РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 13 ноември 2014 година
относно Системата за ранно предупреждение, която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и от изпълнителните агенции
(2014/792/EC)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 56, параграф 1 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 215/2008 на Съвета от 18 февруари 2008 г. относно Финансовия регламент, приложим за 10-ия Европейски фонд за развитие (2), и по-специално член 17 от него,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (3), и по-специално член 7, параграф 6 и член 11 от него,
като има предвид, че:
(1)
Комисията, която отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз и на всички други средства, управлявани от Съюза, при надлежно спазване на принципа на добро финансово управление, посочен в членове 30-33 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, има задължение да се бори с измамите и всички други незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза. За да се гарантира, че разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции са информирани в пълна степен за заплахите за финансовите интереси на Съюза, е необходимо да бъдат определени вътрешни правила в допълнение към Решение C(2014) 2784 на Комисията (4).
(2)
С цел борба с измамите и защита на финансовите интереси на Съюза Комисията използва централната база данни за отстраняванията (ЦБДО), посочена в член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 на Комисията от 17 декември 2008 г. относно централната база данни за отстраняванията (5), и Системата за ранно предупреждение (СРП), посочена в Решение 2008/969/ЕО, Евратом от 16 декември 2008 г. относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции (6). В очакване на приемането от законодателния орган на предложението относно изменението на Финансовия регламент (7) е необходимо да се гарантира, че СРП продължава да бъде ефективна.
(3)
През преходния период целта на СРП следва да се запази по същество. Системата следва да обезпечи в рамките на Комисията и на нейните изпълнителни агенции разпространението на информация с ограничен достъп посредством регистриране на предупреждения в СРП във връзка с лицата, които могат да представляват заплаха за финансовите интереси и репутацията на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза.
(4)
Като се има предвид, че директорите на изпълнителните агенции имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(5)
Като се има предвид, че ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, имат статут на оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията за изпълнението на бюджетните кредити за оперативни разходи, те следва да разполагат с достъп до СРП по същия начин като службите на Комисията за управлението на бюджетните кредити за административни и за оперативни разходи.
(6)
По силата на член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от Европейската служба за борба с измамите (OLAF), и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 на Европейския парламент и на Съвета и Регламент (Евратом) № 1074/1999 на Съвета Европейската служба за борба с измамите (OLAF) има задължението да предоставя незабавно на съответните служби на Комисията информация за текущи разследвания, когато те показват, че може да е целесъобразно да бъдат предприети предпазни административни мерки за защита на финансовите интереси на Съюза. По силата на член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 тя има също задължението след приключването на разследване да изготви доклад и да отправи препоръки, в които се посочват, когато това е уместно, всички действия, които трябва да бъдат предприети, и по-специално действията, които трябва да предприемат институциите. За да може отговорният разпоредител с бюджетни кредити да поиска предупреждение, е необходимо да се определи каква информация OLAF трябва да предоставя на Комисията.
(7)
OLAF следва да разполага с достъп до СРП за осъществяването на регулаторните си задачи по разследване и за провеждането на разузнавателните си дейности и на дейностите си по предотвратяване на измами, упражнявани съгласно Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
(8)
Поради съображения за опростяване функционирането на СРП следва да бъде опростено, броят на категориите предупреждения следва да бъде намален, техният обхват следва да бъде разяснен и наименованието на предупрежденията следва да се разбира от само себе си.
(9)
Предупрежденията за проверка, основани на предоставената от OLAF информация, следва да бъдат предлагани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити след консултации с Генерална дирекция „Бюджет“ и с Правната служба в тясно сътрудничество с OLAF.
(10)
Предупрежденията за отстраняване следва да бъдат предлагани на Комисията от отговорния разпоредител с бюджетни кредити и следва да бъдат оценявани централизирано от Генерална дирекция „Бюджет“ и от Правната служба, когато това е целесъобразно. Когато тези предупреждения за отстраняване са предложени въз основа на информация, предоставена от OLAF, те следва да бъдат оценявани в тясно сътрудничество с OLAF. Същата процедура следва да се прилага, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно върху правата на засегнатото лице.
(11)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да взема решения за последиците, необходими, за да бъдат защитени финансовите интереси на Съюза, в тясно сътрудничество с OLAF и следва да уведомява OLAF за тези решения.
(12)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва да отговаря за отправянето на искания за въвеждане, промяна, заличаване или подновяване на предупреждения. За да се запази подходяща степен на контрол, такива искания следва да бъдат отправяни на йерархичното равнище, посочено в Решение C(2014) 2784 на Комисията.
(13)
Счетоводителят следва да осигури подходящи технически мерки за ефективно прилагане на СРП чрез централната счетоводна система на Комисията.
(14)
Подробна информация за нарежданията за събиране на вземания и за запорите ще бъде предоставяна на всички служби на Комисията и на изпълнителните агенции чрез централната счетоводна система на Комисията. Предупрежденията W3a (запор) и W4 (нареждане за събиране на вземания), предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом, следва да бъдат спрени от употреба. Тази информация сама по себе си не оправдава винаги използването на предупреждение. Тя налага извършването на анализ на всички специфични обстоятелства, свързани със случая, от страна на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, за да се реши дали е необходимо предупреждение.
(15)
В Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (8) се предвижда, че при обработката на лични данни от Комисията трябва да се спазват законовите изисквания за обработка и изискванията, свързани с предаването на данни, определени в същия регламент, както и че тази обработка подлежи на предварителна проверка от Европейския надзорен орган по защита на данните след уведомление от длъжностното лице за защита на данните от Комисията.
(16)
Разпоредбите за защита на данните следва да определят правата на лицата, чиито данни са въведени или могат да бъдат въведени в СРП.
(17)
За определени права за защита на данните се прилагат изключенията, посочени в член 20 от Регламент (ЕО) № 45/2001, които трябва да бъдат анализирани за всеки отделен случай и прилагани временно. Службата, която отговаря за исканията за въвеждане, промяна, включително корекция, или заличаване на съответната информация, следва да вземе решение за прилагането на тези изключения.
(18)
На лицето, по отношение на което може да бъде въведено предупреждение за отстраняване, следва да бъде предоставена възможност да изрази своето становище в писмен вид, преди да бъде отправено искането за регистриране в СРП на предупреждението по отношение на това лице. Същата възможност следва да бъде предоставяна, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
(19)
По изключение тази възможност следва да бъде отложена с цел запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, ако са налице необорими законови основания.
(20)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага до 1 юли 2015 г., доколкото е необходимо да се гарантира спазването на регламентите на Съвета относно ограничителните мерки, взети на основание на член 215 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), докато системата за счетоводна отчетност на базата на текущо начисляване (ABAC) вземе предвид информацията, съдържаща се в съответната база данни на службата, която отговаря за инструментите в областта на външната политика. Това се извършва под формата на регистриране на предупреждение W5b, посочено в Решение 2008/969/ЕО, Евратом.
(21)
Решение 2008/969/ЕО, Евратом следва да продължи да се прилага по отношение на предупрежденията W3a и W4 до 1 юли 2015 г., които дотогава следва да бъдат приравнени към предупреждения за проверка за прилагането на раздел 4 от настоящото решение.
(22)
Изпълнението на настоящото решение налага извършването на редовна оценка на функционирането на СРП и на нейния ефективен принос за защитата на финансовите интереси на Съюза,
РЕШИ:
РАЗДЕЛ 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет, обхват и цел
1. С настоящото решение се създава Система за ранно предупреждение (СРП), която трябва да се използва от разпоредителите с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, когато те изпълняват общия бюджет на Европейския съюз и всички други средства, управлявани от Съюза.
2. СРП подпомага защитата на финансовите интереси на Съюза и опазването на имиджа на Съюза, борбата с измамите и доброто финансово управление.
3. СРП има следните цели:
а)
да уведомява чрез регистриране на предупреждения отговорните разпоредители с бюджетни кредити на Комисията и на изпълнителните агенции, че дадено лице може да представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза; и
б)
да позволи на отговорния разпоредител с бюджетни кредити да прави проверки или да предприема подходящи мерки, включително мерките, посочени в раздел 4, въз основа на предупреждения.
4. Информацията допринася да се гарантира следното:
а)
предотвратяването на рискове посредством проверка въз основа на ранна информация за лице, за което има съмнение или констатации, свързани с което и да е от следните действия:
-
съществена грешка или нередност;
-
нарушение при упражняване на професионалната дейност;
-
сериозно нарушение на договор; или
-
измама, корупция или всяка незаконна дейност в ущърб на финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 (9);
б)
отстраняването на лице по силата на член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (Финансовия регламент).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат следните определения:
а)
„счетоводител“ означава счетоводителя на Комисията или подчинения служител, на когото счетоводителят е делегирал определени задачи съгласно член 69 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
„отговорен разпоредител с бюджетни кредити“ означава оправомощения разпоредител с бюджетни кредити на Комисията по смисъла на член 65 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, който в съответствие с вътрешните правила отговаря за изпълнението на общия бюджет на Европейския съюз (наричан по-нататък „бюджетът“), включително директорите на изпълнителните агенции, вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити по смисъла на член 65 от посочения регламент, изпълняващи функциите на директор, и ръководителите на делегациите на Съюза, действащи като вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити на Комисията в съответствие с член 56, параграф 2 от посочения регламент;
в)
„субект на данни“ означава физическо лице, чиято самоличност може да бъде установена, посочено в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни;
г)
„констатации“ означава установени факти, открити по време на изпълнението на правно задължение или регистрирани в контекста на одитите или разследванията, проведени от Сметната палата, Европейската служба за борба с измамите (OLAF) и Службата за вътрешен одит (IAS), или всякакъв друг одит или проверка, извършени на отговорност на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
д)
„правно задължение“ означава задължение, поето от Комисията по силата на дялове V-VIII от част 1 и по силата на част 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
е)
„лице“ означава всяко физическо или юридическо лице или всяко сдружение, което няма правосубектност, изброени по-долу:
-
получател съгласно определението в член 2, буква и) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
кандидат или оферент;
-
заявител на безвъзмездни средства;
-
участник в конкурс с награди;
-
платен външен експерт съгласно член 204 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
-
лице с правомощия за представителство, вземане на решения или контрол спрямо друго юридическо лице съгласно член 106, параграф 1, букви б) и д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
ж)
„нарушение при упражняване на професионалната дейност“ означава нарушение на законови или подзаконови разпоредби или на етични стандарти на професията, която лицето практикува, както и всяко неправомерно поведение, което оказва влияние върху професионалното доверие в лицето;
з)
„подизпълнител“ означава икономически оператор, предложен от кандидат, оферент или изпълнител с цел да изпълни част от поръчка, като възлагащият орган не поема пряко правно задължение към него;
и)
„съществена грешка или нередност“ означава съществена грешка или нередност съгласно определението в член 166, параграф 2 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
й)
„лице за контакт за предупреждението“ означава лицето в отговорната за искането служба, което отговаря за досието, свързано с предупреждението, до заличаването на предупреждението.
