RÅDETS AFGØRELSE (FUSP) 2015/528
af 27. marts 2015
om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet (Athena) og om ophævelse af afgørelse 2011/871/FUSP
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union, særlig artikel 26, stk. 2, og artikel 41, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Det Europæiske Råd vedtog på mødet den 10. og 11. december 1999 i Helsingfors, at »medlemsstaterne gennem frivilligt samarbejde i forbindelse med EU-ledede operationer senest i 2003 skal være i stand til inden for en frist på 60 dage at udsende og i mindst et år opretholde militære styrker på op til 50 000-60 000 mand, der kan påtage sig at løse enhver Petersbergopgave«.
(2)
Den 17. juni 2002 godkendte Rådet de nærmere bestemmelser om finansiering af EU-ledede krisestyringsoperationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(3)
Rådet bekræftede i sine konklusioner af 14. maj 2003 behovet for en hurtig reaktionskapacitet, især med henblik på humanitære opgaver og redningsopgaver.
(4)
Det Europæiske Råd gav på sit møde i Thessaloniki den 19. og 20. juni 2003 udtryk for tilfredshed med konklusionerne fra samlingen i Rådet den 19. maj 2003, der bl.a. bekræftede behovet for en hurtig reaktionskapacitet i Unionen.
(5)
Rådet besluttede den 22. september 2003, at Unionen bør skaffe sig fleksibel kapacitet til at håndtere finansieringen af fælles udgifter til militæroperationer uanset disses omfang, kompleksitet og hastende karakter ved senest den 1. marts 2004 at etablere en permanent finansieringsmekanisme, som skal administrere finansieringen af de fælles udgifter til eventuelle fremtidige EU-militæroperationer.
(6)
Den 23. februar 2004 vedtog Rådet afgørelse 2004/197/FUSP (1) om oprettelse af en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet. Denne afgørelse er siden blevet ændret og erstattet gentagne gange, senest ved Rådets afgørelse 2011/871/FUSP (2).
(7)
Unionen er i stand til at iværksætte hurtige militære reaktionsoperationer i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt. Unionen er i stand til at deployere kampgrupper i overensstemmelse med det koncept, som EU's Militærkomité har fastlagt.
(8)
Ordningen for midlertidig finansiering skal først og fremmest omfatte hurtige reaktionsoperationer.
(9)
Øvelser på politisk og militærstrategisk niveau af kommando- og kontrolstrukturerne samt procedurerne for EU-militæroperationer via EU-hovedkvartersøvelser som godkendt af Den Udenrigs- og Sikkerhedspolitiske Komité (PSC) bidrager til at styrke Unionens overordnede operative beredskab.
(10)
Rådet træffer i hvert enkelt tilfælde afgørelse om, hvorvidt en operation har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, jf. artikel 41, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Union (TEU).
(11)
Artikel 41, stk. 2, andet afsnit, i TEU fastslår, at medlemsstater, hvis repræsentant i Rådet har afgivet en formel erklæring i henhold til artikel 31, stk. 1, andet afsnit, ikke er forpligtet til at bidrage til finansieringen af en operation, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet.
(12)
I medfør af artikel 5 i protokol nr. 22 om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, deltager Danmark ikke i udarbejdelsen og gennemførelsen af Unionens afgørelser og aktioner, som har indvirkning på forsvarsområdet. Danmark deltager ikke i denne afgørelse og deltager derfor ikke i finansieringen af denne mekanisme.
(13)
Der bør vedtages bestemmelser for at sikre, at Athena beskytter fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger om dem.
(14)
Rådet har i henhold til artikel 43 i afgørelse 2011/871/FUSP revideret nævnte afgørelse og besluttet at foretage nogle ændringer i den.
(15)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2011/871/FUSP ophæves og erstattes af en ny afgørelse -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »deltagende medlemsstater«: EU-medlemsstater bortset fra Danmark
b) »bidragydende stater«: de medlemsstater, der bidrager til finansieringen af den pågældende militæroperation i overensstemmelse med artikel 41, stk. 2, i TEU, og de tredjelande, der bidrager til finansieringen af de fælles udgifter til denne operation i henhold til aftaler mellem disse lande og Unionen
c) »operationer«: de EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet
d) »militære støtteaktioner«: de EU-operationer eller dele deraf, som Rådet træffer afgørelse om til støtte for et tredjeland eller en ekstern organisation, og som har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, men ikke er under kommando af EU-hovedkvarterer
e) »dag«: en kalenderdag, ikke en arbejdsdag, medmindre andet er angivet.
KAPITEL 1
MEKANISME
Artikel 2
Oprettelse af mekanismen
1. Der oprettes herved en mekanisme til administration af finansieringen af de fælles udgifter til operationer.
2. Mekanismen benævnes Athena.
3. Athena handler på de deltagende medlemsstaters vegne eller i forbindelse med de specifikke operationer på vegne af de bidragydende stater.
Artikel 3
Rets- og handleevne
Athena har den nødvendige rets- og handleevne for at kunne administrere finansieringen af EU-operationer, der har indvirkning på militær- eller forsvarsområdet, herunder åbne bankkonti, erhverve, besidde eller afhænde aktiver, indgå kontrakter eller administrative aftaler og optræde som part i en retssag. Athena arbejder ikke med gevinst for øje.
Artikel 4
Samordning med tredjeparter
Athena samordner sine aktiviteter med medlemsstaterne, EU-institutionerne og -organerne og internationale organisationer i det omfang, det er nødvendigt, for at den kan udføre sine opgaver, samt under hensyn til Unionens målsætninger og politikker.
KAPITEL 2
ORGANISATIONSSTRUKTUR
Artikel 5
Forvaltningsorganer og personale
1. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed af:
a)
administratoren
b)
den øverstbefalende for den enkelte operation for så vidt angår operationer, der hører under dennes ansvarsområde (»den øverstbefalende for operationen«)
c)
regnskabsføreren.
2. Athena udnytter så vidt muligt Unionens bestående administrative strukturer. Athenas personale stilles i nødvendigt omfang til rådighed af EU-institutionerne eller udstationeres af medlemsstaterne.
3. Rådets generalsekretær kan stille det nødvendige personale til rådighed for administratoren og regnskabsføreren med henblik på varetagelsen af disses opgaver, eventuelt på forslag af en af de deltagende medlemsstater.
4. Athenas organer og personale gøres operationelle alt efter de operative behov.
Artikel 6
Specialkomitéen
1. Der nedsættes en specialkomité, som består af en repræsentant for hver deltagende medlemsstat.
Repræsentanter for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (EU-Udenrigstjenesten) og for Kommissionen indbydes til at deltage i specialkomitéens møder uden stemmeret.
2. Athena forvaltes under specialkomitéens myndighed.
3. Når specialkomitéen drøfter finansieringen af de fælles udgifter til en bestemt operation:
a)
består den af en repræsentant for hver bidragydende medlemsstat
b)
deltager repræsentanterne for de bidragydende tredjelande i arbejdet i specialkomitéen. De har ikke stemmeret, og de er ikke til stede under afstemninger
c)
deltager den øverstbefalende for operationen eller dennes repræsentant i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
4. Formandskabet for Rådet indkalder til og leder møder i specialkomitéen. Administratoren varetager specialkomitéens sekretariatsopgaver. Den pågældende udarbejder en protokol over komitéens drøftelser. Vedkommende har ikke stemmeret.
5. Regnskabsføreren deltager efter behov i arbejdet i specialkomitéen, men har ikke stemmeret.
6. Hvis en deltagende medlemsstat, administratoren eller den øverstbefalende for operationen anmoder om det, indkalder formandskabet specialkomitéen inden for højst 15 dage.
7. Administratoren orienterer specialkomitéen fyldestgørende om eventuelle krav eller tvivlsspørgsmål, der vedrører Athena.
8. Specialkomitéen træffer afgørelse med enstemmighed blandt sine medlemmer under hensyntagen til sammensætningen, jf. stk. 1 og 3. Dens afgørelser er bindende.
9. Specialkomitéen godkender alle budgetter under hensyntagen til de relevante referencebeløb og udøver i almindelighed beføjelserne i henhold til denne afgørelse.
10. Specialkomitéen holdes orienteret af administratoren, den øverstbefalende for operationen og regnskabsføreren i henhold til denne afgørelse.
11. Teksten til de akter, som specialkomitéen godkender i henhold til denne afgørelse, underskrives på godkendelsestidspunktet også af formanden for specialkomitéen og af administratoren.
Artikel 7
Administratoren
1. Rådets generalsekretær udnævner, efter underretning af specialkomitéen, administratoren og mindst en assisterende administrator for en periode på tre år.
2. Administratoren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Administratoren:
a)
opstiller budgetforslag og forelægger dem for specialkomitéen. Ethvert budgetforslags udgiftsdel for en operation fastlægges på forslag af den øverstbefalende for operationen
b)
vedtager de budgetter, som specialkomitéen har godkendt
c)
er den anvisningsberettigede for indtægtsdelen, den del, der vedrører fælles udgifter til forberedelse og opfølgning af operationer samt den del, der vedrører fælles aktionsudgifter uden for operationens aktive fase
d)
iværksætter for så vidt angår indtægterne de finansielle arrangementer, der indgås med tredjeparter om finansieringen af de fælles udgifter til EU-militæroperationer
e)
åbner en eller flere bankkonti på vegne af Athena.
4. Administratoren sørger for, at de regler, der er fastsat i denne afgørelse, overholdes, og at de beslutninger, der træffes af specialkomitéen, gennemføres.
5. Administratoren har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, som denne skønner nødvendige til afholdelsen af de udgifter, der finansieres gennem Athena. Den pågældende underretter specialkomitéen herom.
6. Administratoren koordinerer arbejdet med de finansielle spørgsmål i forbindelse med EU-militæroperationer og fungerer som kontaktled til de nationale myndigheder samt i relevant omfang til internationale organisationer med hensyn til disse spørgsmål.
7. Administratoren står til ansvar over for specialkomitéen.
Artikel 8
Den øverstbefalende for operationen
1. Den øverstbefalende for operationen udøver på vegne af Athena sine beføjelser med hensyn til finansieringen af de fælles udgifter i forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde.
2. I forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde, har den øverstbefalende for operationen til opgave:
a)
at forelægge administratoren sit forslag til den del af udkastet til budget, der vedrører de fælles aktionsudgifter
b)
i sin egenskab af anvisningsberettiget at anvende bevillingerne til de fælles aktionsudgifter og udgifterne i henhold til artikel 28; den øverstbefalende er den foresatte for enhver, der deltager i anvendelsen af disse bevillinger, herunder også som midlertidig finansiering; den øverstbefalende kan indgå aftaler og afslutte kontrakter på Athenas vegne; den pågældende åbner på Athenas vegne en bankkonto for de operationer, der hører under dennes ansvarsområde
c)
i sin egenskab af anvisningsberettiget at anvende bevillingerne til udgifter i henhold til artikel 30; den øverstbefalende er den foresatte for enhver, der deltager i anvendelsen af disse bevillinger, på grundlag af de relevante bestemmelser i den administrative ad hoc-aftale med tredjeparten. Den øverstbefalende kan tildele og indgå kontrakter på vegne af tredjeparten og åbner en bankkonto for hvert tredjepartsbidrag.
3. Den øverstbefalende for operationen har beføjelse til at træffe de foranstaltninger, der skønnes nødvendige til at afholde udgifter, der finansieres gennem Athena, i forbindelse med operationer, der hører under dennes ansvarsområde. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
4. Bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, som er godkendt af specialkomitéen efter forslag fra administratoren, bruger den øverstbefalende for operationen det regnskabssystem og det system til forvaltning af aktiver, som stilles til rådighed af Athena. Administratoren underretter på forhånd specialkomitéen, når vedkommende skønner, at der foreligger sådanne tilfælde.
Artikel 9
Regnskabsføreren
1. Rådets generalsekretær udnævner regnskabsføreren og mindst én assisterende regnskabsfører for en periode på tre år.
2. Regnskabsføreren udøver sine beføjelser på vegne af Athena.
3. Regnskabsføreren:
a)
sørger for korrekt gennemførelse af betalinger, indkasserer indtægter og inddriver fastlagte fordringer
b)
udarbejder regnskab for Athena hvert år og efter afslutning af en operation regnskab for den pågældende operation
c)
bistår administratoren, når denne forelægger specialkomitéen årsregnskabet eller regnskabet for en operation til godkendelse
d)
fører Athenas regnskaber
e)
fastlægger regnskabsregler og -metoder samt regnskabskontoplanen
f)
udformer og godkender regnskabssystemer for indtægterne og godkender systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at give eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger
g)
opbevarer regnskabsbilag
h)
varetager sammen med administratoren likviditetsstyringen.
4. Administratoren og den øverstbefalende for operationen forsyner regnskabsføreren med alle de oplysninger, der er nødvendige for opstilling af regnskaber, der giver et retvisende billede af Athenas formue og afholdelsen af de udgifter, som Athena administrerer. De står inde for oplysningernes pålidelighed.
5. Regnskabsføreren står til regnskab over for specialkomitéen.
Artikel 10
Generelle bestemmelser for administratoren, regnskabsføreren og Athenas personale
1. Hvervet som administrator eller assisterende administrator og som regnskabsfører eller assisterende regnskabsfører er indbyrdes uforenelige.
2. Enhver assisterende administrator handler med referat til administratoren. Enhver assisterende regnskabsfører handler med referat til regnskabsføreren.
3. En assisterende administrator træder i stedet for administratoren i dennes fravær. En assisterende regnskabsfører træder i stedet for regnskabsføreren i dennes fravær.
4. Tjenestemænd og øvrige ansatte i Unionen, der udfører opgaver for Athena, er dog fortsat omfattet af de forordninger og andre bestemmelser, der gælder for dem.
5. Personale, som medlemsstaterne har stillet til rådighed for Athena, er omfattet af de samme regler som dem, der er fastsat i Rådets afgørelse om ansættelsesvilkårene for udstationerede nationale eksperter, og af de bestemmelser, der er aftalt af deres nationale administration og EU-institutionen eller Athena.
6. Inden medlemmerne af Athena kan udnævnes, skal de være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »SECRET UE/EU SECRET« eller have modtaget en tilsvarende sikkerhedsgodkendelse af en medlemsstat.
7. Administratoren kan forhandle og indgå arrangementer med medlemsstaterne eller EU-institutioner om forhåndsudpegning af personale, der om nødvendigt omgående kan stilles til rådighed for Athena.
KAPITEL 3
ADMINISTRATIVE ORDNINGER OG RAMMEKONTRAKTER
Artikel 11
Administrative ordninger og rammekontrakter
1. Der kan forhandles administrative ordninger med medlemsstater, EU-institutioner og -organer, tredjelande og internationale organisationer med henblik på at fremme indkøb og/eller de finansielle aspekter af den gensidige støtte under operationer på den mest omkostningseffektive måde.
2. Sådanne ordninger forelægges:
a)
til høring i specialkomitéen, når de indgås med medlemsstater, EU-institutioner eller -organer
b)
til godkendelse i specialkomitéen, når de indgås med tredjelande eller internationale organisationer.
3. Sådanne ordninger undertegnes af administratoren eller eventuelt af den pågældende øverstbefalende for operationen, der handler på vegne af Athena, og af de i stk. 1 nævnte parters kompetente administrative myndigheder.
