KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESDIREKTIV (EU) 2015/2392
af 17. december 2015
om Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 596/2014 for så vidt angår indberetning af faktiske eller mulige overtrædelser af nævnte forordning til de kompetente myndigheder
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 596/2014 af 16. april 2014 om markedsmisbrug (forordningen om markedsmisbrug) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2003/6/EF og Kommissionens direktiv 2003/124/EF, 2003/125/EF og 2004/72/EF (1), særlig artikel 32, stk. 5, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Personer, som indberetter faktiske eller mulige overtrædelser af forordning (EU) nr. 596/2014 (»whistleblowere«) til de kompetente myndigheder, kan give de kompetente myndigheder nye oplysninger og hjælpe dem med at afsløre og pålægge sanktioner for markedsmisbrug. Men indberetning af overtrædelser (»whistleblowing«) kan hindres på grund af frygten for repressalier, diskrimination eller videregivelse af personoplysninger. Der er derfor behov for passende foranstaltninger vedrørende indberetning af overtrædelser for at sikre overordnet beskyttelse af og respekt for whistleblowernes og de anklagedes grundlæggende rettigheder. Personer, som bevidst indberetter forkerte eller vildledende oplysninger til de kompetente myndigheder, bør ikke betragtes som whistleblowere og bør derfor ikke være omfattet af beskyttelsesmekanismerne.
(2)
De kompetente myndigheder bør give mulighed for anonym indberetning, og beskyttelsesmekanismerne i dette direktiv bør også finde anvendelse, hvis en anonym whistleblower beslutter at afsløre sin identitet over for den kompetente myndighed på et senere tidspunkt. Det bør stå whistleblowere frit at vælge, om de indberetter overtrædelser ved hjælp af interne procedurer, hvis sådanne forefindes, eller direkte til den kompetente myndighed.
(3)
Det er nødvendigt med særlige medarbejdere i de kompetente myndigheder med en faglig oplæring, bl.a. i anvendelse af de gældende databeskyttelsesregler, til at håndtere indberetninger af overtrædelser af forordning (EU) nr. 596/2014 og til at sikre kommunikation med den indberettende person samt til at følge op på indberetningen på passende vis.
(4)
Personer, som har til hensigt at indberette faktiske eller mulige overtrædelser af forordning (EU) nr. 596/2014, bør kunne træffe en informeret beslutning om, hvorvidt, hvordan og hvornår de skal indberette overtrædelser. De kompetente myndigheder bør derfor offentliggøre og lette adgangen til oplysninger om de kanaler, der kan anvendes til at kommunikere med de kompetente myndigheder, om de gældende procedurer og om de særlige medarbejdere i myndigheden, som behandler indberetninger af overtrædelser. Alle oplysninger om indberetninger af overtrædelser bør være gennemsigtige, letforståelige og troværdige for at fremme og ikke afskrække fra indberetning af overtrædelser.
(5)
For at sikre effektiv kommunikation med de særlige medarbejdere er det nødvendigt, at de kompetente myndigheder råder over og anvender forskellige kommunikationskanaler, som bør være brugervenlige, og som muliggør skriftlig og mundtlig samt elektronisk og ikke-elektronisk kommunikation.
(6)
Det er vigtigt, at procedurerne til beskyttelse af personer, som arbejder i henhold til ansættelseskontrakt - uanset arbejdsforholdets karakter og eventuel aflønning - der indberetter overtrædelser, eller som beskyldes for overtrædelse af forordning (EU) nr. 596/2014, beskytter sådanne personer mod repressalier, diskrimination eller andre former for direkte eller indirekte uretfærdig behandling. Uretfærdig behandling kan antage meget forskellige former afhængigt af omstændighederne. Derfor er det nødvendigt at vurdere de enkelte tilfælde med udgangspunkt i tvistbilæggelsesregler eller retsprocedurer i henhold til national lovgivning.
(7)
Medlemsstaterne bør sikre, at de kompetente myndigheder råder over passende beskyttelsesprocedurer for så vidt angår behandling af indberetninger af overtrædelser og indberettede personers personoplysninger. Sådanne procedurer bør sikre, at alle indberettende og indberettede personers identitet beskyttes i alle faser af proceduren. Denne forpligtelse bør ikke være en hindring, når videregivelse af data er et nødvendigt og rimeligt krav i henhold til EU-lovgivning eller national lovgivning og videregivelsen er underlagt passende beskyttelsesmekanismer i henhold til sådan lovgivning, herunder i forbindelse med undersøgelser eller retssager eller for at sikre andres friheder, herunder den indberettede persons ret til forsvar.
(8)
Det er meget vigtigt og nødvendigt, at de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed og de medarbejdere i den kompetente myndighed, der får adgang til de oplysninger, som en indberettende person indberetter til den kompetente myndighed, overholder tavshedspligten og bestemmelserne om fortrolig behandling ved videregivelse af data både inden for og uden for den kompetente myndighed, herunder når en kompetent myndighed indleder en undersøgelse eller efterfølgende håndhævelsesaktiviteter i forbindelse med indberetningen af overtrædelser.
(9)
Medlemsstaterne bør sikre passende registrering af samtlige indberetninger af overtrædelser, at alle indberetninger er tilgængelige inden for den kompetente myndighed, og at de oplysninger, som modtages gennem indberetninger, i givet fald kan anvendes som dokumentation i forbindelse med håndhævelsesforanstaltninger. Medlemsstaterne bør sikre overholdelse af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (2) og national lovgivning, der gennemfører direktiv 95/46/EF.
