РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
DECYZJA KOMISJI
z dnia 13 listopada 2014 r.
w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych
(2014/792/UE)
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 56 ust. 1,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 215/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju (2), w szczególności jego art. 17,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 (3), w szczególności jego art. 7 ust. 6 i art. 11,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Komisja, która jest instytucją odpowiedzialną za wykonanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej, a także za wszelkie inne środki, którymi zarządza Unia z należytym uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami określonej w art. 30-33 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, ma obowiązek przeciwdziałać nadużyciom finansowym oraz wszelkim innym sprzecznym z prawem działaniom szkodzącym interesom finansowym Unii. W celu zapewnienia, że urzędnicy zatwierdzający Komisji i agencje wykonawcze będą w pełni informowani o zagrożeniach dla interesów finansowych Unii, konieczne jest ustanowienie przepisów wewnętrznych w uzupełnieniu do decyzji Komisji C(2014)2784 (4).
(2)
W celu zwalczania nadużyć finansowych i ochrony interesów finansowych Unii Komisja wykorzystuje centralną bazę danych o wykluczeniach (CED), o której mowa w art. 108 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz w rozporządzeniu Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (5), i system wczesnego ostrzegania (SWO) określony w decyzji 2008/969/WE, Euratom z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych (6). W oczekiwaniu na przyjęcie przez organ prawodawczy wniosku w sprawie zmiany rozporządzenia finansowego (7) konieczne jest zapewnienie, że system wczesnego ostrzegania jest nadal skuteczny.
(3)
W okresie przejściowym cel funkcjonowania SWO powinien pozostać niezmieniony. SWO powinien zapewnić, w Komisji oraz jej agencjach wykonawczych, obieg informacji zastrzeżonych poprzez zarejestrowanie ostrzeżenia w SWO dotyczącego osób, które mogłyby stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię.
(4)
Zważywszy, że dyrektorzy agencji wykonawczych mają status upoważnionych urzędników zatwierdzających delegowanych przez Komisję na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni oni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.
(5)
Zważywszy, że szefowie delegatur Unii, działając w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 mają status delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji na potrzeby wykorzystywania środków operacyjnych, powinni mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.
(6)
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) jest zobowiązany na mocy art. 7 ust. 6 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 do dostarczenia niezwłocznie informacji do odpowiednich służb Komisji o dochodzeniach będących w toku, gdy może być wskazane podjęcie zapobiegawczych środków administracyjnych w celu ochrony interesów finansowych Unii. Ponadto ma także obowiązek przewidziany w art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 sporządzenia sprawozdania o zakończeniu dochodzenia oraz do wydawania zaleceń, które wskazują, gdzie jest to stosowne, wszelkie działania, które mają być podjęte w szczególności przez instytucje. W celu umożliwienia właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu wnioskowania o ostrzeżenie, konieczne jest określenie, jakie informacje OLAF ma przedłożyć Komisji.
(7)
OLAF powinien mieć dostęp do SWO, by móc wykonywać swoje zadania dochodzeniowe i prowadzić działania w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom wykonywane na mocy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013.
(8)
Dla ułatwienia funkcjonowanie SWO należy uprościć, liczbę kategorii ostrzeżeń zmniejszyć, ich zakres wyjaśnić, a nazwa ostrzeżeń nie powinna wymagać dodatkowych wyjaśnień.
(9)
Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji w oparciu o informacje przekazane przez OLAF powinny zostać zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego po konsultacji z DG ds. Budżetu i Służbą Prawną, w ścisłej współpracy z OLAF-em.
(10)
Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia powinny być proponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego Komisji i powinny być oceniane w sposób scentralizowany przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i Służbę Prawną w stosownych przypadkach. Kiedy te ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zostaną przedstawione na podstawie informacji przekazanych przez OLAF, należy je oceniać w ścisłej współpracy z OLAF-em. Taka sama procedura powinna mieć zastosowanie w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.
(11)
Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć decyzję w sprawie konsekwencji, niezbędną do ochrony interesów finansowych Unii, w ścisłej współpracy z OLAF-em i powiadomić OLAF o niniejszej decyzji.
