РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1417/2013 ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΊΟΥ
της 17ης Δεκεμβρίου 2013
για τον καθορισμό της μορφής των αδειών διέλευσης που εκδίδονται από την Ευρωπαϊκή Ένωση
ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ,
Έχοντας υπόψη το Πρωτόκολλο (αριθ. 7) περί των προνομίων και ασυλιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης που προσαρτάται στη Συνθήκη για την Ευρωπαϊκή Ένωση, στη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στη Συνθήκη περί ιδρύσεως της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας και, ιδίως, το άρθρο 6 πρώτη παράγραφος,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Το άρθρο 6 πρώτη παράγραφος του Πρωτοκόλλου (αριθ. 7) περί των προνομίων και ασυλιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης («το πρωτόκολλο») ορίζει ότι το Συμβούλιο καθορίζει τη μορφή των αδειών διέλευσης (ταυτοτήτων), οι οποίες αναγνωρίζονται ως έγκυρα ταξιδιωτικά έγγραφα από τις αρχές των κρατών μελών.
(2)
Υπενθυμίζεται ότι το άρθρο 6 πρώτη παράγραφος του πρωτοκόλλου εφαρμόζεται στα μέλη και το λοιπό προσωπικό των θεσμικών οργάνων της Ένωσης που υπάγονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης ή στο καθεστώς που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού της Ευρωπαϊκής Ένωσης (1).
(3)
Το άρθρο 23 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων, καθώς και τα άρθρα 11 και 81 του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθορίζουν τις προϋποθέσεις έκδοσης άδειας διέλευσης για τους υπαλλήλους της Ένωσης.
(4)
Χάριν των συμφερόντων της Ένωσης και για τη συμμόρφωση προς την υποχρέωση πρόνοιας, θα μπορούσε, σε εξαιρετικές περιπτώσεις και με τη δέουσα αιτιολόγηση, να επεκταθεί το προνόμιο της άδειας διέλευσης σε ειδικές περιπτώσεις αιτούντων.
(5)
Σε κάθε περίπτωση, η άδεια διέλευσης δεν χορηγεί προνόμια και ασυλίες στον κάτοχό της.
(6)
Η άδεια διέλευσης θα αναγνωρίζεται ως έγκυρο ταξιδιωτικό έγγραφο από τις αρχές των κρατών μελών. Η Επιτροπή θα πρέπει να κάνει χρήση της δυνατότητας που προβλέπεται στο άρθρο 6 δεύτερη παράγραφος του πρωτοκόλλου και να συνάψει τις απαραίτητες συμφωνίες με τρίτες χώρες, ώστε να αναγνωρίζονται οι εν λόγω άδειες διέλευσης για τον κάτοχο ως έγκυρα ταξιδιωτικά έγγραφα τόσο στα σύνορα όσο και επί του εδάφους τρίτων χωρών.
(7)
Οι εξελίξεις σε επίπεδο Ένωσης, και, ιδίως, η σύσταση της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης, αυξάνουν περαιτέρω την ανάγκη συνεκτικής προσέγγισης σε ενωσιακό και διεθνές επίπεδο.
(8)
Θα πρέπει να αναβαθμιστεί η μορφή των αδειών διέλευσης, ώστε να επιτευχθούν αυξημένα πρότυπα ασφάλειας και να διασφαλισθεί επαρκές επίπεδο προστασίας κατά της πλαστογραφίας, της παραχάραξης και της παραποίησης. Στην άδεια διέλευσης θα πρέπει να ενσωματωθούν κοινά πρότυπα ασφάλειας και διαλειτουργικά βιομετρικά στοιχεία αναγνώρισης, ώστε να εξασφαλίζεται η αξιόπιστη αναγνώριση της ταυτότητας του νόμιμου κατόχου της άδειας διέλευσης μέσω του ιδίου του εγγράφου, πράγμα που θα συμβάλει στην εξασφάλιση προστασίας κατά της δόλιας χρήσης του.
