DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 363/2012 DER KOMMISSION
vom 23. Februar 2012
zu den Verfahrensvorschriften für die Anerkennung und den Entzug der Anerkennung von Überwachungsorganisationen gemäß der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf Verordnung (EU) Nr. 995/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Oktober 2010 über die Verpflichtungen von Marktteilnehmern, die Holz und Holzerzeugnisse in Verkehr bringen (1), insbesondere auf Artikel 8 Absatz 7,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zielt insbesondere darauf ab, das Risiko, dass Holz und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag auf dem Binnenmarkt in Verkehr gebracht werden, weitestgehend zu begrenzen. Überwachungsorganisationen sollten Marktteilnehmern dabei helfen, die Anforderungen dieser Verordnung zu erfüllen. Dazu sollten sie eine Sorgfaltspflichtregelung ausarbeiten, den Marktteilnehmern das Recht zur Anwendung dieser Regelung erteilen und ihre ordnungsgemäße Anwendung überprüfen.
(2)
Über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Deshalb sollten Antragsteller bewertet werden, nachdem die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultiert und ausreichende Informationen über die Antragsteller gesammelt worden sind. Zur Informationssammlung sollten bei Bedarf auch Besuche in den Räumlichkeiten eines Antragstellers gehören.
(3)
Es ist festzulegen, über welches Fachwissen und welche Kapazitäten eine Überwachungsorganisation verfügen muss, damit sie ermitteln kann, ob Holz den einschlägigen Rechtsvorschriften des Landes seines Einschlags entspricht, und Verfahren empfehlen kann, mit denen sich das Risiko des Inverkehrbringens von Holz und Holzerzeugnissen aus illegalem Einschlag abschätzen lässt. Kann das ermittelte Risiko nicht vernachlässigt werden, muss die Überwachungsorganisation auch in der Lage sein, angemessene Maßnahmen zu seiner wirksamen Minimierung zu empfehlen.
(4)
Es ist sicherzustellen, dass Überwachungsorganisationen ihre Aufgaben in transparenter und unabhängiger Weise wahrnehmen, sich aus ihren Aufgaben ergebende Interessenkonflikte vermeiden und ihre Dienstleistungen erbringen, ohne Marktteilnehmer zu diskriminieren.
(5)
Über den Entzug der Anerkennung sollte die Kommission in einem gerechten, transparenten und unabhängigen Verfahren entscheiden. Vor ihrer Entscheidung sollte sie die betroffenen zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten konsultieren und ausreichende Informationen, gegebenenfalls auch durch Besuche vor Ort, sammeln. Die betroffene Überwachungsorganisation sollte vor der Entscheidung Gelegenheit zur Stellungnahme erhalten.
(6)
Nimmt eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahr oder genügt sie den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger, sollte die Kommission entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit je nach der Schwere der festgestellten Mängel die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entziehen können.
(7)
Es ist sicherzustellen, dass das Schutzniveau natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Anwendungsbereich dieser Verordnung und insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in den Anträgen auf Anerkennung als Überwachungsorganisation den Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) entspricht -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Ergänzend zu den in Artikel 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 enthaltenen Begriffsbestimmungen bezeichnet im Sinne der vorliegenden Verordnung der Ausdruck
1.
„betroffene zuständige Behörden“ die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in denen eine Überwachungsorganisation oder ein Antragsteller, der als Überwachungsorganisation anerkannt werden will, rechtmäßig niedergelassen ist oder im Sinne der Richtlinie 2006/123/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (4) Dienstleistungen erbringt oder zu erbringen beabsichtigt;
2.
„Befähigungsnachweise“ Diplome, Prüfungszeugnisse und sonstige von einer staatlichen, nach den Rechts- und Verwaltungsvorschriften des betreffenden Staates benannten Behörde ausgestellte Nachweise, die den erfolgreichen Abschluss einer Berufsausbildung bescheinigen;
3.
„Berufserfahrung“ die tatsächliche und rechtmäßige Ausübung des betreffenden Berufs.
Artikel 2
Antrag auf Anerkennung
(1) Jeder in der Union rechtmäßig niedergelassene öffentliche oder private Rechtsträger, sei er ein Unternehmen, eine Körperschaft, eine Firma, ein Betrieb, eine Institution oder eine Behörde, kann bei der Kommission einen Antrag auf Anerkennung als Überwachungsorganisation stellen.
