KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014
af 25. juli 2014
om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.
(2)
For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.
(3)
For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.
(4)
Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.
(5)
I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.
(6)
For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.
(7)
Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.
(8)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(9)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(10)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:
a) »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed
b) »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
c) »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)
d) »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.
KAPITEL II
DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED
AFDELING I
Udpegelse af den ansvarlige myndighed
Artikel 2
Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed
1. Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:
a)
interne forhold
b)
kontrolaktiviteter
c)
interne oplysninger og kommunikation
d)
internt tilsyn og rapportering.
Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.
2. Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.
Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.
4. Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:
a)
fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder
b)
myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant
c)
en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.
Artikel 3
Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen
1. Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.
2. Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.
4. Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.
5. Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.
6. Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.
AFDELING II
Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver
Artikel 4
Den ansvarlige myndigheds opgaver
Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:
a)
hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
b)
sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten
c)
forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014
d)
definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning
e)
tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9
f)
sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne
g)
modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne
h)
sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan
i)
overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler
j)
sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles
k)
sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler
l)
sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister
m)
sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
n)
indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
o)
sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014
p)
udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
q)
udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
r)
gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014
s)
foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014
t)
samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater
u)
reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.
Artikel 5
Delegeret myndighed
1. Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:
a)
den relevante særforordning
b)
de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed
c)
den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler
d)
den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver
e)
de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes
f)
den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.
3. I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.
5. Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
6. Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.
Artikel 6
Udlicitering af opgaver
Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.
Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
AFDELING III
Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed
1. Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.
2. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.
Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.
4. I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.
Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.
5. Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.
6. Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.
2. Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.
3. Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
4. Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.
5. Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:
a)
må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret
b)
må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure
1. De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.
I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:
a)
formålet
b)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
c)
retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
d)
retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag
e)
reglerne for udgifternes støtteberettigelse
f)
projektets varighed og
g)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.
2. Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.
3. Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.
4. Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.
5. Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.
Artikel 10
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:
a)
undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og
b)
overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen
h)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om
i)
bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
j)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
k)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
l)
betingelserne vedrørende revisionsspor
m)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
n)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
Artikel 11
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:
a)
formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter
b)
overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes
h)
bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
i)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
j)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
k)
betingelserne vedrørende revisionsspor
l)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
m)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER
Artikel 12
Revisionsmyndighedens status
1. Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.
2. Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.
Artikel 13
Udlicitering af revisionsarbejde
Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.
Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.
Artikel 14
Revisioner
1. For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.
2. Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.
3. Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.
For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:
a)
kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene
b)
kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger
c)
sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.
Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.
4. Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.
5. Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:
a)
vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler
b)
fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger
c)
overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.
6. Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.
7. Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 15
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1042/2014 DELLA COMMISSIONE
del 25 luglio 2014
che integra il regolamento (UE) n. 514/2014 per quanto riguarda la designazione e le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili e lo status e gli obblighi delle autorità di audit
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 514/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, recante disposizioni generali sul Fondo asilo, migrazione e integrazione e sullo strumento di sostegno finanziario per la cooperazione di polizia, la prevenzione e la lotta alla criminalità e la gestione delle crisi (1), in particolare l'articolo 26, paragrafo 4, e l'articolo 29, paragrafo 1,
considerando quanto segue:
(1)
Al fine di assicurare la continuità tra l'attuazione dei precedenti fondi nell'ambito del programma generale «Solidarietà e gestione dei flussi migratori» per il periodo 2007-2013 e dei regolamenti specifici nell'ambito del quadro finanziario per il periodo 2014-2020, il regolamento (UE) n. 514/2014 si ispira ampiamente alle norme vigenti per i precedenti fondi, tenendo tuttavia conto dei cambiamenti introdotti nella gestione concorrente dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (2).
(2)
Al fine di garantire che gli organismi che eseguono i programmi nazionali siano in grado di svolgere i loro compiti in modo efficiente e in linea con gli obiettivi e le priorità stabiliti nei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, è opportuno fissare norme sulla procedura per procedere alla designazione e porvi fine ove necessario e sulla vigilanza di tale designazione.
(3)
Affinché la portata delle responsabilità dei suddetti organismi consenta loro di eseguire il programma nazionale, è necessario fissare norme che definiscano le responsabilità di gestione e di controllo delle autorità responsabili, in particolare le condizioni alle quali possono delegare o esternalizzare alcuni dei loro compiti.
