ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1271/2013
z dnia 30 września 2013 r.
w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 208,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (2) w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów ustanowionych przez Wspólnoty opierało się na rozporządzeniu Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (3). Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 zostało zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012. Konieczna jest zatem zmiana rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002. W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.
(2)
Należy uwzględnić wspólne oświadczenie Parlamentu Europejskiego, Rady UE i Komisji Europejskiej w sprawie agencji zdecentralizowanych z dnia 19 lipca 2012 r.
(3)
Należy zmienić niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 w celu uwzględnienia doświadczeń zdobytych podczas ich stosowania.
(4)
Bez uszczerbku dla aktów założycielskich, w niniejszym rozporządzeniu należy ustanowić ogólne zasady i podstawowe reguły mające zastosowanie do organów ustanowionych na mocy TFUE oraz Traktatu Euratom (zwane danej „organami Unii”), które otrzymują wkład finansowy obciążający budżet. Na podstawie niniejszego rozporządzenia organy Unii powinny przyjąć własne przepisy finansowe, które nie mogą odbiegać od przepisów rozporządzenia, z wyjątkiem przypadków, gdy jest to konieczne ze względu na ich szczególne potrzeby i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.
(5)
Samofinansujące się organy Unii, do których niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania, powinny jednak - przez wzgląd na spójność - ustanowić w stosownych przypadkach podobne przepisy. Zgodnie ze wspólnym oświadczeniem Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r. organy te powinny przedkładać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Komisji roczne sprawozdanie w sprawie wykonania swojego budżetu i należycie uwzględnić ich stosowne wnioski i zalecenia.
(6)
Organy Unii powinny uchwalać i wykonywać wdrażać swoje budżety zgodnie z pięcioma podstawowymi zasadami prawa budżetowego - zasadą jednolitości, rzetelności, uniwersalności, specyfikacji, jednoroczności - oraz zasadą równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.
(7)
Należy pokreślić równoważący charakter wkładu finansowego Unii. Kwota pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii, przekraczająca kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego w trakcie danego roku, powinna zostać zwrócona do budżetu Unii.
(8)
W przypadku gdy akt założycielski stanowi, że dochód składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii oraz że przychody pochodzące z opłat i należności są przeznaczone na finansowanie konkretnych pozycji wydatków, organy Unii powinny mieć możliwość przeniesienia salda w formie dochodów przeznaczonych na określony cel.
(9)
W celu pokrycia kosztów świadczenia usług oraz uniknięcia znacznych nadwyżek należy zadbać o to, by opłaty zostały ustanowione na odpowiednim poziomie.
(10)
Przekazywanie działań związanych z wykonywaniem budżetu organom Unii powinno być należycie uzasadnione charakterem tych działań oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii, przy jednoczesnym zapewnieniu należytego zarządzania finansami oraz opłacalności. Przekazywane zadania powinny być zgodne z aktem założycielskim.
(11)
Organy Unii powinny mieć możliwość otrzymywania dotacji doraźnych wyłącznie w przypadku, gdy taka możliwość jest wyraźnie przewidziana w stosownych aktach podstawowych oraz zatwierdzona w akcie założycielskim.
(12)
Organ Unii musi brać udział w analizie porównawczej wraz z innymi organami i instytucjami Unii na podstawie art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
(13)
Konieczne jest ustanowienie zasad dotyczących planów działania w zakresie prowadzenia działań następczych dotyczących wniosków z całościowych ocen okresowych w celu zapewnienia ich skutecznego wdrożenia.
(14)
Aby zapewnić spójność w zakresie programowania, organ Unii - uwzględniając wytyczne Komisji - powinien opracować dokument obejmujący zarówno programowanie roczne, jak i wieloletnie.
(15)
Organ Unii powinien dostosować harmonogram rocznego i wieloletniego programowania do procedury budżetowej w celu zagwarantowania jego skuteczności i spójności wszystkich dokumentów programowych.
(16)
Konieczne jest jasne określenie obecnej struktury audytu wewnętrznego oraz funkcji kontroli wewnętrznej, jak również uproszczenie wymogów w zakresie sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w organie Unii powinien być przeprowadzany przez audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać kontrole w przypadkach uzasadnionych istniejącymi zagrożeniami. Konieczne jest określenie zasad dotyczących ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.
(17)
Należy uprościć obowiązki sprawozdawcze. Organy Unii powinny przedkładać skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności, zawierające wyczerpujące informacje dotyczące wdrożenia programu prac, budżetu, planu polityki kadrowej, systemu zarządzania i kontroli wewnętrznej.
(18)
Aby zwiększyć gospodarność organów Unii, konieczne jest umożliwienie wzajemnego świadczenia usług lub przekazania ich innemu organowi Unii lub Komisji. W szczególności umożliwienie przejęcia wszystkich lub części zadań księgowego organu Unii przez księgowego Komisji może zwiększyć oszczędności.
(19)
Jak przewidziano w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012, zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt podstawowy, lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.
(20)
Aby dostosować przepisy dotyczące dochodów przeznaczonych na określony cel do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, konieczne jest określenie zasad dotyczących zróżnicowania dochodów przeznaczonych na określony cel (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz ich przeniesienia.
(21)
Aby dostosować zasady dotyczące postępowania w odniesieniu do odsetek z tytułu wkładu finansowego Unii dla organu Unii do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, należy zapewnić, by odsetki te nie były należne budżetowi.
(22)
W rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 przewidziano możliwość zaciągnięcia zobowiązania prawnego przed zaciągnięciem zobowiązania budżetowego w szczególnych przypadkach. Organy Unii powinny również korzystać z takiej możliwości.
(23)
W celu zagwarantowania spójności rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 z rozporządzeniem (EU, Euratom) nr 966/2012 należy wykluczyć możliwość ustanowienia przepisów szczegółowych dotyczących zamówień publicznych i dotacji. Stosowanie jednego zestawu przepisów gwarantuje uproszczenie prac organu Unii i pozwala na korzystanie z wytycznych oraz modeli przygotowanych przez Komisję.
(24)
W celu dostosowania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 do przepisów rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 należy wprowadzić możliwość przyznawania nagród przez organ Unii.
(25)
Aby zidentyfikować i prawidłowo zarządzać ryzykiem w przypadku faktycznego lub domniemanego konfliktu interesów, organy Unii powinny przyjąć zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim. Zasady te powinny uwzględniać wytyczne opracowane przez Komisję na podstawie wspólnego oświadczenia Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji z dnia 19 lipca 2012 r.
(26)
Przepisy dotyczące polityki nieruchomości, w tym przepisy zezwalające organom Unii na zaciąganie pożyczek i określające warunki ich zaciągania, powinny zostać dostosowane do rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w celu zapewnienia spójnego stosowania nowo wprowadzonych przepisów przez wszystkie organy i instytucje Unii.
(27)
Ze względu na fakt, iż Komisja potrzebuje czasu na opracowanie odpowiednich wytycznych we współpracy z organami Unii, konieczne jest opracowanie przepisów przejściowych dotyczących programowania i sprawozdawczości.
(28)
Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych dla organów PPP w dniu 1 stycznia 2014 r., aby zapewnić spójne zasady w kolejnych wieloletnich ramach finansowych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
TYTUŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejsze rozporządzenie określa podstawowe przepisy finansowe, na podstawie których organ Unii przyjmuje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu Unii nie odbiegają od przepisów niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na szczególne potrzeby organu i po uzyskaniu wcześniejszej zgody Komisji.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:
-
„akt założycielski” oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu Unii,
-
„budżet organu Unii” oznacza instrument, w którym prognozuje się i zatwierdza wszelkie dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu Unii na każdy rok budżetowy,
-
„organ Unii” oznacza każdy organ, o którym mowa w art. 208 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
„zarząd” oznacza główny organ wewnętrzny organu Unii, odpowiedzialny za podejmowanie decyzji finansowych oraz budżetowych, niezależnie od nazwy nadanej mu w akcie założycielskim,
-
„dyrektor” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu Unii jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim,
-
„rada wykonawcza” oznacza wewnętrzny organ organu Unii, który pomaga zarządowi w jego pracach i którego zadania i regulamin wewnętrzny zostały określone w akcie założycielskim.
Artykuł 3
Okresy, daty i terminy
Jeżeli nie przewidziano inaczej, do terminów określonych w niniejszym rozporządzeniu zastosowanie ma rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 1182/71 (4).
Artykuł 4
Ochrona danych osobowych
Niniejsze rozporządzenie pozostaje bez uszczerbku dla wymogów ustanowionych w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (5) oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (6).
Artykuł 5
Poszanowanie dla zasad budżetowych
Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
ROZDZIAŁ 1
Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej
Artykuł 6
Zakres budżetu organu Unii
1. Budżet organu Unii obejmuje:
a)
dochód własny obejmujący wszystkie opłaty i należności, które organ Unii ma prawo pobierać na mocy zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;
b)
dochód składający się z wszelkich wkładów finansowych przyjmujących państw członkowskich;
c)
wkład finansowy przyznany przez Unię;
d)
dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 23 ust. 1;
e)
wydatki organu Unii, łącznie z wydatkami administracyjnymi.
2. Dochód składający się z opłat i należności przeznacza się na określony cel jedynie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach, określonych w akcie założycielskim.
3. W przypadku gdy jeden lub większa liczba aktów założycielskich stanowi, że wyraźnie określone zadania finansowane są oddzielnie, lub jeżeli organ Unii realizuje zadania powierzone mu na mocy umowy o delegowaniu zadań, prowadzi on odrębne księgi rachunkowe zarówno dla operacji po stronie dochodów, jak i wydatków. Organ Unii wyraźnie identyfikuje każdą grupę zadań w ramach programowania w zakresie zasobów ludzkich, zawartego w dokumencie programowym obejmującym programowanie roczne i wieloletnie, o którym mowa w art. 32.
Artykuł 7
Dotacje doraźne
1. Organy Unii nie mogą otrzymywać dotacji doraźnych z budżetu z wyjątkiem sytuacji, gdy zostały one zatwierdzone w akcie założycielskim i wyraźnie przewidziane w akcie podstawowym.
2. W przypadku gdy dotacja doraźna dla organu Unii została zatwierdzona, zadania finansowane przy pomocy tych dotacji zostają włączone do rocznego programu prac, o którym mowa w art. 32 ust. 3.
Artykuł 8
Umowy o delegowaniu zadań
1. Komisja nie powierza zadań związanych z wykonywaniem budżetu organowi Unii z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to należycie uzasadnione szczególnym charakterem danego działania oraz szczególną wiedzą specjalistyczną, którą dysponuje organ Unii.
2. Podczas wyboru organu Unii należy uwzględnić następujące czynniki:
a)
opłacalność powierzenia przedmiotowych zadań;
b)
wpływ na strukturę zarządzania organu i na jego zasoby finansowe i ludzkie.
3. W przypadku gdy Komisja wyjątkowo powierza zadania organowi Unii:
a)
wobec organów Unii, w odniesieniu do funduszy przydzielonych mu na te zadania, stosuje się odniesieniu do funduszy przydzielonych na te zadania organowi Unii art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, a art. 108 i 109 niniejszego rozporządzenia nie mają zastosowania;
b)
powierzone zadania należy wymienić w rocznym programie prac organu Unii, o którym mowa w art. 32 ust. 3, wyłącznie do celów informacyjnych.
4. Nie naruszając przepisów ust. 2, urzędnik zatwierdzający konsultuje się z zarządem przed podpisaniem umowy o delegowaniu zadań.
Artykuł 9
Reguły szczególne dotyczące zasad jedności i rzetelności budżetowej
1. Nie pobiera się dochodów ani nie dokonuje wydatków, chyba że są one zapisane w linii budżetowej organu Unii.
2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu Unii.
