РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 463/2014 НА КОМИСИЯТА
от 5 май 2014 година
за определяне на условията и реда, приложими към електронната система за обмен на данни между държавите членки и Комисията, в съответствие с Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 30, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Съгласно член 30, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014 всеки официален обмен на информация между държавите членки и Комисията се извършва посредством електронна система за обмен на данни. Ето защо е необходимо да се установят условията и редът, на които трябва да отговаря тази електронна система за обмен на данни.
(2)
С цел да се гарантира подобряване на качеството на информацията относно изпълнението на оперативните програми, повишаване на ефективността на системата и опростяване е необходимо да се определят основните изисквания за формата и обхвата на информацията, която ще се обменя.
(3)
Необходимо е да се уточнят принципите, както и приложимите правила за функционирането на системата по отношение на идентифицирането на страната, която отговаря за качването на документите и тяхното актуализиране.
(4)
С цел да се гарантира намаляване на административната тежест за държавите членки и Комисията, като същевременно се гарантира ефективен и ефикасен електронен обмен на информация, е необходимо да се установят техническите характеристики на системата.
(5)
Държавите членки и Комисията следва също така да имат възможност да въвеждат и прехвърлят данни по два различни начина, чието уточняване предстои. Необходимо е да се предвидят и правила в случай на непреодолима сила, която затруднява използването на електронната система за обмен на данни, за да се гарантира, че както държавите членки, така и Комисията могат да продължат да обменят информация чрез алтернативни средства.
(6)
Държавите членки и Комисията следва да гарантират, че прехвърлянето на данни чрез електронната система за обмен на данни се осъществява по сигурен начин, който позволява осигуряване на наличност, цялост, автентичност, поверителност и невъзможност за отричане на действията. Поради това следва да бъдат определени правила за сигурността.
(7)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (2). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(8)
За да се създадат условия за незабавното прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки, той следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
РАЗПОРЕДБИ ЗА ПРИЛАГАНЕ НА РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 223/2014 ПО ОТНОШЕНИЕ НА ФОНДА ЗА ЕВРОПЕЙСКО ПОДПОМАГАНЕ НА НАЙ-НУЖДАЕЩИТЕ СЕ ЛИЦА
ЕЛЕКТРОННА СИСТЕМА ЗА ОБМЕН НА ДАННИ
(Оправомощаване съгласно член 30, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 223/2014)
Член 1
Създаване на електронната система за обмен на данни
Комисията създава електронна система за обмен на данни за целия официален обмен на информация между държавите членки и Комисията.
Член 2
Съдържание на електронната система за обмен на данни
Електронната система за обмен на данни (наричана по-долу „SFC2014“) съдържа като минимум информацията, която е посочена в моделите, форматите и образците, установени в съответствие с Регламент (ЕС) № 223/2014. Информацията, предоставена във вградените в SFC2014 електронни формуляри (наричана по-долу „структурирани данни“), не може да бъде заменена от неструктурирани данни, включително електронни препратки или други видове неструктурирани данни, като например прилагане на документи или изображения. Когато дадена държава членка предаде една и съща информация под формата на структурирани данни и неструктурирани данни, в случай на несъответствия се използват структурираните данни.
Член 3
Функциониране на SFC2014
1. Комисията, органите, определени от държавата членка в съответствие с член 59, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (4) и член 31 от Регламент (ЕС) № 223/2014, както и организациите, на които са делегирани функции на тези органи, въвеждат в SFC2014 информацията, за чието предаване отговарят, и всички актуализации в нея.
2. Всяка информация, предавана на Комисията, се проверява и предоставя от лице, различно от лицето, което е въвело предадените данни. Това разделение на функциите се поддържа от SFC2014 или от информационните системи за управление и контрол на държавата членка, които са автоматично свързани със SFC2014.