(10)
Beskyttelse af den indberettende eller den indberettede persons personoplysninger er af afgørende betydning for at undgå urimelig behandling eller skade af omdømme på grund af videregivelse af personlige data, navnlig oplysninger, som afslører en given persons identitet. De kompetente myndigheder bør derfor i tillæg til den nationale databeskyttelseslovgivning, som gennemfører direktiv 95/46/EF, indføre passende databeskyttelsesprocedurer, der er særligt rettet mod beskyttelse af den indberettende og den indberettede person, og som omfatter et sikkert system inden for den kompetente myndighed, som kun særlige medarbejdere har adgang til.
(11)
Det kan blive nødvendigt for den kompetente myndighed at videregive personoplysninger med tilknytning til indberetninger af overtrædelser for at vurdere en indberetning af overtrædelser og for at træffe nødvendige undersøgelses- og håndhævelsesforanstaltninger. De kompetente myndigheder bør ved videregivelse af oplysninger inden for den kompetente myndighed eller til tredjeparter i videst muligt omfang sikre fortrolig behandling af oplysningerne i henhold til national lovgivning.
(12)
Indberettede personer, som beskyldes for at have overtrådt forordning (EU) nr. 596/2014, bør sikres beskyttelse af deres rettigheder for at udgå skade af omdømme eller andre negative følger. Endvidere bør den indberettede persons ret til forsvar og adgang til midler respekteres fuldt ud i alle faser af proceduren efter indberetningen. Medlemsstaterne bør sikre den indberettede persons ret til forsvar, herunder retten til aktindsigt, retten til at blive hørt og retten til at få adgang til effektive midler mod en afgørelse vedrørende den indberettede person i henhold til de gældende procedurer i den nationale lovgivning i forbindelse med undersøgelser eller efterfølgende retssager.
(13)
Den regelmæssige revision af de kompetente myndigheders procedurer, der som minimum gennemføres hvert andet år, bør sikre, at disse procedurer er passende og opdaterede og derfor tjener deres formål. Af den grund er det vigtigt, at de kompetente myndigheder vurderer deres egne erfaringer og udveksler erfaringer og god praksis med andre kompetente myndigheder.
(14)
Da detaljerede regler om beskyttelse af whistleblowere ville gøre det vanskeligere for medlemsstaterne at sikre overensstemmelse med og operationel integration i de nationale systemer, både i administrativ, proceduremæssig og institutionel henseende, er det nødvendigt at udvise en vis fleksibilitet i forbindelse med gennemførelsesretsakten. En sådan fleksibilitet kan lettere opnås ved et direktiv end ved en forordning, og derfor forekommer et direktiv at være det mest hensigtsmæssige middel, idet medlemsstaterne får mulighed for at integrere ordningen til indberetning af overtrædelser på effektiv vis i deres nationale systemer, herunder i de institutionelle rammer.
(15)
Da forordning (EU) nr. 596/2014 finder anvendelse fra den 3. juli 2016, er det hensigtsmæssigt, at medlemsstaterne gennemfører og anvender bestemmelser vedrørende dette direktiv fra den 3. juli 2016.
(16)
Foranstaltningerne i dette direktiv er i overensstemmelse med udtalelse fra Det Europæiske Værdipapirudvalg -
VEDTAGET DETTE DIREKTIV:
KAPITEL I
GENSTAND OG DEFINITIONER
Artikel 1
Genstand
Ved dette direktiv indføres der nærmere bestemmelser om de procedurer, der er omhandlet i artikel 32, stk. 1, i forordning (EU) nr. 596/2014, herunder ordninger til indberetning og til opfølgning af indberetninger samt foranstaltninger til beskyttelse af personer, der arbejder i henhold til en ansættelseskontrakt, og foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger.
Artikel 2
Definitioner
I dette direktiv forstås ved:
1) »indberettende person«: en person, som indberetter en faktisk eller mulig overtrædelse af forordning (EU) nr. 596/2014 til den kompetente myndighed
2) »indberettet person«: en person, som af den indberettende person beskyldes for at have overtrådt eller for at have til hensigt at overtræde forordning (EU) nr. 596/2014
3) »indberetning af overtrædelse«: en indberetning, som den indberettende person indgiver til den kompetente myndighed vedrørende en faktisk eller mulig overtrædelse af forordning (EU) nr. 596/2014.
KAPITEL II
PROCEDURER FOR MODTAGELSE AF INDBERETNINGER AF OVERTRÆDELSER OG OPFØLGNINGEN HERAF
Artikel 3
Særlige medarbejdere
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder har særlige medarbejdere til at håndtere indberetninger af overtrædelser (»særlige medarbejdere«). De særlige medarbejdere oplæres i håndtering af indberetninger af overtrædelser.
2. De særlige medarbejdere varetager følgende funktioner:
a)
giver interesserede parter oplysninger om procedurerne for indberetning af overtrædelser
b)
modtager og følger op på indberetninger af overtrædelser
c)
opretholder kontakten med den indberettende person, hvis vedkommende har identificeret sig.
Artikel 4
Oplysninger om modtagelse af indberetninger af overtrædelser og opfølgningen heraf
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder offentliggør de oplysninger om modtagelse af indberetninger, der er omhandlet i stk. 2, i et særskilt, let tilgængeligt afsnit på deres websted, som det er nemt at finde.
2. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, omfatter følgende:
a)
de kommunikationskanaler, der anvendes til at modtage og følge op på indberetninger af overtrædelser og til at rette henvendelse til de særlige medarbejdere i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, herunder:
1)
telefonnumrene med angivelse af, om samtalerne optages, når de pågældende telefonforbindelser benyttes
2)
særlige e-mailadresser og postadresser, som er sikre og sikrer fortroligheden, og som anvendes til at rette henvendelse til de særlige medarbejdere
b)
de procedurer, der anvendes til at indberette overtrædelser som omhandlet i artikel 5
c)
den fortrolighedsordning, der anvendes til at indberette overtrædelser i overensstemmelse med de procedurer, der anvendes til at indberette overtrædelser som omhandlet i artikel 5
d)
de procedurer, som anvendes til at beskytte personer, der arbejder i henhold til en ansættelseskontrakt
e)
en erklæring, hvoraf det tydeligt fremgår, at personer, der stiller oplysninger til rådighed for den kompetente myndighed i overensstemmelse med forordning (EU) nr. 596/2014, ikke anses for at have overtrådt fortrolighedskrav, som måtte være fastlagt ved kontrakter, love eller administrative bestemmelser, og ikke på nogen måde pådrager sig et ansvar i forbindelse med en sådan indberetning.
3. De kompetente myndigheder kan på deres websted offentliggøre en uddybning af de oplysninger om modtagelse og opfølgning af indberetninger, der er omhandlet i stk. 2.
Artikel 5
Procedurer til indberetning af overtrædelser
1. Af de procedurer, der anvendes til at indberette overtrædelser som omhandlet i artikel 4, stk. 2, litra b), skal det tydeligt fremgå:
a)
at indberetninger af overtrædelser også kan foretages anonymt
b)
hvordan den kompetente myndighed kan kræve, at den indberettende person uddyber de indberettede oplysninger eller indgiver yderligere oplysninger, som den indberettende person har adgang til
c)
hvilken form for tilbagemelding om resultatet af indberetningen af overtrædelser, den indberettende person kan forvente at modtage efter indberetningen, med hvilket indhold og inden for hvilken frist
d)
hvilken fortrolighedsordning der anvendes i forbindelse med indberetninger af overtrædelser, herunder en nærmere beskrivelse af de omstændigheder, hvorunder de fortrolige oplysninger fra en indberettende person, kan videregives i overensstemmelse med artikel 27, 28 og 29 i forordning (EU) nr. 596/2014.
2. Den nærmere beskrivelse, der er omhandlet i stk. 1, litra d), skal sikre, at den indberettende person er opmærksom på de særlige tilfælde, hvor fortrolig behandling af data ikke kan sikres, herunder når videregivelse af data er et nødvendigt og rimeligt krav i henhold til EU-lovgivning eller national lovgivning i forbindelse med undersøgelser eller efterfølgende retssager eller for at sikre andres friheder, herunder den indberettede persons ret til forsvar, og videregivelsen i hvert enkelt tilfælde er underlagt passende beskyttelsesmekanismer i henhold til sådan lovgivning.
Artikel 6
Særlige kommunikationskanaler
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder opretter uafhængige og selvstændige kommunikationskanaler, som både er sikre og sikrer fortroligheden, til at modtage og følge op på indberetninger af overtrædelser (»særlige kommunikationskanaler«).
2. Særlige kommunikationskanaler anses for at være uafhængige og selvstændige, forudsat at de opfylder følgende kriterier:
a)
de er adskilt fra den kompetente myndigheds almindelige kommunikationskanaler, herunder dem, som den kompetente myndighed anvender til at kommunikere internt og med tredjeparter som led i sine normale aktiviteter
b)
de er udformet, oprettet og anvendes således, at de sikrer oplysningernes fuldstændighed og integritet, og at oplysningerne behandles fortroligt, samt forhindrer uautoriserede medarbejdere fra den kompetente myndighed i at få adgang hertil
c)
de gør det muligt at opbevare varige oplysninger i overensstemmelse med artikel 7 med henblik på eventuelle yderligere undersøgelser.
3. De særlige kommunikationskanaler gør det muligt at indberette faktiske eller mulige overtrædelser på som minimum følgende måder:
a)
skriftlig indberetning af overtrædelser, elektronisk eller på papir
b)
mundtlig indberetning af overtrædelser gennem telefonforbindelser, med eventuel optagelse
c)
fysisk møde med særlige medarbejdere i den kompetente myndighed.
4. Den kompetente myndighed giver de oplysninger, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2, til den indberettende person, inden myndigheden modtager indberetningen af overtrædelser eller senest på det tidspunkt, hvor myndigheden modtager indberetningen.
5. De kompetente myndigheder sikrer, at en indberetning af overtrædelser modtaget gennem andre end de særlige kommunikationskanaler, der er omhandlet i denne artikel, straks videresendes uden ændringer til de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed ved brug af særlige kommunikationskanaler.
Artikel 7
Registrering af modtagne indberetninger
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder registrerer alle de indberetninger, som de modtager.
2. De kompetente myndigheder sender straks en kvittering for modtagelse af skriftlige indberetninger af overtrædelser til den postadresse eller e-mailadresse, som den indberettende person har opgivet, medmindre den indberettende person udtrykkeligt har anmodet om noget andet eller den kompetente myndighed har grund til at formode, at en kvittering for modtagelse af en skriftlig indberetning vil bringe beskyttelsen af den indberettende persons identitet i fare.
3. Hvis der gøres brug af en telefonlinje med optagelse til indberetning af overtrædelser, har den kompetente myndighed ret til at dokumentere den mundtlige indberetning i form af:
a)
en lydoptagelse af samtalen i en varig og tilgængelig form eller
b)
en fuldstændig og nøjagtig afskrift af samtalen udarbejdet af de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed. Hvis den indberettende person har givet oplysning om sin identitet, giver den kompetente myndighed den indberettende person mulighed for at tjekke, rette og acceptere afskriften af samtalen ved at underskrive den.
