EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1024/2012
af 25. oktober 2012
om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked og om ophævelse af Kommissionens beslutning 2008/49/EF (»IMI-forordningen«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 114,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til udtalelse fra Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (1),
efter den almindelige lovgivningsprocedure (2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Anvendelsen af visse EU-retsakter vedrørende fri bevægelighed for varer, personer, tjenesteydelser og kapital i det indre marked gør det nødvendigt, at medlemsstaterne samarbejder mere effektivt og udveksler oplysninger indbyrdes og med Kommissionen. Midlerne til i praksis at gennemføre denne informationsudveksling specificeres ofte ikke i disse retsakter, hvorfor det er nødvendigt at indføre passende praktiske ordninger i denne henseende.
(2)
Informationssystemet for det indre marked (»IMI«) er et it-program, som er tilgængeligt via internettet, og som er udviklet af Kommissionen i samarbejde med medlemsstaterne med henblik på at hjælpe medlemsstaterne med i praksis at opfylde de informationsudvekslingskrav, der er fastsat i EU-retsakter, ved at give adgang til en central kommunikationsmekanisme for at lette grænseoverskridende informationsudveksling og gensidig bistand. IMI hjælper især de kompetente myndigheder med at identificere deres modstykke i en anden medlemsstat, at forvalte informationsudvekslingen, herunder af personoplysninger, på basis af simple og ensartede procedurer og med at overvinde sprogbarrierer på grundlag af foruddefinerede og allerede oversatte arbejdsgange. Kommissionen bør stille enhver eksisterende ekstra oversættelsesfunktion til rådighed for IMI-brugerne, hvor en sådan er tilgængelig, og den opfylder deres behov, er forenelig med sikkerheds- og fortrolighedskravene til informationsudveksling via IMI og kan tilbydes til en rimelig pris.
(3)
For at overvinde sprogbarrierer bør IMI i princippet være tilgængeligt på alle de officielle EU-sprog.
(4)
IMI bør have til formål at forbedre det indre markeds funktion ved at give adgang til et effektivt og brugervenligt værktøj til gennemførelse af det administrative samarbejde mellem medlemsstaterne og mellem medlemsstaterne og Kommissionen og således lette anvendelsen af de EU-retsakter, der er anført i bilaget til denne forordning.
(5)
Kommissionens meddelelse af 21. februar 2011 med titlen »Bedre styring af det indre marked gennem øget administrativt samarbejde: En strategi for at udbygge og udvikle informationssystemet for det indre marked (IMI) « fastsætter planer for en eventuel udvidelse af IMI til andre EU-retsakter. I Kommissionens meddelelse af 13. april 2011 med titlen »Akten for det indre marked: Tolv løftestænger til at skabe vækst og øget tillid- »Sammen om fornyet vækst«« fremhæves IMI's betydning for styrkelsen af samarbejdet mellem de involverede aktører, herunder på lokalt plan, hvilket bidrager til en bedre styring af det indre marked. Det er derfor nødvendigt at fastsætte en solid retlig ramme for IMI og fælles regler for at sikre, at IMI fungerer effektivt.
(6)
Kræver anvendelsen af en bestemmelse i en EU-retsakt, at medlemsstaterne udveksler personoplysninger, og foreskriver bestemmelsen formålet med denne behandling, bør en sådan bestemmelse betragtes som et tilstrækkeligt retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, jf. dog betingelserne i artikel 8 og 52 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder. IMI bør først og fremmest betragtes som et værktøj til informationsudveksling, herunder af personoplysninger, der ellers ville finde sted med andre midler, herunder almindelige breve, fax eller e-mail, på grundlag af en retlig forpligtelse, som medlemsstaternes myndigheder og organer er underlagt i henhold til EU-retsakter. Personoplysninger, der udveksles via IMI, bør kun indsamles, behandles og anvendes til formål, der er på linje med de formål, som de oprindelig blev indsamlet til, og alle relevante garantier bør gælde herfor.
(7)
IMI er i overensstemmelse med princippet om indbygget privatlivsbeskyttelse blevet udviklet under hensyntagen til kravene i databeskyttelseslovgivningen, og systemet har lige fra begyndelsen været databeskyttelsesvenligt, særlig i kraft af de begrænsninger, der gælder for adgang til personoplysninger, som udveksles via IMI. IMI giver således et langt højere beskyttelses- og sikkerhedsniveau end andre metoder til informationsudveksling, f.eks. almindelige breve, telefon, fax eller e-mail.
(8)
Det elektroniske administrative samarbejde mellem medlemsstaterne og mellem medlemsstaterne og Kommissionen bør overholde reglerne om beskyttelse af personoplysninger, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (4). De definitioner, der er anvendt i direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001, bør også finde anvendelse i forbindelse med nærværende forordning.
(9)
Kommissionen leverer og forvalter softwaren til og it-infrastrukturen for IMI, står for IMI's sikkerhed, forvalter netværket af nationale IMI-koordinatorer og er involveret i oplæringen af og den tekniske bistand til IMI-brugerne. Med henblik herpå bør Kommissionen kun have adgang til de personoplysninger, der er strengt nødvendige for, at den kan udføre sine opgaver inden for de ansvarsområder, som er fastsat i denne forordning, såsom registrering af nationale IMI-koordinatorer. Kommissionen bør også have adgang til personoplysninger, når den på anmodning af en anden IMI-aktør søger sådanne oplysninger, der er blokeret i IMI, og som den registrerede har anmodet om adgang til. Kommissionen bør ikke have adgang til personoplysninger, der udveksles som led i det administrative samarbejde via IMI, medmindre en EU-retsakt tillægger Kommissionen en rolle i det pågældende samarbejde.
(10)
For at sikre gennemsigtighed, særlig for de registrerede, bør bestemmelserne i de EU-retsakter, for hvilke IMI skal anvendes, anføres i bilaget til denne forordning.
(11)
IMI vil i fremtiden kunne udvides til at omfatte nye områder, hvor det kan medvirke til at sikre en effektiv gennemførelse af en EU-retsakt på en omkostningseffektiv og brugervenlig måde under hensyn til den tekniske gennemførlighed og den overordnede påvirkning af IMI. Kommissionen bør foretage de nødvendige test for at kontrollere, at IMI er teknisk parat til en eventuel planlagt udvidelse. Afgørelser om at udvide IMI til at omfatte andre EU-retsakter bør træffes efter den almindelige lovgivningsprocedure.
(12)
Pilotprojekter er et nyttigt redskab til at teste, om udvidelsen af IMI er berettiget, og til at tilpasse tekniske funktioner og procedureforanstaltninger til IMI-brugeres behov, inden der træffes beslutning om udvidelsen af IMI. Medlemsstaterne bør i fuldt omfang inddrages i afgørelserne om, hvilke EU-retsakter der bør være omfattet af et pilotprojekt, og om det nærmere indhold af det pågældende pilotprojekt for at sikre, at pilotprojektet afspejler IMI-brugeres behov, og at bestemmelserne om behandling af personoplysninger overholdes i fuldt omfang. Det nærmere indhold bør defineres særskilt for hvert enkelt pilotprojekt.
(13)
Intet i denne forordning bør forhindre medlemsstaterne og Kommissionen i at beslutte at anvende IMI til informationsudveksling, der ikke omfatter behandling af personoplysninger.
(14)
Denne forordning bør fastsætte regler om anvendelse af IMI til administrativt samarbejde, som bl.a. kan omfatte én til én-informationsudveksling, notifikationsprocedurer, alarmmekanismer, ordninger om gensidig bistand og problemløsning.
(15)
Medlemsstaternes ret til at afgøre, hvilke nationale myndigheder der skal opfylde de forpligtelser, der følger af denne forordning, bør ikke berøres af denne forordning. Medlemsstaterne bør kunne tilpasse IMI-relaterede opgaver og ansvarsområder til deres interne administrative strukturer, såvel som gennemføre behovene for bestemte IMI-arbejdsgange. Medlemsstaterne bør kunne udpege yderligere IMI-koordinatorer til at udføre de nationale IMI-koordinatorers opgaver, alene eller sammen med andre, for et bestemt område af det indre marked, et udsnit af administrationen, et geografisk område eller i henhold til andre kriterier. Medlemsstaterne bør underrette Kommissionen om de IMI-koordinatorer, som de har udpeget, men de bør ikke være forpligtet til at angive yderligere IMI-koordinatorer i IMI, når dette ikke er påkrævet af hensyn til dets rette funktion.
(16)
For at opnå et effektivt administrativt samarbejde via IMI bør medlemsstaterne og Kommissionen sikre, at deres IMI-aktører råder over tilstrækkelige ressourcer til at opfylde deres forpligtelser i henhold til denne forordning.
(17)
IMI er i sin natur et kommunikationsværktøj for administrativt samarbejde mellem kompetente myndigheder, som den brede offentlighed ikke har adgang til, men der kan være behov for at udvikle tekniske foranstaltninger, som giver eksterne aktører, f.eks. borgere, virksomheder og organisationer, mulighed for at interagere med de kompetente myndigheder med henblik på at levere eller søge oplysninger eller udøve deres rettigheder som registrerede. Sådanne tekniske foranstaltninger bør omfatte passende garantier for databeskyttelse. For at sikre et højt sikkerhedsniveau bør en sådan offentlig brugerflade være udviklet på en sådan måde, at den teknisk set er fuldstændig adskilt fra IMI, som kun IMI-brugere bør have adgang til.
(18)
Brugen af IMI til teknisk støtte til SOLVIT-nettet bør ikke berøre SOLVIT-procedurens uformelle karakter, som er baseret på et frivilligt engagement fra medlemsstaternes side i overensstemmelse med Kommissionens henstilling af 7. december 2001 om principper for anvendelsen af »SOLVIT« -problemløsningsnettet for det indre marked (5) (»SOLVIT-henstillingen«). For at videreføre SOLVIT-nettets funktion på grundlag af eksisterende arbejdsarrangementer kan en eller flere af den nationale IMI-koordinators opgaver overdrages til SOLVIT-centre inden for deres arbejdsområde, så de kan fungere uafhængigt af den nationale IMI-koordinator. Behandlingen af personoplysninger og fortrolige oplysninger som led i SOLVIT-procedurerne bør være omfattet af alle de garantier, der er fastsat i denne forordning, uden at dette berører SOLVIT-henstillingens ikkebindende karakter.
(19)
Selv om IMI omfatter en internetbaseret brugerflade for dets brugere, kan det i visse tilfælde og på anmodning af den berørte medlemsstat være hensigtsmæssigt at overveje tekniske løsninger for direkte overførsel af data fra nationale systemer til IMI, hvor sådanne nationale systemer allerede er udviklet, navnlig til notifikationsprocedurer. Gennemførelsen af sådanne tekniske løsninger bør afhænge af resultatet af en vurdering af deres gennemførlighed, omkostningerne og de forventede fordele. Disse løsninger bør ikke berøre de eksisterende strukturer og den nationale kompetencefordeling.
(20)
Har medlemsstaterne opfyldt deres forpligtelse til at give meddelelse i henhold til artikel 15, stk. 7, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (6) ved brug af proceduren i medfør af direktiv 98/34/EF Europa-parlamentets og Rådets direktiv 98/34/EF af 22. juni 1998 om en informationsprocedure med hensyn til tekniske standarder og forskrifter samt forskrifter for informationssamfundets tjenester (7), bør det ikke også kræves, at de giver samme notifikation via IMI.
