KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1398/2014
af 24. oktober 2014
om fastsættelse af fælles regler for kandidater og EU-bistandsfrivillige
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 af 3. april 2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, organisering og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Den kompetenceramme, der skal anvendes i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige, skal fastlægge de tværfaglige færdigheder, der er påkrævet i mange dele af den frivillige sektor og i mange erhvervssektorer, samt de specifikke færdigheder, som er nødvendige i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige og for at kunne arbejde med humanitær bistand. Rammen bør også indeholde en ikke-udtømmende liste over tekniske færdigheder. Dette bør bidrage til at sikre en effektiv og behovsbaseret udvælgelse og forberedelse af kandidater på grundlag af en fælles kompetenceramme.
(4)
For at de EU-bistandsfrivilliges kompetencer, læringsbehov og læringsresultater kan dokumenteres og vurderes, bør de frivillige følge en brugervenlig lærings- og udviklingsplan gennem hele deres deltagelse i initiativet. Planens udformning baseres på erfaringerne fra initiativerne ungdomspasset (2) og Europass (3).
(5)
Deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige kan forbedre de frivilliges jobmuligheder som følge af den viden og de færdigheder og kompetencer, som de opnår. Deltagelsen er også udtryk for medfølelse med personer i nød og vilje til på en synlig måde at udbrede en følelse af europæisk medborgerskab. Specifikke bestemmelser bør derfor i videst muligt omfang lette valideringen af den ikkeformelle og uformelle læring, som EU-bistandsfrivillige opnår, i overensstemmelse med Rådets henstilling af 20. december 2012 om validering af ikkeformel og uformel læring (4).
(6)
De fælles regler, der regulerer partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer, er relevante for både den humanitære sektor og frivillige organisationer. De støtter målet om at opbygge partnerskaber mellem gennemførelsesorganisationer og afspejler disse organisationers gensidige ansvar, både for opnåelsen af målene for initiativet EU-bistandsfrivillige og for de EU-bistandsfrivillige som enkeltpersoner. Det er nødvendigt at fastlægge de principper, som partnerskabet bygger på, og partnerskabsaftalen bør opfylde minimumskravene, så partnerne bliver i stand til at ansøge om og forvalte projekter, der involverer udsendelse af EU-bistandsfrivillige i tredjelande.
(7)
Principperne vedrørende lige muligheder og ikke-forskelsbehandling er forankret i national lovgivning og i EU-lovgivningen, og sende- og værtsorganisationer bør altid overholde og fremme disse principper. Der indføres dog kontekstbestemte undtagelser, hvor det er nødvendigt, vedrørende fastlæggelsen af de EU-bistandsfrivilliges rolle og profil.
(8)
Overholdelsen af relevant national ret og EU-ret samt værtslandets ret er altafgørende. Dette ansvar påhviler sende- og værtsorganisationerne, som også har pligt til at oplyse EU-bistandsfrivillige om deres rettigheder og retlige forpligtelser i henhold til lovgivningen og deres ret til forsikringsdækning. En forudsætning for de frivilliges udsendelse er, at de har en klar retlig status, og deres status bør derfor fastlægges i en kontrakt om udsendelse, som indgås mellem sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige. Der bør rettes særlig opmærksomhed på persondatabeskyttelse, behovet for at udvise integritet i overensstemmelse med en adfærdskodeks og for at beskytte børn og sårbare voksne, bl.a. ved at fastsætte et princip om nultolerance over for seksuelt misbrug.
(9)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige er det nødvendigt, at denne forordning træder i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter fælles regler vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige for så vidt angår følgende punkter opstillet i artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014:
a)
en kompetenceramme, der skal bruges til udpegning, udvælgelse og forberedelse af frivillige, der skal udsendes som junior- eller seniormedarbejdere
b)
bestemmelser, der skal sikre lige muligheder og ikke-forskelsbehandling i udpegnings- og udvælgelsesprocessen
c)
bestemmelser til sikring af sende- og værtsorganisationernes overholdelse af den relevante nationale ret og EU-ret samt værtslandets ret
d)
regler vedrørende partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer samt
e)
bestemmelser om anerkendelse af kvalifikationer og kompetencer, som EU-bistandsfrivillige har opnået, i overensstemmelse med eksisterende relevante EU-initiativer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens gennemførelsesforordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetencer«: en kombination af viden, færdigheder og holdninger, der er bestemt af konteksten, og som sætter EU-bistandsfrivillige i stand til at bidrage til behovsbaseret humanitær bistand, jf. definitionen i den europæiske referenceramme for nøglekompetencer for livslang læring (5)
b) »tværfaglige kompetencer«: kompetencer, der er påkrævet i mange dele af den frivillige sektor og i mange erhvervssektorer, og som ikke er specifikt kendetegnende for humanitær bistand
c) »specifikke kompetencer«: kompetencer, der er påkrævet i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige og humanitær bistand i bredere forstand
d) »tekniske kompetencer«: kompetencer, der er et resultat af specialviden, som er relevant i forbindelse med humanitær bistand
e) »læringsresultater«: en opgørelse over, hvad en studerende ved, forstår og er i stand til at udføre efter en afsluttet læringsproces, jf. den europæiske referenceramme for kvalifikationer (6). De udtrykkes i form af viden, færdigheder og kompetencer.
KAPITEL 2
KOMPETENCERAMME
Artikel 3
Kompetenceramme
1. Den kompetenceramme, der skal anvendes i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige, har tre dimensioner:
a)
tværfaglige kompetencer
b)
specifikke kompetencer og
c)
tekniske kompetencer.
2. Kompetencerammen tilpasses efter:
a)
juniormedarbejdere, især nyuddannede med under fem års erhvervserfaring og under fem års erfaring med humanitært arbejde og
b)
seniormedarbejdere med mindst fem års erhvervserfaring i stillinger med ledelsesansvar eller som ekspert.
3. Kompetencerammen skal både fremme den løbende personlige udvikling, som EU-bistandsfrivillige gennemgår i de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet, og måle deres fremskridt. Færdighedsniveauerne inden for de enkelte kompetencer vurderes i overensstemmelse med fremgangsmåden i den europæiske referenceramme for kvalifikationer og efter følgende skala:
a)
niveau 4: særdeles gode færdigheder
b)
niveau 3: tilfredsstillende færdigheder
c)
niveau 2: færdigheder, der kræver videreudvikling
d)
niveau 1: ringe færdigheder.
4. I bilaget findes definitioner af de vigtigste kompetencer, der anvendes.
Artikel 4
Lærings- og udviklingsplan
1. Af en lærings- og udviklingsplan skal det fremgå, hvilke læringsresultater de EU-bistandsfrivillige forventes at opnå, og planen skal indeholde oplysninger om de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer, læringsbehov og resultater i de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
2. Følgende oplysninger skal indgå i lærings- og udviklingsplanen:
a)
grundlæggende oplysninger om den EU-bistandsfrivillige
b)
grundlæggende oplysninger om udstationeringen som frivillig og en beskrivelse af de opgaver, der skal udføres
c)
de kompetencer, der er fastsat i kompetencerammen, og en vurdering af den frivilliges indsats og læringsresultater i forhold til disse kompetencer
d)
læringsbehov og planlagte udviklingsaktiviteter, hvis det er relevant
e)
kurser, som den frivillige har deltaget i under uddannelsen eller udstationeringen samt
f)
andre relevante oplysninger.
