РЕШЕНИЕ (ЕС, Евратом) 2015/443 НА КОМИСИЯТА
от 13 март 2015 година
относно сигурността в Комисията
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 249 от него,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договорите, и по-специално член 18 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Целта на сигурността в Комисията е да се предостави възможност на Комисията да работи в безопасна и сигурна среда чрез прилагане на последователен, комплексен подход в тази област, като се осигури подходяща степен на защита на лицата, активите и информацията, отговаряща на установените рискове, и се гарантира ефективно и навременно обезпечаване на сигурността.
(2)
Подобно на други международни органи, Комисията е изправена пред сериозни заплахи и предизвикателства в областта на сигурността, особено що се отнася до тероризма, кибератаките и политическия и търговски шпионаж.
(3)
Европейската комисия има сключени споразумения в областта на сигурността за главните си сгради с правителствата на Белгия, Люксембург и Италия (1). Тези споразумения са свидетелство, че Комисията носи отговорност за своята сигурност.
(4)
За да гарантира сигурността на лицата, активите и информацията, е възможно Комисията да трябва да предприеме мерки в области, които се ползват от защита на основните права, залегнали в Хартата на основните права и Европейската конвенция за правата на човека и признати от Съда на Европейския съюз.
(5)
Затова всяка подобна мярка следва да бъде обоснована със значимостта на интереса, който е предназначена да защитава, да бъде пропорционална и да гарантира пълно спазване на основните права, включително по-специално правото на неприкосновеност на личния живот и на защита на данните.
(6)
В рамките на система, основана на принципите на правовата държава и спазването на основните права, Комисията трябва да се стреми към подходящо равнище на сигурност за своя персонал, активи и информация, което да ѝ позволи да извършва своята дейност, без да ограничава основните права повече от строго необходимото.
(7)
Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
(8)
Членовете на персонала, упълномощени да обезпечават сигурността, не трябва да бъдат поставяни в неблагоприятно положение заради дейността си, освен ако не действат извън обхвата на своите правомощия или в нарушение на закона, и следователно в това отношение настоящото решение следва да се счита за административна инструкция по смисъла на Правилника за длъжностните лица.
(9)
Комисията следва да предприеме необходимите инициативи за подобряване и укрепване на своята култура на сигурност, като осигури по-ефективно обезпечаване на сигурността, подобри нейното управление, активизира допълнително мрежите и сътрудничеството си с компетентните органи на международно, европейско и национално равнище, и подобри наблюдението и контрола на изпълнението на мерките за сигурност.
(10)
Създаването на Европейската служба за външна дейност (ЕСВД) като функционално независим орган на Съюза оказа значително въздействие върху интересите на Комисията в сферата на сигурността и следователно налага необходимостта от въвеждане на правила и процедури за сътрудничество в областта на безопасността и сигурността между ЕСВД и Комисията, особено що се отнася до изпълнението на задължението на Комисията за бдителност по отношение на персонала на Комисията в делегациите на Съюза.
(11)
Политиката на Комисията в областта на сигурността следва да се прилага по начин, който да съответства на останалите вътрешни процеси и процедури, които биха могли да включват елемент на сигурност. По-конкретно те включват управлението на непрекъснатостта на дейностите, което цели запазване на най-важните функции на Комисията в случай на прекъсване на работата, и процеса ARGUS за многосекторна координация на кризи.
(12)
Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (2), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
(13)
Затова е необходимо Комисията да преразгледа, актуализира и консолидира действащата нормативна база за сигурността в Комисията.
(14)
Поради това Решение (94) 2129 (3) следва да бъде отменено,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
1)
„активи“ означава всяка движима или недвижима собственост и имущество на Комисията;
2)
„отдел на Комисията“ означава генерална дирекция или служба на Комисията, или кабинет на член на Комисията;
3)
„комуникационна и информационна система“, или „КИС“, означава всяка система, даваща възможност за работа с информация в електронна форма, включително всички активи, необходими за нейното функциониране, както и необходимите инфраструктура, организация, персонал и информационни ресурси;
4)
„контрол на рисковете“ означава всяка мярка за сигурност, за която може разумно да се очаква, че ще осъществява ефективен контрол над риска за сигурността чрез неговото предотвратяване, смекчаване, избягване или прехвърляне;
5)
„кризисна ситуация“ означава обстоятелство, събитие, инцидент или извънредна ситуация (или поредица или съчетание от такива), излагащи на сериозна или непосредствена заплаха сигурността в Комисията, независимо от своя произход;
6)
„данни“ означава информация под форма, която позволява да бъде съобщавана, записвана или обработвана;
7)
„член на Комисията, отговарящ за сигурността“ означава член на Комисията, под чието ръководство попада генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“;
8)
„лични данни“ означава лични данни съгласно определението по член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4);
9)
„сгради“ означава всяка недвижима или приравнена на тях собственост и имущество на Комисията;
10)
„предотвратяване на риска“ означава мерки за сигурност, за които разумно може да се очаква, че ще възпрепятстват, забавят или спрат риска за сигурността;
11)
„риск за сигурността“ означава съчетанието от равнището на заплаха, равнището на уязвимост и възможното въздействие на дадено събитие;
12)
„сигурност в Комисията“ означава сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията, и по-конкретно физическата неприкосновеност на лицата и активите, неприкосновеността, поверителността и наличността на информацията и комуникационните и информационни системи, както и безпрепятственото протичане на дейностите на Комисията;
13)
„мярка за сигурност“ означава всяка мярка, предприета в съответствие с настоящото решение, за овладяване на рисковете за сигурността;
14)
„Правилник за длъжностните лица“ означава Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз, установен с Регламент (ЕИО, Евратом, ЕОВС) № 259/68 на Съвета (5) и актовете за неговото изменение;
15)
„заплаха за сигурността“ означава събитие или извършител, за които разумно може да се очаква, че ще се отразят негативно на сигурността, ако не получат отговор и не бъдат овладени;
16)
„непосредствена заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, която се разгръща без или с изключително кратко предварително предупреждение, и
17)
„сериозна заплаха за сигурността“ означава заплаха за сигурността, за която може разумно да се очаква, че ще доведе до загуба на човешки живот, сериозни наранявания или увреждания, значителни имуществени щети, компрометиране на силно чувствителна информация, смущения в работата на информационните системи или в жизненоважния оперативен капацитет на Комисията;
18)
„уязвимост“ означава слабост от всякакъв характер, за която може разумно да се очаква, че ще се отрази негативно на сигурността в Комисията, ако една или повече заплахи се възползват от нея.
Член 2
Предмет
1. Настоящото решение определя целите, основните принципи, организацията и отговорностите в областта на сигурността в Комисията.
2. Настоящото решение се прилага за всички служби на Комисията и във всички нейни сгради. Персоналът на Комисията, работещ в делегациите на Съюза, подлежи на правилата за сигурност за Европейската служба за външна дейност (6).
3. Независимо от всички специфични разпоредби за конкретни групи персонал, настоящото решение се прилага спрямо членовете на Комисията, персонала на Комисията, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз, националните експерти, командировани в Комисията (КНЕ), доставчиците на услуги и техния персонал, стажантите и всички други лица с достъп до сградите или други активи на Комисията, или с достъп до информация, с която борави Комисията.
4. Разпоредбите на настоящото решение не засягат разпоредбите на Решение 2002/47/ЕО, ЕОВС, Евратом на Комисията (7) и Решение 2004/563/ЕО, Евратом на Комисията (8), Решение C(2006) 1623 на Комисията (9) и Решение C(2006) 3602 на Комисията (10).
ГЛАВА 2
ПРИНЦИПИ
Член 3
Принципи на сигурността в Комисията
1. При изпълнението на настоящото решение Комисията спазва разпоредбите на Договорите и по-конкретно на Хартата на основните права и на Протокол № 7 относно привилегиите и имунитетите на Европейският съюз, инструментите, посочени в съображение 2, всички приложими правила на националното законодателство, както и условията на настоящото решение. При необходимост се издават известия по въпросите на сигурността по смисъла на член 21, параграф 2, в които се предоставят указания в това отношение.
2. Сигурността в Комисията се основава на принципите на законност, прозрачност, пропорционалност и отчетност.
3. Принципът на законност показва необходимостта от стриктно придържане към правната рамка при прилагането на настоящото решение и необходимостта от спазване на законовите изисквания.
4. Всяка мярка за сигурност се предприема открито, освен ако може разумно да се очаква, че това ще отслаби нейното въздействие. Адресатите на мярка за сигурност се информират предварително за причините и последиците от мярката, освен ако може разумно да се очаква, че въздействието на мярката ще бъде отслабено вследствие на предоставянето на такава информация. В такъв случай адресатът на мярката за сигурност се информира след като е преустановен рискът от отслабване на въздействието на мярката за сигурност.
5. Службите на Комисията гарантират, че съображенията за сигурност са взети предвид от началото на разработването и прилагането на политиките, решенията, програмите, проектите и дейностите на Комисията, за които те отговарят. За тази цел те осигуряват участието на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ като цяло и на главния завеждащ сигурността на информацията в Комисията още от най-ранните етапи на подготовката на информационните системи.
6. Когато е целесъобразно, Комисията търси съдействието на компетентните органи на държавата домакин, на другите държави членки и на другите институции, агенции или органи на ЕС, когато това е възможно, като взима предвид предприетите или планирани от тези органи мерки за справяне с конкретния риск за сигурността.
Член 4
Задължение за спазване
1. Спазването на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на мерките за сигурност и инструкциите, предоставени от упълномощените служители, е задължително.
2. Неспазването на правилата за сигурност подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Договорите и Правилника за длъжностните лица, на договорни санкции и/или на съдебно производство в съответствие с националните закони и разпоредби.
ГЛАВА 3
ОБЕЗПЕЧАВАНЕ НА СИГУРНОСТТА
Член 5
Упълномощени служители
1. Единствено на служители, упълномощени с поименно пълномощие от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, с оглед на текущите им задължения, могат да бъдат възложени правомощия за предприемане на една или няколко от следните мерки:
(1)
да носят лично оръжие;
(2)
да провеждат разследвания на сигурността в съответствие с член 13;
(3)
да предприемат мерки за сигурност в съответствие с член 12, както са описани в пълномощието.
