ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1042/2014
z dnia 25 lipca 2014 r.
uzupełniające rozporządzenie (UE) nr 514/2014 w odniesieniu do wyznaczenia organów odpowiedzialnych oraz ich obowiązków w dziedzinie zarządzania i kontroli, a także w odniesieniu do statusu i obowiązków organów audytowych
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 514/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz instrumentu na rzecz wsparcia finansowego współpracy policyjnej, zapobiegania i zwalczania przestępczości oraz zarządzania kryzysowego (1), w szczególności jego art. 26 ust. 4 i art. 29 ust. 1,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W celu zapewnienia ciągłości między realizacją poprzednich funduszy w ramach programu ogólnego „Solidarność i zarządzanie przepływami migracyjnymi” na lata 2007-2013 i rozporządzeń szczegółowych w ramach 2014-2020, rozporządzenie (UE) nr 514/2014 jest w dużej mierze wzorowane na zasadach dotyczących poprzednich funduszy, lecz z uwzględnieniem zmian w zarządzaniu dzielonym wprowadzonych rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (2).
(2)
W celu zagwarantowania, aby organy realizujące programy krajowe były zdolne do wykonania swoich zadań skutecznie i zgodnie z celami i priorytetami określonymi w rozporządzeniach szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, należy ustanowić zasady wyznaczania takich organów, nadzoru nad nimi i, w razie potrzeby, zakończenia takiego wyznaczenia.
(3)
W celu zapewnienia, aby zakres ich obowiązków umożliwiał im realizację programów krajowych, konieczne jest ustanowienie zasad określających obowiązki organów odpowiedzialnych w dziedzinie zarządzania i kontroli, w szczególności warunki, pod którymi mogą delegować niektóre zadania lub zlecać ich wykonanie przez podmioty zewnętrzne.
(4)
Procedura wyboru i przyznawania wkładu Unii w ramach programów krajowych powinna być zgodna z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji i równego traktowania. Konieczne jest zatem określenie warunków, pod którymi państwa członkowskie powinny realizować zadania w ramach programów krajowych, w szczególności ze wskazaniem, w jakich okolicznościach organ odpowiedzialny może realizować projekty bezpośrednio.
(5)
We wszystkich państwach członkowskich audyty powinny być skuteczne, mieć odpowiedni zakres i być prowadzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej. W tym celu należy jasno zdefiniować status organów audytowych i stosowane przez nie standardy audytu.
(6)
W celu zapewnienia, aby działania organów audytowych umożliwiały im przedstawienie uzasadnionych opinii, należy zdefiniować różne rodzaje czynności audytowych.
(7)
Ważne jest, aby wyniki działań organu audytowego były terminowo i w odpowiedniej formie przedstawiane organowi wyznaczającemu, a także Komisji Europejskiej. W szczególności ważne jest, aby poświadczenia dotyczące zarządzania oraz roczne podsumowania końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli przekazywane jako część rocznego wniosku o płatność dobrze odzwierciedlały wynik prac organu audytowego i wnioski. Dlatego też organ audytowy powinien w ramach swoich audytów zapewnić należyte przedstawienie w tych dokumentach informacji odnoszących się do jego czynności audytowych.
(8)
W celu umożliwienia bezzwłocznego zastosowania środków przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu i nieopóźniania zatwierdzenia i realizacji programów krajowych rozporządzenie powinno wejść w życie w dniu następującym po jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
(9)
Zjednoczone Królestwo i Irlandia są związane rozporządzeniem (UE) nr 514/2014, a w konsekwencji są związane niniejszym rozporządzeniem.
(10)
Dania nie jest związana rozporządzeniem (UE) nr 514/2014 ani niniejszym rozporządzeniem,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia zastosowanie mają definicje przedstawione w rozporządzeniu (UE) nr 514/2014. Zastosowanie mają również następujące definicje:
a)
„organ wyznaczający” oznacza organ ministerialny państwa członkowskiego, o którym mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, wyznaczający organ odpowiedzialny;
b)
„właściwe organy” oznaczają organ odpowiedzialny, organ audytowy oraz, w razie potrzeby, organ delegowany, o którym mowa w art. 25 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
c)
„SFC2014” oznacza elektroniczny system wymiany informacji utworzony na podstawie art. 2 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 802/2014 (3);
d)
„umowa o udzielenie dotacji” oznacza umowę lub równoważny instrument prawny, na podstawie którego organ odpowiedzialny udziela beneficjentowi dotacji do celów realizacji projektu w ramach programu krajowego.