(21)
Informationsudvekslingen via IMI følger af den retlige forpligtelse til at yde gensidig bistand, der påhviler medlemsstaternes myndigheder. For at sikre det indre markeds korrekte funktion bør de oplysninger, som en kompetent myndighed modtager fra en anden medlemsstat via IMI, ikke miste deres værdi som bevis i forbindelse med en administrativ procedure, blot fordi de stammer fra en anden medlemsstat eller er blevet modtaget elektronisk, og de pågældende oplysninger bør behandles af den kompetente myndighed på lige fod med lignende dokumenter fra dens egen medlemsstat.
(22)
For at sikre et højt databeskyttelsesniveau er det nødvendigt at fastsætte maksimale opbevaringsperioder for personoplysninger i IMI. Disse perioder bør dog være velafbalancerede og tage behørigt hensyn til behovet for, at IMI fungerer korrekt, og til de registreredes ret til at udøve deres rettigheder fuldt ud, f.eks. ved at opnå dokumentation for, at informationsudveksling har fundet sted, så de kan gøre indsigelse mod en beslutning. Navnlig bør opbevaringsperioderne ikke gå ud over, hvad der er nødvendigt for at nå målene i denne forordning.
(23)
Det bør være muligt at behandle IMI-brugeres navn og kontaktoplysninger til formål, der er forenelige med denne forordnings målsætninger, herunder IMI-koordinatorers og Kommissionens overvågning af anvendelsen af IMI-systemet, kommunikation, uddannelse og oplysningsinitiativer samt dataindsamling om administrativt samarbejde eller gensidig bistand i det indre marked.
(24)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse bør overvåge og tilstræbe at sikre anvendelsen af denne forordning, herunder de relevante bestemmelser om datasikkerhed, bl.a. ved at opretholde kontakt med de nationale databeskyttelsesmyndigheder.
(25)
For at sikre effektiv overvågning af og rapportering om IMI's funktionsmåde og denne forordnings anvendelse bør medlemsstaterne stille relevante oplysninger til rådighed for Kommissionen.
(26)
Registrerede bør oplyses om behandlingen af deres personoplysninger i IMI og om, at de i overensstemmelse med denne forordning og den nationale lovgivning til gennemførelse af direktiv 95/46/EF har ret til indsigt i oplysningerne om dem og ret til at få urigtige oplysninger berigtiget og ulovligt behandlede oplysninger slettet.
(27)
For at give de kompetente myndigheder i medlemsstaterne mulighed for at gennemføre retlige bestemmelser om administrativt samarbejde og effektivt at udveksle oplysninger via IMI kan det være nødvendigt at fastlægge praktiske foranstaltninger for en sådan udveksling. Disse foranstaltninger bør vedtages af Kommissionen i form af en særskilt gennemførelsesretsakt for hver af de EU-retsakter, der er anført i bilaget, eller for hver type administrativ samarbejdsprocedure og bør dække de væsentligste tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre de relevante administrative samarbejdsprocedurer gennem IMI. Kommissionen bør sikre vedligeholdelse og udvikling af softwaren til og it-infrastrukturen for IMI.
(28)
For at sikre tilstrækkelig gennemsigtighed for de registrerede bør de foruddefinerede arbejdsgange, spørgsmål- og svarsæt, formularer samt andre foranstaltninger vedrørende de administrative samarbejdsprocedurer via IMI offentliggøres.
(29)
Anvender medlemsstaterne i henhold til artikel 13 i direktiv 95/46/EF begrænsninger i eller undtagelser fra de registreredes rettigheder, bør oplysninger om sådanne begrænsninger eller undtagelser offentliggøres for at sikre fuld gennemsigtighed for de registrerede. Sådanne begrænsninger eller undtagelser bør være nødvendige og stå i forhold til det tilsigtede formål samt være omfattet af passende garantier.
(30)
Indgår Unionen internationale aftaler med tredjelande, som også omfatter anvendelse af bestemmelser i de EU-retsakter, der er anført i bilaget til denne forordning, bør det være muligt at inddrage IMI-aktørernes modstykker i de pågældende tredjelande i de administrative samarbejdsprocedurer, som IMI understøtter, forudsat at det er godtgjort, at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger i overensstemmelse med direktiv 95/46/EF.
(31)
Kommissionens beslutning 2008/49/EF af 12. december 2007 om gennemførelse af informationssystemet for det indre marked (IMI) hvad angår beskyttelse af personoplysninger (8) bør ophæves. Kommissionens beslutning 2009/739/EF af 2. oktober 2009 om fastlæggelse af de praktiske foranstaltninger med hensyn til elektronisk informationsudveksling mellem medlemsstaterne i henhold til kapitel VI i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF om tjenesteydelser i det indre marked (9) bør fortsat finde anvendelse på spørgsmål vedrørende informationsudveksling i henhold til direktiv 2006/123/EF.
(32)
For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (10).
(33)
Medlemsstaternes indsats vedrørende den effektive anvendelse af denne forordning bør overvåges i årsrapporten om IMI's funktionsmåde på grundlag af statistiske data fra IMI og alle andre relevante data. Medlemsstaternes indsats bør bl.a. evalueres på grundlag af de gennemsnitlige svartider med henblik på at sikre hurtige svar af god kvalitet.
(34)
Målet for denne forordning, nemlig at fastsætte regler for anvendelse af IMI i det administrative samarbejde, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af dets omfang og virkninger bedre nås på EU-plan; Unionen kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Union. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå dette mål.
(35)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 28, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 og afgav udtalelse den 22. november 2011 (11) -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastsættes regler for anvendelse af informationssystemet for det indre marked (»IMI«) til administrativt samarbejde, herunder behandling af personoplysninger, mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder samt mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen.
Artikel 2
Oprettelse af IMI
IMI oprettes hermed formelt.
Artikel 3
Anvendelsesområde
1. IMI anvendes til det administrative samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen, som er nødvendigt for at gennemføre de EU-retsakter vedrørende det indre marked, jf. artikel 26, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), der stiller krav om administrativt samarbejde, herunder udveksling af personoplysninger, mellem medlemsstaterne eller mellem medlemsstaterne og Kommissionen. Disse EU-retsakter er anført i bilaget.
2. Intet i denne forordning kan gøre ikkebindende bestemmelser i EU-retsakter bindende.
Artikel 4
Udvidelse af IMI
1. Kommissionen kan gennemføre pilotprojekter med henblik på at vurdere, hvorvidt IMI vil være et effektivt værktøj til gennemførelse af bestemmelser om administrativt samarbejde i EU-retsakter, som ikke er opført i bilaget. Kommissionen vedtager en gennemførelsesretsakt for at fastlægge, hvilke bestemmelser i EU-retsakter der skal laves et pilotprojekt for, og for at fastsætte det nærmere indhold af hvert projekt, navnlig de grundlæggende tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre de relevante bestemmelser om administrativt samarbejde. Denne gennemførelsesretsakt vedtages efter undersøgelsesproceduren i artikel 24, stk. 3.
2. Kommissionen fremsender en evaluering af resultatet af pilotprojektet, herunder vedrørende databeskyttelsesspørgsmål og effektive oversættelsesfunktioner, til Europa-Parlamentet og Rådet. Evalueringen kan, når det er hensigtsmæssigt, ledsages af et lovgivningsforslag om ændring af bilaget med henblik på at udvide anvendelsen af IMI til at omfatte de relevante bestemmelser i EU-retsakter.
Artikel 5
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning finder definitionerne i direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse.
Desuden forstås ved:
a) »IMI«: det elektroniske værktøj, der leveres af Kommissionen til at lette administrativt samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen
b) »administrativt samarbejde«: et samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder eller mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen i form af udveksling og behandling af oplysninger, herunder gennem notifikationer og advarsler, eller i form af gensidig bistand, herunder til problemløsning, med henblik på en bedre anvendelse af EU-retten
c) »område af det indre marked«: et lovgivningsmæssigt eller emnespecifikt område af det indre marked i den i artikel 26, stk. 2, i TEUF anvendte betydning, hvor IMI anvendes i overensstemmelse med artikel 3 i denne forordning
d) »administrativ samarbejdsprocedure«: en foruddefineret arbejdsgang i IMI, som giver IMI-aktører mulighed for at kommunikere og interagere indbyrdes på struktureret vis
e) »IMI-koordinator«: et organ, der udpeges af en medlemsstat til at udføre de støtteopgaver, som er nødvendige for, at IMI kan fungere effektivt i overensstemmelse med denne forordning
f) »kompetent myndighed«: et organ, der er oprettet på enten nationalt, regionalt eller lokalt plan, og som er registreret i IMI, med specifikke ansvarsområder vedrørende anvendelsen af den nationale lovgivning eller de EU-retsakter, der er anført i bilaget, på et eller flere områder af det indre marked
g) »IMI-aktører«: de kompetente myndigheder, IMI-koordinatorerne og Kommissionen
h) »IMI-bruger«: en fysisk person, der arbejder under en IMI-aktørs myndighed, og som er registreret i IMI på vegne af denne IMI-aktør
i) »eksterne aktører«: andre fysiske eller juridiske personer end IMI-brugere, som kun kan interagere med IMI ved hjælp af særskilte tekniske foranstaltninger og i overensstemmelse med en specifik foruddefineret arbejdsgang, der er udformet til det formål
j) »blokering«: anvendelse af tekniske foranstaltninger til at gøre personoplysninger utilgængelige for IMI-brugere gennem IMI's normale brugerflade
k) «formel lukning«: anvendelse af den tekniske facilitet, som IMI stiller til rådighed, til at lukke en administrativ samarbejdsprocedure.
KAPITEL II
IMI-RELATEREDE OPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER
Artikel 6
IMI-koordinatorer
1. Hver medlemsstat udpeger en national IMI-koordinator, hvis ansvarsområder omfatter:
a)
at registrere eller validere registreringen af IMI-koordinatorer og kompetente myndigheder
b)
at fungere som medlemsstaternes IMI-aktørers centrale kontaktpunkt for IMI-relaterede anliggender, herunder at give information om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning
c)
at fungere som Kommissionens kontaktpunkt for IMI-relaterede anliggender, herunder at give information om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning
d)
at levere viden, uddannelse og støtte, herunder grundlæggende teknisk bistand, til medlemsstaternes IMI-aktører
e)
i det omfang det ligger inden for deres kontrol, at sikre, at IMI fungerer effektivt, herunder at medlemsstaternes IMI-aktører rettidigt og på passende vis besvarer anmodninger om administrativt samarbejde.
2. Hver medlemsstat kan herudover udpege en eller flere IMI-koordinatorer med henblik på at udføre enhver af de i stk. 1 anførte opgaver i overensstemmelse med dens interne administrative struktur.
3. Medlemsstaterne underretter Kommissionen om de IMI-koordinatorer, der udpeges i henhold til stk. 1 og 2, og om de opgaver, som de har ansvar for. Kommissionen videregiver disse oplysninger til de øvrige medlemsstater.
4. Alle IMI-koordinatorer kan optræde som kompetente myndigheder. I så fald har en IMI-koordinator samme adgangsrettigheder som en kompetent myndighed. Hver IMI-koordinator fungerer som registeransvarlig for sine egne databehandlingsaktiviteter som IMI-aktør.