3. Държавите членки определят на национално равнище лицето или лицата, отговорни за управлението на правата за достъп до SFC2014 и които имат следните задачи:
а)
да идентифицират потребителите, подали искане за достъп, като се уверяват, че те действително са служители на съответната организация;
б)
да информират потребителите за техните задължения да поддържат сигурността на системата;
в)
да проверяват дали потребителите имат право на привилегиите на изискваното равнище в зависимост от техните задачи и позицията им в йерархията;
г)
да отправят искане за прекратяване на правата на достъп, когато те вече не са необходими или липсва основание за достъп;
д)
да докладват своевременно за всяко съмнително събитие, което би могло да засегне сигурността на системата;
е)
да гарантират постоянно точността на данните за идентифициране на потребителите, като докладват за всяка промяна;
ж)
да вземат необходимите предпазни мерки за защита на данните и търговската тайна в съответствие с разпоредбите на Съюза и националните разпоредби;
з)
да информират Комисията за всички промени, които засягат способността на органите на държавите членки или потребителите на SFC2014 да изпълняват задълженията по параграф 1 или личната им способност да изпълняват задълженията по букви а) - ж).
4. Обменът на данни и трансакциите се извършват задължително с електронен подпис по смисъла на Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5). Държавите членки и Комисията признават юридическата валидност и допустимостта на използвания в SFC2014 електронен подпис като доказателство в съдебни производства.
Информацията, обработена чрез SFC2014, трябва да отговаря на разпоредбите за защита на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физически лица и търговската тайна за юридически лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7), Директива 1995/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 4
Характеристики на SFC2014
С цел да се гарантира ефикасен и ефективен електронен обмен на информация SFC2014 трябва да има следните характеристики:
а)
интерактивни формуляри или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на вече записани в нея данни;
б)
автоматични изчисления, улесняващи въвеждането на данни от страна на потребителите;
в)
вградени автоматични средства за проверка, които следят за вътрешната съгласуваност на предаваните данни и съгласуваността им с приложимите правила;
г)
генерирани от системата сигнали, които предупреждават потребителите на SFC2014 за възможността или невъзмжоността да извършват определени действия;
д)
онлайн проследяване на стадия на обработка на информацията, въведена в системата;
е)
наличност на данни за минали периоди по отношение на цялата информация, въведена за дадена оперативна програма.
Член 5
Предаване на данни чрез SFC2014
1. Всички държави членки и Комисията разполагат с достъп до SFC2014 или пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (т.е. уеб приложение), или чрез технически интерфейс, използващ предварително зададени протоколи (т.е. уеб услуги), който позволява автоматично синхронизиране и предаване на данни между информационните системи на държавите членки и SFC2014.
2. Датата на електронното предаване на информацията от държавата членка до Комисията, както и обратното, се счита за датата на подаване на съответния документ.
3. При непреодолима сила, неизправност на SFC2014 или липса на връзка със SFC2014 за период, по-дълъг от един работен ден през последната седмица преди изтичане на нормативно определен срок за подаване на информация, или в периода 23 - 31 декември, или по-дълъг от пет работни дни в останалите случаи, обменът на информация между държавите членки и Комисията може да се извършва на хартиен носител, като се използват моделите, форматите и образците, посочени в член 2, параграф 1 от настоящия регламент.
Когато неизправността на електронната система за обмен на данни или причината за непреодолимата сила бъде отстранена или връзката с тази система бъде възстановена, съответната страна незабавно въвежда в SFC2014 информацията, която вече е изпратена на хартиен носител.
4. В случаите по параграф 3 датата на пощенското клеймо се счита за датата на подаване на съответния документ.
Член 6
Сигурност на данните, предавани чрез SFC2014
1. Комисията установява политика за сигурността на информационните технологии за SFC2014 (наричана по-долу „политика за сигурността на ИТ за SFC2014“), която се прилага по отношение на персонала, използващ SFC2014 по силата на съответните разпоредби на Съюза, и по-конкретно Решение C(2006) 3602 на Комисията (8) и разпоредбите за изпълнението му. Комисията определя лицето или лицата, отговорни за определяне, поддържане и осигуряване на правилното прилагане на политиката за сигурността по отношение на SFC2014.
2. Държавите членки и европейските институции, различни от Комисията, които са получили право на достъп до SFC2014, спазват условията за сигурността на ИТ, публикувани в портала на SFC2014, и мерките, прилагани от Комисията в рамките на SFC2014, за да се гарантира сигурността на предаването на данни, по-конкретно във връзка с използването на техническия интерфейс, посочен в член 5, параграф 1 от настоящия регламент.