Член 3
Функциониране на СРП
1. Счетоводителят осигурява подходящи технически мерки за ефективното функциониране на СРП и за нейното наблюдение.
Счетоводителят въвежда, променя, подновява или заличава предупреждения в СРП, поискани от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
2. Счетоводителят приема мерки за изпълнение във връзка с техническите аспекти и определя свързаните с тези мерки процедури, включително в областта на сигурността.
Той уведомява службите на Комисията и изпълнителните агенции за тези мерки.
Член 4
Правомощия и процедура за отправяне на искане, за промяна, за подновяване или за заличаване на предупреждение
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити е единственият, който може да поиска регистриране, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искането за регистрация, промяна, подновяване или заличаване на предупреждение до счетоводителя. За тази цел отговорният разпоредител с бюджетни кредити използва формуляра в приложението към настоящото решение.
3. Посоченото в член 8 лице за контакт за предупреждението се уверява, че са изпълнени изискванията по членове 11 и 12, преди да изпрати искането на счетоводителя.
Член 5
Достъп до СРП
Службите на Комисията и изпълнителните агенции разполагат с пряк достъп до информацията, която се съдържа в СРП, посредством централната счетоводна система на Комисията.
Службите на Комисията или изпълнителните агенции, които отговарят за местна система, могат да използват тази централна счетоводна система за достъп до информацията, съхранявана в СРП, ако е гарантирана съвместимостта на данните между местната система и централната счетоводна система.
Член 6
Използване на СРП
Информацията, съхранявана в СРП, може да бъде използвана само с цел изпълнение на бюджета или на които и да е други средства, управлявани от Съюза. Това не засяга информацията, която се съдържа в централната база данни за отстраняванията (ЦБДО) по член 1, параграфи 2 и 3 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1302/2008 (10).
OLAF може да използва информацията, която се съдържа в СРП и в ЦБДО, за своите разследвания по силата на Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 11 септември 2013 г. относно разследванията, провеждани от OLAF, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1073/1999 (Регламентът за OLAF), както и за дейности по предотвратяване на измами, включително за анализ на риска.
Член 7
Кога се прави справка в СРП
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити проверява дали в СРП има предупреждение за дадено лице на следните етапи:
а)
преди да бъде поето индивидуално бюджетно задължение;
б)
преди да бъде поето глобално бюджетно задължение, ако лицето е известно на този етап;
в)
в случай на временни бюджетни задължения - преди поемането на правното задължение, пораждащо право на последващи плащания, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси;
г)
в случай на възлагане на обществени поръчки или процедури за отпускане на безвъзмездни средства, конкурси с награди и покани за изразяване на интерес - най-късно преди решението за възлагане, за отпускане или за присъждане;
д)
в случай на процедури за възлагане на обществени поръчки, ако възлагащият орган ограничава броя на кандидатите, поканени да представят оферта - преди да приключи подборът на кандидатите;
е)
преди всяко плащане, освен ако е свързано с плащания за персонала и с възстановяването на пътни разходи за участие в срещи и конкурси.
Член 8
Лице за контакт за предупреждението
Лицето за контакт за предупреждението:
а)
изготвя искането за регистриране на предупреждение;
б)
изпраща на счетоводителя искането и всяка друга информация, свързана с предупреждението;
в)
предоставя информацията, която позволява на другите отговорни разпоредители с бюджетни кредити да правят проверки или да вземат решение за последиците, посочени в раздел 4.
РАЗДЕЛ 2
ИНФОРМАЦИЯ, КОЯТО СЕ ВЪВЕЖДА В СРП
Член 9
Категории предупреждения
1. Предупрежденията в СРП се разделят на следните две категории:
а)
„предупреждения за проверка“, когато дадено лице е заподозряно или за него са направени констатации за измама, корупция или каквито и да е незаконни дейности, засягащи финансовите интереси на Съюза и посочени в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за съществени грешки или нередност, за нарушение при упражняване на професионалната дейност или за сериозно нарушение на договор;
б)
„предупреждения за отстраняване“, когато дадено лице е отстранено в съответствие с основанията за отстраняване, предвидени в член 106, параграф 1 и член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. По отношение на дадено лице могат да бъдат въведени различни предупреждения, регистрирани по различни причини.
Член 10
Информация, която се съдържа в предупрежденията в СРП
Предупрежденията в СРП съдържат следната информация:
а)
идентификацията на лицето;
б)
вида на предупреждението;
в)
срока на предупреждението;
г)
основанията, поради които лицето представлява заплаха за финансовите интереси и имиджа на Съюза или за които и да е други средства, управлявани от Съюза;
д)
информацията във връзка със състезателната процедура;
е)
името на отговорния разпоредител с бюджетни кредити;
ж)
името на лицето за контакт за предупреждението по член 8 от настоящото решение.
Член 11
Предупреждения за проверка
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждение за проверка, когато е изпълнено някое от следните условия:
а)
OLAF е уведомила отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, когато разследванията ѝ показват, че може да е целесъобразно да се предприемат мерки за защита на финансовите интереси на Съюза;
б)
Европейската сметна палата е изпратила на Комисията информация или IAS е изпратила на отговорния разпоредител с бюджетни кредити информация, според която е налице измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, съществени грешки или нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице;
в)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити е извършил проверка, одит или контрол, които сочат наличие на измама, корупция или каквато и да е друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, посочена в член 141 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, или съществени грешки, нередност, нарушение при упражняване на професионалната дейност или сериозно нарушение на договор във връзка с дадено лице, или е получил информация за такава проверка или такъв одит или контрол.
2. Срокът на предупреждението за проверка е максимум една година. Предупреждението за проверка се заличава, когато бъде поискано предупреждение за отстраняване или когато вече няма необходимост от извършването на проверка.
3. В края на срока по параграф 2 предупреждението за проверка се заличава автоматично.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска предупреждението за проверка да бъде подновено, когато OLAF го уведоми, че заключенията от разследванията по параграф 1 все още не са изготвени, но че разследванията оправдават запазването на предупреждението за проверка. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може също да поиска подновяване на предупреждението за проверка, когато продължават да са изпълнени условията, посочени в параграф 1, букви б) и в).
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити посочва причините, поради които подновяването е необходимо за защитата на финансовите интереси и имиджа на Съюза.
6. Подновяването се разглежда като ново искане за предупреждение за проверка.
Член 12
Предупреждения за отстраняване
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1 или член 109, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
2. Предупреждението за отстраняване се заличава в края на срока на отстраняването.
3. Предупреждението за отстраняване се въвежда автоматично в ЦБДО от СРП.
Член 13
Информация, изпращана от OLAF
Когато OLAF изпрати информация в съответствие с член 7, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, за да окаже съдействие на отговорния разпоредител с бюджетни кредити при вземането на решение за предприемане на предпазни мерки за защита на финансовите интереси на Европейския съюз, или в съответствие с член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, тази информация трябва да съдържа:
а)
самоличността на лицето, за което се отнася информацията;
б)
обобщение на съответните факти и на установените по време на разследването рискове. Обобщението трябва да бъде достатъчно, за да може лицето да бъде изслушано ефективно съгласно член 16 от настоящото решение;
в)
всички препоръчани специални мерки за поверителност, по-специално в случаите, водещи до използване на мерки за разследване, които са от компетентността на национален съдебен орган или - в случая на външно разследване - от компетентността на национален орган в съответствие с националните разпоредби, приложими към разследванията.
РАЗДЕЛ 3
ПРОЦЕДУРНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА РЕГИСТРИРАНЕТО НА ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ
Член 14
Предварителни консултации с централните служби във връзка с предупрежденията за проверка
Преди да вземе решение да поиска регистриране на предупреждение за проверка въз основа на информацията, предоставена от OLAF в съответствие с член 7, параграф 6 и член 11 от Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се консултира с Генерална дирекция „Бюджет“ (централната финансова служба) и когато е уместно, с Правната служба, в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
Член 15
Оценка на предупрежденията за отстраняване, извършвана от централните служби
Преди да бъде поискано предупреждение за отстраняване за случаите по член 106, параграф 1, букви б), в) и д) и член 109, параграф 1 по предложение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и да бъде поискан подходящият срок за това предупреждение, Генерална дирекция „Бюджет“ и Правната служба извършват централизирана оценка. Когато предупреждението за отстраняване, предложено от отговорния разпоредител с бюджетни кредити, се основава на информация, предоставена от OLAF, тази оценка се прави в тясно сътрудничество с OLAF.
