Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates
vom 30. Mai 2001
über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission
DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT UND DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 255 Absatz 2,
auf Vorschlag der Kommission(1),
gemäß dem Verfahren des Artikels 251 des Vertrags(2),
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1) In Artikel 1 Absatz 2 des Vertrags über die Europäische Union, wonach der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union der Völker Europas darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und möglichst bürgernah getroffen werden, ist das Prinzip der Transparenz verankert.
(2) Transparenz ermöglicht eine bessere Beteiligung der Bürger am Entscheidungsprozess und gewährleistet eine größere Legitimität, Effizienz und Verantwortung der Verwaltung gegenüber dem Bürger in einem demokratischen System. Transparenz trägt zur Stärkung der Grundsätze der Demokratie und der Achtung der Grundrechte bei, die in Artikel 6 des EU-Vertrags und in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union verankert sind.
(3) In den Schlussfolgerungen des Europäischen Rates von Birmingham, Edinburgh und Kopenhagen wurde die Notwendigkeit betont, die Arbeit der Organe der Union transparenter zu machen. Diese Verordnung konsolidiert die Initiativen, die die Organe bereits ergriffen haben, um die Transparenz des Entscheidungsprozesses zu verbessern.
(4) Diese Verordnung soll dem Recht auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten größtmögliche Wirksamkeit verschaffen und gemäß Artikel 255 Absatz 2 des EG-Vertrags die allgemeinen Grundsätze und Einschränkungen dafür festlegen.
(5) Da der Zugang zu Dokumenten im Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl und im Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft nicht geregelt ist, sollten sich das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission gemäß der Erklärung Nr. 41 zur Schlussakte des Vertrags von Amsterdam bei Dokumenten im Zusammenhang mit Tätigkeiten, die sich aus diesen beiden Verträgen ergeben, von dieser Verordnung leiten lassen.
(6) Ein umfassenderer Zugang zu Dokumenten sollte in den Fällen gewährt werden, in denen die Organe, auch im Rahmen übertragener Befugnisse, als Gesetzgeber tätig sind, wobei gleichzeitig die Wirksamkeit ihrer Entscheidungsprozesse zu wahren ist. Derartige Dokumente sollten in größtmöglichem Umfang direkt zugänglich gemacht werden.
(7) Gemäß Artikel 28 Absatz 1 und Artikel 41 Absatz 1 des EU-Vertrags gilt das Zugangsrecht auch für Dokumente aus den Bereichen der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik sowie der polizeilichen und justiziellen Zusammenarbeit in Strafsachen. Jedes Organ sollte seine Sicherheitsbestimmungen beachten.
(8) Um die vollständige Anwendung dieser Verordnung auf alle Tätigkeiten der Union zu gewährleisten, sollten alle von den Organen geschaffenen Einrichtungen die in dieser Verordnung festgelegten Grundsätze anwenden.
(9) Bestimmte Dokumente sollten aufgrund ihres hochsensiblen Inhalts einer besonderen Behandlung unterliegen. Regelungen zur Unterrichtung des Europäischen Parlaments über den Inhalt derartiger Dokumente sollten durch interinstitutionelle Vereinbarung getroffen werden.
(10) Um die Arbeit der Organe transparenter zu gestalten, sollten das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission Zugang nicht nur zu Dokumenten gewähren, die von den Organen erstellt wurden, sondern auch zu Dokumenten, die bei ihnen eingegangen sind. In diesem Zusammenhang wird daran erinnert, dass ein Mitgliedstaat gemäß der Erklärung Nr. 35 zur Schlussakte des Vertrags von Amsterdam die Kommission oder den Rat ersuchen kann, ein aus dem betreffenden Mitgliedstaat stammendes Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung an Dritte weiterzuleiten.
(11) Grundsätzlich sollten alle Dokumente der Organe für die Öffentlichkeit zugänglich sein. Der Schutz bestimmter öffentlicher und privater Interessen sollte jedoch durch Ausnahmen gewährleistet werden. Es sollte den Organen gestattet werden, ihre internen Konsultationen und Beratungen zu schützen, wo dies zur Wahrung ihrer Fähigkeit, ihre Aufgaben zu erfuellen, erforderlich ist. Bei der Beurteilung der Ausnahmen sollten die Organe in allen Tätigkeitsbereichen der Union die in den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft verankerten Grundsätze über den Schutz personenbezogener Daten berücksichtigen.
