KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 150/2013
af 19. december 2012
om udbygning af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 648/2012 om OTC-derivater, centrale modparter og transaktionsregistre for så vidt angår reguleringsmæssige tekniske standarder for de oplysninger, som transaktionsregistre skal afgive ved ansøgning om registrering
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til udtalelse fra Den Europæiske Centralbank (1),
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 648/2012 af 4. juli 2012 om OTC-derivater, centrale modparter og transaktionsregistre (2), særlig artikel 56, stk. 3, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Der bør fastsættes bestemmelser om, hvilke oplysninger der skal indgives til Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed (ESMA) ved ansøgning om registrering som transaktionsregister.
(2)
Personer, der ansøger om registrering som transaktionsregister, bør indgive oplysninger om strukturen af deres interne kontrol og de styrende organers uafhængighed, således at ESMA kan bedømme, hvorvidt ledelsesstrukturen giver sikkerhed for, at transaktionsregistret er uafhængigt, og hvorvidt denne struktur og rapporteringsrutinerne er tilfredsstillende.
(3)
ESMA, der er oprettet ved Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 1095/2010 af 24. november 2010 om oprettelse af en europæisk tilsynsmyndighed (Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed) (3), er ansvarlig for registrering af og tilsyn med transaktionsregistre i henhold til afsnit VI i forordning (EU) nr. 648/2012. For at ESMA skal kunne vurdere, hvorvidt den fremtidige øverste ledelse for transaktionsregistret har et godt omdømme og tilstrækkelig erfaring og kompetence, bør et transaktionsregister, der ansøger om registrering, indgive de relevante oplysninger for en sådan vurdering.
(4)
Det ansøgende transaktionsregister bør indgive oplysninger til ESMA for at dokumentere, at det har de nødvendige økonomiske ressourcer til rådighed til løbende at varetage sine opgaver og egnede ordninger for forretningskontinuitet.
(5)
Hvis et transaktionsregister driver virksomhed via filialer, er disse ganske vist ikke særskilte juridiske personer, men der bør indgives særskilte oplysninger om filialer, således at ESMA klart kan danne sig et billede af filialernes stilling i transaktionsregistrets organisationsstruktur, vurdere deres øverste ledelses egnethed og kapacitet og vurdere, hvorvidt de kontrolmekanismer og funktioner, herunder compliancefunktionen, der er indført, kan betragtes som robuste og tilstrækkelige til at identificere, evaluere og håndtere filialernes risici på passende vis.
(6)
Det er vigtigt, at ansøgere til ESMA indgiver oplysninger om accessoriske tjenester eller andre forretningsområder, som transaktionsregistret tilbyder ud over sin hovedaktivitet, dvs. indberetning af derivathandler, navnlig for så vidt angår dets centrale hovedaktivitet, nemlig indberetning i reguleringssammenhæng.
(7)
For at ESMA skal kunne vurdere, hvorvidt der er kontinuitet og regelmæssighed i en ansøgers transaktionsregisters teknologiske systemer, bør ansøgeren til ESMA indgive beskrivelser af de relevante teknologiske systemer og af, hvordan de forvaltes. Ansøgeren bør også beskrive eventuelle outsourcingaftaler, der er relevante for ansøgerens tjenesteydelser.
(8)
Oplysninger om de gebyrer, der er forbundet med de tjenesteydelser, som leveres af transaktionsregistre, er vigtige, hvis markedsdeltagerne skal have mulighed for at foretage et informeret valg, og bør derfor indgå i ansøgningen om registrering som transaktionsregister.
(9)
Da markedsdeltagerne og reguleringsmyndighederne er afhængige af de data, der opbevares af transaktionsregistre, bør der af et transaktionsregisters ansøgning om registrering klart fremgå strenge operationelle krav og strenge krav om opbevaring af optegnelser.
(10)
Risikostyringsmodellerne i tilknytning til et transaktionsregisters tjenesteydelser er et nødvendigt element i registrets ansøgning om registrering, hvis markedsdeltagerne skal kunne foretage et informeret valg.
(11)
For at sikre fuld adgang til transaktionsregistret gives tredjeparttjenesteleverandører ikke-diskriminerende adgang til oplysninger, der opbevares af transaktionsregistret, på betingelse af at den enhed, der leverer dataene, og de relevante modparter har givet deres samtykke. Et ansøgende transaktionsregister bør derfor give ESMA oplysninger om sine adgangspolitikker og -procedurer.
(12)
For at ESMA skal kunne udføre sine anerkendelsesopgaver effektivt, bør ESMA modtage fuldstændige oplysninger fra transaktionsregistre, tilknyttede tredjeparter og tredjeparter, hvortil transaktionsregistrene har outsourcet operationelle funktioner eller aktiviteter. Sådanne oplysninger er nødvendige ved vurdering eller færdigvurdering af ansøgninger om registrering og dokumentationen heri.
(13)
Denne forordning er baseret på ESMA's udkast til reguleringsmæssige tekniske standarder, som er fremsendt til Kommissionen.
(14)
I overensstemmelse med artikel 10 i forordning (EU) nr. 1095/2010 har ESMA afholdt åbne offentlige høringer om udkastet til gennemførelsesmæssige tekniske standarder, analyseret de potentielle omkostninger og fordele samt indhentet en udtalelse fra ESMA's interessentgruppe for værdipapirer og markeder, der er nedsat i henhold artikel 37 i nævnte forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
REGISTRERING
AFDELING 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 1
Identifikation, juridisk status og derivatklasse
1. Det skal af en ansøgning om registrering som transaktionsregister fremgå, hvem ansøgeren er, og den skal indeholde oplysninger om de aktiviteter, som ansøgeren har til hensigt at udøve, og som kræver registrering som transaktionsregister.
2. Ansøgningen om registrering som transaktionsregister skal navnlig indeholde følgende oplysninger:
a)
ansøgerens selskabsnavn og adresse på dennes hjemsted i Unionen
b)
en udskrift fra det relevante handelsregister eller den relevante dombog eller en anden form for bekræftet dokumentation for ansøgerens hovedsæde og erhvervsaktivitet, idet de pågældende oplysninger skal være gældende på ansøgningsdatoen
c)
oplysninger om de derivatklasser, for hvilke ansøgeren ønsker at blive registreret
d)
selskabsvedtægterne og, hvis det er relevant, anden lovpligtig dokumentation med oplysning om, at ansøgeren vil levere tjenesteydelser som transaktionsregister
e)
referat af det møde, hvor bestyrelsen godkendte ansøgningen
f)
navn og kontaktoplysninger på den eller de personer, der er ansvarlige for compliance, eller andet personale, der er involveret i compliancevurderinger for ansøgeren
g)
driftsplanen, herunder oplysninger om, hvor hovedforretningsaktiviteterne finder sted
h)
oplysninger om eventuelle datterselskaber og i givet fald koncernstrukturen
i)
tjenesteydelser, ud over funktionen som transaktionsregister, som ansøgeren har til hensigt at levere
j)
oplysninger om verserende retslige eller administrative procedurer, voldgiftssager eller andre retssager, uanset art, som ansøgeren eventuelt er part i, navnlig hvad angår skat og konkurs, og hvor der kan opstå væsentlige økonomiske eller omdømmemæssige omkostninger, eller ikke-verserende sager, som stadig kan have væsentlige konsekvenser for transaktionsregistrets omkostninger.
3. Hvis ESMA anmoder herom, skal ansøgerne også indgive supplerende oplysninger under behandlingen af ansøgningen om registrering, hvis sådanne oplysninger er nødvendige for vurderingen af ansøgernes evne til at opfylde kravene i artikel 56 til 59 i forordning (EU) nr. 648/2012, og for, at ESMA behørigt kan fortolke og analysere den dokumentation, der skal indgives eller allerede er indgivet.
