РЕШЕНИЕ (ОВППС) 2015/528 НА СЪВЕТА
от 27 март 2015 година
за създаване на механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите на Европейския съюз с военни последици или последици в областта на отбраната (Athena) и за отмяна на Решение 2011/871/ОВППС
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за Европейския съюз, и по-специално член 26, параграф 2 и член 41, параграф 2 от него,
като има предвид, че:
(1)
На заседанието си в Хелзинки от 10 и 11 декември 1999 г. Европейският съвет постигна специална договореност, че „в доброволното сътрудничество при операциите, водени от Съюза, държавите-членки трябва да бъдат готови до 2003 г. да разположат в срок от 60 дни и да поддържат поне една година военни сили до 50 000-60 000 души, които да могат да извършват целия обем задачи от Питърсбърг“.
(2)
На 17 юни 2002 г. Съветът одобри условията и реда за финансиране на ръководените от Съюза операции по управлението на кризи, които имат военни последици или последици в областта на отбраната.
(3)
В заключенията си от 14 май 2003 г. Съветът потвърди необходимостта от способност за бързо реагиране, особено за хуманитарни и спасителни задачи.
(4)
На заседанието си в Солун от 19 и 20 юни 2003 г. Европейският съвет приветства заключенията от заседанието на Съвета от 19 май 2003 г., които по-специално потвърдиха необходимостта от военна способност за бързо реагиране от страна на Съюза.
(5)
На 22 септември 2003 г. Съветът реши, че Съюзът следва да проявява гъвкавост при администрирането на финансирането на общите разходи за военни операции от всякакъв мащаб, сложност или неотложност, по-специално като създаде най-късно до 1 март 2004 г. постоянен финансов механизъм, който да поеме финансирането на общите разходи за всяка бъдеща военна операция на Съюза.
(6)
На 23 февруари 2004 г. Съветът прие Решение 2004/197/ОВППС (1) за създаване на механизъм за администриране на общите разходи на операциите на Съюза с военни и отбранителни последици. Впоследствие това решение беше изменяно и заменяно неколкократно, като последния път това стана с Решение 2011/871/ОВППС (2).
(7)
Съюзът е в състояние да провежда военни операции за бързо реагиране в съответствие с концепцията, определена от Военния комитет на ЕС. Съюзът е в състояние и да разполага бойни групи в съответствие със съответните концепции, определени от Военния комитет на ЕС.
(8)
Схемата за авансово финансиране е насочена преди всичко към операциите за бързо реагиране.
(9)
Одобрените от Комитета по политика и сигурност (КПС) учения на политическо и военностратегическо равнище на командването, както и структурите за контрол и процедурите относно военните операции на Съюза посредством ученията на Генералния щаб на Съюза допринасят за засилване на цялостната оперативна готовност на Съюза.
(10)
Съветът решава за всеки отделен случай дали дадена операция има военни последици или последици в областта на отбраната по смисъла на член 41, параграф 2 от Договора за Европейския съюз (ДЕС).
(11)
Съгласно член 41, параграф 2, втора алинея от ДЕС държавите-членки, чиито представители в Съвета са направили официална декларация съгласно член 31, параграф 1, втора алинея от него, не се задължават да участват във финансирането на съответните операции с военни последици или последици в областта на отбраната.
(12)
В съответствие с член 5 от Протокол № 22 относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), Дания не участва в изготвянето и изпълнението на решения и действия на Съюза, свързани с въпросите на отбраната. Дания не участва в настоящото решение и поради това не участва във финансирането на механизма.
(13)
Следва да се приемат разпоредби с които да се гарантира, че Athena защитава лицата по отношение на обработката на техните лични данни.
(14)
Съгласно член 43 от Решение 2011/871/ОВППС Съветът преразгледа това решение и постигна съгласие по неговото изменение.
(15)
С цел постигане на яснота Решение 2011/871/ОВППС следва да бъде отменено и заменено с ново решение,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение:
а)
„участващи държави-членки“ означава държавите - членки на Съюза, с изключение на Дания;
б)
„допринасящи държави“ означава държавите-членки, които допринасят за финансирането на съответната военна операция в съответствие с член 41, параграф 2 от ДЕС, както и трети държави, допринасящи за финансирането на общите разходи по тази операция съгласно споразумения между тях и Съюза;
в)
„операции“ означава операции на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната;
г)
„военни поддържащи операции“ означава операции на Съюза или части от тях, за които е взето решение от Съвета в подкрепа на трета държава или трета организация и които имат военни последици или последици в областта на отбраната, но не са под командването на Генералния щаб на Съюза;
д)
„ден“ означава календарен, а не работен, ден, освен ако не е посочено друго.
ГЛАВА 1
МЕХАНИЗЪМ
Член 2
Създаване на механизма
1. С настоящото се създава механизъм за администриране на финансирането на общите разходи за операциите.
2. Този механизъм се нарича Athena.
3. Athena действа от името на участващите държави-членки или, по отношение на конкретните операции, от името на допринасящите държави.
Член 3
Юридическа правоспособност
Athena има необходимата юридическа правоспособност да осъществява административно управление на финансирането на операциите на Съюза с военни последици или последици в областта на отбраната, по-специално да притежава банкови сметки, да придобива, притежава или да се разпорежда със собственост, да встъпва в договори или административни договорености и да бъде страна по съдебни производства. Athena е с нестопанска цел.
Член 4
Координиране с трети страни
В степента, необходима за постигане на нейните задачите, и в съответствие с целите и политиките на Съюза Athena координира дейностите си с държавите-членки, с институциите и органите на Съюза и с международни организации.
ГЛАВА 2
ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА
Член 5
Управленски органи и персонал
1. Athena се управлява, под ръководството на специален комитет, от:
а)
администратор;
б)
командващ операцията, по отношение на операцията, която командва (наричан по-нататък „командващ операцията“);
в)
счетоводител.
2. Athena използва във възможно най-голяма степен съществуващите административни структури на Съюза. Athena използва персонал, осигурен, при необходимост, от институциите на Съюза или командирован от държавите-членки.
3. Генералният секретар на Съвета може да предостави на администратора и на счетоводителя персонал, необходим за изпълняване на техните функции, като може да направи това въз основа на предложение от участваща държава-членка.
4. Органите и персоналът на Athena се мобилизират според оперативните нужди.
Член 6
Специален комитет
1. Създава се специален комитет, състоящ се от по един представител от всяка участваща държава-членка.
Представители на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) и Комисията се канят да присъстват на заседанията на специалния комитет, без да участват в гласуването.
2. Athena се ръководи от специалния комитет.
3. Когато специалният комитет обсъжда финансирането на общите разходи по дадена операция:
а)
специалният комитет е съставен от по един представител от всяка допринасяща държава-членка;
б)
представителите на допринасящите трети държави участват в работата на специалния комитет. Те нито участват, нито присъстват при гласуването;
в)
командващият операцията или негов представител участва в работата на специалния комитет, без да участва в гласуването.
4. Председателството на Съвета свиква и председателства заседанията на специалния комитет. Администраторът осигурява секретариата на специалния комитет. Той съставя протокол с резултатите от обсъжданията в комитета. Той не взема участие в гласуването.
5. Счетоводителят участва в работата на специалния комитет при необходимост, без да участва в гласуването.
6. Председателството свиква специалния комитет в рамките най-много на 15 дни по искане на участваща държава-членка, на администратора или на командващия операцията.
7. Администраторът уведомява по подходящ начин специалния комитет относно всяка претенция или спор, засягащ Athena.
8. Специалният комитет приема решения с единодушие на членовете си, като се отчита съставът му, определен в параграфи 1 и 3. Неговите решения са задължителни.
9. Специалният комитет одобрява всички бюджети, като взема предвид съответните референтни суми, и като цяло упражнява правомощията по настоящото решение.
10. Администраторът, командващият операцията и счетоводителят предоставят на специалния комитет информация, както е предвидено в настоящото решение.
11. Текстът на актовете, одобрени от специалния комитет съгласно настоящото решение, се подписва в момента на одобряването им от председателя на специалния комитет и от администратора.
Член 7
Администратор
1. След като уведоми специалния комитет, генералният секретар на Съвета назначава администратор и поне един заместник-администратор за срок от три години.
2. Администраторът изпълнява своите функции от името на Athena.
3. Администраторът:
а)
съставя и представя на специалния комитет всички проектобюджети. Разходната част за всяка операция от проектобюджета се съставя въз основа на предложение от командващия операцията;
б)
приема бюджетите след тяхното одобряване от специалния комитет;
в)
е разпоредител с бюджетните кредити по отношение на приходите, общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, и общите оперативни разходи, направени извън активната фаза на операцията;
г)
по отношение на приходите, изпълнява финансовите споразумения, постигнати с трети лица във връзка с финансирането на общите разходи на военните операции на Съюза;
д)
открива една или повече банкови сметки от името на Athena.
4. Администраторът осигурява спазването на правилата, установени с настоящото решение, и изпълнението на решенията на специалния комитет.
5. На администратора се предоставят правомощия да предприема мерките, които счита за необходими за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той информира за това специалния комитет.
6. Администраторът координира работата по финансовите въпроси, свързани с военните операции на Съюза. По тези въпроси той е лицето за контакт с националните администрации, а при нужда и с международните организации.
7. Администраторът се отчита пред специалния комитет.
Член 8
Командващ операцията
1. Командващият операцията изпълнява от името на Athena функциите си по финансирането на общите разходи на операцията, която командва.
2. За операцията, която командва, командващият операцията:
а)
изпраща на администратора предложенията си за раздел „Разходи - общи оперативни разходи“ от проектобюджетите;
б)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с общите оперативни разходи и разходите съгласно член 28; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити, включително по отношение на предварителното финансиране; може да възлага договори и да встъпва в договори от името на Athena; открива банкова сметка от името на Athena за операцията, която командва;
в)
в качеството си на разпоредител с бюджетните кредити изпълнява бюджетните кредити, свързани с разходите по член 30; упражнява ръководство върху всяко лице, участващо в усвояването на тези бюджетни кредити въз основа на съответните разпоредби от ad hoc административната договореност с трета страна. Той може да възлага и сключва договори от името на третата страна и открива по една банкова сметка за вноската на всяка трета страна.
3. За операцията, която командва, командващият операцията е упълномощен да предприема всички мерки, които счита за нужни за изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
4. Командващият операцията използва счетоводната система и системата за управление на активите, осигурени от Athena, освен в надлежно обосновани случаи, одобрени от специалния комитет по предложение на администратора. Администраторът предварително уведомява специалния комитет, когато смята, че са налице такива случаи.
Член 9
Счетоводител
1. Генералният секретар на Съвета назначава счетоводител и поне един заместник-счетоводител за срок от три години.
2. Счетоводителят изпълнява функциите си от името на Athena.
3. Счетоводителят отговаря за:
а)
правилното извършване на плащанията, събирането на приходите и на установените вземания;
б)
изготвянето на финансовите отчети за Athena за всяка година, а след завършване на всяка операция - на отчетите за нея;
в)
подпомагането на администратора, когато той представя на специалния комитет за одобрение годишните счетоводни отчети или счетоводните отчети за дадена операция;
г)
воденето на счетоводната отчетност на Athena;
д)
определянето на правилата и методите за водене на счетоводството и на сметкоплана;
е)
създаването и утвърждаването на счетоводните системи за приходите и, когато е необходимо, утвърждаването на системите, създадени от разпоредителя с бюджетни кредити, за предоставяне или обосноваване на счетоводна информация;
ж)
съхраняването на оправдателните документи;
з)
управлението на средствата съвместно с администратора.
4. Администраторът и командващият операцията предоставят на счетоводителя цялата информация, необходима за изготвянето на отчетите, които дават точна представа за финансовите активи на Athena и изпълнението на администрирания от Athena бюджет. Те гарантират нейната надеждност.
5. Счетоводителят се отчита пред специалния комитет.
Член 10
Общи разпоредби, приложими за администратора, счетоводителя и персонала на Athena
1. Функциите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна, са взаимно несъвместими.
2. Всеки заместник-администратор действа под ръководството на администратора. Всеки заместник-счетоводител действа под ръководството на счетоводителя.
3. Заместник-администраторът замества администратора при отсъствие на последния. Заместник-счетоводителят замества счетоводителя при отсъствие на последния.
4. При изпълнение на функциите си от името на Athena длъжностните лица и останалите служители на Съюза остават подчинени на приложимите за тях правила и разпоредби.
5. Персоналът, предоставен на Athena от държавите-членки, се подчинява на същите правила като правилата, посочени в решението на Съвета относно правилата, приложими към командированите национални експерти, и на разпоредбите, договорени между техните национални администрации и съответната институция на Съюза или Athena.
6. Преди назначаването си членовете на персонала на Athena трябва да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка.
7. Администраторът може да преговаря и да встъпва в договорености с държавите-членки или с институциите на Съюза за предварително определяне на онази част от персонала, която при нужда би могла да бъде незабавно предоставена на Athena.
ГЛАВА 3
АДМИНИСТРАТИВНИ ДОГОВОРЕНОСТИ И РАМКОВИ ДОГОВОРИ
Член 11
Административни договорености и рамкови договори
1. С държави-членки, институции и органи на Съюза, трети държави и международни организации могат да бъдат постигани административни договорености с цел да се улесни възлагането на обществени поръчки и/или финансовата страна на взаимното подпомагане при провеждането на операции по икономически най-целесъобразен начин.
2. Тези договорености:
а)
са предмет на консултация със специалния комитет, когато се сключват с държави-членки, институции или органи на Съюза;
б)
се представят за одобрение от специалния комитет, когато се сключват с трети държави или международни организации.
3. Тези договорености се подписват от администратора или, когато е необходимо, от съответния командващ операцията, действащи от името на Athena, и от компетентните административни органи на другите страни, посочени в параграф 1.
4. С цел да се улесни възлагането на обществени поръчки по икономически най-целесъобразен начин могат да се сключват рамкови договори. Преди да бъдат подписани от администратора, тези договори се представят за одобрение на специалния комитет и се предоставят на държавите-членки и на командващите операциите, в случай че поискат да ги използват. Тази разпоредба не налага на държавите-членки задължение да използват или предоставят стоки или услуги въз основа на рамков договор.
Член 12
Постоянни и ad hoc административни договорености относно реда и условията за заплащане на вноските на трети държави
1. В рамките на споразуменията, сключени между Съюза и трети държави, посочени от Съвета като потенциални участници в операциите на Съюза или като участници в определена операция на Съюза, администраторът договаря с тези трети държави съответно постоянни или ad hoc административни договорености. Тези договорености са под формата на размяна на писма между Athena и компетентните административни служби на съответните трети държави, в които се определят условията, необходими за улесняване на бързото заплащане на вноските.
2. До сключване на договореностите по параграф 1 администраторът може да вземе необходимите мерки за улесняване на плащанията от допринасящите трети държави.
3. Администраторът уведомява предварително специалния комитет за предвижданите договорености, посочени в параграф 1, преди подписването им от името на Athena.
4. При предприемането на дадена военна операция от Съюза администраторът изпълнява, за стойността на определените от Съвета вноски, договореностите с третите държави, допринасящи към операцията.
ГЛАВА 4
БАНКОВИ СМЕТКИ
Член 13
Откриване и цел
1. Банковите сметки се откриват в първокласна финансова институция, чието главно управление се намира на територията на държава-членка, под формата на текуща или краткосрочна сметка в евро. В надлежно обосновани случаи и след одобрението на администратора могат да се откриват сметки във финансови институции, чието главно управление е извън територията на държавите-членки.
2. В надлежно обосновани случаи могат да се откриват сметки във валута, различна от евро.
3. Вноските на допринасящите държави се плащат по тези банкови сметки. Тези сметки се използват за плащане на необходимия аванс на командващия операцията за изпълнение на разходите, свързани с общите разноски на военната операция.
4. Вноските по член 28 и член 30 се превеждат съответно в отделни банкови сметки. Те се използват за изпълнение на разходите, чието администриране е възложено на Athena съгласно посоченото в съответните членове.
