ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1268/2012 НА КОМИСИЯТА
от 29 октомври 2012 година
относно правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално членове 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 и 209 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (2) бе съществено изменен и заменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“). Поради това е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 на Комисията от 23 декември 2002 г. относно определянето на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим към общия бюджет на Европейските общности (3) да се приведе в съответствие с Финансовия регламент. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 да бъде заменен.
(2)
Съгласно член 290 от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“) законодателен акт може да делегира на Комисията правомощието да приема незаконодателни актове само с цел допълване или изменяне на някои несъществени елементи на законодателния акт. Вследствие на това някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 са включени във Финансовия регламент. Поради това тези разпоредби следва да не бъдат включени в настоящия регламент.
(3)
По време на своята подготвителна работа Комисията проведе подходящи консултации, включително на експертно равнище, и предаде едновременно, своевременно и по подходящ начин съответните документи на Европейския парламент и Съвета.
(4)
Що се отнася до бюджетните принципи, и по-специално до принципа на единство, опростяването на правилата, уреждащи генерирането и събирането на лихви, начислени върху предварителното финансиране, и по-специално отказването от задължението на получателите на безвъзмездни средства да генерират такива лихви, прави неактуални разпоредбите относно обхвата и условията за събиране на лихвите. В случаите, в които такова задължение се налага на субектите, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, правилата, уреждащи посочването, използването и счетоводното отчитане на генерираните лихви, следва да бъдат включвани в споразуменията за делегиране, сключени с тези субекти. В случаите, в които начислените върху предварителното финансиране лихви се дължат на Съюза въз основа на тези споразумения, тези лихви следва да се изплащат на бюджета като целеви приходи.
(5)
По отношение на принципа на ежегодност е важно да се пояснят значението на годишните бюджетни кредити и подготвителните етапи на процедурата по поемане на задължения, която, ако бъде приключена до 31 декември, може да позволи пренасяне на бюджетни кредити за поети задължения.
(6)
Що се отнася до принципа на разчетна единица, следва да бъдат посочени валутните курсове, които следва да се използват за конвертирането на еврото в другите валути за нуждите на управлението на паричния поток и отчетите. Освен това следва да се повиши прозрачността в счетоводното отчитане на резултатите от такива операции по конвертиране на валути. След въвеждането на еврото следва да се премахне задължението на Комисията да предоставя на държавите членки информация за паричните преводи, извършвани между различни валути.
(7)
Що се отнася до дерогациите от принципа на универсалност, следва да бъде уточнено бюджетното третиране на целевите приходи, по-конкретно на вноските от държавите членки или трети държави по определени програми на Съюза, както и ограниченията за нетиране на приходите и разходите. По-конкретно, като се има предвид настоящата практика, по съображения за правна сигурност е необходимо да се поясни, че по правило целевите приходи следва да генерират бюджетни кредити за поети задължения и за плащания автоматично, веднага след като приходите бъдат получени от институцията. Необходимо е също да се уточнят случаите, в които по изключение целевите приходи могат да бъдат предоставяни, преди приходите да са реално получени от институцията.
(8)
Относно принципа на специфичност следва да се даде точно определение за изчисляването на процента на бюджетните кредити, които институциите имат право да прехвърлят по силата на своята независимост. Европейският парламент и Съветът следва да получават пълна информация посредством подробно обяснение на исканията за трансфери, които трябва да им се изпращат.
(9)
Що се отнася до доброто финансово управление, нужно е да се посочат целите на предварителната, междинната и последващата оценка на програмите и дейностите, минималната честота на тяхното извършване и информацията, която трябва да се съдържа в законодателната финансова обосновка.
(10)
По отношение на принципа на прозрачност публикуването на данни с името на съответните получатели на средства и точните суми, получени от тях, повишава прозрачността по отношение на използването на съответните средства. Такава предоставена на гражданите информация засилва публичния контрол на целта, за която средствата са предоставени, и спомага за най-доброто използване на публичните средства. Същевременно, когато получателите са физически лица, при такова публикуване трябва да се спазват правилата за защита на личните данни. Поради това личните данни следва да се публикуват само ако това е необходимо и пропорционално на преследваната основателна цел.
(11)
Информацията относно използването на средства на Съюза следва да се публикува на уебсайт на институциите и да съдържа поне името, местоположението, сумата и предназначението на средствата. Тази информация следва да отчита критериите, залегнали в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент, и по-конкретно вида и размера на отпуснатите средства.
(12)
Името и местоположението на получателите на средства на Съюза следва да се публикуват за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени вследствие на откриването на публична процедура на конкурентна основа, какъвто е случаят по-конкретно с конкурсите, поканите за представяне на предложения и на оферти, при зачитане на принципите на ДФЕС, и по-специално принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация. Освен това такова публикуване следва да допринася за осъществяването на контрол върху процедурите за публичен подбор от страна на отхвърлените кандидати в конкурентната процедура.
(13)
Публикуването на лични данни на физически лица следва да не надхвърля срока, през който средствата се използват от получателя, поради което трябва да се прекратява след изтичане на две години. Същото следва да се отнася и за личните данни на юридическите лица, чието официално наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
(14)
В повечето случаи, попадащи в обхвата на настоящия регламент, публикуването се отнася до юридическите лица.
(15)
Когато става въпрос за физически лица, такова публикуване следва да се предвижда само при съблюдаване на принципа на пропорционалност между размера на отпуснатата сума и необходимостта от контрол на най-добрия начин на използване на средствата. По отношение на физическите лица публикуването на региона от ниво NUTS 2 съответства на целта да се публикуват получателите, гарантира равно третиране на държавите членки с различна големина, като същевременно се зачита правото на получателите на личен живот, и по-специално на защита на личните им данни.
(16)
Информацията за стипендиите и други преки помощи, отпускани на физическите лица в най-голяма нужда, следва да не се публикува.
(17)
За да се гарантира спазването на принципа на равно третиране на получателите на средства, публикуването на информация във връзка с физическите лица следва да бъде осигурено и в съответствие със задължението на държавите членки да осигурят голяма прозрачност на поръчките, чиято стойност надхвърля сумата в Директива 2004/18/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 31 март 2004 г. относно координирането на процедурите за възлагане на обществени поръчки за строителство, услуги и доставки (4).
(18)
Името и местоположението на получателя, както и сумата и предназначението на средствата следва да не се публикуват, ако това може да застраши неприкосновеността на получателя, защитен от Хартата на основните права на Европейския съюз, или би навредило на законните търговски интереси на получателя.
(19)
Бюджетната номенклатура следва да осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес.
(20)
Следва да бъдат посочени и действията, които има вероятност да породят конфликт на интереси.
(21)
По отношение на непрякото управление е необходимо да се установят рамката за това делегиране на правомощия и съдържанието на споразумението за делегиране. Всеки субект или лице, на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета, следва да гарантира степен на защита на финансовите интереси на Съюза, еквивалента на изискваната по Финансовия регламент. Следва да бъдат посочени условията, при които Комисията може да приема, че системите, правилата и процедурите на тези субекти или лица са еквивалентни на нейните, за да се обезпечи доброто финансово управление на средствата на Съюза от субектите със задачи по изпълнението на бюджета.
(22)
Изпълнителните агенции, които остават под контрола на Комисията, следва да бъдат признати за оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на тази институция за изпълнението на бюджета на Съюза.
(23)
В случай на непряко управление с международни организации следва да бъдат посочени организациите, които отговарят на условията за този вид управление.
(24)
Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга, следва да бъдат определени условията за тяхното посочване.
(25)
За непрякото управление е необходимо да се установят подробни правила за процедурите за разглеждане и приемане на отчетите и за изключване от финансиране от Съюза на разходите, за които са отпуснати средства в нарушение на приложимите правила.
(26)
Частноправните субекти, извършващи подготвителни или помощни задачи от името на Комисията, следва да бъдат избирани в съответствие с процедурите за възлагане на обществени поръчки.
(27)
Що се отнася до ролята на финансовите участници, реформата на финансовото управление, както и премахването на централизираните предварителни проверки, повишава отговорностите на разпоредителите с бюджетни кредити при всички приходни и разходни операции, включително от гледна точка на системите за вътрешен контрол. Европейският парламент и Съветът следва в бъдеще да бъдат уведомявани за възлагането или прекратяването на функциите на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити. Следователно следва да бъдат определени и задачите, отговорностите и принципите на процедурите, които трябва да бъдат спазвани. Интернализирането на предварителните проверки налага по-конкретно да се прави ясно разграничение между задачите, свързани с инициирането на операции в изпълнение на бюджета, и задачите, свързани с проверката на тези операции. Освен това всяка институция следва да приеме кодекс на професионалните стандарти, който се прилага за служителите, отговарящи за предварителните и последващите проверки. Необходимо е също да се предвиди поетите отговорности да бъдат отчитани в годишен доклад до институцията, която отговаря, освен за други неща, за последващите проверки. Следва да се съхранява оправдателната документация във връзка с извършените операции. На последно място, всички различни форми на процедурата на договаряне за възлагане на обществени поръчки следва, тъй като тези поръчки представляват дерогации от обичайните процедури за възлагане на обществени поръчки, да бъдат предмет на специален доклад до институцията и на съобщение до Европейския парламент и Съвета.
(28)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 следва да бъде адаптиран, за да бъде взета предвид двойната роля на ръководителя на делегация като вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“) и що се отнася до оперативните бюджетни кредити, за Комисията.
(29)
С цел поясняване на отговорностите е необходимо да се даде точно определение на задачите и отговорностите на счетоводителя във връзка със счетоводните системи, управлението на касата, управлението на банковите сметки и досиетата на трети страни. Следва да бъдат определени и условията за прекратяване на функциите на счетоводителя.
(30)
Следва да бъдат също определени условията за използване на сметките за авансови средства - система за управление, представляваща изключение от обичайните бюджетни процедури, като следва да бъдат определени и задачите и отговорностите на администраторите на авансови средства, както и тези на разпоредителя с бюджетни кредити и счетоводителя във връзка с контрола на сметките за авансови средства. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции. По съображения за ефикасност в делегациите следва да се открива само една сметка за авансови средства - за бюджетните кредити от частта на бюджета, предназначена за Комисията, и от частта на бюджета, предназначена за ЕСВД. Оказа се необходимо да се въведе възможността за използване на дебитни карти, свързани със сметките за авансови средства, за да се улеснят плащанията, по-специално в делегациите и представителствата на Съюза, и за да се избегнат рисковете, свързани с работата с пари в брой.
(31)
Когато бъдат определени задачите и отговорностите на всеки финансов участник, последният може да бъде държан отговорен само съгласно условията, съдържащи се в Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Специалният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден във всяка институция, се оказа ефикасен механизъм за определяне на това дали са налице нередности от финансово естество и следователно трябва да се запази. Необходимо е да се установи процедурата, чрез която разпоредителят с бюджетни кредити може да иска потвърждение за инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, и по този начин да се освобождава от всякаква отговорност.
(32)
Що се отнася до приходите, с изключение на специалния случай на собствените ресурси, попадащи в обхвата на Решение 2007/436/ЕО, Евратом на Съвета от 7 юни 2007 г. относно системата на собствените ресурси на Европейските общности (5), трябва да се определят задачите и проверките, попадащи в отговорността на разпоредителите с бюджетни кредити на различните етапи от процедурата: установяване на прогноза за вземанията, нареждане за събиране, изпращане на дебитното известие, с което длъжникът се уведомява, че вземането е установено, изчисляване на евентуална лихва за забава и решението, при необходимост, за отказ от вземане при спазване на критерии, гарантиращи съблюдаване на принципа на добро финансово управление, за да се обезпечи ефикасно събиране на приходите.
(33)
Необходимо е да се уточни ролята на счетоводителя в събирането на приходите и по отношение на удължаването на срока за плащане на разходите. Счетоводителят следва да разполага също с гъвкавост при събирането на плащания, като например възможността директно да прихваща дългове или, при извънредни обстоятелства и при надлежно съблюдаване на принципа на пропорционалност, да отменя изискването за предоставяне на гаранция за изплащане на дълг, когато длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция.
(34)
За да се обезпечи управлението на активите, като същевременно се генерира финансово възнаграждение, е необходимо условно платените суми, като глобите в областта на конкуренцията, които се оспорват, да се инвестират във финансови активи и да се уточни за каква цел ще се използват лихвите, генерирани от тези инвестиции.
(35)
За да се гарантира, че Комисията разполага с цялата необходима информация за приемането на решенията за финансиране, е необходимо да се установят минималните изисквания за съдържанието на решенията за финансиране в областта на безвъзмездните средства, обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти.
(36)
Що се отнася до разходите, следва да бъдат дефинирани връзката между решенията за финансиране, глобалните поети задължения и индивидуалните поети задължения и характеристиките на тези различни етапи, за да се въведе ясна рамка за различните етапи от изпълнението на бюджета.
(37)
Необходимо е да се поясни връзката между утвърждаването, разрешаването и платежните операции и проверките, които трябва да извършва разпоредителят с бюджетни кредити при проверката на разходите с резолюция „прието за плащане“. Следва да бъдат посочени документите, които трябва да бъдат изготвяни в подкрепа на плащанията, както и да бъдат определени правила за изчистването на предварителното финансиране и на междинните плащания.
(38)
Следва да се определят подробни правила за прилагането на сроковете, които важат за операциите по утвърждаване и плащане, като бъде взета под внимание Директива 2011/7/ЕС на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. относно борбата със забавяне на плащането по търговски сделки (6), за да се предотврати ненужното забавяне на плащанията в полза на получателите.
(39)
За вътрешния одит е необходимо да се установи процедурата за назначаване на одитора и за гарантиране на неговата независимост в рамките на институцията, която го е назначила и на която той трябва да докладва за дейността си. Европейският парламент и Съветът следва да бъдат уведомявани за всяко възлагане или прекратяване на функции, за да се осигури прозрачност спрямо Европейския парламент и Съвета.
(40)
Правилата относно обществените поръчки следва да се основават на Директива 2004/18/ЕО. Необходимо е да се определят различните видове процедури за възлагане на обществени поръчки, приложимите мерки за оповестяване и публикуване, условията, при които може да се използва конкретен вид процедура, и основните характеристики на съществуващите процедури, посочването на критериите за подбор и възлагане, правилата за достъп до тръжните документи и за комуникация с оферентите или кандидатите и за случаите, при които Комисията възлага поръчки за свои нужди, приложимите прагове и правилата за определяне на стойността на поръчките, които ще бъдат възлагани.
(41)
Целта на процедурите за възлагане на обществени поръчки е задоволяване на нуждите на институцията при възможно най-добрите условия, като същевременно се гарантира равният достъп до обществените поръчки и се съблюдават принципите на прозрачност и недопускане на дискриминация. С цел осигуряване на прозрачност и равно третиране на кандидатите и оферентите, както и пълната отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити при крайния избор, е необходимо да се определи процедурата за отваряне и оценяване на офертите и заявленията за участие, от назначаването на комисия до обоснованото и документирано решение за възлагане, която процедура в крайна сметка попада в рамките на дейността на възложителя.
(42)
Като се вземе предвид опитът от миналото, е необходимо да се установи нова процедура за възлагане на обществени поръчки за поръчките със средна стойност. Нужно е да се позволи използването на „списък на потенциалните оференти“ при същите условия като съществуващите за поканите за изразяване на интерес, тъй като този списък води до по-малка административна тежест за потенциалните оференти.
(43)
За да се защитят финансовите интереси на Съюза по време на изпълнението на поръчките, е необходимо да се допусне възможността да се изисква от субектите, които осигуряват финансовия капацитет в рамките на възлагането на обществените поръчки, да носят солидарна отговорност за изпълнението на съответната поръчка.
(44)
С цел защита на финансовите интереси на Съюза и гарантиране на контрола върху изпълнението на поръчките е необходимо да се допусне възможността да се изисква от изпълнителя самият той да изпълнява пряко определени задачи от критично естество.
(45)
За да се гарантира, че поръчките се изпълняват по най-високи професионални стандарти, е необходимо да се допусне възможността за отхвърляне на оференти, които имат потенциални конфликти на интереси.
(46)
Като се има предвид, че изискването на финансови гаранции вече не се прилага по подразбиране, е нужно да бъдат определени критериите, по които такива гаранции могат да бъдат изисквани.
(47)
Необходимо е да се поясни обхватът на дела за безвъзмездните средства, по-специално по отношение на вида на дейността или на органа от общ европейски интерес, които отговарят на условията за отпускане на безвъзмездни средства, както и по отношение на видовете правни задължения, които могат да се използват за покриване на безвъзмездните средства. За тези правни задължения следва да бъдат уточнени критериите за избор между споразумения и решения, тяхното минимално съдържание и възможността за сключване на индивидуално споразумение или решение за безвъзмездни средства в рамките на рамковите партньорства, за да се гарантира равно третиране и за да се избегне ограничаването на достъпа до средства на Съюза.
(48)
Обхватът на дела за безвъзмездните средства следва да отчита и въвеждането във Финансовия регламент, от една страна, на специфични дялове за наградите и финансовите инструменти и от друга страна, на ключовите правила, приложими за безвъзмездните средства, допустимите разходи, премахването на принципа на постепенно намаляване, използването на опростени форми безвъзмездни средства (еднократни суми, единични разходи и единни ставки) и отпадането на задължителното предоставяне на гаранции за предварителното финансиране.
(49)
Напредъкът към електронен обмен на информация и електронно подаване на документи, които представляват основна мярка за опростяване, следва да бъде съпътстван от ясни условия за приемане на системите, които ще се използват, за да се създаде надеждна от правна гледна точка среда.
(50)
Принципите на недопускане на печалба и съфинансиране следва да бъдат преразгледани съобразно поясненията и мерките за опростяване, включени във Финансовия регламент. По-конкретно, по съображения за яснота, трябва да се определят подробни правила за видовете приходи, които да се задържат, за принципа на недопускане на печалба, както и формите на външно съфинансиране и вноските в натура.
(51)
По отношение на принципа на прозрачност следва да се разрешат приемането и публикуването на многогодишни работни програми, тъй като те носят добавена стойност за заявителите, които могат да предвиждат по-лесно и да се подготвят по-добре за поканите за представяне на предложения. В този контекст следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране. За да се осигури прозрачност, трябва да се публикуват и поканите за представяне на предложения, освен при спешни случаи или когато дейността може да бъде реализирана само от един субект. Нужно е да се уточни минималното съдържание, което ще се публикува.
(52)
Тъй като често се допускат грешки и несъответствия при използването на условията за допустимост за данъка върху добавената стойност (ДДС), плащан от бенефициерите, трябва да се гарантира, че концепциите за невъзстановим ДДС и данъчно незадължени лица по смисъла на член 13, параграф 1 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета от 28 ноември 2006 г. относно общата система на данъка върху добавената стойност (7) се разбират и прилагат последователно по отношение на дейностите, които попадат в обхвата на тези концепции.
(53)
За да се осигурят прозрачност, равно третиране на заявителите и по-голяма отговорност на разпоредителите с бюджетни кредити, трябва да се установи процедурата за отпускане - от заявлението за безвъзмездни средства, за което Комисията следва да е предоставила минимална информация на заявителите, до оценката на заявлението в контекста на посочени по-рано критерии за допустимост, подбор и отпускане, преди отговорният разпоредител с бюджетни кредити да вземе окончателно, надлежно документирано решение. Необходимо е да се определят подробни правила относно състава и задачите на комисията, която отговаря за оценяването на предложенията спрямо критериите за подбор и отпускане, както и относно възможностите за контакт със заявителите по време на процедурата по отпускане или за приканването им да коригират своите предложения. Тези възможности следва подобаващо да отразяват нуждите от гледна точка на доброто администриране, въведени във Финансовия регламент, и следва да включват условията, при които предложенията могат да бъдат коригирани преди подписването на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства или уведомяването за решенията за отпускане на безвъзмездни средства, като същевременно се прилага равно третиране на заявителите и се спазва принципът, според който инициативата за действията идва само от заявителите.
(54)
Тъй като съгласно Финансовия регламент използването на еднократни суми, единични разходи и единни ставки се улеснява и разширява, определенията за тези опростени форми безвъзмездни средства следва да бъдат пояснени. Особено нужно е да се поясни, че те имат за цел, както всяка форма безвъзмездни средства, да покриват категории допустими разходи, и да се посочи, че техният размер не трябва непременно да бъде предварително фиксиран, което е особено меродавно в случаите, в които размерът на безвъзмездните средства се определя въз основа на обичайните практики на бенефициера за счетоводно отчитане на разходите. Нужно е също да се осигури стабилност на правилата за финансиране в рамките на конкретна програма. За тази цел следва да се позволи използването на опростените форми безвъзмездни средства за целия срок на програмата. За целите на статистиката, методологията или предотвратяването и разкриването на измами е необходимо да се осигури достъп до общата счетоводна информация на бенефициера, дори когато безвъзмездните средства за под формата на еднократни суми, единични разходи или единни ставки. Тези проверки обаче следва да не се използват за поставяне под въпрос на стойността на вече договорените еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
(55)
Доброто финансово управление налага Комисията да се защитава чрез гаранции: на етапа на заявленията за безвъзмездни средства - чрез организиране на финансови одити за заявленията за по-големи суми; към момента на изплащане на предварителното финансиране, когато разпоредителят е преценил, че рисковете оправдават това - чрез изискване на предварителни финансови гаранции; и на етапа на междинните плащания или на плащането на остатъка - чрез организиране на предоставянето на сертификати, съставени от одитори, за заявките за плащане за най-големите суми и които представляват най-голям риск.
(56)
Следва да бъдат пояснени условията и процедурите за временно спиране и намаляване на безвъзмездните средства, за да се дефинират по-добре основанията за това временно спиране или намаляване, да се предостави подходяща информация на бенефициерите и да се гарантира, че бенефициерите имат възможност да упражняват правото си на защита на всеки етап.
(57)
Доброто управление на средствата на Съюза означава също, че самите бенефициери на безвъзмездни средства използват безвъзмездните средства от Съюза икономично и ефикасно. По-конкретно разходите по договорите, възложени от бенефициерите с цел изпълнение на дейност, следва да бъдат допустими, при условие че тези договори за изпълнение се възлагат на икономически най-изгодната оферта.
(58)
Тъй като ограниченията за използване на финансова помощ за трети страни са отслабени във Финансовия регламент, е необходимо да бъдат установени минималните разпоредби, които да бъдат договорени на равнището на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или да бъдат включени в решението за безвъзмездни средства, за да се направи ясно разграничение между отпускането на финансова помощ на трети страни от бенефициер и изпълнението на бюджетни задачи от лице с делегирани правомощия в рамките на непрякото управление.
(59)
Правомощията за налагане на санкции на бенефициерите на безвъзмездни средства следва да бъдат приведени в съответствие с правомощията, предоставяни в контекста на възлагането на обществени поръчки, като се има предвид, че тези правомощия имат един и същ характер и следва да се подчиняват на едни и същи правила от гледна точка на ефективността и пропорционалността.
(60)
При наградите, също както при безвъзмездните средства, следва да се съблюдават принципите на прозрачност и равно третиране. В този контекст следва също да бъдат установени минималните характеристики на работните програми и на конкурсите, като се вземат под внимание съответните нужди за безвъзмездните средства. По-конкретно следва да бъдат уточнени условията, при които работните програми могат да бъдат считани за решения за финансиране, както и минималното съдържание на конкурсните правила, и по-специално условията за изплащане на наградата на победителите в случай на присъждане, и подходящите средства за публикуване.
(61)
Спазването на принципите на прозрачност и равно третиране налага също установяването на ясно определена процедура за присъждане - от внасянето на проекти до информацията за участниците и обявяването на спечелилия участник. Тази процедура следва да включва оценяване на проектите на участниците от комисия от експерти, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, чрез използване на критериите за присъждане, обявени в конкурсните правила, за да се осигури компетентно и неутрално оценяване на проектите на участниците. Въз основа на препоръките на експертите отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да вземе окончателното решение относно присъждането на наградата, тъй като отговорността за изпълнението на бюджета винаги се носи от Комисията.
(62)
За да се осигури хармонизирано прилагане на различните финансови инструменти в рамките на Комисията, общата рамка, включена в дял VIII на Финансовия регламент, следва да бъде допълнена с подробни правила за управлението на финансовите инструменти, включително с разпоредби за избора на субекти с възложени задачи по изпълнението, съдържанието на споразуменията за делегиране, разноските и таксите за управление, и за доверителните сметки.
(63)
Следва да бъдат определени правила за избора на финансови посредници и крайни получатели, особено когато финансовите инструменти се управляват пряко в извънредни случаи или чрез специални инвестиционни механизми, или чрез други механизми за изпълнение, гарантирайки по този начин ефикасно разходване на средствата на Съюза.
(64)
Необходимо е да се определят условията за използване на финансовите инструменти, включително на лостовия ефект, и рамката за мониторинг. Необходимо е също да се предприемат мерки с цел привеждане на финансовите инструменти в действие въз основа на солидна предварителна оценка, която позволява на Комисията да ги проектира така, че да се реагира на пазарната неефективност и на неоптималните инвестиционни ситуации.
(65)
Що се отнася до воденето и представянето на счетоводна отчетност, общоприетите счетоводни принципи, на които трябва да се основават финансовите отчети, са дефинирани в правилата на Съюза за счетоводна отчетност. Тези счетоводни правила посочват също условията за записване на операция в сметките и правилата за оценяване на активите и пасивите и за осигуряване на провизии, за да се гарантира, че информацията се представя правилно, изчерпателно и точно.
(66)
По отношение на въпросите от счетоводно естество следва да се уточни, че счетоводителят на всяка институция трябва да изготвя документи, описващи организацията на сметките и счетоводните процедури на тази институция, и да определя условията, на които трябва да отговарят компютризираните счетоводни системи, по-специално за да се осигурят сигурност на достъпа и одитна следа за всички промени, направени в системата.
(67)
Що се отнася до воденето на сметките, трябва да се посочат принципите, приложими за счетоводните книги, оборотната ведомост, периодичното равнение на общите суми в този баланс и инвентара, и да се посочат елементите на сметкоплана, приет от счетоводителя на Комисията. Следва да се определят правилата, които се прилагат за вписването на операциите, по-конкретно методът на двустранното счетоводство, правилата за конвертиране на операциите, които не са в евро, и оправдателната документация за счетоводните вписвания. Следва също да се уточни съдържанието на счетоводната документация.
(68)
Необходимо е да се установят правилата във връзка с инвентарния опис и да се разяснят съответните отговорности в тази сфера на счетоводителите и разпоредителите с бюджетни кредити, както и правилата, приложими за препродажбата на имущество от инвентарния опис, с цел ефикасно управление на активите.
(69)
По отношение на външните дейности настоящият регламент, в съответствие с Финансовия регламент, следва да предвиди изключенията, които отразяват специфичните оперативни характеристики на този сектор, главно що се отнася до възлагането на обществени поръчки и отпускането на безвъзмездни средства, по-конкретно поради това че тези процедури се изпълняват от органите на трети държави, получаващи финансова подкрепа от Съюза. Що се отнася до възлагането на обществени поръчки, тези разлики следва да са свързани предимно с видовете процедури и праговете, вследствие на които се прилагат. По отношение на безвъзмездните средства в определени случаи следва да е разрешено пълно финансиране, главно за да се вземе под внимание намалената способност за съфинансиране на бенефициерите.
(70)
Трябва да бъдат установени подробни разпоредби относно използването на бюджетна подкрепа, като се посочат условията, при които може да се използва бюджетна подкрепа, и задължението на партньора да предоставя на Комисията своевременна и надеждна информация за оценяване на това дали тези условия се изпълняват.
(71)
По отношение на доверителните фондове на Съюза трябва да се уточнят принципите, приложими за вноската на Съюза в полза на доверителните фондове на Съюза и вноските на другите донори, да се определят счетоводните правила и правилата за докладване за съответния доверителен фонд на Съюза, по-специално за лихвата с настъпил падеж по банковата сметка на доверителния фонд, да се разяснят съответните отговорности на финансовите участници и на управителния съвет на доверителния фонд, както и да се определят задълженията за външен одит. Необходимо е също да се гарантира справедливо представяне на участващите донори в рамките на управителния съвет на доверителния фонд и да се осигури задължителен положителен глас на Комисията за използването на средствата.
(72)
С цел опростяване на процедурите за възлагане на обществени поръчки в рамките на външните дейности, някои прагове са променени, а други прагове и управленски процедури, произтичащи от общите разпоредби, са добавени и адаптирани.
(73)
Що се отнася до безвъзмездните средства, условията за дерогация от принципа на съфинансиране следва да бъдат рационализирани в съответствие с Финансовия регламент.
(74)
За да се гарантира добро финансово управление на бюджетните кредити на Съюза, трябва също да се посочат предварителните условия и правилата, които трябва да бъдат включени в споразуменията при децентрализирано управление на бюджетните кредити или при използване на сметки за авансови средства.
(75)
Целесъобразно е да се даде определение за европейските служби и да се въведат специфични правила за Службата за публикации и разпоредби, с които счетоводителят на Комисията се оправомощава да делегира някои от своите задачи на служители в тези служби. Следва да бъдат определени и оперативни процедури за банковите сметки, които европейските служби могат да бъдат оправомощени да откриват на името на Комисията.
(76)
По аналогия с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза следва да се публикуват списъкът на експерти по член 204 от Финансовия регламент, избрани чрез покана за изразяване на интерес, и предметът на техните задачи. Следва да се публикува и тяхното възнаграждение, когато надвишава 15 000 EUR.
(77)
Новата процедура, въведена в член 203 от Финансовия регламент, следва да бъде допълнена, особено по отношение на вида разходи, които трябва да бъдат включени в определените в този член прагове. Трябва да се определят подробни правила за проектите за недвижими имоти в делегациите на Съюза предвид на специфичните им особености, и по-специално в случай на спешност. Уместно е да се предвиди жилищните сгради, по-специално в делегациите, които трябва да бъдат взети под наем или закупени в кратък срок, да бъдат изключени от процедурата, установена в член 203 от Финансовия регламент. Придобиването на земя безплатно или за символична сума следва да не попада в обхвата на процедурата по член 203 от Финансовия регламент, тъй като само по себе си не обременява допълнително бюджета.
(78)
За да се осигури съгласуваност с разпоредбите на Финансовия регламент, трябва да се предвидят преходни разпоредби. Освен това, за да се осигури съгласуваност със секторното правно основание, е целесъобразно прилагането на разпоредбите относно режимите на управление и финансовите инструменти да се отложи за 1 януари 2014 г.,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ ПЪРВА
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент определя правилата за прилагане на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 (наричан по-нататък „Финансовият регламент“).
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 2
Счетоводно отчитане на лихвите по предварително финансиране
(член 8, параграф 4 от Финансовия регламент)
Когато на бюджета се дължат лихви, споразумението, сключено със субектите или лицата по член 58, параграф 1, буква в), подточки ii)-viii) от Финансовия регламент, постановява, че предварителното финансиране се изплаща в банкови сметки или подсметки, които позволяват идентифициране на средствата и на свързаните с тях лихви. В противен случай счетоводните методи на получателите или посредниците трябва да позволяват идентифициране на средствата, платени от Съюза, и лихвите или други ползи, генерирани от тези средства.
Разпоредбите на настоящия регламент във връзка с лихвите по предварително финансиране не засягат записването на предварителното финансиране в частта за активите на финансовите отчети, съгласно посоченото в правилата за счетоводна отчетност по член 143 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 3
Бюджетни кредити за финансовата година
(член 11, параграф 3 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за поети задължения и за плащания, одобрени за финансовата година, се състоят от:
а)
бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително с коригиращи бюджети;
б)
пренесените бюджетни кредити;
в)
бюджетните кредити, предоставени повторно в съответствие с членове 178 и 182 от Финансовия регламент;
г)
бюджетните кредити в резултат на плащания по предварително финансиране, които са възстановени в съответствие с член 177, параграф 3 от Финансовия регламент;
д)
бюджетните кредити, предоставени вследствие на получаването на приходи, предвидени за определена цел през финансовата година или през предходни финансови години, но неизползвани.
Член 4
Отмяна и пренасяне на бюджетни кредити
(член 13, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Бюджетните кредити за поети задължения и едногодишните бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент могат да бъдат пренасяни само ако задълженията не са могли да бъдат поети преди 31 декември на финансовата година по причини, които не могат да се припишат на разпоредителя с бюджетни кредити, и ако подготвителните етапи са достатъчно напреднали, за да се допусне с основание, че задълженията ще бъдат поети не по-късно от 31 март на следващата година или 31 декември за проектите за недвижими имоти.
2. Подготвителните етапи по член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, които следва да бъдат приключени до 31 декември на финансовата година, за да бъде възможно пренасяне за следващата година, са по-конкретно следните:
а)
за глобалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приемането на решение за финансиране или приключването до тази дата на консултациите със заинтересованите отдели във всяка институция във връзка с приемането на решението;
б)
за индивидуалните задължения по смисъла на член 85 от Финансовия регламент - приключването на подбора на потенциални изпълнители, бенефициери, спечелили награди или лица, на които са делегирани правомощия.
3. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, за които не са поети задължения до 31 март на следващата финансова година или до 31 декември на следващата година за сумите, свързани с проекти за недвижими имоти, се отменят автоматично.
Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за отменените по този начин бюджетни кредити в срок от един месец от отмяната, извършена съгласно първа алинея.
4. Бюджетните кредити, пренесени съгласно член 13, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, могат да бъдат използвани до 31 декември на следващата финансова година.
5. Бюджетните кредити, пренесени в съответствие с параграфи 1-4, се обособяват в сметките.
ГЛАВА 3
Принцип на разчетна единица
Член 5
Обменен курс между еврото и други валути
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, конвертирането от отговорния разпоредител с бюджетни кредити се прави въз основа на обменния курс на еврото за деня, публикуван в Официален вестник на Европейския съюз, серия С.
Когато изпълнителите или бенефициерите трябва да конвертират еврото в друга валута или обратно, се прилагат специфичните договорености във връзка с конвертирането, залегнали в договорите за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или споразуменията за финансиране.
2. За да се избегне същественото отражение на операциите по конвертиране на валута върху равнището на съфинансиране от Съюза или негативното отражение на тези операции върху бюджета на Съюза, специфичните договорености относно конвертирането, посочени в параграф 1, предвиждат, при необходимост, обменен курс между еврото и други валути, който се изчислява въз основа на средната стойност на обменните курсове за деня за определен период.
3. Ако в Официален вестник на Европейския съюз не е публикуван обменен курс на еврото за деня спрямо съответната валута, отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва счетоводния курс по параграф 4.
4. За целите на сметките по членове 151-156 от Финансовия регламент и при спазване на разпоредбите на член 240 от настоящия регламент конвертирането на еврото в друга валута или обратно се извършва с помощта на месечния счетоводен курс на еврото. Този счетоводен обменен курс се определя от счетоводителя на Комисията с помощта на всеки източник на информация, които той счита за надежден, въз основа на обменния курс за предпоследния работен ден на месеца, предхождащ месеца, за който се определя курсът.
5. Резултатите от валутните операции по параграф 4 от настоящия член се посочват в отделна позиция в отчетите на съответната институция.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага mutatis mutandis за органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 6
Курс, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно
(член 19 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, или от специфичните договори за възлагане на обществени поръчки, споразуменията за безвъзмездни средства или решенията за безвъзмездни средства и споразуменията за финансиране, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, когато конвертирането се извършва от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, е курсът за деня, в който службата разпоредител е съставила платежното нареждане или нареждането за събиране на вземания.
2. В случай на сметки за авансови средства в евро датата, на която банката е извършила плащането, определя курса, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно.
3. За отразяването на сметките за авансови средства в национални валути, съгласно посоченото в член 19 от Финансовия регламент, курсът, който се използва за конвертиране на еврото в други валути или обратно, е курсът за месеца, в който е извършен разходът от съответната сметка за авансови средства.
4. За възстановяването на разходи с фиксирана ставка или на разходи, възникващи вследствие на Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз и Условията за работа на другите служители на Европейския съюз (наричани по-нататък „Правилникът за персонала“), за които е определен таван и които се изплащат във валута, различна от еврото, курсът, който се използва, е курсът в сила към момента на възникване на вземането.
ГЛАВА 4
Принцип на универсалност
Член 7
Структура за отчитане на целевите приходи и осигуряване на съответните бюджетни кредити
(член 21 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на членове 9 и 10, структурата за отчитане на целевите приходи в бюджета включва:
а)
в приходната част на раздела за всяка институция - бюджетен ред за записване на приходите;
б)
в разходната част - бюджетните забележки, включително общите забележки, посочват в кои редове могат да се записват бюджетните кредити, съответстващи на предоставените целеви приходи.
В случаите по буква а) от първа алинея се прави символичен запис pro memoria, а в забележките за информация се посочва очакваният размер на приходите.
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целеви приходи, се предоставят автоматично както като бюджетни кредити за поети задължения, така и като бюджетни кредити за плащания, когато приходите бъдат получени от институцията, с изключение на който и да е от следните случаи:
а)
в случаите, предвидени в член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент;
б)
в случая, предвиден в член 21, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент за държавите членки, за които споразумението за финансов принос е изразено в евро.
В случая по буква б) от първа алинея бюджетните кредити за поети задължения могат да бъдат предоставяни от момента на подписването от държавата членка на споразумението за финансов принос.
Член 8
Финансов принос на държавите членки за научноизследователските програми
(член 21, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент)
1. Финансовият принос на държавите членки за финансиране на определени допълнителни научноизследователски програми, предвиден в член 5 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000 на Съвета (8), се изплаща, както следва:
а)
седем дванадесети от сумата, записана в бюджета, се изплащат не по-късно от 31 януари на текущата финансова година;
б)
останалите пет дванадесети се изплащат не по-късно от 15 юли на текущата финансова година.
2. Когато бюджетът не е приет изцяло преди началото на финансовата година, финансовият принос, предвиден в параграф 1, се основава на сумата, записана в бюджета за предходната финансова година.
3. Всеки финансов принос или допълнително плащане, дължимо от държавите членки в полза на бюджета, се записва в сметката или сметките на Комисията в срок от тридесет календарни дни от датата, на която средствата са изискани.
4. Извършените плащания се записват в сметката, предвидена в Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000, и трябва да са съобразени с условията в този регламент.
Член 9
Целеви приходи вследствие на участието на държавите от ЕАСТ в определени програми на Съюза
(член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент)
1. Устройството на бюджета за отразяване на участието на държавите - членки на Европейската асоциация за свободна търговия (наричани по-нататък „държавите от ЕАСТ“), в определени програми на Съюза е, както следва:
а)
в приходната част се прави символичен запис pro memoria за отразяване на пълния размер на финансовия принос на държавите от ЕАСТ за съответната финансова година;
б)
в разходната част:
i)
забележките за всеки ред, свързан с дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ, показват за информация очаквания размер на финансовия принос;
ii)
в приложение, което е неразделна част от бюджета, се посочват всички редове, отнасящи се до дейностите на Съюза, в които участват държавите от ЕАСТ.
За целите на буква а) от първа алинея очакваната сума се посочва в бюджетните забележки.
Приложението по буква б), подточка ii) от първа алинея отразява и е част от структурата за отразяване на бюджетните кредити, които съответстват на това участие съгласно параграф 2, и за изпълняване на разходите.
2. Съгласно член 82 от Споразумението за Европейското икономическо пространство (наричано по-нататък „Споразумението за ЕИП“) средствата за годишното участие на държавите от ЕАСТ, потвърдени на Комисията от Съвместния комитет на Европейското икономическо пространство в съответствие с член 1, параграф 5 от Протокол 32 към Споразумението за ЕИП, водят до осигуряване в началото на финансовата година на пълния размер на съответните бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
3. Ако в хода на финансовата година по бюджетните редове за участието на държавите от ЕАСТ бъдат предоставени допълнителни бюджетни кредити, без държавите от ЕАСТ да могат в хода на тази година да коригират в съответната степен своя финансов принос, за да бъде спазен „факторът пропорционалност“, предвиден в член 82 от Споразумението за ЕИП, Комисията може, като временна мярка и по изключение, да използва паричните си наличности за предварително финансиране на дела на държавите от ЕАСТ. При предоставяне на такива допълнителни бюджетни кредити Комисията отправя във възможно най-кратък срок покана към държавите от ЕАСТ да предоставят съответните средства. Всяка година Комисията уведомява Европейския парламент и Съвета за взетите в тази връзка решения.
Предварителното финансиране се осчетоводява във възможно най-кратък срок в бюджета за следващата финансова година.
4. Съгласно член 21, параграф 2, буква д) от Финансовия регламент финансовият принос на държавите от ЕАСТ представлява външен целеви приход. Счетоводителят приема съответните мерки, за да гарантира отделното проследяване на използването на приходите от този принос и на съответните бюджетни кредити.
В отчета по член 150, параграф 2 от Финансовия регламент Комисията посочва отделно етапа от изпълнението, който съответства на участието на държавите от ЕАСТ, както от гледна точка на приходите, така и от гледна точка на разходите.
Член 10
Постъпления от санкции, наложени на държави членки, за които е обявено, че имат прекомерен дефицит
(член 21, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Бюджетната структура за отразяване на постъпленията от санкциите по раздел 4 от Регламент (ЕО) № 1467/97 на Съвета (9) е, както следва:
а)
в приходната част се въвежда ред със символичен запис pro memoria за отразяване на лихвите по тези суми;
б)
същевременно и без да се засягат разпоредбите на член 77 от Финансовия регламент, записването на тези суми в приходната част води до осигуряване, в разходната част, на бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
Бюджетните кредити по буква б) от първа алинея се изпълняват в съответствие с член 20 от Финансовия регламент.
Член 11
Разходи вследствие на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза
(член 22 от Финансовия регламент)
За целите на разрешението от Европейския парламент и от Съвета, посочено в член 22, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията изчислява приблизително и надлежно обяснява финансовите тежести, включително разходите, свързани с последващи действия, в резултат на приемане на безвъзмездни сделки в полза на Съюза.
Член 12
Сметки за възстановими данъци
(член 23, параграф 3 от Финансовия регламент)
Всички данъци, с които е обложен Съюзът съгласно член 23, параграф 2 и член 23, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответните държави.
ГЛАВА 5
Принцип на специфичност
Член 13
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на институции, различни от Комисията
(член 25 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 25 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по бюджетния ред, от който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, която съответства на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от съответната институция без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 14
Правила за изчисляване на процентите при трансфери на Комисията
(член 26 от Финансовия регламент)
1. Процентите по член 26, параграф 1 от Финансовия регламент се изчисляват към датата на искането за трансфер и при отчитане на бюджетните кредити, предвидени в бюджета, включително в коригиращите бюджети.
2. Сумата, която се взема предвид, е сборът от трансферите, които трябва да се извършат по реда, от който или към който се правят трансферите, след корекция за отчитане на предходни извършени трансфери.
Сумата, съответстваща на трансферите, които могат да бъдат извършени самостоятелно от Комисията без решение на Европейския парламент и на Съвета, не се взема под внимание.
Член 15
Административни разходи
(член 26 от Финансовия регламент)
Разходите, посочени в член 26, параграф 1, първа алинея, буква б) от Финансовия регламент, покриват, за всяка област на политика, елементите по член 44, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 16
Основания за искания за трансфер на бюджетни кредити
(членове 25 и 26 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери и цялата информация за Европейския парламент и Съвета във връзка с трансферите, извършвани съгласно членове 25 и 26 от Финансовия регламент, се придружават от подходяща и подробна оправдателна документация, която показва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за редовете, към които трябва да се прехвърлят бюджетните кредити, така и за редовете, от които те трябва да бъдат взети.
Член 17
Основания за искания за трансфери от резерва за спешна помощ
(член 29 от Финансовия регламент)
Предложенията за трансфери с цел позволяване на използването на резерва за спешна помощ по член 29 от Финансовия регламент се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, които показват:
а)
за реда, към който се прави трансферът - последната налична информация за изпълнението на бюджетните кредити и прогнозата за нуждите до края на финансовата година;
б)
за всички редове, свързани с външни дейности - изпълнението на бюджетните кредити до края на месеца, предшестващ искането за трансфер, и прогноза за нуждите до края на финансовата година, включително сравнение с първоначалната прогноза;
в)
анализ на възможностите за преразпределяне на бюджетните кредити.
ГЛАВА 6
Принцип на добро финансово управление
Член 18
Оценка
(член 30 от Финансовия регламент)
1. Всички предложения за програми или дейности, които водят до бюджетни разходи, се подлагат на предварителна оценка на следните елементи:
а)
нуждата, която трябва да бъде задоволена в краткосрочен или дългосрочен план;
б)
добавената стойност от участието на Съюза;
в)
целите на политиката и на управлението, които трябва да бъдат постигнати и които включват мерки за защита на финансовите интереси на Съюза в областта на предотвратяването, разкриването и разследването на измами и коригирането и санкциите;
г)
наличните варианти на политиката, включително свързаните с тях рискове;
д)
очакваните резултати и въздействие, по-специално икономическото и социалното въздействие и въздействието върху околната среда, и необходимите за измерването им показатели и механизми за оценка;
е)
най-подходящия метод на изпълнение за предпочитания(те) вариант(и);
ж)
вътрешната съгласуваност на предложената програма или дейност и връзките ѝ с други приложими инструменти;
з)
обема на бюджетните кредити, на човешките ресурси и на другите административни разходи, които следва да бъдат отпуснати при надлежно съблюдаване на принципа на разходна ефективност;
и)
поуките от подобни действия, осъществени в миналото.
2. Предложението съдържа механизмите за проследяване, докладване и оценка, като взема надлежно предвид съответните отговорности на всички ръководни равнища, които ще участват в изпълнението на предложената програма или дейност.
3. Всички програми или дейности, включително пилотните проекти и подготвителните дейности, мобилизираните ресурси за които надхвърлят 5 000 000 EUR, подлежат на междинна оценка и/или последваща оценка на предоставените човешки и финансови ресурси и постигнатите резултати с цел да се провери доколко съответстват на поставените цели, както следва:
а)
резултатите, постигнати при изпълнението на многогодишна програма, се оценяват периодично по график, който позволява констатациите от тази оценка да бъдат взети под внимание при вземането на всяко решение за подновяване, изменение или спиране на програмата;
б)
резултатите от дейностите, които се финансират на годишен принцип, подлежат на оценка поне на всеки шест години.
Букви а) и б) от първа алинея не се прилагат за всеки от проектите или действията, осъществявани в рамките на тези дейности, за които проекти или действия изискването може да бъде изпълнено чрез окончателните доклади, изпращани от органите, които изпълняват действието.
4. Оценките по параграфи 1 и 3 са пропорционални на мобилизираните ресурси за съответната програма и дейност и на въздействието на съответната програма и дейност.
Член 19
Финансова обосновка
(член 31 от Финансовия регламент)
Финансовата обосновка съдържа финансовата и икономическа информация, от която законодателният орган се нуждае, за да оцени необходимостта от действие на Съюза. В нея се включва подходяща информация във връзка със съгласуваността с други дейности на Съюза и евентуалния синергичен ефект.
В случай на многогодишни операции финансовата обосновка съдържа предвидимия график на годишните нужди от гледна точка на бюджетните кредити и длъжностите, включително за външния персонал, както и оценка на финансовото им въздействие в средносрочен план.
ГЛАВА 7
Принцип на прозрачност
Член 20
Предварително публикуване на бюджета
(член 34 от Финансовия регламент)
Във възможно най-кратък срок и не по-късно от четири седмици след окончателното приемане на бюджета окончателните подробни данни от бюджета се публикуват на всички езици на интернет сайта на институциите по инициатива на Комисията в очакване на официалното публикуване в Официален вестник на Европейския съюз.
Член 21
Публикуване на информация за стойността и получателите на средства на Съюза
(член 35 от Финансовия регламент)
1. Информацията за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на пряко управление, се публикува на интернет сайт на институциите на Съюза не по-късно от 30 юни на годината, следваща финансовата година, през която средствата са предоставени.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по други подходящи начини.
2. Освен ако в настоящия регламент и в разпоредбите, приложими за съответния сектор, е предвидено друго, се публикува следната информация, като се вземат под внимание критериите, посочени в член 35, параграф 3 от Финансовия регламент:
а)
името на получателя;
б)
местонахождението на получателя;
в)
предоставената сума;
г)
естеството и целта на мярката.
За целите на буква б) думата „местонахождение“ означава:
i)
адреса на получателя, когато последният е юридическо лице;
ii)
региона от ниво NUTS 2, когато получателят е физическо лице.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава две години след края на финансовата година, през която са предоставени средствата. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
3. Информацията по параграф 2 се публикува само за наградите, безвъзмездните средства и поръчките, предоставени или възложени вследствие на конкурси, процедури за предоставяне на безвъзмездни средства или процедури за възлагане на обществени поръчки. Информацията не се публикува за:
а)
стипендиите, изплащани на физически лица, и друга пряка помощ за най-нуждаещи се физически лица съгласно член 125, параграф 4, буква в) от Финансовия регламент;
б)
поръчките под стойността, посочена в член 137, параграф 2 от настоящия регламент.
4. Публикуването се отменя, ако такова оповестяване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, защитени с Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на получателите.
Член 22
Връзка с публикуването на информация за получателите на средства на Съюза, предоставени в рамките на непряко управление
(член 35 от Финансовия регламент)
Когато управлението на средства на Съюза е делегирано на органите и структурите, посочени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, споразуменията за делегиране изискват информацията по член 21, параграфи 2 и 3 да се публикува в стандартен формат от тези органи и структури с изпълнителни правомощия на техния уебсайт.
Интернет сайтът на институциите на Съюза съдържа поне адреса на уебсайта, на който информацията може да бъде намерена, ако не е публикувана директно на предназначеното за нея място на интернет сайта на институциите на Съюза.
В допълнение към публикуването по първа алинея информацията може да бъде публикувана, в стандартен формат, и по всякакви други подходящи начини.
Член 21, параграфи 2-4 се прилагат за публикуването по първа алинея от настоящия член.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Член 23
Финансово програмиране
(член 38 от Финансовия регламент)
Финансовото програмиране по член 38 от Финансовия регламент се структурира по категории разходи, области на политиката и бюджетни редове. Пълното финансово програмиране обхваща всички категории разходи с изключение на разходите в областта на селското стопанство, кохезионната политика и администрацията, за които се предоставят само обобщени данни.
Член 24
Проекти на коригиращи бюджети
(член 41, параграф 1 от Финансовия регламент)
Проектите на коригиращи бюджети се придружават от описание на основанията и от информацията за изпълнението на бюджета за предходната и текущата финансова година, налична към датата на тяхното съставяне.
Член 25
Бюджетна номенклатура
(член 44 от Финансовия регламент)
Номенклатурата на бюджета съблюдава принципите на специфичност, прозрачност и добро финансово управление. Тя осигурява яснотата и прозрачността, необходими за бюджетния процес, като улеснява посочването на основните цели, отразени в приложимите правни основания, прави възможен избора на политически приоритети и позволява ефикасно и ефективно изпълнение.
Член 26
Реални разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени
(член 49, параграф 1, буква а), подточка v) от Финансовия регламент)
За целите на съставянето на бюджета реалните разходи през последната финансова година, за която сметките са приключени, се определят, както следва:
а)
като поети задължения: поетите задължения, осчетоводени през финансовата година спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3;
б)
като плащания: плащанията, извършени през финансовата година, т.е. за които на банката е изпратено платежно нареждане, спрямо бюджетните кредити за тази финансова година, определени в член 3.
Член 27
Бюджетни забележки
(член 49, параграф 1, буква а), подточка vi) от Финансовия регламент)
Бюджетните забележки включват:
а)
основния акт, когато има такъв;
б)
всички подходящи обяснения във връзка с характера и предназначението на бюджетните кредити.
Член 28
Щатно разписание
(член 49, параграф 1, буква в), подточка i) от Финансовия регламент)
Персоналът на Агенцията за снабдяване се представя отделно в щатното разписание на Комисията.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 29
Информация за трансферите на лични данни за целите на одита
(член 53 от Финансовия регламент)
При всяка покана, отправена в контекста на безвъзмездните средства, обществените поръчки или наградите, които се предоставят в рамките на пряко управление, потенциалните бенефициери, кандидатите, оферентите и участниците се уведомяват, в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (10), че с цел защита на финансовите интереси на Съюза техните лични данни могат да бъдат предоставени на службите за вътрешен одит, на Европейската сметна палата, на органа за разглеждане на финансови нередности или на Европейската служба за борба с измамите (наричана по-нататък „OLAF“), както и да бъдат предавани между разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и изпълнителните агенции.
Член 30
Подготвителни мерки в областта на общата външна политика и политика на сигурност
(член 54, параграф 2, буква в) от Финансовия регламент)
Финансирането на мерки, одобрени от Съвета за подготовката на операции на Съюза за управление на кризи по дял V от Договора за Европейския съюз, покрива пределните разходи, произтичащи пряко от конкретно разполагане на място на мисия или екип, включващи inter alia персонал от институциите на Съюза, включително застраховка за висок риск, пътни разходи, разходи за настаняване и дневни разходи.
Член 31
Специфични правомощия на Комисията съгласно Договорите
(член 54, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент)
1. Членовете от Договора за функционирането на Европейския съюз (наричан по-нататък „ДФЕС“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 154 (социален диалог);
б)
член 156 (проучвания, становища и консултации по социални въпроси);
в)
членове 159 и 161 (специални доклади по социални въпроси);
г)
член 168, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани със здравеопазването);
д)
член 171, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с трансевропейските мрежи);
е)
член 173, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията по въпросите, свързани с промишлеността);
ж)
член 175, втора алинея (доклад за напредъка в постигането на икономическо, социално и териториално сближаване);
з)
член 181, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията в областта на научните изследвания и технологичното развитие);
и)
член 190 (доклад за научните изследвания и технологичното развитие);
й)
член 210, параграф 2 (инициативи за насърчаване на координацията на политиките за сътрудничество за развитие);
к)
член 214, параграф 6 (инициативи за насърчаване на координацията на мерките за хуманитарна помощ).
2. Членовете от Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия (наричан по-нататък „Договорът за ЕОАЕ“), които директно предоставят специфични правомощия на Комисията, са, както следва:
а)
член 70 (финансова подкрепа, в рамките на бюджета, за проучвателни програми на територията на държавите членки);
б)
членове 77-85.
3. При представянето на проектобюджета към списъците в параграфи 1 и 2 може да бъде добавена допълнителна информация, като се посочат съответните членове и суми.
Член 32
Действия, които има вероятност да породят конфликт на интереси, и процедура
(член 57 от Финансовия регламент)
1. Действията, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси по смисъла на член 57, параграф 2 от Финансовия регламент, могат, наред с друго, да бъдат в някоя от следните форми, без да се засяга тяхното определяне като незаконни дейности по силата на член 141:
а)
предоставяне на себе си или на други лица на неоснователни преки или косвени ползи;
б)
отказ да се предоставят на даден бенефициер права или ползи, на които той има право;
в)
извършване на неоснователни или неправомерни действия или неизвършване на задължителни действия.
Други действия, които има вероятност да бъдат засегнати от конфликт на интереси, са действията, които могат да възпрепятстват безпристрастното и обективно изпълнение на функциите на дадено лице, като например, наред с друго, участието в комисия за оценка в рамките на процедура по възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства, когато лицето може, пряко или непряко, да извлече финансова полза от резултата от тези процедури.
2. Приема се, че е налице конфликт на интереси, ако заявител, кандидат или оферент е служител, който попада в обхвата на Правилника за персонала, освен ако неговият висшестоящ предварително е разрешил участието му в процедурата.
3. В случай на конфликт на интереси оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема необходимите мерки за избягване на каквото и да е неправомерно влияние на съответното лице върху въпросния процес или процедура.
ГЛАВА 2
Методи на изпълнение
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 33
Режим на управление
(член 58 от Финансовия регламент)
Счетоводната система на Комисията посочва режима на управление, а при всеки режим на управление - вида на субекта или на лицето, изброени в член 58, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент и на които са възложени задачи по изпълнението на бюджета.
Що се отнася до прякото управление от страна на Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, счетоводната система прави разграничение между следното:
а)
службите на Комисията;
б)
изпълнителните агенции;
в)
ръководителите на делегациите на Съюза;
г)
доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент.
Раздел 2
Пряко управление
Член 34
Пряко управление
(член 58, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент)
Когато Комисията изпълнява бюджета пряко в своите служби, задачите по изпълнението се изпълняват от финансовите участници по смисъла на членове 64-75 от Финансовия регламент и в съответствие условията, определени в настоящия регламент.
Член 35
Упражняване на правомощията, делегирани на изпълнителните агенции
(член 58, параграф 1, буква а) и член 62 от Финансовия регламент)
1. Решенията за делегиране на правомощия на изпълнителните агенции им позволяват, като оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, да изпълняват бюджетните кредити, свързани с програмата на Съюза, чието управление им е поверено.
2. Инструментът на Комисията за делегиране съдържа поне разпоредбите, предвидени в член 40, букви а)-г) и з). Той се приема официално в писмена форма от директора от името на изпълнителната агенция.
Член 36
Спазване на правилата за възлагане на обществени поръчки
(член 63 от Финансовия регламент)
Когато Комисията възлага задачи на частноправни субекти съгласно член 63, параграф 2 от Финансовия регламент, тя сключва договор в съответствие с част първа, дял V и част втора, дял IV, глава III от Финансовия регламент.
Раздел 3
Споделено управление с държавите членки
Член 37
Специфични разпоредби за споделеното управление с държавите членки - мерки за насърчаване на най-добрите практики
(член 59 от Финансовия регламент)
Комисията съставя регистър на органите, отговорни за дейностите по управление, сертифициране и одит съгласно нормативната уредба, приложима за съответния сектор.
С цел насърчаване на най-добрите практики в привеждането в действие на структурните фондове, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони, Европейския фонд за гарантиране на земеделието и Европейския фонд за рибарство Комисията може да предостави за информация на органите, които отговарят за дейностите по управление и контрол, методическо ръководство, което представя нейната стратегия и подход за контрол, включително контролни списъци, и примери за най-добри практики. При необходимост това ръководство се актуализира.
Раздел 4
Непряко управление
Член 38
Еквивалентност на системите, правилата и процедурите при непряко управление
(член 60 от Финансовия регламент)
1. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за възлагане на обществени поръчки са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципа на голяма конкуренция между оферентите, за да се получи най-доброто съотношение качество/разходи, и процедурите на договаряне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават;
б)
гарантират прозрачност с подходящо предварително публикуване, по-конкретно на поканите за представяне на оферти, и подходящо последващо публикуване на изпълнителите;
в)
гарантират равно третиране, пропорционалност и недопускане на дискриминация;
г)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на възлагане на обществена поръчка.
Националното право на държавите членки или на трети държави, с което се транспонира Директива 2004/18/ЕО, се счита за еквивалентно на правилата, прилагани от институциите в съответствие с Финансовия регламент.
2. Комисията може да приеме, че правилата и процедурите за безвъзмездните средства са еквивалентни на нейните, ако са изпълнени следните условия:
а)
спазват принципите на пропорционалност, добро финансово управление, равно третиране и недопускане на дискриминация;
б)
гарантират прозрачност с подходящо публикуване на поканите за представяне на предложения, като процедурите за пряко предоставяне се ограничават до разумни суми или надлежно се обосновават, и подходящо последващо публикуване на бенефициерите при съблюдаване на принципа на пропорционалност;
в)
предотвратяват конфликтите на интереси през цялата процедура на предоставяне на безвъзмездни средства;
г)
постановяват, че безвъзмездните средства не могат да се кумулират или отпускат със задна дата, че по правило трябва да има съфинансиране и че безвъзмездните средства не могат да имат за цел или следствие бенефициерът да получи печалба.
3. Комисията може да приеме, че счетоводните системи и системите за вътрешен контрол, използвани от субектите и лицата, на които ще бъдат възложени задачи по изпълнението на бюджета от името на Комисията, осигуряват еквивалентна степен на защита на финансовите интереси на Съюза и достатъчна увереност в постигането на целите на управлението, ако тези системи съблюдават принципите, залегнали в член 32 от Финансовия регламент.
Член 39
Предварителна оценка на правилата и процедурите на субектите и лицата при непряко управление
(член 61, параграф 1 от Финансовия регламент)
За целите на предварителната оценка по силата на член 61, параграф 1 от Финансовия регламент отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от друг разпоредител с бюджетни кредити, при условие че заключенията се отнасят до специфичните рискове за задачите, които ще бъдат възложени, по-конкретно до тяхното естество и съответните суми.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се основава на предварителна оценка, извършена от други донори, дотолкова, доколкото тази оценка е извършена по отношение на условия, еквивалентни на условията за непряко управление, посочени в член 60 от Финансовия регламент.
Член 40
Съдържание на споразумението за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субекти и лица
(член 61, параграф 3 от Финансовия регламент)
Споразуменията за делегиране включват подробни договорености за осигуряване на защитата на финансовите интереси на Съюза и прозрачността на извършваните операции. Те включват поне следното:
а)
ясно определение на възложените задачи и на техните граници, по-специално що се отнася до изменението на възложените задачи, отказа от дългове и използването на възстановени или неизползвани средства;
б)
условия и подробни договорености във връзка с изпълнението на задачите, отговорностите и организирането на проверките, които трябва да бъдат извършвани, включително оценяването на програмите;
в)
условия за изплащането на финансовите средства, с които участва Съюзът, включително възстановяването на разходите, извършени във връзка с изпълнението, както и възнаграждението на субекта, на който са възложени задачи по изпълнението, и правила, въз основа на които се изискват оправдателни документи за обосноваване на плащанията;
г)
правила за докладване пред Комисията за изпълнението на задачите, очакваните резултати, извършените нередности и предприетите мерки, условията, при които плащанията могат да бъдат спирани или прекъсвани, както и условията, при които извършването на задачите приключва;
д)
датата, до която се сключват отделните договори и споразумения, с които се изпълнява споразумението за делегиране, и която е съобразена с естеството на възложените задачи;
е)
правила за отстраняване, които позволяват на субекта или лицето да отстранява субектите, които са в положение, посочено в член 106, параграф 1, букви а), б) и д) и член 107, букви а) и б) от Финансовия регламент, от участие в процедури по възлагане на обществени поръчки, за предоставяне на безвъзмездни средства или за присъждане на награди или да не допуска на същите тези субекти да бъдат възлагани договори за обществени поръчки, предоставяни безвъзмездни средства или присъждани награди;
ж)
подробни договорености за контрол от страна на Комисията, както и разпоредби, предоставящи на Комисията, на OLAF и на Сметната палата достъп до информацията, която им е необходима, за да изпълняват функциите си, както и правомощието за извършване на одити и провеждане на разследвания, включително проверки на място;
з)
разпоредби, предвиждащи:
i)
ангажимент на субекта с възложени задачи по изпълнението незабавно да уведомява Комисията за всяка измама при управлението на средствата на Съюза и за предприетите мерки;
ii)
определяне на лице за контакт, което разполага с подходящите правомощия да си сътрудничи директно с OLAF, за да се улеснят оперативните дейности на OLAF;
и)
условия, уреждащи използването на банкови сметки и начислените лихви, предвидени в член 8, параграф 4 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби, които гарантират видимостта на действията на Съюза спрямо останалите дейности на органа.
Член 41
Декларация за управлението и декларация за съответствието
(член 60, параграф 5 от Финансовия регламент)
В случай на дейности, които приключват преди края на съответната финансова година, окончателният доклад на субекта или лицето с възложени задачи по изпълнението за такава дейност може да замени декларацията за управлението по член 60, параграф 5, буква б) от Финансовия регламент, при условие че бъде предоставен преди 15 февруари на годината, следваща съответната финансова година.
Когато международни организации и трети държави изпълняват немногогодишни дейности с продължителност до 18 месеца, декларацията за съответствието по член 60, параграф 5 от Финансовия регламент може да бъде включена в окончателния доклад.
Член 42
Процедури за разглеждане и приемане на отчетите и изключване от финансиране от Съюза на разходите, извършени в нарушение на приложимите правила при непряко управление
(член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби в правилата за всеки сектор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент включват:
а)
документни проверки и ако е уместно, проверки на място от Комисията;
б)
определяне от Комисията на размера на признатите за приети разходи след, при необходимост, състезателна процедура с органите и структурите и след като тези органи и структури бъдат уведомени;
в)
ако е уместно, изчисляване от Комисията на финансови корекции;
г)
събиране или изплащане от Комисията на разликата между приетите разходи и вече изплатените на органите или структурите суми;
за целите на първа алинея, буква г) Комисията събира дължимите суми за предпочитане чрез приспадане съгласно член 87.
2. Когато задачи по изпълнението на бюджета са възложени на субект, изпълняващ дейност, която се финансира от повече от един донор, процедурите по член 60, параграф 6, букви б) и в) от Финансовия регламент се състоят в проверка на това дали сума, която съответства на сумата, изплатена от Комисията за съответната дейност, е използвана от субекта за дейността и дали разходът е извършен в съответствие със задълженията, залегнали в подписаното със субекта споразумение.
За целите на настоящия регламент дейност, финансирана от повече от един донор, означава всяка дейност, при която средствата на Съюза са обединени с тези на поне един друг донор.
Член 43
Специфични разпоредби за непрякото управление с международни организации
(член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) и член 188 от Финансовия регламент)
1. Международните организации, посочени в член 58, параграф 1, буква в), подточка ii) от Финансовия регламент, са:
а)
международни организации от публичния сектор, създадени с междуправителствени спогодби, и специализирани агенции, създадени от такива организации;
б)
Международният комитет на Червения кръст;
в)
Международната федерация на националните дружества на Червения кръст и Червения полумесец;
г)
други организации с нестопанска цел, приравнени на международни организации с решение на Комисията.
2. Когато Комисията изпълнява бюджета чрез непряко управление с международни организации, се прилагат споразуменията за проверка, сключени с тях.
Член 44
Определяне на публичноправни органи или частноправни органи със задължение за обществена услуга
(член 58, параграф 1, буква в), подточки v) и vi) от Финансовия регламент)
1. Публичноправните органи или частноправните органи със задължение за обществена услуга попадат в приложното поле на правото на държавата членка или на държавата, в която са учредени.
2. В случаите на управление чрез мрежа, които изискват определяне на поне един орган или субект от съответната държава членка или друга държава, органът или субектът се определят от съответната държава членка или друга държава в съответствие с основния акт.
Във всички останали случаи Комисията определя тези органи или субекти със съгласието на съответните държави членки или други държави.
ГЛАВА 3
Финансови участници
Раздел 1
Права и задължения на финансовите участници
Член 45
Права и задължения на финансовите участници
(член 64 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция осигурява на всеки финансов участник необходимите ресурси за изпълнението на неговите функции и устав, който подробно описва неговите задачи, права и задължения.
2. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на осигурения от Комисията устав за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 46
Подпомагане на оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
(член 65 от Финансовия регламент)
При изпълнение на своите задачи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да бъде подпомаган от служители, на които е възложено да извършват, под негова отговорност, определени операции, необходими за изпълнението на бюджета и съставянето на финансовата и управленската информация. За да се предотврати какъвто и да е конфликт на интереси, служителите, подпомагащи оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити, съблюдават изискванията на член 57 от Финансовия регламент.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, могат да бъдат подпомагани в изпълнението на своите задължения от служители на Комисията.
Член 47
Вътрешни разпоредби, уреждащи делегирането
(член 65 от Финансовия регламент)
В съответствие с Финансовия регламент и настоящия регламент всяка институция определя във вътрешните си правила мерките за управление на бюджетните кредити, които счете за необходими за правилното изпълнение на своя раздел от бюджета.
Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на вътрешните правила на Комисията за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
Член 48
Съхраняване на оправдателната документация от разпоредителите с бюджетни кредити
(член 66, параграф 2 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити създава система на базата на хартиен носител или електронна система за съхранение на оригиналните оправдателни документи, свързани с изпълнението на бюджета и с мерките за изпълнението му и издадени след изпълнението на бюджета и след мерките за изпълнението му. Системите предвиждат:
а)
документите да бъдат номерирани;
б)
документите да бъдат с дата;
в)
водене на регистри, които могат да бъдат компютризирани и които позволяват определяне на точното местоположение на документите;
г)
документите да бъдат съхранявани поне пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите;
д)
съхраняване на документите, свързани с гаранциите по предварително финансиране, изискани в полза на институцията, и водене на регистър, позволяващ подобаващо проследяване на тези гаранции.
Документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг срок от посочения в първа алинея, буква г), а именно до края на годината след годината на приключване на операциите.
Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Член 49
Предварителни и последващи проверки
(член 66, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент)
1. „Иницииране на операция“ означава всички операции, които обичайно се извършват от служителите по член 46 и са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. „Предварителна проверка на операция“ означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
3. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите и приходите са редовни и в съответствие с приложимите разпоредби, по-конкретно разпоредбите на бюджета и на съответните регламенти, както и на всички актове, приети в изпълнение на Договорите или регламентите, и при необходимост, с договорните условия;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в дял II, глава 7 на част първа от Финансовия регламент.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
4. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали финансираните от бюджета операции са извършени правилно, и по-специално дали критериите по параграф 3 са спазени.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от оправомощения разпоредител с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за преодоляването на тези проблеми.
Анализът на риска по член 66, параграф 6 от Финансовия регламент се преразглежда с оглед на резултатите от проверките и друга уместна информация.
В случай на многогодишни програми оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
Член 50
Кодекс с професионални стандарти
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Служителите, определени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити да проверяват финансовите операции, се избират въз основа на техните знания, умения и конкретна квалификация, доказани с дипломи или съответен професионален опит или след подходяща програма за обучение.
2. Всяка институция изготвя кодекс с професионални стандарти, който определя по въпросите на вътрешния контрол:
а)
равнището на техническа и финансова компетентност, което се изисква от служителите по параграф 1;
б)
задължението на тези служители да се обучават непрекъснато;
в)
възложената им мисия, роля и задачи;
г)
правилата на поведение, и по-специално етичните норми и нормите за интегритет, които трябва да съблюдават, както и предоставените им права.
3. Ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, попадат в приложното поле на кодекса с професионални стандарти на Комисията по параграф 2 от настоящия член за изпълнението на задачите по финансово управление, за които са вторично оправомощени.
4. Всяка институция създава подходящи структури за разпределение сред службите разпоредители с бюджетни кредити и за периодично актуализиране на съответната информация относно контролните стандарти и съществуващите за целта методи и способи.
Член 51
Бездействие на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити
(член 66, параграф 8 от Финансовия регламент)
Бездействието на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент означава липса на какъвто и да е отговор в разумен срок предвид на обстоятелствата по случая и във всички случаи, в срок от максимум един месец.
Член 52
Предаване на финансова и управленска информация на счетоводителя
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити изпраща на счетоводителя, съгласно приетите от последния правила, финансовата и управленската информация, необходими за изпълнението на задълженията на счетоводителя.
Разпоредителят с бюджетни кредити съобщава на счетоводителя редовно и поне за приключването на сметките съответните финансови данни за доверителните банкови сметки, за да може използването на средствата на Съюза да бъде отразено в сметките на Съюза.
Член 53
Докладване за процедурите на договаряне
(член 66 от Финансовия регламент)
Оправомощените разпоредители с бюджетни кредити отчитат за всяка финансова година договорите, сключени чрез процедурите на договаряне по член 134, параграф 1, букви а)-ж), член 135, параграф 1, букви а)-г) и членове 266, 268 и 270 от настоящия регламент. Ако делът на процедурите на договаряне спрямо броя на договорите, възложени от един и същ оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, значително се увеличава в сравнение с предходни години или ако този дял е значително по-голям от регистрирания среден дял за институцията, отговорният разпоредител с бюджетни кредити докладва на институцията, като посочва всички мерки, предприети за обръщане на тази тенденция. Всяка институция изпраща доклад за процедурите на договаряне на Европейския парламент и на Съвета. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Раздел 3
Счетоводител
Член 54
Назначаване на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава счетоводител измежду длъжностните лица, за които се прилага Правилникът за длъжностните лица на Европейския съюз.
Счетоводителят се избира от институцията въз основа на неговата конкретна компетентност, доказана с дипломи или равностоен професионален опит.
2. Две или повече институции или органи могат да назначат един и същ счетоводител.
В такъв случай те правят необходимото, за да се избегне наличието на какъвто и да е конфликт на интереси.
Член 55
Прекратяване функциите на счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
1. При прекратяване на функциите на счетоводителя незабавно се съставя оборотна ведомост.
2. Оборотната ведомост, придружена от предавателен отчет, се предава от счетоводителя, който прекратява функциите си, или, ако това не е възможно, от служител от неговия отдел на новия счетоводител.
Новият счетоводител подписва оборотната ведомост в израз на това, че я приема, в срок от един месец от датата на предаване и може да изрази резерви.
Предавателният отчет включва също резултата от оборотната ведомост и всички изразени резерви.
3. Всяка институция или орган по член 208 от Финансовия регламент информира Европейския парламент, Съвета и счетоводителя на Комисията в срок от две седмици от назначаването или прекратяването на функциите на своя счетоводител.
Член 56
Утвърждаване на системите за счетоводна отчетност и инвентаризация
(член 68 от Финансовия регламент)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява счетоводителя за всяка разработка или значително изменение на система за финансово управление, система за инвентаризация или система за оценка на активите и пасивите, ако тя предоставя данни за сметките на институцията или се използва за обосноваване на нейните данни, за да може счетоводителят да проверява дали критериите за утвърждаване се спазват.
Във всеки един момент счетоводителят може да преразгледа вече утвърдена система за финансово управление. Когато система за финансово управление, създадена от разпоредителя с бюджетни кредити, не е или вече не е утвърдена от счетоводителя, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изготвя план за действие за своевременно коригиране на слабостите, поради които утвърждаването е отказано.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отговаря за изчерпателността на информацията, предавана на счетоводителя.
Член 57
Управление на касата
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят предприема необходимите мерки неговата институция да разполага с достатъчно средства за покриване на касовите потребности, които възникват при изпълнението на бюджета.
2. За целите на параграф 1 счетоводителят създава системи за управление на касовите наличности, които му дават възможност да съставя прогнози за паричните потоци.
3. Счетоводителят на Комисията разпределя наличните средства в съответствие с Регламент (ЕО, Евратом) № 1150/2000.
Член 58
Управление на банкови сметки
(член 68 от Финансовия регламент)
1. С оглед на нуждите, свързани с управлението на касата, счетоводителят може да открива сметки на името на институцията към финансови институции или национални централни банки или да нарежда откриването на такива сметки. При надлежно обосновани обстоятелства счетоводителят може да открива сметки във валути, различни от еврото.
2. Счетоводителят отговаря за закриването на сметките по параграф 1 или за това да направи необходимото тези сметки да бъдат закрити.
3. Счетоводителят определя условията на функциониране на сметките по параграф 1 с финансовите институции в съответствие с принципите на добро финансово управление, ефикасност и конкуренция.
4. Поне на всеки пет години счетоводителят повторно обявява тръжна процедура за финансовите институции, към които могат да бъдат открити сметки в съответствие с параграф 1.
Когато местните банкови условия го позволяват, банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, се подлагат редовно на проучване на конкуренцията. Това проучване се извършва поне на всеки пет години по инициатива на титуляря на сметката за авансови средства, който след това представя на счетоводителя обосновано предложение за избора на банка за срок, ненадвишаващ пет години.
5. Счетоводителят осигурява строго спазване на условията на функциониране на сметките, открити към финансовите институции в съответствие с параграф 1.
За банковите сметки, свързани с авансови средства и открити към финансови институции, намиращи се извън Съюза, титулярят на сметката за авансови средства поема тази отговорност, като взема под внимание приложимото законодателство в държавата, в която изпълнява своя мандат.
6. Счетоводителят на Комисията уведомява счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент за условията на функциониране на сметките, открити към финансови институции. Счетоводителите на другите институции и на органите по член 208 от Финансовия регламент хармонизират с тези условия на функциониране условията на функциониране на сметките, които откриват.
Член 59
Подписи върху сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
Условията за откриване, функциониране и използване на сметките предвиждат, в зависимост от изискванията за вътрешен контрол, чековете, нарежданията за банкови преводи и всички останали банкови операции да бъдат подписвани от един или повече надлежно оправомощени служители. Инструкциите, които не са в електронна форма, се подписват от поне двама надлежно оправомощени служители или лично от счетоводителя.
За целите на първа алинея счетоводителят на всяка институция предоставя на всички финансови институции, към които съответната институция е открила сметки, имената и спесимените на оправомощените служители.
Член 60
Управление на наличностите по сметките
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят се уверява, че наличността по банковите сметки, предвидени в член 58, не се отклонява съществено от прогнозите за паричните потоци по член 57, параграф 2 и във всеки случай, че:
а)
нито едно салдо по тези сметки не е дебитно;
б)
наличностите по сметките в други валути периодично се конвертират в евро.
2. Счетоводителят няма право да поддържа наличности в сметки в чуждестранна валута, които могат да причинят прекомерни загуби за институцията поради колебания на валутния курс.
Член 61
Преводи и операции по конвертиране
(член 68 от Финансовия регламент)
Без да се засягат разпоредбите на член 69, счетоводителят извършва преводи между сметките, открити от него на името на институцията към финансови институции, и извършва операции по конвертиране на една валута в друга.
Член 62
Методи на плащане
(член 68 от Финансовия регламент)
Плащанията се извършват чрез банков превод, чрез чек или, от сметките за авансови средства, чрез дебитна карта в съответствие с член 67, параграф 4.
Член 63
Досиета за юридическите лица
(член 68 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят може да извършва плащания чрез банков превод само ако данните за банковата сметка на бенефициера и данните, потвърждаващи неговата самоличност, или каквато и да е промяна на тези данни, са предварително вписани в общо досие за всяка институцията.
Всяко вписване в това досие на данните с правен и банков характер на бенефициера и всяка промяна на тези данни се извършват въз основа на оправдателен документ, чиято форма се определя от счетоводителя.
2. С оглед на плащанията чрез банков превод разпоредителите с бюджетни кредити могат да поемат задължение към трета страна от името на своята институция само ако тази трета страна е предоставила необходимата документация за вписването ѝ в досието.
Разпоредителите с бюджетни кредити уведомяват счетоводителя за всяка промяна на данните с правен и банков характер, която им е съобщена от бенефициера, и проверяват дали тези данни са валидни, преди да извършат плащане.
Във връзка с предприсъединителната помощ могат да бъдат поемани индивидуални задължения към публичните органи на държавите, подали заявление за членство в Европейския съюз, без предварително вписване в досието на третата страна. В такива случаи разпоредителят с бюджетни кредити полага всички усилия вписването да бъде направено възможно най-бързо. Споразуменията предвиждат съобщаването на Комисията на данните за банковата сметка на бенефициера да представлява предварително условие за извършване на първото плащане.
Член 64
Съхраняване на оправдателната документация от счетоводителя
(член 68 от Финансовия регламент)
Оправдателните документи за счетоводната система и за изготвянето на отчетите по член 141 от Финансовия регламент се съхраняват най-малко пет години от датата, на която Европейският парламент освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за бюджетната година, за която се отнасят документите.
При все това обаче документите, които се отнасят до операции, които не са окончателно приключени, се съхраняват за по-дълъг период от време, т.е. до края на годината след годината на приключване на операциите. Член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилага по отношение на съхранението на данните за трафика.
Всяка институция взема решение в кой отдел да се съхранява оправдателната документация.
Член 65
Лица, оправомощени да се разпореждат със сметките
(член 69 от Финансовия регламент)
Всяка институция определя условията, според които служителите, които тя определя и оправомощава да се разпореждат със сметките в местните звена по член 72, имат право да предоставят на местните финансови институции имената и спесимените.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 66
Условия за използването на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Когато поради ограничения размер на сумите е практически невъзможно или неефективно да се извършват платежни операции чрез бюджетните процедури, могат да бъдат открити сметки за авансови средства за плащането на такива разходи.
2. Администраторът на авансови средства може временно да утвърждава и плаща разходи, въз основа на подробна рамка, изложена в инструкциите от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Тези инструкции посочват правилата и условията, при които се извършват временното утвърждаване и плащанията, и при необходимост, условията за подписване на правни задължения по смисъла на член 97, параграф 1, буква д).
3. За откриването на сметка за авансови средства и определянето на администратор на авансови средства трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. В решението се посочват съответните отговорности и задължения на администратора на авансови средства и на разпоредителя с бюджетни кредити.
За промяната на условията на функциониране на сметка за авансови средства също трябва да бъде взето решение от счетоводителя по надлежно обосновано предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
4. В делегациите на Съюза сметки за авансови средства се откриват за плащането на разходи както от частта на бюджета, предназначена за Комисията, така и от частта на бюджета за Европейската служба за външна дейност (наричана по-нататък „ЕСВД“), осигурявайки пълна проследимост на разходите.
Член 67
Условия за откриване и плащане
(член 70 от Финансовия регламент)
1. В решението за откриване на сметка за авансови средства и определяне на администратор на авансови средства и решението за изменение на условията на функциониране на сметка за авансови средства се посочват по-конкретно:
а)
максималният размер на средствата, които могат първоначално да бъдат предоставени като авансови, и тяхното предназначение;
б)
дали на името на институцията трябва да бъде открита банкова сметка или пощенска джиро сметка;
в)
характерът и максималният размер на всеки разход, който може да бъде изплащан от администратора на авансови средства в полза на трети страни или да се събира от тях;
г)
честотата на изготвяне на оправдателната документация, процедурата за изготвянето ѝ и договореностите за предаването ѝ на разпоредителя с бюджетни кредити за осчетоводяване;
д)
процедурата за евентуално попълване на авансовите средства;
е)
обстоятелството, че операциите с авансови средства се осчетоводяват от разпоредителя с бюджетни кредити не по-късно от края на следващия месец, за да може да се направи равнение между счетоводното и банковото салдо;
ж)
срокът на валидност на мандата, предоставен на администратора на авансови средства от счетоводителя;
з)
самоличността на определения администратор на авансови средства.
2. В предложенията за решения за откриване на сметки за авансови средства отговорният разпоредител с бюджетни кредити предприема мерки за следното:
а)
да се даде приоритет на използването на бюджетните процедури, когато има достъп до централната компютризирана система за счетоводна отчетност;
б)
сметките за авансови средства да се използват само в обосновани случаи.
Максималният размер на плащането, което може да бъде извършено от администратора на авансови средства, когато е практически невъзможно или неефективно разплащателните операции да бъдат извършени чрез използване на бюджетните процедури, не може да надхвърля 60 000 EUR за всеки разход.
3. Администраторът на авансови средства може да извършва плащания в полза на трети страни въз основа и в рамките на:
а)
предварителните бюджетни и правни задължения, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
б)
положителното остатъчно салдо по сметките за авансови средства в наличност или в банката.
4. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо по член 89 от Финансовия регламент, чрез чек или други платежни средства, включително дебитни карти, в съответствие с инструкциите, определени от счетоводителя.
5. След извършването на плащанията се вземат официални окончателни решения за тяхното утвърждаване и/или се издават платежни нареждания, подписани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 68
Избор на администратор на авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
Администраторите на авансови средства се избират измежду длъжностните лица или, при необходимост и само в надлежно обосновани случаи, измежду другите служители. Администраторите на авансови средства се избират въз основа на техните знания, умения и специфична квалификация, които се доказват с дипломи или подходящ професионален опит, или след подходяща програма за обучение.
Член 69
Захранване на сметките за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят извършва плащания за захранване на сметките за авансови средства и осъществява мониторинг на тези сметки от гледна точка на откриването на банкови сметки и делегирането на подписването, както и на проверките на място и в централизираното счетоводство. Счетоводителят захранва сметките за авансови средства. Авансовите средства се изплащат по откритата за целта банкова сметка.
Сметките за авансови средства могат да бъдат захранвани и пряко от различни местни приходи, като например възникващите от:
а)
продажбата на оборудване;
б)
публикации;
в)
разни възстановени суми;
г)
лихви.
Авансовите средства се осчетоводяват като разходи или разни или целеви приходи съгласно решението за откриване на сметката за авансови средства по член 67 и разпоредбите на Финансовия регламент. Съответните суми се приспадат от разпоредителя с бюджетни кредити при следващото захранване на сметките за авансови средства.
2. За да може по-конкретно да се избегнат загубите от курсови разлики, администраторът на авансови средства може да извършва преводи между различни банкови сметки, свързани със същите авансови средства.
Член 70
Проверки от разпоредителите с бюджетни кредити и счетоводителите
(член 70 от Финансовия регламент)
1. Администраторът на авансови средства води счетоводство за средствата на негово разположение в наличност и в банката, както и за извършените плащания и получените суми, в съответствие с правилата и дадените от счетоводителя инструкции. Отчетите на това счетоводство са достъпни във всеки един момент за отговорния разпоредител с бюджетни кредити и поне веднъж в месеца се изготвя справка за операциите, която се изпраща през следващия месец заедно с оправдателна документация от администратора на авансови средства на разпоредителя с бюджетни кредити, който отговаря за осчетоводяването на операциите с авансови средства.
2. Счетоводителят извършва или нарежда да бъдат извършени от специално оправомощен за целта служител на неговата служба или на службата разпоредител проверки, които по правило следва да бъдат извършвани на място и без предупреждение, с цел да се проверят наличието на средствата, предоставени на администраторите на авансови средства, счетоводството и това дали операциите с авансови средства се осчетоводяват в предвидения срок. Счетоводителят съобщава резултатите от тези проверки на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 71
Процедура за възлагане на обществени поръчки
(член 70 от Финансовия регламент)
Плащанията от сметките за авансови средства могат, в рамките на ограниченията по член 137, параграф 3, да се състоят просто от плащане по фактури, без предварително да е била приета оферта.