(12) Alle Bestimmungen über den Zugang zu Dokumenten der Organe sollten mit dieser Verordnung in Einklang stehen.
(13) Um die uneingeschränkte Wahrung des Rechts auf Zugang zu gewährleisten, sollte ein Verwaltungsverfahren in zwei Phasen zur Anwendung kommen, mit der zusätzlichen Möglichkeit, den Rechtsweg zu beschreiten oder Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzulegen.
(14) Jedes Organ sollte die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Öffentlichkeit über die neuen geltenden Rechtsvorschriften zu informieren und sein Personal entsprechend auszubilden und so die Bürger bei der Ausübung der ihnen durch diese Verordnung gewährten Rechte zu unterstützen. Um den Bürgern die Ausübung dieser Rechte zu erleichtern, sollte jedes Organ ein Dokumentenregister zugänglich machen.
(15) Diese Verordnung zielt weder auf eine Änderung des Rechts der Mitgliedstaaten über den Zugang zu Dokumenten ab, noch bewirkt sie eine solche Änderung; es versteht sich jedoch von selbst, dass die Mitgliedstaaten aufgrund des Prinzips der loyalen Zusammenarbeit, das für die Beziehungen zwischen den Organen und den Mitgliedstaaten gilt, dafür sorgen sollten, dass sie die ordnungsgemäße Anwendung dieser Verordnung nicht beeinträchtigen, und dass sie die Sicherheitsbestimmungen der Organe beachten sollten.
(16) Bestehende Rechte der Mitgliedstaaten sowie der Justiz- oder Ermittlungsbehörden auf Zugang zu Dokumenten werden von dieser Verordnung nicht berührt.
(17) Gemäß Artikel 255 Absatz 3 des EG-Vertrags legt jedes Organ in seiner Geschäftsordnung Sonderbestimmungen hinsichtlich des Zugangs zu seinen Dokumenten fest. Der Beschluss 93/731/EG des Rates vom 20. Dezember 1993 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Ratsdokumenten(3), der Beschluss 94/90/EGKS, EG, Euratom der Kommission vom 8. Februar 1994 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den der Kommission vorliegenden Dokumenten(4), der Beschluss 97/632/EG, EGKS, Euratom des Europäischen Parlaments vom 10. Juli 1997 über den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten des Europäischen Parlaments(5) sowie die Bestimmungen über die vertrauliche Behandlung von Schengen-Dokumenten sollten daher nötigenfalls geändert oder aufgehoben werden -
HABEN FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Zweck
Zweck dieser Verordnung ist es:
a) die Grundsätze und Bedingungen sowie die aufgrund öffentlicher oder privater Interessen geltenden Einschränkungen für die Ausübung des in Artikel 255 des EG-Vertrags niedergelegten Rechts auf Zugang zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (nachstehend "Organe" genannt) so festzulegen, dass ein größtmöglicher Zugang zu Dokumenten gewährleistet ist,
b) Regeln zur Sicherstellung einer möglichst einfachen Ausübung dieses Rechts aufzustellen, und
c) eine gute Verwaltungspraxis im Hinblick auf den Zugang zu Dokumenten zu fördern.
Artikel 2
Zugangsberechtigte und Anwendungsbereich
(1) Jeder Unionsbürger sowie jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat hat vorbehaltlich der in dieser Verordnung festgelegten Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen ein Recht auf Zugang zu Dokumenten der Organe.
(2) Die Organe können vorbehaltlich der gleichen Grundsätze, Bedingungen und Einschränkungen allen natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat haben, Zugang zu Dokumenten gewähren.
(3) Diese Verordnung gilt für alle Dokumente eines Organs, das heißt Dokumente aus allen Tätigkeitsbereichen der Union, die von dem Organ erstellt wurden oder bei ihm eingegangen sind und sich in seinem Besitz befinden.
