RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1417/2013
af 17. december 2013
om fastsættelse af formen på de passérsedler, som udstedes af Den Europæiske Union
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 6, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I artikel 6, stk. 1, i protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter (»protokollen«) fastsættes det, at Rådet bestemmer formen af de passérsedler, som medlemsstaternes myndigheder skal anerkende som gyldig rejselegitimation.
(2)
Der mindes om, at artikel 6, stk. 1, i protokollen finder anvendelse på Unionens institutioners medlemmer og ansatte, som er omfattet enten af vedtægten for tjenestemænd eller af ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union (1).
(3)
I artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd og i artikel 11 og 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union fastsættes de betingelser, på hvilke der udstedes passérsedler til ansatte i Unionen.
(4)
I Unionens interesse og med henblik på at opfylde pligten til at udvise rettidig omhu kan de til passérsedlen knyttede rettigheder undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udvides til at omfatte særlige ansøgere.
(5)
Under alle omstændigheder indrømmer en passérseddel ikke indehaveren privilegier eller immuniteter.
(6)
Passérsedlen skal anerkendes som gyldig rejselegitimation af medlemsstaternes myndigheder. Kommissionen bør udnytte den i artikel 6, stk. 2, i protokollen fastsatte mulighed for at indgå de nødvendige aftaler med tredjelande om anerkendelse af disse passérsedler som gyldig rejselegitimation ved passage af grænser og på tredjelandes område.
(7)
Udviklingen på EU-plan, navnlig oprettelsen af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, har yderligere øget behovet for en sammenhængende strategi på internationalt plan og EU-plan.
(8)
Passérsedlens form bør opgraderes for at opnå bedre sikkerhedsstandarder og bidrage til at sikre en passende grad af beskyttelse mod forfalskning og efterligning. Passérsedlen bør indeholde fælles sikkerhedsstandarder og interoperable biometriske data, der gør det muligt at foretage en pålidelig identifikation af dokumentets retmæssige indehaver, og som bidrager væsentligt til beskyttelse mod dens misbrug.
(9)
Navnlig bør passérsedlens form overholde de sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer, som skal finde anvendelse på de nationale rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, jf. Rådets forordning (EF) nr. 2252/2004 (2). Dette vil muliggøre overholdelse af specifikationerne fra Organisationen for International Civil Luftfart (»ICAO«), navnlig specifikationerne i ICAO-dokument 9303 om maskinlæsbare rejsedokumenter, eftersom disse vil bidrage til at beskytte passérsedlen mod misbrug og til at opnå international anerkendelse af denne som gyldig rejselegitimation. Ligeledes bør Unionen deltage i ICAO's offentlige nøgleregister og iagttage de gældende ICAO-standarder og anbefalet praksis med henblik på at lette godkendelsen på verdensplan af passérsedler.
(10)
For at sikre ensartede betingelser for fremtidige sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, ligeledes finder anvendelse på Unionens passérsedler, hvor dette er relevant, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Endvidere bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge regler for Unionens institutioner, agenturer eller øvrige organer samt for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«) om sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (3).
(11)
Rådgivningsproceduren bør anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter med henblik på, såfremt relevant, at sikre overholdelse af fremtidige minimumssikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som udstedes af medlemsstaterne i medfør af forordning (EF) nr. 2252/2004, og som kan hemmeligholdes for at modvirke efterligning og forfalskning. Rådgivningsproceduren bør også anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter om behandling af sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler ved institutionerne. I forbindelse med rådgivnings proceduren bør Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 (4).
(12)
Det bør påses, at der ikke lagres yderligere oplysninger i passérsedlens elektroniske komponent ud over dem, som er fastlagt i henhold til denne forordning og bilagene hertil.
(13)
Hver institution, der enkeltvis eller i fællesskab på grundlag af aftaler på tjenestegrensniveau har ansvar for behandlingen af sine egne eller andre ansattes personoplysninger, og Kommissionen som det i behandlingssammenhæng centrale punkt bør sikre overholdelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5).
