ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 110/2014 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно модел на финансов регламент за органите, осъществяващи публично-частно партньорство, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 209 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Въз основа на опита от институционализирането на ПЧП като органи на Съюза съгласно член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (2) Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 въведе допълнителни категории публично-частни партньорства с цел да се увеличи изборът на инструменти и да се включат органи, чиито правила са по-гъвкави и достъпни за частните партньори от правилата, приложими за институциите на Съюза. Сред тези допълнителни категории са органите, посочени в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, на които е възложено осъществяването на публично-частно партньорство (наричани по-долу „органи за ПЧП“).
(2)
С цел да се гарантира доброто финансово управление на средствата на Съюза и да се позволи на органите за ПЧП да приемат свои собствени финансови правила, е необходимо да се приеме примерен финансов регламент за тези органи.
(3)
Органите за ПЧП следва да съставят и прилагат своя бюджет в съответствие с бюджетните принципи на единство, точност на бюджета, годишност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол и прозрачност.
(4)
С цел да се осигури цялостното изпълнение на задачите и дейностите на органа за ПЗП, той следва да може да вписва неизползваните бюджетни кредити за дадена година в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години.
(5)
Тъй като средствата на Съюза, предоставени на разположение на органа за ПЧП, следва да бъдат изпълнявани при непряко управление, предвидено в член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, разпоредбите относно финансовото планиране и докладване следва да бъдат съвместими с метода на непряко управление на изпълнението на бюджета. Освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета по отношение на вноската на Съюза за органите за ПЧП следва да бъде част от освобождаването, предоставено от страна на Европейския парламент на Комисията във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза. Следователно адекватното годишно докладване, включително подаването на декларация за управлението, следва да се предоставя в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, което ще позволи на Комисията по-добре да поеме своите отговорности във връзка с освобождаването от отговорност.
(6)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя и на разпоредителите с бюджетни кредити, като се отчита публично-частният характер на органите за ПЧП. Разпоредителите с бюджетни кредити носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, и следва да носят отговорност за своите действия, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(7)
Необходимо е да се изяснят функциите за вътрешен одит и вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органите за ПЧП следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одит, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Следва да се въведат разпоредби за установяването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(8)
За да се гарантира, че всеки орган е отговорен за изпълнението на своя бюджет и се придържа към възложените му цели при неговото създаване, на органите за ПЧП следва да бъде разрешено за изпълнението на възложените им задачи да наемат външни частноправни органи само когато е необходимо, а не за задачи, включващи задача за обществена услуга или всяко друго взимане на решение по собствено усмотрение.
(9)
Принципите, които трябва да се спазват по отношение на приходните и разходните операции на органа за ПЧП, следва да бъдат определени.
(10)
Предвид публично-частния характер на органите за ПЧП, и по-специално на вноските на частния сектор в бюджета на органа за ПЧП, следва да бъдат разрешени гъвкави процедури за възлагане на обществени поръчки. Съответните процедури следва да са съобразени с принципите на прозрачност, пропорционалност, равно третиране и недопускане на дискриминация и отчасти да се отклоняват от съответните разпоредби, установени в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (3). Необходимо е да се осигурят по-добри и по-евтини доставки на стоки и услуги, както и да се избягват прекомерните разходи в управлението на процедурите за възлагане на обществени поръчки чрез засилено сътрудничество между членовете на органите за ПЧП. Затова органите за ПЧП също следва да имат възможност да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
(11)
С цел подобряване на икономическата ефективност следва да бъде предоставена възможността за споделяне на услуги или за прехвърлянето им на друг орган или на Комисията, по-специално като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или за част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП.
(12)
За оценяване на заявленията за безвъзмездни средства, проектите и офертите и за предоставяне на становища и съвети в специфични случаи органите за ПЧП следва да бъдат в състояние да използват външни експерти. Тези експерти следва да бъдат избирани в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
(13)
При отпускането на безвъзмездни средства и награди следва да се прилагат съответните разпоредби на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт на органа за ПЧП или на основния акт на програмата, чието изпълнение е поверено на органа за ПЧП, с цел да гарантира съгласувано прилагане на действията, които се управляват пряко от Комисията.
(14)
Когато сметките на органите за ПЧП трябва да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводните правила, прилагани от органите за ПЧП, следва да позволяват подобно консолидиране.
(15)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите за ПЧП от 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБХВАТ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните принципи, въз основа на които органът, осъществяващ публично-частно партньорство (наричан по-долу „орган за ПЧП“), приема свои финансови правила. Финансовите правила на органа за ПЧП не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради неговите специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 209, четвърта алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Всеки орган за ПЧП приема подробни разпоредби за прилагането на тези принципи в своите финансови правила.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„управителен съвет“ означава главния вътрешен орган на органа за ПЧП, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа за ПЧП като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния инструмент за органа за ПЧП,
-
„член“ означава член на органа за ПЧП в съответствие с неговия учредителен акт,
-
„учредителен инструмент“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа за ПЧП,
-
„бюджет на органа за ПЧП“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза.
Член 3
Обхват на бюджета
Бюджетът на органа за ПЧП се състои от:
а)
приходите на органа за ПЧП, които включват:
i)
финансовите вноски на неговите членове за административните разходи;
ii)
финансовите вноски на неговите членове за оперативните разходи;
iii)
приходите, заделени за конкретни разходни позиции;
iv)
всякакви приходи, реализирани от органа за ПЧП;
б)
разходите на органа за ПЧП, включително административните разходи.
ГЛАВА 2
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 4
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
Член 5
Принципи на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа за ПЧП.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа за ПЧП.
3. В бюджета на органа за ПЧП могат да се записват бюджетни кредити само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа за ПЧП, не се дължат на органа за ПЧП.
Член 6
Принцип на ежегодност
1. Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа за ПЧП, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
4. За административните бюджетни кредити разходите не надвишават приходите, очаквани за година, както е посочено в член 3, буква а), подточка i).
5. Като се имат предвид нуждите на органа за ПЧП, неизползваните бюджетни кредити могат да бъдат вписани в прогнозата за приходите и разходите за следващите три финансови години. Тези бюджетни кредити трябва да се усвояват първи.
6. Параграфи 1-5 не възпрепятстват бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, да бъдат разделени за няколко години под формата на годишни вноски, когато това е предвидено в учредителния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 7
Принцип на балансираност
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетни кредити за поети задължения не превишават съответната годишна вноска на Съюза, посочена в споразумението за годишния трансфер на средства, сключено с Комисията, плюс годишните вноски от членове, различни от Съюза, всички други приходи, посочени в член 3, и сумата на неизползваните бюджетни кредити, посочени в член 6, параграф 5.
3. Органът за ПЧП не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа за ПЧП.
4. Ако бюджетният резултат е положителен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като приход.
Ако бюджетният резултат е отрицателен, той се вписва в бюджета за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания.
Член 8
Принцип на разчетна единица
Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на паричните потоци, счетоводителят има право да извършва операции в други валути, както е установено във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 9
Принцип на универсалност
1. Без да се засяга параграф 2, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции при спазване на специфичните разпоредби във финансовите правила на органа за ПЧП относно случаите, в които някои приспадания може да се направят от заявките за плащане, които след това се предават за плащане на нетната сума.
2. Приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания, се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
3. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа за ПЧП, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
Приемането на дарения, при които може да има значителни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Сумата, над която съответните финансови тежести се считат за значителни, се определя с решение на управителния съвет.
Член 10
Принцип на специфичност
1. Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели поне по дялове и глави.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една глава в друга без ограничения и от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът.
Над границата, посочена в първа алинея, директорът може да предложи на управителния съвет трансфери на бюджетни кредити от един дял в друг. Управителният съвет има три седмици, за да се противопостави на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички трансфери, извършени съгласно първа алинея.
Член 11
Принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа за ПЧП за осъществяване на неговите дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа за ПЧП, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението по всяка от дейностите и информацията се предоставя на управителния съвет от директора ежегодно и най-късно в документите, придружаващи проектобюджета на органа за ПЧП.
4. Освен ако учредителният не акт предвижда оценките да бъдат извършвани от Комисията, с цел подобряване на процеса на вземане на решения, органът за ПЧП извършва оценките, включително и последващите оценки, на своите програми и дейности, при които има значителни разходи, и резултатите от оценката се изпращат на управителния съвет.
Член 12
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа за ПЧП се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа за ПЧП вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
опазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, вземайки предвид многогодишния характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективен и ефикасен вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално елементите, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, като се вземат предвид структурата и размерът на органа за ПЧП, естеството на възложените му задачи, както и сумите и финансовите и оперативните рискове.
Член 13
Принцип на прозрачност
1. Бюджетът на органа за ПЧП се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът на органа за ПЧП, включително щатното разписание и коригиращите бюджети, така както са приети, включително всякакви адаптации, както е предвидено в член 15, параграф 1, се публикуват на интернет сайта на органа за ПЧП в срок четири седмици от датата на тяхното приемане и се предават на Комисията и на Сметната палата.
3. Органът за ПЧП предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за получателите на средства, произлизащи от бюджета, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, вследствие на стандартното представяне.
Публикуваната информация е леснодостъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
4. Експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 34 от настоящия регламент, се публикуват на интернет сайта на Съюза.
ГЛАВА 3
ФИНАНСОВО ПЛАНИРАНЕ
Член 14
Прогнози за приходите и разходите
1. Органът за ПЧП изпраща на Комисията и на останалите членове не по-късно от 31 януари на годината, предхождаща тази, през която бюджетът на органа за ПЧП трябва да бъде изпълнен, прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на прогнозите, заедно с работната проектопрограма, посочена в член 31, параграф 4.
2. Прогнозата за приходите и разходите на органа за ПЧП включва:
а)
прогноза за броя на постоянните и временните длъжности, по функционална група и по степени, както и на договорно наетите служители и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, в границите на бюджетните кредити;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности;
д)
целите, поставени за финансовата година, с която е свързана прогнозата, като се посочват всички специфични бюджетни потребности във връзка с постигането на тези цели;
е)
административните разходи и изпълнения бюджет на органа за ПЧП през предходната финансова година;
ж)
размера на финансовите вноски, направени от членовете, и стойността на вноските в натура, направени от членовете, различни от Съюза;
з)
информация относно неусвоените бюджетни кредити, които се вписват в прогнозата за приходите и разходите за всяка година в съответствие с член 6, параграф 5.