3. Държавите членки и Комисията изпълняват и осигуряват ефективността на мерките за сигурност, приети за защита на данните, които са съхранили и предали чрез SFC2014.
4. Държавите членки установяват политики за информационната сигурност на национално, регионално или местно равнище, които обхващат достъпа до SFC2014 и автоматичното въвеждане на данни в нея, като гарантират наличие на минимален набор от изисквания за сигурност. Тези политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище могат да препращат към други документи по сигурността. Всяка държава членка гарантира, че тези политики за сигурността на ИТ се прилагат за всички органи, използващи SFC2014.
5. Посочените политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище включват:
а)
в случай на пряко използване - аспектите, свързани със сигурността на ИТ в работата, извършвана от лицето или лицата, отговорни за управлението на правата на достъп по член 3, параграф 3 от настоящия регламент;
б)
в случай на национални, регионални или местни компютърни системи, свързани към SFC2014 чрез техническия интерфейс по член 5, параграф 1 от настоящия регламент - мерките за сигурност за тези системи, които позволяват да бъдат приведени в съответствие с изискванията за сигурност на SFC2014.
За целите на първа алинея, буква б) трябва да бъдат обхванати - според случая - следните аспекти на политиката за сигурността на ИТ:
а)
физическа сигурност;
б)
контрол на носителите на данни и на достъпа;
в)
контрол на съхранението;
г)
контрол на достъпа и паролите;
д)
мониторинг;
е)
взаимосвързаност с SFC2014;
ж)
съобщителна инфраструктура;
з)
управление на човешките ресурси преди наемане на работа, по време на работа и след напускане;
и)
управление на извънредни ситуации.
6. Посочените политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се изготвят въз основа на оценка на риска, като описаните мерки трябва да бъдат пропорционални на установените рискове.
7. При поискване документите, в които се определят политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище, се предоставят на Комисията.
8. Държавите членки определят на национално равнище лицето или лицата, отговорни за поддържане и осигуряване на прилагането на политиките за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище. Това лице (или лица) изпълнява задачите на лице за контакт с определеното от Комисията лице (или лица) по член 6, параграф 1 от настоящия регламент.
9. Както политиката за сигурността на ИТ за SFC2014, така и съответните политики за сигурността на ИТ на национално, регионално или местно равнище се актуализират при промени в технологиите, при установяване на нови заплахи или при други значими промени. При всички положения те се подлагат на преглед веднъж годишно, за да се гарантира, че продължават да бъдат адекватни.
ГЛАВА II
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 7
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 5 май 2014 година.
ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΌΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 463/2014 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 5ης Μαΐου 2014
για τη θέσπιση, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους απόρους, των όρων και των προϋποθέσεων που ισχύουν για το ηλεκτρονικό σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 11ης Μαρτίου 2014, για το Ταμείο Ευρωπαϊκής Βοήθειας προς τους Απόρους (1), και ιδίως το άρθρο 30 παράγραφος 4,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Σύμφωνα με το άρθρο 30 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014, όλες οι επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και της Επιτροπής γίνονται με σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων. Είναι, επομένως, απαραίτητο να θεσπιστούν οι όροι και οι προϋποθέσεις που θα πρέπει να πληροί το εν λόγω σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων.
(2)
Για να κατοχυρωθεί καλύτερη ποιότητα πληροφοριών σχετικά με την εκτέλεση των επιχειρησιακών προγραμμάτων, μεγαλύτερη χρησιμότητα του συστήματος και απλούστευση, είναι απαραίτητο να οριστούν οι βασικές απαιτήσεις όσον αφορά τη μορφή και την εμβέλεια των πληροφοριών που θα ανταλλάσσονται.
(3)
Είναι απαραίτητο να οριστούν οι αρχές, καθώς και οι κανόνες που θα ισχύουν για τη λειτουργία του συστήματος σε σχέση με την ταυτοποίηση του αρμοδίου για τη μεταφόρτωση των εγγράφων και τις τυχόν επικαιροποιήσεις τους.
(4)
Για να κατοχυρωθεί η μείωση της διοικητικής επιβάρυνσης των κρατών μελών και της Επιτροπής, και για να εξασφαλιστεί ταυτόχρονα η αποτελεσματική και αποδοτική ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών, είναι απαραίτητο να καθοριστούν τα τεχνικά χαρακτηριστικά του συστήματος.
