BESCHLUSS DES PRÄSIDENTEN DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION
vom 29. Februar 2012
über die Funktion und das Mandat des Anhörungsbeauftragten in bestimmten Handelsverfahren
(2012/199/EU)
DER PRÄSIDENT DER EUROPÄISCHEN KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union,
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Geschäftsordnung der Kommission (1), insbesondere auf Artikel 22,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Das Recht auf eine gute Verwaltung ist ein im Recht der Europäischen Union fest verankerter Grundsatz, der auch für die Verfahrensrechte interessierter Parteien in Verwaltungsverfahren gilt, deren Ergebnis möglicherweise ihre Interessen berührt.
(2)
Dieser Grundsatz des Rechts der Europäischen Union ist in Artikel 41 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union (2) festgelegt. Die in Artikel 41 Absätze 1 und 2 der Charta festgelegten Rechte einer Person, deren Interessen durch ein Handelsverfahren berührt werden, sind ebenfalls entweder ausdrücklich festgelegt oder sollten, da es sich um allgemeine Rechtsgrundsätze handelt, in folgenden Verordnungen Anwendung finden: Verordnung (EG) Nr. 1225/2009 des Rates vom 30. November 2009 über den Schutz gegen gedumpte Einfuhren aus nicht zur Europäischen Gemeinschaft gehörenden Ländern (3), Verordnung (EG) Nr. 597/2009 des Rates vom 11. Juni 2009 über den Schutz gegen subventionierte Einfuhren aus nicht zur Europäischen Gemeinschaft gehörenden Ländern (4), Verordnung (EG) Nr. 260/2009 des Rates vom 26. Februar 2009 über die gemeinsame Einfuhrregelung (5), Verordnung (EG) Nr. 625/2009 des Rates vom 7. Juli 2009 über die gemeinsame Regelung der Einfuhren aus bestimmten Drittländern (6), Verordnung (EG) Nr. 3286/94 des Rates vom 22. Dezember 1994 zur Festlegung der Verfahren der Gemeinschaft im Bereich der gemeinsamen Handelspolitik zur Ausübung der Rechte der Gemeinschaft nach internationalen Handelsregeln, insbesondere den im Rahmen der Welthandelsorganisation vereinbarten Regeln (7), Verordnung (EG) Nr. 385/96 des Rates vom 29. Januar 1996 über den Schutz gegen schädigende Preisgestaltung im Schiffbau (8), Verordnung (EG) Nr. 868/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 21. April 2004 über den Schutz vor Schädigung der Luftfahrtunternehmen der Gemeinschaft durch Subventionierung und unlautere Preisbildungspraktiken bei der Erbringung von Flugverkehrsdiensten von Ländern, die nicht Mitglied der Europäischen Gemeinschaft sind (9), Verordnung (EG) Nr. 732/2008 des Rates vom 22. Juli 2008 über ein Schema allgemeiner Zollpräferenzen ab 1. Januar 2009 und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 552/97 und (EG) Nr. 1933/2006 sowie der Verordnungen (EG) Nr. 1100/2006 und (EG) Nr. 964/2007 der Kommission (10), Verordnung (EG) Nr. 1515/2001 des Rates vom 23. Juli 2001 über die möglichen Maßnahmen der Gemeinschaft aufgrund eines vom WTO-Streitbeilegungsgremium angenommenen Berichts über Antidumping- oder Antisubventionsmaßnahmen (11) sowie Verordnung (EG) Nr. 427/2003 des Rates vom 3. März 2003 über einen befristeten warenspezifischen Schutzmechanismus für die Einfuhren mit Ursprung in der Volksrepublik China und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 519/94 des Rates über die gemeinsame Regelung der Einfuhren aus bestimmten Drittländern (12).
(3)
Seit dem 1. Januar 2007 wird einem Beamten der Generaldirektion Handel der Kommission mit Expertenwissen in Handelsschutzfragen die Aufgabe übertragen, sicherzustellen, dass die Verfahrensrechte der interessierten Parteien umfassend gewahrt und die in den oben aufgeführten Verordnungen vorgesehenen Handelsverfahren unparteiisch, gerecht und innerhalb einer angemessenen Frist durchgeführt werden („Anhörungsbeauftragter“).
(4)
Um die Position des Anhörungsbeauftragten zu festigen und in den betreffenden Verfahren für mehr Transparenz und Verfahrensgerechtigkeit zu sorgen, ist es nun angebracht, seine Funktion innerhalb der Kommission zu stärken und seine Befugnisse festzulegen.
(5)
Diese Funktion sollte einer unabhängigen Person mit Expertenwissen in Handelsverfahren übertragen werden. Der Anhörungsbeauftragte sollte von der Kommission nach Maßgabe der Regeln ernannt werden, die im Statut der Beamten und in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Union festgelegt sind.
(6)
Um die Unabhängigkeit des Anhörungsbeauftragten sicherzustellen, sollte er verwaltungstechnisch dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied unterstellt werden.
(7)
Nach diesem Beschluss bestehen die wichtigsten Befugnisse des Anhörungsbeauftragten in der Beratung des für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglieds sowie des Generaldirektors der Generaldirektion Handel, in der Wahrung der Verfahrensrechte, in der Gewährung von Akteneinsicht, in der Entscheidung über die Vertraulichkeit einer Unterlage sowie in der Überprüfung des Standpunkts der Verwaltung bezüglich der Verlängerung von Fristen. Der Anhörungsbeauftragte sollte dafür Sorge tragen, dass bei der Vorbereitung von Entwürfen für Rechtsakte oder Vorschläge der Kommission alle relevanten Fakten gebührend berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob sie für die betroffenen Parteien günstig oder ungünstig sind.
(8)
Um die Verfahrensgarantien für die Wahrnehmung der Verfahrensrechte interessierter Parteien zu stärken, müssen die verschiedenen Arten von Anhörungen sowie die Regeln für die Organisation und Durchführung von Anhörungen mit dem Anhörungsbeauftragten und für deren Folgemaßnahmen festgelegt werden.
(9)
Mit der Entscheidungsbefugnis des Anhörungsbeauftragten über Fragen der Akteneinsicht und der Vertraulichkeit sowie über Fristen sollte für die Parteien eines Handelsverfahrens eine zusätzliche Verfahrensgarantie bereitgestellt werden, und zwar unbeschadet der zeitlichen Vorgaben des Verfahrens.
(10)
Mit den Berichten sollte sichergestellt werden, dass die Hauptfragen, mit denen der Anhörungsbeauftragte sich befasst, und seine wichtigsten Empfehlungen den Entscheidungsträgern zur Kenntnis gebracht werden; somit stellen sie eine zusätzliche Garantie für die Wahrung der in einem Handelsverfahren berührten Rechte von beteiligten Parteien dar. Anhand der Jahresberichte sollten auch die EU-Mitgliedstaaten, das Europäische Parlament und die Öffentlichkeit über die Tätigkeit des Anhörungsbeauftragten informiert werden.
(11)
Bei der Offenlegung von Informationen über natürliche Personen sollte insbesondere die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (13) beachtet werden.
(12)
Dieser Beschluss sollte unbeschadet der allgemeinen Vorschriften über die Einsichtnahme in Dokumente der Kommission gelten -
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS ERLASSEN:
Artikel 1
Anhörungsbeauftragter
(1) Innerhalb der Kommission wird die spezielle Funktion des Anhörungsbeauftragten für Handelsverfahren geschaffen.