3. Anvendelsen af de forskellige elementer i lærings- og udviklingsplanen afhænger af den EU-bistandsfrivilliges personlige behov og ønsker og ajourføres regelmæssigt, bl.a. i følgende faser:
a)
udvælgelse
b)
uddannelse, herunder praktikforløb, hvis det er relevant
c)
udstationering samt
d)
rapportering efter udsendelse, hvis det er relevant.
KAPITEL 3
ANERKENDELSE AF DE FÆRDIGHEDER OG KOMPETENCER, SOM EU-BISTANDSFRIVILLIGE HAR OPNÅET
Artikel 5
Vurdering og dokumentation
1. Vurderingen og dokumentationen af de kompetencer, som EU-bistandsfrivillige har opnået i løbet af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige, støtter:
a)
den faglige anerkendelse af de opnåede kompetencer, som vil være nyttig i jobsammenhæng, og som vil forbedre den frivilliges ansættelsesmuligheder og
b)
den sociale anerkendelse af den frivilliges bidrag til at formidle Unionens værdier med hensyn til solidaritet med mennesker i nød og synligt udbrede en følelse af europæisk medborgerskab.
2. Omfanget og gennemførelsen af vurderingen og dokumentationen tilpasses efter junior- eller seniormedarbejdere og er afhængig af den EU-bistandsfrivilliges personlige behov og ønsker.
3. Vurderingen og dokumentationen af læringserfaring skal afspejle den løbende udviklingsproces, som EU-bistandsfrivillige gennemgår, og dermed anerkende og støtte læring og udvikling gennem de forskellige faser af den frivilliges deltagelse i initiativet. Vurderingen og dokumentationen foregår på grundlag af den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i artikel 4.
4. Sende- og værtsorganisationer udviser et vedvarende engagement i vurderingen og dokumentationen af EU-bistandsfrivilliges læringserfaringer for at fremme den faglige og sociale anerkendelse.
5. Kommissionen og EU-medlemsstaterne forsyner de kompetente nationale myndigheder, der er ansvarlige for valideringen af ikkeformel og uformel læring, med relevante oplysninger om initiativet EU-bistandsfrivillige og om vurderings- og dokumentationsprocessen for at lette den formelle validering af de EU-bistandsfrivilliges læringserfaringer i deres hjemlande, hvis det er relevant.
Artikel 6
Faglig anerkendelse
1. EU-bistandsfrivillige modtager efter anmodning et bevis for gennemført deltagelse i initiativet. Beviset udstedes af Kommissionen og omfatter som minimum følgende oplysninger:
a)
udsendelsesperioden
b)
navnene på og oplysninger om sende- og værtsorganisationerne
c)
navnene på den frivilliges mentor og daglige chef og disses kontaktoplysninger
d)
navnene på og oplysninger om de personer i sende- og værtsorganisationerne, som er villige til at udfærdige en anbefaling til den frivillige
e)
den EU-bistandsfrivilliges primære opgaver og ansvar
f)
en beskrivelse af den EU-bistandsfrivilliges vigtigste resultater i løbet af udsendelsen
g)
en beskrivelse af de læringsresultater, som den EU-bistandsfrivillige har opnået i de forskellige faser at sin deltagelse i initiativet, vurderet i henhold til artikel 3, stk. 3.
2. En kopi af lærings- og udviklingsplanen kan efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige vedlægges som bilag til beviset.
Artikel 7
Social anerkendelse
1. Social anerkendelse fremmes gennem de aktiviteter, der er beskrevet i kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014. EU-bistandsfrivillige skal have mulighed for at deltage i eksternt kommunikationsarbejde, der har til formål at udbrede kendskabet til initiativet og de frivilliges engagement.
2. Hvis det er relevant, afholder Kommissionen arrangementer på højt niveau for at øge offentlighedens kendskab til initiativet og gøre det mere synligt.
3. Sendeorganisationerne formidler oplysninger om og fremmer deltagelse i netværket for initiativet for EU-bistandsfrivillige, og fremhæver de muligheder, som det giver frivillige, for også efter deres udsendelse at beskæftige sig med spørgsmål vedrørende humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab.
4. Sende- og værtsorganisationerne gør de EU-bistandsfrivillige opmærksomme på muligheder for fortsat at beskæftige sig med spørgsmål vedrørende humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab. De tilskynder navnlig EU-bistandsfrivillige til at deltage i konferencer og workshopper på EU-niveau og nationalt niveau for at dele deres erfaringer med relevante interessenter.
KAPITEL 4
REGLER VEDRØRENDE PARTNERSKABER MELLEM SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 8
Et partnerskabs formål og medlemmer
1. Partnerskabet mellem sende- og værtsorganisationer fastsætter ordninger mellem partnere, som ansøger om og forvalter projekter, der omfatter udsendelse af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, og som kan omfatte aktiviteter vedrørende kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand.
2. Medlemmerne af partnerskabet er sendeorganisationer, der opfylder kravene i artikel 10, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014, og værtsorganisationer, der opfylder kravene i artikel 10, stk. 4, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Ved indgåelsen af et partnerskab kan sende- og værtsorganisationerne inddrage andre organisationer, der er specialiserede i områder med relevans for formålet med aktionerne i projekterne omhandlet i stk. 1, som partnere, så de kan bidrage med deres særlige ekspertise.
4. Hvis projekterne omfatter aktiviteter, der vedrører kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand, betragtes sende- og værtsorganisationer, som allerede har gennemgået en certificeringsproces i overensstemmelse med Kommissionens gennemførelsesforordning, som skal vedtages efter artikel 10, stk. 1, i forordning (EU) nr. 375/2014, men endnu ikke har fået tildelt en certificering, ligeledes som kvalificerede partnere, såfremt de har indført en behovsbaseret strategi for kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand.
5. Hvis projekterne har til formål at støtte katastrofeberedskabsaktioner, kan partnerskabet bestå af sendeorganisationer alene.
Artikel 9
Partnerskabsprincipper
Aktiviteterne inden for rammerne af initiativet EU-bistandsfrivillige skal fremme tværnationale partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer på grundlag af følgende principper:
a)
lighed
b)
fælles værdier og en fælles vision
c)
gennemsigtighed
d)
ansvarlighed, ansvarsfuldhed og pålidelighed
e)
gensidig tillid og respekt
f)
komplementaritet, der bygger på den humanitære og frivillige sektors mangfoldighed, med stort fokus på lokal kapacitetsopbygning
g)
fleksibilitet og tilpasningsdygtighed samt
h)
gensidighed i fordelingen af ressourcer og fastsættelsen af mål.
