ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 150/2013 НА КОМИСИЯТА
от 19 декември 2012 година
за допълнение на Регламент (ЕС) № 648/2012 на Европейския парламент и на Съвета относно извънборсовите деривати, централните контрагенти и регистрите на трансакции по отношение на регулаторните технически стандарти за определяне на подробни изисквания за заявленията за регистрация като регистър на трансакции
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид становището на Европейската централна банка (1),
като взе предвид Регламент (ЕС) № 648/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 4 юли 2012 година относно извънборсовите деривати, централните контрагенти и регистрите на трансакции (2), и по-специално член 56, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
Следва да бъдат установени разпоредби за определяне на информацията, която трябва да бъде представяна на Европейския орган за ценни книжа и пазари (ЕОЦКП) във всяко заявление за регистрация като регистър на трансакции.
(2)
Всяко лице, което подава заявление за регистрация като регистър на трансакции, следва да представи информация за структурата на своите звена за вътрешен контрол и за независимостта на управителните си органи, за да може ЕОЦКП да прецени дали управленската структура на предприятието осигурява независимост на регистъра на трансакции и дали тази структура и отчетните практики са подходящи.
(3)
ЕОЦКП, учреден с Регламент (ЕС) № 1095/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 24 ноември 2010 г. за създаване на Европейски надзорен орган (Европейски орган за ценни книжа и пазари) (3), отговаря за регистрацията и надзора върху регистрите на трансакции съгласно дял VI от Регламент (ЕС) № 648/2012. За да може ЕОЦКП да преценява дали подаващият заявление за регистрация регистър на трансакции има добра репутация и да оценява опита и уменията на висшия му ръководен състав, този регистър на трансакции следва да представи необходимата за тази преценка информация.
(4)
Всеки подаващ заявление регистър на трансакции следва да представи на ЕОЦКП информация, с която да покаже, че разполага с финансовите средства, необходими за непрекъснатото изпълнение на функциите му, и с подходящи правила за осигуряване на непрекъснатост на дейността.
(5)
Макар че когато даден регистър на трансакции извършва дейност чрез клонове, тези клонове не са отделни юридически лица, за тях следва да се представя отделна информация, за да може ЕОЦКП ясно да определи мястото им в организационната структура на регистъра на трансакции, да оцени квалификацията и надеждността на висшия им ръководен състав и да прецени дали механизмите за контрол, звеното за спазване на нормативните изисквания и другите създадени звена са достатъчно надеждни, за да установяват, измерват и управляват адекватно рисковете пред клоновете.
(6)
Важно е всеки заявител да представи на ЕОЦКП информация за допълнителните услуги или за другите видове дейност, които регистърът на трансакции ще предлага извън основната си дейност по отчитане на сделки с деривати, особено що се отнася до централната основна дейност по отчитане за регулаторни цели.
(7)
За да може ЕОЦКП да преценява дали технологичните системи на подаващия заявление регистър на трансакции осигуряват непрекъснатост на дейността и функционират правилно, заявителят следва да представи на ЕОЦКП описания на съответните технологични системи и начина им на управление. Заявителят следва също така да опише евентуалните си договорености за възлагане на дейности на външен изпълнител, които са от значение за предоставяните от него услуги.
(8)
Информацията за таксите за предоставяните от регистрите на трансакции услуги е необходима, за да могат пазарните участници да правят информиран избор, и затова следва да бъде включвана в заявленията им за регистрация.
(9)
Като се има предвид, че пазарните участници и регулаторните органи разчитат на данните, съхранявани от регистрите на трансакции, в заявленията за регистрация като регистър на трансакции следва да има ясна информация във връзка със строгите изисквания за дейността и за съхранението на документация с данни.
(10)
Моделите за управление на риска, свързан с предоставяните от регистрите на трансакции услуги, трябва да бъдат отразени в заявленията им за регистрация, за да могат пазарните участници да правят информиран избор.
(11)
За да се осигури пълен достъп до услугите на регистрите на трансакции, на доставчиците на услуги - трети лица, се предоставя равноправен достъп до информацията, съхранявана от регистрите на трансакции, при условие че лицето, предоставящо данните, и съответните контрагенти са дали съгласието си. Затова всеки подаващ заявление регистър на трансакции следва да представи на ЕОЦКП информация за своите правила и процедури за достъп.
(12)
За да изпълнява ефективно своите задължения за лицензиране, ЕОЦКП следва да получава цялата информация от регистрите на трансакции, свързаните с тях трети лица и третите лица, на които регистрите на трансакции са възложили изпълнението на оперативни функции и дейности. Тази информация е необходима за разглеждането или завършването на разглеждането на заявлението за регистрация и придружаващите го документи.
(13)
Настоящият регламент е изготвен въз основа на проектите на регулаторни технически стандарти, предадени на Комисията от ЕОЦКП.
(14)
Съгласно член 10 от Регламент (ЕС) № 1095/2010 ЕОЦКП проведе открити обществени консултации по проектите на регулаторни технически стандарти, въз основа на които е изготвен настоящият регламент, анализира потенциалните разходи и ползи и поиска становище от Групата на участниците от сектора на ценните книжа и пазарите, създадена по член 37 от посочения регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
РЕГИСТРАЦИЯ
РАЗДЕЛ 1
Общи разпоредби
Член 1
Идентификация, правна форма, клас на дериватите
1. Във всяко заявление за регистрация като регистър на трансакции се посочват идентификационните данни на заявителя и дейностите, които възнамерява да извършва и които налагат да бъде регистриран като регистър на трансакции.
2. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа по-специално следната информация:
а)
фирма, седалище и адрес на заявителя в рамките на Съюза;
б)
извлечение от съответния търговски или съдебен регистър или друго официално доказателство за мястото на учредяване и за предмета на дейност на заявителя, валидно към датата на заявлението;
в)
информация за класовете деривати, за чието отчитане регистърът на трансакции подава заявление за регистрация;
г)
учредителния акт и - в съответните случаи - други изисквани по закон документи, от които е видно, че заявителят ще извършва услуги като регистър на трансакции;
д)
протокола от събранието, на което управителният съвет е одобрил заявлението;
е)
името и данните за контакт на лицето или лицата, които отговарят за спазването на нормативните изисквания от страна на регистъра на трансакции, или на други служители, участващи в оценяването на спазването на нормативните изисквания;
ж)
план за дейността, в т.ч. информация за мястото, където се извършват основните стопански дейности;
з)
идентификационни данни на клоновете (ако има такива) и - в съответните случаи - информация за структурата на групата;
и)
услугите, които заявителят възнамерява да предоставя извън регистрирането на трансакции;
й)
информация за евентуални висящи съдебни, административни, арбитражни или други производства по уреждане на спорове (независимо от характера им), по които заявителят е страна, особено по данъчни въпроси и въпроси, свързани с несъстоятелност, и при риск от възникване на значителни финансови или свързани с репутацията разходи, или за други приключени производства, които може все още да оказват значителен ефект върху разходите на регистрите на трансакции.
3. По искане на ЕОЦКП заявителите му изпращат допълнителна информация по време на разглеждането на заявлението за регистрация, когато такава информация е нужна, за да бъде оценена способността на заявителя да спазва изискванията по членове 56-59 от Регламент (ЕС) № 648/2012 и за да може ЕОЦКП надлежно да разтълкува и анализира документите, които ще бъдат или вече са били предадени.
4. Когато заявителят смята, че определено изискване от настоящия регламент не е приложимо за него, в заявлението си той ясно посочва това изискване и разяснява защо то не е приложимо за него.
Член 2
Правила и процедури
Когато трябва да бъде представена информация за правилата или процедурите, заявителят гарантира, че в тази информация или като допълнение към нея се посочва следното:
а)
лицето, което отговаря за одобряването и поддържането на правилата и процедурите;
б)
начинът, по който се осигурява и следи спазването на правилата и процедурите, и отговорното за това лице;
в)
мерките, които се предприемат при нарушение на правилата и процедурите;
г)
процедурата за уведомяване на ЕОЦКП за съществени нарушения на правилата или процедурите, които могат да доведат до неспазване на условията за първоначалната регистрация.
РАЗДЕЛ 2
Собственици
Член 3
Собственици на регистъра на трансакции
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа:
а)
списък с имената или наименованията на всички физически или юридически лица, които пряко или косвено притежават 5 % или повече от капитала на заявителя или от правата му на глас или които поради притежавания от тях дял имат възможност да упражняват значително влияние върху управлението на заявителя;
б)
списък на всички предприятия, в които всяко от лицата по буква а) притежава 5 % или повече от капитала или от правата на глас или в които упражнява значително влияние върху управлението.
2. Когато заявителят има дружество майка, той посочва:
а)
седалището и адреса на дружеството майка;
б)
дали дружеството майка е лицензирано или регистрирано и дали е поднадзорно лице; ако това е така, се посочва референтен номер на дружеството и наименованието на компетентния надзорен орган.
Член 4
Схема на собствеността
1. Всяко заявление за регистрация като регистър на трансакции съдържа схема, която показва отношенията на собственост между дружеството майка, дъщерните дружества и евентуалните други свързани лица или клонове.
2. В тази схема се посочват пълната фирма, правната форма, седалището и адреса.