Член 16
Право на изслушване
1. При регистрирането на предупреждения се съблюдават следните правила:
а)
Когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява да поиска регистрирането на предупреждение за отстраняване или да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, той първо предоставя на засегнатото лице възможност да изрази своето становище в писмен вид. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето поне 14 календарни дни да направи това. Същевременно отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето, че ако не изпрати отговор, предупреждението ще бъде регистрирано.
Когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити предоставя на лицето възможност да изрази своето становище въз основа на информацията, предоставена от OLAF.
б)
Ако лицето представи коментари, които не променят преценката на отговорния разпоредител с бюджетни кредити, последният отправя искане до счетоводителя да задейства предупреждението.
Ако лицето представи коментари, които по мнението на отговорния разпоредител с бюджетни кредити правят предупреждението непропорционално или ненужно, предупреждението не се задейства и лицето се уведомява за това.
Счетоводителят изпраща на отговорния разпоредител с бюджетни кредити потвърждение за регистрацията на предупреждението в СРП, ако това е целесъобразно.
в)
Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за задействането на предупреждението и за неговия срок. При все това уведомяването не е необходимо, ако лицето не е отговорило на поканата да представи в писмен вид своите коментари.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за случаите, посочени в член 106, параграф 1, буква д) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, в очакване на решението за срока на отстраняването, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава възможност на лицето да представи становището си за срока на отстраняването.
3. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да поиска регистриране на предупреждение за отстраняване за положенията, посочени в член 106, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, още преди да е дал възможност на лицето да изрази своето становище, ако разпоредителят разполага с официален документ, удостоверяващ положението. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява лицето за регистрирането на предупреждението за отстраняване.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити може по изключение да отложи предоставянето на лицето на възможност да изрази писмено своето становище преди искането за регистриране на предупреждение за отстраняване или преди да предприеме каквото и да е действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице, при условие че са налице необорими законови основания за запазване на поверителността на разследването или на националното съдебно производство, като при все това пристъпи към регистрирането на предупреждението.
5. Когато OLAF уведомява отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 13, тя посочва дали трябва да бъде запазена поверителността на разследването или на националното съдебно производство и дали е необходимо да бъде отложено предоставянето на лицето на възможност да изрази своето становище.
6. На лицето се предоставя възможност да изрази становището си веднага след като основанията за защита на разследване или на национално съдебно производство престанат да съществуват.
Член 17
Защита на данните и права на субектите на данни
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити уведомява субектите на данни, че данните, които се отнасят до тях, могат да бъдат включени в СРП, и за това на кого могат да бъдат съобщени тези данни. Тази обща информация се съобщава в писмен вид, по-специално в поканите за участие в търг, в поканите за представяне на предложения и в конкурсите с награди, а при липса на покани - преди възлагането на поръчки или отпускането на безвъзмездни средства.
2. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити, който отправя искане за регистриране на предупреждение, отговаря за отношенията с лицето, чиито данни са въведени в СРП. Той отговаря на исканията на засегнато лице за поправяне на неточни или непълни лични данни и на всички други искания или въпроси на това лице.
3. Всяко лице може също да поиска писмено от счетоводителя информация за това дали е регистрирано в СРП.
Счетоводителят предоставя тази информация, освен ако отговорният разпоредител с бюджетни кредити, при необходимост със съгласието на OLAF, реши, че се прилагат ограниченията, предвидени в член 20, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Заличените предупреждения са достъпни само за целите на одитите и на разследванията и не са видими за потребителите на СРП.
При все това личните данни, които се съдържат в предупрежденията по отношение на физическите лица, остават достъпни за тези цели само за срок от пет години след заличаването на предупреждението.
Член 18
Преглед на предупреждението
Ако лицето, за което е регистрирано предупреждение в СРП, представи нови елементи, доказващи, че основанията за регистриране вече не съществуват, отговорният разпоредител с бюджетни кредити отправя искане за заличаване на предупреждението.
Лице, за което е регистрирано предупреждение за отстраняване в СРП, може да подаде жалба до омбудсмана и да поиска да бъде извършен съдебен контрол.
РАЗДЕЛ 4
ПОСЛЕДИЦИ ОТ ПРЕДУПРЕЖДЕНИЯТА
Член 19
Общи правила, уреждащи последиците
1. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква необходимата информация от лицето за контакт за предупреждението, за да може да прецени какви да бъдат последиците, посочени в настоящия раздел.
2. Когато въз основа на предоставената от OLAF информация отговорният разпоредител с бюджетни кредити поиска да бъде регистрирано предупреждение за проверка съгласно член 11, отговорният разпоредител с бюджетни кредити следва процедурата, предвидена в членове 14 и 15 от настоящото решение, и определя последиците в тясно сътрудничество с OLAF в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013.
3. При определянето на последиците отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема под внимание следните критерии за всички предупреждения:
а)
рисковете за финансовите интереси и имиджа на Съюза;
б)
размера и срока на правното задължение;
в)
неотложността на изпълнението на правното задължение;
г)
естеството на фактите;
д)
сериозността на фактите; и
е)
възможните последици за изпълнението на правното задължение.
По отношение на предупрежденията за отстраняване отговорният разпоредител с бюджетни кредити взема също под внимание естеството и сериозността на основанията за отстраняване и необходимостта да се осигури непрекъснатост на услугата.
4. Във всеки случай отговорният разпоредител с бюджетни кредити обосновава писмено своето решение за последиците.
Член 20
Последица от предупрежденията за проверка
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди проверката може да бъде, както следва:
а)
отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да изиска допълнителни подкрепящи документи, посочени в процедурата за възлагане на обществена поръчка или за отпускане на безвъзмездни средства или в конкурса с награди;
б)
при процедура за отпускане на безвъзмездни средства - анализ на риска, свързан с предварителното финансиране.
2. В случай на правно задължение проверката може да бъде, както следва:
а)
проверка дали дейността съответства на правното задължение, включително дали са спазени сроковете и съдържанието на предоставените услуги или продукти;
б)
за съществуващите безвъзмездни средства - проверка на допустимостта на разходите преди извършване на плащане или извършване на одит или на проверки на място.
Член 21
Право на изслушване след предупреждение за проверка
Процедурата, предвидена в член 15 от настоящото решение, и правото на изслушване по член 16 от настоящото решение се прилагат също, когато отговорният разпоредител с бюджетни кредити възнамерява, след предупреждение за проверка, да предприеме действие, което може да се отрази неблагоприятно на правата на засегнатото лице.
Член 22
Последици от предупрежденията за отстраняване за процедурите и правните задължения
1. В случай на процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства или в случай на конкурси с награди отговорният разпоредител с бюджетни кредити не позволява на лице, по отношение на което е въведено предупреждение за отстраняване, да участва в процедури за възлагане на обществени поръчки или за отпускане на безвъзмездни средства, освен ако са изпълнени условията, посочени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, когато лицето се намира в монополно положение.
2. В случай на съществуващи правни задължения отговорният разпоредител с бюджетни кредити определя последиците, включително която и да е от следните последици:
а)
да продължи изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства и да бъдат извършени всички необходими проверки;
б)
да бъде спрян срокът за плащане в съответствие с член 92, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
в)
да бъдат спрени плащанията в съответствие с член 208 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
г)
да бъде спряно изпълнението на договора или отпускането на безвъзмездните средства в съответствие с член 116 и член 135, параграф 5 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
д)
да бъде прекратено правното задължение, ако разпоредбата за правното задължение предвижда прекратяване въз основа на информацията, поради която е регистрирано предупреждението.
3. Ако лицето е подизпълнител, отговорният разпоредител с бюджетни кредити изисква от оферента, кандидата или изпълнителя да смени подизпълнителя.
Член 23
Последици от предупрежденията за отстраняване за бюджетните операции
1. В случай на предупреждение за отстраняване, когато е целесъобразно, отговорният разпоредител с бюджетни кредити потвърждава в счетоводната система, че плащането следва да бъде извършено въпреки наличието на предупреждение.
2. Когато бъде регистрирано предупреждение за отстраняване, не се поема индивидуално бюджетно задължение, не се регистрира индивидуално правно задължение в бюджетните сметки въз основа на глобално задължение и не се поема правно задължение въз основа на временно задължение, с изключение на случаите, в които лицето е в монополно положение при условията, предвидени в член 106, параграф 2 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
РАЗДЕЛ 5
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Отмяна
Решение 2008/969/ЕО, Евратом относно Системата за ранно предупреждение за ползване от разпоредителите с бюджетни средства на Комисията и на изпълнителните агенции се отменя.
Член 25
Преходни разпоредби
1. Предупрежденията за отстраняване, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, остават активни до края на своя срок в съответствие с посоченото решение.
2. Предупрежденията W1, W2 и W3b, регистрирани по силата на Решение 2008/969/ЕО, Евратом, се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение.
3. Предупрежденията W3a и W4 продължават да бъдат регистрирани до 1 юли 2015 г. при условията, предвидени в Решение 2008/969/ЕО, Евратом. За целите на прилагането на раздел 4 от настоящото решение предупрежденията W3a и W4 се считат за предупреждения за проверка съгласно настоящото решение. Решение 2008/969/ЕО, Евратом продължава да се прилага за предупрежденията W5b до 1 юли 2015 г.
Член 26
Публикуване
Настоящото решение се публикува в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 13 ноември 2014 година.
ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 13ης Νοεμβρίου 2014
σχετικά με το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης που θα χρησιμοποιείται από τους διατάκτες της Επιτροπής και από τους εκτελεστικούς οργανισμούς
(2014/792/EE)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας Ατομικής Ενέργειας,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 25ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (1), και ιδίως το άρθρο 56 παράγραφος 1,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 215/2008 του Συμβουλίου, της 18ης Φεβρουαρίου 2008, για τον δημοσιονομικό κανονισμό που εφαρμόζεται στο δέκατο Ευρωπαϊκό Ταμείο Ανάπτυξης (2), και ιδίως το άρθρο 17,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Σεπτεμβρίου 2013, σχετικά με τις έρευνες που πραγματοποιούνται από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1073/1999 (3), και ιδίως το άρθρο 7 παράγραφος 6 και το άρθρο 11,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Η Επιτροπή, ως υπεύθυνη για την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης και οποιωνδήποτε άλλων πόρων τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση με γνώμονα την αρχή της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης όπως ορίζεται στα άρθρα 30 έως 33 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, έχει αναλάβει την καταπολέμηση της απάτης και κάθε άλλης παράνομης δραστηριότητας εις βάρος των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης. Προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι οι διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών έχουν ενημερωθεί πλήρως σχετικά με απειλές κατά των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, είναι αναγκαία η θέσπιση εσωτερικών κανόνων επιπλέον της απόφασης C(2014)2784 της Επιτροπής (4).
(2)
Για την καταπολέμηση της απάτης και την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, η Επιτροπή κάνει χρήση της κεντρικής βάσης δεδομένων για τους αποκλεισμούς (ΚΒΑ), όπως αναφέρεται στο άρθρο 108 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 και στον κανονισμό (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1302/2008 της Επιτροπής, της 17ης Δεκεμβρίου 2008, σχετικά με την κεντρική βάση δεδομένων για τους αποκλεισμούς (5) και του συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης (ΣΕΠ) της απόφασης 2008/969/ΕΚ Ευρατόμ, της 16ης Δεκεμβρίου 2008, σχετικά με το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης το οποίο θα χρησιμοποιείται από τους διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών (6). Εν αναμονή της έγκρισης από τη νομοθετική αρχή της πρότασης για την τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού (7), είναι αναγκαίο να εξασφαλιστεί ότι το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης (ΣΕΠ) παραμένει αποτελεσματικό.
(3)
Κατά τη μεταβατική περίοδο, ο στόχος του ΣΕΠ θα πρέπει να παραμένει κατ' ουσία ο ίδιος. Θα πρέπει να διασφαλίσει, στο πλαίσιο της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών της, την κυκλοφορία πληροφοριών περιορισμένης χρήσης με την καταχώριση προειδοποιήσεων στο ΣΕΠ σχετικά με πρόσωπα που συνιστούν δυνάμει απειλή για τα οικονομικά συμφέροντα και τη φήμη της Ένωσης ή για οποιουσδήποτε άλλους πόρους διαχειρίζεται η Ένωση.
(4)
Δεδομένου ότι οι διευθυντές των εκτελεστικών οργανισμών έχουν ιδιότητα κύριου διατάκτη της Επιτροπής για την εκτέλεση των επιχειρησιακών πιστώσεων, θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο ΣΕΠ ακριβώς όπως και οι υπηρεσίες της Επιτροπής για τη διαχείριση των διοικητικών και των επιχειρησιακών πιστώσεων.
(5)
Δεδομένου ότι οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών της Ένωσης που ενεργούν ως δευτερεύοντες διατάκτες της Επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 56 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, έχουν ιδιότητα κύριου διατάκτη της Επιτροπής για την εκτέλεση του προϋπολογισμού όσον αφορά τις επιχειρησιακές πιστώσεις, θα πρέπει να έχουν πρόσβαση στο ΣΕΠ ακριβώς όπως και οι υπηρεσίες της Επιτροπής για τη διαχείριση των διοικητικών και των επιχειρησιακών πιστώσεων.
(6)
Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF), δυνάμει του άρθρου 7 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Σεπτεμβρίου 2013, σχετικά με τις έρευνες που πραγματοποιούνται από την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF) και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1073/1999 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου και του κανονισμού (Ευρατόμ) αριθ. 1074/1999 του Συμβουλίου, έχει την υποχρέωση να ενημερώνει αμελλητί τις ενδιαφερόμενες υπηρεσίες της Επιτροπής για τη διεξαγόμενη έρευνα όταν υπάρχει ένδειξη ότι θα ήταν σκόπιμο να ληφθούν προληπτικά διοικητικά μέτρα για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης. Έχει επίσης την υποχρέωση, σύμφωνα με το άρθρο 11 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013, να συντάξει έκθεση μετά την ολοκλήρωση της έρευνας και να υποβάλλει συστάσεις, οι οποίες αναφέρουν, ενδεχομένως, τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν, ιδίως από τα θεσμικά όργανα. Για να μπορέσει ο αρμόδιος διατάκτης να ζητήσει προειδοποίηση, είναι αναγκαίο να καθορισθούν τα στοιχεία που η OLAF υποβάλλει στην Επιτροπή.
(7)
Η OLAF θα πρέπει να έχει πρόσβαση στο ΣΕΠ στο πλαίσιο της άσκησης των κανονιστικών καθηκόντων της όσον αφορά τη διεξαγωγή ερευνών και στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της όσον αφορά τη συλλογή πληροφοριών και την πρόληψη της απάτης, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013.
(8)
Για λόγους απλούστευσης, η λειτουργία του ΣΕΠ θα πρέπει να απλοποιηθεί, ο αριθμός των κατηγοριών προειδοποιήσεων θα πρέπει να μειωθεί, το πεδίο εφαρμογής τους θα πρέπει να διευκρινιστεί και η ονομασία τους θα πρέπει να είναι σαφής.
(9)
Ο αρμόδιος διατάκτης θα πρέπει να προτείνει προειδοποιήσεις επαλήθευσης βάσει των πληροφοριών που διαβιβάζει η OLAF, μετά από διαβούλευση της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού και της Νομικής Υπηρεσίας, σε στενή συνεργασία με την OLAF.
(10)
Ο αρμόδιος διατάκτης θα πρέπει να προτείνει προειδοποιήσεις αποκλεισμού στην Επιτροπή οι οποίες θα πρέπει να αξιολογούνται σε κεντρικό επίπεδο από τη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού και τη Νομική Υπηρεσία, κατά περίπτωση. Όταν οι εν λόγω προειδοποιήσεις αποκλεισμού προτείνονται βάσει των πληροφοριών που διαβιβάζει η OLAF, θα πρέπει να αξιολογούνται σε στενή συνεργασία με την OLAF. Η ίδια διαδικασία θα πρέπει να εφαρμόζεται όταν ο αρμόδιος διατάκτης προτίθεται να προβεί σε ενέργεια η οποία μπορεί να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου.
(11)
Ο αρμόδιος διατάκτης θα πρέπει να αποφασίζει για τις επιπτώσεις που απαιτούνται για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, σε στενή συνεργασία με την OLAF και να ενημερώνει την OLAF για την απόφαση αυτή.
(12)
Ο αρμόδιος διατάκτης θα πρέπει να είναι υπεύθυνος για να ζητήσει την καταχώριση, την τροποποίηση, τη διαγραφή ή την επικαιροποίηση των προειδοποιήσεων. Προκειμένου να διατηρηθεί ικανοποιητικό επίπεδο ελέγχου, οι εν λόγω αιτήσεις θα πρέπει να υποβάλλονται στο επίπεδο ιεραρχίας που ορίζεται στην απόφαση C(2014)2784 της Επιτροπής.
(13)
Ο υπόλογος θα πρέπει να διασφαλίζει τις κατάλληλες τεχνικές ρυθμίσεις για την αποτελεσματική εφαρμογή του ΣΕΠ, μέσω του κεντρικού λογιστικού συστήματος της Επιτροπής.
(14)
Λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τα εντάλματα είσπραξης και εντολές κατάσχεσης θα είναι στη διάθεση όλων των υπηρεσιών της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών μέσω του κεντρικού λογιστικού συστήματος της Επιτροπής. Οι προειδοποιήσεις W3α (εντολή κατάσχεσης) και W4 (ένταλμα είσπραξης) που προβλέπονται στην απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ θα πρέπει να διακοπούν. Αυτή και μόνο η πληροφορία δεν δικαιολογεί συστηματικά προειδοποίηση. Ο αρμόδιος διατάκτης πρέπει να αναλύσει όλες τις ειδικές περιστάσεις της υπόθεσης για να αποφασίσει αν μια προειδοποίηση είναι ή όχι αναγκαία.
(15)
Ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (8), ορίζει ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Επιτροπή πρέπει να τηρεί τις νόμιμες απαιτήσεις επεξεργασίας, καθώς και τις απαιτήσεις που αφορούν τη διαβίβαση των εν λόγω δεδομένων, και ότι η εν λόγω επεξεργασία υπόκειται σε προκαταρκτικό έλεγχο από τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων κατόπιν κοινοποίησης του Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων της Επιτροπής.
(16)
Οι διατάξεις περί προστασίας δεδομένων θα πρέπει να καθορίζουν τα δικαιώματα των προσώπων τα δεδομένα των οποίων έχουν εισαχθεί ή ενδέχεται να εισαχθούν στο ΣΕΠ.
(17)
Ορισμένα δικαιώματα προστασίας δεδομένων υπόκεινται σε εξαιρέσεις τις οποίες προβλέπει το άρθρο 20 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001, και οι οποίες πρέπει να εξετάζονται κατά περίπτωση και να εφαρμόζονται σε προσωρινή βάση. Η υπηρεσία που είναι αρμόδια να ζητήσει την καταχώριση, την τροποποίηση, καθώς και τη διόρθωση ή τη διαγραφή των σχετικών πληροφοριών θα πρέπει να αποφασίζει για την εφαρμογή των εν λόγω εξαιρέσεων.