4. Rammekontrakter kan indgås for at fremme indkøb på den mest omkostningseffektive måde. Sådanne kontrakter forelægges for specialkomitéen til godkendelse, inden de underskrives af administratoren, og de gøres tilgængelige for medlemsstaterne og de øverstbefalende for operationerne, hvis de ønsker at gøre brug af dem. Denne bestemmelse forpligter ikke medlemsstaterne til at benytte sig af eller tilvejebringe varer eller tjenesteydelser på grundlag af en rammekontrakt.
Artikel 12
Faste administrative ordninger og ad hoc-ordninger for tredjelandes betaling af bidrag
1. Som led i de aftaler, der indgås mellem Unionen og tredjelande, som Rådet har udpeget som potentielle bidragydere til EU- operationer eller som bidragydere til en bestemt EU-operation, forhandler administratoren med de pågældende tredjelande om faste administrative ordninger eller ad hoc-ordninger. Disse ordninger har form af en brevveksling mellem Athena og de kompetente myndigheder i de pågældende tredjelande om de nærmere bestemmelser, der er nødvendige for at fremme hurtig betaling af bidrag.
2. Indtil aftalerne i stk. 1 er indgået, kan administratoren selv træffe de nødvendige foranstaltninger til at fremme betalinger fra de bidragydende tredjelande.
3. Administratoren underretter i forvejen specialkomitéen om de i stk. 1 nævnte planlagte ordninger før undertegnelsen på Athenas vegne.
4. Når Unionen har indledt en militæroperation, gennemfører administratoren ordningerne med de bidragydende tredjelande for så vidt angår de bidragsbeløb, som Rådet har vedtaget.
KAPITEL 4
BANKKONTI
Artikel 13
Åbning og formål
1. Bankkonti åbnes hos et førsteklasses pengeinstitut med hovedsæde i en af medlemsstaterne og er eurokonti på anfordring eller med kort opsigelse. I behørigt begrundede tilfælde og efter administratorens godkendelse kan der åbnes konti i pengeinstitutter med hovedsæde uden for medlemsstaterne.
2. I behørigt begrundede tilfælde kan der åbnes konti i andre valutaer end euro.
3. Beløbene fra de bidragydende stater indsættes på disse bankkonti. De benyttes til overførsel af de forskud til den øverstbefalende for operationen, der er nødvendige til afholdelse af de fælles udgifter til en militæroperation.
4. Bevillingerne i henhold til artikel 28 og 30 indbetales på hver sin bankkonto. De anvendes til at afholde udgifter, for hvilke forvaltningen er blevet overdraget til Athena som angivet i de respektive artikler.
Artikel 14
Forvaltning af midlerne
1. Enhver betaling fra Athenas konto underskrives både af administratoren eller en assisterende administrator og af regnskabsføreren eller en assisterende regnskabsfører.
2. Bankkonti må ikke overtrækkes.
KAPITEL 5
FÆLLES UDGIFTER
Artikel 15
Definition af fælles udgifter og finansieringsperioder
1. Athena afholder de udgifter, der er opført i bilag I, uanset hvornår de påløber. De betragtes som en operations aktionsudgifter, når de opføres under et budgetartikel, der omfatter den operation, som de har størst forbindelse med. Ellers betragtes de som fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer.
2. Athena afholder også de fælles aktionsudgifter, der er opført i bilag II, i perioden fra godkendelsen af krisestyringskonceptet for operationen indtil udnævnelsen af en øverstbefalende for operationen. Under særlige omstændigheder kan specialkomitéen efter høring af PSC ændre det tidsrum, hvori udgifterne afholdes af Athena.
3. Under en operations aktive fase, der løber fra datoen for udnævnelsen af den øverstbefalende for operationen til den dag, hvor det operative hovedkvarter afslutter sit virke, afholder Athena som fælles aktionsudgifter:
a)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del A
b)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del B, når Rådet træffer beslutning herom
c)
de fælles udgifter, der er opført i bilag III, del C, når den øverstbefalende for operationen anmoder om det, og hvis specialkomitéen godkender det.
4. Under den aktive fase af en militær støtteaktion som fastlagt af Rådet afholder Athena som fælles aktionsudgifter de fælles udgifter, der er fastsat af Rådet i hvert enkelt tilfælde ud fra bilag III.
5. Til de fælles aktionsudgifter til en operation henregnes endvidere de nødvendige udgifter til dens afvikling, jf. bilag IV.
Operationen afvikles, når udstyr og infrastruktur, der finansieres i fællesskab med henblik på operationen, har opfyldt deres endelige bestemmelse, og regnskaberne for operationen er godkendt.
6. Udgifter til dækning af omkostninger, der under alle omstændigheder ville være blevet afholdt af en eller flere bidragydende stater, en EU-institution eller en international organisation uafhængigt af tilrettelæggelsen af en operation, kan på intet tidspunkt komme i betragtning som fællesudgifter.
7. Specialkomitéen kan fra sag til sag beslutte, at visse ekstraomkostninger ud over dem, der er opført i bilag III, del B, på grund af særlige omstændigheder betragtes som fælles aktionsudgifter til én given operation i dens aktive fase.
8. Hvis der ikke kan opnås enstemmighed i specialkomitéen, kan denne på formandskabets initiativ forelægge spørgsmålet for Rådet.
Artikel 16
Øvelser
1. De fælles udgifter til Unionens øvelser finansieres af Athena i henhold til reglerne og procedurerne svarende til dem, der gælder for operationer, som alle de deltagende medlemsstater bidrager til.
2. Disse fælles udgifter til øvelser består for det første af ekstraomkostninger til deployerbare eller faste hovedkvarterer og for det andet af ekstraomkostninger i forbindelse med Unionens brug af fælles NATO-aktiver og -kapaciteter, der er stillet til rådighed for en øvelse.
3. Fælles udgifter til øvelser omfatter ikke udgifter vedrørende:
a)
kapitalinvesteringer herunder investeringer i bygninger, infrastruktur og udstyr
b)
øvelsernes planlægnings- og forberedelsesfase, medmindre de er godkendt af specialkomitéen
c)
transport, kaserner og indkvartering til styrkerne.
Artikel 17
Referencebeløb
For enhver rådsafgørelse, hvorved Rådet beslutter at iværksætte eller forlænge en EU-militæroperation, fastsættes der et referencebeløb for de fælles udgifter til operationen. Administratoren vurderer navnlig med bistand fra EU's Militærstab og, hvis denne har tiltrådt sin tjeneste, den øverstbefalende for operationen, hvilket beløb der skønnes nødvendigt til dækning af de fælles udgifter til operationen for den pågældende periode. Administratoren forelægger via formandskabet beløbet for det rådsorgan, der har til opgave at gennemgå udkastet til afgørelse. Medlemmerne af specialkomitéen indbydes til drøftelserne i dette organ vedrørende referencebeløbet.
KAPITEL 6
BUDGET
Artikel 18
Budgetprincipper
1. Budgettet, der opstilles i euro, er det dokument, der for hvert regnskabsår angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter, der administreres af Athena.
2. Alle udgifter skal være knyttet til en bestemt operation, medmindre de skal dække udgifterne i bilag I.
3. Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar i et kalenderår og slutter den 31. december samme år.
4. Der skal på budgettet være balance mellem indtægter og udgifter.
5. Alle indtægter og udgifter vedrørende de fælles udgifter skal konteres en budgetpost og må ikke overstige beløbet for de dér opførte bevillinger, jf. dog artikel 34, stk. 5.
Artikel 19
Årligt budget
1. Administratoren opstiller hvert år et budgetforslag for det følgende regnskabsår med bistand fra den øverstbefalende for operationen for så vidt angår dennes operation.
2. Forslaget omfatter:
a)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer
b)
de bevillinger, der skønnes nødvendige til dækning af de fælles aktionsudgifter til igangværende eller planlagte operationer, herunder til eventuel refusion af fælles udgifter, som en stat eller tredjepart har finansieret midlertidigt
c)
de i artikel 26 omhandlede formålsbestemte reserver
d)
et overslag over de nødvendige indtægter til dækning af udgifterne.
3. Forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger fordeles på afsnit og kapitler, der grupperer udgifterne efter deres art eller bestemmelse, og som efter behov underinddeles i artikler. Budgetforslaget indeholder detaljerede anmærkninger for hvert kapitel og for hver artikel. Der oprettes et specifikt afsnit for hver operation. Et specifikt afsnit skal udgøre budgettets generelle del og omfatte de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer.
4. Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at gennemføre de opførte bevillinger.
5. Indtægterne består af:
a)
bidrag, der skal betales af de deltagende og bidragydende medlemsstater og eventuelt bidragydende tredjelande
b)
diverse indtægter, der underinddeles i afsnit og omfatter finansielle afkast, salgsprovenuer og budgetsaldoen for det foregående regnskabsår, når specialkomitéen har fastslået den.
6. Administratoren forelægger budgetforslaget for specialkomitéen senest den 31. oktober. Specialkomitéen godkender budgetforslaget senest den 31. december. Administratoren vedtager det godkendte budget og sender det til de deltagende medlemsstater og de bidragydende tredjelande.
Artikel 20
Ændringsbudgetter
1. I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder, herunder når der iværksættes en operation i årets løb, fremsætter administratoren forslag til ændringsbudget. Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, godkendes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det årlige budget. Specialkomitéen behandler forslaget under hensyn til, hvor meget sagen haster.
2. Når dette forslag til ændringsbudget er en følge af iværksættelsen af en ny operation eller ændringer i budgettet af en igangværende operation, skal administratoren underrette specialkomitéen om de samlede forventede omkostninger til denne operation. Hvis disse omkostninger væsentligt overstiger det relevante referencebeløb, kan specialkomitéen anmode Rådet om at godkende det.
3. Det forslag til ændringsbudget, der er en følge af iværksættelsen af en ny operation, forelægges specialkomitéen inden for fire måneder efter godkendelsen af referencebeløbet, medmindre specialkomitéen fastsætter en længere frist.
Artikel 21
Overførsler
1. Administratoren kan foretage bevillingsoverførsler, hvis det er relevant og på baggrund af et forslag af den øverstbefalende for operationen. Administratoren underretter specialkomitéen om sine hensigter mindst en uge forinden, medmindre sagens hastende karakter tilskriver andet. Forhåndsgodkendelse fra specialkomitéen er dog obligatorisk, hvis:
a)
den planlagte overførsel vil kunne ændre samtlige bevillinger, der er afsat til en operation
eller
b)
de overførsler fra et kapitel til et andet, der planlægges i løbet af regnskabsåret, overstiger 10 % af bevillingerne under det kapitel, hvorfra overførslen sker, som opført på regnskabsårets budget som vedtaget på den dato, hvor det pågældende overførselsforslag blev fremsat.
2. Den øverstbefalende for operationen kan, hvis vedkommende skønner det nødvendigt af hensyn til en god afvikling af operationen, inden tre måneder, efter at denne er blevet iværksat, foretage overførsler af bevillinger til operationen fra en artikel til en anden eller fra et kapitel til et andet i den del af budgettet, der vedrører fælles aktionsudgifter. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom.
Artikel 22
Bevillingsfremførsler
1. Ikkeforpligtede bevillinger til dækning af fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, bortfalder normalt ved regnskabsårets udløb, medmindre andet følger af stk. 2.
2. Bevillinger til dækning af udgifter til opbevaring af materiel og udstyr, der administreres af Athena, kan dog fremføres til det følgende regnskabsår, hvis der er indgået forpligtelse hertil inden den 31. december i det løbende regnskabsår. Bevillinger til dækning af fælles aktionsudgifter kan fremføres, såfremt de er nødvendige for en operation, hvis afvikling ikke er fuldført.
3. Administratoren forelægger senest den 15. februar specialkomitéen forslag til fremførsel af bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for, fra det foregående regnskabsår til godkendelse. Forslagene betragtes som godkendt, medmindre specialkomitéen senest den 15. marts træffer anden beslutning.
4. De bevillinger, der er indgået forpligtelser for fra det foregående regnskabsår, fremføres, og administratoren underretter specialkomitéen herom senest den 15. februar.
Artikel 23
Forudgående gennemførelse
Så snart det årlige budget er vedtaget, kan bevillinger anvendes til dækning af forpligtelser og betalinger, for så vidt det er operativt nødvendigt.
KAPITEL 7
BIDRAG OG REFUSIONER
Artikel 24
Fastsættelse af bidrag
1. Betalingsbevillinger til dækning af de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, men som ikke er dækket af de forskellige indtægter, finansieres ved bidrag fra de deltagende medlemsstater.
2. Betalingsbevillinger til dækning af de fælles aktionsudgifter til en operation dækkes af bidrag fra de bidragydende stater.
3. De bidrag, der skal betales af de bidragydende medlemsstater til en operation, svarer til de betalingsbevillinger, der er opført på budgettet til dækning af de fælles aktionsudgifter til den pågældende operation, efter fradrag af de bidragsbeløb, som de bidragydende tredjelande skal betale i forbindelse med samme operation i henhold til artikel 12.
4. Fordelingen af bidragene mellem de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes efter den fordelingsnøgle, der er baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 41, stk. 2, i TEU, og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2014/335/EU, Euratom (3) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne.
5. Grundlaget for beregning af bidragene skal være kolonnen »Egne indtægter baseret på BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i Unionens senest vedtagne almindelige budget. Bidraget for hver af de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del vedkommende medlemsstats bruttonationalindkomst (BNI) udgør af den samlede BNI i de medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.
Artikel 25
Tidsplan for indbetaling af bidrag
1. Når Rådet har fastsat et referencebeløb for en EU-militæroperation, indbetaler de bidragydende medlemsstater deres bidrag med indtil 30 % af referencebeløbet, medmindre Rådet træffer beslutning om en anden procentdel. Administratoren indkalder bidrag i forhold til operationens operative behov op til det godkendte niveau.
2. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren beslutte, at der allerede inden vedtagelsen af et ændringsbudget for operationen skal indkaldes supplerende bidrag. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer.
3. Når et ændringsbudget er blevet vedtaget for en specifik operation, indbetaler medlemsstaterne den resterende del af det bidrag, som de skal betale i forbindelse med den pågældende operation som fastsat i artikel 24. Når operationen er planlagt til at vare mere end seks måneder inden for et regnskabsår, indbetales den resterende del af bidragene dog i to rater. I dette tilfælde indbetales første rate inden 60 dage, efter at operationen er indledt; anden rate indbetales inden en frist, der fastsættes af specialkomitéen efter indstilling fra administratoren under hensyntagen til de operative behov. Specialkomitéen kan fravige bestemmelserne i dette stykke.
4. Administratoren indkalder skriftligt de tilsvarende bidrag hos de nationale myndigheder, hvis kontaktdetaljer er blevet meddelt administratoren, når:
a)
et budgetforslag for et regnskabsår er blevet godkendt af specialkomitéen, jf. artikel 19. Den første indkaldelse dækker de operative behov for otte måneder. Den anden indkaldelse dækker den resterende del af bidragene under hensyntagen til budgetsaldoen for det foregående år, hvis specialkomitéen besluttede at medtage denne saldo i det løbende budget efter modtagelse af revisionserklæringen
b)
et referencebeløb er blevet vedtaget, jf. artikel 25, stk. 1, eller
c)
et ændringsbudget er blevet godkendt, jf. artikel 20.
