ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
ΚΑΤ' ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1042/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 25ης Ιουλίου 2014
για τη συμπλήρωση του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 όσον αφορά τον ορισμό και τις αρμοδιότητες διαχείρισης και ελέγχου των υπεύθυνων αρχών και όσον αφορά το καθεστώς και τις υποχρεώσεις των ελεγκτικών αρχών
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 16ης Απριλίου 2014, σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων (1), και ιδίως τα άρθρα 26 παράγραφος 4 και 29 παράγραφος 1,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Για την εξασφάλιση της συνέχειας μεταξύ της εφαρμογής των προηγούμενων Ταμείων στο πλαίσιο του γενικού προγράμματος «Αλληλεγγύη και διαχείριση των μεταναστευτικών ροών» 2007-2013 και των ειδικών κανονισμών δυνάμει του πλαισίου 2014-2020, ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 514/2014 έχει σε μεγάλο βαθμό βασιστεί στους κανόνες που ισχύουν για τα προηγούμενα Ταμεία, λαμβάνοντας, ωστόσο, υπόψη τις αλλαγές που εισήχθησαν στην επιμερισμένη διαχείριση με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2).
(2)
Για να εξασφαλιστεί ότι οι φορείς που εφαρμόζουν τα εθνικά προγράμματα έχουν την ικανότητα να εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους αποτελεσματικά και σύμφωνα με τους στόχους και τις προτεραιότητες που ορίζονται στους ειδικούς κανονισμούς οι οποίοι αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, θα πρέπει να θεσπιστούν κανόνες για τον ορισμό τους, την εποπτεία του ορισμού τους και τη λήξη του, εφόσον κριθεί απαραίτητο.
(3)
Για να εξασφαλιστεί ότι το πεδίο των αρμοδιοτήτων τους τους επιτρέπει να εφαρμόζουν το εθνικό πρόγραμμα, είναι αναγκαίο να θεσπιστούν κανόνες για τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων διαχείρισης και ελέγχου των υπεύθυνων αρχών, ιδίως των όρων υπό τους οποίους μπορούν να αναθέσουν κατ' εξουσιοδότηση ή να αναθέσουν σε εξωτερικό φορέα ορισμένα από τα καθήκοντά τους.
(4)
Η διαδικασία επιλογής και ανάθεσης για τη χορήγηση της συνεισφοράς της Ένωσης στο πλαίσιο των εθνικών προγραμμάτων θα πρέπει να πληροί τις αρχές της διαφάνειας, της αποφυγής διακρίσεων και της ίσης μεταχείρισης. Είναι συνεπώς απαραίτητο να καθορισθούν οι όροι υπό τους οποίους τα κράτη μέλη θα πρέπει να εφαρμόζουν τις δράσεις στο πλαίσιο των εθνικών προγραμμάτων, ιδίως να προσδιορισθούν οι περιπτώσεις στις οποίες η υπεύθυνη αρχή μπορεί άμεσα να εφαρμόζει έργα.
(5)
Σε όλα τα κράτη μέλη, οι λογιστικοί έλεγχοι θα πρέπει να είναι αποτελεσματικοί, να έχουν το κατάλληλο πεδίο εφαρμογής και να διενεργούνται σύμφωνα με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα. Για τον σκοπό αυτό, το καθεστώς και τα λογιστικά πρότυπα των ελεγκτικών αρχών θα πρέπει να προσδιοριστούν σαφώς.
(6)
Προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι δραστηριότητες ελέγχου των ελεγκτικών αρχών τους επιτρέπουν να στηρίζουν τις ελεγκτικές γνώμες τους, θα πρέπει να προσδιορισθούν τα διάφορα είδη δραστηριοτήτων λογιστικού ελέγχου.
(7)
Είναι σημαντική η έγκαιρη και προσήκουσα υποβολή των αποτελεσμάτων της δραστηριότητας της ελεγκτικής αρχής στην ορίζουσα αρχή, καθώς και στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Ειδικότερα, είναι σημαντικό η δήλωση διαχείρισης και η ετήσια συνοπτική έκθεση των τελικών εκθέσεων λογιστικού ελέγχου και των ελέγχων που διενεργήθηκαν, οι οποίες διαβιβάζονται ως μέρος της ετήσιας αίτησης πληρωμής, να αντικατοπτρίζουν επαρκώς το αποτέλεσμα του έργου και των συμπερασμάτων της ελεγκτικής αρχής. Ως εκ τούτου, η ελεγκτική αρχή θα πρέπει, στο πλαίσιο των ελεγκτικών εργασιών της, να διασφαλίζει ότι οι πληροφορίες που αφορούν την ελεγκτική της δραστηριότητα αναφέρονται επαρκώς στα έγγραφα αυτά.
(8)
Προκειμένου να καταστεί δυνατή η άμεση εφαρμογή των μέτρων που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό και να μην καθυστερήσει η έγκριση και εφαρμογή των εθνικών προγραμμάτων, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να αρχίσει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
(9)
Το Ηνωμένο Βασίλειο και η Ιρλανδία δεσμεύονται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και, κατά συνέπεια, δεσμεύονται από τον παρόντα κανονισμό.
