ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
ΚΑΤ’ ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1271/2013 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 30ής Σεπτεμβρίου 2013
για τη θέσπιση του δημοσιονομικού κανονισμού-πλαισίου για τους οργανισμούς που αναφέρονται στο άρθρο 208 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 25ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (1), και ιδίως το άρθρο 208,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 της Επιτροπής (2) για τη θέσπιση δημοσιονομικού κανονισμού-πλαισίου για τους οργανισμούς που έχουν συσταθεί από τις Κοινότητες βασιζόταν στον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (3). Ο κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 έχει αντικατασταθεί από τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012. Είναι, επομένως, απαραίτητη η αναθεώρηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002. Για λόγους σαφήνειας, είναι αναγκαίο να αντικατασταθεί ο κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002.
(2)
Είναι αναγκαίο να ληφθεί υπόψη η κοινή δήλωση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου της ΕΕ και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τους αποκεντρωμένους οργανισμούς της 19ης Ιουλίου 2012.
(3)
Ορισμένες διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 πρέπει να αναθεωρηθούν προκειμένου να ληφθεί υπόψη η πείρα που αποκτήθηκε κατά την εφαρμογή τους.
(4)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να θεσπίσει τις γενικές αρχές και τους βασικούς κανόνες που εφαρμόζονται στους οργανισμούς οι οποίοι δημιουργούνται δυνάμει της ΣΛΕΕ και της Συνθήκης Ευρατόμ (εφεξής «οργανισμοί της Ένωσης») και εισπράττουν εισφορές από τον προϋπολογισμό, με την επιφύλαξη των διατάξεων της συστατικής πράξης τους. Βάσει του παρόντος κανονισμού, οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να υιοθετήσουν τους δικούς τους δημοσιονομικούς κανόνες οι οποίοι μπορούν να αποκλίνουν από τον κανονισμό μόνον εφόσον το επιβάλλουν οι ειδικές ανάγκες τους και με την προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής.
(5)
Εντούτοις, οι οργανισμοί της Ένωσης που είναι πλήρως αυτοχρηματοδοτούμενοι, στους οποίους δεν εφαρμόζεται ο παρών κανονισμός, θα πρέπει να θεσπίσουν για λόγους συνοχής παρόμοιους κανόνες, όταν αυτό είναι απαραίτητο. Σύμφωνα με την κοινή δήλωση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής, της 19ης Ιουλίου 2012, οι οργανισμοί αυτοί θα πρέπει να υποβάλλουν στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και την Επιτροπή ετήσια έκθεση σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού τους και να λαμβάνουν πλήρως υπόψη τα αιτήματα και τις συστάσεις τους.
(6)
Οι οργανισμοί της Ένωσης οφείλουν να καταρτίζουν και να εφαρμόζουν τον προϋπολογισμό τους σύμφωνα με τις πέντε θεμελιώδεις αρχές του δικαίου του προϋπολογισμού, της ενότητας και της ακρίβειας, της καθολικότητας, της ειδικότητας, της ετήσιας διάρκειας, καθώς και με τις αρχές της ισοσκέλισης, της ενιαίας λογιστικής μονάδας, της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της διαφάνειας.
(7)
Θα πρέπει να τονιστεί ο εξισορροπητικός χαρακτήρας της συνεισφοράς της Ένωσης. Το μέρος του θετικού αποτελέσματος του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης το οποίο υπερβαίνει το ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης που καταβάλλεται κατά τη διάρκεια του έτους θα πρέπει να επιστρέφεται στον προϋπολογισμό της Ένωσης.
(8)
Όταν η συστατική πράξη προβλέπει ότι τα έσοδα έχουν συνίστανται σε τέλη και επιβαρύνσεις επιπλέον της συνεισφοράς της Ένωσης καθώς και ότι τα έσοδα που προκύπτουν από τα τέλη και τις επιβαρύνσεις καταλογίζονται σε συγκεκριμένες δαπάνες, οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να μεταφέρουν το υπόλοιπο υπό μορφή εσόδων για ειδικό προορισμό.
(9)
Είναι αναγκαίο να διασφαλιστεί ότι τα τέλη καθορίζονται σε κατάλληλο επίπεδο για να καλύπτονται οι δαπάνες παροχής των υπηρεσιών και να αποφευχθούν σημαντικά πλεονάσματα.
(10)
Η ανάθεση καθηκόντων εκτέλεσης του προϋπολογισμού στους οργανισμούς της Ένωσης θα πρέπει να αιτιολογείται δεόντως από τα χαρακτηριστικά των καθηκόντων και την ειδική εμπειρογνωσία του οργανισμού της Ένωσης, με παράλληλη διασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της οικονομικής απόδοσης. Η ανάθεση καθηκόντων θα πρέπει να είναι συμβατή με τη συστατική πράξη.
(11)
Οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν ad hoc επιδοτήσεις μόνον εάν αυτό προβλέπεται ρητά από τις σχετικές βασικές πράξεις και το επιτρέπει η συστατική τους πράξη.
(12)
Βάσει του άρθρου 50 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, οι οργανισμοί της Ένωσης οφείλουν να συμμετέχουν σε διαδικασία συγκριτικής αξιολόγησης επιδόσεων από κοινού με άλλα θεσμικά όργανα και οργανισμούς της Ένωσης.
(13)
Είναι αναγκαίο να θεσπιστούν κανόνες σχετικά με το σχέδιο δράσης για τη συνέχεια που πρέπει να δοθεί στα συμπεράσματα των συνολικών περιοδικών αξιολογήσεων, ώστε να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική εφαρμογή τους.
(14)
Για τη διασφάλιση του συνεπούς προγραμματισμού, οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να συντάσσουν έγγραφο που περιέχει ετήσιο και πολυετή προγραμματισμό, λαμβάνοντας υπόψη τις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής.
(15)
Οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να εναρμονίζουν το χρονοδιάγραμμα κατάρτισης του ετήσιου και του πολυετούς προγραμματισμού με τη διαδικασία του προϋπολογισμού, για να διασφαλιστεί η αποτελεσματικότητα και η συνεκτικότητα όλων των εγγράφων προγραμματισμού.
(16)
Είναι αναγκαίο να αποσαφηνιστεί η τρέχουσα διάρθρωση του εσωτερικού ελέγχου και των λειτουργιών εσωτερικού δημοσιονομικού ελέγχου και να βελτιωθούν οι απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων. Η λειτουργία του εσωτερικού ελέγχου των οργανισμών της Ένωσης θα πρέπει να εκτελείται από τον εσωτερικό ελεγκτή της Επιτροπής, ο οποίος θα πρέπει να διενεργεί ελέγχους, όταν αυτό δικαιολογείται από τους υφιστάμενους κινδύνους. Είναι αναγκαίο να προβλεφθούν κανόνες σχετικά με την εγκατάσταση και λειτουργία των δομών εσωτερικού ελέγχου.
(17)
Θα πρέπει να απλουστευθεί η διαδικασία υποβολής εκθέσεων. Οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να υποβάλλουν ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων η οποία περιλαμβάνει αναλυτικά στοιχεία σχετικά με την εφαρμογή του προγράμματος εργασίας τους, προϋπολογισμό, σχέδιο πολιτικής προσωπικού και τα συστήματα διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου τους.
(18)
Για να βελτιωθεί η οικονομική αποδοτικότητα των οργανισμών της Ένωσης, είναι αναγκαίο να προβλεφθεί η δυνατότητα επιμερισμού των υπηρεσιών ή μεταφοράς τους σε άλλον οργανισμό της Ένωσης ή στην Επιτροπή. Ειδικότερα, η οικονομική αποδοτικότητα μπορεί να βελτιωθεί, εάν επιτραπεί η ανάθεση στον υπόλογο της Επιτροπής του συνόλου ή μέρους των καθηκόντων του υπολόγου του οργανισμού της Ένωσης.
(19)
Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, η δυνατότητα κατανομής σε ετήσιες δόσεις αναλήψεων υποχρεώσεων που εκτείνονται σε περισσότερα του ενός οικονομικά έτη θα πρέπει να επιτρέπεται μόνο όταν αυτό προβλέπεται στη συστατική πράξη ή σε βασική πράξη ή όταν αυτές αφορούν διοικητικές δαπάνες.
(20)
Για να εναρμονιστούν οι κανόνες σχετικά με τα έσοδα για ειδικό προορισμό με τους κανόνες του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, είναι αναγκαίο να προβλεφθούν κανόνες σχετικά με τη διάκριση (σε εσωτερικά και εξωτερικά έσοδα) και τη μεταφορά των εσόδων για ειδικό προορισμό.
(21)
Για να εναρμονιστούν οι κανόνες χειρισμού των τόκων που προκύπτουν από τη συνεισφορά της Ένωσης στους οργανισμούς της Ένωσης με τους κανόνες του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, είναι απαραίτητο να προβλεφθεί ότι οι τόκοι δεν οφείλονται στον προϋπολογισμό.
(22)
Ο κανονισμός (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 προβλέπει τη δυνατότητα σύναψης νομικής δέσμευσης πριν από μια δημοσιονομική δέσμευση σε ειδικές περιπτώσεις. Οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει, επίσης, να έχουν αυτή τη δυνατότητα.
(23)
Για να εξασφαλιστεί η συνέπεια μεταξύ του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 και του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, δεν θα πρέπει να επιτρέπονται ειδικοί όροι σχετικά με την ανάθεση δημοσίων συμβάσεων και τις επιδοτήσεις. Η εφαρμογή ενιαίου συνόλου κανόνων διασφαλίζει την απλούστευση του έργου των οργανισμών της Ένωσης και επιτρέπει τη χρήση των κατευθυντήριων γραμμών και προτύπων που έχει καταρτίσει η Επιτροπή.
(24)
Θα πρέπει να θεσπιστεί η δυνατότητα απονομής επάθλων από τους οργανισμούς της Ένωσης, ώστε να εναρμονιστούν οι διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 της Επιτροπής με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
(25)
Για τον προσδιορισμό και τη σωστή διαχείριση του κινδύνου πραγματικών ή εικαζόμενων συγκρούσεων συμφερόντων, οι οργανισμοί της Ένωσης θα πρέπει να θεσπίσουν κανόνες για την πρόληψη και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων. Οι κανόνες αυτοί θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις κατευθυντήριες γραμμές που εκπονεί η Επιτροπή σύμφωνα με την κοινή δήλωση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής της 19ης Ιουλίου 2012.
(26)
Οι διατάξεις σχετικά με την πολιτική ακινήτων, συμπεριλαμβανομένης της εισαγωγής της δυνατότητας και των προϋποθέσεων που επιτρέπουν σε οργανισμούς της Ένωσης να συνάπτουν δάνεια, θα πρέπει να εναρμονιστούν με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, για να εξασφαλιστεί η συνεκτική εφαρμογή των νέων κανόνων από όλα τα θεσμικά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης.
(27)
Είναι αναγκαίο να προβλεφθούν μεταβατικές διατάξεις για τον προγραμματισμό και την υποβολή εκθέσεων, δεδομένου ότι η Επιτροπή χρειάζεται πίστωση χρόνου για να αναπτύξει τις αναγκαίες κατευθυντήριες γραμμές σε συνεργασία με τους οργανισμούς της Ένωσης.
(28)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να τεθεί σε ισχύ την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ώστε να καταστεί δυνατή η έγκαιρη έγκριση των αναθεωρημένων δημοσιονομικών κανονισμών των οργανισμών της Ένωσης από την 1η Ιανουαρίου 2014, με σκοπό να εξασφαλιστεί η συνέπεια των κανόνων για το επόμενο πολυετές δημοσιονομικό πλαίσιο,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΤΙΤΛΟΣ I
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Αντικείμενο
Ο παρών κανονισμός θεσπίζει τους ουσιώδεις δημοσιονομικούς κανόνες βάσει των οποίων οι οργανισμοί της Ένωσης θεσπίζουν τους δικούς τους δημοσιονομικούς κανόνες. Οι δημοσιονομικοί κανόνες των οργανισμών της Ένωσης μπορούν να αποκλίνουν από τον παρόντα κανονισμό μόνον όταν το επιβάλλουν οι ειδικές ανάγκες τους και με προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής.
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
- «συστατική πράξη»: η πράξη του δικαίου της Ένωσης που διέπει τα βασικά στοιχεία της σύστασης και λειτουργίας του οργανισμού της Ένωσης,
- «προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης»: η πράξη η οποία προβλέπει και εγκρίνει, για κάθε οικονομικό έτος, όλα τα έσοδα και τις δαπάνες που κρίνονται αναγκαίες για τον οργανισμό της Ένωσης,
- «οργανισμός της Ένωσης»: κάθε οργανισμός που αναφέρεται στο άρθρο 208 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012,
- «διοικητικό συμβούλιο»: το κύριο εσωτερικό όργανο του οργανισμού της Ένωσης που είναι υπεύθυνο να λαμβάνει αποφάσεις για χρηματοοικονομικά και δημοσιονομικά θέματα, ανεξάρτητα από την ονομασία του στη συστατική πράξη του οργανισμού,
- «διευθυντής»: το υπεύθυνο πρόσωπο για την εκτέλεση των αποφάσεων του διοικητικού συμβουλίου και του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης με την ιδιότητα του διατάκτη, ανεξάρτητα από την ονομασία του εν λόγω προσώπου στη συστατική πράξη του οργανισμού,
- «εκτελεστικό συμβούλιο»: το εσωτερικό όργανο του οργανισμού της Ένωσης που επικουρεί το διοικητικό συμβούλιο και του οποίου οι αρμοδιότητες και διαδικαστικοί κανόνες ορίζονται στη συστατική του πράξη.
Άρθρο 3
Προθεσμίες, ημερομηνίες και διορίες
Με την επιφύλαξη διαφορετικών διατάξεων, για τον υπολογισμό των προθεσμιών που αναφέρονται στον παρόντα κανονισμό εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΟΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1182/71 του Συμβουλίου (4).
Άρθρο 4
Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα
Ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται με την επιφύλαξη των διατάξεων της οδηγίας 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5) και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6).
Άρθρο 5
Τήρηση των αρχών που διέπουν τον προϋπολογισμό
Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης καταρτίζεται και εκτελείται σύμφωνα με τις αρχές της ενότητας, της ακρίβειας, του ετήσιου χαρακτήρα, της ισοσκέλισης, της ενιαίας λογιστικής μονάδας, της καθολικότητας, της ειδικότητας, της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, η οποία απαιτεί αποτελεσματικό και αποδοτικό εσωτερικό έλεγχο, και της διαφάνειας, όπως αυτές ορίζονται στον παρόντα κανονισμό.
ΤΙΤΛΟΣ II
ΑΡΧΕΣ ΠΟΥ ΔΙΕΠΟΥΝ ΤΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
Αρχές της ενότητας και της ακρίβειας του προϋπολογισμού
Άρθρο 6
Πεδίο του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
1. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης περιλαμβάνει:
α)
τα ίδια έσοδα που συνίστανται σε όλα τα τέλη και τις επιβαρύνσεις που είναι εξουσιοδοτημένος να εισπράττει ο οργανισμός της Ένωσης δυνάμει των αρμοδιοτήτων που του έχουν ανατεθεί, καθώς και ενδεχόμενα άλλα έσοδα·
β)
τα έσοδα που συνίστανται σε ενδεχόμενες χρηματοδοτικές συνεισφορές των κρατών μελών υποδοχής·
γ)
συνδρομή που χορηγείται από την Ένωση·
δ)
έσοδα που προορίζονται για τη χρηματοδότηση συγκεκριμένων δαπανών, σύμφωνα με το άρθρο 23 παράγραφος 1·
ε)
τις δαπάνες του οργανισμού της Ένωσης, συμπεριλαμβανομένων των διοικητικών δαπανών.
2. Έσοδα που συνίστανται σε τέλη και επιβαρύνσεις μπορούν να διατεθούν για ειδικό προορισμό μόνο σε έκτακτες και δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις που προβλέπονται στη συστατική πράξη.
3. Όταν μία ή περισσότερες συστατικές πράξεις προβλέπουν χωριστή χρηματοδότηση σαφώς καθορισμένων καθηκόντων ή όταν ο οργανισμός της Ένωσης εκτελεί καθήκοντα βάσει συμφωνίας ανάθεσης, τηρεί χωριστούς λογαριασμούς για τις πράξεις εσόδων και δαπανών. Ο οργανισμός της Ένωσης προσδιορίζει σαφώς κάθε ενότητα εργασιών στο πλαίσιο του προγραμματισμού των ανθρώπινων πόρων του που περιλαμβάνεται στο έγγραφο ετήσιου και πολυετούς προγραμματισμού που αναφέρεται στο άρθρο 32.
Άρθρο 7
Ad hoc επιδοτήσεις
1. Οι οργανισμοί της Ένωσης δεν μπορούν να λαμβάνουν ad hoc επιδοτήσεις από τον προϋπολογισμό, εκτός εάν αυτό επιτρέπεται από τη συστατική τους πράξη και προβλέπεται ρητά από τη βασική πράξη.
2. Όταν ο οργανισμός της Ένωσης έχει εξουσιοδοτηθεί να λαμβάνει ad hoc επιδοτήσεις, τα καθήκοντα που χρηματοδοτούνται από αυτές τις επιδοτήσεις περιλαμβάνονται στο ετήσιο πρόγραμμα εργασίας που αναφέρεται στο άρθρο 32 παράγραφος 3.
Άρθρο 8
Συμφωνίες ανάθεσης
1. Η Επιτροπή δεν αναθέτει στον οργανισμό της Ένωσης καθήκοντα εκτέλεσης προϋπολογισμού, εκτός εάν αυτό δικαιολογείται δεόντως από τον ειδικό χαρακτήρα της δράσης και την ειδική εμπειρογνωσία του οργανισμού της Ένωσης.
2. Η επιλογή του οργανισμού της Ένωσης λαμβάνει δεόντως υπόψη:
α)
την οικονομική αποδοτικότητα της ανάθεσης αυτών των καθηκόντων·
β)
τον αντίκτυπο στη δομή διακυβέρνησης του οργανισμού και στους χρηματοοικονομικούς και ανθρώπινους πόρους του.
3. Όταν η Επιτροπή αναθέτει, κατ’ εξαίρεση, καθήκοντα στον οργανισμό της Ένωσης:
α)
εφαρμόζεται στον οργανισμό της Ένωσης το άρθρο 60 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 σχετικά με τα κονδύλια που διατίθενται για τα εν λόγω καθήκοντα και δεν εφαρμόζονται τα άρθρα 108 και 109 του παρόντος κανονισμού·
β)
τα καθήκοντα που ανατίθενται πρέπει να αναφέρονται στο ετήσιο πρόγραμμα εργασίας του οργανισμού της Ένωσης, σύμφωνα με το άρθρο 32 παράγραφος 3, μόνο για λόγους ενημέρωσης.
4. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 2, ο διατάκτης διεξάγει διαβουλεύσεις με το διοικητικό συμβούλιο πριν από την υπογραφή της συμφωνίας ανάθεσης.
Άρθρο 9
Ειδικοί κανόνες που διέπουν τις αρχές της ενότητας και της ακρίβειας του προϋπολογισμού
1. Κανένα έσοδο δεν μπορεί να εισπραχθεί και καμία δαπάνη δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί εάν δεν καταλογιστεί σε γραμμή του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
2. Καμία δαπάνη δεν μπορεί να αναληφθεί ούτε να επιτραπεί πέραν των εγκεκριμένων πιστώσεων του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
3. Καμία πίστωση δεν μπορεί να εγγραφεί στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, εάν δεν αντιστοιχεί σε δαπάνη που κρίνεται αναγκαία.
4. Δεν οφείλονται στον οργανισμό της Ένωσης τόκοι λόγω πληρωμών προχρηματοδότησης από τον προϋπολογισμό.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
Αρχή της ετήσιας διάρκειας
Άρθρο 10
Ορισμός
Οι πιστώσεις που εγγράφονται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης εγκρίνονται για ένα οικονομικό έτος που αρχίζει την 1η Ιανουαρίου και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου.
Άρθρο 11
Είδος πιστώσεων
1. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης περιλαμβάνει μη διαχωριζόμενες πιστώσεις και, εάν δικαιολογείται από τις επιχειρησιακές ανάγκες, διαχωριζόμενες πιστώσεις. Οι διαχωριζόμενες πιστώσεις συνίστανται σε πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και σε πιστώσεις πληρωμών.
2. Οι πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων καλύπτουν το συνολικό κόστος των νομικών δεσμεύσεων που αναλαμβάνονται κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους.
3. Οι πιστώσεις πληρωμών καλύπτουν τις πληρωμές για την εκπλήρωση των νομικών δεσμεύσεων που αναλαμβάνονται κατά τη διάρκεια του εκάστοτε οικονομικού έτους ή προηγούμενων οικονομικών ετών.
Άρθρο 12
Λογιστικοί κανόνες για τα έσοδα και τις πιστώσεις
1. Τα έσοδα του οργανισμού της Ένωσης που αναφέρονται στο άρθρο 6 καταλογίζονται σε ένα οικονομικό έτος βάσει των ποσών που εισπράττονται κατά τη διάρκεια του εν λόγω οικονομικού έτους.
2. Βάσει των εσόδων του οργανισμού της Ένωσης ανοίγονται ισόποσες πιστώσεις πληρωμών.
3. Οι πιστώσεις που εγκρίνονται για ένα οικονομικό έτος χρησιμοποιούνται μόνο για την κάλυψη των δαπανών που αναλαμβάνονται και πληρώνονται κατά τη διάρκεια αυτού του οικονομικού έτους, καθώς και για την κάλυψη των ποσών που οφείλονται από αναλήψεις υποχρεώσεων προγενέστερων οικονομικών ετών.
4. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων καταλογίζονται βάσει των νομικών δεσμεύσεων που αναλαμβάνονται έως την 31η Δεκεμβρίου.
5. Οι πληρωμές καταλογίζονται σε ένα οικονομικό έτος βάσει των πληρωμών που πραγματοποιούνται από τον υπόλογο έως την 31η Δεκεμβρίου του εν λόγω έτους.
