РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 802/2014 НА КОМИСИЯТА
от 24 юли 2014 година
за създаване на образци за национални програми и за определяне на реда и условията за електронната система за обмен на данни между Комисията и държавите членки в съответствие с Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 14, параграф 4 и член 24, параграф 5 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 514/2014 и специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, представляват рамка за финансирането от Съюза с цел подпомагане на развитието на пространството на свобода, сигурност и правосъдие.
(2)
Съгласно Регламент (ЕС) № 514/2014 всяка държава членка трябва да предложи многогодишна национална програма. За да се гарантира, че предоставената на Комисията информация е последователна и съпоставима, е необходимо да се създаде образец, с който националната програма следва да е съобразена.
(3)
Съгласно член 24, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014 всеки официален обмен на информация между държавите членки и Комисията трябва да се извършва посредством електронна система за обмен на данни. Поради това е необходимо да се определят редът и условията, на които трябва да отговаря тази електронна система за обмен на данни. За да бъдат ефективни от гледна точка на разходите и за да се осигури цялостна съгласуваност с всички фондове на Съюза под режим споделено управление, редът и условията за електронната система за обмен на данни са същите, доколкото е възможно, като тези, предвидени в Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2).
(4)
За да се подобри качеството на обменяната информация и за да се направи системата за обмен на информация по-проста и по-полезна, е необходимо да се определят основните изисквания за формата и обхвата на информацията, която ще бъде обменяна.
(5)
Следва да бъдат определени принципите и правилата за идентифицирането на страната, която отговаря за качването на документи в електронната система за обмен на данни и за актуализирането на тези документи.
(6)
Следва да бъдат определени техническите характеристики за постигането на ефективна електронна система за обмен, за да се намали административната тежест за държавите членки и за Комисията.
(7)
За да се гарантира, че както държавите членки, така и Комисията могат да продължат да обменят информация в случай на непреодолима сила, която затруднява използването на електронната система за обмен на данни, трябва да бъдат посочени алтернативни начини за въвеждане и прехвърляне на данни.
(8)
Държавите членки и Комисията следва да гарантират, че прехвърлянето на данни чрез електронната система за обмен на данни се осъществява по сигурен начин, който позволява гарантиране на наличността, целостта, автентичността и поверителността на информацията, както и невъзможност за нейното отричане. Поради това следва да бъдат определени правила по отношение на сигурността.
(9)
Настоящият регламент зачита основните права и спазва принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. Що се отнася до личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). Що се отнася до обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и до свободното движение на тези данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(10)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забави одобряването на националните програми, настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(11)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(12)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за фонд „Вътрешна сигурност“,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Образци за национални програми
Образецът за национални програми се съдържа в приложението.
Член 2
Създаване на електронна система за обмен на данни
Комисията създава електронна система за обмен на данни за целия официален обмен на информация между държавите членки и Комисията (по-нататък системата ще бъде наричана SFC2014).
Член 3
Съдържание на електронната система за обмен на данни
1. SFC2014 съдържа поне посочената в образците информация, форматите и моделите, въведени в съответствие с член 1 от настоящия регламент, които са в съответствие с Регламент (ЕС) № 514/2014 и със специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014.
2. Информацията, предоставена в електронните формуляри, които се намират в SFC2014 (наричана по-нататък „структурирани данни“), не може да бъде заменяна с неструктурирани данни, включително с използването на хипервръзки или други видове неструктурирани данни, като например прикачване на документи или на изображения. Когато държава членка предава една и съща информация под формата на структурирани и неструктурирани данни, при наличие на несъответствия се използват структурираните данни.
Член 4
Функциониране на SFC2014
1. Комисията и компетентните органи, посочени в член 25 от Регламент (ЕС) № 514/2014, въвеждат в SFC2014 информацията, за чието предаване отговарят, и всички актуализации на тази информация.
2. Всяко предаване на информация до Комисията се проверява и извършва от лице, различно от лицето, въвело данните за това предаване. Това разделение на функциите се поддържа от SFC2014 или от информационните системи за управление и контрол на държавата членка, които са автоматично свързани със SFC2014.