(12)
Właściwy urzędnik zatwierdzający powinien być odpowiedzialny za występowanie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę lub usunięcie ostrzeżeń lub ich odnowienie. Dla zachowania odpowiedniego poziomu kontroli tego rodzaju wnioski powinny być zgłaszane na szczeblu hierarchii określonej w decyzji Komisji C(2014)2784.
(13)
Księgowy powinien zapewniać odpowiednie warunki techniczne dla skutecznego stosowania SWO za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji.
(14)
Szczegółowe informacje na temat nakazów odzyskania środków i nakazów zajęcia będą dostępne dla wszystkich służb Komisji oraz agencji wykonawczych za pośrednictwem centralnego systemu rachunkowości Komisji. Ostrzeżenia W3a (nakaz zajęcia) i W4 (nakaz odzyskania środków) przewidziane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom powinny zostać zniesione. Sama informacja tego rodzaju nie uzasadnia w sposób systematyczny ostrzeżenia. Wymaga to przeprowadzenia analizy wszystkich konkretnych okoliczności danej sprawy przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu podjęcia decyzji, czy konieczne jest dołączenie ostrzeżenia, czy też nie.
(15)
Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (8) stanowi, że przetwarzanie danych osobowych przez Komisję musi odbywać się przy spełnieniu wymogów legalnego przetwarzania danych oraz wymogów dotyczących przekazywania danych określonych w tym rozporządzeniu oraz że takie przetwarzanie danych podlega uprzedniemu sprawdzeniu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych po przekazaniu powiadomienia przez Inspektora Ochrony Danych Komisji.
(16)
Przepisy dotyczące ochrony danych powinny określać prawa osób, których dane są lub mogłyby zostać wprowadzone do SWO.
(17)
W przypadku niektórych praw do ochrony danych obowiązują wyjątki określone w art. 20 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, które powinny być rozpatrywane indywidualnie w każdym przypadku i stosowane tymczasowo. Służba odpowiedzialna za wystąpienie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę, w tym poprawianie lub usunięcie stosownych informacji, powinna podjąć decyzję w sprawie zastosowania tych wyjątków.
(18)
Osoba, która może ewentualnie zostać objęta ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia, powinna mieć możliwość wyrażenia swojej opinii na piśmie przed datą złożenia wniosku o rejestrację ostrzeżenia odnoszącego się do tej osoby w SWO. Osoba objęta dochodzeniem powinna mieć tą samą możliwość w przypadku, gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na jej prawa.
(19)
Możliwość taka powinna być wyjątkowo odraczana w celu zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań prawnych, jeżeli przemawiają za tym ważne przyczyny prawne.
(20)
Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. w zakresie, w jakim jest to konieczne dla zapewnienia przestrzegania rozporządzeń Rady w sprawie środków ograniczających, podjętych na podstawie art. 215 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE), do chwili aż system rachunkowości memoriałowej (ABAC) weźmie pod uwagę informacje zawarte w odpowiedniej bazie danych służby odpowiedzialnej za Instrumenty Polityki Zagranicznej. Jest to forma rejestracji ostrzeżenia W5b, o którym mowa w decyzji 2008/969/WE, Euratom.
(21)
Decyzja 2008/969/WE, Euratom powinna mieć zastosowanie do dnia 1 lipca 2015 r. do ostrzeżeń W3a i W4, które do tego czasu powinny być porównywalne z ostrzeżeniami dotyczącymi weryfikacji w celu stosowania sekcji 4 niniejszej decyzji.
(22)
Wykonanie niniejszej decyzji wymaga regularnej oceny funkcjonowania SWO oraz skutecznego przyczyniania się do ochrony interesów finansowych Unii.
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
SEKCJA 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot, zakres i cel
1. Niniejszą decyzją ustanawia się system wczesnego ostrzegania („SWO”) wykorzystywany przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze przy wykonywaniu budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz innych funduszy zarządzanych przez Unię.