(9)
Η μορφή της άδειας διέλευσης θα πρέπει, ιδίως, να συμμορφώνεται προς τα πρότυπα ασφάλειας και τις τεχνικές προδιαγραφές που εφαρμόζονται στα εθνικά ταξιδιωτικά έγγραφα που εκδίδονται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2252/2004 του Συμβουλίου (2). Αυτό επιτρέπει τη συμμόρφωση προς τις τεχνικές προδιαγραφές του Διεθνούς Οργανισμού Πολιτικής Αεροπορίας («ΔΟΠΑ»), ιδίως αυτές που περιέχονται στο έγγραφο 9303 ΔΟΠΑ για τα μηχανικά αναγνώσιμα ταξιδιωτικά έγγραφα, καθώς θα συμβάλουν στην προστασία των αδειών διέλευσης κατά της δόλιας χρήσης και στην αναγνώρισή τους ως έγκυρων ταξιδιωτικών εγγράφων διεθνώς. Ομοίως, η Ένωση θα πρέπει να συμμετάσχει στο δημόσιο βασικό ευρετήριο του ΔΟΠΑ, συμμορφούμενη προς τα ισχύοντα πρότυπα και τις συνιστώμενες πρακτικές του ΔΟΠΑ, με σκοπό να διευκολυνθεί η επικύρωση των αδειών διέλευσης παγκοσμίως.
(10)
Θα πρέπει να ανατεθούν εκτελεστικές εξουσίες στην Επιτροπή, προκειμένου να διασφαλισθεί ότι οι ενιαίοι όροι για τα μελλοντικά πρότυπα ασφάλειας και τις τεχνικές προδιαγραφές διαβατηρίων και ταξιδιωτικών εγγράφων που εκδίδονται από κράτη μέλη εφαρμόζονται, όπου αρμόζει, στις άδειες διέλευσης της Ένωσης. Περαιτέρω, θα πρέπει να ανατεθούν εκτελεστικές εξουσίες στην Επιτροπή για τη θέσπιση κανόνων για τα θεσμικά όργανα, τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης, καθώς και την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (εφεξής «θεσμικά όργανα»), σε ό,τι αφορά τις περιπτώσεις απώλειας, κλοπής, έκδοσης αντιγράφων, καθώς και για την επιστροφή των αδειών διέλευσης. Αυτές οι εξουσίες θα πρέπει να ασκούνται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 182/2011 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3).
(11)
Για την έκδοση των εκτελεστικών πράξεων, θα πρέπει να ακολουθείται η συμβουλευτική διαδικασία, ώστε να διασφαλίζεται, όπου αρμόζει, η συμμόρφωση με τα μελλοντικά ελάχιστα πρότυπα ασφάλειας και τις τεχνικές προδιαγραφές διαβατηρίων και ταξιδιωτικών εγγράφων που εκδίδονται από τα κράτη μέλη, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2252/2004, τα οποία μπορούν να παραμένουν μυστικά, προκειμένου να αποτραπεί ο κίνδυνος παραχάραξης και παραποίησης. Η συμβουλευτική διαδικασία θα πρέπει να ακολουθείται για την έκδοση εκτελεστικών πράξεων σε ό,τι αφορά τις περιπτώσεις απώλειας, κλοπής, έκδοσης αντιγράφων, καθώς και την επιστροφή των αδειών διέλευσης, από τα θεσμικά όργανα. Σύμφωνα με τη συμβουλευτική διαδικασία, η Επιτροπή θα πρέπει να επικουρείται από την επιτροπή που συγκροτείται βάσει του άρθρου 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1683/95 του Συμβουλίου (4).
(12)
Θα πρέπει να διασφαλισθεί ότι καμία περαιτέρω πληροφορία δεν θα αποθηκεύεται στο ηλεκτρονικό μέσο της άδειας διέλευσης, πέραν αυτών που προβλέπει ο παρών κανονισμός και τα παραρτήματά του.
(13)
Κάθε θεσμικό όργανο, ατομικά ή σε συνεργασία βάσει υπηρεσιακών συμφωνιών, που είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων των υπαλλήλων του ή του λοιπού προσωπικού του, καθώς και η Επιτροπή ως κεντρικό σημείο για τους σκοπούς της επεξεργασίας, θα πρέπει να διασφαλίσουν τη συμμόρφωση προς τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5).