3. Държавите членки определят на национално или регионално равнище или и на двете равнища едно или повече лица, които отговарят за управлението на правата на достъп до SFC2014. Тези лица изпълняват следните задачи:
а)
да идентифицират ползвателите, подали искане за достъп, като се уверяват, че те са служители на организацията;
б)
да информират ползвателите за задълженията им да поддържат сигурността на системата;
в)
да проверяват дали ползвателите имат право на изискваното равнище на привилегии въз основа на техните задачи и на позицията им в йерархията;
г)
да отправят искане за спиране на правата на достъп, когато те вече не са необходими или липсва основание за достъп;
д)
да съобщават незабавно всяко съмнително събитие, което може да засегне сигурността на системата;
е)
да гарантират постоянно точността на данните за идентифициране на ползвателите, като съобщават всяка промяна;
ж)
да вземат необходимите предпазни мерки за защита на данните и търговската тайна в съответствие с приложимите разпоредби на Съюза и приложимите национални разпоредби; и
з)
да уведомяват Комисията за всички промени, които засягат способността на органите на държавите членки или на ползвателите на SFC2014 да изпълняват задълженията по параграф 1 или личната им способност да изпълняват задълженията по букви а)-ж).
4. Обменът на данни и трансакциите се извършват задължително с електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5). Държавите членки и Комисията признават юридическата валидност и допустимостта на използвания в SFC2014 електронен подпис като доказателство в съдебни производства.
5. Информацията, обработена чрез SFC2014, трябва да бъде в съответствие с разпоредбите за защита на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 5
Характеристики на SFC2014
За да се обезпечи електронният обмен на информация, SFC2014 има следните характеристики:
а)
интерактивни формуляри или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на вече записани в нея данни;
б)
автоматични изчисления, когато те улесняват въвеждането на данни от страна на ползвателите;
в)
вградени автоматични средства за проверка, които следят за вътрешната съгласуваност на предаваните данни и за съгласуваността им с приложимите правила;
г)
генерирани от системата сигнали, които предупреждават ползвателите на SFC2014, че определени действия могат или не могат да бъдат извършени;
д)
онлайн проследяване на стадия на обработка на въведената в системата информация; и
е)
наличност на данни за минали периоди за цялата информация, въведена за дадена национална програма.
Член 6
Предаване на данни чрез SFC2014
1. Държавите членки и Комисията разполагат с достъп до SFC2014 или пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (т.е. уеб приложение), или чрез технически интерфейс, използващ предварително зададени протоколи (т.е. уеб услуги), който позволява автоматично синхронизиране и предаване на данни между информационните системи на държавите членки и SFC2014.
2. Датата на електронното предаване на информация от държавата членка до Комисията, както и в обратната посока, се счита за датата на подаване на съответния документ.
3. При наличие на непреодолима сила, неизправност на SFC2014 или липса на връзка със SFC2014 за период, по-дълъг от един работен ден през последната седмица преди изтичане на нормативно определен срок за подаване на информация или пет работни дни в останалите случаи, обменът на информация между държавите членки и Комисията може да се извършва на хартиен носител, като се използват образците, форматите и моделите, посочени в член 3, параграф 1.
Когато неизправността на електронната система за обмен на данни или причината за непреодолимата сила бъде отстранена или връзката с тази система бъде възстановена, съответната страна незабавно въвежда в SFC2014 информацията, която вече е изпратена на хартиен носител.
4. В случаите по параграф 3 датата на пощенското клеймо се счита за датата на подаване на съответния документ.
Член 7
Сигурност на данните, предавани чрез SFC2014
1. Комисията въвежда политика за сигурността на информационните технологии за SFC2014 (наричана по-нататък „политика за сигурността на ИТ за SFC“), която се прилага по отношение на персонала, използващ SFC2014, съгласно съответните разпоредби на Съюза, и по-конкретно Решение C(2006) 3602 (8) на Комисията и разпоредбите за неговото изпълнение. Комисията определя едно или повече лица, които отговарят за определянето, поддържането и обезпечаването на правилното изпълнение на политиката за сигурността за SFC2014.