ROZDZIAŁ II
ORGAN ODPOWIEDZIALNY
SEKCJA I
Wyznaczenie organu odpowiedzialnego
Artykuł 2
Kryteria i procedura wyznaczenia organu odpowiedzialnego
1. Organ wyznaczony jako organ odpowiedzialny posiada organizację administracyjną i system kontroli wewnętrznej zgodne z kryteriami przedstawionymi w załączniku do niniejszego rozporządzenia („kryteria wyznaczenia”). Kryteria wyznaczenia dotyczą:
a)
otoczenia wewnętrznego;
b)
działań kontrolnych;
c)
wewnętrznego informowania i komunikacji;
d)
wewnętrznego monitorowania i sprawozdawczości.
Państwa członkowskie mogą określać dodatkowe kryteria wyznaczenia, uwzględniające wielkość, obowiązki i inne właściwości organu odpowiedzialnego.
2. Organ audytowy, o którym mowa w art. 26 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, ocenia, czy potencjalny organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia określone w załączniku, a ponadto dokumentuje ustalenia prowadzonych przez siebie audytów, wnioski i opinie w sprawozdaniu z badania przeznaczonym dla organu wyznaczającego.
3. Jeśli organ wyznaczający nie jest przekonany, że przyszły organ odpowiedzialny spełnia kryteria wyznaczenia, udziela takiemu organowi szczegółowych instrukcji, w jaki sposób ma wyeliminować niezgodności, a także wyznacza dla niego termin, w którym musi osiągnąć zgodność, aby możliwe było wyznaczenie go jako organu odpowiedzialnego.
Do czasu osiągnięcia zgodności organ taki można przejściowo wyznaczyć jako organ odpowiedzialny na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. Czas trwania takiego okresu przejściowego jest proporcjonalny do stwierdzonej niezgodności.
4. Po wyznaczeniu organu odpowiedzialnego państwo członkowskie bezzwłocznie powiadamia o tym Komisję za pośrednictwem SFC 2014. Wraz z takim powiadomieniem państwo członkowskie przekazuje dokumentację określającą:
a)
główny podział obowiązków między jednostkami organizacyjnymi odpowiedzialnego organu;
b)
w stosownych przypadkach jego powiązanie z organami delegowanymi, działania, które mają być delegowane, i główne procedury nadzoru nad takimi delegowanymi działaniami; oraz
c)
podsumowanie głównych procedur przetwarzania wniosków o finansowanie składanych przez beneficjentów oraz zatwierdzania i ewidencjonowania wydatków.
Artykuł 3
Nadzór nad organem odpowiedzialnym i przegląd wyznaczenia
1. Organ wyznaczający sprawuje nadzór nad organem odpowiedzialnym, w szczególności na podstawie informacji, o których mowa w art. 14 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, i monitoruje wszelkie stwierdzone braki.
2. Państwa członkowskie zapewniają, aby informacje wskazujące, że organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia, zostały bezzwłocznie zgłoszone organowi wyznaczającemu.
3. W przypadku gdy organ odpowiedzialny przestał spełniać kryteria wyznaczenia lub jego system kontroli wewnętrznej jest na tyle niesprawny, że zagraża zdolności organu do wykonywania stawianych przed nim zadań, organ wyznaczający określa dla organu odpowiedzialnego okres próbny. W takich przypadkach organ wyznaczający sporządza dla organu odpowiedzialnego plan naprawczy, który powinien zostać zrealizowany w okresie odpowiednim do wagi niezgodności lub braku. Okres taki trwa nie dłużej niż 12 miesięcy od rozpoczęcia okresu próbnego.
4. Organ wyznaczający bezzwłocznie powiadamia Komisję o każdym planie naprawczym sporządzonym zgodnie z ust. 3 i na bieżąco informuje Komisję o postępach w jego realizacji.
5. W przypadku zakończenia wyznaczenia organu odpowiedzialnego, organ wyznaczający bezzwłocznie wyznacza inny organ odpowiedzialny zgodnie z art. 26 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i art. 2 niniejszego rozporządzenia, w celu zapewnienia ciągłości płatności na rzecz beneficjentów.
