KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE
del 29 ottobre 2012
recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (1), in particolare gli articoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 e 209,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) ha subito sostanziali modificazioni ed è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «regolamento finanziario»). È pertanto necessario allineare al regolamento finanziario il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3). A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.
(2)
A norma dell’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») un atto legislativo può delegare alla Commissione il potere di adottare atti non legislativi di portata generale unicamente per integrare o modificare determinati elementi non essenziali degli atti legislativi. Alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 sono state quindi incorporate nel regolamento finanziario e pertanto non devono essere incluse nel presente regolamento.
(3)
Durante i suoi lavori preparatori la Commissione ha svolto adeguate consultazioni, anche presso esperti, e garantito la trasmissione contemporanea, corretta e tempestiva dei documenti pertinenti al Parlamento europeo e al Consiglio.
(4)
Per quanto attiene ai principi di bilancio, in particolare quello dell’unità, la semplificazione delle norme che disciplinano la generazione e il recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti, segnatamente la rinuncia all’obbligo per i destinatari di una sovvenzione di generare interessi, rende obsolete le disposizioni concernenti il campo di applicazione e le condizioni per il recupero degli interessi. Ove tale obbligo sia comunque imposto alle entità cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio, occorre inserire negli accordi di delega con tali entità le norme che disciplinano l’individuazione, l’utilizzo e la contabilità degli interessi generati. Nei casi in cui tali accordi stabiliscano che gli interessi prodotti dai prefinanziamenti sono dovuti all’Unione, tali interessi devono essere versati al bilancio a titolo di entrate con destinazione specifica.
(5)
Con riferimento al principio dell’annualità, è importante chiarire il concetto di stanziamenti dell’esercizio e di fasi preparatorie all’atto d’impegno le quali, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto a un riporto degli stanziamenti di impegno.
(6)
Per quanto riguarda il principio dell’unità di conto, si devono precisare i tassi da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. Inoltre, occorre rendere ancora più trasparente la contabilizzazione dei risultati di tali operazioni di conversione. A seguito dell’introduzione dell’euro, occorre abolire l’obbligo per la Commissione di fornire agli Stati membri informazioni sui trasferimenti di tesoreria effettuati tra varie valute.
(7)
Quanto alle deroghe al principio dell’universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi dell’Unione e, dall’altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. In particolare, tenuto conto della prassi corrente, per motivi di certezza giuridica, è necessario chiarire che come regola generale le entrate con destinazione specifica generano stanziamenti di impegno e di pagamento automaticamente, non appena l’entrata è stata riscossa dall’istituzione. È inoltre necessario specificare i casi in cui, eccezionalmente, le entrate con destinazione specifica possono essere rese disponibili prima che le entrate siano state effettivamente riscosse dall’istituzione.
(8)
Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere perfettamente informati tramite una motivazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere loro sottoposte.
(9)
Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa.
(10)
Per quanto attiene al principio della trasparenza, la pubblicazione dei dati, distinti per nominativo, relativi ai destinatari interessati e agli importi esatti da essi ricevuti aumenta la trasparenza in relazione all’utilizzo dei fondi in questione. Mettendo tali informazioni a disposizione dei cittadini si rafforza il controllo pubblico sull’impiego cui è destinato tale denaro e si contribuisce all’utilizzo ottimale dei fondi pubblici. Contestualmente, ove i destinatari sono persone fisiche, tale pubblicazione è assoggettata alle norme in materia di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali devono essere pubblicati solo se necessario e commisurato alla legittima finalità perseguita.
(11)
Le informazioni sull’utilizzo dei fondi dell’Unione devono essere pubblicate sul sito internet delle istituzioni e comprendere almeno il nominativo, l’ubicazione, l’importo e la finalità dei fondi. Tali informazioni devono rispettare i criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario, in particolare la natura e l’entità dei fondi erogati.
(12)
Il nominativo e l’ubicazione dei destinatari di fondi dell’Unione devono essere pubblicati in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in seguito all’apertura di una gara pubblica, come nel caso in particolare di concorsi, inviti a presentare proposte e gare di appalto, rispettando i principi del TFUE e segnatamente quelli di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione. Inoltre, siffatta pubblicazione deve aiutare i richiedenti respinti a esercitare il controllo sulle procedure di selezione pubbliche.
(13)
Poiché è opportuno che i dati personali relativi alle persone fisiche non siano pubblicati per un periodo superiore alla durata di utilizzo dei fondi da parte del destinatario, tali dati devono essere cancellati dopo due anni. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
(14)
Nella maggior parte dei casi disciplinati dal presente regolamento, la pubblicazione riguarda persone giuridiche.
(15)
Quando sono interessate persone fisiche, siffatta pubblicazione va prevista solo se rispetta il principio di proporzionalità tra l’entità dell’importo erogato e l’esigenza di controllare l’impiego ottimale dei fondi. Nel caso delle persone fisiche, la pubblicazione della regione al livello NUTS 2 è coerente con l’obiettivo della pubblicazione dei destinatari, assicura la parità di trattamento tra Stati membri di dimensioni diverse e garantisce il diritto dei destinatari al rispetto della vita privata e in particolare alla protezione dei loro dati personali.
(16)
Le informazioni inerenti a borse di studio e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose dovrebbero rimanere esenti dalla pubblicazione.
(17)
Per garantire il rispetto del principio della parità di trattamento tra i destinatari, occorre assicurare che la pubblicazione delle informazioni relative alle persone fisiche avvenga in ottemperanza all’obbligo per lo Stato membro di prevedere ampia trasparenza in merito agli appalti di importo superiore a quello stabilito dalla direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (4).
(18)
Il nominativo e l’ubicazione del destinatario nonché l’importo e la finalità dei fondi non devono essere pubblicati se ciò rischia di minare l’integrità del destinatario tutelata dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere i suoi interessi commerciali legittimi.
(19)
La nomenclatura di bilancio dovrebbe apportare la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio.
(20)
È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito a un conflitto d’interessi.
(21)
Per quanto riguarda la gestione indiretta, occorre precisare l’inquadramento della delega e il contenuto dell’accordo di delega. Ogni entità o persona cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio deve garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Occorre stabilire le condizioni alle quali la Commissione può accettare che i sistemi, le norme e le procedure di tali entità e persone siano considerati equivalenti ai propri, al fine di garantire la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione da parte delle entità delegate.
(22)
Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’Unione.
(23)
Nel caso della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione.
(24)
Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico, occorre precisare le condizioni relative alla loro designazione.
(25)
Per quanto attiene alla gestione indiretta, è necessario stabilire norme dettagliate in materia di procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese in relazione alle quali sono stati effettuati esborsi in violazione delle norme applicabili.
(26)
Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici.
(27)
Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l’abolizione dei controlli ex ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati della nomina e della cessazione dal servizio degli ordinatori delegati. Di conseguenza, devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza e i principi procedurali da rispettare. L’internalizzazione dei controlli ex ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di avvio e di verifica delle operazioni di esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per i funzionari responsabili delle verifiche ex ante ed ex post. È inoltre necessario stabilire di dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all’istituzione che è incaricata, tra l’altro, delle verifiche ex post. Occorre conservare i documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, poiché derogano alle normali procedure di aggiudicazione, tutti i tipi di procedure negoziate per l’aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all’istituzione e di una comunicazione al Parlamento europeo e al Consiglio.
(28)
Occorre adattare il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tener conto del duplice ruolo che il capo delegazione riveste in quanto ordinatore sottodelegato per il servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE») e, riguardo agli stanziamenti operativi, per la Commissione.
(29)
Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione della tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate le modalità per la cessazione dal servizio del contabile.
(30)
Devono essere stabilite le condizioni per il ricorso alle casse di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori degli anticipi, nonché quelle degli ordinatori e dei contabili per quanto riguarda il controllo delle casse di anticipi. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati di ogni nomina o cessazione dal servizio. Per motivi di efficienza, nelle delegazioni è opportuno istituire soltanto una cassa di anticipi che gestisce gli stanziamenti delle sezioni del bilancio relative alla Commissione e al SEAE. È risultato necessario prevedere la possibilità di utilizzare carte di debito collegate alle casse di anticipi per facilitare i pagamenti soprattutto nelle delegazioni e rappresentanze dell’Unione ed evitare i rischi connessi alla manipolazione di denaro contante.
(31)
Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti. L’istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita presso ciascuna istituzione si è dimostrata essere un meccanismo efficiente per accertare l’esistenza di un’irregolarità di natura finanziaria e dev’essere quindi mantenuta. È necessario precisare le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un’istruzione che ritenga irregolare o contraria al principio della sana gestione finanziaria ed essere in tal modo sollevato dalla propria responsabilità.
(32)
In materia di entrate, tranne il caso particolare delle risorse proprie disciplinate dalla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (5), è necessario precisare i compiti e i controlli di competenza degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di crediti, ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell’accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali e, se del caso, decisione di rinunciare al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria ai fini della riscossione efficace delle entrate.
(33)
È necessario precisare il ruolo del contabile nella riscossione delle entrate e nella concessione di eventuali dilazioni di pagamento. Inoltre, il contabile dovrebbe disporre di un certo margine discrezionale nell’ambito del recupero dei crediti, compresa la facoltà di compensare debiti e crediti direttamente oppure, in circostanze eccezionali, di rinunciare a esigere la costituzione di una garanzia a rimborso del debito allorché il debitore voglia e possa effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non sia in grado di costituire siffatta garanzia tenendo debito conto del principio di proporzionalità.
(34)
Per garantire la gestione degli attivi ottenendo al tempo stesso una remunerazione finanziaria, è necessario investire in attivi finanziari gli importi incassati in via provvisoria, quali le ammende oggetto di contestazione, e stabilire la destinazione degli interessi prodotti da tali investimenti.
(35)
Per garantire che la Commissione disponga di tutte le informazioni necessarie per l’adozione delle decisioni di finanziamento, è necessario stabilire i requisiti minimi riguardo al contenuto delle decisioni di finanziamento concernenti le sovvenzioni, gli appalti, i fondi fiduciari e gli strumenti finanziari.
(36)
Per quanto riguarda le spese, è necessario definire l’articolazione tra la decisione di finanziamento, l’impegno globale e l’impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi, al fine di inquadrare con chiarezza le varie fasi dell’esecuzione del bilancio.
(37)
È necessario inoltre chiarire l’articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento e i controlli che l’ordinatore deve effettuare in occasione della liquidazione delle spese, con l’apposizione del «visto per pagamento». Occorre precisare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi.
(38)
Occorre stabilire norme dettagliate per l’applicazione dei termini relativi alle operazioni di liquidazione e pagamento, tenendo conto della direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (6), affinché non si verifichino indebiti ritardi nei pagamenti ai destinatari.
(39)
In materia di revisione contabile interna, è necessario definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell’ambito dell’istituzione che l’ha nominato ed alla quale deve riferire in merito alle sue attività. Per garantire la trasparenza nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio, questi ultimi devono essere informati di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio.
(40)
Le norme sugli appalti devono fondarsi sulla direttiva 2004/18/CE. È necessario definire i vari tipi di procedure di appalto, le relative misure di pubblicità, le condizioni alle quali si può ricorrere a un determinato tipo di procedura e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e di aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti di gara e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare.
(41)
Le procedure d’aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d’accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati e gli offerenti, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta, occorre stabilire la procedura di apertura, e poi di valutazione, delle offerte e delle domande di partecipazione, dalla nomina di una commissione fino alla decisione definitiva d’aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta all’amministrazione aggiudicatrice.
(42)
L’esperienza acquisita indica la necessità di stabilire una nuova procedura di aggiudicazione per gli appalti di valore medio. Occorre consentire il ricorso all’«elenco di potenziali offerenti» alle stesse condizioni vigenti per l’attuale «invito a manifestare interesse» poiché tale procedura comporta minori oneri amministrativi per i potenziali offerenti.
(43)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione durante l’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di imporre alle entità che assicurano la capacità finanziaria nell’ambito delle procedure di aggiudicazione di rispondere in solido per l’esecuzione del corrispondente appalto.
(44)
Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e garantire il controllo nel corso dell’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di esigere che taluni compiti essenziali siano eseguiti direttamente dal contraente stesso.
(45)
Per garantire che l’appalto venga eseguito attenendosi ai più elevati standard professionali, è necessario stabilire la possibilità di respingere gli offerenti con potenziali conflitti d’interesse.
(46)
Poiché la richiesta di garanzie finanziarie non è più automatica, è necessario stabilire i criteri in base ai quali decidere di richiederle.
(47)
È necessario precisare la portata del titolo sulle sovvenzioni, soprattutto con riferimento al tipo di azione o di organismo d’interesse generale europeo che può essere sovvenzionato, ma anche con riferimento alla tipologia degli impegni giuridici che possono essere utilizzati per finanziare le sovvenzioni. Riguardo a tali impegni giuridici occorre specificare i criteri di scelta tra convenzioni e decisioni, i requisiti minimi di contenuto delle stesse e la possibilità di concludere una convenzione o decisione specifica nell’ambito di accordi quadro, in modo di garantire la parità di trattamento ed evitare di limitare l’accesso ai finanziamenti dell’Unione.
(48)
Occorre che la portata del titolo sulle sovvenzioni tenga inoltre conto dell’inserimento nel regolamento finanziario di titoli specifici sui premi e sugli strumenti finanziari, da un lato, e, dall’altro, delle norme fondamentali concernenti le sovvenzioni, i costi ammissibili, la cancellazione del principio di degressività, il ricorso a forme semplificate di sovvenzione (somme forfettarie, costi unitari e tassi fissi) e l’abolizione dell’obbligatorietà di presentazione delle garanzie di prefinanziamento.
(49)
È opportuno che i progressi verso lo scambio elettronico delle informazioni e la presentazione per via elettronica dei documenti, che costituiscono un’importante semplificazione, siano accompagnati da precise condizioni di accettazione dei sistemi da utilizzare, in modo da garantire la sicurezza giuridica.
(50)
Occorre rivedere il principio del divieto del fine di lucro e il principio di cofinanziamento allineandoli alle precisazioni e alle semplificazioni inserite nel regolamento finanziario. In particolare, a fini di chiarezza, è necessario stabilire norme dettagliate relative ai tipi di entrate da considerare per l’applicazione del principio del divieto del fine di lucro nonché le forme di cofinanziamento esterno e di contributi in natura.
(51)
Con riferimento al principio di trasparenza, occorre autorizzare l’adozione e la pubblicazione di programmi di lavoro pluriennali, poiché presentano un valore aggiunto per i richiedenti, i quali possono prevedere più agevolmente gli inviti a presentare proposte e prepararvisi meglio. In questo ambito, occorre specificare le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento. Per garantire la trasparenza, è inoltre necessario pubblicare gli inviti a presentare proposte, tranne in caso d’urgenza oppure qualora l’azione possa essere attuata da una sola entità. È necessario specificare i requisiti minimi di contenuto di tale pubblicazione.
(52)
Poiché le condizioni di ammissibilità in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) pagata dai beneficiari possono indurre a errori e incongruenze, è necessario intendere e applicare in modo coerente i concetti di IVA non recuperabile e di persone non assoggettate ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2006/112/CE del Consiglio, del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (7), facendo riferimento alle attività rientranti in tali concetti.
(53)
Per garantire la trasparenza, la parità di trattamento dei richiedenti e la responsabilizzazione degli ordinatori, è necessario stabilire la procedura di attribuzione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione in base a criteri di ammissibilità, selezione e concessione precedentemente annunciati, prima che l’ordinatore responsabile prenda la sua decisione definitiva, debitamente documentata. È necessario stabilire norme dettagliate relative alla composizione e ai compiti del comitato incaricato di valutare le proposte rispetto ai criteri di selezione e di concessione, nonché al margine di possibilità di prendere contatti con i richiedenti nel corso della procedura di attribuzione o di invitarli a modificare le proposte. Tale margine deve rispecchiare idoneamente i requisiti di buona amministrazione introdotti dal regolamento finanziario e comprendere le condizioni alle quali la proposte possono essere modificate prima della firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
(54)
Poiché il regolamento finanziario ha agevolato e ampliato il ricorso alle somme forfettarie, ai costi unitari e ai finanziamenti a tasso fisso, occorre chiarire le definizioni di tali forme semplificate di sovvenzione. In particolare, è necessario chiarire che, come ogni forma di sovvenzione, sono destinate a finanziare categorie di costi ammissibili, e precisare che il loro importo non deve necessariamente essere fissato ex ante; questo aspetto è particolarmente rilevante nei casi in cui gli importi sono determinati in base alle prassi consuete di contabilità analitica del beneficiario. Si avverte inoltre l’esigenza di garantire la stabilità delle norme di finanziamento nell’ambito di un programma specifico. A tal fine, occorre consentire il ricorso alle forme semplificate di sovvenzione durante tutta la sua durata. A fini statistici, metodologici ovvero di prevenzione e individuazione delle frodi occorre poter avere accesso ai dati contabili generali del beneficiario, anche nei casi finanziati tramite somme forfettarie, costi unitari o tassi fissi. Le verifiche, tuttavia, non devono essere finalizzate a rimettere in causa i valori unitari delle somme forfettarie, dei costi unitari o dei tassi fissi già convenuti.
(55)
Il principio della sana gestione finanziaria impone che la Commissione si tuteli con delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione predisponendo controlli finanziari per le domande di importi ingenti, in occasione del pagamento dei prefinanziamenti, in funzione della valutazione dei rischi effettuata dall’ordinatore, con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari, e nella fase dei pagamenti intermedi o dei pagamenti a saldo, prevedendo la presentazione di certificati redatti da revisori contabili per le domande di pagamento concernenti gli importi più ingenti e che presentano i massimi rischi.
(56)
Occorre chiarire le condizioni e procedure per sospendere e ridurre le sovvenzioni, in modo da definire meglio i motivi alla base di tale sospensione o riduzione, fornire adeguate informazioni ai beneficiari e garantire a questi ultimi la possibilità di esercitare i diritti della difesa in ogni fase.
(57)
Il principio della sana gestione dei fondi dell’Unione implica inoltre che i beneficiari stessi utilizzino le sovvenzioni secondo i principi di economia ed efficienza. In particolare, occorre che i costi degli appalti aggiudicati dai beneficiari per attuare l’azione siano ammissibili purché tali appalti di esecuzione siano aggiudicati all’offerta economicamente più vantaggiosa.
(58)
Poiché il regolamento finanziario allenta le restrizioni concernenti il ricorso al sostegno finanziario a terzi, è necessario stabilire le disposizioni minime da concordare a livello di convenzione di sovvenzione o da inserire nella decisione di sovvenzione per distinguere chiaramente l’assegnazione di sostegno finanziario a terzi da parte di un beneficiario dai compiti di esecuzione del bilancio svolti da un delegato nell’ambito della gestione indiretta.
(59)
I poteri sanzionatori nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni devono essere allineati a quelli conferiti nell’ambito degli appalti, poiché hanno lo stesso carattere e devono essere subordinati alle stesse norme sotto il profilo dell’efficacia e della proporzionalità.
(60)
I premi devono essere assoggettati ai principi di trasparenza e parità di trattamento come le sovvenzioni. In tale contesto occorre altresì stabilire le caratteristiche minime dei programmi di lavoro e dei concorsi, tenendo conto dei corrispondenti requisiti relativi alle sovvenzioni. In particolare, vanno specificate le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento, nonché i requisiti minimi di contenuto delle regole di concorso, segnatamente le condizioni di versamento del premio ai vincitori in caso di attribuzione, e gli idonei mezzi di pubblicazione.
(61)
Il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento impone inoltre l’istituzione di una procedura di attribuzione con fasi chiaramente definite, dalla presentazione delle proposte all’informazione dei richiedenti e alla comunicazione al vincitore. Tale procedura deve comprendere la valutazione delle proposte da parte di un gruppo di esperti designati dall’ordinatore responsabile che si basano sui criteri di attribuzione indicati nelle regole di concorso al fine di garantire competenza e imparzialità nella valutazione delle proposte. Occorre che la decisione finale in merito all’attribuzione del premio sia presa dall’ordinatore responsabile, sulla scorta delle raccomandazioni degli esperti, poiché la responsabilità per l’esecuzione del bilancio spetta sempre alla Commissione.
(62)
Per garantire un’attuazione armonizzata dei diversi strumenti finanziari all’interno della Commissione, il quadro generale previsto al titolo VIII del regolamento finanziario dovrebbe essere completato da norme dettagliate per la gestione degli strumenti finanziari, comprese disposizioni riguardanti la selezione delle entità delegate, il contenuto degli accordi di delega, i costi e le tasse di gestione e i conti fiduciari.
(63)
Occorre definire norme per la selezione degli intermediari finanziari e dei destinatari finali, in particolare qualora, in casi eccezionali, gli strumenti finanziari siano gestiti in maniera diretta mediante veicoli di investimento dedicati o altri meccanismi di attuazione, al fine di garantire l’utilizzazione efficiente dei fondi dell’Unione.
(64)
È necessario stabilire le condizioni di utilizzazione degli strumenti finanziari, compreso l’effetto moltiplicatore, e il quadro di monitoraggio. È altresì necessario garantire che gli strumenti finanziari siano attuati sulla base di un’approfondita valutazione ex ante, che deve consentire alla Commissione di concepirli allo specifico scopo di ovviare alle lacune del mercato e a situazioni di investimento non ottimali.
(65)
In materia di contabilità e di rendicontazione, i principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari sono definiti nelle norme contabili dell’Unione, che precisano inoltre le condizioni per la contabilizzazione di un’operazione nonché le regole di valutazione degli elementi d’attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti, al fine di assicurare la corretta presentazione nonché la completezza e l’esattezza delle informazioni.
(66)
In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l’organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare al fine di garantire la sicurezza degli accessi e la pista di controllo per quanto riguarda le modifiche apportate ai sistemi.
(67)
Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d’inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro e i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio.
(68)
Occorre definire le regole sull’inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell’inventario, ai fini di un’efficiente gestione degli attivi.
(69)
In materia di azioni esterne, il presente regolamento, conformemente al regolamento finanziario, deve introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di appalti e di concessione di sovvenzioni, in particolare perché tali procedure sono svolte dalle autorità dei paesi terzi beneficiari del sostegno finanziario dell’Unione. Per quanto attiene agli appalti, tali differenze dovrebbero riguardare principalmente la tipologia delle procedure e le soglie a partire dalle quali si applicano le diverse procedure. Per quanto riguarda le sovvenzioni, occorre consentire in determinati casi il finanziamento integrale, soprattutto per tener conto della ridotta capacità di cofinanziamento dei beneficiari.
(70)
È necessario stabilire disposizioni dettagliate riguardanti il ricorso al sostegno di bilancio, che specifichino le condizioni alle quali si può ricorrere a tale sostegno e l’obbligo per il partner di trasmettere alla Commissione informazioni tempestive e affidabili che le consentano di valutare il rispetto di tali condizioni.
(71)
Per quanto attiene ai fondi fiduciari dell’Unione, è necessario specificare i principi applicabili al contributo dell’Unione a tali fondi e ai contributi degli altri donatori, le norme contabili e di rendicontazione del fondo fiduciario dell’Unione, in particolare in materia di interessi maturati sul conto bancario del fondo fiduciario, chiarire le responsabilità rispettive degli agenti finanziari e del comitato del fondo fiduciario, nonché definire gli obblighi in materia di revisione contabile esterna. È inoltre necessario garantire un’equa rappresentanza dei donatori partecipanti in sede di comitato del fondo fiduciario e prevedere l’obbligo di voto favorevole della Commissione ai fini dell’utilizzo dei fondi.
(72)
Per semplificare le procedure di aggiudicazione degli appalti nell’ambito delle azioni esterne, sono state modificate alcune soglie mentre altre soglie e procedure di gestione derivanti dalle disposizioni comuni sono state aggiunte e adattate.
(73)
Per quanto attiene alle sovvenzioni, occorre razionalizzare le condizioni di deroga al principio del cofinanziamento, rendendole conformi al regolamento finanziario.
(74)
Al fine di garantire la sana gestione degli stanziamenti dell’Unione, è altresì necessario specificare i prerequisiti e le norme da inserire nelle convenzioni in caso di gestione decentrata degli stanziamenti o di ricorso alle casse di anticipi.
(75)
È opportuno definire gli uffici europei nonché stabilire norme specifiche per l’Ufficio delle pubblicazioni e disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcuni dei suoi compiti a funzionari di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione.
(76)
Per analogia con la pubblicazione delle informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione, occorre pubblicare l’elenco degli esperti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario selezionati tramite invito a manifestare interesse e l’oggetto dei loro compiti. Occorre inoltre pubblicare la loro retribuzione se superiore a 15 000 EUR.
(77)
È necessario stabilire disposizioni integrative della nuova procedura prevista all’articolo 203 del regolamento finanziario, in particolare per quanto riguarda i tipi di costi da includere nelle soglie ivi fissate. È necessario stabilire norme dettagliate relative ai progetti immobiliari presso le delegazioni dell’Unione, in considerazione delle loro specificità, in particolare in caso d’urgenza. È opportuno stabilire che gli edifici residenziali, segnatamente presso le delegazioni, che devono essere presi in locazione o acquistati in tempi brevi siano esclusi dalla procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario. Occorre che l’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico non rientri nella procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario poiché non impone di per sé un onere aggiuntivo al bilancio.
(78)
Per garantire la coerenza con le disposizioni del regolamento finanziario, è necessario stabilire disposizioni transitorie. Inoltre, per garantire la coerenza con la base giuridica settoriale, è opportuno rimandare al 1o gennaio 2014 l’applicazione delle disposizioni relative alle modalità di gestione e agli strumenti finanziari,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
PARTE PRIMA
DISPOSIZIONI COMUNI
TITOLO I
OGGETTO
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
CAPO 1
Principi dell’unità e della verità del bilancio
Articolo 2
Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti
(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.
Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principio dell’annualità
Articolo 3
Stanziamenti dell’esercizio
(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:
a)
stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;
b)
stanziamenti riportati;
c)
stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;
d)
stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;
e)
stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.
Articolo 4
Annullamento e riporto di stanziamenti
(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.
2. Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:
a)
per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;
b)
per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.
3. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.
La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.
4. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.
5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.
CAPO 3
Principio dell’unità di conto
Articolo 5
Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.
2. Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.
3. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.
4. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.
5. I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.
Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 6
Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute
(Articolo 19 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.
2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.
3. Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.
4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.
CAPO 4
Principio dell’universalità
Articolo 7
Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti
(Articolo 21 del regolamento finanziario)
1. Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:
a)
nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;
b)
nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.
Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.
2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:
a)
nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
b)
nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.
Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.
Articolo 8
Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]
1. I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio (8), sono versati:
a)
a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;
b)
a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.
2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.
3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.
4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.
Articolo 9
Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]
1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;
b)
nello stato delle spese:
i)
il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione,
ii)
un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.
Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.
L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.
2. A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA - quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE - danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.
3. Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.
Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.
4. A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.
La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.
Articolo 10
Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo
[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio (9) è la seguente:
a)
nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;
b)
parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.
Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.
Articolo 11
Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione
(Articolo 22 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.
Articolo 12
Conti «Oneri fiscali da recuperare»
(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
CAPO 5
Principio della specializzazione
Articolo 13
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione
(Articolo 25 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 14
Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
1. Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.
2. L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.
Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.
Articolo 15
Spese amministrative
(Articolo 26 del regolamento finanziario)
Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 16
Documentazione delle domande di storni di stanziamenti
(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.
Articolo 17
Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza
(Articolo 29 del regolamento finanziario)
Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:
a)
per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;
b)
per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;
c)
l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.
CAPO 6
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 18
Valutazione
(Articolo 30 del regolamento finanziario)
1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:
a)
il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;
b)
il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;
c)
gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;
d)
le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;
e)
i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;
f)
il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;
g)
la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;
h)
l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;
i)
gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.
2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.
3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:
a)
i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;
b)
per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.
Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.
4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.
Articolo 19
Scheda finanziaria
(Articolo 31 del regolamento finanziario)
La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.
Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.
CAPO 7
Principio della trasparenza
Articolo 20
Pubblicazione provvisoria del bilancio
(Articolo 34 del regolamento finanziario)
Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Articolo 21
Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
2. Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:
a)
nominativo del destinatario;
b)
ubicazione del destinatario;
c)
importo erogato;
d)
natura e finalità della misura.
Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:
i)
l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;
ii)
la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
3. Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:
a)
borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;
b)
appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.
4. È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.
Articolo 22
Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta
(Articolo 35 del regolamento finanziario)
Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.
Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.
Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.
Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
Articolo 23
Programmazione finanziaria
(Articolo 38 del regolamento finanziario)
La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.
Articolo 24
Progetti di bilancio rettificativo
(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.
Articolo 25
Nomenclatura di bilancio
(Articolo 44 del regolamento finanziario)
La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.
Articolo 26
Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]
Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:
a)
in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;
b)
in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.
Articolo 27
Commenti di bilancio
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]
I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:
a)
i riferimenti all’atto di base, quando esiste;
b)
spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.
Articolo 28
Tabella dell’organico
[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]
Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 29
Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile
(Articolo 53 del regolamento finanziario)
In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.
Articolo 30
Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]
Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).
Articolo 31
Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati
[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]
1. Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 154 (dialogo sociale);
b)
articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);
c)
articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);
d)
articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);
e)
articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);
f)
articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);
g)
articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);
h)
articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);
i)
articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);
j)
articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);
k)
articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).
2. Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:
a)
articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);
b)
articoli da 77 a 85.
3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.
Articolo 32
Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura
(Articolo 57 del regolamento finanziario)
1. Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell’articolo 141, l’atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti:
a)
la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;
b)
il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;
c)
l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.
Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.
2. Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.
3. In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.
CAPO 2
Metodi d’esecuzione
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 33
Modalità di gestione
(Articolo 58 del regolamento finanziario)
Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.
Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:
a)
servizi della Commissione;
b)
agenzie esecutive;
c)
capi delle delegazioni dell’Unione;
d)
fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.
Sezione 2
Gestione diretta
Articolo 34
Gestione diretta
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]
Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.
Articolo 35
Esercizio della delega ad agenzie esecutive
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]
1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.
2. L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.
Articolo 36
Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti
(Articolo 63 del regolamento finanziario)
Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Gestione concorrente con gli Stati membri
Articolo 37
Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche
(Articolo 59 del regolamento finanziario)
La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.
Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.
Sezione 4
Gestione indiretta
Articolo 38
Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 60 del regolamento finanziario)
1. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:
a)
soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;
b)
assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;
c)
garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;
d)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.
La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.
2. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:
a)
rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;
b)
garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;
c)
prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;
d)
prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.
3. La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.
Articolo 39
Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.
L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.
Articolo 40
Contenuto dell’accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone
(Articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:
a)
la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;
b)
le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;
c)
le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;
d)
le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;
e)
la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;
f)
le norme sull’esclusione che consentono all’entità o alla persona di escludere le entità che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 107, lettere a) e b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall’aggiudicazione di appalti o dall’attribuzione di sovvenzioni o premi;
g)
le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;
h)
disposizioni comprendenti:
i)
l’impegno dell’entità delegata di informare senza indugio la Commissione di casi di frode verificatisi nella gestione dei fondi dell’Unione e delle misure adottate;
ii)
la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;
i)
le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;
j)
le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.
Articolo 41
Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità
(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.
Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.
Articolo 42
Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta
[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]
1. Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:
a)
analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;
b)
la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;
c)
il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;
d)
il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.
Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.
2. Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.
Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.
Articolo 43
Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario]
1. Le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le seguenti:
a)
le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;
b)
il Comitato internazionale della Croce rossa;
c)
la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;
d)
altre organizzazioni senza scopo di lucro assimilate a organizzazioni internazionali da una decisione della Commissione.
2. Quando la Commissione esegue il bilancio nell’ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.
Articolo 44
Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico
[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]
1. Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.
2. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.
In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.
CAPO 3
Agenti finanziari
Sezione 1
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
Articolo 45
Diritti e obblighi degli agenti finanziari
(Articolo 64 del regolamento finanziario)
1. Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.
2. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Sezione 2
L’ordinatore
Articolo 46
Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.
Articolo 47
Disposizioni interne in materia di deleghe
(Articolo 65 del regolamento finanziario)
In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.
I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
Articolo 48
Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori
(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:
a)
la numerazione;
b)
la datazione;
c)
la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;
d)
la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;
e)
la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.
I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.
I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 49
Controlli ex ante ed ex post
(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)
1. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.
2. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
3. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.
La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.
4. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.
I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.
L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.
In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.
Articolo 50
Codice deontologico
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.
2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:
a)
il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;
b)
l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;
c)
le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;
d)
le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.
3. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.
4. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.
Articolo 51
Inerzia dell’ordinatore delegato
(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)
Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.
Articolo 52
Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.
L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.