4. Hvis en ansøger finder, at et krav i denne forordning ikke finder anvendelse på ansøgeren, skal ansøgeren tydeligt angive dette krav i sin ansøgning og gøre rede for, hvorfor et sådant krav ikke finder anvendelse.
Artikel 2
Politikker og procedurer
Hvis der skal indgives oplysninger om politikker og procedurer, skal ansøgere sikre, at disse oplysninger indeholder samtlige følgende elementer eller ledsages heraf:
a)
oplysninger om den ansvarlige for godkendelse og vedligeholdelse af politikker og procedurer
b)
en beskrivelse af, hvorledes overholdelse af politikker og procedurer sikres og overvåges, og den ansvarlige for overholdelsen
c)
en beskrivelse af de foranstaltninger, der skal træffes i tilfælde af en tilsidesættelse af politikker og procedurer
d)
oplysninger om proceduren for indberetning til ESMA om væsentlige overtrædelser af politikker eller procedurer, der gør, at betingelserne for den første registrering ikke længere er opfyldt.
AFDELING 2
Ejerforhold
Artikel 3
Transaktionsregistrets ejerforhold
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde:
a)
en liste med navnene på alle personer eller enheder, som direkte eller indirekte ejer mindst 5 % af ansøgerens kapital eller stemmerettigheder, eller hvis besiddelse giver mulighed for at udøve en væsentlig indflydelse på forvaltningen af ansøgeren
b)
en liste over samtlige virksomheder, hvori en person som anført i litra a) har en kapitalandel på mindst 5 % eller besidder mindst 5 % af stemmerettighederne, eller på hvis forvaltning en sådan person har en væsentlig indflydelse.
2. Hvis ansøgeren har et moderselskab, skal ansøgeren:
a)
angive hjemstedet
b)
angive, hvorvidt moderselskabet er godkendt eller registreret og underlagt tilsyn, og hvis dette er tilfældet, angive dets eventuelle referencenummer og navnet på den ansvarlige tilsynsmyndighed.
Artikel 4
Ejerskabsorganigram
1. En ansøgning om registrering som transaktionsregister skal indeholde et organigram, der viser ejerskabsrelationerne mellem moderselskabet, datterselskaberne og andre tilknyttede enheder eller filialer.
2. De foretagender, som fremgår af det i stk. 1 omhandlede organigram, skal angives med fuldstændigt navn, retlig status og hjemsted.
AFDELING 3
Organisatorisk struktur, governance og compliance
Artikel 5
Organigram
1. En ansøgning om registrering som transaktionsregister skal indeholde et organigram med nærmere oplysninger om ansøgerens organisatoriske struktur, herunder for eventuelle accessoriske tjenester.
2. Organigrammet skal indeholde oplysninger om, hvem der er ansvarlig for hver central funktion, herunder om den øverste ledelse og personer, der administrerer eventuelle filialers aktiviteter.
Artikel 6
Selskabsledelse
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde oplysninger om ansøgerens interne politikker for god selskabsledelse og de procedurer og bestemmelser, der gælder for den øverste ledelse, herunder bestyrelsen, de bestyrelsesmedlemmer, der ikke indgår i ledelsen, og eventuelt nedsatte udvalg.
2. I disse oplysninger skal indgå en beskrivelse af, hvordan medlemmer af den øverste ledelse og bestyrelsen udvælges, udnævnes, resultatvurderes og fjernes.
3. Hvis ansøgeren har tilsluttet sig en anerkendt adfærdskodeks for god selskabsledelse, skal ansøgningen om registrering som transaktionsregister indeholde oplysninger om denne kodeks, og der skal i ansøgningen redegøres for enhver situation, hvor ansøgeren afviger fra kodeksen.
Artikel 7
Intern kontrol
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en oversigt over ansøgerens interne kontrolforanstaltninger. Heri skal indgå oplysninger om ansøgerens compliancefunktion, kontrolfunktion, risikovurdering, interne kontrolmekanismer og foranstaltninger truffet af ansøgerens interne revisionsfunktion.
2. Oversigten skal indeholde oplysninger om følgende:
a)
ansøgerens interne kontrolpolitikker og -procedurer
b)
overvågningen og evalueringen af, om ansøgerens systemer er tilstrækkelige og effektive
c)
kontrol- og sikkerhedsforanstaltninger i forbindelse med ansøgerens it-systemer
d)
de interne organer, der er ansvarlige for evaluering af resultaterne af den interne kontrol.
3. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende oplysninger om ansøgerens interne revisionsfunktion:
a)
en redegørelse for, hvorledes ansøgerens interne revisionsmetoder udvikles og finder anvendelse i overensstemmelse med de særlige forhold, der gælder for ansøgerens aktiviteter, og deres kompleksitet og risikoniveau
b)
en arbejdsplan for de kommende tre år efter datoen for indgivelse af ansøgningen.
Artikel 8
Overholdelse af forordningens bestemmelser
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende oplysninger om ansøgerens politikker og procedurer for at sikre overholdelse af forordning (EU) nr. 648/2012:
a)
en beskrivelse af de opgaver, der er tillagt de personer, der er ansvarlige for compliance, og andet personale, der er inddraget i vurdering af overholdelsen, herunder, hvordan det sikres, at compliancefunktionen er uafhængig af øvrige funktioner
b)
de interne politikker og procedurer, der skal sikre, at ansøgeren, herunder dennes ledelse og ansatte, overholder alle bestemmelser i forordning (EU) nr. 648/2012, herunder en beskrivelse af bestyrelsens og den øverste ledelses rolle
c)
hvis en sådan foreligger, den seneste interne rapport udarbejdet af de personer, der er ansvarlige for compliance, eller andet personale, der er involveret i compliancevurderinger hos ansøgeren.
Artikel 9
Øverste ledelse og bestyrelsesmedlemmer
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende oplysninger om hvert medlem af den øverste ledelse og hvert medlem af bestyrelsen:
a)
en kopi af cv'et for at gøre det muligt at vurdere, om de pågældende har tilstrækkelig erfaring og viden til behørigt at varetage deres opgaver
b)
oplysninger om eventuelle straffedomme i forbindelse med leveringen af finansielle tjenesteydelser eller databehandlingstjenesteydelser eller i forbindelse med svig eller underslæb, fortrinsvis i form af en officiel attest, hvis sådanne anvendes i den pågældende medlemsstat
c)
en egenerklæring om godt omdømme i tilknytning til leveringen af en finansiel tjenesteydelse eller databehandlingstjenesteydelse, hvor hvert medlem af den øverste ledelse og bestyrelsen erklærer, hvorvidt:
i)
de har været straffet i henhold til straffeloven i forbindelse med leveringen af finansielle tjenesteydelser eller databehandlingstjenesteydelser eller i forbindelse med svig eller underslæb
ii)
der er blevet truffet en afgørelse, der går dem imod, i en disciplinærsag rejst af en tilsynsmyndighed eller offentlige organer eller kontorer, eller de er genstand for en sådan sag, der ikke er afsluttet
iii)
der er blevet truffet en afgørelse, der går dem imod, i en civil retssag i forbindelse med levering af finansielle tjenesteydelser eller databehandlingstjenesteydelser eller for uregelmæssigheder eller svig ved administrationen af en virksomhed
iv)
de har været medlem af bestyrelsen eller den øverste ledelse for en virksomhed, hvis registrering eller tilladelse er blevet trukket tilbage af en tilsynsmyndighed
v)
de er blevet nægtet ret til at udøve aktiviteter, der kræver registrering eller tilladelse fra et tilsynsorgan
vi)
de har været medlem af bestyrelsen eller den øverste ledelse for en virksomhed, der er gået konkurs eller har været under likvidation, mens de var tilknyttet virksomheden, eller mindre end et år efter at de ophørte med at være tilknyttet virksomheden
vii)
de har været medlem af bestyrelsen eller den øverste ledelse for en virksomhed, over for hvilken en tilsynsmyndighed har truffet en afgørelse, som går virksomheden imod, eller af denne er blevet pålagt en sanktion
viii)
de på anden måde af et offentligt organ, en tilsynsmyndighed eller en faglig organisation er blevet pålagt bøder, suspenderet, erklæret for uegnet eller pålagt en anden sanktion i tilknytning til svig eller underslæb eller i forbindelse med levering af finansielle tjenesteydelser eller databehandlingstjenesteydelser
ix)
de er blevet frataget retten til at fungere som direktør eller til at varetage en ledende stilling, eller hvis ansættelse i eller anden tilknytning til en virksomhed er blevet ophævet som følge af embedsforseelse eller uregelmæssigheder
d)
en erklæring om eventuelle interessekonflikter, som den øverste ledelse og bestyrelsesmedlemmerne måtte have ved udførelsen af deres opgaver, og en redegørelse for, hvordan disse konflikter håndteres.
