KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1011/2014
af 22. september 2014
om nærmere gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013 for så vidt angår modeller til indsendelse af visse oplysninger til Kommissionen samt detaljerede regler vedrørende udveksling af oplysninger mellem støttemodtagere og forvaltningsmyndigheder, attesteringsmyndigheder, revisionsmyndigheder og bemyndigede organer
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1303/2013 af 17. december 2013 om fælles bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond og om generelle bestemmelser for Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden og Den Europæiske Hav- og Fiskerifond og om ophævelse af Rådets forordning (EF) nr. 1083/2006 (1), særlig artikel 41, stk. 4, artikel 102, stk. 1, artikel 112, stk. 5, artikel 122, stk. 3, artikel 124, stk. 7, artikel 131, stk. 6, og artikel 137, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 184/2014 (2) indeholder bestemmelser, der er påkrævet for forberedelsen af programmer. For at sikre gennemførelse af programmerne finansieret af de europæiske struktur- og investeringsfonde (ESI-fondene) er der behov for fastsættelse af yderligere bestemmelser vedrørende anvendelsen af forordning (EU) nr. 1303/2013. For at give et samlet overblik over disse bestemmelser og lette adgangen til dem, bør de fastsættes i en enkelt gennemførelsesretsakt.
(2)
For at sikre sammenhængen og kvaliteten af de oplysninger, forvaltningsmyndigheden indsender til Kommissionen, herunder tydelige erklæringer om investeringens gennemførlighed og det store projekts levedygtighed, bør der fastsættes et standardformat til fastlæggelse af ensartede krav til strukturen og indholdet af oplysninger i forbindelse med meddelelsen af udvalgte store projekter til Kommissionen.
(3)
Med henblik på at sikre øget effektivitet og gennemsigtighed i gennemførelsen af programmer finansieret under ESI-fondene bør der fastlægges en model for indberetning af finansielle data, en model for betalingsanmodninger og, jf. artikel 41, stk. 4, i forordning (EU), nr. 1303/2013, en model for indsendelse af supplerende oplysninger vedrørende finansielle instrumenter sammen med betalingsanmodningen til Kommissionen samt en model for regnskaber i forbindelsen med operationelle programmer.
(4)
Med det samme formål for øje bør der fastlægges en model til beskrivelse af de funktioner og procedurer, der er fastsat for forvaltningsmyndigheden og i givet fald attesteringsmyndigheden, samt en model for det uafhængige revisionsorgans beretning og erklæring. Disse modeller bør indeholde de tekniske karakteristika for hvert felt i det elektroniske dataudvekslingssystem. Da disse modeller udgør grundlaget for udviklingen af det dataudvekslingssystem, som er omhandlet i artikel 74, stk. 4, i forordning (EU), nr. 1303/2013, bør de også angive måden, hvorpå data om støtteberettigede udgifter registreres i dette elektroniske dataudvekslingssystem.
(5)
Der er behov for detaljerede bestemmelser om omfanget af og karakteristikaene ved systemet til elektronisk dataudveksling mellem støttemodtagerne og en forvaltningsmyndighed, en attesteringsmyndighed, en revisionsmyndighed og bemyndigede organer, så medlemsstaterne kan opnå retlig klarhed over, hvilke forpligtelser de skal opfylde inden for den lovhjemlede frist i artikel 122, stk. 3, i forordning (EU) nr. 1303/2013.
(6)
For at nedbringe støttemodtagernes administrative byrde på en effektiv, hensigtsmæssig og tilfredsstillende måde for støttemodtagerne og samtidig sikre en effektiv og sikker elektronisk dataudveksling bør der fastsættes visse grundlæggende krav og tekniske karakteristika for de systemer, som er omhandlet i artikel 122, stk. 3, i forordning (EU) nr. 1303/2013.
