РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
ROZPORZĄDZENIE RADY (UE) NR 1417/2013
z dnia 17 grudnia 2013 r.
ustanawiające formę dokumentu laissez-passer wydawanego przez Unię Europejską
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Protokół nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej załączony do Traktatu o Unii Europejskiej, Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 6 akapit pierwszy,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Art. 6 akapit pierwszy Protokołu nr 7 w sprawie przywilejów i immunitetów Unii Europejskiej (zwanego dalej „protokołem”) przewiduje, że Rada określa postać dokumentu laissez-passer, a władze państw członkowskich uznają go za ważny dokument podróży.
(2)
Przypomina się, że art. 6 akapit pierwszy protokołu ma zastosowanie do członków instytucji Unii i pracowników Unii, którzy podlegają regulaminowi pracowniczemu urzędników lub warunkom zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej (1).
(3)
Art. 23 regulaminu pracowniczego urzędników oraz art. 11 i 81 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanawia warunki, na których pracownikom Unii wydaje się dokument laissez-passer.
(4)
W interesie Unii i w celu wywiązania się z obowiązku należytej troski przywilej posiadania dokumentu laissez-passer można rozszerzyć - na zasadzie wyjątku i z zastrzeżeniem odpowiedniego uzasadnienia - na wnioskodawców specjalnych.
(5)
Dokument laissez-passer w żadnym wypadku nie nadaje posiadaczowi przywilejów ani immunitetów.
(6)
Władze państw członkowskich uznają dokument laissez-passer za ważny dokument podróży. Komisja powinna skorzystać z możliwości przewidzianej w art. 6 akapit drugi protokołu i zawrzeć niezbędne umowy z państwami trzecimi umożliwiające uznawanie dokumentu laissez-passer za ważny dokument podróży pozwalający przekraczać granice państw trzecich i poruszać się na ich terytorium.
(7)
Wydarzenia mające miejsce na szczeblu Unii, zwłaszcza ustanowienie Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, zwiększyły konieczność uspójnienia podejścia na szczeblu międzynarodowym i unijnym.
(8)
Formę dokumentu laissez-passer należy uaktualnić, aby osiągnąć wyższe normy bezpieczeństwa i pomóc zapewnić właściwy stopień ochrony przed przerobieniem, podrobieniem i sfałszowaniem. W dokumencie laissez-passer należy uwzględnić wspólne normy bezpieczeństwa i interoperacyjne identyfikatory biometryczne, po to by ustanowić weryfikowalny związek między nim a jego prawowitym posiadaczem, a tym samym w istotny sposób zwiększyć jego ochronę przed bezprawnym użyciem.
(9)
W szczególności forma laissez-passer powinna być zgodna z normami bezpieczeństwa i specyfikacjami technicznymi mającymi zastosowanie do krajowych dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie - zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 2252/2004 (2). Pozwoli to dostosować się do specyfikacji Organizacji Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego („ICAO”) - zwłaszcza do tych, które znajdują się w dokumencie ICAO 9303 w sprawie dokumentów podróży przeznaczonych do odczytu maszynowego - te zaś pomogą chronić dokument laissez-passer przed bezprawnym użyciem i będą sprzyjać jego uznawaniu za ważny dokument podróży na szczeblu międzynarodowym. Unia powinna też uczestniczyć w katalogu kluczy publicznych ICAO, stosując odpowiednie normy ICAO i przestrzegając zalecanych przez nią praktyk, po to by umożliwić łatwiejsze zatwierdzanie laissez-passer na całym świecie.
(10)
W celu zapewnienia, aby jednolite warunki, które będą mieć zastosowanie do przyszłych norm bezpieczeństwa i specyfikacji technicznych dla paszportów i dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie, miały w stosownym przypadku zastosowanie również do unijnych laissez-passer, należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze. Ponadto należy powierzyć Komisji uprawnienia wykonawcze do ustanowienia zasad mających obowiązywać instytucje, agencje lub inne organy Unii oraz Europejską Służbę Działań Zewnętrznych (zwane dalej „instytucjami”) w przypadku utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentu laissez-passer. Uprawnienia te powinny być wykonywane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 182/2011 (3).