Artikel 7
Kompetente myndigheder
1. Ved samarbejde via IMI sikrer de kompetente myndigheder, der handler gennem IMI-brugerne i overensstemmelse med administrative samarbejdsprocedurer, at der, i overensstemmelse med den gældende EU-retsakt, gives et passende svar hurtigst muligt og under alle omstændigheder inden for den frist, der er fastsat i den pågældende retsakt.
2. En kompetent myndighed kan som bevis anvende alle oplysninger, dokumenter, undersøgelsesresultater, erklæringer eller bekræftede kopier, som den har modtaget elektronisk via IMI, på lige fod med lignende oplysninger, der indhentes i dens eget land, og til formål, der er forenelige med de formål, som dataene oprindelig blev indsamlet til.
3. Enhver kompetent myndighed fungerer som registeransvarlig for sine egne databehandlingsaktiviteter, der udføres af en IMI-bruger under dennes myndighed, og sikrer, at de registrerede kan udøve deres rettigheder i henhold til kapitel III og IV, om nødvendigt i samarbejde med Kommissionen.
Artikel 8
Kommissionen
1. Kommissionen har ansvaret for at udføre følgende opgaver:
a)
sørge for sikkerhed, tilgængelighed, vedligeholdelse og udvikling af softwaren til og it-infrastruktur for IMI
b)
stille et flersproget system, herunder eksisterende oversættelsesfunktioner, uddannelse i samarbejde med medlemsstaterne og en helpdesk til rådighed for at bistå medlemsstaterne i anvendelsen af IMI
c)
registrere de nationale IMI-koordinatorer og give dem adgang til IMI
d)
udføre behandling af personoplysninger i IMI, når det er foreskrevet i denne forordning, i overensstemmelse med de formål, der er fastlagt i de gældende EU-retsakter, som er anført i bilaget
e)
overvåge anvendelsen af denne forordning og aflægge rapport til Europa-Parlamentet, Rådet og Den Europæiske Tilsynsførende for databeskyttelse i overensstemmelse med artikel 25.
2. Kommissionen har med henblik på udførelsen af opgaverne i stk. 1 og udarbejdelsen af statistiske rapporter adgang til de nødvendige oplysninger vedrørende de behandlinger, der foretages i IMI.
3. Kommissionen deltager ikke i administrative samarbejdsprocedurer, der omfatter behandling af personoplysninger, medmindre dette kræves i henhold til en bestemmelse i en EU-retsakt, som er anført i bilaget.
Artikel 9
Adgangsrettigheder for IMI-aktører og -brugere
1. Kun IMI-brugere har adgang til IMI.
2. Medlemsstaterne udpeger IMI-koordinatorerne og de kompetente myndigheder samt de områder af det indre marked, hvor de har kompetence. Kommissionen kan spille en rådgivende rolle i denne proces.
3. Hver IMI-aktør tildeler og tilbagekalder efter behov passende adgangsrettigheder til sine IMI-brugere i det område af det indre marked, hvor den er kompetent.
4. Kommissionen og medlemsstaterne iværksætter passende foranstaltninger til at sikre, at IMI-brugere kun gives adgang til personoplysninger, der behandles i IMI, på need-to-know-basis og inden for det eller de områder af det indre marked, til hvilke de er tildelt adgangsrettigheder i henhold til stk. 3.
5. Det er forbudt at anvende personoplysninger, der behandles i IMI til et specifikt formål, på en måde der ikke er forenelig med det oprindelige formål, medmindre der udtrykkeligt er hjemmel hertil i national lovgivning i overensstemmelse med EU-retten.
6. Omfatter en administrativ samarbejdsprocedure behandling af personoplysninger, er det kun de IMI-aktører, der deltager i den pågældende procedure, som har adgang til sådanne personoplysninger.
Artikel 10
Fortrolighed
1. Hver medlemsstat anvender i overensstemmelse med den nationale lovgivning eller EU-lovgivningen sine egne regler for tavshedspligt eller andre tilsvarende fortrolighedskrav for sine IMI-aktører og -brugere.
2. IMI-aktører sikrer, at anmodninger fra andre IMI-aktører om fortrolig behandling af oplysninger, der udveksles via IMI, efterkommes af de IMI-brugere, der arbejder under deres myndighed.
Artikel 11
Administrative samarbejdsprocedurer
IMI er baseret på administrative samarbejdsprocedurer, som gennemfører bestemmelserne i de relevante EU-retsakter, der er anført i bilaget. Kommissionen kan, hvor det er relevant, vedtage gennemførelsesretsakter for en bestemt EU-retsakt, der er anført i bilaget, eller for en type administrativ samarbejdsprocedure og i den forbindelse fastlægge de grundlæggende tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at kunne gennemføre de relevante administrative samarbejdsprocedurer, herunder i givet fald interaktionen mellem eksterne aktører og IMI som omhandlet i artikel 12. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 24, stk. 2.
Artikel 12
Eksterne aktører
Der kan stilles tekniske foranstaltninger til rådighed for at give eksterne aktører mulighed for at interagere med IMI, når denne interaktion er:
a)
fastsat i en EU-retsakt
b)
fastsat i en gennemførelsesretsakt som omhandlet i artikel 11, for at lette det administrative samarbejde mellem de kompetente myndigheder i medlemsstaterne om anvendelse af bestemmelserne i de EU-retsakter, som er anført i bilaget, eller
c)
nødvendig for at indgive anmodninger med henblik på at udøve deres rettigheder som registrerede i overensstemmelse med artikel 19.
Alle sådanne tekniske foranstaltninger skal være adskilt fra IMI og må ikke sætte eksterne aktører i stand til at få adgang til IMI.
KAPITEL III
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OG SIKKERHED
Artikel 13
Formålsbegrænsning
IMI-aktører udveksler og behandler kun personoplysninger til de formål, der er defineret i de relevante bestemmelser i de EU-retsakter, som er anført i bilaget.
Data, som registrerede har indgivet til IMI, må kun bruges til de formål, som dataene blev indgivet til.
Artikel 14
Opbevaring af personoplysninger
1. Personoplysninger, der behandles i IMI, blokeres i IMI, så snart de ikke længere er nødvendige til det formål, som de blev indsamlet til, afhængigt af de særlige kendetegn ved de enkelte typer administrativt samarbejde, og som hovedregel senest seks måneder efter den formelle lukning af en administrativ samarbejdsprocedure.
Er der imidlertid fastsat en længere periode i en gældende EU-retsakt, der er anført i bilaget, kan personoplysninger, der behandles i IMI, opbevares i højst 18 måneder efter den formelle lukning af en administrativ samarbejdsprocedure.
2. Kræves der i henhold til en bindende EU-retsakt, der er anført i bilaget, en database til senere brug for IMI-aktørerne, kan personoplysningerne i en sådan database behandles, så længe de er nødvendige til dette formål, enten med den registreredes samtykke, eller hvis der er fastsat bestemmelser herom i den pågældende EU-retsakt.
3. Personoplysninger, der blokeres i henhold til denne artikel, kan med undtagelse af lagring kun behandles for at tjene som dokumentation for en informationsudveksling via IMI med den registreredes samtykke, medmindre der anmodes om behandling af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.
4. De blokerede oplysninger slettes automatisk i IMI tre år efter den formelle lukning af den administrative samarbejdsprocedure.
5. På udtrykkelig anmodning af en kompetent myndighed i en konkret sag og med den registreredes samtykke kan personoplysninger slettes inden udløbet af den gældende opbevaringsperiode.
6. Kommissionen sikrer gennem tekniske foranstaltninger blokering og sletning af personoplysninger samt søgning heraf i overensstemmelse med stk. 3.
7. Der tilvejebringes tekniske foranstaltninger til at tilskynde IMI-aktører til formelt at lukke administrative samarbejdsprocedurer hurtigst muligt efter afslutningen af informationsudvekslingen og til at sætte IMI-aktører i stand til at inddrage de ansvarlige IMI-koordinatorer i enhver procedure, som uden begrundelse har været inaktiv i mere end to måneder.
Artikel 15
Opbevaring af IMI-brugeres personoplysninger
1. Uanset artikel 14 finder nærværende artikels stk. 2 og 3 anvendelse på opbevaringen af IMI-brugeres personoplysninger. Disse personoplysninger omfatter det fulde navn og alle elektroniske og andre kontaktoplysninger, der er nødvendige med henblik på denne forordning.
2. IMI-brugeres personoplysninger opbevares i IMI, så længe de er brugere af IMI, og de kan behandles til formål, der er forenelige med denne forordnings målsætninger.
3. Ophører en fysisk person med at være IMI-bruger, blokeres vedkommendes personoplysninger ved tekniske foranstaltninger i tre år. Med undtagelse af lagring behandles disse oplysninger kun som dokumentation for en informationsudveksling via IMI, og de slettes, når treårsperioden udløber.
Artikel 16
Behandling af særlige kategorier af oplysninger
1. Behandling af særlige kategorier af oplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i direktiv 95/46/EF og artikel 10, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, i IMI er kun tilladt af særlige grunde som omhandlet i artikel 8, stk. 2 og 4, i nævnte direktiv og artikel 10, stk. 2, i nævnte forordning og med passende garantier som fastsat i nævnte artikler for at sikre rettighederne for de fysiske personer, hvis personoplysninger behandles.
2. IMI kan anvendes til behandling af oplysninger vedrørende lovovertrædelser, straffedomme og sikkerhedsforanstaltninger som omhandlet i artikel 8, stk. 5, i direktiv 95/46/EF og artikel 10, stk. 5, i forordning (EF) nr. 45/2001 med passende garantier som fastsat i nævnte artikler, herunder oplysninger om disciplinære, administrative eller strafferetlige sanktioner eller andre oplysninger, som er nødvendige for at fastslå en fysisk eller juridisk persons gode omdømme, når behandlingen af sådanne oplysninger foreskrives i en EU-retsakt, der danner grundlag for behandlingen, eller med udtrykkeligt samtykke fra den registrerede og med de specifikke garantier, der er omhandlet i artikel 8, stk. 5, i direktiv 95/46/EF.
Artikel 17
Sikkerhed
1. Kommissionen sikrer, at IMI overholder de regler om datasikkerhed, som Kommissionen har vedtaget i henhold til artikel 22 i forordning (EF) nr. 45/2001.
2. Kommissionen træffer de nødvendige foranstaltninger til at garantere sikkerheden af de personoplysninger, der behandles i IMI, herunder passende adgangskontrol og en sikkerhedsplan, der løbende ajourføres.
3. Kommissionen sikrer, at det i tilfælde af en sikkerhedsrelateret hændelse er muligt at kontrollere, hvilke personoplysninger der er blevet behandlet i IMI, hvornår, af hvem og til hvilket formål.
4. IMI-aktører træffer alle fornødne proceduremæssige og organisatoriske foranstaltninger til at garantere sikkerheden for de personoplysninger, som de behandler i IMI, i overensstemmelse med artikel 17 i direktiv 95/46/EF.