2. Държавите членки и европейските институции, различни от Комисията, които са получили право на достъп до SFC2014, спазват условията за сигурността на ИТ, публикувани в портала на SFC2014, и мерките, които се прилагат в рамките на SFC2014 от Комисията, за да се гарантира сигурността на предаването на данни, по-специално във връзка с използването на техническия интерфейс по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
3. Държавите членки и Комисията изпълняват мерките за сигурност, приети за защита на данните, които са съхранили и предали чрез SFC2014, и осигуряват ефективността на тези мерки за сигурност.
4. Държавите членки приемат политики за сигурността на информационните технологии на национално, регионално или местно равнище, които обхващат достъпа до SFC2014 и автоматичното въвеждане на данни в нея, като гарантират наличие на минимален набор от изисквания за сигурност. Тези политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище могат да препращат към други документи, имащи отношение към сигурността. Всяка държава членка гарантира, че тези политики за сигурността на ИТ се прилагат за всички органи, които използват SFC2014.
5. Политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище включват:
а)
аспектите, свързани със сигурността на ИТ, в работата на лицето или лицата, които отговарят за управлението на правата на достъп по член 4, параграф 3 от настоящия регламент, при работа директно в SFC2014; и
б)
мерките за сигурност на ИТ за тези национални, регионални или местни компютърни системи, свързани със SFC2014 чрез техническия интерфейс по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
За целите на буква б) от първа алинея се обхващат, в зависимост от случая, следните аспекти на сигурността на ИТ:
а)
физическа сигурност;
б)
контрол на носителите на данни и на достъпа;
в)
контрол на съхранението;
г)
контрол на достъпа и на паролите;
д)
мониторинг;
е)
свързаност със SFC2014;
ж)
съобщителна инфраструктура;
з)
човешки ресурси; и
и)
управление на извънредни ситуации.
6. Политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се определят въз основа на оценка на риска, а описаните мерки са пропорционални на установените рискове.
7. При поискване документите, в които се определят политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище, се предоставят на Комисията.
8. Държавите членки определят на национално или регионално равнище едно или повече лица, които отговарят за поддържането и обезпечаването на изпълнението на политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище. Това лице (или лица) изпълнява ролята на лице за контакт с определеното от Комисията лице (или лица) по параграф 1.
9. Както политиката за сигурността на ИТ за SFC, така и съответните политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се актуализират при промени в технологиите, при откриването на нови заплахи или при други значими промени. Във всички случаи те се подлагат на преглед веднъж годишно, за да се гарантира, че продължават да бъдат адекватни.
Член 8
Настоящият регламент влиза в сила в деня след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 24 юли 2014 година.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 802/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 24ης Ιουλίου 2014
για την εκπόνηση υποδειγμάτων για τα εθνικά προγράμματα και τον καθορισμό των όρων και προϋποθέσεων του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων μεταξύ της Επιτροπής και των κρατών μελών, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 16ης Απριλίου 2014, σχετικά με τον καθορισμό γενικών διατάξεων όσον αφορά το Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης και το μέσο για τη χρηματοδοτική στήριξη της αστυνομικής συνεργασίας, της πρόληψης και καταστολής της εγκληματικότητας και της διαχείρισης κρίσεων (1), και ιδίως το άρθρο 14 παράγραφος 4 και το άρθρο 24 παράγραφος 5.
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 514/2014, μαζί με τους ειδικούς κανονισμούς που αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, συνιστούν ένα πλαίσιο ενωσιακής χρηματοδότησης για τη στήριξη της ανάπτυξης του χώρου ελευθερίας, ασφάλειας και δικαιοσύνης.
(2)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 514/2014 απαιτεί από κάθε κράτος μέλος να προτείνει ένα πολυετές εθνικό πρόγραμμα. Για να εξασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες που παρέχονται στην Επιτροπή είναι συνεκτικές και συγκρίσιμες, είναι απαραίτητο να εκπονηθεί ένα υπόδειγμα το οποίο θα πρέπει να ακολουθεί το εθνικό πρόγραμμα.