2. Oplysninger, som ESMA modtager i medfør af stk. 1, må kun anvendes til registreringsformål og kontrol med, at betingelserne for det ansøgende transaktionsregisters registrering løbende er opfyldt.
AFDELING 4
Personale og aflønning
Artikel 10
Personalepolitikker og -procedurer
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde oplysninger om følgende politikker og procedurer:
a)
en kopi af aflønningspolitikken for den øverste ledelse, bestyrelsesmedlemmerne og det personale, der er ansat i ansøgerens risiko- og kontrolfunktioner
b)
en beskrivelse af de foranstaltninger, som ansøgeren har indført for at reducere risikoen ved at være alt for afhængig af enkelte ansatte.
Artikel 11
Egnethed og kapacitet
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende oplysninger om ansøgerens personale:
a)
en generel liste over ansat personale med oplysninger om deres rolle og kvalifikationer pr. rolle
b)
en specifik beskrivelse af det it-personale, der er ansat til udførelse af transaktionsregisteropgaver, med oplysninger om deres rolle og den enkeltes kvalifikationer
c)
en beskrivelse af roller og kvalifikationer for hver enkelt ansat, der er ansvarlig for intern revision, intern kontrol, compliance, risikovurdering og intern vurdering
d)
angivelse af de medlemmer af personalet, der er afsat til transaktionsregisteropgaver, og de medlemmer af personalet, der arbejder under en outsourcingordning
e)
transaktionsregisterrelevant uddannelse og udvikling, herunder enhver eksamen eller andre former for formelt kompetencebevis, som er nødvendig for udøvelsen af transaktionsregisteraktiviteter.
AFDELING 5
Finansielle ressourcer til udøvelse af virksomhed som transaktionsregister
Artikel 12
Regnskabsrapporter og forretningsplaner
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende regnskabs- og forretningsoplysninger om ansøgeren:
a)
et fuldstændigt sæt regnskaber udarbejdet i henhold til internationale standarder, der er indført i overensstemmelse med artikel 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1606/2002 af 19. juli 2002 om anvendelse af internationale regnskabsstandarder (4)
b)
hvis et transaktionsregisters regnskaber er omfattet af lovpligtig revision som defineret i artikel 2, nr. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/43/EF af 17. maj 2006 om lovpligtig revision af årsregnskaber og konsoliderede regnskaber (5), skal regnskabsrapporterne omfatte revisionsrapporten om årsregnskaberne og de konsoliderede regnskaber
c)
hvis ansøgeren er underkastet revision, navnet og det nationale registreringsnummer på den eksterne revisor
d)
en finansiel forretningsplan indeholdende forskellige forretningsscenarier for transaktionsregistertjenesteydelser for en referenceperiode på mindst tre år.
2. Hvis historiske finansielle oplysninger som omhandlet i stk. 1 ikke er til rådighed, skal en ansøgning om registrering som transaktionsregister indeholde følgende oplysninger om ansøgeren:
a)
proformaerklæringen til dokumentation af fornødne ressourcer og forventet forretningsstatus seks måneder efter registreringen
b)
en foreløbig regnskabsrapport, hvis regnskaberne endnu ikke foreligger for den krævede periode
c)
en erklæring om den økonomiske stilling, f.eks. en balance, en resultatopgørelse, egenkapitalbevægelser, ændringer i betalingsstrømme, samt en sammenfattende redegørelse for regnskabspolitikken og andre forklarende noter.
3. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde de reviderede årsregnskaber for et eventuelt moderselskab for de tre regnskabsår forud for datoen for indgivelse af ansøgning.
4. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal desuden indeholde følgende regnskabs- og forretningsoplysninger om ansøgeren:
a)
en angivelse af fremtidsplanerne for etableringen af datterselskaber samt deres placering
b)
en beskrivelse af de forretningsaktiviteter, som ansøgeren agter at udføre, med en præcisering af eventuelle datterselskabers eller filialers aktiviteter.
AFDELING 6
Interessekonflikter
Artikel 13
Håndtering af interessekonflikter
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde følgende oplysninger om de politikker og procedurer for håndtering af interessekonflikter, som ansøgeren har indført:
a)
politikker og procedurer vedrørende identificering, håndtering og offentliggørelse af interessekonflikter og en beskrivelse af den procedure, der anvendes for at sikre, at de relevante personer er opmærksomme på politikkerne og procedurerne
b)
andre foranstaltninger og anden kontrol, der er indført for at sikre, at de i litra a) omhandlede krav vedrørende håndtering af interessekonflikter opfyldes
Artikel 14
Fortrolighed
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde oplysninger om de interne politikker og ordninger, der skal forhindre, at oplysninger, der opbevares i det fremtidige transaktionsregister, anvendes:
a)
til ulovlige formål
b)
på en sådan måde, at fortrolige oplysninger bliver offentligt kendt
c)
til kommercielle formål.
2. Ansøgningen skal indeholde en beskrivelse af de interne procedurer for personalets muligheder for at anvende passwords for at få adgang til dataene med en beskrivelse af formålet med personalets adgang, omfanget af de data, der gives adgang til, og eventuelle begrænsninger for anvendelsen af dataene.
3. Ansøgere skal til ESMA indgive oplysninger om proceduren for at føre log over medlemmer af personalet, der gør brug af adgang til dataene, tidspunktet for adgangen, arten af de pågældende data samt formålet.
Artikel 15
Oversigt over interessekonflikter og forebyggelse af sådanne
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en på tidspunktet for ansøgningen ajourført oversigt over eksisterende væsentlige interessekonflikter i relation til accessoriske eller andre tilknyttede tjenesteydelser, der leveres af ansøgeren, og en beskrivelse af, hvordan disse håndteres.
2. Hvis en ansøger indgår i en koncern, skal oversigten indbefatte eventuelle interessekonflikter, der udgår fra de øvrige foretagender inden for gruppen, samt oplysninger om, hvordan disse konflikter håndteres.
AFDELING 7
Ressourcer og procedurer
Artikel 16
It-ressourcer og outsourcing
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en beskrivelse af følgende:
a)
de systemer og brugerfaciliteter, som ansøgeren har udviklet for at levere tjenesteydelser til kunderne, herunder et eksemplar af eventuelle brugermanualer og interne procedurer
b)
investerings- og udskiftningspolitikkerne for ansøgerens it-ressourcer
c)
outsourcingordninger, som ansøgeren har indgået, herunder de metoder, som anvendes til at overvåge serviceniveauet for de outsourcede funktioner samt en kopi af kontrakterne om sådanne ordninger.