Член 15
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът на органа за ПЧП и щатното разписание на служителите, включително броят на постоянните и временните длъжности по функционални групи и по степени, допълнени с броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, се приемат от управителния съвет в съответствие с учредителния акт на органа за ПЧП. Подробни разпоредби могат да бъдат установени във финансовите правила на органа за ПЧП. Всяко изменение в бюджета на органа за ПЧП, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет на органа за ПЧП, приет съгласно същата процедура, както и първоначалния бюджет на органа за ПЧП. Бюджетът на органа за ПЧП и, когато е подходящо, коригиращите бюджети на органа за ПЧП се адаптират с цел да се вземе предвид размерът на финансовата вноска на Съюза, предвидена в бюджета на Съюза.
2. Бюджетът на органа за ПЧП се състои от приходна и разходна част.
3. Бюджетът на органа за ПЧП съдържа:
a)
в приходната част:
i)
прогнозните приходи на органа за ПЧП за съответната финансова година („година n“);
ii)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година n-2;
iii)
съответни бележки към всеки ред приходи;
б)
в разходната част:
i)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината n;
ii)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година n-2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа за ПЧП за годината n;
iii)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
iv)
съответни бележки към всеки подраздел.
4. В щатното разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Същата информация се посочва за договорно наетия персонал и командированите национални експерти.
ГЛАВА 4
ФИНАНСОВИ УЧАСТНИЦИ
Член 16
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Директорът изпълнява приходите и разходите на бюджета на органа за ПЧП в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити. Директорът отговаря за гарантиране на спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът за ПЧП участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите (OLAF) по предотвратяване на измамите.
2. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа за ПЧП, подчинени на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа за ПЧП.
Член 17
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа за ПЧП се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
3. Директорът, в съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет, и като взема надлежно предвид рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на задълженията на директора. Създаването на тази структура и на тези системи се основава на анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Директорът може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
4. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършените дейности в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване на Комисията от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Съюза за съответната година. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 18
Предварителни проверки
1. Всяка операция се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
Инициирането и проверката на дадена операция са отделни функции.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация.
Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 11.
За целите на проверките отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да приеме за една операция серия от сходни индивидуални операции, отнасящи се до рутинни разходи за заплати, пенсии, командировъчни и болнични.
Член 19
Последващи проверки
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
2. Последващият контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за предварителния контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, притежават необходимите професионални умения.
Член 20
Годишно докладване
Разпоредителят с бюджетни кредити докладва ежегодно на управителния съвет за резултатите от изпълнението на своите задължения. За тази цел не по-късно от 15 февруари на следващата финансова година разпоредителят с бюджетни кредити представя на управителния съвет и до Комисията:
а)
отчет за изпълнението на годишната работна програма на органа за ПЧП, бюджета на органа за ПЧП и човешките ресурси;
б)
предварителните сметки на органа за ПЧП, включително доклада за бюджетното и финансово управление, посочен в член 39;
в)
декларация за управлението, в която се посочва, че освен ако не е посочено друго в резервите, разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчно ниво на увереност, че:
i)
информацията е подходящо представена, пълна и точна (вярна и точна представа);
ii)
разходите са били усвоени за планираната цел;
iii)
въведените системи за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции;
г)
обобщение на окончателните одиторски доклади и на осъществения контрол, включително анализ на естеството и размера на установените грешки и слабости в системите, както и коригиращите действия, които са предприети или планирани.
Отчетът, който е пропорционален на естеството на възложените задачи и съответните суми, посочва резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол.
Всяка година най-късно до 1 юли документите, посочени в букви в) и г) от първата алинея, както и тяхната оценка от управителния съвет, одобреният годишен отчет за дейността и окончателните сметки заедно с тяхното одобрение от управителния съвет в съответствие с член 43, параграф 2 се изпращат от директора на Комисията. Комисията изпраща тези документи на Европейския парламент и на Съвета.
Член 21
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 23, параграф 3. Комисията, посочена в член 23, параграф 3, незабавно информира управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа за ПЧП, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП и неговите членове.
Член 22
Счетоводител
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, когато той се прилагат по отношение на персонала на органа за ПЧП, който е напълно независим при изпълнението на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа за ПЧП за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
воденето, подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с глава 8;
в)
прилагането в съответствие с глава 8 на счетоводните правила и сметкоплана;
г)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
д)
управлението на касата.
2. Два или повече органа за ПЧП могат да назначат един и същ счетоводител.
Органите за ПЧП могат също да се уговорят с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа за ПЧП.
Те могат също да възложат на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа за ПЧП, като отчитат съотношението между разходите и ползите.
В случаите, посочени в този параграф, трябва да се направят необходимите договорености с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа за ПЧП.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 38, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
При условията на параграф 5 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
5. Счетоводителят може при изпълнение на своите задължения да делегира определени задачи на членовете на персонала, към които се прилага Правилникът за длъжностните лица, когато той се прилага по отношение на персонала на органа за ПЧП, когато това е необходимо за изпълнението на неговите задължения в съответствие с финансовите правила на органа за ПЧП.
6. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
Член 23
Отговорност на финансовите участници
1. Членове 16-25 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити и счетоводител носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за длъжностните лица. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на органа за ПЧП или неговите членове, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на OLAF.
3. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа за ПЧП, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа за ПЧП. За случаите, подадени от органите за ПЧП, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа за ПЧП.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя отчет съгласно член 20 и посочва предприетите мерки.
4. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа за ПЧП вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в приложимото законодателство по отношение на дисциплинарните мерки.
Член 24
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на членове 16-25 и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа за ПЧП.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до директора, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Въпросното лице информира също така своя пряк ръководител. Ако участник е директорът, той трябва да отнесе въпроса до управителния съвет.
Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Директорът или управителният съвет, ако лицето е директорът, предприемат по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
Член 25
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
ГЛАВА 5
ВЪТРЕШЕН ОДИТ
Член 26
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът за ПЧП въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити, нито като счетоводител.
3. Вътрешният одитор консултира органа за ПЧП по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценяване на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа за ПЧП. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид отчета на разпоредителя с бюджетни кредити по член 20 и всяка друга налична информация.
6. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове и препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет проучва информацията, посочена в член 20, и проверява дали препоръките са били изцяло и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа за ПЧП на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 27
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да сезира Съда на Европейския съюз се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 28
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет може да създаде, като вземе предвид икономическата ефективност и добавената стойност, капацитет за вътрешен одит, който изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на капациета за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет.
Годишният одитен план на капацитета за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на капацитета за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора в органа за ПЧП.
Той се преглежда и одобрява от управителния съвет.
Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Ако капацитетът за вътрешен одит на един орган за ПЧП не е икономически изгоден или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът за ПЧП може да реши да използва общ капацитет за вътрешен одит с други органи за ПЧП, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети на съответните органи за ПЧП се договарят относно практическите условия на общия капацитет за вътрешен одит.
Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
2. Управителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на капацитета за вътрешен одит.
ГЛАВА 6
ПРИХОДНИ И РАЗХОДНИ ОПЕРАЦИИ
Член 29
Изпълнение на приходите
1. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и събиране на недължимите суми. То включва също възможността за отказ от установени вземания, ако е целесъобразно.
2. Недължимо платените суми се събират.
Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. В решението за отказ се посочва, че са били предприети действия, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа за ПЧП се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа за ПЧП за бюджетното и финансовото управление.
3. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
4. Вземанията на органа за ПЧП по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа за ПЧП подлежат на давностен срок от пет години.
Член 30
Вноски на членовете
1. Органът за ПЧП представя на членовете си искания за плащане на целите или част от техните вноски при условия и на интервали, посочени в учредителния акт или съгласувани с тях.
2. Средствата, изплатени на органа за ПЧП от неговите членове чрез вноска, носят лихва в полза на бюджета на органа за ПЧП.
Член 31
Изпълнение на разходите
1. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни задължения и правни задължения, утвърждава разходите и разрешава плащанията, както и извършва подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
2. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава дадена финансова операция.
Разрешаване на разход представлява действието, чрез което отговорният разпоредител с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя да плати утвърдените разходи.
3. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа за ПЧП, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
4. В годишната работна програма на органа за ПЧП се предвижда разрешение от управителния съвет за оперативните разходи на органа за ПЧП относно обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, установени в настоящия параграф, са ясно идентифицирани.
Годишната работна програма включва подробни цели и очаквани резултати, включително и показатели за изпълнението. Тя съдържа също така описание на действията, които ще се финансират, и размера на сумата, разпределена за всяка дейност.
Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния инструмент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в работната програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа за ПЧП.
Член 32
Срокове
Плащането на разходите трябва да се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 7
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА ОТ ОРГАНА ЗА ПЧП
Член 33
Възлагане на обществени поръчки
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграфи 3-6 от настоящия член.
2. Органът за ПЧП взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от общия Финансов регламент.
3. За поръчки на стойност от 60 000 EUR до праговете, предвидени в член 118 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, може да се използва процедурата, определена в Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 за поръчки с ниска стойност, които не надвишават 60 000 EUR.
4. Органът за ПЧП може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи за ПЧП.
5. Органът за ПЧП може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби, с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (5) и с други органи за ПЧП за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
Органите за ПЧП могат да сключват договори, без да прибягват до процедура за възлагане на обществена поръчка, със своите членове, които са различни от Съюза, за доставката на стоки, предоставянето на услуги или извършването на работа, които тези членове предоставят пряко, без да прибягват до трети страни.
Стоките, услугите или работите, предвидени в първа и втора алинея, не се считат като част от вноската на членовете към бюджета на органа за ПЧП.
6. Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възлагащите органи на приемащата държава членка за покриване на административните си нужди или с възлагащите органи на държавите членки, на държавите от Европейската асоциация за свободна търговия или страните кандидатки за членство в Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Органът за ПЧП може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с частните членове или с възлагащите органи на страни, участващи в програми на Съюза, които участват в органа като членове. В такива случаи член 133, първа алинея от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
Член 34
Експерти
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis за подбора на експерти чрез всяка процедура, предвидена в основния акт на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества.
Органът за ПЧП може да използва списъците, съставени от Комисията или от други органи на Съюза или органи за ПЧП.
Органът за ПЧП може, ако това се счита за уместно в надлежно обосновани случаи, да избере всяко лице с подходящи умения, извън лицата от списъците.