(10)
Η Δανία δεν δεσμεύεται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 ούτε από τον παρόντα κανονισμό,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού εφαρμόζονται οι ορισμοί του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014. Εφαρμόζονται επίσης οι ακόλουθοι ορισμοί:
α) «ορίζουσα αρχή»: η υπουργική αρχή κράτους μέλους που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 η οποία ορίζει την υπεύθυνη αρχή·
β) «αρμόδιες αρχές»: η υπεύθυνη αρχή, η ελεγκτική αρχή και, κατά περίπτωση, η εντεταλμένη αρχή που αναφέρονται στο άρθρο 25 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
γ) «SFC2014»: το ηλεκτρονικό σύστημα πληροφοριών που θεσπίστηκε με το άρθρο 2 του εκτελεστικού κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 802/2014 της Επιτροπής (3)·
δ) «συμφωνία επιδότησης»: η συμφωνία ή ισοδύναμη μορφή νομικού μέσου βάσει της οποίας η υπεύθυνη αρχή παρέχει επιδοτήσεις στον δικαιούχο για την εκτέλεση έργου στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΥΠΕΥΘΥΝΗ ΑΡΧΗ
ΤΜΗΜΑ Ι
Ορισμός της υπεύθυνης αρχής
Άρθρο 2
Κριτήρια και διαδικασία για τον ορισμό της υπεύθυνης αρχής
1. Ο φορέας που ορίζεται ως υπεύθυνη αρχή διαθέτει διοικητική οργάνωση και σύστημα εσωτερικού ελέγχου που συμμορφώνονται με τα κριτήρια τα οποία καθορίζονται στο παράρτημα του παρόντος κανονισμού (εφεξής «κριτήρια ορισμού»). Τα κριτήρια ορισμού αφορούν:
α)
το εσωτερικό περιβάλλον·
β)
τις δραστηριότητες ελέγχου·
γ)
την εσωτερική ενημέρωση και επικοινωνία·
δ)
την εσωτερική παρακολούθηση και υποβολή εκθέσεων.
Τα κράτη μέλη μπορούν να καθορίζουν περαιτέρω κριτήρια ορισμού ώστε να λαμβάνονται υπόψη το μέγεθος, οι αρμοδιότητες και άλλα χαρακτηριστικά της υπεύθυνης αρχής.
2. Ο ελεγκτικός φορέας που αναφέρεται στο άρθρο 26 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 αξιολογεί τη συμμόρφωση της μελλοντικής υπεύθυνης αρχής με τα κριτήρια ορισμού που προβλέπονται στο παράρτημα και τεκμηριώνει τα πορίσματα, τα συμπεράσματα και τις γνωμοδοτήσεις του ελέγχου σε έκθεση λογιστικού ελέγχου την οποία απευθύνει στην ορίζουσα αρχή.
3. Εάν η ορίζουσα αρχή δεν πεισθεί ότι η μελλοντική υπεύθυνη αρχή συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού, παρέχει στον εν λόγω φορέα συγκεκριμένες οδηγίες για την αντιμετώπιση της μη συμμόρφωσης και προθεσμία για συμμόρφωση πριν οριστεί ενδεχομένως ως υπεύθυνη αρχή.
Όσο εκκρεμεί η συμμόρφωση, ο φορέας μπορεί να οριστεί προσωρινά ως υπεύθυνη αρχή για περίοδο που δεν υπερβαίνει τους 12 μήνες. Η διάρκεια αυτής της προσωρινής περιόδου πρέπει να είναι ανάλογη προς τις διαπιστωθείσες περιπτώσεις μη συμμόρφωσης.
4. Μετά τον ορισμό της υπεύθυνης αρχής, το κράτος μέλος τη γνωστοποιεί χωρίς καθυστέρηση στην Επιτροπή μέσω του SFC 2014. Με την εν λόγω γνωστοποίηση, το κράτος μέλος διαβιβάζει έγγραφα τεκμηρίωσης σχετικά με:
α)
τον κύριο καταμερισμό αρμοδιοτήτων μεταξύ των οργανωτικών μονάδων της υπεύθυνης αρχής·
β)
κατά περίπτωση, τη σχέση της με εντεταλμένες αρχές, τις δραστηριότητες που πρόκειται να ανατεθούν κατ' εξουσιοδότηση, και τις κύριες διαδικασίες για την εποπτεία αυτών των κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενων δραστηριοτήτων· και
γ)
συνοπτική παρουσίαση των κύριων διαδικασιών για την επεξεργασία χρηματοοικονομικών απαιτήσεων από δικαιούχους, καθώς και για την έγκριση και την καταχώριση των δαπανών.
Άρθρο 3
Εποπτεία της υπεύθυνης αρχής και επανεξέταση του ορισμού της
1. Η ορίζουσα αρχή εποπτεύει την υπεύθυνη αρχή, ιδίως με βάση τις πληροφορίες που αναφέρονται στο άρθρο 14 παράγραφος 2 του παρόντος κανονισμού, και παρακολουθεί κάθε διαπιστωθείσα ανεπάρκεια.
2. Τα κράτη μέλη διασφαλίζουν ότι οι πληροφορίες από τις οποίες συνάγεται ότι η υπεύθυνη αρχή δεν συμμορφώνεται πλέον με τα κριτήρια ορισμού γνωστοποιούνται χωρίς καθυστέρηση στην ορίζουσα αρχή.
3. Σε περίπτωση που η υπεύθυνη αρχή δεν συμμορφώνεται πλέον πλήρως με τα κριτήρια ορισμού ή το σύστημά της εσωτερικού ελέγχου είναι τόσο ανεπαρκές ώστε να υπονομεύει την ικανότητά της να εκπληρώνει τα καθήκοντά της, η ορίζουσα αρχή θέτει υπό επιτήρηση την υπεύθυνη αρχή. Στις περιπτώσεις αυτές, η ορίζουσα αρχή καταρτίζει πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων προς υλοποίηση από την υπεύθυνη αρχή εντός προθεσμίας ανάλογης προς τη σοβαρότητα της μη συμμόρφωσης ή ανεπάρκειας. Η περίοδος αυτή δεν πρέπει να υπερβαίνει τους 12 μήνες από την έναρξη της περιόδου επιτήρησης.
