РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) NR 1244/2014
z dnia 20 listopada 2014 r.
ustanawiające zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 375/2014 ustanawiającego Europejski Ochotniczy Korpus Pomocy Humanitarnej („inicjatywa »Wolontariusze pomocy UE«”)
(Tekst mający znaczenie dla EOG)
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 375/2014 ustanawiające Europejski Ochotniczy Korpus Pomocy Humanitarnej („inicjatywa »Wolontariusze pomocy UE«”) (1), w szczególności jego art. 9 ust. 3, art. 10 ust. 1 i art. 12 ust. 6,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 375/2014 Komisja powinna ustalić normy i procedury obejmujące niezbędne warunki, zasady i wymogi stosowane przez organizacje wysyłające i przyjmujące podczas naboru, selekcji i przygotowania kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE oraz kierowania nimi i oddelegowywania ich w celu wspierania pomocy humanitarnej w państwach trzecich. Rozporządzenie (UE) nr 375/2014 przewiduje, że normy te należy przyjąć w drodze aktów delegowanych i że procedury należy przyjąć w drodze aktów wykonawczych.
(2)
Wszystkie zainteresowane strony związane z inicjatywą „Wolontariusze pomocy UE”, w tym samych wolontariuszy oraz organizacje wysyłające i przyjmujące, należy zachęcać do wspólnego poczucia tożsamości w ramach inicjatywy.
(3)
Ważne jest, aby nabór i selekcja kandydatów na wolontariuszy odbywały się w ramach niedyskryminującej, sprawiedliwej i przejrzystej procedury, opartej na partnerstwie między organizacjami wysyłającymi i przyjmującymi, oraz spełniały rzeczywiste potrzeby wyrażone na szczeblu lokalnym przez organizacje przyjmujące.
(4)
Aby zapobiec nieporozumieniom dotyczącym ról i oczekiwań oraz zapewnić wolontariuszom właściwe i praktyczne przygotowanie do oddelegowania, zarówno organizacje wysyłające, jak i przyjmujące powinny dokonać gruntownego wprowadzenia wolontariuszy w ich obowiązki. Stworzy to podstawę zaufania i akceptacji w społecznościach przyjmujących przy pełnym uwzględnieniu odpowiednich delikatnych kwestii kulturowych.
(5)
Szkolenie stanowi zasadniczą część przygotowania przed oddelegowaniem i powinno być zapewnione wszystkim kandydatom na wolontariuszy w formie ustrukturyzowanego programu obowiązkowych i fakultatywnych kursów. Ponadto należy umożliwić młodszym specjalistom dalsze rozwijanie ich kompetencji oraz nabywanie nowej szczegółowej wiedzy i umiejętności odpowiednich w odniesieniu do sektora pomocy humanitarnej, w stosownych przypadkach poprzez odbywanie staży. W szczególności działania te powinny to być dostosowane do działalności i kontekstu funkcjonowania organizacji wysyłających i przyjmujących.
(6)
Organizacje wysyłające i przyjmujące powinny wprowadzić właściwy system nadzoru i zarządzania. Powinny one wspólnie nadzorować i oceniać wyniki i osiągnięcia wolontariuszy pomocy UE oraz udzielać im informacji zwrotnych na temat ich przydziału zadań i celów. Pomoże to poprawić rozliczalność inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”.
(7)
Nadzór i zarządzenie powinna uzupełniać opieka pedagogiczna stanowiąca dodatkowe wsparcie dla wolontariusza pomocy UE przed oddelegowaniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu.
(8)
Podczas oddelegowania do państw trzecich należy ustanowić kanał ciągłej komunikacji i dodatkowego wsparcia ze strony organizacji wysyłającej. Wszyscy wolontariusze pomocy UE powinni uzyskać podsumowanie i wsparcie na koniec oddelegowania.
(9)
Należy zapewnić odpowiednie warunki pracy i życia, aby umożliwić wolontariuszom pomocy UE podjęcie przydzielonych im zadań w bezpiecznym i zdrowym środowisku oraz zaspokojenie ich podstawowych potrzeb bez doświadczania osobistych trudności, przy jednoczesnym poszanowaniu zasad skromnego, nieostentacyjnego stylu życia wolontariusza. Diety i inne płatności przyznane wolontariuszom pomocy UE nie stanowią wynagrodzenia z tytułu regularnego zatrudnienia. Stawek tych płatności nie należy określać w świetle doświadczenia zawodowego, wiedzy fachowej lub wyników przydziału zadań wolontariusza: ich celem jest wyłącznie pokrycie kosztów utrzymania podczas oddelegowania. Aby zapewnić wysoki i równy poziom ochrony, wszystkich wolontariuszy pomocy UE należy objąć kompleksową polisą ubezpieczeniową specjalnie przygotowaną w celu ochrony wolontariuszy przez cały czas trwania ich oddelegowania do państw trzecich i we wszystkich właściwych okresach przed oddelegowaniem i po nim.
(10)
Obowiązek dochowania staranności ma zasadnicze znaczenie i stanowi wspólną odpowiedzialność. Organizacje wysyłające i przyjmujące powinny w miarę możliwości dbać o zdrowie, ochronę, bezpieczeństwo i dobrostan wolontariuszy pomocy UE oraz opracować właściwe procedury dotyczące ochrony, zdrowia i bezpieczeństwa. Wolontariusze pomocy UE powinni również dokładać wszelkich starań, aby zapewnić zdrowie, ochronę i bezpieczeństwo sobie samym oraz innym osobom w ich miejscu pracy.
(11)
Monitorowanie i ocena indywidualnych wyników wolontariuszy pomocy UE powinny stanowić ciągły proces przez cały okres oddelegowania. Proces ten powinien opierać się na systemie nadzoru i zarządzania wynikami oraz dostarczać danych, które pokazują, w jakim stopniu indywidualne wyniki wolontariusza pomocy UE przyczyniają się - na poziomie wyników i skutków - do realizacji celów projektu i całej inicjatywy.
(12)
Niezbędny jest solidny mechanizm certyfikacji w celu zapewnienia przestrzegania norm określonych w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 oraz procedur określonych w niniejszym rozporządzeniu przez organizacje wysyłające i przyjmujące. Taki mechanizm certyfikacji powinien opierać się na zasadach uproszczenia i niepowielania, rozróżnienia między organizacjami wysyłającymi i przyjmującymi, opłacalności, przejrzystości i bezstronności, wspierania różnorodności i dostępności.
(13)
Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią komitetu ustanowionego na mocy art. 26 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
(14)
W celu zapewnienia terminowego wdrożenia inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE” konieczne jest, aby niniejsze rozporządzenie weszło w życie w trybie pilnym, ponieważ ustanawia ono przepisy, na podstawie których organizacje wdrażające oddelegowują wolontariuszy pomocy UE do państw trzecich,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady wykonania rozporządzenia (UE) nr 375/2014 w odniesieniu do następujących kwestii wymienionych w art. 9 ust. 3, art. 10 ust. 1 i art. 12 ust. 6 tego rozporządzenia:
a)
procedur, których należy przestrzegać podczas naboru, selekcji i koniecznego przygotowania kandydatów na wolontariuszy przed oddelegowaniem, w tym stażu w odpowiednich przypadkach;
b)
zasad działania programu szkoleń i procedury oceny gotowości kandydatów na wolontariuszy do oddelegowania;
c)
przepisów dotyczących oddelegowania wolontariuszy pomocy UE do państw trzecich i kierowania nimi, w tym między innymi nadzoru na miejscu, ciągłego wsparcia poprzez instruktaż, opiekę pedagogiczną, dodatkowe szkolenie, niezbędne warunki pracy oraz wsparcie po oddelegowaniu;
d)
zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej i warunków życia wolontariuszy, w tym pokrycia kosztów utrzymania, zakwaterowania, podróży i innych powiązanych kosztów;
e)
procedur, których należy przestrzegać przed oddelegowaniem, w jego trakcie i po nim, aby zapewnić dochowanie należytej staranności, oraz odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa, w tym protokołów medyczno-ewakuacyjnych i planów bezpieczeństwa na wypadek nagłej ewakuacji z państw trzecich, obejmujących niezbędne procedury współpracy z władzami krajowymi;
f)
procedur monitorowania i oceny indywidualnych wyników wolontariuszy pomocy UE;
g)
mechanizmu certyfikacji zapewniającego przestrzeganie przez organizacje wysyłające norm i procedur, o których mowa w art. 9 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, oraz odrębnego mechanizmu certyfikacji w odniesieniu do organizacji przyjmujących.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się definicje zawarte w art. 3 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 oraz definicje określone w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014. Ponadto stosuje się następujące definicje:
a)
„zakres kompetencji” oznacza plan ramowy w rozumieniu określonym w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;
b)
„plan uczenia się i rozwoju” oznacza plan w rozumieniu określonym w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;
c)
„osoba prowadząca szkolenie” oznacza osobę zatrudnioną przez organizatora szkoleń w celu realizacji co najmniej jednego modułu szkoleniowego lub w celu ułatwienia wykonywania ćwiczeń symulacyjnych opartych na scenariuszu oraz dokonania oceny kompetencji kandydatów na wolontariuszy;
d)
„opiekun pedagogiczny szkolenia” oznacza osobę prowadzącą szkolenie zatrudnioną przez organizatora szkoleń i pełniącą funkcję koordynacyjną w celu dokonania oceny kwalifikowalności kandydata na wolontariusza do oddelegowania. Osoba ta jest odpowiedzialna za grupę kandydatów na wolontariuszy. Osoba ta koordynuje ocenę ich kompetencji na podstawie informacji zwrotnych od innych osób prowadzących szkolenie i angażuje się w indywidualny kontakt z kandydatami na wolontariuszy w celu przeanalizowania ich samooceny i oceny dokonanej przez osobę prowadzącą szkolenie;
e)
„opieka pedagogiczna” oznacza proces nieformalnego przekazywania wiedzy, kapitału społecznego i wsparcia psychospołecznego odpowiednich w odniesieniu do pracy, kariery lub doskonalenia zawodowego. Opieka pedagogiczna wiąże się z nieformalną, zwykle bezpośrednią i trwającą przez dłuższy okres czasu komunikacją między osobą zidentyfikowaną przez organizację przyjmującą jako opiekun pedagogiczny, o którym uważa się, że posiada odpowiednią wiedzę, wiedzę fachową i doświadczenie, z jednej strony a wolontariuszem pomocy UE z drugiej strony;
f)
„podsumowanie” oznacza proces, poprzez który organizacje wysyłające i przyjmujące oraz wolontariusz pomocy UE otrzymują jasne informacje na temat wyników realizacji przydzielonych zadań, osiągnięć wolontariuszy pomocy UE i zaleceń lub wniosków wynikających z ich doświadczenia oraz kapitalizacji, zdobytych doświadczeń i pozytywnego zawodowego zakończenia oddelegowania.
