РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) 2015/212 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 11ης Φεβρουαρίου 2015
σχετικά με τη θέσπιση κανόνων για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, όσον αφορά τις τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων για κάθε πράξη, τα οποία είναι αναγκαία για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση, τη δημοσιονομική διαχείριση, την επαλήθευση και τον έλεγχο, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων για μεμονωμένους συμμετέχοντες σε πράξεις που συγχρηματοδοτούνται από ΕΠ ΙΙ
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Μαρτίου 2014, για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους (1), και ιδίως το άρθρο 32 παράγραφος 8 δεύτερο εδάφιο,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο εκτελεστικός κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 463/2014 της Επιτροπής (2) θεσπίζει διατάξεις που είναι αναγκαίες για την προετοιμασία των προγραμμάτων. Για να εξασφαλιστεί η εκτέλεση των προγραμμάτων που χρηματοδοτούνται από το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους («FEAD»), είναι ανάγκη να θεσπιστούν περαιτέρω διατάξεις για την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014.
(2)
Για τους σκοπούς του άρθρου 32 παράγραφος 2 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014, είναι αναγκαίο να καθοριστούν οι τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή για κάθε πράξη, τα οποία είναι αναγκαία για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση, τη δημοσιονομική διαχείριση, την επαλήθευση και τον έλεγχο.
(3)
Οι λεπτομερείς τεχνικές προδιαγραφές του συστήματος εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων θα πρέπει να είναι επαρκώς τεκμηριωμένες, ώστε να εξασφαλιστεί η διαδρομή ελέγχου της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις.
(4)
Το σύστημα εγγραφής και αποθήκευσης δεδομένων θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει κατάλληλα εργαλεία αναζήτησης και λειτουργίες υποβολής εκθέσεων, ώστε να είναι σε θέση να ανακτά και να ομαδοποιεί εύκολα τις πληροφορίες που αποθηκεύονται σε αυτό για σκοπούς παρακολούθησης, αξιολόγησης, δημοσιονομικής διαχείρισης, επαλήθευσης και ελέγχου.
(5)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Γενικές διατάξεις
Το σύστημα εγγραφής και αποθήκευσης των δεδομένων σχετικά με τις πράξεις που αναφέρεται στο άρθρο 32 παράγραφος 2 στοιχείο δ) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 πληροί τις τεχνικές προδιαγραφές που ορίζονται στα άρθρα 2 έως 5.
Άρθρο 2
Προστασία και διατήρηση των δεδομένων και εγγράφων και της ακεραιότητάς τους
1. Η πρόσβαση στο σύστημα βασίζεται σε προκαθορισμένα δικαιώματα για διαφορετικές κατηγορίες χρηστών και ανακαλείται όταν δεν είναι πλέον αναγκαία.
2. Το σύστημα τηρεί αρχεία κάθε καταχώρισης, τροποποίησης και διαγραφής εγγράφων και δεδομένων.
3. Το σύστημα δεν επιτρέπει την τροποποίηση του περιεχομένου των εγγράφων που φέρουν ηλεκτρονική υπογραφή. Χρονοσφραγίδα με βεβαίωση της κατάθεσης του εγγράφου που φέρει ηλεκτρονική υπογραφή δημιουργείται ειδικά σε σχέση με το έγγραφο και δεν μπορεί να αλλοιωθεί. Η διαγραφή αυτού του είδους εγγράφων καταγράφεται σε αρχείο σύμφωνα με την παράγραφο 2.
4. Δημιουργούνται τακτικά εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας (backup) των δεδομένων. Το εφεδρικό έγγραφο με αντίγραφο ολόκληρου του περιεχομένου του αποθετηρίου ηλεκτρονικών αρχείων είναι έτοιμο για χρήση σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
5. Η εγκατάσταση ηλεκτρονικής αποθήκευσης προστατεύεται από κάθε κίνδυνο απώλειας ή αλλοίωσης της ακεραιότητάς της. Η προστασία αυτή περιλαμβάνει φυσική προστασία από ακατάλληλη θερμοκρασία και υγρασία, συστήματα πυρανίχνευσης και αντικλεπτικά συστήματα, επαρκή συστήματα προστασίας από επιθέσεις ιών, από ηλεκτρονικούς πειρατές και από κάθε άλλη πρόσβαση μη εξουσιοδοτημένων ατόμων.
6. Το σύστημα προβλέπει τη μεταφορά των δεδομένων, του μορφοτύπου και του περιβάλλοντος πληροφορικής κατά διαστήματα επαρκή ώστε να εξασφαλίζεται η αναγνωσιμότητα και η προσβασιμότητα των εγγράφων και των δεδομένων έως το τέλος της σχετικής περιόδου που αναφέρεται στο άρθρο 51 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014.
Άρθρο 3
Λειτουργίες αναζήτησης και υποβολής εκθέσεων
Το σύστημα περιλαμβάνει:
α)
κατάλληλα εργαλεία αναζήτησης που επιτρέπουν την ευχερή ανάκτηση εγγράφων, δεδομένων και των μεταδεδομένων τους·
β)
λειτουργία υποβολής εκθέσεων, η οποία επιτρέπει τη δημιουργία των εκθέσεων με βάση προκαθορισμένα κριτήρια, ιδίως για τα δεδομένα που ορίζονται στον κατ' εξουσιοδότηση κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 532/2014 της Επιτροπής (3)·
γ)
δυνατότητα αποθήκευσης, εξαγωγής ή εκτύπωσης των εκθέσεων που αναφέρονται στο στοιχείο β) ή σύνδεση με εξωτερική εφαρμογή που προβλέπει την εν λόγω δυνατότητα.
Άρθρο 4
Τεκμηρίωση του συστήματος
Η διαχειριστική αρχή παρέχει λεπτομερή και επικαιροποιημένη λειτουργική και τεχνική τεκμηρίωση για τη λειτουργία και τα χαρακτηριστικά του συστήματος, προσβάσιμη κατόπιν αιτήματος από τους αρμόδιους φορείς που είναι υπεύθυνοι για τη διαχείριση του προγράμματος, από την Επιτροπή και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο.
Η τεκμηρίωση που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο παρέχει στοιχεία που αποδεικνύουν την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 στο οικείο κράτος μέλος.
Άρθρο 5
Ασφάλεια της ανταλλαγής πληροφοριών
Το χρησιμοποιούμενο σύστημα προστατεύεται με επαρκή μέτρα ασφαλείας όσον αφορά τη διαβάθμιση των εγγράφων, την προστασία των πληροφορικών συστημάτων και την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τα μέτρα αυτά είναι σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα και τις εθνικές νομικές απαιτήσεις.
Τα μέτρα ασφαλείας που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο προστατεύουν τα δίκτυα και τα μέσα μετάδοσης όταν το σύστημα αλληλεπιδρά με άλλες μονάδες και συστήματα.
Άρθρο 6
Έναρξη ισχύος
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 11 Φεβρουαρίου 2015.