3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu Unii tylko wówczas, jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.
4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu Unii nie są należne organowi Unii.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 10
Definicja
Środki zapisane w budżecie organu Unii są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
Artykuł 11
Rodzaje środków
1. Budżet organu Unii zawiera środki niezróżnicowane oraz, w przypadkach uzasadnionych potrzebami operacyjnymi, także środki zróżnicowane. Środki zróżnicowane składają się ze środków na zobowiązania i środków na płatności.
2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny koszt zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym.
3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.
Artykuł 12
Rachunkowość dla dochodów i środków
1. Dochód organu Unii, o którym mowa w art. 6, zapisuje się w księgach rachunkowych na ten rok budżetowy na podstawie kwot pobranych w ciągu tego roku budżetowego.
2. Dochód organu Unii stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.
3. Środki zatwierdzone na dany rok budżetowy są wykorzystywane jedynie do pokrycia zobowiązań zaciągniętych i wydatków zrealizowanych w tym roku budżetowym oraz do pokrycia kwot należnych z tytułu zobowiązań z poprzednich lat budżetowych.
4. Zobowiązania zapisuje się w księgach rachunkowych na podstawie zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia.
5. Płatności zapisuje się w księgach rachunkowych na dany rok budżetowy na podstawie płatności dokonanych przez księgowego do dnia 31 grudnia tego roku.
Artykuł 13
Zaciąganie zobowiązań
Ze środków zapisanych w budżecie organu Unii można zaciągać zobowiązania ze skutkiem od dnia 1 stycznia, gdy tylko budżet organu Unii zostanie ostatecznie przyjęty.
Artykuł 14
Anulowanie i przenoszenie środków
1. Środki niewykorzystane na koniec roku budżetowego, na który zostały zapisane, zostają anulowane. Środki te mogą jednak zostać przeniesione, lecz tylko na kolejny rok budżetowy, decyzją podjętą przez zarząd do dnia 15 lutego lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą, zgodnie z ust. 3 i 4, lub mogą zostać przeniesione automatycznie zgodnie z ust. 5.
2. Środki odnoszące się do wydatków na personel nie mogą zostać przeniesione.
3. Zróżnicowane środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane niewykorzystane do zaciągnięcia zobowiązań na koniec roku budżetowego mogą zostać przeniesione w odniesieniu do:
a)
kwot odpowiadających środkom na zobowiązania;
b)
kwot odpowiadających środkom niezróżnicowanym związanym z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, co do których większość wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań zakończono do dnia 31 grudnia. Wstępny etap procedury zaciągania zobowiązań określa się w przepisach wykonawczych rozporządzenia finansowego każdego z organów Unii.
Kwoty te można następnie wykorzystać na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca kolejnego roku lub - w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia kolejnego roku.
4. Środki na płatności mogą zostać przeniesione w odniesieniu do kwot potrzebnych do pokrycia istniejących zobowiązań lub zobowiązań powiązanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki na płatności przewidziane w odpowiednich liniach budżetowych na kolejny rok budżetowy nie są wystarczające na pokrycie potrzeb.
Organ Unii najpierw wykorzystuje środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i do czasu ich wyczerpania nie wykorzystuje środków przeniesionych.
5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom będącym przedmiotem należycie zawartych umów według stanu na koniec roku budżetowego są przenoszone automatycznie, wyłącznie na kolejny rok budżetowy.
6. Środki przeniesione, które nie zostały wykorzystane na zaciąganie zobowiązań do dnia 31 marca roku N+1, zostają automatycznie anulowane i są stosownie ujęte w księgach rachunkowych.
Artykuł 15
Zasady dotyczące przenoszenia dochodów przeznaczonych na określony cel
Przenoszenie dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23, oraz niewykorzystanych środków dostępnych na dzień 31 grudnia wynikających z takich dochodów jest zgodne z następującymi zasadami:
a)
zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone automatycznie i muszą zostać całkowicie wykorzystane do czasu zakończenia wszystkich operacji związanych z programem lub działaniem, na które są one przeznaczone; zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, otrzymane w ciągu ostatniego roku trwania programu lub działania, można wykorzystać w pierwszym roku trwania kolejnego programu lub działania;
b)
wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel są przenoszone tylko na jeden rok, z wyjątkiem wewnętrznych dochodów przeznaczonych na określony cel, o których mowa w art. 23 ust. 3 lit. f), które są przenoszone automatycznie.
Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N+1 organ Unii informuje Komisję o wykorzystaniu przeniesionych dochodów przeznaczonych na określony cel.
Artykuł 16
Umorzenie środków
Jeżeli środki są umarzane w którymkolwiek roku budżetowym następującym po roku, w którym zostały one zapisane w budżecie organu Unii, w wyniku całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na które zostały przeznaczone, środki te zostają anulowane.
Artykuł 17
Zobowiązania
1. Od dnia 15 października każdego roku zobowiązania z tytułu stałych wydatków administracyjnych mogą być zaciągane z góry ze środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą jednak przekroczyć jednej czwartej środków przyjętych przez zarząd w odpowiedniej linii budżetowej na bieżący rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą dotyczyć nowych wydatków, niezatwierdzonych jeszcze co do zasady w ostatnim należycie przyjętym budżecie organu Unii.
2. Wydatki, które muszą zostać zapłacone z góry, na przykład czynsze, mogą być podstawą dokonywania płatności, począwszy od dnia 1 grudnia, które zapisywane są w ciężar środków przewidzianych na kolejny rok budżetowy. W tym przypadku nie ma zastosowania limit, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 18
Zasady mające zastosowanie w przypadku opóźnionego przyjęcia budżetu organu Unii
1. Jeżeli budżet organu Unii nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, zastosowanie mają przepisy określone w ust. 2-6.
2. Zobowiązania i płatności mogą być dokonywane w ramach limitów ustanowionych w ust. 3.
3. Zobowiązania można zaciągać w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej czwartej łącznej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, powiększonych o jedną dwunastą dla każdego upływającego miesiąca.
Nie można przekroczyć limitu środków przewidzianych w preliminarzu dochodów i wydatków.
Płatności można dokonywać miesięcznie w poszczególnych rozdziałach do wysokości jednej dwunastej kwoty środków zatwierdzonych w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy. Suma ta nie może jednak przekraczać jednej dwunastej kwoty środków przewidzianych w odpowiednim rozdziale preliminarza dochodów i wydatków.
4. Przez środki zatwierdzone w odpowiednim rozdziale na poprzedni rok budżetowy, o których mowa w ust. 2 i 3, rozumie się środki przyjęte w głosowaniu nad budżetem organu Unii, w tym nad budżetami korygującymi, po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w tym roku budżetowym.
5. Na wniosek dyrektora i jeżeli wymaga tego zapewnienie ciągłości działania organu Unii oraz potrzeby w zakresie zarządzania, zarząd może zatwierdzić wydatki przekraczające jedną dwunastą kwoty środków tymczasowych, ale, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, nieprzekraczające łącznie czterech dwunastych kwoty środków tymczasowych, zarówno w zakresie zobowiązań, jak i płatności, wykraczające poza środki udostępnione automatycznie zgodnie z ust. 2 i 3.
Dodatkowe dwunaste części są zatwierdzane w całości i są niepodzielne.
6. Jeżeli w danym rozdziale zatwierdzenie czterech dwunastych części środków tymczasowych zgodnie z ust. 5 nie wystarcza do pokrycia wydatków niezbędnych do zapobieżenia przerwaniu ciągłości działalności organu Unii w obszarze objętym tym rozdziałem, to w drodze wyjątku można zatwierdzić przekroczenie kwoty środków zapisanych w odpowiednim rozdziale budżetu organu Unii na poprzedni rok budżetowy. Zarząd stanowi zgodnie z procedurami określonymi w ust. 5. W żadnym wypadku nie można jednak przekroczyć łącznej kwoty środków dostępnych w budżecie organu Unii na poprzedni rok budżetowy lub w przedstawionym projekcie budżetu organu Unii.
ROZDZIAŁ 3
Zasada równowagi
Artykuł 19
Definicja i zakres
1. Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.
2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty wkładu Unii, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody, o których mowa w art. 6.
3. W przypadku organów, na których dochody składają się opłaty i należności stanowiące dodatek do wkładu finansowego Unii, opłaty powinny zostać ustalone na takim poziomie, który pozwala na uniknięcie gromadzenia znacznych nadwyżek. W przypadku powtarzającego się znacznego pozytywnego lub negatywnego wyniku budżetowego w rozumieniu art. 97, poziom opłat i należności należy poddać przeglądowi.
4. Organ Unii nie może zaciągać pożyczek w ramach swojego budżetu.
5. Wkład finansowy Unii dla organu Unii stanowi w jego budżecie wkład równoważący i może zostać podzielony na kilka płatności.
6. Organ Unii stosuje rygorystyczne zasady zarządzania środkami pieniężnymi z należytym uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel, tak by jego salda środków pieniężnych były ograniczone do należycie uzasadnionych potrzeb. Wraz z wnioskami o płatności przedkłada szczegółowe i uaktualnione prognozy swojego rzeczywistego zapotrzebowania na środki pieniężne w ciągu roku, w tym informacje na temat dochodów przeznaczonych na określony cel.
Artykuł 20
Wynik budżetowy za rok budżetowy
1. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest pozytywny, kwota ta jest zwracana Komisji do wysokości kwoty wkładu wypłaconego w ciągu tego roku. Część wyniku budżetowego przekraczającą kwotę wkładu finansowego Unii wypłaconego podczas roku budżetowego zapisuje się w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako dochód.
Pierwszy akapit ma również zastosowanie w przypadku, gdy dochód organu Unii składa się z opłat i należności stanowiących dodatek do wkładu finansowego Unii.
Różnica między wkładem zapisanym w budżecie oraz wypłaconym organowi Unii zostaje anulowana.
Organ Unii przedstawia najpóźniej do dnia 31 stycznia roku N szacunki dotyczące wyniku budżetowego z roku N-1, który powinien zostać zwrócony do budżetu w późniejszym okresie w roku N, w celu uzupełnienia dostępnych już informacji dotyczących wyniku budżetu z roku N-2. Komisja należycie uwzględnia te informacje, dokonując oceny potrzeb finansowych organu Unii na rok N+1.
2. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli akt założycielski stanowi, że dochody pochodzące z opłat i należności przeznaczone są na sfinansowanie konkretnych pozycji wydatków, organ Unii może przenieść saldo opłat i należności jako dochody przeznaczone na określony cel z przeznaczeniem na działania związane ze świadczeniem usług, za które należne są te opłaty.
3. Jeżeli wynik budżetowy w rozumieniu art. 97 jest negatywny, jest on zapisywany w budżecie organu Unii na następny rok budżetowy jako środki na płatności lub, w stosownych przypadkach, jako kompensata na poczet pozytywnego wyniku budżetowego organu Unii w następnych latach budżetowych.
4. Dochody lub środki na płatności zapisuje się w budżecie organu Unii podczas procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury listu w sprawie poprawek określonej w art. 39 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub, jeżeli wykonanie budżetu organu Unii jest w trakcie realizacji, za pośrednictwem budżetu korygującego.
ROZDZIAŁ 4
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 21
Stosowanie euro
Budżet organu Unii sporządza się i wykonuje w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy oraz, w przypadku rachunków zaliczkowych, administratorzy rachunków zaliczkowych są upoważnieni do wykonywania operacji w innych walutach, jak ustanowiono w przepisach finansowych każdego organu Unii.
ROZDZIAŁ 5
Zasada uniwersalności
Artykuł 22
Definicja i zakres
Nie naruszając przepisów art. 23, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Nie naruszając przepisów art. 25, wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, nie wprowadzając żadnych korekt między nimi.
