РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1244/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 20ής Νοεμβρίου 2014
για τη θέσπιση κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη συγκρότηση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας (πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ)
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 375/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη συγκρότηση του Ευρωπαϊκού Σώματος Εθελοντών Ανθρωπιστικής Βοήθειας (πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ) (1), και ιδίως το άρθρο 9 παράγραφος 3, το άρθρο 10 παράγραφος 1 και το άρθρο 12 παράγραφος 6,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 375/2014, η Επιτροπή θα πρέπει να θεσπίσει πρότυπα και διαδικασίες για την κάλυψη των αναγκαίων όρων, διακανονισμών και απαιτήσεων που πρέπει να εφαρμόζονται από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, όταν εντοπίζουν, επιλέγουν, προετοιμάζουν, διαχειρίζονται και αποστέλλουν υποψήφιους εθελοντές και εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για τη στήριξη επιχειρήσεων ανθρωπιστικής βοήθειας στις τρίτες χώρες. Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 375/2014 ορίζει ότι τα εν λόγω πρότυπα πρέπει να θεσπίζονται με κατ' εξουσιοδότηση πράξεις και οι διαδικασίες με εκτελεστικές πράξεις.
(2)
Όλοι οι ενδιαφερόμενοι της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων των ίδιων των εθελοντών και των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, θα πρέπει να ενθαρρύνονται να αναπτύσσουν ένα αίσθημα κοινής ταυτότητας στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας.
(3)
Είναι σημαντικό οι υποψήφιοι εθελοντές να εντοπίζονται και να επιλέγονται βάσει αμερόληπτης, δίκαιας και διαφανούς διαδικασίας, σε συνεργασία με τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, και η εν λόγω διαδικασία να ανταποκρίνεται στις πραγματικές ανάγκες των οργανώσεων υποδοχής σε τοπικό επίπεδο.
(4)
Τόσο οι οργανώσεις αποστολής όσο και οι οργανώσεις υποδοχής θα πρέπει να διοργανώνουν εκτενείς συνεδρίες εισαγωγικής ενημέρωσης, ώστε να αποφεύγονται οι παρανοήσεις σχετικά με τους ρόλους και τις προσδοκίες και να παρέχεται στους εθελοντές κατάλληλη και πρακτική προετοιμασία σε σχέση με την τοποθέτησή τους. Με αυτόν τον τρόπο, θα τεθούν θεμέλια εμπιστοσύνης και αποδοχής εντός των κοινοτήτων υποδοχής, ενώ παράλληλα θα λαμβάνονται πλήρως υπόψη οι αντίστοιχες πολιτιστικές ευαισθησίες.
(5)
Η κατάρτιση αποτελεί ουσιαστικό μέρος της προετοιμασίας προ της αποστολής και θα πρέπει να παρέχεται σε όλους τους υποψήφιους εθελοντές μέσω ενός δομημένου προγράμματος υποχρεωτικών και προαιρετικών μαθημάτων. Επιπλέον, οι νεότεροι επαγγελματίες θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα, κατά περίπτωση μέσω της τοποθέτησης σε θέσεις μαθητείας, να αναπτύξουν περαιτέρω τις ικανότητές τους και να αποκτήσουν νέες ειδικές γνώσεις και δεξιότητες στον τομέα της ανθρωπιστικής βοήθειας. Ειδικότερα, τα παραπάνω θα πρέπει να αρμόζουν στις δραστηριότητες και στο πεδίο δράσης των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής.
(6)
Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής θα πρέπει να δημιουργήσουν ένα κατάλληλο σύστημα επίβλεψης και διαχείρισης. Επίσης, θα πρέπει να επιβλέπουν και να αξιολογούν από κοινού τις επιδόσεις και τα επιτεύγματα των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και να παρέχουν αναπληροφόρηση σχετικά με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής τους. Αυτό θα συμβάλει στη βελτίωση της λογοδοσίας στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
(7)
Η διαδικασία καθοδήγησης θα πρέπει να συμπληρώνει την επίβλεψη και τη διαχείριση και να παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ πρόσθετη υποστήριξη πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή.
(8)
Θα πρέπει να δημιουργηθεί από την οργάνωση αποστολής ένας δίαυλος συνεχούς επικοινωνίας και πρόσθετης υποστήριξης κατά τη διάρκεια της αποστολής σε τρίτες χώρες. Θα πρέπει να παρέχεται ενημέρωση και υποστήριξη μετά την ολοκλήρωση της αποστολής σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας.
(9)
Πρέπει να διασφαλίζονται οι κατάλληλες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας ώστε οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να μπορούν να πραγματοποιούν τις αποστολές τους σε ασφαλές και υγιές περιβάλλον, και να ικανοποιούν τις βασικές τους ανάγκες χωρίς να αντιμετωπίζουν δυσχέρειες, με γνώμονα πάντοτε τον χαμηλών τόνων τρόπο ζωής που αρμόζει σε έναν εθελοντή. Η κάλυψη των δαπανών συντήρησης και οι λοιπές πληρωμές προς τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ δεν αντιστοιχούν σε μισθό τακτικής απασχόλησης. Οι εν λόγω πληρωμές δεν θα πρέπει να υπολογίζονται με γνώμονα την επαγγελματική πείρα, την εμπειρογνωμοσύνη ή τα αποτελέσματα της ανάληψης καθηκόντων του κάθε εθελοντή: αποκλειστικός σκοπός τους είναι να καλύψουν τις δαπάνες διαβίωσης κατά τη διάρκεια της αποστολής. Για να διασφαλιστεί υψηλό και ισότιμο επίπεδο προστασίας, όλοι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει να έχουν πλήρη ασφαλιστική κάλυψη ειδικά σχεδιασμένη για να τους προστατεύει καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής τους σε τρίτες χώρες και ενδεχομένως κατά τις σχετικές περιόδους πριν και μετά την αποστολή.
(10)
Το καθήκον επιμέλειας έχει πρωταρχική σημασία και αποτελεί κοινή ευθύνη. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής θα πρέπει, στο μέτρο του δυνατού, να μεριμνούν για την υγεία, την προστασία, την ασφάλεια και την ευεξία των εθελοντών της πρωτοβουλίας και να αναπτύσσουν κατάλληλες διαδικασίες ασφάλειας, υγείας και προστασίας. Οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει επίσης να κάνουν ό,τι είναι δυνατόν για τη διασφάλιση της δικής τους υγείας, προστασίας και ασφάλειας, όσο και αυτής των άλλων, στον χώρο εργασίας.
(11)
Η παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ θα πρέπει να αποτελεί συνεχή διαδικασία σε όλη τη διάρκεια της αποστολής τους. Η εν λόγω διαδικασία θα πρέπει να στηρίζεται σε ένα σύστημα επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων και να παρέχει στοιχεία που να αποδεικνύουν κατά πόσον η ατομική επίδοση του εθελοντή συμβάλλει -σε επίπεδο αποτελεσμάτων και αντικτύπου- στους στόχους του έργου και στη συνολική πρωτοβουλία.
(12)
Απαιτείται άρτιος μηχανισμός πιστοποίησης ώστε να εξασφαλίζεται ότι οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής συμμορφώνονται με τα πρότυπα που ορίζονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό. Ο εν λόγω μηχανισμός πιστοποίησης θα πρέπει να στηρίζεται στις αρχές της απλούστευσης και της μη αλληλεπικάλυψης, της διαφοροποίησης μεταξύ των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, της σχέσης κόστους-αποτελεσματικότητας, της διαφάνειας και της αμεροληψίας, και να ενθαρρύνει την πολυμορφία και την προσβασιμότητα.
(13)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του άρθρου 26 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
(14)
Για να εξασφαλιστεί η έγκαιρη υλοποίηση της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ο παρών κανονισμός πρέπει να τεθεί σε ισχύ επειγόντως, καθώς ορίζει τις διατάξεις βάσει των οποίων οι οργανώσεις που συμμετέχουν στην υλοποίηση μπορούν να προβούν στην αποστολή εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σε τρίτες χώρες.
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Αντικείμενο
Ο παρών κανονισμός θεσπίζει κανόνες για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 όσον αφορά τα ακόλουθα θέματα που αναφέρονται στο άρθρο 9 παράγραφος 3, στο άρθρο 10 παράγραφος 1 και στο άρθρο 12 παράγραφος 6:
α)
τις διαδικασίες για τον εντοπισμό, την επιλογή και την αναγκαία προετοιμασία των υποψήφιων εθελοντών πριν από την αποστολή τους, συμπεριλαμβανομένης της τοποθέτησής τους σε θέσεις μαθητείας, όπου κρίνεται σκόπιμο·
β)
τις λεπτομέρειες του προγράμματος κατάρτισης και τη διαδικασία αξιολόγησης των υποψήφιων εθελοντών όσον αφορά την επάρκεια προς αποστολή·
γ)
τις ρυθμίσεις για την αποστολή και τη διαχείριση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σε τρίτες χώρες, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, της επιτόπιας επίβλεψης, της διαρκούς στήριξης με την παροχή εκπαίδευσης, καθοδήγησης, πρόσθετης κατάρτισης, αναγκαίων συνθηκών εργασίας, στήριξης μετά την αποστολή·
δ)
την παροχή ασφαλιστικής κάλυψης και συνθηκών διαβίωσης για τους εθελοντές, συμπεριλαμβανομένης της κάλυψης των δαπανών συντήρησης, διαμονής, μετακίνησης και άλλων σχετικών δαπανών·
ε)
τις διαδικασίες πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή, για να διασφαλίζεται το καθήκον επιμέλειας και τα δέοντα μέτρα προστασίας και ασφάλειας, συμπεριλαμβανομένων των πρωτοκόλλων απομάκρυνσης ασθενών/τραυματιών και των σχεδίων ασφαλείας που καλύπτουν την επείγουσα αποχώρηση από τρίτες χώρες καθώς και των αναγκαίων διαδικασιών για την ύπαρξη συνδέσμου με τις εθνικές αρχές·
στ)
τις διαδικασίες για την παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
ζ)
τη δημιουργία μηχανισμού πιστοποίησης που θα διασφαλίζει ότι οι οργανώσεις αποστολής τηρούν τα πρότυπα και τις διαδικασίες του άρθρου 9 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, καθώς και ενός διαφοροποιημένου μηχανισμού πιστοποίησης για τις οργανώσεις υποδοχής.