Член 72
Откриване на сметки за авансови средства
(член 70 от Финансовия регламент)
За плащането на определени категории разходи могат да се откриват една или повече сметки за авансови средства във всяко местно звено извън Съюза съгласно член 70 от Финансовия регламент. Местно звено е например делегация на Съюза, служба или клон в трета държава.
Решението за откриване на такава сметка за авансови средства определя условията на нейното функциониране съгласно член 70 от Финансовия регламент и въз основа на специфичните нужди на всяко местно звено.
Член 73
Администратори на авансови средства и лица, оправомощени да се разпореждат със сметки в делегациите на Съюза
(член 70 от Финансовия регламент)
При извънредни обстоятелства и за да не се прекъсва дейността, задълженията на администратора на авансови средства на ЕСВД в делегациите на Съюза могат да бъдат изпълнявани от служители на Комисията. При същите условия служителите на ЕСВД могат да бъдат определяни за администратори на авансови средства за Комисията в делегациите на Съюза.
В делегациите на Съюза правилата и условията, определени в първа алинея, се прилагат за определянето на лицата, оправомощени от счетоводителя да извършват банкови операции.
ГЛАВА 4
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 74
Органи, отговорни по въпросите, свързани с измами
(член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент)
Властите и органите по член 66, параграф 8 и член 72, параграф 2 от Финансовия регламент са органите, определени в Правилника за персонала и решенията на институциите на Съюза относно реда и условията за вътрешно разследване във връзка с предотвратяването на измами, корупция и други незаконни дейности в ущърб на интересите на Съюза.
Раздел 2
Правила, приложими за оправомощените и вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити
Член 75
Финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
Без да се засягат правомощията на OLAF, органът за разглеждане на финансови нередности по член 29 (наричан по-нататък „органът за финансови нередности“) е компетентен по отношение на всяко нарушение на разпоредба на Финансовия регламент или на разпоредба, свързана с финансовото управление или проверката на операциите, в резултат на действие или бездействие от страна на служител.
Член 76
Орган за разглеждане на финансови нередности
(член 66, параграф 7 и член 73, параграф 6 от Финансовия регламент)
1. Органът по назначаването отнася случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент до органа за финансови нередности за становище по член 73, параграф 6, втора алинея от Финансовия регламент.
Когато ръководителите на делегациите на Съюза действат като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити в съответствие с член 56, параграф 2 от Финансовия регламент, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се обръща директно към органа за финансови нередности за становище по случаите на финансови нередности по член 75 от настоящия регламент.
Оправомощен разпоредител с бюджетни кредити може да отнесе въпрос до органа за финансови нередности, ако счита, че е извършена финансова нередност. Органът за финансови нередности излиза със становище относно това дали са извършени нередности по смисъла на член 75, тяхната тежест и какви биха могли да бъдат последствията от тях. Ако анализът на органа за финансови нередности сочи, че случаят, който му е изпратен за разглеждане, следва да бъде отнесен до OLAF, той незабавно изпраща преписката на органа по назначаването и веднага уведомява OLAF.
Когато органът за финансови нередности пряко получи сигнал от служител съгласно член 66, параграф 8 от Финансовия регламент, той предава преписката на органа по назначаването и уведомява служителя за това. Органът по назначаването може да поиска становището на органа за финансови нередности по този случай.
2. Институцията или, когато органът за финансови нередности е съвместен - участващите институции, в зависимост от вътрешната си организация, определят реда и условията за дейността на органа за финансови нередности и неговия състав, който включва външен участник с необходимата квалификация и опит.
Член 77
Потвърждаване на инструкциите
(член 73, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който получи задължителна инструкция, която счита за нередна или противна на принципа на добро финансово управление, по-конкретно поради това че инструкцията не може да бъде изпълнена с предоставените му ресурси, писмено уведомява за това оправомощилия го или вторично оправомощилия го орган. Ако инструкцията бъде потвърдена писмено и това потвърждение бъде получено своевременно и е достатъчно ясно, в смисъл че се отнася изрично до аспектите, които оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити оспорва, разпоредителят с бюджетни кредити се освобождава от отговорност. Той изпълнява инструкцията, освен ако е очевидно незаконна или е в нарушение на действащите норми за безопасност.
2. Разпоредбите на параграф 1 се прилагат и в случаите, когато разпоредител с бюджетни кредити узнае в хода на действията си по изпълнение на задължителна инструкция, че обстоятелствата по случая могат да доведат до нередност.
Всички потвърдени инструкции при обстоятелствата, описани в член 73, параграф 3 от Финансовия регламент, се записват от отговорния оправомощен разпоредител с бюджетни кредити и се включват в годишния му отчет за дейността.
ГЛАВА 5
Приходни операции
Раздел 1
Собствени ресурси
Член 78
Правила, които се прилагат за собствените ресурси
(член 76 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя график, който посочва кога ще бъдат предоставени на Комисията собствените ресурси, определени в Решението за системата на собствените ресурси на Съюза.
Собствените ресурси се установяват и събират в съответствие с правилата, приети по силата на решението по първа алинея.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 79
Прогноза за вземанията
(член 77 от Финансовия регламент)
1. Прогнозите за вземанията посочват вида приходи и бюджетната позиция, в която тези приходи трябва да бъдат записани, и доколкото е възможно, данните за длъжника и очакваната сума.
При изготвянето на прогноза за вземанията отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява по-конкретно дали:
а)
приходът е записан в правилната бюджетна позиция;
б)
прогнозата е правилна и в съответствие с приложимите разпоредби и принципа на добро финансово управление.
2. При спазване на разпоредбите на член 181, параграф 2 и член 183, параграф 2 от Финансовия регламент и на член 7, параграф 2 от настоящия регламент прогнозата за вземанията няма като ефект предоставянето на бюджетни кредити за поети задължения. В случаите по член 21 от Финансовия регламент бюджетни кредити могат да бъдат предоставяни само след като Съюзът реално е събрал дължимите суми.
Раздел 3
Установяване на вземания
Член 80
Процедура
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане от отговорния разпоредител с бюджетни кредити представлява признаване на правото на Съюза по отношение на даден длъжник и установяване на правото да се предяви пред длъжника искане за плащане на задължението.
2. Нареждането за събиране е операцията, чрез която отговорният разпоредител с бюджетни кредити нарежда на счетоводителя да събере установената сума.
3. Дебитното известие уведомява длъжника, че:
а)
Съюзът е установил вземането;
б)
ако плащането на задължението бъде извършено преди крайния срок, не се дължи лихва за забава;
в)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), по задължението се дължи лихва, чийто размер е посочен в член 83, без да се засягат приложимите специфични разпоредби;
г)
ако сумата не бъде възстановена до крайния срок по буква б), институцията събира средствата или чрез прихващане, или чрез задействане на предварително предоставена гаранция;
д)
счетоводителят може да събира средствата чрез прихващане преди крайния срок по буква б) в случаите, в които това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза, когато има основания да счита, че дължимата на Комисията сума ще бъде загубена, след като длъжникът бъде уведомен за мотивите и датата на събирането на средствата чрез прихващане;
е)
ако след предприемането на всички мерки, посочени в букви а)-д) от настоящия параграф, сумата не е събрана изцяло, институцията извърша събирането чрез прилагане на решение, осигурено или по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент, или чрез съдебно дело.
Разпоредителят с бюджетни кредити разпечатва дебитното известие и го изпраща на длъжника. Счетоводителят се уведомява за това изпращане чрез финансовата информационна система.
Член 81
Установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
За да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали:
а)
вземането е безспорно, в смисъл че е безусловно;
б)
вземането е ликвидно, в точно парично изражение;
в)
вземането е изискуемо и не е обвързано със срок за плащане;
г)
данните за длъжника са верни;
д)
вземането е записано в правилната бюджетна позиция;
е)
оправдателните документи са редовни; и
ж)
принципът на добро финансово управление е спазен, по-специално по отношение на критериите по член 91, параграф 1, буква а).
Член 82
Оправдателна документация за установяване на вземания
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Установяването на вземане се основава на оправдателна документация, която доказва правото на Съюза.
2. Преди да установи дадено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че това е направено.
3. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Член 83
Лихва за забава
(член 78 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат специфичните разпоредби, произтичащи от прилагането на нормативната уредба, приложима за съответния сектор, върху всяко вземане, което не е изплатено на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), се начислява лихва съгласно параграфи 2 и 3 от настоящия член.
2. Лихвата за вземанията, неизплатени на крайната дата, посочена в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата, прилагана от Европейската централна банка за нейните основни операции по рефинансиране, публикувана в Официален вестник на Европейския съюз, серия С, в сила на първия календарен ден на месеца, в който попада крайната дата, увеличена със:
а)
осем процентни пункта, когато дългът е по договор за обществена поръчка за доставки и услуги по дял V;
б)
три и половина процентни пункта във всички останали случаи.
3. Размерът на лихвите се изчислява от календарния ден, следващ крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) и посочен в дебитното известие, до календарния ден, на който дългът е издължен в пълен размер.
Нареждането за събиране, съответстващо на размера на лихвите за забава, се издава, когато тези лихви бъдат реално получени.
4. В случай на глоби, когато длъжникът предостави финансова гаранция, приета от счетоводителя вместо плащане, дължимата лихва, считано от крайния срок, посочен в член 80, параграф 3, буква б), е лихвата по параграф 2 от настоящия член, която е в сила на първия ден на месеца, през който е прието решението за налагане на глоба, увеличена само с един и половина процентни пункта.
Раздел 4
Разпореждане за събиране
Член 84
Изготвяне на нареждането за събиране
(член 79 от Финансовия регламент)
1. Нареждането за събиране посочва:
а)
финансовата година, за която трябва да бъде осчетоводен приходът;
б)
акта или правното задължение, който или което е източник на задължението и поражда правото на събиране;
в)
приложимата бюджетна статия и всяко друго подразделение, включително, при необходимост, съответното бюджетно задължение;
г)
сумата, която подлежи на събиране, изразена в евро;
д)
името и адреса на длъжника;
е)
крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
ж)
възможния метод на събиране, включително по-специално събиране чрез прихващане или задействане на предоставена гаранция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата на нареждането за събиране и го подписва, след което то се изпраща на счетоводителя.
3. Счетоводителят на всяка институция съхранява списък на несъбраните дължими суми. Вземанията на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Той предава този списък на счетоводителя на Комисията.
Счетоводителят на Комисията изготвя консолидиран списък на дължимите суми за всяка институция по дата на издаване на нареждането за събиране. Списъкът се добавя към доклада на Комисията за бюджетното и финансовото управление.
4. За да подсили защитата на финансовите интереси на Съюза, Комисията съставя списък на вземанията на Съюза, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да възстанови средствата, които дължи, чрез съдебно решение със сила на пресъдено нещо и ако една година след неговото произнасяне не е възстановена никаква сума или е възстановена незначителна по размер сума. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 85
Решение, което представлява изпълнително основание, в полза на други институции
(член 79, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Извънредните обстоятелства по член 79, параграф 2 от Финансовия регламент са налице, когато съответната институция е изчерпала възможността за доброволно плащане и за събиране на дълга чрез прихващане, съгласно предвиденото в член 80, параграф 1 от Финансовия регламент, и дългът е значителен по размер.
2. В случая по параграф 1 съответните институции, различни от посочените в член 299 от ДФЕС, могат да поискат от Комисията да приеме решение, което представлява изпълнително основание.
3. Във всички случаи в решението, което представлява изпълнително основание, се посочва, че събраните суми се записват в частта на бюджета, предназначена за съответната институция, която действа като разпоредител с бюджетни кредити. Приходите се записват като общи приходи, освен когато попадат в обхвата на специфичните случаи на целевите приходи съгласно предвиденото в член 21, параграф 3 от Финансовия регламент.
4. Отправилата искането институция уведомява Комисията за всяко събитие, което има вероятност да повлияе на събирането на средствата, и се намесва в подкрепа на Комисията в случай на обжалване на решение, което представлява изпълнително основание.
5. Комисията и съответната институция се договарят относно практическите начини за изпълнение на настоящия член.
Раздел 5
Събиране
Член 86
Формалности по събирането
(член 80 от Финансовия регламент)
1. След като бъде събрано вземане, счетоводителят прави запис в сметките и уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой, извършени пред счетоводителя или администратора на авансови средства, се издава разписка.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране на вземания, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 87
Събиране чрез прихващане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Когато длъжникът има вземане по отношение на Съюза, което е безспорно, съгласно определението в член 81, буква а), ликвидно и изискуемо и се отнася до сума, установена с платежно нареждане, след изтичане на крайния срок по член 80, параграф 3, буква б) счетоводителят събира установените вземания чрез прихващане.
В изключителни случаи, когато това е необходимо за защита на финансовите интереси на Съюза и счетоводителят има основания да счита, че дължимата на Съюза сума ще бъде загубена, счетоводителят събира вземането чрез приспадане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б).
Счетоводителят извършва събирането и чрез прихващане преди крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), когато длъжникът даде своето съгласие за това.
2. Преди да пристъпи към каквото и да е събиране съгласно параграф 1, счетоводителят се консултира с отговорния разпоредител с бюджетни кредити и уведомява съответните длъжници.
Когато длъжникът е национален орган или една от неговите административни единици, счетоводителят уведомява също съответната държава членка поне десет работни дни предварително за намерението си да пристъпи към събиране чрез прихващане. При все това със съгласието на държавата членка или съответната административна единица счетоводителят може да пристъпи към събирането чрез прихващане, преди да е изтекъл крайният срок.
3. Прихващането по параграф 1 има ефекта на плащане и освобождава Съюза от съответния дълг и ако е уместно, от дължимите лихви.
Член 88
Процедура за събиране при неизвършване на доброволно плащане
(членове 79 и 80 от Финансовия регламент)
1. Без да се засягат разпоредбите на член 87, ако сумата не бъде събрана в пълен размер до крайния срок по член 80, параграф 3, буква б), посочен в дебитното известие, счетоводителят уведомява за това отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно открива процедурата за събиране по всички предвидени в закона начини, включително, ако е уместно, чрез задействане на предварително предоставена гаранция.
2. Без да се засягат разпоредбите на член 87, когато методът на събиране по параграф 1 от настоящия член не може да бъде използван и длъжникът не плати въпреки официалното уведомително писмо, изпратено от счетоводителя, счетоводителят пристъпва към изпълнение на решение за събиране, осигурено по силата на член 79, параграф 2 от Финансовия регламент или чрез съдебно дело.
Член 89
Удължаване на срока за плащане
(член 80 от Финансовия регламент)
В сътрудничество с отговорния разпоредител с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и при условие че са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плати лихвата, посочена в член 83, за целия допълнителен период от време, считано от крайния срок по член 80, параграф 3, буква б);
б)
за да се защитят правата на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на институцията.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на институцията.
При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по буква б) от първа алинея, когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 90
Събиране на глоби или други санкции
(членове 80 и 83 от Финансовия регламент)
1. Когато пред Съда на Европейския съюз бъде заведено дело срещу решение на Комисията за налагане на глоба или други санкции съгласно ДФЕС или Договора за Евратом и докато не бъдат изчерпани всички правни средства за защита, длъжникът или плаща условно съответните суми по банковата сметка, посочена от счетоводителя, или предоставя финансова гаранция, приемлива за счетоводителя. Гаранцията е независима от задължението за плащане на глобата, имуществената санкция или други санкции и е изпълнима при първо поискване. Тя покрива главницата и лихвите, дължими съгласно член 83, параграф 4.
2. Комисията обезпечава условно платените суми, като ги инвестира във финансови активи и по този начин гарантира сигурността и ликвидността на средствата, като същевременно се стреми да получи и финансов приход.
3. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е потвърдена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
условно събраните суми и лихвите и другите суми, които те са генерирали, се записват в бюджета в съответствие с член 83 от Финансовия регламент най-късно през финансовата година, следваща годината, през която са изчерпани всички правни средства за защита;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя се привежда в действие и съответните суми се записват в бюджета.
Когато размерът на глобата или на санкцията е увеличен от Съда, букви а) и б) от първа алинея се прилагат до сумите в решението на Комисията и счетоводителят събира съответстващата на увеличението сума, която се записва в бюджета.
4. След изчерпване на всички правни средства за защита и когато глобата или санкцията е отменена или намалена, се предприема която и да е от следните мерки:
а)
недължимо събраните суми заедно с начислените лихви се връщат на съответната трета страна. В случаите, в които цялостният генериран приход за съответния период е отрицателен, се възстановява номиналната стойност на недължимо събраните суми;
б)
когато е предоставена финансова гаранция, тя съответно се освобождава.
Член 91
Отказ от събиране на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да се откаже от цялостното или частично събиране на установено вземане само в следните случаи:
а)
когато предвидимите разходи по събирането ще надхвърлят дължимата сума и отказът от събиране няма да навреди на престижа на Съюза;
б)
когато вземането не може да бъде събрано поради изтеклото време или несъстоятелност на длъжника;
в)
когато събирането противоречи на принципа на пропорционалност.
2. В случаите по параграф 1, буква в) отговорният разпоредител с бюджетни кредити действа съгласно предварително установените в рамките на всяка институция процедури и прилага следните критерии, които са задължителни и приложими при всички обстоятелства:
а)
фактите, имащи отношение към сериозността на нередността, поради която е установено вземането (измама, повторно нарушение, умисъл, грижа, добросъвестност, явна грешка);
б)
отражението, което отказът от събиране ще има върху функционирането на Съюза и неговите финансови интереси (размер на сумата, риск от създаване на прецедент, уронване на авторитета на закона).
В зависимост от обстоятелствата по случая на отговорния разпоредител с бюджетни кредити може също да се наложи да вземе предвид следните допълнителни критерии:
а)
всяко нарушение на конкуренцията, което ще бъде причинено от отказа от събиране;
б)
икономическите и социалните щети, които ще бъдат причинени от събирането на вземането в пълен размер.
3. Решението за отказ от събиране по член 80, параграф 2 от Финансовия регламент се мотивира и упоменава положената грижа за обезпечаване на събирането и правните и фактическите основания за отказа. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити се отказва от събирането на вземане в съответствие с член 84.
4. Институцията не може да делегира правомощия за отказ от събиране на установено вземане в никой от следните случаи:
а)
когато сумата, предмет на отказването, е 1 000 000 EUR или повече;
б)
когато сумата, предмет на отказването, е 100 000 EUR или повече в случаите, в които това представлява 25 % или повече от установеното вземане.
Под праговете, посочени в първа алинея, всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отказ от събиране на установено вземане.
5. Всяка институция ежегодно изпраща на Европейския парламент и на Съвета доклад за отказите по параграфи 1-4 от настоящия член, отнасящи се до суми в размер на 100 000 EUR или повече. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
Член 92
Отмяна на установено вземане
(член 80 от Финансовия регламент)
1. В случай на грешка отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя изцяло или частично установеното вземане в съответствие с членове 82 и 84 и посочва подходящи мотиви.
2. Всяка институция определя във вътрешния си правилник условията и процедурата за делегиране на правомощие за отмяна на установено вземане.
Член 93
Правила относно давностните срокове
(член 81 от Финансовия регламент)
1. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни започва да тече при изтичане на крайния срок, съобщен на длъжника в дебитното известие съгласно член 80, параграф 3, буква б).
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза започва да тече от датата, на която плащането на вземането на третата страна стане дължимо съгласно съответното правно задължение.
2. Давностният срок за вземанията на Съюза от трети страни се прекъсва от всяко действие на институция или на държава членка, действаща по искане на институция, за което третата страна е уведомена и което има за цел събирането на дълга.
Давностният срок за вземанията на трети страни от Съюза се прекъсва от всяко действие, за което Съюзът е уведомен от своите кредитори или от името на своите кредитори и което има за цел събирането на дълга.
3. Нов давностен срок от пет години започва да тече в деня след прекъсването по параграф 2.
4. Всяко съдебно дело във връзка с вземане по параграф 1, включително делата пред съд, който по-късно се самообявява за некомпетентен по делото, прекъсва давностния срок. Новият давностен срок от пет години не започва, докато не бъде постановено съдебно решение със сила на пресъдено нещо или не бъде постигнато извънсъдебно споразумение между същите страни по същото дело.
5. Когато счетоводителят предостави на длъжника допълнително време за плащане съгласно член 89, това се счита за прекъсване на давностния срок. Новият давностен срок от пет години започва да тече от деня след този на изтичане на удължения срок за плащане.
6. Вземания не се събират след изтичане на давностния срок, установен в параграфи 1-5.
ГЛАВА 6
Разходни операции
Член 94
Решение за финансиране
(член 84 от Финансовия регламент)
1. Решението за финансиране съдържа съществените елементи на действие, при което се извършва разход от бюджета.
2. По-конкретно решението за финансиране излага следното:
а)
за безвъзмездните средства:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
приоритетите за годината, целите за изпълнение и предвидените резултати с разрешените бюджетни кредити за финансовата година;
iii)
съществените критерии за допустимост, подбор и отпускане, които ще бъдат използвани за подбор на предложения;
iv)
максималния възможен процент на съфинансиране и ако се предвиждат различни проценти, критериите, които следва да се спазват за всеки от тях;
v)
графика и индикативната стойност на поканите за представяне на предложения;
б)
за обществените поръчки:
i)
цялостния бюджетен пакет, предназначен за възлагането на обществени поръчки през годината;
ii)
индикативния брой и вида на предвидените обществени поръчки и ако е възможно, общо описание на техния предмет;
iii)
индикативния календар за започването на процедурите за възлагане на обществени поръчки;
в)
за доверителните фондове по член 187 от Финансовия регламент:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
бюджетните кредити, заделени за доверителния фонд за годината, и сумите, предвидени за целия му срок на действие;
iii)
целите на доверителния фонд и неговия срок на действие;
iv)
правилата за управление на доверителния фонд;
v)
възможността за възлагане на задачи по изпълнението на бюджета на субектите и лицата по член 187, параграф 2 от Финансовия регламент;
г)
за наградите:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
съществените условия за участие и критериите за присъждане;
iv)
графика на конкурса и размера на наградата или наградите;
д)
за финансовите инструменти:
i)
основния акт и бюджетния ред;
ii)
целите за изпълнение и предвидените резултати;
iii)
сумата, отпусната за финансовия инструмент;
iv)
индикативния график на изпълнението.
3. Когато работната програма по член 128 от Финансовия регламент съдържа информацията по буква а) от параграф 2 от настоящия член за безвъзмездните средства, финансирани от разрешените за финансовата година бюджетни кредити, решението за приемането ѝ се счита за решение за финансиране за тези безвъзмездни средства.
Що се отнася до обществените поръчки, доверителните фондове, наградите и финансовите инструменти, когато изпълнението на съответните бюджетни кредити, разрешени за финансовата година, е предвидено в работна програма, съдържаща информацията по букви б), в), г) и д) от параграф 2 от настоящия член, решението за приемане на тази работна програма също се счита за решение за финансиране за съответните обществени поръчки, доверителни фондове, награди и финансови инструменти.
Ако работната програма не съдържа тази информация за една или повече дейности, тя трябва да претърпи съответните изменения или за съответната дейност да бъде прието индивидуално решение за финансиране.
4. Без да се засяга която и да е специфична разпоредба на основен акт, всяко съществено изменение на вече прието решение за финансиране следва същата процедура като първоначалното решение.
Раздел 1
Поемане на задължение за разход
Член 95
Глобални и временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобалното бюджетно задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, което само по себе си предвижда последващо поемане на едно или повече правни задължения, или чрез поемане на едно или повече правни задължения.
Споразуменията за финансиране в сферата на пряката финансова помощ за трети държави, включително бюджетната подкрепа, които представляват правни задължения, могат да пораждат плащания без поемане на други правни задължения.
2. Временното бюджетно задължение се изпълнява чрез поемане на едно или повече правни задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, в случай на разходи за управление на персонала или комуникационни разходи на институциите за отразяване на събития на Съюза, пряко чрез плащания.
Член 96
Приемане на глобално задължение
(член 85 от Финансовия регламент)
1. Глобално задължение се поема въз основа на решение за финансиране.
Глобалното задължение се поема най-късно преди приемането на решението за подбор на получатели, а когато изпълнението на съответните бюджетни кредити включва приемане на работна програма по смисъла на член 188 - в най-кратки срокове след приемането на програмата.
2. Когато глобалното поето задължение се изпълнява чрез сключване на споразумение за финансиране, втората алинея от параграф 1 не се прилага.
Член 97
Един подпис
(член 85 от Финансовия регламент)
1. От правилото, че бюджетното задължение и съответстващото му правно задължение се подписват от едно и също лице, се допускат изключения само в следните случаи:
а)
когато задълженията са временни;
б)
когато глобалните задължения се отнасят до споразумения за финансиране с трети държави;
в)
когато решението на институцията представлява правно задължение;
г)
когато глобалното задължение се изпълнява чрез няколко правни задължения, за които са отговорни различни разпоредители с бюджетни кредити;
д)
когато във връзка със сметки за авансови средства, предназначени за външните дейности, правните задължения трябва да бъдат подписани от служители на местните звена по член 72 по инструкция на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който обаче остава изцяло отговорен за съответните операции;
е)
когато институция е делегирала правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на междуинституционална европейска служба съгласно член 199, параграф 1 от Финансовия регламент.
2. Ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, подписал бюджетното задължение, отсъства и продължава да отсъства за период, несъвместим със сроковете за поемане на правното задължение, последното се поема от лицето, определено по приетите от всяка институция правила за заместване, при условие че това лице притежава статута на разпоредител с бюджетни кредити съгласно член 65, параграф 3 от Финансовия регламент.
Член 98
Административни разходи, покривани с временни задължения
(член 85 от Финансовия регламент)
Позициите, разглеждани като обичайни административни разходи, които могат да породят временни задължения, включват следното:
а)
разходи за персонал, независимо от това дали този персонал попада в обхвата на Правилника за персонала, или не, за други човешки ресурси и пенсии и за възнаграждение на експерти;
б)
разходи, отнасящи се до членовете на институцията;
в)
разходи за обучение;
г)
разходи за конкурси, подбор и назначаване;
д)
командировъчни;
е)
представителни разходи;
ж)
разходи за срещи;
з)
устни и писмени преводачи;
и)
обмен на длъжностни лица;
й)
редовен наем на движимо и недвижимо имущество или рутинни плащания по договори за недвижими имоти по смисъла на член 121 от настоящия регламент или вноски по заеми съгласно член 203, параграф 8 от Финансовия регламент;
к)
разни застраховки;
л)
почистване, поддръжка и сигурност;
м)
социални и медицински разходи;
н)
използване на далекосъобщителни услуги;
о)
финансови такси;
п)
правни разноски;
р)
обезщетения, включително лихви;
с)
работно оборудване;
т)
вода, газ и електроенергия;
у)
публикации на хартиен носител или в електронен формат;
ф)
комуникационни дейности, в които институциите участват с цел отразяване на събития на Съюза.
Член 99
Вписване на индивидуални правни задължения
(член 86 от Финансовия регламент)
В случай на глобално бюджетно задължение, последвано от едно или няколко индивидуални правни задължения, отговорният разпоредител с бюджетни кредити регистрира в централното счетоводство сумите по това или тези последователни индивидуални правни задължения.
При вписването в сметките се посочва съответното глобално задължение, към което се отнасят индивидуалните задължения.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити вписва сумите по сметките, преди да подпише съответното индивидуално правно задължение, освен в случаите по член 86, параграф 4, четвърта алинея от Финансовия регламент.
Във всички случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали съвкупната сума не надхвърля размера на глобалното задължение, което ги обхваща.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 100
Утвърждаване и приемане за плащане
(член 88 от Финансовия регламент)
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи по смисъла на член 110, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително рутинните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен с официално решение на разпоредителя с бюджетни кредити и на негова отговорност в съответствие с член 65, параграф 5 от Финансовия регламент. Тези решения за оправомощаване се съхраняват за бъдещи справки.
Член 101
Резолюция „удостоверено вярно“ за плащанията по предварително финансиране
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията по предварително финансиране отговорният разпоредител с бюджетни кредити или технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява с резолюция „удостоверено вярно“, че условията, които се изискват в правното задължение за изплащане на предварителното финансиране, са изпълнени.
Член 102
Приемане за плащане на договори за възлагане на обществени поръчки за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до договори за възлагане на обществени поръчки, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвена от изпълнителя фактура;
б)
на самата фактура, или на вътрешен документ, придружаващ получената фактура, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на фактурата са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
Посочената в буква б) от първа алинея резолюция „удостоверено вярно“ удостоверява, че предвидените по договора услуги, доставки или строителни работи са надлежно извършени. За доставките и строителните работи длъжностното лице или друг технически компетентен служител съставят предварителен приемо-предавателен протокол и впоследствие окончателен такъв при изтичането на гаранционния срок, посочен в договора. Тези два протокола се считат за резолюция „удостоверено вярно“.
За рутинните плащания, включително плащанията за абонаменти или за курсове за обучение, резолюцията „удостоверено вярно“ удостоверява, че правото на кредитора е в съответствие с документите, оправдаващи плащането.
Член 103
Приемане за плащане на безвъзмездни средства за междинните плащания и плащанията на остатък
(член 88 от Финансовия регламент)
За междинните плащания и плащанията на остатък, които се отнасят до безвъзмездни средства, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че:
а)
институцията е получила и официално регистрирала изготвената от бенефициера заявка за плащане;
б)
на самата заявка за плащане, или на вътрешен документ, придружаващ получения отчет за разходи, са поставени резолюция „удостоверено вярно“ и подпис от длъжностно лице или друг технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
в)
всички реквизити на заявката за плащане са проверени от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на негова отговорност с цел определяне по-конкретно на дължимата сума и потвърждаване на валидността на плащането като погасяване на задължението.
с резолюцията по буква б) от първа алинея длъжностното лице или другият технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, удостоверява, че дейността или работната програма, изпълнена от бенефициера, е в пълно съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, включително, ако е приложимо, че декларираните от бенефициера разходи са допустими.
Член 104
Приемане за плащане на разходи за персонал
(член 88 от Финансовия регламент)
За плащанията, които съответстват на разходи за персонала, резолюцията „прието за плащане“ удостоверява, че са налични следните оправдателни документи:
а)
по отношение на месечната заплата:
i)
пълен списък на персонала с всички елементи на възнаграждението;
ii)
формуляр (личен информационен фиш) въз основа на взетите във всеки отделен случай решения, показващ при настъпване на промяна всяка промяна във всеки елемент на възнаграждението;
iii)
при назначаване на работа или на длъжност - заверено копие на решението за назначаване на работа или на длъжност, придружаващо утвърждаването на изплащането на първата заплата;
б)
по отношение на другите възнаграждения, като тези на служителите, на които се заплаща на час или на ден: справка, подписана от оправомощения служител, за отработените дни и часове;
в)
по отношение на извънредния труд: справка, подписана от оправомощения служител, за количеството извънреден труд;
г)
по отношение на командировъчните:
i)
заповедта за командироване, подписана от компетентния орган;
ii)
отчет за командировъчните, подписан от командирования и от по-висшестоящия служител, оправомощен за целта, в случай че командировъчните се различават от заповедта за командироване.
д)
по отношение на някои други административни разходи, свързани с персонала, включително абонаментите или курсовете за обучение, които според договора трябва да се платят предварително: оправдателната документация във връзка с решението, на което се основават разходите, съдържаща всички елементи за изчисляването им.
в отчета за командировъчните по буква г), подточка ii) от първа алинея се посочват мястото на командировката, датата и часът на заминаване и пристигане на мястото на командировката, пътните и дневните разходи и други надлежно разрешени разходи, при условие че бъдат представени оправдателни документи.
Член 105
Материална форма на резолюцията „прието за плащане“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 100. При компютризирана система резолюцията „прието за плащане“ представлява утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от отговорния разпоредител с бюджетни кредити или от технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Член 106
Материална форма на резолюцията „удостоверено вярно“
(член 88 от Финансовия регламент)
При некомпютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ представлява печат, съдържащ подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити или на технически компетентен служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити съгласно разпоредбите на член 101. При компютризирана система резолюцията „удостоверено вярно“ може да бъде под формата на утвърждаване, чиято сигурност е обезпечена по електронен начин, от технически компетентния служител, надлежно оправомощен от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на плащане
Член 107
Проверки на плащанията от разпоредителя с бюджетни кредити
(член 89 от Финансовия регламент)
При съставянето на платежното нареждане отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
платежното нареждане е надлежно издадено, което означава, че предварително е взето решение за утвърждаване под формата на резолюция „прието за плащане“, данните на бенефициера са верни и сумата е изискуема;
б)
платежното нареждане съответства на бюджетното задължение, към което е отнесено;
в)
разходът е отнесен към правилната бюджетна позиция;
г)
има налични бюджетни кредити.
Член 108
Задължителни реквизити на платежните нареждания и предаването им на счетоводителя
(член 89 от Финансовия регламент)
1. Платежното нареждане съдържа:
а)
финансовата година, за която трябва да се осчетоводи разходът;
б)
бюджетната статия и всяко друго евентуално подразделение;
в)
правното задължение, пораждащо право на плащане;
г)
бюджетното задължение, към което трябва да бъде отнесено;
д)
сумата, която подлежи на плащане, изразена в евро;
е)
името, адреса и данните на банковата сметка на бенефициера;
ж)
предмета на разхода;
з)
начина на извършване на плащането;
и)
инвентаризиране на активите в съответствие с член 248.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 109
Видове плащане
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
2. Междинно плащане, което може да се извършва неколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
3. Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
Член 110
Оправдателна документация
(член 90 от Финансовия регламент)
1. Предварителното финансиране, включително когато се разделя на няколко плащания, се изплаща въз основа на договора, решението, споразумението или основния акт или въз основа на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали условията на въпросния договор, решение или споразумение са спазени. Ако датата на плащане на предварителното финансиране е определена в тези инструменти, изплащането на дължимата сума не подлежи на допълнително искане.
2. Междинните плащания и плащанията на остатъка се основават на оправдателни документи, които позволяват да се провери дали финансираната дейност е извършена в съответствие с основния акт или решението или в съответствие с условията на договора или споразумението.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя, при съблюдаване на принципа на добро финансово управление, характера на оправдателната документация по настоящия член в съответствие с основния акт, решенията, договорите и споразуменията. Междинните и окончателните доклади за техническото и финансовото изпълнение представляват оправдателни документи за целите на параграф 2.
4. Оправдателните документи се съхраняват от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 48.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 111
Срокове за плащане и лихва за забава
(член 92 от Финансовия регламент)
1. Под срок, предвиден за извършване на плащанията, се разбира срокът за утвърждаване, разрешаване и плащане на разходите.
Той започва да тече от датата на получаване на заявка за плащане.
Заявката за плащане се регистрира от оправомощената служба на отговорния разпоредител с бюджетни кредити във възможно най-кратък срок и се счита за получена на датата на своето регистриране.
Под дата на плащане се разбира датата, на която се дебитира сметката на институцията.
2. Заявката за плащане съдържа следните съществени елементи:
а)
име на кредитора;
б)
сума;
в)
валута;
г)
дата;
При липса на поне един съществен елемент заявката се отхвърля.
Кредиторът се уведомява писмено за отхвърлянето и за мотивите за него във възможно най-кратък срок и при всички случаи в срок от 30 календарни дни от датата на получаване на заявката за плащане.
3. В случай на спиране по член 92, параграф 2 от Финансовия регламент оставащият срок за плащане започва да тече отново от датата на получаване на изисканата информация или преработените документи или на датата на извършване на необходимата допълнителна проверка, включително проверки на място.
4. При изтичане на сроковете, определени в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, кредиторът има право на лихва в съответствие със следните условия:
а)
лихвените проценти са тези, посочени в член 83, параграф 2 от настоящия регламент;
б)
лихвата се дължи за периода от календарния ден, следващ датата на изтичане на срока за плащане, определен в член 92, параграф 1 от Финансовия регламент, до датата на плащането.
При все това, когато лихвата, изчислена в съответствие с разпоредбите на първа алинея, е по-ниска от 200 EUR или равна на 200 EUR, тя се изплаща на кредитора само при поискване, подадено в срок от два месеца от получаване на закъснялото плащане.
5. Всяка институция представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно спазването на сроковете и спирането на сроковете по член 92 от Финансовия регламент. Докладът на Комисията се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността по член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 7
Информационни системи
Член 112
Описание на информационните системи
(член 93 от Финансовия регламент)
Когато за обработка на операциите по изпълнението на бюджета се използват компютърни системи и подсистеми, се изисква изчерпателно и актуално описание на всяка система или подсистема.
Всяко описание определя съдържанието на всички полета за данни и описва как системата обработва всяка отделна операция. То показва подробно как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция.
Член 113
Периодично запаметяване
(член 93 от Финансовия регламент)
Данните в компютърните системи и подсистеми се запаметяват периодично и се съхраняват на сигурно място.
ГЛАВА 8
Вътрешен одитор
Член 114
Назначаване на вътрешния одитор
(член 98 от Финансовия регламент)
1. Всяка институция назначава своя вътрешен одитор съгласно правила, съобразени със специфичните ѝ особености и нужди. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета за назначаването на вътрешния одитор.
2. Всяка институция определя в зависимост от специфичните си особености и нужди обхвата на мисията на вътрешния одитор и подробно определя целите и процедурите за упражняването на функцията вътрешен одит при надлежно съблюдаване на международните стандарти за вътрешен одит.
3. Институцията може да назначава за вътрешен одитор на основание на конкретната му компетентност длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала и гражданин на някоя от държавите членки.
4. Ако две или повече институции назначат един и същ вътрешен одитор, те определят необходимите условия за търсенето на отговорност от него съгласно член 119.
5. Институцията уведомява Европейския парламент и Съвета при прекратяване на задълженията на вътрешния одитор.
Член 115
Ресурси за вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
Институцията осигурява на вътрешния одитор ресурсите, от които той се нуждае за правилно изпълнение на одиторската си функция, и устав за мисията, в който се посочват подробно неговите задачи, функции и задължения.
Член 116
Работна програма
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор приема работната си програма и я представя на институцията.
2. Институцията може да поиска от вътрешния одитор да извършва одити, които не са включени в работната програма по параграф 1.
Член 117
Докладване от вътрешния одитор
(член 99 от Финансовия регламент)
1. Вътрешният одитор представя на институцията годишния отчет за вътрешния одит, предвиден в член 99, параграф 3 от Финансовия регламент, в който се посочват броят и видът на извършените вътрешни одити, основните отправени препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
В годишния отчет се посочват и всички системни проблеми, открити от специалния орган, създаден по силата на член 73, параграф 6 от Финансовия регламент.
2. Всяка институция преценява дали отправените в отчетите на вътрешния ѝ одитор препоръки са подходящи за обмен на най-добри практики с останалите институции.
3. По време на изготвяне на своя отчет вътрешният одитор обръща особено внимание на цялостното спазване на принципа на добро финансово управление и се уверява, че са предприети подходящи мерки за постоянно подобряване и засилване на неговото прилагане.
Член 118
Независимост
(член 100 от Финансовия регламент)
Вътрешният одитор е изцяло независим при извършване на своите одити. Той не може да получава никакви указания, нито да бъде ограничаван по какъвто и да е начин по отношение на изпълнението на своите функции, които по силата на неговото назначаване му се възлагат съгласно Финансовия регламент.
Член 119
Отговорност на вътрешния одитор
(член 100 от Финансовия регламент)
Само институцията, действайки в съответствие с разпоредбите на настоящия член, може да търси отговорност от вътрешния одитор за неговите действия като длъжностно лице или друг служител, попадащ в обхвата на Правилника за персонала.
Институцията взема мотивирано решение за започване на разследване. Решението се съобщава на заинтересованата страна. Институцията може да възложи разследването, под своята пряка отговорност, на едно или повече длъжностни лица със степен, равна на степента на съответния служител или по-висока от нея. В хода на разследването се изслушва мнението на заинтересованата страна.
Докладът за разследването се предоставя на заинтересованата страна, която след това се изслушва от институцията по предмета на доклада.
Въз основа на доклада и изслушването институцията приема мотивирано решение за приключване на производството или мотивирано решение съгласно членове 22 и 86 от Правилника за персонала и приложение IХ към него. Решенията за налагане на дисциплинарни или финансови санкции се съобщават на заинтересованата страна и за информация - на другите институции и Сметната палата.
Заинтересованата страна има право да обжалва тези решения пред Съда на Европейския съюз съгласно предвиденото в Правилника за персонала.
Член 120
Обжалване пред Съда на Европейския съюз
(член 100 от Финансовия регламент)
Без да се засягат начините за обжалване, предвидени в Правилника за персонала, вътрешният одитор има право да обжалва пряко пред Съда на Европейския съюз всеки акт във връзка с изпълнението на неговите задължения като вътрешен одитор. Жалбата се подава в тримесечен срок от календарната дата, на която той е уведомен за съответния акт.
По такива жалби се провеждат разследване и изслушване съгласно предвиденото в член 91, параграф 5 от Правилника за длъжностните лица на Европейския съюз.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Раздел 1
Обхват и принципи на възлагането
Член 121
Определения и обхват
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Договорите за недвижими имоти обхващат закупуването, дългосрочното наемане, плодоползването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на земя, съществуващи сгради или други недвижими имоти.
2. Договорите за доставки обхващат закупуването, лизинга, вземането под наем или покупката на изплащане, със или без опция за закупуване, на стоки. Договор за доставка на стоки и евентуално за монтаж и инсталиране се счита за договор за доставка.
3. Договорите за строителство обхващат изпълнението или проектирането и изпълнението на строителни работи или на строеж, свързани с една от дейностите, посочени в приложение I към Директива 2004/18/ЕО, или изпълнението, по какъвто и да е начин, на строеж, съответстващ на посочените от възложителя изисквания. Понятието „строеж“ означава резултатът от строителство или от граждански инженеринг, взети като цяло, който е достатъчен сам по себе си за изпълнение на икономическа или техническа функция.
4. Договорите за услуги обхващат всички интелектуални и неинтелектуални услуги, различни от тези в обхвата на договорите за доставки, договорите за строителство и договорите за недвижими имоти.
Договор, който обхваща два или повече вида обществени поръчки (за строителство, услуги или доставки), се възлага в съответствие с разпоредбите, които се прилагат за вида обществена поръчка, характеризираща основния предмет на този договор.
В случай на смесени договори, състоящи се от услуги и доставки, основният предмет се определя чрез сравняване на стойностите на съответните услуги или доставки.
Всяко позоваване на номенклатурите в контекста на обществените поръчки се прави, като се използва Общият терминологичен речник, свързан с обществените поръчки (CPV), изложен в Регламент (ЕО) № 2195/2002 на Европейския парламент и на Съвета (11).
5. Понятията „изпълнител на строителни работи“, „доставчик“ и „доставчик на услуги“ се отнасят до всяко физическо или юридическо лице, публичноправен субект или обединение на такива лица и/или органи, които предлагат да извършат строителни работи, да доставят стоки и да предоставят услуги. Понятието „икономически оператор“ включва изпълнителите на строителни работи, доставчиците и доставчиците на услуги. „Оференти“ означава икономическите оператори, подали оферта. „Кандидати“ означава лицата, поискали да бъдат допуснати до участие в ограничена процедура, състезателен диалог или процедура на договаряне. „Потенциални оференти“ означава икономическите оператори, включени в списък на потенциалните оференти съгласно член 136, параграф 1, буква б).
Обединенията на икономически оператори имат право да представят оферти или да кандидатстват. Възложителите не могат да изискват от обединенията да имат определена правна форма, за да бъдат допуснати да представят оферта или заявление за участие, но от избраното обединение може да бъде изискано да приеме определена правна форма, след като му бъде възложена поръчката, ако тази промяна е необходима за доброто изпълнение на поръчката.
6. Службите на институциите на Съюза се считат за възложители освен в случаите, в които сключват помежду си административни споразумения за предоставяне на услуги, доставка на стоки, извършване на строителни работи или изпълняване на договори за недвижими имоти.
7. „Техническа помощ“ означава дейностите за оказване на подкрепа и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, по-конкретно подготвителните, управленските, мониторинговите, оценъчните, одитните и контролните дейности.
8. Всички контакти с изпълнителите, включително сключването на договори и техните изменения, могат да бъдат извършвани посредством системи за електронен обмен, осигурени от възложителя.
9. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, които се предават чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат да подписват електронно или да предават документ чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да се идентифицират чрез системата по установен начин;
г)
трябва да бъдат точно определени часът и датата на електронната операция;
д)
трябва да се запазва целостта на документите;
е)
документите трябва да продължат да бъдат налични;
ж)
при необходимост, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
гарантират защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
10. За изпратените или получените чрез такава система данни важи правната презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, който е изпратен или за който е изпратено уведомление чрез такава система, се счита за еквивалентен на документ на хартиен носител, допустим е като доказателство в правни производства, счита се за оригинален и се ползва с правната презумпция за автентичност и цялост, при условие че не притежава никакви динамични характеристики, които могат да доведат до автоматичната му промяна.
Електронните подписи по буква б) от параграф 9 имат равностойно правно действие на писмено положени подписи.
Член 122
Рамкови споразумения и отделни договори
(член 101 от Финансовия регламент)
1. Срокът на действие на рамково споразумение не може да превишава четири години освен в изключителни случаи, надлежно обосновани по-специално от предмета на рамковото споразумение.
Отделните договори, които се основават на рамковите споразумения, се възлагат в съответствие с условията на рамковото споразумение само между възложителите и изпълнителите по рамковото споразумение.
При възлагането на отделни договори страните не могат да внасят съществени изменения в рамковото споразумение.
2. Когато рамково споразумение се сключва с един икономически оператор, отделните договори се възлагат в рамките на условията, установени в рамковото споразумение.
При надлежно обосновани обстоятелства възложителите могат да се консултират писмено с изпълнителя, като поискат от него при необходимост да допълни своята оферта.
3. Когато рамково споразумение трябва да бъде сключено с няколко икономически оператори, то се сключва с поне трима оператори, при условие че има достатъчен брой икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор, или достатъчен брой допустими оферти, които отговарят на критериите за възлагане.
Рамково споразумение с няколко икономически оператори може да приеме формата на отделни договори, съдържащи еднакви условия.
Отделните договори, основаващи се на рамковите споразумения, сключени с няколко икономически оператори, се възлагат при спазване на следните условия:
а)
при рамкови споразумения без повторно провеждане на конкурс - чрез прилагане на условията, установени в рамковото споразумение;
б)
при рамкови споразумения с повторно провеждане на конкурс - след като страните отново са се конкурирали въз основа на същите и ако е необходимо, на по-точно формулирани условия, както и когато е уместно, въз основа на други условия, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
За всеки отделен договор, който трябва да бъде възложен в съответствие с условията на трета алинея, буква б), възложителите се консултират писмено с изпълнителите по рамковото споразумение, като определят срок, който е достатъчно дълъг за представяне на офертите. Офертите се представят в писмена форма. Възложителите възлагат всеки отделен договор на оферента, представил най-добрата оферта въз основа на критериите за възлагане, посочени в спецификациите на рамковото споразумение.
4. В секторите, характеризиращи се с бързи промени на цените и бързо технологично развитие, рамковите споразумения без повторно провеждане на конкурс съдържат клауза или за преразглеждане в средата на периода, или за система за сравнителен анализ. След преразглеждането в средата на периода, ако първоначално определените условия вече не са адаптирани към изменението на цените или към развитието на технологиите, възложителят може да не използва въпросното рамково споразумение и предприема необходимите мерки за неговото прекратяване.
5. Само отделните договори, които се основават на рамкови споразумения, се предшестват от поемане на бюджетно задължение.
Раздел 2
Публикуване
Член 123
Обявяване на поръчките, попадащи в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Публикуването на поръчки на стойност, равна на праговете, установени в член 170, параграф 1, или по-голяма тях, се извършва под формата на обявление за обществена поръчка, без да се засягат разпоредбите на член 134, и под формата на обявление за възлагане. Обявлението за предварителна информация е задължително само когато възложителят възнамерява да използва възможността за съкращаване на сроковете за получаване на оферти съгласно член 152, параграф 4.
2. Обявлението за предварителна информация е обявлението, чрез което възложителите оповестяват индикативно прогнозите за общата стойност и предмета на поръчките и рамковите споразумения, които възнамеряват да възложат през дадена финансова година, с изключение на поръчките по процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
Обявлението за предварителна информация се публикува или от Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-нататък „Службата за публикации“), или от самите възложители в своя профил на купувач.
Задължителното обявление за предварителна информация се изпраща на Службата за публикации или се публикува в профила на купувач във възможно най-кратък срок и във всички случаи не по-късно от 31 март на всяка финансова година.
Възложителите, които публикуват обявлението за предварителна информация в своя профил на купувач, изпращат на Службата за публикации, по електронен път и като използват формата и процедурите за изпращане, посочени в точка 3 от приложение VIII към Директива 2004/18/ЕО, обявление, в което се съобщава публикуването на обявление за предварителна информация в профил на купувач.
3. Обявлението за обществена поръчка е начинът, по който възложителите обявяват намерението си да започнат процедура за възлагане на обществена поръчка, сключване на рамково споразумение или създаване на динамична система за покупки в съответствие с член 131. Без да се засягат договорите, сключени след процедура на договаряне съгласно член 134, обявлението за поръчка е задължително за договорите с прогнозна стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1.
То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
При открита процедура в обявлението за поръчка се посочват датата, часът, а когато е уместно, и мястото на заседанието на комисията за отваряне на офертите, на което могат да присъстват оферентите.
Възложителите съобщават дали допускат варианти и посочват минималните нива на капацитет, които изискват, ако използват възможността, предвидена в член 146, параграф 2, втора алинея. Те определят критериите за подбор по член 146, които възнамеряват да използват, минималния брой кандидати, които планират да поканят като оференти, и когато е уместно, максималния брой на тези кандидати, както и обективните и недискриминационни критерии, които възнамеряват да прилагат, за да ограничат броя, в съответствие с член 128, параграф 1, втора алинея.
При неограничен, пряк и пълен достъп до процедурата за възлагане на поръчка по електронен път, и по-специално в динамичните системи за покупки по член 131, в обявлението за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който могат да бъдат разгледани тези документи.
Възложителите, които желаят да организират конкурс, оповестяват намерението си чрез обявление.
Когато е уместно, възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, че процедурата за възлагане на обществена поръчка е междуинституционална процедура за възлагане на обществена поръчка. В тези случаи в обявлението за обществена поръчка се посочват институциите, изпълнителните агенции или органите по член 208 от Финансовия регламент, които участват в процедурата за обществена поръчка, институцията, отговаряща за процедурата за обществена поръчка, и общият обем на договорите за всички тези институции, изпълнителни агенции или органи.
4. Обявлението за възлагане съдържа резултатите от процедурата за възлагане на поръчки, за сключване на рамкови споразумения или за възлагане на поръчки, основани на динамична система за покупки. При поръчките, чиято стойност е равна на праговете или превишава праговете, определени в член 170, параграф 1, обявлението за възлагане е задължително. То не е задължително за отделните договори, които се основават на рамкови споразумения.
Обявлението за възлагане се изпраща на Службата за публикации не по-късно от 48 календарни дни от датата на подписване на договора или рамковото споразумение. При все това обявленията, които се отнасят до поръчки, основани на динамична система за покупки, могат да се групират по тримесечия. В тези случаи те се изпращат на Службата за публикации не по-късно от 48 дни след края на всяко тримесечие.
Възложителите, които са провели конкурс за проект, изпращат на Службата за публикации обявление за резултатите от него.
В случай на междуинституционални процедури обявлението за възлагане се изпраща от отговорния за процедурата възложител.
Обявлението за възлагане се изпраща и на Службата за публикации в случай на договор или рамково споразумение на стойност, равна на праговете или превишаваща праговете, определени в член 170, параграф 1, и възложени съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, достатъчно рано, за да може публикуването да се направи преди подписване на договора, в съответствие с реда и условията, предвидени в член 171, параграф 1.
Без да се засягат разпоредбите на член 21, информацията относно стойността и изпълнителите на отделните договори, основани на рамково споразумение, през дадена финансова година се публикува на интернет сайта на възложителя не по-късно от 30 юни след края на тази финансова година, ако в резултат на сключването на отделен договор или на съвкупния обем на отделните договори праговете по член 170, параграф 1 бъдат надвишени.
5. Обявленията се съставят в съответствие със стандартните формуляри, приети от Комисията по силата на Директива 2004/18/ЕО.
Член 124
Обявяване на поръчките, които не попадат в обхвата на Директива 2004/18/ЕО
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Поръчките на стойност под праговете, посочени в член 170, параграф 1, се обявяват по подходящ начин, за да се гарантират конкурентна процедура и безпристрастност на процедурата за възлагане на обществена поръчка. Обявяването включва:
а)
обявление за обществена поръчка съгласно член 123, параграф 3 или обявление за покана за изразяване на интерес за поръчките със сходен предмет, чиято стойност е по-голяма от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
подходящо предварително оповестяване по интернет за поръчките на стойност, по-голяма от сумата, посочена в член 137, параграф 2.
2. Списък на изпълнителите, на които са възложени поръчки за недвижими имоти и поръчки, обявени за секретни в съответствие с член 134, параграф 1, буква й) от настоящия регламент, се публикува само веднъж годишно, като в него се посочват предметът и стойността на възложените поръчки. Този списък се изпраща на Европейския парламент и на Съвета. Когато става дума за Комисията, той се прилага към резюмето на годишните отчети за дейността съгласно член 66, параграф 9 от Финансовия регламент.
3. Информацията за поръчките на стойност, по-голяма от посочената в член 137, параграф 1, които не са били предмет на отделно обявление за възлагане, се изпраща на Службата за публикации. Годишните списъци на изпълнителите се изпращат не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
4. Информацията във връзка с поръчките на стойност, по-голяма от сумата по параграф 137, параграф 2, се публикува на интернет сайта на институцията не по-късно от 30 юни на следващата финансова година.
Член 125
Публикуване на обявленията
(член 103 от Финансовия регламент)
1. Службата за публикации публикува обявленията по членове 123 и 124 в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от дванадесет календарни дни след тяхното изпращане.
Посоченият в първа алинея срок се съкращава на пет календарни дни за ускорените процедури по член 154.
2. Възложителите трябва да могат да представят доказателство за датата на изпращане.
Член 126
Други форми на обявяване
(член 103 от Финансовия регламент)
Освен обявяването, предвидено в членове 123, 124 и 125, поръчките могат да бъдат обявявани и по всякакъв друг начин, и по-специално в електронна форма. Всяко обявяване упоменава обявлението, публикувано в Официален вестник на Европейския съюз съгласно член 125, ако е публикувано обявление, и не може да предшества публикуването на това обявление, което е единственото действително.
Това обявяване не може да въвежда никаква дискриминация между кандидатите или оферентите, нито да съдържа данни, различни от данните, които се съдържат в обявлението за обществена поръчка, ако такова е публикувано.
Раздел 3
Процедури за възлагане на обществени поръчки
Член 127
Видове процедури за възлагане на обществени поръчки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Поръчките се възлагат чрез процедура за възлагане, като се използва откритата процедура, ограничената процедура или процедурата на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, или чрез процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е уместно след провеждане на конкурс.
2. Процедурите за възлагане на обществени поръчки са открити, когато всички заинтересовани икономически оператори имат право да подадат оферта. Това важи и за динамичните системи за покупки по член 131.
Процедурите за възлагане на обществени поръчки са ограничени, когато всички икономически оператори могат да поискат да участват, но да представят оферта или решение съгласно процедурата на състезателен диалог, посочена в член 132, имат право само кандидатите, които отговарят на критериите за подбор по член 146 и са поканени едновременно и в писмена форма от възложителите.
Етапът на подбор може да бъде повтарян за всяка отделна поръчка, също и при състезателен диалог, или може да включва съставянето на списък на потенциални кандидати в рамките на процедурата по член 136, параграф 1, буква а).
3. При процедурата на договаряне възложителите се обръщат към избрани от тях оференти, които отговарят на критериите за подбор по член 146, и договарят условията на техните оферти с един или повече от тях.
При процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка по член 135 възложителите едновременно и писмено отправят покана към избраните кандидати за участие в договаряне.
4. Конкурсите са процедури, които дават възможност на възложителите да получат, главно в областта на архитектурата и гражданския инженеринг или обработката на данни, план или проект, предложени от тръжна комисия след тръжна процедура със или без присъждане на награди.
Член 128
Брой на кандидатите при ограничените процедури или процедурите на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
1. При ограничената процедура и процедурите по член 136, параграф 1, букви а) и б) броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, не може да бъде по-малък от петима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Възложителят може също да предвиди максимален брой кандидати в зависимост от предмета на поръчката и въз основа на обективни и недискриминационни критерии за подбор. В такива случаи максималният брой кандидати и критериите се посочват в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес по членове 123 и 124.
Във всички случаи броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. При процедурите на договаряне и след състезателен диалог броят на кандидатите, поканени за участие в преговори или да подадат оферта, не може да бъде по-малък от трима, при условие че достатъчен брой кандидати изпълняват критериите за подбор.
Броят на кандидатите, поканени да подадат оферта, трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
Първа и втора алинея не се прилагат за следното:
а)
поръчките с много ниска стойност съгласно член 137, параграф 2;
б)
поръчките за правни услуги съгласно номенклатурата CPV;
в)
поръчките, които са обявени за секретни съгласно член 134, параграф 1, буква й).
3. Когато броят на кандидатите, които отговарят на критериите за подбор и на минималните изисквания, е под минималния брой, определен в параграфи 1 и 2, възложителят може да продължи процедурата, като покани кандидата или кандидатите с необходимия капацитет. При все това възложителят не може да включва други икономически оператори, които не са били първоначално поканени да участват в процедурата, или кандидати, които не разполагат с нужния капацитет.
Член 129
Протичане на процедурата на договаряне
(член 104 от Финансовия регламент)
Възложителите се договарят с оферентите по подадените от тях оферти, за да ги приспособят към изискванията, изложени в обявлението за обществена поръчка по член 123 или в спецификациите и във всички допълнителни документи, и за да преценят коя е икономически най-изгодната оферта.
По време на преговорите възложителите гарантират равно третиране на всички оференти.
Когато възложителите могат, в съответствие с член 135, да възлагат поръчки чрез процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, те могат да организират процедурата на договаряне да се проведе на етапи, за да се намали броят на офертите, по които ще се водят преговори, като същевременно прилагат критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка или спецификациите. В обявлението за обществена поръчка или спецификациите се посочва, че тази възможност ще бъде използвана.
Член 130
Конкурси
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Заинтересованите от участие в конкурса се уведомяват за правилата за неговото организиране.
Броят на поканените да участват кандидати трябва да бъде достатъчен за осигуряване на реална конкуренция.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава тръжна комисия. В нея участват изключително физически лица, които са независими от участниците в конкурса. Когато за участие в конкурс се изисква конкретна професионална квалификация, минимум една трета от членовете на тръжната комисия трябва да притежават същата или равностойна квалификация.
Тръжната комисия изразява становищата си независимо. Нейните становища се приемат въз основа на проекти, внесени от кандидатите анонимно, и единствено с оглед на критериите, посочени в обявлението за конкурс.
3. Предложенията на тръжната комисия въз основа на качествата на всеки проект и нейните бележки се отразяват в протокол, подписан от нейните членове.
Кандидатите запазват своята анонимност, докато тръжната комисия изрази становище.
Тръжната комисия може да поиска от кандидатите да отговорят на въпросите, записани в протокола, за да разяснят даден проект. За последвалия диалог се съставя пълен протокол.
4. След това възложителят взема решение, в което се посочват името и адресът на избрания кандидат и мотивите за избора съобразно критериите, посочени в обявлението за конкурс, особено ако изборът се отклонява от предложенията в становището на тръжната комисия.
Член 131
Динамична система за покупки
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Динамичната система за покупки е изцяло електронен процес за обичайни покупки, която е отворена по време на функционирането си за всички икономически оператори, които отговарят на критериите за подбор и са представили примерна оферта, която съответства на спецификацията, както и на всички допълнителни документи. Примерните оферти могат да бъдат усъвършенствани във всеки един момент, при условие че продължават да отговарят на спецификацията.
2. За целите на създаването на динамичната система за покупки възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което се посочва, че се използва динамична система за покупки, и което съдържа интернет адреса за неограничен, пряк и пълен достъп до спецификацията и всички допълнителни документи от момента на публикуване на обявлението до преустановяване на функционирането на системата.
Те посочват в спецификацията, наред с другите въпроси, естеството на планираните покупки съгласно тази система, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
3. По време на функционирането на динамичната система за покупки възложителите предоставят на всеки икономически оператор възможност да представи примерна оферта с цел да бъде приет в системата съгласно условията, посочени в параграф 1. Те завършват оценката в максимален срок от 15 дни от датата на представянето на примерната оферта. Въпреки това те могат да удължат периода за оценка, при условие че междувременно не бъде обявена покана за представяне на оферти.
При първа възможност възложителят уведомява оферентите, че са приети в динамичната система за покупки или че офертата им е отхвърлена.
4. Всяка отделна поръчка подлежи на покана за представяне на оферти. Преди издаването на тази покана възложителите публикуват опростено обявление за обществена поръчка, с което всички заинтересовани икономически оператори се поканват да представят примерна оферта в рамките на срок, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено опростеното обявление. Възложителите не могат да продължат тръжната процедура, преди да са завършили оценяването на всички примерни оферти, получени преди този краен срок.
Възложителите поканват всички приети в системата оференти да представят оферта в рамките на разумен срок. Те възлагат поръчката на оферента, който е представил икономически най-изгодната оферта на базата на критериите за възлагане, изложени в обявлението за обществена поръчка за създаване на динамична система за покупки. Тези критерии, ако е уместно, могат да бъдат формулирани по-прецизно в поканата за представяне на оферти.
5. Динамичната система за покупки не може да функционира повече от четири години, освен в надлежно оправдани извънредни случаи.
Възложителите не могат да използват тази система, за да предотвратяват, ограничават или нарушават конкуренцията.
Не се начисляват такси на заинтересованите икономически оператори или на страните по системата.
Член 132
Състезателен диалог
(член 104 от Финансовия регламент)
1. В случай на особено сложни поръчки, при които възложителят счита, че директното използване на откритата процедура или до съществуващите условия, уреждащи ограничената процедура, няма да позволи поръчката да бъде възложена на оферента, чиято оферта е икономически най-изгодна, възложителят може да използва състезателния диалог, посочен в член 29 от Директива 2004/18/ЕО.
За „особено сложна“ се счита поръчка, при която възложителят не може по обективен начин да определи техническите средства за удовлетворяване на своите нужди или цели или да установи правната или финансовата рамка на проекта.
2. Възложителите публикуват обявление за обществена поръчка, в което излагат своите нужди и изисквания, дефинирани в това обявление и/или в описателен документ.
3. Възложителите започват диалог с кандидатите, които отговарят на критериите за подбор, установени в член 146, с цел да установят и определят средствата, които са най-подходящи за удовлетворяването на техните нужди.
По време на диалога възложителите гарантират равно третиране на всички оференти, както и поверителност на предложените решения или на предадената друга информация от кандидат, който участва в диалога, освен ако кандидатът се съгласи с тяхното оповестяване.
Възложителите могат да предвидят процедурата да се осъществи на последователни етапи с цел да се намали броят на решенията, които ще бъдат обсъдени по време на диалога, чрез прилагането на посочените в обявлението за обществена поръчка или описателния документ критерии за възлагане, ако възможността за това е предвидена в обявлението за обществена поръчка или в описателния документ.
4. След като информират участниците, че диалогът е приключил, възложителите ги канят да представят окончателните си оферти на базата на решението или решенията, изложени и определени по време на диалога. Тези оферти съдържат всички елементи, изисквани и необходими за изпълнението на проекта.
По искане на възложителя тези оферти могат да бъдат изяснявани, уточнявани и усъвършенствани, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или поканата за представяне на оферти, чиито промени биха могли да нарушат конкуренцията или да имат дискриминиращ ефект.
По искане на възложителя оферентът, за който е установено, че е представил икономически най-изгодната оферта, може да бъде приканен да изясни аспекти на офертата или да потвърди съдържащите се в офертата ангажименти, при условие че това не води до промяна на основните аспекти на офертата или на поканата за представяне на оферти, както и че няма риск от нарушаване на конкуренцията или причиняване на дискриминация.
5. Възложителите могат да определят цените или плащанията за участниците в диалога.
Член 133
Съвместна процедура за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
В случай на съвместна процедура за обществена поръчка между една институция и възложителя от една или повече държави членки, държави от ЕАСТ или страни, кандидатки за членство в ЕС, се прилагат процедурните разпоредби, приложими за институцията.
Когато принадлежащият на възложителя от държава членка или управляван от него дял от общата прогнозна стойност на поръчката е 50 % или повече, или в други надлежно обосновани случаи, институцията може да реши да прилага процедурните правила, приложими за възложителя от държавата членка, при условие че те могат да се приемат за еквивалентни на правилата на институцията.
Институцията и възложителят от държавите членки, държавите от ЕАСТ или страните, кандидатки за членство в ЕС, засегнати от съвместната процедура за обществена поръчка, се споразумяват по-специално за практическите правила за оценката на заявленията за участие или на офертите, за възлагането на обществената поръчка, за приложимото към договора право и за компетентния съд за разрешаване на спорове.
Член 134
Прилагане на процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато не са подадени оферти или подходящи оферти, или заявления за участие в отговор на открита или ограничена процедура след приключването на първоначалната процедура, при условие че първоначалните условия на поръчката, изложени в тръжните документи, посочени в член 138, не са съществено променени;
б)
когато по технически или художествени причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен икономически оператор;
в)
доколкото това е наложително, когато поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на възложителя, е невъзможно да се спазят сроковете за другите процедури, посочени в членове 152, 153 и 154;
г)
когато след проведен конкурс следва да се възложи поръчка за услуги и в съответствие с приложимите правила тя следва да се възложи на успелия кандидат или на някой от успелите кандидати; във втория случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
д)
за допълнителни услуги и строителни работи, които не са включени в първоначално планирания проект, нито в първоначалната поръчка, но които поради непредвидени обстоятелства са станали необходими за предоставянето на услугите или извършването на работите в съответствие с условията по параграф 2;
е)
за нови услуги или строителни работи, които представляват повторение на сходни услуги или работи, възложени на икономическия оператор, изпълняващ първоначалната поръчка, от същия възложител, при условие че тези услуги или работи съответстват на основния проект и че този проект е бил предмет на първоначална поръчка, възложена при условията на открита или ограничена процедура съгласно посочените в параграф 3 условия;
ж)
при поръчки за доставки:
i)
за допълнителни доставки, чиято цел е или частична подмяна на обичайни доставки или монтажи, или разширяване на съществуващи доставки или монтажи, когато евентуалната смяна на доставчика би задължила възложителя да придобие оборудване с различни технически характеристики, водещо до несъвместимост или непропорционални технически трудности при експлоатацията и поддръжката; срокът на такива поръчки не може да надхвърля три години;
ii)
когато стоките се произвеждат единствено за целите на научни изследвания, експерименти, проучвания или развойна дейност, с изключение на тестовете за търговска жизнеспособност и широкомащабното производство с цел възстановяване на разходите за научна и развойна дейност;
iii)
по отношение на доставки, които се котират и купуват на стокова борса;
iv)
по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
при поръчки за недвижими имоти след проучване на местния пазар;
и)
за поръчки за правни услуги съгласно номенклатурата CPV, при условие че тези поръчки са оповестени по подходящ начин;
й)
за поръчки, обявени като секретни от институцията или от органите, оправомощени от тази институция, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде придружавано от специални мерки за сигурност в съответствие с действащите административни разпоредби или когато се налага за защита на основни интереси на Съюза.
2. За допълнителните услуги и строителни работи по параграф 1, буква д) възложителят може да приложи процедурата на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, при условие че поръчката се възлага на изпълнителя, който изпълнява поръчката в следните случаи:
а)
когато допълнителните поръчки не могат да бъдат технически или икономически отделени от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства на възложителя;
б)
когато услугите или строителните работи, макар и отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване.
Съвкупната стойност на допълнителните поръчки не може да надхвърля 50 % от стойността на първоначалната поръчка.
3. В случаите, посочени в параграф 1, буква е) от настоящия член, възможността за прилагане на процедура на договаряне се посочва незабавно след обявяването на тръжната процедура за първата поръчка, а оценката на общата стойност на последващите услуги или работи се взема предвид при изчисляването на праговете по член 170, параграф 1. Тази процедура може да се прилага само по време на изпълнението на първоначалната поръчка и най-късно в срок от три години след подписването на договора.
Член 135
Прилагане на процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да прилагат процедура на договаряне след предварително публикуване на обявление за обществена поръчка независимо от прогнозната стойност на поръчката в следните случаи:
а)
когато са подадени нередовни или неприемливи оферти, по-конкретно по отношение на критериите за подбор и възлагане, в отговор на открита или ограничена процедура или състезателен диалог, които са приключили, при условие че първоначалните условия на поръчката, посочени в поканата за представяне на оферти по член 138, не са съществено променени, без да се засяга прилагането на параграф 2 от настоящия член;
б)
в изключителни случаи, включващи строителни работи, доставки или услуги, когато техният характер или рискове не позволяват предварително общо ценообразуване от оферента;
в)
когато характерът на услугата, която ще бъде възложена, особено в случаите на финансови и интелектуални услуги, не позволява условията на поръчката да бъдат определени с достатъчна точност, за да може да бъде възложена след избор на най-добрата оферта в съответствие с правилата за провеждане на открита или ограничена процедура;
г)
при поръчките за строителни работи, когато работите се извършват единствено за целите на научни изследвания, изпитвания или развойна дейност, а не с цел осигуряване на печалба или възстановяване на разходи за научни изследвания и развойна дейност;
д)
при поръчките за услуги, посочени в приложение IIБ към Директива 2004/18/ЕО, при условията на член 134, параграф 1, букви и) и й) от настоящия регламент, както и на параграф 2 от него;
е)
за научноизследователски и развойни услуги, различни от тези, при които ползите остават изключително на възложителя за негова употреба при упражняване на собствената му дейност, при условие че предоставената услуга е изцяло платена от възложителя;
ж)
за поръчки за услуги за придобиване, разработване, производство или съвместно производство на програмен материал, предназначен за излъчване от радио- и телевизионни оператори, и поръчки за програмно време.
2. В случаите по параграф 1, буква а) възложителите могат да се въздържат от публикуване на обявление за обществена поръчка, ако в процедурата на договаряне са включени всички оференти и само оферентите, отговарящи на критериите за подбор, които при предишната процедура са подали оферти в съответствие с формалните изисквания на процедурата за обществени поръчки.
Член 136
Процедура с покана за изразяване на интерес
(член 104 от Финансовия регламент)
1. За поръчките на стойност, непревишаваща сумата, посочена в член 170, параграф 1, и без да се засягат разпоредбите на членове 134 и 135, възложителите могат да използват покана за изразяване на интерес за следното:
а)
да направят предварителен подбор на кандидатите, които ще бъдат поканени да изпратят оферти в отговор на предстоящи покани за участие в ограничени тръжни процедури;
б)
да изготвят списък с потенциални оференти, които ще бъдат поканени да подадат заявления за участие или оферти.
2. Списъкът, който се съставя след покана за изразяване на интерес, е валиден за следния период:
а)
не повече от три години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая, посочен в параграф 1, буква а) от настоящия член;
б)
не повече от пет години от датата, на която обявлението по член 124, параграф 1, буква а) е изпратено на Службата за публикации в случая на списък с потенциални оференти, посочен в параграф 1, буква б) от настоящия член.
Списъкът, посочен в първа алинея, може да включва подсписъци.
Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период.
3. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички кандидати или потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да предприемат едно от следните действия:
а)
да подадат оферта в случая по параграф 1, буква а);
б)
в случая на списък по параграф 1, буква б) да подадат едно от следните:
i)
оферти, съдържащи документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор;
ii)
документи във връзка с критериите за отстраняване и подбор и на втори етап, оферти - за тези, които изпълняват тези критерии.
Член 137
Поръчки с ниска стойност
(член 104 от Финансовия регламент)
1. Процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка с консултация с най-малко трима кандидати може да се използва за поръчки с ниска стойност, която не надвишава 60 000 EUR.
Ако след консултация с кандидатите възложителят получи само една оферта, която е технически и административно приемлива, поръчката може да се възложи, при условие че са изпълнени критериите за възлагане.
2. Поръчки с много ниска стойност, която не надвишава 15 000 EUR, могат да бъдат възложени въз основа на една оферта след процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка.
3. Плащанията на разходи, които не надвишават 1 000 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Член 138
Тръжна документация
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация включва най-малко:
а)
поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога съгласно процедурата, посочена в член 132;
б)
приложената спецификация или, в случай на състезателен диалог по член 132, документ, който описва нуждите и изискванията на възложителя, или интернет адреса, на който са публикувани спецификацията или документът;
в)
проектодоговора, базиран на образеца на договор.
Буква в) от първа алинея не се прилага за случаите, в които поради извънредни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да бъде използван.
В тръжната документация се посочват мерките за оповестяване, предприети съгласно членове 123-126.
2. В поканата за представяне на оферти, за договаряне или за участие в диалога се съдържа поне следното:
а)
правилата за подаване и представяне на офертите, и по-специално крайната дата и час за подаване, евентуалното изискване за използване на стандартен формуляр за отговор, документацията, която трябва да бъде приложена, включително документите за доказване на финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности съгласно член 146, ако не са посочени в обявлението за обществена поръчка, както и адреса, на който трябва да бъдат изпратени;
б)
декларация, че изпращането на оферта предполага приемане на спецификацията по параграф 1, за която се отнася офертата, и че изпращането на оферта обвързва изпълнителя, на когото се възлага поръчката, за целия срок на нейното изпълнение;
в)
срока, за който офертата е валидна и не може да бъде променяна по никакъв начин;
г)
забрана на контактите между възложителя и оферента по време на процедурата, освен по изключение в случаите по член 160 и когато се предвижда посещение на място, като се определят условията за извършване на посещението;
д)
при състезателен диалог - датата и адреса, определени за започване на етапа на консултации.
3. В спецификациите се определят най-малко:
а)
критериите за отстраняване и подбор, които се прилагат към поръчката, освен при състезателен диалог, ограничена процедура и процедура на договаряне след публикуване на обявление съгласно член 135; в такива случаи критериите се посочват единствено в обявлението за обществена поръчка или в поканата за изразяване на интерес;
б)
критериите за възлагане и относителната им тежест или, когато е уместно, тяхната подредба по значимост в низходящ ред, ако това не е посочено в обявлението за обществена поръчка;
в)
техническите спецификации, посочени в член 139;
г)
минималните изисквания, чиито варианти трябва да бъдат изпълнени в процедурите по член 149, параграф 2, съгласно които поръчката се възлага на участника, предложил икономически най-изгодната оферта, когато възложителят е посочил в обявлението за обществена поръчка, че подобни варианти се допускат;
д)
указание, че се прилага Протоколът за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз или, при необходимост, Виенската конвенция за дипломатическите отношения или Виенската конвенция за консулските отношения;
е)
доказателствата, позволяващи участие в процедура за обществена поръчка съгласно член 172;
ж)
в динамичната система за покупки, посочена в член 131, уточняване на естеството на планираните покупки, както и всяка необходима информация относно системата за покупки, използваното електронно оборудване и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Образецът на договор определя по-конкретно:
а)
обезщетенията за загуби и пропуснати ползи за неизпълнение на клаузите на договора;
б)
подробностите, които трябва да се съдържат във фактурите или съответните оправдателни документи съгласно член 102;
в)
когато институциите са възложители, правото на Съюза е приложимото към договора право, допълнено при необходимост от националното право, посочено в договора.
г)
компетентния съд за разрешаване на спорове.
За целите на буква в) от първа алинея от настоящия параграф в случай на договори по член 121, параграф 1 проектодоговорът може да препраща изключително към националното право.
5. Възложителите могат да поискат информация от оферента за всяка част от поръчката, която оферентът възнамерява да възложи на трети страни като подизпълнители, както и за самоличността на подизпълнителите. В допълнение към информацията, посочена в член 143, възложителят може да поиска още от кандидата или оферента да предостави сведения за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на планирания подизпълнител съгласно членове 146, 147 и 148, по-специално когато значителна част от поръчката се изпълнява от подизпълнители.
Член 139
Технически спецификации
(член 105 от Финансовия регламент)
1. Техническите спецификации трябва да осигуряват равен достъп на кандидатите и оферентите и да не създават неоправдани препятствия за конкурентната тръжна процедура.
Те определят изискваните характеристики на стоките, услугите, материалите или строителните работи според определеното от възложителя предназначение.
2. Характеристиките по параграф 1 включват:
а)
нивата на качество;
б)
екологичните характеристики;
в)
когато е възможно, критериите за достъпност за хора с увреждания или проектирането за всички ползватели;
г)
равнищата и процедурите за оценка на съответствието;
д)
годността за употреба;
е)
безопасността или размерите, включително за доставките, търговското наименование и указанията за употреба, както и за всички поръчки - терминологията, символите, тестовете и методите за тестване, опаковката, маркировката и етикетирането, производствените процедури и методи;
ж)
при поръчките за строителни работи - процедурите във връзка с гарантирането на качеството и правилата във връзка с проектирането и остойностяването, условията за тестване, проверка и приемане на извършените работи и строителните методи или способи, както и всички останали технически условия, които възложителят може да наложи в съответствие с общи или специални разпоредби във връзка със завършените работи и вложените материали или части.
3. Техническите спецификации се формулират по един от следните начини:
а)
чрез позоваване на европейските стандарти, на европейските технически одобрения или на общите технически спецификации, когато има такива, на международните стандарти, на други технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, или, ако няма такива, на техните национални еквиваленти; всяко позоваване е последвано от израза „или равностоен“;
б)
от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, които могат да включват екологични характеристики и които следва да бъдат достатъчно подробни, за да могат оферентите да определят предмета на поръчката, а възложителите да я възложат;
в)
чрез съчетаване на горепосочените два метода на формулиране.
4. Когато възложителите използват възможността да се позоват на спецификациите по параграф 3, буква а), те нямат право да отхвърлят оферта на основание, че не отговаря на спецификациите, ако оферентът или кандидатът докаже удовлетворително за възложителя чрез подходящи средства, че офертата изпълнява определените условия по равностоен начин.
За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
5. Когато възложителите използват възможността, предоставена в параграф 3, буква б), да определят спецификациите от гледна точка на изпълнението или функционалните изисквания, те нямат право да отхвърлят оферта, която отговаря на национален стандарт, който транспонира европейски стандарт, на европейско техническо одобрение или общи технически спецификации, на международен стандарт или технически референтни системи, създадени от европейските органи по стандартизация, ако тези спецификации се отнасят до изискваното изпълнение или функционалните изисквания.
Оферентът трябва да докаже по удовлетворителен начин за възложителя и с всички подходящи средства, че офертата отговаря на условията за изпълнение или функционалните изисквания, определени от възложителя. За удовлетворителен начин се счита представянето на техническо досие на производителя или доклад от тестването от признат орган.
6. Когато възложителите установяват екологични характеристики по отношение на изпълнението или функционалните изисквания, те могат да използват подробните спецификации или, ако е необходимо, части от тях, както са определени от европейските, мултинационалните или националните екоетикети или от всякакъв друг екоетикет, при условие че са изпълнени следните условия:
а)
използваните спецификации са подходящи за определяне на характеристиките на доставките или услугите, които са предмет на поръчката;
б)
изискванията за етикета са изготвени на базата на научна информация;
в)
екоетикетите са приети при използването на процедура, в която могат да участват всички заинтересовани страни, като държавни органи, потребители, производители, дистрибутори и екологични организации;
г)
всички заинтересовани страни имат достъп до екоетикетите.
7. Възложителите могат да посочат, че за продуктите или услугите, които носят екоетикет, се предполага, че отговарят на техническите спецификации, установени в документите за поръчката. Те приемат всички други подходящи доказателства, като техническо досие на производителя или доклад от тестването, представен от признат орган. Признатият орган за целите на параграфи 4, 5 и 6 е лаборатория за тестване и калибриране или орган за сертифициране и инспекции, който отговаря на приложимите европейски стандарти.
8. Освен в изключителни случаи поради предмета на поръчката, спецификациите не могат да се позовават на конкретен модел или източник, определен процес, търговска марка, патент, тип, определен произход или производство, които биха облагодетелствали или изключили определени продукти или икономически оператори.
Когато не е възможно да се представи достатъчно подробно и разбираемо описание на предмета на поръчката, позоваването е последвано от израза „или равностоен“.
Член 140
Преразглеждане на цената
(член 105 от Финансовия регламент)
1. В тръжната документация ясно се посочва дали трябва да се определи твърда цена, която не подлежи на преразглеждане.
2. В противен случай в тръжната документация се посочват условията и/или формулите за преразглеждане на цените по време на действието на договора. В такива случаи възложителят взема предвид по-специално:
а)
предмета на процедурата за обществена поръчка и икономическата ситуация, в която тя се извършва;
б)
вида задачи и договор и техните срокове;
в)
финансовите си интереси.
Член 141
Незаконни действия, водещи до отстраняване
(член 106 от Финансовия регламент)
Случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, включват всички незаконни дейности в ущърб на финансовите интереси на Съюза, и по-специално следните:
а)
случаи на измама по член 1 от Конвенцията за защита на финансовите интереси на Европейските общности, изготвена с акт на Съвета от 26 юли 1995 г. (12);
б)
случаи на корупция по член 3 от Конвенция за борбата с корупцията, в която участват длъжностни лица на Европейските общности или длъжностни лица на държавите - членки на Европейския съюз, изготвена с акт на Съвета от 26 май 1997 г. (13);
в)
случаи на участие в престъпни организации съгласно член 2 от Рамково решение 2008/841/ПВР на Съвета (14);
г)
случаи на изпиране на пари, определени в член 1 от Директива 2005/60/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (15);
д)
случаи на терористични престъпления, престъпления, свързани с терористични дейности, както и подбудителство, помагачество, съучастие или опит за извършване на такива престъпления, определени в членове 1, 3 и 4 от Рамково решение 2002/475/ПВР на Съвета (16).
Член 142
Прилагане на критериите за отстраняване и продължителност на отстраняването
(членове 106, 107, 108 и 109 от Финансовия регламент)
1. За да се определи продължителността на отстраняването и да се гарантира спазване на принципа на пропорционалност, отговорната институция отчита по-специално сериозността на фактите, включително тяхното въздействие върху финансовите интереси и репутацията на Съюза, изминалото време, продължителността и повторяемостта на нарушението, наличието на умисъл или степента на небрежност на въпросния субект и предприетите от субекта мерки за поправяне на положението.
При определяне на срока на отстраняване отговорната институция дава възможност на съответния кандидат или оферент да изрази своето становище.
Когато срокът на отстраняването е определен съгласно приложимото право от органите или организациите по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, Комисията прилага този срок в рамките на максималната продължителност, посочена в член 106, параграф 4 от Финансовия регламент. Срокът по член 106, параграф 4 от Финансовия регламент се определя на най-много пет години, считано от следните дати:
а)
от датата на съдебното решение със сила на пресъдено нещо - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, букви б) и д) от Финансовия регламент;
б)
от датата на извършване на нарушението или, в случаи на продължаващи или повтарящи се нарушения, от датата на прекратяване на нарушението - за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, когато нарушението е свързано с договори със съответната институция.
За целите на буква б) от трета алинея ако тежкото професионално нарушение е установено с решение на публичен орган или международна организация, се прилага датата на решението.
Срокът на отстраняване може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в букви а) и б) от трета алинея, при спазване разпоредбите на параграф 1.
2. Кандидатите или оферентите се отстраняват от участие в процедури за обществени поръчки и безвъзмездни средства, докато се намират в едно от положенията, посочени в член 106, параграф 1, букви а) и г) от Финансовия регламент.
Член 143
Доказателства
(членове 106 и 107 от Финансовия регламент)
1. Кандидатите и оферентите подават декларация с дата и подпис, в която заявяват, че не попадат в никое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
Въпреки това в случай на ограничена процедура, състезателен диалог и процедура на договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато възложителят ограничава броя на кандидатите, които ще покани да преговарят или да изпратят оферта, всички кандидати представят сертификатите, посочени в параграф 3.
В зависимост от своята оценка на риска възложителят може да не поиска декларацията по първа алинея за поръчките, посочени в член 137, параграф 2. Въпреки това за поръчките, посочени в член 265, параграф 1, член 267, параграф 1 и член 269, параграф 1, възложителят може да не поиска тази декларация за поръчки на стойност от 20 000 EUR или по-малко.
2. Оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, представя в срок, указан от възложителя и предхождащ подписването на договора, доказателството, посочено в параграф 3 от настоящия член, за потвърждение на декларацията по параграф 1 от настоящия член в следните случаи:
а)
за обществените поръчки, възложени от институциите за техни нужди, на стойност, равна на посочените в член 170, параграф 1 прагове или по-голяма от тях;
б)
за обществените поръчки в областта на външните дейности, чиято стойност е равна на праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а), или по-голяма от тях.
За обществените поръчки на стойност, по-ниска от праговете, посочени в букви а) и б) от първа алинея от настоящия параграф, възложителят, ако има съмнения, че оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, попада в някое от положенията на отстраняване, може да изиска от него да предостави доказателството, посочено в параграф 3.
3. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът, на когото ще бъде възложена поръчката, не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, букви а), б) или д) от Финансовия регламент, наскоро издадено свидетелство за съдимост или, при липса на такова, еквивалентен документ, издаден наскоро от съдебен или административен орган на страната по произход, доказващ, че тези изисквания са изпълнени. Възложителят приема като удовлетворително доказателство за това, че кандидатът или оферентът не попада в някое от положенията, описани в член 106, параграф 1, буква а) или г) от Финансовия регламент, наскоро издаден сертификат от компетентния орган на съответната държава.