(5)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή θα πρέπει επίσης να έχουν τη δυνατότητα να κωδικοποιούν και να διαβιβάζουν δεδομένα με δύο διαφορετικούς τρόπους, οι οποίοι θα πρέπει να καθοριστούν. Είναι επίσης απαραίτητο να προβλεφθούν κανόνες για τις περιπτώσεις ανωτέρας βίας που εμποδίζουν τη χρήση του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, ώστε να εξασφαλιστεί ότι τόσο τα κράτη μέλη όσο και η Επιτροπή μπορούν να συνεχίσουν να ανταλλάσσουν πληροφορίες με εναλλακτικά μέσα.
(6)
Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή θα πρέπει να εξασφαλίσουν ότι η διαβίβαση δεδομένων μέσω συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων διεξάγεται με ασφαλή τρόπο που εγγυάται τη διαθεσιμότητα, την ακεραιότητα, τη γνησιότητα, την εμπιστευτικότητα και τη μη άρνηση αναγνώρισης των πληροφοριών. Επομένως, θα πρέπει να οριστούν κανόνες για την ασφάλεια.
(7)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να σέβεται τα θεμελιώδη δικαιώματα και να τηρεί τις αρχές που αναγνωρίζονται από τον Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και κυρίως το δικαίωμα προστασίας των προσωπικών δεδομένων. Επομένως, ο παρών κανονισμός θα πρέπει να εφαρμόζεται σύμφωνα με τα εν λόγω δικαιώματα και αρχές. Όσον αφορά τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία από κράτη μέλη, εφαρμόζεται η οδηγία 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (2). Όσον αφορά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων από τα θεσμικά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, εφαρμόζεται ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (3).
(8)
Ο παρών κανονισμός θα πρέπει να αρχίσει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης, ώστε να διασφαλιστεί η ταχεία εφαρμογή των μέτρων που προβλέπει.
(9)
Τα μέτρα που προβλέπονται στον παρόντα κανονισμό είναι σύμφωνα με τη γνώμη της επιτροπής του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Προσανατολισμού και Εγγυήσεων,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ (ΕΕ) αριθ. 223/2014 ΟΣΟΝ ΑΦΟΡΑ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΠΡΟΣ ΤΟΥΣ ΑΠΟΡΟΥΣ (FEAD)
ΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΑΝΤΑΛΛΑΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
[Εξουσιοδότηση βάσει του άρθρου 30 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014]
Άρθρο 1
Θέσπιση συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Η Επιτροπή θεσπίζει σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων για όλες τις επίσημες ανταλλαγές πληροφοριών μεταξύ του κράτους μέλους και της Επιτροπής.
Άρθρο 2
Περιεχόμενο του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων
Το σύστημα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (εφεξής «SFC 2014») περιέχει τουλάχιστον πληροφορίες που ορίζονται στα υποδείγματα, τους μορφότυπους και τα σχεδιότυπα που θεσπίζονται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 223/2014. Οι πληροφορίες που θα παρέχονται με τα ηλεκτρονικά έντυπα τα οποία θα είναι ενσωματωμένα στο SFC2014 («δομημένα δεδομένα») δεν επιτρέπεται να αντικαθίστανται από μη δομημένα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των υπερσυνδέσμων ή άλλων τύπων μη δομημένων δεδομένων, όπως τα συνημμένα έγγραφα ή εικόνες. Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει τις ίδιες πληροφορίες σε μορφή δομημένων δεδομένων και σε μορφή μη δομημένων δεδομένων, αν υπάρχουν ασυμφωνίες, χρησιμοποιούνται τα δομημένα δεδομένα.
Άρθρο 3
Λειτουργία του SFC2014
1. Η Επιτροπή, οι αρχές που ορίζονται από τα κράτη μέλη σύμφωνα με το άρθρο 59 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ, Ευρατόμ) αριθ. 966/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4) και με το άρθρο 31 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 223/2014 και οι φορείς στους οποίους έχουν ανατεθεί καθήκοντα των εν λόγω αρχών εισάγουν στο SFC2014 τις πληροφορίες για τη διαβίβαση των οποίων είναι αρμόδιες ή αρμόδιοι και κάθε τυχόν επικαιροποίησή τους.