2. SWO przyczynia się do ochrony interesów finansowych Unii i jej wizerunku, zwalczania nadużyć finansowych i należytego zarządzania finansami.
3. Celem SWO jest:
a)
informowanie właściwych urzędników zatwierdzających Komisji i agencji wykonawczych w drodze rejestracji ostrzeżeń, że dana osoba może stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię; oraz
b)
umożliwienie właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu dokonania weryfikacji lub podjęcia odpowiednich działań, w tym tych, o których mowa w sekcji 4 na podstawie ostrzeżenia.
4. Informacje przyczyniają się do zapewnienia:
a)
zapobiegania zagrożeniom w drodze weryfikacji na podstawie wcześniejszych informacji na temat osoby, w przypadku podejrzenia lub ustaleń odnoszących się do jakiegokolwiek z poniższych działań:
-
istotnego błędu lub nieprawidłowości,
-
przewinienia zawodowego,
-
poważnego naruszenia warunków umowy, lub
-
nadużycia finansowego, korupcji lub jakiejkolwiek innej nielegalnej działalności naruszającej interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 (9);
b)
wyłączenia danej osoby w rozumieniu art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 („FR”).
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
a)
„księgowy” oznacza księgowego Komisji lub podległego pracownika, któremu księgowy przekazał określone zadania na mocy art. 69 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
b)
„właściwy urzędnik zatwierdzający” oznacza delegowanego urzędnika zatwierdzającego Komisji w rozumieniu art. 65 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 odpowiedzialnego zgodnie z wewnętrznymi zasadami wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej („budżetu”), w tym dyrektorów agencji wykonawczych, subdelegowanych urzędników zatwierdzających w rozumieniu art. 65 tego rozporządzenia pełniących funkcję dyrektora oraz szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających Komisji, zgodnie z art. 56 ust. 2 wspomnianego rozporządzenia;
c)
„osoba, której dane dotyczą” oznacza osobę możliwą do zidentyfikowania, o której mowa w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych;
d)
„ustalenia” oznaczają fakty stwierdzone w trakcie realizacji zobowiązania prawnego, lub zarejestrowane w ramach audytów lub dochodzeń przeprowadzonych przez Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Służbę Audytu Wewnętrznego (IAS) lub jakikolwiek inny audyt lub kontrolę w ramach odpowiedzialności właściwego urzędnika zatwierdzającego;
e)
„zobowiązanie prawne” oznacza zobowiązanie podjęte przez Komisję w ramach tytułów V-VIII części 1 i części 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
f)
„osoba” oznacza każdą osobę fizyczną lub każdą osobę prawną, lub jakiekolwiek stowarzyszenie niemające osobowości prawnej wymienione poniżej:
-
odbiorca zgodnie z definicją w art. 2 lit. i) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
kandydat lub oferent,
-
wnioskujący o dotację,
-
uczestnik w konkursie,
-
ekspert zewnętrzny otrzymujący wynagrodzenie zgodnie z art. 204 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012,
-
osoba uprawniona do reprezentowania, podejmowania decyzji lub kontroli nad inną osobą prawną, o której mowa w art. 106 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
g)
„przewinienie zawodowe” oznacza naruszenie przepisów ustawowych lub wykonawczych bądź norm etycznych zawodu, do którego dana osoba przynależy, jak również wszelkie bezprawne zachowanie, które ma wpływ na jego wiarygodność zawodową;
h)
„podwykonawca” oznacza wykonawcę, który jest proponowany przez kandydata lub oferenta lub wykonawcę do wykonania części zamówienia, podczas gdy instytucja zamawiająca nie ma żadnych bezpośrednich zobowiązań prawnych w tej sytuacji;
i)
„istotny błąd lub nieprawidłowość” oznacza istotny błąd lub nieprawidłowość w rozumieniu art. 166 ust. 2 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
j)
„osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia” oznacza osobę, która w ramach działu odpowiedzialnego za wniosek odpowiada za dokumentację dotyczącą ostrzeżenia do czasu jego usunięcia.