Външните експерти се избират въз основа на уменията, опита и знанията, необходими за изпълнението на възложените им задачи и в съответствие с принципите на недопускане на дискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
Член 35
Безвъзмездни средства
Що се отнася до безвъзмездните средства, дял VI от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на специфичните разпоредби на учредителния акт.
Член 36
Награди
1. По отношение на наградите дял VII от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на параграф 2 от настоящия член.
2. Конкурсите за награди с единична стойност 1 000 000 EUR или повече може да се публикуват само ако са предвидени в проекта на работна програма, посочен в член 14, параграф 1.
Член 37
Посочване на средствата за обжалване
1. Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
2. По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
3. Параграфи 1 и 2 са обект на всяка специфична процедура, заложена в основните актове на програмата, чието изпълнение е възложено на органа за ПЧП.
ГЛАВА 8
СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Член 38
Правила относно отчетите
Органът за ПЧП въвежда счетоводна система, предоставяща своевременно точна, пълна и надеждна информация.
Счетоводството на органа за ПЧП съответства на счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 39
Устройство на отчетите
Отчетите на органа за ПЧП се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа за ПЧП;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа за ПЧП (отчет относно бюджетното и финансово управление).
Всеки орган за ПЧП изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година. Този доклад отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП изпраща доклада за бюджетното и финансовото управление на Европейския парламент, на Съвета и на Сметната палата до 31 март на следващата финансова година.
Член 40
Счетоводни принципи
Финансовите отчети представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с международните счетоводни стандарти за публичния сектор на базата на текущо начисляване (наричани по-долу „IPSAS“).
Член 41
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или с IPSAS на базата на текущо начисляване;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа за ПЧП.
Член 42
Отчети за изпълнението на бюджета
Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
Отчетите за изпълнението на бюджета имат същото устройство като това на самия бюджет.
Член 43
Междинни отчети и одобрение на окончателните отчети
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща междинните отчети на Сметната палата до 15 февруари на следващата година.
В случая, посочен в първа алинея, счетоводителят на органа за ПЧП изпраща също така до 15 февруари на следващата година пакет от отчети в стандартен формат на счетоводителя на Комисията, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането.
2. Счетоводителят съставя окончателните отчети на органа за ПЧП. Директорът ги изпраща до 15 март, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, на управителния съвет за одобрение.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят изпраща окончателните отчети, заедно със становището на външния одитор, посочено в член 46, и одобрението на управителния съвет, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година. В този случай счетоводителят на органа за ПЧП изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, счетоводителят на органа за ПЧП също така изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията на същата дата, на която предава окончателните отчети, представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящата глава и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните одобрени отчети на органа за ПЧП се публикуват на неговия интернет сайт в срок от един месец след одобрението им.
Член 44
Счетоводна система
1. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, хармонизираният сметкоплан, който ще се прилага от органа за ПЧП, се приема от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа за ПЧП.
4. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа за ПЧП. В тях се отчитат всички бюджетни приходни и разходни операции.
Член 45
Инвентарен опис
Органът за ПЧП съхранява инвентарен опис, съдържащ количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват негова собственост или собственост на Съюза. Ако отчетите на органа за ПЧП се изисква да бъдат консолидирани съгласно счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, органът за ПЧП съхранява този инвентарен опис в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията. Органът за ПЧП проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
ГЛАВА 9
ВЪНШЕН ОДИТ И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 46
Външен одит
Органът за ПЧП подлежи на независим външен одит, извършван в съответствие с международно приетите одитни стандарти от независим одиторски орган. Становището на независимият одитор определя дали отчетите дават вярна и точна представа, дали въведените системи за контрол функционират правилно и дали свързаните с отчетите операции са законосъобразни и редовни. В становището се заявява също така дали опитната дейност поставя под съмнение твърденията в декларацията за управлението, посочена в член 20. Становището се представя на управителния съвет. То се предава на Комисията заедно с окончателните финансови отчети на органа за ПЧП най-късно до 15 март.
Член 47
Проверка на отчетите от Сметната палата
1. Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт на органа за ПЧП, Сметната палата проверява отчетите на органа за ПЧП в съответствие с член 287 от Договора за функционирането на Европейския съюз. При проверката Сметната палата може да вземе предвид одита на независимия външен одитор, посочен в член 46 от настоящия регламент, и мерките, които са предприети в отговор на неговите констатации.
2. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 48
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Без да се засягат разпоредбите на член 47, параграф 1, органът за ПЧП предоставя на служителите на Комисията и други лица, упълномощени от нея, както и на Сметната палата достъп до обектите и помещенията, както и до цялата информация, включително информация в електронен формат, необходима за извършването на техните одити.
2. OLAF може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (6) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (7), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, финансирани от органа за ПЧП.
3. Без да се засягат параграфи 1 и 2, договорите, споразуменията и решенията на органа за ПЧП съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ГЛАВА 10
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 49
Искания за информация
Комисията и членовете на органа за ПЧП, различни от Съюза, могат да изискват всякаква необходима информация или пояснения от органа за ПЧП по въпросите на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 50
Приемане на финансовите правила на органа за ПЧП
Всеки орган, посочен в член 209 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нови финансови правила с оглед на тяхното влизане в сила на 1 януари 2014 г., или във всички случаи в рамките на девет месеца от датата, на която органът за ПЧП попада в обхвата на член 209 от този регламент.
Член 51
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 110/2014
z dnia 30 września 2013 r.
w sprawie modelowego rozporządzenia finansowego dla organów realizujących partnerstwa publiczno-prywatne, o których mowa w art. 209 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (1), w szczególności jego art. 209,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W rozporządzeniu (EU, Euratom) nr 966/2012, w oparciu o doświadczenia z PPP, zinstytucjonalizowanymi jako organy Unii w myśl art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (2), wprowadzono dodatkowe kategorie partnerstw publiczno-prywatnych w celu zwiększenia wyboru instrumentów i włączenia organów, których zasady są bardziej elastyczne i łatwiej dostępne dla partnerów prywatnych niż te, które stosuje się do instytucji unijnych. Do tych dodatkowych kategorii zaliczają się organy, o których mowa w art. 209 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, którym powierzono realizację partnerstwa publiczno-prywatnego (zwane dalej „organami PPP”).
(2)
W celu zapewnienia należytego zarządzania finansami UE oraz umożliwienia organom PPP przyjęcia ich własnych przepisów finansowych, konieczne jest przyjęcie modelowego rozporządzenia finansowego dla tych organów.
(3)
Organy PPP powinny uchwalać i wykonywać budżet zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości.
(4)
Aby zapewnić ogólne wykonanie zadań i działań organów PPP, organ taki powinien mieć możliwość uwzględnienia środków niewykorzystanych w danym roku w preliminarzu dochodów i wydatków na okres nieprzekraczający następnych trzech lat budżetowych.
(5)
Jako że środki unijne udostępnione organowi PPP należy zrealizować w ramach zarządzania pośredniego zgodnie z art. 60 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, przepisy dotyczące planowania finansowego i sprawozdawczości powinny być spójne z metodą pośredniego zarządzania wykonaniem budżetu. Udzielenie absolutorium z wykonania budżetu w odniesieniu do wkładu Unii na rzecz organów PPP będzie stanowiło element udzielenia absolutorium Komisji przez Parlament Europejski w odniesieniu do wykonania budżetu Unii. W związku z tym należy przewidzieć składanie odpowiednich rocznych sprawozdań, w tym deklaracji zarządczych, zgodnie z rozporządzeniem (UE, Euratom) nr 966/2012, umożliwiając Komisji sprawniejsze przejęcie obowiązków związanych z udzieleniem absolutorium.
(6)
Konieczne jest określenie uprawnień i obowiązków księgowego i urzędników zatwierdzających, uwzględniając charakter publiczno-prywatny organów PPP. Urzędnicy zatwierdzający powinni być w pełni odpowiedzialni za wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków, wykonywane pod ich nadzorem, a także powinni odpowiadać za swoje działania, w miarę potrzeby także w ramach postępowania dyscyplinarnego.
(7)
Należy wyjaśnić funkcje audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznej oraz uprościć wymogi dotyczące sprawozdawczości. Audyt wewnętrzny w ramach organów PPP należy do obowiązków audytora wewnętrznego Komisji, który powinien przeprowadzać audyt w przypadkach uzasadnionych przez towarzyszące im ryzyko. Należy wprowadzić przepisy dotyczące ustanowienia i funkcjonowania jednostek audytu wewnętrznego.
(8)
W celu zagwarantowania, że każdy organ będzie odpowiedzialny za wykonanie własnego budżetu i będzie realizował cele przypisane mu w chwili utworzenia, organy PPP powinny mieć możliwość korzystania, do celów wykonania powierzonych im zadań, z zewnętrznych organów sektora prywatnego jedynie w razie konieczności, lecz nie w przypadku zadań wiążących się z jakimkolwiek obowiązkiem świadczenia usługi publicznej lub wykorzystaniem swobody decyzyjnej.
(9)
Należy również określić zasady obowiązujące w przypadku operacji po stronie wydatków lub dochodów organu PPP.
(10)
Uwzględniając publiczno-prywatny charakter organów PPP, a w szczególności wkład sektora prywatnego do budżetu organu PPP, należy przewidzieć elastyczne procedury udzielania zamówień publicznych. W ramach stosownych procedur należy przestrzegać zasad przejrzystości, proporcjonalności, równego traktowania i niedyskryminacji oraz częściowo odbiec od właściwych przepisów ustanowionych w rozporządzeniu delegowanym Komisji (UE) nr 1268/2012 (3). Konieczne jest zapewnienie tańszych dostaw wyższej jakości towarów i usług, jak również unikanie nadmiernych kosztów procedur zarządzania zamówieniami poprzez wzmocnioną współpracę między członkami organów PPP. Organy PPP powinny zatem mieć możliwość rezygnacji z procedury udzielania zamówień przy zawieraniu ze swoimi członkami innymi niż Unia umów o dostawę towarów, świadczenie usług lub przeprowadzenie prac, które ci członkowie wykonują bezpośrednio, bez konieczności angażowania stron trzecich.
(11)
W celu zwiększenia oszczędności należy zapewnić możliwość wzajemnego świadczenia usług lub przekazania ich innemu organowi lub Komisji, w szczególności poprzez umożliwienie, aby księgowemu Komisji powierzono wszystkie zadania księgowego organu PPP lub ich część.