(7)
Principperne og de gældende regler for fremsendelse af dokumenter og data via systemerne bør fastsættes med hensyn til identificering af den part, der er ansvarlig for at uploade og opdatere dokumenterne, herunder finde en alternativ løsning i tilfælde af force majeure, der hindrer brugen af systemerne.
(8)
Denne forordning bør overholde de grundlæggende rettigheder og de principper, som anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, og særlig retten til beskyttelsen af personoplysninger. Denne forordning bør derfor anvendes i overensstemmelse med disse rettigheder og principper. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (3) finder anvendelse, for så vidt angår personoplysninger, der behandles af medlemsstaterne. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4) finder anvendelse, for så vidt angår behandlingen af personoplysninger i EU-institutioner og -organer og fri udveksling af sådanne oplysninger.
(9)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelsen fra Koordinationsudvalget for de Europæiske Struktur- og Investeringsfonde -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
MODELLER OG FORMATER, DER SKAL ANVENDES TIL FREMSENDELSE AF VISSE OPLYSNINGER TIL KOMMISSIONEN
Artikel 1
Format til underretning om et udvalgt stort projekt
Forvaltningsmyndigheden underretter Kommissionen om et udvalgt stort projekt i overensstemmelse med artikel 102, stk. 1, første afsnit, i forordning (EU) nr. 1303/2013 i det format, der er fastsat i bilag I til nærværende forordning.
Artikel 2
Model til indberetning af finansielle data
Medlemsstaterne anvender ved indberetning af finansielle data til Kommissionen med henblik på overvågning i overensstemmelse med artikel 112 i forordning (EU) nr. 1303/2013 den model, der er fastsat i bilag II til nærværende forordning.
Artikel 3
Model til beskrivelse af forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens funktioner og fastlagte procedurer
1. Beskrivelsen af forvaltningsmyndighedens og i givet fald attesteringsmyndighedens funktioner og fastlagte procedurer udarbejdes i overensstemmelse med den model, der er fastsat i bilag III til denne forordning.
2. Såfremt flere operationelle programmer er omfattet af et fælles system, er det tilstrækkeligt at udarbejde en enkelt beskrivelse af de funktioner og procedurer, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 4
Model til det uafhængige revisionsorgans rapport
1. Det uafhængige revisionsorgans rapport som omhandlet i artikel 124, stk. 2, i forordning (EU) nr. 1303/2013 udarbejdes i overensstemmelse med den model, der er fastsat i bilag IV til nærværende forordning.
2. Såfremt flere operationelle programmer er omfattet af et fælles system, er det tilstrækkeligt at udarbejde en enkelt rapport som omhandlet i stk. 1.
Artikel 5
Model til det uafhængige revisionsorgans udtalelse
1. Det uafhængige revisionsorgans udtalelse som omhandlet i artikel 124, stk. 2, i forordning (EU) nr. 1303/2013 udarbejdes i overensstemmelse med den model, der er fastsat i bilag V til nærværende forordning.
2. Såfremt flere operationelle programmer er omfattet af et fælles system, er det tilstrækkeligt at udarbejde en enkelt udtalelse som omhandlet i stk. 1.
Artikel 6
Model til betalingsanmodning, herunder supplerende oplysninger om finansielle instrumenter
Den betalingsanmodning, der er omhandlet i artikel 41, stk. 4, og artikel 131, stk. 6, i forordning (EU) nr. 1303/2013, udarbejdes i overensstemmelse med den model, der er fastsat i bilag VI til nærværende forordning, og skal, hvor det er relevant, indeholde supplerende oplysninger om finansielle instrumenter.
Artikel 7
Model til regnskaber
De regnskaber, der er omhandlet i artikel 137, stk. 1, i forordning (EU) nr. 1303/2013, fremsendes til Kommissionen i overensstemmelse med den model, der er fastsat i bilag VII til nærværende forordning.