(14)
Προκειμένου να διασφαλισθεί ότι τα προσωπικά δεδομένα δεν είναι διαθέσιμα για περισσότερα πρόσωπα απ’ όσα είναι αναγκαίο, είναι ζωτικής σημασίας να συντονίσει η Επιτροπή την εφαρμογή του παρόντος κανονισμού και να ορίσει μία ενιαία οντότητα που θα έχει την ευθύνη για την έκδοση και την εξατομίκευση των αδειών διέλευσης. Η Επιτροπή θα πρέπει να μεριμνήσει ειδικά για την ασφαλή πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στην άδεια διέλευσης, για τους σκοπούς της έκδοσης και της εξατομίκευσής της από την εξουσιοδοτημένη ενιαία οντότητα, παρέχοντας επαρκές επίπεδο προστασίας των δεδομένων.
(15)
Τα προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να αποθηκεύονται για τον χρόνο που απαιτείται προς επίτευξη των σκοπών για τους οποίους έχουν συλλεγεί και για να διασφαλισθεί ότι τα υποκείμενα των δεδομένων μπορούν να έχουν πρόσβαση στα προσωπικά τους δεδομένα για την άσκηση των δικαιωμάτων τους. Τα προσωπικά δεδομένα θα πρέπει να διαγράφονται αυτόματα μετά την παρέλευση ορισμένου χρονικού διαστήματος από το πέρας της διαδικασίας. Η διάρκεια του χρονικού αυτού διαστήματος θα πρέπει να είναι δικαιολογημένη και αιτιολογημένη.
(16)
Για την αποτροπή της παραποίησης και της δόλιας χρήσης των αδειών διέλευσης, η ενιαία οντότητα που ορίζεται από την Επιτροπή για την έκδοση και την εξατομίκευση των αδειών διέλευσης θα πρέπει να επιλεγεί σύμφωνα με τις διατάξεις που εφαρμόζονται στη σύναψη δημόσιων συμβάσεων, ιδίως δε τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), και λαμβάνοντας υπόψη τον ευαίσθητο χαρακτήρα των προς έκδοση εγγράφων.
(17)
Βάσει της αρχής της αναλογικότητας, ο παρών κανονισμός δεν υπερβαίνει τα απαιτούμενα όρια για την επίτευξη των επιδιωκόμενων στόχων, σύμφωνα με το δεύτερο εδάφιο του άρθρου 5 παράγραφος 4 της Συνθήκης για την Ευρωπαϊκή Ένωση.
(18)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να αντικαταστήσει τον κανονισμό (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 του Συμβουλίου (7). Ο κανονισμός (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 θα πρέπει, επομένως, να καταργηθεί, από την 25η Νοεμβρίου 2015, μετά την παρέλευση μεταβατικής περιόδου.
(19)
Είναι αναγκαίο να προβλεφθεί μεταβατική περίοδος από την έναρξη ισχύος του παρόντος κανονισμού έως την 24η Νοεμβρίου 2015, κατά τη διάρκεια της οποίας θα είναι ακόμη δυνατό να εκδίδονται και να χρησιμοποιούνται άδειες διέλευσης σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69. Ωστόσο, η μεταβατική αυτή περίοδος θα πρέπει να εφαρμοστεί κατά τρόπο ώστε, μόλις αρχίσει η έκδοση αδειών διέλευσης βάσει του παρόντος κανονισμού, να μην εκδίδονται άδειες διέλευσης σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 και να αντικατασταθούν οι άδειες διέλευσης που κυκλοφορούν ακόμα ,με συστηματικό τρόπο, έως την 24η Νοεμβρίου 2015. Η προσέγγιση αυτή θα περιορίσει όσο το δυνατόν περισσότερο τη διάρκεια της περιόδου, κατά την οποία θα κυκλοφορούν συγχρόνως και οι δύο τύποι αδειών διέλευσης,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Πεδίο εφαρμογής
1. Η άδεια διέλευσης χορηγείται αποκλειστικά για το συμφέρον της Ένωσης σε μέλη των θεσμικών οργάνων της Ένωσης που αναφέρονται στην παράγραφο 2 και στους υπαλλήλους της. Χορηγείται στους υπαλλήλους σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που θέτει το άρθρο 23 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων, καθώς και τα άρθρα 11 και 81 του καθεστώτος που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η άδεια διέλευσης μπορεί να εκδίδεται, αποκλειστικά χάριν του συμφέροντος της Ένωσης, σε εξαιρετικές περιπτώσεις και με τη δέουσα αιτιολόγηση, για ειδικές περιπτώσεις αιτούντων, σύμφωνα με το παράρτημα ΙΙ.
2. Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται στα θεσμικά όργανα, τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης (που θα αναφέρονται εφεξής ως «θεσμικά όργανα»).
Άρθρο 2
Διαδικασία
1. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, κάθε θεσμικό όργανο μπορεί να συνάπτει συμφωνίες με άλλα θεσμικά όργανα για την επίτευξη συνεργειών και την ελάφρυνση του κόστους. Τα εν λόγω θεσμικά όργανα είναι υπεύθυνα για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του προσωπικού ή των ειδικών περιπτώσεων αιτούντων του άρθρου 1 παράγραφος 1. Τα δεδομένα αυτά καλύπτουν τα βιογραφικά και βιομετρικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη βέβαιη ταυτοποίηση του αιτούντος άδεια διέλευσης, συμπεριλαμβανομένης της εικόνας του προσώπου και δύο ψηφιακών δακτυλικών αποτυπωμάτων, ως βιομετρικών δεδομένων.
2. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, η Επιτροπή λειτουργεί ως κεντρικό σημείο για τη διαβίβαση στην οντότητα που αναφέρεται στην παράγραφο 3 των προσωπικών δεδομένων που έχουν γίνει αντικείμενο επεξεργασίας από τα θεσμικά όργανα.
3. Η Επιτροπή ορίζει την οντότητα που θα είναι υπεύθυνη για τον σχεδιασμό, την έκδοση και την εξατομίκευση των αδειών διέλευσης, λαμβάνοντας υπόψη τον ευαίσθητο χαρακτήρα των προς παραγωγή εγγράφων. Δρα σύμφωνα με τις διατάξεις που εφαρμόζονται στη σύναψη δημόσιων συμβάσεων, ιδίως τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012. Κάθε μεταφορά προσωπικών δεδομένων κατά τη διαδικασία αυτή θα πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
4. Κάθε άδεια διέλευσης παραμένει ιδιοκτησία της Ένωσης.
Άρθρο 3
Γλωσσικό καθεστώς
Οι άδειες διέλευσης εκδίδονται σε όλες τις επίσημες γλώσσες των θεσμικών οργάνων της Ένωσης, όπως ορίζεται στο παράρτημα Ι. Η παρουσίαση των βιομετρικών δεδομένων λαμβάνει υπόψη τις συστάσεις του ΔΟΠΑ.
Άρθρο 4
Ισχύς
1. Με την επιφύλαξη του άρθρου 5 παράγραφος 2, η άδεια διέλευσης χορηγείται για περίοδο έξι ετών, το ανώτερο, και δώδεκα μηνών, το κατώτερο, με την επιφύλαξη των όρων επιστροφής που προσδιορίζονται στις εκτελεστικές πράξεις, που εκδίδονται σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 4. Η διάρκεια της ισχύος της προσαρμόζεται στη διάρκεια της θητείας για μέλη θεσμικού οργάνου, στη διάρκεια της διαμονής ή της τοποθέτησης για υπαλλήλους ή στη διάρκεια της σύμβασης για έκτακτους ή συμβασιούχους υπαλλήλους.
2. Όλες οι άδειες διέλευσης που έχουν λήξει ή δεν έχουν λευκές σελίδες για τις θεωρήσεις πρέπει να επιστραφούν στην εκδούσα αρχή για την επίσημη ακύρωση ή ανανέωσή τους. Οι άδειες διέλευσης επιστρέφονται επίσης όταν ο κάτοχός τους αποχωρήσει από το λειτούργημα ή την υπηρεσία του. Η παρούσα παράγραφος εφαρμόζεται επίσης στις ειδικές περιπτώσεις αιτούντων που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφος 1.Σε κάθε περίπτωση, όταν ο αρχικός κάτοχος επιστρέψει τη δική του άδεια διέλευσης, τα συντηρούμενα μέλη της οικογένειας επιστρέφουν επίσης τις δικές τους άδειες διέλευσης.
