KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1244/2014
af 20. november 2014
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, forvaltning og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Det er vigtigt, at kandidater udpeges og udvælges ved hjælp af en ikke-diskriminerende, retfærdig og gennemsigtig procedure på grundlag af et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationer, der er i overensstemmelse med de faktiske behov, som værtsorganisationerne på lokalt plan tilkendegiver.
(4)
Både sende- og værtsorganisationer bør give de frivillige grundige introduktionskurser for at forhindre misforståelser med hensyn til roller og forventninger og for på passende vis og rent praktisk at forberede dem på udsendelse. Dette vil skabe grundlag for tillid og accept i værtssamfundet under fuld hensyntagen til relevante kulturelle forhold af sensitiv karakter.
(5)
Uddannelse er en afgørende del af forberedelsen forud for udsendelse og bør tilbydes alle kandidater inden for rammerne af et struktureret program bestående af obligatoriske og valgfrie kurser. Juniormedarbejdere bør desuden have mulighed for - eventuelt gennem praktikophold - at videreudvikle deres kompetencer og tilegne sig ny specifik viden og færdigheder, der er relevante i den humanitære sektor. Denne indsats bør i særdeleshed have relevans for sende- og værtsorganisationernes aktiviteter og situation.
(6)
Sende- og værtsorganisationer bør indføre et passende vejlednings- og personaleforvaltningssystem. De bør i fællesskab vejlede og vurdere de EU-bistandsfrivilliges præstation og resultater og give dem feedback vedrørende deres opgavebeskrivelse og mål. Det vil bidrage til at forbedre ansvarligheden om initiativet EU-bistandsfrivillige.
(7)
Mentorordninger bør supplere vejlednings- og personaleforvaltningssystemet og sikre de EU-bistandsfrivillige yderligere støtte før, under og efter udsendelsen.
(8)
Der bør under udsendelsen i tredjelandene etableres en kanal for løbende kommunikation og yderligere støtte fra sendeorganisationerne. Alle EU-bistandsfrivillige bør modtage en debriefing og tilbydes støtte efter endt udsendelse.
(9)
De EU-bistandsfrivillige bør tilbydes passende arbejds- og levevilkår, så de kan udføre deres opgaver under sikre og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold og få opfyldt deres basale behov uden at lide personlig nød under hensyntagen til, at frivilliges livsstil er beskeden, ikke ekstravagant. Det er ikke hensigten, at tilskud til opholdsudgifter og andre betalinger, som EU-bistandsfrivillige tildeles, skal udgøre løn for ordinært arbejde. Satserne for disse betalinger bør ikke fastsættes i lyset af erhvervserfaring eller ekspertise eller på grundlag af den frivilliges opgavebeskrivelse, da betalingerne alene har til formål at dække leveomkostninger under udsendelsen. For at sikre en høj og ensartet beskyttelse bør alle EU-bistandsfrivillige være dækket af en omfattende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelande og i andre relevante perioder før og efter.
(10)
Omhu er helt afgørende og er et fælles ansvar. Sende- og værtsorganisationerne bør så vidt muligt drage omsorg for de EU-bistandsfrivilliges sundhed, sikkerhed og trivsel og udvikle passende sikkerheds- og sundhedsprocedurer. EU-bistandsfrivillige bør ligeledes gøre alt for at garantere deres egen og andres sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
(11)
De EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation bør under hele udsendelsen løbende overvåges og vurderes. Overvågningen og vurderingen bør baseres på et vejlednings- og præstationsstyringssystem og tilvejebringe data, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - med hensyn til resultater og indvirkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt.
(12)
Der er brug for en effektiv certificeringsmekanisme for at sikre, at sende- og værtsorganisationerne overholder de fælles regler, der er fastsat i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og de procedurer, der er fastsat i denne forordning. En sådan certificeringsmekanisme bør baseres på principperne om forenkling og ikke-overlapning, en sondring mellem sende- og værtsorganisationer, omkostningseffektivitet, gennemsigtighed og upartiskhed og bør fremme diversitet og tilgængelighed.
(13)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 26 i forordning (EU) nr. 375/2014.
(14)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige bør denne forordning træde i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter bestemmelser til gennemførelse af forordning (EU) nr. 375/2014 for så vidt angår forordningens artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6:
a)
de procedurer, der skal følges ved udpegning og udvælgelse og ved den nødvendige forberedelse forud for udsendelsen af kandidater, herunder praktikophold, hvor det er relevant
b)
de nærmere ordninger for uddannelsesprogrammet og proceduren for vurdering af, om kandidaterne er parate til at blive udsendt
c)
bestemmelser vedrørende udsendelse og organisering af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, herunder bl.a. vejledning på stedet, fortsat støtte via coaching, mentorordninger, supplerende uddannelse, påkrævede arbejdsvilkår, støtte efter udsendelsen
d)
dækning af forsikringsudgifter og af de frivilliges leveomkostninger, herunder opholdsudgifter, logi, rejser og andre relevante udgifter
e)
procedurer, der skal følges inden, under og efter udsendelsen for at sikre omhu og passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder protokoller for medicinsk evakuering og sikkerhedsplaner, som omfatter nødevakuering fra tredjelande, herunder de nødvendige procedurer for kontakt med nationale myndigheder
f)
procedurer for overvågning og vurdering af de EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
g)
en certificeringsmekanisme, der sikrer, at sendeorganisationer overholder de regler og procedurer, der er omhandlet i artikel 9 i forordning (EU) nr. 375/2014, og en differentieret certificeringsmekanisme for værtsorganisationer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetenceramme«: en ramme som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
b) »lærings- og udviklingsplan«: en plan som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
c) »underviser«: en person, som uddannelsesudbyderen har ansat til at undervise i et eller flere uddannelsesmoduler eller til at lette scenariebaserede simuleringsøvelser og til at vurdere kandidatens kompetencer
d) »uddannelsesmentor«: en underviser, som uddannelsesudbyderen har ansat til at varetage en koordineringsrolle, der består i at vurdere, om kandidaten er egnet til udsendelse. Uddannelsesmentoren har ansvaret for en gruppe af kandidater. Vedkommende koordinerer vurderingen af kandidaternes kompetencer på grundlag af feedback fra andre undervisere og afvikler personlige samtaler med kandidaterne for at drøfte deres selvevaluering og undervisernes vurdering
e) »mentorordning«: en uformel form for overførsel af viden, social kapital og psykosocial bistand med relevans for arbejde, karriere og faglig udvikling. Mentorordninger omfatter uformel kommunikation, almindeligvis personlig kommunikation i en sammenhængende periode mellem på den ene side en person, som værtsorganisationen har udpeget som mentor, og som anses for at besidde relevant viden, ekspertise og erfaring, og på den anden side den EU-bistandsfrivillige
f) »debriefing«: en proces, der giver sende- og værtsorganisationerne og de EU-bistandsfrivillige klare informationer om de opgaverelaterede resultater samt de EU-bistandsfrivilliges resultater og omfatter anbefalinger eller læringsresultater vedrørende deres oplevelser og udbytte af udsendelsen samt opnåede erfaringer og sikrer en positiv faglig afslutning af udsendelsen.
KAPITEL 2
UDPEGNING OG UDVÆLGELSE AF KANDIDATER
Artikel 3
Udpegnings- og udvælgelsesprocedure
1. Sende- og værtsorganisationerne fastsætter i fællesskab en udpegnings- og udvælgelsesprocedure. De respektive roller, ansvar og procedurer beskrives nærmere for at sikre en gennemsigtig, retfærdig og effektiv rekrutteringsproces, der følger reglerne for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren baseres på et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationerne og skal sikre en rettidig og løbende kommunikation. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen konsekvent involveres gennem hele rekrutteringsprocessen.
3. Den fastlagte udpegnings- og udvælgelsesprocedure finder anvendelse på alle faser af rekrutteringsprocessen.
4. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren skal som minimum omfatte:
a)
en opgavebeskrivelse, en kompetenceprofil samt udvælgelseskriterier for EU-bistandsfrivillige som omhandlet i artikel 4
b)
opslag af stillingen og ansøgningsprocedure som omhandlet i artikel 5
c)
vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere som omhandlet i artikel 6
d)
udvælgelse som omhandlet i artikel 7.
Artikel 4
Specifikation af opgavebeskrivelsen, kompetenceprofilen og udvælgelseskriterierne for EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af en behovsvurdering foretaget i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, foreslår værtsorganisationen, jf. de i punkt 1 i bilag I fastsatte krav, indholdet i den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse, herunder fleksible elementer for at tage højde for den frivilliges input efter rekrutteringen.
2. Sendeorganisationen vurderer opgavebeskrivelsen for alt efter behov at hjælpe med at ændre den med henblik på at sikre en passende og realistisk matchning, der tager højde for de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer og værtsorganisationens behov og kapacitet til at engagere frivillige.
3. På grundlag af opgavebeskrivelsen og kompetencerammen fastlægger sende- og værtsorganisationerne i detaljer den EU-bistandsfrivilliges kompetenceprofil og udvælgelseskriterierne, herunder de minimumskrav, der skal anvendes i rekrutteringsprocessen. Af kompetenceprofilen skal det også fremgå, om den frivillige er en senior- eller en juniormedarbejder, og om der eventuelt er behov for et praktikophold.
Artikel 5
Opslag af stillingen og ansøgningsprocedure
1. Sendeorganisationen er ansvarlig for at opslå stillingen. Med hjælp fra værtsorganisationen sammensætter den en informationspakke til brug ved opslaget af stillingen med henblik på at informere om initiativet og tiltrække kandidater.
2. Stillingsopslaget skal som minimum være udformet på engelsk, i et klart, konkret og letforståeligt sprog og give oplysninger om den stilling, som kandidaterne tilbydes, i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag I.
3. Stillingen skal være opslået i mindst en måned på den centrale platform for initiativet EU-bistandsfrivillige med mulighed for at anvende yderligere tiltag for at tiltrække ansøgere til den centrale platform. I behørigt begrundede tilfælde kan stillinger i forbindelse med humanitære kriseaktioner være opslået i under en måned, men ikke i mindre end en uge.
4. Ansøgerne skal anvende et standardiseret ansøgningsskema, der omfatter et struktureret CV. Ansøgerne skal også udfylde et standardiseret selvevalueringsskema for at vurdere deres kompetencer med henblik på kompetencerammen og deres evne til at tilpasse sig opgavebeskrivelsen samt de arbejds- og levevilkår, der er beskrevet i stillingsopslaget. De skal give deres samtykke til at ville arbejde og leve under disse vilkår.
Artikel 6
Vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere
1. Sendeorganisationen vurderer ansøgerne på grundlag af de oplysninger, som de har givet i ansøgningsskemaet og i selvevalueringsskemaet, en motiveret begrundelse for at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige - og for at søge den specifikke stilling - samt en vurdering af deres evne til at analysere et relevant humanitært bistandsscenarie ved hjælp af en skriftlig test, et essay eller lignende.
2. På grundlag af vurderingen forelægger sendeorganisationen en indledende udpegning af de bedste ansøgere for værtsorganisationen, med henblik på at de i fællesskab udpeger de ansøgere, der skal indkaldes til samtale.
3. De endeligt udpegede ansøgere indkaldes på grundlag af kompetencerammen til en struktureret samtale. Samtalen kan være personlig eller foregå ved hjælp af telekommunikationsteknologi, om muligt med deltagelse af værtsorganisationen. Yderligere vurderingsmetoder kan omfatte prøver i assessmentcentre, gruppeaktiviteter og arbejdssimuleringsøvelser.
4. Sendeorganisationen kan om nødvendigt kontrollere personlige og faglige anbefalinger inden den endelige udvælgelse. Ansøgerne informeres om udvælgelsesprocessen i stillingsopslaget ved processens begyndelse.
Artikel 7
Udvælgelse
1. Værtsorganisationen træffer endelig afgørelse om den udvalgte kandidat og bekræfter sit valg over for sendeorganisationen, som er ansvarlig for stillingstildelingen og for at forberede introduktionsfasen. Til hver stilling kan der vælges en suppleant, som kan erstatte den udvalgte kandidat i tilfælde af, at denne trækker sig eller ikke længere står til rådighed.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal gennem hele udpegnings- og udvælgelsesprocessen kunne dokumentere og begrunde deres udvælgelsesafgørelse for så vidt angår principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling.
3. Udvælgelsesproceduren afsluttes inden for en passende tidsperiode. Sendeorganisationen underretter alle ansøgere om udvælgelsesafgørelsen og om muligheden for at modtage feedback. Den opfordrer desuden den valgte kandidat til skriftligt at bekræfte sin interesse i at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at dokumentationen i forbindelse med udpegnings- og udvælgelsesprocessen kan spores og bliver opbevaret i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 8
Vurdering af læringsbehov
1. På grundlag af resultaterne af rekrutteringsprocessen, værtsorganisationens behov og den planlagte udsendelse vurderer sendeorganisationen læringsbehovene i samråd med værtsorganisationen og kandidaten og finder frem til de uddannelsesmoduler, som vedkommende skal deltage i, på grundlag af følgende kriterier:
a)
anciennitet med mulighed for, at seniormedarbejdere kan fokusere på obligatoriske moduler og vælge en projektstyringsuddannelse på et passende niveau samt specialiserede valgfrie moduler
b)
værtsorganisationens behov for bestemte kompetencer, som skal dækkes ved, at kandidaten deltager i valgfrie moduler
c)
kandidatens generelle kompetencer, som skal styrkes gennem deltagelse i valgfrie moduler.
2. Sendeorganisationen udfylder den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og opregner de udvalgte kandidaters vurderede kompetencer og deres læringsbehov med henblik på fremsendelse til uddannelsesudbyderen.
KAPITEL 3
UDDANNELSESPROGRAM UNDER INITIATIVET EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 9
Uddannelsesprogram
1. Uddannelsesudbyderne gennemfører et uddannelsesprogram for de endeligt udvalgte kandidater, eventuelt med bidrag fra sende- og værtsorganisationer og tidligere frivillige.
2. Uddannelsesprogrammet baseres på kompetencerammen og tilpasses efter henholdsvis junior- og seniormedarbejderes behov.