Artikel 10
Partnerskabsaftale og fælles regler
1. Før sende- og værtsorganisationer indgår et partnerskab, foretager værtsorganisationerne, eventuelt i samarbejde med sendeorganisationerne, en behovsvurdering under hensyntagen til Kommissionens vurdering af de humanitære bistandsbehov.
2. Behovsvurderingen skal som minimum omfatte:
a)
en sårbarheds- og risikovurdering af udsendelseslandet, inklusive en vurdering af sikkerheden samt rejse- og sundhedsrisici med relevans for EU-bistandsfrivillige
b)
en vurdering af værtsorganisationens aktuelle kapacitet til at være vært for en EU-bistandsfrivillig
c)
en analyse af de kompetencer og den kapacitet, som værtsorganisationen og lokalsamfundet i øjeblikket mangler, og som fastslår behovene og undersøger, hvordan de bedst kan opfyldes
d)
en analyse af den forventede merværdi, som den EU-bistandsfrivillige kan bidrage med, og, hvis det er relevant, som kan opnås via den planlagte kapacitetsopbygningsstøtte til værtsorganisationen og lokalsamfundet.
3. Alle partnere undertegner en partnerskabsaftale for at sikre overholdelsen af følgende minimumsstandarder for partnerskaber:
a)
partnerskabet skal bygge på en aftale om fælles værdier og en fælles vision, navnlig hvad angår frivilligt arbejde og humanitær bistand
b)
den merværdi, som den enkelte partner kan bidrage med, og deres respektive roller skal klart fastlægges
c)
alle partnere skal være enige om partnerskabets fælles målsætninger og den måde, hvorpå partnerskabet skal forvaltes, navnlig:
i)
beslutningsprocedurer og arbejdsmetoder
ii)
økonomiske ordninger og økonomistyring
iii)
kommunikationskanaler mellem alle interessenter; hyppighed med hensyn til møder og sendeorganisationernes besøg på stedet
iv)
arbejdsplan og -aktiviteter, herunder tidsplaner
v)
opgavefordeling i henhold til initiativets kommunikationsplan
vi)
overvågning og evaluering af partnerskabet
vii)
regnskabsførelse og dokumentation
viii)
uddybelse og afslutning af den behovsvurdering, der er omhandlet i stk. 1
ix)
fælles udformning og evaluering af de EU-bistandsfrivilliges tildelte opgaver
x)
kandidaternes og de EU-bistandsfrivilliges roller og ansvar i løbet af de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige
xi)
procedurer for behandling af klager (både dem, der fremsættes inden for partnerskabet, og dem, der fremsættes af eksterne parter vedrørende partnerskabets arbejde) samt for løsning af konflikter mellem partnerne
xii)
politikker og procedurer for, hvordan en partner forlader partnerskabet
xiii)
økonomiske virkninger samt
xiv)
kontraktlige konsekvenser (bl.a. for EU-bistandsfrivillige og de berørte samfund)
d)
hvis det er relevant, udarbejdes der en behovsbaseret strategi for kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand mellem partnerne, og der afsættes et særligt budget til denne strategi
e)
partnerne bidrager til læringsaktiviteter og forpligter sig til at gennemføre tiltag vedrørende kommunikation og synlighed i overensstemmelse med den kommunikationsplan, der er omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014.
KAPITEL 5
LIGE MULIGHEDER OG IKKE-FORSKELSBEHANDLING
Artikel 11
Generelt princip
1. Initiativet EU-bistandsfrivillige skal være åbent for alle kandidater, der opfylder kravene, uanset nationalitet, køn, race, etnisk oprindelse, alder, social baggrund, religion eller tro, civilstand eller seksuel orientering, og uanset om de har et handicap.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal overholde principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling. Disse principper skal være fuldt integrerede i proceduren for, hvordan organisationerne finder frem til, udvælger, rekrutterer og forbereder frivillige, samt i resultatstyringspolitikken og den praktiske resultatstyring.
Artikel 12
Ligebehandling, lige muligheder og ikke-diskrimination
1. Sendeorganisationerne skal have fastsat en principerklæring og en politik, der sikrer, at praksis på arbejdspladsen afspejler principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og fremmer en inklusiv organisationskultur.
2. Den politik for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling, der er omhandlet i stk. 1, skal som minimum:
a)
være i overensstemmelse med relevant EU-ret og national ret og forsøge at undgå eller rette op på og fjerne diskriminerende politikker og praksis, herunder alle former for beskæftigelseshindringer for alle de grupper, der er omhandlet i lovgivningen og/eller har tilbøjelighed til at blive udsat for fordomme, når de søger job, og som derfor risikerer at blive underrepræsenteret
b)
dække, men ikke være begrænset til, alle aspekter af den frivilliges erfaring, herunder individuelle adfærdsnormer, oplysninger om udstationering, rekruttering og udvælgelse, uddannelse og udvikling, resultatstyring samt arbejdsbetingelser, herunder løn og afskedigelsesprocedurer
c)
indeholde en klar beskrivelse af de roller og det ansvar, som påhviler alle medarbejdere og frivillige, den øverste ledelse og ledelsesteams, personaleafdelinger og andre interessenter, som organisationen har registreret
d)
regelmæssigt kontrolleres og revideres for at sikre, at den fortsat er i overensstemmelse med den relevante lovgivning, og at den gennemføres korrekt og effektivt.
3. Værtsorganisationen bekræfter skriftligt over for sendeorganisationen princippet om og politikken for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og anbefaler sendeorganisationen at indføre eventuelle nødvendige undtagelser i forbindelse med fastlæggelsen af EU-bistandsmodtagerens rolle og profil som følge af det specifikke indhold i dennes arbejde.
4. Sendeorganisationen støtter værtsorganisationen i forbindelse med gennemførelsen af politikken for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og hjælper undtagelsesvist værtsorganisationerne med at foretage kontekstbestemte justeringer af disse principper, hvis det er nødvendigt.
5. Hvis det er muligt, tilbyder sendeorganisationen regelmæssigt relevant uddannelse og orientering om politikken og dens principper til alle ansatte for at sikre, at alle interessenter forstår, støtter og gennemfører politikken.
KAPITEL 6
OVERHOLDELSE AF NATIONAL RET, EU-RET OG VÆRTSLANDETS RET
Artikel 13
Almindelige bestemmelser
1. Sende- og værtsorganisationerne sikrer overholdelsen af relevant national ret og EU-ret samt værtslandets ret, herunder:
a)
forordning (EU) nr. 375/2014, bl.a. de generelle principper i artikel 5
b)
lovgivning vedrørende EU-bistandsfrivilliges retlige status
c)
gældende lovgivning om de frivilliges arbejdsvilkår, sundhed og sikkerhed
d)
lovgivning om ligebehandling og ikke-forskelsbehandling samt
e)
lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
2. Sende- og værtsorganisationerne underretter de EU-bistandsfrivillige om deres rettigheder og retlige forpligtelser i medfør af den lovgivning, der er omhandlet i stk. 1, og om deres ret til forsikringsdækning som fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning, der skal vedtages efter artikel 9, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 14
EU-bistandsfrivilliges retlige status
1. Sendeorganisationen skal overholde den lovgivning, der finder anvendelse på EU-bistandsfrivilliges retlige status. Den skal således forberede en kontrakt om udsendelse som omhandlet i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014, der skal undertegnes af organisationen selv og af den EU-bistandsfrivillige. Kontrakten skal indeholde en henvisning til gældende lovgivning, og det skal fremgå, hvem der har kompetence i forbindelse med kontrakten.
2. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen overholder kontrakten, og er ansvarlig for værtsorganisationens overtrædelse af bestemmelserne i kontrakten om udsendelse.
Artikel 15
Pligt til at oplyse den EU-bistandsfrivillige om beskatningsregler
1. Forud for udsendelsen underretter sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om alle beskatningsregler, der finder anvendelse på betaling af underhold i det land, hvor sendeorganisationen har hjemsted, og i udsendelseslandet, såfremt det er relevant.
2. Hvis en EU-bistandsfrivillig ikke har bopæl i det land, hvor sendeorganisationen har hjemsted, underretter sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om dennes pligt til at gøre sig bekendt med vedkommendes eget bopælslands beskatningsregler, som finder anvendelse på den pågældendes specifikke situation.
Artikel 16
Databeskyttelse
1. Sende- og værtsorganisationers behandling af personoplysninger skal være i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (7) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (8), hvor det er relevant.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger for, at misbrug og fejlagtig anvendelse af personoplysninger forhindres under enhver behandling af oplysninger, herunder indsamling, brug, videregivelse og sletning af alle personoplysninger om kandidater og EU-bistandsfrivillige. Dette gælder alle handlinger, der vedrører kandidater og EU-bistandsfrivillige, navnlig:
a)
rekruttering og udvælgelse (herunder ansøgningsskemaer, noter taget i forbindelse med samtaler samt selvevalueringsspørgeskemaer) og
b)
forberedelse og forvaltning i tilknytning til EU-bistandsfrivillige (herunder lærings- og udviklingsplaner, resultatevaluering og optegnelser over mentorstøtte, lægeundersøgelser og eventuelle disciplinærspørgsmål).
3. Sende- og værtsorganisationerne sørger for, at kun relevante data behandles, og at alle personoplysninger såsom navn, alder, adresse og fødselsdato, herunder følsomme oplysninger, samt oplysninger om deres rekruttering, ansættelse og resultater:
a)
indsamles retmæssigt og på passende vis til et legitimt formål
b)
behandles ordentligt og retmæssigt
c)
rettes eller ajourføres, hvis det er nødvendigt
d)
alene tilgås af bemyndigede medarbejdere
e)
efter anmodning gøres tilgængelige for den pågældende kandidat eller EU-bistandsfrivillige
f)
opbevares sikkert og
g)
ikke opbevares længere end nødvendigt.
4. Når sende- og værtsorganisationer behandler oplysninger som omhandlet i stk. 3, anmoder de om den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke.
5. Sende- og værtsorganisationerne underretter kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige om deres ret til persondatabeskyttelse, deres ret til at klage og til at anvende og få adgang til deres egne oplysninger samt deres ret til vide, hvilke enheder der vil have adgang til deres personoplysninger, og hvilken type oplysninger de enkelte enheder vil have adgang til.
Artikel 17
Integritet og adfærdskodeks
1. Sende- og værtsorganisationerne vedtager en integritetspolitik, der skal forebygge korruption og bestikkelse, og en adfærdskodeks, der er baseret på sendeorganisationens personalepolitik og skal være egnet til og finde anvendelse på EU-bistandsfrivillige, med vejledning om den forventede adfærd, anstændighed og integritet, der er påkrævet under deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
2. Adfærdskodeksen er bindende for de EU-bistandsfrivillige og skal som minimum omfatte følgende krav:
a)
ønske om at tage initiativet EU-bistandsfrivilliges væsen til sig og bidrage til dets formål
b)
respekt for andre mennesker og deres værdighed og overholdelse af princippet om ikke-forskelsbehandling
c)
overholdelse af de humanitære bistandsprincipper som omhandlet i artikel 5, stk. 1, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
forpligtelse til at beskytte børn og sårbare voksne, bl.a. gennem nultolerance over for seksuelt misbrug
e)
nultolerance over for brug af lægemidler, der er ulovlige i udsendelseslandet
f)
overholdelse af lokal lovgivning
g)
integritet og afstandtagen fra svig og korruption
h)
fastholdelse af høje standarder for personlig og professionel adfærd
i)
overholdelse af sikkerheds- og sundhedsprocedurer
j)
pligt til at anmelde overtrædelser og bestemmelser om whistleblowing
k)
regler for kontakt med medier og om informationsstyring samt
l)
regler, der forbyder misbrug af organisationens udstyr.
3. Ethvert brud på adfærdskodeksen begået af en EU-bistandsfrivillig håndteres i overensstemmelse med sendeorganisationens personalepolitik.
4. Hvis bruddet anses for at udgøre grov forsømmelse, skal den EU-bistandsfrivillige sendes hjem før tid, og den frivilliges adfærd skal om nødvendigt anmeldes til relevante erhvervsorganisationer eller retlige organisationer eller myndigheder.
Artikel 18
Beskyttelse af børn og sårbare voksne, herunder nultolerance over for seksuelt misbrug
1. Sende- og værtsorganisationerne forpligter sig til at følge en nultolerancepolitik over for enhver form for misbrug af børn og/eller sårbare voksne, herunder seksuelt misbrug. De skal kunne anmelde misbrug, håndtere episoder hurtigt og ordentligt, støtte ofrene, forhindre forfølgelse af whistleblowers og drage gerningsmændene til ansvar.
2. Sende- og værtsorganisationerne forebygger misbrug gennem den procedure, der anvendes til at udvælge EU-bistandsfrivillige, samt introduktions- og uddannelsesforløbet ved at skabe en åben og bevidsthedsskabende kultur omkring spørgsmålet og ved at tildele klare ledelses- og kontrolansvar.
3. Sendeorganisationerne foretager alle lovbestemte obligatoriske kontroller med henblik på godkendelse af kandidater til at arbejde med disse målgrupper.
4. Sende- og værtsorganisationerne oplyser kandidater eller EU-bistandsfrivillige om risiciene og om anbefalede forebyggende foranstaltninger for at sikre, at misbrug ikke opstår.
KAPITEL 7
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 19
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 24. oktober 2014.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) n. 1398/2014 DELLA COMMISSIONE
del 24 ottobre 2014
che stabilisce norme relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 375/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 3 aprile 2014, che istituisce il Corpo volontario europeo di aiuto umanitario («l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario») (1), in particolare l'articolo 9, paragrafo 2,
considerando quanto segue:
(1)
Conformemente al regolamento (UE) n. 375/2014, la Commissione dovrebbe definire norme e procedure riguardanti le condizioni, le modalità e i requisiti necessari che le organizzazioni di invio e di accoglienza devono applicare nell'individuare, selezionare, preparare, gestire e mobilitare i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario per sostenere le azioni di assistenza umanitaria in paesi terzi. Il regolamento (UE) n. 375/2014 dispone che tali norme vengano adottate tramite atti delegati e stabilisce le procedure da adottare mediante atti di esecuzione.