(2) Aufgabe des Anhörungsbeauftragten ist es, sicherzustellen, dass die in den nachstehend aufgeführten Verordnungen („Grundverordnungen“) festgelegten Verfahrensrechte der interessierten Parteien umfassend gewahrt und die in diesen Verordnungen vorgesehenen Handelsverfahren unparteiisch, gerecht und innerhalb einer angemessenen Frist durchgeführt werden. Zu diesen Grundverordnungen zählen:
a)
Verordnung (EG) Nr. 1225/2009, insbesondere Artikel 5 Absätze 10 und 11, Artikel 6 Absätze 5, 6, 7 und 8, Artikel 8 Absätze 3, 4 und 9, Artikel 18, Artikel 19, Artikel 20 und Artikel 21;
b)
Verordnung (EG) Nr. 597/2009, insbesondere Artikel 10 Absätze 12 und 13, Artikel 11 Absätze 5, 6, 7, 8 und 10, Artikel 13 Absätze 3, 4 und 9, Artikel 28, Artikel 29, Artikel 30 und Artikel 31;
c)
Verordnung (EG) Nr. 260/2009, insbesondere Artikel 6 und Artikel 9;
d)
Verordnung (EG) Nr. 625/2009, insbesondere Artikel 5 und Artikel 7;
e)
Verordnung (EG) Nr. 3286/94, insbesondere Artikel 8 und Artikel 9;
f)
Verordnung (EG) Nr. 385/96, insbesondere Artikel 5 Absätze 12 und 13, Artikel 6 Absätze 5, 6, 7 und 8, Artikel 12, Artikel 13 und Artikel 14;
g)
Verordnung (EG) Nr. 868/2004, insbesondere Artikel 7 und 8;
h)
Verordnung (EG) Nr. 732/2008, insbesondere Artikel 18, Artikel 19 und Artikel 20;
i)
Verordnung (EG) Nr. 1515/2001, insbesondere Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 2 Absatz 2;
j)
Verordnung (EG) Nr. 427/2003, insbesondere Artikel 5 Absatz 5, Artikel 6 Absätze 4, 5 und 6, Artikel 17 Absätze 2 und 3 und Artikel 18.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieses Beschlusses bezeichnet der Ausdruck
a)
„Handelsverfahren“ ein Untersuchungs- oder Verwaltungsverfahren, das von den Kommissionsdienststellen nach Maßgabe einer der Grundverordnungen durchgeführt wird;
b)
„interessierte Partei“ eine Person, deren Interessen durch ein Handelsverfahren nach Maßgabe der geltenden Grundverordnung berührt werden;
c)
„Rechte der interessierten Parteien“ in Handelsverfahren die Verfahrensrechte einer Person sowie ihr Recht darauf, dass ihre Angelegenheiten unparteiisch, gerecht und innerhalb einer angemessenen Frist behandelt werden.
Artikel 3
Ernennung - Abberufung und Vertretung
(1) Der Anhörungsbeauftragte wird von der Kommission nach Maßgabe der Regeln ernannt, die im Statut der Beamten und in den Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften festgelegt sind.
(2) Die Ernennung des Anhörungsbeauftragten wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Die Aussetzung des Mandats, die Abberufung oder Versetzung des Anhörungsbeauftragten muss unabhängig von der Art des Verfahrens Gegenstand eines mit Gründen versehenen Beschlusses der Kommission sein. Der Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
(3) Der Anhörungsbeauftragte ist verwaltungstechnisch dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied unterstellt.
(4) Ist der Anhörungsbeauftragte verhindert, so bestellt das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied - möglichst nach Rücksprache mit dem Anhörungsbeauftragten - einen anderen Beamten, der nicht mit dem betreffenden Fall befasst ist und ausreichende Erfahrung mit Handelsverfahren gesammelt hat, um die Aufgaben des Anhörungsbeauftragten wahrzunehmen.
Artikel 4
Grundsätze für das Tätigwerden des Anhörungsbeauftragten
(1) Der Anhörungsbeauftragte ist bei der Ausübung seiner Pflichten unabhängig. Er nimmt bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben keine Weisungen entgegen.
(2) Der Anhörungsbeauftragte trägt bei der Ausübung seiner Pflichten dafür Sorge, dass die Grundverordnungen nach Maßgabe der geltenden Rechtsvorschriften der Union und der vom Gerichtshof der Europäischen Union festgelegten Grundsätze wirksam angewandt werden.
(3) Der Anhörungsbeauftragte hat zur Wahrnehmung seiner Aufgaben zu jedem Zeitpunkt des Handelsverfahrens unverzüglich uneingeschränkten Zugang zu allen Akten des Verfahrens.
(4) Der Anhörungsbeauftragte trifft Entscheidungen nach Maßgabe dieses Beschlusses; er kann zu allen Fragen im Zusammenhang mit den Rechten der interessierten Parteien, die sich an ihn gewandt haben, Empfehlungen an die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen richten. Der Anhörungsbeauftragte trägt dafür Sorge, dass bei der Vorbereitung von Entwürfen für Rechtsakte oder Vorschläge der Kommission alle relevanten Fakten gebührend berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob sie für die betroffenen Parteien günstig oder ungünstig sind.
(5) Der Anhörungsbeauftragte wird vom zuständigen Direktor oder dessen Stellvertreter laufend über die Entwicklung des Verfahrens, in dem er tätig wurde, unterrichtet, und zwar bis zur Annahme eines endgültigen Rechtsakts durch die Kommission oder gegebenenfalls durch den Rat. Er wird in der Endphase der Handelsverfahren unverzüglich über jede wesentliche Änderung des Standpunkts der Kommission unterrichtet, damit er deren mögliche Auswirkungen auf die Rechte der interessierten Parteien abschätzen kann.
(6) Der Anhörungsbeauftragte berät das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied und gegebenenfalls den Generaldirektor über die Folgen seiner Empfehlungen und, falls erforderlich, über etwaige Abhilfen.
(7) Der Anhörungsbeauftragte wird vom zuständigen Direktor zu Änderungen oder Aktualisierungen der Politik in Bezug auf Verfahrensfragen und inhaltliche Fragen, die Auswirkungen auf die Rechte interessierter Parteien im Sinne des Artikels 2 haben, konsultiert. Er kann zu allen anderen Fragen konsultiert werden, die sich aus einem Handelsverfahren ergeben.
(8) Der Anhörungsbeauftragte kann dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied und gegebenenfalls auch dem Generaldirektor der Generaldirektion Handel Anmerkungen und Empfehlungen zu allen Fragen im Zusammenhang mit einem Handelsverfahren vorlegen.
Artikel 5
Bedingungen für das Tätigwerden des Anhörungsbeauftragten - Zeitliche Vorgaben - Information
(1) Der Anhörungsbeauftragte wird tätig auf Antrag interessierter Parteien, des für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglieds, des Generaldirektors, des für ein Handelsverfahren zuständigen Direktors oder seines Stellvertreters oder eines Direktors anderer Dienststellen, die zu einem Handelsverfahren konsultiert werden.
(2) Unter gebührender Berücksichtigung der zeitlichen Vorgaben für ein Handelsverfahren kann der Anhörungsbeauftragte zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens tätig werden.
(3) Der Anhörungsbeauftragte ist an die Fristen gebunden, die nach Maßgabe der Grundverordnungen für Handelsverfahren gelten.
(4) Jedem endgültigen Rechtsakt oder Vorschlag der Kommission fügt der Anhörungsbeauftragte einen Vermerk bei, in dem er angibt, ob und in welcher Weise er in dem betreffenden Verfahren tätig wurde.
Artikel 6
Anhörungen
(1) Auf Antrag oder in den Fällen und unter den Bedingungen, die in den Grundverordnungen festgelegt sind, kann der Anhörungsbeauftragte zwei Arten von Anhörungen organisieren und durchführen: Anhörungen zwischen einer einzelnen interessierten Partei oder einer Gruppe interessierter Parteien mit gleichen Interessen und den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen sowie Anhörungen unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen.
(2) Gegenstand einer Anhörung kann jede Frage sein, die sich zu einem beliebigen Zeitpunkt in einem Handelsverfahren ergibt und die die Rechte der interessierten Parteien berühren könnte.
(3) Natürliche Personen, die zu einer Anhörung geladen sind, erscheinen persönlich oder werden durch einen gesetzlichen Vertreter vertreten. Juristische Personen, die zu einer Anhörung geladen sind, werden durch einen mit ausreichender Vollmacht versehenen Bevollmächtigten vertreten, der ständig in ihrem Dienst steht.
(4) Natürliche oder juristische Personen, die zu einer vom Anhörungsbeauftragten organisierten Anhörung geladen sind, können sich von einem Rechtsberater oder einer anderen vom Anhörungsbeauftragten zugelassenen qualifizierten Person unterstützen lassen.
(5) Dieser Artikel lässt das Recht auf Anhörung nach Maßgabe der Grundverordnungen unberührt.
Artikel 7
Anhörungen einer einzelnen interessierten Partei oder einer Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen
(1) Der Anhörungsbeauftragte kann auf begründeten Antrag einer einzelnen interessierten Partei oder einer Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen eine Anhörung zwischen dieser interessierten Partei oder der Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen und den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen oder gegebenenfalls weiteren Dienststellen organisieren und durchführen.
(2) Die Anhörung einer Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen zu einem bestimmten Thema kann von einer einzelnen interessierten Partei beantragt werden und findet statt, wenn mindestens eine weitere einzelne interessierte Partei mit ähnlichen Interessen zur Teilnahme bereit ist.
Artikel 8
Anhörungen unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen
(1) Eine Anhörung unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen kann vom Anhörungsbeauftragten, der auch den Vorsitz führt, organisiert werden, damit gegensätzliche Ansichten geäußert und Gegenargumente vorgebracht werden können. Innerhalb welcher Frist eine solche Anhörung stattfinden sollte, wird in der Bekanntmachung der Einleitung des Handelsverfahrens angegeben.