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού ισχύουν οι ορισμοί του άρθρου 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και οι ορισμοί που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Ισχύουν επίσης οι ακόλουθοι ορισμοί:
α)
ως «πλαίσιο ικανοτήτων» νοείται ένα πλαίσιο κατά την έννοια που ορίζεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
β)
ως «σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης» νοείται ένα σχέδιο κατά την έννοια που ορίζεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
γ)
ως «εκπαιδευτής» νοείται το πρόσωπο το οποίο προσλαμβάνεται από τον πάροχο κατάρτισης για να διδάξει μία ή περισσότερες ενότητες κατάρτισης ή να διευθύνει ασκήσεις προσομοίωσης βάσει σεναρίων και να αξιολογήσει τις ικανότητες των υποψήφιων εθελοντών·
δ)
ως «καθοδηγητής» νοείται ο εκπαιδευτής ο οποίος προσλαμβάνεται από τον πάροχο κατάρτισης και ο οποίος ασκεί συντονιστικό ρόλο με σκοπό την αξιολόγηση της επιλεξιμότητας των υποψήφιων προς αποστολή εθελοντών. Το άτομο αυτό είναι υπεύθυνο για μια ομάδα υποψήφιων εθελοντών και συντονίζει την αξιολόγηση των ικανοτήτων τους βάσει της αναπληροφόρησης από άλλους εκπαιδευτές. Επίσης, συνεργάζεται με τον κάθε υποψήφιο εθελοντή χωριστά για την ανάλυση της αυτοαξιολόγησής του καθώς και της αξιολόγησης του εκπαιδευτή·
ε)
ως «καθοδήγηση» νοείται η διαδικασία της ανεπίσημης παροχής γνώσεων, κοινωνικού κεφαλαίου και ψυχοκοινωνικής στήριξης σχετικά με την εργασία, τη σταδιοδρομία και την επαγγελματική ανέλιξη. Η καθοδήγηση αφορά την ανεπίσημη επικοινωνία που διενεργείται συνήθως πρόσωπο με πρόσωπο, κατά τη διάρκεια μιας συνεχούς περιόδου μεταξύ, αφενός, του ατόμου το οποίο έχει οριστεί από την οργάνωση υποδοχής ως καθοδηγητής, και το οποίο θεωρείται ότι διαθέτει τη σχετική γνώση, εμπειρογνωμοσύνη και πείρα και, αφετέρου, του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
στ)
ως «ενημέρωση μετά την αποστολή» νοείται η διαδικασία σύμφωνα με την οποία παρέχονται στις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, καθώς και στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, σαφείς πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της αποστολής και τα επιτεύγματα των εθελοντών, συστάσεις ή διδάγματα από την πείρα τους, αξιοποίηση των διδαγμάτων που αποκομίστηκαν και θετική επαγγελματική ολοκλήρωση της διαδικασίας.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΕΝΤΟΠΙΣΜΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΕΠΙΛΟΓΗ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ
Άρθρο 3
Διαδικασία εντοπισμού και επιλογής
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν από κοινού μια διαδικασία εντοπισμού και επιλογής. Οι ρόλοι, οι αρμοδιότητες και οι διαδικασίες καθορίζονται κατά τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλίζεται η εφαρμογή διαφανούς, δίκαιης και αποτελεσματικής διαδικασίας επιλογής κατά τα πρότυπα της ίσης μεταχείρισης, των ίσων ευκαιριών και της απουσίας διακρίσεων, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
2. Η διαδικασία εντοπισμού και επιλογής στηρίζεται στη συνεργασία των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής και εξασφαλίζει την έγκαιρη και συνεχή επικοινωνία μεταξύ αυτών. Η οργάνωση αποστολής διασφαλίζει τη συστηματική συμμετοχή της οργάνωσης υποδοχής καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας επιλογής.
3. Η συμφωνηθείσα διαδικασία εντοπισμού και επιλογής εφαρμόζεται σε όλα τα στάδια της διαδικασίας επιλογής.
4. Η διαδικασία εντοπισμού και επιλογής περιλαμβάνει, τουλάχιστον:
α)
τον ορισμό των καθηκόντων της αποστολής, του προφίλ ικανοτήτων και των κριτηρίων επιλογής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, σύμφωνα με το άρθρο 4·
β)
την ανακοίνωση και την αίτηση, σύμφωνα με το άρθρο 5·
γ)
την αξιολόγηση των αιτούντων και την κατάρτιση καταλόγων αρχικής επιλογής και επικρατέστερων υποψηφίων, σύμφωνα με το άρθρο 6·
δ)
την επιλογή σύμφωνα με το άρθρο 7.
Άρθρο 4
Ορισμός της ανάθεσης καθηκόντων, του προφίλ ικανοτήτων και των κριτηρίων επιλογής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Βάσει εκτίμησης αναγκών που πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, η οργάνωση υποδοχής υποβάλλει πρόταση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στην ενότητα 1 του παραρτήματος Ι, σχετικά με τα καθήκοντα του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων ευέλικτων στοιχείων ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι παρατηρήσεις του εθελοντή μετά τη στρατολόγησή του.
2. Η οργάνωση αποστολής επανεξετάζει την ανάθεση καθηκόντων ώστε να συμβάλει στην τροποποίησή της, κατά περίπτωση, με σκοπό να διασφαλιστεί κατάλληλη και ρεαλιστική αντιστοίχιση ατόμων και καθηκόντων, κατά τέτοιον τρόπο ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι αναμενόμενες ικανότητες των εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και η ικανότητα απορρόφησης και οι ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής.
3. Σύμφωνα με την ανάθεση καθηκόντων και το πλαίσιο ικανοτήτων, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν ένα προφίλ ικανοτήτων για τους εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και κριτήρια επιλογής βάσει ελάχιστων απαιτήσεων, τα οποία πρέπει να χρησιμοποιούνται στο πλαίσιο της διαδικασίας επιλογής. Στο προφίλ ικανοτήτων αναφέρεται επίσης εάν ο εθελοντής είναι νεότερος ή μεγαλύτερης ηλικίας επαγγελματίας καθώς και τυχόν ανάγκη τοποθέτησής του σε θέση μαθητείας.
Άρθρο 5
Ανακοίνωση και αίτηση
1. Αρμόδια για την ανακοίνωση της θέσης αποστολής είναι η οργάνωση αποστολής. Με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνει από την οργάνωση υποδοχής, καταρτίζει ενημερωτικό φάκελο ανακοίνωσης για την παροχή πληροφοριών σχετικά με την πρωτοβουλία και την προσέλκυση υποψήφιων εθελοντών.
2. Η ανακοίνωση καταρτίζεται κατ' ελάχιστον στην αγγλική γλώσσα, κατά τρόπο σαφή, συγκεκριμένο και εύληπτο, και παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη θέση που προσφέρεται στον υποψήφιο εθελοντή σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 2 του παραρτήματος Ι.
3. Δημοσιεύεται στην κεντρική πλατφόρμα της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για ελάχιστο διάστημα ενός μηνός, ενώ προβλέπεται η δυνατότητα χρήσης περαιτέρω προωθητικών ενεργειών για την προσέλκυση αιτούντων στην κεντρική πλατφόρμα. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις τοποθέτησης σε αποστολές που συνδέονται με την ανταπόκριση σε ανθρωπιστικές κρίσεις, η ανακοίνωση μπορεί να αναρτάται για λιγότερο από έναν μήνα αλλά όχι για λιγότερο από μία εβδομάδα.
4. Οι αιτούντες υποβάλλουν αίτηση χρησιμοποιώντας το τυποποιημένο έντυπο αίτησης, συνοδευόμενο από ένα άρτια δομημένο βιογραφικό σημείωμα. Συμπληρώνουν επίσης ένα τυποποιημένο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης σχετικά με τις ικανότητές τους, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πλαισίου ικανοτήτων, καθώς και σχετικά με την ικανότητα προσαρμογής τους στα καθήκοντα της αποστολής και στις συνθήκες διαβίωσης και εργασίας που αναφέρονται στην ανακοίνωση. Για τα παραπάνω, οι αιτούντες υποχρεούνται να δηλώσουν τη συναίνεσή τους.
Άρθρο 6
Αξιολόγηση και κατάρτιση καταλόγου αρχικής επιλογής και επικρατέστερων υποψηφίων
1. Η οργάνωση αποστολής αξιολογεί τους αιτούντες με βάση τις πληροφορίες που παρέχονται στο έντυπο αίτησης και στο ερωτηματολόγιο αυτοαξιολόγησης, τη δήλωση στην οποία περιγράφουν τους λόγους της συμμετοχής τους στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ -και τη συγκεκριμένη θέση αποστολής- καθώς και την αξιολόγηση της ικανότητάς ως προς την ανάλυση σχετικού σεναρίου ανθρωπιστικής βοήθειας μέσω γραπτής εξέτασης, έκθεσης ή άλλης παρόμοιας δοκιμασίας.
2. Με βάση την παραπάνω αξιολόγηση, η οργάνωση αποστολής παρέχει στην οργάνωση υποδοχής κατάλογο αρχικής επιλογής αιτούντων με σκοπό να καταλήξουν από κοινού σε έναν κατάλογο επικρατέστερων υποψηφίων που θα κληθούν σε συνέντευξη.
3. Οι επικρατέστεροι υποψήφιοι προσκαλούνται να συμμετάσχουν σε δομημένη συνέντευξη με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων. Οι συνεντεύξεις μπορούν να πραγματοποιούνται πρόσωπο με πρόσωπο ή με τη χρήση τεχνολογιών τηλεπικοινωνίας, όπου είναι εφικτό, και με τη συμμετοχή της αποστολής υποδοχής. Στις συμπληρωματικές μεθόδους αξιολόγησης μπορεί να περιλαμβάνονται τα κέντρα αξιολόγησης, οι ομαδικές δραστηριότητες και οι ασκήσεις προσομοίωσης εργασίας.
4. Οι οργανώσεις αποστολής μπορούν, εφόσον χρειάζεται, να ελέγχουν τα προσωπικά στοιχεία και τις επαγγελματικές συστάσεις των υποψηφίων πριν από την τελική επιλογή. Οι αιτούντες ενημερώνονται σχετικά με τη διαδικασία ελέγχου κατά την έναρξη της διαδικασίας, μέσω της ανακοίνωσης.
Άρθρο 7
Επιλογή
1. Η οργάνωση υποδοχής λαμβάνει την τελική απόφαση για την επιλογή του υποψήφιου εθελοντή και ενημερώνει σχετικά την οργάνωση αποστολής, η οποία είναι υπεύθυνη για την προσφορά θέσης και την προετοιμασία της εισαγωγικής φάσης. Για κάθε θέση, μπορούν να επιλέγονται αναπληρωματικοί εθελοντές οι οποίοι θα αντικαθιστούν τους υποψηφίους που παραιτούνται ή παύουν να είναι διαθέσιμοι.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής πρέπει να μπορούν να αποδεικνύουν και να αιτιολογούν με ποιον τρόπο έλαβαν την απόφαση επιλογής, λαμβανομένων υπόψη των αρχών της ίσης μεταχείρισης, των ίσων ευκαιριών και της μη διάκρισης σε όλα τα στάδια της διαδικασίας εντοπισμού και επιλογής.
3. Η διαδικασία επιλογής ολοκληρώνεται εντός εύλογου χρονικού διαστήματος. Η οργάνωση αποστολής ενημερώνει όλους τους αιτούντες για την απόφαση επιλογής καθώς και για τη δυνατότητα παροχής σχετικών παρατηρήσεων. Καλεί τον επιτυχόντα υποψήφιο εθελοντή να επιβεβαιώσει εγγράφως το ενδιαφέρον του για συμμετοχή στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
4. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει την ιχνηλασιμότητα και διατήρηση των εγγράφων τεκμηρίωσης που αφορούν τη διαδικασία εντοπισμού και επιλογής σύμφωνα με το πρότυπο προστασίας δεδομένων που προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
Άρθρο 8
Αξιολόγηση μαθησιακών αναγκών
1. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της διαδικασίας επιλογής, τις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής και την προβλεπόμενη αποστολή, η οργάνωση αποστολής αξιολογεί τις μαθησιακές ανάγκες, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής και τον υποψήφιο εθελοντή, και προσδιορίζει τις ενότητες του εκπαιδευτικού προγράμματος που θα παρακολουθήσει ο εθελοντής με βάση τα ακόλουθα κριτήρια:
α)
αρχαιότητα, με βάση την οποία οι επαγγελματίες εθελοντές μεγαλύτερης ηλικίας έχουν τη δυνατότητα να επικεντρωθούν στις υποχρεωτικές ενότητες και να επιλέξουν το κατάλληλο επίπεδο κατάρτισης διαχείρισης έργου και τις εξειδικευμένες προαιρετικές ενότητες·
β)
τις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής σε ειδικές ικανότητες, οι οποίες αποκτώνται μέσω της παρακολούθησης προαιρετικών ενοτήτων από τον υποψήφιο εθελοντή·
γ)
τις γενικές ικανότητες του υποψήφιου εθελοντή, οι οποίες αποκτώνται μέσω της παρακολούθησης προαιρετικών ενοτήτων.
2. Η οργάνωση αποστολής συμπληρώνει το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης που αναφέρεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, προσδιορίζει τις αξιολογηθείσες ικανότητες καθώς και τις μαθησιακές ανάγκες των επιτυχόντων υποψηφίων εθελοντών, και τα διαβιβάζει στους παρόχους κατάρτισης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 9
Πρόγραμμα κατάρτισης
1. Όλοι οι επιτυχόντες υποψήφιοι εθελοντές παρακολουθούν πρόγραμμα κατάρτισης που διοργανώνει ο πάροχος (ή οι πάροχοι) κατάρτισης με βάση τις πληροφορίες που παρέχουν κατά περίπτωση οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής και οι πρώην εθελοντές.