ROZDZIAŁ 2
PROCEDURY NABORU I SELEKCJI KANDYDATÓW NA WOLONTARIUSZY
Artykuł 3
Procedura naboru i selekcji
1. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie przygotowują procedurę naboru i selekcji. Określone zostają role, obowiązki i procesy w celu zapewnienia przejrzystego, sprawiedliwego i skutecznego procesu rekrutacji z poszanowaniem norm równego traktowania, równych szans i niedyskryminacji, określonych w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
2. Procedura naboru i selekcji opiera się na partnerstwie między organizacjami wysyłającymi i przyjmującymi i zapewnia terminową i bieżącą komunikację. Organizacja wysyłająca zapewnia stałe zaangażowanie organizacji przyjmującej w ciągu całego procesu rekrutacji.
3. Uzgodnioną procedurę naboru i selekcji stosuje się do wszystkich etapów procesu rekrutacji.
4. Procedura naboru i selekcji obejmuje co najmniej następujące elementy:
a)
określenie przydzielonych zadań, profil kompetencji i kryteria selekcji wolontariuszy pomocy UE zgodnie z art. 4;
b)
ogłoszenie i składanie wniosków zgodnie z art. 5;
c)
ocenę i sporządzanie długiej i krótkiej listy kandydatów zgodnie z art. 6;
d)
selekcję zgodnie z art. 7.
Artykuł 4
Określenie przydzielonych zadań, profil kompetencji i kryteria selekcji wolontariuszy pomocy UE
1. Na podstawie oceny potrzeb przeprowadzanej zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 organizacja przyjmująca proponuje, zgodnie z wymogami określonymi załączniku I pkt 1, przydział zadań dla wolontariusza pomocy UE, w tym elementy elastyczne w celu uwzględnienia wkładu wolontariusza po rekrutacji.
2. Organizacja wysyłająca dokonuje przeglądu przydzielonych zadań, aby pomóc w ich modyfikacji w razie potrzeby w celu zapewnienia odpowiedniego i realistycznego dopasowania, uwzględniając oczekiwane kompetencje wolontariusza pomocy UE oraz potrzeby i zdolność absorpcyjną organizacji przyjmującej.
3. Na podstawie przydzielonych zadań i zakresu kompetencji organizacja wysyłająca lub przyjmująca określa profil kompetencji wolontariusza pomocy UE i kryteria selekcji ze wskazaniem minimalnych wymagań stosowanych podczas procesu rekrutacji. Profil kompetencji wskazuje również, czy wolontariusz jest starszym czy młodszym specjalistą i czy potrzebuje odbyć jakikolwiek staż.
Artykuł 5
Ogłoszenie i składanie wniosków
1. Organizacja wysyłająca jest odpowiedzialna za ogłoszenie dostępności miejsca oddelegowania. Przy wkładzie ze strony organizacji przyjmującej organizacja wysyłająca przygotowuje informacje związane z ogłoszeniem w celu poinformowania o inicjatywie i przyciągnięcia kandydatów na wolontariuszy.
2. Ogłoszenie sporządzone co najmniej w języku angielskim w sposób jasny, konkretny i zrozumiały zawiera informacje na temat stanowiska oferowanego kandydatowi na wolontariusza zgodnie z wymogami określonymi w załączniku I pkt 2.
3. Publikuje się je przez okres co najmniej jednego miesiąca na centralnej platformie inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”, wykorzystując ewentualnie dodatkowe możliwości promocji w celu przyciągania kandydatów do platformy centralnej. W odpowiednio uzasadnionych okolicznościach w przypadku operacji oddelegowania w reakcji na kryzys wymagający pomocy humanitarnej ogłoszenie może być publikowane przez okres krótszy niż jeden miesiąc, ale nie krótszy niż jeden tydzień.
4. Kandydaci składają wnioski, korzystając ze standardowego formularza wniosku, który zawiera CV o określonej strukturze. Kandydaci wypełniają również standardowy kwestionariusz samooceny w celu dokonania oceny ich kompetencji wymaganych w odniesieniu do danego zakresu kompetencji oraz ich zdolności dostosowania się do przydzielonych zadań, a także warunków życia i pracy określonych w ogłoszeniu. Wymaga się od nich wyrażenia zgody na określone wyżej czynności.
Artykuł 6
Ocena, sporządzanie długiej i krótkiej listy kandydatów
1. Organizacja wysyłająca ocenia kandydatów na podstawie informacji przedstawionych w formularzu wniosku i kwestionariuszu samooceny, liście motywacyjnym dotyczącym uczestniczenia w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE” - w określonym miejscu oddelegowania - oraz oceny ich zdolności do przeanalizowania odpowiedniego scenariusza pomocy humanitarnej na podstawie pisemnego testu, eseju lub podobnych sprawdzianów.
2. Na podstawie oceny organizacja wysyłająca przedstawia organizacji przyjmującej długą listę kandydatów w celu wspólnego uzgodnienia krótkiej listy kandydatów, z którymi przeprowadza się rozmowy.
3. Kandydatów z krótkiej listy zaprasza się na ustrukturyzowaną rozmowę przeprowadzaną w oparciu o zakres kompetencji. Rozmowa może odbywać się podczas spotkania bezpośredniego lub z zastosowaniem technologii komunikacyjnych w miarę możliwości z udziałem organizacji przyjmującej. Dodatkowe metody oceny mogą obejmować ocenę zintegrowaną, działania zespołowe i ćwiczenia symulujące pracę.
4. W stosownych przypadkach organizacja wysyłająca może przed ostateczną selekcją sprawdzić referencje osobiste i zawodowe. Kandydatów informuje się o procesie kontroli w ogłoszeniu na początku procesu.
Artykuł 7
Selekcja
1. Organizacja przyjmująca podejmuje ostateczną decyzję dotyczącą wybranego kandydata na wolontariusza i potwierdza swój wybór wobec organizacji wysyłającej, która jest odpowiedzialna za przedstawienie oferty stanowiska i przygotowanie etapu wprowadzenia w obowiązki. W odniesieniu do każdego stanowiska można wybrać wolontariuszy zastępczych w celu zastąpienia kandydata w przypadku jego rezygnacji lub braku dalszej dostępności.
2. Organizacje wysyłające i przyjmujące muszą być w stanie wykazać i uzasadnić sposób podjęcia decyzji w sprawie selekcji z uwzględnieniem zasad równego traktowania, równych szans i niedyskryminacji w trakcie całego procesu naboru i selekcji.
3. Procedura selekcji powinna zakończyć się w rozsądnym czasie. Organizacja wysyłająca informuje wszystkich kandydatów o decyzji w sprawie selekcji oraz o możliwości otrzymania informacji zwrotnej. Zwraca się ona do wybranego kandydata na wolontariusza o potwierdzenie na piśmie jego zainteresowania udziałem w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”.
4. Organizacja wysyłająca zapewnia identyfikowalność dokumentacji związanej z procesem naboru i selekcji i jej przechowywanie zgodnie z normą dotyczącą ochrony danych, określoną w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
Artykuł 8
Ocena potrzeb w zakresie uczenia się
1. Na podstawie wyników procesu rekrutacji, potrzeb organizacji przyjmującej i przewidzianego oddelegowania organizacja wysyłająca ocenia, w porozumieniu z organizacją przyjmującą i kandydatem na wolontariusza, potrzeby w zakresie uczenia się i określa moduły programu szkolenia, w których kandydat uczestniczy, na podstawie następujących kryteriów:
a)
staż pracy, przy czym starsi specjaliści mają możliwość skupienia się na modułach obowiązkowych oraz wyboru właściwego poziomu szkolenia z zakresu zarządzania projektami i specjalistycznych modułów fakultatywnych;
b)
potrzeby organizacji przyjmującej w zakresie szczegółowych kompetencji uwzględniane poprzez uczestnictwo kandydata na wolontariusza w modułach fakultatywnych;
c)
kompetencje ogólne kandydata na wolontariusza uwzględniane poprzez uczestnictwo w modułach fakultatywnych.
2. Organizacja wysyłająca wypełnia plan uczenia się i rozwoju określony w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 oraz określa ocenione kompetencje pomyślnie wybranych kandydatów na wolontariuszy i ich potrzeby w zakresie uczenia się w celu przekazania ich organizatorom szkoleń.
ROZDZIAŁ 3
PROGRAM SZKOLEŃ INICJATYWY „WOLONTARIUSZE POMOCY UE”
Artykuł 9
Program szkoleń
1. Program szkoleń dla wszystkich pomyślnie wybranych kandydatów na wolontariuszy jest realizowany przez organizatora lub organizatorów szkoleń, w stosownych przypadkach z wykorzystaniem wkładu ze strony organizacji wysyłających i przyjmujących oraz byłych wolontariuszy.
2. Program szkoleń opiera się na zakresie kompetencji i można go dostosować do potrzeb młodszych i starszych specjalistów.