(4)
La procedura di selezione e concessione del contributo dell'Unione nel quadro dei programmi nazionali dovrebbe rispettare i principi di trasparenza, non discriminazione e parità di trattamento. È pertanto necessario stabilire a quali condizioni gli Stati membri dovrebbero attuare le azioni nell'ambito dei programmi nazionali, precisando in particolare le circostanze in cui l'autorità responsabile può attuare i progetti direttamente.
(5)
In tutti gli Stati membri i controlli di audit dovrebbero essere efficaci, avere una portata adeguata ed essere svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti. A tal fine, è opportuno definire con chiarezza lo status delle autorità di audit e gli standard di audit.
(6)
Per garantire che le autorità di audit possano elaborare pareri sulla base delle loro attività, è opportuno definire i diversi tipi di attività di audit.
(7)
È importante che i risultati delle attività dell'autorità di audit siano tempestivamente e adeguatamente riferiti all'autorità designante e alla Commissione europea. In particolare è importante che la dichiarazione di gestione e il riepilogo annuale delle relazioni contabili finali e dei controlli effettuati, trasmessi nel quadro della richiesta annuale di pagamento, riflettano il risultato delle attività dell'autorità di audit e le sue conclusioni. Pertanto l'autorità di audit dovrebbe, nel quadro della sua attività di revisione contabile, provvedere affinché le informazioni sulle sue attività siano adeguatamente indicate in tali documenti.
(8)
Al fine di consentire la tempestiva applicazione delle misure previste nel presente regolamento e non ritardare l'approvazione e attuazione dei programmi nazionali, è opportuno che il presente regolamento entri in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
(9)
Il Regno Unito e l'Irlanda sono vincolati dal regolamento (UE) n. 514/2014 e sono pertanto vincolati dal presente regolamento.
(10)
La Danimarca non è vincolata dal regolamento (UE) n. 514/2014 né dal presente regolamento,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO I
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento valgono le definizioni di cui al regolamento (UE) n. 514/2014. Si applicano inoltre le seguenti definizioni:
a) «autorità designante»: l'autorità ministeriale di uno Stato membro, di cui all'articolo 26, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014, che designa l'autorità responsabile;
b) «autorità competenti»: l'autorità responsabile, l'autorità di audit e, se opportuno, l'autorità delegata di cui all'articolo 25, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c) «SFC2014»: il sistema di informazione elettronico istituito dall'articolo 2 del regolamento di esecuzione (UE) n. 802/2014 della Commissione (3);
d) «convenzione di sovvenzione»: una convenzione o atto giuridico equivalente sulla cui base l'autorità responsabile eroga sovvenzioni al beneficiario affinché attui il progetto nel quadro del programma nazionale.
CAPO II
AUTORITÀ RESPONSABILE
SEZIONE I
Designazione dell'autorità responsabile
Articolo 2
Criteri e procedura di designazione dell'autorità responsabile
1. L'organismo da designare quale autorità responsabile dispone di un'organizzazione amministrativa e di un sistema di controllo interno conformi ai criteri di cui all'allegato del presente regolamento (di seguito «criteri di designazione»). I criteri di designazione riguardano:
a)
l'ambiente interno;
b)
le attività di controllo;
c)
l'informazione e la comunicazione interne;
d)
il monitoraggio e la rendicontazione interne.
Gli Stati membri possono stabilire ulteriori criteri di designazione per tenere conto delle dimensioni, delle responsabilità e di altre caratteristiche dell'autorità responsabile.
2. L'organismo di audit di cui all'articolo 26, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 514/2014 valuta se la potenziale autorità responsabile rispetta i criteri di designazione di cui all'allegato, e documenta i risultati, le conclusioni e il parere di audit in una relazione di audit indirizzata all'autorità designante.
3. Se non è convinta della conformità della potenziale autorità responsabile con i criteri di designazione, l'autorità designante le impartisce istruzioni specifiche affinché vi si conformi entro un dato termine, prima di poter essere designata autorità responsabile.
In attesa che si conformi ai criteri, l'organismo può essere provvisoriamente designato autorità responsabile per un periodo non superiore a 12 mesi. La durata di tale periodo è proporzionata al grado di non conformità riscontrato.