Член 14
Управление на средствата
1. За всяко плащане от сметката на Athena са необходими едновременно подписите на администратора или заместник-администратора, от една страна, и на счетоводителя или заместник-счетоводителя, от друга страна.
2. Не се разрешава овърдрафт по тези банкови сметки.
ГЛАВА 5
ОБЩИ РАЗХОДИ
Член 15
Определение за общи разходи и срокове за допускане
1. Общите разходи, изброени в приложение I, са за сметка на Athena, независимо кога са направени. При вписването им в статия от бюджета относно операцията, с която са най-тясно свързани, те се разглеждат като оперативни разходи за съответната операция. В противен случай те се разглеждат като общи разходи, направени във връзка с подготовката на операциите или след тяхното провеждане.
2. Освен това Athena поема общите оперативни разходи, изброени в приложение II, за периода от одобряването на концепцията за управление на кризи за съответната операция до назначаването на командващия операцията. При особени обстоятелства специалният комитет може да промени периода, през който тези разходи се поемат от Athena, след консултация с КПС.
3. По време на активната фаза на дадена операция, която тече от датата на назначаване на командващия операцията до датата, на която щабът на операцията прекрати дейността си, Athena поема следните общи оперативни разходи:
а)
общите разходи, посочени в част А от приложение III;
б)
общите разходи, посочени в част Б от приложение III, ако Съветът вземе решение за това;
в)
общите разходи, посочени в част В от приложение III, по искане на командващия операцията и с одобрение от специалния комитет.
4. По време на активната фаза на дадена военна поддържаща акция, съгласно определеното на Съвета, Athena поема като общи оперативни разходи общите разходи, определени от Съвета за всеки отделен случай съгласно приложение III.
5. Общите оперативни разходи по дадена операция включват и разходите, необходими за нейното окончателно приключване, изброени в приложение IV.
Операцията е окончателно приключена, когато оборудването и инфраструктурата, съвместно финансирани за операцията, са достигнали крайното си местоназначение и средствата от сметките за операцията са били одобрени.
6. Не могат да се считат за общи разходи разноски, направени за покриването на разходи, които във всички случаи биха били поети от една или повече от допринасящите държави, от институция на Съюза или от международна организация, независимо от организирането на дадена операция.
7. Специалният комитет може да вземе решение във всеки отделен случай да признае, с оглед на конкретните обстоятелства, за общи разходи по дадена операция по време на активната фаза определени допълнителни разходи извън посочените в част Б от приложение III.
8. Ако в рамките на специалния комитет не може да се постигне единодушие, той, по инициатива на председателството, може да отнесе този въпрос за разглеждане от Съвета.
Член 16
Учения
1. Общите разходи за ученията на Съюза се финансират чрез Athena, съобразно правила и процедури, подобни на прилагащите се за операциите, за които допринасят всички участващи държави-членки.
2. Тези общи разходи се състоят, първо, от допълнителните разходи за разгърнатите или постоянни щабове и, второ, от допълнителните разходи, направени във връзка с ползването от страна на Съюза на общите активи и възможности на НАТО, предоставени за дадено учение.
3. Общите разходи за ученията не включват разходите, свързани със:
а)
придобиване на трайни материални активи, включително свързаните със сгради, инфраструктура и оборудване;
б)
планирането и подготвителната фаза на ученията, освен ако не са били одобрени от специалния комитет;
в)
транспорта, казармите и настаняването на въоръжените сили.
Член 17
Референтна сума
Всяко решение на Съвета, с което Съветът решава да създаде или да удължи срока на военна операция на Съюза, съдържа референтна сума за общите разходи на тази операция. Администраторът, с подкрепата, по-специално, на военния личен състав на Съюза и, в случай че е встъпил в длъжност - на командващия операцията, преценява сумата, считана за необходима за покриване на общите разходи на операцията за планирания период. Чрез председателството администраторът предлага тази сума на органа на Съвета, отговарящ за разглеждането на проекта за решение. Членовете на специалния комитет се канят на обсъжданията на този орган във връзка с референтната сума.
ГЛАВА 6
БЮДЖЕТ
Член 18
Бюджетни принципи
1. Бюджетът, изготвен в евро, е актът, с който за всяка финансова година се предвиждат и разрешават приходите и разходите, свързани с общите разходи, администрирани от Athena.
2. Всички разходи се свързват с определена операция с изключение, където това е целесъобразно, на разходите, изброени в приложение I.
3. Вписаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която започва да тече на 1 януари и приключва на 31 декември същата година.
4. Бюджетните приходи и разходи трябва да бъдат балансирани.
5. Приходите и разходите, свързани с общите разходи, може да бъдат изпълнени само чрез вписване в съответния бюджетен ред и в рамките на бюджетните кредити, определени в него, освен в случаите съгласно член 34, параграф 5.
Член 19
Годишен бюджет
1. Всяка година администраторът съставя проектобюджет за следващата финансова година с помощта на всеки командващ операция за съответната операция.
2. Проектът включва:
а)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите;
б)
бюджетните кредити, счетени за необходими за покриване на общите оперативни разходи за продължаващите или планираните операции, включително, когато е необходимо, за възстановяване на общите разходи, които са били предварително финансирани от дадена държава-членка или трета страна;
в)
временните бюджетни кредити, посочени в член 26;
г)
разчет на приходите, необходими за покриване на разходите.
3. Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания се класифицират в дялове и глави, като разходите се обединяват по вид или цел и, ако е необходимо, се подразделят в статии. В проектобюджета се включват подробни коментари към отделните глави или статии. За всяка операция има отделен дял. Един от дяловете е за общата част на бюджета и включва общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите.
4. Всеки дял може да включва глава, озаглавена „Временни бюджетни кредити“. Тези бюджетни кредити се вписват в тази глава при несигурност, за която има сериозни основания, относно размера на необходимите бюджетни кредити или възможността на изпълнение на вписаните кредити.
5. Приходите се състоят от:
а)
вноски, платими от участващите и допринасящите държави-членки и, когато е целесъобразно, от трети допринасящи държави;
б)
други приходи, подразделени по дялове, включително получените лихви, приходите от продажби и бюджетния излишък от предходната финансова година, след като е бил определен от специалния комитет.
6. Администраторът предлага проектобюджета на специалния комитет най-късно до 31 октомври. Специалният комитет одобрява проектобюджета в срок до 31 декември. Администраторът приема одобрения бюджет и уведомява участващите държави-членки и допринасящите трети държави.
Член 20
Коригиращи бюджети
1. В случай на непреодолими, изключителни или непредвидими обстоятелства, включително когато дадена операция започне в хода на финансовата година, администраторът предлага проект за коригиращ бюджет. Проектът за коригиращ бюджет се изготвя, предлага, одобрява и приема и уведомяването се извършва съгласно процедурата, приложима към годишния бюджет. Специалният комитет го обсъжда, като взема предвид неговата неотложност.
2. Когато този проект за коригиращ бюджет е в резултат на започването на нова операция или на промени в бюджета на текуща операция, администраторът уведомява специалния комитет за общата сума на разходите, предвидени за тази операция. Ако тези разходи съществено надвишават съответната референтна сума, специалният комитет може да поиска от одобрението на Съвета.
3. Проектът за коригиращ бюджет в резултат на започването на нова операция се представя на специалния комитет в срок от 4 месеца след одобряването на референтната сума, освен ако специалният комитет не вземе решение за по-дълъг срок.
Член 21
Трансфери
1. Администраторът, когато е целесъобразно - по предложение на командващия операцията, може да прави трансфери на бюджетни кредити. Доколкото неотложността на ситуацията позволява това, администраторът уведомява специалния комитет за своето намерение най-малко една седмица предварително. Въпреки това предварителното одобрение на специалния комитет е необходимо, когато:
а)
планираният трансфер ще измени общия размер на бюджетните кредити, предвидени за дадена операция;
или
б)
планираните трансфери между главите през съответната финансова година надхвърлят 10 % от бюджетните кредити, вписани в главата, от която се теглят кредитите, според указаното в приетия бюджет за съответната финансова година, на датата, на която е направено предложението за трансфер.
2. Когато командващият операцията счете това за необходимо за правилното протичане на операцията, в трите месеца след датата на започване на операцията той може да прави трансфери на бюджетни кредити, предназначени за операцията, между статиите и между главите от раздела „Общи оперативни разходи“ на бюджета. Той уведомява администратора и специалния комитет за това.
Член 22
Пренасяне на бюджетни кредити
1. По принцип бюджетните кредити, предназначени за покриване на общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не са усвоени, се отменят в края на финансовата година, освен ако в параграф 2 не е предвидено друго.
2. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на разходите за съхраняване на материалите и оборудването, администрирани от Athena, могат да бъдат пренесени веднъж към следващата финансова година, ако до 31 декември на текущата финансова година е бил поет ангажимент в този смисъл. Бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи, могат да бъдат пренесени, ако са необходими за операция, която не е напълно приключена.
3. До 15 февруари администраторът представя на специалния комитет предложения за пренасяне на бюджетни кредити, за които не са поети задължения от предходната финансова година. Тези предложения се смятат за одобрени, освен ако специалният комитет не реши друго до 15 март.
4. Бюджетните кредити за поети задължения от предишната финансова година се пренасят, а администраторът уведомява специалния комитет за това до 15 февруари.
Член 23
Предварително изпълнение
След приемане на годишния бюджет бюджетните кредити могат да се използват за покриване на задълженията и плащанията, доколкото това е оперативно необходимо.
ГЛАВА 7
ВНОСКИ И ВЪЗСТАНОВЯВАНЕ НА СУМИ
Член 24
Определяне на вноските
1. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, които не се покриват от различните приходи, се финансират от вноски на участващите държави-членки.
2. Бюджетните кредити за плащания, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се покриват от вноски на допринасящите държави.
3. Вноските, платими от допринасящите държави-членки за дадена операция, са равни на сумата на бюджетните кредити за плащания, вписани в бюджета и предназначени за покриване на общите оперативни разходи за съответната операция, след приспадане на вноските, платими за същата операция от допринасящите трети държави съгласно член 12.
4. Разбивката на вноските между държавите-членки, от които се изисква участие под формата на вноски, се определя съгласно размера на брутния национален продукт, определен в член 41, параграф 2 ДЕС, и в съответствие с Решение 2014/335/ЕС, Евратом на Съвета (3), или всяко друго решение на Съвета, което го заменя.
5. Данните за изчисляване на вноските са данните, вписани в колоната „собствени ресурси на база БНД“ от таблицата „Резюме на финансирането от общия бюджет по вид на собствените ресурси и по държава-членка“, приложена към последния общ бюджет, приет от Съюза. Вноската на всяка държава-членка, която дължи такава, е пропорционална на дела на брутния национален доход (БНД) на тази държава-членка в общия сбор от БНД на държавите-членки, които дължат вноски.
Член 25
График за плащане на вноските
1. Когато Съветът е приел референтна сума за военна операция на Съюза, допринасящите държави-членки плащат своите вноски в размер на 30 % от референтната сума, освен ако Съветът не вземе решение за друг размер. Администраторът отправя покани за вноски в зависимост от оперативните нужди за операцията до договореното равнище.
2. По предложение на администратора специалният комитет може да реши, че преди приемането на коригиращ бюджет за операцията ще бъдат поискани допълнителни вноски. Специалният комитет може да реши да отнесе въпроса до компетентните подготвителни органи на Съвета.
3. Когато за определена операция е приет коригиращ бюджет, държавите-членки заплащат остатъка от вноските, които дължат за тази операция съгласно член 24. Въпреки това, когато се предвижда операцията да продължи повече от шест месеца в рамките на една финансова година, остатъкът от дължимите суми се изплаща на два транша. В този случай първият транш се плаща в срок от 60 дни след началото на операцията; вторият транш се плаща в срок, определен от специалния комитет по предложение на администратора, като се отчитат оперативните нужди. Специалният комитет може да се отклони от разпоредбите на настоящия параграф.
4. Администраторът отправя съответните покани за вноски с писмо до националните администрации, чиито данни са му били съобщени, при:
а)
одобрението на проектобюджета за финансовата година от специалния комитет съгласно член 19. Първата покана за вноски покрива оперативните нужди за осем месеца. Втората покана за вноски покрива салдото от вноските, като се взема предвид салдото на бюджетния излишък от предходната година, ако специалният комитет е взел решение това салдо да бъде включено в бюджета за текущата година, след като е било получено одитното становище;
б)
приемането на референтната сума съгласно предвиденото в член 25, параграф 1, или
в)
одобрението на коригиращ бюджет съгласно предвиденото в член 20.
5. Без да се засягат останалите разпоредби на настоящото решение, вноските се плащат в 30-дневен срок след отправянето на съответната покана за вноски, с изключение на първата покана за вноски в бюджета за нова финансова година, когато срокът за плащане е 40 дни след отправянето на съответната покана за вноски.
6. След като проектът на общия бюджет бъде представен на специалния комитет за държавите-членки с бюджетни и финансови процедури, които не позволяват плащане на вноските им в установения срок, администраторът може да издаде на съответната държава предварителна покана за вноски преди края на текущата финансова година като предварително плащане по поканата за вноски в бюджета за следващата финансова година.
7. Всяка допринасяща държава заплаща банковите такси, свързани с плащането на нейната вноска.
8. Администраторът потвърждава получаването на вноските.
Член 26
Авансово финансиране
1. При военна операция на Съюза за бързо реагиране допринасящите държави-членки дължат вноски на нивото на референтната сума. Без да се засяга член 25, параграф 3, плащанията се извършват съгласно предвиденото по-долу.
2. За целите на авансовото финансиране на военни операции на Съюза за бързо реагиране участващите държави-членки:
а)
изплащат предсрочно вноските за Athena; или
б)
когато Съветът вземе решение за провеждане на военна операция на Съюза за бързо реагиране, за чието финансиране те допринасят, в петдневен срок след отправянето на поканата плащат вноската си за общите разходи за операцията на равнището на референтната сума, освен ако Съветът не реши друго.
3. За посочените в параграф 2 цели специалният комитет, съставен от по един представител на всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, въвежда временни бюджетни кредити в определен дял от бюджета. Тези временни бюджетни кредити се покриват от вноски, платими от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата за тези вноски.
4. Всички временни бюджетни кредити, посочени в параграф 3 и използвани за определена операция, се попълват в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
5. Без да се засягат разпоредбите на параграф 1, всяка държава-членка, която плаща вноската си предсрочно, може при определени обстоятелства да упълномощи администратора да използва предсрочно платената от нея вноска за операция, в която тя участва, различна от операция за бързо реагиране. Предсрочно платената вноска се възстановява от съответната държава-членка в 90-дневен срок от отправянето на поканата.
6. Когато за дадена операция, различна от операция за бързо реагиране, са необходими средства, преди да са получени достатъчно вноски за тази операция:
а)
за покриване на вноските, дължими за дадената операция, могат да се използват до 75 % от предсрочно платените вноски от държавите-членки, които допринасят за финансирането на тази операция, след одобрение от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно. Предсрочно платените вноски се възстановяват от държавите-членки, които плащат вноската си предсрочно, в 90-дневен срок от отправянето на поканата;
б)
в случая по буква а) от настоящия параграф вноските, дължими за операцията съгласно член 25, параграф 1 от държавите-членки, които не са платили вноската си предсрочно, се изплащат, след одобрение от съответните държави-членки, в срок от пет дни след отправянето на поканата от администратора.
7. Командващият операцията може да поеме задължение и да изплати предоставените му парични средства, включително съгласно член 34, параграф 3.
8. Всяка държава-членка може да промени избора си като уведоми администратора най-малко три месеца предварително.
9. Лихвите, получени в резултат на авансовото финансиране, се разпределят на годишна база между държавите-членки, които са платили вноската си предсрочно, и се добавят към техните временни бюджетни кредити. Сумите се съобщават на тези държави-членки в рамките на ежегодната процедура по одобрение на бюджета.