3. Program szkoleń składa się z łączonego podejścia do uczenia się opartego na modułach realizowanych w trybie e-uczenia się oraz w sali wykładowej.
4. Moduły obowiązkowe dla wszystkich kandydatów na wolontariuszy obejmują:
a)
ogólne wprowadzenie do spraw Unii, jej stosunków zewnętrznych i systemu reagowania kryzysowego;
b)
wprowadzenie do działalności humanitarnej, unijnej polityki w zakresie pomocy humanitarnej i inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”;
c)
zarządzanie osobistą ochroną, bezpieczeństwem i zdrowiem;
d)
zarządzanie projektami;
e)
świadomość międzykulturową (i kwestie przekrojowe);
f)
ćwiczenie symulacyjne oparte na scenariuszu, w którym kandydaci na wolontariuszy przedstawiają nabyte kompetencje.
5. Moduły fakultatywne obejmują:
a)
komunikację i popieranie;
b)
pierwszą pomoc psychologiczną;
c)
szkolenie osób zajmujących się rozpowszechnianiem;
d)
zarządzanie wolontariatem;
e)
rozwój organizacyjny;
f)
w stosownych przypadkach moduły dostosowane do potrzeb, w szczególności związane z dostosowaniem kompetencji technicznych kandydatów na wolontariuszy do kontekstu pomocy humanitarnej.
6. Kandydaci na wolontariuszy biorą udział we wszystkich obowiązkowych modułach i mogą wziąć udział w jednym lub większej liczbie modułów fakultatywnych wybieranych zgodnie z art. 8.
7. Program szkolenia zawierający szczegóły dotyczące każdego modułu, w tym jego status, grupę docelową, harmonogram, odnośne kompetencje i związane z nimi efekty uczenia się, sporządza się zgodnie z załącznikiem II.
Artykuł 10
Ocena kandydatów na wolontariuszy podczas szkolenia i po jego zakończeniu
1. Podczas szkolenia i po jego zakończeniu kandydatów na wolontariuszy ocenia się pod kątem ich gotowości do oddelegowania w odniesieniu do zakresu kompetencji.
2. Ocenę organizują wspólnie osoby prowadzące szkolenie, przy czym główną rolę koordynującą odgrywa opiekun pedagogiczny szkolenia danego kandydata.
3. Ocena kompetencji opiera się na ocenie wiedzy, umiejętności i postawy kandydata na wolontariusza, której dokonuje osoba prowadząca szkolenie i która obejmuje:
a)
samoocenę dokonywaną przez kandydata na wolontariusza po wykonaniu ćwiczenia symulacyjnego opartego na scenariuszu;
b)
notatki z obserwacji przedstawiane przez osoby prowadzące szkolenie po każdym module i po ćwiczeniu symulacyjnym opartym na scenariuszu;
c)
ocenę dokonaną przez opiekuna pedagogicznego szkolenia stanowiącą krytyczny przegląd samooceny i notatek z obserwacji z indywidualnych sesji pedagogicznych opiekuna pedagogicznego z kandydatem na wolontariusza na podstawie informacji zwrotnej od osób prowadzących szkolenie.
4. Ocenę wszystkich kompetencji włącza się do planu uczenia się i rozwoju kandydata na wolontariusza, który jest aktualizowany po zakończeniu szkolenia i w którym wskazuje się kursy, na które uczęszczał kandydat na wolontariusza, i podaje się uzyskane przez niego wyniki.
5. Kandydaci na wolontariuszy, którzy wykazują niską biegłość w zakresie którejkolwiek spośród kompetencji przekrojowych lub szczegółowych, są dyskwalifikowani. W stosownych przypadkach osoby prowadzące szkolenie i opiekun pedagogiczny szkolenia muszą być w stanie wyjaśnić i uzasadnić każdą taką ocenę i decyzję.
ROZDZIAŁ 4
PROCEDURY PRZYGOTOWANIA KANDYDATÓW NA WOLONTARIUSZY PRZED ODDELEGOWANIEM
Artykuł 11
Program wprowadzania w obowiązki
1. Proces wprowadzania w obowiązki umożliwia zapoznanie kandydatów lub wolontariuszy pomocy UE z kulturą, polityką i praktykami organizacji wysyłających i przyjmujących oraz z oczekiwaniami związanymi z przydzielonymi zadaniami.
2. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują program wprowadzania w obowiązki. Program określa ich role i obowiązki na podstawie wkładu wnoszonego w miarę możliwości przez powracających wolontariuszy pomocy UE w celu skorzystania z ich bezpośredniego doświadczenia i wyciągniętych przez nich wniosków. Program ten obejmuje:
a)
wprowadzanie w obowiązki przed oddelegowaniem zapewniane przez organizację wysyłającą zgodnie z art. 12;
b)
wprowadzanie w obowiązki w państwie oddelegowania zapewniane przez organizację przyjmującą zgodnie z art. 18.
3. Organizacje wysyłające i przyjmujące organizują w stosownych przypadkach wspólne sesje z udziałem wszystkich kandydatów i wolontariuszy pomocy UE.
Artykuł 12
Wprowadzanie w obowiązki przed oddelegowaniem
1. Organizacje wysyłające zapewniają, aby wszyscy kandydaci na wolontariuszy otrzymali gruntowne i właściwe bezpośrednie wprowadzenie w obowiązki przed ich oddelegowaniem. Obejmuje ono przynajmniej następujące kwestie:
a)
strukturę i procesy związane z organizacją i zarządzaniem, informacje dotyczące zespołów zaangażowanych w projekt (w tym kierownika projektu, urzędnika ds. zarządzania kryzysowego, zespołu ds. kadrowych), misję organizacyjną i cele związane z inicjatywą „Wolontariusze pomocy UE”;
b)
wyczerpujące informacje na temat kontekstu projektu, w ramach którego kandydat na wolontariusza będzie działał, przydzielonych zadań i oceny potrzeb uzasadniającej przydział zadań oraz przewidywane warunki pracy i życia zgodnie z art. 22 i art. 24-27;
c)
właściwe ramy prawne mające zastosowanie do wolontariusza zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;
d)
normy i procedury właściwe w odniesieniu do wolontariusza, w tym dotyczące kwestii dyscyplinarnych i składania skarg, zwalczania nadużyć finansowych i korupcji, ochrony dzieci i osób dorosłych szczególnej troski oraz kodeksu postępowania zgodnie z przepisami rozporządzenia delegowanego Komisji przyjmowanego na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;
e)
obowiązkową właściwą dla danego kontekstu instrukcję dotyczącą ochrony oraz zdrowia i bezpieczeństwa (w tym orzeczenia lekarskiego przed wyjazdem) zgodnie z art. 28 i 30;
f)
system i procedurę nadzoru i zarządzania wynikami oraz wprowadzone mechanizmy wspierające, w tym kwestie związane z opieką pedagogiczną i inne formy wsparcia, zgodnie z art. 19, 20 i 21;
g)
plan uczenia się i rozwoju;
h)
informacje na temat sieci na potrzeby inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE” i sposobów wspierania przez nią wolontariuszy przed oddelegowaniem, w jego trakcie i po jego zakończeniu;
i)
informacje na temat działań związanych z komunikacją i eksponowaniem znaczenia inicjatywy przewidzianych w projekcie w oparciu o plan komunikacji, o którym mowa w art. 17 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, w tym dane kontaktowe regionalnego urzędnika Komisji ds. informacji.
j)
proces podsumowania zgodnie z art. 23.
2. W kontekście wprowadzania w obowiązki organizacja wysyłająca dostarcza również informacji na temat biura terenowego Komisji ds. pomocy humanitarnej odpowiedzialnego za państwo oddelegowania oraz informuje to biuro o nadchodzącym oddelegowaniu wolontariuszy pomocy UE.
3. Organizacja wysyłająca zapewnia, aby wszystkie informacje dostarczone podczas procesu wprowadzania w obowiązki zostały przeczytane i zrozumiane przez kandydatów na wolontariuszy i pozostawały łatwo dostępne podczas ich udziału w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”.
Artykuł 13
Staże dla młodszych specjalistów
1. Od kandydatów na wolontariuszy będących młodszymi specjalistami można wymagać, aby w uzupełnieniu szkolenia podjęli staż w organizacji wysyłającej w celu nauczenia się procedur, zasad etycznych i kontekstu pracy humanitarnej poprzez zdobywanie doświadczenia oraz przygotowali się dodatkowo do przewidzianego ich oddelegowania jako wolontariuszy pomocy UE. Czas trwania stażu wynosi maksymalnie sześć miesięcy, z możliwością przedłużenia na ograniczony czas w należycie uzasadnionych wyjątkowych przypadkach.
2. Organizacja wysyłająca, w porozumieniu z organizacją przyjmującą i wolontariuszem stażystą, dokonuje przeglądu i aktualizacji potrzeb w zakresie uczenia się w planie uczenia się i rozwoju na podstawie potrzeb określonych w ramach stażu. Plan uczenia się i rozwoju określa w szczególności:
a)
efekty uczenia się, których osiągnięcia oczekuje się od wolontariusza stażysty w czasie trwania stażu;
b)
zadania, które wolontariusz stażysta będzie wykonywał w ramach procesu uczenia się oraz potrzebne w tym celu zasoby;
c)
cele i wyniki, których osiągnięcia oczekuje się od wolontariusza stażysty w momencie zakończenia okresu stażu.