Artykuł 23
Dochody przeznaczone na określony cel
1. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel wykorzystuje się do finansowania szczególnych pozycji wydatków.
2. Zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:
a)
wkłady finansowe państw członkowskich oraz państw trzecich, w tym w obu przypadkach ich agencji publicznych, podmiotów lub osób fizycznych na pewne działania organów Unii w stopniu, w jakim przewidziane jest to w umowie zawartej między organem Unii a państwami członkowskimi, państwami trzecimi lub przedmiotowymi agencjami publicznymi, podmiotami lub osobami fizycznymi;
b)
dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, darów i zapisów na cele dobroczynne;
c)
wkłady finansowe na działania organów Unii, pochodzące od państw trzecich lub od różnych organów nieunijnych, nieujęte w lit. a);
-
dochody pochodzące z dotacji doraźnych, o których mowa w art. 7,
-
dochody pochodzące z umów o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 8;
d)
wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, o których mowa w ust. 3, w zakresie, w jakim uzupełniają one inne dochody, o których mowa w lit. a)-c) niniejszego ustępu;
e)
dochody z opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 2.
3. Wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel stanowią:
a)
dochody od podmiotów trzecich z tytułu dostarczonych im na zamówienie towarów, usług lub wykonanych robót budowlanych, z wyjątkiem opłat i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a);
b)
wpływy ze sprzedaży pojazdów, sprzętu, instalacji, materiałów, aparatury naukowej i technicznej w związku z ich wymianą lub złomowaniem po całkowitym zamortyzowaniu ich wartości księgowej;
c)
dochody pochodzące ze zwrotów nienależnie wypłaconych kwot, zgodnie z art. 62;
d)
wpływy z tytułu dostarczenia towarów, świadczenia usług i wykonania robót budowlanych na rzecz instytucji lub innych organów Unii;
e)
rozliczenia roszczeń ubezpieczeniowych;
f)
dochody z najmu;
g)
dochody ze sprzedaży publikacji i filmów, w tym zapisanych na nośnikach elektronicznych;
h)
dochody wynikające z późniejszych zwrotów podatku na podstawie art. 25 ust. 3 lit. b).
4. Nie naruszając przepisów art. 23 ust. 2 lit. e), w odpowiednim akcie założycielskim można również przypisać przewidziane w nim dochody do określonych pozycji wydatków. Takie dochody stanowią wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel, chyba że akt założycielski stanowi inaczej.
5. Wszystkie pozycje dochodów w rozumieniu ust. 2 lit. a)-c) oraz ust. 3 lit. a)-d) pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione w związku z daną działalnością lub celem.
6. Budżet organu Unii zawiera linie uwzględniające zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel i wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel oraz, wszędzie gdzie to możliwe, wskazuje ich kwotę.
Dochody przeznaczone na określony cel mogą zostać uwzględnione w preliminarzu wydatków i dochodów tylko w takiej wysokości, jaka jest pewna w dniu przyjmowania preliminarza.
Artykuł 24
Darowizny
1. Dyrektor może przyjąć jakiekolwiek darowizny na rzecz organu Unii, takie jak fundacje, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.
2. Przyjęcie darowizny, które może pociągać za sobą obciążenie finansowe, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą. Jeśli zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza nie podejmie decyzji podczas tego okresu, darowiznę uznaje się za przyjętą.
Artykuł 25
Zasady dotyczące odpisywania oraz korekt z tytułu różnic kursowych
1. Od wniosków o płatność, które następnie stanowią podstawę do wypłaty kwoty netto, można odpisać następujące kwoty:
a)
kary nałożone na strony umów o wykonanie zamówienia lub na beneficjentów;
b)
zniżki, zwroty i rabaty z poszczególnych faktur i zestawień kosztów;
c)
korekty nienależnie wypłaconych kwot.
Korekt, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), można dokonywać, odpisując odpowiednie kwoty bezpośrednio od kolejnej płatności okresowej lub od wypłaty salda dla tego samego odbiorcy płatności, w rozdziale, artykule i roku budżetowym, którego dotyczy nadpłata.
Do odpisów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), zastosowanie mają reguły rachunkowości Unii.
2. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa członkowskie na mocy Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej, pokrywane są z budżetu organu Unii w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku, pod warunkiem że organ Unii jest nim objęty.
3. Koszty dostarczanych organowi Unii produktów lub świadczonych na jego rzecz usług, zawierające podatki zwracane przez państwa trzecie na podstawie odpowiednich umów, mogą być pokrywane z budżetu organu Unii:
a)
w kwocie pomniejszonej o kwotę podatku;
b)
w kwocie zawierającej podatek. W takim przypadku późniejsze zwroty podatku traktowane są jak wewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel.
4. Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez organ Unii na mocy ust. 2 i 3 zostają wpisane na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.
5. Każdy negatywny wynik budżetowy zapisuje się w budżecie organu Unii jako wydatki.
6. Można dokonywać korekt z tytułu różnic kursowych występujących przy wykonywaniu budżetu organu Unii. Końcowy zysk lub stratę uwzględnia się w wyniku budżetowym za dany rok.
ROZDZIAŁ 6
Zasada specyfikacji
Artykuł 26
Przepisy ogólne
Środki przeznaczane są na określone cele według tytułów i rozdziałów. Rozdziały następnie dzielą się na artykuły i pozycje.
Artykuł 27
Przesunięcia
1. Dyrektor może dokonać przesunięcia środków:
a)
między tytułami - do wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok w tej linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie;
b)
między rozdziałami lub między artykułami - bez ograniczeń.
2. Powyżej limitu, o którym mowa w ust. 1, dyrektor może zaproponować zarządowi lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radzie wykonawczej, przesunięcie środków między tytułami. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza, ma trzy tygodnie na wyrażenie sprzeciwu wobec takiego przesunięcia. Po tym terminie przesunięcie uznaje się za przyjęte.
3. Propozycjom dotyczącym przesunięć oraz przesunięciom dokonywanym na podstawie ust. 1 i 2 towarzyszą odpowiednie i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wykazujące wykorzystanie środków i preliminarz zapotrzebowania na środki do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki mają zostać przesunięte, jak i tych, z których środki są przesuwane.
4. Dyrektor w jak najkrótszym terminie informuje zarząd o wszystkich dokonanych przesunięciach. Dyrektor informuje Parlament Europejski oraz Radę o wszystkich przesunięciach dokonanych na mocy ust. 2.
Artykuł 28
Zasady szczególne dotyczące przesunięć
1. Przesunięcia środków można dokonywać tylko do tych linii budżetowych budżetu organu Unii, w odniesieniu do których organ Unii zatwierdził środki lub które oznaczono jako pro memoria.
2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel można przesuwać tylko pod warunkiem wykorzystania tych dochodów na cel, na który zostały przeznaczone.
ROZDZIAŁ 7
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 29
Zasady oszczędności, wydajności i skuteczności/zasada należytego zarządzania finansami
1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystywane przez organ Unii w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.
Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.
Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych celów oraz zamierzonych rezultatów.
3. Organ Unii przeprowadza analizę porównawczą, o której mowa w art. 50 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Analiza porównawcza obejmuje:
-
przeprowadzenie analizy skuteczności służb horyzontalnych organu Unii,
-
ocenę kosztów i korzyści wzajemnego świadczenia usług lub też całkowitego przekazania ich do innego organu Unii lub do Komisji.
Podczas przeprowadzania analizy porównawczej, o której mowa w akapicie pierwszym i drugim, organ Unii dokonuje niezbędnych uzgodnień w celu uniknięcia konfliktu interesów.
4. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem organu Unii wyznacza się zdefiniowane, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności; dyrektor przekazuje informacje na ten temat zarządowi. Informacje te dostarczane są corocznie, nie później niż w momencie składania dokumentów załączanych do projektu budżetu organu Unii.
5. W celu usprawnienia procesu podejmowania decyzji organ Unii przeprowadza zarówno oceny ex ante, jak i ex post, zgodnie ze wskazówkami dostarczonymi przez Komisję. Oceny takie mają zastosowanie do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczne wydatki, a o wynikach tych ocen informuje się zarząd.
6. Dyrektor przygotowuje plan działania w celu prowadzenia działań następczych w odniesieniu do wniosków i ocen, o których mowa w ust. 5, i składa Komisji sprawozdania na temat postępów dwa razy w roku oraz przedstawia regularne sprawozdania z postępów zarządowi.
7. Zarząd kontroluje wykonanie planu działania, o którym mowa w ust. 6.
Artykuł 30
Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu
1. Budżet organu Unii wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.
2. Do celów wykonania budżetu organu Unii kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:
a)
skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;
b)
wiarygodności sprawozdawczości;
c)
ochrony mienia i informacji;
d)
zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;
e)
odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.
3. Skuteczna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności:
a)
podział obowiązków;
b)
właściwe zarządzanie ryzykiem i strategię kontroli, w tym kontrole na szczeblu odbiorców;
c)
unikanie konfliktu interesów;
d)
odpowiednią ścieżkę audytu i integralność danych w systemach danych;
e)
procedury monitorowania wyników i procedury prowadzenia działań następczych w przypadku stwierdzenia słabych punktów oraz wyjątków w systemie kontroli wewnętrznej;
f)
okresową ocenę prawidłowego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej.
4. Wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na następujących elementach:
a)
wdrożeniu właściwej strategii zarządzania ryzykiem i strategii kontroli skoordynowanej przez odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;
b)
dostępności wyników przeprowadzonych kontroli dla wszystkich odpowiednich uczestników łańcucha kontroli;
c)
bazowaniu, w stosownych przypadkach, na opiniach z niezależnych audytów, pod warunkiem że jakość pracy wykonanej w celu sporządzenia tych dokumentów jest wystarczająca i możliwa do zaakceptowania oraz że praca ta została wykonana przy zastosowaniu uzgodnionych norm;
d)
wdrażaniu bez zbędnej zwłoki środków naprawczych, w tym - w stosownych przypadkach - odstraszających kar;
e)
eliminowaniu wielokrotnych kontroli;
f)
poprawie korzystnej relacji kosztów do korzyści związanych z działaniami kontrolnymi.
ROZDZIAŁ 8
Zasada przejrzystości
Artykuł 31
Publikacja sprawozdań rocznych, budżetów i sprawozdań
1. Budżet organu Unii uchwala się i wykonuje, a sprawozdania roczne prezentuje zgodnie z zasadą przejrzystości.
2. Streszczenie budżetu organu Unii i budżetów korygujących organu Unii, w ostatecznie przyjętych wersjach, publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.
Streszczenie zawiera pięć głównych linii budżetowych dochodów, pięć głównych linii budżetowych wydatków budżetu administracyjnego i operacyjnego organu Unii, plan zatrudnienia oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Należy także podać dane za poprzedni rok.
3. Budżet organu Unii uwzględniający plan zatrudnienia oraz budżety korygujące, w ostatecznie przyjętych wersjach, wraz ze wskazaniem liczby pracowników kontraktowych wyrażonej w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na których przewiduje się środki w budżecie, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych, jest przekazywany do wiadomości Parlamentu Europejskiego, Rady, Trybunału Obrachunkowego i Komisji oraz publikowany na stronie internetowej danego organu Unii w ciągu czterech tygodni od jego przyjęcia.
4. Organ Unii udostępnia na swojej stronie internetowej, najpóźniej do dnia 30 czerwca kolejnego roku budżetowego, informacje o beneficjentach środków pochodzących z jego budżetu, w tym ekspertach, z którymi zawarto umowy na podstawie art. 89, zgodnie z art. 21 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012 (7), zgodnie z jednolitym wzorem. Opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje te są udostępniane z należytym przestrzeganiem wymogów poufności i bezpieczeństwa, w szczególności w zakresie wymogów ochrony danych osobowych ustanowionych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.