Член 27
Възстановяване на предварителното финансиране
1. Всяка държава-членка, трета държава или, в зависимост от случая, международна организация, оправомощена от Съвета да финансира предварително част от общите разходи по дадена операция, може да получи тази сума обратно от Athena, като подаде за целта искане, придружено с необходимите документи и адресирано до администратора, най-късно два месеца след датата на завършване на съответната операция.
2. Искането за възстановяване не може да бъде уважено, ако не е одобрено от командващия операцията, при условие че той все още изпълнява тази длъжност, и от администратора.
3. При одобряване на искането за възстановяване, представено от допринасяща държава, сумата може да се приспадне при следващата покана за вноски, отправена към тази държава от администратора.
4. Ако при одобряването на искането не се планира отправяне на покана за вноски или ако одобреното искане за възстановяване на сума би надхвърлило очаквания размер на вноската, администраторът изплаща подлежащата на възстановяване сума в рамките на 30 дни, като взема предвид паричния поток на Athena и необходимата сума за финансиране на общите разходи по съответната операция.
5. Възстановяването се дължи в съответствие с настоящото решение, дори и операцията да бъде отменена.
6. Възстановяването включва лихвата, получена в резултат на предварителното финансиране.
Член 28
Управление от Athena на разходите, които не се включват в общите разходи
1. По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може да реши да повери на Athena административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция („разходи, поети на национално равнище“), макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка.
2. В решението си специалният комитет може да упълномощи командващия операцията да сключи от името на държавите-членки, участващи в операцията, и когато е необходимо - от името на трети страни, договори за получаването на услугите и стоките, които се финансират чрез разходи, поети на национално равнище.
3. В решението на специалния комитет се определят начините за предварително финансиране на разходите, поети на национално равнище.
4. Athena води счетоводство за поверените ѝ разходи, поети на национално равнище и направени от всяка държава-членка и, когато е целесъобразно - от трети страни. Ежемесечно Athena изпраща на всяка държава-членка и, когато е необходимо - на посочените трети страни, отчет на разходите, поети или направени от нея или от нейния персонал през предходния месец, и отправя покана за осигуряване на необходимите средства за заплащане на тези разходи. Държавите-членки и, когато е необходимо - третите страни, заплащат на Athena поисканите суми в срок от 30 дни след отправяне на поканата за осигуряване на средствата.
Член 29
Управление от Athena на предварителното финансиране и на разходите, които не са включени в общите разходи, за улесняване на първоначалното разгръщане на силите за дадена операция
По предложение на администратора, представено със съдействието на командващия операцията, или на държава-членка специалният комитет може, ако особени оперативни обстоятелства го изискват, да реши да повери на Athena предварителното финансиране и административното управление на някои разходи във връзка с дадена операция, макар и за тях да продължава да отговаря съответната държава-членка, с цел да се улесни първоначалното разгръщане на силите за дадена операция, преди да са потвърдени участващите държави-членки. Управлението на тези разходи се осигурява в рамките на наличните средства и ресурси, като първоначално изразходваните средства не надхвърлят 20 % от референтната сума. В този случай специалният комитет посочва в своето решение условията за предварително финансиране и възстановяване на предварително финансираните разходи от бъдещите участващи държави-членки и трети страни.
Член 30
Управление от Athena на финансовата вноска на трета страна
1. В съответствие с приложимите разпоредби от правната рамка на операцията и след като КПС вземе решение, с което приема изпълнението или управлението на проект от операцията или финансовата вноска на трета страна или държава-членка към разходите, които възникват във връзка с операцията, специалният комитет може да разреши административното управление на финансирането за този проект или на тази финансова вноска да бъде поверено на Athena в рамките на наличните средства и ресурси. Това може да включва проекти, финансирани от Съюза.
2. Разходите, свързани с управлението на вноската, следва да се покриват от самата вноска. Съобразно случая специалният комитет може да реши, че определени разходи, свързани с вноската и с активната фаза на операцията, са допустими като общи разходи.
3. За целите на управлението на вноска от трета страна, Съюза или държава-членка администраторът, след одобрение от специалния комитет, договаря и подписва ad hoc административни договорености с третата страна, Съюза или държавата-членка, в които се определят целта, разходите, които следва да бъдат покрити от вноската, и условията за управлението на вноската, в т.ч. отчетността на командващия операцията пред специалния комитет. Администраторът прави необходимото при управлението на вноската да се спазват ad hoc договореностите и предоставя на съответната страна, направила вноската, цялата информация относно управлението на вноската, като прави това пряко или чрез командващия операцията.
Член 31
Лихви за забава
1. Ако някоя държава не изпълни финансовите си задължения, по аналогия се прилагат правилата на Съюза за лихвите за забава, определени в член 78 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (4) на Европейския парламент и на Съвета, или всеки друг регламент, който може да го замени във връзка с плащането на вноските в бюджета на Съюза.
2. Когато плащането закъснее с не повече от 20 дни, не се начислява лихва. Когато плащането закъснее с повече от 20 дни, лихвите се начисляват за целия период на забавата.
ГЛАВА 8
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РАЗХОДИТЕ
Член 32
Принципи
1. Предоставените на Athena бюджетни кредити се използват в съответствие с принципите на добро финансово управление, т.е. на икономичност, ефективност и ефикасност.
2. Разпоредителите с бюджетни кредити отговарят за изпълнение на приходите и разходите на Athena в съответствие с принципите на добро финансово управление и за да се гарантира спазването на изискванията за законност и правомерност. За изпълнението на разходите разпоредителите с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходи и разрешават плащания и извършват предварителните действия за изпълнението на бюджетните кредити. Всеки разпоредител с бюджетни кредити може да делегира изпълнението на задълженията си с решение, в което се определя:
а)
персонал, който е на подходящо ниво за подобно делегиране;
б)
обхвата на предоставените правомощия;
в)
възможността оправомощените лица за вторично делегиране на правомощията.
3. Изпълнението на бюджетните кредити се осигурява на принципа на разделяне на функциите на разпоредителя с бюджетни кредити от тези на счетоводителя. Функциите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя са несъвместими помежду си. За всяко плащане от средствата, управлявани от Athena, са необходими едновременно подписите на разпоредителя с бюджетни кредити и на счетоводителя.
4. Без да се засяга настоящото решение, когато изпълнението на общите разходи е възложено на държава-членка, институция на Съюза или, ако е необходимо - на международна организация, то тази държава, институция или организация прилага правилата, приложими към изпълнението на нейните собствени разходи. Когато администраторът изпълнява пряко разходите, той спазва правилата, приложими към изпълнението на раздел „Съвет“ от общия бюджет на Съюза.
5. Въпреки това администраторът може да представи на председателството основа за предложение до Съвета или до специалния комитет относно правилата за изпълнение на общите разходи.
6. Специалният комитет може да одобри правила за изпълнение на общите разходи, които се отклоняват от параграф 4.
Член 33
Общи разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или които не са свързани пряко с конкретна операция
Администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и на общите разходи, които не могат да бъдат свързани пряко с конкретна операция.
Член 34
Общи оперативни разходи
1. Командващият операцията изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи по операцията, която командва. Независимо от това администраторът изпълнява задълженията на разпоредител с бюджетни кредити по отношение на общите оперативни разходи, направени по време на подготвителната фаза на дадена операция, които се изпълняват пряко чрез Athena или са свързани с операцията след края на нейната активна фаза.
2. Сумите, необходими за изпълнение на разходите по дадена операция, се прехвърлят от администратора от банковата сметка на Athena към командващия операцията, по негово искане, в банкова сметка, открита от името на Athena, чиито данни са предоставени от командващия операцията.
3. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, приемането на референтна сума дава правото на администратора и на командващия операцията, всеки в собствената си област на компетентност, да поеме и заплати разходите за съответната операция в размер до дела от референтната сума, одобрен съгласно член 25, параграф 1, освен ако Съветът не вземе решение за по-голям размер на задълженията.
Специалният комитет, въз основа на предложение на администратора или на командващия операцията и като вземе предвид оперативната необходимост и неотложност, може да разреши поемането и - по целесъобразност - плащането на допълнителни разходи. Специалният комитет може да реши да препрати въпроса чрез председателството на компетентните подготвителни органи на Съвета, освен ако оперативните обстоятелства не наложат друго. Настоящата дерогация не се прилага, считано от датата на приемане на бюджета за съответната операция.
4. За периода до приемането на бюджета за дадена операция администраторът и командващият операцията или негов представител докладват на специалния комитет всеки месец, като всеки докладва по засягащите го въпроси във връзка с разходите, които са допустими като общи разходи по тази операция. Специалният комитет, по предложение на администратора, на командващия операцията или на държава-членка, може да дава насоки за изпълнение на разходите през този период.
5. Чрез дерогация от член 18, параграф 5, в случай на непосредствена опасност за живота на персонала, участващ във военна операция на Съюза, командващият операцията може да изпълни разходите, необходими за запазване живота на членовете на този персонал, които надвишават вписаните в бюджета кредити. Той уведомява за това администратора и специалния комитет възможно най-скоро. В тези случаи администраторът, в тясна връзка с командващия операцията, предлага необходимите прехвърляния за финансиране на непредвидените разходи. Ако не е възможно да се осигури достатъчно финансиране за тези разходи посредством прехвърляне, администраторът предлага коригиращ бюджет.
ГЛАВА 9
КРАЙНО МЕСТОНАЗНАЧЕНИЕ НА СЪВМЕСТНО ФИНАНСИРАНИТЕ ОБОРУДВАНЕ И ИНФРАСТРУКТУРА
Член 35
Оборудване и инфраструктура
1. Администраторът предлага на специалния комитет норма на амортизация за оборудването и останалите активи на всички операции. Командващият операцията може да приложи различна норма на амортизация, ако оперативната обстановка налага това и след като получи одобрение от специалния комитет.
2. С оглед на окончателното приключване на операцията, която е командвал, командващият операцията предлага на специалния комитет крайно местоназначение за оборудването и инфраструктурата, финансирани съвместно за целите на тази операция.
3. Администраторът управлява оборудването и инфраструктурата, оставащи след края на активната фаза на операцията, с оглед, ако е необходимо, за тях да се намери крайно местоназначение.
4. Крайното местоназначение на съвместно финансираните оборудване и инфраструктура се одобрява от специалния комитет, като се вземат предвид оперативните нужди и финансови критерии. Крайното местоназначение може да бъде, както следва:
а)
за инфраструктура - продажба или прехвърляне чрез Athena на приемащата държава, на държава-членка или на трета страна;
б)
за оборудване - продажба чрез Athena на държава-членка, на приемащата държава или на трета страна, или неговото съхранение и поддръжка от Athena, от държава-членка или от съответната трета страна с цел използване в следваща операция.
5. При продажба оборудването и инфраструктурата се продават на пазарната им цена или, ако пазарната цена не може да бъде определена, на справедлива и разумна цена, като се вземат предвид конкретните условия на място.
6. Продажбата или прехвърлянето на приемащата или на трета страна се осъществява съобразно съответните действащи правила за сигурност.
7. Когато се вземе решение Athena да запази оборудването, финансирано съвместно за целите на дадена операция, допринасящите държави-членки могат да поискат финансова компенсация от другите участващи държави-членки. Специалният комитет, съставен от представители на всички участващи държави-членки, взема съответните решения по предложение на администратора.
ГЛАВА 10
СЧЕТОВОДСТВО И ИНВЕНТАРИ
Член 36
Осчетоводяване на общите оперативни разходи
Командващият операцията води счетоводството на трансферите, получени от Athena, на разходите, за които е поел задължение, и на направените плащания и получените приходи, както и инвентарна книга на движимата собственост, финансирана от бюджета на Athena и използвана за операцията, която той командва.
Член 37
Консолидирано счетоводство
1. Счетоводителят води счетоводство за поисканите вноски и направените прехвърляния. Той също така съставя счетоводен отчет за общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, както и за оперативните разходи и приходи, за които администраторът носи пряка отговорност.
2. Счетоводителят съставя консолидирания счетоводен отчет за приходите и разходите на Athena. Всеки командващ операция му изпраща счетоводен отчет за разходите, за които е поел задължение, за направените плащания и за получените приходи.
ГЛАВА 11
ОДИТ И ПРЕДСТАВЯНЕ НА СЧЕТОВОДНИТЕ ОТЧЕТИ
Член 38
Редовни отчети до специалния комитет
На всеки три месеца администраторът представя на специалния комитет отчет за изпълнението на приходите и разходите от началото на финансовата година. За тази цел всеки командващ операция представя на администратора отчет за общите оперативни разходи за операцията, която командва.
Член 39
Условия за извършване на проверки
1. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, трябва преди изпълнението на задачата си да са получили разрешение за достъп до класифицирана информация най-малко до ниво „SECRET UE/EU SECRET“ на Съвета или равностойно разрешение за достъп до класифицирана информация от държава-членка или от НАТО, в зависимост от случая. Тези лица гарантират, че ще спазват поверителността на информацията и ще пазят в тайна данните, които са узнали по време на одита, в съответствие с правилата, приложими към тази информация или данни.
2. Лицата, отговарящи за одита на приходите и разходите на Athena, получават, незабавно и без да отправят предварително предупреждение, достъп до документите и съдържанието на всички материални носители на данни, свързани с приходите и разходите, както и до помещенията, където се съхраняват тези документи и материални носители. Те могат да правят копия. Лицата, участвали в изпълнението на приходите и разходите на Athena, оказват на администратора и на лицата, отговарящи за одита на тези приходи и разходи, необходимата помощ за изпълнение на тяхната задача.
Член 40
Външен одит на счетоводните отчети
1. Когато изпълнението на разходите на Athena е възложено на държава-членка, на институция на Съюза или на международна организация, то тази държава, институция или организация спазва правилата, които са приложими към извършването на одит на собствените ѝ разходи.
2. Независимо от това, администраторът или лицата, определени от него, могат по всяко време да направят одит на общите разходи на Athena, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, или на общите оперативни разходи по дадена операция. Освен това специалният комитет, по предложение на администратора или на държава-членка, може по всяко време да назначи външни одитори, чиито задачи и условия за наемане се определят от него.
3. За целите на външните одити се създава шестчленна колегия от одитори. Специалният комитет назначава членовете за мандат от три години, който може да се поднови веднъж, измежду кандидатите, предложени от държавите-членки. Специалният комитет може да удължи мандата на даден член с не повече от 6 месеца.
Кандидатите трябва да са членове на най-висшия национален одитен орган в държава-членка или да са препоръчани от този орган и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Те трябва да са на разположение за изпълнение на задачи от името на Athena, когато това е необходимо. При изпълнението на тези задачи:
а)
членовете на колегията на одиторите продължават да получават възнаграждение от органа за одит, от който идват; Athena поема разходите по мисията в съответствие с правилата, приложими за длъжностните лица на Съюза от същата степен;
б)
членовете не искат, нито получават указания от друг, освен от специалния комитет; в рамките на мандата за одит колегията от одитори и нейните членове са напълно независими и единствено отговорни за провеждането на външния одит;
в)
членовете докладват за изпълнението на задачата си единствено на специалния комитет;
г)
членовете проверяват по време на финансовата година, както и ex post, чрез проверки на място и проверки на оправдателните документи, дали разходите, финансирани или предварително финансирани чрез Athena, се изпълняват в съответствие с приложимото законодателство и с принципите на добро финансово управление, т.е. икономичност, ефективност и ефикасност, както и дали вътрешният контрол е подходящ.
Всяка година колегията от одитори решава дали да смени своя председател, като избере един от своите членове, или да поднови мандата му. Тя приема правилата, приложими към одитите, извършвани от нейните членове, в съответствие с най-високите международни стандарти. Колегията от одитори одобрява одитните доклади, съставени от нейните членове, преди тяхното предаване на администратора и на специалния комитет.
4. Специалният комитет може да реши за всеки отделен случай и при наличието на конкретни основания да ползва други външни органи.
5. Разходите за одита, извършван от одиторите, действащи от името на Athena, се считат за общи разходи, които се поемат от Athena.