2. Посочените в параграф 1 пълномощия се възлагат за период, който не трябва да надвишава периода, през който съответното лице заема поста или функцията, за която е било възложено пълномощието. Те се възлагат в съответствие с приложимите разпоредби, установени в член 3, параграф 1.
3. По отношение на упълномощените служители настоящото решение представлява административна инструкция по смисъла на член 21 от Правилника за длъжностните лица.
Член 6
Общи разпоредби относно мерките за сигурност
1. Когато предприема мерки за сигурност, Комисията по-конкретно гарантира, доколкото е практически възможно, че:
а)
търси подкрепа или съдействие от съответната държава само ако тази държава е членка на Европейския съюз или, в противен случай, е страна по Европейската конвенция за правата на човека, или гарантира права, които са най-малкото равностойни на правата, гарантирани в тази конвенция.
б)
предоставя информация за дадено лице на получатели, различни от институциите и органите на ЕС, само ако те не са предмет на национален законодателен акт, приет в съответствие с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (11), съгласно член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
в)
когато дадено лице представлява заплаха за сигурността, всяка мярка за сигурност е насочена срещу това лице и то може да бъде задължено да поеме възникналите вследствие на това разходи. Тези мерки за сигурност могат да бъдат насочени срещу други лица само ако трябва да се овладее непосредствена или сериозна заплаха за сигурността и ако са налице следните условия:
а)
предвидените мерки срещу лицето, представляващо заплаха за сигурността, не могат да бъдат предприети или вероятно няма да бъдат ефективни;
б)
Комисията не може да овладее заплахата за сигурността със самостоятелни действия или не може да го направи своевременно;
в)
мерките не представляват непропорционална опасност за другото лице и неговите права.
2. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ прави преглед на мерките за сигурност, които могат да изискват съдебна заповед съгласно законите и разпоредбите на държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да се обърне към подизпълнител, който да изпълнява задачи в областта на сигурността под ръководството и надзора на Дирекцията по сигурността.
Член 7
Мерки за гарантиране на сигурността на лицата
1. На лицата в сградите на Комисията се осигурява подходящо равнище на защита, като се вземат предвид изискванията по отношение на сигурността и безопасността.
2. В случай на сериозен риск за сигурността генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ осигурява непосредствена охрана на членовете на Комисията или другите служители тогава, когато оценката на заплахата е показала, че тази охрана е необходима за гарантиране на тяхната безопасност и сигурност.
3. В случай на сериозен риск за сигурността Комисията може да разпореди евакуация на своите сгради.
4. На жертвите на инциденти или нападения в сградите на Комисията се оказва необходимата помощ.
5. За да предотвратяват и овладяват рисковете за сигурността, упълномощените служители могат да извършват цялостни проверки на лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение, с цел да установят дали предоставянето на достъп до сградите на Комисията или информация на тези лица представлява заплаха за сигурността. За тази цел и в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 и с разпоредбите, посочени в член 3, параграф 1, съответните упълномощени служители могат:
а)
да използват всеки източник на информация, който е на разположение на Комисията, като вземат предвид неговата надеждност;
б)
да получат достъп до личните досиета или данните, които Комисията съхранява за лицата, които е наела или възнамерява да наеме на работа, или за персонала на подизпълнителите, когато това е надлежно обосновано.
Член 8
Мерки за гарантиране на физическата сигурност и сигурността на активите
1. Сигурността на активите се гарантира, като се прилагат подходящите мерки за физическа и техническа защита и съответните процедури, наричани по-долу „физическа защита“, които изграждат една многопластова система.
2. В съответствие с настоящия член могат да бъдат приети мерки за защита на лицата или информацията в Комисията, както и за защита на активите.
3. Физическата сигурност има следните цели:
-
да предотвратява актове на насилие, насочени срещу членовете на Комисията или лицата, попадащи в обхвата на настоящото решение;
-
да предотвратява шпионаж и подслушване на чувствителна или класифицирана информация;
-
да предотвратява кражба, актове на вандализъм, саботаж и други актове на насилие, имащи за цел да нанесат щети или да унищожат сградите и активите на Комисията;
-
да позволява разследване и проверка на инциденти, свързани със сигурността, включително чрез справки с регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, системата за видеонаблюдение, записите на телефонните разговори и други сходни данни, посочени в член 22, параграф 2 по-долу, както и с други източници на информация.
4. Физическата сигурност включва:
-
политика по отношение на достъпа, приложима за всички лица или превозни средства, искащи достъп до сградите на Комисията, в това число и паркингите;
-
система за контрол на достъпа, включваща охранители, техническо оборудване и мерки, информационни системи или съчетание от всички тези елементи.
5. За да се гарантира физическата сигурност, могат да се предприемат следните действия:
-
да се записва влизането и излизането от сградите на Комисията на лица, превозни средства, стоки и оборудване;
-
да се извършва проверка на самоличността вътре в сградите;
-
да се извършва визуална или техническа проверка на превозните средства, стоките и оборудването;
-
да се предотвратява влизането в сградите на Комисията на неоторизирани лица, превозни средства и стоки.
Член 9
Мерки за гарантиране на сигурността на информацията
1. Сигурността на информацията обхваща цялата информация, с която работи Комисията.
2. Сигурността на информацията, независимо от нейната форма, поддържа баланс между прозрачността, пропорционалността, отчетността и ефективността, от една страна, и необходимостта от защита на информацията от нерегламентиран достъп, използване, разкриване, изменение или унищожаване, от друга.
3. Сигурността на информацията има за цел опазване на нейната поверителност, неприкосновеност и наличност.
4. С оглед на това се прилагат процедури за управление на риска, за да се класифицират информационните активи и да се разработят пропорционални мерки, процедури и стандарти за сигурност, включително смекчаващи мерки.
5. Тези общи принципи, които са в основата на сигурността на информацията, се прилагат по-специално по отношение на:
а)
„класифицирана информация на ЕС“ (по-долу „КИЕС“), т.е. всяка информация или материал, носещи гриф за сигурност на ЕС, неразрешеното разкриване на които би могло да увреди в различна степен интересите на Европейския съюз или на една или повече от държавите членки;
б)
„чувствителна некласифицирана информация“, т.е. информация или материал, които Комисията трябва да защитава по силата на законовите си задължения, залегнали в Договорите или в актовете, приети в тяхно изпълнение, и/или заради чувствителния им характер. Чувствителната некласифицирана информация включва, но не се изчерпва с: информацията или материалите, обхванати от задължението за професионална тайна съгласно член 339 от ДФЕС, информацията, обхваната от интересите, чиято защита е предвидена в член 4 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета (12), разглеждан в съчетание със съответната съдебна практика на Съда на Европейския съюз, или личните данни, попадащи в обхвата на Регламент (ЕО) № 45/2001.
6. Чувствителната некласифицирана информация е подчинена на правилата за нейната обработка и съхранение. Тя се предоставя само на лица, които „имат нужда да знаят“. Когато бъде счетено за необходимо с оглед на ефективната защита на нейната поверителност, информацията се идентифицира с помощта на обозначение за класификация и съгласно съответните инструкции за обработка, одобрени от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“. Когато този вид информация се обработва или съхранява в комуникационни и информационни системи, защитата ѝ се осигурява и в съответствие с Решение (2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти.
7. Всяко лице, което носи отговорност за компрометиране или загуба на КИЕС или чувствителна некласифицирана информация, която е идентифицирана като такава в правилата за нейната обработка и съхранение, може да подлежи на дисциплинарни действия в съответствие с Правилника за длъжностните лица. Тези дисциплинарни действия не засягат евентуалните съдебни или наказателни производства от страна на компетентните национални органи на държавите членки в съответствие с тяхното законодателство и разпоредби, както и договорните корективни мерки.
Член 10
Мерки за гарантиране на сигурността на комуникационните и информационни системи
1. Всички използвани от Комисията комуникационни и информационни системи („КИС“) са в съответствие с политиката на Комисията за гарантиране на сигурността на информационните системи, изложена в Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност.
2. Службите на Комисията, които притежават, управляват или работят с КИС, позволяват на други институции, агенции и органи на Съюза или на други организации да получат достъп до тези системи само ако тези институции, агенции и органи на Съюза или други организации могат да предоставят задоволителни гаранции, че степента на защита на техните информационни системи е равносилна на гарантираната от политиката на Комисията за сигурността на информационните системи съгласно Решение C(2006) 3602, правилата за неговото прилагане и съответните стандарти за сигурност. Комисията наблюдава спазването на това условие и в случай на сериозно нарушение или продължително неспазване има правото да ограничи достъпа.
Член 11
Криминалистични анализи във връзка с киберсигурността
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря конкретно за провеждането на криминалистични технически анализи в сътрудничество с компетентните служби на Комисията в помощ на посочените в член 13 разследвания на сигурността, свързани с контраразузнаване, изтичане на данни, кибератаки и сигурността на информационните системи.
Член 12
Мерки за сигурност по отношение на лицата и предметите
1. За да гарантират сигурността в Комисията и да предотвратяват и овладяват рисковете, служителите, упълномощени в съответствие с член 5, могат, съгласно принципите, посочени в член 3, да предприемат, наред с останалото, една или повече от следните мерки за сигурност:
а)
подсигуряване на сцената на действие и доказателствата, включително регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане и кадрите от системата за видеонаблюдение, в случай на инциденти или поведение, което може да доведе до административни, дисциплинарни, граждански или наказателни процедури;
б)
ограничени мерки спрямо лица, които представляват заплаха за сигурността, включително издаване на нареждане на лицата на напуснат сградите на Комисията, извеждане на лицата извън сградите на Комисията, налагане на забрана на лицата да влизат в сградите на Комисията за определен период от време, като последната мярка се определя в съответствие с критерии, които ще бъдат формулирани в правилата за прилагане;
в)
ограничени мерки спрямо предмети, които представляват риск за сигурността, включително тяхното преместване, конфискуване и отстраняване;
г)
претърсване на сградите на Комисията, включително на офисите, разположени в тези сгради;
д)
търсене на данни от комуникационната и информационна система и оборудване, телефонния и телекомуникационния трафик, регистрационните файлове, потребителските профили и т.н.;
е)
други специфични мерки за сигурност с подобно въздействие с цел предотвратяване или овладяване на рисковете за сигурността, по-конкретно в контекста на правата на Комисията в качеството ѝ на собственик или на работодател в съответствие с приложимите национални закони.