TYTUŁ III
UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Uchwalanie budżetu organu Unii
Artykuł 32
Programowanie roczne i wieloletnie
1. Organ Unii sporządza dokument programowy obejmujący programowanie wieloletnie i roczne z uwzględnieniem wytycznych ustanowionych przez Komisję.
2. W programie wieloletnim określa się:
-
ogólne założenia strategiczne, w tym cele, oczekiwane rezultaty i wskaźniki wydajności,
-
programowanie w zakresie zasobów, w tym budżetu wieloletniego i personelu.
Programowanie w zakresie zasobów obejmuje jakościowe i ilościowe informacje dotyczące zasobów ludzkich oraz kwestii budżetowych w celach sprawozdawczości, a w szczególności:
-
w odniesieniu do lat N-1 i n, informacje dotyczące liczby urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych określonych w regulaminie pracowniczym oraz oddelegowanych ekspertów krajowych,
-
w odniesieniu do roku N-1 preliminarz budżetowy w rozumieniu art. 97 oraz informacje dotyczące wkładu niepieniężnego przyznanego organowi Unii przez przyjmujące państwo członkowskie,
-
w odniesieniu do roku N+1, szacunkową liczbę urzędników, pracowników czasowych i kontraktowych objętych regulaminem pracowniczym,
-
w odniesieniu do kolejnych lat, orientacyjny budżet oraz program w odniesieniu do zasobów ludzkich.
Komisja przesyła organowi Unii opinię swoich odpowiednich służb dotyczącą projektu programu w odniesieniu do zasobów ludzkich.
Jeżeli organ Unii nie uwzględni w pełni opinii służb Komisji, ma on obowiązek przedstawić Komisji odpowiednie wyjaśnienia.
Program w zakresie zasobów jest aktualizowany co roku. Programowanie strategiczne jest aktualizowane w stosownych przypadkach, w szczególności w celu uwzględnienia wyników całościowych ocen, o których mowa w akcie założycielskim.
3. Roczny program prac organu Unii zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane rezultaty, w tym wskaźniki wydajności. Zawiera on również opis działań, które wymagają finansowania, oraz kwotę przydzieloną na zasoby finansowe i ludzkie w odniesieniu do każdego działania. Roczny program prac musi być spójny z wieloletnim programem, o którym mowa w ust. 1.
W programie tym wskazuje się wyraźnie, które zadania organu Unii zostały dodane, zmienione lub usunięte w porównaniu z poprzednim rokiem budżetowym.
4. Każda znacząca zmiana w rocznym programie prac przyjmowana jest za pomocą tej samej procedury co wstępny program prac, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz z przepisami art. 33 niniejszego rozporządzenia.
Zarząd może przekazać uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian w rocznym programie prac urzędnikowi zatwierdzającemu organu Unii.
Artykuł 33
Uchwalanie budżetu
1. Budżet jest uchwalany zgodnie z przepisami aktu założycielskiego.
2. Organ Unii przesyła Komisji wstępny projekt preliminarza dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne stanowiące podstawę tego preliminarza do dnia 31 grudnia każdego roku.
3. Zgodnie z art. 37 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, każdego roku organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz dochodów i wydatków określony w akcie założycielskim.
4. Preliminarz dochodów i wydatków organu Unii obejmuje:
a)
plan zatrudnienia określający liczbę stałych i tymczasowych stanowisk zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych, według grup zaszeregowania i kategorii;
b)
w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;
c)
kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;
d)
informacje na temat osiągnięcia wszystkich uprzednio ustalonych celów różnych działań. Wyniki oceny są uwzględniane i przywoływane jako podstawy merytoryczne uzasadniające ewentualne zwiększenie lub zmniejszenie proponowanego budżetu organu Unii w porównaniu z budżetem na rok N.
5. Organ Unii przesyła Komisji, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie wstępny projekt dokumentu programowego, o którym mowa w art. 32, najpóźniej do dnia 31 stycznia każdego roku, jak również każdą późniejszą zaktualizowaną wersję tego dokumentu.
6. W ramach procedury przyjmowania budżetu Komisja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie preliminarz organu Unii i proponuje określoną kwotę wkładu dla organu Unii oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną organowi. Komisja dostarcza projekt planu zatrudnienia organów Unii oraz szacunkową liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, w odniesieniu do której wniesiono o środki, niezwłocznie po uchwaleniu projektu budżetu.
7. Parlament Europejski oraz Rada przyjmują plan zatrudnienia organu Unii oraz wszelkie późniejsze zmiany do niego zgodnie z art. 38 ust. 1. Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III - Komisja - do budżetu.
8. Zarząd przyjmuje budżet organu Unii oraz plan zatrudnienia wraz z dokumentem programowym, o którym mowa w art. 32. Stają się one ostateczne po ostatecznym przyjęciu budżetu, w którym określa się kwotę wkładu i plan zatrudnienia, a w razie konieczności budżet organu Unii i plan zatrudnienia podlegają odpowiednim dostosowaniom.
9. W momencie powierzania nowych zadań organowi Unii, Komisja - bez uszczerbku dla procedur legislacyjnych w odniesieniu do zmian aktu założycielskiego - przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie niezbędne informacje w celu oceny wpływu nowych zadań na zasoby organu Unii, aby w stosownych przypadkach dokonać przeglądu jego finansowania.
Artykuł 34
Budżety korygujące
Wszelkie zmiany budżetu organu Unii, w tym jego planu zatrudnienia, są przedmiotem budżetu korygującego, przyjmowanego w drodze tej samej procedury, co budżet początkowy organu Unii, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego oraz art. 33 niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ 2
Struktura i prezentacja budżetu organu unii
Artykuł 35
Struktura budżetu organu Unii
Budżet organu Unii składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.
Artykuł 36
Nomenklatura budżetowa
W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności organu Unii, zestawienie wydatków musi być określone na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ustalana jest przez organ Unii; w ramach nomenklatury dokonuje się wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami na wydatki administracyjne i środkami operacyjnymi.
Artykuł 37
Prezentacja budżetu organu Unii
W budżecie organu Unii wykazuje się:
1.
w przypadku zestawienia dochodów:
a)
szacowane dochody organu Unii na dany rok budżetowy („rok N”);
b)
szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok N-2;
c)
właściwe uwagi do każdej linii w budżecie dotyczącej dochodu;
2.
w przypadku zestawienia wydatków:
a)
środki na zobowiązania i środki na płatności na rok N;
b)
środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zaciągnięte zobowiązania oraz wydatki zrealizowane w roku N-2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu Unii z roku N;
c)
skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach;
d)
właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.
Artykuł 38
Zasady dotyczące planów zatrudnienia personelu
1. Plan zatrudnienia, o którym mowa w art. 33, obejmuje, uwzględniając liczbę stanowisk zatwierdzonych na dany rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na poprzedni rok, jak również liczbę stanowisk rzeczywiście obsadzonych. Stanowi to bezwzględny limit dla organu Unii. Nie można dokonywać dodatkowych powołań poza ustalonym limitem.
Z wyjątkiem stopni AD 16, AD 15, AD 14 i AD 13 zarząd może jednak zmienić plan zatrudnienia o maksymalnie 10 % zatwierdzonych stanowisk pod następującymi warunkami:
a)
utrzymania na niezmienionym poziomie środków na personel przewidzianych na cały rok budżetowy;
b)
nieprzekroczenia limitu łącznej liczby stanowisk zatwierdzonych w planie zatrudnienia;
c)
udziału organu Unii w analizie porównawczej z innymi organami Unii, co zainicjowała Komisja, dokonując przeglądu swojego stanu zatrudnienia.
2. Na zasadzie odstępstwa od ust. 1 akapit drugi, skutki zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonego przez organ powołujący zgodnie z regulaminem pracowniczym mogą być kompensowane zatrudnieniem dodatkowego personelu. W przypadku gdy pracownik wnosi o cofnięcie zgody na pracę w niepełnym wymiarze godzin przed upływem przyznanego terminu, organ Unii bezzwłocznie podejmuje odpowiednie środki, aby zapewnić przestrzeganie limitu określonego w ust. 1 akapit drugi lit. b).
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU ORGANU UNII
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Artykuł 39
Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami
1. Dyrektor wykonuje funkcję urzędnika zatwierdzającego. Wykonuje on dochody i wydatki budżetowe zgodnie z przepisami finansowymi organu Unii oraz zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków.
2. Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, organ Unii uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.
Artykuł 40
Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu
1. Dyrektor może delegować swoje uprawnienia do wykonywania budżetu na personel organu Unii objęty regulaminem pracowniczym, zgodnie z warunkami ustanowionymi w przepisach finansowych organu Unii przyjętymi przez zarząd. Podmioty, którym zostały delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.
2. Podmiot, któremu przekazano uprawnienia, może je subdelegować, jak przewidziano w zasadach wykonywania niniejszego rozporządzenia, o których mowa w art. 114. Każda subdelegacja uprawnień wymaga wyraźnej zgody dyrektora.
Artykuł 41
Konflikt interesów
1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu Unii.
W razie wystąpienia takiego zagrożenia dana osoba rezygnuje z wykonywania tych działań i przekazuje sprawę właściwemu organowi, który stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów, dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Właściwy organ podejmuje dalsze stosowne działania.
2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą.
3. Właściwy organ, określony w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownikiem tym jest dyrektor, właściwym organem jest zarząd, lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim,- rada wykonawcza.
4. Organ Unii przyjmuje zasady dotyczące zapobiegania konfliktowi interesów i zarządzania nim.
Artykuł 42
Metoda wykonywania budżetu organu Unii
1. Budżet organu Unii wykonywany jest przez dyrektora poprzez departamenty mu podlegające.
2. Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, zadania przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.
ROZDZIAŁ 2
Podmioty upoważnione do działań finansowych
Sekcja 1
Zasada rozdzielenia obowiązków
Artykuł 43
Rozdzielenie obowiązków
Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.
Sekcja 2
Urzędnik zatwierdzający
Artykuł 44
Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego
1. Urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za wykonanie dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.
2. Do celów ust. 1 urzędnik zatwierdzający, zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - radę wykonawczą na podstawie równoważnych norm ustanowionych przez Komisję dla swoich służb oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań - wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków.
Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na kompleksowej analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.
Urzędnik zatwierdzający ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, wspomagającą go w zakresie kontroli zagrożenia związanego z jego działalnością.
3. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, poświadcza zasadność wydatków, zatwierdza płatności i podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.
4. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i wystawianie nakazów odzyskania środków. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.
5. Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji udzielającej absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu organu Unii. Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 45
Kontrole ex ante
1. Każda operacja, o której mowa w art. 44, podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.
Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.
2. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet organu Unii przez urzędników zatwierdzających, o których mowa w art. 33 i 34.
3. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
4. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji. Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.
Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:
a)
wydatki są prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami;
b)
zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, określoną w art. 29.
Na potrzeby kontroli urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.
5. Sprawdzenia danej operacji dokonują pracownicy inni niż ci, którzy zainicjowali tę operację. Pracownicy, którzy dokonują sprawdzenia, nie mogą podlegać pracownikom, którzy zainicjowali operację.
Artykuł 46
Kontrole ex post
1. Urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.
2. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.
Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu organu Unii są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w art. 45 ust. 4.
Urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Urzędnik zatwierdzający podejmuje działania w celu rozwiązania przedmiotowych kwestii.
Analiza ryzyka, o której mowa w ust. 1, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.
W przypadku programów wieloletnich urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.