Artykuł 3
Zasady funkcjonowania SWO
1. Księgowy zapewnia odpowiednie rozwiązania techniczne dla skutecznego funkcjonowania SWO i jego monitorowania.
Księgowy wprowadza, zmienia, aktualizuje lub usuwa ostrzeżenia w SWO na wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. Księgowy przyjmuje środki wykonawcze dotyczące aspektów technicznych oraz określa związane z nimi procedury dodatkowe, w tym także te w dziedzinie bezpieczeństwa.
Księgowy zgłasza te środki służbom Komisji oraz agencjom wykonawczym.
Artykuł 4
Uprawnienia i procedura do wnioskowania o ostrzeżenia, ich zmiany, odnowienia i usuwania ich
1. Tylko właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżenia.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający kieruje do księgowego wniosek o zarejestrowanie, zmianę, odnowienie lub usunięcie ostrzeżeń. Właściwy urzędnik zatwierdzający wykorzystuje formularz zamieszczony w załączniku do niniejszej decyzji.
3. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8, sprawdza, czy wymogi określone w art. 11 lub 12 zostały spełnione przed przekazaniem wniosku do księgowego.
Artykuł 5
Dostęp do SWO
Służby Komisji oraz agencje wykonawcze mają bezpośredni dostęp do danych zawartych w SWO poprzez centralny system rachunkowości Komisji.
Służby Komisji lub agencje wykonawcze odpowiedzialne za system lokalny mogą z niego korzystać, by uzyskać dostęp do danych zawartych w SWO, o ile zapewniona jest spójność danych między systemem lokalnym a centralnym systemem rachunkowości.
Artykuł 6
Zastosowanie SWO
Informacje przechowywane w SWO można wykorzystywać jedynie do celów wykonania budżetu lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię. Nie ma to wpływu na informacje zawarte w centralnej bazie danych o wykluczeniach (dalej „CED”), o których mowa w art. 1 ust. 2 i art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 (10).
OLAF może korzystać z informacji znajdujących się w systemie wczesnego ostrzegania i centralnej bazie danych o wykluczeniach na potrzeby dochodzeń prowadzonych przez siebie na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez OLAF i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 („rozporządzenie OLAF”), oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym, w tym analizie ryzyka.
Artykuł 7
Harmonogram konsultacji SWO
Właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy w SWO zamieszczono ostrzeżenie dotyczące osoby, na następujących etapach:
a)
przed zawarciem indywidualnego zobowiązania budżetowego;
b)
przed zawarciem globalnego zobowiązania budżetowego, jeśli osoba jest znana na tym etapie;
c)
w przypadku tymczasowych zobowiązań budżetowych, przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę uprawnienia do późniejszych płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i konkursach;
d)
w przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji, konkursów z nagrodami i zaproszeń do wyrażenia zainteresowania, najpóźniej przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia;
e)
w przypadku zamówienia, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do złożenia oferty, przed dokonaniem wyboru kandydatów;
f)
przed dokonaniem jakichkolwiek płatności, chyba że dotyczy to wynagrodzenia pracowników i zwrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i procedurach.
Artykuł 8
Osoba do kontaktu w sprawie ostrzeżenia
Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia:
a)
przygotowuje wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia;
b)
przekazuje wniosek i wszelkie inne informacje związane z ostrzeżeniem do księgowego;
c)
dostarcza informacji umożliwiających innym właściwym urzędnikom zatwierdzającym dokonanie weryfikacji lub podjęcie decyzji w sprawie skutków, o których mowa w pkt 4.
SEKCJA 2
INFORMACJE WPROWADZONE DO SWO
Artykuł 9
Kategorie ostrzeżeń
1. Ostrzeżenia SWO dzieli się na następujące dwie kategorie:
a)
„ostrzeżenia dotyczące weryfikacji”, gdy dana osoba jest podejrzana albo jest podmiotem popełnienia nadużyć finansowych, korupcji lub wszelkich innych nielegalnych działań naruszających interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotnych błędów lub nieprawidłowości, dopuszcza się przewinienia zawodowego lub istotnego naruszenia warunków umowy;
b)
„ostrzeżenia dotyczące wykluczenia”, gdy dana osoba jest wykluczona zgodnie z podstawami wykluczenia, o których mowa w art. 106 ust. 1 i art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Dana osoba może być przedmiotem odrębnych ostrzeżeń zarejestrowanych w oparciu o różne przesłanki.