2. Το πρόγραμμα κατάρτισης βασίζεται στο πλαίσιο ικανοτήτων και μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες τόσο των νεότερων όσο και των μεγαλύτερης ηλικίας επαγγελματιών εθελοντών.
3. Στο πρόγραμμα κατάρτισης εφαρμόζεται μια συνδυαστική μαθησιακή προσέγγιση με τη χρήση της ηλεκτρονικής μάθησης και την παροχή μαθημάτων σε αίθουσες διδασκαλίας.
4. Στις υποχρεωτικές ενότητες για όλους τους υποψήφιους εθελοντές περιλαμβάνονται οι εξής:
α)
γενική εισαγωγή στην Ένωση, στις εξωτερικές σχέσεις της και στο σύστημα αντιμετώπισης κρίσεων·
β)
εισαγωγή στην ανθρωπιστική δράση, στην ενωσιακή πολιτική για την ανθρωπιστική βοήθεια και στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
γ)
διαχείριση της προσωπικής ασφάλειας, υγείας και προστασίας·
δ)
διαχείριση έργων·
ε)
διαπολιτισμική ευαισθητοποίηση (και οριζόντια ζητήματα)·
στ)
άσκηση προσομοίωσης βάσει σεναρίου στο πλαίσιο της οποίας οι υποψήφιοι εθελοντές καλούνται να αποδείξουν τις ικανότητες που έχουν αποκτήσει.
5. Στις προαιρετικές ενότητες περιλαμβάνονται οι εξής:
α)
επικοινωνιακή υποστήριξη και επικοινωνία·
β)
ψυχολογικές πρώτες βοήθειες·
γ)
κατάρτιση παραγόντων που αποφέρουν πολλαπλασιαστικά αποτελέσματα·
δ)
διαχείριση εθελοντών·
ε)
οργανωτική ανάπτυξη·
στ)
εξατομικευμένες ενότητες, κατά περίπτωση, ιδίως όσον αφορά την προσαρμογή των τεχνικών ικανοτήτων των υποψήφιων εθελοντών σε ένα πλαίσιο ανθρωπιστικής βοήθειας.
6. Οι υποψήφιοι εθελοντές παρακολουθούν όλες τις υποχρεωτικές ενότητες και μία ή περισσότερες προαιρετικές ενότητες που επιλέγουν βάσει του άρθρου 8.
7. Το πρόγραμμα κατάρτισης, το οποίο περιέχει αναλυτικές πληροφορίες για κάθε ενότητα, μεταξύ άλλων για το καθεστώς, τη στοχευόμενη ομάδα, το χρονοδιάγραμμα, τις επιδιωκόμενες ικανότητες και τα σχετικά μαθησιακά αποτελέσματα, ορίζεται στο παράρτημα ΙΙ.
Άρθρο 10
Αξιολόγηση των υποψήφιων εθελοντών κατά τη διάρκεια και μετά την κατάρτιση
1. Κατά τη διάρκεια της κατάρτισης αλλά και κατόπιν της ολοκλήρωσής της, οι υποψήφιοι εθελοντές αξιολογούνται ως προς την ετοιμότητά τους να συμμετάσχουν σε αποστολή, με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων.
2. Η αξιολόγηση οργανώνεται από κοινού από τους εκπαιδευτές, ενώ καίριο συντονιστικό ρόλο διαδραματίζει ο καθοδηγητής του υποψήφιου εθελοντή.
3. Η αξιολόγηση ικανοτήτων στηρίζεται στην αξιολόγηση των γνώσεων, των δεξιοτήτων και της συμπεριφοράς του υποψήφιου εθελοντή από τους εκπαιδευτές, και αφορά μεταξύ άλλων:
α)
την αυτοαξιολόγηση που συμπληρώνει ο ίδιος ο υποψήφιος εθελοντής κατόπιν της άσκησης προσομοίωσης βάσει σεναρίου·
β)
τις σημειώσεις/παρατηρήσεις των εκπαιδευτών έπειτα από κάθε ενότητα και μετά την άσκηση προσομοίωσης βάσει σεναρίου·
γ)
την αξιολόγηση του καθοδηγητή, που περιλαμβάνει κριτική επανεξέταση της αυτοαξιολόγησης και των σημειώσεων/παρατηρήσεων της ατομικής συνάντησης του καθοδηγητή με τον υποψήφιο εθελοντή με βάση την αναπληροφόρηση των εκπαιδευτών.
4. Η αξιολόγηση όλων των ικανοτήτων περιλαμβάνεται στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης του υποψήφιου εθελοντή, το οποίο ενημερώνεται μετά την ολοκλήρωση της κατάρτισης και αναφέρει τα μαθήματα που παρακολούθησε ο εθελοντής καθώς και τα αποτελέσματά του.
5. Οι υποψήφιοι εθελοντές που δεν διαθέτουν επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες απορρίπτονται. Οι εκπαιδευτές και ο καθοδηγητής πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώνουν και να αιτιολογούν, εφόσον απαιτείται, οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΤΩΝ ΥΠΟΨΗΦΙΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΠΡΙΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ
Άρθρο 11
Εισαγωγικό πρόγραμμα
1. Σκοπός της διαδικασίας εισαγωγής είναι να εξοικειωθούν οι υποψήφιοι εθελοντές ή οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με τις πολιτικές, τις πρακτικές και τη νοοτροπία των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής, καθώς και με τις προσδοκίες της ανάθεσης καθηκόντων.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα εισαγωγικό πρόγραμμα. Στο εν λόγω πρόγραμμα καθορίζονται οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες με βάση τις παρατηρήσεις των εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που έχουν επιστρέψει από αποστολή, όπου είναι εφικτό, ώστε να αξιοποιούνται οι άμεσες εμπειρίες και οι γνώσεις τους. Το πρόγραμμα περιλαμβάνει:
α)
εισαγωγή προ της αποστολής, που παρέχεται από την οργάνωση αποστολής σύμφωνα με το άρθρο 12·
β)
εισαγωγή εντός της χώρας, που παρέχεται από την οργάνωση υποδοχής σύμφωνα με το άρθρο 18.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής διοργανώνουν, κατά περίπτωση, κοινές συνεδρίες με τη συμμετοχή όλων των υποψήφιων εθελοντών ή εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 12
Εισαγωγή προ της αποστολής
1. Οι οργανώσεις αποστολής μεριμνούν για την εκτενή και κατάλληλη ατομική εισαγωγική ενημέρωση όλων των υποψήφιων εθελοντών πριν από την αποστολή τους. Η εν λόγω εισαγωγή καλύπτει, τουλάχιστον:
α)
τις διαδικασίες και τις δομές οργάνωσης και διαχείρισης, τις ομάδες που συμμετέχουν στο έργο (περιλαμβανομένου του υπεύθυνου του έργου, του αρμόδιου για τη διαχείριση κρίσεων, του ανθρώπινου δυναμικού), την αποστολή και τους στόχους της οργάνωσης σε σχέση με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
περιεκτικές πληροφορίες για το πλαίσιο του έργου στο οποίο θα δραστηριοποιηθεί ο υποψήφιος εθελοντής, την ανάθεση καθηκόντων και τη σχετική εκτίμηση αναγκών, καθώς και για τις προβλεπόμενες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας σύμφωνα με τα άρθρα 22 και 24-27·
γ)
το συναφές νομικό πλαίσιο στο οποίο υπάγονται οι εθελοντές, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
δ)
τα πρότυπα και τις διαδικασίες για τους εθελοντές, περιλαμβανομένων των διαδικασιών πειθαρχικών μέτρων και παραπόνων, καταπολέμησης της απάτης και της διαφθοράς, προστασίας παιδιών και ευάλωτων ενηλίκων, και των διατάξεων του κώδικα δεοντολογίας, όπως προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
ε)
υποχρεωτική και συγκεκριμένη ενημέρωση περί ασφάλειας, προστασίας και υγείας (περιλαμβανομένου του ιατρικού ελέγχου πριν από την αναχώρηση) σύμφωνα με τα άρθρα 28 και 30·
στ)
το σύστημα και τη διαδικασία επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων καθώς και τους μηχανισμούς υποστήριξης που εφαρμόζονται, περιλαμβανομένης της καθοδήγησης και άλλων μορφών στήριξης που προβλέπονται στα άρθρα 19, 20 και 21·
ζ)
το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης·
η)
πληροφορίες σχετικά με το δίκτυο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και τον τρόπο με τον οποίο στηρίζει τους εθελοντές πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή·
θ)
πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες επικοινωνίας και προβολής που προβλέπονται στο πλαίσιο του έργου, βάσει του σχεδίου επικοινωνίας που αναφέρεται στο άρθρο 17 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, περιλαμβανομένων των στοιχείων επικοινωνίας του περιφερειακού υπεύθυνου ενημέρωσης της Επιτροπής·
ι)
τη διαδικασία ενημέρωσης μετά την αποστολή κατά τα προβλεπόμενα στο άρθρο 23.
2. Επίσης, στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, η οργάνωση αποστολής παρέχει πληροφορίες σχετικά με το αρμόδιο επιτόπιο γραφείο ανθρωπιστικής βοήθειας της Επιτροπής στη χώρα αποστολής και ενημερώνει το εν λόγω γραφείο για την επικείμενη αποστολή των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Η οργάνωση αποστολής μεριμνά ώστε οι υποψήφιοι εθελοντές να διαβάσουν και να κατανοήσουν όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, οι οποίες και θα πρέπει να παραμένουν εύκολα προσβάσιμες καθ' όλη τη διάρκεια της συμμετοχής των εθελοντών στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 13
Θέσεις μαθητείας για νεότερους επαγγελματίες εθελοντές
1. Πέραν της κατάρτισης, μπορεί να κριθεί σκόπιμο οι νεότεροι επαγγελματίες που είναι υποψήφιοι εθελοντές να τοποθετηθούν σε θέσεις μαθητείας σε οργάνωση αποστολής ώστε να μάθουν στην πράξη τις διαδικασίες, τη δεοντολογία και το πλαίσιο του ανθρωπιστικού έργου και να προετοιμαστούν περαιτέρω για την προβλεπόμενη αποστολή τους ως εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Η διάρκεια της εν λόγω μαθητείας καλύπτει περίοδο έως έξι μηνών κατ' ανώτατο όριο, ενώ προβλέπεται η δυνατότητα παράτασης για περιορισμένο χρονικό διάστημα σε δεόντως αιτιολογημένες έκτακτες περιπτώσεις.
2. Η οργάνωση αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής και τον μαθητευόμενο εθελοντή, επανεξετάζει και επικαιροποιεί τις μαθησιακές ανάγκες του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης με βάση τις ανάγκες της θέσης μαθητείας. Ειδικότερα, το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης καθορίζει:
α)
τα μαθησιακά αποτελέσματα τα οποία αναμένεται να επιτύχει ο μαθητευόμενος εθελοντής στη διάρκεια της περιόδου μαθητείας·
β)
τα καθήκοντα που θα εκτελεί ο μαθητευόμενος εθελοντής στο πλαίσιο της διαδικασίας μάθησης και τους πόρους που διατίθενται για τον σκοπό αυτόν·
γ)
τους στόχους και τα αποτελέσματα τα οποία αναμένεται να έχει επιτύχει ο μαθητευόμενος εθελοντής κατά την ολοκλήρωση της περιόδου μαθητείας.