Άρθρο 13
Δέσμευση των πιστώσεων
Οι πιστώσεις που εγγράφονται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης μπορούν να δεσμευθούν με ισχύ από την 1η Ιανουαρίου, αμέσως μετά την οριστική έγκριση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 14
Ακύρωση και μεταφορά πιστώσεων
1. Οι πιστώσεις που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί έως τη λήξη του οικονομικού έτους για το οποίο έχουν εγγραφεί ακυρώνονται. Μπορούν να μεταφερθούν, ωστόσο, αλλά μόνο στο επόμενο οικονομικό έτος, με απόφαση που λαμβάνεται μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου από το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, από το εκτελεστικό συμβούλιο, σύμφωνα με τις παραγράφους 3 και 4, ή να αποτελέσουν αντικείμενο αυτόματης μεταφοράς σύμφωνα με την παράγραφο 5.
2. Απαγορεύεται η μεταφορά πιστώσεων που αφορούν δαπάνες προσωπικού.
3. Επιτρέπεται η μεταφορά διαχωριζόμενων πιστώσεων ανάληψης υποχρεώσεων και μη διαχωριζόμενων πιστώσεων που δεν έχουν δεσμευθεί ακόμη στο τέλος του οικονομικού έτους, όσον αφορά:
α)
τα ποσά που αντιστοιχούν σε πιστώσεις αναλήψεως υποχρεώσεων·
β)
τα ποσά που αντιστοιχούν σε μη διαχωριζόμενες πιστώσεις και αφορούν σχέδια για ακίνητα, για τα οποία τα περισσότερα προπαρασκευαστικά στάδια της διαδικασίας δέσμευσης έχουν ολοκληρωθεί έως τις 31 Δεκεμβρίου. Το προπαρασκευαστικό στάδιο της διαδικασίας δέσμευσης προσδιορίζεται στους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού κάθε οργανισμού της Ένωσης.
Τα εν λόγω ποσά μπορούν να δεσμευθούν έως την 31η Μαρτίου του επόμενου έτους ή έως τις 31 Δεκεμβρίου του επόμενου έτους, όταν τα ποσά αφορούν σχέδια για ακίνητα.
4. Επιτρέπεται η μεταφορά πιστώσεων πληρωμών για ποσά που είναι αναγκαία για την κάλυψη υφισταμένων υποχρεώσεων ή συνδέονται με μεταφερθείσες πιστώσεις υποχρεώσεων, όταν οι πιστώσεις πληρωμών που προβλέπονται στις αντίστοιχες γραμμές του προϋπολογισμού του επόμενου οικονομικού έτους δεν επαρκούν για την κάλυψη των αναγκών.
Ο εκάστοτε οργανισμός της Ένωσης χρησιμοποιεί πρώτα τις πιστώσεις που έχουν εγκριθεί για το τρέχον οικονομικό έτος και δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει πιστώσεις που έχουν μεταφερθεί πριν εξαντληθούν οι πρώτες πιστώσεις.
5. Οι μη διαχωριζόμενες πιστώσεις που αντιστοιχούν σε υποχρεώσεις οι οποίες έχουν αναληφθεί κανονικά κατά το τέλος του οικονομικού έτους μεταφέρονται αυτομάτως μόνο στο επόμενο οικονομικό έτος.
6. Μεταφερθείσες πιστώσεις που δεν έχουν δεσμευθεί έως τις 31 Μαρτίου του οικονομικού έτους Ν+1 ακυρώνονται αυτομάτως και προσδιορίζονται στους λογαριασμούς.
Άρθρο 15
Κανόνες μεταφοράς εσόδων για ειδικό προορισμό
Για τη μεταφορά των αναφερόμενων στο άρθρο 23 εσόδων για ειδικό προορισμό και των πιστώσεων από τα εν λόγω έσοδα οι οποίες δεν χρησιμοποιήθηκαν και είναι διαθέσιμες στις 31 Δεκεμβρίου, τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες:
α)
τα εξωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό μεταφέρονται αυτομάτως και χρησιμοποιούνται πλήρως έως ότου εκτελεστούν όλες οι πράξεις που αφορούν το πρόγραμμα ή τη δράση για τα οποία προορίζονται· τα εξωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια του τελευταίου έτους του προγράμματος ή της δράσης μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά το πρώτο έτος εκτέλεσης του διάδοχου προγράμματος ή δράσης·
β)
τα εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό μεταφέρονται για ένα μόνον έτος, εκτός από τα εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό που ορίζονται στο άρθρο 23 παράγραφος 3 στοιχείο στ), τα οποία μεταφέρονται αυτομάτως.
Έως την 1η Ιουνίου του έτους Ν+1 το αργότερο, ο οργανισμός της Ένωσης ενημερώνει την Επιτροπή για την εκτέλεση των εκ μεταφοράς εσόδων για ειδικό προορισμό.
Άρθρο 16
Αποδέσμευση πιστώσεων
Σε περίπτωση αποδέσμευσης πιστώσεων κατά τη διάρκεια οικονομικού έτους μεταγενέστερου από εκείνο για το οποίο οι πιστώσεις αυτές είχαν εγγραφεί στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, λόγω της ολικής ή μερικής μη εκτέλεσης των ενεργειών για τις οποίες είχαν διατεθεί, οι εν λόγω πιστώσεις ακυρώνονται.
Άρθρο 17
Αναλήψεις υποχρεώσεων
1. Οι δαπάνες τρέχουσας διαχείρισης μπορούν, από την 15η Οκτωβρίου κάθε έτους, να αναλαμβάνονται προκαταβολικά έναντι πιστώσεων που προβλέπονται για το επόμενο οικονομικό έτος. Οι εν λόγω αναλήψεις υποχρεώσεων, ωστόσο, δεν είναι δυνατό να υπερβαίνουν το ένα τέταρτο των πιστώσεων που αποφασίζονται από το διοικητικό συμβούλιο στην αντίστοιχη γραμμή του προϋπολογισμού για το τρέχον οικονομικό έτος. Δεν εφαρμόζονται σε νέες δαπάνες οι οποίες δεν έχουν γίνει ακόμη αποδεκτές καταρχήν στον τελευταίο κανονικώς εγκριθέντα προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης.
2. Δαπάνες οι οποίες πραγματοποιούνται εκ των προτέρων, όπως τα μισθώματα, μπορούν να πληρώνονται από την 1η Δεκεμβρίου εις βάρος των πιστώσεων που προβλέπονται για το επόμενο οικονομικό έτος. Στην περίπτωση αυτή, δεν εφαρμόζεται το αναφερόμενο στην παράγραφο 1 ανώτατο όριο.
Άρθρο 18
Κανόνες που εφαρμόζονται σε περίπτωση καθυστερημένης έγκρισης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
1. Εάν ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης δεν έχει εγκριθεί οριστικά κατά την έναρξη του οικονομικού έτους, εφαρμόζονται οι κανόνες που προβλέπονται στις παραγράφους 2 έως 6.
2. Επιτρέπεται η πραγματοποίηση αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών εντός των ορίων που καθορίζονται στην παράγραφο 3.
3. Οι αναλήψεις υποχρεώσεων μπορούν να διενεργούνται κατά κεφάλαιο, εντός του ορίου του ενός τετάρτου του συνόλου των πιστώσεων που έχουν εγκριθεί στο συγκεκριμένο κεφάλαιο για το προηγούμενο οικονομικό έτος, προσαυξημένου κατά ένα δωδέκατο για κάθε διαρρεύσαντα μήνα.
Δεν επιτρέπεται υπέρβαση του ορίου των πιστώσεων που προβλέπονται στην κατάσταση προβλέψεων εσόδων και δαπανών.
Οι πληρωμές μπορούν να διενεργούνται μηνιαίως κατά κεφάλαιο, εντός του ορίου του ενός δωδεκάτου των πιστώσεων που έχουν εγκριθεί στο συγκεκριμένο κεφάλαιο για το προηγούμενο οικονομικό έτος. Δεν υπερβαίνουν, ωστόσο, το ένα δωδέκατο των πιστώσεων που προβλέπονται στο ίδιο κεφάλαιο της κατάστασης προβλέψεων εσόδων και δαπανών.
4. Ως πιστώσεις που έχουν εγκριθεί στο συγκεκριμένο κεφάλαιο για το προηγούμενο οικονομικό έτος, όπως ορίζεται στις παραγράφους 2 και 3, νοούνται οι πιστώσεις που έχουν ψηφισθεί στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, μεταξύ άλλων με διορθωτικούς προϋπολογισμούς, μετά την προσαρμογή τους λόγω μεταφορών που πραγματοποιήθηκαν εντός του εν λόγω οικονομικού έτους.
5. Κατόπιν αιτήσεως του διευθυντή, εφόσον το απαιτούν η συνέχεια της δράσης του οργανισμού της Ένωσης και οι ανάγκες της διαχείρισης, το διοικητικό συμβούλιο δύναται να επιτρέψει δαπάνες επιπλέον ενός προσωρινού δωδεκατημορίου, οι οποίες δεν υπερβαίνουν ωστόσο το άθροισμα τεσσάρων προσωρινών δωδεκατημορίων, εκτός δεόντως αιτιολογημένων περιπτώσεων, τόσο για τις πράξεις αναλήψεων υποχρεώσεων όσο και για τις πράξεις πληρωμών, πέραν εκείνων που καθίστανται αυτομάτως διαθέσιμα δυνάμει των παραγράφων 2 και 3.
Τα πρόσθετα δωδεκατημόρια εγκρίνονται στο σύνολό τους και δεν μπορούν να κατακερματισθούν.
6. Εάν, για ένα συγκεκριμένο κεφάλαιο, η έγκριση τεσσάρων προσωρινών δωδεκατημορίων σύμφωνα με την παράγραφο 5 δεν επαρκεί για την κάλυψη των δαπανών που είναι αναγκαίες για να μη διακοπεί η συνέχεια της δράσης του οργανισμού της Ένωσης στον τομέα που καλύπτεται από το εν λόγω κεφάλαιο, μπορεί να εγκριθεί κατ’ εξαίρεση υπέρβαση του ποσού των πιστώσεων που είχαν εγγραφεί στο αντίστοιχο κεφάλαιο του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης του προηγούμενου οικονομικού έτους. Το διοικητικό συμβούλιο αποφασίζει σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στην παράγραφο 5. Ωστόσο, δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να σημειωθεί υπέρβαση του συνολικού ύψους των πιστώσεων που είχαν διατεθεί στο πλαίσιο του προϋπολογισμού του προηγούμενου οικονομικού έτους ή του προτεινόμενου σχεδίου προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3
Αρχή της ισοσκέλισης
Άρθρο 19
Ορισμός και πεδίο εφαρμογής
1. Ο προϋπολογισμός είναι ισοσκελισμένος ως προς τα έσοδα και τις πιστώσεις πληρωμών.
2. Οι πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων δεν μπορούν να υπερβαίνουν το ύψος της συνεισφοράς της Ένωσης, προσαυξημένο κατά τα ίδια έσοδα και τα λοιπά τυχόν έσοδα που προβλέπονται στο άρθρο 6.
3. Για οργανισμούς τα έσοδα των οποίων συνίστανται σε τέλη και επιβαρύνσεις επιπλέον της συνεισφοράς της Ένωσης, τα τέλη θα πρέπει να καθορίζονται σε επίπεδο τέτοιο ώστε να αποφεύγεται η σημαντική συσσώρευση πλεονάσματος. Όταν εμφανίζεται επανειλημμένα σημαντικό θετικό ή αρνητικό αποτέλεσμα του προϋπολογισμού, κατά την έννοια του άρθρου 97, αναθεωρείται το επίπεδο των τελών και των επιβαρύνσεων.
4. Ο οργανισμός της Ένωσης δεν μπορεί να συνάπτει δάνεια στο πλαίσιο του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
5. Η συνεισφορά της Ένωσης στον οργανισμό της Ένωσης συνιστά για τον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης εξισορροπητική συνεισφορά και μπορεί να υποδιαιρείται σε περισσότερες πληρωμές.
6. Ο οργανισμός της Ένωσης εφαρμόζει αυστηρή διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων, λαμβάνοντας δεόντως υπόψη τα έσοδα για ειδικό προορισμό, ώστε να εξασφαλίζεται ότι τα ταμειακά διαθέσιμα περιορίζονται σε δεόντως αιτιολογημένες απαιτήσεις. Μαζί με τις αιτήσεις πληρωμών, υποβάλλει αναλυτικές και επίκαιρες προβλέψεις των πραγματικών ταμειακών αναγκών του για ολόκληρο το έτος, καθώς και στοιχεία σχετικά με τα έσοδα για ειδικό προορισμό.
Άρθρο 20
Αποτέλεσμα του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους
1. Εάν το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού κατά την έννοια του άρθρου 97 είναι θετικό, επιστρέφεται στην Επιτροπή μέχρι το ποσό της συνεισφοράς που κατέβαλε κατά τη διάρκεια του έτους. Το μέρος του αποτελέσματος του προϋπολογισμού που υπερβαίνει το ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης που κατεβλήθη κατά τη διάρκεια του έτους εγγράφεται στα έσοδα του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης του επόμενου οικονομικού έτους.
Το πρώτο εδάφιο εφαρμόζεται επίσης όταν τα έσοδα του οργανισμού της Ένωσης αποτελούνται από τέλη και επιβαρύνσεις επιπλέον της συνεισφοράς της Ένωσης.
Η διαφορά ανάμεσα στη συνεισφορά που εγγράφεται στον προϋπολογισμό και στη συνεισφορά που πράγματι κατεβλήθη στον οργανισμό της Ένωσης διαγράφεται.
Ο οργανισμός της Ένωσης υποβάλλει, το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου του έτους Ν, εκτίμηση του αποτελέσματος του προϋπολογισμού από το έτος Ν-1, το οποίο πρέπει να επιστραφεί στον προϋπολογισμό αργότερα εντός του έτους Ν, για να συμπληρωθούν οι ήδη διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού του έτους Ν-2. Τα στοιχεία αυτά πρέπει να λαμβάνονται δεόντως υπόψη από την Επιτροπή κατά την εκτίμηση των δημοσιονομικών αναγκών του οργανισμού της Ένωσης για το έτος Ν+1.
2. Σε έκτακτες περιπτώσεις, όταν η συστατική πράξη προβλέπει ότι τα έσοδα που προέρχονται από τέλη και επιβαρύνσεις προορίζονται για συγκεκριμένες δαπάνες, ο οργανισμός της Ένωσης μπορεί να μεταφέρει το υπόλοιπο των τελών και επιβαρύνσεων ως έσοδα για ειδικό προορισμό για τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την παροχή των υπηρεσιών για τις οποίες οφείλονται τέλη.
3. Εάν το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού κατά την έννοια του άρθρου 97 είναι αρνητικό, εγγράφεται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης για το επόμενο οικονομικό έτος ως πιστώσεις πληρωμών ή, κατά περίπτωση, συμψηφίζεται με θετικό αποτέλεσμα του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης κατά τα επόμενα οικονομικά έτη.
4. Τα έσοδα ή οι πιστώσεις πληρωμών εγγράφονται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας του προϋπολογισμού με τη διαδικασία των διορθωτικών επιστολών που ορίζει το άρθρο 39 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 ή μέσω διορθωτικού προϋπολογισμού, όταν είναι σε εξέλιξη η εκτέλεση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4
Αρχή της ενιαίας λογιστικής μονάδας
Άρθρο 21
Χρησιμοποίηση του ευρώ
Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης καταρτίζεται και εκτελείται σε ευρώ και οι λογαριασμοί εμφανίζονται σε ευρώ. Ωστόσο, για τις ταμειακές ανάγκες, ο υπόλογος και, στην περίπτωση των παγίων προκαταβολών, ο υπόλογος παγίων προκαταβολών εξουσιοδοτείται να εκτελεί πράξεις σε άλλα νομίσματα, με τους όρους που προσδιορίζονται στους δημοσιονομικούς κανόνες του κάθε οργανισμού της Ένωσης.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5
Αρχή της καθολικότητας
Άρθρο 22
Ορισμός και πεδίο εφαρμογής
Με την επιφύλαξη του άρθρου 23, το σύνολο των εσόδων καλύπτει το σύνολο των πιστώσεων πληρωμών. Με την επιφύλαξη του άρθρου 25, όλα τα έσοδα και οι δαπάνες εγγράφονται χωρίς συμψηφισμό μεταξύ τους.
Άρθρο 23
Έσοδα για ειδικό προορισμό
1. Τα εξωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό και τα εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση συγκεκριμένων δαπανών.
2. Τα ακόλουθα συνιστούν εξωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό:
α)
οι χρηματοδοτικές συνεισφορές των κρατών μελών και τρίτων χωρών, που περιλαμβάνουν και στις δύο περιπτώσεις οργανισμούς του δημόσιου τομέα, οντότητες ή φυσικά πρόσωπα, για ορισμένες δραστηριότητες οργανισμών της Ένωσης, στο μέτρο που αυτό προβλέπεται στη συμφωνία που έχει συναφθεί μεταξύ του οργανισμού της Ένωσης και των κρατών μελών, τρίτων χωρών ή των οργανισμών του δημόσιου τομέα, οντοτήτων ή φυσικών προσώπων·
β)
τα έσοδα που προορίζονται για καθορισμένο σκοπό, όπως οι πρόσοδοι ιδρυμάτων, οι επιδοτήσεις, οι δωρεές και τα κληροδοτήματα·
γ)
οι χρηματοδοτικές συνεισφορές, μη καλυπτόμενες από το στοιχείο α), σε δραστηριότητες της Ένωσης εκ μέρους τρίτων χωρών ή μη ενωσιακών οργανισμών·
-
έσοδα από ad-hoc επιδοτήσεις που αναφέρονται στο άρθρο 7,
-
έσοδα από τις συμφωνίες ανάθεσης που αναφέρονται στο άρθρο 8·
δ)
τα εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό, όπως αναφέρονται στην παράγραφο 3, στον βαθμό που έχουν συμπληρωματικό ρόλο σε σχέση με τα άλλα έσοδα που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως γ) της παρούσας παραγράφου·
ε)
τα έσοδα από τέλη και επιβαρύνσεις που αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 2.
3. Τα ακόλουθα συνιστούν εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό:
α)
έσοδα που προέρχονται από τρίτους για προμήθειες, παροχή υπηρεσιών ή εργασίες που εκτελούνται για λογαριασμό τους, εξαιρουμένων των τελών και των επιβαρύνσεων που αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο α)·
β)
έσοδα από την πώληση οχημάτων, εξοπλισμού, εγκαταστάσεων, υλικών, καθώς και επιστημονικών και τεχνικών συσκευών που αντικαθίστανται ή διαλύονται, όταν η λογιστική αξία τους έχει αποσβεσθεί πλήρως·
γ)
έσοδα που προέρχονται από την επιστροφή, σύμφωνα με το άρθρο 62, αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών·
δ)
έσοδα από την παροχή αγαθών και υπηρεσιών και από την εκτέλεση εργασιών για τα θεσμικά όργανα της Ένωσης ή άλλους οργανισμούς της Ένωσης·
ε)
εισπράξεις αποζημιώσεων από ασφαλίσεις·
στ)
έσοδα από εκμισθώσεις·
ζ)
έσοδα που προέρχονται από την πώληση δημοσιεύσεων και ταινιών, συμπεριλαμβανομένων και αυτών που έχουν ηλεκτρονική μορφή·
η)
έσοδα από μεταγενέστερες επιστροφές φόρων σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 3 στοιχείο β).
4. Με την επιφύλαξη του άρθρου 23 παράγραφος 2 στοιχείο ε), η συστατική πράξη μπορεί επίσης να ορίζει τον προορισμό των εσόδων που προβλέπει για ειδικές δαπάνες. Εάν η συστατική πράξη δεν ορίζει διαφορετικά, αυτά τα έσοδα συνιστούν εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό.
5. Όλα τα έσοδα κατά την έννοια των στοιχείων α) έως γ) της παραγράφου 2 και των στοιχείων α) και δ) της παραγράφου 3 καλύπτουν όλες τις δαπάνες, άμεσες ή έμμεσες, που αφορούν την αντίστοιχη ενέργεια ή τον αντίστοιχο σκοπό.
6. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης περιλαμβάνει γραμμές για την εγγραφή εξωτερικών εσόδων για ειδικό προορισμό και εσωτερικών εσόδων για ειδικό προορισμό και, εφόσον είναι δυνατόν, αναφέρει το ποσό.
Τα έσοδα για ειδικό προορισμό μπορούν να περιλαμβάνονται στην εκτίμηση των εσόδων και δαπανών μόνο για τα ποσά που είναι γνωστά κατά την ημερομηνία κατάρτισης της εκτίμησης.
Άρθρο 24
Παροχές από χαριστική αιτία
1. Ο διευθυντής μπορεί να αποδεχθεί κάθε παροχή από χαριστική αιτία υπέρ του οργανισμού της Ένωσης, όπως ιδρύματα, επιδοτήσεις, δωρεές και κληροδοτήματα.
2. Η αποδοχή παροχών από χαριστική αιτία που ενδέχεται να συνεπάγεται οικονομική επιβάρυνση υπόκειται στην εκ των προτέρων έγκριση του διοικητικού συμβουλίου ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, του εκτελεστικού συμβουλίου, το οποίο αποφασίζει εντός δύο μηνών από την ημερομηνία υποβολής του σχετικού αιτήματος. Εάν το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο, δεν αποφανθεί εντός της ως άνω διορίας, η παροχή από χαριστική αιτία λογίζεται ως αποδεκτή.
Άρθρο 25
Κανόνες για τις εκπτώσεις και τις προσαρμογές συναλλαγματικών ισοτιμιών
1. Από τα ποσά των αιτήσεων πληρωμής μπορούν να γίνονται οι ακόλουθες περικοπές, και στη συνέχεια να εκδίδονται εντάλματα πληρωμής για το καθαρό ποσό:
α)
ποινές που επιβάλλονται στα μέρη των δημόσιων συμβάσεων και στους δικαιούχους επιδοτήσεων·
β)
προεξοφλήσεις, επιστροφές και εκπτώσεις σε επιμέρους τιμολόγια και παραστατικά εξόδων·
γ)
προσαρμογές για αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά.