Der Rechtsträger reicht den Antrag zusammen mit den im Anhang aufgeführten Unterlagen in einer der Amtssprachen der Union ein.
(2) Um als Überwachungsorganisation anerkannt zu werden, muss der Antragsteller nachweisen, dass er alle Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt.
(3) Binnen 10 Arbeitstagen nach Erhalt bestätigt die Kommission den Antragseingang und teilt dem Antragsteller das Aktenzeichen mit.
Außerdem teilt sie dem Antragsteller eine Regelfrist mit, in der sie über den Antrag entscheiden wird. Jedes Mal, wenn die Kommission die Regelfrist ändert, weil sie für die Bewertung des Antrags weitere Informationen oder Unterlagen beschaffen muss, unterrichtet sie den Antragsteller.
(4) Sind seit dem Antragseingang oder dem letzten Schreiben der Kommission an den Antragsteller, wobei jeweils der spätere Zeitpunkt maßgeblich ist, mehr als drei Monate verstrichen, und die Kommission hat weder eine Anerkennungsentscheidung getroffen noch den Antrag zurückgewiesen, unterrichtet sie den Antragsteller in Schriftform über die Fortschritte bei der Antragsbewertung.
Bei der Bearbeitung eines Antrags kann Unterabsatz 1 mehr als einmal Anwendung finden.
(5) Die Kommission übermittelt eine Kopie des Antrags und der Antragsunterlagen den betroffenen zuständigen Behörden, die binnen einem Monat nach der Übermittlung zum Antrag Stellung nehmen können.
Artikel 3
Ergänzende Unterlagen und Zugang zu den Räumlichkeiten
(1) Auf Verlangen der Kommission liefern der Antragsteller oder die betroffenen zuständigen Behörden binnen einer bestimmten Frist alle von der Kommission benötigten ergänzenden Informationen oder Unterlagen.
(2) Der Antragsteller gewährt der Kommission Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit sie überprüfen kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 erfüllt sind. Die Kommission unterrichtet den Antragsteller über einen Besuch im Voraus. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
Artikel 4
Anerkennungsentscheidung
Hat die Kommission nach Artikel 8 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 entschieden, den Antragsteller anzuerkennen, unterrichtet sie ihn binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung darüber.
Außerdem stellt die Kommission dem Antragsteller unverzüglich eine Bescheinigung über die Anerkennung aus und teilt ihre Entscheidung gemäß Artikel 8 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten binnen der in Absatz 1 genannten Frist mit.
Artikel 5
Rechtsträger und rechtmäßige Niederlassung in der Union
(1) Ist der Antragsteller in mehr als einem Mitgliedstaat rechtmäßig niedergelassen, übermittelt er Angaben über seinen eingetragenen Sitz, seine Hauptverwaltung oder Hauptniederlassung in der Union sowie über alle seine Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen im Hoheitsgebiet der Mitgliedstaaten. Außerdem teilt der Antragsteller mit, in welchen Mitgliedstaaten er Dienstleistungen zu erbringen beabsichtigt.
(2) Ist der Antragsteller eine Behörde oder Teil einer Behörde eines Mitgliedstaats, muss er seine Rechtsträgerschaft und rechtmäßige Niederlassung in der Union nicht nachweisen.
Artikel 6
Erforderliches Fachwissen
(1) Um zu gewährleisten, dass der Antragsteller die Aufgaben einer Überwachungsorganisation gemäß den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 ordnungsgemäß erfüllen kann, genügt dessen fachlich kompetentes Personal ausweislich seiner Befähigungsnachweise und Berufserfahrung folgenden Mindestanforderungen:
a)
formale Berufsausbildung in einem Gebiet, das für die Aufgaben einer Überwachungsorganisation sachdienlich ist;
b)
bei leitenden fachlichen Positionen mindestens fünfjährige Berufserfahrung mit Aufgaben, die denen einer Überwachungsorganisation verwandt sind.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a gelten mit Forstwirtschaft, Umweltschutz, Rechtswissenschaften, Unternehmensmanagement, Risikomanagement, Handel, Buchprüfung, Finanzkontrolle oder Lieferkettenmanagement verwandte Gebiete als sachdienlich.