Articolo 53
Relazione sulle procedure negoziate
(Articolo 66 del regolamento finanziario)
Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a g), all’articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a d), e agli articoli 266, 268 e 270 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell’istituzione, l’ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 54
Nomina del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.
Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.
2. Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.
In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.
Articolo 55
Cessazione delle funzioni del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.
2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.
Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.
Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.
3. Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.
Articolo 56
Convalida dei sistemi contabili e di inventario
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.
In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.
L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.
Articolo 57
Gestione della tesoreria
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.
2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.
3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.
Articolo 58
Gestione dei conti bancari
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.
2. Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.
3. Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.
4. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.
Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.
5. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.
Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.
6. Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.
Articolo 59
Firme sui conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due funzionari provvisti delle deleghe necessarie o dal contabile in persona.
Ai fini del primo comma, il contabile di ciascuna istituzione trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti i nominativi e gli esemplari della firma di tutti i funzionari autorizzati.
Articolo 60
Gestione dei saldi dei conti
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all’articolo 58 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all’articolo 57, paragrafo 2, e, in ogni caso, di quanto segue:
a)
che nessun saldo di questi conti sia debitore;
b)
che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra valuta.
2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all’istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.
Articolo 61
Trasferimenti e operazioni di conversione
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
Salvo il disposto dell’articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra i conti che ha aperto in nome dell’istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle valute.
Articolo 62
Modalità di pagamento
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I pagamenti sono effettuati mediante bonifico bancario, assegno o dalle casse di anticipi mediante carta di debito conformemente all’articolo 67, paragrafo 4.
Articolo 63
Schedario delle persone giuridiche
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità, nonché qualsiasi modifica degli stessi, sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.
Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile.
2. In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.
Gli ordinatori comunicano al contabile ogni variazione dei dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario e verificano la validità di tali dati prima di effettuare un pagamento.
Nell’ambito degli aiuti di preadesione, possono essere conclusi singoli impegni con le autorità pubbliche nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l’ordinatore si adopera affinché l’iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.
Articolo 64
Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile
(Articolo 68 del regolamento finanziario)
I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla preparazione dei conti di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.
Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.
Articolo 65
Persone autorizzate a disporre dei conti
(Articolo 69 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione determina le modalità secondo le quali i funzionari da essa designati e autorizzati a disporre dei conti aperti nelle unità locali di cui all’articolo 72 sono autorizzati a comunicare agli organismi finanziari locali i nominativi e gli esemplari delle firme.
Sezione 4
L’amministratore degli anticipi
Articolo 66
Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.
2. L’amministratore degli anticipi può liquidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore responsabile. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la liquidazione provvisoria e i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 97, paragrafo 1, lettera e).
3. L’istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.
Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.
4. Nelle delegazioni dell’Unione possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento delle spese iscritte nella sezione del bilancio relativa alla Commissione e di quelle iscritte nella sezione del bilancio relativa al servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE»), garantendo la piena tracciabilità delle spese.
Articolo 67
Condizioni per la creazione e i pagamenti
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo iniziale che può essere accordato;
b)
l’eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell’istituzione;
c)
la natura e l’importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall’amministratore degli anticipi in relazione a terzi;
d)
la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all’ordinatore a fini di regolarizzazione;
e)
le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;
f)
la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell’ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile e il saldo bancario;
g)
la durata di validità dell’autorizzazione data dal contabile all’amministratore degli anticipi;
h)
l’identità dell’amministratore degli anticipi designato.
2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile veglia a quanto segue:
a)
a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;
b)
a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.
L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non supera 60 000 EUR per ogni spesa.
3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall’amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:
a)
impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall’ordinatore responsabile;
b)
saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.
4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 89 del regolamento finanziario, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, comprese le carte di debito, secondo le istruzioni impartite dal contabile.
5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall’ordinatore responsabile.
Articolo 68
Scelta degli amministratori degli anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.
Articolo 69
Dotazione delle casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell’apertura dei conti bancari e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.
Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:
a)
vendite di materiali;
b)
pubblicazioni;
c)
rimborsi vari;
d)
proventi da interessi.
La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all’articolo 67 e alle disposizioni del regolamento finanziario. Gli importi in questione sono dedotti dall’ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.
2. In particolare per evitare perdite di cambio, l’amministratore degli anticipi può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.
Articolo 70
Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
1. L’amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore responsabile. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore responsabile, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi.
2. Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un funzionario del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.
Articolo 71
Procedura di appalto
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all’articolo 137, paragrafo 3, possono consistere nel semplice pagamento di fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 72
Creazione di casse di anticipi
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
Ai fini del pagamento di alcune categorie di spese, può essere istituita, a norma dell’articolo 70 del regolamento finanziario, una o più casse di anticipi in ciascuna unità locale all’esterno dell’Unione. L’unità locale è, in particolare, una delegazione, un ufficio o un’antenna dell’Unione in un paese terzo.
La decisione che istituisce la cassa di anticipi determina le condizioni di esercizio della stessa secondo le necessità specifiche di ciascuna unità locale, nel rispetto dell’articolo 70 del regolamento finanziario.
Articolo 73
Amministratori degli anticipi e persone autorizzate a disporre dei conti nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 70 del regolamento finanziario)
In circostanze eccezionali e ai fini della continuità del servizio, le funzioni dell’amministratore degli anticipi del SEAE nelle delegazioni dell’Unione possono essere svolte da funzionari della Commissione. Alle medesime condizioni, i funzionari del SEAE possono essere designati amministratori degli anticipi per la Commissione nelle delegazioni dell’Unione.
Nelle delegazioni dell’Unione, alla nomina delle persone autorizzate dal contabile a effettuare operazioni bancarie sono applicabili le norme e condizioni stabilite al primo comma.
CAPO 4
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 74
Istanze competenti in materia di frode
(Articolo 66, paragrafo 8, e articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
Le autorità e istanze di cui all’articolo 66, paragrafo 8, e all’articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto nonché dalle decisioni delle istituzioni dell’Unione relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di ogni attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.
Sezione 2
Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati
Articolo 75
Irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
Fatti salvi i poteri dell’OLAF, l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie di cui all’articolo 29 (in prosieguo «istanza») è competente per ogni violazione di una disposizione del regolamento finanziario o di una disposizione relativa alla gestione finanziaria o al controllo delle operazioni, derivante da un’azione od omissione di un funzionario.
Articolo 76
Istanza specializzata in irregolarità finanziarie
(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)
1. I casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento sono segnalati all’istanza dall’autorità avente il potere di nomina, perché esprima il suo parere a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, secondo comma, del regolamento finanziario.
Nei casi in cui i capi delle delegazioni dell’Unione agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario l’ordinatore responsabile può rivolgersi direttamente all’istanza perché esprima il suo parere su casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento.
Se ritiene che si sia verificata un’irregolarità finanziaria, l’ordinatore delegato può rivolgersi all’istanza. L’istanza elabora il suo parere valutando se vi siano state irregolarità ai sensi dell’articolo 75, la loro gravità e le possibili conseguenze. Se tale analisi mostra che il caso in questione è di competenza dell’OLAF, l’istanza trasmette senza indugio la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa immediatamente l’OLAF.
Quando il caso viene a essa segnalato direttamente da un funzionario, a norma dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, l’istanza trasmette la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa il funzionario stesso. L’autorità avente il potere di nomina può chiedere all’istanza di esprimere il proprio parere sul caso.
2. L’istituzione o, nel caso di un’istanza comune, le istituzioni partecipanti determinano, in funzione della propria organizzazione interna, le modalità operative dell’istanza e la sua composizione, che comprenderà una persona esterna dotata della necessaria qualificazione e perizia.
Articolo 77
Conferma delle istruzioni
(Articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che un’istruzione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria, in particolare perché l’esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l’autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile. Egli deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza.
2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un’istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono a una situazione inficiata da irregolarità.
Le istruzioni confermate in conformità con l’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario sono registrate dall’ordinatore delegato responsabile, e segnalate nella sua relazione annuale d’attività.
CAPO 5
Operazioni di entrata
Sezione 1
Risorse proprie
Articolo 78
Disposizioni relative alle risorse proprie
(Articolo 76 del regolamento finanziario)
L’ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie dell’Unione.
L’accertamento e la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d’attuazione della decisione di cui al primo comma.
Sezione 2
Previsione di crediti
Articolo 79
Previsione di crediti
(Articolo 77 del regolamento finanziario)
1. La previsione di crediti menziona la natura e l’imputazione in bilancio dell’entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell’importo.
Quando stabilisce la previsione di crediti, l’ordinatore responsabile verifica in particolare quanto segue:
a)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
b)
la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti e al principio della sana gestione finanziaria.
2. Salvo il disposto dell’articolo 181, paragrafo 2, e dell’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario nonché dell’articolo 7, paragrafo 2, del presente regolamento, la previsione di crediti non ha l’effetto di aprire stanziamenti di impegno. Nei casi di cui all’articolo 21 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere aperti soltanto dopo l’effettivo recupero da parte dell’Unione delle somme dovute.
Sezione 3
Accertamento dei crediti
Articolo 80
Procedimento
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. L’accertamento di un credito da parte dell’ordinatore responsabile è il riconoscimento del diritto vantato dall’Unione nei confronti di un debitore e la formazione del titolo a esigere dal debitore il pagamento del debito.
2. Con l’ordine di riscossione l’ordinatore responsabile dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.
3. Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:
a)
l’Unione ha accertato il credito;
b)
non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza;
c)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 83, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;
d)
se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza;
e)
se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui alla lettera b), se ha giustificati motivi di ritenere che, altrimenti, l’importo dovuto alla Commissione andrebbe perduto e dopo aver informato il debitore dei motivi e della data del recupero mediante compensazione;
f)
qualora, esperite tutte le fasi di cui alle lettere da a) a e) del presente comma, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l’istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.
L’ordinatore stampa la nota di addebito e la invia al debitore. Il contabile viene informato della trasmissione mediante il sistema di informazione finanziaria.
Articolo 81
Accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
Per accertare un credito, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
il carattere certo del credito, cioè che non è soggetto a condizioni;
b)
il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in denaro e con esattezza;
c)
il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto a un termine;
d)
l’esattezza della designazione del debitore;
e)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio degli importi da recuperare;
f)
la regolarità dei documenti giustificativi;
g)
la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all’articolo 91, paragrafo 1, lettera a).
Articolo 82
Documenti giustificativi a sostegno dell’accertamento dei crediti
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti dell’Unione.
2. Prima di accertare un credito, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l’esame sia stato eseguito.
3. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore a norma dell’articolo 48.
Articolo 83
Interessi di mora
(Articolo 78 del regolamento finanziario)
1. Fatte salve le disposizioni specifiche risultanti dall’applicazione delle normative settoriali, ogni importo esigibile non rimborsato alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), produce interessi a norma dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.
2. Il tasso d’interesse da applicare agli importi esigibili non rimborsati alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento, quale è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese della scadenza, maggiorato di:
a)
otto punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi di cui al titolo V;
b)
tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.
3. L’importo degli interessi è calcolato con decorrenza dal giorno di calendario successivo alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, sino al giorno di calendario nel quale il debito è rimborsato integralmente.
L’ordine di riscossione corrispondente all’importo degli interessi di mora è emesso quando gli interessi sono effettivamente percepiti.
4. Nel caso delle ammende, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione del pagamento, il tasso d’interesse da applicare con decorrenza dalla scadenza cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è il tasso di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in vigore il primo giorno del mese di adozione della decisione che infligge l’ammenda e maggiorato soltanto di un punto percentuale e mezzo.
Sezione 4
Ordini di riscossione
Articolo 84
Formazione dell’ordine di riscossione
(Articolo 79 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di riscossione stabilisce quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
i riferimenti all’atto o all’impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;
c)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all’impegno di bilancio corrispondente;
d)
l’importo dovuto, espresso in euro;
e)
il nome e l’indirizzo del debitore;
f)
la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
g)
il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l’esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.
2. L’ordine di riscossione è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
3. Il contabile di ogni istituzione tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Egli trasmette tale elenco al contabile della Commissione.
Il contabile della Commissione redige un elenco unificato, ripartendo gli importi dovuti per ogni istituzione e secondo la data dell’ordine di riscossione. Tale elenco è aggiunto alla relazione della Commissione sulla gestione finanziaria e di bilancio.
4. Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, la Commissione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei crediti dell’Unione relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.
Articolo 85
Decisione esecutiva a favore di altre istituzioni
(Articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Si configurano le circostanze eccezionali di cui all’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario allorché l’istituzione interessata ha esaurito la possibilità di ottenere il pagamento volontario e di procedere al recupero mediante compensazione a norma dell’articolo 80, paragrafo 1, del regolamento finanziario e si tratta di un importo considerevole.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1 le istituzioni interessate diverse da quelle citate all’articolo 299 del TFUE possono chiedere alla Commissione di adottare una decisione esecutiva.
3. In ogni caso la decisione esecutiva specifica che il credito è iscritto nella sezione del bilancio relativa all’istituzione interessata, che agisce in veste di ordinatore. Le entrate sono iscritte come entrate generali tranne qualora rientrino nella fattispecie di entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 21, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
4. L’istituzione richiedente informa la Commissione di ogni evento atto ad alterare la riscossione e interviene a sostegno della Commissione in caso di impugnazione della decisione esecutiva.
5. La Commissione e l’istituzione interessata concordano le modalità pratiche di attuazione del presente articolo.
Sezione 5
Recupero
Articolo 86
Formalità per l’incasso
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l’ordinatore responsabile.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.
3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.
Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.
Articolo 87
Recupero mediante compensazione
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. Quando un debitore vanta nei confronti dell’Unione un credito certo, a norma dell’articolo 81, lettera a), liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), al recupero del credito mediante compensazione.
In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l’importo dovuto all’Unione andrebbe perduto, il contabile procede al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il contabile procede inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), se il debitore acconsente.
2. Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 1, il contabile consulta l’ordinatore responsabile e informa i debitori interessati.
Quando il debitore è un’autorità nazionale o uno dei suoi organi amministrativi, il contabile informa altresì lo Stato membro interessato della sua intenzione di effettuare il recupero mediante compensazione con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tuttavia, di concerto con lo Stato membro o con l’organo amministrativo interessato, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine.
3. La compensazione di cui al paragrafo 1 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito e i relativi interessi eventualmente dovuti dall’Unione.
Articolo 88
Procedura di recupero in caso di mancato pagamento volontario
(Articoli 79 e 80 del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 87, se l’importo del credito non è stato recuperato integralmente alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, il contabile informa l’ordinatore responsabile e inizia senza indugio la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge, incluso il richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza.
2. Fatto salvo l’articolo 87, quando non è esperibile la modalità di recupero di cui al paragrafo 1 del presente articolo e il debitore non ha eseguito il pagamento malgrado la costituzione in mora inviatagli dal contabile, quest’ultimo ricorre all’esecuzione forzata del titolo, a norma dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario o sulla base di un titolo ottenuto in via contenziosa.
Articolo 89
Concessione di dilazioni di pagamento
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
Il contabile, in collegamento con l’ordinatore responsabile, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:
a)
che il debitore s’impegni a pagare gli interessi, al tasso previsto all’articolo 83, per tutto il periodo della dilazione accordatagli, a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);
b)
che costituisca, per tutelare i diritti dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’istituzione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.
La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’istituzione.
In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.
Articolo 90
Recupero di ammende o altre penali
(Articoli 80 e 83 del regolamento finanziario)
1. Quando dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea è intentata un’azione legale contro una decisione della Commissione intesa a comminare un’ammenda o altre penali previste dal TFUE o dal trattato Euratom, e fintantoché non sono state esaurite tutte le vie di ricorso, il debitore paga, a titolo provvisorio, gli importi corrispondenti sul conto bancario indicato dal contabile oppure costituisce una garanzia finanziaria accettabile per il contabile. Tale garanzia è distinta dall’obbligo di pagare l’ammenda o le altre penali ed è esigibile alla prima richiesta. Essa copre il debito sia in capitale che in interessi dovuti a norma dell’articolo 83, paragrafo 4.
2. La Commissione garantisce gli importi incassati in via provvisoria investendoli in attivi finanziari, assicurando in tal modo la sicurezza e la liquidità delle somme di denaro e prefiggendosi al tempo stesso di ottenere un rendimento positivo.
3. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata confermata, è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi riscossi a titolo provvisorio, gli interessi e gli altri importi da essi prodotti sono iscritti in bilancio conformemente all’articolo 83 del regolamento finanziario, al più tardi nel corso dell’esercizio seguente a quello in cui sono state esaurite tutte le vie di ricorso;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, questa viene richiamata e i relativi importi sono iscritti in bilancio.
Se la Corte ha incrementato l’importo dell’ammenda o della penale, il primo comma, lettere a) e b), si applica a concorrenza degli importi della decisione della Commissione e il contabile riscuote l’importo corrispondente all’aumento, che viene iscritto in bilancio.
4. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata annullata o ridotta è adottata una delle seguenti misure:
a)
gli importi indebitamente riscossi e gli interessi prodotti sono rimborsati al terzo interessato; nei casi in cui il rendimento complessivo per il periodo in questione sia stato negativo è rimborsato il valore nominale degli importi indebitamente riscossi;
b)
se è stata costituita una garanzia finanziaria, essa viene di conseguenza liberata.
Articolo 91
Rinuncia al recupero di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile può rinunciare, in tutto o in parte, a recuperare un credito accertato, soltanto nei casi seguenti:
a)
quando il costo prevedibile del recupero eccederebbe l’importo del credito e la rinuncia non pregiudica l’immagine dell’Unione;
b)
quando è impossibile procedere al recupero a causa della vetustà del credito o dell’insolvibilità del debitore;
c)
quando il recupero lede il principio di proporzionalità.
2. Nella fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera c), l’ordinatore responsabile osserva le procedure preventivamente stabilite da ciascuna istituzione e applica in qualsiasi circostanza i seguenti criteri cogenti:
a)
natura dei fatti, in considerazione della gravità dell’irregolarità che ha dato luogo all’accertamento del credito (frode, recidiva, dolo, diligenza, buona fede, errore manifesto);
b)
impatto della rinuncia sull’attività dell’Unione e sui suoi interessi finanziari (importo in oggetto, rischio di costituire precedenti, lesione dell’autorità della legge).
In funzione delle circostanze specifiche, l’ordinatore responsabile può dover tenere conto anche dei criteri aggiuntivi seguenti:
a)
eventuale distorsione della concorrenza provocata dalla rinuncia;
b)
danno economico e sociale che deriverebbe da un recupero totale.
3. La decisione di rinuncia di cui all’articolo 80, paragrafo 2, del regolamento finanziario è motivata e segnala le iniziative esperite ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata. L’ordinatore responsabile rinuncia al recupero a norma dell’articolo 84.
4. L’istituzione non può delegare una rinuncia a recuperare un credito accertato in nessuno dei casi seguenti:
a)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 1 000 000 EUR;
b)
quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 100 000 EUR, che rappresenti il 25 % del credito accertato o superi tale percentuale.
Per importi inferiori alle soglie indicate nel primo comma, ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di rinunciare a recuperare un credito accertato.
5. Ogni istituzione invia ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle rinunce di cui ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo riguardanti importi pari o superiori a 100 000 EUR. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
Articolo 92
Annullamento di un credito accertato
(Articolo 80 del regolamento finanziario)
1. In caso di errore, l’ordinatore responsabile annulla, in tutto o in parte, il credito accertato a norma degli articoli 82 e 84 e presenta adeguate giustificazioni.
2. Ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di annullare un credito accertato.
Articolo 93
Norme relative ai termini di prescrizione
(Articolo 81 del regolamento finanziario)
1. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi decorre dal giorno successivo alla scadenza indicata al debitore nella nota di addebito a norma dell’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione decorre dalla data in cui il pagamento del credito del terzo è esigibile in base al corrispondente impegno giuridico.
2. Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, compiuto da un’istituzione ovvero da uno Stato membro su richiesta di un’istituzione, e notificato al terzo.
Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, notificato all’Unione dai suoi creditori o per conto di essi.
3. Il nuovo termine di prescrizione di cinque anni decorre dal giorno successivo alle interruzioni di cui al paragrafo 2.
4. Interrompe il termine di prescrizione ogni azione legale relativa a un importo dovuto ai sensi del paragrafo 1, comprese le azioni intentate dinanzi a un giudice che successivamente declini la propria competenza. Il nuovo periodo di prescrizione di cinque anni non decorre finché non sia stata pronunciata una sentenza e questa sia passata in giudicato, oppure se le medesime parti giungono a una composizione extragiudiziale riguardo alla medesima azione.
5. La dilazione di pagamento concessa dal contabile a norma dell’articolo 89 interrompe il termine di prescrizione. Il nuovo termine di prescrizione di 5 anni decorre dal giorno successivo alla scadenza del periodo di dilazione per il pagamento.
6. Non si procede al recupero dei crediti dopo la scadenza del termine di prescrizione determinato a norma dei paragrafi da 1 a 5.
CAPO 6
Operazioni di spesa
Articolo 94
Decisione di finanziamento
(Articolo 84 del regolamento finanziario)
1. La decisione di finanziamento determina gli elementi essenziali di un’azione comportante una spesa a carico del bilancio.
2. La decisione di finanziamento stabilisce in particolare:
a)
nel caso delle sovvenzioni:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
le priorità dell’esercizio, gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti utilizzando i fondi stanziati per tale esercizio;
iii)
i criteri essenziali di ammissibilità, selezione e di attribuzione di cui avvalersi per selezionare le proposte;
iv)
il massimale possibile del tasso di cofinanziamento e, se sono previsti più tassi, i criteri da seguire riguardo a ciascuno di essi;
v)
il calendario e l’importo indicativo degli inviti a presentare proposte;
b)
nel caso degli appalti:
i)
la dotazione globale riservata per i contratti d’appalto nel corso dell’esercizio;
ii)
il numero indicativo e il tipo di contratti d’appalto previsti e, se possibile, il loro oggetto in termini generali;
iii)
i termini temporali indicativi per avviare le procedure di appalto;
c)
nel caso dei fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli stanziamenti riservati al fondo fiduciario per l’esercizio e gli importi previsti per l’intera sua durata;
iii)
gli obiettivi del fondo fiduciario e la sua durata;
iv)
le norme gestionali del fondo fiduciario;
v)
la possibilità di affidare compiti di esecuzione del bilancio alle entità e persone di cui all’articolo 187, paragrafo 2, del regolamento finanziario;
d)
nel caso dei premi:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire ed i risultati previsti;
iii)
i requisiti di partecipazione e i criteri di attribuzione;
iv)
il calendario del concorso e l’importo del premio o dei premi;
e)
nel caso degli strumenti finanziari:
i)
il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio;
ii)
gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti;
iii)
l’importo stanziato per lo strumento finanziario;
iv)
il calendario di attuazione indicativo.
3. Ove il programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario comprenda le informazioni stabilite al paragrafo 2, lettera a), del presente articolo per le sovvenzioni finanziate da stanziamenti autorizzati per l’esercizio, la decisione che lo adotta è considerata decisione di finanziamento di tali sovvenzioni.
Per quanto riguarda gli appalti, i fondi fiduciari, i premi e gli strumenti finanziari, ove l’esecuzione dei corrispondenti stanziamenti autorizzati per l’esercizio sia prevista da un programma di lavoro comprendente le informazioni di cui al paragrafo 2, lettere b), c), d) ed e), del presente articolo, la decisione che adotta tale programma di lavoro è considerata altresì decisione di finanziamento degli appalti, dei fondi fiduciari, dei premi e degli strumenti finanziari in questione.
Se il programma di lavoro non comprende tali informazioni per una o più azioni, dev’essere modificato di conseguenza oppure dev’essere adottata una specifica decisione di finanziamento per le azioni in questione.
4. Fatte salve eventuali disposizioni specifiche dell’atto di base, per ogni modifica sostanziale di una decisione di finanziamento già adottata si segue la medesima procedura che per la decisione iniziale.
Sezione 1
Impegno delle spese
Articolo 95
Impegni globali e accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno di bilancio globale è attuato o con la conclusione di una convenzione di finanziamento, che prevede a sua volta la conclusione ulteriore di uno o più impegni giuridici, o con la conclusione di uno o più impegni giuridici.
Le convenzioni di finanziamento relative al settore dell’assistenza finanziaria e del sostegno di bilancio, che costituiscono impegni giuridici, possono dare luogo a pagamenti senza conclusione di altri impegni giuridici.
2. L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure direttamente con i pagamenti, per quanto riguarda le spese per la gestione del personale o le spese sostenute dalle istituzioni per le attività di comunicazione relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 96
Adozione dell’impegno globale
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. L’impegno globale è effettuato sulla base di una decisione di finanziamento.
Esso interviene al più tardi prima della decisione di selezione dei destinatari e, quando l’esecuzione degli stanziamenti interessati implica l’adozione di un programma di lavoro a norma dell’articolo 188, non prima dell’adozione di quest’ultimo.
2. Il paragrafo 1, secondo comma, non si applica qualora l’impegno globale sia attuato mediante la conclusione di una convenzione di finanziamento.
Articolo 97
Unicità delle firme
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
1. La regola dell’unicità del firmatario per l’impegno di bilancio e l’impegno giuridico corrispondente può essere disapplicata soltanto nei seguenti casi:
a)
quando si tratta di impegni accantonati;
b)
quando gli impegni globali riguardano convenzioni di finanziamento con paesi terzi;
c)
quando la decisione dell’istituzione costituisce l’impegno giuridico;
d)
quando l’impegno globale è attuato mediante più impegni giuridici, di cui sono responsabili ordinatori diversi;
e)
quando, presso le casse di anticipi disponibili per azioni esterne, gli impegni giuridici devono essere firmati da funzionari delle unità locali di cui all’articolo 72, su istruzione dell’ordinatore responsabile, il quale conserva la responsabilità integrale dell’operazione sottostante;
f)
quando un’istituzione ha delegato i poteri di ordinatore al direttore di un ufficio europeo interistituzionale ai sensi dell’articolo 199, paragrafo 1, del regolamento finanziario.
2. In caso d’impedimento dell’ordinatore responsabile che ha firmato l’impegno di bilancio e quando la durata di tale impedimento è incompatibile con i termini per la conclusione dell’impegno giuridico, l’impegno giuridico è concluso dalla persona designata secondo le norme di sostituzione adottate da ciascuna istituzione, purché tale persona abbia la qualifica di ordinatore a norma dell’articolo 65, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Articolo 98
Spese amministrative coperte da impegni accantonati
(Articolo 85 del regolamento finanziario)
Sono considerate spese correnti di natura amministrativa che possono dare luogo a impegni accantonati le seguenti:
a)
le spese per il personale statutario e non statutario e quelle relative alle altre risorse umane, nonché le pensioni e la retribuzione degli esperti;
b)
le spese connesse ai membri dell’istituzione;
c)
le spese di formazione;
d)
le spese di concorso, selezione e assunzione;
e)
le spese di missione;
f)
le spese di rappresentanza;
g)
le spese per riunioni;
h)
gli interpreti e traduttori indipendenti;
i)
gli scambi di funzionari;
j)
le locazioni mobiliari e immobiliari a carattere ripetitivo o i pagamenti ricorrenti relativi ai contratti immobiliari ai sensi dell’articolo 121 del presente regolamento o alle rate dei prestiti a norma dell’articolo 203, paragrafo 8, del regolamento finanziario;
k)
le assicurazioni varie;
l)
la pulizia, la manutenzione e la sicurezza;
m)
le spese mediche e nel settore sociale;
n)
l’uso dei servizi di telecomunicazioni;
o)
gli oneri finanziari;
p)
le spese di contenzioso;
q)
i danni e gli interessi;
r)
le attrezzature di lavoro;
s)
l’acqua, il gas e l’elettricità;
t)
le pubblicazioni periodiche su supporto cartaceo o in forma elettronica;
u)
le attività di comunicazione delle istituzioni relative all’attualità dell’Unione.
Articolo 99
Registrazione degli impegni giuridici specifici
(Articolo 86 del regolamento finanziario)
Nel caso di un impegno di bilancio globale seguito da uno o più impegni giuridici specifici, l’ordinatore responsabile registra nella contabilità centrale gli importi dell’impegno o degli impegni giuridici specifici successivi.
Queste registrazioni contabili menzionano i riferimenti all’impegno globale sul quale sono imputate.
L’ordinatore responsabile procede a questa registrazione contabile prima di firmare il corrispondente impegno giuridico specifico, tranne nei casi di cui all’articolo 86, paragrafo 4, quarto comma, del regolamento finanziario.
In tutti i casi l’ordinatore responsabile verifica che il relativo importo complessivo non superi l’importo dell’impegno globale che li copre.
Sezione 2
Liquidazione delle spese
Articolo 100
Liquidazione e «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi ai sensi dell’articolo 110 che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.
2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.
3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore responsabile o da parte di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile mediante decisione formale e sotto la sua responsabilità conformemente all’articolo 65, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Le decisioni di autorizzazione sono conservate a fini di riferimento ulteriore.
Articolo 101
Menzione «conforme ai fatti» per i prefinanziamenti
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile o un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica con la menzione «conforme ai fatti» che sono soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento.
Articolo 102
«Visto per pagamento» per gli appalti relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la fattura emessa dal contraente è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla fattura stessa o su un documento interno che accompagna la fattura ricevuta e firmata dall’ordinatore responsabile o da un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la fattura è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), si certifica che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati o che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti. Per le forniture e i lavori, il funzionario o altro agente tecnicamente competente stabilisce un certificato di collaudo provvisorio, quindi un certificato di collaudo definitivo al termine del periodo contrattuale di garanzia. I due certificati hanno valore equivalente alla menzione «conforme ai fatti».
Per i pagamenti ricorrenti, compreso il pagamento di abbonamenti o di corsi di formazione, la menzione «conforme ai fatti» certifica che il diritto vantato dal creditore è conforme ai documenti pertinenti che giustificano il pagamento.
Articolo 103
«Visto per pagamento» per le sovvenzioni relativo a pagamenti intermedi e a saldo
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:
a)
la domanda di pagamento del beneficiario è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;
b)
la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla domanda stessa o su un documento interno che accompagna il rendiconto di spesa ricevuto e firmata da un funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;
c)
la domanda di pagamento è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.
Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), il funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla decisione o convenzione di sovvenzione nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.
Articolo 104
«Visto per pagamento» per le spese di personale
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
Per i pagamenti relativi alle spese di personale, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica l’esistenza dei seguenti documenti giustificativi:
a)
per lo stipendio mensile:
i)
l’elenco completo del personale, che precisa tutti gli elementi della retribuzione;
ii)
un modulo (scheda personale), aggiornato in base alle decisioni prese in ciascun caso particolare, che registra, ogni volta che occorre, qualsiasi modificazione di qualunque elemento della retribuzione;
iii)
se si tratta di assunzioni o di nomine in ruolo, una copia certificata conforme della decisione d’assunzione o di nomina che accompagna la liquidazione del primo stipendio;
b)
per le altre retribuzioni, come nel caso del personale retribuito a ore o a giornata: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono indicate le giornate e le ore di lavoro effettuate;
c)
per il lavoro straordinario: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono certificate le ore di lavoro straordinario effettuate;
d)
per le spese di missione:
i)
l’ordine di missione firmato dall’autorità competente;
ii)
la nota delle spese di missione, firmata dal funzionario che l’ha effettuata e dal suo superiore gerarchico autorizzato per delega, se le spese di missione non corrispondono all’ordine di missione;
e)
per alcune altre spese amministrative inerenti al personale, compresi gli abbonamenti o i corsi di formazione che, secondo il contratto, vanno pagati in anticipo: i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione sulla quale si basa la spesa e che presentano tutti gli elementi di calcolo.
La nota delle spese di missione di cui al primo comma, lettera d), punto ii), indica la località in cui si è svolta la missione, la data e l’ora di partenza e di arrivo in loco, le spese di viaggio e di soggiorno e le altre spese debitamente consentite, attestate da documenti giustificativi.
Articolo 105
Forma concreta del «visto per pagamento»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore competente a norma dell’articolo 100. In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida, in sicurezza elettronica, dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Articolo 106
Forma concreta della menzione «conforme ai fatti»
(Articolo 88 del regolamento finanziario)
In un sistema non computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» è costituita dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 101. In un sistema computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» può essere costituita dalla convalida, in sicurezza elettronica, di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.
Sezione 3
Ordinazione dei pagamenti
Articolo 107
Verifiche dell’ordinatore sui pagamenti
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
Ai fini dell’emissione dell’ordine di pagamento, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:
a)
la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento, che implica una corrispondente e previa decisione di liquidazione espressa col «visto per pagamento», l’esattezza della designazione del beneficiario e l’esigibilità del suo credito;
b)
la concordanza tra l’ordine di pagamento e l’impegno di bilancio sul quale va imputato;
c)
l’esattezza dell’imputazione in bilancio;
d)
la disponibilità degli stanziamenti.