Artikel 17
Accessoriske tjenesteydelser
Hvis en ansøger, et foretagende i ansøgerens gruppe eller et foretagende, med hvilket ansøgeren har en aftale om handels- eller efterhandelstjenesteydelser, tilbyder eller planlægger at tilbyde accessoriske tjenesteydelser, skal ansøgningen om registrering som transaktionsregister indeholde en beskrivelse af:
a)
de accessoriske tjenesteydelser, som ansøgeren, eller dennes moderkoncern, leverer, og en beskrivelse af aftaler, om transaktionsregistret måtte have med selskaber, der leverer handels- eller efterhandelstjenesteydelser eller andre tilknyttede tjenesteydelser, samt kopier af sådanne aftaler
b)
procedurer og politikker, der sikrer driftsmæssig adskillelse mellem ansøgerens transaktionsregistertjenesteydelser og andre forretningsområder, også i de tilfælde, hvor transaktionsregistret, et selskab, der tilhører dets holdingselskab, eller et andet selskab, med hvilket det har en aftale som led i handels- eller efterhandelskæden, har aktiviteter på et separat forretningsområde.
AFDELING 8
Adgangsregler
Artikel 18
Gennemsigtighed vedrørende adgangsregler
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde:
a)
de adgangspolitikker og -procedurer, der gælder for brugeres adgang til data i transaktionsregistret, herunder procedurer, der følges, hvis brugere har behov for at ændre registrerede aftaler
b)
et eksemplar af betingelserne for brugernes rettigheder og pligter
c)
en beskrivelse af de forskellige kategorier af brugeradgang, hvis der er mere end en
d)
politikkerne og procedurerne for, at andre tjenesteydere kan få ikke-diskriminerende adgang til oplysninger i transaktionsregistret, hvis de relevante modparter har givet deres samtykke.
Artikel 19
Gennemsigtighed vedrørende complianceordninger og dataenes korrekthed
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde oplysninger om ansøgerens procedurer til kontrol af:
a)
at den indberettende modpart eller enhed overholder indberetningskravene
b)
at de indberettede oplysninger er korrekte
c)
at der kan ske dataafstemning mellem transaktionsregistrene, hvis modparter indberetter til forskellige transaktionsregistre.
Artikel 20
Gennemsigtighed vedrørende prispolitik
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en beskrivelse af følgende:
a)
prispolitikken, herunder gældende nedslag og rabatter og betingelserne for at opnå sådanne
b)
gebyrstrukturen vedrørende eventuelle accessoriske tjenesteydelser, herunder de anslåede omkostninger ved transaktionsregistertjenesteydelser og accessoriske tjenesteydelser, herunder oplysninger om metoderne til separat beregning af de omkostninger, som ansøgeren kan have ved levering af transaktionsregistertjenesteydelser og accessoriske tjenesteydelser
c)
de metoder, der anvendes til at stille oplysningerne til rådighed for kunderne, bl.a. de indberettende enheder, og kommende kunder, herunder et eksemplar af gebyrstrukturen, idet gebyrerne for hhv. transaktionsregistertjenesteydelser og accessoriske tjenesteydelser skal fremgå særskilt.
AFDELING 9
Operationel pålidelighed
Artikel 21
Operationel risiko
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde:
a)
en detaljeret beskrivelse af de til rådighed stående ressourcer og de indførte procedurer til identificering og forebyggelse af operationel risiko og anden væsentlig risiko, som ansøgeren er udsat for, herunder et eksemplar af relevante manualer og dokumenter om interne procedurer
b)
en beskrivelse af de egenkapitalfinansierede likvide aktiver, der er til rådighed til at dække potentielle generelle driftstab, således at der fortsat kan leveres tjenesteydelser som en going concern, og en vurdering af, om ansøgerens finansielle ressourcer er tilstrækkelige til at dække omkostningerne ved en afvikling eller omorganisering af de kritiske aktiviteter og tjenesteydelser over en periode på mindst seks måneder
c)
ansøgerens plan for forretningskontinuitet og en redegørelse for politikken for ajourføring af planen. Planen skal især indeholde følgende:
i)
alle forretningsprocesser, eskalationsprocedurer og tilknyttede systemer, som er kritiske for at sikre, at ansøgeren kan levere tjenesteydelser som transaktionsregister, herunder relevante outsourcede tjenesteydelser og strategien, politikken og målene for transaktionsregistret med henblik på fortsættelsen af disse processer
ii)
de indgåede ordninger med andre infrastrukturleverandører til det finansielle marked, herunder andre transaktionsregistre
iii)
ordningerne til sikring af et minimumsserviceniveau for de kritiske funktioner og den forventede tidsramme for fuldstændig genoptagelse af disse processer
iv)
den maksimalt acceptable genoptagelsestid for forretningsprocesser og -systemer under hensyn til fristen for indberetning til transaktionsregistre, jf. artikel 9 i forordning (EU) nr. 648/2012, og mængden af data, som transaktionsregistret skal behandle inden for denne endagsperiode
v)
procedurerne for logning af hændelser samt for kontrol
vi)
testprogram og resultaterne af gennemførte tests
vii)
antallet af alternative tekniske og operationelle driftssteder, deres placering, deres ressourcer sammenlignet med hoveddriftsstedet og de indførte procedurer til sikring af forretningskontinuiteten, hvis det er nødvendigt at anvende alternative driftssteder
viii)
oplysninger om adgang til et sekundært forretningssted, der giver personalet mulighed for at sikre servicekontinuitet, hvis et hovedforretningssted ikke er tilgængeligt
d)
en beskrivelse af ordningerne til sikring af ansøgerens aktiviteter som transaktionsregister i tilfælde af forretningsforstyrrelser samt af, hvordan brugerne af transaktionsregistret og andre tredjeparter er involveret heri.
AFDELING 10
Opbevaring af dokumentation
Artikel 22
Politik for opbevaring af dokumentation
1. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde oplysninger om modtagelse og forvaltning af data, herunder politikker og procedurer, som ansøgeren har indført for at sikre:
a)
en hurtig og korrekt registrering af de indberettede oplysninger
b)
at dataene opbevares både online og offline
c)
at datene er kopieres behørigt med henblik på forretningskontinuitet.
2. Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en beskrivelse af systemerne til opbevaring af dokumentation samt af de politikker og procedurer, der anvendes for at sikre, at oplysninger ændres behørigt, og at positioner beregnes korrekt i overensstemmelse med de relevante ved lov eller administrativt fastsatte bestemmelser.
AFDELING 11
Datatilgængelighed
Artikel 23
Ordninger for datatilgængelighed
Ansøgninger om registrering som transaktionsregister skal indeholde en beskrivelse af de ressourcer, metoder og kanaler, som ansøgeren vil anvende for at give adgang til oplysninger i overensstemmelse med artikel 81, stk. 1, 3 og 5, i forordning (EU) nr. 648/2012 vedrørende gennemsigtighed og datatilgængelighed, samt:
a)
en beskrivelse af de ressourcer, metoder og kanaler, som transaktionsregistret vil anvende for at give offentligheden adgang til oplysningerne heri i overensstemmelse med artikel 81, stk. 1, i forordning (EU) nr. 648/2012, og hyppigheden af ajourføringer samt et eksemplar af særlige manualer og dokumenter med interne politikker
b)
en beskrivelse af de ressourcer, metoder og faciliteter, som transaktionsregistret vil anvende for at give de relevante myndigheder adgang til sine oplysninger i overensstemmelse med artikel 81, stk. 3, i forordning (EU) nr. 648/2012, hyppigheden af ajourføringer samt kontroller og tjek, som transaktionsregistret kan indføre i forbindelse med adgangsfiltrering, samt et eksemplar af særlige manualer og dokumenter med interne procedurer.
c)
en beskrivelse af de ressourcer, metoder og kanaler, som transaktionsregistret vil anvende for at give aftalemodparter adgang til sine oplysninger i overensstemmelse med artikel 80, stk. 5, i forordning (EU) nr. 648/2012, og hyppigheden af ajourføringer samt et eksemplar af særlige manualer og dokumenter med interne politikker.
