ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 363/2012,
annettu 23 päivänä helmikuuta 2012,
puutavaraa ja puutuotteita markkinoille saattavien toimijoiden velvollisuuksien vahvistamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 995/2010 tarkoitetuista valvontaorganisaatioiden hyväksymistä tai niiden hyväksynnän peruuttamista koskevista menettelysäännöistä
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon puutavaraa ja puutuotteita markkinoille saattavien toimijoiden velvollisuuksien vahvistamisesta 20 päivänä lokakuuta 2010 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 995/2010 (1) ja erityisesti sen 8 artiklan 7 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksen (EU) N:o 995/2010 tavoitteena on erityisesti minimoida riski siitä, että laittomasti korjattua puutavaraa ja sellaisesta puutavarasta valmistettuja puutuotteita saatetaan sisämarkkinoille. Valvontaorganisaatioiden olisi avustettava toimijoita asetuksen vaatimusten täyttämisessä. Tätä varten niiden olisi laadittava asianmukaisen huolellisuuden (”due diligence”) järjestelmä, myönnettävä toimijoille oikeus käyttää järjestelmää ja tarkistettava, että järjestelmää käytetään oikein.
(2)
Menettelyn, jota komissio käyttää hyväksyessään valvontaorganisaatiot, olisi oltava oikeudenmukainen, avoin ja riippumaton. Tämän vuoksi hakijat olisi arvioitava sen jälkeen, kun on kuultu jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia ja kerätty riittävästi tietoa hakijasta. Tietojen keräykseen olisi tarvittaessa sisällyttävä hakijan tiloihin tehtäviä käyntejä.
(3)
On tarpeen määrittää asianmukainen asiantuntemus ja valmiudet, jotka valvontaorganisaatioilla olisi oltava, jotta ne voivat päättää, onko puu puunkorjuumaassa sovellettavan lainsäädännön mukaista, sekä ehdottaa toimenpiteitä, joilla arvioidaan riskiä siitä, että laittomasti korjattua puutavaraa ja sellaisesta puutavarasta valmistettuja puutuotteita saatetaan sisämarkkinoille. Mikäli riskin ei katsota olevan vähäpätöinen, valvontaorganisaation olisi myös pystyttävä ehdottamaan riittäviä toimenpiteitä sen minimoimiseksi tehokkaasti.
(4)
Olisi varmistettava, että valvontaorganisaatiot hoitavat tehtäviään avoimesti ja riippumattomasti, tehtävien hoitamisessa vältetään eturistiriitoja ja palveluja tarjotaan toimijoille syrjimättömällä tavalla.
(5)
Komission olisi päätettävä hyväksymisen peruuttamisesta käyttämällä menetelmää, joka on oikeudenmukainen, avoin ja riippumaton. Ennen päätöksen tekemistä komission olisi kuultava jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia ja kerättävä riittävästi tietoja, tarvittaessa myös paikalla tehtävien tarkastusten avulla. Kyseessä olevalle valvontaorganisaatiolle olisi annettava mahdollisuus esittää kommenttinsa ennen päätöksen tekemistä.
(6)
Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti komission olisi voitava peruuttaa hyväksyminen joko väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi sen mukaan, mikä katsotaan tarpeelliseksi havaittujen puutteiden mukaan, jos valvontaorganisaatio ei enää täytä tehtäviään tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
(7)
On tarpeen varmistaa, että tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluvien henkilötietojen käsittelyssä, erityisesti niiden henkilötietojen käsittelyssä, jotka sisältyvät valvontaorganisaatioksi hyväksymistä koskevaan hakemukseen, yksilöiden suojelun taso vastaa vaatimuksia, joista säädetään yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (2) ja yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (3),
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 995/2010 2 artiklassa vahvistettujen määritelmien lisäksi seuraavia määritelmiä:
(1)
’asianomaisilla toimivaltaisilla viranomaisilla’ tarkoitetaan sen jäsenvaltion toimivaltaisia viranomaisia, johon valvontaorganisaatio tai valvontaorganisaatioksi hakeva organisaatio on laillisesti sijoittautunut tai jossa se tarjoaa tai aikoo tarjota Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2006/123/EY (4) mukaisia palveluja;
(2)
’muodollista kelpoisuutta osoittavilla asiakirjoilla’ tarkoitetaan tutkinto- ja muita todistuksia ja muuta näyttöä, jonka viranomainen on antanut lainsäädännön tai hallinnollisten määräysten mukaisesti ja jolla osoitetaan ammatillisen koulutuksen suorittaminen;
(3)
’ammattikokemuksella’ tarkoitetaan kyseisen ammatin tosiasiallista ja luvallista harjoittamista.