Artykuł 10
Informacje zawarte w ostrzeżeniach SWO
Ostrzeżenia SWO zawierają następujące dane:
a)
dane identyfikacyjne osoby;
b)
rodzaj ostrzeżenia;
c)
okres obowiązywania ostrzeżenia;
d)
powody, dla których dana osoba stanowi zagrożenie dla interesów finansowych i wizerunku Unii lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Unię;
e)
informacje odnoszące się do procedury kontradyktoryjności;
f)
imię i nazwisko właściwego urzędnika zatwierdzającego;
g)
nazwisko osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o którym mowa w art. 8 niniejszej decyzji.
Artykuł 11
Ostrzeżenia dotyczące weryfikacji
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy spełniony jest jeden z poniższych warunków:
a)
OLAF poinformował właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013, gdzie z dochodzenia wynika, że wskazane może być podjęcie środków w celu ochrony interesów finansowych Unii;
b)
Europejski Trybunał Obrachunkowy przekazał informacje Komisji lub Służba Audytu Wewnętrznego przekazała informacje do właściwego urzędnika zatwierdzającego, wskazując nadużycia finansowe, korupcję lub wszelką inną nielegalną działalność na szkodę interesów finansowych Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012 lub istotne błędy, nieprawidłowości albo naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby;
c)
właściwy urzędnik zatwierdzający przeprowadził kontrolę, audyt lub kontrolę wskazującą nadużycia finansowe, korupcję, wszelkie inne nielegalne działania naruszające interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 141 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, istotne błędy, nieprawidłowości lub naruszenie etyki zawodowej lub dopuszczenie się poważnego naruszenia umowy w odniesieniu do osoby lub otrzymał informacje dotyczące takiej kontroli lub audytu.
2. Ostrzeżenie dotyczące weryfikacji może trwać maksymalnie jeden rok. Musi zostać usunięte, gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest przedmiotem wniosku, lub w przypadku gdy nie zachodzi już potrzeba weryfikacji.
3. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2, ostrzeżenie dotyczące weryfikacji zostanie automatycznie usunięte.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy OLAF poinformuje go, że wnioski dotyczące dochodzeń, o których mowa w ust. 1, nie zostały jeszcze opracowane, lecz że dochodzenia uzasadniają utrzymanie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji. Właściwy urzędnik zatwierdzający może również zażądać odnowienia ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji, w przypadku gdy warunki określone w ust. 1 lit. b) i c) są nadal spełniane.
5. Właściwy urzędnik zatwierdzający podaje powody, dla których odnowienie jest niezbędne dla ochrony interesów finansowych i wizerunku Unii.
6. Odnowienia uznaje się za nowy wniosek o przeprowadzenie ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji.
Artykuł 12
Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lub art. 109 ust. 1 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia usuwa się po upływie okresu wykluczenia.
3. Ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zostaje automatycznie wpisane do CED z systemu wczesnego ostrzegania.
Artykuł 13
Informacje przekazane przez OLAF
W przypadku gdy OLAF przekazuje informacje zgodnie z art. 7 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 w celu wspomagania decyzji właściwego urzędnika zatwierdzającego dotyczącej podjęcia środków ostrożności w celu ochrony finansowych interesów Unii Europejskiej lub zgodnie z art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013, informacje te obejmują:
a)
tożsamość danej osoby;
b)
streszczenie odnośnych faktów i zagrożeń zidentyfikowanych poprzez dochodzenie. Streszczenie musi być wystarczające w celu umożliwienia skutecznego wysłuchania osoby na mocy art. 16 niniejszej decyzji;
c)
informacje o wszelkich zalecanych specjalnych środkach służących zachowaniu poufności, szczególnie w sprawach wiążących się z zastosowaniem środków dochodzeniowych należących do zakresu kompetencji krajowych organów sądowych lub, w przypadku dochodzeń zewnętrznych, do zakresu kompetencji organów krajowych, zgodnie z przepisami krajowymi mającymi zastosowanie do dochodzeń.