Artikel 24
Kontrol af ansøgningens korrekthed og fuldstændighed
1. Alle oplysninger, der indgives til ESMA som led i registreringsproceduren, skal være ledsaget af en erklæring, undertegnet af et medlem af transaktionsregistrets bestyrelse og af den øverste ledelse, hvormed det bekræftes, at de indgivne oplysninger efter bedste overbevisning og på datoen for deres indgivelse er korrekte og fuldstændige.
2. Oplysningerne skal i givet fald også være ledsaget af den relevante juridiske virksomhedsdokumentation til bekræftelse af dataenes rigtighed.
Artikel 25
Ikrafttrædelse
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 19. december 2012.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 150/2013 DELLA COMMISSIONE
del 19 dicembre 2012
che integra il regolamento (UE) n. 648/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio sugli strumenti derivati OTC, le controparti centrali e i repertori di dati sulle negoziazioni per quanto riguarda le norme tecniche di regolamentazione che specificano i dettagli della domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il parere della Banca centrale europea (1),
visto il regolamento (UE) n. 648/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 4 luglio 2012, sugli strumenti derivati OTC, le controparti centrali e i repertori di dati sulle negoziazioni (2), in particolare l’articolo 56, paragrafo 3,
considerando quanto segue:
(1)
Occorre fissare norme per specificare le informazioni che devono essere fornite all’Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (Aesfem) nella domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni.
(2)
È necessario che i soggetti che presentano domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni forniscano informazioni sulla struttura dei controlli interni e sull’indipendenza degli organi direttivi, per consentire all’Aesfem di valutare se la struttura del governo societario garantisca l’indipendenza del repertorio di dati sulle negoziazioni e se la struttura e le relative linee di responsabilità siano adeguate.
(3)
L’Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (Aesfem), istituita dal regolamento (UE) n. 1095/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 novembre 2010, che istituisce l’Autorità europea di vigilanza (Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati) (3), è responsabile della registrazione e della vigilanza dei repertori di dati sulle negoziazioni, ai sensi del titolo VI del regolamento (UE) n. 648/2012. Per consentire all’Aesfem di valutare la buona reputazione, l’esperienza e le competenze dell’alta dirigenza del futuro repertorio di dati sulle negoziazioni, occorre che il repertorio fornisca le informazioni necessarie per effettuare la valutazione.
(4)
Occorre che il repertorio richiedente trasmetta informazioni all’Aesfem che dimostrino che dispone delle risorse finanziarie necessarie per l’esercizio su base continuativa delle sue funzioni e di adeguati meccanismi per assicurare la continuità operativa.
(5)
Sebbene quando il repertorio di dati sulle negoziazioni opera mediante succursali queste ultime non abbiano personalità giuridica distinta, occorre che siano fornite informazioni separate sulle succursali per consentire all’Aesfem di identificare chiaramente la posizione delle succursali nella struttura organizzativa del repertorio di dati sulle negoziazioni, di valutare l’idoneità e l’adeguatezza dell’alta dirigenza della succursale e di verificare se i meccanismi di controllo, la funzione di controllo della conformità e le altre funzioni di cui il repertorio dispone siano solidi e sufficienti per individuare, valutare e gestire i rischi delle succursali in maniera adeguata.
(6)
È importante che il richiedente fornisca all’Aesfem informazioni sui servizi ausiliari o su altre linee di attività offerte dal repertorio di dati sulle negoziazioni in più rispetto alla sua attività principale di segnalazione dei dati relativi ai derivati, in particolare per quanto riguarda la sua attività principale di segnalazione regolamentare.
(7)
Affinché l’Aesfem possa valutare la continuità e il regolare funzionamento dei sistemi tecnologici del repertorio richiedente, occorre che il richiedente trasmetta all’Aesfem la descrizione di detti sistemi tecnologici, se pertinenti, e le modalità della loro gestione. È opportuno inoltre che il richiedente descriva eventuali accordi di esternalizzazione relativi ai suoi servizi.
(8)
Le tariffe associate ai servizi prestati dai repertori di dati sulle negoziazioni costituiscono informazioni importanti per permettere ai partecipanti al mercato di scegliere con cognizione di causa e occorre pertanto che siano inserite nella domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni.
(9)
Dato che i partecipanti al mercato e le autorità di regolamentazione fanno affidamento sui dati conservati dai repertori di dati sulle negoziazioni, occorre che nella domanda di registrazione del repertorio siano chiaramente indicati rigorosi requisiti operativi e di conservazione dei dati.
(10)
I modelli di gestione dei rischi associati ai servizi prestati dai repertori di dati sulle negoziazioni sono elementi da inserire nella domanda di registrazione per permettere ai partecipanti al mercato di fare una scelta informata.
(11)
Per assicurare il pieno accesso ai repertori di dati sulle negoziazioni, i terzi fornitori di servizi dispongono di un accesso non discriminatorio alle informazioni conservate presso i repertori, purché i soggetti che hanno fornito i dati e le controparti interessate abbiano dato il loro assenso. Occorre pertanto che il repertorio di dati sulle negoziazioni fornisca all’Aesfem informazioni concernenti le politiche e le procedure di accesso.
(12)
Per esercitare con efficienza le proprie funzioni in materia di autorizzazione, occorre che l’Aesfem riceva tutte le informazioni dai repertori di dati sulle negoziazioni, dalle parti correlate e da terzi cui i repertori hanno esternalizzato funzioni o attività operative. Tali informazioni sono necessarie per valutare la domanda di registrazione e la documentazione in essa contenuta o per completarne la valutazione.
(13)
Il presente regolamento si basa sui progetti di norme tecniche di regolamentazione che l’Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (Aesfem) ha presentato alla Commissione.
(14)
Ai sensi dell’articolo 10 del regolamento (UE) n. 1095/2010, l’Aesfem ha condotto consultazioni pubbliche sui progetti di norme tecniche di regolamentazione, ha analizzato i potenziali costi e benefici collegati e ha chiesto il parere del gruppo delle parti interessate nel settore degli strumenti finanziari e dei mercati istituito dall’articolo 37 dello stesso regolamento,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO
REGISTRAZIONE
SEZIONE 1
Disposizioni generali
Articolo 1
Identificazione, status giuridico e categorie di derivati
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni indica il richiedente e le attività che esso intende svolgere e che ne impongono la registrazione come repertorio.
2. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene in particolare le seguenti informazioni:
a)
la denominazione sociale del richiedente e l’indirizzo della sede legale nell’Unione;
b)
un estratto del registro delle imprese o del registro del tribunale, o qualsiasi altra prova certificata della sede di costituzione e dell’ambito di attività del richiedente, valido alla data in cui è stata presentata la domanda;
c)
informazioni sulle categorie di derivati per le quali il richiedente presenta domanda di registrazione;
d)
gli atti costitutivi e, se del caso, ogni altra documentazione di legge attestante che il richiedente presterà servizi di repertorio di dati sulle negoziazioni;
e)
i verbali della riunione in cui il consiglio ha approvato la domanda;
f)
il nominativo e i recapiti delle persone responsabili della conformità o di ogni altro membro del personale addetto alla valutazione della conformità per il richiedente;
g)
il programma delle operazioni, comprendente l’indicazione dell’ubicazione delle principali attività;
h)
l’identificazione di eventuali controllate e, se del caso, la struttura del gruppo;
i)
i servizi diversi da quelli legati alla funzione di repertorio che il richiedente intende fornire;
j)
informazioni su procedure in corso giudiziarie, amministrative, di arbitrato o di contenzioso, indipendentemente dal tipo, riguardanti il richiedente, in particolare per quanto riguarda questioni di fiscalità e di insolvenza, suscettibili di comportare significativi costi finanziari e in termini di reputazione, o procedimenti conclusi, che potrebbero ancora avere ripercussioni significative sui costi del repertorio.