3. Τα ακόλουθα άρθρα του παρόντος κανονισμού εφαρμόζονται κατ' αναλογία στις θέσεις μαθητείας και περιλαμβάνουν υποχρεώσεις για τις οργανώσεις αποστολής που φιλοξενούν μαθητευόμενους εθελοντές:
α)
άρθρο 19 παράγραφοι 4, 5, 6 και 9, άρθρα 21 και 22·
β)
άρθρο 24 εκτός από την παράγραφο 5. Οι υποψήφιοι εθελοντές που προέρχονται από χώρες της ΕΕ ή από τις τρίτες χώρες που αναφέρονται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, υπό τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο εν λόγω άρθρο, και οι οποίοι καλύπτονται από το εθνικό τους σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή από το καθεστώς ασφάλισης της χώρας διαμονής τους και τοποθετούνται σε θέσεις μαθητείας στις προαναφερθείσες χώρες δικαιούνται μόνο συμπληρωματική κάλυψη. Αυτό σημαίνει ότι η ασφαλιστική τους κάλυψη περιορίζεται σε δαπάνες που υπερβαίνουν εκείνες που καλύπτονται από το εθνικό τους σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή καθεστώς ασφάλισης. Σε αιτιολογημένες έκτακτες περιπτώσεις, στις οποίες το εθνικό σύστημα κοινωνικής ασφάλισης ή καθεστώς ασφάλισης καλύπτει μόνο μέρος ή καμία από τις δαπάνες που προβλέπονται στο άρθρο 24 παράγραφος 5, καλύπτεται το 100 % των δαπανών που πραγματοποιούνται·
γ)
άρθρο 25 εκτός από την παράγραφο 6, άρθρο 26 και άρθρο 27 παράγραφος 1, κατά περίπτωση·
δ)
άρθρο 28 παράγραφοι 1, 8 και 14 και άρθρο 30 παράγραφοι 1, 4, 5, 6 και 7.
Άρθρο 14
Αξιολόγηση των υποψήφιων εθελοντών μετά τη μαθητεία
1. Στο τέλος της μαθητείας, ο μαθητευόμενος εθελοντής προβαίνει σε αυτοαξιολόγηση με βάση το πλαίσιο ικανοτήτων και το σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης.
2. Ο άμεσος προϊστάμενος της οργάνωσης αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής, επανεξετάζει την αυτοαξιολόγηση και αξιολογεί τον μαθητευόμενο εθελοντή, ιδίως με σκοπό:
α)
να αξιολογήσει την επίδοση του μαθητευόμενου εθελοντή ως προς τους στόχους του·
β)
να διαπιστώσει κατά πόσον έχουν επιτευχθεί τα συμφωνηθέντα αποτελέσματα·
γ)
να προσδιορίσει τα μαθησιακά αποτελέσματα.
3. Οι υποψήφιοι εθελοντές που δεν διαθέτουν επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες απορρίπτονται και δεν μπορούν να είναι επιλέξιμοι ως εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Ο άμεσος προϊστάμενος της οργάνωσης αποστολής πρέπει να είναι σε θέση να τεκμηριώνει και να αιτιολογεί, εφόσον απαιτείται, οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση.
Άρθρο 15
Πρόσθετη κατάρτιση προ της αποστολής
Με την επιφύλαξη της συμμετοχής του υποψήφιου εθελοντή στο πρόγραμμα κατάρτισης ή σε θέση μαθητείας, η οργάνωση αποστολής μπορεί να παράσχει πρόσθετη κατάλληλη κατάρτιση πριν από την αποστολή, όπως κατάρτιση για την προσαρμογή των τεχνικών ικανοτήτων των υποψήφιων εθελοντών στις ανάγκες της οργάνωσης υποδοχής, απαιτούμενη γλωσσική κατάρτιση για τη χώρα αποστολής κ.λπ.
Άρθρο 16
Σύμβαση με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της περιόδου εισαγωγής προ της αποστολής και, κατά περίπτωση, της μαθητείας και άλλης πρόσθετης κατάρτισης προ της αποστολής, σύμφωνα με τα άρθρα 13 έως 15, η οργάνωση αποστολής, έπειτα από διαβούλευση με την οργάνωση υποδοχής, επιβεβαιώνει την τελική αξιολόγηση ως προς την επιλεξιμότητα του υποψήφιου εθελοντή για αποστολή στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Η οργάνωση αποστολής και ο επιτυχών υποψήφιος της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ υπογράφουν σύμβαση αποστολής σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 14 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
3. Η σύμβαση, η οποία καταρτίζεται σε στενή διαβούλευση με τις οργανώσεις υποδοχής, καθορίζει τους ειδικούς όρους αποστολής και τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Αναφέρει επίσης τη νομοθεσία που εφαρμόζεται στον τόπο εκτέλεσης της σύμβασης σύμφωνα με τον κατ'εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και περιλαμβάνει τουλάχιστον τα εξής στοιχεία:
α)
προσδιορισμό του ρόλου, του τίτλου, της διάρκειας και του τόπου αποστολής του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, καθώς και των προς εκτέλεση καθηκόντων όπως ορίζονται στην ανάθεση καθηκόντων, περιλαμβανομένων των στοιχείων που απορρέουν από το σχέδιο επικοινωνίας του άρθρου 17 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014·
β)
διάρκεια της σύμβασης, συμπεριλαμβανομένων των ημερομηνιών έναρξης και λήξης·
γ)
διαχείριση επιδόσεων, και ειδικότερα:
-
ρυθμίσεις διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένου του αρμόδιου προϊσταμένου της οργάνωσης υποδοχής και του σημείου επαφής για συνεχή στήριξη από την οργάνωση αποστολής·
-
ρυθμίσεις καθοδήγησης·
δ)
συνθήκες εργασίας, συμπεριλαμβανομένου του ωραρίου εργασίας και των ρυθμίσεων αδείας·
ε)
χρηματοδοτικά δικαιώματα και υποχρεώσεις του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, καθώς και τις απαιτούμενες ρυθμίσεις για την παροχή αυτών:
-
επίδομα συντήρησης και επανεγκατάστασης·
-
πληροφορίες σχετικά με τους εφαρμοστέους κανόνες φορολογίας και κοινωνικής ασφάλισης·
-
ασφαλιστική κάλυψη·
-
διαμονή·
-
μετακίνηση·
στ)
πρακτικές ρυθμίσεις:
-
ιατρικοί έλεγχοι·
-
θεώρηση και άδεια εργασίας·
ζ)
εμπιστευτικότητα·
η)
αναμενόμενη συμπεριφορά του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, μεταξύ άλλων ως προς την ακεραιότητα και τον κώδικα δεοντολογίας, καθώς και την προστασία των παιδιών και των ευάλωτων ενηλίκων, περιλαμβανομένης της μηδενικής ανοχής στη σεξουαλική κακοποίηση, στοιχεία τα οποία προσαρτώνται στη σύμβαση·
θ)
πειθαρχική πολιτική και απώλεια της ιδιότητας του εθελοντή·
ι)
μηχανισμό διαμεσολάβησης για την επίλυση προβλημάτων, την αντιμετώπιση παραπόνων και την επίλυση διαφορών·
ια)
υποχρεώσεις και πολιτικές στον τομέα της διαχείρισης της ασφάλειας καθώς και στον τομέα της υγείας και προστασίας·
ιβ)
μάθηση και ανάπτυξη:
-
κατάρτιση και εισαγωγή·
-
ενημέρωση μετά την αποστολή.
4. Σε περίπτωση διαφοράς μεταξύ της οργάνωσης υποδοχής ή αποστολής και του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ο εθελοντής έχει το δικαίωμα αποτελεσματικής δικαστικής προσφυγής, σύμφωνα με τις εθνικές διατάξεις που ισχύουν για τις οργανώσεις αποστολής.
Άρθρο 17
Καταχώριση στη βάση δεδομένων
Κατόπιν της ρητής συγκατάθεσης του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η οργάνωση αποστολής καταχωρίζει τα στοιχεία του εθελοντή στη βάση δεδομένων που αναφέρεται στο άρθρο 13 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 («η βάση δεδομένων»). Κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με την εν λόγω βάση δεδομένων πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με το πρότυπο προστασίας δεδομένων που προβλέπεται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Για κάθε επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε σχέση με την εν λόγω βάση δεδομένων από την Επιτροπή, ισχύει ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 (2).
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 18
Διαδικασία εισαγωγής εντός της χώρας
1. Οι οργανώσεις υποδοχής μεριμνούν για την εκτενή και κατάλληλη εισαγωγική ενημέρωση όλων των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κατά την άφιξή τους στη χώρα αποστολής, η οποία καλύπτει τουλάχιστον τα εξής:
α)
τις διαδικασίες και δομές οργάνωσης και διαχείρισης, τις ομάδες που συμμετέχουν στο έργο (περιλαμβανομένου του υπεύθυνου για τη διαχείριση του έργου, της επιχειρησιακής και τεχνικής ομάδας, του υπεύθυνου για τη διαχείριση κρίσεων, των υποστηρικτικών ομάδων, μεταξύ άλλων στον τομέα των χρηματοοικονομικών και ανθρώπινων πόρων), την(τις) τοποθεσία(-ες) του έργου, καθώς και την οργανωτική αποστολή και τους στόχους σε σχέση με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
περιεκτικές πληροφορίες για την αποστολή, το πεδίο αρμοδιοτήτων και τα έργα της οργάνωσης υποδοχής, τις εμπλεκόμενες κοινότητες, το επιχειρησιακό πλαίσιο, καθώς και τις προσδοκίες σε σχέση με τα παραδοτέα και τα αποτελέσματα της αποστολής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και τη σχετική εκτίμηση αναγκών·
γ)
το συναφές νομικό πλαίσιο σε τοπικό επίπεδο στο οποίο υπάγονται οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
δ)
υποχρεωτική και συγκεκριμένη ενημέρωση περί ασφάλειας, προστασίας και υγείας σύμφωνα με τα άρθρα 28 και 30·
ε)
το σύστημα και τη διαδικασία επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων καθώς και τους μηχανισμούς υποστήριξης που εφαρμόζονται, περιλαμβανομένης της καθοδήγησης και άλλων μορφών στήριξης που προβλέπονται στα άρθρα 19, 20 και 21·
στ)
ενημέρωση πολιτιστικού χαρακτήρα σχετικά με τη χώρα, την περιφέρεια και την τοποθεσία της αποστολής, καθώς και οδηγίες σχετικά με την ενδεδειγμένη συμπεριφορά·
ζ)
διαδικασία ενημέρωσης μετά την αποστολή εντός της χώρας, σύμφωνα με το άρθρο 23.
2. Η οργάνωση υποδοχής μεριμνά ώστε οι εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να διαβάσουν και να κατανοήσουν όλες τις πληροφορίες που παρέχονται στη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγικής ενημέρωσης εντός της χώρας, οι οποίες και θα πρέπει να παραμένουν εύκολα προσβάσιμες καθ' όλη τη διάρκεια της συμμετοχής των εθελοντών στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 19
Επίβλεψη και διαχείριση επιδόσεων
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα σύστημα διαχείρισης επιδόσεων, με βάση τους στόχους επιδόσεων, τα αναμενόμενα παραδοτέα και αποτελέσματα, για τη μέτρηση της προόδου και την αξιολόγηση της ποιότητας του έργου των εθελοντών σύμφωνα με την ανάθεση καθηκόντων.
2. Στη διαδικασία διαχείρισης επιδόσεων καθορίζονται, αντίστοιχα, οι ρόλοι και οι αρμοδιότητες των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής σε σχέση με την επίβλεψη των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Στη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθορίζουν, από κοινού με τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, τους στόχους όσον αφορά τις επιδόσεις τους και τους παρέχουν τη δυνατότητα να διατυπώσουν τις παρατηρήσεις τους σχετικά με τα ευέλικτα στοιχεία της ανάθεσης καθηκόντων τους.
4. Η οργάνωση υποδοχής ορίζει έναν άμεσο προϊστάμενο που είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με τον οποίο θα πραγματοποιούνται συναντήσεις ανά εύλογα τακτά χρονικά διαστήματα.