3. Do staży z obowiązkami organizacji wysyłających, które przyjmują wolontariuszy stażystów, stosuje się odpowiednio następujące artykuły niniejszego rozporządzenia:
a)
art. 19 ust. 4, 5, 6 i 9, art. 21 i 22;
b)
art. 24 oprócz ust. 5. Kandydaci na wolontariuszy pochodzący z państw członkowskich UE lub z państw trzecich, o których mowa w art. 23 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 375/2014, zgodnie z warunkami określonymi w tym artykule, objęci systemem zabezpieczenia społecznego lub systemem ubezpieczenia w państwie zamieszkania i podejmujący staże w wyżej wspomnianych państwach otrzymują tylko ochronę uzupełniającą. Oznacza to, że ich ochrona ubezpieczeniowa jest ograniczona do kosztów wykraczających poza zakres ochrony zapewniony przez krajowy system zabezpieczenia społecznego lub ubezpieczenia. W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach, gdy krajowy system zabezpieczenia społecznego lub ubezpieczenia pokrywa tylko część kosztów przewidzianych w art. 24 ust. 5 lub nie pokrywa ich wcale, zakres ochrony obejmuje 100 % poniesionych kosztów;
c)
art. 25 oprócz ust. 6, art. 26 i art. 27 ust. 1 w stosownych przypadkach;
d)
art. 28 ust. 1, 8 i 14 oraz art. 30 ust. 1, 4, 5, 6 i 7.
Artykuł 14
Ocena kandydatów na wolontariuszy po stażu
1. Na zakończenie stażu wolontariusz stażysta dokonuje samooceny w odniesieniu do zakresu kompetencji oraz planu uczenia się i rozwoju.
2. Bezpośredni przełożony wolontariusza z organizacji wysyłającej dokonuje w porozumieniu z organizacją przyjmującą przeglądu samooceny i ocenia wolontariusza stażystę w szczególności w celu:
a)
oceny wyników działalności wolontariusza stażysty w odniesieniu do wyznaczonych celów;
b)
oceny, czy zostały osiągnięte uzgodnione wyniki;
c)
określenia efektów uczenia się.
3. Kandydaci na wolontariuszy, którzy wykazują niską biegłość w zakresie którejkolwiek spośród kompetencji przekrojowych lub szczegółowych są dyskwalifikowani i nie kwalifikują się do uzyskania statusu wolontariusza pomocy UE. W stosownych przypadkach bezpośredni przełożony z organizacji wysyłającej musi być w stanie wyjaśnić i uzasadnić każdą taką ocenę i decyzję.
Artykuł 15
Dodatkowe szkolenie przed oddelegowaniem
Bez uszczerbku dla uczestnictwa kandydata na wolontariusza w programie szkoleń lub w charakterze wolontariusza stażysty organizacja wysyłająca może zapewnić właściwe dodatkowe szkolenie przed oddelegowaniem, takie jak szkolenie związane z dostosowaniem kompetencji technicznych kandydatów na wolontariuszy w celu zaspokojenia potrzeb organizacji przyjmującej, szkolenie językowe potrzebne w państwie oddelegowania itd.
Artykuł 16
Umowa z wolontariuszem pomocy UE
1. Na podstawie wyników wprowadzenia w obowiązki przed oddelegowaniem oraz, w stosownych przypadkach, stażu i innych szkoleń przed oddelegowaniem, o których mowa w art. 13-15, organizacja wysyłająca w porozumieniu z organizacją przyjmującą potwierdza ostateczną ocenę dotyczącą kwalifikowalności kandydata na wolontariusza do oddelegowania jako wolontariusza pomocy UE.
2. Organizacja wysyłająca i pozytywnie oceniony wolontariusz pomocy UE podpisują umowę o oddelegowanie zgodnie z art. 14 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
3. Umowa, której treść ustalana jest w bezpośrednim porozumieniu z organizacjami przyjmującymi, określa szczegółowe zasady oddelegowania oraz prawa i obowiązki wolontariusza pomocy UE. Wskazuje ona również prawo stosowane w odniesieniu do sądu właściwego dla umowy zgodnie z rozporządzeniem delegowanym Komisji (UE) przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 i zawiera co najmniej następujące elementy:
a)
specyfikację roli wolontariusza pomocy UE, tytuł, czas trwania i miejsce oddelegowania oraz zadania do wykonania określone w przydziale zadań, w tym elementy wynikające z planu komunikacji, o którym mowa w art. 17 rozporządzenia (UE) nr 375/2014;
b)
czas trwania umowy, w tym datę rozpoczęcia i zakończenia;
c)
zarządzanie wynikami, w tym:
-
ustalenia dotyczące zarządzania, w tym dotyczące odpowiedzialnego bezpośredniego przełożonego z organizacji przyjmującej i punktu kontaktowego do celów bieżącego wsparcia ze strony organizacji wysyłającej;
-
ustalenia dotyczące opieki pedagogicznej;
d)
warunki pracy, w tym godziny pracy i urlop;
e)
prawa i obowiązki finansowe wolontariusza pomocy UE, w tym niezbędne ustalenia w celu ich świadczenia dotyczące:
-
diety i dodatku na ponowne zagospodarowanie;
-
informacji na temat obowiązujących przepisów podatkowych i przepisów w zakresie zabezpieczenia społecznego;
-
ochrony ubezpieczeniowej;
-
zakwaterowania;
-
podróży;
f)
ustalenia praktyczne dotyczące:
-
orzeczeń lekarskich;
-
wizy i zezwolenia na pracę;
g)
poufność;
h)
oczekiwane postępowanie wolontariusza pomocy UE, w tym kwestie dotyczące prawości i kodeksu postępowania oraz ochrony dzieci i osób dorosłych szczególnej troski, w tym zasady zerowej tolerancji dla niegodziwego traktowania w celach seksualnych, które określa się w załączniku do umowy;
i)
politykę dyscyplinarną i zakończenie statusu wolontariusza;
j)
mechanizm mediacji w celu rozwiązywania problemów, składania skarg i rozstrzygania sporów;
k)
zakres odpowiedzialności i politykę w odniesieniu do zarządzania ochroną oraz zdrowiem i bezpieczeństwem;
l)
uczenie się i rozwój:
-
szkolenie i wprowadzenie w obowiązki;
-
podsumowanie oddelegowania.
4. W przypadku sporu między organizacją przyjmującą lub wysyłającą a wolontariuszem pomocy UE wolontariusz pomocy UE ma prawo do skutecznego środka zaskarżenia zgodnie z krajowymi przepisami mającymi zastosowanie do organizacji wysyłającej.
Artykuł 17
Wpis do bazy danych
Po otrzymaniu wyraźnej zgody wolontariusza pomocy UE organizacja wysyłająca wpisuje dane wolontariusza pomocy UE do bazy danych, o której mowa w art. 13 rozporządzenia (UE) nr 375/2014 („baza danych”). Wszelkie czynności przetwarzania danych osobowych związane z tą bazą danych muszą odbywać się zgodnie z normą dotyczącą ochrony danych, określoną w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014. Do przetwarzania przez Komisję danych osobowych związanych z tą bazą danych stosuje się rozporządzenie (WE) nr 45/2001 (2).
ROZDZIAŁ 5
PROCEDURY DELEGOWANIA WOLONTARIUSZY POMOCY UE I KIEROWANIA NIMI
Artykuł 18
Wprowadzanie w obowiązki w państwie oddelegowania
1. Organizacje przyjmujące zapewniają, aby wszyscy wolontariusze pomocy UE otrzymali gruntowne i właściwe wprowadzenie w obowiązki w państwie oddelegowania niezwłocznie po przybyciu do tego państwa, obejmujące co najmniej następujące elementy:
a)
strukturę i procesy organizacyjne i zarządcze; informacje dotyczące zespołów zaangażowanych w projekt (w tym kierownika projektu, zespołu operacyjnego i technicznego, urzędnika ds. zarządzania kryzysowego, zespołów wspierających, takich jak zespół ds. kadrowych i finansowych); miejsce (miejsca) realizacji projektu; misję organizacyjną i cele związane z inicjatywą „Wolontariusze pomocy UE”;
b)
wyczerpujące informacje na temat misji, zadań i projektów organizacji przyjmującej, zaangażowanych społeczności, kontekstu operacyjnego oraz oczekiwań dotyczących wyników i rezultatów realizacji przydzielonych zadań wolontariusza pomocy UE, a także oceny potrzeb uzasadniającej przydział zadań;
c)
właściwe lokalne ramy prawne mające zastosowanie do wolontariusza pomocy UE;
d)
obowiązkową właściwą dla danego kontekstu instrukcję dotyczącą ochrony oraz zdrowia i bezpieczeństwa zgodnie z art. 28 i 30;
e)
system i procedurę nadzoru i zarządzania wynikami oraz wprowadzone mechanizmy wspierające, w tym kwestie związane z opieką pedagogiczną i inne formy wsparcia, zgodnie z art. 19, 20 i 21;
f)
informacje dotyczące kultury państwa, regionu i miejscowości oddelegowania, w tym wskazówki dotyczące właściwego zachowania;
g)
proces podsumowania w państwie oddelegowania zgodnie z art. 23.
2. Organizacja przyjmująca zapewnia, aby wszystkie informacje dostarczone podczas procesu wprowadzania w obowiązki zostały przeczytane i zrozumiane przez kandydatów na wolontariuszy pomocy UE i pozostawały łatwo dostępne podczas ich udziału w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”.
Artykuł 19
Nadzór i zarządzanie wynikami
1. Organizacje wysyłające i przyjmujące opracowują wspólnie system zarządzania wynikami oparty na celach działalności oraz oczekiwanych wynikach i rezultatach w celu zmierzenia postępów i jakości pracy wolontariusza pomocy UE zgodnie z przydzielonymi zadaniami.
2. Procedura zarządzania wynikami określa odpowiednie role organizacji wysyłających i przyjmujących oraz obowiązki w zakresie nadzoru nad wolontariuszem pomocy UE.
3. Podczas wprowadzania w obowiązki organizacje wysyłające i przyjmujące określają wspólnie z wolontariuszami pomocy UE cele ich działalności oraz umożliwiają im wyrażenie uwag w odniesieniu do elastycznych elementów przydzielonych zadań.
