ДИРЕКТИВА 2014/55/ЕС НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 16 април 2014 година
относно електронното фактуриране при обществените поръчки
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 114 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта за законодателен акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Европейския икономически и социален комитет (1),
като взеха предвид становището на Комитета на регионите (2),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (3),
като имат предвид, че:
(1)
В държавите членки съществуват и се използват понастоящем няколко глобални, национални, регионални и частни стандарта за електронни фактури. Нито един от тези стандарти не е доминиращ и повечето от тях не са оперативно съвместими едни с други.
(2)
Поради липсата на общ стандарт, когато насърчават използването на електронни фактури при обществените поръчки или ги въвеждат като задължително изискване, държавите членки разработват собствени технически решения, основани на специфични национални стандарти. Следователно броят на различните стандарти, съществуващи едновременно в различните държави членки, се увеличава и е вероятно в бъдеще да продължи да нараства.
(3)
Разнообразието от оперативно несъвместими стандарти води до прекомерна сложност, правна несигурност и допълнителни оперативни разходи за икономическите оператори, които използват електронни фактури в различни държави членки. Икономическите оператори, които желаят да извършват трансгранични дейности по възлагане на обществени поръчки, често трябва да спазват нов стандарт за електронно фактуриране всеки път когато навлизат на нов пазар. Различните правни и технически изисквания по отношение на електронните фактури представляват препятствия пред достъпа до пазара при трансграничните обществени поръчки и пречки пред търговията, тъй като те разколебават икономическите оператори да участват в трансгранични дейности по възлагане на обществени поръчки. Това ограничава основните свободи и оказва по този начин пряко въздействие върху функционирането на вътрешния пазар.
(4)
Вероятно тези пречки пред търговията в рамките на Съюза ще се увеличат в бъдеще, тъй като се разработват все повече оперативно несъвместими национални и частни стандарти и тъй като използването на електронни фактури при обществените поръчки става все по-широко разпространено или задължително в държавите членки.
(5)
Пречките пред трансграничната търговия, произтичащи от съвместното съществуване на няколко правни изисквания и технически стандарти за електронно фактуриране, както и от липсата на оперативна съвместимост, следва да бъдат премахнати или намалени. За да се постигне тази цел, следва да бъде разработен общ европейски стандарт за семантичен модел на данните за основните елементи на електронната фактура („европейски стандарт за електронно фактуриране“). Стандартът следва да определя и описва основните елементи, които трябва да се съдържат винаги в електронната фактура, като по този начин се улесняват изпращането и получаването на електронни фактури между системи, основани на различни технически стандарти. При условие че съществуващите национални технически стандарти не са в противоречие с настоящия европейски стандарт, те не следва да се заменят или използването им не следва да се ограничава от този стандарт, а следва да се запази възможността тези стандарти да продължат да се прилагат успоредно с европейския стандарт.
(6)
Като гарантира семантичната оперативна съвместимост и подобрява правната сигурност, настоящата директива ще насърчи въвеждането на електронното фактуриране при обществените поръчки, като по този начин държавите членки, възлагащите органи, възложителите и икономическите оператори ще могат да извлекат значителни ползи под формата на икономии, въздействие върху околната среда и намаляване на административната тежест.
(7)
Ползите от електронното фактуриране са най-големи, когато създаването, изпращането, предаването, получаването и обработването на фактурата могат да бъдат напълно автоматизирани. Поради тази причина единствено машинно четими фактури, които могат да бъдат обработвани от получателя автоматично и чрез цифрови технологии, следва да се разглеждат като съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране. Обикновен файл с изображение (image file) не следва да се смята за електронна фактура за целите на настоящата директива.
(8)
Целта на оперативната съвместимост е да може информацията да се представя и обработва по съгласуван начин от различните бизнес системи, независимо от използваните от тях технологии, приложения или платформи. Пълната оперативна съвместимост включва способността за оперативно взаимодействие на три отделни нива: по отношение на съдържанието на фактурата (семантично), използвания формат или език (синтактично) и начина на пренос на данните. Семантичната оперативна съвместимост предполага, че електронната фактура съдържа известно количество задължителна информация, като точният смисъл на обменяната информация се запазва и разбира по недвусмислен начин, независимо под каква форма тя е физически представена или предоставена. Синтактичната оперативна съвместимост предполага представянето на елементите на данните от електронната фактура във формат, който може да бъде обменян пряко между изпращача и получателя и може да бъде автоматично обработван. Синтактична оперативна съвместимост може да се постигне по два начина - или чрез използване на общ синтаксис, или чрез установяване на съответствие между различни видове синтаксис.
(9)
Използват се много видове синтаксис. Все по-често синтактичната оперативна съвместимост се постига чрез установяване на съответствие между тях. Този метод е ефективен, ако фактурата съдържа всички изисквани елементи на данните на семантично ниво и значението им е недвусмислено. Тъй като понастоящем това условие често не е изпълнено, е необходимо да се предприемат действия за осигуряване на оперативна съвместимост на семантично ниво. За да се опрости допълнително електронното фактуриране и да се намалят разходите, една от дългосрочните цели следва да бъде ограничаване на видовете използван синтаксис, за предпочитане чрез концентриране върху най-често използваните от тях.
(10)
Стандартизацията на електронното фактуриране допълва също така усилията за насърчаване на въвеждането на електронните обществени поръчки, както е отразено в съответните разпоредби на Директива 2014/24/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (4) и Директива 2014/25/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (5).
(11)
В заключенията си от 28 - 29 юни 2012 г. и 24 октомври 2013 г. Европейският съвет посочи, че следва да се отдели първостепенно внимание на мерките, насочени към по-нататъшно развитие на трансграничната търговия онлайн и модернизацията на публичните администрации, включително чрез улесняване на прехода към електронно фактуриране и неговото бързо въвеждане.
(12)
В своята резолюция от 20 април 2012 г. Европейският парламент обърна внимание на разпокъсаността на пазара в резултат на националните разпоредби за електронно фактуриране, като подчерта съществените ползи от електронното фактуриране и изтъкна значението на правната сигурност и осигуряването на ясни технически условия и отворени и оперативно съвместими решения за електронно фактуриране, основаващи се на общи законови изисквания, бизнес процеси и технически стандарти. Поради тези причини Европейският парламент призова електронното фактуриране при обществените поръчки да стане задължително преди 2016 г.
(13)
През октомври 2013 г. Многостранният европейски форум по електронното фактуриране, създаден с Решение на Комисията от 2 ноември 2010 г. (6), единодушно прие препоръка относно използването на семантичен модел на данните с цел подпомагане на оперативната съвместимост при електронното фактуриране.
(14)
Настоящата директива следва да се прилага по отношение на електронните фактури, получени от възлагащи органи и възложители и издадени във връзка с изпълнението на договори, за които се прилага Директива 2009/81/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 2014/23/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (8), Директива 2014/24/ЕС или Директива 2014/25/ЕС. Настоящата директива следва да обхваща само електронните фактури, издадени от икономическия оператор, на когото е била възложена обществената поръчка или договора за концесия (главния изпълнител). Когато обаче държавите членки, съгласно член 71 от Директива 2014/24/ЕС и член 88 от Директива 2014/25/ЕС, предвиждат пряко плащане на подизпълнители, условията, които се определят в документите на обществената поръчка, следва да включват разпоредби дали да се използва електронно фактуриране при плащанията на подизпълнители. Следва да бъде пояснено, че когато се възлага договор на група икономически оператори, настоящата директива се прилага за електронните фактури, издадени от тази група и от индивидуалните икономически оператори.
(15)
Настоящата директива следва да се прилага и за случаите, когато плащането по договорите за концесия налага фактурите да бъдат издадени от икономическия оператор, на когото е бил възложен договорът за концесия. Понятието „концесии“ е определено в член 5, точка 1 от директива 2014/23/ЕС. Предметът на договорите за концесия е възлагане на строителство или услуги посредством концесия, като насрещната престация по договора се изразява в правото да се извършват строителството или услугите или това право, съчетано с плащане.
(16)
Настоящата директива се прилага в съответствие с разпоредбите на член 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз. Настоящата директива не се прилага за електронни фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори (обявени за поверителни или придружени от специални мерки за сигурност), които са изключени от обхвата на Директива 2014/23/ЕС, Директива 2014/24/ЕС и Директива 2014/25/ЕС, по силата съответно на член 10, параграф 6, член 15, параграф 3 и член 24, параграф 3от посочените директиви. При същите условия в настоящата директива следва да бъде предвидено специално изключение за електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на такива договори (обявени за поверителни или придружени от специални мерки за сигурност), които попадат в обхвата на Директива 2009/81/ЕО.
(17)
Определенията, които се съдържат в настоящата директива, следва да са в съответствие със законодателството на Съюза в областта на обществените поръчки.
(18)
Комисията следва да прилага съответните разпоредби на Регламент (ЕС) № 1025/2012 на Европейския парламент и на Съвета (9), за да поиска от съответната европейска организация по стандартизация да разработи европейски стандарт за електронно фактуриране. Съгласно съответните разпоредби от Регламент (ЕС) № 1025/2012 решението на Комисията, с което се отправя такова искане, подлежи на процедурата по разглеждане, посочена в Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (10).
