РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) 2015/496
z dnia 17 marca 2015 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 w odniesieniu do powierzania Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 352,
uwzględniając wniosek Komisji Europejskiej,
po przekazaniu projektu aktu ustawodawczego parlamentom narodowym,
uwzględniając zgodę Parlamentu Europejskiego,
stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zgodnie z rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącym udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (1) historyczne materiały archiwalne Unii są przechowywane i o ile to możliwe po upływie 30 lat udostępniane do wglądu publicznego.
(2)
Obowiązek określenia historycznych materiałów archiwalnych i o ile to możliwe udostępnienia ich do wglądu publicznego spoczywa na każdej z instytucji, o których mowa w rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 (zwanych dalej „instytucjami”), zgodnie z określonymi tam warunkami.
(3)
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 stwierdzono, że każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.
(4)
W 1984 r. Parlament Europejski, Rada i Komisja zdecydowały, że będą powierzać swoje historyczne materiały archiwalne Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU), gdzie materiały te będą udostępniane do wglądu publicznego. W tym celu w dniu 17 grudnia 1984 r. podpisano umowę pomiędzy Wspólnotami Europejskimi, reprezentowanymi przez Komisję, a EIU (zwaną dalej „umową o powierzeniu”).
(5)
Od tego czasu także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Trybunał Obrachunkowy postanowiły przestrzegać warunków umowy o powierzaniu. Europejski Bank Inwestycyjny powierza swoje historyczne materiały archiwalne EIU na mocy odrębnej konwencji z EIU podpisanej w dniu 1 lipca 2005 r. oraz przepisów dotyczących archiwów historycznych przyjętych przez Komitet Zarządzający Banku dnia 7 października 2005 r. (2).
(6)
Rząd włoski na stałe i nieodpłatnie udostępnił EIU odpowiednie pomieszczenia, tak by powierzone materiały archiwalne były przechowywane i chronione zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami i istniała możliwość korzystania z tych materiałów na miejscu.
(7)
Celem powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji jest zapewnienie dostępu do nich w jednym miejscu, ułatwienie korzystania z nich oraz stymulowanie badań nad historią integracji europejskiej i instytucji europejskich. EIU to renomowany akademicki ośrodek badawczo-edukacyjny, którego działalność koncentruje się na Europie i na integracji europejskiej. Posiada on niemal 30-letnie doświadczenie w zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, udostępnia nowoczesne repozytorium i infrastrukturę badawczą stworzone z myślą o przechowywaniu i udostępnianiu tych archiwów, a także cieszy się międzynarodowym uznaniem jako centrum archiwalne przechowujące te materiały.
(8)
Kwestię dalszego powierzania EIU historycznych materiałów archiwalnych należących do instytucji należy uwzględnić w ustawodawstwie Unii, po to by zaświadczyć o roli EIU jako partnera instytucji w zarządzaniu ich historycznymi materiałami archiwalnymi.
(9)
Niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie do wszystkich instytucji i nie powinno naruszać obowiązku udostępniania przez każdą z instytucji swoich historycznych materiałów archiwalnych do wglądu publicznego ani nie wpływa na fakt, że każda z nich pozostaje właścicielem swoich historycznych materiałów archiwalnych.
(10)
Specyfika działań realizowanych przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejski Bank Centralny (EBC) uzasadnia wyłączenie obu tych instytucji z określonego w niniejszym rozporządzeniu obowiązku powierzania EIU swoich historycznych materiałów archiwalnych. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.
(11)
O ile to możliwe, instytucje i EIU powinny udostępniać historyczne materiały archiwalne do wglądu publicznego w formie zdigitalizowanej i w formie cyfrowej, po to by ułatwić korzystanie z nich przez internet.
(12)
Dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych Unii powierzonych EIU należy przetwarzać zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3).
(13)
Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Komisja przeprowadziła konsultacje wniosku ustawodawczego, na podstawie którego przyjęto niniejsze rozporządzenie, z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych, który w dniu 10 października 2012 r. wydał stosowną opinię (4).
(14)
Szczegółowe przepisy o zarządzaniu historycznymi materiałami archiwalnymi przez EIU, w tym o ich powierzaniu, dostępie do nich i możliwości publicznego korzystania z nich, oraz o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU należy zamieścić w ramowej umowie partnerskiej.
(15)
Koszty zarządzania przez EIU historycznymi materiałami archiwalnymi Unii należy pokryć z budżetu ogólnego Unii; kosztami tym powinny zostać obciążone wszystkie instytucje powierzające.
(16)
Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany:
1)
w art. 8 wprowadza się następujące zmiany:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Każda instytucja - z wyjątkiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i Europejskiego Banku Centralnego (EBC) - powierza Europejskiemu Instytutowi Uniwersyteckiemu we Florencji (EIU) dokumenty, które stanowią część jej historycznych materiałów archiwalnych i które udostępniła ona do wglądu publicznego zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Powierzanie materiałów odbywa się zgodnie z załącznikiem.