Член 41
Вътрешен одит на счетоводните отчети
1. По предложение на администратора и след като уведоми специалния комитет генералният секретар на Съвета назначава вътрешен одитор на Athena и поне един заместник вътрешен одитор, за срок от четири години, който срок може да бъде подновен, но общата му продължителност не може да превишава 8 години; вътрешните одитори трябва да имат необходимата професионална квалификация и да предоставят достатъчно гаранции за сигурност и независимост. Вътрешният одитор не може да бъде нито разпоредител с бюджетни кредити, нито счетоводител; той не може да участва в изготвянето на финансовите отчети.
2. Вътрешният одитор докладва на администратора относно справянето с рисковете, като изготвя независими становища за качеството на системите за управление и контрол и като отправя препоръки за подобряване на вътрешния контрол на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление. Той отговаря по-конкретно за това да се прецени доколко са подходящи и ефективни вътрешните системи за управление и резултатите от работата на отделите при изпълнението на политиките и целите спрямо свързаните с тях рискове.
3. Вътрешният одитор изпълнява функциите си по отношение на всички отдели, които участват в събирането на приходите от Athena или изпълнението на разходите, финансирани чрез Athena.
4. В зависимост от необходимостта вътрешният одитор извършва един или няколко одита през финансовата година. Той докладва на администратора и уведомява командващия операцията относно заключенията и препоръките си. Командващият операцията и администраторът осигуряват предприемането на препоръчаните от одита действия.
5. Всяка година администраторът представя на специалния комитет доклад за вътрешен одит, посочващ броя и вида на осъществените вътрешни одити, направените констатации, оценки и препоръки и предприетите действия по тези препоръки.
6. Освен това всеки командващ операция предоставя на вътрешния одитор пълен достъп до операцията под негово командване. Вътрешният одитор прави проверка на доброто функциониране на финансовите и бюджетните системи и процедури и осигурява функционирането на надеждни и ефикасни системи за вътрешен контрол.
7. Действията и докладите на вътрешния одитор се представят на колегията от одитори заедно с всички необходими оправдателни документи.
Член 42
Годишно представяне и приключване на счетоводните отчети
1. Всеки командващ операция предоставя на счетоводителя на Athena най-късно до по-ранната от следните две дати - 31 март след приключване на финансовата година или до четири месеца след края на операцията, която ръководи необходимата информация за съставяне на годишните счетоводни отчети за общите разходи, годишните счетоводни отчети за разходите, съгласно член 28, и годишния доклад за дейността.
2. До 15 май след приключване на финансовата година, със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции, администраторът съставя и представя на специалния комитет и на колегията от одитори финансовите отчети и годишния доклад за дейността.
3. До осем седмици от предаването на финансовите отчети специалният комитет получава одитно становище от колегията от одитори и одитираните финансови отчети на Athena от администратора, действащ със съдействието на счетоводителя и на командващите на отделните операции.
4. До 30 септември след приключване на финансовата година специалният комитет получава от колегията от одитори одитния доклад и го разглежда наред с одитното становище и финансовите отчети, за да освободи от финансова отговорност администратора, счетоводителя и командващите на отделните операции.
5. Всички отчети, инвентари и свързаните с тях документи се съхраняват, на съответните им нива, от счетоводителя, командващите отделните операции и - когато е приложимо - администратора, за срок от пет години от датата, на която е направено съответното освобождаване от финансова отговорност, като при това се спазва Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или всеки друг регламент, който може да го замени. След края на дадена операция командващият операцията осигурява предаването на всички счетоводни отчети и инвентари на счетоводителя.
6. Специалният комитет решава да впише салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, за която са одобрени счетоводните отчети, в бюджета за следващата финансова година като приход или разход в зависимост от обстоятелствата, посредством коригиращ бюджет. Специалният комитет може обаче да реши да включи салдото от посоченото по-горе изпълнение на бюджета след получаване на одитното становище на колегията от одитори.
7. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която е резултат от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите разходи, направени във връзка с подготовката или вследствие на операциите, се вписва срещу следващите вноски на участващите държави-членки.
8. Частта от салдото от изпълнението на бюджета за финансовата година, която произтича от изпълнението на бюджетните кредити, предназначени за покриване на общите оперативни разходи за дадена операция, се вписва срещу следващите вноски на държавите-членки, които са допринесли за тази операция.
9. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
10. Всяка държава-членка, участваща в дадена операция, може да предоставя на администратора ежегодно до 31 март, ако е целесъобразно - чрез командващия операцията, информация относно допълнителните разходи, които е направила по операцията през предходната финансова година. Тази информация се представя в разбивка по основни разходни позиции. Администраторът обобщава информацията, за да представи на специалния комитет общ преглед на допълнителните разходи по операцията.
Член 43
Приключване на счетоводните отчети за дадена операция
1. След завършването на дадена операция специалният комитет може да реши, по предложение на администратора или на държава-членка, администраторът, със съдействието на счетоводителя и на командващия операцията, да представи на специалния комитет финансовите отчети за тази операция поне до датата, на която тя е завършила, и ако е възможно - до датата, на която тя е приключена окончателно. Определеният за администратора срок не може да бъде по-малък от четири месеца от датата на завършване на операцията.
2. Ако в рамките на определения срок във финансовите отчети не могат да бъдат включени приходите и разходите, свързани с окончателното приключване на операцията, тези приходи и разходи се отразяват във финансовите отчети на Athena и се преглеждат от специалния комитет в рамките на процедурата, предвидена в член 42.
3. Въз основа на становището на колегията от одитори специалният комитет одобрява представените му финансови отчети за операцията. Той освобождава от отговорност за съответната операция администратора, счетоводителя и командващия операцията.
4. Ако не може да се извърши възстановяване чрез приспадане от вноските, дължими на Athena, салдото от изпълнението на бюджета се възстановява на съответните държави-членки съгласно ключа „БНД“ за годината на възстановяването.
ГЛАВА 12
ДРУГИ РАЗПОРЕДБИ
Член 44
Отговорност
1. Условията, уреждащи дисциплинарната или наказателната отговорност на командващия операцията, администратора и останалите членове на персонала, предоставени по-специално от институциите на Съюза или от държавите-членки, в случай на нарушение или небрежност при изпълнението на бюджета, се определят от правилника за персонала или правилата, приложими за тях. Наред с това Athena може по собствена инициатива или по искане на допринасяща държава или трета страна да заведе граждански иск срещу горепосочените членове на персонала.
2. Съюзът или генералният секретар на Съвета в никакъв случай не могат да носят отговорност пред допринасяща държава в резултат на изпълнението на задълженията на администратора, счетоводителя или членовете на персонала, назначени за работа при тях.
3. Договорната отговорност, произтичаща от договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или трети страни. Тя се урежда от правото, приложимо към съответните договори.
4. В случай на извъндоговорна отговорност всяка вреда, причинена от щаба на операцията, щаба на въоръжените сили и щабното подразделение на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнение на задълженията им, се покрива чрез Athena от допринасящите държави или от трети страни в съответствие с основните принципи, общи за правото на държавите-членки и правилниците за персонала на въоръжените сили, приложими на мястото на провеждане на операцията.
5. Съюзът или държавите-членки в никакъв случай не могат да бъдат привличани под отговорност от допринасяща държава за договори, сключени в рамките на изпълнението на бюджета, или за вредите, причинени от звена или служби на кризисната структура, чийто състав се одобрява от командващия операцията, или от техния персонал при изпълнението на неговите задължения.
Член 45
Сигурност
По отношение на класифицираната информация относно процедурите на Athena се прилага Решение 2013/488/ЕС (5) на Съвета или всяко друго решение, което може да го замени.
Член 46
Защита на личните данни
Athena защитава лицата по отношение на обработката на техни лични данни в съответствие с принципите на Регламент (ЕО) № 45/2001 (6) на Европейския парламент и на Съвета.За тази цел специалният комитет приема необходимите правила за изпълнение по предложение на администратора.
Член 47
Преглед и преразглеждане
Настоящото решение, включително неговите приложения, подлежи изцяло или частично на преглед, ако това е необходимо, по искане на държава-членка или след всяка операция. То се преразглежда най-малко на всеки три години. При прегледа или преразглеждането могат да се използват всички експерти, които могат да допринесат към тази дейност, включително в управленските органи на Athena.
Член 48
Отмяна
Решение 2011/871/ОВППС се отменя.
Член 49
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня на приемането му.
Съставено в Брюксел на 27 март 2015 година.
DECYZJA RADY (WPZiB) 2015/528
z dnia 27 marca 2015 r.
ustanawiająca mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii Europejskiej mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne (ATHENA) oraz uchylająca decyzję 2011/871/WPZiB
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 26 ust. 2 i art. 41 ust. 2,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Na posiedzeniu w Helsinkach w dniach 10-11 grudnia 1999 r. Rada Europejska uzgodniła w szczególności, że „państwa członkowskie, współpracujące na zasadzie dobrowolności w operacjach dowodzonych przez Unię, przed 2003 rokiem muszą być w stanie rozmieścić w ciągu sześćdziesięciu dni i utrzymać przez co najmniej rok siły zbrojne w liczbie od 50 000 do 60 000 osób, zdolne do realizacji pełnego zakresu zadań petersberskich”.
(2)
W dniu 17 czerwca 2002 r. Rada zatwierdziła zasady finansowania operacji zarządzania kryzysowego dowodzonych przez Unię, mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne.
(3)
W swoich konkluzjach z dnia 14 maja 2003 r. Rada potwierdziła potrzebę dysponowania zdolnościami w zakresie szybkiego reagowania, w szczególności na użytek zadań humanitarnych i ratowniczych.
(4)
Na posiedzeniu w Salonikach w dniach 19-20 czerwca 2003 r. Rada Europejska z zadowoleniem przyjęła konkluzje z posiedzenia Rady w dniu 19 maja 2003 r., w szczególności potwierdzenie potrzeby zdolności wojskowych Unii w zakresie szybkiego reagowania.
(5)
W dniu 22 września 2003 r. Rada zadecydowała, że Unia powinna wypracować umiejętność elastycznego zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji wojskowych o dowolnej skali, stopniu złożoności lub pilności, w szczególności przez ustanowienie, najpóźniej do dnia 1 marca 2004 r., stałego mechanizmu finansowania obciążeń ponoszonych z tytułu wspólnych kosztów wszelkich przyszłych operacji wojskowych Unii.
(6)
W dniu 23 lutego 2004 r. Rada przyjęła decyzję 2004/197/WPZiB (1) ustanawiającą mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne. Decyzja ta została następnie kilkakrotnie zmieniona i zastąpiona, ostatnio decyzją 2011/871/WPZiB (2).
(7)
Unia jest zdolna do prowadzenia operacji wojskowych szybkiego reagowania zgodnie z koncepcją określoną przez Komitet Wojskowy UE. Unia jest też zdolna do rozmieszczania grup bojowych zgodnie z koncepcją określoną przez Komitet Wojskowy UE.
(8)
System umożliwiający wczesne finansowanie jest przeznaczony przede wszystkim dla operacji szybkiego reagowania.
(9)
Ćwiczenia w zakresie struktur i procedur dowodzenia i kontroli na strategicznym szczeblu politycznym i wojskowym na potrzeby operacji wojskowych Unii, prowadzone jako ćwiczenia dowództwa sił Unii, zatwierdzone przez Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa (KPiB), przyczyniają się do wzmocnienia ogólnej gotowości operacyjnej Unii.
(10)
Rada, po indywidualnym rozpatrzeniu każdego przypadku, podejmuje decyzję, czy dana operacja ma wpływ na kwestie wojskowe lub obronne w rozumieniu art. 41 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE).
(11)
Art. 41 ust. 2 akapit drugi TUE stanowi, że państwa członkowskie, których przedstawiciele w Radzie złożyli formalne oświadczenie na podstawie jego art. 31 ust. 1 akapit drugi, nie są zobowiązane do wnoszenia wkładu w finansowanie operacji mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne.
(12)
Zgodnie z art. 5 Protokołu nr 22 w sprawie stanowiska Danii załączonego do TUE i Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, Dania nie uczestniczy w opracowywaniu oraz wprowadzaniu w życie decyzji i działań Unii, które mają wpływ na kwestie polityczno-obronne. Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszej decyzji i w związku z tym nie uczestniczy w finansowaniu przedmiotowego mechanizmu.
(13)
Należy przyjąć przepisy zapewniające, by mechanizm ATHENA chronił osoby fizyczne w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych.
(14)
Na mocy art. 43 decyzji 2011/871/WPZiB Rada dokonała przeglądu wspomnianej decyzji i uzgodniła, że wprowadzi do niej zmiany.
(15)
Ze względów przejrzystości należy uchylić decyzję 2011/871/WPZiB i zastąpić ją nową decyzją,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji:
a)
„uczestniczące państwa członkowskie” oznaczają państwa członkowskie Unii, z wyjątkiem Danii;
b)
„państwa wnoszące wkład” oznacza państwa członkowskie wnoszące wkład w finansowanie danej operacji wojskowej, zgodnie z art. 41 ust. 2 TUE, oraz państwa trzecie wnoszące wkład w finansowanie wspólnych kosztów tej operacji na podstawie umów zawartych między nimi a Unią;
c)
„operacje” oznaczają operacje Unii mające wpływ na kwestie wojskowe lub obronne;
d)
„wojskowe działania wspierające” oznaczają operacje Unii lub ich części, o których przeprowadzeniu zadecydowała Rada w ramach wsparcia udzielanego państwu trzeciemu lub organizacji trzeciej i które mają wpływ na kwestie wojskowe lub obronne, ale nie podlegają dowództwu Unii;
e)
„dzień” odnosi się do dnia kalendarzowego, nie roboczego, chyba że wskazano inaczej.
ROZDZIAŁ 1
MECHANIZM
Artykuł 2
Ustanowienie mechanizmu
1. Niniejszym ustanawia się mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji.
2. Mechanizmowi nadaje się nazwę „ATHENA”.
3. ATHENA działa w imieniu uczestniczących państw członkowskich lub, w odniesieniu do konkretnych operacji, państw wnoszących wkład.
Artykuł 3
Zdolność prawna
Mając na uwadze zarządzanie administracyjne finansowaniem operacji Unii mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne, ATHENA ma zdolność prawną niezbędną w szczególności do posiadania rachunków bankowych, nabywania, posiadania lub zbywania mienia, zawierania umów i uzgodnień administracyjnych oraz występowania jako strona w postępowaniach sądowych. ATHENA jest mechanizmem o charakterze niezarobkowym.
Artykuł 4
Koordynacja działań ze stronami trzecimi
ATHENA koordynuje swoje działania z państwami członkowskimi, instytucjami i organami Unii oraz organizacjami międzynarodowymi w zakresie wymaganym do realizacji jej zadań oraz w zgodzie z celami i politykami Unii Europejskiej.
ROZDZIAŁ 2
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Artykuł 5
Organy zarządzające i pracownicy
1. ATHENĄ zarządzają, z upoważnienia Specjalnego Komitetu, następujące organy:
a)
administrator;
b)
dowódca każdej z operacji, w odniesieniu do operacji, którą dowodzi (zwany dalej „dowódcą operacji”);
c)
księgowy.
2. ATHENA wykorzystuje w możliwie największym stopniu istniejące struktury administracyjne Unii. W miarę potrzeb ATHENA korzysta z pracowników przekazanych do jej dyspozycji przez instytucje Unii lub oddelegowanych przez państwa członkowskie.
3. Sekretarz Generalny Rady może udostępnić administratorowi i księgowemu personel niezbędny do sprawowania ich funkcji, na podstawie wniosku złożonego przez jedno z uczestniczących państw członkowskich.
4. Organy i pracownicy ATHENY są angażowani do działań w zależności od potrzeb operacyjnych.
Artykuł 6
Specjalny Komitet
1. Ustanawia się Specjalny Komitet, w skład którego wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego z uczestniczących państw członkowskich.