(18)
Τα πρόσωπα τα οποία αφορά μια πιθανή προειδοποίηση αποκλεισμού θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να εκφράζουν τις απόψεις τους γραπτώς πριν υποβληθεί αίτηση καταχώρισης προειδοποίησης στο ΣΕΠ που αφορά το εν λόγω πρόσωπο. Η ίδια δυνατότητα θα πρέπει να δίνεται όταν ο αρμόδιος διατάκτης προτίθεται να προβεί σε ενέργεια η οποία θα μπορούσε να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου.
(19)
Αυτή η δυνατότητα θα πρέπει κατ' εξαίρεση να μετατίθεται χρονικά προκειμένου να διαφυλαχθεί ο εμπιστευτικός χαρακτήρας της έρευνας ή της εθνικής δικαστικής διαδικασίας, αν υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι.
(20)
Η απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ θα πρέπει να συνεχίσει να εφαρμόζεται μέχρι την 1η Ιουλίου 2015, στο μέτρο που είναι αναγκαίο για να εξασφαλιστεί η τήρηση των κανονισμών του Συμβουλίου για περιοριστικά μέτρα που λαμβάνονται βάσει του άρθρου 215 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ), έως ότου το σύστημα λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση (ABAC) λάβει υπόψη τις πληροφορίες που περιέχονται στη σχετική βάση δεδομένων της υπηρεσίας μέσων εξωτερικής πολιτικής. Αυτό λαμβάνει τη μορφή της καταχώρισης προειδοποίησης W5β που αναφέρεται στην απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ.
(21)
Η απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ θα πρέπει να συνεχίσει να ισχύει για τις προειδοποιήσεις W3α και W4 έως την 1η Ιουλίου 2015, οι οποίες μέχρι τότε αναμένεται να έχουν εξομοιωθεί με προειδοποιήσεις επαλήθευσης για την εφαρμογή του τμήματος 4 της παρούσας απόφασης.
(22)
Η εφαρμογή της παρούσας απόφασης απαιτεί τακτική αξιολόγηση της λειτουργίας του συστήματος έγκαιρης προειδοποίησης και της ουσιαστικής συμβολής του στην προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης.
ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:
ΤΜΗΜΑ 1
ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 1
Αντικείμενο, πεδίο εφαρμογής και στόχος
1. Η παρούσα απόφαση θεσπίζει το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης («ΣΕΠ») που θα χρησιμοποιείται από τους διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών, κατά την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης και οποιωνδήποτε άλλων πόρων τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση.
2. Το ΣΕΠ συμβάλλει στην προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης και στη διαφύλαξη της εικόνας της Ένωσης, στην καταπολέμηση της απάτης και στη χρηστή δημοσιονομική διαχείριση.
3. Στόχος του ΣΕΠ είναι:
α)
να ενημερώνει μέσω των καταχωρίσεων των προειδοποιήσεων, τους αρμόδιους διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών, ότι ένα πρόσωπο θα μπορούσε να αποτελέσει απειλή για τα οικονομικά συμφέροντα και την εικόνα της Ένωσης και για οιουσδήποτε πόρους τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση· και
β)
να επιτρέπει στον αρμόδιο διατάκτη να επαληθεύσει ή να λάβει τα ενδεδειγμένα μέτρα, συμπεριλαμβανομένων όσων αναφέρονται στο τμήμα 4 με βάση τις προειδοποιήσεις.
4. Η ενημέρωση συμβάλλει στην εξασφάλιση:
α)
της πρόληψης των κινδύνων μέσω της επαλήθευσης βάσει προηγούμενων πληροφοριών για ένα πρόσωπο για το οποίο υπάρχουν υπόνοιες ή διαπιστώσεις σχετικά με οποιαδήποτε από τις ακόλουθες πράξεις:
-
ουσιώδες σφάλμα ή παρατυπία,
-
επαγγελματικό παράπτωμα,
-
σοβαρή παραβίαση σύμβασης, ή
-
απάτη, διαφθορά ή κάθε άλλη παράνομη δραστηριότητα που θίγει τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 141 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012 (9)·
β)
του αποκλεισμού ενός προσώπου κατά την έννοια του άρθρου 106 παράγραφος 1 και 109 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 25ης Οκτωβρίου 2012, σχετικά με τους δημοσιονομικούς κανόνες που εφαρμόζονται στον γενικό προϋπολογισμό της Ένωσης και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1605/2002 του Συμβουλίου (εφεξής «ΔΚ»).
Άρθρο 2
Ορισμοί
Για τους σκοπούς της παρούσας απόφασης, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
α)
ως «υπόλογος» νοείται ο υπόλογος της Επιτροπής ή ο υφιστάμενος υπάλληλος στον οποίο ο υπόλογος έχει αναθέσει την εκτέλεση ορισμένων καθηκόντων σύμφωνα με το άρθρο 69 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
β)
ως «αρμόδιος διατάκτης» νοείται ο κύριος διατάκτης που ορίζεται από την Επιτροπή, κατά την έννοια του άρθρου 65 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, υπεύθυνος σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες για την εκτέλεση του γενικού προϋπολογισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης («προϋπολογισμός»), περιλαμβανομένων των διευθυντών εκτελεστικών οργανισμών, δευτερευόντων διατακτών κατά την έννοια του άρθρου 65 του εν λόγω κανονισμού που ασκούν καθήκοντα διευθυντή, και οι επικεφαλής των αντιπροσωπειών της Ένωσης που ενεργούν ως δευτερεύοντες διατάκτες της Επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 56 παράγραφος 2 του εν λόγω κανονισμού·
γ)
ως «υποκείμενο των δεδομένων» νοείται πρόσωπο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών·
δ)
ως «διαπιστώσεις» νοούνται τεκμηριωμένα περιστατικά που ήρθαν στο φως κατά την εφαρμογή νομικής δέσμευσης, ή που καταγράφονται στο πλαίσιο λογιστικών ελέγχων ή ερευνών που διενεργήθηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο, την Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF), την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (IAS) ή οποιοδήποτε άλλο λογιστικό ή άλλο έλεγχο που διενεργείται υπό την ευθύνη του αρμόδιου διατάκτη·
ε)
ως «νομική δέσμευση» νοείται η δέσμευση που ανέλαβε η Επιτροπή βάσει των τίτλων V έως VIII του μέρους 1, και του μέρους 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
στ)
ως «πρόσωπο» νοείται κάθε φυσικό πρόσωπο ή κάθε νομικό πρόσωπο ή κάθε ένωση χωρίς νομική προσωπικότητα που απαριθμείται κατωτέρω:
-
αποδέκτης, όπως ορίζεται στο άρθρο 2 στοιχείο η), του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012,
-
υποψήφιος ή προσφέρων,
-
αιτών επιδότηση,
-
συμμετέχων σε διαγωνισμό με απονομή βραβείου,
-
αμειβόμενος εξωτερικός εμπειρογνώμονας, κατά την έννοια του άρθρου 204 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012,
-
πρόσωπο που διαθέτει εξουσίες εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου επί άλλου νομικού προσώπου που αναφέρεται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχεία β) και ε) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
ζ)
ως «επαγγελματικό παράπτωμα» νοείται η παραβίαση νομοθετικών ή κανονιστικών διατάξεων ή προτύπων δεοντολογίας του επαγγελματικού κλάδου στον οποίο υπάγεται το πρόσωπο, καθώς και κάθε επιζήμια συμπεριφορά που έχει αντίκτυπο στην επαγγελματική αξιοπιστία του·
η)
ως «υπεργολάβος» νοείται οικονομικός φορέας ο οποίος προτείνεται από τον υποψήφιο ή τον προσφέροντα ή τον αντισυμβαλλόμενο για την εκτέλεση μέρους σύμβασης, ενώ η αναθέτουσα αρχή δεν έχει καμία άμεση νομική δέσμευση προς αυτόν·
θ)
ως «ουσιώδες σφάλμα ή παρατυπία» νοείται το ουσιώδες σφάλμα ή η παρατυπία, όπως ορίζεται στο άρθρο 166 παράγραφος 2 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012·
ι)
ως «υπεύθυνος επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις» νοείται το πρόσωπο εντός της αρμόδιας υπηρεσίας για την υποβολή της αίτησης, το οποίο είναι υπεύθυνο για τον φάκελο προειδοποίησης μέχρι τη διαγραφή της.
Άρθρο 3
Λειτουργία του ΣΕΠ
1. Ο υπόλογος εξασφαλίζει τις κατάλληλες τεχνικές ρυθμίσεις για την αποτελεσματική λειτουργία του ΣΕΠ και την παρακολούθησή του.
Ο υπόλογος προβαίνει στην καταχώριση, τροποποίηση, ανανέωση ή διαγραφή προειδοποιήσεων ΣΕΠ κατόπιν αιτήσεως του αρμόδιου διατάκτη.
2. Ο υπόλογος εγκρίνει μέτρα εφαρμογής όσον αφορά τις τεχνικές πτυχές και ορίζει τις σχετικές διαδικασίες, μεταξύ άλλων στον τομέα της ασφάλειας.
Κοινοποιεί δε τα μέτρα αυτά στις υπηρεσίες της Επιτροπής και στους εκτελεστικούς οργανισμούς.