4. Organizacja przyjmująca wyznacza bezpośredniego przełożonego wolontariusza odpowiedzialnego za nadzór nad wolontariuszem pomocy UE, z którym odbywa on spotkania w ramach nadzoru z wystarczającą i praktyczną częstotliwością.
5. W stosownych przypadkach w zależności od długości oddelegowania organizacja wysyłająca i bezpośredni przełożony z organizacji przyjmującej wraz z wolontariuszem pomocy UE przeprowadzają wspólny śródokresowy przegląd wyników, aby formalnie ocenić proces integracji i postęp w realizacji celów, a także skorygować cele i przydzielone zadania oraz plan uczenia się i rozwoju.
6. W przypadku gdy śródokresowy przegląd wyników prowadzi do wniosku, że wolontariusz pomocy UE wykazuje niską biegłość w którejkolwiek spośród kompetencji przekrojowych lub szczegółowych, organizacja przyjmująca w porozumieniu z organizacją wysyłającą może podjąć decyzję o przedwczesnym zakończeniu oddelegowania. W stosownych przypadkach muszą one być w stanie wyjaśnić i uzasadnić każdą taką ocenę i decyzję.
7. Organizacja wysyłająca i bezpośredni przełożony z organizacji przyjmującej wraz z wolontariuszem pomocy UE przeprowadzają końcowy przegląd wyników, aby ocenić osiągnięcia wolontariusza pomocy UE na zakończenie oddelegowania w odniesieniu do celów przydzielonych mu zadań oraz planu uczenia się i rozwoju.
8. Rezultaty przeglądu wyników uwzględnia się w planie uczenia się i rozwoju wolontariusza pomocy UE.
9. Organizacja wysyłająca zatrzymuje dokumentację przeglądu wyników zgodnie z normami dotyczącymi ochrony danych, określonymi w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, i wysyła do bazy danych potwierdzenie zakończenia oddelegowania z powodzeniem lub - w przeciwnym wypadku - informację o powodzie braku takiego zakończenia.
Artykuł 20
Bieżące wsparcie ze strony organizacji wysyłających
1. Przed oddelegowaniem organizacja wysyłająca wyznacza osobę odpowiedzialną za kontakty, która jest dostępna przez czas trwania oddelegowania i utrzymuje regularne kontakty z wolontariuszem pomocy UE, aby:
a)
wspierać wolontariusza pomocy UE w jego zagospodarowaniu i okresie przejściowym;
b)
udzielać niezbędnego dodatkowego wsparcia wolontariuszowi pomocy UE i organizacji przyjmującej;
c)
uczestniczyć w śródokresowych i końcowych przeglądach wyników oraz w stosownych przypadkach brać udział w innych spotkaniach; oraz
d)
udzielać wsparcia mediacyjnego w przypadku sporów między organizacją przyjmującą a wolontariuszem pomocy UE.
2. Jeżeli wyznaczona osoba odpowiedzialna za kontakty nie może dłużej wypełniać swojej funkcji podczas oddelegowania, niezwłocznie zapewnia się zastępstwo w celu zapewnienia ciągłości wsparcia.
Artykuł 21
Opieka pedagogiczna
1. Organizacja przyjmująca wyznacza co najmniej jednego opiekuna pedagogicznego dla wolontariusza pomocy UE w celu udzielania wsparcia w dziedzinach, takich jak:
a)
rozwój umiejętności zawodowych oraz poprawa wyników i wiedzy;
b)
integracja i aklimatyzacja kulturowa;
c)
coaching związany z przydziałem zadania; oraz
d)
rozwiązywanie problemów psychospołecznych.
2. Wyznaczony opiekun pedagogiczny ma dostęp do planu uczenia się i rozwoju oraz przydzielonych zadań wolontariusza pomocy UE i opiera na nich swoje wsparcie. Opiekun pedagogiczny lub opiekunowie pedagogiczni spotykają się regularnie z wolontariuszem pomocy UE, aby przeanalizować jego postępy i pomóc mu w rozwiązaniu wszelkich problemów związanych z oddelegowaniem i problemów osobistych.
3. Opieka pedagogiczna powinna uwzględniać uwarunkowania lokalne i w miarę możliwości być odpowiednia również dla lokalnych wolontariuszy.
4. Organizacja wysyłająca ułatwia świadczenie opieki pedagogicznej poprzez partnerską współpracę z organizacją przyjmującą w celu udzielenia wsparcia analitycznego, szkoleniowego i innego wsparcia na rzecz budowania zdolności oraz poprzez identyfikację we własnych strukturach i sieciach wyznaczonych osób o właściwych i komplementarnych umiejętnościach na wypadek niskiej dostępności kwalifikacji na poziomie lokalnym.
5. W stosownych przypadkach można wziąć pod uwagę zdalną opiekę pedagogiczną, w szczególności przy wykorzystaniu sieci na potrzeby inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”.
Artykuł 22
Warunki pracy
1. Wszyscy wolontariusze pomocy UE dysponują odpowiednimi warunkami pracy, które umożliwiają im osiąganie dobrych wyników podczas oddelegowania oraz zapewniają im dobrostan, motywację, zdrowie i bezpieczeństwo. Warunki te są zgodne z właściwymi przepisami dyrektywy 89/391/EWG (3) i dyrektywy 2003/88/WE (4).
2. Organizacje wysyłające i przyjmujące współpracują w celu określenia odpowiednich warunków pracy w oparciu o lokalne i krajowe okoliczności operacyjne.
3. Organizacja przyjmująca dostarcza niezbędnych informacji i proponuje warunki pracy, których odpowiedniość i stosowność ocenia organizacja wysyłająca w celu zapewnienia zgodności z jej obowiązkiem dochowania staranności i ogólną polityką i praktykami organizacji wysyłającej.
4. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie zapewniają zapobieganie czynnikom ryzyka dotyczącym bezpieczeństwa, zdrowia i ochrony, zarządzanie nimi i łagodzenie ich, a także zgodność proponowanych warunków pracy z uzgodnionymi procedurami w zakresie bezpieczeństwa i zdrowia oraz ochrony, o których mowa w art. 28, 29 i 30, oraz z wymogami dotyczącymi godzin pracy, urlopu, minimalnego czasu dziennego i cotygodniowego odpoczynku i miejsca pracy, o których mowa w załączniku I pkt 3.
Artykuł 23
Zakończenie oddelegowania i wsparcie po oddelegowaniu
1. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie decydują o treści i procesie podsumowania przewidzianego w odniesieniu do wszystkich wolontariuszy pomocy UE, w tym wolontariuszy, którzy przedwcześnie wracają z oddelegowania.
2. Organizacja przyjmująca zapewnia wolontariuszowi pomocy UE osobiste i grupowe podsumowanie, w tym końcowy przegląd wyników, o którym mowa w art. 19 ust. 7, i w stosownych przypadkach przekazanie projektu zespołowi i partnerom, którzy będą kontynuować działalność wolontariusza pomocy UE w celu zapewnienia trwałości i ciągłości.
3. Organizacja wysyłająca zapewnia wracającym wolontariuszom pomocy UE terminowe podsumowanie osobiste lub grupowe oraz podsumowania operacyjne lub związane z projektami na podstawie informacji zwrotnych od organizacji przyjmującej oraz finalizacji planu uczenia się i rozwoju.
4. Organizacja wysyłająca ułatwia uzyskanie orzeczenia lekarskiego po oddelegowaniu po powrocie wolontariusza pomocy UE oraz oferuje podsumowującą(-e) sesję(-e) psychospołeczną(-e) i wsparcie w formie poradnictwa, z których wolontariusz pomocy UE może skorzystać na zasadzie dobrowolnej.
5. Organizacje wysyłające i przyjmujące informują wolontariuszy pomocy UE o możliwościach kontynuacji zaangażowania w kwestie związane z pomocą humanitarną i aktywnym obywatelstwem europejskim, w tym w promowanie sieci na potrzeby inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE” oraz zaangażowanie w tę sieć.
6. Organizacja wysyłająca zaprasza powracających wolontariuszy pomocy UE do udzielenia konstruktywnych informacji zwrotnych na temat inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”, w tym również poprzez wyjaśnienie, w jaki sposób ich wkład może stanowić informację przydatną dla przyszłych operacji oddelegowania.
ROZDZIAŁ 6
PRZEPISY DOTYCZĄCE UBEZPIECZENIA I WARUNKÓW ŻYCIA
Artykuł 24
Ochrona ubezpieczeniowa
1. Wszystkich wolontariuszy pomocy UE obejmuje się kompleksową polisą ubezpieczeniową specjalnie przygotowaną w celu ochrony wolontariuszy przez cały czas trwania ich oddelegowania do państw trzecich i we wszystkich właściwych okresach przed oddelegowaniem i po nim.
2. Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje cały świat i jest ważna przez 24 godziny na dobę. Okres ubezpieczenia rozpoczyna się w dniu opuszczenia przez wolontariusza UE jego miejsca zamieszkania w celu udania się do państwa trzeciego będącego państwem oddelegowania i kończy się w dniu opuszczenia przez wolontariusza pomocy UE państwa trzeciego będącego państwem oddelegowania w celu powrotu do miejsca zamieszkania i dotarcia do tego miejsca zamieszkania („pierwszy okres ochrony ubezpieczeniowej”).
3. W przypadku ochrony ubezpieczeniowej trwającej dłużej niż 12 tygodni przedłuża się ją o kolejne 8 tygodni w państwie pochodzenia osoby ubezpieczonej w celu pokrycia kosztów dalszej opieki medycznej związanej z chorobami i urazami, które wystąpiły podczas pierwszego okresu ochrony ubezpieczeniowej.
4. Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje wszystkie działania związane z inicjatywą „Wolontariusze pomocy UE” podczas pierwszego okresu ochrony.