(4) Unbeschadet der Artikel 4 und 9 werden Dokumente der Öffentlichkeit entweder auf schriftlichen Antrag oder direkt in elektronischer Form oder über ein Register zugänglich gemacht. Insbesondere werden Dokumente, die im Rahmen eines Gesetzgebungsverfahrens erstellt wurden oder eingegangen sind, gemäß Artikel 12 direkt zugänglich gemacht.
(5) Sensible Dokumente im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 unterliegen der besonderen Behandlung gemäß jenem Artikel.
(6) Diese Verordnung berührt nicht das etwaige Recht auf Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten im Besitz der Organe, das sich aus internationalen Übereinkünften oder aus Rechtsakten der Organe zu deren Durchführung ergibt.
Artikel 3
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bedeutet:
a) "Dokument": Inhalte unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material), die einen Sachverhalt im Zusammenhang mit den Politiken, Maßnahmen oder Entscheidungen aus dem Zuständigkeitsbereich des Organs betreffen;
b) "Dritte": alle natürlichen und juristischen Personen und Einrichtungen außerhalb des betreffenden Organs, einschließlich der Mitgliedstaaten, der anderen Gemeinschafts- oder Nicht-Gemeinschaftsorgane und -einrichtungen und der Drittländer.
Artikel 4
Ausnahmeregelung
(1) Die Organe verweigern den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:
a) der Schutz des öffentlichen Interesses im Hinblick auf:
- die öffentliche Sicherheit,
- die Verteidigung und militärische Belange,
- die internationalen Beziehungen,
- die Finanz-, Währungs- oder Wirtschaftspolitik der Gemeinschaft oder eines Mitgliedstaats;
b) der Schutz der Privatsphäre und der Integrität des Einzelnen, insbesondere gemäß den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft über den Schutz personenbezogener Daten.
(2) Die Organe verweigern den Zugang zu einem Dokument, durch dessen Verbreitung Folgendes beeinträchtigt würde:
- der Schutz der geschäftlichen Interessen einer natürlichen oder juristischen Person, einschließlich des geistigen Eigentums,
- der Schutz von Gerichtsverfahren und der Rechtsberatung,
- der Schutz des Zwecks von Inspektions-, Untersuchungs- und Audittätigkeiten,
es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.
(3) Der Zugang zu einem Dokument, das von einem Organ für den internen Gebrauch erstellt wurde oder bei ihm eingegangen ist und das sich auf eine Angelegenheit bezieht, in der das Organ noch keinen Beschluss gefasst hat, wird verweigert, wenn eine Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess des Organs ernstlich beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.
Der Zugang zu einem Dokument mit Stellungnahmen zum internen Gebrauch im Rahmen von Beratungen und Vorgesprächen innerhalb des betreffenden Organs wird auch dann, wenn der Beschluss gefasst worden ist, verweigert, wenn die Verbreitung des Dokuments den Entscheidungsprozess des Organs ernstlich beeinträchtigen würde, es sei denn, es besteht ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Verbreitung.
(4) Bezüglich Dokumente Dritter konsultiert das Organ diese, um zu beurteilen, ob eine der Ausnahmeregelungen der Absätze 1 oder 2 anwendbar ist, es sei denn, es ist klar, dass das Dokument verbreitet werden muss bzw. nicht verbreitet werden darf.
(5) Ein Mitgliedstaat kann das Organ ersuchen, ein aus diesem Mitgliedstaat stammendes Dokument nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten.
(6) Wenn nur Teile des angeforderten Dokuments einer der Ausnahmen unterliegen, werden die übrigen Teile des Dokuments freigegeben.
(7) Die Ausnahmen gemäß den Absätzen 1 bis 3 gelten nur für den Zeitraum, in dem der Schutz aufgrund des Inhalts des Dokuments gerechtfertigt ist. Die Ausnahmen gelten höchstens für einen Zeitraum von 30 Jahren. Im Falle von Dokumenten, die unter die Ausnahmeregelungen bezüglich der Privatsphäre oder der geschäftlichen Interessen fallen, und im Falle von sensiblen Dokumenten können die Ausnahmen erforderlichenfalls nach Ablauf dieses Zeitraums weiter Anwendung finden.