5. Κατά περίπτωση, και ανάλογα με τη διάρκεια της αποστολής, η οργάνωση αποστολής και ο άμεσος προϊστάμενος από την οργάνωση υποδοχής, μαζί με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, προβαίνουν από κοινού σε ενδιάμεση αξιολόγηση των επιδόσεων με σκοπό την επίσημη αξιολόγηση της διαδικασίας ένταξης, την πρόοδο ως προς την υλοποίηση των στόχων και την αναπροσαρμογή των στόχων και της ανάθεσης καθηκόντων καθώς και του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
6. Εφόσον προκύψει από την ενδιάμεση αξιολόγηση ότι ο εθελοντής της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ δεν διαθέτει επάρκεια σε οποιαδήποτε από τις εγκάρσιες ή ειδικές ικανότητες, η οργάνωση υποδοχής, σε συμφωνία με την οργάνωση αποστολής, μπορεί να αποφασίσει να θέσει πρόωρα τέρμα στην αποστολή. Οποιαδήποτε τέτοια αξιολόγηση και απόφαση πρέπει να τεκμηριώνεται και να αιτιολογείται, εφόσον απαιτείται.
7. Η οργάνωση αποστολής και ο άμεσος προϊστάμενος από την οργάνωση υποδοχής, μαζί με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, προβαίνουν σε τελική αξιολόγηση των επιδόσεων κατά τη λήξη της αποστολής με σκοπό την αξιολόγηση των επιτευγμάτων του εθελοντή έναντι των στόχων της ανάθεσης καθηκόντων του καθώς και του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
8. Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης επιδόσεων ενσωματώνονται στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
9. Η οργάνωση αποστολής διατηρεί τα αρχεία της αξιολόγησης επιδόσεων σύμφωνα με τα πρότυπα προστασίας δεδομένων που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014 και αποστέλλει επιβεβαίωση στη βάση δεδομένων σχετικά με το εάν η αποστολή ολοκληρώθηκε με επιτυχία και, σε αντίθετη περίπτωση, διευκρινίζει τους λόγους της μη επιτυχούς ολοκλήρωσης της αποστολής.
Άρθρο 20
Συνεχής στήριξη από τις οργανώσεις αποστολής
1. Πριν από την αποστολή, η οργάνωση αποστολής ορίζει έναν αρμόδιο επικοινωνίας ο οποίος θα είναι διαθέσιμος σε όλη τη διάρκεια της αποστολής και θα έχει τακτική επικοινωνία με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με σκοπό:
α)
την παροχή στήριξης στον εθελοντή κατά το στάδιο της εγκατάστασης και της προσαρμογής·
β)
την παροχή της αναγκαίας πρόσθετης στήριξης στον εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και στην οργάνωση υποδοχής·
γ)
τη συμμετοχή στις ενδιάμεσες και τελικές αξιολογήσεις και σε άλλες συναντήσεις, κατά περίπτωση· και
δ)
την παροχή στήριξης στη διαμεσολάβηση σε περίπτωση διαφωνίας μεταξύ της οργάνωσης υποδοχής και του εθελοντή της πρωτοβουλίας ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Εάν το πρόσωπο που έχει οριστεί ως αρμόδιος επικοινωνίας δεν είναι πλέον σε θέση να εκπληρώσει τα καθήκοντά του στη διάρκεια της αποστολής, ορίζεται αντικαταστάτης το συντομότερο δυνατόν ούτως ώστε να εξασφαλίζεται η συνέχεια της στήριξης.
Άρθρο 21
Καθοδήγηση
1. Η οργάνωση υποδοχής ορίζει έναν ή περισσότερους καθοδηγητές για τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, με σκοπό την παροχή στήριξης σε τομείς όπως:
α)
ανάπτυξη επαγγελματικών δεξιοτήτων και βελτίωση επιδόσεων και γνώσεων·
β)
πολιτιστική ένταξη και εγκλιματισμός·
γ)
καθοδήγηση σχετικά με την ανάθεση καθηκόντων· και
δ)
αντιμετώπιση ψυχοκοινωνικών ζητημάτων.
2. Ο ορισθείς καθοδηγητής έχει πρόσβαση, και βασίζει τη στήριξή του, στο σχέδιο μάθησης και ανάπτυξης καθώς και στην ανάθεση καθηκόντων του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Ο καθοδηγητής πραγματοποιεί τακτικές συναντήσεις με τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ για να εξετάσει την πρόοδό του και να συμβάλει στην επίλυση τυχών προσωπικών ή σχετικών με την αποστολή θεμάτων.
3. Η καθοδήγηση λαμβάνει υπόψη τις πραγματικές συνθήκες του τοπικού πλαισίου και, όπου είναι εφικτό, παρέχεται και στους τοπικούς εθελοντές.
4. Η οργάνωση αποστολής διευκολύνει την παροχή καθοδήγησης μέσω της ανάπτυξης συνεργασίας με την οργάνωση υποδοχής, με σκοπό την παροχή αναλυτικής, εκπαιδευτικής και άλλης μορφής στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων, καθώς και μέσω του εντοπισμού κατάλληλων ατόμων στις οικείες δομές και δίκτυα σε περίπτωση χαμηλής διαθεσιμότητας δεξιοτήτων σε τοπικό επίπεδο.
5. Μπορεί να εξεταστεί, κατά περίπτωση, το ενδεχόμενο της εξ αποστάσεως καθοδήγησης, ιδίως μέσω της αξιοποίησης του δικτύου εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 22
Συνθήκες εργασίας
1. Σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ παρέχονται κατάλληλες συνθήκες εργασίας που τους επιτρέπουν να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους στη διάρκεια της αποστολής τους και διασφαλίζουν την ευεξία, το ενδιαφέρον, την υγεία και την προστασία τους. Οι εν λόγω συνθήκες πρέπει να είναι σύμφωνες με τις σχετικές διατάξεις της οδηγίας 89/391/ΕΟΚ (3) και της οδηγίας 2003/88/ΕΚ (4).
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής συνεργάζονται προκειμένου να καθορίσουν από κοινού τις κατάλληλες συνθήκες εργασίες με βάση το τοπικό και εθνικό πλαίσιο δράσης.
3. Η οργάνωση υποδοχής παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες και υποβάλλει προτάσεις σχετικά με τις συνθήκες εργασίας, οι οποίες αξιολογούνται από την οργάνωση αποστολής ως προς τον πρόσφορο χαρακτήρα και την καταλληλότητά τους, προκειμένου να εξασφαλίζεται η συνέπεια προς το καθήκον επιμέλειας της οργάνωσης υποδοχής και τις γενικές πολιτικές και πρακτικές της οργάνωσης αποστολής.
4. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν από κοινού την πρόληψη, τη διαχείριση και τον μετριασμό των κινδύνων για την ασφάλεια, την υγεία και την προστασία των εθελοντών και διασφαλίζουν ότι οι προτεινόμενες συνθήκες εργασίας ανταποκρίνονται στις συμφωνηθείσες διαδικασίες περί ασφάλειας, υγείας και προστασίας που αναφέρονται στα άρθρα 28, 29 και 30, και συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις για το ωράριο εργασίας, τις άδειες, τις ελάχιστες ημερήσιες και εβδομαδιαίες περιόδους ανάπαυσης και τον χώρο εργασίας σύμφωνα με τα οριζόμενα στην ενότητα 3 του παραρτήματος Ι.
Άρθρο 23
Ολοκλήρωση της αποστολής και παροχή στήριξης μετά την αποστολή
1. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αποφασίζουν από κοινού για το περιεχόμενο και τη διαδικασία της ενημέρωσης μετά την αποστολή, η οποία προβλέπεται για όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, περιλαμβανομένων και εκείνων που επιστρέφουν πρόωρα από την αποστολή.
2. Η οργάνωση υποδοχής μεριμνά για την ατομική ή ομαδική ενημέρωση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ μετά την αποστολή, περιλαμβανομένης της τελικής αξιολόγησης επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19 παράγραφος 7 και, κατά περίπτωση, για την παράδοση του έργου στην ομάδα και στα μέρη που θα συνεχίσουν τις δραστηριότητες των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με σκοπό τη διασφάλιση της βιωσιμότητας και της συνέχειας.
3. Η οργάνωση αποστολής μεριμνά για την έγκαιρη ατομική ή ομαδική ενημέρωση των εθελοντών που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και για την παροχή επιχειρησιακής ή σχετικής με το έργο ενημέρωσης μετά την αποστολή, βάσει της αναπληροφόρησης της οργάνωσης υποδοχής και της οριστικοποίησης του σχεδίου μάθησης και ανάπτυξης.
4. Η οργάνωση αποστολής διοργανώνει ιατρικό έλεγχο κατά την επιστροφή των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ μετά την αποστολή και προσφέρει ενημερωτικές συνεδρίες ψυχοκοινωνικής φύσης και συμβουλευτική υποστήριξη, τις οποίες μπορούν να παρακολουθούν οικειοθελώς οι εθελοντές.
5. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής καθοδηγούν τους εθελοντές ως προς τις δυνατότητες συνέχισης της ενασχόλησής τους με θέματα ανθρωπιστικής βοήθειας και την ενεργό συμμετοχή τους ως ευρωπαίων πολιτών στα κοινά, μεταξύ άλλων μέσω της προώθησης και της συμμετοχής στο δίκτυο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
6. Η οργάνωση αποστολής καλεί τους εθελοντές που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να παράσχουν εποικοδομητική αναπληροφόρηση σχετικά με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, μεταξύ άλλων εξηγώντας με ποιον τρόπο οι παρατηρήσεις τους μπορούν να ληφθούν υπόψη σε μελλοντικές αποστολές.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6
ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΣΦΑΛΙΣΤΙΚΗ ΚΑΛΥΨΗ ΚΑΙ ΤΙΣ ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΔΙΑΒΙΩΣΗΣ
Άρθρο 24
Ασφαλιστική κάλυψη
1. Σε όλους τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ παρέχεται πλήρης ασφαλιστική κάλυψη που προορίζεται για την προστασία των εθελοντών καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής τους στις τρίτες χώρες καθώς και κατά τις σχετικές περιόδους πριν και μετά την αποστολή.
2. Η ασφαλιστική κάλυψη παρέχεται παγκοσμίως σε 24ωρη βάση. Η περίοδος ισχύος της ξεκινά από την ημερομηνία αναχώρησης του εθελοντή από τον τόπο κατοικίας του για τη μετάβασή του προς την τρίτη χώρα της αποστολής, έως την ημερομηνία αναχώρησης του εθελοντή από την τρίτη χώρα της αποστολής και επιστροφής του στον τόπο κατοικίας του («πρώτη περίοδος κάλυψης»).
3. Όσον αφορά την ασφαλιστική κάλυψη που παρέχεται για διάστημα μεγαλύτερο των 12 εβδομάδων, η κάλυψη παρατείνεται κατά 8 εβδομάδες στη χώρα του ασφαλισμένου με σκοπό την ιατρική παρακολούθηση και θεραπεία τυχόν ασθενειών και τραυματισμών που προκλήθηκαν στη διάρκεια της πρώτης περιόδου κάλυψης.
4. Η κάλυψη ισχύει για όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καθώς και για τις ιδιωτικές δραστηριότητες των εθελοντών της εν λόγω πρωτοβουλίας κατά την πρώτη περίοδο κάλυψης.
5. Όλοι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ διαθέτουν πλήρη κάλυψη, σε ποσοστό 100 %, όσον αφορά τα εξής:
α)
ιατρική και οδοντιατρική φροντίδα·
β)
εγκυμοσύνη και τοκετό·
γ)
ατύχημα·
δ)
επαναπατρισμό·
ε)
ασφάλεια ζωής·
στ)
προσωρινή ή μόνιμη αναπηρία ή ανικανότητα·
ζ)
ευθύνη τρίτων·
η)
απώλεια ή κλοπή εγγράφων, ταξιδιωτικών εισιτηρίων και προσωπικών αντικειμένων·
θ)
συμπληρωματική βοήθεια.
6. Προκειμένου να διασφαλίζεται ισότιμη μεταχείριση και κάλυψη όλων των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η Επιτροπή δύναται να αναθέσει την παροχή ασφαλιστικών υπηρεσιών σε έναν ή περισσότερους παρόχους ασφαλιστικών υπηρεσιών μέσω διαδικασίας σύναψης σύμβασης.