5. Med forbehold af de øvrige bestemmelser i denne afgørelse, indbetales bidragene senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen, med undtagelse af første indkaldelse af bidrag til budgettet for et nyt regnskabsår, hvis fristen for betaling er 40 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
6. For de medlemsstater, hvis budgetmæssige og finansielle procedurer ikke tillader betaling af deres bidrag inden for de fastlagte frister, kan administratoren, når det samlede budgetforslag er sendt til specialkomitéen, give en forventet indkaldelse til den pågældende medlemsstat før slutningen af det indeværende regnskabsår som forudbetaling for bidraget for det følgende regnskabsårs budget.
7. Bankgebyrer i forbindelse med indbetalingen af bidragene betales af de enkelte bidragydende stater.
8. Administratoren bekræfter modtagelsen af bidragene.
Artikel 26
Midlertidig finansiering
1. Hvis Unionen iværksætter en hurtig militær reaktionsoperation, indbetaler bidragydende medlemsstater bidrag på størrelse med referencebeløbet. Med forbehold af artikel 25, stk. 3, indbetales bidragene som fastsat nedenfor.
2. Med henblik på den midlertidige finansiering af Unionens hurtige militære reaktionsoperationer skal de deltagende medlemsstater enten:
a)
indbetale bidrag til Athena forud, eller
b)
hvis Rådet beslutter at iværksætte en hurtig militær reaktionsoperation, som de bidrager til finansieringen af, indbetale deres bidrag til de fælles udgifter til denne operation med referencebeløbet senest fem dage, efter at indkaldelsen er fremsendt, medmindre Rådet træffer anden afgørelse.
3. Med henblik på stk. 2 fastsætter specialkomitéen, der er sammensat af en repræsentant for hver af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, formålsbestemte reserver i et specifikt afsnit i budgettet. Disse formålsbestemte reserver dækkes af bidrag, der indbetales af de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
4. Eventuelle formålsbestemte reserver omhandlet i stk. 3, der anvendes til en operation, genopfyldes senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
5. Med forbehold af stk. 1 kan enhver medlemsstat, som indbetaler bidrag forud, under særlige omstændigheder bemyndige administratoren til at anvende det forudbetalte bidrag for at dække medlemsstatens bidrag til en anden operation, som den deltager i, end en hurtig reaktionsoperation. Den pågældende medlemsstat genopfylder det forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen.
6. I tilfælde af behov for midler til en operation, der ikke er en hurtig reaktionsoperation, inden der er modtaget tilstrækkelige bidrag til denne operation:
a)
kan op til 75 % af de forudbetalte bidrag fra medlemsstater, der bidrager til finansieringen af operationen, med samtykke fra de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, anvendes til dækning af bidragene til denne operation. De medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, genopfylder de forudbetalte bidrag senest 90 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen
b)
betales i de i litra a) omhandlede tilfælde de bidrag, der i henhold til artikel 25, stk. 1, skal indbetales til operationen af de medlemsstater, som ikke har indbetalt bidrag forud, med de pågældende medlemsstaters samtykke inden fem dage, efter at administratoren har fremsendt indkaldelsen.
7. Den øverstbefalende for operationen kan indgå udgiftsforpligtelser og foretage udbetalinger af de beløb, der er stillet til rådighed for denne, herunder i henhold til artikel 34, stk. 3.
8. Enhver medlemsstat kan ændre sin beslutning ved at underrette administratoren herom mindst tre måneder i forvejen.
9. Renteindtægter af den midlertidige finansiering fordeles årligt til de medlemsstater, som indbetaler bidrag forud, og lægges til deres formålsbestemte reserver. Beløbene meddeles disse medlemsstater som led i den årlige budgetgodkendelsesprocedure.
Artikel 27
Refusion af midlertidig finansiering
1. En medlemsstat, et tredjeland eller en international organisation, der af Rådet er blevet bemyndiget til at finansiere en del af de fælles omkostninger ved en operation midlertidigt, kan få refusion fra Athena efter skriftlig anmodning ledsaget af de nødvendige bilag. Anmodningen stiles til administratoren senest to måneder efter datoen for afslutning af den pågældende operation.
2. En anmodning om refusion kan ikke efterkommes, medmindre den er godkendt både af den øverstbefalende for operationen, hvis denne stadig er i tjenesten, og af administratoren.
3. Hvis en bidragydende medlemsstats anmodning om refusion er blevet godkendt, kan det pågældende beløb fratrækkes i den førstkommende indkaldelse af bidrag, som administratoren sender denne stat.
4. Hvis der ikke forventes nogen indkaldelse af bidrag, når anmodningen er blevet godkendt, eller hvis en godkendt anmodning om refusion overstiger det planlagte bidrag, refunderer administratoren beløbet inden 30 dage under hensyn til Athenas likvide midler og behovene for finansiering af de fælles udgifter til den pågældende operation.
5. Refusionen skal ske i overensstemmelse med denne afgørelse, uanset om operationen eventuelt aflyses.
6. Refusionen omfatter renteindtægter af det beløb, der stilles til rådighed via den midlertidige finansiering.
Artikel 28
Athenas forvaltning af udgifter, der ikke er omfattet af fælles udgifter
1. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, med bistand fra den øverstbefalende for operationen, eller på forslag af en medlemsstat beslutte, at den administrative forvaltning af visse udgifter i forbindelse med en operation (»nationale udgifter«) overdrages til Athena, men at de fortsat afholdes af de enkelte medlemsstater.
2. Specialkomitéen kan i sin afgørelse bemyndige den øverstbefalende for operationen til på de deltagende medlemsstaters og eventuelt tredjeparters vegne at indgå kontrakter om indkøb af tjenester og udstyr, der skal finansieres som nationale udgifter.
3. Specialkomitéen fastsætter i sin afgørelse de nærmere bestemmelser for den midlertidige finansiering af nationale udgifter.
4. Athena fører regnskab over de nationale udgifter, som mekanismen forvalter, og som afholdes af de enkelte medlemsstater og eventuelt af tredjeparter. Athena sender hver måned den enkelte medlemsstat og eventuelt tredjeparterne en opgørelse over de udgifter, som denne eller dens personel har givet anledning til i den forløbne måned, og som medlemsstaten eller tredjeparten skal dække, og indkalder de nødvendige midler til betaling af disse udgifter. Medlemsstaterne og eventuelt tredjeparterne indbetaler de indkaldte midler til Athena senest 30 dage efter fremsendelsen af indkaldelsen af midler.
Artikel 29
Athenas forvaltning af midlertidig finansiering og udgifter, der ikke er omfattet af de fælles udgifter, for at lette den indledende deployering af styrkerne til en operation
Specialkomitéen kan, hvis det af hensyn til særlige operative omstændigheder er nødvendigt, på forslag af administratoren, med bistand fra den øverstbefalende for operationen, eller på forslag af en medlemsstat, beslutte, at den midlertidige finansiering og den administrative forvaltning af visse udgifter i forbindelse med en operation overdrages til Athena, men at de fortsat skal afholdes af de enkelte medlemsstater, med henblik på at lette den indledende deployering af styrkerne til en operation, inden de deltagende medlemsstater er bekræftet. Forvaltningen af disse udgifter skal sikres inden for rammerne af de eksisterende midler og ressourcer og den indledende udgift begrænses til 20 % af referencebeløbet. I så fald skal specialkomitéen i sin afgørelse fastsætte vilkårene for de fremtidige deltagende medlemsstaters og tredjeparters midlertidige finansiering og refusion af de midlertidigt finansierede beløb.
Artikel 30
Athenas forvaltning af finansielle bidrag fra tredjeparter
1. I overensstemmelse med de relevante bestemmelser i operationens retlige ramme og efter afgørelse truffet af PSC om at acceptere operationens gennemførelse eller forvaltning af et projekt eller en tredjeparts eller en medlemsstats finansielle bidrag til udgifter, der følger af operationen, kan specialkomitéen give tilladelse til, at den administrative forvaltning af midlerne til dette projekt eller af dette finansielle bidrag overdrages til Athena inden for rammerne af eksisterende midler og ressourcer. Dette kan omfatte projekter, der finansieres af Unionen.
2. Udgifterne til forvaltning af bidraget bør dækkes af selve bidraget. Specialkomitéen kan i det enkelte tilfælde beslutte, at visse udgifter, der er forbundet med bidraget, og som vedrører operationens aktive fase, kan betragtes som fælles udgifter.
3. Med henblik på forvaltning af et bidrag fra en tredjepart, Unionen eller en medlemsstat skal administrator efter godkendelse fra specialkomitéen forhandle og undertegne en ad hoc-ordning med tredjeparten, Unionen eller medlemsstaten, der fastlægger formålet, de udgifter, som bidraget skal dække, og forvaltningen af bidraget, herunder den øverstbefalendes regnskabspligt over for specialkomitéen. Administratoren sikrer, at ad hoc-ordningen overholdes i forbindelse med forvaltningen af bidraget, og giver den pågældende bidragyder direkte eller gennem den øverstbefalende for operationen alle de relevante oplysninger vedrørende forvaltningen af bidraget.
Artikel 31
Morarenter
1. Hvis en stat ikke opfylder sine finansielle forpligtelser, finder EU-reglerne om morarenter i artikel 78 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (4) eller enhver anden forordning, som måtte træde i stedet for denne i forbindelse med indbetaling af bidrag til EU-budgettet, tilsvarende anvendelse.
2. Når indbetaling foretages højst 20 dage for sent, påløber der ingen renter. Når indbetaling foretages mere end 20 dage for sent, beregnes der renter for hele forsinkelsen.
KAPITEL 8
AFHOLDELSE AF UDGIFTER
Artikel 32
Principper
1. Bevillingerne til Athena anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. De anvisningsberettigede har til opgave at modtage Athenas indtægter og afholde Athenas udgifter i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning samt at sikre indtægternes og udgifternes lovlighed og formelle rigtighed. Ved afholdelse af udgifter indgår de anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne. En anvisningsberettiget kan delegere sine beføjelser ved en afgørelse, hvori det fastslås:
a)
til hvilke ansatte og på hvilket niveau beføjelserne delegeres
b)
omfanget af de delegerede beføjelser
c)
de befuldmægtigedes mulighed for at subdelegere deres beføjelser.
3. Anvendelse af bevillingerne sker efter princippet om adskillelse mellem anvisning af udgifter og regnskabsføring. Funktionerne som anvisningsberettiget og som regnskabsfører er indbyrdes uforenelige. Enhver udbetaling, der foretages fra midler, der administreres af Athena, skal underskrives både af en anvisningsberettiget og af en regnskabsfører.
4. Medmindre andet er fastsat i denne afgørelse, anvender en medlemsstat, en EU-institution eller i givet fald en international organisation, der har fået overdraget afholdelsen af fælles udgifter, de regler, der gælder for afholdelsen af dens egne udgifter. Når administratoren afholder udgifter direkte, overholder den de regler, der gælder for gennemførelsen af sektionen vedrørende Rådet i Unionens almindelige budget.
5. Administratoren kan dog forelægge formandskabet elementer til et forslag til Rådet eller specialkomitéen om regler for afholdelsen af de fælles udgifter.
6. Specialkomitéen kan godkende regler for afholdelse af fælles udgifter, der fraviger stk. 4.
Artikel 33
Fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, eller som ikke direkte kan henføres til en specifik operation
Administratoren udøver hvervet som anvisningsberettiget for Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller som følge af operationer, samt fælles omkostninger, der ikke direkte kan henføres til en specifik operation.
Artikel 34
Fælles aktionsudgifter
1. Den øverstbefalende for operationen udøver hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter til den operation, som denne har ansvaret for. Det er dog administratoren, der varetager hvervet som anvisningsberettiget for de fælles aktionsudgifter, der påløber under en operations forberedende fase, og som afholdes direkte af Athena, eller som er knyttet til operationen efter afslutningen af den aktive fase.
2. Efter anmodning fra den øverstbefalende for operationen overfører administratoren de nødvendige beløb til afholdelsen af udgifterne til en operation fra Athenas bankkonto til den bankkonto, der er åbnet på Athenas vegne, og som den øverstbefalende for operationen har meddelt.
3. Uanset artikel 18, stk. 5, giver vedtagelsen af et referencebeløb administratoren og den øverstbefalende for operationen ret til hver især inden for deres ansvarsområde at indgå udgiftsforpligtelser og betale udgifter for den pågældende operation med indtil den procentdel af referencebeløbet, der er godkendt jf. artikel 25, stk. 1, medmindre Rådet fastlægger et højere forpligtelsesbeløb.
Specialkomitéen kan, på forslag af administratoren eller den øverstbefalende for operationen og under hensyntagen til, hvor nødvendig og hastende operationen er, beslutte, at der kan indgås yderligere udgiftsforpligtelser og, hvis det er relevant, afholdes supplerende udgifter. Specialkomitéen kan beslutte at henvise et sådant spørgsmål til Rådets kompetente forberedende organer via formandskabet, medmindre de operative omstændigheder tilsiger andet. Denne undtagelse finder dog ikke anvendelse fra datoen for vedtagelsen af et budget for den pågældende operation.
4. I perioden forud for vedtagelsen af budgettet for en operation aflægger administratoren og den øverstbefalende eller dennes repræsentant hver måned hver især inden for deres ansvarsområde rapport til specialkomitéen om afholdelsen af de udgifter, der kan betragtes som fælles udgifter til operationen. Specialkomitéen kan på forslag af administratoren, den øverstbefalende for operationen eller en medlemsstat udstede retningslinjer for afholdelsen af udgifterne i denne periode.
5. Uanset artikel 18, stk. 5, kan den øverstbefalende for en EU-militæroperation i tilfælde af overhængende fare for den styrke, der deltager i operationen, ud over de bevillinger, der er opført på budgettet, afholde de udgifter, der er nødvendige for at undgå tab af mandskab. Den øverstbefalende underretter administratoren og specialkomitéen herom hurtigst muligt. I en sådan situation foreslår administratoren i samråd med den øverstbefalende de nødvendige overførsler til finansiering af de uforudsete udgifter. Hvis det ikke er muligt at sikre en tilstrækkelig dækning af disse udgifter ved overførsel, foreslår administratoren et ændringsbudget.
KAPITEL 9
ENDELIG BESTEMMELSE FOR UDSTYR OG INFRASTRUKTUR, DER FINANSIERES I FÆLLESSKAB
Artikel 35
Udstyr og infrastruktur
1. Administratoren foreslår specialkomitéen en sats for værdiforringelsen af udstyr og andre aktiver til alle operationer. Den øverstbefalende for operationen kan anvende en anden sats for værdiforringelse, hvis det af hensyn til de operative omstændigheder er nødvendigt, og efter godkendelse fra specialkomitéen.
2. Med henblik på at afvikle en operation, som denne har haft ansvaret for, foreslår den øverstbefalende specialkomitéen en endelig bestemmelse for det udstyr og den infrastruktur, der er finansieret i fællesskab til denne operation.
3. Administratoren forvalter det udstyr og den infrastruktur, der er tilbage efter operationens aktive fase, med henblik på, om nødvendigt, at træffe afgørelse om deres endelige bestemmelse.
4. Den endelige bestemmelse for udstyr og infrastruktur, der er erhvervet i fællesskab, godkendes af specialkomitéen under hensyn til operative behov og økonomiske kriterier. Den endelige bestemmelse kan være følgende:
a)
infrastruktur sælges eller afhændes via Athena til værtslandet, en medlemsstat eller en tredjepart
b)
udstyr sælges via Athena til en medlemsstat, værtslandet eller en tredjepart eller opbevares eller vedligeholdes af Athena, en medlemsstat eller en tredjepart til brug i en senere operation.