6. W przypadku stwierdzenia przez Komisję, że państwo członkowskie nie wywiązało się z obowiązku sporządzenia planu naprawczego zgodnie z ust. 3 lub że organ odpowiedzialny jest nadal wyznaczony mimo że nie zrealizował planu naprawczego we wskazanym terminie, Komisja zbada wszystkie utrzymujące się braki w drodze procedury kontroli zgodności rozliczeń, o której mowa w art. 47 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
SEKCJA II
Obowiązki organu odpowiedzialnego w dziedzinie zarządzania i kontroli
Artykuł 4
Zadania organu odpowiedzialnego
Organ odpowiedzialny zarządza programem krajowym i realizuje go zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami. Organ ten:
a)
zasięga opinii partnerów zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
b)
zapewnia prawidłowe funkcjonowanie komitetu monitorującego, o którym mowa w art. 12 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
c)
za pośrednictwem SFC2014 przekazuje Komisji propozycję programu krajowego, o którym mowa w art. 14 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i wszelkich późniejszych zmian;
d)
określa i ustanawia zasady kwalifikowalności dla projektów i kosztów projektów w odniesieniu do wszystkich działań, zapewniając równe traktowanie i unikając jakichkolwiek konfliktów interesów, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami;
e)
organizuje i ogłasza zaproszenia do składania ofert i wniosków, a następnie organizuje i ogłasza procedury wyboru projektów do finansowania w ramach programu krajowego, zgodnie z zakresem i celami rozporządzeń szczegółowych, o których mowa w art. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz z kryteriami określonymi w art. 9 niniejszego rozporządzenia;
(f)
zapewnia wprowadzenie systemów gromadzenia danych wymaganych do celów informowania Komisji o wskaźnikach ogólnych i odnoszących się do programu, a także do przekazywania Komisji innych danych dotyczących realizacji programu i projektów;
(g)
otrzymuje płatności od Komisji i dokonuje płatności na rzecz beneficjentów;
(h)
zapewnia spójność i komplementarność współfinansowania na podstawie rozporządzeń szczegółowych i innych odpowiednich instrumentów krajowych i unijnych;
(i)
monitoruje projekty oraz sprawdza, czy rzeczywiście poniesiono wydatki zadeklarowane dla projektu i czy są one zgodne z zasadami unijnymi i krajowymi;
(j)
zapewnia system służący do rejestracji i przechowywania w formie elektronicznej zapisów księgowych dla każdego z projektów objętych programem krajowym, a także gwarantuje gromadzenie danych dotyczących realizacji niezbędnych dla zarządzania finansami, monitorowania, kontroli i oceny;
(k)
nie naruszając krajowych zasad rachunkowości, zapewnia stosowanie przez beneficjentów i inne organy zaangażowane w realizację projektów finansowanych w ramach programu krajowego odrębnego systemu księgowego lub odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem;
(l)
zapewnia przeprowadzenie w odpowiednich terminach ocen programu krajowego, o których mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(m)
zapewnia otrzymanie przez niezależnych oceniających, do celów przeprowadzenia oceny, o której mowa w art. 56 i art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących zarządzania programem krajowym;
(n)
ustanawia procedury zapewniające, aby wszystkie dokumenty dotyczące wydatków, decyzji i działań kontrolnych posiadały wymaganą ścieżkę audytu i były przechowywane zgodnie z rozporządzeniami wykonawczymi Komisji przyjętymi na podstawie art. 27 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(o)
zapewnia otrzymanie przez organ audytowy, do celów przeprowadzenia audytów, o których mowa w art. 29 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i sformułowania opinii, wszystkich niezbędnych informacji dotyczących stosowanych procedur zarządzania i kontroli oraz wydatków finansowanych na podstawie rozporządzeń szczegółowych;
(p)
sporządza sprawozdania z realizacji, o których mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, oraz sprawozdania z oceny, o których mowa w art. 57 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 514/2014, i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;
(q)
sporządza wnioski o płatność zgodnie z art. 44 rozporządzenia (UE) nr 514/2014 i przedkłada je Komisji za pośrednictwem SFC2014;
(r)
prowadzi działania informacyjne i promocyjne oraz upowszechnia wyniki programu zgodnie z art. 53 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(s)
prowadzi kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
(t)
współpracuje z Komisją i organami odpowiedzialnymi w innych państwach członkowskich; oraz
(u)
reaguje na ustalenia organu audytowego, podejmując odpowiednie działania, lub, w przypadku nieprzyjęcia ustaleń organu audytowego, przedstawiając szczegółowe uzasadnienie.