3. Uddannelsesprogrammet består af en kombineret læringstilgang baseret på e-læring og klasseundervisningsmoduler.
4. De obligatoriske moduler for alle kandidater skal omfatte:
a)
en generel introduktion til Den Europæiske Union, dens eksterne forbindelser og dens krisereaktionssystem
b)
en introduktion til humanitær bistand, Unionens humanitære bistandspolitik og initiativet EU-bistandsfrivillige
c)
håndtering af egen sikkerhed og sundhed
d)
projektstyring
e)
interkulturel bevidsthed (og tværfaglige spørgsmål)
f)
en scenariebaseret simuleringsøvelse, hvor kandidaterne skal demonstrere deres opnåede kompetencer.
5. De valgfrie moduler omfatter:
a)
fortalervirksomhed og kommunikation
b)
psykologisk førstehjælp
c)
uddannelse af videreformidlere
d)
forvaltning af frivillige
e)
organisatorisk udvikling
f)
om nødvendigt skræddersyede moduler, navnlig vedrørende tilpasning af kandidaternes tekniske kompetencer til en konkret humanitær bistandsaktion.
6. Kandidaterne skal følge alle de obligatoriske moduler og kan følge et eller flere valgfrie moduler, som udvælges i henhold til artikel 8.
7. Uddannelsesprogrammet med nærmere oplysninger om de enkelte moduler, herunder status, målgruppe, varighed, de kompetencer, der opbygges, og relaterede læringsresultater udformes i henhold til bilag II.
Artikel 10
Vurdering af kandidaterne under og efter uddannelsesforløbet
1. Under uddannelsesforløbet og efter dets afslutning vurderes på grundlag af kompetencerammen, om kandidaterne er parate til at blive udsendt.
2. Vurderingen tilrettelægges af underviserne i fællesskab og koordineres af kandidatens uddannelsesmentor.
3. Vurderingen af kompetencerne baseres på undervisernes vurderinger af kandidatens viden, færdigheder og personlige indstilling, herunder:
a)
den selvevaluering, som kandidaten skal foretage efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
b)
undervisernes observationer efter hvert modul og efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
c)
uddannelsesmentorens vurdering, som skal omfatte en grundig gennemgang af selvevalueringen og observationerne fra et personligt mentormøde mellem uddannelsesmentoren og kandidaten på grundlag af undervisernes feedback.
4. Vurderingen af alle kompetencer indføjes i kandidatens lærings- og udviklingsplan, som ajourføres ved uddannelsesforløbets afslutning, og som skal indeholde oplysninger om de fulgte kurser og de opnåede resultater.
5. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede. Underviserne og uddannelsesmentoren skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
KAPITEL 4
FORBEREDELSE AF KANDIDATER FORUD FOR UDSENDELSE
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Formålet med introduktionsforløbet er at gøre kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige bekendt med sende- og værtsorganisationens kultur, politik og praksis samt forventningerne til opgavebeskrivelsen.
2. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et introduktionsprogram. Programmet skal fastlægge deres roller og ansvar om muligt på grundlag af input fra tilbagevendte EU-bistandsfrivillige for at drage fordel af deres førstehåndsoplevelser og -erfaring. Programmet skal omfatte:
a)
introduktion forud for udsendelsen forestået af sendeorganisationen, jf. artikel 12
b)
introduktion i udsendelseslandet forestået af værtsorganisationen, jf. artikel 18.
3. Sende- og værtsorganisationerne tilrettelægger, hvor det er relevant, fællesmøder med deltagelse af alle kandidater eller EU-bistandsfrivillige.
Artikel 12
Introduktion forud for udsendelse
1. Sendeorganisationerne sikrer sig, at alle kandidater modtager en grundig og passende personlig introduktion forud for deres udsendelse. Denne introduktion skal som minimum omfatte følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, den krisestyringsansvarlige, personaleafdelingen), organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om indholdet af det projekt, som kandidaten skal arbejde med, vedkommendes opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den, samt de forventede arbejds- og levevilkår som omhandlet i artikel 22 og artikel 24-27
c)
de relevante rammebestemmelser, der finder anvendelse på den frivillige, som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
de fælles regler og procedurer, der er relevante for den frivillige, bl.a. vedrørende disciplin, klager, afstandtagen fra svig og korruption, beskyttelse af børn og sårbare voksne samt overholdelse af adfærdskodeksen som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
e)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed (herunder lægeundersøgelse forud for afrejse) som omhandlet i artikel 28 og 30
f)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
g)
lærings- og udviklingsplanen
h)
information om netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige og om den måde, hvorpå det støtter frivillige før, under og efter udsendelse
i)
information om de kommunikations- og synlighedsaktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af projektet, på grundlag af kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014, herunder kontaktoplysninger på Kommissionens ansvarlige regionale informationsmedarbejder
j)
debriefing som omhandlet i artikel 23.
2. I forbindelse med introduktionen giver sendeorganisationerne også oplysninger om Kommissionens lokale humanitære bistandskontor for udsendelseslandet og underretter dette kontor om den forestående udsendelse af EU-bistandsfrivillige.
3. Sendeorganisationen sikrer sig, at kandidaterne har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 13
Praktikophold for juniormedarbejdere
1. Kandidater, som er juniormedarbejdere, kan ud over uddannelsen blive pålagt at gennemføre et praktikforløb i en sendeorganisation for gennem praktisk arbejde at få kendskab til de procedurer, etiske regler og sammenhænge, der er kendetegnende for humanitært arbejde, og yderligere forberede sig på den planlagte udsendelse som EU-bistandsfrivillig. Praktikopholdet må højst vare seks måneder med mulighed for begrænset forlængelse i behørigt begrundede undtagelsestilfælde.
2. Sendeorganisationen ændrer og ajourfører i samråd med værtsorganisationen og praktikanten læringsbehovene i lærings- og udviklingsplanen på grundlag af praktikstedets behov. I lærings- og udviklingsplanen fastlægges navnlig:
a)
de læringsresultater, som praktikanten forventes at opnå i løbet af praktikforløbet
b)
de opgaver, som praktikanten skal gennemføre som led i læringsprocessen, og de ressourcer, der skal stilles til rådighed
c)
de mål og resultater, som praktikanten forventes at opnå efter afslutning af praktikforløbet.
3. Følgende artikler i denne forordning finder tilsvarende anvendelse på praktikophold og pålægger de sendeorganisationer, der ansætter praktikanterne, visse forpligtelser:
a)
artikel 19, stk. 4, 5, 6 og 9, samt artikel 21 og 22
b)
artikel 24 med undtagelse af stk. 5. Kandidater, der kommer fra EU-lande eller fra tredjelande som omhandlet i artikel 23, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 375/2014 i overensstemmelse med betingelserne i nævnte artikel, og som er dækket af deres nationale socialsikrings- eller forsikringsordning i deres opholdsland, og som gennemfører et praktikophold i ovennævnte lande, modtager kun en tillægsdækning. Det betyder, at deres forsikringsdækning er begrænset til omkostninger, der ikke er dækket via den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning. I særligt begrundede tilfælde, hvor den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning kun dækker en del eller ingen af de omkostninger, der er omhandlet i artikel 24, stk. 5, dækkes 100 % af omkostningerne
c)
artikel 25 med undtagelse af stk. 6, artikel 26 og artikel 27, stk. 1, hvor det er relevant
d)
artikel 28, stk. 1, 8, og 14, og artikel 30, stk. 1, 4, 5, 6 og 7.
Artikel 14
Vurdering af kandidaten efter praktikopholdet
1. Ved afslutningen af praktikopholdet foretager praktikanten en selvevaluering på grundlag af kompetencerammen og lærings- og udviklingsplanen.
2. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen gennemgår selvevalueringen og vurderer praktikanten i samråd med værtsorganisationen, især for at:
a)
vurdere praktikantens præstation i forhold til målene
b)
undersøge, om de aftalte resultater er blevet opnået
c)
klarlægge læringsresultaterne.
3. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede og kan ikke blive EU-bistandsfrivillige. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
Artikel 15
Yderligere uddannelse forud for udsendelse
Med forbehold af kandidatens deltagelse i uddannelsesprogrammet eller som praktikant kan sendeorganisationen tilbyde yderligere relevant uddannelse forud for udsendelsen, såsom uddannelse med henblik på tilpasning af kandidatens tekniske kompetencer, så de opfylder værtsorganisationens behov, kurser i sprog, der er nødvendige i udsendelseslandet osv.
Artikel 16
Kontrakt med den EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af resultaterne af introduktionsforløbet forud for udsendelsen og eventuelt praktikopholdet og andre uddannelsesforløb forud for udsendelsen som omhandlet i artikel 13-15 bekræfter sendeorganisationen i samråd med værtsorganisationen den endelige vurdering af kandidatens egnethed til udsendelse som EU-bistandsfrivillig.
2. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige, som er erklæret egnet, undertegner en udsendelseskontrakt som fastsat i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Kontrakten, som udformes i tæt samråd med værtsorganisationerne, fastsætter de specifikke betingelser for udsendelse og den EU-bistandsfrivilliges rettigheder og forpligtelser. Det skal også fremgå, hvilket lands lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og kontrakten skal desuden som minimum indeholde følgende elementer:
a)
den nærmere fastlæggelse af den EU-bistandsfrivilliges stilling og titel, udsendelsens varighed og udsendelsesstedet samt de opgaver, der skal udføres, som fastlagt i opgavebeskrivelsen, herunder elementerne fra kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014
b)
kontraktens varighed, herunder start- og sluttidspunkt
c)
præstationsstyring, herunder:
-
ledelsesstruktur, bl.a. den EU-bistandsfrivilliges ansvarlige nærmeste chef fra værtsorganisationen og kontaktpunktet for løbende støtte fra sendeorganisationen
-
mentorordninger
d)
arbejdsvilkår, herunder arbejdstid og orlov
e)
den EU-bistandsfrivilliges økonomiske rettigheder og forpligtelser, herunder de nødvendige foranstaltninger i forbindelse med deres ophold:
-
tilskud til opholdsudgifter og etablering
-
oplysninger om gældende beskatnings- og socialsikringsregler
-
forsikringsdækning
-
logi
-
rejse
f)
praktiske foranstaltninger:
-
lægeundersøgelse
-
visum og arbejdstilladelse
g)
fortrolighedskrav
h)
forventet adfærd fra den EU-bistandsfrivilliges side, herunder integritet og overholdelse af adfærdskodeksen samt beskyttelse af børn og sårbare voksne, bl.a. en klausul om nultolerance over for seksuelt misbrug, som vedlægges som bilag til kontrakten
i)
disciplinær politik og ophævelse af status som frivillig
j)
mæglingsmekanisme til brug ved problemløsning, klager og tvistbilæggelse
k)
ansvar og politikker vedrørende forvaltning af sikkerhed og sundhed
l)
læring og udvikling
-
uddannelse og introduktion
-
debriefing.
4. I tilfælde af en tvist mellem værts- eller sendeorganisationen og en EU-bistandsfrivillig har den EU-bistandsfrivillige ret til effektive retsmidler i overensstemmelse med de nationale bestemmelser, der gælder for sendeorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter modtagelse af den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke registrerer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivilliges oplysninger i databasen som omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) nr. 375/2014 (i det følgende benævnt »databasen«). Enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med denne database skal foregå i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014. Når Kommissionen behandler personoplysninger i forbindelse med denne database finder forordning (EF) nr. 45/2001 (2) anvendelse.
KAPITEL 5
UDSENDELSE OG FORVALTNING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 18
Introduktion i udsendelseslandet
1. Værtsorganisationerne sørger for, at alle EU-bistandsfrivillige efter deres ankomst til udsendelseslandet får en grundig og passende introduktion på stedet, der som minimum omfatter følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, det operationelle og tekniske team, den krisestyringsansvarlige samt støtteteams såsom personale- og økonomiafdelingen), projektsted(er) og organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om værtsorganisationens mission, kompetenceområde og projekter, de berørte samfund, de operationelle forhold samt forventningerne til resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den
c)
de relevante lokale rammebestemmelser, der gælder for den EU-bistandsfrivillige
d)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed som omhandlet i artikel 28 og 30
e)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
f)
kulturel orientering om landet, regionen og udsendelsesstedet, herunder retningslinjer for passende adfærd
g)
debriefing på stedet som omhandlet i artikel 23.
2. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet i udsendelseslandet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 19
Vejledning og præstationsstyring
1. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et præstationsstyringssystem, der er baseret på præstationsmål og forventede resultater, for at måle fremskridtene og kvaliteten af den EU-bistandsfrivilliges arbejde i henhold til opgavebeskrivelsen.
2. I præstationsstyringsproceduren beskrives sende- og værtsorganisationernes respektive roller og ansvar i forbindelse med vejledningen af den EU-bistandsfrivillige.
3. Under introduktionsforløbet fastsætter sende- og værtsorganisationerne sammen med den EU-bistandsfrivillige dennes præstationsmål og giver vedkommende mulighed for at fremsætte bemærkninger til de fleksible elementer i opgavebeskrivelsen.
4. Værtsorganisationen udpeger den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef, som skal være ansvarlig for at vejlede den EU-bistandsfrivillige, og som med passende mellemrum, og når det praktisk kan lade sig gøre, skal holde vejledningsmøder med den EU-bistandsfrivillige.
5. Hvis det er relevant, og afhængigt af udsendelsens varighed, foretager sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen sammen med den EU-bistandsfrivillige en fælles midtvejsevaluering af den frivilliges præstation for formelt at evaluere integrationsprocessen og fremskridtene med opfyldelsen af målene og for at justere målene, opgavebeskrivelsen samt lærings- og udviklingsplanen.
6. Hvis konklusionen i midtvejsevalueringen er, at den EU-bistandsfrivillige udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, træffer værtsorganisationen efter aftale med sendeorganisationen afgørelse om at afslutte udsendelsen før tid. De skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
7. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen foretager sammen med den EU-bistandsfrivillige en endelig præstationsvurdering for ved afslutningen af udsendelsen at evaluere den EU-bistandsfrivilliges indsats i forhold til målene for vedkommendes opgavebeskrivelse og i forhold til lærings- og udviklingsplanen.
8. Resultaterne af præstationsvurderingen integreres i den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan.
9. Sendeorganisationen opbevarer præstationsvurderingsoptegnelserne i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, som er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og registrerer i databasen, om udsendelsen er blevet afsluttet planmæssigt eller ej, og hvis ikke, hvad årsagen hertil er.