Когато документът или сертификатът, посочен в параграф 1 от настоящия член, не е издаден в съответната държава, и за останалите случаи на отстраняване, посочени в член 106 от Финансовия регламент, той може да бъде заместен от клетвена декларация или при невъзможност от официална декларация на заинтересованото лице пред съдебен или административен орган, нотариус или квалифицирана професионална организация в страната му по произход.
4. Съгласно националното законодателство на страната, където е установен кандидатът или оферентът, документите, посочени в параграфи 1 и 3, се отнасят за физическите и юридическите лица, включително когато възложителят прецени, че е необходимо, директорите на предприятия и всяко друго лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо кандидата или оферента.
5. Когато имат съмнения дали кандидатите или оферентите попадат в някое от положенията на отстраняване, възложителите могат да се обърнат към компетентните органи, посочени в параграф 3, за да получат информацията, която счетат за необходима за тази ситуация.
6. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документното доказателство, посочено в параграф 3, ако това доказателство вече му е било представено за целите на друга процедура за обществена поръчка и ако документите не са издадени преди повече от една година и още са валидни.
В този случай кандидатът или оферентът декларира, че документното доказателство вече е било предоставено при предишна процедура за обществена поръчка и че няма промяна в неговото положение.
7. При поискване от възложителя кандидатът или оферентът представят декларация от планирания подизпълнител, удостоверяваща, че той не е в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
При съмнение относно декларацията възложителят поисква доказателството, посочено в параграфи 3 и 4. Параграф 5 се прилага, когато е подходящо.
Член 144
Централна база данни
(член 108 от Финансовия регламент)
1. Институциите, изпълнителните агенции и органите, посочени в член 108, параграф 1 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, причините и срока на отстраняване.
Те предоставят още информация относно лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, когато тези лица се намират в някое от положенията, посочени в членове 106 и 107 и член 109, параграф 1, буква б) и параграф 2, буква а) от Финансовия регламент.
Органите и структурите, посочени в член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент, предават на Комисията в установен от нея формат информация относно третите страни, които са в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Финансовия регламент, когато тяхното поведение е навредило на финансовите интереси на Съюза, както и лицата с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо третите страни със статут на юридически лица, като:
а)
вида на тяхната присъда;
б)
продължителността на отстраняването от процедури за обществена поръчка, когато е приложимо.
2. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 определят лицата, упълномощени да съобщават на Комисията и да получават от нея информацията, съдържаща се в базата данни.
В случая на институциите, агенциите, органите и структурите по член 108, параграф 1 от Финансовия регламент определените лица предоставят възможно най-бързо информацията на счетоводителя на Комисията и при необходимост правят заявка за въвеждане, промяна или заличаване на данни в базата.
В случая на органите и структурите по член 108, параграф 2 от Финансовия регламент определените лица предоставят исканата информация на разпоредителя с бюджетни кредити на Комисията, отговорен за съответната програма или действие, в срок от три месеца след постановяване на присъдата.
Счетоводителят на Комисията въвежда, променя или заличава данни в базата. Посредством защитен протокол той предоставя всеки месец на определените лица утвърдени данни, съдържащи се в базата.
3. Институциите, агенциите, органите и структурите по параграф 1 удостоверяват пред Комисията, че съобщената от тях информация е изготвена и предадена в съответствие с принципите, определени в Регламент (ЕО) № 45/2001 и в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (17) относно защитата на личните данни.
По-специално те уведомяват предварително всички трети страни или лица, посочени в параграф 1, че техните данни могат да бъдат включени в база данни и съобщавани от Комисията на определените лица по параграф 2. При необходимост те актуализират предадената информация след поправка, заличаване или промяна на данните.
Всяко лице, включено в базата данни, има право да получи информация за данните, които се съхраняват за него, като отправи искане до счетоводителя на Комисията.
4. Държавите членки предприемат необходимите мерки за подпомагане на Комисията за ефикасното управление на базата данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
В споразуменията с органите на трети държави и всички структури по член 108, параграфи 2 и 3 от Финансовия регламент се предвиждат съответните правила за гарантиране на спазването на тези разпоредби и на принципите относно защитата на личните данни.
Член 145
Административни и финансови санкции
(членове 109 и 131 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на предвидените в договора санкции, кандидатите или оферентите и изпълнителите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама или тежко са нарушили договорните си задължения, могат да бъдат отстранени от всички поръчки и безвъзмездни средства, финансирани от бюджета на Съюза, за максимум пет години от датата на потвърждаване на нарушението, след състезателна процедура с участието на кандидата, оферента и изпълнителя.
Този период може да бъде удължен до десет години при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата по първа алинея.
2. На оферентите или кандидатите, които са направили декларации с невярно съдържание, допуснали са съществени грешки, извършили са нарушения или измама, може също така да се налага финансова санкция в размер от 2 % до 10 % от общата предвидена стойност на възлаганата поръчка.
На изпълнителите, които тежко са нарушили договорните си задължения, могат да се налагат финансови санкции в размер от 2 % до 10 % от общата стойност на въпросния договор.
Размерът на санкцията може да се увеличи на 4 % до 20 % при повторно нарушение, допуснато в рамките на пет години от датата, посочена в параграф 1, първа алинея.
3. Институцията определя административните или финансовите санкции, отчитайки по-специално елементите по член 142, параграф 1.
Член 146
Критерии за подбор
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят ясни и недискриминационни критерии за подбор.
2. Критериите за подбор се прилагат за всяка процедура за обществена поръчка, за да се оценят финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите.
Възложителят може да определи минимални нива на възможностите, под които кандидатите не могат да бъдат избрани.
3. От всеки оферент или кандидат могат да се поискат доказателства за неговата правоспособност според националното законодателство да изпълни поръчката, като вписване в търговски или професионален регистър, клетвена декларация или удостоверение, членство в определена организация, изрично пълномощно или вписване в регистъра по данъка върху добавената стойност (наричан по-нататък „ДДС“).
4. В обявлението за обществена поръчка, в поканата за изразяване на интерес или в поканата за представяне на оферта възложителите посочват избраните документи за проверка на статута и правния капацитет на оферентите или кандидатите.
5. Информацията, поискана от възложителя като доказателство за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, както и минималните изисквани нива на възможностите съгласно параграф 2, не могат да излизат извън предмета на поръчката и отчитат законните интереси на икономическите оператори, по-конкретно по отношение на защитата на техническите и търговските тайни на дружеството.
6. Възложителят може, според своята преценка на риска, да реши да не изисква доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите при следните поръчки:
а)
поръчки, възлагани от институциите за техни нужди, на стойност, не по-висока от стойността, посочена в член 137, параграф 1;
б)
поръчки, възлагани в областта на външните дейности, на стойност, по-ниска от праговете, посочени в член 265, параграф 1, буква а), член 267, параграф 1, буква а) или член 269, параграф 1, буква а).
Когато възложителят реши да не изиска доказателства за финансовите, икономическите, техническите и професионалните възможности на кандидатите или оферентите, не се извършва предварително финансиране, освен ако се предостави финансова гаранция в размер на съответната сума.
Член 147
Икономически и финансови възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Доказателство за икономическите и финансовите възможности може по-специално да се представи чрез един или повече от следните документи:
а)
подходящи декларации от банки или, ако е необходимо, доказателство за подходяща застраховка за обезщетение при професионален риск;
б)
финансови отчети за не повече от последните три години, за които сметките са били приключени;
в)
справка за общия оборот и оборота във връзка със строителните работи, доставките или услугите, до които се отнася поръчката, за период от не повече от последните налични три финансови години.
2. Възложителят може да освободи даден кандидат или оферент от задължението да предостави документните доказателства, посочени в параграф 1, ако тези доказателства вече са му били представени за целите на друга процедура за обществена поръчка и все още отговарят на изискванията по параграф 1.
Ако по изключителни причини, които възложителят сметне за основателни, оферентът или кандидатът не е в състояние да представи поисканите от възложителя справки, той може да докаже икономическите и финансовите си възможности чрез други средства, които възложителят приеме за подходящи.
3. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
Възложителят може да изиска от икономическия оператор и субектите, посочени в първа алинея, да бъдат солидарно отговорни за изпълнението на поръчката.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на възможностите на членовете на обединението или на други субекти.
Член 148
Технически и професионални възможности
(член 110, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Техническите и професионалните възможности на икономическите оператори се оценяват и проверяват в съответствие с параграфи 2 и 3. При процедури за обществени поръчки за доставки, изискващи монтаж и инсталиране, услуги и/или строителни работи, възможностите се оценяват по-специално по отношение на тяхното ноу-хау, ефективност, опит и надеждност.
2. В зависимост от характера, количеството или мащаба и целта на доставките, услугите или строителните работи, които следва да бъдат извършени, доказателство за техническите и професионалните възможности на икономическите оператори може да се представи въз основа на един или повече от следните документи:
а)
образователната и професионалната квалификация на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи и/или на ръководния екип на фирмата, и по-конкретно на лицето/лицата, което/които отговаря(т) за предоставянето на услугите или извършването на работите;
б)
списък:
i)
на най-важните предоставени услуги и извършени доставки през последните три години с посочване на сумите, датите и обществените или частните бенефициери;
ii)
на извършените строителни работи през последните пет години с посочване на сумите, датите и мястото;
в)
описание на техническото оборудване, инструментите и материалната база, които фирмата ще използва за изпълнение на поръчката за услуги или за строителни работи;
г)
описание на техническото оборудване и мерките за осигуряване на качеството на доставките и услугите, както и описание на базата на фирмата за проучвания и изследвания;
д)
посочване на участващите технически лица или органи, независимо дали пряко принадлежат към фирмата, особено на отговарящите за контрола на качеството;
е)
по отношение на доставките: мостри, описания и/или автентични снимки и/или удостоверения от признати официални институти или служби за контрол на качеството, които удостоверяват съответствието на стоките с действащите спецификации или стандарти;
ж)
справка за средногодишния брой служители и броя ръководни кадри на доставчика на услуги или изпълнителя на строителни работи за последните три години;
з)
посочване на дела от поръчката, която доставчикът на услуги възнамерява да възложи на подизпълнители;
и)
при поръчки за строителни работи и услуги и само в подходящи случаи, посочване на мерките за екологично управление, които икономическият оператор ще може да приложи при изпълнението на поръчката.
Когато услугите или доставките по буква б), подточка i) от първа алинея се доставят на възложителя, доказателството за изпълнение е под формата на удостоверения, издадени или заверени от компетентния орган.
За целите на буква б), подточка ii) от първа алинея към списъка на най-важните извършени строителни работи се прилагат удостоверения за удовлетворително изпълнение, в които се посочва дали строителните работи са извършени професионално и изцяло.
3. Когато услугите или стоките, които ще бъдат доставени, са сложни или по изключение се изискват за специфична цел, доказателството за техническите и професионалните възможности може да се осигури чрез проверка от страна на възложителя или от негово име от компетентен официален орган на страната на установяване на доставчика на услуги или стоки със съгласието на този орган. Проверките се отнасят до техническите възможности на доставчика и неговите производствени мощности, както и, при необходимост, до базата му за проучвания и изследвания и мерките за контрол на качеството.
4. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски серии стандарти, сертифицирани от акредитирани организации. Въпреки това възложителите приемат и други доказателства за еквивалентни мерки за гарантиране на качеството от икономическите оператори, които нямат достъп до такива сертификати или нямат възможност да ги получат в съответните срокове.
5. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор съблюдава определени схеми или стандарти за екологично управление, те се позовават на Схемата на Европейския съюз за екологично управление и одит или на други схеми за екологично управление, признати съгласно член 45 от Регламент (ЕО) № 1221/2009 на Европейския парламент и на Съвета (18), или на други стандарти за екологично управление, основани на съответните европейски или международни стандарти от акредитирани организации. Възложителите признават еквивалентни сертификати от организации, установени в други държави членки. Те приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за екологично управление.
6. Икономическият оператор може, когато е уместно и за определена поръчка, да разчита на възможностите на други субекти, независимо от правния характер на връзките му с тях. В този случай той трябва да докаже пред възложителя, че ще има на свое разположение необходимите ресурси за изпълнение на поръчката, например чрез представяне на ангажимент от страна на тези субекти да предоставят на негово разположение необходимите ресурси.
При същите условия посоченото в член 121, параграф 5 обединение на икономически оператори може да разчита на капацитета на членовете на обединението или на други субекти.
7. В случай на поръчка за строителни работи, за услуги, както и при монтаж и инсталиране в контекста на поръчка за доставки, възложителят може да изиска определени задачи от ключово значение да бъдат изпълнени пряко от самия оферент или, ако офертата е подадена от обединение на икономически оператори, посочено в член 121, параграф 6, от даден участник в обединението.
8. Възложителите могат да заключат, че икономическите оператори няма да изпълнят поръчката съобразно подходящия стандарт за качество, ако установят, че те имат конфликт на интереси, който може да засегне по негативен начин изпълнението на поръчката.
Член 149
Условия и критерии за възлагане
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга член 107 от Финансовия регламент, поръчките се възлагат по един от следните два начина:
а)
чрез процедурата за автоматично възлагане, като в този случай поръчката се възлага на оферента, чиято оферта предлага най-ниската цена при редовност и изпълнение на определените условия;
б)
чрез процедурата за възлагане на оферента, предложил икономически най-изгодната оферта.
2. За да определи коя е икономически най-изгодната оферта, възложителят взема предвид посочената цена и други качествени критерии, оправдани от предмета на поръчката, като например технически предимства, естетически и функционални характеристики, екологични характеристики, оперативни разходи, рентабилност, срокове на изпълнение, следпродажбено обслужване и техническа помощ. Възложителят може да определи минимални равнища на качеството. Офертите под тези равнища на качеството се отхвърлят.
3. Възложителят посочва в обявлението за обществена поръчка, в спецификацията или в описателния документ тежестта, която придава на всеки от критериите за определяне на икономически най-изгодната оферта. Тази тежест може да бъде изразена като интервал с подходящ максимален диапазон.
Тежестта, която се дава на цената спрямо другите критерии, не трябва да има за резултат неутрализирането на критерия цена при избора на изпълнител, без да се засягат рамките, определени от институцията за заплащането на определени услуги, като експертните услуги за извършване на оценка.
Ако по изключение претеглянето е технически невъзможно, особено с оглед на предмета на поръчката, възложителят само подрежда приложимите критерии в низходящ ред по важност.
Член 150
Използване на електронни търгове
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Възложителите могат да използват електронни търгове, в които се представят новите цени, преразгледани в посока понижаване, и/или новите стойности, засягащи някои елементи от офертата.
За целите на първа алинея възложителите използват повтарящ се електронен процес (електронен търг), който се извършва след първоначално цялостно оценяване на офертите, позволяващо тяхното класиране чрез методи на автоматичното оценяване.
2. При открити процедури, ограничени процедури или процедури на договаряне в посочения в член 135, параграф 1, буква а) случай възложителите могат да решат, че възлагането на обществена поръчка ще бъде предшествано от електронен търг, когато тръжните спецификации могат да бъдат прецизно описани.
При същите обстоятелства електронен търг може да бъде проведен при повторното откриване на конкурс между страните по рамков договор, както е посочено в член 122, параграф 3, буква б), както и при откриване на конкурс за поръчки, които ще бъдат възложени съгласно динамичната система за покупки, посочена в член 131.
Електронният търг се базира или единствено на цените, като в този случай поръчката се възлага по най-ниската цена, или на цените и/или стойностите на компонентите на офертите, посочени в спецификацията, като тогава поръчката се възлага на оферента с най-изгодната оферта.
3. Възложителите, които вземат решение да проведат електронен търг, посочват този факт в обявлението за обществена поръчка.
Спецификацията включва следните подробности:
а)
компонентите, чиито стойности ще бъдат предмет на електронния търг, при условие че тези компоненти са количествено измерими и могат да бъдат изразени в цифри или проценти;
б)
всички ограничения на стойностите, които могат да бъдат представени, както произтичат от спецификациите, свързани с предмета на поръчката;
в)
информацията, която ще бъде предоставена на оферентите в хода на електронния търг, и когато е уместно, момента на предоставянето ѝ;
г)
съответната информация за хода на електронния търг;
д)
условията, при които оферентите ще могат да правят оферта, по-специално минималните разлики, които ще бъдат изисквани при предлагането на оферти, когато е уместно;
е)
съответната информация относно използваното електронно оборудване, както и техническите условия и спецификации за връзката.
4. Преди стартирането на електронния търг възложителите извършват цялостна първоначална оценка на офертите в съответствие с определените критерии за възлагане и тяхната тежест.
Всички оференти, които са представили приемливи оферти, биват поканени едновременно по електронен път да представят нови цени и/или нови стойности; поканата съдържа всякаква необходима информация относно индивидуалната връзка с използваното електронно оборудване, като в нея се посочват датата и часът на стартиране на електронния търг. Електронният търг може да се проведе на няколко последователни етапа. Електронният търг не може да стартира по-рано от два работни дни след датата, на която са изпратени поканите.
5. Когато поръчката ще бъде възложена на базата на икономически най-изгодната оферта, поканата се придружава от резултатите от цялостната оценка на съответната оферта, извършена в съответствие с тежестта на всеки от критериите, предвидена в член 149, параграф 3, първа алинея.
В поканата се посочва и математическата формула, която трябва да се използва в електронния търг за определяне на автоматичните нови класирания на базата на представените нови цени и/или нови стойности. Тази формула включва тежестта на всички критерии, които са определени с цел идентифициране на икономически най-изгодната оферта, както е посочено в обявлението за обществената поръчка или в спецификацията. За тази цел обаче всички интервали се намаляват предварително до определена стойност.
Когато са разрешени варианти, за всеки вариант се предвижда отделна формула.
6. На всеки етап от електронния търг възложителите незабавно съобщават на всички оференти поне достатъчна информация, която да им позволи да определят относителното си класиране във всеки един момент. Те могат да съобщават и друга информация, свързана с другите предложени цени или стойности, при условие че това е посочено в спецификацията. Също така възложителите могат по всяко време да съобщават броя на участниците на съответния етап на търга. Те не могат обаче да разкриват самоличността на оферентите на който и да е етап от електронния търг.
7. Възложителите закриват електронния търг по един или повече от следните начини:
а)
като посочват в поканата за участие в търга предварително определената дата и час;
б)
когато не получават повече нови цени или нови стойности, които отговарят на изискванията относно минималните разлики;
в)
когато завършат всички етапи от търга, чийто брой е определен в поканата за участие.
За целите на буква б) от първа алинея възложителите посочват в поканата за участие в търга срока, който ще спазят след получаването на последната оферта, преди да приключат електронния търг.
Когато възложителите са взели решение да закрият електронния търг в съответствие с буква в) от първа алинея, евентуално в съчетание с условията по буква б) от първа алинея, в поканата за участие в търга следва да се посочи времевият график за всеки етап на търга.
8. След приключването на електронния търг възложителите възлагат поръчката в съответствие с член 149 на базата на резултатите от електронния търг.
Възложителите не могат да използват по некоректен начин електронните търгове, както и не могат да ги използват по начин, който възпрепятства, ограничава или нарушава конкуренцията или променя предмета на поръчката, описан в публикуваното обявление за обществената поръчка и дефиниран в спецификацията.
Член 151
Оферти с необичайно ниска стойност
(член 110, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Ако за дадена поръчка офертите изглеждат с необичайно ниска стойност, възложителят, преди да ги отхвърли единствено на това основание, отправя искане в писмена форма за подробности относно съставните елементи на офертата, които смята за значими, и проверява тези съставни елементи след надлежно изслушване на страните, като взема предвид представените обяснения. Тези подробности могат да се отнасят по-специално до изпълнението на разпоредбите относно защитата на заетостта и условията на труд, които са в сила на мястото, където ще се извършат строителните работи, услугата или доставката.
Възложителят може по-конкретно да вземе предвид обясненията във връзка с:
а)
икономическите аспекти на производствения процес, на предоставянето на услугите или строителния метод;
б)
избраните технически решения или изключително благоприятните условия на разположение на оферента;
в)
оригиналността на офертата.
2. Когато установи, че офертата е с необичайно ниска стойност в резултат на предоставена държавна помощ, възложителят може да отхвърли офертата единствено на това основание само ако оферентът не е в състояние да докаже в разумен срок, определен от възложителя, че съответната помощ е предоставена окончателно и в съответствие с процедурите и решенията, посочени в правилата на Съюза относно държавните помощи.
Член 152
Срок за получаване на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Възложителите определят в календарни дни задължителен срок за получаване на офертите и заявленията за участие. Срокът е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и подходящ период за подготовка и подаване на офертите, като отчита по-конкретно сложността на поръчката или необходимостта от посещение на мястото или справка на място с документите, приложени към спецификациите.
2. При открити процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 52 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществената поръчка.
3. При ограничените процедури при случаи, в които се използва състезателният диалог съгласно член 132, и при процедурите на договаряне с публикуване на обявление за обществена поръчка за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на заявленията за участие е не по-кратък от 37 дни от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка.
При ограничените процедури за поръчки на стойност, равна на определените в член 170, параграф 1 прагове или по-висока от тях, срокът за получаването на офертите е не по-кратък от 40 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти.
Въпреки това след изпращането на посочената в член 136, параграф 1 покана за изразяване на интерес при процедурите срокът е:
а)
не по-кратък от 21 дни от датата, на която е изпратена поканата за представяне на оферти, за получаване на оферти по процедурата, посочена в член 136, параграф 1, буква а) и член 136, параграф 3, буква б), подточка i);
б)
не по-кратък от 10 дни за получаване на заявления за участие и не по-кратък от 21 дни за получаване на оферти в случая на двуетапната процедура, посочена в член 136, параграф 3, буква б), подточка ii).
4. Когато в съответствие с член 123, параграф 2 възложителите са изпратили за публикуване обявление за предварителна информация или самите те са публикували обявление за предварителна информация в профила си на купувач за поръчки над праговете по член 170, параграф 1, срокът за получаване на оферти може да бъде принципно съкратен на 36 дни, но при никакви обстоятелства не е по-кратък от 22 дни от датата на изпращане на обявлението за обществената поръчка или поканата за представяне на оферти.
Съкратените срокове, посочени в първа алинея, са разрешени само ако обявлението за предварителна информация отговаря на следните условия:
а)
то съдържа цялата необходима информация за обявлението за обществена поръчка, доколкото тази информация е налична към момента на публикуване на обявлението;
б)
то е било изпратено за публикуване между 52 дни и 12 месеца преди датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка.
5. Сроковете за получаване на оферти могат да бъдат съкратени с пет дни, ако от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка или поканата за изразяване на интерес е налице неограничен и директен достъп по електронен път до всички документи, които съставляват поканата за представяне на оферти.
Член 153
Срокове за достъп до тръжната документация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, спецификацията или описателните документи в посочената в член 132 процедура, както и допълнителните документи, се изпращат в рамките на пет календарни дни от получаването на искането на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти, при спазване на разпоредбите на параграф 4. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за документи, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представянето на офертите.
2. При условие че искането е отправено своевременно преди крайния срок за подаване на офертите, допълнителна информация относно спецификацията, или описателните или допълнителните документи се предоставя едновременно на всички икономически оператори, които са поискали спецификацията или са изразили интерес за участие в диалога или за представяне на оферти възможно най-бързо и не по-късно от шест календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите или, в случай на искания за информация, получени по-малко от осем календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите, възможно най-бързо след получаване на искането. Възложителите не са длъжни да отговарят на искания за допълнителна информация, които са отправени по-малко от пет работни дни преди крайния срок за представяне на офертите.
3. Ако по някакви причини спецификациите и допълнителните документи или информация не могат да бъдат предоставени в сроковете по параграфи 1 и 2 от настоящия член или когато офертите могат да бъдат направени само след посещение на място или справка на място с приложените към спецификациите документи, срокът за получаване на оферти по член 152 се удължава, за да се даде възможност на всички икономически оператори да се запознаят с необходимата информация за изготвяне на офертите. Удължаването се обявява по подходящ начин в съответствие с разпоредбите на членове 123-126.
4. Параграф 1 от настоящия член не се прилага при откритата процедура, включително при посочената в член 131 динамична система за покупки, ако е налице неограничен и пълен директен достъп по електронен път до цялата покана за представяне на оферти, както и до всички допълнителни документи. В посоченото в член 123, параграф 3 обявление за обществена поръчка се посочва интернет адресът, на който може да бъде направена справка с тези документи.
Член 154
Срокове при спешни случаи
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Когато поради обоснована неотложност е невъзможно спазването на минималните срокове, установени в член 152, параграф 3 за ограничените процедури и процедурите на договаряне, при които е публикувано обявление за обществена поръчка, възложителите могат да определят следните срокове в календарни дни:
а)
срок за получаване на заявленията за участие, който не може да бъде по-кратък от 15 дни от датата, на която е изпратено обявлението за обществена поръчка, или 10 дни, ако обявлението е изпратено по електронен път на Службата за публикации;
б)
срок за получаване на офертите, който не може да бъде по-кратък от 10 дни от датата на изпращане на поканата за представяне на оферти.
2. При ограничените процедури и ускорените процедури на договаряне, при условие че е поискана навреме, на всички кандидати или оференти се предава допълнителна информация за спецификациите не по-късно от четири календарни дни преди крайния срок за получаване на офертите.
Член 155
Методи на комуникация
(член 111, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Условията за подаване на офертите и заявленията за участие се определят от възложителя, който може да избере един-единствен метод за подаване. Офертите и заявленията за участие могат да бъдат подавани с писмо или по електронен път. Заявленията за участие могат да бъдат подавани и по факс.
Избраните начини за комуникация са общодостъпни и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на офертите и заявленията за участие е запазена и възложителите проверяват съдържанието на офертите и заявленията за участие само след като е изтекъл определеният за тяхното подаване срок;
г)
осигурена е защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Когато е необходимо, за целите на доказателствата с правна сила възложителите могат да вземат решение, съгласно което представените по факс заявления за участие трябва да бъдат потвърдени с писмо или по електронен път възможно най-бързо и при всички случаи преди определената в член 152 крайна дата.
2. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, използваните инструменти и техническите им характеристики са недискриминиращи по естеството си, общодостъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии, както и не ограничават достъпа на икономическите оператори до процедурата за обществена поръчка.
3. С изключение на поръчките под прага по член 170, параграф 1, устройствата за електронното получаване на оферти и заявления за участие гарантират чрез технически средства и подходящи процедури, че:
а)
икономическият оператор може да бъде идентифициран със сигурност;
б)
точният час и дата на получаване на офертите и заявленията за участие може да се определи точно;
в)
може в разумна степен да се гарантира, че никой няма достъп до данните, предавани съгласно тези изисквания, преди посочения краен срок;
г)
ако тази забрана за достъп бъде нарушена, може в разумна степен да се гарантира, че нарушението може да бъде недвусмислено установено;
д)
само упълномощени лица могат да определят или променят датите за отварянето на получените данни;
е)
по време на различните етапи на процедурата за обществена поръчка достъпът до цялата предоставена информация или до част от нея трябва да бъде възможен единствено чрез едновременни действия на упълномощените лица;
ж)
едновременните действия на упълномощените лица трябва да дават достъп до предадените данни само след определената дата;
з)
данните, получени и отворени в съответствие с тези изисквания, трябва да останат достъпни само за лицата, упълномощени да се запознаят с тях.
4. Когато възложителят разреши представянето на офертите и заявленията за участие по електронен път, електронните документи, изпратени чрез такива системи, се приемат за оригинали и се смята, че са подписани от упълномощен представител на икономическия оператор.
5. Когато представянето се извършва с писмо, оферентите или кандидатите могат да изберат да представят оферти или заявления за участие:
а)
по пощата или по куриер, при което в поканата за представяне на оферти се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата на разписката за предаване;
б)
с доставка на ръка до помещенията на институцията, лично от оферента или кандидата или чрез посредник; за тази цел в поканата за представяне на оферти в допълнение към посочената в член 138, параграф 2, буква а) информация се посочва отделът, на който трябва да бъдат предоставени офертите или заявленията за участие срещу подписана и датирана разписка.
6. С цел запазване на тайната и избягване на затрудненията при изпращането на офертите с писмо поканата за представяне на оферти трябва да съдържа следната разпоредба:
Офертите се подават в запечатан плик, който на свой ред е поставен в друг запечатан плик. На вътрешния плик се отбелязват наименованието на отдела, до когото е адресиран пликът съгласно поканата за подаване на оферти, както и думите „Покана за представяне на оферти - да не се отваря от пощенските служби“. Ако се използват самозалепващи се пликове, те трябва да бъдат запечатани със залепваща се лента и подателят трябва да се подпише върху нея.
Член 156
Тръжни гаранции
(член 111, параграф 3 от Финансовия регламент)
Възложителят може да поиска тръжна гаранция, която се предоставя съгласно член 163 и представлява от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката.
Тръжната гаранция се освобождава, когато обществената поръчка бъде възложена. Ако в предвидения срок не бъде представена оферта или ако офертата впоследствие бъде оттеглена, гаранцията се задържа.
Член 157
Отваряне на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 4 от Финансовия регламент)
1. Отварят се всички заявления за участие и оферти, които отговарят на изискванията на член 155.
2. За поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1, отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за отваряне на офертите.
Комисията за отваряне на офертите се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на засегнатата институция и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент. В представителствата или местните звена, посочени в член 72 от настоящия регламент или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията по отварянето се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията по отварянето трябва, доколкото това е възможно, да отразява междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Когато офертите се представят по пощата, един или повече от членовете на комисията за отваряне на офертите парафират документите, като удостоверяват датата и часа на изпращане на всяка оферта.
Те също така парафират едно от следните:
а)
всяка страница от всяка оферта;
б)
заглавната страница и страниците, които съдържат финансова информация, във всяка оферта, като целостта на първоначалната оферта се гарантира чрез съответните средства, използвани от отдел, който е независим от службата на разпоредителя с бюджетни кредити, с изключение на случаите, посочени във втора алинея от параграф 2.
При автоматично възлагане на обществената поръчка съгласно разпоредбите на член 149, параграф 1, буква а), посочените в офертите цени, които отговарят на изискванията, се обявяват публично.
Членовете на комисията подписват протокол за отварянето на получените оферти, в който се посочва кои оферти отговарят на изискванията на член 155 и кои не, както и се излагат основанията, на които офертите са отхвърлени поради несъответствие с изискванията във връзка с методите за представяне на оферти по член 155. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Член 158
Комисия за оценка на офертите и заявленията за участие
(член 111, параграф 5 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за отговарящи на изискванията на член 155, се оценяват и класират от комисия за оценка, която се сформира за всеки от двата етапа, въз основа, съответно, на предварително съобщените критерии за отстраняване и подбор и на критериите за възлагане.
Тази комисия се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да изготви консултативно становище за поръчките на стойност, надвишаваща прага, посочен в член 137, параграф 1.
Независимо от това отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да реши, че комисията за оценка следва да оцени и класира офертите на базата само на критериите за възлагане, а критериите за отстраняване и за подбор трябва да се оценят по друг подходящ начин, който да гарантира отсъствието на конфликти на интереси.
2. Комисията за оценка се състои от поне три лица, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в член 208 от Финансовия регламент, и нямат йерархическа връзка помежду си, като поне едно от тях не е подчинено на разпоредителя с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези лица изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата или местните звена, посочени в член 72 или действащи изолирано в държава членка, ако не разполагат с отделни единици, изискването за организационни единици без йерархическа връзка между тях не се прилага.
Комисията за оценка може да има същия състав както комисията за отваряне на офертите.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, комисията за оценка се назначава от отговорния разпоредител с бюджетни кредити от институцията, отговаряща за процедурата. Съставът на комисията за оценка отразява, доколкото това е възможно, междуинституционалния характер на процедурата за обществена поръчка.
3. Заявленията за участие и офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят могат да поискат от кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване и подбор, в рамките на определен от нея/него срок.
Заявленията за участие и офертите, които не са отхвърлени и които отговарят на критериите за подбор, се считат за приемливи.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за представяне на необходимата информация във връзка със съдържанието на офертата.
Член 159
Резултати от оценката
(член 112 от Финансовия регламент)
1. За оценката и класирането на заявленията за участие и офертите, които са обявени за отговарящи на изискванията, се съставя писмен протокол с дата на съставяне.
Той се подписва от всички членове на комисията за оценка. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Ако комисията за оценка не носи отговорност да проверява офертите на базата на критериите за отстраняване и подбор, писменият протокол се подписва и от лицата, на които това е възложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Писменият протокол се съхранява за бъдещи справки.
2. Писменият протокол, посочен в параграф 1, съдържа най-малко следното:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката, рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на предложените кандидати или изпълнители и основанията за избора, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен.
3. След това възложителят взема решение, което има следното минимално съдържание:
а)
името и адреса на възложителя, предмета и стойността на поръчката или предмета и максималната стойност на рамковото споразумение или динамичната система за покупки;
б)
имената на отхвърлените кандидати или оференти, както и основанията за тяхното отхвърляне;
в)
имената на приетите за разглеждане кандидати или оференти и основанията за техния подбор;
г)
основанията за отхвърлянето на оферти, чиято стойност е установена като необичайно ниска;
д)
имената на избраните кандидати или изпълнители и основанията за избора чрез позоваване на предварително обявените критерии за подбор и възлагане, както и дела от поръчката или рамковото споразумение, който изпълнителят възнамерява да възложи на трети страни, ако е известен;
е)
в случай на процедури на договаряне и състезателен диалог, обстоятелствата, посочени в членове 132, 134, 135, 266, 268, 270 и 271, които оправдават тяхното използване;
ж)
при необходимост, причините, поради които възложителят взема решение да не възложи обществена поръчка.
В случай на процедура за обществена поръчка, открита на междуинституционална основа, решението по първа алинея се взема от възложителя, отговорен за процедурата.
Член 160
Контакти между възложителите и оферентите
(член 112 от Финансовия регламент)
1. Между възложителите и оферентите могат да се осъществяват контакти по време на процедурата за възлагане на обществена поръчка по изключение при условията, посочени в параграфи 2 и 3.
2. Преди крайния срок за подаване на оферти по отношение на допълнителната документация и информация по член 153 възложителят може:
а)
по инициатива на оферентите да представи допълнителна информация единствено за изясняване същността на поръчката, като тази информация се съобщава на една и съща дата на всички оференти, които са поискали спецификациите;
б)
по собствена инициатива, при откриване на грешка, неточност, пропуск или друг технически недостатък в текста на обявлението за обществена поръчка, поканата за представяне на оферти или спецификациите, да уведоми заинтересованите лица на една и съща дата и по начин, идентичен на този, използван по отношение на първоначалната покана за представяне на оферти.
3. Ако след отварянето на офертите се налага някакво пояснение във връзка с дадена оферта или следва да се коригира явна техническа грешка в офертата, възложителят може да установи контакт с оферента, въпреки че този контакт не може да доведе до промени в условията на офертата.
4. Във всеки случай, когато е бил осъществен контакт, както и в надлежно обоснованите случаи, когато не е бил осъществен контакт, както е посочено в член 96 от Финансовия регламент, това се записва в досието за обществената поръчка.
Член 161
Информация за кандидатите и оферентите
(членове 113, 114 и 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителите информират възможно най-бързо кандидатите и оферентите за взетите решения относно възлагането на поръчката или рамковото споразумение или приемането в динамичната система за покупки, включително за мотивите за всяко решение да не се възлага поръчката или рамковото споразумение или да не се създава динамична система за поръчки, за които е проведен конкурентен търг, или за решението да се започне нова процедура.
2. В срок от не повече от 15 календарни дни след датата на получаване на писмено искане, възложителят съобщава информацията по член 113, параграф 2 от Финансовия регламент.
3. В случай на поръчки, възложени от институциите на Съюза за техни нужди, на стойност, равна на праговете по член 170, параграф 1 или по-висока от тях, и които не са изключени от обхвата на Директива 2004/18/ЕО, възложителят уведомява отпадналите оференти или кандидати, едновременно и индивидуално, по електронен път, че тяхното заявление или оферта не са били приети, на един от следните етапи:
а)
в кратък срок след вземане на решенията на базата на критериите за отстраняване и подбор и преди решението за възлагане в случай на процедура за обществена поръчка, организирана на два етапа;
б)
по отношение на решенията за възлагане и решенията за отхвърляне на оферти, възможно най-скоро след решението за възлагане и най-късно до една седмица след него.
Във всеки случай възложителят посочва причините, поради които офертата или заявлението не са били приети, и съществуващите правни средства за обжалване.
Неуспелите оференти или кандидати могат да поискат допълнителна информация относно мотивите за отхвърлянето им в писмена форма по пощата, по факс или по електронна поща; всички избрани оференти, чиито оферти не са елиминирани, могат да получат информация за характеристиките и относителните предимства на приетата оферта, както и за името на успелия оферент, без да се засяга член 113, параграф 2, втора алинея от Финансовия регламент. Възложителят отговаря в рамките на не повече от петнадесет календарни дни от получаване на искането.
Член 162
Подписване на договора
(членове 113 и 118 от Финансовия регламент)
Изпълнението на договора не може да започне, преди договорът да бъде подписан.
Раздел 4
Гаранции и корективни мерки
Член 163
Гаранции
(член 115 от Финансовия регламент)
1. Когато от изпълнителите се изисква да предоставят предварителна гаранция, тя трябва да бъде в размер и за срок, които са достатъчни за нейното активиране.
2. Гаранцията се предоставя от банка или упълномощена финансова институция. Тя може да се замени от солидарна гаранция от трета страна, при съгласието на възложителя.
Гаранцията се предоставя в евро.
С нея банката или финансовата институция, или третата страна осигурява неотменимо обезпечение или действа като пръв гарант за задълженията на изпълнителя.
Член 164
Гаранция за изпълнението
(член 115 от Финансовия регламент)
1. За да се гарантира, че строителните работи, доставките или услугите са напълно извършени, и когато окончателно приемане в съответствие с условията на договора не може да се извърши при окончателното плащане, разпоредителят с бюджетни кредити може да поиска гаранция за изпълнението за всеки отделен случай и въз основа на предварителен анализ на риска.
2. Гаранция в размер на 10 % от общата стойност на поръчката може да се учреди чрез приспадане от плащанията при тяхното извършване.
Тя може да се замени от сума, която се удържа от окончателното плащане, за да представлява гаранция до окончателното приемане на услугите, доставките или строителните работи. Сумата се определя от разпоредителя с бюджетни кредити и е пропорционална на установените рискове във връзка с изпълнението на договора, като се вземе предвид неговият предмет, както и обичайните търговски условия, приложими за сектора.
Условията за такава гаранция се обявяват в тръжните документи.
3. След окончателното приемане на строителните работи, услугите или доставките гаранциите се освобождават в съответствие с условията на договора.
Член 165
Гаранция за предварително финансиране
(член 115 от Финансовия регламент)
1. След като възложителят е установил необходимостта от предварително финансиране, той прави оценка на рисковете, свързани с плащанията по предварителното финансиране, преди стартирането на процедурата за обществена поръчка, като взема предвид по-специално следните критерии:
а)
прогнозната стойност на поръчката;
б)
нейния предмет;
в)
нейната продължителност и ритъм на извършване;
г)
структурата на пазара.
2. Изисква се гаранция в замяна на плащането по предварителното финансиране в случая, посочен в член 146, параграф 6, втора алинея, или когато разпоредителят с бюджетни кредити реши да поиска гаранция съгласно параграф 1.
Не се изисква гаранция за поръчки с ниска стойност съгласно член 137, параграф 1.
Гаранцията се освобождава, когато предварителното финансиране се приспадне от междинните плащания или плащанията на остатъка в полза на изпълнителя в съответствие с условията на договора.
Член 166
Временно спиране при допуснати грешки или нередности
(член 116 от Финансовия регламент)
1. Поръчките могат да бъдат временно спрени съгласно член 116 от Финансовия регламент с цел да се провери дали наистина са допуснати съществени грешки, нередности или измами, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението на поръчката се възобновява във възможно най-кратък срок.
2. Съществена грешка или нередност означава всяко нарушение на клауза в договора или нормативна разпоредба в резултат на действие или бездействие, което причинява или би могло да причини загуби за бюджета на Съюза.
ГЛАВА 2
Разпоредби, приложими за поръчките, възлагани от институциите на Съюза за техни нужди
Член 167
Определяне на подходящото ниво за изчисляване на праговете
(членове 117 и 118 от Финансовия регламент)
Всеки оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити в съответната институция преценява дали са достигнати праговете по член 118 от Финансовия регламент.
Член 168
Отделни поръчки и поръчки с лотове
(членове 104 и 118 от Финансовия регламент)
1. Прогнозната стойност на дадена поръчка не може да се определя с цел избягване на изискванията по настоящия регламент, нито поръчка може да бъде разделяна със същата цел.
Когато е подходящо, технически осъществимо и рентабилно, поръчките на стойност, равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, се възлагат едновременно под формата на отделни лотове.
2. Когато предметът на поръчка за доставка, услуга или строителни работи е разделен на няколко лота, всеки един от които е предмет на индивидуална поръчка, общата стойност на всички лотове се взема предвид за общата оценка на приложимия праг.
Когато общата стойност на всички лотове е равна на праговете, посочени в член 170, параграф 1, или по-висока от тях, то за всеки един от лотовете се прилагат член 97, параграф 1 и член 104, параграфи 1 и 2 от Финансовия регламент.
3. Когато поръчката се възлага на отделни лотове, офертите се оценяват поотделно за всеки лот. Ако на един оферент се възлагат няколко лота, може да се подпише един договор, който да обхваща тези лотове.
Член 169
Условия за определяне на стойността на някои поръчки
(член 118 от Финансовия регламент)
1. За изчисляване на прогнозната стойност на поръчката възложителят включва прогнозното общо възнаграждение на изпълнителите.
Когато поръчката предвижда опции или възможно подновяване, основата за изчисляването е допустимата максимална сума, включително използването на клаузите за опциите и подновяването.
Тази оценка се прави, когато е изпратено обявлението за обществената поръчка или, в случай че няма такава публичност, когато възложителят започне процедурата по възлагането.
2. За рамковите споразумения и динамичните системи за покупки стойността, която трябва да се вземе предвид, е максималната стойност на всички планирани поръчки по време на действието на рамковото споразумение или динамичната система за покупки.
3. При поръчките за услуги се вземат предвид:
а)
в случай на застрахователни услуги, платимата премия и другите форми на възнаграждение;
б)
при банкови или финансови услуги, таксите, комисионните, лихвите и останалите видове възнаграждения;
в)
в случай на поръчки за проектиране, платимите такси и комисионни и другите форми на възнаграждение.
4. При поръчките за услуги, в които не се посочва общата цена, или при поръчките за доставки за лизинг, вземане под наем или покупка на изплащане на стоки стойността, която се взема като основа за изчисляване на прогнозната стойност, представлява:
а)
при поръчки с фиксиран срок:
i)
когато срокът е 48 месеца или по-малко при поръчките за услуги или 12 месеца или по-малко при поръчките за доставки - общата договорна стойност за целия срок;
ii)
когато срокът е над 12 месеца при поръчките за доставки - общата стойност, включително прогнозната остатъчна стойност;
б)
при поръчки за неопределен срок или, при поръчките за услуги, за срок над 48 месеца - месечната стойност, умножена по 48.
5. При поръчки за услуги или доставки, които се възлагат периодично или се подновяват на определен период, стойността на поръчката се определя въз основа на:
а)
или реалните съвкупни разходи за сходни поръчки за същите видове услуги или стоки, възложени през предходната финансова година или предходните 12 месеца, коригирани по възможност с очакваните промени в количествата или стойността през 12-те месеца след първоначалния договор;
б)
или прогнозните съвкупни разходи за последващи поръчки, възложени през 12-те месеца след извършването на първата услуга или първата доставка или през срока на договора, когато той е по-дълъг от 12 месеца.
6. При поръчките за строителни работи се взема предвид не само стойността на строителните работи, но и прогнозната обща стойност на необходимите доставки за извършване на работите, които изпълнителят получава от възложителя.
Член 170
Прагове за прилагане на процедурите съгласно Директива 2004/18/ЕО
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Праговете, посочени в член 118 на Финансовия регламент, са тези по Директива 2004/18/ЕО съответно за поръчките за доставки, услуги и строителни работи.
2. Сроковете по член 118 от Финансовия регламент са посочените в членове 152, 153 и 154.
Член 171
Период на изчакване преди подписването на договора
(член 118 от Финансовия регламент)
1. Възложителят не подписва договора или рамковото споразумение, обхванати от Директива 2004/18/ЕО, с успелия оферент, преди да изтекат 14 календарни дни.
Този срок започва да тече от една от следните дати:
а)
деня след едновременното изпращане на уведомленията на успелите и неуспелите оференти;
б)
ако договорът или рамковото споразумение се възлага съгласно процедура на договаряне без предварително публикуване на обявление за обществена поръчка, деня след публикуването на обявлението за възлагане по член 123 в Официален вестник на Европейския съюз.
Ако за изпращането се използват факс или електронни средства съгласно втора алинея, буква а), периодът на изчакване е 10 календарни дни.
При необходимост възложителят може да преустанови подписването на договора за допълнително разглеждане, ако това е оправдано поради искания или коментари, изпратени от отпаднали или недоволни оференти или кандидати, или поради всяка друга получена информация от значение. Исканията, коментарите или информацията трябва да бъдат получени в срока, посочен в първа алинея. В случай на преустановяване всички кандидати или оференти се уведомяват в рамките на три работни дни от решението за преустановяване.
Освен в случаите по параграф 2, всеки договор, подписан преди изтичане на срока, посочен в първа алинея, е нищожен.
Когато договорът или рамковото споразумение не може да бъде възложен(о) на успелия оферент, възложителят може да го възложи на следващия в класирането оферент.
2. Срокът, посочен в параграф 1, не се прилага в следните случаи:
а)
открити процедури, ограничени процедури или процедури по договаряне след публикуване на обявление за обществена поръчка, когато е подадена само една оферта;
б)
отделни договори, основани на рамково споразумение;
в)
процедури на договаряне, посочени в член 134, параграф 1, буква в), член 134, параграф 1, буква ж), подточка iii), член 134, параграф 1, буква з) и член 134, параграф 1, буква й).
Член 172
Доказателства, позволяващи участие в процедури за обществени поръчки
(член 119 от Финансовия регламент)
В спецификациите се изисква от оферентите да посочат в коя държава се намира тяхното седалище или място на установяване и да представят съответните доказателства, които са обичайно приемливи съгласно националното им законодателство.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА
ГЛАВА 1
Обхват и форма на безвъзмездните средства
Член 173
Вноски
(член 121 от Финансовия регламент)
Вноските по член 121, параграф 2, буква г) от Финансовия регламент са суми, изплащани на органи, в които членува Съюзът, в съответствие с бюджетните решения и условията за плащане, определени от съответния орган.
Член 174
Споразумение и решение за безвъзмездни средства
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства се регламентират с решение или с писмено споразумение.
2. За определяне на приложимия инструмент се отчитат следните елементи:
а)
местоположение на бенефициера, в рамките на Съюза или извън него;
б)
сложност и стандартизация на съдържанието на финансираните дейности или работни програми.
Член 175
Разходи за членовете на институциите
(член 121 от Финансовия регламент)
Разходите за членовете на институциите, посочени в член 121, параграф 2, буква а) от Финансовия регламент, включват вноските за асоциации на настоящи и бивши депутати от Европейския парламент. Тези вноски се правят в съответствие с вътрешните административни правила на Европейския парламент.
Член 176
Дейности, за които могат да се получават безвъзмездни средства
(член 121 от Финансовия регламент)
Дейностите, за които могат да се получават безвъзмездни средства по смисъла на член 121 от Финансовия регламент, трябва да бъдат ясно определени.
Не се допуска разделяне на дейност на различни дейности с цел заобикаляне на правилата за финансиране, посочени в настоящия регламент.
Член 177
Органи, преследващи цел от общ интерес на Съюза
(член 121 от Финансовия регламент)
Орган, който преследва цел от общ интерес на Съюза, е:
а)
орган, занимаващ се с образование, обучение, информация, иновации или научноизследователска дейност и изследване на европейските политики, всякакви дейности, които допринасят за развитие на гражданското общество или правата на човека, или европейски орган по стандартизация;
б)
субект, който представлява органи с нестопанска цел в държавите членки, страните кандидатки или потенциални кандидатки и отстоява принципи и политики, съответстващи на целите на Договорите.
Член 178
Партньорства
(член 121 от Финансовия регламент)
1. Специфични безвъзмездни средства за дейности и оперативни безвъзмездни средства могат да бъдат част от рамково партньорство.
2. Рамково партньорство може да се установи като механизъм за дългосрочно сътрудничество между Комисията и бенефициерите на безвъзмездните средства. То може да бъде под формата на споразумение за рамково партньорство или решение за рамково партньорство.
В споразумението или решението за рамково партньорство се посочват общите цели, естеството на планираните дейности - еднократни или като част от одобрена годишна работна програма, процедурата за отпускане на специфични безвъзмездни средства, в съответствие с принципите и процедурните правила от настоящия дял, както и общите права и задължения на всяка от страните по специфичните споразумения или решения.
Продължителността на партньорството не може да надхвърля четири години, освен в изключителни случаи, обосновани по-специално от предмета на рамковото партньорство.
Разпоредителите с бюджетни кредити не могат да използват неоснователно споразуменията или решенията за рамково партньорство, нито да ги използват по начин, чиято цел или резултат противоречи на принципите на прозрачност или равно третиране на заявителите.
3. Рамковите партньорства се разглеждат като безвъзмездни средства, що се отнася до програмирането, предварителното публикуване и отпускането.
4. Специфични безвъзмездни средства, основани на споразумения или решения за рамково партньорство, се отпускат в съответствие с процедурите, определени в тези споразумения или решения, и съгласно настоящия дял.
Те подлежат на процедурите на последващо публикуване по член 191.
Член 179
Електронни системи за обмен
(член 121, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Всички контакти с бенефициерите, включително сключването на споразумения за безвъзмездни средства, уведомяването за решения за безвъзмездни средства и всички изменения към тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от Комисията.
2. Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
3. Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните,.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени в параграф 2, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
Член 180
Съдържание на споразуменията и решенията за безвъзмездни средства
(член 122 от Финансовия регламент)
1. Споразумението за безвъзмездни средства съдържа най-малко следното:
а)
предмета;
б)
бенефициера;
в)
продължителността, а именно:
i)
датата на неговото влизане в сила;
ii)
началната дата и продължителността на дейността или финансовата година, които се финансират;
г)
максималната сума на финансирането от страна на Съюза, изразена в евро, и формата на безвъзмездните средства, евентуално допълнени от:
i)
общия размер на прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма и процента на финансиране на допустимите разходи;
ii)
единичните разходи, еднократната сума или единната ставка по член 123, букви б), в) и г) от Финансовия регламент, когато са определени;
iii)
комбинация от елементите, посочени подточки i) и ii) от настоящата буква;
д)
описание на дейността или при оперативните безвъзмездни средства - на работната програма, одобрена от разпоредителя с бюджетни кредити за тази финансова година, заедно с описание на очакваните резултати от изпълнението на дейността или на работната програма;
е)
общия ред и условия, приложими към всички споразумения от този вид, като приемането от страна на бенефициера на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата;
ж)
прогнозния общ бюджет за дейността или работната програма;
з)
когато изпълнението на дейността включва обществена поръчка, принципите по член 209 или правилата за възлагане на обществени поръчки, които бенефициерът е длъжен да спазва;
и)
отговорностите на бенефициера, по-специално:
i)
по отношение на доброто финансово управление и представянето на отчети за дейността и финансови отчети; при необходимост се определят междинни цели, при постигането на които тези отчети стават изискуеми;
ii)
в случай на споразумение между Комисията и няколко бенефициери, специфичните задължения на координатора, ако има такъв, както и задълженията на другите бенефициери към координатора, както и финансовата отговорност на бенефициерите за сумите, дължими на Комисията;
й)
условията и сроковете за одобряване на отчетите и за извършване на плащане от страна на Комисията;
к)
при необходимост, подробности във връзка с допустимите разходи за дейността или одобрената работна програма или единичните разходи, еднократните суми или единните ставки по член 123 от Финансовия регламент;
л)
разпоредби относно видимостта на финансовата помощ от Съюза, освен в надлежно обосновани случаи, когато публичното оповестяване не е възможно или подходящо.
Общият ред и условията, посочени в буква е) от първа алинея, определят най-малко:
i)
че правото на ЕС е приложимото право по отношение на споразумението за безвъзмездни средства, допълнено при необходимост от национално право, посочено в споразумението за безвъзмездни средства. Дерогация може да се направи в споразуменията, сключени с международни организации;
ii)
компетентния съд или арбитражния съд за решаване на спорове.
2. В споразумението за безвъзмездни средства могат да се предвидят условията и сроковете за преустановяване или прекратяване в съответствие с член 135 от Финансовия регламент.
3. В случаите по член 178 решението или споразумението за рамково партньорство определя информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) и б), буква в), подточка i), буква е), букви з)-й) и буква л) от настоящия член.
Конкретното решение или споразумение за безвъзмездни средства съдържа информацията, посочена в параграф 1, първа алинея, букви а) -д), букви ж) и к) и при необходимост буква и).
4. Изменения към споразуменията за безвъзмездни средства се правят само в писмена форма. Такива изменения, включително тези, с които се добавя или премахва бенефициер, не могат по замисъл или резултат да променят споразуменията по такъв начин, че да поставят под въпрос решението за отпускане на безвъзмездни средства или да противоречат на равното третиране на заявителите.
5. Параграфи от 1, 2, 3 и 4 се прилагат mutatis mutandis към решенията за безвъзмездни средства.
Част от сведенията по параграф 1 могат да се предоставят в поканата за предложения или в друг подобен документ вместо в решението за безвъзмездни средства.
Член 181
Форми на безвъзмездните средства
(член 123 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездните средства под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, се изчисляват въз основа на допустимите разходи, действително направени от бенефициера, и са предмет на предварителна прогноза за бюджета, представена заедно с предложението и включена в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
2. Единичните разходи, посочени в член 123, параграф 1, буква б) от Финансовия регламент, обхващат всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на сума за единица.
3. Еднократните суми, посочени в член 123, параграф 1, буква в) от Финансовия регламент, обхващат като цяло всички или някои специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително.
4. Финансирането с единни ставки, посочено в член 123, параграф 1, буква г) от Финансовия регламент, обхваща специфични категории допустими разходи, които са ясно определени предварително чрез прилагане на процент.
Член 182
Еднократни суми, единични разходи и финансиране с единни ставки
(член 124 от Финансовия регламент)
1. Разрешението за използване на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, посочени в член 124, параграф 1 от Финансовия регламент, се прилага за продължителността на програмата. Това разрешение може да бъде преразгледано, ако са необходими съществени промени. Данните и сумите се оценяват периодично и ако е необходимо, еднократните суми, единичните разходи или финансирането с единни ставки се коригират.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери максималните стойности, посочени в член 124, параграф 1, втора алинея от Финансовия регламент, се прилагат към всеки бенефициер.
2. Споразумението или решението за безвъзмездни средства съдържа всички необходими разпоредби за проверка, че са изпълнени условията за изплащане на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или единни ставки.
3. Плащането на безвъзмездните средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки не засяга правото на достъп до задължителните записи за бенефициерите за целите, предвидени в първа алинея от параграф 1 и член 137, параграф 2 от Финансовия регламент.
4. Когато последваща проверка покаже, че правопораждащото събитие не е настъпило и на бенефициера е направено недължимо плащане на безвъзмездни средства въз основа на еднократни суми, единични разходи или финансиране с единни ставки, Комисията има правото да си възстанови сумата на безвъзмездните средства, без да се засягат санкциите, посочени в член 109 от Финансовия регламент.
ГЛАВА 2
Принципи
Член 183
Принцип на съфинансиране
(член 125, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Според принципа на съфинансиране ресурсите, необходими за изпълнение на дейността или работната програма, не се предоставят изцяло чрез вноска от Съюза.
Съфинансирането може да бъде под формата на собствени ресурси на бенефициера, приходи, получени от дейността или работната програма, или финансови вноски или вноски в натура от трети страни.
2. Вноските в натура представляват нефинансови ресурси, предоставени безвъзмездно от трети страни на бенефициера.
Член 184
Принцип на недопускане на печалба
(член 125, параграф 5 от Финансовия регламент)
Финансовите вноски от трети страни, които могат да бъдат използвани от бенефициера за покриване на разходи, различни от допустимите разходи за безвъзмездни средства от Съюза, или които не са дължими на третата страна, когато не се използват в края на дейността или работната програма, не могат да бъдат разглеждани като целеви финансови вноски от донорите за финансиране на допустимите разходи по смисъла на член 125, параграф 5 от Финансовия регламент.
Член 185
Безвъзмездни средства с ниска стойност
(член 125, параграф 4 от Финансовия регламент)
За безвъзмездни средства с ниска стойност се считат безвъзмездните средства, които не надвишават 60 000 EUR.
Член 186
Техническа помощ
(членове 101 и 125 от Финансовия регламент)
„Техническа помощ“ означава дейности по поддръжка и изграждане на капацитет, необходими за изпълнението на програма или дейност, в частност дейностите по подготовка, управление, наблюдение, оценка, одит и контрол.
Член 187
Допустими разходи
(член 126, параграф 3, буква в) от Финансовия регламент)
ДДС се разглежда като неподлежащ на възстановяване съгласно приложимото национално законодателство за ДДС, ако в съответствие с националното законодателство данъкът се дължи за някоя от следните дейности:
а)
освободени дейности без право на приспадане;
б)
дейности, които попадат извън обхвата на ДДС;
в)
дейности, посочени в буква а) или б), по отношение на който ДДС не подлежи на приспадане, а се възстановява чрез специфични схеми за възстановяване или компенсационни фондове, които не са предвидени в Директива 2006/112/ЕО, дори ако тази схема или фонд са установени с националното законодателство за ДДС.
ДДС, свързан с дейностите, изброени в член 13, параграф 2 от Директива 2006/112/ЕО, се счита за платен от бенефициер, различен от данъчно незадължено лице, определено в член 13, параграф 1, първа алинея от тази директива, независимо дали тези дейности се разглеждат от съответната държава членка като дейности, извършвани от публичноправни органи, действащи в качеството си на публични органи.
Член 188
Програмиране
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за безвъзмездни средства. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта за безвъзмездните средства на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на поканите за предложения с примерните суми и максималният процент на съфинансиране.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране за безвъзмездните средства през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 189
Съдържание на поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Поканите за предложения съдържат:
а)
поставените цели;
б)
критериите за допустимост, отстраняване, подбор и отпускане по членове 131 и 132 от Финансовия регламент и съответните оправдателни документи;
в)
условията за финансиране от Съюза;
г)
условията и крайния срок за подаване на предложения, както и планираната дата, до която всички заявители трябва да бъдат информирани за резултатите от оценката на тяхното заявление, и ориентировъчната дата за подписване на споразуменията за безвъзмездни средства или за уведомяване относно решенията за безвъзмездни средства.
2. Поканите за предложения се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза, както и чрез всякакви други подходящи средства, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходимо да се осигури допълнителна публичност сред потенциалните бенефициери. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на поканите за предложения подлежат на публикуване при същите условия като тези за поканите за предложения.
Член 190
Изключения от поканите за предложения
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за предложения само в следните случаи:
а)
за целите на операции по хуманитарна помощ и гражданска защита или за помощ за управление на кризи по смисъла на параграф 2;
б)
в други изключителни и надлежно обосновани извънредни ситуации;
в)
в полза на органи, които имат монопол de jure или de facto, с подходяща обосновка в решението за отпускане;
г)
в полза на органи, определени в основен акт по смисъла на член 54 от Финансовия регламент като бенефициери на безвъзмездни средства, или на органи, определени от държавите членки, под тяхна отговорност, когато тези държави членки са определени с основен акт като бенефициери на безвъзмездни средства;
д)
в случай на научни изследвания и технологично развитие, на органи, определени в работната програма по член 128 от Финансовия регламент, когато основният акт изрично предвижда тази възможност и при условие че проектът не попада в обхвата на покана за предложения;
е)
за дейности със специфични характеристики, които изискват определен вид орган поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия, при условие че тези дейности не попадат в обхвата на покана за предложения.
Случаите, посочени в буква е) от първа алинея, се обосновават надлежно в решението за отпускане.
2. „Кризисни ситуации в трети държави“ означава ситуации на непосредствена или предстояща опасност, застрашаваща да ескалира във въоръжен конфликт или да дестабилизира страната. „Кризисни ситуации“ означава също ситуации, предизвикани от природни бедствия, причинени от човека кризи, като войни и други конфликти, или извънредни обстоятелства, имащи подобни отражения, свързани inter alia с изменение на климата, влошаване на околната среда, лишаване от достъп до енергия и природни ресурси или крайна бедност.
Член 191
Последващо публикуване
(член 128 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до безвъзмездни средства, отпуснати в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на заявителите през изминалата година;
б)
броя и дела на успешните заявления за всяка покана за предложения;
в)
средната продължителност на процедурата от датата на приключване на поканата за предложения до отпускането на безвъзмездните средства;
г)
броя и размера на безвъзмездните средства, при които задължението за последващо публикуване е било отменено през изминалата година в съответствие с член 21, параграф 4.
Член 192
Информация за заявителите
(член 128 от Финансовия регламент)
Комисията предоставя информация и съвети на заявителите чрез следните средства:
а)
определяне на съвместни стандарти за формулярите за заявление за сходни безвъзмездни средства и контрол на дължината и яснотата на формулярите;
б)
предоставяне на информация на потенциалните заявители, по-конкретно чрез провеждане на семинари и разпространяване на справочници;
в)
поддържане на постоянни данни за бенефициерите в досиетата на юридическите лица по член 63.
Член 193
Финансиране от отделни бюджетни редове
(член 129 от Финансовия регламент)
Дейностите могат да се финансират съвместно от отделни бюджетни редове от различни отговорни разпоредители с бюджетни кредити.
Член 194
Ретроактивно действие на финансирането в случаи на изключителна спешност и предотвратяване на конфликти
(член 130 от Финансовия регламент)
В рамките на член 130, параграф 1 от Финансовия регламент разходите на бенефициера преди датата на подаване на заявлението са допустими за финансиране от Съюза при следните условия:
а)
причините за такава дерогация са подходящо обяснени в решението за финансиране;
б)
решението за финансиране и споразумението или решението за безвъзмездни средства изрично предвиждат начална дата за признаване на разходите преди датата на подаване на заявленията.
Член 195
Подаване на заявления за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Правилата за подаване на заявления за безвъзмездни средства се определят от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, който може да избере метода на подаване. Заявленията за безвъзмездни средства могат да се подават с писмо или по електронен път.
Избраното средство за комуникация е недискриминиращо по своето естество и не води до ограничаване на достъпа на заявителите до процедурата за отпускане на средства.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всяко представяне съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
трябва да се запази целостта на данните;
в)
трябва да се запази поверителността на предложенията;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
За целите на буква в) от трета алинея отговорният разпоредител с бюджетни кредити разглежда съдържанието на заявленията само след изтичане на срока за тяхното подаване.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска електронните заявления да бъдат придружавани от усъвършенстван електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (19).
2. Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити разреши подаване на заявления по електронен път, използваните средства и техните технически характеристики са недискриминиращи по своето естество, всеобщо достъпни и съвместими с масово използваните информационни и комуникационни технологии. Информацията относно техническите изисквания за формата на заявленията, включително криптирането, се предоставя на заявителите.
Освен това устройствата за електронно приемане на заявленията гарантират сигурност и поверителност. Те гарантират също, че могат да се определят точно часът и датата на получаване на заявленията.
3. Когато заявленията се подават с писмо, заявителите могат да избират един от следните начини:
а)
да изпратят заявлението по пощата или с куриерска служба, като в този случай в поканата за предложения се посочва, че за доказателство служат датата на изпращане, пощенското клеймо или датата върху разписката за предаване;
б)
да занесат заявлението лично или чрез пълномощник в сградата на институцията, като в този в случай поканата за предложения се посочва отделът, в който заявленията трябва да бъдат доставени срещу разписка с дата и подпис.
ГЛАВА 3
Процедура за отпускане на безвъзмездни средства
Член 196
Съдържание на заявленията за безвъзмездни средства
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Заявления се подават чрез формуляра, установен в съответствие с общите стандарти по член 192, буква а) и предоставян от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, и в съответствие с критериите, посочени в основния акт и в поканата за предложения.
Оправдателните документи, посочени в член 131, параграф 3, втора алинея от Финансовия регламент, могат да бъдат по-специално отчетът за приходите и разходите и счетоводният баланс за последната финансова година, за която сметките са приключени.
2. В прогнозния бюджет за дейността или работната програма, приложен към заявлението, приходите са равни на разходите, при условие че са заделени провизии за непредвидени разходи или евентуални колебания на валутните курсове, което може да е разрешено в надлежно обосновани случаи, и се посочват прогнозните допустими разходи за дейността или работната програма.
3. Когато заявлението е за безвъзмездни средства за дейност, чиято стойност надхвърля 750 000 EUR, или за оперативни безвъзмездни средства над 100 000 EUR, се представя одитен доклад, изготвен от одобрен външен одитор. Този доклад удостоверява отчетите за последната налична финансова година.
Първа алинея от настоящия параграф се прилага само към първото заявление, подадено от даден бенефициер до отговорен разпоредител с бюджетни кредити в рамките на една бюджетна година.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери праговете, посочени в първа алинея, се прилагат за всеки бенефициер.
В случаите на партньорства, посочени в член 178, одитният доклад по първа алинея от настоящия параграф, който обхваща последните две налични финансови години, трябва да бъде представен преди подписването на споразумението за рамково партньорство или уведомяването за решението за рамково партньорство.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, в зависимост от оценка на риска, да отмени изискването за одитен доклад, посочено в първа алинея, за учебни заведения и в случай на споразумение с няколко бенефициери, за бенефициерите, поели солидарна отговорност или които не носят финансова отговорност.
Първа алинея от настоящия параграф не се прилага по отношение на публичните органи и международните организации, посочени в член 43.
4. Заявителят посочва източниците и размерите на финансирането от Съюза, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност или част от дейност или за неговото функциониране по време на същата финансова година, както и всяко друго финансиране, което е получено или за което е подадено заявление за същата дейност.
Член 197
Доказателства за отсъствие на основания за отстраняване
(член 131 от Финансовия регламент)
Заявителите декларират, че не се намират в някое от положенията, изброени в член 106, параграф 1 и член 107 от Финансовия регламент, с изключение на случаите, посочени в член 131, параграф 4, букви а) и б) от Финансовия регламент. В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от успелите заявители да представят доказателствата по член 143. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити успелите заявители представят тези доказателства, освен ако е налице физическа невъзможност, призната от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, или ако тези доказателства вече са били представени за целите на друга процедура за безвъзмездни средства или за обществена поръчка, при условие че документите са издадени преди не повече от една година и все още са валидни.
Член 198
Заявители, които не са юридически лица
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато заявление за безвъзмездни средства е подадено от заявител, който не е юридическо лице, в съответствие с член 131, параграф 2 от Финансовия регламент, представителите на този заявител трябва да докажат, че имат способност да поемат правни задължения от името на заявителя и че заявителят има финансова и оперативна способност, еквивалентна на способността на юридическите лица.
Член 199
Субекти, които формират един заявител
(член 131 от Финансовия регламент)
Когато няколко субекти отговарят на критериите за кандидатстване за безвъзмездни средства и заедно формират един субект, този субект може да се третира от отговорния разпоредител с бюджетни кредити като единствен кандидат, при условие че в заявлението лицата, участващи в предложената дейност или работна програма, се посочват като част от заявителя.
Член 200
Финансови и административни санкции
(член 131 от Финансовия регламент)
Финансови и/или административни санкции могат да се налагат на заявители, които са направили декларации с невярно съдържание или съществени грешки или са извършили нарушения или измама, в съответствие с условията на член 145.
Такива финансови и/или административни санкции могат да се налагат и на бенефициери, за които е установено, че са извършили тежко нарушение на договорните си задължения.
Член 201
Критерии за допустимост
(член 131 от Финансовия регламент)
1. Критериите за допустимост се публикуват в поканата за предложения.
2. Критериите за допустимост определят условията за участие в покана за предложения. Тези критерии се изготвят при надлежно отчитане на целите на дейността и отговарят на принципите на прозрачност и недискриминация.
Член 202
Критерии за подбор
(член 132, параграф 1 от Финансовия регламент)
1. Критериите за подбор се публикуват в поканата за предложения и са такива, че позволяват оценка на финансовия и оперативния капацитет на заявителя за изпълнение на предложената дейност или работна програма.
2. Заявителят трябва да разполага със стабилни и достатъчни източници на финансиране за поддържане на своята дейност през целия период на изпълнение на дейността или през годината, за която се отпускат безвъзмездните средства, и за участие в нейното финансиране. Заявителят трябва да притежава необходимата професионална компетентност и квалификация за извършване на предложената дейност или работна програма, освен ако в основния акт изрично е предвидено друго.
3. Финансовият и оперативният капацитет се проверяват по-специално въз основа на анализ на всички оправдателни документи, посочени в член 196 и поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в поканата за предложения.
Ако в поканата за предложения не се изискват оправдателни документи и ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити има съмнения относно финансовия или оперативния капацитет на заявителите, той може да поиска от тях да представят съответните документи.
В случаите на партньорства по член 178 проверката се извършва преди подписване на споразумението за рамково партньорство или уведомяване за решението за рамково партньорство.
Член 203
Критерии за отпускане на безвъзмездни средства
(член 132, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се публикуват в поканата да предложения.
2. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства следва да позволяват отпускането на безвъзмездни средства за дейностите, които осигуряват максимална обща ефективност на програмата на Съюза, която те изпълняват, или на органите, чиито работни програми са разработени за постигане на същия резултат. Критериите се определят по такъв начин, че да осигуряват и правилно управление на средствата на Съюза.
Критериите се прилагат по такъв начин, че да позволят подбор на планирани дейности или работни програми, за които Комисията може да бъде уверена, че съответстват на целите и приоритетите и гарантират видимостта на финансирането от Съюза.
3. Критериите за отпускане на безвъзмездни средства се определят по такъв начин, че да позволяват последваща оценка.
Член 204
Оценка на заявленията и отпускане на безвъзмездни средства
(член 133 от Финансовия регламент)
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия за оценка на предложенията, освен ако Комисията реши друго в рамките на конкретна секторна програма.
Комисията се състои от най-малко трима членове, които представляват най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка помежду им. За да се избегне конфликт на интереси, към тези лица се прилагат задълженията по член 57 от Финансовия регламент.
В представителствата и местните звена по член 72 от настоящия регламент и в органите, на които са делегирани правомощия, по членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма обособени структури, не се прилага изискването за организационни единици без йерархична връзка помежду им.
Комисията може да се подпомага от външни експерти по решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити гарантира, че тези експерти изпълняват задълженията, установени в член 57 от Финансовия регламент.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити при необходимост разделя процеса на няколко процедурни етапа. Правилата, регламентиращи процеса, се съобщават в поканата за предложения.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за подаване на заявленията, само заявителите, чиито предложения отговарят на критериите за оценка на първия етап, се поканват да изпратят пълно предложение на втория етап.
Когато в поканата за предложения се посочва двуетапна процедура за оценка, само предложенията, които преминат успешно първия етап, състоящ се в оценка спрямо ограничен брой критерии, продължават към по-нататъшна оценка.
Заявителите, чиито предложения са отхвърлени на някой от етапите, се уведомяват в съответствие с член 133, параграф 3 от Финансовия регламент.
Всеки следващ етап на процедурата трябва да бъде ясно разграничен от предходния.
Едни и същи документи и информация не се изискват повече от веднъж по време на една и съща процедура.
3. Комисията за оценка на предложенията или, когато е приложимо, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявителя да предостави допълнителна информация или да поясни приложената към заявлението документация, при условие че тази информация или пояснение не изменя съществено предложението. В съответствие с член 96 от Финансовия регламент в случай на очевидни технически грешки комисията за оценка или отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да не поиска такава информация или пояснение само в надлежно обосновани случаи. Разпоредителят с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
4. След като приключат своята работа, членовете на комисията за оценка на предложенията подписват протокол с всички проверени предложения и с оценка на тяхното качество, както и с посочване на предложенията, които могат да получат финансиране. Тези протоколи могат да бъдат подписани в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
При необходимост в протокола се извършва класиране на оценените предложения и се правят препоръки за максималната сума, която да бъде предоставена, и за евентуални несъществени корекции по заявлението за безвъзмездни средства.
Протоколът се съхранява за справки в бъдеще.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска от заявител да коригира заявлението си с оглед на препоръките на комисията за оценка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити съхранява подходяща документация за контактите със заявителите по време на процедурата.
След оценката отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема решение, което съдържа най-малко:
а)
предмета и общата сума на решението;
б)
имената на успелите заявители, наименованието на дейностите, приетите суми и мотивите за избора, включително когато той не съвпада със становището на комисията за оценка;
в)
имената на отхвърлените заявители и мотивите за тяхното отхвърляне.
6. Параграфи 1, 2 и 4 от настоящия член не са задължителни за отпускането на безвъзмездни средства съгласно член 190 от настоящия регламент и член 125, параграф 7 от Финансовия регламент.
Член 205
Информация за заявителите
(член 133 от Финансовия регламент)
Отхвърлените заявители се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните заявления и при всички случаи в срок от 15 календарни дни след уведомяването на успелите заявители.
ГЛАВА 4
Плащане и контрол
Член 206
Гаранция за предварителното финансиране
(член 134 от Финансовия регламент)
1. За ограничаване на финансовите рискове, свързани с плащането на предварително финансиране, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може, по преценка на риска, да изиска от бенефициера предварителна гаранция в размер до този на предварителното финансиране, освен за безвъзмездните средства с ниска стойност, или да раздели плащането на няколко вноски.
2. Когато се изисква гаранция, тя се оценява и одобрява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията е валидна за достатъчно дълъг период, за да може да бъде активирана.
3. Гаранцията се предоставя от одобрена банка или финансова институция, установена в една от държавите членки. Когато бенефициерът е установен в трета държава, отговорният разпоредител с бюджетни средства може да се съгласи установена в тази трета държава банка или финансова институция да предостави гаранцията, ако счете, че банката или финансовата институция предлага еквивалентна сигурност и характеристики като тези, които се предлагат от банка или финансова институция, установена в държава членка.
По искане на бенефициера гаранцията, посочена в първа алинея, може да бъде заменена от солидарна гаранция от трета страна или от неотменимата и безусловна съвместна гаранция от бенефициерите по дейност, които са страни по същото споразумение или решение за безвъзмездни средства, след съгласието на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Гаранцията се предоставя в евро.
С гаранцията банката или финансовата институция, третата страна или останалите бенефициери осигуряват неотменимо обезпечение или действат като пръв гарант за изпълнението на задълженията на бенефициера на безвъзмездните средства.
4. Гаранцията се освобождава при постепенното изчистване на предварителното финансиране чрез междинните плащания или плащанията на остатъка за бенефициера в съответствие с условията в споразумението или решението за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 207
Оправдателни документи при заявки за плащания
(член 135 от Финансовия регламент)
1. За всяко предоставяне на безвъзмездни средства предварителното финансиране може да се раздели на няколко плащания в съответствие с доброто финансово управление.
Новото плащане по предварителното финансиране се извършва в пълен размер само ако са усвоени поне 70 % от общата стойност на предишното.
Когато са усвоени по-малко от 70 % от предишното плащане по предварителното финансиране, размерът на новото плащане се намалява с неусвоената част на предишното плащане по предварителното финансиране.
Отчетът за разходите на бенефициера се представя в подкрепа на всяка заявка за ново плащане.
2. Без да се засяга член 110, бенефициерът удостоверява от свое име, че съдържащата се в заявките за плащания информация е пълна, надеждна и вярна. Той удостоверява също така, че извършените разходи могат да бъдат разглеждани като допустими в съответствие със споразумението или решението за безвъзмездни средства, както и че заявките за плащания са мотивирани с подходящи оправдателни документи, които могат да бъдат проверени.
3. Въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител на бюджетни кредити може да поиска в подкрепа на всяко плащане сертификат за финансовите отчети и съответните сметки за дейността или работната програма, издаден от одобрен външен одитор или в случай на публични органи - от квалифициран и независим обществен служител. Сертификатът се прилага към заявката за плащане. Сертификатът удостоверява съгласно методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и въз основа на договорени процедури в съответствие с международните стандарти, че разходите, обявени от бенефициера във финансовите отчети, на които се основава заявката за плащане, са действителни, точно осчетоводени и допустими съгласно разпоредбите на споразумението или решението за безвъзмездни средства.
В специфични и надлежно обосновани случаи отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска сертификат под формата на становище или под друга форма в съответствие с международните стандарти.
Сертификатът за финансовите отчети и съответните сметки е задължителен за междинните плащания и за плащанията на остатъка в следните случаи:
а)
безвъзмездни средства за дейност, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 750 000 EUR или по-висока, когато съвкупните суми на заявките за плащане под тази форма са най-малко 325 000 EUR;
б)
оперативни безвъзмездни средства, при които предоставената сума под формата, посочена в член 123, параграф 1, буква а) от Финансовия регламент, е 100 000 EUR или по-висока.
В зависимост от оценката на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може освен това да отмени задължението да се представи такъв сертификат за финансовите отчети и съответните сметки в случай на:
а)
публични органи и международни организации, посочени в член 43;
б)
бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, спешни операции по гражданска защита и управление на кризисни ситуации, с изключение на плащанията на остатъка;
в)
плащания на остатъка за бенефициери на безвъзмездни средства, свързани с хуманитарна помощ, които са подписали споразумение за рамково партньорство или са били уведомени за решение за рамково партньорство, съгласно посоченото в член 178, и които имат система за контрол, предоставяща еквивалентни гаранции за такива плащания;
г)
бенефициери на многократни безвъзмездни средства, които са представили независими сертификати с еквивалентни гаранции за системите за контрол и методиката, използвани за определяне на техните вземания.
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да отмени задължението за предоставяне на сертификат за финансовите отчети и съответните сметки, когато е бил или ще бъде направен одит пряко от персонала на Комисията или от орган, упълномощен да извърши такъв одит от нейно име, който одит предоставя еквивалентни гаранции относно декларираните разходи.
При споразумения между Комисията и няколко бенефициери посочените прагове по букви а) и б) от трета алинея се прилагат за всеки бенефициер.
4. В подкрепа на плащане и въз основа на оценка на риска отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска доклад от оперативна проверка, издаден от независима трета страна и одобрен от отговорния разпоредител,. При поискване от отговорния разпоредител с бюджетни кредити докладът от проверката се прилага към заявката за плащане и съответните разходи се смятат за допустими при същите условия като тези за разходите, свързани с одитните сертификати, както е предвидено в член 126 от Финансовия регламент. В доклада от проверката се посочва, че оперативната проверка е извършена според методика, одобрена от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, както и дали дейността или работната програма са реално изпълнени съгласно условията, посочени в споразумението или решението за безвъзмездни средства.
Член 208
Преустановяване и намаляване на безвъзмездни средства
(член 135 от Финансовия регламент)
1. Изпълнението на споразумението или решението за безвъзмездни средства, участието на бенефициер в тяхното изпълнение или плащанията могат да бъдат преустановени с цел да се провери дали наистина са допуснати съществените грешки, нередности, измами или нарушения на задължения, за които съществуват съмнения. Ако те не се потвърдят, изпълнението се възобновява възможно най-бързо.
2. Когато договорената дейност или работна програма не са изпълнени или не са изпълнени правилно, изцяло или навреме, отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при условие че на бенефициера е била дадена възможност да представи своите коментари, намалява или си възстановява безвъзмездните средства пропорционално в зависимост от етапа на процедурата.
ГЛАВА 5
Изпълнение
Член 209
Договори за изпълнение
(член 137 от Финансовия регламент)
1. Без да се засяга прилагането на Директива 2004/18/ЕО, когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка, бенефициерът възлага поръчката на икономически най-изгодната оферта или, ако е подходящо, на офертата с най-ниската цена, като следи за избягването на конфликт на интереси.
2. Когато изпълнението на дейността или работната програма изисква възлагане на поръчка на стойност над 60 000 EUR, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да наложи на бенефициера специални правила в допълнение към тези по параграф 1.
Тези специални правила се основават на правилата от Финансовия регламент и се определят, като се отчитат стойността на съответните поръчки, относителният размер на вноската на Съюза спрямо общите разходи за дейността и рискът. Такива специални правила се включват в решението или споразумението за безвъзмездни средства.
Член 210
Финансова подкрепа за трети страни
(член 137 от Финансовия регламент)
При условие че целите или резултатите, които следва да бъдат постигнати, са достатъчно подробно описани в условията по член 137, параграф 1 от Финансовия регламент, може да се счита, че не съществува свобода на преценка само ако решението или споразумението за безвъзмездни средства посочва следното:
а)
максималния размер на финансовата подкрепа, която може да бъде платена на трета страна, като тя не може да надвишава 60 000 EUR, освен в случаите, когато финансовата подкрепа е основната цел на дейността, както и критериите за определяне на точната сума;
б)
различните видове дейности, които могат да получат такава финансова подкрепа, въз основа на определен списък;
в)
определението на лицата или категориите лица, които могат да получават такава финансова подкрепа, и критериите за отпускането ѝ.
ДЯЛ VII
НАГРАДИ
Член 211
Програмиране
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Всеки отговорен разпоредител с бюджетни кредити изготвя годишна или многогодишна работна програма за награди. Работната програма се приема от институцията и се публикува на интернет сайта на съответната институция възможно най-скоро и не по-късно от 31 март на годината на изпълнение.
В работната програма се посочват периодът, който тя обхваща, основният акт, ако има такъв, преследваните цели, очакваните резултати, примерният график на конкурсите с примерния размер на наградите.
Работната програма съдържа също информацията, посочена в член 94, относно решението за нейното приемане, което трябва да се разглежда като решението за финансиране на наградите през съответната година.
2. Всяка съществена промяна в работната програма се приема и публикува, както е предвидено в параграф 1.
Член 212
Правила на конкурсите
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. В правилата на конкурсите се посочва следното:
а)
условията за участие, в които се посочват поне:
i)
критериите за допустимост;
ii)
условията и крайният срок за регистрация на участниците, ако е необходимо, както и за подаване на проекти от участниците при условията, посочени в параграф 2;
iii)
условията за отстраняване на участници, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент;
iv)
еднолична отговорност на участниците в случай на иск, свързан с дейностите, извършвани в рамките на конкурса;
v)
приемане от страна на победителите на проверки и одити от Комисията, OLAF и Сметната палата, както и на задълженията за публичност, както е посочено в правилата на конкурса;
vi)
че правото на Съюза е приложимото право по отношение на конкурса, допълнено при необходимост от национално право, посочено в правилата на конкурса;
vii)
компетентният съд или арбитражният съд за решаване на спорове;
viii)
че на заявителите, които са направили декларации с невярно съдържание или са извършили нарушения или измама, могат да се налагат финансови и/или административни санкции в съответствие с условията на член 145 и пропорционално на стойността на съответните награди;
б)
критериите за присъждане, които трябва да бъдат такива, че да може да се оцени качеството на проектите на участниците спрямо преследваните цели и очакваните резултати, както и да се определи обективно дали проектите заслужават да спечелят конкурса;
в)
размерът на наградата или наградите;
г)
условията на плащане на наградите на победителите след тяхното присъждане.
За целите на буква а), подточка i) от първа алинея бенефициерите на безвъзмездни средства на Съюза са допустими, освен ако изрично е посочено друго в правилата на конкурса.
За целите на буква а), подточка vi) от първа алинея може да се направи дерогация в случай на участие на международни организации.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити избира начини за комуникация, които са с недискриминационен характер за подаване на проекти от участниците и които не ограничават достъпа на участниците до конкурса.
Избраните начини за комуникация са такива, че гарантират изпълнението на следните условия:
а)
всеки проект на участник съдържа цялата информация, която се изисква за неговата оценка;
б)
целостта на данните е запазена;
в)
поверителността на проектите на участниците е запазена;
г)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 е гарантирана.
3. В правила на конкурсите могат да се определят условията за анулиране на конкурса, по-специално когато неговите цели не могат да бъдат изпълнени или когато юридическо или физическо лице, което не отговаря на условията за участие, следва да бъде наградено като победител.
4. Правилата на конкурсите се публикуват на интернет сайта на институциите на Съюза. Освен на интернет сайта правилата на конкурсите могат да бъдат публикувани и чрез всякакви други подходящи начини, включително в Официален вестник на Европейския съюз, когато е необходима допълнителна публичност сред потенциалните участници. Те могат да бъдат публикувани от момента на приемане на решението за финансиране, посочено в член 84 от Финансовия регламент, включително през годината, предхождаща изпълнението на бюджета. Всички изменения в съдържанието на правилата на конкурсите също подлежат на публикуване при същите условия.
Член 213
Последващо публикуване
(член 138, параграф 2 от Финансовия регламент)
1. Информацията, отнасяща се до наградите, присъдени в хода на финансовата година, се публикува в съответствие с член 21.
2. След публикуването съгласно параграф 1, при поискване от Европейския парламент и от Съвета, Комисията им изпраща отчет относно:
а)
броя на участниците през изминалата година;
б)
броя на участниците и процента на успешните проекти на участници за всеки конкурс;
в)
списък с експертите, взели участие в конкурсните комисии през изминалата година, заедно със справка за процедурата за техния подбор.