Articolo 108
Diciture obbligatorie e trasmissione al contabile degli ordini di pagamento
(Articolo 89 del regolamento finanziario)
1. L’ordine di pagamento indica quanto segue:
a)
l’esercizio d’imputazione;
b)
l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione pertinente;
c)
i riferimenti all’impegno giuridico che apre il diritto al pagamento;
d)
i riferimenti all’impegno di bilancio sul quale va imputato;
e)
l’importo da pagare, espresso in euro;
f)
il nome, l’indirizzo e le coordinate bancarie del beneficiario;
g)
l’oggetto della spesa;
h)
il modo di pagamento;
i)
l’iscrizione dei beni negli inventari a norma dell’articolo 248.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.
Sezione 4
Pagamento delle spese
Articolo 109
Tipi di pagamento
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
2. Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
3. La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
Articolo 110
Documenti giustificativi
(Articolo 90 del regolamento finanziario)
1. Il prefinanziamento, anche nei casi in cui è ripartito in più versamenti, è pagato in base al contratto, alla decisione, alla convenzione o all’atto di base, oppure in base ai documenti giustificativi che consentono di verificare il rispetto delle disposizioni del contratto, della decisione o della convenzione. Se in tali atti è indicata la data per il versamento del prefinanziamento, il pagamento dell’importo dovuto non è subordinato alla presentazione di un’apposita domanda.
2. I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo sono basati sui documenti giustificativi che consentono di verificare che l’azione finanziata è stata eseguita nel rispetto dell’atto di base o della decisione ovvero nel rispetto delle disposizioni del contratto o della convenzione.
3. L’ordinatore responsabile definisce, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, la natura dei documenti giustificativi di cui al presente articolo, secondo l’atto di base, le decisioni, i contratti e le convenzioni. Le relazioni d’esecuzione, tecniche e finanziarie, intermedie e finali, costituiscono documenti giustificativi ai fini del paragrafo 2.
4. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 48.
Sezione 5
Termini per le operazioni di spesa
Articolo 111
Termini di pagamento e interessi di mora
(Articolo 92 del regolamento finanziario)
1. Il termine per effettuare il pagamento si intende comprensivo delle operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento.
Esso decorre dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
La domanda di pagamento è registrata tempestivamente dell’ufficio autorizzato dall’ordinatore responsabile e si considera ricevuta alla data di registrazione.
Si considera data di pagamento la data valuta di addebito del conto dell’istituzione.
2. La domanda di pagamento riporta i seguenti elementi essenziali:
a)
gli estremi del creditore;
b)
l’importo;
c)
la valuta;
d)
la data.
La mancanza di anche uno degli elementi essenziali comporta il rigetto della domanda.
Il creditore è informato per iscritto del rigetto con comunicazione motivata, tempestivamente e comunque entro 30 giorni di calendario dalla data di ricezione della domanda di pagamento.
3. In caso di sospensione a norma dell’articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco.
4. Alla scadenza dei termini stabiliti all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario il creditore ha diritto agli interessi, alle seguenti condizioni:
a)
i tassi d’interesse sono quelli indicati all’articolo 83, paragrafo 2, del presente regolamento;
b)
gli interessi vengono pagati per il periodo decorrente dal giorno di calendario successivo alla scadenza del termine di pagamento stabilito all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario fino alla data in cui il pagamento è effettuato.
Tuttavia, gli interessi calcolati a norma del primo comma del presente paragrafo, qualora siano pari o inferiori a 200 EUR, sono versati al creditore soltanto previa domanda presentata entro due mesi dalla data di ricezione del pagamento tardivo.
5. Ogni istituzione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione riguardante il rispetto dei termini o la sospensione dei termini stabiliti all’articolo 92 del regolamento finanziario. La relazione della Commissione viene allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività previste all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
CAPO 7
Sistemi informatici
Articolo 112
Descrizione dei sistemi informatici
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
Quando per il trattamento delle operazioni di esecuzione del bilancio sono utilizzati sistemi e sottosistemi informatici, è necessaria una descrizione completa e aggiornata di ciascuno di essi.
Ogni descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta ogni singola operazione. Descrive inoltre dettagliatamente il modo in cui il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ogni operazione.
Articolo 113
Salvaguardie regolari
(Articolo 93 del regolamento finanziario)
I dati dei sistemi e sottosistemi informatici sono salvaguardati periodicamente e conservati in luogo sicuro.
CAPO 8
Il revisore interno
Articolo 114
Designazione del revisore interno
(Articolo 98 del regolamento finanziario)
1. Ciascuna istituzione designa il proprio revisore interno secondo modalità adeguate alle sue specificità e alle sue esigenze. L’istituzione informa il Parlamento europeo e il Consiglio della designazione del revisore interno.
2. Ciascuna istituzione definisce secondo la propria specificità e le proprie esigenze la sfera delle funzioni del revisore interno, e stabilisce in dettaglio gli obiettivi e le procedure dell’esercizio della funzione di revisione contabile interna, nel rispetto delle norme internazionali in vigore in materia di revisione contabile interna.
3. L’istituzione può designare come revisore interno, in base alle sue competenze particolari, un funzionario o altro agente soggetto allo statuto che sia cittadino di uno Stato membro.
4. Quando diverse istituzioni designano un medesimo revisore interno, esse adottano le disposizioni necessarie affinché la sua responsabilità possa essere chiamata in causa secondo il disposto dell’articolo 119.
5. Quando il revisore interno cessa dalle sue funzioni, l’istituzione ne informa il Parlamento europeo e il Consiglio.
Articolo 115
Risorse a disposizione del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
L’istituzione mette a disposizione del revisore interno le risorse necessarie al corretto espletamento della sua funzione di controllo e una carta delle funzioni che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.
Articolo 116
Programma di lavoro
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno adotta il proprio programma di lavoro e lo sottopone all’istituzione.
2. L’istituzione può chiedere al revisore interno di effettuare controlli non figuranti nel programma di lavoro di cui al paragrafo 1.
Articolo 117
Relazioni del revisore interno
(Articolo 99 del regolamento finanziario)
1. Il revisore interno presenta all’istituzione la relazione annuale di revisione contabile interna di cui all’articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario, che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le principali raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
La relazione annuale del revisore interno segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall’istanza specializzata, istituita a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario.
2. Ciascuna istituzione esamina se le raccomandazioni formulate nelle relazioni del suo revisione interno possano essere oggetto di uno scambio con le altre istituzioni circa le migliori pratiche.
3. Il revisore contabile interno, nell’elaborare la sua relazione, volge particolare attenzione all’osservanza integrale del principio della sana gestione finanziaria e accerta che siano stati presi i provvedimenti adeguati per migliorarne e potenziarne costantemente l’applicazione.
Articolo 118
Indipendenza
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Il revisore interno gode di totale indipendenza nello svolgimento delle revisioni contabili. Non può ricevere istruzioni né vedersi opporre alcun limite relativamente all’esercizio delle funzioni che, in virtù della sua designazione, gli sono assegnate a norma del regolamento finanziario.
Articolo 119
Responsabilità del revisore interno
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
La responsabilità del revisore interno in quanto funzionario o altro agente soggetto allo statuto può essere chiamata in causa soltanto dall’istituzione stessa, alle condizioni precisate al presente articolo.
L’istituzione adotta una decisione motivata recante apertura di un’indagine. La decisione è comunicata all’interessato. L’istituzione può incaricare dell’indagine, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari di grado uguale o superiore a quello dell’interessato. Nel corso dell’indagine, l’interessato deve essere inteso.
La relazione d’indagine è comunicata all’interessato che è successivamente inteso dall’istituzione sulla relazione medesima.
In base alla relazione e all’audizione, l’istituzione adotta una decisione motivata di conclusione della procedura oppure una decisione motivata, a norma degli articoli 22 e 86 e dell’allegato IX dello statuto. Le decisioni che prevedono l’applicazione di misure disciplinari o l’imposizione di sanzioni pecuniarie sono notificate all’interessato e trasmesse, per informazione, alle altre istituzioni e alla Corte dei conti.
Contro dette decisioni l’interessato può presentare ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea, secondo le disposizioni dello statuto.
Articolo 120
Azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea
(Articolo 100 del regolamento finanziario)
Fatti salvi i mezzi di ricorso previsti dallo statuto, il revisore interno può avviare direttamente un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro qualsiasi atto relativo all’esercizio della sua funzione di revisore interno. Tale azione dev’essere proposta entro tre mesi dal giorno di calendario della notificazione dell’atto in causa.
Il ricorso è istruito e giudicato secondo le disposizioni dell’articolo 91, paragrafo 5, dello statuto dei funzionari dell’Unione europea.
TITOLO V
APPALTI PUBBLICI
CAPO 1
Disposizioni generali
Sezione 1
Ambito d’applicazione e principi di aggiudicazione
Articolo 121
Definizioni e ambito di applicazione
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.
2. Gli appalti di forniture riguardano l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di prodotti. Un appalto per la fornitura di prodotti e, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e d’installazione, è considerato un appalto di forniture.
3. Gli appalti di lavori riguardano l’esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l’esecuzione di lavori o di un’opera relativi a una delle attività di cui all’allegato I della direttiva 2004/18/CE, oppure la realizzazione, con qualsiasi mezzo, di un’opera rispondente alle esigenze specificate dall’amministrazione aggiudicatrice. Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica.
4. Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari.
Un appalto che riguardi due o più tipologie (lavori, servizi o forniture) è aggiudicato secondo le disposizioni applicabili alla tipologia che caratterizza l’ambito principale dell’appalto in questione.
Nel caso di appalti misti che constano di servizi e forniture, l’oggetto principale è determinato raffrontando i valori rispettivi dei servizi e delle forniture.
Ogni riferimento alle nomenclature nel contesto degli appalti pubblici è effettuato sulla base del «Vocabolario comune per gli appalti pubblici (Common Procurement Vocabulary - CPV)» di cui al regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (11).
5. I termini «imprenditore», «fornitore» e «prestatore di servizi» designano una persona fisica o giuridica o un ente pubblico o un raggruppamento di tali persone e/o enti che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori e/o di opere, prodotti o servizi. Il termine «operatore economico» comprende gli imprenditori, i fornitori e i prestatori di servizi. Il termine «offerente» designa l’operatore economico che ha presentato un’offerta. Il termine «candidato» designa chi ha chiesto di poter partecipare a una procedura ristretta, a un dialogo competitivo o a una procedura negoziata. Il termine «potenziale offerente» designa l’operatore economico iscritto in un elenco di potenziali offerenti a norma dell’articolo 136, paragrafo 1, lettera b).
I raggruppamenti di operatori economici sono autorizzati a presentare un’offerta o a candidarsi. Ai fini della presentazione di un’offerta o di una domanda di partecipazione, le amministrazioni aggiudicatrici non possono esigere che i raggruppamenti abbiano una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l’appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell’appalto.
6. Sono considerati amministrazioni aggiudicatrici i servizi delle istituzioni dell’Unione, salvo quando concludano fra loro accordi amministrativi intesi a ottenere la prestazione di servizi, la fornitura di prodotti o l’esecuzione di lavori o di appalti immobiliari.
7. Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
8. Tutte le comunicazioni con gli operatori economici, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dall’autorità aggiudicatrice.
9. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
10. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 9, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 122
Contratti quadro e contratti specifici
(Articolo 101 del regolamento finanziario)
1. La durata di un contratto quadro non può superare i quattro anni, salvo in casi eccezionali debitamente giustificati, in particolare dall’oggetto del contratto quadro.
I contratti specifici basati su contratti quadro sono aggiudicati secondo le condizioni stabilite nel contratto quadro, solo fra le amministrazioni aggiudicatrici e i contraenti del contratto quadro.
In sede di aggiudicazione dei contratti specifici, le parti non possono apportare modifiche sostanziali al contratto quadro.
2. Quando un contratto quadro è concluso con un unico operatore economico, i contratti specifici sono aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nel contratto quadro.
In circostanze debitamente giustificate, le amministrazioni aggiudicatrici possono consultare per iscritto l’operatore economico, chiedendogli di completare, se necessario, la sua offerta.
3. Quando un contratto quadro è concluso con più operatori economici, questi devono essere almeno tre, purché vi sia un numero sufficiente di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione o un numero sufficiente di offerte ammissibili che soddisfano i criteri di aggiudicazione.
Il contratto quadro concluso con più operatori economici può assumere la forma di contratti distinti che contengono le medesime condizioni.
I contratti specifici basati su contratti quadro conclusi con più operatori economici sono aggiudicati secondo le seguenti modalità:
a)
in caso di contratti quadro senza nuovo confronto competitivo, mediante applicazione delle condizioni stabilite nel contratto quadro;
b)
in caso di contratti quadro con nuovo confronto competitivo, dopo aver rilanciato il confronto competitivo fra le parti in base alle medesime condizioni, se necessario precisandole, e, se del caso, ad altre condizioni indicate nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
Per ogni contratto specifico da aggiudicare secondo le modalità previste al terzo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici consultano per iscritto i contraenti del contratto quadro, fissando un termine sufficiente per presentare l’offerta. Le offerte sono presentate per iscritto. Le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano ogni contratto specifico all’offerente che ha presentato l’offerta migliore in base ai criteri di aggiudicazione indicati nel capitolato d’oneri del contratto quadro.
4. Nei settori soggetti a una rapida evoluzione dei prezzi e della tecnologia, i contratti quadro che non prevedono un nuovo confronto competitivo comprendono una clausola che prescrive un riesame a medio termine oppure un sistema di parametri di riferimento. Dopo il riesame a medio termine, se le condizioni stabilite inizialmente non sono più consone all’andamento dei prezzi o agli sviluppi tecnologici, l’amministrazione aggiudicatrice non può fare uso del contratto quadro in questione e prende i provvedimenti adeguati per risolverlo.
5. Soltanto i contratti specifici basati su contratti quadro sono preceduti da un impegno di bilancio.
Sezione 2
Pubblicazione
Articolo 123
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti il cui valore è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, la pubblicazione comprende un bando di gara, fatto salvo l’articolo 134, e un avviso relativo all’aggiudicazione dell’appalto. Un avviso di preinformazione è obbligatorio solo quando l’amministrazione aggiudicatrice intende avvalersi della facoltà di ridurre il termine per la ricezione delle offerte a norma dell’articolo 152, paragrafo 4.
2. L’avviso di preinformazione è l’avviso con il quale le amministrazioni aggiudicatrici fanno conoscere, a titolo indicativo, il valore totale stimato e l’oggetto degli appalti e contratti quadro che intendono aggiudicare nel corso di un esercizio, esclusi gli appalti oggetto di procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
L’avviso di preinformazione è pubblicato dall’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (in prosieguo «Ufficio delle pubblicazioni») oppure dalle stesse amministrazioni aggiudicatrici sul loro «profilo di committente».
L’avviso di preinformazione obbligatorio è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni o pubblicato sul profilo di committente non appena possibile e, in ogni caso, entro il 31 marzo di ogni esercizio finanziario.
Le amministrazioni aggiudicatrici che pubblicano l’avviso di preinformazione sul loro profilo di committente inviano all’Ufficio delle pubblicazioni, per via elettronica nel formato e secondo le modalità di trasmissione indicati nell’allegato VIII, punto 3, della direttiva 2004/18/CE, una comunicazione in cui è annunciata la pubblicazione di un avviso di preinformazione su un profilo di committente.
3. Il bando di gara permette alle amministrazioni aggiudicatrici di rendere nota l’intenzione d’iniziare la procedura di aggiudicazione di un appalto o di un contratto quadro o d’istituire un sistema dinamico di acquisizione, di cui all’articolo 131. Fatti salvi i contratti conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, il bando di gara è obbligatorio per i contratti d’appalto il cui valore stimato è pari o superiore alle soglie indicate all’articolo 170, paragrafo 1.
Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
In caso di procedura aperta, il bando di gara precisa data, ora ed eventualmente luogo della riunione della commissione incaricata dell’apertura delle offerte, alla quale possono partecipare gli offerenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano se le varianti sono autorizzate o no e precisano i livelli minimi di capacità da esse richiesti se si avvalgono della facoltà conferita loro dall’articolo 146, paragrafo 2, secondo comma. Esse indicano i criteri di selezione, di cui all’articolo 146, che intendono applicare, il numero minimo di candidati che intendono invitare e, all’occorrenza, il numero massimo, nonché i criteri obiettivi e non discriminatori per ridurre tale numero, a norma dell’articolo 128, paragrafo 1, secondo comma.
Se tutti i documenti di gara sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica, in particolare per i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, nel bando di gara figura l’indirizzo internet sul quale è possibile consultare tali documenti.
Le amministrazioni aggiudicatrici che intendono indire un concorso manifestano tale intenzione mediante un avviso.
Se del caso, le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel bando di gara che la procedura di aggiudicazione è interistituzionale. In tale ipotesi, nel bando di gara sono indicate le istituzioni, le agenzie esecutive o gli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario che partecipano alla procedura di aggiudicazione, l’istituzione responsabile della procedura di aggiudicazione e il volume totale degli appalti per l’insieme delle istituzioni, delle agenzie esecutive o degli organismi interessati.
4. L’avviso di aggiudicazione dell’appalto riporta i risultati della procedura di aggiudicazione di appalti, contratti quadro e appalti basati su un sistema dinamico d’acquisizione. Tale avviso è obbligatorio per gli appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate dall’articolo 170, paragrafo 1. Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.
L’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni di calendario dalla data in cui è stato firmato il contratto o il contratto quadro. Tuttavia, gli avvisi relativi a contratti basati su un sistema dinamico di acquisizione possono essere raggruppati per trimestre. In tal caso sono inviati all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni dalla fine di ogni trimestre.
Le amministrazioni aggiudicatrici che hanno indetto un concorso di progettazione inviano all’Ufficio delle pubblicazioni un avviso in merito ai risultati del concorso.
In caso di procedure interistituzionali, l’avviso di aggiudicazione è inviato dall’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Se trattasi di contratto o contratto quadro di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, che sia stato aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare del bando di gara, l’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni in tempo utile perché la pubblicazione avvenga prima della firma del contratto, secondo i termini e le condizioni di cui all’articolo 171, paragrafo 1.
Fatto salvo l’articolo 21, le informazioni relative al valore e ai contraenti dei contratti specifici basati su un contratto quadro nel corso di un determinato esercizio finanziario sono pubblicate sul sito internet dell’amministrazione aggiudicatrice, entro il 30 giugno successivo alla fine dell’esercizio finanziario stesso, qualora le soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, risultino superate a causa della stipulazione di un contratto specifico o per effetto del valore complessivo dei contratti specifici in questione.
5. I bandi e gli avvisi sono redatti secondo i modelli di formulari adottati dalla Commissione conformemente alla direttiva 2004/18/CE.
Articolo 124
Misure di pubblicità per gli appalti ai quali non si applica la direttiva 2004/18/CE
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste all’articolo 170, paragrafo 1, formano oggetto di adeguata pubblicità, allo scopo di aprirli alla concorrenza e di garantire l’imparzialità delle procedure di aggiudicazione. Tale pubblicità comporta:
a)
un bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, o un invito a manifestare interesse per gli appalti d’oggetto simile, di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1;
b)
un’idonea pubblicità ex ante su internet per gli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2.
2. Gli appalti immobiliari e gli appalti dichiarati segreti, di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j), del presente regolamento, formano oggetto soltanto di una pubblicazione annuale specifica dell’elenco dei contraenti, che precisa l’oggetto e il valore dell’appalto aggiudicato. Tale elenco è trasmesso al Parlamento europeo e al Consiglio. Se l’amministrazione aggiudicatrice è la Commissione, essa allega l’elenco alla sintesi delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.
3. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1, che non sono stati oggetto di un avviso di aggiudicazione individuale sono trasmesse all’Ufficio delle pubblicazioni. Gli elenchi annuali dei contraenti sono trasmessi entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
4. Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.
Articolo 125
Pubblicazione dei bandi e degli avvisi
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
1. L’Ufficio delle pubblicazioni pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea i bandi e gli avvisi di cui agli articoli 123 e 124, entro dodici giorni di calendario dalla spedizione.
Il termine di cui al primo comma è ridotto a cinque giorni di calendario nelle procedure accelerate di cui all’articolo 154.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici devono essere in grado di fornire la prova della data di spedizione.
Articolo 126
Altre forme di pubblicità
(Articolo 103 del regolamento finanziario)
Oltre alle forme di pubblicità di cui agli articoli 123, 124 e 125, gli appalti possono essere oggetto di qualsiasi altra forma di pubblicità, in particolare in forma elettronica. Dette altre forme di pubblicità fanno rinvio all’eventuale bando o avviso pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea di cui all’articolo 125, al quale non possono essere anteriori e che è il solo facente fede.
Dette forme di pubblicità non possono introdurre discriminazioni tra i candidati od offerenti, né contenere informazioni diverse da quelle contenute nell’eventuale bando di gara.
Sezione 3
Procedure di aggiudicazione degli appalti
Articolo 127
Tipologia delle procedure di aggiudicazione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. L’aggiudicazione di un appalto avviene sia su gara d’appalto, con procedura aperta, ristretta o negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, sia con procedura negoziata senza preliminare pubblicazione di un bando di gara, eventualmente a seguito di concorso.
2. La procedura di gara è aperta quando ogni operatore economico interessato può presentare un’offerta. Ciò vale anche per i sistemi dinamici d’acquisizione di cui all’articolo 131.
La procedura è ristretta quando tutti gli operatori economici possono chiedere di partecipare, ma soltanto i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146 e che sono invitati contemporaneamente e per iscritto dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un’offerta o una soluzione nell’ambito della procedura di dialogo competitivo di cui all’articolo 132.
La fase di selezione può svolgersi per ogni singola gara d’appalto, anche nell’ambito di un dialogo competitivo, oppure allo scopo di costituire un elenco di potenziali candidati nell’ambito della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a).
3. In una procedura negoziata, le amministrazioni aggiudicatrici consultano gli offerenti di loro scelta, conformi ai criteri di selezione di cui all’articolo 146, e pattuiscono con uno o più di essi le condizioni dell’offerta.
Nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara di cui all’articolo 135, l’invito a negoziare è inviato ai candidati selezionati, simultaneamente e per iscritto.
4. I concorsi sono procedure intese a fornire all’amministrazione aggiudicatrice la possibilità di acquisire, soprattutto nel settore dell’architettura e dell’ingegneria civile o del trattamento di dati, un piano o un progetto che viene proposto da una commissione giudicatrice dopo apertura alla concorrenza, con o senza attribuzione di premi.
Articolo 128
Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nella procedura ristretta e nelle procedure di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettere a) e b), il numero di candidati invitati a presentare un’offerta non può essere inferiore a cinque, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
L’amministrazione aggiudicatrice può inoltre prevedere un numero massimo di candidati, in funzione dell’oggetto dell’appalto e sulla base di criteri di selezione oggettivi e non discriminatori. In tal caso, la forcella e i criteri sono indicati nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse di cui agli articoli 123 e 124.
In ogni caso, il numero di candidati ammessi a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
2. Nelle procedure negoziate e in esito al dialogo competitivo il numero di candidati invitati a negoziare o a presentare un’offerta non può essere inferiore a tre, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.
Il numero di candidati invitati a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.
Il disposto del primo e del secondo comma non si applica:
a)
agli appalti di valore molto modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 2;
b)
agli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV;
c)
agli appalti dichiarati segreti di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
3. Se il numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione e i livelli minimi è inferiore al numero minimo previsto ai paragrafi 1 e 2, l’amministrazione aggiudicatrice può proseguire la procedura invitando il candidato o i candidati in possesso delle capacità richieste. Essa non può invece includere altri operatori economici non inizialmente invitati a partecipare alla procedura o candidati che non abbiano le capacità richieste.
Articolo 129
Svolgimento delle procedure negoziate
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
Le amministrazioni aggiudicatrici negoziano con gli offerenti le offerte da questi presentate per adattarle alle esigenze che hanno indicato nel bando di gara di cui all’articolo 123 o nel capitolato d’oneri e nei documenti complementari eventuali e al fine di individuare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
Nel corso del negoziato, le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti.
Quando le amministrazioni aggiudicatrici possono aggiudicare un appalto secondo la procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando di gara a norma dell’articolo 135, esse possono prevedere che la procedura negoziata si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero delle offerte da negoziare, applicando i criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. Il ricorso a tale facoltà è indicato nel bando di gara o nel capitolato d’oneri.
Articolo 130
Concorso
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le regole relative all’organizzazione di un concorso sono messe a disposizione di coloro che sono interessati a parteciparvi.
Il numero dei candidati invitati a partecipare deve permettere un’effettiva concorrenza.
2. La commissione giudicatrice è nominata dall’ordinatore responsabile. È composta esclusivamente da persone fisiche indipendenti dai partecipanti al concorso. Quando è richiesta una qualificazione professionale particolare per partecipare al concorso, almeno un terzo dei membri deve avere la stessa qualificazione o una qualificazione equivalente.
La commissione giudicatrice dispone di autonomia di parere. I suoi pareri sono presi su progetti presentati in modo anonimo dai candidati ed esclusivamente sulla base dei criteri indicati nel bando di concorso.
3. La commissione giudicatrice iscrive in un verbale, firmato dai suoi membri, le proprie proposte, fondate sui meriti di ciascun progetto, nonché le proprie osservazioni.
L’anonimato dei candidati è preservato fino al parere della commissione giudicatrice.
La commissione giudicatrice può invitare i candidati a rispondere alle domande iscritte nel verbale, allo scopo di chiarire un progetto. Viene redatto il verbale integrale del dialogo che ne consegue.
4. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi una decisione nella quale precisa il nome e l’indirizzo del candidato prescelto motivando la scelta in base ai criteri preventivamente indicati nel bando di concorso, in particolare se si discosta dalle proposte presentate nel parere della commissione giudicatrice.
Articolo 131
Sistema dinamico di acquisizione
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Il sistema dinamico di acquisizione è un processo interamente elettronico per acquisti di uso corrente, aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un’offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri e agli eventuali documenti complementari. Le offerte indicative possono essere migliorate in qualsiasi momento, a condizione che restino conformi al capitolato d’oneri.
2. Ai fini dell’istituzione di un sistema dinamico di acquisizione, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara nel quale è precisato che si tratta di un sistema dinamico di acquisizione ed è indicato l’indirizzo internet presso il quale è possibile consultare liberamente, direttamente e completamente il capitolato d’oneri e ogni documento complementare, dalla pubblicazione del bando fino alla conclusione del sistema.
Le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel capitolato d’oneri, tra l’altro, la natura degli acquisti previsti che sono oggetto di detto sistema e tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici accordano a qualsivoglia operatore economico, per tutta la durata del sistema dinamico di acquisizione, la possibilità di presentare un’offerta indicativa, allo scopo di essere ammesso nel sistema alle condizioni di cui al paragrafo 1. Esse portano a termine la valutazione entro il termine massimo di 15 giorni dalla presentazione dell’offerta indicativa. Possono tuttavia prolungare il periodo di valutazione a condizione che nel frattempo non intervenga un confronto concorrenziale.
Le amministrazioni aggiudicatrici informano al più presto l’offerente della sua ammissione nel sistema dinamico di acquisizione o del rigetto della sua offerta.
4. Ogni appalto specifico forma oggetto di un confronto concorrenziale. Prima di procedervi, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara semplificato, invitando tutti gli operatori economici interessati a presentare un’offerta indicativa entro un termine che non può essere inferiore a 15 giorni a decorrere dalla data di invio del bando di gara semplificato. Le amministrazioni aggiudicatrici procedono al confronto concorrenziale soltanto dopo aver terminato la valutazione di tutte le offerte indicative introdotte entro questo termine.
Le amministrazioni aggiudicatrici invitano tutti gli offerenti ammessi nel sistema a presentare un’offerta entro un termine ragionevole. Esse aggiudicano l’appalto all’offerente che ha presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri di aggiudicazione enunciati nel bando di gara per l’istituzione del sistema dinamico di acquisizione. Detti criteri possono, all’occorrenza, essere precisati nell’invito a presentare un’offerta.
5. La durata di un sistema dinamico di acquisizione non può superare quattro anni, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere a detto sistema in modo da ostacolare, limitare o falsare la concorrenza.
Nessun costo procedurale può essere posto a carico degli operatori economici interessati o dei partecipanti al sistema.
Articolo 132
Dialogo competitivo
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Nel caso di appalti particolarmente complessi, le amministrazioni aggiudicatrici possono avvalersi del dialogo competitivo di cui all’articolo 29 della direttiva 2004/18/CE quando ritengano che il ricorso diretto alla procedura aperta o alle modalità relative alla procedura ristretta non permetta di aggiudicare l’appalto all’offerta economicamente più vantaggiosa.
Un appalto è considerato particolarmente complesso quando l’amministrazione aggiudicatrice non è oggettivamente in grado di definire i mezzi tecnici atti a soddisfare le sue necessità o i suoi obiettivi, oppure di specificare l’impostazione giuridica o finanziaria del progetto.
2. Le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara in cui rendono note le loro necessità ed esigenze, definendole nel bando stesso e/o in un documento descrittivo.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici avviano un dialogo con i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146, per individuare e definire i mezzi più idonei a soddisfare le proprie necessità.
Durante il dialogo le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti e la riservatezza delle soluzioni proposte o di altre informazioni fornite dai candidati partecipanti al dialogo, salvo che questi non ne autorizzino la diffusione.
Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere che la procedura si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero di soluzioni da discutere nella fase del dialogo, applicando i criteri di aggiudicazione precisati nel bando di gara o nel documento descrittivo, se tale possibilità è prevista nel bando di gara o nel documento descrittivo.
4. Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici li invitano a presentare le loro offerte finali in base alla soluzione o alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte comprendono tutti gli elementi richiesti e necessari per l’esecuzione del progetto.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice le offerte possono essere chiarite, precisate e perfezionate, a condizione che non ne consegua la modifica di elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto posto in gara, la cui variazione rischi di falsare la concorrenza o di avere un effetto discriminatorio.
A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerente che risulta aver presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa può essere indotto a precisare gli aspetti della sua offerta o a confermare gli impegni in essa figuranti, a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto quale posto in gara, falsare la concorrenza o comportare discriminazioni.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere premi o pagamenti ai partecipanti al dialogo.
Articolo 133
Aggiudicazione congiunta
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra un’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri, Stati EFTA o paesi candidati all’Unione si applicano le disposizioni procedurali dell’istituzione.
Quando l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro detiene o gestisce una quota del valore totale stimato dell’appalto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, l’istituzione può decidere che si applichino le norme procedurali dell’amministrazione aggiudicatrice dello Stato membro, purché esse possano essere considerate equivalenti a quelle dell’istituzione.
L’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro, di uno Stato EFTA o di un paese candidato all’Unione che svolgono congiuntamente la procedura di aggiudicazione si accordano, in particolare, sulle modalità pratiche della valutazione delle domande di partecipazione o delle offerte, sull’aggiudicazione dell’appalto, sul diritto da applicare all’appalto e sul giudice competente in caso di controversie.
Articolo 134
Ricorso a una procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, qualunque sia l’importo stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata o alcuna domanda di partecipazione in risposta a una procedura aperta o ristretta, previa conclusione della procedura iniziale, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138;
b)
qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un operatore economico determinato;
c)
nella misura strettamente necessaria, qualora l’estrema urgenza determinata da eventi imprevedibili non imputabili all’amministrazione aggiudicatrice non consenta di rispettare i termini previsti per le altre procedure, di cui agli articoli 152, 153 e 154;
d)
qualora un appalto di servizi faccia seguito a un concorso e, secondo le norme applicabili, debba essere aggiudicato al vincitore o a uno dei vincitori del concorso; in quest’ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare alla negoziazione;
e)
per i servizi e lavori complementari, non compresi nel progetto inizialmente previsto né nel contratto iniziale, i quali, in seguito a circostanze impreviste, sono divenuti necessari per la prestazione del servizio o l’esecuzione dell’opera, alle condizioni di cui al paragrafo 2;
f)
per nuovi servizi o lavori consistenti nella ripetizione di servizi o lavori analoghi già affidati all’operatore economico cui la medesima amministrazione aggiudicatrice ha aggiudicato l’appalto iniziale, purché tali servizi o lavori siano conformi al progetto di base e che tale progetto sia stato oggetto di un primo appalto aggiudicato mediante procedura aperta o ristretta, alle condizioni di cui al paragrafo 3;
g)
per gli appalti di forniture:
i)
nel caso di consegne complementari destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; la durata di tali contratti non può superare i tre anni;
ii)
per i prodotti fabbricati puramente a scopo di ricerca, sperimentazione, studio o sviluppo, a esclusione delle prove di redditività del prodotto o la produzione su larga scala destinata a coprire i costi di ricerca e sviluppo;
iii)
per forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
iv)
per acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
per gli appalti immobiliari, previa indagine del mercato locale;
i)
per gli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV, purché questi appalti formino oggetto di adeguata pubblicità;
j)
per gli appalti dichiarati segreti dall’istituzione o dalle autorità da questa delegate, o per gli appalti alla cui esecuzione devono accompagnarsi speciali misure di sicurezza, secondo le disposizioni amministrative vigenti o quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione.