4. Hvis der ikke gøres brug af en telefonlinje med optagelse til indberetning af overtrædelser, har den kompetente myndighed ret til at dokumentere den mundtlige indberetning i form af en nøjagtig gengivelse af samtalen udarbejdet af de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed. Hvis den indberettende person har givet oplysning om sin identitet, giver den kompetente myndighed den indberettende person mulighed for at tjekke, rette og acceptere gengivelsen af samtalen ved at underskrive den.
5. Hvis en person anmoder om et fysisk møde med de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed med henblik på indberetning af en overtrædelse i overensstemmelse med artikel 6, stk. 3, litra c), sikrer den kompetente myndighed, at et fuldstændigt og nøjagtigt referat af mødet opbevares i varig og tilgængelig form. De kompetente myndigheder har ret til at dokumentere referater af fysiske møder i form af:
a)
en lydoptagelse af samtalen i en varig og tilgængelig form eller
b)
et nøjagtigt referat af mødet udarbejdet af de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed. Hvis den indberettende person har givet oplysning om sin identitet, giver den kompetente myndighed den indberettende person mulighed for at tjekke, rette og acceptere referatet af mødet ved at underskrive det.
Artikel 8
Beskyttelse af personer, som arbejder i henhold til en ansættelseskontrakt
1. Medlemsstaterne indfører procedurer, som sikrer effektiv udveksling af oplysninger og effektivt samarbejde mellem kompetente myndigheder og enhver anden relevant myndighed, som deltager i beskyttelse af personer, som arbejder i henhold til en ansættelseskontrakt, der indberetter overtrædelser af forordning (EU) nr. 596/2014 til den kompetente myndighed, eller som beskyldes for sådanne overtrædelser, mod repressalier, diskrimination eller andre former for uretfærdig behandling på grund af eller i forbindelse med indberetning af overtrædelser af forordning (EU) nr. 596/2014.
2. De procedurer, der er omhandlet i stk. 1, skal mindst sikre følgende:
a)
indberettende personer har adgang til omfattende oplysninger og rådgivning om de midler og procedurer, der i henhold til national lovgivning kan anvendes til at beskytte dem mod uretfærdig behandling, herunder procedurer til at kræve økonomisk erstatning
b)
indberettende personer har adgang til effektiv bistand fra de kompetente myndigheder før enhver relevant myndighed, som deltager i beskyttelsen af dem mod uretfærdig behandling, bl.a. ved i arbejdsretlige tvister at bekræfte den indberettende persons status som whistleblower.
Artikel 9
Procedurer til beskyttelse af personoplysninger
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder opbevarer de registreringer, der er omhandlet i artikel 7, i et fortroligt og sikkert system.
2. Det system, der er omhandlet i stk. 1, er underlagt adgangsbegrænsninger for at sikre, at de data, der opbevares deri, kun er tilgængelige for de særlige medarbejdere i den kompetente myndighed, som skal have adgang til de pågældende data for at kunne varetage deres arbejdsopgaver.
Artikel 10
Videregivelse af data inden for og uden for den kompetente myndighed
1. Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder råder over passende procedurer til videregivelse af personoplysninger om den indberettende og den indberettede person inden for og uden for den kompetente myndighed.
2. Medlemsstaterne sikrer, at videregivelse af data i tilknytning til en indberetning af overtrædelser inden for eller uden for den kompetente myndighed, hverken direkte eller indirekte afslører den indberettende eller den indberettede persons identitet eller andre henvisninger til omstændigheder, som ville gøre det muligt at udlede den indberettende eller den indberettede persons identitet, medmindre en sådan videregivelse er i overensstemmelse med den fortrolighedsordning, der er omhandlet i artikel 5, stk. 1, litra d).
Artikel 11
Procedurer til beskyttelse af indberettede personer
1. Hvis offentligheden ikke har kendskab til indberettede personers identitet, skal de berørte medlemsstater sikre, at deres identitet som minimum beskyttes på samme måde som for personer, der er genstand for en undersøgelse foretaget af den kompetente myndighed.
2. De procedurer, der er omhandlet i artikel 9, anvendes også til beskyttelse af indberettede personers identitet.
Artikel 12
Kompetente myndigheders revision af procedurerne
Medlemsstaterne sikrer, at de kompetente myndigheder regelmæssigt, og som minimum hvert andet år, reviderer deres procedurer for modtagelse af indberetninger af overtrædelser og opfølgningen heraf. Når de kompetente myndigheder reviderer sådanne procedurer, tager de hensyn til deres og andre kompetente myndigheders erfaringer og tilpasser deres procedurer i overensstemmelse hermed og således, at de er på linje med markedsudviklingen og den teknologiske udvikling.
KAPITEL III
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 13
Gennemførelse
Medlemsstaterne vedtager og offentliggør senest den 3. juli 2016 de love og administrative bestemmelser, der er nødvendige for at efterkomme dette direktiv. De meddeler straks Kommissionen disse love og bestemmelser.
De anvender disse love og bestemmelser fra den 3. juli 2016.
Lovene og bestemmelserne skal ved vedtagelsen indeholde en henvisning til dette direktiv eller skal ved offentliggørelsen ledsages af en sådan henvisning. De nærmere regler for henvisningen fastsættes af medlemsstaterne.
Artikel 14
Ikrafttræden
Dette direktiv træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 15
Adressater
Dette direktiv er rettet til medlemsstaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2015.