Άρθρο 4
Δυνατότητα αίτησης, τροποποίησης, ανανέωσης ή διαγραφής προειδοποίησης και σχετική διαδικασία
1. Μόνο ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την καταχώριση, την τροποποίηση, την ανανέωση ή τη διαγραφή προειδοποίησης.
2. Ο αρμόδιος διατάκτης απευθύνει την αίτηση για καταχώριση, τροποποίηση, ανανέωση ή διαγραφή προειδοποιήσεων στον υπόλογο. Ο αρμόδιος διατάκτης χρησιμοποιεί το έντυπο που παρατίθεται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.
3. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις που αναφέρεται στο άρθρο 8 επαληθεύει ότι πληρούνται οι όροι των άρθρων 11 ή 12 πριν από τη διαβίβαση της αίτησης προς τον υπόλογο.
Άρθρο 5
Πρόσβαση στο ΣΕΠ
Οι υπηρεσίες της Επιτροπής και οι εκτελεστικοί οργανισμοί έχουν άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες που περιλαμβάνονται στο ΣΕΠ μέσω του κεντρικού λογιστικού συστήματος της Επιτροπής.
Οι υπηρεσίες της Επιτροπής ή οι εκτελεστικοί οργανισμοί που είναι υπεύθυνοι για ένα τοπικό σύστημα μπορούν να χρησιμοποιούν το κεντρικό λογιστικό σύστημα για να αποκτήσουν πρόσβαση στα δεδομένα που αποθηκεύονται στο ΣΕΠ, υπό την προϋπόθεση ότι διασφαλίζεται η συνοχή των δεδομένων μεταξύ του τοπικού συστήματος και του κεντρικού λογιστικού συστήματος.
Άρθρο 6
Η χρήση του ΣΕΠ
Οι πληροφορίες που αποθηκεύονται στο ΣΕΠ μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο για την εκτέλεση του προϋπολογισμού ή οποιωνδήποτε άλλων πόρων τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση. Αυτό δεν επηρεάζει τις πληροφορίες που περιέχει η κεντρική βάση δεδομένων αποκλεισμού (στο εξής «ΚΒΑ») που αναφέρονται στο άρθρο 1 παράγραφοι 2 και 3 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1302/2008 (10).
Η OLAF μπορεί να χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που περιέχονται στο ΣΕΠ και στην ΚΒΑ στο πλαίσιο των ερευνών της σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Σεπτεμβρίου 2013, σχετικά με τις έρευνες που πραγματοποιούνται από την OLAF και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1073/1999 («κανονισμός OLAF»), και στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της στον τομέα της πρόληψης της απάτης, καθώς και για τις αναλύσεις κινδύνων.
Άρθρο 7
Στάδια διαβούλευσης του ΣΕΠ
Ο αρμόδιος διατάκτης ελέγχει την ύπαρξη προειδοποίησης στο ΣΕΠ σχετικά με ένα πρόσωπο στις ακόλουθες περιπτώσεις:
α)
πριν από την εγγραφή ατομικής δημοσιονομικής δέσμευσης·
β)
πριν από την εγγραφή συνολικής δημοσιονομικής δέσμευσης εάν το πρόσωπο είναι γνωστό στο στάδιο αυτό·
γ)
στην περίπτωση προσωρινών δημοσιονομικών δεσμεύσεων, πριν από τη σύναψη της νομικής δέσμευσης που παρέχει το δικαίωμα για μεταγενέστερες πληρωμές, εκτός εάν πρόκειται για την πληρωμή προσωπικού και την επιστροφή δαπανών ταξιδίου που αφορούν τη συμμετοχή σε συσκέψεις και διαγωνισμούς·
δ)
στην περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων, διαγωνισμών με απονομή βραβείου και προσκλήσεων εκδήλωσης ενδιαφέροντος, το αργότερο πριν από τη λήψη της απόφασης ανάθεσης της σύμβασης·
ε)
στην περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων, όταν η αναθέτουσα αρχή περιορίζει τον αριθμό των υποψηφίων που καλούνται να υποβάλουν προσφορά, πριν ολοκληρωθεί η επιλογή των υποψηφίων·
στ)
πριν από κάθε πληρωμή εκτός πρόκειται για την πληρωμή του προσωπικού και την επιστροφή δαπανών ταξιδίου που αφορούν τη συμμετοχή σε συσκέψεις και διαγωνισμούς.
Άρθρο 8
Υπεύθυνος επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις
Ο υπεύθυνος επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις:
α)
προετοιμάζει την αίτηση καταχώρισης της προειδοποίησης·
β)
διαβιβάζει την αίτηση και κάθε άλλη πληροφορία σχετική με την προειδοποίηση στον υπόλογο·
γ)
παρέχει πληροφορίες που επιτρέπουν στους άλλους αρμόδιους διατάκτες να πραγματοποιούν επαληθεύσεις ή να αποφασίζουν για τις επιπτώσεις που αναφέρονται στο τμήμα 4.
ΤΜΗΜΑ 2
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ ΠΟΥ ΕΙΣΑΓΟΝΤΑΙ ΣΤΟ ΣΕΠ
Άρθρο 9
Κατηγορίες προειδοποιήσεων
1. Οι προειδοποιήσεις ΣΕΠ χωρίζονται στις ακόλουθες δύο κατηγορίες:
α)
«προειδοποιήσεις επαλήθευσης», όταν για ένα πρόσωπο υπάρχουν υπόνοιες ή διαπιστώσεις για απάτη, διαφθορά ή κάθε άλλη παράνομη δραστηριότητα εις βάρος των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, όπως αναφέρεται στο άρθρο 141 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012, για ουσιώδη σφάλματα ή παρατυπίες, επαγγελματικό παράπτωμα ή σοβαρή παραβίαση σύμβασης·
β)
«προειδοποιήσεις αποκλεισμού», όταν ένα πρόσωπο έχει αποκλεισθεί σύμφωνα με τους λόγους αποκλεισμού που προβλέπονται στα άρθρα 106 παράγραφος 1 και 109 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
2. Ένα πρόσωπο μπορεί να υπόκειται σε διαφορετικές προειδοποιήσεις που έχουν καταχωριστεί για διαφορετικούς λόγους.
Άρθρο 10
Στοιχεία που περιέχονται στις προειδοποιήσεις ΣΕΠ
Οι προειδοποιήσεις ΣΕΠ περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:
α)
την ταυτότητα του προσώπου·
β)
το είδος της προειδοποίησης·
γ)
τη διάρκεια της προειδοποίησης·
δ)
τους λόγους για τους οποίους ένα πρόσωπο συνιστά απειλή για τα οικονομικά συμφέροντα και την εικόνα της Ένωσης ή για οποιουσδήποτε πόρους τους οποίους διαχειρίζεται η Ένωση·
ε)
τις πληροφορίες που αφορούν τη διαδικασία αντιπαράθεσης·
στ)
το όνομα του αρμόδιου διατάκτη·
ζ)
το όνομα του προσώπου επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις που αναφέρεται στο άρθρο 8 της παρούσας απόφασης.
Άρθρο 11
Προειδοποιήσεις επαλήθευσης
1. Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει προειδοποίηση επαλήθευσης όταν πληρούται μία από τις ακόλουθες προϋποθέσεις:
α)
η OLAF έχει ενημερώσει τον αρμόδιο διατάκτη σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013, όταν από τις έρευνες προκύπτει ότι θα ήταν σκόπιμη η λήψη μέτρων για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης·
β)
το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο έχει διαβιβάσει πληροφορίες στην Επιτροπή ή η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου έχει διαβιβάσει πληροφορίες στον αρμόδιο διατάκτη στις οποίες υπάρχουν ενδείξεις σε σχέση με ένα πρόσωπο για απάτη, διαφθορά ή κάθε άλλη παράνομη δραστηριότητα που πλήττει τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 141 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012, ή για ουσιώδη σφάλματα ή παρατυπίες, ή για επαγγελματικό παράπτωμα ή σοβαρή παραβίαση σύμβασης·
γ)
ο αρμόδιος διατάκτης έχει προβεί σε εξακρίβωση, σε λογιστικό ή άλλο έλεγχο, αναφορικά με ένα πρόσωπο, ή έχει λάβει πληροφορίες σχετικά με τέτοια εξακρίβωση, λογιστικό ή άλλο έλεγχο, για ύπαρξη απάτης, διαφθοράς, κάθε άλλης παράνομης δραστηριότητας που πλήττει τα οικονομικά συμφέροντα της Ένωσης, όπως προβλέπεται στο άρθρο 141 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012, ουσιωδών σφαλμάτων, παρατυπιών ή επαγγελματικού παραπτώματος ή σοβαρής παραβίασης σύμβασης.
2. Οι προειδοποιήσεις επαλήθευσης έχουν μέγιστη διάρκεια ενός έτους. Διαγράφονται όταν ζητείται προειδοποίηση αποκλεισμού ή όταν δεν υφίσταται πλέον ανάγκη επαλήθευσης.
3. Στο τέλος της περιόδου που αναφέρεται στην παράγραφο 2, η προειδοποίηση επαλήθευσης διαγράφεται αυτομάτως.
4. Ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την ανανέωση της προειδοποίησης επαλήθευσης σε περίπτωση που η OLAF τον ενημερώσει ότι τα συμπεράσματα των ερευνών που αναφέρονται στην παράγραφο 1 δεν έχουν ακόμη συναχθεί αλλά από τις έρευνες δικαιολογείται η διατήρηση της προειδοποίησης επαλήθευσης. Επίσης, ο αρμόδιος διατάκτης δύναται να ζητήσει την ανανέωση της προειδοποίησης επαλήθευσης όταν εξακολουθούν να πληρούνται οι προϋποθέσεις που προβλέπονται στην παράγραφο 1 στοιχεία β) και γ).