РАЗДЕЛ 3
Организационна структура, управление и спазване на нормативните изисквания
Член 5
Органиграма
1. Всяко заявление за регистрация като регистър на трансакции съдържа органиграма, която показва организационната структура на заявителя, вкл. звената, предоставящи допълнителни услуги (ако има такива).
2. В органиграмата се посочват лицата, които отговарят за изпълнението на всяка значима функция, в т.ч. членовете на висшето ръководство и лицата, които управляват дейността на клоновете.
Член 6
Управление на дружеството
1. Всяко заявление за регистрация като регистър на трансакции съдържа информация относно вътрешните правила на заявителя за управление на предприятието и относно процедурите и правомощията, съгласно които работи висшето му ръководство, включително ръководният съвет, неизпълнителните му членове и комитетите (ако има такива).
2. Тази информация включва описание на процесите на подбор, назначаване, оценяване на резултатите и отстраняване на членове на висшия ръководен състав и ръководния съвет.
3. Ако заявителят е подписал признат корпоративен кодекс за дейността, в заявлението за регистрация като регистър на трансакции се посочва този кодекс и се представя разяснение в случаите, когато заявителят се отклонява от предписанията му.
Член 7
Вътрешен контрол
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа обзор на вътрешния контрол на заявителя. Той включва информация за звеното за спазване на нормативните изисквания, звеното за преглед на правилата и процедурите, оценяването на риска, механизмите за вътрешен контрол и правилата за звеното за вътрешен одит.
2. Обзорът съдържа информация за следното:
а)
правилата и процедурите за вътрешен контрол на заявителя;
б)
наблюдението и оценяването на адекватността и ефективността на системите на заявителя;
в)
контрола и защитата на системите за обработка на информация на заявителя;
г)
вътрешните органи, отговарящи за разглеждането на констатациите.
3. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за звеното за вътрешен одит на заявителя:
а)
как се разработва и прилага методологията за вътрешния одит в съответствие с характера и сложността на дейностите на заявителя и свързаните с тях рискове;
б)
работен план за период от три години от датата на заявлението.
Член 8
Спазване на нормативните изисквания
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за правилата и процедурите на заявителя, осигуряващи спазване на изискванията на Регламент (ЕС) № 648/2012:
а)
описание на функциите на лицата, които отговарят за спазването на нормативните изисквания, и на другите лица, които участват в оценяването на спазването на нормативните изисквания, в т.ч. описание на средствата, с които се гарантира независимостта на дейността по спазване на нормативните изисквания от другите дейности на заявителя;
б)
вътрешните правила и процедури, с които се гарантира, че заявителят, вкл. ръководителите и служителите му, спазват всички разпоредби на Регламент (ЕС) № 648/2012, в т.ч. описание на функциите на ръководния съвет и висшия ръководен състав;
в)
когато има такъв - последният вътрешен доклад, изготвен от лицата, които отговарят за спазването на нормативните изисквания, или от други служители, участващи в оценяването на спазването на нормативните изисквания.
Член 9
Висш ръководен състав и членове на ръководния съвет
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за всеки член на висшия ръководен състав и всеки член на ръководния съвет, включително:
а)
копие от автобиографията на лицето, за да може да бъде преценено дали то има подходящ опит и знания, за да изпълнява адекватно задълженията си;
б)
подробни сведения за издадени присъди за извършени престъпления във връзка с предоставянето на финансови или информационни услуги или за извършени измами или злоупотреби, по-специално под формата на официално свидетелство, ако такова се издава в съответната държава членка;
в)
собственоръчна декларация за добрата репутация във връзка с предоставянето на финансови или информационни услуги, в която всеки член на висшия ръководен състав или на ръководния съвет заявява следното:
i)
дали е бил осъждан за извършени престъпления във връзка с предоставянето на финансови или информационни услуги или за извършени измами или злоупотреби;
ii)
дали спрямо него са постановявани неблагоприятни решения по производства за дисциплинарни нарушения от страна на регулаторен орган, държавен орган или ведомство и дали спрямо него има открити такива производства, които още не са приключили;
iii)
дали спрямо него са постановявани неблагоприятни решения по граждански съдебни производства във връзка с предоставянето на финансови или информационни услуги или за неправомерно поведение или измама във връзка с управлението на предприятие;
iv)
дали е бил член на ръководния съвет или висшия ръководен състав на дружество, чиято регистрация е била прекратена или чийто лиценз е бил отнет от страна на регулаторен орган;
v)
дали му е било отказвано правото да извършва дейности, за които е необходима регистрация или лиценз от регулаторен орган;
vi)
дали е бил член на ръководния съвет или висшия ръководен състав на дружество, което е било обявено в несъстоятелност или ликвидация по времето, когато съответното лице е имало отношения с дружеството, или до една година след прекратяването на отношенията на това лице с дружеството;
vii)
дали е бил член на ръководния съвет или висшия ръководен състав на дружество, по отношение на което е постановено неблагоприятно решение или наказание от страна на регулаторен орган;
viii)
дали са му били налагани глоби, дали му е била налагана временна забрана да упражнява професията или дейността си, дали е бил лишен от правото да упражнява професията или дейността си или дали са му били налагани други наказания от страна на държавни, регулаторни или браншови органи за измама или злоупотреба във връзка с предоставянето на финансови или информационни услуги;
ix)
дали е бил лишен от правото да заема длъжността на директор или други управленски длъжности, дали е бил освобождаван от заеманата длъжност в дружество в резултат на правонарушения или злоупотреби.
г)
декларация за възможните конфликти на интереси, в които членовете на висшия ръководен състав и членовете на ръководния съвет могат да изпаднат при изпълнението на задълженията си, и за начина на управление на тези конфликти на интереси.
2. Всяка информация, получена от ЕОЦКП по реда на параграф 1, се използва само за целите на регистрацията и постоянното спазване на изискванията за регистрация от подаващия заявлението регистър на трансакции.
РАЗДЕЛ 4
Служители и възнаграждения
Член 10
Правила и процедури по отношение на служителите
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за правилата и процедурите:
а)
копие от правилата за възнагражденията на висшия ръководен състав, членовете на ръководния съвет и служителите, работещи в звеното по риска и контролното звено на заявителя;
б)
описание на мерките, въведени от заявителя за намаляване на риска от прекомерно разчитане на отделни служители.
Член 11
Квалификация и надеждност
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за служителите на заявителя:
а)
общ списък на наетите служители, в който се посочват функциите им и квалификациите за всяка функция;
б)
конкретно описание на служителите в областта на информационните технологии, наети за предоставяне на услугите на регистъра на трансакции, като се посочват функциите и квалификациите за всеки отделен служител;
в)
описание на функциите и квалификациите на всеки служител, който отговаря за вътрешния одит, вътрешния контрол, спазването на нормативните изисквания, оценяването на риска и вътрешния преглед на правилата и процедурите;
г)
служителите, които изцяло отговарят за определена дейност, и служителите, които работят по споразумение за възлагане на дейности на външен изпълнител;
д)
подробни сведения за обучението и повишението на квалификацията във връзка с дейността на регистъра на трансакции, в т.ч. изпитването или други видове официално оценяване, които трябва да премине дадено лице, за да може да изпълнява функции по регистриране на трансакции.
РАЗДЕЛ 5
Финансови средства за дейността на регистъра на трансакции
Член 12
Финансови отчети и финансово-икономически планове
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната финансова и икономическа информация за заявителя:
а)
пълен набор от финансови отчети, които са изготвени по международните стандарти, приети по член 3 от Регламент (ЕО) № 1606/2002 на Европейския парламент и на Съвета от 19 юли 2002 г. за прилагането на международните счетоводни стандарти (4);
б)
когато финансовите отчети на заявителя подлежат на задължителен одит по смисъла на член 2, параграф 1 от Директива 2006/43/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 17 май 2006 година относно задължителния одит на годишните счетоводни отчети и консолидираните счетоводни отчети (5), във финансовите отчети се включва одитният доклад за годишния и консолидирания финансов отчет;
в)
ако заявителят подлежи на задължителен одит, се посочват името или наименованието на външния одитор и националният му регистрационен номер;
г)
финансово-икономически план, в който се разглеждат различни икономически сценарии за предоставянето на услуги по регистриране на трансакции и който обхваща период от най-малко три години.
2. Когато няма финансова информация за минали периоди съгласно параграф 1, заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за заявителя:
а)
разчет, който показва, че заявителят ще разполага с достатъчно средства, и отразява очакваното му финансово-икономическо състояние шест месеца след регистрацията му;
б)
междинен финансов отчет, когато финансовите отчети за изисквания период не са готови;
в)
отчет за финансовото състояние, например счетоводен баланс, отчет за доходите, отчет за промените в собствения капитал и отчет за паричните потоци и пояснителни приложения, съдържащи обобщена информация за счетоводната политика и друга пояснителна информация.
3. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа одитираните годишни финансови отчети на дружеството майка за трите финансови години преди датата на заявлението.
4. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа и следната финансова информация за заявителя:
а)
сведения за плановете за учредяване на дъщерни дружества и местоположението им;
б)
описание на дейността, която заявителят планира да извършва, вкл. дейността на дъщерните дружества и клоновете.