KAPITEL IV
DE REGISTREREDES RETTIGHEDER OG TILSYN
Artikel 18
Underretning af de registrerede og gennemsigtighed
1. IMI-aktører sikrer, at de registrerede hurtigst muligt underrettes om behandlingen af deres personoplysninger i IMI, og at de har adgang til oplysninger vedrørende deres rettigheder, og om hvorledes de udøves, herunder om den registeransvarliges og dennes eventuelle repræsentants identitet og kontaktoplysninger, i overensstemmelse med artikel 10 eller 11 i direktiv 95/46/EF og den nationale lovgivning til gennemførelse af dette direktiv.
2. Kommissionen offentliggør følgende på en måde, som er let tilgængelig:
a)
oplysninger om IMI i overensstemmelse med artikel 11 og 12 i forordning (EF) nr. 45/2001 i klar og forståelig form
b)
oplysninger om databeskyttelsesaspekterne af de administrative samarbejdsprocedurer via IMI som omhandlet i nærværende forordnings artikel 11
c)
oplysninger om undtagelser fra eller begrænsninger i de registreredes rettigheder som omhandlet i nærværende forordnings artikel 20
d)
former for administrative samarbejdsprocedurer, de væsentlige IMI-funktioner og de kategorier af data, som kan behandles i IMI
e)
en udtømmende liste over alle gennemførelsesretsakter eller delegerede retsakter vedrørende IMI, som er vedtaget i medfør af nærværende forordning eller en anden EU-retsakt, og en konsolideret udgave af bilaget til nærværende forordning og senere ændringer heraf ved andre EU-retsakter.
Artikel 19
Ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af oplysninger
1. IMI-aktører sikrer, at de registrerede på effektiv vis og i overensstemmelse med national lovgivning kan udøve deres ret til indsigt i oplysninger om dem i IMI og retten til at få ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger berigtiget og ulovligt behandlede oplysninger slettet. Den ansvarlige IMI-aktør foretager berigtigelse eller sletning hurtigst muligt og senest 30 dage efter modtagelsen af den registreredes anmodning.
2. Gør en registreret indsigelse mod rigtigheden eller lovligheden af oplysninger, der er blokeret i henhold til artikel 14, stk. 1, registreres dette sammen med de korrekte og berigtigede oplysninger.
Artikel 20
Undtagelser og begrænsninger
Medlemsstaterne underretter Kommissionen, hvis de i national lovgivning i henhold til artikel 13 i direktiv 95/46/EF indfører undtagelser fra eller begrænsninger i de registreredes rettigheder som fastsat i nærværende kapitel.
Artikel 21
Tilsyn
1. Den eller de nationale tilsynsmyndigheder, der udpeges i hver medlemsstat og tildeles de beføjelser, der er omhandlet i artikel 28 i direktiv 95/46/EF (»den nationale tilsynsmyndighed«), fører uafhængigt tilsyn med lovligheden af deres medlemsstats IMI-aktørers behandling af personoplysninger og sikrer i særdeleshed, at de registreredes rettigheder i henhold til nærværende kapitel beskyttes i overensstemmelse med denne forordning.
2. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse overvåger og bestræber sig på at sikre, at Kommissionens behandling af personoplysninger i sin egenskab af IMI-aktør sker i overensstemmelse med denne forordning. De forpligtelser og beføjelser, der er omhandlet i artikel 46 og 47 i forordning (EF) nr. 45/2001, finder tilsvarende anvendelse.
3. De nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der hver især handler inden for deres respektive kompetencer, sikrer koordineret tilsyn med IMI og med IMI-aktørernes anvendelse heraf.
4. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse kan efter behov indkalde de nationale tilsynsmyndigheder til møde med henblik på at sikre koordineret tilsyn med IMI og med IMI-aktørernes anvendelse heraf, jf. stk. 3. Udgifter i forbindelse med sådanne møder afholdes af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. De nærmere arbejdsmetoder til dette formål, herunder forretningsorden, kan udvikles i fællesskab efter behov. En fælles aktivitetsrapport sendes til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen mindst hvert tredje år.
KAPITEL V
GEOGRAFISK ANVENDELSESOMRÅDE FOR IMI
Artikel 22
National anvendelse af IMI
1. En medlemsstat må kun anvende IMI med henblik på administrativt samarbejde mellem kompetente myndigheder inden for dens territorium i overensstemmelse med national lovgivning, såfremt følgende betingelser er opfyldt:
a)
at det ikke kræver væsentlige ændringer af de eksisterende administrative samarbejdsprocedurer
b)
at den nationale tilsynsmyndighed er blevet underrettet om den påtænkte anvendelse af IMI, når dette kræves i henhold til national lovgivning, og
c)
at det ikke medfører, at IMI kommer til at fungere mindre effektivt for IMI-brugerne.
2. Har en medlemsstat til hensigt at gøre systematisk brug af IMI til nationale formål, underretter den Kommissionen herom og anmoder den om forudgående godkendelse. Kommissionen undersøger, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt. I givet fald og i overensstemmelse med denne forordning indgår medlemsstaten og Kommissionen en aftale, hvori bl.a. de tekniske, finansielle og organisatoriske ordninger i forbindelse med national anvendelse, herunder IMI-aktørernes ansvarsområder fastlægges.
Artikel 23
Informationsudveksling med tredjelande
1. Oplysninger, herunder personoplysninger, må kun udveksles via IMI i henhold til denne forordning mellem IMI-aktører i Unionen og deres modstykker i et tredjeland, såfremt følgende betingelser er opfyldt:
a)
oplysningerne behandles i henhold til en bestemmelse i en EU-retsakt, der er anført i bilaget og en tilsvarende lovgivningsmæssig bestemmelse i tredjelandet
b)
oplysningerne udveksles eller gøres tilgængelige i overensstemmelse med en international aftale, der fastsætter,
i)
at tredjelandet skal anvende en bestemmelse i en EU-retsakt, der er anført i bilaget
ii)
at IMI skal anvendes, og
iii)
hvilke principper og nærmere bestemmelser der gælder for udvekslingen, og
c)
det pågældende tredjeland sikrer en passende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 25, stk. 2, i direktiv 95/46/EF, herunder passende garantier for, at de oplysninger, der behandles i IMI, kun anvendes til det formål, som de oprindelig blev udvekslet til, og Kommissionen har vedtaget en afgørelse i overensstemmelse med artikel 25, stk. 6, i direktiv 95/46/EF.
2. Er Kommissionen en IMI-aktør, finder artikel 9, stk. 1 og 7, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse på enhver udveksling af personoplysninger, der behandles i IMI, med dens modstykker i et tredjeland.
3. Kommissionen offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende en liste, der ajourføres løbende, over tredjelande, der er godkendt til udveksling af oplysninger, herunder personoplysninger, i overensstemmelse med stk. 1.
KAPITEL VI
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af et udvalg. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
3. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 5 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 25
Tilsyn og rapportering
1. Kommissionen aflægger årligt rapport til Europa-Parlamentet og Rådet om, hvorledes IMI fungerer.
2. Senest den 5. december 2017 og derefter hvert femte år aflægger Kommissionen rapport til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i IMI, herunder datasikkerhed.
3. Med henblik på udarbejdelsen af de i stk. 1 og 2 omhandlede rapporter giver medlemsstaterne Kommissionen enhver oplysning, der er relevant for anvendelsen af denne forordning, herunder om anvendelsen i praksis af de databeskyttelseskrav, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 26
Omkostninger
1. Omkostningerne til udvikling, fremme, drift og vedligeholdelse af IMI afholdes over Den Europæiske Unions almindelige budget, jf. dog ordninger i henhold til artikel 22, stk. 2.
2. Medmindre andet foreskrives i en EU-retsakt, afholdes omkostningerne til IMI-aktiviteter på medlemsstatsplan, herunder til menneskelige ressourcer til uddannelse, fremme og teknisk bistand (helpdesk) samt administration af IMI på nationalt plan, af hver enkelt medlemsstat.
Artikel 27
Ophævelse
Beslutning 2008/49/EF ophæves.
Artikel 28
Effektiv anvendelse
Medlemsstaterne træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at denne forordning anvendes effektivt af deres IMI-aktører.
Artikel 29
Undtagelser
1. Uanset artikel 4 i denne forordning kan det IMI-pilotprojekt, der blev iværksat den 16. maj 2011 for at teste IMI's egnethed til at gennemføre artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 96/71/EF af 16. december 1996 om udstationering af arbejdstagere som led i udveksling af tjenesteydelser (12), fortsætte på grundlag af de ordninger, der blev fastsat inden denne forordnings ikrafttræden.
2. Uanset artikel 8, stk. 3, og artikel 12, stk. 1, litra a) og b), og for så vidt angår gennemførelsen af bestemmelserne om administrativt samarbejde i SOLVIT-henstillingen via IMI, kan Kommissionens inddragelse i de administrative samarbejdsprocedurer og den eksisterende facilitet for eksterne aktører fortsætte på grundlag af de ordninger, der blev fastsat inden denne forordnings ikrafttræden. Den periode, der er nævnt i denne forordnings artikel 14, stk. 1, er på 18 måneder for personoplysninger behandlet i IMI med henblik på anvendelsen af SOLVIT-henstillingen.
3. Uanset denne forordnings artikel 4, stk. 1, kan Kommissionen iværksætte et pilotprojekt for at vurdere, om IMI er et effektivt, omkostningseffektivt og brugervenligt redskab til gennemførelse af artikel 3, stk. 4, 5 og 6, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2000/31/EF af 8. juni 2000 om visse retlige aspekter af informationssamfundstjenester, navnlig elektronisk handel, i det indre marked (»direktivet om elektronisk handel«) (13). Senest to år efter dette pilotprojekts iværksættelse fremsender Kommissionen den i nærværende forordnings artikel 4, stk. 2, omhandlede evaluering, der også skal omfatte interaktionen mellem det administrative samarbejde via systemet for forbrugerbeskyttelsessamarbejde, som oprettet i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2006/2004 af 27. oktober 2004 om samarbejde mellem nationale myndigheder med ansvar for håndhævelse af lovgivning om forbrugerbeskyttelse (»forordningen om forbrugerbeskyttelsessamarbejde«) (14), og via IMI, til Europa-Parlamentet og Rådet.
4. Uanset denne forordnings artikel 14, stk. 1, fortsætter eventuelle perioder på højst 18 måneder, der er vedtaget på grundlag af artikel 36 i direktiv 2006/123/EF for så vidt angår administrativt samarbejde i henhold til nævnte direktivs kapitel VI, med at finde anvendelse på dette område.
Artikel 30
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Strasbourg, den 25. oktober 2012.
REGOLAMENTO (UE) N. 1024/2012 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 25 ottobre 2012
relativo alla cooperazione amministrativa attraverso il sistema di informazione del mercato interno e che abroga la decisione 2008/49/CE della Commissione («regolamento IMI»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 114,
vista la proposta della Commissione europea,
previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,
visto il parere del Comitato economico e sociale europeo (1),
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (2),
considerando quanto segue:
(1)
L’applicazione di taluni atti dell’Unione che disciplinano la libera circolazione di merci, persone, servizi e capitali nel mercato interno richiede agli Stati membri di cooperare in modo più efficace e di scambiarsi informazioni gli uni con gli altri e con la Commissione. Poiché spesso in tali atti non sono specificati i mezzi pratici per attuare lo scambio di informazioni, devono essere adottate adeguate disposizioni pratiche in materia.