(2) Der Antragsteller führt Aufzeichnungen, in denen er Aufgaben und Zuständigkeiten seines Personals dokumentiert. Der Antragsteller wendet Verfahren an, mit denen er die Leistungsfähigkeit und fachliche Kompetenz seines Personals überwacht.
Artikel 7
Kapazitäten für die Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation
(1) Der Antragsteller weist nach, dass alle nachstehend aufgeführten Elemente verfügbar sind:
a)
eine Organisationsstruktur, die gewährleistet, dass die Aufgaben einer Überwachungsorganisation ordnungsgemäß erfüllt werden;
b)
eine Sorgfaltspflichtregelung, die den Marktteilnehmern zur Verfügung gestellt und von ihnen angewendet wird;
c)
Strategien und Verfahren, die es ermöglichen, die Sorgfaltspflichtregelung zu überprüfen und zu verbessern;
d)
Verfahren und Abläufe für die Überprüfung, dass die Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation ordnungsgemäß anwenden;
e)
Verfahren für zu ergreifende Abhilfemaßnahmen, wenn ein Marktteilnehmer die Sorgfaltspflichtregelung der Überwachungsorganisation nicht ordnungsgemäß anwendet.
(2) Zusätzlich zu den Anforderungen aus Absatz 1 weist der Antragsteller nach, dass er über die finanzielle und fachliche Leistungsfähigkeit für die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben einer Überwachungsorganisation verfügt.
Artikel 8
Nichtvorliegen von Interessenkonflikten
(1) Der Antragsteller besitzt eine Organisationsstruktur, die die Objektivität und Unparteilichkeit seiner Tätigkeit schützt.
(2) Der Antragsteller ermittelt und analysiert Risiken von Interessenkonflikten, die sich aus der Erfüllung seiner Aufgaben als Überwachungsorganisation ergeben, darunter auch Konflikte, die durch seine Beziehungen zu verwandten Einrichtungen oder zu Unterauftragnehmern entstehen, und führt Aufzeichnungen, um diese Risiken zu dokumentieren.
(3) Wurde festgestellt, dass das Risiko eines Interessenkonflikts besteht, setzt der Antragsteller schriftlich verfügbare Strategien und Verfahren ein, um Interessenkonflikte auf Ebene der Organisation und des Einzelnen zu vermeiden. Die schriftlichen Strategien und Verfahren werden gepflegt und angewendet. Zu diesen Strategien und Verfahren können auch Prüfungen durch Dritte zählen.
Artikel 9
Unterrichtung über nachträgliche Veränderungen
(1) Eine Überwachungsorganisation unterrichtet die Kommission unverzüglich, wenn nach ihrer Anerkennung eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine Veränderung nach ihrer Anerkennung, die gegebenenfalls die Fähigkeit dieser Überwachungsorganisation beeinträchtigt, die Anforderungen der Artikel 5 bis 8 zu erfüllen;
b)
die Überwachungsorganisation gründet neben den im Antrag aufgeführten weitere Geschäftsstellen, Zweigstellen oder Tochterunternehmen in der Union;
c)
die Überwachungsorganisation beschließt, Dienstleistungen in anderen als den im Antrag aufgeführten Mitgliedstaaten oder in einem Mitgliedstaat zu erbringen, für den sie gemäß Buchstabe d erklärt hat, die Erbringung von Dienstleistungen dort beendet zu haben;
d)
die Überwachungsorganisation beendet die Erbringung von Dienstleistungen in einem Mitgliedstaat.
(2) Die Kommission übermittelt alle nach Absatz 1 erhaltenen Informationen den betroffenen zuständigen Behörden.
Artikel 10
Überprüfung der Anerkennungsentscheidung
(1) Die Kommission kann eine Entscheidung über die Anerkennung einer Überwachungsorganisation jederzeit überprüfen.
Die Kommission führt eine solche Überprüfung durch, wenn eine der folgenden Situationen eintritt:
a)
eine betroffene zuständige Behörde unterrichtet die Kommission, dass die Überwachungsorganisation nach ihrer Feststellung die in Artikel 8 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder die in Artikel 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 festgelegten Anforderungen gemäß den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung nicht länger erfüllt;
b)
der Kommission liegen einschlägige Informationen einschließlich begründeter Bedenken Dritter vor, nach denen eine Überwachungsorganisation die in Artikel 8 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 sowie die in den Artikeln 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung festgelegten Anforderungen nicht länger erfüllt;
c)
eine Überwachungsorganisation hat die Kommission über Veränderungen gemäß Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung unterrichtet.