(19)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да се основава на съществуващите технически спецификации, разработени в рамките на европейски организации по стандартизация като CEN (CWA 16356-MUG и CWA 16562-CEN BII), и следва да отчита други подходящи технически спецификации, разработени в рамките на международни организации по стандартизация като UN/CEFACT (CII v. 2.0) и ISO (финансова фактура въз основа на методология ISO 20022). При изпълнението на искането за стандартизация съответната европейска организация по стандартизация следва да вземе предвид и резултатите от широкомащабните пилотни проекти в рамките на програмата за подкрепа на политиката по линия на Рамковата програма за конкурентоспособност и иновации, както и техническите спецификации за електронно фактуриране на други органи и организации, които са широко използвани от деловите среди. Европейският стандарт за електронно фактуриране следва също да е съвместим със съществуващите стандарти за плащания, за да може да се извършва автоматично обработване на плащанията.
(20)
В искането си до съответната европейска организация по стандартизация Комисията следва да постави като изискване европейският стандарт за електронно фактуриране да бъде технологично неутрален, за да се избегне всякакво нарушаване на конкуренцията, да бъде съвместим със съответните международни стандарти за електронно фактуриране, за да се избегнат техническите бариери за достъп до пазара за доставчици от трети държави и да се улесни изпращането на електронни фактури от европейски доставчици на купувачи в трети държави, както и да бъде в съответствие с Директива 2006/112/ЕО на Съвета (11). Тъй като в електронните фактури могат да се съдържат лични данни, Комисията следва също да изисква европейският стандарт за електронно фактуриране да е съобразен със защитата на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (12) и с принципите на защита на данните още при проектирането („data protection by design“), на пропорционалност и на свеждане на данните до минимум. Освен тези минимални изисквания в своето искане до съответната европейска организация по стандартизация Комисията следва да определи допълнителни изисквания за съдържанието на европейския стандарт за електронно фактуриране и краен срок за неговото приемане.
(21)
За да се гарантира, че малките и средните предприятия също могат да се възползват от електронното фактуриране при обществените поръчки, европейският стандарт за електронно фактуриране следва да създаде възможност за въвеждане на удобни за ползване системи за електронно фактуриране, а именно такива, които са разбираеми и лесни за ползване. В това отношение следва да бъде отчетен по-конкретно и фактът, че малките и средните предприятия, както и по-малките възлагащи органи и възложители разполагат с ограничен персонал и ограничени финансови средства.
(22)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да е подходящ за използване и при търговски сделки между предприятия. Във връзка с това, за да се даде възможност на частните икономически оператори да използват новия стандарт в икономическите отношения помежду си, Комисията следва да гарантира, че стандартът се разработва по начин, който го прави подходящ за използване и в други области извън сферата на обществените поръчки.
(23)
Фактурите, издавани в различните стопански сектори, могат да изискват включването на специфична за тези сектори информация. Въпреки това всички фактури следва да съдържат ограничен брой общи стандартни елементи. Наличието на тези елементи е необходимо, за да може да се провери дали фактурата отразява правилно съответстващата стопанска сделка и да се гарантира, че фактурата е действителна от правна гледна точка. Списък на такива елементи, които се изискват за целите на ДДС, се съдържа в Директива 2006/112/ЕО.Европейският стандарт за електронна фактура следва да съответства на тези елементи на фактурите.
(24)
Европейският стандарт за електронно фактуриране следва да определи семантични елементи на данните, отнасящи се в частност до допълнителни данни за продавача и купувача, идентификатори на процеса, елементи на фактурата, подробни данни за позициите във фактурата, информация за доставките и данни за плащането и неговите условия. Основните елементи на електронната фактура следва да бъдат включени във всяка електронна фактура. Това ще осигури ясното и еднакво прилагане на електронното фактуриране.
(25)
Въпреки че следва да се запази възможността изпращачът на електронната фактура да гарантира автентичността на произхода и достоверността на съдържанието на фактурата по различни начини, включително чрез електронен подпис, с оглед да се осигури съответствие с Директива 2006/112/ЕО, европейският стандарт за електронно фактуриране не следва да съдържа като елемент изискване за електронен подпис.
(26)
С цел да се избегнат прекомерните разходи и прекомерната тежест за възлагащите органи и възложителите, към съответната европейска организация по стандартизация следва да се отправи искане да състави списък с ограничен брой видове синтаксис, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране. Този списък не следва да включва европейския стандарт за електронно фактуриране. Посочените видове синтаксис трябва вече широко и успешно да се използват от икономическите оператори и възлагащите органи. За да се улесни и ускори изпълнението от страна на държавите членки, от съответната европейска организация по стандартизация следва да се изисква да предостави подходящи връзки по отношение на синтаксиса между европейския стандарт за електронно фактуриране и всички включени в списъка видове синтаксис. Връзките по отношение на синтаксиса са насоки за начина, по който стандартът може да бъде представен в различните видове синтаксис. Тази стандартизационна цел следва да допълни европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на видовете синтаксис.
(27)
За да се улесни използването на европейския стандарт за електронно фактуриране, от европейската организация по стандартизация следва също така да се изиска да изготви насоки относно оперативната съвместимост на преноса на данните. Тези насоки не следва да бъдат част от европейския стандарт за електронно фактуриране, нито да са задължителни за възлагащите органи и възложителите.
(28)
Преди въвеждането в държавите членки на европейския стандарт за електронно фактуриране, практическото прилагане на стандарта следва да бъде изпробвано в достатъчна степен. Тази оценка следва да се направи по време на изработването на стандарта. Оценката следва да включва крайни потребители и следва да е насочена по-конкретно към аспектите на практичност и удобство при ползването, както и да демонстрира, че стандартът може да се прилага по икономически изгоден и пропорционален начин.
(29)
Когато европейският стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис, съответстващи на този стандарт, изготвени от съответната европейска организация по стандартизация, отговарят на изискванията, които се съдържат в искането на Комисията до европейската организация по стандартизация, и когато стандартът е бил подложен на изпробване, в Официален вестник на Европейския съюз следва да се публикуват референтният номер на този европейски стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис.
(30)
Разпоредбите относно разработването на стандарта и на други стандартизационни документи, определени в настоящата директива, са в съответствие с разпоредбите на Регламент № 1025/2012. При все това, като се имат предвид специфичните особености на настоящата директива, е целесъобразно да се предвиди решенията за публикуване, за непубликуване или за публикуване с ограничения на референтния номер на стандарта и списъка на видовете синтаксис да се приемат в съответствие с процедурата по разглеждане. Това обаче не засяга прилагането на съответните разпоредби от Регламент (ЕС) № 1025/2012 относно официалните възражения срещу хармонизираните стандарти.
(31)
Европейските организации по стандартизация правят редовен преглед на стандартите и ги актуализират с цел да се постигне съответствие с технологичното развитие. Тъй като това развитие в сектора на ИКТ е твърде бързо, Комисията следва да може също да поиска от съответната европейска организация по стандартизация да направи преглед на европейския стандарт за електронно фактуриране и да го актуализира, за да се вземе предвид посоченото развитие и да се осигури постоянна оперативна съвместимост.
(32)
За да отговори на технологичното развитие или изискванията на пазара, Комисията следва да може да приема актове за изпълнение за прегледа и актуализирането на списъка на видовете синтаксис. В случай на необходимост от по-сложни адаптации Комисията следва също да може да изисква от съответната европейска организация по стандартизация да прави преглед на списъка на видовете синтаксис и да го актуализира.
(33)
Когато Комисията счете за необходимо да осигури пълна и постоянна оперативна съвместимост, да се съобрази с технологичното развитие или да ограничи броя на видовете синтаксис, които да се използват, тя следва да може да преразгледа вече публикуван списък с видове синтаксис. При това Комисията следва да вземе предвид списъка на видовете синтаксис, който е съставен, преразглеждан и актуализиран от съответната европейска организация по стандартизация.
(34)
При изтичането на сроковете за транспониране, определени в настоящата директива, възлагащите органи и възложителите следва да са задължени да получават и обработват електронни фактури, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране и с който и да е от видовете синтаксис в публикувания от Комисията списък в Официален вестник на Европейския съюз. Следователно възлагащите органи и възложителите не следва да отказват електронни фактури, които отговарят на посочените по-горе условия, единствено на основание, че не са спазени изисквания, различни от изрично предвидените в настоящата директива (например национални или специфични отраслови изисквания, или всякакви допълнителни технически изисквания). Други задължителни основания за отказ, като тези, които са във връзка с условия по договор, обаче не следва да бъдат засегнати от това задължение. Възлагащите органи и възложителите следва във всички случаи да запазят правото си преди плащането на фактурата да проверят дали съдържанието на електронната фактура отразява правилно всички подробности на стопанската сделка (например дали сумата по фактурата е вярна) и дали фактурата е адресирана до правилния получател. Задължението да не се отказват електронни фактури съгласно настоящата директива не засяга Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета (13).
(35)
Настоящата директива следва да задължава единствено получателите на фактура, т.е. възлагащите органи, централните органи за покупки и възложителите, да приемат и обработват електронни фактури. Настоящата директива не следва да засяга правото на изпращача на фактурата да избира между представянето на фактурата в съответствие с европейския стандарт за електронно фактуриране, съгласно национални или други технически стандарти, или на хартиен носител. Настоящата директива обаче не следва да възпрепятства държавите членки да определят, че в рамките на обществените поръчки могат да се представят само електронни фактури. Когато изпращачът реши да представи фактура, като използва европейския стандарт за електронно фактуриране, задължението на получателя за получаване и обработка на фактурата следва да се прилага само ако тя използва един от видовете синтаксис, включени в публикувания от Комисията в Официален вестник на Европейския съюз списък на видовете синтаксис. Това не следва да засяга възможността изпращачът да използва услугите на трета страна, за да осъществи връзка между собствения си синтаксис и един от видовете синтаксис, включени в списъка.