4. Η ορίζουσα αρχή ενημερώνει αμελλητί την Επιτροπή σχετικά με κάθε πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων που συντάσσεται σύμφωνα με την παράγραφο 3 και τηρεί την Επιτροπή ενήμερη σχετικά με την πρόοδο που παρουσιάζει.
5. Εάν λήξει η ανάθεση καθηκόντων στην υπεύθυνη αρχή, η ορίζουσα αρχή ορίζει άμεσα άλλη υπεύθυνη αρχή σύμφωνα με το άρθρο 26 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και το άρθρο 2 του παρόντος κανονισμού, προκειμένου να διασφαλιστεί η απρόσκοπτη συνέχιση των πληρωμών στους δικαιούχους.
6. Σε περίπτωση που η Επιτροπή διαπιστώσει ότι κράτος μέλος δεν συμμορφώθηκε με την υποχρέωσή του να καταρτίσει πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων σύμφωνα με την παράγραφο 3 ή ότι διατηρείται η ανάθεση των καθηκόντων στην υπεύθυνη αρχή ενώ δεν έχει εφαρμόσει το πρόγραμμα διορθωτικών μέτρων εντός της ταχθείσας προθεσμίας, αντιμετωπίζει τις ανεπάρκειες που απομένουν μέσω της διαδικασίας εκκαθάρισης ως προς τη συμμόρφωση που προβλέπεται στο άρθρο 47 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.
ΤΜΗΜΑ II
Αρμοδιότητες διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής
Άρθρο 4
Καθήκοντα της υπεύθυνης αρχής
Η υπεύθυνη αρχή διαχειρίζεται και εφαρμόζει το εθνικό πρόγραμμα σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης. Συγκεκριμένα:
α)
διαβουλεύεται με τους εταίρους σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 514/2014·
β)
εξασφαλίζει την ορθή λειτουργία της επιτροπής παρακολούθησης που αναφέρεται στο άρθρο 12 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
γ)
υποβάλλει στην Επιτροπή πρόταση για το εθνικό πρόγραμμα που αναφέρεται στο άρθρο 14 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και για οποιεσδήποτε επακόλουθες αναθεωρήσεις του χρησιμοποιώντας το SFC2014·
δ)
προσδιορίζει και καθορίζει τους κανόνες επιλεξιμότητας για έργα και δαπάνες έργων για όλες τις δραστηριότητες, εξασφαλίζοντας ίση μεταχείριση και αποφεύγοντας κάθε σύγκρουση συμφερόντων, σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης·
ε)
διοργανώνει και δημοσιεύει τις προσκλήσεις για την υποβολή προσφορών και για την υποβολή προτάσεων, και διοργανώνει και δημοσιεύει την επακόλουθη επιλογή και ανάθεση έργων προς χρηματοδότηση στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, σύμφωνα με το πεδίο και τους στόχους των ειδικών κανονισμών που αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και με τα κριτήρια που ορίζονται στο άρθρο 9 του παρόντος κανονισμού·
στ)
εξασφαλίζει την ύπαρξη συστημάτων συλλογής των απαιτούμενων δεδομένων για την υποβολή των κοινών και των ειδικών ανά πρόγραμμα δεικτών στην Επιτροπή, μαζί με άλλα δεδομένα σχετικά με την εφαρμογή του προγράμματος και των έργων·
ζ)
λαμβάνει πληρωμές από την Επιτροπή και πραγματοποιεί πληρωμές στους δικαιούχους·
η)
εξασφαλίζει τη συνοχή και τη συμπληρωματικότητα μεταξύ των συγχρηματοδοτήσεων στο πλαίσιο των ειδικών κανονισμών και άλλων σχετικών εθνικών και ενωσιακών χρηματοδοτικών μέσων·
θ)
παρακολουθεί τα έργα και ελέγχει κατά πόσον οι δηλωθείσες για έργα δαπάνες έχουν όντως πραγματοποιηθεί και συμμορφώνονται με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες·
ι)
μεριμνά ώστε να υφίσταται σύστημα ηλεκτρονικής καταγραφής και αποθήκευσης της λογιστικής καταχώρισης κάθε έργου που υπάγεται στο εθνικό πρόγραμμα και να συλλέγονται τα δεδομένα που αφορούν την υλοποίηση και απαιτούνται για την οικονομική διαχείριση, την παρακολούθηση, τον έλεγχο και την αξιολόγηση·
ια)
με την επιφύλαξη των εθνικών λογιστικών κανόνων, διασφαλίζει ότι οι δικαιούχοι και οι άλλοι φορείς οι οποίοι συμμετέχουν στην υλοποίηση των έργων που χρηματοδοτούνται στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, τηρούν είτε χωριστό λογιστικό σύστημα είτε επαρκή λογιστική κωδικοποίηση για όλες τις συναλλαγές που σχετίζονται με το έργο·
ιβ)
διασφαλίζει ότι οι αξιολογήσεις του εθνικού προγράμματος που αναφέρονται στο άρθρο 56 και στο άρθρο 57 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 πραγματοποιούνται εντός των σχετικών προθεσμιών·
ιγ)
διασφαλίζει ότι οι ανεξάρτητοι αξιολογητές λαμβάνουν, για τους σκοπούς της διεξαγωγής της αξιολόγησης που αναφέρεται στο άρθρο 56 και στο άρθρο 57 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και της διατύπωσης της γνώμης περί αξιολόγησης, όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση του εθνικού προγράμματος·
ιδ)