Artikel 20
Løbende vejledning fra sendeorganisationer
1. Forud for udsendelsen udpeger sendeorganisationen en kontaktperson, som skal stå til rådighed i hele udsendelsens varighed, og som skal have regelmæssig kontakt med den EU-bistandsfrivillige for at:
a)
bistå den EU-bistandsfrivillige i etablerings- og overgangsfasen
b)
yde den nødvendige ekstra støtte til den EU-bistandsfrivillige og værtsorganisationen
c)
tage del i midtvejsevalueringen og i endelige evalueringer samt i andre møder, hvis det er nødvendigt, og
d)
yde mæglingsstøtte i tilfælde af uoverensstemmelser mellem værtsorganisationen og den EU-bistandsfrivillige.
2. Hvis den udpegede kontaktperson ikke længere er i stand til at udfylde sin rolle under udsendelsen, findes der hurtigst muligt en stedfortræder for at sikre bistandens kontinuitet.
Artikel 21
Mentorordning
1. Værtsorganisationen udpeger en eller flere mentorer for den EU-bistandsfrivillige med henblik på at yde støtte på områder såsom:
a)
udvikling af faglige færdigheder, præstationsforbedring og tilegnelse af viden
b)
kulturel integration og akklimatisering
c)
vejledning i tilknytning til opgavebeskrivelsen og
d)
håndtering af psykosociale problemstillinger.
2. Den eller de udpegede mentor(er) skal have adgang til og basere deres støtte på den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan og opgavebeskrivelse. Mentoren eller mentorerne mødes regelmæssigt med den EU-bistandsfrivillige for at drøfte dennes fremskridt og hjælpe med at løse udsendelsesmæssigt relaterede og personlige problemer.
3. Vejledningen tilpasses efter de lokale forhold og skal, såfremt det er muligt, også være relevant for lokale frivillige.
4. Sendeorganisationen skal gøre det lettere at yde vejledning ved gennem et samarbejde med værtsorganisationen at yde analytisk støtte, uddannelsesstøtte og anden form for kapacitetsopbyggende støtte og ved i deres egne strukturer og netværk at finde frem til egnede personer, der har de nødvendige færdigheder, i tilfælde af at adgangen til egnede vejledere på stedet er begrænset.
5. Hvis det er relevant, kan fjernvejledning overvejes, især gennem netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 22
Arbejdsvilkår
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal sikres passende arbejdsvilkår, der sætter dem i stand til at udføre deres arbejde tilfredsstillende under udsendelsen, og sikrer deres trivsel, motivation, sundhed og sikkerhed. Arbejdsvilkårene skal være i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i direktiv 89/391/EF (3) og direktiv 2003/88/EF (4).
2. Sende- og værtsorganisationerne samarbejder om at fastsætte passende arbejdsvilkår på grundlag af de lokale og nationale operationelle forhold.
3. Værtsorganisationen giver de nødvendige oplysninger og foreslår arbejdsvilkårene, hvorefter sendeorganisationen vurderer, om de er egnede og passende til at sikre overensstemmelse med deres pligt til at udvise omhu og med sendeorganisationens generelle politikker og praksis.
4. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at de foreslåede arbejdsvilkår følger de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer som omhandlet i artikel 28, 29 og 30 og er i overensstemmelse med kravene vedrørende arbejdstid, orlov, daglige og ugentlige hvileperioder og arbejdsstedet som omhandlet i punkt 3 i bilag I.
Artikel 23
Udsendelsens afslutning og støtte efter endt udsendelse
1. Sende- og værtsorganisationerne træffer i fællesskab beslutning om indholdet og formen af den debriefing, som alle EU-bistandsfrivillige, også dem, der vender tilbage før tid, modtager.
2. Værtsorganisationen giver den EU-bistandsfrivillige en personlig eller gruppebaseret debriefing, der omfatter den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, stk. 7, og, såfremt det er relevant, en projektbeskrivelse til det team og de samarbejdspartnere, der viderefører de aktiviteter, som den EU-bistandsfrivillige har varetaget, med henblik på at sikre bæredygtighed og kontinuitet.
3. Sendeorganisationen giver de tilbagevendte EU-bistandsfrivillige en rettidig personlig eller gruppebaseret debriefing samt operationelle eller projektorienterede debriefinger baseret på feedback fra værtsorganisationen og den endelige gennemførelse af lærings- og udviklingsplanen.
4. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder og rådgivningsstøtte, som den EU-bistandsfrivillige kan deltage i på frivillig basis.
5. Sende og værtsorganisationerne vejleder den EU-bistandsfrivillige i, hvilke muligheder der er for fortsat at arbejde inden for området humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab, herunder fremme af og deltagelse i netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
6. Sendeorganisationen opfordrer hjemvendte EU-bistandsfrivillige til at give konstruktiv feedback om initiativet EU-bistandsfrivillige, bl.a. ved at forklare, hvordan deres erfaringer kan bruges i forbindelse med fremtidige udsendelser.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FORSIKRING OG LEVEVILKÅR
Artikel 24
Forsikringsdækning
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal være omfattet af en fuldt dækkende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelandet og i relevante perioder før og efter.
2. Forsikringen skal være dækkende i hele verden, døgnet rundt. Den skal løbe fra den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader sit hjem og rejser til udsendelseslandet, og indtil den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader udsendelseslandet og kommer tilbage til bopælslandet (i det følgende benævnt »den første dækningsperiode«).
3. Hvis forsikringen skal dække i mere end 12 uger, forlænges den i yderligere 8 uger i den forsikredes hjemland for at dække opfølgende lægebehandling af sygdomme og skader, som den forsikrede kan have pådraget sig i løbet af den første dækningsperiode.
4. Forsikringen skal dække alle aktiviteter, der er knyttet til initiativet EU-bistandsfrivillige, og også den EU-bistandsfrivilliges private aktiviteter i løbet af den første dækningsperiode.
5. Alle EU-bistandsfrivillige skal være dækket 100 % (fuld dækning) på følgende områder:
a)
læge- og tandlægebehandling
b)
graviditet og fødsel
c)
ulykke
d)
hjemtransport
e)
livsforsikring
f)
permanent og midlertidig invaliditet eller uarbejdsdygtighed
g)
erstatningsansvar over for tredjemand
h)
tab eller tyveri af dokumenter, rejsehjemmel og personlige ejendele
i)
supplerende bistand.
6. Med henblik på at sikre ligebehandling og dækning af alle EU-bistandsfrivillige kan Kommissionen indgå kontrakter med en eller flere forsikringsgivere via udbud.
Artikel 25
Beløb til dækning af opholdsudgifter og etablering
1. Sendeorganisationen yder et beløb til dækning af de EU-bistandsfrivilliges ophold i disses egenskab af ikke-beskæftigede personer i form af faste beløb, som betales i god tid og med faste mellemrum.
2. De faste beløb til dækning af opholdsudgifter baseres på en forbrugskurv, der omfatter den EU-bistandsfrivilliges almindelige udgifter til følgende:
a)
fødevarer
b)
toilet- og husholdningsartikler
c)
tøj
d)
lokal transport og indenlandsk transport
e)
diverse udgifter, som anses for at være nødvendige for at sikre en passende levestandard og deltagelse i lokalsamfundet (et beløb på højst 20 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d), kan lægges oveni for at omfatte andre udgifter til eksempelvis fritidsinteresser, klipninger, aviser og kontorartikler)
f)
et beløb til uforudsete udgifter til EU-bistandsfrivillige, som opholder sig i områder, hvor prisindekset er højere end landsgennemsnittet (beløbet må højst udgøre 10 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d)).
3. Omkostninger til logi indgår ikke i de faste beløb til dækning af opholdsudgifter.
4. Kommissionen offentliggør oplysninger om de faste beløb til dækning af opholdsudgifter for udsendelseslandene på grundlag af landeindekser. Ud over beløbet til dækning af opholdsudgifter kan udgifter til særlige behov, der er knyttet til invaliditet eller andre behørigt begrundede særlige omstændigheder, godtgøres.
5. EU-bistandsfrivillige underrettes rettidigt om ændringer i indeksene og i beløbene til dækning af opholdsudgifter, som berører dem i løbet af deres udsendelse, især i lande med høj inflation eller deflation.
6. Efter planmæssig afslutning af udsendelsen giver sendeorganisationen tilbagevendende EU-bistandsfrivillige et tilskud, der regelmæssigt indekseres, til etablering i hjemlandet på 100 EUR om måneden i henhold til varigheden af deres udsendelse.
Artikel 26
Logi
1. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen stiller et passende logi til rådighed for den EU-bistandsfrivillige til en rimelig pris i forhold til det lokale prisleje.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at det tilbudte logi er i overensstemmelse med de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer, der er omhandlet i artikel 28, 29 og 30, og er i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i punkt 4 i bilag I.
3. Omkostninger til logi, opvarmning og andre omkostninger med direkte tilknytning hertil bæres direkte af værtsorganisationen, hvis det er muligt. Værtsorganisationen indgår kontrakter med udlejerne og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at orientere værter og udlejere om initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 27
Rejseomkostninger og lignende
1. Sendeorganisationen tilrettelægger den EU-bistandsfrivilliges rejse til og fra udsendelsesstedet, også i tilfælde af tidlig hjemrejse, og dækker rejseudgifterne.
2. Efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige tilrettelægger sendeorganisationen desuden hjemrejse i følgende tilfælde og dækker omkostningerne hertil:
a)
orlov i hjemlandet for EU-bistandsfrivillige, hvis udsendelsesperiode overstiger 18 måneder
b)
forældreorlov for EU-bistandsfrivillige, som har forsørgerpligt over for et eller flere børn på under 12 år, såfremt deres udsendelsesperiode overstiger 6 måneder
c)
tjenestefri i tilfælde af, at et familiemedlem i direkte op- eller nedadgående linje eller den frivilliges ægtefælle eller registrerede partner, søster eller bror skal begraves eller lider af en alvorlig lægeattesteret sygdom.
3. Rejseomkostningerne kan baseres enten på de faktiske omkostninger til billetter på økonomiklasse eller anden klasse eller tilbagebetales i form af faste beløb baseret på en rimelig afstandsberegningsmetode.
4. Sendeorganisationen giver oplysninger og logistisk bistand i forbindelse med opnåelse af visum til den EU-bistandsfrivillige, og værtsorganisationen hjælper med at opnå visum i det omfang, det er nødvendigt. Sendeorganisationen dækker omkostningerne til opnåelse af visum, herunder nødvendige rejseomkostninger.
KAPITEL 7
PROCEDURER TIL SIKRING AF OMHU OG SIKKERHED
Artikel 28
Sikkerhedsstyring og risikovurdering
1. Sendeorganisationen skal have en sikkerhedspolitik og risikovurderingsprocedurer, som skal være egnede til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses.
2. På grundlag af sendeorganisationens sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab en sikkerhedsstyrings- og evakueringsplan for aktioner under initiativet EU-bistandsfrivillige. Sådanne planer skal som minimum opfylde kravene i punkt 5 i bilag I.
3. Sende- og værtsorganisationerne foretager i fællesskab en skriftlig vurdering af sikkerheds-, rejse- og sundhedsrisiciene i udsendelseslandet. Sådanne vurderinger skal som minimum opfylde kravene i punkt 6 i bilag I.
4. Den i stk. 3 omhandlede risikovurdering gennemgås og ajourføres så regelmæssigt, som forholdene kræver det, og som minimum inden den EU-bistandsfrivilliges udsendelse. Hvis risikovurderingen fører til den konklusion, at udsendelsen vil finde sted i områder med internationale eller ikke-internationale væbnede konflikter eller i områder med fare for udbrud af sådanne konflikter, indstilles planlægningen af udsendelsen, eller den aflyses, såfremt en EU-bistandsfrivillig allerede er blevet udvalgt.
5. Kravene til sikkerhedsbevidsthed og passende adfærd i forbindelse med risiko- og sikkerhedsstyring skal indgå i beskrivelsen af opgaven og rekrutteringsprocessen.
6. Sendeorganisationen underretter medlemsstaternes relevante nationale myndigheder og andre deltagende lande, jf. artikel 23 i forordning (EU) nr. 375/2014, inden en af deres borgere udsendes som EU-bistandsfrivillig. Forud for udsendelse gør den sendeorganisation, som udsender EU-bistandsfrivillige, der ikke er EU-borgere, sig bekendt med reglerne for konsulær beskyttelse, der ydes af det land, som den frivillige er statsborger i, eller af et andet land.
7. Sende- og værtsorganisationerne sikrer sig, at alle oplysninger om sikkerhedsprocedurer formidles til den EU-bistandsfrivillige, og at denne har forstået dem. Under introduktionsforløbet gives en situationsrelateret sikkerhedsorientering inden afrejse og ligeledes inden for 24 timer efter ankomst til udsendelseslandet. Den skal omfatte resultaterne af risikovurderingen, evakuerings- og sikkerhedsstyringsplanen, herunder rapportering om sikkerhedsrelaterede hændelser, procedurer for evakuering og hjemsendelse, et kommunikationstræ, krisestyringskontaktpersonen eller -personerne samt nærmere oplysninger om ambassader, politi, brandvæsen og hospitaler.
8. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af den tildelte forsikring som beskrevet i artikel 24.
9. Ud over det obligatoriske sikkerhedskursus i forbindelse med uddannelsesprogrammet giver sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige alle andre relevante sikkerhedskurser, som det tilbyder sine egne internationale medarbejdere.
10. Ved undertegnelsen af kontrakten som omhandlet i artikel 16, stk. 2, erklærer den EU-bistandsfrivillige at ville overholde dens bestemmelser, herunder pligten til at holde sig orienteret og ajourført om den aktuelle sikkerhedssituation, til at varetage sit personlige ansvar for håndteringen af egen, andres og organisationens sikkerhed og til at afstå fra farefuld adfærd. Sende- og værtsorganisationerne gør den EU-bistandsfrivillige opmærksom på konsekvenserne af enhver overtrædelse af sikkerhedsprocedurerne, især overtrædelser, som fører til en tvungen afbrydelse af udsendelsen før tid.
11. Sendeorganisationen anbefaler EU-bistandsfrivillige at lade sig registrere ved deres hjemlands ambassade eller konsulat ved ankomst til udsendelseslandet og oplyser dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her. Hvis det land, som den EU-bistandsfrivillige er statsborger i, ikke har en konsulær repræsentation i udsendelseslandet, anbefaler sendeorganisationen EU-bistandsfrivillige, som er EU-statsborgere, at lade sig registrere ved en anden medlemsstats ambassade eller konsulat og underretter dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her.