(2) Eine Anhörung unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen kann im Rahmen jedes Handelsschutzverfahrens nach Anhörung der für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen organisiert werden.
(3) Eine Anhörung unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen zu einem bestimmten Thema kann auch von einer einzelnen interessierten Partei beantragt werden und findet statt, wenn mindestens eine weitere einzelne interessierte Partei mit unterschiedlichen Interessen zur Teilnahme bereit ist.
(4) Die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen und gegebenenfalls weitere Dienststellen nehmen an der Anhörung teil.
(5) Die zuständigen Vertreter der Mitgliedstaaten können an allen Anhörungen unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen als Beobachter teilnehmen.
Artikel 9
Vorbereitung der Anhörungen
(1) Der Anhörungsbeauftragte bestimmt nach Anhörung des zuständigen Direktors oder dessen Stellvertreters Tag, Dauer und Ort der Anhörung. Er entscheidet über Vertagungsanträge der interessierten Parteien oder der Kommissionsdienststellen.
(2) Der Anhörungsbeauftragte kann gegebenenfalls ein Vorbereitungstreffen mit den interessierten Parteien oder mit den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen und weiteren Dienststellen einberufen, um festzulegen, welche sachlichen oder rechtlichen Fragen in der Anhörung erörtert werden sollen, und um diese Fragen nach Möglichkeit zu klären. Zu diesem Zweck kann der Anhörungsbeauftragte von den Teilnehmern einer Anhörung alle für die Vorbereitung der Anhörung benötigten Informationen verlangen.
(3) Der Anhörungsbeauftragte stellt für jede Anhörung eine Tagesordnung auf, die allen Teilnehmern vor der Anhörung zur Verfügung gestellt wird.
(4) Der Anhörungsbeauftragte kann innerhalb eines angemessenen Zeitraums nach Ablauf der Frist für die Übermittlung von Stellungnahmen zu einer Unterrichtung und vor einer Anhörung unter Parteien die Teilnehmer auffordern, Fragen zu den von anderen interessierten Parteien vorgelegten Informationen zu stellen.
(5) Um zu gewährleisten, dass die Anhörung unter Parteien ordnungsgemäß vorbereitet wird und dass insbesondere Sachfragen nach Möglichkeit geklärt werden, kann der Anhörungsbeauftragte nach Anhörung des zuständigen Direktors oder seines Stellvertreters den zu der Anhörung geladenen Parteien gegebenenfalls vorab eine Liste der Fragen übermitteln, zu denen eine Stellungnahme gewünscht wird.
(6) Der Anhörungsbeauftragte kann außerdem die Teilnehmer einer Anhörung ersuchen, ihm den wesentlichen Inhalt ihrer beabsichtigten Erklärungen vorab schriftlich zu übermitteln.
(7) Der Anhörungsbeauftragte kann externe Sachverständige zu den Anhörungen einladen. Interessierte Parteien und die Kommissionsdienststellen können beim Anhörungsbeauftragten beantragen, dass externe Sachverständige zu den Anhörungen zugelassen werden. Der Anhörungsbeauftragte entscheidet über solche Anträge. Die zu einer Anhörung geladenen externen Sachverständigen müssen eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen.
(8) Die externen Sachverständigen können ersucht werden, sachdienliche Analysen, Berichte oder Veröffentlichungen vorzulegen; diese werden in die Akten aufgenommen und allen Teilnehmern soweit möglich vor der Anhörung zur Verfügung gestellt.
Artikel 10
Durchführung der Anhörungen
(1) Der Anhörungsbeauftragte regelt in eigener Verantwortung die Durchführung der Anhörung. Er hat die Aufgabe, für die ordnungsgemäße Durchführung der Anhörung zu sorgen, um zur Fairness sowohl der Anhörung als auch aller späteren Entscheidungen beizutragen.
(2) Die Anhörungen sind nicht öffentlich. Der Anhörungsbeauftragte entscheidet, welche Personen im Namen einer interessierten Partei gehört werden sollten und ob die betreffenden Personen getrennt oder in Anwesenheit anderer geladener Personen zu hören sind. In letzterem Fall ist dem berechtigten Interesse der interessierten Parteien am Schutz ihrer Geschäftsgeheimnisse und sonstiger vertraulicher Informationen Rechnung zu tragen.
(3) Der Anhörungsbeauftragte kann den Teilnehmern gestatten, während der Anhörung Fragen zu stellen und Fragen zu beantworten.
(4) Hat der Anhörungsbeauftragte externe Sachverständige zugelassen, so sorgt er dafür, dass diese Sachverständigen Gelegenheit haben, ihren Standpunkt darzulegen und Fragen anderer Anhörungsteilnehmer zu beantworten.
(5) Im Interesse des Rechts auf Anhörung kann der Anhörungsbeauftragte nach Anhörung des zuständigen Direktors oder seines Stellvertreters im Anschluss an die Anhörung gegebenenfalls interessierten Parteien die Möglichkeit zur Vorlage weiterer schriftlicher Stellungnahmen geben. Der Anhörungsbeauftragte setzt hierfür eine Frist fest. Nach Ablauf dieser Frist eingegangene schriftliche Stellungnahmen bleiben möglicherweise unberücksichtigt.
Artikel 11
Folgemaßnahmen zu den Anhörungen
(1) Der Anhörungsbeauftragte erstellt ein Protokoll oder eine aussagekräftige Zusammenfassung der Anhörungen.
a)
Im Falle von Anhörungen unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen wird ein Protokoll oder eine aussagekräftige Zusammenfassung allen Teilnehmern an der Anhörung zur Verfügung gestellt und in die für interessierte Parteien einsehbare Akte aufgenommen.
b)
Im Falle von Anhörungen zwischen einer einzelnen interessierten Partei oder einer Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen und den Kommissionsdienststellen wird ein Protokoll oder eine aussagekräftige Zusammenfassung allen Teilnehmern an der Anhörung zur Verfügung gestellt. Diese Teilnehmer können einen begründeten Antrag auf vertrauliche Behandlung bestimmter in dem Protokoll oder der Zusammenfassung enthaltener Informationen stellen. Der Anhörungsbeauftragte entscheidet nach Anhörung der für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen und gegebenenfalls weiterer Dienststellen über diese Anträge. Die nichtvertrauliche Fassung des Protokolls oder der Zusammenfassung der Anhörung wird in die für interessierte Parteien einsehbare Akte aufgenommen.
(2) Der Anhörungsbeauftragte kann den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen nach Artikel 4 Absatz 4 Empfehlungen aussprechen. Die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen teilen dem Anhörungsbeauftragten innerhalb einer angemessenen Frist vor der Verabschiedung eines endgültigen Rechtsakts mit, ob und auf welche Weise sie diese Empfehlungen berücksichtigt haben, und übermitteln dem Anhörungsbeauftragten eine Kopie des Entwurfs des Rechtsakts.
(3) Der Anhörungsbeauftragte legt dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied regelmäßig Berichte nach Artikel 18, mit Kopie an den Generaldirektor, über Anhörungen interessierter Parteien oder einer Gruppe interessierter Parteien mit ähnlichen Interessen vor, es sei denn, die Angelegenheit erfordert unverzüglich eine Empfehlung an das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied oder den Generaldirektor.
(4) Alle Empfehlungen des Anhörungsbeauftragten an die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen sowie seine an das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied und an den Generaldirektor gerichteten Berichte und Anmerkungen werden als vertraulich und nur für den Dienstgebrauch bestimmt behandelt.
(5) Bei Anhörungen unter Parteien erstellt der Anhörungsbeauftragte einen schriftlichen Abschlussbericht über die Wahrung der Rechte der interessierten Parteien. Dieser Bericht kann vom Anhörungsbeauftragten nach Maßgabe etwaiger Änderungen des Entwurfs des Rechtsakts bis zum Vorliegen eines endgültigen Rechtsakts geändert werden.
Artikel 12
Akteneinsicht
(1) Eine Partei, die beansprucht, eine interessierte Partei zu sein, kann den Anhörungsbeauftragten ersuchen, eine etwaige Weigerung der für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen, dieser Partei innerhalb einer angemessenen Frist Zugang zu der für interessierte Parteien einsehbaren Akte oder zu einem bestimmten Dokument im Besitz der Kommission zu geben, zu überprüfen. Der Anhörungsbeauftragte prüft den Fall und trifft eine Entscheidung darüber, ob ein vollständiger oder teilweiser Zugang gewährt oder ob der Zugang zu der Akte oder dem angeforderten Dokument verweigert wird.