4. Designata l'autorità responsabile, lo Stato membro ne informa senza indugio la Commissione tramite SFC2014. Contestualmente trasmette la documentazione indicante:
a)
la principale ripartizione delle responsabilità tra le unità organizzative dell'autorità responsabile;
b)
se del caso, i rapporti con le autorità delegate, le attività da delegare e le principali procedure di vigilanza sulle attività delegate;
c)
una sintesi delle principali procedure per il trattamento dei crediti finanziari dei beneficiari e per l'autorizzazione e la contabilizzazione delle spese.
Articolo 3
Vigilanza dell'autorità responsabile e riesame della designazione
1. L'autorità designante sorveglia l'autorità responsabile, in particolare sulla base delle informazioni di cui all'articolo 14, paragrafo 2, del presente regolamento, e dà seguito alle eventuali carenze riscontrate.
2. Gli Stati membri provvedono affinché le informazioni secondo cui l'autorità responsabile non rispetta più i criteri di designazione siano comunicate senza indugio all'autorità designante.
3. Qualora l'autorità responsabile non rispetti più pienamente i criteri di designazione o il suo sistema di controllo interno sia così carente da comprometterne la capacità di svolgere i propri compiti, l'autorità designante la sottopone a un periodo di prova. In tal caso l'autorità designante stabilisce un piano correttivo che l'autorità responsabile deve attuare entro un termine commisurato al grado di non conformità o alla gravità della carenza. Il termine non può essere superiore a 12 mesi a decorrere dall'inizio del periodo di prova.
4. L'autorità designante informa tempestivamente la Commissione di ogni eventuale piano correttivo stabilito conformemente al paragrafo 3, e la tiene informata sui progressi.
5. Se è messa fine alla designazione dell'autorità responsabile, l'autorità designante designa tempestivamente un'altra autorità responsabile conformemente all'articolo 26 del regolamento (UE) n. 514/2014 e all'articolo 2 del presente regolamento, al fine di garantire la continuità dei pagamenti ai beneficiari.
6. Qualora constati che uno Stato membro non ha ottemperato all'obbligo di stabilire un piano correttivo ai sensi del paragrafo 3, o che l'autorità responsabile mantiene la sua designazione pur non avendo attuato il piano correttivo entro il termine previsto, la Commissione rimedia alle carenze rimanenti mediante la procedura di verifica di conformità di cui all'articolo 47 del regolamento (UE) n. 514/2014.
SEZIONE II
Responsabilità di gestione e di controllo dell'autorità responsabile
Articolo 4
Compiti dell'autorità responsabile
L'autorità responsabile gestisce ed esegue il programma nazionale conformemente ai principi di sana gestione finanziaria. Essa:
a)
consulta i partner conformemente all'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014;
b)
garantisce il corretto funzionamento del comitato di sorveglianza di cui all'articolo 12, paragrafo 4, del regolamento (UE) n. 514/2014;
c)
presenta alla Commissione, tramite SFC2014, la proposta di programma nazionale di cui all'articolo 14 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le eventuali modifiche successive;
d)
definisce e stabilisce le norme di ammissibilità dei progetti e dei costi dei progetti per tutte le attività, garantendo la parità di trattamento ed evitando i conflitti di interesse, conformemente ai principi di sana gestione finanziaria;
e)
organizza e pubblica i bandi di gara e gli inviti a presentare proposte, organizza la selezione dei progetti da finanziare nel quadro del programma nazionale e la concessione delle sovvenzioni e pubblica i risultati in linea con il campo di applicazione e gli obiettivi dei regolamenti specifici di cui all'articolo 2, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014 e con i criteri di cui all'articolo 9 del presente regolamento;
f)
garantisce che siano predisposti sistemi per raccogliere i dati necessari per riferire alla Commissione sugli indicatori comuni e sugli indicatori specifici per programma, oltre agli altri dati sull'esecuzione del programma e dei progetti;
g)
riceve i pagamenti della Commissione ed effettua i versamenti ai beneficiari;
h)
garantisce la coerenza e la complementarità tra i cofinanziamenti a titolo dei regolamenti specifici e quelli dei pertinenti strumenti dell'Unione e nazionali;
i)
monitora i progetti e verifica che le spese dichiarate siano state effettivamente sostenute e rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
j)