KAPITEL II
DETALJEREDE REGLER FOR UDVEKSLING AF OPLYSNINGER MELLEM STØTTEMODTAGERE OG FORVALTNINGSMYNDIGHEDER, ATTESTERINGSMYNDIGHEDER, REVISIONSMYNDIGHEDER OG BEMYNDIGEDE ORGANER
Artikel 8
Definition og omfang af elektroniske dataudvekslingssystemer
1. Ved »elektronisk dataudvekslingssystem«, jf. artikel 122, stk. 3, første afsnit, i forordning (EU) nr. 1303/2013, forstås mekanismer og instrumenter, der muliggør elektronisk udveksling af dokumenter og data, herunder audiovisuelle medier, scannede dokumenter og elektroniske filer.
Udvekslingen af dokumenter og data omfatter rapportering af fremskridt, betalingsanmodninger og udveksling af oplysninger om forvaltningsverificering og revisioner.
2. De elektroniske dataudvekslingssystemer muliggør administrativ verificering af alle støttemodtageres anmodninger om refusion i henhold til artikel 125, stk. 5, i forordning (EU) nr. 1303/2013 og revisioner på grundlag af oplysninger og dokumenter, der kan opnås gennem de elektroniske dataudvekslingssystemer, når disse oplysninger og dokumenter udveksles i elektronisk form i overensstemmelse med artikel 122, stk. 3, i nævnte forordning. De ansvarlige myndigheder kan kun anmode om at få tilsendt papirdokumenter i særlige tilfælde, efter at der er foretaget en risikoanalyse, og kun hvis papirdokumenterne er den oprindelige kilde til de scannede dokumenter, der er uploadet i de elektroniske dataudvekslingssystemer.
Artikel 9
Karakteristika ved de elektroniske dataudvekslingssystemer
1. De elektroniske dataudvekslingssystemer sikrer datasikkerheden, dataintegriteten, datafortroligheden og verificeringen af afsender i overensstemmelse med artikel 122, stk. 3, artikel 125, stk. 4, litra d), artikel 125, stk. 8, og artikel 140 i forordning (EU) nr. 1303/2013.
De elektroniske dataudvekslingssystemer er tilgængelige og operationelle i og uden for normal kontortid med undtagelse af tekniske vedligeholdelsesaktiviteter.
2. Såfremt en medlemsstat på eget initiativ pålægger støttemodtagerne obligatorisk anvendelse af elektroniske dataudvekslingssystemer, sikrer medlemsstaten, at disse systemers tekniske karakteristika ikke er til hinder for en gnidningsløs gennemførelse af fondene eller begrænser støttemodtagernes adgang hertil.
Dette krav gælder ikke for elektroniske dataudvekslingssystemer, som en medlemsstat har pålagt støttemodtagerne at anvende i en tidligere programmeringsperiode, og som opfylder de andre krav i denne forordning.
3. De elektroniske dataudvekslingssystemer skal som minimum omfatte følgende funktioner:
a)
interaktive formularer eller formularer, der er udfyldt af systemet på forhånd på grundlag af de data, der registreres i systemet i de forskellige faser af procedurerne
b)
automatiske beregninger, hvor det er relevant
c)
automatiske indbyggede kontroller til så vidt som muligt at nedbringe gentagne udvekslinger af dokumenter eller oplysninger
d)
systemskabte varslinger, der skal informere støttemodtageren om, at visse handlinger kan foretages
e)
onlinestatusopfølgning, der giver støttemodtageren mulighed for at følge med i projektets nuværende status
f)
adgang til alle tidligere data og dokumenter behandlet i det elektroniske dataudvekslingssystem.
Artikel 10
Fremsendelse af dokumenter og data via de elektroniske dataudvekslingssystemer
1. De støttemodtagere og myndigheder, som er omhandlet i artikel 122, stk. 3, første afsnit, i forordning (EU) nr. 1303/2013, registrerer de dokumenter og data, som de er ansvarlige for, samt enhver opdatering heraf i de elektroniske dataudvekslingssystemer i det elektroniske format, som medlemsstaten har fastsat.