Przedstawiciele Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) i Komisji są zapraszani do udziału w posiedzeniach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
2. Specjalny Komitet sprawuje nadzór nad zarządzaniem ATHENĄ.
3. W przypadku gdy Specjalny Komitet omawia finansowanie wspólnych kosztów danej operacji:
a)
w skład Specjalnego Komitetu wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego z państw członkowskich wnoszących wkład;
b)
przedstawiciele państw trzecich wnoszących wkład uczestniczą w obradach Specjalnego Komitetu. Nie biorą oni udziału w głosowaniach ani nie są obecni podczas głosowań;
c)
dowódca operacji lub jego przedstawiciel uczestniczą w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
4. Prezydencja Rady zwołuje posiedzenia Specjalnego Komitetu i przewodniczy im. Administrator zapewnia Specjalnemu Komitetowi sekretariat. Administrator sporządza protokoły zawierające wnioski z obrad komitetu. Administrator nie bierze udziału w głosowaniach komitetu.
5. Księgowy uczestniczy, w miarę konieczności, w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniach.
6. Na wniosek uczestniczącego państwa członkowskiego, administratora lub dowódcy operacji prezydencja zwołuje posiedzenie Specjalnego Komitetu w terminie nie dłuższym niż 15 dni.
7. Administrator odpowiednio informuje Specjalny Komitet o wszelkich roszczeniach wobec ATHENY lub o wszelkich dotyczących jej sporach.
8. Specjalny Komitet podejmuje decyzje jednomyślnie, z uwzględnieniem swojego składu określonego w ust. 1 i 3. Decyzje komitetu mają moc wiążącą.
9. Specjalny Komitet zatwierdza wszystkie budżety, biorąc pod uwagę odpowiednie kwoty odniesienia, oraz ogólne wykonuje kompetencje na podstawie niniejszej decyzji.
10. Specjalny Komitet jest informowany przez administratora, dowódcę operacji i księgowego, w sposób przewidziany niniejszą decyzją.
11. Teksty aktów zatwierdzonych przez Specjalny Komitet na podstawie niniejszej decyzji są w momencie ich zatwierdzenia podpisywane przez przewodniczącego Specjalnego Komitetu oraz przez administratora.
Artykuł 7
Administrator
1. Sekretarz Generalny Rady, po poinformowaniu Specjalnego Komitetu, mianuje administratora i co najmniej jednego zastępcę administratora na okres trzech lat.
2. Administrator wykonuje swoje obowiązki w imieniu ATHENY.
3. Administrator:
a)
sporządza wszelkie projekty budżetu i przedkłada je Specjalnemu Komitetowi. Część każdego projektu budżetu dotycząca wydatków na daną operację przygotowywana jest na podstawie wniosku dowódcy operacji;
b)
przyjmuje budżety po ich zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet;
c)
pełni rolę urzędnika zatwierdzającego w odniesieniu do sekcji: „dochody”, „wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie” oraz „wspólne koszty operacyjne” poniesione poza aktywną fazą operacji;
d)
odnośnie do dochodów, wdraża uzgodnienia finansowe zawarte ze stronami trzecimi w związku z finansowaniem wspólnych kosztów operacji wojskowych Unii;
e)
otwiera co najmniej jeden rachunek bankowy w imieniu ATHENY.
4. Administrator zapewnia przestrzeganie przepisów zawartych w niniejszej decyzji oraz wdrażanie decyzji Specjalnego Komitetu.
5. Administrator ma prawo przyjmować wszelkie środki, jakie uzna za konieczne, w celu realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY. Administrator informuje o nich Specjalny Komitet.
6. Administrator koordynuje prace dotyczące kwestii finansowych związanych z wojskowymi operacjami Unii. Administrator pełni rolę punktu kontaktowego w tych sprawach wobec administracji krajowych, a w stosownych przypadkach - wobec organizacji międzynarodowych.
7. Administrator odpowiada za wykonanie swoich obowiązków przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 8
Dowódca operacji
1. Dowódca operacji wykonuje w imieniu ATHENY swoje obowiązki w zakresie finansowania wspólnych kosztów operacji, którą dowodzi.
2. Dowódca operacji w odniesieniu do operacji, którą dowodzi:
a)
przesyła administratorowi swoje wnioski dotyczące części projektu budżetu „wydatki - wspólne koszty operacyjne”;
b)
jako urzędnik zatwierdzający realizuje środki budżetowe związane ze wspólnymi kosztami operacyjnymi oraz wydatkami zgodnie z art. 28; sprawuje nadzór nad wszelkimi osobami uczestniczącymi w realizacji tych środków budżetowych, w tym w ramach płatności zaliczkowych; może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu ATHENY; otwiera w imieniu ATHENY rachunek bankowy na potrzeby operacji, którą dowodzi;
c)
jako urzędnik zatwierdzający realizuje środki budżetowe związane z wydatkami zgodnie z art. 30; sprawuje nadzór nad wszelkimi osobami uczestniczącymi w realizacji tych środków budżetowych, na podstawie stosownych postanowień ujętych w uzgodnieniach administracyjnych ad hoc ze stroną trzecią. Może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu strony trzeciej; otwiera jeden rachunek bankowy w odniesieniu do wkładu każdej strony trzeciej.
3. Dowódca operacji jest uprawniony do przyjmowania wszelkich środków, jakie uzna za konieczne, w celu realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY związanych z operacją, którą dowodzi. Dowódca operacji informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet.
4. Z wyjątkiem przypadków, w których występują należycie uzasadnione okoliczności zatwierdzone przez Specjalny Komitet na podstawie wniosku administratora, dowódca operacji posługuje się systemem księgowania i zarządzania aktywami zapewnianym przez ATHENĘ. Administrator informuje Specjalny Komitet z wyprzedzeniem, jeżeli uzna, że takie okoliczności zaistniały.
Artykuł 9
Księgowy
1. Sekretarz Generalny Rady mianuje księgowego i co najmniej jednego zastępcę księgowego na okres trzech lat.
2. Księgowy wykonuje swoje obowiązki w imieniu ATHENY.
3. Księgowy jest odpowiedzialny za:
a)
właściwą realizację płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;
b)
coroczne przygotowanie sprawozdania finansowego ATHENY, a po zakończeniu każdej operacji - sprawozdania finansowego dotyczącego danej operacji;
c)
udzielanie wsparcia administratorowi, gdy ten składa Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia roczne sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie finansowe dotyczące danej operacji;
d)
prowadzenie rachunkowości ATHENY;
e)
ustanawianie zasad i metod rachunkowości oraz opracowywanie planu kont;
f)
ustanawianie i walidację systemów rachunkowości w odniesieniu do dochodów, a w stosownych przypadkach - walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych;
g)
przechowywanie dokumentów potwierdzających;
h)
zarządzanie, wspólnie z administratorem, środkami pieniężnymi.
4. Administrator i dowódca operacji dostarczają księgowemu wszelkich informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdań finansowych prezentujących w sposób rzetelny aktywa finansowe ATHENY oraz wykonanie budżetu, którym zarządza ATHENA. Administrator i dowódca operacji gwarantują wiarygodność tych informacji.
5. Księgowy odpowiada za wykonanie swoich obowiązków przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 10
Przepisy ogólne mające zastosowanie do administratora, księgowego i pracowników ATHENY
1. Funkcji administratora lub zastępcy administratora nie można łączyć z funkcją księgowego lub zastępcy księgowego.
2. Każdy zastępca administratora działa z upoważnienia administratora. Każdy zastępca księgowego działa z upoważnienia księgowego.
3. Zastępca administratora zastępuje administratora w razie jego nieobecności. Zastępca księgowego zastępuje księgowego w razie jego nieobecności.
4. Urzędnicy i inni pracownicy Unii, sprawując funkcje w imieniu ATHENY, w dalszym ciągu podlegają zasadom i przepisom, które mają wobec nich zastosowanie.
5. Pracownicy oddani do dyspozycji ATHENY przez państwa członkowskie podlegają takim samym przepisom, jak te, które zostały ustanowione w decyzji Rady dotyczącej zasad mających zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych, jak również przepisom uzgodnionym przez ich administrację krajową oraz instytucje Unii lub ATHENĘ.
6. Przed mianowaniem pracownicy ATHENY muszą otrzymać poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające ich do dostępu do informacji niejawnych na poziomie co najmniej „SECRET UE/EU SECRET” przechowywanych przez Radę lub równoważne poświadczenie bezpieczeństwa otrzymane od państwa członkowskiego.
7. Administrator może negocjować i zawierać uzgodnienia z państwami członkowskimi lub instytucjami Unii w celu wcześniejszego wyznaczenia tych pracowników, którzy w razie potrzeby mogą zostać natychmiast przekazani do dyspozycji ATHENY.
ROZDZIAŁ 3
UZGODNIENIA ADMINISTRACYJNE I UMOWY RAMOWE
Artykuł 11
Uzgodnienia administracyjne i umowy ramowe
1. Aby ułatwić udzielanie zamówień lub finansowe aspekty wzajemnego wsparcia w ramach operacji w sposób jak najbardziej racjonalny pod względem kosztów, można negocjować uzgodnienia administracyjne z państwami członkowskimi, instytucjami i organami Unii, państwami trzecimi oraz organizacjami międzynarodowymi.
2. Uzgodnienia takie są:
a)
przedkładane Specjalnemu Komitetowi do konsultacji - jeżeli zawierane są z państwami członkowskimi, instytucjami lub organami Unii;
b)
przedkładane Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia - jeżeli zawierane są z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi.
3. Uzgodnienia takie podpisuje administrator lub, w stosownych przypadkach, odnośny dowódca operacji działający w imieniu ATHENY oraz właściwe organy administracyjne pozostałych stron, o których mowa w ust. 1.
4. Umowy ramowe mogą być zawierane w celu ułatwienia udzielania zamówień w sposób jak najbardziej racjonalny pod względem kosztów. Umowy takie przedkładane są do zatwierdzenia Specjalnemu Komitetowi, zanim podpisze je administrator, i są udostępniane państwom członkowskim i dowódcom operacji, gdyby chcieli oni z nich skorzystać. Niniejszy przepis nie nakłada na żadne państwo członkowskie obowiązku korzystania z towarów lub usług ani nabywania towarów lub usług w oparciu o umowy ramowe.
Artykuł 12
Uzgodnienia administracyjne stałe i ad hoc dotyczące zasad wpłacania wkładów przez państwa trzecie
1. W ramach umów zawartych między Unią a państwami trzecimi wskazanymi przez Radę jako potencjalne państwa wnoszące wkład w operacje Unii lub jako państwa wnoszące wkład w konkretną operację Unii administrator przeprowadza negocjacje z tymi państwami trzecimi w celu zawarcia uzgodnień administracyjnych stałych lub ad hoc. Uzgodnienia te mają formę wymiany listów między ATHENĄ a właściwymi służbami administracyjnymi zainteresowanych państw trzecich i ustalane są w nich zasady niezbędne do ułatwienia sprawnego wpłacania wkładów.
2. Do czasu zawarcia umów, o których mowa w ust. 1, administrator może przedsięwziąć środki niezbędne do ułatwienia płatności przez państwa trzecie wnoszące wkład.
3. Administrator z wyprzedzeniem informuje Specjalny Komitet o planowanych uzgodnieniach, o których mowa w ust. 1, przed ich podpisaniem w imieniu ATHENY.
4. W przypadku rozpoczęcia przez Unię operacji wojskowej administrator wdraża - w odniesieniu do kwot wkładów, jakie ustaliła Rada - uzgodnienia z państwami trzecimi wnoszącymi wkład w tę operację.
ROZDZIAŁ 4
RACHUNKI BANKOWE
Artykuł 13
Otwarcie i cel
1. Wszelkie rachunki bankowe otwierane są w renomowanej instytucji finansowej mającej siedzibę w państwie członkowskim i są to rachunki bieżące lub krótkoterminowe w euro. W należycie uzasadnionych okolicznościach i po uzyskaniu zgody administratora można otwierać rachunki w instytucjach finansowych mających siedzibę poza terytorium państw członkowskich.
2. W należycie uzasadnionych okolicznościach można otwierać rachunki w walutach innych niż euro.
3. Państwa wnoszące wkład wpłacają swoje wkłady na rachunki bankowe, o których mowa powyżej. Wykorzystuje się je do wypłaty niezbędnych zaliczek dla dowódcy operacji na potrzeby realizacji wydatków związanych ze wspólnymi kosztami operacji wojskowej.
4. Wkłady na mocy art. 28 i 30 wpłaca się na odrębne rachunki bankowe. Wykorzystuje się je do realizacji wydatków, którymi zarządzanie zostało powierzone ATHENIE zgodnie ze szczegółowymi przepisami w odnośnych artykułach.
Artykuł 14
Zarządzanie środkami finansowymi
1. Każda płatność z rachunku ATHENY wymaga dwóch podpisów: administratora lub jego zastępcy, z jednej strony, oraz księgowego lub jego zastępcy, z drugiej strony.
2. Stan rachunku nie może zostać przekroczony.
ROZDZIAŁ 5
KOSZTY WSPÓLNE
Artykuł 15
Definicja wspólnych kosztów oraz okresy kwalifikowalności
1. Wspólne koszty wymienione w załączniku I ponosi ATHENA, bez względu na to, kiedy zostały poniesione. Jeżeli zapisano je w artykule budżetu dotyczącym operacji, z którą są najbardziej związane, uznaje się je za koszty operacyjne tej operacji. W przeciwnym razie uznaje się je za wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie.
2. Ponadto ATHENA ponosi wspólne koszty operacyjne wymienione w załączniku II w okresie od momentu zatwierdzenia koncepcji zarządzania kryzysowego dla danej operacji do momentu mianowania dowódcy operacji. W szczególnych okolicznościach, po konsultacji z KPiB, Specjalny Komitet może zmienić okres, podczas którego koszty te ponoszone są przez ATHENĘ.
3. Podczas aktywnej fazy operacji, która trwa od dnia mianowania dowódcy operacji do dnia zaprzestania działalności przez dowództwo operacji, ATHENA ponosi jako koszty operacyjne następujące wspólne koszty:
a)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część A;
b)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część B, jeżeli Rada tak zadecyduje;
c)
wspólne koszty wymienione w załączniku III część C, jeżeli dowódca operacji wystąpi ze stosownym wnioskiem, który zatwierdzi Specjalny Komitet.
4. Podczas aktywnej fazy wojskowego działania wspierającego określonego przez Radę ATHENA ponosi, jako wspólne koszty operacyjne, wspólne koszty określone przez Radę indywidualnie dla każdego przypadku przez odniesienie do załącznika III.
5. Wspólne koszty operacyjne operacji obejmują również wydatki niezbędne do likwidacji operacji, wymienione w załączniku IV.
Operację uznaje się za zlikwidowaną z chwilą, gdy sprzęt i infrastruktura wspólnie finansowane na potrzeby operacji znalazły ostateczne przeznaczenie i zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe dotyczące operacji.
6. Wydatki poniesione w celu pokrycia kosztów, które tak czy inaczej zostałyby poniesione przez co najmniej jedno państwo wnoszące wkład, instytucję Unii lub organizację międzynarodową, niezależnie od sposobu organizacji operacji, nie mogą zostać zakwalifikowane jako wspólne koszty.
7. Specjalny Komitet może w poszczególnych przypadkach zadecydować, że z uwagi na szczególne okoliczności, niektóre koszty dodatkowe, inne niż koszty wymienione w załączniku III część B, uznaje się za wspólne koszty operacyjne dla jednej konkretnej operacji podczas jej aktywnej fazy.
8. Jeżeli Specjalny Komitet nie może osiągnąć jednomyślności, może on - z inicjatywy prezydencji - skierować daną kwestię do Rady.
Artykuł 16
Ćwiczenia
1. Wspólne koszty ćwiczeń Unii są finansowane za pośrednictwem ATHENY zgodnie z przepisami i procedurami podobnymi do tych, które obowiązują w przypadku operacji, w które wnoszą wkład wszystkie uczestniczące państwa członkowskie.
2. Na wspólne koszty ćwiczeń składają się, po pierwsze, koszty dodatkowe przenośnego lub wyznaczonego dowództwa, a po drugie, koszty dodatkowe poniesione w związku z wykorzystaniem przez Unię wspólnych zasobów i zdolności NATO udostępnionych na potrzeby ćwiczeń.