2. Per i servizi e lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera e), nei casi seguenti l’amministrazione aggiudicatrice può ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara a condizione che siano aggiudicati al contraente che esegue tale appalto:
a)
qualora tali appalti complementari non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
oppure qualora tali servizi o lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento.
Il valore cumulato degli appalti complementari non deve superare il 50 % dell’importo dell’appalto iniziale.
3. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera f), del presente articolo, la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata è indicata sin dall’apertura della gara per la prima operazione e, per il calcolo delle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, viene preso in considerazione l’importo totale previsto per il proseguimento dei servizi o lavori. Il ricorso a questa procedura è limitato all’esecuzione dell’appalto iniziale e al massimo al triennio successivo alla firma del contratto.
Articolo 135
Ricorso a una procedura negoziata con pubblicazione preliminare di un bando di gara
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata previa pubblicazione del bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell’appalto, nei seguenti casi:
a)
in caso di offerte irregolari o inaccettabili, in particolare secondo i criteri di selezione o di aggiudicazione, presentate in risposta a una procedura aperta o ristretta o a un dialogo competitivo già conclusi, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138 e fatta salva l’applicazione del paragrafo 2 del presente articolo;
b)
in casi eccezionali, quando si tratta di lavori, forniture o servizi la cui natura o i cui rischi non consentano all’offerente di stabilire preliminarmente il prezzo globale;
c)
qualora la natura dei servizi oggetto dell’appalto, in particolare nel caso dei servizi finanziari e delle prestazioni di natura intellettuale, renda impossibile stabilire le specifiche dell’appalto con una precisione sufficiente che permetta di aggiudicare l’appalto selezionando l’offerta migliore secondo le norme della procedura aperta o della procedura ristretta;
d)
per gli appalti di lavori, quando i lavori sono realizzati unicamente a scopo di ricerca, sperimentazione o messa a punto e non per assicurare una redditività o il recupero dei costi di ricerca e di sviluppo;
e)
per gli appalti di servizi di cui all’allegato II B della direttiva 2004/18/CE, salvo il disposto dell’articolo 134, paragrafo 1, lettere i) e j), e paragrafo 2, del presente regolamento;
f)
per servizi di ricerca e sviluppo diversi da quelli i cui risultati appartengono esclusivamente all’amministrazione aggiudicatrice, che li utilizza nello svolgimento delle sue attività, a condizione che l’amministrazione aggiudicatrice retribuisca in misura integrale il servizio a essa prestato;
g)
per gli appalti di servizi riguardanti l’acquisto, lo sviluppo, la produzione o coproduzione di programmi destinati alla radiotelediffusione da parte di emittenti, e per gli appalti relativi ai tempi di radiotelediffusione.
2. Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono non pubblicare il bando di gara se includono nella procedura negoziata tutti e soltanto gli offerenti rispondenti ai criteri di selezione i quali, nella procedura precedente, abbiano presentato offerte conformi alle esigenze formali della procedura di aggiudicazione.
Articolo 136
Procedura a seguito di invito a manifestare interesse
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore non superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e fatti salvi gli articoli 134 e 135, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere a un invito a manifestare interesse per:
a)
preselezionare i candidati che saranno invitati a presentare un’offerta in caso di future procedure ristrette;
b)
ovvero, in alternativa, preparare un elenco di potenziali offerenti che saranno invitati a presentare domande di partecipazione od offerte.
2. L’elenco risultante da un invito a manifestare interesse è valido per i seguenti periodi:
a)
non oltre i tre anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a), del presente articolo;
b)
non oltre cinque anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), in caso di elenco di potenziali offerenti di cui al paragrafo 1, lettera b), del presente articolo.
L’elenco di cui al primo comma può comprendere sottoelenchi.
Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo.
3. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i candidati o potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a:
a)
presentare un’offerta nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a);
b)
ovvero, in alternativa, presentare, nel caso dell’elenco di cui al paragrafo 1, lettera b):
i)
offerte, comprendenti i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione;
ii)
ovvero, in alternativa, i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione e, in una seconda fase, le offerte in caso tali criteri siano soddisfatti.
Articolo 137
Appalti di valore modesto
(Articolo 104 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR è consentita la procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, con consultazione di almeno tre candidati.
Se, dopo aver consultato i candidati, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
2. Gli appalti di valore molto modesto, non superiore a 15 000 EUR, possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.
3. I pagamenti relativi a spese d’importo non superiore a 1 000 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Articolo 138
Documenti di gara
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara comportano almeno quanto segue:
a)
l’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132;
b)
il capitolato d’oneri allegato all’invito o nel caso del dialogo competitivo di cui all’articolo 132, un documento descrittivo delle necessità ed esigenze dell’amministrazione aggiudicatrice o l’indicazione dell’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti;
c)
il progetto di contratto basato sul modello di contratto.
Il primo comma, lettera c), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
I documenti di gara contengono un riferimento alle misure di pubblicità adottate a norma degli articoli da 123 a 126.
2. L’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo precisa almeno:
a)
le modalità d’invio e di presentazione delle offerte, in particolare la data e l’ora limite, l’eventuale obbligo di rispondere compilando un modulo tipo, i documenti da allegare, compresi i documenti attestanti la capacità economica, finanziaria, professionale e tecnica di cui all’articolo 146, se non sono precisati nel bando di gara, e l’indirizzo al quale devono essere trasmessi;
b)
che la presentazione di un’offerta costituisce accettazione del capitolato d’oneri di cui al paragrafo 1 al quale si riferisce e che tale presentazione vincola l’offerente durante l’esecuzione dell’appalto, qualora ne divenga l’aggiudicatario;
c)
il periodo di validità delle offerte, durante il quale l’offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;
d)
il divieto di qualsiasi contatto tra l’amministrazione aggiudicatrice e l’offerente nel corso della procedura, salvo a titolo eccezionale, alle condizioni previste dall’articolo 160 e in precise condizioni di visita, quando sia prevista una visita sul posto;
e)
nel caso di dialogo competitivo, la data prevista e l’indirizzo per l’inizio della fase di consultazione.
3. Il capitolato d’oneri precisa almeno:
a)
i criteri di esclusione e di selezione relativi all’appalto, tranne nei casi di dialogo competitivo, procedura ristretta e procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando ai sensi dell’articolo 135; in questi casi, i criteri figurano soltanto nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse;
b)
i criteri di aggiudicazione dell’appalto e la loro ponderazione relativa oppure, all’occorrenza, il loro ordine decrescente d’importanza, se non figura nel bando di gara;
c)
le specifiche tecniche di cui all’articolo 139;
d)
le esigenze minime che le varianti devono rispettare, nell’ambito delle procedure di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa di cui all’articolo 149, paragrafo 2, qualora l’amministrazione aggiudicatrice abbia indicato nel bando di gara che le varianti sono autorizzate;
e)
l’applicazione del protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea o, all’occorrenza, della convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche o della convenzione di Vienna sulle relazioni consolari;
f)
le modalità di prova in materia di accesso agli appalti, a norma dell’articolo 172;
g)
nel sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131, la natura degli acquisti previsti, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Il modello di contratto precisa in particolare quanto segue:
a)
le penali previste in caso d’inosservanza delle clausole del contratto;
b)
le diciture che devono figurare sulle fatture o sui pertinenti documenti giustificativi a norma dell’articolo 102;
c)
che quando le amministrazioni aggiudicatrici sono le istituzioni, al contratto si applica il diritto dell’Unione, se necessario integrato dal diritto nazionale indicato nel contratto stesso;
d)
il giudice competente in caso di controversie.
Ai fini del primo comma, lettera c), del presente paragrafo, per i contratti di cui all’articolo 121, paragrafo 1, il progetto di contratto può fare riferimento esclusivamente al diritto nazionale.
5. Le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere dall’offerente informazioni sulle parti dell’appalto che intende subappaltare e sull’identità dei subappaltatori. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere che il candidato od offerente fornisca, oltre alle informazioni di cui all’articolo 143, informazioni sulle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del futuro subappaltatore ai sensi degli articoli 146, 147 e 148, in particolare quando il subappalto costituisce una parte considerevole dell’appalto.
Articolo 139
Specifiche tecniche
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche tecniche devono consentire pari accesso ai candidati e agli offerenti e non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati all’apertura degli appalti alla concorrenza.
Esse definiscono le caratteristiche necessarie di un prodotto, di un servizio o di un materiale o di un’opera rispetto all’uso cui sono destinati dall’amministrazione aggiudicatrice.
2. Le caratteristiche di cui al paragrafo 1 includono:
a)
i livelli di qualità;
b)
la prestazione ambientale;
c)
ogni volta che sia possibile, i criteri di accessibilità per i portatori di disabilità o la progettazione per tutti gli utenti;
d)
i livelli e procedure di valutazione della conformità;
e)
l’idoneità all’impiego;
f)
la sicurezza o le dimensioni, compresi, per le forniture, la denominazione commerciale e le istruzioni per l’uso e, per tutti gli appalti, la terminologia, i simboli, le prove e i metodi di prova, l’imballaggio, la marcatura e l’etichettatura, le procedure e i metodi di produzione;
g)
per gli appalti di lavori, le procedure di certificazione della qualità, nonché le norme riguardanti la progettazione e la determinazione dei costi, le condizioni di collaudo, d’ispezione e di accettazione delle opere nonché i metodi e le tecniche di costruzione come pure ogni altra condizione tecnica che l’amministrazione aggiudicatrice può prescrivere, mediante regolamentazione generale o particolare, in relazione alle opere finite e ai materiali o elementi costitutivi.
3. Le specifiche tecniche sono definite in uno dei modi seguenti:
a)
o in riferimento a norme europee, a omologazioni tecniche europee, a specifiche tecniche comuni quando esistono, a norme internazionali o ad altri riferimenti tecnici elaborati da organismi europei di normalizzazione o, se non esistono, agli equivalenti nazionali; ogni riferimento è accompagnato dalla dicitura «o equivalente»;
b)
o in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, che possono includere caratteristiche ambientali e devono essere sufficientemente precisi da consentire agli offerenti di determinare l’oggetto dell’appalto e alle amministrazioni aggiudicatrici di aggiudicare l’appalto;
c)
o con la combinazione dei due metodi.
4. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità di riferirsi alle specifiche di cui al paragrafo 3, lettera a), non possono respingere un’offerta in quanto non conforme a dette specifiche se l’offerente o il candidato prova in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta risulta conforme in modo equivalente alle condizioni prescritte.
Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
5. Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità prevista al paragrafo 3, lettera b), di prescrivere specifiche in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse non possono respingere un’offerta conforme a una norma nazionale che recepisce una norma europea, a un’omologazione tecnica europea, a specifiche tecniche comuni, a una norma internazionale o a un riferimento tecnico elaborato da organismi europei di normalizzazione, se tali specifiche sono riferite alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti.
L’offerente è tenuto a provare in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta corrisponde alle prestazioni o ai requisiti funzionali stabiliti da tale amministrazione. Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.
6. Quando le amministrazioni aggiudicatrici prescrivono caratteristiche ambientali in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse possono utilizzare le specifiche dettagliate o, all’occorrenza, parti di queste, quali sono definite dai marchi di qualità ecologica europei, multinazionali e nazionali o da ogni altro marchio di qualità ecologica, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le specifiche utilizzate siano appropriate per definire le caratteristiche delle forniture o delle prestazioni oggetto dell’appalto;
b)
i requisiti del marchio siano elaborati sulla scorta di informazioni scientifiche;
c)
i marchi di qualità ecologica siano adottati mediante un processo cui possono partecipare tutte le parti interessate, quali gli organismi governativi, i consumatori, i fabbricanti, i distributori e le organizzazioni ambientali;
d)
i marchi di qualità ecologica siano accessibili a tutte le parti interessate.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici possono precisare che i prodotti o servizi muniti di marchio di qualità ecologica sono presunti conformi alle specifiche tecniche definite nel capitolato d’oneri. Esse accettano ogni altro mezzo di prova appropriato, quale una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto. Un organismo riconosciuto ai sensi dei paragrafi 4, 5 e 6 è un laboratorio di prova o di calibratura o un organismo d’ispezione e di certificazione conforme alle norme europee applicabili.
8. Salvo casi eccezionali debitamente giustificati dall’oggetto dell’appalto, le specifiche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata o un particolare procedimento, né far riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un’origine o a una produzione specifica che potrebbero favorire o eliminare alcuni prodotti od operatori economici.
Nei casi in cui è impossibile fornire una definizione sufficientemente precisa e intelligibile dell’oggetto dell’appalto, la dicitura o il riferimento sono accompagnati dai termini «o equivalente».
Articolo 140
Revisione dei prezzi
(Articolo 105 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara stabiliscono se l’offerta deve essere presentata a prezzi fermi e non rivedibili.
2. In caso contrario, stabiliscono le condizioni e le formule secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso dell’esecuzione dell’appalto. In tal caso l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto:
a)
dell’oggetto della procedura di appalto e della congiuntura economica nella quale si svolge;
b)
della natura e della durata dei compiti e dell’appalto;
c)
dei propri interessi finanziari.
Articolo 141
Attività illegali comportanti l’esclusione
(Articolo 106 del regolamento finanziario)
I casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario comprendono tutte le attività illegali lesive degli interessi finanziari dell’Unione e in particolare:
a)
i casi di frode di cui all’articolo 1 della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee, stabilita con atto del Consiglio del 26 luglio 1995 (12);
b)
i casi di corruzione di cui all’articolo 3 della convenzione relativa alla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari della Comunità europea o degli Stati membri dell’Unione europea, stabilita con atto del Consiglio del 26 maggio 1997 (13);
c)
i casi di partecipazione a un’organizzazione criminale ai sensi dell’articolo 2 della decisione quadro 2008/841/GAI del Consiglio (14);
d)
i casi di riciclaggio dei proventi di attività criminose, quale definito all’articolo 1 della direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15);
e)
i casi di reati terroristici, di reati connessi alle attività terroristiche e di istigazione, concorso, tentativo di commettere tali reati, quali definiti agli articoli 1, 3 e 4 della decisione quadro 2002/475/GAI del Consiglio (16).
Articolo 142
Applicazione dei criteri di esclusione e durata dell’esclusione
(Articoli 106, 107, 108 e 109 del regolamento finanziario)
1. Per determinare la durata dell’esclusione e garantire il rispetto del principio di proporzionalità, l’istituzione responsabile tiene segnatamente conto della gravità dei fatti, con particolare riguardo alla loro incidenza sugli interessi finanziari e sull’immagine dell’Unione, del tempo trascorso, della durata e frequenza del reato, del dolo o del grado di negligenza del soggetto interessato e delle misure da questo adottate per porre rimedio alla situazione.
Al momento di determinare il periodo di esclusione, l’istituzione responsabile dà al candidato o all’offerente interessato la possibilità di esprimere il proprio punto di vista.
Quando il periodo di esclusione è determinato, conformemente al diritto applicabile, da autorità od organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, la Commissione applica tale periodo fino alla durata massima stabilita all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario. Il periodo di cui all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario è fissato a un massimo di cinque anni a decorrere dalle seguenti date:
a)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario: dalla data della sentenza passata in giudicato;
b)
nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, quando l’inadempienza riguarda appalti con l’istituzione interessata: dalla data in cui è stata commesso l’illecito o, nell’evenienza di illeciti continuati o ripetuti, dalla data in cui l’illecito è cessato.
Ai fini del terzo comma, lettera b), se l’inadempienza professionale grave è stata accertata da una decisione di un’autorità pubblica o di un’organizzazione internazionale, fa fede la data della decisione.
Tale periodo di esclusione può essere aumentato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al terzo comma, lettere a) e b), fatto salvo il paragrafo 1.
2. I candidati e gli offerenti sono esclusi dalla procedura di aggiudicazione di un appalto e dalla procedura di concessione di una sovvenzione finché si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento finanziario.
Articolo 143
Mezzi di prova
(Articoli 106 e 107 del regolamento finanziario)
1. I candidati e offerenti presentano una dichiarazione sull’onore, debitamente firmata e datata, nella quale attestano di non trovarsi in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
Tuttavia, in caso di procedura ristretta, di dialogo competitivo e di procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, quando l’amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati da ammettere ai negoziati o da invitare a presentare un’offerta, tutti i candidati sono tenuti a presentare i certificati di cui al paragrafo 3.
In base alla propria valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere la dichiarazione di cui al primo comma nel caso degli appalti di cui all’articolo 137, paragrafo 2. Tuttavia, per gli appalti di cui all’articolo 265, paragrafo 1, all’articolo 267, paragrafo 1, e all’articolo 269, paragrafo 1, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere tale dichiarazione se il valore è pari o inferiore a 20 000 EUR.
2. L’offerente al quale s’intende aggiudicare l’appalto è tenuto a fornire, prima della firma del contratto ed entro la scadenza stabilita dall’amministrazione aggiudicatrice, il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 del presente articolo, a conferma della dichiarazione di cui al paragrafo 1 del presente articolo, nei seguenti casi:
a)
per gli appalti aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1;
b)
per gli appalti nel campo delle azioni esterne, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Per gli appalti di valore inferiore alle soglie di cui al primo comma, lettere a) e b), del presente paragrafo, se l’amministrazione aggiudicatrice ritiene che l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto potrebbe trovarsi in una delle situazioni di esclusione, può chiedergli di fornire il mezzo di prova di cui al paragrafo 3.
3. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto non si trova in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) o e), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un estratto recente del casellario giudiziale o, in sua mancanza, un documento equivalente rilasciato di recente da un’autorità giudiziaria o amministrativa dello Stato di origine o di provenienza, da cui risulti che il candidato o l’offerente non si trova in una di tali situazioni. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente non si trova nella situazione di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera a) o d), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un certificato rilasciato di recente dall’autorità competente dello Stato interessato.
Se lo Stato interessato non rilascia il documento o certificato di cui al paragrafo 1 del presente articolo, e per gli altri casi di esclusione di cui all’articolo 106 del regolamento finanziario, lo si può sostituire con una dichiarazione giurata o, in mancanza di questa, con una dichiarazione solenne pronunciata dall’interessato dinanzi a un’autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o a un organismo professionale qualificato dello Stato di origine o di provenienza.
4. In funzione della legislazione nazionale dello Stato in cui ha sede il candidato o l’offerente, i documenti di cui ai paragrafi 1 e 3 riguardano le persone giuridiche e/o fisiche, compresi, se l’amministrazione aggiudicatrice lo ritiene necessario, i dirigenti dell’impresa od ogni persona avente poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del candidato od offerente.
5. Se le amministrazioni aggiudicatrici ritengono che i candidati od offerenti potrebbero trovarsi in una delle situazioni di esclusione, possono rivolgersi esse stesse alle autorità competenti di cui al paragrafo 3, per ottenere le informazioni che ritengono necessarie a tale riguardo.
6. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 se le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto, purché la documentazione sia stata emessa in data non anteriore a un anno e sia ancora valida.
In questo caso, il candidato od offerente dichiara sull’onore che il mezzo di prova è già stato presentato per una precedente procedura d’appalto e conferma che la sua situazione non è cambiata.
7. Ove l’amministrazione aggiudicatrice lo esiga, il candidato od offerente presenta una dichiarazione sull’onore resa dal futuro subappaltatore e attestante che questi non si trova in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
In caso di dubbi riguardo a tale dichiarazione sull’onore, l’amministrazione aggiudicatrice richiede i mezzi di prova di cui ai paragrafi 3 e 4. Se del caso, si applica il paragrafo 5.
Articolo 144
Banca dati centrale sull’esclusione
(Articolo 108 del regolamento finanziario)
1. Le istituzioni, le agenzie esecutive e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni sull’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, sui motivi dell’esclusione e sulla durata del periodo di esclusione.
Inoltre, essi trasmettono informazioni riguardanti le persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei terzi aventi personalità giuridica, se tali persone si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario.
Le autorità e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni riguardanti l’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario, se il loro comportamento ha leso gli interessi finanziari dell’Unione, e delle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di terzi aventi personalità giuridica, quali:
a)
la natura della condanna subita;
b)
la durata del periodo di esclusione dalle procedure d’appalto, se applicabile.
2. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 designano le persone autorizzate a trasmettere alla Commissione e a ricevere da questa le informazioni figuranti nella banca dati.
Nel caso delle istituzioni, delle agenzie, delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono al più presto le informazioni al contabile della Commissione e chiedono, se necessario, l’immissione, la modifica o la soppressione di dati figuranti nella banca dati.
Nel caso delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 2, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono le informazioni richieste all’ordinatore della Commissione responsabile del programma o dell’azione, entro tre mesi dalla pronuncia della sentenza.
Il contabile della Commissione immette, modifica o sopprime i dati nella banca dati. Mediante un protocollo di sicurezza, egli trasmette mensilmente alle persone designate i dati convalidati contenuti nella banca dati.
3. Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 certificano alla Commissione che le informazioni da essi comunicate sono state raccolte e trasmesse nel rispetto dei principi stabiliti nel regolamento (CE) n. 45/2001 e nella direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (17) riguardanti la protezione dei dati personali.
In particolare, essi informano in anticipo i terzi o le persone di cui al paragrafo 1 che i loro dati possono essere inclusi nella banca dati ed essere comunicati dalla Commissione alle persone designate di cui al paragrafo 2. Essi aggiornano, se necessario, le informazioni trasmesse in seguito alla rettifica o cancellazione o modifica dei dati.
Ogni persona figurante nella banca dati ha il diritto di essere informata dei dati in essa contenuti che la riguardano, su domanda presentata al contabile della Commissione.
4. Gli Stati membri adottano adeguati provvedimenti per assistere la Commissione ai fini di un’efficace gestione della banca dati, nel rispetto della direttiva 95/46/CE.
Negli accordi con le autorità dei paesi terzi e con tutti gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, vengono stabilite opportune disposizioni per assicurare il rispetto del presente articolo e dei principi riguardanti la protezione dei dati personali.
Articolo 145
Sanzioni amministrative e finanziarie
(Articoli 109 e 131 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione delle sanzioni previste nel contratto d’appalto, i candidati od offerenti e i contraenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, oppure una grave violazione degli obblighi contrattuali, possono essere esclusi da tutti gli appalti e sovvenzioni finanziati dal bilancio dell’Unione per un periodo massimo di cinque anni dalla data in cui viene accertato l’illecito quale confermato dopo un procedimento in contraddittorio con il candidato, offerente o contraente.
Tale periodo può essere prorogato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al primo comma.
2. Agli offerenti o candidati che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi possono essere irrogate anche sanzioni finanziarie, d’importo variante dal 2 % al 10 % del valore totale stimato dell’appalto in corso di aggiudicazione.
Ai contraenti che hanno violato gravemente gli obblighi contrattuali possono essere irrogate sanzioni finanziarie d’importo variante dal 2 % al 10 % del contratto in questione.
Tali percentuali possono essere aumentate rispettivamente al 4 % e al 20 %, in caso di recidiva entro cinque anni dalla data di cui al paragrafo 1, primo comma.
3. L’istituzione stabilisce le sanzioni amministrative o finanziarie tenendo conto, in particolare, degli elementi di cui all’articolo 142, paragrafo 1.
Articolo 146
Criteri di selezione
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono criteri di selezione chiari e non discriminatori.
2. I criteri di selezione sono applicati in ogni procedura d’appalto allo scopo di valutare le capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del candidato od offerente.
L’amministrazione aggiudicatrice può stabilire livelli minimi di capacità, al di sotto dei quali i candidati sono esclusi dalla selezione.
3. Gli offerenti o i candidati possono essere invitati a documentare l’autorizzazione a produrre l’oggetto dell’appalto secondo il diritto nazionale pertinente: iscrizione al registro del commercio o all’ordine professionale o dichiarazione giurata o certificato, appartenenza a un’organizzazione specifica, autorizzazione espressa, iscrizione al registro dell’imposta sul valore aggiunto (in prosieguo «IVA»).
4. Le amministrazioni aggiudicatrici precisano, nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse o nell’invito a presentare offerte, i riferimenti da utilizzare a prova dello stato giuridico e della capacità giuridica degli offerenti o dei candidati.
5. Il contenuto delle informazioni chieste dall’amministrazione aggiudicatrice come prova della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato od offerente e i livelli minimi di capacità richiesti a norma del paragrafo 2 non possono esulare dall’oggetto dell’appalto e devono tener conto dei legittimi interessi degli operatori economici, in particolare per quanto riguarda la protezione dei segreti tecnici e commerciali dell’impresa.
6. In funzione della sua valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può decidere di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti nei seguenti casi:
a)
gli appalti di valore non superiore al valore di cui all’articolo 137, paragrafo 1, aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto;
b)
gli appalti riguardanti il settore delle azioni esterne, di valore inferiore alle soglie indicate all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).
Quando l’amministrazione aggiudicatrice decide di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti, sono esclusi prefinanziamenti, a meno che non venga costituita una garanzia finanziaria d’importo equivalente.
Articolo 147
Capacità economica e finanziaria
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità economica e finanziaria può essere comprovata in particolare da uno o più dei seguenti documenti:
a)
idonee dichiarazioni bancarie o, se del caso, comprovata copertura assicurativa contro i rischi professionali;
b)
stati finanziari relativi al massimo agli ultimi tre esercizi chiusi;
c)
una dichiarazione concernente il fatturato globale e il fatturato dei lavori, delle forniture o dei servizi oggetto dell’appalto nel corso di un periodo che non può superare gli ultimi tre esercizi disponibili.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 1 se esso le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto e se è ancora conforme al paragrafo 1.
Se, per un motivo eccezionale che l’amministrazione aggiudicatrice ritiene giustificato, non è in grado di produrre i riferimenti chiesti, l’offerente o il candidato è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria mediante qualsiasi altro mezzo considerato idoneo dall’amministrazione aggiudicatrice.
3. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere che l’operatore economico e i soggetti di cui al primo comma rispondano in solido per l’esecuzione dell’appalto.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
Articolo 148
Capacità tecnica e professionale
(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici è valutata e verificata a norma dei paragrafi 2 e 3. Nelle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici che hanno per oggetto forniture che necessitano di lavori di posa in opera o di installazione, la prestazione di servizi e/o l’esecuzione di lavori, tale capacità è valutata in particolare con riferimento alla loro competenza, efficienza, esperienza e affidabilità.
2. La capacità tecnica e professionale degli operatori economici può essere documentata a seconda della natura, della quantità o dell’importanza e della destinazione delle forniture, dei servizi da prestare o dei lavori da eseguire, da uno o più dei seguenti documenti:
a)
indicazione dei titoli di studio e professionali del prestatore di servizi o dell’imprenditore e/o dei dirigenti dell’impresa, in particolare del responsabile o dei responsabili della prestazione dei servizi o della condotta dei lavori;
b)
presentazione di un elenco di quanto segue:
i)
principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e destinatario, pubblico o privato;
ii)
lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, con indicazione di importo, data e luogo;
c)
descrizione dell’equipaggiamento tecnico, dell’attrezzatura e del materiale che l’impresa utilizzerà per eseguire l’appalto di servizi o di lavori;
d)
descrizione dell’attrezzatura tecnica e delle misure adottate per garantire la qualità delle forniture e dei servizi, nonché degli strumenti di studio e di ricerca dell’impresa;
e)
indicazione dei tecnici o degli organi tecnici, che facciano o no parte integrante dell’impresa, e più particolarmente di quelli responsabili del controllo della qualità;
f)
per quanto riguarda le forniture: campioni, descrizioni e/o fotografie autentiche e/o certificati rilasciati da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti alle specifiche o alle norme in vigore;
g)
dichiarazione indicante l’organico medio annuo del prestatore di servizi o dell’imprenditore e il numero dei dirigenti con riferimento agli ultimi tre anni;
h)
indicazione della quota dell’appalto che il prestatore di servizi intende eventualmente subappaltare;
i)
per gli appalti pubblici di lavori e di servizi e unicamente nei casi appropriati, indicazione delle misure di gestione ambientale che l’operatore economico potrà applicare durante l’esecuzione dell’appalto.
Se il destinatario dei servizi e forniture di cui al primo comma, lettera b), punto i), era un’amministrazione aggiudicatrice, gli operatori economici forniscono la prova di detti servizi e forniture sotto forma di certificati rilasciati o vistati dall’autorità competente.
Ai fini del primo comma, lettera b), punto ii), l’elenco dei lavori più importanti è accompagnato da certificati attestanti la corretta esecuzione secondo le norme del mestiere e regolarmente portati a termine.
3. Qualora i servizi da prestare o i prodotti da fornire siano di natura complessa o, eccezionalmente, siano richiesti per una finalità particolare, la capacità tecnica e professionale può essere documentata mediante una verifica eseguita dall’amministrazione aggiudicatrice o, per suo conto, da un organismo ufficiale competente del paese in cui il prestatore di servizi o il fornitore è stabilito, purché tale organismo acconsenta. La verifica verte sulla capacità tecnica del prestatore di servizi e sulle capacità di produzione del fornitore e, se necessario, sugli strumenti di studio e di ricerca di cui essi dispongono, nonché sulle misure che adottano per controllare la qualità.
4. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulla serie di norme europee in materia e certificati da organismi accreditati. Tuttavia, le amministrazioni aggiudicatrici ammettono parimenti altre prove relative all’impiego di misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici che non hanno accesso a tali certificati o non hanno la possibilità di ottenerli entro i termini.
5. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare il rispetto da parte dell’operatore economico di determinati sistemi o norme di gestione ambientale, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento al sistema di ecogestione e audit dell’Unione o ad altri sistemi di gestione ambientale riconosciuti conformemente all’articolo 45 del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) ovvero ad altre norme di gestione ambientale basate sulle pertinenti norme europee o internazionali e certificate da organismi accreditati. Le amministrazioni aggiudicatrici riconoscono i certificati equivalenti in materia rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti in materia di gestione ambientale prodotte dagli operatori economici.
6. Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.
Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.
7. Nel caso di appalti di lavori, di servizi e di lavori di posa in opera e installazione nel quadro di un appalto di fornitura, l’amministrazione aggiudicatrice può esigere che taluni compiti essenziali siano direttamente svolti dall’offerente stesso o, nel caso di un’offerta presentata da un raggruppamento di operatori economici di cui all’articolo 121, paragrafo 6, da un partecipante a tale raggruppamento.
8. L’amministrazione aggiudicatrice può ritenere che gli operatori economici non eseguiranno l’appalto con un adeguato standard di qualità quando essa accerti che questi ultimi hanno conflitti di interesse che possono influire negativamente sull’esecuzione.
Articolo 149
Modalità e criteri di aggiudicazione
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Fatto salvo l’articolo 107 del regolamento finanziario, l’appalto è aggiudicato secondo una delle seguenti modalità:
a)
per aggiudicazione automatica, nel qual caso l’appalto è attribuito all’offerta regolare e conforme che propone il prezzo più basso;
b)
per attribuzione all’offerta economicamente più vantaggiosa.
2. Per stabilire qual è l’offerta economicamente più vantaggiosa l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto del prezzo proposto e di altri criteri di qualità giustificati dall’oggetto dell’appalto quali il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d’utilizzazione, la redditività, il termine d’esecuzione o di consegna, e l’assistenza alla clientela e l’assistenza tecnica. L’amministrazione aggiudicatrice può eventualmente stabilire livelli minimi di qualità. Le offerte al di sotto di tali livelli di qualità sono respinte.
3. L’amministrazione aggiudicatrice precisa, nel bando di gara o nel capitolato d’oneri oppure nel documento descrittivo, la ponderazione applicata a ciascun criterio per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa. Tale ponderazione può essere espressa mediante una forcella in cui lo scarto tra il minimo e il massimo deve essere appropriato.
La ponderazione del criterio del prezzo rispetto agli altri criteri non deve far sì che il criterio del prezzo sia neutralizzato nella scelta dell’aggiudicatario dell’appalto, fatte salve le tabelle fissate dall’istituzione per la remunerazione di determinati servizi, come per esempio quelli prestati da esperti valutatori.
Se, in casi eccezionali, la ponderazione non è tecnicamente possibile, in particolare a causa dell’oggetto dell’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice precisa soltanto l’ordine decrescente d’importanza nell’applicazione dei criteri.
Articolo 150
Ricorso alle aste elettroniche
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere ad aste elettroniche, che presentano nuovi prezzi, modificati al ribasso, e/o nuovi valori riguardanti taluni elementi delle offerte.