θεσπίζει διαδικασίες που διασφαλίζουν ότι όλα τα έγγραφα σχετικά με δαπάνες, αποφάσεις και δραστηριότητες ελέγχου ακολουθούν την απαιτούμενη διαδρομή ελέγχου και τηρούνται σύμφωνα με τους εκτελεστικούς κανονισμούς της Επιτροπής που εκδίδονται βάσει του άρθρου 27 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
ιε)
διασφαλίζει ότι η ελεγκτική αρχή λαμβάνει, για τους σκοπούς της διεξαγωγής των λογιστικών ελέγχων που αναφέρονται στο άρθρο 29 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και της διατύπωσης της ελεγκτικής γνώμης, όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες διαχείρισης και ελέγχου και τις δαπάνες που χρηματοδοτούνται βάσει των ειδικών κανονισμών·
ιστ)
συντάσσει τις εκθέσεις εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 54 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, καθώς και τις εκθέσεις αξιολόγησης που αναφέρονται στο άρθρο 57 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και τις υποβάλλει στην Επιτροπή μέσω του SFC2014·
ιζ)
συντάσσει την αίτηση πληρωμής σύμφωνα με το άρθρο 44 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και την υποβάλλει στην Επιτροπή μέσω του SFC2014·
ιη)
ασκεί δραστηριότητες ενημέρωσης και δημοσιότητας και διαδίδει τα αποτελέσματα του προγράμματος, σύμφωνα με το άρθρο 53 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
ιθ)
διενεργεί διοικητικούς και επιτόπιους ελέγχους σύμφωνα με το άρθρο 27 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
κ)
συνεργάζεται με την Επιτροπή και τις υπεύθυνες αρχές των άλλων κρατών μελών· και
κα)
ανταποκρίνεται στα πορίσματα της ελεγκτικής αρχής είτε λαμβάνοντάς τα υπόψη, είτε, σε περίπτωση που τα πορίσματα της ελεγκτικής αρχής δεν είναι αποδεκτά, παρέχοντας λεπτομερή αιτιολόγηση.
Άρθρο 5
Εντεταλμένη αρχή
1. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αναθέσει κατ' εξουσιοδότηση το σύνολο ή μέρος των καθηκόντων της σε εντεταλμένη αρχή, σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014. Κάθε κατ' εξουσιοδότηση ανάθεση καθηκόντων συμμορφώνεται με την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης και διασφαλίζει τη συμμόρφωση με την αρχή της αποφυγής διακρίσεων και την προβολή της χρηματοδότησης από την Ένωση. Τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα δεν προκαλούν συγκρούσεις συμφερόντων.
2. Τα πεδίο των καθηκόντων που ανατίθενται κατ' εξουσιοδότηση από την υπεύθυνη αρχή στην εντεταλμένη αρχή και οι λεπτομερείς διαδικασίες για την εκτέλεσή τους καθορίζονται σε έγγραφο που υπογράφεται από την υπεύθυνη αρχή και την εντεταλμένη αρχή. Η εν λόγω πράξη κατ' εξουσιοδότηση ανάθεσης αναφέρει τουλάχιστον:
α)
τον σχετικό ειδικό κανονισμό·
β)
το (τα) καθήκον(-τα) που ανατίθεται (-νται) κατ' εξουσιοδότηση στην εντεταλμένη αρχή·
γ)
την υποχρέωση της εντεταλμένης αρχής να επαληθεύει τη συμμόρφωση των δικαιούχων με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες·
δ)
την υποχρέωση της εντεταλμένης αρχής να δημιουργήσει και να διατηρήσει μια οργανωτική διάρθρωση και ένα σύστημα διαχείρισης και ελέγχου κατάλληλα για τα καθήκοντά της·
ε)
τις πληροφορίες και τα δικαιολογητικά έγγραφα που οφείλει να υποβάλει η εντεταλμένη αρχή στην υπεύθυνη αρχή, καθώς και τις προθεσμίες που πρέπει να τηρήσει· και
στ)
τον μηχανισμό της υπεύθυνης αρχής για την εποπτεία της εντεταλμένης αρχής.
3. Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, δεν ανατίθενται κατ' εξουσιοδότηση τα καθήκοντα επικοινωνίας με την Επιτροπή. Η εντεταλμένη αρχή επικοινωνεί με την Επιτροπή μέσω της υπεύθυνης αρχής.
4. Εάν η εντεταλμένη αρχή δεν είναι δημόσια διοικητική υπηρεσία ή ιδιωτικός φορέας με αποστολή δημόσιας υπηρεσίας που διέπεται από το εθνικό δίκαιο, η υπεύθυνη αρχή δεν της αναθέτει εκτελεστικές εξουσίες που συνεπάγονται ευρύ περιθώριο διακριτικής ευχέρειας και προϋποθέτουν πολιτικές επιλογές.
5. Η υπεύθυνη αρχή παραμένει υπεύθυνη για τα καθήκοντα που έχει αναθέσει. Η υπεύθυνη αρχή επανεξετάζει τακτικά τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα προκειμένου να επιβεβαιώσει ότι οι εργασίες εκτελέστηκαν σε ικανοποιητικό βαθμό και σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες.
6. Για τα κατ' εξουσιοδότηση ανατιθέμενα καθήκοντα, ο παρών κανονισμός εφαρμόζεται κατ' αναλογία στην εντεταλμένη αρχή.
Άρθρο 6
Εξωτερική ανάθεση καθηκόντων
Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αναθέτει σε εξωτερικό φορέα ορισμένα από τα καθήκοντά της. Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι υπεύθυνη για τα καθήκοντα αυτά.