(2) Leitet die Kommission eine Überprüfung ein, wird sie von einem Überprüfungsteam unterstützt, das die Überprüfung leitet und Kontrollen durchführt.
(3) Der Antragsteller gewährt dem Überprüfungsteam Zugang zu seinen Räumlichkeiten, damit es kontrollieren kann, ob alle Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 und der Artikel 5 bis 8 der vorliegenden Verordnung erfüllt sind. Die betroffenen zuständigen Behörden können am Besuch teilnehmen.
Der Antragsteller leistet alle erforderliche Unterstützung, um solche Besuche zu erleichtern.
(4) Das Überprüfungsteam verfasst einen Bericht über seine Ergebnisse. Sachdienliche Beweise werden dem Überprüfungsbericht als Anhang beigefügt.
Der Überprüfungsbericht enthält eine Empfehlung, ob die Anerkennung als Überwachungsorganisation entzogen werden sollte.
Das Überprüfungsteam übermittelt den Überprüfungsbericht den betroffenen zuständigen Behörden. Diese Behörden können binnen drei Wochen nach Übermittlung des Berichts dazu Stellung nehmen.
Das Überprüfungsteam übermittelt der betroffenen Überwachungsorganisation eine Zusammenfassung seiner Ergebnisse und die Schlussfolgerungen des Berichts. Die Organisation kann binnen drei Wochen nach Übermittlung der Zusammenfassung gegenüber dem Überprüfungsteam Stellung nehmen.
(5) Stellt das Überprüfungsteam fest, dass eine Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt, empfiehlt es in seinem Überprüfungsbericht je nach der Schwere der festgestellten Mängel, die Anerkennung entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft zu entziehen.
Das Überprüfungsteam kann stattdessen auch empfehlen, dass die Kommission Abhilfemaßnahmen vorschreibt, eine offizielle Mahnung ausspricht oder keine weiteren Maßnahmen ergreift.
Artikel 11
Entscheidung über den Entzug der Anerkennung
(1) Die Kommission entscheidet unter Berücksichtigung des in Artikel 10 genannten Überprüfungsberichts, ob sie die Anerkennung einer Überwachungsorganisation entweder vorübergehend und/oder unter Auflagen für die Wiederanerkennung oder dauerhaft entzieht.
(2) Die Kommission kann Abhilfemaßnahmen vorschreiben oder eine offizielle Mahnung aussprechen, wenn die Schwere der festgestellten Mängel nicht gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 zu der Feststellung führt, dass die Überwachungsorganisation ihre Aufgaben nicht mehr wahrnimmt oder den Anforderungen des Artikels 8 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 nicht länger genügt.
(3) Eine Entscheidung, die Anerkennung einer Überwachungsorganisation zu entziehen oder gemäß Absatz 2 Abhilfemaßnahmen vorzuschreiben oder eine offizielle Mahnung auszusprechen, wird der betroffenen Überwachungsorganisation und den zuständigen Behörden aller Mitgliedstaaten gemäß Artikel 8 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 995/2010 binnen 10 Arbeitstagen ab dem Datum dieser Entscheidung mitgeteilt.
Artikel 12
Datenschutz
Diese Verordnung berührt die in der Richtlinie 95/46/EG und in der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in keiner Weise.
Artikel 13
Schlussbestimmungen
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 23. Februar 2012
REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 363/2012
tat-23 ta’ Frar 2012
dwar ir-regoli proċedurali għar-rikonoxximent u l-irtirar tar-rikonoxximent ta’ organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ kif previst fir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam
(Test b’relevanza għaż-ŻEE)
IL-KUMMISSJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-20 ta’ Ottubru 2010 li jistabbilixxi l-obbligi tal-operaturi li jqiegħdu fis-suq injam u prodotti tal-injam (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 8(7) tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament (UE) Nru 995/2010 għandu l-għan, b’mod partikolari, li jimminimizza r-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u prodotti ġejjin minn injam bħal dan fis-suq intern. Organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandhom jassistu lil operaturi biex jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ dak ir-Regolament. Għal dik il-fini, huma għandhom jiżviluppaw sistema ta’ diliġenza, jagħtu lill-operaturi d-dritt li jużawha, u jivverifkaw l-użu sewwa tagħha.