(14)
For at sikre, at personoplysninger ikke bliver tilgængelige for flere personer end nødvendigt, er det afgørende, at Kommissionen samordner gennemførelsen af denne forordning og udpeger en enkelt enhed med ansvar for fremstilling og personalisering af passérsedlen. Kommissionen bør være særlig opmærksom på at sikre sikker adgang for den hertil bemyndigede enkelte enhed til de i passérsedlen lagrede personlige oplysninger med henblik på fremstilling og personalisering og derved sikre et passende niveau for databeskyttelse.
(15)
Personlige oplysninger bør kun registreres eller opbevares af enheden, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, med henblik på hvilke de er indsamlet, og for at sikre, at de registrerede kan få adgang til deres personoplysninger, således at de kan udøve deres rettigheder. Personoplysninger bør automatisk slettes efter forløbet af en periode efter behandlingens afslutning. Denne periode bør begrundes.
(16)
Af hensyn til forebyggelse af forfalskning og misbrug af passersedlerne bør den enkelte enhed, som af Kommissionen er udpeget til at fremstille og personalisere passérsedlen, udvælges i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (6) og under behørig hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter.
(17)
I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå de forfulgte mål, jf. artikel 5, stk. 4, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Union.
(18)
Nærværende forordning bør træde i stedet for Rådets forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 (7). Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 bør derfor efter en overgangsperiode ophæves med virkning fra den 25. november 2015.
(19)
Det er nødvendigt at fastsætte en overgangsperiode fra ikrafttrædelsen af denne forordning og indtil den 24. november 2015, hvor det stadig vil være muligt at udstede og anvende passérsedler i medfør af forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69. Denne overgangsordning bør imidlertid anvendes således, at der fra det tidspunkt, hvor udstedelsen af passérsedler i henhold til denne forordning påbegyndes, ikke længere udstedes passérsedler i henhold til forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, og at passérsedler, der stadig er i omløb, systematisk erstattes indtil den 24. november 2015. Denne fremgangsmåde vil i videst muligt omfang begrænse den periode, hvor to former for passérsedler er i omløb samtidig -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Anvendelsesområde
1. Passérsedlen indrømmes alene i Unionens interesse de i stk. 2 omhandlede medlemmer af Unionens institutioner og dens ansatte. Den udstedes til ansatte i overensstemmelse med betingelserne i artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og artikel 11 og artikel 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Passérsedlen kan alene i Unionens interesse undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udstedes til særlige ansøgere, jf. bilag II.
2. Denne forordning finder anvendelse på Den Europæiske Unions institutioner, agenturer og øvrige organer samt på Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«).
Artikel 2
Procedure
1. Med henblik på anvendelsen af denne forordning kan hver institution indgå aftaler med andre institutioner med henblik på at skabe synergier og lette omkostningerne. Disse institutioner har ansvaret for behandlingen af ansattes eller de i artikel 1, stk. 1, i denne forordning omhandlede særlige ansøgeres personoplysninger. Sådanne oplysninger skal omfatte personoplysninger og biometriske data, der anvendes til entydigt at identificere den, der anmoder om passérsedlen, herunder ansigtsbillede og to fingeraftryk som biometriske data.
2. Med henblik på anvendelsen af denne forordning handler Kommissionen som centralt punkt med henblik på videresendelsen af de personoplysninger, som er behandlet af institutionerne, til den i stk. 3 omhandlede enhed.
3. Kommissionen udpeger en enhed med ansvar for udformning, fremstilling og personalisering af passérsedlen under hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter. Kommissionen foretager udpegelsen i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 En eventuel overførsel af personoplysninger under proceduren bør ske i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001
4. Hver passérseddel forbliver Unionens ejendom.
Artikel 3
Sprogordning
Passérsedlen udstedes på alle EU-institutionernes officielle sprog som anført i bilag I. Fremstillingen af personoplysningerne skal tage hensyn til ICAO's anbefalinger.