assicura l'esistenza di un sistema informatico di registrazione e conservazione della contabilità di ciascun progetto nel quadro del programma nazionale nonché la raccolta dei dati relativi all'esecuzione necessari per la gestione finanziaria, il monitoraggio, il controllo e la valutazione;
k)
fatte salve le norme contabili nazionali, garantisce che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione di progetti finanziati nel quadro del programma nazionale mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative al progetto;
l)
assicura che le valutazioni del programma nazionale di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 siano effettuate entro i termini previsti;
m)
garantisce che i valutatori indipendenti ricevano, ai fini della valutazione di cui all'articolo 56 e all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di valutazione, tutte le informazioni necessarie sulla gestione del programma nazionale;
n)
stabilisce le procedure per garantire la necessaria traccia di audit di tutti i documenti relativi alle spese, alle decisioni e alle attività di controllo e la loro conservazione conformemente ai regolamenti di esecuzione della Commissione adottati in base all'articolo 27, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
o)
garantisce che l'autorità di audit riceva, ai fini degli audit di cui all'articolo 29 del regolamento (UE) n. 514/2014 e del parere di audit, tutte le informazioni necessarie sulle procedure di gestione e di controllo applicate e sulle spese finanziate a titolo dei regolamenti specifici;
p)
redige le relazioni di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014 e le relazioni di valutazione di cui all'articolo 57, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 514/2014 e le presenta alla Commissione tramite SFC2014;
q)
prepara la richiesta di pagamento a norma dell'articolo 44 del regolamento (UE) n. 514/2014 e la presenta alla Commissione tramite SFC2014;
r)
svolge le attività di informazione e pubblicità e divulga i risultati del programma, a norma dell'articolo 53 del regolamento (UE) n. 514/2014;
s)
effettua i controlli amministrativi e i controlli sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014;
t)
coopera con la Commissione e le autorità responsabili degli altri Stati membri;
u)
risponde ai risultati degli audit dell'autorità di audit dandovi seguito oppure, se non li accetta, fornendo una motivazione dettagliata.
Articolo 5
Autorità delegata
1. L'autorità responsabile può delegare alcuni o tutti i suoi compiti ad un'autorità delegata conformemente all'articolo 25, paragrafo 1, lettera c), del regolamento (UE) n. 514/2014. La delega di compiti risponde ai principi di sana gestione finanziaria e garantisce il rispetto del principio di non discriminazione e la visibilità del finanziamento dell'Unione. I compiti delegati non devono generare conflitti d'interessi.
2. La portata dei compiti delegati dall'autorità responsabile all'autorità delegata e le procedure dettagliate per la loro esecuzione sono fissate in un documento firmato dall'autorità responsabile e dall'autorità delegata. L'atto di delega precisa almeno quanto segue:
a)
il regolamento specifico pertinente;
b)
il o i compiti delegati all'autorità delegata;
c)
l'obbligo per l'autorità delegata di verificare che i beneficiari rispettino le norme dell'Unione e nazionali;
d)
l'obbligo per l'autorità delegata di predisporre e mantenere una struttura organizzativa e un sistema di gestione e di controllo adeguati allo svolgimento dei compiti;
e)
le informazioni e i documenti giustificativi che l'autorità delegata deve presentare all'autorità responsabile e il relativo termine di presentazione;
f)
il meccanismo dell'autorità responsabile per la vigilanza dell'autorità delegata.
3. A norma dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera a), del regolamento (UE) n. 514/2014, la comunicazione con la Commissione non può essere delegata. L'autorità delegata comunica con la Commissione tramite l'autorità responsabile.
4. Se l'autorità delegata non è un'amministrazione pubblica né un organismo disciplinato dal diritto privato dello Stato membro che svolge funzioni di servizio pubblico, l'autorità responsabile non può delegarle poteri esecutivi assortiti da un ampio margine di discrezionalità che implichi scelte politiche.
5. L'autorità responsabile mantiene la responsabilità dei compiti che ha delegato. L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti delegati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
6. Per quanto riguarda i compiti delegati, il presente regolamento si applica per analogia all'autorità delegata.
Articolo 6
Esternalizzazione di compiti
L'autorità responsabile può affidare a terzi alcuni dei suoi compiti. Essa tuttavia ne mantiene la responsabilità.
