KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1271/2013
af 30. september 2013
om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 208, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) om rammefinansforordning for de organer, som er oprettet af Fællesskaberne, var baseret på Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3). Forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør derfor revideres. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 med en ny forordning.
(2)
Der bør tages hensyn til den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om decentrale agenturer af 19. juli 2012.
(3)
Visse af bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør revideres for at tage hensyn til erfaringerne med anvendelsen af disse bestemmelser.
(4)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt »EU-organer«), og som modtager bidrag over budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(5)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng i givet fald indføre tilsvarende regler. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(6)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med de fem grundlæggende budgetretlige principper - enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering og etårighed, samt principperne om balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed.
(7)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(8)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægterne fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter.
(9)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(10)
Delegation af budgetgennemførelsesopgaver til EU-organerne bør være behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. De delegerede opgaver bør være forenelige med oprettelsesakten.
(11)
EU-organerne bør kun have lov til at modtage ad hoc-tilskud, hvis det udtrykkeligt er fastsat i de relevante basisretsakter og tilladt i oprettelsesakten.
(12)
I henhold til artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og -institutioner.
(13)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning af konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(14)
For at sikre, at programmeringen er konsekvent, bør EU-organet udarbejde et dokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
(15)
EU-organet bør tilpasse tidsplanen for den årlige og flerårige programmering til budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(16)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions nuværende struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i EU-organet bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(17)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres plan for personalepolitikken og deres forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer.
(18)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Omkostningseffektiviteten kan navnlig forbedres ved at gøre det muligt at overdrage alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, til Kommissionens regnskabsfører.
(19)
Som fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der kun gives mulighed for at opdele bevillinger, der strækker sig over flere år, i årlige trancher, når oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller når de vedrører administrationsudgifter.
(20)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der fastsættes regler om opdeling af formålsbestemte indtægter (interne og eksterne) og om fremførsel af disse indtægter.
(21)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(22)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(23)
For at sikre overensstemmelse mellem forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 og forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(24)
Der bør gives mulighed for, at EU-organet kan tildele priser, for at tilpasse bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. Disse regler bør tage hensyn til de retningslinjer, som Kommissionen har udarbejdet på grundlag af den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012.
(26)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder indførelsen af muligheden for, at EU-organerne kan optage lån, og betingelserne herfor, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 for at sikre, at alle EU-organerne og -institutionerne anvender de nyligt indførte regler på en ensartet måde.
(27)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og rapportering, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende for at gøre det muligt at vedtage de reviderede finansforordninger for EU-organerne inden den 1. januar 2014 for at sikre ensartede regler for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter de væsentligste finansielle regler, på grundlag af hvilke EU-organet skal vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »oprettelsesakt«: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
- »EU-organets budget«: det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet
- »EU-organ«: ethvert organ som omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
- »bestyrelse«: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
- »forretningsudvalg«: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden er fastsat i oprettelsesakten.
Artikel 3
Tidsrum, datoer og tidsfrister
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 (4) anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (5) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6).
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres EU-organets budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1. EU-organets budget omfatter:
a)
egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b)
indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
c)
et bidrag fra Unionen
d)
formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 23, stk. 1
e)
EU-organets udgifter, herunder administrationsudgifter.
2. Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
3. Når det i en eller flere oprettelsesakter fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller når EU-organet gennemfører opgaver, som det har fået overdraget ved en delegationsaftale, fører det særskilte regnskaber over indtægts- og udgiftstransaktionerne. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin programmering af de menneskelige ressourcer, som indgår i det årlige og flerårige programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-tilskud
1. EU-organer må ikke modtage ad hoc-tilskud fra budgettet, medmindre det er tilladt i oprettelsesakten og udtrykkeligt fastsat i basisretsakten.
2. Når EU-organet har fået tilladelse til at modtage ad hoc-tidskud, medtages de opgaver, som finansieres med disse tilskud, i det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
Artikel 8
Delegationsaftaler
1. Kommissionen overdrager kun budgetgennemførelsesopgaver til EU-organet, når det er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise.
2. Ved valget af EU-organet tages der hensyn til:
a)
om det er omkostningseffektivt at overdrage de pågældende opgaver
b)
indvirkningen på organets ledelsesstruktur og på dets finansielle og menneskelige ressourcer.
3. Når Kommissionen undtagelsesvis overdrager opgaver til EU-organet:
a)
finder artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse på EU-organet for så vidt angår de midler, der er afsat til de pågældende opgaver, og artikel 108 og 109 i denne forordning finder ikke anvendelse
b)
nævnes de overdragne opgaver til orientering i EU-organets årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
4. Den anvisningsberettigede hører bestyrelsen, inden delegationsaftalen underskrives, jf. dog stk. 2.
Artikel 9
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post på EU-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 10
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 11
Typer af bevillinger
1. EU-organets budget omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Opdelte bevillinger giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Artikel 12
Regnskab for indtægter og bevillinger
1. EU-organets indtægter som omhandlet i artikel 6 opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2. EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. Bevillingerne for et regnskabsår må kun anvendes til dækning af udgifter, som der indgås forpligtelser for, og som betales i det pågældende regnskabsår, samt til betaling af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 13
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra 1. januar.
Artikel 14
Annullering og fremførsel af bevillinger
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder. De kan imidlertid fremføres, men dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget træffer afgørelse herom senest den 15. februar i overensstemmelse med stk. 3 og 4, eller de kan fremføres automatisk i overensstemmelse med stk. 5.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for fremførsel.
3. Ved opdelte forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke der ved regnskabsårets udløb endnu ikke er indgået forpligtelser, kan der fremføres:
a)
beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger
b)
beløb, der svarer til ikke-opdelte bevillinger for så vidt angår byggeprojekter, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der fastsættes bestemmelser om den forberedende etape forud for indgåelsen af forpligtelsen i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for hvert EU-organ.
Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år eller indtil den 31. december det følgende år, såfremt beløbene vedrører ejendomsprojekter.
4. Ved betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, ikke er tilstrækkelige til at dække behovet.
EU-organet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets udløb, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for senest den 31. marts i år n+1, annulleres automatisk og identificeres i regnskaberne.
Artikel 15
Fremførselsregler for formålsbestemte indtægter
Fremførsel af de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, og af uudnyttede og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter skal overholde følgende regler:
a)
eksterne formålsbestemte indtægter fremføres automatisk og skal anvendes fuldt ud, indtil alle aktioner i tilknytning til det program eller den foranstaltning, de er bestemt for, er udført; eksterne formålsbestemte indtægter, der modtages i programmets eller foranstaltningens sidste år, kan anvendes i det første år for det efterfølgende program eller den efterfølgende foranstaltning
b)
interne formålsbestemte indtægter kan kun fremføres for et år med undtagelse af de interne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, stk. 3, litra f), som fremføres automatisk.
Senest den 1. juni i år n+1 informerer EU-organet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.
Artikel 16
Frigørelse af bevillinger
Frigørelse af bevillinger i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de var opført på EU-organets budget, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de pågældende bevillinger bortfalder.
Artikel 17
Forpligtelser
1. For løbende administrationsudgifter kan der fra den 15. oktober hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser må dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, der ikke er principielt godkendt i EU-organets sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 18
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1. Såfremt EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2. Der kan indgås forpligtelser og foretages betalinger inden for de grænser, der er fastsat i stk. 3.
3. Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingerne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
4. Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, jf. stk. 2 og 3, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
5. På anmodning af direktøren, og hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men ikke den samlede sum af fire foreløbige tolvtedele, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i overensstemmelse med stk. 2 og 3.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
6. Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 5, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår, undtagelsesvis tillades. Bestyrelsen træffer afgørelse efter proceduren i stk. 5. Det samlede beløb for bevillingerne på EU-organets budget for det foregående regnskabsår eller i EU-organets budgetforslag må dog under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
Princippet om balance
Artikel 19
Definition og anvendelsesområde
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3. For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 97, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4. EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5. Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i et antal betalinger.
6. EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 20
Budgetresultat fra et regnskabsår
1. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, annulleres.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n-1, der skal tilbageføres til budgettet senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende budgetresultatet for år n-2. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n+1.
2. I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
4. Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 39 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget budget.
KAPITEL 4
Princippet om én regningsenhed
Artikel 21
Brug af euroen
EU-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på nærmere vilkår, der fastsættes i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt EU-organ.
KAPITEL 5
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 22
Definition og anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 23. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 25.
Artikel 23
Formålsbestemte indtægter
1. Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2. Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organernes aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
c)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande og fra forskellige organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
-
indtægter fra ad hoc-tilskud som omhandlet i artikel 7
-
indtægter fra delegationsaftaler som omhandlet i artikel 8
d)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang, at de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i litra a-c) i nærværende stykke
e)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 2.
3. Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a)
b)
indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller kasseres, når den bogførte værdi er helt afskrevet
c)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
d)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
e)
forsikringserstatninger
f)
indtægter fra udlejning
g)
indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier
h)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, litra b).
4. I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog artikel 23, stk. 2, litra e). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
5. Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
6. EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for de beløbs vedkommende, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 24
Donationer
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, fra forretningsudvalget, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 25
Regler om fradrag og kursjusteringer
1. De følgende fradrag kan finde anvendelse på betalingsanmodninger, for hvilke der derefter udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet:
a)
sanktioner, der pålægges parter i indkøbskontrakter eller tilskudsmodtagere
b)
prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og udgiftsopgørelser
c)
justeringer for uretmæssigt udbetalte beløb.
De i første afsnit, litra c), omhandlede justeringer kan foretages i form af direkte fradrag mod en ny mellemliggende betaling eller betaling af saldoen til den samme modtager i henhold til det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret.
Unionens regnskabsregler finder anvendelse på de i første afsnit, litra c), omhandlede elementer.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet skal opføres på EU-organets budget med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, hvis denne protokol finder anvendelse på EU-organet.
3. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet kan, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af tredjelande i henhold til relevante aftaler, opføres på EU-organets budget med beløbet:
a)
eksklusive afgifter, eller
b)
inklusive afgifter. I så fald betragtes efterfølgende refundering af afgifter som interne formålsbestemte indtægter.
4. Nationale afgifter, som EU-organet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til stk. 2 og 3, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af den pågældende stat.
5. Et negativt budgetresultat opføres på EU-organets budget som udgifter.
6. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under gennemførelsen af EU-organets budget. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets budgetresultat.
KAPITEL 6
Princippet om specificering
Artikel 26
Almindelige bestemmelser
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 27
Overførsler
1. Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger.
2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4. Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 28
Specifikke regler for overførsler
1. Der kan kun overføres bevillinger til poster på EU-organets budget, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 29
Principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet/Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse som omhandlet i artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
-
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
-
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
4. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som EU-organets budget omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysningerne til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager forslaget til EU-organets budget.
5. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager EU-organet forudgående vurderinger og efterfølgende evalueringer i overensstemmelse med de retningslinjer, som Kommissionen har fastlagt. Disse vurderinger og evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne heraf sendes til bestyrelsen.
6. Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning af konklusionerne af de vurderinger og evalueringer, der er omhandlet i stk. 5, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen.
7. Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 6.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. EU-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og omfatter bl.a.:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, herunder kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af resultaterne og for opfølgning på konstaterede svagheder i den interne kontrol og undtagelser
f)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4. En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af cost-benefit-forholdet for kontrol.
KAPITEL 8
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber, budgetter og beretninger
1. EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2. En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i EU-organets administrative budget og driftsbudget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.
3. EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende EU-organs hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4. EU-organet offentliggør senest den 30. juni i det følgende regnskabsår på sin hjemmeside oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 89, i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (7) ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
Fastlæggelse af EU-organets budget
Artikel 32
Årlig og flerårig programmering
1. EU-organet udarbejder et programmeringsdokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2. I det flerårige program fastsættes:
-
den samlede strategiske programmering, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer
-
ressourceplanen, herunder det flerårige budget og personalebehovet.
Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
-
for år n-1 og n oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter
-
for år n-1 et skøn over de i artikel 97 omhandlede budgettransaktioner og oplysninger om værtsmedlemsstatens bidrag i form af naturalydelser
-
for år n+1 et skøn over antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten
-
for de efterfølgende år et vejledende budget og en personaleplan.
Kommissionen sender EU-organet en udtalelse fra de relevante tjenestegrene i Kommissionen om udkastet til personaleplanen.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionens tjenestegrene fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
Ressourceplanen ajourføres årligt. Den strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3. EU-organets årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det indeholder endvidere en beskrivelse af den eller de foranstaltninger, der skal finansieres, og en angivelse af de dertil svarende finansielle og menneskelige ressourcer, der er tildelt hver foranstaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 1 nævnte flerårige program.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det foregående regnskabsår.
4. Enhver væsentlig ændring af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1. Budgettet fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget.
3. I overensstemmelse med artikel 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 sender EU-organet hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet et overslag over sine indtægter og udgifter, som fastsat i oprettelsesakten.
4. Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter omfatter:
a)
en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over kasseudbetalinger og kasseindbetalinger
d)
oplysninger om opfyldelsen af alle målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter. Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.
5. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentets og Rådet udkastet til det i artikel 32 omhandlede programmeringsdokument samt enhver ajourført senere version af dette dokument.
6. Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette. Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organets stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionens har udarbejdet et budgetforslag.
7. Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og enhver efterfølgende ændring hertil i overensstemmelse med artikel 38, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III - Kommission - i budgettet.
8. EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og det programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32, vedtages af bestyrelsen. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af budgettet, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen, og EU-organets budget justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
9. Når Kommissionen tildeler et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
KAPITEL 2
EU-organets budgets struktur og udformning
Artikel 35
EU-organets budgets struktur
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Kontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
1)
i oversigten over indtægter:
a)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
b)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c)
de relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2)
i den almindelige oversigt over udgifter:
a)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
b)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n-2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
c)
en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 33, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2. Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2. Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1. Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning, jf. artikel 114. Enhver subdelegation kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 41
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 2 i dette afsnit og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter vedrørende den pågældende sag. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget den hierarkisk foresatte.
4. EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter.
Artikel 42
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1. EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
Finansielle aktører
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 43
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 44
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer den anvisningsberettigede i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget på baggrund af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til deres omkostningseffektivitet.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.
5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af EU-organets budget. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.
Artikel 45
Forudgående kontrol
1. Hver transaktion som omhandlet i artikel 44 er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Efterfølgende kontrol omfatter indledning og efterprøvning af en transaktion.
2. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, som går forud for de anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af EU-organets budget, jf. artikel 33 og 34.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
4. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger. Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b)
anvendelsen af det i artikel 29 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
5. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der indledte transaktionen. De ansatte, der udfører efterprøvningen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
Artikel 46
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt som følge af en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
2. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over EU-organets budget, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i artikel 45, stk. 4, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i stk. 1, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
3. Den forudgående kontrol udføres af andre ansatte end dem, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Hvis den anvisningsberettigede gennemfører finansielle revisioner af tilskudsmodtagere ved efterfølgende kontrol, skal de pågældende revisionsregler være klare, konsekvente og gennemsigtige og skal respektere både EU-organets og de reviderede enheders rettigheder.
4. Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning, der er omhandlet i stk. 3, skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 47
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
-
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 38
-
forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer, herunder et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
-
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsrettens, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
-
årsregnskabet og beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, jf. dog artikel 92, 96 og 97
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
-
oplysningerne i den anvisningsberettigedes beretning giver et retvisende billede
-
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
-
de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2. Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurderingen heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
Artikel 48
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 54, stk. 5, og bestyrelsen herom.
2. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, underretter den pågældende ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 49
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 40, finder artikel 44, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 50
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren har i EU-organet ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit IX
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit IX
d)
fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit IX, af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har fastlagt med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
f)
likviditetsstyring.
2. To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 29.
I de tilfælde, der er omhandlet i dette stykke, træffer organet de nødvendige foranstaltninger for at undgå interessekonflikter.
3. Kommissionens regnskabsfører modtager fra den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Regnskabsføreren garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit efterprøver regnskabsføreren, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne, jf. artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for til at udøve sine funktioner.
De anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.
5. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
6. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. dog stk. 7 i denne artikel og artikel 51. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
7. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af vedkommendes opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten.
8. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, der overdrages til de befuldmægtigede.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 51
Forskudskonti
Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 6, kan der oprettes forskudskonti. Forskudskonti tilføres midler af regnskabsføreren og er underlagt forskudsbestyrere udpeget af regnskabsføreren.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige 60 000 EUR og fastsættes af hvert EU-organ for hver enkelt udgift eller indtægt. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 74, stk. 1, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
KAPITEL 3
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 52
Inddragelse af bemyndigelse og suspension af funktioner for finansielle aktører
1. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse. Den anvisningsberettigede kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. Bestyrelsen, der har udpeget en regnskabsfører eller en forskudsbestyrer eller begge, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere dem fra deres funktioner. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
3. Stk. 1 og 2 berører ikke eventuelle disciplinære foranstaltninger over for de finansielle aktører, der er omhandlet i stk. 1 og 2.
Artikel 53
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
1. Artikel 52-56 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 52 nævnte finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog artikel 54, 55 og 56. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.
Afdeling 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 54
Regler for anvisningsberettigede
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.
2. Erstatningspligt består især, hvis den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt:
a)
konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse undlader at følge denne forordning og i givet fald gennemførelsesbestemmelserne for EU-organets egen finansforordning
b)
undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved EU-organet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.
3. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler vedkommende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den pågældende beslutning, drages den pågældende anvisningsberettigede ikke til ansvar.
4. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
5. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller som Kommissionen deltager i i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver over for EU-organet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som forelægges af EU-organerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et EU-organ.
På grundlag af udtalelsen fra den instans, der er omhandlet i første afsnit, afgør direktøren, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
6. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres EU-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med den ansattes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 55
Regler for regnskabsførere
Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier eller dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti
c)
inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 56
Regler for forskudsbestyrere
Forskudsbestyreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende for en forskudsbestyrer:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
manglende dokumentation for de betalinger, vedkommende har foretaget
c)
udbetaling til andre end de berettigede
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
Forvaltning af indtægter
Artikel 57
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens bidrag i henhold til artikel 19, stk. 6.
Artikel 58
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til budgettet.
Artikel 59
Overslag over fordringer
1. Når den anvisningsberettigede råder over tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende enhver foranstaltning eller ethvert forhold, der kan give anledning til et til EU-organet skyldigt beløb, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
2. Overslaget over fordringen justeres af den anvisningsberettigede, så snart vedkommende bliver bekendt med en begivenhed, der ændrer foranstaltningen eller det forhold, som gav anledning til overslaget over fordringen.
Når den anvisningsberettigede udarbejder indtægtsordren vedrørende en foranstaltning eller et forhold, der tidligere havde givet anledning til et overslag over fordringen, justeres overslaget tilsvarende af den anvisningsberettigede.
Hvis indtægtsordren er udarbejdet for samme beløb som det oprindelige overslag over fordringen, nedsættes dette overslag til nul.
Artikel 60
Fastlæggelse af fordringer
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b)
fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den anvisningsberettigede.
3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
4. Enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
5. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.
Artikel 61
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 62
Reglerne vedrørende inddrivelse
1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Regnskabsføreren skal sikre, at EU-organet modtager sine indtægter, og sørge for, at EU-organets krav bevares.
2. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsinddrivelse.
3. Regnskabsføreren inddriver EU-organets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring i forhold til EU-organet. Sådanne fordringer skal være sikre, opgjorte og forfaldne til betaling.
4. Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere denne beslutning, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
5. Den anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring helt eller delvist, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 63
Formaliteter ved inddrivelse
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 64
Henstand med betaling
1. Regnskabsføreren kan i samarbejde med den anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
b)
debitor stiller, for at beskytte EU-organets rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af EU-organets regnskabsfører.
Den i litra b) omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af EU-organets regnskabsfører.
2. Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, første afsnit, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 65
Oversigt over fordringer
1. Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. EU-organets fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
2. EU-organet udarbejder en oversigt over organets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at tilbagebetale, og når der ikke er foretaget nogen tilbagebetaling eller ikke er foretaget nogen tilbagebetaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over EU-organets fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 66
Forældelsesfrist
EU-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for EU-organet er underlagt en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 67
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Når EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 60-66 anvendelse.
KAPITEL 5
Forvaltning af udgifter
Artikel 68
Finansieringsafgørelse
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse.
3. EU-organets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 3, fastlagte kriterier er klart identificeret.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Artikel 69
Forpligtelsestyper
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
4. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 70
Regler vedrørende forpligtelser
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for EU-organets budget indgår den anvisningsberettigede en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Pligten til at indgå en budgetmæssig forpligtelse, før der indgås en retlig forpligtelse som omhandlet i stk. 1, finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog bestemmelserne i artikel 69, stk. 4, og artikel 87, stk. 2.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning på en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den ansvarlige anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
4. Ved budgetmæssige og retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter den frist, der er fastsat i første afsnit af dette stykke, frigøres efter bestemmelserne i artikel 16.
Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 75 i en periode på to år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse, undtagen hvor beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i basisretsakter.
Artikel 71
Tjek af forpligtelser
1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at konteringen i EU-organets budget er korrekt
b)
at bevillingerne er til stede
c)
at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
d)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse ved fysisk eller elektronisk underskrift sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse
b)
at udgiften er lovlig og formelt rigtig og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
c)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Artikel 72
Fastsættelse af udgifter
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at fordringen er forfalden.
Artikel 73
Påtegning og den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«.
4. I et system, hvor der ikke anvendes IT, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den anvisningsberettigede.
I et system, hvor der anvendes IT, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af et password tilhørende den anvisningsberettigede.
Artikel 74
Anvisning af udgifter
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som den anvisningsberettigede har fastsat.
Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, som er omfattet af den anvisningsberettigedes risikoanalyse, kan den anvisningsberettigede give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 44, stk. 5.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1.
Artikel 75
Betalingstyper
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
1)
forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger efter undertegnelse af kontrakten eller tilskudsaftalen eller efter meddelelse af tilskudsafgørelsen
2)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis udførelse af foranstaltningen
3)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen er fuldstændigt tilendebragt.
Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
Artikel 76
Betaling begrænset til de disponible midler
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Artikel 77
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted inden for de tidsfrister, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-systemer
Artikel 78
Elektronisk forvaltning af transaktioner
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af IT-systemer, kan dokumenter underskrives elektronisk.
Artikel 79
E-forvaltning
EU-organet indfører og anvender ensartede standarder for elektronisk udveksling af information med tredjemand, som deltager i udbuds- og tilskudsprocedurer. De udarbejder og anvender navnlig i videst mulig udstrækning ensartede standarder for gennemførelse af løsninger for indgivelse, lagring og behandling af data indgivet som led i tilskuds- og udbudsprocedurer, og etablerer med henblik herpå et fælles område for udveksling af elektroniske data for tilskudsmodtagere, ansøgere og tilbudsgivere.
Artikel 80
God forvaltning
1. Den anvisningsberettigede skal hurtigst muligt oplyse om krav med hensyn til fremlæggelse af oplysninger og/eller dokumentation og materialets form og indhold såvel som i givet fald den vejledende tidsplan for afslutningen af tildelingsprocedurer.
2. Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke indgiver oplysninger eller afgiver erklæringer på grund af en indlysende materiel fejl begået af ansøgeren eller tilbudsgiveren, opfordrer evalueringsudvalget eller i givet fald den anvisningsberettigede bortset fra i behørigt begrundede tilfælde ansøgeren eller tilbudsgiveren til at fremskaffe de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Disse oplysninger eller præciseringer må ikke i væsentlig grad ændre forslaget eller udbudsbetingelserne.
Artikel 81
Oplysning om klagemuligheder
Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
KAPITEL 7
Den interne revisor
Artikel 82
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1. Hvert EU-organ har en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2. Den interne revisionsfunktion bør varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3. Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4. Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke fulgt op på kritiske risici og henstillinger
-
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 47, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
7. EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 83
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed og ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet samt den interne revisors ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til direktørens vurdering EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2. Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3. Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
Artikel 85
Almindelige bestemmelser
1. For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse, jf. dog artikel 86.
2. EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
3. EU-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, der er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Udbudsprocedurer
1. EU-organet kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (8), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som sidstnævnte leverer.
2. EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 133 delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
SPECIFIKKE BESTEMMELSER VEDRØRENDE ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 87
Administrationsbevillinger
1. Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3. Hvert EU-organ forelægger senest den 1. juli hvert år Europa-Parlamentet og Rådet et arbejdsdokument om sin ejendomspolitik, der skal indeholde følgende oplysninger:
a)
for hver enkelt bygning, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter i EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og beliggenhed for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte ejendomsprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 88, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
Artikel 88
Ejendomsprojekter
1. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, skal EU-organet så tidligt som muligt underrette Europa-Parlamentet og Rådet om det etageareal, der er behov for, og den foreløbige planlægning, inden der foretages undersøgelser af det lokale marked i tilfælde af ejendomskontrakter, eller inden der iværksættes indkaldelse af bud i tilfælde af bygge- og anlægsarbejder.
2. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, forelægger EU-organet ejendomsprojektet, inklusive de specificerede anslåede omkostninger og finansieringen heraf, samt en liste over udkast til de kontrakter, man agter at anvende, og anmoder om Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, inden kontrakterne indgås. På EU-organets anmodning behandles dokumenter, der fremsendes i forbindelse med ejendomsprojektet, fortroligt.
Bortset fra i force majeure-situationer behandler Europa-Parlamentet og Rådet ejendomsprojektet inden for fire uger fra den dato, hvor begge institutioner modtog det.
Ejendomsprojektet anses for godkendt ved udløbet af fristen på fire uger, medmindre Europa-Parlamentet eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
Såfremt Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for fristen på fire uger giver udtryk for behørigt begrundede betænkeligheder, forlænges denne frist én gang med to uger.
Såfremt Europa-Parlamentet eller Rådet træffer en afgørelse, som går imod ejendomsprojektet, trækker det pågældende EU-organ sit forslag tilbage og kan fremsætte et nyt.
3. I force majeure-situationer kan de oplysninger, der er omhandlet i stk. 4, fremsendes samtidig med ejendomsprojektet. Europa-Parlamentet og Rådet behandler ejendomsprojektet inden for to uger fra begge institutioners modtagelse af projektet. Ejendomsprojektet anses for at være godkendt ved udløbet af denne frist på to uger, medmindre Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
4. Følgende anses som projekter vedrørende fast ejendom, som sandsynligvis vil have betydelige konsekvenser for EU-organets budget:
a)
erhvervelse af jord
b)
erhvervelse, salg, strukturel renovering, opførelse af bygninger eller projekter, der kombinerer disse elementer, som skal gennemføres inden for samme tidsramme, til en værdi af mere end 3 000 000 EUR
c)
nye ejendomskontrakter (herunder brugsretter, langfristede lejemål og fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter på mindre favorable vilkår), som ikke er omfattet af litra b), med en årlig leje på mindst 750 000 EUR
d)
forlængelse eller fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter (herunder brugsret og langfristede lejemål) på samme eller mere favorable vilkår med en årlig leje på mindst 3 000 000 EUR.
5. Med forbehold af artikel 19, stk. 4, kan et ejendomserhvervelsesprojekt finansieres ved hjælp af et lån under forudsætning af Europa-Parlamentets og Rådets forhåndsgodkendelse.
Indgåelse af låneaftaler og tilbagebetaling af lån skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og under behørig hensyntagen til varetagelse af Unionens økonomiske interesser.
Når EU-organet foreslår at finansiere erhvervelsen ved hjælp af et lån, skal den finansieringsplan, som det pågældende EU-organ skal fremsende sammen med anmodningen om forhåndsgodkendelse, navnlig specificere det maksimale finansieringsniveau, finansieringsperioden, typen af finansiering, finansieringsvilkårene og besparelser i sammenligning med andre former for kontraktforhold.
Europa-Parlamentet og Rådet behandler anmodningen om forhåndsgodkendelse inden for fire uger fra de to institutioners modtagelse af anmodningen, hvilket kan forlænges én gang med to uger. Erhvervelsen ved hjælp af et lån anses for at være afvist, hvis ikke Europa-Parlamentet og Rådet udtrykkeligt godkender den inden for fristen.
AFSNIT VII
EKSPERTER
Artikel 89
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 finder anvendelse på udvælgelsen af eksperter. Sådanne eksperter aflønnes på grundlag af et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen. Udvælgelsen sker på grundlag af udvælgelseskriterier i overensstemmelse med principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
AFSNIT VIII
TILSKUD OG PRISER, DER TILDELES AF EU-ORGANET
Artikel 90
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
Artikel 91
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 92
Regnskabernes struktur
EU-organets regnskaber omfatter:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretningerne om gennemførelsen af EU-organets budget.
Artikel 93
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1. Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2. Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3. Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Artikel 94
Regnskabsregler
1. EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
2. De i artikel 92 omhandlede regnskaber skal efterleve de budgetprincipper, der er fastlagt i artikel 5-31. De skal give et retvisende og pålideligt billede af indtægts- og udgiftstransaktioner over budgettet.
Artikel 95
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne som omhandlet i artikel 92 skal give oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 96
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Noterne til årsregnskabet supplerer og indeholder bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med EU-organets virksomhed.
Artikel 97
Beretninger om budgetgennemførelsen
1. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
2. Budgetresultatet består af differencen mellem:
-
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
-
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for annullerede bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
-
overskridelser - i form af betalinger - af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
-
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikke-realiserede.
3. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
Artikel 98
Foreløbige regnskaber
1. EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Artikel 99
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1. I henhold til artikel 148, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om EU-organets foreløbige årsregnskab.
2. Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. artikel 50. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
3. Regnskabsføreren sender senest den 1. juli det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
4. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten, med kopi til Kommissionens regnskabsfører, på samme dato som fremsendelsen af dette endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
EU-organets endelige regnskab offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. EU-organets svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
Regnskabsføring og formuefortegnelse
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 100
Regnskabssystemet
1. EU-organets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro og på basis af kalenderåret.
3. Den anvisningsberettigede kan endvidere føre et omkostningsregnskab.
Artikel 101
Fælles krav til institutionernes regnskabssystem
De regnskabsregler og den harmoniserede regnskabskontoplan, der skal anvendes af EU-organet, vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet
Artikel 102
Det almindelige regnskab
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den EU-organets økonomiske og finansielle situation samt formuestilling.
Artikel 103
Bogføring i det almindelige regnskab
1. Kontienes saldi og de enkelte kontobevægelser i det almindelige regnskab bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil posteringerne henviser.
3. Regnskabssystemet skal etablere et klart revisionsspor for hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 104
Korrektioner
EU-organets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til aflæggelsen af det endelige regnskab de korrektioner, der er nødvendige for at sikre, at der opstilles et formelt korrekt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede. Sådanne korrektioner skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 101.
Artikel 105
Opstilling af bevillingsregnskab
1. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af EU-organets budgetgennemførelse.
2. Med henblik på stk. 1 registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
Artikel 106
Formuefortegnelse
1. EU-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør EU-organets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
EU-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af EU-organets materielle aktiver skal annonceres på passende måde.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 107
Ekstern revision
1. En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i EU-organets endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i TEUF.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner, med i betragtning.
2. EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3. Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 158-163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan for dechargeproceduren
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 109
Dechargeproceduren
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. På anmodning af Europa-Parlamentet forelægger direktøren i overensstemmelse med artikel 165, stk. 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 966/2012 alle de oplysninger for Europa-Parlamentet, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 110
Opfølgende foranstaltninger
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 111
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1. EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (9) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (10) med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser i forbindelse med tilskud eller kontrakt tildelt ifølge denne forordning.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2 skal EU-organets samarbejdsaftaler med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og indgåelse af offentlige kontrakter indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage denne kontrol og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
AFSNIT XI
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 112
Europa-Parlamentets og Rådets anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 113
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte artikel 208 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget.
Artikel 114
Gennemførelsesbestemmelser til EU-organets finansforordning
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til EU-organets egen finansforordning.
Artikel 115
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 ophæves med virkning fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 40 fortsat anvendelse frem til den 31. december 2014, og artikel 27, stk. 4 og 7, finder fortsat anvendelse frem til den 31. december 2015.
Artikel 116
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 47 og artikel 82, stk. 5, anvendelse fra den 1. januar 2015, og artikel 32 samt artikel 33, stk. 5 og 8, finder anvendelse fra den 1. januar 2016.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1271/2013 DELLA COMMISSIONE
del 30 settembre 2013
che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (1), in particolare l’articolo 208,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (2) che reca regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti dalle Comunità si basava sul regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio (3). Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012. Occorre pertanto rivedere il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002. A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.
(2)
Occorre tenere conto della dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio dell’UE e della Commissione europea sulle agenzie decentrate del 19 luglio 2012.