5. I forbindelse med salg skal udstyr og infrastruktur sælges til handelsværdien eller, hvis der ikke kan fastsættes en handelsværdi, til en retfærdig og rimelig pris, idet der tages hensyn til specifikke lokale forhold.
6. Salg eller afhændelse til værtslandet eller en tredjepart sker i overensstemmelse med de relevante gældende sikkerhedsforskrifter.
7. Såfremt det besluttes, at Athena ikke skal afhænde udstyr, der er finansieret i fællesskab i forbindelse med en operation, kan de bidragydende medlemsstater anmode de øvrige deltagende stater om finansiel kompensation. Specialkomitéen, i dens sammensætning af repræsentanterne for samtlige deltagende medlemsstater, træffer de nødvendige afgørelser på forslag af administratoren.
KAPITEL 10
REGNSKABSFØRING OG FORTEGNELSE OVER LØSØRE
Artikel 36
Regnskab over de fælles aktionsudgifter
Den øverstbefalende for operationen fører regnskab over de overførsler, som denne modtager fra Athena, de udgiftsforpligtelser, som denne indgår, de betalinger, som denne foretager, og de indtægter, som denne modtager, samt udarbejder en fortegnelse over det løsøre, der finansieres over Athenas budget, og som anvendes til den operation, som vedkommende har ansvaret for.
Artikel 37
Konsolideret regnskabsføring
1. Regnskabsføreren fører regnskab over indkaldte bidrag og foretagne overførsler. Endvidere opstiller den pågældende regnskab over de fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, og over de aktionsudgifter, der er afholdt, og de indtægter, der er modtaget under administratorens direkte myndighed.
2. Regnskabsføreren opstiller et konsolideret regnskab over Athenas indtægter og udgifter. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger med henblik herpå et regnskab for regnskabsføreren over de udgiftsforpligtelser, som den øverstbefalende har indgået, de udbetalinger, som denne har foretaget, og de indtægter, som denne har modtaget.
KAPITEL 11
REVISION OG REGNSKABSAFLÆGGELSE
Artikel 38
Regelmæssig underretning af specialkomitéen
Hver tredje måned forelægger Administratoren specialkomitéen en oversigt over modtagelsen af indtægter og afholdelsen af udgifter siden regnskabsårets begyndelse. Med henblik herpå sender den øverstbefalende for den enkelte operation administratoren en oversigt over de fælles aktionsudgifter, der er afholdt til den operation, som den øverstbefalende har ansvaret for.
Artikel 39
Betingelser for udøvelse af kontrol
1. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, skal forinden være blevet sikkerhedsgodkendt til at kunne få adgang til klassificerede informationer i Rådet mindst til og med klassifikationsgraden »SECRET UE/EU SECRET« eller være tilsvarende sikkerhedsgodkendt af en medlemsstat eller af NATO. Disse personer skal beskytte klassificerede informationer, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne informationer.
2. De personer, der har til opgave at revidere Athenas indtægter og udgifter, har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i modtagelsen af Athenas indtægter og afholdelsen af dens udgifter, yder administratoren og de personer, der har til opgave at revidere disse indtægter og udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave.
Artikel 40
Ekstern revision
1. Hvis en medlemsstat, en EU-institution eller en international organisation overdrages afholdelsen af Athenas udgifter, anvender den stat, institution eller organisation de regler, der gælder for revision af dens egne udgifter.
2. Administratoren eller personer, som denne udpeger, kan dog til enhver tid foretage revision af Athenas fælles udgifter, der påløber under forberedelsen af eller efter operationer, eller de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en operation. Endvidere kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat til enhver tid udpege eksterne revisorer, hvis mandat eller ansættelsesvilkår det fastlægger.
3. Med henblik på de eksterne revisioner nedsættes der et kollegium bestående af seks revisorer. Specialkomitéen udpeger hvert år to medlemmer for en periode på tre år, som kan forlænges én gang, blandt de kandidater, medlemsstaterne indstiller. Specialkomitéen kan forlænge et medlems mandat med op til seks måneder.
Kandidaterne skal være medlem af det højeste nationale revisionsorgan i en medlemsstat, eller være anbefalet af et sådant organ, og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på Athenas vegne, når det er nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver:
a)
betales revisorkollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, idet Athena dog afholder deres rejseudgifter i henhold til de bestemmelser, der gælder for EU-tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse
b)
kan medlemmerne kun anmode om eller modtage instrukser fra specialkomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision
c)
har medlemmerne kun referat til specialkomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver
d)
kontrollerer medlemmerne i løbet af regnskabsåret og efterfølgende ved kontrol på stedet samt ved kontrol af regnskabsbilagene, dels at de udgifter, der finansieres eller finansieres midlertidigt gennem Athena, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, dels at den interne kontrol er fyldestgørende.
Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand blandt sine medlemmer, idet det enten vælger en ny formand eller forlænger den siddende formands mandat. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale standarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til administratoren og specialkomitéen.
4. Specialkomitéen kan i hvert enkelt tilfælde og med en specifik begrundelse beslutte at anvende andre eksterne organer.
5. Udgifterne til revisioner, der foretages af revisorer, der handler på vegne af Athena, betragtes som fælles udgifter, der afholdes af Athena.
Artikel 41
Intern revision
1. Rådets generalsekretær udnævner på forslag af administratoren og efter at have underrettet specialkomitéen en intern revisor af Athena og mindst én assisterende intern revisor for en periode på fire år, der kan forlænges indtil en samlet periode på højst otte år; de interne revisorer skal have de nødvendige faglige kvalifikationer og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. Den interne revisor må hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører. Den interne revisor må ikke deltage i udarbejdelsen af årsregnskaber.
2. Den interne revisor aflægger beretning til administratoren om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet, at fremsætte henstillinger til forbedring af den interne kontrol i forbindelse med operationerne og at fremme en forsvarlig økonomisk forvaltning. Den interne reviser har navnlig til opgave at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikkerne og nå målene set i relation til de dermed forbundne risici.
3. Den interne revisor udfører sine opgaver i alle de tjenestegrene, der er involveret i inkassering af Athenas indtægter eller afholdelse af udgifter, der finansieres gennem Athena.
4. Den interne revisor foretager en eller i givet fald flere revisioner i løbet af et regnskabsår. Vedkommende aflægger beretning til administratoren og underretter den øverstbefalende for operationen om sine konklusioner og henstillinger. Den øverstbefalende for operationen og administratoren sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op.
5. Hvert år giver administratoren specialkomitéen en redegørelse for den interne revision, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de konstateringer, der er gjort, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
6. Desuden sørger den øverstbefalende for operationen for, at den interne revisor har fuld adgang til den operation, som vedkommende har ansvaret for. Den interne revisor kontrollerer, at budgetgennemførelsessystemer og -procedurer fungerer korrekt, og sørger for, at der er solide og effektive interne kontrolsystemer.
7. Den interne revisors arbejde og beretninger stilles til rådighed for revisorkollegiet med al tilhørende dokumentation.
Artikel 42
Årlig regnskabsaflæggelse og -afslutning
1. Den øverstbefalende for den enkelte operation forelægger senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning eller inden fire måneder efter afslutningen af den operation, som denne har ansvaret for, alt efter hvilken dato der kommer først, Athenas regnskabsfører de oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af årsregnskabet vedrørende de fælles udgifter, årsregnskabet vedrørende udgifter, jf. artikel 28, samt årsberetningen.
2. Senest den 15. maj efter regnskabsårets afslutning udarbejder administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation årsregnskaberne og årsberetningen og forelægger dem for specialkomitéen og revisorkollegiet.
3. Specialkomitéen får inden otte uger efter fremsendelsen af årsregnskaberne forelagt en revisionserklæring af revisorkollegiet og Athenas reviderede årsregnskaber af administratoren bistået af regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
4. Specialkomitéen får senest den 30. september efter regnskabsårets afslutning forelagt revisionsrapporten af revisorkollegiet og gennemgår revisionsrapporten, revisionserklæringen og årsregnskaberne med henblik på at meddele decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den enkelte operation.
5. På en måde, der er i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller en enhver anden forordning, som måtte træde i stedet for denne, opbevarer regnskabsføreren, den øverstbefalende for de enkelte operationer og i givet fald administratoren hver på deres niveau samtlige regnskaber, løsørefortegnelser og dermed forbundne dokumenter i en periode på fem år fra datoen for meddelelse af den pågældende decharge. Når en operation er afsluttet, sørger den øverstbefalende for operationen for fremsendelse af samtlige regnskaber og løsørefortegnelser til regnskabsføreren.
6. Specialkomitéen opfører ved hjælp af et ændringsbudget budgetsaldoen for det regnskabsår, hvis regnskaber er blevet godkendt, på budgettet for det følgende regnskabsår under indtægter eller udgifter alt efter, hvad der er relevant. Specialkomitéen kan imidlertid beslutte at opføre denne budgetsaldo efter at have modtaget revisionserklæringen fra revisorkollegiet.
7. Den del af budgetsaldoen for et regnskabsår, der hidrører fra anvendelsen af de bevillinger, der er afsat til at dække fælles udgifter, der påløber under forberedelsen eller som følge af operationer, modregnes i de førstkommende bidrag fra de deltagende medlemsstater.
8. Den del af budgetsaldoen, der er blevet tilovers efter anvendelsen af bevillingerne til dækning af de fælles aktionsudgifter i forbindelse med en bestemt operation, modregnes i de førstkommende bidrag fra de medlemsstater, der har bidraget til denne operation.
9. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
10. Hver medlemsstat, som deltager i en operation, kan senest den 31. marts hvert år underrette administratoren, om nødvendigt via den øverstbefalende for operationen, om de ekstraomkostninger, medlemsstaten har afholdt til operationen i det foregående regnskabsår. Disse oplysninger opdeles, så de viser de vigtigste udgiftsposter. Administratoren samler disse oplysninger med henblik på at give specialkomitéen et overblik over ekstraomkostningerne ved operationen.
Artikel 43
Regnskabsafslutning for en operation
1. Når en operation er afsluttet, kan specialkomitéen på forslag af administratoren eller en medlemsstat beslutte, at administratoren med bistand fra regnskabsføreren og den øverstbefalende for operationen under alle omstændigheder forelægger specialkomitéen årsregnskaberne for denne operation for perioden indtil operationens afslutning og om muligt indtil dens afvikling. Administratorens frist må ikke være på mindre end fire måneder fra datoen for afslutningen af operationen.
2. Hvis det inden for den tildelte frist ikke er muligt at medtage de indtægter og udgifter, der er forbundet med afviklingen af en operation, i årsregnskaberne for denne operation, opføres disse indtægter og udgifter på Athenas årsregnskaber og gennemgås af specialkomitéen som led i proceduren i artikel 42.
3. Specialkomitéen godkender på baggrund af en erklæring fra revisorkollegiet det årsregnskab for operationen, som er blevet forelagt den. Den meddeler decharge til administratoren, regnskabsføreren og den øverstbefalende for den pågældende operation.
4. Hvis refusion ikke kan ske ved at foretage fradrag i de bidrag, der skal indbetales til Athena, tilbagebetales budgetsaldoen til den pågældende medlemsstat i henhold til BNI-nøglen for refusionsåret.
KAPITEL 12
FORSKELLIGE BESTEMMELSER
Artikel 44
Ansvar
1. Forseelser eller forsømmelser i forbindelse med gennemførelsen af budgettet straffes med disciplinære eller strafferetlige foranstaltninger over for den øverstbefalende for operationen, administratoren eller andet personale, som er stillet til rådighed navnlig af EU-institutionerne eller medlemsstaterne, i overensstemmelse med den vedtægt eller den ordning, som de hver især er omfattet af. Athena kan desuden på eget initiativ eller på anmodning af en bidragydende stat eller tredjepart gøre de pågældende civilretligt ansvarlige.
2. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder gøre Unionen eller Rådets generalsekretær ansvarlige for administratorens, regnskabsførerens eller det assisterende personales udførelse af deres opgaver.
3. De bidragydende stater eller tredjeparter påtager sig gennem Athena ethvert ansvar i henhold til kontraktforhold, der måtte opstå som følge af indgåelse af kontrakter i forbindelse med afholdelsen af dens udgifter. Ansvaret i kontraktforhold bestemmes efter den for den pågældende kontrakt gældende lovgivning.
4. For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold erstatter de bidragydende stater eller tredjeparter gennem Athena og i overensstemmelse med de almindelige principper, der gælder for medlemsstaternes lovgivning og styrkernes vedtægter, skader, der er forvoldt af det operative hovedkvarter, styrkehovedkvarteret eller enhedshovedkvarteret i krisestrukturen, hvis sammensætning godkendes af den øverstbefalende for operationen, eller som er forvoldt af deres personel under tjenesten.
5. En bidragydende stat kan under ingen omstændigheder drage Unionen eller medlemsstaterne til ansvar i forbindelse med kontrakter, der er indgået som led i gennemførelsen af budgettet, eller for skader forvoldt af enheder eller afdelinger i den krisestruktur, hvis sammensætning godkendes af den øverstbefalende for operationen, eller af deres personel under tjenesten.
Artikel 45
Sikkerhed
Rådets afgørelse 2013/488/EU (5) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne, finder anvendelse på klassificerede informationer vedrørende Athenas arbejde.
Artikel 46
Beskyttelse af personoplysninger
Athena beskytter fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger om dem i overensstemmelse med principperne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6). Med henblik herpå vedtager specialkomitéen de nødvendige gennemførelsesbestemmelser på grundlag af et forslag fra administratoren.
Artikel 47
Revurdering og revision
Hele eller dele af denne afgørelse, herunder de tilhørende bilag, tages om nødvendigt op til revurdering på anmodning af en medlemsstat eller efter hver operation. Den tages op til revision mindst hvert tredje år. I forbindelse med revurderingen eller revisionen kan der anmodes om bistand fra alle de eksperter, der kunne være til nytte i forbindelse med arbejdet, herunder fra Athenas forvaltningsorganer.
Artikel 48
Ophævelse
Afgørelse 2011/871/FUSP ophæves.
Artikel 49
Ikrafttræden
Denne afgørelse træder i kraft på dagen for vedtagelsen.
Udfærdiget i Bruxelles, den 27. marts 2015.
DECISIONE (PESC) 2015/528 DEL CONSIGLIO
del 27 marzo 2015
relativa all'istituzione di un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni dell'Unione europea che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa (Athena) e che abroga la decisione 2011/871/PESC
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 26, paragrafo 2, e l'articolo 41, paragrafo 2,
considerando quanto segue:
(1)
Il Consiglio europeo di Helsinki del 10 e 11 dicembre 1999 ha convenuto in particolare che «entro il 2003 gli Stati membri devono essere in grado, grazie a una cooperazione volontaria alle operazioni dirette dall'Unione, di schierare nell'arco di sessanta giorni e mantenere per almeno un anno forze militari fino a 50 000-60 000 uomini capaci di svolgere l'insieme dei compiti di Petersberg».
(2)
Il 17 giugno 2002 il Consiglio ha approvato le modalità del finanziamento di operazioni di gestione delle crisi, condotte dall'Unione, che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa.
(3)
Nelle conclusioni del 14 maggio 2003 il Consiglio ha confermato la necessità di una capacità di reazione rapida, in particolare per le missioni umanitarie e di soccorso.