(2) Der Anhörungsbeauftragte bestimmt, innerhalb welcher Fristen von den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen ein solcher Zugang gewährt wird.
Artikel 13
Vertraulichkeit
(1) Der Anhörungsbeauftragte ist an die allgemeinen Regeln zur Vertraulichkeit der Informationen gebunden, die von interessierten Parteien im Rahmen von Verwaltungsverfahren vor der Kommission vorgelegt werden.
(2) Der Anhörungsbeauftragte kann von einer interessierten Partei oder den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen ersucht werden, eine Entscheidung über den vertraulichen Charakter eines Dokuments zu treffen, das sich im Besitz der für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen befindet.
Artikel 14
Nichtvertrauliche Zusammenfassungen vertraulicher Informationen
(1) Eine interessierte Partei kann den Anhörungsbeauftragten ersuchen, die Einschätzung der für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen zu der Frage, ob eine nichtvertrauliche Zusammenfassung vertraulicher Informationen, die im Laufe einer Untersuchung vorgelegt wurden, so ausführlich ist, dass sie ein angemessenes Verständnis des wesentlichen Inhalts der auf vertraulicher Basis vorgelegten Informationen ermöglicht, zu überprüfen.
(2) Beabsichtigen die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen, ein Dokument oder Informationen, zu dem/denen eine interessierte Partei die Vorlage einer aussagekräftigen nichtvertraulichen Zusammenfassung verweigert hat, unberücksichtigt zu lassen, so kann die betreffende interessierte Partei den Anhörungsbeauftragten um eine Entscheidung in dieser Angelegenheit ersuchen.
(3) Der Anhörungsbeauftragte prüft das Ersuchen. Ist er der Auffassung, dass die nichtvertrauliche Zusammenfassung nicht ausführlich genug ist, so gibt er der interessierten Partei, die die Zusammenfassung vorgelegt hat, Gelegenheit zur Stellungnahme und zur Nachbesserung ihrer Zusammenfassung innerhalb einer angemessenen Frist.
(4) Legt die interessierte Partei, die die vertraulichen Informationen übermittelt hat, eine mangelhafte Zusammenfassung vor, macht sie Begründungen geltend, die nicht akzeptiert werden können, oder bleibt sie untätig, so entscheidet der Anhörungsbeauftragte darüber, ob vertrauliche Informationen, zu denen keine aussagekräftige nichtvertrauliche Zusammenfassung nach den einschlägigen Bestimmungen der Grundverordnungen vorgelegt wurde, berücksichtigt werden oder nicht.
Artikel 15
Zugang zu naturgemäß vertraulichen Informationen, die sich nicht für eine Zusammenfassung eignen
Auf Ersuchen einer interessierten Partei kann der Anhörungsbeauftragte Informationen, die naturgemäß vertraulich sind und sich nicht für eine Zusammenfassung eignen und zu denen die betreffende Partei keinen Zugang hat, prüfen, um festzustellen, auf welche Weise diese Informationen von den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen verwendet wurden.
Der Anhörungsbeauftragte teilt der ersuchenden interessierten Partei mit, ob nach seiner Auffassung
a)
die der Partei vorenthaltenen Informationen für die Verteidigung dieser Partei relevant sind und
b)
die untersuchenden Dienststellen die Informationen, soweit sie relevant sind, in den Tatsachen und Erwägungen, auf denen ihre Schussfolgerungen beruhen, korrekt wiedergegeben haben.
Artikel 16
Verlängerung von Fristen
(1) Ein Antrag auf Fristverlängerung oder Verschiebung der Termine für die Beantwortung von Fragebogen, für die Vorlage zusätzlicher Informationen, für Vor-Ort-Besuche oder für Stellungnahmen zu den Unterrichtungen ist von einer interessierten Partei zunächst an die für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen zu richten. Ein solcher Antrag muss rechtzeitig vor Ablauf der ursprünglich festgelegten Frist gestellt werden. Wird ein solcher Antrag abgelehnt oder ist die interessierte Partei der Auffassung, dass die gewährte Verlängerung zu kurz ist, so kann sie vor Ablauf der ursprünglich festgelegten Frist beim Anhörungsbeauftragten einen begründeten Antrag auf Überprüfung der Angelegenheit stellen. Nach Anhörung des zuständigen Direktors oder seines Stellvertreters kann der Anhörungsbeauftragte die Fristen verlängern oder den Antrag ablehnen.
(2) Die Kommissionsdienststellen werden in der betreffenden Angelegenheit nicht tätig, bevor der Anhörungsbeauftragte eine Entscheidung getroffen hat.
(3) Der Anhörungsbeauftragte entscheidet unter angemessener Berücksichtigung der besonderen Umstände des betreffenden Antrags und der zeitlichen Vorgaben für das Verfahren.
Artikel 17
Teilnahme an den Sitzungen der Ausschüsse
Der Anhörungsbeauftragte kann an den Ausschusssitzungen teilnehmen. Gegebenenfalls kann der Anhörungsbeauftragte Fragen der Mitgliedstaaten beantworten, soweit diese Fragen die Art seines Tätigwerdens im Rahmen des Verfahrens betreffen.
Artikel 18
Berichte des Anhörungsbeauftragten
(1) Jeweils zum Jahresende erstellt der Anhörungsbeauftragte einen Jahresbericht. Der Jahresbericht enthält Informationen über die Fälle, in denen der Anhörungsbeauftragte tätig wurde, die Art der von ihm getroffenen Entscheidungen und ausgesprochenen Empfehlungen sowie etwaige Empfehlungen zur Verbesserung der Handelsverfahren. Der Bericht wird an das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied gerichtet. Der Generaldirektor der Generaldirektion Handel und die betroffenen Direktionen erhalten eine Kopie des Berichts.
(2) Zusammenfassungen des Jahresberichts werden den Mitgliedstaaten und dem Europäischen Parlament übermittelt und auf der Webseite des Anhörungsbeauftragten veröffentlicht.
(3) Der Anhörungsbeauftragte erstellt regelmäßige Berichte für das für die Handelspolitik zuständige Kommissionsmitglied, in denen er seine Tätigkeiten und die dabei aufgetretenen Fragen zusammenfasst. Der Bericht gibt einen Überblick über die wichtigsten politischen Fragen, die vom Anhörungsbeauftragten getroffenen Entscheidungen und ausgesprochenen Empfehlungen sowie darüber, auf welche Weise diese Empfehlungen von den für die Untersuchung zuständigen Kommissionsdienststellen berücksichtigt wurden. Der Generaldirektor der Generaldirektion Handel erhält eine Kopie dieses Berichts.
(4) Der Anhörungsbeauftragte erstattet Bericht über alle Anhörungen unter interessierten Parteien mit unterschiedlichen Interessen; in seiner Funktion als Berater kann er dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied und dem Generaldirektor zudem Bericht erstatten über alle anderen Fragen, die sich aus einem Handelsverfahren ergeben haben oder auf andere Weise für die wirksame Anwendung der Grundsätze des Rechts der Europäischen Union in Handelsverfahren von Bedeutung sind.
(5) Der Abschlussbericht des Anhörungsbeauftragten über Anhörungen unter Parteien wird dem für die Handelspolitik zuständigen Kommissionsmitglied, dem Generaldirektor der Generaldirektion Handel und dem zuständigen Direktor vorgelegt. Er wird den zuständigen Vertretern der Mitgliedstaaten und den interessierten Parteien zur Kenntnis gebracht.
Artikel 19
Übergangsbestimmungen
Dieser Beschluss gilt für zum Zeitpunkt seines Inkrafttretens laufende Verfahren, in denen noch keine Unterrichtung über die endgültigen Feststellungen stattgefunden hat.
Vor dem Inkrafttreten dieses Beschlusses erfolgte Verfahrensschritte behalten ihre Wirksamkeit.
Artikel 20
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Brüssel, den 29. Februar 2012
DEĊIŻJONI TAL-PRESIDENT TAL-KUMMISSJONI EWROPEA
tad-29 ta’ Frar 2012
dwar il-funzjoni u t-termini ta’ referenza tal-uffiċjal tas-seduta f’ċerti proċeduri kummerċjali
(2012/199/UE)
IL-PRESIDENT TAL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidra r-Regoli ta’ Proċedura tal-Kummissjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 22 tagħhom,
Billi:
(1)
Id-dritt għal amministrazzjoni tajba jikkostitwixxi prinċipju stabbilit tal-liġi tal-Unjoni Ewropea, li jinkludi d-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati involuti fil-proċeduri amministrattivi, li r-riżultat tagħhom jista’ jaffettwa l-interessi tagħhom.