5. Wszyscy wolontariusze pomocy UE są objęci ochrona ubezpieczeniową na poziomie 100 % (pełny zakres) obejmującą:
a)
opiekę medyczną i dentystyczną;
b)
ciążę i poród;
c)
wypadki;
d)
repatriację;
e)
ubezpieczenie na życie;
f)
trwałą lub tymczasową niepełnosprawność lub niezdolność;
g)
odpowiedzialność cywilną;
h)
utratę lub kradzież dokumentów, biletów i przedmiotów osobistych;
i)
pomoc dodatkową.
6. W celu zapewnienia równego traktowania i równej ochrony wszystkim wolontariuszom pomocy UE Komisja może udzielić zamówienia jednemu lub kilku ubezpieczycielom w drodze postępowania o udzielenie zamówienia.
Artykuł 25
Dieta i dodatek na ponowne zagospodarowanie
1. Organizacja wysyłająca zapewnia wolontariuszom pomocy UE, którzy są osobami niezatrudnionymi, pokrycie kosztów utrzymania w formie płatności ryczałtowych dokonywanych w odpowiednim czasie i w regularnych ratach.
2. Płatności ryczałtowe z tytułu kosztów utrzymania opierają się na koszyku konsumpcyjnym, który pokrywa wszystkie regularne wydatki ponoszone przez wolontariusza pomocy UE na następujące potrzeby:
a)
żywność;
b)
artykuły toaletowe i artykuły gospodarstwa domowego;
c)
odzież;
d)
komunikację lokalną i transport krajowy;
e)
wydatki różne, uważane za niezbędne w celu zapewnienia właściwego poziomu życia i udziału w życiu społeczności lokalnej (można dodać maksymalnie 20 % całkowitej kwoty za pozycje wymienione w lit. a) -d), aby uwzględnić inne koszty, takie jak koszty zajęć rekreacyjnych, usług fryzjerskich, prasy i materiałów piśmiennych);
f)
kwota dodatkowa dla wolontariuszy pomocy UE przebywających w obszarach, na których wskaźniki są wyższe niż średnia krajowa (maksymalnie 10 % dla pozycji wymienionych w lit. a)-d)).
3. Kosztów zakwaterowania nie wlicza się do płatności ryczałtowych z tytułu kosztów utrzymania.
4. Komisja publikuje informacje na temat płatności ryczałtowych z tytułu kosztów utrzymania dla państw oddelegowania na podstawie wskaźników krajowych. Koszty wynikające ze specjalnych potrzeb związanych z niepełnosprawnością lub innymi odpowiednio uzasadnionymi wyjątkowymi okolicznościami mogą być zwracane jako dodatek do płatności z tytułu kosztów utrzymania.
5. Wolontariusze pomocy UE otrzymują w odpowiednim czasie informację o zmianach wskaźników i poziomów kosztów utrzymania, które mają na wpływ na ich sytuację podczas oddelegowania, w szczególności w przypadku oddelegowania do państw o wysokich stopach inflacji lub deflacji.
6. Po pomyślnym zakończeniu oddelegowania organizacja wysyłająca zapewnia wracającym wolontariuszom pomocy UE regularnie indeksowany dodatek na ponowne zagospodarowanie wynoszący 100 EUR miesięcznie, w zależności od długości ich oddelegowania.
Artykuł 26
Zakwaterowanie
1. Organizacja wysyłająca zapewnia, aby organizacja przyjmująca zapewniła wolontariuszowi pomocy UE odpowiednie zakwaterowanie po umiarkowanych kosztach w kontekście lokalnym.
2. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie zapewniają zapobieganie czynnikom ryzyka dotyczącym zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochrony, zarządzanie nimi i łagodzenie ich, a także zgodność proponowanego zakwaterowania z uzgodnionymi procedurami w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa oraz ochrony, o których mowa w art. 28, 29 i 30, oraz z wymogami określonymi w załączniku I pkt 4.
3. Koszty zakwaterowania, ogrzewania i inne koszty bezpośrednio powiązane ponosi w miarę możliwości bezpośrednio organizacja przyjmująca. Organizacja przyjmująca zawiera umowę z wynajmującymi i podejmuje wszystkie niezbędne kroki w celu poinformowania gospodarzy i wynajmujących o inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”.
Artykuł 27
Podróż i koszty powiązane
1. Organizacja wysyłająca organizuje podróż wolontariusza pomocy UE do miejsca oddelegowania i z powrotem, również w przypadkach wcześniejszego powrotu, oraz pokrywa koszty podróży.
2. Na wniosek wolontariusza pomocy UE organizacja wysyłająca organizuje dodatkową podróż powrotną i pokrywa jej koszty w przypadku:
a)
urlopu w domu dla wolontariuszy pomocy UE, których okres oddelegowania przekracza 18 miesięcy;
b)
urlopu rodzicielskiego lub ze względów rodzinnych dla wolontariuszy pomocy UE, którzy mają jedno lub więcej pozostających na ich utrzymaniu dzieci poniżej 12 roku życia, jeżeli ich okres oddelegowania przekracza 6 miesięcy;
c)
urlopu okolicznościowego na wypadek pogrzebu lub poświadczonej przez lekarza poważnej choroby wstępnego lub zstępnego krewnego w linii prostej, małżonka lub zarejestrowanego partnera, siostry lub brata.
3. Koszty podróży mogą opierać się na rzeczywistych kosztach taryf klasy ekonomicznej lub drugiej klasy albo być zwracane w formie płatności ryczałtowych na podstawie racjonalnej metody obliczania odległości.
4. Organizacja wysyłająca dostarcza informacji i zapewnia wsparcie logistyczne przy załatwianiu wizy dla wolontariusza pomocy UE, a organizacja przyjmująca w razie potrzeby wspiera proces starania się o wizę. Organizacja wysyłająca pokrywa koszty związane z uzyskaniem wizy, w tym niezbędne koszty podróży.
ROZDZIAŁ 7
PROCEDURY DOTYCZĄCE OBOWIĄZKU DOCHOWANIA STARANNOŚCI, OCHRONY I BEZPIECZEŃSTWA
Artykuł 28
Zarządzanie bezpieczeństwem i ocena ryzyka
1. Organizacja wysyłająca posiada organizacyjną politykę bezpieczeństwa i procedury oceny ryzyka, które są odpowiednie i mają zastosowanie w odniesieniu do wszystkich wolontariuszy pomocy UE oraz są odpowiednio dostosowywane w stosownych przypadkach.
2. Na podstawie organizacyjnej polityki bezpieczeństwa organizacji wysyłającej organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują plan zarządzania bezpieczeństwem i ewakuacji w odniesieniu do działań w ramach inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”. Plany takie spełniają co najmniej wymogi określone w załączniku I pkt 5.
3. Organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują pisemną ocenę czynników ryzyka związanych z bezpieczeństwem, podróżą i zdrowiem w odniesieniu do państwa oddelegowania. Oceny takie spełniają co najmniej wymogi określone w załączniku I pkt 6.
4. Ocena ryzyka, o której mowa w ust. 3, podlega przeglądom i aktualizacji z regularnością, jakiej wymagają okoliczności, a co najmniej ma to miejsce przed oddelegowaniem wolontariusza pomocy UE. W przypadku gdy ocena ryzyka prowadzi do wniosku, że oddelegowanie miałoby miejsce na scenie międzynarodowego lub wewnętrznego konfliktu zbrojnego lub w sytuacji zagrożenia takim konfliktem, oddelegowanie nie zostaje zaplanowane lub zostaje anulowane, jeżeli doszło już do selekcji wolontariusza pomocy UE.
5. Wymogi związane ze świadomością w kwestiach bezpieczeństwa oraz z właściwym zachowaniem w stosunku do ryzyka i zarządzania bezpieczeństwem określa się w opisie przydzielonych zadań i procesu rekrutacji.
6. Organizacja wysyłająca informuje właściwe organy krajowe w państwach członkowskich i innych państwach uczestniczących, zgodnie z art. 23 rozporządzenia (UE) nr 375/2014, przed oddelegowaniem ich obywatela jako wolontariusza pomocy UE. Przed oddelegowaniem organizacja wysyłająca, która deleguje wolontariuszy pomocy UE niebędących obywatelami Unii, ustala zasady ochrony konsularnej zapewnianej przez państwo, którego wolontariusz jest obywatelem, lub inne państwo.
7. Organizacje wysyłające i przyjmujące zapewniają, aby wszystkie informacje dotyczące procedur bezpieczeństwa i ochrony były przekazywane wolontariuszowi pomocy UE i przez niego zrozumiane. Podczas wprowadzania w obowiązki udziela się właściwej w danym kontekście instrukcji dotyczącej bezpieczeństwa, przy czym odbywa się to przed wyjazdem i w ciągu 24 godzin od przybycia do państwa oddelegowania. Instrukcja taka musi zawierać wyniki oceny ryzyka, plan ewakuacji i zarządzania bezpieczeństwem, w tym zgłaszanie incydentów związanych z bezpieczeństwem, procedury ewakuacji i repatriacji, schemat komunikacyjny, dane wyznaczonych do kontaktów urzędników ds. zarządzania kryzysowego oraz szczegółowe informacje o ambasadach, jednostkach policji i straży pożarnej oraz szpitalach.
8. Organizacje wysyłające zapewniają objęcie wszystkich wolontariuszy pomocy UE co najmniej ochroną ubezpieczeniową zapewnioną zgodnie z art. 24.
9. Poza obowiązkowym szkoleniem w zakresie bezpieczeństwa w kontekście programu szkoleń organizacja wysyłająca zapewnia wolontariuszom pomocy UE wszelkie inne właściwe szkolenia w zakresie bezpieczeństwa, jakie zapewnia swojemu własnemu personelowi międzynarodowemu.