12. På grundlag af ajourføringer fra værtsorganisationen ajourfører sende- og værtsorganisationerne regelmæssigt evakueringsplanen for at sikre, at den til enhver tid er i overensstemmelse med forholdene. Af risikovurderingen skal fremgå, hvor ofte planen skal revideres, og værtsorganisationen benytter historiske data og aktuelle ajourføringer til at tilpasse planen i det omfang, det er nødvendigt. Evakueringsplanen opbevares på et sted, som den EU-bistandsfrivillige har let adgang til.
13. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige holdes ajourført om enhver ændring af den operative situation og de deraf følgende ændringer af enhver sikkerhedsprocedure eller -protokol.
14. Værtsorganisationen skal vide, hvor den EU-bistandsfrivillige opholder sig, og have et telefonnummer, som den til enhver tid kan komme i kontakt med vedkommende på, også når den EU-bistandsfrivillige er på orlov.
Artikel 29
Procedurer i tilfælde af ulykke eller evakuering
1. Hvis der opstår en sikkerhedsrelateret hændelse, orienteres den EU-bistandsfrivillige hurtigst muligt. Afhængig af hændelsens alvor og af sende- og værtsorganisationernes procedurer kan denne orientering forestås af den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef eller mentoren fra værtsorganisationen eller den krisestyringsansvarlige i sendeorganisationen og kan omfatte professionel psykologhjælp.
2. I tilfælde af evakuering følges evakueringsplanen; den EU-bistandsfrivillige beskyttes til enhver tid, og de procedurer, som anvendes af de konsulater eller ambassader, hvor den EU-bistandsfrivillige er blevet registreret, jf. artikel 28, stk. 11, følges, såfremt det er relevant.
3. Sendeorganisationen kontakter EU-bistandsfrivillige efter deres hjemkomst og sikrer en passende opfølgning, herunder en debriefing samt psykolog- og lægehjælp.
4. Sende- og værtsorganisationernes overvågnings- og evalueringsramme skal omfatte bestemmelser om sikkerhed, og erfaringer fra sikkerhedsrelaterede hændelser anvendes i forbindelse med gennemgang og forbedring af projekter.
Artikel 30
Sundhed og sikkerhed
1. Sendeorganisationen skal have en sundheds- og sikkerhedspolitik, som skal være egnet til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses; den skal indeholde retningslinjer vedrørende:
a)
personlig sundhed, såsom fysisk sundhed (sygdomsforebyggelse, kostvejledning og søvnrådgivning, kendskab til risici, der er forbundet med klimarelaterede og geografiske farer, samt adgang til behandling)
b)
mental sundhed (rådgivning om opnåelse af en balance mellem arbejds- og privatliv, stresshåndtering, handlestrategier, afslapningsmetoder og kontaktpunkter for psykosocial bistand).
2. På grundlag af sendeorganisationens organisatoriske sundheds- og sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab et omfattende sæt politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed for at opfylde deres pligt til at udvise omhu og for at sikre de EU-bistandsfrivilliges fysiske og følelsesmæssige trivsel.
3. Som led i den i artikel 28, stk. 3, omhandlede risikovurdering, og inden opgaven beskrives nærmere, vurderer sende- og værtsorganisationerne i fællesskab og på grundlag af indikatorerne i punkt 7 i bilag I, om den EU-bistandsfrivillige under udsendelsen kan garanteres sikre arbejds- og levevilkår.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af en omfattende syge- og rejseforsikring som beskrevet i artikel 24.
5. Under introduktionsforløbet orienterer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om de politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed, der er omhandlet i stk. 1 og 2, herunder sygdomme, førstehjælp, vedligeholdelse på alle udsendelsessteder, vedligeholdelse af køretøjer og udstyr, arbejdsstationer, balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og sikkerhedshændelser samt proceduren for medicinsk evakuering.
6. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige undergår en grundig lægeundersøgelse forud for udsendelsen, og tilbyder de anbefalede lægemidler og vaccinationer til beskyttelse mod risiciene i udsendelseslandet samt udstyr såsom førstehjælpskasse og myggenet mv., hvis det er nødvendigt.
7. Værtsorganisationen sørger for, at omhu indarbejdes i den daglige personaleforvaltning, og forsyner under introduktionsforløbet den EU-bistandsfrivillige med:
a)
ajourførte oplysninger om lokale sundheds- og sikkerhedsressourcer samt kontaktoplysninger på læger, hospitaler og ambulancetjenester
b)
vejledning i lokale sædvaner og normer som led i deres orientering på stedet for at mindske sikkerhedsrisiciene og lette integrationen.
8. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder eller rådgivningsstøtte som led i debriefingen. Sende- og værtsorganisationerne fremmer netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige som en alternativ støttemekanisme før, under og efter udsendelsen.
KAPITEL 8
PROCEDURER FOR OVERVÅGNING OG VURDERING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGES INDIVIDUELLE PRÆSTATION
Artikel 31
Overvågning og vurdering af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
1. På grundlag af den vejlednings- og præstationsstyringsprocedure, der er omhandlet i artikel 19, overvåger og vurderer sende- og værtsorganisationerne den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation, idet de måler fremskridtene og resultaterne for så vidt angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
2. Overvågningen og vurderingen af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation er en løbende proces gennem hele udsendelsen og omfatter specifikke evalueringer som minimum på følgende trin:
a)
hvis det er relevant, ved afslutningen af praktikopholdet som omhandlet i artikel 14
b)
i løbet af den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, og midtvejs i forløbet, såfremt det vurderes at være passende at foretage en midtvejsevaluering
c)
under debriefingen som omhandlet i artikel 23.
3. Sende- og værtsorganisationerne forelægger oplysninger, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - for så vidt angår resultater og virkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt i lyset af de indikatorer, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EU) nr. 375/2014. Oplysningerne skal indeholde anonymiserede optegnelser over kvaliteten af resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges arbejde, og disse optegnelser skal være tilgængelige med henblik på evaluering. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
4. Sendeorganisationerne støtter værtsorganisationernes opbygning af kapacitet til at måle fremskridt og resultater hvad angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
KAPITEL 9
CERTIFICERINGSMEKANISME FOR SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 32
Certificeringsmekanisme for værtsorganisationer
1. Værtsorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige som fastsat i denne forordning og i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. I selvevalueringen tilkendegiver værtsorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve kapacitetsopbygning, for at organisationen til fulde opfylder kravene.
3. Værtsorganisationen vedlægger tre anbefalinger til selvevalueringen i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III for at give omfattende oplysninger om alle kravene i henhold til de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige. Anbefalingerne skal være givet af interessenter inden for mindst to af følgende grupper:
a)
en certificeret sende- eller værtsorganisation, med hvem den ansøgende værtsorganisation allerede har et samarbejde eller agter at indlede et samarbejde med henblik på at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
en af Kommissionens humanitære bistandspartnere, som har en gældende rammeaftale (om partnerskab), og med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
c)
en relevant international organisation eller nonprofitorganisation eller offentligretligt organ af civil karakter, med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
d)
en akkrediterings- eller revisionsinstans, som har certificeret den ansøgende værtsorganisation på områder, der er relevante for initiativet EU-bistandsfrivillige; i givet fald vedlægges de pågældende akkrediterings- eller revisionsbeviser.
4. Den færdige selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte værtsorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 3 omhandlede anbefalinger.
5. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af selvevalueringen og anbefalingerne og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
6. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende værtsorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå støtte til kapacitetsopbygning med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for kapacitetsopbygning, som den ansøgende værtsorganisation skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har værtsorganisationen adgang og fortrinsret til kapacitetsopbygningsstøtte.
Artikel 33
Certificeringsmekanisme for sendeorganisationer
1. Sendeorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig evidensbaseret selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige.
2. I den evidensbaserede selvevaluering tilkendegiver sendeorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve teknisk bistand, for at organisationen til fulde opfylder kravene. Den skal også vedlægge dokumentation og verifikation for, at de politikker og den praksis, der er omhandlet under hvert af kravene i henhold til de fælles regler og procedurer, er blevet gennemført, især hvad angår frivillige.
3. Den færdige evidensbaserede selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte sendeorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 2 omhandlede bilag.
4. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af den evidensbaserede selvevaluering og de fremsendte bilag og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
5. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende sendeorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå teknisk bistand med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for teknisk bistand, som sendeorganisationen skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har sendeorganisationen adgang og fortrinsret til teknisk bistand.
Artikel 34
Retsmidler
1. Hvis Kommissionen beslutter ikke at tildele certificering og afviser en ansøgning, skal den i sin afgørelse oplyse, at den afviste ansøgende organisation først kan ansøge igen efter 12 måneder regnet fra datoen for ansøgerens modtagelse af afgørelsen om afvisning. I afgørelsen anføres også, hvilke retsmidler der er tilgængelige, såfremt ansøgeren ønsker at klage over afgørelsen.
2. I medfør af artikel 256 og 263 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten kompetence vedrørende Europa-Kommissionens retsakter, der skal have retsvirkning over for tredjemand. I medfør af artikel 256, 268 og 340 i TEUF har Retten ligeledes kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for skade forvoldt af Europa-Kommissionen for så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold.
Artikel 35
Organisationernes økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet
Vurderingen af de certificerede sende- og værtsorganisationers økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet indgår ikke i certificeringsproceduren. Disse elementer er dog en forudsætning for at modtage økonomisk bistand fra Unionen og vurderes i ansøgningsprocessen efter en indkaldelse af forslag.
Artikel 36
Certificeringens gyldighed og regelmæssig kontrol
1. De certificerede sende- og værtsorganisationer undergår på ny en certificeringsproces tre år efter modtagelsen af Kommissionens afgørelse om tildeling af certificering eller på ethvert andet tidspunkt i tilfælde af væsentlige ændringer af de fælles regler og procedurer vedrørende de pågældende forhold.
2. I certificeringens gyldighedsperiode kan de certificerede sende- og værtsorganisationer om nødvendigt blive pålagt at undergå regelmæssig kontrol forestået af Kommissionen.
3. Certificerede sende- og værtsorganisationer underretter straks Kommissionen om enhver ændring af deres retlige, økonomiske, tekniske eller organisatoriske forhold, som kan så tvivl om deres overholdelse af de fælles regler og procedurer eller skabe interessekonflikter. De underretter også Kommissionen om enhver ændring af deres navn, adresse eller retlige repræsentant.
Artikel 37
Suspendering og tilbagetrækning af certificering
1. På grundlag af oplysningerne fra den certificerede sende- og værtsorganisation, herunder fra den regelmæssige kontrol som omhandlet i artikel 36, stk. 2, og oplysninger opnået på anden vis, kan Kommissionen vurdere, at den certificerede sende- eller værtsorganisation ikke længere opfylder en eller flere af de fælles regler eller procedurer. I tilfælde heraf kan Kommissionen træffe passende foranstaltninger, herunder suspendere eller trække certificeringen tilbage, i overensstemmelse med proceduren i punkt 3 i bilag III.
2. En sende- eller værtsorganisation, hvis certificering suspenderes eller trækkes tilbage, må ikke udsende eller være vært for EU-bistandsfrivillige fra datoen for suspenderingen eller tilbagetrækningen og kan ikke modtage økonomisk støtte fra Unionen til dette formål.
3. I lyset af årsagerne til suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen, navnlig de EU-bistandsfrivilliges sikkerhed, kan Kommissionen kræve, at de EU-bistandsfrivillige, som er udsendt på det tidspunkt, hvor certificeringen suspenderes eller trækkes tilbage, sendes hjem.
4. Sende- eller værtsorganisationen har ikke ret til at kræve kompensation som følge af suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen.
Artikel 38
Erstatningsansvar
Kommissionen er ikke som følge af sende- eller værtsorganisationens certificerede status ansvarlig for tab eller skade, som sende- eller værtsorganisationen eller tredjemand forårsager eller lider.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. november 2014.
REGOLAMENTO DI ESECUZIONE (UE) N. 1244/2014 DELLA COMMISSIONE
del 20 novembre 2014
recante modalità di applicazione del regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario»)
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 aprile 2014, che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario») (1), in particolare l'articolo 9, paragrafo 3, l'articolo 10, paragrafo 1, e l'articolo 12, paragrafo 6,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (UE) n. 375/2014, la Commissione dovrebbe stabilire norme e procedure riguardanti le condizioni, le modalità e i requisiti necessari che le organizzazioni di invio e di accoglienza devono applicare nell'individuare, selezionare, preparare, gestire e mobilitare i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario per sostenere le azioni di assistenza umanitaria in paesi terzi. Il regolamento (UE) n. 375/2014 dispone che tali norme vengano adottate tramite atti delegati e stabilisce le procedure da adottare tramite atti di esecuzione.
(2)
Tutti i soggetti chiamati in causa dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi i volontari e le organizzazioni di invio e di accoglienza, dovrebbero essere incoraggiati a identificarsi collettivamente con l'iniziativa.
(3)
È importante che i candidati volontari siano individuati e selezionati nell'ambito di una procedura non discriminatoria, equa e trasparente, basata sul partenariato tra organizzazioni di invio e di accoglienza, che risponda ai bisogni reali espressi a livello locale dalle organizzazioni di accoglienza.
(4)
Sia le organizzazioni di accoglienza e che quelle di invio dovrebbero mettere a punto un approfondito programma di inserimento al fine di evitare malintesi circa ruoli e aspettative e fornire ai volontari una preparazione adeguata e pratica in vista dell'incarico da ricoprire. Verrebbero così gettate le basi per un clima di fiducia e accettazione nella comunità di accoglienza, tenendo pienamente conto delle specificità culturali rilevanti.
(5)
La formazione è un elemento essenziale della preparazione pre-mobilitazione e dovrebbe essere fornita a tutti i candidati volontari attraverso un programma strutturato di corsi obbligatori e facoltativi. Inoltre ai giovani professionisti dovrebbero essere concesso, se necessario mediante un apprendistato, di sviluppare ulteriormente le loro competenze e di acquisire nuove conoscenze e capacità specifiche nel settore umanitario. Tutto ciò dovrebbe essere in linea con la natura delle attività e con il contesto in cui operano le organizzazioni di invio e di accoglienza.