2 artikla
Hyväksymistä koskeva hakemus
1. Mikä tahansa unioniin laillisesti sijoittautunut julkinen tai yksityinen yksikkö, joka voi olla yritys, yhtiö, laitos tai viranomainen, voi jättää komissiolle hakemuksen siitä, että se hyväksytään valvontaorganisaatioksi.
Yksikön on toimitettava jollakin unionin virallisista kielistä tehty hakemus sekä liitteessä luetellut asiakirjat.
2. Jotta hakija voidaan hyväksyä valvontaorganisaatioksi, sen on osoitettava, että se täyttää kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa esitetyt vaatimukset.
3. Komissio ilmoittaa saaneensa hakemuksen ja antaa hakijalle viitenumero 10 työpäivän kuluessa vastaanottopäivästä.
Se myös antaa hakijalle alustavan määräajan, johon mennessä se päättää hakemuksesta. Komissio ilmoittaa hakijalle aina kun se muuttaa alustavaa määräaikaa sen vuoksi, että on tarpeen hankkia lisätietoja tai -asiakirjoja hakemuksen arviointia varten.
4. Kun on kulunut kolme kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta tai komission viimeisimmästä kirjallisesta ilmoituksesta hakijalle, sen mukaan kumpi ajankohta on myöhäisempi, ja komissio ei ole tehnyt hyväksymispäätöstä tai hylännyt hakemusta, komissio ilmoittaa hakijalle kirjallisesti hakemuksen arvioinnin edistymisestä.
Ensimmäistä kohtaa voidaan soveltaa yhden hakemuksen käsittelyyn useammin kuin kerran.
5. Komissio toimittaa kopion hakemuksesta ja liiteasiakirjoista asianomaisille toimivaltaisille viranomaisille, jotka voivat esittää hakemuksesta huomioita yhden kuukauden kuluessa sen toimittamisesta.
3 artikla
Lisäasiakirjat ja oikeus päästä tiloihin
1. Hakijan tai asianomaisten viranomaisten on komission pyynnöstä toimitettava komission pyytämät lisätiedot tai -asiakirjat asetetussa määräajassa.
2. Hakijan on myönnettävä komissiolle pääsy sen tiloihin sen varmistamiseksi, että kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädetyt vaatimukset täyttyvät. Komission on ilmoitettava hakijalle käynnistä etukäteen. Asianomaiset toimivaltaiset viranomaiset voivat osallistua käyntiin.
Hakijan on tarjottava kaikki tarpeellinen apu kyseisten käyntien helpottamiseksi.
4 artikla
Hyväksymispäätös
Kun komissio on tehnyt hyväksymispäätöksen asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 3 kohdan mukaisesti, se ilmoittaa asiasta asianomaiselle hakijalle 10 työpäivän kuluessa kyseisen päätöksen hyväksymispäivästä.
Komissio myös antaa hakijalle hyväksymistodistuksen viipymättä ja ilmoittaa päätöksestään kaikkien jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti ensimmäisessä kohdassa säädetyssä määräajassa.
5 artikla
Oikeushenkilö ja laillinen sijoittautuminen unioniin
1. Jos hakija on laillisesti sijoittautunut useampaan kuin yhteen jäsenvaltioon, sen on toimitettava tieto sen sääntömääräisestä kotipaikasta, keskushallinnosta tai päätoimipaikasta unionissa sekä jäsenvaltioiden alueelle perustetuista myynti- ja sivukonttoreista sekä tytäryhtiöistä. Hakijan on myös ilmoitettava, missä jäsenvaltiossa se aikoo tarjota palveluja.
2. Hakijan, joka on jokin jäsenvaltion viranomainen tai muodostaa osan siitä, ei tarvitse todistaa sitä, että se on oikeushenkilö ja laillisesti sijoittautunut unioniin.