10. Podpisując umowę, o której mowa w art. 16 ust. 2, wolontariusze pomocy UE potwierdzają znajomość i przestrzeganie procedur zarządzania bezpieczeństwem, w tym obowiązku uzyskiwania aktualnych informacji na temat bieżącej sytuacji w zakresie bezpieczeństwa, osobistej odpowiedzialności za zarządzanie swoim bezpieczeństwem oraz bezpieczeństwem innych osób i organizacji, a także obowiązku powstrzymywania się od zachowań ryzykownych. Organizacje wysyłające i przyjmujące informują wolontariusza pomocy UE o konsekwencjach wszelkich naruszeń procedur bezpieczeństwa, w szczególności tych, które skutkują przedwczesnym i przymusowym zakończeniem oddelegowania.
11. Organizacja wysyłająca zaleca wolontariuszom pomocy UE zarejestrowanie się w ambasadzie lub konsulacie państwa, którego są obywatelami, po przybyciu do państwa oddelegowania oraz informuje ich o możliwości zwrócenia się o pomoc konsularną do tej ambasady lub tego konsulatu. Jeżeli państwo, którego wolontariusz pomocy UE jest obywatelem, nie ma przedstawicielstwa konsularnego w państwie oddelegowania, organizacja wysyłająca zaleca wolontariuszom pomocy UE będącym obywatelami Unii zarejestrowanie się w konsulacie innego państwa członkowskiego oraz informuje ich o możliwości zwrócenia się o pomoc konsularną do tych konsulatów.
12. Na podstawie aktualizacji dokonywanych przez organizację przyjmującą organizacje wysyłające i przyjmujące regularnie aktualizują plan ewakuacji w celu zapewnienia, aby przez cały czas pozostawał on odpowiedni w odniesieniu do danego otoczenia operacyjnego. Wynik oceny ryzyka służy do określenia częstotliwości przeglądów planu, a organizacja przyjmująca wykorzystuje dane dotyczące przeszłości i obecne aktualizacje w celu dostosowania go w razie potrzeby. Plan ewakuacji przechowuje się w miejscu łatwo dostępnym dla wolontariusza pomocy UE.
13. Organizacja przyjmująca zapewnia, aby wolontariusz pomocy UE otrzymywał aktualne informacje na temat wszelkich zmian w otoczeniu operacyjnym i wynikających z nich zmian w procedurach i protokołach bezpieczeństwa.
14. Organizacja przyjmująca posiada wiedzę o miejscu oddelegowania wolontariusza pomocy UE i zna numer kontaktowy, który pozwala skontaktować się z nim w każdej chwili, również w czasie urlopu.
Artykuł 29
Procedury dotyczące incydentów lub ewakuacji
1. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek incydentów związanych z bezpieczeństwem wolontariusz pomocy UE przechodzi jak najszybciej procedurę podsumowania. W zależności od powagi incydentu i procedur wdrożonych przez organizacje wysyłające i przyjmujące podsumowanie takie może przeprowadzić bezpośredni przełożony, opiekun pedagogiczny z organizacji przyjmującej lub urzędnik ds. zarządzania kryzysowego w organizacji wysyłającej, przy czym może ono obejmować profesjonalne wsparcie psychologiczne.
2. W przypadku ewakuacji stosuje się plan ewakuacji, przy czym wolontariusz pomocy UE przez cały czas pozostaje pod opieką, w uzasadnionych przypadkach zgodnie z procedurami obowiązującymi w konsulatach lub ambasadach, w których wolontariusz pomocy UE został zarejestrowany zgodnie z art. 28 ust. 11.
3. Organizacja wysyłająca kontaktuje się z wolontariuszami pomocy UE po ich powrocie i zapewnia przeprowadzenie wobec nich odpowiednich działań następczych obejmujących podsumowanie oraz wsparcie psychospołeczne i medyczne.
4. Bezpieczeństwo stanowi element ram monitorowania i oceny organizacji wysyłających i przyjmujących, a wnioski wyciągnięte z incydentów związanych z bezpieczeństwem są wykorzystywane do celów przeglądu i poprawy projektu.
Artykuł 30
Zdrowie i bezpieczeństwo
1. Organizacja wysyłająca posiada organizacyjną politykę zdrowia i bezpieczeństwa, która jest odpowiednia i ma zastosowanie w odniesieniu do wszystkich wolontariuszy pomocy UE oraz jest odpowiednio dostosowywana w stosownych przypadkach, w tym poprzez określenie wytycznych dotyczących:
a)
zdrowia osobistego, tj. zdrowia fizycznego (zapobieganie chorobom, porady dotyczące odżywiania się i snu, świadomość ryzyka związanego z zagrożeniami klimatycznymi i geograficznymi, dostęp do leczenia);
b)
zdrowia psychicznego (porady dotyczące równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, zarządzania stresem, mechanizmów radzenia sobie i technik relaksacyjnych, punkty kontaktowe udzielające wsparcia psychospołecznego).
2. Na podstawie organizacyjnej polityki w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa organizacji wysyłającej organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie opracowują wyczerpujący zbiór zasad polityki i wytycznych w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa w celu wypełnienia swojego obowiązku dochowania staranności oraz zapewnienia fizycznego i emocjonalnego dobrostanu wolontariuszy pomocy UE.
3. W ramach oceny ryzyka, o której mowa w art. 28 ust. 3, i przed określeniem przydzielanych zadań organizacje wysyłające i przyjmujące wspólnie oceniają, czy miejsce oddelegowania zapewnia bezpieczne warunki pracy i życia dla wolontariusza pomocy UE, opierając się na wskaźnikach określonych w załączniku I pkt 7.
4. Organizacja wysyłająca zapewnia objęcie wolontariusza pomocy UE przynajmniej kompleksowym ubezpieczeniem zdrowotnym i podróżnym zgodnie z art. 24.
5. Podczas wprowadzania w obowiązki organizacja wysyłająca udziela wolontariuszowi pomocy UE instrukcji na temat polityki w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa oraz wytycznych, o których mowa w ust. 1 i 2, w tym w odniesieniu do chorób, wsparcia w zakresie pierwszej pomocy, utrzymania we wszystkich miejscach oddelegowania, utrzymania pojazdu i wyposażenia, stacji roboczych, równowagi między życiem zawodowym i prywatnym, incydentów związanych ze zdrowiem i z bezpieczeństwem, procedury ewakuacji medycznej.
6. Organizacja wysyłająca zapewnia odbycie przez wolontariusza pomocy UE gruntownego badania lekarskiego przed wyjazdem, a także dostarcza zalecane leki i szczepienia przeciwko czynnikom ryzyka występującym w państwie oddelegowania oraz w razie potrzeby wyposażenie, takie jak apteczki pierwszej pomocy i zestawy przeciwko komarom.
7. Organizacja przyjmująca zapewnia uwzględnienie obowiązku dochowania staranności w codziennym kierowaniu wolontariuszami, a podczas wprowadzania w obowiązki dostarcza wolontariuszom:
a)
aktualnych informacji na temat lokalnych zasobów związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, takich jak szczegółowe informacje o lekarzach, szpitalach i usługach paramedycznych;
b)
wytyczne dotyczące lokalnych zwyczajów i norm stanowiące część instrukcji udzielanej w państwie oddelegowania w celu ograniczenia czynników ryzyka dotyczących bezpieczeństwa i w celu ułatwienia integracji.
8. Organizacja wysyłająca ułatwia uzyskanie orzeczenia lekarskiego po oddelegowaniu po powrocie wolontariusza pomocy UE oraz oferuje podsumowującą(-e) sesję(-e) psychospołeczną(-e) i wsparcie w formie poradnictwa jako część procesu podsumowania. Organizacje wysyłające i przyjmujące promują sieć na potrzeby inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE” jako alternatywny mechanizm wsparcia w trakcie oddelegowania i po jego zakończeniu.
ROZDZIAŁ 8
PROCEDURY MONITOROWANIA I OCENY INDYWIDUALNYCH WYNIKÓW WOLONTARIUSZY POMOCY UE
Artykuł 31
Monitorowanie i ocena indywidualnych wyników wolontariuszy pomocy UE
1. W oparciu o procedurę nadzoru i zarządzania wynikami, o której mowa w art. 19, organizacje wysyłające i przyjmujące monitorują i oceniają indywidualne wyniki wolontariuszy pomocy UE, mierząc ich postępy, wyniki i rezultaty w odniesieniu do przydzielonych zadań wolontariusza pomocy UE oraz związanych z nimi celów.
2. Monitorowanie i ocena indywidualnych wyników wolontariuszy pomocy UE stanowi proces ciągły trwający przez cały okres oddelegowania i obejmuje szczegółowe przeglądy co najmniej na następujących etapach:
a)
w stosownych przypadkach na zakończenie stażu, o którym mowa w art. 14;
b)
podczas końcowego przeglądu wyników, o którym mowa w art. 19, oraz w przypadku gdy uznaje się, że należy przeprowadzić przegląd śródokresowy;
c)
podczas podsumowania, o którym mowa w art. 23.
3. Organizacje wysyłające i przyjmujące dostarczają dane, które pokazują, w jakim stopniu indywidualne wyniki wolontariusza pomocy UE przyczyniają się - na poziomie wyników i skutków - do realizacji celów projektu i całej inicjatywy, uwzględniając wskaźniki, o których mowa w art. 7 rozporządzenia (UE) nr 375/2014. Dane te zawierają zapisy dotyczące jakości wyników i rezultatów pracy wolontariusza pomocy UE, które są przetwarzane w celu zachowania anonimowości i udostępniane na potrzeby procesu oceny. Dane te przetwarza się zgodnie z normami dotyczącymi ochrony danych, określonymi w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
4. Organizacje wysyłające udzielają wsparcia na rzecz budowania zdolności organizacji przyjmujących w zakresie mierzenia postępów, wyników i rezultatów w odniesieniu do przydzielonych zadań wolontariusza pomocy UE oraz związanych z nimi celów.