(6)
Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero dotarsi di un sistema di supervisione e gestione adeguato che permetta di supervisionare e valutare congiuntamente i risultati e le realizzazioni dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e di fornire un feedback sui loro compiti e obbiettivi. Ciò contribuirà a migliorare la rendicontabilità dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(7)
Il tutoraggio dovrebbe integrare la supervisione e la gestione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e fornire loro un ulteriore supporto prima, durante e dopo la mobilitazione.
(8)
Durante la mobilitazione in paesi terzi, è opportuno stabilire un canale di comunicazione sempre aperto e un ulteriore supporto da parte dell'organizzazione di invio. Alla fine dell'incarico è auspicabile fornire un debriefing (resoconto post-mobilitazione) e un supporto a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(9)
È necessario provvedere a condizioni di lavoro e di vita consone per consentire ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di espletare i propri compiti in un ambiente sicuro e igienicamente adeguato, che soddisfi i loro bisogni elementari senza privazioni personali, pur rispettando lo spirito di un tenore di vita modesto e non pretenzioso che si addice a un volontario. Le indennità di soggiorno e gli altri compensi versati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario non vanno intesi alla stregua di un salario corrisposto per un lavoro regolare. Gli importi di tali pagamenti non dovrebbero essere stabiliti sulla base dell'esperienza professionale, delle competenze o dei risultati conseguiti dal volontario rispetto ai compiti assegnati, in quanto mirano unicamente a coprire le spese di vitto e alloggio durante la mobilitazione. Per garantire un livello elevato e omogeneo di protezione, tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita al fine di proteggerli nel corso dell'intera mobilitazione nei paesi terzi o durante altri periodi che la precedono o la seguono.
(10)
L'obbligo di diligenza, della massima importanza, è una responsabilità condivisa. Le organizzazioni di invio e di accoglienza dovrebbero, nella misura del possibile, tutelare la salute, la protezione, la sicurezza e il benessere dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e sviluppare procedure adeguate in materia di sicurezza, salute e protezione. Sul luogo di lavoro, i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero inoltre fare tutto il possibile per garantire salute, protezione e sicurezza a sé stessi e agli altri.
(11)
Le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dovrebbero essere monitorate e valutate continuamente, per tutta la durata dell'incarico, sulla base di un sistema di supervisione e gestione delle prestazioni che dimostri, dati alla mano, in quale misura la prestazione individuale del Volontario dell'Unione per aiuto umanitario contribuisce agli obiettivi del progetto e all'intera iniziativa, a livello di effetti e di impatto.
(12)
Occorre un solido dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio e di accoglienza rispettino le norme previste nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e le procedure previste nel presente regolamento. Tale dispositivo di certificazione dovrebbe basarsi su principi di semplificazione e di non duplicazione, di differenziazione tra le organizzazioni di invio e di accoglienza, di efficacia dei costi, di trasparenza e di imparzialità, incoraggiando la diversità e l'accessibilità.
(13)
Le misure di cui al presente regolamento sono conformi al parere del comitato istituito dall'articolo 26 del regolamento (UE) n. 375/2014.
(14)
Al fine di assicurare una tempestiva attuazione dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, è necessario che il presente regolamento entri in vigore con urgenza in quanto stabilisce le disposizioni in base alle quali le organizzazioni esecutive mobilitano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario nei paesi terzi,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le modalità di attuazione del regolamento (UE) n. 375/2014 per quanto riguarda gli ambiti elencati all'articolo 9, paragrafo 3, all'articolo 10, paragrafo 1, e all'articolo 12, paragrafo 6, e riportati di seguito:
a)
le procedure da seguire per l'individuazione, la selezione e la necessaria preparazione pre-mobilitazione dei candidati volontari incluso, se del caso, l'apprendistato;
b)
le disposizioni relative al programma di formazione e alla procedura di valutazione del grado di preparazione dei candidati volontari alla mobilitazione;
c)
le disposizioni relative alla mobilitazione e alla gestione nei paesi terzi dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario inclusi, tra l'altro, il controllo sul campo, la fornitura di un sostegno continuo sotto forma di orientamento, tutoraggio e formazioni supplementari, le necessarie condizioni di lavoro e il sostegno post-mobilitazione;
d)
la copertura assicurativa e le condizioni di vita dei volontari, inclusa la copertura delle spese di sussistenza, di alloggio e di viaggio come pure di altre spese rilevanti;
e)
le procedure da seguire prima, durante e dopo la mobilitazione per garantire l'obbligo di diligenza e misure di protezione e sicurezza adeguate, tra cui protocolli di evacuazione medica e piani di sicurezza relativi all'evacuazione di emergenza dai paesi terzi, incluse le necessarie procedure di collegamento con le autorità nazionali;
f)
le procedure relative al monitoraggio e alla valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
g)
un dispositivo di certificazione che garantisca che le organizzazioni di invio dei volontari rispettino le norme e le procedure di cui all'articolo 9 del regolamento (UE) n. 375/2014, e un dispositivo di certificazione differenziato per le organizzazioni di accoglienza.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni di cui all'articolo 3 del regolamento (UE) n. 375/2014 e le definizioni stabilite dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «quadro delle competenze»: un quadro ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
b) «piano di apprendimento e sviluppo»: un piano ai sensi del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
c) «formatore»: la persona assunta da chi eroga la formazione per impartire uno o più moduli di formazione o facilitare lo svolgimento di esercitazioni di simulazione, basate sui possibili scenari, e di valutare le competenze dei candidati volontari;
d) «tutore formatore»: il formatore, assunto da chi eroga la formazione, che svolge un ruolo di coordinamento e valuta l'ammissibilità del candidato volontario alla mobilitazione. Il tutore è responsabile di un gruppo di candidati volontari; coordina la valutazione delle loro competenze sulla base dei riscontri forniti da altri formatori; esamina e valuta, insieme a ciascun candidato volontario, l'autovalutazione e la valutazione individuale fornita dai formatori;
e) «tutoraggio»: il processo di trasmissione informale di conoscenze, capitale sociale e supporto psicosociale che riguardano lavoro, carriera o sviluppo professionale. Il tutoraggio comporta una comunicazione informale, che avviene solitamente faccia a faccia e per un periodo prolungato, tra, da un lato, una persona individuata dall'organizzazione di accoglienza quale tutore e che si ritiene disponga di conoscenze, competenze ed esperienza significative, e, dall'altro, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario;
f) «debriefing»: (resoconto post-mobilitazione) il processo che fornisce alle organizzazioni di invio e di accoglienza e al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario informazioni chiare sui risultati dell'incarico, le prestazioni dei Volontari, oltre a raccomandazioni o insegnamenti derivanti dalla loro esperienza, nonché capitalizzazione, lezioni apprese e l'occasione di concludere l'incarico in termini professionalmente proficui.
CAPO 2
PROCEDURE PER L'INDIVIDUAZIONE E LA SELEZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 3
Procedura di individuazione e selezione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono congiuntamente la procedura di individuazione e selezione. Ruoli, responsabilità e processi sono definiti in modo da garantire un processo di reclutamento trasparente, equo ed efficace, nel rispetto delle norme sulla parità di trattamento, sulle pari opportunità e sulla non discriminazione, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. La procedura di individuazione e selezione si fonda su un partenariato tra le organizzazioni di invio e di accoglienza e garantisce una comunicazione tempestiva e continuativa. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza sia costantemente coinvolta nell'intero processo di reclutamento.
3. La procedura di individuazione e selezione convenuta si applica a tutte le fasi del processo di reclutamento.
4. La procedura di individuazione e selezione comprende, come minimo:
a)
la definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, secondo quanto previsto all'articolo 4;
b)
l'annuncio e il modulo di candidatura, secondo quanto previsto all'articolo 5;
c)
la valutazione, la preselezione e la selezione finale dei candidati, secondo quanto previsto all'articolo 6;
d)
la selezione, secondo quanto previsto all'articolo 7.
Articolo 4
Definizione dei compiti assegnati, del profilo delle competenze e dei criteri di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base di una valutazione dei bisogni svolta in conformità del regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di accoglienza propone, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato I, i compiti da assegnare al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi degli elementi di flessibilità che consentano di tenere conto del contributo del volontario una volta assunto.
2. L'organizzazione di invio riesamina i compiti assegnati e li modifica, se necessario, al fine di assicurare una corrispondenza realistica e adeguata che tenga conto delle competenze che i Volontari europei per l'aiuto umanitario dovranno vantare, della capacità di assorbimento e dei bisogni dell'organizzazione di accoglienza.
3. Sulla base dei compiti assegnati e del quadro delle competenze, le organizzazioni di invio e di accoglienza definiscono un profilo delle competenze del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e i criteri di selezione, con i requisiti minimi da applicare nel corso del processo di reclutamento. Il profilo delle competenze indica anche se il volontario è un giovane professionista o un professionista esperto e se sia necessario un apprendistato.
Articolo 5
Annuncio e modulo di candidatura
1. L'annuncio dell'incarico da ricoprire compete all'organizzazione di invio. Questa, con il contributo dell'organizzazione di accoglienza, elabora e allega all'annuncio un pacchetto informativo per far conoscere l'iniziativa e attrarre candidati volontari.
2. L'annuncio è redatto come minimo in inglese, in un linguaggio chiaro, concreto e accessibile, e fornisce informazioni circa la posizione offerta al candidato volontario conformemente ai requisiti di cui al punto 2 dell'allegato I.
3. L'annuncio è pubblicato per un minimo di un mese sulla piattaforma centrale dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, utilizzando eventualmente altri mezzi promozionali per attirare candidati verso la piattaforma. In circostanze debitamente giustificate, per incarichi in risposta a crisi umanitarie, l'annuncio può essere pubblicato per un periodo inferiore a un mese ma non inferiore a una settimana.
4. Il candidato propone la propria candidatura compilando un modulo standard e un curriculum vitae dettagliato. Il candidato compila inoltre un questionario di autovalutazione standard in cui valuta le proprie competenze, quali previste dal quadro delle competenze, e la propria adattabilità al compito assegnato e alle condizioni di vita e di lavoro riportate nell'annuncio. Il candidato deve acconsentire a queste condizioni.
Articolo 6
Procedura di valutazione, preselezione e selezione finale
1. L'organizzazione di invio valuta il candidato in base alle informazioni fornite nel modulo di domanda e nel questionario di autovalutazione, alla lettera in cui motiva la sua partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'incarico specifico, e testando la sua capacità di analizzare uno scenario rilevante per gli aiuti umanitari, tramite una prova scritta, una composizione o prove analoghe.
2. Sulla base della valutazione, l'organizzazione di invio presenta all'organizzazione di accoglienza una prima preselezione dei candidati, per poi selezionare insieme una rosa ristretta di candidati da invitare al colloquio.
3. I candidati inclusi nella rosa ristretta sono invitati a un colloquio strutturato in funzione del quadro delle competenze. Il colloquio si svolge di persona oppure, ove possibile, utilizzando i nuovi mezzi di comunicazione, con la partecipazione dell'organizzazione di accoglienza. Ulteriori metodi di valutazione possono includere centri di valutazione, attività di gruppo ed esercizi di simulazione.
4. Se necessario, l'organizzazione di invio può verificare le referenze personali e professionali prima di procedere alla selezione finale. L'annuncio contiene informazioni circa il processo di screening, in modo da farne partecipi i candidati sin dall'inizio.
Articolo 7
Selezione
1. La decisione finale sulla selezione del candidato volontario spetta all'organizzazione di accoglienza, che la conferma all'organizzazione di invio la quale, a sua volta, ha il compito di offrire la posizione e organizzare la fase propedeutica. Per ciascuna posizione è possibile selezionare volontari di riserva che prendano il posto del candidato in caso quest'ultimo rassegni le dimissioni o non sia più disponibile.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza devono essere in grado di documentare e giustificare la loro decisione in merito alla selezione nel rispetto dei principi di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione durante l'intero processo di individuazione e selezione.
3. La procedura di selezione si conclude in un arco di tempo ragionevole. L'organizzazione di invio informa tutti i candidati circa la decisione di selezione presa e circa la possibilità di chiedere chiarimenti in proposito. Essa invita il candidato volontario selezionato a confermare per iscritto l'interesse a partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
4. L'organizzazione di invio si assicura che la documentazione sul processo di individuazione e selezione sia tracciabile e conservata nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
Articolo 8
Procedura di valutazione delle esigenze di apprendimento
1. Basandosi sui risultati del reclutamento, sui bisogni dell'organizzazione di accoglienza e sulla prevista mobilitazione, l'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il candidato volontario, valuta le esigenze di apprendimento e individua i moduli del programma di formazione ai quali partecipare sulla base dei seguenti criteri:
a)
l'anzianità, consentendo ai professionisti esperti di concentrarsi sui moduli obbligatori e scegliere il livello di formazione sulla gestione del progetto a loro più consono e moduli specialistici facoltativi;
b)
i bisogni di specifiche competenze dell'organizzazione di accoglienza, da soddisfare attraverso la partecipazione del candidato volontario a moduli facoltativi;
c)
le competenze generali del candidato volontario, da completare attraverso la partecipazione a moduli facoltativi.
2. L'organizzazione di invio compila il piano di apprendimento e sviluppo previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e individua le competenze dei candidati volontari prescelti e le loro esigenze di apprendimento, trasmettendole agli erogatori dei servizi di formazione.
CAPO 3
PROGRAMMA DI FORMAZIONE DELL'INIZIATIVA VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 9
Programma di formazione
1. Gli erogatori dei servizi di formazione elaborano un programma di formazione per tutti i candidati volontari prescelti avvalendosi, ove opportuno, del contributo delle organizzazioni di invio e di accoglienza e di ex-volontari.
2. Il programma di formazione si basa sul quadro delle competenze ed è adattabile alle esigenze sia dei giovani professionisti che dei professionisti esperti.
3. Il programma consiste in una combinazione di formazione a distanza e in presenza.
4. I moduli obbligatori per tutti i candidati volontari comprendono:
a)
un'introduzione generale all'Unione europea, alle sue relazioni esterne e al suo sistema di risposta alle crisi;
b)
un'introduzione all'azione umanitaria, alla politica di assistenza umanitaria dell'Unione e all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
c)
la gestione della protezione, della sicurezza e della salute personali;
d)
la gestione del progetto;
e)
la sensibilizzazione alla dimensione interculturale (e a tematiche trasversali);
f)
un'esercitazione di simulazione nel quale i candidati volontari dovranno dimostrare le competenze acquisite.