DIRETTIVA DI ESECUZIONE (UE) 2015/2392 DELLA COMMISSIONE
del 17 dicembre 2015
relativa al regolamento (UE) n. 596/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio e concernente la segnalazione alle autorità competenti di violazioni effettive o potenziali del suddetto regolamento
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 596/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, relativo agli abusi di mercato (regolamento sugli abusi di mercato) e che abroga la direttiva 2003/6/CE del Parlamento europeo e del Consiglio e le direttive 2003/124/CE, 2003/125/CE e 2004/72/CE della Commissione (1), in particolare l'articolo 32, paragrafo 5,
considerando quanto segue:
(1)
I soggetti che segnalano violazioni effettive o potenziali del regolamento (UE) n. 596/2014 (di seguito «gli informatori») alle autorità competenti possono portare nuove informazioni all'attenzione di queste ultime ed assisterle nell'individuare e irrogare sanzioni per i reati di abuso di mercato. Tuttavia tali segnalazioni di infrazioni possono essere scoraggiate del timore di ritorsioni, discriminazioni o divulgazione dei dati personali. Sono quindi necessarie disposizioni adeguate in materia di segnalazione al fine di garantire la tutela e il rispetto dei diritti fondamentali dell'informatore e della persona accusata. Coloro i quali forniscano consapevolmente informazioni errate o fuorvianti alle autorità competenti non dovrebbero essere considerati come informatori e non dovrebbero pertanto beneficiare dei meccanismi di tutela.
(2)
Le autorità competenti dovrebbero consentire segnalazioni anonime e i meccanismi di tutela di cui alla presente direttiva dovrebbero applicarsi anche qualora un informatore anonimo decida, in una fase successiva, di rivelare la propria identità all'autorità competente. Gli informatori dovrebbero essere liberi di effettuare segnalazioni tramite procedure interne, ove tali procedure esistano, o direttamente all'autorità competente.
(3)
È auspicabile che le autorità competenti dispongano di personale addetto, con un'adeguata formazione professionale, anche sulle norme applicabili in materia di tutela dei dati, al fine di gestire le segnalazioni di violazione del regolamento (UE) n. 596/2014 e assicurare sia la comunicazione con la persona segnalante sia che sia dato un adeguato seguito alla segnalazione.
(4)
Le persone che desiderano segnalare violazioni effettive o potenziali del regolamento (UE) n. 596/2014 dovrebbero essere in grado di prendere una decisione informata sull'opportunità di presentare una segnalazione e sulle modalità e i tempi della presentazione. Le autorità competenti dovrebbero pertanto comunicare pubblicamente e rendere facilmente accessibili le informazioni circa la disponibilità di canali di comunicazione con le autorità competenti, le procedure applicabili e il personale addetto, in seno all'autorità, alle segnalazioni di violazione. Tutte le informazioni relative alle segnalazioni di violazione dovrebbero essere trasparenti, facilmente comprensibili e affidabili, al fine di promuovere e non scoraggiare la segnalazione di violazioni.
(5)
Per consentire un'efficace comunicazione con il personale addetto, è necessario che le autorità competenti abbiano a disposizione e sfruttino diversi canali di comunicazione, che dovrebbero essere di facile utilizzo e permettere comunicazioni in forma scritta e orale, elettronica e tradizionale.
(6)
È importante che le persone che lavorano nel quadro di un contratto di lavoro, a prescindere dalla natura del rapporto di lavoro e dall'eventuale retribuzione, e che segnalano violazioni o sono accusate di violazioni del regolamento (UE) n. 596/2014 siano tutelate con procedure che li mettono al riparo da ritorsioni, discriminazioni o altri tipi di trattamento iniquo, diretto o indiretto. Il trattamento iniquo può assumere forme molto diverse a seconda delle circostanze. Pertanto è opportuno che i singoli casi siano valutati mediante le regole per la risoluzione delle controversie o i procedimenti giudiziari previsti dal diritto nazionale.
(7)
Gli Stati membri dovrebbero garantire che le autorità competenti dispongano di procedure di tutela adeguate per il trattamento delle segnalazioni di violazione e dei dati personali delle persone segnalate. Tali procedure dovrebbero garantire la tutela dell'identità di ogni persona segnalante e di ogni persona segnalata in tutte le fasi della procedura. Questo obbligo non dovrebbe pregiudicare la necessità e la proporzionalità dell'obbligo di fornire informazioni ove ciò sia prescritto dal diritto dell'Unione o dal diritto nazionale e dovrebbe essere soggetto a garanzie adeguate ai sensi di tali disposizioni legislative, anche nel contesto di indagini o procedimenti giudiziari o per tutelare le libertà di altri soggetti, compresi i diritti di difesa della persona segnalata.
(8)
È molto importante e necessario che sia il personale addetto che il resto del personale dell'autorità competente che ha accesso alle informazioni fornite da una persona segnalante all'autorità competente rispetti l'obbligo del segreto professionale e della riservatezza nella trasmissione dei dati sia all'interno dell'autorità competente che a terzi, anche qualora un'autorità competente apra un'inchiesta o un'indagine o metta in atto successivamente attività di contrasto in relazione alle segnalazioni di violazione.
(9)
Gli Stati membri dovrebbero assicurare che la documentazione relativa a tutte le segnalazioni di violazione sia adeguatamente conservata, che ogni segnalazione sia consultabile all'interno dell'autorità competente e che le informazioni ricevute attraverso le segnalazioni possano, se del caso, essere utilizzate come elementi di prova nell'ambito di azioni di contrasto. Gli Stati membri dovrebbero garantire la conformità con la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (2) e con la normativa nazionale che la recepisce.