(2)
Il-proċedura li biha l-Kummissjoni tirrikonoxxi organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandha tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Għalhekk, applikanti għandhom ikunu vvalutati wara li jkunu kkonsultati l-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri u wara li tkun inġabret informazzjoni suffiċjenti dwar applikant. Fejn ikun meħtieġ, il-ġbir ta’ informazzjoni għandu jinkludi żjajjar fil-post tan-negozju tal-applikant.
(3)
Jeħtieġ li tkun speċifikata l-kompetenza u l-kapaċità xierqa li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ għandu jkollhom biex jiddeterminaw il-konformità tal-injam ma’ leġiżlazzjoni rilevanti fil-pajjiż ta’ ħsad tiegħu u li jipproponu miżuri għall-valutazzjoni tar-riskju ta’ tqegħid ta’ njam illegali u ta’ prodotti li ġejjin minn injam bħal dan fis-suq. Fejn ir-riskju identifikat ma jkunx negliġibbli, organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandhom ukoll ikunu jistgħu jipproponu miżuri adegwati biex jimminimizzawh b’mod effikaċi.
(4)
Għandu jkun żgurat li organizzazzjonijiet ta’ monitoraġġ jeżerċitaw il-funzjonijiet tagħhom b’mod trasparenti u indipendenti, jevitaw kull konflitt ta’ interess li joħroġ mill-funzjonijiet tagħhom u li jagħtu s-servizzi tagħhom lil operaturi b’mod mhux diskriminatorju.
(5)
Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi dwar irtirar ta’ rikonoxximent wara proċedura, li tkun ġusta, trasparenti u indipendenti. Qabel ma tieħu deċiżjoni, il-Kummissjoni għandha tikkonsulta mal-awtoritajiet kompetenti konċernati tal-Istati Membri u għandha tiġbor informazzjoni suffiċjenti, inklużi żjajjar fuq il-post fejn ikun meħtieġ. L-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata għandha tingħata l-opportunità li tissottometti kummenti qabel ma tittieħed deċiżjoni.
(6)
B’konformità mal-prinċipju tal-proporzjonalità, il-Kummissjoni għandha tkun tista’ tirtira rikonoxximent jew fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhrilha li jkun meħtieġ mil-livell ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq aktar il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
(7)
Jeħtieġ li jkun żgurat li l-livell ta’ protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar tad-dejta personali tagħhom fil-kamp ta’ applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament, b’mod partikolari fir-rigward ta’ pproċessar ta’ dejta personali fl-applikazzjonijiet għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, ikun konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-data [dejta] (2) u mar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ data [dejta] personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dik id-data [dejta] (3),
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, flimkien mad-definizzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 2 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
(1)
“awtoritajiet kompetenti konċernati” tfisser awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri li fihom organizzazzjoni ta’ monitoraġġ jew applikant għal rikonoxximent bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ikunu stabbiliti legalment jew li fihom jipprovdu servizzi jew ikunu biħsiebhom jipprovdu servizzi skont it-tifsira tad-Direttiva 2006/123/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (4);
(2)
“evidenza ta’ kwalifiki formali” tfisser diplomi, ċertifikati u evidenza oħra maħruġa minn awtorità fi Stat, maħtura skont dispożizzjonijiet leġiżlattivi jew amministrattivi ta’ dak l-Istat u li tiċċertifika li jkun tlesta b’suċċess taħriġ professjonali;
(3)
“esperjenza professjonali” tfisser li wieħed ikun qed jeżerċita fil-fatt u b’mod leċitu l-professjoni konċernata.
Artikolu 2
Applikazzjoni għal rikonoxximent
1. Kwalunkwe entità, pubblika jew privata, kemm jekk kumpannija, korporazzjoni, ditta, impriża, istituzzjoni jew awtorità, stabbilita legalment fl-Unjoni, tista’ tissottometti lill-Kummissjoni applikazzjoni biex tkun rikonoxxuta bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
L-entità għandha tissottometti l-applikazzjoni fi kwalunkwe lingwa uffiċjali tal-Unjoni flimkien mad-dokumenti elenkati fl-Anness.
