KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2015/212
af 11. februar 2015
om fastlæggelse af regler for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 for så vidt angår de tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder data om individuelle deltagere i operationer, der medfinansieres af OP II
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, andet afsnit, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 463/2014 (2) fastsættes bestemmelser, der er nødvendige for udarbejdelsen af programmerne. For at sikre gennemførelsen af de programmer, der finansieres af Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede, er det nødvendigt at fastsætte nærmere bestemmelser for anvendelsen af forordning (EU) nr. 223/2014.
(2)
I forbindelse med anvendelsen af artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014 er det nødvendigt at fastsætte tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring i elektronisk form af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(3)
De detaljerede tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data bør være tilstrækkeligt dokumenteret til at sikre et revisionsspor i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige krav.
(4)
Systemet til registrering og lagring af data bør også omfatte passende søgeværktøjer og rapporteringsfunktioner, således at man let kan hente og samle de deri opbevarede oplysninger med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(5)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Udvalget for Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Generelle bestemmelser
Systemet til registrering og lagring af data om operationer, der er omhandlet i artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, skal være i overensstemmelse med de tekniske specifikationer, der er fastsat i artikel 2-5.
Artikel 2
Beskyttelse og opbevaring af data og dokumenter og deres integritet
1. Adgangen til systemet baseres på foruddefinerede rettigheder for forskellige typer brugere og fjernes, hvis den ikke længere er nødvendig.
2. Systemet opbevarer enhver registrering, ændring og sletning af dokumenter og oplysninger.
3. Systemet må ikke tillade ændring af indholdet af dokumenter med en elektronisk signatur. Der vil blive sat et tidsstempel, der ikke kan ændres, som er knyttet til dokumentet, og som attesterer indleveringen af dokumentet med elektronisk signatur. Sletning af sådanne dokumenter vil blive registreret i henhold til stk. 2.
4. Dataene skal være genstand for regelmæssig backup. Backupfilen med kopi af hele indholdet af den elektroniske fil skal være klar til brug i nødstilfælde.
5. Faciliteten for elektronisk lagring skal være beskyttet mod enhver risiko for tab eller ændring af dennes integritet. En sådan beskyttelse skal omfatte fysisk beskyttelse mod ukorrekt temperatur og luftfugtighed, systemer til sporing af brand og tyveri, passende beskyttelsessystemer mod virusangreb, hackere og anden uvedkommende adgang.
6. Systemet sørger for dataflytning og ajourføring af format og IT-miljø med intervaller, der er tilstrækkelige til at sikre læsbarheden af og adgangen til dokumenter og data indtil udgangen af den periode, der er nævnt i artikel 51, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 3
Søge- og rapporteringsfunktioner
Systemet skal omfatte:
a)
passende søgeredskaber, der sikrer, at det er let at genfinde dokumenter, data og metadata
b)
en rapporteringsfunktion, der gør det muligt at generere rapporter på grundlag af foruddefinerede kriterier, især for de data, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 532/2014 (3)
c)
en mulighed for at gemme, eksportere eller udskrive de rapporter, der er nævnt i litra b), eller et link til en ekstern facilitet, der giver denne mulighed.
Artikel 4
Dokumentation for systemet
Forvaltningsmyndigheden giver detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der på anmodning er tilgængelig for relevante enheder med ansvar for forvaltningen af programmet, og for Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret.
Den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, udgør dokumentation for gennemførelsen af forordning (EU) nr. 223/2014 i den pågældende medlemsstat.
Artikel 5
Sikkerhed ved informationsudveksling
Det anvendte system skal være beskyttet af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til klassificering af dokumenter og beskyttelse af informationssystemer og personoplysninger. Disse foranstaltninger skal være i overensstemmelse med internationale standarder og nationale retsforskrifter.
De sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i stk. 1, skal beskytte netværk og transmissionsfaciliteter i de tilfælde, hvor det anvendte system indgår i et samspil med andre moduler og systemer.
Artikel 6
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 11. februar 2015.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) 2015/212 DELLA COMMISSIONE
dell'11 febbraio 2015
che fissa le modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio per quanto riguarda le specifiche tecniche del sistema di registrazione e conservazione dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit, compresi i dati su singoli partecipanti alle operazioni cofinanziate dal PO II
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 223/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 marzo 2014, relativo al Fondo di aiuti europei agli indigenti (1), in particolare l'articolo 32, paragrafo 8,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento di esecuzione (UE) n. 463/2014 della Commissione (2) stabilisce le disposizioni necessarie per l'elaborazione dei programmi. Al fine di garantire l'attuazione dei programmi finanziati dal Fondo di aiuti europei agli indigenti (il «FEAD»), è necessario stabilire ulteriori disposizioni per l'applicazione del regolamento (UE) n. 223/2014.