6 artikla
Asianmukainen asiantuntemus
1. Jotta voidaan varmistaa valvontaorganisaatioiden tehtävien asianmukainen hoitaminen, kuten asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdan b alakohdassa edellytetään, hakijan teknisesti pätevän henkilökunnan on täytettävä seuraavat vähimmäisperusteet, mistä on osoituksena näyttö muodollisesta kelpoisuudesta ja ammatillisesta pätevyydestä:
a)
muodollinen ammatillinen koulutus alalla, jolla on merkitystä valvontaorganisaation tehtäville;
b)
kun kyseessä on ylempi tekninen henkilökunta, vähintään viisi vuotta ammatillista kokemusta tehtävässä, joka liittyy valvontaorganisaation tehtäviin.
Ensimmäisen kohdan a alakohdan soveltamista varten merkityksellisinä aloina pidetään aloja, jotka liittyvät metsänhoitoon, ympäristöön, lainsäädäntöön, liikkeenjohtoon, riskinhallintaan, kauppaan, tilintarkastukseen, varainhoidon valvontaan ja toimitusketjun hallintaan.
2. Hakijan on pidettävää kirjaa henkilökuntansa tehtävistä ja vastuista. Hakijalla on oltava menettelyt henkilökuntansa työn tulosten ja teknisen pätevyyden seuraamiseksi.
7 artikla
Valmiudet hoitaa valvontaorganisaation tehtäviä
1. Hakijan on osoitettava, että sillä on kaikki seuraavat:
a)
organisaatiorakenne, jonka avulla varmistetaan valvontaorganisaation tehtävien asianmukainen hoitaminen;
b)
asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä, joka on toimijoiden käytettävissä ja jota ne käyttävät;
c)
toimintatavat ja menettelyt, jotka mahdollistavat asianmukaisen huolellisuuden järjestelmän arvioinnin ja parantamisen;
d)
menettelyt ja prosessit, joilla varmistetaan, että toimijat käyttävät asianmukaisen huolellisuuden järjestelmää asianmukaisesti;
e)
menettelyt korjaavia toimia varten, jotka on toteutettava, mikäli toimija ei käytä asianmukaisen huolellisuuden järjestelmää asianmukaisesti.
2. Edellä 1 kohdan vaatimusten lisäksi hakijan on osoitettava, että sillä on taloudelliset ja tekniset valmiudet hoitaa valvontaorganisaation tehtävät.
8 artikla
Eturistiriitojen välttäminen
1. Hakijan organisaation on oltava sellainen, että turvataan sen toiminnan objektiivisuus ja puolueettomuus.
2. Hakijan on tunnistettava, analysoitava ja ylläpidettävä tiedot eturistiriitoja koskevista riskeistä, jotka johtuvat valvontaorganisaation tehtävien hoitamisesta, mukaan lukien mahdolliset eturistiriidat, jotka johtuvat hakijan suhteista asiaan liittyviin elimiin tai alihankkijoihin.
3. Jos on tunnistettu eturistiriidan riski, hakijalla on oltava kirjalliset toimintatavat ja menettelyt eturistiriitojen välttämiseksi sekä organisaatiota että yksilöitä varten. Kirjallisia toimintatapoja ja menettelyitä on ylläpidettävä ja noudatettava. Nämä toimintatavat ja menettelyt voivat sisältää kolmansien osapuolten tarkastuksia.
9 artikla
Muutoksia koskevat tiedot
1. Valvontaorganisaation on ilmoitettava komissiolle viipymättä, mikäli sen hyväksymisen jälkeen tapahtuu jokin seuraavista:
a)
tehdään muutos, joka voi vaikuttaa valvontaorganisaation kykyyn noudattaa 5-8 artiklan vaatimuksia;
b)
valvontaorganisaatio perustaa unioniin myyntikonttorin, sivukonttorin tai tytäryhtiön, jota ei ole ilmoitettu sen hakemuksessa;
c)
valvontaorganisaatio päättää tarjota palveluja jossakin muussa jäsenvaltiossa kuin siinä, jonka se on ilmoittanut hakemuksessaan, tai jäsenvaltiossa, jossa se on ilmoittanut lopettaneensa palvelujen tarjoamisen d alakohdan mukaisesti;
d)
valvontaorganisaatio lopettaa palvelujen tarjoamisen jossakin jäsenvaltiossa.