Η υπεύθυνη αρχή επανεξετάζει τακτικά τα εν λόγω καθήκοντα προκειμένου να επιβεβαιώσει ότι οι εργασίες εκτελέστηκαν σε ικανοποιητικό βαθμό και σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες.
ΤΜΗΜΑ III
Υποχρεωσεις της υπεύθυνης αρχής όσον αφορά τη δημόσια παρέμβαση
Άρθρο 7
Ο ρόλος της υπεύθυνης αρχής ως φορέα χορήγησης
1. Κατά γενικό κανόνα, η υπεύθυνη αρχή χορηγεί επιδοτήσεις για έργα στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος βάσει ανοικτών προσκλήσεων υποβολής προτάσεων.
2. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να χορηγεί επιδοτήσεις για έργα βάσει κλειστής πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.
Οι κλειστές προσκλήσεις υποβολής προτάσεων απευθύνονται μόνο σε επιλεγμένους οργανισμούς λόγω της ιδιαίτερης φύσης του έργου ή των τεχνικών ή διοικητικών αρμοδιοτήτων των φορέων που καλούνται να υποβάλουν προτάσεις.
Οι λόγοι που δικαιολογούν την προσφυγή σε κλειστή πρόσκληση υποβολής προτάσεων καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων.
3. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να χορηγεί επιδοτήσεις απευθείας όταν η ιδιαίτερη φύση του έργου ή οι τεχνικές ή διοικητικές αρμοδιότητες των σχετικών φορέων δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές, όπως στην περίπτωση των de jure ή de facto μονοπωλίων.
Οι λόγοι που δικαιολογούν τη χρήση της απευθείας χορήγησης καθορίζονται στην απόφαση χορήγησης.
4. Σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις, συμπεριλαμβανομένης της συνέχισης πολυετών έργων που επελέγησαν μετά από προηγούμενη πρόσκληση υποβολής προτάσεων ή σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, επιτρέπεται η χορήγηση επιδοτήσεων χωρίς διαδικασία πρόσκλησης υποβολής προτάσεων.
Οι λόγοι που δικαιολογούν τη χορήγηση της επιδότησης χωρίς πρόσκληση υποβολής προτάσεων καθορίζονται στην απόφαση χορήγησης.
5. Όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης, ούτε η υπεύθυνη αρχή ούτε καμία εντεταλμένη αρχή μπορεί να είναι δικαιούχος επιδότησης που χορηγείται σύμφωνα με το παρόν άρθρο.
6. Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει ποιος χορηγεί επιδοτήσεις και διασφαλίζει την αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων, ιδίως όταν οι αιτούντες είναι εθνικοί φορείς.
Άρθρο 8
Συνθήκες υπό τις οποίες η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας
1. Η υπεύθυνη αρχή μπορεί να αποφασίσει την άμεση εφαρμογή έργων, είτε μόνη είτε από κοινού με οποιαδήποτε άλλη εθνική αρχή, λόγω του ότι οι διοικητικές εξουσίες, η τεχνική εμπειρογνωμοσύνη ή τα χαρακτηριστικά του έργου δεν επιτρέπουν άλλες επιλογές για την εφαρμογή, όπως ένα de jure μονοπώλιο ή οι απαιτήσεις ασφάλειας. Στις περιπτώσεις αυτές, η υπεύθυνη αρχή είναι ο δικαιούχος της επιδότησης.
2. Οι λόγοι για τους οποίους η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας και επιλέγει οποιεσδήποτε συμμετέχουσες εθνικές αρχές όπως περιγράφεται στην παράγραφο 1, γνωστοποιούνται στην Επιτροπή στην ετήσια έκθεση εφαρμογής που αναφέρεται στο άρθρο 54 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.
3. Η υπεύθυνη αρχή, στο πλαίσιο της εφαρμογής έργων με την ιδιότητα του εκτελεστικού φορέα, οφείλει να τηρεί την αρχή της οικονομικής αποδοτικότητας και να αποτρέπει τις συγκρούσεις συμφερόντων.
4. Η διοικητική απόφαση για συγχρηματοδότηση έργου βάσει του εθνικού προγράμματος περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την παρακολούθηση της εφαρμογής των συγχρηματοδοτούμενων προϊόντων και υπηρεσιών και τον έλεγχο των δαπανών που έχουν πραγματοποιηθεί.
5. Εάν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ενδεχομένως ως εκτελεστικός φορέας σε τακτική βάση:
α)
η υπεύθυνη αρχή και η ελεγκτική αρχή δεν μπορούν να αποτελούν μέρος του ίδιου φορέα, εκτός εάν η ελεγκτική αρχή λογοδοτεί σε εξωτερικό φορέα και είναι εξασφαλισμένη η ελεγκτική ανεξαρτησία της· και
β)
τα καθήκοντα της υπεύθυνης αρχής, όπως ορίζονται στο άρθρο 4, δεν θίγονται.
Άρθρο 9
Διαδικασία επιλογής και χορήγησης
1. Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 δημοσιοποιούνται με τρόπο που διασφαλίζει τον ανοικτό ανταγωνισμό και την κατάλληλη δημοσιότητα μεταξύ των δυνητικών δικαιούχων. Κάθε ουσιώδης μεταβολή στις προσκλήσεις πρέπει να δημοσιεύεται κατά τον ίδιο τρόπο.