Ai fini del primo comma, le amministrazioni aggiudicatrici ricorrono a un processo elettronico ripetitivo (asta elettronica) che si svolge dopo una prima valutazione completa delle offerte e che permette di classificarle sulla base di un trattamento automatico.
2. Nelle procedure aperte, ristrette o negoziate nel caso di cui all’articolo 135, paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono decidere che l’aggiudicazione di un appalto pubblico sarà preceduta da un’asta elettronica quando le specifiche dell’offerta possono essere fissate in maniera precisa.
Alle stesse condizioni, si può organizzare un’asta elettronica quando si rilancia il confronto competitivo fra le parti di un contratto quadro di cui all’articolo 122, paragrafo 3, lettera b), e quando si bandiscono gare per appalti da aggiudicare nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131.
L’asta elettronica riguarda unicamente i prezzi, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato al prezzo più basso, oppure i prezzi e/o il valore degli elementi delle offerte indicati nel capitolato d’oneri, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato all’offerta economicamente più vantaggiosa.
3. Le amministrazioni aggiudicatrici che decidono di ricorrere a un’asta elettronica lo indicano nel bando di gara.
Il capitolato d’oneri comporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:
a)
gli elementi il cui valore formerà oggetto dell’asta elettronica, purché tali elementi siano quantificabili in modo da essere espressi in cifre o in percentuali;
b)
i limiti eventuali dei valori che potranno essere presentati, quali risultano dalle specifiche dell’oggetto dell’appalto;
c)
le informazioni che saranno messe a disposizione degli offerenti nel corso dell’asta elettronica e, se del caso, il momento in cui saranno messe a loro disposizione;
d)
le informazioni pertinenti sullo svolgimento dell’asta elettronica;
e)
le condizioni alle quali gli offerenti potranno rilanciare e, in particolare, gli scarti minimi eventualmente richiesti per il rilancio;
f)
le informazioni pertinenti sul dispositivo elettronico utilizzato nonché sulle modalità e specifiche tecniche di connessione.
4. Prima di procedere all’asta elettronica le amministrazioni aggiudicatrici effettuano una prima valutazione completa delle offerte conformemente ai criteri di aggiudicazione stabiliti e alla relativa ponderazione.
Tutti gli offerenti che hanno presentato offerte ammissibili sono invitati simultaneamente per via elettronica a presentare nuovi prezzi e/o nuovi valori; l’invito contiene ogni informazione pertinente per la connessione individuale al dispositivo elettronico utilizzato e precisa la data e l’ora di inizio dell’asta elettronica. L’asta elettronica può svolgersi in più fasi successive. Essa non può aver inizio prima di due giorni lavorativi a decorrere dalla data di invio degli inviti.
5. Quando l’aggiudicazione avviene in base al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, l’invito è corredato del risultato della valutazione completa dell’offerta interessata, effettuata conformemente alla ponderazione di cui all’articolo 149, paragrafo 3, primo comma.
L’invito precisa altresì la formula matematica che determinerà, durante l’asta elettronica, le riclassificazioni automatiche in funzione dei nuovi prezzi e/o dei nuovi valori presentati. Questa formula integra la ponderazione di tutti i criteri stabiliti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa, quale indicata nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. A tal fine, le eventuali forcelle devono essere precedentemente espresse con un valore determinato.
Qualora siano autorizzate le varianti, per ciascuna variante deve essere fornita una formula separata.
6. Nel corso di ogni fase dell’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici comunicano in tempo reale a tutti gli offerenti almeno le informazioni che consentono loro di conoscere in ogni momento la rispettiva classificazione. Esse possono anche comunicare altre informazioni riguardanti altri prezzi o valori presentati, purché ciò sia previsto nel capitolato d’oneri. Le amministrazioni aggiudicatrici possono inoltre, in qualsiasi momento, annunciare il numero di partecipanti alla fase dell’asta. Tuttavia, in nessun caso esse possono rendere nota l’identità degli offerenti durante lo svolgimento delle fasi dell’asta elettronica.
7. Le amministrazioni aggiudicatrici dichiarano conclusa l’asta elettronica secondo una o più delle seguenti modalità:
a)
indicano nell’invito a partecipare all’asta la data e l’ora preventivamente fissate;
b)
quando non ricevono più nuovi prezzi o nuovi valori che rispondono alle esigenze degli scarti minimi;
c)
quando il numero di fasi dell’asta fissato nell’invito a partecipare all’asta è stato raggiunto.
Ai fini del primo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici precisano nell’invito a partecipare all’asta il termine che rispetteranno a partire dalla ricezione dell’ultima proposta prima di dichiarare conclusa l’asta elettronica.
Se le amministrazioni aggiudicatrici decidono di dichiarare conclusa l’asta elettronica ai sensi del primo comma, lettera c), eventualmente in combinazione con le modalità di cui al primo comma, lettera b), l’invito a partecipare all’asta indica il calendario di ogni fase dell’asta.
8. Dopo aver dichiarato conclusa l’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano l’appalto conformemente all’articolo 149, in funzione dei risultati dell’asta elettronica.
Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o falsare la concorrenza o in modo da modificare l’oggetto dell’appalto, quale sottoposto a indizione di gara mediante la pubblicazione del bando di gara e quale definito nel capitolato d’oneri.
Articolo 151
Offerte anormalmente basse
(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Se, per un determinato appalto, talune offerte appaiono anormalmente basse, l’amministrazione aggiudicatrice, prima di respingere tali offerte in base a quest’unica motivazione, richiede per iscritto le precisazioni ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell’offerta e verifica, con il ricorso al contraddittorio, detti elementi costitutivi tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Tali precisazioni possono riguardare, in particolare, il rispetto delle disposizioni relative alla protezione dei lavoratori e alle condizioni di lavoro vigenti nel luogo in cui deve essere effettuata la prestazione.
L’amministrazione aggiudicatrice può in particolare prendere in considerazione spiegazioni riguardanti quanto segue:
a)
l’economia del processo di fabbricazione, del metodo di prestazione del servizio o del procedimento di costruzione;
b)
le soluzioni tecniche adottate o le condizioni eccezionalmente favorevoli di cui dispone l’offerente;
c)
l’originalità dell’offerta presentata.
2. Se l’amministrazione aggiudicatrice constata che un’offerta è anormalmente bassa in conseguenza dell’ottenimento di un aiuto di Stato, può respingere tale offerta per quest’unico motivo soltanto se l’offerente non è in grado di dimostrare, entro un congruo termine fissato dall’amministrazione aggiudicatrice, che l’aiuto è stato concesso in modo definitivo e secondo le procedure e le decisioni precisate nella disciplina dell’Unione in materia di aiuti di Stato.
Articolo 152
Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono in giorni di calendario termini fissi e perentori di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione. I termini sono sufficientemente lunghi per consentire agli interessati un termine ragionevole e congruo per preparare e depositare le loro offerte, tenendo conto in particolare della complessità dell’appalto o della necessità di un sopralluogo o della consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d’oneri.
2. Nelle procedure aperte per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 52 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
3. Nelle procedure ristrette, nei dialoghi competitivi di cui all’articolo 132 e nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di 37 giorni dalla data d’invio del bando di gara.
Nelle procedure ristrette per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 40 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
Tuttavia, nelle procedure successive a un invito a manifestare interesse di cui all’articolo 136, paragrafo 1, il termine minimo è:
a)
per la ricezione delle offerte, di 21 giorni dalla data d’invio dell’invito, nel caso della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto i);
b)
di 10 giorni per la ricezione delle domande di partecipazione e di 21 giorni per la ricezione delle offerte, nel caso della procedura in due fasi di cui all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto ii).
4. Nei casi in cui, a norma dell’articolo 123, paragrafo 2, le amministrazioni aggiudicatrici hanno inviato per la pubblicazione un avviso di preinformazione oppure hanno pubblicato esse stesse un avviso di preinformazione sul profilo di committente per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine per la ricezione delle offerte può essere ridotto di norma a 36 giorni ma non è in nessun caso inferiore a 22 giorni dalla data d’invio del bando di gara o dell’invito a presentare offerte.
Il termine ridotto di cui al primo comma è ammesso soltanto se l’avviso di preinformazione risponde alle seguenti condizioni:
a)
comprende tutte le informazioni richieste per il bando di gara, sempreché dette informazioni siano disponibili al momento della pubblicazione dell’avviso;
b)
è stato inviato per la pubblicazione non meno di 52 giorni e non oltre 12 mesi prima della data di invio del bando di gara.
5. I termini per la ricezione delle offerte possono essere ridotti di cinque giorni se, a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara o dell’invito a manifestare interesse, tutti i documenti di gara sono liberamente e direttamente accessibili per via elettronica.
Articolo 153
Termine per l’accesso ai documenti di gara
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Purché siano stati tempestivamente richiesti prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, i capitolati d’oneri oppure i documenti descrittivi, nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132, e i documenti complementari sono inviati a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare un’offerta, entro cinque giorni lavorativi dopo la ricezione della richiesta, fatto salvo il paragrafo 4. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste di documentazione presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
2. Purché siano state tempestivamente richieste prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri o sui documenti descrittivi o sui documenti complementari sono comunicate contemporaneamente a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare offerte, il più presto possibile e comunque almeno sei giorni di calendario prima del termine ultimo per la ricezione delle offerte oppure, per le richieste d’informazioni ricevute meno di otto giorni di calendario prima di tale termine ultimo, il più presto possibile dopo la ricezione della richiesta. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste d’informazioni supplementari presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.
3. Quando, per qualunque motivo, i capitolati d’oneri e i documenti o le informazioni complementari non possono essere forniti entro i termini fissati ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo o quando le offerte possono essere presentate soltanto previo sopralluogo o previa consultazione sul posto dei documenti allegati al capitolato d’oneri, i termini di ricezione delle offerte di cui all’articolo 152 sono prorogati affinché tutti gli operatori economici possano prendere conoscenza di tutte le informazioni necessarie per la formulazione delle offerte. La proroga è oggetto di una pubblicità appropriata, secondo le modalità di cui agli articoli da 123 a 126.
4. Nella procedura aperta, ivi compresi i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, non si applica il disposto del paragrafo 1 del presente articolo se tutti i documenti di gara e i documenti complementari sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica. In questo caso, il bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, indica l’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti.
Articolo 154
Termini in caso d’urgenza
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Qualora un’urgenza debitamente motivata renda impossibile rispettare i termini minimi previsti all’articolo 152, paragrafo 3, per le procedure ristrette e le procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara, le amministrazioni aggiudicatrici possono fissare, in giorni di calendario, i seguenti termini:
a)
per la ricezione delle domande di partecipazione, un termine minimo di 15 giorni dalla data di invio del bando di gara ovvero di 10 giorni se il bando è trasmesso all’Ufficio delle pubblicazioni per via elettronica;
b)
per la ricezione delle offerte, un termine minimo di 10 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.
2. Nell’ambito delle procedure ristrette e delle procedure negoziate accelerate, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri sono comunicate a tutti i candidati od offerenti almeno quattro giorni di calendario prima del termine stabilito per la ricezione delle offerte, purché tali informazioni siano state richieste tempestivamente.
Articolo 155
Metodi di comunicazione
(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice determina le modalità di presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione e può scegliere, a tale scopo, un mezzo esclusivo di comunicazione. Le offerte e le domande di partecipazione possono essere inviate per posta o per via elettronica. Le domande di partecipazione possono essere inviate anche via fax.
I mezzi di comunicazione prescelti sono comunemente disponibili e non limitano l’accesso degli operatori economici alla procedura di appalto.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione e che l’amministrazione aggiudicatrice prenda visione del contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione;
d)
che siano rispettati i requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Se necessario a fini probatori, le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere che le domande di partecipazione inviate via fax siano confermate per posta o per via elettronica nei tempi più brevi e in ogni caso entro il termine ultimo di cui all’articolo 152.
2. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso.
3. Tranne che per gli appalti di valore inferiore alla soglia stabilita all’articolo 170, paragrafo 1, i dispositivi di ricezione elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione garantiscono, mediante procedure e mezzi tecnici appropriati, che:
a)
l’operatore economico possa essere autenticato con certezza;
b)
l’ora e la data esatte della ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione possano essere stabilite con precisione;
c)
si possa ragionevolmente assicurare che nessuno possa avere accesso ai dati trasmessi in base ai presenti requisiti prima della scadenza dei termini specificati;
d)
in caso di violazione di questo divieto di accesso, si possa ragionevolmente assicurare che la violazione sia chiaramente rilevabile;
e)
solo le persone autorizzate possano fissare o modificare le date di apertura dei dati ricevuti;
f)
solo l’azione simultanea delle persone autorizzate possa permettere l’accesso alla totalità o a una parte dei dati trasmessi nelle diverse fasi della procedura di appalto;
g)
l’azione simultanea delle persone autorizzate possa dare accesso ai dati trasmessi solo dopo la data specificata;
h)
i dati ricevuti e aperti in applicazione dei presenti requisiti restino accessibili solo alle persone autorizzate a prenderne conoscenza.
4. Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, i documenti elettronici inviati tramite tali sistemi sono considerati essere gli originali ed essere firmati da un rappresentante autorizzato dell’operatore economico.
5. Quando l’offerta o la domanda di partecipazione sono presentate in forma di lettera, gli offerenti o i candidati scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi, i documenti di gara precisano che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario dell’offerente o del candidato, nel qual caso i documenti di gara precisano, oltre alle informazioni di cui all’articolo 138, paragrafo 2, lettera a), l’ufficio al quale le offerte o le domande di partecipazione sono consegnate contro ricevuta datata e firmata.
6. Per salvaguardare la segretezza ed evitare qualunque difficoltà se le offerte sono inviate mediante lettera, nel bando di gara figura la precisazione seguente:
L’offerta deve essere presentata in doppia busta chiusa. Oltre all’indicazione dell’ufficio destinatario che figura nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura Bando di gara - Non deve essere aperto dal servizio postale interno. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, queste devono essere chiuse mediante strisce adesive trasversalmente alle quali dovrà essere apposta la firma del mittente.
Articolo 156
Garanzie dell’offerta
(Articolo 111, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere la costituzione di una garanzia dell’offerta, a norma dell’articolo 163, nella misura dall’1 % al 2 % del valore totale dell’appalto.
La garanzia dell’offerta è liberata al momento dell’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta qualora l’offerta non sia presentata entro i termini fissati o in caso di successivo ritiro dell’offerta presentata.
Articolo 157
Apertura delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
1. Vengono aperte tutte le domande di partecipazione e le offerte che hanno rispettato il disposto dell’articolo 155.
2. Nel caso di appalti di valore superiore alla soglia indicata all’articolo 137, paragrafo 1, l’ordinatore responsabile nomina una commissione di apertura delle offerte.
La commissione di apertura comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell’istituzione interessata, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario. Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, la commissione incaricata dell’apertura delle offerte è nominata dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale commissione rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Quando l’offerta è presentata in forma di lettera, uno o più membri della commissione di apertura siglano i documenti comprovanti la data e l’ora d’invio di ogni offerta.
Siglano inoltre secondo una delle seguenti modalità:
a)
ciascuna pagina di ciascuna offerta;
b)
oppure, per ogni offerta, la pagina di copertina e le pagine dell’offerta finanziaria, garantendo l’integrità dell’offerta originale mediante qualsiasi tecnica appropriata applicata da un servizio indipendente dal servizio ordinatore, salvo nei casi di cui al paragrafo 2, secondo comma.
In caso di attribuzione per aggiudicazione automatica, conformemente all’articolo 149, paragrafo 1, lettera a), vengono proclamati i prezzi indicati nelle offerte conformi.
I membri della commissione firmano il verbale d’apertura delle offerte ricevute, il quale indica le offerte conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 e le offerte non conformi e motiva le esclusioni dovute alla non conformità alle modalità di presentazione di cui all’articolo 155. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Articolo 158
Comitato di valutazione delle offerte e delle domande di partecipazione
(Articolo 111, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 sono valutate e classificate da un comitato di valutazione costituito per ciascuna delle due fasi, in base ai criteri rispettivamente di esclusione e di selezione, da un lato, e ai criteri di aggiudicazione, dall’altro, annunciati preliminarmente.
Tale comitato è nominato dall’ordinatore responsabile ed ha l’incarico di esprimere un parere consultivo sugli appalti di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
Tuttavia, l’ordinatore responsabile può decidere che tale comitato valuti e classifichi le offerte soltanto secondo i criteri di aggiudicazione e che i criteri di esclusione e di selezione siano valutati con altri mezzi adeguati che garantiscano l’assenza di conflitti d’interesse.
2. Il comitato di valutazione comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali persone rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
La composizione di detto comitato può essere identica a quella della commissione d’apertura delle offerte.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Nelle procedure d’appalto interistituzionali, il comitato di valutazione è nominato dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale comitato rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.
3. Le domande di partecipazione e le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione di gara sono eliminate.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può invitare il candidato od offerente a completare o a rendere più chiari, entro un termine stabilito, i documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione e di selezione.
Sono ritenute ammissibili le domande di partecipazione e offerte non escluse che soddisfano i criteri di selezione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato di valutazione chiede le opportune precisazioni sulla composizione dell’offerta.
Articolo 159
Risultato della valutazione
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. Viene redatto, con indicazione della data, un verbale di valutazione e di classifica delle domande di partecipazione e delle offerte che sono state dichiarate rispondenti ai requisiti.
Il verbale è firmato da tutti i membri del comitato di valutazione. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.
Se al comitato non è stato conferito il compito di verificare le offerte rispetto ai criteri di esclusione e di selezione, il verbale è sottoscritto anche dalle persone cui l’ordinatore responsabile ha conferito tale incarico. Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
2. Il verbale di cui al paragrafo 1 contiene almeno le seguenti informazioni:
a)
la denominazione e l’indirizzo dell’amministrazione aggiudicatrice, l’oggetto e il valore dell’appalto, del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente proposti e la motivazione di questa scelta, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi.
3. L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi la propria decisione, che contiene almeno i seguenti elementi:
a)
la propria denominazione e indirizzo, l’oggetto e il valore dell’appalto, ovvero l’oggetto e il valore massimo del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;
b)
i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;
c)
i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;
d)
i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;
e)
i nominativi dei candidati o del contraente selezionati e la motivazione della scelta in base ai criteri di selezione e di aggiudicazione previamente enunciati, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi;
f)
per quanto riguarda le procedure negoziate e il dialogo competitivo, le circostanze di cui agli articoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 e 271, che li giustificano;
g)
eventualmente, le ragioni per le quali l’amministrazione aggiudicatrice ha rinunciato ad aggiudicare un appalto.
In caso di procedura d’appalto interistituzionale, la decisione di cui al primo comma compete all’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.
Articolo 160
Contatti tra amministrazioni aggiudicatrici e offerenti
(Articolo 112 del regolamento finanziario)
1. I contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti durante lo svolgimento di una procedura d’aggiudicazione d’appalto sono autorizzati a titolo eccezionale a norma dei paragrafi 2 e 3.
2. Prima della data di chiusura per il deposito delle offerte, per i documenti e le informazioni complementari di cui all’articolo 153, l’amministrazione aggiudicatrice può procedere come segue:
a)
su iniziativa degli offerenti, può fornire informazioni complementari esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell’appalto, che sono comunicate alla stessa data a tutti gli offerenti che hanno chiesto il capitolato d’oneri;
b)
di propria iniziativa, se si accorge di un errore, di un’inesattezza, di un’omissione o di qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell’invito a presentare offerte o del capitolato d’oneri, può informare gli interessati alla stessa data e in condizioni assolutamente identiche a quelle della gara d’appalto.
3. Qualora, dopo l’apertura delle offerte, un’offerta dia luogo a richieste di spiegazioni o alla necessità di correggere errori materiali manifesti nel testo dell’offerta, l’amministrazione aggiudicatrice può prendere l’iniziativa di un contatto con l’offerente, fermo restando che i termini dell’offerta non possono essere modificati a seguito di tale contatto.
4. Tutti i casi in cui hanno avuto luogo contatti e i casi debitamente motivati in cui non sono stati presi contatti di cui all’articolo 96 del regolamento finanziario vengono segnalati nel fascicolo relativo alla gara.
Articolo 161
Informazione dei candidati e offerenti
(Articoli 113, 114 e 118 del regolamento finanziario)
1. Le amministrazioni aggiudicatrici informano quanto prima i candidati e offerenti della loro decisione riguardo all’aggiudicazione dell’appalto o alla conclusione di un contratto quadro o all’ammissione a un sistema dinamico di acquisizione, inclusi i motivi per i quali hanno eventualmente deciso di rinunciare ad aggiudicare un appalto o a concludere un contratto quadro o a istituire un sistema dinamico di acquisizione per il quale era stata indetta una gara, oppure di ricominciare la procedura.
2. L’amministrazione aggiudicatrice comunica, entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla ricezione di una domanda scritta, le informazioni di cui all’articolo 113, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
3. Nel caso di appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e non esclusi dal campo di applicazione della direttiva 2004/18/CE, ogni offerente o candidato la cui offerta o candidatura non sia stata accolta viene informato contemporaneamente e individualmente dall’amministrazione aggiudicatrice, per via elettronica, in una delle seguenti fasi:
a)
non appena sono state prese le decisioni in base ai criteri di esclusione e di selezione e prima della decisione di aggiudicazione, nel caso delle procedure d’appalto organizzate in due fasi distinte;
b)
per le decisioni di aggiudicazione e le decisioni di rigetto dell’offerta, il più presto possibile dopo la decisione di aggiudicazione e al più tardi nella settimana successiva.
In ciascuno dei due casi, l’amministrazione aggiudicatrice precisa i motivi del rigetto dell’offerta o della candidatura e indica i mezzi di ricorso disponibili.
Gli offerenti o candidati scartati possono ottenere informazioni supplementari sui motivi del rigetto, presentandone richiesta scritta per lettera o via fax o per posta elettronica, e tutti gli offerenti selezionati le cui offerte non sono eliminate possono ottenere informazioni sulle caratteristiche e i vantaggi dell’offerta accolta e sul nome dell’aggiudicatario, fatto salvo il disposto dell’articolo 113, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento finanziario. L’amministrazione aggiudicatrice risponde entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla data di ricezione della richiesta.
Articolo 162
Firma del contratto
(Articoli 113 e 118 del regolamento finanziario)
L’esecuzione del contratto non può avere inizio prima che lo stesso sia stato firmato.
Sezione 4
Garanzie e azione correttiva
Articolo 163
Garanzie
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Quando si esige dai contraenti la costituzione di una garanzia preliminare, questa deve coprire un importo e un periodo sufficienti per consentire di farla valere.
2. La garanzia è fornita da una banca o da un istituto finanziario autorizzato. Tale garanzia può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo, previa accettazione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere la banca o l’istituto finanziario o il terzo garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del contraente.
Articolo 164
Garanzia di esecuzione
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Per garantire la consegna regolare dei lavori, delle forniture o dei servizi, allorché il collaudo definitivo secondo le clausole contrattuali non possa essere rilasciato all’atto del pagamento finale, l’ordinatore responsabile può richiedere una garanzia di esecuzione in base a un esame caso per caso e previa analisi dei rischi.
2. Una garanzia corrispondente al 10 % del valore totale dell’appalto può essere costituita mediante trattenuta all’atto dei pagamenti man mano che questi vengono effettuati.
Può essere sostituita da una trattenuta operata sul pagamento finale per costituire una garanzia fino al collaudo definitivo dei servizi, delle forniture o dei lavori. Il relativo importo è stabilito dall’ordinatore ed è proporzionato ai rischi individuati in relazione all’esecuzione dell’appalto, tenuto conto dell’oggetto e delle condizioni commerciali consuete nel settore.
Le condizioni relative a tale garanzia sono indicate nei documenti di gara.
3. Dopo il collaudo definitivo dei lavori, dei servizi o delle forniture, le garanzie sono liberate conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 165
Garanzie per prefinanziamenti
(Articolo 115 del regolamento finanziario)
1. Allorché l’amministrazione aggiudicatrice ha stabilito la necessità di prefinanziamento, essa valuta i rischi connessi ai versamenti di prefinanziamenti, prima di avviare la procedura di appalto, tenendo conto in particolare dei seguenti criteri:
a)
il valore stimato dell’appalto;
b)
l’oggetto;
c)
la durata e il ritmo;
d)
la struttura del mercato.
2. Nel caso di cui all’articolo 146, paragrafo 6, secondo comma, o quando l’ordinatore responsabile lo decide a norma del paragrafo 1 del presente articolo, è richiesta la costituzione di una garanzia in contropartita del versamento dei prefinanziamenti.
La garanzia non è richiesta per gli appalti di valore modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 1.
La garanzia è liberata man mano che il prefinanziamento è detratto dai pagamenti intermedi o dai pagamenti a titolo di saldo versati al contraente conformemente alle clausole contrattuali.
Articolo 166
Sospensioni in caso di errori o irregolarità
(Articolo 116 del regolamento finanziario)
1. L’eventuale sospensione dell’appalto prevista all’articolo 116 del regolamento finanziario ha lo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi i presunti errori sostanziali, irregolarità o frodi. Se non sono confermati, l’esecuzione dell’appalto riprende al termine della verifica.
2. Costituisce errore sostanziale o irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione contrattuale o legislativa risultante da un atto o da un’omissione che arreca o potrebbe arrecare pregiudizio al bilancio dell’Unione.
CAPO 2
Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto
Articolo 167
Individuazione del livello adeguato per il calcolo delle soglie
(Articoli 117 e 118 del regolamento finanziario)
Spetta a ogni ordinatore delegato o sottodelegato nell’ambito di ciascuna istituzione valutare se le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono raggiunte.
Articolo 168
Appalti distinti e appalti in lotti
(Articoli 104 e 118 del regolamento finanziario)
1. Il valore stimato di un appalto non può essere stabilito con l’intento di sottrarlo agli obblighi previsti dal presente regolamento. Nessun appalto può essere frazionato allo stesso fine.
Quando risulti opportuno, tecnicamente fattibile ed economico, gli appalti di valore pari o superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, sono aggiudicati contemporaneamente per lotti distinti.
2. Quando l’oggetto di un appalto di forniture, di servizi o di lavori è ripartito in più lotti, ciascuno dei quali forma oggetto di un appalto, ai fini del calcolo globale della soglia pertinente si deve tener conto del valore totale di tutti i lotti.
Se il valore totale di tutti i lotti è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, a ciascun lotto si applica il disposto dell’articolo 97, paragrafo 1, e dell’articolo 104, paragrafi 1 e 2, del regolamento finanziario.
3. Quando un appalto è aggiudicato per lotti distinti, le offerte sono valutate separatamente per ciascun lotto. Se più lotti sono aggiudicati al medesimo offerente, può essere firmato un contratto unico relativo a tali lotti.
Articolo 169
Modalità di stima del valore di taluni appalti
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Ai fini del calcolo dell’importo stimato di un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice include la remunerazione totale stimata del contraente.
Quando un appalto prevede opzioni o un possibile rinnovo, la base del calcolo è l’importo massimo autorizzato, compreso il ricorso alle opzioni e il rinnovo.
Si procede a tale stima al momento della trasmissione del bando di gara oppure, quando non sia prevista siffatta pubblicità, al momento in cui l’amministrazione aggiudicatrice inizia la procedura di aggiudicazione.
2. Per i contratti quadro e i sistemi dinamici di acquisizione si prende in considerazione il valore massimo del complesso degli appalti previsti nel corso dell’intera durata del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione.
3. Per gli appalti di servizi, si considera quanto segue:
a)
per i servizi assicurativi, il premio da pagare e altre forme di remunerazione;
b)
per i servizi bancari o finanziari, gli onorari, le commissioni, gli interessi e altri tipi di remunerazione;
c)
per gli appalti riguardanti la progettazione, gli onorari, le commissioni da pagare e altre forme di remunerazione.
4. Per gli appalti di servizi che non indicano un prezzo totale o per gli appalti di forniture aventi per oggetto la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto di prodotti, il valore da assumere come base per il calcolo del valore stimato è il seguente:
a)
nel caso di appalti di durata determinata:
i)
pari o inferiore a quarantotto mesi per i servizi o a dodici mesi per le forniture, il valore totale per l’intera durata;
ii)
superiore a dodici mesi per le forniture, il valore totale, ivi compreso l’importo stimato del valore residuo;
b)
nel caso di appalti di durata non determinata o, per i servizi, superiore a quarantotto mesi, il valore mensile moltiplicato per quarantotto.
5. Per gli appalti di servizi o di forniture che presentano carattere di regolarità o sono destinati a essere rinnovati entro un determinato periodo, il valore dell’appalto è stabilito in base a uno dei due valori seguenti:
a)
il costo reale cumulato degli appalti analoghi relativi alla stessa tipologia di servizi o di prodotti aggiudicati nel corso dei dodici mesi o dell’esercizio finanziario precedenti, rettificato, se possibile, al fine di tener conto dei cambiamenti in termini di quantità o di valore previsti entro i dodici mesi successivi all’appalto iniziale;
b)
oppure, il costo stimato cumulato degli appalti successivi aggiudicati nei dodici mesi che seguono la prima prestazione o fornitura o nel corso della durata dell’appalto, quando questa sia superiore a dodici mesi.
6. Per gli appalti di lavori, viene preso in considerazione, oltre al valore dei lavori, il valore totale stimato delle forniture necessarie all’esecuzione dei lavori, messe a disposizione dell’imprenditore dall’amministrazione aggiudicatrice.
Articolo 170
Soglie per l’applicazione delle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. Le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono fissate dalla direttiva 2004/18/CE per gli appalti di forniture, di servizi e di lavori, rispettivamente.
2. I termini di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono precisati agli articoli 152, 153 e 154.
Articolo 171
Periodo sospensivo prima della firma del contratto
(Articolo 118 del regolamento finanziario)
1. L’amministrazione aggiudicatrice firma con l’aggiudicatario il contratto d’appalto o contratto quadro cui si applica la direttiva 2004/18/CE soltanto dopo che siano decorsi 14 giorni di calendario.
Tale periodo decorre da una delle date seguenti:
a)
dal giorno successivo all’invio simultaneo delle comunicazioni agli offerenti aggiudicatari e non aggiudicatari;
b)
oppure, quando il contratto d’appalto o contratto quadro è aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara: dal giorno successivo alla pubblicazione dell’avviso di aggiudicazione di cui all’articolo 123 nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Quando l’invio di cui al secondo comma, lettera a), è effettuato via fax o per via elettronica, il periodo sospensivo è di 10 giorni di calendario.
All’occorrenza, l’amministrazione aggiudicatrice può sospendere la firma del contratto per procedere a un esame supplementare se lo giustificano le richieste od osservazioni formulate dagli offerenti o candidati respinti o danneggiati, od ogni altra informazione pertinente da essa ricevuta. Le richieste od osservazioni e le informazioni devono pervenire entro il periodo di cui al primo comma. In caso di sospensione, tutti i candidati od offerenti sono informati entro i tre giorni lavorativi successivi alla relativa decisione.
Tranne nei casi di cui al paragrafo 2, i contratti firmati prima della scadenza del periodo di cui al primo comma sono nulli a tutti gli effetti.
Se un contratto d’appalto o contratto quadro non può essere aggiudicato all’offerente prescelto, l’amministrazione aggiudicatrice può aggiudicarlo al secondo miglior offerente.
2. Il periodo di cui al paragrafo 1 non si applica nei seguenti casi:
a)
procedure aperte, ristrette o negoziate previa pubblicazione di un bando di gara nelle quali è stata presentata una sola offerta;
b)
contratti specifici basati su un contratto quadro;
c)
procedure negoziate di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera c), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera g), punto iii), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera h), e all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).
Articolo 172
Prove in materia di accesso agli appalti
(Articolo 119 del regolamento finanziario)
I capitolati d’oneri prescrivono agli offerenti di indicare lo Stato in cui hanno la sede o sono domiciliati, presentando le prove richieste in materia secondo la rispettiva legge nazionale.
TITOLO VI
SOVVENZIONI
CAPO 1
Portata e forma delle sovvenzioni
Articolo 173
Sottoscrizioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le sottoscrizioni di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario sono le somme versate a organismi cui aderisce l’Unione, in base alle decisioni finanziarie e alle condizioni di pagamento dell’organismo in questione.
Articolo 174
Convenzione e decisione di sovvenzione
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni formano oggetto di una decisione o di una convenzione scritta.
2. Per stabilire quale strumento utilizzare, si tiene conto dei seguenti elementi:
a)
ubicazione geografica del beneficiario, all’interno o all’esterno dell’Unione;
b)
complessità e standardizzazione del contenuto delle azioni o dei programmi di lavoro sovvenzionati.
Articolo 175
Spese relative ai membri delle istituzioni
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Le spese relative ai membri delle istituzioni, di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario comprendono i contributi alle associazioni dei deputati ed ex deputati del Parlamento europeo. A tali contributi si applicano le regole amministrative interne del Parlamento europeo.