(4)
Il Consiglio europeo di Salonicco del 19 e 20 giugno 2003 ha salutato con favore le conclusioni del Consiglio del 19 maggio 2003 che, in particolare, confermavano la necessità di una capacità di reazione militare rapida dell'Unione.
(5)
Il 22 settembre 2003 il Consiglio ha deciso che l'Unione dovrebbe acquisire la capacità di gestire in modo flessibile il finanziamento dei costi comuni delle operazioni militari di qualsiasi dimensione, complessità o urgenza in particolare creando, entro il 1o marzo 2004, un meccanismo di finanziamento permanente, cui imputare il finanziamento dei costi comuni delle future operazioni militari dell'Unione.
(6)
Il 23 febbraio 2004 il Consiglio ha adottato la decisione 2004/197/PESC (1) relativa all'istituzione di un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni dell'Unione che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa. Tale decisione è stata in seguito modificata e sostituita più volte, da ultimo dalla decisione 2011/871/PESC (2).
(7)
L'Unione è capace di condurre operazioni di reazione militare rapida secondo il concetto definito dal Comitato militare dell'UE. L'Unione è capace di schierare gruppi tattici secondo il concetto definito dal Comitato militare dell'UE.
(8)
Il sistema di prefinanziamento è riservato innanzi tutto alle operazioni di reazione rapida.
(9)
Le esercitazioni a livello politico e strategico-militare delle strutture e procedure di comando e controllo nell'ambito di operazioni militari dell'Unione, attraverso esercitazioni dei comandi dell'Unione approvate dal comitato politico e di sicurezza (CPS), contribuiscono a migliorare la prontezza operativa generale dell'Unione.
(10)
Il Consiglio decide, caso per caso, se un'operazione ha implicazioni nel settore militare o della difesa, ai sensi l'articolo 41, paragrafo 2, del trattato sull'Unione europea (TUE).
(11)
L'articolo 41, paragrafo 2, secondo comma, TUE prevede che gli Stati membri i cui rappresentanti in sede di Consiglio hanno fatto una dichiarazione formale a norma dell'articolo 31, paragrafo 1, secondo comma, non sono obbligati a contribuire al finanziamento dell'operazione in questione che ha implicazioni nel settore militare o della difesa.
(12)
A norma dell'articolo 5 del protocollo n. 22 sulla posizione della Danimarca, allegato al TUE e al trattato sul funzionamento dell'Unione europea, la Danimarca non partecipa all'elaborazione e all'attuazione di decisioni e azioni dell'Unione che hanno implicazioni nel settore della difesa. La Danimarca non partecipa alla presente decisione e non partecipa pertanto al finanziamento del meccanismo.
(13)
È opportuno adottare disposizioni per assicurare che Athena tuteli le persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.
(14)
A norma dell'articolo 43 della decisione 2011/871/PESC, il Consiglio ha riveduto tale decisione e ha convenuto di apportarvi delle modifiche.
(15)
A fini di chiarezza è opportuno abrogare la decisione 2011/871/PESC e sostituirla con una nuova decisione,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini della presente decisione si intende per:
a)
«Stati membri partecipanti», gli Stati membri dell'Unione, eccetto la Danimarca;
b)
«Stato contributore», uno Stato membro che contribuisce al finanziamento dell'operazione militare in questione, a norma dell'articolo 41, paragrafo 2, TUE, e gli Stati terzi che contribuiscono al finanziamento dei costi comuni di tale operazione in virtù di accordi conclusi tra di essi e l'Unione;
c)
«operazioni», operazioni dell'Unione che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa;
d)
«azioni di sostegno militare», operazioni dell'Unione, o parte di essa, decise dal Consiglio a sostegno di uno Stato terzo o di un'organizzazione terza, che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa, ma non sono sotto il comando dell'Unione;
e)
«giorno», giorno di calendario e non giorno lavorativo, salvo se altrimenti indicato.
CAPO 1
MECCANISMO
Articolo 2
Istituzione del meccanismo
1. È istituito un meccanismo per amministrare il finanziamento dei costi comuni delle operazioni.
2. Il meccanismo è denominato Athena.
3. Athena opera per conto degli Stati membri partecipanti o, in funzione delle specifiche operazioni, degli Stati contributori.
Articolo 3
Capacità giuridica
Ai fini della gestione amministrativa del finanziamento delle operazioni dell'Unione che hanno implicazioni nel settore militare o della difesa, Athena dispone della capacità giuridica necessaria in particolare per detenere conti bancari, acquistare, detenere o alienare beni, concludere contratti e accordi amministrativi e stare in giudizio. Athena non ha scopo di lucro.
Articolo 4
Coordinamento con terzi
Nella misura necessaria all'assolvimento delle sue funzioni e nel rispetto degli obiettivi e delle politiche dell'Unione, Athena coordina le sue attività con gli Stati membri, le istituzioni e gli organi dell'Unione e le organizzazioni internazionali.
CAPO 2
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Articolo 5
Organi di gestione e personale
1. Athena è gestito sotto l'autorità del comitato speciale:
a)
dall'amministratore;
b)
dal comandante di ciascuna operazione, per quanto concerne l'operazione affidatagli («comandante dell'operazione»);
c)
dal contabile.
2. Athena utilizza per quanto possibile le strutture amministrative esistenti dell'Unione. Athena fa ricorso al personale messo a disposizione, ove necessario, dalle istituzioni dell'Unione o distaccato dagli Stati membri.
3. Il segretario generale del Consiglio può affiancare all'amministratore e al contabile il personale necessario all'esercizio delle loro funzioni, eventualmente su proposta di uno Stato membro partecipante.
4. Gli organi e il personale di Athena sono mobilitati in funzione delle esigenze operative.
Articolo 6
Comitato speciale
1. È istituito un comitato speciale composto di un rappresentante di ciascuno Stato membro partecipante.
I rappresentanti del servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) e della Commissione sono invitati a partecipare alle riunioni del comitato speciale senza prendere parte alle sue votazioni.
2. Athena è gestito sotto l'autorità del comitato speciale.
3. Quando il comitato speciale delibera in merito al finanziamento dei costi comuni di una determinata operazione:
a)
il comitato speciale è composto di un rappresentante di ciascuno Stato membro contributore;
b)
i rappresentanti degli Stati terzi contributori partecipano ai lavori del comitato speciale. Essi non partecipano né assistono alle sue votazioni;
c)
il comandante dell'operazione o il suo rappresentante partecipa ai lavori del comitato speciale senza partecipare alle sue votazioni.
4. La presidenza del Consiglio convoca e presiede le riunioni del comitato speciale. Le funzioni di segreteria del comitato sono svolte dall'amministratore. Quest'ultimo elabora il verbale sull'esito delle discussioni del comitato. Non partecipa alle votazioni di quest'ultimo.
5. Il contabile partecipa quando necessario ai lavori del comitato speciale senza partecipare alle sue votazioni.
6. Su richiesta di uno Stato membro partecipante, dell'amministratore o del comandante dell'operazione, la presidenza convoca il comitato speciale entro al massimo 15 giorni.
7. L'amministratore informa adeguatamente il comitato speciale di ogni richiesta di indennizzo o contestazione relativa ad Athena.
8. Il comitato speciale delibera all'unanimità dei suoi membri tenuto conto della composizione di cui ai paragrafi 1 e 3. Le sue deliberazioni sono vincolanti.
9. Il comitato speciale approva tutti i bilanci, tenuto conto dei pertinenti importi di riferimento, e, in generale, esercita le competenze a norma della presente decisione.
10. Il comitato speciale è informato dall'amministratore, dal comandante dell'operazione e dal contabile a norma della presente decisione.
11. Il testo degli atti approvati dal comitato speciale a norma della presente decisione è firmato, al momento della loro approvazione, anche dal presidente del comitato speciale in carica e dall'amministratore.
Articolo 7
Amministratore
1. Il segretario generale del Consiglio, dopo aver informato il comitato speciale, nomina l'amministratore e almeno un amministratore aggiunto per un periodo di tre anni.
2. L'amministratore esercita le sue attribuzioni a nome di Athena.
3. L'amministratore:
a)
stabilisce e presenta al comitato speciale qualsiasi progetto di bilancio. In qualsiasi progetto di bilancio la parte «spese», relativa a un'operazione, è stabilita su proposta del comandante dell'operazione;
b)
sottoscrive i bilanci previa approvazione del comitato speciale;
c)
assume la qualità di ordinatore per le parti «entrate», «costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni» e «costi comuni operativi» insorti al di fuori della fase attiva dell'operazione;
d)
per quanto concerne le entrate, attua le disposizioni finanziarie stabilite con terzi relative al finanziamento dei costi comuni delle operazioni militari dell'Unione;
e)
apre uno o più conti bancari a nome di Athena.
4. L'amministratore vigila sul rispetto delle regole stabilite dalla presente decisione e sull'attuazione delle decisioni del comitato speciale.
5. L'amministratore è autorizzato ad adottare le misure di esecuzione delle spese finanziate da Athena che giudica necessarie. Ne informa il comitato speciale.
6. L'amministratore coordina i lavori sulle questioni finanziarie relative alle operazioni militari dell'Unione. Rappresenta il punto di contatto con le amministrazioni nazionali e, se del caso, con le organizzazioni internazionali per tali questioni.
7. L'amministratore risponde al comitato speciale.
Articolo 8
Comandante dell'operazione
1. Il comandante dell'operazione esercita a nome di Athena le sue attribuzioni relative al finanziamento dei costi comuni dell'operazione affidatagli.
2. Per l'operazione affidatagli il comandante dell'operazione:
a)
fa pervenire all'amministratore le sue proposte per la parte «spese - costi comuni operativi» dei progetti di bilancio;
b)
esegue, in qualità di ordinatore, gli stanziamenti relativi ai costi comuni operativi nonché alle spese di cui all'articolo 28; esercita l'autorità sulle persone partecipanti all'esecuzione degli stanziamenti, anche per i prefinanziamenti; può aggiudicare appalti e stipulare contratti a nome di Athena; apre un conto bancario a nome di Athena per l'operazione affidatagli;
c)
esegue, in qualità di ordinatore, gli stanziamenti relativi alle spese di cui all'articolo 30; esercita l'autorità sulle persone partecipanti all'esecuzione di detti stanziamenti, sulla base delle pertinenti disposizioni amministrative ad hoc con terzi. Può aggiudicare appalti e stipulare contratti a nome di terzi; apre un conto bancario per il contributo di ogni terzo.
3. Il comandante dell'operazione è autorizzato ad adottare le misure di esecuzione delle spese finanziate da Athena per l'operazione affidatagli. Egli ne informa l'amministratore e il comitato speciale.
4. Salvo casi debitamente giustificati approvati dal comitato speciale su proposta dell'amministratore, il comandante dell'operazione usa il sistema contabile e di gestione degli attivi di cui dispone Athena. L'amministratore informa in anticipo il comitato speciale qualora ritenga che sussista un simile caso.
Articolo 9
Contabile
1. Il segretario generale del Consiglio nomina il contabile e almeno un contabile aggiunto per un periodo di tre anni.
2. L'amministratore esercita le sue attribuzioni a nome di Athena.
3. Il contabile è incaricato di quanto segue:
a)
della corretta esecuzione dei pagamenti, dell'incasso delle entrate e del recupero dei crediti accertati;
b)
della preparazione annuale dello stato finanziario di Athena e, al termine di ogni operazione, dei conti dell'operazione;
c)
prestare assistenza all'amministratore quando presenta i conti annuali o i conti di un'operazione al comitato speciale per approvazione;
d)
di tenere la contabilità di Athena;
e)
di definire le norme e i metodi contabili nonché il piano contabile;
f)
di definire e convalidare i sistemi contabili per le entrate e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili;
g)
di conservare i documenti giustificativi;
h)
di provvedere, congiuntamente con l'amministratore, alla gestione della tesoreria.
4. L'amministratore e il comandante dell'operazione forniscono al contabile tutte le informazioni necessarie all'elaborazione dei conti che restituiscono un quadro fedele degli attivi di Athena e dell'esecuzione del bilancio amministrato da Athena. Essi ne garantiscono l'affidabilità.
5. Il contabile risponde al comitato speciale.
Articolo 10
Disposizioni generali applicabili all'amministratore, al contabile e al personale di Athena
1. Le funzioni di amministratore o di amministratore aggiunto, da un lato, e di contabile o di contabile aggiunto, dall'altro, non sono compatibili tra di loro.
2. L'amministratore aggiunto agisce sotto l'autorità dell'amministratore. Il contabile aggiunto agisce sotto l'autorità del contabile.
3. L'amministratore aggiunto sostituisce l'amministratore quando quest'ultimo è assente. Il contabile aggiunto sostituisce il contabile quando quest'ultimo è assente.
4. I funzionari e altri agenti dell'Unione, nell'esercizio delle loro funzioni a nome di Athena, rimangono soggetti e alle norme e ai regolamenti loro applicabili.
5. Il personale messo a disposizione di Athena dagli Stati membri è soggetto alle stesse regole stabilite nella decisione del Consiglio relativa al regime applicabile agli esperti nazionali distaccati e alle disposizioni concordate tra la propria amministrazione nazionale e l'istituzione dell'Unione o Athena.
6. Il personale di Athena deve aver ricevuto, prima della sua nomina, l'autorizzazione ad accedere alle informazioni classificate almeno al livello «SECRET UE/EU SECRET» detenute dal Consiglio, o un'autorizzazione equivalente da parte di uno Stato membro.
7. L'amministratore può negoziare e concludere con gli Stati membri o le istituzioni dell'Unione accordi per designare in anticipo il personale che potrebbe, se necessario, essere messo immediatamente a disposizione di Athena.
CAPO 3
DISPOSIZIONI AMMINISTRATIVE E CONTRATTI QUADRO
Articolo 11
Disposizioni amministrative e contratti quadro
1. Possono essere negoziate disposizioni amministrative con gli Stati membri, le istituzioni e gli organi dell'Unione, Stati terzi e organizzazioni internazionali per facilitare l'approvvigionamento e/o gli aspetti finanziari del reciproco sostegno nell'ambito di operazioni in funzione del migliore rapporto costo-efficacia.
2. Tali disposizioni sono:
a)
sottoposte a consultazione del comitato speciale se sono concluse con Stati membri, istituzioni o organi dell'Unione;
b)
sottoposte per approvazione al comitato speciale se sono concluse con Stati terzi e organizzazioni internazionali.
3. Tali disposizioni sono firmate dall'amministratore o, se del caso, dal rispettivo comandante dell'operazione, che agisce in nome di Athena, e dalle autorità amministrative competenti delle altre parti di cui al paragrafo 1.
4. I contratti quadro possono essere conclusi per facilitare l'approvvigionamento in funzione del migliore rapporto costo-efficacia. Tali contratti sono sottoposti per approvazione al comitato speciale prima di essere firmati dall'amministratore e sono messi a disposizione di Stati membri e comandanti dell'operazione qualora questi intendano ricorrervi. La presente disposizione non imporrà agli Stati membri l'obbligo di avvalersi di beni o servizi o di acquisirli in base a un contratto quadro.
Articolo 12
Disposizioni amministrative permanenti e ad hoc relative alle modalità per il versamento dei contributi di Stati terzi
1. Nell'ambito degli accordi conclusi tra l'Unione e gli Stati terzi designati dal Consiglio quali potenziali contributori alle operazioni dell'Unione o quali contributori a una specifica operazione dell'Unione, l'amministratore negozia con tali Stati terzi disposizioni amministrative, permanenti o ad hoc. Tali disposizioni sono concluse in forma di scambio di lettere tra Athena e i servizi amministrativi competenti degli Stati terzi interessati e definiscono le modalità necessarie ad agevolare il versamento rapido dei contributi.