3. Kontrole ex ante przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex post. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.
Jeżeli urzędnik zatwierdzający prowadzi audyty finansowe beneficjentów jako kontrole ex post, to odpowiednie zasady audytu są jasne, spójne i przejrzyste oraz zapewniają poszanowanie praw zarówno organu Unii, jak i podmiotów poddanych audytowi.
4. Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi, o których mowa w ust. 3, posiadają niezbędne umiejętności zawodowe. Pracownicy ci postępują zgodnie ze specjalnym kodeksem standardów zawodowych przyjętym przez organ Unii i opartym na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.
Artykuł 47
Roczne skonsolidowane sprawozdanie z działalności
1. Urzędnik zatwierdzający składa zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w formie rocznego skonsolidowanego sprawozdania z działalności, w którym zamieszcza:
a)
informacje dotyczące:
-
wykonania rocznego programu prac organu, jego budżetu oraz planu zatrudnienia, o których mowa w art. 38,
-
systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej, w tym podsumowania liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzanych przez wewnętrznego audytora, jednostki audytu wewnętrznego, sporządzonych zaleceń oraz działań podjętych w następstwie tych zaleceń oraz zaleceń z lat poprzednich, o których mowa w art. 82 i 83,
-
wszelkich uwag Trybunału Obrachunkowego oraz działań podjętych następstwie tych uwag,
-
sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami nie naruszając przepisów art. 92, 96 i 97;
b)
oświadczenie urzędnika zatwierdzającego, w którym wskazuje on, czy posiada wystarczającą pewność, że - o ile w ewentualnych zastrzeżeniach co do określonych dochodów i wydatków nie wskazano inaczej:
-
informacje zawarte w sprawozdaniu przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji,
-
zasoby przeznaczone na działania opisane w sprawozdaniu zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami,
-
wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych.
W skonsolidowanym rocznym sprawozdaniu z działalności wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli.
Skonsolidowane roczne sprawozdanie z działalności przedkładane jest zarządowi w celu przeprowadzenia jego oceny.
2. Nie później niż dnia 1 lipca każdego roku zarząd przesyła skonsolidowane sprawozdanie z działalności wraz z jego oceną Trybunałowi Obrachunkowemu, Komisji, Parlamentowi Europejskiemu oraz Radzie.
3. W należycie uzasadnionych przypadkach w akcie założycielskim można określić dodatkowe wymogi w zakresie sprawozdawczości, w szczególności, gdy jest to uzasadnione charakterem działalności danego organu.
Artykuł 48
Ochrona interesów finansowych Unii
1. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym na piśmie dyrektora, który udziela pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia na piśmie odpowiedni zespół, o którym mowa w art. 54 ust. 5, oraz zarząd.
2. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu Unii nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii.
Artykuł 49
Delegowanie uprawnień do wykonywania budżetu
W przypadku gdy - zgodnie z art. 40 - uprawnienia do wykonywania budżetu są delegowane lub subdelegowane, art. 44 ust. 1, 2 i 3 stosuje się odpowiednio do delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 50
Uprawnienia i obowiązki księgowego
1. Zarząd wyznacza księgowego, podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, który jest całkowicie niezależny w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy odpowiada w organie Unii za:
a)
właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;
b)
przygotowanie i prezentację sprawozdań finansowych, zgodnie z tytułem IX;
c)
prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem IX;
d)
wdrażanie, zgodnie z tytułem IX, reguł rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;
e)
określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;
f)
zarządzanie środkami pieniężnymi.
2. Dwa organy Unii bądź większa ich liczba może powołać tego samego księgowego.
Organy Unii mogą również uzgodnić z Komisją, iż księgowy Komisji pełni również funkcję księgowego organu Unii.
Organy Unii mogą powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu Unii, z uwzględnieniem analizy kosztów i korzyści, o której mowa w art. 29.
W przypadku, o którym mowa w niniejszym akapicie, dokonują oni wszelkich niezbędnych ustaleń w celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów.
3. Księgowy uzyskuje od urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej organu Unii oraz wykonania budżetu. Urzędnik zatwierdzający gwarantuje wiarygodność tych informacji.
4. Przed przyjęciem przez dyrektora sprawozdań finansowych są one podpisywane przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie wystarczającej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej organu Unii są prawdziwe i rzetelne.
Do celów akapitu pierwszego księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z unijnymi regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.
Urzędnik zatwierdzający przekazuje księgowemu wszelkie informacje niezbędne do wypełniania jego obowiązków.
Urzędnicy zatwierdzający ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez nich środków finansowych, za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez nich wydatków oraz za kompletność i rzetelność informacji przekazywanych księgowemu.
5. Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań finansowych.
W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.
6. Z zastrzeżeniem ust. 7 niniejszego artykułu i art. 51 jedynie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.
7. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na podlegających mu pracowników, objętych przepisami regulaminu pracowniczego, w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonania jego obowiązków.
8. Akt o delegowaniu uprawnień określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.
Sekcja 4
Administrator rachunków zaliczkowych
Artykuł 51
Rachunki zaliczkowe
W celu wypłaty niewielkich kwot i poboru dochodów, o których mowa w art. 6, można tworzyć rachunki zaliczkowe. Rachunki zaliczkowe zasila księgowy, a odpowiedzialność za nie ponoszą administratorzy rachunków zaliczkowych wyznaczani przez księgowego.
Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora rachunków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć kwoty 60 000 EUR i jest określana przez każdy organ Unii w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 74 ust. 1, czekiem bądź w innej formie, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.
ROZDZIAŁ 3
Odpowiedzialność podmiotów działań finansowych
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 52
Wycofanie uprawnień delegowanych na podmioty upoważnione do działań finansowych i ich zawieszenie w wykonywaniu obowiązków
1. Organ, który wyznaczył delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających, może w dowolnym czasie wycofać, czasowo lub na stałe, delegowane na nich uprawnienia. Urzędnik zatwierdzający może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.
2. Zarząd, który wyznaczył księgowego lub administratora rachunków zaliczkowych lub księgowego i administratora rachunków zaliczkowych, może w dowolnym czasie, czasowo lub na stałe, zawiesić ich w wykonywaniu obowiązków. W takim przypadku zarząd powołuje księgowego na okres przejściowy.
3. Ustępy 1 i 2 pozostają bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego wszczętego wobec podmiotów upoważnionych do działań finansowych, o których mowa w tych ustępach.
Artykuł 53
Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych za nielegalną działalność, nadużycia finansowe lub korupcję
1. Artykuły 52-56 pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, o których mowa w art. 52, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji wśród urzędników Unii lub urzędników państw członkowskich.
2. Nie naruszając przepisów art. 54, 55 i 56 niniejszego rozporządzenia, każdy urzędnik zatwierdzający, księgowy lub administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Unii, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.
Sekcja 2
Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających
Artykuł 54
Zasady mające zastosowanie do urzędników zatwierdzających
1. Urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.
2. Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy urzędnik zatwierdzający, umyślnie lub w wyniku rażącego zaniedbania ze swojej strony:
a)
ustala należności do odzyskania lub wystawia nakazy odzyskania środków, zaciąga zobowiązania lub podpisuje zlecenie płatnicze niezgodnie z niniejszym rozporządzeniem, lub - w stosownych przypadkach - przepisami wykonawczymi do rozporządzenia finansowego organu Unii;
b)
nie sporządza dokumentu ustalającego należność, nie wystawia nakazu odzyskania środków lub wystawia taki nakaz lub zlecenie płatnicze z opóźnieniem, narażając tym samym organ Unii na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.
3. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, który uzna, że decyzja, do której podjęcia jest zobowiązany, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadą należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który delegował na niego uprawnienia. Jeżeli organ, który delegował uprawnienia, wyda wówczas delegowanemu lub subdelegowanemu urzędnikowi zatwierdzającemu uzasadnione polecenie na piśmie, aby podjął tę decyzję, to urzędnik zatwierdzający nie jest pociągany do odpowiedzialności.
4. W przypadku delegowania uprawnień urzędnik zatwierdzający pozostaje odpowiedzialny za wydajność i skuteczność wprowadzonych wewnętrznych systemów zarządzania i kontroli oraz za wybór delegowanego urzędnika zatwierdzającego.
5. Ustanowiony przez Komisję wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych lub też zespół, w którym Komisja uczestniczy zgodnie z art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do organu Unii, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że zarząd, lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza, postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów. W przypadkach przedłożonych przez organy Unii w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych powołanego przez Komisję lub zespołu, w którym Komisja uczestniczy, wchodzi jeden pracownik organu Unii.
Na podstawie opinii zespołu, o którym mowa w akapicie pierwszym, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub obowiązku zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół rozpozna problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora, zespół przesyła ją zarządowi oraz audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się, nie odnosząc się przy tym do konkretnych danych, do opinii zespołu w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i wskazuje, jakie działania następcze zostały podjęte.
6. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł organ Unii w wyniku poważnego uchybienia ze strony takiego pracownika w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem. Organ właściwy do mianowania podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym dotyczących spraw dyscyplinarnych.
Sekcja 3
Zasady mające zastosowanie do księgowych oraz administratorów rachunków zaliczkowych
Artykuł 55
Zasady mające zastosowanie do księgowych
Księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Księgowy może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:
a)
doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;
b)
dokonanie nieuprawnionej zmiany na rachunkach bankowych lub pocztowych rachunkach przelewowych (giro);
c)
odzyskanie należności lub dokonanie płatności kwot niezgodnych z nakazami odzyskania środków lub zleceniami płatniczymi;
d)
niedokonanie poboru należnych dochodów.
Artykuł 56
Zasady mające zastosowanie do administratorów rachunków zaliczkowych
Administrator rachunków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania ustanowionym w regulaminie pracowniczym, zgodnie z określonymi w nim procedurami. Administrator rachunków zaliczkowych może w szczególności zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeżeli dopuszcza się któregokolwiek z następujących uchybień:
a)
doprowadzenie do utraty lub zmniejszenia wartości powierzonych mu środków finansowych, składników majątku lub dokumentów lub spowodowanie takiej utraty lub zmniejszenia przez zaniedbanie;
b)
nieprzedstawienie właściwych dokumentów potwierdzających dotyczących dokonywanych przez niego płatności;
c)
dokonanie płatności na rzecz osób innych niż uprawnione do otrzymania takich płatności;
d)
niedokonanie poboru należnych dochodów.
ROZDZIAŁ 4
Operacje po stronie dochodów
Artykuł 57
Wniosek o płatność
Organ Unii przedstawia Komisji wnioski o płatności całości lub części wkładu unijnego na podstawie art. 19 ust. 6 zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.
Artykuł 58
Postępowanie w odniesieniu do odsetek
Odsetki uzyskane z tytułu funduszy przekazanych organowi Unii przez Komisję za pośrednictwem wkładu finansowego nie są należne budżetowi.
Artykuł 59
Prognoza należności
1. Kiedy urzędnik zatwierdzający dysponuje wystarczającymi i wiarygodnymi informacjami na temat środka lub sytuacji, które mogą doprowadzić do powstania kwoty należnej organowi Unii, sporządza prognozę należności.
2. Urzędnik zatwierdzający dokonuje korekty prognozy należności, gdy tylko uzyska wiedzę o zdarzeniu skutkującym zmianą środka lub sytuacji, które były podstawą sporządzenia prognozy.
Sporządzając nakaz odzyskania środków w odniesieniu do środka lub sytuacji, na podstawie których wcześniej sporządzono prognozę należności, urzędnik zatwierdzający odpowiednio koryguje tę prognozę.
Jeżeli nakaz odzyskania środków sporządza się na taką samą kwotę jak w pierwotnej prognozie, prognozę tę obniża się do zera.