(3)
Σύμφωνα με το άρθρο 24 παράγραφος 5 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014, όλες οι επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής πρέπει να πραγματοποιούνται μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Συνεπώς, είναι απαραίτητο να θεσπιστούν οι όροι και οι προϋποθέσεις που θα πρέπει να πληροί το εν λόγω σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Προκειμένου να είναι αποτελεσματικοί ως προς το κόστος και να διασφαλίζουν τη συνολική συνοχή όλων των ενωσιακών Ταμείων επιμερισμένης διαχείρισης, οι όροι και οι προϋποθέσεις του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων είναι οι ίδιοι, στο μέτρο του δυνατού, με τους όρους και προϋποθέσεις που προβλέπονται στον εκτελεστικό κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 184/2014 της Επιτροπής (2).
(4)
Προκειμένου να βελτιωθεί η ποιότητα των πληροφοριών που ανταλλάσσονται, και να καταστεί απλούστερο και χρησιμότερο το σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών, είναι απαραίτητο να θεσπισθούν βασικές απαιτήσεις όσον αφορά τη μορφή και το εύρος των πληροφοριών που θα ανταλλάσσονται.
(5)
Πρέπει να καθορισθούν αρχές και κανόνες σχετικά με την ταυτοποίηση του υπεύθυνου για την τηλεφόρτωση εγγράφων στο σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων και την ενημέρωση των εν λόγω εγγράφων.
(6)
Πρέπει να καθορισθούν τα τεχνικά χαρακτηριστικά ενός αποτελεσματικού συστήματος ηλεκτρονικών ανταλλαγών προκειμένου να μειωθεί ο διοικητικός φόρτος των κρατών μελών και της Επιτροπής.
(7)
Για να εξασφαλιστεί ότι τόσο τα κράτη μέλη όσο και η Επιτροπή μπορούν να συνεχίσουν να ανταλλάσσουν πληροφορίες σε περιπτώσεις ανωτέρας βίας που εμποδίζουν τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, πρέπει να προσδιοριστούν εναλλακτικά μέσα κωδικοποίησης και διαβίβασης δεδομένων.
(8)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή πρέπει να διασφαλίσουν ότι η διαβίβαση δεδομένων μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διεξάγεται με ασφαλή τρόπο που εγγυάται τη διαθεσιμότητα, την ακεραιότητα, τη γνησιότητα, την εμπιστευτικότητα και τη μη άρνηση αναγνώρισης των πληροφοριών. Επομένως, πρέπει να θεσπιστούν κανόνες ασφαλείας.
(9)
Ο παρών κανονισμός σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και κυρίως το δικαίωμα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Συνεπώς, ο παρών κανονισμός πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με τα εν λόγω δικαιώματα και αρχές. Όσον αφορά τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται επεξεργασία από κράτη μέλη, εφαρμόζεται η οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3). Όσον αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από τα όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των εν λόγω δεδομένων, εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4).
(10)
Ο παρών κανονισμός πρέπει να αρχίσει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, προκειμένου να διασφαλιστεί η ταχεία εφαρμογή των μέτρων που προβλέπει και να μην καθυστερήσει η έγκριση των εθνικών προγραμμάτων.
(11)
Το Ηνωμένο Βασίλειο και η Ιρλανδία δεσμεύονται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και, κατά συνέπεια, δεσμεύονται και από τον παρόντα κανονισμό.
(12)
Η Δανία δεν δεσμεύεται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014, ούτε από τον παρόντα κανονισμό.
(13)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής «Ταμείων Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης, και Εσωτερικής Ασφάλειας»,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Υποδείγματα για εθνικά προγράμματα
Το υπόδειγμα για εθνικά προγράμματα παρατίθεται στο παράρτημα.
Άρθρο 2
Θέσπιση συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Η Επιτροπή θεσπίζει σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για όλες τις επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής (εφεξής «SFC2014»).