(11)
Do przyjmowania aktów wykonawczych zapewniających w stosownym przypadku przestrzeganie przyszłych norm bezpieczeństwa i specyfikacji technicznych - przyjętych na mocy rozporządzenia (WE) nr 2252/2004 - dla paszportów i dokumentów podróży wydawanych przez państwa członkowskie, należy stosować procedurę doradczą; mogą one pozostać tajne, aby przeciwdziałać zagrożeniom w postaci podrobienia i sfałszowania. Procedurę doradczą należy stosować również do przyjmowania aktów wykonawczych w sprawie postępowania instytucji w przypadku utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentów laissez-passer. W ramach procedury doradczej Komisja powinna być wspomagana przez komitet ustanowiony w art. 6 rozporządzenia Rady (WE) nr 1683/95 (4).
(12)
Należy zapewnić, aby na elektronicznym nośniku laissez-passer były przechowywane wyłącznie informacje przewidziane na podstawie niniejszego rozporządzenia i załączników do niego.
(13)
Każda instytucja - indywidualnie lub wspólnie na podstawie umów międzydziałowych - odpowiedzialna za przetwarzanie danych osobowych swoich urzędników lub innych pracowników oraz Komisja, jako punkt centralny na potrzeby przetwarzania, powinny zapewnić przestrzegania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 45/2001 (5).
(14)
Aby dane osobowe nie były udostępnianie większej liczbie osób, niż jest to konieczne, Komisja musi koordynować wdrażanie niniejszego rozporządzenia i wyznaczyć jeden podmiot odpowiedzialny za wyrabianie i personalizowanie dokumentów laissez-passer. Komisja powinna zwrócić szczególną uwagę, by temu jednemu upoważnionemu podmiotowi zapewnić bezpieczny dostęp do danych osobowych zamieszczonych w dokumencie laissez-passer do celów wyrabiania i personalizowania, zapewniając odpowiedni poziom ochrony danych.
(15)
Dane osobowe powinny być przechowywanie w rejestrze lub przez wspomniany podmiot wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, oraz niezbędny do zapewnienia podmiotom danych dostępu do ich danych, tak by mogły korzystać ze swoich praw. Po zakończeniu postępowania i upływie pewnego okresu dane osobowe powinny zostać automatycznie usunięte. Okres ten powinien być uzasadniony i umotywowany.
(16)
Aby zapobiegać fałszowaniu i bezprawnemu używaniu dokumentów laissez-passer, należy wspomniany jeden podmiot wyznaczany przez Komisję do ich wyrabiania i personalizowania wybrać zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do udzielania zamówień, zwłaszcza z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 (6) oraz z należytym uwzględnieniem szczególnego charakteru dokumentów, które mają być wyrabiane.
(17)
Zgodnie z zasadą proporcjonalności niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia zakładanych celów - zgodnie z art. 5 ust. 4 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej.
(18)
Niniejsze rozporządzenie powinno zastąpić rozporządzenie Rady (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69 (7). Rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69 należy zatem, po okresie przejściowym, uchylić ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r.
(19)
Należy przewidzieć okres przejściowy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia do dnia 24 listopada 2015 r., kiedy to wciąż będzie można wydawać i stosować dokument laissez-passer zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69. Z rozwiązań przejściowych należy jednak korzystać w taki sposób, by od momentu gdy dokumenty laissez-passer zaczną być wydawane zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, dokumenty laissez-passer nie były już wydawane zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1862/69, a te z nich, które wciąż są w obiegu, były do dnia 24 listopada 2015 r. systematycznie zastępowane nowymi. Założenie to w możliwie największym stopniu skróci okres, w którym obie formy dokumentu laissez-passer będą w obiegu równocześnie,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Zakres zastosowania
1. Dokument laissez-passer jest przyznawany wyłącznie w interesie Unii członkom instytucji Unii, o których mowa w ust. 2, oraz jej pracownikom. Jest on wydawany pracownikom zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 23 regulaminu pracowniczego urzędników oraz w art. 11 i 81 warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej. W wyjątkowych, należycie uzasadnionych przypadkach, wyłącznie w interesie Unii, dokument laissez-passer można wydać wnioskodawcom specjalnym zgodnie z załącznikiem II.
2. Niniejsze rozporządzenie ma zastosowanie do instytucji, agencji i innych organów Unii Europejskiej oraz do Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych (zwanych dalej „instytucjami”).