Articolo 176
Azioni sovvenzionabili
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Un’azione sovvenzionabile a norma dell’articolo 121 del regolamento finanziario deve essere chiaramente definita.
Nessuna azione può essere frazionata in una pluralità di azioni al fine di eludere le regole di finanziamento di cui al presente regolamento.
Articolo 177
Organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
Sono organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione:
a)
gli organismi attivi nei settori dell’istruzione, formazione, informazione, innovazione o ricerca e negli studi sulle politiche europee o in ogni attività che contribuisca a promuovere la cittadinanza o i diritti umani, o gli organismi europei di normalizzazione;
b)
un’entità rappresentativa di organismi senza scopo di lucro attivi negli Stati membri, nei paesi candidati o nei paesi candidati potenziali che promuovono principi e politiche rientranti negli obiettivi dei trattati.
Articolo 178
Partenariati
(Articolo 121 del regolamento finanziario)
1. Le specifiche sovvenzioni per azioni e le sovvenzioni di funzionamento possono formare parte di un partenariato quadro.
2. Il partenariato quadro può essere istituito per la cooperazione a lungo termine tra la Commissione e i beneficiari di sovvenzioni. Esso può assumere la forma di una convenzione quadro di partenariato o di una decisione quadro di partenariato.
La convenzione o decisione quadro di partenariato indica gli obiettivi comuni, la natura delle azioni previste una tantum o nell’ambito di un programma di lavoro annuale approvato, la procedura di concessione delle sovvenzioni specifiche, nel rispetto dei principi e delle norme procedurali del presente titolo, e i diritti e obblighi generali di ciascuna delle parti nell’ambito delle convenzioni o decisioni specifiche.
La durata del partenariato non può essere superiore a quattro anni, salvo casi eccezionali giustificati in particolare dall’oggetto del partenariato quadro.
Gli ordinatori non possono fare un uso indebito delle convenzioni o decisioni quadro di partenariato o ricorrervi in modo tale che il fine o l’effetto di tali convenzioni o decisioni contravvenga ai principi di trasparenza o di parità di trattamento tra i richiedenti.
3. Le convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono equiparate a sovvenzioni per quanto riguarda la programmazione, la pubblicazione ex ante e l’attribuzione.
4. Le sovvenzioni specifiche basate su convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono accordate secondo le procedure previste nelle suddette convenzioni o decisioni e nel rispetto delle disposizioni del presente titolo.
A esse si applicano le procedure di pubblicazione ex post di cui all’articolo 191.
Articolo 179
Sistemi di scambio elettronico
(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. Tutte le comunicazioni con i beneficiari, comprese la stipulazione delle convenzioni di sovvenzione, la notifica delle decisioni di sovvenzione e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dalla Commissione.
2. Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al paragrafo 2, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
Articolo 180
Contenuto delle convenzioni e delle decisioni di sovvenzione
(Articolo 122 del regolamento finanziario)
1. La convenzione di sovvenzione precisa almeno quanto segue:
a)
l’oggetto;
b)
il beneficiario;
c)
la durata, e precisamente:
i)
la data d’entrata in vigore;
ii)
la data d’inizio e la durata dell’azione o dell’esercizio finanziario sovvenzionati;
d)
l’importo massimo del finanziamento dell’Unione espresso in euro e la forma della sovvenzione, integrati eventualmente dai seguenti elementi:
i)
i costi ammissibili totali stimati dell’azione o del programma di lavoro e il tasso di finanziamento dei costi ammissibili;
ii)
ove determinati, il costo unitario, la somma forfettaria o il tasso fisso di cui all’articolo 123, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario;
iii)
una combinazione degli elementi di cui ai punti i) e ii) della presente lettera;
e)
la descrizione dell’azione o, per una sovvenzione di funzionamento, il programma di lavoro approvato per l’esercizio dall’ordinatore responsabile, insieme alla descrizione dei risultati attesi dall’attuazione dell’azione o del programma di lavoro;
f)
le condizioni generali che si applicano a tutte le convenzioni di questo tipo, quali l’obbligo per il beneficiario di consentire che la Commissione, l’OLAF e la Corte dei conti procedano a controlli e revisioni contabili;
g)
il bilancio di previsione complessivo dell’azione o del programma di lavoro;
h)
quando l’attuazione dell’azione richiede l’aggiudicazione di appalti, i principi di cui all’articolo 209 o le norme sull’aggiudicazione degli appalti che il beneficiario è tenuto a rispettare;
i)
le responsabilità del beneficiario, in particolare:
i)
in termini di sana gestione finanziaria e di presentazione delle relazioni finanziaria e di attività; se è opportuno, si stabiliscono obiettivi intermedi, raggiunti i quali si devono presentare tali relazioni;
ii)
in caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, gli eventuali obblighi specifici del coordinatore e gli obblighi degli altri beneficiari nei confronti del coordinatore nonché la responsabilità finanziaria dei beneficiari per importi dovuti alla Commissione;
j)
le modalità e i termini d’approvazione di queste relazioni e di pagamento da parte della Commissione;
k)
a seconda dei casi, i particolari dei costi ammissibili dell’azione o del programma di lavoro approvato e/o i particolari relativi ai costi unitari, alle somme forfettarie o ai tassi fissi di cui all’articolo 123 del regolamento finanziario;
l)
le disposizioni in materia di visibilità dell’intervento finanziario dell’Unione, tranne in casi debitamente motivati in cui la pubblicità non sia possibile ovvero opportuna.
Le condizioni generali di cui al primo comma, lettera f), stabiliscono almeno quanto segue:
i)
che alla convenzione di sovvenzione si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nella convenzione stessa. Le convenzioni concluse con organizzazioni internazionali possono prevedere delle deroghe;
ii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie.
2. Nella convenzione di sovvenzione si possono stabilire le disposizioni e le scadenze per la sospensione e la risoluzione a norma dell’articolo 135 del regolamento finanziario.
3. Nei casi di cui all’articolo 178, la convenzione o decisione quadro di partenariato indica le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere a), b), lettera c), punto i), lettera f), lettere da h) a j) e lettera l), del presente articolo.
La decisione o convenzione di sovvenzione specifica contiene le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere da a) a e), g) e k) e, se necessario, lettera i).
4. Le convenzioni di sovvenzione possono essere modificate soltanto per iscritto. Le modifiche, comprese quelle destinate ad aggiungere o cancellare un beneficiario, non possono avere per oggetto o per effetto di apportare alle convenzioni variazioni che potrebbero rimettere in questione la decisione di attribuzione della sovvenzione o violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.
5. I paragrafi 1, 2, 3 e 4 del presente articolo si applicano, mutatis mutandis, alle decisioni di sovvenzione.
Parte delle informazioni di cui al paragrafo 1 può essere fornita nell’invito a presentare proposte o in eventuali documenti correlati, invece che nella decisione di sovvenzione.
Articolo 181
Forme di sovvenzione
(Articolo 123 del regolamento finanziario)
1. Le sovvenzioni erogate nella forma di cui all’articolo 123, lettera a), del regolamento finanziario sono determinate in base ai costi ammissibili, effettivamente sostenuti dal beneficiario e stimati preliminarmente nel bilancio di previsione presentato con la proposta e incluso nella convenzione o decisione di sovvenzione.
2. I costi unitari di cui all’articolo 123, lettera b), del regolamento finanziario coprono tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità.
3. Le somme forfettarie di cui all’articolo 123, lettera c), del regolamento finanziario coprono in modo generale tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo.
4. I finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 123, lettera d), del regolamento finanziario coprono categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo applicando una percentuale.
Articolo 182
Somme forfettarie, costi unitari e finanziamenti a tasso fisso
(Articolo 124 del regolamento finanziario)
1. L’autorizzazione a ricorrere a somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 124, paragrafo 1, del regolamento finanziario si applica per la durata del programma. L’autorizzazione può essere riveduta se sono necessarie modifiche sostanziali. I dati e gli importi sono valutati periodicamente e, se del caso, le somme forfettarie, i costi unitari o i finanziamenti a tasso fisso sono adeguati.
In caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, il massimale di cui all’articolo 124, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento finanziario si applica a ciascun beneficiario.
2. La decisione o convenzione di sovvenzione comprende tutte le disposizioni necessarie per verificare che siano rispettate le condizioni per l’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso.
3. L’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari ai fini previsti al paragrafo 1, primo comma, e all’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
4. Quando i controlli a posteriori rivelano che l’evento determinante la sovvenzione non ha avuto luogo e che al beneficiario sono stati erogati indebitamente importi relativi a una sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso, la Commissione ha il diritto di recuperare a concorrenza dell’ammontare della sovvenzione, fatte salve le sanzioni di cui all’articolo 109 del regolamento finanziario.
CAPO 2
Principi
Articolo 183
Principio del cofinanziamento
(Articolo 125, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Il principio del cofinanziamento prevede che le risorse necessarie alla realizzazione dell’azione o del programma di lavoro non debbano provenire interamente dal contributo dell’Unione.
Il cofinanziamento può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, di redditi generati dall’azione o dal programma di lavoro ovvero di contributi finanziari o in natura di terzi.
2. Per contributi in natura si intendono le risorse non finanziarie messe gratuitamente a disposizione del beneficiario da terzi.
Articolo 184
Principio del divieto del fine di lucro
(Articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario)
I contributi finanziari di terzi che possono essere utilizzati dal beneficiario per coprire costi diversi da quelli ammissibili nell’ambito della sovvenzione dell’Unione o che non sono dovuti a terzi ove non utilizzati alla conclusione dell’azione o del programma di lavoro non sono considerati contributi finanziari assegnati in modo specifico dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili ai sensi dell’articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario.
Articolo 185
Sovvenzioni di valore modesto
(Articolo 125, paragrafo 4, del regolamento finanziario)
Per sovvenzioni di valore modesto s’intendono sovvenzioni di valore pari o inferiore a 60 000 EUR.
Articolo 186
Assistenza tecnica
(Articoli 101 e 125 del regolamento finanziario)
Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.
Articolo 187
Costi ammissibili
(Articolo 126, paragrafo 3, lettera c), del regolamento finanziario)
L’IVA è considerata non recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull’IVA applicabile se a norma del diritto nazionale è imputabile a una delle seguenti attività:
a)
attività esenti senza diritto a detrazione;
b)
attività che non rientrano nel campo di applicazione dell’IVA;
c)
attività di cui alle lettere a) e b) in relazione alle quali l’IVA non è detraibile bensì rimborsata tramite regimi specifici di rimborso o fondi di compensazione non previsti dalla direttiva 2006/112/CE, anche qualora tale regime o fondo sia istituito dalla normativa nazionale sull’IVA.
L’IVA relativa alle attività di cui all’articolo 13, paragrafo 2, della direttiva 2006/112/CE è considerata assolta da un beneficiario diverso da un soggetto non passivo come definito dall’articolo 13, paragrafo 1, primo comma, della medesima direttiva, a prescindere dal fatto che lo Stato membro consideri o no tali attività come attività della pubblica amministrazione svolte da enti di diritto pubblico.
Articolo 188
Programmazione
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di sovvenzioni. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato alle sovvenzioni.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo degli inviti a presentare proposte con indicazione del rispettivo importo indicativo e del tasso massimo di cofinanziamento.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa alle sovvenzioni dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 189
Contenuto degli inviti a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:
a)
gli obiettivi perseguiti;
b)
i criteri di ammissibilità, di esclusione, di selezione e di concessione di cui agli articoli 131 e 132 del regolamento finanziario, e i relativi documenti giustificativi;
c)
le modalità del finanziamento dell’Unione;
d)
le modalità e il termine finale di deposito delle proposte e la data prevista entro la quale tutti i richiedenti devono essere informati del risultato della valutazione della propria domanda nonché la data indicativa di firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.
2. Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati sul sito internet delle istituzioni dell’Unione e inoltre con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali beneficiari. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Ogni modifica del contenuto degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità degli inviti.
Articolo 190
Deroghe all’invito a presentare proposte
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Possono essere assegnate sovvenzioni senza invito a presentare proposte soltanto nei seguenti casi:
a)
nell’ambito dell’aiuto umanitario, degli interventi di protezione civile o degli aiuti erogati per la gestione di una situazione di crisi, ai sensi del paragrafo 2;
b)
in altri casi d’urgenza eccezionali e debitamente giustificati;
c)
a favore di organismi che si trovano di diritto o di fatto in situazione di monopolio, debitamente motivata nella decisione di attribuzione;
d)
a favore di organismi indicati in un atto di base, ai sensi dell’articolo 54 del regolamento finanziario, come beneficiari di una sovvenzione, o a favore di organismi designati dagli Stati membri, sotto la loro responsabilità, qualora tali Stati membri siano indicati come beneficiari di una sovvenzione in un atto di base;
e)
nel settore della ricerca e sviluppo tecnologico, a favore di organismi indicati nel programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario, quando l’atto di base prevede esplicitamente tale possibilità, e a condizione che il progetto non rientri nell’ambito di un invito a presentare proposte;
f)
per azioni aventi speciali caratteristiche che esigono un particolare tipo di organismo, per la sua competenza tecnica, l’alto grado di specializzazione o i poteri amministrativi, purché tali azioni non rientrino nell’ambito di un invito a presentare proposte.
I casi di cui al primo comma, lettera f), sono debitamente giustificati nella decisione di attribuzione.
2. Per situazione di crisi in un paese terzo si intende una situazione di pericolo immediato o imminente che rischia di degenerare in conflitto armato o di destabilizzare il paese. Per situazione di crisi si intende inoltre una situazione derivante da calamità naturali, da crisi provocate dall’uomo, come guerre o altri conflitti, o da circostanze straordinarie con effetti analoghi riguardanti, fra l’altro, il cambiamento climatico, il degrado ambientale, la privazione dell’accesso all’energia e alle risorse naturali o l’estrema povertà.
Articolo 191
Pubblicazione ex post
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative alle sovvenzioni attribuite nel corso dell’esercizio sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di richiedenti dell’anno precedente;
b)
il numero e la percentuale delle domande accolte nell’ambito di ciascun invito a presentare proposte;
c)
la durata media della procedura dalla data di chiusura dell’invito a presentare proposte fino alla concessione della sovvenzione;
d)
il numero e l’importo delle sovvenzioni per le quali si è derogato all’obbligo di pubblicazione ex post nel corso dell’ultimo esercizio conformemente all’articolo 21, paragrafo 4.
Articolo 192
Informazione dei richiedenti
(Articolo 128 del regolamento finanziario)
La Commissione fornisce informazioni e orientamenti ai richiedenti secondo le seguenti modalità:
a)
stabilisce norme comuni per i moduli di domanda relativi a sovvenzioni simili e controlla le dimensioni e la chiarezza di tali moduli;
b)
fornisce informazioni ai potenziali richiedenti, in particolare organizzando seminari e fornendo manuali;
c)
conserva i dati relativi ai beneficiari nello schedario delle persone giuridiche di cui all’articolo 63.
Articolo 193
Finanziamento su linee di bilancio distinte
(Articolo 129 del regolamento finanziario)
Un’azione può essere oggetto di un finanziamento congiunto su linee di bilancio distinte di competenza di diversi ordinatori.
Articolo 194
Retroattività dei finanziamenti in casi di estrema urgenza e di prevenzione dei conflitti
(Articolo 130 del regolamento finanziario)
Nell’ambito dell’applicazione dell’articolo 130, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le spese sostenute da un beneficiario prima della data di presentazione della domanda sono ammissibili al finanziamento dell’Unione alle seguenti condizioni:
a)
i motivi della deroga sono debitamente giustificati nella decisione di finanziamento;
b)
la decisione di finanziamento e la convenzione o decisione di sovvenzione fissano esplicitamente la data d’ammissibilità a una data anteriore a quella di presentazione della domanda.
Articolo 195
Presentazione delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le modalità di presentazione delle domande di sovvenzione sono stabilite dall’ordinatore responsabile, che può scegliere il metodo di presentazione. Le domande di sovvenzione possono essere presentate mediante lettera o per via elettronica.
I mezzi di comunicazione prescelti hanno carattere non discriminatorio e non possono avere l’effetto di limitare l’accesso dei richiedenti alla procedura di concessione della sovvenzione.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai fini del terzo comma, lettera c), l’ordinatore responsabile esamina il contenuto delle domande soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione.
L’ordinatore responsabile può prescrivere che le offerte presentate per via elettronica siano corredate della firma elettronica avanzata ai sensi della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (19).
2. Quando l’ordinatore responsabile autorizza la presentazione delle domande per via elettronica, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso. Le informazioni riguardanti le norme tecniche per la presentazione delle domande, ivi compresa la cifratura, sono messe a disposizione dei richiedenti.
Inoltre, i dispositivi di ricezione elettronica delle domande garantiscono la sicurezza e la riservatezza. Garantiscono inoltre che possano essere stabilite con precisione l’ora e la data esatte di ricezione delle domande.
3. Quando la domanda è presentata mediante lettera, i richiedenti scelgono fra le seguenti modalità:
a)
per via postale oppure tramite corriere: in questi casi l’invito a presentare proposte precisa che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;
b)
mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario del richiedente, nel qual caso l’invito a presentare proposte precisa l’ufficio al quale le domande sono consegnate contro ricevuta firmata e datata.
CAPO 3
Procedura di concessione
Articolo 196
Contenuto delle domande di sovvenzione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. Le domande vanno presentate mediante il modulo redatto in base alle norme comuni stabilite a norma dell’articolo 192, lettera a), e messo a disposizione dagli ordinatori responsabili, e nel rispetto dei criteri stabiliti nell’atto di base e nell’invito a presentare proposte.
I documenti giustificativi di cui all’articolo 131, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento finanziario possono consistere, in particolare, nel conto profitti e perdite e nel bilancio patrimoniale dell’ultimo esercizio chiuso.
2. Il bilancio previsionale dell’azione o del programma di lavoro allegato alla domanda deve essere in pareggio tra entrate e spese, fatte salve le provvigioni per imprevisti o le eventuali variazioni dei tassi di cambio che possono essere autorizzate in casi debitamente motivati, e deve indicare i costi ammissibili stimati dell’azione o del programma di lavoro.
3. Quando la domanda riguarda la sovvenzione di un’azione per un importo superiore a 750 000 EUR oppure una sovvenzione di funzionamento d’importo superiore a 100 000 EUR, a tale domanda si deve presentare la relazione della revisione contabile effettuata da un revisore dei conti esterno riconosciuto. La relazione certifica i conti riguardanti l’ultimo esercizio per il quale i conti sono disponibili.
Il primo comma del presente paragrafo si applica soltanto alla prima domanda presentata dallo stesso beneficiario presso un ordinatore responsabile nel corso di uno stesso esercizio finanziario.
In caso di convenzioni tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al primo comma si applicano a ciascun beneficiario.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la relazione di revisione contabile di cui al primo comma del presente paragrafo, relativa agli ultimi due esercizi per i quali sono disponibili i conti, dev’essere presentata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può rinunciare a imporre l’obbligo della relazione di revisione contabile di cui al primo comma agli istituti d’istruzione e di formazione e, nel caso di convenzioni con più beneficiari, ai beneficiari che hanno accettato responsabilità solidali e congiunte o ai quali non sono attribuite responsabilità finanziarie.
Il primo comma del presente paragrafo non si applica agli organismi pubblici e alle organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43.
4. Il richiedente indica le fonti e gli importi dei finanziamenti dell’Unione ricevuti o chiesti per la stessa azione o parte di azione ovvero per il proprio funzionamento nel corso dello stesso esercizio nonché ogni altro finanziamento ricevuto o chiesto per la stessa azione.
Articolo 197
Prova di non esclusione
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Tranne nei casi di cui all’articolo 131, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento finanziario, i richiedenti dichiarano sull’onore di non trovarsi in una delle situazioni elencate all’articolo 106, paragrafo 1, e all’articolo 107 del regolamento finanziario. In funzione di una analisi dei rischi, l’ordinatore responsabile può esigere che i richiedenti prescelti forniscano i mezzi di prova di cui all’articolo 143. Se richiesto dall’ordinatore responsabile, i richiedenti prescelti sono tenuti a produrre tali prove, tranne in caso d’impossibilità materiale riconosciuta dall’ordinatore responsabile o se i mezzi di prova sono stati già presentati nell’ambito di un’altra procedura di aggiudicazione d’appalto o di concessione di sovvenzione, purché i documenti non siano stati rilasciati da oltre un anno e siano tuttora validi.
Articolo 198
Richiedenti privi di personalità giuridica
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Se la domanda di sovvenzione è presentata da un richiedente non avente personalità giuridica, ai sensi dell’articolo 131, paragrafo 2, del regolamento finanziario, i rappresentanti di tale richiedente dimostrano di avere la capacità di assumere impegni giuridici in suo nome e che il richiedente possiede capacità finanziarie e operative equivalenti a quelle delle persone giuridiche.
Articolo 199
Entità che formano un unico richiedente
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Allorché varie entità soddisfano i criteri per la richiesta di una sovvenzione e insieme costituiscono una sola entità, quest’ultima può essere considerata richiedente unico dall’ordinatore responsabile purché le entità partecipanti all’azione o al programma di lavoro proposti siano indicate nella domanda come facenti parte del richiedente.
Articolo 200
Sanzioni finanziarie e amministrative
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
Ai richiedenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie e/o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145.
Siffatte sanzioni finanziarie e/o amministrative possono essere irrogate anche ai beneficiari che hanno gravemente violato i loro obblighi contrattuali.
Articolo 201
Criteri di ammissibilità
(Articolo 131 del regolamento finanziario)
1. I criteri di ammissibilità sono indicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di ammissibilità stabiliscono le condizioni di partecipazione agli inviti a presentare proposte. Tali criteri sono determinati tenendo in debito conto gli obiettivi dell’azione e rispettano i principi di trasparenza e di non discriminazione.
Articolo 202
Criteri di selezione
(Articolo 132, paragrafo 1, del regolamento finanziario)
1. I criteri di selezione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte e permettono di valutare la capacità finanziaria e operativa del richiedente di realizzare l’azione o il programma di lavoro proposti.
2. Il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione dell’azione o l’esercizio sovvenzionato e partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e qualificazioni professionali richieste per portare a termine l’azione o il programma di lavoro proposti, salvo disposizioni speciali dell’atto di base.
3. La verifica della capacità finanziaria e operativa si basa in particolare sull’analisi di ciascuno dei documenti giustificativi di cui all’articolo 196, richiesti dall’ordinatore responsabile nell’invito a presentare proposte.
L’ordinatore responsabile chiede ai richiedenti di fornire un’adeguata documentazione qualora nell’invito a presentare proposte non siano stati prescritti documenti giustificativi ed egli abbia dubbi sulla loro capacità finanziaria od operativa.
Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la verifica è effettuata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.
Articolo 203
Criteri di concessione
(Articolo 132, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. I criteri di concessione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte.
2. I criteri di concessione permettono di assegnare le sovvenzioni o alle azioni che rendono massima l’efficacia globale del programma dell’Unione che esse attuano, oppure agli organismi il cui programma di lavoro persegue lo stesso risultato. Questi criteri sono definiti in modo da garantire anche la buona gestione dei fondi dell’Unione.
L’applicazione dei criteri di concessione permette di selezionare progetti di azioni o programmi di lavoro che assicurano alla Commissione il rispetto dei suoi obiettivi e priorità e garantiscono la visibilità del finanziamento dell’Unione.
3. I criteri di concessione sono definiti in modo da renderne possibile la successiva valutazione.
Articolo 204
Valutazione delle domande e concessione
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
1. L’ordinatore responsabile nomina un comitato di valutazione, a meno che la Commissione non decida altrimenti nell’ambito di un programma settoriale specifico.
Il comitato comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.
Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.
2. All’occorrenza, l’ordinatore responsabile divide la procedura in più fasi. Le norme procedurali sono indicate nell’invito a presentare proposte.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di presentazione in due fasi, soltanto i richiedenti la cui proposta soddisfi i criteri di valutazione stabiliti per la prima fase sono invitati a presentare una proposta completa nella seconda fase.
Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di valutazione in due fasi, sono sottoposte alla valutazione successiva soltanto le proposte che superano la prima fase in base a una valutazione effettuata secondo una serie limitata di criteri.
I richiedenti la cui proposta venga respinta in una delle fasi sono informati a norma dell’articolo 133, paragrafo 3, del regolamento finanziario.
Ogni fase successiva della procedura deve essere chiaramente distinta da quella precedente.
Nel corso di una medesima procedura non devono essere forniti più di una volta gli stessi documenti e informazioni.
3. Il comitato di valutazione o eventualmente l’ordinatore responsabile può chiedere al richiedente di fornire informazioni supplementari o chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi inerenti alla domanda, purché tali informazioni o chiarimenti non modifichino in modo sostanziale la proposta. Conformemente all’articolo 96 del regolamento finanziario, in caso di evidenti errori amministrativi il comitato di valutazione o l’ordinatore responsabile può astenersi dalla richiesta soltanto in casi debitamente motivati. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
4. Alla fine dei lavori del comitato di valutazione, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono beneficiare di un finanziamento. Tale verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Se necessario, il verbale determina una classifica delle proposte esaminate e fornisce raccomandazioni circa l’importo massimo da concedere ed eventuali modifiche non sostanziali della domanda di sovvenzione.
Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.
5. L’ordinatore responsabile può invitare il richiedente a modificare la proposta alla luce delle raccomandazioni del comitato di valutazione. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.
Dopo la valutazione, l’ordinatore responsabile prende una decisione che comprende almeno quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo globale della decisione;
b)
il nome dei richiedenti prescelti, il titolo delle azioni, gli importi considerati e le motivazioni della scelta, anche quando non condivida il parere del comitato di valutazione;
c)
i nominativi dei richiedenti esclusi e i motivi dell’esclusione.
6. Le disposizioni dei paragrafi 1, 2 e 4 del presente articolo non sono obbligatorie per la concessione di sovvenzioni a norma dell’articolo 190 del presente regolamento e dell’articolo 125, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
Articolo 205
Informazione dei richiedenti
(Articolo 133 del regolamento finanziario)
I richiedenti esclusi sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria domanda, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla comunicazione ai richiedenti prescelti.
CAPO 4
Pagamento e controllo
Articolo 206
Garanzia di prefinanziamento
(Articolo 134 del regolamento finanziario)
1. Per limitare i rischi finanziari inerenti al versamento dei prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile può esigere, in funzione di una valutazione dei rischi, che il beneficiario costituisca preliminarmente una garanzia d’importo massimo pari all’importo del prefinanziamento, tranne nel caso delle sovvenzioni di valore modesto, oppure può frazionare il prefinanziamento in più versamenti.
2. La garanzia eventualmente richiesta è soggetta alla valutazione e all’accettazione dell’ordinatore responsabile.
La garanzia deve coprire un periodo sufficiente per consentire di farla valere.
3. La garanzia è fornita da un istituto bancario o finanziario riconosciuto, avente sede in uno degli Stati membri. Nel caso che il beneficiario risieda in un paese terzo, l’ordinatore responsabile può accettare la garanzia fornita da un istituto bancario o finanziario stabilito in quel paese terzo, se ritiene che questa presenti garanzie e caratteristiche equivalenti a quelle fornite da un istituto bancario o finanziario avente sede in uno Stato membro.
A richiesta del beneficiario e previa accettazione dell’ordinatore responsabile, la garanzia di cui al primo comma può essere sostituita da una fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo o da una garanzia solidale, irrevocabile e incondizionata dei beneficiari di un’azione che sono parti della medesima convenzione o decisione di sovvenzione.
Tale garanzia è costituita in euro.
Essa ha lo scopo di rendere l’istituto bancario o finanziario, il terzo o gli altri beneficiari garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del beneficiario della sovvenzione.
4. La garanzia è liberata in base alla liquidazione del prefinanziamento, mediante deduzione dai pagamenti intermedi o di saldo effettuati a favore del beneficiario, alle condizioni previste nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 207
Giustificativi delle domande di pagamento
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. Per ogni sovvenzione, il prefinanziamento può essere frazionato in più versamenti nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Il versamento integrale del nuovo prefinanziamento è subordinato all’utilizzo di almeno il 70 % dell’importo totale di ogni prefinanziamento precedente.
Se l’utilizzo del prefinanziamento precedente è inferiore al 70 %, l’importo del nuovo prefinanziamento è ridotto in misura equivalente agli importi non utilizzati del prefinanziamento precedente.
Ogni domanda di nuovo pagamento va corredata della nota delle spese sostenute dal beneficiario.
2. Il beneficiario autocertifica che le informazioni figuranti nelle domande di pagamento sono complete, affidabili e veritiere, fatto salvo il disposto dell’articolo 110. Inoltre, egli certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione, e che le domande di pagamento sono corroborate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.
3. In base a una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può chiedere, come giustificativo di ogni pagamento, un certificato relativo ai rendiconti finanziari dell’azione o del programma di lavoro e ai relativi conti, rilasciato da un revisore dei conti esterno riconosciuto o, nel caso di organismi pubblici, da un pubblico funzionario competente e indipendente. Il certificato è allegato alla domanda di pagamento. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e sulla base di procedure concordate conformi alle norme internazionali, che i costi dichiarati dal beneficiario nei rendiconti finanziari sui quali si basa la domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione.
In casi specifici e debitamente motivati, l’ordinatore responsabile può richiedere il certificato sotto forma di parere o in un altro formato previsto dalle norme internazionali.
Il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti è obbligatorio per i pagamenti intermedi e per i pagamenti a titolo di saldo nei seguenti casi:
a)
sovvenzioni per un’azione per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 750 000 EUR, se gli importi cumulativi delle domande di pagamento in quella forma ammontano ad almeno 325 000 EUR;
b)
sovvenzioni di funzionamento per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 100 000 EUR.
In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti i seguenti beneficiari:
a)
gli organismi pubblici e le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43;
b)
i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario, interventi urgenti di protezione civile e di gestione delle situazioni di crisi, salvo per il pagamento del saldo;
c)
per i pagamenti del saldo, i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario che hanno firmato una convenzione quadro di partenariato o ai quali è stata notificata una decisione quadro di partenariato di cui all’articolo 178 ed hanno un sistema di controllo che offre garanzie equivalenti per quei pagamenti;
d)
i beneficiari di più sovvenzioni, i quali abbiano fornito una certificazione indipendente che offre garanzie equivalenti relativamente ai sistemi di controllo e alla metodologia utilizzata per la predisposizione delle domande.
L’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti nei casi in cui la revisione contabile è stata svolta o verrà svolta direttamente da funzionari della Commissione o da un organismo abilitato a svolgerla per suo conto, che offre assicurazioni equivalenti in merito ai costi dichiarati.
In caso di convenzione tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al terzo comma, lettere a) e b), si applicano a ciascun beneficiario.
4. In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può richiedere, a sostegno di qualsiasi pagamento, una relazione sulla verifica operativa, redatta da un terzo indipendente riconosciuto dall’ordinatore responsabile. Ove richiesto dall’ordinatore responsabile, la relazione sulla verifica è allegata alla domanda di pagamento e i corrispondenti costi sono ammissibili alle stesse condizioni applicabili ai costi inerenti ai certificati di revisione contabile stabilite all’articolo 126 del regolamento finanziario. La relazione sulla verifica deve attestare che la verifica operativa è stata svolta secondo una metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e se l’azione o il programma di lavoro sono stati effettivamente attuati conformemente alle condizioni stabilite nella convenzione o decisione di sovvenzione.
Articolo 208
Sospensione e riduzione della sovvenzione
(Articolo 135 del regolamento finanziario)
1. L’esecuzione della convenzione o decisione di sovvenzione, la partecipazione di un beneficiario alla loro esecuzione ovvero i pagamenti possono essere sospesi allo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi presunti errori sostanziali, irregolarità, frodi o violazione degli obblighi. Se non sono confermati, l’esecuzione riprende quanto prima.
2. In caso d’inesecuzione o di esecuzione difettosa, parziale o tardiva dell’azione o del programma di lavoro autorizzato, l’ordinatore responsabile, dopo aver dato al beneficiario l’opportunità di presentare osservazioni, riduce la sovvenzione o la recupera proporzionalmente, in funzione della fase della procedura.
CAPO 5
Esecuzione
Articolo 209
Appalti di esecuzione
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
1. Fatta salva l’applicazione della direttiva 2004/18/CE, quando l’esecuzione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di appalti, il beneficiario della sovvenzione, evitando ogni conflitto d’interessi, aggiudica l’appalto all’offerta più vantaggiosa o, se del caso, all’offerta che presenta il prezzo più basso.
2. Quando l’attuazione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di un appalto di valore superiore a 60 000 EUR, l’ordinatore responsabile può prescrivere al beneficiario di osservare determinate norme specifiche oltre a quelle di cui al paragrafo 1.
