenskommelser. Verksamhetsrapporterna, de tekniska och ekonomiska rapporterna samt del- och slutrapporterna utgör styrkande handlingar enligt punkt 2.
4. De styrkande handlingarna ska förvaras av den behöriga utanordnaren enligt artikel 48.
Avsnitt 5
Tidsfrister för betalningar
Artikel 111
Försenade betalningar och dröjsmålsränta
(Artikel 92 i budgetförordningen)
1. Tidsfristen för betalningar ska anses omfatta kontroll, godkännande och betalning av utgifter.
Den ska börja löpa från och med den dag då en begäran om betalning har mottagits.
En ansökan om betalning ska registreras av den behöriga avdelningen hos utanordnaren snarast möjligt och anses ha ankommit den dag den är registrerad.
Utbetalningen ska anses ha skett det datum då institutionens konto debiteras.
2. En ansökan om utbetalning ska innehålla följande uppgifter:
a)
Identifiering av borgenären.
b)
Belopp.
c)
Valuta.
d)
Datum.
Om ett väsentligt element saknas ska ansökan om utbetalning avvisas.
Borgenären ska underrättas skriftligen om avslaget och skälen till det så snart som möjligt och i varje fall inom 30 dagar från den dag då begäran om betalning mottogs.
3. När det gäller avbrytande av tidsfrist enligt artikel 92.2 i budgetförordningen ska återstoden av tidsfristen börja löpa igen från och med det datum då den begärda informationen eller de reviderade handlingarna tas emot eller nödvändiga kompletterande kontroller kan utföras, inklusive kontroller på plats.
4. När de tidsfrister som anges i artikel 92.1 i budgetförordningen har löpt ut ska borgenären ha rätt till ränta enligt följande villkor:
a)
Räntesatserna ska vara de som avses i artikel 83.2 i denna förordning.
b)
Ränta ska beräknas från den kalenderdag som följer på den dag då fristen i artikel 92.1 i budgetförordningen löper ut till den dag betalningen sker.
Om den ränta som beräknats enligt första stycket inte överstiger 200 euro ska den betalas till borgenären endast om denna lämnat in en begäran om detta inom två månader efter det att den försenade betalningen mottagits.
5. Varje institution ska förelägga Europaparlamentet och rådet en rapport om hur de uppfyllt tidsfristerna och i vilken utsträckning tidsfrister avbrutits enligt artikel 92 i budgetförordningen. Kommissionens rapport ska bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.
KAPITEL 7
Datasystem
Artikel 112
Beskrivning av datasystemen
(Artikel 93 i budgetförordningen)
När datasystem eller delar av datasystem används för genomförandet av budgeten krävs en fullständig och uppdaterad beskrivning av varje datasystem eller del av ett sådant system.
I varje beskrivning ska ingå en redogörelse för innehållet i varje datafält samt för hur varje enskild transaktion behandlas i systemet. Det ska också finnas en beskrivning av hur systemet garanterar en komplett verifieringskedja för varje transaktion.
Artikel 113
Regelbunden säkerhetskopiering
(Artikel 93 i budgetförordningen)
Uppgifterna i datasystemen och delarna av datasystemen ska sparas med jämna mellanrum och förvaras på ett säkert ställe.
KAPITEL 8
Internrevisorn
Artikel 114
Utseende av internrevisor
(Artikel 98 i budgetförordningen)
1. Varje institution ska utse en internrevisor enligt ett förfarande som är anpassat till dess särdrag och behov. Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet om att en internrevisor utsetts.
2. Varje institution ska i enlighet med sina respektive särdrag och behov definiera internrevisorns uppdrag och i detalj fastställa internrevisionens mål och förfaranden enligt gällande internationella normer för internrevision.
3. Institutionen får till internrevisor utse en person som är medborgare i någon av medlemsstaterna och som omfattas av tjänsteföreskrifterna eller anställningsvillkoren, på grundval av dennes särskilda kvalifikationer.
4. Om flera institutioner utser samma internrevisor ska de anta de bestämmelser som krävs för att denne ska kunna ställas till ansvar enligt villkoren i artikel 119.
5. Institutionen ska underrätta Europaparlamentet och rådet när en internrevisor lämnar sitt uppdrag.
Artikel 115
Resurser för internrevisorn
(Artikel 99 i budgetförordningen)
Institutionen ska ge internrevisorn erforderliga resurser så att han eller hon kan fullfölja sina revisionsuppdrag samt en detaljerad beskrivning av internrevisorns uppgifter, rättigheter och skyldigheter.
Artikel 116
Arbetsprogram
(Artikel 99 i budgetförordningen)
1. Internrevisorn ska anta ett arbetsprogram och skicka detta till institutionen.
2. Institutionen kan begära att internrevisorn ska utföra revisioner som inte ingår i det arbetsprogram som anges i punkt 1.
Artikel 117
Internrevisorns rapportering
(Artikel 99 i budgetförordningen)
1. Internrevisorn ska till institutionen överlämna den årliga internrevisionsrapport som anges i artikel 99.3 i budgetförordningen; rapporten ska innehålla uppgifter om antal och typer av utförda internrevisioner, huvudsakliga rekommendationer som givits och åtgärder som vidtagits till följd av rekommendationerna.
Årsrapporten ska även innehålla redogörelser för sådana systemrelaterade fel som konstaterats av den särskilda instans som inrättats i enlighet med artikel 73.6 i budgetförordningen.
2. Varje institution ska undersöka om de rekommendationer som lämnas i internrevisorns rapporter kan bli föremål för ett utbyte av god praxis mellan institutionerna.
3. Internrevisorn ska vid utarbetandet av sin rapport särskilt granska hur väl man generellt sett har följt principen om sund ekonomisk förvaltning, och försäkra sig om att lämpliga åtgärder har vidtagits för att kontinuerligt förbättra efterlevnaden av denna princip.
Artikel 118
Oberoende
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Internrevisorn ska vara helt oberoende vid utförandet av sina revisioner. Internrevisorn får inte ta emot instruktioner eller acceptera några begränsningar när det gäller utövandet av de uppdrag som genom förordnandet åläggs honom eller henne i enlighet med budgetförordningen.
Artikel 119
Internrevisorns ansvar
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Eftersom internrevisorn ska vara en tjänsteman eller anställd som omfattas av tjänsteföreskrifterna kan endast institutionen själv agera för att ställa internrevisorn till ansvar för sina handlingar enligt villkoren i denna artikel.
Institutionen ska fatta ett motiverat beslut om att inleda en undersökning. Beslutet ska delges den som berörs. Institutionen kan ge en eller flera tjänstemän med samma grad eller högre grad än den anställde som undersökningen avser i uppdrag att leda undersökningen under institutionens direkta ansvar. Den berörde ska alltid höras under denna undersökning.
Undersökningsrapporten ska lämnas till den berörda parten som sedan ska höras av institutionen angående rapporten.
På grundval av rapporten och utfrågningen ska institutionen fatta ett motiverat beslut om att avsluta förfarandet eller ett motiverat beslut enligt artiklarna 22 och 86 i tjänsteföreskrifterna samt bilaga IX till samma tjänsteföreskrifter. Beslut om disciplinära åtgärder eller ekonomiska påföljder ska delges den berörda parten och meddelas revisionsrätten och övriga institutioner för kännedom.
Den berörda parten kan överklaga dessa beslut hos Europeiska unionens domstol, i enlighet med bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 120
Väckande av talan vid Europeiska unionens domstol
(Artikel 100 i budgetförordningen)
Utan att det påverkar de rättsmedel som anges i tjänsteföreskrifterna kan internrevisorn väcka talan direkt vid Europeiska unionens domstol med avseende på alla administrativa beslut som gäller utövandet av uppdraget som internrevisor. Detta ska ske inom tre månader från den kalenderdag då beslutet i fråga delgavs.
Målet ska behandlas och prövas i enlighet med artikel 91.5 i tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen.
AVDELNING V
OFFENTLIG UPPHANDLING
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Avsnitt 1
Tillämpningsområde och principer för tilldelning av kontrakt
Artikel 121
Definitioner och tillämpningsområde
(Artikel 101 i budgetförordningen)
1. Upphandlingar av fast egendom omfattar köp, förvärv av tomträtt, nyttjanderätt, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av tomtmark, befintliga byggnader eller annan fast egendom.
2. Upphandlingar av varor omfattar köp, leasing, hyra eller hyrköp - med eller utan köpoption - av varor. En upphandling som avser leverans av varor och som dessutom som ett underordnat inslag omfattar monterings- och installationsarbeten ska betraktas som en upphandling av varor.
3. Vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten omfattas antingen genomförande eller både projektering och genomförande av ett arbete som omfattar en av de verksamheter som anges i bilaga I till direktiv 2004/18/EG, eller ett bygg- och anläggningsarbete som - på vilket sätt som helst - uppfyller de specifikationer som fastställts av den upphandlande myndigheten. Med bygg- och anläggningsarbete menas ett resultat av bygg- eller anläggningsverksamhet som fyller en självständig teknisk eller ekonomisk funktion.
4. Upphandling av tjänster omfattar all intellektuell och icke-intellektuell verksamhet, dvs. all annan verksamhet än den som faller under kategorierna varor, bygg- och anläggningsarbeten eller fast egendom.
Upphandling som omfattar två eller fler av kategorierna bygg- och anläggningsarbeten, tjänster och varor ska genomföras enligt bestämmelserna för den kategori som utgör huvuddelen av upphandlingen i fråga.
Upphandlingar som omfattar både varor och tjänster betraktas som en upphandling av tjänster om värdet av tjänsterna i fråga överskrider värdet av de produkter som ingår i upphandlingen.
Om det hänvisas till nomenklaturer i samband med offentlig upphandling ska CPV, den gemensamma terminologin vid offentlig upphandling, användas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 (11).
5. Begreppen entreprenör, varuleverantör och tjänsteleverantör avser varje fysisk eller juridisk person, offentligt organ eller grupp av sådana personer och/eller organ som på marknaden erbjuder sig att utföra bygg- och anläggningsarbeten respektive tillhandahålla varor eller tjänster. Termen ekonomisk aktör avser entreprenörer, varuleverantörer eller tjänsteleverantörer. Anbudsgivare avser en ekonomisk aktör som har lämnat ett anbud. Anbudssökande avser dem som svarat på en inbjudan att delta i ett selektivt förfarande, en konkurrenspräglad dialog eller ett förhandlat förfarande. Potentiella leverantörer avser ekonomiska aktörer som tas upp på en förteckning enligt artikel 136.1 b.
Grupper av ekonomiska aktörer får lämna anbud eller anmäla sig som anbudssökande. De upphandlande myndigheterna får inte kräva att sådana grupper ska anta en viss juridisk form för att få lämna ett anbud eller en anbudsansökan, men de får kräva att den utsedda gruppen ska anta en viss juridisk form när den har blivit tilldelad kontraktet, om det krävs för att kontraktet ska kunna fullgöras korrekt.
6. Som upphandlande myndigheter ska anses unionsinstitutionernas avdelningar, såvida de inte mellan sig har vidtagit administrativa åtgärder som avser tillhandahållande av tjänster, leverans av produkter eller utförande av bygg- och anläggningsarbeten eller för genomförandet av upphandlingar av fast egendom.
7. Begreppet tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.
8. Alla utbyten med kontraktsparter, inbegripet ingående av kontrakt och alla ändringar av dem får ske genom elektroniska system som inrättas av den upphandlande myndigheten.
9. Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Dokumentens helhet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
10. Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
De elektroniska underskrifter som avses i punkt 9 b ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
Artikel 122
Ramavtal och specifika kontrakt
(Artikel 101 i budgetförordningen)
1. Ramavtal får inte löpa längre än fyra år, utom i undantagsfall som vederbörligen kan motiveras med hänsyn till ramavtalets syfte.
Specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska tilldelas enligt villkoren i det senare och får bara ingås mellan de upphandlande myndigheterna och parterna i ramavtalet.
Vid tilldelning av specifika kontrakt får parterna inte göra några väsentliga ändringar av ramavtalet.
2. Om ett ramavtal sluts med en enda ekonomisk aktör, ska de specifika kontrakten tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet.
I vederbörligen motiverade fall får upphandlande myndigheter skriftligen samråda med kontraktsparten och begära att denne kompletterar sitt anbud om så behövs.
3. Om ett ramavtal sluts med flera ekonomiska aktörer ska detta ske med minst tre aktörer, förutsatt att det finns ett tillräckligt antal ekonomiska aktörer som uppfyller urvalskriterierna eller ett tillräckligt antal godtagbara anbud som uppfyller tilldelningskriterierna.
Ett sådant ramavtal med flera ekonomiska aktörer kan slutas i form av separata kontrakt som innehåller identiska villkor.
Tilldelning av specifika kontrakt som grundar sig på ramavtal som ingåtts med flera ekonomiska aktörer ska ske enligt följande:
a)
Vid ramavtal utan förnyad inbjudan att lämna anbud ska de villkor som fastställts i ramavtalet tillämpas.
b)
Vid ramavtal med förnyad inbjudan att lämna anbud, när parterna på nytt konkurrerat på grundval av samma och, om så krävs mer preciserade villkor, och i förekommande fall på grundval av andra villkor som anges i specifikationerna till ramavtalet.
För varje specifikt kontrakt som ska tilldelas på det sätt som anges i punkt 3 b ska den upphandlande myndigheten skriftligen samråda med parterna i ramavtalet och då fastställa en tidsfrist som är tillräcklig för att lämna in anbud. Anbuden ska lämnas skriftligen. Den upphandlande myndigheten ska tilldela varje specifikt kontrakt till den anbudsgivare som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som anges i specifikationerna till ramavtalet.
4. I sektorer med dynamisk prisutveckling och teknisk utveckling ska ramavtalen innehålla en bestämmelse om halvtidsutvärdering eller ett system med riktmärkning, vilket inte ska innebära att ramavtalen åter öppnas för konkurrens. Om det efter halvtidsutvärderingen konstateras att de villkor som ursprungligen fastställdes inte längre är anpassade efter prisutvecklingen eller den tekniska utvecklingen får den upphandlande myndigheten inte använda det aktuella ramavtalet och ska vidta lämpliga åtgärder för att ändra eller säga upp det.
5. Endast de specifika kontrakt som grundar sig på ett ramavtal ska föregås av ett budgetåtagande.
Avsnitt 2
Offentliggörande
Artikel 123
Offentliggörande av upphandlingar som omfattas av direktiv 2004/18/EG
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar tillämpningen av artikel 134 ska en upphandling vars värde är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 offentliggöras genom ett meddelande om upphandling och ett meddelande om tilldelning av kontraktet. Förhandsmeddelanden ska endast vara obligatoriska när den upphandlande myndigheten avser att använda sig av möjligheten att förkorta tidsfristerna för mottagandet av anbuden i överensstämmelse med artikel 152.4.
2. I förhandsmeddelandet ska den upphandlande myndigheten ange det ungefärliga beräknade totalbeloppet och föremålet för upphandlingen eller ramavtalet som myndigheten avser att genomföra under ett budgetår, med undantag för upphandlingar genom förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.
Förhandsmeddelandet ska offentliggöras antingen av Europeiska unionens publikationsbyrå (nedan kallad Publikationsbyrån) eller av den upphandlande myndigheten själv på dess upphandlarprofil.
Det obligatoriska förhandsmeddelandet ska sändas till Publikationsbyrån eller offentliggöras på upphandlarprofilen snarast möjligt och i alla händelser senast den 31 mars varje budgetår.
En upphandlande myndighet som offentliggör ett förhandsmeddelande på sin upphandlarprofil ska på elektronisk väg, i det format och enligt de detaljerade förfaranden som anges i punkt 3 i bilaga VIII till direktiv 2004/18/EG, till Publikationsbyrån översända ett meddelande om att den offentliggör ett förhandsmeddelande på en upphandlarprofil.
3. Genom meddelandet om upphandling kan den upphandlande myndigheten meddela sin avsikt att inleda ett upphandlingsförfarande i syfte att tilldela ett kontrakt eller ett ramavtal eller upprätta ett dynamiskt inköpssystem enligt artikel 131. Utan att det påverkar kontrakt som ingås genom förhandlat förfarande enligt artikel 134 ska meddelande om upphandling vara obligatoriskt för upphandlingar vars värde uppskattas motsvara eller överstiga de tröskelvärden som avses i artikel 170.1.
Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.
Vid en öppen anbudsinfordran ska det anges i meddelandet om upphandling vilken dag och tid och eventuellt på vilken plats den kommitté som utsetts för ändamålet ska öppna anbuden och att anbudsgivarna har rätt att närvara när anbuden öppnas.
Den upphandlande myndigheten ska ange om den medger alternativa anbud och vilken minimikapacitet som den kräver om den utnyttjar den möjlighet som anges i artikel 146.2 andra stycket. Den upphandlande myndigheten ska ange vilka urvalskriterier enligt artikel 146 den avser att använda, det minsta antal och i förekommande fall också det högsta antal anbudssökande den tänker inbjuda och de objektiva och icke-diskriminerande kriterier den tänker använda för att begränsa antalet enligt artikel 128.1 andra stycket.
Om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling med elektroniska medel, särskilt i det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga ingå i meddelandet om upphandling.
Upphandlande myndigheter som avser att arrangera en formgivningstävling ska upplysa om detta genom ett meddelande.
I förekommande fall ska den upphandlande myndigheten ange i meddelandet om upphandling om det rör sig om ett interinstitutionellt upphandlingsförfarande. Det ska då anges i meddelandet om upphandling vilka institutioner, genomförandeorgan eller organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen, som medverkat i upphandlingsförfarandet, vilken institution som ansvarar för själva upphandlingsförfarandet samt den sammanlagda omfattningen av de aktuella kontrakten för samtliga institutioner, genomförandeorgan eller organ.
4. Meddelandet om tilldelning ska innehålla resultatet av upphandlingen, ramavtalsförfarandet eller upphandlingen på grundval av ett dynamiskt inköpssystem. Meddelandet om tilldelning är obligatoriskt för upphandlingar där slutbeloppet är lika med eller högre än de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Det ska inte vara obligatoriskt för specifika kontrakt som tilldelas på grundval av ramavtal.
Meddelandet ska sändas till Publikationsbyrån senast 48 kalenderdagar från undertecknandet av kontraktet eller ramavtalet. Meddelanden om tilldelning av kontrakt på grundval av ett dynamiskt inköpssystem kan dock samlas och offentliggöras kvartalsvis. I så fall ska de sändas till Publikationsbyrån senast 48 dagar efter kvartalets slut.
När en upphandlande myndighet har organiserat en formgivningstävling ska den sända ett meddelande om resultatet till Publikationsbyrån.
Vid interinstitutionella förfaranden ska meddelandet om tilldelning sändas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.
Om värdet på kontraktet eller ramavtalet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 och om kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom förhandlat förfarande utan att ett meddelande om upphandling offentliggjorts i förhand ska meddelandet om tilldelning sändas in till Publikationsbyrån i tillräckligt god tid för att det ska hinna offentliggöras innan kontraktet eller ramavtalet undertecknas, i enlighet med villkoren i artikel 171.1.
Utan att detta påverkar artikel 21 ska uppgifter om kontraktsparter och värdet på de specifika kontrakt som ingås inom ett ramavtal och under ett givet budgetår offentliggöras på den upphandlande myndighetens webbplats senast den 30 juni det närmast följande året efter det budgetårets slut om de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 överskrids på grund av att ett sådant specifikt kontrakt ingås eller på grund av det sammanlagda värdet på dessa specifika kontrakt.
5. Meddelandet ska utformas enligt de standardformulär kommissionen har antagit på grundval av direktiv 2004/18/EG.
Artikel 124
Offentliggörande av upphandlingar som inte omfattas av direktiv 2004/18/EG
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Kontrakt vars värde understiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 ska offentliggöras på ett sätt som öppnar för konkurrens och garanterar ett opartiskt förfarande för tilldelning av kontrakten. Offentliggörandet ska omfatta
a)
ett meddelande om upphandling enligt artikel 123.3 eller en uppmaning till intresseanmälan för upphandlingar som omfattar ett liknande område till ett värde som överskrider beloppet i artikel 137.1,
b)
ett adekvat offentliggörande i förhand på internet om värdet på upphandlingen överskrider beloppet i artikel 137.2.
2. Vid upphandling av fast egendom och upphandlingar som sekretessbelagts enligt artikel 134.1 j ska offentliggörandet ske årligen och endast innefatta en förteckning över kontraktsparterna tillsammans med uppgifter om upphandlingens syfte och belopp. Förteckningen ska sändas till Europaparlamentet och rådet. För kommissionens del ska förteckningen bifogas det sammandrag av årliga verksamhetsrapporter som avses i artikel 66.9 i budgetförordningen.
3. Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.1 och som inte varit föremål för något eget meddelande om tilldelning ska överlämnas till Publikationsbyrån. Årliga förteckningar över kontraktsparterna ska lämnas senast den 30 juni påföljande budgetår.
4. Upplysningarna om upphandlingar vars värde överstiger beloppet i artikel 137.2 ska offentliggöras på institutionens webbplats senast den 30 juni påföljande budgetår.
Artikel 125
Offentliggörande av meddelanden
(Artikel 103 i budgetförordningen)
1. Publikationsbyrån ska offentliggöra de meddelanden som avses i artiklarna 123 och 124 i Europeiska unionens officiella tidning senast tolv kalenderdagar efter det att de sändes.
Den tidsfrist som avses i första stycket ska förkortas till fem kalenderdagar vid de påskyndade förfaranden som avses i artikel 154.
2. Den upphandlande myndigheten ska kunna bevisa vilken dag meddelandet sänts.
Artikel 126
Övriga sätt att offentliggöra upphandlingar
(Artikel 103 i budgetförordningen)
Utöver de former för offentliggörande som anges i artiklarna 123, 124 och 125 kan kontrakt offentliggöras på valfritt sätt, bland annat elektroniskt. Ett sådant offentliggörande ska innehålla en hänvisning till ett eventuellt meddelande i Europeiska unionens officiella tidning, enligt artikel 125, och får inte föregå detta meddelande, som är det enda giltiga.
Vid offentliggörandet får inga anbudssökande eller anbudsgivare diskrimineras, och inga andra upplysningar får lämnas än de som ingår i det ovannämnda eventuella meddelandet om upphandling där ett sådant föreligger.
Avsnitt 3
Upphandlingsförfaranden
Artikel 127
Olika typer av upphandlingsförfaranden
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Tilldelning av ett kontrakt ska ske antingen efter anbudsinfordran genom ett öppet, selektivt eller förhandlat anbudsförfarande efter offentliggörandet av ett meddelande om upphandling eller efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling, i förekommande fall efter en formgivningstävling.
2. Ett upphandlingsförfarande är öppet när alla berörda ekonomiska aktörer kan lämna ett anbud. Detta gäller också de dynamiska inköpssystemen enligt artikel 131.
Ett upphandlingsförfarande är selektivt när alla ekonomiska aktörer kan begära att få delta, men endast de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och som samtidigt skriftligen uppmanas av de upphandlande myndigheterna kan inkomma med ett anbud eller en lösning inom ramen för förfarandet med konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132.
Urvalsfasen kan genomföras antingen för varje enskild upphandling, vilket också gäller för en konkurrenspräglad dialog, eller i syfte att upprätta en förteckning över potentiella anbudssökande i det förfarande som avses i artikel 136.1 a.
3. Vid ett förhandlat förfarande vänder sig de upphandlande myndigheterna till de anbudsgivare som utvalts och som uppfyller urvalskriterierna i artikel 146 och förhandlar fram villkoren för anbuden med en eller flera av dessa.
Vid förhandlat förfarande med meddelande om upphandling enligt artikel 135 ska en upphandlande myndighet samtidigt och skriftligen kalla alla utvalda anbudssökande till förhandlingar.
4. Formgivningstävlingar är en upphandling på främst sådana områden som arkitektur och byggnadsteknik samt databehandling, där en upphandlande myndighet får en ritning eller en plan som en jury föreslagit efter jämförelse av flera förslag med eller utan utdelning av priser.
Artikel 128
Antalet anbudssökande vid selektivt eller förhandlat förfarande
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Vid ett selektivt förfarande och vid förfaranden enligt artikel 136.1 a och b, måste minst fem sökande uppmanas att lämna anbud under förutsättning att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.
Den upphandlande myndigheten kan begränsa det maximala antalet sökande beroende på syftet med upphandlingen och på grundval av objektiva och icke-diskriminerande urvalskriterier. I detta fall ska intervallet och kriterierna anges i meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan enligt artiklarna 123 och 124.
Under alla omständigheter ska antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna förslag vara tillräckligt stort för att garantera en reell konkurrens.
2. Vid ett förhandlat förfarande och efter en konkurrenspräglad dialog ska minst tre sökande inbjudas till förhandlingar eller till att lämna anbud, förutsatt att det finns tillräckligt många anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna.
Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en verklig konkurrens.
Bestämmelserna i första och andra stycket gäller inte i följande fall:
a)
För de kontrakt med lågt värde som avses i artikel 137.2.
b)
För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen.
c)
För upphandlingar som är belagda med sekretess enligt artikel 134.1 j.
3. Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna och miniminivåerna är lägre än det minimiantal som avses i punkterna 1 och 2, får den upphandlande myndigheten fortsätta förfarandet genom att inbjuda den eller de anbudssökande som har den erforderliga kapaciteten. Inbjudan får dock inte inbegripa ekonomiska aktörer som inte från början har inbjudits att delta i förfarandet eller anbudssökande som inte har den erforderliga kapaciteten.
Artikel 129
Förhandlade förfaranden
(Artikel 104 i budgetförordningen)
Den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna ska tillsammans förhandla om de anbud som lagts fram och anpassa dem till villkoren i det meddelande om upphandling som avses i artikel 123, eller i specifikationerna och i eventuella kompletterande dokument, i syfte att komma fram till vilket anbud som är mest fördelaktigt.
Den upphandlande myndigheten ska under förhandlingarna garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare.
En upphandlande myndighet som efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling har rätt att använda det förhandlade förfarandet enligt artikel 135 får bestämma att det förhandlade förfarandet ska genomföras i etapper så att antalet anbud som ska förhandlas kan minskas genom att man tillämpar de fastställda kriterier för tilldelning som anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna. Det ska anges i meddelandet om upphandling eller i specifikationerna om denna möjlighet kommer att utnyttjas.
Artikel 130
Formgivningstävlingar
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Reglerna för formgivningstävlingarna ska göras tillgängliga för dem som är intresserade av att delta i tävlingen.
Antalet sökande som kan delta måste vara tillräckligt för att garantera en verklig konkurrens.
2. Juryn utnämns av den behöriga utanordnaren. Den ska uteslutande bestå av fysiska personer utan anknytning till tävlingsdeltagarna. Om särskilda yrkeskvalifikationer krävs av tävlingsdeltagarna ska minst en tredjedel av juryledamöterna ha samma eller likvärdiga kvalifikationer.
Juryn ska vara självständig i sina yttranden. Bidragen ska läggas fram anonymt och juryns yttranden ska uteslutande bygga på de kriterier som anges i meddelandet om formgivningstävlingen.
3. Juryns förslag, som grundar sig på varje bidrags förtjänster, samt anmärkningar ska lämnas i ett protokoll som undertecknas av ledamöterna.
Kandidaterna ska förbli anonyma fram till dess att juryn lämnat sitt yttrande.
Anbudssökande kan uppmanas av juryn att svara på frågor som juryn har noterat i protokollet i syfte att förtydliga ett projekt. Det ska upprättas ett fullständigt protokoll över dialogen.
4. Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut där anbudssökandens namn och adress anges liksom skälen till valet med hänsyn till de kriterier som offentliggjorts i meddelandet om formgivningstävlingen, i synnerhet om det skiljer sig från de förslag som lämnats i juryns yttrande.
Artikel 131
Dynamiska inköpssystem
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Ett dynamiskt inköpssystem är en helt elektronisk process för ofta återkommande inköp, och är under hela sin varaktighet öppet för varje ekonomisk aktör som uppfyller urvalskriterierna och som har lämnat ett preliminärt anbud som överensstämmer med specifikationerna och eventuella kompletterande handlingar. De preliminära anbuden får när som helst förbättras under förutsättning att de fortfarande överensstämmer med specifikationerna.
2. För att införa ett dynamiskt inköpssystem ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett meddelande om upphandling där det anges att det rör sig om ett dynamiskt inköpssystem och där det hänvisas till den internetadress där man har fri, direkt och fullständig tillgång till specifikationerna och alla kompletterande handlingar så snart meddelandet har offentliggjorts och till dess att inköpssystemet avvecklats.
I specifikationerna ska bland annat anges vilken typ av köp som detta system avser, och all nödvändig information ska lämnas om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de arrangemang och tekniska specifikationer som är kopplade därtill.
3. Den upphandlande myndigheten ska under hela den tid som det dynamiska inköpssystemet varar ge alla ekonomiska aktörer möjlighet att lämna preliminära anbud för att få delta i systemet på de villkor som anges i punkt 1. Den ska fullfölja utvärderingen av det preliminära anbudet inom 15 dagar från och med dess inlämnande. Den kan dock förlänga utvärderingsperioden om ingen inbjudan att lämna anbud förekommer under tiden.
Den upphandlande myndigheten ska snarast möjligt informera anbudsgivaren om att han tagits med i det dynamiska inköpssystemet eller att hans anbud har förkastats.