Bez uszczerbku dla akapitu pierwszego instytucje powierzające mogą z przyczyn prawnych lub administracyjnych wyłączyć spośród powierzanych EIU materiałów oryginały pewnych dokumentów. W takim wypadku powierzają mu ich mikroformę lub ich kopię cyfrową.”
;
b)
dodaje się ustępy w brzmieniu:
„3. TSUE i EBC mogą powierzać EIU swoje historyczne materiały archiwalne na zasadzie dobrowolności.
4. Instytucje powierzające pozostają właścicielami swoich materiałów archiwalnych oraz zachowują wyłączną odpowiedzialność za wybór dokumentów i akt powierzanych EIU lub w inny sposób mu udostępnianych.
5. Powierzanie EIU historycznych materiałów archiwalnych instytucji nie narusza ochrony materiałów archiwalnych przewidzianej w art. 2 Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
6. EIU zapewnia przechowywanie i ochronę powierzonych mu materiałów archiwalnych. Przechowywanie i ochrona muszą być zgodne z uznanymi międzynarodowymi standardami fizycznej ochrony materiałów archiwalnych i co najmniej spełniać zasady techniczne i zasady bezpieczeństwa odpowiadające zasadom przechowywania publicznych materiałów archiwalnych we Włoszech i zasadom zarządzania nimi. W związku z tym powierzone dokumenty są przechowywane w skonstruowanym w tym celu repozytorium.
7. EIU ponosi wyłączną odpowiedzialność za pracowników skierowanych do zarządzania powierzonymi mu historycznymi materiałami archiwalnymi Unii. EIU zapewnia, by pracownicy wyznaczeni do zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi posiadali wymagane kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy w tej dziedzinie.
8. Każda instytucja powierzająca ma prawo uzyskać informacje na temat zarządzania przez EIU jej materiałami archiwalnymi i przeprowadzić inspekcję powierzonych przez siebie materiałów archiwalnych.
9. EIU udostępnia do wglądu publicznego historyczne materiały archiwalne, które otrzymuje na mocy ust. 1 i 3. Także instytucje mogą udostępniać do wglądu publicznego kopię tych samych historycznych materiałów archiwalnych.
10. Koszty zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii są pokrywane ze składek na stosowną pozycję budżetową uiszczanych przez wszystkie instytucje powierzające - w granicach rocznych środków udostępnianych przez władzę budżetową zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (5). Ze składek tych nie pokrywa się kosztów związanych z udostępnianiem i adaptacją budynków i repozytoriów w celu przyjęcia materiałów archiwalnych i zajmujących się nimi pracowników.
Wymiar składek, o których mowa w akapicie pierwszym, jest proporcjonalny do wielkości odpowiednich planów zatrudnienia instytucji powierzających. Każda składka jest obliczana ponownie po powierzeniu EIU historycznych materiałów archiwalnych przez dodatkowe instytucje lub co najmniej raz na pięć lat.
11. EIU występuje w charakterze podmiotu przetwarzającego dane zgodnie z art. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i działa według wskazówek instytucji powierzających. EIU przetwarza dane osobowe zawarte w historycznych materiałach archiwalnych należących do instytucji zgodnie z gwarancjami przewidzianymi w tym rozporządzeniu.
12. Europejski Inspektor Ochrony Danych nadal posiada uprawnienia nadzorcze wobec instytucji w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zawartych w historycznych materiałach archiwalnych powierzonych EIU.
2)
w art. 9 wprowadza się następujące zmiany:
a)
ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Każda instytucja przyjmuje wewnętrzne przepisy dotyczące stosowania niniejszego rozporządzenia. W przepisach tych znajdują się zasady przechowywania historycznych materiałów archiwalnych i udostępniania ich do wglądu publicznego oraz ochrony danych osobowych w nich zawartych. O ile to możliwe, instytucje udostępniają do wglądu publicznego swoje materiały archiwalne - w tym materiały zdigitalizowane i materiały powstałe w formie cyfrowej - drogą elektroniczną oraz ułatwiają korzystanie z nich przez internet. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (takich jak brajl, duże czcionki lub nagrania).”
;
b)
dodaje się ustęp w brzmieniu:
„3. Komisja zawiera ramową umowę partnerską z EIU w imieniu instytucji powierzających. W tej umowie ramowej zawarte są szczegółowe postanowienia o roli i obowiązkach zarówno instytucji, jak i EIU w dziedzinie zarządzania historycznymi materiałami archiwalnymi Unii, w tym ich powierzania, przechowywania, dostępu do nich oraz możliwości korzystania z nich.”
;
3)
tekst zawarty w załączniku dodaje się jako załącznik do rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 marca 2015 r.