РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 1011/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 22ας Σεπτεμβρίου 2014
για τη θέσπιση λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου όσον αφορά τα υποδείγματα που πρέπει να χρησιμοποιούνται κατά την υποβολή ορισμένων πληροφοριών στην Επιτροπή και λεπτομερών κανόνων που διέπουν τις ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ δικαιούχων και διαχειριστικών αρχών, αρχών πιστοποίησης, αρχών ελέγχου και ενδιάμεσων φορέων
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Δεκεμβρίου 2013, περί καθορισμού κοινών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής, το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 (1), και ιδίως το άρθρο 41 παράγραφος 4, το άρθρο 102 παράγραφος 1, το άρθρο 112 παράγραφος 5, το άρθρο 122 παράγραφος 3, το άρθρο 124 παράγραφος 7, το άρθρο 131 παράγραφος 6 και το άρθρο 137 παράγραφος 3,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο εκτελεστικός κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 184/2014 της Επιτροπής (2) προβλέπει διατάξεις που είναι απαραίτητες για την κατάρτιση προγραμμάτων. Προκειμένου να διασφαλιστεί η υλοποίηση των προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται από τα Ευρωπαϊκά Διαρθρωτικά και Επενδυτικά Ταμεία (ΕΔΕΤ), είναι απαραίτητο να θεσπιστούν περαιτέρω διατάξεις για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013. Οι διατάξεις αυτές θα πρέπει να ενσωματωθούν σε μία εκτελεστική πράξη για να υπάρχει ολοκληρωμένη εικόνα και για να διευκολύνεται η πρόσβαση στις συγκεκριμένες διατάξεις.
(2)
Προκειμένου να διασφαλιστούν η συνέπεια και η ποιότητα των πληροφοριών που υποβάλλονται από τη διαχειριστική αρχή στην Επιτροπή, συμπεριλαμβανομένων σαφών δηλώσεων σχετικά με τη σκοπιμότητα και την οικονομική βιωσιμότητα των μεγάλων έργων, πρέπει να καθοριστεί τυποποιημένο μορφότυπο το οποίο θα προβλέπει ενιαίες απαιτήσεις για τη δομή και το περιεχόμενο των πληροφοριών με τις οποίες κοινοποιούνται επιλεγμένα μεγάλα έργα στην Επιτροπή.
(3)
Προκειμένου να διασφαλιστούν αυξημένη αποτελεσματικότητα και διαφάνεια κατά την υλοποίηση των προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται από τα ΕΔΕΤ, πρέπει να καθοριστεί το υπόδειγμα για την υποβολή χρηματοοικονομικών δεδομένων, το υπόδειγμα για τις αιτήσεις πληρωμών και, σύμφωνα με το άρθρο 41 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, το υπόδειγμα που πρέπει να χρησιμοποιείται κατά την υποβολή συμπληρωματικών πληροφοριών σχετικά με τα μέσα χρηματοοικονομικής τεχνικής μαζί με την αίτηση πληρωμής προς την Επιτροπή, καθώς επίσης και το υπόδειγμα για τους λογαριασμούς των επιχειρησιακών προγραμμάτων.
(4)
Για τον ίδιο σκοπό, πρέπει να καθοριστούν τόσο το υπόδειγμα για την περιγραφή των καθηκόντων και των διαδικασιών που ισχύουν για τη διαχειριστική αρχή και, κατά περίπτωση, την αρχή πιστοποίησης όσο και το υπόδειγμα της έκθεσης και της γνώμης του ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα. Οι αρχές θα πρέπει να καθορίζουν τα τεχνικά χαρακτηριστικά κάθε πεδίου στο σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Επειδή αυτά τα υποδείγματα θα αποτελέσουν τη βάση για την ανάπτυξη του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων που αναφέρεται στο άρθρο 74 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, οι αρχές θα πρέπει επίσης να προσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο θα καταχωρίζονται τα δεδομένα για τις επιλέξιμες δαπάνες στο εν λόγω σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών.
(5)
Πρέπει επίσης να καθοριστούν λεπτομερείς κανόνες για την εμβέλεια και τα χαρακτηριστικά των συστημάτων που υποστηρίζουν την ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των δικαιούχων και της αρχής διαχείρισης, της αρχής πιστοποίησης, της αρχής ελέγχου και των ενδιάμεσων φορέων, ούτως ώστε να παρέχεται ασφάλεια δικαίου στα κράτη μέλη όσον αφορά τις υποχρεώσεις που οφείλουν να εκπληρώσουν έως την προβλεπόμενη προθεσμία που καθορίζεται στο άρθρο 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013.