Член 214
Оценка
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. За целите на оценката на проектите на участниците отговорният разпоредител с бюджетни кредити назначава комисия от най-малко трима експерти, които могат да бъдат външни експерти или лица, представляващи най-малко две организационни единици на институциите или органите, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, без йерархична връзка между тях, с изключение на представителствата или местните органи, посочени в член 72 от настоящия регламент, и органите, на които са делегирани правомощия, посочени в членове 62 и 208 от Финансовия регламент, ако няма отделни структури.
Експертите, посочени в първа алинея, подлежат на изискванията относно конфликтите на интереси, посочени в член 57 от Финансовия регламент.
Външните експерти декларират, че не са в ситуация на конфликт на интереси към момента на назначаването и че се задължават да информират разпоредителя с бюджетни кредити, ако възникне такъв конфликт на интереси в хода на процедурата по оценяване.
2. След като приключат своята работа, членовете на комисията подписват протокол с всички проучени проекти на участници, който съдържа оценка на тяхното качество, като се определят проектите, на които могат да бъдат присъдени награди. Този протокол може да бъде подписан в електронна система, гарантираща достатъчна идентификация на подписващия се.
Протоколът, посочен в първа алинея, се съхранява за справки в бъдеще.
3. След това отговорният разпоредител с бюджетни кредити решава дали да присъди наградите. В това решение се посочва също следното:
а)
предметът и общият размер на присъдените награди, ако има такива;
б)
имената на спечелилите участници, ако има такива, размерът на наградите, присъдени на всеки спечелил участник, както и причините за избора;
в)
имената на отхвърлените участници и мотивите за тяхното отхвърляне.
Член 215
Информация и уведомяване
(член 138, параграф 3 от Финансовия регламент)
1. Участниците се уведомяват възможно най-бързо за резултата от оценката на техните проекти и при всички случаи в срок от 15 календарни дни, след като разпоредителят с бюджетни кредити вземе решение за присъждане на наградата.
2. Решението за присъждане на наградата се съобщава на спечелилия участник и служи като правно задължение по смисъла на член 86 от Финансовия регламент.
ДЯЛ VIII
ФИНАНСОВИ ИНСТРУМЕНТИ
Член 216
Подбор на субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. За изпълнението на финансовите инструменти в условията на непряко управление Комисията получава доказателства, че упълномощеният субект отговаря на изискванията на член 60, параграф 2 от Финансовия регламент. След получаването на тези доказателства те са валидни за всяко бъдещо изпълнение на финансови инструменти от съответния субект, освен ако са внесени съществени промени в системите, правилата и процедурите на тези упълномощени субекти, обхванати от тези изисквания.
2. При подбора на субектите, натоварени с изпълнението на финансовите инструменти съгласно член 61, параграф 2 от Финансовия регламент, Комисията публикува покана за потенциалните упълномощени субекти. Тази покана включва критериите за подбор и за възлагане.
В поканата по първа алинея се посочва също дали упълномощеният субект трябва да задели собствени финансови ресурси за определения финансов инструмент или да сподели риска. Когато се направи такова обозначение и когато е необходимо да се намали възможен конфликт на интереси, в поканата се посочва също така, че от упълномощения субект се изисква да предложи мерки за хармонизиране на интересите, както е посочено в член 140, параграф 2 от Финансовия регламент. Мерките за хармонизиране на интересите трябва да бъдат включени в споразумението за конкретния финансов инструмент.
Комисията започва диалог със субектите, които отговарят на критериите за подбор, по прозрачен и обективен начин и без това да води до конфликт на интереси. След диалога Комисията подписва споразумения за делегиране със субекта или субектите, които са представили икономически най-изгодните предложения, включително, ако е приложимо, заделяне на собствени финансови ресурси или споделяне на риска.
3. Комисията може да проведе директни преговори с потенциалните упълномощени субекти, преди да подпише споразуменията за делегиране, когато упълномощеният субект е определен в съответния основен акт или е посочен в член 58, параграф 1, буква в), подточка iii) от Финансовия регламент или в надлежно обосновани и подходящо документирани изключителни случаи, по-специално когато:
а)
не са представени подходящи предложения след покана за потенциални упълномощени субекти;
б)
финансовите инструменти със специфични характеристики изискват определен вид упълномощен субект поради неговите технически познания, тясна специализация или административни правомощия;
в)
поради извънредна спешност, предизвикана от непредвидими събития, които не могат да бъдат приписани на Съюза, е невъзможно да се спази процедурата, посочена в параграф 2.
Член 217
Съдържание на споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
В допълнение към изискванията, изброени в член 40, споразумението за делегиране със субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, включва подходящи мерки за осигуряване на съответствие с принципите и условията, посочени в член 140 от Финансовия регламент. По-специално споразуменията за делегиране съдържат:
а)
описание на финансовия инструмент, включително инвестиционната му стратегия или политика, вида на предоставената подкрепа, критериите за допустимост на финансови посредници и крайни получатели, както и допълнителни оперативни изисквания за транспониране на целите на политиката на инструмента;
б)
изискванията за целеви обхват на стойностите за ефекта на лоста;
в)
определение на недопустимите дейности и критериите за отстраняване;
г)
разпоредби, гарантиращи хармонизиране на интересите и преодоляване на възможните конфликти на интереси;
д)
разпоредби за подбор на финансовите посредници съгласно член 139, параграф 4, втора алинея от Финансовия регламент и за създаването на специализирани инвестиционни средства, ако е приложимо;
е)
разпоредби относно отговорността на упълномощените субекти и на други субекти, участващи в изпълнението на финансовия инструмент;
ж)
разпоредби за уреждане на спорове;
з)
разпоредби за управление на финансовия инструмент;
и)
разпоредби относно използването и повторното използване на вноската на Съюза в съответствие с член 140, параграф 6 от Финансовия регламент;
й)
разпоредби за управлението на вноските на Съюза и на доверителни сметки, включително рисковете за контрагента, приемливи касови операции, отговорностите на съответните страни, коригиращи действия в случай на прекалено големи салда по доверителните сметки, водене на документация и докладване;
к)
разпоредби относно възнаграждението на упълномощения субект, включително таксите за управление, както и относно изчисляването и плащането на разходи и такси за управление на упълномощения субект в съответствие с член 218;
л)
когато е целесъобразно, разпоредби относно рамка на условията за вноските от фондовете, посочени в член 175 от Финансовия регламент, по-специално Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и бъдещия Фонд за морско дело и рибарство (наричани по-долу „фондовете по ОСР“);
м)
разпоредби относно срока, възможността за удължаване и прекратяване на финансовия инструмент, включително условията за предсрочно прекратяване и когато е уместно, стратегии за излизане;
н)
разпоредби относно мониторинга на изпълнението на подкрепата за финансовите посредници и крайните получатели, включително докладване от страна на финансовите посредници;
о)
когато е приложимо, вида и характера на операциите по хеджиране, посочени в член 219.
Член 218
Разходи и такси за управление на упълномощените субекти
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Комисията заплаща възнаграждение на упълномощените субекти за изпълнението на финансови инструменти, което се изразява в такси, основани на резултатите, възстановяване на извънредни разноски, както и такси за управление на касовите средства, когато упълномощеният субект управлява касовите средства на финансовия инструмент.
2. Таксите, основани на резултатите, включват административни такси за упълномощените субекти като възнаграждение за работата, извършена при изпълнението на даден финансов инструмент. Когато е уместно, те могат да включват също така и стимули, свързани с политиката, за насърчаване на постигането на целите на политиката или за стимулиране на финансовите постижения на финансовия инструмент.
Член 219
Специфични правила за доверителните сметки при непряко управление
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Субектите, натоварени с изпълнението на финансови инструменти, могат да откриват доверителни сметки по смисъла на член 68, параграф 7 от Финансовия регламент на свое име и изключително от името на Комисията. Тези упълномощени субекти изпращат съответните извлечения от сметките на отговорната служба на Комисията.
2. По доверителните сметки се поддържа подходяща ликвидност и активите, държани по тези доверителни сметки, се управляват в съответствие с принципите на доброто финансово управление, като се спазват подходящи пруденциални правила в съответствие с член 140, параграф 7 от Финансовия регламент.
3. За изпълнението на финансовите инструменти упълномощените субекти не извършват хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията за делегиране, посочени в член 217.
Член 220
Финансови инструменти, изпълнявани пряко
(член 139 от Финансовия регламент)
1. В изключителни случаи финансовите инструменти могат да се изпълняват пряко в съответствие с член 139, параграф 4 от Финансовия регламент чрез следните средства:
а)
специален инвестиционен механизъм, в който Комисията участва заедно с други публични или частни инвеститори с цел увеличаване на ефекта на лоста на финансовото участие на Съюза;
б)
заеми, гаранции, капиталови участия и други инструменти за споделяне на риска, различни от инвестиции в специализирани инвестиционни механизми, предоставяни пряко на крайните получатели или чрез финансови посредници.
2. За изпълнението на финансовите инструменти Комисията не извършва хеджиране за спекулативни цели. Видът и характерът на всяко хеджиране се одобряват предварително от Комисията и се включват в споразуменията със субектите, изпълняващи финансовия инструмент.
Член 221
Подбор на финансови посредници, ръководители на специални инвестиционни механизми и крайни получатели
(член 139 от Финансовия регламент)
1. Когато Комисията изпълнява финансови инструменти пряко или непряко чрез специални инвестиционни механизми, тези механизми се създават в съответствие със законите на държава членка. Те могат също така да бъдат създадени в съответствие със законите на държава, различна от държава членка, в областта на външната дейност. Ръководителите на такива механизми са задължени от закона или чрез договор да действат добросъвестно като професионални ръководители.
2. Ръководителите на специалните инвестиционни механизми, посочени в параграф 1, и финансовите посредници или крайните получатели на финансовите инструменти се подбират, като се отчитат естеството на финансовия инструмент, който трябва да се изпълни, опитът и оперативният и финансовият капацитет на съответните субекти и/или икономическата жизнеспособност на проектите на крайните получатели. Изборът трябва да бъде прозрачен, обоснован от обективни причини и не трябва да поражда конфликт на интереси.
3. Не се предоставя финансова подкрепа за ръководители на специални инвестиционни механизми, на финансови посредници и на крайни получатели, които се намират в някое от положенията, посочени в член 106, параграф 1 и членове 107, 108 и 109 от Финансовия регламент.
Член 222
Условия за използване на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към преодоляване на пазарни несъвършенства или неефективности или неоптимални инвестиционни ситуации, както и към предоставяне на подкрепа само за крайните получатели, които се считат за потенциално икономически жизнеспособни в момента на предоставяне на подкрепата от Съюза чрез финансов инструмент.
2. Финансовите инструменти осигуряват подкрепа на крайните получатели по пропорционален начин. По-специално, преференциалното третиране на инвеститорите, предоставящи съвместни инвестиции или споделяне на риска, трябва да бъде обосновано и пропорционално на рисковете, поети от инвеститорите по даден финансов инструмент, и да бъде ограничено до необходимия минимум, за да се гарантира тяхната инвестиция или споделяне на риска.
Член 223
Ефект на лоста
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти са насочени към постигане на ефект на лоста от финансовия принос на Съюза чрез мобилизиране на глобални инвестиции, надхвърлящи размера на финансовия принос на Съюза.
Ефектът на лоста от средствата на Съюза е равен на сумата за финансиране на допустимите крайни получатели, разделена на размера на финансовия принос на Съюза.
2. Целевият обхват на стойностите за ефекта на лоста се основава на предварителна оценка за съответния финансов инструмент.
Член 224
Предварителна оценка на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Финансовите инструменти се основават на предварителни оценки, които определят пазарните несъвършенства или неефективности или неоптималните инвестиционни ситуации, както и нуждите от инвестиции с оглед на целите на политиката.
2. Предварителната оценка доказва, че идентифицираните пазарни нужди не могат да бъдат посрещнати подходящо и своевременно чрез ръководени от пазара дейности или чрез интервенции на Съюза, различни от финансирането с финансов инструмент, като например регулиране, либерализация, реформа или други действия на политиката. Чрез нея се оценява вероятността финансовите инструменти да доведат до пазарни нарушения и изключване на частното финансиране, както и свързаните с това евентуални разходи,, и се определят средства за свеждане до минимум на отрицателните ефекти от такива нарушения.
3. В съответствие с принципа на субсидиарност предварителната оценка доказва, че даден финансов инструмент на ниво ЕС е по-подходящ за преодоляване на установените пазарни нужди от подобни финансови инструменти на национално или регионално ниво, включително тези, финансирани по линия на фондовете по ОСР. Когато се оценява добавената стойност от участието на Съюза, трябва да бъдат взети под внимание фактори като трудният достъп до финансиране на национално равнище, по-специално за трансгранични проекти, икономиите от мащаба или силният демонстрационен ефект, свързан с разпространението на най-добрите практики в държавите членки.
4. Предварителната оценка определя най-ефективния начин за изпълнение на финансовия инструмент.
5. Предварителната оценка доказва също, че планираният финансов инструмент е в съответствие с:
а)
новите и съществуващите финансови инструменти, за да се избегнат нежелани припокривания и да се постигнат синергии и икономии от мащаба;
б)
финансовите инструменти и другите форми на публична интервенция, насочени към същата пазарна среда, за да се избегнат несъответствия и да се проучат потенциалните синергии.
6. С предварителната оценка се оценяват пропорционалността на предвидената намеса по отношение на размера на установения недостиг на финансиране, очакваният ефект на лоста на планирания финансов инструмент и допълнителното качествено въздействие, като разпространението на най-добри практики, ефективното насърчаване на целите на политиката на Съюза по веригата на изпълнение или достъпът до специфични експертни познания на участниците във веригата на изпълнение.
7. Предварителната оценка установява набор от подходящи показатели за изпълнението за предложените финансови инструменти и показва очаквания продукт, резултати и въздействие.
8. Отделна предварителна оценка на финансовите инструменти се извършва само когато такава оценка, напълно съобразена с критериите в параграфи 1-7, не е включена в предварителната оценка или оценка на въздействието на програмата или дейността, обхваната от основен акт.
Член 225
Мониторинг на финансовите инструменти
(член 140 от Финансовия регламент)
1. С цел да се осигури хармонизиран мониторинг на финансовите инструменти, посочени в член 140, параграф 12 от Финансовия регламент, се въвежда система за мониторинг от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се допринесе за осигуряването на достатъчна увереност, че средствата на Съюза се използват в съответствие с член 32, параграф 2 от Финансовия регламент.
2. Системата за мониторинг се използва за оценяване на напредъка на изпълнението по отношение на постигането на целите на политиката, отразени в съответните показатели за осъществените дейности и резултатите, установени съгласно предварителната оценка, за анализ на съответствието на изпълнението с определените изисквания съгласно член 140, параграф 2 от Финансовия регламент и за осигуряване на основа за докладването от Комисията, както се изисква съгласно член 38, параграф 5 и член 140, параграф 8 от Финансовия регламент.
3. В случай на непряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, представени от упълномощените субекти, и на наличните одити и проверки, извършени от упълномощените субекти, като се вземат предвид декларацията за управлението на упълномощените субекти и становището на независимия одитен орган, посочен в член 60, параграф 5 от Финансовия регламент. Комисията преглежда информацията, предоставена от упълномощените субекти, и може да извърши проверки, включително на извадков принцип, на подходящо равнище на изпълнение до крайните получатели.
Мониторингът от упълномощения субект се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници, и на наличните одити и проверки, извършени от финансовия посредник, като се вземат предвид декларацията за управлението на финансовия посредник и становището на независими одитори.
Когато не съществуват финансови посредници, упълномощеният субект пряко наблюдава използването на финансовия инструмент въз основа на докладите и отчетите, представени от крайните получатели.
Упълномощеният субект преразглежда, когато е уместно на базата на извадка, информацията, предоставена от финансовите посредници или от крайните получатели, и извършва проверки, както е определено в споразумението, посочено в член 217.
4. В случай на пряко управление мониторингът от страна на Комисията се основава на докладите и отчетите, предоставени от финансовите посредници и от крайните получатели, подлежащи на съответните проверки. Разпоредбите на параграф 3 се прилагат за прякото управление mutatis mutandis.
5. Споразуменията за изпълнение на финансов инструмент съдържат необходимите разпоредби за прилагането на параграфи 1-4.
Член 226
Обработка на вноските от фондовете по ОСР
(член 140 от Финансовия регламент)
1. Водят се отделни записи за вноските от фондовете по ОСР за финансовите инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент и подкрепяни от фондовете по ОСР съгласно специфичните за сектора правила.
2. Вноските от фондовете по ОСР се записват в отделни сметки и се използват в съответствие с целите на съответните фондове по ОСР за действия и крайни получатели, които са в съответствие с програмата или програмите, от които се правят вноските.
3. По отношение на вноските от фондовете по ОСР за финансови инструменти, създадени съгласно дял VIII от Финансовия регламент, се прилагат специфичните за сектора правила.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 227
Доклад за бюджетното и финансовото управление през годината
(член 142 от Финансовия регламент)
Докладът за бюджетното и финансовото управление през годината съдържа точно описание на:
а)
постигането на целите за годината в съответствие с принципа на доброто финансово управление;
б)
финансовото състояние и събитията със съществено влияние върху дейностите през годината.
Докладът за бюджетното и финансовото управление е отделен от докладите за изпълнението на бюджета.
Член 228
Изключения от счетоводните принципи
(член 144 от Финансовия регламент)
Когато в конкретен случай счетоводителите смятат, че следва да бъде направено изключение от съдържанието на някой от счетоводните принципи, определени в счетоводните правила на Съюза, изключението надлежно се мотивира и докладва в бележките към финансовите отчети, посочени в член 232.
Член 229
Оправдателни документи
(член 144 от Финансовия регламент)
1. Всяко вписване се основава на оправдателни документи с дата и номер на хартиен носител или на носител, който гарантира надеждността и запазването на съдържанието им за сроковете, посочени в член 48.
2. Операциите от един и същ вид, извършени на едно и също място и на една и съща дата, могат да се обобщят в единен оправдателен документ.
Член 230
Отчет за финансовия резултат
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за финансовия резултат отразява приходите и разходите за годината, класифицирани по тяхното естество.
Член 231
Отчет за паричните потоци
(член 145 от Финансовия регламент)
Отчетът за паричните потоци представя паричните потоци през периода, като показва движението между откриването и закриването на касови наличности.
Касата е съставена от:
а)
касова наличност;
б)
банкови сметки и депозити, платими при поискване;
в)
други разполагаеми активи, които са високоликвидни и чиято стойност е стабилна.
Член 232
Бележки към финансовите отчети
(член 145 от Финансовия регламент)
Бележките съгласно член 145 от Финансовия регламент са неразделна част от финансовите отчети. Те съдържат най-малко следните данни:
а)
счетоводни принципи, правила и методи;
б)
обяснителни записки с допълнителна информация, която не се съдържа в основния текст на финансовите отчети, но е необходима за съставяне на вярна и точна представа.
Член 233
Отчети за изпълнението на бюджета
(член 146 от Финансовия регламент)
1. Отчетите за изпълнението на бюджета съдържат:
а)
данни за приходите, включително:
i)
промените в прогнозните бюджетни приходи;
ii)
изпълнението на приходите;
iii)
установените вземания;
б)
данни за промените в общия размер на наличните бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
в)
данни за усвояването на общите налични бюджетни кредити за поети задължения и за плащания;
г)
данни за неизпълнените поети задължения, за пренесените от предходната година и за поетите през текущата година задължения.
2. По отношение на данните за приходите се прилага справка с разбивка по държави членки за размера на вноските в системата на собствените ресурси, които подлежат на събиране към края на финансовата година и за които е издадено нареждане за събиране.
Член 234
Условия за предаване на отчетите
(член 148 от Финансовия регламент)
Междинните и окончателните отчети, посочени в членове 147 и 148 от Финансовия регламент, могат да се изпращат по електронен път.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Счетоводна система
Член 235
Счетоводна система
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Счетоводителят на всяка институция и орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставя и съхранява актуализирани документи, които описват счетоводната система и счетоводните процедури в неговата институция и орган.
2. Бюджетните приходи и разходи се регистрират в компютризираната система по член 236 според икономическия характер на операцията като текущи приходи и разходи или като капитал.
Член 236
Компютризирани системи
(член 151 от Финансовия регламент)
1. Сметките се водят с помощта на интегрирана компютризирана система.
2. Когато сметките се водят с компютризирани системи и подсистеми, всяка система и подсистема се описва подробно.
Описанието определя съдържанието на всички полета с данни и посочва как системата обработва отделните операции. В него се посочва как системата гарантира наличието на пълна одитна следа за всяка операция и за всяка промяна в компютризираните системи и подсистеми, така че по всяко време да е възможно определяне на характера на промените и лицето, което ги е внесло.
Описанието на компютризираните счетоводни системи и подсистеми посочва връзките между тези системи и централната счетоводна система, по-специално по отношение на преноса на данни и равняването на салдата.
3. Достъп до компютризираните системи и подсистеми имат единствено лицата, включени в списък на упълномощените потребители, който всяка институция съставя и актуализира.
Раздел 2
Счетоводни книги
Член 237
Счетоводни книги
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент води регистър, главна книга и поне подглавни книги за длъжниците, кредиторите и дълготрайните активи, освен ако това е икономически неоправдано.
Счетоводните книги се състоят от електронни документи, които се идентифицират от счетоводителя и осигуряват пълни гаранции за доказателствената си сила.
Записванията в регистъра се прехвърлят в главната книга, структурирана според сметкоплана по член 212.
Регистърът и главната книга могат да се разделят на толкова специални регистри и специални книги, колкото е необходимо, за да се изпълнят изискванията.
Вписванията в специалните регистри и специалните книги се централизират поне веднъж месечно в регистъра и в главната книга.
Член 238
Оборотна ведомост
(член 154 от Финансовия регламент)
Всяка институция и всеки орган съгласно член 141 от Финансовия регламент съставят оборотна ведомост, която обхваща всички сметки от общата счетоводна отчетност, включително уравнените през годината, като във всички случаи посочва:
а)
номер на сметката;
б)
описание;
в)
общо дебит;
г)
общо кредит;
д)
салдо.
Член 239
Счетоводно равняване
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Данните от главната счетоводна книга се съхраняват и организират така, че да отговарят на съдържанието на всяка сметка, включена в оборотната ведомост.
2. По отношение на инвентарния опис на дълготрайните активи се прилагат разпоредбите на членове 246-253.
Раздел 3
Записване
Член 240
Записи по сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записите се извършват по метода на двустранното счетоводно записване, при който всяко движение или изменение по сметките се отразява със запис, осигуряващ равностойност между дебитираната и кредитираната сума по различните сметки, до които се отнася записът.
2. За операция във валута, различна от еврото, се изчислява равностойността в евро и се записва в сметките.
Операциите в чуждестранна валута по сметки, които могат да се преоценят, подлежат на преоценка най-малко всеки път, когато сметките се приключват.
Преоценката се извършва по курсовете, посочени в член 6.
Обменният курс на еврото спрямо друга валута, който се използва за изготвяне на баланса към 31 декември от година N, е курсът за последния работен ден на година N.
3. Счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент, уточняват правилата за обмен и преоценка, необходими за целите на счетоводната отчетност с текущо начисляване.
Член 241
Счетоводни записи
(член 154 от Финансовия регламент)
При всички счетоводни записи се посочват произходът, съдържанието и счетоводните референции на всички данни, както и съответните оправдателни документи.
Член 242
Записване в регистъра
(член 154 от Финансовия регламент)
Счетоводните операции се записват в регистъра по един от следните методи, които не са взаимно изключващи се:
а)
по дни и по операции;
б)
под формата на месечно обобщение на общите суми по операциите, при условие че се съхранява цялата документация, която позволява проверка на отделните операции по дни.
Член 243
Утвърждаване на записванията
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Записванията в регистъра и в подглавните книги стават окончателни чрез процедура на утвърждаване, която забранява промени или изтриване на записванията.
2. Най-късно преди представянето на окончателните финансови отчети се прилага процедура за приключване, чиято цел е да замрази хронологията на регистрираните данни и да гарантира тяхната ненарушимост.
Раздел 4
Равняване и проверка
Член 244
Равняване на сметките
(член 154 от Финансовия регламент)
1. Салдото по сметките в оборотната ведомост се равнява периодично и най-малко при годишното приключване с данните от управленските системи, използвани от разпоредителите с бюджетни кредити за управление на активите и пасивите и за ежедневното регистриране на данни в счетоводната система.
2. Периодично и най-малко винаги когато сметките се приключват, счетоводителят проверява дали банковите салда съответстват на реалната ситуация, по-специално по отношение на:
а)
парични средства в банки чрез равняване с предоставените от финансовите институции извлечения от сметките;
б)
касовите наличности чрез равняване с данните от касовата книга.
Сметките за дълготрайните активи подлежат на преглед съгласно член 250.
3. Междуинституционалните свързващи сметки се равняват ежемесечно.
4. Временните сметки се откриват и преглеждат ежегодно от счетоводителя. Тези сметки са под отговорността на разпоредителя с бюджетни кредити и той ги изчиства възможно най-скоро.
Раздел 5
Бюджетни сметки
Член 245
Съдържание и водене на бюджетните сметки
(член 156 от Финансовия регламент)
1. За всяко подразделение на бюджета бюджетните сметки отразяват:
а)
по отношение на разходите:
i)
разрешените в първоначалния бюджет бюджетни кредити, включените в коригиращите бюджети бюджетни кредити, пренесените бюджетни кредити, наличните бюджетни кредити след събирането на целеви приходи, трансферите на бюджетни кредити, както и общия размер на наличните бюджетни кредити;
ii)
поетите задължения и плащанията за финансовата година;
б)
по отношение на приходите:
i)
прогнозите в първоначалния бюджет, прогнозите в коригиращите бюджети, целевите приходи и установения по този начин общ размер на прогнозните приходи;
ii)
установените вземания и събраните суми за съответната финансова година;
в)
неизплатените поети задължения и несъбраните приходи, които са пренесени от предходни финансови години.
Бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания по буква а) от първа алинея се записват и отразяват отделно.
Глобалните временни поети задължения във връзка с Европейския фонд за гарантиране на земеделието (наричан по-нататък „ЕФГЗ“) и съответните плащания по тях също се записват в бюджетните сметки.
Тези задължения се представят спрямо общия размер на бюджетните кредити за ЕФГЗ.
2. Бюджетните сметки отразяват отделно:
а)
усвояването на бюджетните кредити, които са пренесени, и бюджетните кредити за годината;
б)
изчистването на неизплатени задължения.
В приходната част подлежащите на събиране приходи от предходни финансови години се представят отделно.
3. Бюджетните сметки могат да бъдат организирани по такъв начин, че да се изгради система на разходно осчетоводяване.
4. Бюджетните сметки се водят чрез компютърни системи, в книги или в картотеки.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 246
Инвентарен опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Системата на инвентарен опис се изгражда от разпоредителя с бюджетни кредити с техническото съдействие на счетоводителя. Тази система трябва да съдържа цялата информация, която се изисква за водене на счетоводството и опазване на активите.
Член 247
Опазване на имуществото
(член 157 от Финансовия регламент)
Всяка институция и орган, посочени в член 141 от Финансовия регламент, приемат разпоредби за опазване на активите, отразени в съответните им счетоводни баланси, и вземат решение кои административни отдели отговарят за системата на инвентарен опис.
Член 248
Вписване в инвентарния опис
(член 157 от Финансовия регламент)
Подлежат на вписване в инвентарния опис и в счетоводните сметки за дълготрайните активи всички придобити активи, чийто срок на употреба е над една година, които не са консумативи и чиято покупна цена или производствена цена е по-висока от указаната в счетоводните правила на Съюза, приети по член 152 от Финансовия регламент.
Член 249
Съдържание на описа по елементи
(член 157 от Финансовия регламент)
Инвентарният опис съдържа подходящо описание на всеки елемент и посочва неговото местонахождение или за движимите вещи - отговорната служба или лице, датата на придобиване и единичната цена.
Член 250
Инвентаризация на движимо имущество
(член 157 от Финансовия регламент)
Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, извършват инвентаризация по такъв начин, че да се провери физическото наличие на всяка вещ и нейното съответствие със записа в инвентарния опис. Проверките се извършват в рамките на годишна програма за проверки, с изключение на дълготрайните материални и нематериални активи, които се проверяват най-малко веднъж на три години.
Член 251
Препродажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Членовете, длъжностните лица и останалите служители на институциите и органите по член 141 от Финансовия регламент нямат право да придобиват вещи, които институциите и органите препродават, с изключение на продадените чрез публичен търг.
Член 252
Процедура за продажба на материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
1. Продажбата на материални активи се обявява на местно равнище по подходящ начин, ако единичната покупна цена е 8 100 EUR или над тази стойност. Между публикуването на последната обява и сключването на договора за продажба следва да изминат най-малко 14 календарни дни.
Продажбите, посочени в първа алинея, се извършват чрез обяви за продажба, които се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз, ако единичната покупна цена е 391 100 EUR или над тази стойност. Подходящи обяви могат да се публикуват и в печатните издания на държавите членки. Между датата на публикуване в Официален вестник на Европейския съюз и сключването на договора за продажба трябва да измине най-малко един месец.
2. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, могат да се откажат от обяви, ако разходите за тях надхвърлят очакваните постъпления от операцията.
3. Институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, във всички случаи се стремят да постигнат най-добрата цена при продажбата на материални активи.
4. Параграфи 1, 2 и 3 не се прилагат за продажби между институциите на Съюза и неговите органи, посочени в член 208 от Финансовия регламент.
Член 253
Процедура за освобождаване от материални активи
(член 157 от Финансовия регламент)
Разпоредителят с бюджетни кредити съставя декларация или протокол във всички случаи, когато елемент от инвентарния опис, включително сградите, се продава, предоставя безплатно, бракува, отдава под наем или липсва поради загуба, кражба или по друга причина.
В декларацията или протокола се посочва по-конкретно дали вещта следва да се подмени за сметка на длъжностно лице или друг служител на Съюза или друго лице.
Когато недвижимо имущество или големи съоръжения се предоставят безплатно, трябва да се състави договор и случаят да се опише в годишен доклад, който се изпраща на Европейския парламент и Съвета при представянето на проектобюджета.
Членовете, длъжностните лица или другите служители на институциите и органите, посочени в член 141 от Финансовия регламент, не могат да бъдат получатели на собствеността от инвентарния опис, която е предоставена безплатно или бракувана.
Член 254
Инвентарен опис и обявяване на продажби в делегациите на Съюза
(член 157 от Финансовия регламент)
1. В случая на делегациите на Съюза постоянните инвентарни описи на движимото имущество, принадлежащо на Съюза, се съхраняват по места. Те се изпращат редовно на централните отдели в съответствие с приетите от всяка институция правила.
Движимото имущество, което е в транзит до делегациите на Съюза, се вписва във временен опис, преди да бъде заведено в постоянния опис.
2. Обявяването на продажбите на движимо имущество на делегациите на Съюза се извършва съгласно местните обичаи.
ЧАСТ ВТОРА
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ
ДЯЛ I
НАУЧНИ ИЗСЛЕДВАНИЯ
Член 255
Видове дейности
(член 181 от Финансовия регламент)
1. Преките дейности се изпълняват от структурите на Съвместния изследователски център (наричан по-нататък „JRC“) и по принцип се финансират изцяло от бюджета. Те включват:
а)
научноизследователски програми;
б)
проучвателни изследователски дейности;
в)
дейности за научно-техническа подкрепа от институционален характер.
2. JRC може да участва в непреки дейности при условията, посочени в член 183 от Финансовия регламент.
3. Прогнозите за вземанията по член 181, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
Член 256
Допълнителни правила, приложими към JRC
(член 183 от Финансовия регламент)
1. Дейностите на конкурентна основа, реализирани от JRC, включват:
а)
дейности, извършвани след процедури за безвъзмездни средства или за обществени поръчки;
б)
дейности от името на трети страни;
в)
дейности, предприети съгласно административно споразумение с други институции или други служби на Комисията за предоставяне на научно-технически услуги.
2. Когато провежданите от JRC дейности за трети страни включват обществени поръчки, процедурата за възлагане на обществените поръчки е съобразена с принципите на прозрачност и равно третиране.
3. Прогнозите за вземанията по член 183, параграф 2 от Финансовия регламент се изпращат на счетоводителя за регистриране.
ДЯЛ II
ВЪНШНИ ДЕЙНОСТИ
ГЛАВА I
Общи разпоредби
Член 257
Дейности, които могат да бъдат финансирани
(член 184 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за дейностите, посочени в част 2, дял IV, глава 1 от Финансовия регламент, могат по-конкретно да финансират обществени поръчки, безвъзмездни средства, включително лихвени субсидии, специални заеми, гаранции по заеми, финансова помощ, бюджетна подкрепа и други специфични форми на бюджетно подпомагане.
ГЛАВА II
Бюджетна подкрепа и доверителни фондове с няколко донори
Член 258
Използване на бюджетната подкрепа
(член 186 от Финансовия регламент)
1. Когато е предвидено в съответните основни актове, Комисията може да използва секторна или обща бюджетна подкрепа в рамките на трета държава, ако са изпълнени следните условия:
а)
управлението на публичните финанси на държавата партньор е достатъчно прозрачно, надеждно и ефективно;
б)
държавата партньор е въвела достатъчно надеждни и подходящи секторни или национални политики и;
в)
държавата партньор е въвела макроикономически политики, ориентирани към стабилността.
2. Споразуменията, сключени с държавата партньор, трябва да съдържат задължение тази държава да предостави на Комисията надеждна и своевременна информация, която позволява на Комисията да направи оценка на изпълнението на условията, посочени в параграф 1.
Член 259
Доверителни фондове на Съюза за външни дейности
(член 187 от Финансовия регламент)
Вноските на другите донори се вземат предвид при постъпването им в специфичната банкова сметка на доверителния фонд и в размера в евро, получен при валутния обмен в момента на получаването им по специфичната банкова сметка.
Вноската на Съюза се прехвърля своевременно за покриване на правните задължения на доверителния фонд, като се вземат предвид наличните средства, предоставени от други донори.
Лихвите, натрупани по специфичната банкова сметка на доверителния фонд, се инвестират в доверителния фонд, освен ако е предвидено друго в учредителния акт на доверителния фонд.
Всички трансакции, направени през годината по банковата сметка, посочена в третата алинея, се записват съответно в сметките на доверителния фонд.
Финансовото отчитане на операциите, извършени от всеки доверителен фонд, се извършва два пъти годишно от разпоредителя с бюджетни кредити.
Доверителните фондове подлежат всяка година на независим външен одит.
Съветът на доверителния фонд одобрява годишния доклад на доверителния фонд, изготвен от разпоредителя с бюджетни кредити, заедно с годишните отчети, изготвени от счетоводителя. Тези доклади се прилагат към годишния доклад на оправомощения разпоредител с бюджетни кредити и се представят на Европейския парламент и Съвета в рамките на процедурата за освобождаване от отговорност на Комисията.
Правилата за съставяне на съвета и неговият вътрешен правилник се определят в учредителния акт на доверителния фонд, приет от Комисията и спазван от донорите. Тези правила гарантират справедливо представяне на донорите и включват изискването за положителен вот от Комисията за окончателното решение за използването на средствата.
ГЛАВА III
Обществени поръчки
Член 260
Ползване на сгради под наем
(член 190 от Финансовия регламент)
Единствените поръчки за недвижими имоти, които могат да бъдат финансирани от оперативните бюджетни кредити за външни дейности, са тези за ползване под наем на сгради, които вече са били построени към датата на сключване на договора за наем. Поръчките се публикуват съгласно член 124.
Член 261
Определения
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за услуги включват поръчки за проучвания и техническа помощ.
Поръчката за проучване е договор за услуга, сключен между доставчик и възложител, който включва проучвания за определяне и подготовка на проекти, проучвания за приложимост, икономически и пазарни проучвания, технически проучвания и одити.
Поръчката за техническа помощ е поръчка, при която от доставчика се изисква да има консултантска роля, да управлява или да надзирава проект или да осигури посочените в условията на поръчката консултанти.
2. Когато трета държава разполага с квалифициран управленски персонал в своите отдели или структури с публично участие, поръчките могат да се изпълняват пряко от тези отдели или структури чрез пряко влагане на труд.
Член 262
Специални разпоредби във връзка с праговете и условията за възлагане на външни обществени поръчки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Членове 123-126, с изключение на определенията, член 127, параграфи 3 и 4, членове 128, 134-137, член 139, параграфи 3-6, член 148, параграф 4, член 151, параграф 2 и членове 152-158, 160 и 164 от настоящия регламент не се прилагат към договорите за обществени поръчки, сключени от възложителите по член 190, параграф 2 от Финансовия регламент или от тяхно име.
Решението за изпълнение на разпоредбите във връзка с обществените поръчки по тази глава се взема от Комисията, включително за подходящите проверки, извършвани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, когато Комисията не е възложител.
2. При неспазване на процедурите по параграф 1 разходите за съответните операции не могат да се финансират от Съюза.
3. Настоящата глава не се прилага за възложителите по член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент, когато след проверките съгласно член 61 от Финансовия регламент Комисията им е разрешила да прилагат собствени процедури за обществени поръчки.
Член 263
Обявяване и недопускане на дискриминация
(членове 190 и 191 от Финансовия регламент)
1. Комисията предприема необходимите мерки за гарантиране на максимално широко участие при равни условия в конкурентните процедури за възлагане на обществени поръчки, финансирани от Съюза. За целта по-конкретно се полагат грижи за:
а)
осигуряване на адекватно публикуване в разумен срок на предварителните обявления, обявленията за обществена поръчка и обявленията за възлагане;
б)
премахване на всички дискриминационни практики или технически спецификации, които биха могли да затруднят широкото участие при равни условия на всички физически и юридически лица, посочени в член 182 от Финансовия регламент.
2. Член 265, параграф 5, член 267, параграф 3 и член 269, параграф 4 не засягат използването на електронни обществени поръчки.
Член 264
Обявяване
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Обявлението за предварителна информация за международни покани за представяне на оферти се изпраща на Службата за публикации във възможно най-кратки срокове при поръчките за доставки и услуги и възможно най-бързо след решението за одобряване на програмата при договорите за строителни работи.
2. За целите на тази глава обявлението за обществена поръчка се публикува:
а)
най-малко в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет за международните покани за представяне на оферти;
б)
най-малко в държавния вестник на държавата получател или в равностойно издание за местните покани за представяне на оферти.
Когато обявлението за обществена поръчка се публикува и на местно равнище, то трябва да е идентично на публикуваното в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет и да се публикува едновременно с него. Комисията отговаря за публикуването в Официален вестник на Европейския съюз и в интернет. Ако обявлението се публикува на местно равнище, това може да се извърши от структурите, посочени в член 190, параграф 2, буква б) от Финансовия регламент.
3. Обявлението за възлагане се изпраща при подписването на договора, освен когато, ако все още е необходимо, поръчката е обявена за тайна или когато изпълнението на поръчката трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност с цел защита на основните интереси на Европейския съюз или на държавата бенефициер, както и когато публикуването на обявлението за възлагане се счита за неподходящо.
Член 265
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за услуги са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече:
i)
международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
ii)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 3 от настоящия член или рамково споразумение.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
Плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
2. При международната ограничена процедура по параграф 1, буква а) в обявлението за обществена поръчка се посочва броят на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти. За поръчки за услуги се канят най-малко четирима кандидати. Броят на кандидатите, допуснати да подадат оферти, трябва да бъде достатъчен, за да осигури реална конкуренция.
Списъкът на избраните кандидати се публикува на интернет сайта на Комисията.
Ако броят на кандидатите, отговарящи на критериите за подбор или на минималните нива на капацитет, е по-нисък от минималния брой, възложителят може да покани да представят оферти само кандидатите, отговарящи на критериите за представяне на оферта.
3. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), възложителят съставя списък на най-малко трима оференти по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Оферентите при състезателната процедура на договаряне могат да бъдат избрани от подходящо обявен списък на потенциални оференти, посочен в член 136, параграф 1, буква б). Този списък се изготвя след покана за изразяване на интерес и е валиден за не повече от пет години от датата на обявлението. Списъкът може да включва подсписъци. Всички заинтересовани лица могат да подадат заявление по време на срока на валидност на списъка, с изключение на последните три месеца от този период. Когато се възлага поръчка, възложителят приканва всички потенциални оференти, вписани в съответния списък или подсписък, да представят оферта.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с оферентите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
4. За правни услуги съгласно номенклатурата CPV възложителите могат да използват състезателна процедура на договаряне, независимо от прогнозната стойност на поръчката.
5. Офертите се изпращат в пакет или във външен плик, съдържащ два отделни запечатани плика - един с надпис „Плик А - Техническа оферта“ и друг с надпис „Плик Б - Финансова оферта“. На външния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Ако тръжната документация предвижда събеседвания, комисията за оценка може да ги проведе с главните членове на екипа от експерти, предложен в технически приемливите оферти, след като изготви писмени междинни заключения и преди да приключи окончателно оценката на техническите оферти. В такива случаи събеседването с експертите се провежда от комисията за оценка, за предпочитане колективно, ако те образуват екип, и на достатъчно близки времеви интервали, за да може да се направи сравнение. Събеседванията се провеждат в съответствие с образец, одобрен предварително от тръжната комисия и прилаган към всички поканени за събеседване експерти или екипи. Датата и часът на събеседването се съобщават на оферентите най-малко десет календарни дни предварително. В случаи на непреодолима сила, при които оферентът е възпрепятстван да се яви на събеседването, следва да му се изпратят нова дата и час.
6. Критериите за възлагане на поръчка служат за определяне на икономически най-изгодната оферта.
Икономически най-изгодната оферта се избира чрез претегляне в съотношение 80/20 на техническите качества и цената. За тази цел:
а)
полученият резултат за техническата оферта се умножава по 0,80;
б)
полученият резултат за ценовата оферта се умножава по 0,20.
Член 266
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за услуги
(член 190 от Финансовия регламент)
1. За поръчките за услуги възложителят може да използва процедура на договаряне въз основа само на една оферта в следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 104, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато услугите се възлагат на организации от публичния сектор или институции или сдружения с нестопанска цел и се отнасят до дейности от институционален характер или целят да предоставят помощ на хора в социалната сфера;
в)
за услуги, които представляват продължение на вече започнали услуги, при условията, изброени в параграф 2;
г)
когато тръжната процедура или опитът за използване на рамково споразумение до момента са неуспешни, т.е. когато не е получена нито една качествено и/или финансово подходяща оферта, като в такъв случай след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено;
д)
когато съответната поръчка следва конкурс и съгласно приложимите правила трябва да бъде възложена на успелия кандидат или на един от успелите кандидати, като в такъв случай всички успели кандидати се канят за участие в преговорите;
е)
когато по технически причини или във връзка със защитата на изключителни права поръчката може да бъде възложена само на определен доставчик на услуги;
ж)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Дейностите от институционален характер, посочени в буква б) от първа алинея, включват услуги, които са пряко свързани със законоустановената мисия на публичните органи.
2. Услугите, които са продължение на вече започнали услуги по параграф 1, буква в), са следните:
а)
допълнителни услуги, които не са обхванати от основната поръчка, но в резултат на непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на поръчката, при условие че допълнителната услуга не може технически и икономически да се отдели от основната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя, и че съвкупната стойност на допълнителните услуги не надхвърля 50 % от стойността на основната поръчка;
б)
допълнителни услуги, представляващи повторение на подобни услуги, възложени на изпълнителя на първоначална поръчка, при условие че:
i)
за първата услуга е било публикувано обявление за обществена поръчка и възможността да се използва процедура на договаряне за нови услуги за проекта, както и прогнозната цена са били ясно посочени в обявлението за обществена поръчка, публикувано за първата услуга;
ii)
продължението на поръчката е само за стойност и за продължителност, които не надхвърлят стойността и продължителността на първоначалната поръчка.
Член 267
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за доставки са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече: международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: рамково споразумение или:
i)
за поръчки на стойност от 100 000 EUR или повече, но по-малка от 300 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
ii)
за поръчки на стойност под 100 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2.
в)
плащанията на разходи, които не надвишават 2 500 EUR, могат да представляват просто плащане по фактури, без предварително приемане на оферта.
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква б), подточка ii) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима доставчици по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с доставчиците възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
4. При поръчки за доставки без предвидено следпродажбено обслужване единственият критерий за възлагане на поръчката е цената.
Когато предложенията за следпродажбено обслужване или за обучение имат особено значение, се избира офертата с най-ниската цена или икономически най-изгодната оферта, като се отчита техническото качество на предложеното обслужване и цената.
Член 268
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за доставки
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за доставки могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на едно предложение при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
когато това се определя от характера или особените характеристики на доставките, например когато изпълнението на поръчката е запазено изключително за притежатели на патенти или лицензи за ползване на патенти;
в)
за допълнителни доставки от първоначалния доставчик с цел частично да се заменят обичайните доставки или монтажи или да се разширят съществуващите доставки или монтажи, когато евентуална промяна на доставчика би задължила възложителя да придобие съоръжения с различни технически характеристики и това би довело до несъвместимост или прекомерни технически трудности при експлоатацията и поддръжката;
г)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
д)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
е)
за поръчки относно котирани доставки и покупки на стоковата борса;
ж)
за поръчки по отношение на покупки при особено изгодни условия от доставчик, който преустановява окончателно стопанската си дейност, или от синдиците или ликвидаторите в производство по несъстоятелност, споразумение с кредиторите или аналогично производство съгласно националното законодателство;
з)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
В случаите, посочени в буква г) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. За целите на параграф 1, буква а) от настоящия член операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
Член 269
Прагове и процедури при възлагане на поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Праговете и процедурите по член 190 от Финансовия регламент при поръчки за строителни работи са, както следва:
а)
за поръчки на стойност от 5 000 000 EUR или повече:
i)
международна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
ii)
с оглед на характеристиките на някои строителни работи, международна ограничена процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и на член 264, параграф 2, буква а);
б)
за поръчки на стойност от 300 000 EUR или повече, но по-малка от 5 000 000 EUR: местна открита процедура по смисъла на член 127, параграф 2 и член 264, параграф 2, буква б);
в)
за поръчки на стойност под 300 000 EUR: състезателна процедура на договаряне по смисъла на параграф 2 от настоящия член;
Поръчки на стойност, не по-голяма от 20 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на една оферта.
2. В процедурата на договаряне, посочена в параграф 1, буква в) от настоящия член, възложителят съставя списък на най-малко трима изпълнители по свой избор. Процедурата включва ограничен търг без публикуване на обявление и се нарича състезателна процедура на договаряне, която не попада в обхвата на член 129.
Офертите се отварят и оценяват от комисия за оценка, която притежава необходимия технически и административен опит. Членовете на комисията за оценка трябва да подпишат декларация за безпристрастност.
Ако след консултация с изпълнителите възложителят получи само една оферта, която е приемлива от административна и техническа гледна точка, поръчката може да бъде възложена, ако са изпълнени критериите за възлагане.
3. Критериите за подбор обхващат капацитета на оферента да изпълнява подобни поръчки, по-специално с оглед на извършени строителни работи през последните години. След извършване на подбора и след отхвърляне на недопустимите оферти единственият критерий за възлагане на обществената поръчка е цената.
4. Всяка техническа и финансова оферта трябва да се постави в един запечатан плик, който на свой ред се поставя в пакет или външен плик. На вътрешния плик се отбелязват:
а)
адресът, посочен в тръжната документация за представяне на оферти;
б)
позоваване на поканата за представяне на оферти, на която отговаря оферентът;
в)
при необходимост номерата на лотовете, за които се представя офертата;
г)
изразът „Да не се отваря преди заседанието за отваряне на офертите“ на езика, на който е съставена тръжната документация.
Офертите се отварят от комисията за оценка на офертите на публично заседание на мястото и в момента, посочени в тръжната документация. На публичното заседание за отваряне на офертите трябва да се обявят имената на оферентите, предложените цени, предоставянето на необходимата тръжна гаранция и всички други формалности, които възложителят сметне, че трябва да бъдат обявени.
Член 270
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за строителни работи
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Поръчките за строителни работи могат да бъдат възложени чрез процедура на договаряне въз основа само на една оферта при следните случаи:
а)
когато поради крайна спешност, продиктувана от обстоятелства, които възложителят не би могъл да предвиди и са изцяло извън неговия контрол, сроковете за процедурите по член 111, параграф 1, букви а), б) и в) от Финансовия регламент не могат да бъдат спазени;
б)
за допълнителни строителни работи, които не са включени в първоначалната поръчка, но поради непредвидени обстоятелства стават необходими за изпълнението на описаните в нея работи, при условията по параграф 2;
в)
когато тръжната процедура е неуспешна, т.е. когато не е получена нито една качествено или финансово подходяща оферта;
г)
за поръчки, които са обявени за тайни, или за поръчки, чието изпълнение трябва да бъде съпътствано от специални мерки за сигурност, или с цел защита на основните интереси на Съюза или на държавата бенефициер;
д)
когато трябва да се сключи нов договор след предсрочно приключване на съществуващ договор.
За целите на буква а) от първа алинея от настоящия параграф операциите при кризисни ситуации по член 190, параграф 2 се считат за крайна спешност. Оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост съгласувано с останалите заинтересовани оправомощени разпоредители с бюджетни кредити, установява наличието на крайна спешност и редовно преразглежда решението си с оглед на принципа на доброто финансово управление.
В случаите, посочени в буква в) от първа алинея, след анулиране на тръжната процедура възложителят може да започне преговори с един или повече оференти по свой избор сред участвалите в поканата за представяне на оферти, при условие че първоначалните условия на договора не се променят съществено.
2. Допълнителните строителни работи по параграф 1, буква б) се възлагат на изпълнителя на строителни работи, който вече извършва работите:
а)
когато тези работи не могат технически и икономически да се отделят от главната поръчка, без да се причинят сериозни неудобства за възложителя;
б)
когато тези работи, макар отделими от изпълнението на първоначалната поръчка, са строго необходими за нейното завършване;
в)
когато съвкупната стойност на поръчката за допълнителни работи не надхвърля 50 % от стойността на главната поръчка.
Член 271
Прилагане на процедурата на договаряне към поръчки за недвижими имоти
(член 190 от Финансовия регламент)
Поръчките за недвижими имоти по член 260 могат да се възлагат чрез процедура на договаряне, след като е проучен местният пазар.
Член 272
Избор на процедура за възлагане на обществени поръчки при смесени договори
(член 190 от Финансовия регламент)
При поръчки както за доставка на услуги, така и за доставка на стоки или за извършване на строителни работи, възложителят със съгласието на Комисията, ако тя самата не е възложител, определя приложимите прагове и процедури с оглед на преобладаващия аспект, който се оценява въз основа на относителната стойност и оперативното значение на различните елементи на поръчката.
Член 273
Тръжна документация
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Тръжната документация по член 138 се изготвя въз основа на най-добрите международни практики и в съответствие с разпоредбите на настоящата глава по отношение на обявяването и контактите между възложителя и оферентите.
2. При поръчките за услуги тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
вида поръчка;
ii)
критериите за възлагане и тяхната тежест;
iii)
възможността за събеседвания и графика за тяхното провеждане;
iv)
информация дали се допускат варианти;
v)
разрешения дял, който може да се възлага на подизпълнители;
vi)
максималния бюджет, наличен за поръчката;
vii)
валутата на офертите;
б)
списък на избраните кандидати (с посочване на забраната за сдружаване);
в)
общите условия на поръчките за услуги;
г)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
д)
заданието с планирания график за проекта и датите, от които според плана главните експерти трябва да бъдат на разположение;
е)
ценовата таблица (за попълване от оферента);
ж)
образец на офертата;
з)
образец на договора;
и)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за плащане на предварителното финансиране.
Буква з) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
3. При поръчките за доставки тръжната документация съдържа:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за доставки;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
техническо приложение с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
4. При поръчките за строителни работи тръжната документация съдържа следните документи:
а)
указания за оферентите, включващи:
i)
критериите за подбор и възлагане на поръчката;
ii)
информация дали се допускат варианти;
iii)
валутата на офертите;
б)
общите условия на поръчките за строителни работи;
в)
специфичните условия, които разширяват или допълват общите условия или се отклоняват от тях;
г)
технически приложения с планове, технически спецификации и планирания график за изпълнение на поръчката;
д)
ценовата таблица (за попълване от оферента) и разбивка на цените;
е)
образец на офертата;
ж)
образец на договора;
з)
ако е приложимо, образец на банкова (или подобна) гаранция за:
i)
офертата;
ii)
плащане на предварителното финансиране;
iii)
правилното изпълнение.
Буква ж) от първа алинея не се прилага за случаите, при които поради изключителни и надлежно обосновани обстоятелства образецът на договор не може да се използва.
5. Ако възникнат противоречия между специфичните условия, посочени в параграф 2, буква г), параграф 3, буква в) и параграф 4, буква в), и общите условия, се прилагат тези специфични условия.
6. Когато възложителите изискват представянето на съставени от независими организации сертификати, които удостоверяват, че икономическият оператор изпълнява определени стандарти за осигуряване на качеството, те се позовават на системи за осигуряване на качеството, базирани на съответните европейски стандарти или, ако е подходящо, международни стандарти, които са сертифицирани от организациите, отговарящи на европейските или международните стандарти относно сертифицирането. Възложителите приемат от икономическите оператори и други доказателства за еквивалентни мерки за осигуряване на качеството.
Член 274
Гаранции
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Чрез дерогация от член 163 предварителните гаранции са в евро или във валутата на договора, за който се отнасят.
2. Възложителят може да поиска тръжна гаранция по смисъла на настоящата глава в размер от 1 % до 2 % от общата стойност на поръчката за доставки или строителни работи. Тя трябва да бъде в съответствие с член 163. Гаранцията се освобождава при подписване на договора. Тя се задържа, ако офертата, представена преди крайния срок за представяне на офертите, впоследствие бъде оттеглена.
3. При поръчки за доставки и строителни работи възложителят може да изиска гаранция за изпълнението на стойност, определена в тръжните документи, между 5 % и 10 % от общата стойност на поръчката. Тази гаранция се определя въз основа на обективни критерии като вида и стойността на поръчката.
Независимо от това се изисква гаранция за изпълнението, когато са надхвърлени следните прагове:
а)
345 000 EUR за поръчки за строителни работи;
б)
150 000 EUR за поръчки за доставки.
Тази гаранция остава валидна поне до окончателното приемане на доставките или строителните работи. В случай на лошо изпълнение на поръчката се задържа целият размер на гаранцията.
Член 275
Срокове за процедурите
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Офертите трябва да бъдат получени от възложителя на адреса и преди крайния срок, посочени в поканата за представяне на оферти. Определеният от възложителя срок за получаване на оферти и заявки за участие е достатъчно дълъг, за да даде на заинтересованите страни разумен и достатъчен период за подготовка и представяне на офертите.
При поръчките за услуги минималният срок между датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти и крайната дата за получаване на офертите е 50 дни. При неотложни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
2. Оферентите могат да задават въпроси в писмена форма преди крайната дата за получаване на офертите. Възложителят предоставя отговорите на въпросите преди крайната дата за получаване на офертите.
3. При международните ограничени процедури срокът за получаване на заявления за участие е най-малко 30 дни от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка. Периодът между датата на изпращане на писмото с поканата и крайния срок за получаване на офертите е най-малко 50 дни. При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
4. При международните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на изпращане на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
90 дни за поръчки за строителни работи;
б)
60 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
5. При местните открити процедури срокът за получаване на офертите, започващ от датата на публикуване на обявлението за обществена поръчка, е най-малко:
а)
60 дни за поръчки за строителни работи;
б)
30 дни за поръчки за доставки.
При някои изключителни случаи обаче могат да се определят и други срокове.
6. При състезателните процедури на договаряне, посочени в член 265, параграф 1, буква б), член 267, параграф 1, буква в) и член 269, параграф 1, буква в), на кандидатите се дава срок от най-малко 30 дни от датата на изпращане на писмото с покана за представяне на оферти, в който те могат да представят оферти.
7. Сроковете по параграфи 1-6 се изразяват в календарни дни.
Член 276
Комисия за оценка
(член 190 от Финансовия регламент)
1. Всички заявления за участие и оферти, които са обявени за изпълняващи изискванията, се оценяват и класират от комисия за оценка въз основа на предварително обявените критерии за отстраняване, подбор и възлагане. Тази комисия се състои от нечетен брой членове, най-малко трима, с необходимите технически и административни експертни познания за оценка на офертите.
2. Ако Комисията не е възложител, тя може да поиска копие от тръжните документи, офертите, оценката на офертите и подписаните договори. Тя също може да участва като наблюдател при отварянето и оценката на офертите.
3. Офертите, които не отговарят на всички съществени изисквания, посочени в тръжната документация, или на посочените в нея специфични изисквания, се отстраняват.
Въпреки това комисията за оценка или възложителят може да покани кандидатите или оферентите да допълнят или да пояснят оправдателните документи, представени във връзка с критериите за отстраняване, подбор и възлагане, в определен от нея/него срок и при зачитане на принципа за равно третиране.
4. При оферти с необичайно ниска стойност съгласно член 151 комисията за оценка отправя искане за необходимите пояснения във връзка със съдържанието на офертата.
5. Задължението за съставяне на комисия за оценка може да бъде отменено за процедури на стойност, ненадвишаваща 20 000 EUR.
ГЛАВА IV
Безвъзмездни средства
Член 277
Финансиране в пълен размер
(член 192 от Финансовия регламент)
В случай на дерогация от изискването за съфинансиране в решението за отпускане се излагат мотивите.
ДЯЛ III
ЕВРОПЕЙСКИ СЛУЖБИ
Член 278
Европейските служби и създаване на допълнителни служби
(член 195 от Финансовия регламент)
Посочените в член 195 от Финансовия регламент европейски служби са следните:
а)
Службата за публикации;
б)
Европейската служба за борба с измамите;
в)
Европейската служба за подбор на персонал и Европейското училище по администрация, което е административно прикрепено към нея;
г)
Службата за управление и плащане по индивидуални права;
д)
Службата за инфраструктура и логистика в Брюксел и Службата за инфраструктура и логистика в Люксембург.
Една или повече институции могат да създават допълнителни служби, при условие че това се оправдава от анализа на разходите и ползите и се гарантира видимостта на действията на Съюза.
Член 279
Делегиране от институциите на европейските междуинституционални служби
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
Всяка институция е отговорна за бюджетните задължения. Институциите могат да делегират на директора на съответната междуинституционална европейска служба всяко последващо действие, по-специално правните задължения, утвърждаването на разходи, разрешаването на плащания и изпълнението на приходи, като определят границите и условията на делегираните правомощия.
Член 280
Специални правила за Службата за публикации
(членове 195 и 199 от Финансовия регламент)
По отношение на Службата за публикации всяка институция взема решение относно своята политика на публикуване. В съответствие с член 21 от Финансовия регламент нетните приходи от продажбата на публикации се използват като целеви приходи от институцията, която е автор на публикациите.
Член 281
Делегиране на определени функции от счетоводителя
(член 196 от Финансовия регламент)
Счетоводителят на Комисията, по предложение на управителния комитет на съответната служба, може да делегира на служител на службата някои от функциите си във връзка със събирането на приходите и плащането на разходите, които се извършват пряко от съответната служба.
Член 282
Каса - банкови сметки
(член 196 от Финансовия регламент)
За да се покрият касовите потребности на дадена междуинституционална служба, Комисията може да открива банкови сметки или пощенски джиро сметки на името на службата по предложение на управителния комитет на службата. Крайното салдо на касата за всяка година се равнява и коригира между съответната служба и Комисията в края на финансовата година.
ДЯЛ IV
БЮДЖЕТНИ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 283
Общи разпоредби
(член 201 от Финансовия регламент)
Бюджетните кредити за административни разходи, обхванати от настоящия дял, са тези, посочени в член 41 от Финансовия регламент.
Поетите бюджетни задължения, съответстващи на бюджетните кредити за административни разходи, чието естество е общо за няколко дяла и които се управляват общо, могат да бъдат записани общо в бюджетното счетоводство съгласно обобщената класификация по видове, посочена в член 25.
Съответните разходи се вписват по бюджетните редове на всеки дял съгласно същото разпределение като за бюджетните кредити.
Член 284
Гаранции по договори за наем
(член 201 от Финансовия регламент)
Предоставените от институциите гаранции по договори за наем са под формата на банкови гаранции или депозит в блокирана банкова сметка на името на институцията или на наемодателя, изразени в евро, освен в надлежно мотивирани случаи.
Въпреки това, когато за трансакции в трети държави не е възможно да се използва никоя от тези форми на гаранции, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме други форми, при условие че те гарантират еквивалентна защита на финансовите интереси на Съюза.
Член 285
Аванси за служители и членове на институциите
(член 201 от Финансовия регламент)
На служителите и членовете на институциите могат да се изплащат аванси в съответствие с условията на Правилника за персонала.
Член 286
Сгради
(член 203 от Финансовия регламент)
1. Разходите, посочени в член 203, параграф 3, буква а) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудване на сгради. В тях не се включват допълнителни разходи.
2. Процедурата за ранно информиране, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент, и процедурата за предварително одобрение, посочена в член 203, параграф 5 от Финансовия регламент, не се прилагат по отношение на придобиването на земя безвъзмездно или срещу символична сума.
3. Процедурата за ранно информиране и процедурата за предварително одобрение, определени в член 203, параграфи 3-7 от Финансовия регламент, не се прилагат за жилищни сгради. Европейският парламент и Съветът могат да поискат от компетентната институция всякаква информация, свързана с жилищни сгради.
4. При извънредни или спешни политически обстоятелства ранната информация, посочена в член 203, параграф 4 от Финансовия регламент относно проектите за недвижими имоти, свързани с делегациите на Съюза или службите му в трети държави, може да бъде представена заедно с проекта за недвижими имоти в съответствие с член 203, параграф 5 от Финансовия регламент. В такива случаи процедурите за ранно информиране и за предварително одобрение се провеждат при първа възможност.
5. Процедурата за предварително одобрение, предвидена в член 203, параграфи 5 и 6 от Финансовия регламент, не се прилага за подготвителни договори или проучвания, необходими за оценка на подробните разходи и финансиране на проекта за недвижими имоти.
6. Праговете от 750 000 EUR или 3 000 000 EUR, посочени в член 203, параграф 7, подточки ii), iii) и iv) от Финансовия регламент, включват разходите за оборудването на сградата. За договори за наеми и плодоползване в тези прагове се вземат предвид разходите за оборудването на сградата, но не и допълнителните разходи.
7. Една година след датата на влизане в сила на Финансовия регламент Комисията изготвя доклад за прилагането на процедурите, посочени в член 203, параграфи 3-8 от Финансовия регламент.
ДЯЛ V
ЕКСПЕРТИ
Член 287
Външни експерти, които получават възнаграждение
(член 204 от Финансовия регламент)
1. За стойности под праговете по член 170, параграф 1 могат да бъдат избрани външни експерти, които получават възнаграждение, въз основа на процедурата, посочена в параграф 2.
2. Публикува се покана за изразяване на интерес в Официален вестник на Европейския съюз или на интернет сайта на съответната институция, ако е необходимо да се осигури публичност сред потенциалните кандидати.
Поканата за изразяване на интерес включва описание на задачите, тяхната продължителност и условията за възнаграждението. Тези условия могат да се основават на единични цени.
Изготвя се списък с експерти в резултат на поканата за изразяване на интерес. Той е валиден за срок, не по-дълъг от пет години от неговото публикуване, или за срока на многогодишна програма, свързана със задачите.
3. Всяко заинтересовано физическо лице може да представи заявление за участие по всяко време през периода му на валидност, с изключение на последните три месеца от този период. Външните експерти, които получават възнаграждение, не се избират да изпълняват задачите, посочени в член 204 от Финансовия регламент, ако са в някое от положенията на изключване, посочени в членове 106 и 107 от Финансовия регламент.
4. Всички контакти с подбраните експерти, включително сключването на договори и измененията в тях, могат да се осъществяват чрез електронни системи за обмен, създадени от институцията.
Тези системи отговарят на следните изисквания:
а)
само упълномощени лица могат да имат достъп до системата и до документите, предавани чрез нея;
б)
само упълномощени лица могат по електронен път да подписват или да изпращат документи чрез системата;
в)
упълномощените лица трябва да бъдат идентифицирани чрез системата с установени средства;
г)
часът и датата на електронната трансакция трябва да бъдат точно определени;
д)
трябва да се запази целостта на документите;
е)
трябва да се запази наличността на документите;
ж)
когато е уместно, трябва да се запази поверителността на документите;
з)
защитата на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001 трябва да бъде гарантирана.
Данните, изпратени или получени чрез такава система, се ползват с юридическата презумпция за цялост на данните и точност на посочените от системата дата и час на изпращане или получаване на данните.
Документ, изпратен или нотифициран чрез такава система, се счита за еквивалентен на хартиен документ, допуска се като доказателство в съдебни производства, счита се за оригинал и се ползва с юридическата презумпция за неговата автентичност и цялост, при условие че не съдържа никакви динамични елементи, които могат автоматично да го променят.
Електронните подписи, посочени във втора алинея, буква б), имат равностойна правна сила на саморъчни подписи.
5. Списъкът с експерти и предметът на задачите се публикуват ежегодно. Възнаграждението се публикува, когато надвишава 15 000 EUR за изпълняваната задача.
6. Параграф 5 не се прилага, ако такова публикуване може да застраши правата и свободите на засегнатите лица, гарантирани по силата на Хартата на основните права на Европейския съюз, или да навреди на търговските интереси на експертите.
ТРЕТА ЧАСТ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 288
Преходни разпоредби
Членове 35-43 от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 продължават да се прилагат за задълженията, поети до 31 декември 2013 г. Членове 33-44 от настоящия регламент се прилагат само за задълженията, поети от 1 януари 2014 г.
Дял VI на първа част от Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 може да продължи да се прилага за подписаните до 31 декември 2013 г. споразумения за безвъзмездни средства и решенията за безвъзмездни средства, за които е изпратено уведомление до 31 декември 2013 г., в рамките на глобалните поети задължения по бюджета за 2012 г. или за предходни години, ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити реши това, като се вземат надлежно предвид принципите на равно третиране и прозрачност.
Член 289
Отмяна
Регламент (ЕО, Евратом) № 2342/2002 се отменя.
Позоваванията на отменения регламент се считат за позовавания на настоящия регламент и се четат в съответствие с таблицата на съответствията в приложението.
Член 290
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Той се прилага от 1 януари 2013 г.
Въпреки това членове 216-226 се прилагат от 1 януари 2014 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 29 октомври 2012 година.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 1268/2012
z dnia 29 października 2012 r.
w sprawie zasad stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii (1), w szczególności jego art. 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 i 209,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (2) zostało gruntownie zmienione i zastąpione rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanym dalej „rozporządzeniem finansowym”). Należy zatem dostosować do rozporządzenia finansowego rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (3). W celu zapewnienia przejrzystości konieczne jest zastąpienie rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.
(2)
Zgodnie z art. 290 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) akt ustawodawczy może przekazywać Komisji uprawnienia do przyjęcia aktów o charakterze nieustawodawczym wyłącznie w celu uzupełnienia lub zmiany niektórych, innych niż istotne, elementów tego aktu ustawodawczego. W związku z tym niektóre przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 zostały włączone do rozporządzenia finansowego. Nie powinny one zatem figurować w niniejszym rozporządzeniu.
(3)
W czasie prac przygotowawczych Komisja przeprowadziła stosowne konsultacje, w tym na poziomie ekspertów, i zapewniła jednoczesne, terminowe i odpowiednie przekazywanie stosownych dokumentów Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.
(4)
W odniesieniu do zasad budżetowych, zwłaszcza zasady jedności, w wyniku uproszczenia zasad dotyczących generowania i odzyskiwania odsetek narosłych od płatności zaliczkowych, a zwłaszcza zniesienia ciążącego na odbiorcach dotacji obowiązku generowania takich odsetek, przepisy dotyczące zakresu i warunków odzyskiwania odsetek stają się nieaktualne. Gdyby taki wymóg miał wciąż obowiązywać podmioty, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu, umowy o delegowaniu zadań zawierane z tymi podmiotami powinny zawierać zasady regulujące określanie, wykorzystywanie i ujmowanie na rachunkach narosłych odsetek. W przypadkach gdy odsetki narosłe od płatności zaliczkowych są należne Unii na podstawie tych umów, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody przeznaczone na określony cel.
(5)
W odniesieniu do zasady jednoroczności należy sprecyzować znaczenie środków rocznych oraz wstępnych etapów procedury zaciągania zobowiązań, które, jeśli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na zobowiązania.
(6)
W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej należy określić kursy stosowane do przeliczeń między euro i innymi walutami na potrzeby wymogów w zakresie zarządzania przepływami środków pieniężnych i rachunkami. Ponadto należy dodatkowo zwiększyć przejrzystość księgowania wyników takich przeliczeń walutowych. W następstwie wprowadzenia euro należy znieść ciążący na Komisji obowiązek dostarczania państwom członkowskim informacji dotyczących transferów środków pieniężnych przeprowadzanych między walutami.
(7)
W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności należy określić traktowanie budżetowe dochodów przeznaczonych na określony cel, w szczególności wkładów państw członkowskich lub państw trzecich na rzecz niektórych programów unijnych, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów. W szczególności, zważywszy na dotychczasową praktykę, w celu zapewnienia pewności prawa należy sprecyzować, że dochody przeznaczone na określony cel powinny z zasady automatycznie generować środki na zobowiązania i środki na płatności, jak tylko dana instytucja otrzymuje te dochody. Należy także określić przypadki, gdy w drodze wyjątku, dochody przeznaczone na określony cel mogą być udostępnione, zanim dana instytucja faktycznie otrzyma te dochody.
(8)
W odniesieniu do zasady specyfikacji należy podać dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii. Parlament Europejski i Rada powinny otrzymać pełne informacje poprzez szczegółowe wyjaśnienia we wnioskach o przesunięcie, które muszą być im przedkładane.
(9)
W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, oceny okresowej i oceny ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w ocenie skutków finansowych regulacji.
(10)
W odniesieniu do zasady przejrzystości publikacja danych imiennych dotyczących zainteresowanych odbiorców i dokładnych kwot, jakie oni otrzymali, zwiększa przejrzystość wykorzystania odnośnych środków. Udostępnienie takich informacji obywatelom wzmacnia publiczną kontrolę wykorzystania danych kwot i przyczynia się do optymalnego wykorzystania funduszy publicznych. Równocześnie, w przypadku gdy odbiorcy są osobami fizycznymi, taka publikacja podlega przepisom dotyczącym ochrony danych osobowych. W związku z tym dane osobowe powinny być publikowane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne i proporcjonalne do zamierzonego zasadnego celu.
(11)
Informacje na temat wykorzystania unijnych środków powinny być publikowane na stronie internetowej instytucji i powinny obejmować co najmniej imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy, miejscowość, kwotę i cel, na jaki środki zostały przyznane. Informacje te powinny uwzględniać kryteria określone w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego, zwłaszcza rodzaj i znaczenie przyznanych środków.
(12)
Należy publikować imię i nazwisko lub nazwę oraz miejscowość odbiorców środków unijnych w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w następstwie otwarcia procedury publicznej na konkurencję, jak ma to miejsce zwłaszcza w przypadku konkursów, zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert, z poszanowaniem zasad TFUE, a w szczególności zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji. Ponadto taka publikacja powinna przyczyniać się do kontroli publicznych procedur wyboru przez kandydatów odrzuconych w ramach konkurencji.
(13)
Okres publikacji danych osobowych dotyczących osób fizycznych nie powinien przekraczać okresu wykorzystania środków przez odbiorcę i w związku z tym dane te powinny być usuwane po dwóch latach. Powinno mieć to zastosowanie również do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
(14)
W większości przypadków objętych niniejszym rozporządzeniem publikacja dotyczy osób prawnych.
(15)
Jeśli chodzi o osoby fizyczne, taką publikację należy rozważać jedynie z poszanowaniem zasady proporcjonalności między wielkością przyznanej kwoty i potrzebą kontroli optymalnego wykorzystania środków. W przypadku osób fizycznych publikacja regionu na poziomie NUTS 2 jest spójna z celem publikacji informacji o odbiorcach, zapewnia równe traktowanie państw członkowskich różnych rozmiarów, nie naruszając przy tym prawa odbiorców do poszanowania życia prywatnego, a zwłaszcza do ochrony ich danych osobowych.
(16)
Informacje dotyczące stypendiów i innego bezpośredniego wsparcia wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym powinny nadal być wyłączone z obowiązku publikacji.
(17)
Aby zapewnić przestrzeganie zasady równego traktowania odbiorców, należy także zagwarantować publikację informacji dotyczących osób fizycznych zgodnie z ciążącym na państwach członkowskich obowiązkiem zagwarantowania szerokiej przejrzystości zamówień, których wartość przekracza kwotę określoną w dyrektywie 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (4).
(18)
Nie należy publikować imienia i nazwiska lub nazwy oraz miejscowości odbiorcy ani kwoty i celu, na jaki środki zostały przyznane, jeśli taka publikacja stanowi zagrożenie dla integralności odbiorcy, chronionej Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub zaszkodziłaby uzasadnionym interesom handlowym odbiorcy.
(19)
Nomenklatura budżetowa powinna zapewniać jasność i przejrzystość niezbędną dla procesu budżetowego.
(20)
Należy także zdefiniować działania mogące stanowić konflikt interesów.
(21)
W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy określić ramy takiego delegowania uprawnień i treść umowy o delegowaniu zadań. Każdy podmiot lub każda osoba, którym powierza się zadania związane z wykonaniem budżetu, powinni zagwarantować poziom ochrony interesów finansowych Unii równoważny z poziomem wymaganym na mocy rozporządzenia finansowego. Należy określić warunki, na których Komisja może uznać, że systemy, zasady i procedury stosowane przez te podmioty lub osoby są równoważne z jej własnymi, aby zapewnić należyte zarządzanie unijnymi środkami finansowymi przez podmioty, którym powierza się wykonanie zadań.
(22)
Agencje wykonawcze, które pozostają pod kontrolą Komisji, powinny być uznawane za delegowanych urzędników zatwierdzających tej instytucji do celów wykonania budżetu Unii.
(23)
W przypadku zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, należy wskazać organizacje kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.
(24)
W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się organom publicznym lub organom podlegającym prawu prywatnemu mającym obowiązek świadczenia usługi publicznej, należy określić warunki wyznaczania takich organów.
(25)
W odniesieniu do zarządzania pośredniego należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące procedur badania i zatwierdzania sprawozdań rachunkowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów.
(26)
Podmioty prawa prywatnego wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji powinny być wybierane zgodnie z procedurami udzielania zamówień.
(27)
W odniesieniu do roli podmiotów upoważnionych do działań finansowych reforma zarządzania finansami, wraz ze zniesieniem scentralizowanych kontroli ex ante, powoduje wzrost obowiązków urzędników zatwierdzających we wszystkich operacjach po stronie dochodów i wydatków, w tym w zakresie systemów kontroli wewnętrznej. Parlament Europejski i Rada powinny w przyszłości być powiadamiane o powołaniu delegowanego urzędnika zatwierdzającego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Należy w związku z tym określić zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do zainicjowania operacji w zakresie wykonania budżetu i zadaniami odnoszącymi się do sprawdzenia takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy także zagwarantować, aby rozliczenie z przyjętych obowiązków było zawarte w rocznym sprawozdaniu przedkładanym instytucji, która jest odpowiedzialna między innymi za weryfikacje ex post. Należy przechowywać dokumenty potwierdzające dotyczące prowadzonych operacji. Ponadto wszystkie formy procedury negocjacyjnej stosowanej przy udzielaniu zamówień publicznych powinny być przedmiotem specjalnego sprawozdania dla instytucji oraz zawiadomienia Parlamentu Europejskiego i Rady, ze względu na fakt, że zamówienia takie stanowią odstępstwa od zwykłych procedur udzielania zamówień.
(28)
Należy dostosować rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002, aby uwzględnić podwójną rolę szefów delegatury, działających jako subdelegowani urzędnicy zatwierdzający dla Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanej dalej „ESDZ”) oraz, w odniesieniu do środków operacyjnych - dla Komisji.
(29)
W celu sprecyzowania obowiązków należy także podać dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego związanych z systemami rachunkowości, zarządzaniem zasobami finansowymi, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Należy także ustanowić zasady zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.
(30)
Należy również określić warunki korzystania z rachunków zaliczkowych, systemu zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, a także zadania i obowiązki administratorów rachunków zaliczkowych oraz urzędników zatwierdzających i księgowych związane z kontrolą rachunków zaliczkowych. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków. Dla zapewnienia wydajności w delegaturach należy utworzyć tylko jeden rachunek zaliczkowy dla środków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej ESDZ. Konieczne okazało się wprowadzenie możliwości korzystania z kart debetowych powiązanych z rachunkami zaliczkowymi w celu ułatwienia płatności, szczególnie w delegaturach i przedstawicielstwach Unii, oraz uniknięcia ryzyka związanego z posługiwaniem się gotówką.
(31)
Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów upoważnionych do działań finansowych podmioty te mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w Regulaminie pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkach zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. Wyspecjalizowane zespoły do spraw nieprawidłowości finansowych powoływane w każdej instytucji okazały się skutecznym mechanizmem ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym, w związku z czym powinny one zostać utrzymane. Konieczne jest ustanowienie procedury występowania przez urzędnika zatwierdzającego o potwierdzenie polecenia, które uznaje on za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, co powoduje zwolnienie go z wszelkiej odpowiedzialności.
(32)
W odniesieniu do dochodów, z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętego decyzją Rady 2007/436/WE, Euratom z dnia 7 czerwca 2007 r. w sprawie systemu zasobów własnych Wspólnot Europejskich (5), konieczne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności urzędników zatwierdzających na różnych etapach procedury: ustalanie prognoz należności, sporządzanie nakazu odzyskania środków, wysyłanie not debetowych informujących dłużnika, że należność została ustalona, obliczanie należnych odsetek za zwłokę, oraz w stosownych przypadkach - podejmowanie decyzji o odstąpieniu od należności z zastrzeżeniem kryteriów gwarantujących zgodność z należytym zarządzaniem finansami w celu zapewnienia skutecznego poboru dochodów.
(33)
Niezbędne jest określenie roli księgowego w poborze dochodów i w przyznawaniu dodatkowego terminu na realizację wydatków. Księgowemu należy także zapewnić elastyczność w odzyskiwaniu płatności, taką jak możliwość bezpośredniego kompensowania długu, lub, w wyjątkowych okolicznościach, odstąpienia od wymogu wniesienia zabezpieczenia na spłatę zadłużenia, jeśli dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie wnieść takiego zabezpieczenia z należytym uwzględnieniem zasady proporcjonalności.
(34)
W celu zagwarantowania zarządzania aktywami przy jednoczesnym zapewnieniu wynagrodzenia finansowego konieczne jest, aby kwoty mogły zostać tymczasowo zainkasowane, tak jak zaskarżane grzywny w obszarze konkurencji, zainwestowane w aktywa finansowe oraz aby określone zostało przeznaczenie odsetek uzyskanych z tych inwestycji.
(35)
Aby zagwarantować, że Komisja dysponuje wszystkimi informacjami niezbędnymi do przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, konieczne jest ustanowienie minimalnych wymogów dotyczących treści decyzji w sprawie finansowania odnoszących się do dotacji, zamówień, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.
(36)
W odniesieniu do wydatków należy określić zależność między decyzjami w sprawie finansowania, zobowiązaniami globalnymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów w celu ustanowienia jasnych ram dla poszczególnych etapów wykonywania budżetu.
(37)
Należy sprecyzować zależność między operacjami poświadczenia zasadności, zatwierdzenia i płatności oraz kontrolami, jakich dokonuje urzędnik zatwierdzający, poświadczając zasadność wydatków, z adnotacją „płatność dopuszczona”. Należy wskazać dokumenty, jakie należy przedstawić na potwierdzenie płatności i określić zasady rozliczania płatności zaliczkowych i płatności okresowych.
(38)
Należy określić szczegółowe zasady stosowania terminów mających zastosowanie do operacji poświadczania zasadności i dokonywania płatności, uwzględniając przy tym dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2011/7/UE z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych (6), aby zagwarantować, że w płatnościach dla odbiorców nie występują zbędne opóźnienia.
(39)
W odniesieniu do audytu wewnętrznego niezbędne jest ustanowienie procedury powoływania audytora i zagwarantowanie jego niezależności w ramach instytucji, która go powołała i której musi on składać sprawozdania dotyczące swojej działalności. Należy informować Parlament Europejski i Radę o każdym powołaniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków, aby zapewnić przejrzystość w relacjach z Parlamentem Europejskim i Radą.
(40)
Przepisy dotyczące zamówień powinny opierać się na dyrektywie 2004/18/WE. Należy zdefiniować różne rodzaje procedur udzielania zamówień, mające zastosowanie środki ogłaszania i publikacji, warunki zastosowania określonego rodzaju procedury oraz główne cechy istniejących procedur, kryteria wyboru i udzielania zamówień, zasady dostępu do dokumentacji przetargowej i kontaktowania się z oferentami lub kandydatami, oraz - w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek - stosowane progi oraz zasady szacowania wartości udzielanych zamówień.
(41)
Celem procedur udzielania zamówień jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, przy jednoczesnym zagwarantowaniu równego dostępu do zamówień publicznych i przestrzeganiu zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości oraz równego traktowania kandydatów i oferentów, jak również pełnej odpowiedzialności urzędników zatwierdzających za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, począwszy od etapu powoływania komisji po uzasadnioną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca.
(42)
W świetle dotychczasowych doświadczeń konieczne jest ustanowienie nowej procedury udzielania zamówień w odniesieniu do zamówień o średniej wartości. Należy umożliwić wykorzystanie „listy potencjalnych oferentów” na tych samych warunkach co istniejącego „zaproszenia do wyrażenia zainteresowania”, ponieważ zapewnia ona mniejsze obciążenie administracyjne dla potencjalnych oferentów.
(43)
Aby chronić interesy finansowe Unii w trakcie wykonywania zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby podmioty zapewniające zdolność finansową w obszarze zamówień publicznych były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie danego zamówienia.
(44)
Aby chronić interesy finansowe Unii i zapewnić kontrolę nad wykonaniem zamówienia, należy wprowadzić możliwość wymagania, aby wykonawca sam bezpośrednio wykonywał określone kluczowe zadania.
(45)
Aby zagwarantować wykonanie zamówienia zgodnie z najwyższymi standardami zawodowymi, należy wprowadzić możliwość odrzucenia oferentów z potencjalnym konfliktem interesów.
(46)
Ze względu na fakt, że zabezpieczenie finansowe przestaje być automatycznie wymagane, konieczne jest określenie kryteriów występowania z takim żądaniem.
(47)
Należy także sprecyzować zakres tytułu dotyczącego dotacji, w szczególności w odniesieniu do rodzajów działań leżących w ogólnym interesie europejskim lub organów działających w takim interesie, kwalifikujących się do otrzymania dotacji, jak również w odniesieniu do rodzajów zobowiązań prawnych, które mogą być stosowane na pokrycie dotacji. W odniesieniu do tych zobowiązań prawnych należy określić kryteria wyboru między umowami i decyzjami, ich minimalną treść oraz możliwość zawierania poszczególnych umów o udzielenie dotacji lub przyjmowania poszczególnych decyzji o udzieleniu dotacji w ramach partnerstwa ramowego, aby zapewnić równe traktowanie i uniknąć ograniczania dostępu do unijnych środków finansowych.
(48)
W tytule dotyczącym dotacji należy także uwzględnić wprowadzenie do rozporządzenia finansowego z jednej strony szczegółowych tytułów dotyczących nagród i instrumentów finansowych, a z drugiej strony podstawowych zasad mających zastosowanie do dotacji, kosztów kwalifikowalnych, usunięcie zasady stopniowego obniżania dotacji, korzystanie z uproszczonych form dotacji (płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i stawki zryczałtowane) oraz zniesienie wymogu wnoszenia zabezpieczenia płatności zaliczkowych.
(49)
Postępom ku elektronicznej wymianie informacji i składaniu dokumentów drogą elektroniczną, które stanowią główne uproszczenie, powinny towarzyszyć jasne warunki akceptacji systemów, które mają być wykorzystywane, tak aby stworzyć stabilne otoczenie prawne.
(50)
Należy dostosować zasady niedochodowości i współfinansowania do wyjaśnień i środków upraszczających wprowadzonych w rozporządzeniu finansowym. W szczególności, w celu zapewnienia jasności, należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące rodzajów wpływów, jakie mają być zatrzymywane na potrzeby zasady niedochodowości, oraz form zewnętrznego współfinansowania i wkładów rzeczowych.
(51)
W odniesieniu do zasady przejrzystości należy zezwolić na przyjmowanie i publikację wieloletnich programów prac, które mają dla wnioskodawców wartość dodaną, bowiem umożliwiają im łatwiejsze przewidywanie i lepsze przygotowywanie się do zaproszeń do składania wniosków. W tym kontekście należy określić warunki, na jakich programy prac mogą być uznawane za decyzje w sprawie finansowania. W celu zapewnienia przejrzystości konieczna jest także publikacja zaproszeń do składania wniosków, z wyjątkiem nagłych przypadków lub gdy działanie może zostać zrealizowane tylko przez jeden podmiot. Należy określić minimalną treść takiej publikacji.
(52)
Ze względu na fakt, że warunki kwalifikowalności dotyczące podatku od wartości dodanej (VAT) uiszczanego przez beneficjentów prowadzą do błędów i rozbieżności, należy zagwarantować, że pojęcia nieodzyskiwanego podatku VAT i osób niebędących podatnikami w rozumieniu art. 13 ust. 1 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (7) są jednolicie rozumiane i stosowane, poprzez odniesienie do działań, które pojęcia te obejmują.