2. При изключителни обстоятелства служителите на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, упълномощени в съответствие с член 5, могат да предприемат необходимите извънредни мерки, при стриктно спазване на принципите, посочени в член 3. Възможно най-скоро след предприемането на тези мерки те информират директора на Дирекцията по сигурността, който иска от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ съответното пълномощие, потвърждаващо предприетите мерки и разрешаващо евентуални допълнителни мерки, и, когато е целесъобразно, осъществява връзка с компетентните национални органи.
3. Мерките за сигурност в съответствие с настоящия член се документират в момента, в който са предприети, или, в случай на непосредствен риск или кризисна ситуация, в разумен срок след тяхното предприемане. Във втория случай документирането трябва да включва и елементите, на които се основава преценката за наличието на непосредствен риск или кризисна ситуация. Документирането може да бъде кратко, но следва да е структурирано по такъв начин, че да позволява на лицето - предмет на мярката, да упражнява правото си на защита и правото си на защита на личните данни в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001, и да позволява проверка на законността на мярката. Никаква информация относно специфични мерки за сигурност, предприети спрямо член на персонала, не може да бъде включвана в личното досие на въпросното лице.
4. Когато се предприемат мерки за сигурност съгласно буква б), Комисията допълнително гарантира, че съответното лице е получило възможност да се свърже с адвокат или с доверено лице и е било уведомено за правото си да се обърне към Европейския надзорен орган по защита на данните.
Член 13
Разследвания
1. Без да се засягат член 86 и приложение IX към Правилника за длъжностните лица и специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза, разследвания на сигурността могат да се провеждат:
а)
в случай на инциденти, засягащи сигурността в Комисията, включително при подозрение за извършено престъпление;
б)
в случай на възможно изтичане, неправилно третиране или компрометиране на чувствителна некласифицирана информация, КИЕС или класифицирана информация на Евратом;
в)
в контекста на контраразузнаването и борбата с тероризма;
г)
в случай на сериозни киберинциденти.
2. Решение за провеждане на разследване на сигурността се взема от генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“, който също така получава доклада от разследването.
3. Разследвания на сигурността се провеждат само от компетентните членове на персонала на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, надлежно упълномощени в съответствие с член 5.
4. Упълномощените служители упражняват правомощията си за провеждане на разследване на сигурността независимо, съгласно посоченото в пълномощието, и имат правомощията, изброени в член 12.
5. Упълномощените служители, компетентни да провеждат разследвания на сигурността, могат да събират информация от всички налични източници, свързани с евентуални административни нарушения или престъпления, които са извършени в сградите на Комисията или в които са замесени лица по член 2, параграф 3, било то като жертви или като извършители на деянията.
6. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ информира компетентните органи на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка, когато е целесъобразно и по-конкретно ако при разследването са открити улики за извършено престъпно деяние. В този контекст генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може, когато е целесъобразно или необходимо, да окаже подкрепа на органите на държавата членка домакин или на всяка друга заинтересована държава членка.
7. В случай на сериозни киберинциденти генерална дирекция „Информатика“ поддържа тясно сътрудничество с генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, оказвайки подкрепа по всички технически въпроси. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ решава, след консултация с генерална дирекция „Информатика“, кога е целесъобразно да се информират компетентните органи на държавата домакин или на всяка друга заинтересована държава членка. Службите за координация при инциденти на екипа за незабавно реагиране при компютърни инциденти на ЕС (CERT-EU) ще бъдат използвани за оказване на подкрепа на други евентуално засегнати институции и агенции на ЕС.
8. Разследванията на сигурността се документират.
Член 14
Разграничаване на правомощията във връзка с разследвания на сигурността и други видове разследвания
1. Когато Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва разследвания на сигурността, както е посочено в член 13, и ако тези разследвания са от компетентността на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) или на Службата за разследвания и дисциплинарни въпроси на Комисията (IDOC), тя незабавно осъществява връзка с тези органи с цел по-конкретно да не компрометира по-нататъшните действия от страна на OLAF или IDOC. Когато е целесъобразно, Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отправя покана към OLAF или IDOC да участват в разследването.
2. Разследванията на сигурността, посочени в член 13, се провеждат без да се засягат правомощията на OLAF и IDOC, залегнали в правилата за дейността на тези органи. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да окаже техническа помощ за разследвания, започнати от OLAF или IDOC.
3. От Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ може да бъде поискано да съдейства на служителите на OLAF при престоя им в сградите на Комисията в съответствие с член 3, параграф 5 и член 4, параграф 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (13), с цел да улеснят изпълнението на техните задължения. Дирекцията по сигурността информира генералния секретар и генералния директор на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ за подобни искания за съдействие, или в случай че такова разследване се провежда в сградите на Комисията, в които се помещават нейните членове или генералният секретар, председателят на Комисията и членът на Комисията, отговарящ за човешките ресурси.
4. Без да се засяга член 22, буква а) от Правилника за длъжностните лица, тогава, когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на IDOC, Дирекцията по сигурността, когато докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси“ в съответствие с член 13, на възможно най-ранен етап дава становището си за това дали са налице основания за сезиране на IDOC във връзка със случая. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ взима решение по този въпрос.
5. Когато даден случай би могъл да бъде от компетентността както на Дирекцията по сигурността на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“, така и на OLAF, Дирекцията по сигурността незабавно докладва на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ и информира генералния директор на OLAF на възможно най-ранен етап. По-конкретно този етап се счита за достигнат тогава, когато е приключила непосредствената заплаха за сигурността.
Член 15
Проверки на сигурността
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, за да се увери, че службите на Комисията и лицата спазват настоящото решение и правилата за неговото прилагане, и за да формулира препоръки, когато това бъде счетено за необходимо.
2. Когато е целесъобразно, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ извършва проверки на сигурността, или наблюдение на сигурността, или посещения за оценка на сигурността, за да се увери, че сигурността на персонала, активите и информацията на Комисията, попадащи под отговорността на други институции, агенции или органи на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации, е подходящо гарантирана в съответствие с правила, разпоредби и стандарти за сигурност, които са най-малкото равностойни на тези на Комисията. Когато е целесъобразно и в духа на доброто сътрудничество между администрациите, тези проверки на сигурността включват и инспекциите, провеждани в контекста на обмена на класифицирана информация с други институции, органи и агенции на Съюза, държави членки, трети държави или международни организации.
3. Настоящият член се прилага, mutatis mutandis, за персонала на Комисията в делегациите на Съюза, без да се засягат специалните споразумения между Комисията и ЕСВД, като специалното споразумение, подписано на 28 май 2014 г. между генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на Европейската комисия и Европейската служба за външна дейност относно задължението за грижа спрямо персонала на Комисията на служба в делегациите на Съюза.
Член 16
Състояние на тревога и управление на кризисни ситуации
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за прилагането на подходящи мерки за състояние на тревога в очакване или в отговор на заплахи и инциденти, засягащи сигурността в Комисията, както и на необходимите мерки за управление на кризисни ситуации.
2. Посочените в параграф 1 мерки за състояние на тревога съответстват на нивото на заплаха за сигурността. Степените на тревога се определят в тясно сътрудничество с компетентните служби на другите институции, агенции и органи на Съюза, и на държавата членка или държавите членки, в които се намират сградите на Комисията.
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ е звеното за контакт относно степените на тревога и управлението на кризисни ситуации.
ГЛАВА 4
ОРГАНИЗАЦИЯ
Член 17
Общи отговорности на службите на Комисията
1. Изложените в настоящото решение задължения на Комисията се изпълняват от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ под ръководството и отговорността на члена на Комисията, отговарящ за сигурността.
2. Специфичните разпоредби относно киберсигурността са определени в Решение (2006) 3602.
3. Отговорността за изпълнението на настоящото решение и на правилата за неговото прилагане, както и на ежедневното им спазване, може да бъде възложена на други служби на Комисията тогава, когато децентрализираното обезпечаване на сигурността предлага висока ефективност и спестява ресурси или време, например поради географското разположение на въпросните служби.
4. Когато се прилага параграф 3, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и, когато е целесъобразно, генерална дирекция „Информатика“, постигат договорка с отделните служби на Комисията за ясно определяне на ролите и отговорностите за изпълнението и наблюдението на политиките в областта на сигурността.
Член 18
Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“
1. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря по-конкретно за:
(1)
изготвянето на политиката на Комисията в областта на сигурността, правилата за нейното прилагане и известията по въпросите на сигурността;
(2)
събирането на информация за целите на оценката на заплахите и рисковете за сигурността и по всички въпроси, които могат да се отразят на сигурността в Комисията;
(3)
осигуряването на електронно контранаблюдение и защита на всички сайтове на Комисията въз основа на оценките на заплахите и наличните доказателства за неоторизирани действия против интересите на Комисията;
(4)
осигуряването на 24-часови услуги за спешно реагиране за службите и персонала на Комисията по всички въпроси, свързани с безопасността и сигурността;
(5)
прилагането на мерки за сигурност, имащи за цел смекчаване на рисковете за сигурността и разработване и поддържане на подходяща КИС, която да покрива оперативните ѝ нужди, по-специално в областта на контрола на физическия достъп, администрирането на разрешенията за достъп и обработката на чувствителна информация и класифицирана информация на ЕС;
(6)
повишаването на осведомеността, организирането на учения и тренировки, и предоставянето на обучения и консултации по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията, с цел да се насърчи развитието на култура на сигурност и да се създаде резерв от служители, които да са подходящо обучени по въпросите на сигурността.
2. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ поддържа, без да засяга компетентността и отговорностите на другите служби на Комисията, външните връзки:
(1)
със службите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза по въпроси, свързани със сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(2)
със службите за сигурност, разузнаване и оценка на заплахите, включително националните органи за сигурност на държавите членки или на трети държави, международните организации и органи по въпроси, засягащи сигурността на лицата, активите и информацията в Комисията;
(3)
с полицията и други служби за спешно реагиране по всички рутинни и извънредни въпроси, засягащи сигурността в Комисията;
(4)
с органите за сигурност на другите институции, агенции и органи на Съюза, на държавите членки и на трети държави в областта на реагирането на кибератаки с потенциално въздействие върху сигурността в Комисията;
(5)
във връзка с получаването, оценката и разпространението на разузнавателна информация относно заплахи, произтичащи от терористична дейност и шпионаж, засягащи сигурността в Комисията;
(6)
по въпроси, свързани с класифицираната информацията, както е посочено по-нататък в Решение (ЕС, Евратом) 2015/444 на Комисията (14).
3. Генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурния пренос на информация, извършван съгласно настоящия член, включително за преноса на лични данни.
Член 19
Експертна група за сигурността в Комисията (ComSEG)
Създава се експертна група за сигурността в Комисията, натоварена със задачата да съветва Комисията, когато е целесъобразно, по въпроси, свързани с нейната политика за вътрешна сигурност и по-конкретно със защитата на класифицирана информация на ЕС.
Член 20
Местни служители по сигурността (LSO)
1. Всеки отдел или кабинет на Комисията назначава местен служител по сигурността (LSO), който изпълнява ролята на основно звено за контакт между своята служба и генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ по всички въпроси, свързани със сигурността в Комисията. Когато е целесъобразно, могат да се назначат един или повече заместници на LSO. LSO е длъжностно лице или срочно нает служител.
2. Като основно звено за контакт по въпросите на сигурността в своя отдел или кабинет на Комисията, LSO докладва редовно на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ и на своите началници за въпроси, свързани със сигурността в неговия отдел на Комисията, и докладва незабавно за всякакви инциденти, свързани със сигурността, включително когато може да е била компрометирана КИЕС или чувствителна некласифицирана информация.
3. По въпроси, свързани със сигурността на комуникационните и информационни системи, LSO осъществява връзка със завеждащия сигурността на информацията на местно ниво (LISO) в своя отдел на Комисията, чиято роля и отговорности са определени в Решение C(2006) 3602.
4. Той допринася към дейностите за обучение и повишаване на осведомеността по въпросите на сигурността, насочени към специфичните нужди на персонала, подизпълнителите и други лица, работещи под ръководството на неговия отдел на Комисията.
5. По искане на генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ на LSO могат да бъдат възложени специфични задачи в случай на сериозни или непосредствени рискове за сигурността или на извънредни ситуации. Генералният директор или директорът, отговарящ за човешките ресурси, на местната генерална дирекция на LSO бива информиран за тези специфични задачи от генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“.
6. Отговорностите на LSO не засягат ролята и отговорностите, възложени на завеждащите сигурността на информацията на местно ниво (LISO), служителите, отговарящи за здравословните и безопасни условия на труд, служителите за надзор на регистъра (RCO) или на всеки друг служител, чиито функции са в областта на сигурността или са свързани с нея. LSO осъществява връзка с тях, за да гарантира последователен и съгласуван подход към сигурността и ефективен поток на информацията по въпроси, свързани със сигурността в Комисията.
7. LSO има пряк достъп до генералния директор или ръководителя на отдела си, когато трябва да информира преките си началници. Той има разрешение за достъп до КИЕС на ниво най-малко SECRET UE/EU SECRET.
8. С цел да насърчи обмена на информация и най-добрите практики, генерална дирекция „Човешки ресурси и сигурност“ организира поне два пъти годишно конференция на LSO. Присъствието на LSO на тези конференции е задължително.
ГЛАВА 5
ИЗПЪЛНЕНИЕ
Член 21
Правила за прилагане и известия по въпросите на сигурността
1. Както е необходимо, приемането на правилата за прилагане на настоящото решение ще е предмет на отделно решение на Комисията за оправомощаване на члена на Комисията, отговарящ за сигурността, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
2. След като бъде оправомощен по силата на гореспоменатото решение на Комисията, членът на Комисията, отговарящ за сигурността, може да изготвя известия по въпросите на сигурността, съдържащи насоки и най-добри практики в тази сфера, в обхвата на настоящото решение и правилата за неговото прилагане.
3. Комисията може да възложи задачите, посочени в първия и втория параграф на настоящия член, на генералния директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ чрез отделно решение за възлагане, в пълно съответствие с вътрешния процедурен правилник.
ГЛАВА 6
РАЗНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 22
Обработка на лични данни
1. Комисията обработва личните данни, необходими за изпълнението на настоящото решение в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Независимо от мерките, които вече са въведени към момента на приемане на настоящото решение и са нотифицирани на Европейския надзорен орган по защита на данните (15), всяка мярка в съответствие с настоящото решение, включваща обработка на лични данни, като например данни от регистрационните файлове за контрол при влизане и излизане, записите от системата за видеонаблюдение, записите на телефонните обаждания до дежурните звена или диспечерските центрове, и други подобни данни, изисквани от съображения за сигурност или за реакция при кризи, е предмет на правилата за прилагане съгласно член 21, който установява подходящи гаранции за субектите на данни.
3. Генералният директор на ГД „Човешки ресурси и сигурност“ отговаря за сигурността на всяка обработка на лични данни, извършена в контекста на настоящото решение.
4. Тези правила и процедури за прилагане се приемат след консултация с длъжностното лице за защита на данните и Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 23
Прозрачност
Настоящото решение и правилата за неговото прилагане се свеждат до знанието на персонала на Комисията и на всички лица, спрямо които се прилагат.
Член 24
Отмяна на предходни решения
Решение (94) 2129 се отменя.
Член 25
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 март 2015 година.
DECYZJA KOMISJI (UE, Euratom) 2015/443
z dnia 13 marca 2015 r.
w sprawie bezpieczeństwa w Komisji
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 249,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając Protokół nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączony do traktatów, w szczególności jego art. 18,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zapewnienie bezpieczeństwa w obrębie Komisji ma umożliwić jej funkcjonowanie w bezpiecznym i zabezpieczonym środowisku dzięki ustanowieniu spójnego i zintegrowanego podejścia do bezpieczeństwa, utrzymaniu odpowiedniego poziomu ochrony osób, mienia i informacji współmiernie do rozpoznanego ryzyka oraz zapewnieniu bezpieczeństwa szybko i skutecznie.
(2)
Komisja, podobnie jak inne organy międzynarodowe, stoi w obliczu poważnych zagrożeń i wyzwań w dziedzinie bezpieczeństwa, w szczególności, w związku z terroryzmem, atakami cybernetycznymi, szpiegostwem politycznym i handlowym.
(3)
Komisja Europejska zawarła z rządami Belgii, Luksemburga i Włoch porozumienia w sprawie bezpieczeństwa swoich głównych siedzib (1). Porozumienia te stanowią potwierdzenie, że Komisja jest odpowiedzialna za swoje bezpieczeństwo.
(4)
Aby zapewnić bezpieczeństwo osób, mienia i informacji, Komisja może być zmuszona do podjęcia działań w obszarach chronionych prawami podstawowymi sformułowanymi w Karcie praw podstawowych i w europejskiej konwencji praw człowieka i uznawanymi przez Trybunał Sprawiedliwości.
(5)
Wszelkie tego typu działania powinny być zatem uzasadnione znaczeniem interesu, jaki mają za zadanie chronić, powinny być proporcjonalne i zapewniać pełne poszanowanie praw podstawowych, w tym w szczególności prawa do prywatności i ochrony danych.
(6)
W ramach systemu nastawionego na praworządność i poszanowanie praw podstawowych Komisja musi dążyć do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa swoich pracowników, mienia i informacji, dzięki czemu zapewnione będzie prowadzenia działalności bez ograniczania przy tym praw podstawowych w stopniu większym niż to ściśle konieczne.
(7)
Bezpieczeństwo w Komisji opiera się na zasadach legalności, przejrzystości, proporcjonalności i odpowiedzialności.
(8)
Pracowników upoważnionych do podejmowania środków bezpieczeństwa nie należy stawiać w niekorzystnej sytuacji ze względu na ich działania, chyba że działania te wykraczały poza zakres ich uprawnień lub spowodowały naruszenie prawa, więc niniejszą decyzję należy uznać za instrukcję postępowania w rozumieniu regulaminu pracowniczego.
(9)
Komisja powinna podjąć właściwe inicjatywy, aby promować i wzmacniać swoją kulturę bezpieczeństwa, efektywniej zapewniając bezpieczeństwo, poprawiając zarządzanie bezpieczeństwem, dalej zacieśniając sieci i współpracę z odpowiednimi organami na szczeblu międzynarodowym, europejskim i krajowym oraz poprawiając monitorowanie i kontrolę procesu wdrażania środków bezpieczeństwa.
(10)
Utworzenie Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (ESDZ) jako funkcjonalnie autonomicznego organu Unii miało znaczący wpływ na interesy Komisji w zakresie bezpieczeństwa, w związku z tym konieczne jest, aby ESDZ i Komisja ustanowiły zasady i procedury dotyczące współpracy w zakresie bezpieczeństwa i zabezpieczenia, w szczególności w odniesieniu do wywiązywania się przez Komisję z obowiązku dochowania należytej staranności wobec własnych pracowników w delegaturach Unii.
(11)
Polityka bezpieczeństwa prowadzona przez Komisję powinna być realizowana w sposób zgodny z innymi procesami i procedurami wewnętrznymi, które mogą obejmować kwestię bezpieczeństwa. Należą do nich w szczególności zarządzanie ciągłością działania, które ma na celu zachowanie funkcji krytycznych Komisji w przypadku zakłócenia działania, oraz proces ARGUS wykorzystywany do koordynacji sytuacji kryzysowych o charakterze wielosektorowym.
(12)
Niezależnie od środków istniejących już w momencie przyjęcia niniejszej decyzji i zgłoszonych Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych (2), wszelkie środki wprowadzone w ramach niniejszej decyzji i związane z przetwarzaniem danych osobowych podlegają przepisom wykonawczym zgodnie z art. 21, w którym określono odpowiednie gwarancje dla podmiotów danych.
(13)
W związku z tym istnieje potrzeba dokonania przez Komisję przeglądu, aktualizacji i konsolidacji istniejącej podstawy prawnej dotyczącej bezpieczeństwa w Komisji.