(36)
Беше проведена консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (14) и на 11 ноември 2013 г. (15) той даде становището си. В становището си той публикува препоръки за гарантиране на достатъчна защита на данните при прилагането на настоящата директива. Посочените препоръки следва да се вземат под внимание при разработването на европейския стандарт за електронно фактуриране и при обработката на личните данни от страна на възлагащите органи и възложителите. По-специално, следва да бъде ясно посочено, че съществуващите закони за защита на данните се прилагат и в сферата на електронното фактуриране и че публикуването на лични данни за целите на прозрачността и отчетността трябва да бъде съобразено по адекватен начин със защитата на правото на личен живот.
(37)
Тъй като Директива 2006/112/ЕО съдържа правила, свързани с фактурирането, включително електронното фактуриране, връзката ѝ с настоящата директива следва да бъде изяснена. Настоящата директива си поставя различна цел, има различен обхват на приложение в сравнение с Директива 2006/112/ЕО и поради това не засяга разпоредбите относно използването на електронни фактури за целите на ДДС, които се съдържат в нея. По-специално член 232 от Директива 2006/112/ЕО урежда отношенията между търговските партньори и има за цел да гарантира, че използването на електронни фактури от изпращача не може да бъде наложено на получателя. Това обаче не следва да засяга правото на държавите членки да въведат задължение за възлагащите органи и възложителите да получават електронни фактури при определени условия.
(38)
С цел да се даде възможност на възлагащите органи и възложителите внимателно да подготвят и предприемат техническите мерки, които вследствие на създаването на европейски стандарт за електронно фактуриране и одобряването на списъка на видовете синтаксис са необходими, за да се съобразят с настоящата директива, и като се има предвид необходимостта от бързо въвеждане на електронното фактуриране, следва да е обосновано да се определи срок за транспониране на директивата от 18 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и на списъка на видовете синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз. Чрез дерогация от този общ срок за транспониране и с цел да се улесни въвеждането на електронното фактуриране за някои възлагащи органи, като например местните и регионалните възлагащи органи и публични предприятия, държавите членки следва да могат да отложат прилагането на настоящата директива за нецентралните възлагащи органи и възложители до 30 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и на списъка на видовете синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз. Възможността да се отложи прилагането на изискванията на настоящата директива не следва да се прилага за централните органи за покупки.
(39)
За да се улесни изпълнението на изискванията на настоящата директива за възлагащите органи и възложителите, Комисията следва да направи необходимото държавите членки да са изцяло и редовно информирани за напредъка на работата по разработването на стандарта и свързаните с него стандартизационни документи, която ще бъде предприета от съответните европейски организации по стандартизация. Това следва да даде възможност на държавите членки да започнат необходимата подготвителна работа с оглед приключване на изпълнението в рамките на договорените срокове.
(40)
Тъй като възлагащите органи и възложителите ще бъдат в състояние да приемат електронни фактури, които са съвместими със стандарти, различни от европейския стандарт за електронно фактуриране, както и фактури на хартиен носител, освен ако не е предвидено друго в националното законодателство, настоящата директива не поражда никакви допълнителни разходи или тежест за предприятията, включително микро-, малки и средни предприятия по смисъла на Препоръка 2003/361/ЕО на Комисията (16). Освен това Комисията и държавите членки следва да положат всички възможни усилия, за да сведат до минимум разходите, свързани с европейския стандарт за електронно фактуриране, за неговите потребители, и по-специално за микро-, малките и средните предприятия, така че да се улесни въвеждането на този стандарт в рамките на Европейския съюз.
(41)
При изпълнението на настоящата директива държавите членки следва да вземат предвид потребностите на малките и средните предприятия и на по-малките възлагащи органи и възложители, и да предоставят необходимата подкрепа на всички възлагащи органи, възложители и доставчици, за да може да се използва новият европейски стандарт за електронно фактуриране. Освен това следва да се предвидят мерки за обучение, по-специално за малките и средните предприятия.
(42)
За да се улеснят техническите и процедурни адаптации, които трябва да бъдат предприети от всички страни, участващи в процеса на възлагане на обществени поръчки, за да се гарантира успешното изпълнение на настоящата директива, държавите членки следва по възможност да осигурят подпомагане от структурните фондове за всички отговарящи на изискванията възлагащи органи, възложители и малки и средни предприятия.
(43)
За да се гарантират еднакви условия за изпълнение на настоящата директива, на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия по отношение на изготвянето, ограничаването и преразглеждането на списъка на видовете синтаксис. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011. За приемането на актове за изпълнение относно списъка на видовете синтаксис следва да се използва процедурата по разглеждане, тъй като те са предназначени да улесняват прилагането на европейския стандарт за електронно фактуриране и да осигуряват оперативна съвместимост и бърза реакция по отношение на технологичното развитие. Процедурата по разглеждане следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение във връзка с възраженията срещу европейския стандарт за електронно фактуриране, като се има предвид, че посочените актове биха могли да имат последици за задължението за получаване и обработка на електронни фактури.
(44)
Доколкото целите на настоящата директива, а именно премахването на пазарните бариери и пречки пред търговията, които произтичат от наличието на различни национални правила и стандарти, и осигуряването на оперативна съвместимост не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите членки, а следователно могат да бъдат постигнати по-добре на равнището на Съюза, Съюзът може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящата директива не надхвърля необходимото за постигане на тези цели,
ПРИЕХА НАСТОЯЩАТА ДИРЕКТИВА:
Член 1
Обхват
Настоящата директива се прилага по отношение на електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори, за които се прилага Директива 2009/81/ЕО, Директива 2014/23/ЕС, Директива 2014/24/ЕС или Директива 2014/25/ЕС.
Настоящата директива не се прилага по отношение на електронните фактури, издавани във връзка с изпълнението на договори, попадащи в обхвата на Директива 2009/81/ЕО, когато възлагането на обществената поръчка и изпълнението на договора са обявени за поверителни или трябва да бъдат придружени от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите в държавата членка законови, подзаконови или административни разпоредби, и при условие че държавата членка е определила, че мерки с по-малка степен на намеса не могат да гарантират защитата на засегнатите основни интереси.
Член 2
Определения
За целите на настоящата директива се прилагат следните определения:
1)
„електронна фактура“ означава фактура, която е издадена, предоставена и получена в структуриран електронен формат, който позволява автоматичното ѝ електронно обработване;
2)
„основни елементи на електронната фактура“ означава набор от съществени елементи на информацията, които трябва да се съдържат в електронната фактура, за да се осигури трансгранична оперативна съвместимост, включително необходимата информация, за да се гарантира спазването на правните изисквания;
3)
„семантичен модел на данните“ означава структуриран и логически взаимосвързан набор от термини и техните значения, които определят основните елементи на електронната фактура;
4)
„синтаксис“ означава машинно четим език или диалект, който се използва за представяне на елементите на данните, съдържащи се в електронната фактура;
5)
„връзки по отношение на синтаксиса“ означава насоки за начина, по който семантичният модел на данните за електронната фактура може да бъде представен в различните видове синтаксис;
6)
„възлагащи органи“ означава възлагащи органи съгласно определенията в член 1, точка 17 от Директива 2009/81/ЕО, член 6, параграф 1 от Директива 2014/23/ЕС и член 2, параграф 1, точка 1 от Директива 2014/24/ЕС;
7)
„нецентрални възлагащи органи“ означава нецентрални възлагащи органи съгласно определението в член 2, параграф 1, точка 3 от Директива 2014/24/ЕС;
8)
„централен орган за покупки“ означава централен орган за покупки съгласно определението в член 2, параграф 1, точка 16 от Директива 2014/24/ЕС;
9)
„възложители“ означава възложители съгласно определенията в член 1, точка 17 от Директива 2009/81/ЕО, член 7, параграфи 1 и 2 от Директива 2014/23/ЕС и член 4, параграф 1 от Директива 2014/25/ЕС;
10)
„международен стандарт“ означава международен стандарт, както е определен в член 2, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 1025/2012;
11)
„европейски стандарт“ означава европейски стандарт, както е определен в член 2, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 1025/2012.
Член 3
Създаване на европейски стандарт
1. Комисията отправя искане към съответната европейска организация по стандартизация да изготви европейски стандарт за семантичен модел на данните за основните елементи на електронната фактура („европейски стандарт за електронно фактуриране“).
Комисията изисква европейският стандарт за електронно фактуриране да отговаря най-малко на следните критерии:
-
да бъде технологично неутрален,
-
да бъде съвместим със съответните международни стандарти за електронно фактуриране,
-
да взема под внимание необходимостта от защита на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО, подхода за защита на личните данни още при проектирането, както и принципите на пропорционалност, свеждане на данните до минимум и ограничаване до предвидената цел,
-
да съответства на разпоредбите на Директива 2006/112/ЕО,
-
да позволява въвеждането на практични, удобни за ползване, гъвкави и икономически изгодни системи за електронно фактуриране,
-
да отчита специфичните потребности на малките и средните предприятия, както и на нецентралните възлагащи органи и възложители,
-
да бъде подходящ за използване при търговски сделки между предприятия.
Комисията отправя искане към съответната европейска организация по стандартизация да предостави списък с ограничен брой видове синтаксис, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране, подходящи връзки по отношение на синтаксиса и насоки относно оперативната съвместимост на преноса на данните, с цел да се улесни използването на този стандарт.