(53)
W celu zapewnienia przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców i zwiększenia rozliczalności urzędników zatwierdzających należy ustanowić procedurę udzielania dotacji, począwszy od etapu składania wniosków o udzielenie dotacji, w odniesieniu do których Komisja powinna dostarczać wnioskodawcom pewne minimalne informacje, po ocenę ich zgodności z uprzednio określonymi kryteriami kwalifikowalności, wyboru i udzielania dotacji, poprzedzające przyjęcie przez urzędnika zatwierdzającego ostatecznej, właściwie udokumentowanej decyzji. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące składu i zadań komisji odpowiedzialnej za ocenę zgodności wniosków z kryteriami wyboru i udzielania dotacji, jak również możliwości kontaktowania się z wnioskodawcami w toku procedury udzielania lub zaproszenia ich do dostosowania swoich wniosków. Możliwości te powinny należycie odzwierciedlać wymogi w zakresie dobrej administracji wprowadzone do rozporządzenia finansowego i powinny obejmować warunki ewentualnego dostosowania wniosków przed podpisaniem umów o udzielenie dotacji lub powiadomieniem o decyzjach o udzieleniu dotacji, zapewniając równocześnie równe traktowanie wnioskodawców i zgodność z zasadą stanowiącą, że inicjatywa działań spoczywa wyłącznie na wnioskodawcach.
(54)
Ze względu na fakt, że w rozporządzeniu finansowym ułatwiono i rozszerzono wykorzystywanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych i stawek zryczałtowanych, należy sprecyzować definicje tych uproszczonych form dotacji. Należy w szczególności wyjaśnić, że tak jak każda forma dotacji, są one przeznaczone na pokrycie pewnych kategorii kosztów kwalifikowanych, i wskazać, że ich kwoty niekoniecznie powinny być ustalane ex ante, co ma szczególne znaczenie, jeśli są one ustalane na podstawie zwykłej praktyki w zakresie rachunku kosztów beneficjenta. Konieczne jest także zapewnienie stabilności zasad finansowania w ramach danego programu. W tym celu należy zezwolić na wykorzystywanie uproszczonych form dotacji przez cały okres jego trwania. Do celów statystycznych i metodycznych oraz w celu zapobiegania nadużyciom finansowym i ich wykrywania, konieczne jest zapewnienie dostępu do ogólnych informacji księgowych beneficjenta, nawet jeśli finansowanie odbywa się w drodze płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych. Weryfikacje te nie powinny jednak być wykorzystywane do podważania wartości jednostkowych już uzgodnionych płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub stawek zryczałtowanych.
(55)
Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami. Na etapie składania wniosków o udzielenie dotacji - poprzez poddawanie kontrolom finansowym wniosków dotyczących znacznych kwot, w chwili dokonywania wypłat płatności zaliczkowych, jeżeli urzędnik zatwierdzający uzna, że istnieje uzasadnione ryzyko - poprzez wymaganie uprzedniego zabezpieczenia finansowego, oraz na etapie płatności okresowych lub płatności salda - wymagając przedkładania zaświadczeń sporządzanych przez audytorów w przypadku wniosków o płatność dotyczących znacznych kwot i wiążących się z najwyższym ryzykiem.
(56)
Należy sprecyzować warunki i procedury zawieszania dotacji lub zmniejszania ich wysokości, tak aby lepiej zdefiniować podstawy takiego zawieszenia lub zmniejszenia, zapewnić odpowiednie informacje beneficjentom i zagwarantować im możliwość skorzystania z prawa do obrony na każdym etapie.
(57)
Należyte zarządzanie środkami finansowymi Unii oznacza także, że sami beneficjenci dotacji wykorzystują dotacje unijne w sposób oszczędny i wydajny. W szczególności koszty zamówień udzielanych przez beneficjentów w celu realizacji działania powinny być kosztami kwalifikowalnymi, pod warunkiem że zamówienia te udzielane są oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.
(58)
Ponieważ w rozporządzeniu finansowym złagodzono ograniczenia dotyczące możliwości przyznawania wsparcia finansowego osobom trzecim, należy określić minimalne przepisy, jakie uzgadnia się na poziomie umowy o udzielenie dotacji lub umieszcza się w decyzji o udzieleniu dotacji, aby wyraźnie odróżnić przyznawanie wsparcia finansowego osobom trzecim przez beneficjenta od wykonywania zadań budżetowych przez osobę uprawnioną w ramach zarządzania pośredniego.
(59)
Należy dostosować uprawnienia w zakresie nakładania kar na beneficjentów dotacji do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień, zważywszy, że mają one taki sam charakter i powinny podlegać tym samym zasadom w zakresie skuteczności i proporcjonalności.
(60)
Nagrody powinny podlegać zasadom przejrzystości i równego traktowania, w taki sam sposób, jak dotacje. W tym kontekście należy także określić minimalne elementy programów prac i konkursów, uwzględniając odnośne wymagania dotyczące dotacji. Należy w szczególności określić warunki uznawania programów prac za decyzje w sprawie finansowania, jak również minimalną treść zasad konkursu, zwłaszcza warunki wypłaty nagrody zwycięzcom w razie ich przyznania, oraz odpowiednie środki publikacji.
(61)
Zgodność z zasadami przejrzystości i równego traktowania wymaga również ustanowienia wyraźnie określonej procedury przyznawania nagród, począwszy od przesyłania zgłoszeń po informowanie wnioskodawców i powiadamianie zwycięskich uczestników. Procedura ta powinna obejmować ocenę zgłoszeń przez zespół ekspertów powołany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego według kryteriów przyznawania nagród określonych w zasadach konkursu w celu zapewnienia kompetentnej i neutralnej oceny zgłoszeń. Opierając się na ich zaleceniach, właściwy urzędnik zatwierdzający powinien podjąć ostateczną decyzję w sprawie przyznania nagrody, jako że odpowiedzialność za wykonanie budżetu zawsze spoczywa na Komisji.
(62)
Aby zapewnić ujednolicone wdrażanie różnych instrumentów finansowych w ramach Komisji, ogólne ramy zawarte w tytule VIII rozporządzenia finansowego powinny zostać uzupełnione szczegółowymi zasadami zarządzania instrumentami finansowymi, w tym przepisami dotyczącymi wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie, treści umów o delegowaniu zadań, kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie oraz rachunków powierniczych.
(63)
Należy także zdefiniować zasady wyboru pośredników finansowych i odbiorców końcowych, zwłaszcza w sytuacjach gdy instrumenty finansowe są zarządzane bezpośrednio w wyjątkowych przypadkach, bądź poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne bądź inne mechanizmy realizacji, zapewniając tym samym wydatkowanie środków finansowych Unii w sposób wydajny.
(64)
Należy określić warunki wykorzystania instrumentów finansowych, w tym efekt mnożnikowy i ramy monitorowania. Należy zagwarantować także, aby instrumenty finansowe wdrażane były w oparciu o solidną ocenę ex ante, dzięki czemu Komisja może kształtować je w taki sposób, aby zaradziły one słabościom rynkowym i niedostatecznemu poziomowi inwestycji.
(65)
W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych i prezentacji sprawozdań rachunkowych ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, na których muszą opierać się sprawozdania finansowe, określone są w unijnych regułach rachunkowości. Te reguły rachunkowości powinny także określać warunki zapisywania transakcji na kontach oraz zasady wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw, aby zagwarantować, że informacje są prawidłowo prezentowane, kompletne i dokładne.
(66)
W kwestiach dotyczących rachunkowości należy sprecyzować, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację kont i procedury księgowe tej instytucji oraz określić warunki, jakie muszą spełniać komputerowe systemy rachunkowości, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa dostępu oraz ścieżki audytu dla wszelkich zmian dokonywanych w systemach.
(67)
W odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezbędne jest określenie zasad mających zastosowanie do ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i ewidencji oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Należy określić zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metodę podwójnego zapisu, zasady przeliczeń walutowych operacji, które nie są denominowane w euro, oraz dokumenty potwierdzające dotyczące zapisów księgowych. Należy również określić treść zapisów księgowych.
(68)
Niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do ewidencji majątku oraz sprecyzowanie obowiązków księgowych i urzędników zatwierdzających w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży majątku ujętego w ewidencji w celu zapewnienia skutecznego zarządzania aktywami.
(69)
W odniesieniu do działań zewnętrznych niniejsze rozporządzenie, tak jak i rozporządzenie finansowe, powinno przewidywać wyjątki, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i udzielania dotacji, zwłaszcza ze względu na fakt, że procedury te realizowane są przez władze państw trzecich otrzymujących wsparcie finansowe Unii. W odniesieniu do zamówień publicznych takie różnice powinny odnosić się głównie do rodzajów procedur i progów, od których mają one zastosowanie. W odniesieniu do dotacji należy dopuścić możliwość pełnego finansowania w niektórych przypadkach, głównie w celu uwzględnienia ograniczonej zdolności beneficjentów do współfinansowania.
(70)
Należy ustanowić szczegółowe przepisy dotyczące korzystania ze wsparcia budżetowego, określające warunki wykorzystania wsparcia budżetowego i obowiązek przekazywania Komisji przez państwo partnerskie wiarygodnych informacji we właściwym czasie na potrzeby oceny spełnienia tych warunków.
(71)
W odniesieniu do funduszy powierniczych Unii należy określić zasady mające zastosowanie do wkładu Unii w fundusze powiernicze Unii oraz do wkładów innych darczyńców, ustanowić reguły rachunkowości i zasady sprawozdawczości obowiązujące fundusz powierniczy Unii, zwłaszcza w odniesieniu do odsetek narosłych na rachunku bankowym funduszu powierniczego, sprecyzować obowiązki poszczególnych podmiotów upoważnionych do działań finansowych oraz rady funduszu powierniczego, a także zdefiniować wymogi w zakresie audytu zewnętrznego. Konieczne jest również zapewnienie odpowiedniej reprezentacji darczyńców w radzie funduszu powierniczego oraz wprowadzenie wymogu uzyskania zgody Komisji co do wykorzystania środków.
(72)
Aby ułatwić procedury udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych, zmieniono niektóre progi, a inne progi i procedury zarządzania wchodzące w skład przepisów wspólnych dodano i dostosowano.
(73)
W odniesieniu do dotacji warunki odstąpienia od zasady współfinansowania powinny zostać dostosowane do rozporządzenia finansowego.
(74)
Aby zapewnić należyte zarządzanie środkami Unii, niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, jakie należy umieścić w umowach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są rachunki zaliczkowe.
(75)
Właściwe jest zdefiniowanie urzędów europejskich i określenie szczególnych zasad dotyczących Urzędu Publikacji oraz przepisów upoważniających księgowego Komisji do delegowania części swoich zadań na pracowników tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, które urzędy europejskie mogą otwierać w imieniu Komisji.
(76)
Analogicznie do publikowania informacji o odbiorcach środków unijnych, należy publikować listę ekspertów, o której mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, wybranych w drodze zaproszenia do wyrażenia zainteresowania oraz przedmiot ich zadań. Publikować należy także ich wynagrodzenie, jeśli przekracza ono 15 000 EUR.
(77)
Należy uzupełnić nową procedurę wprowadzoną w art. 203 rozporządzenia finansowego, w szczególności w odniesieniu do rodzajów kosztów, jakie należy uwzględnić w określonych tam progach. Należy ustanowić szczegółowe zasady dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości w delegaturach Unii ze względu na ich specyfikę, zwłaszcza w odniesieniu do nagłych przypadków. Właściwe jest określenie, że budynki mieszkalne, zwłaszcza w delegaturach, które trzeba wynająć lub zakupić w krótkim okresie, powinny być wyłączone z procedury określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego. Nabywanie gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę nie powinno podlegać procedurze określonej w art. 203 rozporządzenia finansowego, jako że nie stanowi ono dodatkowego obciążenia dla budżetu.
(78)
Aby zapewnić spójność z przepisami rozporządzenia finansowego, należy ustanowić przepisy przejściowe. Ponadto, aby zapewnić spójność z sektorową podstawą prawną, właściwe jest odroczenie rozpoczęcia stosowania przepisów w sprawie trybów zarządzania i instrumentów finansowych do dnia 1 stycznia 2014 r.,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
CZĘŚĆ PIERWSZA
PRZEPISY WSPÓLNE
TYTUŁ I
PRZEDMIOT
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejsze rozporządzenie określa zasady stosowania rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 (zwanego dalej „rozporządzeniem finansowym”).
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
ROZDZIAŁ 1
Zasady jedności i rzetelności budżetowej
Artykuł 2
Ujmowanie na rachunkach odsetek narosłych od płatności zaliczkowych
(Artykuł 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
W przypadku należnych budżetowi odsetek umowy zawarte z podmiotami lub osobami wymienionymi w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii)-(viii) rozporządzenia finansowego stanowią, że zaliczki wpłacane są na rachunki bankowe lub subkonta umożliwiające identyfikację środków i powiązanych odsetek. W przeciwnym wypadku metody rachunkowości stosowane przez odbiorców lub pośredników muszą umożliwiać identyfikację środków wypłaconych przez Unię, jak również odsetek i innych korzyści uzyskanych z tych środków.
Przepisy niniejszego rozporządzenia dotyczące odsetek od płatności zaliczkowych nie mają wpływu na ujmowanie płatności zaliczkowych po stronie aktywów w sprawozdaniach finansowych zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 3
Środki na dany rok budżetowy
(Artykuł 11 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Na środki na zobowiązania i środki na płatności zatwierdzone na dany rok budżetowy składają się:
a)
środki przewidziane w budżecie, w tym w budżetach korygujących;
b)
środki przeniesione;
c)
środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 178 i 182 rozporządzenia finansowego;
d)
środki wynikające ze spłaty płatności zaliczkowych zgodnie z art. 177 ust. 3 rozporządzenia finansowego;
e)
środki pochodzące z niewykorzystanych dochodów przeznaczonych na określony cel w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych.
Artykuł 4
Anulowanie i przenoszenie środków
(Artykuł 13 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Środki na zobowiązania oraz środki niezróżnicowane związane z przedsięwzięciami z zakresu nieruchomości, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, mogą zostać przeniesione tylko w przypadku, gdy zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, których nie można przypisać urzędnikowi zatwierdzającemu, i jeżeli etapy wstępne są wystarczająco zaawansowane, aby uzasadnione było przypuszczenie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca kolejnego roku lub - w przypadku przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia.
2. Etapami wstępnymi, o których mowa w art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny zostać zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia środków na kolejny rok, są w szczególności:
a)
w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego - przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji dotyczących przyjęcia decyzji prowadzonych w zainteresowanych służbach w ramach każdej instytucji;
b)
w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 85 rozporządzenia finansowego - zakończenie wyboru potencjalnych wykonawców, beneficjentów, zwycięzców nagród lub osób uprawnionych.
3. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, z których do dnia 31 marca kolejnego roku budżetowego, a w przypadku kwot dotyczących przedsięwzięć z zakresu nieruchomości - do dnia 31 grudnia kolejnego roku, nie zaciągnięto zobowiązań, zostają automatycznie anulowane.
O anulowanych w ten sposób środkach Komisja powiadamia Parlament Europejski i Radę w ciągu miesiąca od dnia anulowania zgodnie z akapitem pierwszym.
4. Środki przeniesione zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.
5. Środki przeniesione zgodnie z ust. 1-4 wykazuje się w systemie rachunkowości.
ROZDZIAŁ 3
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 5
Kurs wymiany między euro a innymi walutami
(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje przeliczeń z zastosowaniem dziennego kursu wymiany euro, publikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
W przypadku gdy przeliczenia między euro a inną walutą dokonują wykonawcy lub beneficjenci, stosuje się szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania określone w umowach dotyczących zamówień, umowach o udzielenie dotacji lub umowach w sprawie finansowania.
2. Aby uniknąć znaczącego wpływu przeliczeń walutowych na poziom współfinansowania przez Unię lub negatywnego wpływu na budżet Unii, szczególne uzgodnienia dotyczące przeliczania, o których mowa w ust. 1, w stosownych przypadkach przewidują kurs wymiany między euro a innymi walutami obliczany z zastosowaniem średniego dziennego kursu wymiany w danym okresie.
3. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro na daną walutę nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, właściwy urzędnik zatwierdzający stosuje kurs księgowy, o którym mowa w ust. 4.
4. Do celów związanych z prowadzeniem kont, o których mowa w art. 151-156 rozporządzenia finansowego, oraz z zastrzeżeniem art. 240 niniejszego rozporządzenia dokonywanie przeliczeń między euro a inną walutę odbywa się z zastosowaniem miesięcznego księgowego kursu euro. Kurs księgowy ustalany jest przez księgowego Komisji przy wykorzystaniu wszelkich źródeł informacji, jakie uzna on za wiarygodne, na podstawie kursu wymiany obowiązującego w przedostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, dla którego ustala się kurs.
5. Wyniki operacji walutowych, o których mowa w ust. 4 niniejszego artykułu, wykazywane są w osobnej rubryce ksiąg rachunkowych danej instytucji.
Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się odpowiednio do organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 6
Kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami
(Artykuł 19 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych lub z poszczególnych umów dotyczących zamówień, umów o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji i umów w sprawie finansowania, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami, w przypadkach gdy dokonuje ich właściwy urzędnik zatwierdzający, stosuje się kurs obowiązujący w dniu, w którym departament zatwierdzający wystawił zlecenie płatnicze lub nakaz odzyskania środków.
2. W przypadku rachunków zaliczkowych w euro kurs stosowany do przeliczeń między euro a innymi walutami ustala się według dnia, w którym bank dokonuje płatności.
3. W przypadku operacji na rachunkach zaliczkowych prowadzonych w walutach krajowych, zgodnie z art. 19 rozporządzenia finansowego, przy przeliczeniach między euro a innymi walutami stosuje się kurs obowiązujący w miesiącu, w którym dokonuje się wydatków z danego rachunku zaliczkowego.
4. W przypadku zwrotu wydatków ryczałtowych lub wydatków wynikających z Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (zwanych dalej „regulaminem pracowniczym”), których pułap jest ustalony i które wypłacane są w walucie innej niż euro, przyjmuje się kurs obowiązujący w dniu powstania należności.
ROZDZIAŁ 4
Zasada uniwersalności
Artykuł 7
Struktura mająca na celu uwzględnienie dochodów przeznaczonych na określony cel i zapewnienie odpowiadających im środków
(Artykuł 21 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 9 i 10 struktura mająca na celu uwzględnienie w budżecie dochodów przeznaczonych na określony cel obejmuje:
a)
w zestawieniu dochodów w sekcji dotyczącej każdej instytucji - linię budżetową, w której mają być ujmowane dochody;
b)
w zestawieniu wydatków - uwagi do budżetu, w tym ogólne uwagi wskazujące, w których liniach można zapisać środki odpowiadające udostępnionym dochodom przeznaczonym na określony cel.
W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. a), stosuje się zapis symboliczny „pro memoria”, a w uwagach podaje się do wiadomości informację o szacowanych dochodach.
2. Środki odpowiadające dochodom przeznaczonym na określony cel udostępnia się automatycznie, zarówno jako środki na zobowiązania, jak i środki na płatności, jeżeli instytucja otrzymała dochody, z wyjątkiem któregokolwiek z następujących przypadków:
a)
w sytuacjach przewidzianych w art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego,
b)
w przypadku przewidzianym w art. 21 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego w odniesieniu do państw członkowskich, jeśli umowy o wkładzie finansowym wyrażone są w euro.
W sytuacji, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), środki na zobowiązania mogą zostać udostępnione po podpisaniu przez państwo członkowskie umowy o wkładzie finansowym.
Artykuł 8
Wkłady państw członkowskich na rzecz programów badawczych
(Artykuł 21 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego)
1. Wkłady państw członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych, przewidziane w art. 5 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 (8), dokonywane są w następujący sposób:
a)
siedem dwunastych części kwoty zapisanej w budżecie wpłaca się nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;
b)
pozostałe pięć dwunastych części wpłaca się nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.
2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie zapisanej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.
3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od państw członkowskich na rzecz budżetu, zapisuje się na rachunku lub rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.
4. Dokonane płatności zapisywane są na rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.
Artykuł 9
Dochody przeznaczone na określony cel wynikające z udziału państw EFTA w niektórych programach Unii
(Artykuł 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego)
1. Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie uczestnictwa państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (zwanych dalej „państwami EFTA”) w niektórych programach Unii jest następująca:
a)
w zestawieniu dochodów wprowadza się linię z zapisem symbolicznym „pro memoria” w celu uwzględnienia pełnej kwoty wkładu państw EFTA na dany rok budżetowy;
b)
w zestawieniu wydatków:
(i)
w uwagach do każdej linii dotyczącej działań Unii, w których uczestniczą państwa EFTA, wskazuje się „do wiadomości” szacowaną kwotę udziału;
(ii)
w załączniku, stanowiącym integralną część budżetu, określa się wszystkie linie obejmujące działania Unii, w których uczestniczą państwa EFTA.
Do celów akapitu pierwszego lit. a) szacowaną kwotę wykazuje się w uwagach do budżetu.
Załącznik, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (ii), odzwierciedla strukturę mającą na celu uwzględnienie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, i umożliwienie realizacji wydatków oraz stanowi część tej struktury.
2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (zwanego dalej „Porozumieniem EOG”) kwoty rocznego udziału państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet Europejskiego Obszaru Gospodarczego zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 dołączonego do Porozumienia EOG, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego pełnych kwot odpowiadających im środków na zobowiązania i środków na płatności.
3. Jeżeli w ciągu roku budżetowego w liniach budżetowych obejmujących wkład państw EFTA zostaną przewidziane dodatkowe środki, a państwa EFTA nie będą w stanie w ciągu tego roku odpowiednio dostosować swoich wkładów w celu przestrzegania „współczynnika proporcjonalności” przewidzianego w art. 82 Porozumienia EOG, Komisja może, tymczasowo i wyjątkowo, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu wstępnego sfinansowania udziału państw EFTA. Zawsze kiedy przewidziane są takie dodatkowe środki, Komisja, najszybciej jak to możliwe, wzywa państwa EFTA do wniesienia odpowiadających im wkładów. Komisja każdego roku powiadamia Parlament Europejski i Radę o każdej takiej decyzji.
Takie wstępne finansowanie zostaje ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.
4. Zgodnie z art. 21 ust. 2 lit. e) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe państw EFTA stanowią zewnętrzne dochody przeznaczone na określony cel. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zagwarantowania, że wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiadających im środków będzie odrębnie monitorowane.
W sprawozdaniu przewidzianym w art. 150 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonania, zarówno dochodów, jak i wydatków, odpowiadający udziałowi państw EFTA.
Artykuł 10
Wpływy z sankcji nałożonych na państwa członkowskie uznane za mające nadmierny deficyt
(Artykuł 21 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Struktura budżetu mająca na celu uwzględnienie wpływów z sankcji, o których mowa w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 (9), jest następująca:
a)
w zestawieniu dochodów wprowadza się linię zawierającą zapis symboliczny „pro memoria” w celu uwzględnienia odsetek od takich kwot;
b)
jednocześnie i nie naruszając przepisów art. 77 rozporządzenia finansowego zapisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na zobowiązania i środków na płatności.
Środki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), realizowane są zgodnie z art. 20 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 11
Obciążenia związane z przyjmowaniem darowizn na rzecz Unii
(Artykuł 22 rozporządzenia finansowego)
W celu uzyskania zgody Parlamentu Europejskiego i Rady, o której mowa w art. 22 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja dokonuje oszacowania obciążeń finansowych, w tym także kosztów następczych, związanych z przyjęciem darowizn na rzecz Unii, oraz należycie je wyjaśnia.
Artykuł 12
Konta dotyczące odzyskiwanych podatków
(Artykuł 23 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Wszelkie podatki odprowadzane przez Unię na mocy art. 23 ust. 2 i art. 23 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego zapisuje się na koncie przejściowym do momentu, gdy zostaną zwrócone przez dane państwa.
ROZDZIAŁ 5
Zasada specyfikacji
Artykuł 13
Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez instytucje inne niż Komisja
(Artykuł 25 rozporządzenia finansowego)
1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 25 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.
2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.
Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których dana instytucja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.
Artykuł 14
Zasady obliczania wartości procentowych dla przesunięć dokonywanych przez Komisję
(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)
1. Wartości procentowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 rozporządzenia finansowego, oblicza się w momencie złożenia wniosku o przesunięcie w odniesieniu do środków przewidzianych w budżecie, w tym w budżetach korygujących.
2. Kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, jakie mają być dokonane w linii, z której lub do której dokonywane są przesunięcia, po skorygowaniu o wcześniej dokonane przesunięcia.
Nie uwzględnia się kwoty odpowiadającej przesunięciom, których Komisja może dokonywać samodzielnie bez decyzji Parlamentu Europejskiego i Rady.
Artykuł 15
Wydatki administracyjne
(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)
Wydatki, o których mowa w art. 26 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują, w odniesieniu do każdego obszaru polityki, pozycje, o których mowa w art. 44 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 16
Podstawy wniosków o przesunięcie środków
(Artykuł 25 i 26 rozporządzenia finansowego)
Wnioskom w sprawie przesunięć i wszelkim informacjom kierowanym do Parlamentu Europejskiego i Rady dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 25 i 26 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, przedstawiające realizację środków i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do linii, do których środki mają zostać przesunięte, jak i w odniesieniu do linii, z których mają one zostać przesunięte.
Artykuł 17
Podstawy wniosków o przesunięcie środków z rezerwy na pomoc nadzwyczajną
(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)
Wnioskom w sprawie przesunięć mających umożliwić wykorzystanie rezerwy na pomoc nadzwyczajną, o których mowa w art. 29 rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty potwierdzające, które przedstawiają:
a)
w odniesieniu do linii, do której przesunięcie ma zostać dokonane - najnowsze dostępne informacje dotyczące realizacji środków i szacunkowego zapotrzebowania do końca roku budżetowego;
b)
w odniesieniu do wszystkich linii dotyczących działań zewnętrznych - realizację środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o przesunięcie i szacunkowe zapotrzebowanie do końca roku budżetowego, w tym porównanie z szacunkami wstępnymi;
c)
analizę możliwości realokacji środków.
ROZDZIAŁ 6
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 18
Ocena
(Artykuł 30 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski dotyczące programów lub działań pociągających za sobą wydatki z budżetu są przedmiotem oceny ex ante, w której uwzględnia się:
a)
potrzebę, która ma być zaspokojona w krótkim lub długim okresie;
b)
wartość dodaną wynikającą z zaangażowania Unii;
c)
cele polityki i cele w zakresie zarządzania, jakie mają zostać osiągnięte, w tym środki konieczne do ochrony interesów finansowych Unii w dziedzinie zapobiegania nadużyciom finansowym, ich wykrywania, prowadzenia dochodzeń, odszkodowań i sankcji;
d)
dostępne warianty działania, łącznie z towarzyszącym im ryzykiem;
e)
oczekiwane wyniki i skutki, szczególnie skutki gospodarcze i społeczne oraz wpływ na środowisko, jak również wskaźniki oraz ustalenia dotyczące oceny potrzebne do ich zmierzenia;
f)
najodpowiedniejszą metodę realizacji wybranego(-ych) wariantu(-ów);
g)
spójność wewnętrzną proponowanego programu lub działania i jego związki z innymi stosownymi instrumentami;
h)
poziom środków, zasobów ludzkich i innych przeznaczonych na ten cel wydatków administracyjnych, z należytym uwzględnieniem zasady gospodarności;
i)
doświadczenia zebrane w podobnych sytuacjach w przeszłości.
2. Wnioski takie zawierają ustalenia dotyczące monitorowania, sprawozdawczości i oceny, z należytym uwzględnieniem zakresu obowiązków na wszystkich szczeblach administracji publicznej zaangażowanych w realizację proponowanego programu lub działania.
3. Wszystkie programy i działania, w tym projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, w przypadku których uruchomione zasoby przekraczają 5 000 000 EUR, są przedmiotem oceny okresowej lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu sprawdzenia ich zgodności z ustalonymi celami, przeprowadzanej na następujących zasadach:
a)
wyniki uzyskane podczas realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy podejmowaniu każdej decyzji w sprawie przedłużenia, modyfikacji lub zawieszenia programu;
b)
wyniki działań finansowanych w ujęciu rocznym poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.
Przepisów akapitu pierwszego lit. a) i b) nie stosuje się do projektów lub działań prowadzonych w ramach tej działalności, w odniesieniu do której powyższy wymóg może zostać spełniony za sprawą sprawozdań końcowych przesyłanych przez organy realizujące działanie.
4. Oceny, o których mowa w ust. 1 i 3, są proporcjonalne do uruchomionych zasobów i oddziaływania danego programu i działania.
Artykuł 19
Ocena skutków finansowych
(Artykuł 31 rozporządzenia finansowego)
Ocena skutków finansowych zawiera dane finansowe i gospodarcze potrzebne władzy prawodawczej do oceny zapotrzebowania na działanie Unii. Zapewnia ona odpowiednie informacje dotyczące spójności z innymi działaniami Unii i wszelkich możliwych efektów synergii.
W przypadku operacji wieloletnich ocena skutków finansowych zawiera możliwy do przewidzenia harmonogram rocznego zapotrzebowania w zakresie środków i stanowisk, w tym personelu zewnętrznego, oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.
ROZDZIAŁ 7
Zasada przejrzystości
Artykuł 20
Tymczasowa publikacja budżetu
(Artykuł 34 rozporządzenia finansowego)
Najszybciej, jak to możliwe, i nie później niż cztery tygodnie po ostatecznym przyjęciu budżetu ostateczne szczegółowe dane budżetowe publikowane są we wszystkich językach na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu oficjalnej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Artykuł 21
Publikacja informacji o wysokości i odbiorcach środków unijnych
(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania bezpośredniego publikowane są na stronie internetowej instytucji Unii nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.
Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem innych właściwych środków.
2. Publikowane są następujące informacje, chyba że niniejsze rozporządzenie lub przepisy sektorowe stanowią inaczej, przy uwzględnieniu kryteriów określonych w art. 35 ust. 3 rozporządzenia finansowego:
a)
imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;
b)
miejscowość odbiorcy;
c)
przyznana kwota;
d)
charakter i cel środka.
Do celów lit. b) termin „miejscowość” oznacza:
(i)
adres odbiorcy, jeśli jest on osobą prawną;
(ii)
region na poziomie NUTS 2, jeśli odbiorca jest osobą fizyczną.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych ogłaszane informacje są usuwane dwa lata po zakończeniu roku budżetowego, w którym środki zostały przyznane. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
3. Informacje, o których mowa w ust. 2, publikowane są jedynie w odniesieniu do nagród, dotacji i zamówień, które zostały przyznane lub udzielone w wyniku konkursu, procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień publicznych. Nie publikuje się informacji dotyczących:
a)
stypendiów wypłacanych osobom fizycznym i innego wsparcia bezpośredniego wypłacanego najbardziej potrzebującym osobom fizycznym, o których mowa w art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia finansowego;
b)
zamówień, których wartość jest niższa od kwoty, o której mowa w art. 137 ust. 2 niniejszego rozporządzenia.
4. Od publikacji odstępuje się, jeśli takie ujawnienie stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej lub szkodzi interesom handlowym odbiorców.
Artykuł 22
Link do informacji o odbiorcach środków unijnych przyznawanych w ramach zarządzania pośredniego
(Artykuł 35 rozporządzenia finansowego)
W przypadkach gdy zarządzanie środkami Unii jest delegowane na władze i organy, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, umowy o delegowaniu zadań przewidują wymóg publikowania przez te władze i organy informacji, o których mowa w art. 21 ust. 2 i 3, w standardowym ujęciu na ich stronach internetowych.
Na stronie internetowej instytucji Unii zamieszcza się co najmniej adres strony internetowej, na której dostępne są takie informacje, jeśli nie są one publikowane bezpośrednio w przeznaczonym do tego miejscu na stronie internetowej instytucji Unii.
Poza publikacją, o której mowa w akapicie pierwszym, informacje te można również publikować, w standardowym ujęciu, za pośrednictwem wszelkich innych właściwych środków.
Artykuł 21 ust. 2-4 mają zastosowanie do publikacji, o której mowa w akapicie pierwszym niniejszego artykułu.
TYTUŁ III
UCHWALANIE I STRUKTURA BUDŻETU
Artykuł 23
Programowanie finansowe
(Artykuł 38 rozporządzenia finansowego)
Struktura programowania finansowego, o którym mowa w art. 38 rozporządzenia finansowego, obejmuje kategorie wydatków, obszary polityki i linie budżetowe. Kompletne programowanie finansowe obejmuje wszystkie kategorie wydatków z wyjątkiem rolnictwa, polityki spójności i administracji, w odniesieniu do których podaje się tylko dane sumaryczne.
Artykuł 24
Projekty budżetów korygujących
(Artykuł 41 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Projektom budżetów korygujących towarzyszą uzasadnienia i informacje dotyczące wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok budżetowy, dostępne w chwili ich uchwalania.
Artykuł 25
Nomenklatura budżetowa
(Artykuł 44 rozporządzenia finansowego)
Nomenklatura budżetowa jest zgodna z zasadami specyfikacji, przejrzystości i należytego zarządzania finansami. Gwarantuje ona jasność i przejrzystość niezbędną w procesie budżetowym, ułatwiając identyfikację głównych celów określonych w odnośnych podstawach prawnych i umożliwiając wybór priorytetów politycznych oraz wydajne i skuteczne wykonywanie.
Artykuł 26
Faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte
(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (v) rozporządzenia finansowego)
Do celów uchwalania budżetu faktycznie poniesione wydatki w ostatnim roku budżetowym, za który rozliczenia zostały zamknięte, ustala się następująco:
a)
w zakresie zobowiązań: zobowiązania zaksięgowane w ciągu roku budżetowego w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3;
b)
w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, tj. takie, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, w ramach środków na ten rok budżetowy, zgodnie z definicją zawartą w art. 3.
Artykuł 27
Uwagi do budżetu
(Artykuł 49 ust. 1 lit. a) ppkt (vi) rozporządzenia finansowego)
Uwagi do budżetu obejmują:
a)
odniesienia do aktu podstawowego, jeżeli istnieje;
b)
wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.
Artykuł 28
Plan zatrudnienia
(Artykuł 49 ust. 1 lit. c) ppkt (i) rozporządzenia finansowego)
Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w planie zatrudnienia Komisji.
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Artykuł 29
Informacje dotyczące przekazywania danych osobowych do celów audytu
(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)
We wszystkich zaproszeniach publikowanych w związku z procedurami udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród przeprowadzanymi w ramach zarządzania bezpośredniego, potencjalnych beneficjentów, kandydatów, oferentów i uczestników informuje się, zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (10), że na potrzeby ochrony interesów finansowych Unii ich dane osobowe mogą zostać przekazane służbom audytu wewnętrznego, Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu, zespołowi do spraw nieprawidłowości finansowych lub Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (zwanemu dalej „OLAF”) oraz być wymieniane przez urzędników zatwierdzających Komisji i agencje wykonawcze.
Artykuł 30
Działania przygotowawcze w obszarze wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa
(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Finansowanie środków przyjmowanych przez Radę w celu przygotowania operacji Unii w zakresie zarządzania kryzysowego na mocy tytułu V Traktatu o Unii Europejskiej obejmuje koszty dodatkowe (w tym koszty ubezpieczenia od wysokiego ryzyka, koszty podróży i zakwaterowania oraz płatności z tytułu diet) wynikające bezpośrednio z konkretnego rozmieszczenia w terenie misji lub zespołu, w skład których wchodzą między innymi członkowie personelu instytucji Unii.
Artykuł 31
Kompetencje szczególne Komisji na podstawie Traktatów
(Artykuł 54 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego)
1. Następujące artykuły Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (zwanego dalej „TFUE”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:
a)
art. 154 (dialog społeczny);
b)
art. 156 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);
c)
art. 159 i 161 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);
d)
art. 168 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w obszarze ochrony zdrowia);
e)
art. 171 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w dziedzinie sieci transeuropejskich);
f)
art. 173 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);
g)
art. 175 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej, społecznej i terytorialnej);
h)
art. 181 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);
i)
art. 190 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);
j)
art. 210 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju);
k)
art. 214 ust. 6 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w zakresie środków pomocy humanitarnej).
2. Następujące artykuły Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej (zwanego dalej „Traktatem Euratom”) bezpośrednio przyznają Komisji kompetencje szczególne:
a)
art. 70 (pomoc finansowa w ramach budżetu na programy poszukiwawcze na terenie państw członkowskich);
b)
art. 77-85.
3. Przy przedstawianiu projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i odpowiednich kwot.
Artykuł 32
Działania mogące stanowić konflikt interesów oraz procedura
(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)
1. Działania, które mogą spowodować konflikt interesów w rozumieniu art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego mogą, bez uszczerbku dla kwalifikowania ich jako nielegalnej działalności na mocy art. 141, przyjmować jedną z następujących form:
a)
przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;
b)
odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;
c)
wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.
Inne działania mogące spowodować konflikt interesów to działania, które mogą zagrozić bezstronnemu i obiektywnemu wykonywaniu przez daną osobę jej obowiązków, takich jak udział w komisji oceniającej w procedurze udzielania zamówień publicznych lub dotacji, jeśli osoba ta może bezpośrednio lub pośrednio czerpać korzyści finansowe z wyniku tych procedur.
2. Domniemanie konfliktu interesów istnieje, jeśli wnioskodawca, kandydat lub oferent jest pracownikiem objętym regulaminem pracowniczym, chyba że wcześniej uzyskał on od swojego przełożonego zgodę na udział w danej procedurze.
3. W przypadku konfliktu interesów delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje stosowne środki, aby uniknąć wszelkiego niewłaściwego wpływu takiej osoby na przedmiotowy proces lub procedurę.
ROZDZIAŁ 2
Metody wykonywania
Sekcja 1
Przepisy ogólne
Artykuł 33
Tryb zarządzania
(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)
W systemie rachunkowości Komisji określa się tryb zarządzania oraz, w odniesieniu do każdego z tych trybów, rodzaj podmiotu lub osoby, wymienionych w art. 58 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu.
W odniesieniu do zarządzania bezpośredniego przez Komisję zgodnie z art. 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, w systemie rachunkowości wyróżnia się zarządzanie przez:
a)
służby Komisji,
b)
agencje wykonawcze;
c)
szefów delegatur Unii;
d)
fundusze powiernicze, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 2
Zarządzanie bezpośrednie
Artykuł 34
Zarządzanie bezpośrednie
(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet bezpośrednio w ramach swoich służb, zadania wykonawcze realizowane są przez podmioty upoważnione do działań finansowych w rozumieniu art. 64-75 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 35
Wykonywanie uprawnień delegowanych na agencje wykonawcze
(Artykuł 58 ust. 1 lit. a) i art. 62 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzje o delegowaniu uprawnień na agencje wykonawcze upoważniają je, jako delegowanych urzędników zatwierdzających, do realizacji środków związanych z programem Unii, którym zarządzanie zostało im powierzone.
2. Akt o delegowaniu uprawnień wydany przez Komisję zawiera co najmniej przepisy przewidziane w art. 40 lit. a)-d) oraz h). Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.
Artykuł 36
Zgodność z zasadami udzielania zamówień
(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 63 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V i części drugiej tytuł IV rozdział III rozporządzenia finansowego.
Sekcja 3
Zarządzanie dzielone z państwami członkowskimi
Artykuł 37
Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania dzielonego z państwami członkowskimi - środki mające na celu propagowanie najlepszych praktyk
(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)
Komisja sporządza wykaz organów odpowiedzialnych, zgodnie z odnośnymi rozporządzeniami sektorowymi, za zarządzanie, certyfikację i działania w zakresie audytu.
Aby propagować najlepsze praktyki w zakresie wdrażania funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji oraz Europejskiego Funduszu Rybackiego, Komisja może, w celach informacyjnych, udostępnić organom odpowiedzialnym za zarządzanie i działania w zakresie kontroli przewodnik metodyczny przedstawiający jej własną strategię kontroli oraz podejście do niej, a także zawierający listy kontrolne oraz przykłady najlepszych praktyk. Przewodnik ten jest aktualizowany zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.
Sekcja 4
Zarządzanie pośrednie
Artykuł 38
Równoważność systemów, zasad i procedur w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)
1. Komisja może uznać, że zasady i procedury udzielania zamówień są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:
a)
są one zgodne z zasadą szerokiej konkurencji między oferentami w celu uzyskania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, a procedury negocjacyjne są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione;
b)
zapewniają przejrzystość poprzez właściwą publikację ex ante, szczególnie zaproszeń do składania ofert, oraz właściwą publikację ex post wykonawców;
c)
zapewniają równe traktowanie, proporcjonalność i niedyskryminację;
d)
zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania zamówień.
Akty prawa krajowego państw członkowskich lub państw trzecich dokonujące transpozycji dyrektywy 2004/18/WE uznaje się za równoważne zasadom stosowanym przez instytucje zgodnie z rozporządzeniem finansowym.
2. Komisja może uznać, że zasady i procedury dotyczące dotacji są równoważne jej własnym zasadom i procedurom, jeśli spełnione są następujące warunki:
a)
są one zgodne z zasadami proporcjonalności, należytego zarządzania finansami, równego traktowania i niedyskryminacji;
b)
zapewniają przejrzystość przez właściwą publikację zaproszeń do składania wniosków, a procedury bezpośredniego udzielania dotacji są ograniczone do rozsądnych kwot lub należycie uzasadnione, oraz właściwą publikację ex post beneficjentów z uwzględnieniem zasady proporcjonalności;
c)
zapobiegają konfliktom interesów w trakcie całej procedury udzielania dotacji;
d)
stanowią, że dotacje nie mogą się kumulować ani nie mogą być udzielane z mocą wsteczną, co do zasady muszą obejmować współfinansowanie, a ich celem ani skutkiem nie może być osiągnięcie zysku przez beneficjenta.
3. Komisja może uznać, że systemy rachunkowości i kontroli wewnętrznej stosowane przez podmioty i osoby, którym powierza się zadania związane z wykonywaniem budżetu w imieniu Komisji, zapewniają równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii i wystarczającą pewność co do osiągnięcia celów w zakresie zarządzania, jeżeli systemy te są zgodne z zasadami określonymi w art. 32 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 39
Ocena ex ante zasad i procedur stosowanych przez podmioty i osoby w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Na potrzeby oceny ex ante zgodnie z art. 61 ust. 1 rozporządzenia finansowego właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innego urzędnika zatwierdzającego, pod warunkiem że wnioski z tej oceny są istotne z punktu widzenia szczególnego ryzyka towarzyszącego zadaniom, jakie mają być powierzone, szczególnie ich charakteru i kwot.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może opierać się na ocenie ex ante przeprowadzonej przez innych darczyńców, jeśli została ona przeprowadzona w odniesieniu do warunków równoważnych warunkom zarządzania pośredniego określonym w art. 60 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 40
Treść umów, na mocy których powierza się podmiotom i osobom zadania związane z wykonywaniem budżetu
(Artykuł 61 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Umowy o delegowaniu zadań zawierają szczegółowe uzgodnienia zapewniające ochronę interesów finansowych Unii i przejrzystość przeprowadzanych operacji. Zawierają one co najmniej:
a)
jasną definicję powierzonych zadań oraz ich granice, szczególnie w odniesieniu do modyfikacji powierzonych zadań, odstępowania od odzyskania długu, wykorzystania zwróconych lub niewykorzystanych środków;
b)
warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, zakresu obowiązków i organizacji kontroli, które mają zostać przeprowadzone, w tym oceny programów;
c)
warunki płatności wkładu Unii, w tym zwrotu kosztów poniesionych w związku z wykonywaniem zadań, a także wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, oraz zasady dotyczące dokumentów potwierdzających wymaganych w celu uzasadnienia płatności;
d)
zasady odnoszące się do składania Komisji sprawozdań w sprawie sposobu realizacji zadań, oczekiwanych wyników, nieprawidłowości i podjętych środków, warunków zawieszania lub przerywania płatności oraz warunków zakończenia wykonywania zadań;
e)
termin zawierania indywidualnych umów i porozumień w sprawie wykonania umowy o delegowaniu zadań, który to termin jest współmierny do charakteru powierzonych zadań;
f)
reguły dotyczące wykluczenia, umożliwiające podmiotowi lub osobie wykluczenie z udziału w procedurach udzielania zamówień, dotacji lub przyznawania nagród podmiotów znajdujących się w sytuacjach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a), b) i e) oraz w art. 107 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego, lub uniemożliwienie tym podmiotom otrzymania zamówienia, dotacji lub nagrody;
g)
szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli ze strony Komisji oraz postanowienia przyznające Komisji, OLAF-owi i Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do wszelkich informacji, jakie są im niezbędne do wykonywania ich obowiązków, a także uprawnienia do przeprowadzania kontroli i dochodzeń w tym kontroli na miejscu;
h)
uzgodnienia dotyczące:
(i)
zobowiązania się podmiotu, któremu powierza się wykonanie zadań, do bezzwłocznego informowania Komisji o wszelkich przypadkach nadużyć finansowych mających miejsce w ramach zarządzania środkami finansowymi Unii oraz o podjętych środkach;
(ii)
wyznaczenia punktu kontaktowego mającego właściwe kompetencje do bezpośredniej współpracy z OLAF-em w celu ułatwienia jego działań operacyjnych;
i)
warunki regulujące wykorzystanie rachunków bankowych i narosłych odsetek zgodnie z przepisami art. 8 ust. 4 rozporządzenia finansowego;
j)
postanowienia zapewniające eksponowanie działań Unii w odniesieniu do innej działalności organu.
Artykuł 41
Deklaracja zarządcza i oświadczenie o zgodności
(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
W przypadku działań zakończonych przed upływem danego roku budżetowego sprawozdanie końcowe dotyczące takiego działania przedstawione przez podmiot lub osobę, którym powierzono wykonanie zadań, może zastąpić deklarację zarządczą, o której mowa w art. 60 ust. 5 lit. b) rozporządzenia finansowego, pod warunkiem że jest ono przedłożone przed dniem 15 lutego roku następującego po tym roku budżetowym.
W przypadku gdy organizacje międzynarodowe i państwa trzecie realizują działania inne niż wieloletnie, ograniczone do 18 miesięcy, do sprawozdania końcowego można dołączyć oświadczenie o zgodności, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 42
Procedury badania i zatwierdzania sprawozdań finansowych oraz wyłączania z finansowania przez Unię wydatków dokonanych z naruszeniem mających zastosowanie przepisów w ramach zarządzania pośredniego
(Artykuł 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów szczególnych określonych w przepisach sektorowych, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, obejmują:
a)
zbadanie dokumentacji oraz, w stosownych przypadkach, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję;
b)
ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za przyjęte po przeprowadzeniu, w stosownych przypadkach, postępowania kontradyktoryjnego z udziałem władz i organów oraz po poinformowaniu tych władz i organów;
c)
w stosownych przypadkach - obliczenie przez Komisję korekt finansowych;
d)
odzyskanie lub wypłacenie przez Komisję salda wynikającego z różnicy między przyjętymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz władz lub organów.
Do celów akapitu pierwszego lit. d) Komisja odzyskuje należne kwoty najlepiej przez kompensowanie, jak określono w art. 87.
2. W przypadku gdy zadania związane z wykonywaniem budżetu powierza się podmiotowi realizującemu działanie z udziałem wielu darczyńców, procedury, o których mowa w art. 60 ust. 6 lit. b) i c), obejmują sprawdzenie, czy kwota odpowiadająca kwocie wypłaconej na dane działanie przez Komisję została wykorzystana przez podmiot na to działanie oraz czy wydatki zostały poniesione zgodnie z zobowiązaniami określonymi w umowie zawartej z podmiotem.
Do celów niniejszego rozporządzenia działanie z udziałem wielu darczyńców oznacza wszelkie działanie, w ramach którego unijne środki finansowe łączy się ze środkami od co najmniej jednego innego darczyńcy.
Artykuł 43
Przepisy szczegółowe dotyczące zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych
(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) i art. 188 rozporządzenia finansowego)
1. Organizacje międzynarodowe, o których mowa w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (ii) rozporządzenia finansowego, obejmują:
a)
międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz wyspecjalizowane agencje utworzone przez takie organizacje;
b)
Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża;
c)
Międzynarodową Federację Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca;
d)
inne nienastawione na zysk organizacje uznane za organizacje międzynarodowe decyzją Komisji.
2. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet w ramach zarządzania pośredniego z udziałem organizacji międzynarodowych, zastosowanie mają zawarte z nimi umowy dotyczące weryfikacji.
Artykuł 44
Wyznaczenie organów publicznych lub organów podlegających prawu prywatnemu mających obowiązek świadczenia usługi publicznej
(Artykuł 58 ust. 1 lit. c) ppkt (v) i (vi) rozporządzenia finansowego)
1. Organy publiczne lub organy podlegające prawu prywatnemu mające obowiązek świadczenia usługi publicznej podlegają prawu państwa członkowskiego lub państwa, w którym zostały utworzone.
2. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo co najmniej jednego organu lub podmiotu, organ lub podmiot wyznaczany jest przez państwo członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z aktem podstawowym.
We wszystkich innych przypadkach takie organy lub podmioty wyznacza Komisja w porozumieniu z państwami członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.
ROZDZIAŁ 3
Podmioty upoważnione do działań finansowych
Sekcja 1
Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych
Artykuł 45
Prawa i obowiązki podmiotów upoważnionych do działań finansowych
(Artykuł 64 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja zapewnia każdemu podmiotowi upoważnionemu do działań finansowych zasoby wymagane do wykonywania jego obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.
2. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego obowiązuje statut otrzymany od Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
Sekcja 2
Urzędnik zatwierdzający
Artykuł 46
Pomoc dla delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających
(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)
Właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu mogą pomagać w wykonywaniu obowiązków pracownicy, którym na odpowiedzialność urzędnika zatwierdzającego powierzono wykonywanie niektórych operacji wymaganych do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów personel wspomagający delegowanych lub subdelegowanych urzędników zatwierdzających podlega obowiązkom, o których mowa w art. 57 rozporządzenia finansowego.
Szefom delegatur Unii działającym w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego może pomagać w wykonywaniu obowiązków personel Komisji.
Artykuł 47
Wewnętrzne przepisy dotyczące delegowania
(Artykuł 65 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoich wewnętrznych przepisach takie środki zarządzania środkami finansowymi, jakie uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.
Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązują przepisy wewnętrzne Komisji w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
Artykuł 48
Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez urzędników zatwierdzających
(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Urzędnik zatwierdzający tworzy systemy przechowywania oryginałów dokumentów potwierdzających, w wersji papierowej lub elektronicznej, dotyczących wykonania budżetu i działań związanych z wykonywaniem budżetu oraz powstałych w ich wyniku. Systemy przewidują:
a)
numerowanie takich dokumentów;
b)
datowanie takich dokumentów;
c)
prowadzenie rejestrów, które mogą być skomputeryzowane, określających dokładną lokalizację takich dokumentów;
d)
przechowywanie takich dokumentów przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą;
e)
przechowywanie dokumentów dotyczących zabezpieczeń na zaliczki dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych zabezpieczeń.
Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.
Dane osobowe figurujące w dokumentach potwierdzających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli nie są one niezbędne do celów absolutorium z wykonania budżetu, kontroli i audytu. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 49
Kontrole ex ante i ex post
(Artykuł 66 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego)
1. Zainicjowanie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez personel, o którym mowa w art. 46, i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
3. Celem kontroli ex ante jest zweryfikowanie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.
Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie zasadności danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.
Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:
a)
wydatki i dochody są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz, w stosownych przypadkach, warunkami umów;
b)
stosowana jest zasada należytego zarządzania finansami, o której mowa w części pierwszej tytuł II rozdział 7 rozporządzenia finansowego.
Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.
4. Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.
Kontrole ex post służą zweryfikowaniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane oraz, w szczególności, czy stosowane są kryteria, o których mowa w ust. 3.
Delegowany urzędnik zatwierdzający co najmniej raz w roku dokonuje przeglądu wyników kontroli ex post w celu wykrycia ewentualnych problemów systemowych. Delegowany urzędnik zatwierdzający podejmuje środki mające na celu zaradzenie tym problemom.
Analiza ryzyka, o której mowa w art. 66 ust. 6 rozporządzenia finansowego, jest poddawana przeglądowi w świetle wyników kontroli i innych odpowiednich informacji.
W przypadku programów wieloletnich delegowany urzędnik zatwierdzający tworzy wieloletnią strategię kontroli określającą charakter i zakres kontroli przeprowadzanych w całym okresie oraz sposób pomiaru wyników w każdym roku na potrzeby procesu corocznego poświadczania wiarygodności.
Artykuł 50
Kodeks standardów zawodowych
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Personel wyznaczony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego do weryfikowania operacji finansowych wybierany jest na podstawie wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odpowiednim programie szkoleń.
2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w zakresie kontroli wewnętrznej:
a)
poziom kwalifikacji technicznych i kompetencji finansowych wymaganych od personelu, o którym mowa w ust. 1;
b)
spoczywający na personelu obowiązek szkolenia ustawicznego;
c)
misję personelu oraz przydzielone mu role i zadania;
d)
zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których personel musi przestrzegać, oraz prawa, z których może korzystać.
3. Szefów delegatur Unii działających w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego obowiązuje kodeks standardów zawodowych Komisji, o którym mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, w odniesieniu do wykonywania subdelegowanych na nich zadań zarządzania finansami.
4. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów zatwierdzających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli, a także metod i technik dostępnych do tego celu.
Artykuł 51
Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego
(Artykuł 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego)
Niepodjęcie działań przez delegowanego urzędnika zatwierdzającego, o którym mowa w art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy, a w każdym wypadku w okresie nieprzekraczającym miesiąca.
Artykuł 52
Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania
(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)
Delegowany urzędnik zatwierdzający przesyła księgowemu, zgodnie z przyjętymi przez księgowego regułami, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.
Księgowy regularnie, a co najmniej w momencie zamknięcia rozliczeń, otrzymuje od urzędnika zatwierdzającego informacje o odpowiednich danych finansowych dotyczących rachunków powierniczych, aby umożliwić odzwierciedlenie wykorzystania unijnych środków w rozliczeniach Unii.
Artykuł 53
Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych
(Artykuł 66 rozporządzenia finansowego)
Delegowani urzędnicy zatwierdzający rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte w ramach procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. a)-g), art. 135 ust. 1 lit. a)-d), art. 266, 268 i 270 niniejszego rozporządzenia. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego delegowanego urzędnika zatwierdzającego znacząco wzrasta w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do danej instytucji, właściwy urzędnik zatwierdzający zgłasza ten fakt instytucji, przedstawiając wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to załącza się do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 54
Powoływanie księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja powołuje księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Unii Europejskiej.
Księgowy jest wybierany przez instytucję na podstawie swoich szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.
2. Kilka instytucji lub organów może powołać tego samego księgowego.
W takim przypadku podejmują one konieczne kroki, aby uniknąć jakichkolwiek konfliktów interesu.
Artykuł 55
Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego bezzwłocznie sporządzane jest zestawienie obrotów i sald.
2. Zestawienie obrotów i sald wraz z protokołem przekazania obowiązków jest przekazywane nowemu księgowemu przez księgowego kończącego pełnienie swych obowiązków lub - w przypadku gdy jest to niemożliwe - urzędnika z tego samego departamentu.
Nowy księgowy podpisuje przyjęcie zestawienia obrotów i sald w ciągu miesiąca od daty jego przekazania, z prawem do zgłoszenia zastrzeżeń.
Protokół przekazania obowiązków zawiera również wynik zestawienia obrotów i sald oraz wszelkie zgłoszone zastrzeżenia.
3. Każda instytucja lub organ, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, powiadamia Parlament Europejski, Radę i księgowego Komisji o powołaniu księgowego lub zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków w ciągu dwóch tygodni.
Artykuł 56
Walidacja systemów rachunkowości i inwentarzy
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Właściwy urzędnik zatwierdzający zawiadamia księgowego o wszelkich zmianach lub znaczących modyfikacjach systemu zarządzania finansami, systemu inwentaryzacji lub systemu wyceny aktywów i pasywów, jeśli są one źródłem danych do rozliczeń instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia takich danych, tak aby księgowy mógł sprawdzić zgodność z kryteriami walidacji.
Księgowy może w każdej chwili ponownie zbadać system zarządzania finansami, który został już zwalidowany. Jeżeli system zarządzania finansami utworzony przez urzędnika zatwierdzającego nie został zwalidowany przez księgowego lub taka walidacja wygasła, właściwy urzędnik zatwierdzający opracowuje plan działań w celu naprawienia, w odpowiednim czasie, niedociągnięć będących przyczyną braku walidacji.
Właściwy urzędnik zatwierdzający jest odpowiedzialny za kompletność informacji przekazywanych księgowemu.
Artykuł 57
Zarządzanie zasobami finansowymi
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dba o to, by jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych wynikających z wykonania budżetu.
2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania środkami pieniężnymi, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.
3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.
Artykuł 58
Zarządzanie rachunkami bankowymi
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby zarządzania zasobami pieniężnymi księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub doprowadzać do otwarcia takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach księgowy może otwierać rachunki w walutach innych niż euro.
2. Księgowy jest odpowiedzialny za zamykanie rachunków, o których mowa w ust. 1, lub za zapewnienie ich zamknięcia.
3. Księgowy ustala z instytucjami finansowymi warunki obsługi rachunków, o których mowa w ust. 1, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, wydajności i konkurencyjności przetargów.
4. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie przeprowadza konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których mogą zostać otwarte rachunki zgodnie z ust. 1.
Jeśli pozwalają na to lokalne warunki sektora bankowego, rachunki zaliczkowe otwierane w instytucjach finansowych poza terytorium Unii są regularnie poddawane przeglądowi pod kątem konkurencji. Taki przegląd przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat z inicjatywy posiadacza rachunku zaliczkowego, który następnie przekazuje księgowemu uzasadnioną propozycję wyboru banku na okres nieprzekraczający pięciu lat.
5. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych zgodnie z ust. 1.
W przypadku rachunków zaliczkowych otwieranych w instytucjach finansowych poza terytorium Unii odpowiedzialność tę bierze na siebie posiadacz rachunku zaliczkowego, uwzględniając przepisy obowiązujące w kraju, w którym wykonuje swój mandat.
6. Księgowy Komisji informuje księgowych innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, o warunkach obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych. Księgowi innych instytucji i organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, uzgadniają warunki obsługi otwieranych przez siebie rachunków ze wspomnianymi wyżej warunkami obsługi.
Artykuł 59
Podpisy na rachunkach
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Warunki dotyczące otwierania, obsługi i korzystania z rachunków przewidują, w zależności od wymagań w zakresie kontroli wewnętrznej, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez co najmniej jednego należycie upoważnionego pracownika. Instrukcje są podpisywane przez co najmniej dwóch należycie upoważnionych pracowników lub osobiście przez księgowego.
Do celów, o których mowa w akapicie pierwszym, księgowy każdej instytucji przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w których dana instytucja otworzyła rachunki, nazwiska i wzory podpisów upoważnionych pracowników.
Artykuł 60
Zarządzanie saldami rachunków
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dba o to, by saldo na rachunkach bankowych, o których mowa w art. 58, nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, o których mowa w art. 57 ust. 2, oraz w każdym przypadku dba o to, by:
a)
na żadnym z tych rachunków nie było debetu;
b)
saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na euro.
2. Na rachunkach w walucie obcej księgowy nie może utrzymywać sald, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji na skutek wahania kursu walutowego.
Artykuł 61
Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Nie naruszając przepisów art. 69, księgowy wykonuje przelewy między rachunkami otwartymi przez siebie w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.
Artykuł 62
Metody dokonywania płatności
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Płatności dokonywane są przelewem bankowym, czekiem lub kartą debetową z rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 67 ust. 4.
Artykuł 63
Dane dotyczące podmiotów prawnych
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym, wyłącznie jeżeli wcześniej instytucja wprowadziła do wspólnych akt dane rachunku bankowego odbiorcy płatności oraz informacje potwierdzające jego tożsamość, lub też jakiekolwiek zmiany takich danych.
Podstawą wszelkich wprowadzanych do akt danych prawnych oraz danych rachunku bankowego odbiorcy płatności lub zmiany tych danych jest dokument potwierdzający, którego formę określa księgowy.
2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym urzędnicy zatwierdzający mogą zaciągnąć zobowiązanie wobec osoby trzeciej w imieniu swojej instytucji, wyłącznie jeżeli taka osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wprowadzenia jej do akt.
Przed dokonaniem płatności urzędnicy zatwierdzający informują księgowego o wszelkich zmianach w danych prawnych oraz danych rachunku bankowego przekazanych im przez odbiorcę płatności oraz sprawdzają ich ważność.
W ramach pomocy przedakcesyjnej możliwe jest zawieranie zobowiązań indywidualnych z organami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, bez uprzedniego wpisania danych do akt dotyczących osoby trzeciej. W takich przypadkach urzędnik zatwierdzający dokłada wszelkich starań, aby zapewnić jak najszybsze dokonanie takiego wpisu. Umowy przewidują, że przekazanie Komisji danych rachunku bankowego odbiorcy płatności jest warunkiem, który musi zostać spełniony, zanim dokonana zostanie pierwsza płatność.
Artykuł 64
Przechowywanie dokumentów potwierdzających przez księgowego
(Artykuł 68 rozporządzenia finansowego)
Dokumenty potwierdzające dotyczące systemu rachunkowości oraz przygotowania sprawozdań, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udziela absolutorium za rok budżetowy, którego dokumenty te dotyczą.
Dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte. Do przechowywania danych o ruchu stosuje się przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty potwierdzające.
Artykuł 65
Osoby uprawnione do zarządzania rachunkami
(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do zarządzania rachunkami w jednostkach lokalnych, o których mowa w art. 72, są uprawnieni do przekazywania imion i nazwisk oraz wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.
Sekcja 4
Administrator rachunków zaliczkowych
Artykuł 66
Warunki korzystania z rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczoność przedmiotowych kwot, dokonywanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, na potrzeby realizacji takich wydatków możliwe jest tworzenie rachunków zaliczkowych.
2. Administrator rachunków zaliczkowych może wstępnie poświadczać zasadność wydatków i je realizować na podstawie szczegółowych zasad określonych w instrukcjach przekazanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Instrukcje takie powinny określać reguły i warunki wstępnego poświadczania zasadności i dokonywania płatności oraz, w stosownych przypadkach, warunki składania podpisu pod zobowiązaniami prawnymi w rozumieniu art. 97 ust. 1 lit. e).
3. Utworzenie rachunku zaliczkowego i wyznaczenie jego administratora podlega decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego. Decyzja ta określa obowiązki i zobowiązania administratora rachunków zaliczkowych i urzędnika zatwierdzającego.
Zmiany warunków obsługi rachunku zaliczkowego również podlegają decyzji księgowego w oparciu o odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego urzędnika zatwierdzającego.
4. W delegaturach Unii tworzy się rachunki zaliczkowe do celów realizacji wydatków zarówno z sekcji budżetu dotyczącej Komisji, jak i sekcji dotyczącej Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (dalej zwanej „ESDZ”), zapewniając pełną identyfikowalność wydatków.
Artykuł 67
Zasady dotyczące tworzenia rachunków i płatności
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzja o utworzeniu rachunku zaliczkowego i wyznaczeniu jego administratora oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi rachunku zaliczkowego określa w szczególności:
a)
maksymalną kwotę, jaką można początkowo przewidzieć jako zaliczkę, oraz jej cel;
b)
czy rachunek bankowy lub pocztowy rachunek przelewowy (giro) ma zostać otwarty w imieniu instytucji;
c)
charakter i maksymalną kwotę każdego wydatku, która może być wypłacona przez administratora rachunku zaliczkowego osobom trzecim lub pobrana od nich;
d)
częstotliwość, z jaką muszą być przedstawiane dokumenty potwierdzające, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich urzędnikowi zatwierdzającemu do rozliczenia;
e)
procedurę stosowaną w przypadku konieczności uzupełniania zaliczki;
f)
że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez urzędnika zatwierdzającego nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo księgowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;
g)
okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi rachunku zaliczkowego przez księgowego;
h)
tożsamość wyznaczonego administratora rachunku zaliczkowego.
2. W propozycjach decyzji o utworzeniu rachunku zaliczkowego właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:
a)
w przypadku gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości, w pierwszej kolejności stosowane były procedury budżetowe;
b)
rachunki zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
Maksymalna kwota, jaką może wypłacić administrator rachunków zaliczkowych, w przypadku gdy dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwe lub nieefektywne, dla żadnego wydatku nie może przekraczać 60 000 EUR.
3. Administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:
a)
wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
b)
dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.
4. Płatności z rachunków zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, w tym systemem polecenia zapłaty, o którym mowa w art. 89 rozporządzenia finansowego, czekiem bądź w innej formie, w tym kartami debetowymi, zgodnie z instrukcjami określonymi przez księgowego.
5. Po dokonanych płatnościach następują formalne ostateczne decyzje o poświadczeniu zasadności lub zlecenia płatnicze podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Artykuł 68
Wybór administratorów rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników, a w razie potrzeby i wyłącznie w należycie uzasadnionych przypadkach - spośród innych pracowników. Administratorzy rachunków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym, lub po odbyciu odpowiedniego programu szkoleń.
Artykuł 69
Zasilanie rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dokonuje płatności zasilających rachunki zaliczkowe oraz monitoruje te rachunki pod względem otwierania rachunków bankowych i przekazywania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila rachunki zaliczkowe. Zaliczki są wpłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.
Rachunki zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio z różnych dochodów lokalnych, które wynikają ze:
a)
sprzedaży wyposażenia;
b)
publikacji;
c)
różnych zwrotów;
d)
odsetek.
Zaliczkę ujmuje się jako wydatki lub też dochody różne lub dochody przeznaczone na określony cel zgodnie z decyzją o utworzeniu rachunku zaliczkowego, o której mowa w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Urzędnik zatwierdzający potrąca przedmiotowe kwoty podczas późniejszego uzupełniania sald właściwych rachunków zaliczkowych.
2. W szczególności w celu zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator rachunków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tego samego rachunku zaliczkowego.
Artykuł 70
Kontrole dokonywane przez urzędników zatwierdzających i księgowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Administrator rachunków zaliczkowych prowadzi księgowość w zakresie środków finansowych, którymi dysponuje w gotówce oraz w banku, oraz w zakresie dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z regułami i instrukcjami wydanymi przez księgowego. Ta dokumentacja księgowa jest dostępna w każdym momencie dla właściwego urzędnika zatwierdzającego, a co najmniej raz w miesiącu administrator rachunków zaliczkowych sporządza wykaz transakcji i wysyła go w następnym miesiącu wraz z dokumentami potwierdzającymi właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.
2. Księgowy przeprowadza kontrole lub zleca ich przeprowadzenie specjalnie w tym celu uprawnionemu pracownikowi z jego własnego departamentu lub z departamentu zajmującego się zatwierdzaniem wydatków; kontrole takie muszą z zasady być wykonywane na miejscu i bez uprzedzenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych przydzielonych administratorom rachunków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu.
Artykuł 71
Procedura udzielania zamówień
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Płatności dokonywane z rachunków zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 137 ust. 3, polegać na opłaceniu kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.
Artykuł 72
Tworzenie rachunków zaliczkowych
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
Do celów realizacji niektórych kategorii wydatków w każdej jednostce lokalnej poza Unią można utworzyć jeden lub więcej rachunków zaliczkowych zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegatura Unii, urząd lub oddział w państwie trzecim.
Decyzja o utworzeniu takich rachunków zaliczkowych określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 70 rozporządzenia finansowego i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.
Artykuł 73
Administratorzy rachunków zaliczkowych i osoby uprawnione do zarządzania rachunkami w delegaturach Unii
(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
W wyjątkowych okolicznościach i do celów zapewnienia ciągłości funkcjonowania obowiązki administratora rachunków zaliczkowych ESDZ w delegaturach Unii mogą być wykonywane przez personel Komisji. Na tych samych warunkach administratorów rachunków zaliczkowych Komisji w delegaturach Unii można wyznaczyć spośród personelu ESDZ.
W delegaturach Unii warunki przewidziane w akapicie pierwszym mają zastosowanie do wyznaczania osób upoważnionych przez księgowego do prowadzenia operacji bankowych.
ROZDZIAŁ 4
Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 74
Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych
(Artykuł 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Władze i organy, o których mowa w art. 66 ust. 8 i art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego, oznaczają organy wyznaczone w regulaminie pracowniczym oraz decyzjach instytucji Unii dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.
Sekcja 2
Reguły mające zastosowanie do delegowanych i subdelegowanych urzędników zatwierdzających
Artykuł 75
Nieprawidłowości finansowe
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla kompetencji OLAF-u zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, o którym mowa w art. 29, zwany dalej „zespołem”, jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub kontroli operacji wynikających z działania lub zaniechania pracownika.
Artykuł 76
Zespół ds. nieprawidłowości finansowych
(Artykuł 66 ust. 7 i art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego)
1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia, zgłaszane są zespołowi przez organ powołujący w celu uzyskania opinii, o której mowa w art. 73 ust. 6 akapit drugi rozporządzenia finansowego.
W przypadku gdy szefowie delegatur Unii działają w charakterze subdelegowanych urzędników zatwierdzających zgodnie z art. 56 ust. 2 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający może bezpośrednio zwrócić się do zespołu o opinię w sprawach dotyczących nieprawidłowości finansowych, o których mowa w art. 75 niniejszego rozporządzenia.
Jeśli delegowany urzędnik zatwierdzający jest zdania, że nastąpiły nieprawidłowości finansowe, może przekazać tę sprawę zespołowi. Zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 75 miały miejsce, jaka jest ich waga i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli przeprowadzona przez zespół analiza wskazuje, że sprawa mu przekazana jest właściwa dla OLAF-u, bezzwłocznie zwraca on akta sprawy organowi powołującemu oraz powiadamia OLAF.
W przypadku gdy zespół zostaje bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika zgodnie z art. 66 ust. 8 rozporządzenia finansowego, przekazuje on akta organowi powołującemu oraz powiadamia o tym pracownika. Organ powołujący może zwrócić się do zespołu o wydanie opinii w takiej sprawie.
2. Każda instytucja lub - w przypadku wspólnego zespołu - biorące udział w jego pracach instytucje określają, w zależności od swojej struktury wewnętrznej, warunki operacyjne zespołu oraz jego skład, który obejmuje zewnętrznego eksperta posiadającego wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.
Artykuł 77
Potwierdzanie poleceń
(Artykuł 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający, otrzymujący wiążące polecenie, które uznaje za nieprawidłowe lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami, w szczególności ponieważ polecenie to nie może zostać wykonane z wykorzystaniem przydzielonych mu zasobów, pisemnie powiadamia o tym organ, który delegował lub subdelegował na niego uprawnienia. Jeżeli polecenie to jest potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie takie otrzymane jest w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, tj. odnosi się wyraźnie do punktów, które delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający zakwestionował, urzędnik zatwierdzający nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu wykonania takiego polecenia. Wykonuje on takie polecenie, chyba że jest ono w sposób oczywisty niezgodne z prawem lub stanowi naruszenie norm bezpieczeństwa.
2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których urzędnik zatwierdzający dowiaduje się, w trakcie wykonywania wiążącego polecenia, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.
Wszelkie polecenia potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 73 ust. 3 rozporządzenia finansowego są odnotowywane przez właściwego delegowanego urzędnika zatwierdzającego oraz ujmowane w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1
Zasoby własne
Artykuł 78
Reguły mające zastosowanie do zasobów własnych
(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)
Urzędnik zatwierdzający opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy zasoby własne określone w decyzji w sprawie systemu zasobów własnych Unii zostaną udostępnione Komisji.
Zasoby własne są ustalane i odzyskiwane zgodnie z regułami przyjętymi na mocy decyzji, o której mowa w akapicie pierwszym.
Sekcja 2
Prognoza należności
Artykuł 79
Prognoza należności
(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)
1. W prognozie należności określa się rodzaj dochodów i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz - w takim zakresie, w jakim to możliwe - dane dłużnika i szacowaną kwotę.
Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza w szczególności, czy:
a)
dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetu;
b)
prognoza jest prawidłowa i zgodna z mającymi zastosowanie przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.
2. Z zastrzeżeniem art. 181 ust. 2 i art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego oraz art. 7 ust. 2 niniejszego rozporządzenia, skutkiem prognozy należności nie jest udostępnienie środków na zobowiązania. W przypadkach, o których mowa w art. 21 rozporządzenia finansowego, środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym odzyskaniu należnych kwot przez Unię.
Sekcja 3
Ustalanie należności
Artykuł 80
Procedura
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalenie należności przez właściwego urzędnika zatwierdzającego stanowi uznanie prawa Unii w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie prawa do żądania od dłużnika spłaty długu.
2. Wystawienie nakazu odzyskania środków jest operacją, za pomocą której właściwy urzędnik zatwierdzający zleca księgowemu odzyskanie ustalonej kwoty.
3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:
a)
Unia ustaliła należność;
b)
jeżeli spłata zadłużenia następuje przed określonym terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę;
c)
w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), zadłużenie obciążone zostaje odsetkami naliczanymi według stopy procentowej, o której mowa w art. 83, bez uszczerbku dla jakichkolwiek mających zastosowanie przepisów szczególnych;
d)
w przypadku niedokonania spłaty w terminie, o którym mowa w lit. b), instytucja odzyskuje należności przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń;
e)
księgowy może, po uprzednim zawiadomieniu dłużnika o przyczynach i terminie odzyskiwania przez kompensowanie, odzyskać w ten sposób należności przed upływem terminu, o którym mowa w lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Komisji zostałaby w przeciwnym razie utracona;
f)
jeżeli, po podjęciu wszystkich kroków, o których mowa w lit. a)-e) niniejszego ustępu, kwota nie została w pełni odzyskana, instytucja odzyskuje ją przez wykonanie decyzji wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.
Urzędnik zatwierdzający drukuje notę debetową i przesyła ją dłużnikowi. Księgowy jest powiadamiany o wysłaniu noty przez system informacji finansowej.
Artykuł 81
Ustalanie należności
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
W celu ustalenia należności właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, by:
a)
należność była pewna, czyli nie podlegała żadnym warunkom;
b)
należność opiewała na ustaloną kwotę, dokładnie wyrażoną w środkach pieniężnych;
c)
należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi płatności;
d)
dane dłużnika były poprawne;
e)
kwota, która ma zostać odzyskana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;
f)
dokumenty potwierdzające były prawidłowe; oraz
g)
aby przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami, w szczególności w odniesieniu do kryteriów, o których mowa w art. 91 ust. 1 lit. a).
Artykuł 82
Dokumenty potwierdzające dotyczące ustalenia należności
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach potwierdzających, które poświadczają prawo Unii do należności.
2. Przed ustaleniem należności właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub, na własną odpowiedzialność, upewnia się, czy zostały one sprawdzone.
3. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.
Artykuł 83
Odsetki za zwłokę
(Artykuł 78 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając jakichkolwiek przepisów szczegółowych wynikających ze stosowania rozporządzeń sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3 niniejszego artykułu.
2. Stopą procentową dla należności niespłaconych w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa stosowana przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansujących, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:
a)
osiem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem obligującym jest zamówienie publiczne na dostawy i usługi, o którym mowa w tytule V;
b)
trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.
3. Odsetki naliczane są, począwszy od dnia kalendarzowego następującego po terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), i określonym w nocie debetowej, do dnia kalendarzowego, w którym zadłużenie zostaje spłacone w całości.
Nakaz odzyskania środków z tytułu odsetek za zwłokę wystawiany jest z chwilą faktycznego otrzymania tych odsetek.
4. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik wnosi zabezpieczenie finansowe, które zostaje przyjęte przez księgowego zamiast płatności, stopą procentową mającą zastosowanie począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jest stopa, o której mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, obowiązująca pierwszego dnia miesiąca, w którym przyjęta została decyzja o nałożeniu grzywny, oraz powiększona tylko o jeden i pół punktu procentowego.
Sekcja 4
Zezwolenie na odzyskanie środków
Artykuł 84
Wystawienie nakazu odzyskania środków
(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
1. W nakazie odzyskania środków określa się:
a)
rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochody mają być zapisane;
b)
odniesienia do aktu prawnego lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem zadłużenia i stanowiącego podstawę prawną do odzyskania należności;
c)
artykuł budżetu oraz wszelkie inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, w tym, tam gdzie to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;
d)
kwotę, która ma zostać odzyskana, wyrażoną w euro;
e)
imię i nazwisko lub nazwę oraz adres dłużnika;
f)
termin, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);
g)
możliwą metodę odzyskania środków, w tym w szczególności odzyskiwanie przez kompensowanie lub wyegzekwowanie wszelkich wniesionych zabezpieczeń.
2. Nakaz odzyskania środków jest datowany i podpisywany przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłany księgowemu.
3. Księgowi wszystkich instytucji prowadzą wykaz kwot należnych, które mają zostać odzyskane. Należności Unii są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Wykaz ten przekazują oni księgowemu Komisji.
Księgowy Komisji sporządza skonsolidowany wykaz należnych kwot w rozbiciu na instytucje i według dat wystawienia nakazów odzyskania środków. Wykaz ten załącza się do sprawozdania Komisji z zarządzania budżetem i finansami.
4. Z myślą o lepszej ochronie interesów finansowych Unii Komisja sporządza wykaz należności Unii, w którym podaje imiona i nazwiska lub nazwy dłużników oraz kwoty długu, w przypadkach gdy dłużnikowi nakazano spłatę należności prawomocnym wyrokiem Trybunału oraz jeśli w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej spłaty. Wykaz ten jest publikowany z należytym uwzględnieniem ochrony danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W przypadku danych osobowych dotyczących osób fizycznych opublikowane informacje są usuwane po spłaceniu całkowitej kwoty zadłużenia. Ma to zastosowanie również w odniesieniu do danych osobowych dotyczących osób prawnych, w przypadku których oficjalna nazwa wskazuje na jedną lub kilka osób fizycznych.
Decyzję o ujęciu dłużnika w wykazie należności Unii podejmuje się zgodnie z zasadą proporcjonalności i uwzględnia się w niej w szczególności znaczenie kwoty.
Artykuł 85
Tytuł egzekucyjny na rzecz innych instytucji
(Artykuł 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Wyjątkowe okoliczności, o których mowa w art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zachodzą wówczas, gdy zainteresowana instytucja wyczerpała możliwości odzyskania długu w drodze płatności dobrowolnej lub przez kompensowanie, jak określono w art. 80 ust. 1 rozporządzenia finansowego, a kwota długu jest znacząca.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, zainteresowane instytucje, inne niż te, o których mowa w art. 299 TFUE, mogą zwrócić się do Komisji o przyjęcie decyzji stanowiącej tytuł egzekucyjny.
3. We wszystkich przypadkach tytuł egzekucyjny określa, że roszczenia zapisuje się w sekcji budżetu odpowiadającej danej instytucji, która działa w charakterze urzędnika zatwierdzającego. Taki dochód zapisuje się jako dochód ogólny, chyba że można go zaliczyć do określonych rodzajów dochodów przeznaczonych na określony cel, jak przewidziano w art. 21 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
4. Przedmiotowa instytucja informuje Komisję o wszelkich zdarzeniach mogących wpłynąć na odzyskanie długu oraz wspiera Komisję w przypadku zaskarżenia tytułu egzekucyjnego.
5. Komisja i zainteresowane instytucje uzgadniają praktyczne metody wykonania przepisów niniejszego artykułu.
Sekcja 5
Odzyskiwanie środków
Artykuł 86
Formalności związane z poborem
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. Po odzyskaniu należności księgowy dokonuje zapisu w księgach oraz powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego.
2. W odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych przekazanych księgowemu lub administratorowi rachunków zaliczkowych wydaje się pokwitowanie.
3. Częściowa spłata należności przez dłużnika, w stosunku do którego wydano kilka nakazów odzyskania środków, zaliczana jest w pierwszej kolejności na poczet najstarszych należności, o ile dłużnik nie określi inaczej.
Wszelkie płatności częściowe w pierwszej kolejności pokrywają odsetki.
Artykuł 87
Odzyskiwanie przez kompensowanie
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy dłużnik posiada roszczenie względem Unii, które jest pewne w rozumieniu art. 81 lit. a), opiewa na ustaloną kwotę i jest należne, a także odnosi się do kwoty określonej w zleceniu płatniczym, księgowy, po upływie terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), odzyskuje ustalone kwoty należne przez kompensowanie.
W wyjątkowych okolicznościach księgowy odzyskuje należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), jeśli jest to konieczne do ochrony interesów finansowych Unii i gdy ma on uzasadnione powody, aby przypuszczać, że kwota należna Unii zostałaby w przeciwnym razie utracona.
Księgowy odzyskuje również należności przez kompensowanie przed upływem terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b), za zgodą dłużnika.
2. Każdorazowo przed odzyskaniem należności zgodnie z ust. 1 księgowy konsultuje się z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym oraz informuje zainteresowanych dłużników.
W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, o zamiarze przystąpienia do odzyskania środków poprzez kompensowanie księgowy informuje także zainteresowane państwo członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych wcześniej. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy może jednak przystąpić do odzyskania należności przez kompensowanie przed upływem tego terminu.
3. Kompensowanie, o którym mowa w ust. 1, ma taki sam skutek jak płatność, zapewniając Unii spłatę kwoty zadłużenia, w stosownych przypadkach wraz z należnymi odsetkami.
Artykuł 88
Procedura odzyskiwania należności w przypadku braku dobrowolnej płatności
(Artykuł 79 i 80 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 87, jeżeli nie odzyskano pełnej kwoty należności w terminie, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b) i określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu odzyskanie należności przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych środków prawnych, w tym, w stosownych przypadkach, przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio wniesionych zabezpieczeń.
2. Nie naruszając przepisów art. 87, w przypadku gdy metoda odzyskania środków, o której mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał płatności w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji nakazującej odzyskanie środków, wydanej na mocy art. 79 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub w wyniku postępowania spornego.
Artykuł 89
Dodatkowy termin na spłatę
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
Księgowy we współpracy z właściwym urzędnikiem zatwierdzającym może przyznać dodatkowy termin na spłatę, wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika zawierający odpowiednie uzasadnienie oraz z zastrzeżeniem spełnienia dwóch następujących warunków:
a)
dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 83 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od terminu, o którym mowa w art. 80 ust. 3 lit. b);
b)
w celu ochrony praw Unii dłużnik składa zabezpieczenie finansowe obejmujące niespłacone zadłużenie, zarówno w zakresie kwoty głównej, jak i odsetek, które jest przyjmowane przez księgowego instytucji.
Zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), może zostać zastąpione poręczeniem przez osobę trzecią, zatwierdzonym przez księgowego instytucji.
W wyjątkowych okolicznościach, na wniosek dłużnika, księgowy może odstąpić od wymogu złożenia zabezpieczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. b), jeśli w jego ocenie dłużnik może i chce dokonać płatności w dodatkowym terminie, ale nie jest w stanie złożyć takiej gwarancji i znajduje się w trudnej sytuacji.
Artykuł 90
Odzyskiwanie grzywien lub innych kar
(Artykuł 80 i 83 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku wniesienia do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej skargi na decyzję Komisji o nałożeniu grzywny lub innej kary na mocy TFUE lub Traktatu Euratom i do czasu, kiedy wykorzystane zostaną wszystkie środki ochrony prawnej, dłużnik tymczasowo dokonuje płatności odnośnych kwot na rachunek bankowy wskazany przez księgowego bądź wnosi zabezpieczenie finansowe, możliwe do przyjęcia przez księgowego. Zabezpieczenie jest niezależne od obowiązku zapłaty grzywny lub innych kar i jest płatne na pierwsze żądanie. Zabezpieczenie obejmuje kwotę główną roszczenia wraz z należnymi odsetkami, zgodnie z art. 83 ust. 4.
2. Komisja zabezpiecza tymczasowo zainkasowane kwoty poprzez zainwestowanie ich w aktywa finansowe, zapewniając w ten sposób bezpieczeństwo i płynność środków pieniężnych, jednocześnie mając na celu osiągnięcie dodatniego zwrotu.
3. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została potwierdzona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:
a)
tymczasowo pobrane kwoty wraz z odsetkami i innymi kwotami z nich uzyskanymi zapisywane są w budżecie zgodnie z art. 83 rozporządzenia finansowego, najpóźniej w roku budżetowym następującym po roku, w którym wszystkie środki ochrony prawnej zostały wyczerpane;
b)
w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono egzekwowane, a odnośne kwoty są zapisywane w budżecie;
w przypadku gdy Trybunał podwyższył kwotę grzywny lub kary, akapit pierwszy lit. a) i b) mają zastosowanie do wysokości kwot określonych w decyzji Komisji, a księgowy pobiera kwotę odpowiadającą takiemu podwyższeniu, która zostanie zapisana w budżecie.
4. Po wyczerpaniu wszystkich środków ochrony prawnej oraz w przypadku gdy grzywna lub kara została umorzona lub zmniejszona, podejmuje się którykolwiek z następujących środków:
a)
kwoty nienależnie pobrane wraz z uzyskanymi odsetkami zwracane są zainteresowanej osobie trzeciej. W przypadku gdy ogólny zwrot uzyskany za dany okres był ujemny, zwracana jest wartość nominalna kwot nienależnie pobranych;
b)
w przypadku gdy wniesione zostało zabezpieczenie finansowe, jest ono odpowiednio zwalniane.