(10)
La tutela dei dati personali della persona segnalante e della persona segnalata è fondamentale al fine di evitare trattamenti iniqui o danni alla reputazione dovuti alla divulgazione di dati personali, in particolare dati che rivelino l'identità di una persona coinvolta. Pertanto, oltre alla legislazione nazionale in materia di tutela dei dati che recepisce la direttiva 95/46/CE, le autorità competenti dovrebbero stabilire adeguate procedure di tutela dei dati mirate specificamente alla tutela della persona segnalante e della persona segnalata, che dovrebbe prevedere all'interno dell'autorità competente un sistema sicuro i cui diritti di accesso siano limitati esclusivamente al personale autorizzato.
(11)
Per valutare una segnalazione di violazione e intraprendere le necessarie indagini e azioni di contrasto, l'autorità competente potrebbe dover trasmettere i dati personali collegati alle segnalazioni di violazione. Durante la trasmissione dei dati al loro interno o verso terzi, le autorità competenti dovrebbero tutelare la riservatezza nella massima misura possibile, in conformità con il diritto nazionale.
(12)
I diritti della persona segnalata e accusata di aver violato il regolamento (UE) n. 596/2014 dovrebbero essere tutelati in modo da evitare danni alla sua reputazione o altre conseguenze negative. Inoltre, i diritti alla difesa e l'accesso ai mezzi di ricorso della persona segnalata dovrebbero essere pienamente rispettati in ogni fase del procedimento che segue la segnalazione. Gli Stati membri dovrebbero assicurare il diritto alla difesa della persona segnalata, compreso il diritto di accedere al fascicolo, il diritto di essere sentita e il diritto a un ricorso effettivo avverso una decisione concernente la persona segnalata ai sensi delle vigenti procedure previste dalla legislazione nazionale, nel quadro di indagini o successivi procedimenti giudiziari.
(13)
Le procedure delle autorità competenti dovrebbero essere riesaminate regolarmente, almeno una volta ogni due anni, per garantire che siano adeguate e aggiornate, e quindi atte allo scopo. A tal fine, è importante che le autorità competenti valutino le proprie esperienze e che condividano esperienze e buone prassi con altre autorità competenti.
(14)
Considerando che norme particolareggiate relativamente alla tutela degli informatori renderebbero più difficile per gli Stati membri garantire la compatibilità e l'idoneità sul piano operativo rispetto ai sistemi nazionali, anche dal punto di vista amministrativo, procedurale e istituzionale, è necessaria una certa flessibilità per quanto concerne l'atto di esecuzione. Tale flessibilità potrebbe essere ottenuta più facilmente con una direttiva anziché un regolamento; pertanto, la direttiva sembra lo strumento più idoneo al fine di consentire agli Stati membri di adattare efficacemente il regime di segnalazione delle violazioni ai propri ordinamenti nazionali, anche per quanto concerne il quadro istituzionale.
(15)
In considerazione del fatto che il regolamento (UE) n. 596/2014 entra in vigore il 3 luglio 2016, è opportuno che gli Stati membri recepiscano e applichino disposizioni relative alla presente direttiva a decorrere dal 3 luglio 2016.
(16)
Le misure previste dalla presente direttiva sono conformi al parere del comitato europeo dei valori mobiliari,
HA ADOTTATO LA PRESENTE DIRETTIVA:
CAPO I
OGGETTO E DEFINIZIONI
Articolo 1
Oggetto
La presente direttiva stabilisce le procedure di cui all'articolo 32, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 596/2014, compresi i dispositivi di segnalazione, le modalità con cui viene dato seguito alle segnalazioni, le misure per la tutela delle persone che esercitano un'attività lavorativa in base a un contratto di lavoro e le misure per la tutela dei dati personali.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini della presente direttiva si intende per:
1) «persona segnalante»: una persona che segnala all'autorità competente violazioni potenziali o effettive del regolamento (UE) n. 596/2014;
2) «persona segnalata»: una persona accusata dalla persona segnalante di aver commesso, o di voler commettere, una violazione del regolamento (UE) n. 596/2014;
3) «segnalazione di violazione»: una segnalazione presentata dalla persona segnalante all'autorità competente per quanto riguarda una violazione effettiva o potenziale del regolamento (UE) n. 596/2014.
CAPO II
PROCEDURE PER IL RICEVIMENTO DI SEGNALAZIONI DI VIOLAZIONE E PER IL RELATIVO SEGUITO
Articolo 3
Personale addetto
1. Gli Stati membri assicurano che le autorità competenti dispongano di personale addetto al trattamento delle segnalazioni di violazione (di seguito «il personale addetto»). Il personale addetto riceve una formazione specifica in materia di trattamento delle segnalazioni di violazione.
2. Il personale addetto esercita le seguenti funzioni:
a)
fornire a qualsiasi persona interessata informazioni sulle procedure per la segnalazione di infrazioni;
b)
ricevere le segnalazioni di violazione e dare loro seguito;
c)
mantenere i contatti con la persona segnalante ove questi abbia rivelato la propria identità.
Articolo 4
Informazioni sul ricevimento delle segnalazione di violazione e sul relativo seguito
1. Gli Stati membri assicurano che le autorità competenti pubblichino sui loro siti web, in una sezione separata, facilmente identificabile e accessibile, le informazioni relative al ricevimento delle segnalazioni di violazione di cui al paragrafo 2.