4. Varje specifikt kontrakt ska bli föremål för en inbjudan att lämna anbud. Före en sådan inbjudan ska den upphandlande myndigheten offentliggöra ett förenklat meddelande om upphandling och uppmana alla berörda ekonomiska aktörer att lämna ett preliminärt anbud inom en tidsfrist som inte får underskrida 15 dagar räknat från den dag då det förenklade meddelandet om upphandling avsändes. Den upphandlande myndigheten får inte gå ut med inbjudan att lämna anbud förrän samtliga preliminära anbud som lämnats in under denna tid har utvärderats.
Därefter ska den upphandlande myndigheten uppmana alla anbudssökande som godkänts i systemet att lämna ett anbud inom en rimlig tidsfrist. Den upphandlande myndigheten ska tilldela kontraktet till den anbudsgivare som har lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angivits i det meddelande om upphandling som använts för att inrätta det dynamiska inköpssystemet. Dessa kriterier får vid behov preciseras i inbjudan att lämna anbud.
5. Ett dynamiskt inköpssystem får inte vara i mer än fyra år, utom i vederbörligen berättigade undantagsfall.
Den upphandlande myndigheten får inte använda detta förfarande så att det hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen.
Inga administrativa avgifter får tas ut från de berörda ekonomiska aktörerna eller parterna i systemet.
Artikel 132
Konkurrenspräglad dialog
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Vid särskilt komplicerade kontrakt får den upphandlande myndigheten, om den anser att användningen av öppet förfarande eller selektivt förfarande inte medger tilldelning av kontrakt till det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, använda sig av en sådan konkurrenspräglad dialog som avses i artikel 29 i direktiv 2004/18/EG.
Ett kontrakt ska anses vara särskilt komplicerat om den upphandlande myndigheten inte objektivt kan definiera de tekniska medel som kan tillgodose dess behov eller mål eller inte kan specificera den rättsliga eller finansiella utformningen av projektet.
2. Den upphandlande myndigheten ska offentliggöra ett meddelande om upphandling där den anger sina behov och krav och definierar dessa i meddelandet och/eller i ett beskrivande dokument.
3. Den upphandlande myndigheten ska inleda en dialog med de anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna enligt artikel 146, för att identifiera och definiera hur dess behov bäst ska kunna tillgodoses.
Den upphandlande myndigheten ska under dialogen garantera lika behandling av samtliga anbudsgivare och får inte avslöja vilka lösningar en anbudsgivare som deltar i dialogen har föreslagit eller annan information som en anbudsgivare har lämnat utan dennes samtycke.
Om så har angetts i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet får den upphandlande myndigheten föreskriva att förfarandet ska äga rum i flera steg för att minska det antal lösningar som ska diskuteras under dialogen, på grundval av de tilldelningskriterier som anges i meddelandet om upphandling eller i det beskrivande dokumentet.
4. Efter att ha informerat deltagarna om att dialogen är avslutad ska den upphandlande myndigheten uppmana dem att lämna sitt slutgiltiga anbud på grundval av den eller de lösningar som lagts fram och specificerats under dialogen. Dessa anbud ska innehålla alla de faktorer och villkor som är nödvändiga för projektets genomförande.
På den upphandlande myndighetens begäran kan anbuden klargöras, preciseras eller finjusteras, men detta får inte leda till att grundläggande delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud ändras, eftersom en sådan ändring riskerar att snedvrida konkurrensen eller ha en diskriminerande effekt.
På den upphandlande myndighetens begäran kan den anbudsgivare vars anbud har konstaterats vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anmodas att klargöra vissa aspekter i anbudet eller att bekräfta åtaganden som anges i detta, under förutsättning att det inte leder till ändring av väsentliga delar av anbudet eller inbjudan att lämna anbud, snedvridning av konkurrensen eller diskriminering.
5. Den upphandlande myndigheten får besluta om priser eller betalning till deltagarna i dialogen.
Artikel 133
Gemensam upphandling
(Artikel 104 i budgetförordningen)
Vid ett gemensamt upphandlingsförfarande mellan en institution och upphandlande myndigheter i en eller flera medlemsstater, Eftastater eller kandidatländer till unionsmedlemskap ska de procedurbestämmelser som är tillämpliga på institutionen tillämpas.
Om den andel som hänför sig till eller förvaltas av den upphandlande myndigheten i medlemsstaten uppgår till 50 % av kontraktsvärdet eller mera, samt i andra vederbörligen motiverade fall, får institutionen besluta att de regler som den upphandlande myndigheten i medlemsstaten lyder under ska tillämpas på den aktuella upphandlingen, förutsatt att dessa kan anses motsvara institutionens bestämmelser.
Institutionen och den upphandlande myndighet i en medlemsstat, Eftastat eller kandidatland till unionsmedlemskap som deltar i det gemensamma upphandlingsförfarandet ska särskilt enas om det praktiska tillvägagångssättet för utvärdering av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud och för tilldelningen av kontrakt, samt om vilken lagstiftning som ska vara tillämplig på kontraktet och vilken domstol som ska vara behörig att avgöra tvister.
Artikel 134
Fall där förhandlade förfaranden får tillämpas utan föregående offentliggörande av meddelande om upphandling
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får i följande fall använda sig av det förhandlade förfarandet utan att ha offentliggjort något meddelande om upphandling och oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:
a)
Om, efter avslutningen av det inledande förfarandet, inga anbud eller inga godtagbara anbud eller inga ansökningar att få delta har lämnats vid ett öppet eller selektivt förfarande, och under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i de upphandlingsdokument som avses i artikel 138.
b)
Då det uppdrag som kontraktet gäller av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss ekonomisk aktör.
c)
Om det är absolut nödvändigt i fall där man inte kan iaktta de tidsfrister som krävs i de andra förfarandena och som föreskrivs i artiklarna 152, 153 och 154, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas den upphandlande myndigheten.
d)
Om upphandlingen av tjänster genomförs i form av en formgivningstävling och kontraktet enligt gällande regler ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna. I det senare fallet ska samtliga vinnare kallas till förhandlingar.
e)
Om det rör sig om kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som inte ingår i det ursprungliga projektförslaget och heller inte omfattas av det ursprungliga kontraktet, men som genom omständigheter som inte kunnat förutses har blivit nödvändiga för att det ska gå att utföra tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena, i enlighet med villkoren i punkt 2.
f)
Om det rör sig om nya bygg- och anläggningsarbeten eller tjänster som är en upprepning av liknande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som av samma upphandlande myndighet tilldelats samma ekonomiska aktör i ett ursprungligt kontrakt, under förutsättning att de nya bygg- och anläggningsarbetena eller tjänsterna är i överensstämmelse med ett grundläggande projekt och att detta projekt varit föremål för ett öppet eller selektivt förfarande i enlighet med punkt 3.
g)
Vid upphandling av varor:
i)
Om det rör sig om kompletterande leveranser som antingen syftar till att delvis förnya varor eller installationer, eller till att öka redan förekommande leveranser eller installationer, i de fall då ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper med inkompatibilitet eller oproportionerliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll som följd; varaktigheten av sådana kontrakt får inte överstiga tre år.
ii)
Om tillverkningen endast har forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, med undantag av tester av den kommersiella lönsamheten och kvantitetsproduktion för att täcka forsknings- och utvecklingskostnaderna.
iii)
Om det rör sig om varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.
iv)
För inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationella lagar och andra författningar.
h)
Om det rör sig om upphandling av fast egendom, efter det att den lokala marknaden kartlagts.
i)
För upphandlingar av juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen, förutsatt att upphandlingen i fråga offentliggörs på lämpligt sätt.
j)
För upphandling som omfattas av sekretess enligt beslut av en institution eller de myndigheter till vilka ansvaret för sådana beslut delegerats, eller som inte får genomföras utan särskilda säkerhetsåtgärder enligt gällande lagar och andra författningar, eller av hänsyn till skyddet av gemenskapernas eller unionens vitala intressen.
2. För de kompletterande tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten som avses i punkt 1 e kan den upphandlande myndigheten i följande fall använda sig av ett förhandlat förfarande utan att först offentliggöra något meddelande om upphandling under förutsättning att den som redan utför kontrakten anlitas, och förutsatt att
a)
de kompletterande kontrakten av tekniska eller ekonomiska skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för den upphandlande myndigheten, eller
b)
kontrakten, i de fall då de trots allt går att skilja från det ursprungliga kontraktet, är absolut nödvändiga för att kontraktet ska gå att fullfölja.
Det sammanlagda värdet av de kompletterande kontrakten får inte överstiga 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.
3. I de fall som avses i punkt 1 f ska möjligheten att tillämpa ett förhandlat förfarande anges redan i samband med den ursprungliga upphandlingen, och det beräknade sammanlagda värdet på de fortsatta tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena ska beaktas för beräkningen av de tröskelvärden som avses i artikel 170.1. Detta förfarande får bara tillämpas under genomförandet av det ursprungliga kontraktet och senast inom de tre år som följer på det att det undertecknats.
Artikel 135
Fall där förhandlat förfarande får tillämpas efter att ett meddelande om upphandling har offentliggjorts
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får använda det förhandlade förfarandet efter att ha offentliggjort ett meddelande om upphandling i följande fall, oavsett hur stort det beräknade kontraktsbeloppet är:
a)
Om det efter det att ett öppet eller selektivt förfarande eller en konkurrenspräglad dialog har avslutats konstateras att de anbud som lagts fram är felaktiga eller oacceptabla, i synnerhet med hänsyn till urvals- eller tilldelningskriterierna, under förutsättning att inga väsentliga ändringar skett av de ursprungliga villkoren för upphandlingen såsom de specificerats i det upphandlingsdokument som avses i artikel 138, och utan att det påverkar tillämpningen av punkt 2 i denna artikel.
b)
I undantagsfall om bygg- och anläggningsarbetena, varorna eller tjänsterna är av sådant slag eller är förenade med sådana risker att anbudsgivaren inte kan ange något totalpris i förväg.
c)
Om de tjänster som ska tillhandahållas - särskilt finansiella och intellektuella tjänster - är sådana att det inte går att ange tillräckligt noggranna specifikationer för att välja det bästa anbudet enligt bestämmelserna för öppna eller selektiva förfaranden.
d)
Om bygg- och anläggningsarbetena endast har forsknings-, experiment- eller utvecklingsändamål och inte syftar till att nå lönsamhet eller täcka forsknings- och utvecklingskostnader.
e)
Vid upphandling av de tjänster som avses i bilaga IIB till direktiv 2004/18/EG, med förbehåll för bestämmelserna i artikel 134.1 i och j samt andra stycket i denna förordning.
f)
Vid upphandling av andra forsknings- och utvecklingstjänster än de som uteslutande är till förmån för den upphandlande myndigheten i dess egen verksamhet under förutsättning att dessa tjänster helt finansieras av den upphandlande myndigheten.
g)
Vid tjänstekontrakt omfattande inköp, utveckling, produktion eller samproduktion av programmaterial avsett att sändas av sändningsföretag, samt kontrakt om sändningstid.
2. I de fall som avses i punkt 1 a får den upphandlande myndigheten avstå från att offentliggöra ett meddelande om upphandling om den i ett förhandlat förfarande inbegriper endast alla anbudsgivare som uppfyller urvalskriterierna och som i ett föregående förfarande har lämnat in anbud som uppfyller de formella kraven för upphandlingsförfarandet.
Artikel 136
Förfarande som inbegriper inbjudan att anmäla intresse
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. För kontrakt med ett värde som inte överstiger det som anges i artikel 170.1, och om inte annat följer av artiklarna 134 och 135, kan upphandlande myndigheter använda en inbjudan att anmäla intresse för att göra något av följande:
a)
Att på förhand välja ut anbudssökande som ska uppmanas att lämna in anbud under kommande selektiva anbudsförfaranden.
b)
Att samla en förteckning över potentiella leverantörer som ska uppmanas att lämna anbudsansökningar eller anbud.
2. Den förteckning som upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan ska vara giltig för följande perioder:
a)
Högst tre år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a sändes till Publikationsbyrån i det fall som avses i punkt 1 a i denna artikel.
b)
Högst fem år efter den dag då det meddelande som avses i artikel 124.1 a, sändes till Publikationsbyrån om det gäller en sådan förteckning över potentiella leverantörer som avses i punkt 1 b i denna artikel.
Den förteckning som avses i första stycket får inbegripa delförteckningar.
Alla intresserade kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader.
3. Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga anbudssökande eller potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att göra något av följande:
a)
Lämna in ett anbud i det fall som avses i punkt 1 a.
b)
I fråga om den förteckning som avses i punkt 1 b lämna in någotdera av följande:
i)
Anbud inklusive handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterierna, eller
ii)
handlingar som gäller uteslutnings- och urvalskriterier och, i ett andra steg för dem som uppfyller dessa kriterier, anbud.
Artikel 137
Upphandlingar för låga belopp
(Artikel 104 i budgetförordningen)
1. Ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling varvid minst tre anbudssökande konsulteras, får användas för kontrakt till ett lågt värde som inte överstiger 60 000 euro.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat de anbudssökande endast tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
2. Kontrakt med ett mycket lågt värde som inte överstiger 15 000 euro får tilldelas även om det bara föreligger ett anbud efter ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling.
3. Betalningar för utgifter som inte överstiger 1 000 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
Artikel 138
Upphandlingsdokument
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. Bland upphandlingsdokumenten ska följande alltid ingå:
a)
Anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog inom ramen för det förfarande som avses i artikel 132.
b)
De bifogade specifikationerna eller, vid användning av en konkurrenspräglad dialog enligt artikel 132, ett dokument där den upphandlande myndighetens behov och krav beskrivs eller den internetadress där dessa handlingar finns tillgängliga.
c)
Utkastet till kontrakt, grundat på en kontraktsmall.
Punkt 1 c ska inte vara tillämplig på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
Upphandlingsdokumenten ska innehålla en hänvisning till de åtgärder för att offentliggöra upphandlingen som vidtas i enlighet med artiklarna 123-126.
2. I anbudsinfordran eller inbjudan att delta i förhandling eller dialog ska alltid följande anges:
a)
Formerna för hur anbuden ska lämnas in och presenteras, särskilt sista inlämningsdatum med klockslag, eventuella krav på att fylla i ett standardiserat svarsformulär, handlingar som ska bifogas, inklusive de handlingar som bestyrker finansiell, ekonomisk och teknisk kapacitet samt yrkeskunnande enligt artikel 146, om dessa uppgifter inte finns i meddelandet om upphandling, samt till vilken adress de ska sändas.
b)
Att inlämnandet av ett anbud innebär att specifikationerna enligt punkt 1 godtas samt att anbudsgivaren är bunden att stå fast vid sitt anbud under hela genomförandeperioden i det fall det antas.
c)
Giltighetstiden för anbuden under vilken anbudsgivaren är bunden av villkoren i sitt anbud.
d)
Förbud mot all kontakt mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivaren under hela förfarandet, utom i undantagsfall enligt villkoren i artikel 160 och de exakta villkoren för besök när ett besök på plats planeras.
e)
Vid konkurrenspräglad dialog, uppgift om vilken dag och på vilken adress som samrådet ska börja.
3. I specifikationerna ska alltid följande anges:
a)
De uteslutnings- och urvalskriterier som är tillämpliga på upphandlingen, utom vid en konkurrenspräglad dialog, ett selektivt förfarande eller ett förhandlat förfarande efter offentliggörande av det meddelande som avses i artikel 135; i sådana fall ska dessa kriterier återges endast i meddelandet om upphandling eller inbjudan att anmäla intresse.
b)
Upphandlingens tilldelningskriterier och viktningen av kriterierna för tilldelning, eller prioritetsordningen för tillämpningen av dem, om detta inte anges i meddelandet om upphandling.
c)
De tekniska specifikationer som avses i artikel 139.
d)
De minimikrav som alternativa anbud måste uppfylla vid tilldelning enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt artikel 149.2, i de fall där den upphandlande myndigheten har angett i meddelandet om upphandling att alternativa anbud är tillåtna.
e)
Tillämpningen av protokollet om immunitet och privilegier för Europeiska unionen eller, i förekommande fall, av Wienkonventionen om diplomatiska förbindelser respektive Wienkonventionen om konsulära förbindelser.
f)
Hur rätten att delta i upphandlingen ska styrkas, i enlighet med artikel 172.
g)
I det dynamiska inköpssystem som anges i artikel 131, vilken typ av inköp som detta system avser, samt lämna all nödvändig information om inköpssystemet, den elektroniska utrustning som används och de tekniska specifikationerna och arrangemangen för anslutningen.
4. I kontraktsmallen ska bland annat anges:
a)
Vilka avtalsviten som tillämpas om bestämmelserna inte följs.
b)
De uppgifter som ska framgå av fakturorna eller de styrkande handlingarna i enlighet med artikel 102.
c)
Att kontraktet - då institutionerna är upphandlande myndigheter - regleras genom unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, till vilken det i så fall ska hänvisas i kontraktet.
d)
Vilken domstol som är behörig att avgöra tvister.
Vid tillämpning av första stycket led c, i fråga om de kontrakt som avses i artikel 121.1, får kontraktsmallen uteslutande åberopa nationell lagstiftning.
5. En upphandlande myndighet får begära att anbudsgivaren ska uppge hur stor del av kontraktet som kommer att läggas ut på underleverantörer samt vilka underleverantörer som kommer att anlitas. Utöver de uppgifter som avses i artikel 143 får den upphandlande myndigheten också begära att den anbudssökande eller anbudsgivaren ska lägga fram uppgifter om den aktuella underleverantörens ekonomiska och finansiella samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet i enlighet med artiklarna 146, 147 och 148, i synnerhet om underentreprenaden utgör en betydande del av kontraktet.
Artikel 139
Tekniska specifikationer
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. De tekniska specifikationerna ska vara utformade så att anbudssökande och anbudsgivare deltar på lika villkor, och får inte skapa omotiverade hinder mot att upphandlingen öppnas för konkurrens.
De ska också ange de egenskaper som krävs av produkter, tjänster, material eller arbeten med hänsyn till vad den upphandlande myndigheten avser att använda dem till.
2. De egenskaper som avses i punkt 1 innefattar
a)
kvalitetsnivå,
b)
miljöprestanda,
c)
alltid då så är möjligt, tillgänglighetskriterier för funktionshindrade och utformning med tanke på alla användare,
d)
nivåer och förfaranden för bedömning av huruvida kraven är uppfyllda,
e)
ändamålsenlighet,
f)
säkerhet eller dimensioner, inklusive kraven på varan med avseende på varubeteckning och bruksanvisning samt för alla kontrakt, terminologi, symboler, tester och testmetoder, emballage, märkning och etikettering samt produktionsförfaranden och -metoder,
g)
i fråga om upphandling av bygg- och anläggningsarbeten även förfaranden för kvalitetssäkring samt regler med avseende på utformning och kostnadsberäkning, testvillkor, inspektion och godkännande av arbeten, metoder eller konstruktionsteknik, samt andra tekniska villkor, som de upphandlande myndigheterna kan föreskriva i allmänna eller särskilda bestämmelser rörande avslutade arbeten och de material eller delar som ingår i dessa.
3. De tekniska specifikationerna ska vara utformade på något av följande sätt:
a)
Genom hänvisning till europeiska standarder, europeiska tekniska godkännanden, gemensamma tekniska specifikationer när sådana finns, internationella standarder eller andra referenssystem som utarbetats av de europeiska standardiseringsorganen eller om sådana inte finns till deras nationella motsvarigheter; varje sådan hänvisning ska följas av orden ”eller likvärdigt”.
b)
I termer av prestanda eller funktionskrav, vilka kan innefatta miljöegenskaper och ska vara tillräckligt exakt för att anbudsgivarna ska kunna avgöra syftet med upphandlingen och för att de upphandlande myndigheterna ska kunna tilldela kontraktet.
c)
Genom en blandning av de kriterier som anges i de två föregående punkterna.
4. När de upphandlande myndigheterna använder sig av möjligheten att hänvisa till de specifikationer som avses i punkt 3 a får de inte avvisa ett anbud med motiveringen att det inte överensstämmer med nämnda specifikationer under förutsättning att anbudsgivaren eller anbudssökanden på ett sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande bevisar att det motsvarar de krav som ställts.
Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.
5. Om de upphandlande myndigheterna väljer att i enlighet med punkt 3 b ange specifikationer i termer av prestanda eller funktionskrav, får de inte avvisa ett anbud som överensstämmer med en nationell standard som införts i syfte att tillämpa en europeisk standard, med ett europeiskt tekniskt godkännande, med en gemensam teknisk specifikation, med en internationell standard eller ett tekniskt referenssystem som har utarbetats av europeiska standardiseringsorgan, om dessa specifikationer avser de prestanda eller funktionskrav som den har fastställt.
Det åligger anbudsgivaren att på ett lämpligt sätt som den upphandlande myndigheten anser vara tillfredsställande visa att anbudet uppfyller den upphandlande myndighetens prestanda- eller funktionskrav. Ett lämpligt sätt kan vara tillhandahållande av teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ.
6. Om en upphandlande myndighet föreskriver miljöegenskaper i form av prestanda eller funktionskrav får den använda detaljerade specifikationer, eller vid behov delar av dessa, såsom de fastställts för europeiska, multinationella, nationella eller andra miljömärken, under förutsättning att
a)
de specifikationer som används är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor eller tjänster som är föremål för upphandling,
b)
kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön,
c)
miljömärkena har antagits genom ett förfarande i vilket samtliga berörda parter, såsom statliga organ, konsumenter, tillverkare, distributörer och miljöorganisationer, fått delta,
d)
miljömärkena är tillgängliga för samtliga berörda parter.
7. Den upphandlande myndigheten får ange att de varor eller tjänster som är försedda med miljömärket ska antas uppfylla de tekniska specifikationer som fastställs i specifikationerna. Den ska godkänna alla andra lämpliga bevismedel, såsom teknisk dokumentation från tillverkaren eller en provningsrapport från ett erkänt organ. I punkterna 4, 5 och 6 avses med erkända organ sådana provnings- och kalibreringslaboratorier samt organ för inspektion och certifiering som uppfyller tillämpliga europeiska standarder.
8. Utom i undantagsfall, som är vederbörligen motiverade mot bakgrund av syftet med upphandlingen, får de tekniska specifikationerna inte innehålla uppgifter om viss tillverkare, ursprung eller framställningsförfarande och de får heller inte hänvisa till ett märke, ett patent, en typ, ett ursprung eller viss produktion som skulle kunna gynna eller utesluta vissa produkter eller ekonomiska aktörer.
Om en tillräckligt precis och begriplig definition av föremålet för upphandlingen är omöjlig ska ett sådant omnämnande eller en sådan hänvisning åtföljas av orden ”eller något likvärdigt”.
Artikel 140
Prisjusteringar
(Artikel 105 i budgetförordningen)
1. I upphandlingsdokumenten ska anges om anbudet ska göras till ett fast pris som inte får ändras.
2. I motsatta fallet ska det anges på vilket sätt och på vilka villkor priset får ändras under kontraktets löptid. Den upphandlande myndigheten ska i sådana fall särskilt ta hänsyn till
a)
vad upphandlingen gäller och i vilket konjunkturläge den genomförs,
b)
uppgifternas och kontraktets art och varaktighet,
c)
myndighetens ekonomiska intressen.
Artikel 141
Olagliga handlingar som leder till uteslutning
(Artikel 106 i budgetförordningen)
De fall som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen ska omfatta alla olagliga verksamheter som är skadliga för Europeiska unionens ekonomiska intressen och i synnerhet följande:
a)
Fall av bedrägerier som avses i artikel 1 i konventionen om skydd av Europeiska gemenskapernas finansiella intressen, upprättad genom rådets akt av den 26 juli 1995 (12).
b)
Fall av korruption som avses i artikel 3 i konventionen om kamp mot korruption som tjänstemän i Europeiska gemenskaperna eller Europeiska unionens medlemsstater är delaktiga i, upprättad genom rådets akt av den 26 maj 1997 (13).
c)
Deltagande i en kriminell organisation enligt definitionen i artikel 2 i rådets rambeslut 2008/841/RIF (14).
d)
Fall av penningtvätt enligt definitionen i artikel 1 i direktiv 2005/60/EG (15).
e)
Fall av terroristbrott och brott med anknytning till terroristverksamhet och anstiftan till, medhjälp till och försök att begå dessa brott enligt definitionen i artiklarna 1, 3 och 4 i rådets rambeslut 2002/475/RIF (16).
Artikel 142
Tillämpningen av kriterierna för uteslutning och uteslutningens varaktighet
(Artiklarna 106, 107, 108 och 109 i budgetförordningen)
1. För att avgöra en uteslutnings varaktighet och för att beakta proportionalitetsprincipen ska den ansvariga institutionen särskilt ta hänsyn till hur allvarliga konstaterade fakta är, inklusive deras inverkan på unionens ekonomiska intressen och anseende samt hur lång tid som förflutit sedan de inträffade, överträdelsens varaktighet och eventuella upprepningar, den berörda enhetens uppsåt eller den grad av försummelse den gjort sig skyldig till samt vilka steg som vidtagits av den för att rätta till situationen.
Inför beslutet om uteslutningens varaktighet ska institutionerna ge den anbudssökande eller anbudsgivaren rätt att yttra sig.
Om beslutet om uteslutningens varaktighet enligt tillämplig lag ska fattas av de myndigheter eller organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska kommissionen tillämpa deras beslut, förutsatt att den längsta tillåtna period för en uteslutning som anges i artikel 106.4 i budgetförordningen inte överskrids. Den period som avses i artikel 106.4 i budgetförordningen ska vara högst fem år, räknat från följande tidpunkt:
a)
I fall som avses i artikel 106.1 b och e i budgetförordningen: från den dag domen vunnit laga kraft.
b)
I fall som avses i artikel 106.1 c i budgetförordningen: från den dag överträdelsen har begåtts eller, om det gäller långvariga eller upprepade överträdelser, den dag då den upphört när felet i yrkesutövningen avser kontrakt med den berörda institutionen.
Vid tillämpning av tredje stycket led b, om det allvarliga felet i yrkesutövningen fastställts genom beslut av en myndighet eller en internationell organisation, ska datumet för detta beslut räknas som utgångspunkt.
Uteslutningsperioden kan förlängas till tio år om överträdelsen upprepas inom fem år efter det datum som avses i led a och b, med vederbörlig hänsyn till punkt 1.
2. Anbudssökande och anbudsgivare ska uteslutas från ett upphandlings- och bidragsförfarande så länge som de befinner sig i en av de situationer som avses i artikel 106.1 a och d i budgetförordningen.
Artikel 143
Bevis
(Artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen)
1. Anbudssökande och anbudsgivare ska avge en vederbörligen daterad och undertecknad förklaring på heder och samvete om att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
Vid selektiva förfaranden och förhandlade förfaranden med föregående konkurrenspräglad dialog, efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling när den upphandlande myndigheten begränsar det antal anbudssökande som ges möjlighet att förhandla eller lämna ett anbud, ska dock alla sökande lämna in de intyg som avses i punkt 3.
Med stöd i sin riskbedömning får den upphandlande myndigheten avstå från att kräva den försäkran som avses i första stycket för kontrakt som avses i artikel 137.2. För kontrakt som avses i artiklarna 265.1, 267.1 och 269.1 får emellertid den upphandlande myndigheten avstå från att kräva denna försäkran för kontrakt vars värde inte överstiger 20 000 euro.
2. Inom den tidsfrist som fastställts av den upphandlande myndigheten och före undertecknandet av kontraktet ska emellertid den anbudsgivare som tilldelas kontraktet lägga fram de bevis som avses i punkt 3 i denna artikel och som styrker den förklaring som avses i punkt 1 i denna artikel, i följande fall:
a)
Om kontraktet tilldelas av en institution för dess egen räkning och värdet är lika med eller överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1.
b)
Om kontraktet tilldelas inom området externa åtgärder och dess värde är lika med eller överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.
För kontrakt vars värde understiger de beloppsgränser som avses i första stycket led a och b kan den upphandlande myndigheten, om den hyser tvivel om huruvida den anbudsgivare som tilldelas kontraktet befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning, begära att denne lägger fram de bevis som avses i punkt 3.
3. Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att den anbudssökande eller anbudsgivare som ska tilldelas kontrakt inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 a, b eller e i budgetförordningen ett aktuellt utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en aktuell handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. Den upphandlande myndigheten ska godta som bevis för att anbudssökanden eller anbudsgivaren inte befinner sig i den situation som avses i artikel 106.1 a eller d i budgetförordningen ett aktuellt intyg från den behöriga myndigheten i den berörda staten.
Om landet i fråga inte utfärdar de handlingar eller intyg som avses i punkt 1 i denna artikel och i de övriga fall som medför uteslutning enligt artikel 106 i budgetförordningen, får dessa handlingar eller intyg ersättas med en försäkran under ed, eller åtminstone på heder och samvete, som vederbörande avgett inför en rättslig eller administrativ myndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen i fråga kommer från.
4. De handlingar som anges i punkt 1 och 3 ska i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad gälla juridiska eller fysiska personer, och, om den upphandlande myndigheten så kräver, företagsledare och andra aktörer med rätt att företräda, fatta beslut eller utöva kontroll vad gäller den anbudssökande eller anbudsgivaren.
5. Om den upphandlande myndigheten misstänker att anbudssökande eller anbudsgivare befinner sig i något av uteslutningsfallen får den själv vända sig till någon av de behöriga myndigheter som avses i punkt 3 för att inhämta alla upplysningar om situationen som den anser nödvändiga.
6. Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar från de anbudssökande eller anbudsgivarna som avses i punkt 3 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande, och förutsatt att handlingarna inte utfärdats för mer än ett år sedan och att de fortfarande är giltiga.
Anbudssökanden eller anbudsgivaren ska i så fall intyga på heder och samvete att styrkande handlingar redan har lagts fram vid ett tidigare upphandlingsförfarande och bekräfta att inga förändringar i sak har inträffat.