(12)
Organy PPP powinny mieć możliwość korzystania z pomocy ekspertów zewnętrznych do celów oceny wniosków o udzielenie dotacji, projektów i ofert oraz w celu zasięgnięcia opinii. Wybór ekspertów powinien przebiegać zgodnie z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.
(13)
W odniesieniu do przyznawania dotacji i nagród zastosowanie mają właściwe przepisy rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 i rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem wszelkich przepisów szczegółowych aktu założycielskiego danego organu PPP lub aktu podstawowego programu, którego realizację powierzono organowi PPP, w celu zapewnienia realizacji spójnej z działaniami bezpośrednio zarządzanymi przez Komisję.
(14)
Jeśli konieczna jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organów PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, reguły rachunkowości stosowane przez organy PPP powinny umożliwiać taką konsolidację.
(15)
Niniejsze rozporządzenie powinno wejść w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w celu terminowego przyjęcia zmienionych rozporządzeń finansowych dla organów PPP w dniu 1 stycznia 2014 r., aby zapewnić spójne zasady w kolejnych wieloletnich ramach finansowych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ 1
ZAKRES
Artykuł 1
Przedmiot
W niniejszym rozporządzeniu ustanawia się główne zasady, na podstawie których organ realizacji partnerstwa publiczno-prywatnego (zwany dalej „organem PPP”) przyjmuje własne przepisy finansowe. Przepisy finansowe organu PPP nie powinny odbiegać od niniejszego rozporządzenia z wyjątkiem przypadków, w których wymagają tego ich specyficzne potrzeby, i po uzyskaniu uprzedniej zgody Komisji zgodnie z art. 209 akapit czwarty rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Każdy organ PPP przyjmuje szczegółowe przepisy, dzięki którym te zasady zostaną uwzględnione w przepisach finansowych.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia stosuje się następujące definicje:
-
„zarząd” oznacza główny organ wewnętrzny organu PPP, który jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji w sprawach finansowych i budżetowych, bez względu na nazwę, jaka została mu nadana w akcie założycielskim organu PPP,
-
„dyrektor” oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu PPP jako urzędnik zatwierdzający, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim organu PPP,
-
„członek” oznacza członka organu PPP zgodnie z jego aktem założycielskim,
-
„akt założycielski” oznacza instrument prawa Unii regulujący główne kwestie związane z utworzeniem i działalnością organu PPP,
-
„budżet organu PPP” oznacza instrument, w którym - w odniesieniu do każdego roku budżetowego - przewiduje się i zatwierdza dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu PPP.
Artykuł 3
Zakres budżetu
Budżet organu PPP składa się z następujących elementów:
a)
dochody organu PPP obejmujące:
(i)
wkłady finansowe członków na poczet kosztów administracyjnych;
(ii)
wkłady finansowe członków na poczet kosztów operacyjnych;
(iii)
dochody przeznaczone na finansowanie poszczególnych pozycji wydatków;
(iv)
wszelkie dochody osiągnięte przez organ PPP;
b)
wydatki organu PPP, łącznie z wydatkami administracyjnymi.
ROZDZIAŁ 2
ZASADY BUDŻETOWE
Artykuł 4
Poszanowanie zasad budżetowych
Budżet organu PPP uchwala się i wykonuje zgodnie z zasadami jedności, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, zasadą należytego zarządzania finansami, która wymaga skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej, oraz zasadą przejrzystości, jak określono w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 5
Zasady jedności i rzetelności budżetowej
1. Nie pobiera się dochodów ani nie dokonuje wydatków, chyba że są one zapisane w odpowiedniej linii w budżecie organu PPP.
2. Nie można zaciągać żadnych zobowiązań ani zatwierdzać żadnych wydatków przekraczających poziom środków zatwierdzonych w budżecie organu PPP.
3. Środki mogą zostać zapisane w budżecie organu PPP, tylko jeżeli są przeznaczone na pozycję wydatków uznaną za niezbędną.
4. Odsetki narosłe od płatności zaliczkowych wypłaconych z budżetu organu PPP nie są należne organowi PPP.
Artykuł 6
Zasada jednoroczności
1. Środki zapisane w budżecie organu PPP są zatwierdzane na okres jednego roku budżetowego, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
2. Środki na zobowiązania pokrywają łączny poziom zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym.
3. Środki na płatności pokrywają płatności z tytułu zobowiązań prawnych zaciągniętych w roku budżetowym lub w poprzednich latach budżetowych.
4. W przypadku środków na cele administracyjne wydatki nie przekraczają dochodów przewidywanych na dany rok, o których mowa w art. 3 lit. a) ppkt (i).
5. Uwzględniając potrzeby organu PPP, niewykorzystane środki można ująć w preliminarzu dochodów i wydatków na okres nieprzekraczający trzech następnych lat budżetowych. Środki te należy wykorzystać w pierwszej kolejności.
6. Postanowienia pkt 1-5 nie stanowią przeszkody w rozbiciu zobowiązań budżetowych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy na kilka rocznych rat, gdy przewiduje to akt podstawowy lub w przypadku gdy dotyczą one wydatków administracyjnych.
Artykuł 7
Zasada równowagi
1. Dochody i środki na płatności muszą znajdować się w równowadze.
2. Środki na zobowiązania nie przekraczają odpowiedniego rocznego wkładu Unii, określonego w corocznej umowie dotyczącej transferu środków zawieranej z Komisją, powiększonego o roczne składki członków innych niż Unia, wszelkie pozostałe dochody, o których mowa w art. 3, oraz kwotę niewykorzystanych środków, o których mowa w art. 6 ust. 5.
3. Organ PPP nie może zaciągać pożyczek w ramach budżetu organu PPP.
4. Jeśli osiągnięty zostanie dodatni wynik budżetowy, należy go ująć jako dochód w budżecie na następny rok budżetowy.
Jeśli osiągnięty zostanie ujemny wynik budżetowy, należy go ująć jako środki na płatności w budżecie na następny rok budżetowy.
Artykuł 8
Zasada jednostki rozliczeniowej
Budżet organu PPP jest opracowywany i wykonywany w euro, w euro prezentuje się również sprawozdania rachunkowe. Do celów przepływów pieniężnych księgowy jest jednak upoważniony do dokonywania operacji w innych walutach zgodnie z przepisami finansowymi danego organu PPP.
Artykuł 9
Zasada uniwersalności
1. Nie naruszając przepisów ust. 2, suma dochodów pokrywa sumę środków na płatności. Wszystkie dochody i wydatki zapisuje się w pełnej wysokości, nie wprowadzając żadnych korekt między nimi, z zastrzeżeniem szczegółowych postanowień przepisów finansowych organu PPP w przypadkach, w których można dokonywać pewnych odliczeń od wniosków od płatności, które następnie są ujmowane jako wartości netto.
2. Dochody, które są przeznaczone na określony cel, takie jak dochody z fundacji, subwencji, darów i zapisów na cele dobroczynne, są przeznaczane na finansowanie konkretnych pozycji wydatków.
3. Dyrektor może przyjąć wszelkie darowizny dokonane na rzecz organu PPP, takie jak fundacje, subwencje, dary i zapisy na cele dobroczynne.
Przyjęcie darowizny, która może być związana ze znacznym obciążeniem finansowym, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku. Jeżeli zarząd nie podejmie decyzji w tym terminie, darowiznę uznaje się za przyjętą.
Kwotę, powyżej której obciążenie finansowe uznaje się za znaczące, określa się w drodze decyzji zarządu.
Artykuł 10
Zasada specyfikacji
1. Środki przeznaczane są na określone cele co najmniej według tytułów i rozdziałów.
2. Dyrektor może dokonywać przesunięcia środków między rozdziałami bez żadnych ograniczeń, a między tytułami - do wysokości 10 % środków zapisanych na dany rok w tej linii budżetowej, z której dokonywane jest przesunięcie.
Dyrektor może zaproponować zarządowi przesunięcia środków między tytułami powyżej pułapu określonego w akapicie pierwszym. Zarząd może wyrazić sprzeciw wobec takich przesunięć w terminie trzech tygodni. Po tym terminie przesunięcia uznaje się za przyjęte.
Dyrektor niezwłocznie informuje zarząd o wszystkich przesunięciach dokonanych na podstawie akapitu pierwszego.
Artykuł 11
Zasada należytego zarządzania finansami
1. Środki wykorzystuje się zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, czyli zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności.
2. Zgodnie z zasadą oszczędności zasoby wykorzystane przez organ PPP w celu wykonywania jego działalności powinny być udostępniane w odpowiednim czasie, we właściwej ilości i jakości oraz po najlepszej cenie.
Zasada wydajności wiąże się z jak najkorzystniejszą relacją pomiędzy wykorzystanymi zasobami a osiągniętymi wynikami.
Zasada skuteczności wiąże się z osiągnięciem określonych celów oraz zamierzonych rezultatów.
3. We wszystkich obszarach działalności objętych budżetem organu PPP wyznacza się konkretne, wymierne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele. Dla każdego działania osiągnięcie tych celów monitorowane jest wskaźnikami wydajności, a dyrektor co roku przekazuje zarządowi stosowne informacje, nie później niż w momencie składania dokumentów załączanych do projektu budżetu organu PPP.
4. O ile w akcie założycielskim nie przewidziano, że oceny są dokonywane przez Komisję, organ PPP, w celu poprawy procesu decyzyjnego, dokonuje oceny, w tym oceny ex post, programów i działań pociągających za sobą znaczne wydatki oraz przesyła wyniki oceny zarządowi.
Artykuł 12
Wewnętrzna kontrola wykonania budżetu
1. Budżet organu PPP wykonuje się przy zapewnieniu skutecznej i wydajnej kontroli wewnętrznej.
2. Do celów wykonania budżetu organu PPP kontrolę wewnętrzną definiuje się jako proces stosowany na wszystkich szczeblach zarządzania i mający zapewnić wystarczającą pewność co do osiągnięcia następujących celów:
a)
skuteczności, wydajności i oszczędności operacji;
b)
wiarygodności sprawozdawczości;
c)
ochrony mienia i informacji;
d)
zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom oraz ich wykrywania, korygowania i monitorowania;
e)
odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości operacji podstawowych, z uwzględnieniem wieloletniego charakteru programów, jak również charakteru danych płatności.