Artikel 4
Gyldighed
1. En passérseddel udstedes for højst seks år og mindst tolv måneder med forbehold af betingelserne for tilbagelevering, der fastsættes i gennemførelsesretsakterne vedtaget i overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, jf. dog artikel 5, stk. 2. Gyldighedsperioden tilpasses varigheden af mandatet for medlemmer af en institution, opholdets eller udstationeringens varighed for tjenestemænd eller kontraktens varighed for midlertidigt ansatte eller kontraktansatte.
2. Alle passérsedler, hvis gyldighed er udløbet, eller som mangler blanke sider til påføring af visum, tilbageleveres til den udstedende myndighed med henblik på formel annullering eller fornyelse. Passérsedlen tilbageleveres også, hvis indehaveren forlader sin stilling eller tjenesten. Dette stykke gælder ligeledes for særlige ansøgere, jf. artikel 1, stk. 1. Tilbageleverer den oprindelige indehaver sin passérseddel, skal et afhængigt familiemedlem under alle omstændigheder ligeledes tilbagelevere sin passérseddel.
Artikel 5
Personoplysninger - fysiske personers rettigheder
1. Personer, til hvem der udstedes en passérseddel, har ret til at kontrollere personoplysningerne på passérsedlen, jf. forordning (EF) nr. 45/2001 og til eventuelt at anmode om at få dem ændret eller fjernet.
2. Personer, for hvem det er fysisk umuligt at afgive fingeraftryk, er fritaget for denne forpligtelse. Såfremt det midlertidigt er umuligt at optage fingeraftryk af de foreskrevne fingre, er det tilladt at optage fingeraftryk af de andre fingre. Er det også midlertidigt umuligt at optage fingeraftryk af nogen andre fingre, kan der udstedes en midlertidig passérseddel med en gyldighed på 12 måneder eller derunder.
3. Passérsedlen må ikke indeholde andre maskinlæsbare oplysninger end oplysningerne i henhold til denne forordning.
4. Med henblik på denne forordning kan de biometriske data i passersedlen kun anvendes til at kontrollere:
-
dokumentets ægthed og
-
indehaverens identitet ved hjælp af sammenlignelige og direkte tilgængelige data.
5. Personoplysningerne sikres, bl.a. mod uautoriseret adgang, og oplysningernes integritet, ægthed og fortrolige karakter garanteres.
6. Kommissionen tillader kun tredjelandes adgang til fingeraftryk på lagringsmediet i passérsedlen i henhold til betingelserne i artikel 9 i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 6
Tekniske specifikationer og sikkerhedsstandarder
1. For at sikre et tilsvarende sikkerhedsniveau skal passérsedlen overholde minimumssikkerhedsstandarderne i forordning (EF) nr. 2252/2004, og i Kommissionens beslutning K(2005) 409 af 28. februar 2005 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens beslutning K(2006) 2909 af 28. juni 2006 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og Kommissionens beslutning K(2008) 8657 af 22. december 2008 om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og om ajourføring af henvisningerne til standarddokumenterne, Kommissionens beslutning K(2009) 7476 af 5. oktober om ændring af Kommissionens beslutning (K(2008) 8657 endelig) om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens afgørelse K(2011) 5499 af 4. august 2011 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2013) 6181 af 30. september 2013 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder.
2. For at sikre, hvor det er hensigtsmæssigt, at passérsedlen overholder kommende minimumssikkerhedsstandarder, som vedtages efter forordning (EF) nr. 2252/2004, fastsætter Kommissionen ved hjælp af gennemførelsesretsakter tekniske specifikationer i overensstemmelse med internationale standarder, herunder navnlig ICAO's standarder og anbefalede praksis for passérsedler, med hensyn til følgende:
a)
yderligere sikkerhedselementer og -krav, herunder bedre standarder til sikring mod efterligning og forfalskning
b)
tekniske specifikationer for lagringsmediet for de biometriske data og deres sikkerhed, herunder forebyggelse af uautoriseret adgang og lettere godkendelse
c)
kvalitetskrav og fælles tekniske standarder for ansigtsbilledet og fingeraftrykkene.
Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
3. Det kan efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2, besluttes, at de specifikationer, der er nævnt i stk. 2 i denne artikel, er hemmelige og ikke må offentliggøres. I så fald meddeles de kun til den enkelte enhed, som er udpeget af Kommissionen i henhold til artikel 2, stk. 3, og på betingelse af, at denne enkelte enhed garanterer et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau.
4. Kommissionen fastsætter ved hjælp af gennemførelsesretsakter regler for institutioner vedrørende bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbageleveringer af passérsedler. Disse gennemførelsesretsakter gælder for alle passérsedler. De vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
Artikel 7
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i forordning (EF) nr. 1683/95. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 8
Ophævelse og overgangsbestemmelser
1. Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 ophæves med virkning fra 25. november 2015. I tidsrummet fra 1. januar 2014 til den 24. november 2015 er forordning (EKSF, EØF, Euratom) fortsat gældende.
2. Enhver passérseddel, der er udstedt i overensstemmelse med forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, ophører med at være gyldig med virkning fra den 25. november 2015.
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på fjerdedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2013.
REGOLAMENTO (UE) N. 1417/2013 DEL CONSIGLIO
del 17 dicembre 2013
che stabilisce la forma dei lasciapassare rilasciati dall'Unione europea
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea allegato al trattato sull'Unione europea, al trattato sul funzionamento dell'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 6, primo comma,
considerando quanto segue:
(1)
L'articolo 6, primo comma, del protocollo n. 7 sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea (il «protocollo») prevede che il Consiglio stabilisca la forma dei lasciapassare che devono essere riconosciuti dalle autorità degli Stati membri come titoli di viaggio validi.
(2)
Si ricorda che l'articolo 6, primo comma, del protocollo si applica ai membri delle istituzioni dell'Unione e agli agenti dell'Unione, soggetti allo statuto dei funzionari o al regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea (1).
(3)
L'articolo 23 dello statuto dei funzionari, nonché gli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea, stabiliscono le condizioni per il rilascio dei lasciapassare ai funzionari e agli agenti dell'Unione.
(4)
Nell'interesse dell'Unione e ai fini del rispetto del dovere di sollecitudine, il beneficio del lasciapassare potrebbe essere esteso, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali.
(5)
In ogni caso, un lasciapassare non concede al suo titolare privilegi e immunità.
(6)
Il lasciapassare deve essere riconosciuto dalle autorità degli Stati membri come titolo di viaggio valido. La Commissione dovrebbe avvalersi della possibilità prevista dall'articolo 6, secondo comma, del protocollo di concludere con paesi terzi gli accordi necessari ai fini del riconoscimento dei lasciapassare come titoli di viaggio validi per l'ingresso e il soggiorno nel territorio dei paesi terzi.
(7)
Le evoluzioni a livello di Unione, in particolare l'istituzione del Servizio Europeo per l'Azione Esterna, hanno reso ancor più necessario un approccio coerente a livello internazionale e di Unione.
(8)
La forma dei lasciapassare dovrebbe essere migliorata al fine di conformarsi a norme di sicurezza più rigorose e contribuire ad assicurare un adeguato livello di protezione contro la contraffazione e la falsificazione. È opportuno integrare nei lasciapassare norme di sicurezza comuni e identificatori biometrici interoperativi allo scopo di creare un collegamento affidabile tra il legittimo titolare e il documento, contribuendo così in maniera significativa alla prevenzione contro l'uso fraudolento del documento stesso.