7. Om den upphandlande myndigheten så begär ska anbudssökanden eller anbudsgivaren lämna en försäkran på heder och samvete från den planerade underleverantören om att denne inte befinner sig i en av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
Om tvivel föreligger i fråga om denna försäkran på heder och samvete får den upphandlande myndigheten begära de bevis som avses i punkterna 3 och 4. Punkt 5 ska där så är relevant också tillämpas.
Artikel 144
Central databas
(Artikel 108 i budgetförordningen)
1. Institutioner, genomförandeorgan och organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska till kommissionen översända uppgifter om de tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 samt artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, samt uppgifter om de skäl som motiverar uteslutningen och om hur länge uteslutningen ska gälla; informationen ska presenteras enligt en mall som fastställs av kommissionen.
De ska också översända information om fysiska personer som befunnit sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106 och 107 och i artikel 109.1 b och 109.2 a i budgetförordningen, om dessa fysiska personer har rätt att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över en given tredje part som är juridisk person.
De myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen ska - enligt en mall som fastställts av kommissionen - förse kommissionen med uppgifter som möjliggör identifiering av tredje parter som befinner sig i någon av de situationer som avses i artikel 106.1 e i budgetförordningen, förutsatt att deras handlande skadat unionens ekonomiska intressen, samt att identifiera personer med befogenhet att representera, fatta beslut eller utöva kontroll över de tredje parter som är juridiska personer; uppgifterna kan till exempel omfatta följande:
a)
Typ av handling tredje parten eller personen fällts för.
b)
I förekommande fall hur länge tredje parten eller personen uteslutits från upphandlingsförfaranden.
2. Institutionerna och de organ och myndigheter som avses i punkt 1 ska utse de personer som har rätt att ta emot uppgifter ur databasen från kommissionen och översända sådana uppgifter till kommissionen.
Vid institutioner, genomförandeorgan och myndigheter och vid de organ som avses i artikel 108.1 i budgetförordningen ska de personer som utsetts så snart som möjligt sända de aktuella uppgifterna till kommissionens räkenskapsförare, och beroende på omständigheterna i det enskilda fallet begära att uppgifter införs i databasen, ändras eller avförs från den.
Vid de myndigheter och organ som avses i artikel 108.2 i budgetförordningen ska de personer som utsetts inom tre månader efter det att en relevant dom meddelats översända de uppgifter som krävs till den utanordnare vid kommissionen som ansvarar för programmet eller åtgärden i fråga.
Kommissionens räkenskapsförare ska ansvara för att föra in och ändra uppgifter i databasen, samt för att avföra uppgifter från densamma. Räkenskapsföraren ska varje månad via ett säkerhetsprotokoll ge de personer som utsetts tillgång till kontrollerade uppgifter från databasen.
3. Institutionerna och de genomförandeorgan, myndigheter och övriga organ som avses i punkt 1 ska intyga för kommissionen att de uppgifter de lagt fram har fastställts och översänts i enlighet med principerna i förordning (EG) nr 45/2001 och i Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG (17) om skydd av personuppgifter.
De ska särskilt i förväg informera alla tredje parter och personer som avses i punkt 1 om att uppgifter om dem kan komma att införas i databasen och överföras från kommissionen till de personer som utsetts för ändamålet enligt punkt 2. Om de korrigerar eller ändrar uppgifter i databasen eller avför uppgifter från den ska de om så är lämpligt uppdatera ovan nämnda information.
Varje part om vilken uppgifter finns i databasen ska ha rätt att bli informerad om dessa uppgifter, efter att ha lagt fram en begäran om detta till kommissionens räkenskapsförare.
4. Medlemsstaterna ska vidta lämpliga åtgärder för att hjälpa kommissionen att förvalta databasen, i enlighet med direktiv 95/46/EG.
Lämpliga rutiner för att garantera efterlevnaden av dessa bestämmelser samt reglerna för skydd av personuppgifter ska fastställas genom överenskommelse med myndigheterna i tredjeland samt med de organ som avses i artikel 108.2 och 108.3 i budgetförordningen.
Artikel 145
Administrativa och ekonomiska påföljder
(Artiklarna 109 och 131 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av avtalsenliga påföljder får anbudsgivare, anbudssökande och kontraktsparter som lämnat felaktiga uppgifter, gjort sig skyldiga till väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, eller har befunnits bryta mot sina kontraktsskyldigheter på ett allvarligt sätt, uteslutas från alla kontrakt och bidrag med finansiering genom unionsbudgeten i upp till fem år räknat från det datum överträdelsen har fastställts, vilket bekräftats efter ett kontradiktoriskt förfarande med kontraktsparten, anbudsgivare eller anbudssökanden i fråga.
Denna period får förlängas till tio år, om en överträdelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i första stycket.
2. Anbudsgivare eller anbudssökande som lämnat felaktiga uppgifter eller gjort sig skyldiga till bedrägeri, oriktigheter eller väsentliga fel kan också bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av det sammanlagda kontraktsvärdet.
De kontraktsparter som på ett allvarligt sätt underlåtit att uppfylla sina kontraktsförpliktelser kan bli föremål för ekonomiska påföljder motsvarande mellan 2 % och 10 % av kontraktets sammanlagda värde.
Den ekonomiska påföljden får höjas till mellan 4 % och 20 % om en förseelse upprepas inom fem år räknat från det datum som avses i punkt 1 första stycket.
3. Institutionen ska besluta om administrativa eller ekonomiska påföljder med hänsyn särskilt till de faktorer som avses i artikel 142.1.
Artikel 146
Urvalskriterier
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten ska fastställa urvalskriterier som är öppna, tydliga och icke-diskriminerande.
2. Urvalskriterierna ska användas vid varje upphandlingsförfarande för att bedöma de anbudssökandes eller anbudsgivarnas finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande.
Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa en minimikapacitet under vilken anbudssökande inte godkänns.
3. En anbudsgivare eller anbudssökande kan bli ombedd att styrka att han, enligt nationell lagstiftning, har rätt att producera det som upphandlingen gäller: att han är inskriven i ett handels- eller yrkesregister eller avge en försäkran under ed eller i ett intyg eller att han tillhör en specialorganisation, har uttryckligt tillstånd eller är mervärdesskatteregistrerad.
4. Den upphandlande myndigheten ska i meddelandet om upphandling, uppmaningen till intresseanmälan eller anbudsinfordran närmare ange vad som godtas som bevis för anbudsgivarnas eller anbudssökandenas rättsliga ställning och rättskapacitet.
5. För att styrka den anbudssökandes eller anbudsgivarens finansiella, ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet och den minimikapacitet som kan krävas enligt punkt 2 får den upphandlande myndigheten inte begära upplysningar utöver syftet med upphandlingen och ska beakta de ekonomiska aktörernas legitima intressen, särskilt i fråga om skyddet av företagets tekniska hemligheter och affärshemligheter.
6. Den upphandlande myndigheten får utifrån en riskbedömning besluta att inte kräva bevis för anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande i fråga om följande kontrakt:
a)
Kontrakt som tilldelas av en institution för dess egen räkning och vars värde inte överskrider den beloppsgräns som avses i artikel 137.1.
b)
Kontrakt som tilldelas inom området externa åtgärder, och vars värde understiger de beloppsgränser som anges i artikel 265.1 a, 267.1 a eller 269.1 a.
Om den upphandlande myndigheten beslutar att inte kräva bevis på anbudssökandes eller anbudsgivares finansiella, ekonomiska och tekniska kapacitet samt yrkeskunnande ska förfinansiering ske endast om det ställs en finansiell säkerhet på ett motsvarande belopp.
Artikel 147
Ekonomisk och finansiell kapacitet
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Den ekonomiska och finansiella kapaciteten kan styrkas särskilt med hjälp av en eller flera av följande handlingar:
a)
Lämpliga intyg från banker eller, i förekommande fall, bevis på relevant ansvarsförsäkring för verksamheten.
b)
Redovisningar för som mest de senaste tre år för vilka kontona avslutats.
c)
Uppgift om total omsättning och omsättning för de bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre närmast föregående tillgängliga räkenskapsåren.
2. Den upphandlande myndigheten får avstå från att kräva in de styrkande handlingar som avses i punkt 1 om sådana handlingar redan lagts fram i samband med ett tidigare upphandlingsförfarande och fortsatt uppfyller kraven i punkt 1.
Om en anbudsgivare eller anbudssökande av exceptionella skäl, som den upphandlande myndigheten anser vara berättigade, inte kan lämna de efterfrågade handlingarna får anbudsgivaren eller anbudssökanden bevisa sin ekonomiska och finansiella kapacitet på annat sätt som den upphandlande myndigheten bedömer lämpligt.
3. En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.
Den upphandlande myndigheten kan kräva att den ekonomiske aktören och de enheter som avses i första stycket är solidariskt ansvariga för fullgörandet av kontraktet.
En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.
Artikel 148
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
(Artikel 110.1 i budgetförordningen)
1. Marknadsaktörernas tekniska kapacitet och yrkeskunnande ska bedömas och bekräftas enligt bestämmelserna i punkterna 2 och 3. I samband med upphandlingar av varor som kräver installationsarbeten, tjänster och/eller bygg- och anläggningsarbeten ska förmågan särskilt bedömas på grundval av yrkeskunnande, effektivitet, erfarenhet och tillförlitlighet.
2. De ekonomiska aktörernas tekniska och yrkesmässiga kapacitet kan, beroende på de aktuella varornas, tjänsternas eller bygg- och anläggningsarbetenas art, kvantitet eller omfattning och användningsområde, styrkas genom en eller flera av följande handlingar:
a)
En beskrivning av vad anbudsgivaren eller anbudssökanden har för utbildning och yrkeskvalifikationer och/eller motsvarande uppgifter beträffande personer i ledande ställning, särskilt den eller de personer som ska ansvara för utförandet av tjänsterna eller bygg- och anläggningsarbetena.
b)
En förteckning med redogörelse för följande:
i)
De huvudsakliga tjänster och varuleveranser som utförts under de tre senaste åren, med uppgift om belopp, datum och offentliga eller privata mottagare.
ii)
Arbeten som genomförts under loppet av de senaste fem åren, med angivelse av belopp, datum och ort.
c)
En beskrivning av teknisk utrustning, redskap och material som ska användas för att utföra ett tjänste- eller bygg- och anläggningskontrakt.
d)
En beskrivning av den tekniska utrustning som ska användas och de åtgärder som ska vidtas för att kvalitetssäkra varor och tjänster samt av företagets undersöknings- och forskningsresurser.
e)
Namn på de tekniker eller tekniska organ som anlitas, även om de inte är direkt knutna till leverantören, särskilt sådana som ansvarar för kvalitetskontrollen.
f)
När det gäller varor: prover, beskrivningar och/eller autentiska fotografier och/eller intyg från officiella och behöriga institutioner eller organ för kvalitetskontroll, av vilka det ska framgå att varorna uppfyller specifikationerna eller gällande standarder.
g)
Uppgift om årsgenomsnittet för antalet anställda och antalet anställda med ledningsfunktion hos tjänsteleverantören eller entreprenören under de senaste tre åren.
h)
Uppgift om hur stor del av kontraktet tjänsteleverantören eventuellt tänker lägga ut på entreprenad.
i)
Vid offentlig upphandling av bygg- och anläggningsarbeten och tjänster, dock enbart i de fall där det är lämpligt, uppgifter om de miljöledningsåtgärder som den ekonomiska aktören kan komma att tillämpa vid verkställandet av kontraktet.
Då mottagaren av tjänsterna och leveranserna som avses i första stycket b i varit en upphandlande myndighet ska marknadsaktörerna styrka dessa tjänster och leveranser med intyg som utfärdats eller attesterats av behörig myndighet.
Vid tillämpning av första stycket led b ii: förteckningen över de mest omfattande bygg- och anläggningsarbetena ska styrkas av intyg om att de utförts på tillfredsställande sätt, med uppgift om att de utförts enligt gängse branschnormer och slutförts på ett korrekt sätt.
3. Om de tjänster eller varor som ska levereras är komplexa eller, i undantagsfall, är avsedda för ett särskilt ändamål kan den tekniska kapaciteten och yrkeskunnandet kontrolleras av den upphandlande myndigheten själv eller, på dennas vägnar, av ett behörigt organ i leverantörens etableringsland, förutsatt att detta organ ger sitt samtycke. Kontrollen ska ge besked om tjänsteleverantörens tekniska kapacitet och varuleverantörens produktionskapacitet och, vid behov, dennes forsknings- och utvecklingsresurser samt kvalitetskontroll.
4. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området och är certifierade av ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska emellertid även godta andra bevis om likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av tjänsteleverantörer som inte har möjlighet att få sådana intyg utfärdade eller att erhålla dem inom gällande tidsfrister.
5. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ på att den ekonomiska aktören iakttar vissa miljöledningssystem eller miljöledningsstandarder ska den hänvisa till unionens miljölednings- och miljörevisionsordning (Emas) eller till andra miljöledningssystem som erkänns i enlighet med artikel 45 i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1221/2009 (18) eller andra miljöledningsstandarder som grundas på berörda europeiska eller internationella standarder från ackrediterade organ. Den upphandlande myndigheten ska godta likvärdiga intyg från organ i andra medlemsstater. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga miljöledningsåtgärder som läggs fram av de ekonomiska aktörerna.
6. En ekonomisk aktör får vid behov och när det gäller en viss marknad utnyttja andra enheters kapacitet, oberoende av den rättsliga arten av förbindelserna mellan aktören och dessa enheter. I detta fall ska den ekonomiske aktören för den upphandlande myndigheten bevisa sin tillgång till nödvändiga resurser, t.ex. genom att redovisa enheternas åtagande att förse den ekonomiske aktören med dessa resurser.
En grupp av ekonomiska aktörer enligt artikel 121.5 får på samma villkor åberopa resurserna hos medlemmar i gruppen eller hos andra enheter.
7. När det gäller kontrakt avseende byggentreprenader, tjänstekontrakt och monterings- och installationsarbeten inom ramen för ett varukontrakt, får den upphandlande myndigheten kräva att vissa kritiska uppgifter ska utföras direkt av anbudsgivaren eller om anbud lämnas in av ett konsortium av ekonomiska aktörer i enlighet med artikel 121.6, en deltagare i gruppen.
8. Den upphandlande myndigheten får sluta sig till att en ekonomisk aktör inte kommer att kunna utföra kontraktet enligt en lämplig kvalitetsstandard om den upphandlande myndigheten fastställer att den ekonomiska aktören har motstridiga intressen som kan ha en negativ inverkan på utförandet av kontraktet.
Artikel 149
Tilldelningsformer och -kriterier
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. Utan att det påverkar artikel 107 i budgetförordningen ska kontrakt tilldelas på något av följande två sätt:
a)
Den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset får kontraktet, förutsatt att anbudet uppfyller angivna villkor och formella krav.
b)
Kontraktet tilldelas den som avgivit det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
2. För att fastställa vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till såväl pris som andra kvalitetskriterier som är motiverade av syftet med upphandlingen, till exempel tekniska förtjänster, estetiska och funktionella egenskaper, miljöhänsyn, driftskostnader, lönsamhet, leverans- eller genomförandedatum samt service efter upphandlingen och tekniskt stöd. Den upphandlande myndigheten har rätt att fastställa miniminivåer för kvalitet. Anbud under dessa kvalitetsnivåer ska avvisas.
3. Den upphandlande myndigheten ska precisera den relativa betydelsen för vart och ett av de kriterier som avgör vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt i meddelandet om upphandling, specifikationerna eller det beskrivande dokumentet. Kriterieviktningen får anges som intervall med en lämplig största tillåtna spridning.
Den relativa betydelsen av priskriteriet i förhållande till övriga kriterier får inte medföra att priskriterier neutraliseras i valet av vem som ska tilldelas kontraktet, vilket dock inte påverkar tillämpningen av de tariffer institutionen kan ha fastställt för arvodering av vissa tjänster, till exempel utvärderingar som utförs av experter.
Om det i undantagsfall inte är tekniskt möjligt att göra en sådan avvägning, t.ex. på grund av syftet med upphandlingen, ska den upphandlande myndigheten endast meddela prioriteringsordning för kriterierna med det viktigaste först.
Artikel 150
Användning av elektroniska auktioner
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet får använda elektroniska auktioner för att presentera nya lägre priser och/eller nya värden för vissa delar av anbuden.
Vid tillämpningen av första stycket ska den upphandlande myndigheten använda en upprepad elektronisk process (elektronisk auktion), vilken ska hållas efter en första fullständig utvärdering av anbuden och möjliggöra en rangordning på grundval av automatiska utvärderingsmetoder.
2. Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden får den upphandlande myndigheten i det fall som avses i artikel 135.1 a besluta att tilldelningen av ett offentligt kontrakt ska föregås av en elektronisk auktion i det fall kravspecifikationerna kan fastställas med tillräcklig exakthet.
Under samma omständigheter får elektronisk auktion användas vid förnyad inbjudan att lämna anbud för parter i ett ramavtal som avses i artikel 122.3 b i denna förordning, och vid inbjudan att lämna anbud beträffande kontrakt som ska tilldelas inom ramen för det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131.
Den elektroniska auktionen ska grundas antingen på enbart priser i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det lägsta priset, eller på priser och/eller värdet av aspekter i anbuden som angetts i specifikationerna, i de fall kontraktet ska tilldelas på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
3. En upphandlande myndighet som beslutar att använda elektronisk auktion ska ange detta i meddelandet om upphandling.
Specifikationerna ska bland annat innehålla följande upplysningar:
a)
De aspekter vilkas värden kommer att vara föremål för den elektroniska auktionen, under förutsättning att dessa aspekter är kvantifierbara, och kan uttryckas i siffror eller i procent.
b)
De eventuella gränserna för de värden som kan presenteras, baserade på en bedömning av specifikationerna för föremålet för kontraktet.
c)
De uppgifter som kommer att göras tillgängliga för anbudsgivarna under den elektroniska auktionen och när detta i förekommande fall kommer att ske.
d)
Relevanta uppgifter om genomförandet av den elektroniska auktionen.
e)
På vilka villkor anbudsgivarna kan lämna anbud och särskilt vilka minsta skillnader som i förekommande fall krävs mellan anbuden.
f)
Relevanta uppgifter om den elektroniska utrustning som används och om arrangemangen och de tekniska specifikationerna för anslutning.
4. Innan en elektronisk auktion inleds ska den upphandlande myndigheten genomföra en första fullständig utvärdering av anbuden i enlighet med tilldelningskriterierna och den fastställda viktningen för dessa.
Alla anbudsgivare som har lämnat godtagbara anbud ska bjudas in samtidigt på elektronisk väg för att lämna nya priser och/eller nya värden, och denna inbjudan ska innehålla alla relevanta upplysningar om den individuella anslutningen till den elektroniska utrustning som används samt vilken dag och tid den elektroniska auktionen kommer att inledas. Den elektroniska auktionen får ske i flera på varandra följande etapper. Den elektroniska auktionen får inte inledas tidigare än två arbetsdagar efter den dag då inbjudan har skickats ut.
5. Om tilldelningen av kontraktet ska ske på grundval av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, ska inbjudan åtföljas av resultatet av en fullständig bedömning av den berörda anbudsgivarens anbud som gjorts enligt den viktning som anges i artikel 149.3 första stycket.
I inbjudan ska även anges den matematiska formel som kommer att användas vid den elektroniska auktionen för att bestämma den nya automatiska rangordningen utifrån de nya priser och/eller värden som lämnas. Denna formel ska innefatta viktningen av alla de kriterier som fastställts för att bestämma det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, i enlighet med meddelandet om upphandling eller specifikationerna. I detta syfte ska emellertid eventuellt förekommande intervall i förväg reduceras till ett bestämt värde.
Om alternativa anbud är tillåtna ska separata formler ges för varje alternativ.
6. Under varje etapp i en elektronisk auktion ska den upphandlande myndigheten omedelbart meddela alla anbudsgivare åtminstone tillräckliga upplysningar för att de vid varje tidpunkt ska ha kännedom om sin plats i rangordningen. Den upphandlande myndigheten får också ge ytterligare upplysningar om andra priser eller värden som har lämnats, under förutsättning att detta anges i specifikationerna. Den får också när som helst meddela antalet deltagare i den aktuella auktionsetappen. Den får emellertid under inga omständigheter röja anbudsgivarnas identitet så länge de olika etapperna i den elektroniska auktionen pågår.
7. Den upphandlande myndigheten ska avsluta den elektroniska auktionen på ett eller flera av följande sätt:
a)
På den dag och tid som fastställts på förhand i inbjudan att delta i auktionen.
b)
När den inte längre erhåller några nya priser eller nya värden som motsvarar kraven på minsta skillnader.
c)
När det antal auktionsetapper som fastställts i inbjudan att delta i auktionen har genomförts.
Vid tillämpning av första stycket led b ska den upphandlande myndigheten i inbjudan att delta i auktionen ange hur lång tid den kommer att låta passera efter det att den har mottagit det sista budet till dess att den stänger den elektroniska auktionen.
Om den upphandlande myndigheten har beslutat att stänga den elektroniska auktionen enligt första stycket led c, eventuellt i kombination med villkoren första stycket led b, ska tidsplanen för varje auktionsetapp anges i inbjudan att delta i auktionen.
8. Efter att ha stängt den elektroniska auktionen ska den upphandlande myndigheten tilldela kontraktet i enlighet med artikel 149 på grundval av resultaten av den elektroniska auktionen.
En upphandlande myndighet får inte utnyttja elektroniska auktioner på otillbörligt sätt eller på ett sätt som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen eller så att föremålet för kontraktet ändras i förhållande till hur det utlystes i meddelandet om upphandling och fastställdes i specifikationerna.
Artikel 151
Onormalt låga anbud
(Artikel 110.2 i budgetförordningen)
1. Om det i en viss upphandling förekommer anbud som verkar vara onormalt låga, ska den upphandlande myndigheten, innan den förkastar dessa anbud av endast detta skäl, skriftligen begära sådana förtydliganden om anbudens sammansättning som den anser sig behöva, och sedan parterna fått lämna sina synpunkter granska anbudets innehåll mot bakgrund av dessa förtydliganden. Förtydligandena kan bland annat gälla överensstämmelsen med de bestämmelser om arbetarskydd och arbetsförhållanden som är i kraft på den ort där tillhandahållandet ska ske.
Den upphandlande myndigheten får särskilt beakta förtydliganden som gäller
a)
besparingar avseende tillverkningssättet för varorna, sättet att tillhandahålla tjänsterna eller byggmetoderna,
b)
tekniska lösningar eller ovanligt gynnsamma förhållanden som anbudsgivaren kan räkna med samt
c)
originaliteten i anbudsgivarens erbjudande.
2. En upphandlande myndighet som konstaterar att ett anbud är onormalt lågt på grund av att anbudsgivaren har fått statligt stöd får endast förkasta anbudet av detta skäl om anbudsgivaren är oförmögen att inom en rimlig svarstid bevisa att stödet anmälts till kommissionen och godkänts definitivt och i enlighet med de förfaranden och beslut som anges i unionens regler om statligt stöd.
Artikel 152
Tidsfrister för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten ska ange fasta och absoluta tidsfrister i kalenderdagar för mottagande av anbud och ansökningar om att få lämna anbud. Tidsfristerna ska vara långa nog för att ge de intresserade parterna en rimlig och lämplig tidsram för att utarbeta och lämna in anbud och särskild hänsyn ska då tas till hur komplicerad upphandlingen är och behov av att besöka den plats som avses eller behov av att på plats gå igenom de handlingar som bifogas specifikationerna.
2. För öppna förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbud vara minst 52 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandlingen sändes ut.
3. Vid selektiva förfaranden, konkurrenspräglade dialoger som avses i artikel 132 och i förhandlade förfaranden med offentliggörande av ett meddelande om upphandling och med kontraktsbelopp som överstiger tröskelvärdena i artikel 170.1 ska tidsfristen för ansökan om deltagande med anbud vara minst 37 dagar räknat från dagen då meddelandet om upphandling sändes.
Vid selektiva förfaranden som gäller upphandlingar där kontraktsvärdet är lika med eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, ska fristen för mottagande av anbudsansökningar vara minst 40 dagar från den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.
Vid selektiva förfaranden ska tidsfristen efter inbjudan att anmäla intresse enligt artikel 136.1 vara
a)
minst 21 dagar från och med den dag då inbjudan att inkomma med anbud sändes ut för mottagande av anbud vid den typ av förfarande som avses i artikel 136.1 a och artikel 136.3 b i,
b)
minst 10 dagar för mottagande av ansökningar om att få lämna anbud och minst 21 dagar för mottagande av anbud vid det tvåstegsförfarande som anges i artikel 136.3 b ii.
4. I de fall där den upphandlande myndigheten har sänt ett förhandsmeddelande för offentliggörande enligt artikel 123.2 eller har offentliggjort ett sådant meddelande på sin upphandlarprofil för kontrakt över de tröskelvärden som avses i artikel 170.1, kan fristen för mottagande av anbud i allmänhet vara minst 36 dagar, men den får aldrig vara kortare än 22 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling eller inbjudan att inkomma med anbud sändes ut.
En förkortad frist enligt första stycket får tillämpas bara om förhandsmeddelandet uppfyller följande villkor:
a)
Det innehåller all den information som krävs i meddelandet om upphandling, i den utsträckning denna information är tillgänglig vid offentliggörandet av meddelandet.
b)
Det har avsänts för offentliggörande minst 52 dagar och högst tolv månader före den dag då meddelandet om upphandling avsändes.
5. Tidsfristerna för mottagande av anbud kan förkortas med fem dagar, om samtliga upphandlingsdokument är fritt och direkt tillgängliga elektroniskt från och med den dag då meddelandet om upphandling eller uppmaningen till intresseanmälan offentliggjordes.
Artikel 153
Tidsfrister gällande tillgång till upphandlingsdokument
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Förutsatt att en begäran om information gjorts före utgången av anbudsfristen ska specifikationerna eller de beskrivande dokumenten i det förfarande som anges i artikel 132 tillsammans med kompletterande handlingar sändas inom fem arbetsdagar efter det att begäran mottagits till alla ekonomiska aktörer som begärt att få specifikationerna eller visat ett intresse för att delta i dialog eller lämna anbud, såvida inte annat anges i punkt 4. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om handlingar om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.
2. Förutsatt att begäran lämnats in i tillräckligt god tid före tidsfristen för inlämnandet av anbud ska kompletterande information om specifikationerna, de beskrivande dokumenten eller de kompletterande handlingarna samtidigt sändas till alla ekonomiska aktörer som begärt specifikationerna eller visat intresse för att delta i dialog eller lämna anbud senast sex dagar före den dag anbudsfristen löper ut, eller - vad avser begäran om information som inkommer mindre än åtta kalenderdagar före sista dagen för inlämnande av anbud - så snart som möjligt efter det att begäran om uppgifter inkommit. Den upphandlande myndigheten är inte skyldig att besvara en sådan begäran om kompletterande information om den lagts fram mindre än fem arbetsdagar före tidsfristen för inlämnande av anbud.
3. Om specifikationerna och de kompletterande handlingarna eller informationen inte kan tillhandahållas inom de tidsfrister som anges i punkterna 1 och 2 i denna artikel, eller om det inte går att lämna anbud utan ett besök på plats eller en granskning av specifikationsbilagor på plats, ska de anbudsfrister som avses i artikel 152 förlängas så att alla ekonomiska aktörer kan få all den information som behövs för att utforma ett anbud. Denna förlängning ska offentliggöras på lämpligt sätt i enlighet med artiklarna 123-126.
4. Vid ett öppet förfarande, inklusive det dynamiska inköpssystem som avses i artikel 131, ska punkt 1 i denna artikel inte tillämpas om det ges oinskränkt, direkt och fullständig tillgång till meddelandet om upphandling och de eventuella kompletterande handlingarna med elektroniska medel. Det meddelande om upphandling som avses i artikel 123.3 ska då innehålla adressen till den webbplats där dessa dokument finns.
Artikel 154
Tidsfrister i brådskande fall
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Om det vid ett selektivt anbudsförfarande eller ett förhandlat förfarande som föregåtts av ett offentliggjort meddelande om upphandling inte är möjligt att iaktta de kortaste anbudsfristerna enligt artikel 152.3 på grund av vederbörligen motiverad tidsbrist, får den upphandlande myndigheten fastställa följande tidsfrister, som ska räknas i kalenderdagar:
a)
För mottagandet av en ansökan om deltagande med anbud får tidsfristen inte vara kortare än 15 dagar från och med den dag då meddelandet om upphandling sändes ut, eller tio dagar om det sänts på elektronisk väg till Publikationsbyrån.
b)
För mottagande av anbud får tidsfristen inte vara kortare än tio dagar från och med den dag då inbjudan att lämna in anbud sändes ut.
2. Inom selektiva förfaranden och påskyndade förhandlade förfaranden ska kompletterande information om specifikationerna lämnas ut till samtliga anbudsgivare och anbudssökande senast fyra kalenderdagar före den fastställda sista dagen för mottagande av anbud, förutsatt att begäran gjorts i tid.
Artikel 155
Kommunikationsmetoder
(Artikel 111.1 i budgetförordningen)
1. Formerna för att sända in anbud och ansökningar om att få lämna anbud bestäms av den upphandlande myndigheten, som kan besluta att en enda metod ska användas. Anbud och ansökningar om att få lämna anbud kan lämnas in brevledes eller elektroniskt. Ansökningar om att få lämna anbud kan också sändas per fax.
