NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
RÅDETS FÖRORDNING (EU) 2015/496
av den 17 mars 2015
om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens
EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING
med beaktande av fördraget om Europeiska unionens funktionssätt, särskilt artikel 352,
med beaktande av Europeiska kommissionens förslag,
efter översändande av utkastet till lagstiftningsakt till de nationella parlamenten,
med beaktande av Europaparlamentets godkännande,
i enlighet med ett särskilt lagstiftningsförfarande, och
av följande skäl:
(1)
I enlighet med rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv (1) ska unionens historiska arkiv bevaras och i möjligaste mån göras tillgängligt för allmänheten när en tidsperiod på 30 år har löpt ut.
(2)
Skyldigheten att inrätta historiska arkiv och i möjligaste mån göra handlingarna tillgängliga för allmänheten gäller för de institutioner som avses i förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 (nedan kallade institutionerna) enligt de villkor som föreskrivs i förordningen.
(3)
Enligt förordning (EEG, Euroatom) nr 354/83 får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig.
(4)
År 1984 beslutade Europaparlamentet, rådet och kommissionen att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens, där de görs tillgängliga för allmänheten. Den 17 december 1984 undertecknades ett kontrakt mellan Europeiska gemenskaperna, företrädda av kommissionen, och Europeiska universitetsinstitutet (nedan kallat deponeringskontraktet).
(5)
Senare beslutade Europeiska ekonomiska och sociala kommittén och Europeiska revisionsrätten att ansluta sig till deponeringskontraktet. Europeiska investeringsbanken deponerar sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på grundval av en separat överenskommelse med institutet som undertecknades den 1 juli 2005 och på grundval av de regler för historiska arkiv som antogs av bankens direktion den 7 oktober 2005 (2).
(6)
Italiens regering har gjort lämpliga lokaler permanent och kostnadsfritt tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet i syfte att säkerställa att de deponerade arkiven bevaras och skyddas i enlighet med internationellt vedertagna normer och kan studeras på plats.
(7)
Syftet med deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet är att göra arkiven tillgängliga på en och samma plats och främja studier av arkiven och forskning om den europeiska integrationens och de europeiska institutionernas historia. Europeiska universitetsinstitutet är ett ansett centrum för akademisk forskning och studier med inriktning på Europa och europeisk integration. Det har närmare 30 års erfarenhet av att handha unionens historiska arkiv, är utrustat med moderna förvaringsrum och forskningsfaciliteter som inrättats just med tanke på bevarandet av arkiven och studier av dessa arkiv och har ett internationellt anseende som centrum för institutionernas historiska arkiv.
(8)
Den fortsatta deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör integreras i unionslagstiftningen för att återspegla Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av arkiven.
(9)
Denna förordning bör gälla för alla institutioner och bör inte påverka deras skyldighet att göra deras historiska arkiv tillgängliga för allmänheten eller varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv.
(10)
Den särskilda karaktär som Europeiska unionens domstols (domstolen) och Europeiska centralbankens (ECB) verksamhet har innebär emellertid att det finns skäl att undanta de båda institutionerna från den skyldighet för institutionerna att deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet som föreskrivs i denna förordning. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.
(11)
Institutionerna och Europeiska universitetsinstitutet bör där så är möjligt göra de historiska arkiven tillgängliga i digitaliserad och digital form för att underlätta studier av dem på internet.
(12)
Personuppgifter i unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör behandlas i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (3).
(13)
Europeiska datatillsynsmannen har hörts av kommissionen om lagförslaget som har lett till den här förordningen, i enlighet med förordning (EG) nr 45/2001, och avgav ett yttrande om detta den 10 oktober 2012 (4).
(14)
Detaljerade bestämmelser för handhavandet av de historiska arkiven vid Europeiska universitetsinstitutet, inbegripet deras deponering, tillgänglighet och spridning av information, liksom för institutionernas och Europeiska universitetsinstitutets inbördes roller och ansvar, bör fastställas i ett ramavtal om partnerskap.
(15)
Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet bör finansieras via unionens allmänna budget och dessa kostnader bör bäras av alla deponerande institutioner.
(16)
Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 bör därför ändras i enlighet med detta.
HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.
Artikel 1
Förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 ska ändras på följande sätt:
1.
Artikel 8 ska ändras på följande sätt:
a)
Punkt 1 ska ersättas med följande:
”1. Varje institution med undantag av Europeiska unionens domstol (domstolen) och Europeiska centralbanken (ECB) ska vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens deponera de handlingar som ingår i dess historiska arkiv och som i enlighet med bestämmelserna i denna förordning har gjorts tillgängliga för allmänheten. Deponeringen ska ske i enlighet med bilagan.