(9)
In particolare, la forma dei lasciapassare dovrebbe essere conforme alle norme di sicurezza e alle specifiche tecniche applicabili ai documenti di viaggio nazionali rilasciati dagli Stati membri a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004 del Consiglio (2). Si assicura in tal modo la conformità alle specifiche dell'Organizzazione per l'aviazione civile internazionale («ICAO»), in particolare a quelle che figurano nel documento ICAO 9303 sui documenti di viaggio leggibili a macchina, in quanto tali specifiche contribuiranno alla protezione dei lasciapassare contro l'uso fraudolento e al loro riconoscimento su scala internazionale come documenti di viaggio validi. Analogamente, l'Unione dovrebbe partecipare al repertorio di chiavi pubbliche dell'ICAO seguendo le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO applicabili per rendere possibile una convalida agevolata dei lasciapassare su scala mondiale.
(10)
Al fine di assicurare che condizioni uniformi per future norme di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri si applichino anche, se del caso, ai lasciapassare dell'Unione, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Dovrebbero inoltre essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione intese a stabilire norme per le istituzioni, le agenzie o altri organismi dell'Unione, nonché per il Servizio europeo per l'azione esterna, in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio (3).
(11)
È opportuno ricorrere alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione assicurando, se del caso, la conformità con future norme minime di sicurezza e specifiche tecniche per i passaporti e i documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, che possono rimanere segrete al fine di prevenire il rischio di contraffazione e falsificazione. È opportuno ricorrere altresì alla procedura consultiva per l'adozione degli atti di esecuzione relativi al trattamento dei casi di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare da parte delle istituzioni. Secondo la procedura consultiva, la Commissione dovrebbe essere assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95 del Consiglio (4).
(12)
È opportuno assicurare che nel supporto elettronico del lasciapassare non sia memorizzata alcuna informazione diversa da quelle previste nel presente regolamento e relativi allegati.
(13)
Ciascuna istituzione, agendo individualmente o congiuntamente sulla base di accordi sul livello dei servizio, responsabili del trattamento dei dati personali relativi a membri del proprio personale o ad altri agenti, e la Commissione, agendo come punto centrale ai fini del trattamento, dovrebbero assicurare l'osservanza del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (5).
(14)
Per limitare allo stretto necessario il numero delle persone cui sono comunicati i dati personali, è essenziale che la Commissione coordini l'attuazione del presente regolamento e designi un'unica entità responsabile della produzione e della personalizzazione dei lasciapassare. La Commissione dovrebbe adoperarsi in particolare per assicurare l'accesso sicuro ai dati personali contenuti nei lasciapassare ai fini della produzione e della personalizzazione da parte dell'unica entità autorizzata garantendo un adeguato livello di protezione dei dati.
(15)
I dati personali dovrebbero essere conservati nel registro o dall'entità solo per il tempo necessario a realizzare i fini per i quali sono stati raccolti e a garantire che gli interessati siano in grado di accedere ai propri dati personali allo scopo di esercitare i propri diritti. I dati personali dovrebbero essere automaticamente cancellati dopo un periodo successivo alla chiusura del procedimento. Tale periodo dovrebbe essere giustificato e motivato.
(16)
Per prevenire la falsificazione e l'uso fraudolento dei lasciapassare, è opportuno che l'entità unica designata dalla Commissione per produrre e personalizzare i lasciapassare sia selezionata conformemente alle disposizioni applicabili all'aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (6), e tenendo debitamente conto della natura sensibile dei documenti da produrre.
(17)
In base al principio di proporzionalità, il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti conformemente all'articolo 5, paragrafo 4, secondo comma, del trattato sull'Unione europea.
(18)
Il presente regolamento dovrebbe sostituire il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 del Consiglio (7). Quest'ultimo dovrebbe pertanto essere abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015, dopo un periodo transitorio.