(3)
Occorre rivedere alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 per tenere conto dell’esperienza acquisita nella loro applicazione.
(4)
Il presente regolamento deve stabilire i principi generali e le regole di base applicabili agli organismi istituiti a norma del TFUE e del trattato Euratom (in appresso: «organismi dell’Unione») che ricevono contributi a carico del bilancio, fatto salvo l’atto costitutivo. Sulla base del presente regolamento gli organismi dell’Unione devono adottare la propria regolamentazione finanziaria, che può discostarsi dal regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.
(5)
Tuttavia, per motivi di coerenza gli organismi dell’Unione interamente autofinanziati, ai quali il presente regolamento non si applica, dovrebbero stabilire una regolamentazione analoga, se del caso. Conformemente alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012, tali organismi presentano al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione una relazione annuale sull’esecuzione del loro bilancio e tengono conto delle loro richieste e raccomandazioni.
(6)
Gli organismi dell’Unione devono stabilire ed eseguire il loro bilancio nel rispetto dei cinque principi della legge di bilancio (unità, verità, universalità, specializzazione e annualità), e dei principi del pareggio, dell’unità di conto, della sana gestione finanziaria e della trasparenza.
(7)
Va sottolineata la funzione di riequilibrio svolta dal contributo dell’Unione. La parte del risultato di bilancio positivo del bilancio dell’organismo dell’Unione che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio deve essere riversata al bilancio dell’Unione.
(8)
Se l’atto costitutivo prevede che le entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione e che le entrate risultanti da tasse e canoni sono destinate specificamente a finanziare spese determinate, gli organismi dell’Unione devono avere la possibilità di riportare il saldo sotto forma di entrate con destinazione specifica.
(9)
Le tasse vanno fissate a un livello tale da coprire i costi della fornitura dei servizi ed evitare l’accumulo di eccedenze.
(10)
La delega di compiti di esecuzione del bilancio agli organismi dell’Unione deve essere debitamente giustificata dalle caratteristiche dei compiti stessi e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione, garantendo al tempo stesso la sana gestione finanziaria e l’efficienza in termini di costi. I compiti delegati devono essere compatibili con l’atto costitutivo.
(11)
Agli organismi dell’Unione dovrebbe essere consentito di ricevere sovvenzioni ad hoc soltanto se ciò è esplicitamente previsto nei pertinenti atti di base e autorizzato nell’atto costitutivo.
(12)
Conformemente all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione deve partecipare a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi e istituzioni dell’Unione.
(13)
Occorre stabilire le regole relative al piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni periodiche generali, onde assicurarne l’efficace attuazione.
(14)
Per garantire la coerenza della programmazione, è necessario che l’organismo dell’Unione prepari un documento contenente la programmazione annuale e pluriennale, tenendo conto degli orientamenti della Commissione.
(15)
L’organismo dell’Unione deve allineare il calendario della programmazione annuale e pluriennale alla procedura di bilancio per garantire l’efficacia e la coerenza di tutti i documenti di programmazione.
(16)
È necessario chiarire la struttura attuale delle funzioni di revisione contabile interna e di controllo interno e razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. La funzione di revisione contabile interna in seno all’organismo dell’Unione deve essere svolta dal revisore contabile interno della Commissione, che deve effettuare controlli ove lo giustifichino i rischi esistenti. Occorre stabilire le norme relative alla creazione e al funzionamento delle capacità di revisione contabile interna.
(17)
Occorre razionalizzare gli obblighi in materia di relazioni. Gli organismi dell’Unione devono fornire una relazione annuale di attività consolidata contenente informazioni esaustive sull’attuazione del loro programma di lavoro, sul loro bilancio, sul loro piano in materia di politica del personale e sui loro sistemi di gestione e di controllo interno.
(18)
Per migliorare l’efficienza in termini di costi degli organismi dell’Unione, occorre prevedere la possibilità di condividere i servizi o di trasferirli a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione. In particolare, l’efficienza in termini di costi può essere migliorata permettendo che il contabile della Commissione venga incaricato della totalità o di una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione.
(19)
Come previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
(20)
Per allineare le norme in materia di entrate con destinazione specifica con quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 occorre stabilire regole per quanto riguarda la differenziazione tra le entrate con destinazione specifica (interne ed esterne) e il loro riporto.
(21)
Per allineare le regole relative al trattamento degli interessi generati dal contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, occorre stabilire che gli interessi non sono dovuti al bilancio.
(22)
Il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 prevede, in determinati casi, la possibilità di contrarre un impegno giuridico prima di procedere a un impegno di bilancio. Questa possibilità va estesa anche agli organismi dell’Unione.
(23)
Per garantire la coerenza tra il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 e il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, non dovrebbero essere consentite disposizioni specifiche in materia di appalti e sovvenzioni. L’applicazione di un insieme unico di regole assicura la semplificazione delle attività dell’organismo dell’Unione e permette di utilizzare gli orientamenti e i modelli preparati dalla Commissione.
(24)
È opportuno prevedere che l’organismo dell’Unione possa attribuire premi, al fine di allineare le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 a quelle del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
(25)
Per individuare e gestire adeguatamente il rischio di conflitto di interessi reale o percepito, gli organismi dell’Unione dovrebbero essere tenuti ad adottare regole in materia di prevenzione e gestione dei conflitti di interessi. Tali regole dovrebbero tenere conto degli orientamenti elaborati dalla Commissione in seguito alla dichiarazione comune del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea del 19 luglio 2012.
(26)
Le disposizioni in materia di politica immobiliare, compresa l’introduzione della possibilità e delle condizioni che consentono agli organismi dell’Unione di contrarre prestiti, devono essere allineate al regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 per garantire un’applicazione coerente delle nuove norme da parte di tutti gli organismi e tutte le istituzioni dell’Unione.
(27)
Occorre prevedere disposizioni transitorie per la programmazione e la presentazione di relazioni, tenuto conto del fatto che alla Commissione occorre tempo per elaborare gli orientamenti opportuni in cooperazione con gli organismi dell’Unione.
(28)
È necessario stabilire che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, per consentire l’adozione in tempo utile del regolamento finanziario rivisto degli organismi dell’Unione entro il 1o gennaio 2014, al fine di garantire l’applicazione di regole coerenti al prossimo quadro finanziario pluriennale,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce le regole finanziarie fondamentali in base alle quali l’organismo dell’Unione deve adottare la propria regolamentazione finanziaria. La regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione può discostarsi dal presente regolamento soltanto se lo impongano esigenze specifiche e previo accordo della Commissione.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si intende per:
- «atto costitutivo»: l’atto di diritto dell’Unione che disciplina gli aspetti essenziali relativi alla creazione e al funzionamento dell’organismo dell’Unione,
- «bilancio dell’organismo dell’Unione»: lo strumento che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie per l’organismo dell’Unione,
- «organismo dell’Unione»: qualunque organismo di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012,
- «consiglio di amministrazione»: l’organo decisionale principale a livello interno in materie finanziarie e di bilancio dell’organismo dell’Unione, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «direttore»: la persona incaricata di eseguire le decisioni del consiglio di amministrazione nonché il bilancio dell’organismo dell’Unione in qualità di ordinatore, indipendentemente dalla sua denominazione nell’atto costitutivo,
- «comitato esecutivo»: l’organo interno che assiste il consiglio di amministrazione e le cui responsabilità e regolamento interno sono definiti nell’atto costitutivo.
Articolo 3
Periodi di tempo, date e termini
Salvo altrimenti disposto, il regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio (4) si applica ai termini fissati dal presente regolamento.
Articolo 4
Protezione dei dati personali
Il presente regolamento non pregiudica i requisiti della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (5) né quelli del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (6).
Articolo 5
Rispetto dei principi di bilancio
Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione rispettano i principi dell’unità, della verità del bilancio, dell’annualità, del pareggio, dell’unità di conto, dell’universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria, che richiede un controllo interno efficace ed efficiente, e della trasparenza.
TITOLO II
PRINCIPI DI BILANCIO
CAPO 1
Principi dell’unità e della verità di bilancio
Articolo 6
Ambito di applicazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comprende:
a)
entrate proprie in cui rientrano tutti i canoni e le tasse che l’organismo dell’Unione è autorizzato a percepire in virtù dei compiti ad esso affidati, nonché altre eventuali entrate;
b)
entrate in cui rientrano eventuali contributi finanziari degli Stati membri che accolgono l’organismo;
c)
un contributo accordato dall’Unione;
d)
entrate con destinazione specifica volte a finanziare spese specifiche secondo l’articolo 23, paragrafo 1;
e)
le spese dell’organismo dell’Unione, comprese le spese amministrative.
2. Le entrate in cui rientrano i canoni e le tasse hanno destinazione specifica solo in casi eccezionali e debitamente giustificati, previsti nell’atto costitutivo.
3. Se uno o più atti costitutivi prevedono che alcuni compiti ben definiti siano finanziati separatamente o se l’organismo dell’Unione svolge compiti che gli sono affidati in virtù di un accordo di delega, esso tiene una contabilità separata delle operazioni di entrata e di spesa. L’organismo dell’Unione identifica chiaramente ciascun gruppo di compiti nella sua programmazione delle risorse umane contenuta nel documento di programmazione annuale e pluriennale di cui all’articolo 32.
Articolo 7
Sovvenzioni ad hoc
1. Gli organismi dell’Unione possono ricevere sovvenzioni ad hoc dal bilancio soltanto se ciò è autorizzato dall’atto costitutivo ed esplicitamente previsto dall’atto di base.
2. Se l’organismo dell’Unione è stato autorizzato a ricevere sovvenzioni ad hoc, i compiti finanziati da tali sovvenzioni sono inclusi nel programma di lavoro annuale di cui all’articolo 32, paragrafo 3.
Articolo 8
Accordi di delega
1. All’organismo dell’Unione non sono affidati compiti di esecuzione del bilancio da parte della Commissione tranne se ciò è giustificato dalla natura particolare dell’azione e dalla competenza specifica dell’organismo dell’Unione.
2. Nella scelta dell’organismo dell’Unione si tiene debito conto:
a)
del rapporto costi/benefici connesso alla scelta di delegare tali compiti;
b)
dell’impatto sulla struttura di governance dell’organismo e sulle sue risorse finanziarie e umane.
3. Laddove la Commissione in via eccezionale affida compiti all’organismo dell’Unione:
a)
l’articolo 60 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 si applica all’organismo dell’Unione per quanto riguarda i fondi destinati a tali compiti e gli articoli 108 e 109 del presente regolamento non si applicano;
b)
i compiti affidati devono essere menzionati nel programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 32, paragrafo 3, unicamente a titolo informativo.
4. Fatto salvo il paragrafo 2, l’ordinatore consulta il consiglio di amministrazione prima di firmare l’accordo di delega.
Articolo 9
Norme specifiche sui principi dell’unità e della verità del bilancio
1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione a una linea del bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. Nessuna spesa può essere impegnata né autorizzata in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio dell’organismo dell’Unione.
3. Uno stanziamento può essere iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione solo se corrisponde a una spesa ritenuta necessaria.
4. Gli interessi generati dai versamenti di prefinanziamenti effettuati a partire dal bilancio dell’organismo dell’Unione non sono dovuti a quest’ultimo.
CAPO 2
Principio dell’annualità
Articolo 10
Definizione
Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione sono autorizzati per la durata di un esercizio, che inizia il 1o gennaio e termina il 31 dicembre.
Articolo 11
Tipologia degli stanziamenti
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta stanziamenti non dissociati e, ove le esigenze operative lo giustifichino, stanziamenti dissociati. Gli stanziamenti dissociati danno luogo a stanziamenti di impegno e a stanziamenti di pagamento.
2. Gli stanziamenti di impegno coprono il costo totale degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio.
3. Gli stanziamenti di pagamento coprono i pagamenti derivanti dall’esecuzione degli impegni giuridici sottoscritti durante l’esercizio o durante gli esercizi precedenti.
Articolo 12
Contabilità per entrate e stanziamenti
1. Le entrate dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 6 sono imputate a un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell’esercizio stesso.
2. Le entrate dell’organismo dell’Unione danno luogo a un importo equivalente di stanziamenti di pagamento.
3. Gli stanziamenti assegnati a titolo di un esercizio sono utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi a esercizi precedenti.
4. Gli impegni di stanziamenti sono contabilizzati sulla base degli impegni giuridici effettuati fino al 31 dicembre.
5. I pagamenti sono contabilizzati a titolo di un esercizio sulla base dei pagamenti effettuati dal contabile entro il 31 dicembre dell’esercizio stesso.
Articolo 13
Impegno di stanziamenti
Gli stanziamenti iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere impegnati con decorrenza di effetti dal 1o gennaio, non appena il bilancio dell’organismo dell’Unione è stato definitivamente adottato.
Articolo 14
Annullamento e riporto di stanziamenti
1. Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell’esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati. Tuttavia, possono essere oggetto di una decisione di riporto limitato unicamente all’esercizio successivo, adottata entro il 15 febbraio dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo, conformemente ai paragrafi 3 e 4, o possono essere oggetto di un riporto di diritto conformemente al paragrafo 5.
2. Gli stanziamenti relativi alle spese di personale non possono essere oggetto di riporto.
3. Per gli stanziamenti di impegno dissociati e gli stanziamenti non dissociati non ancora impegnati alla fine dell’esercizio il riporto può riguardare:
a)
gli importi corrispondenti agli stanziamenti di impegno;
b)
gli importi corrispondenti agli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari, per i quali la maggior parte delle fasi preparatorie della procedura d’impegno è stata completata al 31 dicembre. Le fasi preparatorie della procedura d’impegno sono definite nelle modalità di esecuzione del regolamento finanziario di ciascun organismo dell’Unione.
Tali importi possono essere impegnati fino al 31 marzo dell’anno successivo o fino al 31 dicembre dell’anno successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari.
4. Per gli stanziamenti di pagamento il riporto può riguardare gli importi necessari per coprire impegni anteriori o impegni connessi a stanziamenti di impegno riportati, se gli stanziamenti di pagamento previsti alle rispettive linee del bilancio dell’esercizio successivo non sono sufficienti per coprire il fabbisogno.
L’organismo dell’Unione interessato impiega in via prioritaria gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio in corso e ricorre agli stanziamenti riportati soltanto quando i primi siano esauriti.
5. Gli stanziamenti non dissociati corrispondenti a obblighi regolarmente contratti alla fine dell’esercizio sono riportati di diritto unicamente all’esercizio successivo.
6. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell’esercizio N + 1 sono annullati di diritto e riportati nella contabilità.
Articolo 15
Norme in materia di riporto delle entrate con destinazione specifica
Al riporto delle entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 23, e degli stanziamenti non utilizzati e disponibili al 31 dicembre a titolo di tali entrate, si applicano le seguenti disposizioni:
a)
le entrate con destinazione specifica esterne sono oggetto di un riporto di diritto e sono utilizzate integralmente entro il completamento di tutte le operazioni connesse al programma o all’azione cui sono destinate; le entrate con destinazione specifica esterne riscosse nell’ultimo anno del programma o dell’azione possono essere utilizzate durante il primo anno del programma o dell’azione seguente;
b)
le entrate con destinazione specifica interne sono oggetto di riporto per un unico esercizio, fatta eccezione per le entrate con destinazione specifica interne di cui all’articolo 23, paragrafo 3, lettera f), che sono oggetto di un riporto di diritto.
Entro e non oltre il 1o giugno dell’anno N + 1, l’organismo dell’Unione informa la Commissione circa l’esecuzione delle entrate con destinazione specifica oggetto di riporto.
Articolo 16
Disimpegno di stanziamenti
I disimpegni che intervengono nel corso degli esercizi successivi all’esercizio per il quale gli stanziamenti sono stati iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione, conseguenti alla mancata esecuzione totale o parziale delle azioni alle quali gli stanziamenti sono stati assegnati, danno luogo all’annullamento degli stanziamenti corrispondenti.
Articolo 17
Impegni
1. Le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 ottobre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti decisi dal consiglio di amministrazione che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l’esercizio in corso. Tali impegni non possono riguardare spese nuove il cui principio non sia stato ancora ammesso nell’ultimo bilancio dell’organismo dell’Unione regolarmente adottato.
2. Le spese che, come gli affitti, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo a decorrere dal 1o dicembre a un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l’esercizio successivo. In questo caso non si applica il limite di cui al paragrafo 1.