3. Wspólne koszty ćwiczeń nie obejmują kosztów związanych z:
a)
nabywaniem majątku, włącznie z nabyciem budynków, infrastruktury i sprzętu;
b)
fazą planowania i przygotowywania ćwiczeń, chyba że zatwierdził to Specjalny Komitet;
c)
transportem, koszarami i zakwaterowaniem wojska.
Artykuł 17
Kwota odniesienia
Każda decyzja Rady, na mocy której Rada decyduje o ustanowieniu lub przedłużeniu czasu trwania operacji wojskowej Unii, określa kwotę odniesienia dla wspólnych kosztów danej operacji. Administrator, przy wsparciu szczególnie ze strony sztabu wojskowego Unii i dowódcy operacji, o ile został mianowany, szacuje wysokość kwoty niezbędnej do pokrycia wspólnych kosztów operacji w planowanym okresie. Administrator, za pośrednictwem prezydencji, proponuje tę kwotę organowi Rady odpowiedzialnemu za przeanalizowanie projektu decyzji. Członkowie Specjalnego Komitetu zapraszani są do udziału w przeprowadzanej przez ten organ dyskusji na temat kwoty odniesienia.
ROZDZIAŁ 6
BUDŻET
Artykuł 18
Zasady budżetowe
1. Budżet, sporządzany w euro, jest aktem, który na każdy rok budżetowy, określa i zatwierdza wszystkie dochody i wydatki związane ze wspólnymi kosztami zarządzanymi przez ATHENĘ.
2. Wszystkie wydatki powiązane są z konkretną operacją, z wyjątkiem stosownych przypadków dotyczących kosztów wymienionych w załączniku I.
3. Środki zapisane w budżecie zatwierdzane są na czas trwania roku budżetowego, który rozpoczyna się dnia 1 stycznia, a kończy dnia 31 grudnia tego samego roku.
4. Zapewnia się równowagę dochodów i wydatków budżetowych.
5. Żadne dochody ani wydatki związane ze wspólnymi kosztami nie mogą być realizowane w inny sposób niż przez przydzielenie ich do odpowiedniej pozycji w budżecie w ramach limitu środków w niej przewidzianych, z wyjątkiem przypadków na podstawie art. 34 ust. 5.
Artykuł 19
Budżet roczny
1. Corocznie administrator sporządza projekt budżetu na kolejny rok budżetowy, z pomocą poszczególnych dowódców operacji w odniesieniu do operacji, którymi dowodzą.
2. Projekt zawiera:
a)
środki uznane za niezbędne do pokrycia wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie;
b)
środki uznane za niezbędne do pokrycia wspólnych kosztów operacyjnych trwających lub planowanych operacji, w tym, w stosownych przypadkach, zwrotu wspólnych kosztów które zostały sfinansowane w formie płatności zaliczkowych przez państwo lub stronę trzecią;
c)
środki tymczasowe, o których mowa w art. 26;
d)
prognozę dochodów niezbędnych do pokrycia wydatków.
3. Środki na zobowiązania i środki na płatności klasyfikowane są według tytułów i rozdziałów grupujących wydatki według typu lub celu i, w miarę potrzeby, podzielonych dalej na artykuły. Projekt budżetu zawiera szczegółowe uwagi dotyczące poszczególnych rozdziałów lub artykułów. Każdej operacji poświęcony jest osobny tytuł. Jeden osobny tytuł stanowi „ogólną część” budżetu i obejmuje wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie.
4. Każdy tytuł może zawierać rozdział zatytułowany „środki tymczasowe”. Środki te są zapisywane w budżecie, jeżeli występuje poważnie uzasadniona niepewność co do kwoty niezbędnych środków lub zakresu realizacji zapisanych środków.
5. Na dochody składają się:
a)
wkłady wpłacane przez uczestniczące państwa członkowskie i państwa członkowskie wnoszące wkład oraz, w stosownych przypadkach, przez państwa trzecie wnoszące wkład;
b)
dochody różne, podzielone według tytułów, obejmujące otrzymane odsetki, dochody ze sprzedaży i wynik budżetowy z poprzedniego roku budżetowego, po jego ustaleniu przez Specjalny Komitet.
6. Administrator przedkłada projekt budżetu Specjalnemu Komitetowi nie później niż do dnia 31 października. Specjalny Komitet zatwierdza projekt budżetu do dnia 31 grudnia. Administrator przyjmuje zatwierdzony budżet i powiadamia o tym fakcie uczestniczące państwa członkowskie i państwa trzecie wnoszące wkład.
Artykuł 20
Budżety korygujące
1. W przypadku niemożliwych do uniknięcia, wyjątkowych lub nieprzewidzianych okoliczności, w tym w przypadku gdy operacja zostaje rozpoczęta w czasie trwania roku budżetowego, administrator przedkłada projekt budżetu korygującego. Projekt budżetu korygującego jest sporządzany, przedkładany, zatwierdzany, przyjmowany i notyfikowany zgodnie z tą samą procedurą, jaka obowiązuje w przypadku budżetu rocznego. Specjalny Komitet omawia projekt budżetu korygującego, uwzględniając jego pilny charakter.
2. Jeżeli dany projekt budżetu korygującego powstaje w związku z rozpoczęciem nowej operacji lub zmianą budżetu operacji będącej w toku, administrator informuje Specjalny Komitet o całkowitych kosztach przewidzianych dla tej operacji. Jeżeli koszty te znacznie przekraczają stosowną kwotę odniesienia, Specjalny Komitet może zwrócić się do Rady o zatwierdzenie go.
3. Projekt budżetu korygującego, który powstał w związku z rozpoczęciem nowej operacji, jest przedkładany Specjalnemu Komitetowi w terminie 4 miesięcy po zatwierdzeniu kwoty odniesienia, chyba że Specjalny Komitet zdecyduje o dłuższym terminie.
Artykuł 21
Przesunięcia środków budżetowych
1. Administrator może, w stosownych przypadkach, na wniosek dowódcy operacji, dokonać przesunięcia środków budżetowych. Administrator informuje Specjalny Komitet o swoim zamiarze co najmniej na tydzień przed dokonaniem przesunięcia, o ile pozwala na to pilny charakter sytuacji. Przesunięcie wymaga jednak uprzedniej zgody Specjalnego Komitetu, gdy:
a)
planowane przesunięcie zmieni łączną wysokość środków przewidzianych na daną operację;
lub
b)
planowane przesunięcia między rozdziałami w trakcie roku budżetowego przekraczają 10 % środków zapisanych w rozdziale, z którego środki są pobierane, zgodnie z zapisem budżetu przyjętego na ten rok budżetowy według stanu na dzień, w którym przedłożono wniosek o dane przesunięcie.
2. W ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia operacji dowódca operacji może dokonywać przesunięć przydzielonych na nią środków między artykułami i rozdziałami w części budżetu dotyczącej „wspólnych kosztów operacyjnych”, jeżeli uzna to za konieczne dla prawidłowego przeprowadzenia operacji. Dowódca operacji informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet.
Artykuł 22
Przeniesienie środków budżetowych
1. Zasadniczo środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, na które nie zaciągnięto zobowiązań, są anulowane na koniec roku budżetowego, o ile nie przewidziano inaczej w ust. 2.
2. Środki przeznaczone na pokrycie kosztów składowania materiałów i sprzętu zarządzanego przez ATHENĘ mogą zostać jednorazowo przeniesione na następny rok budżetowy, jeśli stosowne zobowiązanie zaciągnięto przed dniem 31 grudnia bieżącego roku budżetowego. Środki przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych mogą zostać przeniesione, jeśli są niezbędne do celów operacji, która nie została w pełni zlikwidowana.
3. Administrator przedkłada Specjalnemu Komitetowi wnioski o przeniesienie środków, na które nie zaciągnięto zobowiązań, z poprzedniego roku budżetowego do dnia 15 lutego. Wnioski są uważane za zatwierdzone, chyba że Specjalny Komitet zadecyduje inaczej do dnia 15 marca.
4. Środki z poprzedniego roku budżetowego, na które zaciągnięto zobowiązania, są przenoszone, a Specjalny Komitet zostaje o tym poinformowany przez administratora przed 15 lutego.
Artykuł 23
Wykonanie budżetu z wyprzedzeniem
Po zatwierdzeniu budżetu rocznego środki mogą być wykorzystywane na pokrycie zobowiązań i płatności, o ile jest to niezbędne z operacyjnego punktu widzenia.
ROZDZIAŁ 7
WKŁADY I ZWROTY
Artykuł 24
Określenie wysokości wkładów
1. Środki na płatności przewidziane na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, które nie zostały pokryte przez dochody różne, są finansowane z wkładów uczestniczących państw członkowskich.
2. Środki na płatności przewidziane na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji pokrywane są z wkładów państw wnoszących wkład.
3. Wkłady należne od państw członkowskich wnoszących wkład w daną operację są równe kwocie środków na płatności zapisanych w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych tej operacji, pomniejszonej o kwoty wkładów należnych od państw trzecich wnoszących wkład w tę samą operację zgodnie z art. 12.
4. Podział wkładów między państwa członkowskie, które są zobowiązane wnieść wkład, ustala się według kryterium produktu narodowego brutto, zgodnie z art. 41 ust. 2 TUE oraz zgodnie z decyzją Rady 2014/335/UE, Euratom (3) lub każdą inną decyzją Rady, która może ją zastąpić.
5. Dane wymagane do obliczenia wysokości wkładów są określane w kolumnie zatytułowanej „Zasoby własne oparte na DNB” tabeli „Zestawienie finansowania budżetu ogólnego według typu zasobów własnych i państwa członkowskiego” załączonej do najnowszego budżetu ogólnego przyjętego przez Unię. Wkład każdego państwa członkowskiego, od którego jest on należny, jest proporcjonalny do udziału dochodu narodowego brutto (DNB) tego państwa członkowskiego w łącznym DNB państw członkowskich, od których należny jest wkład.
Artykuł 25
Harmonogram płatności wkładów
1. Jeżeli Rada przyjęła kwotę odniesienia dla operacji wojskowej Unii, państwa członkowskie wnoszące wkład wpłacają swoje wkłady w wysokości 30 % kwoty odniesienia, chyba że Rada określi inną wartość procentową wpłaty. Administrator wzywa do wnoszenia wkładów na operację zgodnie z potrzebami operacyjnymi i do uzgodnionego poziomu.
2. Na wniosek administratora Specjalny Komitet może zadecydować o wezwaniu do wniesienia dodatkowych wkładów przed przyjęciem budżetu korygującego dla danej operacji. Specjalny Komitet może podjąć decyzję o skierowaniu sprawy do właściwych organów przygotowawczych Rady.
3. Jeżeli przyjęto budżet korygujący dla konkretnej operacji, państwa członkowskie wpłacają pozostałą część wkładów należnych za tę operację zgodnie z art. 24. Jeżeli jednak przewiduje się, że czas trwania operacji przekroczy sześć miesięcy w ciągu danego roku budżetowego, pozostała część wkładów wpłacana jest w dwóch ratach. W takim przypadku pierwsza rata jest wpłacana w ciągu 60 dni od rozpoczęcia operacji, a druga rata jest wpłacana w terminie, który ustali Specjalny Komitet stanowiący na wniosek administratora, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych. Specjalny Komitet może odstąpić od zastosowania przepisów niniejszego ustępu.
4. Administrator wysyła odpowiednie wezwania do wniesienia wkładów pismem skierowanym do krajowych administracji, których dane adresowe zostały mu przekazane, po:
a)
zatwierdzeniu projektu budżetu na rok budżetowy przez Specjalny Komitet zgodnie z art. 19. Pierwsze wezwanie do wnoszenia wkładów pokrywa potrzeby operacyjne na okres ośmiu miesięcy. Drugie wezwanie do wnoszenia wkładów pokrywa pozostałe saldo wkładów, z uwzględnieniem salda wyniku budżetowego za poprzedni rok budżetowy, jeżeli Specjalny Komitet podjął decyzję o zapisaniu tego salda w bieżącym budżecie po uzyskaniu opinii z audytu;
b)
przyjęciu kwoty odniesienia zgodnie z art. 25 ust. 1; lub
c)
zatwierdzeniu budżetu korygującego zgodnie z art. 20.
5. Bez uszczerbku dla pozostałych przepisów niniejszej decyzji, wkłady są wnoszone w terminie 30 dni od wysłania odpowiedniego wezwania do wniesienia wkładów, z wyjątkiem pierwszego wezwania do wniesienia wkładów do budżetu na nowy rok budżetowy, w którym to przypadku termin płatności wynosi 40 dni od wysłania odpowiedniego wezwania do wniesienia wkładów.
6. Po przedłożeniu Specjalnemu Komitetowi projektu łącznego budżetu, w odniesieniu do państw członkowskich, których procedury budżetowe i finansowe nie pozwalają na wniesieni ich wkładu w określonych terminach, administrator może, przed końcem trwającego roku finansowego, wystosować do takiego państwa wcześniejsze wezwanie do wniesienia wkładu, stanowiącego przedpłatę na poczet wezwania do wniesienia wkładu na rzecz budżetu na następny rok finansowy.
7. Każde z wnoszących wkład państw ponosi opłaty bankowe związane z wniesieniem swojego własnego wkładu.
8. Administrator potwierdza otrzymanie wkładów.
Artykuł 26
Wczesne finansowanie
1. W przypadku unijnych operacji wojskowych szybkiego reagowania wkłady są należne od państw członkowskich wnoszących wkład na poziomie kwoty odniesienia. Bez uszczerbku dla art. 25 ust. 3, płatności dokonuje się według określonych poniżej zasad.
2. Do celów wczesnego finansowania unijnych operacji wojskowych szybkiego reagowania uczestniczące państwa członkowskie:
a)
wpłacają z wyprzedzeniem swoje wkłady na rzecz ATHENY; lub
b)
gdy Rada zadecyduje o przeprowadzeniu unijnej operacji wojskowej szybkiego reagowania, w finansowanie której wnoszą one wkład, wpłacają swoje wkłady w koszty wspólne tej operacji na poziomie kwoty odniesienia w ciągu 5 dni od daty wysłania wezwania, chyba że Rada zadecyduje inaczej.
3. Do celów, o których mowa w ust. 2, Specjalny Komitet, w którego skład wchodzi po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego wnoszącego wkład z wyprzedzeniem, zapisuje w osobnym tytule budżetu środki tymczasowe. Te środki tymczasowe pokrywane są z wkładów należnych od państw członkowskich wnoszących wkład z wyprzedzeniem w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania do wniesienia takich wkładów.
4. Wszelkie środki tymczasowe, o których mowa w ust. 3 i które są wykorzystywane na potrzeby operacji, są uzupełniane w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania.
5. Bez uszczerbku dla przepisów ust. 1, każde państwo członkowskie wnoszące wkład z wyprzedzeniem może w szczególnych okolicznościach upoważnić administratora do wykorzystania jego wkładu wniesionego z wyprzedzeniem do pokrycia swojego wkładu w operację, w której uczestniczy, inną niż operacja szybkiego reagowania. Wniesiony z wyprzedzeniem wkład zostaje uzupełniony przez dane państwo członkowskie w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania.
6. W przypadku gdy na potrzeby danej operacji, innej niż operacja szybkiego reagowania, niezbędne są środki finansowe przed otrzymaniem wystarczającej kwoty wkładów na rzecz tej operacji:
a)
wkłady wniesione z wyprzedzeniem przez państwa członkowskie wnoszące wkład w finansowanie tej operacji mogą - po zatwierdzeniu przez państwa członkowskie wnoszące wkład z wyprzedzeniem - zostać wykorzystane do wysokości 75 % ich kwoty na pokrycie wkładów należnych w związku z daną operacją. Wniesione z wyprzedzeniem wkłady zostają uzupełnione przez państwa członkowskie wnoszące w ten sposób wkład w ciągu 90 dni od daty wysłania wezwania;
b)
w przypadku określonym w lit. a) niniejszego ustępu wkłady należne w związku z operacją z tytułu art. 25 ust. 1 od państw członkowskich, które nie wniosły wkładu z wyprzedzeniem, wpłacane są - po zatwierdzeniu przez dane państwa członkowskie - w ciągu 5 dni od daty wysłania stosownego wezwania przez administratora.