Οι προσαρμογές που αναφέρονται στο στοιχείο γ) του πρώτου εδαφίου μπορούν να γίνουν με άμεση περικοπή του ποσού νέας ενδιάμεσης πληρωμής ή πληρωμής υπολοίπου υπέρ του ίδιου δικαιούχου, πραγματοποιούμενης στο πλαίσιο του κεφαλαίου, του άρθρου και του οικονομικού έτους που επιβαρύνθηκαν με το αχρεωστήτως καταβληθέν.
Εφαρμόζονται οι λογιστικοί κανόνες της Ένωσης στις περικοπές που αναφέρονται στο στοιχείο γ) του πρώτου εδαφίου.
2. Το κόστος των αγαθών ή των υπηρεσιών που παρέχονται στον οργανισμό της Ένωσης, όταν περιλαμβάνει φορολογικές επιβαρύνσεις που αποτελούν το αντικείμενο επιστροφής από τα κράτη μέλη δυνάμει του πρωτοκόλλου περί προνομίων και ασυλιών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καταλογίζεται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης κατά το ποσό εκτός φορολογικών επιβαρύνσεων, υπό τον όρο ότι το εν λόγω πρωτόκολλο εφαρμόζεται στον οργανισμό της Ένωσης.
3. Το κόστος των παρεχόμενων στον οργανισμό της Ένωσης αγαθών ή υπηρεσιών, όταν περιλαμβάνει φορολογικές επιβαρύνσεις που αποτελούν το αντικείμενο επιστροφής από τρίτες χώρες δυνάμει σχετικών συμβάσεων, μπορεί να καταλογιστεί στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, για ένα από τα ακόλουθα:
α)
το ποσό εκτός φορολογικών επιβαρύνσεων·
β)
το ποσό που περιλαμβάνει τις φορολογικές επιβαρύνσεις. Σε αυτή την περίπτωση, η επακόλουθη επιστροφή φορολογικών επιβαρύνσεων λαμβάνεται υπόψη ως εσωτερικά έσοδα για ειδικό προορισμό.
4. Κάθε εθνική φορολογική επιβάρυνση που βαρύνει προσωρινά τον οργανισμό της Ένωσης στο πλαίσιο των παραγράφων 2 και 3 εγγράφεται σε εκκρεμή λογαριασμό μέχρι να επιστραφεί από τα οικεία κράτη.
5. Κάθε αρνητικό αποτέλεσμα του προϋπολογισμού εγγράφεται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης ως δαπάνη.
6. Επιτρέπονται προσαρμογές για συναλλαγματικές διαφορές που καταγράφονται κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης. Το τελικό αποτέλεσμα, θετικό ή αρνητικό, περιλαμβάνεται στο αποτέλεσμα του προϋπολογισμού για το εν λόγω έτος.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6
Αρχή της ειδικότητας
Άρθρο 26
Γενικές διατάξεις
Οι πιστώσεις εξειδικεύονται κατά τίτλους και κεφάλαια. Τα κεφάλαια υποδιαιρούνται σε άρθρα και θέσεις.
Άρθρο 27
Μεταφορές
1. Ο διευθυντής μπορεί να μεταφέρει πιστώσεις:
α)
από τίτλο σε τίτλο, με ανώτατο όριο το 10 % των πιστώσεων του έτους που εμφαίνεται στη γραμμή από την οποία πραγματοποιείται η μεταφορά·
β)
από κεφάλαιο σε κεφάλαιο και από άρθρο σε άρθρο απεριόριστα.
2. Πέραν του αναφερόμενου στην παράγραφο 1 ορίου, ο διευθυντής μπορεί να προτείνει στο διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, στο εκτελεστικό συμβούλιο μεταφορές πιστώσεων από έναν τίτλο σε άλλο. Το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο διαθέτει προθεσμία τριών εβδομάδων για να αντιταχθεί στις μεταφορές αυτές. Μετά την εν λόγω προθεσμία, οι μεταφορές λογίζονται ως εγκριθείσες.
3. Οι προτάσεις μεταφοράς πιστώσεων και οι μεταφορές πιστώσεων που διενεργούνται σύμφωνα με τις παραγράφους 1 και 2 συνοδεύονται με τα κατάλληλα και λεπτομερή δικαιολογητικά που παρουσιάζουν εκτέλεση των πιστώσεων και εκτιμήσεις των αναγκών έως το τέλος του οικονομικού έτους, τόσο για τις τροφοδοτούμενες γραμμές όσο και για τις γραμμές από τις οποίες γίνεται η ανάληψη πιστώσεων.
4. Ο διευθυντής ενημερώνει το διοικητικό συμβούλιο το ταχύτερο δυνατό για όλες τις πραγματοποιούμενες μεταφορές. Ο διευθυντής ενημερώνει το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο για όλες τις μεταφορές που πραγματοποιούνται βάσει της παραγράφου 2.
Άρθρο 28
Ειδικοί κανόνες για τις μεταφορές πιστώσεων
1. Η μεταφορά πιστώσεων επιτρέπεται μόνο προς γραμμές του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης για τις οποίες ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης επιτρέπει τη διάθεση πιστώσεων ή οι οποίες φέρουν τη μνεία «προς υπόμνηση» (pro memoria).
2. Η μεταφορά πιστώσεων που αντιστοιχούν σε έσοδα για ειδικό προορισμό επιτρέπεται μόνον εφόσον τα έσοδα αυτά διατηρούν τον προορισμό τους.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7
Αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης
Άρθρο 29
Αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας/αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης
1. Η χρησιμοποίηση των πιστώσεων είναι σύμφωνη με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, δηλαδή σύμφωνη με τις αρχές της οικονομίας, της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας.
2. Η αρχή της οικονομίας ορίζει ότι τα μέσα που χρησιμοποιούνται από το όργανο για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων του καθίστανται εγκαίρως διαθέσιμα, στην ενδεδειγμένη ποσότητα και ποιότητα και στην καλύτερη τιμή.
Η αρχή της αποδοτικότητας αφορά την καλύτερη σχέση μεταξύ χρησιμοποιηθέντων μέσων και επιτευχθέντων αποτελεσμάτων.
Η αρχή της αποτελεσματικότητας αφορά την εκπλήρωση των ειδικών στόχων που έχουν ορισθεί και την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων.
3. Ο οργανισμός της Ένωσης πραγματοποιεί συγκριτική αξιολόγηση επιδόσεων που αναφέρεται στο άρθρο 50 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Η συγκριτική αξιολόγηση επιδόσεων περιλαμβάνει:
-
επανεξέταση της αποδοτικότητας των οριζόντιων υπηρεσιών του οργανισμού της Ένωσης,
-
ανάλυση κόστους-οφέλους της χρήσης κοινών υπηρεσιών ή της μεταφοράς τους εξ ολοκλήρου σε άλλον οργανισμό της Ένωσης ή στην Επιτροπή.
Κατά την εκτέλεση της αναφερόμενης στο πρώτο και το δεύτερο εδάφιο συγκριτικής αξιολόγησης, ο οργανισμός της Ένωσης προβαίνει στις αναγκαίες ρυθμίσεις για την αποτροπή κάθε σύγκρουσης συμφερόντων.
4. Τίθενται συγκεκριμένοι, μετρήσιμοι, εφικτοί, ουσιαστικοί και χρονικά προγραμματισμένοι στόχοι για όλους τους τομείς δραστηριοτήτων που καλύπτει ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης. Η επίτευξη των στόχων αυτών ελέγχεται βάσει δεικτών επίδοσης που καθορίζονται ανά δραστηριότητα και τα στοιχεία παρέχονται στο διοικητικό συμβούλιο από τον διευθυντή. Τα στοιχεία αυτά παρέχονται κάθε έτος και το αργότερο με τα έγγραφα που συνοδεύουν το σχέδιο προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
5. Για να βελτιωθεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων, ο οργανισμός της Ένωσης διενεργεί εκ των προτέρων και εκ των υστέρων αξιολογήσεις, σύμφωνα με τις οδηγίες της Επιτροπής. Οι εν λόγω αξιολογήσεις αφορούν όλα τα προγράμματα και τις δραστηριότητες που συνεπάγονται σημαντικές δαπάνες και τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων γνωστοποιούνται στο διοικητικό συμβούλιο.
6. Ο διευθυντής υποβάλλει σχέδιο δράσης για τη συνέχεια που πρέπει να δίνεται στα συμπεράσματα των αναφερόμενων στην παράγραφο 5 αξιολογήσεων, καθώς και έκθεση προόδου δύο φορές το έτος στην Επιτροπή και σε τακτά διαστήματα στο διοικητικό συμβούλιο.
7. Το διοικητικό συμβούλιο ελέγχει την εφαρμογή του αναφερόμενου στην παράγραφο 6 σχεδίου δράσης.
Άρθρο 30
Εσωτερικός έλεγχος της εκτέλεσης του προϋπολογισμού
1. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης εκτελείται βάσει αποτελεσματικού και αποδοτικού εσωτερικού ελέγχου.
2. Για τους σκοπούς της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης, ως εσωτερικός έλεγχος ορίζεται η διαδικασία που εφαρμόζεται σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης και αποσκοπεί στην παροχή εύλογης βεβαιότητας ως προς την επίτευξη των ακόλουθων στόχων:
α)
αποτελεσματικότητα, αποδοτικότητα και οικονομία των πράξεων·
β)
αξιοπιστία των εκθέσεων·
γ)
διασφάλιση των περιουσιακών στοιχείων και ενημέρωση·
δ)
πρόληψη, εντοπισμός, διόρθωση και παρακολούθηση των περιπτώσεων απάτης και των παρατυπιών·
ε)
επαρκής διαχείριση των κινδύνων που σχετίζονται με τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκείμενων πράξεων, λαμβάνοντας υπόψη τον πολυετή χαρακτήρα των προγραμμάτων καθώς και τη φύση των σχετικών πληρωμών.
3. Ο αποτελεσματικός εσωτερικός έλεγχος βασίζεται στις βέλτιστες διεθνείς πρακτικές και περιλαμβάνει ιδίως τα ακόλουθα:
α)
διαχωρισμό καθηκόντων·
β)
κατάλληλη στρατηγική διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων των ελέγχων σε επίπεδο αποδέκτη·
γ)
αποτροπή συγκρούσεων συμφερόντων·
δ)
κατάλληλες διαδρομές ελέγχου και ακεραιότητα των δεδομένων στα συστήματα πληροφορικής·
ε)
διαδικασίες παρακολούθησης των επιδόσεων και λήψης μέτρων μετά τον εντοπισμό των αδυναμιών και των εξαιρέσεων των εσωτερικών ελέγχων·
στ)
περιοδικές αξιολογήσεις της ορθής λειτουργίας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου.
4. Ο αποδοτικός εσωτερικός έλεγχος βασίζεται στα ακόλουθα στοιχεία:
α)
εφαρμογή κατάλληλης στρατηγικής διαχείρισης κινδύνων και ελέγχου που συμφωνείται μεταξύ όλων των αρμόδιων παραγόντων της αλυσίδας ελέγχου·
β)
δυνατότητα πρόσβασης όλων των αρμόδιων παραγόντων της αλυσίδας ελέγχου στα αποτελέσματα των ελέγχων·
γ)
στήριξη, κατά περίπτωση, σε ανεξάρτητες γνωμοδοτήσεις λογιστικού ελέγχου, υπό την προϋπόθεση ότι η ποιότητα των υποκείμενων εργασιών είναι επαρκής και αποδεκτή και ότι εκτελέστηκαν σύμφωνα με τα συμφωνημένα πρότυπα·
δ)
έγκαιρη εφαρμογή διορθωτικών μέτρων, συμπεριλαμβανόμενης, κατά περίπτωση, της επιβολής αποτρεπτικών ποινών·
ε)
εξάλειψη των πολλαπλών ελέγχων·
στ)
βελτίωση του λόγου κόστους-οφέλους των ελέγχων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8
Αρχή της διαφάνειας
Άρθρο 31
Δημοσίευση λογαριασμών, προϋπολογισμών και εκθέσεων
1. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης καταρτίζεται, εκτελείται και αποτελεί αντικείμενο απόδοσης λογαριασμών σύμφωνα με την αρχή της διαφάνειας.
2. Η συνοπτική παρουσίαση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης και κάθε διορθωτικού προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης, με τη μορφή της οριστικής έγκρισής τους, δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης εντός τριών μηνών από την έγκρισή τους.
Η σύνοψη παρουσιάζει τις πέντε βασικές γραμμές εσόδων και τις πέντε βασικές γραμμές δαπανών του προϋπολογισμού διοικητικής λειτουργίας και του επιχειρησιακού προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης, τον πίνακα προσωπικού και εκτίμηση του αριθμού των συμβασιούχων υπαλλήλων, εκφρασμένου σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, για τους οποίους έχουν εγγραφεί πιστώσεις στον προϋπολογισμό, καθώς και του αριθμού των αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων. Παραθέτει επίσης τα αριθμητικά στοιχεία για το προηγούμενο έτος.
3. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης που περιλαμβάνει τον πίνακα προσωπικού και οι διορθωτικοί προϋπολογισμοί του οργανισμού της Ένωσης, με τη μορφή της οριστικής έγκρισής τους, καθώς και αναφορά του αριθμού συμβασιούχων υπαλλήλων, εκφρασμένου σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, για τους οποίους έχουν εγγραφεί πιστώσεις στον προϋπολογισμό, καθώς και του αριθμού των αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων, διαβιβάζονται προς ενημέρωση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, το Ελεγκτικό Συνέδριο και την Επιτροπή και δημοσιεύονται στον δικτυακό τόπο του οικείου οργανισμού της Ένωσης εντός τεσσάρων εβδομάδων από την έγκρισή τους.
4. Ο οργανισμός της Ένωσης παρέχει στον δικτυακό τόπο του, το αργότερο στις 30 Ιουνίου του επόμενου οικονομικού έτους, πληροφορίες για τους δικαιούχους των κονδυλίων που προέρχονται από τον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, καθώς και για τους εμπειρογνώμονες που έχουν προσληφθεί κατ’ εφαρμογή του άρθρου 89, σύμφωνα με τις παραγράφους 2, 3 και 4 του άρθρου 21 του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 της Επιτροπής (7) βάσει τυποποιημένης παρουσίασης. Τα στοιχεία που δημοσιεύονται είναι εύκολα προσβάσιμα, διαφανή και περιεκτικά. Τα εν λόγω στοιχεία διατίθενται με τη δέουσα τήρηση των απαιτήσεων εμπιστευτικότητας και ασφάλειας, ιδίως της προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
ΤΙΤΛΟΣ III
ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
Κατάρτιση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
Άρθρο 32
Ετήσιος και πολυετής προγραμματισμός
1. Ο οργανισμός της Ένωσης συντάσσει έγγραφο προγραμματισμού που περιέχει πολυετές και ετήσιο πρόγραμμα, λαμβάνοντας υπόψη τις κατευθυντήριες γραμμές που καθορίζει η Επιτροπή.
2. Το πολυετές πρόγραμμα καθορίζει:
-
συνολικό στρατηγικό προγραμματισμό που περιλαμβάνει στόχους, αναμενόμενα αποτελέσματα και δείκτες επιδόσεων,
-
προγραμματισμό των πόρων, που περιλαμβάνει τον πολυετή προϋπολογισμό και το προσωπικό.
Ο προγραμματισμός των πόρων περιλαμβάνει ποιοτικές και ποσοτικές πληροφορίες σχετικά με το ανθρώπινο δυναμικό και δημοσιονομικά ζητήματα για την υποβολή εκθέσεων, και ιδίως:
-
για τα έτη Ν-1 και Ν, στοιχεία σχετικά με τον αριθμό των μονίμων, εκτάκτων και συμβασιούχων υπαλλήλων, όπως ορίζονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς και των αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων·
-
για το έτος Ν-1, εκτίμηση των πράξεων του προϋπολογισμού κατά την έννοια του άρθρου 97 και πληροφορίες σχετικά με εισφορές σε είδος που χορηγεί το κράτος μέλος υποδοχής στον οργανισμό της Ένωσης·
-
για το έτος Ν+1, εκτίμηση του αριθμού των μονίμων, εκτάκτων και συμβασιούχων υπαλλήλων, όπως ορίζονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης·
-
για τα επόμενα έτη, ενδεικτικό προϋπολογισμό και προγραμματισμό των ανθρώπινων πόρων.
Η Επιτροπή αποστέλλει στον οργανισμό της Ένωσης τη γνώμη των αρμοδίων υπηρεσιών της για το σχέδιο προγραμματισμού των ανθρώπινων πόρων.
Εάν ο οργανισμός της Ένωσης δεν λάβει πλήρως υπόψη τη γνώμη των υπηρεσιών της Επιτροπής, παρέχει στην Επιτροπή επαρκείς εξηγήσεις.
Ο προγραμματισμός των πόρων επικαιροποιείται σε ετήσια βάση. Ο στρατηγικός προγραμματισμός επικαιροποιείται κατά περίπτωση, ιδίως για τη συνεκτίμηση των αποτελεσμάτων των συνολικών αξιολογήσεων που αναφέρονται στη συστατική του πράξη.
3. Το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας του οργανισμού της Ένωσης περιέχει λεπτομερείς στόχους και τα αναμενόμενα αποτελέσματα με δείκτες επιδόσεων. Περιλαμβάνει επίσης περιγραφή των προς χρηματοδότηση ενεργειών και αναφέρει το ποσό των οικονομικών και ανθρώπινων πόρων που διατίθεται για κάθε δράση. Το ετήσιο πρόγραμμα εργασίας συνάδει με το πολυετές πρόγραμμα που αναφέρεται στην παράγραφο 1.
Αναφέρει σαφώς τα καθήκοντα του οργανισμού της Ένωσης που έχουν προστεθεί, μεταβληθεί ή διαγραφεί σε σχέση με το προηγούμενο οικονομικό έτος.
4. Κάθε ουσιώδης τροποποίηση του ετήσιου προγράμματος εργασίας εγκρίνεται με την ίδια διαδικασία που εφαρμόζεται και στο αρχικό πρόγραμμα εργασίας, σύμφωνα με τις διατάξεις της συστατικής πράξης και του άρθρου 33 του παρόντος κανονισμού.
Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να εξουσιοδοτεί τον διατάκτη του οργανισμού της Ένωσης να επιφέρει μη ουσιώδεις τροποποιήσεις στο ετήσιο πρόγραμμα εργασίας.
Άρθρο 33
Κατάρτιση του προϋπολογισμού
1. Ο προϋπολογισμός καταρτίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις της συστατικής πράξης.
2. Ο οργανισμός της Ένωσης διαβιβάζει στην Επιτροπή σχέδιο προσωρινής κατάστασης προβλέψεων των εσόδων και των δαπανών του καθώς και τις γενικές κατευθύνσεις στις οποίες βασίζεται η εν λόγω κατάσταση, το αργότερο έως τις 31 Ιανουαρίου κάθε έτους.
3. Σύμφωνα με το άρθρο 37 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, κάθε έτος ο οργανισμός της Ένωσης διαβιβάζει στην Επιτροπή, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο κατάσταση προβλέψεων των εσόδων και δαπανών του, όπως ορίζεται στη συστατική του πράξη.
4. Η κατάσταση προβλέψεων των εσόδων και δαπανών του οργανισμού της Ένωσης περιλαμβάνει:
α)
πίνακα προσωπικού, ο οποίος καθορίζει τον αριθμό των οργανικών και έκτακτων θέσεων που έχουν εγκριθεί μέσα στα όρια των πιστώσεων του προϋπολογισμού, ανά κατηγορία και βαθμό·
β)
σε περίπτωση μεταβολής του αριθμού των υπηρετούντων μελών του προσωπικού, κατάσταση που αιτιολογεί την αίτηση για νέες θέσεις·
γ)
τριμηνιαία πρόβλεψη των πληρωμών και των εισπράξεων σε μετρητά·
δ)
πληροφορίες σχετικά με την επίτευξη όλων των στόχων που είχαν ορισθεί προηγουμένως για τις διάφορες δράσεις. Τα αποτελέσματα των αξιολογήσεων εξετάζονται και χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία για τα ενδεχόμενα πλεονεκτήματα από την αύξηση ή τη μείωση του προτεινόμενου προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό του για το έτος Ν.
5. Ο οργανισμός της Ένωσης διαβιβάζει στην Επιτροπή, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο το σχέδιο εγγράφου προγραμματισμού που αναφέρεται στο άρθρο 32, το αργότερο στις 31 Ιανουαρίου κάθε έτους, καθώς και κάθε μεταγενέστερη επίκαιρη έκδοση του εγγράφου αυτού.
6. Στο πλαίσιο της διαδικασίας έγκρισης του προϋπολογισμού, η Επιτροπή διαβιβάζει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο την κατάσταση προβλέψεων του οργανισμού της Ένωσης και προτείνει το ποσό της συνεισφοράς για τον οργανισμό της Ένωσης καθώς και τον αριθμό μελών του προσωπικού που κρίνει αναγκαίο για τον οργανισμό. Μόλις καταρτίσει το σχέδιο προϋπολογισμού, η Επιτροπή παρέχει σχέδιο του πίνακα προσωπικού των οργανισμών της Ένωσης και εκτίμηση του αριθμού συμβασιούχων υπαλλήλων και αποσπασμένων εθνικών εμπειρογνωμόνων, εκφρασμένου σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης, για τους οποίους προτείνονται πιστώσεις.
7. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο εγκρίνουν τον πίνακα προσωπικού του οργανισμού της Ένωσης καθώς και κάθε μεταγενέστερη τροποποίησή του, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 38 παράγραφος 1. Ο πίνακας προσωπικού δημοσιεύεται σε παράρτημα του τμήματος III - Επιτροπή - του προϋπολογισμού.
8. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης και ο πίνακας προσωπικού μαζί με το έγγραφο προγραμματισμού που αναφέρεται στο άρθρο 32 εγκρίνονται από το διοικητικό συμβούλιο. Καθίστανται οριστικοί μετά την τελική έγκριση του προϋπολογισμού, ο οποίος καθορίζει το ύψος της συνεισφοράς και τον πίνακα προσωπικού και, εάν είναι αναγκαίο, ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης και ο πίνακας προσωπικού προσαρμόζονται αναλόγως.