Tali norme sono basate sulle norme contenute nel regolamento finanziario e sono stabilite tenendo conto in particolare del valore degli appalti di cui trattasi, dell’entità relativa del contributo dell’Unione rispetto al costo totale dell’azione e dei rischi correlati. Le norme specifiche sono incluse nella decisione o convenzione di sovvenzione.
Articolo 210
Sostegno finanziario a terzi
(Articolo 137 del regolamento finanziario)
Sempre che gli obiettivi o i risultati da conseguire siano indicati in modo sufficientemente particolareggiato nelle condizioni di cui all’articolo 137, paragrafo 1, del regolamento finanziario, il margine discrezionale può considerarsi escluso se la decisione o convenzione di sovvenzione specifica anche quanto segue:
a)
l’importo massimo del sostegno finanziario che può essere versato a terzi, che non deve essere superiore a 60 000 EUR, a meno che esso non sia l’obiettivo primario dell’azione, e i criteri da applicare per determinare l’importo esatto;
b)
i diversi tipi di attività che possono beneficiare del sostegno finanziario, sulla base di un elenco tassativo;
c)
la definizione delle persone o delle categorie di persone che possono beneficiare di tale sostegno finanziario e i criteri per attribuirlo.
TITOLO VII
PREMI
Articolo 211
Programmazione
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di premi. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato ai premi.
Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo dei concorsi con indicazione del rispettivo importo indicativo del premio.
Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa ai premi dell’esercizio in questione.
2. Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.
Articolo 212
Regole di concorso
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le regole di concorso dispongono quanto segue:
a)
le condizioni di partecipazione, che stabiliscono almeno:
i)
i criteri di ammissibilità;
ii)
le modalità e il termine finale di iscrizione dei partecipanti, se necessaria, e di presentazione delle proposte, alle condizioni previste al paragrafo 2;
iii)
l’esclusione dei partecipanti che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario;
iv)
la responsabilità esclusiva dei partecipanti in caso di azioni legali inerenti alle attività svolte nell’ambito del concorso;
v)
l’accettazione da parte dei vincitori dei controlli e delle revisioni contabili della Commissione, dell’OLAF e della Corte dei conti nonché degli obblighi in materia di pubblicità specificati dalle regole del concorso;
vi)
che al concorso si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nelle regole del concorso;
vii)
il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie;
viii)
che ai partecipanti che hanno dichiarato il falso, ovvero hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145 e in proporzione al valore dei premi;
b)
i criteri di attribuzione, tali da consentire di valutare la qualità delle proposte rispetto agli obiettivi perseguiti e ai risultati attesi nonché di stabilire obiettivamente il vincitore;
c)
l’importo del premio o dei premi;
d)
le modalità di versamento dei premi ai vincitori dopo l’attribuzione.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto i), i beneficiari di sovvenzioni dell’Unione sono ammissibili, se non altrimenti disposto dalle regole del concorso.
Ai fini del primo comma, lettera a), punto vi), può essere prevista una deroga in caso di partecipazione di organizzazioni internazionali.
2. Per la presentazione delle proposte l’ordinatore responsabile sceglie mezzi di comunicazione a carattere non discriminatorio e che non hanno l’effetto di limitare l’accesso dei partecipanti al concorso.
I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:
a)
che ogni proposta contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;
b)
che sia tutelata l’integrità dei dati;
c)
che sia tutelata la riservatezza delle proposte;
d)
che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le regole di concorso possono fissare le condizioni di annullamento del concorso, in particolare nel caso in cui i suoi obiettivi non possano essere conseguiti oppure quando risulterebbe vincitrice una persona fisica o giuridica che non soddisfa le condizioni di partecipazione.
4. Le regole di concorso sono pubblicate sul sito internet delle istituzioni dell’Unione. Inoltre, possono essere pubblicate con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali partecipanti. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Anche ogni modifica del testo delle regole di concorso va pubblicata secondo le stesse modalità.
Articolo 213
Pubblicazione ex post
(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)
1. Le informazioni relative ai premi attribuiti nel corso dell’esercizio finanziario sono pubblicate conformemente all’articolo 21.
2. Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:
a)
il numero di partecipanti dell’anno precedente;
b)
il numero di partecipanti e la percentuale di proposte prescelte per ogni concorso;
c)
l’elenco degli esperti che hanno fatto parte dei gruppi di valutazione dell’anno precedente, con indicazione della procedura con cui sono stati selezionati.
Articolo 214
Valutazione
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. Ai fini della valutazione delle proposte, l’ordinatore responsabile designa un gruppo composto da un numero minimo di tre esperti, che possono essere esperti esterni o persone in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro, tranne nelle rappresentanze e negli organismi locali di cui all’articolo 72 nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte.
Gli esperti di cui al primo comma devono soddisfare i requisiti in materia di conflitto d’interessi stabiliti all’articolo 57 del regolamento finanziario.
Gli esperti esterni dichiarano di non trovarsi in una situazione di conflitto d’interessi al momento della nomina e di impegnarsi a informare l’ordinatore responsabile dell’eventuale insorgenza di un conflitto d’interessi nel corso della procedura di valutazione.
2. Alla fine dei lavori del gruppo, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono essere premiate. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.
Il verbale di cui al primo comma è conservato a fini di riferimento ulteriore.
3. L’ordinatore responsabile decide quindi se attribuire o no i premi. Tale decisione precisa inoltre quanto segue:
a)
l’oggetto e l’importo totale degli eventuali premi attribuiti;
b)
i nominativi degli eventuali vincitori, l’importo dei premi attribuiti a ciascun vincitore e i motivi della scelta;
c)
i nominativi dei partecipanti esclusi e i motivi dell’esclusione.
Articolo 215
Informazione e notifica
(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)
1. I partecipanti sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria proposta, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla decisione di attribuzione presa dall’ordinatore responsabile.
2. La decisione di attribuzione del premio è notificata al vincitore e costituisce l’impegno giuridico a norma dell’articolo 86 del regolamento finanziario.
TITOLO VIII
STRUMENTI FINANZIARI
Articolo 216
Selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Ai fini dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta, la Commissione deve avere la prova che l’entità delegata soddisfa le condizioni di cui all’articolo 60, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Una volta ottenuta questa prova, essa rimane valida per qualsiasi futura attuazione degli strumenti finanziari da parte dell’entità interessata, a meno che non vengano apportate modifiche sostanziali ai sistemi, alle norme e alle procedure delle entità delegate cui si applicano tali condizioni.
2. Per la selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari a norma dell’articolo 61, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione pubblica un invito alle entità delegate potenziali. Tale invito include i criteri di selezione e di aggiudicazione.
L’invito di cui al primo comma specifica altresì se l’entità delegata è tenuta ad assegnare le proprie risorse finanziarie allo strumento finanziario in questione oppure a condividere i rischi. Se tale indicazione è presente, e se è necessario per ridurre i rischi di conflitti di interessi, l’invito specifica altresì che l’entità delegata è tenuta a proporre misure in materia di allineamento degli interessi di cui all’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Le misure relative all’allineamento degli interessi sono incluse nell’accordo dello strumento finanziario in questione.
La Commissione avvia un dialogo trasparente e obiettivo con le entità che soddisfano i criteri di selezione, evitando di dare luogo a conflitti di interessi. Dopo il dialogo, la Commissione firma accordi di delega con la o le entità che hanno presentato le proposte economicamente più vantaggiose, precisando se la modalità prevista è l’assegnazione delle loro risorse finanziarie o la condivisione dei rischi.
3. La Commissione può avviare negoziati diretti con potenziali entità delegate prima di firmare gli accordi di delega quando l’entità delegata è designata nel pertinente atto di base o menzionata all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iii), del regolamento finanziario, o in casi eccezionali debitamente giustificati e adeguatamente documentati, in particolare se:
a)
nessuna proposta idonea è stata presentata a seguito di un invito alle entità incaricate potenziali;
b)
strumenti finanziari con caratteristiche specifiche esigono un particolare tipo di entità delegata, in forza della sua competenza tecnica, del suo alto grado di specializzazione o del suo potere amministrativo;
c)
per motivi di estrema urgenza determinata da avvenimenti imprevedibili non imputabili all’Unione, è impossibile rispettare la procedura di cui al paragrafo 2.
Articolo 217
Contenuto degli accordi di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
Oltre ai requisiti di cui all’articolo 40, l’accordo di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari comprende disposizioni adeguate per assicurare il rispetto dei principi e delle condizioni stabiliti all’articolo 140 del regolamento finanziario. In particolare gli accordi di delega comprendono:
a)
la descrizione dello strumento finanziario, compresa la sua strategia o politica di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità degli intermediari finanziari e dei destinatari, nonché gli ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi dello strumento;
b)
la forchetta di valori obiettivo necessaria per ottenere un effetto moltiplicatore;
c)
una definizione delle attività non ammissibili e dei criteri di esclusione;
d)
disposizioni atte a garantire l’allineamento degli interessi e a far fronte a potenziali conflitti di interessi;
e)
disposizioni per la selezione degli intermediari finanziari a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento finanziario e per la creazione di veicoli di investimento dedicati, se del caso;
f)
disposizioni relative alla responsabilità dell’entità delegata e delle altre entità che partecipano all’attuazione dello strumento finanziario;
g)
disposizioni sulla composizione delle controversie;
h)
disposizioni sulla governance dello strumento finanziario;
i)
disposizioni riguardanti l’utilizzo e il riutilizzo del contributo dell’Unione conformemente all’articolo 140, paragrafo 6, del regolamento finanziario;
j)
disposizioni relative alla gestione dei contributi dell’Unione e dei conti fiduciari, compresi i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la documentazione e la trasmissione di relazioni;
k)
disposizioni relative alla remunerazione dell’entità delegata, comprese le commissioni di gestione, e al calcolo e al versamento dei costi e delle tasse di gestione all’entità delegata conformemente all’articolo 218;
l)
se del caso, disposizioni relative a un insieme di condizioni per i contributi dei fondi di cui all’articolo 175 del regolamento finanziario, in particolare del Fondo europeo di sviluppo regionale, del Fondo sociale europeo, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e del futuro Fondo per gli affari marittimi e la pesca (di seguito «Fondi del QSC»);
m)
disposizioni sulla durata, la possibilità di proroga e la risoluzione dello strumento finanziario, comprese le condizioni relative alla chiusura anticipata e, se del caso, le strategie di uscita;
n)
disposizioni per il controllo dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali, anche attraverso relazioni a cura degli intermediari finanziari;
o)
se del caso, il tipo e la natura delle eventuali operazioni di copertura di cui all’articolo 219.
Articolo 218
Costi e tasse di gestione versati alle entità incaricate
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. La Commissione remunera le entità incaricate dell’attuazione di uno strumento finanziario mediante onorari legati alle prestazioni, il rimborso delle spese straordinarie e, se l’entità delegata gestisce la tesoreria dello strumento finanziario, onorari per la gestione della tesoreria.
2. Gli onorari basati sulle prestazioni comprendono le spese amministrative destinate a remunerare l’entità delegata per il lavoro svolto nell’attuazione di uno strumento finanziario. Se del caso, possono anche comprendere incentivi legati alle politiche per promuovere la realizzazione degli obiettivi strategici o promuovere i buoni risultati finanziari dello strumento finanziario.
Articolo 219
Norme specifiche riguardanti i conti fiduciari nell’ambito della gestione indiretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari possono aprire conti fiduciari a norma dell’articolo 68, paragrafo 7, del regolamento finanziario, a proprio nome ed esclusivamente per conto della Commissione. Le entità delegate trasmettono i relativi estratti conto al servizio competente della Commissione.
2. I conti fiduciari dispongono di un’appropriata liquidità e le attività detenute su tali conti fiduciari sono gestite nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria e seguono adeguate norme prudenziali, conformemente all’articolo 140, paragrafo 7, del regolamento finanziario.
3. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, le entità delegate non effettuano operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi di delega di cui all’articolo 217.
Articolo 220
Strumenti finanziari attuati in modalità di gestione diretta
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. In casi eccezionali, gli strumenti finanziari possono essere attuati in gestione diretta a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, del regolamento finanziario, con le seguenti modalità:
a)
un veicolo di investimento dedicato al quale la Commissione partecipa insieme ad altri investitori pubblici o privati, al fine di incrementare l’effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione;
b)
prestiti, garanzie, partecipazioni e altri strumenti di condivisione dei rischi diversi dagli investimenti in veicoli di investimento dedicati, forniti direttamente ai destinatari finali o tramite intermediari finanziari.
2. Per l’attuazione degli strumenti finanziari, la Commissione non effettua operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi conclusi con le entità che attuano lo strumento finanziario.
Articolo 221
Selezione degli intermediari finanziari, dei gestori dei veicoli d’investimento dedicati e dei destinatari finali
(Articolo 139 del regolamento finanziario)
1. Quando la Commissione attua gli strumenti finanziari in gestione diretta o indiretta attraverso veicoli di investimento dedicati, tali veicoli sono istituiti conformemente alla legislazione di uno Stato membro. Essi possono anche essere istituiti in base alle leggi di un paese diverso da uno Stati membro nel settore delle azione esterne. I gestori di tali veicoli sono tenuti, per legge o per contratto, ad agire con la diligenza di un gestore professionale e in buona fede.
2. I gestori dei veicoli di investimento dedicati di cui al paragrafo 1 e gli intermediari finanziari o i destinatari finali degli strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che sarà attuato, dell’esperienza e della capacità operativa e finanziaria delle entità interessate, e/o della redditività economica dei progetti dei destinatari finali. La scelta è trasparente e giustificata da ragioni oggettive e non deve generare conflitti di interessi.
3. Nessun sostegno finanziario è concesso ai gestori dei veicoli di investimento dedicati, agli intermediari finanziari e ai destinatari finali che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario.
Articolo 222
Condizioni di utilizzo degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono destinati a ovviare alle imperfezioni o alle lacune del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali e forniscono un sostegno soltanto ai destinatari finali ritenuti economicamente vitali nel momento in cui l’Unione concede un sostegno attraverso uno strumento finanziario.
2. Gli strumenti finanziari forniscono ai destinatari finali un sostegno proporzionale. In particolare, il trattamento preferenziale accordato agli investitori che forniscono investimenti congiunti o condivisione dei rischi dovrebbe essere giustificato, proporzionato ai rischi assunti dagli investitori in uno strumento finanziario e limitato al minimo necessario per garantire il loro investimento o la condivisione dei rischi.
Articolo 223
Effetto moltiplicatore
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono intesi a ottenere un effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione, mobilitando un investimento globale che supera l’entità del contributo dell’Unione.
L’effetto moltiplicatore dei fondi dell’Unione è pari all’importo del finanziamento a favore dei destinatari finali ammissibili diviso per l’importo del contributo dell’Unione.
2. La forchetta di valori obiettivo dell’effetto moltiplicatore si basa su una valutazione ex ante per il corrispondente strumento finanziario.
Articolo 224
Valutazione ex ante degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Gli strumenti finanziari sono basati su valutazioni ex ante che identificano imperfezioni o lacune del mercato, oppure situazioni di investimento non ottimali e valutano gli investimenti necessari per il conseguimento degli obiettivi strategici.
2. La valutazione ex ante deve dimostrare che le esigenze del mercato individuate non possono essere soddisfatte adeguatamente e tempestivamente attraverso attività orientate guidate dal mercato o tipi di intervento dell’Unione diversi dal finanziamento da parte di uno strumento finanziario, quali la regolamentazione, la liberalizzazione, la riforma o altre misure strategiche. Deve determinare la probabilità e gli eventuali costi delle distorsioni di mercato e dell’esclusione dei finanziamenti privati attraverso gli strumenti finanziari e individuare i metodi per ridurre al minimo gli effetti negativi di tali distorsioni.
3. Conformemente al principio di sussidiarietà, la valutazione ex ante deve dimostrare che uno strumento finanziario a livello di Unione risponde alle esigenze del mercato in maniera più adeguata rispetto a strumenti finanziari simili a livello nazionale o regionale, inclusi quelli finanziati dai fondi del QSC. Nel valutare il valore aggiunto del contributo dell’Unione viene tenuto conto di fattori quali la difficoltà di accesso ai finanziamenti a livello nazionale, in particolare per i progetti transfrontalieri, le economie di scala o significativi effetti dimostrativi connessi alla diffusione delle migliori pratiche negli Stati membri.
4. La valutazione ex ante deve individuare il metodo più efficiente per attuare lo strumento finanziario.
5. La valutazione ex ante deve inoltre dimostrare che lo strumento finanziario previsto è compatibile con:
a)
gli strumenti finanziari nuovi ed esistenti, evitando sovrapposizioni indesiderabili e realizzando sinergie ed economie di scala;
b)
gli strumenti finanziari e altre forme di intervento pubblico che riguardano lo stesso contesto di mercato, evitando le contraddizioni e studiando eventuali sinergie.
6. La valutazione ex ante deve determinare la proporzionalità dell’intervento previsto in relazione all’entità del deficit di finanziamento e all’atteso effetto moltiplicatore dello strumento finanziario previsto; deve inoltre esaminare gli effetti qualitativi supplementari, come la diffusione delle migliori pratiche, la promozione efficace degli obiettivi strategici dell’Unione nell’intera catena di attuazione o l’accesso a conoscenze specifiche disponibili presso i soggetti coinvolti nell’attuazione.
7. La valutazione ex ante deve definire una serie di indicatori di risultato appropriati per gli strumenti finanziari proposti e precisare le realizzazioni, i risultati e l’impatto attesi.
8. Una valutazione ex ante distinta degli strumenti finanziari viene effettuata unicamente quando tale valutazione, pienamente conforme ai criteri di cui ai paragrafi da 1 a 7, non è inclusa nella valutazione ex ante o in una valutazione dell’impatto del programma o dell’attività oggetto di un atto di base.
Articolo 225
Monitoraggio degli strumenti finanziari
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. Al fine di garantire un monitoraggio armonizzato degli strumenti finanziari di cui all’articolo 140, paragrafo 12, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile predispone un sistema di monitoraggio allo scopo di contribuire a fornire una ragionevole garanzia che i fondi dell’Unione sono utilizzati conformemente all’articolo 32, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
2. Il sistema di monitoraggio è utilizzato per valutare i progressi compiuti nell’attuazione ai fini del conseguimento degli obiettivi strategici espressi negli indicatori di realizzazione e di risultato stabiliti conformemente alla valutazione ex ante, e per analizzare la conformità dell’attuazione con i requisiti definiti a norma dell’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario e fornire la base per la relazione della Commissione a norma dell’articolo 38, paragrafo 5, e dell’articolo 140, paragrafo 8, del regolamento finanziario.
3. Nel caso della gestione indiretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dalle entità delegate, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’entità delegata, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’entità delegata, nonché il parere dell’organismo di revisione contabile indipendente di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario. La Commissione esamina le informazioni trasmesse dalle entità delegate e può effettuare controlli, anche a campione, agli opportuni livelli di attuazione fino ai destinatari finali.
Il monitoraggio da parte dell’entità delegata si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’intermediario finanziario, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’intermediario finanziario e il parere dei revisori indipendenti.
Se manca l’intermediario finanziario, l’entità delegata provvede direttamente a monitorare l’utilizzazione dello strumento finanziario sulla base delle relazioni e dei rendiconti trasmessi dai destinatari finali.
L’entità delegata riesamina, se del caso sulla base di un campione, le informazioni fornite dagli intermediari finanziari o dai destinatari finali ed effettua i controlli conformemente all’accordo di cui all’articolo 217.
4. Nel caso della gestione diretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari e dai destinatari finali, fatti salvi i controlli del caso. Le disposizioni di cui al paragrafo 3 si applicano, mutatis mutandis, alla gestione diretta.
5. Gli accordi relativi all’attuazione dello strumento finanziario contengono le disposizioni necessarie per l’applicazione dei paragrafi da 1 a 4.
Articolo 226
Trattamento dei contributi dei fondi del QSC
(Articolo 140 del regolamento finanziario)
1. È tenuta una contabilità separata per i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario e sostenuti dai fondi del QSC conformemente alla normativa settoriale.
2. I contributi dei fondi del QSC sono iscritti in una contabilità separata e utilizzati conformemente agli obiettivi dei rispettivi fondi del QSC per azioni e destinatari finali compatibili con il programma o i programmi da cui sono effettuati i contributi.
3. Per quanto riguarda i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario, si applica la normativa settoriale.
TITOLO IX
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Rendiconto
Articolo 227
Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio
(Articolo 142 del regolamento finanziario)
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio espone fedelmente quanto segue:
a)
il conseguimento degli obiettivi dell’esercizio, secondo il principio della sana gestione finanziaria;
b)
la situazione finanziaria e gli eventi che hanno esercitato un’incidenza significativa sulle attività svolte durante l’esercizio.
La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria è distinta dalle relazioni sull’esecuzione del bilancio.
Articolo 228
Deroga ai principi contabili
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
Qualora i contabili ritengano che in un caso particolare sia necessario derogare al contenuto di uno dei principi contabili enunciati nelle norme contabili dell’Unione, la deroga deve essere segnalata e debitamente motivata nelle note degli stati finanziari di cui all’articolo 232.
Articolo 229
Documenti giustificativi
(Articolo 144 del regolamento finanziario)
1. Ogni scrittura si basa su documenti giustificativi datati e numerati, su supporto cartaceo o su un supporto che garantisca l’affidabilità e la conservazione del suo contenuto per i periodi di cui all’articolo 48.
2. Le operazioni della stessa natura, realizzate nello stesso luogo e nello stesso giorno, possono essere riepilogate su un documento giustificativo unico.
Articolo 230
Conto economico
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Il conto economico riflette i proventi e gli oneri dell’esercizio che sono classificati in funzione della loro natura.
Articolo 231
Situazione dei flussi di cassa
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
La situazione dei flussi di cassa riporta i flussi di cassa durante il periodo in oggetto indicando l’evoluzione tra gli importi di tesoreria di apertura e di chiusura.
La tesoreria è costituita dai seguenti elementi:
a)
liquidità;
b)
conti e depositi bancari a vista;
c)
altri valori disponibili che possono rapidamente essere trasformati in denaro e il cui valore è stabile.
Articolo 232
Note degli stati finanziari
(Articolo 145 del regolamento finanziario)
Le note di cui all’articolo 145 del regolamento finanziario sono parte integrante degli stati finanziari. Le note comportano almeno le seguenti informazioni:
a)
i principi contabili, le norme e i metodi contabili;
b)
le note esplicative, che forniscono informazioni supplementari non presentate nel corpo degli stati finanziari ma necessarie per una rappresentazione fedele.
Articolo 233
Conto di risultato dell’esecuzione del bilancio
(Articolo 146 del regolamento finanziario)
1. Il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio comporta quanto segue:
a)
un’informazione sulle entrate comprendente:
i)
l’evoluzione delle previsioni del bilancio in entrate;
ii)
l’esecuzione del bilancio in entrate;
iii)
l’evoluzione dei diritti accertati;
b)
informazioni che illustrano l’evoluzione della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
c)
informazioni che illustrano l’impiego della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;
d)
informazioni sull’evoluzione degli impegni ancora da pagare, riportati dall’esercizio precedente o impegnati nel corso dell’esercizio.
2. Per quanto riguarda le informazioni sulle entrate, è unito anche uno stato dal quale risulta, per ciascuno Stato membro, la ripartizione degli importi ancora da recuperare alla fine dell’esercizio corrispondenti a risorse proprie coperte da un ordine di riscossione.
Articolo 234
Modalità di trasmissione dei conti
(Articolo 148 del regolamento finanziario)
I conti provvisori e i conti definitivi di cui agli articoli 147 e 148 del regolamento finanziario possono essere trasmessi per via elettronica.
CAPO 2
Contabilità
Sezione 1
Organizzazione contabile
Articolo 235
Organizzazione contabile
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. Il contabile di ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora e tiene aggiornata una documentazione che descrive l’organizzazione e le procedure contabili della propria istituzione o del proprio organismo.
2. Le entrate e le spese di bilancio sono registrate nel sistema informatico di cui all’articolo 236 secondo la natura economica dell’operazione, in entrate o in spese correnti o in capitale.
Articolo 236
Sistemi informatici
(Articolo 151 del regolamento finanziario)
1. La contabilità è tenuta con l’ausilio di un sistema informatico integrato.
2. L’organizzazione della contabilità tenuta mediante sistemi e sottosistemi informatici impone una descrizione completa dei sistemi e sottosistemi.
Tale descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta le singole operazioni. Precisa in quale modo il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ciascuna operazione e per qualsiasi modificazione apportata ai sistemi e sottosistemi informatici, in modo da poter identificare in qualsiasi momento la natura e l’autore dei cambiamenti.
Le descrizioni dei sistemi e dei sottosistemi contabili informatici segnalano, se necessario, i legami esistenti tra questi e il sistema contabile centrale, in particolare per quanto concerne il trasferimento dei dati e il raffronto dei saldi.
3. L’accesso ai sistemi e sottosistemi informatici è limitato alle persone incluse in un elenco di utenti autorizzati, tenuto e aggiornato da ciascuna istituzione.
Sezione 2
Libri contabili
Articolo 237
Libri contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione od organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario tiene un libro giornale, un libro mastro e almeno i libri ausiliari dei crediti, dei debiti e delle immobilizzazioni, tranne nei casi non giustificati da considerazioni inerenti al rapporto costi-benefici.
I libri contabili consistono in documenti informatici perfettamente identificati dal contabile e che offrono ogni garanzia in materia di prova.
Le scritture del libro giornale sono riportate nei conti del libro mastro, dettagliate secondo il piano contabile di cui all’articolo 212.
Il libro giornale e il libro mastro possono essere dettagliati in giornali ausiliari e libri ausiliari il cui numero è determinato dall’importanza e dalle esigenze.
Le scritture registrate nei giornali e libri ausiliari sono centralizzate almeno ogni mese nel libro giornale e nel libro mastro.
Articolo 238
Situazione contabile generale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora una situazione contabile che riflette tutti i conti della contabilità generale, compresi i conti saldati nel corso dell’esercizio, ciascuno dei quali comporta quanto segue:
a)
il numero del conto;
b)
la denominazione;
c)
il totale degli addebiti;
d)
il totale degli accrediti;
e)
il saldo.
Articolo 239
Corrispondenza tra i dati contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I dati iscritti nel libro mastro generale sono tenuti e organizzati in modo da giustificare il contenuto di ogni conto figurante nella situazione contabile generale.
2. Per l’inventario delle immobilizzazioni si applicano gli articoli da 246 a 253.
Sezione 3
Registrazione
Articolo 240
Scritture contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Le scritture sono tenute secondo il metodo detto della «partita doppia», a norma del quale ogni movimento o variazione registrato nella contabilità è rappresentato da una scrittura che stabilisce un’equivalenza tra l’addebito e l’accredito ai diversi conti cui la scrittura si riferisce.
2. Il controvalore in euro di un’operazione espressa in una valuta diversa dall’euro è calcolato e contabilizzato.
Le operazioni in valuta dei conti rivalutabili sono oggetto di una rivalutazione monetaria almeno in occasione di ogni chiusura contabile.
La rivalutazione è effettuata ai corsi determinati a norma dell’articolo 6.
Il corso di cambio da applicare per la conversione tra l’euro e un’altra valuta, ai fini della stesura del bilancio al 31 dicembre dell’anno N, è quello dell’ultimo giorno lavorativo dell’anno N.
3. Le norme contabili dell’Unione stabilite a norma dell’articolo 152 del regolamento finanziario precisano le regole per la conversione e la nuova valutazione da prevedere ai fini della contabilità per competenza.
Articolo 241
Registrazioni contabili
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Ogni registrazione contabile precisa l’origine, il contenuto e l’imputazione di ogni dato e i riferimenti del documento giustificativo pertinente.
Articolo 242
Registrazione nel libro giornale
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
Le operazioni contabili sono registrate nel libro giornale secondo uno dei seguenti metodi, l’uno dei quali non esclude l’altro:
a)
giorno per giorno, operazione per operazione;
b)
mediante riepilogo mensile dei totali delle operazioni, a condizione che vengano conservati tutti i documenti che permettono di verificare tali operazioni giorno per giorno, operazione per operazione.
Articolo 243
Convalida della registrazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. Il carattere definitivo delle registrazioni nel libro giornale e nei libri mastri ausiliari è garantito da una procedura di convalida che vieta qualsiasi modificazione o soppressione della registrazione.
2. Al più tardi prima della presentazione degli stati finanziari definitivi è applicata una procedura di chiusura destinata a fissare la cronologia e garantire l’intangibilità delle registrazioni.
Sezione 4
Riconciliazione e verifica
Articolo 244
Riconciliazione
(Articolo 154 del regolamento finanziario)
1. I saldi dei conti della situazione contabile generale sono riconciliati periodicamente e almeno in occasione della chiusura annuale con i dati dei sistemi di gestione utilizzati dagli ordinatori per la gestione degli elementi patrimoniali e per l’alimentazione quotidiana del sistema contabile.
2. Periodicamente, e almeno in occasione di ogni chiusura dei conti, il contabile verifica se i saldi bancari corrispondono alla realtà, in particolare come segue:
a)
per gli averi in banca, mediante riconciliazione degli estratti conto trasmessi dalle istituzioni finanziarie,
b)
per i fondi detenuti in cassa, mediante riconciliazione con i dati del libro di cassa.
Per quanto riguarda i conti delle immobilizzazioni, la verifica è realizzata conformemente all’articolo 250.
3. I conti interistituzionali di collegamento sono riconciliati mensilmente.
4. I conti provvisori sono aperti ed esaminati annualmente dal contabile. Tali conti sono sotto la responsabilità dell’ordinatore, che procede alla loro liquidazione quanto prima.
Sezione 5
Contabilità di bilancio
Articolo 245
Contabilità di bilancio
(Articolo 156 del regolamento finanziario)
1. La contabilità di bilancio registra quanto segue, per ogni suddivisione del bilancio:
a)
per quanto riguarda le spese:
i)
gli stanziamenti autorizzati nel bilancio iniziale, gli stanziamenti iscritti nei bilanci rettificativi, gli stanziamenti riportati, gli stanziamenti aperti a seguito della riscossione di entrate con destinazione specifica, gli stanziamenti risultanti da storni e la somma totale degli stanziamenti così disponibili;
ii)
gli impegni e i pagamenti dell’esercizio;
b)
per quanto riguarda le entrate:
i)
le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei bilanci rettificativi, le entrate con destinazione specifica e la somma totale delle previsioni così formulate;
ii)
i diritti accertati e le riscossioni dell’esercizio;
c)
la registrazione degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da recuperare degli esercizi precedenti.
Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti di pagamento di cui al primo comma, lettera a), sono registrati e seguiti separatamente.
Sono inoltre registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati globali relativi al Fondo europeo agricolo di garanzia (in prosieguo «FEAGA»), e i pagamenti corrispondenti.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell’insieme degli stanziamenti del FEAGA.
2. La contabilità di bilancio consente di seguire separatamente quanto segue:
a)
l’impiego degli stanziamenti riportati e degli stanziamenti dell’esercizio;
b)
la liquidazione degli impegni che restano da liquidare.
Per quanto riguarda le entrate, i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti sono seguiti separatamente.
3. La contabilità di bilancio può essere organizzata in modo da consentire una contabilità analitica.
4. La contabilità di bilancio è tenuta mediante sistemi informatici in libri o su schede.
CAPO 3
Inventario delle immobilizzazioni
Articolo 246
Inventario delle immobilizzazioni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Il sistema d’inventario delle immobilizzazioni è elaborato dall’ordinatore con l’assistenza del contabile. Il sistema d’inventario fornisce tutte le informazioni necessarie alla tenuta della contabilità e alla conservazione degli attivi.
Articolo 247
Conservazione dei beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione e ciascun organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario decide le disposizioni relative alla conservazione dei beni ripresi nei bilanci finanziari rispettivi e determinano gli uffici amministrativi responsabili del sistema d’inventario.
Articolo 248
Iscrizione dei beni nell’inventario
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
Si devono iscrivere nell’inventario e registrare nei conti delle immobilizzazioni tutti i beni acquisiti, non di consumo, la cui durata d’utilizzo è superiore a un anno e il cui prezzo di acquisto o costo di produzione è superiore a quello indicato nelle norme contabili dell’Unione adottate ai sensi dell’articolo 152 del regolamento finanziario.
Articolo 249
Contenuto dell’inventario per i beni
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
L’inventario riprende un’adeguata descrizione del bene, ne precisa l’ubicazione o, per i beni mobili, il servizio o la persona responsabili, la data d’acquisizione ed il costo unitario.
Articolo 250
Controlli dell’inventario dei beni mobili
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I controlli dell’inventario da parte delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono eseguiti in modo da accertare l’esistenza materiale di ciascun bene e la sua conformità all’iscrizione nell’inventario. Il controllo è effettuato nell’ambito di un programma annuale di verifica, tranne che per le immobilizzazioni materiali e immateriali che sono sottoposte a controllo effettuato almeno su base triennale.