Medlemsstaten fastsætter detaljerede vilkår og betingelser for elektronisk dataudveksling i det dokument, der fastlægger støttebetingelserne for hver enkelt operation, der er omhandlet i artikel 125, stk. 3, litra c), i forordning (EU) nr. 1303/2013.
2. Udvekslinger af data og transaktioner forsynes med en elektronisk signatur, som er forenelig med en af de tre typer elektronisk signatur, der er defineret i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (5).
3. Datoen for støttemodtagerens overførsel af dokumenter og data til de myndigheder, der henvises til i artikel 122, stk. 3, første afsnit, i forordning (EU) nr. 1303/2013, og omvendt, anses for at være datoen for den elektroniske fremsendelse af de oplysninger, der er lagret i de elektroniske dataudvekslingssystemer.
4. Fremsendelse af dokumenter og data via de elektroniske dataudvekslingssystemer foretages kun én gang som fastsat i artikel 122, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 1303/2013, for så vidt angår den samme operation for alle myndigheder, der gennemfører det samme program.
Disse myndigheder samarbejder på juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk plan for at sikre en effektiv kommunikation samt udveksling og genanvendelse af oplysninger og viden.
Dette berører ikke de processer, hvorved støttemodtageren opdaterer ukorrekte eller forældede oplysninger eller ulæselige dokumenter.
5. De elektroniske dataudvekslingssystemer er tilgængelige enten direkte via en interaktiv brugergrænseflade (dvs. en webapplikation) eller via en teknisk grænseflade, der giver mulighed for automatisk synkronisering og overførsel af data mellem støttemodtagernes og medlemsstaternes systemer.
6. De elektroniske dataudvekslingssystemer sikrer ved behandling af oplysninger beskyttelsen af personoplysninger for enkeltpersoner og fortroligheden af forretningshemmeligheder for juridiske enheder i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF (7) og Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (8).
7. I tilfælde af force majeure, herunder navnlig en fejlfunktion i de elektroniske dataudvekslingssystemer eller længerevarende mangel på dataforbindelse, kan den berørte støttemodtager fremsende de påkrævede oplysninger til den kompetente myndighed ved hjælp af de formularer og midler, som medlemsstaten har fastsat i sådanne tilfælde. Så snart force majeure-forholdet ophører, sørger medlemsstaten for, at de relevante dokumenter registreres i den database, som er tilknyttet de elektroniske dataudvekslingssystemer.
Uanset stk. 3 anses datoen for fremsendelse af de påkrævede oplysninger at være datoen for afsendelse af dokumenterne i den krævede form.
8. Medlemsstaterne sikrer, at alle støttemodtagere kan anvende de elektroniske dataudvekslingssystemer som omhandlet i artikel 122, stk. 3, i forordning (EU) nr. 1303/2013, herunder støttemodtagere omfattet af igangværende operationer på den dato, hvor de elektroniske dataudvekslingssystemer bliver operationelle, og hvor den elektroniske dataudveksling finder anvendelse.
Artikel 11
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 22. september 2014.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1011/2014 DELLA COMMISSIONE
del 22 settembre 2014
recante modalità di esecuzione del regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda i modelli per la presentazione di determinate informazioni alla Commissione e le norme dettagliate concernenti gli scambi di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 dicembre 2013, recante disposizioni comuni sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione, sul Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca e disposizioni generali sul Fondo europeo di sviluppo regionale, sul Fondo sociale europeo, sul Fondo di coesione e sul Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, e che abroga il regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio (1), in particolare l'articolo 41, paragrafo 4, l'articolo 102, paragrafo 1, l'articolo 112, paragrafo 5, l'articolo 122, paragrafo 3, l'articolo 124, paragrafo 7, l'articolo 131, paragrafo 6, e l'articolo 137, paragrafo 3,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento di esecuzione (UE) n. 184/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per la preparazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dai fondi strutturali e di investimento europei (i «fondi SIE»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 1303/2013. Per una più agevole visione complessiva e per facilitare l'accesso a tali disposizioni è opportuno che esse siano contenute in un unico atto di esecuzione.