(2)
Tutti i soggetti chiamati in causa dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, compresi i volontari stessi e le organizzazioni di invio e di accoglienza, dovrebbero essere incoraggiati a identificarsi collettivamente nell'iniziativa.
(3)
È opportuno che il quadro delle competenze applicabile all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario definisca le competenze trasversali richieste in molti settori del volontariato e del mondo del lavoro e stabilisca inoltre le competenze specifiche necessarie per l'iniziativa e per lavorare nel settore umanitario. Tale quadro dovrebbe inoltre fornire un elenco non esaustivo di competenze tecniche, in modo da contribuire a garantire una selezione e una preparazione dei candidati volontari efficaci e basate su necessità effettive e che si fondino su un quadro di competenze condiviso.
(4)
Per far sì che competenze, esigenze di formazione e risultati ottenuti dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario siano documentati e valutati, è opportuno che durante la loro partecipazione all'iniziativa essi seguano un agevole piano di apprendimento e sviluppo. Il piano sarà elaborato sulla base degli insegnamenti tratti dalle iniziative Youthpass (2) e Europass (3).
(5)
Partecipare all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario può accrescere l'occupabilità dei volontari grazie all'acquisizione di conoscenze, abilità e competenze. La loro partecipazione sottolinea la solidarietà con le popolazioni in stato di necessità e l'impegno a promuovere in modo visibile un senso di cittadinanza europea. Le disposizioni specifiche dovrebbero pertanto agevolare, per quanto possibile, la convalida dell'apprendimento non formale e informale acquisito dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, in linea con la raccomandazione del Consiglio del 20 dicembre 2012 (4) su questo tipo di apprendimento.
(6)
Le norme sui partenariati tra le organizzazioni di invio e di accoglienza sono rilevanti sia per il settore umanitario sia per le organizzazioni di volontariato in quanto sostengono l'obiettivo di costruire partenariati tra le organizzazioni esecutive e riflettono la responsabilità reciproca di queste organizzazioni nel conseguire gli obiettivi dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e nei confronti dei Volontari in quanto individui. È necessario definire i principi alla base del partenariato e i requisiti minimi che l'accordo di partenariato deve soddisfare affinché i partner possano candidarsi a partecipare e possano gestire progetti che comportano la mobilitazione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(7)
Il principio di pari opportunità e il principio di non discriminazione sono sanciti dal diritto nazionale e dell'Unione e andranno sempre rispettati e promossi dalle organizzazioni di invio e di accoglienza. Sono consentite tuttavia eccezioni specifiche, ove necessario, in merito alla definizione del ruolo e del profilo dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
(8)
Il rispetto della pertinente normativa nazionale, dell'Unione e del paese di accoglienza è d'importanza fondamentale e ricade sulle organizzazioni di invio e di accoglienza, che sono inoltre tenute ad informare i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario dei loro diritti e obblighi giuridici derivanti da tali normative e del diritto alla copertura assicurativa. La definizione di un chiaro status giuridico dei volontari è un prerequisito per la mobilitazione ed è quindi opportuno stabilirlo in un contratto di mobilitazione stipulato tra le organizzazioni di invio e i singoli Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Particolare attenzione va inoltre prestata alla protezione dei dati personali, alla necessità di agire con integrità, conformemente a un codice di condotta, e alla tutela dei minori e degli adulti vulnerabili, anche stabilendo una politica di tolleranza zero contro le violenze sessuali.
(9)
Al fine di assicurare una tempestiva attuazione dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, è necessario che il presente regolamento entri in vigore con urgenza in quanto stabilisce le disposizioni in base alle quali gli organismi attuatori mobilitano i volontari nei paesi terzi,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Oggetto
Il presente regolamento stabilisce norme relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, con riferimento agli aspetti di cui all'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 375/2014 elencati di seguito:
a)
un quadro di competenze per l'individuazione, la selezione e la preparazione dei volontari in quanto giovani professionisti o professionisti esperti;
b)
disposizioni volte a garantire pari opportunità e l'assenza di discriminazioni nel processo di individuazione e selezione;
c)
disposizioni volte a garantire il rispetto della pertinente normativa nazionale, dell'Unione e del paese di accoglienza da parte delle organizzazioni di invio e di accoglienza,
d)
norme relative ai partenariati tra le organizzazioni di invio e di accoglienza,
e)
disposizioni per il riconoscimento delle capacità e delle competenze acquisite dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, in linea con le pertinenti iniziative dell'Unione già in essere.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni di cui all'articolo 3 del regolamento (UE) n. 375/2014 e le definizioni stabilite dal regolamento di esecuzione della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 375/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «competenze»: secondo la definizione del documento «Competenze chiave per l'apprendimento permanente - Un quadro di riferimento europeo» (5), una combinazione di conoscenze, abilità e attitudini appropriate al contesto, che consenta ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario di contribuire alla fornitura di aiuti umanitari in risposta ai bisogni;
b) «competenze trasversali»: le competenze richieste in molti settori del volontariato e del mondo del lavoro e che non riguardano specificamente gli aiuti umanitari;
c) «competenze specifiche»: le competenze richieste per l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e l'assistenza umanitaria in senso più generale;
d) «competenze tecniche»: le competenze risultanti da conoscenze specialistiche rilevanti nel contesto degli aiuti umanitari;
e) «risultati dell'apprendimento»: secondo la definizione di cui al quadro europeo delle qualifiche (6), la descrizione di ciò che un discente conosce, capisce ed è in grado di realizzare al termine di un processo di apprendimento. I risultati sono definiti in termini di conoscenze, abilità e competenze.
CAPO 2
QUADRO DELLE COMPETENZE
Articolo 3
Quadro delle competenze
1. Il quadro delle competenze applicabile all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario si articola su tre piani:
a)
competenze trasversali;
b)
competenze specifiche;
c)
competenze tecniche.
2. Il quadro delle competenze è calibrato su:
a)
giovani professionisti, in particolare recentemente diplomati con meno di cinque anni di esperienza professionale e meno di cinque anni di esperienza nell'azione umanitaria;
b)
professionisti esperti con almeno cinque anni di esperienza professionale in posizioni di responsabilità o in qualità di esperti.
3. Il quadro delle competenze promuove il processo continuo di sviluppo personale che i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario esperiscono nelle varie fasi della loro partecipazione all'iniziativa e ne valuta i progressi. I livelli raggiunti per ogni competenza sono valutati in linea con l'approccio del quadro europeo delle qualifiche e secondo la seguente ripartizione:
a)
livello 4: competenza eccellente;
b)
livello 3: competenza elevata;
c)
livello 2: competenza da migliorare;
d)
livello 1: competenza scarsa.