Άρθρο 3
Περιεχόμενο του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
1. Το SFC2014 περιλαμβάνει τουλάχιστον τις πληροφορίες που ορίζονται στα υποδείγματα, στους μορφότυπους και στα σχεδιότυπα που θεσπίστηκαν σύμφωνα με το άρθρο 1 του παρόντος κανονισμού, οι οποίες είναι σύμφωνες με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 514/2014 και τους ειδικούς κανονισμούς που αναφέρονται στο άρθρο 2 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014.
2. Οι πληροφορίες που παρέχονται στα ηλεκτρονικά έντυπα που είναι ενσωματωμένα στο SFC2014 (εφεξής «δομημένα δεδομένα») δεν επιτρέπεται να αντικαθίστανται από μη δομημένα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των υπερσυνδέσμων ή άλλων τύπων μη δομημένων δεδομένων, όπως συνημμένα έγγραφα ή εικόνες. Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει τις ίδιες πληροφορίες σε μορφή δομημένων δεδομένων και σε μορφή μη δομημένων δεδομένων, σε περίπτωση ασυμφωνιών χρησιμοποιούνται τα δομημένα δεδομένα.
Άρθρο 4
Λειτουργία του SFC2014
1. Η Επιτροπή και οι αρμόδιες αρχές που αναφέρονται στο άρθρο 25 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 514/2014 εισάγουν στο SFC2014 τις πληροφορίες για τη διαβίβαση των οποίων έχουν την αρμοδιότητα, καθώς και τυχόν επικαιροποιήσεις τους.
2. Κάθε διαβίβαση πληροφοριών στην Επιτροπή επαληθεύεται και υποβάλλεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που εισήγαγε τα δεδομένα για την εν λόγω διαβίβαση. Αυτή η διάκριση καθηκόντων υποστηρίζεται από το SFC2014 ή από τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου του κράτους μέλους που συνδέονται αυτόματα με το SFC2014.
3. Τα κράτη μέλη διορίζουν σε εθνικό ή περιφερειακό επίπεδο, ή σε αμφότερα τα επίπεδα, ένα ή περισσότερα πρόσωπα αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο SFC2014. Τα εν λόγω πρόσωπα εκτελούν τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
ταυτοποιούν τους χρήστες που ζητούν πρόσβαση, ελέγχοντας εάν όντως οι εν λόγω χρήστες απασχολούνται από τον οργανισμό·
β)
ενημερώνουν τους χρήστες σχετικά με την υποχρέωσή τους να διαφυλάττουν την ασφάλεια του συστήματος·
γ)
επαληθεύουν το δικαίωμα των χρηστών για είσοδο στο ζητούμενο προνομιακό επίπεδο πρόσβασης σε σχέση με τα καθήκοντά τους και τη θέση τους στην ιεραρχία·
δ)
ζητούν την παύση των δικαιωμάτων πρόσβασης όταν αυτά δεν χρειάζονται πλέον ή δεν δικαιολογούνται πλέον·
ε)
αναφέρουν πάραυτα τυχόν ύποπτα συμβάντα που ενδέχεται να υπονομεύσουν την ασφάλεια του συστήματος·
στ)
εξασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή την ακρίβεια των δεδομένων ταυτοποίησης χρήστη, γνωστοποιώντας οποιαδήποτε αλλαγή·
ζ)
λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και το εμπορικό απόρρητο, σύμφωνα με τους ενωσιακούς και εθνικούς κανόνες· και
η)
ενημερώνουν την Επιτροπή για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν την ικανότητα των αρχών των κρατών μελών ή των χρηστών του SFC2014 να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ή την προσωπική τους ικανότητα να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως ζ).
4. Οι ανταλλαγές δεδομένων και οι συναλλαγές φέρουν υποχρεωτικά ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια της οδηγίας 1999/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή αναγνωρίζουν τη νομική ισχύ και το παραδεκτό της ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στο SFC2014 ως αποδεικτικό στοιχείο στις δικαστικές διαδικασίες.