Articolo 18
Norme applicabili in caso di tardiva adozione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Se all’inizio dell’esercizio il bilancio dell’organismo dell’Unione non è stato ancora definitivamente adottato, si applicano le norme di cui ai paragrafi da 2 a 6.
2. Le operazioni d’impegno e di pagamento possono essere effettuate entro i limiti stabiliti al paragrafo 3.
3. Le operazioni d’impegno possono essere effettuate, per capitolo, entro i limiti di un quarto dell’insieme degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, aumentato di un dodicesimo per ciascun mese trascorso.
Il limite degli stanziamenti previsti nello stato previsionale delle entrate e delle spese non può essere superato.
Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo degli stanziamenti autorizzati per il pertinente capitolo per l’esercizio precedente, senza poter superare il dodicesimo degli stanziamenti previsti nello stesso capitolo dello stato previsionale delle entrate e delle spese.
4. Come stanziamenti autorizzati nel pertinente capitolo dell’esercizio precedente, di cui ai paragrafi 2 e 3, si intendono gli stanziamenti votati nel bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi i bilanci rettificativi, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.
5. Su richiesta del direttore, se la continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione e le esigenze di gestione lo rendono necessario, il consiglio di amministrazione può autorizzare simultaneamente spese superiori a un dodicesimo provvisorio, ma non superiori al totale di quattro dodicesimi provvisori, salvo in casi debitamente giustificati, sia per le operazioni d’impegno sia per le operazioni di pagamento in aggiunta a quelli resi automaticamente disponibili a norma dei paragrafi 2 e 3.
I dodicesimi supplementari sono autorizzati per intero e non sono frazionabili.
6. Se, per un determinato capitolo, l’autorizzazione di quattro dodicesimi provvisori, accordata conformemente al paragrafo 5, non permette di fare fronte alle spese necessarie per evitare un’interruzione della continuità dell’azione dell’organismo dell’Unione nel settore contemplato dal capitolo in questione, può essere autorizzato, a titolo eccezionale, il superamento dell’importo degli stanziamenti iscritti nel corrispondente capitolo del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente. Il consiglio di amministrazione delibera secondo le procedure di cui al paragrafo 5. L’importo globale degli stanziamenti disponibile nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio precedente o nel progetto di bilancio proposto dall’organismo dell’Unione non può tuttavia in nessun caso essere superato.
CAPO 3
Principio del pareggio
Articolo 19
Definizione e portata
1. Entrate e stanziamenti di pagamento devono risultare in pareggio.
2. Gli stanziamenti d’impegno non possono superare l’importo del contributo dell’Unione, più le entrate proprie e le altre eventuali entrate di cui all’articolo 6.
3. Per gli organismi le cui entrate sono costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione, le tasse vanno fissate a un livello tale da evitare l’accumulo di eccedenze. Ove si ripresenti un elevato risultato di bilancio positivo o negativo, ai sensi dell’articolo 97, il livello delle tasse e dei canoni viene adeguato.
4. L’organismo dell’Unione non può sottoscrivere prestiti entro il quadro del suo bilancio.
5. Il contributo dell’Unione all’organismo dell’Unione costituisce per il bilancio di quest’ultimo un contributo al pareggio e può essere frazionato in più versamenti.
6. L’organismo dell’Unione applica una gestione rigorosa della tesoreria, tenendo debito conto delle entrate con destinazione specifica, al fine di assicurare che i suoi saldi di cassa siano limitati alle necessità debitamente giustificate. Nelle sue richieste di pagamento, l’organismo dell’Unione presenta previsioni dettagliate e aggiornate sulle sue effettive esigenze di tesoreria nel corso dell’esercizio, comprese le informazioni sulle entrate con destinazione specifica.
Articolo 20
Risultato di bilancio dell’esercizio
1. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è positivo, viene rimborsato alla Commissione a concorrenza del contributo versato nel corso dell’esercizio. La parte del risultato di bilancio che supera l’importo del contributo dell’Unione versato nel corso dell’esercizio è iscritta nel bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio successivo fra le entrate.
Il primo comma si applica anche nel caso in cui le entrate dell’organismo dell’Unione siano costituite da tasse e canoni oltre al contributo dell’Unione.
La differenza fra il contributo iscritto nel bilancio e quello effettivamente versato all’organismo dell’Unione è oggetto di un annullamento.
L’organismo dell’Unione trasmette, entro il 31 gennaio dell’anno N, una stima del risultato di bilancio dell’anno N - 1, da riversare successivamente al bilancio nel corso dell’anno N, al fine di completare le informazioni già disponibili riguardanti il risultato di bilancio dell’anno N - 2. La Commissione terrà debito conto di tali informazioni al momento di valutare il fabbisogno finanziario dell’organismo dell’Unione per l’anno N + 1.
2. In casi eccezionali, quando l’atto costitutivo stabilisce che le entrate derivanti da tasse e canoni sono volte a finanziare spese specifiche, l’organismo dell’Unione può riportare il saldo delle tasse e dei canoni come entrate con destinazione specifica per le attività connesse alla fornitura dei servizi per cui tali tasse sono dovute.
3. Se il risultato di bilancio ai sensi dell’articolo 97 è negativo, viene iscritto nel bilancio dell’organismo dell’Unione per l’esercizio successivo come stanziamenti di pagamento o, se del caso, detratto dal risultato di bilancio positivo dell’organismo dell’Unione degli esercizi successivi.
4. Le entrate o gli stanziamenti di pagamento sono iscritti nel bilancio dell’organismo dell’Unione nel corso della procedura di bilancio utilizzando la procedura della lettera rettificativa di cui all’articolo 39 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 oppure, se il bilancio dell’organismo dell’Unione è in corso di esecuzione, mediante un bilancio rettificativo.
CAPO 4
Principio dell’unità di conto
Articolo 21
Utilizzo dell’euro
Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, è eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Per le esigenze di tesoreria, tuttavia, il contabile e, nel caso delle casse di anticipi, gli amministratori degli anticipi sono autorizzati a effettuare operazioni in altre monete, alle condizioni precisate nella regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione.
CAPO 5
Principio dell’universalità
Articolo 22
Definizione e portata
Fatto salvo l’articolo 23, l’insieme delle entrate copre l’insieme degli stanziamenti di pagamento. Fatto salvo l’articolo 25, tutte le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse.
Articolo 23
Entrate con destinazione specifica
1. Le entrate con destinazione specifica esterne e le entrate con destinazione specifica interne sono destinate a finanziare spese determinate.
2. Costituiscono entrate con destinazione specifica esterne:
a)
i contributi finanziari degli Stati membri e dei paesi terzi, incluse in entrambi i casi le rispettive agenzie pubbliche, entità o persone fisiche, per talune attività dell’organismo dell’Unione, a condizione che ciò sia previsto dall’accordo concluso tra l’organismo dell’Unione e gli Stati membri, i paesi terzi o le agenzie pubbliche, entità o persone fisiche in questione;
b)
le entrate aventi una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sussidi, donazioni e legati;
c)
i contributi finanziari, non coperti dalla lettera a), di paesi terzi o di vari organismi non dell’Unione ad attività degli organismi dell’Unione,
-
le entrate provenienti dalle sovvenzioni ad hoc di cui all’articolo 7,
-
le entrate provenienti dagli accordi di delega di cui all’articolo 8;
d)
le entrate con destinazione specifica interne di cui al paragrafo 3, nella misura in cui sono accessorie rispetto alle altre entrate di cui alle lettere da a) a c) del presente paragrafo;
e)
le entrate provenienti dalle tasse e dai canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 2.
3. Costituiscono entrate con destinazione specifica interne:
a)
le entrate provenienti da terzi per forniture, prestazione di servizi o lavori effettuati su loro richiesta, fatta eccezione per i canoni e le tasse di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a);
b)
i proventi della vendita di autoveicoli, macchinari, impianti, materiali e apparecchiature scientifiche e tecniche che sono sostituiti o rottamati quando il valore contabile è completamente ammortizzato;
c)
le entrate provenienti dalla restituzione, a norma dell’articolo 62, di somme indebitamente pagate;
d)
i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore delle istituzioni dell’Unione o di altri organismi dell’Unione;
e)
l’importo delle indennità di assicurazione riscosse;
f)
le entrate provenienti da indennità locative;
g)
le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazioni e film, anche su supporto elettronico;
h)
le entrate provenienti da successivi rimborsi di oneri fiscali a norma dell’articolo 25, paragrafo 3, lettera b).
4. Fatto salvo l’articolo 23, paragrafo 2, lettera e), il pertinente atto costitutivo può anche prescrivere di destinare le entrate da esso previste a spese determinate. Salvo diversamente specificato nel pertinente atto costitutivo, tali entrate costituiscono entrate con destinazione specifica interne.
5. Qualsiasi entrata ai sensi del paragrafo 2, lettere da a) a c), e del paragrafo 3, lettere a) e d), deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell’azione o della destinazione in oggetto.
6. Il bilancio dell’organismo dell’Unione prevede per le entrate con destinazione specifica esterne e per le entrate con destinazione specifica interne una struttura d’accoglienza e, per quanto possibile, il loro importo.
Le entrate con destinazione specifica possono essere incluse nello stato previsionale delle entrate e delle spese soltanto per gli importi certi alla data di formazione dello stato previsionale.
Articolo 24
Atti di liberalità
1. Il direttore può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell’organismo dell’Unione, in particolare fondazioni, sussidi, donazioni e legati.
2. L’accettazione di liberalità che potrebbero comportare oneri è soggetta all’autorizzazione del consiglio di amministrazione, oppure, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo, il quale si pronuncia entro due mesi a decorrere dalla data in cui la domanda gli è stata presentata. Se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo non delibera entro tale termine, la liberalità si considera accettata.
Articolo 25
Norme in materia di detrazioni e compensazione dei tassi di cambio
1. Si possono effettuare le seguenti detrazioni dall’importo delle richieste di pagamento, che in tal caso sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:
a)
sanzioni imposte alle parti di contratti d’appalto o ai beneficiari;
b)
sconti, rimborsi e ribassi concessi su singole fatture e rendiconti di spesa;
c)
ripetizioni delle somme indebitamente pagate.
Le ripetizioni di cui alla lettera c) del primo comma possono essere operate mediante detrazione diretta in occasione di un nuovo pagamento intermedio o di un nuovo pagamento a saldo a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l’indebito pagamento è stato imputato.
Le norme contabili dell’Unione si applicano alle detrazioni di cui al primo comma, lettera c).
2. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri in forza del protocollo sui privilegi e le immunità dell’Unione europea sono imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo al netto delle tasse, purché tale protocollo si applichi all’organismo dell’Unione.
3. I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all’organismo dell’Unione che comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte di paesi terzi in forza delle pertinenti convenzioni possono essere imputati al bilancio dell’organismo dell’Unione con il loro importo:
a)
al netto delle tasse; oppure
b)
al lordo delle tasse. In tal caso, i successivi rimborsi di oneri fiscali sono assimilati a entrate con destinazione specifica interne.
4. Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall’organismo dell’Unione a titolo temporaneo in applicazione dei paragrafi 2 e 3 sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.
5. Un eventuale risultato di bilancio negativo viene iscritto come spesa nel bilancio dell’organismo dell’Unione.
6. Le differenze di cambio registrate nel corso dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione possono essere compensate. Il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel risultato di bilancio dell’esercizio.
CAPO 6
Principio della specializzazione
Articolo 26
Disposizioni generali
Gli stanziamenti sono specificati per titoli e per capitoli. I capitoli sono suddivisi in articoli e in voci.
Articolo 27
Storni
1. Il direttore può procedere a storni di stanziamenti:
a)
da titolo a titolo fino ad un massimo del 10 % degli stanziamenti dell’esercizio iscritti alla linea dalla quale viene effettuato lo storno;
b)
da capitolo a capitolo e da articolo ad articolo senza limiti.
2. Al di là del limite di cui al paragrafo 1, il direttore può proporre al consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, al comitato esecutivo storni di stanziamenti da titolo a titolo. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo dispone di tre settimane per opporsi a detti storni. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati.
3. Le proposte di storni e gli storni effettuati conformemente ai paragrafi 1 e 2 sono accompagnati da giustificazioni adeguate e dettagliate da cui emerge l’esecuzione degli stanziamenti nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, tanto per le linee da rafforzare quanto per quelle da cui sono prelevati gli stanziamenti.
4. Il direttore informa al più presto il consiglio di amministrazione degli storni effettuati. Il direttore informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli storni eseguiti a norma del paragrafo 2.
Articolo 28
Norme specifiche in materia di storni
1. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno solo le linee del bilancio dell’organismo dell’Unione per le quali detto bilancio autorizza uno stanziamento o che recano la menzione «per memoria».
2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che tali entrate conservino la loro destinazione.
CAPO 7
Principio della sana gestione finanziaria
Articolo 29
Principi di economia, efficienza ed efficacia/Principio della sana gestione finanziaria
1. Gli stanziamenti sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia.
2. Secondo il principio dell’economia, le risorse impiegate dall’organismo dell’Unione nella realizzazione delle proprie attività sono messe a disposizione in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate e al prezzo migliore.
Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti.
Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi.
3. L’organismo dell’Unione partecipa all’esercizio di analisi comparativa di cui all’articolo 50 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
L’esercizio di analisi comparativa comprende:
-
un esame dell’efficienza dei servizi orizzontali dell’organismo dell’Unione,
-
un’analisi costi/benefici di una condivisione dei servizi o di un loro trasferimento integrale a un altro organismo dell’Unione o alla Commissione.
Al momento di svolgere l’esercizio di analisi comparativa di cui al primo e al secondo comma, l’organismo dell’Unione adotta le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
4. Sono stabiliti obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e corredati di un termine per tutti i settori di attività contemplati dal bilancio dell’organismo dell’Unione. La realizzazione di tali obiettivi è verificata mediante indicatori di performance stabiliti per ciascuna attività e le relative informazioni sono trasmesse al consiglio d’amministrazione dal direttore. Tali informazioni sono fornite ogni anno entro i termini più brevi e al più tardi nei documenti che accompagnano il progetto di bilancio dell’organismo dell’Unione.
5. Per migliorare il processo decisionale, l’organismo dell’Unione procede a valutazioni ex ante ed ex post in conformità degli orientamenti definiti dalla Commissione. Sono soggetti a valutazione tutti i programmi e le attività che comportano spese importanti e i risultati di tale valutazione sono comunicati al consiglio di amministrazione.
6. Il direttore prepara un piano d’azione per dare seguito alle conclusioni delle valutazioni di cui al paragrafo 5 e riferisce in merito ai progressi compiuti due volte l’anno alla Commissione e periodicamente al consiglio di amministrazione.
7. Il consiglio di amministrazione esamina l’attuazione del piano d’azione di cui al paragrafo 6.
Articolo 30
Controllo interno dell’esecuzione del bilancio
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione viene eseguito secondo il principio di un controllo interno efficace ed efficiente.
2. Ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli di gestione e destinato a fornire ragionevoli garanzie quanto al conseguimento dei seguenti obiettivi:
a)
efficacia, efficienza ed economia delle operazioni;
b)
affidabilità delle relazioni;
c)
salvaguardia degli attivi e informazione;
d)
prevenzione, individuazione e rettifica delle frodi e irregolarità e seguito dato a tali frodi e irregolarità;
e)
adeguata gestione dei rischi connessi alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, tenendo conto del carattere pluriennale dei programmi, nonché della natura dei pagamenti in questione.
3. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, quanto segue:
a)
separazione dei compiti;
b)
un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, compresi i controlli presso i beneficiari;
c)
prevenzione dei conflitti d’interesse;
d)
adeguate piste di controllo e integrità dei dati nei sistemi informatici;
e)
procedure per la vigilanza sul rendimento e su eventuali inadeguatezze e lacune individuate nei controlli interni;
f)
verifica periodica del valido funzionamento del sistema di controllo interno.
4. Un controllo interno efficiente si basa sugli elementi seguenti:
a)
attuazione di un’adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, coordinata tra le persone addette alle varie fasi del controllo;
b)
accessibilità per tutte le persone addette alle varie fasi del controllo dei risultati dei controlli svolti;
c)
ricorso, se del caso, a pareri indipendenti sulla revisione contabile, a condizione che il lavoro sottostante sia adeguato e accettabile e che sia stato svolto conformemente alle norme convenute;
d)
applicazione tempestiva di misure correttive, comprese, ove opportuno, sanzioni dissuasive;
e)
eliminazione di controlli multipli;
f)
miglioramento del rapporto costi/benefici dei controlli.