Artykuł 60
Ustalanie należności
1. Ustalanie należności to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:
a)
sprawdza istnienie długu;
b)
określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę długu;
c)
sprawdza warunki, zgodnie z którymi dług jest wymagalny.
2. Wszelkie należności uznane za pewne, o określonej wartości i wymagalne są ustalane nakazem odzyskania środków przekazywanym księgowemu, a następnie notą debetową przesyłaną dłużnikowi, przy czym oba te dokumenty sporządza urzędnik zatwierdzający.
3. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.
4. Za każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie ustanowionym w nocie debetowej nalicza się odsetki zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012.
5. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo. Ustalenie tymczasowe obejmuje odzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie. Przed końcem roku budżetowego urzędnik zatwierdzający zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, by odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.
Artykuł 61
Zezwolenie na odzyskanie środków
Zezwolenie na odzyskanie środków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu, wystawiając nakaz odzyskania środków, odzyskanie kwoty należnej ustalonej przez tego urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 62
Zasady dotyczące odzyskiwania środków
1. Księgowy działa na podstawie nakazów odzyskania środków na należne kwoty należycie ustalone przez urzędnika zatwierdzającego. Księgowy z należytą starannością zapewnia pobór dochodów organu Unii i ochronę jego praw.
2. Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności, przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez kompensację oraz - jeżeli nie jest to możliwe - egzekucję należności.
3. Księgowy odzyskuje środki przez kompensowanie roszczeń organu Unii wobec dłużnika z roszczeniami dłużnika wobec organu Unii. Roszczenia te muszą być pewne, o określonej wartości i wymagalne.
4. Jeżeli urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu musi być uzasadniona. Urzędnik zatwierdzający może delegować uprawnienia związane z decyzją o odstąpieniu wyłącznie w przypadku kwot należności poniżej 5 000 EUR.
Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.
5. Urzędnik zatwierdzający anuluje ustaloną należność w części lub w całości, jeżeli w następstwie wykrycia błędu okazuje się, że należność nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie dokonywane jest na podstawie decyzji urzędnika zatwierdzającego oraz jest odpowiednio uzasadnione.
Artykuł 63
Formalności związane z poborem
1. Po faktycznym odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia urzędnika zatwierdzającego.
2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu wydaje się pokwitowanie.
3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.
Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.
Artykuł 64
Dodatkowy termin płatności
1. Księgowy we współpracy z urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin płatności, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:
a)
dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy procentowej określonej w art. 83 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
b)
w celu ochrony praw organu Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego organu Unii.
Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, zatwierdzoną przez księgowego organu Unii.
2. W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.
Artykuł 65
Wykaz należności
1. Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających odzyskaniu. Należności organu Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje także decyzje o odstąpieniu bądź częściowym odstąpieniu od odzyskania ustalonych należności. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez organ Unii sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.
2. Organ Unii ustanawia wykaz swoich należności, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem sądu (res iudicata) i w których w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. To samo dotyczy danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalny tytuł wskazuje jedną lub więcej osób fizycznych.
Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności organu Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.
Artykuł 66
Okres przedawnienia
Okres przedawnienia kwot należnych organowi Unii od osób trzecich oraz kwot należnych osobom trzecim od organu Unii wynosi pięć lat.
Artykuł 67
Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności
W przypadku gdy organ Unii pobiera opłaty i należności, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. a), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności sporządzany jest na początku każdego roku budżetowego.
W przypadku gdy opłaty i należności ustalane są wyłącznie na podstawie przepisów prawnych lub decyzji zarządu, urzędnik zatwierdzający po ustaleniu należnej kwoty może odstąpić od wystawienia nakazu odzyskania środków i wystawić bezpośrednio noty debetowe. W takim przypadku rejestruje się wszystkie szczegóły dotyczące należności organu Unii. Księgowy prowadzi wykaz wszystkich not debetowych i w sprawozdaniu organu Unii z zarządzania budżetem i finansami podaje liczbę not debetowych oraz ich łączną wartość.
W przypadku gdy organ Unii stosuje oddzielny system fakturowania, księgowy regularnie i co najmniej raz w miesiącu dokonuje zaksięgowania otrzymanych skumulowanych kwot opłat i należności.
Organ Unii świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych wyłącznie wówczas, jeśli odpowiednia opłata lub należność została wpłacona w całości. W wyjątkowych okolicznościach usługi mogą być jednak świadczone bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności. W przypadkach gdy usługa świadczona jest bez wcześniejszego otrzymania odpowiedniej opłaty lub należności, stosuje się art. 60-66.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 68
Decyzja w sprawie finansowania
1. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.
2. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków poprzedzone są decyzją w sprawie finansowania.
3. Roczny program prac organu Unii odpowiada decyzji finansowej dotyczącej czynności, które program ten obejmuje, pod warunkiem że elementy określone w art. 32 ust. 3 są precyzyjnie opisane.
4. Środki na wydatki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.
Artykuł 69
Rodzaje zobowiązań
1. Zobowiązanie budżetowe to operacja polegająca na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia płatności dokonywanych następnie w celu wywiązania się ze zobowiązań prawnych.
2. Zobowiązanie prawne to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający zaciąga lub stwierdza zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie finansowe.
3. Zobowiązania budżetowe należą do jednej z trzech poniższych kategorii:
a)
indywidualne: zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent oraz kwota wydatków są znane;
b)
globalne: zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny, gdy co najmniej jeden z elementów potrzebnych do określenia zobowiązania indywidualnego pozostaje nieznany;
c)
tymczasowe: zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota, ani końcowi odbiorcy płatności nie są ostatecznie znane.
Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zaciągnięcie jednego lub większej liczby indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do kolejnych płatności lub, w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.
4. Zobowiązania budżetowe z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy można rozbić na kilka rocznych rat tylko wtedy, gdy przewiduje to akt założycielski lub akt podstawowy lub w przypadku, gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.
Artykuł 70
Zasady mające zastosowanie do zobowiązań
1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet organu Unii, urzędnik zatwierdzający musi zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne wobec osób trzecich.
2. Obowiązek zaciągnięcia zobowiązania budżetowego przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego przewidziany w ust. 1 nie ma zastosowania do zobowiązań prawnych zaciągniętych po ogłoszeniu sytuacji kryzysowej w ramach planu ciągłości działania, zgodnie z procedurami przyjętymi przez organ Unii.
3. Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiadających im indywidualnych zobowiązań prawnych zaciągniętych do dnia 31 grudnia roku N+1.
Z zastrzeżeniem art. 69 ust. 4 i art. 87 ust. 2 indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zaciągane są do dnia 31 grudnia roku N.
Pod koniec okresów, o których mowa w akapicie pierwszym i drugim, urzędnik zatwierdzający umarza niewykorzystane saldo tych zobowiązań budżetowych.
Kwota każdego indywidualnego zobowiązania prawnego przyjętego w następstwie globalnego zobowiązania budżetowego jest przed podpisaniem ujmowana przez urzędnika zatwierdzającego na kontach budżetowych i w globalnym zobowiązaniu budżetowym.
4. Ostateczny termin wykonania zobowiązań budżetowych i prawnych zaciągniętych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy, z wyjątkiem wydatków na personel, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.
Wszelkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy po terminie, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, zostają umorzone zgodnie z art. 16.
Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności w rozumieniu art. 75 w ciągu dwóch lat od podpisania zobowiązania prawnego, zostaje umorzona, z wyjątkiem przypadku, gdy kwota ta wynika ze spraw będących przedmiotem sporu przed sądami lub organami arbitrażowymi lub gdy w aktach podstawowych określono przepisy szczegółowe.
Artykuł 71
Weryfikacje mające zastosowanie do zobowiązań
1. Przyjmując zobowiązanie budżetowe, urzędnik zatwierdzający zapewnia aby:
a)
wydatkiem obciążono odpowiednią pozycję w budżecie organu Unii;
b)
środki były dostępne;
c)
wydatek był zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;
d)
przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
2. Ujmując zobowiązanie prawne przez potwierdzenie go podpisem własnoręcznym lub elektronicznym, urzędnik zatwierdzający zapewnia, aby:
a)
zobowiązanie to było pokryte odpowiadającym mu zobowiązaniem budżetowym;
b)
wydatek był legalny i prawidłowy oraz zgodny z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, przepisami finansowymi każdego organu Unii i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;
c)
przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
Artykuł 72
Poświadczanie zasadności wydatków
Poświadczanie zasadności wydatków to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający:
a)
sprawdza istnienie należności wobec wierzyciela;
b)
określa lub sprawdza stan faktyczny i kwotę roszczenia;
c)
sprawdza warunki, zgodnie z którymi płatność stała się wymagalna.
Artykuł 73
Poświadczanie zasadności i forma „dopuszczenia płatności”
1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.
2. Urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.
3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez urzędnika zatwierdzającego.
4. W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis urzędnika zatwierdzającego.
W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 74
Zatwierdzanie wydatków
1. Zatwierdzenie wydatku to czynność polegająca na tym, że urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków i przez wystawienie zlecenia płatniczego, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego zasadność poświadczył urzędnik zatwierdzający.
Jeżeli okresowo dokonywane są płatności z tytułu świadczonych usług, w tym usług najmu, lub z tytułu dostaw towarów, to urzędnik zatwierdzający może, na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy ryzyka, zarządzić stosowanie systemu bezpośredniego polecenia zapłaty.
2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 44 ust. 5.
3. W razie potrzeby zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 106 ust. 1.
Artykuł 75
Rodzaje płatności
1. Płatności dokonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami aktu podstawowego lub z zamówieniem lub postanowieniami umowy o udzielenie dotacji; płatność obejmuje co najmniej jedną z następujących operacji:
a)
płatność całej kwoty należnej;
b)
płatność kwoty należnej na jeden z następujących sposobów:
1)
przez zaliczkowanie, które może być podzielone na kilka płatności po podpisaniu zamówienia lub umowy o udzielenie dotacji lub po otrzymaniu powiadomienia o udzieleniu dotacji;
2)
przez jedną lub kilka płatności okresowych odpowiadających częściowemu wykonaniu działania;
3)
przez płatność salda kwot należnych, jeżeli działanie zostało w pełni wykonane.
Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.
Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione w związku z wykonaniem umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.
Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.
2. W momencie dokonywania każdej z płatności w rachunkowości budżetowej dokonuje się rozróżnienia na poszczególne rodzaje płatności, o których mowa w ust. 1.
Artykuł 76
Płatność ograniczona do dostępnych środków
Księgowy realizuje wydatki w granicach dostępnych środków.
Artykuł 77
Terminy
Realizacja wydatków dokonywana jest zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012 oraz w terminach w nich określonych.
ROZDZIAŁ 6
Systemy informatyczne
Artykuł 78
Zarządzanie operacjami przy użyciu systemów elektronicznych
Jeżeli do zarządzania operacjami po stronie dochodów i wydatków wykorzystuje się systemy komputerowe, to podpisy na dokumentach można składać z wykorzystaniem procedur skomputeryzowanych lub elektronicznych.
Artykuł 79
e-Administracja
Organ Unii ustanawia i stosuje jednolite normy elektronicznej wymiany informacji z osobami trzecimi uczestniczącymi w procedurach udzielania zamówień i udzielania dotacji. W szczególności w jak największym zakresie opracowują oni i stosują rozwiązania z zakresu dostarczania, przechowywania i przetwarzania danych przedłożonych w ramach procedur udzielania dotacji i udzielania zamówień i wyznaczają w tym celu jeden elektroniczny obszar wymiany danych dla wnioskodawców, kandydatów i oferentów.