(2)
Ai fini dell'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014, è necessario definire le specifiche tecniche del sistema di registrazione e conservazione informatizzata dei dati relativi a ciascuna operazione, necessari per la sorveglianza, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit.
(3)
È opportuno che le specifiche tecniche dettagliate del sistema di registrazione e conservazione dei dati siano sufficientemente documentate da garantire la disponibilità di una pista di controllo che permetta di verificare la conformità ai requisiti di legge.
(4)
È inoltre opportuno che il sistema di registrazione e conservazione dei dati comprenda funzioni di informazione e strumenti di ricerca adeguati che permettano di reperire e aggregare facilmente le informazioni in esso memorizzate a fini di sorveglianza, valutazione, gestione finanziaria, verifica e audit.
(5)
Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al parere del comitato del Fondo di aiuti europei agli indigenti,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Disposizioni generali
Il sistema di registrazione e di conservazione dei dati relativi alle operazioni di cui all'articolo 32, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE) n. 223/2014 è conforme alle specifiche tecniche di cui agli articoli da 2 a 5.
Articolo 2
Protezione e conservazione dei dati, dei documenti e loro integrità
1. L'accesso al sistema si basa su diritti predefiniti per i diversi tipi di utilizzatori e viene soppresso quando non è più necessario.
2. Il sistema conserva traccia di tutte le attività di registrazione, modifica e cancellazione di dati e documenti.
3. Il sistema non consente di modificare il contenuto dei documenti recanti una firma elettronica. Una validazione temporale non modificabile, atta a certificare il deposito del documento recante una firma elettronica, viene generata e allegata al documento. La cancellazione di tali documenti viene registrata conformemente al paragrafo 2.
4. Vengono effettuati regolari backup dei dati. Il backup contenente una copia dell'intero contenuto dell'archivio di file elettronici è immediatamente disponibile in caso di emergenza.
5. L'archivio elettronico è protetto contro il rischio di eventuali perdite o alterazioni della sua integrità. Tale protezione comprende la protezione fisica contro temperature e livelli di umidità non appropriati, sistemi antincendio e antifurto, sistemi adeguati di protezione contro virus informatici, hacker e altre forme di accesso non autorizzato.
6. Il sistema prevede la migrazione dei dati, del formato e dell'ambiente informatico a intervalli sufficienti a garantire la leggibilità e l'accessibilità dei documenti e dei dati fino alla fine del periodo pertinente di cui all'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 223/2014.
Articolo 3
Funzioni di ricerca e di informazione
Il sistema include:
a)
strumenti di ricerca appropriati che permettono di recuperare facilmente documenti, dati e relativi metadati;
b)
una funzione di informazione che consente la produzione di relazioni sulla base di criteri predefiniti, in particolare per i dati di cui al regolamento delegato (UE) n. 532/2014 della Commissione (3);
c)
la possibilità di salvare, esportare o stampare le relazioni di cui alla lettera b), o un collegamento a un'applicazione esterna che permetta tale possibilità.
Articolo 4
Documentazione relativa al sistema
L'autorità di gestione fornisce una documentazione funzionale e tecnica completa e aggiornata sul funzionamento e sulle caratteristiche del sistema, accessibile su richiesta dei soggetti pertinenti incaricati della gestione del programma, della Commissione e della Corte dei conti europea.
La documentazione di cui al primo comma fornisce la prova dell'attuazione del regolamento (UE) n. 223/2014 nello Stato membro interessato.
Articolo 5
Sicurezza dello scambio di informazioni
Il sistema utilizzato è protetto da misure di sicurezza adeguate relative alla classificazione dei documenti, alla protezione dei sistemi informativi e alla tutela dei dati personali. Tali misure sono conformi alle norme internazionali e alle prescrizioni del diritto nazionale.
Le misure di sicurezza di cui al primo comma proteggono le reti e i mezzi di trasmissione quando il sistema utilizzato interagisce con altri moduli e sistemi.
Articolo 6
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, l'11 febbraio 2015