(14)
Należy zatem uchylić decyzję Komisji C(94) 2129 (3),
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
1)
„mienie” oznacza wszystkie ruchomości i nieruchomości oraz posiadłości Komisji;
2)
„departament Komisji” oznacza dyrekcję generalną lub służbę Komisji lub gabinet członka Komisji;
3)
„system teleinformatyczny” lub „CIS” oznacza każdy system umożliwiający przetwarzanie informacji w formie elektronicznej, w tym wszystkie zasoby niezbędne do jego działania, a także infrastrukturę, organizację, pracowników i zasoby informatyczne;
4)
„kontrola ryzyka” oznacza wszelkie środki bezpieczeństwa, co do których można przypuszczać, że pozwolą skutecznie kontrolować ryzyko związane z bezpieczeństwem dzięki zapobieganiu ryzyku, jego ograniczaniu, unikaniu lub przenoszeniu.
5)
„sytuacja kryzysowa” oznacza okoliczność, zdarzenie, incydent lub sytuację wyjątkową (lub ich serię bądź połączenie) prowadzące do poważnego lub bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa Komisji, niezależnie od źródła zagrożenia;
6)
„dane” oznaczają informacje w formie, która pozwala na ich przekazanie, zapisanie lub przetworzenie;
7)
„członek Komisji odpowiedzialny za bezpieczeństwo” oznacza członka Komisji odpowiedzialnego za Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa;
8)
„dane osobowe” oznaczają dane osobowe w rozumieniu art. 2 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4);
9)
„obiekty” oznaczają dowolną nieruchomość lub inną własność i mienie Komisji;
10)
„zapobieganie ryzyku” oznacza wszelkie środki bezpieczeństwa, co do których można przypuszczać, że będą utrudniać, opóźniać lub powstrzymywać występowanie ryzyka związanego z bezpieczeństwa.
11)
„ryzyko związane z bezpieczeństwem” oznacza połączenie stopnia zagrożenia, stopnia podatności na zagrożenia i ewentualnych skutków zdarzenia;
12)
„bezpieczeństwo w Komisji” oznacza bezpieczeństwo osób, mienia i informacji w Komisji, a w szczególności integralność fizyczna osób i mienia, integralność, poufność i dostępność informacji i systemów teleinformatycznych, jak również swobodne funkcjonowanie działań Komisji;
13)
„środek bezpieczeństwa” oznacza każdy środek podejmowany zgodnie z niniejszą decyzją na potrzeby skontrolowania ryzyka związanego z bezpieczeństwem;
14)
„regulamin pracowniczy” oznacza Regulamin pracowniczy urzędników Unii Europejskiej ustanowiony rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (5) i aktami go zmieniającymi;
15)
„zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza każde zdarzenie lub czynnik, co do których można przypuszczać, że negatywnie wpłyną na bezpieczeństwo, jeżeli nie spotkają się z odpowiednią reakcją i nie zostaną skontrolowane;
16)
„bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza zagrożenie dla bezpieczeństwa, które ma miejsce bez wcześniejszego ostrzeżenia lub z wcześniejszym ostrzeżeniem wysłanym na krótko przed wystąpieniem zagrożenia, oraz
17)
„poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa” oznacza zagrożenie dla bezpieczeństwa, co do którego można przypuszczać, że doprowadzi do utraty życia, poważnego urazu lub szkody, znacznego uszkodzenia mienia, narazi na szwank bezpieczeństwo danych szczególnie chronionych, zakłóci działanie systemów IT lub istotnych zdolności operacyjnych Komisji;
18)
„podatność” oznacza dowolny słaby punkt, co do którego można przypuszczać, że negatywnie wpłynie na bezpieczeństwo w Komisji, jeżeli zostanie wykorzystany przez jedno zagrożenie lub większą ich liczbę.
Artykuł 2
Przedmiot
1. W niniejszej decyzji określa się cele, podstawowe zasady, organizację i obowiązki w zakresie bezpieczeństwa w Komisji.
2. Niniejszą decyzję stosuje się do wszystkich departamentów Komisji i do wszystkich jej obiektów.Personel Komisji zatrudniony w delegaturach Unii podlegają przepisom bezpieczeństwa obowiązującym w przypadku Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (6).
3. Nie naruszając żadnych konkretnych wskazań dotyczących poszczególnych grup pracowników, niniejsza decyzja ma zastosowanie do członków Komisji, pracowników Komisji objętych regulaminem pracowniczym i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ekspertów krajowych oddelegowanych do Komisji, dostawców usług i ich pracowników, stażystów oraz do wszystkich osób mających dostęp do budynków lub innego mienia Komisji lub do informacji znajdujących się w posiadaniu Komisji.
4. Przepisy niniejszej decyzji nie naruszają decyzji Komisji 2002/47/WE, EWWiS, Euratom (7) i decyzji Komisji 2004/563/WE, Euratom (8), decyzji Komisji C(2006) 1623 (9) i decyzji Komisji C(2006) 3602 (10).
ROZDZIAŁ 2
ZASADY
Artykuł 3
Zasady dotyczące bezpieczeństwa w Komisji
1. W ramach wdrażania niniejszej decyzji Komisja postępuje zgodnie z traktatami, a w szczególności z Kartą praw podstawowych i Protokołem nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej oraz instrumentami, o których mowa w motywie 2, i wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa krajowego, a także warunkami określonymi w niniejszej decyzji. W stosownych przypadkach wydaje się instrukcje bezpieczeństwa w rozumieniu art. 21 ust. 2 zawierające wytyczne w tym zakresie.
2. Bezpieczeństwo w Komisji opiera się na zasadach legalności, przejrzystości, proporcjonalności i odpowiedzialności.
3. Zasada legalności wskazuje na konieczność ścisłego przestrzegania ram prawnych przy wdrażaniu niniejszej decyzji oraz stosowania się do wymogów prawnych.
4. Wszelkie środki bezpieczeństwa podejmuje się jawnie, chyba że istnieje uzasadnione przekonanie, że takie działanie może osłabić ich skutek. Adresatów środka bezpieczeństwa powiadamia się z wyprzedzeniem o przyczynach zastosowania środka i jego skutkach, chyba że istnieje uzasadnione przekonanie, że jego działanie zostanie osłabione w wyniku przekazania takiej informacji. W takim przypadku adresata środka bezpieczeństwa powiadamia się po wyeliminowaniu ryzyka osłabienia działania środka bezpieczeństwa.
5. Departamenty Komisji zapewniają uwzględnianie kwestii bezpieczeństwa od początku opracowywania i realizacji polityki, decyzji, programów, projektów i działań Komisji, za które są odpowiedzialne. W tym celu, od najwcześniejszych etapów przygotowań, departamenty angażują Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w ogólnym zakresie i głównego inspektora ds. bezpieczeństwa informacji w Komisji w odniesieniu do systemów IT.
6. W stosownych przypadkach Komisja dąży do nawiązania współpracy z właściwymi organami państwa przyjmującego, innych państw członkowskich i innych instytucji, agencji lub organów UE uwzględniając, w miarę możliwości, środki podejmowane lub planowane przez te organy w celu ograniczenia ryzyka związanego z bezpieczeństwem.
Artykuł 4
Obowiązek przestrzegania
1. Przestrzeganie niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych oraz środków bezpieczeństwa i instrukcji udzielonych przez upoważnionych pracowników jest obowiązkowe.
2. Nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa może pociągać za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną zgodnie z traktatami i regulaminem pracowniczym oraz sankcje umowne lub czynności prawne na mocy krajowych przepisów ustawowych i wykonawczych.
ROZDZIAŁ 3
ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA
Artykuł 5
Upoważnieni pracownicy
1. Jedynie pracownikom upoważnionym na podstawie imiennego uprawnień przyznanych im przez Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, z uwagi na ich bieżące obowiązki, można przyznać prawo do stosowania jednego lub kilku z następujących środków:
1)
noszenie broni bocznej;
2)
prowadzenie dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13;
3)
podejmowanie środków bezpieczeństwa, o których mowa w art. 12, określonych w uprawnieniu.
2. Uprawnienia, o których mowa w ust. 1, przyznaje się na okres nie dłuższy niż okres zajmowania przez daną osobę stanowiska lub pełnienia przez nią określonej funkcji, w odniesieniu do której przyznano dane uprawnienie. Uprawnienia przyznaje się zgodnie z obowiązującymi przepisami określonymi w art. 3 ust. 1.
3. Jeżeli chodzi o upoważnionych pracowników, niniejsza decyzja stanowi instrukcję postępowania w rozumieniu art. 21 regulaminu pracowniczego.
Artykuł 6
Przepisy ogólne dotyczące środków bezpieczeństwa
1. Podejmując środki bezpieczeństwa Komisja przede wszystkim, na ile to możliwe, zapewnia:
a)
poszukiwanie wsparcia lub pomocy ze strony danego państwa, pod warunkiem że państwo to jest państwem członkowskim Unii Europejskiej, a jeżeli nie, to jest stroną europejskiej konwencji praw człowieka lub gwarantuje prawa, które są co najmniej równorzędne prawom zagwarantowanym w tej konwencji;
b)
przekazanie informacji na temat danej osoby jedynie odbiorcom innym niż instytucje i organy wspólnotowe niepodlegające prawu krajowemu przyjętemu zgodnie z dyrektywą 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (11), zgodnie z art. 9 rozporządzenia (WE) nr 45/2001;
c)
jeżeli dana osoba stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa, wobec tej osoby stosuje się wszelkie środki bezpieczeństwa oraz można ją obciążyć poniesionymi kosztami. Wymienione środki bezpieczeństwa można zastosować wobec innych osób tylko wówczas, jeżeli bezpośrednie lub poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa jest kontrolowane i spełnione zostały następujące warunki:
a)
nie można podjąć przewidzianych środków wobec osoby stwarzającej zagrożenie dla bezpieczeństwa lub istnieje prawdopodobieństwo, że dane środki będą nieskuteczne;
b)
Komisja nie może kontrolować zagrożenia dla bezpieczeństwa w ramach swoich działań, ani nie może tego dokonać w odpowiednim czasie;
c)
środek nie stanowi nieproporcjonalnego zagrożenia dla innej osoby i jej praw.
2. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa ustanawia przegląd środków bezpieczeństwa, w przypadku których konieczne może być orzeczenie sądu zgodne z przepisami ustawowymi i wykonawczymi państw członkowskich, w których znajdują się obiekty Komisji.
3. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zwrócić się do wykonawcy o wykonanie, pod kierownictwem i nadzorem Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa, zadań związanych z bezpieczeństwem.
Artykuł 7
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do osób
1. Uwzględniając wymogi w zakresie bezpieczeństwa, osobom przebywającym w obiektach Komisji przysługuje odpowiedni poziom ochrony.
2. W przypadku poważnego ryzyka związanego z bezpieczeństwem Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa zapewnia ścisłą ochronę członkom Komisji lub innym pracownikom, w sytuacji, gdy z oceny zagrożenia wynika, że taka ochrona jest potrzebna, aby zapewnić im bezpieczeństwo.
3. W przypadku poważnego ryzyka związanego z bezpieczeństwem Komisja może zarządzić ewakuację swoich obiektów.
4. Ofiary wypadków lub ataków na terenie obiektów Komisji otrzymają pomoc.
5. Aby zapobiegać ryzyku związanemu z bezpieczeństwem i kontrolować je, upoważnieni pracownicy mogą dokonać kontroli przeszłości osób objętych zakresem niniejszej decyzji w celu ustalenia, czy przyznanie takim osobom dostępu do obiektów Komisji lub jej informacji nie stanowi zagrożenia dla bezpieczeństwa. W tym celu oraz zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 i przepisami, o których mowa w art. 3 ust. 1, upoważnieni pracownicy mogą:
a)
korzystać z wszelkich dostępnych Komisji źródeł informacji, uwzględniając wiarygodność źródła informacji;
b)
uzyskać dostęp do akt personalnych lub danych Komisji na temat osób, które zatrudnia lub planuje zatrudnić, lub na temat pracowników wykonawców, gdy jest to należycie uzasadnione.
Artykuł 8
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do bezpieczeństwa fizycznego i mienia
1. Bezpieczeństwo mienia zapewnia się w wyniku zastosowania odpowiednich fizycznych i technicznych środków ochronnych i odpowiednich procedur, zwanych dalej „bezpieczeństwem fizycznym”, tworzących wielowarstwowy system.
2. Środki można przyjąć zgodnie z niniejszym artykułem w celu ochrony osób lub informacji w Komisji oraz ochrony mienia.
3. Cele bezpieczeństwa fizycznego obejmują:
-
zapobieganie aktom przemocy wymierzonym w członków Komisji lub osoby objęte zakresem niniejszej decyzji,
-
zapobieganie szpiegostwu i stosowaniu podsłuchu w celu zdobycia danych szczególnie chronionych lub informacji niejawnych,
-
zapobieganie kradzieżom, aktom wandalizmu, sabotażowi i innym aktom przemocy zmierzającym do uszkodzenia lub zniszczenia budynków i mienia Komisji,
-
umożliwienie prowadzenia dochodzenia wyjaśniającego i dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa w zakresie incydentów związanych z bezpieczeństwem, w tym w drodze sprawdzenia plików dziennika kontroli wejść i wyjść, nagrań w systemie CCTV, zapisów rozmów telefonicznych i podobnych danych, o których mowa w art. 22 ust. 2 poniżej i innych źródłach informacji.
4. Bezpieczeństwo fizyczne obejmuje:
-
politykę dostępu mającą zastosowanie do wszystkich osób lub pojazdów potrzebujących dostępu do obiektów Komisji, w tym parkingów,
-
system kontroli dostępu, który tworzą strażnicy, urządzenia i środki techniczne, systemy informacyjne lub połączenie wszystkich tych elementów.
5. W celu zapewnienia bezpieczeństwa fizycznego mogą zostać podjęte następujące działania:
-
rejestrowanie wejść i wjazdów na teren obiektów Komisji oraz wyjść i wyjazdów z terenu Komisji w odniesieniu do osób, pojazdów, towarów i urządzeń,
-
kontrole tożsamości w obiektach,
-
kontrole pojazdów, towarów i urządzeń za pomocą środków wizualnych lub technicznych,
-
zapobieganie wejścia, wjazdu i wwozu nieupoważnionych osób, pojazdów i towarów na teren obiektów Komisji.
Artykuł 9
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do informacji
1. Bezpieczeństwo informacji obejmuje wszystkie informacje będące w posiadaniu Komisji.
2. Bezpieczeństwo informacji, niezależnie od swojej formy, utrzymuje równowagę między przejrzystością, proporcjonalnością, odpowiedzialnością i skutecznością a koniecznością ochrony informacji przed nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, ujawnieniem, zniszczeniem lub nieuprawnioną zmianą.
3. Bezpieczeństwo informacji ma na celu ochronę poufności, integralności i dostępności.
4. W związku z tym stosuje się procesy zarządzania ryzykiem w celu sklasyfikowania zasobów informacyjnych i opracowania proporcjonalnych środków bezpieczeństwa, procedur i norm, w tym środków zmniejszających ryzyko.
5. Te ogólne zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji stosuje się w szczególności w odniesieniu do:
a)
„informacji niejawnych UE” (zwanych dalej „EUCI”), a mianowicie wszelkich informacji lub materiałów objętych klauzulą tajności UE, których nieuprawnione ujawnienie mogłoby w różnym stopniu zaszkodzić interesom Unii Europejskiej lub interesom co najmniej jednego państwa członkowskiego;
b)
„szczególnie chronionych informacji jawnych”, tj. informacji lub materiałów, które Komisja musi chronić z powodu zobowiązań prawnych określonych w traktatach lub aktach przyjętych w celu ich wykonania lub ze względu na ich szczególną ochronę. Szczególnie chronione informacje jawne obejmują między innymi informacje lub materiały objęte ze względu na swój charakter tajemnicą służbową, o czym jest mowa w art. 339 TFUE, informacje objęte interesami chronionymi na mocy art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiej i Rady (12) w związku z odpowiednim orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości lub dane osobowe objęte zakresem rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
6. Szczególnie chronione informacje jawne podlegają zasadom dotyczącym przetwarzania tych informacji i ich przechowywania. Informacje te ujawnia się tylko tym osobom, które muszą je znać. W razie konieczności zapewnienia skutecznej ochrony poufności informacji, stosuje się oznaczenie identyfikujące dokument niejawny i odpowiednie instrukcje przetwarzania zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa. Jeżeli informacje tego rodzaju przetwarza się lub przechowuje w systemach teleinformatycznych, wówczas chroni się je także zgodnie z decyzją C(2006) 3602, jej przepisami wykonawczymi i odpowiednimi normami.
7. Wobec każdej osoby odpowiedzialnej za narażenie na szwank bezpieczeństwa lub utratę EUCI lub szczególnie chronionych informacji jawnych, które są określone jako takie w zasadach dotyczących ich przetwarzanie i przechowywanie, może zostać wszczęte postępowanie dyscyplinarne zgodnie z regulaminem pracowniczym. Postępowanie dyscyplinarne nie wpływa na wszelkie dalsze postępowania sądowe lub karne prowadzone przez właściwe organy krajowe państw członkowskich zgodnie z ich przepisami ustawowymi i wykonawczymi oraz na umowne środki odwoławcze.
Artykuł 10
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do systemów teleinformatycznych
1. Wszystkie systemy teleinformatyczne („CIS”) wykorzystywane przez Komisję są zgodne z polityką Komisji w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych określoną w decyzji C(2006) 3602, jej przepisach wykonawczych i odpowiednich normach bezpieczeństwa.
2. Służby Komisji posiadające system teleinformatyczny, zarządzające nim lub obsługujące go zezwalają na dostęp do tych systemów wyłącznie innym instytucjom, agencjom, organom UE lub innym organizacjom, pod warunkiem że wspomniane instytucje, agencje, organy UE lub inne organizacje mogą zagwarantować wystarczającą pewność, że ich systemy IT są chronione na poziomie równorzędnym polityce Komisji w dziedzinie bezpieczeństwa systemów informatycznych określonej w decyzji C(2006) 3602, jej przepisach wykonawczych i odpowiednich normach bezpieczeństwa. Komisja monitoruje przestrzeganie polityki, a w przypadku poważnego naruszenia lub utrzymującego się nieprzestrzegania jest uprawniona do zakazania dostępu.
Artykuł 11
Analiza kryminalistyczna dotycząca bezpieczeństwa cybernetycznego
Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest przede wszystkim odpowiedzialna za przeprowadzenia technicznej analizy kryminalistycznej we współpracy z właściwymi departamentami Komisji w celu wsparcia dochodzeń w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, związanych z kontrwywiadem, przeciekiem danych, atakami cybernetycznymi i bezpieczeństwem systemów informatycznych.
Artykuł 12
Środki bezpieczeństwa w odniesieniu do osób i przedmiotów
1. W celu zapewnienia bezpieczeństwa w Komisji oraz zapobiegania ryzyku i jego kontroli upoważnieni pracownicy mogą, zgodnie z art. 5 oraz przestrzegając zasad określonych w art. 3, zastosować m.in. jeden lub kilka środków bezpieczeństwa, takich jak:
a)
zabezpieczenie miejsca i dowodów, w tym plików dziennika kontroli wyjść i wejść, nagrań w systemie CCTV, w przypadku incydentów lub zachowań, które mogą prowadzić do wszczęcia postępowania administracyjnego, dyscyplinarnego, cywilnego lub karnego;
b)
ograniczone środki dotyczące osób stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa, w tym nakazanie opuszczenia obiektów Komisji, eskortowanie podczas opuszczania obiektów Komisji, zakazanie wstępu do obiektów Komisji przez określony czas; przy czym ten ostatni środek określa się zgodnie z kryteriami, które mają zostać zdefiniowane w przepisach wykonawczych;
c)
ograniczone środki dotyczące przedmiotów stwarzających zagrożenie dla bezpieczeństwa, w tym usunięcie, zajęcie lub unieszkodliwienie przedmiotów;
d)
przeszukanie obiektów Komisji, w tym biur, na terenie tych obiektów;
e)
przeszukanie CIS i urządzeń, przesyłu danych telefonicznych i telekomunikacyjnych, plików dzienników, kont użytkowników itd.;
f)
inne szczególne środki bezpieczeństwa o podobnych skutkach, mające na celu zapobieganie ryzyku związanemu z bezpieczeństwem lub kontrolę takiego ryzyka, w szczególności w kontekście praw Komisji jako właściciela lub pracodawcy zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym.