9. Κατά την ανάθεση νέων καθηκόντων σε έναν οργανισμό της Ένωσης, με την επιφύλαξη των νομοθετικών διαδικασιών για την τροποποίηση της συστατικής του πράξης, η Επιτροπή υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο τις αναγκαίες πληροφορίες για την αξιολόγηση του αντίκτυπου των νέων καθηκόντων στους πόρους του οργανισμού της Ένωσης, προκειμένου να αναθεωρήσουν, εφόσον είναι αναγκαίο, τη χρηματοδότησή του.
Άρθρο 34
Διορθωτικοί προϋπολογισμοί
Κάθε τροποποίηση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης, περιλαμβανομένου του πίνακα προσωπικού, αποτελεί αντικείμενο διορθωτικού προϋπολογισμού, ο οποίος εγκρίνεται σύμφωνα με την ίδια διαδικασία που εφαρμόζεται και στον αρχικό προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, σύμφωνα με τις διατάξεις της συστατικής πράξης και του άρθρου 33 του παρόντος κανονισμού.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
Διάρθρωση και παρουσίαση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
Άρθρο 35
Διάρθρωση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης απαρτίζεται από κατάσταση εσόδων και κατάσταση δαπανών.
Άρθρο 36
Ονοματολογία του προϋπολογισμού
Όταν το δικαιολογεί η φύση των δραστηριοτήτων του οργανισμού της Ένωσης, η κατάσταση δαπανών πρέπει να συντάσσεται βάσει ονοματολογίας που περιλαμβάνει ταξινόμηση κατά προορισμό. Η εν λόγω ονοματολογία καθορίζεται από τον οργανισμό της Ένωσης και κάνει σαφή διάκριση μεταξύ διοικητικών και επιχειρησιακών πιστώσεων.
Άρθρο 37
Παρουσίαση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης παρουσιάζει:
1.
Στην κατάσταση εσόδων:
α)
τις προβλέψεις εσόδων του οργανισμού της Ένωσης για το σχετικό οικονομικό έτος («έτος Ν»)·
β)
τα προβλεφθέντα έσοδα του προηγούμενου οικονομικού έτους και τα έσοδα του οικονομικού έτους Ν-2·
γ)
τις αναγκαίες παρατηρήσεις για κάθε γραμμή εσόδων.
2.
Στην κατάσταση δαπανών:
α)
τις πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών για το έτος Ν·
β)
τις πιστώσεις αναλήψεων υποχρεώσεων και πληρωμών για το προηγούμενο οικονομικό έτος, καθώς και τις δαπάνες που ανελήφθησαν και κατεβλήθησαν κατά το οικονομικό έτος Ν-2· οι τελευταίες εκφράζονται επίσης ως ποσοστό του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης του έτους Ν·
γ)
ανακεφαλαιωτική κατάσταση του χρονοδιαγράμματος των πληρωμών που πρέπει να πραγματοποιηθούν κατά τη διάρκεια μεταγενέστερων οικονομικών ετών για την εκπλήρωση δημοσιονομικών αναλήψεων υποχρεώσεων κατά τα προηγούμενα οικονομικά έτη·
δ)
τις αναγκαίες παρατηρήσεις για κάθε υποδιαίρεση.
Άρθρο 38
Κανόνες για τον πίνακα προσωπικού
1. Ο αναφερόμενος στο άρθρο 33 πίνακας προσωπικού αναγράφει, δίπλα στον αριθμό των εγκεκριμένων θέσεων για το εκάστοτε οικονομικό έτος, τον αριθμό των εγκεκριμένων θέσεων για το προηγούμενο οικονομικό έτος, καθώς και τον αριθμό των θέσεων εργασίας που πράγματι έχουν πληρωθεί. Συνιστά απόλυτο όριο για τον οργανισμό της Ένωσης. Κανένας διορισμός δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί καθ’ υπέρβαση αυτού του ορίου.
Ωστόσο, εξαιρουμένων των βαθμών AD 16, AD 15, AD 14 και AD 13, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να τροποποιεί τον πίνακα προσωπικού, και τούτο μέχρι το 10 % των εγκεκριμένων θέσεων, υπό τις εξής προϋποθέσεις:
α)
δεν θίγεται το ύψος των πιστώσεων προσωπικού για ένα πλήρες οικονομικό έτος·
β)
δεν υπάρχει υπέρβαση του ορίου του συνολικού αριθμού των εγκεκριμένων θέσεων στον πίνακα προσωπικού·
γ)
ο οργανισμός της Ένωσης έχει συμμετάσχει σε διαδικασία συγκριτικής αξιολόγησης επιδόσεων μαζί με τους άλλους οργανισμούς της Ένωσης, κατά τα πρότυπα της ανάλυσης προσωπικού που ξεκίνησε η Επιτροπή.
2. Κατά παρέκκλιση της παραγράφου 1 δεύτερο εδάφιο, οι επιπτώσεις της μερικής απασχόλησης που έχει εγκριθεί από την αρμόδια για τους διορισμούς αρχή, σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, μπορούν να αντισταθμίζονται με άλλους διορισμούς. Όταν μέλος του προσωπικού ζητήσει την ανάκληση της έγκρισης πριν από την εκπνοή της χορηγηθείσας προθεσμίας, ο οργανισμός της Ένωσης λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα για την τήρηση του ορίου που αναφέρεται στο στοιχείο β) του δεύτερου εδαφίου της παραγράφου 1, το ταχύτερο δυνατόν.
ΤΙΤΛΟΣ IV
ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΤΗΣ ΕΝΩΣΗΣ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
Γενικές διατάξεις
Άρθρο 39
Εκτέλεση του προϋπολογισμού σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης
1. Καθήκοντα διατάκτη ασκεί ο διευθυντής. Εκτελεί τον προϋπολογισμό κατά τα έσοδα και τις δαπάνες, σύμφωνα με τις δημοσιονομικές διατάξεις του οργανισμού της Ένωσης και την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, με δική του ευθύνη και εντός του ορίου των διαθέσιμων πιστώσεων.
2. Με την επιφύλαξη των αρμοδιοτήτων του διατάκτη όσον αφορά την πρόληψη και τον εντοπισμό περιπτώσεων απάτης και παρατυπιών, ο οργανισμός της Ένωσης συμμετέχει στις δραστηριότητες της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Καταπολέμησης της Απάτης για την πρόληψη της απάτης.
Άρθρο 40
Ανάθεση αρμοδιοτήτων εκτέλεσης του προϋπολογισμού
1. Ο διευθυντής μπορεί να μεταβιβάσει τις εξουσίες του ως προς την εκτέλεση του προϋπολογισμού σε υπαλλήλους του οργανισμού της Ένωσης που υπάγονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, σύμφωνα με τους όρους που καθορίζονται στους κανόνες οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού της Ένωσης οι οποίοι εγκρίνονται από το διοικητικό συμβούλιο. Οι εντεταλμένοι μπορούν να ενεργούν μόνο εντός των ορίων των εξουσιών που τους έχουν ανατεθεί ρητά.
2. Ο εντολοδόχος μπορεί να μεταβιβάσει περαιτέρω τις εξουσίες που του έχουν ανατεθεί υπό τους όρους που καθορίζονται στους λεπτομερείς κανόνες εφαρμογής του παρόντος κανονισμού που αναφέρονται στο άρθρο 114. Κάθε πράξη δευτερεύουσας μεταβίβασης απαιτεί τη ρητή συγκατάθεση του διευθυντή.
Άρθρο 41
Σύγκρουση συμφερόντων
1. Απαγορεύεται σε κάθε δημοσιονομικό παράγοντα, κατά την έννοια του κεφαλαίου 2 του παρόντος τίτλου, και σε κάθε άλλο πρόσωπο που συμμετέχει στην εκτέλεση και τη διαχείριση του προϋπολογισμού, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών προπαρασκευαστικών πράξεων, και στον λογιστικό ή άλλο έλεγχο, να προβαίνουν σε οποιαδήποτε ενέργεια που θα μπορούσε να δημιουργήσει κατάσταση σύγκρουσης των συμφερόντων του με τα συμφέροντα του οργανισμού της Ένωσης.
Εάν υπάρχει τέτοιος κίνδυνος, το εν λόγω πρόσωπο απέχει από τη σχετική ενέργεια και αναφέρει το γεγονός στην αρμόδια αρχή που επιβεβαιώνει εγγράφως κατά πόσον υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων. Όταν διαπιστωθεί σύγκρουση συμφερόντων, το εμπλεκόμενο πρόσωπο παύει να ασκεί κάθε δραστηριότητα σχετική με το συγκεκριμένο θέμα. Η αρμόδια αρχή λαμβάνει κάθε περαιτέρω αναγκαίο μέτρο.
2. Για τους σκοπούς της παραγράφου 1, σύγκρουση συμφερόντων υφίσταται όταν η αμερόληπτη και αντικειμενική άσκηση των καθηκόντων δημοσιονομικού παράγοντα ή άλλου προσώπου, όπως αναφέρεται στην παράγραφο 1, υπονομεύεται από οικογενειακούς ή συναισθηματικούς λόγους ή από πολιτικούς ή εθνικούς δεσμούς, από οικονομικό συμφέρον ή από οποιαδήποτε σύμπτωση συμφερόντων με τον δικαιούχο.
3. Η αρμόδια αρχή της παραγράφου 1 είναι η άμεση ιεραρχικά ανώτερη του εμπλεκόμενου υπαλλήλου. Εάν πρόκειται για τον διευθυντή, αρμόδια αρχή είναι το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο.
4. Ο οργανισμός της Ένωσης θεσπίζει κανόνες για την πρόληψη και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων.
Άρθρο 42
Μέθοδος εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης
1. Ο προϋπολογισμός του οργανισμού της Ένωσης εκτελείται από τον διευθυντή, μέσω των υπηρεσιών που τελούν υπό την εποπτεία του.
2. Καθήκοντα τεχνικής πραγματογνωμοσύνης και διοικητικά, προπαρασκευαστικά ή δευτερεύοντα καθήκοντα που δεν συνεπάγονται άσκηση δημόσιας εξουσίας ούτε άσκηση διακριτικής ευχέρειας, είναι δυνατόν να ανατίθενται μέσω συμβάσεων σε εξωτερικούς φορείς ή οργανισμούς ιδιωτικού δικαίου, όταν αυτό είναι αναγκαίο.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
Δημοσιονομικοί παράγοντες
Τμήμα 1
Αρχή του διαχωρισμού των καθηκόντων
Άρθρο 43
Διαχωρισμός των καθηκόντων
Τα καθήκοντα του διατάκτη και του υπολόγου είναι διαχωρισμένα και ασυμβίβαστα μεταξύ τους.
Τμήμα 2
Διατάκτης
Άρθρο 44
Εξουσίες και καθήκοντα του διατάκτη
1. Ο διατάκτης αναλαμβάνει την εκτέλεση των εσόδων και των δαπανών σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, καθώς και τη διασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητάς τους.
2. Για τους σκοπούς της παραγράφου 1, ο διατάκτης, σύμφωνα με τα ελάχιστα πρότυπα που έχουν εγκριθεί από το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, από το εκτελεστικό συμβούλιο, με βάση ισοδύναμα πρότυπα που θεσπίζει η Επιτροπή για τις δικές της υπηρεσίες, και λαμβάνοντας υπόψη τους κινδύνους που συνδέονται με το διαχειριστικό περιβάλλον και με τη φύση των χρηματοδοτούμενων ενεργειών, δημιουργεί την οργανωτική δομή και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου που ενδείκνυνται για την άσκηση των καθηκόντων του διατάκτη.
Η δημιουργία τέτοιας δομής και συστημάτων υποστηρίζεται από συνολική ανάλυση κινδύνου, η οποία λαμβάνει υπόψη το συναφές κόστος και όφελος.
Ο διατάκτης μπορεί να δημιουργήσει στους κόλπους των υπηρεσιών του λειτουργία πραγματογνωμοσύνης και παροχής συμβουλών, με σκοπό τη συμβολή στην αντιμετώπιση των κινδύνων που ενυπάρχουν στις δραστηριότητές του.
3. Για την εκτέλεση των δαπανών, ο διατάκτης προβαίνει σε δημοσιονομικές και σε νομικές δεσμεύσεις, στην εκκαθάριση των δαπανών και την έκδοση των ενταλμάτων πληρωμής και διενεργεί προκαταρκτικές πράξεις για την εκτέλεση των πιστώσεων.
4. Η εκτέλεση των εσόδων περιλαμβάνει την κατάρτιση των προβλέψεων απαιτήσεων, τη βεβαίωση των δικαιωμάτων είσπραξης και την έκδοση των ενταλμάτων είσπραξης. Κατά περίπτωση, περιλαμβάνει και την παραίτηση από απαιτήσεις ήδη βεβαιωθείσες.
5. Ο διατάκτης φυλάσσει τα δικαιολογητικά σχετικά με εκτελεσθείσες πράξεις επί πέντε έτη από την ημερομηνία της απόφασης απαλλαγής για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται σε δικαιολογητικά έγγραφα διαγράφονται, κατά το δυνατόν, εφόσον τα εν λόγω στοιχεία δεν είναι απαραίτητα για τη χορήγηση απαλλαγής για την εκτέλεση του προϋπολογισμού, τον εσωτερικό και τον λογιστικό έλεγχο. Σε κάθε περίπτωση, όσον αφορά τη διατήρηση των δεδομένων κίνησης, εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου 37 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 45
Εκ των προτέρων έλεγχοι
1. Κάθε πράξη που αναφέρεται στο άρθρο 44 υπόκειται τουλάχιστον σε εκ των προτέρων έλεγχο στηριζόμενο σε εξέταση εγγράφων και στα διαθέσιμα αποτελέσματα ελέγχων που έχουν ήδη διενεργηθεί, σε σχέση με τις επιχειρησιακές και οικονομικές πτυχές της πράξης.
Οι εκ των προτέρων έλεγχοι περιλαμβάνουν την έναρξη και την επαλήθευση της πράξης.
2. Ως έναρξη μιας πράξης νοείται το σύνολο των προπαρασκευαστικών εργασιών πριν από την έκδοση των πράξεων εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης από τους διατάκτες που αναφέρονται στα άρθρα 33 και 34.
3. Ως εκ των προτέρων επαλήθευση μιας πράξης νοείται το σύνολο των εκ των προτέρων ελέγχων που οργανώνονται από τον αρμόδιο διατάκτη με σκοπό την επαλήθευση των επιχειρησιακών και οικονομικών στοιχείων της πράξης.
4. Με τους εκ των προτέρων ελέγχους επαληθεύεται η συμφωνία των δικαιολογητικών εγγράφων που έχουν ζητηθεί και κάθε άλλης διαθέσιμης πληροφορίας. Η συχνότητα και η ένταση των εκ των προτέρων ελέγχων καθορίζεται από τον αρμόδιο διατάκτη βάσει εκτιμήσεων ως προς τον κίνδυνο και τη σχέση κόστους-οφέλους. Σε περίπτωση αμφιβολίας, ο διατάκτης που είναι αρμόδιος για την επικύρωση της σχετικής πληρωμής ζητεί συμπληρωματικά στοιχεία ή διενεργεί επιτόπιο έλεγχο, ώστε να έχει εύλογη διαβεβαίωση ως μέρος του εκ των προτέρων ελέγχου.
Σκοπός των εκ των προτέρων ελέγχων είναι να υπάρξει ιδίως βεβαιότητα:
α)
για την κανονικότητα της δαπάνης και την τήρηση των διατάξεων που εφαρμόζονται·
β)
για το ότι έχει τηρηθεί η αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης που ορίζεται στο άρθρο 29.
Για τους σκοπούς των ελέγχων, ο διατάκτης μπορεί να θεωρεί ότι ένα σύνολο παρόμοιων μεμονωμένων πράξεων που αφορούν τρέχουσες δαπάνες μισθοδοσίας, καταβολής συντάξεων, επιστροφής εξόδων αποστολής και ιατρικών εξόδων αποτελεί ενιαία πράξη.
5. Για κάθε πράξη, οι υπάλληλοι που διενεργούν την επαλήθευση είναι διαφορετικοί από τους υπαλλήλους που κίνησαν τη διαδικασία. Οι υπάλληλοι που διενεργούν την επαλήθευση δεν υπάγονται ιεραρχικά στους υπαλλήλους που κίνησαν τη διαδικασία.
Άρθρο 46
Εκ των υστέρων έλεγχοι
1. Ο διατάκτης μπορεί να καθιερώσει εκ των υστέρων ελέγχους προκειμένου να επαληθεύσει τις πράξεις που έχουν ήδη εγκριθεί με βάση τους εκ των προτέρων ελέγχους. Οι εν λόγω έλεγχοι μπορούν να διοργανώνονται δειγματοληπτικά βάσει ανάλυσης κινδύνου.
2. Οι εκ των υστέρων έλεγχοι μπορούν να διεξάγονται βάσει εγγράφων και, κατά περίπτωση, επιτόπου.
Με τους εκ των υστέρων ελέγχους επαληθεύεται η ορθή εκτέλεση των πράξεων που χρηματοδοτούνται από τον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, και ιδίως η τήρηση των κριτηρίων που αναφέρονται στο άρθρο 45 παράγραφος 4.
Τα αποτελέσματα των εκ των υστέρων ελέγχων επανεξετάζονται από τον διατάκτη τουλάχιστον μία φορά ετησίως, με σκοπό να διαπιστωθούν τυχόν συστημικά προβλήματα. Ο διατάκτης λαμβάνει μέτρα για την επίλυση των προβλημάτων αυτών.
Η αναφερόμενη στην παράγραφο 1 ανάλυση κινδύνου επανεξετάζεται υπό το πρίσμα των αποτελεσμάτων των ελέγχων και άλλων συναφών πληροφοριών.
Στην περίπτωση των πολυετών προγραμμάτων, ο διατάκτης καταρτίζει πολυετή στρατηγική ελέγχου και καθορίζει συγκεκριμένα το είδος και την έκταση των ελέγχων κατά τη διάρκεια της περιόδου αναφοράς και τον τρόπο μέτρησης των αποτελεσμάτων σε ετήσια βάση για την ετήσια διαδικασία αξιοπιστίας.
3. Οι εκ των προτέρων έλεγχοι διενεργούνται από υπαλλήλους άλλους από εκείνους οι οποίοι είναι αρμόδιοι για τους εκ των υστέρων ελέγχους. Οι αρμόδιοι υπάλληλοι για τους εκ των υστέρων ελέγχους δεν υπάγονται ιεραρχικά στους υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για τους εκ των προτέρων ελέγχους.
Εάν ο διατάκτης πραγματοποιεί χρηματοοικονομικούς λογιστικούς ελέγχους των δικαιούχων ως εκ των υστέρων ελέγχους, οι σχετικοί ελεγκτικοί κανόνες είναι σαφείς, συνεπείς και διαφανείς και σέβονται τα δικαιώματα τόσο του οργανισμού της Ένωσης όσο και των ελεγχομένων.
4. Οι υπάλληλοι που είναι υπεύθυνοι για τον έλεγχο της διαχείρισης των οικονομικών πράξεων που αναφέρονται στην παράγραφο 3 πρέπει να διαθέτουν τα αναγκαία επαγγελματικά προσόντα. Ακολουθούν ειδικό κώδικα επαγγελματικών προτύπων τον οποίο θεσπίζει ο οργανισμός της Ένωσης και ο οποίος βασίζεται στα πρότυπα που θεσπίζει η Επιτροπή για τις δικές της υπηρεσίες.
Άρθρο 47
Ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων
1. Ο διατάκτης υποβάλλει στο διοικητικό συμβούλιο έκθεση σχετικά με την άσκηση των καθηκόντων του, υπό μορφή ενοποιημένης ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων η οποία περιλαμβάνει:
α)
πληροφορίες σχετικά με:
-
την εκτέλεση του ετήσιου προγράμματος εργασίας του οργανισμού, του προϋπολογισμού και των πόρων σε προσωπικό σύμφωνα με το άρθρο 38,
-
τα συστήματα διαχείρισης και εσωτερικού ελέγχου και συνοπτική περιγραφή του αριθμού και του είδους των εσωτερικών ελέγχων που διενήργησε ο εσωτερικός ελεγκτής, τις ικανότητες εσωτερικού ελέγχου, τις διατυπωθείσες συστάσεις και τη συνέχεια που δόθηκε σε αυτές τις συστάσεις, καθώς και τις συστάσεις των προηγούμενων ετών, όπως αναφέρεται στα άρθρα 82 και 83,
-
ενδεχόμενες παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου και τα μέτρα που λαμβάνονται με βάση αυτές τις παρατηρήσεις,
-
τους λογαριασμούς και την έκθεση δημοσιονομικής και οικονομικής διαχείρισης, με την επιφύλαξη των άρθρων 92, 96 και 97·
β)
δήλωση του διατάκτη που αναφέρει κατά πόσον έχει την εύλογη βεβαιότητα ότι, εφόσον δεν έχουν διατυπωθεί επιφυλάξεις σε σχέση με συγκεκριμένους τομείς εσόδων και δαπανών:
-
τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στην έκθεση παρέχουν πιστή εικόνα,
-
οι πόροι που χορηγήθηκαν για τις δραστηριότητες που περιγράφονται στην έκθεση χρησιμοποιήθηκαν σύμφωνα με τον προορισμό τους και με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης,
-
οι θεσπισθείσες διαδικασίες ελέγχου παρέχουν τα απαραίτητα εχέγγυα ως προς τη νομιμότητα και κανονικότητα των υποκείμενων πράξεων.
Η ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων αναφέρει τα αποτελέσματα των πράξεων σε συνάρτηση με τους στόχους που έχουν τεθεί, τους συναφείς με τις πράξεις κινδύνους, τη χρησιμοποίηση των παρεχόμενων πόρων και την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, περιλαμβάνοντας συνολική εκτίμηση του κόστους και του οφέλους των ελέγχων.