2. Biex ikun rikonoxxut bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, applikant għandu juri li jissodisfa r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament.
3. Il-Kummissjoni għandha tikkonferma l-wasla ta’ applikazzjoni u tipprovdi lill-applikant b’numru ta’ referenza fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-wasla.
Hija għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’terminu ta’ żmien indikattiv li matulu hija tiddeċiedi dwar l-applikazzjoni. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant kull darba li hija tirrevedi t-terminu ta’ żmien indikattiv minħabba l-ħtieġa li tikseb informazzjoni jew dokumenti addizzjonali għall-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
4. Fejn ikunu għaddew tliet xhur mill-wasla ta’ applikazzjoni jew mill-aħħar komunikazzjoni bil-miktub mill-Kummissjoni lil applikant, skont liema minnhom tkun l-aħħar, u l-Kummissjoni ma tkunx adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent jew ċaħdet l-applikazzjoni, il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-applikant bil-miktub dwar il-progress fil-valutazzjoni tal-applikazzjoni.
L-ewwel subparagrafu jista’ japplika aktar minn darba għat-trattament ta’ applikazzjoni waħda.
5. Il-Kummissjoni għandha tibgħat kopja tal-applikazzjoni u ta’ dokumenti ta’ prova lill-awtoritajiet kompetenti konċernati, li jistgħu jipprovdu kummenti dwar l-applikazzjoni fi żmien xahar mid-data ta’ trażmissjoni.
Artikolu 3
Dokumenti addizzjonali u aċċess għall-post tan-negozju
1. Fuq talba tal-Kummissjoni, applikant jew l-awtoritajiet kompetenti konċernati għandhom jissottomettu kwalunkwe informazzjoni jew dokumenti addizzjonali meħtieġa mill-Kummissjoni f’terminu ta’ żmien speċifikat.
2. L-applikant għandu jagħti lill-Kummissjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex tivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmija fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 jkunu ssodisfati. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf bil-quddiem lill-applikant dwar żjara. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
Artikolu 4
Deċiżjoni ta’ rikonoxximent
Fejn il-Kummissjoni tkun adottat deċiżjoni ta’ rikonoxximent skont l-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, għandha tinnotifika lill-applikant konċernat fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mid-data tal-adozzjoni ta’ dik id-deċiżjoni.
Il-Kummissjoni għandha tipprovdi wkoll lill-applikant b’ċertifikat ta’ rikonoxximent mingħajr dewmien u għandha tikkomunika d-deċiżjoni tagħha lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 8(3) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fit-terminu ta’ żmien imsemmi fl-ewwel paragrafu.
Artikolu 5
Personalità ġuridika u stabbiliment legali fl-Unjoni
1. Fejn applikant ikun stabbilit legalment f’aktar minn Stat Membru wieħed, huwa għandu jipprovdi informazzjoni dwar l-uffiċċju reġistrat, l-amministrazzjoni ċentrali jew il-post prinċipali tan-negozju tiegħu fl-Unjoni, kif ukoll dwar l-aġenziji, fergħat jew sussidjarji kollha tiegħu stabbiliti fit-territorju ta’ kwalunkwe Stat Membru. L-applikant għandu jiddikjara wkoll f’liema Stati Membri huwa jkun biħsiebu jipprovdi servizzi.
2. Applikant li jkun, jew li jifforma parti minn awtorità ta’ Stat Membru ma jkunx meħtieġ li jġib prova tal-personalità ġuridika jew tal-istabbiliment legali tiegħu fl-Unjoni.
Artikolu 6
Kompetenza xierqa
1. Għall-fini li jkun żgurat eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ kif previst mill-Artikolu 8(2)(b) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, il-persunal teknikament kompetenti ta’ applikant għandu jissodisfa l-kriterji minimi li ġejjin, ikkonfermati minn evidenza ta’ kwalifiki formali u esperjenza professjonali:
(a)
taħriġ professjonali formali f’dixxiplina rilevanti għall-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
għal pożizzjonijiet tekniċi ogħla, mill-inqas ħames snin ta’ esperjenza professjonali f’funzjoni relatata mal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Għall-finijiet tal-punt (a) tal-ewwel subparagrafu, dixxiplini relatati ma’ forestrija, ambjent, liġi, ġestjoni ta’ negozju, ġestjoni ta’ riskju, kummerċ, awditjar, kontroll finanzjarju jew ġestjoni ta’ katina ta’ provvista għandhom jitqiesu dixxiplini relatati.