3. Skuteczna i wydajna kontrola wewnętrzna opiera się na najlepszej praktyce międzynarodowej i obejmuje w szczególności elementy określone w art. 32 ust. 3 i 4 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, uwzględniając strukturę i wielkość organu PPP, charakter powierzonych mu zadań oraz kwoty i ryzyko finansowe i operacyjne towarzyszące tym zadaniom.
Artykuł 13
Zasada przejrzystości
1. Budżet organu PPP uchwala się i wykonuje, a sprawozdania są przedstawiane zgodnie z zasadą przejrzystości.
2. Budżet organu PPP, w tym plan zatrudnienia i przyjęte budżety korygujące, łącznie ze wszelkimi dostosowaniami określonymi w art. 15 ust. 1, są publikowane na stronie internetowej organu PPP w ciągu czterech tygodni od ich przyjęcia i przekazywane do Komisji i Trybunału Obrachunkowego.
3. Organ PPP udostępnia, zgodnie z jednolitym wzorem, na swojej stronie internetowej informacje dotyczące odbiorców środków pochodzących z jego budżetu, zgodnie z art. 21 ust. 2, 3 i 4 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, nie później niż do dnia 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym, w którym przyznano środki.
Informacje publikuje się w sposób łatwo dostępny, przejrzysty i wyczerpujący. Informacje udostępnia się w sposób zgodny z wymogami poufności i bezpieczeństwa, w szczególności ochrony danych osobowych określonych w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady (4).
4. Informacje dotyczące ekspertów zatrudnionych zgodnie z art. 34 niniejszego rozporządzenia opublikowane są na stronie internetowej Unii.
ROZDZIAŁ 3
PLANY FINANSOWE
Artykuł 14
Preliminarz dochodów i wydatków
1. Organ PPP przekazuje Komisji i pozostałym członkom preliminarz dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne zastosowane przy jego sporządzaniu, wraz z projektem programu prac, o którym mowa w art. 31 ust. 4, nie później niż do dnia 31 stycznia roku budżetowego poprzedzającego rok, w którym wykonany zostanie budżet PPP.
2. Preliminarz dochodów i wydatków organu PPP obejmuje:
a)
szacowaną liczbę stanowisk stałych i czasowych, według grupy funkcyjnej i zaszeregowania, jak również liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy, w granicach środków budżetowych;
b)
w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;
c)
kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;
d)
informacje dotyczące realizacji wszystkich wcześniej określonych celów w odniesieniu do różnych działań;
e)
cele wyznaczone na rok budżetowy, którego dotyczy preliminarz, ze wskazaniem wszelkich szczególnych potrzeb budżetowych związanych z osiągnięciem tych celów;
f)
koszty administracyjne oraz wykonany budżet organu PPP w poprzednim roku budżetowym;
g)
kwotę wkładów finansowych wniesionych przez członków i wartość wkładów rzeczowych wniesionych przez członków innych niż Unia;
h)
informacje dotyczące niewykorzystanych środków, które ujęto w preliminarzu dochodów i wydatków w danym roku zgodnie z art. 6 ust. 5.
Artykuł 15
Uchwalanie budżetu
1. Zarząd przyjmuje budżet organu PPP oraz plan zatrudnienia personelu, w tym liczbę stanowisk stałych i czasowych, według grupy funkcyjnej i zaszeregowania, uzupełnioną o liczbę pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych, wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy zgodnie z aktem założycielskim organu PPP. Szczegółowe postanowienia w tym zakresie można określić w przepisach finansowych organu PPP. Wszelka zmiana budżetu organu PPP, w tym planu zatrudnienia, jest przedmiotem budżetu korygującego organu PPP przyjętego w drodze tej samej procedury, którą zastosowano przy przyjęciu budżetu początkowego organu PPP. Budżet organu PPP i, w stosownych przypadkach, budżety korygujące organu PPP, są dostosowywane w celu uwzględnienia kwoty wkładu Unii określonego w budżecie UE.
2. Budżet organu PPP składa się z zestawienia dochodów i zestawienia wydatków.
3. W budżecie organu PPP wykazuje się:
a)
w zestawieniu dochodów:
(i)
szacowane dochody organu PPP na dany rok budżetowy („rok n”);
(ii)
szacowane dochody za poprzedni rok budżetowy oraz dochody za rok n-2;
(iii)
właściwe uwagi do każdego wiersza dochodu;
b)
w zestawieniu wydatków:
(i)
środki na zobowiązania i środki na płatności na rok n;
(ii)
środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz zobowiązania zaciągnięte i wydatki zrealizowane w roku n-2, przy czym wydatki wyraża się również jako procent budżetu organu PPP z roku n;
(iii)
skrócone zestawienie harmonogramu należnych płatności w kolejnych latach budżetowych na pokrycie zobowiązań budżetowych zaciągniętych w poprzednich latach budżetowych;
(iv)
właściwe uwagi dotyczące każdego poddziału.
4. Plan zatrudnienia przedstawia, obok liczby stanowisk zatwierdzonych na rok budżetowy, liczbę stanowisk zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę stanowisk faktycznie zajmowanych. Takie same informacje należy przedstawić w odniesieniu do pracowników kontraktowych i oddelegowanych ekspertów krajowych.
ROZDZIAŁ 4
PODMIOTY UPOWAŻNIONE DO DZIAŁAŃ FINANSOWYCH
Artykuł 16
Wykonywanie budżetu zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami
1. Dyrektor pełni funkcję urzędnika zatwierdzającego. Dyrektor wykonuje dochody i wydatki budżetu organu PPP zgodnie z przepisami finansowymi organu PPP i zasadą należytego zarządzania finansami, na własną odpowiedzialność i w granicach zatwierdzonych środków. Dyrektor jest odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania wymogów legalności i prawidłowości.
Bez uszczerbku dla obowiązków urzędnika zatwierdzającego w zakresie zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania organ PPP uczestniczy w działaniach Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym.
2. Dyrektor może przekazać uprawnienia do wykonania budżetu pracownikom organu PPP objętym regulaminem pracowniczym, jeśli regulamin ma zastosowanie do organu PPP, zgodnie z warunkami określonymi w przepisach finansowych organu PPP. Podmioty, którym zostały delegowane uprawnienia, mogą działać wyłącznie w ich granicach.
Artykuł 17
Uprawnienia i obowiązki urzędnika zatwierdzającego
1. Budżet organu PPP jest wykonywany przez dyrektora w działach, które mu podlegają.
2. Zadania związane ze specjalistyczną wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, przygotowawcze lub pomocnicze niewiążące się ze sprawowaniem władzy publicznej ani z korzystaniem ze swobody decyzyjnej mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.
3. Dyrektor - zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd oraz z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanego działania - wprowadza strukturę organizacyjną i systemy kontroli wewnętrznej odpowiednie do wykonywanych przez niego obowiązków. Ustanowienie takiej struktury i takich systemów opiera się na analizie ryzyka uwzględniającej ich opłacalność.
Dyrektor może ustanowić w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, mające na celu pomoc w zakresie kontroli zagrożenia związanego z jego działalnością.
4. Urzędnik zatwierdzający przechowuje dokumenty potwierdzające dotyczące przeprowadzonych operacji przez pięć lat od daty decyzji, w której udzielono absolutorium Komisji w odniesieniu do wykonania budżetu Unii za przedmiotowy rok. Dane osobowe zawarte w dokumentach potwierdzających należy w miarę możliwości usunąć, jeśli nie są one konieczne do celów kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
Artykuł 18
Kontrole ex ante
1. Każda operacja podlega co najmniej kontroli ex ante na podstawie przeglądu dokumentów oraz na podstawie dostępnych wyników już przeprowadzonych kontroli, dotyczących operacyjnych i finansowych aspektów operacji.
Kontrole ex ante obejmują zainicjowanie i sprawdzenie operacji.
Zainicjowanie i sprawdzenie operacji stanowią odrębne funkcje.
2. Zainicjowanie operacji rozumiane jest jako wszelkie operacje przygotowawcze przeprowadzone przez urzędnika zatwierdzającego przed przyjęciem aktów wykonujących budżet organu PPP.
3. Sprawdzenie ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante wdrożone przez właściwego urzędnika zatwierdzającego w celu zweryfikowania jej aspektów operacyjnych i finansowych.
4. Celem kontroli ex ante jest sprawdzenie spójności wymaganych dokumentów potwierdzających i wszelkich innych dostępnych informacji.
Zakres kontroli ex ante pod względem częstotliwości i intensywności określa właściwy urzędnik zatwierdzający, biorąc pod uwagę względy ryzyka i gospodarności. W przypadku wątpliwości urzędnik zatwierdzający odpowiedzialny za poświadczenie danej płatności zwraca się z wnioskiem o przedstawienie informacji dodatkowych lub przeprowadza kontrolę na miejscu w celu uzyskania wystarczającej pewności w ramach kontroli ex ante.
Celem kontroli ex ante jest upewnienie się, czy:
a)
wydatki są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami;
b)
zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, określoną w art. 11.
Na potrzeby kontroli właściwy urzędnik zatwierdzający może uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia stanowi pojedynczą operację.
Artykuł 19
Kontrole ex post
1. Właściwy urzędnik zatwierdzający może wprowadzić kontrole ex post w celu sprawdzenia operacji już zatwierdzonych w wyniku kontroli ex ante. Takie kontrole mogą być przeprowadzane na wybranych próbach w zależności od występującego ryzyka.
Kontrole ex post można przeprowadzać na podstawie dokumentów oraz, w stosownych przypadkach, na miejscu.
2. Kontrole ex post przeprowadzają pracownicy, którzy nie są odpowiedzialni za kontrole ex ante. Pracownicy odpowiedzialni za kontrole ex post nie podlegają pracownikom odpowiedzialnym za kontrole ex ante.
Pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi mają niezbędne umiejętności zawodowe.