(2)
Il sistema di informazione del mercato interno («IMI») è un’applicazione software accessibile tramite internet, sviluppata dalla Commissione in collaborazione con gli Stati membri, al fine di assistere gli Stati membri nell’attuazione concreta dei requisiti relativi allo scambio di informazioni stabiliti in atti dell’Unione fornendo un meccanismo di comunicazione centralizzato che faciliti lo scambio di informazioni transfrontaliero e la mutua assistenza. In particolare, l’IMI aiuta le autorità competenti a individuare le loro omologhe in un altro Stato membro, a gestire lo scambio di informazioni, fra cui dati personali, sulla base di procedure semplici e unificate, nonché a superare le barriere linguistiche sulla base di procedure predefinite e pre-tradotte. Ove possibile, la Commissione dovrebbe fornire agli utenti dell'IMI ogni ulteriore funzionalità di traduzione esistente che soddisfi le loro esigenze, sia compatibile con i requisiti di sicurezza e di riservatezza per lo scambio di informazioni nell'IMI e possa essere offerta a un costo ragionevole.
(3)
Al fine di superare le barriere linguistiche, in linea di principio l'IMI dovrebbe essere disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'Unione.
(4)
Scopo dell’IMI dovrebbe essere quello di migliorare il funzionamento del mercato interno fornendo un efficace strumento di facile utilizzo per l’attuazione della cooperazione amministrativa tra Stati membri e tra gli Stati membri e la Commissione, facilitando quindi l’applicazione degli atti dell’Unione elencati nell'allegato del presente regolamento.
(5)
La comunicazione della Commissione del 21 febbraio 2011 dal titolo «Migliorare la governance del mercato interno attraverso una più stretta cooperazione amministrativa Una strategia per estendere e sviluppare il sistema di informazione del mercato interno (“IMI”)» definisce piani per la possibile estensione dell’IMI ad altri atti dell’Unione. La comunicazione della Commissione del 13 aprile 2011 dal titolo «L’Atto per il mercato unico Dodici leve per stimolare la crescita e rafforzare la fiducia - “Insieme per una nuova crescita”» sottolinea l’importanza dell’IMI per il rafforzamento della cooperazione tra le parti interessate, anche a livello locale, contribuendo a migliorare la governance del mercato unico. È pertanto necessario stabilire un solido quadro giuridico per l’IMI e una serie di norme comuni per garantire il suo efficace funzionamento.
(6)
Qualora l'applicazione di una disposizione di un atto dell’Unione richieda agli Stati membri di scambiare dati personali e preveda la finalità di tale trattamento, la disposizione in questione dovrebbe essere considerata una base giuridica adeguata per il trattamento dei dati personali, ferme restando le condizioni di cui agli articoli 8 e 52 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. L’IMI dovrebbe essere considerato principalmente uno strumento utilizzato per lo scambio di informazioni, compresi i dati personali, che altrimenti si svolgerebbe attraverso altri mezzi, tra cui la posta ordinaria, il fax o la posta elettronica, sulla base di un obbligo giuridico imposto alle autorità e agli organismi degli Stati membri da atti dell’Unione. I dati personali scambiati tramite l'IMI dovrebbero essere raccolti, trattati e utilizzati unicamente per finalità in linea con quelle per le quali sono stati originariamente raccolti, e dovrebbero essere soggetti a tutte le pertinenti garanzie.
(7)
In base al principio della «privacy by design» (tutela della vita privata fin dalla progettazione), l’IMI è stato sviluppato fin dall’inizio considerando e rispettando le disposizioni della normativa in materia di protezione dei dati, in particolare tenendo conto delle restrizioni imposte riguardo all’accesso ai dati personali scambiati nell'IMI. L’IMI offre pertanto un livello di protezione e di sicurezza molto più elevato rispetto ad altri mezzi per lo scambio di informazioni come la posta ordinaria, il telefono, il fax o la posta elettronica.
(8)
È necessario che la cooperazione amministrativa per via elettronica tra gli Stati membri e tra questi ultimi e la Commissione sia conforme alle disposizioni in materia di protezione dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995 relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (3) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (4). Le definizioni utilizzate nella direttiva 95/46/CE e nel regolamento (CE) n. 45/2001 dovrebbero applicarsi anche ai fini del presente regolamento.
(9)
La Commissione fornisce e gestisce il software e l'infrastruttura informatica per l'IMI, garantisce la sua sicurezza, gestisce la rete dei coordinatori nazionali IMI e partecipa alla formazione e all'assistenza tecnica agli utenti dell'IMI. A tal fine la Commissione dovrebbe avere accesso solo ai dati personali strettamente necessari per svolgere le sue funzioni nell'ambito delle responsabilità stabilite dal presente regolamento, quali la registrazione dei coordinatori nazionali IMI. La Commissione dovrebbe altresì avere accesso ai dati personali quando recupera, su richiesta di un altro partecipante all'IMI, tali dati personali che sono stati bloccati nell'IMI e ai quali l'interessato ha richiesto accesso. La Commissione non dovrebbe avere accesso ai dati personali scambiati nell'ambito della cooperazione amministrativa in seno all'IMI, salvo che un atto dell'Unione preveda un ruolo della Commissione in detta cooperazione.
(10)
Per garantire la trasparenza, in particolare per gli interessati, le disposizioni degli atti dell'Unione per i quali deve essere utilizzato l'IMI dovrebbero essere riportate nell'allegato del presente regolamento.
(11)
In futuro l'IMI potrebbe essere esteso a nuovi settori, laddove possa contribuire a garantire l'efficace attuazione di un atto dell'Unione in un modo efficace rispetto ai costi e di facile realizzazione, tenendo conto della fattibilità tecnica e dell'incidenza complessiva sull'IMI. La Commissione dovrebbe effettuare le necessarie prove al fine di verificare il grado di preparazione tecnica dell'IMI per qualunque estensione prevista. Le decisioni di estendere l'IMI ad altri atti dell'Unione dovrebbero essere adottate secondo la procedura legislativa ordinaria.
(12)
I progetti pilota sono uno strumento utile per valutare se sia giustificata l'estensione dell'IMI e per adattare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali alle necessità degli utenti dell'IMI prima che sia adottata una decisione relativa all'espansione dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero essere pienamente coinvolti nella decisione su quali atti dell'Unione debbano essere oggetto di un progetto pilota e sulle modalità di tale progetto pilota al fine di garantire che quest'ultimo rifletta le esigenze degli utenti dell'IMI e sia pienamente conforme alle disposizioni sul trattamento dei dati personali. Tali modalità dovrebbero essere definite separatamente per ciascun progetto pilota.
(13)
È opportuno che nessuna disposizione del presente regolamento precluda agli Stati membri e alla Commissione la possibilità di decidere di utilizzare l’IMI per gli scambi di informazioni che non comportano il trattamento di dati personali.
(14)
Il presente regolamento dovrebbe fissare le norme per l’utilizzo dell’IMI ai fini della cooperazione amministrativa, che possono comprendere, tra l'altro, lo scambio biunivoco di informazioni, le procedure di notifica, i meccanismi di allerta, le disposizioni in materia di mutua assistenza e la risoluzione dei problemi.
(15)
Il presente regolamento non dovrebbe pregiudicare il diritto degli Stati membri di decidere quali autorità nazionali assolvono gli obblighi derivanti dal regolamento stesso. È opportuno che gli Stati membri siano in grado di adattare funzioni e responsabilità in relazione all’IMI alle loro strutture amministrative interne, nonché di soddisfare i requisiti di una procedura specifica dell'IMI. Gli Stati membri dovrebbero poter nominare coordinatori IMI supplementari per svolgere i compiti dei coordinatori nazionali IMI, da soli o insieme ad altri, per un particolare settore del mercato interno, una divisione dell’amministrazione, una regione geografica o in base a un altro criterio. Gli Stati membri dovrebbero informare la Commissione in merito ai coordinatori IMI da essi nominati ma non dovrebbero essere tenuti a indicare i coordinatori IMI supplementari, se ciò non è richiesto per il suo corretto funzionamento.
(16)
Per realizzare una cooperazione amministrativa efficace attraverso l'IMI, è opportuno che gli Stati membri e la Commissione garantiscano che i rispettivi partecipanti all'IMI dispongano delle risorse necessarie per assolvere i propri obblighi ai sensi del presente regolamento.
(17)
Sebbene l’IMI sia in sostanza uno strumento di comunicazione per la cooperazione amministrativa tra autorità competenti, non aperto al pubblico in generale, può essere necessario istituire mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni quali cittadini, imprese e organizzazioni di interagire con le autorità competenti per fornire informazioni o reperire dati o per esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati. Occorre che tali mezzi tecnici includano garanzie adeguate per la protezione dei dati. Per garantire un elevato livello di sicurezza, è opportuno che l'interfaccia destinata al pubblico sia sviluppata in modo tale da essere tecnicamente totalmente distinta dall'IMI, alla quale dovrebbero avere accesso solo gli utenti dell'IMI.
(18)
L'utilizzo dell'IMI per il supporto tecnico della rete SOLVIT dovrebbe lasciare impregiudicato il carattere informale della procedura SOLVIT, che si basa sull'impegno volontario degli Stati membri, conformemente alla raccomandazione della Commissione del 7 dicembre 2001 relativa ai principi per l'utilizzo di «SOLVIT» - la rete per la risoluzione dei problemi nel mercato interno (5) («raccomandazione SOLVIT»). Affinché la rete SOLVIT continui a funzionare in base alle modalità di lavoro esistenti, uno o più compiti dei coordinatori nazionali IMI possono essere assegnati ai centri SOLVIT nell'ambito dell'esercizio delle rispettive attività, affinché possano funzionare indipendentemente dal coordinatore nazionale IMI. Il trattamento dei dati personali e delle informazioni riservate quale parte delle procedure SOLVIT dovrebbe beneficiare di tutte le garanzie stabilite nel presente regolamento, fatto salvo il carattere non vincolante della raccomandazione SOLVIT.
(19)
Benché l'IMI comprenda un'interfaccia basata su internet per i suoi utenti, in determinati casi e a richiesta dello Stato membro interessato può essere opportuno esaminare soluzioni tecniche per il trasferimento diretto di dati dai sistemi nazionali all'IMI, nel caso in cui tali sistemi nazionali siano già stati sviluppati, segnatamente per le procedure di notifica. L'applicazione di siffatte soluzioni tecniche dovrebbe dipendere dall'esito di una valutazione relativa alla fattibilità, ai costi e ai previsti benefici delle medesime. Tali soluzioni non dovrebbero pregiudicare le strutture esistenti e l'ordine nazionale delle competenze.
(20)
Qualora gli Stati membri abbiano ottemperato all'obbligo di notifica ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 7, della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, relativa ai servizi nel mercato interno (6), mediante la procedura di cui alla direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 giugno 1998 che prevede una procedura d'informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche e delle regole relative ai servizi della società dell'informazione (7), non dovrebbero anche essere tenuti ad effettuare la stessa notifica tramite l'IMI.