CAPO 8
Principio della trasparenza
Articolo 31
Pubblicazione dei conti, dei bilanci e delle relazioni
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto conformemente al principio della trasparenza.
2. Una sintesi del bilancio dell’organismo dell’Unione e degli eventuali bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, è pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro tre mesi dalla loro adozione.
Questa sintesi presenta le cinque principali linee di bilancio delle entrate, le cinque principali linee di bilancio delle spese del bilancio amministrativo e operativo dell’organismo dell’Unione, la tabella dell’organico e una stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati. Essa presenta anche le cifre dell’esercizio precedente.
3. Il bilancio dell’organismo dell’Unione, compresi la tabella dell’organico e i bilanci rettificativi dell’organismo dell’Unione, definitivamente adottati, e la stima del numero di agenti contrattuali, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono iscritti a bilancio stanziamenti, nonché degli esperti nazionali distaccati, sono trasmessi per informazione al Parlamento europeo e al Consiglio, alla Corte dei conti e alla Commissione, e pubblicati sul sito Internet dell’organismo dell’Unione entro quattro settimane dalla loro adozione.
4. L’organismo dell’Unione pubblica sul proprio sito Internet, entro il 30 giugno dell’esercizio successivo, informazioni sui destinatari di fondi provenienti dal proprio bilancio, compresi gli esperti assunti conformemente all’articolo 89, conformemente all’articolo 21, paragrafi 2, 3 e 4 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 (7) della Commissione e secondo una presentazione standardizzata. Le informazioni pubblicate devono essere facilmente accessibili, chiare ed esaurienti. Tali informazioni sono messe a disposizione nel debito rispetto dei requisiti in materia di riservatezza e di sicurezza, in particolare per quanto riguarda la tutela dei dati personali di cui al regolamento (CE) n. 45/2001.
TITOLO III
FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO
CAPO 1
Formazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Articolo 32
Programmazione annuale e pluriennale
1. L’organismo dell’Unione redige un documento di programmazione contenente la programmazione pluriennale e annuale tenendo conto degli orientamenti definiti dalla Commissione.
2. Il programma pluriennale presenta:
-
la programmazione strategica globale, compresi gli obiettivi, i risultati previsti e gli indicatori di performance,
-
la programmazione delle risorse, compreso il bilancio pluriennale e il personale.
La programmazione delle risorse comprende informazioni qualitative e quantitative sulle risorse umane e sulle questioni di bilancio ai fini dell’elaborazione delle relazioni, segnatamente:
-
per gli anni N - 1 e N, informazioni sul numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto, nonché di esperti nazionali distaccati,
-
per l’anno N - 1 una stima delle operazioni di bilancio ai sensi dell’articolo 97 e informazioni sui contributi in natura concessi dallo Stato membro ospitante all’organismo dell’Unione,
-
per l’anno N + 1 una stima del numero di funzionari, agenti temporanei e contrattuali quali definiti nello statuto,
-
per gli anni successivi, un bilancio e una programmazione delle risorse umane indicativi.
La Commissione trasmette all’organismo dell’Unione il parere dei suoi servizi competenti sul progetto di programmazione delle risorse umane.
Se l’organismo dell’Unione non tiene pienamente conto del parere dei servizi della Commissione, deve fornire a quest’ultima spiegazioni adeguate.
La programmazione delle risorse viene aggiornata ogni anno. La programmazione strategica viene aggiornata ove opportuno, in particolare per tenere conto dell’esito dell’insieme delle valutazioni menzionate nell’atto costitutivo.
3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione comprende gli obiettivi dettagliati e i risultati attesi, compresi gli indicatori di prestazione. Esso contiene inoltre una descrizione delle azioni da finanziare e un’indicazione delle risorse finanziarie e umane assegnate a ciascuna azione. Il programma di lavoro annuale è coerente con il programma pluriennale di cui al paragrafo 1.
Esso indica chiaramente quali compiti dell’organismo dell’Unione sono stati aggiunti, modificati o soppressi rispetto all’esercizio precedente.
4. Qualsiasi modifica sostanziale del programma di lavoro annuale è adottata conformemente alla procedura utilizzata per il programma di lavoro iniziale, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.
Il consiglio di amministrazione può delegare all’ordinatore dell’organismo dell’Unione il potere di apportare modifiche non sostanziali al programma di lavoro annuale.
Articolo 33
Formazione del bilancio
1. Il bilancio è formato conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo.
2. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione un progetto di stato di previsione delle proprie entrate e spese e gli orientamenti generali che le giustificano.
3. Conformemente all’articolo 37 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio uno stato di previsione delle proprie entrate e spese come indicato nell’atto costitutivo.
4. Lo stato di previsione delle entrate e delle spese dell’organismo dell’Unione comprende:
a)
una tabella dell’organico che fissa il numero di posti permanenti e temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria;
b)
in caso di variazione dell’organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti;
c)
una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni;
d)
informazioni sulla realizzazione di tutti gli obiettivi precedentemente fissati per le varie attività. I risultati delle valutazioni sono esaminati e utilizzati per dimostrare i vantaggi che potrebbero derivare da un aumento o una diminuzione del bilancio proposto dell’organismo dell’Unione rispetto al suo bilancio per l’anno N.
5. Entro il 31 gennaio di ogni anno l’organismo dell’Unione trasmette alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio il progetto di documento di programmazione di cui all’articolo 32, nonché eventuali versioni aggiornate di tale documento.
6. Nel quadro della procedura relativa all’adozione del bilancio, la Commissione trasmette lo stato di previsione dell’organismo dell’Unione al Parlamento europeo e al Consiglio e propone l’importo del contributo destinato all’organismo stesso e l’organico che ritiene necessario per esso. Non appena ha stabilito il progetto di bilancio, la Commissione stabilisce il progetto di tabella dell’organico degli organismi dell’Unione nonché una stima del numero di agenti contrattuali e di esperti nazionali distaccati, espressa in equivalenti tempo pieno, per i quali sono proposti stanziamenti.
7. Il Parlamento europeo e il Consiglio adottano la tabella dell’organico dell’organismo dell’Unione, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell’articolo 38, paragrafo 1. La tabella dell’organico è pubblicata in un allegato alla Sezione III - Commissione - del bilancio.
8. Il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico nonché il documento di programmazione di cui all’articolo 32 sono adottati dal consiglio di amministrazione. Essi diventano definitivi dopo l’approvazione definitiva del bilancio che fissa l’importo del contributo nonché la tabella dell’organico; se del caso, il bilancio dell’organismo dell’Unione e la tabella dell’organico vengono adeguati di conseguenza.
9. Quando affida nuovi compiti a un organismo dell’Unione, la Commissione, fatte salve le procedure legislative relative alla modifica dell’atto costitutivo, presenta al Parlamento europeo e al Consiglio le informazioni necessarie per valutare l’incidenza di questi nuovi compiti sulle risorse dell’organismo dell’Unione al fine di rivedere, se necessario, il suo finanziamento.
Articolo 34
Bilanci rettificativi
Qualsiasi modifica del bilancio dell’organismo dell’Unione, nonché della tabella dell’organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla procedura utilizzata per il bilancio iniziale dell’organismo dell’Unione, secondo le disposizioni dell’atto costitutivo e dell’articolo 33 del presente regolamento.
CAPO 2
Struttura e presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Articolo 35
Struttura del bilancio dell’organismo dell’Unione
Il bilancio dell’organismo dell’Unione comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese.
Articolo 36
Nomenclatura di bilancio
Nella misura in cui ciò sia giustificato dalla natura delle attività dell’organismo dell’Unione, lo stato delle spese è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per destinazione. Tale nomenclatura è definita dall’organismo dell’Unione e distingue chiaramente tra stanziamenti amministrativi e stanziamenti operativi.
Articolo 37
Presentazione del bilancio dell’organismo dell’Unione
Il bilancio dell’organismo dell’Unione presenta:
1.
nello stato delle entrate:
a)
le previsioni di entrate dell’organismo dell’Unione per l’esercizio interessato («anno N»);
b)
le entrate previste dell’esercizio precedente e le entrate dell’esercizio N- 2;
c)
gli opportuni commenti per ogni linea di entrata;
2.
nello stato delle spese:
a)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’anno N;
b)
gli stanziamenti d’impegno e di pagamento per l’esercizio precedente, nonché le spese impegnate e le spese pagate nel corso dell’esercizio N - 2, queste ultime espresse altresì come percentuale del bilancio dell’organismo dell’Unione dell’anno N;
c)
uno stato riepilogativo delle scadenze dei pagamenti da effettuare nel corso degli esercizi successivi in base agli impegni di bilancio assunti nel corso di esercizi precedenti;
d)
gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione.
Articolo 38
Norme in materia di tabelle dell’organico
1. La tabella dell’organico di cui all’articolo 33 riporta accanto al numero di posti autorizzati a titolo dell’esercizio il numero di posti autorizzati per l’esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente coperti. Essa costituisce, per l’organismo dell’Unione, un limite tassativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite.
Il consiglio di amministrazione può tuttavia procedere a modifiche della tabella dell’organico, fino a concorrenza del 10 % dei posti autorizzati, tranne che per i gradi AD 16, AD 15, AD 14 e AD 13, e rispettando le seguenti condizioni:
a)
non incidere sul volume degli stanziamenti per il personale corrispondenti a un esercizio pieno;
b)
non superare il limite del numero totale di posti autorizzati dalla tabella dell’organico;
c)
l’organismo dell’Unione ha partecipato a un esercizio di analisi comparativa con altri organismi dell’Unione quale avviato dall’esercizio di screening del personale della Commissione.
2. In deroga al paragrafo 1, secondo comma, possono essere compensati i casi di attività a orario ridotto autorizzati dall’autorità che ha il potere di nomina, conformemente allo statuto dei funzionari. Quando un membro del personale chiede la revoca dell’autorizzazione prima della scadenza del periodo accordato, l’organismo dell’Unione adotta tempestivamente le misure atte a rispettare il limite di cui al paragrafo 1, secondo comma, lettera b).
TITOLO IV
ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL’ORGANISMO DELL’UNIONE
CAPO 1
Disposizioni generali
Articolo 39
Esecuzione del bilancio in conformità del principio della sana gestione finanziaria
1. Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore, che esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione e al principio della sana gestione finanziaria, sotto la sua responsabilità ed entro i limiti degli stanziamenti autorizzati.
2. A prescindere dalle responsabilità dell’ordinatore in merito alla prevenzione e individuazione delle frodi e irregolarità, l’organismo dell’Unione partecipa alle attività di prevenzione delle frodi dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Articolo 40
Delega dei poteri d’esecuzione del bilancio
1. Il direttore può delegare i poteri d’esecuzione del bilancio al personale dell’organismo dell’Unione soggetto allo statuto, alle condizioni stabilite nella regolamentazione finanziaria dell’organismo dell’Unione adottata dal consiglio di amministrazione. I titolari di delega possono operare soltanto entro i limiti dei poteri loro espressamente conferiti.
2. Il delegatario può sottodelegare i poteri ricevuti alle condizioni precisate nelle modalità di esecuzione del presente regolamento di cui all’articolo 114. Ogni atto di sottodelega richiede l’accordo esplicito del direttore.
Articolo 41
Conflitto d’interessi
1. Gli agenti finanziari ai sensi del capo 2 del presente titolo e le altre persone partecipanti all’esecuzione del bilancio e alla gestione, compresi i relativi atti preparatori, alla revisione contabile o al controllo non adottano azioni da cui possa derivare un conflitto tra i loro interessi e quelli dell’organismo dell’Unione.
Laddove esista un rischio di questo tipo, la persona in questione si astiene da tali azioni e ne informa l’autorità competente, che conferma per iscritto l’esistenza di un conflitto d’interessi. Qualora si accerti l’esistenza di un conflitto d’interessi, la persona in questione cessa ogni sua attività nella materia. L’autorità competente intraprende qualsiasi altra azione appropriata.
2. Ai fini del paragrafo 1, esiste un conflitto d’interessi quando l’esercizio imparziale e obiettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un’altra persona di cui al paragrafo 1 è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d’interessi con il destinatario.
3. L’autorità competente di cui al paragrafo 1 è il superiore gerarchico del membro del personale. Se quest’ultimo è il direttore, l’autorità competente è il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo.
4. L’organismo dell’Unione adotta regole in materia di prevenzione e gestione del conflitto d’interessi.
Articolo 42
Metodo d’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione
1. Il bilancio dell’organismo dell’Unione è eseguito dal direttore nei servizi posti sotto la sua autorità.
2. Nella misura in cui ciò si rivela indispensabile, possono essere affidati, mediante contratto, a entità o organismi esterni di diritto privato compiti preparatori o accessori che non comportano attribuzioni di servizio pubblico né l’esercizio di poteri di apprezzamento discrezionale.
CAPO 2
Agenti finanziari
Sezione 1
Principio della separazione delle funzioni
Articolo 43
Separazione delle funzioni
Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e tra loro esclusive.
Sezione 2
L’ordinatore
Articolo 44
Poteri e funzioni dell’ordinatore
1. L’ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo il principio della sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità.
2. Ai fini del paragrafo 1 l’ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime stabilite dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo sulla base delle norme equivalenti fissate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi inerenti alle caratteristiche della gestione e alla natura delle azioni finanziate, la struttura organizzativa nonché i sistemi di controllo interno adeguati all’esecuzione dei compiti dell’ordinatore.
L’istituzione della struttura e dei sistemi in questione si fonda su un’analisi globale dei rischi che tiene conto del loro rapporto costo/efficacia.
In particolare l’ordinatore può introdurre, nell’ambito dei suoi servizi, una funzione di perizia tecnica e di consulenza per assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività.
3. Per eseguire le spese, l’ordinatore procede agli impegni di bilancio e giuridici, alla liquidazione delle spese e all’emissione degli ordini di pagamento, nonché agli atti preliminari necessari per l’esecuzione degli stanziamenti.
4. L’esecuzione delle entrate comporta la formazione delle previsioni di crediti, l’accertamento dei diritti da recuperare e l’emissione degli ordini di riscossione. Comporta anche, se necessario, la rinuncia ai crediti accertati.
5. L’ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione. I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, del controllo o della revisione contabile. In ogni caso, per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni, si applicano le disposizioni dell’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 45
Controlli ex ante
1. Ogni operazione di cui all’articolo 44 è sottoposta ad almeno un controllo ex ante fondato su un’analisi documentale e sui risultati disponibili di controlli già effettuati, concernente gli aspetti operativi e finanziari dell’operazione.
I controlli ex ante comprendono l’avvio e la verifica di un’operazione.
2. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni preparatorie all’adozione degli atti di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione da parte degli ordinatori di cui agli articoli 33 e 34.
3. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.
4. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili. La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.
I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:
a)
la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili;
b)
l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui all’articolo 29.
Ai fini dei controlli, l’ordinatore può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.
5. Per una data operazione, la verifica è effettuata da funzionari diversi da quelli che hanno avviato l’operazione. I funzionari che effettuano la verifica non sono subordinati ai funzionari che hanno avviato l’operazione.
Articolo 46
Controlli ex post
1. L’ordinatore può predisporre controlli ex post per verificare operazioni già autorizzate in esito a controlli ex ante. Tali controlli possono essere organizzati come controlli a campione in funzione del rischio.
2. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.
I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio dell’organismo dell’Unione e in particolare il rispetto dei criteri di cui all’articolo 45, paragrafo 4.
I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.
L’analisi del rischi di cui al paragrafo 1 è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.
In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.
3. I controlli ex ante sono svolti da funzionari diversi da quelli responsabili dei controlli ex post. I funzionari responsabili dei controlli ex post non sono subordinati ai funzionari responsabili dei controlli ex ante.
Qualora l’ordinatore esegua audit finanziari di beneficiari quali controlli ex post, le relative norme in materia di audit sono chiare, coerenti e trasparenti, e rispettano sia i diritti dell’organismo dell’Unione che quelli dei servizi sottoposti ad audit.
4. I funzionari incaricati del controllo della gestione delle operazioni finanziarie di cui al paragrafo 3 dispongono delle necessarie competenze professionali. Essi rispettano uno specifico codice deontologico adottato dall’organismo dell’Unione e basato sulle norme fissate dalla Commissione per i propri servizi.