Άρθρο 25
Επίδομα συντήρησης και επανεγκατάστασης
1. Η οργάνωση αποστολής παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, υπό την ιδιότητά τους ως μη εργαζόμενων ατόμων, επίδομα συντήρησης που καταβάλλεται εγκαίρως και σε τακτικές δόσεις υπό μορφή κατ' αποκοπή πληρωμών.
2. Οι εν λόγω κατ' αποκοπή πληρωμές προορίζονται για την κάλυψη των εξής τακτικών δαπανών του εθελοντή της πρωτοβουλίας:
α)
τρόφιμα·
β)
προϊόντα προσωπικής υγιεινής και οικιακής χρήσης·
γ)
είδη ρουχισμού·
δ)
τοπικές μετακινήσεις και μετακινήσεις εντός της χώρας·
ε)
διάφορα έξοδα που θεωρούνται αναγκαία για την εξασφάλιση κατάλληλου επιπέδου διαβίωσης και συμμετοχής στην τοπική κοινωνία (μπορεί να προστεθεί μέγιστο ποσοστό έως 20 % του συνολικού ποσού που χορηγείται για τις περιπτώσεις α) έως δ) ώστε να συμπεριληφθούν και άλλες δαπάνες όπως ψυχαγωγικές δραστηριότητες, κούρεμα μαλλιών, εφημερίδες και γραφική ύλη)·
στ)
αποθεματικό για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης για τους εθελοντές που διαμένουν σε περιοχές στις οποίες ο τιμάριθμος υπερβαίνει τον μέσο όρο της χώρας (μέγιστο ποσοστό 10 % για τις περιπτώσεις α) έως δ)).
3. Τα έξοδα στέγασης δεν περιλαμβάνονται στα κατ' αποκοπή ποσά για την κάλυψη των εξόδων συντήρησης.
4. Η Επιτροπή δημοσιεύει πληροφορίες σχετικά με τα κατ' αποκοπή ποσά για την κάλυψη των εξόδων συντήρησης για τις χώρες αποστολής με βάση τους τιμαρίθμους των χωρών. Όσον αφορά τυχόν ειδικές ανάγκες που σχετίζονται με αναπηρία ή άλλες δεόντως αιτιολογημένες εξαιρετικές περιστάσεις, προβλέπεται επιπλέον αποζημίωση πέραν του επιδόματος συντήρησης.
5. Οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ενημερώνονται εγκαίρως για τις μεταβολές των τιμαρίθμων και των συντελεστών συντήρησης που τους αφορούν κατά τη διάρκεια της αποστολής τους, ιδίως όσον αφορά τις χώρες με υψηλά ποσοστά πληθωρισμού ή αποπληθωρισμού.
6. Μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της αποστολής, η οργάνωση αποστολής χορηγεί στους εθελοντές που επιστρέφουν από αποστολή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ένα επίδομα επανεγκατάστασης, το οποίο υπόκειται σε τακτική τιμαριθμική αναπροσαρμογή, ύψους 100 ευρώ μηνιαίως, ανάλογα με τη διάρκεια της αποστολής τους.
Άρθρο 26
Διαμονή
1. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι η οργάνωση υποδοχής παρέχει στον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κατάλληλη διαμονή σε εύλογο κόστος με βάση τις τοπικές συνθήκες.
2. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν από κοινού την πρόληψη, τη διαχείριση και τον μετριασμό των κινδύνων για την ασφάλεια, την υγεία και την προστασία, και διασφαλίζουν ότι τα προτεινόμενα καταλύματα ανταποκρίνονται στις συμφωνηθείσες διαδικασίες περί ασφάλειας, υγείας και προστασίας που αναφέρονται στα άρθρα 28, 29 και 30, και συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 4 του παραρτήματος Ι.
3. Οι δαπάνες διαμονής, θέρμανσης και άλλες άμεσα συνδεόμενες δαπάνες καλύπτονται απευθείας από την οργάνωση υποδοχής, όπου είναι εφικτό. Η οργάνωση υποδοχής αναλαμβάνει τις συμβατικές σχέσεις με τους ιδιοκτήτες κατοικιών και λαμβάνει όλα τα απαιτούμενα μέτρα για την ενημέρωση των ιδιοκτητών, καθώς και των ατόμων που παρέχουν φιλοξενία, σχετικά με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
Άρθρο 27
Δαπάνες μετακίνησης και σχετικές δαπάνες
1. Η οργάνωση αποστολής αναλαμβάνει τη διοργάνωση του ταξιδιού του εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ από και προς τον τόπο αποστολής, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων πρόωρης επιστροφής, και καλύπτει τα έξοδα ταξιδιού.
2. Κατόπιν αιτήματος του εθελοντή της πρωτοβουλίας, η οργάνωση αποστολής διοργανώνει επίσης τα πρόσθετα ταξίδια επιστροφής και καλύπτει τις σχετικές δαπάνες στις εξής περιπτώσεις:
α)
άδεια επίσκεψης στον τόπο καταγωγής των εθελοντών της πρωτοβουλίας των οποίων η περίοδος αποστολής υπερβαίνει τους 18 μήνες·
β)
γονική άδεια για εθελοντές της πρωτοβουλίας που έχουν ένα ή περισσότερα εξαρτώμενα τέκνα ηλικίας κάτω των 12 ετών, εφόσον η περίοδος της αποστολής υπερβαίνει τους 6 μήνες·
γ)
ειδική άδεια στην περίπτωση κηδείας ή ιατρικώς πιστοποιημένης σοβαρής ασθένειας άμεσου ανιόντος ή κατιόντος συγγενή, συζύγου ή καταχωρισμένου συντρόφου, αδελφού ή αδελφής.
3. Τα έξοδα ταξιδιού βασίζονται είτε στο πραγματικό κόστος των εισιτηρίων οικονομικής ή δεύτερης θέσης είτε επιστρέφονται σε μορφή κατ' αποκοπή ποσού βάσει εύλογης μεθοδολογίας υπολογισμού της απόστασης.
4. Η οργάνωση αποστολής παρέχει πληροφορίες και υλικοτεχνική υποστήριξη για την έκδοση θεώρησης για τον εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, ενώ η οργάνωση υποδοχής παρέχει υποστήριξη κατά τη διαδικασία της έκδοσης θεώρησης, εφόσον χρειάζεται. Η οργάνωση αποστολής καλύπτει τις δαπάνες που συνδέονται με την έκδοση της θεώρησης, περιλαμβανομένων των απαραίτητων δαπανών του ταξιδιού.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΤΟΥ ΚΑΘΗΚΟΝΤΟΣ ΕΠΙΜΕΛΕΙΑΣ, ΤΗΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑΣ
Άρθρο 28
Διαχείριση της ασφάλειας και εκτίμηση κινδύνων
1. Η οργάνωση αποστολής διαθέτει κατάλληλη πολιτική ασφάλειας και διαδικασίες εκτίμησης κινδύνων, σε επίπεδο οργάνωσης, που εφαρμόζονται στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και, κατά περίπτωση, προσαρμόζονται.
2. Βάσει της πολιτικής ασφάλειας της οργάνωσης αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού σχέδιο διαχείρισης ασφάλειας και εκκένωσης όσον αφορά τις δράσεις που υλοποιούνται στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Τα εν λόγω σχέδια πρέπει κατ' ελάχιστον να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 5 του παραρτήματος Ι.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής προβαίνουν από κοινού σε γραπτή εκτίμηση των κινδύνων ασφαλείας, μετακίνησης και υγείας σε σχέση με τη χώρα αποστολής. Οι εν λόγω εκτιμήσεις πρέπει κατ' ελάχιστον να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που αναφέρονται στην ενότητα 6 του παραρτήματος Ι.
4. Η εκτίμηση κινδύνων που αναφέρεται στην παράγραφο 3 επανεξετάζεται και επικαιροποιείται με την απαιτούμενη συχνότητα ανάλογα με τις συνθήκες και τουλάχιστον πριν από την αποστολή του εθελοντή ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Εάν η εκτίμηση κινδύνων οδηγεί στο συμπέρασμα ότι η αποστολή θα διεξαγόταν εν μέσω διεθνών (ή μη) ένοπλων συγκρούσεων, ή επαπειλούμενων συγκρούσεων, η αποστολή δεν προγραμματίζεται ή, εάν ο εθελοντής ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ έχει ήδη επιλεγεί, η αποστολή ακυρώνεται.
5. Οι απαιτήσεις που αφορούν την ευαισθητοποίηση σε θέματα ασφαλείας και την κατάλληλη συμπεριφορά σε σχέση με τη διαχείριση κινδύνων και τη διαχείριση της ασφάλειας περιλαμβάνονται στην περιγραφή της ανάθεσης καθηκόντων και της διαδικασίας επιλογής.
6. Η οργάνωση αποστολής ενημερώνει τις αρμόδιες εθνικές αρχές των κρατών μελών και άλλων συμμετεχουσών χωρών, σύμφωνα με το άρθρο 23 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014, πριν κάποιος από τους πολίτες τους πραγματοποιήσει αποστολή ως εθελοντής της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Πριν από την αποστολή, οι οργανώσεις αποστολής οι οποίες στο πλαίσιο της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ χρησιμοποιούν εθελοντές που δεν είναι πολίτες της Ένωσης επαληθεύουν τους κανόνες για την προξενική προστασία που παρέχει η χώρα της ιθαγένειας του εθελοντή ή άλλη χώρα.
7. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής μεριμνούν για την κοινοποίηση όλων των πληροφοριών σχετικά με τις διαδικασίες ασφάλειας και προστασίας στους εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ και εξασφαλίζουν ότι οι εν λόγω πληροφορίες είναι κατανοητές. Στο πλαίσιο της εισαγωγικής διαδικασίας, παρέχεται συγκεκριμένη ενημέρωση σε θέματα ασφάλειας πριν από την αναχώρηση και εντός 24 ωρών από την άφιξη του εθελοντή στη χώρα της αποστολής. Σε αυτή πρέπει να περιλαμβάνονται τα αποτελέσματα της εκτίμησης κινδύνων, το σχέδιο εκκένωσης και διαχείρισης της ασφάλειας, περιλαμβανομένου του μηχανισμού αναφοράς περιστατικών σχετικά με την ασφάλεια, οι διαδικασίες απομάκρυνσης και επαναπατρισμού, η ιεραρχική δομή της επικοινωνίας, ο αρμόδιος (ή οι αρμόδιοι) διαχείρισης κρίσεων, καθώς και τα στοιχεία πρεσβειών, αστυνομικών και πυροσβεστικών τμημάτων και νοσοκομείων.
8. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι ο εθελοντής ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καλύπτεται, κατ' ελάχιστον, από την ασφάλιση που προβλέπεται στο άρθρο 24.
9. Πέραν της υποχρεωτικής κατάρτισης σε θέματα ασφάλειας στο πλαίσιο του προγράμματος κατάρτισης, η οργάνωση αποστολής παρέχει στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ κάθε άλλη σχετική κατάρτιση που παρέχει και στο δικό της διεθνές προσωπικό.
10. Κατά την υπογραφή της σύμβασης που αναφέρεται στο άρθρο 16 παράγραφος 2, οι εθελοντές ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ βεβαιώνουν την επίγνωσή τους όσον αφορά τις διαδικασίες διαχείρισης της ασφάλειας και τη συμμόρφωσή τους με αυτές, συμπεριλαμβανομένου του καθήκοντός τους να πληροφορούνται και να είναι διαρκώς ενήμεροι για τις τρέχουσες καταστάσεις ασφάλειας, της προσωπικής τους ευθύνης όσον αφορά τη διαχείριση της ασφάλειας για τον εαυτό τους, για τους άλλους και για την οργάνωση, καθώς και του καθήκοντος αποφυγής ριψοκίνδυνης συμπεριφοράς. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής εξασφαλίζουν ότι ο εθελοντής έχει επίγνωση των συνεπειών σε περίπτωση τυχόν παραβίασης των διαδικασιών ασφαλείας, και ιδίως εκείνων που οδηγούν σε πρόωρη αναγκαστική λήξη της αποστολής.