Artykuł 20
Sprawozdania roczne
Urzędnik zatwierdzający co roku składa zarządowi sprawozdanie dotyczące wyników swojej działalności. W tym celu urzędnik zatwierdzający przedstawia zarządowi i Komisji, nie później niż do dnia 15 lutego następnego roku budżetowego, następujące dokumenty:
a)
sprawozdanie dotyczące wykonania rocznego programu prac organu PPP, budżetu organu PPP oraz zasobów personelu;
b)
wstępne sprawozdania rachunkowe organu PPP, w tym sprawozdanie dotyczące zarządzania budżetem i finansami, o którym mowa w art. 39;
c)
deklarację zarządczą potwierdzającą, że, o ile nie określono inaczej w żadnych zastrzeżeniach, urzędnik zatwierdzający ma wystarczającą pewność, że:
(i)
informacje są należycie przedstawione, kompletne i dokładne (przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji);
(ii)
wydatki zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem;
(iii)
wprowadzone procedury kontroli dają niezbędne gwarancje legalności i prawidłowości operacji podstawowych;
d)
podsumowanie końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym analizę charakteru i zakresu błędów i uchybień stwierdzonych w systemach, jak również podjętych lub planowanych działań naprawczych.
W sprawozdaniu wskazuje się wyniki operacji w odniesieniu do ustalonych celów, ryzyka związanego z tymi operacjami, wykorzystania przekazanych zasobów oraz skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej, w tym ogólnej oceny kosztów i korzyści z kontroli; sprawozdanie jest proporcjonalne do charakteru powierzonych zadań oraz przedmiotowych kwot.
Dyrektor przesyła Komisji dokumenty wymienione w akapicie pierwszym lit. c) i d) oraz ich ocenę dokonaną przez zarząd, zatwierdzone roczne sprawozdanie z działalności oraz końcowe sprawozdanie rachunkowe zatwierdzone przez zarząd zgodnie z art. 43 ust. 2, nie później niż do dnia 1 lipca każdego roku. Komisja przedkłada te dokumenty Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.
Artykuł 21
Ochrona interesów finansowych Unii
1. Jeżeli pracownik uczestniczący w zarządzaniu finansami i kontroli transakcji uzna, że decyzja, którą jego przełożony nakazuje mu wykonać lub na którą nakazuje mu on wyrazić zgodę, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub zasadami zawodowymi, których ten pracownik ma przestrzegać, powiadamia on o tym dyrektora na piśmie, a dyrektor udziela mu pisemnej odpowiedzi. Jeżeli dyrektor nie podejmie żadnych działań lub potwierdzi pierwotną decyzję lub polecenie, a pracownik uważa, że potwierdzenie to nie stanowi wystarczającej reakcji na jego obawy, pracownik powiadamia w formie pisemnej właściwy zespół, o którym mowa w art. 23 ust. 3. Zespół, o którym mowa w art. 23 ust. 3, bezzwłocznie informuje o tym zarząd.
2. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków, pracownik powiadamia władze i organy określone w mających zastosowanie przepisach. Umowy z audytorami zewnętrznymi prowadzącymi audyty zarządzania finansowego organu PPP nakładają na audytorów zewnętrznych obowiązek informowania urzędnika zatwierdzającego o wszelkich podejrzeniach nielegalnej działalności, nadużyć finansowych lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków.
Artykuł 22
Księgowy
1. Zarząd wyznacza księgowego podlegającego przepisom regulaminu pracowniczego, o ile mają one zastosowanie do organu PPP, który posiada pełną niezależność w wykonywaniu swoich obowiązków. Księgowy jest odpowiedzialny w organie PPP za:
a)
właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i odzyskiwanie ustalonych należności;
b)
prowadzenie, przygotowywanie i przedstawianie sprawozdań finansowych zgodnie z rozdziałem 8;
c)
wprowadzenie, zgodnie z rozdziałem 8, reguł rachunkowości i planu kont;
d)
określanie i walidację systemów rachunkowości i w stosownych przypadkach walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczania lub uzasadniania informacji księgowych; w tym celu księgowy jest upoważniony do sprawdzania w dowolnym czasie przestrzegania kryteriów walidacji;
e)
zarządzanie środkami pieniężnymi.
2. Kilka organów PPP może wyznaczyć tego samego księgowego.
Organy PPP mogą także ustalić z Komisją, że księgowy Komisji będzie również pełnił obowiązki księgowego organu PPP.
Mogą one również powierzyć księgowemu Komisji część zadań księgowego organu PPP, biorąc pod uwagę relację kosztów do korzyści.
W przypadku, o którym mowa w niniejszym ustępie, organy PPP dokonują niezbędnych ustaleń w celu uniknięcia konfliktu interesów.
3. Księgowy uzyskuje od urzędnika zatwierdzającego wszelkie informacje niezbędne do sporządzania sprawozdań finansowych dających prawdziwy obraz sytuacji finansowej organu PPP oraz wykonania budżetu. Urzędnik zatwierdzający gwarantuje wiarygodność tych informacji.
4. Księgowy podpisuje sprawozdania przed ich przyjęciem przez dyrektora, zaświadczając tym samym, że ma wystarczającą pewność co do prawdziwości i rzetelności zawartych w nich informacji na temat sytuacji finansowej organu PPP.
Do celów akapitu pierwszego księgowy sprawdza, czy sprawozdania rachunkowe zostały przygotowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 38, oraz czy w sprawozdaniach rachunkowych ujęto wszystkie dochody i wydatki.
Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych weryfikacji, które uzna za niezbędne do podpisania sprawozdań.
W razie potrzeby księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając ich charakter i zakres.
Z zastrzeżeniem ust. 5 tylko księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Księgowy jest odpowiedzialny za ich bezpieczne przechowywanie.
5. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków delegować niektóre zadania na pracowników objętych przepisami regulaminu pracowniczego, o ile przepisy te mają zastosowanie do organu PPP, w przypadku kiedy jest to niezbędne dla wykonania tych obowiązków zgodnie z przepisami finansowymi organu PPP.
6. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego zarząd może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków. W takim przypadku zarząd wyznacza księgowego na okres przejściowy.
Artykuł 23
Odpowiedzialność podmiotów upoważnionych do działań finansowych
1. Artykuły 16-25 pozostają bez uszczerbku dla wszelkiego rodzaju odpowiedzialności na mocy prawa karnego, jaką mogą ponosić podmioty upoważnione do działań finansowych, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami w sprawie ochrony interesów finansowych Unii oraz zwalczania korupcji wśród urzędników Unii lub urzędników państw członkowskich.
2. Każdy urzędnik zatwierdzający i księgowy podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, ustanowionym w regulaminie pracowniczym. W przypadku jakiejkolwiek nielegalnej działalności, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom organu PPP lub jego członków, sprawa jest przedkładana władzom i organom wyznaczonym w mających zastosowanie przepisach, w szczególności OLAF-owi.
3. Wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych, ustanowiony przez Komisję lub w którym Komisja uczestniczy, zgodnie z art. 73 ust. 6 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, wykonuje te same uprawnienia w odniesieniu do organu PPP, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, chyba że zarząd postanowi o powołaniu funkcjonalnie niezależnego zespołu lub o uczestnictwie we wspólnym zespole ustanowionym przez kilka organów PPP. W przypadkach przedłożonych przez organy PPP w skład wyspecjalizowanego zespołu do spraw nieprawidłowości finansowych, powołanego przez Komisję lub w którym Komisja uczestniczy, wchodzi jeden pracownik organu PPP.
Na podstawie opinii zespołu, o którym mowa w akapicie pierwszym, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie wszczęcia postępowania dyscyplinarnego lub obowiązku zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół stwierdzi problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami urzędnikowi zatwierdzającemu. Jeśli ta opinia zawiera zastrzeżenia co do działań dyrektora, zespół przekazuje opinię zarządowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Dyrektor ustosunkowuje się, bez podawania szczegółowych danych, do opinii zespołu w swoim sprawozdaniu na podstawie art. 20 i określa, jakie działania następcze zostały podjęte.
4. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zapłaty odszkodowania, w całości bądź w części, za szkodę, jaką poniósł organ PPP w wyniku poważnego uchybienia ze strony takiego pracownika w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków lub w związku z ich wykonywaniem. Organ powołujący podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w stosownych przepisach z uwzględnieniem spraw dyscyplinarnych.
Artykuł 24
Konflikt interesów
1. Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych w rozumieniu art. 16-25 oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, w tym w działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli budżetu, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami organu PPP.
W razie wystąpienia takiego zagrożenia dana osoba rezygnuje z wykonywania tych działań i przekazuje sprawę dyrektorowi, który stwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. Dana osoba informuje również swojego bezpośredniego przełożonego. Jeżeli danym podmiotem upoważnionym do działań finansowych jest dyrektor, powinien on przekazać sprawę do zarządu.
W razie stwierdzenia istnienia konfliktu interesów dana osoba zaprzestaje wszelkich działań w danej sprawie. Dyrektor lub zarząd, w przypadkach dotyczących dyrektora, podejmuje dalsze stosowne działania.
2. Do celów ust. 1 konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub przynależność państwową, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne interesy wspólne z odbiorcą.
Artykuł 25
Rozdzielenie obowiązków
Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i księgowego są rozdzielone i nie mogą być łączone.
ROZDZIAŁ 5
AUDYT WEWNĘTRZNY
Artykuł 26
Mianowanie, uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego
1. Organ PPP ustanawia funkcję audytu wewnętrznego, która musi być wykonywana zgodnie z odpowiednimi standardami międzynarodowymi.
2. Audytu wewnętrznego dokonuje audytor wewnętrzny Komisji. Audytorem wewnętrznym nie może być ani urzędnik zatwierdzający, ani księgowy.
3. Audytor wewnętrzny doradza organowi PPP w sprawach związanych z zagrożeniem poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemu zarządzania i kontroli oraz przez wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami.
Audytor wewnętrzny jest odpowiedzialny w szczególności za:
a)
ocenę adekwatności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb w zakresie realizacji programów i działań pod kątem związanych z nimi rodzajów ryzyka;
b)
ocenę skuteczności i wydajności systemów kontroli wewnętrznej i audytu wewnętrznego mających zastosowanie do każdej operacji w ramach wykonywania budżetu.
4. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu PPP. Audytor wewnętrzny posiada pełny i nieograniczony dostęp do wszelkich informacji niezbędnych do wykonania swoich obowiązków.
5. Audytor wewnętrzny bierze pod uwagę sprawozdanie urzędnika zatwierdzającego na podstawie art. 20 i wszelkie inne określone informacje.
6. Audytor wewnętrzny składa zarządowi i dyrektorowi sprawozdanie dotyczące wyników swoich ustaleń i zaleceń.
Audytor wewnętrzny składa również sprawozdanie w następujących przypadkach:
-
jeśli nie podjęto działań względem krytycznego ryzyka lub nie wypełniono zaleceń,
-
jeśli istnieją znaczne opóźnienia w realizacji zaleceń udzielonych w poprzednich latach.