SEKCJA 3
POSTANOWIENIA PROCEDURALNE W CELU REJESTRACJI OSTRZEŻENIA
Artykuł 14
Uprzednie zasięgnięcie opinii służb centralnych na temat ostrzeżeń dotyczących weryfikacji
Przed podjęciem decyzji o wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji na podstawie informacji przekazanych przez OLAF zgodnie z art. 7 ust. 6 i art. 11 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 883/2013 właściwy urzędnik zatwierdzający zasięga opinii Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu (centralna służba finansowa) oraz, w stosownych przypadkach, służby prawnej, w ścisłej współpracy z OLAF-em zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.
Artykuł 15
Ocena ostrzeżeń dotyczących wykluczenia przez służby centralne
Przed złożeniem wniosku o ostrzeżenie dotyczące wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. b), c) i e) oraz art. 109 ust. 1, zaproponowanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i o jego odpowiedni okres obowiązywania, scentralizowana ocena jest przeprowadzana przez Dyrekcję Generalną ds. Budżetu i służbę prawną. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia zaproponowane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego opiera się na informacjach przekazanych przez OLAF, ocena ta powinna zostać dokonana w ścisłej współpracy z OLAF-em.
Artykuł 16
Prawo do bycia wysłuchanym
1. Rejestracja ostrzeżeń podlega następującym zasadom:
a)
w każdym przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający przewiduje wnioskowanie o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przewiduje podjęcie jakichkolwiek działań, które mogą negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, musi najpierw umożliwić zainteresowanej osobie możliwość wyrażenia swojego stanowiska na piśmie. Właściwy urzędnik zatwierdzający wyznacza danej osobie termin co najmniej 14 dni kalendarzowych na wyrażenie opinii. Jednocześnie właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia daną osobę, że w przypadku braku odpowiedzi ostrzeżenie zostanie zarejestrowane.
Stosownie do potrzeb, właściwy urzędnik zatwierdzający udziela osobie możliwości wyrażenia swoich poglądów na podstawie informacji przekazanych przez OLAF;
b)
jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które nie zmieniają oceny właściwego urzędnika zatwierdzającego, ten ostatni zwróci się do księgowego o aktywację ostrzeżenia.
Jeżeli dana osoba zgłosi uwagi, które uwidocznią, że w ocenie właściwego urzędnika zatwierdzającego ostrzeżenie jest nieproporcjonalne lub niepotrzebne, wówczas ostrzeżenie nie zostanie aktywowane, a osoba zostanie odpowiednio powiadomiona.
Księgowy potwierdzi rejestrację ostrzeżenia w SWO właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu stosownie do przypadku;
c)
właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o aktywacji systemu ostrzegania i o czasie jego trwania. Zawiadomienie nie jest jednak konieczne, jeżeli dana osoba nie odpowiedziała na wezwanie do przedstawienia uwag na piśmie.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 w oczekiwaniu na decyzję o okresie obowiązywania wykluczenia, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii. Właściwy urzędnik zatwierdzający daje danej osobie możliwość przedstawienia swojego stanowiska na temat czasu trwania wykluczenia.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, zanim dana osoba będzie miała możliwość wyrażenia swojej opinii, jeżeli posiada oficjalny dokument ustalający jej sytuację. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadomi daną osobę o rejestracji ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w drodze wyjątku, odroczyć możliwość przedstawienia uwag na piśmie przed złożeniem wniosku o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia lub przed podjęciem jakiegokolwiek działania, które może negatywnie wpłynąć na prawa osoby, której dotyczą, pod warunkiem że istnieją ważne przyczyny prawne do zachowania poufności dochodzenia lub krajowych postępowań sądowych, przy jednoczesnym postępowaniu dotyczącym rejestracji ostrzeżenia.