2. W wyjątkowych okolicznościach pracownicy Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa upoważnieni zgodnie z art. 5 mogą podjąć wszelkie środki ochronne, ściśle przestrzegając zasad określonych w art. 3. Jak najszybciej po zastosowaniu środków, pracownicy powiadamiają dyrektora Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa, który występuje o odpowiednie upoważnienie do Dyrektora Generalnego ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa potwierdzające zastosowane środki i zezwalające na podjęcie dalszych niezbędnych działań oraz kontaktuje się w stosownych przypadkach z właściwymi organami krajowymi.
3. Zgodnie z niniejszym artykułem środki bezpieczeństwa należy udokumentować w czasie ich stosowania lub, w przypadku bezpośredniego zagrożenia lub sytuacji kryzysowej, w rozsądnym terminie po ich podjęciu. W tym ostatnim przypadku dokumentacja musi także zawierać elementy, na których opierała się ocena dotycząca zaistnienia bezpośredniego zagrożenia lub sytuacji kryzysowej. Dokumentacja może być zwięzła, ale powinna być tworzona w taki sposób, aby osoba objęta środkiem mogła skorzystać z prawa do obrony i ochrony danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 oraz, aby możliwa była kontrola legalności danego środka. Akta personalne osoby nie zawierają żadnych informacji na temat szczególnych środków bezpieczeństwa zastosowanych wobec pracownika.
4. Stosując środki bezpieczeństwa zgodnie z lit. b), Komisja gwarantuje także, że dana osoba będzie miała możliwość skontaktowania się z prawnikiem lub zaufaną osobą oraz zostanie poinformowana o przysługującym jej prawie do odwołania się do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych.
Artykuł 13
Dochodzenia
1. 1. Bez uszczerbku dla art. 86 i załącznika IX do regulaminu pracowniczego i dla wszelkich szczególnych ustaleń między Komisją a ESDZ, takich jak szczególne ustalenia podpisane w dniu 28 maja 2014 r. między Dyrekcją Generalną Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji Europejskiej a Europejską Służbą Działań Zewnętrznych w sprawie obowiązku dochowania należytej staranności wobec personelu Komisji oddelegowanego do delegatur Unii, można prowadzić dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa:
a)
w przypadku incydentów mających wpływ na bezpieczeństwo w Komisji, w tym podejrzeń o popełnienie przestępstwa;
b)
w przypadku potencjalnego wycieku szczególnie chronionych informacji jawnych, EUCI lub informacji niejawnych Euratom, nieostrożnego obchodzenia się z tymi informacjami lub narażenia ich na szwank;
c)
w kontekście kontrwywiadu i walki z terroryzmem;
d)
w przypadku poważnych incydentów cybernetycznych.
2. Decyzję o przeprowadzeniu dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa podejmuje Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, który będzie jednocześnie odbiorcą sprawozdania z dochodzenia.
3. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa prowadzone są jedynie przez wyznaczonych i należycie upoważnionych zgodnie z art. 5 pracowników Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.
4. Upoważnieni pracownicy korzystają w sposób niezależny ze swoich uprawnień w zakresie prowadzenia dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa zgodnie z upoważnieniem i posiadają uprawnienia wymienione w art. 12.
5. Upoważnieni pracownicy posiadający uprawnienia do prowadzenia dochodzeni w sprawie bezpieczeństwa mogą gromadzić informacje pochodzące ze wszystkich dostępnych źródeł na temat wszelkich przestępstw administracyjnych lub kryminalnych popełnionych na terenie obiektu Komisji lub z udziałem osób wymienionych w art. 2 ust. 3 w roli ofiary lub sprawcy tych przestępstw.
6. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa powiadamia właściwe organy przyjmującego państwa członkowskiego lub w stosownych przypadkach innego państwa członkowskiego, w szczególności gdy z dochodzenia wynika, że doszło do popełnienia przestępstwa. W tym kontekście Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może w stosownych przypadkach, lub gdy jest to wymagane, zapewnić wsparcie organom przyjmującego państwa członkowskiego lub innego państwa członkowskiego.
7. W przypadku poważnych incydentów cybernetycznych Dyrekcja Generalna ds. Informatyki współpracuje ściśle z Dyrekcją Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w celu zapewnienia wsparcia we wszystkich kwestiach technicznych. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa podejmuje w porozumieniu z Dyrekcją Generalną ds. Informatyki decyzję, kiedy należy powiadomić właściwe organy państwa przyjmującego lub innego państwa członkowskiego. Służby koordynacji incydentów zespołu reagowania na incydenty komputerowe obsługującego instytucje, organy i agencje europejskie („CERT-EU”) będzie wykorzystywana w celu zapewnienia wsparcia pozostałym narażonym instytucjom i agencjom UE.
8. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa należy udokumentować.
Artykuł 14
Wyznaczenie kompetencji w odniesieniu do postępowania sprawdzającego/dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa i innych rodzajów dochodzeń
1. Jeżeli Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa prowadzi dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, i jeżeli przedmiotowe dochodzenia wchodzą w zakres kompetencji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) lub Biura Dochodzeń i Postępowań Dyscyplinarnych Komisji (IDOC), wówczas bezzwłocznie kontaktuje się z tymi organami, w szczególności aby nie narazić na szwank późniejszych działań podejmowanych przez OLAF lub IDOC. W stosownych przypadkach Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa zwraca się do OLAF-u i IDOC-u o przystąpienie do udziału w dochodzeniu.
2. Dochodzenia w sprawie bezpieczeństwa, o których mowa w art. 13, pozostają bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u i IDOC-u określonych w przepisach dotyczących tych organów. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zostać poproszona o udzielenie pomocy technicznej w prowadzeniu dochodzeń wszczętych przez OLAF lub IDOC.
3. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa może zostać poproszona o udzielenie pomocy pracownikom OLAF-u, gdy wchodzą na teren obiektów Komisji zgodnie z art. 3 ust. 5 i art. 4 ust. 4 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (13), aby ułatwić im wykonanie zadań. Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa powiadamia o takich wnioskach o udzielenie pomocy Sekretarza Generalnego i Dyrektora Generalnego Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa lub, jeżeli takie dochodzenie prowadzone jest w obiektach Komisji zajmowanych przez jej członków lub przez sekretarza generalnego, przewodniczącego Komisji i komisarza ds. zasobów ludzkich.
4. Bez uszczerbku dla art. 22 lit. a) regulaminu pracowniczego, jeżeli sprawa może wchodzić w zakres kompetencji zarówno Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, jak i IDOC-u, Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa doradza Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa na jak najwcześniejszym etapie w momencie przekazania przez nią informacji zgodnie z art. 13, czy istnieją podstawy, które uzasadniają udział IDOC w tej sprawie. Etap ten zostaje w szczególności uznany za zrealizowany, gdy bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa zostanie zażegnane. Decyzję w tej sprawie podejmuje Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa.
5. W przypadku gdy sprawa może wchodzić w zakres kompetencji zarówno Dyrekcji ds. Bezpieczeństwa w Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, jak i OLAF-u, Dyrekcja ds. Bezpieczeństwa niezwłocznie przekazuje informacje Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa oraz na jak najwcześniejszym etapie powiadamia Dyrektora Generalnego OLAF-u. Etap ten zostaje w szczególności uznany za zrealizowany, gdy bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa zostanie zażegnane.
Artykuł 15
Kontrole bezpieczeństwa
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa przeprowadza kontrole bezpieczeństwa, aby sprawdzić, czy służby Komisji i poszczególne osoby przestrzegają postanowień niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych, oraz aby sformułować zalecenia, gdy uzna to za konieczne.
2. W stosownych przypadkach Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa przeprowadza kontrole bezpieczeństwa lub wizyty monitorujące lub oceniające, aby sprawdzić, czy bezpieczeństwo służb Komisji, jej mienia i informacji, za które odpowiedzialność ponoszą inne instytucje, agencje lub organy unijne, państwa członkowskie, państwa trzecie lub organizacje międzynarodowe, jest odpowiednio chronione zgodnie z przepisami bezpieczeństwa, regulacjami i normami, które są co najmniej równorzędne przepisom, regulacjom i normom Komisji. W stosownych przypadkach i w duchu dobrej współpracy między administracjami, wspomniane kontrole bezpieczeństwa obejmują także kontrole prowadzone w kontekście wymiany informacji niejawnych z innymi instytucjami, organami i agencjami unijnymi, państwami członkowskimi lub państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi.
3. Niniejszy artykuł jest wykonywany odpowiednio w odniesieniu do personelu Komisji w delegaturach Unii, bez uszczerbku dla wszelkich szczególnych ustaleń między Komisją a ESDZ, takich jak szczególne ustalenia podpisane w dniu 28 maja 2014 r. między Dyrekcją Generalną Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa Komisji Europejskiej a Europejską Służbą Działań Zewnętrznych w sprawie obowiązku dochowania należytej staranności wobec personelu Komisji oddelegowanego do delegatur Unii.
Artykuł 16
Stopnie alarmowe i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest odpowiedzialna za wdrożenie odpowiednich środków w zakresie stopni alarmowych w przewidywaniu zagrożeń i incydentów mających wpływ na bezpieczeństwo w Komisji lub w odpowiedzi na takie zagrożenia i incydenty oraz jest odpowiedzialna za środki wymagane do zarządzania sytuacjami kryzysowymi.
2. Środki w zakresie stopni alarmowych, o których mowa w ust. 1, są współmierne do poziomu zagrożenia dla bezpieczeństwa. Poziomy stopni alarmowych określa się w ścisłej współpracy z właściwymi służbami innych instytucji, agencji i organów unijnych oraz służbami państwa członkowskiego lub państw członkowskich, w których znajdują się obiekty Komisji.
3. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa jest punktem kontaktowym, jeżeli chodzi o stopnie alarmowe i zarządzanie sytuacjami kryzysowymi.
ROZDZIAŁ 4
ORGANIZACJA
Artykuł 17
Ogólne obowiązki służb Komisji
1. Obowiązki Komisji, o których mowa w niniejszej decyzji, są wykonywane przez Dyrekcję Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa z upoważnienia członka Komisji odpowiedzialnego za bezpieczeństwo i na jego odpowiedzialność.