РАЗДЕЛ 6
Конфликти на интереси
Член 13
Управление на конфликтите на интереси
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за въведените от заявителя правила и процедури за управление на конфликтите на интереси:
а)
правилата и процедурите за установяване, управление и оповестяване на конфликтите на интереси и описание на процеса, който се използва, за да се гарантира, че съответните лица познават правилата и процедурите;
б)
други мерки и контролни механизми, които са въведени, за да се осигури спазването на изискванията за управление на конфликтите на интереси по буква а);
Член 14
Поверителност
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа следната информация за вътрешните правила и механизми, с които се предотвратява употребата на данни, съхранявани в бъдещия регистър на трансакции, в следните случаи:
а)
когато употребата на тези данни е за незаконни цели;
б)
когато има разкриване на поверителна информация;
в)
когато употребата на тези данни не е разрешена за търговски цели.
2. Заявлението за регистрация по предходния параграф съдържа описание на вътрешните процедури за издаване на разрешения на служителите за използване на пароли за достъп до данни, като се посочва и за какви цели ще използват данните тези служители, обхватът на данните и ограниченията за употребата им.
3. Заявителите представят на ЕОЦКП информация за процесите, използвани за поддържане на дневник, в който се съхранява информация за всеки извършващ справка с данните служител, за датата и часа на справката, за естеството на данните - обект на справката, и за целта на справката.
Член 15
Проучване и разрешаване на конфликтите на интереси
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа резултатите от актуално към датата на заявлението проучване на съществуващите значими конфликти на интереси във връзка с допълнителни или други свързани услуги, предоставяни от заявителя, и описание на начина на управление на тези конфликти на интереси.
2. Когато заявителят е част от група дружества, в резултатите от проучването се посочват всички значими конфликти на интереси, свързани с други дружества от същата група, и описание на начина на управление на тези конфликти на интереси.
РАЗДЕЛ 7
Ресурси и процедури
Член 16
Информационнотехнологични ресурси и възлагане на дейности на външни изпълнители
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа описание на:
а)
системите и потребителските приложения, разработени от заявителя за предоставяне на услуги на клиентите му, като се представя и копие на ръководството за употреба и вътрешните процедури;
б)
инвестиционната политика на заявителя и политиката му за обновяване на информационнотехнологичните ресурси;
в)
споразуменията за възлагане на дейности на външни изпълнители, сключени от заявителя, както и методите, използвани за контрол върху качеството на извършваните от външни изпълнители дейности, и копие от договорите, уреждащи тези споразумения.
Член 17
Допълнителни услуги
Когато заявител, дружество от неговата група или дружество, с което заявителят има значимо споразумение, отнасящо се до предоставяне на услуги, свързани със сключването на сделки, или услуги след сключването на сделките, предлага или планира да предлага допълнителни услуги, заявлението му за регистрация като регистър на трансакции съдържа описание на:
а)
допълнителните услуги, извършвани от заявителя или групата на дружеството майка, и споразуменията, които регистърът на трансакции е сключил с дружества, предлагащи услуги, свързани със сключването на сделки, или услуги след сключването на сделките, или други подобни услуги, както и копия от тези споразумения;
б)
процедурите и правилата, които ще осигурят оперативно разделение между услугите на заявителя по регистриране на трансакции и другите му дейности, включително когато отделна дейност се извършва от регистъра на трансакции, от дъщерно дружество на неговия холдинг или от друго дружество, с което той има значимо споразумение в контекста на услугите, свързани със сключването на сделки, на услугите след сключването на сделките или на друга дейност.
РАЗДЕЛ 8
Правила за достъпа
Член 18
Прозрачност на правилата за достъпа
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа:
а)
правилата и процедурите, по които ползвателите получават достъп до данните в регистъра на трансакции, в т.ч. процесите, чрез които ползвателите могат да изменят регистрираните данни за договори;
б)
копие от условията, които определят правата и задълженията на ползвателите;
в)
описание на различните категории достъп за ползвателите (ако има няколко категории);
г)
правилата и процедурите за достъп, съгласно които други доставчици на услуги могат да получат при равноправни условия достъп до данните, поддържани от регистъра на трансакции, когато съответните контрагенти са дали съгласие.
Член 19
Прозрачност на правилата за спазване на нормативните изисквания и точността на данните
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа информация за процедурите, които заявителят е въвел за проверка на:
а)
спазването на нормативните изисквания за отчетността от страна на отчитащия се контрагент или представящото отчета лице;
б)
верността на информацията в отчета;
в)
възможността за равняване на данните в различните регистри на трансакции, ако контрагентите се отчитат пред различни регистри на трансакции.
Член 20
Прозрачност на правилата за ценообразуване
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа описание на:
а)
правилата на заявителя за ценообразуване, в т.ч. предоставяните отбиви и отстъпки и условията за ползването им;
б)
тарифа за таксите за допълнителните услуги, в т.ч. разчети за разходите за услугите по регистрация на трансакции и допълнителните услуги, както и подробни сведения за методите, използвани за отчитане на отделните разходи, които може да възникнат за заявителя при предоставянето на услуги по регистрация на трансакции и допълнителни услуги;
в)
методите, използвани за предоставянето на информацията на клиентите (по-конкретно отчитащите се лица) и бъдещите клиенти, в т.ч копие от тарифата за таксите, в която поотделно се посочват таксите за услугите по регистриране на трансакции и за допълнителните услуги.
РАЗДЕЛ 9
Операционна надеждност
Член 21
Операционен риск
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа:
а)
подробно описание на наличните ресурси и процедурите за установяване и намаляване на операционния риск и на всеки друг съществен риск, на който заявителят е изложен, включително копия от наръчници и вътрешни процедури;
б)
описание на нетните ликвидни активи, финансирани чрез собствен капитал за покриване на потенциални икономически загуби с цел да се продължи предоставянето на услуги като действащо предприятие, както и оценка на достатъчността на финансовите средства за покриване на оперативните загуби при прекратяване или реорганизация на най-важните дейности и услуги за период от най-малко 6 месеца;
в)
плана за непрекъснатост на дейността и сведения за правилата за актуализиране на плана. По-специално, планът включва:
i)
всички свързани с дейността процеси, процедури за управление на кризи и свързаните с тях системи, които са от ключово значение за осигуряване на услугите по регистриране на трансакции от заявителя, в т.ч. значими дейности, възложени на външни изпълнители, както и стратегията, политиката и целите на регистъра на трансакции за осигуряване на непрекъснатостта на тези процеси;
ii)
договореностите с други доставчици на инфраструктурни услуги на финансовите пазари, в т.ч. с други регистри на трансакции;
iii)
механизмите за осигуряване на минимално равнище на действие на функциите от ключово значение и очакваните срокове за пълното възстановяване на тези процеси;
iv)
максимално допустимия срок за възстановяване на свързаните с дейността процеси и системи, като се имат предвид срокът за отчитане пред регистрите на трансакции по член 9 от Регламент (ЕС) № 648/2012 и обемът на данните, които регистърът на трансакции трябва да обработи в съответния еднодневен срок;
v)
процедурите за записването на инцидентите в дневник и разглеждането им;
vi)
програмата за извършване на тестове и резултатите от тези тестове;
vii)
броя на наличните заместващи технически и операционни обекти, местоположението им, ресурсите им в сравнение с главния обект и въведените процедури за непрекъснатост на дейността при необходимост от използване на заместващите обекти;
viii)
информация за достъпа до второстепенен обект на дружеството, за да могат служителите да осигурят непрекъснатост на дейността, когато основният обект не може да бъде използван;
г)
описание на механизмите за осигуряване изпълнението на дейностите на заявителя по регистриране на трансакции при срив и участието на ползвателите на услугите на регистъра на трансакции и на трети лица в тях.
РАЗДЕЛ 10
Съхранение на документацията с данни
Член 22
Правила за съхранение на документацията с данни
1. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа информация за получаването и управлението на данни, в т.ч. за правилата и процедурите, въведени от заявителя за гарантиране на следното:
а)
своевременно и точно регистриране на получаваните данни;
б)
че данните се поддържат онлайн и офлайн;
в)
че данните се копират по подходящ начин, за да се осигури непрекъснатост на дейността.
2. Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа описание на системите, правилата и процедурите за съхранение на документацията с данни, които се използват, за да се гарантира, че данните се изменят по подходящ начин и че позициите се изчисляват правилно съгласно съответните законови или подзаконови изисквания.
РАЗДЕЛ 11
Наличност на данните
Член 23
Механизми за осигуряване на достъп до данните
Заявлението за регистрация като регистър на трансакции съдържа описание на ресурсите, методите и каналите, които заявителят ще използва за улесняване на достъпа до данните съгласно разпоредбите на член 81, параграфи 1, 3 и 5 от Регламент (ЕС) № 648/2012, отнасящи се до прозрачността и достъпа до данните, както и:
а)
описание на ресурсите, методите и каналите, които заявителят ще използва за улесняване на обществения достъп до съхраняваните при него данни съгласно член 81, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 648/2012, и периодичността на актуализацията на данните, заедно с копие от съответните наръчници и вътрешни правила;
б)
описание на ресурсите, методите и средствата, които заявителят ще използва за улесняване на достъпа на органите по член 81, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 648/2012 до съхраняваните при него данни, периодичността на актуализацията на данните и контрола и проверките, които регистърът на трансакции може да въведе за процеса на филтриране на достъпа, заедно с копие от съответните наръчници и вътрешни процедури;
в)
описание на ресурсите, методите и каналите, които заявителят ще използва за улесняване на достъпа на страните по договорите до съхраняваните при него данни съгласно член 80, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 648/2012, и периодичността на актуализацията на данните, заедно с копие от съответните наръчници и вътрешни правила.