2. La comunicazione di cui al paragrafo 1 comprende tutte le seguenti informazioni:
a)
i canali di comunicazione per ricevere e seguire le segnalazioni di violazione e per contattare il personale addetto, in conformità dell'articolo 6, paragrafo 1, compresi:
1)
i numeri di telefono, indicando se le conversazioni sono registrate o meno quando si utilizzano tali linee telefoniche;
2)
gli indirizzi postali ed elettronici dedicati per contattare il personale addetto, che siano sicuri e garantiscano la riservatezza;
b)
le procedure applicabili alle segnalazioni di violazione di cui all'articolo 5;
c)
il regime di riservatezza applicabile alle segnalazioni di violazione, in conformità con le modalità applicabili alle segnalazioni di violazione di cui all'articolo 5;
d)
le procedure per la tutela delle persone che lavorano nel quadro di un contratto di lavoro;
e)
una dichiarazione che spieghi chiaramente che fornire informazioni all'autorità competente ai sensi del regolamento (UE) n. 596/2014 non costituisce violazione di eventuali limitazioni alla divulgazione delle informazioni imposte per contratto o per via legislativa, regolamentare o amministrativa, né implica, per la persona segnalante, alcuna responsabilità di qualsivoglia natura in relazione a tale segnalazione.
3. Le autorità competenti possono pubblicare sui loro siti web informazioni più dettagliate per quanto riguarda il ricevimento delle violazioni di cui al paragrafo 2 e il relativo seguito.
Articolo 5
Procedure applicabili alle segnalazioni di violazione
1. Le procedure applicabili alle segnalazioni di violazione di cui all'articolo 4, paragrafo 2, lettera b), indicano chiaramente tutte le seguenti informazioni:
a)
la possibilità di presentare segnalazioni di violazione anche in forma anonima;
b)
le modalità con cui l'autorità competente può richiedere alla persona segnalante di chiarire le informazioni fornite o di fornire ulteriori informazioni di cui egli sia a conoscenza;
c)
la tipologia e il contenuto del riscontro sui risultati della segnalazione di violazione che sarà trasmesso alla persona segnalante, e i tempi previsti per la trasmissione;
d)
il regime di riservatezza applicabile alle segnalazioni di violazione, compresa una descrizione dettagliata delle circostanze in cui possono essere comunicati i dati riservati della persona segnalante, in conformità degli articoli 27, 28 e 29 del regolamento (UE) n. 596/2014.
2. La descrizione dettagliata di cui al comma 1, lettera d), garantisce che la persona segnalante sia consapevole dei casi eccezionali in cui la riservatezza dei dati può non essere garantita, compreso il caso in cui la divulgazione di dati costituisca un obbligo proporzionato e necessario, prescritto dal diritto dell'Unione o da quello nazionale nell'ambito di indagini o di successivi procedimenti giudiziari, oppure al fine di tutelare le libertà di altri soggetti, quali il diritto alla difesa della persona segnalata, e comunque nel quadro delle adeguate tutele previste da tali legislazioni.
Articolo 6
Canali di comunicazione dedicati
1. Gli Stati membri provvedono affinché le autorità competenti stabiliscano canali di comunicazione indipendenti e autonomi, che garantiscano sicurezza e riservatezza, destinati al ricevimento delle segnalazioni di violazione e al relativo seguito (in appresso «i canali di comunicazione dedicati»).
2. I canali di comunicazione dedicati sono considerati indipendenti ed autonomi a condizione che siano soddisfatti tutti i seguenti criteri:
a)
siano separati dai canali di comunicazione generali dell'autorità competente, compresi quelli con cui l'autorità competente comunica internamente e con terzi nel corso del normale svolgimento delle proprie attività;
b)
siano progettati, realizzati e gestiti in modo da garantire la completezza, l'integrità e la riservatezza delle informazioni e impediscano l'accesso del personale dell'autorità competente non autorizzato;
c)
permettano la memorizzazione di informazioni su supporti durevoli, conformemente all'articolo 7, per consentire ulteriori indagini.
3. I canali di comunicazione dedicati consentono la segnalazione di violazioni effettive o potenziali almeno in tutte le seguenti modalità:
a)
segnalazione scritta di violazione in formato elettronico o cartaceo;
b)
segnalazione orale di violazione mediante linee telefoniche, registrate o non registrate;
c)
incontro diretto con il personale addetto dell'autorità competente.
4. L'autorità competente trasmette alla persona segnalante le informazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 2, prima di ricevere la segnalazione di violazione, o al più tardi al momento del ricevimento.
5. Le autorità competenti assicurano che le segnalazioni di violazione ricevute con mezzi diversi rispetto ai canali di comunicazione dedicati di cui al presente articolo siano trasmesse senza indugio e senza modifiche al personale addetto dell'autorità competente utilizzando i canali di comunicazione dedicati.
Articolo 7
Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni di violazione ricevute
1. Gli Stati membri provvedono affinché le autorità competenti conservino la documentazione inerente a ogni segnalazione di violazione ricevuta.
2. Le autorità competenti confermano tempestivamente il ricevimento delle segnalazioni scritte di violazione all'indirizzo postale o elettronico indicato dalla persona segnalante, tranne nel caso in cui quest'ultima abbia esplicitamente richiesto di non ricevere la conferma o nel caso in cui l'autorità competente ritenga ragionevolmente che confermare la ricezione della segnalazione scritta metta a repentaglio la tutela dell'identità della persona segnalante.
3. Se si utilizza per la segnalazione orale delle violazioni una linea telefonica registrata, l'autorità competente ha il diritto di documentare la comunicazione orale mediante:
a)
una registrazione audio della conversazione su un supporto durevole che consenta l'accesso alle informazioni, oppure
b)
una trascrizione completa e accurata della conversazione effettuata dal personale addetto dell'autorità competente. Ove la persona segnalante riveli la propria identità, l'autorità competente le consente di verificare, rettificare e approvare la trascrizione della chiamata mediante l'apposizione della propria firma.