(2)
Per garantire la coerenza e la qualità delle informazioni presentate alla Commissione dall'autorità di gestione, tra cui indicazioni chiare in merito alla fattibilità dell'investimento e alla realizzabilità economica del grande progetto, si dovrebbe definire un formato standard che stabilisca i requisiti uniformi relativi alla struttura e al contenuto delle informazioni con cui vengono notificati alla Commissione i grandi progetti selezionati.
(3)
Al fine di garantire maggiore efficienza e trasparenza nell'attuazione dei programmi finanziati dai fondi SIE si dovrebbero definire il modello per la trasmissione dei dati finanziari, il modello per le domande di pagamento e, a norma dell'articolo 41, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, il modello da utilizzarsi per la presentazione alla Commissione di informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari congiuntamente alle domande di pagamento, nonché il modello dei conti dei programmi operativi.
(4)
Dovrebbero, allo stesso fine, essere definiti il modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione, e il modello per la relazione e il parere dell'organismo di audit indipendente. Tali modelli dovrebbero enunciare le caratteristiche tecniche di ogni campo del sistema di scambio elettronico di dati. Considerato che detti modelli costituiranno la base per lo sviluppo del sistema di scambio elettronico di dati di cui all'articolo 74, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 1303/2013, essi dovrebbero altresì indicare le modalità di inserimento dei dati sulle spese ammissibili nel sistema di scambio elettronico di informazioni.
(5)
Occorre stabilire norme dettagliate relative alla portata e alle caratteristiche dei sistemi che supportano lo scambio elettronico di informazioni tra beneficiari e autorità di gestione, autorità di certificazione, autorità di audit e organismi intermedi, affinché gli Stati membri abbiano certezza giuridica circa gli obblighi che devono adempiere alla data del termine regolamentare di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(6)
Per ridurre l'onere amministrativo a carico dei beneficiari in modo efficace, efficiente e soddisfacente per tali soggetti e assicurare al tempo stesso l'efficienza, l'efficacia e la sicurezza dello scambio elettronico delle informazioni, dovrebbero essere specificati alcuni requisiti di base e alcune caratteristiche tecniche dei sistemi di cui all'articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013.
(7)
Relativamente alla trasmissione dei documenti e dei dati attraverso i sistemi, dovrebbero essere definiti i principi e le norme applicabili concernenti l'individuazione del soggetto responsabile di caricare i documenti e gli eventuali aggiornamenti, compresa una soluzione alternativa se un caso di forza maggiore impedisse l'impiego di tali sistemi.
(8)
Il presente regolamento deve rispettare i diritti fondamentali e i principi riconosciuti dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, in particolare il diritto alla protezione dei dati personali. Il presente regolamento dovrebbe pertanto essere applicato conformemente a tali diritti e principi. Quanto al trattamento dei dati personali da parte degli Stati membri, si applica la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (3). Per quanto concerne il trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi dell'Unione e la libera circolazione di tali dati, si applica il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (4).
(9)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato di coordinamento dei fondi strutturali e di investimento europei,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
MODELLI E FORMATO DA UTILIZZARSI PER LA PRESENTAZIONE DI DETERMINATE INFORMAZIONI ALLA COMMISSIONE
Articolo 1
Formato della notifica di un grande progetto selezionato
La notifica alla Commissione di un grande progetto selezionato che l'autorità di gestione effettua a norma dell'articolo 102, paragrafo 1, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il formato di cui all'allegato I del presente regolamento.
Articolo 2
Modello per la trasmissione di dati finanziari
Per la presentazione dei dati finanziari alla Commissione ai fini della sorveglianza a norma dell'articolo 112 del regolamento (UE) n. 1303/2013 gli Stati membri utilizzano il modello di cui all'allegato II del presente regolamento.