Член 24
Удостоверяване на точността и пълнотата на заявлението
1. Всяка информация, представена на ЕОЦКП по време на процеса по регистрация, се придружава от писмо, което е подписано от член на ръководния съвет и на висшия ръководен състав на регистъра на трансакции и с което съответното лице удостоверява, че представената информация е точна и пълна към датата на предаването ѝ, доколкото му е известно.
2. В съответните случаи информацията се придружава и от дружествени документи, удостоверяващи точността на данните.
Член 25
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 19 декември 2012 година.
ΚΑΤ’ ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (EE) αριθ. 150/2013 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 19ης Δεκεμβρίου 2012
για τη συμπλήρωση του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, για τα εξωχρηματιστηριακά παράγωγα, τους κεντρικούς αντισυμβαλλομένους και τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών όσον αφορά τα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα που προσδιορίζουν τις λεπτομέρειες της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τη γνώμη της Ευρωπαϊκής Κεντρικής Τράπεζας (1),
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 648/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 4ης Ιουλίου 2012, για τα εξωχρηματιστηριακά παράγωγα, τους κεντρικούς αντισυμβαλλομένους και τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών (2), και ιδίως το άρθρο 56 παράγραφος 3,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Θα πρέπει να θεσπιστούν κανόνες που να προσδιορίζουν τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται στην Ευρωπαϊκή Αρχή Κινητών Αξιών και Αγορών (ΕΑΚΑΑ) ως μέρος της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(2)
Οποιοδήποτε πρόσωπο υποβάλλει αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη δομή των εσωτερικών ελέγχων του και την ανεξαρτησία των διοικητικών οργάνων του, προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να μπορεί να αξιολογήσει αν η δομή της εταιρικής διακυβέρνησης διασφαλίζει την ανεξαρτησία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και αν η δομή αυτή και οι διαδικασίες αναφοράς είναι επαρκείς.
(3)
Η ΕΑΚΑΑ, που συστάθηκε βάσει του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1095/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Νοεμβρίου 2010, σχετικά με τη σύσταση Ευρωπαϊκής Εποπτικής Αρχής (Ευρωπαϊκή Αρχή Κινητών Αξιών και Αγορών) (3), είναι αρμόδια για την καταχώριση και την εποπτεία των αρχείων καταγραφής συναλλαγών βάσει του τίτλου VI του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012. Προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να είναι σε θέση να αξιολογήσει τα απαιτούμενα εχέγγυα εντιμότητας, καθώς και την πείρα και τις δεξιότητες των ανώτατων διοικητικών στελεχών του μελλοντικού αρχείου καταγραφής συναλλαγών, το αιτούν αρχείο καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει τις σχετικές πληροφορίες για τη διενέργεια της εν λόγω αξιολόγησης.
(4)
Το αιτούν αρχείο καταγραφής συναλλαγών θα πρέπει να παρέχει πληροφορίες στην ΕΑΚΑΑ για να αποδείξει ότι διαθέτει τους απαραίτητους χρηματοοικονομικούς πόρους για την εκτέλεση των καθηκόντων του σε συνεχή βάση, καθώς και κατάλληλες ρυθμίσεις αδιάλειπτης λειτουργίας.
(5)
Αν και, στην περίπτωση που ένα αρχείο καταγραφής συναλλαγών λειτουργεί μέσω υποκαταστημάτων, αυτά δεν αποτελούν χωριστά νομικά πρόσωπα, θα πρέπει να παρέχονται χωριστές πληροφορίες για τα υποκαταστήματα, προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να μπορεί να προσδιορίσει σαφώς τη θέση των υποκαταστημάτων στην οργανωτική δομή του αρχείου καταγραφής συναλλαγών, να εκτιμήσει την επάρκεια για την άσκηση των καθηκόντων και την καταλληλότητα των ανώτατων διοικητικών στελεχών των υποκαταστημάτων, και να αξιολογήσει κατά πόσον οι μηχανισμοί ελέγχου, η συμμόρφωση και τα άλλα ασκούμενα καθήκοντα θεωρούνται άρτια και επαρκή για τον προσδιορισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των κινδύνων των υποκαταστημάτων κατά τρόπο ενδεδειγμένο.
(6)
Είναι σημαντικό για έναν αιτούντα να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με επικουρικές υπηρεσίες, ή άλλους τομείς επιχειρηματικής δραστηριότητας που προσφέρει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, εκτός της βασικής δραστηριότητάς του που αφορά τις υποχρεώσεις αναφοράς για τις συμβάσεις παραγώγων, ιδίως όσον αφορά την κεντρική βασική δραστηριότητά του που συνίσταται στην υποχρέωση υποβολής εκθέσεων.
(7)
Προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να αξιολογεί τη συνέχεια και την εύτακτη λειτουργία των τεχνολογικών συστημάτων του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών, ο συγκεκριμένος αιτών θα πρέπει να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ περιγραφές των εν λόγω σχετικών τεχνολογικών συστημάτων και του τρόπου διαχείρισής τους. Ο αιτών θα πρέπει επίσης να περιγράψει οποιεσδήποτε ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης αφορούν τις δραστηριότητές του.
(8)
Τα τέλη που συνδέονται με τις υπηρεσίες τις οποίες παρέχουν τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών αποτελούν σημαντικές πληροφορίες που επιτρέπουν σε συμμετέχοντες στην αγορά να κάνουν ενημερωμένη επιλογή και, ως εκ τούτου, θα πρέπει να αποτελούν μέρος της αίτησης καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(9)
Δεδομένου ότι οι συμμετέχοντες στην αγορά και οι ρυθμιστικοί παράγοντες της αγοράς βασίζονται στα δεδομένα που διατηρούνται από τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών, οι αυστηρές λειτουργικές και σχετικές με την τήρηση αρχείων απαιτήσεις θα πρέπει να διακρίνονται σαφώς στην αίτηση καταχώρισης αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
(10)
Τα μοντέλα διαχείρισης κινδύνων που συνδέονται με τις υπηρεσίες που παρέχει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών είναι απαραίτητο στοιχείο στην αίτησή του για καταχώριση, ούτως ώστε οι συμμετέχοντες στην αγορά να μπορούν να κάνουν ενημερωμένη επιλογή.
(11)
Προκειμένου να διασφαλιστεί πλήρης πρόσβαση στο αρχείο καταγραφής συναλλαγών, τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών διαθέτουν πρόσβαση χωρίς διακρίσεις σε πληροφορίες που διατηρεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, υπό τον όρο ότι η οντότητα που παρέχει τα δεδομένα και οι σχετικοί αντισυμβαλλόμενοι έχουν παράσχει τη συγκατάθεσή τους. Το αρχείο καταγραφής συναλλαγών που υποβάλλει αίτηση καταχώρισης θα πρέπει, ως εκ τούτου, να παρέχει στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του όσον αφορά την πρόσβαση.
(12)
Προκειμένου να εκτελεί με αποτελεσματικό τρόπο τα αδειοδοτικά καθήκοντά της, η ΕΑΚΑΑ θα πρέπει να λαμβάνει όλες τις πληροφορίες από αρχεία καταγραφής συναλλαγών, σχετικούς τρίτους και τρίτους στους οποίους τα αρχεία καταγραφής συναλλαγών έχουν αναθέσει λειτουργικά καθήκοντα και δραστηριότητες. Η εν λόγω πληροφόρηση είναι αναγκαία για την αξιολόγηση ή τη συμπλήρωση της αξιολόγησης της αίτησης καταχώρισης και των σχετικών δικαιολογητικών.
(13)
Ο παρών κανονισμός βασίζεται στα σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων που υπέβαλε η ΕΑΚΑΑ στην Επιτροπή.