ROZDZIAŁ 9
MECHANIZMY CERTYFIKACJI DLA ORGANIZACJI WYSYŁAJĄCYCH I PRZYJMUJĄCYCH
Artykuł 32
Mechanizm certyfikacji dla organizacji przyjmujących
1. Organizacje przyjmujące, które ubiegają się o certyfikację, przedstawiają obiektywną i zgodną z prawdą samoocenę zgodnie z wymogami, o których mowa w załączniku III pkt 1, oceniającą ich istniejące polityki i praktyki w odniesieniu do wymogów norm i procedur dotyczących kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE, określonych w niniejszym rozporządzeniu i w rozporządzeniu delegowanym Komisji przyjmowanym na podstawie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 375/2014.
2. Organizacja przyjmująca ujawnia w samoocenie wszelkie luki i obszary do poprawy, które mogą wymagać budowania zdolności w celu osiągnięcia poziomu pełnej zgodności.
3. Wraz z samooceną organizacje przyjmujące dostarczają trzy referencje zgodnie z wymogami określonymi w załączniku III pkt 1 w celu udzielenia wyczerpujących informacji na temat wszystkich wymogów norm i procedur dotyczących kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE. Referencje powinny pochodzić od co najmniej dwóch spośród następujących grup zainteresowanych stron:
a)
certyfikowanej organizacji wysyłającej lub przyjmującej, z którą organizacja przyjmująca składająca wniosek już ustanowiła lub zamierza ustanowić partnerstwo w celu uczestniczenia w inicjatywie „Wolontariusze pomocy UE”;
b)
partnera Komisji w dziedzinie pomocy humanitarnej z obowiązującą umową ramową (umową o partnerstwie), z którym organizacja przyjmująca składająca wniosek z powodzeniem współpracowała przy realizacji projektu w zakresie pomocy humanitarnej;
c)
właściwej organizacji międzynarodowej, organizacji niedochodowej lub podmiotu prawa publicznego o charakterze cywilnym, z którym organizacja przyjmująca składająca wniosek z powodzeniem współpracowała przy realizacji projektu w zakresie pomocy humanitarnej;
d)
organizacji akredytującej lub audytowej, która certyfikowała organizację przyjmującą składającą wniosek w obszarach właściwych dla inicjatywy „Wolontariusze pomocy UE”; w tym przypadku należy także dostarczyć właściwe dokumenty związane z akredytacją lub audytem.
4. Ukończona samoocena zostaje podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania organizacji przyjmującej i zaciągania w jej imieniu zobowiązań prawnych, a następnie wysłana do Komisji wraz z referencjami, o których mowa w ust. 3.
5. Komisja dokonuje oceny wniosku na podstawie samooceny i referencji i może podjąć jedną z następujących decyzji:
a)
udzielić certyfikacji w przypadkach, gdy organizacja przyjmująca składająca wniosek zostaje oceniona jako w pełni zgodna z wymogami norm i procedur;
b)
nie udzielić certyfikacji w przypadkach, gdy organizacja przyjmująca składająca wniosek zostaje oceniona jako nie w pełni zgodna z wymogami norm i procedur.
6. W terminie sześciu miesięcy od otrzymania wniosku Komisja informuje organizację przyjmującą składającą wniosek o wyniku certyfikacji, w razie potrzeby określając również możliwości wsparcia na rzecz budowania zdolności w celu ponownego złożenia wniosku. W przypadku gdy istnieją jakiekolwiek zidentyfikowane potrzeby, które należy zaspokoić w oparciu o strategię budowania zdolności dostarczaną przez organizację przyjmującą składającą wniosek, ta ostatnia kwalifikuje się do wsparcia na rzecz budowania zdolności i ma pierwszeństwo w zakresie tego wsparcia.
Artykuł 33
Mechanizm certyfikacji dla organizacji wysyłających
1. Organizacje wysyłające, które ubiegają się o certyfikację, przedstawiają obiektywną, zgodną z prawdą i opartą na dowodach samoocenę zgodnie z wymogami, o których mowa w załączniku III pkt 2, oceniającą ich istniejące polityki i praktyki w odniesieniu do wymogów norm i procedur dotyczących kandydatów na wolontariuszy i wolontariuszy pomocy UE.
2. W opartej na dowodach samoocenie organizacja wysyłająca ujawnia wszelkie luki i obszary do poprawy, które mogą wymagać pomocy technicznej w celu osiągnięcia poziomu pełnej zgodności. Dołącza ona także próbkę środków dowodowych i środków weryfikacji dotyczących wdrożenia polityk i praktyk, o których mowa w każdym z wymogów norm i procedur, w szczególności w odniesieniu do wolontariuszy.
3. Ukończona oparta na dowodach samoocena zostaje podpisana przez osobę umocowaną do reprezentowania organizacji wysyłającej i zaciągania w jej imieniu zobowiązań prawnych, a następnie wysłana do Komisji wraz z dokumentami towarzyszącymi, o których mowa w ust. 2.
4. Komisja dokonuje oceny wniosku na podstawie opartej na dowodach samooceny i dokumentów towarzyszących i może podjąć jedną z następujących decyzji:
a)
udzielić certyfikacji w przypadkach, gdy organizacja wysyłająca składająca wniosek zostaje oceniona jako w pełni zgodna z wymogami norm i procedur;
b)
nie udzielić certyfikacji w przypadkach, gdy organizacja wysyłająca składająca wniosek zostaje oceniona jako nie w pełni zgodna z wymogami norm i procedur.
5. W terminie sześciu miesięcy od otrzymania wniosku Komisja informuje organizację wysyłającą składającą wniosek o wyniku certyfikacji, w razie potrzeby określając również możliwości pomocy technicznej w celu ponownego złożenia wniosku. W przypadku gdy istnieją jakiekolwiek zidentyfikowane potrzeby, które należy zaspokoić w oparciu o strategię pomocy technicznej dostarczaną przez organizację wysyłającą składającą wniosek, ta ostatnia kwalifikuje się do pomocy technicznej i ma pierwszeństwo w zakresie tej pomocy.
Artykuł 34
Środki odwoławcze
1. W decyzji Komisji o nieudzieleniu certyfikacji i odrzuceniu wniosku wskazuje się, że odrzucona organizacja składająca wniosek może złożyć wniosek ponownie dopiero po upływie okresu 12 miesięcy, począwszy od dnia otrzymania przez wnioskodawcę decyzji o odrzuceniu wniosku. W decyzji tej określa się również dostępne środki odwoławcze od tej decyzji.
2. Na mocy art. 256 i 263 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Sąd jest właściwy w odniesieniu do aktów Komisji Europejskiej zmierzających do wywarcia skutków prawnych wobec osób trzecich. Podobnie, na mocy art. 256, 268 i 340 TFUE Sąd jest właściwy do orzekania w sporach dotyczących odszkodowań za szkody wyrządzone przez Komisję Europejską w przypadku odpowiedzialności pozaumownej.
Artykuł 35
Rentowność finansowa i zdolności organizacyjne organizacji
Ocena rentowności finansowej i zdolności organizacyjnych certyfikowanych organizacji wysyłających i przyjmujących pozostaje poza zakresem procedury certyfikacji. W związku z tym, że ocena rentowności i zdolności stanowi warunek wstępny otrzymania wsparcia finansowego z Unii, aspekty te ocenia się na etapie składania wniosku po ogłoszeniu zaproszenia do składania wniosków.
Artykuł 36
Ważność certyfikacji i regularne kontrole
1. Certyfikowane organizacje wysyłające i przyjmujące przechodzą ponowną certyfikację trzy lata po otrzymaniu decyzji Komisji o udzieleniu certyfikacji lub w dowolnym czasie w przypadku znaczących zmian w normach i procedurach dotyczących odnośnych kwestii.
2. W okresie ważności certyfikacji można w stosownych przypadkach wymagać od certyfikowanych organizacji wysyłających i przyjmujących poddawania się regularnym kontrolom przeprowadzanym przez Komisję.
3. Certyfikowane organizacje wysyłające i przyjmujące niezwłocznie informują Komisję o wszelkich zmianach w ich sytuacji prawnej, finansowej, technicznej lub organizacyjnej, które mogłyby podważać ich zgodność z normami i procedurami lub powodować konflikt interesów. Informują one również Komisję o wszelkich zmianach ich nazwy, adresu lub przedstawiciela prawnego.
Artykuł 37
Zawieszenie i zakończenie certyfikacji
1. Na podstawie informacji otrzymanych od certyfikowanej organizacji wysyłającej lub przyjmującej, w tym informacji uzyskanej w wyniku regularnych kontroli, o których mowa w art. 36 ust. 2, lub informacji uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, Komisja może uznać, że certyfikowana organizacja wysyłająca lub przyjmująca przestała być zgodna z co najmniej jedną normą lub procedurą. W takich przypadkach Komisja może podjąć odpowiednie działania, w tym zawiesić lub zakończyć certyfikację, zgodnie z procedurą określoną w załączniku III pkt 3.
2. Organizacja wysyłająca lub przyjmująca, której dotyczy zawieszenie lub zakończenie certyfikacji, nie deleguje lub nie przyjmuje wolontariuszy pomocy UE od dnia zwieszenia lub zakończenia certyfikacji i nie kwalifikuje się do otrzymywania pomocy finansowej z Unii przeznaczonej na ten cel.
3. W świetle powodów zawieszenia lub zakończenia certyfikacji, w szczególności związanych z ochroną i bezpieczeństwem wolontariuszy pomocy UE, Komisja może żądać repatriacji wolontariuszy pomocy UE, którzy są oddelegowani w momencie zawieszenia lub zakończenia certyfikacji.
4. Organizacja wysyłająca lub przyjmująca nie jest uprawniona do roszczenia o odszkodowanie z tytułu zawieszenia lub zakończenia certyfikacji.
Artykuł 38
Odpowiedzialność za szkody
Komisja nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez organizację wysyłającą lub przyjmującą lub osoby trzecie w związku ze statusem certyfikowanej organizacji wysyłającej lub przyjmującej.
ROZDZIAŁ 10
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 39
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 20 listopada 2014 r.