4. Le definizioni delle principali competenze utilizzate sono indicate nell'allegato.
Articolo 4
Piano di apprendimento e sviluppo
1. Il piano di apprendimento e sviluppo illustra i risultati dell'apprendimento che i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario devono conseguire e fornisce informazioni su competenze, esigenze di formazione e risultati attesi nelle varie fasi della loro partecipazione all'iniziativa.
2. Il piano di apprendimento e sviluppo fornisce le seguenti informazioni:
a)
informazioni di base sulla figura di Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
informazioni di base sulla posizione di volontario e una descrizione dei compiti da svolgere;
c)
le competenze stabilite nel quadro apposito e, in base ad esse, una valutazione delle prestazioni e dei risultati di apprendimento dei volontari;
d)
le esigenze di apprendimento e le attività di sviluppo previste, se del caso;
e)
corsi seguiti durante la formazione o l'apprendistato;
f)
eventuali informazioni rilevanti.
3. Il ricorso ai diversi elementi del piano di apprendimento e sviluppo dipende dalle esigenze e dalle aspirazioni individuali dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, e va regolarmente aggiornato, soprattutto in fase di:
a)
selezione;
b)
formazione, incluso l'apprendistato, se del caso;
c)
mobilitazione;
d)
resoconto post-mobilitazione, se del caso.
CAPO 3
RICONOSCIMENTO DELLE CAPACITÀ E DELLE COMPETENZE ACQUISITE DAI VOLONTARI DELL'UNIONE PER L'AIUTO UMANITARIO
Articolo 5
Procedura di valutazione e di documentazione
1. La valutazione e la documentazione delle competenze acquisite dai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario durante la loro partecipazione all'iniziativa servono a:
a)
riconoscere le competenze acquisite che, spendibili in un contesto professionale, consentono di migliorare l'occupabilità dei volontari;
b)
riconoscere socialmente il contributo dei volontari all'espressione dei valori di solidarietà dell'Unione con le popolazioni in stato di necessità e alla promozione visibile di un senso di cittadinanza europea.
2. Il processo e la portata della valutazione e della documentazione sono adattati e resi idonei ai giovani professionisti o ai professionisti esperti e variano in funzione delle esigenze e delle aspirazioni dei singoli Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
3. La valutazione e la documentazione delle esperienze di apprendimento riflettono il continuo processo di sviluppo dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, riconoscendo e sostenendo in tal modo l'apprendimento e lo sviluppo nelle diverse fasi in cui i volontari partecipano all'iniziativa. La valutazione e la documentazione si basano sul piano di apprendimento e sviluppo di cui all'articolo 4.
4. Le organizzazioni di invio e di accoglienza dimostrano un impegno costante nella valutazione e nella documentazione delle esperienze di apprendimento dei Volontari europei per l'aiuto umanitario, per facilitarne il riconoscimento professionale e sociale.
5. La Commissione e gli Stati membri dell'UE forniscono alle autorità nazionali competenti per la convalida dell'apprendimento non formale e informale le informazioni pertinenti circa l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e la procedura di valutazione e documentazione al fine di facilitare il processo di convalida formale delle esperienze di apprendimento dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario nei rispettivi paesi di origine, se del caso.
Articolo 6
Riconoscimento professionale
1. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario ricevono, su richiesta, un certificato attestante che hanno completato la partecipazione all'iniziativa. Il certificato è rilasciato dalla Commissione e contiene almeno le seguenti informazioni:
a)
date della missione;
b)
denominazione e estremi delle organizzazioni di invio e di accoglienza;
c)
nomi e estremi della persona di riferimento e del superiore diretto del volontario;
d)
nomi e estremi delle persone delle organizzazioni di invio e di accoglienza disposte a fornire delle referenze per il volontario;
e)
principali compiti e responsabilità del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario;
f)
descrizione dei principali risultati conseguiti dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario nel corso della missione;
g)
descrizione dei risultati di apprendimento raggiunti dal Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario nel corso delle diverse fasi della sua partecipazione all'iniziativa, valutati in conformità all'articolo 3, paragrafo 3, del presente regolamento.
2. Su richiesta del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario, al certificato può essere allegata una copia del piano di apprendimento e sviluppo.
Articolo 7
Riconoscimento sociale
1. Il riconoscimento sociale viene promosso attraverso le attività previste dal piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014. I Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario hanno l'opportunità di partecipare ad attività di comunicazione esterna intese a pubblicizzare l'iniziativa e l'impegno dei volontari.
2. Se del caso, la Commissione organizza eventi ad alto livello per sensibilizzare i cittadini dare più visibilità all'iniziativa.
3. Le organizzazioni di invio diffondono informazioni sulla rete dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e promuovono l'impegno a parteciparvi, evidenziando le opportunità che offre ai volontari di continuare a dedicarsi a temi legati agli aiuti umanitari e alla cittadinanza europea attiva, anche successivamente alla loro mobilitazione.
4. Le organizzazioni di invio e di accoglienza informano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario circa le opportunità esistenti di continuare a dedicarsi a temi connessi agli aiuti umanitari e alla cittadinanza europea attiva. In particolare, incoraggiano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario a partecipare a convegni e seminari organizzati a livello nazionale e dell'UE, in modo che possano condividere le loro esperienze con i rilevanti portatori di interesse.
CAPO 4
NORME RELATIVE AI PARTENARIATI TRA LE ORGANIZZAZIONI DI INVIO E DI ACCOGLIENZA
Articolo 8
Obiettivo del partenariato e suoi membri
1. Il partenariato tra organizzazioni di invio e di accoglienza stabilisce accordi tra i partner che si candidano a partecipare e gestire progetti implicanti la mobilitazione di Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in paesi terzi e che possono anche includere attività connesse allo sviluppo della capacità e/o all'assistenza tecnica.
2. I membri del partenariato sono le organizzazioni di invio conformi alle disposizioni dell'articolo 10, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 375/2014 e le organizzazioni di accoglienza conformi alle disposizioni dell'articolo 10, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 375/2014.
3. Al momento di costituire un partenariato, le organizzazioni di invio e di accoglienza possono includervi come partner altre organizzazioni specializzate in settori rilevanti per gli obiettivi o le azioni dei progetti di cui al paragrafo 1, in modo che contribuiscano con le loro competenze specifiche.
4. Laddove i progetti prevedono attività relative allo sviluppo della capacità e/o di assistenza tecnica, sono considerate partner ammissibili anche le organizzazioni di accoglienza e di invio che non abbiano ottenuto la certificazione pur avendo già subito un processo di certificazione secondo quanto previsto dal regolamento di esecuzione della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 375/2014, se tali organizzazioni sono dotate di una strategia per lo sviluppo della capacità e/o di assistenza tecnica basata sulle esigenze.
5. Se i progetti servono a sostenere azioni di risposta alle emergenze, il partenariato può essere costituito solo da organizzazioni di invio.