3. Su richiesta dell’Aesfem, i richiedenti le trasmettono anche informazioni supplementari nel corso della procedura di esame della domanda di registrazione, quando dette informazioni siano necessarie per la valutazione della capacità del richiedente di rispettare i requisiti di cui agli articoli da 56 a 59 del regolamento (UE) n. 648/2012 e consentano all’Aesfem di interpretare e analizzare debitamente la documentazione già presentata o da presentare.
4. Il richiedente che ritiene che un requisito del presente regolamento non si applichi nel suo caso indica chiaramente nella domanda di registrazione il requisito in oggetto e spiega perché non si applica.
Articolo 2
Politiche e procedure
Il richiedente che deve fornire informazioni riguardanti le politiche o procedure assicura che queste contengano tutti i seguenti elementi o ne siano corredate:
a)
l’indicazione del responsabile dell’approvazione e del mantenimento di dette politiche e procedure;
b)
la descrizione del modo in cui sono assicurati il rispetto e il controllo delle politiche e procedure e il soggetto responsabile;
c)
la descrizione delle misure da adottare in caso di violazione delle politiche e delle procedure;
d)
l’indicazione della procedura per segnalare all’Aesfem le violazioni rilevanti di politiche o procedure, tali da comportare una violazione delle condizioni previste per la registrazione iniziale.
SEZIONE 2
Proprietà
Articolo 3
Proprietà del repertorio di dati sulle negoziazioni
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene:
a)
l’elenco contenente i nomi delle persone fisiche e giuridiche che, direttamente o indirettamente, detengono il 5 % o più del capitale o dei diritti di voto del richiedente o che grazie alla partecipazione detenuta possono esercitare un’influenza significativa sulla gestione del richiedente;
b)
l’elenco di ogni impresa in cui le persone di cui alla lettera a) detengono il 5 % o più del capitale o dei diritti di voto o sulla cui gestione esse esercitano un’influenza significativa;
2. Se il richiedente ha un’impresa madre, esso deve:
a)
indicarne l’indirizzo della sede legale;
b)
indicare se l’impresa madre è autorizzata o registrata e soggetta a vigilanza e, in caso affermativo, comunicare ogni numero di riferimento utile e la denominazione dell’autorità di vigilanza responsabile.
Articolo 4
Prospetto della struttura societaria
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene un prospetto indicante i legami proprietari tra l’impresa madre, le filiazioni e ogni altro soggetto collegato o succursale.
2. Le imprese indicate nel prospetto di cui al paragrafo 1 sono identificate con la denominazione completa, lo status giuridico e l’indirizzo della sede legale.
SEZIONE 3
Struttura organizzativa, governance e conformità alla normativa
Articolo 5
Organigramma
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene l’organigramma del richiedente, compreso ogni servizio accessorio.
2. L’organigramma indica i dati della persona responsabile di ogni funzione significativa, compresa l’alta dirigenza e le persone che dirigono le attività di ogni succursale.
Articolo 6
Governo societario
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le informazioni concernenti le politiche e procedure interne di governo societario del richiedente, nonché il mandato dell’alta dirigenza, compreso il consiglio, i suoi membri non esecutivi e, se del caso, i comitati.
2. Dette informazioni includono una descrizione della procedura di selezione, di nomina, di valutazione delle prestazioni e di rimozione dell’alta dirigenza e dei membri del consiglio.
3. Se il richiedente aderisce ad un codice di condotta riconosciuto in materia di governo societario, esso indica il codice e fornisce una spiegazione per i casi in cui si discosta dal codice.
Articolo 7
Controlli interni
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene una descrizione dei controlli interni del richiedente. Essa include informazioni sulla funzione di controllo della conformità, sulla funzione di revisione, sulla funzione di valutazione del rischio, sui meccanismi e dispositivi di controllo interno e sulla funzione di audit interno.
2. La descrizione include informazioni sui seguenti elementi:
a)
le politiche e procedure di controllo interno del richiedente;
b)
la sorveglianza e la valutazione dell’adeguatezza e dell’efficacia dei sistemi del richiedente;
c)
il controllo e la salvaguardia dei sistemi di trattamento delle informazioni del richiedente;
d)
gli organi interni incaricati della valutazione dei risultati.
3. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni relative alla funzione di audit interno del richiedente:
a)
la modalità di elaborazione e applicazione della metodologia di audit interno, tenuto conto della natura delle attività del richiedente, della loro complessità e dei relativi rischi;
b)
il piano di lavoro per i tre anni successivi alla presentazione della domanda di registrazione.
Articolo 8
Conformità alla normativa
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni relative alle politiche e procedure del richiedente per assicurare la conformità al regolamento (UE) n. 648/2012:
a)
la descrizione dei ruoli dei responsabili della conformità e di ogni altro membro del personale addetto alla valutazione della conformità, ivi comprese le modalità per assicurare l’indipendenza della funzione di controllo della conformità dal resto dell’impresa;
b)
le politiche e procedure interne miranti ad assicurare che il richiedente, ivi compresi i suoi dirigenti e dipendenti, rispetti tutte le disposizioni del regolamento (UE) n. 648/2012, ivi compresa la descrizione del ruolo del consiglio e dell’alta dirigenza;
c)
se disponibile, la più recente relazione preparata dai responsabili della funzione di controllo della conformità o da qualsiasi altro membro del personale addetto alla valutazione della conformità nell’ambito del richiedente.
Articolo 9
Alta dirigenza e membri del consiglio
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni per ogni alto dirigente e per ogni membro del consiglio:
a)
una copia del curriculum vitae che consenta di valutare il possesso delle esperienze e conoscenze necessarie all’adeguato svolgimento delle proprie funzioni;
b)
informazioni relative a eventuali condanne penali per atti connessi alla fornitura di servizi finanziari o di gestione dati o per frode o appropriazione indebita, in particolare mediante documenti ufficiali, se disponibili nello Stato membro;
c)
un’autodichiarazione in merito all’onorabilità in relazione alla prestazione di servizi finanziari o di gestione di dati, in cui ogni membro dell’alta dirigenza o del consiglio dichiara se:
i)
è stato condannato per reati connessi alla fornitura di servizi finanziari o di gestione dati o per frode o appropriazione indebita;
ii)
se è stato condannato in procedimenti disciplinari avviati nei suoi confronti da autorità di regolamentazione o da organismi o agenzie pubblici o sia oggetto di un tale procedimento non ancora concluso;
iii)
è stato condannato in un procedimento civile dinanzi al giudice connesso a prestazioni di servizi finanziari o di gestione di dati, o per irregolarità o frode nella gestione di un’impresa;
iv)
è Stato membro del consiglio o alto dirigente di un’impresa la cui registrazione o autorizzazione è stata revocata da un organismo di regolamentazione;
v)
gli è stato rifiutato il diritto di svolgere attività che richiedono la registrazione o l’autorizzazione da parte di un organismo di regolamentazione;
vi)
ha fatto parte del consiglio o dell’alta dirigenza di un’impresa che sia divenuta insolvente o sia stata posta in liquidazione mentre la persona in questione aveva ancora legami con l’impresa, oppure entro l’anno successivo alla cessazione dei legami della persona con l’impresa;
vii)
è stato membro del consiglio o alto dirigente di un’impresa condannata o sanzionata da un organismo di regolamentazione;
viii)
è stato altrimenti multato, sospeso, interdetto o soggetto ad altra sanzione per frode, appropriazione indebita o in connessione alla prestazione di servizi finanziari o di gestione di dati, da parte di un’amministrazione o di un organismo di regolamentazione o professionale;
ix)
è stato escluso dalla funzione di amministratore o dal ruolo di dirigente, licenziato o rimosso da qualsiasi altro incarico in un’impresa in seguito a condotta scorretta o irregolarità;
d)
una dichiarazione in merito a potenziali conflitti di interesse che l’alta dirigenza e i membri del consiglio possono avere nell’esercizio delle loro funzioni e le modalità di gestione di tali conflitti.