2. In attesa della conclusione degli accordi di cui al paragrafo 1, l'amministratore può adottare le misure necessarie per agevolare i versamenti da parte degli Stati terzi contributori.
3. L'amministratore informa in anticipo il comitato speciale delle disposizioni previste di cui al paragrafo 1 prima di firmarle a nome di Athena.
4. Quando l'Unione avvia un'operazione militare, l'amministratore attua, per l'ammontare dei contributi decisi dal Consiglio, le disposizioni con gli Stati terzi contributori a questa operazione.
CAPO 4
CONTI BANCARI
Articolo 13
Apertura e destinazione
1. I conti bancari sono aperti presso un ente creditizio di prim'ordine con sede in uno Stato membro e sono correnti o a breve termine in euro. In casi debitamente giustificati, e previa approvazione dell'amministratore, i conti possono essere aperti presso enti creditizi con sede al di fuori degli Stati membri.
2. In casi debitamente giustificati i conti possono essere aperti in monete diverse dall'euro.
3. I contributi degli Stati contributori sono versati su tali conti bancari. Essi sono destinati a mettere a disposizione del comandante dell'operazione gli anticipi necessari all'esecuzione delle spese relative ai costi comuni di un'operazione militare.
4. I contributi ai sensi degli articoli 28 e 30 sono versati su conti bancari separati. Sono destinati all'esecuzione delle spese la cui amministrazione è stata affidata ad Athena, come specificato nei rispettivi articoli.
Articolo 14
Gestione dei fondi
1. I pagamenti effettuati a partire dal conto di Athena richiedono la firma congiunta dell'amministratore o di un amministratore aggiunto, da un lato, e del contabile o di un contabile aggiunto, dall'altro.
2. Gli scoperti di conto non sono consentiti.
CAPO 5
COSTI COMUNI
Articolo 15
Definizione dei costi comuni e periodi di eleggibilità
1. Sono a carico di Athena i costi comuni elencati nell'allegato I indipendentemente dal momento in cui sono insorti. Quando sono inseriti in un articolo del bilancio relativo all'operazione a cui sono principalmente connessi, sono considerati costi operativi dell'operazione. Diversamente, sono considerati costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni.
2. Sono a carico di Athena inoltre i costi comuni operativi elencati nell'allegato II per il periodo che va dall'approvazione del concetto di gestione della crisi per l'operazione fino alla nomina del comandante dell'operazione. In particolari circostanze, previa consultazione del CPS, il comitato speciale può modificare il periodo durante il quale tali costi sono a carico di Athena.
3. Durante la fase attiva di un'operazione, che si estende dalla data di nomina del comandante dell'operazione alla data in cui il comando operativo cessa la sua attività, sono a carico di Athena come costi comuni operativi:
a)
i costi comuni elencati nell'allegato III, parte A;
b)
i costi comuni elencati nell'allegato III, parte B, quando il Consiglio decide in tal senso;
c)
i costi comuni elencati nell'allegato III, parte C, quando richiesto dal comandante dell'operazione e se approvato dal comitato speciale.
4. Durante la fase attiva di un'azione di sostegno militare, stabilita dal Consiglio, sono a carico di Athena come costi comuni operativi i costi comuni definiti dal Consiglio caso per caso con riferimento all'allegato III.
5. Fanno altresì parte dei costi comuni operativi di un'operazione le spese necessarie per procedere alla liquidazione della stessa, come elencati nell'allegato IV.
Un'operazione è oggetto di liquidazione quando i materiali e le infrastrutture finanziati in comune per l'operazione stessa sono stati assegnati a una destinazione finale ed è stata approvata la contabilità dell'operazione.
6. Le spese destinate a coprire costi che in ogni caso sarebbero stati presi a carico da uno o più Stati contributori, un'istituzione dell'Unione o un'organizzazione internazionale, indipendentemente dall'organizzazione di un'operazione, non sono ammissibili come costi comuni.
7. Il comitato speciale può decidere, in singoli casi e in particolari circostanze, che taluni costi incrementali diversi da quelli elencati nell'allegato III, parte B, siano considerati come costi comuni per una determinata operazione durante la sua fase attiva.
8. Se l'unanimità non può essere raggiunta in sede di comitato speciale, quest'ultimo può, su iniziativa della presidenza, sottoporre la questione al Consiglio.
Articolo 16
Esercitazioni
1. I costi comuni delle esercitazioni dell'Unione sono finanziati mediante Athena, secondo le regole e le procedure analoghe a quelle relative alle operazioni cui contribuiscono tutti gli Stati membri partecipanti.
2. Tali costi comuni delle esercitazioni sono costituiti in primo luogo dai costi incrementali relativi ai comandi rischierabili o fissi e, in secondo luogo, dai costi incrementali derivanti dal ricorso da parte dell'Unione a mezzi e capacità comuni della NATO messi a disposizione per un'esercitazione.
3. I costi comuni delle esercitazioni non includono i costi relativi a:
a)
acquisizioni in conto capitale, comprese quelle relative agli edifici, all'infrastruttura e ai materiali;
b)
la fase di pianificazione e di preparazione delle esercitazioni, salvo approvazione del comitato speciale;
c)
il trasporto, le caserme e gli alloggi per le forze.
Articolo 17
Importo di riferimento
Qualsiasi decisione del Consiglio con la quale il Consiglio decide di istituire o prolungare un'operazione militare dell'Unione comporta un importo di riferimento per i costi comuni di tale operazione. L'amministratore valuta in particolare con il concorso dello Stato maggiore dell'Unione e, se è in servizio, del comandante dell'operazione, l'importo stimato necessario per coprire i costi comuni dell'operazione per il periodo previsto. L'amministratore propone, per il tramite della presidenza, tale importo all'organo del Consiglio incaricato di esaminare il progetto di decisione. I membri del comitato speciale sono invitati a partecipare alle discussioni di tale organo riguardo all'importo di riferimento.
CAPO 6
BILANCIO
Articolo 18
Principi di bilancio
1. Il bilancio, stabilito in euro, è l'atto che per ciascun esercizio prevede e autorizza l'insieme delle entrate e delle spese relative ai costi comuni di cui Athena ha l'amministrazione.
2. Tutte le spese sono connesse a un'operazione specifica, a eccezione eventualmente dei costi elencati nell'allegato I.
3. Gli stanziamenti iscritti in bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.
4. Nel bilancio, entrate e spese devono risultare in pareggio.
5. La riscossione delle entrate o il pagamento delle spese relative ai costi comuni possono essere effettuati mediante imputazione a una linea del bilancio e nei limiti degli stanziamenti che vi sono iscritti, salvo in forza dell'articolo 34, paragrafo 5.
Articolo 19
Bilancio annuale
1. L'amministratore stabilisce annualmente un progetto di bilancio per l'esercizio successivo, con il concorso del comandante di ciascuna operazione.
2. Il progetto riporta:
a)
gli stanziamenti stimati necessari per coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni;
b)
gli stanziamenti stimati necessari per coprire i costi comuni operativi per le operazioni in corso o pianificate e, se del caso, per rimborsare costi comuni prefinanziati da uno Stato o un terzo;
c)
gli stanziamenti accantonati di cui all'articolo 26;
d)
una previsione delle entrate necessarie per coprire le spese.
3. Gli stanziamenti d'impegno e di pagamento sono classificati in titoli e in capitoli che raggruppano le spese a seconda della loro natura o della loro destinazione e ripartiti, per quanto occorra, in articoli. Il progetto di bilancio comprende osservazioni particolareggiate per capitolo o articolo. A ciascuna operazione è dedicato un titolo specifico il quale costituisce la parte generale del bilancio e comprende i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni.
4. Ogni titolo può contenere un capitolo denominato «stanziamenti provvisori». Tali stanziamenti sono iscritti qualora sussista incertezza, fondata su gravi motivi quanto all'importo degli stanziamenti necessari o alla possibilità di eseguire gli stanziamenti iscritti.
5. Le entrate comprendono:
a)
contributi degli Stati membri partecipanti e contributori e, se del caso, degli Stati terzi contributori;
b)
entrate diverse, suddivise per titolo che includono interessi percepiti, utili derivanti dalle vendite e saldo dell'esecuzione dell'esercizio precedente una volta determinato dal comitato speciale.
6. L'amministratore propone il progetto di bilancio al comitato speciale entro il 31 ottobre. Il comitato speciale approva il progetto di bilancio entro il 31 dicembre. L'amministratore adotta il bilancio approvato e lo notifica agli Stati membri partecipanti e agli Stati terzi contributori.
Articolo 20
Bilanci rettificativi
1. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, anche quando un'operazione è avviata durante l'esercizio finanziario, l'amministratore propone un progetto di bilancio rettificativo. Il progetto di bilancio rettificativo è redatto, proposto, approvato, adottato e notificato secondo la stessa procedura del bilancio annuale. Il comitato speciale ne discute tenendo conto dell'urgenza.
2. Qualora tale progetto di bilancio rettificativo sia conseguente all'avvio di una nuova operazione o a modifiche nel bilancio relativo a un'operazione in corso, l'amministratore informerà il comitato speciale dei costi totali previsti per tale operazione. Se tali costi superano sostanzialmente l'importo di riferimento pertinente, il comitato speciale può chiedere al Consiglio di approvarli.
3. Il progetto di bilancio rettificativo conseguente all'avvio di una nuova operazione è sottoposto al comitato speciale entro un periodo di quattro mesi dall'approvazione dell'importo di riferimento, a meno che il comitato speciale non fissi un termine più lungo.
Articolo 21
Storni
1. L'amministratore, se del caso su proposta del comandante dell'operazione, può procedere a storni di stanziamenti. L'amministratore comunica la sua intenzione al comitato speciale, se l'urgenza della situazione lo consente, almeno con una settimana di anticipo. Tuttavia, è necessaria l'approvazione preliminare del comitato speciale allorché:
a)
lo storno previsto tenda a modificare il totale degli stanziamenti previsti per un'operazione;
o
b)
gli storni da capitolo a capitolo previsti durante l'esercizio superino il 10 % degli stanziamenti iscritti nel capitolo da cui provengono gli stanziamenti, quali figurano nel bilancio dell'esercizio sottoscritto alla data in cui è avanzata la proposta di storno in questione.
2. Se lo ritiene necessario per il corretto svolgimento di un'operazione, entro i tre mesi successivi alla data di avvio della stessa, il comandante dell'operazione può procedere a storni di stanziamenti assegnati all'operazione, da articolo ad articolo e da capitolo a capitolo della parte «costi comuni operativi» del bilancio. Egli ne informa l'amministratore e il comitato speciale.
Articolo 22
Riporto degli stanziamenti
1. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni che non sono stati impegnati sono in linea di massima cancellati alla fine dell'esercizio finanziario, salvo disposizione contraria prevista dal paragrafo 2.
2. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi di deposito dei materiali e dell'equipaggiamento amministrati da Athena possono essere riportati al solo esercizio successivo quando l'impegno corrispondente sia anteriore al 31 dicembre del vigente esercizio finanziario. Gli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni operativi possono essere riportati quando sono necessari a un'operazione la cui liquidazione non è terminata.
3. L'amministratore presenta entro il 15 febbraio al comitato speciale le proposte di riporto di stanziamenti non impegnati dell'esercizio precedente. Tali proposte si considerano approvate a meno che il comitato speciale non decida diversamente entro il 15 marzo.
4. Gli stanziamenti impegnati dell'esercizio precedente sono riportati e l'amministratore ne informa il comitato speciale entro il 15 febbraio.
Articolo 23
Esecuzione anticipata
Non appena approvato il bilancio annuale, gli stanziamenti possono essere utilizzati per coprire gli impegni e i pagamenti per quanto necessario sotto il profilo operativo.
CAPO 7
CONTRIBUTI E RIMBORSI
Articolo 24
Determinazione dei contributi
1. Gli stanziamenti di pagamento destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni che non sono coperti dalle entrate diverse, sono finanziati con i contributi degli Stati membri partecipanti.
2. Gli stanziamenti di pagamento destinati a coprire i costi comuni operativi di un'operazione sono coperti con i contributi degli Stati contributori.
3. I contributi degli Stati membri contributori per un'operazione corrispondono all'importo degli stanziamenti di pagamento iscritti in bilancio e destinati a coprire i costi comuni operativi dell'operazione in questione, dedotti gli importi dei contributi a carico degli Stati terzi contributori per la stessa operazione in applicazione dell'articolo 12.
4. La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri cui è richiesto un contributo è determinata secondo un criterio basato sul prodotto nazionale lordo definito all'articolo 41, paragrafo 2, TUE e conformemente alla decisione 2014/335/UE, Euratom del Consiglio (3), o a qualsiasi altra decisione del Consiglio che la sostituisca.
5. I dati per il calcolo dei contributi corrispondono a quelli della colonna denominata «risorsa propria basata sull'RNL» della tabella «Riepilogo del finanziamento del bilancio generale per tipo di risorse proprie e per Stato membro» allegata all'ultimo bilancio generale adottato dell'Unione. Il contributo di ciascuno Stato membro cui è richiesto un contributo è proporzionale alla quota del reddito nazionale lordo (RNL) di tale Stato membro nell'importo complessivo degli RNL degli Stati membri cui è richiesto un contributo.
Articolo 25
Calendario di pagamento dei contributi
1. Se il Consiglio ha adottato un importo di riferimento per un'operazione militare dell'Unione, gli Stati membri contributori versano i loro contributi per un ammontare pari al 30 % dell'importo di riferimento, a meno che il Consiglio non decida una percentuale diversa. L'amministratore richiede i contributi in funzione delle esigenze operative dell'operazione fino all'ammontare concordato.
2. Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore, può decidere di richiedere contributi supplementari prima che sia sottoscritto un bilancio rettificativo relativo all'operazione. Il comitato speciale può decidere di sottoporre la questione agli organi preparatori competenti del Consiglio.
3. Se per un'operazione specifica è stato adottato un bilancio rettificativo, gli Stati membri versano il saldo dei contributi per questa operazione in applicazione dell'articolo 24. Tuttavia, quando la durata prevista dell'operazione è superiore a sei mesi compresi in un esercizio finanziario, il saldo dei contributi è pagato in due rate. In tal caso, la prima rata è versata entro 60 giorni dall'avvio dell'operazione; la seconda rata è versata entro un termine, fissato dal comitato speciale su proposta dell'amministratore, che tiene conto delle esigenze operative. Il comitato speciale può derogare alle disposizioni del presente paragrafo.
4. L'amministratore chiede per lettera i contributi corrispondenti alle amministrazioni nazionali di cui gli sono stati comunicati gli estremi quando:
a)
il comitato speciale ha approvato un progetto di bilancio per un esercizio finanziario come previsto all'articolo 19. La prima richiesta di contributo copre le esigenze operative per otto mesi. La seconda richiesta di contributi copre il saldo restante dei contributi, tenuto conto del saldo dell'esecuzione di bilancio dell'esercizio precedente se il comitato speciale ha deciso di iscrivere tale saldo nel bilancio in corso dopo aver ricevuto il parere sulla revisione;
b)
un importo di riferimento è stato adottato come previsto all'articolo 25, paragrafo 1; o
c)
un bilancio rettificativo è approvato come previsto all'articolo 20.