Articolo 47
Relazione annuale di attività consolidata
1. L’ordinatore rende conto al consiglio di amministrazione dell’esercizio delle sue funzioni mediante una relazione annuale di attività consolidata contenente:
a)
informazioni riguardanti:
-
l’attuazione del programma di lavoro annuale dell’organismo, le risorse di bilancio e le risorse umane di cui all’articolo 38,
-
i sistemi di gestione e controllo interno, compreso un riepilogo del numero e del tipo dei controlli interni effettuati dal revisore interno, le capacità di revisione contabile interna, le raccomandazioni formulate e il seguito dato a queste ultime e a quelle degli anni precedenti, di cui agli articoli 82 e 83,
-
le eventuali osservazioni della Corte dei conti e il seguito dato a tali osservazioni,
-
i conti e la relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio, fatti salvi gli articoli 92, 96 e 97;
b)
una dichiarazione dell’ordinatore che indica che, se non diversamente specificato nelle riserve collegate a determinati settori di entrate e spese, ha la ragionevole certezza che:
-
le informazioni figuranti nella relazione forniscono un’immagine fedele,
-
le risorse destinate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per la finalità prevista e conformemente al principio della sana gestione finanziaria,
-
le procedure di controllo predisposte danno le necessarie garanzie quanto alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.
La relazione annuale di attività consolidata illustra i risultati delle sue operazioni a fronte degli obiettivi che gli sono stati assegnati, i rischi associati alle operazioni, l’impiego delle risorse messe a sua disposizione e l’efficienza ed efficacia dei sistemi di controllo interno, compresa una valutazione globale dei costi e benefici dei controlli.
La relazione annuale di attività consolidata è presentata per valutazione al consiglio di amministrazione.
2. Entro il 1o luglio di ogni anno il consiglio di amministrazione trasmette alla Corte dei conti, alla Commissione, al Parlamento europeo e al Consiglio la relazione annuale di attività consolidata, accompagnata dalla sua valutazione.
3. Ulteriori obblighi di informazione possono essere stabiliti dall’atto costitutivo in casi debitamente giustificati, in particolare se lo esige la natura del settore in cui opera l’organismo.
Articolo 48
Tutela degli interessi finanziari dell’Unione
1. Se un funzionario partecipante alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi della sana gestione finanziaria o alle regole deontologiche che vincolano i funzionari una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia stata imposta da un superiore, ne informa per iscritto il direttore, che risponde per iscritto. In caso d’inerzia del direttore o qualora egli confermi la decisione o l’istruzione iniziale e il funzionario consideri tale conferma insufficiente rispetto alla sua preoccupazione, il funzionario ne informa l’istanza pertinente di cui all’articolo 54, paragrafo 5, e il consiglio di amministrazione.
2. In caso di attività illecite, di frode o di corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione, il funzionario informa le autorità e le istanze designate dalla legislazione in vigore. I contratti conclusi con revisori esterni che sottopongono a revisione contabile la gestione finanziaria dell’organismo dell’Unione prevedono, per il revisore esterno, l’obbligo di informare l’ordinatore in merito a qualsiasi sospetto di attività illecita, frode o corruzione che possano ledere gli interessi dell’Unione.
Articolo 49
Delega dell’esecuzione del bilancio
Nel caso in cui si proceda a una delega o sottodelega dei poteri d’esecuzione del bilancio, conformemente all’articolo 40, si applica agli ordinatori delegati o sottodelegati, mutatis mutandis, l’articolo 44, paragrafi 1, 2 e 3.
Sezione 3
Il contabile
Articolo 50
Poteri e funzioni del contabile
1. Il consiglio di amministrazione nomina un contabile soggetto allo statuto, che è interamente indipendente nell’esercizio delle sue funzioni. Il contabile è incaricato, presso l’organismo dell’Unione, di quanto segue:
a)
provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate e al recupero dei crediti accertati;
b)
preparare e presentare i conti conformemente al titolo IX;
c)
tenere la contabilità conformemente al titolo IX;
d)
attuare, conformemente al titolo IX, le norme contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione;
e)
definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; al riguardo, il contabile è abilitato a verificare in qualsiasi momento il rispetto dei criteri di liquidazione;
f)
provvedere alla gestione della tesoreria.
2. Due o più organismi dell’Unione possono nominare lo stesso contabile.
Gli organismi dell’Unione possono inoltre convenire con la Commissione che il contabile della Commissione svolga anche le funzioni di contabile dell’organismo dell’Unione.
Gli organismi dell’Unione possono altresì affidare al contabile della Commissione una parte dei compiti del contabile dell’organismo dell’Unione, tenendo conto dell’analisi costi/benefici di cui all’articolo 29.
Nel caso di cui al presente comma, essi adottano le disposizioni necessarie per evitare ogni conflitto d’interessi.
3. Il contabile ottiene dall’ordinatore tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione e dell’esecuzione del bilancio. L’ordinatore garantisce l’affidabilità di tali informazioni.
4. Prima della loro adozione da parte del direttore, il contabile approva i conti, attestando in tal modo di avere la ragionevole certezza che i conti forniscono un’immagine fedele della situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione.
Ai fini del primo comma, il contabile verifica che i conti siano stati preparati nel rispetto delle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e che tutte le entrate e le spese siano contabilizzate.
L’ordinatore trasmette al contabile le informazioni di cui ha bisogno per svolgere i suoi compiti.
Gli ordinatori restano pienamente responsabili dell’utilizzo corretto dei fondi da loro gestiti, della legittimità e regolarità delle spese sotto il loro controllo e della completezza ed esattezza delle informazioni trasmesse al contabile.
5. Il contabile è abilitato a verificare le informazioni ricevute nonché a eseguire qualsiasi controllo supplementare che egli ritenga necessario per approvare i conti.
Il contabile formula riserve, se necessario, illustrando con precisione la natura e la portata di dette riserve.
6. Fatto salvo il paragrafo 7 del presente articolo nonché l’articolo 51, solo il contabile è autorizzato a gestire denaro contante ed equivalenti di liquidità. Il contabile è responsabile della custodia dei medesimi.
7. Nell’esercizio dei suoi compiti e se ciò si rivela indispensabile a tal fine, il contabile può delegare alcune delle proprie funzioni a personale soggetto allo statuto, posto sotto la sua responsabilità gerarchica.
8. L’atto di delega definisce i compiti, i diritti e gli obblighi conferiti ai delegatari.
Sezione 4
L’amministratore degli anticipi
Articolo 51
Casse di anticipi
Se ciò si rivela indispensabile in vista del pagamento di spese di importo limitato, nonché dell’incasso di altre entrate di cui all’articolo 6, possono essere create casse di anticipi. Le casse di anticipi sono alimentate dal contabile e sono poste sotto la responsabilità di amministratori degli anticipi designati dal contabile.
L’importo massimo di ogni entrata o spesa che l’amministratore degli anticipi può versare a terzi non supera 60 000 EUR ed è precisato da ciascun organismo dell’Unione per ogni voce di spesa o di entrata. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 74, paragrafo 1, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, secondo le istruzioni impartite dal contabile.
CAPO 3
Responsabilità degli agenti finanziari
Sezione 1
Disposizioni generali
Articolo 52
Revoca e sospensione delle deleghe conferite ad agenti finanziari
1. L’autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati e sottodelegati. L’ordinatore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica.
2. Il consiglio di amministrazione può sospendere, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile o l’amministratore degli anticipi o entrambi dalle loro funzioni. In tale caso il consiglio di amministrazione nomina un contabile provvisorio.
3. I paragrafi 1 e 2 fanno salve eventuali misure disciplinari adottate rispetto agli attori finanziari di cui agli stessi paragrafi.
Articolo 53
Responsabilità degli agenti finanziari in caso di attività illecita, frode o corruzione
1. Gli articoli da 52 a 56 fanno salva l’eventuale responsabilità penale degli agenti finanziari di cui all’articolo 52, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti concernenti la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari dell’Unione o degli Stati membri.
2. Fatti salvi gli articoli 54, 55 e 56, ogni ordinatore, contabile o amministratore degli anticipi è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto dei funzionari. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi dell’Unione, sono adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente, in particolare l’Ufficio europeo per la lotta antifrode.
Sezione 2
Disposizioni relative agli ordinatori
Articolo 54
Disposizioni relative agli ordinatori
1. L’ordinatore è tenuto a risarcire il danno alle condizioni previste dallo statuto dei funzionari.
2. L’obbligo di risarcire il danno si applica in particolare se l’ordinatore, intenzionalmente o per negligenza grave da parte sua:
a)
accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza conformarsi al presente regolamento o, se del caso, alle modalità di applicazione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione;
b)
trascura di compilare un documento che dia luogo a un credito, trascura o ritarda l’emissione di ordini di riscossione, oppure ritarda l’emissione di un ordine di pagamento, generando in tal modo una responsabilità civile dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi.
3. Gli ordinatori delegati o sottodelegati che ritengano che una decisione di loro competenza sia inficiata da irregolarità o contravvenga al principio della sana gestione finanziaria, ne informano per iscritto l’autorità delegante. Se l’autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto all’ordinatore delegato o sottodelegato di prendere tale decisione, quest’ultimo è esente da responsabilità.
4. In caso di delega, l’ordinatore resta responsabile dell’efficienza e dell’efficacia dei sistemi di gestione e di controllo interno istituiti e della scelta dell’ordinatore delegato.
5. L’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa conformemente all’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, esercita nei confronti dell’organismo dell’Unione le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione, tranne se il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo decide di istituire un’istanza specializzata, indipendente a livello funzionale, o di partecipare a un’istanza comune creata da vari organismi. Per i casi presentati dagli organismi dell’Unione, l’istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie istituita dalla Commissione o alla quale la Commissione partecipa comprende un membro del personale di un organismo dell’Unione.
Sulla base del parere dell’istanza di cui al primo comma, il direttore decide l’avvio di un procedimento volto ad accertare la responsabilità disciplinare o volto ad accertare una responsabilità del risarcimento del danno. Se l’istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all’ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione accompagnata da raccomandazioni. Se il parere chiama in causa il direttore, l’istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. Il direttore fa riferimento, in forma anonima, ai pareri dell’istanza nella sua relazione annuale d’attività e indica le misure adottate per darvi seguito.
6. Ogni membro del personale può essere chiamato a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall’organismo dell’Unione per colpa personale grave da lui commessa nell’esercizio o in occasione dell’esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene presa dall’autorità che ha il potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto.
Sezione 3
Disposizioni relative ai contabili e agli amministratori degli anticipi
Articolo 55
Disposizioni relative ai contabili
Il contabile è responsabile disciplinarmente e del risarcimento del danno alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari. Il contabile può rispondere personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:
a)
perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b)
indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali;
c)
recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento;
d)
mancato incasso di entrate dovute.
Articolo 56
Disposizioni relative agli amministratori degli anticipi
Un amministratore degli anticipi impegna, alle condizioni e secondo le procedure di cui allo statuto dei funzionari, la propria responsabilità disciplinare o del risarcimento del danno. Un amministratore degli anticipi risponde personalmente in particolare nelle fattispecie seguenti:
a)
perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per negligenza;
b)
impossibilità di fornire documenti giustificativi regolari per i pagamenti eseguiti;
c)
pagamento a soggetti non aventi diritto;
d)
mancato incasso di entrate dovute.
CAPO 4
Operazioni di entrata
Articolo 57
Richiesta di pagamento
L’organismo dell’Unione presenta alla Commissione, alle condizioni e alle scadenze con essa convenute, delle richieste di pagamento della totalità o di una parte del contributo dell’Unione, a norma dell’articolo 19, paragrafo 6.
Articolo 58
Trattamento degli interessi
Gli interessi generati da fondi versati all’organismo dell’Unione dalla Commissione a titolo di contributo non sono dovuti al bilancio.
Articolo 59
Previsione di crediti
1. Allorché l’ordinatore è in possesso di informazioni sufficienti e attendibili in merito a ogni misura o situazione eventualmente costitutiva di un credito dell’organismo dell’Unione, egli procede a effettuare una previsione di crediti.
2. L’ordinatore adegua la previsione di crediti non appena viene a conoscenza di un evento che modifica la misura o la situazione che ha determinato la formazione della previsione.
All’atto della fissazione di un ordine di riscossione relativo a una misura o a una situazione da cui era precedentemente scaturita una previsione di crediti, l’ordinatore adegua conseguentemente i relativi importi.
Allorché l’ordine di riscossione è emesso per lo stesso importo della previsione di crediti originaria, tale previsione è ridotta a zero.
Articolo 60
Accertamento dei crediti
1. L’accertamento di un credito è l’atto con cui l’ordinatore:
a)
verifica l’esistenza dei debiti;
b)
determina o verifica l’esistenza e l’importo del debito;
c)
verifica l’esigibilità del debito.
2. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile è oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione destinato al contabile, seguito da una nota di addebito indirizzata al debitore; entrambi i documenti sono emessi dall’ordinatore.
3. Gli importi indebitamente pagati sono recuperati.
4. Qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito produce interessi conformemente al regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
5. In casi debitamente giustificati, alcune entrate correnti possono essere oggetto di accertamenti provvisori. Un accertamento provvisorio copre più recuperi singoli che non devono essere pertanto oggetto di un accertamento individuale. Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a effettuare le modifiche degli accertamenti provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Articolo 61
Ordine di riscossione
L’ordine di riscossione è l’atto con il quale l’ordinatore impartisce al contabile l’istruzione di recuperare un credito stabilito dall’ordinatore.
Articolo 62
Disposizioni in materia di recupero
1. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall’ordinatore. Il contabile è tenuto ad assicurare con la dovuta diligenza l’afflusso delle entrate dell’organismo dell’Unione e garantisce che i diritti di quest’ultimo siano conservati.
2. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l’ordinatore e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi via legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, con l’esecuzione forzata.
3. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti dell’organismo dell’Unione, se il debitore è titolare a sua volta di un credito nei confronti dell’organismo dell’Unione. Tale credito è certo, liquido ed esigibile.
4. Quando l’ordinatore intenda rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi della sana gestione finanziaria e di proporzionalità. La decisione di rinuncia è motivata. L’ordinatore può delegare detta decisione di rinuncia unicamente per crediti d’importo inferiore a 5 000 EUR.
La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata.
5. L’ordinatore annulla, in tutto o in parte, un credito accertato quando si constata che un credito non era stato correttamente accertato. L’annullamento si manifesta mediante una decisione dell’ordinatore ed è oggetto di una motivazione adeguata.
Articolo 63
Formalità per l’incasso
1. Il recupero contabile registra nei conti il recupero effettivo e ne informa l’ordinatore.
2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile viene rilasciata una ricevuta.
3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.
Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.
Articolo 64
Concessione di dilazioni di pagamento
1. Il contabile, in collegamento con l’ordinatore, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:
a)
che il debitore si impegni a pagare gli interessi al tasso previsto all’articolo 83 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 per tutto il periodo della dilazione accordatagli a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012;
b)
che costituisca, per tutelare i diritti dell’organismo dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’organismo dell’Unione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.
La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’organismo dell’Unione.
2. In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al paragrafo 1, primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.
Articolo 65
Elenco dei crediti
1. Il contabile tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’organismo dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Il contabile indica altresì le decisioni di rinunciare, anche parzialmente, a recuperare un credito accertato. Tale elenco va allegato alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. L’organismo dell’Unione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei suoi crediti relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.
Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.
La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’organismo dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.
Articolo 66
Prescrizione
I crediti dell’organismo dell’Unione nei confronti di terzi ed i crediti di terzi nei confronti dell’organismo dell’Unione sono soggetti a un termine di prescrizione di cinque anni.
Articolo 67
Disposizioni specifiche applicabili alle tasse e ai canoni
Se l’organismo dell’Unione percepisce tasse e canoni di cui all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), essi sono oggetto di una stima globale provvisoria all’inizio di ogni esercizio.
Se le tasse e i canoni sono determinate interamente dalla legislazione o dalle decisioni del consiglio di amministrazione, l’ordinatore può astenersi dall’emettere ordini di recupero e compilare direttamente note di addebito, dopo avere accertato il credito. In questo caso vengono registrate tutte le informazioni relative al credito dell’organismo dell’Unione. L’ordinatore compila un elenco di tutte le note di addebito e ne indica il numero e l’importo globale nella relazione dell’organismo dell’Unione sulla gestione finanziaria e di bilancio.
Se l’organismo dell’Unione utilizza un sistema di fatturazione distinto, il contabile iscrive periodicamente nei conti, con cadenza almeno mensile, l’importo cumulato delle tasse e dei canoni percepiti.