Articolo 9
Principi dei partenariati
Le attività dell'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario promuovono partenariati transnazionali tra le organizzazioni di accoglienza e di invio, basati sui seguenti principi:
a)
uguaglianza,
b)
valori comuni e una visione condivisa,
c)
trasparenza,
d)
responsabilità, rendicontabilità e affidabilità,
e)
fiducia e rispetto reciproci,
f)
complementarità, nel rispetto dell'eterogeneità che caratterizza la comunità del volontariato e dell'aiuto umanitario, con un forte accento sullo sviluppo delle capacità locali;
g)
flessibilità e adattabilità;
h)
reciprocità nell'assegnazione delle risorse e nella definizione degli obiettivi.
Articolo 10
Accordo di partenariato e norme
1. Prima che le organizzazioni di invio e di accoglienza stringano un partenariato, le organizzazioni di accoglienza svolgono una valutazione dei bisogni, se opportuno in cooperazione con le organizzazioni di invio, tenendo conto della valutazione della Commissione circa il fabbisogno di aiuti umanitari.
2. La valutazione dei bisogni comprende, come minimo:
a)
una valutazione della vulnerabilità e del rischio del paese destinatario degli aiuti, che include una valutazione dei rischi legati alla sicurezza, agli spostamenti e alla salute cui sono esposti i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
b)
una valutazione della capacità corrente dell'organizzazione di accoglienza di ospitare un Volontario europeo per l'aiuto umanitario;
c)
un'analisi delle competenze e delle capacità di cui mancano in quel momento l'organizzazione di accoglienza e la comunità locale, che individui i bisogni e analizzi come soddisfarli nel modo più efficace;
d)
un'analisi del previsto valore aggiunto apportato dall'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e, se del caso, dal sostegno allo sviluppo delle capacità che si prevede di prestare all'organizzazione di accoglienza e alla comunità locale.
3. L'accordo di partenariato è sottoscritto da tutti i partner per garantire il rispetto delle seguenti norme di minima:
a)
i partenariati si basano su un accordo sui valori condivisi e su una visione condivisa, in particolare per quanto riguarda il volontariato e l'aiuto umanitario;
b)
sono definiti con chiarezza il valore aggiunto e il ruolo di ciascun partner;
c)
tutti i partner concordano gli obiettivi comuni del partenariato e i modi in cui il partenariato è gestito, in particolare:
i)
procedure decisionali e prassi lavorative;
ii)
disposizioni finanziarie e gestione finanziaria;
iii)
canali di comunicazione tra tutte le parti interessate; frequenza delle riunioni e delle visite sul posto da parte delle organizzazioni di invio;
iv)
piano di lavoro e attività, incluso un calendario;
v)
ripartizione dei compiti, secondo il piano di comunicazione dell'iniziativa;
vi)
monitoraggio e valutazione del partenariato;
vii)
contabilità e documentazione;
viii)
perfezionamento e finalizzazione della valutazione dei bisogni di cui al paragrafo 1;
ix)
formulazione e valutazione congiunte dei compiti assegnati ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
x)
ruoli e responsabilità dei candidati volontari e dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario nelle diverse fasi della loro partecipazione all'iniziativa;
xi)
procedure per il trattamento dei reclami (sia quelli in seno al partenariato, sia quelli provenienti da parti esterne e pertinenti al lavoro del partenariato) e la risoluzione dei conflitti tra i partner;
xii)
politiche e procedure riguardanti l'uscita da un partenariato;
xiii)
incidenze finanziarie;
xiv)
conseguenze contrattuali (anche per quanto riguarda i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e le comunità interessate).
d)
se del caso viene elaborata tra i partner una strategia di sviluppo delle capacità e/o di assistenza tecnica fondata sui bisogni, alla quale viene assegnata un'apposita dotazione di bilancio;
e)
i partner contribuiscono alle attività di apprendimento e si impegnano a realizzare azioni di comunicazione e visibilità conformemente al piano di comunicazione di cui all'articolo 17 del regolamento (UE) n. 375/2014.
CAPO 5
PARI OPPORTUNITÀ E NON DISCRIMINAZIONE
Articolo 11
Principi generali
1. L'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario è aperta a tutti i candidati ammissibili, indipendentemente da nazionalità, sesso, razza, origine etnica, età, condizione sociale, religione o convinzioni personali, stato civile, orientamento sessuale e disabilità.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza si impegnano a rispettare i principi di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione. Tali principi sono pienamente integrati nella procedura di individuazione, selezione e reclutamento e nella preparazione dei volontari, nonché nelle politiche e nelle pratiche di gestione delle prestazioni.
Articolo 12
Parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione
1. L'organizzazione di invio dispone di una dichiarazione di principio e di una politica che garantiscono che le pratiche di lavoro rispecchino i principi della parità di trattamento, delle pari opportunità e della non discriminazione, e promuove una cultura organizzativa inclusiva.
2. La politica sulla parità di trattamento, sulle pari opportunità e sulla non discriminazione, di cui al paragrafo 1, come minimo:
a)
è conforme alla pertinente legislazione dell'Unione e nazionale e si impegna a evitare, o a correggere ed eliminare, le politiche e le pratiche discriminatorie, ivi compresi gli eventuali ostacoli all'occupazione di tutti i gruppi individuati dalla suddetta legislazione e/o che siano notoriamente esposti a pregiudizi quando cercano lavoro e rischiano quindi di essere sottorappresentati;
b)
comprende, senza limitarsi, tutti gli aspetti dell'esperienza del volontario, comprese le singole norme di comportamento, l'annuncio del posto di volontario, il reclutamento e la selezione, la formazione e lo sviluppo, la gestione delle prestazioni, le condizioni di lavoro, inclusa la retribuzione e le procedure di licenziamento;
c)
indica chiaramente i ruoli e le responsabilità dei membri del personale e dei volontari, dell'alta dirigenza e delle squadre di orientamento, dei dipartimenti risorse umane e di ogni altra parte in causa individuata dall'organizzazione;
d)
viene monitorata e rivista a intervalli regolari per garantirne la conformità alla legislazione pertinente e un'attuazione corretta ed efficace.
3. L'organizzazione di accoglienza conferma per iscritto all'organizzazione di invio il principio e la politica di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione, e informa l'organizzazione di invio su eventuali eccezioni da prevedere, rese necessarie dal contesto specifico del suo lavoro, nel definire il ruolo e il profilo dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
4. L'organizzazione di invio sostiene l'organizzazione di accoglienza nell'attuazione della politica di parità di trattamento, pari opportunità e non discriminazione e, a titolo eccezionale, sostiene le organizzazioni di accoglienza nell'adeguare tali principi al contesto specifico, se necessario.
5. Ove possibile, l'organizzazione di invio fornisce a tutto il personale, su base regolare, formazioni e informazioni adeguate sulla politica e sui principi che la ispirano, al fine di garantire che tutti i soggetti partecipanti la comprendano, la sostengano e la attuino.