Utan hinder av vad som sägs i första stycket får de deponerande institutionerna av rättsliga eller administrativa skäl undanta vissa originalhandlingar från deponeringen av handlingar vid Europeiska universitetsinstitutet. De ska i så fall deponera en mikroformskopia eller digital kopia av sådana handlingar.”
b)
Följande punkter ska läggas till:
”3. Domstolen och ECB får deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet på frivillig basis.
4. De deponerande institutionerna behåller äganderätten till sina arkiv och är ensamma ansvariga för sammanställningen av de handlingar och filer som deponeras vid eller på annat sätt görs tillgängliga för Europeiska universitetsinstitutet.
5. Deponeringen av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet ska inte påverka arkivens okränkbarhet enligt artikel 2 i protokollet nr 7 om Europeiska unionens immunitet och privilegier, som är fogat till fördraget om Europeiska unionen och fördraget om Europeiska unionens funktionssätt.
6. Europeiska universitetsinstitutet ska sörja för att de deponerade arkiven bevaras och skyddas. Bevarandet och skyddet ska stå i överensstämmelse med internationellt vedertagna normer för fysiskt skydd av arkiv och ska åtminstone uppfylla de tekniska regler och säkerhetsregler som gäller för bevarande och handhavande av offentliga arkiv i Italien. Med tanke på detta ska de deponerade handlingarna bevaras i specialbyggda förvaringsrum.
7. Europeiska universitetsinstitutet ska ensamt ansvara för personalen som handhar unionens historiska arkiv deponerade vid Europeiska universitetsinstitutet. Europeiska universitetsinstitutet ska se till att personal som har avdelats för att handha de historiska arkiven uppfyller kraven på yrkeskvalifikationer inom detta område.
8. Varje deponerande institution har rätt att erhålla information från Europeiska universitetsinstitutet om hur institutet handhar dess arkiv och att utföra inspektioner av sina arkiv.
9. Europeiska universitetsinstitutet ska göra de historiska arkiv som deponeras vid institutet enligt punkterna 1 och 3 tillgängliga för allmänheten. Institutionerna får också göra en kopia av sina historiska arkiv tillgänglig för allmänheten.
10. Kostnaderna för handhavandet av unionens historiska arkiv ska finansieras med bidrag från alla deponerande institutioner till den berörda budgetposten, inom gränserna för de årliga anslagen som gjorts tillgängliga av budgetmyndigheten i överensstämmelse med Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) nr 966/2012 av den 25 oktober 2012 om finansiella regler för unionens allmänna budget (5). Sådana finansiella bidrag ska inte täcka kostnader som hänför sig till tillhandahållandet och anpassningen av de byggnader och förvaringsrum som hyser arkiven respektive personalen.
Storleken på de bidrag som avses i första stycket ska vara proportionerliga till storleken på de deponerande institutionernas respektive tjänsteförteckning. Varje bidrag ska räknas om när nya institutioner börjar deponera sina historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet eller åtminstone vart femte år.
11. Institutet ska agera som registerförare i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001, på instruktioner från de deponerande institutionerna. Europeiska universitetsinstitutet ska behandla personuppgifter i institutionernas historiska arkiv i enlighet med skyddsåtgärderna i den förordningen.
12. Europeiska datatillsynsmannen ska fortsatt ha befogenhet att övervaka institutionernas behandling av personuppgifter i de historiska arkiv som deponerats vid Europeiska universitetsinstitutet.
2.
Artikel 9 ska ändras på följande sätt:
a)
Punkt 1 ska ersättas med följande:
”1. Varje institution ska anta interna regler om tillämpningen av denna förordning. Dessa regler ska omfatta regler om bevarande och offentliggörande av historiska arkiv och om skydd av personuppgifter i dem. Institutionerna ska i möjligaste mån göra sina arkiv tillgängliga för allmänheten med hjälp av elektroniska medel, inbegripet digitaliserade arkiv och ursprungsdigitala arkiv, och underlätta studier av arkiven på internet. De ska bevara handlingar som föreligger i format som tillgodoser särskilda behov (såsom blindskrift, stor text eller ljudupptagningar).”
b)
Följande punkt ska läggas till:
”3. Kommissionen ska för de deponerande institutionernas räkning ingå ett ramavtal om partnerskap med Europeiska universitetsinstitutet. Det ramavtalet om partnerskap ska inbegripa detaljerade bestämmelser om Europeiska universitetsinstitutet och institutionernas inbördes roller och ansvar för handhavandet av unionens historiska arkiv, inbegripet deras deponering, bevarande, tillgänglighet och spridning av information.”
3.
Texten i bilagan ska läggas till som en bilaga till förordning (EEG, Euratom) nr 354/83.
Artikel 2
Denna förordning träder i kraft dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.
Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.
Utfärdad i Bryssel den 17 mars 2015.