De valda kommunikationsmedlen ska vara allmänt tillgängliga och får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje anbud ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att det ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet ska bevaras.
c)
Den sekretess som gäller för anbuden och anbudsansökningarna ska bevaras, och den upphandlande myndigheten ska inte ta del av anbuden och anbudsansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
Om det är nödvändigt för att erhålla ett juridiskt bindande bevis, får en upphandlande myndighet kräva att en anbudsansökan som görs per fax ska bekräftas per post eller elektroniska medel så snabbt som möjligt och under alla omständigheter före utgången av tidsfristerna i artikel 152.
2. När den upphandlande myndigheten tillåter elektroniskt inlämnande av anbud och anbudsansökningar, ska de verktyg som används, liksom deras tekniska krav, vara icke-diskriminerande, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk, och kraven får inte begränsa de ekonomiska aktörernas tillträde till anbudsförfarandet.
3. Utom för kontrakt vars värde ligger under tröskelvärdet i artikel 170.1 ska systemen för elektronisk mottagning av anbud och anbudsansökningar - såväl genom tekniska funktioner som genom lämpliga rutiner - garantera att
a)
den ekonomiske aktörens identitet kan bekräftas med säkerhet,
b)
exakt tid och dag för mottagande av anbud och anbudsansökningar kan fastställas med exakthet,
c)
det inom rimliga gränser kan säkerställas att ingen har tillträde till de uppgifter som överförts enligt dessa krav före utgången av de fastställda tidsfristerna,
d)
det vid överträdelse av detta förbud mot tillträde finns rimliga garantier för att överträdelsen klart kan spåras,
e)
endast behöriga personer får fastställa eller ändra datum för öppnande av insända uppgifter,
f)
tillträde till samtliga eller en del av de insända uppgifterna i de olika etapperna av upphandlingsförfarandet endast är möjlig om de behöriga personerna agerar samtidigt,
g)
tillträde till de insända uppgifterna genom ett samtidigt agerande av de behöriga personerna kan ske först efter det fastställda datumet,
h)
de uppgifter som mottagits och öppnats enligt dessa krav är tillgängliga endast för de personer som har behörighet att få kännedom om dem.
4. När den upphandlande myndigheten tillåter inlämning av anbud och anbudsansökningar på elektronisk väg ska de elektroniska dokument som lämnas in via sådana system anses vara original, och ska undertecknas av en bemyndigad företrädare för den ekonomiska aktören.
5. Ett anbud eller ansökan om att få delta i skriftlig form kan lämnas av anbudsgivaren eller anbudssökande
a)
antingen per post eller bud, varvid det i upphandlingsdokumenten ska anges att det datum som räknas är avsändningsdagen enligt poststämpel eller mottagningskvitto, eller
b)
direkt till institutionen av anbudsgivaren eller den anbudssökande själv eller deras ombud, varvid det ska anges i upphandlingsdokumenten, förutom de upplysningar som avses i artikel 138.2 a, till vilken avdelning anbuden eller anbudsansökningarna ska avlämnas mot ett daterat och undertecknat mottagningsbevis.
6. För att bibehålla sekretessen och undvika problem om anbuden sänds per brev ska följande text finnas med i meddelandet om upphandling:
Anbudshandlingarna ska läggas i ett inner- och ett ytterkuvert, vilka ska vara tillslutna. Innerkuvertet ska vara ställt till mottagande enhet. Följande ska vara skrivet på kuvertet: Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (anbud - får ej öppnas av postpersonalen). Om självhäftande kuvert används måste de förseglas med tejp och avsändaren måste skriva sin namnteckning tvärs över tejpen.
Artikel 156
Säkerhet
(Artikel 111.3 i budgetförordningen)
Den upphandlande myndigheten kan kräva en säkerhet i enlighet med artikel 163, som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde.
Säkerheten ska frisläppas när kontraktet tilldelats någon part. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.
Artikel 157
Öppning av anbud och begäran att få delta med anbud
(Artikel 111.4 i budgetförordningen)
1. Varje begäran att få delta med anbud som uppfyller villkoren i artikel 155 ska öppnas.
2. För upphandlingar vars värde överstiger den beloppsgräns som anges i artikel 137.1 ska den behöriga utanordnaren utse en särskild kommitté som öppnar anbuden.
Den kommitté som öppnar anbuden ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom institutionen i fråga, vilka sinsemellan ska sakna hierarkisk koppling och av vilka minst en inte är underställd den behöriga utanordnaren. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen. I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska den kommitté som öppnar anbuden utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.
3. För de anbud som lämnats in skriftligen via post ska en eller flera medlemmar i den kommitté som öppnar anbuden parafera dokumenten som ett bevis på vilken dag och vilket klockslag anbuden sändes.
Vidare ska de parafera något av följande:
a)
Samtliga sidor i samtliga anbud.
b)
Första sidan och den finansiella översikt som bifogas varje anbud, förutsatt att originalanbudets integritet kan garanteras av en oberoende enhet hos utanordnaren med hjälp av lämplig teknik, utom i de fall som anges i punkt 2 andra stycket.
Vid tilldelning av kontrakt till lägstbjudande i enlighet med artikel 149.1 a ska priserna i alla de formellt godtagbara anbuden offentliggöras.
Medlemmarna i kommittén ska underteckna protokollet från det möte då anbuden öppnades, i vilket ska anges vilka anbud som uppfyller respektive inte uppfyller villkoren i artikel 155 och skälen till att de sistnämnda inte uppfyller villkoren med avseende på formerna för hur anbud ska lämnas enligt artikel 155. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Artikel 158
Kommittén med ansvar för utvärderingen av anbud och ansökningar att få delta med anbud
(Artikel 111.5 i budgetförordningen)
1. Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren i artikel 155 ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté för vardera etappen i förfarandet på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier respektive de tilldelningskriterier som tidigare tillkännagivits.
Kommittén ska utses av den behöriga utanordnaren och ska avge ett rådgivande yttrande vid upphandlingar för belopp som överstiger de beloppsgränser som anges i artikel 137.1.
Den behöriga utanordnaren får emellertid besluta att utvärderingskommittén ska utvärdera och rangordna anbuden endast enligt tilldelningskriterierna, medan uteslutnings- och urvalskriterierna bedöms enligt andra lämpliga rutiner som garanterar att inga intressekonflikter föreligger.
2. Utvärderingskommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artikel 208 i budgetförordningen; de ska sakna hierarkisk koppling sinsemellan, och minst en av dem ska inte vara underställd den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa personer uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
I sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller som är isolerade i en medlemsstat och inte har distinkta enheter, är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Kommittén får ha samma sammansättning som den kommitté som ansvarar för att öppna anbuden.
Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
Om ett upphandlingsförfarande inleds på interinstitutionell basis ska utvärderingskommittén utses av den behöriga utanordnaren vid den institution som ansvarar för upphandlingsförfarandet. Kommitténs sammansättning ska så långt som möjligt återspegla förfarandets interinstitutionella karaktär.
3. Anbudsansökningar och anbud som inte uppfyller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten ska inte ingå i utvärderingen.
Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att, inom en tidsfrist som kommittén eller myndigheten bestämmer, komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar denne lagt fram för bedömningen av kriterierna för uteslutning och urval.
Godtagbara anbud är sådana anbud som lämnas av en anbudssökande eller anbudsgivare som inte är utesluten och som uppfyller urvalskriterierna.
4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska utvärderingskommittén begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.
Artikel 159
Utvärderingsresultat
(Artikel 112 i budgetförordningen)
1. Ett utvärderings- och rangordningsprotokoll över alla ansökningar om att få delta med anbud och samtliga anbud som förklarats uppfylla villkoren ska upprättas och dateras.
Protokollet ska undertecknas av alla medlemmar i utvärderingskommittén. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Om kommittén inte har ansvarat för kontrollen av anbuden mot uteslutnings- och urvalskriterierna ska det också undertecknas av de personer som den behöriga utanordnaren gett ansvaret för dessa uppgifter. Protokollet ska bevaras som referensmaterial.
2. Det protokoll som avses i punkt 1 ska alltid innehålla uppgifter om följande:
a)
Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet, ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.
b)
Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.
c)
Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.
d)
Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.
e)
Namnet på den föreslagna anbudssökande eller kontraktsparten och skälet till att denne valts ut samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet eller ramavtalet som kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.
3. Den upphandlande myndigheten ska därefter fatta ett beslut, som minst innehåller följande:
a)
Den upphandlande myndighetens namn och adress samt värdet på och föremålet för kontraktet eller det maximala värdet på samt föremålet för ramavtalet eller det dynamiska inköpssystemet.
b)
Namnen på de avvisade anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen för att de avvisats.
c)
Namnen på de utvalda anbudssökandena eller anbudsgivarna och skälen till att de valts ut.
d)
Skälen till att anbud som befunnits onormalt låga har förkastats.
e)
Namnet på utvald anbudssökande eller kontraktspart och skälen till att denne valts ut med hänsyn till de tidigare offentliggjorda urvals- eller tilldelningskriterierna samt, om det är känt, uppgift om hur stor del av kontraktet kontraktsparten avser att lägga ut på underleverantörer.
f)
Vid förhandlat förfarande och konkurrenspräglad dialog, de omständigheter som motiverar att dessa används enligt artiklarna 132, 134, 135, 266, 268, 270 och 271.
g)
I förekommande fall, skälen till att den upphandlande myndigheten har avstått från att fullfölja upphandlingen.
Vid interinstitutionella upphandlingsförfaranden ska det beslut som avses i första stycket fattas av den upphandlande myndighet som ansvarar för förfarandet.
Artikel 160
Kontakter mellan de upphandlande myndigheterna och anbudsgivarna
(Artikel 112 i budgetförordningen)
1. Kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna under ett upphandlingsförfarande är tillåtna i undantagsfall enligt villkoren i punkterna 2 och 3.
2. Före sista anbudsdagen kan den upphandlande myndigheten vad gäller de kompletterande dokument och upplysningar som avses i artikel 153
a)
på begäran av anbudsgivarna lämna ytterligare upplysningar som endast har till syfte att klargöra kontraktets art; upplysningarna ska sändas samma dag till alla anbudsgivare som begärt specifikationerna,
b)
på eget initiativ om den uppmärksammar ett fel, oklarheter, förbiseenden eller någon annan typ av brister i meddelandet om upphandling, i anbudsinfordran eller i specifikationerna informera berörda parter om detta samma dag och på exakt samma villkor som gäller för upphandlingsdokumentet.
3. Sedan anbuden öppnats får den upphandlande myndigheten kontakta en anbudsgivare om klargöranden krävs i fråga om ett anbud, eller om uppenbara fel i anbudet måste korrigeras; denna kontakt får inte leda till någon ändring av villkoren i anbudet.
4. Om en kontakt har tagits ska detta noteras i de handlingar som dokumenterar upphandlingen; detta ska också gälla om man i ett sådant vederbörligen motiverat fall som avses i artikel 96 i budgetförordningen har avstått från att ta en kontakt.
Artikel 161
Information till anbudssökande och anbudsgivare
(artiklarna 113, 114 och 118 i budgetförordningen)
1. En upphandlande myndighet ska snarast möjligt underrätta anbudssökande och anbudsgivare om de beslut som fattas om tilldelningen av ett kontrakt eller ramavtal eller tillträde till ett dynamiskt inköpssystem, inklusive skälen till beslutet att inte sluta ett kontrakt eller ramavtal eller inrätta ett dynamiskt inköpssystem för vilket det har utgått inbjudan att lämna anbud, eller att börja om förfarandet.
2. Den upphandlande myndigheten ska inom högst 15 kalenderdagar från och med det att en skriftlig begäran mottagits lämna de upplysningar som anges i artikel 113.2 i budgetförordningen.
3. Vid kontrakt som tilldelas av unionsinstitutioner för egen räkning och vars värde är lika med eller överstiger de gränser som avses i artikel 170.1 och som inte faller utanför tillämpningsområdet för direktiv 2004/18/EG, ska den upphandlande myndigheten informera alla ej utvalda anbudsgivare eller anbudssökande, samtidigt men enskilt, på elektronisk väg, att deras ansökan eller anbud inte har godtagits; detta ska ske inom följande tidsgränser:
a)
Vid upphandlingsförfaranden som är indelade i två steg: kort efter det att beslut på grundval av uteslutnings- och urvalskriterier fattats och före beslutet om tilldelning.
b)
Om det gäller beslut om tilldelningen eller beslut om att inte anta ett anbud: så snart som möjligt efter beslutet om tilldelning och i varje fall senast under den påföljande veckan.
I vart och ett av fallen ska den upphandlande myndigheten ange skälen till att anbudet eller ansökan inte har godtagits samt tillgängliga rättsmedel.
Övriga anbudsgivare eller anbudssökande kan erhålla ytterligare upplysningar om motivet till att deras anbud eller ansökan inte valts ut, och de anbudsgivare som ingått i urvalet och vars anbud alltså inte avvisats på formella grunder kan få information om de relativa fördelarna med det anbud som valts ut samt om namnet på den som lämnat detta anbud, utan att detta påverkar tillämpningen av artikel 113.2 andra stycket i budgetförordningen. Den upphandlande myndigheten ska besvara en begäran inom femton kalenderdagar från det att den mottagit den.
Artikel 162
Undertecknande av kontraktet
(Artiklarna 113 och 118 i budgetförordningen)
Innehållet i ett kontrakt får inte börja genomföras förrän kontraktet har undertecknats.
Avsnitt 4
Säkerheter och korrigerande åtgärder
Artikel 163
Säkerheter
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. När det krävs att kontraktsparter ställer en säkerhet i förväg, ska denna säkerhet täcka ett tillräckligt stort belopp och en tillräckligt lång period för att den ska kunna tas i anspråk.
2. Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut. Den kan ersättas med en proprieborgen från en tredje part efter godkännande av den upphandlande myndigheten.
Säkerheten ska ställas i euro.
Den ska innebära att banken, finansinstitutet eller tredje man ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för uppdragstagarens fullgörande av sina förpliktelser.
Artikel 164
Säkerhet som ställs för att garantera att förpliktelserna fullgörs
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. För att garantera att bygg- och anläggningsarbeten, varor eller tjänster har genomförts eller levererats i sin helhet, och när ett slutligt godkännande enligt villkoren i kontraktet inte kan ges i det skede då slutbetalningen verkställs, får utanordnaren från fall till fall besluta att kräva en fullgörandegaranti, på grundval av en preliminär riskanalys.
2. En säkerhet som motsvarar 10 % av det sammanlagda värdet av upphandlingen kan ställas genom avdrag från betalningarna allt eftersom de görs.
Den kan ersättas av ett avdrag från den slutliga utbetalningen i syfte att ställa en säkerhet fram till det slutgiltiga mottagandet av tjänsterna, varorna eller bygg- och anläggningsarbetena. Beloppet ska bestämmas av utanordnaren och ska stå i proportion till de risker som identifierats i samband med kontraktets fullgörande, med hänsyn tagen till kontraktets innehåll samt de gängse affärsvillkoren i den aktuella sektorn.
Villkoren för säkerheten ska anges i upphandlingsdokumenten.
3. Vid det definitiva godkännandet av bygg- och anläggningsarbetet eller leveransen av varor eller tjänster ska säkerheten frigöras enligt villkoren i kontraktet.
Artikel 165
Säkerheter vid förfinansiering
(Artikel 115 i budgetförordningen)
1. När den upphandlande myndigheten har konstaterat att det finns behov av förfinansiering ska den bedöma de risker som är förknippade med utbetalningen av denna; bedömningen ska ske innan upphandlingsförfarandet inleds, och särskilt grunda sig på följande kriterier:
a)
Kontraktets beräknade värde.
b)
Kontraktets innehåll.
c)
Kontraktets löptid och genomförandetakt.
d)
Marknadens struktur.
2. En säkerhet ska krävas vid utbetalning av förfinansiering i det fall som avses i artikel 146.6 andra stycket, eller när utanordnaren beslutar att kräva säkerhet enligt punkt 1 i denna artikel.
Det ska inte krävas någon säkerhet vid sådana kontrakt till lågt värde som avses i artikel 137.1.
Säkerheten ska frigöras i takt med att förfinansieringen avräknas från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till leverantören, i enlighet med villkoren i kontraktet.
Artikel 166
Förfaranden kan avbrytas vid fall av felaktigheter eller oriktigheter
(Artikel 116 i budgetförordningen)
1. Syftet med att avbryta genomförandet av ett kontrakt enligt artikel 116 i budgetförordningen är att kunna kontrollera huruvida väsentliga felaktigheter, oriktigheter eller bedrägerier verkligen förekommit. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet av kontraktet återupptas så snart kontrollen är slutförd.
2. Som väsentliga fel eller oriktigheter ska räknas kontraktsbrott eller brott mot en bestämmelse som orsakas av en handling eller en försummelse som inverkar eller skulle kunna inverka menligt på unionens budget.
KAPITEL 2
Särskilda bestämmelser för kontrakt som tilldelas av unionens institutioner för egen räkning
Artikel 167
Lämplig nivå för beräkningen av beloppsgränserna
(Artiklarna 117 och 118 i budgetförordningen)
Varje utanordnare som tilldelats befogenheten genom delegering eller vidaredelegering ska bedöma om de beloppsgränser som avses i artikel 118 i budgetförordningen är uppnådda.
Artikel 168
Separata upphandlingar eller upphandlingar uppdelade i poster
(Artiklarna 104 och 118 i budgetförordningen)
1. Det uppskattade värdet på ett kontrakt får inte fastställas i syfte att avsiktligt undanta den från reglerna i denna förordning, och en upphandling får inte heller delas upp i denna avsikt.
När så är lämpligt, tekniskt möjligt och kostnadseffektivt ska kontrakt vars värde motsvarar eller överstiger de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 tilldelas samtidigt i skilda delar.
2. Om en upphandling av varor, tjänster eller bygg- och anläggningsarbeten delas upp i flera delar, som var och en omfattas av ett kontrakt, ska det sammanlagda värdet av alla delkontrakt beaktas vid den totala beräkningen av den tillämpliga beloppsgränsen.
Om det sammanlagda värdet av alla delkontrakten uppgår till minst de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 i denna förordning ska artikel 97.1 och 104.1 och 104.2 i budgetförordningen tillämpas på varje del.
3. Om ett kontrakt ska tilldelas i skilda delar, ska anbuden bedömas separat för varje del. Om samma anbudsgivare anlitas för flera av delarna får ett gemensamt kontrakt slutas för dessa.
Artikel 169
Hur värdet på vissa upphandlingar ska uppskattas
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. Vid beräkning av det uppskattade värdet på ett kontrakt ska den upphandlande myndigheten inkludera den uppskattade sammanlagda ersättningen till leverantören.
Om en planerad upphandling innehåller optionsrätt eller en möjlighet till förlängning ska kontraktsvärdet baseras på den högsta tillåtna kostnaden med utnyttjande av options- och förlängningsklausulerna.
Beräkningen ska göras vid avsändandet av meddelandet om upphandling eller, om ett sådant inte ska offentliggöras, när den upphandlande myndigheten inleder tilldelningsförfarandet.
2. För ramavtal och dynamiska inköpssystem ska det maximala värdet av samtliga planerade kontrakt under ramavtalets eller det dynamiska inköpssystemets hela varaktighet beräknas.
3. För beräkning av värdet på kontrakt som gäller upphandling av tjänster ska följande beaktas:
a)
I fråga om försäkringstjänster: den premie som ska betalas och andra former av ersättningar.
b)
I fråga om banktjänster och andra finansiella tjänster: avgifter, provision och ränta samt andra ersättningsformer.
c)
Kontrakt som avser projektering: arvoden eller den provision som ska betalas och andra former av ersättning.
4. Om ett tjänstekontrakt inte innehåller något totalpris eller om ett varukontrakt omfattar leasing, hyra eller hyrköp av varor ska det värde som ska tas till utgångspunkt för att beräkna det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:
a)
För kontrakt på bestämd tid
i)
med en löptid på högst 48 månader för tjänster, och högst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet för hela löptiden,
ii)
med en löptid på minst tolv månader för varor: det samlade kontraktsvärdet inklusive varans uppskattade restvärde.
b)
För kontrakt på obestämd tid eller tjänstekontrakt med över 48 månaders löptid: månadskostnaden multiplicerad med 48.
5. Om upphandlingskontrakten är återkommande eller ska förnyas inom en viss angiven period, ska det uppskattade kontraktsvärdet vara följande:
a)
Antingen det faktiska totala värdet för en serie liknande kontrakt som slutits för samma typer av tjänster eller varor under loppet av tolv månader eller under föregående budgetår, om möjligt jämkat med hänsyn till eventuella ändringar i kvantitet eller värde under de tolv månader som följer efter det första kontraktet, eller
b)
det uppskattade totala värdet för en serie kontrakt som slutits under loppet av de tolv månader som följer efter den första leveransen, alternativt under kontraktstiden, om denna är längre än tolv månader.
6. För bygg- och anläggningsarbeten ska förutom värdet på byggkontraktet det uppskattade värdet på material eller utrustning som den upphandlande myndigheten tillhandahåller entreprenören för att byggkontraktet ska kunna fullföljas tas med i beräkningen.
Artikel 170
Tröskelvärden för tillämpningen av förfarandena i direktiv 2004/18/EG
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. De tröskelvärden som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska vara de som föreskrivs i direktiv 2004/18/EG för kontrakt om varor, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten.
2. De tidsfrister som avses i artikel 118 i budgetförordningen ska anges närmare i artiklarna 152, 153 och 154.
Artikel 171
Period som ska förflyta före undertecknande av kontrakt
(Artikel 118 i budgetförordningen)
1. Den upphandlande myndigheten får inte underteckna ett kontrakt eller ramavtal som omfattas av direktiv 2004/18/EG med den anbudsgivare som valts ut förrän efter en period av 14 kalenderdagar.
Denna period ska räknas från något av följande datum:
a)
Från den dag då meddelandena om tilldelning samtidigt sänds till de utvalda anbudsgivarna och de icke utvalda anbudsgivarna.
b)
I de fall kontraktet eller ramavtalet tilldelats genom ett förhandlat förfarande utan föregående offentliggörande av ett meddelande om upphandling: från den dag meddelandet om tilldelning enligt artikel 123 offentliggörs i Europeiska unionens officiella tidning.
När fax eller elektroniska medel används för meddelandena enligt andra stycket led a ska den period som måste förflyta innan kontraktet får undertecknas vara tio kalenderdagar.
Om så är nödvändigt får den upphandlande myndigheten skjuta upp undertecknandet av kontraktet för ytterligare undersökningar om detta är motiverat på grundval av yrkanden eller anmärkningar från anbudsgivare eller anbudssökande vars anbud eller ansökningar inte antagits och som eventuellt anser sig vara förfördelade, eller på grundval av andra relevanta uppgifter som den upphandlande myndigheten fått del av. Dessa yrkanden, anmärkningar eller andra uppgifter måste inkomma inom den period som anges i första stycket. Om undertecknandet skjuts upp ska samtliga anbudssökande eller anbudsgivare underrättas inom tre dagar räknat från beslutet om att skjuta upp undertecknandet.
Utom i de fall som anges i punkt 2 ska alla kontrakt som undertecknas före utgången av den period som anges i första stycket vara ogiltiga.
Om kontraktet eller ramavtalet inte kan tilldelas den anbudsgivare som valts ut får den upphandlande myndigheten besluta att den anbudsgivare som lagt det näst bästa anbudet ska tilldelas kontraktet.
2. Den period som anges i punkt 1 ska inte tillämpas i följande fall:
a)
Vid öppna, selektiva eller förhandlade förfaranden efter offentliggörande av ett meddelande om upphandling där endast ett anbud lämnats in.
b)
Vid specifika kontrakt som utgör del av ett ramavtal.
c)
Vid förhandlade förfaranden som avses i artikel 134.1 c, 134.1 g iii, 134.1 h och 134.1 j.
Artikel 172
Eventuella bevis för rätten att delta i upphandlingar
(Artikel 119 i budgetförordningen)
I specifikationerna ska anges att anbudsgivare måste uppge i vilken stat de har sitt säte eller hemvist och bestyrka detta på det sätt som normalt krävs enligt deras nationella lagstiftning.
AVDELNING VI
BIDRAG
KAPITEL 1
Tillämpningsområde och form av bidrag
Artikel 173
Medlemsavgifter
(Artikel 121 i budgetförordningen)
De medlemsavgifter som avses i artikel 121.2 d i budgetförordningen ska vara belopp som betalas till organisationer där unionen är medlem, i enlighet med de budgetbeslut och betalningsvillkor som fastställs av organisationen i fråga.
Artikel 174
Överenskommelser och beslut rörande bidrag
(Artikel 121.1 i budgetförordningen)
1. Bidrag ska omfattas av ett beslut eller av en skriftlig överenskommelse.
2. Vid beslutet om vilket instrument som ska användas ska hänsyn tas till följande faktorer:
a)
Var mottagaren finns, inom eller utanför unionen.
b)
Graden av komplexitet respektive standardisering av innehållet i de åtgärder eller arbetsprogram som finansieras.
Artikel 175
Institutionernas utgifter för ledamöter
(Artikel 121 i budgetförordningen)
Institutionernas utgifter för ledamöter enligt artikel 121.2 a i budgetförordningen ska omfatta bidrag till sammanslutningar av nuvarande och före detta ledamöter i Europaparlamentet. Dessa bidrag ska handläggas i enlighet med Europaparlamentets interna administrativa bestämmelser.
Artikel 176
Åtgärder som kan bli föremål för bidrag
(Artikel 121 i budgetförordningen)
En åtgärd som kan bli föremål för bidrag i den mening som avses i artikel 121 i budgetförordningen ska vara klart angiven.
Åtgärder får inte delas upp för att kringgå finansieringsreglerna i denna förordning.
Artikel 177
Organisationer som arbetar för mål av allmänt unionsintresse
(Artikel 121 i budgetförordningen)
En organisation som arbetar för mål av allmänt unionsintresse kan vara
a)
antingen en organisation för utbildning, information, innovation, forskning, studier inom europeisk politik, främjande av medborgarskapet eller mänskliga rättigheter eller ett europeiskt standardiseringsorgan, eller
b)
en juridisk person som företräder organisationer utan vinstsyfte i medlemsstaterna, i kandidatländerna eller i de potentiella kandidatländerna och som arbetar för principer och en politik som omfattas av målen i fördragen.
Artikel 178
Partnerskap
(Artikel 121 i budgetförordningen)
1. Särskilda bidrag för åtgärder och administrativa bidrag kan omfattas av ett rampartnerskap.
2. Ett rampartnerskap kan inrättas som grund för ett långsiktigt samarbete mellan kommissionen och bidragsmottagare. Rampartnerskapet kan inrättas genom en överenskommelse eller ett beslut.
I överenskommelsen eller beslutet om partnerskap anges gemensamma mål, arten av planerade åtgärder antingen i form av punktinsatser eller inom ramen för ett godkänt årsarbetsprogram, hur särskilda bidrag ska beviljas i enlighet med principer och regler för förfaranden i denna avdelning samt allmänna rättigheter och skyldigheter för varje part enligt de särskilda överenskommelserna eller besluten.
Partnerskapet får inte vara längre än fyra år, utom i undantagsfall som är vederbörligen motiverade genom partnerskapets syfte.
Utanordnarna får inte missbruka överenskommelser eller beslut om rampartnerskap eller använda dem på ett sätt som avser att bryta mot principerna om insyn och lika behandling av de sökande eller som medför att dessa principer inte följs.
3. Rampartnerskap ska likställas med bidrag med avseende på programplanering, offentliggörande på förhand och tilldelning.
4. De särskilda bidrag som bygger på överenskommelser eller beslut om rampartnerskap ska beviljas enligt förfarandena i nämnda överenskommelser eller beslut och med iakttagande av principerna i denna avdelning.
De ska publiceras i efterhand enligt artikel 191.
Artikel 179
Elektroniska system för utbyte
(Artikel 121.1 i budgetförordningen)
1. Allt utbyte med bidragsmottagare, inklusive ingående av bidragsöverenskommelser, anmälan av bidragsbeslut och alla ändringar av dem får ske via elektroniska system för utbyte som inrättas av kommissionen.
2. Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Handlingarnas integritet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
3. Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
Den identifiering som avses i punkt 2 b ska utgöra ett undertecknande av den aktuella handlingen, och ska ha samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift.
Artikel 180
Bidragsöverenskommelsernas och bidragsbeslutens innehåll
(Artikel 122 i budgetförordningen)
1. I bidragsöverenskommelsen ska åtminstone anges följande:
a)
Syftet med överenskommelsen.
b)
Bidragsmottagaren.
c)
Dess löptid, dvs.
i)
startdatum, och
ii)
de subventionerade åtgärdernas startdatum och löptid.
d)
Det högsta beloppet av unionsfinansiering uttryckt i euro och formen av bidrag, där så är lämpligt kompletterade med uppgifter om
i)
de sammanlagda stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet och den finansieringssats som ska tillämpas på de stödberättigande kostnaderna,
ii)
hur enhetskostnader, enhetsbelopp eller schablonsatser enligt artikel 123 b, c och d i budgetförordningen har fastställts,
iii)
en kombination av de uppgifter som anges i led i och ii i denna punkt.
e)
En beskrivning av den åtgärd eller, vid administrativt bidrag, det arbetsprogram som godkänts för detta budgetår av utanordnaren tillsammans med en beskrivning av de resultat som förväntas av genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet.
f)
De allmänna villkor som gäller för alla överenskommelser av samma typ, särskilt uppgift om att mottagaren godtar kontroller och revisioner utförda av kommissionen, Olaf och revisionsrätten.
g)
Den beräknade totala budgeten för åtgärden eller arbetsprogrammet.
h)
Om genomförandet av åtgärden kräver upphandling: de principer som avses i artikel 209 eller de regler som mottagaren måste följa.
i)
Bidragsmottagarens skyldigheter, särskilt följande:
i)
I fråga om sund ekonomisk förvaltning och verksamhetsrapporter och ekonomiska rapporter ska det fastställas delmål för när dessa rapporter ska lämnas in.
ii)
När det gäller överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska det anges vilka särskilda skyldigheter, om sådana finns, som vilar på samordnaren respektive på övriga stödmottagare gentemot samordnaren; mottagarnas ansvar för belopp som de är skyldiga kommissionen ska också anges.
j)
Former och tidsfrister för rapporternas godkännande och utbetalningar från kommissionen.
k)
I förekommande fall, uppgifter om de bidragsberättigande kostnaderna för åtgärden eller det godkända arbetsprogrammet, eller om den finansiering enligt enhetskostnad, enhetsbelopp eller schablonsats som avses i artikel 123 i budgetförordningen.
l)
Bestämmelser om att det ska visas offentligt att unionen har gett ett finansiellt bidrag, utom i de vederbörligen motiverade fall där detta inte är möjligt eller lämpligt.