5. Ο αρμόδιος διατάκτης γνωστοποιεί τους λόγους για τους οποίους η ανανέωση είναι αναγκαία για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων και της εικόνας της Ένωσης.
6. Η ανανέωση θεωρείται ως νέα αίτηση για προειδοποίηση επαλήθευσης.
Άρθρο 12
Προειδοποιήσεις αποκλεισμού
1. Ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί προειδοποίηση αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 ή στο άρθρο 109 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
2. Η προειδοποίηση αποκλεισμού διαγράφεται στο τέλος της περιόδου αποκλεισμού.
3. Η προειδοποίηση αποκλεισμού καταχωρίζεται αυτόματα στην ΚΒΑ από το ΣΕΠ.
Άρθρο 13
Πληροφορίες που διαβιβάζονται από την OLAF
Όταν η OLAF διαβιβάζει πληροφορίες σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013, προκειμένου να συνδράμει τον αρμόδιο διατάκτη στην απόφασή του να λάβει προληπτικά μέτρα για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή σύμφωνα με το άρθρο 11 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013, οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν:
α)
τα στοιχεία του εμπλεκόμενου προσώπου·
β)
συνοπτική έκθεση των πραγματικών περιστατικών και των κινδύνων που εντοπίζει η έρευνα. Η συνοπτική έκθεση επαρκεί για να επιτρέψει να εισακουστούν οι απόψεις του προσώπου σύμφωνα με το άρθρο 16 της παρούσας απόφασης·
γ)
κάθε ενδεδειγμένο ειδικό μέτρο διασφάλισης του εμπιστευτικού χαρακτήρα, ιδίως σε υποθέσεις που συνεπάγονται τη χρήση ερευνητικών μέτρων τα οποία εμπίπτουν στην αρμοδιότητα εθνικής δικαστικής αρχής ή, σε περίπτωση εξωτερικής έρευνας, στην αρμοδιότητα εθνικής αρχής, σύμφωνα με τις εθνικές διατάξεις που εφαρμόζονται σε έρευνες.
ΤΜΗΜΑ 3
ΔΙΑΔΙΚΑΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗΣ
Άρθρο 14
Πρότερη διαβούλευση των κεντρικών υπηρεσιών για προειδοποιήσεις επαλήθευσης
Ο αρμόδιος διατάκτης, πριν αποφασίσει να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης επαλήθευσης βάσει των πληροφοριών που διαβιβάζονται από την OLAF σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 6 και το άρθρο 11 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013, ζητεί τη γνώμη της Γενικής Διεύθυνσης Προϋπολογισμού (κεντρική οικονομική υπηρεσία) και, κατά περίπτωση, της Νομικής Υπηρεσίας, σε στενή συνεργασία με την OLAF, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013.
Άρθρο 15
Εκτίμηση των προειδοποιήσεων αποκλεισμού από τις κεντρικές υπηρεσίες
Πριν ζητηθεί προειδοποίηση αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχεία β), γ), ε) και στο άρθρο 109 παράγραφος 1, κατόπιν πρότασης του αρμόδιου διατάκτη και για τη δέουσα διάρκεια, η Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού και η Νομική Υπηρεσία προβαίνουν σε κεντρική εκτίμηση. Σε περίπτωση που η προειδοποίηση αποκλεισμού που πρότεινε ο αρμόδιος διατάκτης βασίζεται στις πληροφορίες που διαβιβάζονται από την OLAF, η εν λόγω εκτίμηση πραγματοποιείται σε στενή συνεργασία με την OLAF.
Άρθρο 16
Δικαίωμα ακρόασης
1. Η καταχώριση των προειδοποιήσεων διέπεται από τους ακόλουθους κανόνες:
α)
Οσάκις ο αρμόδιος διατάκτης προτίθεται να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού ή να προβεί σε ενέργεια που μπορεί να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερομένου, θα πρέπει προηγουμένως να δώσει στον ενδιαφερόμενο τη δυνατότητα να εκφράσει τις απόψεις του γραπτώς. Για το σκοπό αυτό, ο αρμόδιος διατάκτης ορίζει στον ενδιαφερόμενο ελάχιστη προθεσμία 14 ημερολογιακών ημερών. Παράλληλα, ο αρμόδιος διατάκτης ενημερώνει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ότι, εάν δεν υπάρξει απάντηση εκ μέρους του, η προειδοποίηση θα καταχωριστεί.
Κατά περίπτωση, ο αρμόδιος διατάκτης παρέχει στον ενδιαφερόμενο τη δυνατότητα να εκφράσει τις απόψεις του βάσει των πληροφοριών που έχει διαβιβάσει η OLAF.
β)
Εάν το πρόσωπο υποβάλλει παρατηρήσεις που δεν μεταβάλλουν την εκτίμηση του αρμόδιου διατάκτη, ο τελευταίος ζητεί από τον υπόλογο να ενεργοποιήσει την προειδοποίηση.
Εάν το πρόσωπο υποβάλλει παρατηρήσεις οι οποίες κατά την άποψη του αρμόδιου διατάκτη, καθιστούν την προειδοποίηση δυσανάλογη ή περιττή, η προειδοποίηση δεν ενεργοποιείται και ο ενδιαφερόμενος ενημερώνεται σχετικά.
Ο υπόλογος θα επιβεβαιώσει στον αρμόδιο διατάκτη την καταχώριση της προειδοποίησης στο ΣΕΠ, όπου είναι σκόπιμο.
γ)
Ο αρμόδιος διατάκτης κοινοποιεί στον ενδιαφερόμενο την ενεργοποίηση της προειδοποίησης και τη διάρκεια αυτής. Ωστόσο, η κοινοποίηση δεν είναι απαραίτητη εάν ο ενδιαφερόμενος δεν έχει απαντήσει στην πρόσκληση υποβολής γραπτών παρατηρήσεων.
2. Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, εν αναμονή της απόφασης για τη διάρκεια του αποκλεισμού, ήδη πριν δοθεί στον ενδιαφερόμενο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του. Ο αρμόδιος διατάκτης παρέχει στον ενδιαφερόμενο τη δυνατότητα να παρουσιάσει τις απόψεις του σχετικά με τη διάρκεια του αποκλεισμού.
3. Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει την καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού για τις περιπτώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 106 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 ήδη πριν δοθεί στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του, εφόσον διαθέτει επίσημο έγγραφο που βεβαιώνει την κατάσταση. Ο αρμόδιος διατάκτης κοινοποιεί στον ενδιαφερόμενο την καταχώριση της προειδοποίησης αποκλεισμού.
4. Ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, να μεταθέσει χρονικά τη δυνατότητα που παρέχεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο να εκφράσει τις απόψεις του γραπτώς πριν από το αίτημα για καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού ή πριν από την ανάληψη κάθε ενέργειας που μπορεί να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερομένου, και να προχωρήσει στη διαδικασία καταχώρισης της προειδοποίησης, υπό την προϋπόθεση ότι υπάρχουν επιτακτικοί νόμιμοι λόγοι για τη διατήρηση του εμπιστευτικού χαρακτήρα της έρευνας ή των εθνικών νομικών διαδικασιών.
5. Όταν η OLAF ενημερώνει τον αρμόδιο διατάκτη σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 13, αναφέρει εάν υπάρχει ανάγκη διασφάλισης της εμπιστευτικότητας της έρευνας ή της εθνικής δικαστικής διαδικασίας και εάν πρέπει να μετατεθεί χρονικά η δυνατότητα που δίδεται στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο να εκφράσει τις απόψεις του.
6. Παρέχεται στον ενδιαφερόμενο η δυνατότητα να διατυπώσει τις απόψεις του αμέσως μόλις παύσουν να υφίσταται οι λόγοι προστασίας της έρευνας ή των εθνικών νομικών διαδικασιών.
Άρθρο 17
Προστασία των δεδομένων και δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
1. Ο αρμόδιος διατάκτης ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων ότι τα δεδομένα που τα αφορούν ενδέχεται να περιληφθούν στο ΣΕΠ καθώς και για το σε ποιον ενδέχεται να κοινοποιηθούν τα δεδομένα. Οι γενικές αυτές πληροφορίες κοινοποιούνται εγγράφως και, ιδίως, στις προσκλήσεις υποβολής προσφορών, προσκλήσεις υποβολής προτάσεων, διαγωνισμούς με απονομή βραβείου και, ελλείψει τέτοιων προσκλήσεων, πριν από την ανάθεση των συμβάσεων ή τη χορήγηση των επιδοτήσεων.
2. Ο αρμόδιος διατάκτης που ζητεί την καταχώριση προειδοποίησης είναι υπεύθυνος για τις σχέσεις με το πρόσωπο τα στοιχεία του οποίου εισάγονται στο ΣΕΠ. Απαντά στις αιτήσεις από ενδιαφερόμενο πρόσωπο για τη διόρθωση όλων των ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων, καθώς και σε οποιοδήποτε άλλο αίτημα ή ερώτηση του προσώπου αυτού.
3. Ένα πρόσωπο μπορεί επίσης να ζητήσει γραπτώς από τον υπόλογο πληροφορίες για το αν είναι καταχωρισμένο στο ΣΕΠ.
Ο υπόλογος παρέχει τις πληροφορίες αυτές, εκτός εάν ο αρμόδιος διατάκτης, σε συνεννόηση με την OLAF κατά περίπτωση, αποφασίσει ότι εφαρμόζονται οι περιορισμοί του άρθρου 20 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
4. Όσον αφορά τις διαγραφείσες προειδοποιήσεις, η πρόσβαση είναι δυνατή μόνο για λογιστικό έλεγχο και διενέργεια έρευνας και δεν είναι ορατές από τους χρήστες του ΣΕΠ.