4. Se si utilizza per la segnalazione orale delle violazioni una linea telefonica non registrata, l'autorità competente ha il diritto di documentare la segnalazione mediante un resoconto dettagliato della conversazione redatto dal personale addetto dell'autorità stessa. Ove la persona segnalante riveli la propria identità, l'autorità competente le consente di verificare, rettificare e approvare il resoconto della chiamata mediante l'apposizione della propria firma.
5. Se una persona chiede un incontro diretto con il personale addetto dell'autorità competente per segnalare una violazione a norma dell'articolo 6, paragrafo 3, lettera c), le autorità competenti assicurano che informazioni complete e accurate in merito a tale incontro siano conservate su un supporto durevole che consenta l'accesso alle informazioni. L'autorità competente ha il diritto di documentare l'incontro diretto mediante:
a)
una registrazione audio della conversazione su un supporto durevole che consenta l'accesso alle informazioni, oppure
b)
un resoconto accurato dell'incontro redatto dal personale addetto dell'autorità competente. Ove la persona segnalante riveli la propria identità, l'autorità competente le consente di verificare, rettificare e approvare il resoconto dell'incontro mediante l'apposizione della propria firma.
Articolo 8
Tutela delle persone che lavorano nel quadro di un contratto di lavoro
1. Gli Stati membri mettono in atto procedure per garantire uno scambio di informazioni e una cooperazione efficaci tra le autorità competenti e le altre autorità che operano nell'ambito della tutela delle persone che lavorano nel quadro di un contratto di lavoro, le quali segnalino violazioni del regolamento (UE) n. 596/2014 all'autorità competente o siano accusate di dette violazioni, contro ritorsioni, discriminazioni o altri tipi di trattamento iniquo dovuti alla segnalazione di violazioni del regolamento (UE) n. 596/2014 o ad essa collegate.
2. Le procedure di cui al paragrafo 1 assicurano almeno quanto segue:
a)
che le persone segnalanti abbiano accesso a informazioni e consulenze esaustive sui mezzi di ricorso e sulle procedure previsti dal diritto nazionale per la tutela contro il trattamento iniquo, comprese le procedure per la richiesta di risarcimento pecuniario;
b)
che le autorità competenti forniscano alle persone segnalanti un'assistenza efficace di fronte a ogni altra autorità pertinente che si occupi della tutela contro il trattamento iniquo, anche attestandone la condizione di informatore nell'ambito di controversie di lavoro.
Articolo 9
Procedure per la tutela dei dati personali
1. Gli Stati membri assicurano che le autorità competenti conservino la documentazione di cui all'articolo 7 in un sistema sicuro e riservato.
2. L'accesso al sistema di cui al paragrafo 1 è soggetto a restrizioni finalizzate a garantire che i dati ivi registrati siano accessibili soltanto al personale dell'autorità competente che ne ha bisogno per l'esercizio delle proprie funzioni.
Articolo 10
Trasmissione dei dati all'interno dell'autorità competente e a terzi
1. Gli Stati membri garantiscono che le autorità competenti dispongano di procedure adeguate per la trasmissione dei dati personali della persona segnalante e della persona segnalata sia all'interno dell'autorità competente che a terzi.
2. Gli Stati membri si adoperano affinché la trasmissione, all'interno dell'autorità competente o a terzi, dei dati relativi ad una segnalazione di violazione non riveli, direttamente o indirettamente, l'identità della persona segnalante o della persona segnalata o eventuali altri riferimenti a circostanze che consentano di identificare la persona segnalante o la persona segnalata, fatti salvi i casi in cui detta trasmissione sia conforme al regime di riservatezza di cui all'articolo 5, paragrafo 1, lettera d).
Articolo 11
Procedure per la tutela della persona segnalata
1. Se l'identità delle persone segnalate non è nota al pubblico, lo Stato membro interessato provvede a che le loro identità siano tutelate almeno allo stesso modo in cui sono tutelate quelle delle persone oggetto di indagini da parte dell'autorità competente.
2. Le procedure di cui all'articolo 9 si applicano anche per quanto concerne la tutela dell'identità della persona segnalata.
Articolo 12
Riesame delle procedure da parte delle autorità competenti
Gli Stati membri provvedono a che le loro autorità competenti riesaminino regolarmente, almeno una volta ogni due anni, le proprie procedure per il ricevimento delle segnalazioni di violazione e il relativo seguito. Nel quadro di tale riesame le autorità competenti tengono conto della propria esperienza e di quella di altre autorità competenti e adeguano le proprie procedure di conseguenza, in linea con l'evoluzione del mercato e delle tecnologie.
CAPO III
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 13
Attuazione
Gli Stati membri adottano e pubblicano, entro il 3 luglio 2016, le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla presente direttiva. Essi comunicano immediatamente alla Commissione il testo di tali disposizioni.
Gli Stati membri applicano le suddette disposizioni a decorrere dal 3 luglio 2016.
Quando gli Stati membri adottano tali disposizioni, queste contengono un riferimento alla presente direttiva o sono corredate di un siffatto riferimento all'atto della pubblicazione ufficiale. Le modalità del riferimento sono decise dagli Stati membri.
Articolo 14
Entrata in vigore
La presente direttiva entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Articolo 15
Destinatari
Gli Stati membri sono destinatari della presente direttiva.
Fatto a Bruxelles, il 17 dicembre 2015