7. Dowódca operacji może zaciągać zobowiązania i dokonywać płatności kwot, które zostały mu udostępnione, również na mocy art. 34 ust. 3.
8. Każde państwo członkowskie może zmienić swoją decyzję, powiadamiając o tym administratora z przynajmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem.
9. Odsetki uzyskane z wczesnego finansowania będą corocznie rozdzielane wśród państw członkowskich wnoszących wkład z wyprzedzeniem i dodawane do ich środków tymczasowych. Kwoty będą notyfikowane tym państwom członkowskim w ramach corocznej procedury zatwierdzania budżetu.
Artykuł 27
Zwrot płatności zaliczkowych
1. Państwo członkowskie, państwo trzecie lub, stosownie do sytuacji, organizacja międzynarodowa upoważnione przez Radę do sfinansowania pewnej części wspólnych kosztów operacji w formie płatności zaliczkowych mogą otrzymać od ATHENY zwrot wpłaconych kwot, składając uzasadniony wniosek, wraz z wymaganymi dokumentami potwierdzającymi, skierowany do administratora nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od daty zakończenia danej operacji.
2. Wnioski o zwrot, które nie zostały zatwierdzone przez dowódcę operacji, o ile jego kadencja nie upłynęła, i administratora, nie mogą zostać uznane.
3. W przypadku zatwierdzenia wniosku o zwrot złożonego przez państwo wnoszące wkład zwracana kwota może zostać odliczona przy kolejnym wezwaniu do wniesienia wkładu skierowanym do tego państwa przez administratora.
4. Jeżeli w momencie zatwierdzania wniosku nie przewiduje się żadnych wezwań do wniesienia wkładów lub jeżeli kwota podana w zatwierdzonym wniosku o zwrot przekracza przewidywany wkład, administrator dokonuje płatności zwracanej kwoty w ciągu 30 dni, uwzględniając przepływy pieniężne ATHENY oraz potrzeby w zakresie finansowania wspólnych kosztów danej operacji.
5. Zgodnie z niniejszą decyzją zwrot jest należny, nawet jeśli operacja zostanie anulowana.
6. Zwrot obejmuje odsetki narosłe od kwoty udostępnionej w ramach płatności zaliczkowych.
Artykuł 28
Zarządzanie przez ATHENĘ wydatkami nienależącymi do wspólnych kosztów
1. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, z udziałem dowódcy operacji, lub na wniosek państwa członkowskiego, może postanowić, że zarządzanie administracyjne niektórymi wydatkami związanymi z operacją (zwanymi dalej „kosztami ponoszonymi przez państwo”), choć pozostaje obowiązkiem zainteresowanego państwa członkowskiego, powierza się ATHENIE.
2. Specjalny Komitet może na mocy decyzji upoważnić dowódcę operacji do zawierania umów w imieniu państw członkowskich uczestniczących w operacji i, w stosownych przypadkach, stron trzecich, do nabywania usług i zaopatrzenia, które będą finansowane jako koszty ponoszone przez państwo.
3. Specjalny Komitet na mocy decyzji ustanawia zasady finansowania w formie płatności zaliczkowych w odniesieniu do kosztów ponoszonych przez państwo.
4. ATHENA prowadzi rachunkowość dotyczącą kosztów ponoszonych przez państwo powierzonych jej i poniesionych przez poszczególne państwa członkowskie i, w stosownych przypadkach, strony trzecie. Co miesiąc ATHENA wysyła każdemu z państw członkowskich i, w stosownych przypadkach, tym stronom trzecim, zestawienie wydatków poniesionych przez ATHENĘ lub jej pracowników w ciągu poprzedniego miesiąca oraz wezwanie do wpłacenia środków finansowych niezbędnych do pokrycia tych wydatków. Państwa członkowskie i, w stosownych przypadkach, te strony trzecie, wpłacają na rzecz ATHENY wymagane środki finansowe w ciągu 30 dni od daty wysłania wezwania do wpłaty środków finansowych.
Artykuł 29
Zarządzanie przez ATHENĘ płatnościami zaliczkowymi i wydatkami nienależącymi do wspólnych kosztów w celu ułatwienia początkowego rozmieszczenia sił w ramach operacji
Jeżeli wymagają tego szczególne okoliczności operacyjne, Specjalny Komitet, na wniosek administratora, z udziałem dowódcy operacji, lub na wniosek państwa członkowskiego, może postanowić, że finansowanie w formie płatności zaliczkowych i zarządzanie administracyjne w odniesieniu do niektórych wydatków związanych z operacją, choć pozostają obowiązkiem zainteresowanego państwa członkowskiego, powierza się ATHENIE, aby ułatwić początkowe rozmieszczenie sił w ramach operacji, zanim zostanie potwierdzona lista uczestniczących państw członkowskich. Zarządzanie tymi kosztami odbywa się w granicach istniejących środków i zasobów oraz wstępnych nakładów, do których zastosowanie ma pułap w wysokości 20 % kwoty odniesienia. W takim przypadku Specjalny Komitet określa w swojej decyzji zasady finansowania w formie płatności zaliczkowych oraz zwrotu finansowanych w ten sposób kwot przez przyszłe uczestniczące państwa członkowskie i strony trzecie.
Artykuł 30
Zarządzanie przez ATHENĘ wkładami finansowymi stron trzecich
1. Zgodnie ze stosownymi przepisami zawartymi w ramach prawnych danej operacji i w następstwie decyzji KPiB o zaakceptowaniu realizacji projektu lub zarządzaniu projektem przez operację lub zaakceptowaniu od strony trzeciej lub państwa członkowskiego wkładu finansowego w wydatki wynikające z operacji, Specjalny Komitet może zezwolić na powierzenie ATHENIE zarządzania administracyjnego finansowaniem tego projektu lub tym wkładem finansowym w granicach istniejących środków i zasobów. Projekty te mogą być projektami finansowanymi przez Unię.
2. Koszt związany z zarządzaniem wkładem powinien zostać pokryty z samego wkładu. W poszczególnych przypadkach Specjalny Komitet może postanowić, że niektóre koszty związane z wkładem i dotyczące aktywnej fazy operacji kwalifikują się jako wspólne koszty.
3. Do celów zarządzania wkładem strony trzeciej, Unii lub państwa członkowskiego administrator, po zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, negocjuje i podpisuje uzgodnienie administracyjne ad hoc ze stroną trzecią, Unią lub państwem członkowskim, określające cel, koszty, które ma pokryć wkład, oraz zasady zarządzania tym wkładem, w tym odpowiedzialność dowódcy operacji przed Specjalnym Komitetem. Administrator upewnia się, że zarządzanie wkładem odbywa się z poszanowaniem uzgodnień ad hoc i przekazuje danej stronie wnoszącej wkład - bezpośrednio lub za pośrednictwem dowódcy operacji - wszystkie stosowne informacje związane z zarządzaniem wkładem.
Artykuł 31
Odsetki za zwłokę
1. Jeżeli państwo nie wypełnia swoich zobowiązań finansowych, na zasadzie analogii stosuje się unijne przepisy dotyczące odsetek za zwłokę, określone w art. 78 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (4) oraz w każdym innym rozporządzeniu, które może je zastąpić, w odniesieniu do wpłaty wkładów do budżetu Unii.
2. Jeżeli płatność jest opóźniona o nie więcej niż 20 dni, odsetki nie są naliczane. Jeżeli płatność opóźniona jest o więcej niż 20 dni, naliczane są odsetki za cały okres opóźnienia.
ROZDZIAŁ 8
REALIZACJA WYDATKÓW
Artykuł 32
Zasady
1. Środki budżetowe ATHENY wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, tj. zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Urzędnicy zatwierdzający odpowiadają za realizację dochodów i wydatków ATHENY zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, jak również za zapewnianie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości. Aby zrealizować wydatki, urzędnicy zatwierdzający zaciągają zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadczają zasadność wydatków i zatwierdzają płatności oraz prowadzą działania wstępne niezbędne do realizacji środków. Urzędnik zatwierdzający może delegować swoje obowiązki innym osobom, na mocy decyzji określającej:
a)
pracowników na odpowiednim szczeblu z punktu widzenia takiej delegacji;
b)
zakres przekazywanych uprawnień;
c)
zakres, w jakim osoby delegowane mogą subdelegować przekazane im uprawnienia.
3. Zapewnia się realizację środków budżetowych zgodnie z zasadą rozdzielności funkcji urzędnika zatwierdzającego i księgowego. Nie można łączyć obowiązków urzędnika zatwierdzającego i księgowego. Wszelkie płatności dokonywane ze środków finansowych zarządzanych przez ATHENĘ wymagają dwóch podpisów: urzędnika zatwierdzającego i księgowego.
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona państwu członkowskiemu, instytucji Unii lub, w stosownych przypadkach, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji - to państwo, instytucja lub organizacja stosują przepisy mające zastosowanie do realizacji jej własnych wydatków. Jeżeli administrator realizuje wydatki bezpośrednio, dokonuje tego zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie do wykonywania sekcji budżetu ogólnego Unii poświęconej Radzie.
5. Administrator może jednak dostarczyć prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku skierowanego do Rady lub Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
6. Specjalny Komitet może zatwierdzić przepisy dotyczące realizacji wspólnych wydatków, które odbiegają od przepisów ust. 4.
Artykuł 33
Wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie lub wspólne koszty niepowiązane bezpośrednio z konkretną operacją
Administrator pełni obowiązki urzędnika zatwierdzającego w przypadku wydatków na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, a także w przypadku wspólnych kosztów, których nie można bezpośrednio powiązać z konkretną operacją.
Artykuł 34
Wspólne koszty operacyjne
1. Dowódca operacji wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego związane z wydatkami na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych operacji, którą dowodzi. Jednak w odniesieniu do wydatków na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych poniesionych w trakcie fazy przygotowawczej konkretnej operacji, zrealizowanych bezpośrednio przez ATHENĘ, lub związanych z operacją po zakończeniu jej aktywnej fazy, obowiązki urzędnika zatwierdzającego wykonuje administrator.
2. Administrator przelewa kwoty wymagane do realizacji wydatków z tytułu operacji z rachunku bankowego ATHENY na rzecz dowódcy operacji, na jego wniosek, na rachunek bankowy otwarty w imieniu ATHENY; dowódca operacji przekazuje szczegółowe dane dotyczące tego rachunku.
3. W drodze odstępstwa od art. 18 ust. 5, przyjęcie kwoty odniesienia upoważnia administratora i dowódcę operacji, w ramach ich odnośnych kompetencji, do skorzystania z prawa do zaciągania zobowiązań i dokonywania płatności związanych z wydatkami na daną operację w wysokości do wartości procentowej kwoty odniesienia zatwierdzonej zgodnie z art. 25 ust. 1, chyba że Rada podejmie decyzję o wyższym poziomie zobowiązań.
Specjalny Komitet, na wniosek administratora lub dowódcy operacji i biorąc pod uwagę potrzeby operacji i pilny charakter, może w drodze decyzji zezwolić na zaciągnięcie zobowiązań w odniesieniu do dodatkowych wydatków i, stosownie do sytuacji, na dokonanie odnośnych płatności. Specjalny Komitet może, za pośrednictwem prezydencji, przekazać sprawę właściwym organom przygotowawczym Rady, chyba że względy operacyjne przemawiają za innym rozwiązaniem. Odstępstwa tego nie stosuje się od dnia przyjęcia budżetu danej operacji.
4. W okresie przed przyjęciem budżetu danej operacji administrator i dowódca operacji lub jego przedstawiciel co miesiąc składają Specjalnemu Komitetowi sprawozdania dotyczące kwestii leżących w zakresie ich odnośnych kompetencji w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych jako wspólne koszty tej operacji. Specjalny Komitet, na wniosek administratora, dowódcy operacji lub państwa członkowskiego, może wydać wytyczne w sprawie realizacji wydatków w tym okresie.
5. W przypadku bezpośredniego zagrożenia życia pracowników uczestniczących w operacji wojskowej Unii dowódca tej operacji może, w drodze odstępstwa od art. 18 ust. 5, zrealizować niezbędne wydatki w celu ratowania życia tych pracowników, w kwocie przekraczającej środki zapisane w budżecie. Dowódca operacji niezwłocznie informuje o tym fakcie administratora i Specjalny Komitet. W takim przypadku administrator, działając w porozumieniu z dowódcą operacji, występuje z wnioskiem o dokonanie przesunięć niezbędnych do sfinansowania takich nieprzewidzianych wydatków. W przypadku gdy nie można zapewnić wystarczających środków na tego rodzaju wydatki za pomocą przesunięcia, administrator przedstawia wniosek dotyczący budżetu korygującego.
ROZDZIAŁ 9
OSTATECZNE PRZEZNACZENIE WSPÓLNIE FINANSOWANEGO SPRZĘTU I INFRASTRUKTURY
Artykuł 35
Sprzęt i infrastruktura
1. Administrator przedstawia Specjalnemu Komitetowi propozycję dotyczącą stopy amortyzacji dla sprzętu i innych aktywów w odniesieniu do wszystkich operacji. Jeżeli wymagają tego okoliczności operacyjne i po zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, dowódca operacji może zastosować inną stopę amortyzacji.
2. Mając na względzie likwidację dowodzonej przez siebie operacji, dowódca operacji przedstawia Specjalnemu Komitetowi propozycję dotyczącą ostatecznego przeznaczenia dla sprzętu i infrastruktury finansowanych wspólnie na potrzeby tej operacji.
3. Administrator zarządza sprzętem i infrastrukturą pozostałymi po zakończeniu aktywnej fazy operacji, mając na względzie, o ile zajdzie taka potrzeba, znalezienie dla nich ostatecznego przeznaczenia.
4. Ostateczne przeznaczenie wspólnie finansowanego sprzętu i infrastruktury podlega zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych i kryteriów finansowych. Ostatecznym przeznaczeniem może być:
a)
w przypadku infrastruktury - sprzedaż lub przekazanie za pośrednictwem ATHENY państwu przyjmującemu, państwu członkowskiemu lub stronie trzeciej;
b)
w przypadku sprzętu - sprzedaż za pośrednictwem ATHENY państwu członkowskiemu, państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej, bądź składowanie i utrzymywanie przez ATHENĘ, państwo członkowskie lub taką stronę trzecią, w celu wykorzystania w kolejnej operacji.
5. W przypadku sprzedaży sprzęt i infrastruktura są sprzedawane według ich wartości rynkowej lub, jeśli nie można ustalić wartości rynkowej, za uczciwą i rozsądną cenę, z uwzględnieniem specyficznych warunków lokalnych.
6. Sprzedaż lub przekazanie państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej przebiegają zgodnie z odpowiednimi obowiązującymi przepisami bezpieczeństwa.
7. W przypadku podjęcia decyzji o zatrzymaniu przez ATHENĘ sprzętu finansowanego wspólnie na potrzeby operacji państwa członkowskie wnoszące wkład mogą wystąpić do pozostałych państw członkowskich uczestniczących w operacji o rekompensatę finansową. Specjalny Komitet, złożony z przedstawicieli wszystkich uczestniczących państw członkowskich, podejmuje stosowne decyzje na podstawie wniosku przedłożonego przez administratora.
ROZDZIAŁ 10
RACHUNKOWOŚĆ I EWIDENCJA
Artykuł 36
Rachunkowość wspólnych kosztów operacyjnych
Dowódca operacji prowadzi rachunkowość dotyczącą przesunięć środków otrzymanych od ATHENY, wydatków, na które zaciągnął zobowiązania, dokonanych płatności, oraz otrzymanych dochodów, jak również ewidencję mienia ruchomego finansowanego z budżetu ATHENY i wykorzystywanego w ramach operacji, którą dowodzi.