Artykuł 5
Organ delegowany
1. Organ odpowiedzialny może delegować część lub całość swoich zadań organowi delegowanemu zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 514/2014. Delegowanie zadań odbywa się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz zapewnia zgodność z zasadą niedyskryminacji i eksponowania finansowania unijnego. Delegowane zadania nie mogą powodować konfliktów interesów.
2. Zakres zadań delegowanych organowi delegowanemu przez organ odpowiedzialny i szczegółowe procedury ich realizacji są ustalane w dokumencie podpisanym przez organ odpowiedzialny i organ delegowany. W takim dokumencie upoważniającym określa się co najmniej:
a)
odpowiednie rozporządzenie szczegółowe;
b)
zadanie lub zadania delegowane organowi delegowanemu;
c)
obowiązek zweryfikowania przez organ delegowany zgodności beneficjentów z zasadami unijnymi i krajowymi;
d)
obowiązek wprowadzenia i utrzymywania przez organ delegowany struktury organizacyjnej oraz systemu zarządzania i kontroli odpowiednich do stawianych przed nim zadań;
e)
informacje i dokumenty potwierdzające, które organ delegowany ma przekazywać organowi delegowanemu i terminy, których musi przestrzegać; oraz
f)
mechanizm nadzoru organu delegowanego przez organ odpowiedzialny.
3. Zgodnie z art. 25 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 nie można delegować komunikacji z Komisją. Organ delegowany komunikuje się z Komisją za pośrednictwem organu odpowiedzialnego.
4. Jeśli organ delegowany nie jest jednostką administracji publicznej ani podmiotem prywatnym realizującym misję publiczną podlegającym prawu krajowemu, organ odpowiedzialny nie deleguje mu swoich uprawnień wykonawczych wiążących się z dużą dozą uznaniowości, umożliwiającą dokonywanie wyborów politycznych.
5. Organ odpowiedzialny pozostaje odpowiedzialny za delegowane przez siebie zadania. Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu delegowanych zadań w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.
6. W przypadku zadań delegowanych niniejsze rozporządzenie stosuje się odpowiednio do organu delegowanego.
Artykuł 6
Zlecanie zadań podmiotowi zewnętrznemu
Organ odpowiedzialny może zlecić niektórych ze swoich zadań podmiotowi zewnętrznemu. Pozostaje jednak za nie odpowiedzialny.
Organ odpowiedzialny dokonuje regularnego przeglądu zadań zleconych podmiotowi zewnętrznemu w celu potwierdzenia, że prace prowadzone są w sposób zadowalający i zgodny z zasadami unijnymi i krajowymi.
SEKCJA III
Obowiązki organu odpowiedzialnego w zakresie interwencji publicznej
Artykuł 7
Rola organu odpowiedzialnego jako organu przyznającego
1. Zasadniczo organ odpowiedzialny przyznaje dotacje na rzecz projektów w ramach programu krajowego na podstawie otwartych zaproszeń do składania wniosków.
2. Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje na projekty na podstawie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków.
Ograniczone zaproszenia do składania wniosków są otwarte tylko dla wybranych organizacji ze względu na szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje podmiotów zaproszonych do składania wniosków.
Przyczyny uzasadniające zastosowanie ograniczonego zaproszenia do składania wniosków określa się w takim zaproszeniu.
3. Organ odpowiedzialny może przyznawać dotacje bezpośrednio, w przypadkach gdy szczególny charakter projektu lub techniczne bądź administracyjne kompetencje odpowiednich podmiotów nie pozostawiają innego wyboru, np. w przypadku monopoli de jure lub de facto.
Przyczyny uzasadniające bezpośrednie przyznanie dotacji określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.
4. W należycie uzasadnionych przypadkach, takich jak kontynuacja wieloletnich projektów, które wybrano na podstawie wcześniejszego zaproszenia do składania wniosków, lub w sytuacjach nadzwyczajnych, dotacje można przyznawać bez zaproszenia do składania wniosków.
Przyczyny uzasadniające przyznanie dotacji bez zaproszenia do składania wniosków określa się w decyzji o przyznaniu dotacji.
5. W przypadku gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ani organ odpowiedzialny, ani organ delegowany nie mogą być beneficjentami dotacji przyznanej zgodnie z niniejszym artykułem.