I de allmänna villkor som avses i första stycket led f ska minst följande anges:
i)
Att bidragsöverenskommelsen regleras av unionslagstiftningen, där så är nödvändigt kompletterad med nationell rätt, vilken det i så fall ska hänvisas till i överenskommelsen. Undantag kan göras i överenskommelser som slutits med internationella organisationer.
ii)
Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.
2. Bidragsöverenskommelsen kan innehålla bestämmelser om formerna och tidsfristerna för att avbryta utbetalningarna eller avsluta bidragsöverenskommelsen i enlighet med artikel 135 i budgetförordningen.
3. I de fall som avses i artikel 178 ska överenskommelsen eller beslutet om rampartnerskap innehålla de upplysningar som avses i punkt 1 a, b, c i, f samt h-j och l i denna artikel.
Den särskilda bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla den information som avses i punkt 1 första stycket led a-e, g och k och, vid behov, led i.
4. Bidragsöverenskommelser får bara ändras skriftligen. Sådana ändringar, inbegripet sådana som syftar till att lägga till eller ta bort en bidragsmottagare, får inte syfta eller leda till att överenskommelserna ändras på ett sätt som kan medföra att beslutet om att bevilja bidraget ifrågasätts eller att bidragsmottagarna behandlas olika.
5. Punkterna 1, 2, 3 och 4 ska i tillämpliga delar gälla även för bidragsbeslut.
Vissa av de uppgifter som avses i punkt 1 får anges i meddelandet om ansökningsomgång eller i därtill hörande handlingar i stället för i bidragsbeslutet.
Artikel 181
Former av bidrag
(Artikel 123 i budgetförordningen)
1. Bidrag i den form som avses i artikel 123.1 a i budgetförordningen ska beräknas på grundval av de stödberättigande kostnader som stödmottagaren faktiskt ådragit sig, med utgångspunkt från en preliminär budget som inlämnats tillsammans med förslaget och som ingår i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen.
2. Enhetskostnader som avses i artikel 123.1 b i budgetförordningen ska omfatta alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade genom hänvisning till ett belopp per enhet.
3. Enhetsbelopp som avses i artikel 123.1 c i budgetförordningen ska genom ett övergripande bidrag täcka alla eller vissa specifika kategorier av stödberättigande kostnader som på förhand är identifierade.
4. Finansiering till schablonsats enligt artikel 123.1 d i budgetförordningen ska täcka specifika kategorier av på förhand identifierade stödberättigande kostnader genom tillämpning av en procentsats.
Artikel 182
Enhetsbelopp, enhetskostnader och finansiering till schablonsats
(Artikel 124 i budgetförordningen)
1. Tillståndet att använda enhetsbelopp, enhetskostnader eller den finansiering till schablonsats som avses i artikel 124.1 i budgetförordningen ska gälla under den tid som programmet pågår. Tillståndet kan förnyas om viktiga förändringar behövs. Uppgifter och belopp ska regelbundet bedömas, och där så är lämpligt ska enhetsbeloppen, enhetskostnaderna eller finansieringen till schablonsats justeras.
Om kommissionen sluter en överenskommelse med flera olika mottagare ska det tak som avses i artikel 124.1 andra stycket i budgetförordningen tillämpas per bidragsmottagare.
2. Bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska innehålla alla bestämmelser som krävs för att garantera att villkoren för utbetalning av bidrag grundade på schablonsats, enhetskostnader eller enhetsbelopp är uppfyllda.
3. Bidrag grundade på enhetsbelopp, enhetskostnader eller schablonsatser ska inte påverka rätten till tillgång till bidragsmottagarnas lagstadgade bokföring för de ändamål som avses i punkt 1 första stycket samt i artikel 137.2 i budgetförordningen.
4. Om det vid en kontroll i efterhand konstateras att den händelse som skulle berättiga till utbetalningen inte har ägt rum och en felaktig utbetalning således har gjorts till bidragsmottagaren genom enhetsbelopp, enhetskostnader eller finansiering till schablonsats ska kommissionen ha rätt att återkräva hela bidragsbeloppet utan att det påverkar de påföljder som anges i artikel 109 i budgetförordningen.
KAPITEL 2
Principer
Artikel 183
Samfinansieringsprincipen
(Artikel 125.3 i budgetförordningen)
1. Enligt principen om samfinansiering får de medel som behövs för att genomföra åtgärden eller arbetsprogrammet inte täckas helt av unionens bidrag.
Samfinansieringen kan utgöras av bidragsmottagarens egna medel, inkomster från åtgärden eller arbetsprogrammet eller finansiella bidrag eller bidrag in natura från tredje part.
2. Med bidrag in natura ska avses icke-finansiella resurser som ställs till förfogande kostnadsfritt av tredje part till bidragsmottagaren.
Artikel 184
Regeln om icke-vinst
(Artikel 125.5 i budgetförordningen)
Finansiella bidrag från tredje part som kan användas av bidragsmottagaren för att täcka andra kostnader än dem som är bidragsberättigande enligt unionen och som inte behöver återbetalas till tredje part om de inte har använts under åtgärdens eller arbetsprogrammets löptid ska inte betraktas som finansiella bidrag som givaren specifikt tilldelat för finansieringen av de bidragsberättigande kostnaderna enligt artikel 125.5 i budgetförordningen.
Artikel 185
Bidrag till låga belopp
(Artikel 125.4 i budgetförordningen)
Som bidrag till låga belopp ska räknas bidrag som inte överstiger 60 000 euro.
Artikel 186
Tekniskt bistånd
(Artiklarna 101 och 125 i budgetförordningen)
Tekniskt bistånd ska avse stöd och kapacitetsuppbyggnad som är nödvändiga för genomförandet av ett program eller en åtgärd, särskilt i samband med förberedelser, förvaltning, övervakning, utvärdering, revision och kontroll.
Artikel 187
Stödberättigande kostnader
(Artikel 126.3 c i budgetförordningen)
Mervärdesskatt ska betraktas som icke-återvinningsbar enligt tillämplig nationell mervärdesskattelagstiftning om den enligt den nationella lagstiftningen kan hänföras till någon av följande verksamheter:
a)
Verksamhet som är undantagen från mervärdesskatt och där det inte finns någon avdragsrätt.
b)
Verksamhet som faller utanför tillämpningsområdet för mervärdesskatt.
c)
Verksamhet som avses i a eller b för vilka mervärdesskatten inte är avdragsgill men återbetalas genom särskilda ordningar för återbäring eller kompensationsfonder som inte täcks av direktiv 2006/112/EG, även om denna ordning eller fond har inrättats genom nationell mervärdesskattelagstiftning.
Mervärdesskatt som gäller verksamhet som tas upp i artikel 13.2 i direktiv 2006/112/EG ska betraktas som en betalning från en bidragsmottagare som inte hör till de kategorier av icke beskattningsbara personer som definieras i artikel 13.1 första stycket samma direktiv, oavsett om verksamheten av den berörda medlemsstaten betraktas som utförd av ett offentligrättsligt organ i dess egenskap av offentlig myndighet.
Artikel 188
Programplanering
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Ett årligt arbetsprogram ska på bidragsområdet utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess bidragswebbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.
Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för meddelanden om ansökningsomgångar med ungefärliga belopp, samt högsta tillåtna samfinansieringssats.
För att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för bidragen under det berörda året, ska arbetsprogrammet också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94.
2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.
Artikel 189
Innehåll i meddelandena om ansökningsomgångar
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Meddelandena om ansökningsomgångar ska innehålla information om följande:
a)
Målsättning.
b)
Kriterier för stödberättigande, uteslutning, urval och tilldelning enligt vad som anges i artiklarna 131 och 132 i budgetförordningen samt därtill knutna styrkande handlingar.
c)
Bestämmelser för unionsfinansieringen.
d)
Former och sista inlämningsdag för förslag och planerat datum för när alla de sökande kommer att underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökningar, samt vägledande datum för undertecknande av bidragsöverenskommelser eller anmälan av bidragsbeslut.
2. Meddelandena om ansökningsomgångar ska offentliggöras på unionsinstitutionernas webbplats, och utöver offentliggörandet på internet via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om detta är nödvändigt för att ge ytterligare spridning bland potentiella stödmottagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i ett meddelande om ansökningsomgång ska offentliggöras enligt samma villkor som det ursprungliga meddelandet om ansökningsomgång.
Artikel 190
Bidrag som kan beviljas utan meddelande om ansökningsomgång
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Bidrag kan endast beviljas utan ansökningsomgång i följande fall:
a)
Vid humanitära hjälpåtgärder och civilskyddsinsatser eller krishanteringsstöd som avses i punkt 2.
b)
I andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska.
c)
Till organisationer som rättsligt eller de facto innehar ett monopol, vilket vederbörligen ska motiveras i tilldelningsbeslutet.
d)
Till organ som utsetts till bidragsmottagare enligt en grundläggande rättsakt i den mening som avses i artikel 54 i budgetförordningen eller till organ utsedda av medlemsstaterna som verkar under deras ansvar när dessa medlemsstater i den grundläggande rättsakten anges som mottagare av ett bidrag.
e)
Inom området för forskning och teknisk utveckling, förutsatt att denna möjlighet anges i den grundläggande rättsakten och åtgärden i fråga inte faller inom definitionen för en befintlig ansökningsomgång: till organ som anges i det årliga arbetsprogram som avses i artikel 128 i budgetförordningen.
f)
I fråga om åtgärder som på grund av sin särskilda beskaffenhet måste genomföras av en viss typ av organ därför att de kräver särskild teknisk kompetens, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter, och förutsatt att åtgärderna i fråga inte faller inom ramen för ett meddelande om ansökningsomgång.
Sådana omständigheter som avses i första stycket led f ska klart redovisas i beslutet om tilldelning.
2. Med krissituationer förstås, vad gäller tredje land, situationer som utgör en omedelbar eller överhängande risk att trappas upp till väpnad konflikt eller att destabilisera landet. Krissituationer ska också förstås som situationer som framkallats av naturkatastrofer eller av katastrofer orsakade av människor, exempelvis krig och andra konflikter, eller av extraordinära omständigheter med jämförbara verkningar som kan ha att göra bland annat med klimatförändring, miljöförstöring, bruten tillgång till energi och naturresurser eller extrem fattigdom.
Artikel 191
Efterhandspublicering
(Artikel 128 i budgetförordningen)
1. Information om bidrag som beviljas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.
2. Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om
a)
antalet sökande under det gångna året,
b)
antal och procentandel godtagna ansökningar per meddelande om ansökningsomgång,
c)
förfarandets genomsnittliga längd från den sista ansökningsdagen till tilldelningen av ett bidrag,
d)
antal bidrag samt belopp för de fall under det gångna året där man gjort undantag från kravet på offentliggörande i efterhand enligt artikel 21.4.
Artikel 192
Information till de sökande
(Artikel 128 i budgetförordningen)
Kommissionen ska lämna information och ge råd till de sökande genom att
a)
fastställa normer för ansökningsblanketter för bidrag av liknande typ samt se till att ansökningsblanketterna inte blir svårbegripliga eller onödigt omfattande,
b)
ge information till potentiella sökande, bland annat genom att anordna seminarier och distribuera handböcker,
c)
permanent bevara uppgifter om mottagarna i det register över juridiska personer som avses i artikel 63.
Artikel 193
Finansiering via skilda budgetrubriker
(Artikel 129 i budgetförordningen)
En åtgärd kan finansieras gemensamt via skilda budgetrubriker av olika behöriga utanordnare.
Artikel 194
Retroaktivitet för finansiering vid synnerlig brådska och krishantering
(Artikel 130 i budgetförordningen)
Inom tillämpningsområdet för artikel 130.1 i budgetförordningen ska utgifter som en bidragsmottagare ådrar sig innan ansökan inlämnats berättiga till stöd från unionen på följande villkor:
a)
Skälen till ett sådant undantag har vederbörligen underbyggts i finansieringsbeslutet.
b)
Finansieringsbeslutet och bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet ska uttryckligen fastställa ett datum för stödberättigande som föregår det datum då bidragsansökan lämnades in.
Artikel 195
Inlämnande av bidragsansökningar
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Formerna för att sända in bidragsansökningar ska fastställas av den behöriga utanordnaren, som således får besluta om den metod som ska användas. Ansökningar om bidrag får sändas in antingen via post eller i elektroniskt format.
De kommunikationsmetoder som väljs ska vara icke-diskriminerande och får inte leda till att de sökandes tillträde till tilldelningsförfarandet inskränks.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje ansökan ska innehålla alla de uppgifter som är nödvändiga för att den ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet ska bevaras.
c)
Den sekretess som gäller för ansökningarna ska bevaras.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
För tillämpningen av tredje stycket led c får den behöriga utanordnaren inte ta del av innehållet i ansökningarna förrän den tidsfrist som är fastställd för insändandet av dem har löpt ut.
Den behöriga utanordnaren får kräva att elektroniska ansökningar är försedda med en sådan avancerad elektronisk signatur som avses i Europaparlamentets och rådets direktiv 1999/93/EG (19).
2. Om den behöriga utanordnaren tillåter elektroniskt inlämnande av ansökningar, ska de verktyg som används, liksom de tekniska krav som är kopplade till dessa, vara av icke-diskriminerande natur, allmänt tillgängliga och kompatibla med informations- och kommunikationsprodukter som är i allmänt bruk. Information om de specifikationer som är nödvändiga för överföringen av ansökningarna, inbegripet kryptering, ska finnas tillgänglig för de sökande.
Systemet för mottagning av elektroniska ansökningar ska dessutom vara utformat så att säkerhets- och sekretesskraven alltid uppfylls. De ska också garantera att tid och dag för mottagandet av ansökningarna kan fastställas exakt.
3. En ansökan i skriftlig form kan lämnas på något av följande sätt:
a)
Via post eller budföretag, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges att det datum som räknas ska vara avsändningsdag enligt poststämpel eller inlämningskvitto.
b)
På platsen vid den ansvariga institutionen, antingen av den sökande själv eller genom ett ombud, varvid det i meddelandet om ansökningsomgång ska anges till vilken avdelning ansökan ska lämnas in mot ett undertecknat och daterat mottagningsbevis.
KAPITEL 3
Förfarande för beviljande
Artikel 196
Bidragsansökningarnas innehåll
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Ansökningarna ska göras på den ansökningsblankett som fastställts enligt gemensamma normer i enlighet med i artikel 192 a, och som tillhandahålls av den behöriga utanordnaren i enlighet med kriterierna i grundrättsakten och i meddelandet om ansökningsomgång.
De styrkande handlingar som avses i artikel 131.3 andra stycket i budgetförordningen får särskilt innehålla inkomst- och utgiftsredovisningen samt balansräkningen för det senaste räkenskapsår för vilket räkenskaperna avslutats.
2. Den beräknade budgeten för åtgärden eller det arbetsprogram som bifogas ansökan ska vara upprättad så att inkomster och utgifter är i jämvikt, med förbehåll för avsättningar för oförutsedda utgifter eller eventuella växelkursvariationer som kan tillåtas i vederbörligen motiverade fall; budgeten ska innehålla uppgift om de beräknade stödberättigande kostnaderna för åtgärden eller arbetsprogrammet.
3. Om en ansökan avser bidrag för en åtgärd där kostnaden överstiger 750 000 euro eller administrativa bidrag som överstiger 100 000 euro ska en extern revisionsrapport som sammanställts av en auktoriserad revisor lämnas in. Rapporten ska bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga räkenskapsåret.
Första stycket är endast tillämpligt på den första ansökan som lämnas in av en bidragsmottagare till en behörig utanordnare under ett givet budgetår.
Vid överenskommelser mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska de beloppsgränser som anges i första stycket vara tillämpliga per bidragsmottagare.
Vid partnerskap enligt artikel 178 ska den revisionsrapport som avses i denna punkt första stycket omfatta de två senaste tillgängliga räkenskapsåren, och ska lämnas in innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.
Den behöriga utanordnaren får utifrån en riskbedömning besluta att avstå från det krav på revisionsrapport som avses i första stycket när det gäller utbildningsanstalter och - vid överenskommelser med flera mottagare - när det gäller mottagare som har accepterat att vara solidariskt ansvariga eller mottagare som inte bär något ekonomiskt ansvar.
Första stycket ska inte tillämpas på offentliga organ eller på de internationella organisationer som avses i artikel 43.
4. Den sökande ska ange källa och belopp för unionsbidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd, eller delar av den, eller för adminstrativ drift kopplad till åtgärden under samma budgetår, samt alla andra bidrag som tagits emot eller sökts för samma åtgärd.
Artikel 197
Bevis på att skäl för uteslutning inte föreligger
(Artikel 131 i budgetförordningen)
De sökande ska försäkra på heder och samvete att de inte befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107 i budgetförordningen, utom i de fall som anges i artikel 131.4 a och b i budgetförordningen. Den behöriga utanordnaren får på grundval av sin riskbedömning också kräva att de valda sökandena lägger fram bevis enligt artikel 143. Om den behöriga utanordnaren begär det ska valda sökande lägga sådana bevis, förutom i fall där den behöriga utanordnaren på objektiva grunder medger att detta är omöjligt eller om sådana bevis redan har inlämnats i samband med ett annat bidrags- eller upphandlingsförfarande, under förutsättning att handlingarna inte är mer än ett år gamla räknat från den dag då de utfärdades och att de fortfarande är giltiga.
Artikel 198
Sökande som inte har någon rättskapacitet
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Om den som ansöker om bidrag inte har någon rättskapacitet enligt bestämmelsen i artikel 131.2 i budgetförordningen ska de som företräder den sökande bevisa att de har befogenhet att ingå rättsliga förpliktelser på den sökandes vägnar och att den sökande har en ekonomisk och operativ kapacitet som är likvärdig med en juridisk persons.
Artikel 199
Juridiska personer som utgör en sökande
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Om flera juridiska personer uppfyller villkoren för att ansöka om bidrag och tillsammans formar en enda juridisk person, får den behöriga utanordnaren behandla denna juridiska person som en enda sökande, under förutsättning att det i ansökan anges vilka enheter som deltar i den föreslagna åtgärden eller det föreslagna arbetsprogrammet som del av den sökande.
Artikel 200
Ekonomiska och administrativa påföljder
(Artikel 131 i budgetförordningen)
Ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145.
Sådana ekonomiska och administrativa påföljder får också åläggas mottagare som brutit mot sina kontraktsenliga skyldigheter.
Artikel 201
Kriterier för stödberättigande
(Artikel 131 i budgetförordningen)
1. Kriterierna för bidragsberättigande ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.
2. Rätten att delta i en ansökningsomgång ska bygga på kriterierna för stödberättigande. Kriterierna ska utformas med vederbörlig hänsyn till åtgärdens syfte och principerna om insyn, öppenhet och icke-diskriminering.
Artikel 202
Urvalskriterier
(Artikel 132.1 i budgetförordningen)
1. Urvalskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång och ska möjliggöra en bedömning av den bidragssökandes ekonomiska och operativa förmåga att genomföra den åtgärd eller det arbetsprogram som föreslagits.
2. Den sökande måste ha stabila finansieringskällor i tillräcklig omfattning för att fortsätta sin verksamhet under hela åtgärden eller det subventionerade verksamhetsåret och, om nödvändigt, själv delta i finansieringen av den. Den sökande måste förfoga över den yrkeskompetens och de yrkeskvalifikationer som krävs för att genomföra de föreslagna åtgärderna eller arbetsprogrammen, om inte annat beslutats i grundrättsakten.
3. Bedömningen av den ekonomiska och operativa förmågan ska främst bygga på en analys av de styrkande handlingar som avses i artikel 196 och som begärts av den behöriga utanordnaren i meddelandet om ansökningsomgång.
Om inga styrkande handlingar har krävts i meddelandet om ansökningsomgång och om den behöriga utanordnaren har tvivel om sökandes ekonomiska eller tekniska kapacitet ska han eller hon kräva att de lägger fram lämpliga handlingar för att styrka sådan kapacitet.
Vid fall av sådana partnerskap som avses i artikel 178 ska denna bedömning göras innan överenskommelsen om rampartnerskap undertecknas eller beslutet om rampartnerskap anmäls.
Artikel 203
Tilldelningskriterier
(Artikel 132.2 i budgetförordningen)
1. Tilldelningskriterierna ska offentliggöras i meddelandet om ansökningsomgång.
2. Tilldelningskriterierna ska göra det möjligt att bevilja bidrag antingen till åtgärder som maximerar den sammantagna verkan hos det unionsprogram vars genomförande de ska säkra eller till organ vars arbetsprogram avser att uppnå samma resultat. Kriterierna ska vidare formuleras på ett sätt som säkrar en god förvaltning av unionsmedlen.
De ska tillämpas på ett sådant sätt att de projekt eller arbetsprogram väljs ut som kan garantera kommissionen att målsättningen och prioriteringarna respekteras och att finansieringen från unionen framgår tydligt.
3. Tillämpningskriterierna ska fastställas på ett sådant sätt så att det senare ska vara möjligt att göra en utvärdering.
Artikel 204
Bedömning av ansökningar och tilldelning av bidragen
(Artikel 133 i budgetförordningen)
1. Den behöriga utanordnaren ska utse en kommitté som bedömer förslagen, såvida inte kommissionen beslutar något annat inom ramen för sektorsspecifika program.
Kommittén ska ha minst tre medlemmar som ska företräda minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, varvid dessa enheter inbördes ska sakna hierarkisk koppling. För att risken för intressekonflikt ska undvikas, ska kommitténs medlemmar omfattas av villkoren i artikel 57 i budgetförordningen.
I de representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 i denna förordning och i de delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen och som inte har distinkta enheter är bestämmelsen om enheter som sinsemellan saknar hierarkisk koppling inte tillämplig.
Externa experter kan biträda kommittén efter beslut av den behöriga utanordnaren. Den behöriga utanordnaren ska försäkra sig om att dessa experter uppfyller de skyldigheter som avses i artikel 57 i budgetförordningen.
2. Den behöriga utanordnaren ska där så är lämpligt dela upp processen i flera steg. Reglerna för förfarandet ska anges i meddelandet om ansökningsomgång.
Om det anges i meddelandet om en ansökningsomgång att inlämnandet av ansökningar ska ske i två steg, ska endast de vars ansökningar uppfyller urvalskriterierna i det första steget uppmanas att lämna in fullständiga ansökningar i det andra steget.
Om det i ansökningsomgången anges att bedömningen ska ske genom ett förfarande i två steg ska enbart de förslag som godkänns i det första steget, på grundval av en bedömning mot ett begränsat antal kriterier, genomgå fortsatt bedömning.
Sökande vars förslag inte antagits i något av stegen ska informeras om detta i enlighet med artikel 133.3 i budgetförordningen.
Varje steg i utvärderingsprocessen måste vara väl avgränsat från de föregående.
Samma dokument och information får inte krävas från de sökande flera gånger under samma process.
3. Utvärderingskommittén eller, där så är lämpligt, den behöriga utanordnaren får uppmana en sökande att lägga fram ytterligare upplysningar eller att klargöra uppgifter i de styrkande handlingar som lagts fram i samband med ansökan, förutsatt att sådana upplysningar eller förtydliganden inte väsentligt ändrar förslaget. I enlighet med artikel 96 i budgetförordningen får utvärderingskommittén eller den behöriga utanordnaren - i fall av uppenbara skrivfel - avstå från att göra detta endast i vederbörligen motiverade fall. Utanordnaren ska på lämpligt sätt registrera alla kontakter med de sökande under förfarandets gång.
4. När utvärderingskommittén har slutfört sin uppgift ska medlemmarna underteckna ett protokoll över de förslag den gått igenom, bedöma deras kvalitet och peka ut dem som skulle kunna beviljas finansiering. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Om så krävs ska man i detta protokoll rangordna de bedömda förslagen och lämna rekommendationer om det högsta belopp som får beviljas samt om eventuella icke väsentliga justeringar av bidragsansökan.
Protokollet ska behållas som referensmaterial.
5. Den behöriga utanordnaren kan be en sökande att justera sin ansökan mot bakgrund av utvärderingskommitténs rekommendationer. Den behöriga utanordnaren ska på lämpligt sätt dokumentera kontakterna med de sökande under förfarandet.
Den behöriga utanordnaren ska därefter fatta sitt beslut, vilket minst ska innehålla följande:
a)
Syftet med bidraget och dess totala belopp.
b)
Mottagarnas namn, benämningen på åtgärden, beloppen och skälen till valet, även i de fall detta skiljer sig från utvärderingskommitténs yttrande.
c)
Namnen på sökande som avvisats och skälen till att de avvisats.
6. Punkterna 1, 2 och 4 i denna artikel är inte obligatoriska för bidrag som beviljas enligt artikel 190 i denna förordning eller artikel 125.7 i budgetförordningen.
Artikel 205
Information till de sökande
(Artikel 133 i budgetförordningen)
För de ansökningar som inte valts ut ska de sökande snarast möjligt underrättas om resultatet av bedömningen av deras ansökan; detta ska i alla händelser ske inom 15 dagar efter det att information har skickats till de sökande som valts ut.
KAPITEL 4
Betalning och kontroll
Artikel 206
Säkerheter vid förfinansiering
(Artikel 134 i budgetförordningen)
1. För att begränsa de ekonomiska risker som är förenade med utbetalningar av förfinansiering får den behöriga utanordnaren utifrån en riskbedömning antingen kräva att mottagaren i förväg ställer en säkerhet på upp till samma belopp som förfinansieringen, utom om det gäller bidrag till låga belopp, eller dela upp betalningen i flera delbetalningar.
2. När det ställs krav på en säkerhet ska den bedömas och godkännas av den behöriga utanordnaren.
Säkerheten ska täcka en tillräckligt lång period för att kunna åberopas.
3. Säkerheten ska ställas av en bank eller något annat godkänt finansinstitut som är etablerat i någon av medlemsstaterna. Om mottagaren är etablerad i ett tredjeland kan den behöriga utanordnaren godta att en bank eller ett finansinstitut som är etablerat i samma land ställer motsvarande säkerhet, om han eller hon anser att denna innebär en garanti och har egenskaper likvärdiga med dem hos säkerheter ställda av banker och finansinstitut etablerade i en medlemsstat.
Den säkerhet som avses i första stycket kan på mottagarens begäran ersättas av en proprieborgen av tredje man eller av en oåterkallelig och ovillkorlig solidarisk säkerhet av mottagarna inom en åtgärd som är parter i samma bidragsöverenskommelse, om den behöriga utanordnaren godtar det.
Säkerheten ska ställas i euro.
Den ska innebära att finansinstitutet, tredje man eller övriga bidragsmottagare ansvarar solidariskt och oåterkalleligt och såsom för egen skuld för bidragsmottagarens fullgörande av sina förpliktelser.
4. Säkerheten ska lösgöras i takt med att förfinansieringen regleras, genom att den räknas av från de mellanliggande betalningarna eller slutbetalningen till bidragsmottagaren, i enlighet med villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 207
Styrkande handlingar för begäran om utbetalning
(Artikel 135 i budgetförordningen)
1. För varje bidrag kan förfinansieringen delas upp i delbetalningar i överensstämmelse med sund ekonomisk förvaltning.
För att hela den nya förfinansieringen ska kunna betalas ut måste minst 70 % av eventuella tidigare förfinansieringsbelopp ha förbrukats.
Om mindre än 70 % av den tidigare utbetalningen utnyttjats sätts delutbetalningen ned med det belopp som inte utnyttjas vid den tidigare utbetalningen.
En sammanställning av de utgifter mottagaren ådragit sig ska styrka begäran om ny utbetalning.
2. Bidragsmottagaren ska försäkra på heder och samvete att uppgifterna i ansökningarna om utbetalningar är fullständiga, tillförlitliga och rättvisande, utan att det påverkar tillämpningen av artikel 110. Bidragsmottagaren ska också försäkra att de kostnader som uppstår kan anses vara bidragsberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet samt att kostnadsredovisningarna har stöd i styrkande handlingar som går att kontrollera.
3. Ett intyg om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna för åtgärden eller arbetsprogrammet, utförd av en extern auktoriserad revisor eller en behörig och oberoende tjänsteman om det gäller offentliga organ, får begäras av den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar på grundval av hans eller hennes riskbedömning. Intyget ska bifogas begäran om utbetalning. I enlighet med en metod som godkänts av den behöriga utanordnaren och på grundval av överenskomna förfaranden som uppfyller internationella normer ska intyget styrka att de kostnader som uppges i mottagarens redovisning och som begäran om utbetalning grundar sig på är faktiska, korrekt angivna och stödberättigande enligt bestämmelserna i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
I specifika och vederbörligen motiverade fall kan den behöriga utanordnaren begära intyget som ett yttrande eller i annan form i överensstämmelse med internationella normer.