11. Η οργάνωση αποστολής συνιστά στους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ να εγγράφονται στην πρεσβεία ή στο προξενείο της χώρας τους, μετά την άφιξή τους στη χώρα της αποστολής, και τους ενημερώνει για τη δυνατότητα να ζητήσουν προξενική βοήθεια από τις εν λόγω αρχές. Εάν η χώρα της ιθαγένειας του εθελοντή δεν διαθέτει προξενική αντιπροσωπεία στη χώρα της αποστολής, η οργάνωση αποστολής προτείνει στον εθελοντή που είναι πολίτης κράτους μέλους της Ένωσης να απευθυνθεί σε προξενείο ή πρεσβεία άλλου κράτους μέλους, και τον ενημερώνει για τη δυνατότητα να ζητήσει προξενική βοήθεια από τις εν λόγω αρχές.
12. Με βάση την ενημέρωση που παρέχεται από την οργάνωση υποδοχής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής επικαιροποιούν τακτικά το σχέδιο εκκένωσης προκειμένου να εξασφαλίσουν ότι ανταποκρίνεται πάντοτε στο επιχειρησιακό περιβάλλον. Η συχνότητα επανεξέτασης του σχεδίου καθορίζεται από τα αποτελέσματα της εκτίμησης κινδύνων, και η οργάνωση υποδοχής στηρίζεται σε προηγούμενα δεδομένα και τρέχοντα ενημερωμένα στοιχεία για την προσαρμογή του, κατά περίπτωση. Το σχέδιο εκκένωσης διατηρείται σε μέρος που είναι εύκολα προσβάσιμο από τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
13. Η οργάνωση υποδοχής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ενημερώνονται για κάθε αλλαγή στο επιχειρησιακό περιβάλλον καθώς και για τη συνακόλουθη μεταβολή τυχόν διαδικασιών ή πρωτοκόλλων ασφάλειας.
14. Η οργάνωση υποδοχής γνωρίζει τον τόπο στον οποίο βρίσκεται ο εθελοντής καθώς και τον αριθμό τηλεφώνου του για να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί του ανά πάσα στιγμή, ακόμη και όταν βρίσκεται σε άδεια.
Άρθρο 29
Διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούνται σε περίπτωση περιστατικού ή σε περίπτωση απομάκρυνσης και εκκένωσης
1. Σε περίπτωση περιστατικού που αφορά την ασφάλεια, προβλέπεται ενημέρωση του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ το συντομότερο δυνατόν. Ανάλογα με τη σοβαρότητα του περιστατικού και τις διαδικασίες που έχουν καθοριστεί από τις οργανώσεις αποστολής και υποδοχής, την εν λόγω ενημέρωση δύναται να αναλαμβάνει ο άμεσος προϊστάμενος ή ο καθοδηγητής της οργάνωσης υποδοχής, ή ο υπεύθυνος για τη διαχείριση κρίσεων της οργάνωσης αποστολής, και σε αυτήν μπορεί να περιλαμβάνεται η παροχή επαγγελματικής ψυχολογικής υποστήριξης.
2. Σε περίπτωση απομάκρυνσης/εκκένωσης, εφαρμόζεται το σχέδιο εκκένωσης και εξασφαλίζεται ανά πάσα στιγμή η προστασία του εθελοντή, με βάση, κατά περίπτωση, τις διαδικασίες που εφαρμόζουν τα προξενεία ή οι πρεσβείες στις οποίες έχει εγγραφεί ο εθελοντής σύμφωνα με το άρθρο 28 παράγραφος 11.
3. Η οργάνωση αποστολής επικοινωνεί με τους εθελοντές κατά την επιστροφή τους και μεριμνά για την κατάλληλη παρακολούθησή τους, περιλαμβανομένης της ενημέρωσης μετά την αποστολή και της ψυχοκοινωνικής και ιατρικής υποστήριξης.
4. Το ζήτημα της ασφάλειας περιλαμβάνεται στο πλαίσιο παρακολούθησης και αξιολόγησης των οργανώσεων αποστολής και υποδοχής και τα διδάγματα που αντλούνται από τα περιστατικά ασφάλειας λαμβάνονται υπόψη για την επανεξέταση και τη βελτίωση των έργων.
Άρθρο 30
Υγεία και προστασία
1. Η οργάνωση αποστολής διαθέτει κατάλληλη πολιτική υγείας και προστασίας, σε επίπεδο οργάνωσης, για τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που μπορεί, κατά περίπτωση, να προσαρμοστεί, ενώ περιλαμβάνει και κατευθυντήριες γραμμές για:
α)
την προσωπική υγεία, όπως τη σωματική υγεία (πρόληψη ασθενειών, παροχή συμβουλών για τη διατροφή και τον ύπνο, ευαισθητοποίηση όσον αφορά τους κλιματικούς και γεωγραφικούς κινδύνους, πρόσβαση σε θεραπεία)·
β)
την ψυχική υγεία (παροχή συμβουλών για την εξισορρόπηση επαγγελματικής και ιδιωτικής ζωής, διαχείριση του στρες, μηχανισμοί αντιμετώπισης και μέθοδοι χαλάρωσης, σημεία επαφής για ψυχοκοινωνική στήριξη).
2. Βάσει της πολιτικής υγείας και προστασίας της οργάνωσης αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αναπτύσσουν από κοινού ένα ολοκληρωμένο σύνολο πολιτικών και κατευθυντήριων γραμμών στον τομέα της υγείας και της προστασίας ώστε να ανταποκρίνονται στις υποχρεώσεις τους όσον αφορά το καθήκον επιμέλειας και να εξασφαλίζουν τη σωματική και συναισθηματική ευεξία των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
3. Στο πλαίσιο της εκτίμησης κινδύνων που αναφέρεται στο άρθρο 28 παράγραφος 3, και πριν από τον καθορισμό των καθηκόντων της αποστολής, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής αξιολογούν από κοινού εάν στον τόπο της αποστολής παρέχονται ασφαλείς και προστατευμένες συνθήκες διαβίωσης και εργασίας για τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ με βάση τους δείκτες που ορίζονται στην ενότητα 7 του παραρτήματος I.
4. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ καλύπτονται, κατ' ελάχιστον, από ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα ιατρικής και ταξιδιωτικής ασφάλισης σύμφωνα με το άρθρο 24.
5. Στο πλαίσιο της διαδικασίας εισαγωγής, η οργάνωση αποστολής ενημερώνει τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ σχετικά με τις αναφερόμενες στις παραγράφους 1 και 2 πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές στον τομέα της υγείας και της προστασίας, μεταξύ άλλων όσον αφορά τις ασθένειες, τις πρώτες βοήθειες, τη συντήρηση όλων των τοποθεσιών, τη συντήρηση οχημάτων και εξοπλισμού, τις θέσεις εργασίας, την εξισορρόπηση επαγγελματικής και προσωπικής ζωής, τα περιστατικά στον τομέα της υγείας και της ασφάλειας, και τη διαδικασία απομάκρυνσης ασθενών/τραυματιών.
6. Η οργάνωση αποστολής εξασφαλίζει ότι οι εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ υποβάλλονται σε ολοκληρωμένη προληπτική ιατρική εξέταση πριν από την αναχώρησή τους, και παρέχουν τα συνιστώμενα φάρμακα και εμβόλια για την αντιμετώπιση των κινδύνων στη χώρα αποστολής καθώς και τον απαραίτητο εξοπλισμό, όπως σετ πρώτων βοηθειών και τσιμπημάτων κουνουπιών, κατά περίπτωση.
7. Η οργάνωση υποδοχής εξασφαλίζει ότι το καθήκον επιμέλειας εντάσσεται στην καθημερινή διαχείριση των εθελοντών και, στο πλαίσιο της εισαγωγικής ενημέρωσης, παρέχει στους εθελοντές:
α)
επικαιροποιημένες πληροφορίες σχετικά με τους τοπικούς πόρους σε θέματα υγείας και προστασίας, όπως στοιχεία επικοινωνίας των οικείων ιατρών, νοσοκομείων, παραϊατρικών υπηρεσιών·
β)
καθοδήγηση σχετικά με τις τοπικές παραδόσεις και συνήθειες στο πλαίσιο της ενημέρωσης που λαμβάνουν εντός της χώρας για τον περιορισμό των κινδύνων που σχετίζονται με την προστασία και για τη διευκόλυνση της ένταξης.
8. Η οργάνωση αποστολής διοργανώνει τον ιατρικό έλεγχο των εθελοντών κατά την επιστροφή τους μετά την αποστολή και προσφέρει ενημερωτικές συνεδρίες ψυχοκοινωνικού χαρακτήρα ή συμβουλευτική υποστήριξη, στο πλαίσιο της διαδικασίας ενημέρωσης μετά την αποστολή. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής προωθούν το δίκτυο εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ ως εναλλακτικό μηχανισμό στήριξης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την αποστολή.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΗΣ ΑΤΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΔΟΣΗΣ ΤΩΝ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΤΗΣ ΠΡΩΤΟΒΟΥΛΙΑΣ ΕΘΕΛΟΝΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΣΤΙΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ΕΕ
Άρθρο 31
Παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ
1. Βάσει της διαδικασίας επίβλεψης και διαχείρισης επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19, οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής παρακολουθούν και αξιολογούν την ατομική επίδοση των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, και αξιολογούν την πρόοδο, τα παραδοτέα και τα αποτελέσματα σε σχέση με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Η παρακολούθηση και αξιολόγηση της ατομικής επίδοσης των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ αποτελεί συνεχή διαδικασία που ακολουθείται καθ' όλη τη διάρκεια της αποστολής. Η εν λόγω ατομική επίδοση επανεξετάζεται, κατ' ελάχιστον, στα ακόλουθα στάδια:
α)
όταν κρίνεται σκόπιμο, κατά την ολοκλήρωση της μαθητείας που αναφέρεται στο άρθρο 14·
β)
κατά την τελική αξιολόγηση των επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 19 και σε περίπτωση που κρίνεται σκόπιμη η διενέργεια ενδιάμεσης αξιολόγησης·
γ)
κατά την ενημέρωση μετά την αποστολή που αναφέρεται στο άρθρο 23.
3. Οι οργανώσεις αποστολής και υποδοχής παρέχουν στοιχεία που αποδεικνύουν κατά πόσον η ατομική επίδοση του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ συμβάλλει -σε επίπεδο αποτελεσμάτων και αντικτύπου- στους στόχους του έργου και στη συνολική πρωτοβουλία, με γνώμονα τους δείκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014. Στα εν λόγω στοιχεία, τα οποία καθίστανται ανώνυμα και διαθέσιμα για τους σκοπούς της αξιολόγησης, καταγράφεται η ποιότητα των παραδοτέων και των αποτελεσμάτων της δράσης του εθελοντή. Τα εν λόγω στοιχεία υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τα πρότυπα προστασίας δεδομένων που προβλέπονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
4. Οι οργανώσεις αποστολής παρέχουν στήριξη με σκοπό την ανάπτυξη ικανοτήτων των οργανώσεων υποδοχής ως προς την αξιολόγηση της προόδου, των παραδοτέων και των αποτελεσμάτων σε σχέση με τα καθήκοντα και τους στόχους της αποστολής του εθελοντή της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9
ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΓΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΕΙΣ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ-ΥΠΟΔΟΧΗΣ
Άρθρο 32
Μηχανισμός πιστοποίησης για τις οργανώσεις υποδοχής
1. Οι οργανώσεις υποδοχής που φιλοδοξούν να λάβουν πιστοποίηση προβαίνουν σε αντικειμενική και ειλικρινή αυτοαξιολόγηση σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 1 του παραρτήματος ΙΙΙ, αξιολογώντας τις υφιστάμενες οικείες πολιτικές και πρακτικές σε σχέση με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών για τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό καθώς και στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής που θα εκδοθεί βάσει του άρθρου 9 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 375/2014.
2. Στην εν λόγω αυτοαξιολόγηση, η οργάνωση υποδοχής αποκαλύπτει τυχόν κενά και σημεία που χρήζουν βελτίωσης και σε σχέση με τα οποία μπορεί να είναι αναγκαία η ανάπτυξη ικανοτήτων για να επιτευχθεί επίπεδο πλήρους συμμόρφωσης.