6. Organ odpowiedzialny ustala, kto przyznaje dotacje i zapewnia, aby unikano konfliktów interesów, w szczególności w przypadku gdy wnioskodawcy są podmiotami krajowymi.
Artykuł 8
Warunki, pod którymi organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający
1. Organ odpowiedzialny może zdecydować o bezpośredniej realizacji projektów, samodzielnie lub we współpracy z innym organem krajowym, ze względu na uprawnienia administracyjne, techniczną wiedzę fachową lub ponieważ charakter projektu nie zostawia innego wyboru w zakresie realizacji, np. w przypadku monopolu de jure lub wymogów bezpieczeństwa. W takich sytuacjach beneficjentem dotacji jest organ odpowiedzialny.
2. Powody wystąpienia organu odpowiedzialnego jako organu wdrażającego oraz wyboru współpracujących organów krajowych, o którym mowa w ust. 1, są przedstawiane Komisji w rocznym sprawozdaniu z realizacji, o którym mowa w art. 54 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
3. Realizując projekty jako organ wdrażający, organ odpowiedzialny przestrzega zasady odpowiedniego stosunku jakości do ceny i zapobiega konfliktom interesów.
4. W decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektu w ramach programu krajowego znajdują się wszelkie informacje niezbędne do monitorowania realizacji współfinansowanych produktów i usług oraz do weryfikacji poniesionych wydatków.
5. W przypadku gdy jest prawdopodobne, że organ odpowiedzialny będzie regularnie występować w charakterze organu wdrażającego:
a)
organ odpowiedzialny i organ audytowy nie stanowią części tego samego podmiotu, chyba że organ audytowy odpowiada przed podmiotem zewnętrznym, a jego niezależność audytorska jest zagwarantowana; oraz
b)
pozostaje to bez wpływu na zadania organu odpowiedzialnego określone w art. 4.
Artykuł 9
Procedura wyboru i przyznawania
1. Zaproszenia do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 ogłasza się w sposób zapewniający otwartą konkurencję i odpowiednią promocję wśród potencjalnych beneficjentów. Wszelkie istotne zmiany w zaproszeniach ogłasza się w ten sam sposób.
W zaproszeniach do składania wniosków, o których mowa w art. 7 ust. 1 i 2, określa się co najmniej:
a)
cele;
b)
kryteria wyboru i przyznawania;
c)
ustalenia dotyczące finansowania unijnego i, w stosownych przypadkach, krajowego, w tym, w razie potrzeby, możliwość zastosowania wyższej stawki współfinansowania zgodnie z art. 16 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 514/2014;
d)
ustalenia dotyczące sposobu składania wniosków i ostateczny termin ich składania;
e)
zasady kwalifikowalności wydatków;
f)
czas trwania projektu; oraz
g)
informacje finansowe i inne podlegające rejestracji i zgłoszeniu.
2. Przed podjęciem decyzji o przyznaniu dotacji odpowiedzialny organ upewnia się, że beneficjenci projektu są w stanie spełnić kryteria wyboru i przyznawania.
3. Organ odpowiedzialny definiuje procedury przyjmowania wniosków. Poddaje wnioski analizie formalnej, technicznej i budżetowej oraz ocenie jakościowej, stosując kryteria określone w zaproszeniu do składania wniosków w sposób przejrzysty i niedyskryminujący. Organ odpowiedzialny rejestruje na piśmie powody odrzucenia pozostałych wniosków.
4. W decyzji o przyznaniu dotacji podaje się co najmniej nazwę beneficjenta, podstawowe informacje o projekcie i jego celach operacyjnych, maksymalną kwotę wkładu Unii i maksymalną stawkę współfinansowania całkowitych kwalifikowalnych kosztów.
5. Organ odpowiedzialny informuje wszystkich wnioskodawców o podjętej decyzji w formie pisemnej. Podaje nazwy kandydatów, którzy nie zostali wybrani, oraz powody ich odrzucenia z uwzględnieniem kryteriów wyboru i przyznania.
Artykuł 10
Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający
1. W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ przyznający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:
a)
podpisania z beneficjentami umów o udzielenie dotacji; oraz
b)
monitorowania umów o udzielenie dotacji, w tym wszelkich zmian do nich, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.