Η ενοποιημένη ετήσια έκθεση υποβάλλεται στο διοικητικό συμβούλιο για αξιολόγηση.
2. Το διοικητικό συμβούλιο διαβιβάζει, το αργότερο έως την 1η Ιουλίου κάθε έτους, την ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων μαζί με την αξιολόγησή της στο Ελεγκτικό Συνέδριο, την Επιτροπή, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο.
3. Η συστατική πράξη μπορεί να προβλέπει, σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, πρόσθετες απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων, ιδίως όταν αυτό απαιτείται από τη φύση του πεδίου στο οποίο δραστηριοποιείται ο οργανισμός.
Άρθρο 48
Προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης
1. Εάν υπάλληλος συμμετέχων στη δημοσιονομική διαχείριση και στον έλεγχο των πράξεων θεωρήσει ότι μια απόφαση την οποία η προϊσταμένη του αρχή του επιβάλλει να εφαρμόσει ή να αποδεχθεί είναι παράτυπη ή αντίθετη προς τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης ή την επαγγελματική δεοντολογία που υποχρεούται να τηρεί, το επισημαίνει εγγράφως στον διευθυντή ο οποίος απαντά εγγράφως. Εάν ο διευθυντής δεν προβεί σε σχετικές ενέργειες ή επιβεβαιώσει την αρχική απόφαση ή οδηγία και ο υπάλληλος πιστεύει ότι η επιβεβαίωση αυτή δεν αποτελεί εύλογη απάντηση στον προβληματισμό του, ο υπάλληλος ενημερώνει εγγράφως την υπηρεσία που αναφέρεται στο άρθρο 54 παράγραφος 5, και το διοικητικό συμβούλιο.
2. Σε περίπτωση παράνομης δραστηριότητας, απάτης ή δωροδοκίας που ενδέχεται να βλάψει τα συμφέροντα της Ένωσης, ο υπάλληλος ενημερώνει τις αρχές και τις υπηρεσίες που ορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Οι συμβάσεις με εξωτερικούς ελεγκτές που διενεργούν ελέγχους της οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού της Ένωσης προβλέπουν την υποχρέωση του εξωτερικού ελεγκτή να ενημερώνει τον διατάκτη για κάθε υπόνοια παράνομης δραστηριότητας, απάτης ή δωροδοκίας που ενδέχεται να βλάψει τα συμφέροντα της Ένωσης.
Άρθρο 49
Ανάθεση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού
Σε περίπτωση που πραγματοποιείται κύρια ή δευτερεύουσα μεταβίβαση εξουσιών εκτέλεσης του προϋπολογισμού σύμφωνα με το άρθρο 40, εφαρμόζεται κατ’ αναλογία στους διατάκτες της κύριας και της δευτερεύουσας μεταβίβασης το άρθρο 44 παράγραφοι 1, 2 και 3.
Τμήμα 3
Υπόλογος
Άρθρο 50
Εξουσίες και καθήκοντα του υπολόγου
1. Το διοικητικό συμβούλιο διορίζει υπόλογο, ο οποίος υπάγεται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης και είναι απολύτως ανεξάρτητος κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Ο υπόλογος είναι υπεύθυνος, στο πλαίσιο του οργανισμού της Ένωσης για τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
την ορθή εκτέλεση των πληρωμών, την είσπραξη των εσόδων και των βεβαιωμένων απαιτήσεων·
β)
την κατάρτιση και παρουσίαση των λογαριασμών σύμφωνα με τον τίτλο IX·
γ)
την τήρηση των λογαριασμών σύμφωνα με τον τίτλο IX·
δ)
την εφαρμογή, σύμφωνα με τον τίτλο IX, των λογιστικών κανόνων και του λογιστικού σχεδίου, σύμφωνα με τις διατάξεις που θεσπίζονται από τον υπόλογο της Επιτροπής·
ε)
τον καθορισμό και την επικύρωση των λογιστικών συστημάτων καθώς και, εφόσον συντρέχει περίπτωση, την επικύρωση των συστημάτων που καθορίζονται από το διατάκτη και προορίζονται για την παροχή ή την αιτιολόγηση των λογιστικών πληροφοριών· ο υπόλογος έχει την εξουσία να επαληθεύει ανά πάσα στιγμή την τήρηση των κριτηρίων επικύρωσης·
στ)
τη διαχείριση του ταμείου.
2. Δύο ή περισσότεροι οργανισμοί της Ένωσης μπορούν να διορίσουν τον ίδιο υπόλογο.
Οι οργανισμοί της Ένωσης μπορούν να συμφωνούν με την Επιτροπή να ασκεί ο υπόλογος της Επιτροπής και καθήκοντα υπολόγου του οργανισμού της Ένωσης.
Οι οργανισμοί της Ένωσης μπορούν επίσης να αναθέτουν στον υπόλογο της Επιτροπής μέρος των καθηκόντων υπολόγου του οργανισμού της Ένωσης, λαμβάνοντας υπόψη την αναφερόμενη στο άρθρο 29 ανάλυση κόστους- οφέλους.
Στην προβλεπόμενη στο παρόν εδάφιο περίπτωση, προβαίνουν στις αναγκαίες ρυθμίσεις, ώστε να αποτρέπεται κάθε σύγκρουση συμφερόντων.
3. Ο υπόλογος λαμβάνει από τον διατάκτη όλες τις αναγκαίες πληροφορίες για την κατάρτιση λογαριασμών που να παρέχουν πιστή απεικόνιση της οικονομικής κατάστασης του οργανισμού της Ένωσης και της εκτέλεσης του προϋπολογισμού. Ο διατάκτης εγγυάται την αξιοπιστία αυτών των πληροφοριών.
4. Πριν εγκριθούν οι λογαριασμοί από τον διευθυντή, ο υπόλογος τους υπογράφει, πιστοποιώντας με αυτό τον τρόπο ότι ο υπόλογος έχει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι λογαριασμοί αποτυπώνουν πιστή εικόνα της δημοσιονομικής κατάστασης του οργανισμού της Ένωσης.
Για τους σκοπούς του πρώτου εδαφίου, ο υπόλογος επαληθεύει ότι οι λογαριασμοί έχουν καταρτισθεί σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες του άρθρου 143 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και ότι όλα τα έσοδα και οι δαπάνες έχουν εγγραφεί στους λογαριασμούς αυτούς.
Ο διατάκτης διαβιβάζει όλα τα στοιχεία που χρειάζεται ο υπόλογος για την άσκηση των καθηκόντων του.
Οι διατάκτες παραμένουν πλήρως υπεύθυνοι για την ορθή χρησιμοποίηση των πόρων που διαχειρίζονται, για τη νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών που πραγματοποιούνται υπό τον έλεγχό τους καθώς και για την πληρότητα και την ακρίβεια των πληροφοριών που διαβιβάζονται στον υπόλογο.
5. Ο υπόλογος έχει την εξουσία να ελέγχει τα λαμβανόμενα στοιχεία και να διενεργεί πρόσθετους ελέγχους που κρίνει αναγκαίους πριν υπογράψει τους λογαριασμούς.
Ο υπόλογος, εάν είναι απαραίτητο, διατυπώνει επιφυλάξεις και εξηγεί επακριβώς τη φύση και την έκταση των επιφυλάξεων αυτών.
6. Με την επιφύλαξη της παραγράφου 7 του παρόντος άρθρου και του άρθρου 51, μόνο ο υπόλογος είναι εξουσιοδοτημένος να διαχειρίζεται χρηματικά ποσά και ισοδύναμα μετρητών. Ο υπόλογος είναι υπεύθυνος για τη φύλαξή τους.
7. Ο υπόλογος μπορεί, κατά την άσκηση των καθηκόντων του, να αναθέτει ορισμένα καθήκοντα σε υφισταμένους του που υπάγονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης, όταν αυτό είναι αναγκαίο για την άσκηση των καθηκόντων του.
8. Η πράξη ανάθεσης ορίζει τα καθήκοντα που ανατίθενται στους εντολοδόχους, καθώς και τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους.
Τμήμα 4
Υπόλογος παγίων προκαταβολών
Άρθρο 51
Πάγιες προκαταβολές
Εάν κρίνεται αναγκαίο για την πληρωμή μικρών ποσών και για την είσπραξη λοιπών εσόδων, σύμφωνα με το άρθρο 6, είναι δυνατόν να συσταθούν πάγιες προκαταβολές οι οποίες τροφοδοτούνται από τον υπόλογο και τελούν υπό την ευθύνη των υπολόγων παγίων προκαταβολών που ορίζονται από αυτόν.
Το ανώτατο ποσό κάθε δαπάνης ή εσόδου που μπορεί να καταβάλλεται από τον υπόλογο παγίων προκαταβολών σε τρίτους δεν υπερβαίνει τις 60 000 ευρώ και ορίζεται από κάθε οργανισμό της Ένωσης για κάθε δαπάνη ή έσοδο. Οι πληρωμές από πάγιες προκαταβολές μπορούν να πραγματοποιούνται με μεταφορά τραπεζικής πίστωσης, συμπεριλαμβανόμενου του συστήματος άμεσης χρέωσης το οποίο αναφέρεται στο άρθρο 74 παράγραφος 1, με επιταγή ή με άλλο μέσο πληρωμής, σύμφωνα με τις οδηγίες του υπολόγου.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3
Ευθύνη των δημοσιονομικών παραγόντων
Τμήμα 1
Γενικοί κανόνες
Άρθρο 52
Ανάκληση και αναστολή της ανάθεσης αρμοδιοτήτων σε δημοσιονομικούς παράγοντες
1. Η κύρια ή η δευτερεύουσα ανάθεση αρμοδιοτήτων μπορεί να αφαιρεθεί ανά πάσα στιγμή, προσωρινά ή οριστικά, από τους κύριους και τους δευτερεύοντες διατάκτες, από την αρχή που τους διόρισε. Ο διατάκτης μπορεί ανά πάσα στιγμή να ανακαλέσει την έγκρισή του για μια συγκεκριμένη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων.
2. Το διοικητικό συμβούλιο μπορεί ανά πάσα στιγμή να παύει από τα καθήκοντά τους, προσωρινά ή οριστικά, τον υπόλογο ή τον υπόλογο παγίων προκαταβολών, ή και τους δύο. Στην περίπτωση αυτή, το διοικητικό συμβούλιο διορίζει προσωρινό υπόλογο.
3. Οι παράγραφοι 1 και 2 τελούν υπό την επιφύλαξη ενδεχόμενων πειθαρχικών μέτρων που λαμβάνονται όσον αφορά τους δημοσιονομικούς παράγοντες που αναφέρονται στις εν λόγω παραγράφους.
Άρθρο 53
Ευθύνη των δημοσιονομικών παραγόντων για παράνομη δραστηριότητα, απάτη ή δωροδοκία
1. Τα άρθρα 52 έως 56 δεν προδικάζουν την ποινική ευθύνη που είναι δυνατόν να υπέχουν οι δημοσιονομικοί παράγοντες που αναφέρονται στο άρθρο 52, σύμφωνα με τις διατάξεις της οικείας εθνικής νομοθεσίας και με τις ισχύουσες διατάξεις περί προστασίας των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης και καταπολέμησης του χρηματισμού των υπαλλήλων της Ένωσης ή των κρατών μελών.
2. Με την επιφύλαξη των διατάξεων των άρθρων 54, 55 και 56, κάθε διατάκτης, υπόλογος ή υπόλογος παγίων προκαταβολών υπέχει πειθαρχική και χρηματική ευθύνη υπό τους όρους που προβλέπονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Σε περίπτωση παράνομης δραστηριότητας, απάτης ή δωροδοκίας που ενδέχεται να θίξει τα συμφέροντα της Ένωσης, επιλαμβάνονται του θέματος οι αρχές και υπηρεσίες που ορίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία, και ειδικότερα η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης.
Τμήμα 2
Κανόνες που εφαρμόζονται στους διατάκτες
Άρθρο 54
Κανόνες που εφαρμόζονται στους διατάκτες
1. Ο διατάκτης υπέχει ευθύνη προς καταβολή χρηματικής αποζημίωσης σύμφωνα με τους όρους του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης.
2. Η απαίτηση καταβολής χρηματικής αποζημίωσης ισχύει ιδίως όταν ο διατάκτης, είτε από πρόθεση είτε λόγω βαρείας αμελείας του:
α)
βεβαιώνει δικαιώματα είσπραξης ή εκδίδει εντάλματα είσπραξης, αναλαμβάνει δαπάνη ή υπογράφει ένταλμα πληρωμής χωρίς να τηρήσει τις διατάξεις του παρόντος κανονισμού και, ενδεχομένως, τους κανόνες εφαρμογής του δημοσιονομικού κανονισμού του οργανισμού της Ένωσης·
β)
παραλείπει να συντάξει έγγραφο βεβαίωσης οφειλής, αμελεί να εκδώσει ένταλμα είσπραξης ή καθυστερεί την έκδοσή του ή την έκδοση εντάλματος πληρωμής, εκθέτοντας έτσι τον οργανισμό της Ένωσης στην άσκηση αστικών αγωγών εκ μέρους τρίτων.
3. Όταν ο κύριος ή ο δευτερεύων διατάκτης θεωρεί ότι μια απόφαση που εμπίπτει στις αρμοδιότητές του είναι παράτυπη ή αντίθετη με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης, οφείλει να το επισημάνει εγγράφως στην εξουσιοδοτούσα αρχή. Αν η εξουσιοδοτούσα αρχή δώσει εγγράφως στον κύριο ή τον δευτερεύοντα διατάκτη αιτιολογημένη εντολή λήψης της ανωτέρω απόφασης, ο διατάκτης απαλλάσσεται από την ευθύνη του.
4. Σε περίπτωση μεταβίβασης αρμοδιοτήτων, ο διατάκτης συνεχίζει να είναι υπεύθυνος για την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα των συστημάτων εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου που δημιουργούνται, καθώς και για την επιλογή του δευτερεύοντος διατάκτη.
5. Η εξειδικευμένη στις δημοσιονομικές παρατυπίες υπηρεσία που έχει συγκροτήσει η Επιτροπή ή στην οποία συμμετέχει η Επιτροπή, σύμφωνα με το άρθρο 73 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, ασκεί σε σχέση με τον οργανισμό της Ένωσης τις εξουσίες που ασκεί έναντι των υπηρεσιών της Επιτροπής, εκτός εάν το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο, αποφασίσει να συστήσει λειτουργικά ανεξάρτητη υπηρεσία ή να συμμετέχει σε κοινή υπηρεσία η οποία συγκροτείται από διάφορους οργανισμούς. Για τις υποθέσεις που υποβάλλονται από οργανισμούς της Ένωσης, η εξειδικευμένη υπηρεσία δημοσιονομικών παρατυπιών που έχει συγκροτήσει η Επιτροπή ή στην οποία συμμετέχει η Επιτροπή περιλαμβάνει ένα μέλος του προσωπικού ενός οργανισμού της Ένωσης.
Με βάση τη γνώμη της υπηρεσίας που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο, ο διευθυντής αποφασίζει να κινήσει διαδικασία πειθαρχικής ή χρηματικής ευθύνης. Αν η υπηρεσία ανακαλύψει συστημικά προβλήματα, διαβιβάζει έκθεση συνοδευόμενη από συστάσεις στον διατάκτη και στον εσωτερικό ελεγκτή της Επιτροπής. Εάν η γνώμη της υπηρεσίας αυτής εμπλέκει τον διευθυντή, η υπηρεσία τη διαβιβάζει στο διοικητικό συμβούλιο και στον εσωτερικό ελεγκτή της Επιτροπής. Ο διευθυντής αναφέρεται, ανώνυμα, στις γνώμες της υπηρεσίας στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του και περιγράφει τα μέτρα παρακολούθησης που έχουν ληφθεί.
6. Κάθε υπάλληλος μπορεί να υποχρεωθεί να αποκαταστήσει, εν όλω ή εν μέρει, τη ζημία που υπέστη ο οργανισμός της Ένωσης λόγω προσωπικών του σοβαρών παραπτωμάτων τα οποία διέπραξε κατά την άσκηση ή επ’ ευκαιρία της άσκησης των καθηκόντων του. Η αρμόδια για τους διορισμούς αρχή λαμβάνει αιτιολογημένη απόφαση, αφού ολοκληρωθούν οι διατυπώσεις που προβλέπονται για τα πειθαρχικά ζητήματα στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης.
Τμήμα 3
Κανόνες που εφαρμόζονται στους υπολόγους και τους υπολόγους παγίων προκαταβολών
Άρθρο 55
Κανόνες που εφαρμόζονται στους υπολόγους
Ο υπόλογος υπέχει πειθαρχική ευθύνη και ευθύνη χρηματικής αποζημίωσης υπό τους όρους και σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Συνιστά, ιδίως, παράπτωμα που είναι δυνατόν να συνεπάγεται την ευθύνη του:
α)
η απώλεια ή φθορά μέσων πληρωμής, αξιών ή εγγράφων των οποίων έχει τη φύλαξη ή η πρόκληση απώλειας ή φθοράς λόγω αμελείας του·
β)
η αδικαιολόγητη μεταβολή τραπεζικών λογαριασμών ή τρεχούμενων ταχυδρομικών λογαριασμών·
γ)
η διενέργεια εισπράξεων ή πληρωμών που δεν είναι σύμφωνες με τα αντίστοιχα εντάλματα είσπραξης ή πληρωμής·
δ)
η παράλειψη είσπραξης οφειλόμενων εσόδων.
Άρθρο 56
Κανόνες που εφαρμόζονται στους υπολόγους παγίων προκαταβολών
Ο υπόλογος παγίων προκαταβολών υπέχει πειθαρχική ευθύνη και ευθύνη χρηματικής αποζημίωσης υπό τους όρους και σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται στον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης. Συνιστά, ιδίως, παράπτωμα που είναι δυνατόν να συνεπάγεται την ευθύνη του:
α)
η απώλεια ή φθορά μέσων πληρωμής, αξιών και εγγράφων των οποίων έχει τη φύλαξη, ή η πρόκληση απώλειας ή φθοράς λόγω αμελείας του·
β)
η αδυναμία αιτιολόγησης με κανονικά παραστατικά των πληρωμών που πραγματοποιεί·
γ)
η διενέργεια πληρωμών σε άλλους πέραν όσων τις δικαιούνται·
δ)
η παράλειψη είσπραξης οφειλόμενων εσόδων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4
Πράξεις εσόδων
Άρθρο 57
Αιτήσεις πληρωμής
Ο οργανισμός της Ένωσης υποβάλλει στην Επιτροπή αιτήσεις πληρωμής ολόκληρης ή μέρους της συνεισφοράς της Ένωσης δυνάμει του άρθρου 19 παράγραφος 6 με τους όρους και κατά τα διαστήματα που έχουν συμφωνηθεί με την Επιτροπή.
Άρθρο 58
Χειρισμός των τόκων
Οι τόκοι που προκύπτουν από ποσά που καταβάλλονται στον οργανισμό της Ένωσης από την Επιτροπή ως συνεισφορά δεν οφείλονται στον προϋπολογισμό.
Άρθρο 59
Πρόβλεψη απαιτήσεων
1. Όταν ο διατάκτης διαθέτει επαρκείς και αξιόπιστες πληροφορίες σχετικά με κάθε μέτρο ή κατάσταση που μπορεί να δημιουργήσει απαίτηση του οργανισμού της Ένωσης, ο διατάκτης προβαίνει σε πρόβλεψη της απαίτησης.
2. Η πρόβλεψη της απαίτησης προσαρμόζεται από τον διατάκτη μόλις υποπέσει στην αντίληψή του τροποποίηση του μέτρου ή αλλαγή της κατάστασης που οδήγησε στην πρόβλεψη της απαίτησης.
Κατά την έκδοση εντάλματος είσπραξης για μέτρο ή κατάσταση που είχε οδηγήσει προηγουμένως σε πρόβλεψη απαίτησης, η οικεία πρόβλεψη προσαρμόζεται ανάλογα από τον διατάκτη.
Εάν το ένταλμα είσπραξης εκδοθεί για το ίδιο ποσό με την αρχική πρόβλεψη της απαίτησης, η πρόβλεψη αυτή μηδενίζεται.
Άρθρο 60
Βεβαίωση απαιτήσεων
1. Βεβαίωση μιας απαίτησης είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης:
α)
επαληθεύει την ύπαρξη οφειλής·
β)
προσδιορίζει ή επαληθεύει την υπόσταση και το ποσό της οφειλής·
γ)
επαληθεύει τους όρους υπό τους οποίους η οφειλή καθίσταται απαιτητή.
2. Κάθε απαίτηση που προσδιορίζεται ως βεβαία, εκκαθαρισμένη και απαιτητή, βεβαιώνεται με ένταλμα είσπραξης στον υπόλογο, ακολουθούμενο από χρεωστικό σημείωμα προς τον οφειλέτη, τα οποία εκδίδονται και τα δύο από τον διατάκτη.
3. Τα αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά ανακτώνται.
4. Κάθε οφειλή μη εξοφλούμενη μέχρι την καταληκτική ημερομηνία που καθορίζεται στο χρεωστικό σημείωμα παράγει τόκους σύμφωνα με τον κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1268/2012.
5. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, ορισμένα τρέχοντα έσοδα μπορούν να αποτελέσουν το αντικείμενο προσωρινών βεβαιώσεων. Μια προσωρινή βεβαίωση καλύπτει περισσότερες της μιας μεμονωμένες εισπράξεις, οπότε δεν είναι αναγκαίο να εκδίδεται γι’ αυτές μεμονωμένη βεβαίωση. Πριν από τη λήξη του οικονομικού έτους, ο διατάκτης οφείλει να πραγματοποιεί τις αναγκαίες τροποποιήσεις των προσωρινών προβλέψεων, ώστε αυτές να αντιστοιχούν πλήρως στις απαιτήσεις που έχουν πράγματι βεβαιωθεί.
Άρθρο 61
Εντολή είσπραξης
Εντολή είσπραξης είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης παραγγέλλει στον υπόλογο, με την έκδοση εντάλματος είσπραξης, να εισπράξει απαίτηση την οποία ο διατάκτης έχει βεβαιώσει.