Artykuł 2
Proces
1. Do celów niniejszego rozporządzenia każda instytucja może zawrzeć umowę z inną instytucją w celu osiągnięcia synergii i obniżenia kosztów. Instytucje te odpowiadają za przetwarzanie danych osobowych personelu lub wnioskodawców specjalnych, o których mowa w art. 1 ust. 1. Takie dane obejmują dane personalne i biometryczne potrzebne do jednoznacznego zidentyfikowania wnioskodawcy ubiegającego się o dokument laissez-passer, w tym wizerunek i odciski dwóch palców w formie cyfrowej jako identyfikatory biometryczne.
2. Do celów niniejszego rozporządzenia Komisja pełni funkcję punktu centralnego na potrzeby przekazywania podmiotowi, o którym mowa w ust. 3, danych osobowych przetworzonych przez instytucje.
3. Komisja wyznacza podmiot odpowiedzialny za opracowanie, wyrabianie i personalizowanie dokumentów laissez-passer, z uwzględnieniem szczególnego charakteru dokumentów, które mają być wyrabiane. Czyni to zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie do udzielania zamówień, w szczególności z przepisami rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012. Wszelkie przekazywanie danych osobowych podczas tego procesu odbywa się zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001.
4. Każdy dokument laissez-passer pozostaje własnością Unii.
Artykuł 3
Języki
Dokument laissez-passer jest wydawany we wszystkich językach urzędowych instytucji Unii, jak wskazano w załączniku I. Sposób prezentowania danych personalnych musi uwzględniać zalecenia ICAO.
Artykuł 4
Okres ważności
1. Bez uszczerbku dla art. 5 ust. 2 dokument laissez-passer jest wydawany na maksymalny okres sześciu lat, nie krótszy niż dwanaście miesięcy, z zastrzeżeniem warunków zwrotu określonych w aktach wykonawczych przyjętych zgodnie z art. 6 ust. 4. Okres ważności zostaje dostosowany do okresu obowiązywania mandatu członka instytucji, okresu pobytu lub oddelegowania urzędnika lub okresu obowiązywania umowy pracownika zatrudnionego na czas określony lub pracownika kontraktowego.
2. Wszystkie dokumenty laissez-passer, które utraciły ważność lub nie mają już wolnych stron na naklejki wizowe, muszą zostać zwrócone organowi wydającemu do formalnego unieważnienia lub przedłużenia jego ważności. Dokument laissez-passer jest również zwracany wtedy, gdy jego posiadacz przestaje pełnić swoją funkcji lub odchodzi ze służby. Niniejszy ustęp ma również zastosowanie do wnioskodawców specjalnych, o których mowa w art. 1 ust. 1.W każdym przypadku gdy pierwotny posiadacz zwraca swój dokument laissez-passer, członek rodziny pozostający na jego utrzymaniu również zwraca swój dokument laissez-passer.
Artykuł 5
Dane osobowe - prawa osób indywidualnych
1. Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 osoby, którym wydawany jest dokument laissez-passer, mają prawo sprawdzić dane osobowe w nim zawarte, a w stosownym przypadku - wystąpić o ich sprostowanie lub usunięcie.
2. Osoby, od których pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe, są zwolnione z obowiązku ich złożenia. Jeżeli pobranie odcisków wyznaczonych palców jest chwilowo niemożliwe, dopuszcza się pobranie odcisków innych palców. Jeżeli pobranie odcisków któregokolwiek z innych palców również jest chwilowo niemożliwe, można wydać tymczasowy dokument laissez-passer o ważności 12 miesięcy lub krótszej.
3. Dokument laissez-passer zawiera wyłącznie te informacje przeznaczone do odczytu maszynowego, które zostały określone na podstawie niniejszego rozporządzenia.
4. Do celów niniejszego rozporządzenia identyfikatory biometryczne umieszczone w dokumencie laissez-passer są stosowane wyłącznie do sprawdzenia:
-
autentyczności dokumentu;
-
tożsamości posiadacza poprzez porównanie bezpośrednio dostępnych cech.
5. Dane osobowe zostają zabezpieczone, w szczególności przed nieupoważnionym dostępem; zostaje także zagwarantowana ich integralność, autentyczność i poufność.