5. Fatte salve le altre disposizioni della presente decisione, i contributi sono versati entro trenta giorni dall'invio della richiesta corrispondente, tranne nel caso della prima richiesta di contributi per il bilancio di un nuovo esercizio in cui il pagamento è effettuato entro quaranta giorni dall'invio della richiesta corrispondente.
6. Una volta che il progetto di bilancio aggregato è stato presentato al comitato speciale, per quegli Stati membri le cui procedure di bilancio e finanziarie non consentono il pagamento dei rispettivi contributi entro i termini stabiliti, l'amministratore può rilasciare relativamente allo Stato membro interessato una richiesta anticipata di contributi prima della fine dell'esercizio in corso a titolo di pagamento anticipato per la richiesta di contributi per il bilancio dell'esercizio successivo.
7. Le spese bancarie relative al pagamento dei contributi sono a carico degli Stati contributori, ciascuno per quanto lo concerne.
8. L'amministratore accusa ricevuta dei contributi.
Articolo 26
Prefinanziamento
1. Nel caso di un'operazione di reazione militare rapida dell'Unione, sono richiesti contributi agli Stati membri contributori a concorrenza dell'importo di riferimento. Fatto salvo l'articolo 25, paragrafo 3, i versamenti sono effettuati come definito in appresso.
2. Ai fini del prefinanziamento delle operazioni di reazione militare rapida dell'Unione, gli Stati membri partecipanti:
a)
versano i contributi ad Athena in anticipo; o
b)
quando il Consiglio decide di condurre un'operazione di reazione militare rapida dell'Unione al cui finanziamento contribuiscono, versano i rispettivi contributi ai costi comuni di tale operazione entro cinque giorni dall'invio della richiesta a concorrenza dell'importo di riferimento, a meno che il Consiglio non decida altrimenti.
3. Ai fini indicati al paragrafo 2, il comitato speciale, composto di un rappresentante di ciascuno degli Stati membri che versano i contributi in anticipo, iscrive stanziamenti accantonati in un titolo specifico del bilancio. Tali stanziamenti accantonati sono coperti da contributi dovuti dagli Stati membri che versano i contributi in anticipo entro novanta giorni dall'invio della richiesta corrispondente.
4. Gli stanziamenti accantonati di cui al paragrafo 3 utilizzati per un'operazione sono reintegrati entro novanta giorni dall'invio della richiesta.
5. Fatto salvo il paragrafo 1, uno Stato membro che versa il contributo in anticipo può, in circostanze specifiche, autorizzare l'amministratore a utilizzarlo per coprire il contributo a un'operazione a cui partecipa, diversa da un'operazione di reazione rapida. Il contributo versato in anticipo è reintegrato dallo Stato membro interessato entro novanta giorni dall'invio della richiesta.
6. Qualora siano necessari fondi per un'operazione diversa da un'operazione di reazione rapida, prima di ricevere contributi sufficienti per tale operazione:
a)
i contributi versati in anticipo dagli Stati membri che contribuiscono al finanziamento dell'operazione, previa approvazione degli Stati membri che versano in anticipo, possono essere utilizzati fino al 75 % del totale per coprire i contributi dovuti per l'operazione in questione. I contributi versati in anticipo sono reintegrati dagli Stati membri che versano in anticipo entro novanta giorni dall'invio della richiesta;
b)
nel caso di cui alla lettera a) del presente paragrafo, i contributi dovuti per l'operazione a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, dagli Stati membri che non hanno versato in anticipo sono versati, previa approvazione degli Stati membri interessati, entro cinque giorni dall'invio della richiesta corrispondente da parte dell'amministratore.
7. Il comandante dell'operazione può impegnare e pagare gli importi messi a sua disposizione anche ai sensi dell'articolo 34, paragrafo 3.
8. Gli Stati membri possono modificare la loro scelta con un preavviso all'amministratore di almeno tre mesi.
9. Gli interessi maturati sul prefinanziamento saranno ripartiti annualmente tra gli Stati membri che hanno versato in anticipo e aggiunti ai loro stanziamenti accantonati. Gli importi saranno notificati a tali Stati membri nell'ambito della procedura di approvazione del bilancio annuale.
Articolo 27
Rimborso dei prefinanziamenti
1. Uno Stato membro, uno Stato terzo o, se del caso, un'organizzazione internazionale che il Consiglio abbia autorizzato a prefinanziare una parte dei costi comuni di un'operazione può ottenerne il rimborso da Athena, presentando una richiesta corredata dei documenti giustificativi necessari e indirizzata all'amministratore al più tardi due mesi dopo la data di conclusione dell'operazione in questione.
2. Non si può dar seguito ad alcuna richiesta di rimborso se non è approvata dal comandante dell'operazione, se ancora in servizio, e dall'amministratore.
3. Se una richiesta di rimborso presentata da uno Stato contributore è approvata, può essere dedotta dalla richiesta di contributo successiva rivolta a questo Stato dall'amministratore.
4. Se non è prevista alcuna richiesta di contributo quando la richiesta è approvata, o per la parte di una richiesta di rimborso approvata che superi il contributo previsto, l'amministratore procede al pagamento dell'importo da rimborsare entro trenta giorni, tenuto conto della tesoreria di Athena e delle necessità del finanziamento dei costi comuni dell'operazione in questione.
5. Il rimborso è dovuto conformemente alla presente decisione anche qualora l'operazione sia annullata.
6. Il rimborso è comprensivo degli interessi maturati sull'importo messo a disposizione con il prefinanziamento.
Articolo 28
Gestione da parte di Athena delle spese non incluse nei costi comuni
1. Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore, con l'assistenza del comandante dell'operazione, o su proposta di uno Stato membro, può decidere che la gestione amministrativa di talune spese relative a un'operazione («costi a carico degli Stati»), pur rimanendo a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne, è affidata ad Athena.
2. Il comitato speciale, nella sua decisione, può autorizzare il comandante dell'operazione a stipulare a nome degli Stati membri partecipanti a un'operazione e, se del caso, di terzi, contratti per l'acquisto dei servizi e delle forniture da finanziare come costi a carico degli Stati.
3. Nella decisione il comitato speciale stabilisce le modalità di prefinanziamento dei costi a carico degli Stati.
4. Athena tiene la contabilità dei costi a carico degli Stati della cui amministrazione è incaricata e che sono sostenuti da ciascuno Stato membro e, se del caso, da terzi. Trasmette ogni mese a ciascuno Stato membro e, se del caso, a tali terzi, un riepilogo delle spese a suo carico e sostenute da esso o dal suo personale nel corso del mese precedente e chiede i fondi necessari per regolare tali spese. Gli Stati membri e, se del caso, i terzi versano ad Athena i fondi necessari entro trenta giorni dall'invio della relativa richiesta.
Articolo 29
Gestione da parte di Athena dei prefinanziamenti e delle spese non incluse nei costi comuni al fine di agevolare lo schieramento iniziale delle forze in un'operazione
Ove ciò sia richiesto da particolari circostanze operative, il comitato speciale può decidere, su proposta dell'amministratore, con l'assistenza del comandante dell'operazione, o su proposta di uno Stato membro, che il prefinanziamento e la gestione amministrativa di talune spese relative a un'operazione, pur rimanendo a carico degli Stati membri, ciascuno per quanto lo concerne, siano affidati ad Atena, al fine di agevolare lo schieramento iniziale delle forze in un'operazione, prima che siano confermati gli Stati membri partecipanti. La gestione di tali costi è assicurata nell'ambito dei mezzi e delle risorse esistenti e l'esborso iniziale è limitato al 20 % dell'importo di riferimento. In questo caso, il comitato speciale illustra nella sua decisione le modalità di prefinanziamento e di rimborso degli importi prefinanziati dai futuri Stati membri e terzi partecipanti.
Articolo 30
Gestione da parte di Athena dei contributi finanziari di terzi
1. Secondo le disposizioni pertinenti del quadro giuridico dell'operazione e a seguito della decisione del CPS di accettare l'attuazione o la gestione di un progetto da parte dell'operazione o un contributo finanziario da parte di terzi o di uno Stato membro alle spese derivanti dall'operazione, il comitato speciale può autorizzare l'affidamento ad Athena, nell'ambito dei mezzi e delle risorse esistenti, della gestione amministrativa del finanziamento destinato a tale progetto o di tale contributo. Ciò può includere progetti finanziati dall'Unione.
2. Il costo relativo alla gestione del contributo dovrebbe essere sostenuto dal contributo stesso. Il comitato speciale può decidere caso per caso che taluni costi associati al contributo e relativi alla fase attiva dell'operazione siano ammissibili come costi comuni.
3. Ai fini della gestione di un contributo da parte di terzi, dell'Unione o di uno Stato membro, l'amministratore negozia e firma, previa approvazione del comitato speciale, un accordo amministrativo ad hoc con i terzi, con l'Unione o con lo Stato membro, in cui sono definiti lo scopo, i costi che il contributo deve sostenere e le modalità di gestione del contributo, compresa la responsabilità del comandante dell'operazione dinanzi al comitato speciale. L'amministratore assicura che la gestione del contributo rispetti le disposizioni amministrative ad hoc e fornisce l contributore interessato, direttamente o tramite il comandante dell'operazione, tutte le informazioni pertinenti relative alla gestione del contributo.
Articolo 31
Interessi di mora
1. Se uno Stato non ha adempiuto i suoi obblighi finanziari, si applicano per analogia le norme dell'Unione sugli interessi di mora fissate dall'articolo 78 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (4) o qualsiasi altro regolamento che lo sostituisca in relazione al pagamento di contributi al bilancio dell'Unione.
2. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo non superiore a venti giorni, non si applicano interessi. Quando il pagamento è effettuato con un ritardo superiore a venti giorni, gli interessi sono calcolati per l'intero periodo.
CAPO 8
ESECUZIONE DELLE SPESE
Articolo 32
Principi
1. Gli stanziamenti di Athena sono utilizzati conformemente ai principi di sana gestione finanziaria, vale a dire economia, efficienza ed efficacia.
2. Degli ordinatori sono incaricati di dare esecuzione alle entrate e alle spese di Athena conformemente ai principi di sana gestione finanziaria e di assicurarne la regolarità e la legalità. Per eseguire le spese, gli ordinatori procedono agli impegni di bilancio e agli impegni giuridici, alla liquidazione delle spese e all'emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari all'esecuzione degli stanziamenti. Un ordinatore può delegare le sue funzioni mediante una decisione che determina:
a)
i delegati di livello appropriato;
b)
la portata dei poteri conferiti;
c)
la possibilità per i beneficiari di sottodelegare i loro poteri.
3. L'esecuzione degli stanziamenti è assicurata secondo il principio della separazione dell'ordinatore e del contabile. Le funzioni di ordinatore e di contabile non sono compatibili tra di loro. Qualsiasi pagamento effettuato tramite i fondi amministrati da Athena richiede la firma congiunta di un ordinatore e di un contabile.
4. Fatta salva la presente decisione, quando l'esecuzione delle spese comuni è affidata a uno Stato membro, un'istituzione dell'Unione o, se del caso, un'organizzazione internazionale, lo Stato, l'istituzione o l'organizzazione applica le norme vigenti relative all'esecuzione delle proprie spese. Quando l'amministratore esegue direttamente delle spese, rispetta le norme applicabili all'esecuzione della sezione «Consiglio» del bilancio generale dell'Unione.
5. L'amministratore può tuttavia fornire alla presidenza spunti per una proposta da presentare al Consiglio o al comitato speciale sulle norme per l'esecuzione delle spese comuni.
6. Il comitato speciale può approvare norme per l'esecuzione delle spese comuni diverse da quelle cui al paragrafo 4.
Articolo 33
Costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni oppure non direttamente collegati a un'operazione specifica
L'amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché i costi non direttamente collegabili a un'operazione specifica.
Articolo 34
Costi comuni operativi
1. Il comandante dell'operazione esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi dell'operazione affidatagli. Tuttavia, l'amministratore esercita le funzioni di ordinatore delle spese che coprono i costi comuni operativi insorti durante la fase preparatoria di un'operazione specifica ed eseguite direttamente da Athena, ovvero relativi all'operazione al termine della fase attiva.
2. Su richiesta del comandante di un'operazione l'amministrazione trasferisce dal conto bancario di Athena al conto bancario a nome di Athena di cui il comandante ha comunicato gli estremi gli importi necessari per l'esecuzione delle spese di un'operazione.
3. In deroga all'articolo 18, paragrafo 5, l'adozione di un importo di riferimento dà diritto all'amministratore e al comandante dell'operazione, per il rispettivo settore di competenza, d'impegnare e di pagare spese per l'operazione in questione nella percentuale dell'importo di riferimento approvata a norma dell'articolo 25, paragrafo 1, a meno che il Consiglio non stabilisca un livello di impegni più elevato.
Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore o del comandante dell'operazione e tenendo conto della necessità operativa e dell'urgenza, può decidere che le spese supplementari potranno essere impegnate e, se del caso, pagate. Il comitato speciale può decidere di sottoporre la questione agli organi preparatori competenti del Consiglio per il tramite della presidenza, a meno che circostanze operative non impongano diversamente. Tale deroga non si applica a decorrere dalla data di sottoscrizione di un bilancio dell'operazione in questione.
4. Nel periodo precedente alla sottoscrizione di un bilancio di un'operazione, l'amministratore e il comandante dell'operazione o il suo rappresentante rendono conto al comitato speciale ogni mese per il rispettivo settore di competenza, delle spese ammissibili come costi comuni di tale operazione. Il comitato speciale, su proposta dell'amministratore, del comandante dell'operazione o di uno Stato membro, può formulare idirettive sull'esecuzione delle spese in questo periodo.
5. In deroga all'articolo 18, paragrafo 5, in caso di pericolo imminente per la vita del personale impegnato in un'operazione militare dell'Unione, il comandante dell'operazione può eseguire le spese necessarie alla salvaguardia della vita del personale in questione al di là degli stanziamenti iscritti in bilancio. Ne informa l'amministratore e il comitato speciale quanto prima possibile. In tal caso l'amministratore propone, di concerto con il comandante dell'operazione, gli storni necessari per finanziare tali spese impreviste. Se non è possibile assicurare un finanziamento sufficiente di tali spese mediante storni, l'amministratore propone un bilancio rettificato.
CAPO 9
DESTINAZIONE FINALE DEI MATERIALI E DELLE INFRASTRUTTURE FINANZIATI IN COMUNE
Articolo 35
Materiali e infrastrutture
1. L'amministratore propone al comitato speciale un tasso di deprezzamento per i materiali e gli altri mezzi relativamente a tutte le operazioni. Se richiesto da circostanze operative e previa approvazione del comitato speciale, il comandante dell'operazione può applicare un tasso di deprezzamento diverso.
2. In vista della liquidazione dell'operazione affidatagli, il comandante dell'operazione propone al comitato speciale una destinazione finale per i materiali e le infrastrutture finanziati in comune per l'operazione stessa.
3. L'amministratore gestisce i materiali e le infrastrutture restanti al termine della fase attiva dell'operazione allo scopo, se necessario, di trovare la sua destinazione finale.