Zarząd i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń z audytu. Zarząd analizuje informacje, o których mowa w art. 20, oraz sprawdza, czy zalecenia zostały wdrożone całkowicie i terminowo.
7. Organ PPP udostępnia dane kontaktowe audytora wewnętrznego każdej osobie fizycznej lub prawnej uczestniczącej w operacjach po stronie wydatków do celów kontaktowania się z nim z zachowaniem poufności.
8. Sprawozdania i ustalenia audytora wewnętrznego są udostępniane publicznie dopiero po zatwierdzeniu przez audytora wewnętrznego działań podjętych w celu wykonania zawartych w nich zaleceń.
Artykuł 27
Niezależność audytora wewnętrznego
Niezależność audytora wewnętrznego, odpowiedzialność audytora wewnętrznego za działania podjęte w trakcie wykonywania swoich obowiązków oraz prawo audytora wewnętrznego do wniesienia sprawy do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej określa się zgodnie z art. 100 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 28
Ustanowienie jednostki audytu wewnętrznego
1. Zarząd może ustanowić, przy należytym uwzględnieniu kwestii gospodarności i wartości dodanej, jednostkę audytu wewnętrznego, która wypełnia swoje obowiązki zgodnie z właściwymi standardami międzynarodowymi.
Cele, uprawnienia i zakres odpowiedzialności jednostki audytu wewnętrznego są określane w karcie służby audytu wewnętrznego i zatwierdzane przez zarząd.
Roczny plan audytu jednostki audytu wewnętrznego sporządzany jest przez kierownika jednostki audytu wewnętrznego, przy uwzględnieniu między innymi przeprowadzonej przez dyrektora oceny ryzyka, na jakie narażony jest organ PPP.
Zarząd dokonuje przeglądu planu audytu i go zatwierdza.
Jednostka audytu wewnętrznego składa zarządowi i dyrektorowi sprawozdanie dotyczące wyników swoich ustaleń i zaleceń.
Jeśli jednostka audytu wewnętrznego konkretnego organu PPP nie jest efektywna pod względem kosztów lub nie jest w stanie spełniać standardów międzynarodowych, organ PPP może podjąć decyzję o wspólnym korzystaniu z usług jednostki audytu wewnętrznego innego organu PPP prowadzącego działalność w tym samym obszarze polityki.
W takich przypadkach zarządy przedmiotowych organów PPP uzgadniają warunki praktyczne wspólnego korzystania z usług jednostki audytu wewnętrznego.
Podmioty audytu wewnętrznego prowadzą skuteczną współpracę poprzez wymianę informacji i sprawozdań z audytu oraz, w stosownych przypadkach, dokonywanie wspólnych ocen ryzyka i prowadzenie wspólnych audytów.
2. Zarząd i dyrektor zapewniają regularne monitorowanie realizacji zaleceń jednostki audytu wewnętrznego.
ROZDZIAŁ 6
OPERACJE PO STRONIE DOCHODÓW I WYDATKÓW
Artykuł 29
Wykonanie dochodów
1. Na wykonanie dochodów składa się sporządzanie prognoz należności, ustalanie należności do odzyskania i odzyskiwanie kwot nienależnie wypłaconych. Obejmuje ono także odstąpienie, w stosownych przypadkach, od odzyskania ustalonych należności.
2. Kwoty wypłacone nienależnie podlegają odzyskaniu.
Jeżeli nie doszło do faktycznego odzyskania w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego urzędnika zatwierdzającego i niezwłocznie wszczyna procedurę odzyskania należności za pomocą wszelkich środków przewidzianych przez prawo, w stosownych przypadkach łącznie z potrąceniem oraz, jeżeli nie jest to możliwe, przymusowym odzyskaniem.
Jeżeli odpowiedzialny urzędnik zatwierdzający zamierza odstąpić lub częściowo odstąpić od odzyskania ustalonej należności, upewnia się, że odstąpienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami i zasadą proporcjonalności. Decyzja o odstąpieniu musi być uzasadniona. W decyzji o odstąpieniu stwierdza się, że działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia odzyskania, oraz wskazuje się względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.
Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających odzyskaniu. Należności organu PPP są pogrupowane w wykazie według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje także decyzje o odstąpieniu od odzyskania ustalonej należności w części lub w całości. Wykaz ten załącza się do sporządzanego przez organ PPP sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami.
3. Wszelki dług niespłacony w terminie ustalonym w nocie debetowej jest obciążany odsetkami zgodnie z rozporządzeniem delegowanym (UE) nr 1268/2012.
4. Dla należności organu PPP w stosunku do osób trzecich oraz dla należności osób trzecich w stosunku do organu PPP obowiązuje termin przedawnienia wynoszący pięć lat.
Artykuł 30
Wkład członków
1. Organ PPP przedstawia swoim członkom wnioski o wpłacenie całości lub części ich wkładu na warunkach i w odstępach czasowych określonych w akcie założycielskim lub ustalonych z członkami.
2. Środki wpłacone na rzecz organu PPP przez jego członków w drodze wniesienia wkładu są oprocentowane na korzyść budżetu organu PPP.
Artykuł 31
Wykonanie wydatków
1. W celu wykonania wydatków urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązania budżetowe i zobowiązania prawne, poświadcza zasadność wydatków i zatwierdza płatności oraz podejmuje działania wstępne niezbędne do realizacji środków.
2. Na każdą pozycję wydatków zaciągane jest zobowiązanie, poświadcza się zasadność tego wydatku, zatwierdza się go i realizuje.
Poświadczanie zasadności wydatków to czynność polegająca na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający potwierdza operację finansową.
Zatwierdzenie wydatku to czynność polegająca na tym, że właściwy urzędnik zatwierdzający, po sprawdzeniu dostępności środków, poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu poświadczonego wydatku.
3. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet organu PPP, właściwy urzędnik zatwierdzający zaciąga zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.
4. W rocznym programie prac organu PPP przewiduje się zatwierdzanie przez zarząd wydatków operacyjnych organu PPP przeznaczonych na czynności, które wchodzą w zakres obowiązków organu PPP, pod warunkiem że elementy wymienione w niniejszym akapicie są jasno określone.
Roczny program prac zawiera szczegółowe cele oraz oczekiwane rezultaty, w tym wskaźniki wykonania. Decyzja ta zawiera również opis działań, które mają być finansowane, oraz wskazanie kwot przeznaczonych na poszczególne działania.
Wszelkie istotne zmiany rocznego programu pracy przyjmuje się w drodze tej samej procedury, którą zastosowano w odniesieniu do początkowego programu prac, zgodnie z postanowieniami aktu założycielskiego.
Zarząd może delegować uprawnienia do dokonywania nieznacznych zmian programu prac na urzędnika zatwierdzającego organu PPP.
Artykuł 32
Terminy
Wydatki są realizowane w terminach określonych w rozporządzeniu (UE, Euratom) nr 966/2012 i rozporządzeniu delegowanym (UE) nr 1268/2012 oraz zgodnie z tymi rozporządzeniami.
ROZDZIAŁ 7
WYKONANIE BUDŻETU ORGANU PPP
Artykuł 33
Udzielanie zamówień
1. W odniesieniu do udzielania zamówień zastosowanie ma tytuł V rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 3-6 niniejszego artykułu.
2. Organ PPP ma dostęp do centralnej bazy danych o wykluczeniach, utworzonej i obsługiwanej przez Komisję na mocy art. 108 ogólnego rozporządzenia finansowego.
3. W przypadku zamówień o wartości od 60 000 EUR do wartości progowych określonych w art. 118 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 można zastosować procedurę ustanowioną w rozporządzeniu delegowanym (UE) nr 1268/2012 dotyczącą zamówień o niskiej wartości, nieprzekraczającej 60 000 EUR.
4. Organ PPP może na swój wniosek zostać włączony jako organ zamawiający do procedury udzielania zamówień Komisji lub do międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień oraz do procedur udzielania zamówień innych organów Unii lub PPP.
5. Organ PPP może zawierać, bez konieczności stosowania procedury udzielania zamówień publicznych, umowy z Komisją, urzędami międzyinstytucjonalnymi, Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej ustanowionym rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 (5) lub innymi organami PPP na oferowane przez nie dostawy towarów, świadczenie usług bądź wykonanie prac
Organy PPP powinny zatem mieć możliwość rezygnacji z procedury udzielania zamówień przy zawieraniu ze swoimi członkami innymi niż Unia umów o dostawę towarów, świadczenie usług lub przeprowadzenie prac, które ci członkowie wykonują bezpośrednio, bez konieczności angażowania stron trzecich.
Towarów, usług lub prac dostarczonych na podstawie akapitu pierwszego i drugiego nie uznaje się za wkład członków do budżetu organu PPP.
6. Organ PPP może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z instytucjami zamawiającymi przyjmującego państwa członkowskiego w celu zaspokojenia swoich potrzeb administracyjnych lub z instytucjami zamawiającymi państw członkowskich, państw należących do Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu lub państw kandydujących do członkostwa w Unii, które są członkami tego organu PPP. W takich przypadkach zastosowanie ma odpowiednio art. 133 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
Organ PPP może skorzystać ze wspólnych procedur udzielania zamówień z jej członkami należącymi do sektora prywatnego lub instytucjami zamawiającymi państw uczestniczących w programach Unii, które są członkami tego organu PPP. W takich przypadkach zastosowanie ma odpowiednio art. 133 akapit pierwszy rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012.
Artykuł 34
Eksperci
W odniesieniu do wyboru ekspertów zastosowanie ma odpowiednio art. 287 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem wszelkich szczególnych procedur określonych w akcie podstawowym programu, którego realizację powierzono organowi PPP. Ekspertom takim wypłaca się wynagrodzenie w ustalonej z góry kwocie i są oni wybierani na podstawie swoich umiejętności zawodowych.
Organ PPP może korzystać z list sporządzonych przez Komisję lub inne organy Unii lub PPP.
Organ PPP może, jeśli uzna to za stosowne i w należycie uzasadnionych przypadkach, wybrać posiadające odpowiednie umiejętności osoby spoza tych list.
Ekspertów zewnętrznych wybiera się na podstawie umiejętności, doświadczenia i wiedzy odpowiednich do celów realizacji powierzonych im zadań oraz zgodnie z zasadami niedyskryminacji, równego traktowania i braku konfliktu interesów.