Intyget om redovisningarna och de underliggande räkenskaperna ska i följande fall vara obligatoriskt vid mellanliggande betalningar och slutbetalningar:
a)
Bidrag för en åtgärd där det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 750 000 euro eller mera, om de sammanlagda begärandena om utbetalning enligt den formen uppgår till minst 325 000 euro.
b)
Administrativa bidrag för vilka det beviljade beloppet i den form som anges i artikel 123.1 a i budgetförordningen är 100 000 eller mer.
Den behöriga utanordnaren får emellertid efter en riskbedömning undanta följande kategorier från skyldigheten att lämna in ett sådant intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper:
a)
Offentliga organ och internationella organisationer som avses i artikel 43.
b)
Mottagare av humanitärt bistånd, av brådskande civilskyddsinsatser och av bidrag för hantering av krissituationer, utom vid slutbetalning.
c)
Vid slutbetalningar, mottagare av humanitärt bistånd som har undertecknat en överenskommelse om rampartnerskap eller anmält ett beslut om rampartnerskap enligt artikel 178, under förutsättning att det finns ett kontrollsystem som ger motsvarande garantier för dessa betalningar.
d)
Mottagare av flera olika bidrag som har framlagt intyg eller motsvarande från oberoende tredje part som ger en motsvarande visshet om de kontrollsystem och metoder som används vid förberedelserna av deras ansökningar.
Den behöriga utanordnaren får även göra undantag från skyldigheten att lämna intyg om redovisningar och underliggande räkenskaper om en revision har utförts eller kommer att utföras direkt av kommissionens egen personal eller av ett organ som har befogenhet att utföra den på kommissionens vägnar, på ett sätt som ger motsvarande garantier angående de deklarerade kostnaderna.
Då det finns en överenskommelse mellan kommissionen och flera bidragsmottagare ska beloppsgränserna i tredje stycket led a och b vara tillämpliga per bidragsmottagare.
4. På grundval av sin riskbedömning får den behöriga utanordnaren för alla utbetalningar begära ett intyg från en operativ kontroll utförd av en oberoende tredje part som den behöriga utanordnaren godkänt. På begäran av den behöriga utanordnaren ska intyget bifogas begäran om utbetalning, och de motsvarande kostnaderna ska vara bidragsberättigande på samma villkor som kostnader för revisionsintyg enligt artikel 126 i budgetförordningen. Av intyget ska framgå att den operativa kontrollen genomförts enligt en metod som den behöriga utanordnaren godkänt, och det ska också framgå om åtgärden eller arbetsprogrammet verkligen genomförts enligt villkoren i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 208
Beslut om att avbryta och minska bidrag
(Artikel 135 i budgetförordningen)
1. Bidragsöverenskommelsens eller bidragsbeslutets genomförande, utbetalningar eller bidragsmottagares deltagande i genomförandet av dem kan avbrytas för att verifiera huruvida misstänkta väsentliga fel, oriktigheter, bedrägerier eller brott mot skyldigheter faktiskt har ägt rum. Om misstankarna inte bekräftas ska genomförandet återupptas snarast möjligt.
2. Om den överenskomna åtgärden eller arbetsprogrammet inte genomförts korrekt, eller genomförts bristfälligt, endast delvis eller för sent ska den behöriga utanordnaren, förutsatt att bidragsmottagaren getts tillfälle att lämna sina synpunkter, antingen minska eller återkräva bidraget i proportion till hur långt förfarandet har hunnit.
KAPITEL 5
Genomförande
Artikel 209
Upphandling i samband med genomförandet
(Artikel 137 i budgetförordningen)
1. Utan att detta påverkar tillämpningen av direktiv 2004/18/EG ska bidragsmottagarna - i de fall genomförandet av åtgärden eller arbetsprogrammet kräver en upphandling - anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller, om så är lämpligt, anlita den anbudsgivare som erbjuder det lägsta priset, och samtidigt se till att intressekonflikter undviks.
2. Om genomförandet av åtgärderna eller arbetsprogrammet kräver en upphandling där kontraktsvärdet överstiger 60 000 euro får utanordnaren kräva att mottagaren följer särskilda regler utöver dem som anges i punkt 1.
Dessa särskilda regler ska baseras på regler i budgetförordningen och anpassas till värdet på kontraktet i fråga, unionsbidragets andel av den totala kostnaden för åtgärden samt de eventuella risker som föreligger. Reglerna i fråga ska ingå i bidragsöverenskommelsen eller bidragsbeslutet.
Artikel 210
Finansiellt stöd till tredje part
(Artikel 137 i budgetförordningen)
Förutsatt att de mål och resultat som ska uppnås anges tillräckligt tydligt i de villkor som avses i artikel 137.1 i budgetförordningen, ska marginalen för skönsmässiga bedömningar endast anses vara eliminerad om man i bidragsbeslutet eller bidragsöverenskommelsen också anger följande aspekter:
a)
Det högsta beloppet i ekonomiskt stöd som får utbetalas till tredje man, vilket inte får överstiga 60 000 euro såvida inte det finansiella stödet är det primära syftet med åtgärden, samt kriterierna för hur det exakta beloppet ska fastställas.
b)
Vilka typer av verksamhet som får omfattas av ett sådant stöd, genom en fastställd förteckning.
c)
En avgränsning med avseende på de personer eller kategorier av personer som får ta emot sådant stöd, och kriterierna för att ge stödet.
AVDELNING VII
PRISER I TÄVLINGAR
Artikel 211
Programplanering
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. Ett årligt eller flerårigt arbetsprogram för området priser ska utarbetas av varje ansvarig utanordnare. Arbetsprogrammet ska antas av den berörda institutionen och offentliggöras på dess webbplats så snart som möjligt, och inte senare än den 31 mars genomförandeåret.
Arbetsprogrammet ska innehålla uppgifter om den period som täcks, i förekommande fall grundläggande rättsakt, mål som ska uppnås, förväntade resultat, vägledande tidsplan för tävlingar och vägledande uppgifter om prissummor.
Arbetsprogrammet ska också innehålla de uppgifter som avses i artikel 94, för att beslutet om att anta arbetsprogrammet ska betraktas som finansieringsbeslut för priser under det berörda året.
2. Alla betydande ändringar av arbetsprogrammet ska också antas och offentliggöras på samma sätt enligt villkoren i punkt 1.
Artikel 212
Regler för tävlingar
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. I regler för tävlingar ska följande fastställas:
a)
Villkoren för deltagande, i vilka det åtminstone ska fastställas:
i)
Kriterierna för deltagande.
ii)
Formerna och - om så krävs - sista dagen för registrering av deltagare, samt för inlämnande av bidrag på de villkor som anges i punkt 2.
iii)
Regler om uteslutning av deltagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1 och 107, 108 och 109 i budgetförordningen.
iv)
Att deltagaren är ensam ansvarig vid klagomål som gäller den verksamhet som bedrivits i samband med tävlingen.
v)
Att vinnarna måste godta att kontroller och revision får utföras av kommissionen, Olaf och revisionsrätten, och att de också måste acceptera de publiceringsskyldigheter som anges i tävlingsreglerna.
vi)
Att unionsrätten är den lagstiftning som gäller för tävlingen, vid behov kompletterad med den nationella lagstiftning som anges i tävlingsreglerna.
vii)
Vilken domstol eller vilket skiljedomsorgan som har behörighet att avgöra tvister.
viii)
Att ekonomiska och administrativa påföljder kan komma att tillämpas på sökande som lämnat felaktiga uppgifter eller begått väsentliga fel, oriktigheter eller bedrägerier, i enlighet med artikel 145, och att dessa påföljder ska stå proportion till de aktuella prissummorna.
b)
Kriterierna för tilldelning, vilka ska vara sådana att de gör det möjligt att bedöma kvaliteten på bidragen i förhållande till de mål som eftersträvas och de resultat som förväntas; kriterierna ska göra det möjligt att objektivt fastställa vilka bidrag som är kvalificerade för pris.
c)
Prissumman eller prissummorna.
d)
Förfarandet för utbetalning av priser till vinnarna efter tilldelningen.
Vid tillämpningen av första stycket led a i ska mottagare av bidrag från unionen ha rätt att delta, såvida inget annat anges i tävlingsreglerna.
Vid tillämpningen av första stycket led a vi får undantag göras när det gäller internationella organisationers deltagande.
2. För inlämningen av bidragen ska den behöriga utanordnaren välja kommunikationsmetoder som är icke-diskriminerande och som inte begränsar tillträdet för deltagare till tävlingen.
De kommunikationsmetoder som väljs ska garantera att följande villkor iakttas:
a)
Varje bidrag innehåller alla uppgifter som behövs för att det ska kunna bedömas.
b)
Uppgifternas integritet bevaras.
c)
Bidragen förblir konfidentiella.
d)
Personuppgifter ska skyddas enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001.
3. Reglerna för en tävling får innehålla villkor för att ställa in tävlingen, särskilt om dess mål inte uppfylls eller om en fysisk eller juridisk person som inte uppfyller villkoren för deltagande skulle lämna in det vinnande bidraget.
4. Tävlingsregler ska offentliggöras på webbplatsen för Europeiska unionens institutioner. Utöver offentliggörandet på internet får tävlingsregler också offentliggöras via något annat lämpligt medium, inklusive Europeiska unionens officiella tidning, om det är nödvändigt att ge dem ytterligare spridning bland potentiella deltagare. De får offentliggöras från och med antagandet av det finansieringsbeslut som avses i artikel 84 i budgetförordningen, även under det år som föregår utnyttjandet av de aktuella budgetanslagen. Eventuella ändringar av innehållet i reglerna för en tävling ska också offentliggöras enligt samma villkor.
Artikel 213
Efterhandspublicering
(Artikel 138.2 i budgetförordningen)
1. Information om priser som tilldelas under ett budgetår ska offentliggöras i enlighet med artikel 21.
2. Efter offentliggörandet enligt punkt 1 ska kommissionen, om Europaparlamentet och rådet begär det, översända dem med en rapport om
a)
antalet deltagande under det gångna året,
b)
antalet deltagare och procentandel prisbelönta per tävling,
c)
vilka experter, redovisade i en förteckning, som har deltagit i paneler under det senaste året, jämte uppgifter om vilket förfarande som har använts för att välja ut dem.
Artikel 214
Utvärdering
(Artikel 138.3 i budgetförordningen)
1. För att utvärdera bidragen ska utanordnaren utse en panel bestående av minst tre experter, vilka kan vara externa experter eller företrädare för minst två organisatoriska enheter inom de institutioner och organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen; dessa enheter ska sinsemellan sakna hierarkisk koppling, utom om det gäller sådana representationer och lokala enheter som avses i artikel 72 eller delegerade organ som avses i artiklarna 62 och 208 i budgetförordningen, om dessa saknar distinkta enheter.
De experter som avses i första stycket ska omfattas av bestämmelserna om intressekonflikt i artikel 57 i budgetförordningen.
Externa experter ska intyga att de inte befinner sig i någon intressekonflikt vid den tidpunkt då de utnämns och att de åtar sig att underrätta utanordnaren om någon intressekonflikt skulle uppstå under utvärderingsförfarandets lopp.
2. Efter att ha avslutat sitt arbete ska panelens medlemmar underteckna ett protokoll över alla bidrag de gått igenom, bedöma deras kvalitet och identifiera de bidrag som kan belönas med priser. Protokollet får undertecknas i ett elektroniskt system som med tillräcklig säkerhet identifierar den som undertecknar.
Det protokoll som avses i första stycket ska behållas som referensmaterial.
3. Därefter ska utanordnaren besluta huruvida priserna ska delas ut. I detta beslut ska också anges följande:
a)
Föremålet för priserna och det totalbelopp i priser som delas ut, i förekommande fall.
b)
I förekommande fall namnen på de vinnande deltagarna, vilken prissumma som tilldelas varje vinnande deltagare och med vilken motivering.
c)
Namnen på deltagare som inte belönats och skälen till detta.
Artikel 215
Information och meddelande till vinnande deltagare
(Artikel 138.3 i budgetförordningen)
1. Deltagarna ska så snart som möjligt underrättas om resultatet av utvärderingen av deras bidrag och inte i något fall senare än 15 dagar efter det att utanordnaren har fattat beslutet om tilldelning.
2. Beslutet att tilldela ett pris ska meddelas den vinnande deltagaren och ska utgöra ett rättsligt åtagande enligt artikel 86 i budgetförordningen.
AVDELNING VIII
FINANSIERINGSINSTRUMENT
Artikel 216
Utnämnande av de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. För genomförande av finansieringsinstrument inom ramen för indirekt förvaltning ska kommissionen inhämta bevis för att den enhet som ska anförtros genomförandeuppgifter (nedan kallad förvaltande enhet) uppfyller kraven i artikel 60.2 i budgetförordningen. När sådana bevis har inhämtats ska de fortsätta vara giltiga för den berörda enhetens framtida förvaltning av finansieringsinstrument, såvida det inte införts avsevärda ändringar i de förvaltande enheternas system, regler och förfaranden i förhållande till dessa krav.
2. Inför urvalet av enheter som ska få i uppgift att förvalta finansieringsinstrument enligt artikel 61.2 i budgetförordningen ska kommissionen offentliggöra en inbjudan till potentiella förvaltande enheter att anmäla intresse. Denna inbjudan ska innehålla kriterierna för urval och för tilldelning av befogenheter.
I den inbjudan som avses i första stycket ska också anges om det finns ett krav på att den förvaltande enheten ska bidra med egna finansiella resurser till det specifika finansieringsinstrumentet eller bidra genom riskdelning. Om det föreligger ett sådant krav, och om det finns behov av att mildra effekten av en eventuell intressekonflikt, ska det i inbjudan också anges att den förvaltande enheten ska föreslå åtgärder för tillnärmning av intressen, i linje med artikel 140.2 i budgetförordningen. Dessa åtgärder för tillnärmning av intressen ska ingå i överenskommelsen om det specifika finansieringsinstrumentet.
Kommissionen ska inleda en dialog med de enheter som uppfyller urvalskriterierna på ett öppet och objektivt sätt och utan att ge upphov till intressekonflikt. Efter denna dialog ska kommissionen underteckna delegeringsöverenskommelser med den eller de enheter vars förslag ger bäst värde för pengarna och som, där så är relevant, bidrar med egna finansiella medel eller riskdelning.
3. Om den förvaltande enheten identifieras i en grundläggande rättsakt eller i artikel 58.1 c iii i budgetförordningen, eller i vederbörligen motiverade och dokumenterade undantagsfall, får kommissionen inleda direkta förhandlingar med en potentiell förvaltande enhet såsom en förberedelse för att underteckna avtal med enheten; detta gäller särskilt om
a)
inga lämpliga förslag kommit in efter en inbjudan till potentiella förvaltande enheter,
b)
det gäller finansieringsinstrument av en specifik karaktär som ställer särskilda krav på den förvaltande enheten med avseende på tekniskt kunnande, hög grad av specialisering eller administrativa befogenheter,
c)
när det, på grund av synnerlig brådska föranledd av oförutsedda omständigheter som inte kan tillskrivas unionen, är omöjligt att följa förfarandet i punkt 2.
Artikel 217
Innehåll i avtalen med de enheter som anförtros genomförandet av finansieringsinstrument vid indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
Utöver kraven i artikel 40 ska delegeringsöverenskommelserna med de enheter som anförtros förvaltningen av finansieringsinstrument omfatta lämpliga arrangemang för att garantera att principerna och villkoren i artikel 140 i budgetförordningen följs. Överenskommelserna ska särskilt innehålla följande:
a)
En beskrivning av finansieringsinstrumentet, inbegripet dess investeringsstrategi eller policy, typer av stöd som omfattas, kriterierna för urval av finansiella intermediärer och slutmottagare samt ytterligare operativa krav genom vilka de politiska målen för instrumentet omsätts i praktiken.
b)
Krav på ett målintervall för hävstångseffekten.
c)
En definition av icke stödberättigande verksamhet, samt uteslutningskriterier.
d)
Bestämmelser för att tillnärma intressen och förebygga eventuella intressekonflikter.
e)
Bestämmelser för urvalet av finansiella intermediärer enligt artikel 139.4 andra stycket i budgetförordningen, samt i tillämpliga fall bestämmelser om särskilt avsedda investeringsverktyg.
f)
Bestämmelser om ansvarighet för den förvaltande enheten och för andra enheter som deltar i genomförandet av finansieringsinstrumentet.
g)
Bestämmelser om tvistlösning.
h)
Bestämmelser om styrfunktioner för finansieringsinstrumentet.
i)
Bestämmelser om användning och återanvändning av unionens bidrag i enlighet med artikel 140.6 i budgetförordningen.
j)
Bestämmelser om förvaltningen av bidragen från unionen och handläggningen av förvaltningskonton, inklusive bestämmelser om motpartsrisker, godtagbara likvida transaktioner, ansvaret hos olika berörda parter, korrigerande åtgärder vid alltför stora saldon på förvaltningskontona, bokföring och rapportering.
k)
Bestämmelser om ersättning till den förvaltande enheten, inklusive om nivån på förvaltningsavgiften och om beräkningen och betalningen av kostnader och avgifter till den förvaltande enheten enligt artikel 218.
l)
I förekommande fall, ramvillkor för bidrag från de fonder som avses i artikel 175 i budgetförordningen, främst Europeiska regionala utvecklingsfonden, Europeiska socialfonden, Sammanhållningsfonden, Europeiska jordbruksfonden för landsbygdsutveckling och den kommande fiskerifonden (nedan kallade struktur- och sammanhållningsfonderna).
m)
Bestämmelser om finansieringsinstrumentets varaktighet, möjlighet till förlängning respektive avveckling, inklusive villkor för avveckling i förtid, samt om exitstrategier.
n)
Tillsynsbestämmelser i fråga om stöd till finansiella intermediärer och slutmottagare, inklusive de finansiella intermediärernas egen rapportering.
o)
Om tillämpligt, bestämmelser om typ och egenskaper hos eventuella risksäkringstransaktioner enligt artikel 219.
Artikel 218
Kostnader och avgifter för den förvaltande enhetens arbete
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. Kommissionen ska ersätta de förvaltande enheterna för genomförandet av finansieringsinstrument i form av resultatbaserade avgifter, ersättning för extraordinära utgifter och, om den förvaltande enheten också handlägger finansieringsinstrumentet likvida medel, avgifter för denna handläggning.
2. De resultatbaserade avgifterna ska omfatta administrativa avgifter för att ersätta den förvaltande enheten för det arbete den utfört i samband med genomförandet av finansieringsinstrumentet. Om så är lämpligt får de också omfatta policyrelaterade incitament som främjar uppnåendet av de politiska målen eller incitament kopplade till finansieringsinstrumentets ekonomiska resultat.
Artikel 219
Särskilda regler för förvaltningskonton inom indirekt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. Enheter som fått i uppgift att förvalta finansieringsinstrument kan öppna sådana förvaltningskonton som avses i artikel 68.7 i budgetförordningen, i deras namn och uteslutande på kommissionens vägnar. De ska sända kontoutdrag för kontona i fråga till den ansvariga avdelningen vid kommissionen.
2. Beloppen på förvaltningskontona ska hållas på en lämplig nivå, och tillgångarna på kontona ska förvaltas enligt principerna om sund ekonomisk förvaltning samt lämpliga försiktighetsprinciper, i enlighet med artikel 140.7 i budgetförordningen.
3. Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får de förvaltande enheterna inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i det avtal som avses i artikel 217.
Artikel 220
Finansieringsinstrument under direkt förvaltning
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. I undantagsfall får finansieringsinstrument genomföras genom direkt förvaltning i enlighet med artikel 139.4 i budgetförordningen, på något av följande sätt:
a)
Ett särskilt avsett investeringsverktyg, där kommissionen deltar tillsammans med andra offentliga eller privata investerare i syfte att öka hävstångseffekten av unionens bidrag.
b)
Lån, garantier, kapitalandelar och andra riskdelningsinstrument än investeringar i särskilt avsedda investeringsverktyg; medlen tillhandahålls slutmottagarna antingen direkt eller via finansiella intermediärer.
2. Vid förvaltningen av finansieringsinstrumenten får kommissionen inte utföra risksäkringstransaktioner i spekulativt syfte. Eventuella risksäkringstransaktioners typ och egenskaper ska godkännas på förhand av kommissionen och ingå i avtalen med de enheter som förvaltar finansieringsinstrumentet.
Artikel 221
Urval av finansiella intermediärer, förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg samt slutmottagare
(Artikel 139 i budgetförordningen)
1. När kommissionen förvaltar finansieringsinstrument direkt eller indirekt genom särskilt avsedda investeringsverktyg ska dessa investeringsverktyg inrättas enligt lagstiftningen i en medlemsstat. De kan också inrättas enligt lagstiftningen i en annan stat än en medlemsstat, när det gäller externa åtgärder. Förvaltarna av sådana verktyg ska genom lag eller kontrakt vara bundna att agera med den omsorg som krävs av en professionell fondförvaltare och i god tro.
2. Förvaltarna av de särskilt avsedda investeringsverktyg som avses i punkt 1 ska liksom de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna av medel från finansieringsinstrumenten väljas ut med hänsyn till typen av finansieringsinstrument som ska genomföras, de respektive enheternas erfarenhet och operativa och ekonomiska kapacitet samt den ekonomiska bärkraften i slutmottagarnas projekt. Valet av enhet ska motiveras på ett tydligt, begripligt och objektivt sätt, och får inte ge upphov till intressekonflikt.
3. Inga finansiella stöd ska beviljas förvaltare av särskilt avsedda investeringsverktyg, till finansiella intermediärer eller till slutmottagare som befinner sig i någon av de situationer som avses i artiklarna 106.1, 107, 108 och 109 i budgetförordningen.
Artikel 222
Villkor för användningen av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument har till syfte att kompensera för brister på marknaden, marknadsmisslyckanden eller suboptimala investeringssituationer, och ska ge stöd endast till slutmottagare som anses ha ekonomisk bärkraft vid tiden för unionens stöd via finansieringsinstrument.
2. Finansieringsinstrumenten ska ge stöd till slutmottagarna på ett proportionellt sätt. Särskilt förmånlig behandling av investerare som tillhandahåller samfinansiering eller riskdelning kan dock vara motiverad, i proportion till den risk som den aktuelle investeraren tar; den förmånliga behandlingen får inte gå utöver vad som krävs för att trygga investeringen eller riskdelningen.
Artikel 223
Hävstångseffekt
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument ska ha till syfte att ge unionens bidrag en hävstångseffekt genom att generera en total investering som överstiger storleken på bidraget från unionens budget.
Som hävstångseffekten av unionens medel ska räknas beloppet i finansiering till slutmottagarna dividerat med unionens bidrag.
2. Målintervallet för hävstångseffekten ska baseras på en förhandsbedömning av det aktuella finansieringsinstrumentet.
Artikel 224
Förhandsbedömning av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Finansieringsinstrument ska utformas på grundval av förhandsbedömningar där marknadsmisslyckanden, marknadsbrister eller suboptimala investeringssituationer identifieras och där investeringsbehoven bedöms mot bakgrund av de politiska målen.
2. Förhandsbedömningen ska visa att de konstaterade behoven på marknaden inte kan hanteras på lämpligt sätt och tillräckligt snabbt vare sig genom marknadsmekanismer eller genom andra typer av åtgärder från unionens sida än finansieringsinstrument, till exempel genom reglering, liberalisering, reform eller andra åtgärder. Riskerna för att finansieringsinstrumenten snedvrider marknaden och tränger ut privat finansiering ska också ingå i förhandsbedömningen, och åtgärder för att minimera de negativa effekterna av sådana snedvridningar ska identifieras.
3. I enlighet med subsidiaritetsprincipen ska förhandsbedömningen visa att instrument på unionsnivå uppfyller de identifierade behoven på marknaden bättre än likartade finansieringsinstrument på nationell eller regional nivå, inklusive dem som finansieras genom struktur- och sammanhållningsfonderna. Faktorer såsom svårigheten att få finansiering på nationell nivå, särskilt för gränsöverskridande projekt, stordriftsfördelar eller starka demonstrationseffekter i form av spridning av bästa praxis i medlemsstaterna ska beaktas vid bedömningen av mervärdet av EU:s bidrag.
4. I förhandsbedömningen ska det också fastställas hur medel från finansieringsinstrumentet bäst ska distribueras till sina mottagare.
5. Förhandsbedömningen ska även visa att det planerade finansieringsinstrumentet är förenligt med
a)
nya och befintliga finansieringsinstrument, så att man undviker oönskad överlappning och skapar synergier och stordriftsfördelar,
b)
finansieringsinstrument och andra former av offentliga åtgärder som behandlar samma marknad, för att undvika inkonsekvenser och undersöka möjligheten till synergier.
6. Som föremål för förhandsbedömningen ingår också proportionaliteten hos de planerade åtgärderna med avseende på hur stort det konstaterade investeringsunderskottet är och den förväntade hävstångseffekten av medel från finansieringsinstrumentet, samt ytterligare kvalitativa effekter såsom spridning av bästa praxis, effektivt främjande av unionens policymål i de olika stegen i genomförandet samt tillgången till specifik sakkunskap hos de aktörer som deltar i genomförandet.
7. I förhandsbedömningen ska det också fastställas lämpliga resultatindikatorer för det föreslagna finansieringsinstrumentet, och förväntade resultat och effekter ska preciseras.
8. En separat förhandsbedömning av ett finansieringsinstrument ska bara utföras när en bedömning som överensstämmer med kriterierna i punkterna 1-7 inte redan ingår i en förhandsbedömning eller konsekvensbedömning av ett program eller en verksamhet som omfattas av en grundläggande rättsakt.
Artikel 225
Övervakning av finansieringsinstrument
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. För att säkerställa en harmoniserad övervakning av finansieringsinstrumenten så som avses i artikel 140.12 i budgetförordningen ska ett övervakningssystem införas av den behöriga utanordnaren, för att bidra till en rimlig försäkran om att unionens medel används i enlighet med artikel 32.2 i budgetförordningen.
2. Övervakningssystemet ska användas för att mäta framstegen i förhållande till de politiska mål som återspeglas i de utfalls- och resultatindikatorer som upprättats inom ramen för förhandsbedömningen, och för att bevaka att finansieringsinstrumenten genomförs enligt de fastställda kraven i artikel 140.2 i budgetförordningen; de ska också utgöra en del av underlaget för kommissionens rapportering enligt artiklarna 38.5 och 140.8 i budgetförordningen.
3. Vid indirekt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapporteringen och räkenskaperna från de förvaltande enheterna, tillgängliga revisionsresultat samt de kontroller som de förvaltande enheterna själva utfört, med vederbörlig hänsyn tagen till den förvaltande enhetens förvaltningsförklaring samt yttrandet från det oberoende revisionsorgan som avses i artikel 60.5 i budgetförordningen. Kommissionen ska granska den information som de förvaltande enheterna lägger fram och får genomföra kontroller, inbegripet stickprovskontroller, för att fastställa om genomförandet varit adekvat genom hela kedjan fram till slutmottagarna.
Den övervakning som företas av den förvaltande enheten själv ska bygga på rapportering och räkenskaper från finansiella intermediärer, tillgängliga revisionsresultat och de kontroller som utförts av de finansiella intermediärerna själva, med vederbörlig hänsyn tagen till den finansiella intermediärens förvaltningsförklaring samt yttrandet från oberoende revisorer.
Om inga finansiella intermediärer deltar ska den förvaltande enheten själv direkt övervaka genomförandet av finansieringsinstrumentet på grundval av rapportering och räkenskaper som ska lämnas in av slutmottagarna.
Den förvaltande enheten ska där så är lämpligt på stickprovsbasis granska de uppgifter som lämnas av de finansiella intermediärerna eller slutmottagarna och utföra kontroller enligt det avtal som avses i artikel 217.
4. Vid direkt förvaltning ska kommissionens övervakning bygga på rapportering och räkenskaper som tillhandahålls av finansiella intermediärer och slutliga stödmottagare, förutsatt att lämpliga kontroller kan ske. Bestämmelserna i punkt 3 ska tillämpas på direkt förvaltning i tillämpliga delar.
5. Avtalen om genomförande av finansieringsinstrument ska innehålla de bestämmelser som krävs för tillämpningen av punkterna 1-4.
Artikel 226
Behandling av bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna
(Artikel 140 i budgetförordningen)
1. Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättats enligt avdelning VIII i budgetförordningen och som stöds av dessa fonder enligt sektorsspecifika regler ska bokföras separat.
2. Bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna ska bokföras i separata räkenskaper och användas i enlighet med målen för respektive fond; de ska kanaliseras till de åtgärder och slutmottagare som omfattas av det eller de program för vilka bidragen har betalats.
3. När det gäller bidrag från struktur- och sammanhållningsfonderna till finansieringsinstrument som inrättas enligt avdelning VIII i budgetförordningen ska sektorsspecifika regler tillämpas.
AVDELNING IX
ÅRSREDOVISNINGAR OCH LÖPANDE RÄKENSKAPER
KAPITEL 1
Årsredovisningar
Artikel 227
Rapport om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning
(Artikel 142 i budgetförordningen)
I rapporten om budgetårets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning ska en tillförlitlig redogörelse lämnas för
a)
hur budgetårets mål har uppfyllts med hänsyn till principen om sund ekonomisk förvaltning,
b)
den ekonomiska ställningen samt de händelser som haft en betydande inverkan på budgetårets verksamhet.
Rapporten om budgetförvaltningen och den ekonomiska förvaltningen ska vara fristående från rapporterna om budgetens genomförande.