Άρθρο 5
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα - ατομικά δικαιώματα
1. Τα άτομα στα οποία χορηγείται άδεια διέλευσης έχουν δικαίωμα να εξακριβώσουν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε αυτήν, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και, κατά περίπτωση, να τα διορθώνουν ή να τα διαγράφουν.
2. Τα άτομα για τα οποία η λήψη των δακτυλικών αποτυπωμάτων είναι σωματικά αδύνατη απαλλάσσονται από την υποχρέωση αυτή. Όταν είναι προσωρινά αδύνατη η λήψη των αποτυπωμάτων των δακτύλων που έχουν οριστεί, επιτρέπεται η λήψη αποτυπωμάτων από άλλα δάκτυλα. Όταν είναι προσωρινώς αδύνατη η λήψη των αποτυπωμάτων οιουδήποτε εκ των λοιπών δακτύλων, μπορεί να εκδίδεται προσωρινή άδεια διέλευσης, με διάρκεια ισχύος 12 μηνών ή μικρότερη.
3. Η άδεια διέλευσης δεν μπορεί να περιλαμβάνει καμία μηχανικά αναγνώσιμη πληροφορία πέραν εκείνων που προβλέπει ο παρών κανονισμός.
4. Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, τα βιομετρικά στοιχεία της άδειας διέλευσης μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για να εξακριβωθούν τα εξής:
-
η γνησιότητα του εγγράφου,
-
η ταυτότητα του κατόχου μέσω συγκρίσιμων άμεσα διαθέσιμων στοιχείων.
5. Τα προσωπικά δεδομένα τηρούνται κατά τρόπο ασφαλή, ιδίως κατά της μη εγκεκριμένης πρόσβασης, ενώ η ακεραιότητα, η γνησιότητα και η εμπιστευτικότητα τους είναι εγγυημένες.
6. Η Επιτροπή επιτρέπει σε τρίτες χώρες την πρόσβαση στα δακτυλικά αποτυπώματα που τηρούνται στο μέσο αποθήκευσης της άδειας διέλευσης μόνον υπό τις προϋποθέσεις που εκτίθενται στο άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001..
Άρθρο 6
Τεχνικές προδιαγραφές και πρότυπα ασφάλειας
1. Προκειμένου να διασφαλισθεί ισοδύναμο επίπεδο ασφάλειας, η άδεια διέλευσης συμμορφώνεται με τα ελάχιστα πρότυπα ασφάλειας που προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΚ) 2252/2004 και στην απόφαση C(2005) 409 της Επιτροπής, της 28ης Φεβρουαρίου 2005, για τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα των κρατών μελών, στην απόφαση C(2006) 2909 της Επιτροπής, της 28ης Ιουνίου 2006 ,για τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα των κρατών μελών, στην απόφαση C(2008) 8657 της Επιτροπής, της 22ας Δεκεμβρίου 2008, για τη θέσπιση πολιτικής πιστοποιητικών, όπως απαιτείται στις τεχνικές προδιαγραφές σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα των κρατών μελών και την επικαιροποίηση των κανονιστικών εγγράφων αναφοράς, στην απόφαση C(2009) 7476 της Επιτροπής, της 5ης Οκτωβρίου 2009, για την τροποποίηση της απόφασης (C(2008) 8657 τελικό) της Επιτροπής για τη θέσπιση πολιτικής πιστοποιητικών, όπως απαιτείται στις τεχνικές προδιαγραφές σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα των κρατών μελών, στην απόφαση C(2011) 5499 της Επιτροπής, της 4ης Αυγούστου 2011, για την τροποποίηση της απόφασης (C(2006) 2909 τελικό) της Επιτροπής για τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα των κρατών μελών και στην εκτελεστική απόφαση της Επιτροπής C(2013) 6181, της 30ης Σεπτεμβρίου 2013, για την τροποποίηση της απόφασης (C(2006) 2909 τελικό) της Επιτροπής για τη θέσπιση των τεχνικών προδιαγραφών σχετικά με την καθιέρωση προτύπων για τα χαρακτηριστικά ασφάλειας και τη χρήση βιομετρικών στοιχείων στα διαβατήρια και τα ταξιδιωτικά έγγραφα που εκδίδουν τα κράτη μέλη.