La prestazione di servizi in virtù di compiti conferiti è effettuata dall’organismo dell’Unione solo dopo il pagamento integrale dell’importo del canone o della tassa corrispondenti. Tuttavia, a titolo eccezionale la prestazione di servizi può avvenire senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti. Se i servizi sono stati prestati senza preventivo pagamento della tassa o del canone corrispondenti, si applicano gli articoli da 60 a 66.
CAPO 5
Operazioni di spesa
Articolo 68
Decisioni di finanziamento
1. Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell’emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento.
2. Ogni impegno di spesa è preceduto da una decisione di finanziamento.
3. Il programma di lavoro annuale dell’organismo dell’Unione vale quale decisione di finanziamento per le attività di cui si occupa, a condizione che gli elementi indicati all’articolo 32, paragrafo 3, siano chiaramente individuati.
4. Gli stanziamenti amministrativi possono essere eseguiti senza che siano preceduti da una decisione di finanziamento.
Articolo 69
Tipi di impegni
1. Un impegno di bilancio consiste nell’operazione con la quale sono riservati gli stanziamenti necessari all’esecuzione di successivi pagamenti in esecuzione di impegni giuridici.
2. Un impegno giuridico è l’atto con il quale l’ordinatore crea o constata un’obbligazione dalla quale deriva un onere.
3. Gli impegni di bilancio rientrano in una delle seguenti tre categorie:
a)
specifico: l’impegno di bilancio è specifico quando il destinatario e l’importo della spesa sono determinati;
b)
globale: l’impegno di bilancio è globale quando almeno uno degli elementi necessari a definire l’impegno come specifico rimane indeterminato;
c)
accantonato: l’impegno di bilancio è accantonato quando è destinato a coprire spese correnti di natura amministrativa il cui importo o i cui beneficiari finali non sono determinati in modo definitivo.
L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici specifici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure, in taluni casi eccezionali riguardanti le spese di gestione del personale, direttamente con i pagamenti.
4. Gli impegni di bilancio per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi possono essere ripartiti su più esercizi in frazioni annue solo quando ciò è previsto dall’atto costitutivo o dall’atto di base o se si tratta di spese amministrative.
Articolo 70
Disposizioni relative agli impegni
1. Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio dell’organismo dell’Unione, l’ordinatore procede previamente a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi.
2. L’obbligo stabilito dal paragrafo 1 di procedere a un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico non si applica agli impegni giuridici contratti a seguito di una dichiarazione di situazione di crisi nel quadro di un piano di continuità operativa, secondo le procedure adottate dall’organismo dell’Unione.
3. Gli impegni di bilancio globali coprono il costo totale dei relativi impegni giuridici specifici contratti fino al 31 dicembre dell’anno N + 1.
Salvo il disposto dell’articolo 69, paragrafo 4, e dell’articolo 87, paragrafo 2, gli impegni giuridici specifici riferentisi a impegni di bilancio specifici o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell’anno N.
Alla scadenza dei periodi di cui al primo e secondo comma, il saldo non eseguito di questi impegni di bilancio è disimpegnato dall’ordinatore.
L’importo corrispondente a ciascun impegno giuridico specifico adottato a seguito di un impegno di bilancio globale è registrato dall’ordinatore, prima della firma, nella contabilità di bilancio, mediante imputazione dell’impegno di bilancio globale.
4. Gli impegni di bilancio e giuridici contratti per azioni la cui realizzazione si estende su più esercizi comportano, tranne quando si tratta di spese di personale, un termine finale d’esecuzione fissato conformemente al principio della sana gestione finanziaria.
Le frazioni di questi impegni non eseguite nei sei mesi successivi alla data di cui al primo comma del presente paragrafo sono oggetto di disimpegno, a norma dell’articolo 16.
L’importo di un impegno di bilancio, corrispondente a un impegno giuridico, per il quale non è stato effettuato alcun pagamento ai sensi dell’articolo 75 entro i due anni successivi alla firma dell’impegno giuridico è oggetto di disimpegno, salvo ove tali importi siano relativi a un caso oggetto di contenzioso in sede giudiziaria o arbitrale o in presenza di disposizioni specifiche stabilite negli atti di base.
Articolo 71
Controlli relativi agli impegni
1. Quando procede all’adozione di un impegno di bilancio, l’ordinatore verifica quanto segue:
a)
l’esattezza dell’imputazione al bilancio dell’organismo dell’Unione;
b)
la disponibilità degli stanziamenti;
c)
la conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi;
d)
il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
2. Quando procede alla registrazione di un obbligo giuridico tramite firma materiale o elettronica, l’ordinatore verifica quanto segue:
a)
la copertura dell’obbligo tramite il corrispondente impegno di bilancio;
b)
la legalità, regolarità e conformità della spesa alle disposizioni applicabili, in particolare quelle dell’atto costitutivo, della regolamentazione finanziaria di ciascun organismo dell’Unione, nonché di qualsiasi atto adottato in esecuzione di essi.
c)
il rispetto del principio della sana gestione finanziaria.
Articolo 72
Liquidazione delle spese
La liquidazione di una spesa è l’atto con cui l’ordinatore:
a)
verifica l’esistenza dei diritti del creditore;
b)
determina o verifica l’esistenza e l’importo del credito;
c)
verifica le condizioni di esigibilità del credito.
Articolo 73
Liquidazione e forma concreta del «visto per pagamento»
1. La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.
2. Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.
3. Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore.
4. In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro con la firma dell’ordinatore.
In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida coperta da parola d’accesso personale dell’ordinatore.
Articolo 74
Ordinazione delle spese
1. L’ordinazione delle spese è l’atto con il quale l’ordinatore, previa verifica della disponibilità degli stanziamenti, dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare l’importo della spesa di cui ha effettuato la liquidazione.
Nei casi in cui vengono effettuati pagamenti periodici riguardo a servizi prestati, compresi i servizi di locazione, o beni forniti, e fatta salva l’analisi dei rischi da parte dell’ordinatore, quest’ultimo può ordinare l’applicazione di un sistema di addebito diretto.
2. L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore, quindi trasmesso al contabile. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore in conformità dell’articolo 44, paragrafo 5.
3. Se necessario, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è accompagnato da un attestato che certifica l’iscrizione dei beni negli inventari di cui all’articolo 106, paragrafo 1.
Articolo 75
Tipi di pagamenti
1. Il pagamento si basa sulla prova che l’azione corrispondente è stata realizzata in conformità alle disposizioni dell’atto di base o del contratto o della convenzione di sovvenzione, e consiste in uno o più dei seguenti atti:
a)
il pagamento della totalità degli importi dovuti;
b)
il pagamento degli importi dovuti, secondo le modalità seguenti:
1)
un prefinanziamento, eventualmente frazionato in più versamenti previa firma del contratto o della convenzione di sovvenzione ovvero notifica della decisione di sovvenzione;
2)
uno o più pagamenti intermedi in contropartita dell’esecuzione parziale dell’azione;
3)
un pagamento a saldo degli importi dovuti ove l’azione sia stata integralmente eseguita.
Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.
Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.
La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.
2. Nella preparazione dei conti di bilancio i diversi tipi di pagamento di cui al paragrafo 1 sono distinti al momento dell’esecuzione di ogni pagamento.
Articolo 76
Pagamento limitato ai fondi disponibili
Il pagamento delle spese è eseguito dal contabile nei limiti dei fondi disponibili.
Articolo 77
Termini
Il pagamento delle spese è effettuato entro i termini di tempo e secondo le disposizioni del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
CAPO 6
Sistemi informatici
Articolo 78
Gestione elettronica delle operazioni
Qualora le entrate e le spese siano gestite mediante sistemi informatici, le firme possono essere apposte mediante procedura informatizzata o elettronica.
Articolo 79
Amministrazione elettronica («e-Government»)
L’organismo dell’Unione istituisce e applica norme uniformi per lo scambio elettronico di informazioni con i terzi che partecipano alle procedure di appalti pubblici e sovvenzioni. In particolare, esso elabora e applica quanto più possibile soluzioni per la presentazione, l’archiviazione e il trattamento dei dati presentati nelle procedure di sovvenzione e di appalto e a tal fine realizza un unico spazio di interscambio dei dati elettronici per i richiedenti, i candidati e gli offerenti.
Articolo 80
Buona amministrazione
1. L’ordinatore rende nota senza indugio la necessità di fornire prove e/o documentazione, la forma delle medesime e il loro contenuto essenziale nonché, se del caso, il calendario indicativo relativo al completamento di procedure di aggiudicazione.
2. Qualora, a causa di un evidente errore amministrativo da parte del richiedente o del concorrente, si verifichi una mancata presentazione di prove o dichiarazioni, il comitato di valutazione o, se del caso, l’ordinatore chiede, salvo in casi debitamente motivati, al richiedente o al concorrente di fornire le informazioni mancanti o di chiarire i documenti giustificativi. Tali informazioni o chiarimenti non modificano in modo sostanziale la proposta né mutano i termini dell’offerta.
Articolo 81
Indicazione dei mezzi di ricorso
Qualora un atto procedurale di un ordinatore leda i diritti di un richiedente o offerente, beneficiario o contraente, l’atto stesso riporta l’indicazione dei mezzi amministrativi e/o di ricorso giudiziario per l’impugnazione.
Sono indicati, in particolare, la natura del ricorso, l’istanza o le istanze che possono essere adite nonché i termini per l’esercizio del ricorso.
CAPO 7
Revisore interno
Articolo 82
Designazione, poteri e funzioni del revisore interno
1. L’organismo dell’Unione dispone di una funzione di revisione contabile interna, che viene esercitata nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
2. La funzione di revisione contabile interna è esercitata dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno non può essere né ordinatore né contabile dell’organismo dell’Unione o della Commissione.
3. Il revisore interno consiglia l’organismo dell’Unione riguardo al controllo dei rischi, esprimendo pareri indipendenti sulla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e formulando raccomandazioni mirate a migliorare le condizioni di esecuzione delle operazioni e a promuovere una sana gestione finanziaria.
Il revisore interno è incaricato in particolare di quanto segue:
a)
verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei sistemi interni di gestione, nonché delle prestazioni dei servizi nella realizzazione dei programmi e delle azioni in relazione ai rischi ad essi associati;
b)
valutare l’efficienza e l’efficacia dei sistemi di controllo e di revisione contabile interni relativi a ciascuna operazione di esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
4. Il revisore interno esercita le proprie funzioni in relazione all’insieme delle attività e dei servizi dell’organismo dell’Unione. Il revisore interno può accedere integralmente e senza limiti a qualsiasi informazione necessaria per l’esercizio delle sue funzioni.
5. Il revisore interno prende conoscenza della relazione annuale di attività consolidata dell’ordinatore e degli altri elementi d’informazione individuati.
6. Il revisore interno presenta al consiglio di amministrazione e al direttore una relazione con le sue constatazioni e raccomandazioni.
Inoltre, il revisore interno riferisce nei seguenti casi:
-
se non è stato dato seguito a rischi gravi e raccomandazioni essenziali,
-
se vi sono ritardi significativi nell’attuazione delle raccomandazioni formulate in anni precedenti.
Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni scaturite dalla revisione contabile. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo esaminano le informazioni di cui all’articolo 47, paragrafo 1, lettera a), e verificano se le raccomandazioni sono state attuate pienamente e tempestivamente.
7. L’organismo dell’Unione comunica i dati di contatto del revisore interno a qualunque persona fisica o giuridica associata alle operazioni di spesa affinché possa contattare in forma riservata il revisore interno.
8. Le relazioni e le constatazioni del revisore interno sono accessibili al pubblico solo dopo la convalida da parte del revisore interno delle misure adottate per la loro attuazione.
Articolo 83
Indipendenza del revisore interno
L’indipendenza del revisore interno, la sua responsabilità circa le misure prese nell’esercizio delle sue funzioni e il suo diritto di avviare un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea sono determinati conformemente alle disposizioni dell’articolo 100 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 84
Creazione di una struttura di revisione contabile interna
1. Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo creano, tenendo conto del rapporto costo/efficacia e del valore aggiunto, una struttura di revisione contabile interna che svolge i suoi compiti nel rispetto delle pertinenti norme internazionali.
Il mandato, l’autorità e la responsabilità della struttura di revisione contabile interna sono stabiliti nella carta della revisione contabile interna e sono sottoposti all’approvazione del consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, del comitato esecutivo.
Il piano annuale della struttura di revisione contabile interna è preparato dal responsabile di tale struttura, tenendo conto tra l’altro, della valutazione, da parte del direttore, del rischio nell’organismo dell’Unione.
Il piano è rivisto e approvato dal consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, dal comitato esecutivo.
La struttura di revisione contabile interna presenta al consiglio di amministrazione e al direttore le sue constatazioni e raccomandazioni.
2. Se la struttura di revisione contabile interna di un organismo dell’Unione non è efficace in termini di costi o non è in grado di rispettare le norme internazionali, tale organismo può decidere di condividere una struttura di revisione contabile interna con altri organismi dell’Unione che operano nello stesso settore.
In questi casi il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo degli organismi dell’Unione in questione stabiliscono le modalità pratiche della struttura di audit interno condivisa.
3. I soggetti della revisione contabile interna collaborano efficacemente scambiandosi informazioni e relazioni di revisione contabile interna e, se del caso, stilando valutazioni comuni del rischio e svolgendo revisioni contabili congiunte.
Il consiglio di amministrazione o, se l’atto costitutivo lo consente, il comitato esecutivo e il direttore adottano le misure necessarie per assicurare un controllo periodico dell’attuazione delle raccomandazioni della struttura di revisione contabile interna.
TITOLO V
APPALTI PUBBLICI
Articolo 85
Disposizioni generali
1. Per quanto riguarda l’aggiudicazione degli appalti pubblici, si applicano le disposizioni del titolo V del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012, fatto salvo l’articolo 86.
2. L’organismo dell’Unione può chiedere di essere associato, in qualità di amministrazione aggiudicatrice, all’aggiudicazione di appalti della Commissione o di appalti interistituzionali, nonché all’aggiudicazione di appalti di altri organismi dell’Unione.
3. L’organismo dell’Unione partecipa alla banca dati centrale sull’esclusione istituita e gestita dalla Commissione conformemente all’articolo 108 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 86
Procedure di aggiudicazione degli appalti
1. L’organismo dell’Unione può stipulare con la Commissione, con gli uffici interistituzionali e con il Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea istituito dal regolamento (CE) n. 2965/94 (8) del Consiglio contratti per la fornitura di beni, la prestazione di servizi o l’esecuzione di lavori da parte loro senza ricorrere a una procedura di appalto pubblico.
2. L’organismo dell’Unione può ricorrere a procedure di aggiudicazione congiunte con le amministrazioni aggiudicatrici dello Stato membro ospitante per coprire le sue necessità amministrative. In questo caso si applica, mutatis mutandis, l’articolo 133 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
TITOLO VI
DISPOSIZIONI SPECIFICHE RIGUARDANTI GLI STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI
Articolo 87
Stanziamenti amministrativi
1. Gli stanziamenti amministrativi sono stanziamenti non dissociati.
2. Le spese amministrative risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell’esercizio, in conformità delle pratiche locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell’organismo dell’Unione dell’esercizio nel corso del quale sono effettuate.
3. L’organismo dell’Unione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, entro il 1o luglio di ogni anno, un documento di lavoro sulla sua politica immobiliare che include le seguenti informazioni:
a)
per ogni edificio, la spesa e la superficie coperte dagli stanziamenti delle linee di bilancio corrispondenti nel bilancio dell’organismo dell’Unione;
b)
la prevedibile evoluzione della programmazione globale della superficie e delle ubicazioni per gli anni successivi, con una descrizione dei progetti immobiliari in fase di progettazione già identificati;
c)
le condizioni e i costi definitivi nonché le informazioni utili per quanto riguarda la realizzazione di nuovi progetti immobiliari già presentati al Parlamento europeo e al Consiglio secondo la procedura di cui all’articolo 88, e non inclusi nei documenti di lavoro dell’anno precedente.
Articolo 88
Progetti immobiliari
1. Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo informa quanto prima il Parlamento europeo e il Consiglio della superficie immobiliare necessaria e del programma provvisorio prima che abbia luogo qualsiasi esplorazione del mercato locale nel caso di contratti immobiliari o prima della pubblicazione dei bandi di gara nel caso di lavori di costruzione.