Οι προσκλήσεις υποβολής προτάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 1 και 2 καθορίζουν τουλάχιστον τα εξής:
α)
στόχους·
β)
κριτήρια επιλογής και χορήγησης·
γ)
ρυθμίσεις για ενωσιακή και, κατά περίπτωση, εθνική χρηματοδότηση, περιλαμβανομένης, ενδεχομένως, της δυνατότητας εφαρμογής υψηλότερου ποσοστού συγχρηματοδότησης σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014·
δ)
ρυθμίσεις και καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των προτάσεων·
ε)
κανόνες επιλεξιμότητας για τις δαπάνες·
στ)
διάρκεια του έργου· και
ζ)
χρηματοοικονομικές και άλλες πληροφορίες που πρέπει να τηρούνται και να γνωστοποιούνται.
2. Πριν λάβει την απόφαση χορήγησης, η υπεύθυνη αρχή βεβαιώνεται ότι οι δικαιούχοι του έργου έχουν την ικανότητα να πληρούν τα κριτήρια επιλογής και χορήγησης.
3. Η υπεύθυνη αρχή καθορίζει τις διαδικασίες για την παραλαβή των προτάσεων. Υποβάλλει προτάσεις τόσο σε επίσημη, τεχνική και δημοσιονομική ανάλυση όσο και σε ποιοτική αξιολόγηση βάσει των κριτηρίων που καθορίζονται στην πρόσκληση υποβολής προτάσεων κατά τρόπο διαφανή και χωρίς διακρίσεις. Η υπεύθυνη αρχή καταχωρίζει εγγράφως τους λόγους της απόρριψης των λοιπών προτάσεων.
4. Στην απόφαση χορήγησης αναφέρεται τουλάχιστον το όνομα των δικαιούχων, οι ουσιαστικές λεπτομέρειες του έργου, οι επιχειρησιακοί στόχοι του, το ανώτατο ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης και το ανώτατο ποσοστό συγχρηματοδότησης των συνολικών επιλέξιμων δαπανών.
5. Η υπεύθυνη αρχή ενημερώνει όλους τους αιτούντες εγγράφως σχετικά με την απόφασή της. Στους απορριφθέντες υποψηφίους γνωστοποιεί τους λόγους της απόρριψής τους σε σχέση με τα κριτήρια επιλογής και χορήγησης.
Άρθρο 10
Έγγραφα για την επισημοποίηση των επιδοτήσεων όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης
1. Στις περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως φορέας χορήγησης, καθορίζει τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου, οι οποίες απαιτούν, τουλάχιστον:
α)
την υπογραφή συμφωνιών επιδότησης με τους δικαιούχους· και
β)
την παρακολούθηση των συμφωνιών επιδότησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν τροποποιήσεών τους, με διοικητικά μέσα όπως ανταλλαγές επιστολών ή γραπτές εκθέσεις.
2. Η συμφωνία επιδότησης περιλαμβάνει ή αναφέρει τα εξής:
α)
το ανώτατο ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης·
β)
το ανώτατο ποσοστό της συνεισφοράς της Ένωσης σύμφωνα με τον σχετικό ειδικό κανονισμό·
γ)
τη λεπτομερή περιγραφή και το χρονοδιάγραμμα του έργου·
δ)
κατά περίπτωση, κάθε σημαντικό καθήκον που ο δικαιούχος προτίθεται να αναθέσει υπό μορφή υπεργολαβίας σε τρίτα μέρη, καθώς και τις σχετικές δαπάνες·
ε)
τον συμφωνηθέντα προβλεπόμενο προϋπολογισμό και το σχέδιο χρηματοδότησης του έργου, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών και των εσόδων, σύμφωνα με τους θεσπισθέντες κανόνες επιλεξιμότητας·
στ)
τη μέθοδο για τον υπολογισμό του ποσού της συνεισφοράς της Ένωσης κατά το κλείσιμο του έργου·
ζ)
το χρονοδιάγραμμα και τις διατάξεις για την εφαρμογή της συμφωνίας, συμπεριλαμβανομένων των διατάξεων σχετικά με τις υποχρεώσεις υποβολής εκθέσεων, τις τροποποιήσεις της συμφωνίας και την καταγγελία της συμφωνίας·
η)
τους επιχειρησιακούς στόχους του έργου, συμπεριλαμβανομένων των ποσοτικών στόχων και των δεικτών που πρέπει να αναφέρονται·
θ)
διάταξη που απαιτεί από τον δικαιούχο να συλλέγει, σε εύθετο χρόνο, τα απαιτούμενα δεδομένα για τους κοινούς δείκτες που ορίζονται στον ειδικό κανονισμό, καθώς και τυχόν ειδικούς δείκτες του προγράμματος, και να διαβιβάζει τα δεδομένα αυτά τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο·
ι)
τον προσδιορισμό των επιλέξιμων δαπανών, συμπεριλαμβανομένης, κατά περίπτωση, της περιγραφής της μεθοδολογίας για τον καθορισμό κλιμάκων μοναδιαίας δαπάνης, εφάπαξ ποσών και κατ' αποκοπή χρηματοδότησης·
ια)
τις απαιτήσεις τήρησης λογιστικών βιβλίων και τους όρους όσον αφορά την καταβολή της επιδότησης·
ιβ)
τους όρους όσον αφορά τη διαδρομή ελέγχου·
ιγ)
τις διατάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων· και
ιδ)
τις διατάξεις όσον αφορά τη δημοσιότητα.
3. Κατά γενικό κανόνα, η συμφωνία επιδότησης υπογράφεται πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες του έργου που καταλογίζονται στο εθνικό πρόγραμμα.
4. Η συμφωνία επιδότησης προβλέπει ρητά ότι η Επιτροπή, ή οι εκπρόσωποί της, και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν εξουσίες ελέγχου σε όλους τους δικαιούχους επιδοτήσεων, αντισυμβαλλομένους και υπεργολάβους που έλαβαν χρηματοδότηση από την Ένωση στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, και τούτο προβλέπεται να γίνει βάσει ελέγχων εγγράφων και επιτόπιων ελέγχων.