(6)
Για να μειωθεί με αποδοτικό, αποτελεσματικό και ικανοποιητικό τρόπο ο διοικητικός φόρτος για τους δικαιούχους και, παράλληλα, να διασφαλιστεί η αποδοτική, αποτελεσματική και ασφαλής ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών, θα πρέπει να προσδιοριστούν ορισμένες βασικές απαιτήσεις και τεχνικά χαρακτηριστικά για τα συστήματα που αναφέρονται στο άρθρο 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013.
(7)
Θα πρέπει να καθοριστούν αρχές και εφαρμοστέοι κανόνες που θα διέπουν τη διαβίβαση εγγράφων και δεδομένων μέσω των συστημάτων σε σχέση με την ταυτοποίηση του αρμοδίου για τη μεταφόρτωση των εγγράφων και τις τυχόν επικαιροποιήσεις τους, περιλαμβανομένης μιας εναλλακτικής λύσης σε περίπτωση που η χρήση των συστημάτων είναι αδύνατη για λόγους ανωτέρας βίας.
(8)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και να τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και κυρίως το δικαίωμα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Επομένως, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με τα εν λόγω δικαιώματα και τις εν λόγω αρχές. Όσον αφορά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται επεξεργασία από κράτη μέλη, εφαρμόζεται η οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3). Όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4).
(9)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής συντονισμού των Ευρωπαϊκών Διαρθρωτικών και Επενδυτικών Ταμείων,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ ΚΑΙ ΜΟΡΦΟΤΥΠΟ ΠΟΥ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΥΠΟΒΟΛΗ ΟΡΙΣΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
Άρθρο 1
Μορφότυπο για την κοινοποίηση επιλεγμένου μεγάλου έργου
Η κοινοποίηση ενός επιλεγμένου μεγάλου έργου από τη διαχειριστική αρχή στην Επιτροπή σύμφωνα με το πρώτο εδάφιο του άρθρου 102 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 καταρτίζεται σύμφωνα με το μορφότυπο που παρουσιάζεται στο παράρτημα I του παρόντος κανονισμού.
Άρθρο 2
Υπόδειγμα για τη διαβίβαση δημοσιονομικών στοιχείων
Κατά την υποβολή δημοσιονομικών στοιχείων στην Επιτροπή για σκοπούς παρακολούθησης σύμφωνα με το άρθρο 112 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, τα κράτη μέλη χρησιμοποιούν το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα II του παρόντος κανονισμού.
Άρθρο 3
Υπόδειγμα για την περιγραφή των καθηκόντων και των διαδικασιών που ισχύουν για τη διαχειριστική αρχή και την αρχή πιστοποίησης
1. Η περιγραφή των καθηκόντων και των διαδικασιών που ισχύουν για τη διαχειριστική αρχή και, κατά περίπτωση, την αρχή πιστοποίησης καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα III του παρόντος κανονισμού.
2. Σε περίπτωση που εφαρμόζεται ένα κοινό σύστημα για πολλά επιχειρησιακά προγράμματα, μπορεί να καταρτιστεί μία ενιαία περιγραφή των καθηκόντων και διαδικασιών που αναφέρεται στην παράγραφο 1.
Άρθρο 4
Υπόδειγμα για την έκθεση του ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα
1. Η έκθεση ελέγχου του ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα που αναφέρεται στο άρθρο 124 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα IV του παρόντος κανονισμού.
2. Σε περίπτωση που εφαρμόζεται ένα κοινό σύστημα για πολλά επιχειρησιακά προγράμματα, μπορεί να καταρτιστεί μία ενιαία έκθεση ελέγχου που αναφέρεται στην παράγραφο 1.
Άρθρο 5
Υπόδειγμα για τη γνώμη του ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα
1. Η γνώμη του ανεξάρτητου ελεγκτικού φορέα που αναφέρεται στο άρθρο 124 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα V του παρόντος κανονισμού.
2. Σε περίπτωση που εφαρμόζεται ένα κοινό σύστημα για πολλά επιχειρησιακά προγράμματα, μπορεί να καταρτιστεί μία ενιαία γνώμη που αναφέρεται στην παράγραφο 1.
Άρθρο 6
Υπόδειγμα για την αίτηση πληρωμής που περιλαμβάνει συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τα μέσα χρηματοοικονομικής τεχνικής
Η αίτηση πληρωμής που αναφέρεται στο άρθρο 41 παράγραφος 4 και στο άρθρο 131 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 καταρτίζεται σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα VI του παρόντος κανονισμού και περιλαμβάνει, κατά περίπτωση, συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τα μέσα χρηματοοικονομικής τεχνικής.