Исканията се приемат в съответствие с процедурата, предвидена в член 10, параграфи 1 - 5 от Регламент (ЕС) № 1025/2012.
Като част от дейността по разработването на стандарта от съответната европейска организация по стандартизация и в рамките на срока, посочен в параграф 2, стандартът се изпробва по отношение на практическото си приложение за крайния потребител. Комисията запазва цялостната отговорност по отношение на процеса на изпробване и гарантира, че по време на изпробването се отделя специално внимание на спазването на критериите за практичност, удобство за ползване и евентуални разходи за въвеждане в съответствие с параграф 1, втора алинея. Комисията представя доклад за резултатите от изпробването на Европейския парламент и на Съвета.
2. Когато европейският стандарт за електронно фактуриране, изготвен в съответствие с искането по параграф 1, отговаря на посочените изисквания и когато е приключил етапът на изпробване в съответствие с петата алинея от параграф 1, Комисията публикува референтния номер на стандарта в Официален вестник на Европейския съюз заедно със списъка на ограничен брой видове синтаксис, изготвен в съответствие с искането по параграф 1. Това публикуване приключва до 27 май 2017 г.
Член 4
Официални възражения срещу европейския стандарт
1. В случаите, когато държава членка или Европейският парламент счете, че европейският стандарт за електронно фактуриране и списъкът на видовете синтаксис не отговарят изцяло на изискванията по член 3, параграф 1, държавата членка или Европейският парламент информира Комисията за това, като представя подробни обяснения, и Комисията решава:
а)
да публикува, да не публикува или да публикува с ограничения референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на съответните видове синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз;
б)
да запази, да запази с ограничения или да заличи референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на съответните видове синтаксис в Официален вестник на Европейския съюз.
2. Комисията публикува на своята интернет страница информация за европейския стандарт за електронно фактуриране и списъка на видовете синтаксис, предмет на посоченото в параграф 1 решение.
3. Комисията информира съответната европейска организация по стандартизация за решението, посочено в параграф 1, и при необходимост изисква преразглеждане на европейския стандарт за електронно фактуриране или на списъка на съответните видове синтаксис.
4. Решението, посочено в параграф 1, букви а) и б) от настоящия член, се приема в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена член 10, параграф 2.
Член 5
Запазване и по-нататъшно разработване на европейския стандарт и на списъка с видовете синтаксис
1. За да се вземе предвид технологичното развитие и да се осигури пълна и постоянна оперативна съвместимост в областта на електронното фактуриране при обществените поръчки, Комисията може:
а)
да актуализира или преразглежда европейския стандарт за електронно фактуриране;
б)
да актуализира или преразглежда списъка на видовете синтаксис, публикуван от Комисията в Официален вестник на Европейския съюз.
2. Когато Комисията реши да предприеме действието, посочено в параграф 1, буква а), тя отправя искане до съответната европейска организация по стандартизация. Това искане се отправя съгласно процедурата, посочена в член 3, параграф 1 без да се прилагат сроковете, предвидени там.
3. Член 4 се прилага за всяка актуализация или всяко преразглеждане, предприети в съответствие с параграф 1, буква а).
4. Когато Комисията реши да предприеме действието, посочено в параграф 1, буква б), тя прави това в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 10, параграф 2 или като отправи искане до съответната европейска организация по стандартизация. Това искане се отправя съгласно процедурата, посочена в член 3, параграф 1, без да се прилагат сроковете, предвидени там.
Член 6
Основни елементи на електронната фактура
Сред основните елементи на електронната фактура са:
а)
идентификатори на процеса и на фактурата;
б)
период на фактурата;
в)
данни за продавача;
г)
данни за купувача;
д)
данни за платеца;
е)
данни за данъчния представител на продавача;
ж)
референтен номер на договора;
з)
данни за доставката;
и)
инструкции относно плащането;
й)
информация за отстъпките или таксите;
к)
информация за позициите във фактурата;
л)
обща сума на фактурата;
м)
разбивка за целите на ДДС.
Член 7
Получаване и обработка на електронни фактури
Държавите членки гарантират, че възлагащите органи и възложителите получават и обработват електронни фактури, които са съвместими с европейския стандарт за електронно фактуриране, чийто референтен номер е публикуван в съответствие с член 3, параграф 2, както и с някой от видовете синтаксис в списъка, публикуван в съответствие с член 3, параграф 2.
Член 8
Защита на данните
1. Настоящата директива не засяга приложимото право на Съюза и национално право относно защитата на данните.
2. Ако в правото на Съюза или в националното право не е предвидена друга разпоредба в обратния смисъл и без да се засягат изключенията и ограниченията, предвидени в член 13 от Директива 95/46/ЕО, личните данни, получени за целта на електронното фактуриране, могат да се използват само за тази цел или за съвместими с него цели.
3. Държавите членки гарантират, без да се засягат изключенията и ограниченията, предвидени в член 13 от Директива 95/46/ЕО, че условията за публикуване, с цел прозрачност и отчетност, на лични данни, събрани във връзка с електронното фактуриране, са в съответствие с целите на публикуването и с принципа за защита на правото на личен живот.
Член 9
Използване на електронни фактури за целите на ДДС
Настоящата директива не засяга разпоредбите на Директива 2006/112/ЕО.
Член 10
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитет. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 5 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 11
Транспониране
1. Държавите членки приемат, публикуват и прилагат законовите, подзаконовите и административните мерки, необходими, за да се съобразят с настоящата директива, не по-късно от 27 ноември 2018 г. Те незабавно съобщават на Комисията текста на тези мерки.
2. Чрез дерогация от параграф 1, не по-късно от 18 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране в Официален вестник на Европейския съюз, държавите членки приемат, публикуват и прилагат разпоредбите, необходими за спазване на задължението по член 7 за получаване и обработка на електронни фактури.
Държавите членки могат да отлагат прилагането, посочено в първа алинея, по отношение на нецентралните си възлагащи органи и възложители най-късно до 30 месеца след публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране в Официален вестник на Европейския съюз.
След публикуването на референтния номер на европейския стандарт за електронно фактуриране, Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз крайната дата за привеждане в действие на посочените в първа алинея мерки.
3. Държавите членки съобщават на Комисията текста на основните разпоредби от националното законодателство, които те приемат в областта, уредена с настоящата директива.
Член 12
Преглед
Комисията прави преглед на въздействието на настоящата директива върху вътрешния пазар и въвеждането на електронното фактуриране при обществените поръчки и докладва за това на Европейския парламент и на Съвета в рамките на три години от крайния срок за максималното отлагане, определен за нецентралните органи в член 11, параграф 2, втора алинея. По целесъобразност докладът се придружава от оценка на въздействието, свързана с необходимостта от по-нататъшни действия.
Член 13
Влизане в сила
Настоящата директива влиза в сила на двадесетия ден след публикуването ѝ в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 14
Адресати
Адресати на настоящата директива са държавите членки.
Съставено в Страсбург на 16 април 2014 година.
DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY 2014/55/UE
z dnia 16 kwietnia 2014 r.
w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych
(Tekst mający znaczenie dla EOG)
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 114,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając opinię Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (1),
uwzględniając opinię Komitetu Regionów (2),
stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą (3),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Istnieją liczne globalne, krajowe, regionalne i zastrzeżone normy dotyczące faktur elektronicznych, które są obecnie stosowane w państwach członkowskich. Żadna z tych norm nie ma pozycji dominującej, a większość z nich nie jest interoperacyjna z innymi normami.
(2)
W sytuacji braku wspólnej normy, promując stosowanie faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych lub czyniąc je obowiązkowym, państwa członkowskie decydują się na opracowanie własnych rozwiązań technicznych na podstawie odrębnych norm krajowych. W rezultacie liczba rozmaitych norm, które współistnieją w różnych państwach członkowskich, wzrasta i będzie prawdopodobnie nadal rosnąć w przyszłości.
(3)
Mnogość nieinteroperacyjnych norm prowadzi do nadmiernej złożoności, braku pewności prawa i dodatkowych kosztów operacyjnych dla wykonawców wykorzystujących faktury elektroniczne w różnych państwach członkowskich. Od wykonawców, którzy chcą prowadzić działalność w dziedzinie zamówień transgranicznych, często wymaga się spełnienia nowej normy dotyczącej fakturowania elektronicznego za każdym razem, gdy wchodzą na nowy rynek. Te rozbieżne wymogi prawne i techniczne dotyczące faktur elektronicznych zniechęcają wykonawców do podejmowania działalności w dziedzinie zamówień transgranicznych i tym samym stanowią bariery w dostępie do rynku w transgranicznych zamówieniach publicznych oraz przeszkody dla handlu. Ograniczają one podstawowe wolności, a tym samym wywierają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie rynku wewnętrznego.
(4)
Wspomniane przeszkody dla handlu wewnątrzunijnego mogą się w przyszłości zwiększyć, w miarę opracowywania kolejnych nieinteroperacyjnych norm krajowych i zastrzeżonych oraz w miarę upowszechniania w państwach członkowskich stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych lub wprowadzania obowiązku stosowania takich faktur.