2. Umowa o udzielenie dotacji zawiera co najmniej następujące informacje:
a)
maksymalna kwota wkładu Unii;
b)
maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;
c)
szczegółowy opis i harmonogram projektu;
d)
w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;
e)
uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;
f)
metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;
g)
harmonogram i postanowienia wykonawcze umowy, w tym postanowienia dotyczące obowiązków sprawozdawczych, zmian w umowie i zakończenia obowiązywania umowy;
h)
cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także wskaźniki uwzględniane w sprawozdawczości;
i)
postanowienie zobowiązujące beneficjenta do terminowego gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;
j)
definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;
k)
wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;
l)
wymogi dotyczące ścieżki audytu;
m)
postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz
n)
postanowienia dotyczące promowania.
3. Zasadniczo umowę o udzielenie dotacji podpisuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.
4. Umowa o udzielenie dotacji stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.
Artykuł 11
Dokumenty formalizujące dotacje, gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający
1. W przypadkach gdy organ odpowiedzialny występuje jako organ wdrażający, ustanawia on procedury zarządzania projektem wymagające co najmniej:
a)
formalizacji decyzji administracyjnej o współfinansowaniu projektów; oraz
b)
monitorowania decyzji administracyjnej i wszelkich zmian do niej, środkami administracyjnymi, takimi jak wymiana korespondencji lub pisemne sprawozdania.
2. Decyzja administracyjna zawiera co najmniej następujące informacje:
a)
maksymalna kwota wkładu Unii;
b)
maksymalny udział procentowy wkładu Unii zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem szczegółowym;
c)
szczegółowy opis i harmonogram projektu;
d)
w stosownych przypadkach, wszelkie istotne zadania, których podwykonawstwo beneficjent zamierza zlecić osobom trzecim, wraz z powiązanymi kosztami;
e)
uzgodnione plan budżetowy i plan finansowania projektu, w tym wydatki i dochody, zgodnie z ustanowionymi zasadami kwalifikowalności;
f)
metoda obliczenia kwoty wkładu Unii po zamknięciu projektu;
g)
cele operacyjne projektu, w tym cele określone ilościowo, a także stosowane wskaźniki;
h)
postanowienie zobowiązujące organ odpowiedzialny do gromadzenia danych potrzebnych do celów wskaźników ogólnych określonych w rozporządzeniu szczegółowym i ewentualnych wskaźników odnoszących się do programu, a także raportowania tych danych co najmniej raz w roku;
i)
definicja kosztów kwalifikowalnych, w tym, w stosownych przypadkach, opis metody ustalania kosztów w skali jednostki, kwot ryczałtowych i stawek ryczałtowych finansowania;
j)
wymogi w zakresie księgowości i warunki dotyczące płatności dotacji;
k)
wymogi dotyczące ścieżki audytu;
l)
postanowienia dotyczące ochrony danych; oraz
m)
postanowienia dotyczące promowania.
3. Zasadniczo decyzję administracyjną podejmuje się przed rozpoczęciem jakichkolwiek działań projektowych, których koszty mają zostać pokryte w ramach programu krajowego.
4. Decyzja administracyjna stanowi jednoznacznie, że Komisji lub jej przedstawicielom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu przysługują uprawnienia audytowe w stosunku do wszystkich beneficjentów dotacji, wykonawców i podwykonawców otrzymujących finansowanie Unii w ramach programu krajowego i że korzystają oni z tych uprawnień, prowadząc kontrole dokumentacji i kontrole na miejscu.
ROZDZIAŁ III
STATUS ORGANU AUDYTOWEGO I OBOWIĄZKI W ZAKRESIE AUDYTU
Artykuł 12
Zadania organu audytowego
1. Zgodnie z art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i z art. 25 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 514/2014 organ audytowy funkcjonuje niezależnie od organu odpowiedzialnego. Uznaje się, że niezależność funkcjonalna występuje w przypadkach, w których brakuje bezpośredniego hierarchicznego powiązania między organem odpowiedzialnym a organem audytowym, a organ audytowy dysponuje pełną autonomią w zakresie swoich opinii i oświadczeń.
2. Wszelkie czynności audytowe prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu.
Artykuł 13
Zlecanie czynności audytowych podmiotowi zewnętrznemu
Organ audytowy może zlecić wykonanie części swoich czynności audytowych innemu podmiotowi audytowemu, pod warunkiem że podmiot taki jest funkcjonalnie niezależny od organu odpowiedzialnego. Organ audytowy pozostaje odpowiedzialny za czynności, które zlecił podmiotowi zewnętrznemu.