Artikel 228
Undantag från redovisningsprinciperna
(Artikel 144 i budgetförordningen)
Om räkenskapsförarna i något fall bedömer att det finns skäl att göra avsteg från redovisningsprinciperna i unionens redovisningsregler ska denna avvikelse tas upp och vederbörligen motiveras i de anmärkningar som avses i artikel 232.
Artikel 229
Styrkande handlingar
(Artikel 144 i budgetförordningen)
1. Alla belopp som införs ska grundas på styrkande handlingar som ska vara daterade och numrerade, och som ska upprättas antingen på papper eller i någon annan form som gör det möjligt att fastställa dokumentets tillförlitlighet och arkiveringsbeständighet under de frister som anges i artikel 48.
2. Transaktioner som är av samma slag och genomförs på samma plats under en och samma dag får återges genom en enda styrkande handling.
Artikel 230
Resultaträkning
(Artikel 145 i budgetförordningen)
I resultaträkningen ska årets inkomster och utgifter tas upp och beloppen ska klassificeras efter de respektive inkomsternas och utgifternas slag.
Artikel 231
Redovisning av kassaflöden
(Artikel 145 i budgetförordningen)
Redovisningen av kassaflöden ska utvisa in- och utbetalningar under perioden och visa utvecklingen mellan ingående och utgående kassabelopp.
Likvida medel består av följande:
a)
Kontanter.
b)
Tillgodohavanden på avistakonto i bank.
c)
Andra disponibla tillgångar med stabilt värde som snabbt kan omsättas i kontanter.
Artikel 232
Anmärkningar till redovisningen
(Artikel 145 i budgetförordningen)
De anmärkningar som avses i artikel 145 i budgetförordningen ska utgöra en integrerad del av redovisningen. De ska alltid innehålla följande uppgifter:
a)
Redovisningsprinciper, -regler och -metoder.
b)
Förklarande anmärkningar som ger kompletterande information som inte ingår i huvuddelen av redovisningen, men som är nödvändig för att ge en rättvisande bild.
Artikel 233
Sammanställning av resultatet av budgetgenomförandet
(Artikel 146 i budgetförordningen)
1. Sammanställningen av resultatet av budgetgenomförandet ska innehålla följande:
a)
En uppgift om inkomster med följande innehåll:
i)
Förändringar i beräkningen av inkomstbudgeten.
ii)
Inkomstbudgetens utfall.
iii)
Fordringar som fastställts under budgetåret.
b)
Uppgifter om utvecklingen för samtliga disponibla åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden.
c)
Uppgifter om hur de totala åtagandebemyndigandena och betalningsbemyndigandena har utnyttjats.
d)
Uppgifter om de åtaganden för vilka betalningar ännu ej fullgjorts, de som överförts från föregående budgetår samt de som ingåtts under innevarande budgetår.
2. När det gäller informationen om inkomsterna ska dessutom en översikt bifogas för varje medlemsstat över fördelningen av de belopp som återstår att uppbära vid slutet av budgetåret och som utgör fastställda egna medel för vilka ett betalningskrav utfärdats.
Artikel 234
Former för översändande av redovisningar
(Artikel 148 i budgetförordningen)
De preliminära redovisningar och slutliga redovisningar som avses i artiklarna 147 och 148 i budgetförordningen får sändas in elektroniskt.
KAPITEL 2
Bokföring
Avsnitt 1
Uppläggning av räkenskaperna
Artikel 235
Uppläggning av räkenskaperna
(Artikel 151 i budgetförordningen)
1. Räkenskapsföraren vid samtliga institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska sammanställa och uppdatera dokumentation över hur räkenskaperna är upplagda och vilka rutiner som tillämpas vid den institution eller det organ som han eller hon arbetar för.
2. Budgetens inkomster och utgifter ska registreras i det datasystem som avses i artikel 236 i enlighet med transaktionens ekonomiska natur, som löpande inkomster eller utgifter eller som kapital.
Artikel 236
Datasystem
(Artikel 151 i budgetförordningen)
1. Räkenskaperna ska föras med hjälp av ett integrerat datorsystem.
2. Om räkenskaperna förs i flera datorstödda system eller underindelningar av dessa ska alla beståndsdelarna i systemen beskrivas på ett uttömmande sätt.
Av dessa beskrivningar ska framgå vilken typ av uppgifter som förs in i varje system eller underindelning, och det ska också anges tydligt hur de enskilda transaktionerna hanteras i systemet. Det ska vidare framgå hur systemet garanterar att en komplett verifieringskedja kan ställas samman för varje transaktion, och för varje ändring i datorsystemet eller i underindelningarna så att det när som helst ska vara möjligt att fastställa såväl ändringarnas natur som upphovsman.
I beskrivningarna av de datorstödda redovisningssystemen samt underindelningarna av dessa ska det i förekommande fall anges hur de är kopplade till det centrala redovisningssystemet (särskilt vad gäller överföring av uppgifter och avstämning av saldon).
3. Tillträdet till systemet och dess underindelningar ska vara begränsat till de personer som tas upp på en förteckning över godkända användare, vilken ska sammanställas och hållas uppdaterad av varje institution.
Avsnitt 2
Räkenskapsböcker
Artikel 237
Räkenskapsböcker
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Varje institution och varje organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska föra en dagbok, en huvudbok och åtminstone reskontra för gäldenärer, borgenärer och anläggningstillgångar, såvida detta inte är motiverat utifrån ett kostnads-/nyttoperspektiv.
Dessa räkenskapsböcker ska utgöras av elektroniska dokument över vilka räkenskapsföraren ska ha översikt och vars bevisvärde ska vara säkerställt.
De uppgifter som förs in i dagboken ska överföras till huvudboken, och ska vara indelade enligt den kontoplan som avses i artikel 212.
Dagboken och huvudboken får vara indelade i så många hjälpböcker som krävs med tanke på de bokförda transaktionernas betydelse samt övriga behov.
De uppgifter som förs in i hjälpböckerna ska sammanföras minst en gång per månad till respektive dagbok och huvudbok.
Artikel 238
Balansomslutning
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska upprätta en balansomslutning som upptar de allmänna räkenskaperna, inklusive saldon, med angivelse av följande:
a)
Kontonummer.
b)
Beteckning.
c)
Totalt belopp i debet.
d)
Totalt belopp i kredit.
e)
Saldo.
Artikel 239
Avstämning av konton
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Uppgifterna i huvudboken ska bevaras och sammanställas på så sätt att de kan styrka uppgifterna på vart och ett av de konton som ingår i balansomslutningen.
2. I fråga om inventarieförteckningen över anläggningstillgångarna är bestämmelserna i artiklarna 246-253 tillämpliga.
Avsnitt 3
Registrering
Artikel 240
Registrering i räkenskaperna
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Beloppen ska bokföras enligt principen om dubbel bokföring, enligt vilken varje kontorörelse eller förändring i räkenskaperna ska registreras genom att lika stora belopp förs upp i debet på relevant konto som i kredit på relevant konto.
2. Eurobeloppet för en transaktion som uttryckts i en annan valuta än euro ska beräknas och bokföras.
Transaktioner på konton som förs i nationell valuta ska justeras åtminstone varje gång kontona avslutas.
Denna justering ska ske på grundval av de kurser som fastställs i enlighet med artikel 6.
Den växelkurs som ska användas för omräkning mellan euro och andra valutor vid upprättandet av balansräkningen per den 31 december år N ska vara den som gällde den sista arbetsdagen år N.
3. Unionens redovisningsregler, som antas enligt artikel 152 i budgetförordningen, ska innehålla de bestämmelser om omräkning och omvärdering som krävs för den periodiserade redovisningen.
Artikel 241
Bokföringsnoteringar
(Artikel 154 i budgetförordningen)
För varje belopp som registreras i räkenskaperna ska anges dess ursprung, innehåll, på vilka konton det bokförs samt vilka styrkande handlingar det grundar sig på.
Artikel 242
Noteringar i dagboken
(Artikel 154 i budgetförordningen)
Transaktionerna ska bokföras i dagboken enligt någon av följande metoder, vilka inte ska utesluta varandra:
a)
Dagligen och varje transaktion för sig.
b)
Genom att transaktioner införs månatligen, förutsatt att dokumentationen bevaras så att varje enskild transaktion och dess datum kan identifieras.
Artikel 243
Validering av bokförda uppgifter
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. De uppgifter som bokförs i dagboken och i reskontra blir definitiva genom ett valideringsförfarande, varefter inga uppgifter får ändras eller tas bort.
2. För att definitivt fastställa transaktionernas kronologi och säkerställa att inga uppgifter längre kan ändras ska alla konton avslutas innan de slutliga redovisningarna läggs fram.
Avsnitt 4
Avstämning och kontroll
Artikel 244
Kontoavstämning
(Artikel 154 i budgetförordningen)
1. Saldona i balansomslutningen ska stämmas av regelbundet, och alltid i samband med det årliga avslutandet av kontona då de ska stämmas av mot uppgifterna i de förvaltningssystem som utanordnarna använder för bokföringen av tillgångar och skulder samt för den dagliga inmatningen av uppgifter i räkenskaperna.
2. Räkenskapsföraren ska regelbundet och alltid i samband med att kontona avslutas se till att banksaldona stämmer överens med verkligheten, och bland annat kontrollera
a)
banktillgodohavandena, genom avstämning mot kontoutdragen från finansinstituten, och
b)
kassabehållningen, genom avstämning mot uppgifterna i kassaböckerna.
Vad avser kontona för anläggningstillgångar ska motsvarande kontroll göras enligt bestämmelserna i artikel 250.
3. De interinstitutionella gemensamhetskontona ska stämmas av månatligen.
4. Interimskontona ska öppnas och granskas årligen av räkenskapsföraren. Utanordnaren ska vara ansvarig för dessa konton, och han eller hon ska avveckla dem så snart som möjligt.
Avsnitt 5
Budgeträkenskaper
Artikel 245
Innehåll och förande av budgeträkenskaperna
(Artikel 156 i budgetförordningen)
1. Budgeträkenskaperna ska för varje underavdelning i budgeten utvisa följande:
a)
I fråga om utgifter:
i)
De anslag som godkänts i den ursprungliga budgeten, de anslag som tas upp i ändringsbudgetar, de anslag som överförts från tidigare budgetår, de anslag som avdelats som en följd av inkomster avsatta för särskilda ändamål, överföringar av anslag samt summan av de disponibla anslagen.
ii)
Åtaganden som ingåtts och betalningar som utförts under budgetåret.
b)
I fråga om inkomster:
i)
Beräkningar som tas upp i den ursprungliga budgeten, beräkningar som tas upp i ändringsbudgetar, inkomster avsatta för särskilda ändamål och det totala beloppet av de således fastställda beräkningarna.
ii)
Fastställda fordringar och inkasserade belopp under budgetåret i fråga.
c)
En förteckning över obetalda åtaganden och utestående fordringar från tidigare budgetår.
De åtagandebemyndiganden och betalningsbemyndiganden som avses i första stycket led a ska tas upp var för sig.
De övergripande preliminära åtagandena inom garantisektionen vid Europeiska garantifonden för jordbruket (nedan kallad EGFJ) och de motsvarande betalningarna ska registreras i budgeträkenskaperna.
Dessa åtaganden ska anges i förhållande till de totala anslagen till EGFJ.
2. Genom budgeträkenskaperna ska följande tydligt framgå:
a)
Användningen av överförda anslag och budgetårets anslag.
b)
Slutbetalningen av utestående åtaganden.
På inkomstsidan ska utestående fordringar från tidigare budgetår redovisas separat.
3. Budgeträkenskaperna kan ställas upp i form av en kostnadsredovisning.
4. Budgeträkenskaperna ska föras med datorstöd och vara ordnade antingen i böcker eller elektroniska filer.
KAPITEL 3
Inventarieförteckning över anläggningstillgångar
Artikel 246
Inventarieförteckning över anläggningstillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Systemet för förteckning över anläggningstillgångar ska upprättas av utanordnaren med stöd från räkenskapsföraren. Från inventarieförteckningen hämtas de uppgifter som krävs för redovisningssystemet samt för en effektiv förvaring av tillgångarna.
Artikel 247
Förvaring och skötsel av tillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Varje institution och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska fastställa regler för förvaring och skötsel av de tillgångar som tas upp i deras respektive balansräkningar och utse de avdelningar som ska ansvara för inventarieförteckningen.
Artikel 248
Upptagande av tillgångar i inventarieförteckningen
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Förvärv av tillgångar ska tas upp i inventarieförteckningen och bokföras på kontona för anläggningstillgångar om inköpspriset eller tillverkningskostnaden är lika med eller överstiger det värde som anges i de redovisningsregler för unionen som antas i enlighet med artikel 152 i budgetförordningen, förutsatt att tillgångarna i fråga utnyttjas längre än ett år och det inte rör sig om förbrukningsvaror.
Artikel 249
Uppgifter om tillgångar i inventarieförteckningen
(Artikel 157 i budgetförordningen)
I inventarieförteckningen ska varje tillgång förses med en lämplig beskrivning, uppgift om var tillgången förvaras, eller för lös egendom ansvarig avdelning eller person, anskaffningsdag samt pris per enhet.
Artikel 250
Kontroller av inventarieförteckningen gällande lös egendom
(Artikel 157 i budgetförordningen)
När de institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen utför kontroller av inventarieförteckningen ska detta ske på ett sätt som garanterar att all lös egendom existerar i verkligheten och överensstämmer med inventarieförteckningen. Kontrollerna ska genomföras som ett led i ett årligt revisionsprogram, utom vad gäller materiella anläggningstillgångar och immateriella tillgångar, för vilka kontrollerna ska ske minst vart tredje år.
Artikel 251
Vidareförsäljning av tillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
När institutionerna och de organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen vidareförsäljer tillgångar får inte dess ledamöter, tjänstemän eller anställda förvärva dessa tillgångar annat än på offentlig auktion.
Artikel 252
Förfarande för försäljning av anläggningstillgångar
(Artikel 157 i budgetförordningen)
1. Försäljning av materiella tillgångar ska föregås av lämplig lokal annonsering om inköpspriset per enhet är lika med eller överstiger 8 100 euro. Minst 14 kalenderdagar måste förflyta mellan den sista annonseringen och försäljningsavtalets ingående.
Sådan försäljning som avses i första stycket ska meddelas genom ett meddelande om försäljning i Europeiska unionens officiella tidning om inköpspriset per enhet är 391 100 euro eller mer. Sådana försäljningar kan även annonseras på lämpligt sätt i medlemsstaternas press. Minst en månad måste förflyta mellan dagen för offentliggörandet av meddelandet i Europeiska unionens officiella tidning och försäljningsavtalets ingående.
2. De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får avstå från att annonsera om kostnaderna för sådan annonsering förväntas överstiga den förväntade avkastningen av transaktionen.
3. De institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen ska alltid sträva efter att erhålla bästa möjliga pris vid försäljning av materiella tillgångar.
4. Punkterna 1, 2 och 3 ska inte vara tillämpliga på försäljning mellan unionsinstitutioner och de unionsorgan som avses i artikel 208 i budgetförordningen.
Artikel 253
Hur materiella tillgångar ska avyttras
(Artikel 157 i budgetförordningen)
Om egendom i inventarieförteckningen, inklusive byggnader, säljs, skänks bort, skrotas, hyrs ut eller saknas på grund av svinn eller stöld eller av någon annan anledning ska en redogörelse eller en rapport utarbetas av utanordnaren.
Det ska särskilt anges i redogörelsen eller rapporten om en tjänsteman eller anställd i unionen eller någon annan person är skyldig att på egen bekostnad ersätta den tillgång som avyttrats.
Om fast egendom eller större anläggningar ställs till förfogande gratis ska ett kontrakt upprättas, och Europaparlamentet och rådet ska få information om detta årligen i samband med budgetförslaget.
Ledamöter, tjänstemän eller andra anställda vid institutioner och organ som avses i artikel 141 i budgetförordningen får inte vara mottagare av egendom i inventarieförteckningen som skänks bort eller skrotas.
Artikel 254
Inventarieförteckning över och annonsering av försäljning vid unionens delegationer
(Artikel 157 i budgetförordningen)
1. De löpande förteckningarna över lös egendom som utgör unionens tillgångar ska för unionens delegationers vidkommande föras lokalt. De ska med jämna mellanrum sändas till de centrala avdelningarna i enlighet med de regler som antagits av respektive institution.
Lös egendom i transit till unionens delegationer ska föras upp på en preliminär lista före registrering i de löpande förteckningarna.
2. Annonsering av försäljning av lös egendom vid unionens delegationer ska ske enligt lokal praxis.
DEL TVÅ
SÄRSKILDA BESTÄMMELSER
AVDELNING I
FORSKNING
Artikel 255
Typindelning av åtgärderna
(Artikel 181 i budgetförordningen)
1. Direkta åtgärder ska genomföras av gemensamma forskningscentrumets anläggningar och i princip finansieras i sin helhet genom budgeten. Däribland ingår följande:
a)
Forskningsprogram.
b)
Grundforskning.
c)
Vetenskapliga och tekniska stödåtgärder av institutionell karaktär.
2. Gemensamma forskningscentrumet får delta i indirekta åtgärder enligt villkoren i artikel 183 i budgetförordningen.
3. De beräknade fordringar som avses i artikel 181.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.
Artikel 256
Ytterligare regler för gemensamma forskningscentrumet
(Artikel 183 i budgetförordningen)
1. Konkurrensutsatt verksamhet som bedrivs av gemensamma forskningscentrumet är följande:
a)
Uppgifter som utförs som ett resultat av bidrags- eller upphandlingsförfaranden.
b)
Verksamhet för tredje mans räkning.
c)
Tjänster av teknisk eller vetenskaplig natur inom ramen för administrativa överenskommelser med andra institutioner eller med kommissionens övriga avdelningar.
2. Om de åtgärder som gemensamma forskningscentrumet utför för tredje mans räkning kräver att ett upphandlingsförfarande genomförs, ska detta ske med hänsyn till principerna om öppenhet och likabehandling.
3. De beräknade fordringar som avses i artikel 183.2 i budgetförordningen ska översändas till räkenskapsföraren för registrering.
AVDELNING II
EXTERNA ÅTGÄRDER
KAPITEL 1
Allmänna bestämmelser
Artikel 257
Typer av åtgärder som får finansieras
(Artikel 184 i budgetförordningen)
Anslag till de åtgärder som avses i del 2 avdelning IV kapitel 1 i budgetförordningen får bl.a. användas för att finansiera upphandlingar och bidrag vari ingår räntesubventioner, särskilda lån, lånegarantier samt ekonomiskt stöd, stöd till ett lands budget samt andra former av understöd finansierade genom gemenskapsbudgeten.
KAPITEL II
Budgetstöd och förvaltningsfonder för flera givare
Artikel 258
Användning av budgetstöd
(Artikel 186 i budgetförordningen)
1. Om denna möjlighet medges i den grundläggande rättsakten får kommissionen bidra med sektorsvisa eller generella budgetstöd inom ett tredjeland, förutsatt att alla de följande villkoren är uppfyllda:
a)
Partnerlandets förvaltning av de offentliga finanserna är tillräckligt öppen, tillförlitlig och ändamålsenlig.
b)
Partnerlandet har infört tillräckligt trovärdiga åtgärder på sektorsnivå eller nationell nivå.
c)
Partnerlandet har infört stabilitetsinriktade makroekonomiska åtgärder.
2. Överenskommelserna med partnerländer ska innehålla en skyldighet för länderna i fråga att förse kommissionen med tillförlitlig och aktuell information som gör det möjligt för kommissionen att bedöma om villkoren i punkt 1 är uppfyllda.
Artikel 259
Unionens förvaltningsfonder för externa åtgärder
(Artikel 187 i budgetförordningen)
Bidragen från andra givare ska bokföras i det skede då de sätts in på förvaltningsfondens särskilda bankkonto; belopp i annan valuta ska bokföras till sitt värde i euro efter omräkning den dag då beloppet tas emot på det särskilda bankkontot.
Unionens bidrag ska överföras i god tid för att täcka förvaltningsfondens rättsliga åtaganden, med vederbörlig hänsyn tagen till de disponibla medel som lämnats av andra givare.
Räntor som genereras på förvaltningsfondens särskilda bankkonto ska investeras i förvaltningsfonden såvida inte något annat föreskrivs i akten om inrättandet av förvaltningsfonden.
Alla transaktioner som under året sker på det bankkonto som avses i tredje stycket ska redovisas korrekt i förvaltningsfondens räkenskaper.
En finansiell redovisning av de transaktioner som genomförts av varje förvaltningsfond ska sammanställas två gånger per år av utanordnaren.
Förvaltningsfonderna ska vara föremål för en oberoende extern revision varje år.
Förvaltningsfondens styrelse ska godkänna den årsrapport för fonden som upprättats av utanordnaren tillsammans med den årsredovisning som räkenskapsföraren upprättat. Dessa rapporter ska bifogas den delegerade utanordnarens årliga verksamhetsrapport och läggas fram för Europaparlamentet och rådet inom förfarandet för att bevilja kommissionen ansvarsfrihet.
Reglerna för styrelsens sammansättning och dess interna regler ska fastställas i akten om förvaltningsfondens inrättande, vilken antas av kommissionen, och givarna ska rätta sig efter dessa regler. Reglerna ska garantera att givarna är rättvist företrädda och innehålla ett krav på att kommissionen ska tillstyrka det slutliga beslutet om användningen av medlen.
KAPITEL III
Upphandling
Artikel 260
Hyra av byggnader
(Artikel 190 i budgetförordningen)
Administrationsanslag får inom området för externa åtgärder inte användas för att finansiera upphandlingskontrakt som avser anläggningstillgångar, med undantag för hyreskontrakt för byggnader som redan är uppförda när kontraktet undertecknas. Sådana upphandlingsförfaranden ska offentliggöras enligt artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Till upphandling av tjänster räknas upphandling som avser undersökningar och tekniskt stöd.
En upphandling ska anses gälla undersökning om det tjänstekontrakt som sluts mellan leverantören och den upphandlande myndigheten bland annat omfattar studier som syftar till att välja ut och förbereda projekt, genomförbarhetsstudier, ekonomiska undersökningar, marknadsundersökningar, tekniska undersökningar, utvärderingar eller revision.
En upphandling ska anses gälla tekniskt stöd om leverantören ansvarar för rådgivning, ledning eller övervakning av ett projekt eller för att tillhandahålla experter på villkor som anges i kontraktet.
2. Om ett tredje land genom avdelningar eller enheter som är under offentligt delägande eller inflytande förfogar över experter som besitter de nödvändiga kvalifikationerna får dessa avdelningar eller enheter genomföra kontrakten i egen regi.
Artikel 262
Särskilda bestämmelser om beloppsgränser och förfaranden för tilldelning av externa kontrakt
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Artiklarna 123-126, med undantag för definitionerna, samt artiklarna 127.3 och 127.4, 128, 134-137, 139.3-6, 148.4, 151.2, 152-158, 160 och 164 i denna förordning ska inte tillämpas på kontrakt som ingås av upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 i budgetförordningen eller för deras räkning.
Tillämpningen av upphandlingsbestämmelserna i detta kapitel ska regleras genom ett beslut av kommissionen, och ska innefatta lämpliga kontroller som ska göras av den behöriga utanordnaren när det inte är kommissionen som är upphandlande myndighet.
2. Om inte förfarandena som anges i bestämmelserna i punkt 1 iakttas, berättigar utgifterna för de aktuella transaktionerna inte till finansiering från unionen.
3. Bestämmelserna i detta kapitel ska inte tillämpas på de upphandlande myndigheter som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen i de fall då kommissionen, efter kontroll enligt artikel 61 i budgetförordningen, har gett dessa myndigheter befogenhet att använda sina egna upphandlingsbestämmelser.
Artikel 263
Annonsering och principen om icke-diskriminering
(Artiklarna 190 och 191 i budgetförordningen)
1. Kommissionen ska anta de bestämmelser som behövs för att få till stånd ett så brett deltagande som möjligt i unionens upphandlingsförfaranden under villkor som är lika för alla deltagare. Detta innebär särskilt följande:
a)
Förhandsinformation, meddelande om upphandling och meddelande om tilldelning av kontrakt ska offentliggöras i lämplig form och i tillräckligt god tid.
b)
Det får inte förekomma någon diskriminering eller några tekniska begränsningar som hindrar ett brett deltagande på lika villkor för de fysiska och juridiska personer som avses i artikel 182 i budgetförordningen.
2. Artiklarna 265.5, 267.3 och 269.4 ska inte påverka användningen av e-upphandling.
Artikel 264
Offentliggörande
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Förhandsmeddelande om internationella upphandlingar ska översändas till Publikationsbyrån så tidigt som möjligt när det gäller upphandling av varor och tjänster och snarast möjligt efter ett beslut om godkännande av ett program avseende bygg- och anläggningsarbeten.
2. Vid tillämpningen av detta kapitel ska meddelandena om upphandling offentliggöras i följande former:
a)
Åtminstone i Europeiska unionens officiella tidning och via internet när det gäller internationell upphandling:
b)
Åtminstone i mottagarlandets officiella tidning eller i motsvarande medium om det gäller lokal upphandling.
Om ett meddelande om upphandling även offentliggörs lokalt, ska detta ske samtidigt och med exakt samma lydelse som i Europeiska unionens officiella tidning och på internet. Offentliggörandet i Europeiska unionens officiella tidning och på internet ska ske på kommissionens ansvar. Om meddelandet offentliggörs lokalt får detta skötas av sådana organ som avses i artikel 190.2 b i budgetförordningen.
3. Meddelandet om tilldelning av kontrakt ska sändas när kontraktet undertecknas, utom om kontraktet, när det fortfarande är nödvändigt, belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av Europeiska unionens vitala intressen så fordrar, om mottagarlandet kräver det eller om publiceringen av meddelandet inte bedöms vara lämplig.
Artikel 265
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av tjänster
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. I fråga om beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av tjänster:
a)
Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro:
i)
Selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
ii)
Öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: Förhandlat förfarande under konkurrens enligt punkt 3 i denna artikel, eller ett ramavtal.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
2. Vid selektivt internationellt anbudsförfarande enligt punkt 1 a ska det anges i meddelandet om upphandling hur många anbudssökande som kommer att uppmanas att lämna anbud. Vid upphandling av tjänster ska minst fyra kandidater uppmanas att lämna anbud. Antalet anbudssökande som ges möjlighet att lämna anbud ska vara tillräckligt stort för att skapa en reell konkurrens.
En förteckning över de anbudssökande som valts ut ska offentliggöras på kommissionens webbplats.
Om antalet anbudssökande som uppfyller urvalskriterierna eller minimikraven i fråga om kapacitet inte når upp till minimiantalet får den upphandlande myndigheten uppmana endast dem som uppfyller kriterierna att lämna anbud.
3. Vid det förhandlade förfarande som anges i punkt 1 b ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre anbudsgivare som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbudsgivarna i ett förhandlat förfarande under konkurrens kan väljas från en på lämpligt sätt offentliggjord förteckning över potentiella leverantörer enligt artikel 136.1 b. Förteckningen ska upprättas efter en uppmaning till intresseanmälan och ska gälla i högst fem år från den dag då den offentliggjorts. Förteckningen får omfatta delförteckningar. Alla intresserade kan lämna in en ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, utom under periodens sista tre månader. Om ett kontrakt ska tilldelas ska den upphandlande myndigheten uppmana samtliga potentiella leverantörer i förteckningen eller delförteckningen att lämna anbud.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
4. För juridiska tjänster enligt CPV-nomenklaturen får de upphandlande myndigheterna använda förhandlat förfarande under konkurrens oavsett kontraktets uppskattade värde.
5. Anbuden ska sändas i dubbla kuvert, dvs. i ett ytterkuvert eller paket som ska innehålla två skilda och plomberade innerkuvert med påskriften ”tekniskt anbud” (kuvert A) och ”finansiellt anbud” (kuvert B). På ytterkuvertet ska följande upplysningar anges:
a)
Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.
b)
Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.
c)
I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.
d)
Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Om möten får hållas enligt upphandlingsdokumenten kan utvärderingskommittén arrangera dessa möten med de ledande personerna för de expertgrupper som föreslås av var och en av de anbudsgivare som lämnat in tekniskt godtagbara anbud, efter att först skriftligen ha sammanställt sina preliminära slutsatser men före den slutliga utvärderingen av anbuden ur teknisk synvinkel. I dessa fall ska experterna, i första hand gemensamt om de utgör en sammanhållen arbetsgrupp, utfrågas av utvärderingskommittén och tiden som förflyter mellan de olika mötena ska vara såpass kort att en jämförelse blir möjlig. Mötena ska hållas enligt en av juryn på förhand fastställd modell, som sedan tillämpas på de olika expertgrupperna. Datum och tidpunkt för mötet ska meddelas anbudsgivarna minst tio kalenderdagar i förväg. Vid fall av force majeure som förhindrar anbudsgivaren att närvara vid mötet ska denne få en ny kallelse.