Artykuł 37
Skonsolidowane sprawozdanie finansowe
1. Księgowy prowadzi rachunkowość żądanych wkładów i dokonanych przesunięć. Ponadto księgowy sporządza sprawozdania finansowe dotyczące wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie oraz wydatków i dochodów operacyjnych zrealizowanych na bezpośrednią odpowiedzialność administratora.
2. Księgowy sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe obejmujące dochody i wydatki ATHENY. Poszczególni dowódcy operacji przesyłają księgowemu sprawozdania finansowe dotyczące wydatków, na które zaciągnęli zobowiązania, i dokonanych przez siebie płatności, oraz dotyczące otrzymanych dochodów.
ROZDZIAŁ 11
AUDYT I PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
Artykuł 38
Regularne sprawozdania dla Specjalnego Komitetu
Co trzy miesiące administrator przedstawia Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z realizacji dochodów i wydatków od początku roku budżetowego. W tym celu każdy dowódca operacji przekazuje administratorowi sprawozdanie dotyczące wydatków odnoszących się do wspólnych kosztów operacyjnych operacji, którą dowodzi.
Artykuł 39
Warunki przeprowadzania kontroli
1. Osoby odpowiedzialne za audyt dochodów i wydatków ATHENY muszą - przed przystąpieniem do realizacji swoich zadań - uzyskać poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające je do dostępu do informacji niejawnych na poziomie co najmniej „SECRET UE/EU SECRET” przechowywanych przez Radę lub uzyskać równoważne poświadczenie od państwa członkowskiego lub NATO, w zależności od przypadku. Osoby te gwarantują, że będą przestrzegać poufności informacji i chronić dane, z którymi się zapoznały w trakcie wykonywania swojego zadania audytorskiego, zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tych informacji i danych.
2. Osoby odpowiedzialne za audyt dochodów i wydatków ATHENY uzyskują bezzwłocznie i bez wcześniejszego powiadamiania dostęp do dokumentów i zawartości wszelkich nośników danych związanych z tymi dochodami i wydatkami, jak również do pomieszczeń, w których te dokumenty i nośniki są przechowywane. Mogą one sporządzać ich kopie. Osoby zaangażowane w realizację dochodów i wydatków ATHENY udzielają administratorowi i osobom odpowiedzialnym za audyt tych dochodów i wydatków niezbędnej pomocy w wykonywaniu ich zadań.
Artykuł 40
Zewnętrzny audyt sprawozdań finansowych
1. W przypadku gdy realizację wydatków ATHENY powierzono państwu członkowskiemu, instytucji Unii lub organizacji międzynarodowej, wówczas to państwo, instytucja lub organizacja stosują przepisy, które mają zastosowanie do audytu ich własnych wydatków.
2. Administrator lub osoby przez niego wyznaczone mają jednak prawo przeprowadzić w dowolnym czasie audyt wspólnych kosztów ATHENY poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie lub wspólnych kosztów operacyjnych operacji. Ponadto Specjalny Komitet może, na wniosek administratora lub państwa członkowskiego, w dowolnym czasie wyznaczyć audytorów zewnętrznych oraz określić ich zadania i warunki zatrudnienia.
3. Do celów audytu zewnętrznego ustanawia się sześcioosobowe kolegium audytorów. Specjalny Komitet mianuje członków kolegium spośród kandydatów zgłoszonych przez państwa członkowskie na jednokrotnie odnawialną trzyletnią kadencję. Specjalny Komitet może przedłużyć mandat danego członka na okres nieprzekraczający sześciu miesięcy.
Kandydaci muszą być członkami najwyższego krajowego organu kontroli w państwie członkowskim lub być osobami rekomendowanymi przez ten organ oraz muszą dawać odpowiednią rękojmię bezpieczeństwa i niezależności. Muszą być oni dyspozycyjni do celów wykonywania, stosownie do potrzeb, zadań w imieniu ATHENY. W trakcie wykonywania tych zadań:
a)
członkom kolegium audytorów wynagrodzenie nadal wypłaca ich macierzysty organ kontroli, a ATHENA pokrywa koszty ich delegacji zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do urzędników Unii o równoważnym stopniu zaszeregowania;
b)
członkowie nie zwracają się o instrukcje inne niż instrukcje otrzymywane od Specjalnego Komitetu ani nie otrzymują takich instrukcji; w ramach swojego mandatu audytorskiego kolegium audytorów i jego członkowie są w pełni niezależni i wyłącznie odpowiedzialni za prowadzenie audytu zewnętrznego;
c)
członkowie składają sprawozdania z wykonania swoich zadań jedynie Specjalnemu Komitetowi;
d)
członkowie sprawdzają poprzez kontrole na miejscu oraz kontrole dokumentów potwierdzających, w trakcie oraz po zakończeniu roku budżetowego, czy wydatki finansowane lub finansowane w formie płatności zaliczkowych za pośrednictwem ATHENY są realizowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami oraz zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności, jak również, czy kontrole wewnętrzne są odpowiednie.
Co roku kolegium audytorów wybiera spośród swoich członków przewodniczącego lub przedłuża mandat aktualnemu przewodniczącemu. Kolegium przyjmuje zasady mające zastosowanie do audytów prowadzonych przez swoich członków zgodnie z najwyższymi standardami międzynarodowymi. Kolegium audytorów zatwierdza sprawozdania z audytu sporządzone przez swoich członków przed przekazaniem ich administratorowi i Specjalnemu Komitetowi.
4. Specjalny Komitet, w poszczególnych przypadkach i na podstawie konkretnego uzasadnienia, może zdecydować o skorzystaniu z innych organów zewnętrznych.
5. Koszty audytów prowadzonych przez audytorów działających w imieniu ATHENY uznaje się za wspólne koszty, które ponosi ATHENA.
Artykuł 41
Wewnętrzny audyt sprawozdań finansowych
1. Na wniosek administratora i po poinformowaniu Specjalnego Komitetu, Sekretarz Generalny Rady mianuje na okres czterech lat, który można odnowić na okres łącznie nieprzekraczający 8 lat, audytora wewnętrznego mechanizmu ATHENA oraz co najmniej jednego zastępcę audytora wewnętrznego; audytorzy wewnętrzni muszą posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe oraz dawać wystarczającą rękojmię bezpieczeństwa i niezależności. Audytorem wewnętrznym nie może być urzędnik zatwierdzający ani księgowy; audytor wewnętrzny nie może uczestniczyć w przygotowywaniu sprawozdań finansowych.
2. Audytor wewnętrzny składa administratorowi sprawozdania na temat zarządzania ryzykiem wydając niezależne opinie na temat jakości systemów zarządzania i kontroli oraz wydając zalecenia mające na celu poprawę audytu wewnętrznego w ramach operacji oraz promowanie należytego zarządzania finansami. Audytor wewnętrzny odpowiada w szczególności za ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz wyników poszczególnych działów w zakresie realizacji polityk i celów przez odniesienie do związanych z nimi ryzyk.
3. Audytor wewnętrzny pełni swoje obowiązki we wszystkich działach uczestniczących w poborze dochodów ATHENY lub w realizacji wydatków finansowanych za pośrednictwem ATHENY.
4. Stosownie do sytuacji audytor wewnętrzny przeprowadza co najmniej jeden audyt w trakcie roku budżetowego. Zdaje sprawozdania administratorowi i informuje dowódcę operacji o swoich ustaleniach i zaleceniach. Dowódca operacji i administrator zapewniają podjęcie działań w następstwie zaleceń będących wynikiem audytów.
5. Administrator co roku składa Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z przeprowadzonych audytów wewnętrznych, wskazując liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, spostrzeżenia, przedstawione zalecenia i działania podjęte na podstawie tych zaleceń.
6. Ponadto każdy dowódca operacji zapewnia audytorowi wewnętrznemu pełen dostęp do operacji, którą dowodzi. Audytor wewnętrzny weryfikuje prawidłowe funkcjonowanie systemów i procedur finansowych i budżetowych oraz zapewnia funkcjonowanie solidnych i skutecznych systemów audytu wewnętrznego.
7. Wyniki prac i sprawozdania audytora wewnętrznego udostępniane są kolegium audytorów wraz z wszystkimi powiązanymi dokumentami potwierdzającymi.
Artykuł 42
Coroczna prezentacja sprawozdań i zamknięcie rozliczeń
1. Do dnia 31 marca po zakończeniu danego roku budżetowego lub w terminie czterech miesięcy od zakończenia operacji, którą dowodzi, w zależności od tego, który z tych terminów jest wcześniejszy, każdy dowódca operacji przedstawia księgowemu ATHENY informacje niezbędne do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w odniesieniu do kosztów wspólnych, rocznego sprawozdania finansowego w odniesieniu do wydatków zgodnie z art. 28 oraz rocznego sprawozdania z działalności.
2. Administrator, z pomocą księgowego i dowódców poszczególnych operacji, sporządza i przedstawia Specjalnemu Komitetowi i kolegium audytorów, do dnia 15 maja po zakończeniu danego roku budżetowego, sprawozdania finansowe oraz roczne sprawozdanie z działalności.
3. W ciągu 8 tygodni po przekazaniu sprawozdań finansowych kolegium audytorów przedstawia Specjalnemu Komitetowi opinię z audytu, a administrator, z pomocą księgowego i dowódców poszczególnych operacji - przedstawia Specjalnemu Komitetowi zbadane sprawozdania finansowe ATHENY.
4. Do dnia 30 września po zakończeniu danego roku budżetowego kolegium audytorów przedstawia Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z audytu, który analizuje sprawozdanie z audytu, opinię z audytu i sprawozdania finansowe w celu udzielenia absolutorium administratorowi, księgowemu i dowódcom poszczególnych operacji.
5. W sposób zgodny z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz każdym innym rozporządzeniem, które może je zastąpić, wszelkie sprawozdania, ewidencje i powiązane dokumenty są przechowywane, według odpowiednich szczebli kompetencji, przez księgowego, dowódców poszczególnych operacji i, w stosownych przypadkach, administratora przez okres pięciu lat od daty udzielenia stosownego absolutorium. Po zakończeniu operacji dowódca operacji zapewnia przekazanie księgowemu wszystkich sprawozdań i ewidencji.
6. Specjalny Komitet podejmuje decyzję o zapisaniu salda wyniku budżetowego za rok budżetowy, za który zostały zatwierdzone sprawozdania, w budżecie na następny rok budżetowy, jako dochody lub wydatki, w zależności od okoliczności, za pomocą budżetu korygującego. Specjalny Komitet może jednak podjąć decyzję o zapisaniu wspomnianego salda wyniku budżetowego po otrzymaniu opinii z audytu od kolegium audytorów.
7. Część salda wyniku budżetowego za rok budżetowy, która wynika z realizacji środków przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowywania operacji lub w ich następstwie, zapisywana jest na poczet następnych wkładów od uczestniczących państw członkowskich.
8. Część salda wyniku budżetowego, która wynika z realizacji środków przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji, zapisywana jest na poczet kolejnych wkładów od państw członkowskich, które wniosły wkład w tę operację.
9. W przypadku gdy nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danym państwom członkowskim zgodnie z kluczem DNB mającym zastosowanie do roku, w którym dokonywany jest zwrot.
10. Do dnia 31 marca każdego roku każde państwo członkowskie uczestniczące w operacji może dostarczyć administratorowi, w stosownych przypadkach za pośrednictwem dowódcy operacji, informacje dotyczące kosztów dodatkowych, jakie poniosło w związku z operacją w trakcie poprzedniego roku budżetowego. W informacji tej należy wyszczególnić główne pozycje wydatków. Administrator kompiluje te informacje w celu przedstawienia Specjalnemu Komitetowi przeglądu dodatkowych kosztów operacji.
Artykuł 43
Zamknięcie rozliczeń dotyczących operacji
1. Po zakończeniu operacji Specjalny Komitet może postanowić, na wniosek administratora lub państwa członkowskiego, że administrator, z pomocą księgowego i dowódcy operacji, przedłoży Specjalnemu Komitetowi sprawozdania finansowe dla tej operacji obejmujące okres co najmniej do dnia jej zakończenia oraz, o ile to możliwe, do dnia jej likwidacji. Termin przedłożenia tych dokumentów przez administratora nie może być krótszy niż cztery miesiące od dnia zakończenia operacji.
2. Jeżeli sprawozdania finansowe nie mogą w podanym terminie uwzględnić dochodów i wydatków związanych z likwidacją danej operacji, wówczas te dochody i wydatki wykazuje się w sprawozdaniach finansowych dla ATHENY; Specjalny Komitet analizuje je w kontekście procedury przewidzianej w art. 42.
3. Specjalny Komitet zatwierdza, na podstawie opinii kolegium audytorów, przedłożone mu sprawozdania finansowe dla danej operacji. Udziela absolutorium administratorowi, księgowemu i każdemu dowódcy operacji w odniesieniu do danej operacji.
4. W przypadku gdy nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danym państwom członkowskim zgodnie z kluczem DNB mającym zastosowanie do roku, w którym dokonywany jest zwrot.
ROZDZIAŁ 12
PRZEPISY RÓŻNE
Artykuł 44
Odpowiedzialność
1. Zasady, na jakich dowódca operacji, administrator i inni pracownicy przekazani do dyspozycji w szczególności przez instytucje Unii lub przez państwa członkowskie ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną lub karną w przypadku nieprawidłowości lub zaniedbania w wykonaniu budżetu, reguluje regulamin pracowniczy lub uzgodnienia mające do niego zastosowanie. Ponadto ATHENA może, z własnej inicjatywy lub na wniosek państwa lub strony trzeciej wnoszących wkład, wytoczyć powództwo cywilne przeciwko wyżej wspomnianym pracownikom.
2. Unia ani Sekretarz Generalny Rady nie mogą w żadnym przypadku zostać pociągnięci do odpowiedzialności przez państwo wnoszące wkład w związku z pełnieniem obowiązków przez administratora, księgowego lub przydzielonych im pracowników.
3. Odpowiedzialność umowną, która może wynikać z umów zawartych w kontekście wykonania budżetu, ponoszą za pośrednictwem ATHENY państwa lub strony trzecie wnoszące wkład. Kwestie odpowiedzialności umownej reguluje prawo właściwe dla danej umowy.
4. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej wszelkie szkody spowodowane przez dowództwo operacji, dowództwo sił i dowództwo komponentu w ramach struktury zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji, lub przez ich pracowników w trakcie pełnienia ich obowiązków, pokrywają za pośrednictwem ATHENY państwa lub strony trzecie wnoszące wkład, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla przepisów prawnych państw członkowskich i regulaminem pracowniczym sił, stosowanymi w teatrze działań.
5. Unia ani państwa członkowskie nie mogą w żadnym przypadku zostać pociągnięte do odpowiedzialności przez państwo wnoszące wkład w związku z umowami zawartymi w ramach wykonywania budżetu ani w związku ze szkodami spowodowanymi przez jednostki i działy struktury zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji, lub przez pracowników tych jednostek i działów w trakcie pełnienia ich obowiązków.
Artykuł 45
Bezpieczeństwo
Do informacji niejawnych dotyczących prac ATHENY zastosowanie ma decyzja Rady 2013/488/UE (5) lub każda inna decyzja Rady, która może ją zastąpić.
Artykuł 46
Ochrona danych osobowych
ATHENA chroni osoby fizyczne w odniesieniu do przetwarzania ich danych osobowych zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (6). W tym celu - na wniosek administratora - Specjalny Komitet przyjmuje niezbędne przepisy wykonawcze.
Artykuł 47
Przegląd i rewizja
Na wniosek państwa członkowskiego lub po zakończeniu każdej operacji przeprowadzany jest w razie potrzeby przegląd całości lub części niniejszej decyzji, w tym jej załączników. Decyzja poddawana jest rewizji co najmniej co trzy lata. Podczas przeglądu i rewizji można korzystać z pomocy wszelkich ekspertów, którzy mogą pomóc w pracach, łącznie z organami zarządzającymi ATHENY.
Artykuł 48
Uchylenie
Niniejszym uchyla się decyzję 2011/871/WPZB.
Artykuł 49
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.
Sporządzono w Brukseli dnia 27 marca 2015 r.