CAPO 6
RISPETTO DELLA NORMATIVA NAZIONALE, DELL'UNIONE E DEL PAESE DI ACCOGLIENZA
Articolo 13
Principi generali
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono il rispetto delle leggi del paese di accoglienza e delle pertinenti normative nazionali e dell'Unione, tra cui:
a)
il regolamento (UE) n. 375/2014, in particolare il rispetto dei principi generali di cui all'articolo 5;
b)
la legislazione applicabile allo status giuridico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario;
c)
la legislazione applicabile a condizioni di lavoro, salute, sicurezza e protezione dei volontari;
d)
la legislazione in materia di parità di trattamento e non discriminazione;
e)
la legislazione sulla protezione dei dati personali.
2. Le organizzazioni di accoglienza e di invio informano i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario circa i loro diritti e gli obblighi giuridici derivanti dalle normative di cui al paragrafo 1 e circa i loro diritti in materia di copertura assicurativa di cui nel regolamento di esecuzione della Commissione da adottare sulla base dell'articolo 9, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 375/2014.
Articolo 14
Status giuridico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario
1. L'organizzazione di invio rispetta la legislazione applicabile allo status giuridico dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Essa provvede pertanto a predisporre un contratto di mobilitazione, di cui all'articolo 14, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 375/2014, che viene firmato dall'organizzazione e dal volontario. Il contratto specifica la legge applicabile e il foro competente.
2. L'organizzazione di invio garantisce il rispetto del contratto da parte dell'organizzazione di accoglienza ed è responsabile della violazione delle disposizioni del contratto di mobilitazione da parte di quest'ultima.
Articolo 15
Obbligo di informare i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in merito alla normativa fiscale
1. Prima della mobilitazione, l'organizzazione di invio informa il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario su eventuali norme fiscali applicabili alle indennità giornaliere nel paese di stabilimento dell'organizzazione di invio e, se del caso, nel paese di mobilitazione.
2. Se un Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario non è residente nel paese di stabilimento dell'organizzazione di invio, questa lo informa circa l'obbligo che gli compete di prendere conoscenza della normativa fiscale del proprio paese di residenza applicabile alla sua situazione specifica.
Articolo 16
Protezione dei dati
1. Il trattamento dei dati personali da parte delle organizzazioni di invio e di accoglienza è conforme a quanto predisposto dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (8), se applicabili.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono che sia impedito l'abuso o l'uso improprio dei dati durante il trattamento, che comprende la raccolta, l'uso, la comunicazione e la cancellazione di tutti i dati personali riguardanti i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario. Ciò riguarda tutte le azioni relative ai candidati volontari e ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, in particolare:
a)
il reclutamento e la selezione (inclusi i moduli di candidatura, le note prese durante i colloqui e i questionari di autovalutazione);
b)
la preparazione e la gestione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario (compresi i piani di apprendimento e sviluppo, la verifica delle prestazioni e la documentazione del tutoraggio, i controlli medici o eventuali questioni disciplinari).
3. Le organizzazioni di invio e di accoglienza garantiscono che siano trattati solo i dati pertinenti e che i dati personali quali nome, età, indirizzo e data di nascita, compresi i dati sensibili e le informazioni su reclutamento, impiego e prestazioni:
a)
siano raccolti in modo adeguato e lecito, a fini legittimi;
b)
siano trattati in modo equo e lecito;
c)
siano corretti o aggiornati, se del caso;
d)
siano accessibili soltanto al personale autorizzato;
e)
siano accessibili, su richiesta, al candidato volontario o al Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario interessato;
f)
siano custoditi in modo sicuro;
g)
non siano conservati più a lungo del necessario.
4. Per trattare i dati di cui al paragrafo 3, le organizzazioni di invio e di accoglienza ottengono il consenso esplicito del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario.
5. Le organizzazioni di accoglienza e di invio comunicano al candidato volontario o il Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario il diritto alla protezione dei dati personali, il diritto a sporgere reclamo e a utilizzare e accedere ai propri dati e il diritto a conoscere l'identità dei soggetti che hanno accesso ai dati personali che lo riguardano e a sapere a che tipo di dati può avere accesso ciascun soggetto.
Articolo 17
Integrità e codice di condotta
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza concordano una politica in materia di integrità volta a prevenire la corruzione attiva e passiva e un codice di condotta basato sulla politica di gestione dell'organizzazione di invio che sia idoneo e applicabile ai Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, con indicazioni sui comportamenti previsti, sulla correttezza e sull'integrità richieste durante la partecipazione all'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario.
2. Il codice di condotta è vincolante per i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario e contiene, come minimo, i seguenti obblighi:
a)
l'impegno a sviluppare un senso di identità circa l'iniziativa Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, e a contribuire ai suoi obiettivi;
b)
il rispetto dell'altro e della dignità altrui e il rispetto del principio di non discriminazione;
c)
il rispetto dei principi di aiuto umanitario di cui all'articolo 5, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 375/2014;
d)
l'impegno a tutelare i minori e a proteggere gli adulti vulnerabili, anche attraverso la tolleranza zero contro gli abusi sessuali;
e)
tolleranza zero contro l'uso di droghe nel paese di mobilitazione;
f)
il rispetto delle leggi locali;
g)
l'integrità, la lotta contro la frode e la corruzione;
h)
il mantenimento di standard elevati di condotta professionale e personale;
i)
il rispetto della sicurezza e delle procedure in materia di sicurezza e salute;
j)
l'obbligo di segnalare violazioni e norme sugli informatori;
k)
norme riguardanti il contatto con i mezzi di comunicazione e la gestione delle informazioni;
l)
norme che proibiscono l'uso improprio delle attrezzature dell'organizzazione.
3. Ogni violazione del codice di condotta da parte di un Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario è trattata conformemente alla politica di gestione dell'organizzazione di invio.
4. Se la violazione è considerata molto grave, essa comporta il rientro anticipato del Volontario dell'Unione per l'aiuto umanitario e, se necessario, la segnalazione del comportamento in questione a tutte le pertinenti autorità o organizzazioni professionali o legali.
Articolo 18
Tutela dei minori e degli adulti vulnerabili e tolleranza zero contro gli abusi sessuali
1. Le organizzazioni di invio e di accoglienza si impegnano a seguire una politica di tolleranza zero contro qualsiasi forma di abuso sui minori e/o sugli adulti vulnerabili, compresi gli abusi sessuali. Tali organizzazioni sono in grado di denunciare gli abusi, trattare prontamente e adeguatamente eventuali episodi, dare sostegno alle vittime, prevenire la vittimizzazione degli informatori e perseguire i responsabili.
2. Le organizzazioni di invio e di accoglienza evitano il verificarsi di abusi grazie alla procedura di selezione dei Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario, a alla loro introduzione propedeutica e formazione, creando una cultura di apertura e sensibilizzazione al tema e individuando chiare responsabilità di gestione e sorveglianza.
3. L'organizzazione di invio procede a tutti i controlli previsti dalla legge al fine di ottenere il nulla osta per i candidati volontari affinché possano lavorare con i gruppi vulnerabili.
4. Le organizzazioni di accoglienza e di invio informano i candidati volontari e i Volontari dell'Unione per l'aiuto umanitario in merito ai rischi e raccomandano misure di prevenzione, al fine di garantire che non si verifichino abusi.
CAPO 7
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 19
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 24 ottobre 2014