Άρθρο 62
Κανόνες είσπραξης
1. Ο υπόλογος αναλαμβάνει την εκτέλεση των ενταλμάτων είσπραξης των απαιτήσεων που έχουν βεβαιωθεί κατά τα δέοντα από τον διατάκτη. Ο υπόλογος οφείλει να επιδεικνύει επιμέλεια για την εξασφάλιση της είσπραξης των εσόδων του οργανισμού της Ένωσης και μεριμνά για τη διαφύλαξη των δικαιωμάτων του.
2. Εάν κατά την καταληκτική ημερομηνία που προβλέπεται στο χρεωστικό σημείωμα δεν έγινε πράγματι η είσπραξη, ο υπόλογος ενημερώνει τον διατάκτη και κινεί αμέσως τη διαδικασία είσπραξης με κάθε νόμιμο μέσο που περιλαμβάνει, κατά περίπτωση, την είσπραξη με συμψηφισμό και, εάν αυτός δεν είναι δυνατός, με αναγκαστική εκτέλεση.
3. Ο υπόλογος προβαίνει σε είσπραξη κατά συμψηφισμό και κατά το οφειλόμενο ποσό των απαιτήσεων του οργανισμού της Ένωσης έναντι κάθε οφειλέτη ο οποίος είναι ο ίδιος κάτοχος απαίτησης έναντι του οργανισμού της Ένωσης. Οι εν λόγω απαιτήσεις πρέπει να είναι βέβαιες, εκκαθαρισμένες και απαιτητές.
4. Όταν ο διατάκτης προτίθεται να παραιτηθεί εν όλω ή εν μέρει από την είσπραξη βεβαιωθείσας απαίτησης, βεβαιώνεται ότι η παραίτηση είναι κανονική και σύμφωνη με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και της αναλογικότητας. Η απόφαση παραίτησης πρέπει να είναι αιτιολογημένη. Ο διατάκτης μπορεί να αναθέσει την αρμοδιότητα για τη λήψη απόφασης παραίτησης μόνο για απαιτήσεις ποσών χαμηλότερων των 5 000 ευρώ.
Η απόφαση παραίτησης αναφέρει τα μέτρα που έχουν ληφθεί για την είσπραξη και τα νομικά και πραγματικά στοιχεία στα οποία βασίζεται.
5. Ο διατάκτης μπορεί να ακυρώσει βεβαιωθείσα απαίτηση, εν όλω ή εν μέρει, εάν διαπιστωθεί σφάλμα που καταδεικνύει ότι η απαίτηση δεν έχει βεβαιωθεί ορθά. Η ακύρωση επέρχεται με απόφαση του διατάκτη, η οποία πρέπει να είναι δεόντως αιτιολογημένη.
Άρθρο 63
Διατυπώσεις είσπραξης
1. Μετά την πραγματική είσπραξη της οφειλής, ο υπόλογος πραγματοποιεί εγγραφή στους λογαριασμούς και ενημερώνει τον διατάκτη.
2. Για κάθε καταβολή σε μετρητά που πραγματοποιείται στο ταμείο του υπολόγου εκδίδεται απόδειξη.
3. Η μερική εξόφληση από μέρους οφειλέτη για τον οποίο έχουν εκδοθεί διάφορα εντάλματα είσπραξης καλύπτει πρώτα την παλαιότερη απαίτηση κατ’ αυτού, εκτός εάν ο οφειλέτης ορίσει διαφορετικά.
Οι μερικές εξοφλήσεις καλύπτουν πρώτα τους τόκους.
Άρθρο 64
Παράταση προθεσμιών πληρωμής
1. Ο υπόλογος, σε συνεργασία με τον διατάκτη, μπορούν να παράσχουν πρόσθετη προθεσμία πληρωμής μόνο μετά από γραπτή και δεόντως αιτιολογημένη αίτηση του οφειλέτη και εφόσον πληρούνται οι ακόλουθες δύο προϋποθέσεις:
α)
ο οφειλέτης δεσμεύεται να καταβάλει τόκους με το επιτόκιο που καθορίζεται στο άρθρο 83 του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 και για ολόκληρη την πρόσθετη περίοδο που του παραχωρείται, με έναρξη από την εκπνοή της προθεσμίας που αναφέρεται στο άρθρο 80 παράγραφος 3 στοιχείο β) του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012·
β)
για να διασφαλιστούν τα δικαιώματα του οργανισμού της Ένωσης, ο οφειλέτης καταθέτει χρηματική εγγύηση, αποδεκτή από τον υπόλογο του οργανισμού της Ένωσης, η οποία καλύπτει την εκκρεμή οφειλή και ως προς το κεφάλαιο και ως προς τους τόκους.
Η εγγύηση που προβλέπεται στο στοιχείο β) του πρώτου εδαφίου μπορεί να αντικατασταθεί από προσωπική και εις ολόκληρον εγγύηση τρίτου την οποία εγκρίνει ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης.
2. Σε εξαιρετικές περιστάσεις, μετά από αίτηση του οφειλέτη, ο υπόλογος μπορεί να παράσχει απαλλαγή από την υποχρέωση σύστασης της εγγύησης που αναφέρεται στο στοιχείο β) του πρώτου εδαφίου της παραγράφου 1, εφόσον κρίνει ότι ο οφειλέτης είναι μεν πρόθυμος και ικανός να πραγματοποιήσει την πληρωμή εντός της παραταθείσας προθεσμίας, αλλά δεν είναι σε θέση να καταθέσει την ως άνω εγγύηση και βρίσκεται σε δυσχερή κατάσταση.
Άρθρο 65
Κατάσταση απαιτήσεων
1. Ο υπόλογος τηρεί κατάσταση των ποσών που πρέπει να εισπραχθούν. Οι απαιτήσεις του οργανισμού της Ένωσης ομαδοποιούνται στην κατάσταση βάσει της ημερομηνίας έκδοσης του σχετικού εντάλματος είσπραξης. Ο υπόλογος αναφέρει επίσης τις αποφάσεις παραίτησης ή μερικής παραίτησης από την είσπραξη των βεβαιωθέντων ποσών. Η κατάσταση προσαρτάται στην έκθεση δημοσιονομικής και οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού της Ένωσης.
2. Ο οργανισμός της Ένωσης καταρτίζει κατάσταση των απαιτήσεών του, αναφέροντας τα ονόματα των οφειλετών και το ποσό της οφειλής, εφόσον έχει εκδοθεί δικαστική απόφαση με ισχύ δεδικασμένου η οποία διατάσσει τον οφειλέτη να καταβάλει το σχετικό ποσό και εφόσον δεν έχει καταβληθεί κανένα ποσό ή κάποιο σημαντικό ποσό επί ένα έτος από την έκδοση της εν λόγω απόφασης. Η κατάσταση δημοσιεύεται, λαμβάνοντας δεόντως υπόψη την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα φυσικών προσώπων, οι δημοσιευθείσες πληροφορίες διαγράφονται μόλις εξοφληθεί πλήρως το ποσό της οφειλής. Το ίδιο ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα νομικών προσώπων των οποίων ο επίσημος τίτλος προσδιορίζει ένα ή περισσότερα φυσικά πρόσωπα.
Η απόφαση για την εγγραφή του οφειλέτη στην κατάσταση απαιτήσεων του οργανισμού της Ένωσης λαμβάνεται σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας και λαμβάνει υπόψη, ιδίως, το ύψος της οφειλής.
Άρθρο 66
Προθεσμία παραγραφής
Οι απαιτήσεις του οργανισμού της Ένωσης έναντι τρίτων καθώς και οι απαιτήσεις τρίτων έναντι του οργανισμού της Ένωσης υπόκεινται σε πενταετή παραγραφή.
Άρθρο 67
Ειδικές διατάξεις που εφαρμόζονται στα τέλη και τις επιβαρύνσεις
Όταν ο οργανισμός της Ένωσης εισπράττει τα τέλη και τις επιβαρύνσεις που αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 στοιχείο α), πραγματοποιείται συνολική προσωρινή εκτίμηση των εν λόγω τελών και επιβαρύνσεων στην αρχή κάθε οικονομικού έτους.
Όταν τα τέλη και οι επιβαρύνσεις καθορίζονται πλήρως από τη νομοθεσία ή από αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου, ο διατάκτης μπορεί να απόσχει από την έκδοση ενταλμάτων είσπραξης και να συντάξει απευθείας χρεωστικά σημειώματα, αφού βεβαιώσει την απαίτηση. Σε αυτή την περίπτωση, καταχωρίζονται όλες οι λεπτομέρειες της απαίτησης του οργανισμού της Ένωσης. Ο υπόλογος τηρεί κατάσταση όλων των χρεωστικών σημειωμάτων και αναφέρει τον αριθμό των χρεωστικών σημειωμάτων και το συνολικό ποσό στην έκθεση δημοσιονομικής και οικονομικής διαχείρισης του οργανισμού της Ένωσης.
Όταν ο οργανισμός της Ένωσης χρησιμοποιεί χωριστό σύστημα τιμολόγησης, ο υπόλογος εγγράφει στους λογαριασμούς, τακτικά και τουλάχιστον σε μηνιαία βάση, το σωρευτικό ποσό των εισπραχθέντων τελών και επιβαρύνσεων.
Ο οργανισμός της Ένωσης παρέχει υπηρεσίες στο πλαίσιο των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί, μόνο μετά την εξ ολοκλήρου καταβολή του ποσού του αντίστοιχου τέλους ή της επιβάρυνσης. Ωστόσο, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, μπορεί να παρασχεθεί υπηρεσία χωρίς να προηγηθεί η καταβολή του αντίστοιχου τέλους ή επιβάρυνσης. Στις περιπτώσεις που έχει παρασχεθεί υπηρεσία χωρίς προηγούμενη καταβολή του αντίστοιχου τέλους ή επιβάρυνσης εφαρμόζονται τα άρθρα 60 έως 66.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5
Πράξεις δαπανών
Άρθρο 68
Αποφάσεις χρηματοδότησης
1. Κάθε δαπάνη αποτελεί το αντικείμενο ανάληψης, εκκαθάρισης, εντολής πληρωμής και πληρωμής.
2. Κάθε ανάληψης δαπάνης προηγείται απόφαση χρηματοδότησης.
3. Το ετήσιο πρόγραμμα εργασιών του οργανισμού της Ένωσης επέχει θέση απόφασης χρηματοδότησης για τις δραστηριότητες που καλύπτει, υπό την προϋπόθεση ότι τα αναφερόμενα στο άρθρο 32 παράγραφος 3 στοιχεία είναι σαφώς προσδιορισμένα.
4. Η εκτέλεση των πιστώσεων διοικητικής λειτουργίας μπορεί να γίνει χωρίς να προηγηθεί απόφαση χρηματοδότησης.
Άρθρο 69
Είδη δεσμεύσεων
1. Η δημοσιονομική δέσμευση έγκειται στην πράξη κράτησης των πιστώσεων που είναι αναγκαίες για την εκτέλεση μεταγενέστερων πληρωμών προς εκπλήρωση νομικών δεσμεύσεων.
2. Νομική δέσμευση είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης δημιουργεί ή διαπιστώνει υποχρέωση από την οποία προκύπτει επιβάρυνση.
3. Οι δημοσιονομικές δεσμεύσεις κατατάσσονται σε μία από τις ακόλουθες τρεις κατηγορίες:
α)
ατομική: η δημοσιονομική δέσμευση είναι ατομική εφόσον ο δικαιούχος και το ποσό της δαπάνης έχουν προσδιορισθεί·
β)
συνολική: η δημοσιονομική δέσμευση είναι συνολική εφόσον τουλάχιστον ένα από τα στοιχεία που είναι απαραίτητα για τον καθορισμό της ατομικής δέσμευσης δεν έχει προσδιορισθεί·
γ)
προσωρινή: η δημοσιονομική δέσμευση είναι προσωρινή όταν προορίζεται να καλύψει τις τρέχουσες δαπάνες διοικητικής φύσης και είτε το ποσό είτε οι τελικοί αποδέκτες δεν έχουν προσδιορισθεί οριστικά.
Η προσωρινή δημοσιονομική δέσμευση υλοποιείται είτε με τη σύναψη μιας ή περισσότερων ατομικών νομικών δεσμεύσεων, που γεννούν το δικαίωμα για μεταγενέστερες πληρωμές είτε, σε ορισμένες έκτακτες περιπτώσεις που αφορούν τις δαπάνες διαχείρισης του προσωπικού, απευθείας με πληρωμές.
4. Οι δημοσιονομικές δεσμεύσεις για την ανάληψη ενεργειών των οποίων η υλοποίηση εκτείνεται σε περισσότερα του ενός οικονομικά έτη μπορούν να κατανέμονται σε περισσότερα οικονομικά έτη με ετήσιες δόσεις, μόνον όταν αυτό προβλέπεται από τη συστατική ή τη βασική πράξη ή όταν αφορούν διοικητικές δαπάνες.
Άρθρο 70
Κανόνες που εφαρμόζονται στις δεσμεύσεις
1. Για κάθε μέτρο που είναι δυνατόν να προκαλέσει δαπάνη εις βάρος του προϋπολογισμού, ο διατάκτης προβαίνει σε δημοσιονομική δέσμευση πριν αναλάβει νομική δέσμευση έναντι τρίτων.
2. Η υποχρέωση δημοσιονομικής δέσμευσης πριν από την ανάληψη νομικής δέσμευσης όπως προβλέπεται στην παράγραφο 1, δεν εφαρμόζεται στις νομικές δεσμεύσεις που αναλαμβάνονται μετά την κήρυξη καταστάσεως κρίσεως στο πλαίσιο του σχεδίου για τη συνέχιση των δραστηριοτήτων, σύμφωνα με τις διαδικασίες που υιοθετεί ο οργανισμός της Ένωσης.
3. Οι συνολικές δημοσιονομικές δεσμεύσεις καλύπτουν το συνολικό κόστος των αντίστοιχων ατομικών νομικών δεσμεύσεων που έχουν συναφθεί έως την 31η Δεκεμβρίου του έτους Ν+1.
Με την επιφύλαξη του άρθρου 69 παράγραφος 4 και του άρθρου 87 παράγραφος 2, οι ατομικές νομικές δεσμεύσεις που αφορούν ατομικές ή προσωρινές δημοσιονομικές δεσμεύσεις συνάπτονται πριν από τις 31 Δεκεμβρίου του έτους Ν.
Κατά την εκπνοή των περιόδων που αναφέρονται στο πρώτο και στο δεύτερο εδάφιο, το μη εκτελεσθέν υπόλοιπο αυτών των δημοσιονομικών δεσμεύσεων αποδεσμεύεται από τον αρμόδιο διατάκτη.
Η έγκριση καθεμίας από τις ατομικές νομικές δεσμεύσεις μετά από συνολική δημοσιονομική δέσμευση αποτελεί, πριν από την υπογραφή της, αντικείμενο εγγραφής του σχετικού ποσού στη λογιστική του προϋπολογισμού, από τον διατάκτη, με καταλογισμό στη συνολική δημοσιονομική δέσμευση.
4. Οι δημοσιονομικές και νομικές δεσμεύσεις για ενέργειες των οποίων η υλοποίηση εκτείνεται σε περισσότερα του ενός οικονομικά έτη περιλαμβάνουν, με εξαίρεση τις δαπάνες προσωπικού, καταληκτική ημερομηνία εκτέλεσης που καθορίζεται σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Τα τμήματα τέτοιων δεσμεύσεων που δεν έχουν εκτελεστεί έξι μήνες μετά την ημερομηνία που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο της παρούσας παραγράφου αποτελούν αντικείμενο αποδέσμευσης σύμφωνα με το άρθρο 16.
Το ποσό δημοσιονομικής δέσμευσης η οποία αντιστοιχεί σε νομική δέσμευση για την οποία δεν πραγματοποιήθηκε καμία πληρωμή κατά την έννοια του άρθρου 75 επί διάστημα δύο ετών μετά την υπογραφή της νομικής δέσμευσης, αποδεσμεύεται, εκτός εάν το ποσό αυτό σχετίζεται με υποθέσεις που τελούν υπό εξέταση από δικαστήρια ή διαιτητικούς φορείς, ή εάν έχουν θεσπιστεί ειδικές διατάξεις σε βασικές πράξεις.
Άρθρο 71
Έλεγχοι που εφαρμόζονται στις δεσμεύσεις
1. Κατά την έγκριση μιας δημοσιονομικής δέσμευσης, ο διατάκτης βεβαιώνεται:
α)
για την ακρίβεια του καταλογισμού στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης·
β)
για τη διαθεσιμότητα των πιστώσεων·
γ)
για τη συμμόρφωση της δαπάνης με τις εφαρμοστέες διατάξεις, και ιδίως τις διατάξεις της συστατικής πράξης, των δημοσιονομικών κανόνων κάθε οργανισμού της Ένωσης και κάθε πράξης που εκδίδεται κατ’ εφαρμογή τους·
δ)
για την τήρηση της αρχής της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
2. Κατά την εγγραφή νομικής δέσμευσης με ιδιόχειρη ή ηλεκτρονική υπογραφή, ο διατάκτης βεβαιώνεται:
α)
για την κάλυψη της υποχρέωσης από την αντίστοιχη δημοσιονομική δέσμευση·
β)
για τη νομιμότητα και την κανονικότητα της δαπάνης και τη συμμόρφωσή της με τις εφαρμοστέες διατάξεις, και ιδίως τις διατάξεις της συστατικής πράξης, των δημοσιονομικών κανόνων κάθε οργανισμού της Ένωσης και κάθε πράξης που εκδίδεται κατ’ εφαρμογή των ανωτέρω·
γ)
για την τήρηση της αρχής της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Άρθρο 72
Εκκαθάριση των δαπανών
Εκκαθάριση μιας δαπάνης είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης:
α)
επαληθεύει την ύπαρξη των δικαιωμάτων είσπραξης του πιστωτή·
β)
προσδιορίζει ή επαληθεύει την ύπαρξη και το ποσό της απαίτησης·
γ)
επαληθεύει τους όρους υπό τους οποίους η οφειλή καθίσταται απαιτητή.
Άρθρο 73
Εκκαθάριση και υλική μορφή της ένδειξης «έγκριση πληρωμής»
1. Κάθε εκκαθάριση δαπάνης στηρίζεται σε δικαιολογητικά έγγραφα τα οποία πιστοποιούν τα δικαιώματα του πιστωτή, βάσει της βεβαίωσης υπηρεσιών που έχουν πράγματι παρασχεθεί, προμηθειών που έχουν πράγματι παραδοθεί ή εργασιών που έχουν πράγματι εκτελεστεί, ή βάσει άλλων εγγράφων που δικαιολογούν την πληρωμή, περιλαμβανομένων των επαναλαμβανόμενων πληρωμών για συνδρομές ή εκπαιδευτικά μαθήματα.
2. Ο διατάκτης ελέγχει προσωπικά τα δικαιολογητικά ή εξακριβώνει, υπ’ ευθύνη του, ότι ο έλεγχος αυτός πραγματοποιήθηκε, πριν λάβει την απόφαση εκκαθάρισης της δαπάνης.
3. Η απόφαση εκκαθάρισης υλοποιείται με την υπογραφή γραμματίου είσπραξης με «έγκριση πληρωμής» από τον διατάκτη.
4. Σε ένα μη μηχανογραφικό σύστημα, η έγκριση πληρωμής αποτυπώνεται με σφραγίδα η οποία περιλαμβάνει την υπογραφή του διατάκτη.
Σε μηχανογραφικό σύστημα, η έγκριση πληρωμής εκφράζεται με την επικύρωση, μέσω του προσωπικού κωδικού αναγνώρισης, του διατάκτη.
Άρθρο 74
Εντολή πληρωμής δαπάνης
1. Εντολή πληρωμής των δαπανών είναι η πράξη με την οποία ο διατάκτης, αφού βεβαιωθεί για τη διαθεσιμότητα των πιστώσεων, παραγγέλλει στον υπόλογο, μέσω της έκδοσης εντάλματος πληρωμής, να πληρώσει το ποσό της δαπάνης την οποία ο διατάκτης έχει εκκαθαρίσει.
Όταν πραγματοποιούνται περιοδικές πληρωμές για παρεχόμενες υπηρεσίες, περιλαμβανομένης της εκμίσθωσης, ή παραδιδόμενα αγαθά, και υπό την αίρεση της ανάλυσης κινδύνων που πραγματοποιεί ο διατάκτης, αυτός είναι δυνατόν να διατάξει την εφαρμογή συστήματος άμεσης χρέωσης.
2. Στο ένταλμα πληρωμής τίθεται ημερομηνία και υπογραφή από τον διατάκτη και στη συνέχεια διαβιβάζεται στον υπόλογο. Τα δικαιολογητικά φυλάσσονται από τον διατάκτη σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 5.
3. Κατά περίπτωση, το ένταλμα πληρωμής που διαβιβάζεται στον υπόλογο συνοδεύεται από βεβαίωση που πιστοποιεί την εγγραφή των αγαθών στα βιβλία απογραφής που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1.
Άρθρο 75
Είδη πληρωμών
1. Η πληρωμή πρέπει να στηρίζεται στην απόδειξη ότι η αντίστοιχη ενέργεια υλοποιήθηκε σύμφωνα με τις διατάξεις της βασικής πράξης ή της σύμβασης ή της συμφωνίας επιδότησης και καλύπτει μία από τις ακόλουθες πράξεις:
α)
πληρωμή του συνόλου των οφειλόμενων ποσών·
β)
πληρωμή των οφειλόμενων ποσών με τους ακόλουθους τρόπους:
1)
με προχρηματοδότηση, ενδεχομένως υποδιαιρούμενη σε περισσότερες καταβολές μετά την υπογραφή της σύμβασης ή της συμφωνίας επιδότησης, ή μετά την κοινοποίηση της απόφασης επιδότησης·
2)
με μία ή περισσότερες ενδιάμεσες πληρωμές ως αντάλλαγμα μερικής εκτέλεσης της ενέργειας·
3)
πληρωμή του υπολοίπου των οφειλόμενων ποσών όταν η ενέργεια έχει εκτελεστεί πλήρως.