Άρθρο 11
Έγγραφα για την επισημοποίηση των επιδοτήσεων όταν η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας
1. Σε περιπτώσεις που η υπεύθυνη αρχή ενεργεί ως εκτελεστικός φορέας, καθορίζει τις διαδικασίες διαχείρισης του έργου, σύμφωνα με τις οποίες απαιτείται τουλάχιστον:
α)
η τυπική έκδοση διοικητικής απόφασης για τη συγχρηματοδότηση έργων· και
β)
η παρακολούθηση της διοικητικής απόφασης και τυχόν τροποποιήσεών της με διοικητικά μέσα όπως η ανταλλαγή αλληλογραφίας ή γραπτών εκθέσεων.
2. Η διοικητική απόφαση περιλαμβάνει ή αναφέρει τα ακόλουθα:
α)
το ανώτατο ποσό της συνεισφοράς της Ένωσης·
β)
το ανώτατο ποσοστό της συνεισφοράς της Ένωσης σύμφωνα με τον σχετικό ειδικό κανονισμό·
γ)
τη λεπτομερή περιγραφή και το χρονοδιάγραμμα του έργου·
δ)
κατά περίπτωση, κάθε σημαντικό καθήκον που ο δικαιούχος προτίθεται να αναθέσει υπό μορφή υπεργολαβίας σε τρίτα μέρη, καθώς και τις σχετικές δαπάνες·
ε)
τον συμφωνηθέντα προβλεπόμενο προϋπολογισμό και το σχέδιο χρηματοδότησης του έργου, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών και των εσόδων, σύμφωνα με τους θεσπισθέντες κανόνες επιλεξιμότητας·
στ)
τη μέθοδο για τον υπολογισμό του ποσού της συνεισφοράς της Ένωσης κατά το κλείσιμο του έργου·
ζ)
τους επιχειρησιακούς στόχους του έργου, συμπεριλαμβανομένων των ποσοτικών στόχων και των δεικτών που θα χρησιμοποιηθούν·
η)
διάταξη που απαιτεί από την υπεύθυνη αρχή να συλλέγει, και να αναφέρει τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο, τα απαιτούμενα δεδομένα για τους κοινούς δείκτες που ορίζονται στον σχετικό κανονισμό, καθώς και για τυχόν ειδικούς δείκτες του προγράμματος, και να αναφέρει τα στοιχεία αυτά τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο·
θ)
τον προσδιορισμό των επιλέξιμων δαπανών, συμπεριλαμβανομένης, κατά περίπτωση, της περιγραφής της μεθοδολογίας για τον καθορισμό κλιμάκων μοναδιαίας δαπάνης, εφάπαξ ποσών και κατ' αποκοπή χρηματοδότησης·
ι)
τις απαιτήσεις τήρησης λογιστικών βιβλίων και τους όρους όσον αφορά την καταβολή της επιδότησης·
ια)
τους όρους όσον αφορά τη διαδρομή ελέγχου·
ιβ)
τις διατάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων· και
ιγ)
τις διατάξεις όσον αφορά τη δημοσιότητα.
3. Κατά γενικό κανόνα, η διοικητική απόφαση λαμβάνεται πριν ξεκινήσει οποιαδήποτε από τις δραστηριότητες του έργου που καταλογίζονται στο εθνικό πρόγραμμα.
4. Η διοικητική απόφαση προβλέπει ρητά ότι η Επιτροπή, ή οι εκπρόσωποί της, και το Ελεγκτικό Συνέδριο ασκούν εξουσίες ελέγχου σε όλους τους δικαιούχους επιδοτήσεων, αντισυμβαλλομένους και υπεργολάβους που έλαβαν χρηματοδότηση από την Ένωση στο πλαίσιο του εθνικού προγράμματος, και τούτο προβλέπεται να γίνει βάσει ελέγχων των εγγράφων και επιτόπιων ελέγχων.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ III
ΚΑΘΕΣΤΩΣ ΤΗΣ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΑΡΧΗΣ ΚΑΙ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟΥΣ ΕΛΕΓΧΟΥΣ
Άρθρο 12
Καθεστώς της ελεγκτικής αρχής
1. Σύμφωνα με το δεύτερο εδάφιο του άρθρο 59 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, η ελεγκτική αρχή λειτουργεί ανεξάρτητα από την υπεύθυνη αρχή. Θεωρείται ότι υφίσταται λειτουργική ανεξαρτησία όταν δεν υπάρχει άμεση ιεραρχική σχέση μεταξύ της ελεγκτικής αρχής και της υπεύθυνης αρχής, και η ελεγκτική αρχή διαθέτει πλήρη αυτονομία στις γνώμες και τις δηλώσεις της.
2. Όλες οι ελεγκτικές εργασίες πρέπει να διενεργούνται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά λογιστικά πρότυπα.
Άρθρο 13
Εξωτερική ανάθεση ελεγκτικών εργασιών
Η ελεγκτική αρχή μπορεί να αναθέσει μέρος των ελεγκτικών της εργασιών σε άλλο φορέα λογιστικού ελέγχου, υπό την προϋπόθεση ότι ο εν λόγω φορέας είναι λειτουργικά ανεξάρτητος από την υπεύθυνη αρχή. Η ελεγκτική αρχή παραμένει υπεύθυνη για τις εργασίες που αναθέτει σε εξωτερικούς φορείς.