Ωστόσο, η πρόσβαση σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε προειδοποιήσεις που αφορούν φυσικά πρόσωπα παραμένει δυνατή για τους σκοπούς αυτούς μόνο για πέντε έτη από τη διαγραφή της προειδοποίησης.
Άρθρο 18
Επανεξέταση της προειδοποίησης
Εάν το πρόσωπο για το οποίο καταχωρίσθηκε προειδοποίηση στο ΣΕΠ παρέχει νέα στοιχεία που αποδεικνύουν ότι οι λόγοι της καταχώρισης δεν υφίσταται πλέον, ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί τη διαγραφή της προειδοποίησης.
Το πρόσωπο για το οποίο καταχωρίσθηκε προειδοποίηση αποκλεισμού στο ΣΕΠ δύναται να υποβάλει καταγγελία στον Διαμεσολαβητή και να ζητήσει δικαστική επανεξέταση.
ΤΜΗΜΑ 4
ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΠΡΟΕΙΔΟΠΟΙΗΣΕΩΝ
Άρθρο 19
Γενικοί κανόνες που διέπουν τις επιπτώσεις
1. Ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί κάθε σχετική πληροφορία από τον υπεύθυνο επικοινωνίας για τις προειδοποιήσεις προκειμένου να είναι σε θέση να αποφασίσει για τις επιπτώσεις που προβλέπονται στο παρόν τμήμα.
2. Όταν, με βάση τις πληροφορίες που παρέσχε η OLAF, ο αρμόδιος διατάκτης ζητεί την καταχώριση προειδοποίησης επαλήθευσης βάσει του άρθρου 11, ο αρμόδιος διατάκτης ακολουθεί τη διαδικασία που καθορίζεται στα άρθρα 14 ή 15 της παρούσας απόφασης και αποφασίζει για τις επιπτώσεις σε στενή συνεργασία με την OLAF σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 883/2013.
3. Κατά τη λήψη της απόφασης σχετικά με τις επιπτώσεις, ο αρμόδιος διατάκτης λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα κριτήρια για όλες τις προειδοποιήσεις:
α)
τους κινδύνους για τα οικονομικά συμφέροντα και την εικόνα της Ένωσης·
β)
το ποσό και τη διάρκεια της νομικής δέσμευσης·
γ)
τον επείγοντα χαρακτήρα της εφαρμογής της νομικής δέσμευσης·
δ)
τη φύση των περιστατικών·
ε)
τη σοβαρότητα των περιστατικών· και
στ)
τις πιθανές επιπτώσεις στην εφαρμογή της νομικής δέσμευσης.
Όσον αφορά τις προειδοποιήσεις αποκλεισμού, ο αρμόδιος διατάκτης λαμβάνει επίσης υπόψη τη φύση και τη σοβαρότητα των λόγων αποκλεισμού και την ανάγκη συνέχειας της υπηρεσίας.
4. Ο αρμόδιος διατάκτης, σε κάθε περίπτωση, αιτιολογεί εγγράφως την απόφασή του ως προς τις επιπτώσεις.
Άρθρο 20
Επιπτώσεις των προειδοποιήσεων επαλήθευσης
1. Στην περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων ή διαγωνισμών με απονομή βραβείου, η προβλεπόμενη επαλήθευση μπορεί να είναι η εξής:
α)
ο αρμόδιος διατάκτης μπορεί να ζητήσει επιπρόσθετα δικαιολογητικά όπως ορίζεται στη διαδικασία ανάθεσης συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων ή διαγωνισμών με απονομή βραβείου·
β)
για τη διαδικασία χορήγησης επιδότησης, ανάλυση του κινδύνου όσον αφορά την προχρηματοδότηση.
2. Σε περίπτωση νομικής δέσμευσης, η προβλεπόμενη επαλήθευση μπορεί να είναι η εξής:
α)
επαλήθευση ότι η δράση είναι σύμφωνη με τη νομική δέσμευση, περιλαμβανομένης της τήρησης των προθεσμιών και του περιεχομένου των υλοποιήσιμων στόχων·
β)
για τις υφισταμένες επιδοτήσεις, επαλήθευση της επιλεξιμότητας των δαπανών πριν από την πληρωμή ή διενέργεια λογιστικού ελέγχου ή επιτόπιων ελέγχων.
Άρθρο 21
Δικαίωμα ακρόασης κατόπιν προειδοποίησης επαλήθευσης
Η διαδικασία που ορίζεται στο άρθρο 15 της παρούσας απόφασης και το δικαίωμα ακροάσεως που προβλέπεται στο άρθρο 16 της παρούσας απόφασης εφαρμόζονται επίσης όταν ο αρμόδιος διατάκτης, μετά την προειδοποίηση επαλήθευσης, προτίθεται να προβεί σε ενέργεια που μπορεί να θίξει τα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου.
Άρθρο 22
Επιπτώσεις των προειδοποιήσεων αποκλεισμού σε διαδικασίες και νομικές δεσμεύσεις
1. Σε περίπτωση διαδικασιών ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων ή διαγωνισμούς με απονομή βραβείου, ο αρμόδιος διατάκτης αποκλείει πρόσωπο που υπόκειται σε προειδοποίηση αποκλεισμού από τη συμμετοχή σε διαδικασίες ανάθεσης δημοσίων συμβάσεων ή χορήγησης επιδοτήσεων, εκτός εάν πληρούνται οι όροι που καθορίζονται στο άρθρο 106 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012, όταν το πρόσωπο βρίσκεται σε μονοπωλιακή κατάσταση.
2. Σε περίπτωση υφιστάμενων νομικών δεσμεύσεων, ο αρμόδιος διατάκτης αποφασίζει σχετικά με τις επιπτώσεις, στις οποίες περιλαμβάνεται οποιαδήποτε από τις ακόλουθες:
α)
να προχωρήσει στην εκτέλεση της σύμβασης ή της επιδότησης και να πραγματοποιήσει ενδεχομένως τις κατάλληλες επαληθεύσεις·
β)
να αναστείλει την προθεσμία για την πραγματοποίηση πληρωμών σύμφωνα με το άρθρο 92 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
γ)
να αναστείλει τις πληρωμές σύμφωνα με το άρθρο 208 του κατ' εξουσιοδότηση κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 1268/2012·
δ)
να αναστείλει την εκτέλεση της σύμβασης ή της επιδότησης σύμφωνα με το άρθρο 116 και το άρθρο 135 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012·
ε)
να καταγγείλει τη νομική δέσμευση εάν η σχετική με τη νομική δέσμευση διάταξη προβλέπει την καταγγελία με βάση τα στοιχεία για τα οποία καταχωρίστηκε η προειδοποίηση.
3. Εάν το πρόσωπο είναι υπεργολάβος, ο αρμόδιος διατάκτης απαιτεί από τον προσφέροντα ή τον υποψήφιο ή τον ανάδοχο να υποκαταστήσει τον υπεργολάβο.
Άρθρο 23
Επιπτώσεις των προειδοποιήσεων αποκλεισμού στις δημοσιονομικές πράξεις
1. Σε περίπτωση προειδοποίησης αποκλεισμού, κατά περίπτωση, ο αρμόδιος διατάκτης επιβεβαιώνει στο λογιστικό σύστημα ότι η πληρωμή θα πρέπει να πραγματοποιηθεί παρά την ύπαρξη της προειδοποίησης.
2. Όταν καταχωρίζεται προειδοποίηση αποκλεισμού, δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί καμία ατομική δημοσιονομική δέσμευση, καμία καταχώριση ατομικής νομικής δέσμευσης στους δημοσιονομικούς λογαριασμούς βάσει συνολικής δέσμευσης και καμία σύναψη νομικής δέσμευσης βάσει προσωρινής δέσμευσης, εκτός από τις περιπτώσεις όπου το πρόσωπο βρίσκεται σε μονοπωλιακή κατάσταση, σύμφωνα με τους όρους που προβλέπονται στο άρθρο 106 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012.
ΤΜΗΜΑ 5
ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 24
Κατάργηση
Η απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ, σχετικά με το σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης το οποίο θα χρησιμοποιείται από τους διατάκτες της Επιτροπής και των εκτελεστικών οργανισμών, καταργείται.
Άρθρο 25
Μεταβατικές διατάξεις
1. Οι προειδοποιήσεις αποκλεισμού που καταχωρίζονται δυνάμει της απόφασης 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ παραμένουν ενεργοποιημένες μέχρι το τέλος της διάρκειάς τους, σύμφωνα με την εν λόγω απόφαση.
2. Οι προειδοποιήσεις W1, W2 και W3β που καταχωρίστηκαν δυνάμει της απόφασης 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ θεωρούνται προειδοποιήσεις επαλήθευσης δυνάμει της παρούσας απόφασης.
3. Οι προειδοποιήσεις W3α και W4 εξακολουθούν να καταχωρίζονται μέχρι την 1η Ιουλίου 2015 σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που καθορίζονται στην απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ. Για την εφαρμογή του τμήματος 4 της παρούσας απόφασης, οι προειδοποιήσεις W3α και W4 θεωρούνται ως προειδοποιήσεις επαλήθευσης δυνάμει της παρούσας απόφασης. Η απόφαση 2008/969/ΕΚ, Ευρατόμ εξακολουθεί να ισχύει για τις προειδοποιήσεις W5β μέχρι την 1η Ιουλίου 2015.
Άρθρο 26
Δημοσίευση
Η παρούσα απόφαση δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Βρυξέλλες, 13 Νοεμβρίου 2014.