2. Le informazioni ricevute dall’Aesfem ai sensi del paragrafo 1 sono utilizzate solo ai fini della registrazione e del controllo in ogni momento della conformità ai requisiti per la registrazione del richiedente come repertorio di dati sulla negoziazione.
SEZIONE 4
Personale e retribuzioni
Articolo 10
Politiche e procedure in materia di personale
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti politiche e procedure:
a)
una copia della politica di retribuzione dell’alta dirigenza, dei membri del consiglio e del personale impiegato nelle funzioni di gestione del rischio e di controllo del richiedente;
b)
la descrizione delle misure messe in atto dal richiedente per ridurre il rischio di fare eccessivo affidamento su singoli dipendenti.
Articolo 11
Idoneità e onorabilità
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni sul personale del richiedente:
a)
un elenco generale del personale comprensivo di funzioni e qualifiche;
b)
la descrizione specifica del personale informatico addetto alla prestazione dei servizi di repertorio di dati sulle negoziazioni, ivi comprese le funzioni e le qualifiche di ogni dipendente;
c)
la descrizione delle funzioni e delle qualifiche di ogni persona responsabile dell’audit interno, dei controlli interni, del controllo della conformità, della valutazione del rischio e della revisione interna.
d)
l’indicazione dei membri del personale dedicati e dei membri del personale che operano nel quadro di un accordo di esternalizzazione;
e)
informazioni riguardanti la formazione e lo sviluppo pertinenti per l’attività del repertorio di dati sulle negoziazioni, compreso qualsiasi esame o altro tipo di valutazione formale richiesti al personale per lo svolgimento delle attività di repertorio.
SEZIONE 5
Risorse finanziarie per l’esercizio dell’attività di repertorio di dati sulle negoziazioni
Articolo 12
Documenti finanziari e piani aziendali
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni finanziarie e aziendali sul richiedente:
a)
un bilancio di esercizio completo, redatto conformemente ai principi internazionali adottati ai sensi dell’articolo 3 del regolamento (CE) n. 1606/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 luglio 2002, relativo all’applicazione di principi contabili internazionali (4);
b)
se il bilancio del richiedente è soggetto alla revisione legale dei conti ai sensi dell’articolo 2, punto 1, della direttiva 2006/43/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 maggio 2006, relativa alle revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati (5), i documenti finanziari comprendono la relazione di revisione dei conti annuali e consolidati;
c)
se il richiedente è sottoposto a revisione dei conti, il nome e il numero di registrazione nazionale del revisore esterno;
d)
un piano finanziario aziendale che contempli scenari economici diversi per i servizi di repertorio di dati sulle negoziazioni per un periodo di riferimento minimo di tre anni.
2. Se le informazioni finanziarie storiche di cui al paragrafo 1 non sono disponibili, la domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni sul richiedente:
a)
la dichiarazione pro forma attestante la disponibilità di risorse adeguate e la situazione attesa dell’impresa sei mesi dopo la concessione della registrazione;
b)
il bilancio intermedio, qualora il bilancio di esercizio non sia ancora disponibile per il periodo di tempo richiesto;
c)
un prospetto della situazione finanziaria, quale lo stato patrimoniale, il conto economico, variazioni del patrimonio netto e dei flussi di tesoreria e le note comprensive di una sintesi delle politiche contabili e altre note esplicative.
3. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene il bilancio di esercizio sottoposto a revisione dell’impresa madre dei tre esercizi anteriori alla data di presentazione della domanda.
4. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene anche le seguenti informazioni finanziarie sul richiedente:
a)
l’indicazione dei piani futuri per la costituzione di filiazioni e la loro ubicazione;
b)
la descrizione dell’attività economica che il richiedente si propone di svolgere, specificando le attività delle filiazioni o delle succursali.
SEZIONE 6
Conflitti di interesse
Articolo 13
Gestione dei conflitti di interesse
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le seguenti informazioni sulle politiche e procedure di gestione dei conflitti di interesse messe in atto dal richiedente:
a)
politiche e procedure relative all’individuazione, la gestione e la comunicazione dei conflitti di interesse e la descrizione del processo utilizzato per garantire che le persone interessate siano a conoscenza di dette politiche e procedure;
b)
ogni altra misura e controllo messi in atto per assicurare il rispetto degli obblighi di cui alla lettera a) sui conflitti di interesse.
Articolo 14
Riservatezza
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni illustra le politiche e i meccanismi interni per prevenire ogni eventuale uso delle informazioni conservate dal futuro repertorio
a)
per scopi illegittimi;
b)
per divulgazione di informazioni riservate;
c)
per scopi commerciali non ammessi.
2. La domanda include la descrizione delle procedure interne in materia di autorizzazione del personale all’uso di parole di accesso ai dati, specificando lo scopo, l’entità dei dati visualizzati e le restrizioni sull’uso dei dati.
3. I richiedenti forniscono all’Aesfem informazioni sulle procedure di tenuta di un log che consenta di identificare ogni membro del personale che accede ai dati, il momento dell’accesso, la natura dei dati visualizzati e lo scopo.
Articolo 15
Inventario dei conflitti di interesse e loro attenuazione
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene l’elenco aggiornato, al momento della presentazione della domanda, dei conflitti di interesse rilevanti in essere in relazione ai servizi accessori o ad altri servizi collegati forniti dal richiedente e la descrizione del modo in cui sono gestiti.
2. Se il richiedente fa parte di un gruppo, esso include nell’elenco i conflitti di interesse rilevanti derivanti da altre imprese appartenenti al gruppo e il modo in cui i conflitti sono gestiti.
SEZIONE 7
Risorse e procedure
Articolo 16
Risorse informatiche ed esternalizzazione
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene la descrizione dei seguenti elementi:
a)
i sistemi e i dispositivi d’utente messi a punto dal richiedente per fornire i servizi ai clienti, ivi compresa una copia di ogni manuale d’uso e delle procedure interne;
b)
le politiche seguite dal richiedente in materia di investimenti in risorse informatiche e nel loro rinnovo;
c)
gli accordi di esternalizzazione conclusi dal richiedente, ivi compresi i metodi utilizzati per monitorare il livello delle funzioni esternalizzate, nonché una copia dei contratti che disciplinano tali accordi.
Articolo 17
Servizi accessori
Se un richiedente, un’impresa in seno al suo gruppo o un’impresa con cui il richiedente ha concluso un accordo rilevante relativo ai servizi di negoziazione o di post-negoziazione offre, o ha in progetto di offrire, servizi accessori, la domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene la descrizione degli elementi seguenti:
a)
i servizi ausiliari che il richiedente, o la sua impresa madre, presta e la descrizione degli accordi che il repertorio di dati sulle negoziazioni ha con le imprese che offrono servizi di negoziazione, di post-negoziazione o altri servizi connessi, nonché una copia di tali accordi;
b)
le procedure e le politiche per garantire la separazione operativa tra i servizi di repertorio di dati sulle negoziazioni del richiedente e altre linee di attività, anche nel caso in cui una linea di attività separata sia gestita dal repertorio di dati sulle negoziazioni, da un’impresa appartenente alla sua impresa madre o da qualsiasi altra impresa con cui ha concluso un accordo rilevante nel quadro della catena o della linea di attività relativa alla negoziazione o post-negoziazione.
