BESCHLUSS DES VERWALTUNGSRATES VON EUROPOL
vom 4. Juni 2009
zu den Bedingungen für die Verarbeitung von Daten gemäß Artikel 10 Absatz 4 des Europol-Beschlusses
(2009/1010/JI)
DER VERWALTUNGSRAT VON EUROPOL -
gestützt auf den Beschluss 2009/371/JI des Rates vom 6. April 2009 über die Errichtung des Europäischen Polizeiamtes (Europol) (1) (im Folgenden: der „Europol-Beschluss“), insbesondere Artikel 10 Absatz 4 dieses Beschlusses,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Der Verwaltungsrat legt auf Vorschlag des Direktors und nach Anhörung der gemeinsamen Kontrollinstanz die Bedingungen für die Verarbeitung von Daten fest, um festzustellen, ob diese Daten für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in eines seiner Informationssysteme aufgenommen werden kann, insbesondere hinsichtlich des Zugangs zu den Daten und ihrer Verwendung sowie der Fristen für die Speicherung und Löschung der Daten.
(2)
Dieser Beschluss des Verwaltungsrates trägt den Grundsätzen des Übereinkommens des Europarats zum Schutz des Menschen bei der automatischen Verarbeitung personenbezogener Daten vom 28. Januar 1981 Rechnung und steht im Einklang mit der Empfehlung Nr. R (87) 15 des Ministerkomitees des Europarats vom 17. September 1987 über die Verwendung personenbezogener Daten im Bereich der Polizei.
(3)
Der Beschluss des Verwaltungsrates ist dem Rat zur Billigung vorzulegen -
HAT FOLGENDEN BESCHLUSS GEFASST:
Artikel 1
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet:
a)
„personenbezogene Daten“ jegliche Information, die sich auf eine identifizierte oder eine identifizierbare natürliche Person bezieht: eine identifizierbare Person ist eine Person, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennnummer oder zu einem oder mehreren spezifischen Elementen, die Ausdruck ihrer physischen, physiologischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität sind;
b)
„Verarbeitung personenbezogener Daten“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Abrufen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten;
c)
„Informationssystem“ das Europol-Informationssystem, die Arbeitsdateien zu Analysezwecken und andere Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Artikel 10 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
d)
„Europol-Informationssystem“ das System, auf das in Artikel 11 Absatz 1 des Europol-Beschlusses Bezug genommen wird;
e)
„Arbeitsdatei zu Analysezwecken“ eine Datei, die zu Zwecken der Analyse gemäß Artikel 14 Absatz 1 des Europol-Beschlusses errichtet wird;
f)
„EU-Einrichtungen“ Organe, Einrichtungen, Ämter und Agenturen, die durch den Vertrag über die Europäische Union und die Verträge zur Gründung der Europäischen Gemeinschaften oder auf deren/dessen Grundlage errichtet wurden gemäß Artikel 22 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
g)
„Dritte“ Drittstaaten und dritte Organisationen im Sinne des Artikels 23 Absatz 1 des Europol-Beschlusses;
h)
„ordnungsgemäß ermächtigtes Europol-Personal“ Personal von Europol, das vom Direktor dazu ermächtigt wurde, personenbezogene Daten im Einklang mit diesem Beschluss zu verarbeiten.
Artikel 2
Anwendungsbereich
Dieser Beschluss betrifft personenbezogene Daten, die Europol zu dem Zweck übermittelt werden, um festzustellen, ob sie für seine Aufgaben von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können; davon ausgenommen sind:
a)
personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses in das Europol-Informationssystem aufgenommen wurden;
b)
personenbezogene Daten, die von einem Mitgliedstaat, einer EU-Einrichtung oder einem Dritten zur Aufnahme in eine bestimmte Arbeitsdatei zu Analysezwecken übermittelt wurden, sowie personenbezogene Daten, die gemäß Artikel 14 des Europol-Beschlusses in eine Arbeitsdatei zu Analysezwecken eingegeben wurden;
c)
personenbezogene Daten, die Europol zur Aufnahme in ein anderes spezifisches System zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 10 Absatz 1 letzter Satz des Europol-Beschlusses übermittelt wurden.
Artikel 3
Zugriff und Verwendung
(1) Der Zugriff auf personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, beschränkt sich auf ordnungsgemäß ermächtigte Europol-Bedienstete.
(2) Personenbezogene Daten, die gemäß diesem Beschluss von Europol verarbeitet werden, dürfen unbeschadet des Artikels 17 des Europol-Beschlusses lediglich für den Zweck verwendet werden, festzustellen, ob sie für die Aufgaben von Europol von Bedeutung sind und in die Informationsverarbeitungssysteme aufgenommen werden können.