2. Κάθε διαβίβαση πληροφοριών στην Επιτροπή επαληθεύεται και υποβάλλεται από πρόσωπο διαφορετικό από εκείνο που εισήγαγε τα δεδομένα για την εν λόγω διαβίβαση. Αυτή η διάκριση καθηκόντων υποστηρίζεται από το SFC2014 ή από τα πληροφορικά συστήματα διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών που συνδέονται αυτόματα με το SFC2014.
3. Τα κράτη μέλη διορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης στο SFC2014, τα οποία επιτελούν τα ακόλουθα καθήκοντα:
α)
ταυτοποιούν χρήστες που ζητούν πρόσβαση, ελέγχοντας αν όντως οι χρήστες αυτοί απασχολούνται από τον οργανισμό·
β)
ενημερώνουν τους χρήστες σχετικά με τις υποχρεώσεις τους να διαφυλάττουν την ασφάλεια του συστήματος·
γ)
επαληθεύουν το δικαίωμα των χρηστών για είσοδο στο ζητούμενο προνομιακό επίπεδο πρόσβασης σε σχέση με τα καθήκοντά τους και τη θέση τους στην ιεραρχία·
δ)
ζητούν τον τερματισμό των δικαιωμάτων πρόσβασης όταν αυτά δεν χρειάζονται πλέον ή δεν δικαιολογούνται πλέον·
ε)
αναφέρουν αμέσως τυχόν ύποπτα συμβάντα που ενδέχεται να βλάψουν την ασφάλεια του συστήματος·
στ)
εξασφαλίζουν ανά πάσα στιγμή την ακρίβεια των δεδομένων ταυτοποίησης των χρηστών, γνωστοποιώντας οποιαδήποτε αλλαγή·
ζ)
λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις όσον αφορά την προστασία των δεδομένων και του εμπορικού απορρήτου με βάση τους ενωσιακούς και τους εθνικούς κανόνες·
η)
ενημερώνουν την Επιτροπή για τυχόν αλλαγές που επηρεάζουν την ικανότητα των αρχών των κρατών μελών ή των χρηστών του SFC2014 να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στην παράγραφο 1 ή την προσωπική τους ικανότητα να ασκούν τις αρμοδιότητες που αναφέρονται στα στοιχεία α) έως ζ).
4. Οι ανταλλαγές δεδομένων και οι συναλλαγές φέρουν υποχρεωτικά ηλεκτρονική υπογραφή κατά την έννοια της οδηγίας 1999/93/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (5). Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή αναγνωρίζουν τη νομική ισχύ και το παραδεκτό της ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στο SFC2014 ως αποδεικτικό στοιχείο στις δικαστικές διαδικασίες.
Οι πληροφορίες που αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας μέσω του SFC2014 σέβονται την προστασία της ιδιωτικής ζωής και των προσωπικών δεδομένων των ιδιωτών και την προστασία του εμπορικού απορρήτου των νομικών προσώπων σύμφωνα με την οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (6), την οδηγία 2009/136/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (7), την οδηγία 1995/46/ΕΚ και τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 4
Χαρακτηριστικά του SFC2014
Για τη διασφάλιση αποτελεσματικής και αποδοτικής ανταλλαγής πληροφοριών, το SFC2014 έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
α)
διαδραστικά έντυπα ή έντυπα προσυμπληρωμένα από το σύστημα με βάση δεδομένα που έχουν ήδη προηγουμένως καταγραφεί σ' αυτό·
β)
αυτόματους υπολογισμούς, όταν μειώνουν την προσπάθεια κωδικοποίησης που καταβάλλουν οι χρήστες·
γ)
αυτόματους ενσωματωμένους ελέγχους για να επαληθεύεται η εσωτερική συνοχή των διαβιβαζόμενων δεδομένων και η συνοχή των δεδομένων αυτών με τους ισχύοντες κανόνες·
δ)
προειδοποιητικά μηνύματα παραγόμενα από το σύστημα, που προειδοποιούν τους χρήστες του SFC2014 ότι ορισμένες ενέργειες μπορούν ή δεν μπορούν να επιτελεστούν·
ε)
επιγραμμική παρακολούθηση του σταδίου στο οποίο βρίσκεται η επεξεργασία της πληροφορίας που εισάγεται στο σύστημα·
στ)
διαθεσιμότητα δεδομένων ιστορικού για όλες τις πληροφορίες που εισάγονται για ένα επιχειρησιακό πρόγραμμα.