5. I moduli facoltativi comprendono i seguenti elementi:
a)
sensibilizzazione e comunicazione;
b)
primo soccorso psicologico;
c)
formazione dei moltiplicatori;
d)
gestione dei volontari;
e)
sviluppo organizzativo;
f)
moduli su misura, se necessario, destinati in particolare ad adattare le competenze tecniche dei candidati volontari al contesto degli aiuti umanitari.
6. I candidati volontari partecipano a tutti i moduli obbligatori e possono partecipare a uno o più moduli facoltativi da selezionare in conformità dell'articolo 8.
7. Il curriculum di formazione, con informazioni su ciascun modulo - status, destinatari, calendario, competenze e relativi risultati dell'apprendimento - viene elaborato conformemente all'allegato II.
Articolo 10
Valutazione dei candidati volontari durante e dopo la formazione
1. Durante la formazione e al suo completamento, la preparazione alla mobilitazione dei candidati volontari viene valutata sulla base del quadro di competenze.
2. La valutazione è organizzata congiuntamente dai formatori e il ruolo di coordinamento principale viene svolto dal tutore del candidato volontario nel periodo di formazione.
3. Per valutarne le competenze, i formatori si basano su conoscenze, competenze e attitudine del candidato volontario, tra cui:
a)
un'autovalutazione compilata dal candidato volontario dopo l'esercitazione di simulazione;
b)
le osservazioni sul candidato che i formatori forniranno dopo ciascun modulo e dopo l'esercitazione di simulazione;
c)
la valutazione del tutore formatore, che fornisce un'analisi critica dell'autovalutazione e osservazioni in esito a una sessione di tutoraggio individuale con il candidato volontario, basata sul feedback fornito dai formatori.
4. La valutazione di tutte le competenze viene inclusa nel piano di apprendimento e sviluppo del candidato volontario, che sarà aggiornato al completamento della formazione indicando i corsi seguiti e i risultati ottenuti.
5. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati. I formatori e il tutore formatore devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
CAPO 4
PROCEDURE PER LA PREPARAZIONE PRE-MOBILITAZIONE DEI CANDIDATI VOLONTARI
Articolo 11
Programma di inserimento
1. Il processo di inserimento permette al candidato o al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario di familiarizzarsi con la cultura, le politiche e le pratiche delle organizzazioni di invio e di accoglienza e con le aspettative sui compiti assegnati.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un programma di inserimento. Il programma definisce ruoli e responsabilità basandosi, ove possibile, sul contributo di Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di rientro dalle missioni, così da beneficiare della loro esperienza diretta e degli insegnamenti tratti. Il programma comprende:
a)
un programma propedeutico alla mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di invio, come previsto dall'articolo 12;
b)
un programma di inserimento nel paese di mobilitazione, messo a punto dall'organizzazione di accoglienza, come previsto dall'articolo 18;
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza organizzano, ove opportuno, sessioni congiunte che coinvolgono l'insieme dei candidati o dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 12
Programma propedeutico alla mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio garantiscono che tutti i candidati volontari partecipino a un programma propedeutico da impartire in loro presenza, prima della mobilitazione. Il programma include, come minimo:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi, le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, l'addetto alla gestione delle crisi, le risorse umane), la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive sul contesto del progetto in cui il candidato volontario opererà, i compiti assegnati e la valutazione dei bisogni soggiacente; le condizioni di vita e di lavoro di cui all'articolo 22 e agli articoli da 24 a 27;
c)
il quadro normativo di riferimento cui il volontario è soggetto, secondo quanto previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
d)
le norme e le procedure rilevanti per il volontario, incluse quelle in materia disciplinare e di conciliazione, lotta antifrode e anticorruzione, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e codice di condotta, come previsto dal regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014;
e)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e istruzioni in materia di salute e protezione (compreso un controllo medico prima della partenza), di cui agli articoli 28 e 30;
f)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
g)
il piano di apprendimento e sviluppo;
h)
informazioni riguardanti la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e il modo in cui sostiene i volontari prima, durante e dopo la mobilitazione;
i)
informazioni circa le attività di comunicazione e visibilità previste dal progetto, basate sul piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014, comprese le informazioni per contattare il responsabile regionale dell'informazione della Commissione;
j)
il debriefing di cui all'articolo 23.
2. Nel contesto del programma di inserimento, l'organizzazione di invio rende inoltre noto l'ufficio locale per gli aiuti umanitari della Commissione responsabile per il paese di mobilitazione, mettendolo altresì al corrente dell'imminente mobilitazione dei volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. L'organizzazione di invio garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento vengano lette e comprese dai candidati volontari e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 13
Apprendistato per giovani professionisti
1. Ai candidati volontari che ricadono nella categoria «giovani professionisti» può essere chiesto di partecipare, oltre al programma di formazione, anche a un apprendistato presso l'organizzazione di invio per approfondire sul campo procedure, etica e ambito delle attività umanitarie, in vista di una migliore preparazione alla futura mobilitazione come Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. La durata dell'apprendistato è limitata a un periodo massimo di sei mesi, con una possibilità di proroga limitata in casi eccezionali debitamente giustificati.
2. Di concerto con l'organizzazione di accoglienza e il volontario in apprendistato, e in funzione di ciò che prevede l'incarico di apprendista, l'organizzazione di invio riesamina e aggiorna le esigenze di apprendimento contenute nel piano di apprendimento e sviluppo. Il piano di apprendimento e sviluppo specifica in particolare:
a)
i risultati di apprendimento che il volontario dovrà raggiungere nel periodo di apprendistato;
b)
i compiti che il volontario in apprendistato dovrà svolgere in quanto parte del processo di apprendimento e le risorse da mettere a disposizione;
c)
gli obiettivi e i risultati che il volontario dovrà raggiungere al termine dell'apprendistato.
3. I seguenti articoli del presente regolamento si applicano mutatis mutandis all'apprendistato, con i relativi obblighi per le organizzazioni di invio che ospitano i volontari in apprendistato:
a)
l'articolo 19, paragrafi 4, 5, 6 e 9, gli articoli 21 e 22;
b)
l'articolo 24, ad eccezione del paragrafo 5. I candidati volontari provenienti da paesi dell'UE o dai paesi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 375/2014 e alle condizioni ivi previste, che sono coperti dal proprio regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo del paese di residenza e che intraprendono l'apprendistato nei suddetti paesi, hanno diritto unicamente a una copertura complementare. Ciò significa che la loro copertura assicurativa si limita ai costi che superano la copertura prevista dal regime nazionale di sicurezza sociale o dal regime assicurativo. Le spese sostenute sono coperte al 100 % in via eccezionale e in casi debitamente giustificati, se il regime nazionale di sicurezza sociale o il regime assicurativo coprono solo in parte o per niente le spese di cui all'articolo 24, paragrafo 5;
c)
l'articolo 25, ad eccezione del paragrafo 6, l'articolo 26 e l'articolo 27, paragrafo 1, se rilevante;
d)
l'articolo 28, paragrafi 1, 8 e 14, e l'articolo 30, paragrafi 1, 4, 5, 6 e 7.
Articolo 14
Valutazione dei candidati volontari dopo l'apprendistato
1. Al termine dell'apprendistato, il volontario compila un'autovalutazione basata sul quadro delle competenze e sul piano di apprendimento e sviluppo.
2. L'autovalutazione viene esaminata dal superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio che, in consultazione con l'organizzazione di accoglienza, valuta il volontario in apprendistato in modo da:
a)
misurarne le prestazioni rispetto agli obiettivi posti;
b)
verificare se i risultati concordati sono stati conseguiti;
c)
stabilire l'esito dell'apprendimento.
3. I candidati volontari che mostrano carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica sono scartati e non sono ammissibili al ruolo di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il superiore diretto all'interno dell'organizzazione di invio deve essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
Articolo 15
Ulteriore formazione pre-mobilitazione
Fatta salva la partecipazione del volontario candidato al programma di formazione o a un apprendistato, l'organizzazione di invio può fornire un'ulteriore formazione pre-mobilitazione, ad esempio per adeguare le competenze tecniche dei candidati volontari ai bisogni dell'organizzazione di accoglienza o per offrire la formazione linguistica necessaria nel paese di mobilitazione ecc.
Articolo 16
Contratto con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. L'organizzazione di invio, di concerto con l'organizzazione di accoglienza, conferma la valutazione finale di ammissibilità del candidato volontario ad essere mobilitato in qualità di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base dei risultati del programma propedeutico alla mobilitazione e, se opportuno, dell'apprendistato e degli altri corsi di formazione pre-mobilitazione di cui agli articoli da 13 a 15.
2. L'organizzazione di invio e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che ha ottenuto una valutazione positiva, sottoscrivono un contratto di mobilitazione conformemente all'articolo 14, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 375/2014.
3. Il contratto, da definire in stretta consultazione con le organizzazioni di accoglienza, stabilisce le specifiche condizioni di mobilitazione nonché i diritti e gli obblighi del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Il contratto specifica la legge applicabile e il foro competente a norma del regolamento delegato (UE) della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014, e contempla come minimo gli elementi di seguito:
a)
indicazioni specifiche riguardo a ruolo, titolo, durata e luogo dell'incarico di Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari, e i compiti da eseguire come definiti al momento dall'assegnazione, inclusi gli elementi derivanti dal piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014;
b)
durata del contratto, con la data di inizio e di fine;
c)
gestione delle prestazioni, tra cui:
-
modalità di gestione, con l'indicazione del superiore diretto presso l'organizzazione di accoglienza e della persona di contatto per il supporto continuativo da parte dell'organizzazione di invio;
-
disposizioni sul tutoraggio;
d)
condizioni di lavoro, tra cui orario lavorativo e ferie;
e)
i diritti e gli obblighi finanziari del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, comprese le disposizioni necessarie a che vengano erogati:
-
indennità di soggiorno e di nuova sistemazione;
-
informazioni sulle normative applicabili in materia tributaria e previdenziale;
-
copertura assicurativa;
-
alloggio;
-
viaggio;
f)
disposizioni pratiche:
-
controlli medici;
-
visti e permessi di lavoro;
g)
riservatezza;
h)
condotta del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, da allegare al contratto, tra cui integrità e codice di condotta, tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e tolleranza zero contro gli abusi sessuali;
i)
politica disciplinare e revoca dello status di volontario;
j)
meccanismo di mediazione per la risoluzione di problemi, controversie e questioni disciplinari;
k)
responsabilità e politiche applicabili alla gestione della sicurezza, e in materia di protezione e salute;
l)
apprendimento e sviluppo:
-
formazione e programma di inserimento;
-
debriefing.
4. In caso di controversie tra l'organizzazione di invio o di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, quest'ultimo ha diritto a un ricorso effettivo, in conformità delle disposizioni nazionali applicabili all'organizzazione di invio.
Articolo 17
Inserimento nella banca dati
Dopo aver ottenuto l'esplicito consenso del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio ne inserisce i dati nella banca dati di cui all'articolo 13 del regolamento (UE) n. 375/2014 («la banca dati»). Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati deve rispettare le norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014. Il trattamento dei dati personali contenuti nella banca dati da parte della Commissione è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001 (2).
CAPO 5
PROCEDURE PER LA MOBILITAZIONE E LA GESTIONE DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 18
Programma di inserimento nel paese di mobilitazione
1. Al loro arrivo nel paese di mobilitazione, le organizzazioni di accoglienza garantiscono che i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario seguano un programma di inserimento dettagliato e adeguato, che comprende almeno le informazioni elencate di seguito:
a)
la struttura gestionale e organizzativa e i relativi processi; le squadre che partecipano al progetto (compreso il responsabile del progetto, la squadra operativa e tecnica, l'addetto alla gestione delle crisi, le squadre di supporto quali quelle addette alle risorse umane e finanziarie); il o i siti del progetto; la missione e gli obiettivi organizzativi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni esaustive su missione, mandato e progetti dell'organizzazione di accoglienza; comunità interessate; contesto operativo; aspettative su realizzazioni e risultati rispetto ai compiti assegnati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e alla valutazione dei bisogni soggiacenti;
c)
il rilevante quadro giuridico locale applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
d)
istruzioni obbligatorie in materia di sicurezza specifiche al contesto e in materia di protezione e salute, di cui agli articoli 28 e 30;
e)
il sistema e la procedura di supervisione e di gestione delle prestazioni e i meccanismi di supporto a disposizione, compreso il tutoraggio e le altre forme di supporto previste agli articoli 19, 20 e 21;
f)
introduzione alla cultura del paese, della regione e della località di mobilitazione, incluse indicazioni sul comportamento più appropriato;
g)
debriefing sul campo, di cui all'articolo 23.
2. L'organizzazione di accoglienza garantisce che tutte le informazioni fornite durante il programma di inserimento nel paese di mobilitazione vengano lette e comprese dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e siano sempre facilmente accessibili durante la loro partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 19
Supervisione e gestione delle prestazioni
1. Per misurare i progressi e la qualità del lavoro svolto dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rispetto ai compiti assegnati, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un sistema di gestione delle prestazioni basato sulla definizione degli obiettivi delle prestazioni e sulla previsione di realizzazioni e risultati.
2. La procedura di gestione delle prestazioni precisa i ruoli e le responsabilità rispettivi delle organizzazioni di invio e di accoglienza per quanto riguarda la supervisione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nel corso del programma di inserimento le organizzazioni di invio e di accoglienza stabiliscono, insieme ai Volontari, gli obiettivi delle prestazioni e offrono ai volontari l'opportunità di esprimersi sugli elementi di flessibilità dei compiti assegnati.
4. L'organizzazione di accoglienza designa il superiore diretto che supervisiona l'operato di ciascun Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e che incontra il Volontario ad intervalli ragionevoli e pratici.
5. Se opportuno, a seconda della durata dell'incarico, l'organizzazione di invio, il superiore diretto appartenente all'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario procedono a una verifica intermedia per valutare formalmente il processo di integrazione e i progressi compiuti in relazione agli obiettivi, nonché per ricalibrare obiettivi, compiti assegnati e piano di apprendimento e sviluppo.