Czynności audytowe zlecone podmiotowi zewnętrznemu prowadzone są zgodnie z uznanymi międzynarodowymi standardami audytu oraz są ściśle monitorowane i nadzorowane przez organ audytowy.
Artykuł 14
Audyty
1. W celu sporządzenia opinii, o której mowa w art. 59 ust. 5 akapit drugi rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 organ audytowy prowadzi audyty systemów i audyty finansowe.
2. Audyty systemów służą weryfikacji, czy stosowane przez organ odpowiedzialny systemy zarządzania i kontroli funkcjonowały skutecznie w stopniu gwarantującym wystarczającą pewność, że wydatki wykazane w rocznym sprawozdaniu finansowym są zgodne z prawem i prawidłowe. Na podstawie tych audytów organ audytowy ustala, czy organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia określonym w załączniku.
3. Audyty finansowe prowadzi się w celu uzyskania wystarczającej pewności, że roczne sprawozdanie finansowe wiernie odzwierciedla wydatki zgłoszone przez organ odpowiedzialny.
W celu ustalenia, czy sprawozdanie wiernie odzwierciedla sytuację, organ audytowy sprawdza, czy wszystkie pozycje poniesionych wydatków i wkłady publiczne otrzymane i wykazane w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego w roku budżetowym są prawidłowo zarejestrowane w systemie rachunkowości i odpowiadają potwierdzającym zapisom księgowym prowadzonym przez organ odpowiedzialny. Na podstawie tych sprawozdań finansowych organ audytowy w szczególności:
a)
weryfikuje, czy całkowita kwota kwalifikowalnych wydatków wykazana we wniosku o płatność salda rocznego przedłożonym Komisji jest zgodna z kwotą wydatków wykazaną w sprawozdaniu organu odpowiedzialnego oraz, w razie wystąpienia różnic, czy w sprawozdaniu przedstawiono odpowiednie wyjaśnienia dotyczące uzgodnienia kwot;
b)
weryfikuje, czy kwoty wycofane i odzyskane, kwoty, które mają być odzyskane oraz nieściągalne należności na koniec roku budżetowego odpowiadają kwotom wykazanym w systemie rachunkowości organu odpowiedzialnego i znajdują potwierdzenie w udokumentowanych decyzjach organu odpowiedzialnego;
c)
sprawdza, czy organ odpowiedzialny prowadził kontrole administracyjne i kontrole na miejscu zgodnie z art. 27 rozporządzenia (UE) nr 514/2014.
Weryfikacje, o których mowa w lit. a), b) i c), mogą być dokonywane na podstawie badania próby.
4. W ramach prowadzonych przez siebie audytów systemów i audytów finansowych organ audytowy ponownie dokonuje niektórych kontroli administracyjnych i kontroli na miejscu przeprowadzonych przez organ odpowiedzialny. Organ odpowiedzialny określa zakres ponownych czynności audytowych na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka.
5. Jeśli prowadzone przez organ audytowy audyty systemów lub audyty finansowe wykażą istotne niedociągnięcia w skutecznym funkcjonowaniu stosowanych przez organ odpowiedzialny systemów zarządzania i kontroli, organ audytowy:
a)
ocenia skutki finansowe i operacyjne takich niedociągnięć;
b)
przedstawia organowi odpowiedzialnemu odpowiednie zalecenia dotyczące środków naprawczych i zapobiegawczych;
c)
monitoruje wdrożenie tych środków przez organ odpowiedzialny i ocenia, czy realizowany jest plan działania mający na celu przywrócenie skutecznego funkcjonowania systemów zarządzania i kontroli.
6. Po zakończeniu czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3, organ audytowy informuje o swoich ustaleniach organ wyznaczający, wskazując m.in. czy jego zdaniem organ odpowiedzialny nadal odpowiada kryteriom wyznaczenia.
7. Organ audytowy zapewnia, aby organ odpowiedzialny należycie przekazał Komisji Europejskiej wszystkie informacje dotyczące czynności audytowych, o których mowa w ust. 1, 2 i 3.
ROZDZIAŁ IV
PRZEPIS KOŃCOWY
Artykuł 15
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich zgodnie z traktatami.
Sporządzono w Brukseli dnia 25 lipca 2014 r.