(14)
Σύμφωνα με το άρθρο 10 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1095/2010, η ΕΑΚΑΑ διενήργησε ανοιχτές δημόσιες διαβουλεύσεις για τα εν λόγω σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων, ανέλυσε τα ενδεχόμενα συναφή κόστη και τις ωφέλειες και ζήτησε τη γνώμη της Ομάδας Συμφεροντούχων Κινητών Αξιών και Αγορών, που συστάθηκε σύμφωνα με το άρθρο 37 του εν λόγω κανονισμού,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ
ΤΜΗΜΑ 1
Γενικά
Άρθρο 1
Ταυτοποίηση, νομικό καθεστώς και κατηγορία παραγώγων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών ταυτοποιεί τον αιτούντα και τις δραστηριότητες που προτίθεται να εκτελέσει και οι οποίες απαιτούν την καταχώρισή του ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
2. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει ειδικότερα τις ακόλουθες πληροφορίες:
α)
την εταιρική επωνυμία του αιτούντος και τη διεύθυνση της έδρας εντός της Ένωσης·
β)
απόσπασμα από την εγγραφή του στο σχετικό εμπορικό ή δικαστικό μητρώο, ή άλλες μορφές πιστοποιημένων αποδείξεων του τόπου της σύστασης και του πεδίου επιχειρηματικής δραστηριότητας του αιτούντος, που ισχύουν κατά την ημερομηνία υποβολής της αίτησης·
γ)
πληροφορίες σχετικά με τις κατηγορίες παραγώγων για τις οποίες επιθυμεί να καταχωριστεί ο αιτών·
δ)
το καταστατικό και, αναλόγως, άλλη καταστατική τεκμηρίωση η οποία να αναφέρει ότι ο αιτών σκοπεύει να παρέχει υπηρεσίες αρχείου καταγραφής συναλλαγών·
ε)
τα πρακτικά της συνεδρίασης όπου το συμβούλιο ενέκρινε την αίτηση·
στ)
το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας του (των) ατόμου(-ων) που είναι αρμόδιο(-α) για τη συμμόρφωση ή κάθε άλλου μέλους του προσωπικού που συμμετέχει στις αξιολογήσεις συμμόρφωσης του αιτούντος·
ζ)
το πρόγραμμα δραστηριοτήτων, περιλαμβανομένων ενδείξεων του τόπου των βασικών επιχειρηματικών δραστηριοτήτων·
η)
την ταυτοποίηση τυχόν θυγατρικών και, αναλόγως, της δομής του ομίλου·
θ)
οποιαδήποτε υπηρεσία, εκτός της λειτουργίας αρχείου καταγραφής συναλλαγών, που σκοπεύει να παρέχει ο αιτών·
ι)
οποιεσδήποτε πληροφορίες σχετικά με τυχόν εκκρεμείς δικαστικές, διοικητικές, συναφείς με διαιτησία ή τυχόν άλλη προσφυγή διαδικασίες, ανεξαρτήτως του τύπου τους, μέρος των οποίων μπορεί να είναι ο αιτών, ιδίως όσον αφορά φορολογικά θέματα και θέματα αφερεγγυότητας και όπου αυτά συνεπάγονται οικονομικό ή σχετικό με την εντιμότητα κόστος, ή τυχόν μη εκκρεμείς διαδικασίες, που μπορεί, παρά ταύτα, να έχουν οποιονδήποτε ουσιαστικό αντίκτυπο στο κόστος του αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
3. Κατόπιν αιτήματος της ΕΑΚΑΑ, οι αιτούντες αποστέλλουν επίσης συμπληρωματικές πληροφορίες κατά τη διάρκεια της εξέτασης της αίτησης για καταχώριση, σε περίπτωση που οι εν λόγω πληροφορίες απαιτούνται για την αξιολόγηση της ικανότητας συμμόρφωσης των αιτούντων προς τις απαιτήσεις των άρθρων 56 έως 59 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 και προκειμένου η ΕΑΚΑΑ να ερμηνεύει και να αναλύει δεόντως τα δικαιολογητικά που θα υποβληθούν ή έχουν ήδη υποβληθεί.
4. Σε περίπτωση που ο αιτών θεωρεί ότι κάποια απαίτηση του παρόντος κανονισμού δεν έχει εφαρμογή σε αυτόν, επισημαίνει σαφώς την εν λόγω απαίτηση στην αίτησή του και, επιπλέον, επεξηγεί γιατί δεν έχει εφαρμογή η συγκεκριμένη απαίτηση.
Άρθρο 2
Πολιτικές και διαδικασίες
Σε περίπτωση που πρέπει να παρασχεθούν πληροφορίες όσον αφορά πολιτικές ή διαδικασίες, ο αιτών διασφαλίζει ότι οι πολιτικές ή οι διαδικασίες περιλαμβάνουν έκαστο των ακόλουθων στοιχείων ή συνοδεύονται από αυτό:
α)
στοιχεία του αρμόδιου για την έγκριση και τη διατήρηση των πολιτικών και διαδικασιών·
β)
περιγραφή του τρόπου με τον οποίον διασφαλίζεται και παρακολουθείται η συμμόρφωση προς τις πολιτικές και τις διαδικασίες, και του αρμόδιου για τη συμμόρφωση εν προκειμένω·
γ)
περιγραφή των ληπτέων μέτρων σε περίπτωση παραβίασης πολιτικών και διαδικασιών·
δ)
ενδεικτική περιγραφή της διαδικασίας αναφοράς στην ΕΑΚΑΑ τυχόν ουσιαστικής παραβίασης πολιτικών ή διαδικασιών που μπορεί να οδηγήσει σε παραβίαση των όρων της αρχικής καταχώρισης.
ΤΜΗΜΑ 2
Ιδιοκτησία
Άρθρο 3
Ιδιοκτησία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών πρέπει να περιλαμβάνει:
α)
κατάλογο ο οποίος περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμο κάθε προσώπου ή την επωνυμία κάθε οντότητας που κατέχει άμεσα ή έμμεσα το 5 % ή περισσότερο του κεφαλαίου του αιτούντος ή των δικαιωμάτων ψήφου του ή αυτών των οποίων η συμμετοχή καθιστά δυνατή την άσκηση σημαντικής επιρροής επί της διαχείρισης των αιτούντων·
β)
κατάλογο επιχειρήσεων στις οποίες το πρόσωπο που αναφέρεται στο στοιχείο α) κατέχει το 5 % ή περισσότερο του κεφαλαίου ή των δικαιωμάτων ψήφου ή ασκεί σημαντική επιρροή επί της διαχείρισής τους.
2. Σε περίπτωση που ο αιτών έχει μητρική επιχείρηση:
α)
αναφέρει τη διεύθυνση της έδρας·
β)
αποδεικνύει κατά πόσον η μητρική εταιρεία έχει άδεια λειτουργίας ή είναι καταχωρισμένη και υπόκειται σε εποπτεία και, όταν ισχύει αυτό, παραθέτει τυχόν αριθμό μητρώου και την ονομασία της αρμόδιας εποπτικής αρχής.
Άρθρο 4
Διάγραμμα ιδιοκτησίας
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει διάγραμμα στο οποίο εμφαίνονται οι δεσμοί ιδιοκτησίας μεταξύ της μητρικής επιχείρησης, των θυγατρικών και τυχόν άλλων οντοτήτων ή υποκαταστημάτων.
2. Οι επιχειρήσεις που εμφαίνονται στο διάγραμμα που αναφέρεται στην παράγραφο 1 προσδιορίζονται με την πλήρη επωνυμία, το νομικό καθεστώς και τη διεύθυνση της έδρας τους.
ΤΜΗΜΑ 3
Οργανωτική δομή, διακυβέρνηση και συμμόρφωση
Άρθρο 5
Οργανόγραμμα
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει το οργανόγραμμα, το οποίο περιγράφει λεπτομερώς την οργανωτική δομή του αιτούντος, περιλαμβανομένου αυτού για τυχόν επικουρικές υπηρεσίες.
2. Το συγκεκριμένο οργανόγραμμα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ταυτότητα του αρμόδιου για κάθε σημαντικό ρόλο, περιλαμβανομένων των ανώτατων διοικητικών στελεχών και των ατόμων που διευθύνουν τις δραστηριότητες τυχόν υποκαταστημάτων.
Άρθρο 6
Εταιρική διακυβέρνηση
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τις εσωτερικές πολιτικές εταιρικής διακυβέρνησης του αιτούντος, καθώς και τις διαδικασίες και τους γενικούς όρους που διέπουν την ανώτατη διοίκησή του, περιλαμβανομένων του διοικητικού συμβουλίου, των μη εκτελεστικών μελών του και, όπου υπάρχουν, των επιτροπών.
2. Οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν περιγραφή της διαδικασίας επιλογής, των διορισμών, της αξιολόγησης της απόδοσης και της αποχώρησης ανώτατων διοικητικών στελεχών και μελών του συμβουλίου.
3. Σε περίπτωση που ο αιτών υιοθετεί αναγνωρισμένο κώδικα δεοντολογίας στον τομέα της εταιρικής διακυβέρνησης, η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών προσδιορίζει τον κώδικα και επεξηγεί τυχόν καταστάσεις στις οποίες ο αιτών παρεκκλίνει του κώδικα.
Άρθρο 7
Εσωτερικοί έλεγχοι
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επισκόπηση των εσωτερικών ελέγχων του αιτούντος. Αυτό περιλαμβάνει πληροφορίες όσον αφορά τις υπηρεσίες συμμόρφωσης, επανεξέτασης, την αξιολόγηση κινδύνων, τους μηχανισμούς εσωτερικού ελέγχου και τις ρυθμίσεις που διέπουν την υπηρεσία εσωτερικού λογιστικού ελέγχου.
2. Η επισκόπηση περιλαμβάνει πληροφορίες για τα ακόλουθα θέματα:
α)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου των αιτούντων·
β)
την παρακολούθηση και την αξιολόγηση της επάρκειας και της αποτελεσματικότητας των συστημάτων του αιτούντος·
γ)
τον έλεγχο και τη διασφάλιση των συστημάτων επεξεργασίας πληροφοριών του αιτούντος·
δ)
τα εσωτερικά όργανα που έχουν αναλάβει την αξιολόγηση των πορισμάτων.
3. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά τον εσωτερικό λογιστικό έλεγχο του αιτούντος:
α)
εξήγηση του τρόπου με τον οποίο αναπτύσσεται και εφαρμόζεται η μεθοδολογία εσωτερικού ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη τον χαρακτήρα των δραστηριοτήτων, τις πολύπλοκες καταστάσεις και τους κινδύνους του αιτούντος·
β)
πρόγραμμα εργασίας για τα τρία έτη που έπονται της ημερομηνίας εφαρμογής.
Άρθρο 8
Κανονιστική συμμόρφωση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά τις πολιτικές και τις διαδικασίες του αιτούντος για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 648/2012:
α)
περιγραφή των ρόλων των αρμοδίων για τη συμμόρφωση και οποιωνδήποτε άλλων μελών του προσωπικού που συμμετέχουν στις αξιολογήσεις συμμόρφωσης, περιλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο διασφαλίζεται η ανεξαρτησία της υπηρεσίας συμμόρφωσης από τις υπόλοιπες δραστηριότητες·
β)
τις εσωτερικές πολιτικές και διαδικασίες που αποσκοπούν να διασφαλίσουν ότι ο αιτών, περιλαμβανομένων των διοικητικών στελεχών και των υπαλλήλων του, πληροί όλες τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, μεταξύ άλλων με περιγραφή του ρόλου του συμβουλίου και της ανώτατης διοίκησης·
γ)
όπου διατίθεται, την τελευταία εσωτερική έκθεση που έχει εκπονηθεί από τους αρμοδίους για τη συμμόρφωση ή οποιουσδήποτε άλλους υπαλλήλους που συμμετέχουν στις αξιολογήσεις της συμμόρφωσης στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του αιτούντος.
Άρθρο 9
Ανώτατα διοικητικά στελέχη και μέλη του συμβουλίου
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά κάθε μέλος της ανώτατης διοίκησης και κάθε μέλος του συμβουλίου:
α)
αντίγραφο του βιογραφικού σημειώματος, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η αξιολόγηση σχετικά με την ενδεδειγμένη πείρα και γνώσεις που απαιτούνται για την ενδεδειγμένη εκτέλεση των καθηκόντων τους·
β)
λεπτομερή στοιχεία όσον φορά τυχόν ποινικές καταδίκες σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας, ιδίως μέσω επίσημου πιστοποιητικού, εφόσον διατίθεται στο εσωτερικό του οικείου κράτους μέλους·
γ)
δήλωση του ιδίου του ενδιαφερομένου περί εχεγγύων εντιμότητας σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικής υπηρεσίας ή υπηρεσίας συναφούς με δεδομένα, όπου κάθε μέλος της ανώτατης διοίκησης και του συμβουλίου αναφέρει αν:
i)
έχει καταδικαστεί για τυχόν αξιόποινη πράξη σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας·
ii)
έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων στο πλαίσιο πειθαρχικής διαδικασίας ασκηθείσας από ρυθμιστική αρχή ή κρατικούς φορείς ή οργανισμούς ή αποτελεί αντικείμενο τυχόν τέτοιας διαδικασίας η οποία δεν έχει περατωθεί·
iii)
έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων σε αστική δίκη σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών ή σε σχέση με πράξεις απάτης ή απιστίας, ή για παρατυπία ή απάτη όσον αφορά τη διαχείριση επιχείρησης·
iv)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης της οποίας η εγγραφή ή η άδεια έχει ανακληθεί από ρυθμιστικό φορέα·
v)
έχει στερηθεί το δικαίωμα να ασκεί δραστηριότητες που απαιτούν εγγραφή ή άδεια από ρυθμιστικό φορέα·
vi)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης που έχει κηρύξει πτώχευση ή τελούσε υπό εκκαθάριση ενόσω το εν λόγω πρόσωπο ήταν συνδεδεμένο με την επιχείρηση ή εντός ενός έτους από τότε που το πρόσωπο έπαυσε να συνδέεται με την επιχείρηση·
vii)
έχει συμμετάσχει στο συμβούλιο ή στην ανώτατη διοίκηση επιχείρησης που έχει αποτελέσει αντικείμενο κυρώσεων ή ποινής από ρυθμιστικό φορέα·
viii)
έχει άλλως αποτελέσει αντικείμενο καταδίκης, αναστολής ή αποκλεισμού από την άσκηση καθηκόντων ή αντικείμενο οποιασδήποτε άλλης κύρωσης σε σχέση με απάτη, απιστία ή σε σχέση με την παροχή χρηματοπιστωτικών ή συναφών με δεδομένα υπηρεσιών, από κρατικό, ρυθμιστικό ή επαγγελματικό φορέα·
ix)
έχει αποκλειστεί από διοικητικά καθήκοντα, αποκλειστεί από καθήκοντα διευθυντικού στελέχους, απολυθεί από απασχόληση ή άλλη σύνδεση με επιχείρηση, συνεπεία καταγγελιών για παραπτώματα ή παρατυπίες·
δ)
δήλωση για τυχόν δυνητικές συγκρούσεις συμφερόντων που μπορεί να έχουν τα ανώτατα διοικητικά στελέχη και τα μέλη του συμβουλίου κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους, καθώς και τους τρόπους διαχείρισης αυτών των συγκρούσεων.
2. Οποιεσδήποτε πληροφορίες υποβάλλονται στην ΕΑΚΑΑ βάσει της παραγράφου 1 χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τον σκοπό της καταχώρισης και της διαρκούς συμμόρφωσης προς τους όρους της καταχώρισης του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
ΤΜΗΜΑ 4
Προσωπικό και αποδοχές
Άρθρο 10
Πολιτικές και διαδικασίες προσωπικού
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πολιτικές και διαδικασίες:
α)
αντίγραφο της πολιτικής αποδοχών για τα ανώτατα διοικητικά στελέχη, τα μέλη του συμβουλίου και το προσωπικό που απασχολείται στις υπηρεσίες ελέγχου και αντιμετώπισης κινδύνων·
β)
περιγραφή των μέτρων που εφαρμόζει ο αιτών για τον μετριασμό του κινδύνου υπέρμετρης εμπιστοσύνης σε οποιονδήποτε μεμονωμένο υπάλληλο.
Άρθρο 11
Καταλληλότητα και επάρκεια
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με το προσωπικό του αιτούντος:
α)
γενικό κατάλογο του απασχολούμενου προσωπικού που περιλαμβάνει τον ρόλο εκάστου και τα απαιτούμενα προσόντα ανά ρόλο·
β)
ειδική περιγραφή του προσωπικού στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών, που απασχολείται για την παροχή υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων του ρόλου και των προσόντων εκάστου ατόμου·
γ)
περιγραφή των ρόλων και των προσόντων εκάστου ατόμου που είναι αρμόδιο για τον εσωτερικό λογιστικό έλεγχο, τους εσωτερικούς ελέγχους, τη συμμόρφωση, την αξιολόγηση κινδύνων και την εσωτερική επανεξέταση·
δ)
την ταυτοποίηση των μελών του αποκλειστικού προσωπικού και εκείνων των μελών του προσωπικού που απασχολούνται υπό καθεστώς εξωτερικής ανάθεσης·
ε)
λεπτομερή στοιχεία όσον αφορά την επιμόρφωση και την ανάπτυξη σχετικά με τις δραστηριότητες του αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένης οποιασδήποτε εξέτασης ή άλλης μορφής τυπικής αξιολόγησης που απαιτείται για το προσωπικό όσον αφορά την άσκηση των δραστηριοτήτων του αρχείου καταγραφής συναλλαγών.
ΤΜΗΜΑ 5
Χρηματοοικονομικοί πόροι για τη λειτουργία του αρχείου καταγραφής συναλλαγών
Άρθρο 12
Οικονομικές εκθέσεις και επιχειρηματικά σχέδια
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες οικονομικές και επιχειρηματικές πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
πλήρη σειρά οικονομικών καταστάσεων, που έχουν εκπονηθεί σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα που έχουν υιοθετηθεί σύμφωνα με το άρθρο 3 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1606/2002 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 19ης Ιουλίου 2002, για την εφαρμογή διεθνών λογιστικών προτύπων (4)·
β)
σε περίπτωση που οι οικονομικές καταστάσεις του αιτούντος υπόκεινται σε υποχρεωτικό έλεγχο κατά την έννοια που δίδεται στο άρθρο 2 σημείο 1 της οδηγίας 2006/43/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Μαΐου 2006, για τους υποχρεωτικούς ελέγχους των ετήσιων και των ενοποιημένων λογαριασμών (5), οι οικονομικές εκθέσεις περιλαμβάνουν την έκθεση ελέγχου σχετικά με την ετήσια και ενοποιημένη οικονομική κατάσταση·
γ)
εάν ο αιτών υπόκειται σε έλεγχο, την ονομασία και τον εθνικό αριθμό μητρώου του εξωτερικού ελεγκτή·
δ)
οικονομικό επιχειρηματικό σχέδιο το οποίο προβλέπει διάφορα επιχειρηματικά σενάρια για τις υπηρεσίες αρχείου καταγραφής συναλλαγών, για τουλάχιστον τριετή περίοδο αναφοράς.