6. Se la verifica intermedia giunge alla conclusione che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario presenta carenze in una qualsiasi competenza trasversale o specifica, l'organizzazione di accoglienza, d'accordo con quella di invio, può decidere di interrompere anticipatamente la mobilitazione del Volontario. Le organizzazioni devono essere in grado di spiegare e giustificare, se necessario, una tale valutazione e decisione.
7. L'organizzazione di invio, il superiore diretto nell'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario svolgono una valutazione finale delle prestazioni per stimare i risultati ottenuti dal Volontario al termine dell'incarico rispetto agli obiettivi stabiliti per i compiti assegnati e al piano di apprendimento e sviluppo.
8. I risultati della valutazione delle prestazioni vengono integrati nel piano di apprendimento e sviluppo del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
9. L'organizzazione di invio conserva i documenti relativi alla valutazione delle prestazioni conformemente alle norme sulla protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 e conferma nella banca dati la positiva conclusione dell'incarico oppure, in caso di conclusione negativa, ne fornisce i motivi.
Articolo 20
Supporto continuativo da parte delle organizzazioni di invio
1. Prima della mobilitazione, l'organizzazione di invio designa un referente che sarà disponibile per la durata della missione e intratterrà regolari contatti con il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
offrendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un supporto nella fase di sistemazione e transizione;
b)
fornendo al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e all'organizzazione di accoglienza il necessario supporto supplementare;
c)
partecipando alle valutazioni intermedia e finale e ad altre riunioni, se necessario;
d)
offrendo sostegno come mediatore, in caso di disaccordo tra l'organizzazione di accoglienza e il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
2. Se, nel corso della mobilitazione, la persona di contatto designata non è più in grado di svolgere questo ruolo, viene designato quanto prima possibile un sostituto al fine di garantire la continuità del supporto.
Articolo 21
Tutoraggio
1. L'organizzazione di accoglienza designa uno o più tutori che assistano il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario nei seguenti ambiti:
a)
sviluppo di competenze professionali e miglioramento delle prestazioni e delle conoscenze;
b)
integrazione culturale e acclimatazione;
c)
orientamento in merito ai compiti attribuiti;
d)
gestione di aspetti psicosociali.
2. Il o i tutori designati prendono visione del piano di apprendimento e sviluppo e dei compiti assegnati al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, sui quali basano il loro supporto. Il o i tutori incontrano periodicamente il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per riflettere sui progressi raggiunti e aiutandolo a risolvere problemi di servizio o personali.
3. Il tutoraggio tiene conto delle realtà locali e, ove possibile, si adatta anche ai volontari locali.
4. L'organizzazione di invio facilita il tutoraggio lavorando in partenariato con l'organizzazione di accoglienza, al fine di fornire supporto alle capacità analitiche, alla formazione e allo sviluppo delle capacità, e identificando all'interno delle proprie reti e strutture addetti adeguatamente qualificati e dotati di capacità complementari, in caso di scarsa disponibilità di competenze locali.
5. Se appropriato, è possibile ricorrere al tutoraggio a distanza, in particolare utilizzando la rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 22
Condizioni di lavoro
1. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario lavorano in condizioni adeguate, tali da consentire loro di svolgere soddisfacentemente l'incarico e da garantire benessere, motivazione, salute e sicurezza. Le condizioni rispettano le pertinenti disposizioni della direttiva 89/391/CE (3) e della direttiva 2003/88/CE (4).
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza collaborano per definire condizioni di lavoro adeguate in funzione dei contesti operativi locali e nazionali.
3. L'organizzazione di accoglienza fornisce le informazioni necessarie e propone condizioni di lavoro, la cui idoneità e adeguatezza sono valutate dall'organizzazione di invio in modo da garantirne la coerenza con il dovere di diligenza che incombe ad entrambe e con le politiche e prassi generali dell'organizzazione di invio.
4. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che le condizioni di lavoro proposte seguano le procedure convenute in materia sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e siano conformi ai requisiti su orario di lavoro, ferie, periodi minimi di riposo giornaliero e settimanale, e spazi di lavoro, di cui al punto 3 dell'allegato I.
Articolo 23
Sostegno di fine dell'incarico e post-mobilitazione
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza concordano il contenuto e le modalità del debriefing previsto per tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, anche quelli che rientrano prima del previsto.
2. L'organizzazione di accoglienza fornisce al volontario dell'Unione un debriefing personale o di gruppo che comprende la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19, paragrafo 7, e, se del caso, nell'ottica di garantire la sostenibilità e la continuità del progetto, prevede un passaggio di consegne alla squadra o alle controparti che continueranno le attività svolte dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Al suo rientro, l'organizzazione di invio fornisce tempestivamente al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un debriefing personale o di gruppo e debriefing operativi o sul progetto, sulla base del feedback fornito dall'organizzazione di accoglienza e della finalizzazione del piano di apprendimento e sviluppo.
4. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale e di counselling di sostegno, alle quali il Volontario, se desidera, può partecipare.
5. Le organizzazioni di invio e di accoglienza orientano il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario su come rimanere in contatto con le tematiche umanitarie e della cittadinanza europea attiva, anche promuovendo e impegnandosi nella rete per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
6. L'organizzazione di invio invita i volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che sono rientrati a fornire un feedback costruttivo sull'iniziativa, ad esempio spiegando come il loro contributo possa servire ad orientare futuri incarichi.
CAPO 6
DISPOSIZIONI IN MATERIA DI ASSICURAZIONE E CONDIZIONI DI VITA
Articolo 24
Copertura assicurativa
1. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti da una polizza assicurativa multirischio specificamente concepita per proteggerli durante l'intera durata della mobilitazione nei paesi terzi e durante altri periodi che la precedono o la seguono.
2. La copertura assicurativa è valida in tutto il mondo, 24 ore su 24. Essa decorre dal giorno in cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario lascia il proprio domicilio per il paese terzo in cui viene mobilizzato, fino al giorno in cui il Volontario lascia il paese terzo e ritorna a casa («primo periodo di copertura»).
3. Se la copertura assicurativa supera le 12 settimane, il termine è prorogato di 8 settimane nel paese di residenza dell'assicurato, per coprire le cure mediche per malattie e lesioni incorse durante il primo periodo di copertura.
4. La polizza copre tutte le attività legate all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e le attività private dei Volontari durante il primo periodo di copertura.
5. Tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono coperti al 100 % (copertura totale) per:
a)
cure mediche e odontoiatriche;
b)
gravidanza e parto;
c)
incidenti;
d)
rimpatrio;
e)
assicurazione vita;
f)
disabilità o incapacità permanenti e temporanee;
g)
responsabilità civile;
h)
perdita o furto di documenti, titoli di viaggio ed effetti personali;
i)
assistenza complementare.
6. Al fine di garantire parità di trattamento e copertura a tutti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può concludere contratti con uno o più assicuratori tramite procedura di aggiudicazione.
Articolo 25
Indennità di soggiorno e di nuova sistemazione
1. L'organizzazione di invio copre le spese di soggiorno dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in quanto persone non salariate, erogando importi forfettari tempestivi e costanti.
2. I pagamenti forfettari per le spese di soggiorno si basano su un paniere di prodotti di consumo che copre le spese ordinarie del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario per:
a)
alimenti;
b)
articoli da toletta e prodotti per la casa;
c)
abbigliamento;
d)
trasporto locale e all'interno del paese;
e)
spese varie ritenute necessarie ad assicurare un adeguato tenore di vita e la partecipazione alla società locale (l'importo totale per gli elementi di cui alle lettere da a) a d) può essere maggiorato fino al 20 %, al fine di includere altri costi, ad esempio attività ricreative, parrucchiere, riviste e articoli di cancelleria);
f)
un importo per spese impreviste, per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che risiedono in zone in cui gli indici sono al di sopra della media nazionale (un massimo del 10 % per gli elementi di cui alle lettere da a) a d)).
3. Le spese di alloggio non fanno parte delle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno.
4. La Commissione pubblica informazioni sulle somme forfettarie per l'indennità di soggiorno nei paesi di mobilitazione sulla base degli indici nazionali. Oltre all'indennità giornaliera, possono essere rimborsate esigenze particolari legate a disabilità o altre circostanze eccezionali, debitamente giustificate.
5. I volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario sono informati tempestivamente in merito a eventuali modifiche degli indici e delle indennità di soggiorno durante l'incarico, in particolare nei paesi con elevati tassi di inflazione o deflazione.
6. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario che rientrano dopo aver completato con successo la mobilitazione ricevono dall'organizzazione di invio un'indennità di nuova sistemazione regolarmente indicizzata pari a 100 EUR al mese, a seconda della durata della mobilitazione.
Articolo 26
Alloggio
1. L'organizzazione di invio si assicura che l'organizzazione di accoglienza fornisca al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un alloggio adeguato a un costo ragionevole dato il contesto locale.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono congiuntamente che i rischi per la sicurezza, la protezione e la salute siano evitati, gestiti e mitigati e che l'alloggio proposto sia conforme alle procedure convenute in materia di sicurezza, protezione e salute di cui agli articoli 28, 29 e 30, e ai requisiti di cui al punto 4 dell'allegato I.
3. Le spese di alloggio e riscaldamento e altre spese direttamente connesse sono sostenute direttamente dall'organizzazione di accoglienza, ove possibile. L'organizzazione di accoglienza si assume i rapporti contrattuali con i proprietari degli alloggi e adotta tutte le misure necessarie per informare gli ospiti e i proprietari degli alloggi in merito all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
Articolo 27
Spese di viaggio e spese correlate
1. L'organizzazione di invio organizza il viaggio del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario verso e dal luogo di mobilitazione, anche nel caso di rimpatrio anticipato, e copre le spese di viaggio.
2. Su richiesta del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio organizza e copre i costi per ulteriori viaggi di ritorno nei seguenti casi:
a)
per i congedi nel paese di origine dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario la cui mobilizzazione supera i 18 mesi;
b)
per il congedo parentale dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario con uno più figli a carico di età inferiore ai 12 anni, se il periodo di mobilitazione supera i 6 mesi;
c)
per un permesso speciale in caso di cerimonia funebre o malattia grave attestata da certificato medico di un parente ascendente o discendente diretto, del coniuge o del partner registrato, di un fratello o di una sorella.
3. Le spese di viaggio possono basarsi sul costo reale di un biglietto di classe economica o di seconda classe, oppure possono equivalere a una somma forfettaria basata su una metodologia ragionevole per il calcolo della distanza.
4. L'organizzazione di invio fornisce informazioni e sostegno logistico per l'ottenimento del visto per il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, mentre l'organizzazione di accoglienza sostiene la procedura di rilascio dei visti, come richiesto. L'organizzazione di invio copre le spese relative all'ottenimento dei visti, comprese le necessarie spese di viaggio.
CAPO 7
PROCEDURE PER GARANTIRE L'OBBLIGO DI DILIGENZA, LA PROTEZIONE E LA SICUREZZA
Articolo 28
Gestione della sicurezza e valutazione del rischio
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di sicurezza e di procedure per la valutazione del rischio adeguate e applicabili ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattate.
2. Sulla base delle politiche di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente un piano di gestione della sicurezza e un piano di evacuazione per le azioni nell'ambito dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Tali piani soddisfano, come minimo, i requisiti di cui al punto 5 dell'allegato I.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una valutazione scritta dei rischi per la sicurezza, gli spostamenti e la salute nel paese di mobilitazione. La valutazione soddisfa, come minimo, i requisiti di cui al punto 6 dell'allegato I.
4. La valutazione del rischio di cui al paragrafo 3 va riesaminata e aggiornata regolarmente a seconda del contesto e, come minimo, prima della mobilitazione del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Se la valutazione del rischio porta a concludere che la mobilitazione avverrà in un contesto segnato da conflitti o da minacce di conflitti armati, internazionali o non internazionali, la mobilitazione non ha luogo oppure è annullata se il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è già stato selezionato.
5. La consapevolezza delle questioni di sicurezza e la condotta adeguata da assumere in relazione alla gestione del rischio e della sicurezza fanno parte della descrizione dei compiti assegnati e del processo di reclutamento.
6. Prima di mobilitare come Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario un cittadino di uno Stato membro o di altri paesi partecipanti conformemente all'articolo 23 del regolamento (UE) n. 375/2014, l'organizzazione di invio informa le pertinenti autorità nazionali. Prima di mobilitare un Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario che non è cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio verifica le norme in materia di tutela consolare fornite dal paese di cui il Volontario ha la cittadinanza o da un altro paese.
7. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono che tutte le informazioni sulle procedure di sicurezza e protezione siano condivise e comprese dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario. Durante il programma di inserimento, prima della partenza ed entro 24 ore dall'arrivo nel paese di mobilitazione, il Volontario riceve informazioni su questioni di sicurezza specifiche al contesto. Esse includono le risultanze della valutazione del rischio, i piani di evacuazione e di gestione della sicurezza, con la segnalazione degli incidenti di sicurezza, le procedure di evacuazione e di rimpatrio, i canali di comunicazione, il o i referenti per la gestione delle crisi e i recapiti di ambasciate, polizia, vigili del fuoco e ospedali.
8. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia coperto, come minimo, dall'assicurazione di cui all'articolo 24.
9. Oltre alla preparazione obbligatoria in materia di sicurezza nell'ambito del programma di formazione, l'organizzazione di invio offre ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario ogni altra formazione rilevante in materia di sicurezza fornita al proprio personale internazionale.
10. Alla firma del contratto di cui all'articolo 16, paragrafo 2, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario conferma di essere a conoscenza e di rispettare le procedure di gestione della sicurezza, tra cui il dovere di tenersi informato e aggiornato sulla situazione di sicurezza corrente; la responsabilità personale di gestire la sicurezza propria, gli altri e l'organizzazione; il dovere di astenersi da comportamenti rischiosi. Le organizzazioni di invio e di accoglienza mettono il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario a conoscenza delle conseguenze di un'eventuale violazione delle procedure di sicurezza, in particolare quelle che pongono fine all'incarico in modo forzato e prematuro.
11. L'organizzazione di invio raccomanda ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di registrarsi, al momento dell'arrivo nel paese di mobilitazione, presso l'ambasciata o il consolato di appartenenza e li informa sulla possibilità di richiedere assistenza consolare. Se il paese di cui il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è cittadino non ha una rappresentanza consolare nel paese di mobilitazione, e se il Volontario è un cittadino dell'Unione, l'organizzazione di invio gli raccomanda di registrarsi presso un'ambasciata o un consolato di un altro Stato membro e lo informa sulla possibilità di chiedere assistenza consolare.