(3) Stellt Europol fest, dass die Daten zur Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sind und in das Europol-Informationssystem aufgenommen werden können, schlägt Europol vor, dass der die Daten übermittelnde Mitgliedstaat die Daten in das Europol-Informationssystem eingibt gemäß Artikel 13 Absatz 1 des Europol-Beschlusses. Folgt der Mitgliedstaat dem Vorschlag von Europol nicht, gilt Artikel 5 dieses Beschlusses.
Artikel 4
Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit
(1) Europol ist gehalten, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesem Beschluss die Bestimmungen des im Europol-Beschluss festgeschriebenen Schutzes personenbezogener Daten und der Datensicherheit, insbesondere Artikel 18, 27 und 35, und die diesbezüglich angenommenen Durchführungsbestimmungen einzuhalten.
(2) Entscheidet sich Europol für die Aufnahme dieser Daten in die Informationsverarbeitungssysteme, deren Löschung oder Vernichtung, ist der übermittelnde Mitgliedstaat, die übermittelnde EU-Einrichtung bzw. Dritte davon in Kenntnis zu setzen.
Artikel 5
Frist betreffend die Speicherung von Daten
(1) Eine Entscheidung über die Verwendung personenbezogener Daten gemäß Artikel 3 Absatz 2 ist so bald wie möglich, jedoch spätestens 6 Monate nach Eingang dieser Daten bei Europol zu treffen.
(2) Ist eine solche Entscheidung nach Ablauf der Frist von 6 Monaten nicht erfolgt, sind die personenbezogenen Daten zu löschen oder zu vernichten und der übermittelnde Mitgliedstaat bzw. Dritte ist hierüber in Kenntnis zu setzen.
Artikel 6
Verantwortung
Es liegt in der Verantwortung von Europol, die Einhaltung der Artikel 3, 4 und 5 dieses Beschlusses sicherzustellen.
Artikel 7
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag des Beginns der Anwendung des Europol-Beschlusses in Kraft.
Geschehen zu Den Haag am 4. Juni 2009.
Vom Rat angenommen am 30. November 2009.
DEĊIŻJONI TAL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-EUROPOL
tal-4 ta’ Ġunju 2009
dwar il-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta fuq il-bażi tal-Artikolu 10(4) tad-Deċiżjoni tal-Europol
(2009/1010/ĠAI)
IL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-EUROPOL,
Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2009/371/ĠAI tas-6 ta’ April 2009 li tistabbilixxi l-Uffiċċju tal-Pulizija Ewropea (1) (aktar ‘il quddiem imsejħa “d-Deċiżjoni tal-Europol”) u b’mod partikolari l-Artikolu 10(4) tagħha,
Billi:
(1)
Hija r-responsabbiltà tal-Bord ta’ Tmexxija, li jaġixxi fuq proposta mid-Direttur u wara li jikkonsulta mal-Korp Konġunt ta’ Sorveljanza, li jiddetermina l-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Europol u jekk din tistax tiġi nkluża f’waħda mis-sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni tiegħu, b’mod partikolari fir-rigward tal-aċċess u tal-użu tad-dejta, kif ukoll tal-limiti ta’ żmien għall-ħażna u t-tħassir tad-dejta.
(2)
Il-Bord ta’ Tmexxija, billi jadotta din id-Deċiżjoni, sejjer iqis il-prinċipji tal-Konvenzjoni tal-Kunsill tal-Ewropa għall-Protezzjoni tal-Individwi fir-rigward tal-Ipproċessar Awtomatiku tad-Dejta Personali tat-28 ta’ Jannar 1981 u tar-Rakkomandazzjoni Nru R(87)15 tal-Kumitat tal-Ministri tal-Kunsill tal-Ewropa tas-17 ta’ Settembru 1987 li tirregola l-użu ta’ dejta personal fis-settur tal-pulizija.