(19)
È necessario prevedere un periodo transitorio dall'entrata in vigore del presente regolamento fino al 24 novembre 2015, durante il quale sarà ancora possibile rilasciare e usare i lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69. Tuttavia, tale possibilità transitoria dovrebbe essere applicata in maniera tale da far sì che, dal momento in cui i lasciapassare cominceranno a essere rilasciati a norma del presente regolamento, non sia più rilasciato alcun lasciapassare a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69, e che siffatti lasciapassare ancora in circolazione siano sistematicamente sostituiti entro il 24 novembre 2015. Quest'impostazione limiterà il più possibile il periodo durante il quale le due forme di lasciapassare circoleranno simultaneamente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il lasciapassare è concesso nell'esclusivo interesse dell'Unione ai membri delle istituzioni dell'Unione di cui al paragrafo 2, e ai suoi agenti. È rilasciato ai funzionari e agli agenti secondo le condizioni stabilite all'articolo 23 dello statuto dei funzionari e agli articoli 11 e 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione. Il lasciapassare può essere rilasciato, esclusivamente nell'interesse dell'Unione, in via eccezionale e con le debite giustificazioni, a richiedenti speciali, conformemente all'allegato II.
2. Il presente regolamento si applica alle istituzioni, alle agenzie e agli altri organismi dell'Unione europea, nonché al servizio europeo per l'azione esterna (le «istituzioni»).
Articolo 2
Procedura
1. Ai fini del presente regolamento ciascuna istituzione può concludere accordi con altre istituzioni al fine di creare sinergie e ridurre le spese. Tali istituzioni sono responsabili del trattamento dei dati personali relativi al personale o ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. Tali dati comprendono i dati anagrafici usati per identificare in modo inequivocabile il titolare del lasciapassare, incluse l'immagine del volto e due impronte digitali come elementi biometrici.
2. Ai fini del presente regolamento, la Commissione funge da punto centrale per la trasmissione all'entità di cui al paragrafo 3 dei dati personali trattati dalle istituzioni.
3. La Commissione designa l'entità responsabile della concezione, produzione e personalizzazione dei lasciapassare, tenendo conto della natura sensibile dei documenti da produrre. La designazione è effettuata conformemente alle disposizioni applicabili alle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Ogni trasferimento di dati personali nel corso della procedura avviene in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001.
4. Ogni lasciapassare rimane di proprietà dell'Unione.
Articolo 3
Regime linguistico
Il lasciapassare è rilasciato in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione come indicato nell'allegato I. La presentazione dei dati anagrafici tiene conto delle raccomandazioni dell'ICAO.
Articolo 4
Validità
1. Fatto salvo l'articolo 5, paragrafo 2, il lasciapassare è rilasciato per un periodo non superiore a sei anni e non inferiore a dodici mesi subordinatamente alle condizioni di restituzione specificate negli atti di esecuzione adottati a norma dell'articolo 6, paragrafo 4. Il periodo di validità è adattato alla durata del mandato per un membro di un'istituzione, alla durata del soggiorno o del distacco per un funzionario o alla durata del contratto per un agente temporaneo o un agente contrattuale.
2. Tutti i lasciapassare scaduti o sprovvisti di pagine bianche per l'apposizione di visti devono essere restituiti all'autorità di emissione affinché siano formalmente annullati o rinnovati. I lasciapassare sono restituiti anche nel caso in cui il titolare lasci la sua funzione o il servizio. Il presente paragrafo si applica anche ai richiedenti speciali di cui all'articolo 1, paragrafo 1. In ogni caso, quando un titolare originario restituisce il proprio lasciapassare, anche i membri della famiglia da questo dipendenti restituiscono il loro lasciapassare.
Articolo 5
Dati personali - Diritti dei singoli
1. Le persone alle quali è stato rilasciato un lasciapassare hanno il diritto di verificare i dati personali ivi riportati conformemente alle disposizioni del regolamento (CE) n. 45/2001 e, se del caso, di chiederne la rettifica o cancellazione.
2. Le persone per cui il rilevamento delle impronte digitali è fisicamente impossibile sono esentate dall'obbligo di fornirle. Qualora il rilevamento delle impronte digitali previste sia temporaneamente impossibile, è consentito il rilevamento delle impronte delle altre dita. Qualora sia temporaneamente impossibile rilevare le impronte di qualsiasi altro dito, è ammesso il rilascio di un lasciapassare temporaneo avente una validità di dodici mesi o inferiore.