L'autorità responsabile riesamina regolarmente i compiti esternalizzati per accertarsi che l'operato sia soddisfacente e rispetti il diritto dell'Unione e nazionale.
SEZIONE III
Obblighi dell'autorità responsabile in materia di intervento pubblico
Articolo 7
Ruolo dell'autorità responsabile in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Di norma l'autorità responsabile concede sovvenzioni per progetti nel quadro del programma nazionale sulla base di inviti a presentare proposte a procedura aperta.
2. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni per progetti sulla base di un invito a presentare proposte a procedura ristretta.
Gli inviti a presentare proposte a procedura ristretta sono destinati solo a determinate organizzazioni selezionate, a motivo della natura specifica del progetto o della competenza tecnica o amministrativa degli organismi invitati a presentare proposte.
I motivi che giustificano il ricorso a un invito a presentare proposte a procedura ristretta sono indicati nell'invito stesso.
3. L'autorità responsabile può concedere sovvenzioni direttamente qualora la natura specifica del progetto o la competenza tecnica o amministrativa degli organismi competenti non permetta alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o di fatto.
I motivi che giustificano il ricorso alla concessione diretta sono indicati nella decisione di finanziamento.
4. In casi debitamente giustificati, tra cui la prosecuzione di progetti pluriennali selezionati in base a precedenti inviti a presentare proposte oppure situazioni di emergenza, le sovvenzioni possono essere assegnate senza invito a presentare proposte.
I motivi che giustificano la concessione della sovvenzione senza invito a presentare proposte sono indicati nella decisione di finanziamento.
5. Quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, né l'autorità responsabile né l'autorità delegata possono essere beneficiarie di una sovvenzione concessa conformemente al presente articolo.
6. L'autorità responsabile determina chi concede le sovvenzioni e provvede affinché siano evitati conflitti di interesse, in particolare quando i richiedenti sono organismi nazionali.
Articolo 8
Condizioni in cui l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. L'autorità responsabile può decidere di attuare i progetti direttamente, da sola o in associazione con un'altra autorità nazionale, in ragione dei suoi poteri amministrativi o della sua perizia tecnica, o in quanto le caratteristiche stesse del progetto non permettono alternative, ad esempio nelle situazioni di monopolio legale o per esigenze di sicurezza. In tali casi l'autorità responsabile è il beneficiario della sovvenzione.
2. I motivi che inducono l'autorità responsabile ad agire in veste di organo esecutivo e selezionare eventuali autorità nazionali associate come descritto al paragrafo 1 sono comunicati alla Commissione nella relazione annuale di esecuzione di cui all'articolo 54 del regolamento (UE) n. 514/2014.
3. Nell'attuare i progetti in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile rispetta il principio del rapporto qualità-prezzo ed evita i conflitti di interesse.
4. La decisione amministrativa di cofinanziare un progetto nel quadro del programma nazionale contiene le informazioni necessarie per monitorare l'attuazione dei prodotti e dei servizi cofinanziati e per verificare le spese sostenute.
5. Nell'ipotesi che l'autorità responsabile agisca regolarmente in veste di organo esecutivo:
a)
l'autorità responsabile e l'autorità di audit non appartengono allo stesso organismo, a meno che l'autorità di audit riferisca a un organismo esterno e la sua indipendenza di revisore sia garantita;
b)
i compiti dell'autorità responsabile definiti all'articolo 4 restano impregiudicati.
Articolo 9
Procedura di selezione e concessione
1. Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafo 1, sono pubblicati in modo da garantire una concorrenza aperta e una pubblicità adeguata presso i potenziali beneficiari. Ogni modifica sostanziale degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità.
Gli inviti a presentare proposte di cui all'articolo 7, paragrafi 1 e 2, precisano almeno quanto segue:
a)
gli obiettivi;
b)
i criteri di selezione e di concessione;
c)
le modalità del finanziamento dell'Unione e dell'eventuale finanziamento nazionale, compresa, se del caso, la possibilità di applicare un tasso di cofinanziamento più elevato a norma dell'articolo 16, paragrafo 5, del regolamento (UE) n. 514/2014;
d)
le modalità e il termine finale per la presentazione delle proposte;
e)
le norme di ammissibilità delle spese;
f)
la durata del progetto;
g)
le informazioni finanziarie e di altro tipo da conservare e comunicare.