2. Σε περίπτωση που οι ιστορικές χρηματοοικονομικές πληροφορίες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 δεν είναι διαθέσιμες, η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
την τυποποιημένη προσωρινή κατάσταση, η οποία καταδεικνύει ίδιους πόρους και την προσδοκώμενη επιχειρηματική κατάσταση εντός έξι μηνών μετά τη χορήγηση της καταχώρισης·
β)
ενδιάμεση οικονομική έκθεση, σε περίπτωση που δεν είναι ακόμη διαθέσιμες οι οικονομικές καταστάσεις για την απαιτούμενη χρονική περίοδο·
γ)
κατάσταση χρηματοοικονομικής θέσης, όπως ισολογισμός, λογαριασμός αποτελεσμάτων, μεταβολές ιδίων κεφαλαίων και ταμειακών διαθεσίμων, καθώς και σημειώσεις που περιλαμβάνουν συνοπτική παρουσίαση των λογιστικών πολιτικών και άλλες επεξηγηματικές σημειώσεις.
3. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ελεγμένες ετήσιες οικονομικές καταστάσεις οποιασδήποτε μητρικής επιχείρησης για τα τρία οικονομικά έτη που προηγούνται της ημερομηνίας της αίτησης.
4. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επίσης τις ακόλουθες οικονομικές πληροφορίες σχετικά με τον αιτούντα:
α)
ενδεικτική περιγραφή μελλοντικών σχεδίων για την ίδρυση θυγατρικών, καθώς και τον τόπο εγκατάστασής τους·
β)
περιγραφή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τις οποίες σχεδιάζει να ασκήσει ο αιτών, προσδιορίζοντας τις δραστηριότητες τυχόν θυγατρικών ή υποκαταστημάτων.
ΤΜΗΜΑ 6
Συγκρούσεις συμφερόντων
Άρθρο 13
Διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τις πολιτικές και τις διαδικασίες που έχει καθιερώσει ο αιτών για τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων:
α)
πολιτικές και διαδικασίες όσον αφορά τον προσδιορισμό, τη διαχείριση και τη γνωστοποίηση συγκρούσεων συμφερόντων, και περιγραφή της διαδικασίας που χρησιμοποιείται για να διασφαλίζεται ότι τα αρμόδια άτομα γνωρίζουν τις πολιτικές και τις διαδικασίες·
β)
οποιαδήποτε άλλα μέτρα και ελέγχους εφαρμόζει για τη διασφάλιση της ανταπόκρισης στις απαιτήσεις που αναφέρονται στο στοιχείο α) σχετικά με τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων·
Άρθρο 14
Εμπιστευτικότητα
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις εσωτερικές πολιτικές και μηχανισμούς που εμποδίζουν οποιαδήποτε χρήση αποθηκευμένων πληροφοριών στο μελλοντικό αρχείο καταγραφής συναλλαγών:
α)
για παράνομους σκοπούς·
β)
για γνωστοποίηση εμπιστευτικών πληροφοριών·
γ)
μη επιτρεπόμενη εμπορικούς σκοπούς.
2. Η εν λόγω αίτηση περιλαμβάνει περιγραφή των εσωτερικών διαδικασιών για τη χορήγηση αδειών στο προσωπικό όσον αφορά τη χρήση κωδικών πρόσβασης στα δεδομένα, όπου προσδιορίζεται ο σκοπός του προσωπικού, το πεδίο εφαρμογής των δεδομένων που βλέπουν και τυχόν περιορισμοί στη χρήση των δεδομένων.
3. Οι αιτούντες παρέχουν στην ΕΑΚΑΑ πληροφορίες σχετικά με τις διαδικασίες τήρησης ημερολογίου στο οποίο προσδιορίζεται κάθε μέλος του προσωπικού που συμβουλεύεται τα δεδομένα, η ώρα της πρόσβασης, ο χαρακτήρας των δεδομένων στα οποία υπήρξε πρόσβαση και ο σκοπός.
Άρθρο 15
Καταγραφή και μετριασμός των συγκρούσεων συμφερόντων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει επικαιροποιημένη καταγραφή, τη χρονική στιγμή της υποβολής της αίτησης, των υφιστάμενων ουσιαστικών συγκρούσεων συμφερόντων σε σχέση με τυχόν επικουρικές ή άλλες σχετικές υπηρεσίες που παρέχει ο αιτών, καθώς και περιγραφή του τρόπου διαχείρισής τους.
2. Σε περίπτωση που ο αιτών αποτελεί μέρος ομίλου, η καταγραφή περιλαμβάνει οποιεσδήποτε ουσιαστικές συγκρούσεις που ανακύπτουν από άλλες επιχειρήσεις στο εσωτερικό του ομίλου, όπως και τους τρόπους διαχείρισης αυτών των συγκρούσεων.
ΤΜΗΜΑ 7
Πόροι και διαδικασίες
Άρθρο 16
Πόροι τεχνολογίας των πληροφοριών και εξωτερική ανάθεση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή σχετικά με τα εξής:
α)
τα συστήματα και τις εγκαταστάσεις χρήστη που έχει αναπτύξει ο αιτών προκειμένου να παρέχει υπηρεσίες στους πελάτες, περιλαμβανομένων αντιγράφου τυχόν εγχειριδίου χρήστη και εσωτερικών διαδικασιών·
β)
τις πολιτικές επενδύσεων και ανανέωσης όσον αφορά τους πόρους τεχνολογίας των πληροφοριών του αιτούντος·
γ)
ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης που εφαρμόζει ο αιτών, από κοινού με τις μεθόδους που χρησιμοποιεί για να παρακολουθεί το επίπεδο εξυπηρέτησης των καθηκόντων που αναθέτει εξωτερικά, καθώς και αντίγραφο των συμβάσεων που διέπουν τις εν λόγω ρυθμίσεις.
Άρθρο 17
Επικουρικές υπηρεσίες
Σε περίπτωση που ο αιτών, επιχείρηση εντός του ομίλου του ή επιχείρηση με την οποία ο αιτών έχει συνάψει ουσιαστική συμφωνία σχετικά με υπηρεσίες διαπραγμάτευσης ή μετασυναλλακτικές υπηρεσίες προσφέρει ή σχεδιάζει να προσφέρει τυχόν επικουρικές υπηρεσίες, η αίτησή του για καταχώριση ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή:
α)
των επικουρικών υπηρεσιών που παρέχει ο αιτών ή ο μητρικός όμιλός του, και περιγραφή οποιασδήποτε συμφωνίας που μπορεί να έχει συνάψει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών με εταιρείες που προσφέρουν υπηρεσίες διαπραγμάτευσης ή μετασυναλλακτικές υπηρεσίες, ή άλλες σχετικές υπηρεσίες, καθώς και αντίγραφα τέτοιων συμφωνιών·
β)
των διαδικασιών και των πολιτικών που διασφαλίζουν τον λειτουργικό διαχωρισμό μεταξύ των υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών του αιτούντος και άλλων τομέων επιχειρηματικής δραστηριότητας, μεταξύ άλλων σε περίπτωση που χωριστός τομέας επιχειρηματικής δραστηριότητας αποτελεί αντικείμενο διαχείρισης από το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, εταιρεία η οποία ανήκει στην εταιρεία συμμετοχών του, ή οποιαδήποτε άλλη εταιρεία με την οποία έχει συνάψει ουσιαστική συμφωνία στο πλαίσιο της αλυσίδας διαπραγμάτευσης ή της μετασυναλλακτικής αλυσίδας ή του τομέα επιχειρηματικής δραστηριότητας.
ΤΜΗΜΑ 8
Κανόνες πρόσβασης
Άρθρο 18
Διαφάνεια σχετικά με τους κανόνες πρόσβασης
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει:
α)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες πρόσβασης σύμφωνα με τις οποίες οι χρήστες έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σε αρχείο καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων οποιωνδήποτε διαδικασιών σύμφωνα με τις οποίες οι χρήστες μπορεί να χρειαστεί να τροποποιήσουν ή να αναθεωρήσουν καταχωρισμένες συμβάσεις·
β)
αντίγραφο των όρων και των προϋποθέσεων που καθορίζουν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του χρήστη·
γ)
περιγραφή των διαφόρων κατηγοριών πρόσβασης που διατίθεται σε χρήστες, εάν είναι περισσότερες από μία·
δ)
τις πολιτικές και τις διαδικασίες πρόσβασης σύμφωνα με τις οποίες άλλοι πάροχοι υπηρεσιών μπορεί να έχουν πρόσβαση χωρίς διακρίσεις σε πληροφορίες που τηρούνται από το αρχείο καταγραφής συναλλαγών, σε περίπτωση που οι σχετικοί αντισυμβαλλόμενοι έχουν παράσχει τη συγκατάθεσή τους.
Άρθρο 19
Διαφάνεια σχετικά με ρυθμίσεις συμμόρφωσης και ακρίβεια των δεδομένων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει τις διαδικασίες που εφαρμόζει ο αιτών προκειμένου να ελέγχει:
α)
τη συμμόρφωση του αναφέροντος αντισυμβαλλομένου ή της υποβάλλουσας οντότητας προς τις απαιτήσεις αναφοράς·
β)
την ορθότητα των αναφερόμενων πληροφοριών·
γ)
ότι τα δεδομένα μπορούν να είναι σύμφωνα μεταξύ αρχείων καταγραφής συναλλαγών, εάν οι αντισυμβαλλόμενοι αναφέρουν συναλλαγές σε διαφορετικά αρχεία καταγραφής συναλλαγών.