Άρθρο 5
Διαβίβαση δεδομένων μέσω του SFC2014
1. Το SFC2014 είναι προσβάσιμο από τα κράτη μέλη και από την Επιτροπή είτε άμεσα, μέσω διαδραστικής διεπαφής χρήστη (π.χ. διαδικτυακή εφαρμογή), είτε μέσω τεχνικής διεπαφής που χρησιμοποιεί προκαθορισμένα πρωτόκολλα (π.χ. διαδικτυακές υπηρεσίες) που επιτρέπουν τον αυτόματο συγχρονισμό και διαβίβαση δεδομένων μεταξύ συστημάτων πληροφοριών των κρατών μελών και SFC2014.
2. Η ημερομηνία ηλεκτρονικής διαβίβασης της πληροφορίας από το κράτος μέλος στην Επιτροπή και αντιστρόφως θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
3. Σε περίπτωση ανωτέρας βίας, δυσλειτουργίας του SFC2014 ή αδυναμίας σύνδεσης με το SFC2014 που υπερβαίνει τη μία εργάσιμη ημέρα κατά την τελευταία εβδομάδα πριν από την καθορισμένη προθεσμία για την υποβολή πληροφοριών ή κατά την περίοδο από 23 ως 31 Δεκεμβρίου ή τις πέντε εργάσιμες ημέρες σε άλλες περιόδους, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των κρατών μελών και Επιτροπής μπορεί να πραγματοποιηθεί σε χαρτί με τη χρήση των υποδειγμάτων ή των μορφοτύπων που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
Όταν παύει να υπάρχει η δυσλειτουργία του συστήματος ηλεκτρονικής ανταλλαγής και όταν αποκαθίσταται η σύνδεση με το SFC2014 ή αίρεται η αιτία ανωτέρας βίας, το ενδιαφερόμενο μέρος εισάγει αμέσως και στο SFC2014 τις πληροφορίες που έχει ήδη στείλει σε χαρτί.
4. Στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 3, η ημερομηνία που φέρει η σφραγίδα του ταχυδρομείου θεωρείται ως ημερομηνία υποβολής του εν λόγω εγγράφου.
Άρθρο 6
Ασφάλεια των δεδομένων που διαβιβάζονται μέσω του SFC2014
1. Η Επιτροπή καθιερώνει πολιτική ασφάλειας στον τομέα της τεχνολογίας της πληροφορίας («πολιτική ασφάλειας ΤΠ του SFC») για το SFC2014, η οποία θα εφαρμόζεται στο προσωπικό που χρησιμοποιεί το SFC2014, σύμφωνα με τους οικείους ενωσιακούς κανόνες και ιδίως σύμφωνα με την απόφαση Ε(2006) 3602 της Επιτροπής (8) και με τους κανόνες εφαρμογής της. Η Επιτροπή ορίζει πρόσωπο ή πρόσωπα αρμόδια για τον σχεδιασμό, τη διατήρηση και την εξασφάλιση της ορθής εφαρμογής της πολιτικής ασφάλειας στο SFC2014.
2. Τα κράτη μέλη και τα ευρωπαϊκά θεσμικά όργανα, εκτός της Επιτροπής, που έχουν λάβει δικαιώματα πρόσβασης στο SFC2014, τηρούν τους όρους που δημοσιεύονται στην πύλη SFC2014 και τα μέτρα που εφαρμόζονται από την Επιτροπή στο SFC2014 για την ασφαλή διαβίβαση δεδομένων, ιδίως σε σχέση με τη χρήση της τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
3. Τα κράτη μέλη και η Επιτροπή εφαρμόζουν και εξασφαλίζουν την αποτελεσματικότητα των μέτρων ασφάλειας που εκδίδονται για την προστασία των δεδομένων που αποθήκευσαν και διαβίβασαν μέσω του SFC2014.