(21)
Lo scambio di informazioni attraverso l’IMI deriva dall’obbligo giuridico di fornire mutua assistenza imposto alle autorità degli Stati membri. Per garantire il corretto funzionamento del mercato interno, è necessario che le informazioni ricevute da un’autorità competente attraverso l’IMI da un altro Stato membro non siano private del loro valore probatorio nei procedimenti amministrativi per il solo motivo che provengono da un altro Stato membro o sono state ricevute per via elettronica, e occorre che siano trattate dall’autorità competente allo stesso modo di documenti simili provenienti dal proprio Stato membro.
(22)
Al fine di garantire un elevato livello di protezione dei dati, è necessario stabilire periodi massimi di conservazione per i dati personali nell’ambito dell’IMI. Tali periodi dovrebbero tuttavia essere ben equilibrati, tenendo nel debito conto la necessità che il sistema IMI funzioni correttamente, nonché il diritto degli interessati di esercitare pienamente i loro diritti, per esempio ottenendo la prova dello svolgimento di uno scambio di informazioni per contestare una decisione. In particolare, i periodi di conservazione si dovrebbero limitare a quanto necessario per realizzare gli obiettivi del presente regolamento.
(23)
Dovrebbe essere possibile trattare il nome e i dati di contatto degli utenti dell’IMI per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento, fra cui il controllo dell’uso del sistema da parte dei coordinatori IMI e della Commissione, iniziative di comunicazione, formazione e sensibilizzazione e la raccolta di informazioni sulla cooperazione amministrativa o la mutua assistenza nel mercato interno.
(24)
È opportuno che il garante europeo della protezione dei dati controlli e provveda a garantire l'applicazione del presente regolamento, comprese le disposizioni pertinenti sulla sicurezza dei dati, mantenendo fra l'altro contatti con le autorità nazionali per la protezione dei dati.
(25)
Al fine di assicurare l'efficacia del monitoraggio e delle relazioni da presentare sul funzionamento dell'IMI e l'applicazione del presente regolamento, gli Stati membri dovrebbero mettere a disposizione della Commissione le pertinenti informazioni.
(26)
È opportuno che gli interessati siano informati in merito al trattamento dei loro dati personali nell’ambito dell’IMI, al diritto di accedere ai dati che li riguardano e al diritto alla rettifica dei dati errati e alla cancellazione dei dati trattati illegalmente, ai sensi del presente regolamento e della legislazione nazionale di attuazione della direttiva 95/46/CE.
(27)
Per permettere alle autorità competenti degli Stati membri di attuare le disposizioni giuridiche per la cooperazione amministrativa e scambiare efficacemente informazioni attraverso l'IMI, può essere necessario stabilire le modalità pratiche di tale scambio. Tali modalità dovrebbero essere adottate dalla Commissione sotto forma di un atto di esecuzione separato per ciascun atto dell'Unione elencato nell'allegato o per ciascun tipo di procedura di cooperazione amministrativa e dovrebbero contemplare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali essenziali, necessarie per attuare le pertinenti procedure di cooperazione amministrativa tramite l'IMI. La Commissione dovrebbe garantire la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI.
(28)
Al fine di garantire una trasparenza sufficiente per gli interessati, è opportuno che le procedure predefinite, i repertori di domande e risposte, i moduli e le altre disposizioni riguardanti le procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI siano resi pubblici.
(29)
Qualora gli Stati membri applichino, in base all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE, limitazioni o deroghe ai diritti degli interessati, occorre che le informazioni relative a tali limitazioni o deroghe siano rese pubbliche per garantire la piena trasparenza per gli interessati. Le deroghe e le limitazioni devono essere necessarie e proporzionate per lo scopo previsto e subordinate a garanzie appropriate.
(30)
Se sono stipulati accordi internazionali tra l'Unione e paesi terzi che contemplano anche l'applicazione di disposizioni di atti dell'Unione elencati nell'allegato del presente regolamento, dovrebbe essere possibile includere gli omologhi dei partecipanti all'IMI in tali paesi terzi nelle procedure di cooperazione amministrativa sostenute dall'IMI, purché sia stato accertato che il paese terzo interessato offre un livello adeguato di protezione dei dati personali conformemente alla direttiva 95/46/CE.
(31)
È opportuno abrogare la decisione 2008/49/CE della Commissione, del 12 dicembre 2007, relativa alla protezione dei dati personali nell’ambito del sistema di informazione del mercato interno (IMI) (8). La decisione 2009/739/CE della Commissione, del 2 ottobre 2009, che stabilisce le modalità pratiche per lo scambio di informazioni per via elettronica tra gli Stati membri ai sensi del capo VI della direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio relativa ai servizi nel mercato interno (9), dovrebbe continuare a essere applicata alle questioni legate allo scambio di informazioni ai sensi della direttiva 2006/123/CE.
(32)
Al fine di garantire condizioni uniformi di esecuzione del presente regolamento, dovrebbero essere attribuite alla Commissione competenze di esecuzione. Tali competenze dovrebbero essere esercitate conformemente al regolamento (UE) n. 182/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, che stabilisce le regole e i principi generali relativi alle modalità di controllo da parte degli Stati membri dell'esercizio delle competenze di esecuzione attribuite alla Commissione (10).
(33)
I risultati degli Stati membri per quanto concerne l'efficace applicazione del presente regolamento dovrebbero essere monitorati nella relazione annuale sul funzionamento dell'IMI sulla base di dati statistici dell'IMI e di altri dati pertinenti. I risultati degli Stati membri dovrebbero essere valutati tra l'altro sulla base dei tempi medi di risposta al fine di assicurare risposte rapide e di buona qualità.
(34)
Poiché l'obiettivo del presente regolamento, segnatamente stabilire i requisiti per l'uso dell'IMI per la cooperazione amministrativa, non può essere conseguito in misura sufficiente dagli Stati membri e può dunque, a motivo della sua portata e dei suoi effetti, essere conseguito meglio a livello di Unione, quest'ultima può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del trattato sull'Unione europea. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tale obiettivo in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(35)
Il garante europeo della protezione dei dati è stato consultato a norma dell’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 e ha espresso un parere il 22 novembre 2011 (11),
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce i requisiti per l’uso di un sistema di informazione del mercato interno («IMI») per la cooperazione amministrativa, compreso il trattamento di dati personali, tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione.
Articolo 2
Istituzione dell'IMI
È formalmente istituito l'IMI.
Articolo 3
Ambito d'applicazione
1. L'IMI é utilizzato per la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione, necessaria per l'attuazione degli atti dell'Unione nel settore del mercato interno ai sensi dell'articolo 26, paragrafo 2, del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) che prevedono una cooperazione amministrativa, compreso lo scambio di dati personali, tra gli Stati membri o tra gli Stati membri e la Commissione. Tali atti dell'Unione sono elencati nell’allegato.
2. Nulla nel presente regolamento ha l'effetto di rendere obbligatorie le disposizioni di atti dell'Unione che non hanno carattere vincolante.
Articolo 4
Estensione dell'IMI
1. La Commissione può realizzare progetti pilota al fine di valutare se l'IMI possa costituire uno strumento efficace per attuare le disposizioni in materia di cooperazione amministrativa di atti dell'Unione non elencati nell'allegato. La Commissione adotta un atto di esecuzione per determinare quali disposizioni degli atti dell'Unione sono oggetto di un progetto pilota e per stabilire le modalità di ciascun progetto, in particolare la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per attuare le pertinenti disposizioni in materia di cooperazione amministrativa. Tale atto di esecuzione è adottato secondo la procedura d'esame di cui all'articolo 24, paragrafo 3.
2. La Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una valutazione dei risultati del progetto pilota, comprese le questioni in materia di protezione dei dati e le funzionalità di traduzione efficaci. Se del caso, tale valutazione può essere accompagnata da una proposta legislativa di modifica dell'allegato per estendere l'uso dell'IMI alle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione.
Articolo 5
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, si applicano le definizioni di cui alla direttiva 95/46/CE e al regolamento (CE) n. 45/2001.
Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «IMI»: strumento elettronico fornito dalla Commissione per favorire la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri e tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione;
b) «cooperazione amministrativa»: attività in collaborazione tra le autorità competenti degli Stati membri ovvero tra le autorità competenti degli Stati membri e la Commissione attraverso lo scambio e il trattamento di informazioni, anche mediante notifiche e allerte, o la mutua assistenza, anche ai fini della risoluzione dei problemi, allo scopo di migliorare l’applicazione del diritto dell’Unione;
c) «settore del mercato interno»: campo legislativo o funzionale del mercato interno, ai sensi dell’articolo 26, paragrafo 2, TFUE, in cui l’IMI è utilizzato conformemente all'articolo 3 del presente regolamento;
d) «procedura di cooperazione amministrativa»: un flusso di lavoro predefinito previsto nell’ambito dell’IMI che consente ai partecipanti all’IMI di comunicare e di interagire tra loro in maniera strutturata;
e) «coordinatore IMI»: un organismo nominato da uno Stato membro per svolgere compiti di supporto necessari per l’efficace funzionamento dell’IMI ai sensi del presente regolamento;
f) «autorità competente»: qualsiasi organismo a livello nazionale, regionale o locale e registrato nell'IMI con compiti specifici inerenti all’applicazione del diritto nazionale o di atti dell’Unione elencati nell'allegato in uno o più settori del mercato interno;
g) «partecipanti all’IMI»: le autorità competenti, i coordinatori IMI e la Commissione;
h) «utente dell’IMI»: persona fisica che lavora sotto l’autorità di un partecipante all'IMI e registrata nell’IMI per conto di tale partecipante all'IMI;
i) «soggetti esterni»: persone fisiche o giuridiche diverse dagli utenti dell’IMI che possono interagire con l’IMI solo mediante mezzi tecnici separati e conformemente a uno specifico flusso di lavoro predefinito previsto a tale scopo;
j) «blocco»: applicazione di mezzi tecnici con i quali i dati personali diventano inaccessibili agli utenti dell’IMI attraverso la normale interfaccia dell’IMI;
k) «chiusura formale»: applicazione dello strumento tecnico fornito dall'IMI per chiudere una procedura di cooperazione amministrativa.
CAPO II
FUNZIONI E RESPONSABILITÀ IN RELAZIONE ALL’IMI
Articolo 6
Coordinatori IMI
1. Ogni Stato membro nomina un coordinatore nazionale IMI tra le cui responsabilità è compreso quanto segue:
a)
registrare o convalidare la registrazione dei coordinatori IMI e delle autorità competenti;
b)
agire in qualità di principale punto di contatto per i partecipanti all'IMI degli Stati membri per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti relativi alla protezione dei dati personali conformemente al presente regolamento;
c)
agire in qualità di interlocutore della Commissione per le questioni relative all’IMI, anche fornendo informazioni su aspetti legati alla protezione dei dati personali ai sensi del presente regolamento;
d)
fornire conoscenze, formazione e supporto, compresa l'assistenza tecnica di base, ai partecipanti all'IMI degli Stati membri;
e)
garantire l'efficace funzionamento dell'IMI per quanto sotto il suo controllo, anche fornendo risposte tempestive e adeguate da parte dei partecipanti all'IMI degli Stati membri alle richieste di cooperazione amministrativa.
2. Ogni Stato membro può inoltre nominare uno o più coordinatori IMI per svolgere qualsiasi compito tra quelli elencati al paragrafo 1, secondo la propria struttura amministrativa interna.
3. Gli Stati membri informano la Commissione dei coordinatori IMI nominati conformemente ai paragrafi 1 e 2 e dei compiti che sono loro affidati. La Commissione condivide tali informazioni con gli altri Stati membri.