(5)
Należy usunąć lub ograniczyć przeszkody dla handlu transgranicznego wynikające ze współistnienia wielu wymogów prawnych i norm technicznych dotyczących fakturowania elektronicznego oraz z braku ich interoperacyjności. Aby osiągnąć ten cel, należy opracować wspólną normę europejską dotyczącą semantycznego modelu danych w zakresie podstawowych elementów faktury elektronicznej („norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego”). Norma ta powinna określać i opisywać podstawowe elementy, jakie faktura elektroniczna musi zawsze zawierać, co ułatwi wysyłanie i odbiór faktur elektronicznych między systemami wykorzystującymi różne normy techniczne. O ile obowiązujące krajowe normy techniczne nie są sprzeczne z normą europejską, nie powinny one zostać zastąpione ani ich wykorzystywanie ograniczone przez tę normę europejską; ich dalsze stosowanie powinno pozostać możliwe równolegle ze stosowaniem normy europejskiej.
(6)
Zapewniając interoperacyjność semantyczną oraz zwiększając pewność prawa, niniejsza dyrektywa będzie sprzyjać upowszechnianiu fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, umożliwiając tym samym państwom członkowskim, instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym i wykonawcom wytworzenie istotnych korzyści z punktu widzenia oszczędności, oddziaływania na środowisko i zmniejszenia obciążeń administracyjnych.
(7)
Korzyści płynące z fakturowania elektronicznego są maksymalizowane, gdy generowanie, wysyłanie, przesyłanie, odbiór i przetwarzanie faktury mogą zostać całkowicie zautomatyzowane. Z tego względu wyłącznie faktury odczytywane maszynowo, które mogą być przetwarzane automatycznie i cyfrowo przez odbiorcę, powinny być uznawane za zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego. Zwykłego pliku graficznego nie powinno się uznawać za fakturę elektroniczną na użytek niniejszej dyrektywy.
(8)
Celem interoperacyjności jest umożliwienie przedstawiania i przetwarzania informacji w spójny sposób pomiędzy systemami biznesowymi, niezależnie od wykorzystywanych przez nie technologii, aplikacji lub platform. Pełna interoperacyjność oznacza zdolność do współdziałania na trzech różnych poziomach: pod względem treści faktury (aspekt semantyczny), stosowanego formatu lub języka (aspekt syntaktyczny) i metody przesyłania. Interoperacyjność semantyczna oznacza, że faktura elektroniczna zawiera określoną ilość wymaganych informacji oraz że dokładne znaczenie wymienianych informacji jest zachowane i rozumiane jednoznacznie, niezależnie od sposobu, w jaki są one fizycznie przedstawiane lub przesyłane. Interoperacyjność syntaktyczna oznacza, że elementy danych faktury elektronicznej są przedstawione w formacie, który może być przedmiotem bezpośredniej wymiany między nadawcą a odbiorcą i który może być automatycznie przetwarzany. Interoperacyjność syntaktyczną można zapewnić w dwojaki sposób, mianowicie poprzez zastosowanie wspólnej syntaktyki lub poprzez mapowanie między różnymi syntaktykami.
(9)
W użytku jest duża liczba syntaktyk. Interoperacyjność syntaktyczną coraz częściej zapewnia się za pomocą mapowania. Metoda ta jest skuteczna, jeśli faktura zawiera wszystkie wymagane elementy danych na poziomie semantycznym, a ich znaczenie jest jednoznaczne. Z uwagi na to, że często wcale tak nie jest, niezbędne są działania służące zapewnieniu interoperacyjności na poziomie semantycznym. Aby jeszcze bardziej uprościć stosowanie fakturowania elektronicznego i obniżyć koszty, jednym z długofalowych celów powinno być ograniczenie liczby stosowanych syntaktyk, najlepiej poprzez skoncentrowanie się na syntaktykach, które są najpowszechniej używane.
(10)
Normalizacja fakturowania elektronicznego uzupełnia również działania służące wprowadzeniu elektronicznych zamówień publicznych, zgodnie ze stosownymi przepisami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE (4) i dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE (5).
(11)
Rada Europejska w swoich konkluzjach z posiedzenia w dniach 28 i 29 czerwca 2012 r. i z dnia 24 października 2013 r. stwierdziła, że priorytetowo należy traktować środki mające na celu dalsze rozwijanie transgranicznego handlu elektronicznego oraz modernizację administracji publicznych, w tym poprzez ułatwianie przejścia do fakturowania elektronicznego i jego szybkie wdrożenie.
(12)
Parlament Europejski w swojej rezolucji z dnia 20 kwietnia 2012 r. zwrócił uwagę na rozdrobnienie rynku wynikające z krajowych przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego, podkreślił znaczne korzyści płynące z fakturowania elektronicznego i wskazał na znaczenie pewności prawa, jasnego otoczenia technicznego oraz otwartych i interoperacyjnych rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego w oparciu o wspólne wymogi prawne, procesy biznesowe i normy techniczne. Z tych względów Parlament Europejski wezwał do wprowadzenia do 2016 r. obowiązku fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
(13)
Europejskie wielostronne forum na temat fakturowania elektronicznego (e-fakturowania), ustanowione na mocy decyzji Komisji z dnia 2 listopada 2010 r. (6), jednomyślnie przyjęło w październiku 2013 r. zalecenie w sprawie stosowania semantycznego modelu danych w celu wspierania interoperacyjności w zakresie fakturowania elektronicznego.
(14)
Niniejsza dyrektywa powinna mieć zastosowanie do faktur elektronicznych odbieranych przez instytucje zamawiające i podmioty zamawiające oraz wystawianych w związku z realizacją zamówień, do których zastosowanie ma dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE (7), dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/23/UE (8), dyrektywa 2014/24/UE lub dyrektywa 2014/25/UE. Niniejszą dyrektywą powinny być objęte wyłącznie faktury elektroniczne wystawione przez wykonawcę, któremu udzielono zamówienia publicznego lub koncesji (głównego wykonawcę). Niemniej jednak, w przypadku gdy państwa członkowskie wprowadzają przepisy dotyczące bezpośrednich płatności na rzecz podwykonawców zgodnie z art. 71 dyrektywy 2014/24/UE i art. 88 dyrektywy 2014/25/UE, rozwiązania określane w dokumentach zamówienia powinny zawierać zapisy dotyczące stosowania lub niestosowania fakturowania elektronicznego w odniesieniu do płatności na rzecz podwykonawców. Należy doprecyzować, że w przypadku gdy zamówienie jest udzielane grupie wykonawców, niniejsza dyrektywa ma zastosowanie do faktur elektronicznych wystawionych zarówno przez grupę, jak i przez poszczególnych wykonawców.
(15)
Niniejsza dyrektywa powinna również mieć zastosowanie do umów koncesji obejmujących płatności wymagające wystawienia faktur przez wykonawców, którym udzielono koncesji. Termin „koncesje” zdefiniowano w art. 5 pkt 1 dyrektywy 2014/23/UE. Przedmiotem umów koncesji jest zamówienie na roboty budowlane lub usługi za pomocą koncesji, przyznającej w ramach wynagrodzenia prawo do eksploatacji obiektu budowlanego lub korzystania z usług lub przyznającej to prawo wraz z odpłatnością.
(16)
Niniejszą dyrektywę stosuje się z zastrzeżeniem art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Niniejsza dyrektywa nie ma zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które są wyłączone z zakresu stosowania dyrektywy 2014/23/UE, dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 2014/25/UE na mocy, odpowiednio, ich art. 10 ust. 6, art. 15 ust. 3 i art. 24 ust. 3. Na tych samych warunkach w niniejszej dyrektywie należy przewidzieć szczególne wyłączenie dla faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją takich zamówień (które określono jako tajne lub którym towarzyszą szczególne środki bezpieczeństwa), które wchodzą w zakres stosowania dyrektywy 2009/81/WE.
(17)
Definicje stosowane w niniejszej dyrektywie powinny być zgodne z innymi przepisami Unii dotyczącymi zamówień publicznych.
(18)
Komisja powinna zastosować odpowiednie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1025/2012 (9), aby zwrócić się z wnioskiem do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o sporządzenie projektu normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Na mocy odpowiednich przepisów rozporządzenia (UE) nr 1025/2012 decyzja Komisji zawierająca taki wniosek podlega procedurze sprawdzającej, o której mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (10).
(19)
Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna opierać się na istniejących specyfikacjach technicznych opracowanych w ramach prac europejskich organizacji normalizacyjnych, takich jak CEN (CWA 16356-MUG oraz CWA 16562-CEN BII); powinna również uwzględniać inne stosowne specyfikacje techniczne opracowane w ramach międzynarodowych organizacji normalizacyjnych, takich jak UN/CEFACT (CII wersja 2.0) oraz ISO (faktura finansowa oparta na metodologii określonej w normie ISO 20022). Wykonując wniosek o normalizację, stosowna europejska organizacja normalizacyjna powinna również uwzględniać wyniki wielkoskalowych projektów pilotażowych realizowanych na mocy Programu na rzecz wspierania polityki w ramach Programu ramowego na rzecz konkurencyjności i innowacji, a także specyfikacje techniczne dotyczące fakturowania elektronicznego określone przez inne stosowne podmioty i organizacje, powszechnie stosowane w biznesie. Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna również być zgodna z istniejącymi normami dotyczącymi płatności, aby umożliwić automatyczne przetwarzanie płatności.