2. Prima di adottare la decisione di finanziamento, l'autorità responsabile si assicura che i beneficiari del progetto siano in grado di rispettare i criteri di selezione e concessione.
3. L'autorità responsabile stabilisce le procedure per il ricevimento delle proposte. Essa provvede affinché le proposte siano sottoposte ad analisi formale, tecnica e finanziaria e a valutazione qualitativa in base ai criteri stabiliti nell'invito a presentare proposte, in modo trasparente e non discriminatorio. L'autorità responsabile registra per iscritto i motivi del rifiuto delle altre proposte.
4. La decisione di finanziamento indica almeno l'identità del beneficiario, le caratteristiche essenziali e gli obiettivi operativi del progetto, l'importo massimo del contributo dell'Unione e la percentuale massima di cofinanziamento del totale dei costi ammissibili.
5. L'autorità responsabile informa per iscritto tutti i richiedenti della sua decisione. Essa comunica ai candidati respinti i motivi del rifiuto in riferimento ai criteri di selezione e concessione.
Articolo 10
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni
1. Quando agisce in veste di autorità che concede le sovvenzioni, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la firma della convenzione di sovvenzione con il beneficiario;
b)
il monitoraggio della convenzione di sovvenzione, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La convenzione di sovvenzione contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
il calendario e le disposizioni di attuazione della convenzione, comprese le disposizioni sull'obbligo di presentare relazioni, sulle modifiche della convenzione e sulla sua estinzione;
h)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da riferire;
i)
una disposizione che imponga al beneficiario di raccogliere in modo tempestivo e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
j)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
k)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
l)
le condizioni per la traccia di audit;
m)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
n)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la convenzione di sovvenzione è firmata prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La convenzione di sovvenzione prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
Articolo 11
Documenti che formalizzano le sovvenzioni quando l'autorità responsabile agisce in veste di organo esecutivo
1. Quando agisce in veste di organo esecutivo, l'autorità responsabile stabilisce le procedure di gestione dei progetti, che prevedono almeno quanto segue:
a)
la formalizzazione della decisione amministrativa di cofinanziamento dei progetti;
b)
il monitoraggio della decisione amministrativa, comprese sue eventuali modifiche, con mezzi amministrativi quali lo scambio di corrispondenza o relazioni scritte.
2. La decisione amministrativa contiene o indica quanto segue:
a)
l'importo massimo del contributo dell'Unione;
b)
la percentuale massima del contributo dell'Unione a norma del pertinente regolamento specifico;
c)
la descrizione dettagliata del progetto e il relativo calendario;
d)
gli eventuali principali compiti e relativi costi che il beneficiario intende affidare a terzi, se pertinente;
e)
il bilancio di previsione approvato e il piano di finanziamento del progetto, incluse le spese e le entrate, in conformità delle norme applicabili in materia di ammissibilità;
f)
il metodo per calcolare l'importo del contributo dell'Unione al momento della chiusura del progetto;
g)
gli obiettivi operativi del progetto, compresi gli obiettivi quantificati e gli indicatori da utilizzare;
h)
la disposizione che impone all'autorità responsabile di raccogliere e comunicare almeno una volta l'anno i dati necessari per gli indicatori comuni definiti nel regolamento specifico ed eventuali indicatori specifici per programma;
i)
la definizione dei costi ammissibili, compresa, se del caso, la descrizione della metodologia per determinare i costi unitari, le somme forfettarie e i finanziamenti a tasso fisso;
j)
i requisiti delle registrazioni contabili e le condizioni di versamento della sovvenzione;
k)
le condizioni per la traccia di audit;
l)
le disposizioni relative alla protezione dei dati;
m)
le disposizioni relative alla pubblicità.
3. Di norma la decisione amministrativa è presa prima dell'inizio di qualsiasi attività del progetto a carico del programma nazionale.
4. La decisione amministrativa prevede espressamente che la Commissione o i suoi rappresentanti e la Corte dei conti hanno potere di revisione contabile, esercitabile sulla base di documenti e controlli sul posto, su tutti i beneficiari di sovvenzioni, i contraenti e i subcontraenti che hanno ottenuto finanziamenti dell'Unione nel quadro del programma nazionale.