(2)
Dan il-prinċipju tal-liġi tal-Unjoni Ewropea hu stabbilit fl-Artikolu 41 tal-Karta tad-Drittijiet Fundamentali tal-Unjoni Ewropa (2). Id-drittijiet stabbiliti fl-Artikolu 41(1) u fl-Artikolu 41(2) tal-Karta, ta’ persuna li l-interessi tagħha huma milquta minn proċedura kummerċjali huma wkoll, jew stabbiliti b’mod espliċitu jew, billi huma prinċipji ġenerali tal-liġi, għandhom jiġu applikati fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1225/2009 tat-30 ta’ Novembru 2009 dwar il-protezzjoni kontra l-importazzjonijiet li huma l-oġġett ta’ dumping minn pajjiżi mhux membri tal-Komunità Ewropea (3), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 597/2009 tal-11 ta’ Ġunju 2009 dwar il-protezzjoni kontra importazzjonijiet sussidjati minn pajjiżi li mhumiex membri tal-Komunità Ewropea (4), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 260/2009 tas-26 ta’ Frar 2009 dwar ir-regoli komuni għall-importazzjonijiet (5), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 625/2009 tas-7 ta’ Lulju 2009 dwar regoli komuni għall-importazzjonijiet minn ċerti pajjiżi terzi (6), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 3286/94 tat-22 ta’ Diċembru 1994 li jistabbilixxi l-proċeduri tal-Komunità fil-qasam ta’ politika kummerċjali komuni sabiex jiżgura l-eżerċizzju tad-drittijiet tal-Komunità skont ir-regoli internazzjonali tal-kummerċ, b’mod partikolari dawk stabbiliti taħt l-awspiċji tal-Organizzazzjoni Dinjija tal-Kummerċ (7), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 385/96 tad-29 ta’ Jannar 1996 dwar il-protezzjoni kontra prezzijiet inġurjużi ta’ bastimenti (8), fir-Regolament (KE) Nru 868/2004 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-21 ta’ April 2004 li jikkonċerna l-protezzjoni kontra l-issussidjar u l-atti mhux ġusti tal-prezzijiet li jikkawżaw preġudizzju lit-trasportaturi bl-ajru tal-Komunità fil-provvista tas-servizzi bl-ajru minn pajjiżi li mhumiex membri tal-Komunità Ewropea (9), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 732/2008 tat-22 ta’ Lulju 2008 li japplika skema ta’ preferenzi tariffarji ġeneralizzati mill-1 ta’ Jannar 2009 u li jemenda r-Regolamenti (KE) Nru 552/97, (KE) Nru 1933/2006 u r-Regolamenti tal-Kummissjoni (KE) Nru 1100/2006 u (KE) Nru 964/2007 (10), fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1515/2001 tat-23 ta’ Lulju 2001 fuq il-miżuri li jistgħu jittieħdu mill-Komunità wara rapport adottat mill-Korp għall-Ftehim fuq Tilwim tad-WTO dwar kwistjonijiet fuq anti-dumping u antisussidji (11) u fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 427/2003 tat-3 ta’ Marzu 2003 dwar mekkaniżmu transitorju ta’ salvagwardja għal prodotti partikolari għall-importazzjonijiet li joriġinaw mir-Repubblika Popolari taċ-Ċina u li jemenda ir-Regolament (KE) Nru 519/94 dwar regoli komuni għall-importazzjonijiet minn ċerti pajjiżi terzi (12).
(3)
Mill-1 ta’ Jannar 2007, il-kompitu biex jiġi salvagwardjat l-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati u jiġi żgurat li l-proċeduri kummerċjali previsti fir-Regolamenti elenkati hawn fuq jiġu indirizzati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli, ġie fdat lil uffiċjal tad-Direttorat Ġenerali tal-Kummerċ b’esperjenza fi kwistjonijiet ta’ difiża kummerċjali, bit-titlu ta’ “Uffiċjal tas-Seduta”.
(4)
Sabiex jissaħħaħ dan ir-rwol u jiġu rinfurzati t-trasparenza u l-korrettezza proċedurali tal-proċeduri rilevanti, issa huwa xieraq li tissaħħaħ din il-funzjoni tal-uffiċjal tas-seduta fil-Kummissjoni u li jiġu stabbiliti l-attribuzzjonijiet tiegħu.
(5)
Din il-funzjoni għandha tiġi attribwita lil persuna indipendenti b’esperjenza fil-proċeduri kummerċjali. L-uffiċjal tas-seduta għandu jinħatar mill-Kummissjoni skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni.
(6)
Sabiex tiġi żgurata l-indipendenza tal-uffiċjal tas-seduta, dan għandu jkun marbut, għal għanijiet amministrattivi, mal-membru tal-Kummissjoni li jkun responsabbli għall-politika kummerċjali.
(7)
L-attribuzzjonijiet ewlenin tal-uffiċjal tas-seduta previsti f’din id-Deċiżjoni huma li jagħti pariri lill-Kummissarju responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali tad-DĠ Kummerċ; li jiggarantixxi d-drittijiet proċedurali; li jipprovdi aċċess għall-fajl; li jieħu deċiżjoni dwar in-natura kunfidenzjali ta’ dokument; li jirrevedi l-pożizzjoni tal-amministrazzjoni rigward l-estensjoni tal-iskadenzi. L-uffiċjal tas-seduta għandu jfittex li jiżgura li fil-preparazzjoni tal-abbozz tal-atti legali jew tal-proposti tal-Kummissjoni, tingħata l-kunsiderazzjoni dovuta għall-fatti kollha rilevanti, kemm dawk favorevoli kif ukoll dawk li mhumiex għall-partijiet ikkonċernati.
(8)
Sabiex jissaħħu l-garanziji proċedurali għall-eżerċizzju tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati, jeħtieġ li jiġu ddeterminati t-tipi ta’ seduti ta’ smigħ u li jiġu ffissati r-regoli għall-organizzazzjoni, it-tmexxija u s-segwitu tas-seduti ta’ smigħ mal-uffiċjal tas-seduta.
(9)
Is-setgħa tal-uffiċjal tas-seduta li jiddeċiedi dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw l-aċċess għall-fajl, il-kunfidenzjalità u l-iskadenzi, għandha tipprovdi lill-partijiet involuti fil-proċedura kummerċjali b’garanzija proċedurali addizzjonali bla ħsara għal-limiti ta’ żmien tal-proċedura.
(10)
Ir-rapporti għandhom jiżguraw li l-kwistjonijiet ewlenin trattati mill-uffiċjal tas-seduta u r-rakkomandazzjonijiet ewlenin tiegħu jinġiebu għall-attenzjoni ta’ dawk li jfasslu d-deċiżjonijiet u b’hekk jipprovdu garanzija addizzjonali fir-rigward tad-drittijiet tal-partijiet milquta minn proċedura kummerċjali. Ir-rapporti annwali għandhom jgħarrfu wkoll lill-Istati Membri tal-UE, lill-Parlament Ewropew u lill-pubbliku dwar l-attivitajiet tal-uffiċjal tas-seduta.
(11)
Meta jingħata tagħrif dwar persuni fiżiċi, għandha tingħata attenzjoni partikolari għar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dik id-dejta (13).
(12)
Din id-Deċiżjoni għandha tkun bla ħsara għar-regoli ġenerali li jipprovdu jew jeskludu l-aċċess għad-dokumenti tal-Kummissjoni,
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
L-Uffiċjal tas-seduta
(1) Fil-Kummissjoni qed tinħoloq funzjoni speċifika ta’ uffiċjal tas-seduta fil-proċeduri kummerċjali.
(2) Il-kompitu tal-uffiċjal tas-seduta huwa li jissalvagwardja l-eżerċizzju effettiv tad-drittijiet proċedurali tal-partijiet interessati previsti fir-Regolamenti elenkati hawn taħt (minn issa ‘l quddiem “ir-Regolamenti bażiċi”) u jiżgura li l-proċeduri kummerċjali skont dawk ir-Regolamenti jiġu trattati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli. Dawk ir-Regolamenti bażiċi huma dawn li ġejjin:
(a)
Ir-Regolament (KE) Nru 1225/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 5 (10 u 11), 6 (5, 6, 7 u 8), 8 (3, 4 u 9), 18, 19, 20 u 21;
(b)
Ir-Regolament (KE) Nru 597/2009, u b’mod partikolari l-Artikoli 10(12 u 13), 11 (5, 6, 7, 8 u 10), 13 (3, 4 u 9), 28, 29, 30 u 31;
(c)
Ir-Regolament (KE) Nru 260/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 6 u 9;
(d)
Ir-Regolament (KE) Nru 625/2009 u b’mod partikolari l-Artikoli 5 u 7;
(e)
Ir-Regolament (KE) Nru 3286/94, u b’mod partikolari l-Artikoli 8 u 9;
(f)
Ir-Regolament (KE) Nru 385/96 u b’mod partikolari l-Artikoli 5(12) u (13), 6(5, 6, 7 u 8), 12, 13 u 14;
(g)
Ir-Regolament (KE) Nru 868/2004 u b’mod partikolari l-Artikoli 7 u 8;
(h)
Ir-Regolament (KE) Nru 732/2008 u b’mod partikolari l-Artikoli 18, 19 u 20;
(i)
Ir-Regolament (KE) Nru 1515/2001 u b’mod partikolari l-Artikoli 1(2) u 2(2);
(j)
Ir-Regolament (KE) Nru 427/2003 u b’mod partikolari l-Artikoli 5(5), 6(4, 5 u 6), 17 (2 u 3) u 18.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
(a)
“proċedura kummerċjali” tfisser kull investigazzjoni jew proċedura amministrattiva mwettqa mis-servizzi tal-Kummissjoni skont kwalunkwe wieħed mir-Regolamenti bażiċi.