Artykuł 91
Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może odstąpić od odzyskania całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
jeżeli przewidywany koszt odzyskania należności przekraczałby kwotę, która ma zostać odzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Unii;
b)
jeżeli nie można odzyskać należności ze względu na jej wiek lub niewypłacalność dłużnika;
c)
jeżeli odzyskanie należności jest niezgodne z zasadą proporcjonalności.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. c), właściwy urzędnik zatwierdzający działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i mają zastosowanie we wszystkich okolicznościach:
a)
stan faktyczny, uwzględniając wagę nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);
b)
wpływ, jaki odstąpienie od odzyskania należności miałoby na funkcjonowanie Unii i jej interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).
W zależności od okoliczności właściwy urzędnik zatwierdzający może również być zmuszony uwzględnić następujące kryteria dodatkowe:
a)
wszelkie zakłócenie konkurencji, które wynikłoby z odstąpienia od odzyskania należności;
b)
szkody gospodarcze i społeczne, które wystąpiłyby, jeżeli zadłużenie zostałoby odzyskane w całości.
3. Decyzja o odstąpieniu, o której mowa w art. 80 ust. 2 rozporządzenia finansowego, jest uzasadniona i odnosi się do staranności dochowywanej przy zabezpieczeniu odzyskania należności oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, które są podstawą odstąpienia. Właściwy urzędnik zatwierdzający odstępuje od odzyskania należności zgodnie z art. 84.
4. Odstąpienie od odzyskania ustalonych należności nie podlega delegowaniu przez instytucję w żadnym z poniższych przypadków:
a)
gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 1 000 000 EUR lub więcej;
b)
gdy kwota, od odzyskania której odstępuje się, wynosi 100 000 EUR lub więcej, w przypadku gdy kwota ta stanowi 25 % lub więcej ustalonej kwoty należności.
Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do odstąpienia od odzyskania ustalonego zadłużenia.
5. Co roku każda instytucja przesyła Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat przypadków odstąpień, o których mowa w ust. 1-4 niniejszego artykułu obejmujących kwotę 100 000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 92
Anulowanie ustalonych należności
(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku błędu właściwy urzędnik zatwierdzający anuluje w całości lub w części ustaloną kwotę należności zgodnie z art. 82 i 84, podając odpowiednie uzasadnienie.
2. Każda instytucja określa w swoich przepisach wewnętrznych warunki i procedurę delegowania uprawnień do anulowania ustalonej należności.
Artykuł 93
Zasady dotyczące okresów przedawnienia
(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)
1. Bieg okresu przedawnienia dla należności Unii od osób trzecich rozpoczyna się wraz z upływem terminu, o którym dłużnik został poinformowany w nocie debetowej, zgodnie z art. 80 ust. 3 lit. b).
Bieg okresu przedawnienia dla należności osób trzecich od Unii rozpoczyna się w dniu, w którym należności osoby trzeciej stają się wymagalne zgodnie z odpowiednim zobowiązaniem prawnym.
2. Bieg okresu przedawnienia należności Unii od osób trzecich zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek zgłoszonego osobie trzeciej działania instytucji lub państwa członkowskiego działającego na wniosek instytucji, mającego na celu odzyskanie należności.
Bieg okresu przedawnienia należności osób trzecich od Unii zostaje przerwany na podstawie jakiegokolwiek działania zgłoszonego Unii przez jej wierzycieli lub w imieniu jej wierzycieli, mającego na celu odzyskanie należności.
3. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po dniu przerwania biegu terminów, o którym mowa w ust. 2.
4. Wszelkie działania prawne dotyczące należności, o których mowa w ust. 1, w tym powództwa wniesione do sądu, który następnie oświadcza, że nie jest sądem właściwym, przerywają bieg okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się dopiero po wydaniu prawomocnego wyroku lub zawarciu pozasądowej ugody między stronami danego postępowania.
5. Przyznanie dłużnikowi przez księgowego dodatkowego terminu na spłatę zgodnie z art. 89 uznaje się za przerwanie biegu okresu przedawnienia. Bieg nowego pięcioletniego okresu przedawnienia rozpoczyna się w dniu następującym po upływie dodatkowego terminu na spłatę.
6. Należności nie są odzyskiwane po upływie okresu przedawnienia określonego w ust. 1-5.
ROZDZIAŁ 6
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 94
Decyzja w sprawie finansowania
(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzja w sprawie finansowania określa istotne składniki działania powodującego wydatki z budżetu.
2. Decyzja w sprawie finansowania określa w szczególności:
a)
w przypadku dotacji:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
priorytety na dany rok, cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki przy określonych środkach zatwierdzonych na dany rok budżetowy;
(iii)
najważniejsze kryteria kwalifikowalności, wyboru i udzielenia dotacji stosowane przy wyborze wniosków;
(iv)
maksymalny możliwy poziom współfinansowania, a jeśli przewiduje się różne poziomy - kryteria stosowane dla każdego z nich;
(v)
harmonogram i orientacyjną kwotę zaproszeń do składania wniosków;
b)
w przypadku zamówień publicznych:
(i)
całkowitą roczną pulę środków budżetowych przeznaczonych na dane zamówienia;
(ii)
orientacyjną liczbę i typ przewidzianych umów oraz, jeśli to możliwe, ich ogólnie rozumiany przedmiot;
(iii)
orientacyjny termin rozpoczęcia procedury udzielania zamówień;
c)
w przypadku funduszy powierniczych, o których mowa w art. 187 rozporządzenia finansowego:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
środki zarezerwowane na fundusz powierniczy w danym roku wraz z kwotami zaplanowanymi na okres jego istnienia;
(iii)
cele funduszu powierniczego i okres jego istnienia;
(iv)
zasady zarządzania funduszem powierniczym;
(v)
możliwość powierzenia zadań związanych z wykonaniem budżetu podmiotom i osobom, o których mowa w art. 187 ust. 2 rozporządzenia finansowego;
d)
w przypadku nagród:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;
(iii)
najważniejsze warunki udziału oraz kryteria przyznawania nagród;
(iv)
harmonogram konkursu i kwotę nagrody lub nagród;
e)
w przypadku instrumentów finansowych:
(i)
odniesienie do aktu podstawowego i linii budżetowej;
(ii)
cele do osiągnięcia i przewidywane wyniki;
(iii)
kwotę przeznaczoną na dany instrument finansowy;
(iv)
orientacyjny harmonogram wykonania.
3. W przypadku gdy program prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, zawiera informacje określone w ust. 2 lit. a) niniejszego artykułu w odniesieniu do dotacji finansowanych ze środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy, decyzję o jego przyjęciu uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla tych dotacji.
W przypadku zamówień publicznych, funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych, gdy określone wykorzystanie odpowiednich środków zatwierdzonych na dany rok budżetowy jest przewidziane w programie prac zawierającym informacje, o których mowa w ust. 2 lit. b), c), d) i e) niniejszego artykułu, decyzję o przyjęciu takiego programu również uznaje się za decyzję w sprawie finansowania dla danego zamówienia, danych funduszy powierniczych, nagród i instrumentów finansowych.
Jeśli program prac nie zawiera takich informacji w odniesieniu do jednego lub większej liczby działań, zmienia się go odpowiednio lub też przyjmuje się szczegółową decyzję w sprawie finansowania dla danych działań.
4. Bez uszczerbku dla przepisów szczegółowych aktu podstawowego każda istotna zmiana w przyjętej już decyzji w sprawie finansowania wymaga zastosowania tej samej procedury, co w przypadku początkowej decyzji.
Sekcja 1
Zaciąganie zobowiązań na wydatki
Artykuł 95
Zobowiązania globalne i tymczasowe
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych lub też przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub kilku zobowiązań prawnych.
Umowy w sprawie finansowania w obszarze bezpośredniej pomocy finansowej na rzecz państw trzecich, w tym wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązanie prawne, mogą stanowić podstawę płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.
2. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub większej liczby zobowiązań prawnych stanowiących podstawę prawną późniejszych płatności lub bezpośrednio przez płatności w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.
Artykuł 96
Zaciąganie zobowiązań globalnych
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.
Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru odbiorców oraz w przypadku gdy realizacja środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu prac w rozumieniu art. 188, najwcześniej po przyjęciu tego programu.
2. W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie ma zastosowania.
Artykuł 97
Jedność podpisu
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającego mu zobowiązania prawnego można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
jeżeli zobowiązania są tymczasowe;
b)
jeżeli zobowiązania globalne odnoszą się do umów w sprawie finansowania zawartych z państwami trzecimi;
c)
jeżeli decyzja instytucji stanowi zobowiązanie prawne;
d)
jeżeli zobowiązanie globalne jest wykonywane poprzez szereg zobowiązań prawnych, za które odpowiedzialność ponoszą różni urzędnicy zatwierdzający;
e)
jeżeli, w związku z rachunkami zaliczkowymi dostępnymi na działania zewnętrzne, zobowiązania prawne muszą być podpisywane przez pracowników jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, na polecenie właściwego urzędnika zatwierdzającego, który zachowuje jednak pełną odpowiedzialność za operację podstawową;
f)
jeżeli instytucja delegowała na dyrektora międzyinstytucjonalnego urzędu europejskiego uprawnienia urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 199 ust. 1 rozporządzenia finansowego.
2. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający, który podpisał zobowiązanie budżetowe, jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres, w którym upływa termin zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status urzędnika zatwierdzającego zgodnie z art. 65 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 98
Wydatki administracyjne pokrywane ze zobowiązań tymczasowych
(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:
a)
wydatki na personel bez względu na to, czy jest on objęty regulaminem pracowniczym, na inne zasoby ludzkie, emerytury i renty oraz na wynagrodzenie ekspertów;
b)
wydatki odnoszące się do członków instytucji;
c)
wydatki na szkolenia;
d)
wydatki na konkursy, dobór i rekrutację;
e)
koszty podróży służbowych;
f)
wydatki reprezentacyjne;
g)
wydatki związane z posiedzeniami;
h)
niezależnych tłumaczy ustnych i pisemnych;
i)
wymiany urzędników;
j)
powtarzające się koszty wynajmu nieruchomości i mienia ruchomego bądź powtarzające się płatności związane z zamówieniami dotyczącymi nieruchomości w rozumieniu art. 121 niniejszego rozporządzenia lub raty pożyczek w myśl art. 203 ust. 8 rozporządzenia finansowego;
k)
ubezpieczenia różne;
l)
sprzątanie, utrzymanie i ochrona;
m)
wydatki związane z opieką społeczną i zdrowotną;
n)
korzystanie z usług telekomunikacyjnych;
o)
opłaty finansowe;
p)
koszty obsługi prawnej;
q)
odszkodowania, łącznie z odsetkami;
r)
sprzęt roboczy;
s)
wodę, gaz i energię elektryczną;
t)
publikacje w wersji papierowej lub elektronicznej;
u)
realizowaną przez instytucje działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach unijnych.
Artykuł 99
Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych
(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)
W przypadku globalnych zobowiązań budżetowych, w następstwie których zawiera się jedno lub kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty takich późniejszych indywidualnych zobowiązań prawnych w rachunkach centralnych.
Ujęcie w rachunkach obejmuje podanie odniesienia do zobowiązań globalnych, których dotyczą zapisywane zobowiązania indywidualne.
Właściwy urzędnik zatwierdzający ujmuje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 4 akapit czwarty rozporządzenia finansowego.
W każdym przypadku właściwy urzędnik zatwierdzający sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty odnośnego zobowiązania globalnego.
Sekcja 2
Poświadczanie zasadności wydatków
Artykuł 100
Poświadczanie zasadności i „dopuszczanie płatności”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
1. Poświadczanie zasadności wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach potwierdzających w rozumieniu art. 110, poświadczających należność wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie wyświadczonych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub robotach budowlanych faktycznie przeprowadzonych, lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność, w tym powtarzające się płatności z tytułu prenumerat lub szkoleń.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający osobiście sprawdza dokumenty potwierdzające lub na własną odpowiedzialność upewnia się, że zostały one sprawdzone, zanim podejmie decyzję w sprawie poświadczenia zasadności wydatków.
3. Decyzja w sprawie poświadczenia zasadności wyrażona jest przez podpisanie dowodu kasowego formułą „płatność dopuszczona” przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego na mocy formalnej decyzji urzędnika zatwierdzającego i na jego odpowiedzialność, zgodnie z art. 65 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do wglądu.
Artykuł 101
Potwierdzenie za zgodność płatności zaliczkowych
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności zaliczkowych właściwy urzędnik zatwierdzający lub pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, poświadcza adnotacją „potwierdzenie za zgodność”, że warunki postawione w zobowiązaniu prawnym w odniesieniu do płatności zaliczkowych zostały spełnione.
Artykuł 102
Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach umów o udzielenie zamówienia
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących zamówień adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:
a)
instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała fakturę wystawioną przez wykonawcę;
b)
faktura lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanej fakturze zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
c)
wszystkie aspekty związane z fakturą zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu.
Adnotacja „potwierdzenie za zgodność”, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), potwierdza, że usługi przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo wykonane lub że dostawy przewidziane w zamówieniu zostały prawidłowo zrealizowane, lub że roboty budowlane przewidziane w zamówieniu zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót budowlanych urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych sporządza świadectwo odbioru wstępnego, a następnie świadectwo odbioru końcowego na zakończenie okresu gwarancji określonego w zamówieniu. Oba te świadectwa łącznie mają wagę adnotacji „potwierdzenie za zgodność”.
W przypadku powtarzających się płatności, w tym opłat z tytułu prenumerat i szkoleń, adnotacja „potwierdzenie za zgodność” poświadcza, że tytuł wierzyciela jest zgodny z odnośnymi dokumentami uzasadniającymi płatność.
Artykuł 103
Dopuszczenie płatności okresowych i płatności salda w ramach dotacji
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności okresowych i płatności salda dotyczących dotacji adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza, że:
a)
instytucja otrzymała i oficjalnie zarejestrowała wniosek o płatność sporządzony przez beneficjenta;
b)
wniosek o płatność lub dokument wewnętrzny towarzyszący otrzymanemu zestawieniu kosztów zostały opatrzone adnotacją „potwierdzenie za zgodność” i podpisane przez urzędnika lub innego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego;
c)
wszystkie aspekty związane z wnioskiem o płatność zostały sprawdzone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub na jego odpowiedzialność w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i zasadności płatności jako spłaty długu;
przez adnotację, o której mowa w akapicie pierwszym lit. b), urzędnik lub inny pracownik o odpowiednich kompetencjach technicznych, należycie upoważniony przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, potwierdza, że działanie lub program prac realizowane przez beneficjenta są pod każdym względem zgodne z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji, łącznie z tym, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta są kwalifikowalne.
Artykuł 104
Dopuszczanie płatności wydatków na personel
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom na personel adnotacja „płatność dopuszczona” poświadcza istnienie następujących dokumentów potwierdzających:
a)
w zakresie wynagrodzenia miesięcznego:
(i)
pełnej listy pracowników określającej wszystkie składniki wynagrodzenia;
(ii)
formularza (ankiety danych osobowych) opartego na decyzjach podjętych w każdym indywidualnym przypadku, wskazującego wszelkie ewentualne zmiany składników wynagrodzenia;
(iii)
w przypadku zatrudnienia lub powołania - poświadczonej kopii decyzji o zatrudnieniu lub powołaniu, która towarzyszy zatwierdzeniu pierwszej wypłaty wynagrodzenia;
b)
w odniesieniu do innych rodzajów wynagrodzenia, takich jak wynagrodzenie pracowników opłacanych za godziny lub dni: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, zawierającego informacje o przepracowanych dniach lub godzinach;
c)
w odniesieniu do nadgodzin: oświadczenia podpisanego przez upoważnionego pracownika, potwierdzającego liczbę przepracowanych nadgodzin;
d)
w zakresie kosztów podróży służbowych:
(i)
polecenia wyjazdu podpisanego przez właściwy organ;
(ii)
zestawienia kosztów podróży służbowej, podpisanego przez pracownika odbywającego podróż służbową i przez jego administracyjnego przełożonego, któremu przekazano odpowiednie uprawnienia, jeżeli koszty podróży służbowej są niezgodne z poleceniem wyjazdu;
e)
w zakresie niektórych innych kosztów administracyjnych związanych z personelem, w tym opłat z tytułu prenumerat lub szkoleń, które zgodnie z umową muszą zostać opłacone z góry: dokumentów potwierdzających dotyczących decyzji stanowiącej podstawę dokonania wydatków i określających wszystkie składniki obliczenia.
Zestawienie kosztów podróży służbowej, o którym mowa w akapicie pierwszym lit. d) ppkt (ii), zawiera miejsce docelowe podróży służbowej, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów potwierdzających.
Artykuł 105
Forma materialna adnotacji „płatność dopuszczona”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W systemie nieskomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 100. W systemie skomputeryzowanym „płatność dopuszczona” przyjmuje formę elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych.
Artykuł 106
Forma materialna „potwierdzenia za zgodność”
(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
W systemie nieskomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” przyjmuje formę pieczęci zawierającej podpis właściwego urzędnika zatwierdzającego lub należycie upoważnionego przez niego pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych, zgodnie z art. 101. W systemie skomputeryzowanym „potwierdzenie za zgodność” może przyjąć formę zatwierdzenia przy użyciu elektronicznie zabezpieczonego zatwierdzenia, dokonanego przez pracownika o odpowiednich kompetencjach technicznych należycie upoważnionego przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Sekcja 3
Zatwierdzanie płatności
Artykuł 107
Kontrole płatności dokonywane przez urzędnika zatwierdzającego
(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)
Sporządzając zlecenie płatnicze, właściwy urzędnik zatwierdzający dba o to, aby:
a)
zlecenie płatnicze zostało prawidłowo wydane, co oznacza, że odpowiednia decyzja w sprawie poświadczenia zasadności została podjęta uprzednio w formie adnotacji „płatność dopuszczona”, że dane odbiorcy płatności są poprawne oraz że kwota jest należna;
b)
zlecenie płatnicze odpowiadało zobowiązaniu budżetowemu, w odniesieniu do którego zostało zapisane;
c)
wydatek został umieszczony we właściwej pozycji budżetu;
d)
środki były dostępne.
Artykuł 108
Obowiązkowe dane na zleceniach płatniczych i przekazanie do księgowego
(Artykuł 89 rozporządzenia finansowego)
1. W zleceniu płatniczym określa się:
a)
rok budżetowy, w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;
b)
artykuł lub inną właściwą jednostkę podziału budżetu;
c)
odniesienia do zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę prawną należności;
d)
odniesienia do zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;
e)
kwotę do zapłaty, wyrażoną w euro;
f)
imię i nazwisko lub nazwę, adres i dane rachunku bankowego odbiorcy płatności;
g)
cel wydatku;
h)
formę zapłaty;
i)
wpis pozycji do inwentarza zgodnie z art. 248.
2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, a następnie przesyłane księgowemu.
Sekcja 4
Realizacja wydatków
Artykuł 109
Rodzaje płatności
(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Zaliczkowanie zapewnia finansowanie z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami.
2. Płatność okresowa, która może się powtarzać, może pokryć wydatki poniesione na wykonanie umowy lub decyzji lub w celu zapłaty za usługi, dostawy lub roboty budowlane zakończone lub dostarczone na etapach pośrednich zamówienia. Może ona rozliczyć płatności zaliczkowe w całości lub częściowo, nie naruszając przepisów aktu podstawowego.
3. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i która rozlicza wszystkie poprzednie wydatki, lub nakazu odzyskania środków.
Artykuł 110
Dokumenty potwierdzające
(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Płatności zaliczkowe, łącznie z przypadkami, w których są one podzielone na szereg płatności, wypłacane są na podstawie zamówienia, decyzji, umowy lub aktu podstawowego, lub też na podstawie dokumentów potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy spełnione są warunki danego zamówienia, danej decyzji lub umowy. W przypadkach gdy data wypłaty płatności zaliczkowych jest określona w wymienionych instrumentach prawnych, płatność należnej kwoty dokonywana jest bez konieczności składania dodatkowego wniosku.
2. Płatności okresowe i płatności salda oparte są na dokumentach potwierdzających, które umożliwiają sprawdzenie, czy finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z aktem podstawowym lub decyzją lub też zgodnie z warunkami zamówienia lub umowy.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający określa zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami charakter dokumentów potwierdzających, o których mowa w niniejszym artykule, zgodnie z aktem podstawowym, decyzjami, zamówieniami i umowami. Okresowe i końcowe sprawozdania z realizacji technicznej i finansowej stanowią dokumenty potwierdzające do celów ust. 2.
4. Dokumenty potwierdzające przechowywane są przez właściwego urzędnika zatwierdzającego zgodnie z przepisami art. 48.
Sekcja 5
Terminy operacji po stronie wydatków
Artykuł 111
Terminy płatności i odsetki za zwłokę
(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)
1. Termin na dokonanie płatności obejmuje poświadczanie zasadności wydatków, ich zatwierdzanie oraz płatność.
Termin zaczyna biec w dniu, w którym otrzymano wniosek o płatność.
Upoważniony departament właściwego urzędnika zatwierdzającego jak najszybciej rejestruje wniosek o płatność, który uznaje się za otrzymany w dniu zarejestrowania.
Za datę płatności uznaje się dzień, w którym dokonano obciążenia rachunku instytucji.
2. Wniosek o płatność zawiera następujące istotne elementy:
a)
wskazanie wierzyciela;
b)
kwotę;
c)
walutę;
d)
datę.
Jeżeli brakuje co najmniej jednego istotnego elementu, wniosek o płatność jest odrzucany.
O odrzuceniu wniosku oraz jego powodach wierzyciela informuje się na piśmie jak najszybciej, a w każdym razie w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty otrzymania wniosku o płatność.
3. W przypadku zawieszenia terminu płatności, o którym mowa w art. 92 ust. 2 rozporządzenia finansowego, pozostały termin na dokonanie płatności ponownie zaczyna biec od dnia, w którym otrzymano wymagane informacje lub zmienione dokumenty lub w którym przeprowadzono konieczną dalszą weryfikację, w tym kontrole na miejscu.
4. Po upłynięciu terminów przewidzianych w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wierzyciel ma prawo do otrzymania odsetek pod następującymi warunkami:
a)
wysokość odsetek odpowiada stopom procentowym określonym w art. 83 ust. 2 niniejszego rozporządzenia;
b)
odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego następującego po upływie terminu płatności przewidzianego w art. 92 ust. 1 rozporządzenia finansowego do dnia zapłaty.
Jeśli jednak odsetki obliczone zgodnie z akapitem pierwszym są równe kwocie 200 EUR bądź niższe od tej kwoty, są one wypłacane wierzycielowi jedynie na wniosek przedłożony w ciągu dwóch miesięcy od dnia otrzymania spóźnionej płatności.
5. Każda instytucja przedkłada Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie na temat dotrzymania oraz zawieszenia biegu terminów przewidzianych w art. 92 rozporządzenia finansowego. Sprawozdanie Komisji załączane jest do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o których mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 7
Systemy informatyczne
Artykuł 112
Opis systemów informatycznych
(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli do przetwarzania operacji wykonania budżetu stosuje się systemy i podsystemy komputerowe, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.
Każdy opis określa zawartość wszystkich pól danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji.
Artykuł 113
Okresowe zapisywanie
(Artykuł 93 rozporządzenia finansowego)
Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zapisywane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
ROZDZIAŁ 8
Audytor wewnętrzny
Artykuł 114
Powoływanie audytora wewnętrznego
(Artykuł 98 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja powołuje swojego audytora wewnętrznego zgodnie z ustaleniami dostosowanymi do jej szczególnych cech i wymogów. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o powołaniu audytora wewnętrznego.
2. Każda instytucja ustala, zgodnie ze swoimi szczególnymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania audytu wewnętrznego z należytym poszanowaniem międzynarodowych norm dotyczących audytu wewnętrznego.
3. Instytucja może powołać na stanowisko audytora wewnętrznego - ze względu na szczególne kompetencje - urzędnika lub innego pracownika objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli państw członkowskich.
4. Jeżeli dwie lub więcej instytucji powołuje tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, zgodnie z art. 119.
5. Instytucja powiadamia Parlament Europejski i Radę o zakończeniu pełnienia obowiązków przez audytora wewnętrznego.
Artykuł 115
Zasoby audytora wewnętrznego
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą oraz kartę obowiązków zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.
Artykuł 116
Program prac
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program prac i przedstawia go instytucji.
2. Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli niewłączonych do programu prac, o którym mowa w ust. 1.
Artykuł 117
Sprawozdania audytora wewnętrznego
(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z audytu wewnętrznego przewidziane w art. 99 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów wewnętrznych, główne zalecenia i działania podjęte w związku z tymi zaleceniami.
W sprawozdaniu rocznym określa się również wszelkie problemy systemowe wykryte przez wyspecjalizowany zespół utworzony na podstawie art. 73 ust. 6 rozporządzenia finansowego.
2. Każda instytucja rozważa, czy zalecenia zawarte w sprawozdaniach jej audytora wewnętrznego są odpowiednie do podzielenia się nimi z innymi instytucjami w ramach wymiany najlepszych praktyk.
3. Sporządzając sprawozdanie, audytor wewnętrzny zwraca szczególną uwagę na ogólną zgodność z zasadą należytego zarządzania finansami oraz zapewnia przyjęcie odpowiednich środków mających systematycznie poprawiać i zwiększać stosowanie tej zasady.
Artykuł 118
Niezależność
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Audytor wewnętrzny jest całkowicie niezależny w odniesieniu do przeprowadzania kontroli. Nie może on otrzymywać żadnych poleceń ani nie może być w żaden sposób ograniczany, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które w wyniku powołania są mu powierzone na podstawie rozporządzenia finansowego.
Artykuł 119
Odpowiedzialność audytora wewnętrznego
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Audytor wewnętrzny może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za swoje działania, jako urzędnik lub inny pracownik podlegający regulaminowi pracowniczemu, wyłącznie przez instytucję, działającą zgodnie z niniejszym artykułem.
Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję o wszczęciu dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może powierzyć dochodzenie, za które pozostaje bezpośrednio odpowiedzialna, jednemu lub większej liczbie urzędników z grupy zaszeregowania równej lub wyższej niż grupa zaszeregowania odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia odbywa się wysłuchanie zainteresowanej strony.
Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która zostaje następnie wysłuchana przez instytucję w sprawie objętej sprawozdaniem.
Na podstawie sprawozdania i wysłuchania instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą postępowanie lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22, 86 oraz załącznikiem IX do regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe zgłaszane są zainteresowanej stronie i przekazywane do celów informacyjnych innym instytucjom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzje do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.
Artykuł 120
Skarga do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej
(Artykuł 100 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawach wszelkich czynności odnoszących się do wykonywania swoich obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi zostać wniesiona w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.
Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 Regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Sekcja 1
Zakres i zasady udzielania
Artykuł 121
Definicje i zakres
(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia dotyczące nieruchomości obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, prawo użytkowania, leasing, najem lub kupno na raty gruntu, istniejących budynków lub innych nieruchomości, z opcją zakupu lub bez takiej opcji.
2. Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, najem lub kupno na raty produktów, z opcją zakupu lub bez takiej opcji. Zamówienie na dostawę produktów i dodatkowo na rozmieszczenie i instalację uznaje się za zamówienie na dostawy.
3. Zamówienia na roboty budowlane obejmują wykonanie lub zarówno wykonanie, jak i zaprojektowanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, związanych z jednym z rodzajów działalności, o których mowa w załączniku I do dyrektywy 2004/18/WE, lub wykonanie, za pomocą dowolnych środków, obiektu budowlanego odpowiadającego wymogom określonym przez instytucję zamawiającą. Terminem „obiekt budowlany” określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.
4. Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi nieruchomości.
Zamówień, których przedmiotem są co najmniej dwa rodzaje zamówień (roboty budowlane, usługi lub dostawy), udziela się zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do tego rodzaju zamówienia, które jest głównym przedmiotem danej umowy.
W przypadku zamówień mieszanych obejmujących usługi i dostawy główny przedmiot ustala się poprzez porównanie wartości odpowiednich usług lub dostaw.
Wszelkie odniesienia do nomenklatur w kontekście zamówień publicznych są dokonywane z wykorzystaniem Wspólnego Słownika Zamówień, jak przewidziano w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady (11).
5. Terminy „przedsiębiorca budowlany”, „dostawca” i „usługodawca” obejmują wszelkie osoby fizyczne lub prawne, podmioty publiczne lub konsorcja takich osób lub podmiotów, które oferują wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług. Termin „podmiot gospodarczy” oznacza przedsiębiorców budowlanych, dostawców i usługodawców. „Oferent” oznacza podmiot gospodarczy, który złożył ofertę. „Kandydat” oznacza każdego, kto wystąpił o dopuszczenie do udziału w procedurze ograniczonej, w dialogu konkurencyjnym lub procedurze negocjacyjnej. „Potencjalny oferent” oznacza podmiot gospodarczy umieszczony na liście potencjalnych oferentów zgodnie z art. 136 ust. 1 lit. b).
Konsorcja podmiotów gospodarczych są uprawnione do składania ofert lub występowania jako kandydaci. Instytucje zamawiające nie mogą wymagać, aby na potrzeby złożenia oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału konsorcja miały określoną formę prawną, jednakże wybrane konsorcjum może zostać zobowiązane do przyjęcia określonej formy prawnej po udzieleniu mu zamówienia, jeżeli zmiana ta jest niezbędna w celu zapewnienia właściwego wykonania zamówienia.
6. Służby instytucji unijnych uważane są za instytucje zamawiające, chyba że zawierają między sobą porozumienia administracyjne, które dotyczą świadczenia usług, dostawy produktów, wykonania robót budowlanych lub wykonania zamówień dotyczących nieruchomości.
7. „Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.
8. Wszelka wymiana informacji z wykonawcami, w tym zawieranie umów oraz wprowadzanie do nich zmian, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję zamawiającą.
9. Systemy te muszą spełniać następujące wymogi:
a)
jedynie osoby upoważnione mogą mieć dostęp do systemu oraz dokumentów przekazywanych za jego pośrednictwem;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą podpisać dokument elektronicznie lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoby upoważnione muszą zostać zidentyfikowane przez system w ustalony sposób;
d)
czas i data operacji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi zostać zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
10. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesyłane za pośrednictwem takiego systemu lub dokumenty, o których system przesyła powiadomienie, uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie wprowadzić do nich zmiany.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 9 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
Artykuł 122
Umowy ramowe i umowy szczegółowe
(Artykuł 101 rozporządzenia finansowego)
1. Okres obowiązywania umowy ramowej nie może przekroczyć czterech lat, z zastrzeżeniem wyjątkowych przypadków, należycie uzasadnionych, w szczególności przedmiotem umowy ramowej.
Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawierane są zgodnie z warunkami umowy ramowej, wyłącznie między instytucjami zamawiającymi a wykonawcami umowy ramowej.
Zawierając umowy szczegółowe, strony nie mogą dokonywać znaczących zmian umowy ramowej.
2. Gdy umowa ramowa jest zawierana tylko z jednym podmiotem gospodarczym, umowy szczegółowe zawierane są w granicach wyznaczonych warunkami określonymi w umowie ramowej.
W należycie uzasadnionych okolicznościach instytucja zamawiająca może pisemnie skonsultować się z wykonawcą, zwracając się do niego w razie potrzeby o uzupełnienie oferty.
3. Gdy umowa ramowa ma zostać zawarta z kilkoma podmiotami gospodarczymi, zawiera się ją z co najmniej trzema podmiotami, o ile wystarczająca liczba podmiotów gospodarczych spełnia kryteria wyboru lub wystarczająca liczba dopuszczalnych ofert spełnia kryteria udzielania zamówień.
Umowa ramowa z kilkoma podmiotami gospodarczymi może mieć formę oddzielnych umów zawierających identyczne warunki.
Umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych zawartych z kilkoma podmiotami gospodarczymi zawierane są według następujących zasad:
a)
w przypadku umów ramowych bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej - poprzez zastosowanie warunków określonych w umowie ramowej;
b)
w przypadku umów ramowych z ponownym poddaniem zamówienia procedurze konkurencyjnej - po ponownym wzięciu przez strony udziału w procedurze konkurencyjnej w oparciu o te same, a w razie potrzeby bardziej precyzyjnie określone warunki oraz, w stosownych przypadkach, w oparciu o inne warunki, o których mowa w specyfikacji do umowy ramowej.
Przy każdej umowie szczegółowej, która ma zostać zawarta w sposób określony w akapicie trzecim lit. b), instytucje zamawiające konsultują się pisemnie z wykonawcami umowy ramowej i ustalają wystarczająco długi termin na złożenie ofert. Oferty składa się w formie pisemnej. Instytucje zamawiające zawierają każdą umowę szczegółową z oferentem, który przedstawił najlepszą ofertę w oparciu o kryteria udzielania zamówień określone w specyfikacji do umowy ramowej.
4. W sektorach, dla których charakterystyczne są szybki rozwój technologiczny i gwałtowne zmiany cen, umowy ramowe bez ponownego poddawania zamówienia procedurze konkurencyjnej zawierają klauzulę dotyczącą przeglądu śródokresowego lub systemu analizy porównawczej. Jeśli po przeprowadzeniu przeglądu śródokresowego okaże się, że ustalone początkowo warunki nie odpowiadają już zmianom cen bądź rozwojowi technologicznemu, instytucja zamawiająca może nie korzystać z odnośnej umowy ramowej i podejmuje odpowiednie środki, aby ją rozwiązać.
5. Wyłącznie umowy szczegółowe oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.
Sekcja 2
Publikacja
Artykuł 123
Ogłaszanie zamówień objętych dyrektywą 2004/18/WE
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, publikacja obejmuje ogłoszenie o zamówieniu, nie naruszając przepisów art. 134, oraz ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest obowiązkowe wyłącznie wówczas, gdy instytucja zamawiająca zamierza skorzystać z możliwości skrócenia terminów składania ofert zgodnie z art. 152 ust. 4.
2. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest ogłoszeniem, poprzez które instytucje zamawiające zawiadamiają, orientacyjnie, o przewidywanej łącznej wartości i przedmiocie zamówień, których zamierzają udzielić i umów ramowych, które zamierzają zawrzeć w ciągu roku budżetowego, z wyjątkiem zamówień udzielanych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
Wstępne ogłoszenie informacyjne jest publikowane przez Urząd Publikacji Unii Europejskiej (zwany dalej „Urzędem Publikacji”) lub przez same instytucje zamawiające w profilu nabywcy.
Obowiązkowe wstępne ogłoszenie informacyjne jest wysyłane do Urzędu Publikacji lub publikowane w profilu nabywcy najszybciej jak to możliwe i nie później niż do dnia 31 marca każdego roku budżetowego.
Instytucje zamawiające, które publikują wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy, przesyłają do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną i przy zachowaniu formatu i procedur przesyłania ogłoszeń określonych w załączniku VIII do dyrektywy 2004/18/WE pkt 3, zawiadomienie o publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego w profilu nabywcy.
3. Ogłoszenie o zamówieniu jest środkiem, przy pomocy którego instytucje zamawiające zawiadamiają o swoim zamiarze wszczęcia procedury mającej na celu udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej lub też o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów zgodnie z art. 131. Bez uszczerbku dla umów zawartych po przeprowadzeniu procedury negocjacyjnej, o której mowa w art. 134, ogłoszenie o zamówieniu jest obowiązkowe w odniesieniu do zamówień, których szacowana wartość jest równa progom wskazanym w art. 170 ust. 1 lub wyższa.
Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.
W procedurze otwartej w ogłoszeniu o zamówieniu określa się termin, godzinę oraz, w stosownych przypadkach, miejsce posiedzenia komisji otwierającej, które jest otwarte dla oferentów.
Instytucje zamawiające precyzują, czy dopuszczają oferty wariantowe, i określają minimalne poziomy wymaganych zdolności w przypadku skorzystania z możliwości przewidzianej w art. 146 ust. 2 akapit drugi. Określają one kryteria wyboru, o których mowa w art. 146 i które zamierzają zastosować, minimalną liczbę kandydatów, których zamierzają zaprosić do składania ofert, w stosownych przypadkach również ich maksymalną liczbę, a także obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria, jakie zamierzają zastosować, aby ograniczyć tę liczbę, zgodnie z art. 128 ust. 1 akapit drugi.
W przypadku nieograniczonego, bezpośredniego i pełnego dostępu drogą elektroniczną do zaproszenia do składania ofert, szczególnie w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, w ogłoszeniu o zamówieniu podaje się adres strony internetowej, na której można zapoznać się z tymi dokumentami.
Instytucje zamawiające, zamierzające zorganizować konkurs, wydają ogłoszenie zawiadamiające o tym zamiarze.
W stosownych przypadkach instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, że procedura udzielania zamówień jest procedurą międzyinstytucjonalną. Wówczas w ogłoszeniu o zamówieniu wskazuje się instytucje, agencje wykonawcze lub organy, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, zaangażowane w procedurę udzielania zamówień, instytucję odpowiedzialną za procedurę udzielania zamówień oraz całkowitą wielkość zamówień dla wszystkich tych instytucji, agencji wykonawczych lub organów.
4. W ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia zawiadamia się o wyniku procedury mającej na celu udzielenie zamówień, zawarcie umów ramowych lub udzielenie zamówień opartych na dynamicznym systemie zakupów. W przypadku zamówień, których wartość jest równa progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższa, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest obowiązkowe. Nie jest ono obowiązkowe w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy lub umowy ramowej. Jednakże ogłoszenia o zamówieniach opartych na dynamicznym systemie zakupów mogą być grupowane kwartalnie. W takim przypadku są one wysyłane do Urzędu Publikacji nie później niż w terminie 48 dni po zakończeniu każdego kwartału.
Instytucje zamawiające, które zorganizowały konkurs, wysyłają do Urzędu Publikacji ogłoszenie o jego wynikach.
W przypadku procedury międzyinstytucjonalnej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyła ta instytucja zamawiająca, która jest odpowiedzialna za procedurę.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Publikacji również w przypadku zamówień bądź umów ramowych o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej, udzielonych lub zawartych w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiednim czasie pozwalającym na publikację przed podpisaniem zamówienia lub umowy, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 171 ust. 1.
Nie naruszając przepisów art. 21, informacje dotyczące wartości i wykonawców umów szczegółowych opartych na umowach ramowych w danym roku budżetowym są publikowane na stronie internetowej instytucji zamawiającej najpóźniej do dnia 30 czerwca roku następującego po zakończeniu danego roku budżetowego, jeśli w wyniku zawarcia umowy szczegółowej przekroczone zostają progi, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź gdy łączna wartość umów szczegółowych jest wyższa od tych progów.
5. Ogłoszenia są sporządzane zgodnie ze standardowymi formularzami przyjętymi przez Komisję na mocy dyrektywy 2004/18/WE.
Artykuł 124
Ogłaszanie zamówień nieobjętych dyrektywą 2004/18/WE
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia, których wartość jest niższa od progów ustanowionych w art. 170 ust. 1, są ogłaszane we właściwy sposób w celu zapewnienia konkurencyjności i bezstronności procedury udzielania zamówień. Ogłaszanie obejmuje:
a)
ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 123 ust. 3, lub, w przypadku zamówień obejmujących podobny przedmiot, o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 1 - ogłoszenie o zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania;
b)
odpowiednie wcześniejsze nagłośnienie w internecie w przypadku zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 2.
2. Lista wykonawców, którym udzielono zamówień dotyczących nieruchomości oraz zamówień określonych jako tajne zgodnie z art. 134 ust. 1 lit. j) niniejszego rozporządzenia, publikowana jest jedynie raz w roku, ze wskazaniem przedmiotu i wartości udzielonych zamówień. Lista ta jest przesyłana Parlamentowi Europejskiemu i Radzie. W przypadku Komisji zostaje ona załączona do podsumowania sprawozdań rocznych z działalności, o którym mowa w art. 66 ust. 9 rozporządzenia finansowego.
3. Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 1, które nie były przedmiotem osobnego ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, przesyłane są do Urzędu Publikacji. Coroczna lista wykonawców przesyłana jest nie później niż dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.
4. Informacje dotyczące zamówień o wartości wyższej niż kwota, o której mowa w art. 137 ust. 2, publikowane są na stronie internetowej instytucji najpóźniej dnia 30 czerwca następnego roku budżetowego.
Artykuł 125
Publikacja ogłoszeń
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. Urząd Publikacji publikuje ogłoszenia, o których mowa w art. 123 i 124, w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej nie później niż w ciągu dwunastu dni kalendarzowych od dnia ich wysłania.
Okres wskazany w akapicie pierwszym jest skracany do pięciu dni kalendarzowych w przypadku procedur przyspieszonych, o których mowa w art. 154.
2. Instytucja zamawiająca musi być w stanie udokumentować datę wysłania.
Artykuł 126
Inne formy ogłaszania
(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
Poza ogłaszaniem przewidzianym w art. 123, 124 i 125, zamówienia mogą być ogłaszane w każdy inny sposób, w szczególności w formie elektronicznej. Wszelkie takie formy ogłaszania zawierają odniesienie do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jak przewidziano w art. 125, jeżeli taka publikacja miała miejsce, i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jako jedyne jest ogłoszeniem autentycznym.
Takie formy ogłaszania nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.
Sekcja 3
Procedury udzielania zamówień
Artykuł 127
Rodzaje procedur udzielania zamówień
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia udzielane są w drodze zaproszenia do składania ofert, procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu lub w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w stosownych przypadkach w następstwie przeprowadzenia konkursu.
2. Procedury udzielania zamówień są otwarte, jeżeli wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze mogą złożyć ofertę. Dotyczy to również dynamicznych systemów zakupów, o których mowa w art. 131.
Procedury udzielania zamówień są ograniczone wówczas, gdy wszystkie podmioty gospodarcze mogą wnioskować o dopuszczenie do udziału, ale tylko kandydaci spełniający kryteria wyboru, o których mowa w art. 146, zaproszeni równocześnie i w formie pisemnej przez instytucje zamawiające, mogą składać oferty lub rozwiązania w ramach procedury dialogu konkurencyjnego, o której mowa w art. 132.
Etap wyboru może być powtarzany w odniesieniu do każdego poszczególnego zamówienia, również w przypadku dialogu konkurencyjnego, lub obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów w ramach procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a).
3. W przypadku procedury negocjacyjnej instytucje zamawiające konsultują się z wybranymi oferentami, którzy spełniają kryteria wyboru ustanowione w art. 146, i negocjują warunki oferty z jednym lub z kilkoma oferentami.
W przypadku procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, o których mowa w art. 135, instytucje zamawiające równocześnie i w formie pisemnej zapraszają wybranych kandydatów do negocjacji.
4. Konkursy są procedurami umożliwiającymi instytucji zamawiającej uzyskanie, przede wszystkim w dziedzinie architektury, inżynierii lądowej lub przetwarzania danych, planu lub projektu proponowanego przez komisję konkursową po przeprowadzeniu przetargu konkurencyjnego z nagrodami lub bez.
Artykuł 128
Liczba kandydatów w procedurze ograniczonej i negocjacyjnej
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W procedurze ograniczonej oraz w procedurach, o których mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i b), liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.
Instytucja zamawiająca może również dopuścić maksymalną liczbę kandydatów, w zależności od przedmiotu zamówienia oraz na podstawie obiektywnych i niedyskryminacyjnych kryteriów wyboru. W takich przypadkach zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 123 i 124.
W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
2. W przypadku procedur negocjacyjnych oraz po dialogu konkurencyjnym do negocjacji lub do składania ofert musi zostać zaproszonych co najmniej trzech kandydatów, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria wyboru.
Liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Przepisy akapitu pierwszego i drugiego nie stosują się do:
a)
zamówień o bardzo niskich wartościach, o których mowa w art. 137 ust. 2;
b)
zamówień na usługi prawne zgodnie z nomenklaturą CPV;
c)
zamówień określonych jako tajne, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. j).
3. W przypadku gdy liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru i poziomy minimalne jest mniejsza od liczby minimalnej określonej w ust. 1 i 2, instytucja zamawiająca może kontynuować procedurę poprzez zaproszenie kandydata lub kandydatów posiadających wymagane zdolności. Instytucja zamawiająca nie może natomiast włączać do procedury innych podmiotów gospodarczych, które nie zostały pierwotnie zaproszone do udziału w procedurze, ani kandydatów, którzy nie posiadają wymaganych zdolności.
Artykuł 129
Zasady dotyczące procedur negocjacyjnych
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
Instytucje zamawiające negocjują z oferentami złożone przez nich oferty w celu dostosowania ich do wymogów, określonych w ogłoszeniu o zamówieniu, o którym mowa w art. 123, lub w specyfikacjach i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
W trakcie negocjacji instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów.
W przypadku gdy instytucje zamawiające mogą, zgodnie z art. 135, udzielić zamówienia w drodze procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu mogą one zorganizować przeprowadzenie procedury negocjacyjnej w kilku etapach, tak aby ograniczyć liczbę ofert stanowiących przedmiot negocjacji, stosując jednocześnie kryteria udzielania zamówień wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji. Możliwość taką zaznacza się w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji.
Artykuł 130
Konkursy
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje o zasadach organizacji konkursu są przekazywane podmiotom zainteresowanym wzięciem udziału w konkursie.
Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursie musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
2. Komisja konkursowa wyznaczana jest przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Komisja konkursowa składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z uczestnikami konkursu. Jeżeli od uczestników konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia członków komisji konkursowej musi posiadać takie same lub równoważne kwalifikacje.
Wydając opinie, komisja konkursowa zachowuje niezależność. Jej opinie przyjmowane są na podstawie projektów przedłożonych jej anonimowo przez kandydatów i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.
3. Propozycje komisji konkursowej, oparte na wartości merytorycznej każdego projektu, oraz jej uwagi rejestrowane są w protokole podpisywanym przez jej członków.
Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania przez komisję konkursową swojej opinii.
Kandydaci mogą zostać zaproszeni przez komisję konkursową do udzielenia odpowiedzi na pytania zawarte w protokole, w celu objaśnienia projektu. Następnie sporządzany jest pełny protokół przeprowadzonego dialogu.
4. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, w której określa się imię i nazwisko lub nazwę wybranego kandydata, jego adres oraz uzasadnienie wyboru przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli różni się on od propozycji zawartych w opinii komisji konkursowej.
Artykuł 131
Dynamiczny system zakupów
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Dynamiczny system zakupów jest w pełni elektronicznym procesem dokonywania bieżących zakupów, otwartym przez cały czas jego trwania dla każdego podmiotu gospodarczego, który spełnia kryteria wyboru i który złożył orientacyjną ofertę zgodną ze specyfikacją i z ewentualnymi dokumentami dodatkowymi. Oferty orientacyjne mogą zostać w każdej chwili poprawione, pod warunkiem że nadal będą zgodne ze specyfikacją.
2. Do celów ustanowienia dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, które precyzuje, że stosuje się dynamiczny system zakupów oraz które zawiera adres strony internetowej zapewniającej nieograniczony, bezpośredni i pełny dostęp do specyfikacji i wszelkich dodatkowych dokumentów od dnia opublikowania ogłoszenia do dnia wygaśnięcia systemu.
Instytucje zamawiające wskazują w specyfikacji między innymi charakter zakupów, których planują dokonywać w ramach systemu, a także wszelkie niezbędne informacje na temat systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasady i specyfikacje techniczne dotyczące połączenia.
3. Przez cały czas trwania dynamicznego systemu zakupów instytucje zamawiające umożliwiają każdemu podmiotowi gospodarczemu przedstawienie oferty orientacyjnej w celu dopuszczenia go do systemu na warunkach, o których mowa w ust. 1. Instytucje dokonują oceny w maksymalnym terminie 15 dni od daty złożenia oferty orientacyjnej. Mogą one jednak przedłużyć okres oceny, jeżeli w tym czasie nie zostanie ogłoszone żadne zaproszenie do składania ofert.
Instytucja zamawiająca możliwie najszybciej zawiadamia oferenta o dopuszczeniu go do dynamicznego systemu zakupów lub odrzuceniu jego oferty.
4. Każda umowa szczegółowa jest przedmiotem zaproszenia do składania ofert. Przed opublikowaniem takiego zaproszenia instytucje zamawiające publikują uproszczone ogłoszenie o zamówieniu, zapraszając wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze do przedstawienia oferty orientacyjnej w terminie, który nie może być krótszy niż 15 dni, licząc od daty przesłania uproszczonego ogłoszenia. Instytucje zamawiające przystępują do udzielania zamówienia dopiero po zakończeniu oceny wszystkich ofert orientacyjnych przedstawionych w tym terminie.
Instytucje zamawiające zapraszają wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu, aby złożyli swoje oferty w rozsądnym terminie. Zamówienie udzielane jest oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie w świetle kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu dotyczącym ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. W stosownych przypadkach kryteria te mogą zostać dokładniej określone w zaproszeniu do składania ofert.
5. Dynamiczny system zakupów nie może obowiązywać dłużej niż cztery lata, z wyjątkiem szczególnych i należycie uzasadnionych przypadków.
Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z tego systemu w celu uniemożliwiania, ograniczania lub naruszania konkurencji.
Od zainteresowanych podmiotów gospodarczych ani od uczestników systemu nie można pobierać żadnych opłat.
Artykuł 132
Dialog konkurencyjny
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku szczególnie złożonych zamówień, jeżeli instytucja zamawiająca uzna, że bezpośrednie skorzystanie z procedury otwartej lub z istniejących zasad regulujących procedurę ograniczoną nie pozwoli na udzielenie zamówienia oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, może ona skorzystać z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 29 dyrektywy 2004/18/WE.
Zamówienie jest uznawane za szczególnie złożone, gdy instytucja zamawiająca nie jest w stanie obiektywnie określić środków technicznych odpowiadających istniejącym potrzebom lub celom, ani też określić struktury prawnej lub finansowej projektu.
2. Instytucje zamawiające publikują ogłoszenie o zamówieniu, przedstawiając w nim swoje potrzeby i wymogi, które określają w tym ogłoszeniu lub w dokumencie opisowym.
3. Instytucje zamawiające podejmują dialog z kandydatami, którzy spełniają kryteria wyboru określone w art. 146, w celu identyfikacji i określenia najwłaściwszych środków do zaspokojenia swoich potrzeb.
Podczas tego dialogu instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania wszystkich oferentów oraz poufność zaproponowanych rozwiązań lub innych informacji przekazanych przez kandydata uczestniczącego w dialogu, chyba że wyrazi on zgodę na ich ujawnienie.
Instytucje zamawiające mogą przewidzieć wieloetapowy przebieg procedury, aby ograniczyć liczbę rozwiązań do omówienia na etapie dialogu poprzez zastosowanie kryteriów udzielania zamówień wskazanych w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumencie opisowym, jeżeli taka możliwość jest przewidziana w ogłoszeniu lub dokumencie opisowym.
4. Po zawiadomieniu uczestników dialogu o jego zakończeniu instytucje zamawiające zapraszają ich do złożenia ostatecznych ofert w oparciu o jedno lub kilka rozwiązań przedstawionych i określonych podczas dialogu. Oferty te zawierają wszystkie elementy, które są wymagane i niezbędne do realizacji projektu.
Na wniosek instytucji zamawiającej oferty mogą być wyjaśniane, doprecyzowywane i dopracowywane, pod warunkiem że nie powoduje to modyfikacji zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert, których zmiana mogłaby naruszyć konkurencję lub wywrzeć skutek dyskryminacyjny.
Oferent, którego oferta została uznana za najbardziej korzystną ekonomicznie, może zostać poproszony, na wniosek instytucji zamawiającej, o wyjaśnienie aspektów swojej oferty lub o potwierdzenie zawartych w niej zobowiązań, pod warunkiem że nie będzie to skutkowało zmianą zasadniczych elementów oferty lub zaproszenia do składania ofert i nie będzie niosło ryzyka naruszenia konkurencji lub spowodowania dyskryminacji.
5. Instytucje zamawiające mogą ustalać ceny lub płatności dla uczestników dialogu.
Artykuł 133
Wspólna procedura udzielania zamówień
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
W przypadku wspólnej procedury udzielania zamówień przeprowadzanej przez jedną instytucję oraz instytucję zamawiającą z co najmniej jednego państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, stosuje się przepisy proceduralne mające zastosowanie do danej instytucji.
W przypadkach gdy udział w ogólnej szacowanej wartości zamówienia, za który odpowiedzialna jest lub którym zarządza instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, jest równy 50 % lub wyższy, bądź w innych należycie uzasadnionych przypadkach, dana instytucja może zdecydować, że stosuje się zasady proceduralne mające zastosowanie do instytucji zamawiającej z państwa członkowskiego, pod warunkiem że można je uznać za równoważne zasadom proceduralnym danej instytucji.
Dana instytucja oraz instytucja zamawiająca z państwa członkowskiego, państwa EFTA lub kraju kandydującego do Unii, uczestniczące we wspólnej procedurze udzielania zamówień uzgadniają w szczególności praktyczne metody oceny wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert i udzielania zamówień, a także prawo mające zastosowanie do danego zamówienia oraz sąd właściwy do rozstrzygania sporów.
Artykuł 134
Zastosowanie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą korzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:
a)
jeżeli w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną, po zakończeniu procedury początkowej, nie zostały złożone żadne oferty, żadne odpowiednie oferty lub żadne wnioski o dopuszczenie do udziału, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w dokumentacji przetargowej, o której mowa w art. 138, nie zostały znacząco zmienione;
b)
jeżeli z przyczyn technicznych, artystycznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych zamówienie może być udzielone tylko określonemu podmiotowi gospodarczemu;
c)
w stopniu, w jakim jest to absolutnie niezbędne, w przypadku gdy ze względu na pilną konieczność, wynikłą z nieprzewidzianych zdarzeń, niezależnych od instytucji zamawiającej, niemożliwe jest dochowanie terminów ustalonych dla innych procedur i ustanowionych w art. 152, 153 i 154;
d)
jeżeli zamówienie na usługi udzielane jest w następstwie konkursu i musi, na podstawie obowiązujących zasad, zostać udzielone zwycięskiemu kandydatowi lub jednemu ze zwycięskich kandydatów; w tym ostatnim przypadku wszyscy zwycięscy kandydaci są zapraszani do uczestniczenia w negocjacjach;
e)
w przypadku dodatkowych usług i robót budowlanych nieobjętych projektem pierwotnie przewidywanym ani zamówieniem pierwotnym, ale które w związku z nieprzewidzianymi okolicznościami stały się niezbędne dla wykonania usług lub robót budowlanych, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
f)
w przypadku nowych usług lub robót budowlanych polegających na powtarzaniu podobnych usług lub robót budowlanych powierzonych podmiotowi gospodarczemu, któremu ta sama instytucja zamawiająca udzieliła pierwotnego zamówienia, pod warunkiem że usługi i roboty te odpowiadają podstawowemu projektowi oraz że projekt ten stanowił przedmiot pierwotnego zamówienia udzielonego w ramach procedury otwartej lub ograniczonej, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 3;
g)
w przypadku zamówień na dostawy:
(i)
w przypadku dodatkowych dostaw, których celem jest częściowe odnowienie zapasów lub zastąpienie instalacji używanych na bieżąco lub rozszerzenie istniejących zapasów lub instalacji, gdyby zmiana dostawcy zobowiązywała instytucję zamawiającą do nabywania sprzętu o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i konserwacji; okres obowiązywania takich zamówień nie może przekraczać trzech lat;
(ii)
jeżeli produkty są produkowane wyłącznie w celach badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, z wyjątkiem testów rentowności handlowej i produkcji na dużą skalę, mających na celu zwrot kosztów prac badawczych i rozwojowych;
(iii)
w odniesieniu do dostaw produktów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;
iv)
w odniesieniu do zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie likwidującego swoją działalność handlową lub od syndyka masy upadłości bądź likwidatora, na podstawie układu z wierzycielami lub innej podobnej procedury na mocy prawa krajowego;
h)
w przypadku zamówień dotyczących nieruchomości, po zbadaniu rynku lokalnego;
i)
w przypadku zamówień na usługi prawne zgodnie z nomenklaturą CPV, pod warunkiem że zamówienia takie są we właściwy sposób ogłaszane;
j)
w przypadku zamówień określonych jako tajne przez instytucję lub upoważnione przez nią organy lub w przypadku zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami administracyjnymi, lub wówczas, gdy wymaga tego ochrona podstawowych interesów Unii.
2. W odniesieniu do dodatkowych usług i robót budowlanych, o których mowa w ust. 1 lit. e), instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, pod warunkiem że zamówienie jest udzielane wykonawcy, który wykonuje zamówienie w jednym z następujących przypadków:
a)
gdy takich dodatkowych zamówień nie można oddzielić od głównego zamówienia pod względem technicznym ani gospodarczym, bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej;
b)
gdy takie usługi lub roboty budowlane są absolutnie niezbędne do zakończenia wykonania pierwotnego zamówienia, mimo że można je od niego oddzielić.
Łączna wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50 % kwoty zamówienia pierwotnego.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. f) niniejszego artykułu, opcja wykorzystania procedury negocjacyjnej zostaje wskazana, jak tylko pierwsza operacja zostanie poddana konkurencyjnemu przetargowi, a całkowity szacowany koszt kolejnych usług lub robót budowlanych jest uwzględniany przy obliczaniu progów, o których mowa w art. 170 ust. 1. Procedura ta może być stosowana wyłącznie podczas wykonywania pierwotnej umowy, a najpóźniej w ciągu trzech lat od jej podpisania.
Artykuł 135
Zastosowanie procedury negocjacyjnej po uprzednim ogłoszeniu
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, w następujących przypadkach:
a)
w przypadku ofert, które zwłaszcza z punktu widzenia kryteriów wyboru lub udzielania zamówień są nieprawidłowe lub niemożliwe do przyjęcia i które zostały złożone w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną lub procedurę dialogu konkurencyjnego, która została zakończona, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w zaproszeniu do składania ofert, o którym mowa w art. 138, nie są zmienione w znacznym stopniu, bez uszczerbku dla stosowania ust. 2 niniejszego artykułu;
b)
w wyjątkowych przypadkach, gdy chodzi o roboty budowlane, dostawy lub usługi, których charakter lub ryzyko z nimi związane nie pozwalają na wcześniejszą całkowitą wycenę przez oferenta;
c)
jeżeli usługi, które mają być przedmiotem zamówienia, w szczególności usługi finansowe lub intelektualne, są tego rodzaju, iż specyfikacja zamówienia nie może być określona na tyle dokładnie, aby umożliwić udzielenie zamówienia poprzez wybór najlepszej oferty zgodnie z regułami dotyczącymi procedury otwartej lub ograniczonej;
d)
w przypadku zamówień na roboty budowlane, jeżeli roboty wykonywane są wyłącznie w celach badawczych, eksperymentalnych lub rozwojowych, a nie mają na celu zapewnienia rentowności lub zwrotu kosztów prac badawczych i rozwojowych;
e)
w przypadku zamówień na usługi, o których mowa w załączniku II B do dyrektywy 2004/18/WE, z zastrzeżeniem art. 134 ust. 1 lit. i) i j) oraz art. 134 ust. 2 niniejszego rozporządzenia;
f)
w przypadku usług badawczych i rozwojowych innych niż te, które przynoszą korzyści wyłącznie instytucji zamawiającej, służąc jej własnym potrzebom, pod warunkiem że świadczona usługa opłacana jest w całości przez instytucję zamawiającą;
g)
w przypadku zamówień na usługi dotyczące nabycia, opracowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do transmisji przez nadawców oraz zamówień dotyczących czasu antenowego.
2. W przypadkach, o których mowa w ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą odstąpić od publikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli uwzględniają one w procedurze negocjacyjnej wszystkich oferentów i wyłącznie tych oferentów, którzy spełniają kryteria wyboru oraz którzy w trakcie poprzedniej procedury złożyli oferty zgodnie z wymogami formalnymi procedury udzielania zamówień.
Artykuł 136
Procedura obejmująca zaproszenie do wyrażenia zainteresowania
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty, o której mowa w art. 170 ust. 1, i nie naruszając przepisów art. 134 i 135, instytucje zamawiające mogą korzystać z zaproszenia do wyrażenia zainteresowania, aby:
a)
dokonać wstępnego wyboru kandydatów, którzy mają zostać zaproszeni do składania ofert w odpowiedzi na przyszłe ograniczone zaproszenia do składania ofert; albo
b)
stworzyć listę potencjalnych oferentów, którzy mają zostać zaproszeni do złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału lub ofert.
2. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania jest ważna przez następujący okres:
a)
nie więcej niż trzy lata od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w art. 124 ust. 1 lit. a), zostaje przesłane do Urzędu Publikacji w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu;
b)
nie więcej niż pięć lat od dnia, w którym ogłoszenie, o którym mowa w art. 124 ust. 1 lit. a), zostaje przesłane do Urzędu Publikacji w przypadku listy potencjalnych oferentów, o której mowa w ust. 1 lit. b) niniejszego artykułu.
Lista, o której mowa w akapicie pierwszym, może zawierać podlisty.
Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.
3. W przypadkach gdy udzielone ma zostać zamówienie, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów lub potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub jej części do:
a)
złożenia oferty w przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. a); lub
b)
w przypadku listy, o której mowa w ust. 1 lit. b) - złożenia:
(i)
ofert obejmujących dokumenty dotyczące kryteriów wykluczenia i wyboru; albo
(ii)
dokumentów dotyczących kryteriów wykluczenia i wyboru oraz, na późniejszym etapie, ofert, w przypadku podmiotów spełniających te kryteria.
Artykuł 137
Zamówienia o niskiej wartości
(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
1. Procedura negocjacyjna bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu obejmująca konsultacje z co najmniej trzema kandydatami może być stosowana w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR.
Jeżeli w wyniku konsultacji z kandydatami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
2. Zamówienia o bardzo niskiej wartości nieprzekraczającej 15 000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty w następstwie procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
3. Płatności kwot nieprzekraczających 1 000 EUR na pokrycie poszczególnych wydatków mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.
Artykuł 138
Dokumentacja przetargowa
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumentacja przetargowa obejmuje co najmniej:
a)
zaproszenie do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu w ramach procedury, o której mowa w art. 132;
b)
załączoną specyfikację lub, w przypadku dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 132, dokument opisujący potrzeby i wymogi instytucji zamawiającej lub adres strony internetowej, na której można się z nimi zapoznać;
c)
projekt umowy oparty na wzorze umowy.
Przepis zawarty w akapicie pierwszym lit. c) nie ma zastosowania do przypadków, gdy z uwagi na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać z wzoru umowy.
Dokumentacja przetargowa zawiera odniesienie do środków ogłaszania podjętych na mocy art. 123-126.
2. W zaproszeniu do składania ofert, do negocjacji lub do uczestnictwa w dialogu określa się co najmniej:
a)
reguły dotyczące składania i prezentacji ofert, w tym w szczególności datę i godzinę zakończenia składania ofert, ewentualne wymogi dotyczące stosowania standardowego formularza odpowiedzi, dokumenty do załączenia, w tym dokumenty potwierdzające zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe, o których mowa w art. 146, o ile nie są one wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, oraz adres, na który powinny one zostać przesłane;
b)
że złożenie oferty oznacza przyjęcie specyfikacji, o której mowa w ust. 1, do której odnosi się oferta, oraz że złożenie oferty wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone, na czas wykonywania zamówienia;
c)
okres, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;
d)
że zakazuje się wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania procedury, poza wyjątkowymi przypadkami na warunkach określonych w art. 160, a w przypadku gdy przewiduje się wizytę na miejscu, określa się dokładne zasady dotyczące takiej wizyty;
e)
w przypadku dialogu konkurencyjnego - ustaloną datę i adres rozpoczęcia etapu konsultacji.
3. W specyfikacji określa się co najmniej:
a)
kryteria wykluczenia i wyboru, mające zastosowanie do zamówienia, z wyjątkiem dialogu konkurencyjnego, procedury ograniczonej oraz procedury negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia, o której mowa w art. 135; w takich przypadkach kryteria te określone są wyłącznie w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania;
b)
kryteria udzielania zamówień i ich względne znaczenie lub w stosownych przypadkach wykaz tych kryteriów w porządku od najbardziej do najmniej istotnego, jeżeli nie jest to określone w ogłoszeniu o zamówieniu;
c)
specyfikację techniczną, o której mowa w art. 139;
d)
minimalne wymagania, jakie muszą spełniać oferty wariantowe w procedurach, o których mowa w art. 149 ust. 2 i na podstawie których zamówienie jest udzielane oferentowi proponującemu najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę, w przypadku gdy instytucja zamawiająca określiła w ogłoszeniu o zamówieniu, że takie oferty wariantowe są dozwolone;
e)
że zastosowanie ma Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej lub, w stosownych przypadkach, konwencje wiedeńskie o stosunkach dyplomatycznych lub o stosunkach konsularnych;
f)
dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dostępu do zamówień, zgodnie z art. 172;
g)
w przypadku dynamicznych systemów zakupów, o których mowa w art. 131 - charakter przewidywanych zakupów, a także wszelkie niezbędne informacje dotyczące systemu zakupów, wykorzystywanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.
4. Wzór umowy w szczególności:
a)
określa kary umowne za niezastosowanie się do jej klauzul;
b)
określa szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach potwierdzających, zgodnie z art. 102;
c)
określa, że w przypadku gdy instytucją zamawiającą jest jedna z instytucji, do zamówienia ma zastosowanie prawo unijne, uzupełnione, w razie potrzeby, przepisami krajowymi wskazanymi w zamówieniu;
d)
określa sąd właściwy do rozstrzygania sporów.
Na potrzeby niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. c) w przypadku zamówień, o których mowa w art. 121 ust. 1, projekt umowy może zawierać odniesienia wyłącznie do prawa krajowego.
5. Instytucje zamawiające mogą zażądać od oferenta informacji dotyczących wszelkich części zamówienia, których podwykonawstwo ma on zamiar powierzyć osobom trzecim, oraz informacji dotyczących tożsamości podwykonawców. Oprócz informacji, o których mowa w art. 143, instytucja zamawiająca może ponadto zażądać od kandydata lub oferenta przedłożenia informacji dotyczących zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych przewidywanego podwykonawcy, o których mowa w art. 146, 147 i 148, w szczególności w sytuacji gdy podwykonawcy powierzana jest znacząca część zamówienia.
Artykuł 139
Specyfikacje techniczne
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać kandydatom i oferentom równy dostęp oraz nie mogą tworzyć nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjności przetargu.
Określają one cechy charakterystyczne, jakie musi posiadać produkt, usługa, materiał lub obiekt budowlany z uwzględnieniem celu, do jakiego są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.
2. Cechy, o których mowa w ust. 1, obejmują:
a)
poziomy jakości;
b)
efektywność środowiskową;
c)
jeśli to możliwe - kryteria dostępności dla osób niepełnosprawnych lub dostosowanie do potrzeb wszystkich użytkowników;
d)
poziomy i procedury oceny zgodności;
e)
przydatność do użycia;
f)
bezpieczeństwo lub wymiary, w tym w przypadku dostaw - nazwę handlową i instrukcje obsługi, a dla wszystkich zamówień - terminologię, oznakowanie, testy i metody testowania, opakowanie, znakowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;
g)
w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane - procedury odnoszące się do zapewnienia jakości i zasady odnoszące się do sporządzania projektu i kosztorysu, warunki testowania, kontroli i odbioru obiektów budowlanych oraz metody lub techniki budowy oraz wszystkie inne warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może nałożyć na podstawie ogólnych i szczegółowych regulacji w odniesieniu do ukończonych obiektów budowlanych i materiałów lub części, z których są one wykonane.
3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w jeden z następujących sposobów:
a)
poprzez odniesienie do norm europejskich lub do europejskich aprobat technicznych lub wspólnych specyfikacji technicznych, jeżeli takie istnieją, do norm międzynarodowych, innych systemów referencji technicznych opracowanych przez europejskie organy normalizacyjne lub, w przypadku ich braku, do ich krajowych odpowiedników. Po każdym odniesieniu zamieszcza się wyrażenie „lub równoważny”;
b)
w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, które mogą obejmować oddziaływanie na środowisko, i są wystarczająco szczegółowe, aby umożliwić oferentom ustalenie celu zamówienia, a instytucjom zamawiającym - udzielenie zamówienia;
c)
poprzez połączenie tych dwóch metod formułowania.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do specyfikacji, o których mowa w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty na tej podstawie, że nie odpowiada ona tym specyfikacjom, jeżeli oferent lub kandydat udowodni instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że oferta spełnia określone wymogi w sposób równoważny.
Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.
5. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z przewidzianej w ust. 3 lit. b) możliwości określenia specyfikacji w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, nie mogą one odrzucić oferty, która jest zgodna z normą krajową przenoszącą normę europejską, europejską aprobatą techniczną lub wspólną specyfikacją techniczną, normą międzynarodową lub systemami referencji technicznych opracowanymi przez europejskie organy normalizacyjne, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do niezbędnych wymagań w zakresie efektywności lub funkcjonalności.
Oferent musi udowodnić instytucji zamawiającej, w sposób satysfakcjonujący i przy użyciu wszelkich właściwych środków, że jego oferta spełnia wymagania w zakresie efektywności lub funkcjonalności określone przez instytucję zamawiającą. Właściwym środkiem może być dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdanie z testów przeprowadzonych przez uznany organ.
6. W przypadku gdy instytucje zamawiające określają oddziaływanie na środowisko w kategoriach efektywności lub wymagań w zakresie funkcjonalności, mogą skorzystać ze szczegółowych specyfikacji określonych w europejskim, wielonarodowym lub krajowym oznakowaniu ekologicznym lub w jakimkolwiek innym oznakowaniu ekologicznym, lub, w razie konieczności, z części tych specyfikacji, o ile spełnione są następujące warunki:
a)
używane specyfikacje umożliwiają odpowiednie zdefiniowanie parametrów dostaw lub usług będących przedmiotem zamówienia;
b)
wymagania dotyczące oznakowania określa się na podstawie informacji naukowych;
c)
oznakowania ekologiczne przyjmuje się w ramach procedury, w której uczestniczyć mogą wszystkie zainteresowane strony, takie jak organy rządowe, konsumenci, producenci, dystrybutorzy i organizacje ekologiczne;
d)
oznakowanie ekologiczne jest dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron.
7. Instytucje zamawiające mogą wskazać, że produkty lub usługi posiadające oznakowanie ekologiczne uznaje się za zgodne ze specyfikacjami technicznymi określonymi w dokumentach dotyczących zamówienia. Instytucje przyjmują każdy inny odpowiedni dowód, jak np. dokumentacja techniczna producenta lub sprawozdania z testów przeprowadzonych przez uznany organ. Uznanym organem dla celów ust. 4, 5 i 6 jest laboratorium testowe lub kalibracyjne lub jednostka certyfikująca lub kontrolna, która spełnia wymogi odpowiednich norm europejskich.
8. Poza wyjątkowymi przypadkami, należycie uzasadnionymi przedmiotem zamówienia, specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, konkretnego procesu, do znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji, które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub podmiotów gospodarczych.
Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu przedmiotu zamówienia, po odniesieniu zamieszcza się wyrażenie „lub równoważny”.
Artykuł 140
Korekta cen
(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. W dokumentacji przetargowej jasno określa się, czy oferta cenowa musi być wiążąca i nie podlegająca korekcie.
2. Jeżeli tak nie jest, w dokumentacji przetargowej określa się warunki lub formuły korekty cen w czasie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja zamawiająca uwzględnia w szczególności:
a)
przedmiot procedury udzielania zamówień i sytuację gospodarczą, w jakiej ma ono miejsce;
b)
rodzaj zadań i zamówienia oraz czas ich trwania;
c)
swój interes finansowy.
Artykuł 141
Nielegalne działania stanowiące podstawę do wykluczenia
(Artykuł 106 rozporządzenia finansowego)
Przypadki, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, obejmują wszelkie nielegalne działania szkodzące interesom finansowym Unii, a w szczególności:
a)
przypadki nadużyć finansowych, o których mowa w art. 1 Konwencji o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 lipca 1995 r. (12);
b)
przypadki korupcji, o których mowa w art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji urzędników Wspólnot Europejskich i urzędników państw członkowskich Unii Europejskiej, ustanowionej aktem Rady z dnia 26 maja 1997 r. (13);
c)
przypadki udziału w organizacji przestępczej określone w art. 2 decyzji ramowej Rady 2008/841/WSiSW (14);
d)
przypadki prania pieniędzy określone w art. 1 dyrektywy 2005/60/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (15);
e)
przypadki przestępstw terrorystycznych, przestępstw związanych z działalnością terrorystyczną oraz przypadki podżegania, pomocnictwa, współsprawstwa lub usiłowania popełnienia takich przestępstw, jak określono w art. 1, 3 i 4 decyzji ramowej Rady 2002/475/WSiSW (16).
Artykuł 142
Stosowanie kryteriów wykluczenia i czas trwania wykluczenia
(Artykuły 106, 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego)
1. Aby określić czas trwania wykluczenia, zapewniając jednocześnie zgodność z zasadą proporcjonalności, właściwa instytucja uwzględnia w szczególności wagę faktów, w tym ich wpływ na interesy finansowe oraz wizerunek Unii, jak również upływ czasu, czas trwania i powtarzalność danego przestępstwa, umyślność bądź stopień niedbalstwa, jakiego dopuścił się dany podmiot, oraz podjęte przez niego środki zaradcze.
Określając czas trwania wykluczenia, właściwa instytucja umożliwia danemu kandydatowi lub oferentowi wyrażenie opinii.
W przypadkach gdy czas trwania wykluczenia określają, zgodnie z prawem właściwym, władze lub organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, Komisja stosuje ten czas trwania wykluczenia nie dłużej niż przez okres maksymalny określony w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego. Okres, o którym mowa w art. 106 ust. 4 rozporządzenia finansowego, ustala się na maksymalnie pięć lat liczone:
a)
od dnia wydania prawomocnego wyroku (res judicata) w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego;
b)
od dnia naruszenia lub, w przypadku ciągłych lub wielokrotnych naruszeń, od dnia ich zaprzestania, w przypadkach, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, gdy uchybienie dotyczy zamówień udzielonych przez daną instytucję.
Do celów akapitu trzeciego lit. b), jeżeli poważne uchybienie zawodowe zostało stwierdzone decyzją organu władzy publicznej lub organizacji międzynarodowej, decyduje data decyzji.
Okres wykluczenia może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), z zastrzeżeniem przepisów ust. 1.
2. Kandydaci lub oferenci są wykluczeni z procedury udzielania zamówień i udzielania dotacji, dopóki znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. a) i d) rozporządzenia finansowego.
Artykuł 143
Dowody
(Artykuł 106 i 107 rozporządzenia finansowego)
1. Kandydaci i oferenci przedstawiają oświadczenie opatrzone odpowiednimi podpisami i datą, w którym deklarują, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
Jednakże w przypadku procedury ograniczonej, dialogu konkurencyjnego oraz procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do złożenia ofert, wszyscy kandydaci zobowiązani są złożyć zaświadczenia, o których mowa w ust. 3.
Opierając się na dokonanej ocenie przez siebie ocenie ryzyka, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania oświadczenia, o którym mowa w akapicie pierwszym, w przypadku zamówień, o których mowa w art. 137 ust. 2. Jednakże w przypadku zamówień, o których mowa w art. 265 ust. 1, art. 267 ust. 1 i art. 269 ust. 1, instytucja zamawiająca może odstąpić od żądania tego oświadczenia dla zamówień o wartości równej 20 000 EUR bądź mniejszej.
2. Oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, dostarcza dowody, o których mowa w ust. 3 niniejszego artykułu, potwierdzające oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, w terminie wyznaczonym przez instytucję zamawiającą i przed podpisaniem umowy, w odniesieniu do:
a)
zamówień udzielanych przez instytucje na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 170 ust. 1, lub wyższej;
b)
zamówień w dziedzinie działań zewnętrznych, których wartość jest równa progom określonym w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a), lub wyższa.
W przypadku zamówień o wartości poniżej progów, o których mowa w lit. a) i b) akapitu pierwszego niniejszego ustępu, i w razie wątpliwości, czy oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucja zamawiająca może zażądać od niego dowodów, o których mowa w ust. 3.
3. Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent, któremu ma zostać udzielone zamówienie, nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a), b) lub e) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne wyciągi z rejestru sądowego lub w razie ich braku - aktualny równoważny dokument wystawiony przez organ sądowy lub administracyjny w kraju pochodzenia, wykazujący, że wymogi te są spełnione. Za wystarczający dowód potwierdzający, że kandydat lub oferent nie znajduje się w żadnej z sytuacji opisanych w art. 106 ust. 1 lit. a) lub d) rozporządzenia finansowego, instytucja zamawiająca uznaje aktualne zaświadczenie wydane przez właściwy organ danego państwa.
Jeżeli dokument lub zaświadczenie, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, nie są wydawane w danym kraju, a także w innych przypadkach wykluczenia, o których mowa w art. 106 rozporządzenia finansowego, można je zastąpić oświadczeniem złożonym pod przysięgą lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez zainteresowaną stronę przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub właściwą organizacją zawodową kraju pochodzenia.
4. W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym kandydat lub oferent ma swoją siedzibę, dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 3, dotyczą osób prawnych lub osób fizycznych, w tym, gdy instytucja zamawiająca uzna to za niezbędne, dyrektorów przedsiębiorstwa lub innej osoby posiadającej w stosunku do nich uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne.
5. W razie wątpliwości, czy kandydaci lub oferenci nie znajdują się w jednej z sytuacji mogących stanowić podstawę wykluczenia, instytucje zamawiające mogą samodzielnie zwrócić się do właściwych władz, o których mowa w ust. 3, w celu uzyskania informacji na temat tej sytuacji, które ich zdaniem są niezbędne.
6. Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 3, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i pod warunkiem że od chwili wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok oraz że dokumenty te są nadal ważne.
W takim przypadku kandydat lub oferent składa oświadczenie, że złożył już wymagane dowody w trakcie wcześniejszej procedury udzielania zamówień, oraz potwierdza, że w jego sytuacji nie zaszła od tej pory żadna zmiana.
7. Na wniosek instytucji zamawiającej kandydat lub oferent dostarcza oświadczenie przewidzianego podwykonawcy poświadczające, że ten ostatni nie znajduje się w żadnej z sytuacji, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
W przypadku zastrzeżeń do wspomnianego oświadczenia instytucja zamawiająca żąda przedłożenia dowodów, o których mowa w ust. 3 i 4. W stosownych przypadkach zastosowanie ma ust. 5.
Artykuł 144
Centralna baza danych
(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje, agencje wykonawcze oraz organy, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje służące identyfikacji osób trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107, art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, oraz na temat podstaw wykluczenia i czasu trwania wykluczenia.
Przekazują one także informacje dotyczące osób posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, jeśli osoby te znalazły się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106, 107 i art. 109 ust. 1 lit. b) i art. 109 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego.
Władze i organy, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, przekazują Komisji, w formacie określonym przez Komisję, informacje o osobach trzecich znajdujących się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego, jeżeli ich postępowanie naruszyło interesy finansowe Unii, oraz osobach posiadających uprawnienia reprezentacyjne, decyzyjne lub kontrolne w stosunku do osób trzecich będących podmiotami prawnymi, dotyczące:
a)
rodzaju wydanego wyroku;
b)
w stosownych przypadkach - czasu trwania wykluczenia z udziału w procedurach udzielania zamówień.
2. Instytucje, agencje, władze oraz organy, o których mowa w ust. 1, wyznaczają osoby upoważnione do przekazywania Komisji oraz do odbioru od Komisji informacji zawartych w bazie danych.
W przypadku instytucji, agencji, władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 1 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby bezzwłocznie przekazują informacje księgowemu Komisji, a także zwracają się odpowiednio o wprowadzenie określonych danych do bazy danych bądź ich modyfikację lub usunięcie.
W przypadku władz i organów, o których mowa w art. 108 ust. 2 rozporządzenia finansowego, wyznaczone osoby przekazują wymagane informacje urzędnikowi zatwierdzającemu Komisji odpowiedzialnemu za dany program bądź dane działanie, w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania odnośnego wyroku.
Księgowy Komisji wprowadza dane do bazy danych, modyfikuje je bądź usuwa. Co miesiąc dostarcza on wyznaczonym osobom, poprzez bezpieczny protokół, zweryfikowane dane figurujące w bazie danych.
3. Instytucje, agencje, władze i organy, o których mowa w ust. 1, poświadczają Komisji, że przekazane przez nie informacje zostały zgromadzone i przekazane zgodnie z zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych ustanowionymi w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 i w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (17).
W szczególności powiadamiają one z wyprzedzeniem wszystkie osoby trzecie lub osoby, o których mowa w ust. 1, że ich dane mogą zostać umieszczone w bazie danych oraz przekazane przez Komisję wyznaczonym osobom, o których mowa w ust. 2. W stosownych przypadkach, w związku z poprawieniem bądź usunięciem czy jakąkolwiek modyfikacją danych, dokonują one aktualizacji przekazanych informacji.
Każda osoba, której dane figurują w bazie danych, ma prawo, po złożeniu wniosku do księgowego Komisji, do uzyskania informacji o przechowywanych danych, które jej dotyczą.
4. Państwa członkowskie podejmują odpowiednie środki w celu wspierania Komisji w efektywnym zarządzaniu bazą danych zgodnie z dyrektywą 95/46/WE.
W umowach z władzami państw trzecich i wszystkimi organami, o których mowa w art. 108 ust. 2 i 3 rozporządzenia finansowego, określa się odpowiednie zasady w celu zapewnienia przestrzegania tych przepisów i zasad dotyczących ochrony danych osobowych.
Artykuł 145
Kary administracyjne i finansowe
(Artykuł 109 i 131 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla stosowania kar umownych kandydaci lub oferenci oraz wykonawcy, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, lub zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać wykluczeni z wszelkich zamówień lub dotacji finansowanych z budżetu unijnego na okres nieprzekraczający pięciu lat od dnia, kiedy zostało stwierdzone naruszenie, potwierdzone w postępowaniu kontradyktoryjnym z kandydatem, oferentem lub wykonawcą.
Okres ten może zostać przedłużony do dziesięciu lat w przypadku ponownego popełnienia danego przestępstwa w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w akapicie pierwszym.
2. Na oferentów lub kandydatów, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości albo nadużyć finansowych, również mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2-10 % szacunkowej wartości całkowitej udzielanego zamówienia.
Na wykonawców, którzy zostali uznani za winnych poważnego naruszenia zobowiązań umownych, mogą zostać nałożone kary finansowe stanowiące 2-10 % całkowitej wartości danego zamówienia.
Kara może zostać podwyższona do wymiaru 4-20 % w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od dnia, o którym mowa w ust. 1 akapit pierwszy.
3. Instytucja określa kary administracyjne lub finansowe, biorąc pod uwagę w szczególności czynniki, o których mowa w art. 142 ust. 1.
Artykuł 146
Kryteria wyboru
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminacyjne kryteria wyboru.
2. Kryteria wyboru stosuje się w każdej procedurze udzielania zamówień w celu dokonania oceny zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta.
Instytucja zamawiająca może ustanowić minimalny poziom zdolności, poniżej którego kandydaci nie mogą być wybierani.
3. Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest upoważniony do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, co dokumentuje wpis do rejestru handlowego lub zawodowego, oświadczenie złożone pod przysięgą lub zaświadczenie, członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru podatników podatku od wartości dodanej (dalej zwanego rejestrem VAT).
4. Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu, zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania lub w zaproszeniu do składania ofert dokumenty, które służą do sprawdzenia statusu prawnego oferentów i kandydatów oraz ich zdolności prawnej i zdolności do czynności prawnych.
5. Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód potwierdzający zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydata lub oferenta oraz minimalne poziomy zdolności, wymagane zgodnie z ust. 2, nie mogą wykraczać poza przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnione interesy podmiotów gospodarczych, jeżeli chodzi w szczególności o ochronę tajemnicy handlowej i technicznej przedsiębiorstwa.
6. Instytucja zamawiająca może na podstawie przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka zrezygnować z żądania dowodu potwierdzającego zdolności finansowe, ekonomiczne, techniczne i zawodowe kandydatów lub oferentów w przypadku następujących rodzajów zamówień:
a)
zamówień udzielanych przez instytucje na własny rachunek, o wartości nie przekraczającej wartości, o której mowa w art. 137 ust. 1;
b)
zamówień udzielanych w dziedzinie działań zewnętrznych, o wartości niższej niż progi, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. a), art. 267 ust. 1 lit. a) lub art. 269 ust. 1 lit. a).
W przypadku gdy instytucja zamawiająca rezygnuje z żądania udokumentowania zdolności finansowych, ekonomicznych, technicznych i zawodowych kandydatów lub oferentów, zaliczki nie są wypłacane, chyba że zostanie złożone zabezpieczenie finansowe na równoważną kwotę.
Artykuł 147
Zdolności ekonomiczne i finansowe
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dowody potwierdzające zdolności ekonomiczne i finansowe mogą zostać dostarczone w szczególności w postaci jednego lub kilku następujących dokumentów:
a)
odpowiednich oświadczeń banków albo, w stosownych przypadkach, dowodów posiadania odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu;
b)
sprawozdań finansowych za najwyżej ostatnie trzy lata, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte;
c)
oświadczeń o całkowitym obrocie i obrocie dotyczącym robót budowlanych, dostaw lub usług objętych zamówieniem w okresie, który nie może być dłuższy niż ostatnie trzy lata obrotowe, za które dane są dostępne.