3. Η οργάνωση υποδοχής προσκομίζει, μαζί με την αυτοαξιολόγηση, τρεις συστατικές επιστολές σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παραρτήματος ΙΙΙ, ενότητα 1, με σκοπό την παροχή ολοκληρωμένης πληροφόρησης σχετικά με το σύνολο των απαιτήσεων των προτύπων και των διαδικασιών που αφορούν τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ. Οι εν λόγω συστάσεις προέρχονται από τουλάχιστον δύο από τις ακόλουθες κατηγορίες ενδιαφερόμενων μερών:
α)
από πιστοποιημένη οργάνωση αποστολής ή υποδοχής με την οποία η αιτούσα οργάνωση υποδοχής έχει ήδη αναπτύξει ή προτίθεται να αναπτύξει εταιρική σχέση για συμμετοχή στην πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ·
β)
από εταίρο ανθρωπιστικής βοήθειας της Επιτροπής, μεταξύ των οποίων υφίσταται συμφωνία-πλαίσιο (εταιρικής σχέσης) σε ισχύ, και με τον οποίο η οργάνωση υποδοχής έχει συνεργαστεί αποτελεσματικά για την υλοποίηση έργου ανθρωπιστικής βοήθειας·
γ)
από σχετικό διεθνή οργανισμό ή μη κερδοσκοπικό οργανισμό ή οργανισμό δημοσίου δικαίου μη στρατιωτικού χαρακτήρα, με τον οποίον η αιτούσα οργάνωση υποδοχής έχει συνεργαστεί αποτελεσματικά για την υλοποίηση έργου ανθρωπιστικής βοήθειας·
δ)
από φορέα διαπίστευσης ή ελεγκτικό οργανισμό που έχει πιστοποιήσει την αιτούσα οργάνωση υποδοχής σε τομείς σχετικούς με την πρωτοβουλία εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, οπότε θα πρέπει επίσης να προσκομίζονται τα σχετικά έγγραφα διαπίστευσης ή ελέγχου.
4. Η συμπληρωμένη αυτοαξιολόγηση υπογράφεται από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί και να δεσμεύει νομικά την οργάνωση υποδοχής και αποστέλλεται, μαζί με τις συστάσεις της παραγράφου 3, στην Επιτροπή.
5. Με βάση την αυτοαξιολόγηση και τις συστάσεις, η Επιτροπή αξιολογεί την αίτηση και λαμβάνει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
α)
να χορηγήσει την πιστοποίηση εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση υποδοχής συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών·
β)
να μην χορηγήσει την πιστοποίηση εάν κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση υποδοχής δεν συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών.
6. Εντός προθεσμίας έξι μηνών από την παραλαβή της αίτησης, η Επιτροπή ενημερώνει την αιτούσα οργάνωση υποδοχής σχετικά με το αποτέλεσμα της πιστοποίησης, και προσδιορίζει επίσης ευκαιρίες στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων, εφόσον χρειάζεται, με σκοπό την υποβολή νέας αίτησης. Σε περίπτωση που πρέπει να καλυφθούν τυχόν καθορισμένες ανάγκες της αιτούσας οργάνωσης υποδοχής βάσει στρατηγικής στον τομέα της ανάπτυξης ικανοτήτων, η οργάνωση υποδοχής είναι επιλέξιμη και έχει προτεραιότητα όσον αφορά την παροχή στήριξης για την ανάπτυξη ικανοτήτων.
Άρθρο 33
Μηχανισμός πιστοποίησης για τις οργανώσεις αποστολής
1. Οι οργανώσεις αποστολής που φιλοδοξούν να λάβουν πιστοποίηση προβαίνουν σε αντικειμενική και ειλικρινή τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ενότητας 2 του παραρτήματος ΙΙΙ, αξιολογώντας τις υφιστάμενες οικείες πολιτικές και πρακτικές σε σχέση με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών για τους υποψήφιους εθελοντές και τους εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ.
2. Στην εν λόγω τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση, η οργάνωση αποστολής αποκαλύπτει τυχόν κενά και σημεία που χρήζουν βελτίωσης και σε σχέση με τα οποία μπορεί να είναι αναγκαία η παροχή τεχνικής βοήθειας για να επιτευχθεί επίπεδο πλήρους συμμόρφωσης. Η οργάνωση επισυνάπτει επίσης δείγματα αποδεικτικών στοιχείων και μέσων επαλήθευσης όσον αφορά την εφαρμογή των πολιτικών και πρακτικών που αναφέρονται σε καθεμία από τις απαιτήσεις των προτύπων και των διαδικασιών, ιδίως σε σχέση με τους εθελοντές.
3. Η συμπληρωμένη τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση υπογράφεται από το πρόσωπο που είναι εξουσιοδοτημένο να εκπροσωπεί και να δεσμεύει νομικά την οργάνωση αποστολής και αποστέλλεται, μαζί με τα συνοδευτικά έγγραφα της παραγράφου 2, στην Επιτροπή.
4. Με γνώμονα την τεκμηριωμένη αυτοαξιολόγηση και τα συνοδευτικά έγγραφα που προσκομίζονται, η Επιτροπή αξιολογεί την αίτηση και λαμβάνει μία από τις ακόλουθες αποφάσεις:
α)
να χορηγήσει την πιστοποίηση, εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση αποστολής συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών·
β)
να μην χορηγήσει την πιστοποίηση, εφόσον κρίνει ότι η αιτούσα οργάνωση αποστολής δεν συμμορφώνεται πλήρως με τις απαιτήσεις των προτύπων και διαδικασιών.
5. Εντός προθεσμίας έξι μηνών από την παραλαβή της αίτησης, η Επιτροπή ενημερώνει την αιτούσα οργάνωση αποστολής σχετικά με το αποτέλεσμα της πιστοποίησης, και προσδιορίζει επίσης ευκαιρίες τεχνικής βοήθειας, εάν χρειάζεται, με σκοπό την υποβολή νέας αίτησης. Σε περίπτωση που πρέπει να καλυφθούν τυχόν καθορισμένες ανάγκες της οργάνωσης αποστολής βάσει στρατηγικής στον τομέα της τεχνικής βοήθειας, η οργάνωση αποστολής είναι επιλέξιμη και έχει προτεραιότητα ως προς την τεχνική βοήθεια.
Άρθρο 34
Ένδικα μέσα
1. Στη σχετική απόφαση της Επιτροπής να μην χορηγήσει την πιστοποίηση και να απορρίψει την αίτηση, αναγράφεται ότι η απορριφθείσα αιτούσα οργάνωση δύναται να υποβάλει νέα αίτηση μόνο μετά την παρέλευση δωδεκάμηνης περιόδου από την ημερομηνία παραλαβής της απόφασης απόρριψης από την αιτούσα οργάνωση. Στην απόφαση προσδιορίζονται επίσης τα διαθέσιμα ένδικα μέσα που μπορούν να ασκηθούν κατά της απόφασης.
2. Δυνάμει των άρθρων 256 και 263 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), το Γενικό Δικαστήριο είναι αρμόδιο επί των προσφυγών για τις πράξεις της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που παράγουν έννομα αποτελέσματα έναντι τρίτων. Ομοίως, δυνάμει των άρθρων 256, 268 και 340 της ΣΛΕΕ, το Γενικό Δικαστήριο είναι αρμόδιο επί των διαφορών αποζημιώσεως για ζημίες που προξενούνται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή σε περίπτωση εξωσυμβατικής ευθύνης.
Άρθρο 35
Χρηματοοικονομική βιωσιμότητα και οργανωτική ικανότητα των οργανώσεων
Η αξιολόγηση της χρηματοοικονομικής βιωσιμότητας και της οργανωτικής ικανότητας των πιστοποιημένων οργανώσεων αποστολής και υποδοχής δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της διαδικασίας πιστοποίησης. Η εν λόγω βιωσιμότητα και ικανότητα αξιολογείται κατά το στάδιο της υποβολής αίτησης κατόπιν πρόσκλησης υποβολής προτάσεων, ως προϋπόθεση για τη χορήγηση χρηματοοικονομικής συνδρομής από την Ένωση.
Άρθρο 36
Εγκυρότητα της πιστοποίησης και τακτικοί έλεγχοι
1. Οι πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής υπόκεινται σε διαδικασία επαναπιστοποίησης τρία έτη μετά την παραλαβή της απόφασης της Επιτροπής βάσει της οποίας χορηγείται η πιστοποίηση, ή σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή σε περίπτωση ουσιωδών τροποποιήσεων στα πρότυπα ή τις διαδικασίες που αφορούν τα συγκεκριμένα θέματα.
2. Κατά τη διάρκεια ισχύος της πιστοποίησης, μπορεί να ζητηθεί από τις πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής να υποβληθούν, κατά περίπτωση, σε τακτικούς ελέγχους που διενεργούνται από την Επιτροπή.
3. Οι πιστοποιημένες οργανώσεις αποστολής και υποδοχής ενημερώνουν αμέσως την Επιτροπή για κάθε μεταβολή της νομικής, οικονομικής, τεχνικής ή οργανωτικής κατάστασής τους που μπορεί να θέσει υπό αμφισβήτηση τη συμμόρφωσή τους με τα πρότυπα και τις διαδικασίες ή ενδέχεται να οδηγήσει σε σύγκρουση συμφερόντων. Ενημερώνουν επίσης την Επιτροπή για κάθε αλλαγή της επωνυμίας, της διεύθυνσης ή του νόμιμου αντιπροσώπου τους.
Άρθρο 37
Αναστολή και τερματισμός της πιστοποίησης
1. Σύμφωνα με τις πληροφορίες που λαμβάνονται από τις οργανώσεις αποστολής ή υποδοχής, μεταξύ άλλων και από τους τακτικούς ελέγχους που αναφέρονται στο άρθρο 36 παράγραφος 2, ή τις πληροφορίες που συγκεντρώνονται με οποιονδήποτε άλλον τρόπο, η Επιτροπή μπορεί να κρίνει ότι η πιστοποιημένη οργάνωση αποστολής ή υποδοχής δεν συμμορφώνεται πλέον με ένα ή περισσότερα πρότυπα ή διαδικασίες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η Επιτροπή δύναται να λάβει κατάλληλα μέτρα, συμπεριλαμβανομένης της αναστολής ή του τερματισμού της πιστοποίησης, σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται στην ενότητα 3 του παραρτήματος ΙΙΙ.
2. Η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής που υπόκειται σε διαδικασία αναστολής ή τερματισμού της πιστοποίησης δεν χρησιμοποιεί ούτε φιλοξενεί εθελοντές της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, αρχής γενομένης από την ημερομηνία της αναστολής ή του τερματισμού, και δεν καθίσταται επιλέξιμη για τη χορήγηση χρηματοδοτικής συνδρομής από την Ένωση προς τον σκοπό αυτόν.
3. Ανάλογα με τους λόγους της αναστολής ή του τερματισμού της πιστοποίησης, ιδίως όσον αφορά την ασφάλεια και την προστασία των εθελοντών της πρωτοβουλίας εθελοντών ανθρωπιστικής βοήθειας της ΕΕ, η Επιτροπή δύναται να ζητήσει τον επαναπατρισμό των εθελοντών που βρίσκονται σε αποστολή κατά τον χρόνο της αναστολής ή του τερματισμού.
4. Η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής δεν δικαιούται να ζητήσει αποζημίωση λόγω αναστολής ή τερματισμού της πιστοποίησης.
Άρθρο 38
Ευθύνη σε περίπτωση ζημίας
Η Επιτροπή δεν ευθύνεται για τυχόν ζημία ή βλάβη την οποία προξενεί ή υφίσταται η οργάνωση αποστολής ή υποδοχής, ή τυχόν τρίτα μέρη, συνεπεία του καθεστώτος πιστοποίησης της οργάνωσης αποστολής ή υποδοχής.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10
Τελικές διατάξεις
Άρθρο 39
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την τρίτη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και εφαρμόζεται άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 20 Νοεμβρίου 2008.