(b)
“parti interessata” tfisser kull persuna li l-interessi tagħha huma milquta minn proċedura kummerċjali, kif definit fir-Regolament bażiku applikabbli
(c)
“drittijiet tal-partijiet interessati” tfisser id-drittijiet proċedurali u d-dritt ta’ kull persuna li jkollha l-affarijiet tagħha trattati b’mod imparzjali u ġust u fi żmien raġonevoli fil-proċeduri kummerċjali.
Artikolu 3
Ħatra - It-terminazzjoni ta’ ħatra u l-ħatra ta’ deputat
1. L-uffiċjal tas-seduta għandu jinħatar mill-Kummissjoni skont ir-regoli stabbiliti fir-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kundizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunitajiet Ewropej.
2. Il-ħatra tal-uffiċjal tas-seduta għandha tkun ippubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea. Kull interruzzjoni, terminazzjoni tal-ħatra jew trasferiment tal-uffiċjal tas-seduta, tkun xi tkun il-proċedura, għandu jkun soġġett għal deċiżjoni motivata tal-Kummissjoni. Dik id-Deċiżjoni għandha tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut, għal finijiet amministrattivi, mal-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali.
4. Meta l-uffiċjal tas-seduta ma jkunx jista’ jaġixxi, il-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, meta jkun possibbli wara konsultazzjoni mal-uffiċjal tas-seduta, għandu jaħtar uffiċjal ieħor, li ma jkunx involut fil-każ ikkonċernat u jkollu esperjenza biżżejjed fil-proċeduri kummerċjali, biex iwettaq id-dmirijiet tal-uffiċjal tas-seduta.
Artikolu 4
Prinċipji ta’ intervent tal-uffiċjal tas-seduta
1. Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jaġixxi b’mod indipendenti. L-uffiċjal tas-seduta ma għandux jieħu struzzjonijiet fit-twettiq tal-ħidma tiegħu.
2. Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jqis il-ħtieġa ta’ tħaddim effettiv tar-Regolamenti bażiċi skont il-leġiżlazzjoni tal-Unjoni li tkun fis-seħħ u l-prinċipji stabbiliti mill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.
3. Fl-eżerċizzju tal-funzjoni tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jkollu aċċess mingħajr restrizzjoni u dewmien bla bżonn, għal kull fajl li jikkonċerna proċedura kummerċjali f’kull waqt tal-proċedura.
4. L-uffiċjal tas-seduta għandu jieħu d-deċiżjonijiet kif stipulat f’din id-Deċiżjoni u jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni dwar kull kwistjoni li tikkonċerna d-drittijiet tal-partijiet interessati li jkunu talbu l-intervent tiegħu. L-uffiċjal tas-seduta għandu jfittex li jiżgura li fil-preparazzjoni tal-abbozz tal-atti legali jew tal-proposti tal-Kummissjoni, tingħata l-kunsiderazzjoni dovuta għall-fatti kollha rilevanti, kemm dawk favorevoli kif ukoll dawk li mhumiex, lill-partijiet ikkonċernati.
5. L-uffiċjal tas-seduta għandu jinżamm mgħarraf mid-Direttur responsabbli jew mid-delegat tiegħu, dwar l-iżvilupp tal-proċedura li fiha jkun intervjena l-uffiċjal tas-seduta sakemm jiġi adottat att legali aħħari mill-Kummissjoni jew mill-Kunsill, kif applikabbli. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiġi mgħarraf mingħajr dewmien dwar kull tibdil sostanzjali tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni fl-istadju definittiv tal-proċeduri kummerċjali sabiex jiġi vvalutat kull impatt potenzjali fuq id-drittijiet tal-partijiet interessati.
6. L-uffiċjal tas-seduta għandu jgħarraf lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u fejn xieraq lid-Direttur Ġenerali, dwar is-segwitu tar-rakkomandazzjonijiet tiegħu, u, fejn meħtieġ, dwar ir-rimedji possibbli.
7. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiġi kkonsultat mid-Direttur responsabbli dwar it-tibdil jew l-aġġornamenti tal-politika rigward kwistjonijiet proċedurali u dawk sostantivi li jkollhom impatt fuq id-drittijiet tal-partijiet interessati kif definit fl-Artikolu 2 ta’ din id-Deċiżjoni. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jiġi kkonsultat dwar kull kwistjoni oħra li toriġina minn proċedura kummerċjali.
8. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jippreżenta lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u fejn meħtieġ lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ, l-osservazzjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet dwar kull kwistjoni li toriġina minn proċedura kummerċjali.
Artikolu 5
Kundizzjonijiet ta’ intervent tal-uffiċjal tas-seduta - Għażla taż-żmien - Tagħrif
1. L-uffiċjal tas-seduta għandu jaġixxi jekk jintalab jagħmel hekk mill-partijiet interessati, il-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, id-Direttur Ġenerali, id-Direttur responsabbli għall-proċedura kummerċjali jew id-delegat tiegħu, jew id-Direttur ta’ servizzi oħra kkonsultat dwar proċedura kummerċjali.
2. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jintervjeni f’kull waqt tal-proċedura kummerċjali b’konsiderazzjoni xierqa għal-limiti ta’ żmien ta’ proċedura bħal din.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut bl-iskadenzi applikati fil-proċeduri kummerċjali skont ir-Regolamenti bażiċi.
4. Kull att legali aħħari jew proposta tal-Kummissjoni għandha tkun akkumpanjata b’nota mill-uffiċjal tas-seduta fejn jiddikjara jekk intervjeniex jew le fil-proċedura kkonċernata u x’kienet in-natura tal-intervent tiegħu.
Artikolu 6
Seduti ta’ smigħ
1. L-uffiċjal tas-seduta jista’, jekk jintalab jagħmel hekk jew fil-każijiet u skont il-kundizzjonijiet stabbiliti fir-Regolamenti bażiċi, jorganizza u jmexxi żewġ tipi ta’ seduti tas-smigħ: is-seduti ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni, u s-seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti.
2. Seduta ta’ smigħ tista’ tkopri kull kwistjoni li titqajjem f’kull waqt tal-proċedura kummerċjali u li tista’ taffettwa d-drittijiet tal-partijiet interessati.
3. Il-persuni fiżiċi li jkunu mistiedna jattendu s-seduta ta’ smigħ għandhom jew jattendu personalment jew ikunu rappreżentati minn rappreżentant legali. Il-persuni legali li jkunu mistiedna jattendu s-seduta ta’ smigħ għandhom ikunu rappreżentati minn aġent awtorizzat kif xieraq maħtur minn fost il-persunal permanenti.
4. Il-persuni fiżiċi jew legali li jkunu mistiedna jattendu seduta ta’ smigħ organizzata mill-uffiċjal tas-seduta jistgħu jiġu megħjuna minn konsulent legali jew persuna kwalifikata oħra barra mill-persunal permanenti tagħhom ammessa mill-uffiċjal tas-seduta.
5. Dan l-Artikolu huwa bla ħsara għad-dritt ta’ seduta ta’ smigħ skont ir-Regolamenti bażiċi.
Artikolu 7
Seduti ta’ smigħ ma’ parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili
1. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza u jmexxi seduta ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni, u fejn meħtieġ servizzi oħra, meta jintalab jagħmel hekk minn dik il-parti interessata jew mill-grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili.
2. Parti interessata individwali tista’ titlob biex issir seduta ta’ smigħ ma’ grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili dwar kwistjoni speċifika u din għandha ssir b’kundizzjoni li mill-inqas parti interessata individwali oħra b’interess simili taqbel li tipparteċipa.