6. Tilldelningskriterierna ska användas för att hitta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Vid urvalet av det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet ska den tekniska kvaliteten vägas mot priset enligt en fördelningsnyckel på 80/20 där, för detta ändamål,
a)
de poäng som ges till tekniska anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,80 och
b)
de poäng som ges till finansiella anbud ska multipliceras med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av tjänster
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. För kontrakt om leverans av tjänster kan de upphandlande myndigheterna använda sig av ett förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud under följande omständigheter:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 104.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om tjänsterna i fråga ska utföras av offentliga organ, institutioner eller sammanslutningar utan vinstsyfte, och arbetet är av institutionell art eller syftar till att genomföra stödåtgärder av social karaktär till förmån för medborgarna.
c)
Om det gäller fortsatta leveranser av tjänster för vilka åtaganden redan ingåtts, på de villkor som anges i punkt 2.
d)
Om ett anbudsförfarande eller ett försök att använda ett ramavtal genomförts utan godtagbart resultat, dvs. inget anbud har kommit in som hållit den kvalitet i förhållande till pris som eftersökts, i vilket fall den upphandlande myndigheten efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet efter eget val får inleda förhandlingar med en eller flera anbudsgivare som deltagit i anbudsförfarandet, förutsatt att de grundläggande villkoren för upphandlingen inte ändras på ett väsentligt sätt.
e)
Om kontraktet följer på en formgivningstävling, då det enligt bestämmelserna ska tilldelas vinnaren eller en av vinnarna i denna tävling, i vilket fall samtliga vinnare ska kallas till förhandlingar.
f)
Om tjänsterna av tekniska skäl eller på grund av ensamrätt bara kan utföras av en viss tjänsteleverantör.
g)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
h)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
I sådant arbete av institutionell art som avses i första stycket led b ingår tjänster som är direkt kopplade till de offentligrättsliga organens lagstadgade uppdrag.
2. De fortsatta tjänster inom ramen för ett befintligt åtagande som avses i punkt 1 c är följande:
a)
Kompletterande tjänster, som inte ingår i det ursprungliga kontraktet men som till följd av oförutsedda händelser blivit nödvändiga för att kontraktet ska kunna fullföljas, får upphandlas genom förhandlat förfarande, förutsatt att den kompletterande tjänsten varken tekniskt eller ekonomiskt kan separeras från det ursprungliga kontraktet utan att detta orsakar betydande svårigheter för den upphandlande myndigheten och det totala värdet på de kompletterande tjänsterna inte överstiger 50 % av värdet på det ursprungliga kontraktet.
b)
Kompletterande tjänster som utgör en repetition av liknande tjänster som utförts tidigare av en tjänsteleverantör som redan tilldelats ett kontrakt för ändamålet, på villkor att
i)
ett meddelande om upphandling har offentliggjorts för det föregående kontraktet och möjligheten att använda ett förhandlat förfarande för nya tjänster inom ramen för samma projekt samt uppskattade kostnader tydligt angetts i det ursprungliga meddelandet om upphandling,
ii)
det förlängda kontraktet varken har ett större värde eller en längre löptid än det ursprungliga kontraktet.
Artikel 267
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av varor
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. De beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen är för varuupphandlingar de följande:
a)
Upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro: öppna internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett ramavtal eller något av följande:
i)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 100 000 euro, men är lägre än 300 000 euro: öppna lokala anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.
ii)
För upphandlingar vars värde är lägre än 100 000 euro: förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2.
c)
Betalningar för utgifter som understiger eller är lika med 2 500 euro får ske genom en enkel betalning mot faktura utan föregående godkännande av ett anbud.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
2. Vid det förfarande som avses i punkt 1 b ii i denna artikel ska den upphandlande myndigheten upprätta en förteckning över minst tre leverantörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
3. Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska anges
a)
den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna,
b)
referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras,
c)
i förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser,
d)
angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.
4. När det gäller varuleveranser som inte innefattar service efter upphandlingen ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.
Om det föreligger erbjudanden om service efter upphandlingen eller om särskild utbildning om den levererade produkten och dessa erbjudanden tillmäts stor vikt, ska det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet väljas, med hänsyn tagen till både priset och den tekniska kvaliteten på den tjänst som erbjuds.
Artikel 268
Användning av det förhandlade förfarandet för varuupphandlingar
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Kontrakt om leverans av varor får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om detta motiveras av varans natur eller karakteristik, till exempel om kontraktet bara kan uppfyllas av en leverantör som innehar ett patent eller en licens.
c)
Då det gäller ytterligare leveranser från den ursprunglige leverantören, vilka är avsedda antingen som delersättning för normala leveranser eller installationer, eller som utökning av redan förekommande leveranser eller installationer, om ett byte av leverantör skulle tvinga den upphandlande myndigheten att anskaffa materiel med andra tekniska egenskaper, som skulle medföra bristande kompatibilitet eller orimliga tekniska svårigheter vid drift och underhåll.
d)
Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.
e)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
f)
Om det rör sig om kontrakt om leverans av varor som offererats och förvärvats på en varumarknadsplats.
g)
Vid kontrakt om inköp av varor på särskilt gynnsamma villkor, antingen hos en varuleverantör som slutgiltigt avslutar sin affärsverksamhet eller hos en god man eller en likvidator vid insolvensförfarande, offentligt ackord eller förfarande av liknande slag som finns i nationell lagstiftning.
h)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
I de fall som avses i första stycket led d får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.
2. För tillämpningen av punkt 1 a ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
Artikel 269
Beloppsgränser och förfaranden för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. För beloppsgränser och förfaranden som avses i artikel 190 i budgetförordningen gäller följande för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten:
a)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 5 000 000 euro, något av följande:
i)
Ett öppet internationellt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
ii)
I fråga om vissa typer av bygg- och anläggningsarbeten: selektiva internationella anbudsförfaranden i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 a.
b)
För upphandlingar vars värde är lika med eller överstiger 300 000 euro, men är lägre än 5 000 000 euro: ett öppet lokalt anbudsförfarande i den mening som avses i artiklarna 127.2 och 264.2 b.
c)
För upphandlingar vars värde är lägre än 300 000 euro: ett förhandlat förfarande under konkurrens i den mening som avses i punkt 2 i denna artikel.
Kontrakt vars värde är lägre än eller lika med 20 000 euro får tilldelas även om bara ett anbud lämnats.
2. Vid förhandlat förfarande enligt punkt 1 c i denna artikel ska den upphandlande myndigheten göra upp en förteckning över minst tre entreprenörer som den själv valt ut. Detta förfarande som innefattar en begränsad konkurrens utan offentliggörande benämns förhandlat förfarande under konkurrens och omfattas inte av artikel 129.
Anbuden ska öppnas och bedömas av en utvärderingskommitté med den tekniska och administrativa kompetens som krävs. Kommitténs medlemmar ska underteckna en försäkran om att de är opartiska.
Om den upphandlande myndigheten efter att ha rådfrågat anbudsgivarna bara tar emot ett anbud som uppfyller de administrativa och tekniska kraven får kontraktet tilldelas under förutsättning att tilldelningskriterierna uppfylls.
3. Urvalskriterierna är avsedda att avgöra anbudsgivarens förmåga att genomföra liknande typer av kontrakt, särskilt genom bedömning av liknande arbeten som genomförts under de senaste åren. När urvalet görs och de anbud som inte är formellt korrekta har gallrats ut ska priset vara det enda tilldelningskriteriet.
4. Alla anbud av teknisk och finansiell art ska läggas i ett plomberat innerkuvert som ska placeras i ett yttre kuvert; på det plomberade innerkuvertet ska följande anges:
a)
Den adress dit anbuden ska skickas enligt ansökningshandlingarna.
b)
Referensnumret för det meddelande om upphandling som besvaras.
c)
I förekommande fall vilket delkontrakt eller motsvarande som anbudet avser.
d)
Angivelsen ”Får ej öppnas förrän vid det tillfälle då alla anbud öppnas samordnat”, vilket ska anges på samma språk som används i meddelandet om upphandling.
Anbuden ska öppnas offentligt av den kommitté som ska bedöma dem på den dag och tidpunkt som fastställts. Vid det offentliga öppnandet av anbuden ska anbudsgivarnas namn, de föreslagna priserna, förekomsten av en säkerhet i de fall en sådan krävs samt alla andra formella uppgifter som den upphandlande myndigheten anser relevanta tillkännages.
Artikel 270
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av bygg- och anläggningsarbeten
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Kontrakt om leverans av bygg- och anläggningsarbeten får i följande fall tilldelas efter förhandlat förfarande på grundval av ett enda anbud:
a)
Om det inte går att tillämpa tidsfristerna i artikel 111.1 a, b och c i budgetförordningen på grund av synnerlig brådska som uppstått på grund av händelser som inte kunnat förutses av den upphandlande myndigheten.
b)
Om det gäller kompletterande arbeten som inte anges i det ursprungliga kontraktet men som blivit nödvändiga på grund av oförutsedda omständigheter och som krävs för att bygg- och anläggningsarbetet i fråga ska kunna slutföras, på de villkor som anges i punkt 2.
c)
Om anbudsförfarandet inte har givit något resultat, dvs. då inget tekniskt eller ekonomiskt godtagbart anbud har kommit in.
d)
Om kontraktet belagts med sekretess, om fullgörandet av det måste åtföljas av särskilda säkerhetsåtgärder, om skyddet av unionens vitala intressen så fordrar eller om mottagarlandet kräver det.
e)
När ett nytt kontrakt ska ingås till följd av att ett befintligt kontrakt sagts upp i förtid.
För tillämpningen av första stycket led a i denna punkt ska synnerlig brådska också anses föreligga i sådana krissituationer som avses i artikel 190.2. Den delegerade utanordnaren ska där så krävs och efter samråd med de övriga delegerade utanordnarna som berörs fastställa att en krissituation råder och ompröva sitt beslut enligt gällande regler och med respekt för principen om sund ekonomisk förvaltning.
I de fall som avses i första stycket led c får den upphandlande myndigheten, efter att formellt ha annullerat anbudsförfarandet, förhandla enskilt med en eller flera anbudsgivare som den själv väljer bland dem som deltog i anbudsförfarandet, förutsatt att de ursprungliga villkoren för upphandlingen inte väsentligt ändras.
2. De kompletterande arbeten som avses i punkt 1 b ska utföras av den entreprenör som redan genomför det ursprungliga bygg- och anläggningsarbetet, förutsatt att
a)
dessa arbeten av tekniska eller finansiella skäl inte kan avskiljas från huvudkontraktet utan stora olägenheter för mottagaren,
b)
dessa arbeten - oavsett om de går att avskilja från huvudkontraktet - är absolut nödvändiga för att arbetet ska kunna slutföras,
c)
det totala värdet av tilldelade kontrakt på tillkommande arbeten inte överstiger 50 % av värdet av det ursprungliga kontraktet.
Artikel 271
Användning av det förhandlade förfarandet för upphandlingar av fast egendom
(Artikel 190 i budgetförordningen)
Sådan upphandling av fast egendom som avses i artikel 260 får ske genom förhandlat förfarande sedan den lokala marknaden kartlagts.
Artikel 272
Val av upphandlingsförfarande vid blandad upphandling
(Artikel 190 i budgetförordningen)
När det gäller upphandling som omfattar såväl tjänster som varor eller bygg- och anläggningsarbeten ska den upphandlande myndigheten, förutsatt att kommissionen i förväg godkänt detta och inte själv är upphandlande myndighet, själv fastställa beloppsgränserna och förfarandena beroende på vilka som är de tyngst vägande komponenterna i upphandlingen, bland annat ur operativ synvinkel.
Artikel 273
Upphandlingsdokument
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. De upphandlingsdokument som avses i artikel 138 ska upprättas på grundval av bästa internationella praxis och enligt bestämmelser i detta kapitel när det gäller offentliggörande och kontakter mellan den upphandlande myndigheten och anbudsgivarna.
2. När det gäller upphandling av tjänster ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Typ av upphandling.
ii)
Tilldelningskriterierna och de olika kriteriernas relativa betydelse.
iii)
Om möten får hållas och i så fall vid vilka tidpunkter.
iv)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
v)
Om det är tillåtet att lägga ut delar av kontraktet på underentreprenad och i så fall i vilken utsträckning.
vi)
Hur stor budget som totalt sett är disponibel för upphandlingen.
vii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
En selektiv förteckning över antagna anbudssökande (där det ska anges att det inte får finnas någon koppling dem emellan).
c)
Allmänna villkor för tjänsteupphandlingar.
d)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
e)
En kravspecifikation som anger ungefärlig tidsplan för projektet och vid vilken tidpunkt de huvudsakliga experterna behöver vara disponibla.
f)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren.
g)
Formulär för insändandet.
h)
Upphandlingsformulär.
i)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för utbetalningar inom ramen för förfinansieringen.
Första stycket led h ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
3. När det gäller upphandling av varor ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Urvals- och tilldelningskriterier.
ii)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
iii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
Allmänna villkor för upphandling av varor.
c)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
d)
Teknisk bilaga med eventuella planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.
e)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.
f)
Formulär för insändandet.
g)
Upphandlingsformulär.
h)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för
i)
anbudet,
ii)
förfinansieringen,
iii)
ett korrekt genomförande.
Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
4. När det gäller upphandling av bygg- och anläggningsarbeten ska upphandlingsdokumenten innehålla följande:
a)
En instruktion till anbudsgivarna där bland annat följande ska anges:
i)
Urvals- och tilldelningskriterier.
ii)
Om det är tillåtet att lägga fram alternativa anbud.
iii)
I vilken valuta anbudet ska uttryckas.
b)
Allmänna villkor för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
c)
Särskilda villkor vars syfte är att precisera, komplettera eller ange undantag från de allmänna villkoren.
d)
Tekniska bilagor med planer, tekniska specifikationer och ungefärlig tidsplan för kontraktets genomförande.
e)
Ett underlag för prisangivelse, som ska fyllas i av anbudsgivaren samt detaljerade prisuppgifter.
f)
Formulär för insändandet.
g)
Upphandlingsformulär.
h)
I förekommande fall, formulär avseende säkerhet som ska ställas av en bank eller motsvarande institut för
i)
anbudet,
ii)
förfinansieringen,
iii)
ett korrekt genomförande.
Första stycket led g ska inte vara tillämpligt på fall då kontraktsmallen inte kan användas på grund av vederbörligen motiverade exceptionella omständigheter.
5. I händelse av motstridighet mellan de särskilda villkor som avses i punkterna 2 d, 3 c och 4 c och de allmänna villkoren ska de särskilda villkoren ha företräde.
6. Om en upphandlande myndighet kräver uppvisande av intyg utfärdat av ett oberoende organ om att den ekonomiske aktören iakttar vissa kvalitetssäkringsstandarder, ska myndigheten hänvisa till kvalitetssäkringssystem som bygger på relevanta europeiska standarder på området eller, i tillämpliga fall, internationella standarder certifierade av organ som uppfyller europeiska eller internationella standarder för certifiering. Den ska även godta andra bevis på likvärdiga kvalitetssäkringsåtgärder som lämnas av ekonomiska aktörer.
Artikel 274
Säkerheter
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Med undantag från artikel 163 ska säkerheter som ställts i förväg uttryckas i euro eller i den valuta som anges i det kontrakt som de täcker.
2. För bygg- och anläggningsarbeten kan den upphandlande myndigheten kräva en säkerhet enligt detta kapitel som utgör 1-2 % av kontraktens sammanlagda värde. Säkerheten ska uppfylla bestämmelserna i artikel 163. Säkerheten frisläpps när kontraktet har undertecknats. Den tas i anspråk om inget anbud inkommit den dag som fastställts som sista anbudsdag eller om ett anbud sedermera dras tillbaka.
3. Den upphandlande myndigheten får begära en säkerhet för att garantera ett korrekt genomförande av kontraktet, varvid säkerheten ska motsvara ett belopp som fastställs i upphandlingsdokumenten och som motsvarar mellan 5 % och 10 % av det samlade kontraktsvärdet när det gäller kontrakt om varuleveranser eller bygg- och anläggningsarbeten. Säkerheten ska fastställas på grundval av objektiva kriterier som kontraktets typ och värde.
En säkerhet för att förpliktelserna fullgörs ska dock krävas när följande beloppsgränser överstigs:
a)
345 000 euro för upphandling av bygg- och anläggningsarbeten, och
b)
150 000 euro vid upphandling av varor.
Säkerheten ska minst gälla till dess att varorna har levererats eller bygg- och anläggningsarbetena slutförts. Om kontraktet inte genomförs tillfredsställande ska hela säkerheten tas i anspråk.
Artikel 275
Förfarandefrister
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Anbuden ska inkomma till den upphandlande myndigheten till den adress och före det datum och klockslag som anges i inbjudan att lämna in anbud. Tidsfristerna för mottagande av anbud eller ansökningar om att få lämna anbud ska fastställas av den upphandlande myndigheten, och ska vara så långa att berörda parter ges en rimlig tid för att sammanställa och lägga fram sina anbud.
När det gäller tjänstekontrakt ska anbudsfristen vara minst 50 dagar räknat från dagen då den inledande anbudsinfordran avsändes. I brådskande fall kan andra tidsfrister beviljas.
2. Anbudsgivarna kan ställa frågor skriftligen före sista anbudsdagen. Den upphandlande myndigheten ska besvara anbudsgivarnas frågor före sista anbudsdagen.
3. Vid selektiv internationell anbudsinfordran ska anbudsfristen vara minst 30 dagar räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling. Räknat från dagen då den inledande skrivelsen med uppmaning att lämna anbud avsändes ska tidsfristen för mottagande av anbud vara minst 50 dagar. I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
4. Vid öppen internationell anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:
a)
90 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
b)
60 dagar vid upphandling av varor.
I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
5. Vid öppen lokal anbudsinfordran ska tidsfristerna för mottagande av anbuden minst vara följande, räknat från dagen för offentliggörandet av meddelandet om upphandling:
a)
60 dagar vid upphandling av bygg- och anläggningsarbeten.
b)
30 dagar vid upphandling av varor.
I vissa undantagsfall kan andra tidsfrister beviljas.
6. Vid sådant förhandlat förfarande under konkurrens som avses i artiklarna 265.1 b, 267.1 c och 269.1 c ska anbudssökande ges minst 30 dagar att lämna in sina anbud, räknat från dagen för avsändandet av inbjudan att lämna anbud.
7. Tidsfristerna i punkterna 1-6 avser kalenderdagar.
Artikel 276
Utvärderingskommittéer
(Artikel 190 i budgetförordningen)
1. Alla ansökningar om att få delta med anbud och alla anbud som förklarats uppfylla villkoren ska utvärderas och rangordnas av en utvärderingskommitté på grundval av tidigare tillkännagivna uteslutnings-, urvals- och tilldelningskriterier. Kommittén ska bestå av ett ojämnt antal medlemmar, minst tre, som besitter den tekniska och administrativa kompetens som krävs för att göra en tillfredsställande bedömning av anbuden.
2. Såvida kommissionen inte är upphandlande myndighet har den rätt att begära en kopia av upphandlingsdokumenten, anbuden, bedömningen av anbuden samt de undertecknade kontrakten. Kommissionen kan delta som observatör vid öppnandet och bedömningen av anbuden.
3. Anbud ska avvisas om de inte innehåller alla de väsentliga delar som krävs enligt upphandlingsdokumenten, eller om de inte uppfyller de särskilda krav för den aktuella upphandlingsomgången som fastställs i dessa dokument.
Utvärderingskommittén eller den upphandlande myndigheten får emellertid uppmana den anbudssökande eller anbudsgivaren att komplettera eller precisera uppgifterna i de styrkande handlingar som ska framläggas för bedömningen av kriterierna för uteslutning, urval och tilldelning inom en tidsfrist som kommittén bestämmer och med respekt för principen om likabehandling.
4. I de fall av onormalt låga anbud som avses i artikel 151 ska kommissionen begära lämpliga klargöranden om anbudets sammansättning.
5. Vid upphandlingar vars värde inte överstiger 20 000 euro får man göra undantag från kravet på att inrätta en utvärderingskommitté.
KAPITEL IV
Bidrag
Artikel 277
Finansiering helt och hållet med unionsmedel
(Artikel 192 i budgetförordningen)
Undantag från kravet på samfinansiering ska motiveras i tilldelningsbeslutet.
AVDELNING III
EUROPEISKA BYRÅER
Artikel 278
Bestämmelser om europeiska byråer och inrättande av ytterligare byråer
(Artikel 195 i budgetförordningen)
De byråer som avses i artikel 195 i budgetförordningen är följande:
a)
Publikationsbyrån.
b)
Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.
c)
Europeiska byrån för uttagningsprov för rekrytering av personal samt Europeiska förvaltningsskolan, som är administrativt knuten till den förstnämnda.
d)
Byrån för löneadministration och utbetalningar till personalen.
e)
Infrastruktur- och logistikbyråerna i Bryssel och Luxemburg.
En eller flera institutioner kan inrätta ytterligare byråer om detta motiverats genom en studie av kostnadseffektiviteten och garanterar att unionens insats synliggörs.
Artikel 279
Delegering av befogenheter till europeiska interinstitutionella byråer
(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)
Varje institution är själv ansvarig när det gäller att ingå budgetmässiga åtaganden. Institutionerna får dock inom gränser och på villkor som de själva definierar delegera ansvaret för de följande leden i budgetförvaltningen till direktörerna för de europeiska interinstitutionella byråerna, bland annat det rättsliga åtagandet, kontrollen av utgifter, godkännande av utbetalningar och handläggning av inkomsttransaktioner.
Artikel 280
Särskilda regler för Publikationsbyrån
(Artiklarna 195 och 199 i budgetförordningen)
De institutioner som ger uppdrag åt Publikationsbyrån ska själva bestämma om sin policy för offentliggörande av handlingar. Nettoinkomsterna från försäljning av publikationer ska föras in i inkomstredovisningen för den institution som författat dem och betraktas som en inkomst avsatt för särskilt ändamål i enlighet med artikel 21 i budgetförordningen.
Artikel 281
Räkenskapsförarens delegering av vissa uppgifter
(Artikel 196 i budgetförordningen)
På förslag av varje byrås förvaltningskommitté får kommissionens räkenskapsförare till en av den berörda byråns anställda delegera några av sina uppgifter kopplade till de inkomst- och utgiftstransaktioner som ska skötas direkt av byrån.
Artikel 282
Likvida medel - bankkonton
(Artikel 196 i budgetförordningen)
Kommissionen får öppna bankkonton eller postgirokonton i en interinstitutionell byrås namn för att täcka dess behov av likvida medel, på begäran av byråns förvaltningskommitté. Det årliga saldot för varje byrås likvida medel ska stämmas av och regleras mellan byrån och kommissionen vid budgetårets slut.
AVDELNING IV
ADMINISTRATIVA ANSLAG
Artikel 283
Allmänna bestämmelser
(Artikel 201 i budgetförordningen)
De administrativa anslag som omfattas av bestämmelserna i denna avdelning är de som anges i artikel 41 i budgetförordningen.
Budgetmässiga åtaganden som avser administrativa anslag vilka är gemensamma för flera avdelningar i budgeten och förvaltas på ett övergripande plan får också bokföras övergripande i budgeträkenskaperna enligt den samlade redogörelse med en klassificering per typ som anges i artikel 25.
Motsvarande utgifter ska bokföras under de berörda budgetrubrikerna inom varje avdelning enligt samma fördelning som anslagen.
Artikel 284
Hyresgarantier
(Artikel 201 i budgetförordningen)
Institutionernas hyresgarantier ska utgöras av en banksäkerhet eller insättning på ett spärrat bankkonto som ska vara utställt i institutionens och hyresvärdens namn och uttryckt i euro, utom i vederbörligen motiverade fall.
När det gäller transaktioner i tredjeland får emellertid den behöriga utanordnaren, om det inte går att tillämpa någon av dessa former av hyresgarantier, acceptera andra former av garantier såvida dessa ger ett motsvarande skydd av unionens ekonomiska intressen.
Artikel 285
Förskott till institutionernas personal och ledamöter
(Artikel 201 i budgetförordningen)
Förskott får betalas ut till institutionernas personal och ledamöter enligt bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna.
Artikel 286
Fastigheter
(Artikel 203 i budgetförordningen)
1. De utgifter som avses i artikel 203.3 a i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnader. De ska inte innefatta avgifter.
2. Det förfarande för tidig information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen och det förfarande för förhandsgodkännande som avses i artikel 203.5 i budgetförordningen ska inte tillämpas när mark förvärvas kostnadsfritt eller för ett symboliskt belopp.
3. Det förfarande för tidig information och förhandsgodkännande som avses i artikel 203.3-203.7 i budgetförordningen ska inte tillämpas på fastigheter som används som bostad. Europaparlamentet och rådet får begära att den ansvariga institutionen lägger fram all information om fastigheter som används som bostad.
4. I fråga om fastighetsprojekt med koppling till unionens delegationer och kontor i tredjeland får den tidiga information som avses i artikel 203.4 i budgetförordningen under exceptionella eller brådskande politiska omständigheter presenteras tillsammans med själva fastighetsprojektet enligt artikel 203.5 i budgetförordningen. I sådana fall ska förfarandena för tidig information och förhandsgodkännande genomföras så snart som möjligt.
5. Förfarandet för förhandsgodkännande enligt artikel 203.5 och 203.6 i budgetförordningen ska inte gälla för förberedande kontrakt eller studier som behövs för att utvärdera fastighetsprojektets detaljerade kostnader och finansiering.
6. De tröskelvärden på 750 000 euro eller 3 000 000 euro som avses i artikel 203.7 ii, iii och iv i budgetförordningen ska omfatta kostnader för inredning av byggnaden. I fråga om hyror och nyttjanderättsavtal ska tröskelvärdena omfatta kostnader för inredning av byggnaden men inte andra avgifter.
7. Ett år efter den dag då budgetförordningen börjar tillämpas ska kommissionen rapportera om tillämpningen av förfarandena i artikel 203.3-203.8 i budgetförordningen.
AVDELNING V
EXPERTER
Artikel 287
Betalda experter
(Artikel 204 i budgetförordningen)
1. Till belopp under de tröskelvärden som avses i artikel 170.1 får betalda externa experter anlitas enligt förfarandet i punkt 2.
2. En uppmaning till intresseanmälan ska offentliggöras i Europeiska unionens officiella tidning eller, om det är nödvändigt att förbättra spridningen av informationen bland potentiella kandidater, på den berörda institutionens webbplats.
Uppmaningen till intresseanmälan ska innehålla en beskrivning av arbetsuppgifterna och deras varaktighet samt de fasta villkoren för ersättning. Dessa villkor kan bygga på enhetspriser.
En förteckning över experter ska upprättas efter uppmaningen till intresseanmälan. Förteckningen ska vara giltig i högst fem år från och med offentliggörandet eller under löptiden för ett flerårigt program som arbetsuppgifterna är kopplade till.
3. Alla intresserade fysiska personer kan lämna in sin ansökan när som helst under förteckningens giltighetsperiod, förutom under periodens sista tre månader. Betalda externa experter ska inte väljas ut för att utföra uppgifter som avses i artikel 204 i budgetförordningen om de befinner sig i en av de situationer som leder till uteslutning och som anges i artiklarna 106 och 107 i budgetförordningen.
4. Allt utbyte med de utvalda experterna, inklusive ingående av kontrakt och alla ändringar av dessa, får ske via säkra elektroniska system för utbyte som inrättats av kommissionen.
Dessa system ska uppfylla följande krav:
a)
Endast behöriga personer ska ha tillträde till systemen och de handlingar som överförs genom dem.
b)
Endast behöriga personer ska ha rätt att skriva under eller överföra handlingar genom systemen.
c)
Det ska finnas väl etablerade rutiner för hur behöriga personer ska identifieras.
d)
Tid och datum för elektroniska överföringar ska anges exakt.
e)
Handlingarnas helhet ska bevaras.
f)
Handlingarna ska förbli tillgängliga.
g)
I förekommande fall ska sekretess kring handlingarna bevaras.
h)
Skydd av personuppgifter enligt kraven i förordning (EG) nr 45/2001 ska garanteras.
Uppgifter som överförs eller tas emot av ett sådant system ska åtnjuta rättslig presumtion i fråga om integriteten och i fråga om de datum och tidpunkter för översändande eller mottagande som anges i systemet.
En handling som sänts eller anmälts via ett sådant system ska anses vara likvärdig med en handling i pappersform, ska godtas som bevis i rättsliga förfaranden, betraktas som ett original och åtnjuta presumtion om äkthet och integritet, förutsatt att den inte innehåller några dynamiska detaljer som automatiskt kan förändra den.
Den elektroniska underskrift som avses i andra stycket led b ska ha samma rättsliga verkan som handskrivna underskrifter.
5. Förteckningen över experter och föremålet för deras arbetsuppgifter ska offentliggöras årligen. Den ekonomiska ersättningen ska offentliggöras om den överstiger 15 000 euro för det arbete som utförts.
6. Punkt 5 ska inte gälla om ett sådant offentliggörande skulle utgöra en risk för enskildas fri- och rättigheter som skyddas av stadgan om grundläggande rättigheter i Europeiska unionen.
DEL TRE
ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER OCH SLUTBESTÄMMELSER
Artikel 288
Övergångsbestämmelser
Artiklarna 35-43 i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska fortsätta att tillämpas på åtaganden som gjorts till och med den 31 december 2013. Artiklarna 33-44 i denna förordning ska bara tillämpas på åtaganden som ingås från och med den 1 januari 2014.
När det gäller bidragsöverenskommelser som ingåtts och bidragsbeslut som anmälts senast den 31 december 2013 inom ramen för övergripande åtaganden som ingåtts under budgeten för 2012 eller tidigare år får den behöriga utanordnaren, med vederbörlig hänsyn tagen till principerna om öppenhet och likabehandling, fortsätta att tillämpa del I avdelning VI i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002.
Artikel 289
Upphävande
Förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska upphöra att gälla.
Hänvisningar till den upphävda förordningen ska anses som hänvisningar till denna förordning och ska läsas i enlighet med jämförelsetabellen i bilagan.
Artikel 290
Ikraftträdande
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Den ska tillämpas från och med den 1 januari 2013.
Artiklarna 216-226 ska dock tillämpas från och med den 1 januari 2014.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 29 oktober 2012.