Άρθρο 20
Διαφάνεια της πολιτικής για την τιμολόγηση
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή όσον αφορά τα ακόλουθα στοιχεία του αιτούντος:
α)
την πολιτική για την τιμολόγηση, περιλαμβανομένων τυχόν ισχυουσών εκπτώσεων και επιστροφών, και τους όρους παροχής του οφέλους των εν λόγω μειώσεων·
β)
τη δομή των τελών για την παροχή τυχόν επικουρικών υπηρεσιών, περιλαμβανομένου του εκτιμώμενου κόστους των υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών και των επικουρικών υπηρεσιών, από κοινού με τις λεπτομέρειες των μεθόδων που χρησιμοποιούνται για τον υπολογισμό του χωριστού κόστους στο οποίο μπορεί να υποβληθεί ο αιτών κατά την παροχή υπηρεσιών αρχείου καταγραφής συναλλαγών και επικουρικών υπηρεσιών·
γ)
τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται προκειμένου να καταστούν οι πληροφορίες διαθέσιμες για πελάτες, ιδίως αναφέρουσες οντότητες, και μελλοντικούς πελάτες, περιλαμβανομένου αντιγράφου της δομής των τελών, σε περίπτωση που οι υπηρεσίες αρχείου συναλλαγών και οι επικουρικές υπηρεσίες είναι διαχωρισμένες.
ΤΜΗΜΑ 9
Λειτουργική αξιοπιστία
Άρθρο 21
Λειτουργικός κίνδυνος
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει:
α)
λεπτομερή περιγραφή των διαθέσιμων πόρων και διαδικασιών που αποσκοπούν να εντοπίσουν και να μετριάσουν τον λειτουργικό κίνδυνο και οποιονδήποτε άλλον ουσιαστικό κίνδυνο στον οποίο εκτίθεται ο αιτών, περιλαμβανομένου αντιγράφου οποιωνδήποτε σχετικών εγχειριδίων και εσωτερικών διαδικασιών·
β)
περιγραφή των καθαρών ρευστοποιήσιμων στοιχείων που έχουν χρηματοδοτηθεί με ίδια κεφάλαια για την κάλυψη δυνητικών γενικών επιχειρηματικών ζημιών προκειμένου να συνεχιστεί η παροχή υπηρεσιών σε συνθήκες δρώσας οικονομικής μονάδας, και εκτίμηση της επάρκειας των χρηματοοικονομικών πόρων του με σκοπό την κάλυψη του λειτουργικού κόστους εκκαθάρισης ή αναδιοργάνωσης των κρίσιμων πράξεων και υπηρεσιών στη διάρκεια τουλάχιστον έξι μηνών·
γ)
το σχέδιο αδιάλειπτης λειτουργίας του αιτούντος και ενδεικτική περιγραφή της πολιτικής για την επικαιροποίηση του σχεδίου. Ειδικότερα, το σχέδιο περιλαμβάνει:
i)
όλες τις επιχειρηματικές διεργασίες, διαδικασίες κλιμάκωσης και σχετικά συστήματα που είναι αποφασιστικής σημασίας για τη διασφάλιση των υπηρεσιών του αιτούντος αρχείου καταγραφής συναλλαγών, περιλαμβανομένων οποιωνδήποτε ανατεθεισών εξωτερικά υπηρεσιών και περιλαμβανομένων της στρατηγικής, της πολιτικής και των στόχων του αρχείου καταγραφής συναλλαγών όσον αφορά τη συνέχεια αυτών των διεργασιών·
ii)
τις ρυθμίσεις που εφαρμόζονται με άλλους παρόχους υποδομής χρηματοπιστωτικών αγορών, περιλαμβανομένων άλλων αρχείων καταγραφής συναλλαγών·
iii)
τις ρυθμίσεις για τη διασφάλιση ελάχιστου επιπέδου εξυπηρέτησης των κρίσιμων λειτουργιών και το προβλεπόμενο χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση της πλήρους αποκατάστασης αυτών των διεργασιών·
iv)
τον μέγιστο αποδεκτό χρόνο αποκατάστασης για επιχειρηματικές διεργασίες και συστήματα, λαμβανομένης υπόψη της προθεσμίας αναφοράς σε αρχεία καταγραφής συναλλαγών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και του όγκου των δεδομένων που χρειάζεται να επεξεργαστεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών εντός της συγκεκριμένης ημερήσιας περιόδου·
v)
τις διαδικασίες που αφορούν συνεπαγόμενες καταγραφές συμβάντων και επανεξετάσεις·
vi)
πρόγραμμα δοκιμών και τα αποτελέσματα των όποιων δοκιμών·
vii)
τον αριθμό των διαθέσιμων εναλλακτικών τεχνικών και λειτουργικών χώρων, την τοποθεσία τους, τους πόρους σε σύγκριση με τον βασικό χώρο και τις διαδικασίες αδιάλειπτης λειτουργίας που εφαρμόζονται, σε περίπτωση που χρειάζεται να χρησιμοποιηθούν εναλλακτικοί χώροι·
viii)
πληροφορίες σχετικά με την πρόσβαση σε βοηθητικό επιχειρησιακό χώρο προκειμένου το προσωπικό να διασφαλίσει τη συνέχιση της εξυπηρέτησης, σε περίπτωση που δεν είναι διαθέσιμη η έδρα των κεντρικών γραφείων·
δ)
περιγραφή των ρυθμίσεων για τη διασφάλιση των δραστηριοτήτων αρχείου καταγραφής συναλλαγών σε περίπτωση διακοπής και της συμμετοχής των χρηστών του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και άλλων τρίτων σε αυτές.
ΤΜΗΜΑ 10
Τήρηση αρχείου
Άρθρο 22
Πολιτική όσον αφορά την τήρηση αρχείων
1. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την παραλαβή και τη διαχείριση δεδομένων, περιλαμβανομένων των όποιων πολιτικών και διαδικασιών εφαρμόζονται από τον αιτούντα προκειμένου να διασφαλίζεται:
α)
έγκαιρη και ακριβής καταχώριση των αναφερόμενων πληροφοριών·
β)
ότι τα δεδομένα διατηρούνται τόσο διαδικτυακά όσο και μη διαδικτυακά·
γ)
ότι υπάρχουν επαρκή αντίγραφα των δεδομένων για τους σκοπούς της αδιάλειπτης λειτουργίας.
2. Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιλαμβάνει περιγραφή των συστημάτων, πολιτικών και διαδικασιών τήρησης αρχείων που χρησιμοποιούνται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες τροποποιούνται καταλλήλως και οι θέσεις υπολογίζονται ορθώς, σύμφωνα με τις σχετικές νομοθετικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
ΤΜΗΜΑ 11
Διαθεσιμότητα των δεδομένων
Άρθρο 23
Μηχανισμοί διαθεσιμότητας των δεδομένων
Η αίτηση καταχώρισης ως αρχείου καταγραφής συναλλαγών περιέχει περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί ο αιτών για να διευκολύνει την πρόσβαση στις πληροφορίες σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφοι 1, 3 και 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012 σχετικά με τη διαφάνεια και τη διαθεσιμότητα των δεδομένων, μαζί με:
α)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών για να διευκολύνει την πρόσβαση του κοινού στα δεδομένα που περιέχει, σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και της συχνότητας των επικαιροποιήσεων, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών πολιτικών·
β)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και εγκαταστάσεων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής δεδομένων για να διευκολύνει την πρόσβαση των αρμόδιων αρχών στις πληροφορίες του, σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, της συχνότητας της επικαιροποίησης και των ελέγχων και επαληθεύσεων που μπορεί να εφαρμόζει το αρχείο καταγραφής συναλλαγών για τη διαδικασία φιλτραρίσματος της πρόσβασης, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών διαδικασιών·
γ)
περιγραφή των πόρων, μεθόδων και διαύλων που χρησιμοποιεί το αρχείο καταγραφής συναλλαγών προκειμένου να διευκολύνει την πρόσβαση των αντισυμβαλλομένων σε συμβάσεις στις πληροφορίες του, σύμφωνα με το άρθρο 80 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 648/2012, και της συχνότητας των επικαιροποιήσεων, από κοινού με αντίγραφο των ειδικών εγχειριδίων και εσωτερικών πολιτικών.
Άρθρο 24
Βεβαίωση της ακρίβειας και της πληρότητας της αίτησης
1. Οποιεσδήποτε πληροφορίες υποβλήθηκαν στην ΕΑΚΑΑ κατά τη διαδικασία καταχώρισης συνοδεύονται από επιστολή, υπογεγραμμένη από μέλος του συμβουλίου του αρχείου καταγραφής συναλλαγών και ανώτατο διοικητικό στέλεχος, η οποία πιστοποιεί ότι οι υποβληθείσες πληροφορίες είναι ακριβείς και πλήρεις εξ όσων γνωρίζει, κατά την ημερομηνία της εν λόγω υποβολής.
2. Οι πληροφορίες συνοδεύονται επίσης, ενδεχομένως, από τα σχετικά εταιρικά νομικά δικαιολογητικά που πιστοποιούν την ακρίβεια των δεδομένων.
Άρθρο 25
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 19 Δεκεμβρίου 2012.