12. Sulla base di aggiornamenti forniti dall'organizzazione di accoglienza, le organizzazioni di invio e di accoglienza rivedono con regolarità il piano di evacuazione per garantirne in permanenza l'adeguatezza all'ambiente operativo. Sulla base della valutazione del rischio viene stabilita la frequenza di riesame del piano di evacuazione, e l'organizzazione di accoglienza può utilizzare i dati storici e gli aggiornamenti recenti per correggerlo, se necessario. Il piano di evacuazione è conservato in un luogo facilmente accessibile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
13. L'organizzazione di accoglienza garantisce che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sia aggiornato in merito a qualsiasi cambiamento dell'ambiente operativo e a eventuali conseguenti modifiche delle procedure e dei protocolli di sicurezza.
14. L'organizzazione di accoglienza è in grado di localizzare il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e ne conosce il recapito, in modo da poterlo raggiungere in ogni momento, anche se in congedo.
Articolo 29
Procedure da seguire in caso di incidente o di evacuazione
1. In caso si verifichi un incidente di sicurezza, il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario viene invitato quanto prima a un debriefing. A seconda della gravità dell'incidente e delle procedure previste dalle organizzazioni di invio e di accoglienza, il debriefing è impartito dal superiore diretto o dal tutore presso l'organizzazione di accoglienza, oppure dal referente per la gestione delle crisi presso l'organizzazione di invio, e può prevedere un sostegno psicologico professionale.
2. In caso di evacuazione, viene seguito l'apposito piano e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario vengono costantemente seguiti, applicando, se del caso, le procedure in vigore nei consolati o nelle ambasciate dove il Volontario risulta registrato a norma dell'articolo 28, paragrafo 11.
3. Al rientro, l'organizzazione di invio contatta i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e garantisce loro un adeguato accompagnamento, con sessioni di orientamento, sostegno medico e psicosociale.
4. La sicurezza rientra nel quadro di monitoraggio e valutazione delle organizzazioni di invio e di accoglienza e gli insegnamenti tratti da incidenti di sicurezza sono incorporati nel processo di revisione e miglioramento dei progetti.
Articolo 30
Salute e sicurezza
1. L'organizzazione di invio dispone di una propria politica di salute e sicurezza adeguata e applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario oppure, ove necessario, ad essi adattata, con orientamenti in materia di:
a)
salute personale, ad esempio salute fisica (prevenzione delle malattie, consigli su alimentazione e sonno, consapevolezza dei rischi climatici e geografici, accesso alle cure);
b)
salute mentale (consigli sull'equilibrio tra vita professionale e vita privata, gestione dello stress, meccanismi di reazione e metodi per rilassarsi, persone cui rivolgersi per il sostegno psicosociale).
2. Sulla base della politica sanitaria e di sicurezza dell'organizzazione di invio, le organizzazioni di invio e di accoglienza elaborano congiuntamente una serie completa di linee e orientamenti in materia di salute e sicurezza per adempiere al dovere di diligenza che incombe loro e assicurare il benessere emotivo e fisico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. Nell'ambito della valutazione del rischio di cui all'articolo 28, paragrafo 3, e prima di definire i compiti da assegnare, le organizzazioni di invio e di accoglienza valutano congiuntamente se l'incarico comporta condizioni di vita e di lavoro sicure e protette per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, sulla base degli indicatori di cui al punto 7 dell'allegato I.
4. L'organizzazione di invio si assicura che il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario goda, come minimo, di una copertura assicurativa sanitaria e di viaggio multirischio a norma dell'articolo 24.
5. Durante il programma di inserimento l'organizzazione di invio informa il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario sulle politiche e gli orientamenti di salute e sicurezza di cui ai paragrafi 1 e 2, con informazioni su malattie, assistenza di primo soccorso, manutenzione di siti, veicoli e attrezzature, postazioni di lavoro, equilibrio tra vita professionale e privata, salute e incidenti di sicurezza, procedure di evacuazione medica.
6. L'organizzazione di invio si assicura che il volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario si sottoponga a un'accurata visita medica prima della partenza e fornisce i farmaci e i vaccini raccomandati contro i rischi presenti nel paese di mobilitazione, incluse attrezzature quali kit di pronto soccorso e antizanzare, se necessario.
7. L'organizzazione di accoglienza garantisce il rispetto dell'obbligo di diligenza nella gestione quotidiana dei volontari e, durante il programma di inserimento, fornisce al volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario:
a)
informazioni aggiornate sulle risorse locali in materia di salute e sicurezza, ad esempio i recapiti di medici, ospedali, servizi paramedici;
b)
orientamenti sulle consuetudini e sulle norme locali, nel quadro delle informazioni specifiche sul paese, in modo da limitare i rischi per la sicurezza e facilitare l'integrazione.
8. Al rientro del volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, l'organizzazione di invio agevola un controllo medico post-mobilitazione e offre una o più sessioni di debriefing psicosociale, o di counselling, nell'ambito del processo di debriefing. Le organizzazioni di invio e di accoglienza promuovono la rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario quale meccanismo di sostegno alternativo prima, durante e dopo la mobilitazione.
CAPO 8
PROCEDURE DI MONITORAGGIO E VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI INDIVIDUALI DEI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 31
Monitoraggio e valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. Sulla base della procedura di supervisione e gestione delle prestazioni, di cui all'articolo 19, le organizzazioni di invio e di accoglienza provvedono a monitorare e valutare le prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, misurandone i progressi, le realizzazioni e i risultati con riferimento ai compiti e agli obiettivi loro assegnati.
2. Il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario rappresentano un processo continuo che ha luogo nel corso di tutto l'incarico, con verifiche specifiche da svolgersi, come minimo, nelle seguenti fasi:
a)
se del caso, al termine dell'apprendistato di cui all'articolo 14;
b)
durante la valutazione finale delle prestazioni di cui all'articolo 19 e nel caso venga ritenuto appropriato svolgere una verifica intermedia;
c)
durante il debriefing di cui all'articolo 23.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza forniscono dati che dimostrano in quale misura le prestazioni individuali del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario contribuiscono - a livello di effetti e di impatto - agli obiettivi del progetto e dell'iniziativa nel suo complesso, alla luce degli indicatori di cui all'articolo 7 del regolamento (UE) n. 375/2014. I dati contengono informazioni circa la qualità delle realizzazioni e dei risultati del lavoro svolto dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, rese anonime e disponibili a fini di valutazione. I dati vengono trattati nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati di cui al regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
4. Le organizzazioni di invio danno assistenza alle organizzazioni di accoglienza per sviluppare le capacità di misurare i progressi, le realizzazioni e i risultati del Volontario dell'Unione per gli aiuti umanitari rispetto ai compiti assegnati e ai relativi obiettivi.
CAPO 9
DISPOSITIVO DI CERTIFICAZIONE DELLE ORGANIZZAZIONI DI INVIO E DI ACCOGLIENZA
Articolo 32
Dispositivo di certificazione del le organizzazioni di accoglienza
1. Le organizzazioni di accoglienza che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce dalle norme e dalle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario stabilite nel presente regolamento e nel regolamento delegato della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014.
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere lo sviluppo delle capacità.
3. Insieme all'autovalutazione l'organizzazione di accoglienza fornisce tre referenze, conformemente ai requisiti di cui al punto 1 dell'allegato III che impongono di fornire informazioni complete su tutte le norme e le procedure relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Le referenze provengono da almeno due dei seguenti gruppi di soggetti interessati:
a)
un'organizzazione di invio o di accoglienza con la quale l'organizzazione di accoglienza richiedente la certificazione ha già stretto partenariato (o prevede di farlo) per partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
un partner umanitario che ha concluso con la Commissione un accordo quadro (di partenariato) in corso nel campo degli aiuti umanitari, e con il quale l'organizzazione di accoglienza richiedente ha già lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
c)
un'organizzazione internazionale rilevante o un'organizzazione senza scopo di lucro o un ente di diritto pubblico a carattere civile con cui l'organizzazione di accoglienza richiedente ha lavorato con successo su un progetto di aiuti umanitari;
d)
un'organizzazione di accreditamento o di audit che ha certificato l'organizzazione di accoglienza richiedente in ambiti rilevanti per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, nel qual caso è necessario fornire anche la relativa documentazione di accreditamento o di audit.
4. L'autovalutazione compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di accoglienza e viene inviata, insieme con le referenze di cui al paragrafo 3, alla Commissione.
5. Sulla base dell'autovalutazione e delle referenze, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di accoglienza richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di accoglienza richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
6. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di accoglienza richiedente, precisando anche, le opportunità di sostegno per lo sviluppo delle capacità in vista di una nuova domanda. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di accoglienza richiedente è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di sviluppo delle capacità, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per lo sviluppo delle capacità.
Articolo 33
Dispositivo di certificazione delle organizzazioni di invio
1. Le organizzazioni di invio che aspirano alla certificazione forniscono un'autovalutazione oggettiva e veritiera nel rispetto dei requisiti di cui al punto 2 dell'allegato III, valutando le proprie politiche e pratiche esistenti alla luce delle norme e delle procedure riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
2. L'organizzazione di accoglienza indica nell'autovalutazione oggettiva eventuali lacune e settori che necessitano miglioramenti e che, per raggiungere il pieno livello di conformità, potrebbero richiedere assistenza tecnica. Essa allega inoltre prove e strumenti che permettono di verificare l'attuazione delle politiche e delle pratiche previste da ciascuno dei requisiti stabiliti dalle norme e dalle procedure, in particolare per quanto riguarda i volontari.
3. L'autovalutazione oggettiva compilata viene firmata dalla persona abilitata a rappresentare e a vincolare giuridicamente l'organizzazione di invio e viene inviata alla Commissione insieme ai documenti di cui al paragrafo 2.
4. Sulla base dell'autovalutazione oggettiva e dei documenti allegati, la Commissione valuta la domanda e può giungere a una delle seguenti decisioni:
a)
concedere la certificazione, nei casi in cui ritiene che l'organizzazione di invio richiedente rispetti in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure; oppure
b)
non concedere la certificazione, nei casi in cui l'organizzazione di invio richiedente non rispetta in pieno i requisiti derivanti dalle norme e dalle procedure.
5. Entro sei mesi dal ricevimento della domanda, la Commissione comunica l'esito della certificazione all'organizzazione di invio richiedente, precisando anche le opportunità di assistenza tecnica, ove necessario. Nel caso in cui siano individuati bisogni che l'organizzazione di invio è chiamata a soddisfare attraverso una strategia di assistenza tecnica, l'organizzazione è ammissibile a beneficiare in via prioritaria del sostegno per l'assistenza tecnica.
Articolo 34
Mezzi di ricorso
1. In conseguenza alla decisione della Commissione di non concedere la certificazione e al rigetto della domanda, l'organizzazione interessata può ripresentare la domanda solo dopo dodici mesi a decorrere dalla data di ricezione della decisione di rigetto. La decisione indica inoltre i mezzi di ricorso disponibili contro la decisione.
2. In forza degli articoli 256 e 263 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), il Tribunale è competente per atti della Commissione europea destinati a produrre effetti giuridici nei confronti di terzi. Analogamente, conformemente agli articoli 256, 268 e 340 del TFUE, il Tribunale è competente a conoscere dei ricorsi relativi al risarcimento dei danni causati dalla Commissione europea in caso di responsabilità extracontrattuale.
Articolo 35
Sostenibilità finanziaria e capacità organizzativa delle organizzazioni
La valutazione della sostenibilità finanziaria e della capacità organizzativa delle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate esula dal campo di applicazione della procedura di certificazione. Come condizione preliminare per ricevere assistenza finanziaria da parte dell'Unione, la sostenibilità e la capacità vengono valutate nella fase di presentazione della domanda che segue l'invito a presentare proposte.
Articolo 36
Validità della certificazione e verifiche periodiche
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate sono soggette a una procedura di ri-certificazione dopo tre anni dalla ricezione della decisione con cui la Commissione ha concesso la certificazione, o in qualsiasi momento se intercorrono modifiche sostanziali alle norme o alle procedure per le questioni di interesse.
2. Se necessario, alle organizzazioni di invio e di accoglienza certificate può essere chiesto nel periodo di validità della certificazione di sottoporsi a controlli periodici da parte della Commissione.
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza certificate comunicano immediatamente alla Commissione qualsiasi cambiamento di carattere giuridico, finanziario, tecnico o organizzativo che potrebbe mettere in discussione la loro conformità con le norme e le procedure, o creare conflitti di interesse. Esse comunicano inoltre alla Commissione qualsiasi modifica di denominazione, indirizzo o rappresentante legale.
Articolo 37
Sospensione e revoca della certificazione
1. Sulla base delle informazioni trasmesse dall'organizzazione di invio o di accoglienza certificata, nonché dei controlli periodici di cui all'articolo 36, paragrafo 2, o di informazioni ottenute con altri mezzi, la Commissione può ritenere che l'organizzazione di invio o di accoglienza non sia più conforme a una o più norme o procedure. Se ciò si verifica, la Commissione adotta le misure necessarie, compresa la sospensione o la revoca della certificazione, conformemente alla procedura di cui al punto 3 dell'allegato III.
2. L'organizzazione di invio o di accoglienza la cui certificazione è stata sospesa o revocata non invia né ospita Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario a decorrere dalla data di sospensione o revoca e non è ammissibile a beneficiare dell'assistenza finanziaria dell'Unione a tal fine.
3. In funzione dei motivi della sospensione o della revoca della certificazione, soprattutto se riguardano la protezione e la sicurezza dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, la Commissione può chiedere il rimpatrio dei Volontari mobilitati al momento della sospensione o della revoca.
4. L'organizzazione di invio o di accoglienza non ha diritto a chiedere risarcimenti per la sospensione o la revoca della certificazione.
Articolo 38
Responsabilità per danni
La Commissione non è responsabile per eventuali danni arrecati o subiti dall'organizzazione di invio o di accoglienza, o da terzi, in conseguenza dello status certificato dell'organizzazione di invio o di accoglienza.
CAPO 10
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 39
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 20 novembre 2014