Artykuł 80
Dobra administracja
1. Urzędnik zatwierdzający podaje niezwłocznie do publicznej wiadomości informacje o konieczności przedstawienia dowodów lub dokumentacji, ich formie i wymaganej treści, a w stosownych przypadkach także o orientacyjnym terminie ukończenia procedury udzielania dotacji lub zamówienia
2. Jeżeli z powodu oczywistego błędu pisarskiego popełnionego przez wnioskodawcę lub oferenta wnioskodawca lub oferent nie przedstawił dowodów lub nie złożył oświadczeń, komitet oceniający lub - w stosownych przypadkach - urzędnik zatwierdzający zwraca się do wnioskodawcy lub oferenta o dostarczenie brakujących informacji lub wyjaśnienie dokumentów potwierdzających, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków. Tego rodzaju informacje lub wyjaśnienia nie mogą zasadniczo zmieniać wniosku ani warunków oferty.
Artykuł 81
Wskazanie środków odwoławczych
Jeżeli decyzja podjęta zgodnie z procedurą przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa wnioskodawcy lub oferenta, beneficjenta lub wykonawcy, to wskazuje się w nim dostępne administracyjne lub sądowe środki odwoławcze umożliwiające zaskarżenie tego aktu.
W szczególności wskazuje się charakter odwołania, organ lub organy, do których można wnieść odwołanie, a także terminy składania odwołań.
ROZDZIAŁ 7
Audytor wewnętrzny
Artykuł 82
Powołanie audytora wewnętrznego oraz jego uprawnienia i obowiązki
1. Organ Unii ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.
2. Funkcja audytu wewnętrznego wykonywana jest przez wewnętrznego audytora Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy organu Unii ani Komisji
3. Audytor wewnętrzny doradza organowi Unii w kwestii postępowania w obszarach ryzyka, wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz zalecenia służące poprawie warunków wykonywania operacji oraz propagowania należytego zarządzania finansami.
Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:
a)
ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;
b)
ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu organu Unii.
4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu Unii. Audytor wewnętrzny korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków.
5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę skonsolidowane sprawozdanie roczne urzędnika zatwierdzającego i wszelkie inne określone informacje.
6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.
Audytor wewnętrzny składa sprawozdanie również w każdym z następujących przypadków:
-
gdy nie podjęto żadnych działań w odniesieniu do najpoważniejszych zagrożeń oraz zaleceń,
-
gdy istnieją poważne opóźnienia w realizacji zaleceń z lat poprzednich.
Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza analizuje informacje, o których mowa w art. 47 ust. 1 lit. a), oraz sprawdza, czy zalecenia zostały w pełni i terminowo wdrożone.
7. Organ Unii udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.
8. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.
Artykuł 83
Niezależność audytora wewnętrznego
Niezależność audytora wewnętrznego, jego odpowiedzialność za działania podjęte w ramach wykonywania swoich obowiązków oraz prawo audytora wewnętrznego do wniesienia sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej są określone zgodnie z art. 100 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 84
Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego
1. Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza mogą ustanowić, z należytym uwzględnieniem opłacalności oraz wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wykonuje swoje funkcje zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.
Cel, zakres kompetencji oraz odpowiedzialność jednostki audytu wewnętrznego określone są w karcie służby audytu wewnętrznego i podlegają zatwierdzeniu przez zarząd lub, - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.
Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka w organie Unii.
Plan jest weryfikowany i zatwierdzany przez zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - przez radę wykonawczą.
Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi oraz dyrektorowi sprawozdanie dotyczące swoich ustaleń i zaleceń.
2. W przypadku gdy jednostka audytu wewnętrznego jednego z organów Unii nie jest opłacalna lub nie jest w stanie wykonywać swoich funkcji zgodnie ze standardami międzynarodowymi, organ Unii może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu Unii prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.
W takich przypadkach zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza przedmiotowych organów Unii uzgadniają praktyczne metody wykonania zadań wspólnej jednostki audytu wewnętrznego.
3. Organy kontroli wewnętrznej skutecznie współpracują, wymieniając informacje i sprawozdania z audytu, oraz - w stosownych przypadkach - przeprowadzając wspólne oceny ryzyka oraz wspólne audyty.
Zarząd lub - jeżeli taka możliwość przewidziana jest w akcie założycielskim - rada wykonawcza i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Artykuł 85
Przepisy ogólne
1. W odniesieniu do zamówień publicznych zastosowanie ma tytuł V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012 z zastrzeżeniem art. 86.
2. Organ Unii może na swój wniosek zostać włączony jako instytucja zamawiająca do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Unii.
3. Organ Unii uczestniczy w centralnej bazie danych o wykluczeniach ustanowionej i zarządzanej przez Komisję na podstawie art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 86
Procedury udzielania zamówień
1. Organ Unii może zawierać umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi lub ustanowionym na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2965/94 (8) Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych.
2. Organ Unii może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucją zamawiającą przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych. W takim przypadku stosuje się odpowiednio art. 133 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
TYTUŁ VI
PRZEPISY SZCZEGÓLNE DOTYCZĄCE ŚRODKÓW NA WYDATKI ADMINISTRACYJNE
Artykuł 87
Środki na wydatki administracyjne
1. Środki na wydatki administracyjne finansowe są środkami niezróżnicowanymi.
2. Wydatki administracyjne wynikające z zamówień obejmujących okresy dłuższe niż rok budżetowy, zgodnie z lokalnymi praktykami bądź też odnoszące się do dostawy wyposażenia, obciążają budżet organu Unii w roku budżetowym, w którym są dokonywane.
3. Organ Unii przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 lipca każdego roku dokument roboczy dotyczący jej polityki nieruchomości, zawierający następujące informacje:
a)
w odniesieniu do każdego budynku - wydatki i powierzchnie, których dotyczą środki z odpowiednich linii budżetu organu Unii;
b)
spodziewaną ewolucję ogólnego planu powierzchni i lokalizacji w najbliższych latach, wraz z opisem już zidentyfikowanych, będących w fazie projektowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości;
c)
ostateczne warunki i koszty, a także istotne informacje dotyczące realizacji nowych przedsięwzięć z zakresu nieruchomości uprzednio przedłożonych Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury ustanowionej w art. 88, a nieuwzględnionych w dokumentach roboczych z poprzedniego roku.
Artykuł 88
Projekty z zakresu nieruchomości
1. W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii, jak najwcześniej informuje on Parlament Europejski i Radę o potrzebnej powierzchni budynków i wstępnym harmonogramie, zanim przystąpi do ewentualnego badania lokalnego rynku w przypadku umów dotyczących nieruchomości lub zanim ogłosi zaproszenie do składania ofert lub przeprowadzi przetarg w przypadku robót budowlanych.
2. W odniesieniu do wszelkich przedsięwzięć z zakresu nieruchomości mogących przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii, przedstawia on przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości zawierające szczegółowe szacunki kosztów i informacje na temat finansowania oraz wykaz projektów umów, które zamierza wykorzystać, i zwraca się do Parlamentu Europejskiego i Rady o zatwierdzenie, zanim zawrze umowy. Na wniosek organu Unii przedłożone dokumenty dotyczące przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości są traktowane jako poufne.
Z wyjątkiem wystąpienia siły wyższej Parlament Europejski i Rada rozpatrują propozycję przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt.
Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie wspomnianego czterotygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.
Jeżeli Parlament Europejski lub Rada we wspomnianym czterotygodniowym terminie przedstawią należycie uzasadnione obawy, to termin ten przedłuża się jednokrotnie o dwa tygodnie.
Jeżeli Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości, organ Unii wycofuje swoją propozycję i może przedłożyć nową propozycję.
3. W razie wystąpienia siły wyższej informacje, przewidziane w ust. 4, można przedłożyć wraz z przedsięwzięciem z zakresu nieruchomości. Parlament Europejski i Rada rozpatrują propozycję przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości w terminie dwóch tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt. Przedsięwzięcie z zakresu nieruchomości uznaje się za zatwierdzone po upływie wspomnianego dwutygodniowego terminu, chyba że w tym terminie Parlament Europejski lub Rada podejmą decyzję przeciwną propozycji przedsięwzięcia.
4. Za przedsięwzięcia z zakresu nieruchomości mogące przynieść znaczne skutki finansowe dla budżetu organu Unii uznaje się:
a)
wszelkie przypadki nabycia gruntów;
b)
nabycie, sprzedaż, przebudowa, budowa lub wszelkie przedsięwzięcia łączące te elementy i przewidziane do wdrożenia w tym samym czasie, przekraczające kwotę 3 000 000 EUR;
c)
wszelkie nowe umowy dotyczące nieruchomości (w tym użytkowania, dzierżawy długoterminowej i przedłużenia obowiązujących umów dotyczących nieruchomości na mniej korzystnych warunkach) nieobjęte przepisami ustanowionymi w lit. b), w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 750 000 EUR;
d)
przedłużenie lub odnowienie obowiązujących umów dotyczących budynków (w tym użytkowania i dzierżawy długoterminowej) na takich samych lub korzystniejszych warunkach, w których opłaty roczne wynoszą co najmniej 3 000 000 EUR.
5. Nie naruszając przepisów art. 19 ust. 4, projekt nabycia budynku może być finansowany z wykorzystaniem pożyczki pod warunkiem uprzedniego zatwierdzenia przez Parlament Europejski i Radę.
Pożyczki są zaciągane i spłacane zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami i z należytym uwzględnieniem najlepszych interesów finansowych Unii.
Jeżeli organ Unii proponuje sfinansowanie nabycia z wykorzystaniem pożyczki, to w planie finansowania przedkładanym przez organ Unii wraz z wnioskiem o uprzednie zatwierdzenie określa się w szczególności maksymalny poziom finansowania, jego okres, rodzaj i warunki oraz oszczędności w porównaniu z innymi rodzajami warunków umownych.
Parlament Europejski i Rada rozpatrują wniosek o uprzednie zatwierdzenie w terminie czterech tygodni od dnia, w którym obie instytucje otrzymały projekt, z możliwością jednokrotnego przedłużenia tego terminu o dwa tygodnie. Projekt nabycia z wykorzystaniem pożyczki uznaje się za odrzucony, jeżeli Parlament Europejski i Rada nie zatwierdzą go wyraźnie we wspomnianym terminie.
TYTUŁ VII
EKSPERCI
Artykuł 89
Wynagradzani eksperci
W odniesieniu do wyboru ekspertów stosuje się odpowiednio art. 287 rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) nr 1268/2012. Ekspertom takim wypłaca się wynagrodzenie w ustalonej z góry kwocie i są oni wybierani na podstawie swoich umiejętności zawodowych. Wybór dokonywany jest w oparciu o kryteria wyboru zgodne z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.
TYTUŁ VIII
DOTACJE I NAGRODY PRZYZNAWANE PRZEZ ORGAN UNII
Artykuł 90
Dotacje
Jeżeli organ Unii może przyznawać dotacje zgodnie z aktem założycielskim lub na podstawie upoważnienia przez Komisję na podstawie art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tego rozporządzenia oraz przepisy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
Artykuł 91
Nagrody
Jeżeli organ Unii może przyznawać nagrody zgodnie z aktem założycielskim lub na podstawie upoważnienia przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iv) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zastosowanie mają odpowiednie przepisy tego rozporządzenia i przepisy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
TYTUŁ IX
PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKOWOŚĆ
ROZDZIAŁ 1
Prezentacja sprawozdań finansowych
Artykuł 92
Struktura sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe organu Unii obejmuje:
a)
sprawozdania finansowe organu Unii;
b)
sprawozdanie z wykonania budżetu organu Unii.