Artikolu 8
Seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti
1. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza u jippresjedi seduta ta’ smigħ bejn partijiet interessati b’interessi differenti biex ikunu jistgħu jiġu ppreżentati opinjonijiet differenti u jitressqu argumenti kuntrarji. Il-perjodu li fih għandha ssir din is-seduta ta’ smigħ għandu jkun speċifikat fin-Notifika tal-Inizjazzjoni tal-proċedura kummerċjali.
2. F’kull proċedura ta’ difiża kummerċjali tista’ tiġi organizzata seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti wara li jkunu nstemgħu s-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
3. Parti interessata individwali tista’ titlob ukoll biex issir seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti dwar kwistjoni speċifika u din għandha ssir b’kundizzjoni li mill-inqas parti interessata individwali oħra b’interessi differenti taqbel li tipparteċipa.
4. Is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u fejn meħtieġ servizzi oħra għandhom jattendu s-seduta ta’ smigħ.
5. Ir-rappreżentanti kompetenti tal-Istati Membri jistgħu jattendu kull seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti bħala osservaturi.
Artikolu 9
Preparazzjoni tas-seduti ta’ smigħ
1. Wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddetermina d-data, it-tul ta’ żmien u l-post tas-seduta ta’ smigħ. Meta l-partijiet interessati jew is-servizzi tal-Kummissjoni jitolbu posponiment, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi jekk jippermettihx jew le.
2. Fejn xieraq, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jorganizza laqgħa preparatorja mal-partijiet interessati jew mas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u servizzi oħra, sabiex jidentifikaw u jiċċaraw, kemm jista’ jkun, kull kwistjoni ta’ fatt jew liġi li trid tiġi indirizzata matul is-seduta ta’ smigħ. Għal dan l-għan, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jitlob lill-parteċipanti fis-seduta ta’ smigħ biex jipprovdu kull tagħrif meħtieġ għall-preparazzjoni tas-seduta ta’ smigħ.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji l-aġenda ta’ kull seduta ta’ smigħ li għandha tkun disponibbli għall-parteċipanti kollha qabel is-seduta ta’ smigħ.
4. L-uffiċjal tas-seduta jista’, fi żmien raġonevoli wara l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-kummenti dwar l-iżvelar u qabel is-seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet, jistieden lill-partċipanti biex iressqu mistoqsijiet dwar it-tagħrif pprovdut minn partijiet interessati oħra.
5. Fejn ikun xieraq, bl-għan li jiġi żgurat li s-seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet tkun preparata kif jixraq u b’mod partikolari li l-kwistjonijiet ta’ fatt jiġu ċċarati kemm jista’ jkun, l-uffiċjal tas-seduta jista’, wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, jagħti bil-quddiem lill-partijiet mistiedna għas-seduta ta’ smigħ lista tal-mistoqsijiet li dwarhom jixtieqhom jippreżentaw l-opinjonijiet tagħhom.
6. L-uffiċjal tas-seduta jista’ wkoll jitlob għal notifika bil-miktub minn qabel tal-kontenut essenzjali tad-dikjarazzjoni maħsuba tal-parteċipanti f’kull seduta ta’ smigħ.
7. L-Uffiċjal tas-Seduta jista’ jistieden l-esperti esterni għas-seduti ta’ smigħ. Il-partijiet interessati u s-servizzi tal-Kummissjoni jistgħu jitolbu lill-uffiċjal tas-seduta biex ikunu ammessi l-esperti esterni għas-seduti ta’ smigħ. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi dwar dawn it-talbiet. L-esperti esterni mistiedna għal seduta ta’ smigħ għandhom jintalbu biex jiffirmaw ftehim ta’ kunfidenzjalità.
8. L-esperti esterni jistgħu jintalbu biex jipprovdu kull analiżi, rapport jew pubblikazzjoni rilevanti li għandhom jiġu inklużi fil-fajl u jkunu disponibbli għall-parteċipanti kollha, fejn ikun possibbli, qabel is-seduta ta’ smigħ.
Artikolu 10
Tmexxija tas-seduti ta’ smigħ
1. L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun responsabbli b’mod sħiħ għal mod kif titmexxa s-seduta ta’ smigħ. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiżgura li s-seduta ta’ smigħ titmexxa b’mod xieraq sabiex jikkontribwixxi għall-korrettezza tas-seduta ta’ smigħ innfisha u ta’ kull deċiżjoni li tittieħed sussegwentement.
2. Is-seduti ta’ smigħ ma għandhomx ikunu pubbliċi. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi liema persuni għandhom jinstemgħu f’isem il-parti interessata u jekk il-persuni kkonċernati għandhomx jinstemgħu separatament jew fil-preżenza tal-persuni l-oħra li jkunu mistiedna jattendu. F’dan l-aħħar każ, għandu jitqies l-interess leġittimu tal-partijiet interessati fil-ħarsien tas-sigrieti tan-negozju tagħhom u ta’ tagħrif kunfidenzjali ieħor.
3. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jippermetti lill-parteċipanti jqajmu u jwieġbu mistoqsijiet matul is-seduta ta’ smigħ.
4. Jekk l-uffiċjal tas-seduta jaċċetta l-esperti esterni, dan għandu jiżgura li dawn l-esperti jkollhom l-opportunità li jippreżentaw l-opinjonijiet tagħhom u jwieġbu għall-mistoqsijiet ta’ parteċipanti oħra fis-seduta ta’ smigħ.
5. Fejn ikun xieraq wara seduta ta’ smigħ, sabiex jiġi żgurat id-dritt ta’ smigħ, l-uffiċjal tas-seduta, wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, jista’ joffri lill-partijiet interessati l-opportunità li jippreżentaw aktar kummenti bil-miktub. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiffissa data sa meta għandhom isiru s-sottomissjonijiet. Il-kummenti bil-miktub li jaslu wara dik id-data ma jistgħux jiġu kkunsidrati.
Artikolu 11
Segwitu tas-seduti ta’ smigħ
1. L-uffiċjal tas-seduta għandu jipproduċi traskrizzjoni jew sommarju informattiv tas-seduti ta’ smigħ;
(a)
meta jiġu organizzati seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti, għandu jkun hemm traskrizzjoni jew sommarju informattiv għad-dispożizzjoni tal-parteċipanti kollha fis-seduta ta’ smigħ u għandu jiġi inkluż fil-fajl miftuħ għall-konsultazzjoni mill-partijiet interessati.
(b)
meta jiġu organizzati seduti ta’ smigħ bejn parti interessata individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili u s-servizzi tal-Kummissjoni, għandu jkun hemm traskrizzjoni jew sommarju informattiv għad-dispożizzjoni tal-parteċipanti kollha fis-seduta ta’ smigħ. Dawn il-parteċipanti jistgħu jippreżentaw talba motivata għall-kunfidenzjalità ta’ ċertu tagħrif inkluż fit-traskrizzjoni jew fis-sommarju. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi dwar dawn it-talbiet wara li jikkonsulta mas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u fejn meħtieġ servizzi oħra. Il-verżjoni mhux kunfidenzjali tat-traskrizzjoni jew tas-sommarju tas-seduta ta’ smigħ għandha tiġi inkluża fil-fajl għall-konsultazzjoni mill-partijiet interessati.
2. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jipprovdi rakkomandazzjonijiet lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni skont l-Artikolu 4.4 ta’ din id-Deċiżjoni. Is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni għandhom jgħarrfu lill-uffiċjal tas-seduta f’perjodu ta’ żmien raġonevoli qabel l-adozzjoni tal-att legali aħħari, jekk qisux dawn ir-rakkomandazzjonijiet u b’liema mod, u għandhom jipprovdu lill-uffiċjal tas-seduta b’kopja tal-abbozz tal-att legali.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jippreżenta rapporti regolari lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali b’kopja lid-Direttur Ġenerali dwar is-seduti ta’ smigħ mal-partijiet individwali jew grupp ta’ partijiet interessati b’interessi simili, kif stipulat fl-Artikolu 18 ta’ din id-Deċiżjoni, sakemm il-każ ma jkunx jeħtieġ rakkomandazzjoni immedjata lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali jew lid-Direttur Ġenerali.
4. Kull rakkomandazzjoni li tingħata lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u r-rapporti u l-osservazzjonijiet lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali pprovduti mill-uffiċjal tas-seduta, għandhom jitqiesu bħala dokumenti interni kunfidenzjali.
5. Jekk tiġi organizzata seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet, l-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji rapport aħħari bil-miktub dwar ir-rispett tad-drittijiet tal-partijiet interessati. Ir-rapport jista’ jiġi modifikat mill-uffiċjal tas-seduta fid-dawl ta’ xi emendi għall-abbozz tal-att legali sal-mument tal-att legali aħħari.