5. W przypadku gdy OLAF informuje właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 13, musi wskazać, czy należy utrzymać poufność dochodzenia lub postępowania sądowego na szczeblu krajowym i czy możliwość przedstawienia swojej opinii udzielona zainteresowanej osobie musi zostać odroczona.
6. Osoba ta musi mieć możliwość wyrażenia swojej opinii jak najszybciej po ustaniu powodów do ochrony dochodzenia lub postępowania krajowego.
Artykuł 17
Ochrona danych oraz prawa osób, których dane dotyczą
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powiadamia osoby, których dane dotyczą, że ich dane mogą zostać zamieszczone w SWO, oraz podmioty, którym dane te mogą zostać przekazane. Te ogólne informacje są przekazywane w formie pisemnej, w szczególności w zaproszeniach do składania ofert, zaproszeniach do składania wniosków, konkursach, a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówień lub dotacji.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający, który składa wniosek o zarejestrowanie ostrzeżenia, jest odpowiedzialny za kontakt z osobą, której dane wprowadzono do SWO. Odpowiada on na wnioski od osoby zainteresowanej w celu sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tej osoby.
3. Dana osoba może również zażądać na piśmie informacji od księgowego o tym, czy jest ona zarejestrowana w SWO.
Księgowy przedstawia te informacje, chyba że właściwy urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach, w porozumieniu z OLAF-em uzna, że ograniczenia art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 mają zastosowanie.
4. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników SWO, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.
Natomiast dane osobowe zawarte w ostrzeżeniach odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.
Artykuł 18
Przegląd ostrzeżenia
Jeżeli osoba, na rzecz której zarejestrowano ostrzeżenie w SWO, dostarcza nowe informacje wskazujące na to, że podstawy rejestracji już nie istnieją, właściwy urzędnik zatwierdzający występuje o usunięcie ostrzeżenia.
Osoba, w odniesieniu do której ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane w EWS, może złożyć skargę do Rzecznika Praw Obywatelskich oraz zwrócić się o przeprowadzenie kontroli sądowej.
SEKCJA 4
KONSEKWENCJE OSTRZEŻENIA
Artykuł 19
Przepisy ogólne określające konsekwencje
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający musi zwracać się po wszelkie istotne informacje do osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, aby móc podjąć decyzję co do skutków określonych w niniejszej sekcji.
2. W przypadku gdy na podstawie informacji przekazanych przez OLAF właściwy urzędnik zatwierdzający wnioskuje o rejestrację ostrzeżenia dotyczącego weryfikacji zgodnie z art. 11, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje procedury określone w art. 14 lub 15 niniejszej decyzji i podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji w ścisłej współpracy z OLAF-em i zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 883/2013.
3. Przy podejmowaniu decyzji w sprawie konsekwencji właściwy urzędnik zatwierdzający bierze pod uwagę następujące kryteria dotyczące wszystkich ostrzeżeń:
a)
zagrożenia dla interesów finansowych Unii i jej wizerunku;
b)
kwotę i czas trwania zobowiązania prawnego;
c)
pilność wykonania zobowiązania prawnego;
d)
charakter stanu faktycznego;
e)
wagę stanu faktycznego; oraz
f)
możliwe konsekwencje wykonania zobowiązania prawnego.
W odniesieniu do ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia właściwy urzędnik zatwierdzający bierze także pod uwagę charakter i wagę podstawy wykluczenia, a także konieczność zapewnienia ciągłości funkcjonowania służby.
4. Właściwy urzędnik zatwierdzający ma obowiązek, w każdym przypadku, uzasadniania swoich decyzji dotyczących konsekwencji w formie pisemnej.
Artykuł 20
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących weryfikacji
1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:
a)
właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających zgodnie z procedurą przetargową lub procedurami przyznawania dotacji lub konkursu z nagrodami;
b)
w odniesieniu do procedury przyznawania dotacji analiza ryzyka odnosi się do zaliczkowania.