Η προχρηματοδότηση παρέχει χρηματικό απόθεμα. Μπορεί να κατατμηθεί σε περισσότερες πληρωμές σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Μια ενδιάμεση πληρωμή, η οποία μπορεί να επαναλαμβάνεται, μπορεί είτε να καλύπτει δαπάνες που συνεπάγεται η εφαρμογή της απόφασης ή της συμφωνίας είτε να καταβάλλεται για υπηρεσίες, προμήθειες ή έργα που ολοκληρώθηκαν ή/και παραδόθηκαν σε ενδιάμεσα στάδια της σύμβασης. Η ενδιάμεση πληρωμή μπορεί να εκκαθαρίζει εν όλω ή εν μέρει την προχρηματοδότηση, με την επιφύλαξη των διατάξεων που προβλέπονται στη βασική πράξη.
Το κλείσιμο της δαπάνης λαμβάνει τη μορφή είτε πληρωμής του υπολοίπου, η οποία δεν μπορεί να επαναληφθεί και η οποία εκκαθαρίζει όλες τις προηγηθείσες πληρωμές, είτε εντάλματος είσπραξης.
2. Γίνεται διάκριση στη λογιστική του προϋπολογισμού μεταξύ των διαφόρων τύπων πληρωμής που αναφέρονται στην παράγραφο 1 κατά τον χρόνο της εκτέλεσης κάθε πληρωμής.
Άρθρο 76
Πληρωμές που περιορίζονται στα διαθέσιμα ποσά
Η πληρωμή των δαπανών πραγματοποιείται από τον υπόλογο εντός του ορίου των διαθέσιμων χρηματικών ποσών.
Άρθρο 77
Προθεσμίες
Η πληρωμή των δαπανών εκτελείται εντός των προθεσμιών που ορίζονται στον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και στον κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 και σύμφωνα με αυτούς.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6
Συστήματα πληροφορικής
Άρθρο 78
Ηλεκτρονική διαχείριση των πράξεων
Όταν η διαχείριση των εσόδων και δαπανών πραγματοποιείται με συστήματα πληροφορικής, τα έγγραφα μπορούν να υπογράφονται με μηχανογραφική ή ηλεκτρονική διαδικασία.
Άρθρο 79
Ηλεκτρονική διακυβέρνηση
Ο οργανισμός της Ένωσης καθιερώνει και εφαρμόζει ενιαία πρότυπα για την ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών με τρίτους οι οποίοι συμμετέχουν στις διαδικασίες δημοσίων συμβάσεων και χορήγησης επιδοτήσεων. Ειδικότερα, σχεδιάζουν και εφαρμόζουν, σε όσο το δυνατό μεγαλύτερο βαθμό, λύσεις για την υποβολή, αποθήκευση και επεξεργασία των δεδομένων που υποβάλλονται στο πλαίσιο διαδικασιών ανάθεσης συμβάσεων και χορήγησης επιδοτήσεων και δημιουργούν, για τον σκοπό αυτό, ενιαίο χώρο ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για τους αιτούντες, υποψηφίους και προσφέροντες.
Άρθρο 80
Χρηστή διοίκηση
1. Ο διατάκτης γνωστοποιεί αμελλητί την ανάγκη προσκόμισης αποδείξεων ή/και τεκμηρίωσης, τη μορφή τους και το απαιτούμενο περιεχόμενο, καθώς και, κατά περίπτωση, το ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση των διαδικασιών ανάθεσης.
2. Εάν, λόγω προφανούς παραδρομής, ο υποψήφιος ή ο προσφέρων δεν υποβάλουν στοιχεία ή δεν διαβιβάσουν δηλώσεις, η επιτροπή αξιολόγησης ή, κατά περίπτωση, ο διατάκτης καλούν, εκτός από δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, τον υποψήφιο ή προσφέροντα να διαβιβάσει τις ελλείπουσες πληροφορίες ή να αποσαφηνίσει τα δικαιολογητικά έγγραφα. Αυτές οι πληροφορίες ή αποσαφηνίσεις δεν είναι δυνατόν να μεταβάλλουν ουσιωδώς την πρόταση ή να αλλοιώνουν τους όρους της προσφοράς.
Άρθρο 81
Επισήμανση των μέσων προσφυγής
Εάν μια διαδικαστική πράξη ενός διατάκτη επιδρά δυσμενώς στα δικαιώματα ενός υποψηφίου ή προσφέροντος, δικαιούχου ή αναδόχου, περιέχει επισήμανση των διαθέσιμων μέσων διοικητικής ή/και δικαστικής προσφυγής για την αμφισβήτηση της πράξης αυτής.
Ειδικότερα, αναφέρονται η φύση της προσφυγής, το όργανο ή τα όργανα ενώπιον των οποίων μπορεί να ασκηθεί, καθώς και οι προθεσμίες για την άσκησή της.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7
Εσωτερικός ελεγκτής
Άρθρο 82
Διορισμός και αρμοδιότητες και καθήκοντα του εσωτερικού ελεγκτή
1. Ο οργανισμός της Ένωσης διαθέτει καθήκοντα εσωτερικού ελέγχου, τα οποία εκτελούνται σύμφωνα με τα σχετικά διεθνή πρότυπα.
2. Τα καθήκοντα του εσωτερικού ελέγχου ασκούνται από τον εσωτερικό ελεγκτή της Επιτροπής. Ο εσωτερικός ελεγκτής δεν μπορεί να είναι διατάκτης ή υπόλογος ούτε του οργανισμού της Ένωσης ούτε της Επιτροπής.
3. Ο εσωτερικός ελεγκτής συμβουλεύει τον οργανισμό της Ένωσης ως προς την αντιμετώπιση των κινδύνων, διατυπώνοντας ανεξάρτητα τη γνώμη του σχετικά με την ποιότητα των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου και εκδίδοντας συστάσεις για τη βελτίωση των όρων εκτέλεσης των πράξεων και για την προώθηση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης.
Ο εσωτερικός ελεγκτής είναι ιδίως επιφορτισμένος:
α)
με την εκτίμηση της καταλληλότητας και της αποτελεσματικότητας των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης, καθώς και της απόδοσης των υπηρεσιών κατά την υλοποίηση της εκάστοτε πολιτικής, των προγραμμάτων και των ενεργειών σε σχέση με τους αντίστοιχους κινδύνους τους·
β)
με την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας και της αποδοτικότητας των συστημάτων εσωτερικού και λογιστικού ελέγχου που εφαρμόζονται σε κάθε πράξη εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
4. Ο εσωτερικός ελεγκτής ασκεί τα καθήκοντά του ως προς όλες τις δραστηριότητες και τις υπηρεσίες του οργανισμού της Ένωσης. Ο εσωτερικός ελεγκτής διαθέτει πλήρη και απεριόριστη πρόσβαση σε κάθε πληροφορία που απαιτείται για την άσκηση των καθηκόντων του.
5. Ο εσωτερικός ελεγκτής λαμβάνει υπόψη του την ενοποιημένη ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του διατάκτη και κάθε άλλο διαθέσιμο πληροφοριακό στοιχείο.
6. Ο εσωτερικός ελεγκτής υποβάλλει έκθεση σχετικά με τις διαπιστώσεις και τις συστάσεις του στο διοικητικό συμβούλιο και στον διευθυντή.
Ο εσωτερικός ελεγκτής υποβάλλει επίσης έκθεση, σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
-
εάν δεν έχουν ληφθεί υπόψη κρίσιμοι κίνδυνοι και συστάσεις,
-
εάν υπάρχουν σημαντικές καθυστερήσεις στην εφαρμογή των συστάσεων που έγιναν τα προηγούμενα έτη.
Το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο και ο διευθυντής εξασφαλίζουν την τακτική παρακολούθηση της εφαρμογής των συστάσεων του ελέγχου. Το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο, εξετάζει τις πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 47 παράγραφος 1 στοιχείο α) και κατά πόσο έχουν εφαρμοστεί πλήρως και εγκαίρως οι συστάσεις.
7. Ο οργανισμός της Ένωσης καθιστά διαθέσιμα τα στοιχεία επικοινωνίας του εσωτερικού ελεγκτή σε κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο που εμπλέκεται σε πράξεις δαπανών, για τους σκοπούς της εμπιστευτικής επικοινωνίας με τον εσωτερικό ελεγκτή.
8. Οι εκθέσεις και τα πορίσματα του εσωτερικού ελεγκτή είναι προσβάσιμα στο κοινό μόνο μετά την επικύρωση από τον εσωτερικό ελεγκτή των μέτρων που λαμβάνονται για την εφαρμογή τους.
Άρθρο 83
Ανεξαρτησία του εσωτερικού ελεγκτή
Η ανεξαρτησία του εσωτερικού ελεγκτή, η ευθύνη του για μέτρα που λαμβάνονται κατά την άσκηση των καθηκόντων του και το δικαίωμα προσφυγής του εσωτερικού ελεγκτή στο Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης καθορίζονται σύμφωνα με το άρθρο 100 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Άρθρο 84
Σύσταση κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου
1. Το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο μπορεί να συγκροτήσει, λαμβάνοντας δεόντως υπόψη την οικονομική αποδοτικότητα και προστιθέμενη αξία, κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου, το οποίο εκτελεί τα καθήκοντά του σύμφωνα με τα σχετικά διεθνή πρότυπα.
Ο σκοπός, η εξουσία και η ευθύνη του κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου προβλέπονται στον χάρτη εσωτερικού ελέγχου και υπόκεινται στην έγκριση του διοικητικού συμβουλίου ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, του εκτελεστικού συμβουλίου.
Το ετήσιο σχέδιο ελέγχου ενός κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου καταρτίζεται από τον προϊστάμενο του κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη, μεταξύ άλλων, την εκτίμηση του διευθυντή για τους κινδύνους στον οργανισμό της Ένωσης.
Εξετάζεται και εγκρίνεται από το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, από το εκτελεστικό συμβούλιο.
Το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου υποβάλλει έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο και στον διευθυντή σχετικά με τις διαπιστώσεις και τις συστάσεις του.
2. Εάν το κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου ενός μόνο οργανισμού της Ένωσης δεν είναι οικονομικά αποδοτικό ή δεν είναι σε θέση να τηρεί τα διεθνή πρότυπα, ο οργανισμός της Ένωσης μπορεί να αποφασίσει να έχει ένα κλιμάκιο εσωτερικού ελέγχου από κοινού με άλλους οργανισμούς της Ένωσης που δρουν στον ίδιο τομέα πολιτικής.
Σε αυτές τις περιπτώσεις, το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο των εν λόγω οργανισμών της Ένωσης συμφωνούν τις πρακτικές λεπτομέρειες του κοινού κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου.
3. Οι παράγοντες εσωτερικού ελέγχου συνεργάζονται αποτελεσματικά ανταλλάσσοντας πληροφορίες και εκθέσεις ελέγχου και, ενδεχομένως, πραγματοποιώντας κοινές εκτιμήσεις κινδύνου και διενεργώντας κοινούς ελέγχους.
Το διοικητικό συμβούλιο ή, όταν το επιτρέπει η συστατική πράξη, το εκτελεστικό συμβούλιο και ο διευθυντής εξασφαλίζουν την τακτική παρακολούθηση της υλοποίησης των συστάσεων του κλιμακίου εσωτερικού ελέγχου.
ΤΙΤΛΟΣ V
ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ
Άρθρο 85
Γενικές διατάξεις
1. Όσον αφορά τις δημόσιες συμβάσεις, εφαρμόζεται ο τίτλος V του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και ο κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 με την επιφύλαξη του άρθρου 86.
2. Ο οργανισμός της Ένωσης μπορεί να συμμετέχει, κατόπιν αιτήσεώς του, με την ιδιότητα της αναθέτουσας αρχής, στην ανάθεση συμβάσεων της Επιτροπής ή διοργανικών συμβάσεων καθώς και συμβάσεων άλλων οργανισμών της Ένωσης.
3. Ο οργανισμός της Ένωσης συμμετέχει στην κεντρική βάση δεδομένων αποκλεισμού την οποία έχει δημιουργήσει και διαχειρίζεται η Επιτροπή σύμφωνα με το άρθρο 108 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Άρθρο 86
Διαδικασίες σύναψης συμβάσεων
1. Ο οργανισμός της Ένωσης μπορεί να συνάπτει σύμβαση, χωρίς να προσφύγει σε διαδικασία ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, με την Επιτροπή, τις διοργανικές υπηρεσίες και το Μεταφραστικό Κέντρο των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης που ιδρύθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου (8) για την προμήθεια αγαθών, την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών που παρέχουν οι εν λόγω φορείς.
2. Ο οργανισμός της Ένωσης μπορεί να χρησιμοποιεί κοινές διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων με τις αναθέτουσες αρχές του κράτους μέλους υποδοχής για την κάλυψη των διοικητικών του αναγκών. Στη περίπτωση αυτή, εφαρμόζεται κατ’ αναλογία το άρθρο 133 του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012.
ΤΙΤΛΟΣ VI
ΕΙΔΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ
Άρθρο 87
Διοικητικές πιστώσεις
1. Οι διοικητικές πιστώσεις συνιστούν μη διαχωριζόμενες πιστώσεις.
2. Οι διοικητικές δαπάνες που προκύπτουν από συμβάσεις οι οποίες καλύπτουν περιόδους υπερβαίνουσες το εκάστοτε οικονομικό έτος, είτε σύμφωνα με τις τοπικές συνήθειες είτε για την προμήθεια εξοπλισμού, καταλογίζονται στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης του οικονομικού έτους κατά τη διάρκεια του οποίου πραγματοποιούνται.
3. Ο οργανισμός της Ένωσης υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, πριν από την 1η Ιουλίου κάθε έτους, έγγραφο εργασίας σχετικά με την πολιτική του περί ακινήτων, το οποίο περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:
α)
για κάθε ακίνητο, τις δαπάνες και την κτιριακή επιφάνεια που καλύπτουν οι πιστώσεις των αντίστοιχων γραμμών του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης·
β)
την αναμενόμενη εξέλιξη του συνολικού προγραμματισμού της επιφάνειας και των τοποθεσιών για τα επόμενα έτη, με περιγραφή των οικοδομικών έργων στη φάση σχεδιασμού που έχουν ήδη προσδιοριστεί.
γ)
τους τελικούς όρους και το οριστικό κόστος, καθώς και τα συναφή στοιχεία για την εκτέλεση νέων έργων σχετικά με ακίνητα, τα οποία είχαν υποβληθεί προηγουμένως στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο βάσει της διαδικασίας που ορίζεται στο άρθρο 88, και δεν περιλαμβάνονται στα έγγραφα εργασίας του προηγούμενου έτους.
Άρθρο 88
Σχέδια σχετικά με ακίνητα
1. Για κάθε σχέδιο για ακίνητα που ενδέχεται να έχει σημαντικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, αυτός ενημερώνει το συντομότερο δυνατό το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο για την αναγκαία επιφάνεια κτιρίων και τον προσωρινό προγραμματισμό, πριν από κάθε διερεύνηση της τοπικής αγοράς, σε περίπτωση συμβάσεων που αφορούν ακίνητα, ή πριν τη δημοσίευση πρόσκλησης υποβολής προσφορών σε περίπτωση οικοδομικών έργων.
2. Για κάθε σχέδιο σχετικό με ακίνητα που ενδέχεται να έχει σημαντικές δημοσιονομικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, αυτός υποβάλλει το εν λόγω σχέδιο, συμπεριλαμβανομένης αναλυτικής εκτίμησης του κόστους και της χρηματοδότησής του, καθώς και κατάλογο των σχεδίων σύμβασης που σχεδιάζεται να χρησιμοποιηθούν, και ζητεί την έγκριση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, πριν από τη σύναψη των συμβάσεων. Με αίτηση του οργανισμού της Ένωσης, τα υποβαλλόμενα έγγραφα όσον αφορά το σχέδιο περί ακινήτων αντιμετωπίζονται ως εμπιστευτικά.
Εκτός περιπτώσεων ανωτέρας βίας, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο αποφασίζουν για το σχέδιο περί ακινήτων εντός τεσσάρων εβδομάδων από την ημερομηνία της παραλαβής του και από τα δύο θεσμικά όργανα.
Το σχέδιο περί ακινήτων θεωρείται ότι έχει εγκριθεί όταν λήξει η εν λόγω προθεσμία των τεσσάρων εβδομάδων, εκτός εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο λάβουν απόφαση αντίθετη προς την πρόταση εντός της εν λόγω προθεσμίας.
Εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή/και το Συμβούλιο διατυπώσουν δεόντως τεκμηριωμένες αμφιβολίες εντός της προθεσμίας των τεσσάρων εβδομάδων, η προθεσμία αυτή παρατείνεται άπαξ κατά δύο εβδομάδες.
Εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο λάβει απόφαση αντίθετη με το σχέδιο περί ακινήτων, ο οργανισμός της Ένωσης αποσύρει την πρότασή του και μπορεί να υποβάλει νέα πρόταση.
3. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, οι προβλεπόμενες στην παράγραφο 4 πληροφορίες μπορούν να υποβληθούν μαζί με το σχέδιο περί ακινήτων. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο αποφασίζουν για το σχέδιο περί ακινήτων εντός δύο εβδομάδων από την ημερομηνία της παραλαβής του και από τα δύο θεσμικά όργανα. Το σχέδιο περί ακινήτων θεωρείται ότι έχει εγκριθεί όταν λήξει αυτή η προθεσμία των δύο εβδομάδων, εκτός εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή/και το Συμβούλιο λάβουν απόφαση αντίθετη προς την πρόταση εντός της εν λόγω προθεσμίας.
4. Τα ακόλουθα θεωρούνται σχέδια περί ακινήτων που ενδέχεται να έχουν σημαντικές δημοσιονομικές επιπτώσεις στον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης:
α)
κάθε αγορά οικοπέδου·
β)
η αγορά, πώληση, δομική ανακαίνιση ή ανέγερση κτιρίων, ή κάθε σχέδιο που συνδυάζει τα στοιχεία αυτά εντός του ίδιου χρονικού πλαισίου, εφόσον υπερβαίνει τα 3 000 000 ευρώ·
γ)
κάθε νέα σύμβαση σχετική με ακίνητο (συμπεριλαμβανομένης της σύστασης επικαρπίας, της μακροπρόθεσμης μίσθωσης, καθώς και της ανανέωσης υπάρχουσας σύμβασης με λιγότερο ευνοϊκούς όρους) που δεν καλύπτεται από το στοιχείο β) και αντιπροσωπεύει ετήσια επιβάρυνση ύψους τουλάχιστον 750 000 ευρώ·
δ)
η παράταση ή ανανέωση υπάρχουσας σύμβασης ακινήτου (περιλαμβανομένης της σύστασης επικαρπίας και της μακροπρόθεσμης μίσθωσης) με τους ίδιους ή ευνοϊκότερους όρους, με ετήσια επιβάρυνση ύψους τουλάχιστον 3 000 000 ευρώ.
5. Με την επιφύλαξη του άρθρου 19 παράγραφος 4, τα σχέδια απόκτησης κτιρίων μπορούν να χρηματοδοτούνται με δάνειο υπό τον όρο προηγούμενης έγκρισης από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο.
Τα δάνεια συνάπτονται και εξοφλούνται σύμφωνα με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και λαμβάνοντας δεόντως υπόψη την εξυπηρέτηση του οικονομικού συμφέροντος της Ένωσης.
Όταν ο οργανισμός της Ένωσης προτείνει να χρηματοδοτήσει την απόκτηση με δάνειο, το σχέδιο χρηματοδότησης που χρειάζεται να υποβληθεί μαζί με την αίτηση προηγούμενης έγκρισης από τον οργανισμό της Ένωσης προσδιορίζει ειδικότερα το μέγιστο ύψος της χρηματοδότησης, την περίοδο χρηματοδότησης, τον τύπο της χρηματοδότησης, τους όρους της χρηματοδότησης και την επιτυγχανόμενη εξοικονόμηση σε σύγκριση με άλλους τύπους συμβατικών διευθετήσεων.
Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο αποφασίζουν για την αίτηση προηγούμενης έγκρισης εντός προθεσμίας τεσσάρων εβδομάδων, η οποία μπορεί να παραταθεί άπαξ κατά δύο εβδομάδες, από την παραλαβή της και από τα δύο θεσμικά όργανα. Η απόκτηση μέσω δανείου θεωρείται ότι έχει απορριφθεί, εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο δεν την εγκρίνουν ρητά εντός της προθεσμίας αυτής.
ΤΙΤΛΟΣ VII
ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΩΜΟΝΕΣ
Άρθρο 89
Αμειβόμενοι εξωτερικοί εμπειρογνώμονες
Το άρθρο 287 του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 εφαρμόζεται κατ’ αναλογία για την επιλογή εμπειρογνωμόνων. Οι εμπειρογνώμονες αυτοί αμείβονται βάσει προκαθορισμένων ποσών και επιλέγονται με βάση την επαγγελματική τους ικανότητα. Η επιλογή γίνεται βάσει κριτηρίων που τηρούν τις αρχές της αμεροληψίας, της ίσης μεταχείρισης και της απουσίας σύγκρουσης συμφερόντων.
ΤΙΤΛΟΣ VIII
ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΕΠΙΔΟΤΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΕΠΑΘΛΩΝ ΑΠΟ ΤΟΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟ ΤΗΣ ΕΝΩΣΗΣ
Άρθρο 90
Επιδοτήσεις
Όταν ο οργανισμός της Ένωσης επιτρέπεται να χορηγεί επιδοτήσεις σύμφωνα με τη συστατική του πράξη ή με εξουσιοδότηση της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 58 παράγραφος 1 στοιχείο γ) σημείο iv) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, εφαρμόζονται οι σχετικές διατάξεις του εν λόγω κανονισμού και του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012.
Άρθρο 91
Έπαθλα
Όταν ο οργανισμός της Ένωσης επιτρέπεται να απονέμει έπαθλα σύμφωνα με τη συστατική του πράξη ή με εξουσιοδότηση της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 58 παράγραφος 1 στοιχείο γ) σημείο iv) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, εφαρμόζονται οι σχετικές διατάξεις του εν λόγω κανονισμού και του κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012.