2. Instytucja zamawiająca może zwolnić kandydata lub oferenta z obowiązku przedstawienia dowodów, o których mowa w ust. 1, jeżeli takie dowody zostały jej już wcześniej przedstawione na potrzeby innej procedury udzielania zamówień i nadal spełniają warunki określone w ust. 1.
Jeżeli, z jakichkolwiek szczególnych przyczyn, które instytucja zamawiająca uważa za uzasadnione, oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć dokumentów wymaganych przez instytucję zamawiającą, może on udowodnić swoje zdolności ekonomiczne i finansowe przy wykorzystaniu innych środków, które instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
3. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.
Instytucja zamawiająca może wymagać, aby podmiot gospodarczy i podmioty, o których mowa w akapicie pierwszym, były solidarnie odpowiedzialne za wykonanie zamówienia.
Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.
Artykuł 148
Zdolności techniczne i zawodowe
(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurze udzielania zamówień na dostawy wymagające prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji, na usługi lub roboty budowlane zdolności te oceniane są w odniesieniu do w szczególności do ich know-how, wydajności, doświadczenia i rzetelności.
2. Dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych mogą być dostarczone, w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót budowlanych, które mają być zrealizowane, świadczone lub wykonane, na podstawie jednego lub kilku następujących dokumentów:
a)
dokumentów potwierdzających wykształcenie i zawodowe kwalifikacje usługodawcy lub przedsiębiorcy budowlanego lub personelu kierowniczego przedsiębiorstwa, a także, w szczególności, osoby lub osób odpowiedzialnych za świadczenie danych usług lub wykonanie danych robót budowlanych;
b)
wykazów:
(i)
głównych usług świadczonych w ciągu ostatnich trzech lat oraz dostaw zrealizowanych w tym okresie, z podaniem kwot, dat oraz odbiorców, publicznych lub prywatnych;
(ii)
robót budowlanych zrealizowanych w ciągu ostatnich pięciu lat, z podaniem kwot, dat i miejsc wykonania;
c)
opisu wyposażenia technicznego, narzędzi i urządzeń, wykorzystywanych przez przedsiębiorstwo do wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;
d)
opisu wyposażenia technicznego i środków wykorzystywanych w celu zapewnienia jakości dostaw i usług oraz opisu zaplecza naukowo-badawczego przedsiębiorstwa;
e)
informacji o zaangażowanych pracownikach technicznych lub organach technicznych, niezależnie od tego, czy należą one bezpośrednio do przedsiębiorstwa, w szczególności tych odpowiedzialnych za kontrolę jakości;
f)
w odniesieniu do dostaw: próbek, opisów lub autentycznych fotografii lub zaświadczeń sporządzonych przez oficjalne instytuty lub agencje kontroli jakości o uznanych kompetencjach, potwierdzających zgodność produktów z obowiązującymi specyfikacjami lub normami;
g)
oświadczeń o średniej liczbie osób zatrudnionych w skali rocznej przez usługodawcę lub przedsiębiorcę budowlanego w ciągu ostatnich trzech lat oraz o liczbie osób zajmujących kierownicze stanowiska w tym samym okresie;
h)
wskazania części zamówienia, którą usługodawca może chcieć powierzyć podwykonawcy;
i)
w przypadku zamówień publicznych na roboty budowlane i usługi oraz jedynie w stosownych przypadkach - informacji o środkach zarządzania środowiskiem, jakie podmiot gospodarczy będzie w stanie zastosować podczas wykonywania zamówienia.
W przypadku gdy usługi lub dostawy, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b) ppkt (i), dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania mają postać zaświadczeń wydanych lub poświadczonych przez właściwy organ.
Do celów akapitu pierwszego lit. b) ppkt (ii), wykazowi najważniejszych robót budowlanych towarzyszą zaświadczenia dotyczące należytego wykonania określające, czy roboty te zostały wykonane w sposób profesjonalny i zostały w pełni zakończone.
3. W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone, są złożone lub - w wyjątkowych sytuacjach - mają szczególne przeznaczenie, dowody potwierdzające zdolności techniczne i zawodowe mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym usługodawca lub dostawca ma siedzibę, z zastrzeżeniem zgody tego organu. Takie kontrole dotyczą zdolności technicznych i produkcyjnych dostawcy oraz, w razie potrzeby, jego zaplecza naukowo-badawczego i środków kontroli jakości.
4. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewnienia jakości, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiedniej serii norm europejskich, poświadczonych przez akredytowane jednostki. Przyjmują one jednak również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewnienia jakości, przedstawiane przez podmioty gospodarcze, które nie mają dostępu do takich zaświadczeń ani możliwości ich uzyskania w odpowiednim terminie.
5. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy działa zgodnie z określonymi systemami zarządzania środowiskiem i normami w tym zakresie, instytucje zamawiające odnoszą się do unijnego systemu ekozarządzania i audytu lub do innych systemów zarządzania środowiskiem uznanych zgodnie z art. 45 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 (18), lub innych norm zarządzania środowiskiem opartych na odpowiednich europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez akredytowane jednostki. Instytucje uznają równoważne zaświadczenia od organów mających siedzibę w innych państwach członkowskich. Przyjmują one również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zarządzania środowiskiem, przedstawiane przez podmioty gospodarcze.
6. Podmiot gospodarczy może, w stosownych przypadkach i w ramach konkretnego zamówienia, polegać na zdolnościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania tych podmiotów do przekazania swoich zasobów do jego dyspozycji.
Na tych samych warunkach konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 5, może polegać na zdolnościach członków konsorcjum lub innych podmiotów.
7. W przypadku zamówień na roboty budowlane, zamówień na usługi oraz prac w zakresie rozmieszczenia i instalacji w ramach zamówienia na dostawy, instytucja zamawiająca może wymagać, aby określone kluczowe zadania były wykonywane bezpośrednio przez samego oferenta lub, w przypadku oferty złożonej przez konsorcjum podmiotów gospodarczych, o którym mowa w art. 121 ust. 6, przez uczestnika konsorcjum.
8. Instytucja zamawiająca może stwierdzić, że podmioty gospodarcze nie wykonają zamówienia na odpowiednim poziomie jakości, jeżeli ustali, że mają oni sprzeczne interesy, które mogą mieć negatywny wpływ na wykonanie zamówienia.
Artykuł 149
Zasady i kryteria udzielania zamówień
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Nie naruszając przepisów art. 107 rozporządzenia finansowego, zamówień udziela się w jeden z następujących sposobów:
a)
w drodze automatycznej procedury udzielania zamówień, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który złożył prawidłową i spełniającą ustanowione warunki ofertę, podając najniższą cenę;
b)
w drodze procedury przyjęcia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
2. Aby ustalić, która oferta jest najbardziej korzystna ekonomicznie, instytucja zamawiająca bierze pod uwagę podaną cenę oraz inne kryteria jakościowe uzasadnione przedmiotem zamówienia, takie jak zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, charakterystyka środowiskowa, koszty eksploatacji, rentowność, termin ukończenia lub dostawy, usługi posprzedażne i pomoc techniczna. Instytucja zamawiająca może ustalić minimalne poziomy jakości. Oferty poniżej tego poziomu jakości są odrzucane.
3. Instytucja zamawiająca określa w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji lub dokumencie opisowym, jakie znaczenie przypisze każdemu z kryteriów w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie. Takie znaczenie może być wyrażone w formie przedziału o odpowiedniej rozpiętości.
Znaczenie przypisane kryterium ceny w stosunku do innych kryteriów nie może neutralizować kryterium ceny przy wyborze wykonawcy zamówienia, bez uszczerbku dla taryf ustanowionych przez instytucję w odniesieniu do wynagrodzenia za określone usługi, jak np. usługi świadczone przez specjalistów ds. oceny.
Jeżeli w szczególnych przypadkach przypisanie znaczenia kryteriom jest technicznie niemożliwe, w szczególności ze względu na przedmiot zamówienia, instytucja zamawiająca określa jedynie kolejność, w jakiej kryteria będą stosowane, w porządku od najbardziej do najmniej istotnego.
Artykuł 150
Stosowanie aukcji elektronicznych
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą stosować aukcje elektroniczne, w których przedstawiane są nowe, obniżane ceny lub nowe wartości dotyczące niektórych elementów ofert.
Do celów akapitu pierwszego instytucje zamawiające stosują powtarzalny proces elektroniczny (aukcję elektroniczną), który ma miejsce po wstępnej pełnej ocenie ofert i dzięki któremu są one klasyfikowane z wykorzystaniem metod automatycznej oceny.
2. W procedurach otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych w przypadku, o którym mowa w art. 135 ust. 1 lit. a), instytucje zamawiające mogą podjąć decyzję, że udzielenie zamówienia publicznego jest poprzedzone aukcją elektroniczną, jeżeli specyfikację zamówienia można precyzyjnie określić.
W tych samych przypadkach aukcję elektroniczną można zastosować przy ponownym poddaniu zamówienia procedurze konkurencyjnej z udziałem stron umowy ramowej, o którym mowa w art. 122 ust. 3 lit. b), oraz przy poddaniu procedurze konkurencyjnej zamówień udzielanych w ramach dynamicznego systemu zakupów, o którym mowa w art. 131.
Aukcja elektroniczna oparta jest wyłącznie na cenach, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który podał najniższą cenę, bądź na cenach lub wartościach elementów ofert wskazanych w specyfikacji, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który przedstawił ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie.
3. Instytucje zamawiające, które podejmują decyzję o przeprowadzeniu aukcji elektronicznej, zawiadamiają o tym fakcie w ogłoszeniu o zamówieniu.
Specyfikacja zawiera między innymi następujące informacje:
a)
elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej, o ile elementy te są wymierne i można je przedstawić w postaci liczb lub wartości procentowych;
b)
ewentualne ograniczenia co do wartości, które można zgłaszać, wynikające ze specyfikacji dotyczących przedmiotu zamówienia;
c)
informacje, które zostaną udostępnione oferentom podczas aukcji elektronicznej, a także w stosownych przypadkach termin tego udostępnienia;
d)
odpowiednie informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej;
e)
warunki, na których oferenci będą mogli składać oferty, oraz, w szczególności, minimalne wysokości postąpień, które w stosownych przypadkach będą wymagane podczas składania ofert;
f)
odpowiednie informacje na temat stosowanego sprzętu elektronicznego oraz zasad i specyfikacji technicznych dotyczących połączenia.
4. Przed rozpoczęciem aukcji elektronicznej instytucje zamawiające dokonują pełnej wstępnej oceny ofert zgodnie z ustalonymi kryteriami udzielania zamówień i przypisanym im znaczeniem kryteriów.
Wszyscy oferenci, którzy złożyli dopuszczalne oferty, zostają zaproszeni jednocześnie drogą elektroniczną do przedstawienia nowych cen lub nowych wartości; zaproszenie zawiera wszelkie istotne informacje na temat indywidualnego połączenia ze stosowanym sprzętem elektronicznym i określa datę i godzinę rozpoczęcia aukcji elektronicznej. Aukcja elektroniczna może odbywać się w kilku kolejnych etapach. Aukcja elektroniczna może rozpocząć się najwcześniej dwa dni robocze po dacie przesłania zaproszeń.
5. W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie, do zaproszenia dołączany jest wynik pełnej oceny danej oferty, przeprowadzonej zgodnie z zasadami stosowania znaczenia kryteriów, przewidzianego w art. 149 ust. 3 akapit pierwszy.
Zaproszenie zawiera również wzór matematyczny, który stosowany jest podczas aukcji elektronicznej w celu automatycznego tworzenia kolejnych klasyfikacji na podstawie nowych podawanych cen lub wartości. Wzór uwzględnia znaczenie wszystkich kryteriów ustalonych w celu określenia oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie, zgodnie z ogłoszeniem o zamówieniu lub specyfikacją. W związku z tym wszelkie przedziały sprowadza się jednak uprzednio do określonej wartości.
W przypadku dopuszczenia składania ofert wariantowych dla każdego wariantu podaje się odrębny wzór.
6. Na każdym etapie aukcji elektronicznej instytucje zamawiające bezzwłocznie przekazują wszystkim oferentom co najmniej te informacje, które pozwolą im ocenić w dowolnym momencie swoją pozycję w klasyfikacji. Mogą one również przekazywać inne informacje dotyczące innych podawanych cen lub wartości, pod warunkiem że jest to przewidziane w specyfikacji. Mogą również w dowolnym momencie podać liczbę uczestników danego etapu aukcji. Jednak w żadnym wypadku, na jakimkolwiek etapie aukcji elektronicznej, nie mogą one ujawniać tożsamości oferentów.
7. Instytucje zamawiające zamykają aukcję elektroniczną na jeden lub kilka z poniższych sposobów:
a)
w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji podają z góry ustaloną datę i godzinę;
b)
gdy przestają otrzymywać nowe ceny lub nowe wartości odpowiadające wymogom dotyczącym minimalnych wartości postąpienia;
c)
gdy osiągnięta zostanie liczba etapów aukcji określona w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji.
Do celów akapitu pierwszego lit. b) instytucje zamawiające wskazują w zaproszeniu do wzięcia udziału w aukcji czas, jaki musi upłynąć od otrzymania ostatniego postąpienia do zamknięcia aukcji elektronicznej.
Jeżeli instytucje zamawiające decydują o zamknięciu aukcji elektronicznej zgodnie z akapitem pierwszym lit. c), ewentualnie w połączeniu z zasadami przewidzianymi w akapicie pierwszym lit. b), zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji zawiera harmonogram poszczególnych etapów aukcji.
8. Po zamknięciu aukcji elektronicznej instytucje zamawiające udzielają zamówienia zgodnie z art. 149 na podstawie wyników aukcji elektronicznej.
Instytucje zamawiające nie mogą korzystać z aukcji elektronicznych w niewłaściwy sposób, ani też w sposób uniemożliwiający, ograniczający lub naruszający konkurencję, ani też w celu zmiany przedmiotu zamówienia, określonego w opublikowanym ogłoszeniu o zamówieniu i zdefiniowanego w specyfikacji.
Artykuł 151
Rażąco niskie oferty
(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia oferty wydają się rażąco niskie, instytucja zamawiająca zobowiązana jest przed odrzuceniem takich ofert wyłącznie na tej podstawie zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów dotyczących tych elementów oferty, które uważa za istotne, oraz zweryfikować te elementy po należytym wysłuchaniu stron i uwzględnieniu otrzymanych wyjaśnień. Wyjaśnienia te mogą dotyczyć w szczególności przestrzegania przepisów z zakresu ochrony zatrudnienia i warunków pracy obowiązujących w miejscu wykonywania robót budowlanych, świadczenia usług lub realizacji dostaw.
Instytucja zamawiająca może w szczególności wziąć pod uwagę wyjaśnienia odnoszące się do:
a)
ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metod budowy;
b)
wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;
c)
oryginalności oferty.
2. Jeżeli instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest rażąco niska w wyniku udzielonej pomocy państwa, może ona odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie jedynie w przypadku, gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym terminie ustalonym przez instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami i decyzjami określonymi w unijnych przepisach w sprawie pomocy państwa.
Artykuł 152
Terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające określają w dniach kalendarzowych sztywne i bezwzględnie obowiązujące terminy składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału. Terminy są wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert, biorąc w szczególności pod uwagę złożoność zamówienia, potrzebę złożenia wizyty na miejscu lub zapoznania się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji.
2. W procedurach otwartych, w przypadku zamówień o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 52 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.
3. W procedurach ograniczonych, w przypadku korzystania z dialogu konkurencyjnego, o którym mowa w art. 132, oraz w procedurach negocjacyjnych z ogłoszeniem, w przypadku zamówień o wartości przekraczającej progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału jest nie krótszy niż 37 dni od dnia, w którym wysłano ogłoszenie o zamówieniu.
W procedurach ograniczonych, w odniesieniu do zamówień o wartości równej progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub wyższej, termin składania ofert jest nie krótszy niż 40 dni od dnia, w którym wysłano zaproszenia do składania ofert.
Jednak w procedurach po zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania, o których mowa w art. 136 ust. 1, termin składania ofert:
a)
w przypadku procedury, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. a) i art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (i), jest nie krótszy niż 21 dni od dnia, w którym wysłano zaproszenie do składania ofert;
b)
w przypadku procedury dwuetapowej, o której mowa w art. 136 ust. 3 lit. b) ppkt (ii), jest nie krótszy niż 10 dni w odniesieniu do wniosków o dopuszczenie do udziału i nie krótszy niż 21 dni w odniesieniu do ofert.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające, zgodnie z art. 123 ust. 2, przesłały do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne lub same opublikowały wstępne ogłoszenie informacyjne w swoim profilu nabywcy w odniesieniu do zamówień, których wartość przekracza progi określone w art. 170 ust. 1, termin składania ofert może co do zasady zostać skrócony do 36 dni, ale w żadnych okolicznościach nie może on być krótszy niż 22 dni od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do składania ofert.
Skrócenie terminów, o których mowa w akapicie pierwszym, możliwe jest tylko wówczas, gdy wstępne ogłoszenie informacyjne spełnia następujące warunki:
a)
zawiera wszelkie informacje wymagane w ogłoszeniu o zamówieniu, o ile informacje te są dostępne w chwili publikacji ogłoszenia;
b)
zostało wysłane do publikacji nie mniej niż 52 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed datą wysłania ogłoszenia o zamówieniu.
5. Terminy składania ofert mogą zostać skrócone o pięć dni, jeżeli od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do wyrażenia zainteresowania zapewniony jest nieograniczony i bezpośredni dostęp drogą elektroniczną do wszystkich dokumentów składających się na zaproszenie do składania ofert.
Artykuł 153
Okres dostępu do dokumentacji przetargowej
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Pod warunkiem że wniosek został złożony we właściwym czasie przed upływem terminu składania ofert, specyfikacja lub dokumenty opisowe z procedury, o której mowa w art. 132, a także dokumenty dodatkowe przesyłane są w ciągu pięciu dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, z zastrzeżeniem przepisów ust. 4, do wszystkich podmiotów gospodarczych, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dokumentów złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.
2. Pod warunkiem że wniosek został złożony w odpowiednim czasie przed upływem terminu składania ofert, dodatkowe informacje odnoszące się do specyfikacji, dokumentów opisowych lub dokumentów dodatkowych, przekazywane są równocześnie wszystkim podmiotom gospodarczym, które wystąpiły o przekazanie specyfikacji lub wyraziły zainteresowanie udziałem w dialogu lub złożeniem oferty, najwcześniej jak to możliwe i nie później niż sześć dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert lub w przypadku wniosków o informacje otrzymanych mniej niż osiem dni kalendarzowych przed upływem terminu składania ofert - najwcześniej jak to możliwe po otrzymaniu wniosku. Instytucje zamawiające nie są zobowiązane do odpowiedzi na wnioski o przekazanie dodatkowych informacji złożone mniej niż pięć dni roboczych przed upływem terminu składania ofert.
3. Jeżeli, niezależnie od przyczyny, specyfikacja i dodatkowe dokumenty lub informacje nie mogą zostać przekazane w terminach określonych w ust. 1 i 2 niniejszego artykułu lub jeżeli oferty mogą zostać złożone dopiero po wizycie na miejscu lub po zapoznaniu się na miejscu z dokumentami załączonymi do specyfikacji, terminy składania ofert, o których mowa w art. 152, zostają przedłużone w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się ze wszystkimi informacjami niezbędnymi do przygotowania ofert. Przedłużenie to jest we właściwy sposób ogłaszane, zgodnie z zasadami określonymi w art. 123-126.
4. Jeżeli w procedurze otwartej, w tym w dynamicznych systemach zakupów, o których mowa w art. 131, całe zaproszenie do składania ofert i wszystkie dokumenty dodatkowe są dostępne w sposób nieograniczony, bezpośredni i pełny drogą elektroniczną, przepisy ust. 1 niniejszego artykułu nie mają zastosowania. Ogłoszenie o zamówieniu, o którym mowa w art. 123 ust. 3, zawiera wówczas adres strony internetowej, na której dokumenty są udostępnione.
Artykuł 154
Terminy mające zastosowanie w przypadkach pilnych
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli ze względu na należycie uzasadnioną pilną potrzebę nie mogą być zachowane minimalne terminy ustanowione w art. 152 ust. 3 w odniesieniu do procedur ograniczonych i procedur negocjacyjnych z publikacją ogłoszenia, instytucje zamawiające mogą ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach kalendarzowych:
a)
termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału wynoszący nie mniej niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu lub nie mniej niż 10 dni, jeżeli ogłoszenie jest przesyłane do Urzędu Publikacji drogą elektroniczną;
b)
termin składania ofert wynoszący nie mniej niż 10 dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.
2. W procedurach ograniczonych i przyspieszonych procedurach negocjacyjnych dodatkowe informacje dotyczące specyfikacji są przekazywane wszystkim kandydatom lub oferentom nie później niż cztery dni kalendarzowe przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony we właściwym czasie.
Artykuł 155
Metody komunikacji
(Artykuł 111 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału są określane przez instytucję zamawiającą, która może wybrać wyłączny sposób składania ofert lub wniosków. Oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być składane w formie listownej lub drogą elektroniczną. Wnioski o dopuszczenie do udziału mogą być również składane za pośrednictwem faksu.
Wybrane środki komunikacji są powszechnie dostępne i nie mogą powodować ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każda złożona oferta i każdy złożony wniosek zawiera wszelkie informacje niezbędne do jej lub jego oceny;
b)
integralność danych zostaje zachowana;
c)
poufność ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału zostaje zachowana, a instytucje zamawiające zapoznają się z tymi ofertami i wnioskami o dopuszczenie do udziału dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie;
d)
dane osobowe są chronione zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
W razie gdy potrzebny jest dowód prawny, instytucje zamawiające mogą zażądać, by wnioski o dopuszczenie do udziału składane za pośrednictwem faksu były potwierdzone w formie listownej lub drogą elektroniczną możliwie jak najszybciej, a w każdym razie przed nieprzekraczalnym terminem określonym w art. 152.
2. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, wykorzystywane narzędzia, a także ich właściwości techniczne mają charakter niedyskryminacyjny, są powszechnie dostępne, kompatybilne z ogólnie stosowanymi technologiami informacyjno-komunikacyjnymi oraz nie powodują ograniczenia dostępu podmiotów gospodarczych do procedury udzielania zamówień.
3. Z wyjątkiem zamówień o wartości poniżej progu określonego w art. 170 ust. 1, urządzenia do elektronicznego przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału gwarantują, poprzez środki techniczne i odpowiednie procedury, że:
a)
tożsamość podmiotu gospodarczego może być potwierdzona w sposób pewny;
b)
możliwe jest precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału;
c)
możliwe jest w praktyce dopilnowanie, aby przed upływem określonych terminów nikt nie uzyskał dostępu do danych przesyłanych zgodnie z tymi wymaganiami;
d)
jeżeli zakaz dostępu zostanie złamany, możliwe jest w praktyce zapewnienie oczywistego wykrycia takiego naruszenia;
e)
jedynie osoby uprawnione mogą ustalać lub zmieniać daty otwarcia przesłanych danych;
f)
podczas poszczególnych etapów procedury udzielania zamówień dostęp do całości lub części przedłożonych danych musi być możliwy jedynie w wyniku równoczesnego podjęcia działań przez osoby uprawnione;
g)
równoczesne podjęcie działań przez osoby uprawnione musi zapewniać dostęp do danych przesłanych wyłącznie po określonej dacie;
h)
dane otrzymane i otwarte zgodnie z tymi wymaganiami muszą pozostać dostępne wyłącznie dla osób uprawnionych do zapoznania się z nimi.
4. W przypadku gdy instytucja zamawiająca zezwala na składanie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału drogą elektroniczną, przyjmuje się, że dokumenty elektroniczne przedłożone za pośrednictwem tego systemu są oryginałami oraz że zostały podpisane przez uprawnionego przedstawiciela podmiotu gospodarczego.
5. W przypadku gdy składanie ofert lub wniosków odbywa się w formie listownej, oferenci lub kandydaci mogą składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału:
a)
albo za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej; w takim przypadku w zaproszeniu do składania ofert określa się, że decyduje data wysyłki, stempla pocztowego lub dowodu nadania;
b)
albo dostarczając do siedziby instytucji osobiście lub przez pośrednika; w takim przypadku w zaproszeniu do składania ofert określa się, poza informacjami, o których mowa w art. 138 ust. 2 lit. a), departament, do którego oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału mają być dostarczane, za pokwitowaniem odbioru opatrzonym datą i podpisem.
6. W celu zachowania poufności i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych w formie listownej zaproszenie do składania ofert zawiera następujący zapis:
Oferta musi zostać złożona w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na kopercie wewnętrznej musi być umieszczony, oprócz nazwy departamentu, będącego adresatem, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, napis: „Zaproszenie do składania ofert - nie otwierać przy rozdzielaniu poczty”. W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą one być zaklejone taśmą samoprzylepną, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie.
Artykuł 156
Wadium
(Artykuł 111 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, które wnosi się zgodnie z art. 163, stanowiącego 1-2 % całkowitej wartości zamówienia.
Wadium jest zwracane w momencie udzielenia zamówienia. Jeżeli oferta nie zostanie złożona w określonym terminie lub jeżeli złożona oferta zostaje następnie wycofana, wadium zostaje zatrzymane.
Artykuł 157
Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które spełniają wymogi art. 155, zostają otwarte.
2. W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza próg ustanowiony w art. 137 ust. 1, właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do otwierania ofert.
Komisja otwierająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego. W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, w których nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję otwierającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji otwierającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter procedury udzielania zamówień.
3. W przypadku ofert składanych drogą pocztową jeden lub kilku członków komisji otwierającej parafuje dokumenty, potwierdzając datę i godzinę wysyłki każdej oferty.
Parafują oni również:
a)
albo każdą stronę każdej oferty;
b)
albo okładkę i strony zawierające szczegółowe dane finansowe każdej oferty, przy czym integralność pierwotnej oferty jest zagwarantowana za pomocą wszelkich odpowiednich środków stosowanych przez departament, który jest niezależny od departamentu zatwierdzającego, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2 akapit drugi.
W przypadku gdy zamówienie udzielane jest w drodze automatycznej procedury udzielania zamówień zgodnie z art. 149 ust. 1 lit. a), ceny podane w ofertach spełniających wymogi są podawane do wiadomości publicznej.
Członkowie komisji podpisują pisemny protokół otwarcia otrzymanych ofert, w którym wymienia się oferty, które spełniają wymogi zawarte w art. 155, oraz oferty, które ich nie spełniają, oraz podaje się podstawy odrzucenia za brak zgodności przez odniesienie do metod składania ofert, o których mowa w art. 155. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.
Artykuł 158
Komisja oceniająca oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału
(Artykuł 111 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które uznano za zgodne z wymogami zawartymi w art. 155, są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą, utworzoną dla każdego z dwóch etapów, odpowiednio, na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia i wyboru oraz kryteriów udzielania zamówień.
Komisję powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający, aby wydawała ona opinie doradcze w sprawie zamówień, których wartość przekracza próg, o którym mowa w art. 137 ust. 1.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może jednak zdecydować, że komisja oceniająca będzie oceniać i klasyfikować oferty jedynie według kryteriów udzielania zamówień, a ocena ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru zostanie dokonana przy użyciu innych właściwych środków gwarantujących brak konfliktu interesów.
2. Komisja oceniająca składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych, z których co najmniej jedna nie podlega właściwemu urzędnikowi zatwierdzającemu. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez te osoby z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72, lub pojedynczych jednostek w państwie członkowskim, jeśli nie ma odrębnych struktur, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
Komisja oceniająca może składać się z tych samych członków co komisja otwierająca oferty.
Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień komisję oceniającą powołuje właściwy urzędnik zatwierdzający z instytucji odpowiedzialnej za daną procedurę udzielania zamówień. Skład takiej komisji oceniającej w miarę możliwości odzwierciedla międzyinstytucjonalny charakter danej procedury udzielania zamówień.
3. Wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty, które nie spełniają wszystkich istotnych wymogów określonych w dokumentacji przetargowej, są odrzucane.
Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie w wyznaczonym przez nią terminie dodatkowych materiałów lub objaśnień do dokumentów potwierdzających, złożonych w związku z kryteriami wykluczenia i wyboru.
Wnioski o dopuszczenie do udziału oraz oferty, które nie są wykluczone i spełniają kryteria wyboru, uznaje się za dopuszczalne.
4. W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca żąda wszelkich istotnych informacji dotyczących zawartości oferty.
Artykuł 159
Wyniki oceny
(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)
1. Sporządza się opatrzony datą pisemny protokół oceny i klasyfikacji wniosków o dopuszczenie do udziału i ofert, które uznano za spełniające wymogi.
Pisemny protokół podpisują wszyscy członkowie komisji oceniającej. Protokół można podpisać w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednią identyfikację osoby składającej podpis.
W przypadku gdy komisji oceniającej nie upoważniono do weryfikacji ofert pod kątem kryteriów wykluczenia i wyboru, pisemny protokół podpisują także osoby, które zostały do tego upoważnione przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. Pisemny protokół jest przechowywany do wglądu.
2. Pisemny protokół, o którym mowa w ust. 1, zawiera co najmniej:
a)
nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy kandydatów lub oferentów dopuszczonych do oceny oraz powody ich wyboru;
d)
przyczyny odrzucenia ofert uznanych za rażąco niskie;
e)
imiona i nazwiska lub nazwy proponowanych kandydatów lub wykonawców i przyczyny takiego wyboru oraz część zamówienia lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, jeżeli jest ona znana.
3. Instytucja zamawiająca podejmuje następnie decyzję, podając co najmniej następujące informacje:
a)
nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość zamówienia, lub przedmiot i maksymalną wartość umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy kandydatów lub oferentów dopuszczonych do oceny oraz powody ich wyboru;
d)
przyczyny odrzucenia ofert uznanych za rażąco niskie;
e)
imiona i nazwiska lub nazwy wybranych kandydatów lub wykonawców oraz przyczyny takiego wyboru, przez odniesienie do ogłoszonych z wyprzedzeniem kryteriów wyboru i udzielania zamówień, oraz część zamówienia lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, jeżeli jest ona znana;
f)
w przypadku procedur negocjacyjnych i dialogu konkurencyjnego - okoliczności, o których mowa w art. 132, 134, 135, 266, 268, 270 i 271, które uzasadniają ich zastosowanie;
g)
w stosownych przypadkach przyczyny, dla których instytucja zamawiająca podjęła decyzję o nieudzieleniu zamówienia.
W przypadku międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień decyzję, o której mowa w akapicie pierwszym, podejmuje instytucja zamawiająca odpowiedzialna za procedurę udzielania zamówień.
Artykuł 160
Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami
(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)
1. Kontakty między instytucją zamawiającą i oferentami w trakcie procedury udzielania zamówień mogą mieć miejsce, w drodze wyjątku, na warunkach określonych w ust. 2 i 3.
2. Przed upływem terminu składania ofert, w kwestii dodatkowych dokumentów i informacji, o których mowa w art. 153, instytucja zamawiająca może:
a)
na wniosek oferentów przekazać dodatkowe informacje wyłącznie w celu wyjaśnienia charakteru zamówienia; informacje takie przekazywane są tego samego dnia wszystkim oferentom, którzy wystąpili z wnioskiem o przekazanie specyfikacji;
b)
z własnej inicjatywy, jeżeli wykryje błąd, brak dokładności, pominięcie lub inny rodzaj błędu pisarskiego w tekście ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do składania ofert lub specyfikacji, powiadomić o tym fakcie zainteresowane osoby tego samego dnia i w identyczny sposób, jaki miał zastosowanie do pierwotnego zaproszenia do składania ofert.
3. Jeżeli po otwarciu ofert wymagane są pewne wyjaśnienia w związku z ofertą lub jeżeli oczywiste błędy pisarskie w ofercie wymagają skorygowania, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem; taki kontakt nie może jednak prowadzić do jakiejkolwiek zmiany warunków oferty.
4. W każdym przypadku nawiązania kontaktu oraz w należycie uzasadnionych przypadkach nienawiązania kontaktu, o których mowa w art. 96 rozporządzenia finansowego, odnotowuje się ten fakt w aktach dotyczących procedury.
Artykuł 161
Informacje dla kandydatów i oferentów
(Artykuły 113, 114 i 118 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające najszybciej jak to możliwe zawiadamiają kandydatów i oferentów o podjętych decyzjach dotyczących udzielenia zamówienia, zawarcia umowy ramowej lub dopuszczenia do dynamicznego systemu zakupów, w tym także o powodach ewentualnej decyzji o nieudzieleniu zamówienia, niezawarciu umowy ramowej lub o nieustanowieniu dynamicznego systemu zakupów, będących przedmiotem przetargu konkurencyjnego, lub też o ponownym rozpoczęciu procedury.
2. Instytucja zamawiająca przekazuje informacje przewidziane w art. 113 ust. 2 rozporządzenia finansowego nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania pisemnego wniosku.
3. W przypadku zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek, o wartości równej progom, o których mowa w art. 170 ust. 1, bądź wyższej i niewykluczonych z zakresu dyrektywy 2004/18/WE, instytucja zamawiająca jednocześnie i indywidualnie zawiadamia drogą elektroniczną wszystkich niewybranych oferentów lub kandydatów, że ich wnioski bądź oferty nie zostały przyjęte, przy czym dopełnia ona tego obowiązku:
a)
w przypadku procedury udzielania zamówień organizowanej w dwóch oddzielnych etapach - wkrótce po podjęciu decyzji na podstawie kryteriów wykluczenia i wyboru, ale przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia;
b)
w odniesieniu do decyzji o udzieleniu zamówienia i decyzji o odrzuceniu ofert - najszybciej jak to możliwie, a najpóźniej w ciągu tygodnia następującego po podjęciu decyzji o udzieleniu zamówienia.
W każdym przypadku instytucja zamawiająca podaje powody, dla których oferta lub wniosek nie zostały przyjęte, i wskazuje na dostępne środki ochrony prawnej.
Niewybrani oferenci lub kandydaci mogą zwrócić się z pisemnym wnioskiem o dodatkowe informacje na temat przyczyn odrzucenia ich oferty lub wniosku, przesłanym listem, faksem lub pocztą elektroniczną, a wszyscy wybrani oferenci, których oferty nie zostały wyeliminowane, mogą uzyskać informacje o ogólnych danych oraz zaletach oferty, którą przyjęto, oraz imieniu i nazwisku lub nazwie zwycięskiego oferenta, nie naruszając przepisów art. 113 ust. 2 akapit drugi rozporządzenia finansowego. Instytucje zamawiające udzielają odpowiedzi nie później niż w terminie piętnastu dni kalendarzowych od dnia otrzymania wniosku.
Artykuł 162
Podpisanie umowy
(Artykuł 113 i 118 rozporządzenia finansowego)
Wykonywanie zamówienia nie może rozpocząć się przed podpisaniem umowy.
Sekcja 4
Zabezpieczenia i działania naprawcze
Artykuł 163
Zabezpieczenia
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy wykonawcy są zobowiązani do uprzedniego złożenia zabezpieczenia, musi ono opiewać na taką kwotę i obejmować taki okres, które wystarczają do jego uruchomienia.
2. Zabezpieczenie wystawia bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ono zostać zastąpione solidarną gwarancją osoby trzeciej, jeśli wyrazi na to zgodę instytucja zamawiająca.
Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.
Jego skutkiem jest udzielenie przez bank lub instytucję finansową lub osobę trzecią nieodwołalnego zabezpieczenia, lub występowanie przez te podmioty lub osoby w charakterze odpowiadającego w pierwszej kolejności poręczyciela zobowiązań wykonawcy.
Artykuł 164
Zabezpieczenie należytego wykonania
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. Aby zapewnić całkowite wykonanie robót budowlanych, realizację dostaw lub świadczenie usług oraz w przypadku gdy zgodnie z warunkami umowy odbioru końcowego nie można dokonać po płatności końcowej, w poszczególnych przypadkach i w oparciu o wstępną analizę ryzyka urzędnik zatwierdzający może zażądać zabezpieczenia należytego wykonania.
2. Zabezpieczenie odpowiadające 10 % całkowitej wartości zamówienia może być utworzone z odliczeń od dokonywanych płatności.
Może być ono zastąpione kwotą potrąconą od płatności końcowej, w celu utworzenia zabezpieczenia do momentu końcowego odbioru usług, dostaw lub robót budowlanych. Kwota jest ustalana przez urzędnika zatwierdzającego i jest proporcjonalna do ryzyka stwierdzonego w odniesieniu do wykonania umowy, z uwzględnieniem jej przedmiotu oraz zwykle stosowanych warunków handlowych obowiązujących w danym sektorze.
Warunki takiego zabezpieczenia ogłasza się w dokumentacji przetargowej.
3. Po końcowym odbiorze robót budowlanych, usług lub dostaw zabezpieczenia są zwalniane zgodnie z warunkami umowy.
Artykuł 165
Zabezpieczenia płatności zaliczkowych
(Artykuł 115 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucja zamawiająca, stwierdziwszy konieczność płatności zaliczkowych, przed rozpoczęciem procedury udzielania zamówień ocenia ryzyko związane z płatnościami zaliczkowymi ze szczególnym uwzględnieniem następujących kryteriów:
a)
wartości szacunkowej zamówienia;
b)
jego przedmiotu;
c)
jego okresu trwania oraz tempa;
d)
struktury rynku.
2. Zabezpieczenie jest wymagane w zamian za płatność zaliczki w przypadku, o którym mowa w art. 146 ust. 6 akapit drugi, lub gdy zdecyduje o tym urzędnik zatwierdzający na mocy ust. 1 niniejszego artykułu.
Zabezpieczenie nie jest wymagane w odniesieniu do zamówień o niskiej wartości, o których mowa w art. 137 ust. 1.
Zabezpieczenie jest zwalniane po odliczeniu płatności zaliczkowych od płatności okresowych lub płatności sald dokonanych na rzecz wykonawcy, zgodnie z warunkami umowy.
Artykuł 166
Zawieszenie w przypadku błędów lub nieprawidłowości
(Artykuł 116 rozporządzenia finansowego)
1. Umowy mogą zostać zawieszone na mocy art. 116 rozporządzenia finansowego w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie umowy zostaje jak najszybciej wznowione.
2. Przez istotny błąd lub nieprawidłowość rozumie się wszelkie naruszenie przepisów umowy lub rozporządzenia, wynikające z działania lub zaniechania, które powoduje lub może powodować stratę dla budżetu Unii.
ROZDZIAŁ 2
Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje unijne na własny rachunek
Artykuł 167
Określenie odpowiednich poziomów do obliczania progów
(Artykuł 117 i 118 rozporządzenia finansowego)
Każdy delegowany lub subdelegowany urzędnik zatwierdzający w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 118 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.
Artykuł 168
Zamówienia odrębne i zamówienia dzielone na części
(Artykuły 104 i 118 rozporządzenia finansowego)
1. Wartość szacunkowa zamówienia nie może być ustalona w celu uniknięcia wymogów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu; zamówienie nie może też zostać w tym celu podzielone.
Tam gdzie jest to właściwe, wykonalne technicznie i opłacalne, zamówienia o wartości równej progom określonym w art. 170 ust. 1 bądź wyższej udzielane są jednocześnie w postaci odrębnych części.
2. W przypadku gdy przedmiot zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane jest podzielony na kilka części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego zamówienia, w ogólnej ocenie stosowanego progu uwzględniana jest łączna wartość wszystkich części.
W przypadku gdy łączna wartość wszystkich części jest równa progom ustanowionym w art. 170 ust. 1 lub je przekracza, przepisy art. 97 ust. 1 i art. 104 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego mają zastosowanie do każdej z tych części.
3. W przypadku gdy zamówienie ma zostać udzielone w postaci odrębnych części, oferty oceniane są oddzielnie dla każdej części. Jeśli temu samemu oferentowi udzielono zamówienia na kilka części, można podpisać jedną umowę obejmującą wszystkie te części zamówienia.
Artykuł 169
Zasady szacowania wartości niektórych zamówień
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby obliczenia szacunkowej kwoty zamówienia instytucja zamawiająca uwzględnia całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy.
W przypadku gdy zamówienie dopuszcza składanie ofert wariantowych lub odnowienie zamówienia, podstawą obliczenia jest maksymalna dopuszczalna kwota, z uwzględnieniem wykorzystania klauzuli dotyczącej wariantów i odnowienia.
Obliczenie jest dokonywane na etapie wysyłki ogłoszenia o zamówieniu lub, jeżeli takie ogłoszenie nie jest przewidywane, w chwili rozpoczęcia procedury udzielania zamówień przez instytucję zamawiającą.
2. Przy umowach ramowych i dynamicznych systemach zakupów uwzględniana jest maksymalna wartość wszystkich zamówień przewidywanych w całym okresie obowiązywania umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów.
3. W odniesieniu do zamówień na usługi uwzględnia się:
a)
w przypadku usług ubezpieczeniowych - należną składkę i inne formy wynagrodzenia;
b)
w przypadku usług bankowych lub finansowych - opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;
c)
w przypadku zamówień obejmujących projekty - opłaty, prowizje i inne rodzaje wynagrodzenia.
4. W przypadku zamówień na usługi, w których nie określa się całkowitej ceny, lub zamówień na dostawy dotyczących leasingu, najmu lub kupna na raty produktów, wartość, jaką uwzględnia się jako podstawę do obliczania wartości szacunkowej, to:
a)
w przypadku zamówień o ustalonym terminie:
(i)
jeżeli termin ten wynosi czterdzieści osiem miesięcy lub mniej w przypadku usług lub dwanaście miesięcy lub mniej w przypadku dostaw - całkowita wartość zamówienia przez okres jego trwania;
(ii)
jeżeli termin ten wynosi więcej niż dwanaście miesięcy w przypadku dostaw - całkowita wartość, włączając szacowaną wartość końcową;
b)
w przypadku zamówień na czas nieokreślony lub w przypadku usług na okres przekraczający czterdzieści osiem miesięcy - wartość miesięczna pomnożona przez czterdzieści osiem.
5. W przypadku zamówień na usługi lub dostawy udzielanych regularnie lub podlegających powtórzeniu w oznaczonym czasie, wartość zamówienia ustala się na podstawie:
a)
rzeczywistej łącznej wartości podobnych zamówień na te same rodzaje usług lub produkty, udzielonych w poprzednim roku budżetowym lub w ciągu poprzednich dwunastu miesięcy, skorygowanej, jeżeli jest to możliwe, o przewidywane zmiany w ilości lub wartości w ciągu dwunastu miesięcy następujących po pierwotnym zamówieniu; albo
b)
szacunkowej łącznej wartości kolejnych zamówień udzielonych w ciągu dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi lub pierwszej dostawy, względnie w czasie trwania zamówienia, jeżeli jest on dłuższy niż dwanaście miesięcy.
6. W przypadku zamówień na roboty budowlane uwzględnia się nie tylko wartość robót, ale również szacunkową całkowitą wartość dostaw niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.
Artykuł 170
Progi na potrzeby stosowania procedur na podstawie dyrektywy 2004/18/WE
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Progi, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w dyrektywie 2004/18/WE odpowiednio dla zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane.
2. Terminy, o których mowa w art. 118 rozporządzenia finansowego, są określone w art. 152, 153 i 154.
Artykuł 171
Okres zawieszenia przed podpisaniem umowy
(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucja zamawiająca podpisuje ze zwycięskim oferentem umowę bądź umowę ramową, które są objęte dyrektywą 2004/18/WE, nie wcześniej niż po upływie 14 dni kalendarzowych.
Termin ten biegnie:
a)
od dnia następującego po dniu równoczesnego przesłania powiadomień zwycięskim i niewybranym oferentom; albo
b)
od dnia następującego po dniu, w którym ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, o którym mowa w art. 123, zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, w przypadku gdy udzielenie zamówienia lub zawarcie umowy ramowej odbyło się w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu.
W przypadkach gdy wysyłka, o której mowa w lit. a) drugiego akapitu, odbywa się przy użyciu faksu lub środków elektronicznych, okres zawieszenia wynosi 10 dni kalendarzowych.
W razie konieczności instytucja zamawiająca może zawiesić podpisanie umowy w celu przeprowadzenia dodatkowej analizy, jeżeli uzasadniają to wnioski lub uwagi przekazane przez niewybranych albo poszkodowanych oferentów lub kandydatów bądź jakiekolwiek inne otrzymane przez nią odnośne informacje. Wnioski lub uwagi oraz wszelkie informacje muszą wpłynąć w terminie określonym w akapicie pierwszym. W przypadku zawieszenia podpisania umowy wszyscy kandydaci lub oferenci są zawiadamiani w terminie trzech dni roboczych od dnia decyzji o zawieszeniu.
Wszystkie umowy podpisane przed upływem terminu określonego w akapicie pierwszym uznaje się za nieważne, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w ust. 2.
W przypadku gdy zamówienie nie może zostać udzielone przewidzianemu zwycięskiemu oferentowi lub gdy z takim oferentem nie może zostać zawarta umowa ramowa, instytucja zamawiająca może udzielić zamówienia oferentowi, który jest na następnym miejscu w klasyfikacji, lub zawrzeć z nim umowę ramową.
2. Termin określony w ust. 1 nie ma zastosowania:
a)
w przypadku procedur otwartych, ograniczonych lub negocjacyjnych po ogłoszeniu, w toku których wpłynęła tylko jedna oferta;
b)
w przypadku umów szczegółowych opartych na umowach ramowych;
c)
w przypadku procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 134 ust. 1 lit. c), art. 134 ust. 1 lit. g) ppkt (iii), art. 134 ust. 1 lit. h) oraz art. 134 ust. 1 lit. j).
Artykuł 172
Dowody wymagane do dopuszczenia do udziału w zamówieniach
(Artykuł 119 rozporządzenia finansowego)
Specyfikacje nakładają na oferentów obowiązek wskazania państwa, w którym mają oni swoją główną siedzibę lub w którym zamieszkują, oraz przedstawienia dowodów na poparcie tych informacji zwykle dopuszczalnych na podstawie prawa ich państwa.
TYTUŁ VI
DOTACJE
ROZDZIAŁ 1
Zakres i formy dotacji
Artykuł 173
Składki
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Składki, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego, to kwoty wpłacane na rzecz organów, których Unia jest członkiem, zgodnie z decyzjami budżetowymi oraz warunkami płatności określonymi przez dany organ.
Artykuł 174
Umowa o udzielenie dotacji i decyzja o udzieleniu dotacji
(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje udzielane są na podstawie decyzji lub pisemnej umowy.
2. Przy określaniu rodzaju instrumentu prawnego, który ma zostać użyty, uwzględnia się następujące czynniki:
a)
lokalizacja beneficjenta w Unii Europejskiej lub poza nią;
b)
stopień złożoności i standaryzacji przedmiotu finansowanych działań lub programów prac.
Artykuł 175
Wydatki na członków instytucji
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Wydatki na członków instytucji, o których mowa w art. 121 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują wkłady na rzecz stowarzyszeń byłych i obecnych posłów do Parlamentu Europejskiego. Wkłady te wykorzystywane są zgodnie z wewnętrznymi przepisami administracyjnymi Parlamentu Europejskiego.
Artykuł 176
Działania, na które mogą być udzielane dotacje
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Działania, na które mogą być udzielane dotacje w rozumieniu art. 121 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.
Żadne działanie nie może zostać podzielone na różne działania w celu obejścia zasad finansowania ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 177
Organy dążące do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
Organ dążący do osiągnięcia celu leżącego w ogólnym interesie Unii to:
a)
organ zaangażowany w dziedzinie edukacji, szkolenia, informacji, innowacji lub badań i studiów nad polityką europejską, we wszelkie działania na rzecz promowania obywatelstwa lub praw człowieka, lub też europejski organ normalizacyjny;
b)
podmiot reprezentujący organy nienastawione na zysk, działające w państwach członkowskich, krajach kandydujących lub potencjalnych krajach kandydujących oraz promujący zasady i polityki zgodne z celami Traktatów.
Artykuł 178
Partnerstwo
(Artykuł 121 rozporządzenia finansowego)
1. Poszczególne dotacje na działania i na działalność mogą stanowić część partnerstwa.
2. Partnerstwo może zostać ustanowione jako mechanizm długoterminowej współpracy pomiędzy Komisją i beneficjentami dotacji. Może ono przybrać formę umowy lub decyzji ramowej o partnerstwie.
Umowa lub decyzja ramowa o partnerstwie określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu prac, procedurę udzielania poszczególnych dotacji, zgodnie z zasadami i przepisami proceduralnymi zawartymi w niniejszym tytule, oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie poszczególnych umów lub decyzji.
Czas trwania partnerstwa nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przedmiotem partnerstwa.
Urzędnicy zatwierdzający nie mogą wykorzystywać umów bądź decyzji ramowych o partnerstwie w sposób nienależyty ani wykorzystywać ich w taki sposób, że ich cel lub skutek byłby sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równego traktowania wnioskodawców.
3. Partnerstwa traktowane są jak dotacje pod względem programowania, publikacji ex ante i udzielania.
4. Poszczególne dotacje oparte na umowach bądź decyzjach ramowych o partnerstwie udzielane są zgodnie z procedurami ustanowionymi w tych umowach bądź decyzjach oraz zgodnie z przepisami niniejszego tytułu.
Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 191.
Artykuł 179
Elektroniczne systemy wymiany informacji
(Artykuł 121 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Wszelka wymiana informacji z beneficjentami, w tym zawieranie umów o udzielenie dotacji, powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji oraz wszelkie ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez Komisję.
2. Systemy te spełniają następujące wymogi:
a)
dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;
d)
czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
3. Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w ust. 2 lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
Artykuł 180
Treść umów o udzielenie dotacji i decyzji o udzieleniu dotacji
(Artykuł 122 rozporządzenia finansowego)
1. W umowie o udzielenie dotacji określa się co najmniej:
a)
przedmiot;
b)
beneficjenta;
c)
czas trwania, mianowicie:
(i)
datę jej wejścia w życie;
(ii)
datę początkową i czas trwania działania lub rok budżetowy, na który przeznaczone są fundusze;
d)
maksymalną kwotę funduszy unijnych wyrażoną w euro oraz formę dotacji, uzupełnione w stosownych przypadkach o:
(i)
całkowite szacunkowe koszty kwalikowalne działania lub programu prac oraz stopę finansowania kosztów kwalifikowalnych;
(ii)
koszt jednostkowy, płatność ryczałtową lub stawkę zryczałtowaną, o których mowa w art. 123 lit. b), c) i d) rozporządzenia finansowego, o ile są one określone;
(iii)
połączenie elementów określonych w ppkt (i) i (ii) niniejszej litery;
e)
opis działania lub, w przypadku dotacji na działalność, opis programu prac zatwierdzonego na dany rok budżetowy przez urzędnika zatwierdzającego wraz z opisem spodziewanych wyników realizacji działania lub programu prac;
f)
warunki ogólne mające zastosowanie do wszystkich umów tego rodzaju, takie jak akceptacja przez beneficjenta kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy;
g)
szacowany budżet całkowity danego działania lub programu prac;
h)
w przypadku gdy realizacja działania wiąże się z zamówieniami - zasady, o których mowa w art. 209, lub zasady dotyczące zamówień, których beneficjent musi przestrzegać;
i)
obowiązki beneficjenta, w szczególności:
(i)
dotyczące należytego zarządzania finansami i składania sprawozdań z działalności i sprawozdań finansowych; w stosownych przypadkach ustanawia się cele pośrednie wymagające przedłożenia tych sprawozdań;
(ii)
w przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami - szczególne obowiązki ewentualnego koordynatora oraz pozostałych beneficjentów wobec koordynatora, jak również odpowiedzialność finansową beneficjentów za kwoty należne Komisji;
j)
ustalenia i terminy dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań i dokonywania płatności przez Komisję;
k)
w stosownych przypadkach - szczegółowe informacje dotyczące kwalifikowalnych kosztów działania lub zatwierdzonego programu prac, lub kosztów jednostkowych, płatności ryczałtowych bądź stawek zryczałtowanych, o których mowa w art. 123 rozporządzenia finansowego;
l)
przepisy dotyczące eksponowania informacji o wsparciu finansowym Unii, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków, gdy publiczna prezentacja informacji nie jest możliwa lub właściwa.
Ogólne warunki, o których mowa akapicie pierwszym w lit. f), określają co najmniej:
(i)
prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w umowie o udzielenie dotacji, jako prawo stosowane do umowy o udzielenie dotacji; odstępstwa są możliwe w umowach zawieranych z organizacjami międzynarodowymi;
(ii)
sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów.
2. Umowa o udzielenie dotacji może określać ustalenia dotyczące zawieszenia lub rozwiązania i odnośne terminy, zgodnie z art. 135 rozporządzenia finansowego.
3. W przypadkach, o których mowa w art. 178, umowa ramowa o partnerstwie bądź decyzja ramowa o partnerstwie określają informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a), b), lit. c) ppkt (i), lit. f), lit. h) -j) oraz lit. l) niniejszego artykułu.
Dana decyzja o udzieleniu dotacji bądź umowa o udzielenie dotacji zawiera informacje, o których mowa w ust. 1 akapit pierwszy lit. a)-e), lit. g) i k), oraz, tam gdzie to niezbędne, w ust. 1 akapit pierwszy lit. i).
4. Umowy o udzielenie dotacji mogą być zmieniane wyłącznie na piśmie. Takie zmiany, w tym zmiany, które mają na celu dodanie lub usunięcie beneficjenta, nie mogą mieć na celu dokonywania w umowach zmian, które podważałyby decyzję o udzieleniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów, ani też nie mogą skutkować wprowadzaniem takich zmian.
5. Przepisy ust. 1, 2, 3 i 4 stosują się z niezbędnymi zmianami do decyzji o udzieleniu dotacji.
Część informacji, o których mowa w ust. 1, może być zawarta w zaproszeniu do składania wniosków lub wszelkich powiązanych dokumentach, a nie w decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 181
Formy dotacji
(Artykuł 123 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje w formie, o jakiej mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, oblicza się na podstawie kosztów kwalifikowalnych faktycznie poniesionych przez beneficjenta z uwzględnieniem wstępnego szacunku budżetu złożonego wraz z wnioskiem oraz uwzględnionego w umowie o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.
2. Koszty jednostkowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, obejmują wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry poprzez odniesienie do stawki jednostkowej.
3. Płatności ryczałtowe, o których mowa w art. 123 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego, obejmują ogólnie wszystkie koszty kwalifikowalne lub pewne szczególne ich kategorie, które są ściśle określone z góry.
4. Finansowanie według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 123 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, obejmuje szczególne kategorie kosztów kwalifikowalnych, które są jasno określone z góry poprzez zastosowanie określonej wartości procentowej.
Artykuł 182
Płatności ryczałtowe, koszty jednostkowe i finansowanie według stawek zryczałtowanych
(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zezwolenie na stosowanie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, o którym mowa w art. 124 ust. 1 rozporządzenia finansowego, obowiązuje w trakcie trwania całego programu. Zezwolenie to można poddać weryfikacji, jeżeli potrzebne są istotne zmiany. Dane i kwoty są oceniane okresowo, a w stosownych przypadkach dokonuje się korekty płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.
W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami pułap, o którym mowa w art. 124 ust. 1 akapit drugi rozporządzenia finansowego, stosuje się do każdego beneficjenta.
2. Umowa o udzielenie dotacji bądź decyzja o udzieleniu dotacji zawiera wszelkie niezbędne postanowienia umożliwiające sprawdzenie, czy dotrzymano warunków dotyczących wypłaty dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych.
3. Wypłata dotacji na postawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych pozostaje bez uszczerbku dla prawa dostępu do dokumentacji ustawowej beneficjentów do celów przewidzianych w ust. 1 akapit pierwszy oraz w art. 137 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
4. Jeżeli kontrola przeprowadzona ex post wykaże, że nie doszło do zdarzenia generującego koszt i że dokonano nienależnej płatności na rzecz beneficjenta z tytułu dotacji na podstawie płatności ryczałtowych, kosztów jednostkowych lub finansowania według stawek zryczałtowanych, Komisja ma prawo do odzyskania nawet całej kwoty dotacji bez uszczerbku dla możliwości nałożenia kar, o których mowa w art. 109 rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 2
Zasady
Artykuł 183
Zasada współfinansowania
(Artykuł 125 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Zgodnie z zasadą współfinansowania zasoby konieczne do realizacji działania lub programu prac nie mogą pochodzić w całości z wkładu Unii.
Współfinansowanie może mieć postać zasobów własnych beneficjenta, przychodów wygenerowanych przez dane działanie lub program prac lub wkładów finansowych bądź rzeczowych od osób trzecich.
2. Wkłady rzeczowe oznaczają zasoby niefinansowe udostępniane beneficjentowi nieodpłatnie przez osoby trzecie.
Artykuł 184
Zasada braku zysku
(Artykuł 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
Wkłady finansowe od osób trzecich, które mogą zostać wykorzystane przez beneficjenta na pokrycie kosztów innych niż koszty kwalifikowalne na mocy dotacji unijnej, lub które nie są należne danej osobie trzeciej w przypadku ich niewykorzystania na koniec okresu realizacji działania lub programu prac, nie są uznawane za wkłady finansowe przeznaczone wyraźnie przez darczyńców na finansowanie kosztów kwalifikowalnych w rozumieniu art. 125 ust. 5 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 185
Dotacje o niskiej wartości
(Artykuł 125 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
Za dotacje o niskiej wartości uznaje się dotacje nieprzekraczające kwoty 60 000 EUR.
Artykuł 186
Pomoc techniczna
(Artykuł 101 i 125 rozporządzenia finansowego)
„Pomoc techniczna” oznacza działania w zakresie wsparcia i budowania potencjału niezbędne do realizacji programu lub działania, w szczególności działania przygotowawcze, działania w zakresie zarządzania, monitoringu, oceny, audytu i kontroli.
Artykuł 187
Koszty kwalifikowalne
(Artykuł 126 ust. 3 lit. c) rozporządzenia finansowego)
Podatek VAT jest uznawany za niepodlegający odzyskaniu na mocy mających zastosowanie przepisów krajowych o VAT, jeżeli zgodnie z przepisami krajowymi można go przypisać do któregoś z następujących działań:
a)
działań zwolnionych bez prawa do odliczenia;
b)
działań niepodlegających podatkowi VAT;
c)
działań, o których mowa w lit. a) lub b), w odniesieniu do których VAT nie podlega odliczeniu, lecz jest zwracany poprzez specjalne systemy zwrotu lub fundusze kompensacyjne nieprzewidziane dyrektywą 2006/112/WE, nawet jeżeli taki system lub fundusz jest ustanowiony przepisami krajowymi o VAT.
Podatek VAT dotyczący działań wymienionych w art. 13 ust. 2 dyrektywy 2006/112/WE uznaje się za zapłacony przez beneficjenta innego niż osoba niebędąca podatnikiem, zdefiniowana w art. 13 ust. 1 akapit pierwszy tej dyrektywy, bez względu na to, czy te działania są uważane przez dane państwo członkowskie za działania, które podejmują podmioty prawa publicznego działające w charakterze organów władzy publicznej.
Artykuł 188
Programowanie
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący dotacji jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na poświęconej dotacjom stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej do dnia 31 marca roku, w którym ma być wykonany.
W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram zaproszeń do składania wniosków wraz z szacowaną kwotą oraz maksymalną stopą współfinansowania
Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w przypadku dotacji na dany rok.
2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.
Artykuł 189
Treść zaproszeń do składania wniosków
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. W zaproszeniach do składania wniosków określa się:
a)
zamierzone cele;
b)
kryteria kwalifikowalności, wykluczenia, wyboru i udzielania, określone w art. 131 i 132 rozporządzenia finansowego, oraz odpowiednie dokumenty potwierdzające;
c)
warunki dotyczące finansowania przez Unię;
d)
tryb i ostateczny termin składania wniosków, planowany termin przekazania wszystkim wnioskodawcom informacji o wynikach oceny ich wniosków oraz orientacyjną datę podpisania umów o udzielenie dotacji lub powiadomienia o decyzjach o udzieleniu dotacji.
2. Zaproszenia do składania wniosków publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych oraz, oprócz publikacji na stronie internetowej, za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych beneficjentów. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zaproszeń do składania wniosków podlegają publikacji na tych samych warunkach, jakie obowiązują w przypadku zaproszeń do składania wniosków.
Artykuł 190
Wyjątki od zaproszeń do składania wniosków
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje mogą być udzielane bez zaproszenia do składania wniosków wyłącznie w następujących przypadkach:
a)
do celów pomocy humanitarnej oraz działań z zakresu ochrony ludności lub pomocy przeznaczonej na zarządzanie kryzysowe w rozumieniu ust. 2;
b)
w innych wyjątkowych i należycie uzasadnionych nagłych przypadkach;
c)
organom, które mają monopol faktyczny lub z mocy prawa, należycie uzasadniony w decyzji o udzieleniu dotacji;
d)
organom wskazanym jako beneficjenci dotacji w akcie podstawowym w rozumieniu art. 54 rozporządzenia finansowego lub organom wyznaczonym przez państwa członkowskie na ich odpowiedzialność, jeżeli te państwa członkowskie są wskazane w akcie podstawowym jako beneficjenci dotacji;
e)
w przypadku badań i rozwoju technologicznego - podmiotom określonym w programie prac, o którym mowa w art. 128 rozporządzenia finansowego, o ile akt podstawowy wyraźnie przewiduje taką możliwość oraz pod warunkiem że projekt nie wchodzi w zakres zaproszenia do składania wniosków;
f)
na działania o cechach szczególnych, wymagające szczególnego rodzaju podmiotu ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne, pod warunkiem że odnośne działania nie wchodzą w zakres zaproszenia do składania wniosków.
Przypadki, o których mowa w akapicie pierwszym lit. f), muszą być należycie uzasadnione w decyzji o udzieleniu dotacji.
2. Sytuacje kryzysowe w państwach trzecich rozumie się jako sytuacje stanowiące bezpośrednie lub zbliżające się zagrożenie, które może przerodzić się w konflikt zbrojny lub grozić destabilizacją kraju. Sytuacje kryzysowe rozumie się także jako sytuacje spowodowane przez klęski żywiołowe, kryzysy wywołane przez człowieka, takie jak wojny i inne konflikty lub okoliczności nadzwyczajne o porównywalnych skutkach, związane między innymi ze zmianą klimatu, degradacją środowiska, niedostatecznym dostępem do energii i zasobów naturalnych lub skrajnym ubóstwem.
Artykuł 191
Publikacja ex post
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje dotyczące dotacji udzielonych w trakcie roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.
2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:
a)
liczbę wnioskodawców w minionym roku;
b)
liczbę oraz odsetek wybranych wniosków w ramach każdego zaproszenia do składania wniosków;
c)
średni czas trwania procedury od dnia zamknięcia przyjmowania wniosków do dnia udzielenia dotacji;
d)
liczbę i kwotę dotacji, w przypadku których odstąpiono od obowiązku publikacji ex post w minionym roku zgodnie z art. 21 ust. 4.
Artykuł 192
Informacje dla wnioskodawców
(Artykuł 128 rozporządzenia finansowego)
Komisja dostarcza wnioskodawcom informacje oraz wskazówki poprzez:
a)
przyjęcie wspólnych standardów dla formularzy zgłoszeniowych dla podobnych rodzajów dotacji oraz poprzez monitorowanie rozmiaru i czytelności tych formularzy;
b)
dostarczanie informacji potencjalnym wnioskodawcom, w szczególności poprzez organizowanie seminariów i zapewnianie podręczników;
c)
bieżącą aktualizację danych dla beneficjentów w aktach dotyczących osób prawnych, o których mowa w art. 63.
Artykuł 193
Finansowanie z oddzielnych linii budżetowych
(Artykuł 129 rozporządzenia finansowego)
Działanie może być finansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez różnych właściwych urzędników zatwierdzających.
Artykuł 194
Moc wsteczna finansowania w szczególnie nagłych przypadkach i w sytuacjach zapobiegania konfliktom
(Artykuł 130 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z art. 130 ust. 1 rozporządzenia finansowego wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą złożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Unię wyłącznie przy spełnieniu następujących warunków:
a)
przyczyny tego rodzaju odstępstwa zostały należycie uzasadnione w decyzji w sprawie finansowania;
b)
w decyzji w sprawie finansowania i umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji wyraźnie określono, że termin rozpoczynający okres kwalifikowalności przypada przed terminem złożenia wniosków.
Artykuł 195
Składanie wniosków o udzielenie dotacji
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady składania wniosków o udzielenie dotacji są określane przez właściwego urzędnika zatwierdzającego, który może wybrać sposób ich złożenia. Wnioski o udzielenie dotacji mogą być składane listownie lub drogą elektroniczną.
Wybrane środki komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego i nie mogą powodować ograniczenia dostępu wnioskodawców do procedury udzielania dotacji.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każdy złożony wniosek zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;
b)
musi zostać zachowana integralność danych;
c)
musi zostać zachowana poufność wniosków;
d)
zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Do celów akapitu trzeciego lit. c) właściwy urzędnik zatwierdzający zapoznaje się z treścią wniosków dopiero po upływie terminu przewidzianego na ich składanie.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby wnioski składane drogą elektroniczną były podpisane zaawansowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (19).
2. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zezwala na składanie wniosków drogą elektroniczną, używane narzędzia, a także ich właściwości techniczne muszą mieć charakter niedyskryminacyjny, być powszechnie dostępne i kompatybilne z ogólnie stosowanymi produktami technologii informacyjno-komunikacyjnych. Informacje dotyczące specyfikacji niezbędnych do przedstawienia wniosków, w tym kodowania, są udostępniane wnioskodawcom.
Ponadto urządzenia do odbioru wniosków drogą elektroniczną muszą gwarantować bezpieczeństwo i poufność. Muszą one także gwarantować precyzyjne określenie dokładnego czasu i dnia otrzymania wniosków.
3. W przypadku przekazywania wniosków listownie, wnioskodawcy mogą je składać:
a)
za pośrednictwem poczty albo firmy kurierskiej; w tym przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się, że ważna jest data wysłania, stempla pocztowego lub dowodu nadania;
b)
dostarczając je do siedziby instytucji osobiście bądź przez przedstawiciela; w takim przypadku w zaproszeniu do składania wniosków określa się departament właściwy do przyjmowania wniosków i wydawania potwierdzenia odbioru opatrzonego podpisem i datą.
ROZDZIAŁ 3
Procedura udzielania dotacji
Artykuł 196
Treść wniosków o udzieleniu dotacji
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Wnioski składa się na formularzach sporządzanych zgodnie ze wspólnymi normami ustanowionymi na podstawie art. 192 lit. a), udostępnianymi przez właściwych urzędników zatwierdzających, i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.
Dokumenty potwierdzające, o których mowa w art. 131 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia finansowego, mogą obejmować między innymi rachunek zysków i strat, a także bilans za ostatni rok obrachunkowy, za który zamknięto rozliczenia.
2. Dochody i wydatki w szacowanym budżecie danego działania lub programu prac, załączonym do wniosku muszą znajdować się w równowadze, z uwzględnieniem rezerw na nieprzewidziane zdarzenia lub ewentualne zmiany kursowe, które mogą być dozwolone w należycie uzasadnionych przypadkach; określa się w nim także szacunkowe koszty kwalifikowalne działania lub programu prac.
3. Jeżeli wniosek dotyczy dotacji na działanie, których kwota przekracza 750 000 EUR, lub dotacji na działalność przekraczających 100 000 EUR, przedkłada się sprawozdanie z badania sporządzone przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego. Sprawozdanie takie zawiera poświadczenie sprawozdania rachunkowego za ostatni dostępny rok obrachunkowy.
Akapit pierwszy niniejszego ustępu stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do właściwego urzędnika zatwierdzającego w dowolnym roku budżetowym.
W przypadku umów między Komisją a kilkoma beneficjentami progi określone w akapicie pierwszym mają zastosowanie do każdego beneficjenta.
W przypadku partnerstw, o których mowa w art. 178, przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa musi zostać sporządzone sprawozdanie z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym niniejszego ustępu, obejmujące ostatnie dwa dostępne lata obrachunkowe.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od oceny ryzyka, zwolnić z obowiązku przedstawienia sprawozdania z badania, o którym mowa w akapicie pierwszym, instytucje zajmujące się kształceniem i szkoleniem oraz, w przypadku umów z kilkoma beneficjentami, tych beneficjentów, którzy przyjęli na siebie odpowiedzialność solidarną lub którzy nie ponoszą żadnej odpowiedzialności finansowej.
Akapitu pierwszego niniejszego ustępu nie stosuje się do organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43.
4. Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty finansowania unijnego, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie lub jego część bądź na swoje funkcjonowanie w tym samym roku budżetowym, a także wszelkie inne finansowanie, które otrzymał lub o które wnioskował na to samo działanie.
Artykuł 197
Dowody braku podstaw do wykluczenia
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Wnioskodawcy składają oświadczenie, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji wymienionych w art. 106 ust. 1 i art. 107 rozporządzenia finansowego, z wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 131 ust. 4 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego. Właściwy urzędnik zatwierdzający może, w zależności od analizy ryzyka, zażądać, aby wyłonieni wnioskodawcy przedłożyli dowody, o których mowa w art. 143. Jeżeli właściwy urzędnik zatwierdzający tego zażąda, wyłonieni wnioskodawcy dostarczają takie dowody, chyba że nie mają faktycznej możliwości ich dostarczenia, co potwierdza właściwy urzędnik zatwierdzający, lub tego rodzaju dowody zostały już przedstawione do celów innej procedury udzielania dotacji lub procedury udzielania zamówień, pod warunkiem że od daty wystawienia dokumentów upłynął nie więcej niż jeden rok i że są one nadal ważne.
Artykuł 198
Wnioskodawcy niemający osobowości prawnej
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy wniosek o dotację składa wnioskodawca niemający osobowości prawnej, zgodnie z art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przedstawiciele takiego wnioskodawcy udowadniają, że są uprawnieni do podejmowania zobowiązań prawnych w imieniu wnioskodawcy oraz że wnioskodawca posiada zdolność finansową i operacyjną równoważną zdolności osób prawnych.
Artykuł 199
Podmioty stanowiące jednego wnioskodawcę
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli kilka podmiotów spełnia kryteria ubiegania się o dotację i razem tworzą jeden podmiot, właściwy urzędnik zatwierdzający może traktować ten podmiot jak pojedynczego wnioskodawcę, pod warunkiem że we wniosku wskazano, iż podmioty zaangażowane w proponowane działanie lub program prac stanowią wnioskodawcę.
Artykuł 200
Kary finansowe i administracyjne
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
Na wnioskodawców, którzy złożyli fałszywe oświadczenia, popełnili istotne błędy lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, mogą zostać nałożone kary finansowe lub administracyjne na warunkach określonych w art. 145.
Tego rodzaju kary finansowe lub administracyjne mogą również zostać nałożone na beneficjentów, w przypadku których stwierdzono poważne naruszenie zobowiązań umownych.
Artykuł 201
Kryteria kwalifikowalności
(Artykuł 131 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria kwalifikowalności publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Kryteria kwalifikowalności określają warunki udziału w zaproszeniu do składania wniosków. Kryteria te ustalane są przy należytym uwzględnieniu celów działania oraz są zgodne z zasadami przejrzystości i niedyskryminacji.
Artykuł 202
Kryteria wyboru
(Artykuł 132 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków i umożliwiają ocenę zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac.
2. Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła finansowania, tak aby utrzymać działalność przez cały okres realizacji działania lub w roku, na który dotacja została udzielona, oraz aby móc uczestniczyć w finansowaniu. Wnioskodawca musi mieć kompetencje i kwalifikacje zawodowe wymagane do zrealizowania proponowanego działania lub programu prac, chyba że akt podstawowy wyraźnie stanowi inaczej.
3. Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów potwierdzających, o których mowa w art. 196, których zażądał właściwy urzędnik zatwierdzający w zaproszeniu do składania wniosków.
Jeśli w zaproszeniu do składania wniosków nie zawarto wymogu przedłożenia dokumentów potwierdzających, natomiast właściwy urzędnik zatwierdzający ma wątpliwości co do zdolności finansowej i operacyjnej wnioskodawcy, zwraca się on do wnioskodawcy o dostarczenie odpowiednich dokumentów.
W przypadku partnerstwa, o którym mowa w art. 178, weryfikacja ta wykonywana jest przed podpisaniem umowy ramowej o partnerstwie lub powiadomieniem o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa.
Artykuł 203
Kryteria udzielania dotacji
(Artykuł 132 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria udzielania dotacji publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Kryteria udzielania dotacji umożliwiają udzielanie dotacji na działania, które maksymalizują ogólną skuteczność realizowanego za ich pomocą programu unijnego, lub udzielanie ich organom, których program prac jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określa się w taki sposób, aby zapewniały również właściwe zarządzanie unijnymi środkami finansowymi.
Kryteria udzielania dotacji stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór tych planowanych działań lub programów prac, co do których Komisja może być pewna, że będą zgodne z jej celami i priorytetami oraz zagwarantują wyeksponowanie unijnego finansowania.
3. Kryteria udzielania dotacji określa się w taki sposób, aby możliwe było późniejsze przeprowadzenie oceny.
Artykuł 204
Ocena wniosków i udzielenie dotacji
(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję do oceny wniosków, chyba że Komisja zdecyduje inaczej w ramach konkretnego programu sektorowego.
Komisja składa się z co najmniej trzech osób reprezentujących co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają obowiązkom ustanowionym w art. 57 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury, wymóg dotyczący jednostek organizacyjnych bez wzajemnych powiązań hierarchicznych nie ma zastosowania.
Decyzją właściwego urzędnika zatwierdzającego komisję mogą wspierać zewnętrzni eksperci. Właściwy urzędnik zatwierdzający zapewnia wywiązywanie się przez ekspertów z zobowiązań określonych w art. 57 rozporządzenia finansowego.
2. W stosownych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający dokonuje podziału tej procedury na kilka etapów. Zasady regulujące wspomnianą procedurę ogłaszane są w zaproszeniu do składania wniosków.
Jeżeli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę składania wniosków, do złożenia pełnego wniosku do drugiego etapu wzywa się jedynie wnioskodawców, których oferty spełniają kryteria oceny dla pierwszego etapu.
Jeśli zaproszenie do składania wniosków przewiduje dwuetapową procedurę oceny, jedynie te wnioski, które pomyślnie przeszły przez pierwszy etap polegający na ocenie dokonanej w oparciu o ograniczony zestaw kryteriów, są oceniane w drugim etapie.
Wnioskodawcy, których wnioski zostały odrzucone na którymkolwiek etapie procedury, zostają o tym powiadomieni zgodnie z art. 133 ust. 3 rozporządzenia finansowego.
Każdy kolejny etap procedury musi być wyraźnie oddzielony od poprzedniego.
W toku jednej procedury nie można zwrócić się więcej niż jeden raz o dostarczenie tych samych dokumentów i informacji.
3. Komisja oceniająca bądź, w stosownych przypadkach, właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie dodatkowych informacji bądź o wyjaśnienia do dokumentów potwierdzających złożonych w związku z wnioskiem, pod warunkiem że takie informacje lub wyjaśnienia nie zmieniają zasadniczo wniosku. Zgodnie z art. 96 rozporządzenia finansowego, w przypadku oczywistych błędów pisarskich komisja oceniająca lub urzędnik zatwierdzający mogą od tego odstąpić jedynie w należycie uzasadnionych przypadkach. Urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr wszelkich kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.
4. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji oceniającej podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierający ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać finansowanie. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.
W miarę potrzeby wykaz ten zawiera klasyfikację przeanalizowanych wniosków, zalecenia dotyczące maksymalnej kwoty dotacji oraz ewentualne mniej istotne zmiany we wniosku o dotację.
Wykaz jest przechowywany do wglądu.
5. Właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się do wnioskodawcy o dostosowanie wniosku zgodnie z zaleceniami komisji oceniającej. Właściwy urzędnik zatwierdzający prowadzi odpowiedni rejestr kontaktów z wnioskodawcami w toku procedury.
Właściwy urzędnik zatwierdzający po ocenie podejmuje decyzję, podając co najmniej:
a)
przedmiot i całkowitą kwotę decyzji;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy wybranych wnioskodawców, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, włączając przypadki, w których jest on niezgodny z opinią komisji oceniającej;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych wnioskodawców i przyczyny odrzucenia.
6. Ustępy 1, 2 i 4 niniejszego artykułu nie są obowiązkowe w odniesieniu do dotacji udzielanych na mocy art. 190 niniejszego rozporządzenia i art. 125 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 205
Informacje dla wnioskodawców
(Artykuł 133 rozporządzenia finansowego)
Odrzuceni wnioskodawcy są powiadamiani o wyniku oceny ich wniosków w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w terminie 15 dni kalendarzowych od przesłania informacji wybranym wnioskodawcom.
ROZDZIAŁ 4
Płatności i kontrola
Artykuł 206
Zabezpieczenie płatności zaliczkowych
(Artykuł 134 rozporządzenia finansowego)
1. W celu ograniczenia ryzyka finansowego związanego z wypłatą zaliczek właściwy urzędnik zatwierdzający może, na podstawie analizy ryzyka, zażądać od beneficjenta złożenia zabezpieczenia z góry na kwotę nie wyższą niż wartość zaliczki, przy czym nie dotyczy to dotacji o niskiej wartości, lub podzielić płatność na kilka rat.
2. W przypadku gdy zabezpieczenie jest wymagane, podlega ono ocenie i akceptacji przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Zabezpieczenie jest ważne przez okres na tyle długi, aby możliwe było jego uruchomienie.
3. Zabezpieczenia udziela zatwierdzony bank lub instytucja finansowa z siedzibą w jednym z państw członkowskich. W przypadku gdy beneficjent ma siedzibę w państwie trzecim, właściwy urzędnik zatwierdzający może wyrazić zgodę, aby bank lub instytucja finansowa z siedzibą w tym państwie udzieliły takiego zabezpieczenia, jeżeli uzna on, że wspomniany bank lub instytucja zapewnia zabezpieczenia i właściwości równorzędne z zabezpieczeniami i właściwościami zabezpieczeń udzielanych przez banki lub instytucje finansowe z siedzibą w państwach członkowskich.
Na wniosek beneficjenta zabezpieczenie, o którym mowa w akapicie pierwszym, może zostać zastąpione solidarnym zabezpieczeniem osoby trzeciej lub solidarnym, nieodwołalnym i bezwarunkowym zabezpieczeniem beneficjentów danego działania, którzy są stroną tej samej umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, po zatwierdzeniu przez właściwego urzędnika zatwierdzającego.
Wartość zabezpieczenia denominowana jest w euro.
Skutkuje ono tym, że bank lub instytucja finansowa, osoba trzecia lub inni beneficjenci występują jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.
4. Zabezpieczenie jest uwalniane w miarę stopniowego rozliczania płatności zaliczkowych w ramach płatności okresowych lub płatności salda na rzecz beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 207
Dokumenty potwierdzające dołączane do wniosków o płatność
(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku każdej dotacji płatności zaliczkowe mogą zostać podzielone na kilka rat zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.
Warunkiem wypłaty pełnej kwoty nowej płatności zaliczkowej jest wykorzystanie przynajmniej 70 % całkowitej kwoty ewentualnej wcześniejszej płatności zaliczkowej.
W przypadku gdy wykorzystanie poprzedniej płatności zaliczkowej jest niższe niż 70 %, kwotę nowej płatności zaliczkowej zmniejsza się o niewykorzystaną kwotę poprzedniej płatności zaliczkowej.
Na poparcie każdego wniosku o nową płatność przedstawia się zestawienie nakładów beneficjenta.
2. Nie naruszając przepisów art. 110, beneficjent składa oświadczenie, że informacje zawarte we wnioskach o płatność są pełne, wiarygodne i prawidłowe. Poświadcza również, że poniesione koszty mogą zostać uznane za kwalifikowalne zgodnie z postanowieniami umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji oraz że wnioski o płatność są poparte stosownymi dokumentami potwierdzającymi, które mogą zostać zweryfikowane.
3. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, poświadczenia sprawozdania finansowego dotyczącego działania lub programu prac oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę, sporządzonego przez zatwierdzonego audytora zewnętrznego lub, w przypadku organów publicznych, przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego. Poświadczenie załącza się do wniosku o płatność. Poświadczenie potwierdza, zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego i na podstawie uzgodnionych procedur zgodnych z międzynarodowymi standardami, że koszty zadeklarowane przez beneficjenta w sprawozdaniu finansowym, na którym oparty jest wniosek o płatność, są rzeczywiste, prawidłowo ujęte oraz kwalifikowalne zgodnie z umową o udzielenie dotacji lub decyzją o udzieleniu dotacji.
W szczególnych i należycie uzasadnionych przypadkach właściwy urzędnik zatwierdzający może zwrócić się o poświadczenie w postaci opinii lub w innej formie zgodnej z międzynarodowymi standardami.
Poświadczenie sprawozdania finansowego oraz rozliczeń stanowiących jego podstawę jest obowiązkowe dla płatności okresowych oraz płatności salda w następujących przypadkach:
a)
dotacje na działanie, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 750 000 EUR lub więcej, jeżeli łączne kwoty z wniosków o płatność w tej formie wynoszą co najmniej 325 000 EUR;
b)
dotacje na działalność, w przypadku gdy kwota udzielonej dotacji w formie, o której mowa w art. 123 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego, wynosi 100 000 EUR lub więcej.
W zależności od analizy ryzyka właściwy urzędnik zatwierdzający może również uchylić obowiązek dostarczenia takiego poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w stosunku do:
a)
organów publicznych i organizacji międzynarodowych, o których mowa w art. 43;
b)
beneficjentów dotacji w związku z pomocą humanitarną, operacjami nadzwyczajnymi w zakresie ochrony ludności i zarządzaniem w sytuacjach kryzysowych, przy czym nie dotyczy to płatności sald;
c)
w przypadku płatności sald - beneficjentów dotacji związanych z pomocą humanitarną, którzy podpisali umowę ramową o partnerstwie lub zostali powiadomieni o decyzji ramowej w sprawie partnerstwa, jak określono w art. 178, oraz posiadają system kontroli zapewniający równoważne gwarancje dotyczące tego rodzaju płatności;
d)
beneficjentów wielokrotnych dotacji, którzy dostarczyli niezależne poświadczenia zapewniające równoważne gwarancje w zakresie systemów kontroli i metodyki stosowanej przy sporządzaniu wniosków.
Właściwy urzędnik zatwierdzający może także uchylić obowiązek dostarczenia poświadczenia sprawozdania finansowego oraz stanowiących jego podstawę rozliczeń w przypadku, gdy personel własny Komisji bezpośrednio przeprowadził lub przeprowadzi kontrolę, która zapewni równoważną pewność co do zadeklarowanych kosztów, bądź też w jej imieniu uczynił lub uczyni to podmiot do tego upoważniony.
W przypadku umowy między Komisją a kilkoma beneficjentami progi, o których mowa w akapicie trzecim lit. a) i b), stosuje się do każdego beneficjenta.
4. Na poparcie wszelkich płatności właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, na podstawie oceny ryzyka, sprawozdania z weryfikacji operacyjnej, sporządzonego przez niezależną osobę trzecią zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego. W przypadku gdy właściwy urzędnik zatwierdzający zażąda sprawozdania z weryfikacji, dołącza się je do wniosku o płatność, a odpowiednie koszty są kwalifikowalne na tych samych warunkach, co koszty powiązane ze świadectwami audytu, jak określono w art. 126 rozporządzenia finansowego. W sprawozdaniu z weryfikacji stwierdza się, że weryfikacja operacyjna została przeprowadzona zgodnie z metodyką zatwierdzoną przez właściwego urzędnika zatwierdzającego oraz określa się, czy działanie lub program prac zostały faktycznie zrealizowane zgodnie z warunkami określonymi w umowie o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 208
Zawieszenia i zmniejszenia dotacji
(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Wykonywanie umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji, udział beneficjenta w ich wykonaniu lub płatności mogą zostać zawieszone w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości, nadużycia finansowe bądź naruszenia obowiązków miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, wykonywanie zostaje jak najszybciej wznowione.
2. W przypadku gdy uzgodnione działania lub program prac nie są realizowane lub nie są realizowane właściwie, w pełni lub na czas, właściwy urzędnik zatwierdzający, pod warunkiem że beneficjent otrzymał możliwość przedstawienia uwag, zmniejsza lub odzyskuje kwotę dotacji w odpowiedniej części zależnie od stopnia zaawansowania procedury.
ROZDZIAŁ 5
Wykonanie
Artykuł 209
Umowy dotyczące wykonania
(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla stosowania dyrektywy 2004/18/WE, w przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia, wówczas beneficjent udziela zamówienia oferentowi przedstawiającemu ofertę najbardziej korzystną ekonomicznie lub - w stosownych przypadkach - oferentowi, którego oferta zawiera najniższą cenę, unikając jednocześnie konfliktu interesów.
2. W przypadku gdy wykonanie działania lub programu prac wymaga udzielenia zamówienia o wartości przekraczającej 60 000 EUR, właściwy urzędnik zatwierdzający może zażądać, aby beneficjent przestrzegał szczególnych zasad, oprócz tych, o których mowa w ust. 1.