2. Applikant għandu jżomm rekords li jiddokumentaw id-dmirijiet u r-responsabbiltajiet tal-persunal tiegħu. L-applikant għandu jkollu lesti proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u l-kompetenza teknika tal-persunal tiegħu.
Artikolu 7
Kapaċità ta’ eżerċitar ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ
1. Applikant għandu juri li jkollu stabbilit dan kollu li ġej:
(a)
struttura organizzattiva li tiżgura eżerċitar xieraq tal-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ;
(b)
sistema ta’ diliġenza li għandha tkun disponibbli għall-operaturi u użata minnhom;
(c)
politiki u proċeduri li jippermettu l-evalwazzjoni u t-titjib tas-sistema ta’ diliġenza;
(d)
proċeduri u proċessi għall-verifika tal-użu xieraq tas-sistema ta’ diliġenza tiegħu minn operaturi;
(e)
proċeduri għal azzjonijiet korrettivi li jkollhom jittieħdu f’każ ta’ nuqqas minn operatur li juża b’mod xieraq is-sistema ta’ diliġenza tiegħu.
2. Flimkien mar-rekwiżiti tal-paragrafu 1, applikant għandu juri li jkollu kapaċità finanzjarja u teknika biex jeżerċita l-funzjonijiet ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Artikolu 8
Nuqqas ta’ konflitt ta’ interess
1. Applikant għandu jkun organizzat biex jissalvagwardja l-oġġettività u l-imparzjalità tal-attivitajiet tiegħu.
2. Applikant għandu jidentifika, janalizza u jżomm rekords li jiddokumentaw riskji ta’ konflitt ta’ interess li jinqalgħu b’riżultat tal-eżerċitar tiegħu ta’ funzjonijiet bħala organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, inkluż kull konflitt li joħroġ mir-relazzjonijiet tiegħu ma’ korpi jew sottokuntratturi relatati.
3. Fejn riskju ta’ konflitt ta’ interess ikun identifikat l-applikant għandu jkollu lesti politiki u proċeduri miktubin biex jevita konflitti ta’ interess f’livell organizzattiv u individwali. Il-politiki u l-proċeduri miktubin għandhom ikunu miżmuma u jkunu implimentati. Dawk il-politiki u proċeduri jistgħu jinkludu awditjar minn partijiet terzi.
Artikolu 9
Informazzjoni dwar bidliet sussegwenti
1. Organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandha tgħarraf lill-Kummissjoni mingħajr dewmien dwar kwalunkwe waħda minn dawn is-sitwazzjonijiet li ġejjin li jseħħu wara r-rikonoxximent tagħha:
(a)
bidla li tista’ taffettwa l-ħila ta’ dik l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ biex tkun konformi mar-rekwiżiti fl-Artikoli 5 sa 8, li tkun seħħet wara r-rikonoxximent tagħha;
(b)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tistabbilixxi aġenziji, fergħat jew sussidjarji fl-Unjoni, minbarra dawk iddikjarati fl-applikazzjoni tagħha;
(c)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tiddeċiedi li tipprovdi servizzi fi Stat Membru barra minn kif iddikjarat fl-applikazzjoni tagħha jew fi Stat Membru fejn tkun iddikjarat li tkun waqfet tipprovdi s-servizzi tagħha skont il-punt (d);
(d)
l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tieqaf tipprovdi servizzi f’xi Stat Membru.
2. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika l-informazzjoni kollha miksuba skont il-paragrafu 1 lill-awtoritajiet kompetenti konċernati.
Artikolu 10
Reviżjoni tad-deċiżjoni ta’ rikonoxximent
1. Il-Kummissjoni tista’ tirrevedi, fi kwalunkwe ħin, deċiżjoni li tirrikonoxxi organizzazzjoni ta’ monitoraġġ.
Il-Kummissjoni għandha tagħmel reviżjoni bħal din f’kull waħda mis-sitwazzjonijiet li ġejjin:
(a)
awtorità kompetenti konċernata tgħarraf lill-Kummissjoni li hija tkun qieset li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha twettaq il-funzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 8(1) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 jew li ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 kif speċifikat fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(b)
il-Kummissjoni jkollha informazzjoni rilevanti, inkluż tħassib sostnut minn partijiet terzi, li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha konformi mar-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(1) u (2) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament;
(c)
organizzazzjoni ta’ monitoraġġ tkun għarrfet lill-Kummissjoni dwar bidliet imsemmija fl-Artikolu 9(1)(a) ta’ dan ir-Regolament.