(20)
W swoim wniosku do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej Komisja powinna zawrzeć wymóg, by norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego była technologicznie neutralna w celu uniknięcia ewentualnych zakłóceń konkurencji, by była ona zgodna z odpowiednimi międzynarodowymi normami dotyczącymi fakturowania elektronicznego w celu zapobieżenia sytuacjom, w których dostawcy z państw trzecich napotykają techniczne przeszkody w dostępie do rynku i w celu ułatwienia europejskim dostawcom przesyłania faktur elektronicznych nabywcom w państwach trzecich, a także by była zgodna z dyrektywą Rady 2006/112/WE (11). Ponieważ faktury elektroniczne mogą zawierać dane osobowe, Komisja powinna również zawrzeć wymóg, aby norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego miała wzgląd na ochronę danych osobowych zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 95/46/WE (12), a także na zasadę ochrony danych w fazie projektowania oraz zasady proporcjonalności i minimalizacji danych. Oprócz tych minimalnych wymogów, Komisja powinna określić w swoim wniosku do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej dalsze wymogi dotyczące treści normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz termin jej przyjęcia.
(21)
W celu zapewnienia, by małe i średnie przedsiębiorstwa również mogły korzystać z fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna umożliwiać ustanawianie przyjaznych użytkownikowi systemów fakturowania elektronicznego, a mianowicie takich systemów, które łatwo zrozumieć i stosować. W tym względzie należy także wziąć pod uwagę fakt, że małe i średnie przedsiębiorstwa w szczególności, ale także mniejsze instytucje zamawiające i podmioty zamawiające dysponują ograniczonymi zasobami ludzkimi i finansowymi.
(22)
Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna być również odpowiednia do użytku w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami. W związku z tym, aby umożliwić prywatnym wykonawcom stosowanie nowej normy we wzajemnych transakcjach biznesowych, Komisja powinna zapewnić, by norma ta nie została opracowana w sposób, który sprawi, że będzie ona nadawać się do użytku jedynie w dziedzinie zamówień publicznych.
(23)
Faktury wystawiane w poszczególnych sektorach biznesowych mogą wymagać umieszczania informacji specyficznych dla tych sektorów. Niemniej jednak określona liczba wspólnych elementów standardowych powinna być zamieszczana we wszystkich fakturach. Obecność tych elementów jest nieodzowna do sprawdzenia, czy dana faktura właściwie odzwierciedla transakcję handlową leżącą u podstaw jej wystawienia, oraz do zapewnienia ważności faktury z prawnego punktu widzenia. Wykaz takich elementów wymaganych do celów VAT zawarty jest w dyrektywie 2006/112/WE. Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna być spójna z tym zestawem elementów.
(24)
Norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego powinna określać semantyczne elementy danych odnoszące się w szczególności do uzupełniających danych dotyczących sprzedawcy i nabywcy, identyfikatorów procesu, atrybutów faktury, szczegółów pozycji faktury, informacji na temat dostawy oraz szczegółów i warunków dotyczących płatności. Podstawowe elementy faktury elektronicznej powinny być ujęte w każdej fakturze elektronicznej. Zapewniłoby to jasne i jednolite stosowanie fakturowania elektronicznego.
(25)
Nadawca faktury elektronicznej powinien zachować możliwość zagwarantowania autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury za pomocą kilku metod, w tym za pomocą podpisu elektronicznego, aby zapewnić zgodność z dyrektywą 2006/112/WE, jednak norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego nie powinna zawierać pośród swoich elementów wymogu stosowania podpisu elektronicznego.
(26)
W celu uniknięcia nadmiernych kosztów i obciążenia dla instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających należy się zwrócić do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o określenie wykazu zawierającego określoną liczbę syntaktyk, które są zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego. Wykaz ten nie powinien stanowić części normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Określone syntaktyki muszą już być powszechnie i z powodzeniem stosowane przez wykonawców i instytucje zamawiające. Aby ułatwić i przyspieszyć wdrażanie przez państwa członkowskie, odpowiednia europejska organizacja normalizacyjna powinna zostać poproszona o przedstawienie stosownych powiązań syntaktycznych między normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego a wszystkimi syntaktykami określonymi w wykazie. Powiązania syntaktyczne są wytycznymi wskazującymi, w jaki sposób norma mogłaby być odwzorowana w poszczególnych syntaktykach. Ten dokument normalizacyjny powinien uzupełniać normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego oraz wykaz syntaktyk.
(27)
Aby ułatwić stosowanie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego, do europejskiej organizacji normalizacyjnej należy się również zwrócić o sporządzenie wytycznych na temat interoperacyjności transmisyjnej. Wytyczne te nie powinny stanowić części normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego ani być wiążące dla instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających.
(28)
Przed wprowadzeniem w państwach członkowskich normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego należy wystarczająco przetestować praktyczne stosowanie normy. Ocena ta powinna zostać dokonana w trakcie przygotowywania normy. W ocenie tej powinni uczestniczyć użytkownicy końcowi, a powinna ona dotyczyć w szczególności aspektu funkcjonalności i aspektu przyjazności użytkownikowi; powinna także wykazać, że normę można wdrożyć w sposób oszczędny i proporcjonalny.
(29)
W przypadku gdy norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego oraz wykaz syntaktyk zgodnych z tą normą sporządzony przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną spełnią wymogi zawarte we wniosku Komisji do europejskiej organizacji normalizacyjnej, i w przypadku przetestowania tej normy, odniesienia do tej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i tego wykazu syntaktyk powinny zostać opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
(30)
Przepisy dotyczące opracowania normy i pozostałych dokumentów normalizacyjnych określone w niniejszej dyrektywie są zgodne ze stosownymi przepisami rozporządzenia (UE) nr 1025/2012. Niemniej jednak, mając na uwadze specyfikę niniejszej dyrektywy, właściwe jest wprowadzenie przepisu, zgodnie z którym decyzje o opublikowaniu odniesień do normy i wykazu syntaktyk, o ich niepublikowaniu lub ich publikowaniu z ograniczeniami przyjmowane są zgodnie z procedurą sprawdzającą. Powinno to jednak pozostać bez uszczerbku dla stosowania odpowiednich przepisów rozporządzenia (UE) nr 1025/2012 dotyczących formalnych zastrzeżeń do norm zharmonizowanych.
(31)
Europejskie organizacje normalizacyjne regularnie dokonują przeglądu i aktualizacji norm w celu uwzględnienia zmian technologicznych. Z uwagi na to, że w sektorze ICT takie zmiany następują szybko, Komisja powinna mieć również możliwość zwrócenia się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o przegląd i aktualizację normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego w celu uwzględnienia tych zmian i zapewnienia ciągłej interoperacyjności.
(32)
Dla zapewnienia odpowiedzi na zmiany technologiczne lub wymogi rynkowe Komisja powinna mieć możliwość przyjęcia aktu wykonawczego w celu dokonania przeglądu i aktualizacji wykazu syntaktyk. W przypadku bardziej złożonych dostosowań Komisja powinna mieć również możliwość zwrócenia się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej o przegląd i aktualizację wykazu syntaktyk.
(33)
W przypadku gdy Komisja uzna to za konieczne w celu zapewnienia pełnej i bieżącej interoperacyjności, uwzględnienia zmian technologicznych lub ograniczenia liczby stosowanych syntaktyk, powinna mieć ona możliwość dokonania przeglądu opublikowanego już wykazu syntaktyk. W takiej sytuacji Komisja powinna wziąć pod uwagę wykaz syntaktyk określonych, poddanych przeglądowi i zaktualizowanych przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną.
(34)
Po upływie terminów transpozycji określonych w niniejszej dyrektywie instytucje zamawiające i podmioty zamawiające powinny być zobowiązane do odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych spełniających normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego oraz zgodnych z dowolną z syntaktyk ujętych w wykazie opublikowanym przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Instytucje zamawiające i podmioty zamawiające nie powinny zatem odrzucać faktur elektronicznych, które spełniają powyższe warunki, wyłącznie na takiej podstawie, że nie są one zgodne z wymogami (na przykład z wymogami krajowymi lub sektorowymi, bądź z dodatkowymi wymogami technicznymi dowolnego rodzaju) innymi niż wymogi konkretnie przewidziane w niniejszej dyrektywie. Obowiązek ten nie powinien mieć jednak wpływu na inne istotne przyczyny odmowy, takie jak przyczyny odnoszące się do warunków umownych. Przed uiszczeniem faktury instytucje zamawiające i podmioty zamawiające powinny każdorazowo zachować swobodę weryfikowania, czy treść faktury elektronicznej prawidłowo odzwierciedla transakcję handlową leżącą u podstaw jej wystawienia (na przykład, czy wartość faktury jest prawidłowa) oraz czy faktura została wystawiona na właściwego odbiorcę. Obowiązek nieodrzucania faktur elektronicznych zgodnie z niniejszą dyrektywą pozostaje bez uszczerbku dla dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE (13).
(35)
Niniejsza dyrektywa powinna zobowiązywać wyłącznie odbiorców faktury, tj. instytucje zamawiające, centralne jednostki zakupujące i podmioty zamawiające, do akceptowania i przetwarzania faktur elektronicznych. Niniejsza dyrektywa powinna pozostać bez uszczerbku dla prawa nadawcy faktury do wyboru pomiędzy przedłożeniem faktury zgodnie z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego, zgodnie z krajowymi lub innymi normami technicznymi lub w formie papierowej. Niemniej jednak niniejsza dyrektywa nie powinna uniemożliwiać państwom członkowskim nakazania, by w ramach zamówień publicznych można było przedkładać wyłącznie faktury elektroniczne. Jeżeli nadawca postanawia przedłożyć fakturę z wykorzystaniem normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego, obowiązek odbiorcy dotyczący odbioru i przetworzenia powinien mieć zastosowanie wyłącznie wtedy, gdy faktura jest wystawiona z użyciem jednej z syntaktyk ujętych w wykazie syntaktyk opublikowanym przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Powinno to pozostać bez uszczerbku dla skorzystania przez nadawcę z usług strony trzeciej w zakresie translacji z jego własnej syntaktyki na jedną z syntaktyk ujętych w wykazie.