Artykuł 35
Dotacje
W odniesieniu do udzielania dotacji zastosowanie ma tytuł VI rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów szczegółowych zawartych w akcie założycielskim.
Artykuł 36
Nagrody
1. W odniesieniu do przyznawania nagród zastosowanie ma tytuł VII rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 oraz rozporządzenie delegowane (UE) nr 1268/2012, z zastrzeżeniem przepisów zawartych w ust. 2 niniejszego artykułu.
2. Konkursy, w których jednostkowa wartość nagród wynosi co najmniej 1 000 000 EUR, mogą być publikowane tylko wtedy, gdy zostały przewidziane w projekcie programu prac, o którym mowa w art. 14 ust. 1.
Artykuł 37
Wskazanie środków odwoławczych
1. Jeżeli decyzja podjęta zgodnie z procedurą przez urzędnika zatwierdzającego negatywnie wpływa na prawa wnioskodawcy lub oferenta, beneficjenta lub wykonawcy, to wskazuje się w niej dostępne administracyjne lub sądowe środki odwoławcze umożliwiające zaskarżenie tej decyzji.
2. W szczególności wskazuje się charakter odwołania, organ lub organy, do których można wnieść odwołanie, a także terminy składania odwołań.
3. Przepisy zawarte w ust. 1 i 2 obowiązują z zastrzeżeniem wszelkich procedur szczegółowych określonych w aktach podstawowych programu, którego realizację powierzono organowi PPP.
ROZDZIAŁ 8
RACHUNKOWOŚĆ
Artykuł 38
Zasady sporządzania sprawozdań
Organ PPP ustanawia system rachunkowości dostarczający rzetelnych, kompletnych i wiarygodnych informacji we właściwym czasie.
Rachunkowość organu PPP jest zgodna z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 39
Struktura sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe organu PPP obejmuje:
a)
sprawozdania finansowe organu PPP;
b)
sprawozdania z wykonania budżetu organu PPP (sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami).
Organ PPP przygotowuje sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w danym roku budżetowym. W sprawozdaniu tym podaje się - zarówno w wartościach bezwzględnych, jak i wyrażonych procentowo - co najmniej wskaźnik realizacji środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między poszczególnymi pozycjami w budżecie.
Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, organ PPP przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami do dnia 31 marca następnego roku budżetowego.
Artykuł 40
Zasady rachunkowości
Sprawozdanie finansowe przedstawia informacje, w tym informacje dotyczące polityki rachunkowości, zapewniając, że informacje te są właściwe, rzetelne, porównywalne i zrozumiałe. Sprawozdanie finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości, jak określono w regułach rachunkowości zgodnie z art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (zwanych dalej „MSRSP”) opartych na zasadzie memoriałowej.
Artykuł 41
Sprawozdanie finansowe
1. Sprawozdanie finansowe sporządzane jest w euro i obejmuje:
a)
bilans i sprawozdanie z finansowych wyników działalności, które przedstawiają wszystkie aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia poprzedniego roku; są one prezentowane zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012 lub MSRSP opartych na zasadzie memoriałowej;
b)
rachunek przepływów pieniężnych wykazujący kwoty pobrane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;
c)
zestawienie zmian w aktywach netto przedstawiające zestawienie zmian stanu rezerw w ciągu roku oraz skumulowane wyniki.
2. W informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego uzupełnia się i komentuje informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane w praktyce rachunkowości przyjętej na szczeblu międzynarodowym, jeżeli informacje takie odnoszą się do działalności organu PPP.
Artykuł 42
Sprawozdania z wykonania budżetu
Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane są w euro. Obejmują one:
a)
sprawozdania, które przedstawiają zbiorczo wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku;
b)
informacje dodatkowe, które uzupełniają i komentują informacje przedstawione w sprawozdaniu.
Sprawozdania z wykonania budżetu przedstawiane są według takiej samej struktury jak sam budżet.
Artykuł 43
Wstępne sprawozdania rachunkowe i zatwierdzenie sprawozdań końcowych
1. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy organu PPP przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu wstępne sprawozdanie rachunkowe do dnia 15 lutego następnego roku budżetowego.
W przypadku, o którym mowa w akapicie pierwszym, księgowy organu PPP przesyła również księgowemu Komisji do dnia 15 lutego kolejnego roku pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
2. Księgowy sporządza końcowe sprawozdanie rachunkowe organu PPP. Dyrektor przesyła je zarządowi do zatwierdzenia do dnia 15 marca, wraz z opinią audytora zewnętrznego, o której mowa w art. 46.
Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu końcowe sprawozdanie rachunkowe, wraz z opinią audytora zewnętrznego, o której mowa w art. 46, oraz dokumentem zatwierdzenia przez zarząd, do dnia 1 lipca następnego roku budżetowego. W takim przypadku księgowy organu PPP przesyła również księgowemu Komisji do dnia 1 lipca pakiet sprawozdawczy w znormalizowanym formacie ustanowionym przez księgowego Komisji na potrzeby konsolidacji.
Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy organu PPP przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu z kopią do księgowego Komisji, w tym samym dniu, w którym przekazuje swoje końcowe sprawozdanie rachunkowe, oświadczenie dotyczące tego sprawozdania końcowego.
Do końcowego sprawozdania rachunkowego dołączane jest oświadczenie księgowego, w którym stwierdza on, że końcowe sprawozdanie rachunkowe zostało sporządzone zgodnie z niniejszym rozdziałem oraz obowiązującymi zasadami, przepisami i metodami rachunkowości.
Zatwierdzone końcowe sprawozdanie rachunkowe organu PPP jest publikowane na stronie internetowej organu w ciągu jednego miesiąca od zatwierdzenia.
Artykuł 44
System rachunkowości
1. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, księgowy Komisji przyjmuje ujednolicony plan kont, który ma stosować organ PPP, zgodnie z art. 152 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
2. Na system rachunkowości składają się konta księgi głównej i konta budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.
3. Na kontach księgi głównej księgowane są, w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu, wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację gospodarczą i finansową oraz aktywa i pasywa organu PPP.
4. Konta budżetowe zapewniają szczegółową ewidencję wykonania budżetu organu PPP. Na kontach ujmowane są wszelkie operacje po stronie dochodów i wydatków.
Artykuł 45
Ewidencja majątku
Organ PPP prowadzi ewidencję wykazującą w ujęciu ilościowym i wartościowym stan wszystkich środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych, stanowiących własność organu PPP lub Unii. Jeśli wymagana jest konsolidacja sprawozdań rachunkowych organu PPP zgodnie z regułami rachunkowości, o których mowa w art. 143 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, organ PPP prowadzi tę ewidencję według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji. Organ PPP sprawdza, czy zapisy w ewidencji majątku są zgodne ze stanem faktycznym.
ROZDZIAŁ 9
AUDYT ZEWNĘTRZNY I ZWALCZANIE NADUŻYĆ FINANSOWYCH
Artykuł 46
Audyt zewnętrzny
Organ PPP podlega niezależnym audytom zewnętrznym, prowadzonym zgodnie z międzynarodowymi standardami rachunkowości przez niezależny organ audytowy. Opinia audytora zewnętrznego wskazuje, czy rachunki przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji, czy wprowadzone systemy kontroli funkcjonują prawidłowo i czy operacje podstawowe są legalne i prawidłowe. Opinia ta wskazuje również, czy przeprowadzony audyt podaje w wątpliwość stwierdzenia zawarte w deklaracji zarządczej, o której mowa w art. 20. Opinię przesyła się zarządowi. Należy ją przekazać Komisji, wraz z końcowym sprawozdaniem rachunkowym organu PPP, najpóźniej do dnia 15 marca.
Artykuł 47
Badanie rachunków przez Trybunał Obrachunkowy
1. O ile nie postanowiono inaczej w akcie założycielskim organu PPP, Trybunał Obrachunkowy kontroluje rachunki organu PPP zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. W trakcie prowadzenia kontroli Trybunał Obrachunkowy może wziąć pod uwagę prace audytowe wykonane przez niezależnego audytora zewnętrznego, o którym mowa w art. 46 niniejszego rozporządzenia, oraz działania podjęte w odpowiedzi na jego ustalenia.
2. W odniesieniu do kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy zastosowanie mają art. 158-163 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012.
Artykuł 48
Inspekcje na miejscu dokonywane przez Komisję, Trybunał Obrachunkowy i OLAF
1. Nie naruszając przepisów art. 47 ust. 1, organ PPP zapewnia personelowi Komisji, innym upoważnionym przez nią osobom oraz Trybunałowi Obrachunkowemu dostęp do swoich obiektów i pomieszczeń oraz do wszelkich informacji, w tym informacji w formie elektronicznej, niezbędnych do przeprowadzenia przez nie audytów.
2. OLAF może prowadzić dochodzenia, w tym kontrole i inspekcje na miejscu, zgodnie z przepisami i procedurami określonymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 (6) oraz w rozporządzeniu Rady (Euratom, WE) nr 2185/96 (7) w celu ustalenia, czy w związku z dotacją lub zamówieniem finansowanymi przez organ PPP doszło do nadużycia finansowego, korupcji lub jakiegokolwiek innego nielegalnego działania naruszającego interesy finansowe Unii.
3. Nie naruszając ust. 1 i 2, zamówienia, umowy i decyzje organu PPP zawierają postanowienia wyraźnie upoważniające Trybunał Obrachunkowy Unii Europejskiej i OLAF do prowadzenia takich audytów i dochodzeń, zgodnie z ich właściwymi kompetencjami.
ROZDZIAŁ 10
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 49
Wnioski o udzielenie informacji
Komisja i członkowie organu PPP inni niż Unia mogą zwrócić się do organu PPP z wnioskiem o udzielenie wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących kwestii budżetowych w zakresie swoich kompetencji.
Artykuł 50
Przyjęcie przepisów finansowych organu PPP
Każdy organ, o którym mowa w art. 209 rozporządzenia (UE, Euratom) nr 966/2012, przyjmuje nowe przepisy finansowe z zamiarem wprowadzenia ich w życie w dniu 1 stycznia 2014 r. lub, w każdym wypadku, w ciągu dziewięciu miesięcy od dnia, w którym organ PPP zostanie objęty zakresem art. 209 tego rozporządzenia.
Artykuł 51
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 30 września 2013 r.