ΤΙΤΛΟΣ IX
ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
Απόδοση των λογαριασμών
Άρθρο 92
Διάρθρωση των λογαριασμών
Οι λογαριασμοί του οργανισμού της Ένωσης περιλαμβάνουν:
α)
τις δημοσιονομικές καταστάσεις του οργανισμού της Ένωσης·
β)
τις εκθέσεις σχετικά με την εκτέλεση του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 93
Έκθεση για τη δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση
1. Κάθε οργανισμός της Ένωσης καταρτίζει έκθεση σχετικά με τη δημοσιονομική και χρηματοοικονομική διαχείριση του οικονομικού έτους.
2. Ο διευθυντής διαβιβάζει την εν λόγω έκθεση στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο, την Επιτροπή και το Ελεγκτικό Συνέδριο, έως την 31η Μαρτίου του επόμενου οικονομικού έτους.
3. Η αναφερόμενη στην παράγραφο 2 έκθεση περιέχει, σε απόλυτες τιμές και ως ποσοστό, τουλάχιστον, πληροφορίες για το ποσοστό απορρόφησης των πιστώσεων μαζί με συνοπτικά στοιχεία για τις μεταφορές πιστώσεων μεταξύ των διαφόρων θέσεων του προϋπολογισμού.
Άρθρο 94
Κανόνες που διέπουν τους λογαριασμούς
1. Ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης εφαρμόζει τους κανόνες που θεσπίζονται από τον υπόλογο της Επιτροπής με βάση τα διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα για τον δημόσιο τομέα.
2. Οι αναφερόμενοι στο άρθρο 92 λογαριασμοί του οργανισμού της Ένωσης είναι σύμφωνοι με τις δημοσιονομικές αρχές που ορίζονται στα άρθρα 5 έως 31. Πρέπει επίσης να αποτυπώνουν πιστή εικόνα των πράξεων εκτέλεσης του προϋπολογισμού ως προς τα έσοδα και τις δαπάνες.
Άρθρο 95
Λογιστικές αρχές
Οι αναφερόμενες στο άρθρο 92 δημοσιονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών σχετικά με τις λογιστικές πολιτικές, με τρόπο που εγγυάται ότι αυτά είναι συναφή, αξιόπιστα, συγκρίσιμα και κατανοητά. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις καταρτίζονται σύμφωνα με τις γενικώς αποδεκτές λογιστικές αρχές, όπως αυτές παρατίθενται στους λογιστικούς κανόνες που αναφέρονται στο άρθρο 143 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Άρθρο 96
Δημοσιονομικές καταστάσεις
1. Οι δημοσιονομικές καταστάσεις παρουσιάζονται σε εκατ. ευρώ και περιλαμβάνουν:
α)
τον ισολογισμό και την κατάσταση οικονομικών αποτελεσμάτων που εκφράζουν το σύνολο των στοιχείων ενεργητικού και παθητικού, τη χρηματοοικονομική κατάσταση και το οικονομικό αποτέλεσμα στις 31 Δεκεμβρίου του παρελθόντος έτους· καταρτίζονται σύμφωνα με τους λογιστικούς κανόνες που αναφέρονται στο άρθρο 143 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
β)
την κατάσταση ταμειακών ροών, που εμφανίζει τις εισπράξεις και τις εκταμιεύσεις του οικονομικού έτους και την τελική ταμειακή κατάσταση·
γ)
την κατάσταση μεταβολών του καθαρού ενεργητικού, που παρουσιάζει επισκόπηση της κίνησης κατά τη διάρκεια του έτους στα αποθεματικά και στα σωρευτικά αποτελέσματα.
2. Οι σημειώσεις των δημοσιονομικών καταστάσεων συμπληρώνουν και σχολιάζουν τις πληροφορίες των καταστάσεων που αναφέρονται στην παράγραφο 1 και παρέχουν όλες τις συμπληρωματικές πληροφορίες τις οποίες απαιτεί η διεθνώς αποδεκτή λογιστική πρακτική, εφόσον οι πληροφορίες αυτές είναι συναφείς προς τις δραστηριότητες του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 97
Καταστάσεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού
1. Οι καταστάσεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού παρουσιάζονται σε ευρώ. Περιλαμβάνουν:
α)
τις καταστάσεις που παρουσιάζουν συγκεντρωτικά το σύνολο των πράξεων του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους ως προς τα έσοδα και τις δαπάνες·
β)
τις επεξηγηματικές σημειώσεις που συμπληρώνουν και σχολιάζουν τις πληροφορίες των καταστάσεων.
2. Το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού αποτελείται από τη διαφορά μεταξύ:
-
του συνόλου των εσόδων που εισπράττονται γι’ αυτό το οικονομικό έτος,
-
του ποσού των πληρωμών έναντι των πιστώσεων αυτού του οικονομικού έτους, προσαυξημένου κατά το ποσό των εκ μεταφοράς πιστώσεων του ιδίου οικονομικού έτους.
Η αναφερόμενη στο πρώτο εδάφιο διαφορά αυξάνεται ή μειώνεται αφενός κατά το καθαρό ποσό των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από προηγούμενα οικονομικά έτη, οι οποίες είχαν ακυρωθεί και, αφετέρου, κατά:
-
το ποσό των πληρωμών καθ’ υπέρβαση μη διαχωριζόμενων πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος, λόγω διακυμάνσεων της ισοτιμίας του ευρώ,
-
κατά το υπόλοιπο που προκύπτει από τα συναλλαγματικά κέρδη και ζημίες που σημειώνονται κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, είτε έχει ρευστοποιηθεί είτε όχι.
3. Οι καταστάσεις εκτέλεσης του προϋπολογισμού ακολουθούν την ίδια διάρθρωση με τον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 98
Προσωρινοί λογαριασμοί
1. Ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης διαβιβάζει τους προσωρινούς λογαριασμούς στον υπόλογο της Επιτροπής και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, έως την 1η Μαρτίου του επόμενου έτους.
2. Ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης διαβιβάζει επίσης έως την 1η Μαρτίου του επόμενου έτους τις δημοσιονομικές καταστάσεις που έχει καταρτίσει στον υπόλογο της Επιτροπής, σε τυποποιημένη μορφή, σύμφωνα με τα όσα έχει ορίσει ο υπόλογος της Επιτροπής για λόγους ενοποίησης.
Άρθρο 99
Έγκριση των οριστικών λογαριασμών
1. Σύμφωνα με το άρθρο 148 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, το Ελεγκτικό Συνέδριο διατυπώνει, το αργότερο έως την 1η Ιουνίου του επόμενου έτους, τις παρατηρήσεις του σχετικά με τους προσωρινούς λογαριασμούς του οργανισμού της Ένωσης.
2. Μετά την παραλαβή των παρατηρήσεων του Ελεγκτικού Συνεδρίου επί των προσωρινών λογαριασμών του οργανισμού της Ένωσης, ο υπόλογος καταρτίζει τους οριστικούς λογαριασμούς του οργανισμού της Ένωσης σύμφωνα με το άρθρο 50. Ο διευθυντής τους διαβιβάζει στο διοικητικό συμβούλιο, το οποίο διατυπώνει τη γνώμη του επί των λογαριασμών αυτών.
3. Ο υπόλογος διαβιβάζει τους οριστικούς λογαριασμούς, συνοδευόμενους από τη γνώμη του διοικητικού συμβουλίου, στον υπόλογο της Επιτροπής, στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και στο Συμβούλιο, έως την 1η Ιουλίου του επόμενου οικονομικού έτους.
Ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης διαβιβάζει επίσης στον υπόλογο της Επιτροπής, έως την 1η Ιουλίου, τις δημοσιονομικές καταστάσεις σε τυποποιημένη μορφή, σύμφωνα με τα όσα έχει ορίσει ο υπόλογος της Επιτροπής για λόγους ενοποίησης.
4. Ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης διαβιβάζει επίσης στο Ελεγκτικό Συνέδριο, με κοινοποίηση στον υπόλογο της Επιτροπής, την ίδια ημέρα που διαβιβάζει τους οριστικούς του λογαριασμούς, δήλωση πληρότητας σχετικά με τους οριστικούς αυτούς λογαριασμούς.
Οι οριστικοί λογαριασμοί συνοδεύονται από σημείωμα συντασσόμενο από τον υπόλογο, με το οποίο αυτός δηλώνει ότι οι οριστικοί λογαριασμοί έχουν καταρτισθεί σύμφωνα με τον παρόντα τίτλο και τις εφαρμοστέες λογιστικές αρχές, κανόνες και μεθόδους.
Οι οριστικοί λογαριασμοί του οργανισμού της Ένωσης δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης έως τις 15 Νοεμβρίου του επόμενου έτους.
5. Ο διευθυντής αποστέλλει στο Ελεγκτικό Συνέδριο απάντηση επί των παρατηρήσεων που αυτό διατυπώνει στο πλαίσιο της ετήσιας έκθεσής του το αργότερο στις 30 Σεπτεμβρίου του επόμενου έτους. Οι απαντήσεις του οργανισμού της Ένωσης αποστέλλονται ταυτόχρονα στην Επιτροπή.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
Λογιστική και απογραφή περιουσιακών στοιχείων
Τμήμα 1
Κοινές διατάξεις
Άρθρο 100
Το λογιστικό σύστημα
1. Το λογιστικό σύστημα του οργανισμού της Ένωσης είναι το σύστημα οργάνωσης των δημοσιονομικών και χρηματοοικονομικών πληροφοριών που επιτρέπει την εγγραφή, ταξινόμηση και καταχώριση αριθμητικών δεδομένων.
2. Η λογιστική αποτελείται από τη γενική λογιστική και τη λογιστική του προϋπολογισμού. Η λογιστική τηρείται σε ευρώ, ανά ημερολογιακό έτος.
3. Ο διατάκτης μπορεί επίσης να τηρεί αναλυτική λογιστική.
Άρθρο 101
Κοινές απαιτήσεις για τη λογιστική των θεσμικών οργάνων
Οι λογιστικοί κανόνες και το εναρμονισμένο λογιστικό σχέδιο προς εφαρμογή από τον οργανισμό της Ένωσης εγκρίνονται από τον υπόλογο της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 152 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Τμήμα 2
Γενική λογιστική και λογιστική του προϋπολογισμού
Άρθρο 102
Γενική λογιστική
Η γενική λογιστική καταγράφει, με χρονολογική σειρά και σύμφωνα με τη διπλογραφική μέθοδο, τα γεγονότα και τις πράξεις που επηρεάζουν την οικονομική, δημοσιονομική και περιουσιακή κατάσταση του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 103
Εγγραφές γενικής λογιστικής
1. Τα υπόλοιπα και οι διάφορες κινήσεις ανά λογαριασμό εγγράφονται στα λογιστικά βιβλία.
2. Κάθε λογιστική εγγραφή, συμπεριλαμβανομένων των λογιστικών διορθώσεων, στηρίζεται σε δικαιολογητικά στα οποία παραπέμπει.
3. Το λογιστικό σύστημα επιτρέπει να φαίνεται σαφής διαδρομή ελέγχου όλων των λογιστικών εγγραφών.
Άρθρο 104
Λογιστικές διορθώσεις
Μετά από το κλείσιμο του οικονομικού έτους και έως την ημερομηνία απόδοσης των οριστικών λογαριασμών, ο υπόλογος του οργανισμού της Ένωσης προβαίνει στις διορθώσεις οι οποίες, χωρίς να συνεπάγονται εκταμίευση ή είσπραξη για το συγκεκριμένο οικονομικό έτος, είναι αναγκαίες για την πιστή και ειλικρινή παρουσίαση των λογαριασμών. Οι διορθώσεις αυτές συμμορφώνονται προς τους λογιστικούς κανόνες που αναφέρονται στο άρθρο 101.
Άρθρο 105
Λογιστική του προϋπολογισμού
1. Η λογιστική του προϋπολογισμού παρέχει λεπτομερή καταγραφή της εκτέλεσης του προϋπολογισμού του οργανισμού της Ένωσης.
2. Για τους σκοπούς της παραγράφου 1, η λογιστική του προϋπολογισμού καταγράφει όλες τις δημοσιονομικές πράξεις εσόδων και δαπανών που προβλέπονται στον τίτλο IV.
Άρθρο 106
Απογραφή περιουσιακών στοιχείων
1. Ο οργανισμός της Ένωσης τηρεί κατά ποσότητα και κατ’ αξία, βιβλία απογραφής όλων των ενσώματων, άυλων και χρηματοοικονομικών παγίων στοιχείων που αποτελούν περιουσία της Ένωσης, σύμφωνα με το υπόδειγμα που εγκρίνεται από τον υπόλογο της Επιτροπής.
Ο οργανισμός της Ένωσης επαληθεύει ότι οι εγγραφές στα βιβλία απογραφών αποτυπώνουν την πραγματική κατάσταση.
2. Οι πωλήσεις υλικών περιουσιακών στοιχείων του οργανισμού της Ένωσης αποτελούν αντικείμενο κατάλληλης δημοσιότητας.
ΤΙΤΛΟΣ X
ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ, ΑΠΑΛΛΑΓΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΑΤΗΣ
Άρθρο 107
Εξωτερικός έλεγχος
1. Ανεξάρτητος εξωτερικός ελεγκτής επαληθεύει ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί του οργανισμού της Ένωσης απεικονίζουν πιστά τα έσοδα, τις δαπάνες και τη χρηματοοικονομική θέση του, πριν από την ενσωμάτωση των λογαριασμών αυτών στους οριστικούς λογαριασμούς του οργανισμού της Ένωσης.
Με την επιφύλαξη διαφορετικής διάταξης στη συστατική πράξη, το Ελεγκτικό Συνέδριο καταρτίζει ειδική ετήσια έκθεση για τον οργανισμό της Ένωσης, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του άρθρου 287 παράγραφος 1 της ΣΛΕΕ.
Στο πλαίσιο της κατάρτισης της έκθεσης που αναφέρεται στο δεύτερο εδάφιο, το Ελεγκτικό Συνέδριο εξετάζει τις ελεγκτικές εργασίες του ανεξάρτητου εξωτερικού ελεγκτή που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο και τα μέτρα που ελήφθησαν βάσει των πορισμάτων του.
2. Ο οργανισμός της Ένωσης διαβιβάζει στο Ελεγκτικό Συνέδριο τον προϋπολογισμό του οργανισμού της Ένωσης, όπως εγκρίθηκε οριστικά. Ενημερώνει το Ελεγκτικό Συνέδριο, το ταχύτερο δυνατόν, για όλες τις αποφάσεις και πράξεις του κατ’ εφαρμογή των άρθρων 10, 14, 19 και 23.
3. Ο έλεγχος που πραγματοποιείται από το Ελεγκτικό Συνέδριο διέπεται από τα άρθρα 158 έως 163 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
Άρθρο 108
Χρονοδιάγραμμα της διαδικασίας απαλλαγής
1. Το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, μετά από σύσταση του Συμβουλίου, χορηγεί, πριν από τις 15 Μαΐου του έτους Ν+2, με την επιφύλαξη διαφορετικής πρόβλεψης στη συστατική πράξη, απαλλαγή στον διευθυντή για την εκτέλεση του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους Ν. Ο διευθυντής ενημερώνει το διοικητικό συμβούλιο για τις παρατηρήσεις του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου που περιέχονται στο ψήφισμα που συνοδεύει την απόφαση απαλλαγής.
2. Εάν η προβλεπόμενη στην παράγραφο 1 ημερομηνία δεν μπορεί να τηρηθεί, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο ή το Συμβούλιο ενημερώνει τον διευθυντή για τους λόγους καθυστέρησης της απόφασης.
3. Εάν το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο αναβάλει την απόφαση για τη χορήγηση της απαλλαγής, ο διευθυντής, σε συνεργασία με το διοικητικό συμβούλιο, καταβάλλει κάθε δυνατή προσπάθεια να λάβει, το συντομότερο δυνατό, τα μέτρα που είναι δυνατό να επιτρέψουν ή να διευκολύνουν την άρση των εμποδίων για την έκδοση της απόφασης αυτής.
Άρθρο 109
Η διαδικασία απαλλαγής
1. Η απόφαση απαλλαγής αφορά τους λογαριασμούς του συνόλου των εσόδων και δαπανών του οργανισμού της Ένωσης, το αποτέλεσμα του προϋπολογισμού και το ενεργητικό και παθητικό του οργανισμού της Ένωσης που εμφανίζονται στη δημοσιονομική κατάσταση.
2. Για να χορηγήσει την απαλλαγή, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο εξετάζει, μετά το Συμβούλιο, τους λογαριασμούς και τις δημοσιονομικές καταστάσεις του οργανισμού της Ένωσης. Εξετάζει επίσης την ετήσια έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, συνοδευόμενη από τις συναφείς απαντήσεις του διευθυντή του οργανισμού της Ένωσης, τις τυχόν συναφείς ειδικές εκθέσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά το σχετικό οικονομικό έτος και τη δήλωση αξιοπιστίας του Ελεγκτικού Συνεδρίου όσον αφορά την αξιοπιστία των λογαριασμών και τη νομιμότητα και κανονικότητα των σχετικών πράξεων.
3. Ο διευθυντής υποβάλλει στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, μετά από αίτημά του και με τον τρόπο που προβλέπεται στο άρθρο 165 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, κάθε πληροφορία που απαιτείται για την ομαλή εφαρμογή της διαδικασίας απαλλαγής για το υπό εξέταση οικονομικό έτος.
Άρθρο 110
Μέτρα παρακολούθησης
1. Ο διευθυντής λαμβάνει όλα τα αναγκαία μέτρα για να ανταποκριθεί στις παρατηρήσεις που συνοδεύουν την απόφαση απαλλαγής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, καθώς και στα σχόλια που συνοδεύουν τη σύσταση απαλλαγής που εγκρίνεται από το Συμβούλιο.
2. Μετά από αίτηση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου ή του Συμβουλίου, ο διευθυντής συντάσσει έκθεση σχετικά με τα μέτρα που έλαβε ως συνέχεια αυτών των παρατηρήσεων και σχολίων. Ο διευθυντής αποστέλλει αντίγραφο της εν λόγω έκθεσης στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο.
Άρθρο 111
Επιτόπιοι έλεγχοι από την Επιτροπή, το Ελεγκτικό Συνέδριο και την OLAF
1. Ο οργανισμός της Ένωσης παρέχει στο προσωπικό της Επιτροπής και σε άλλα πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτήν καθώς και στο Ελεγκτικό Συνέδριο πρόσβαση στους χώρους και στις κτιριακές εγκαταστάσεις, καθώς και σε όλα τα δεδομένα και πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων δεδομένων και πληροφοριών σε ηλεκτρονική μορφή, που απαιτούνται για τη διεξαγωγή των λογιστικών ελέγχων τους.
2. Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) μπορεί να διενεργεί έρευνες, συμπεριλαμβανομένων επιτόπιων ελέγχων και επιθεωρήσεων, σύμφωνα με τις διατάξεις και τις διαδικασίες του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (9) και του κανονισμού (Ευρατόμ, ΕΚ) αριθ. 2185/96 του Συμβουλίου (10), για να διαπιστώσει εάν έχει διαπραχθεί απάτη, δωροδοκία ή άλλη παράνομη δραστηριότητα που επηρεάζει τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης όσον αφορά επιδότηση ή σύμβαση που έχει ανατεθεί βάσει του παρόντος κανονισμού.
3. Με την επιφύλαξη των παραγράφων 1 και 2, οι συμφωνίες με τρίτες χώρες και διεθνείς οργανισμούς, οι συμβάσεις επιχορηγήσεων και οι δημόσιες συμβάσεις του οργανισμού της Ένωσης περιέχουν διατάξεις που παρέχουν ρητή εξουσιοδότηση στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο και την OLAF να διενεργούν τέτοιους λογιστικούς ελέγχους και έρευνες, σύμφωνα με τις αντίστοιχες αρμοδιότητές τους.
ΤΙΤΛΟΣ XI
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 112
Αιτήσεις παροχής πληροφοριών από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο
Για τα δημοσιονομικά ζητήματα που εμπίπτουν στις αντίστοιχες αρμοδιότητές τους, το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, το Συμβούλιο και η Επιτροπή δικαιούνται να αποκτούν όλα τα αναγκαία πληροφοριακά στοιχεία και δικαιολογητικά.
Άρθρο 113
Έγκριση του νέου δημοσιονομικού κανονισμού του οργανισμού της Ένωσης
Κάθε οργανισμός που αναφέρεται στο άρθρο 208 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 εκδίδει νέο δημοσιονομικό κανονισμό που αρχίζει να ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2014 ή, σε κάθε περίπτωση, εντός έξι μηνών από την ημέρα που ο οικείος οργανισμός θα περιληφθεί στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 208 του εν λόγω κανονισμού λόγω επιχορήγησης που εγγράφεται στον προϋπολογισμό.
Άρθρο 114
Κανόνες εκτέλεσης του δημοσιονομικού κανονισμού του οργανισμού της Ένωσης
Το διοικητικό συμβούλιο, εφόσον είναι αναγκαίο και αφού λάβει την προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής, εγκρίνει, βάσει προτάσεως του διευθυντή, λεπτομερείς κανόνες εκτέλεσης του δημοσιονομικού κανονισμού του οργανισμού της Ένωσης.
Άρθρο 115
Κατάργηση διατάξεων
Ο κανονισμός (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 2343/2002 καταργείται με ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 2014. Ωστόσο, το άρθρο 40 εξακολουθεί να εφαρμόζεται έως τις 31 Δεκεμβρίου 2014 και οι παράγραφοι 4 και 7 του άρθρου 27 εξακολουθούν να εφαρμόζονται έως τις 31 Δεκεμβρίου 2015.
Άρθρο 116
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Εφαρμόζεται από την 1η Ιανουαρίου 2014. Ωστόσο, το άρθρο 47 και το άρθρο 82 παράγραφος 5 εφαρμόζονται από την 1η Ιανουαρίου 2015 και το άρθρο 32 και το άρθρο 33 παράγραφοι 5 και 8 εφαρμόζονται από την 1η Ιανουαρίου 2016.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 30 Σεπτεμβρίου 2013.