2. W przypadku zobowiązania prawnego weryfikacja, o której mowa, może przebiegać w następujący sposób:
a)
sprawdzenie, czy działanie jest zgodne ze zobowiązaniem prawnym, w tym przestrzeganiem terminów i treścią rezultatów;
b)
w odniesieniu do aktualnych dotacji, weryfikacja kwalifikowalności kosztów przed dokonaniem płatności lub wyników audytu lub kontroli na miejscu.
Artykuł 21
Prawo do bycia wysłuchanym po ostrzeżeniu dotyczącym weryfikacji
Procedura określona w art. 15 niniejszej decyzji oraz prawo do bycia wysłuchanym określone w art. 16 niniejszej decyzji stosuje się również w przypadku, gdy w wyniku kontroli właściwy urzędnik działający zgodnie z ostrzeżeniem dotyczącym weryfikacji przewiduje podejmowanie wszelkich działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na prawa osoby objętej dochodzeniem.
Artykuł 22
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla procedur i zamówień prawnych
1. W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji lub konkursów z nagrodami właściwy urzędnik zatwierdzający wyklucza osobę objętą ostrzeżeniem dotyczącym wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień i dotacji, chyba że warunki określone w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 są spełnione, gdy osoba posiada pozycję monopolistyczną.
2. W przypadku istniejących zobowiązań prawnych właściwy urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję w sprawie konsekwencji, w tym którekolwiek z następujących działań:
a)
realizację wykonania zamówienia lub dotacji oraz przeprowadzenie wszelkich stosownych weryfikacji;
b)
zawieszenie terminu płatności zgodnie z art. 92 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
c)
zawieszenie płatności zgodnie z art. 208 w rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012;
d)
zawieszenie wykonania zamówienia lub dotacji zgodnie z art. 116 i art. 135 ust. 5 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012;
e)
zakończenie obowiązywania zobowiązania prawnego, jeżeli przepisy dotyczące tego zobowiązania przewidują wygaśnięcie na podstawie informacji, w odniesieniu do których zarejestrowano ostrzeżenie.
3. Jeżeli dana osoba jest podwykonawcą, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać od oferenta, kandydata lub wykonawcy zastąpienia podwykonawcy.
Artykuł 23
Konsekwencje ostrzeżeń dotyczących wykluczenia dla transakcji budżetowych
1. W przypadku ostrzeżenia dotyczącego wykluczenia, tam gdzie to stosowne, właściwy urzędnik zatwierdzający potwierdza w systemie rachunkowości, że płatności powinny być dokonywane mimo istnienia ostrzeżenia.
2. W przypadku gdy ostrzeżenie dotyczące wykluczenia jest zarejestrowane, nie należy zaciągać żadnych indywidualnych zobowiązań budżetowych ani rejestrować indywidualnych zobowiązań prawnych na kontach budżetowych na podstawie zobowiązań globalnych, ani zaciągać zobowiązań prawnych na podstawie zobowiązań tymczasowych, z wyjątkiem przypadków, gdy dana osoba posiada pozycję monopolistyczną na warunkach określonych w art. 106 ust. 2 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
SEKCJA 5
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 24
Uchylenie
Uchyla się decyzję 2008/969/WE, Euratom w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych.
Artykuł 25
Przepisy przejściowe
1. Ostrzeżenia dotyczące wykluczenia zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom pozostają aktywne aż do końca ich obowiązywania zgodnie z tą decyzją.
2. Ostrzeżenia W1, W2 i W3b zarejestrowane na mocy decyzji 2008/969/WE, Euratom uznaje się za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji.
3. Ostrzeżenia W3a i W4 pozostają zarejestrowane do dnia 1 lipca 2015 r. na warunkach określonych w decyzji 2008/969/WE, Euratom. W odniesieniu do zastosowania sekcji 4 niniejszej decyzji ostrzeżenia W3a i W4 uważane są za ostrzeżenia dotyczące weryfikacji na mocy niniejszej decyzji. Decyzję 2008/969/WE, Euratom nadal stosuje się do ostrzeżeń W5b do dnia 1 lipca 2015 r.
Artykuł 26
Publikacja
Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli dnia 13 listopada 2014 r.