2. Προκειμένου να διασφαλίζεται, όποτε συντρέχει λόγος, η συμμόρφωση της άδειας διέλευσης με τα μελλοντικά ελάχιστα πρότυπα ασφάλειας που θεσπίζονται δυνάμει του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2252/2004, η Επιτροπή αποφασίζει τη θέσπιση, μέσω εκτελεστικών πράξεων, πρόσθετων τεχνικών προδιαγραφών σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων ιδίως των προτύπων και των συνιστώμενων πρακτικών του ΔΟΠΑ για τις άδειες διέλευσης, όσον αφορά τα εξής:
α)
πρόσθετα χαρακτηριστικά και απαιτήσεις ασφαλείας, συμπεριλαμβανομένων ενισχυμένων προτύπων για την καταπολέμηση της πλαστογράφησης, απομίμησης και παραποίησης·
β)
τις τεχνικές προδιαγραφές σχετικά με το μέσο αποθήκευσης των βιομετρικών στοιχείων και της διασφάλισής τους, συμπεριλαμβανομένων της αποτροπής μη επιτρεπόμενης πρόσβασης και της διευκόλυνσης της επικύρωσης·
γ)
απαιτήσεις για την ποιότητα και τα κοινά τεχνικά πρότυπα όσον αφορά την εικόνα προσώπου και τα δακτυλικά αποτυπώματα.
Οι εν λόγω εκτελεστικές πράξεις εκδίδονται σύμφωνα με τη συμβουλευτική διαδικασία που αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφος 2.
3. Σύμφωνα με τη συμβουλευτική διαδικασία που αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφος 2, ενδέχεται να αποφασιστεί ότι οι προδιαγραφές που αναφέρονται στην παράγραφο 2 του παρόντος άρθρου είναι μυστικές και δεν δημοσιεύονται. Στην περίπτωση αυτή, διατίθενται μόνο στην ενιαία οντότητα που έχει ορισθεί από την Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφος 3, και υπό τον όρο ότι η εν λόγω ενιαία οντότητα εγγυάται επαρκή βαθμό προστασίας.
4. Η Επιτροπή θεσπίζει, μέσω εκτελεστικών πράξεων, κανόνες για τα θεσμικά όργανα όσον αφορά τις περιπτώσεις απώλειας, κλοπής, έκδοσης αντιγράφου και επιστροφής αδειών διέλευσης. Οι εν λόγω εκτελεστικές πράξεις ισχύουν για όλες τις άδειες διέλευσης. Εκδίδονται σύμφωνα με τη συμβουλευτική διαδικασία που αναφέρεται στο άρθρο 7 παράγραφος 2.
Άρθρο 7
Διαδικασία επιτροπής
1. Η Επιτροπή επικουρείται από την επιτροπή που συγκροτείται βάσει του άρθρου 6 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1683/95. Πρόκειται για επιτροπή κατά την έννοια του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 182/2011.
2. Στις περιπτώσεις που γίνεται μνεία της παρούσας παραγράφου, εφαρμόζεται το άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 182/2011.
Άρθρο 8
Κατάργηση και μεταβατικές διατάξεις
1. Ο κανονισμός (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 καταργείται από 25ης Νοεμβρίου 2015. Κατά το διάστημα από 1η Ιανουαρίου 2014 έως τις 24 Νοεμβρίου 2015, ο κανονισμός (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 εξακολουθεί να ισχύει.
2. Κάθε άδεια διέλευσης η οποία έχει εκδοθεί σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚΑΧ, ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1826/69 παύει να ισχύει από τις 25 Νοεμβρίου 2015.
Άρθρο 9
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την τέταρτη ημέρα μετά τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 17 Δεκεμβρίου 2013.