4. La destinazione finale dei materiali e delle infrastrutture finanziati in comune è approvata dal comitato speciale tenendo conto di esigenze operative e criteri finanziari. La destinazione finale può essere:
a)
per quanto concerne le infrastrutture, la vendita o la cessione per il tramite di Athena al paese ospite, a uno Stato membro o a un terzo;
b)
per quanto concerne i materiali, la vendita per il tramite di Athena a uno Stato membro, al paese ospite o a un terzo ovvero l'immagazzinamento e la manutenzione da parte di Athena, uno Stato membro o tale terzo, per uso in un'operazione successiva.
5. In caso di vendita i materiali e le infrastrutture sono venduti al loro prezzo di mercato o, qualora tale prezzo non possa essere determinato, a un prezzo equo e ragionevole tenendo conto delle specifiche condizioni locali.
6. La vendita o cessione al paese ospite o a un terzo sono effettuate conformemente alle pertinenti norme di sicurezza vigenti.
7. Se si decide che Athena conserva i materiali finanziati in comune per un'operazione, gli Stati membri contributori possono chiedere una compensazione finanziaria agli altri Stati membri partecipanti. Il comitato speciale, nella composizione che riunisce i rappresentanti di tutti gli Stati membri partecipanti, adotta le decisioni appropriate su proposta dell'amministratore.
CAPO 10
CONTABILITÀ E INVENTARIO
Articolo 36
Contabilità dei costi comuni operativi
Il comandante dell'operazione tiene la contabilità dei bonifici ricevuti da Athena, delle spese che impegna e dei pagamenti che effettua, e delle entrate che incassa, nonché di un inventario dei beni mobili finanziati dal bilancio di Athena e utilizzati per l'operazione affidatagli.
Articolo 37
Contabilità consolidata
1. Il contabile tiene la contabilità dei contributi richiesti e dei bonifici effettuati. Stabilisce inoltre la contabilità dei costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni, nonché delle spese operative e delle entrate eseguite sotto la responsabilità diretta dell'amministratore.
2. Il contabile stabilisce la contabilità consolidata delle entrate e delle spese di Athena. A tal fine, il comandante di ciascuna operazione gli trasmette la contabilità delle spese che egli ha impegnato e dei pagamenti che ha effettuato, nonché delle entrate che ha ricevuto.
CAPO 11
REVISIONE E RENDIMENTO DEI CONTI
Articolo 38
Informazione periodica del comitato speciale
Ogni tre mesi l'amministratore presenta al comitato speciale una relazione sullo stato di esecuzione delle entrate e delle spese dall'inizio dell'esercizio. A tal fine ciascun comandante dell'operazione fornisce all'amministratore uno stato delle spese relative ai costi comuni operativi dell'operazione affidatagli.
Articolo 39
Condizioni per l'esercizio dei controlli
1. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di Athena, prima dell'assolvimento dei loro compiti, hanno ottenuto il nulla osta di segretezza per accedere alle informazioni classificate almeno fino al livello «SECRET UE/EU SECRET» detenute dal Consiglio o, a seconda dei casi, un nullaosta equivalente concesso da uno Stato membro o dalla NATO. Tali persone vigilano sul rispetto della riservatezza delle informazioni e sulla protezione dei dati di cui vengono a conoscenza nell'esercizio delle loro funzioni di revisione conformemente alle regole applicabili a tali informazioni e dati.
2. Le persone incaricate della revisione delle entrate e delle spese di Athena hanno accesso immediato, senza necessità di preavviso, ai documenti e al contenuto di tutti i supporti di dati relativi a tali entrate e spese, nonché ai locali in cui tali documenti e supporti sono custoditi. Hanno la facoltà di riprodurli. Le persone partecipanti all'esecuzione delle entrate e delle spese di Athena forniscono all'amministratore e alle persone incaricate della revisione di tali entrate e spese l'assistenza necessaria all'assolvimento dei loro compiti.
Articolo 40
Revisione esterna dei conti
1. Quando l'esecuzione delle spese di Athena è affidata a uno Stato membro, un'istituzione dell'Unione o un'organizzazione internazionale, lo Stato, l'istituzione o l'organizzazione in questione applica le norme vigenti relative alla revisione delle proprie spese.
2. Tuttavia, l'amministratore o le persone da questi designate possono in qualsiasi momento procedere alla verifica dei costi comuni di Athena insorti per la preparazione o a seguito di operazioni o dei costi comuni operativi di un'operazione. Inoltre, il comitato speciale, su proposta dell'amministratore o di uno Stato membro, può in qualsiasi momento designare revisori esterni, definendone i compiti e le condizioni di impiego.
3. Per l'esecuzione delle revisioni esterne è istituito un collegio di revisori dei conti composto da sei membri. Il comitato speciale nomina i membri per un periodo di tre anni, rinnovabile un'unica volta, scelti tra i candidati proposti dagli Stati membri. Il comitato speciale può prorogare il mandato di un membro per un periodo massimo di sei mesi.
I candidati devono appartenere al più importante organismo di revisione contabile nazionale di uno Stato membro o essere raccomandati da tale istituzione e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Essi devono essere disponibili per assolvere compiti per conto di Athena ogni qual volta sia necessario. Nell'esercizio di tali funzioni:
a)
i membri del collegio di revisori dei conti continuano a essere retribuiti dall'organismo di appartenenza; Athena si fa carico delle spese di missione conformemente alle regole applicabili ai funzionari dell'Unione di grado equivalente;
b)
i membri possono chiedere o ricevere istruzioni soltanto dal comitato speciale; il collegio e i revisori dei conti che lo compongono espletano il loro mandato in piena indipendenza e sono i soli responsabili della condotta della revisione esterna;
c)
i membri riferiscono unicamente al comitato speciale in merito ai loro compiti;
d)
i membri verificano, sia durante l'esercizio in corso sia a posteriori, tramite controlli in loco e fornendo documenti giustificativi, che l'esecuzione delle spese finanziate o prefinanziate da Athena sia conforme alla normativa applicabile e ai principi di sana gestione finanziaria, vale a dire economia, efficienza ed efficacia, e che i controlli interni siano adeguati.
Ogni anno il collegio dei revisori dei conti elegge tra i suoi membri il suo presidente o ne proroga il mandato. Esso adotta le norme applicabili alle revisioni effettuate dai suoi membri secondo i più elevati standard internazionali. Il collegio dei revisori dei conti approva le relazioni di revisione contabile stilate dai suoi membri prima che siano trasmesse all'amministratore e al comitato speciale.
4. In singoli casi e per motivi specifici il comitato speciale può decidere di servirsi di altri organismi esterni.
5. Il costo delle revisioni effettuate dai revisori che agiscono per conto di Athena è considerato come un costo comune a carico di Athena.
Articolo 41
Revisione interna dei conti
1. Il segretario generale del Consiglio nomina, su proposta dell'amministratore e dopo aver informato il comitato speciale, per un periodo di quattro anni, rinnovabile fino a un periodo massimo di otto anni, un revisore interno di Athena, e almeno un revisore interno aggiunto; il revisore interno deve possedere le qualificazioni professionali richieste e offrire sufficienti garanzie di sicurezza e indipendenza. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile e non può partecipare alla preparazione dello stato finanziario.
2. Il revisore interno riferisce all'amministratore riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo, formulando raccomandazioni dirette a migliorare il controllo interno delle operazioni; e a promuovere una sana gestione finanziaria. Il revisore interno in particolare è incaricato di verificare l'adeguatezza e l'efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché le prestazioni dei servizi nella realizzazione delle politiche e degli obiettivi in relazione ai rischi a essi associati.
3. Il revisore interno esercita le sue funzioni sull'insieme dei servizi che partecipano all'incasso delle entrate di Athena o all'esecuzione delle spese finanziate da Athena.
4. Il revisore interno effettua una o più revisioni nel corso dell'esercizio, secondo necessità. Riferisce all'amministratore e informa il comandante dell'operazione delle conclusioni cui è giunto e delle sue raccomandazioni. Il comandante dell'operazione e l'amministratore danno seguito alle raccomandazioni formulate a seguito delle revisioni.
5. Ogni anno l'amministratore rende conto al comitato speciale della revisione interna indicando il numero e il tipo di revisioni interne effettuate, le constatazioni fatte, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.
6. Inoltre, ciascun comandante dell'operazione assicura al revisore interno il pieno accesso all'operazione che comanda. Il revisore interno verifica il corretto funzionamento dei sistemi e delle procedure finanziari e di bilancio e assicura il funzionamento di sistemi di controllo interno solidi ed efficaci.
7. I lavori e i rapporti del revisore interno sono messi a disposizione del collegio di revisori dei conti con tutti i relativi documenti giustificativi.
Articolo 42
Rendimento e chiusura annuale dei conti
1. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio oppure, se la data è precedente, entro quattro mesi dalla fine dell'operazione affidatagli, il comandante di ciascuna operazione fornisce al contabile di Athena, le informazioni necessarie per redigere i conti annuali dei costi comuni, i conti annuali delle spese ai sensi dell'articolo 28; e la relazione di attività annuale.
2. Entro il 15 maggio successivo alla chiusura dell'esercizio, l'amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante di ciascuna operazione, redige e presenta al comitato speciale e al collegio dei revisori lo stato finanziario e la relazione di attività annuale.
3. Il comitato speciale riceve entro otto settimane dalla trasmissione dello stato finanziario un parere sulla revisione dal collegio dei revisori e lo stato finanziario certificato di Athena dall'amministratore, assistito dal contabile e da ciascun comandante dell'operazione.
4. Entro il 30 settembre successivo alla chiusura dell'esercizio il comitato speciale riceve dal collegio dei revisori la relazione sulla revisione e la esamina insieme con il parere sulla revisione e lo stato finanziario al fine di dare scarico all'amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione.
5. Coerentemente con il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 o con qualsiasi altro regolamento che lo sostituisca, l'insieme dei conti, inventari e relativi documenti sono conservati, ciascuno al rispettivo livello, dal contabile, da ciascun comandante dell'operazione e, in caso, dall'amministratore per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data di scarico corrispondente. Al termine di un'operazione, il comandante dell'operazione provvede alla trasmissione dell'insieme dei conti e degli inventari al contabile.
6. Il comitato speciale decide di iscrivere, mediante un bilancio rettificativo, il saldo dell'esecuzione di un esercizio finanziario i cui conti sono stati approvati a bilancio dell'esercizio successivo, tra le entrate o le spese a seconda dei casi. Il comitato speciale può tuttavia decidere di iscrivere il saldo dell'esecuzione del summenzionato esercizio dopo aver ricevuto il parere sulla revisione del collegio dei revisori.
7. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall'esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni insorti per la preparazione o a seguito di operazioni è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri.
8. La componente del saldo di esecuzione del bilancio proveniente dall'esecuzione degli stanziamenti destinati a coprire i costi comuni operativi di una determinata operazione è imputata ai contributi immediatamente successivi degli Stati membri che hanno contribuito a tale operazione.
9. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l'importo dai contributi dovuti ad Athena, il saldo dell'esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell'anno di rimborso.
10. Entro il 31 marzo di ogni anno tutti gli Stati membri che partecipano a un'operazione possono fornire all'amministratore, se del caso attraverso il comandante dell'operazione, informazioni circa i costi incrementali da essi sostenuti per l'operazione durante il precedente esercizio finanziario. Tali informazioni sono ripartite in modo da mostrare le principali voci di spesa. L'amministratore raggruppa tali informazioni onde fornire al comitato speciale un quadro dei costi incrementali dell'operazione.
Articolo 43
Chiusura dei conti di un'operazione
1. Al termine di un'operazione il comitato speciale può decidere, su proposta dell'amministratore o di uno Stato membro, che l'amministratore, affiancato dal contabile e dal comandante dell'operazione, presenti lo stato finanziario dell'operazione al comitato speciale almeno fino alla data della sua conclusione e, ove possibile, della sua liquidazione. Il termine dato all'amministratore non può essere inferiore a quattro mesi a decorrere dalla conclusione dell'operazione.
2. Se lo stato finanziario non può, entro il termine dato, includere le entrate e le spese connesse alla liquidazione dell'operazione, tali entrate e spese figurano nello stato finanziario di Athena e sono esaminate dal comitato speciale nel quadro della procedura di cui all'articolo 42.
3. Il comitato speciale, sulla scorta del parere del collegio dei revisori, approva lo stato finanziario dell'operazione che gli viene sottoposto. Esso dà scarico all'amministratore, al contabile e al comandante di ciascuna operazione per l'operazione considerata.
4. Qualora il rimborso non possa essere effettuato deducendone l'importo dai contributi dovuti ad Athena, il saldo dell'esecuzione di bilancio è versato agli Stati membri interessati secondo la chiave RNL dell'anno di rimborso.
CAPO 12
DISPOSIZIONI VARIE
Articolo 44
Regime di responsabilità
1. Le condizioni che determinano la responsabilità disciplinare e penale del comandante dell'operazione, dell'amministratore e di altro personale messo a disposizione, in particolare dalle istituzioni dell'Unione o dagli Stati membri, in caso di errore o negligenza nell'esecuzione del bilancio sono disciplinate dalle disposizioni dello statuto o dal regime rispettivamente applicabili. Inoltre, Athena può, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato o di terzi contributori, invocare la responsabilità civile del personale sopra menzionato.
2. In nessun caso la responsabilità dell'Unione o del segretario generale del Consiglio può essere invocata da uno degli Stati contributori per lo svolgimento delle funzioni da parte dell'amministratore, del contabile o del personale a essi affiancati.
3. La responsabilità contrattuale che potrebbe derivare da contratti conclusi nell'ambito dell'esecuzione del bilancio è assunta dagli Stati o dai terzi contributori per il tramite di Athena. Essa è disciplinata dalla legislazione applicabile ai contratti in questione.
4. In materia di responsabilità non contrattuale, i danni causati dai comandi operativi, dai comandi della forza e della componente figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante dell'operazione, ovvero dal personale assegnato a tali comandi nell'esercizio delle sue funzioni, sono risarciti dagli Stati o dai terzi contributori tramite Athena conformemente ai principi generali comuni alle legislazioni degli Stati membri e alle disposizioni dello statuto delle forze in vigore nel teatro delle operazioni.
5. In nessun caso la responsabilità dell'Unione o degli Stati membri può essere invocata da uno Stato contributore per contratti conclusi nell'ambito dell'esecuzione del bilancio o per danni causati dalle unità e dai servizi figuranti nella struttura di crisi, la cui composizione sarà definita dal comandante di operazione o dal personale a essi assegnato nell'esercizio delle sue funzioni.
Articolo 45
Sicurezza
In relazione alle informazioni classificate concernenti i lavori di Athena si applica la decisione 2013/488/UE del Consiglio (5) o qualsiasi altra decisione del Consiglio che la sostituisca.
Articolo 46
Protezione dei dati personali
Athena tutela le persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali in conformità dei principi e secondo le procedure di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6). A tal fine il comitato speciale adotta le necessarie norme d'attuazione su proposta dell'amministratore.
Articolo 47
Riesame e revisione
La presente decisione o parte di essa, inclusi gli allegati, è sottoposta a riesame, se necessario, su richiesta di uno Stato membro o dopo ciascuna operazione. Essa è sottoposta a revisione almeno ogni tre anni. In sede di riesame o revisione può essere fatto ricorso a tutti gli esperti utili ai lavori, in particolare agli organi di gestione di Athena.
Articolo 48
Abrogazione
La decisione 2011/871/PESC è abrogata.
Articolo 49
Entrata in vigore
La presente decisione entra in vigore alla data di adozione.
Fatto a Bruxelles, il 27 marzo 2015