Szczególne zasady oparte są na zasadach zawartych w rozporządzeniu finansowym oraz są określane przy należytym uwzględnieniu wartości przedmiotowych zamówień, względnej wielkości wkładu unijnego w stosunku do całkowitego kosztu działania oraz ryzyka. Tego rodzaju szczególne zasady zostają włączone do umowy o udzielenie dotacji bądź decyzji o udzieleniu dotacji.
Artykuł 210
Wsparcie finansowe dla osób trzecich
(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)
Pod warunkiem że cele lub rezultaty, jakie mają zostać osiągnięte, są w wystarczającym stopniu szczegółowo opisane w warunkach, o których mowa w art. 137 ust. 1 rozporządzenia finansowego, margines uznaniowości można uznać za wyczerpany tylko wówczas, gdy w decyzjach o udzieleniu dotacji bądź umowach o udzielenie dotacji określono również poniższe kwestie:
a)
maksymalną kwotę wsparcia finansowego, jaką można wypłacić osobie trzeciej, nieprzekraczającą 60 000 EUR, chyba że uzyskanie wsparcia finansowego jest głównym celem działania, oraz kryteria określenia dokładnej kwoty;
b)
różne rodzaje działalności, na które można przyznać takie wsparcie finansowe, na podstawie wyczerpującego wykazu;
c)
definicję osób lub kategorii osób, które mogą otrzymać tego rodzaju wsparcie finansowe, oraz kryteria jego udzielania.
TYTUŁ VII
NAGRODY
Artykuł 211
Programowanie
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Roczny lub wieloletni program prac dotyczący nagród jest przygotowywany przez każdego właściwego urzędnika zatwierdzającego. Program prac jest przyjmowany przez instytucję i publikowany na stronie internetowej odnośnej instytucji możliwie jak najszybciej, a najpóźniej w dniu 31 marca roku, w którym ma być wykonany.
W programie prac określa się okres, który program obejmuje, ewentualny akt podstawowy, zamierzone cele, przewidywane wyniki, orientacyjny harmonogram konkursów wraz z orientacyjną kwotą nagród.
Program prac zawiera ponadto informacje określone w art. 94, aby decyzja o jego przyjęciu mogła zostać uznana za decyzję w sprawie finansowania w odniesieniu do nagród na dany rok.
2. Wszelkie istotne zmiany w programie prac zostają także przyjęte i opublikowane zgodnie z ust. 1.
Artykuł 212
Zasady konkursów
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady konkursów określają:
a)
warunki udziału, które przynajmniej:
(i)
określają kryteria kwalifikowalności;
(ii)
określają zasady i ostateczny termin rejestracji uczestników, jeżeli jest wymagana, oraz przesyłania zgłoszeń konkursowych, na warunkach wskazanych w ust. 2;
(iii)
przewidują wykluczenie uczestników, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1, art. 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego;
(iv)
przewidują wyłączną odpowiedzialność uczestników w przypadku roszczeń dotyczących działań wykonywanych w ramach konkursu;
(v)
przewidują akceptację przez zwycięzców kontroli przeprowadzanych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy oraz obowiązków dotyczących rozpowszechniania, jak wskazano w zasadach konkursu;
(vi)
określają prawo Unii, w razie potrzeby uzupełnione przepisami krajowymi wskazanymi w zasadach konkursu, jako prawo stosowane do konkursu;
(vii)
określają sąd lub trybunał arbitrażowy właściwy do rozstrzygania sporów;
(viii)
określają, że na uczestników, którzy złożyli fałszywe oświadczenia lub dopuścili się nieprawidłowości lub nadużyć finansowych, mogą zostać nałożone kary finansowe lub administracyjne na warunkach określonych w art. 145 i proporcjonalnie do wartości przedmiotowych nagród;
b)
kryteria przyznawania nagród, które umożliwiają ocenę jakości zgłoszeń konkursowych pod kątem zamierzonych celów oraz spodziewanych wyników, a także obiektywne określenie, czy dane zgłoszenie może zostać uznane za zwycięskie;
c)
kwotę nagrody lub nagród;
d)
zasady wypłaty nagród zwycięzcom po ich przyznaniu.
Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (i) do udziału kwalifikują się beneficjenci dotacji unijnych, chyba że zasady konkursu stanowią inaczej.
Dla celów akapitu pierwszego lit. a) ppkt (vi) można dokonać odstępstwa w przypadku udziału organizacji międzynarodowych.
2. Właściwy urzędnik zatwierdzający wybiera środki komunikacji, które w kontekście przesyłania zgłoszeń nie mają charakteru dyskryminacyjnego, i które nie powodują ograniczenia dostępu uczestników do konkursu.
Wybrane środki komunikacji gwarantują spełnienie następujących warunków:
a)
każde zgłoszenie konkursowe zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego oceny;
b)
integralność danych zostaje zachowana;
c)
poufność zgłoszeń konkursowych zostaje zachowana;
d)
zapewniona jest ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
3. Zasady konkursów mogą określać warunki unieważnienia konkursu, w szczególności gdy jego celów nie można osiągnąć lub gdy osoba prawna lub fizyczna, która nie spełnia warunków udziału, kwalifikowałaby się na zwycięzcę.
4. Zasady konkursów publikowane są na stronie internetowej instytucji unijnych. Oprócz publikacji na stronie internetowej zasady konkursów mogą także zostać opublikowane za pośrednictwem innych właściwych środków, w tym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, gdy jest to konieczne w celu zapewnienia dodatkowego rozpowszechnienia wśród potencjalnych uczestników. Mogą one być publikowane od chwili przyjęcia decyzji w sprawie finansowania, o której mowa w art. 84 rozporządzenia finansowego, w tym w roku poprzedzającym rok wykonania budżetu. Wszelkie zmiany treści zasad konkursów również podlegają publikacji na tych samych warunkach.
Artykuł 213
Publikacja ex post
(Artykuł 138 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Informacje dotyczące nagród przyznanych w ciągu roku budżetowego podlegają publikacji zgodnie z art. 21.
2. Po publikacji, o której mowa w ust. 1, Komisja, na wniosek Parlamentu Europejskiego i Rady, przekazuje im sprawozdanie uwzględniające:
a)
liczbę uczestników w minionym roku;
b)
liczbę uczestników oraz odsetek wybranych zgłoszeń konkursowych w każdym konkursie;
c)
wykaz ekspertów, którzy uczestniczyli w pracach komisji w minionym roku wraz z odniesieniem do procedury, na podstawie której zostali wybrani.
Artykuł 214
Ocena
(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby oceny zgłoszeń właściwy urzędnik zatwierdzający powołuje komisję składającą się z co najmniej trzech ekspertów, którzy mogą być ekspertami zewnętrznymi lub osobami reprezentującymi co najmniej dwie jednostki organizacyjne instytucji lub organów, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, bez wzajemnych powiązań hierarchicznych, z wyjątkiem przypadków przedstawicielstw lub jednostek lokalnych, o których mowa w art. 72 niniejszego rozporządzenia, oraz organów delegowanych, o których mowa w art. 62 i 208 rozporządzenia finansowego, jeżeli nie istnieją odrębne struktury.
Eksperci, o których mowa w akapicie pierwszym, podlegają wymogom dotyczącym konfliktu interesów określonym w art. 57 rozporządzenia finansowego.
Eksperci zewnętrzni oświadczają, że w momencie powołania nie znajdują się w sytuacji konfliktu interesów i że zobowiązują się poinformować urzędnika zatwierdzającego, w razie gdyby w trakcie procedury oceny zaistniał konflikt interesów.
2. W momencie ukończenia pracy członkowie komisji podpisują wykaz wszystkich przeanalizowanych zgłoszeń, zawierający ocenę ich jakości i określający te, za które można przyznać nagrody. Podpis na wykazie można złożyć w systemie elektronicznym, umożliwiającym odpowiednie uwierzytelnienie osoby składającej podpis.
Wykaz, o którym mowa w akapicie pierwszym, jest przechowywany do wglądu.
3. Właściwy urzędnik zatwierdzający decyduje, czy nagrody zostają przyznane. W decyzji określa się ponadto:
a)
przedmiot i łączną kwotę nagród, jeżeli zostały przyznane;
b)
imiona i nazwiska lub nazwy ewentualnych zwycięskich uczestników, kwotę nagród przyznanych każdemu ze zwycięskich uczestników oraz uzasadnienie dokonanego wyboru;
c)
imiona i nazwiska lub nazwy odrzuconych uczestników i przyczyny odrzucenia.
Artykuł 215
Informacje i powiadomienie
(Artykuł 138 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Uczestnicy są powiadamiani o wyniku oceny ich zgłoszenia w najkrótszym możliwym terminie i nie później niż w ciągu 15 dni kalendarzowych od podjęcia przez urzędnika zatwierdzającego decyzji o przyznaniu nagród.
2. Zwycięski uczestnik jest powiadamiany o decyzji o przyznaniu nagrody, która stanowi zobowiązanie prawne w rozumieniu art. 86 rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ VIII
INSTRUMENTY FINANSOWE
Artykuł 216
Wybór podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego Komisja uzyskuje dowody potwierdzające, że podmiot, któremu powierzono wdrażanie, spełnia wymogi art. 60 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Uzyskane dowody zachowują ważność na potrzeby wdrażania instrumentów finansowych przez stosowny podmiot w przyszłości, chyba że wprowadzono istotne zmiany w objętych tymi wymogami systemach, zasadach i procedurach stosowanych przez podmioty, którym powierzono wdrażanie.
2. W celu wyboru podmiotów, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych na mocy art. 61 ust. 2 rozporządzenia finansowego, Komisja publikuje zaproszenie dla podmiotów, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie. W zaproszeniu określa się kryteria wyboru i delegowania zadań.
W zaproszeniu, o którym mowa w akapicie pierwszym, określa się również, czy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany wyasygnować własne zasoby finansowe na określony instrument finansowy lub uczestniczyć w podziale ryzyka. Jeżeli zamieszcza się taką wzmiankę i jeżeli jest to konieczne w celu złagodzenia ewentualnego konfliktu interesów, w zaproszeniu wskazuje się także, że podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest zobowiązany zaproponować środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów, jak określono w art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Środki dotyczące zapewnienia zgodności interesów uwzględnia się w umowie dotyczącej danego instrumentu finansowego.
Komisja podejmuje dialog z podmiotami, które spełniają kryteria wyboru, w sposób przejrzysty i obiektywny, nie dając podstaw do powstania konfliktu interesów. Po zakończeniu dialogu Komisja podpisuje umowy o delegowaniu zadań z podmiotem lub podmiotami, które przedstawiły wnioski najbardziej korzystne ekonomicznie, obejmujące, w stosownych przypadkach, wyasygnowanie własnych zasobów finansowych lub uczestnictwo w podziale ryzyka.
3. Komisja może przystąpić do bezpośrednich negocjacji z podmiotami, którym potencjalnie może powierzyć wdrażanie, przed podpisaniem umów o delegowaniu zadań w przypadkach gdy podmiot, któremu powierza się wdrażanie, jest wskazany w stosownym akcie podstawowym lub wymieniony w art. 58 ust. 1 lit. c) ppkt (iii) rozporządzenia finansowego lub też w należycie uzasadnionych i odpowiednio udokumentowanych wyjątkowych przypadkach, szczególnie gdy:
a)
w następstwie zaproszenia skierowanego do podmiotów, którym potencjalnie można powierzyć wdrażanie, nie napłynęły żadne odpowiednie wnioski;
b)
instrumenty finansowe o określonej charakterystyce wymagają szczególnego rodzaju podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, ze względu na jego kompetencje techniczne, wysoki stopień specjalizacji lub uprawnienia administracyjne;
c)
ze względu na pilną konieczność, spowodowaną nieprzewidzianymi wydarzeniami, które są od Unii niezależne, nie ma możliwości zastosowania się do procedury, o której mowa w ust. 2.
Artykuł 217
Treść umowy o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych w trybie zarządzania bezpośredniego
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
Oprócz wymogów wymienionych w art. 40 umowa o delegowaniu zadań z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, obejmuje odpowiednie uzgodnienia w celu zapewnienia przestrzegania zasad i warunków określonych w art. 140 rozporządzenia finansowego. W szczególności umowa o delegowaniu zadań zawiera:
a)
opis instrumentu finansowego, w tym stosowanej w jego ramach strategii lub polityki inwestycyjnej, rodzaju zapewnianego wsparcia, kryteriów kwalifikowalności dla pośredników finansowych i odbiorców końcowych, jak również dodatkowych wymogów operacyjnych transponujących cele instrumentu w zakresie polityki;
b)
wymogi dotyczące docelowego zakresu wartości określających efekt mnożnikowy;
c)
definicję działań niekwalifikowalnych i kryteria wykluczenia;
d)
przepisy dotyczące zapewnienia zgodności interesów i odnoszące się do ewentualnych konfliktów interesów;
e)
zapisy dotyczące wyboru pośredników finansowych na podstawie art. 139 ust. 4 akapit drugi rozporządzenia finansowego oraz ustanowienia w stosownych przypadkach specjalnych instrumentów inwestycyjnych;
f)
przepisy dotyczące odpowiedzialności podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, lub innych podmiotów zaangażowanych we wdrażanie instrumentu finansowego;
g)
przepisy dotyczące rozwiązywania sporów;
h)
przepisy dotyczące zarządzania instrumentem finansowym;
i)
przepisy dotyczące wykorzystania i ponownego wykorzystania wkładu Unii zgodnie z art. 140 ust. 6 rozporządzenia finansowego;
j)
przepisy dotyczące zarządzania wkładami Unii oraz rachunkami powierniczymi, w tym ryzyka kontrahenta, dopuszczalnych operacji przy użyciu zasobów finansowych, odpowiedzialności zainteresowanych stron, działań naprawczych w przypadku nadmiernych sald na rachunkach powierniczych, przechowywania dokumentacji i sprawozdawczości;
k)
przepisy dotyczące wynagrodzenia podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, w tym stawek opłat za zarządzanie, a także obliczania i wypłaty kwot na pokrycie kosztów zarządzania oraz opłat za zarządzanie podmiotowi, któremu powierza się wdrażanie, zgodnie z art. 218;
l)
w stosownych przypadkach przepisy dotyczące ramowych warunków regulujących kwestię wkładów z funduszy, o których mowa w art. 175 rozporządzenia finansowego, w szczególności z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz przyszłego Funduszu Rybackiego (dalej zwanych „funduszami, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych”);
m)
przepisy dotyczące okresu obowiązywania instrumentu, możliwości przedłużenia tego okresu oraz zaprzestania stosowania instrumentu, w tym warunki dotyczące wcześniejszego zaprzestania oraz, w stosownych przypadkach, strategii wyjścia;
n)
przepisy dotyczące monitorowania wdrażania wsparcia na rzecz pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, w tym sprawozdawczości pośredników finansowych;
o)
w stosownych przypadkach określenie rodzaju i charakteru ewentualnych operacji zabezpieczających, o których mowa w art. 219.
Artykuł 218
Koszty zarządzania oraz opłaty za zarządzanie dla podmiotów, którym powierza się wdrażanie
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Za wdrażanie instrumentu finansowego Komisja wypłaca podmiotom, którym je powierza, wynagrodzenie w postaci opłat opartych na wynikach, zwrotów wyjątkowych wydatków oraz, jeżeli podmiot, któremu powierza się wdrażanie, zarządza zasobami finansowymi instrumentu finansowego, opłat za zarządzanie zasobami finansowymi.
2. Opłaty oparte na wynikach obejmują opłaty administracyjne mające stanowić wynagrodzenie dla podmiotu, któremu powierza się wdrażanie, za pracę związaną z wdrażaniem instrumentu finansowego. W stosownych przypadkach mogą one również obejmować zachęty związane z polityką, mające wspierać realizację celów polityki lub stanowić zachętę do osiągnięcia odpowiednich wyników finansowych w ramach instrumentu.
Artykuł 219
Szczególne zasady dotyczące rachunków powierniczych w zarządzaniu pośrednim
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. Podmioty, którym powierza się wdrażanie instrumentów finansowych, mogą otwierać rachunki powiernicze w rozumieniu art. 68 ust. 7 rozporządzenia finansowego w swoim imieniu i wyłącznie na rzecz Komisji. Podmioty te przesyłają właściwym służbom Komisji odpowiednie wyciągi z rachunków.
2. Na rachunkach powierniczych utrzymuje się odpowiednią płynność, a aktywami, które są na nich przechowywane, zarządza się, przestrzegając zasady należytego zarządzania finansami i właściwych reguł ostrożnościowych zgodnie z art. 140 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
3. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych podmioty, którym powierza się wdrażanie, nie mogą dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach o delegowaniu zadań, o których mowa w art. 217.
Artykuł 220
Instrumenty finansowe wdrażane bezpośrednio
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. W wyjątkowych wypadkach instrumenty finansowe mogą być wdrażane bezpośrednio na mocy art. 139 ust. 4 rozporządzenia finansowego poprzez:
a)
specjalny instrument inwestycyjny, w którym Komisja uczestniczy wraz z inwestorami publicznymi lub prywatnymi w celu zwiększenia efektu mnożnikowego wkładu Unii;
b)
pożyczki, gwarancje, udziały w kapitale oraz inne instrumenty oparte na podziale ryzyka, niebędące inwestycjami w specjalne instrumenty inwestycyjne, udostępniane bezpośrednio odbiorcom końcowym lub poprzez pośredników finansowych.
2. Przy wdrażaniu instrumentów finansowych Komisja nie może dokonywać operacji zabezpieczających w celach spekulacyjnych. Rodzaj i charakter wszelkich operacji zabezpieczających zostają wcześniej zatwierdzone przez Komisję i uwzględnione w umowach z podmiotami, którym powierza się wdrażanie instrumentu finansowego.
Artykuł 221
Wybór pośredników finansowych, zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych oraz odbiorców końcowych
(Artykuł 139 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadkach gdy Komisja wdraża instrumenty finansowe bezpośrednio lub pośrednio poprzez specjalne instrumenty inwestycyjne, takie instrumenty ustanawia się zgodnie z prawem państw członkowskich. W obszarze działań zewnętrznych mogą one także być ustanowione zgodnie z prawem kraju innego niż państwo członkowskie. Zarządcy takich instrumentów są zobowiązani z mocy prawa lub umowy do działania ze starannością profesjonalnego zarządcy i w dobrej wierze.
2. Zarządców specjalnych instrumentów inwestycyjnych, o których mowa w ust. 1, oraz pośredników finansowych lub odbiorców końcowych instrumentów finansowych wybiera się z należytym uwzględnieniem charakteru instrumentu finansowego podlegającego wdrażaniu, doświadczenia oraz zdolności operacyjnej i finansowej danych podmiotów lub efektywności ekonomicznej projektów odbiorców końcowych. Wybór musi być przejrzysty, uzasadniony względami obiektywnymi i nie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.
3. Wsparcia finansowego nie udziela się zarządcom specjalnych instrumentów inwestycyjnych, pośrednikom finansowym ani odbiorcom końcowym, którzy znajdują się w jednej z sytuacji, o których mowa w art. 106 ust. 1, art. 107, 108 i 109 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 222
Warunki wykorzystania instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe służą zaradzeniu niedoskonałościom, słabościom rynkowym lub niedostatecznemu poziomowi inwestycji i zapewniają wsparcie tylko tym odbiorcom końcowym, których uznaje się za potencjalnie rentowych ekonomicznie w momencie udzielania im wsparcia Unii za pośrednictwem instrumentu finansowego.
2. Instrumenty finansowe zapewniają wparcie odbiorcom końcowym w proporcjonalny sposób. Uzasadnione, proporcjonalne do ryzyka podejmowanego przez inwestorów inwestujących w instrument finansowy oraz ograniczone do minimum niezbędnego do zapewnienia ich inwestycji lub uczestnictwa w podziale ryzyka powinno być w szczególności preferencyjne traktowanie inwestorów współinwestujących lub uczestniczących w podziale ryzyka.
Artykuł 223
Efekt mnożnikowy
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe służą uzyskaniu efektu mnożnikowego wkładu Unii poprzez uruchomienie łącznej inwestycji przekraczającej wielkość wkładu Unii.
Efekt mnożnikowy unijnych środków finansowych jest równy kwocie środków finansowych dla kwalifikujących się odbiorców końcowych podzielonej przez kwotę wkładu Unii.
2. Docelowy zakres wartości określających efekt mnożnikowy opiera się na ocenie ex ante dla danego instrumentu finansowego.
Artykuł 224
Ocena ex ante instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Instrumenty finansowe opierają się na ocenach ex ante, w których określa się niedoskonałości lub słabości rynkowe lub sytuacje, gdzie występuje niedostateczny poziom inwestycji, oraz ocenia potrzeby inwestycyjne pod względem celów polityki.
2. Oceny ex ante muszą wykazywać, że zidentyfikowanych potrzeb rynkowych nie można zaspokoić odpowiednio i na czas ani poprzez działania w ramach istniejącej struktury rynkowej, ani poprzez interwencje Unii inne niż finansowanie za pomocą instrumentu finansowego, takie jak regulacja, liberalizacja, reforma lub inne działanie w ramach prowadzonej polityki. Muszą one zawierać ocenę prawdopodobieństwa i ewentualnych kosztów zakłóceń rynku oraz wyparcia prywatnego finansowania przez instrumenty finansowe, a także określać środki ograniczające negatywne skutki takich zakłóceń.
3. Zgodnie z zasadą pomocniczości ocena ex ante musi wykazać, że instrument finansowy na poziomie Unii zaspokaja zidentyfikowane potrzeby rynkowe lepiej niż podobne instrumenty finansowe na poziomie krajowym lub regionalnym, w tym instrumenty finansowane przez fundusze, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych. Przy ocenie wartości dodanej wkładu Unii uwzględnia się takie czynniki, jak trudny dostęp do finansowania na poziomie krajowym, w szczególności w przypadku projektów transgranicznych, korzyści skali lub silne efekty demonstracyjne związane z rozpowszechnianiem najlepszych praktyk w państwach członkowskich.
4. W ocenie ex ante określa się najbardziej efektywny sposób wprowadzenia w życie instrumentu finansowego.
5. W ocenie ex ante wykazuje się także, że planowany instrument finansowy jest zgodny z:
a)
nowymi i istniejącymi instrumentami finansowymi, nie powodując niepożądanego nakładania się ich zakresów i pozwalając osiągnąć efekty synergii i korzyści skali;
b)
instrumentami finansowymi oraz innymi formami interwencji publicznej odnoszącymi się do tego samego otoczenia rynkowego, umożliwiając uniknięcie niespójności i zbadanie możliwości osiągnięcia efektów synergii.
6. W ocenie ex ante ocenia się proporcjonalność przewidywanej interwencji pod kątem rozmiarów stwierdzonego niedopasowania poziomów finansowania, przewidywanego efektu mnożnikowego planowanego instrumentu finansowego, a także bada się dodatkowe efekty jakościowe, takie jak rozpowszechnienie najlepszych praktyk, skuteczne propagowanie celów polityki Unii w całym łańcuchu wdrażania lub dostęp do szczególnej wiedzy fachowej podmiotów w łańcuchu wdrażania.
7. W ocenie ex ante określa się zbiór odpowiednich wskaźników skuteczności dla proponowanych instrumentów finansowych oraz przewidywane wyniki, rezultaty i wpływ.
8. Odrębną ocenę ex ante instrumentów finansowych przeprowadza się jedynie wówczas, gdy taka ocena, w pełni spełniająca kryteria określone w ust. 1-7, nie jest uwzględniona w ocenie ex ante lub ocenie skutków programu lub działania objętego aktem podstawowym.
Artykuł 225
Monitorowanie instrumentów finansowych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. W celu zapewnienia ujednoliconego monitorowania instrumentów finansowych, o którym mowa w art. 140 ust. 12 rozporządzenia finansowego, właściwy urzędnik zatwierdzający wprowadza system monitorowania, aby przyczyniał się on do zagwarantowania wystarczającej pewności co do tego, że unijne środki finansowe są wykorzystywane zgodnie z art. 32 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
2. System monitorowania jest wykorzystywany do oceny postępów we wdrażaniu na drodze do osiągnięcia celów polityki mających odzwierciedlenie w odpowiednich wskaźnikach wyniku i rezultatów ustalonych na podstawie oceny ex ante, oraz do analizy zgodności wdrażania z określonymi wymogami na podstawie art. 140 ust. 2 rozporządzenia finansowego, a także stanowi podstawę sprawozdań składanych przez Komisję, wymaganych na mocy art. 38 ust. 5 oraz art. 140 ust. 8 rozporządzenia finansowego.
3. W przypadku zarządzania pośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczych podmiotów, którym powierza się wdrażanie, oraz opinii niezależnego organu kontrolnego, o którym mowa w art. 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego. Komisja dokonuje przeglądu informacji przekazanych przez podmioty, którym powierza się wdrażanie, i może przeprowadzać kontrole, również na wybranych próbach, na odpowiednich szczeblach wdrażania aż po odbiorców końcowych.
Monitorowanie przez podmiot, któremu powierza się wdrażanie, opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przedstawianych przez pośredników finansowych oraz dostępnych audytach i kontrolach przeprowadzanych przez pośrednika finansowego, z należytym uwzględnieniem deklaracji zarządczej pośrednika finansowego oraz opinii niezależnych audytorów.
W przypadku braku pośrednika finansowego podmiot, któremu powierza się wdrażanie, bezpośrednio monitoruje wykorzystanie instrumentu finansowego na podstawie sprawozdań i rozliczeń przedstawianych przed odbiorców końcowych.
Podmiot, któremu powierza się wdrażanie, w stosownych przypadkach dokonuje na wybranych próbach przeglądu informacji przekazanych przez pośredników finansowych lub odbiorców końcowych oraz przeprowadza kontrole, jak określono w umowie, o której mowa w art. 217.
4. W przypadku zarządzania bezpośredniego monitorowanie ze strony Komisji opiera się na sprawozdaniach i rozliczeniach przekazywanych przez pośredników finansowych oraz odbiorców końcowych, z zastrzeżeniem odpowiednich kontroli. Przepisy ust. 3 stosuje się odpowiednio do zarządzania bezpośredniego.
5. Umowy w sprawie wdrażania instrumentów finansowych muszą zawierać przepisy niezbędne do stosowania ust. 1-4.
Artykuł 226
Traktowanie wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych
(Artykuł 140 rozporządzenia finansowego)
1. Oddzielną dokumentację prowadzi się dla wkładów z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzenia finansowego i wspieranych z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na podstawie przepisów sektorowych.
2. Wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, umieszcza się na odrębnych rachunkach i wykorzystuje zgodnie z celami odpowiednich funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na wspieranie działań i odbiorców końcowych zgodnych z programem lub programami, z których wkłady pochodzą.
3. Jeżeli chodzi o wkłady z funduszy, do których odniesienie znajduje się we wspólnych ramach strategicznych, na rzecz instrumentów finansowych ustanowionych na podstawie tytułu VIII rozporządzania finansowego, zastosowanie mają przepisy sektorowe.
TYTUŁ IX
PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ RACHUNKOWYCH I RACHUNKOWOŚĆ
ROZDZIAŁ 1
Prezentacja sprawozdań rachunkowych
Artykuł 227
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy
(Artykuł 142 rozporządzenia finansowego)
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami za dany rok budżetowy szczegółowo opisuje następujące elementy:
a)
osiągnięcie celów na dany rok, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
b)
sytuację finansową i zdarzenia, które miały istotny wpływ na działania w ciągu roku.
Sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami stanowi odrębny dokument, niezależny od sprawozdań z wykonania budżetu.
Artykuł 228
Wyjątki od zasad rachunkowości
(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli w konkretnym przypadku księgowy uzna, że należy uczynić wyjątek od treści jednej z zasad rachunkowości określonych w unijnych regułach rachunkowości, wyjątek ten jest należycie uzasadniany, a informacja o nim umieszczana jest w informacjach dodatkowych do sprawozdań finansowych, o których mowa w art. 232.
Artykuł 229
Dokumenty potwierdzające
(Artykuł 144 rozporządzenia finansowego)
1. Każdy zapis oparty jest na opatrzonych datą i ponumerowanych dokumentach potwierdzających, sporządzonych na papierze lub umieszczonych na nośniku, który gwarantuje niezawodność i zabezpieczenie jego zawartości przez okresy określone w art. 48.
2. Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia mogą zostać ujęte w jednym dokumencie potwierdzającym.
Artykuł 230
Sprawozdanie z finansowych wyników działalności
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
W sprawozdaniu z finansowych wyników działalności wykazuje się dochody i obciążenia za dany rok, sklasyfikowane według charakteru.
Artykuł 231
Rachunek przepływów pieniężnych
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
W rachunku przepływów pieniężnych wykazuje się przepływy pieniężne w danym okresie, wykazując zmianę w kwotach zasobów finansowych między dniem otwarcia a dniem zamknięcia.
Na zasoby finansowe składają się:
a)
środki pieniężne w kasie;
b)
rachunki bankowe i depozyty płatne na żądanie;
c)
inne zbywalne aktywa, które mogą zostać szybko zamienione na środki pieniężne i których wartość jest stabilna.
Artykuł 232
Informacje dodatkowe do sprawozdań finansowych
(Artykuł 145 rozporządzenia finansowego)
Informacje dodatkowe, o których mowa w art. 145 rozporządzenia finansowego, stanowią integralną część sprawozdań finansowych. Informacje dodatkowe obejmują co najmniej:
a)
zasady, reguły i metody rachunkowości;
b)
noty wyjaśniające, dostarczające dodatkowych informacji niezawartych w głównej części sprawozdania finansowego, które są niezbędne dla uzyskania prawdziwego i rzetelnego obrazu.
Artykuł 233
Rachunki wyniku budżetowego
(Artykuł 146 rozporządzenia finansowego)
1. Rachunki wyniku budżetowego zawierają:
a)
informacje dotyczące dochodów, obejmujące:
(i)
zmiany w szacunkach dochodów budżetowych;
(ii)
wynik w zakresie dochodów;
(iii)
ustalone należności;
b)
informacje ukazujące zmiany w łącznej kwocie dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;
c)
informacje ukazujące sposób wykorzystania łącznej kwoty dostępnych środków na zobowiązania i środków na płatności;
d)
informacje ukazujące zobowiązania pozostające do spłaty, przeniesione z poprzedniego roku i zaciągnięte w ciągu roku.
2. W odniesieniu do informacji dotyczących dochodów załączane jest także zestawienie, ukazujące dla każdego państwa członkowskiego podział kwot zasobów własnych, które mają zostać odzyskane do końca roku budżetowego i które objęte są nakazem odzyskania środków.
Artykuł 234
Metody przekazywania sprawozdań rachunkowych
(Artykuł 148 rozporządzenia finansowego)
Wstępne i końcowe sprawozdania rachunkowe, o których mowa w art. 147 i 148 rozporządzenia finansowego, mogą być przekazywane drogą elektroniczną.
ROZDZIAŁ 2
Rachunkowość
Sekcja 1
Organizacja kont
Artykuł 235
Organizacja kont
(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy każdej instytucji i organu, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza i aktualizuje dokumenty opisujące organizację kont i procedury rachunkowości swojej instytucji i swojego organu.
2. Dochody i wydatki budżetowe rejestrowane są w systemie komputerowym, o którym mowa w art. 236, zgodnie z charakterem ekonomicznym operacji, jako bieżące dochody lub wydatki lub jako kapitał.
Artykuł 236
Systemy komputerowe
(Artykuł 151 rozporządzenia finansowego)
1. Rachunkowość prowadzona jest za pomocą zintegrowanego systemu komputerowego.
2. W przypadku gdy rachunkowość jest prowadzona przy użyciu systemów i podsystemów komputerowych, te systemy i podsystemy muszą być w pełni opisane.
W opisie tym określa się zawartość wszystkich pól danych i sposób, w jaki system traktuje indywidualne operacje. Wskazuje się w nim również, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnej ścieżki audytu dla każdej operacji oraz dla wszelkich zmian wprowadzonych do systemów i podsystemów komputerowych, tak aby w dowolnym momencie możliwe było określenie charakteru zmian i wskazanie osoby, która je wprowadziła.
W opisie komputerowych systemów i podsystemów rachunkowości określa się wszelkie powiązania tych systemów z centralnym systemem rachunkowości, w szczególności jeżeli chodzi o przesyłanie danych i uzgadnianie sald.
3. Dostęp do systemów i podsystemów komputerowych udzielany jest wyłącznie osobom wpisanym na listę upoważnionych użytkowników, prowadzoną i uaktualnianą przez każdą instytucję.
Sekcja 2
Księgi rachunkowe
Artykuł 237
Księgi rachunkowe
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja i każdy organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, prowadzi dziennik, księgę główną oraz co najmniej księgi pomocnicze dla dłużników, wierzycieli i aktywów trwałych, chyba że jest to nieuzasadnione z punktu widzenia relacji kosztów do korzyści.
Księgi rachunkowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez księgowego i oferują pełną gwarancję w przypadku użycia ich jako dowodów.
Zapisy w dzienniku przenoszone są do księgi głównej, uporządkowane według pozycji zgodnie z planem kont, o którym mowa w art. 212.
Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników lub ksiąg specjalnych, ile potrzeba w celu spełnienia wymogów.
Zapisy z dzienników i ksiąg specjalnych są centralizowane co najmniej raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.
Artykuł 238
Zestawienie obrotów i sald
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja i organ, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, sporządza zestawienie obrotów i sald, obejmujące wszystkie konta księgi głównej, włączając konta zbilansowane w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:
a)
numerem konta;
b)
opisem;
c)
obrotem debetowym;
d)
obrotem kredytowym;
e)
saldem.
Artykuł 239
Uzgadnianie kont
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Dane w księdze głównej zapisywane są i organizowane w taki sposób, aby uzasadnić zawartość każdego konta wchodzącego w skład zestawienia obrotów i sald.
2. Jeżeli chodzi o ewidencję aktywów trwałych, stosuje się przepisy art. 246-253.
Sekcja 3
Zapisy w księgach rachunkowych
Artykuł 240
Zapisy księgowe
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Zapisy dokonywane są przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każdy ruch lub każdą zmianę, które są rejestrowane na kontach, odzwierciedla zapis ustalający równoważność między kwotą po stronie „winien” a kwotą po stronie „ma” na różnych kontach, których dotyczy ten zapis.
2. Wartość transakcji denominowanej w walucie innej niż euro przeliczana jest na euro i zapisywana na kontach.
Transakcje w walutach obcych na kontach, które mogą być zrewaluowane, są rewaluowane co najmniej przy każdorazowym zamknięciu rozliczeń.
Ta rewaluacja oparta jest na stopach ustanowionych zgodnie z art. 6.
Do przeliczeń między euro a innymi walutami w celu sporządzenia bilansu na dzień 31 grudnia roku N stosuje się stopę z ostatniego dnia roboczego roku N.
3. Unijne reguły rachunkowości przyjęte na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego zawierają zasady przeliczania i rewaluacji przewidziane do celów rachunkowości memoriałowej.
Artykuł 241
Dokumentacja księgowa
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
W całej dokumentacji księgowej określa się pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów potwierdzających.
Artykuł 242
Zapisy w dzienniku
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
Operacje księgowe rejestrowane są w dzienniku przy użyciu jednej z następujących metod, które nie wykluczają się wzajemnie:
a)
dzień po dniu, operacja po operacji;
b)
w formie miesięcznego podsumowania łącznych kwot objętych operacjami, pod warunkiem że przechowywane są wszystkie dokumenty pozwalające na weryfikację poszczególnych operacji dla każdego dnia.
Artykuł 243
Zatwierdzanie zapisów
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Zapisy w dzienniku i w księgach pomocniczych stają się ostateczne poprzez zastosowanie procedury zatwierdzania zapisów, uniemożliwiającej wszelkie zmiany lub usunięcie zapisu.
2. Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii zapisów i zagwarantowanie ich nieodwołalności, przeprowadzana jest najpóźniej przed przedstawieniem ostatecznych sprawozdań finansowych.
Sekcja 4
Uzgadnianie i weryfikacja
Artykuł 244
Uzgadnianie kont
(Artykuł 154 rozporządzenia finansowego)
1. Salda kont w zestawieniu obrotów i sald są okresowo uzgadniane, co najmniej w momencie zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania stosowanych przez urzędników zatwierdzających do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego wprowadzania danych do systemu rachunkowości.
2. Okresowo, a co najmniej zawsze przy okazji zamykania rozliczeń, księgowy sprawdza, czy salda rachunków bankowych odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności, jeżeli chodzi o:
a)
środki pieniężne na rachunkach, przez uzgodnienie wyciągów z rachunków otrzymanych od instytucji finansowych;
b)
środki pieniężne w kasie, przez uzgodnienie z danymi z księgi kasowej.
Konta aktywów trwałych są przeglądane zgodnie z art. 250.
3. Międzyinstytucjonalne konta łącznikowe są uzgadniane co miesiąc.
4. Konta przejściowe otwiera i przegląda corocznie księgowy. Odpowiedzialność za te konta ponosi urzędnik zatwierdzający, który rozlicza je możliwie jak najszybciej.
Sekcja 5
Konta budżetowe
Artykuł 245
Zawartość i prowadzenie kont budżetowych
(Artykuł 156 rozporządzenia finansowego)
1. Na kontach budżetowych wykazuje się, dla każdej jednostki podziału budżetu:
a)
w przypadku wydatków:
(i)
środki zatwierdzone w budżecie początkowym, środki zapisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, środki dostępne po pobraniu dochodów przeznaczonych na określony cel, przesunięcia środków i łączną kwotę dostępnych w związku z tym środków;
(ii)
zobowiązania i płatności odnoszące się do danego roku budżetowego;
b)
w przypadku dochodów:
(i)
szacunki zapisane w budżecie początkowym, szacunki zapisane w budżetach korygujących, dochody przeznaczone na określony cel i całkowitą prognozowaną kwotę w ten sposób ustaloną;
(ii)
ustalone należności i odzyskane kwoty za dany rok budżetowy;
c)
zobowiązania pozostające do spłaty i dochody, które mają zostać odzyskane, przeniesione z poprzednich lat budżetowych.
Środki na zobowiązania i środki na płatności, o których mowa w akapicie pierwszym lit. a), są zapisywane i wykazywane oddzielnie.
Na kontach budżetowych wykazuje się również tymczasowe zobowiązania globalne dotyczące Europejskiego Funduszu Rolniczego Gwarancji (dalej „EFRG”) i odpowiadające im płatności.
Zobowiązania te przedstawia się w odniesieniu do łącznej kwoty środków EFRG.
2. Na kontach budżetowych wykazuje się oddzielnie:
a)
wykorzystanie środków przeniesionych i środków na dany rok;
b)
rozliczenie zobowiązań pozostających do spłaty.
Po stronie dochodów kwoty, które mają zostać odzyskane z poprzednich lat budżetowych, wykazywane są oddzielnie.
3. Konta budżetowe mogą być zorganizowane w taki sposób, aby rozwinąć system rachunku kosztów.
4. Konta budżetowe prowadzone są przy użyciu systemów komputerowych, w księgach lub kartotekach.
ROZDZIAŁ 3
Ewidencja majątku
Artykuł 246
Ewidencja majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
System ewidencji majątku ustanawiany jest przez urzędnika zatwierdzającego, któremu pomocą techniczną służy księgowy. System ewidencji musi dostarczać wszelkich informacji niezbędnych do prowadzenia ksiąg rachunkowych i zabezpieczania aktywów.
Artykuł 247
Zabezpieczanie majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Każda z instytucji i każdy z organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, przyjmuje przepisy dotyczące zabezpieczenia aktywów uwzględnionych w ich odpowiednich bilansach i podejmuje decyzję, które jednostki administracyjne odpowiedzialne są za system ewidencji.
Artykuł 248
Wprowadzanie składników majątku do ewidencji
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Wszystkie nabyte składniki majątku o terminie użytkowania dłuższym niż jeden rok, które nie są towarami konsumpcyjnymi i których cena zakupu lub koszt produkcji są wyższe niż wartości podane w unijnych regułach rachunkowości przyjętych na mocy art. 152 rozporządzenia finansowego, wprowadzane są do ewidencji i zapisywane na kontach aktywów trwałych.
Artykuł 249
Zawartość ewidencji dla każdego składnika majątku
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Ewidencja zawiera właściwy opis każdego składnika majątku i określa jego lokalizację lub, w przypadku składników majątku ruchomego, służbę lub osobę odpowiedzialną, datę nabycia i koszt jednostkowy.
Artykuł 250
Sprawdzenie drogą inwentaryzacji stanu majątku ruchomego
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego dokonują sprawdzenia drogą inwentaryzacji w taki sposób, aby upewnić się, że każdy składnik majątku fizycznie istnieje i odpowiada odpowiedniej pozycji w ewidencji. Sprawdzanie przeprowadzane jest w ramach corocznego programu weryfikacji, z wyjątkiem rzeczowych aktywów trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które sprawdzane są co najmniej co trzy lata.
Artykuł 251
Odsprzedaż rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Członkowie, urzędnicy i inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą nabywać składników majątku, które są odsprzedawane przez te instytucje i organy, z wyjątkiem wypadków, gdy składniki te odsprzedawane są w publicznej procedurze przetargowej.
Artykuł 252
Procedura sprzedaży rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
1. Sprzedaż rzeczowych aktywów trwałych ogłaszana jest lokalnie we właściwy sposób, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 8 100 EUR lub więcej. Okres między publikacją ostatniego ogłoszenia a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż czternaście dni kalendarzowych.
Sprzedaż, o której mowa w akapicie pierwszym, jest przedmiotem ogłoszenia o sprzedaży, publikowanego w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, jeżeli jednostkowa cena zakupu wynosi 391 100 EUR lub więcej. Właściwe ogłoszenie może również zostać zamieszczone w prasie państw członkowskich. Okres między datą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej a zawarciem umowy sprzedaży nie może być krótszy niż jeden miesiąc.
2. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, mogą odstąpić od publikowania ogłoszeń, w przypadku gdy koszt ogłoszenia przekracza spodziewany zysk z operacji.
3. Instytucje i organy, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, zawsze starają się uzyskać jak najlepszą cenę za sprzedawane rzeczowe aktywa trwałe.
4. Przepisy ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania do transakcji sprzedaży między instytucjami Unii a ich instytucjami i organami, o których mowa w art. 208 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 253
Procedura zbycia rzeczowych aktywów trwałych
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
W każdym przypadku sprzedaży składników majątku ujętych w ewidencji, w tym budynków, ich bezpłatnego przekazania, złomowania, wynajmu lub utraty na skutek zagubienia, kradzieży czy też z innych powodów urzędnik zatwierdzający sporządza odpowiedni raport lub adnotację.
Raport lub adnotacja wskazują w szczególności, czy składnik majątku musi zostać zastąpiony na koszt urzędnika lub innego pracownika Unii lub jakiejkolwiek innej osoby.
W przypadku gdy nieruchomości lub główne instalacje są udostępniane bezpłatnie, konieczne jest sporządzenie umowy i poinformowanie o tym fakcie w rocznym sprawozdaniu przesłanym do Parlamentu Europejskiego i Rady w momencie przedstawiania projektu budżetu.
Członkowie, urzędnicy lub inni pracownicy instytucji i organów, o których mowa w art. 141 rozporządzenia finansowego, nie mogą być odbiorcami składników majątku ujętych w ewidencji, które przekazywane są bezpłatnie lub złomowane.
Artykuł 254
Ewidencja i ogłoszenia o sprzedaży w delegaturach Unii
(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku delegatur Unii stałą ewidencję majątku ruchomego należącego do Unii prowadzi się na miejscu. Jest ona regularnie przesyłana do departamentów centralnych zgodnie z zasadami przyjętymi przez każdą instytucję.
Majątek ruchomy przewożony do delegatur Unii, przed wpisaniem do stałej ewidencji, wpisuje się do wykazu tymczasowego.
2. Ogłoszenia o sprzedaży majątku ruchomego delegatur Unii są zgodne z praktykami lokalnymi.
CZĘŚĆ DRUGA
PRZEPISY SZCZEGÓLNE
TYTUŁ I
BADANIA
Artykuł 255
Rodzaje operacji
(Artykuł 181 rozporządzenia finansowego)
1. Działania bezpośrednie prowadzone są przez oddziały Wspólnego Centrum Badawczego (dalej zwanego „WCB”) i z zasady są całkowicie finansowane z budżetu. Składają się na nie:
a)
programy badawcze;
b)
badania poszukiwawcze;
c)
wsparcie naukowe i techniczne o charakterze instytucjonalnym.
2. WCB może uczestniczyć w działaniach pośrednich na warunkach określonych w art. 183 rozporządzenia finansowego.
3. Szacunek kwoty należnej, o której mowa w art. 181 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłana jest księgowemu w celu zapisania w księgach.
Artykuł 256
Dodatkowe zasady mające zastosowanie do WCB
(Artykuł 183 rozporządzenia finansowego)
1. Na działania o charakterze konkurencyjnym prowadzone przez WCB składają się:
a)
działania prowadzone w następstwie procedur udzielania dotacji lub procedur udzielania zamówień;
b)
działania w imieniu osób trzecich;
c)
działania podejmowane na mocy porozumienia administracyjnego z innymi instytucjami lub innymi służbami Komisji w celu zapewnienia usług techniczno-naukowych.
2. Jeśli działania prowadzone przez WCB na rzecz osób trzecich obejmują zamówienia, procedura udzielania zamówień musi być zgodna z zasadami przejrzystości i równego traktowania.
3. Szacunki kwot należnych, o których mowa w art. 183 ust. 2 rozporządzenia finansowego, przesyłane są księgowemu w celu zapisania w księgach.
TYTUŁ II
DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE
ROZDZIAŁ I
Przepisy ogólne
Artykuł 257
Działania, które mogą być finansowane
(Artykuł 184 rozporządzenia finansowego)
Środki na działania, o których mowa w części drugiej tytuł IV rozdział 1 rozporządzenia finansowego, mogą posłużyć w szczególności na finansowanie zamówień, dotacji, w tym dopłat do oprocentowania, specjalnych pożyczek, gwarancji kredytowych i pomocy finansowej, wsparcia budżetowego i innych szczególnych form pomocy budżetowej.
ROZDZIAŁ II
Wsparcie budżetowe i wielostronne fundusze powiernicze
Artykuł 258
Wykorzystanie wsparcia budżetowego
(Artykuł 186 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli przewidują to właściwe akty podstawowe, Komisja może wykorzystywać sektorowe lub ogólne wsparcie budżetowe w państwie trzecim, o ile spełnione są następujące warunki:
a)
zarządzanie finansami publicznymi w państwie partnerskim jest wystarczająco przejrzyste, rzetelne i skuteczne;
b)
państwo partnerskie wprowadziło wystarczająco wiarygodne i właściwe polityki sektorowe i krajowe; oraz
c)
państwo partnerskie wprowadziło polityki makroekonomiczne ukierunkowane na stabilność.
2. Umowy zawierane z państwem partnerskim muszą przewidywać obowiązek przekazywania przez to państwo Komisji wiarygodnych informacji we właściwym czasie, umożliwiających Komisji stwierdzenie, czy warunki określone w ust. 1 zostały spełnione.
Artykuł 259
Fundusze powiernicze Unii na rzecz działań zewnętrznych
(Artykuł 187 rozporządzenia finansowego)
Wkłady innych darczyńców są uwzględniane z chwilą wpłaty na specjalny rachunek bankowy funduszu powierniczego, w kwocie w euro wynikającej z przeliczenia przy wpłynięciu środków na specjalny rachunek bankowy.
Wkład Unii przekazywany jest w odpowiednim terminie w celu pokrycia zobowiązań prawnych funduszu powierniczego, z należytym uwzględnieniem dostępnych środków przekazanych przez innych darczyńców.
Odsetki narosłe na specjalnym rachunku bankowym funduszu powierniczego inwestuje się w fundusz powierniczy, chyba że akt ustanawiający fundusz stanowi inaczej.
Wszystkie transakcje przeprowadzane na rachunku bankowym, o którym mowa w akapicie trzecim, w ciągu roku są prawidłowo rozliczane w księgach rachunkowych funduszu powierniczego.
Dwa razy w roku urzędnik zatwierdzający sporządza sprawozdania finansowe dotyczące operacji realizowanych przez poszczególne fundusze powiernicze.
Co roku fundusze powiernicze poddawane są niezależnym audytom zewnętrznym.
Rada funduszu powierniczego zatwierdza sprawozdanie roczne funduszu powierniczego sporządzone przez urzędnika zatwierdzającego wraz ze sprawozdaniem rocznym sporządzonym przez księgowego. Sprawozdania te są załączane do rocznego sprawozdania delegowanego urzędnika zatwierdzającego i przedkładane Parlamentowi Europejskiemu i Radzie w ramach procedury udzielania Komisji absolutorium.
Zasady dotyczące składu rady i jej regulamin wewnętrzny określone są w akcie ustanawiającym fundusz powierniczy, przyjętym przez Komisję i przestrzeganym przez darczyńców. Zasady te gwarantują odpowiednią reprezentację darczyńców oraz nakładają wymóg uzyskania zgody Komisji co do ostatecznej decyzji o wykorzystaniu środków.
ROZDZIAŁ III
Zamówienia
Artykuł 260
Najem budynków
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
Jedyne zamówienia dotyczące nieruchomości, które mogą być finansowane ze środków administracyjnych na działania zewnętrzne, to zamówienia odnoszące się do najmu budynków już zbudowanych w chwili podpisywania umowy najmu. Zamówienia te są publikowane zgodnie z art. 124.
Artykuł 261
Definicje
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na usługi obejmują zamówienia na badania i na pomoc techniczną.
Zamówienie na badania jest umową na usługi, zawartą między dostawcą a instytucją zamawiającą, która obejmuje badania w celu określenia i przygotowania projektów, studium wykonalności, badania gospodarcze i rynkowe, badania techniczne i audyty.
Zamówienie na pomoc techniczną jest umową, w ramach której dostawca jest wezwany do pełnienia roli doradczej, do zarządzania projektem lub jego nadzorowania bądź do zapewnienia konsultantów określonych w umowie.
2. W przypadku gdy państwo trzecie posiada wykwalifikowaną kadrę zarządzającą w swoich służbach lub podmiotach z udziałem sektora publicznego, zamówienia mogą być wykonywane bezpośrednio przez te służby lub podmioty we własnym zakresie.
Artykuł 262
Przepisy szczególne odnoszące się do progów i zasady udzielania zamówień zewnętrznych
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Artykuły 123-126, z wyjątkiem definicji, art. 127 ust. 3 i 4, art. 128, art. 134-137, art. 139 ust. 3-6, art. 148 ust. 4, art. 151 ust. 2, art. 152-158, art. 160 i 164 niniejszego rozporządzenia nie mają zastosowania do umów w sprawie zamówień zawartych przez instytucje zamawiające, o których mowa w art. 190 ust. 2 rozporządzenia finansowego, lub w ich imieniu.
Komisja decyduje o wykonaniu przepisów dotyczących zamówień określonych w niniejszym rozdziale, w tym o odpowiednich środkach kontroli stosowanych przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w przypadku, gdy Komisja nie jest instytucją zamawiającą.
2. W przypadku nieprzestrzegania procedur, o których mowa w ust. 1, wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Unię.
3. Niniejszy rozdział nie ma zastosowania do instytucji zamawiających, o których mowa w art. 190 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego, w przypadku gdy, po przeprowadzeniu kontroli, o których mowa w art. 61 rozporządzenia finansowego, Komisja upoważniła je do zastosowania ich własnych procedur udzielania zamówień.
Artykuł 263
Ogłaszanie i niedyskryminacja
(Artykuł 190 i 191 rozporządzenia finansowego)
1. Komisja podejmuje niezbędne środki wykonawcze w celu zagwarantowania najszerszego możliwego uczestnictwa, na warunkach równości, w konkurencyjnych przetargach o udzielenie zamówień finansowanych przez Unię. W tym celu dba się przede wszystkim o:
a)
zapewnienie odpowiedniej publikacji, w rozsądnym czasie, wstępnych ogłoszeń informacyjnych, ogłoszeń o zamówieniu i ogłoszeń o udzieleniu zamówienia;
b)
wyeliminowanie wszelkich praktyk dyskryminacyjnych lub specyfikacji technicznych, mogących zakłócić szerokie uczestnictwo na warunkach równości wszystkich osób fizycznych lub prawnych, o których mowa w art. 182 rozporządzenia finansowego.
2. Artykuł 265 ust. 5, art. 267 ust. 3 oraz art. 269 ust. 4 pozostają bez uszczerbku dla korzystania z elektronicznych zamówień publicznych.
Artykuł 264
Ogłaszanie
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Wstępne ogłoszenie informacyjne dotyczące międzynarodowego zaproszenia do składania ofert przesyłane jest do Urzędu Publikacji najwcześniej jak to możliwe w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi oraz jak najszybciej po podjęciu decyzji dopuszczającej program w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane.
2. Do celów niniejszego rozdziału ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest:
a)
w przypadku międzynarodowych zaproszeń do składania ofert - co najmniej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej;
b)
w przypadku lokalnych zaproszeń do składania ofert - co najmniej w dzienniku urzędowym państwa będącego odbiorcą lub w jakiejkolwiek równoważnej publikacji.
W przypadku gdy ogłoszenie o zamówieniu jest również publikowane lokalnie, musi ono być identyczne z ogłoszeniem publikowanym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej oraz musi być opublikowane równocześnie. Komisja jest odpowiedzialna za publikację w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej i na stronie internetowej. Jeżeli ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest lokalnie, mogą tego dokonać podmioty, o których mowa w art. 190 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego.
3. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy, z wyjątkiem zamówień, które w razie potrzeby wciąż są tajne lub których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii Europejskiej lub wymaga tego państwo będące beneficjentem bądź gdy publikacja ogłoszenia o udzieleniu zamówienia wydaje się niewskazana.
Artykuł 265
Progi i procedury udzielania zamówień na usługi
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na usługi progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej:
(i)
międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
(ii)
międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 3 niniejszego artykułu lub umowa ramowa.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
Płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty;
2. W przypadku międzynarodowej procedury ograniczonej, o której mowa w ust. 1 lit. a), ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do składania ofert. W przypadku zamówień na usługi zaprasza się co najmniej czterech kandydatów. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca do zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Lista wybranych kandydatów publikowana jest na stronie internetowej Komisji.
Jeżeli liczba kandydatów spełniających kryteria wyboru lub posiadających minimalny poziom zdolności jest mniejsza niż wymagana minimalna liczba, instytucja zamawiająca może zaprosić do składania ofert tylko tych kandydatów, którzy spełniają kryteria składania ofert.
3. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. b), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych oferentów. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferenci do udziału w konkurencyjnej procedurze negocjacyjnej mogą zostać wybrani z odpowiednio ogłoszonej listy potencjalnych oferentów, o której mowa w art. 136 ust. 1 lit. b). Lista ta jest sporządzana w następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania i zachowuje ważność nie dłużej niż przez pięć lat od dnia jej ogłoszenia. Lista może być podzielona na podlisty. Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu. W przypadkach gdy zamówienie ma zostać udzielone, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich potencjalnych oferentów z odpowiedniej listy lub podlisty do złożenia oferty.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z oferentami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
4. W przypadku usług prawnych zgodnych z nomenklaturą CPV instytucja zamawiające może skorzystać z konkurencyjnej procedury negocjacyjnej bez względu na wartość szacunkową zamówienia.
5. Oferty przesyłane są w paczce lub kopercie zewnętrznej, zawierającej dwie oddzielne, zapieczętowane koperty: jedną opatrzoną napisem „Koperta A - Oferta techniczna”, a drugą - napisem „Koperta B - Oferta finansowa”. Na kopercie zewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Jeżeli dokumentacja przetargowa przewiduje przeprowadzanie rozmów, komisja oceniająca może przeprowadzić je z głównymi członkami zespołu ekspertów, proponowanych w ofertach możliwych do zaakceptowania z technicznego punktu widzenia, po przedstawieniu swoich pisemnych wniosków wstępnych i przed ostatecznym zakończeniem oceny ofert technicznych. W takich przypadkach rozmowy z ekspertami prowadzone są przez komisję oceniającą, najlepiej wspólnie, jeżeli stanowią oni zespół, i w wystarczająco krótkich odstępach czasu, aby umożliwić dokonanie porównania. Rozmowy prowadzone są w oparciu o standardowy wzór przyjęty uprzednio przez komisję oceniającą i stosowany w rozmowach ze wszystkimi ekspertami lub zespołami wezwanymi na rozmowy. O dacie i godzinie rozmowy należy powiadomić oferentów co najmniej dziesięć dni kalendarzowych wcześniej. W przypadku działania siły wyższej, uniemożliwiającej oferentowi stawienie się na rozmowę, należy przesłać mu nowy termin i godzinę.
6. Kryteria udzielania zamówień służą do wybrania oferty najbardziej korzystnej ekonomicznie.
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie wybierana jest przy następującym rozkładzie znaczenia kryteriów: jakość techniczna - 80, cena - 20. W tym celu:
a)
wynik uzyskany przez oferty techniczne mnożony jest przez 0,80;
b)
wynik uzyskany przez oferty finansowe mnożony jest przez 0,20.
Artykuł 266
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku zamówień na usługi instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 104 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
jeżeli usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom bądź stowarzyszeniom nienastawionym na zysk oraz odnoszą się do działań o charakterze instytucjonalnym lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy obywatelom w obszarze działań społecznych;
c)
w odniesieniu do usług, będących rozszerzeniem usług, których świadczenie już rozpoczęto, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
d)
jeżeli procedura przetargowa lub próba wykorzystania umowy ramowej nie powiodła się, tj. nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym, w którym to przypadku, po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;
e)
jeżeli dane zamówienie jest następstwem konkursu i musi ono, zgodnie z mającymi zastosowanie zasadami, zostać udzielone wybranemu kandydatowi lub jednemu z wybranych kandydatów, w którym to przypadku wszyscy wybrani kandydaci zapraszani są do uczestniczenia w negocjacjach;
f)
jeżeli, z przyczyn technicznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, zamówienie może zostać udzielone wyłącznie określonemu usługodawcy;
g)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
h)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
Do celów niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. a) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznane są za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
Działania o charakterze instytucjonalnym, o których mowa w akapicie pierwszym lit. b), obejmują usługi związane ze statutowym obowiązkiem organów sektora publicznego.
2. Do usług będących rozszerzeniem usług, których świadczenie już rozpoczęto, jak określono w ust. 1 lit. c), zalicza się:
a)
usługi dodatkowe nieobjęte podstawowym zamówieniem, ale które, z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, stały się niezbędne do wykonania zamówienia, pod warunkiem że takich usług dodatkowych nie można oddzielić od podstawowego zamówienia ani pod względem technicznym, ani gospodarczym bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej oraz że łączna kwota takich usług dodatkowych nie przekracza 50 % wartości podstawowego zamówienia;
b)
usługi dodatkowe polegające na powtarzaniu podobnych usług powierzonych wykonawcy świadczącemu usługi na podstawie pierwszego zamówienia, pod warunkiem że:
(i)
ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odniesieniu do pierwszej usługi, a możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej w przypadku nowych usług w ramach projektu i szacowane koszty zostały wyraźnie wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, opublikowanym w odniesieniu do pierwszej usługi;
(ii)
rozszerzenie zamówienia odnosi się do wartości i czasu trwania nieprzekraczających wartości i czasu trwania zamówienia pierwotnego.
Artykuł 267
Progi i procedury udzielania zamówień na dostawy
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na dostawy progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej: międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: umowa ramowa lub:
(i)
dla zamówień o wartości 100 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 300 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. b);
(ii)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 100 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2;
c)
płatności kwot niższych niż lub równych 2 500 EUR odnoszących się do danego wydatku mogą być realizowane bezpośrednio na podstawie faktur, bez uprzedniej akceptacji oferty.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w niniejszym artykule ust. 1 lit. b) ppkt ii), instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych dostawców. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z dostawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
3. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, którą należy umieścić w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Oferty otwierane są publicznie przez komisję oceniającą w miejscu i w terminie określonych w dokumentacji przetargowej. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert muszą zostać ogłoszone imiona i nazwiska lub nazwy oferentów, podane ceny, wniesione wymagane wadium i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
4. W przypadku zamówienia na dostawy nieobejmującego usług posprzedażnych jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest cena.
W przypadku gdy propozycje usług posprzedażnych lub szkoleń mają szczególne znaczenie, wybierana jest oferta z najniższą ceną lub oferta najbardziej korzystna ekonomicznie, z należytym uwzględnieniem jakości technicznej oferowanej usługi i podanej ceny.
Artykuł 268
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na dostawy
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na dostawy mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 111 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
jeżeli jest to uzasadnione charakterem lub cechami szczególnymi dostaw, na przykład jeżeli wykonanie zamówienia jest zarezerwowane wyłącznie dla posiadaczy patentów lub licencji na używanie patentów;
c)
w odniesieniu do dodatkowych dostaw, dokonywanych przez pierwotnego dostawcę, których celem jest częściowe odnowienie zapasów lub zastąpienie instalacji używanych na bieżąco lub rozszerzenie istniejących zapasów lub instalacji, gdyby zmiana dostawcy zobowiązywała instytucję zamawiającą do nabywania sprzętu o innych parametrach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i konserwacji;
d)
jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy jeżeli nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym;
e)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
f)
w odniesieniu do zamówień na dostawy produktów notowanych i kupowanych na rynku towarowym;
g)
w odniesieniu do zamówień dotyczących zakupów na szczególnie korzystnych warunkach od dostawcy ostatecznie likwidującego swoją działalność handlową lub od syndyka masy upadłości bądź likwidatora, na podstawie układu z wierzycielami lub innej podobnej procedury na mocy prawa krajowego;
h)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. d), po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione.
2. Do celów ust. 1 lit. a) niniejszego artykułu operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznaje się za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
Artykuł 269
Progi i procedury udzielania zamówień na roboty budowlane
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do zamówień na roboty budowlane progi i procedury, o których mowa w art. 190 rozporządzenia finansowego, ustala się następująco:
a)
dla zamówień o wartości 5 000 000 EUR lub większej - jedno z poniższych:
(i)
międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
(ii)
ze względu na cechy szczególne niektórych robót budowlanych, międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. a);
b)
dla zamówień o wartości 300 000 EUR lub większej, ale mniejszej niż 5 000 000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 127 ust. 2 i art. 264 ust. 2 lit. b);
c)
dla zamówień o wartości mniejszej niż 300 000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2 niniejszego artykułu.
Zamówienia o wartości równej 20 000 EUR lub mniejszej mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. W przypadku procedury negocjacyjnej, o której mowa w ust. 1 lit. c) niniejszego artykułu, instytucja zamawiająca sporządza listę co najmniej trzech wybranych wykonawców. Procedura obejmuje przetarg ograniczony bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna nieobjęta art. 129.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję oceniającą, której członkowie posiadają niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną. Członkowie komisji oceniającej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli w wyniku konsultacji z wykonawcami instytucja zamawiająca otrzymuje tylko jedną ofertę ważną pod względem administracyjnym i technicznym, zamówienie może zostać udzielone, pod warunkiem że spełnione są kryteria udzielania zamówień.
3. Kryteria wyboru obejmują zdolność oferenta do zrealizowania podobnych zamówień, w szczególności przez odniesienie do robót budowlanych wykonanych w ostatnich latach. Po dokonaniu wyboru i ponieważ oferty niedopuszczalne zostały już odrzucone, jedynym kryterium udzielenia zamówienia jest cena.
4. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, którą należy umieścić w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej umieszcza się:
a)
adres, na jaki należy nadsyłać oferty, wskazany w dokumentacji przetargowej;
b)
odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c)
w stosownych przypadkach numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d)
zdanie „Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert”, w języku dokumentacji przetargowej.
Oferty otwierane są publicznie przez komisję oceniającą w miejscu i w terminie określonych w dokumentacji przetargowej. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert muszą zostać ogłoszone imiona i nazwiska lub nazwy oferentów, podane ceny, wniesione wymagane wadium i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
Artykuł 270
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na roboty budowlane
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na roboty budowlane mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jedną ofertą w następujących przypadkach:
a)
jeżeli, ze względu na pilną konieczność, spowodowaną wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które były od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur, o których mowa w art. 111 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego, nie może zostać dotrzymany;
b)
w odniesieniu do dodatkowych robót budowlanych, nieobjętych zamówieniem pierwotnym, ale które, z uwagi na nieprzewidziane okoliczności, stały się niezbędne do wykonania opisanego w nim obiektu budowlanego, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 2;
c)
jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy jeżeli nie otrzymano żadnej oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym;
d)
w odniesieniu do zamówień określonych jako tajne lub zamówień, których wykonaniu muszą towarzyszyć szczególne środki bezpieczeństwa, bądź gdy jest to podyktowane względami ochrony podstawowych interesów Unii lub państwo będące beneficjentem stawia taki wymóg;
e)
jeżeli konieczne jest zawarcie nowej umowy ze względu na przedterminowe zakończenie już istniejącej.
Do celów niniejszego ustępu akapit pierwszy lit. a) operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych, o których mowa w art. 190 ust. 2, uznane są za spełniające warunki pilnej konieczności. Delegowany urzędnik zatwierdzający, w stosownych przypadkach w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi delegowanymi urzędnikami zatwierdzającymi, stwierdza zaistnienie sytuacji pilnej konieczności i regularnie dokonuje przeglądu swojej decyzji pod kątem przestrzegania zasady należytego zarządzania finansami.
W przypadkach, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), po unieważnieniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma oferentami, wybranymi spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione;
2. Zamówienia na dodatkowe roboty budowlane, o których mowa w ust. 1 lit. b), udzielane są przedsiębiorcy budowlanemu już wykonującemu obiekt budowlany w następujących przypadkach:
a)
jeżeli takich robót budowlanych nie można oddzielić od głównego zamówienia pod względem technicznym ani gospodarczym bez przysporzenia poważnych niedogodności instytucji zamawiającej; lub
b)
jeżeli takie roboty budowlane są absolutnie niezbędne do zakończenia wykonania pierwotnego zamówienia, mimo że można je od niego oddzielić;
c)
jeżeli łączna wartość udzielonych zamówień na dodatkowe roboty budowlane nie przekracza 50 % wartości zamówienia podstawowego.
Artykuł 271
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień dotyczących nieruchomości
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
Zamówienia dotyczące nieruchomości, o których mowa w art. 260, mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej po zbadaniu rynku lokalnego.
Artykuł 272
Wybór procedury udzielania zamówień w przypadku zamówień mieszanych
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
W przypadku zamówień obejmujących zarówno świadczenie usług, jak i dostawy towarów lub realizację robót budowlanych, instytucja zamawiająca, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, ustala progi i procedury mające zastosowanie, w zależności od przeważającego przedmiotu zamówienia, ocenianego na podstawie względnej wartości i znaczenia operacyjnego różnych części składowych zamówienia.
Artykuł 273
Dokumentacja przetargowa
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumentacja przetargowa, o której mowa w art. 138, sporządzana jest w oparciu o najlepsze praktyki międzynarodowe i zgodnie z przepisami niniejszego rozdziału dotyczącymi ogłaszania i kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentami.
2. W przypadku zamówień na usługi dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
rodzaj zamówienia;
(ii)
kryteria udzielania zamówień i ich znaczenie;
(iii)
informację o możliwości prowadzenia rozmów i ich harmonogram;
(iv)
informację o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(v)
informacje na temat części zamówienia, co do której dopuszcza się podwykonawstwo;
(vi)
maksymalny budżet dostępny dla zamówienia;
(vii)
walutę ofert;
b)
listę wybranych kandydatów (ze wskazaniem zakazu stowarzyszania się);
c)
ogólne warunki zamówień na usługi;
d)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
e)
zakres zadań, wskazujący planowany harmonogram projektu i terminy, począwszy od których planuje się, że główni eksperci muszą być dostępni;
f)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta);
g)
formularz oferty;
h)
formularz umowy;
i)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby płatności zaliczkowych.
Przepisy akapitu pierwszego lit. h) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
3. W przypadku zamówień na dostawy dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
kryteria wyboru i udzielania zamówień;
(ii)
informacje o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(iii)
walutę ofert;
b)
ogólne warunki zamówień na dostawy;
c)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
d)
załącznik techniczny zawierający plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram wykonania zamówienia;
e)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta) i rozbicie cen;
f)
formularz oferty;
g)
formularz umowy;
h)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby:
(i)
oferty;
(ii)
płatności zaliczkowych;
(iii)
należytego wykonania.
Przepisy akapitu pierwszego lit. g) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
4. W przypadku zamówień na roboty budowlane dokumentacja przetargowa musi zawierać następujące dokumenty:
a)
instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
(i)
kryteria wyboru i udzielania zamówień;
(ii)
informacje o tym, czy dopuszczalne jest składanie ofert wariantowych;
(iii)
walutę ofert;
b)
ogólne warunki zamówień na roboty budowlane;
c)
warunki szczegółowe, które stanowią rozwinięcie lub uzupełnienie warunków ogólnych lub wprowadzają od nich odstępstwa;
d)
załączniki techniczne zawierające plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram wykonania zamówienia;
e)
specyfikację cenową (do wypełnienia przez oferenta) i rozbicie cen;
f)
formularz oferty;
g)
formularz umowy;
h)
w stosownych przypadkach formularze gwarancji bankowej (lub podobnego zabezpieczenia) na potrzeby:
(i)
oferty;
(ii)
płatności zaliczkowych;
(iii)
należytego wykonania.
Przepisy akapitu pierwszego lit. g) nie mają zastosowania do przypadków, gdy ze względu na wyjątkowe i należycie uzasadnione okoliczności nie można skorzystać ze wzoru umowy.
5. W przypadku sprzeczności między warunkami szczegółowymi, o których mowa w ust. 2 lit. d), ust. 3 lit. c) i ust. 4 lit. c), oraz warunkami ogólnymi przeważają warunki szczegółowe.
6. Zwracając się o przedstawienie zaświadczeń sporządzonych przez niezależne organy, poświadczających, że podmiot gospodarczy spełnia określone normy w zakresie zapewnienia jakości, instytucje zamawiające odnoszą się do systemów zapewnienia jakości opartych na odpowiednich normach europejskich lub, w stosownych przypadkach, międzynarodowych, poświadczonych przez organy spełniające europejskie lub międzynarodowe normy w zakresie certyfikacji. Przyjmują one również inne dowody dotyczące równoważnych środków z zakresu zapewnienia jakości, przedstawiane przez podmioty gospodarcze.
Artykuł 274
Zabezpieczenia
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 163 uprzednie zabezpieczenia są denominowane w euro lub w walucie zamówienia, którego dotyczą.
2. Instytucja zamawiająca może zażądać wadium, w rozumieniu niniejszego rozdziału, stanowiącego 1-2 % całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane. Jest ono zgodne z przepisami art. 163. Wadium jest zwracane w momencie podpisania umowy. Wadium zostaje zatrzymane, jeżeli oferta złożona przed upływem ostatecznego terminu składania ofert zostaje następnie wycofana.
3. Instytucja zamawiająca może wymagać zabezpieczenia należytego wykonania opiewającego na kwotę określoną w dokumentacji przetargowej, odpowiadającą 5-10 % całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane. Zabezpieczenie takie określa się na podstawie obiektywnych kryteriów, takich jak rodzaj i wartość zamówienia.
Zabezpieczenie należytego wykonania wymagane jest jednak w przypadku przekroczenia następujących progów:
a)
345 000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane;
b)
150 000 EUR w przypadku zamówień na dostawy.
Zabezpieczenie zachowuje ważność co najmniej do czasu ostatecznego odbioru dostaw lub robót. Jeżeli zamówienie nie jest właściwie wykonane, całe zabezpieczenie zostaje zatrzymane.
Artykuł 275
Terminy procedur
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Oferty muszą dotrzeć do instytucji zamawiającej, której adres podany jest w zaproszeniu do składania ofert, nie później niż do dnia i godziny wskazanych w tym zaproszeniu. Termin składania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału, przewidziany przez instytucje zamawiające, musi być na tyle długi, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i odpowiedni okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert.
W przypadku zamówień na usługi minimalny okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi pięćdziesiąt dni. Jednakże w nagłych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
2. Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej przed upływem terminu składania ofert. Instytucja zamawiająca udziela odpowiedzi na te pytania przed upływem terminu składania ofert.
3. W przypadku międzynarodowych procedur ograniczonych terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału są nie krótsze niż trzydzieści dni od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między datą wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert nie może być krótszy niż pięćdziesiąt dni. Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
4. W przypadku międzynarodowych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia wysłania ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a)
dziewięćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;
b)
sześćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
5. W przypadku lokalnych procedur otwartych terminy składania ofert, liczone od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a)
sześćdziesiąt dni w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane;
b)
trzydzieści dni w odniesieniu do zamówień na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach dopuszczone mogą być inne terminy.
6. W przypadku konkurencyjnych procedur negocjacyjnych, o których mowa w art. 265 ust. 1 lit. b), art. 267 ust. 1 lit. c) i art. 269 ust. 1 lit. c), na składanie ofert kandydatom zapewnia się co najmniej trzydzieści dni od daty wysłania pisma z zaproszeniem do składania ofert.
7. Terminy określone w ust. 1-6 wyrażone są w dniach kalendarzowych.
Artykuł 276
Komisja oceniająca
(Artykuł 190 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału i oferty uznane za spełniające wymogi są oceniane i klasyfikowane przez komisję oceniającą na podstawie ogłoszonych wcześniej kryteriów wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień. Komisja składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, posiadających wszelką niezbędną wiedzę techniczną i administracyjną do oceniania ofert.
2. Jeżeli Komisja nie jest instytucją zamawiającą, może wystąpić o kopię dokumentacji przetargowej, ofert, oceny ofert i podpisanych umów. Komisja może także uczestniczyć w charakterze obserwatora w otwarciu i ocenie ofert.
3. Oferty, które nie zawierają wszystkich istotnych elementów wymaganych w dokumentacji przetargowej lub które nie spełniają określonych wymogów szczegółowych, są odrzucane.
Komisja oceniająca lub instytucja zamawiająca może jednak zwrócić się do kandydatów lub oferentów o dostarczenie, w wyznaczonym przez nią terminie i w zgodzie z zasadą równego traktowania, dodatkowych materiałów lub objaśnień do złożonych dokumentów potwierdzających, w związku z kryteriami wykluczenia, wyboru i udzielania zamówień.
4. W przypadku rażąco niskich ofert, o których mowa w art. 151, komisja oceniająca występuje o niezbędne wyjaśnienia, dotyczące zawartości oferty.
5. W przypadku procedur o wartości nieprzekraczającej 20 000 EUR dopuszcza się odstąpienie od wymogu powołania komisji oceniającej.
ROZDZIAŁ IV
Dotacje
Artykuł 277
Pełne finansowanie
(Artykuł 192 rozporządzenia finansowego)
W przypadku odstępstwa od wymogu współfinansowania w decyzji o udzieleniu dotacji podaje się uzasadnienie.
TYTUŁ III
URZĘDY EUROPEJSKIE
Artykuł 278
Urzędy europejskie i ustanowienie dodatkowych urzędów
(Artykuł 195 rozporządzenia finansowego)
Do urzędów, o których mowa w art. 195 rozporządzenia finansowego, zalicza się:
a)
Urząd Publikacji;
b)
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;
c)
Europejski Urząd Doboru Kadr i administracyjnie połączoną z nim Europejską Szkołę Administracji;
d)
Urząd Administracji i Wypłacania Należności Indywidualnych;
e)
Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Urząd Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu.
Jedna lub więcej instytucji może powołać dodatkowe urzędy, pod warunkiem że jest to uzasadnione analizą kosztów i korzyści i zapewnia wyeksponowanie działań Unii.
Artykuł 279
Delegowanie uprawnień przez instytucje na europejskie urzędy międzyinstytucjonalnych
(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja jest odpowiedzialna za zobowiązania budżetowe. Instytucje mogą delegować na dyrektora danego europejskiego urzędu międzyinstytucjonalnego uprawnienia do prowadzenia wszelkich późniejszych działań, w szczególności jeśli chodzi o zobowiązania prawne, poświadczanie zasadności wydatków, zatwierdzanie płatności i wykonywanie dochodów oraz określają zakres i warunki tego typu delegowania uprawnień.
Artykuł 280
Szczególne zasady dotyczące Urzędu Publikacji
(Artykuł 195 i 199 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli chodzi o Urząd Publikacji, każda instytucja decyduje o swojej polityce w zakresie publikacji. Wpływy netto ze sprzedaży publikacji są ponownie wykorzystywane jako dochody przeznaczone na określony cel przez instytucję, która jest autorem tych publikacji, zgodnie z art. 21 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 281
Delegowanie niektórych zadań przez księgowego
(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)
Księgowy Komisji, działając na wniosek komitetu zarządzającego danego urzędu, może delegować na pracownika urzędu niektóre ze swoich zadań, odnoszące się do poboru dochodów i realizacji wydatków, dokonywanych bezpośrednio przez dany urząd.
Artykuł 282
Zasoby finansowe - rachunki bankowe
(Artykuł 196 rozporządzenia finansowego)
W celu zaspokojenia potrzeb urzędu międzyinstytucjonalnego w zakresie środków pieniężnych rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek komitetu zarządzającego. Ostateczny stan środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniany i korygowany przez dany urząd i Komisję na koniec roku budżetowego.
TYTUŁ IV
ŚRODKI NA WYDATKI ADMINISTRACYJNE
Artykuł 283
Przepisy ogólne
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Środki na wydatki administracyjne objęte niniejszym tytułem to środki określone w art. 41 rozporządzenia finansowego.
Zobowiązania budżetowe odpowiadające środkom na wydatki administracyjne o charakterze wspólnym dla kilku tytułów, które zarządzane są globalnie, mogą być zapisywane globalnie w rachunkowości budżetowej po uprzednim skrótowym sklasyfikowaniu ich według charakteru, zgodnie z art. 25.
Odnośne wydatki zapisuje się w liniach budżetowych każdego tytułu według takiego samego systemu rozdziału jak środki.
Artykuł 284
Zabezpieczenie najmu
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Zabezpieczenie najmu wnoszone przez instytucje przyjmuje formę gwarancji bankowej lub depozytu na zablokowanym rachunku bankowym w imieniu instytucji i wynajmującego, denominowanym w euro, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków.
Jeżeli jednak w odniesieniu do transakcji dokonywanych w państwach trzecich niemożliwe jest zastosowanie żadnej z wymienionych form zabezpieczenia najmu, właściwy urzędnik zatwierdzający może przyjąć inne formy zabezpieczenia, pod warunkiem że zapewniają one równoważny poziom ochrony interesów finansowych Unii.
Artykuł 285
Zaliczki dla pracowników i członków instytucji
(Artykuł 201 rozporządzenia finansowego)
Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, pracownikom i członkom instytucji.
Artykuł 286
Budynki
(Artykuł 203 rozporządzenia finansowego)
1. Wydatki, o których mowa w art. 203 ust. 3 lit. a) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynków. Nie obejmują one opłat.
2. Procedura wczesnego informowania, o której mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, oraz procedura uprzedniego zatwierdzania, o której mowa w art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego, nie mają zastosowania do nabywania gruntów nieodpłatnie lub za symboliczną kwotę.
3. Procedura wczesnego informowania oraz procedura uprzedniego zatwierdzania określone w art. 203 ust. 3-7 rozporządzenia finansowego nie mają zastosowania do budynków mieszkalnych. Parlament Europejski i Rada mogą zwrócić się do właściwej instytucji o wszelkie informacje dotyczące budynków mieszkalnych.
4. W wyjątkowych lub pilnych okolicznościach politycznych wczesne informacje, o których mowa w art. 203 ust. 4 rozporządzenia finansowego, dotyczące przedsięwzięć z zakresu nieruchomości związanych z delegaturami lub urzędami Unii w państwach trzecich, można przedkładać łącznie z informacjami o przedsięwzięciach z zakresu nieruchomości objętych art. 203 ust. 5 rozporządzenia finansowego. W takich przypadkach procedury wczesnego informowania oraz uprzedniego zatwierdzania przeprowadza się możliwie jak najszybciej.
5. Procedura uprzedniego zatwierdzania, określona w art. 203 ust. 5 i 6 rozporządzenia finansowego, nie ma zastosowania do umów wstępnych lub badań przygotowawczych mających na celu ocenę szczegółowych kosztów i finansowania przedsięwzięć z zakresu nieruchomości.
6. Progi wynoszące 750 000 lub 3 000 000 EUR, o których mowa w art. 203 ust. 7 ppkt (ii), (iii) oraz (iv) rozporządzenia finansowego, obejmują koszty związane z wyposażeniem budynku. W przypadku umów najmu i użytkowania w progach tych uwzględnia się koszty związane z wyposażeniem budynku, ale nie inne opłaty.
7. W rok po wejściu w życie rozporządzenia finansowego Komisja przedstawi sprawozdanie ze stosowania procedur, określonych w art. 203 ust. 3-8 rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ V
EKSPERCI
Artykuł 287
Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie
(Artykuł 204 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku wartości poniżej progów określonych w art. 170 ust. 1 eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie mogą zostać wybrani w ramach procedury określonej w ust. 2.
2. Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub - tam, gdzie jest to konieczne w celu zapewnienia rozpowszechnienia wśród potencjalnych kandydatów - na stronie internetowej danej instytucji.
Zaproszenie do wyrażenia zainteresowania zawiera opis zadań, ich czas trwania oraz stałe warunki wynagrodzenia. Warunki te mogą opierać się na cenach jednostkowych.
W następstwie zaproszenia do wyrażenia zainteresowania sporządza się listę ekspertów. Zachowuje ona ważność co najwyżej przez pięć lat od dnia publikacji lub do końca okresu realizacji programu wieloletniego dotyczącego odnośnych zadań.
3. Każda zainteresowana osoba fizyczna może złożyć wniosek w dowolnym momencie w okresie ważności listy, z wyjątkiem trzech ostatnich miesięcy tego okresu. Eksperci zewnętrzni otrzymujący wynagrodzenie nie są wybierani do realizacji zadań, o których mowa w art. 204 rozporządzenia finansowego, jeśli znajdują się w jednej z sytuacji powodujących wykluczenie, o których mowa w art. 106 i 107 rozporządzenia finansowego.
4. Wszelka wymiana informacji z wybranymi ekspertami, w tym zawieranie umów oraz ich zmiany, może odbywać się z wykorzystaniem elektronicznych systemów wymiany informacji stworzonych przez instytucję.
Systemy te spełniają następujące wymogi:
a)
dostęp do systemów oraz dokumentów przekazywanych za ich pośrednictwem mogą mieć jedynie osoby upoważnione;
b)
jedynie osoby upoważnione mogą elektronicznie podpisać dokument lub przekazać go za pomocą systemu;
c)
osoba upoważniona musi zostać uwierzytelniona za pośrednictwem systemu ustalonymi środkami;
d)
czas i data transakcji elektronicznej muszą być ściśle określone;
e)
musi zostać zachowana integralność dokumentów;
f)
musi zostać utrzymana dostępność dokumentów;
g)
w stosownych przypadkach musi zostać zachowana poufność dokumentów;
h)
musi być zapewniona ochrona danych osobowych zgodnie z wymogami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Dane przesyłane lub otrzymywane za pośrednictwem takiego systemu korzystają z prawnego domniemania integralności oraz dokładności dnia i godziny ich wysłania lub otrzymania wskazanych w systemie.
Dokumenty przesłane lub zgłoszone za pośrednictwem takiego systemu uznaje się za równoważne wersji papierowej, dopuszcza się jako dowody w postępowaniu sądowym, uznaje za oryginały dokumentów, przyjmując prawne domniemanie ich autentyczności i integralności, o ile nie zawierają one żadnych elementów dynamicznych, które mogą automatycznie je zmieniać.
Podpisy elektroniczne, o których mowa w akapicie drugim lit. b), są równoważne pod względem skutków prawnych podpisom własnoręcznym.
5. Lista ekspertów oraz przedmiot zadań podlegają corocznej publikacji. Informacje o wynagrodzeniu podlegają publikacji, o ile przekracza ono 15 000 EUR za wykonywane zadanie.
6. Ustęp 5 nie ma zastosowania, jeżeli taka publikacja stanowi zagrożenie dla praw i wolności zainteresowanych osób, chronionych Kartą praw podstawowych Unii Europejskiej, lub szkodzi interesom ekonomicznym ekspertów.
CZĘŚĆ TRZECIA
PRZEPISY KOŃCOWE I PRZEJŚCIOWE
Artykuł 288
Przepisy przejściowe
Artykuły 35-43 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 mają nadal zastosowanie do zobowiązań zaciągniętych do dnia 31 grudnia 2013 r. Artykuły 33-44 niniejszego rozporządzenia mają zastosowanie tylko do zobowiązań zaciągniętych od dnia 1 stycznia 2014 r.
Część pierwsza tytuł VI rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 może mieć nadal zastosowanie do umów o udzielenie dotacji, które podpisano, i decyzji o udzieleniu dotacji, o których powiadomiono, do dnia 31 grudnia 2013 r. w ramach zobowiązań globalnych zaciągniętych w budżecie na rok 2012 lub w budżetach na lata wcześniejsze, jeśli właściwy urzędnik zatwierdzający podejmie taką decyzję, z należytym uwzględnieniem zasad równego traktowania i przejrzystości.
Artykuł 289
Uchylenie
Rozporządzenie (WE, Euratom) nr 2342/2002 traci moc.
Odesłania do uchylonego rozporządzenia odczytuje się jako odesłania do niniejszego rozporządzenia, zgodnie z tabelą korelacji w załączniku.
Artykuł 290
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 stycznia 2013 r.
Artykuły 216-226 stosuje się natomiast od dnia 1 stycznia 2014 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 29 października 2012 r.