Articolo 3
Modello che descrive le funzioni e le procedure in essere dell'autorità di gestione e dell'autorità di certificazione
1. La descrizione delle funzioni e delle procedure in essere dell'autorità di gestione e, se del caso, dell'autorità di certificazione è redatta secondo il modello di cui all'allegato III del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica descrizione delle funzioni e delle procedure di cui al paragrafo 1.
Articolo 4
Modello per la relazione dell'organismo di audit indipendente
1. La relazione di audit dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato IV del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un'unica relazione di audit di cui al paragrafo 1.
Articolo 5
Modello per il parere dell'organismo di audit indipendente
1. Il parere dell'organismo di audit indipendente di cui all'articolo 124, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatto secondo il modello di cui all'allegato V del presente regolamento.
2. Nel caso in cui a più programmi operativi si applichi un sistema comune, è ammessa la redazione di un unico parere di cui al paragrafo 1.
Articolo 6
Modello per la domanda di pagamento comprendente informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari
La domanda di pagamento di cui all'articolo 41, paragrafo 4, e all'articolo 131, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 1303/2013 è redatta secondo il modello di cui all'allegato VI del presente regolamento e comprende, se del caso, informazioni supplementari riguardanti gli strumenti finanziari.
Articolo 7
Modello dei conti
I conti di cui all'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 1303/2013 sono presentati alla Commissione secondo il modello di cui all'allegato VII del presente regolamento.
CAPO II
NORME DETTAGLIATE CONCERNENTI GLI SCAMBI DI INFORMAZIONI TRA BENEFICIARI E AUTORITÀ DI GESTIONE, AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE, AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI INTERMEDI
Articolo 8
Definizione e portata dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. Per «sistemi di scambio elettronico di dati», di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 si intendono i meccanismi e gli strumenti che consentono lo scambio elettronico di documenti e dati, compresi i supporti audiovisivi, i documenti scannerizzati e i file elettronici.
Lo scambio di documenti e dati comprende le relazioni sullo stato dei lavori, le domande di pagamento e lo scambio di informazioni relative alle verifiche di gestione e agli audit.
2. I sistemi di scambio elettronico di dati rendono possibile la verifica amministrativa di ciascuna domanda di rimborso presentata dai beneficiari a norma dell'articolo 125, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 1303/2013 e consentono audit basati sulle informazioni e sui documenti disponibili tramite i sistemi di scambio elettronico di dati se tali informazioni e documenti sono scambiati in forma elettronica conformemente all'articolo 122, paragrafo 3, del suddetto regolamento. I documenti cartacei possono essere richiesti dalle autorità responsabili solo in casi eccezionali a seguito di un'analisi dei rischi e solo se essi costituiscono gli originali dei documenti scannerizzati caricati nei sistemi di scambio elettronico di dati.
Articolo 9
Caratteristiche dei sistemi di scambio elettronico di dati
1. I sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati e l'autenticazione del mittente a norma dell'articolo 122, paragrafo 3, dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera d), dell'articolo 125, paragrafo 8, e dell'articolo 140 del regolamento (UE) n. 1303/2013.
I sistemi di scambio elettronico di dati sono disponibili e operativi sia in orario di ufficio sia al di fuori di tale orario, salvo che per interventi di manutenzione tecnica.
2. Lo Stato membro che di sua iniziativa impone ai beneficiari un uso obbligatorio dei sistemi di scambio elettronico di dati provvede a che le caratteristiche tecniche di tali sistemi non ostacolino l'agevole attuazione dei fondi, né costituiscano una limitazione dell'accesso per i beneficiari.
La disposizione non si applica ai sistemi di scambio elettronico di dati il cui uso sia stato imposto ai beneficiari da uno Stato membro durante un precedente periodo di programmazione e che siano conformi alle altre prescrizioni stabilite dal presente regolamento.