(36)
Zgodnie z art. 28 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (14) zasięgnięto opinii Europejskiego Inspektora Ochrony Danych, który wydał opinię w dniu 11 listopada 2013 r. (15). W opinii tej Europejski Inspektor Ochrony Danych opublikował zalecenia dotyczące zapewnienia odpowiedniej ochrony danych przy stosowaniu niniejszej dyrektywy. Zalecenia te należy uwzględnić przy opracowywaniu normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz przy przetwarzaniu danych osobowych przez organy zamawiające i podmioty zamawiające. W szczególności należy wyjaśnić, że obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych mają zastosowanie również w dziedzinie fakturowania elektronicznego, a przy publikowaniu danych osobowych należy zachować odpowiednią równowagę pomiędzy wymogami przejrzystości i rozliczalności a ochroną prywatności.
(37)
Ponieważ dyrektywa 2006/112/WE zawiera przepisy dotyczące fakturowania, w tym fakturowania elektronicznego, należy doprecyzować jej związek z niniejszą dyrektywą. Niniejsza dyrektywa ma realizować inny cel, ma inny zakres stosowania niż dyrektywa 2006/112/WE, i w związku z tym nie ma ona wpływu na przepisy dotyczące stosowania faktur elektronicznych do celów VAT zawarte w dyrektywie 2006/112/WE. W szczególności art. 232 dyrektywy 2006/112/WE reguluje stosunki między stronami transakcji i ma na celu zapewnienie, by nadawca nie mógł narzucić odbiorcy stosowania faktur elektronicznych. Niemniej jednak powinno to pozostać bez uszczerbku dla prawa państw członkowskich do nałożenia na instytucje zamawiające i podmioty zamawiające obowiązku odbioru faktur elektronicznych na określonych warunkach.
(38)
Aby umożliwić instytucjom zamawiającym i podmiotom zamawiającym właściwe przygotowanie i podjęcie środków technicznych, które w następstwie ustanowienia normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i zatwierdzenia wykazu syntaktyk są niezbędne do zapewnienia zgodności z niniejszą dyrektywą, a także z uwzględnieniem konieczności szybkiego wdrożenia fakturowania elektronicznego, należy uznać za uzasadnione ustalenie terminu transpozycji wynoszącego 18 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W drodze odstępstwa od tego ogólnego terminu transpozycji i w celu ułatwienia wprowadzenia fakturowania elektronicznego dla określonych instytucji zamawiających, takich jak lokalne i regionalne instytucje zamawiające i przedsiębiorstwa publiczne, państwa członkowskie powinny mieć możliwość odroczenia stosowania niniejszej dyrektywy w odniesieniu do instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego i podmiotów zamawiających do momentu upłynięcia 30 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Ta możliwość odroczenia stosowania wymogów niniejszej dyrektywy nie powinna mieć zastosowania do centralnych jednostek zakupujących.
(39)
Aby ułatwić instytucjom zamawiającym i podmiotom zamawiającym wdrożenie wymogów niniejszej dyrektywy, Komisja powinna zapewnić, aby państwa członkowskie były w pełni regularnie informowane o postępach prac dotyczących opracowywania normy i związanych z tym dokumentów normalizacyjnych, które to prace zostaną podjęte przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną. Powinno to pozwolić państwom członkowskim na podjęcie niezbędnych przygotowań z myślą o ukończeniu wdrażania w uzgodnionych terminach.
(40)
Ponieważ instytucje zamawiające i podmioty zamawiające będą mogły akceptować faktury elektroniczne, które spełniają normy inne niż norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego, jak również faktury papierowe, o ile nie przewidziano inaczej w przepisach krajowych, niniejsza dyrektywa nie nakłada żadnych dodatkowych kosztów ani obciążeń na przedsiębiorstwa, w tym przedsiębiorstwa mikro, małe i średnie w rozumieniu zalecenia Komisji 2003/361/WE (16). Ponadto Komisja i państwa członkowskie powinny dołożyć wszelkich starań, by zminimalizować koszty normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego ponoszone przez jej użytkowników, w szczególności przez mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa, aby ułatwić jej rozpowszechnianie w całej Unii Europejskiej.
(41)
W trakcie wykonywania niniejszej dyrektywy państwa członkowskie powinny uwzględnić potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw oraz mniejszych instytucji zamawiających i podmiotów zamawiających, oraz zaoferować wszystkim instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym i dostawcom niezbędne wsparcie, tak aby umożliwić stosowanie normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego. Ponadto należy zapewnić szkolenia, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw.
(42)
Aby ułatwić dostosowania techniczne i proceduralne, które muszą zostać wprowadzone przez wszystkie strony biorące udział w procesie zamówień publicznych w celu zapewnienia udanego wdrożenia niniejszej dyrektywy, państwa członkowskie powinny w miarę możliwości udostępnić pomoc w ramach funduszy strukturalnych wszystkim kwalifikującym się instytucjom zamawiającym, podmiotom zamawiającym oraz małym i średnim przedsiębiorstwom.
(43)
W celu zapewnienia jednolitych warunków wykonywania niniejszej dyrektywy należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze w zakresie sporządzania, ograniczania i przeglądu wykazu syntaktyk. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 182/2011. Do przyjmowania aktów wykonawczych dotyczących wykazu syntaktyk należy stosować procedurę sprawdzającą z uwagi na to, że służą one ułatwieniu stosowania normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego oraz zapewniają interoperacyjność i szybką reakcję na zmiany technologiczne. Procedurę sprawdzającą należy również stosować do przyjmowania aktów wykonawczych w odniesieniu do zastrzeżeń wobec normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego z uwagi na fakt, że te akty wykonawcze mogłyby mieć skutki dotyczące obowiązku odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych.
(44)
Ponieważ cele niniejszej dyrektywy, a mianowicie usunięcie barier rynkowych i przeszkód dla handlu wynikających z istnienia różnych krajowych przepisów i norm oraz zapewnienie interoperacyjności nie mogą zostać osiągnięte w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest ich lepsze osiągnięcie na poziomie Unii, Unia może przyjąć środki zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zgodnie z zasadą proporcjonalności, określoną w tym artykule, niniejsza dyrektywa nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DYREKTYWĘ:
Artykuł 1
Zakres stosowania
Niniejsza dyrektywa ma zastosowanie do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień, do których stosuje się dyrektywę 2009/81/WE, dyrektywę 2014/23/UE, dyrektywę 2014/24/UE lub dyrektywę 2014/25/UE.
Niniejsza dyrektywa nie ma zastosowania do faktur elektronicznych wystawianych w związku z realizacją zamówień objętych zakresem stosowania dyrektywy 2009/81/WE, w przypadku gdy zamówienie i jego realizacja określone są jako tajne lub jeżeli muszą im towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa zgodnie z przepisami ustawowymi, wykonawczymi lub administracyjnymi obowiązującymi w danym państwie członkowskim, oraz pod warunkiem, że dane państwo członkowskie stwierdziło, że odnośnych podstawowych interesów nie można zagwarantować przez mniej inwazyjne środki.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszej dyrektywy stosuje się następujące definicje:
1)
„faktura elektroniczna” oznacza fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie;
2)
„podstawowe elementy faktury elektronicznej” oznaczają zbiór podstawowych komponentów informacji, które faktura elektroniczna musi zawierać, aby umożliwić interoperacyjność transgraniczną, w tym informacje niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami prawa;
3)
„semantyczny model danych” oznacza uporządkowany i logicznie powiązany zestaw pojęć i ich znaczeń, które określają podstawowe elementy faktury elektronicznej;
4)
„syntaktyka” oznacza język lub dialekt odczytywany maszynowo, stosowany do przedstawienia elementów danych zawartych w fakturze elektronicznej;
5)
„powiązania syntaktyczne” oznaczają wytyczne wskazujące, w jaki sposób semantyczny model danych dotyczący faktury elektronicznej może być przedstawiany w różnych syntaktykach;
6)
„instytucje zamawiające” oznaczają instytucje zamawiające zgodnie z definicją zawartą w art. 1 pkt 17 dyrektywy 2009/81/WE, art. 6 ust. 1 dyrektywy 2014/23/UE i art. 2 ust. 1 pkt 1 dyrektywy 2014/24/UE;
7)
„instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego” oznaczają instytucje zamawiające poniżej szczebla centralnego zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 3 dyrektywy 2014/24/UE;
8)
„centralna jednostka zakupująca” oznacza centralną jednostkę zakupującą zgodnie z definicją zawartą w art. 2 ust. 1 pkt 16 dyrektywy 2014/24/UE;
9)
„podmioty zamawiające” oznaczają podmioty zamawiające zgodnie z definicją zawartą w art. 1 pkt 17 dyrektywy 2009/81/WE, art. 7 ust. 1 i 2 dyrektywy 2014/23/UE i art. 4 ust. 1 dyrektywy 2014/25/UE;
10)
„norma międzynarodowa” oznacza normę międzynarodową zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 1025/2012;
11)
„norma europejska” oznacza normę europejską zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 1025/2012.