4. Tutti i coordinatori IMI possono agire in qualità di autorità competenti. In tali casi, un coordinatore IMI ha gli stessi diritti di accesso di un’autorità competente. Ogni coordinatore IMI è responsabile del trattamento per quanto riguarda le proprie attività di trattamento dei dati in qualità di partecipante all’IMI.
Articolo 7
Autorità competenti
1. Quando cooperano mediante l’IMI, le autorità competenti, agendo tramite gli utenti dell’IMI conformemente alla procedura di cooperazione amministrativa, garantiscono che, conformemente all'atto dell'Unione applicabile, sia fornita una risposta adeguata il più rapidamente possibile e comunque entro la scadenza fissata da tale atto.
2. Un'autorità competente può invocare come prova qualsiasi informazione, documento, risultato, dichiarazione o copia certificata conforme che abbia ricevuto per via elettronica mediante l’IMI, sulla stessa base di informazioni simili ottenute nel proprio paese, per fini compatibili con quelli per i quali i dati sono stati inizialmente raccolti.
3. Ogni autorità competente è responsabile del trattamento relativamente alle sue attività di trattamento dei dati svolte da un utente dell’IMI sotto la sua autorità e garantisce che gli interessati possano esercitare i loro diritti conformemente ai capi III e IV, ove necessario, in cooperazione con la Commissione.
Articolo 8
Commissione
1. La Commissione è responsabile dell'esecuzione dei seguenti compiti:
a)
garantire la sicurezza, la disponibilità, la manutenzione e lo sviluppo del software e dell’infrastruttura informatica per l’IMI;
b)
fornire un sistema multilingue, incluse le funzionalità di traduzione esistenti, corsi di formazione in collaborazione con gli Stati membri e un helpdesk per aiutare gli Stati membri nell’uso dell’IMI;
c)
registrare i coordinatori nazionali IMI e concedere loro l’accesso all’IMI;
d)
effettuare operazioni di trattamento sui dati personali nell'ambito dell'IMI, nei casi in cui ciò sia previsto dal presente regolamento, conformemente agli scopi stabiliti negli atti dell'Unione applicabili elencati nell'allegato;
e)
monitorare l'applicazione del presente regolamento e riferire in merito al Parlamento europeo, al Consiglio e al garante europeo della protezione dei dati conformemente all'articolo 25.
2. Ai fini dello svolgimento dei compiti elencati al paragrafo 1 e della redazione di relazioni statistiche, la Commissione ha accesso alle informazioni necessarie relative alle operazioni di trattamento eseguite nell'ambito dell’IMI.
3. La Commissione non partecipa alle procedure di cooperazione amministrativa che comportano il trattamento di dati personali salvo ove richiesto da una disposizione di un atto dell’Unione elencato nell’allegato.
Articolo 9
Diritti di accesso dei partecipanti e degli utenti dell’IMI
1. Hanno accesso all'IMI soltanto gli utenti dell'IMI.
2. Gli Stati membri designano i coordinatori IMI, le autorità competenti e i settori del mercato interno in cui hanno competenza. La Commissione può svolgere al riguardo una funzione consultiva.
3. Ogni partecipante all’IMI concede e revoca, a seconda dei casi, adeguati diritti di accesso ai propri utenti dell’IMI nel settore del mercato interno per il quale è competente.
4. La Commissione e gli Stati membri istituiscono adeguati strumenti per garantire che agli utenti dell’IMI sia consentito l'accesso ai dati personali trattati nell’ambito dell’IMI soltanto in base al principio della necessità di conoscere e nell’ambito del settore o dei settori del mercato interno per i quali sono stati loro concessi i diritti di accesso conformemente al paragrafo 3.
5. È vietato l’uso di dati personali trattati nell'ambito dell'IMI per uno scopo specifico in un modo che sia incompatibile con tale scopo originale, salvo che sia esplicitamente previsto dal diritto nazionale conformemente al diritto dell'Unione.
6. Qualora una procedura di cooperazione amministrativa comporti il trattamento di dati personali, hanno accesso ai dati personali in questione soltanto i partecipanti all'IMI che intervengono in tale procedura.
Articolo 10
Riservatezza
1. Ogni Stato membro applica le proprie norme in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti ai propri partecipanti all’IMI e agli utenti dell’IMI, conformemente alla legislazione nazionale o dell'Unione.
2. I partecipanti all’IMI garantiscono che le richieste di altri partecipanti all’IMI di trattamento riservato delle informazioni scambiate mediante l’IMI siano rispettate dagli utenti dell’IMI che lavorano sotto la loro autorità.
Articolo 11
Procedure di cooperazione amministrativa
L'IMI è basato su procedure di cooperazione amministrativa che attuano le disposizioni dei pertinenti atti dell'Unione elencati nell'allegato. Ove appropriato, la Commissione può adottare atti di esecuzione per uno specifico atto dell'Unione elencato nell'allegato o per un tipo di procedura di cooperazione amministrativa, che stabiliscano la funzionalità tecnica e le modalità procedurali fondamentali, necessarie per consentire il funzionamento delle pertinenti procedure in materia di cooperazione amministrativa, compresa se del caso l'interazione tra i soggetti esterni e l'IMI di cui all'articolo 12. Tali atti di esecuzione sono adottati secondo la procedura consultiva di cui all'articolo 24, paragrafo 2.
Articolo 12
Soggetti esterni
Possono essere forniti i mezzi tecnici per consentire a soggetti esterni di interagire con l'IMI qualora tale interazione sia:
a)
prevista da un atto dell'Unione;
b)
prevista in un atto di esecuzione di cui all'articolo 11 per agevolare la cooperazione amministrativa tra le autorità competenti degli Stati membri per l'applicazione delle disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato; o
c)
necessaria per presentare richieste al fine di esercitare i loro diritti in qualità di soggetti interessati conformemente all'articolo 19.
Qualsiasi mezzo tecnico siffatto è distinto dall'IMI e non permette ai soggetti esterni di accedere all'IMI.
CAPO III
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E SICUREZZA
Articolo 13
Limitazione delle finalità
I partecipanti all’IMI scambiano e trattano dati personali unicamente per le finalità definite nelle pertinenti disposizioni degli atti dell'Unione elencati nell'allegato.
I dati trasmessi all'IMI dagli interessati sono utilizzati solo per le finalità per le quali sono stati trasmessi.
Articolo 14
Conservazione dei dati personali
1. I dati personali trattati nell'ambito dell'IMI sono bloccati nell'IMI quando non sono più necessari per la finalità per le quali sono stati raccolti, a seconda delle specificità di ciascun tipo di cooperazione amministrativa e, di norma, non oltre sei mesi dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
Tuttavia, qualora in un atto dell'Unione applicabile elencato nell'allegato sia previsto un periodo più lungo, i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI possono essere conservati per un periodo massimo di diciotto mesi dopo la chiusura formale di una procedura di cooperazione amministrativa.
2. Qualora un repertorio di informazioni per futuro riferimento da parte dei partecipanti all’IMI sia richiesto da un atto vincolante dell’Unione elencato nell'allegato, i dati personali inclusi in tale repertorio possono essere trattati per tutto il tempo durante il quale essi sono necessari per tale finalità con il consenso dell’interessato o se ciò è previsto in tale atto dell’Unione.
3. I dati personali bloccati ai sensi del presente articolo sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l’IMI con il consenso dell’interessato, a meno che il trattamento sia richiesto da motivi imperativi di interesse generale.
4. I dati bloccati vengono automaticamente cancellati nell'IMI dopo tre anni dalla chiusura formale della procedura di cooperazione amministrativa.
5. Su espressa richiesta di un'autorità competente in un caso specifico e con il consenso dell’interessato, i dati personali possono essere cancellati prima della scadenza del periodo di conservazione applicabile.
6. La Commissione garantisce con mezzi tecnici il blocco e la cancellazione dei dati personali e il loro recupero conformemente al paragrafo 3.
7. Sono predisposti mezzi tecnici per incoraggiare i partecipanti all'IMI a chiudere formalmente le procedure di cooperazione amministrativa il più rapidamente possibile dopo il completamento dello scambio di informazioni e per consentire loro di coinvolgere i coordinatori IMI responsabili in qualsiasi procedura rimasta inattiva ingiustificatamente per oltre due mesi.
Articolo 15
Conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI
1. In deroga all’articolo 14, i paragrafi 2 e 3 del presente articolo si applicano alla conservazione dei dati personali degli utenti dell’IMI. Tali dati personali includono il nome completo e tutti i mezzi di contatto elettronici e di altro tipo necessari ai fini del presente regolamento.
2. I dati personali relativi agli utenti dell’IMI vengono conservati nell’IMI per tutto il tempo in cui gli utenti dell’IMI continuano a essere tali e possono essere trattati per fini compatibili con gli obiettivi del presente regolamento.
3. Quando una persona fisica cessa di essere un utente dell'IMI, i dati personali che riguardano tale persona sono bloccati con mezzi tecnici per un periodo di tre anni. Essi sono trattati, ad eccezione della loro conservazione, soltanto a fini di prova di uno scambio di informazioni mediante l'IMI e sono cancellati al termine del periodo di tre anni.
Articolo 16
Trattamenti riguardanti categorie particolari di dati
1. Il trattamento riguardante categorie particolari di dati di cui all’articolo 8, paragrafo 1, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 45/2001 mediante l’IMI è consentito soltanto sulla base di un motivo specifico di cui all’articolo 8, paragrafi 2 e 4, di tale direttiva e all’articolo 10, paragrafo 2, di tale regolamento e fatte salve le adeguate garanzie previste in detti articoli per tutelare i diritti dei soggetti di cui vengono trattati i dati personali.
2. L’IMI può essere utilizzato per il trattamento di dati relativi alle infrazioni, alle condanne penali o alle misure di sicurezza di cui all’articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE e all’articolo 10, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 45/2001, fatte salve le garanzie previste in detti articoli, comprese le informazioni relative a sanzioni disciplinari, amministrative o penali o altre informazioni necessarie per stabilire l’onorabilità di una persona fisica o giuridica, qualora il trattamento di tali dati sia previsto da un atto dell’Unione che costituisce la base per il trattamento o avvenga con il consenso esplicito dell’interessato, a condizione che esistano le garanzie specifiche di cui all'articolo 8, paragrafo 5, della direttiva 95/46/CE.
Articolo 17
Sicurezza
1. La Commissione garantisce che l'IMI sia conforme alle norme in materia di sicurezza dei dati adottate dalla Commissione a norma dell’articolo 22 del regolamento (CE) n. 45/2001.
2. La Commissione predispone le misure necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali trattati nell’IMI, fra cui un adeguato controllo dell’accesso ai dati e un piano di sicurezza che è tenuto aggiornato.
3. La Commissione garantisce che, in caso di un incidente di sicurezza, sia possibile verificare quali dati personali sono stati trattati nell’IMI, quando, da chi e per quale finalità.
4. I partecipanti all'IMI adottano tutte le misure procedurali ed organizzative necessarie per garantire la sicurezza dei dati personali da essi trattati nell'IMI conformemente all'articolo 17 della direttiva 95/46/CE.