SEZIONE 8
Disposizioni in materia di accesso
Articolo 18
Trasparenza delle regole di accesso
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene:
a)
le politiche e procedure di accesso che disciplinano l’accesso degli utenti ai dati del repertorio di dati sulle negoziazioni, ivi comprese le procedure a disposizione degli utenti per correggere o modificare i contratti registrati;
b)
una copia delle condizioni che determinano i diritti e gli obblighi degli utenti;
c)
una descrizione delle diverse categorie di accesso a disposizione degli utenti, se ne esistono più di una;
d)
le politiche e le procedure in materia di accesso in conformità alle quali altri fornitori possono avere accesso non discriminatorio alle informazioni conservate presso i repertori stessi, previo consenso delle controparti interessate.
Articolo 19
Trasparenza sui meccanismi di controllo della conformità e sull’accuratezza dei dati
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni descrive le procedure messe in atto dal richiedere per verificare:
a)
il rispetto degli obblighi di segnalazione da parte della controparte segnalante o del soggetto incaricato della segnalazione;
b)
la correttezza delle informazioni trasmesse;
c)
che, nel caso in cui le controparti trasmettono le informazioni a diversi repertori, i dati possano essere riconciliati tra i repertori.
Articolo 20
Trasparenza sulle politiche tariffarie
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene la descrizione:
a)
della politica tariffaria del richiedente, compresi eventuali sconti e riduzioni e le condizioni per beneficiarne;
b)
della struttura tariffaria per la fornitura dei servizi accessori, ivi compresi il costo stimato dei servizi di repertorio di dati sulle negoziazioni e dei servizi accessori e dei metodi utilizzati per contabilizzare separatamente i costi che il richiedente sostiene per la fornitura dei servizi di dati sulle negoziazioni e dei servizi accessori;
c)
dei metodi utilizzati per mettere le informazioni a disposizione dei clienti, in particolare dei soggetti segnalanti e dei potenziali clienti, ivi compresa una copia della struttura tariffaria nel caso in cui i servizi di repertorio dei dati sulle negoziazioni e i servizi accessori sono separati.
SEZIONE 9
Affidabilità operativa
Articolo 21
Rischio operativo
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene:
a)
la descrizione dettagliata delle risorse disponibili e delle procedure miranti a individuare e ridurre il rischio operativo e qualsiasi altro rischio rilevante cui il richiedente sia esposto, ivi compresa una copia di manuali e procedure interne;
b)
la descrizione delle attività liquide nette finanziate da capitale proprio per la copertura di potenziali perdite economiche di natura generale al fine di continuare a fornire i servizi in condizioni normali e una valutazione dell’adeguatezza delle sue risorse finanziarie, al fine di coprire i costi operativi di una liquidazione o riorganizzazione delle operazioni e dei servizi critici per un periodo di almeno 6 mesi;
c)
il piano di continuità operativa del richiedente e la descrizione delle modalità per aggiornarlo. In particolare, il piano include:
i)
tutti i processi aziendali, le procedure di escalation e i relativi sistemi aventi importanza critica per garantire i servizi del repertorio di dati sulle negoziazioni interessato, ivi compresi i pertinenti servizi esternalizzati, la strategia, la politica e gli obiettivi del repertorio per garantire la continuità dei processi;
ii)
gli accordi in vigore con altre infrastrutture di mercato, ivi compresi altri repertori di dati sulle negoziazioni;
iii)
le modalità per garantire un livello minimo di servizio delle funzioni principali e la tempistica prevista per il pieno ripristino dei processi;
iv)
il tempo di ripristino massimo accettabile dei processi e dei sistemi aziendali, tenendo conto dei termini per la segnalazione ai repertori di dati sulle negoziazioni di cui all’articolo 9 del regolamento (UE) n. 648/2012 e del volume di dati che il repertorio di dati sulle negoziazioni deve trattare entro il periodo giornaliero;
v)
le procedure di gestione del rilevamento e della registrazione degli incidenti e delle revisioni;
vi)
il programma di prove e i relativi risultati;
vii)
il numero di siti tecnici e operativi alternativi disponibili, la loro ubicazione, le risorse di cui dispongono rispetto al sito principale e le procedure di continuità operativa in vigore qualora si renda necessario l’uso dei siti alternativi;
viii)
informazioni sull’accesso ad un sito di attività secondario per consentire al personale di garantire la continuità del servizio, qualora la sede principale non sia disponibile;
d)
la descrizione delle misure adottate per garantire le attività del repertorio richiedente in caso di perturbazioni e la partecipazione degli utenti del repertorio e dei terzi a tali misure.
SEZIONE 10
Conservazione dei dati
Articolo 22
Politica in materia di conservazione dei dati
1. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene le informazioni sul ricevimento e la gestione dei dati, comprese le politiche e le procedure messe in atto dal richiedente per assicurare:
a)
la registrazione tempestiva e accurata delle informazioni trasmesse;
b)
che i dati siano conservati sia online che offline;
c)
che i dati siano adeguatamente copiati ai fini della continuità operativa.
2. La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene la descrizione dei sistemi, delle politiche e delle procedure di conservazione dei dati utilizzati per garantire che le informazioni siano modificate in modo adeguato e che le posizioni siano calcolate correttamente a norma delle pertinenti disposizioni legislative o regolamentari.
SEZIONE 11
Disponibilità dei dati
Articolo 23
Meccanismi per assicurare la disponibilità dei dati
La domanda di registrazione come repertorio di dati sulle negoziazioni contiene la descrizione delle risorse, dei metodi e dei canali che il richiedente intende utilizzare per facilitare l’accesso alle informazioni ai sensi dell’articolo 81, paragrafi 1, 3 e 5, del regolamento (UE) n. 648/2012 sulla trasparenza e la disponibilità di dati, nonché:
a)
la descrizione delle risorse, dei metodi e dei canali che il repertorio di dati sulle negoziazioni intende utilizzare per facilitare l’accesso del pubblico ai dati ivi contenuti a norma dell’articolo 81, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 648/2012, e la frequenza degli aggiornamenti, nonché una copia dei manuali e delle politiche interne specifici;
b)
la descrizione delle risorse, dei metodi e delle strutture che il repertorio di dati sulle negoziazioni intende utilizzare per facilitare l’accesso delle autorità competenti alle proprie informazione, ai sensi dell’articolo 81, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 648/2012, la frequenza degli aggiornamenti e i controlli e le verifiche che il repertorio di dati sulle negoziazioni può stabilire per il processo di filtraggio dell’accesso, nonché una copia dei manuali e delle procedure interne specifici;
c)
la descrizione delle risorse, dei metodi e dei canali che il repertorio di dati sulle negoziazioni intende utilizzare per facilitare l’accesso delle parti del contratto alle proprie informazioni, a norma dell’articolo 80, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 648/2012, e la frequenza degli aggiornamenti, nonché una copia dei manuali e delle politiche interne specifici.
Articolo 24
Verifica dell’accuratezza e completezza della domanda
1. Tutte le informazioni fornite all’Aesfem nel corso della procedura di registrazione sono accompagnate da una lettera firmata da un membro del consiglio e da un alto dirigente del repertorio di dati sulle negoziazioni, in cui questi attestino che, per quanto a loro conoscenza, alla data della presentazione le informazioni fornite sono corrette e complete.
2. Le informazioni sono anche accompagnate, se del caso, dalla pertinente documentazione societaria di legge che certifica l’accuratezza dei dati.
Articolo 25
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 19 dicembre 2012