(3)
Id-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Tmexxija sejra tiġi sottomessa lill-Kunsill għall-approvazzjoni,
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-għanijiet ta’ din id-Deċiżjoni:
(a)
“dejta personali” tfisser kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli: persuna identifikabbli hija persuna li tista’ tiġi identifikata, direttament jew indirettament, b’mod partikolari b’referenza għal numru ta’ identifikazzjoni jew għal fattur wieħed jew aktar li huwa jew huma speċifiċi għall-identità fiżika, fiżjoloġika, mentali, ekonomika, kulturali jew soċjali tagħha;
(b)
“ipproċessar ta’ dejta personali” tfisser kwalunkwe operazzjoni jew sett ta’ operazzjonijiet imwettqa fuq dejta personali, kemm jekk b’mezzi awtomatiċi kif ukoll jekk le, bħal ġbir, irrekordjar, organizzazzjoni, ħżin, adattament jew emendar, irkupru, konsultazzjoni, użu, żvelar permezz ta’ trasmissjoni, disseminazzjoni jew tagħmel disponibbli b’xi mezz ieħor, allinjament jew kombinazzjoni, imblukkar, tħassir jew qerda;
(c)
“sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni” tfisser is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, il-fajls ta’ ħidma ta’ analiżi u sistemi oħrajn li jipproċessaw id-dejta personali, kif imsemmi fl-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(d)
“Is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol” tfisser is-sistema li hemm referenza għaliha fl-Artikolu 11(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(e)
“fajl ta’ ħidma tal-analiżi” tfisser fajl miftuħ għall-għanijiet ta’ analiżi, kif imsemmi fl-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(f)
“Korpi tal-UE” tfisser istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji stabbiliti minn, jew fuq il-bażi tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u tat-Trattati li jistabbilixxu l-Komunitajiet Ewropej, kif imsemmi fl-Artikolu 22(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(g)
“partijiet terzi” tfisser Stati Terzi u organizzazzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 23(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(h)
“persunal tal-Europol debitament awtorizzat” tfisser il-persunal tal-Europol maħtur mid-Direttur biex jipproċessa dejta personali b’mod konformi ma’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 2
Objettiv
Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għal dejta personali kkomunikata lill-Europol bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tiegħu u jekk din tistax tiġi nkluża fis-sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni tiegħu, bl-eċċezzjoni ta’:
(a)
dejta personali li ddaħħlet fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol skont l-Artikolu 13(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(b)
dejta personali offruta minn Stat Membru, minn korp tal-UE jew minn parti terza biex tiġi nkluża f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi speċifiku kif ukoll dejta personali li ddaħħlet f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi skont l-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(c)
dejta personali pprovduta lill-Europol biex tiġi nkluża f’sistema speċifika oħra li tipproċessa dejta personali kif imsemmi fl-aħħar sentenza tal-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol.
Artikolu 3
Aċċess u użu
1. L-aċċess għad-dejta personali pproċessata mill-Europol skont din id-Deċiżjoni għandu jkun limitat għall-persunal tal-Europol debitament awtorizzat.
2. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 17 tad-Deċiżjoni tal-Europol, id-dejta personali pproċessata mill-Europol skont din id-Deċiżjoni għandha tintuża biss bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Europol u jekk din tkunx tista’ tiġi nkluża fis-sistemi tal-ipproċessar tal-informazzjoni.
3. Fil-każijiet fejn l-Europol jiddetermina li l-dejta hija rilevanti għall-kompiti tiegħu u li din tista’ tiġi nkluża fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, l-Europol għandu jissuġġerixxi li l-Istati Membru li pprovda l-informazzjoni għandu jdaħħal id-dejta fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, skont l-Artikolu 13(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol. Jekk l-Istat Membru ma jsegwix is-suġġeriment tal-Europol, għandu japplika l-Artikolu 5 ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 4
Regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali u dwar is-sigurtà tad-dejta
1. L-Europol għandu, meta jipproċessa dejta personali skont din id-Deċiżjoni, jikkonforma mar-Regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali u dwar is-sigurtà tad-dejta li huma stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Europol, b’mod partikolari l-Artikoli 18, 27, u 35 u r-regoli adottati fl-implimentazzjoni tagħha.
2. Fil-każ li l-Europol jiddeċiedi li jinkludi tali dejta fis-sistemi tal-ipproċessar tal-informazzjoni jew li jħassarha jew jeqridha, huwa għandu jinforma b’dan lill-Istat Membru, lill-Korp tal-UE jew lil parti terza fornituri.
Artikolu 5
Il-limitu ta’ żmien għall-ħażna ta’ dejta
1. Deċiżjoni dwar l-użu ta’ dejta personali b’mod konformi mal-Artikolu 3(2) għandha tittieħed malajr kemm jista’ jkun u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn sitt xhur wara li tali dejta tkun ġiet irċevuta mill-Europol.
2. Fin-nuqqas ta’ tali deċiżjoni, mal-iskandenza tal-perijodu ta’ sitt xhur, id-dejta personali in kwistjoni għandha titħassar jew tinqered u l-Istat Membru, korp tal-UE jew parti terza li jkunu pprovduha għandhom jiġu infurmati b’dan.
Artikolu 6
Responsabbiltà
L-Europol għandu jkun responsabbli għall-iżgurar tal-konformità mal-Artikoli 3, 4 u 5 ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 7
Dħul fis-seħħ
Din id-deċiżjoni sejra tidħol fis-seħħ fl-istess jum tad-data ta’ applikazzjoni tad-Deċiżjoni tal-Europol.
L-Aja, l-4 ta’ Ġunju 2009.
Approvata mill-Kunsill fit-30 ta’ Novembru 2009.