3. I sistemi di scambio elettronico di dati sono dotati almeno delle seguenti funzionalità:
a)
moduli interattivi e/o moduli precompilati dal sistema sulla base dei dati archiviati in corrispondenza di fasi successive delle procedure;
b)
calcoli automatici, se del caso;
c)
controlli automatici integrati che riducono, per quanto possibile, ripetuti scambi di documenti o informazioni;
d)
segnalazioni di avviso generate dal sistema che avvertono il beneficiario della possibilità di eseguire determinate azioni;
e)
tracking on line dello status che consente al beneficiario di seguire lo status attuale del progetto;
f)
disponibilità di tutti i precedenti dati e documenti trattati dal sistema di scambio elettronico di dati.
Articolo 10
Trasmissione di documenti e di dati attraverso i sistemi di scambio elettronico di dati
1. I beneficiari e le autorità di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 inseriscono i documenti e i dati di cui sono responsabili e gli eventuali aggiornamenti nei sistemi di scambio elettronico di dati nel formato elettronico definito dallo Stato membro.
Gli Stati membri definiscono le condizioni e i termini dettagliati di scambio elettronico di dati nel documento contenente le condizioni per il sostegno relative a ciascuna operazione richiamato all'articolo 125, paragrafo 3, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013.
2. Gli scambi di dati e le transazioni recano una firma elettronica compatibile con uno dei tre tipi di firma elettronica definiti dalla direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
3. Si considera data di trasmissione dei documenti e dei dati dal beneficiario alle autorità, e viceversa, di cui all'articolo 122, paragrafo 3, primo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013 la data di presentazione per via elettronica delle informazioni archiviate nei sistemi di scambio elettronico di dati.
4. La presentazione dei documenti e dei dati relativi a una stessa operazione tramite i sistemi di scambio elettronico di dati è effettuata una sola volta, come recita l'articolo 122, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 1303/2013, per tutte le autorità che attuano lo stesso programma.
Tali autorità collaborano a livello giuridico, organizzativo, semantico e tecnico, in modo da garantire l'efficacia della comunicazione, nonché lo scambio e il riutilizzo delle informazioni e delle conoscenze.
Ciò non pregiudica i processi che consentono al beneficiario di aggiornare i dati errati o obsoleti o i documenti illeggibili.
5. I sistemi di scambio elettronico di dati sono accessibili in modo diretto mediante un'interfaccia utente interattiva (un'applicazione web) o mediante un'interfaccia tecnica che consente la sincronizzazione e la trasmissione automatiche dei dati tra i sistemi dei beneficiari e quelli degli Stati membri.
6. Nel trattamento delle informazioni i sistemi di scambio elettronico di dati garantiscono il rispetto della tutela della vita privata e dei dati personali per le persone fisiche e della riservatezza commerciale per le persone giuridiche, a norma della direttiva 2002/58/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (6), della direttiva 2009/136/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7), della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (8).
7. In casi di forza maggiore, in particolare in caso di malfunzionamento dei sistemi di scambio elettronico di dati o di assenza di una connessione dati stabile, il beneficiario interessato può presentare alle autorità competenti le informazioni richieste nella forma e secondo le modalità stabilite dallo Stato membro per tali casi. Non appena vengano meno le cause di forza maggiore, lo Stato membro assicura l'integrazione dei documenti pertinenti nella base dati connessa ai sistemi di scambio elettronico di dati.
In deroga al paragrafo 3, si considera data di presentazione delle informazioni richieste la data dell'invio dei documenti nella forma stabilita.
8. Gli Stati membri assicurano che possano avvalersi dei sistemi di scambio elettronico di dati di cui articolo 122, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 1303/2013, tutti i beneficiari, compresi i beneficiari di operazioni le quali sono in corso alla data in cui i sistemi di scambio di dati elettronici diventano operativi e alle quali si applica lo scambio elettronico dei dati.
Articolo 11
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 22 settembre 2014