Artykuł 3
Ustanowienie normy europejskiej
1. Komisja zwraca się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej z wnioskiem o sporządzenie normy europejskiej dotyczącej semantycznego modelu danych dla podstawowych elementów faktury elektronicznej („norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego”).
Komisja nakłada wymóg, by norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego była zgodna z co najmniej następującymi kryteriami:
-
była technologiczne neutralna,
-
była zgodna z odpowiednimi normami międzynarodowymi dotyczącymi fakturowania elektronicznego,
-
miała wzgląd na potrzebę ochrony danych osobowych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE, na podejście polegające na uwzględnieniu ochrony danych już w fazie projektowania oraz na zasady proporcjonalności, minimalizacji danych i celowości,
-
była zgodna ze stosownymi przepisami dyrektywy 2006/112/WE,
-
umożliwiała stworzenie praktycznych, przyjaznych użytkownikowi, elastycznych i oszczędnych systemów fakturowania elektronicznego,
-
uwzględniała szczególne potrzeby małych i średnich przedsiębiorstw, jak również instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego i podmiotów zamawiających,
-
nadawała się do użycia w transakcjach handlowych między przedsiębiorstwami.
Komisja zwraca się do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej z wnioskiem o sporządzenie wykazu zawierającego ograniczoną liczbę syntaktyk, które są zgodne z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego, odpowiednie mapowanie syntaktyk oraz wytyczne na temat interoperacyjności transmisyjnej, aby ułatwić stosowanie takiej normy.
Wnioski przyjmuje się zgodnie z procedurą określoną w art. 10 ust. 1-5 rozporządzenia (UE) nr 1025/2012.
W ramach prac nad opracowaniem normy przez odpowiednią europejską organizację normalizacyjną i w terminie określonym w ust. 2 odnośną normę testuje się pod kątem jej praktycznego stosowania przez użytkownika końcowego. Komisja zachowuje ogólną odpowiedzialność za testowanie i zapewnia, aby w trakcie przeprowadzania testu przedmiotem szczególnej uwagi było spełnienie kryteriów funkcjonalności i przyjazności użytkownikowi oraz ewentualne koszty wdrożenia zgodnie z ust. 1 akapit drugi. Komisja przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat wyników testu.
2. W przypadku gdy norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego, sporządzona zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, spełnia zawarte w nim wymogi, a faza testowania zgodnie z ust. 1 akapit piąty została zakończona, Komisja publikuje odniesienie do tej normy w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, wraz z wykazem określonej liczby syntaktyk sporządzonym zgodnie z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1. Publikacja ta musi zostać zakończona do dnia 27 maja 2017 r.
Artykuł 4
Formalne zastrzeżenia do normy europejskiej
1. W przypadku gdy państwo członkowskie lub Parlament Europejski uznają, że norma europejska dotycząca fakturowania elektronicznego i wykaz syntaktyk nie spełniają w pełni wymogów określonych w art. 3 ust. 1, informują o tym Komisję, przedstawiając szczegółowe wyjaśnienie, a Komisja podejmuje decyzję o:
a)
opublikowaniu, niepublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej odniesień do danej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i danego wykazu syntaktyk lub ich opublikowaniu z ograniczeniami;
b)
utrzymaniu, utrzymaniu z ograniczeniami odniesień do danej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i danego wykazu syntaktyk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub wycofaniu z niego tych odniesień.
2. Komisja publikuje na swojej stronie internetowej informacje na temat normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego i wykazu syntaktyk, które były przedmiotem decyzji, o której mowa w ust. 1.
3. Komisja informuje daną europejską organizację normalizacyjną o decyzji, o której mowa w ust. 1, oraz, w razie potrzeby, zwraca się z wnioskiem o zmianę danej normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego lub danego wykazu syntaktyk.
4. Decyzje, o których mowa w ust. 1 lit. a) i b) niniejszego artykułu, przyjmuje się zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 10 ust. 2.
Artykuł 5
Utrzymanie i dalsze doskonalenie normy europejskiej i wykazu syntaktyk
1. W celu uwzględnienia zmian technologicznych oraz zapewnienia pełnej i bieżącej interoperacyjności w zakresie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych Komisja może:
a)
aktualizować lub zmieniać normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego;
b)
aktualizować lub zmieniać wykaz syntaktyk publikowany przez Komisję w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
2. W przypadku gdy Komisja postanowi podjąć działanie, o którym mowa w ust. 1 lit. a), zwraca się z wnioskiem do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej. Wniosek ten składa się zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 3 ust. 1, bez stosowania przewidzianych w tym przepisie terminów.
3. Art. 4 ma zastosowanie do wszelkich aktualizacji lub zmian dokonywanych zgodnie z ust. 1 lit. a).
4. W przypadku gdy Komisja postanowi podjąć działanie, o którym mowa w ust. 1 lit. b), czyni to zgodnie z procedurą sprawdzającą, o której mowa w art. 10 ust. 2, albo zwraca się z wnioskiem do odpowiedniej europejskiej organizacji normalizacyjnej. Wniosek taki składa się zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 3 ust. 1, bez stosowania przewidzianych w tym przepisie terminów.
Artykuł 6
Podstawowe elementy faktury elektronicznej
Podstawowymi elementami faktury elektronicznej są między innymi:
a)
identyfikatory procesu i faktury;
b)
okres, którego faktura dotyczy;
c)
informacje dotyczące sprzedawcy;
d)
informacje dotyczące nabywcy;
e)
informacje dotyczące odbiorcy płatności;
f)
informacje dotyczące przedstawiciela podatkowego sprzedawcy;
g)
odniesienie do umowy;
h)
szczegółowe informacje dotyczące dostawy;
i)
instrukcje dotyczące płatności;
j)
informacje dotyczące kwot uznań lub potrąceń;
k)
informacje dotyczące poszczególnych pozycji faktury;
l)
łączne kwoty faktury;
m)
podział na stawki VAT.
Artykuł 7
Odbiór i przetwarzanie faktur elektronicznych
Państwa członkowskie zapewniają, aby instytucje zamawiające i podmioty zamawiające odbierały i przetwarzały faktury elektroniczne spełniające normę europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego, do której to normy odniesienie zostało opublikowane na mocy art. 3 ust. 2, i zgodne z dowolną z syntaktyk ujętych w wykazie opublikowanym na mocy art. 3 ust. 2.
Artykuł 8
Ochrona danych
1. Niniejsza dyrektywa pozostaje bez uszczerbku dla mających zastosowanie przepisów unijnych i krajowych dotyczących ochrony danych.
2. O ile przepisy unijne lub krajowe nie stanowią inaczej i bez uszczerbku dla zwolnień i ograniczeń określonych w art. 13 dyrektywy 95/46/WE, dane osobowe uzyskane na użytek fakturowania elektronicznego mogą być wykorzystywane wyłącznie w tym celu lub w zgodnych z nim celach.
3. Bez uszczerbku dla zwolnień i ograniczeń określonych w art. 13 dyrektywy 95/46/WE, państwa członkowskie zapewniają, by warunki publikowania danych osobowych gromadzonych w związku z fakturowaniem elektronicznym - do celów przejrzystości i rozliczalności - były zgodne z celem takiej publikacji i z zasadą ochrony prywatności.
Artykuł 9
Stosowanie faktur elektronicznych do celów VAT
Niniejsza dyrektywa pozostaje bez uszczerbku dla przepisów dyrektywy 2006/112/WE.
Artykuł 10
Procedura komitetowa
1. Komisję wspomaga komitet. Komitet ten jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
2. W przypadku odesłania do niniejszego ustępu stosuje się art. 5 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
Artykuł 11
Transpozycja
1. Państwa członkowskie przyjmują, publikują i stosują przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania niniejszej dyrektywy nie później niż dnia 27 listopada 2018 r. Niezwłocznie przekazują Komisji teksty tych przepisów.
2. W drodze odstępstwa od ust. 1 państwa członkowskie - nie później niż w terminie 18 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej - przyjmują, publikują i stosują przepisy niezbędne do wykonania zawartego w art. 7 obowiązku dotyczącego odbioru i przetwarzania faktur elektronicznych.
Państwa członkowskie mogą odroczyć stosowanie, o którym mowa w akapicie pierwszym, w odniesieniu do swoich instytucji zamawiających poniżej szczebla centralnego i podmiotów zamawiających maksymalnie do momentu upłynięcia 30 miesięcy od opublikowania odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Przy publikowaniu odniesienia do normy europejskiej dotyczącej fakturowania elektronicznego Komisja publikuje w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ostateczną datę wprowadzenia w życie środków, o których mowa w akapicie pierwszym.
3. Państwa członkowskie przekazują Komisji tekst podstawowych przepisów prawa krajowego przyjętych w dziedzinie objętej niniejszą dyrektywą.
Artykuł 12
Przegląd
Komisja dokonuje przeglądu skutków niniejszej dyrektywy dla rynku wewnętrznego, a także dla upowszechniania fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych oraz przekazuje sprawozdanie na ten temat Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w terminie trzech lat od upływu terminu na maksymalne odroczenie ustalonego dla instytucji poniżej szczebla centralnego w art. 11 ust. 2 akapit drugi. W stosownych przypadkach sprawozdaniu towarzyszy ocena skutków dotycząca potrzeby dalszych działań.
Artykuł 13
Wejście w życie
Niniejsza dyrektywa wchodzi w życie dwudziestego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Artykuł 14
Adresaci
Niniejsza dyrektywa skierowana jest do państw członkowskich.
Sporządzono w Strasburgu dnia 16 kwietnia 2014 r.