6. Komisja udziela państwom trzecim dostępu do odcisków palców znajdujących się na nośniku w dokumencie laissez-passer wyłącznie na warunkach określonych w art. 9 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 6
Specyfikacje techniczne i normy bezpieczeństwa
1. W celu zagwarantowania równorzędnego poziomu bezpieczeństwa dokument laissez-passer musi być zgodny z minimalnymi normami bezpieczeństwa przewidzianymi w rozporządzeniu (WE) nr 2252/2004 oraz w decyzji Komisji C(2005) 409 z dnia 28 lutego 2005 r. ustanawiającej specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2006) 2909 z dnia 28 czerwca 2006 r. ustanawiającej specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2008) 8657 z dnia 22 grudnia 2008 r. ustanawiającej politykę certyfikacji wymaganej w związku ze specyfikacjami technicznymi w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie oraz uaktualniającej normatywne dokumenty referencyjne; w decyzji Komisji C(2009) 7476 z dnia 5 października 2009 r. zmieniającej decyzję Komisji (C(2008) 8657 final) ustanawiającą politykę certyfikacji wymaganej w związku ze specyfikacjami technicznymi w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; w decyzji Komisji C(2011) 5499 z dnia 4 sierpnia 2011 r. zmieniającej decyzję Komisji C(2006) 2909 final ustanawiającą specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie; oraz w decyzji wykonawczej Komisji C(2013) 6181 z dnia 30 września 2013 r. zmieniającej decyzję Komisji C(2006) 2909 final ustanawiającą specyfikacje techniczne w odniesieniu do norm dotyczących zabezpieczeń i danych biometrycznych w paszportach i dokumentach podróży wydawanych przez państwa członkowskie.
2. Aby w stosownym przypadku zapewnić zgodność dokumentu laissez-passer z przyszłymi minimalnymi normami bezpieczeństwa przyjętymi na mocy rozporządzenia (WE) nr 2252/2004, Komisja ustanawia w drodze aktów wykonawczych dodatkowe specyfikacje techniczne zgodnie ze standardami międzynarodowymi, w tym w szczególności standardami i zalecanymi praktykami ICAO dla dokumentów laissez-passer, odnośnie do następujących kwestii:
a)
dodatkowe zabezpieczenia i wymagania, w tym normy dotyczące wzmocnionej ochrony przed przerabianiem, podrabianiem oraz fałszowaniem;
b)
specyfikacje techniczne nośnika identyfikatorów biometrycznych i ich zabezpieczenia, w tym uniemożliwienie nieuprawnionego dostępu i łatwiejsze zatwierdzanie;
c)
wymagania jakości oraz wspólne normy techniczne wizerunku i odcisków palców.
Te akty wykonawcze przyjmuje się zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2.
3. Zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2, można zdecydować, że specyfikacje, o których mowa w ust. 2 niniejszego artykułu, będą tajne i nie zostaną opublikowane. W takim przypadku są one udostępniane wyłącznie jednemu podmiotowi wyznaczonemu przez Komisję zgodnie z art. 2 ust. 3, pod warunkiem że podmiot ten zagwarantuje odpowiedni poziom ochrony.
4. Komisja ustanawia w drodze aktów wykonawczych przepisy dla instytucji na wypadek utraty, kradzieży, wydawania duplikatów oraz zwrotu dokumentu laissez-passer. Te akty wykonawcze mają zastosowanie do wszystkich dokumentów laissez-passer. Przyjmuje się je zgodnie z procedurą doradczą, o której mowa w art. 7 ust. 2.
Artykuł 7
Procedura komitetowa
1. Komisję wspomaga komitet ustanowiony na mocy art. 6 rozporządzenia (WE) nr 1683/95. Komitet jest komitetem w rozumieniu rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
2. W przypadku odesłania do niniejszego ustępu stosuje się art. 4 rozporządzenia (UE) nr 182/2011.
Artykuł 8
Uchylenie i przepisy przejściowe
1. Rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 traci moc ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r. W okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 24 listopada 2015 r. rozporządzenie (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 jest nadal stosowane.
2. Dokumenty laissez-passer wydane zgodnie z rozporządzeniem (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1826/69 tracą ważność ze skutkiem od dnia 25 listopada 2015 r.
Artykuł 9
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie czwartego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 17 grudnia 2013 r.