Artikolu 12
Aċċess għall-fajl
1. Parti li tiddikjara li hi parti interessata tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi kull rifjut tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni u biex jipprovdiha fi żmien raġonevoli, bl-aċċess għall-fajl miftuħ għall-konsultazzjoni jew għal dokument partikolari fil-pussess tal-Kummissjoni. L-uffiċjal tas-seduta għandu jeżamina l-każ u għandu jieħu deċiżjoni dwar jekk jipprovdix aċċess parzjali jew sħiħ jew jirrifjutax l-aċċess għall-fajl jew għad-dokument mitlub.
2. L-uffiċjal tas-seduta għandu jistabbilixxi l-limiti ta’ żmien li fihom għandu jiġi pprovdut dan l-aċċess mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
Artikolu 13
Kunfidenzjalità
1. L-uffiċjal tas-seduta għandu jkun marbut bir-regoli ġenerali dwar il-kunfidenzjalità tat-tagħrif imressaq mill-partijiet interessati fil-proċeduri amministrattivi quddiem il-Kummissjoni.
2. L-uffiċjal tas-seduta jista’ jintalab minn parti interessata jew mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni biex jieħu deċiżjoni dwar in-natura kunfidenzjali ta’ dokument fil-pussess tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
Artikolu 14
Sommarji mhux kunfidenzjali ta’ tagħrif kunfidenzjali
1. Parti interessata tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi l-valutazzjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni dwar jekk is-sommarju mhux kunfidenzjali ta’ tagħrif kunfidenzjali ppreżentat matul investigazzjoni huwiex dettaljat biżżejjed biex jippermetti l-fehim raġonevoli tas-sustanza tat-tagħrif ippreżentat b’mod kunfidenzjali.
2. Jekk is-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni beħsiebhom ma jqisux dokument jew tagħrif li għalih parti interessata tkun irrifjutat li tipprovdi sommarju informattiv mhux kunfidenzjali, din tal-aħħar tista’ titlob lill-uffiċjal tas-seduta biex jiddeċiedi dwar il-kwistjoni.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jeżamina t-talba. Jekk iqis li s-sommarju mhux kunfidenzjali mhuwiex dettaljat biżżejjed, l-uffiċjal tas-seduta għandu jagħti lill-parti interessata li tkun pprovdiet is-sommarju, l-opportunità li tikkummenta u ttejjeb is-sommarju tagħha fi żmien raġonevoli.
4. Jekk il-parti interessata li ppreżentat it-tagħrif kunfidenzjali tipprovdi sommarju inadegwat, tipprovdi ġustifikazzjonijiet li ma jistgħux jintlaqgħu, jew ma taġixxix, l-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi jekk jinjorax jew le t-tagħrif kunfidenzjali li għalih ma ġie pprovdut l-ebda sommarju informattiv mhux kunfidenzjali skont id-dispożizzjonijiet rilevanti tar-Regolamenti bażiċi.
Artikolu 15
Aċċess għat-tagħrif ta’ natura kunfidenzjali, mhux suxxettibbli għal tagħrif sommarju
Fuq talba ta’ parti interessata, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jeżamina t-tagħrif li huwa ta’ natura kunfidenzjali u mhux suxxettibbli għal sommarju, li għalih dik il-parti ma għandhiex aċċess, sabiex jivverifika kif dak it-tagħrif intuża mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni.
L-uffiċjal tas-seduta għandu jgħarraf lill-parti interessata li tkun ressqet it-talba jekk, fl-opinjoni tiegħu:
(a)
it-tagħrif miżmum mill-parti huwiex rilevanti għad-difiża ta’ dik il-parti, u
(b)
fejn rilevanti, is-servizzi tal-investigazzjoni rriflettewx b’mod korrett it-tagħrif fil-fatti u l-kunsiderazzjonijiet li fuqhom huma bbażaw il-konklużjonijiet tagħhom.
Artikolu 16
Estensjoni tal-iskadenzi
1. It-talba biex jiġu estiżi l-limiti ta’ żmien jew posposti d-dati għat-tweġibiet tal-kwestjonarji, għall-preżentazzjoni ta’ tagħrif addizzjonali, għaż-żjarat fuq il-post, jew għal kummenti dwar l-iżvelar, għandha l-ewwel tiġi indirizzat minn kwalunkwe parti interessata lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni. Talba bħal din għandha ssir fiż-żmien dovut qabel ma jiskadi l-limitu ta’ żmien oriġinali. Meta talba bħal din tiġi rifjutata jew fejn il-parti interessata tqis li l-estensjoni mogħtija hi qasira wisq, din tista’ tippreżenta, qabel ma jiskadi l-limitu ta’ żmien oriġinali, talba motivata lill-uffiċjal tas-seduta biex jirrevedi l-kwistjoni. Wara li jikkonsulta mad-Direttur responsabbli jew mad-delegat tiegħu, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jestendi l-limiti ta’ żmien jew jirrifjuta t-talba.
2. Is-servizzi tal-Kummissjoni ma għandhomx jaġixxu fil-kwistjoni msemmija qabel ma jkun iddeċieda l-uffiċjal tas-seduta.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jiddeċiedi billi jqis b’mod xieraq iċ-ċirkostanzi speċifiċi tat-talba kkonċernata u l-limiti ta’ żmien tal-proċedura.
Artikolu 17
Parteċipazzjoni fil-laqgħat tal-kumitati
L-uffiċjal tas-seduta jista’ jattendi l-laqgħat tal-kumitat. Fejn xieraq, l-uffiċjal tas-seduta jista’ jwieġeb għall-mistoqsijiet tal-Istati Membri sakemm dawn il-mistoqsijiet jikkonċernaw in-natura tal-intervent tiegħu fil-proċeduri.
Artikolu 18
Rapporti tal-uffiċjal tas-seduta
1. Fi tmiem kull sena, l-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji Rapport Annwali. Ir-Rapport Annwali għandu jinkludi t-tagħrif dwar il-każijiet li fihom ikun intervjena l-uffiċjal tas-seduta, it-tip ta’ deċiżjonijiet u rakkomandazzjonijiet magħmula minnu u kull rakkomandazzjoni għat-titjib tal-proċeduri kummerċjali. Ir-rapport għandu jkun indirizzat lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali. Id-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ u d-Direttorati kkonċernati għandhom jirċievu kopja tar-Rapport.
2. Is-sommarji tar-Rapport Annwali għandhom jiġu kkomunikati lill-Istati Membri, lill-Parlament Ewropew u ppubblikati fuq il-websajt tal-uffiċjal tas-seduta.
3. L-uffiċjal tas-seduta għandu jħejji rapporti regolari għall-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, billi jiġbor fil-qosor l-attivitajiet tiegħu u l-kwistjonijiet li tqajmu matul dawn l-attivitajiet. Ir-rapport għandu jispjega l-kwistjonijiet politiċi ewlenin, id-deċiżjonijiet u r-rakkomandazzjonijiet magħmula mill-uffiċjal tas-seduta u kif dawn ir-rakkomandazzjonijiet tqiesu mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli għall-investigazzjoni. Kopja ta’ dan ir-rapport għandu jiġi indirizzat lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ.
4. L-uffiċjal tas-seduta għandu jirrapporta dwar kull seduta ta’ smigħ bejn il-partijiet interessati b’interessi differenti u, fil-qadi tar-rwol konsultattiv tiegħu, jista’ jippreżenta rapport lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali u lid-Direttur Ġenerali dwar kull kwistjoni oħra li tirriżulta mill-proċedura kummerċjali jew inkella li tkun rilevanti għall-applikazzjoni effettiva tal-prinċipji tal-liġi tal-Unjoni Ewropea fil-proċeduri kummerċjali.
5. Ir-rapport finali tal-uffiċjal tas-seduta fis-seduti ta’ smigħ bejn il-partijiet għandu jiġi ppreżentat lill-membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-politika kummerċjali, lid-Direttur Ġenerali għall-Kummerċ u lid-Direttur responsabbli. Dan għandu jiġi kkomunikat lir-rappreżentanti kompetenti tal-Istati Membri u lill-partijiet interessati.
Artikolu 19
Dispożizzjonijiet tranżitorji
Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għall-proċeduri li jkunu għaddejjin waqt id-dħul fis-seħħ tagħha iżda li fihom ma saret l-ebda komunikazzjoni aħħarija.
Il-passi proċedurali meħuda qabel id-dħul fis-seħħ ta’ din id-Deċiżjoni jibqgħu jkunu effettivi.
Artikolu 20
Dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ l-għada tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell, id-29 ta’ Frar 2012.