CAPO IV
DIRITTI DEGLI INTERESSATI E CONTROLLO
Articolo 18
Informazione agli interessati e trasparenza
1. I partecipanti all’IMI garantiscono che gli interessati siano informati quanto prima riguardo al trattamento dei loro dati personali nell'IMI e che abbiano accesso alle informazioni sui loro diritti e sulle relative modalità di esercizio, incluse l'identità e i recapiti del responsabile del trattamento e del suo eventuale rappresentante, conformemente agli articoli 10 o 11 della direttiva 95/46/CE e alla legislazione nazionale che sia conforme a tale direttiva.
2. La Commissione pubblica in modo facilmente accessibile quanto segue:
a)
informazioni per quanto riguarda l’IMI conformemente agli articoli 11 e 12 del regolamento (CE) n. 45/2001, in una forma chiara e comprensibile;
b)
informazioni sugli aspetti inerenti alla protezione dei dati delle procedure di cooperazione amministrativa nell’ambito dell’IMI di cui all’articolo 11 del presente regolamento;
c)
informazioni su deroghe o limitazioni ai diritti degli interessati di cui all’articolo 20 del presente regolamento;
d)
le tipologie delle procedure di cooperazione amministrativa, le funzionalità essenziali dell'IMI e le categorie di dati che possono essere trattati nell'ambito dell'IMI;
e)
un elenco esaustivo di tutti gli atti di esecuzione o delegati per quanto riguarda l'IMI, adottati ai sensi del presente regolamento o di un altro atto dell'Unione, e una versione consolidata dell'allegato del presente regolamento e delle successive modifiche da parte di altri atti dell'Unione.
Articolo 19
Diritto di accesso, rettifica e cancellazione
1. I partecipanti all'IMI garantiscono che gli interessati possano esercitare effettivamente il loro diritto di accesso ai dati che li riguardano nell'ambito dell'IMI, il diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti e di cancellazione dei dati trattati illecitamente, in conformità della legislazione nazionale. La rettifica o la cancellazione dei dati è effettuata il più rapidamente possibile, e al più tardi entro trenta giorni dalla data della ricezione della richiesta dell'interessato, da parte del partecipante all'IMI competente.
2. Qualora il soggetto contesti la liceità o l’esattezza dei dati bloccati ai sensi dell’articolo 14, paragrafo 1, tale fatto è registrato unitamente alle informazioni esatte rettificate.
Articolo 20
Deroghe e limitazioni
Gli Stati membri informano la Commissione qualora prevedano nella legislazione nazionale deroghe o limitazioni riguardo ai diritti degli interessati di cui al presente capo conformemente all’articolo 13 della direttiva 95/46/CE.
Articolo 21
Controllo
1. L’autorità o le autorità nazionali di controllo designate in ogni Stato membro e dotate dei poteri di cui all’articolo 28 della direttiva 95/46/CE («autorità nazionale di controllo») verificano in modo indipendente la liceità del trattamento dei dati personali da parte dei partecipanti all'IMI del loro Stato membro e, in particolare, garantiscono la tutela dei diritti degli interessati previsti nel presente capo conformemente al presente regolamento.
2. Il garante europeo della protezione dei dati controlla e provvede a garantire che le attività di trattamento dei dati personali della Commissione, nella sua veste di partecipante all’IMI, si svolgano conformemente al presente regolamento. Si applicano di conseguenza gli obblighi e le competenze di cui agli articoli 46 e 47 del regolamento (CE) n. 45/2001.
3. Le autorità nazionali di controllo e il garante europeo della protezione dei dati, ciascuno agendo nell’ambito delle rispettive competenze, assicurano il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI.
4. Il garante europeo della protezione dei dati può invitare le autorità nazionali di controllo a riunirsi, nei casi in cui sia necessario, agli scopi di garantire il controllo coordinato dell'IMI e del suo uso da parte dei partecipanti all'IMI, di cui al paragrafo 3. Il costo di tali riunioni è a carico del garante europeo della protezione dei dati. Se necessario, possono essere definiti congiuntamente altri metodi di lavoro a tale scopo, comprese norme procedurali. Una relazione congiunta delle attività è trasmessa al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione almeno ogni tre anni.
CAPO V
AMBITO GEOGRAFICO DELL’IMI
Articolo 22
Uso nazionale dell'IMI
1. Uno Stato membro può utilizzare l’IMI ai fini della cooperazione amministrativa tra autorità competenti nel suo territorio, conformemente al diritto nazionale, unicamente qualora le condizioni seguenti siano rispettate:
a)
non sia necessario apportare modifiche sostanziali alle procedure di cooperazione amministrativa esistenti;
b)
sia stata trasmessa una notifica dell’uso previsto dell’IMI all’autorità nazionale di controllo, ove richiesto dal diritto nazionale; e
c)
non abbia un impatto negativo sull’efficace funzionamento dell’IMI per gli utenti dell'IMI.
2. Qualora uno Stato membro intenda fare un uso sistematico dell'IMI per finalità nazionali, notifica la sua intenzione alla Commissione e ne richiede l'approvazione preventiva. La Commissione verifica se sono soddisfatte le condizioni di cui al paragrafo 1. Laddove necessario, e in conformità al presente regolamento, tra gli Stati membri e la Commissione si conclude un accordo che stabilisca, tra gli altri, le disposizioni tecniche, finanziarie e organizzative per l'uso nazionale, anche per quanto riguarda le responsabilità dei partecipanti all’IMI.
Articolo 23
Scambio di informazioni con paesi terzi
1. Le informazioni, ivi compresi i dati personali, possono essere scambiate nell’ambito dell’IMI ai sensi del presente regolamento tra i partecipanti all’IMI nell’Unione e i loro omologhi in un paese terzo soltanto quando sono soddisfatte le seguenti condizioni:
a)
le informazioni sono trattate in base a una disposizione di un atto dell'Unione elencato nell’allegato e a una disposizione equivalente nel diritto del paese terzo;
b)
le informazioni sono scambiate o rese disponibili conformemente a un accordo internazionale che preveda:
i)
l'applicazione di una disposizione di un atto dell'Unione elencata nell'allegato da parte del paese terzo;
ii)
l'uso dell’IMI; e
iii)
i principi e le modalità di tale scambio; e
c)
il paese terzo in questione garantisce un’adeguata protezione dei dati personali conformemente all’articolo 25, paragrafo 2, della direttiva 95/46/CE, che comprende adeguate garanzie che i dati trattati nell’ambito dell’IMI siano utilizzati unicamente per il fine per il quale sono stati inizialmente scambiati e la Commissione ha adottato una decisione conformemente all'articolo 25, paragrafo 6, della direttiva 95/46/CE.
2. Qualora la Commissione sia un partecipante all’IMI, si applica l’articolo 9, paragrafi 1 e 7, del regolamento (CE) n. 45/2001 a qualsiasi scambio di dati personali trattati nell’ambito dell’IMI con i suoi omologhi di un paese terzo.
3. La Commissione pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e tiene aggiornato un elenco di paesi terzi autorizzati a scambiare le informazioni, ivi compresi i dati personali, ai sensi del paragrafo 1.
CAPO VI
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 24
Procedura di comitato
1. La Commissione è assistita da un comitato. Esso è un comitato ai sensi del regolamento (UE) n. 182/2011.
2. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 4 del regolamento (UE) n. 182/2011.
3. Nei casi in cui è fatto riferimento al presente paragrafo, si applica l'articolo 5 del regolamento (UE) n. 182/2011.
Articolo 25
Monitoraggio e rendicontazione
1. La Commissione riferisce ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio in merito al funzionamento dell’IMI.
2. Entro il 5 dicembre 2017 e successivamente ogni cinque anni, la Commissione riferisce al garante europeo della protezione dei dati in merito agli aspetti relativi alla protezione dei dati personali nell’ambito dell’IMI, anche per quanto riguarda la sicurezza dei dati.
3. Ai fini della redazione delle relazioni di cui ai paragrafi 1 e 2, gli Stati membri forniscono alla Commissione le informazioni relative all’applicazione del presente regolamento, compresa l’applicazione concreta degli obblighi riguardanti la protezione dei dati stabiliti dal presente regolamento.
Articolo 26
Costi
1. I costi sostenuti per lo sviluppo, la promozione, il funzionamento e la manutenzione dell’IMI sono a carico del bilancio generale dell’Unione europea, fatti salvi gli accordi di cui all’articolo 22, paragrafo 2.
2. Salvo disposizione contraria di un atto dell’Unione, i costi per le operazioni nell’ambito dell’IMI a livello di Stati membri, compresi quelli per le risorse umane necessarie per le attività di formazione, promozione e assistenza tecnica (helpdesk), nonché per la gestione dell'IMI a livello nazionale, sono a carico di ciascuno Stato membro.
Articolo 27
Abrogazione
La decisione 2008/49/CE è abrogata.
Articolo 28
Applicazione efficace
Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie a garantire l'applicazione efficace del presente regolamento da parte dei rispettivi partecipanti all'IMI.
Articolo 29
Eccezioni
1. In deroga all'articolo 4 del presente regolamento, il progetto pilota IMI lanciato il 16 maggio 2011 per valutare l'idoneità dell'IMI ai fini dell'attuazione dell'articolo 4 della direttiva 96/71/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 16 dicembre 1996 relativa al distacco dei lavoratori nell'ambito di una prestazione di servizi (12), può continuare a funzionare in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento.
2. In deroga all'articolo 8, paragrafo 3, e all'articolo 12, primo comma, lettere a) e b), del presente regolamento, per l'attuazione delle disposizioni in materia di cooperazione amministrativa della raccomandazione SOLVIT attraverso l'IMI, la partecipazione della Commissione alle procedure di cooperazione amministrativa e l'attuale meccanismo per i soggetti esterni possono proseguire in base alle disposizioni adottate anteriormente all'entrata in vigore del presente regolamento. Il periodo di cui all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento è di 18 mesi per i dati personali trattati nell'ambito dell'IMI ai fini della raccomandazione SOLVIT.
3. In deroga all'articolo 4, paragrafo 1, del presente regolamento, la Commissione può avviare un progetto pilota per valutare se l'IMI sia uno strumento efficace, anche in termini di costi, e di facile utilizzo per attuare l'articolo 3, paragrafi 4, 5 e 6, della direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'8 giugno 2000 relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione, in particolare il commercio elettronico, nel mercato interno («direttiva sul commercio elettronico») (13). Entro due anni dall'avvio di tale progetto pilota, la Commissione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio la valutazione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, del presente regolamento che contempla parimenti l'interazione tra la cooperazione amministrativa nell'ambito del sistema di cooperazione per la tutela dei consumatori istituito a norma del regolamento (CE) n. 2006/2004 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 ottobre 2004, sulla cooperazione tra le autorità nazionali responsabili dell'esecuzione della normativa che tutela i consumatori (Regolamento sulla cooperazione per la tutela dei consumatori) (14) e nell'ambito dell'IMI.
4. In deroga all'articolo 14, paragrafo 1, del presente regolamento, eventuali termini fino a un massimo di 18 mesi decisi sulla base dell'articolo 36 della direttiva 2006/123/CE in relazione alla cooperazione amministrativa ai sensi del capo VI della stessa continuano ad applicarsi in tale settore.
Articolo 30
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Strasburgo, il 25 ottobre 2012