3. Il lasciapassare non può contenere nessun'altra informazione leggibile a macchina oltre a quelle previste dal presente regolamento.
4. Ai fini del presente regolamento, gli elementi biometrici contenuti nei lasciapassare possono essere usati solo per verificare:
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l'autenticità del documento;
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l'identità del titolare attraverso elementi comparativi direttamente disponibili.
5. I dati personali sono protetti, in particolare contro l'accesso non autorizzato, e ne sono garantite l'integrità, l'autenticità e la riservatezza.
6. L'accesso alle impronte digitali contenute nel supporto di memorizzazione del lasciapassare è concesso unicamente dalla Commissione ai paesi terzi secondo le condizioni di cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 6
Specifiche tecniche e norme di sicurezza
1. Per garantire un livello equivalente di sicurezza, il lasciapassare è conforme alle norme minime di sicurezza previste dal regolamento (CE) n. 2252/2004 e dalla decisione C(2005) 409 della Commissione, del 28 febbraio 2005, volta a stabilire le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2006) 2909 della Commissione, del 28 giugno 2006, che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2008) 8657 della Commissione, del 22 dicembre 2008, che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e che aggiorna i documenti di riferimento normativo, dalla decisione C(2009) 7476 della Commissione, del 5 ottobre 2009, che modifica la decisione (C(2008) 8657 definitivo) che definisce una politica di certificazione conformemente alle specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici dei passaporti e dei documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri, dalla decisione C(2011) 5499 della Commissione, del 4 agosto 2011, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri e dalla decisione di esecuzione C(2013) 6181 della Commissione, del 30 settembre 2013, che modifica la decisione della Commissione C(2006) 2909 definitivo che stabilisce le specifiche tecniche relative alle norme sulle caratteristiche di sicurezza e sugli elementi biometrici nei passaporti e documenti di viaggio rilasciati dagli Stati membri.
2. Al fine di assicurare, se del caso, la conformità dei lasciapassare a future norme minime di sicurezza adottate a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004, la Commissione fissa, mediante atti di esecuzione, specifiche tecniche complementari in conformità delle norme internazionali, tra cui in particolare le norme e pratiche raccomandate dell'ICAO, per i lasciapassare, relative a quanto segue:
a)
ulteriori caratteristiche e requisiti di sicurezza, comprese le norme atte a rafforzare la protezione contro la contraffazione e la falsificazione;
b)
le specifiche tecniche relative al supporto di memorizzazione degli elementi biometrici e alla relativa sicurezza, comprese la prevenzione di un accesso non autorizzato e la convalida agevolata;
c)
i requisiti qualitativi e le norme tecniche comuni relativi all'immagine del volto e alle impronte digitali.
Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all’articolo 7, paragrafo 2.
3. Secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2, può essere deciso che le specifiche di cui al paragrafo 2 del presente articolo siano segrete e non destinate alla pubblicazione. In tal caso, sono messe unicamente a disposizione dell'unica entità designata dalla Commissione e a condizione che tale entità unica garantisca un livello adeguato di protezione.
4. La Commissione stabilisce, mediante atti di esecuzione, norme per le istituzioni in caso di smarrimento, furto, rilascio di duplicati e restituzione dei lasciapassare. Tali atti di esecuzione si applicano a tutti i lasciapassare. Essi sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 7, paragrafo 2.
Articolo 7
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita dal comitato istituito dall'articolo 6 del regolamento (CE) n. 1683/95. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 8
Abrogazione e disposizioni transitorie
1. Il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 è abrogato a decorrere dal 25 novembre 2015. Nel periodo dal 1o gennaio 2014 fino al 24 novembre 2015, il regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 continua ad applicarsi.
2. I lasciapassare rilasciati a norma del regolamento (CECA, CEE, Euratom) n. 1826/69 cessano di essere validi a decorrere dal 25 novembre 2015.
Articolo 9
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il quarto giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2013