Artykuł 93
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami
1. Każdy organ Unii przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku budżetowym.
2. Dyrektor przesyła to sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie oraz Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu do dnia 31 marca roku następującego po danym roku budżetowym.
3. W sprawozdaniu, o którym mowa w ust. 2, podaje się - zarówno w wartościach bezwzględnych, jak i wyrażonych procentowo - co najmniej wskaźnik realizacji środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między poszczególnymi pozycjami w budżecie.
Artykuł 94
Zasady sporządzania sprawozdań
1. Księgowy organu Unii stosuje zasady przyjęte przez księgowego Komisji oparte na przyjętych na szczeblu międzynarodowym standardach rachunkowości dla sektora publicznego.
2. Sprawozdania finansowe organu Unii, o których mowa w art. 92, są zgodne z zasadami budżetowymi ustanowionymi w art. 5-31. Przedstawiają one prawdziwy i rzetelny obraz operacji budżetowych po stronie dochodów i wydatków.
Artykuł 95
Zasady rachunkowości
Sprawozdanie finansowe, o którym mowa w art. 92, przedstawia informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, zapewniając, że informacje te są właściwe, rzetelne, porównywalne i zrozumiałe. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości ujętymi w regułach rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 96
Sprawozdanie finansowe
1. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:
a)
bilans i sprawozdanie z finansowych wyników działalności, które przedstawiają wszystkie aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia poprzedniego roku; są one prezentowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
b)
rachunek przepływów pieniężnych wykazujący kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;
c)
zestawienie zmian w aktywach netto przedstawiające zestawienie zmian stanu rezerw w ciągu roku oraz skumulowane wyniki.
2. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i komentuje informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności organu Unii.
Artykuł 97
Sprawozdania z wykonania budżetu
1. Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane są euro. Obejmują one:
a)
sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku;
b)
informacje dodatkowe, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniu.
2. Wynik budżetowy stanowi różnica między:
-
wszystkimi dochodami pobranymi w odniesieniu do tego roku budżetowego,
-
a kwotą płatności dokonanych ze środków na ten rok budżetowy podwyższoną o kwotę środków przeniesionych na ten sam rok budżetowy.
Kwota różnicy, o której mowa w akapicie pierwszym, zostaje podwyższona lub pomniejszona, z jednej strony o kwotę netto środków przeniesionych z poprzednich lat budżetowych, które zostały anulowane, a z drugiej strony o:
-
dokonane płatności przekraczające środki niezróżnicowane przeniesione z poprzedniego roku budżetowego w wyniku wahań kursu euro,
-
saldo powstałe z tytułu różnic kursowych w ciągu tego roku budżetowego, zrealizowanych i niezrealizowanych.
3. Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet organu Unii.
Artykuł 98
Wstępne sprawozdania rachunkowe
1. Do dnia 1 marca kolejnego roku księgowy organu Unii przesyła swoje wstępne sprawozdania rachunkowe księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
2. Księgowy organu Unii przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 marca kolejnego roku pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
Artykuł 99
Zatwierdzenie końcowego sprawozdania rachunkowego
1. Zgodnie z art. 148 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 1 czerwca następnego roku przedstawia uwagi na temat wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii.
2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących wstępnego sprawozdania rachunkowego organu Unii, księgowy sporządza końcowe sprawozdanie rachunkowe organu Unii zgodnie z art. 50. Dyrektor przesyła je zarządowi, który wyraża opinię na temat tych sprawozdań.
3. Księgowy przesyła końcowe sprawozdania rachunkowe, wraz z opinią zarządu, księgowemu Komisji, Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie do dnia 1 lipca kolejnego roku budżetowego.
Księgowy organu Unii przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 lipca pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
4. Księgowy organu Unii przesyła również Trybunałowi Obrachunkowemu, z kopią do księgowego Komisji, w tym samym dniu, w którym przekazuje swoje końcowe sprawozdanie rachunkowe, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego.
Do końcowego sprawozdania rachunkowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że końcowe sprawozdanie rachunkowe zostało sporządzone zgodnie z niniejszym tytułem oraz obowiązującymi zasadami, przepisami i metodami rachunkowości.
Końcowe sprawozdanie rachunkowe publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku.
5. Dyrektor przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi przedstawione w jego rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września następnego roku. Odpowiedzi organu Unii przesyłane są Komisji w tym samym czasie.
ROZDZIAŁ 2
Rachunkowość i ewidencja majątku
Sekcja 1
Przepisy wspólne
Artykuł 100
System rachunkowości
1. System rachunkowości organu Unii jest systemem służącym do strukturyzowania informacji budżetowych i finansowych w taki sposób, aby dane liczbowe mogły być zapisywane, klasyfikowane i rejestrowane.
2. Na system rachunkowości składają się konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.
3. Urzędnik zatwierdzający może również prowadzić konta analityczne.
Artykuł 101
Wymogi wspólne dotyczące systemu rachunkowości instytucji
Zgodnie z art. 152 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 księgowy Komisji przyjmuje reguły rachunkowości oraz ujednolicony plan kont do stosowania w organie Unii.
Sekcja 2
Konta księgi głównej i konta budżetowe
Artykuł 102
Konta księgi głównej
Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa organu Unii.
Artykuł 103
Zapisy w księgach rachunkowych
1. Zmiany na kontach oraz salda ujmowane są w księgach rachunkowych.
2. Wszelkie zapisy rachunkowe, włącznie z zapisami korygującymi na rachunkach, oparte są na dokumentach potwierdzających, do których się odnoszą.
3. System rachunkowości umożliwia pozostawienie jednoznacznej ścieżki audytu wszystkich zapisów księgowych.
Artykuł 104
Korekty księgowe
Po zamknięciu roku budżetowego i do czasu prezentacji końcowych sprawozdań rachunkowych księgowy organu Unii wprowadza wszelkie korekty, które nie pociągają za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, a są niezbędne do przedstawienia prawdziwych i rzetelnych sprawozdań rachunkowych. Korekty te są zgodne z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 101.
Artykuł 105
Rachunkowość budżetowa
1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową ewidencję wykonania budżetu organu Unii.
2. Do celu ust. 1 na kontach budżetowych ujmowane są wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków określone w tytule IV.
Artykuł 106
Ewidencja majątku
1. Organ Unii prowadzi ewidencję wykazującą w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich unijnych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych stanowiących własność Unii według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.
Organ Unii weryfikuje, czy zapisy zawarte w ewidencji są zgodne ze stanem faktycznym.
2. Sprzedaż środków trwałych organu Unii wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.
TYTUŁ X
KONTROLA ZEWNĘTRZNA, UDZIELENIE ABSOLUTORIUM I ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH
Artykuł 107
Kontrola zewnętrzna
1. Niezależny audytor zewnętrzny sprawdza, czy roczne sprawozdanie finansowe organu Unii prawidłowo przedstawia jego przychody, wydatki i sytuację finansową, zanim przeprowadzona zostanie konsolidacja w końcowym sprawozdaniu finansowym organu Unii.
Jeżeli akt założycielski nie przewiduje inaczej, Trybunał Obrachunkowy przygotowuje specjalne sprawozdanie roczne dotyczące organu Unii zgodnie z wymogami art. 287 ust. 1 TFUE.
Przygotowując sprawozdanie, o którym mowa w akapicie drugim, Trybunał uwzględnia audyt przeprowadzony przez niezależnego audytora zewnętrznego, o którym mowa w akapicie pierwszym, oraz działania podjęte w odpowiedzi na ustalenia audytora.
2. Organ Unii przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu swój budżet w ostatecznie przyjętej wersji. Niezwłocznie powiadamia on Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19 i 23.
3. Kontrola prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy podlega przepisom art. 158-163 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 108
Harmonogram procedury udzielania absolutorium
1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 15 maja roku N+2 udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu za rok N, chyba że przepisy aktu założycielskiego stanowią inaczej. Dyrektor informuje zarząd o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej decyzji o udzieleniu absolutorium.
2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach jego odroczenia.
3. Jeśli Parlament Europejski odroczy wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor we współpracy z zarządem dokłada wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.
Artykuł 109
Procedura udzielania absolutorium
1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki dotyczące wszystkich dochodów i wydatków organu Unii, wynik budżetowy oraz aktywa i pasywa organu Unii wykazane w sprawozdaniu finansowym.
2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rozliczenia i sprawozdania finansowe organu Unii. Parlament Europejski bada również sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora organu Unii, wszelkie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz wydane przez Trybunał Obrachunkowy poświadczenie wiarygodności dotyczące rozliczeń oraz legalności i prawidłowości operacji podstawowych.
3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek oraz zgodnie z art. 165 ust. 3 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok budżetowy.
Artykuł 110
Środki następcze
1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzji Parlamentu Europejskiego o udzieleniu absolutorium oraz komentarzy towarzyszących przyjętemu przez Radę zaleceniu w sprawie absolutorium.
2. Na wniosek Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie na temat środków podjętych w odpowiedzi na uwagi i komentarze. Dyrektor przesyła kopię tego sprawozdania Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Artykuł 111
Kontrole na miejscu przeprowadzane przez Komisję, Trybunał Obrachunkowy oraz OLAF
1. Organ Unii udziela pracownikom Komisji i innym upoważnionym przez nią osobom, a także Trybunałowi Obrachunkowemu, dostępu do swoich terenów i lokali oraz do wszelkich informacji, włącznie z informacjami w formacie elektronicznym, niezbędnych w celu przeprowadzenia przez nich kontroli.
2. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) może prowadzić dochodzenia, w tym kontrole na miejscu oraz inspekcje, zgodnie z przepisami i procedurami ustanowionymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (9) oraz rozporządzeniu Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (10) w celu ustalenia, czy doszło do nadużycia, korupcji lub jakichkolwiek innych nielegalnych działań wpływających na interesy finansowe Unii w związku z przyznaną dotacją lub zamówieniem udzielonym na mocy niniejszego rozporządzenia.
3. Nie naruszając przepisów ust. 1 i 2, porozumienia z państwami trzecimi i organizacjami międzynarodowymi, umowy, dotacje i zamówienia publiczne przyznawane przez organ Unii są objęte przepisami wyraźnie uprawniającymi Trybunał Obrachunkowy i OLAF do przeprowadzania tego rodzaju audytów i dochodzeń, zgodnie z ich odpowiednimi kompetencjami.
TYTUŁ XI
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 112
Wnioski o udzielenie informacji kierowane przez Parlament Europejski i Radę
Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień od organu Unii dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.
Artykuł 113
Przyjęcie nowego rozporządzenia finansowego organu Unii
Każdy organ, o którym mowa w art. 208 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 przyjmuje nowe rozporządzenie finansowe z zamiarem wprowadzenia go w życie w dniu 1 stycznia 2014 r. lub w każdym przypadku w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym organ zostaje objęty zakresem stosowania art. 208 tego rozporządzenia, po przyznaniu wkładu finansowego pokrywanego z budżetu.
Artykuł 114
Przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego organu Unii
Na wniosek dyrektora oraz po uzyskaniu zgody Komisji zarząd przyjmuje szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia finansowego organu Unii w zakresie, w jakim jest to niezbędne.
Artykuł 115
Uchylenie
Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2343/2002 traci moc z dniem 1 stycznia 2014 r. Artykuł 40 ma jednak zastosowanie do dnia 31 grudnia 2014 r., natomiast art. 27 ust. 4 i 7 stosuje się do dnia 31 grudnia 2015 r.
Artykuł 116
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2014 r. Artykuł 47 i art. 82 ust. 5 mają jednak zastosowanie od dnia 1 stycznia 2015 r., natomiast art. 32 i art. 33 ust. 5 i 8 stosuje się od dnia 1 stycznia 2016 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 30 września 2013 r.