2. Per qualsiasi progetto di natura immobiliare che possa avere incidenze finanziarie significative sul bilancio dell’organismo dell’Unione, quest’ultimo presenta il progetto immobiliare, inclusi una stima dettagliata dei costi e il suo finanziamento, nonché un elenco dei progetti di contratto destinati a essere utilizzati, e chiede l’approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio prima della conclusione dei contratti. Su richiesta dell’organismo dell’Unione, i documenti presentati concernenti il progetto immobiliare sono trattati in via riservata.
Salvo in casi di forza maggiore, il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro quattro settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni.
Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di quattro settimane, a meno che il Parlamento europeo o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.
Se durante tale periodo di quattro settimane il Parlamento europeo e/o il Consiglio avanzano obiezioni debitamente giustificate, tale periodo è prorogato una volta di due settimane.
Se il Parlamento europeo e/o il Consiglio adottano una decisione contraria al progetto immobiliare, l’organismo dell’Unione ritira la proposta e può presentarne una nuova.
3. In casi di forza maggiore, le informazioni di cui al paragrafo 4 possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare. Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano sul progetto immobiliare entro due settimane dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. Il progetto immobiliare si considera approvato alla scadenza del termine di due settimane, a meno che il Parlamento europeo e/o il Consiglio non adottino una decisione contraria alla proposta entro tale periodo.
4. Sono considerati progetti immobiliari che possono comportare conseguenze finanziarie significative per il bilancio dell’organismo dell’Unione:
a)
qualsiasi acquisto di terreni;
b)
l’acquisto, la vendita, la ristrutturazione, la costruzione di edifici o qualsiasi progetto di importo superiore ai 3 000 000 EUR che abbini questi elementi da realizzarsi durante lo stesso periodo;
c)
qualsiasi nuovo contratto immobiliare (inclusi l’usufrutto, i contratti di locazione a lungo termine e il rinnovo di contratti immobiliari esistenti a condizioni meno favorevoli) non coperto dalla lettera b) con un costo annuale di almeno 750 000 EUR;
d)
la proroga o il rinnovo di contratti immobiliari esistenti (compresi l’usufrutto e i contratti di locazione a lungo termine) a condizioni identiche o meno favorevoli con un costo annuale di almeno 3 000 000 EUR.
5. Fatto salvo l’articolo 19, paragrafo 4, un progetto di acquisto immobiliare può essere finanziato mediante un prestito previa approvazione del Parlamento europeo e del Consiglio.
I prestiti sono contratti e rimborsati conformemente al principio della sana gestione finanziaria e tenendo in debita considerazione l’interesse finanziario dell’Unione europea.
Se l’organismo dell’Unione propone di finanziare l’acquisto mediante un prestito, il piano finanziario che deve essere presentato, unitamente alla richiesta di approvazione preventiva dell’organismo dell’Unione, precisa in particolare il livello massimo del finanziamento, il periodo di finanziamento, il tipo di finanziamento, le condizioni finanziarie e i risparmi ottenuti rispetto ad altri tipi di condizioni contrattuali.
Il Parlamento europeo e il Consiglio si pronunciano, previa richiesta di approvazione preventiva, entro un periodo di quattro settimane, prorogabile una volta di due settimane, dal suo ricevimento da parte delle due istituzioni. L’acquisto tramite un prestito è da considerarsi respinto se il Parlamento europeo e il Consiglio non lo approvano esplicitamente entro tale termine.
TITOLO VII
ESPERTI
Articolo 89
Esperti esterni retribuiti
Le disposizioni dell’articolo 287 del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012 si applicano, mutatis mutandis, alla selezione di esperti. Questi esperti sono pagati sulla base di un importo fisso preventivamente annunciato e sono scelti in funzione della loro capacità professionale. La selezione avviene in base a criteri che rispettano i principi di non discriminazione, parità di trattamento e assenza di conflitto d’interesse.
TITOLO VIII
SOVVENZIONI E PREMI ATTRIBUITI DALL’ORGANISMO DELL’UNIONE
Articolo 90
Sovvenzioni
Quando l’organismo dell’Unione può attribuire sovvenzioni conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo o per delega della Commissione conformemente all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iv), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, si applicano le disposizioni pertinenti di tale regolamento e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
Articolo 91
Premi
Quando l’organismo dell’Unione può attribuire premi conformemente alle disposizioni dell’atto costitutivo o per delega della Commissione conformemente all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iv), del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, si applicano le disposizioni pertinenti di tale regolamento e del regolamento delegato (UE) n. 1268/2012.
TITOLO IX
RENDICONTO E CONTABILITÀ
CAPO 1
Presentazione dei conti
Articolo 92
Struttura contabile
I conti dell’organismo dell’Unione comprendono quanto segue:
a)
gli stati finanziari dell’organismo dell’Unione;
b)
le relazioni sull’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
Articolo 93
Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria
1. Ogni organismo dell’Unione prepara una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio.
2. Il direttore trasmette la relazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti entro il 31 marzo che segue l’esercizio chiuso.
3. La relazione di cui al paragrafo 2 fornisce, almeno, in termini sia assoluti che percentuali, informazioni sul tasso di esecuzione degli stanziamenti insieme a una sintesi sugli storni di stanziamenti fra le varie voci del bilancio.
Articolo 94
Norme relative alla contabilità
1. Il contabile dell’organismo dell’Unione applica le norme adottate dal contabile della Commissione sul modello delle norme contabili internazionalmente ammesse per il settore pubblico.
2. I conti dell’organismo dell’Unione di cui all’articolo 92 devono rispettare i principi di bilancio stabiliti dagli articoli da 5 a 31. Essi forniscono un’immagine fedele delle operazioni di bilancio in entrate e in spese.
Articolo 95
Principi contabili
Gli stati finanziari di cui all’articolo 92 presentano le informazioni, comprese le informazioni sui metodi contabili, in maniera che garantiscano che sono pertinenti, affidabili, confrontabili e comprensibili. Gli stati finanziari sono formati in conformità dei principi contabili generalmente ammessi enunciati nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 96
Stati finanziari
1. Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue:
a)
il bilancio finanziario e il conto economico, che rappresentano l’intera situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell’esercizio precedente; sono presentati conformemente alle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012;
b)
la situazione dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell’esercizio e la situazione finale di tesoreria;
c)
la situazione di variazione dell’attivo netto che presenta una sintesi dei movimenti che durante l’esercizio hanno interessato le riserve e gli utili accantonati.
2. Le note degli stati finanziari completano e commentano le informazioni presentate negli stati di cui al paragrafo 1 e forniscono tutte le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, quando tali informazioni sono pertinenti in relazione alle attività dell’organismo dell’Unione.
Articolo 97
Relazioni sull’esecuzione del bilancio
1. Le relazioni sull’esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono:
a)
le relazioni che comprendono la totalità delle operazioni di bilancio dell’esercizio in entrate e in spese;
b)
le note esplicative che completano e commentano le informazioni fornite nelle relazioni.
2. Il risultato di bilancio consiste nella differenza tra:
-
l’insieme delle entrate riscosse per tale esercizio,
-
l’ammontare dei pagamenti effettuati sugli stanziamenti dello stesso esercizio, aumentato dell’ammontare degli stanziamenti del medesimo esercizio riportati.
Alla differenza di cui al primo comma vengono aggiunti o detratti, da un lato, l’importo netto risultante dagli annullamenti di stanziamenti riportati dagli esercizi precedenti e, dall’altro:
-
gli importi versati in eccesso, a causa di variazioni dei tassi di cambio, di pagamenti corrispondenti a stanziamenti non dissociati riportati dall’esercizio precedente,
-
l’importo del saldo derivante da guadagni e perdite dovuti ai tassi di cambio, nel corso dell’esercizio, realizzati e non realizzati.
3. La struttura delle relazioni sull’esecuzione del bilancio è identica a quella del bilancio dell’organismo dell’Unione stesso.
Articolo 98
Conti provvisori
1. Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica i conti provvisori al contabile della Commissione e alla Corte dei conti entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso.
2. Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o marzo che segue l’esercizio chiuso, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
Articolo 99
Approvazione dei conti definitivi
1. Conformemente alle disposizioni dell’articolo 148, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, la Corte dei conti formula, entro il 1o giugno che segue l’esercizio chiuso, le sue osservazioni sui conti provvisori dell’organismo dell’Unione.
2. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori dell’organismo dell’Unione, il contabile redige i conti definitivi dell’organismo dell’Unione conformemente all’articolo 50. Il direttore li trasmette al consiglio di amministrazione, che formula un parere su tali conti.
3. Il contabile trasmette i conti definitivi, accompagnati dal parere del consiglio di amministrazione, al contabile della Commissione, alla Corte dei conti, al Parlamento europeo e al Consiglio entro il 1o luglio che segue l’esercizio chiuso.
Il contabile dell’organismo dell’Unione comunica inoltre al contabile della Commissione, entro il 1o luglio, la documentazione contabile in un formato standard stabilito dal contabile della Commissione ai fini del consolidamento.
4. Il contabile dell’organismo dell’Unione trasmette altresì alla Corte dei conti, e in copia al contabile della Commissione, contemporaneamente a tali conti definitivi, una dichiarazione a essi relativa.
I conti definitivi sono corredati di una nota redatta dal contabile nella quale quest’ultimo dichiara che i conti definitivi sono stati elaborati nel rispetto del presente titolo e dei principi, delle norme e dei metodi contabili applicabili.
I conti definitivi dell’organismo dell’Unione sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea entro il 15 novembre che segue l’esercizio chiuso.
5. Il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro il 30 settembre che segue l’esercizio chiuso. L’organismo dell’Unione comunica le sue risposte contemporaneamente alla Commissione.
CAPO 2
Contabilità e inventario delle immobilizzazioni
Sezione 1
Disposizioni comuni
Articolo100
Il sistema contabile
1. Il sistema contabile dell’organismo dell’Unione permette di organizzare l’informazione di bilancio e finanziaria che permette di iscrivere, classificare e registrare dati in cifre.
2. Il sistema contabile si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute in euro per esercizio.
3. L’ordinatore può anche tenere una contabilità analitica.
Articolo 101
Prescrizioni comuni per i sistemi contabili delle istituzioni
Le norme e il piano contabile armonizzato che devono essere applicati dall’organismo dell’Unione sono adottati dal contabile della Commissione conformemente all’articolo 152 del regolamento (CE, Euratom) n. 966/2012.
Sezione 2
Contabilità generale e contabilità di bilancio
Articolo 102
Contabilità generale
La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell’organismo dell’Unione.
Articolo 103
Scritture contabili
1. I saldi e i movimenti di ciascun conto sono iscritti nei libri contabili.
2. Ogni scrittura contabile, comprese le rettifiche contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali essa fa riferimento.
3. Il sistema contabile permette di risalire con chiarezza a tutte le scritture contabili.
Articolo 104
Rettifiche contabili
Dopo la chiusura dell’esercizio e fino alla data di presentazione dei conti definitivi, il contabile dell’organismo dell’Unione procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell’esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e sincera dei conti. Tali rettifiche rispettano le norme contabili di cui all’articolo 101.
Articolo 105
Contabilità di bilancio
1. La contabilità di bilancio fornisce un quadro dettagliato dell’esecuzione del bilancio dell’organismo dell’Unione.
2. Ai fini del paragrafo 1, la contabilità di bilancio registra tutti gli atti d’esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV.
Articolo 106
Inventario delle immobilizzazioni
1. L’organismo dell’Unione tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell’Unione.
L’organismo dell’Unione verifica la concordanza tra le scritture d’inventario e la situazione di fatto.
2. Le vendite di immobilizzazioni materiali dell’organismo dell’Unione sono oggetto di una pubblicità adeguata.
TITOLO X
REVISIONE CONTABILE ESTERNA, DISCARICO E LOTTA CONTRO LA FRODE
Articolo 107
Revisione contabile esterna
1. Un revisore contabile esterno indipendente verifica che i conti annuali dell’organismo dell’Unione presentino correttamente le entrate, le spese e la situazione finanziaria dell’organismo dell’Unione prima del consolidamento nei conti definitivi dell’organismo dell’Unione.
Salvo disposizione contraria nell’atto costitutivo, la Corte dei conti elabora una relazione annuale specifica relativa all’organismo dell’Unione conformemente alle prescrizioni dell’articolo 287, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea.
Nel preparare la relazione di cui al secondo comma, la Corte esamina la revisione contabile svolta dal revisore esterno indipendente di cui al primo comma e le azioni adottate in risposta alle risultanze.
2. L’organismo dell’Unione trasmette alla Corte dei conti il proprio bilancio definitivamente adottato. Esso informa quest’ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutti i provvedimenti adottati in esecuzione degli articoli 10, 14, 19 e 23.
3. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 158 a 163 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012.
Articolo 108
Calendario della procedura di discarico
1. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà atto al direttore, entro il 15 maggio dell’anno N + 2, salvo diversamente previsto nell’atto costitutivo, dell’esecuzione del bilancio dell’esercizio N. Il direttore informa il consiglio d’amministrazione delle osservazioni del Parlamento europeo contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico.
2. Se la data di cui al paragrafo 1 non può essere rispettata, il Parlamento europeo o il Consiglio informano il direttore dei motivi per cui la decisione ha dovuto essere differita.
3. Qualora il Parlamento europeo rinvii la decisione di discarico, il direttore, di concerto con il consiglio d’amministrazione, si adopera per prendere, al più presto, misure che consentano e facilitino la rimozione degli ostacoli che si frappongono alla decisione.
Articolo 109
La procedura di discarico
1. La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese dell’organismo dell’Unione, nonché il relativo saldo, e l’attivo e il passivo dell’organismo dell’Unione descritti negli stati finanziari.
2. In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti e gli stati finanziari dell’organismo dell’Unione. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore dell’organismo dell’Unione, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all’esercizio interessato, e la sua dichiarazione attestante l’affidabilità dei conti nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni.
3. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest’ultimo, e secondo le modalità previste dall’articolo 165, paragrafo 3, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l’esercizio in causa.
Articolo 110
Misure di follow-up
1. Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio.
2. Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Il direttore trasmette copia della relazione alla Commissione e alla Corte dei conti.
Articolo 111
Verifiche sul posto della Commissione, della Corte dei conti e dell’OLAF
1. L’organismo dell’Unione concede al personale della Commissione e alle altre persone da essa autorizzate, nonché alla Corte dei conti, l’accesso ai propri siti e locali, nonché a tutti dati e a tutte le informazioni, anche in formato elettronico, necessarie per effettuare i controlli.
2. L’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) può effettuare indagini, inclusi controlli e verifiche sul posto, conformemente alle disposizioni e alle procedure stabilite dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (9) e dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio (10) al fine di determinare se vi sia stata frode, corruzione o qualsiasi altra attività illecita lesiva degli interessi finanziari dell’Unione in relazione a una sovvenzione attribuita o a un appalto aggiudicato a norma del presente regolamento.
3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, gli accordi con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, i contratti, le sovvenzioni e gli appalti dell’organismo dell’Unione contengono disposizioni che abilitano espressamente la Corte dei conti europea e l’OLAF a svolgere tali controlli e indagini in base alle rispettive competenze.
TITOLO XI
DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI
Articolo 112
Richieste di informazioni del Parlamento europeo e del Consiglio
Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono ottenere dall’organismo dell’Unione qualsiasi informazione o giustificazione pertinente.
Articolo 113
Adozione del nuovo regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione
Ogni organismo di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è tenuto ad adottare un nuovo regolamento finanziario in vista della sua entrata in vigore il 1o gennaio 2014 o, in ogni caso, entro sei mesi a decorrere dalla data in cui un organismo rientra nel campo di applicazione del suddetto articolo 208, a seguito della concessione di un contributo iscritto nel bilancio.
Articolo 114
Modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione
Il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, adotta, per quanto necessario e con la previa autorizzazione della Commissione, le modalità di esecuzione del regolamento finanziario dell’organismo dell’Unione.
Articolo 115
Abrogazione
Il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 è abrogato con effetto dal 1o gennaio 2014. Tuttavia, l’articolo 40 si applica fino al 31 dicembre 2014 e l’articolo 27, paragrafi 4 e 7, si applicano fino al 31 dicembre 2015.
Articolo 116
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2014. Tuttavia, l’articolo 47 e l’articolo 82, paragrafo 5, si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2015, l’articolo 32 e l’articolo 33, paragrafi 5 e 8, si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2016.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 30 settembre 2013