CAPO III
STATUS DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E OBBLIGHI IN MATERIA DI AUDIT
Articolo 12
Status dell'autorità di audit
1. A norma dell'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, e dell'articolo 25, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (UE) n. 514/2014, l'autorità di audit è indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. Si ritiene che sussista indipendenza funzionale quando non vi è alcun rapporto gerarchico diretto tra l'autorità di audit e l'autorità responsabile e l'autorità di audit emette pareri e dichiarazioni in piena autonomia.
2. Tutte le attività di audit sono svolte in conformità con standard internazionalmente riconosciuti.
Articolo 13
Esternalizzazione di attività di audit
L'autorità di audit può affidare parte della propria attività di audit a un altro organismo di audit, a condizione che tale organismo sia indipendente sotto il profilo funzionale dall'autorità responsabile. L'autorità di audit mantiene la responsabilità delle attività che ha esternalizzato.
Gli audit esternalizzati sono svolti in conformità con standard internazionalmente riconosciuti e sotto stretto monitoraggio e vigilanza dell'autorità di audit.
Articolo 14
Audit
1. Per emettere il parere di cui all'articolo 59, paragrafo 5, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012, l'autorità di audit effettua audit finanziari e di sistema.
2. L'audit di sistema verifica se i sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile hanno funzionato efficacemente in modo da garantire con ragionevole sicurezza che le spese incluse nei conti annuali sono legali e regolari.Sulla base di tali audit, l'autorità di audit determina se l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione di cui all'allegato.
3. Gli audit finanziari sono intesi a garantire con ragionevole sicurezza che i conti annuali forniscono un quadro fedele delle spese dichiarate dall'autorità responsabile.
Al fine di stabilire se i conti forniscono un quadro fedele, l'autorità di audit verifica che tutti gli elementi delle spese pagate e dei contributi pubblici affluenti e contabilizzati dall'autorità responsabile nel corso dell'esercizio finanziario siano registrati correttamente nel sistema contabile e corrispondano ai documenti contabili giustificativi conservati dall'autorità responsabile. Sulla base di tali conti l'autorità di audit procede in particolare a:
a)
verificare che l'importo totale delle spese ammissibili dichiarato nella richiesta di pagamento del saldo annuale presentata alla Commissione corrisponda alle spese contabilizzate dall'autorità responsabile e, in caso di differenze, che nei conti siano state fornite spiegazioni adeguate circa gli importi di riconciliazione;
b)
verificare che gli importi ritirati e recuperati, gli importi da recuperare e gli importi non recuperabili alla fine dell'esercizio finanziario corrispondano agli importi contabilizzati dall'autorità responsabile e siano giustificati da decisioni documentate dell'autorità responsabile;
c)
verificare che l'autorità responsabile abbia effettuato i controlli amministrativi e sul posto a norma dell'articolo 27 del regolamento (UE) n. 514/2014.
Le verifiche di cui alle lettere a), b) e c) possono essere eseguite a campione.
4. Nell'ambito degli audit finanziari e di sistema l'autorità di audit ripete alcuni controlli amministrativi o sul posto effettuati dall'autorità responsabile. Sulla base della propria valutazione dei rischi l'autorità di audit determina l'entità delle attività di audit da ripetere.
5. Se gli audit finanziari o di sistema dell'autorità di audit individuano carenze sostanziali nel funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo dell'autorità responsabile, l'autorità di audit:
a)
valuta l'impatto finanziario e operativo di tali carenze;
b)
formula opportune raccomandazioni all'autorità responsabile per l'adozione di misure correttive e preventive;
c)
monitora l'attuazione di tali misure da parte dell'autorità responsabile e accerta che sussista un piano d'azione per ripristinare il funzionamento efficace dei sistemi di gestione e di controllo.
6. Al termine delle attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, l'autorità di audit comunica i risultati all'autorità designante, indicando se, a suo parere, l'autorità responsabile continua a rispettare i criteri di designazione.
7. L'autorità di audit si assicura che tutte le informazioni riguardanti le proprie attività di audit di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 siano adeguatamente comunicate dall'autorità responsabile alla Commissione europea.
CAPO IV
DISPOSIZIONE FINALE
Articolo 15
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile negli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Bruxelles, il 25 luglio 2014