2. Komissio toimittaa kaikki 1 kohdan mukaisesti saamansa tiedot asianmukaisille toimivaltaisille viranomaisille.
10 artikla
Hyväksymispäätöksen uudelleenarviointi
1. Komissio voi arvioida uudelleen valvontaorganisaation hyväksymistä koskevan päätöksen milloin tahansa.
Komissio suorittaa uudelleenarvioinnin seuraavissa tilanteissa:
a)
asianmukainen toimivaltainen viranomainen ilmoittaa komissiolle katsovansa, ettei jokin valvontaorganisaatio enää hoida asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 1 kohdassa säädettyjä tehtäviä tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdassa säädettyjä vaatimuksia, kuten tämän asetuksen 5-8 artikloissa esitetään;
b)
komissiolla on hallussaan tietoja, mukaan lukien kolmansien osapuolten esittämät perustellut huomautukset, joiden mukaan valvontaorganisaatio ei enää noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 1 ja 2 kohdassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia;
c)
valvontaorganisaatio on ilmoittanut komissiolle tämän asetuksen 9 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista muutoksista.
2. Jos käynnistetään uudelleenarviointi, komissiota avustaa arviointiryhmä, joka laatii uudelleenarvioinnin ja suorittaa tarkastuksia.
3. Hakijan on myönnettävä arviointiryhmälle pääsy sen tiloihin sen varmistamiseksi, että kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädetyt vaatimukset täyttyvät. Asianomaiset toimivaltaiset viranomaiset voivat osallistua käyntiin.
Hakijan on tarjottava kaikki tarpeellinen apu kyseisten käyntien helpottamiseksi.
4. Arviointiryhmän on laadittava tuloksista raportti. Uudelleenarviointiraporttiin on liitettävä sitä tukeva näyttö.
Uudelleenarviointiraportissa on esitettävä suositus siitä, onko valvontaorganisaation hyväksyminen peruutettava.
Arviointiryhmän on lähetettävä uudelleenarviointiraportti asianomaisille toimivaltaisille viranomaisille. Kyseiset viranomaiset voivat toimittaa huomioita kolmen viikon kuluessa raportin toimittamispäivästä.
Arviointiryhmän on toimitettava asianomaiselle valvontaorganisaatiolle tiivistelmä raportin tuloksista ja päätelmistä. Organisaatio voi toimittaa huomioita kolmen viikon kuluessa tiivistelmän toimittamispäivästä.
5. Arviointiryhmän on suositeltava uudelleenarviointiraportissaan hyväksynnän peruuttamista joko väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi sen mukaan, mikä katsotaan tarpeelliseksi havaittujen puutteiden mukaan, jos valvontaorganisaatio ei enää täytä tehtäviään tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Arviointiryhmä voi tämän sijaan suositella, että komissio antaa ilmoituksen korjaavista toimista ja virallisen varoituksen tai että komissio ei toteuta muita toimia.
11 artikla
Päätös hyväksymisen peruuttamisesta
1. Komissio päättää, peruutetaanko valvontaorganisaation hyväksyminen väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi ottaen huomioon 10 artiklassa tarkoitettu uudelleenarviointiraportti.
2. Komissio voi antaa ilmoituksen korjaavista toimista ja virallisen varoituksen, jos havaittujen puutteiden perusteella ei voida asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 6 kohdan mukaisesti todeta, että valvontaorganisaatio ei enää hoida tehtäviään tai täytä 8 artiklan 2 kohdassa asetettuja vaatimuksia.
3. Päätös peruuttaa valvontaorganisaation hyväksyminen sekä 2 kohdan mukainen ilmoitus tai varoitus toimitetaan asianomaiselle valvontaorganisaatiolle ja kaikkien jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 6 kohdan mukaisesti 10 työpäivän kuluessa sen hyväksymisestä.
12 artikla
Tietosuoja
Tämä asetus ei rajoita direktiivissä 95/46/EY ja asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjen henkilötietojen käsittelyä koskevien sääntöjen soveltamista.
13 artikla
Loppusäännökset
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 23 päivänä helmikuuta 2012.