РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
ROZPORZĄDZENIE WYKONAWCZE KOMISJI (UE) 2015/212
z dnia 11 lutego 2015 r.
ustanawiające zasady stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 w odniesieniu do specyfikacji technicznych systemu rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu, w tym danych dotyczących poszczególnych uczestników operacji współfinansowanych ze środków PO II
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 223/2014 z dnia 11 marca 2014 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym (1), w szczególności jego art. 32 ust. 8 akapit drugi,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) nr 463/2014 (2) ustanawia przepisy niezbędne do przygotowania programów. W celu zapewnienia realizacji programów finansowanych z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym konieczne jest ustanowienie dodatkowych przepisów dotyczących stosowania rozporządzenia (UE) nr 223/2014.
(2)
Do celów art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014 konieczne jest określenie specyfikacji technicznych systemu elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji, które są niezbędne do monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu.
(3)
Szczegółowe specyfikacje techniczne systemu rejestracji i przechowywania danych powinny być wystarczająco udokumentowane, aby zapewnić ścieżkę audytu zgodności z wymogami prawnymi.
(4)
System rejestracji i przechowywania danych powinien również obejmować odpowiednie narzędzia służące do wyszukiwania oraz funkcje raportujące, aby umożliwić łatwe odzyskiwanie i łączenie przechowywanych w nim informacji do celów monitorowania, ewaluacji, zarządzania finansowego, weryfikacji i audytu.
(5)
Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Przepisy ogólne
System rejestracji i przechowywania danych dotyczących operacji, o którym mowa w art. 32 ust. 2 lit. d) rozporządzenia (UE) nr 223/2014, jest zgodny ze specyfikacjami technicznymi określonymi w art. 2-5.
Artykuł 2
Ochrona i zachowanie danych i dokumentów oraz ich integralność
1. Dostęp do systemu opiera się na uprzednio określonych prawach przysługujących różnym rodzajom użytkowników i ulega cofnięciu, jeżeli nie jest już potrzebny.
2. W systemie prowadzi się rejestry zapisów, zmian i usunięć dokumentów i danych.
3. System nie umożliwia zmian w treści dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym. Generowany jest znacznik czasu, który poświadcza złożenie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, jest z tym dokumentem związany i nie podlega zmianom. Usunięcie takich dokumentów rejestruje się zgodnie z ust. 2.
4. Regularnie wykonuje się kopie zapasowe danych. Kopie zapasowe wraz z repliką całej zawartości archiwum dokumentów elektronicznych muszą być gotowe do wykorzystania w razie sytuacji nadzwyczajnej.
5. Magazyn elektroniczny musi być chroniony przed niebezpieczeństwem utraty lub zmiany jego integralności. Ochrona taka obejmuje fizyczną ochronę przed nieodpowiednią temperaturą i nieodpowiednimi poziomami wilgotności, systemy wykrywania pożaru i kradzieży, odpowiednie systemy ochrony przed atakami wirusów, hakerami i innym nieupoważnionym dostępem.
6. System musi przewidywać migrację danych, formatu i środowiska komputerowego w odstępach czasowych wystarczających do zagwarantowania czytelności i dostępności dokumentów i danych do końca odpowiedniego okresu, o którym mowa w art. 51 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 223/2014.
Artykuł 3
Funkcja wyszukiwania i funkcja raportująca
System obejmuje:
a)
stosowne narzędzia służące do wyszukiwania, umożliwiające łatwe odzyskiwanie dokumentów, danych i ich metadanych;
b)
funkcję raportującą umożliwiającą tworzenie raportów na podstawie uprzednio określonych kryteriów, zwłaszcza w przypadku danych określonych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) nr 532/2014 (3);
c)
możliwość zapisywania, eksportu lub wydruku raportów, o których mowa w lit. b), lub łącze do aplikacji zewnętrznej zapewniającej taką możliwość.
Artykuł 4
Dokumentacja systemu
Instytucja zarządzająca przedstawia szczegółową i zaktualizowaną funkcjonalną i techniczną dokumentację operacji i charakterystyki systemu, dostępną na wniosek podmiotów odpowiedzialnych za zarządzanie programem, Komisji i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.
Dokumentacja, o której mowa w akapicie pierwszym, przedstawia dowody wdrożenia rozporządzenia (UE) nr 223/2014 w danym państwie członkowskim.
Artykuł 5
Bezpieczeństwo wymiany informacji
Stosowany system jest chroniony za pomocą odpowiednich środków bezpieczeństwa zapewniających poufność dokumentów, ochronę systemów informacyjnych i ochronę danych osobowych. Środki te są zgodne z normami międzynarodowymi i krajowymi wymogami prawnymi.
Środki bezpieczeństwa, o których mowa w akapicie pierwszym, chronią sieci i urządzenia służące do transmisji, w których system wchodzi w interakcje z innymi modułami i systemami.
Artykuł 6
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 11 lutego 2015 r.