2. Fejn tkun inbdiet reviżjoni, il-Kummissjoni għandha tkun assistita minn tim ta’ reviżjoni biex tmexxi reviżjoni u twettaq kontrolli.
3. Applikant għandu jagħti lit-tim ta’ reviżjoni aċċess għall-post tan-negozju tiegħu biex jivverifika li r-rekwiżiti kollha msemmijin fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 u fl-Artikoli 5 sa 8 ta’ dan ir-Regolament ikunu ssodisfati. L-awtoritajiet kompetenti konċernati jistgħu jipparteċipaw fiż-żjara.
L-applikant għandu joffri l-assistenza kollha meħtieġa biex żjajjar bħal dawn ikunu ffaċilitati.
4. It-tim ta’ reviżjoni għandu jagħmel abbozz ta’ rapport li fih jiddikjara x’ikun sab. Evidenza ta’ prova għandha tinhemeż mar-rapport ta’ reviżjoni.
Ir-rapport ta’ reviżjoni għandu jinkludi rakkomandazzjoni dwar jekk ir-rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ għandux ikun irtirat.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jibgħat ir-rapport ta’ reviżjoni lill-awtoritajiet kompetenti konċernati. Dawk l-awtoritajiet jistgħu jipprovdu kummenti fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tar-rapport.
It-tim ta’ reviżjoni għandu jipprovdi lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata b’sommarju tas-sejbiet u tal-konklużjonijiet tar-rapport. L-organizzazzjoni tista’ tipprovdi kummenti lit-tim ta’ reviżjoni fi żmien tliet ġimgħat mid-data tat-trażmissjoni tas-sommarju.
5. It-tim ta’ reviżjoni għandu jirrakkomanda fir-rapport ta’ reviżjoni tiegħu l-irtirar tar-rikonoxximent fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, skont kif jidhirlu li jkun meħtieġ mil-livel ta’ nuqqasijiet misjuba, fejn iqis li organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx għadha qed twettaq il-funzjonijiet jew tħares ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8 tar-Regolament (UE) Nru 995/2010.
It-tim ta’ reviżjoni jista’ minflok jirrakkomanda li l-Kummissjoni toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali, jew li l-Kummissjoni ma tieħu ebda azzjoni ulterjuri.
Artikolu 11
Deċiżjoni biex rikonoxximent ikun irtirat
1. Il-Kummissjoni għandha tiddeċiedi jekk tirtirax rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ fuq bażi temporanja u/jew kundizzjonali, jew b’mod permanenti, wara li tqis ir-rapport ta’ reviżjoni msemmi fl-Artikolu 10.
2. Il-Kummissjoni tista’ toħroġ avviż ta’ azzjonijiet rimedjali jew twissija uffiċjali fejn il-livell ta’ nuqqasijiet misjuba ma jwassalx għal determinazzjoni, skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010, li l-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ ma tkunx aktar qed twettaq il-funzjonijiet jew tissodisfa r-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 8(2) ta’ dak ir-Regolament.
3. Deċiżjoni ta’ rtirar ta’ rikonoxximent ta’ organizzazzjoni ta’ monitoraġġ, kif ukoll avviż jew twissija skont il-paragrafu 2 għandhom ikunu nnotifikati lill-organizzazzjoni ta’ monitoraġġ konċernata u kkomunikati lill-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri kollha skont l-Artikolu 8(6) tar-Regolament (UE) Nru 995/2010 fi żmien 10 ijiem tax-xogħol mill-adozzjoni tagħha.
Artikolu 12
Protezzjoni ta’ dejta
Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr ħsara għar-regoli li jikkonċernaw l-ipproċessar ta’ dejta personali stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE u fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.
Artikolu 13
Dispożizzjonijiet finali
Dan ir-Regolament Delegat għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, it-23 ta’ Frar 2012.