Άρθρο 7
Πρότυπο για τους λογαριασμούς
Οι λογαριασμοί που αναφέρονται στο άρθρο 137 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 υποβάλλονται στην Επιτροπή σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρουσιάζεται στο παράρτημα VII του παρόντος κανονισμού.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΛΕΠΤΟΜΕΡΕΙΣ ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΙΣ ΑΝΤΑΛΛΑΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΚΑΙ ΑΡΧΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ, ΑΡΧΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΑΡΧΩΝ ΕΛΕΓΧΟΥ ΚΑΙ ΕΝΔΙΑΜΕΣΩΝ ΦΟΡΕΩΝ
Άρθρο 8
Ορισμός και εμβέλεια των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
1. Ως «συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων», όπως αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο του άρθρου 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, νοούνται οι μηχανισμοί και τα μέσα που επιτρέπουν την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων και δεδομένων, περιλαμβανομένων οπτικοακουστικών μέσων, σαρωμένων εγγράφων και ηλεκτρονικών αρχείων.
Η ανταλλαγή εγγράφων και δεδομένων περιλαμβάνει την υποβολή εκθέσεων προόδου, τις αιτήσεις πληρωμής και την ανταλλαγή πληροφοριών σχετικά με τις διαχειριστικές επαληθεύσεις και τους λογιστικούς ελέγχους.
2. Τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων επιτρέπουν στις διοικητικές επαληθεύσεις για κάθε αίτηση επιστροφής δαπανών που υποβάλλουν οι δικαιούχοι βάσει του άρθρου 125 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 και στους ελέγχους να βασίζονται σε πληροφορίες και έγγραφα που διατίθενται μέσω των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, όταν οι εν λόγω πληροφορίες και έγγραφα ανταλλάσσονται σε ηλεκτρονική μορφή σύμφωνα με το άρθρο 122 παράγραφος 3 του εν λόγω κανονισμού. Οι αρμόδιες αρχές μπορούν να ζητούν έγγραφα μόνο σε έντυπη μορφή σε εξαιρετικές περιπτώσεις, κατόπιν ανάλυσης κινδύνου, και μόνον εφόσον τα έγγραφα αποτελούν την πραγματική πηγή των σαρωμένων εγγράφων που έχουν μεταφορτωθεί στα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
Άρθρο 9
Χαρακτηριστικά των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
1. Τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διασφαλίζουν την ασφάλεια των δεδομένων, την ακεραιότητα των δεδομένων, τον εμπιστευτικό χαρακτήρα των δεδομένων και την επαλήθευση της ταυτότητας του αποστολέα σύμφωνα με το άρθρο 122 παράγραφος 3, το άρθρο 125 παράγραφος 4 στοιχείο δ), το άρθρο 125 παράγραφος 8 και το άρθρο 140 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013.
Τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων είναι διαθέσιμα και λειτουργούν κατά τη διάρκεια αλλά και εκτός του επίσημου ωραρίου λειτουργίας, εκτός εάν πραγματοποιούνται δραστηριότητες τεχνικής συντήρησης.
2. Αν ένα κράτος μέλος, με δική του πρωτοβουλία, επιβάλλει στους δικαιούχους την υποχρεωτική χρήση συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, διασφαλίζει ότι τα τεχνικά χαρακτηριστικά των συστημάτων αυτών δεν διαταράσσουν την ομαλή εφαρμογή των ταμείων ούτε περιορίζουν την πρόσβαση των δικαιούχων.
Η απαίτηση αυτή δεν αφορά συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για δικαιούχους τα οποία κατέστησαν υποχρεωτικά από ένα κράτος μέλος σε προηγούμενη προγραμματική περίοδο και συμμορφώνονται με άλλες απαιτήσεις που ορίζονται στον παρόντα κανονισμό.
3. Τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διαθέτουν τουλάχιστον τις εξής λειτουργικές δυνατότητες:
α)
διαδραστικά έντυπα ή/και έντυπα προσυμπληρωμένα από το σύστημα με βάση τα δεδομένα που αποθηκεύονται στα διαδοχικά στάδια των διαδικασιών·
β)
αυτόματους υπολογισμούς κατά περίπτωση·
γ)
αυτόματους ενσωματωμένους ελέγχους που περιορίζουν τις επανειλημμένες ανταλλαγές εγγράφων ή πληροφοριών όσο το δυνατόν περισσότερο·
δ)
προειδοποιητικά μηνύματα παραγόμενα από το σύστημα για να ενημερώνεται ο δικαιούχος σχετικά με τη δυνατότητα εκτέλεσης ορισμένων ενεργειών·
ε)
δυνατότητα επιγραμμικής παρακολούθησης του σταδίου εξέλιξης, που επιτρέπει στον δικαιούχο να παρακολουθεί σε ποιο στάδιο εξέλιξης βρίσκεται το έργο·
στ)
διαθεσιμότητα όλων των προηγούμενων στοιχείων και εγγράφων που έχουν τύχει επεξεργασίας από το σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
Άρθρο 10
Διαβίβαση εγγράφων και δεδομένων μέσω των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
1. Οι δικαιούχοι και οι αρχές που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο του άρθρου 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 προσθέτουν στα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων τα έγγραφα και τα δεδομένα για τα οποία έχουν αρμοδιότητα, καθώς και κάθε τυχόν επικαιροποίησή τους, στο ηλεκτρονικό μορφότυπο που ορίζεται από το κράτος μέλος.
Το κράτος μέλος ορίζει λεπτομερείς όρους και προϋποθέσεις για την ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων στο έγγραφο στο οποίο καθορίζονται οι όροι για τη στήριξη κάθε πράξης που αναφέρεται στο άρθρο 125 παράγραφος 3 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013.
2. Οι ανταλλαγές στοιχείων και οι συναλλαγές φέρουν ηλεκτρονική υπογραφή συμβατή με έναν από τους τρεις τύπους ηλεκτρονικής υπογραφής όπως αυτοί ορίζονται στην οδηγία 1999/33/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5).
3. Ως ημερομηνία διαβίβασης των εγγράφων και δεδομένων από τον δικαιούχο προς τις αρχές που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο του άρθρου 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 και αντίστροφα, λογίζεται η ημερομηνία ηλεκτρονικής υποβολής των πληροφοριών που αποθηκεύονται στα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
4. Η υποβολή εγγράφων και δεδομένων μέσω των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων πραγματοποιείται μία μόνο φορά, όπως αναφέρεται στο δεύτερο εδάφιο του άρθρου 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, όσον αφορά την ίδια πράξη για όλες τις αρχές που υλοποιούν το ίδιο πρόγραμμα.
Οι αρχές αυτές συνεργάζονται σε νομικό, οργανωτικό, σημασιολογικό και τεχνικό επίπεδο διασφαλίζοντας την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας, καθώς επίσης την ανταλλαγή και περαιτέρω χρήση πληροφοριών και γνώσεων.
Αυτό γίνεται με την επιφύλαξη των διαδικασιών που επιτρέπουν στον δικαιούχο να επικαιροποιήσει λανθασμένα ή παρωχημένα στοιχεία ή δυσανάγνωστα έγγραφα.
5. Η πρόσβαση στα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων είναι δυνατή είτε απευθείας μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (διαδικτυακή εφαρμογή) είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που επιτρέπει τον αυτόματο συγχρονισμό και τη διαβίβαση δεδομένων μεταξύ των συστημάτων των δικαιούχων και των κρατών μελών.
6. Κατά την επεξεργασία των πληροφοριών, τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διασφαλίζουν την προστασία της ιδιωτικότητας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των φυσικών προσώπων και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών προσώπων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7) και την οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (8).
7. Σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας, και ιδίως δυσλειτουργίας των συστημάτων ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων ή αδυναμίας διαρκούς σύνδεσης δεδομένων, ο ενδιαφερόμενος δικαιούχος έχει τη δυνατότητα να υποβάλει τις απαιτούμενες πληροφορίες στις αρμόδιες αρχές με χρήση των μορφών και των μέσων που έχει καθορίσει το κράτος μέλος για αυτές τις περιπτώσεις. Μόλις εκλείψει ο λόγος της ανωτέρας βίας, το κράτος μέλος μεριμνά ώστε τα σχετικά έγγραφα να ενσωματωθούν στη βάση δεδομένων που συνδέεται με τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
Κατά παρέκκλιση από την παράγραφο 3, ως ημερομηνία υποβολής των απαιτούμενων πληροφοριών λογίζεται η ημερομηνία αποστολής των εγγράφων στην απαιτούμενη μορφή.
8. Τα κράτη μέλη μεριμνούν ώστε όλοι οι δικαιούχοι να είναι σε θέση να χρησιμοποιούν τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων που αναφέρονται στο άρθρο 122 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1303/2013, συμπεριλαμβανομένων των δικαιούχων πράξεων που είναι σε εξέλιξη την ημερομηνία κατά την οποία τίθενται σε λειτουργία τα συστήματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων και για τις οποίες ισχύει η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων.
Άρθρο 11
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 22 Σεπτεμβρίου 2014.