2. Szczególne ustalenia dotyczące bezpieczeństwa cybernetycznego określono w decyzji C(2006) 3602.
3. Obowiązki w zakresie wykonania niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych oraz zachowania bieżącej zgodności można przekazać innym departamentom Komisji, gdy zdecentralizowany system zapewniania bezpieczeństwa przynosi znaczące oszczędności wynikające z poprawy efektywności oraz oszczędności zasobów i czasu np. ze względu na lokalizację geograficzną danych usług.
4. W przypadkach, w których zastosowanie ma ust. 3, Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, a w stosownym przypadku Dyrektor Generalny ds. Informatyki zawierają porozumienia z poszczególnymi departamentami Komisji, ustanawiając wyraźne role i obowiązki w zakresie wdrażania i monitorowania polityki bezpieczeństwa.
Artykuł 18
Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa
1. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada w szczególności za:
1)
opracowywanie polityki bezpieczeństwa Komisji, przepisów wykonawczych i instrukcji bezpieczeństwa;
2)
gromadzenie informacji, biorąc pod uwagę ocenę zagrożeń i ryzyka związanego z bezpieczeństwem oraz informacji na temat wszystkich kwestii, które mogą wpłynąć na bezpieczeństwo w Komisji;
3)
zapewnienie ochrony przed inwigilacją elektroniczną i ochrony wszystkich obiektów Komisji, z należytym uwzględnieniem ocen zagrożeń i dowodów na prowadzenie nielegalnych działań wobec interesów Komisji;
4)
zapewnienie służby ratunkowej w służbach Komisji działającej 7 dni w tygodniu i 24 godziny na dobę oraz pracowników odpowiedzialnych za wszelkie kwestie związane z bezpieczeństwem;
5)
wdrażanie środków bezpieczeństwa służących ograniczeniu ryzyka dla bezpieczeństwa oraz opracowywanie i prowadzenie odpowiedniego CIS w celu zaspokojenia swoich potrzeb operacyjnych, w szczególności w dziedzinach kontroli dostępu fizycznego, zarządzania upoważnieniami w zakresie bezpieczeństwa i zarządzania informacjami szczególnie chronionymi i niejawnymi UE;
6)
podnoszenie świadomości, organizowanie ćwiczeń oraz zapewnianie szkoleń i doradztwa w zakresie wszystkich kwestii związanych z bezpieczeństwem w Komisji w celu promowania kultury bezpieczeństwa i utworzenia grupy pracowników odpowiednio przeszkolonych w sprawach bezpieczeństwa.
2. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa, bez uszczerbku dla kompetencji i obowiązków służb Komisji, zapewnia zewnętrzne kontakty:
1)
z departamentami bezpieczeństwa innych instytucji, agencji i organów UE w sprawach związanych z bezpieczeństwem osób, mienia i informacji w Komisji;
2)
ze służbami bezpieczeństwa, służbami wywiadowczymi i służbami odpowiedzialnymi za ocenę zagrożeń, w tym krajowymi organami bezpieczeństwa, służbami państw członkowskich, państw trzecich oraz organizacji i organów międzynarodowych w sprawach mających wpływ na bezpieczeństwo osób, mienia i informacji w Komisji;
3)
z policją i innymi służbami ratowniczymi we wszystkich rutynowych i nadzwyczajnych sprawach mających wpływ na bezpieczeństwo Komisji;
4)
z organami bezpieczeństwa innych instytucji, agencji i organów UE, państw członkowskich i państw trzecich w zakresie reagowania na ataki cybernetyczne mające potencjalny wpływ na bezpieczeństwo w Komisji;
5)
w zakresie przyjmowania, oceniania i przekazywania danych wywiadowczych na temat zagrożeń stwarzanych przez działalność terrorystyczną i szpiegowską mającą wpływ na bezpieczeństwo w Komisji;
6)
w zakresie kwestii związanych z informacjami niejawnymi określonymi w decyzji Komisji (UE, Euratom) 2015/444 (14).
3. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada w szczególności za bezpieczne przekazanie informacji zgodnie z niniejszym artykułem, w tym przekazywanie danych osobowych.
Artykuł 19
Grupa Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji
Powołuje się Grupę Ekspertów ds. Bezpieczeństwa Komisji upoważnioną do doradzania Komisji w stosownych przypadkach w sprawach związanych z polityką bezpieczeństwa wewnętrznego Komisji, a zwłaszcza w celu ochrony informacji niejawnych UE.
Artykuł 20
Lokalni pełnomocnicy ochrony (LSO)
1. Każdy departament Komisji lub Gabinet wyznacza lokalnego pełnomocnika ochrony (LSO), który pełni funkcję głównego punktu kontaktowego między ich służbami a Dyrekcją Generalną ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa we wszystkich sprawach związanych z bezpieczeństwem w Komisji. W stosownych przypadkach można wyznaczyć jednego lub kilku zastępców LSO. LSO jest urzędnikiem lub pracownikiem zatrudnionym na czas określony.
2. Jako główny punkt kontaktowy ds. bezpieczeństwa w swoim departamencie Komisji lub gabinecie, LSO przekazuje, w regularnych odstępach czasu, Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa i swoim zwierzchnikom sprawozdanie na temat kwestii bezpieczeństwa dotyczących jego departamentu Komisji oraz przekazuje niezwłocznie sprawozdanie na temat wszelkich incydentów związanych z bezpieczeństwem, w tym incydentów dotyczących naruszenia EUCI lub szczególnie chronionych informacji jawnych.
3. W sprawach związanych z bezpieczeństwem systemów teleinformatycznych, LSO kontaktuje z lokalnym pełnomocnikiem bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO) ze swojego departamentu Komisji, którego rolę i obowiązki określono w decyzji C(2006) 3602.
4. LSO uczestniczy w szkoleniach w zakresie bezpieczeństwa i działaniach uświadamiających mających na celu zaspokojenie określonych potrzeb pracowników, wykonawców i innych osób pracujących pod zwierzchnictwem jego departamentu Komisji.
5. Na wniosek Dyrekcji Generalnej ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa LSO mogą zostać przypisane konkretne zadania w przypadku poważnego lub bezpośredniego zagrożenia dla bezpieczeństwa lub w sytuacjach wyjątkowych. Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa powiadamia o tych konkretnych zadaniach Dyrektora Generalnego lub Dyrektora ds. Zasobów Ludzkich lokalnej dyrekcji generalnej LSO.
6. Obowiązki LSO pozostają bez uszczerbku dla roli i obowiązków przypisanych lokalnym pełnomocnikom bezpieczeństwa teleinformatycznego (LISO), kierownikom ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, urzędnikom kontroli kancelarii lub wszelkim innym pracownikom pełniącym funkcje powiązane z odpowiedzialnością w zakresie bezpieczeństwa. LSO kontaktuje z nimi w celu zapewnienia spójnego i konsekwentnego podejścia do bezpieczeństwa i efektywnego przepływu informacji w sprawach związanych z bezpieczeństwem w Komisji.
7. LSO ma bezpośredni dostęp do swojego dyrektora generalnego lub szefa służby podczas informowania swojego bezpośredniego przełożonego. LSO posiada upoważnienie w zakresie bezpieczeństwa umożliwiające mu dostęp do EUCI, co najmniej do poziomu SECRET UE/EU SECRET.
8. Aby promować wymianę informacji i najlepszych praktyk Dyrekcja Generalna ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa organizuje co najmniej dwa razy w roku konferencję LSO. Obecność osób pełniących funkcję LSO na tych konferencjach jest obowiązkowa.
ROZDZIAŁ 5
WDRAŻANIE
Artykuł 21
Przepisy wykonawcze i instrukcje bezpieczeństwa
1. W stosownych przypadkach przyjęcie przepisów wykonawczych do niniejszej decyzji w pełnej zgodności z regulaminem wewnętrznym będzie przedmiotem odrębnej decyzji Komisji w sprawie uprawnień przysługujących członkowi Komisji odpowiedzialnemu za kwestie bezpieczeństwa.
2. Po uzyskaniu uprawnień w następstwie wyżej wspomnianej decyzji Komisji członek Komisji odpowiedzialny za kwestie bezpieczeństwa może opracowywać instrukcje bezpieczeństwa, w których określi wytyczne dotyczące bezpieczeństwa i najlepsze praktyki w zakresie niniejszej decyzji i jej przepisów wykonawczych.
3. Komisja może przekazać zadania wspomniane w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu Dyrektorowi Generalnemu ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa w ramach osobnej decyzji w sprawie przekazywania zadań w pełnej zgodności z regulaminem wewnętrznym.
ROZDZIAŁ 6
PRZEPISY RÓŻNE I KOŃCOWE
Artykuł 22
Przetwarzanie danych osobowych
1. Komisja przetwarza dane osobowe niezbędne do wykonania niniejszej decyzji zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
2. Niezależnie od środków istniejących już w momencie przyjęcia niniejszej decyzji i zgłoszonych Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych (15) wszelkie środki wprowadzone w ramach niniejszej decyzji i związane z przetwarzaniem danych osobowych, takich jak pliki dziennika wejść i wyjść, nagrania w systemie CCTV, zapisy połączeń telefonicznych z biurem lub centralami wysyłkowymi i innych podobnych danych, które są wymagane ze względów bezpieczeństwa lub reagowania kryzysowego, podlegają przepisom wykonawczym zgodnie z art. 21, w którym określono odpowiednie gwarancje dla podmiotów danych.
3. Dyrektor Generalny ds. Zasobów Ludzkich i Bezpieczeństwa odpowiada za bezpieczne przetwarzanie danych osobowych prowadzone w kontekście niniejszej decyzji.
4. Powyższe przepisy i procedury wykonawcze przyjmuje się po konsultacji z inspektorem ochrony danych i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
Artykuł 23
Przejrzystość
Niniejsza decyzja i jej przepisy wykonawcze są podawane do wiadomości pracowników Komisji i wszystkich osób, do których się odnoszą.
Artykuł 24
Uchylenie poprzednich decyzji
Uchyla się decyzję C(94) 2129.
Artykuł 25
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie następnego dnia po jej opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli dnia 13 marca 2015 r.