Articolo 251
Rivendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono essere acquirenti dei beni rivenduti dalle istituzioni e organismi, tranne quando tali beni sono rivenduti mediante procedura di aggiudicazione pubblica.
Articolo 252
Procedura di vendita di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Le vendite di beni materiali sono oggetto di un’adeguata pubblicità locale quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 8 100 EUR. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’ultimo avviso e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno quattordici giorni di calendario.
Le vendite di cui al primo comma sono oggetto di un avviso di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 391 100 EUR. Può inoltre essere fatta adeguata pubblicità nella stampa degli Stati membri. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’avviso nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno un mese.
2. Le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario possono rinunciare alla pubblicità, quando il suo costo eccede l’utile atteso dell’operazione.
3. Nelle vendite di beni materiali le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario mirano a ottenere in ogni caso il miglior prezzo.
4. I paragrafi 1, 2 e 3 non si applicano alle vendite tra le istituzioni dell’Unione e i loro organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.
Articolo 253
Procedura di cessione di beni materiali
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione e la scomparsa in seguito a perdita, furto o altre cause, dei beni inventariati, compresi gli immobili, sono registrati dall’ordinatore con una dichiarazione o un verbale.
La dichiarazione o il verbale constatano in particolare l’eventuale obbligo di sostituzione a carico del funzionario o altro agente dell’Unione o di qualsiasi altra persona.
La disponibilità di beni immobili o di grandi impianti può essere concessa a titolo gratuito mediante contratti ed è oggetto di una comunicazione annuale al Parlamento europeo e al Consiglio in sede di presentazione del progetto di bilancio.
I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono beneficiare dei beni inventariati ceduti a titolo gratuito o scartati.
Articolo 254
Inventario e pubblicità delle vendite nelle delegazioni dell’Unione
(Articolo 157 del regolamento finanziario)
1. Per le delegazioni dell’Unione, gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio dell’Unione sono tenuti sul posto. Sono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo le modalità decise da ciascuna istituzione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni dell’Unione sono iscritti in un elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.
2. Le vendite di beni mobili delle delegazioni dell’Unione sono oggetto di pubblicità secondo gli usi locali.
PARTE SECONDA
DISPOSIZIONI PARTICOLARI
TITOLO I
RICERCA
Articolo 255
Tipologia delle azioni
(Articolo 181 del regolamento finanziario)
1. Le azioni dirette sono eseguite dagli istituti del Centro comune di ricerca (in prosieguo «JRC») e di norma integralmente finanziate dal bilancio. Consistono in quanto segue:
a)
programmi di ricerca;
b)
attività di ricerca esplorativa;
c)
attività di sostegno scientifico e tecnico di natura istituzionale.
2. Il JRC può partecipare alle azioni indirette alle condizioni stabilite all’articolo 183 del regolamento finanziario.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 181, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
Articolo 256
Disposizioni complementari applicabili al JRC
(Articolo 183 del regolamento finanziario)
1. Le altre attività di natura concorrenziale svolte dal JRC consistono in quanto segue:
a)
attività a seguito di procedure di concessione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti;
b)
attività per conto di terzi;
c)
attività intraprese sulla base di un accordo amministrativo con altre istituzioni o altri servizi della Commissione per la prestazione di servizi tecnico-scientifici.
2. Quando le attività realizzate dal JRC per conto di terzi implicano l’aggiudicazione di un appalto, la procedura d’aggiudicazione rispetta i principi di trasparenza e di parità di trattamento.
3. Le previsioni di crediti di cui all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.
TITOLO II
AZIONI ESTERNE
CAPO I
Disposizioni generali
Articolo 257
Azioni finanziabili
(Articolo 184 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti relativi alle azioni di cui al titolo IV, capo 1, della parte seconda del regolamento finanziario possono finanziare in particolare appalti, sovvenzioni, compresi gli abbuoni di interessi, prestiti speciali, la garanzia di prestiti e azioni di assistenza finanziaria, di sostegno di bilancio e altre forme specifiche di sostegno di bilancio.
CAPO II
Sostegno di bilancio e fondi fiduciari di donatori diversi
Articolo 258
Ricorso al sostegno di bilancio
(Articolo 186 del regolamento finanziario)
1. Qualora previsto dai pertinenti atti di base, la Commissione può ricorrere al sostegno di bilancio settoriale o generale in un paese terzo beneficiario se sono soddisfatte le condizioni seguenti:
a)
la gestione delle pubbliche finanze del paese partner risulta sufficientemente trasparente, affidabile ed efficace;
b)
il paese partner ha predisposto politiche settoriali o nazionali sufficientemente credibili e pertinenti;
c)
il paese partner ha predisposto politiche macroeconomiche orientate alla stabilità.
2. Le convenzioni stipulate con il paese partner prevedono l’obbligo per il paese in questione di trasmettere alla Commissione informazioni affidabili e tempestive che le consentano di valutare il rispetto delle condizioni di cui al paragrafo 1.
Articolo 259
Fondi fiduciari dell’Unione per le azioni esterne
(Articolo 187 del regolamento finanziario)
I contributi versati da altri donatori sono presi in considerazione quando sono incassati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario e per l’importo in euro risultante dalla conversione all’atto dell’accredito sul conto bancario specifico.
Il contributo dell’Unione è trasferito in tempo utile per coprire gli impegni giuridici del fondo fiduciario, tenuto debito conto dei fondi disponibili versati dagli altri donatori.
Gli interessi maturati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario sono investiti nel fondo fiduciario stesso, salvo altrimenti disposto nell’atto costitutivo del fondo fiduciario.
Tutte le operazioni effettuate durante l’esercizio sul conto bancario di cui al terzo comma sono debitamente registrate nei conti relativi al fondo fiduciario.
Due volte l’anno, l’ordinatore responsabile provvede alla rendicontazione finanziaria degli interventi effettuati da ogni fondo fiduciario.
I fondi fiduciari sono sottoposti annualmente a una revisione contabile esterna indipendente.
Il comitato del fondo fiduciario approva la relazione annuale del fondo fiduciario redatta dall’ordinatore competente insieme ai conti annuali preparati dal contabile. Tali relazioni sono allegate alla relazione annuale dell’ordinatore delegato e presentate al Parlamento europeo e al Consiglio nell’ambito della procedura di discarico della Commissione.
Le norme per la composizione del comitato e il suo regolamento interno sono fissati nell’atto costitutivo del fondo fiduciario adottato dalla Commissione e al quale i donatori hanno aderito. Tali norme garantiscono un’equa rappresentanza dei donatori e comprendono l’obbligo di ottenere il voto favorevole della Commissione nella decisione finale sull’utilizzo dei fondi.
CAPO III
Appalti
Articolo 260
Locazione d’immobili
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Possono essere finanziati con gli stanziamenti operativi destinati alle azioni esterne soltanto gli appalti immobiliari relativi alla locazione di immobili già costruiti al momento della firma del contratto di locazione. Questi appalti sono oggetto della pubblicazione di cui all’articolo 124.
Articolo 261
Definizioni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di servizi comprendono gli appalti di studi e di assistenza tecnica.
Si tratta di un appalto di studi quando il contratto concluso tra il prestatore di servizi e l’amministrazione aggiudicatrice riguarda, tra l’altro, gli studi attinenti all’individuazione e alla preparazione dei progetti, gli studi di fattibilità, gli studi economici e di mercato, gli studi tecnici, le valutazioni e i controlli.
Si tratta di un appalto di assistenza tecnica quando il prestatore di servizi è incaricato di esercitare una funzione consultiva, oppure è chiamato ad assumere la direzione o la supervisione di un progetto o a mettere a disposizione gli esperti precisati nell’appalto.
2. Quando un paese terzo dispone di personale di gestione qualificato nella sua amministrazione o entità a partecipazione pubblica, gli appalti possono essere eseguiti direttamente da tali uffici o entità in economia.
Articolo 262
Disposizioni specifiche relative alle soglie e modalità di aggiudicazione degli appalti esterni
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli articoli da 123 a 126, a eccezione delle definizioni, l’articolo 127, paragrafi 3 e 4, l’articolo 128, gli articoli da 134 a 137, l’articolo 139, paragrafi da 3 a 6, l’articolo 148, paragrafo 4, l’articolo 151, paragrafo 2, gli articoli da 152 a 158, l’articolo 160 e l’articolo 164 del presente regolamento non si applicano agli appalti aggiudicati dalle amministrazioni aggiudicatrici o per loro conto ai sensi dell’articolo 190, paragrafo 2, del regolamento finanziario.
L’attuazione delle disposizioni in materia di appalti del presente capo è oggetto di una decisione della Commissione, così come i controlli adeguati che l’ordinatore responsabile deve svolgere quando l’amministrazione aggiudicatrice non è la Commissione.
2. In caso d’inosservanza delle procedure previste dalle disposizioni di cui al paragrafo 1, le spese relative alle operazioni in causa non sono ammissibili al finanziamento dell’Unione.
3. Il presente capo non si applica alle amministrazioni aggiudicatrici di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario quando, eseguiti i controlli di cui all’articolo 61 del regolamento finanziario, la Commissione le ha autorizzate ad applicare le loro procedure d’aggiudicazione di appalti.
Articolo 263
Pubblicità e non discriminazione
(Articoli 190 e 191 del regolamento finanziario)
1. La Commissione prende le misure atte a garantire, a parità di condizioni, la partecipazione più ampia possibile alle gare relative agli appalti finanziati dall’Unione. A tal fine, occorre in particolare quanto segue:
a)
garantire in modo adeguato ed entro termini soddisfacenti la pubblicazione degli avvisi di preinformazione, dei bandi di gara e degli avvisi di aggiudicazione;
b)
eliminare qualsiasi pratica discriminatoria o qualsiasi specifica tecnica di natura tale da ostacolare un’ampia partecipazione, a parità di condizioni, delle persone fisiche e giuridiche di cui all’articolo 182 del regolamento finanziario.
2. L’articolo 265, paragrafo 5, l’articolo 267, paragrafo 3, e l’articolo 269, paragrafo 4, non pregiudicano il ricorso all’approvvigionamento elettronico.
Articolo 264
Misure di pubblicità
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per le gare d’appalto internazionali, l’avviso di preinformazione è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni nei tempi più brevi nel caso degli appalti di forniture e di servizi e, nel caso degli appalti di lavori, il più presto possibile dopo che è stata adottata la decisione di autorizzazione del relativo programma.
2. Ai fini del presente capo, il bando di gara è pubblicato:
a)
almeno nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet per le gare d’appalto internazionali;
b)
almeno nella gazzetta ufficiale dello Stato destinatario o con qualsiasi mezzo di comunicazione equivalente per le gare d’appalto locali.
Qualora il bando di gara sia pubblicato anche localmente, esso deve essere identico a quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet e deve essere pubblicato simultaneamente. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet è assicurata dalla Commissione. L’eventuale pubblicazione locale può essere a cura delle entità di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario.
3. L’avviso di aggiudicazione è inviato quando viene firmato il contratto, eccetto quando l’appalto è stato dichiarato segreto, sempre che ciò sia ancora necessario, quando per la sua esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza, quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario, oppure quando la pubblicazione dell’avviso è considerata inopportuna.
Articolo 265
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di servizi:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR:
i)
procedura internazionale ristretta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
procedura internazionale aperta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, o contratto quadro.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
I pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
2. Nella procedura ristretta internazionale di cui al paragrafo 1, lettera a), il bando di gara indica il numero di candidati che saranno invitati a presentare un’offerta. Per gli appalti di servizi sono invitati almeno quattro candidati. Il numero di candidati ammessi a presentare offerte deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.
L’elenco dei candidati prescelti è pubblicato sul sito internet della Commissione.
Se i candidati che soddisfano i criteri di selezione o i livelli minimi di capacità sono in numero inferiore a quello minimo, l’amministrazione aggiudicatrice può invitare a presentare un’offerta soltanto i candidati rispondenti ai criteri per la presentazione delle offerte.
3. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre offerenti, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura competitiva negoziata e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
Nell’ambito della procedura competitiva negoziata gli offerenti possono essere scelti dall’elenco di potenziali offerenti di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera b), adeguatamente pubblicizzato. Tale elenco è redatto in esito a un invito a manifestare interesse ed è valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla data di pubblicazione. L’elenco può comprendere sottoelenchi. Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a presentare un’offerta.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato gli offerenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.
4. Per i servizi legali a norma della nomenclatura CPV, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura competitiva negoziata, indipendentemente dal valore stimato dell’appalto.
5. Le offerte sono inviate in busta doppia, vale a dire in un plico o busta esterna contenente due buste distinte e sigillate, che riportano rispettivamente le diciture: Busta A «Offerta tecnica» e Busta B «Offerta finanziaria». La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento al bando di gara al quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Se i documenti di gara prevedono colloqui, il comitato di valutazione può procedere a un colloquio con i principali rappresentanti dalla squadra di esperti proposta nelle offerte tecnicamente accettabili, dopo avere formulato le conclusioni provvisorie scritte e prima di concludere definitivamente la valutazione delle offerte tecniche. In questo caso, gli esperti, di preferenza collettivamente se si tratta di una squadra, sono convocati per un colloquio dal comitato di valutazione, a intervalli di tempo ravvicinati per permettere raffronti. I colloqui si svolgono in base a un profilo precedentemente convenuto dalla commissione giudicatrice e applicato ai diversi esperti o squadre convocati. Il giorno e l’ora del colloquio devono essere comunicati agli offerenti con almeno dieci giorni di calendario di anticipo. In caso di forza maggiore, che impedisce all’offerente di essere presente al colloquio, gli viene trasmessa una nuova convocazione.
6. I criteri d’aggiudicazione dell’appalto servono a identificare l’offerta economicamente più vantaggiosa.
La scelta dell’offerta economicamente più vantaggiosa risulta da una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte secondo una proporzione di ripartizione 80/20. A tal fine:
a)
i punti attribuiti alle offerte tecniche sono moltiplicati per un coefficiente di 0,80;
b)
i punti attribuiti alle offerte finanziarie sono moltiplicati per un coefficiente di 0,20.
Articolo 266
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di servizi
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di servizi, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata, in base a un’unica offerta, nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 104, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando le prestazioni sono affidate a organismi pubblici o a istituzioni o associazioni senza scopo di lucro e hanno per oggetto azioni a carattere istituzionale o sono mirate all’assistenza a popolazioni nel settore sociale;
c)
per prestazioni che prolungano servizi già avviati, alle condizioni previste al paragrafo 2;
d)
quando una gara d’appalto o il tentativo di ricorrere al contratto quadro sono stati infruttuosi, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario, nel qual caso, dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale;
e)
quando l’appalto fa seguito a un concorso e secondo le norme pertinenti deve essere attribuito al vincitore o a uno dei vincitori del concorso, nel qual caso tutti i vincitori sono invitati a partecipare alla negoziazione;
f)
qualora, per ragioni di natura tecnica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un prestatore determinato;
g)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Le azioni a carattere istituzionale di cui al primo comma, lettera b), comprendono i servizi direttamente connessi alle funzioni statutarie degli organismi pubblici.
2. Le prestazioni che prolungano servizi già avviati, di cui al paragrafo 1, lettera c), sono le seguenti:
a)
prestazioni complementari non indicate nell’appalto principale, ma che, a seguito di una circostanza imprevista, sono diventate necessarie all’esecuzione dell’appalto, a condizione che la prestazione complementare non possa essere tecnicamente o economicamente distinta dall’appalto principale senza causare un grave inconveniente all’amministrazione aggiudicatrice, e che l’importo cumulato delle prestazioni complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale;
b)
prestazioni supplementari, consistenti nel ripetere servizi analoghi a quelli affidati al contraente del primo contratto di servizi, purché:
i)
per la prima prestazione di servizi sia stato pubblicato il bando di gara che indicava con chiarezza la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per la prestazione di nuovi servizi relativi al progetto e la stima dei relativi costi;
ii)
tale estensione dell’appalto abbia valore e durata non superiori a quelli dell’appalto iniziale.
Articolo 267
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di forniture:
a)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR: procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: contratto quadro o:
i)
per appalti di valore pari o superiore a 100 000 EUR ma inferiore a 300 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
ii)
appalti di valore inferiore a 100 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale a norma del paragrafo 2;
c)
i pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), punto ii), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre fornitori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i fornitori, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
4. Nel caso di un appalto di forniture senza servizio di assistenza post-vendita, l’unico criterio di attribuzione è il prezzo.
Nel caso in cui le proposte relative al servizio post-vendita o a una formazione presentino un’importanza particolare, è scelta l’offerta che propone il prezzo più basso o l’offerta economicamente più vantaggiosa, in considerazione della qualità tecnica del servizio offerto e del prezzo proposto.
Articolo 268
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di forniture
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di forniture possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
quando è giustificato dalla natura o dalle caratteristiche particolari delle forniture, ad esempio quando l’esecuzione dell’appalto è riservata esclusivamente ai titolari dei brevetti o delle licenze che ne disciplinano l’uso;
c)
nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate;
d)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
e)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
f)
nel caso di appalti relativi a forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;
g)
nel caso di appalti relativi ad acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;
h)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Nei casi di cui al primo comma, lettera d), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. Ai fini del paragrafo 1, lettera a), del presente articolo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Articolo 269
Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di lavori:
a)
appalti di valore pari o superiore a 5 000 000 EUR:
i)
procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
ii)
tenuto conto della particolarità di determinati lavori, procedura ristretta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);
b)
appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR ma inferiore a 5 000 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);
c)
appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.
Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.
2. Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera c), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre imprenditori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.
L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.
Se, dopo aver consultato i contraenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.
3. I criteri di selezione concernono la capacità dell’offerente di eseguire appalti analoghi in particolare con riferimento a lavori eseguiti negli ultimi anni. Una volta effettuata la selezione ed eliminate le offerte non conformi, il solo criterio di aggiudicazione è il prezzo dell’offerta.
4. Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:
a)
l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;
b)
il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;
c)
se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;
d)
la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.
Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.
Articolo 270
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di lavori
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Gli appalti di lavori possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:
a)
quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;
b)
per i lavori complementari non figuranti nel primo contratto stipulato che sono divenuti necessari, a seguito di una circostanza imprevista, per l’esecuzione del lavoro, alle condizioni previste nel paragrafo 2;
c)
quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;
d)
nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;
e)
quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.
Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.
Nei casi di cui al primo comma, lettera c), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.
2. I lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera b), sono aggiudicati all’imprenditore che già esegue il lavoro, alle condizioni seguenti:
a)
che tali lavori non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;
b)
che tali lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento;
c)
che il valore cumulato degli appalti aggiudicati per lavori complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale.
Articolo 271
Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti immobiliari
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Gli appalti immobiliari di cui all’articolo 260 possono essere aggiudicati con procedura negoziata previa indagine del mercato locale.
Articolo 272
Scelta della procedura di aggiudicazione per gli appalti misti
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
Nel caso di appalti che riguardano sia la prestazione di servizi sia la fornitura di beni o l’esecuzione di lavori, l’amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione se questa non è l’amministrazione aggiudicatrice, determina le soglie e le procedure pertinenti in funzione dell’aspetto predominante, valutato sulla base del valore relativo e dell’importanza operativa delle varie componenti dell’appalto.
Articolo 273
Documenti di gara
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. I documenti di gara di cui all’articolo 138 sono elaborati sulla base delle migliori pratiche internazionali e secondo le disposizioni del presente capo per quanto riguarda le misure di pubblicità e i contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti.
2. Per gli appalti di servizi, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
il tipo di appalto;
ii)
i criteri di aggiudicazione e la rispettiva ponderazione;
iii)
la possibilità di colloqui e l’eventuale calendario;
iv)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
v)
la proporzione di subappalto eventualmente autorizzato;
vi)
il bilancio massimo disponibile per l’appalto;
vii)
la valuta dell’offerta;
b)
l’elenco ristretto dei candidati selezionati (citando il divieto di associazione tra gli stessi);
c)
le condizioni generali degli appalti di servizi;
d)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
e)
il capitolato d’oneri con indicazione del calendario di previsione del progetto e le date a decorrere dalle quali è previsto che gli esperti principali siano disponibili;
f)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente);
g)
il modulo di offerta;
h)
il modulo di contratto;
i)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per il versamento di prefinanziamenti.
Il primo comma, lettera h), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
3. Per gli appalti di forniture, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di forniture;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
l’allegato tecnico contenente gli eventuali piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
4. Per gli appalti di lavori, il fascicolo di gara deve contenere:
a)
le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere:
i)
i criteri di selezione e di aggiudicazione;
ii)
l’autorizzazione eventuale delle varianti;
iii)
la valuta dell’offerta;
b)
le condizioni generali degli appalti di lavori;
c)
le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;
d)
gli allegati tecnici contenenti i piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;
e)
il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;
f)
il modulo di offerta;
g)
il modulo di contratto;
h)
se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per:
i)
l’offerta;
ii)
il versamento di prefinanziamenti;
iii)
la corretta esecuzione.
Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.
5. In caso di conflitto tra le condizioni particolari di cui al paragrafo 2, lettera d), al paragrafo 3, lettera c), e al paragrafo 4, lettera c), e le condizioni generali prevalgono su dette condizioni particolari.
6. Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulle pertinenti norme europee o, se del caso, internazionali e certificati da organismi conformi alle norme europee o internazionali relative alla certificazione. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici.
Articolo 274
Garanzie
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. In deroga all’articolo 163, le garanzie preliminari sono costituite in euro o nella valuta dell’appalto al quale sono riferite.
2. L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere una garanzia dell’offerta, a norma del presente capo, nella misura dall’1 % al 2 % del valore globale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori; essa è conforme alle disposizioni dell’articolo 163. La garanzia è liberata all’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta in caso di successivo ritiro di un’offerta presentata entro i termini.
3. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere una garanzia di esecuzione per un importo, indicato nel fascicolo di gara, che varia tra il 5 % e il 10 % del valore totale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori. L’importo della garanzia è stabilito in base a criteri obiettivi, quali il tipo e il valore dell’appalto.
Tuttavia, è richiesta una garanzia di esecuzione se il valore dell’appalto è superiore alle seguenti soglie:
a)
345 000 EUR per gli appalti di lavori;
b)
150 000 EUR per gli appalti di forniture.
La garanzia resta valida almeno fino all’esito positivo del collaudo definitivo delle forniture o dei lavori. Se il contratto non è stato eseguito correttamente, è trattenuto l’intero importo della garanzia.
Articolo 275
Termini delle procedure
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e non oltre la data e l’ora indicati nell’invito a presentare offerte. I termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione, fissati dalle amministrazioni aggiudicatrici, sono sufficientemente lunghi affinché gli interessati dispongano di un termine ragionevole e adeguato per preparare e depositare le loro offerte.
Per gli appalti di servizi, l’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in casi di urgenza possono essere autorizzati altri termini.
2. Gli offerenti possono presentare domande per iscritto prima della data limite per la ricezione delle offerte. L’amministrazione aggiudicatrice risponde alle domande prima della data limite per la ricezione delle offerte.
3. Nelle procedure ristrette internazionali, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trenta giorni dalla pubblicazione del bando di gara. L’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
4. Nelle procedure aperte internazionali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla data di spedizione del bando di gara:
a)
novanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
sessanta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
5. Nelle procedure aperte locali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla pubblicazione del bando di gara:
a)
sessanta giorni per gli appalti di lavori;
b)
trenta giorni per gli appalti di forniture.
Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.
6. Per le procedure negoziate concorrenziali di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera b), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera c), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera c), per la presentazione delle offerte è accordato ai candidati un termine minimo di trenta giorni dalla data di spedizione della lettera d’invito a presentare un’offerta.
7. I termini di cui ai paragrafi da 1 a 6 sono fissati in giorni di calendario.
Articolo 276
Comitato di valutazione
(Articolo 190 del regolamento finanziario)
1. Tutte le domande di partecipazione e offerte dichiarate conformi sono valutate e classificate da un comitato di valutazione sulla base dei criteri d’esclusione, di selezione e di aggiudicazione precedentemente annunciati. Il comitato è composto da un numero dispari di membri, almeno tre, che vantano la competenza tecnica e amministrativa necessaria per pronunciarsi validamente sulle offerte.
2. Quando non sia l’amministrazione aggiudicatrice, la Commissione può chiedere di ricevere copia dei documenti di gara, delle offerte e della loro valutazione, nonché dei contratti firmati. Essa può inoltre partecipare a titolo d’osservatore all’apertura e alla valutazione delle offerte.
3. Sono eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nei documenti di gara o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono prescritti.
Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può chiedere ai candidati od offerenti, nel rispetto del principio della parità di trattamento e indicando una precisa scadenza, di produrre documenti supplementari o di fornire chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione, di selezione e di aggiudicazione.
4. In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato chiede le necessarie precisazioni sulla composizione dell’offerta.
5. Si può derogare all’obbligo di costituire un comitato di valutazione per le procedure relative ad appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR.
CAPO IV
Sovvenzioni
Articolo 277
Finanziamento integrale
(Articolo 192 del regolamento finanziario)
In caso di deroghe all’obbligo di cofinanziamento, nella decisione d’attribuzione devono essere indicati i motivi.
TITOLO III
UFFICI EUROPEI
Articolo 278
Uffici europei e creazione di uffici supplementari
(Articolo 195 del regolamento finanziario)
Gli uffici di cui all’articolo 195 del regolamento finanziario sono i seguenti:
a)
l’Ufficio delle pubblicazioni;
b)
l’Ufficio europeo per la lotta antifrode;
c)
l’Ufficio europeo di selezione del personale e la Scuola amministrativa europea, da esso dipendente sotto il profilo amministrativo;
d)
l’Ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali;
e)
l’Ufficio infrastrutture e logistica di Bruxelles e l’Ufficio infrastrutture e logistica di Lussemburgo.
Una o più istituzioni possono creare uffici supplementari sempre che possa essere giustificato da uno studio costi-benefici e che sia garantita la visibilità dell’azione dell’Unione.
Articolo 279
Deleghe delle istituzioni agli uffici europei interistituzionali
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Ciascuna istituzione è responsabile degli impegni di bilancio. Le istituzioni possono delegare al direttore dell’ufficio europeo interistituzionale interessato tutti gli atti successivi, in particolare gli impegni giuridici, la liquidazione delle spese, l’ordinazione dei pagamenti e l’acquisizione delle entrate, e stabiliscono i limiti e le condizioni di tale delega.
Articolo 280
Disposizioni speciali per l’Ufficio delle pubblicazioni
(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)
Per quanto riguarda l’Ufficio delle pubblicazioni, ogni istituzione decide la propria politica in materia di pubblicazioni. A norma dell’articolo 21 del regolamento finanziario, l’utile netto delle vendite delle pubblicazioni è utilizzato come entrata con destinazione specifica dall’istituzione autrice delle pubblicazioni.
Articolo 281
Delega di alcuni compiti da parte del contabile
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Il contabile della Commissione, su proposta del comitato direttivo dell’ufficio europeo interessato, può delegare alcuni dei suoi compiti relativi all’incasso delle entrate e al pagamento delle spese effettuati direttamente dall’ufficio in questione a un funzionario del medesimo.
Articolo 282
Tesoreria - Conti bancari
(Articolo 196 del regolamento finanziario)
Per le necessità di tesoreria proprie di un ufficio interistituzionale, possono essere aperti a nome di questo dalla Commissione, su proposta del comitato direttivo, conti bancari o conti correnti postali. Il saldo annuale di tesoreria è riconciliato e liquidato a fine esercizio tra l’ufficio in oggetto e la Commissione.
TITOLO IV
STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 283
Disposizioni generali
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Gli stanziamenti amministrativi di cui al presente titolo sono quelli definiti dall’articolo 41 del regolamento finanziario.
Gli impegni di bilancio corrispondenti a stanziamenti amministrativi di natura comune a diversi titoli e gestiti complessivamente possono essere iscritti complessivamente nei conti di bilancio in base alla classificazione sommaria per natura di cui all’articolo 25.
Le spese corrispondenti sono iscritte nelle linee di bilancio di ciascun titolo secondo la medesima ripartizione degli stanziamenti.
Articolo 284
Garanzie locative
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Le garanzie locative offerte dalle istituzioni assumono la forma di una garanzia bancaria o di un deposito su un conto bancario bloccato a nome dell’istituzione e del locatore e sono costituite in euro, salvo casi debitamente motivati.
Tuttavia, se per le locazioni in paesi terzi non fosse possibile avvalersi di una di tali forme di garanzia locativa, l’ordinatore responsabile può accettare di fornire altre forme di garanzia, purché esse assicurino un’equivalente tutela degli interessi finanziari dell’Unione.
Articolo 285
Anticipi al personale e ai membri delle istituzioni
(Articolo 201 del regolamento finanziario)
Possono essere versati, conformemente allo statuto, anticipi al personale e ai membri delle istituzioni.
Articolo 286
Operazioni immobiliari
(Articolo 203 del regolamento finanziario)
1. La spesa di cui all’articolo 203, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario comprende i costi di sistemazione degli edifici ma non le spese.
2. La procedura di informazione tempestiva prevista all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario e la procedura di approvazione preventiva prevista all’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario non si applicano all’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico.
3. Le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 7, del regolamento finanziario non si applicano agli edifici residenziali. Il Parlamento europeo e il Consiglio possono chiedere all’istituzione responsabile di trasmettere informazioni relative agli edifici residenziali.
4. In circostanze politiche eccezionali o urgenti le informazioni tempestive di cui all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario relative ai progetti immobiliari concernenti delegazioni dell’Unione o uffici ubicati in paesi terzi possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare a norma dell’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario. In tali casi le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva sono espletate quanto prima.
5. La procedura di approvazione preventiva a norma dell’articolo 203, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario non si applica ai contratti preparatori o agli studi necessari per valutare i costi dettagliati e il finanziamento del progetto immobiliare.
6. Le soglie di 750 000 EUR o di 3 000 000 EUR di cui all’articolo 203, paragrafo 7, punti ii), iii) e iv), del regolamento finanziario comprendono i costi di sistemazione dell’edificio. Per i contratti di locazione e di usufrutto, tali soglie tengono conto dei costi di sistemazione dell’edificio ma non delle altre spese.
7. Un anno dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario, la Commissione riferisce in merito all’applicazione delle procedure previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 8, del regolamento finanziario.
TITOLO V
ESPERTI
Articolo 287
Esperti esterni retribuiti
(Articolo 204 del regolamento finanziario)
1. Per gli appalti di valore inferiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, si possono scegliere esperti esterni retribuiti, in base alla procedura di cui al paragrafo 2.
2. Un invito a manifestare interesse è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea oppure, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali candidati, sul sito internet dell’istituzione interessata.
L’invito a manifestare interesse comprende una descrizione dei compiti, la loro durata e le condizioni di retribuzione fissate. Tali condizioni possono basarsi su prezzi unitari.
In esito all’invito a manifestare interesse viene redatto un elenco di esperti, che rimane valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla sua pubblicazione o alla durata di un programma pluriennale attinente ai compiti.
3. Ogni persona fisica interessata può presentare la sua candidatura in qualsiasi momento nel corso del periodo di validità dell’elenco, a eccezione degli ultimi tre mesi. Non sono selezionate in qualità di esperti esterni retribuiti per svolgere i compiti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario le persone che si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.
4. Tutte le comunicazioni con gli esperti selezionati, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici predisposti dall’istituzione.
Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:
a)
l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;
b)
soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;
c)
le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;
d)
ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;
e)
dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;
f)
dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;
g)
se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;
h)
dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.
Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.
La firma elettronica di cui al secondo comma, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.
5. L’elenco degli esperti e l’oggetto dei compiti sono pubblicati annualmente. La retribuzione è pubblicata qualora superi l’importo di 15 000 EUR per il compito svolto.
6. Il paragrafo 5 non si applica se tale pubblicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali degli esperti.
PARTE TERZA
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 288
Disposizioni transitorie
Gli articoli da 35 a 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 continuano ad applicarsi agli impegni effettuati fino al 31 dicembre 2013. Gli articoli da 33 a 44 del presente regolamento si applicano esclusivamente agli impegni effettuati a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Su decisione dell’ordinatore responsabile nel rispetto dei principi di parità di trattamento e trasparenza, il titolo VI della parte prima del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 può continuare ad applicarsi alle convenzioni di sovvenzione firmate e alle decisioni di sovvenzione notificate entro il 31 dicembre 2013 nel quadro di impegni globali effettuati nell’ambito del bilancio 2012 o di esercizi precedenti.
Articolo 289
Abrogazione
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 è abrogato.
I riferimenti fatti al regolamento abrogato s’intendono fatti al presente regolamento e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all’allegato.
Articolo 290
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2013.
Tuttavia, gli articoli da 216 a 226 si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2014.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 29 ottobre 2012