4. Τα κράτη μέλη υιοθετούν μια εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας των πληροφοριών που καλύπτει την πρόσβαση στο SFC2014 και την αυτόματη εισαγωγή δεδομένων σ' αυτό, ώστε να τηρείται ένα ελάχιστο σύνολο απαιτήσεων ασφάλειας. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ μπορεί να αφορά και άλλα έγγραφα ασφάλειας. Κάθε κράτος μέλος μεριμνά ώστε οι εν λόγω πολιτικές ασφάλειας ΤΠ να ισχύουν για όλες τις αρχές που χρησιμοποιούν το SFC2014.
5. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ περιλαμβάνει:
α)
τις πτυχές ασφάλειας ΤΠ της εργασίας που επιτελούν το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που είναι αρμόδια για τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης που αναφέρονται στο άρθρο 3 παράγραφος 3 του παρόντος κανονισμού, όταν πρόκειται για εφαρμογή άμεσης χρήσης·
β)
όταν πρόκειται για εθνικά, περιφερειακά ή τοπικά συστήματα πληροφορικής συνδεδεμένα με το SFC2014 μέσω τεχνικής διεπαφής που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού, τα μέτρα ασφάλειας χάρη στα οποία ευθυγραμμίζονται τα προαναφερόμενα συστήματα με τις απαιτήσεις ασφάλειας του SFC2014.
Για τους σκοπούς του στοιχείου β) του πρώτου εδαφίου, καλύπτονται οι ακόλουθες πτυχές της πολιτικής ασφάλειας ΤΟ, κατά περίπτωση:
α)
υλική ασφάλεια·
β)
μέσα αποθήκευσης δεδομένων και έλεγχος πρόσβασης·
γ)
έλεγχος της καταχώρισης σε αρχείο·
δ)
έλεγχος πρόσβασης και κωδικού αναγνώρισης·
ε)
παρακολούθηση·
στ)
διασύνδεση με το SFC2014·
ζ)
υποδομή επικοινωνιών·
η)
διαχείριση ανθρώπινων πόρων πριν από την έναρξη απασχόλησης, στη διάρκεια της απασχόλησης και μετά τον τερματισμό της απασχόλησης·
θ)
διαχείριση περιστατικών.
6. Αυτή η εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 βασίζεται σε εκτίμηση επικινδυνότητας και τα μέτρα που περιγράφονται σ' αυτή την πολιτική ασφάλειας είναι ανάλογα των κινδύνων που εντοπίζονται.
7. Τα έγγραφα που παρουσιάζουν την εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ τίθενται στη διάθεση της Επιτροπής έπειτα από αίτημά της.
8. Τα κράτη μέλη ορίζουν, σε εθνικό επίπεδο, ένα ή περισσότερα πρόσωπα ως αρμόδια για τη συντήρηση και την εξασφάλιση της εφαρμογής της εθνικής, περιφερειακής ή τοπικής πολιτικής ασφάλειας ΤΠ. Το εν λόγω πρόσωπο ή τα εν λόγω πρόσωπα ενεργούν ως σημεία επαφής με το πρόσωπο ή τα πρόσωπα που ορίζει η Επιτροπή και αναφέρονται στο άρθρο 6 παράγραφος 1 του παρόντος κανονισμού.
9. Τόσο η πολιτική ασφάλειας ΤΠ για το SFC2014 όσο και η σχετική εθνική, περιφερειακή ή τοπική πολιτική ασφάλειας ΤΠ επικαιροποιούνται όταν σημειώνονται τεχνολογικές αλλαγές, όταν εντοπίζονται νέες απειλές ή όταν συμβαίνουν άλλες σχετικές εξελίξεις. Επανεξετάζονται οπωσδήποτε κάθε χρόνο, ώστε να εξασφαλίζεται ότι εξακολουθούν να αντεπεξέρχονται στις απαιτήσεις.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΤΕΛΙΚΗ ΔΙΑΤΑΞΗ
Άρθρο 7
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την επομένη της δημοσίευσής του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και εφαρμόζεται άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 5 Μαΐου 2014.