Οι εξωτερικά ανατιθέμενοι έλεγχοι πραγματοποιούνται σύμφωνα με διεθνώς αποδεκτά πρότυπα λογιστικού ελέγχου και υπό τη στενή παρακολούθηση και την εποπτεία της ελεγκτικής αρχής.
Άρθρο 14
Έλεγχοι
1. Για τη διατύπωση της γνώμης που αναφέρεται στο δεύτερο εδάφιο του άρθρο 59 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, η ελεγκτική αρχή διενεργεί ελέγχους συστημάτων και δημοσιονομικούς ελέγχους.
2. Οι έλεγχοι συστημάτων επαληθεύουν εάν τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής λειτούργησαν αποτελεσματικά ώστε να παράσχουν εύλογη βεβαιότητα ότι οι δαπάνες που περιλαμβάνονται στους ετήσιους λογαριασμούς είναι νόμιμες και κανονικές. Βάσει των ελέγχων αυτών, η ελεγκτική αρχή καθορίζει εάν η υπεύθυνη αρχή εξακολουθεί να συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού που παρατίθενται στο παράρτημα.
3. Διενεργούνται δημοσιονομικοί έλεγχοι προκειμένου να παρασχεθεί εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί παρέχουν αληθή και ακριβή εικόνα των δαπανών που δηλώθηκαν από την υπεύθυνη αρχή.
Προκειμένου να συμπεράνει κατά πόσον οι λογαριασμοί αποδίδουν αληθή και ακριβή εικόνα, η ελεγκτική αρχή επαληθεύει ότι όλα τα στοιχεία των δαπανών που καταβλήθηκαν και των δημόσιων συνεισφορών που εισπράχθηκαν και εγγράφηκαν στους λογαριασμούς της υπεύθυνης αρχής κατά το οικονομικό έτος έχουν καταχωριστεί στο λογιστικό σύστημα ορθά και αντιστοιχούν στα σχετικά λογιστικά αρχεία που τηρούνται από την υπεύθυνη αρχή. Ειδικότερα, η ελεγκτική αρχή με βάση τους εν λόγω λογαριασμούς:
α)
επαληθεύει ότι το συνολικό ποσό των επιλέξιμων δαπανών που δηλώθηκαν στην αίτηση πληρωμής του ετήσιου υπολοίπου η οποία υποβάλλεται στην Επιτροπή είναι σύμφωνο με τις δαπάνες στους λογαριασμούς της υπεύθυνης αρχής και, εάν υπάρχουν διαφορές, ότι παρέχονται στους λογαριασμούς επαρκείς εξηγήσεις για τα σχετικά ποσά·
β)
επαληθεύει ότι τα αποσυρθέντα και τα ανακτηθέντα ποσά, τα ποσά που πρόκειται να ανακτηθούν και τα ποσά που είναι αδύνατον να ανακτηθούν μέχρι το τέλος του οικονομικού έτους αντιστοιχούν στα ποσά που εγγράφονται στο λογιστικό σύστημα της υπεύθυνης αρχής και υποστηρίζονται από τεκμηριωμένες αποφάσεις της υπεύθυνης αρχής·
γ)
εξακριβώνει ότι η υπεύθυνη αρχή έχει διενεργήσει τους διοικητικούς και επιτόπιους ελέγχους σύμφωνα με το άρθρο 27 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.
Οι επαληθεύσεις που αναφέρονται στα στοιχεία α) β) και γ) μπορούν να διενεργούνται σε δειγματοληπτική βάση.
4. Ως μέρος του συστήματός της και των δημοσιονομικών ελέγχων, η ελεγκτική αρχή πραγματοποιεί εκ νέου μέρος των διοικητικών ή επιτόπιων ελέγχων που διενεργήθηκαν από την υπεύθυνη αρχή. Η ελεγκτική αρχή καθορίζει την έκταση των ελέγχων που διενεργούνται εκ νέου με βάση την ιδία αξιολόγηση κινδύνου.
5. Εάν το σύστημα της ελεγκτικής αρχής ή οι δημοσιονομικοί έλεγχοι εντοπίσουν ουσιώδεις αδυναμίες όσον αφορά την αποτελεσματική λειτουργία των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου της υπεύθυνης αρχής, η ελεγκτική αρχή:
α)
αξιολογεί τον δημοσιονομικό και επιχειρησιακό αντίκτυπο αυτών των αδυναμιών·
β)
διατυπώνει κατάλληλες συστάσεις προς την υπεύθυνη αρχή για διορθωτικά και προληπτικά μέτρα·
γ)
παρακολουθεί την υλοποίηση αυτών των μέτρων από την υπεύθυνη αρχή και αξιολογεί κατά πόσον υφίσταται σχέδιο δράσης για την αποκατάσταση της αποτελεσματικής λειτουργίας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου.
6. Μετά την ολοκλήρωση των ελεγκτικών δραστηριοτήτων που αναφέρονται στις παραγράφους 1, 2 και 3, η ελεγκτική αρχή ανακοινώνει τα πορίσματά της στην ορίζουσα αρχή, μεταξύ άλλων και κατά πόσον, κατά τη γνώμη της, η υπεύθυνη αρχή εξακολουθεί να συμμορφώνεται με τα κριτήρια ορισμού.
7. Η ελεγκτική αρχή διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες σχετικά με τις ελεγκτικές της δραστηριότητες που αναφέρονται στις παραγράφους 1, 2 και 3 ανακοινώνονται δεόντως από την υπεύθυνη αρχή στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ IV
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΤΑΞΗ
Άρθρο 15
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα στα κράτη μέλη σύμφωνα με τις Συνθήκες.
Βρυξέλλες, 25 Ιουλίου 2014.