5. Οι πληροφορίες που υφίστανται επεξεργασία μέσω του SFC2014 διαφυλάττουν την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων των ιδιωτών και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών οντοτήτων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), την οδηγία 95/46/ΕΚ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 5
Χαρακτηριστικά του SFC2014
Για τη διασφάλιση της ηλεκτρονικής ανταλλαγής πληροφοριών, το SFC2014 έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
α)
διαδραστικά έντυπα ή έντυπα προσυμπληρωμένα από το σύστημα με βάση δεδομένα που έχουν ήδη προηγουμένως καταγραφεί στο σύστημα·
β)
αυτόματους υπολογισμούς, όταν μειώνουν την προσπάθεια κωδικοποίησης που καταβάλλουν οι χρήστες·
γ)
αυτόματους ενσωματωμένους ελέγχους για να επαληθεύεται η εσωτερική συνοχή των διαβιβαζόμενων δεδομένων και η συνοχή των δεδομένων αυτών με τους ισχύοντες κανόνες·
δ)
προειδοποιητικά μηνύματα παραγόμενα από το σύστημα, που προειδοποιούν τους χρήστες του SFC2014 ότι ορισμένες ενέργειες μπορούν ή δεν μπορούν να εκτελεστούν·
ε)
επιγραμμική παρακολούθηση του σταδίου στο οποίο βρίσκεται η επεξεργασία της πληροφορίας που εισάγεται στο σύστημα· και
στ)
διαθεσιμότητα δεδομένων ιστορικού για όλες τις πληροφορίες που εισάγονται για εθνικό πρόγραμμα.
Άρθρο 6
Διαβίβαση δεδομένων μέσω του SFC2014
1. Το SFC2014 είναι προσβάσιμο από τα κράτη μέλη και από την Επιτροπή είτε άμεσα, μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (π.χ. διαδικτυακή εφαρμογή), είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρωτόκολλα (π.χ. διαδικτυακές υπηρεσίες) που επιτρέπουν τον αυτόματο συγχρονισμό και την αυτόματη διαβίβαση δεδομένων μεταξύ συστημάτων πληροφοριών των κρατών μελών και του SFC2014.
2. Η ημερομηνία ηλεκτρονικής διαβίβασης της πληροφορίας από το κράτος μέλος στην Επιτροπή και αντιστρόφως θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του σχετικού εγγράφου.
3. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, δυσλειτουργίας του SFC2014 ή αδυναμίας σύνδεσης με το SFC2014 που υπερβαίνει τη μία εργάσιμη ημέρα κατά την τελευταία εβδομάδα πριν από την καθορισμένη προθεσμία για την υποβολή πληροφοριών ή τις πέντε εργάσιμες ημέρες σε άλλες περιόδους, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ κράτους μέλους και Επιτροπής μπορεί να πραγματοποιείται σε χαρτί χρησιμοποιώντας τα υποδείγματα, τους μορφότυπους και τα σχεδιότυπα που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 1.
Όταν παύει η δυσλειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής και αποκαθίσταται η σύνδεση με το SFC2014 ή αίρεται η αιτία ανωτέρας βίας, το ενδιαφερόμενο μέρος εισάγει αμέσως στο SFC2014 τις πληροφορίες που έχει ήδη στείλει σε χαρτί.
4. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 3, η ημερομηνία της σφραγίδας του ταχυδρομείου θεωρείται ως η ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
Άρθρο 7
Ασφάλεια των δεδομένων που διαβιβάζονται μέσω του SFC2014
1. Η Επιτροπή καθιερώνει πολιτική ασφάλειας στον τομέα της τεχνολογίας των πληροφοριών (εφεξής «πολιτική ασφάλειας ΤΠ του SFC») για το SFC2014, η οποία εφαρμόζεται στο προσωπικό που χρησιμοποιεί το SFC2014, σύμφωνα με τους οικείους ενωσιακούς κανόνες και ιδίως σύμφωνα με την απόφαση C(2006)3602 (8) της Επιτροπής και τους κανόνες εφαρμογής της. Η Επιτροπή ορίζει το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για τον σχεδιασμό, τη διατήρηση και τη διασφάλιση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφάλειας για το SFC2014.
2. Τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά όργανα, εκτός της Επιτροπής, που έχουν αποκτήσει δικαιώματα πρόσβασης στο SFC2014, τηρούν τους όρους και τις προϋποθέσεις ασφαλείας ΤΠ που έχουν δημοσιευθεί στην πύλη SFC2014 και τα μέτρα που εφαρμόζονται από την Επιτροπή για το SFC2014 με σκοπό την ασφαλή διαβίβαση δεδομένων, ιδίως σε σχέση με τη χρήση της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
3. Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή εφαρμόζουν και διασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα των μέτρων ασφάλειας που εγκρίνονται για την προστασία των δεδομένων που έχουν αποθηκεύσει και διαβιβάσει μέσω του SFC2014.
4. Τα κράτη μέλη εγκρίνουν εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας της τεχνολογίας των πληροφοριών που καλύπτουν την πρόσβαση στο SFC2014 και την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σ' αυτό, ώστε να τηρείται ένα ελάχιστο σύνολο απαιτήσεων ασφάλειας. Οι εν λόγω εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ μπορεί να αφορούν και άλλα έγγραφα ασφάλειας. Κάθε κράτος μέλος μεριμνά ώστε οι εν λόγω πολιτικές ασφάλειας ΤΠ να ισχύουν για όλες τις αρχές που χρησιμοποιούν το SFC2014.
5. Οι εν λόγω εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ περιλαμβάνουν:
α)
τις πτυχές ασφάλειας ΤΠ των εργασιών που εκτελεί το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδιο(-α) για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισμού, όταν εργάζεται(-ονται) απευθείας στο SFC2014, και
β)
τα μέτρα ασφάλειας ΤΠ για τα εν λόγω εθνικά, περιφερειακά ή τοπικά συστήματα πληροφορικής που είναι συνδεδεμένα με το SFC2014 μέσω της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
Για τους σκοπούς του πρώτου εδαφίου στοιχείο β), καλύπτονται οι ακόλουθες πτυχές της πολιτικής ασφάλειας ΤΠ, κατά περίπτωση:
α)
υλική ασφάλεια·
β)
έλεγχος μέσων αποθήκευσης δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης·
γ)
έλεγχος αποθήκευσης·
δ)
έλεγχος πρόσβασης και κωδικού αναγνώρισης·
ε)
παρακολούθηση·
στ)
διασύνδεση με το SFC2014·
ζ)
υποδομή επικοινωνιών·
η)
ανθρώπινοι πόροι· και
θ)
διαχείριση περιστατικών.
6. Οι εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ βασίζονται σε εκτίμηση επικινδυνότητας και τα περιγραφόμενα μέτρα είναι ανάλογα των κινδύνων που εντοπίζονται.
7. Τα έγγραφα που παρουσιάζουν τις εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής κατόπιν σχετικού αιτήματός της.
8. Τα κράτη μέλη ορίζουν, σε εθνικό ή περιφερειακό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως αρμόδια για τη διατήρηση και τη διασφάλιση της εφαρμογής των εθνικών, περιφερειακών ή τοπικών πολιτικών ασφάλειας ΤΠ. Το εν λόγω πρόσωπο ή πρόσωπα ενεργεί(-ούν) ως υπεύθυνος (-οι) επικοινωνίας με το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ορίζει η Επιτροπή και αναφέρονται στην παράγραφο 1.
9. Τόσο η πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 όσο και οι σχετικές εθνικές, περιφερειακές ή τοπικές πολιτικές ασφάλειας ΤΠ επικαιροποιούνται όταν σημειώνονται τεχνολογικές αλλαγές, όταν εντοπίζονται νέες απειλές ή όταν συμβαίνουν άλλες συναφείς εξελίξεις. Εν πάση περιπτώσει, επανεξετάζονται κάθε χρόνο ώστε να διασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να αντεπεξέρχονται στις απαιτήσεις.
Άρθρο 8
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επόμενη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα στα κράτη μέλη σύμφωνα με τις Συνθήκες.
Βρυξέλλες, 24 Ιουλίου 2014.