Artikel 5
Dokumente in den Mitgliedstaaten
Geht einem Mitgliedstaat ein Antrag auf ein in seinem Besitz befindliches Dokument zu, das von einem Organ stammt, so konsultiert der Mitgliedstaat - es sei denn, es ist klar, dass das Dokument verbreitet werden muss bzw. nicht verbreitet werden darf - das betreffende Organ, um eine Entscheidung zu treffen, die die Verwirklichung der Ziele dieser Verordnung nicht beeinträchtigt.
Der Mitgliedstaat kann den Antrag stattdessen an das Organ weiterleiten.
Artikel 6
Anträge
(1) Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind in schriftlicher, einschließlich elektronischer, Form in einer der in Artikel 314 des EG-Vertrags aufgeführten Sprachen zu stellen und müssen so präzise formuliert sein, dass das Organ das betreffende Dokument ermitteln kann. Der Antragsteller ist nicht verpflichtet, Gründe für seinen Antrag anzugeben.
(2) Ist ein Antrag nicht hinreichend präzise, fordert das Organ den Antragsteller auf, den Antrag zu präzisieren, und leistet ihm dabei Hilfe, beispielsweise durch Informationen über die Nutzung der öffentlichen Dokumentenregister.
(3) Betrifft ein Antrag ein sehr umfangreiches Dokument oder eine sehr große Zahl von Dokumenten, so kann sich das Organ mit dem Antragsteller informell beraten, um eine angemessene Lösung zu finden.
(4) Die Organe informieren die Bürger darüber, wie und wo Anträge auf Zugang zu Dokumenten gestellt werden können, und leisten ihnen dabei Hilfe.
Artikel 7
Behandlung von Erstanträgen
(1) Ein Antrag auf Zugang zu einem Dokument wird unverzüglich bearbeitet. Dem Antragsteller wird eine Empfangsbescheinigung zugesandt. Binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Registrierung des Antrags gewährt das Organ entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Artikel 10 zugänglich oder informiert den Antragsteller schriftlich über die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung und über dessen Recht, gemäß Absatz 2 dieses Artikels einen Zweitantrag zu stellen.
(2) Im Fall einer vollständigen oder teilweisen Ablehnung kann der Antragsteller binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Eingang des Antwortschreibens des Organs einen Zweitantrag an das Organ richten und es um eine Überprüfung seines Standpunkts ersuchen.
(3) In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.
(4) Antwortet das Organ nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, so hat der Antragsteller das Recht, einen Zweitantrag einzureichen.
Artikel 8
Behandlung von Zweitanträgen
(1) Ein Zweitantrag ist unverzüglich zu bearbeiten. Binnen fünfzehn Arbeitstagen nach Registrierung eines solchen Antrags gewährt das Organ entweder Zugang zu dem angeforderten Dokument und macht es innerhalb dieses Zeitraums gemäß Artikel 10 zugänglich oder teilt schriftlich die Gründe für die vollständige oder teilweise Ablehnung mit. Verweigert das Organ den Zugang vollständig oder teilweise, so unterrichtet es den Antragsteller über mögliche Rechtsbehelfe, das heißt, Erhebung einer Klage gegen das Organ und/oder Einlegen einer Beschwerde beim Bürgerbeauftragten nach Maßgabe der Artikel 230 bzw. 195 des EG-Vertrags.
(2) In Ausnahmefällen, beispielsweise bei einem Antrag auf Zugang zu einem sehr umfangreichen Dokument oder zu einer sehr großen Zahl von Dokumenten, kann die in Absatz 1 vorgesehene Frist um fünfzehn Arbeitstage verlängert werden, sofern der Antragsteller vorab informiert wird und eine ausführliche Begründung erhält.
(3) Antwortet das Organ nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist, gilt dies als abschlägiger Bescheid und berechtigt den Antragsteller, nach Maßgabe der einschlägigen Bestimmungen des EG-Vertrags Klage gegen das Organ zu erheben und/oder Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einzulegen.
Artikel 9
Behandlung sensibler Dokumente
(1) Sensible Dokumente sind Dokumente, die von den Organen, den von diesen geschaffenen Einrichtungen, von den Mitgliedstaaten, Drittländern oder internationalen Organisationen stammen und gemäß den Bestimmungen der betreffenden Organe zum Schutz grundlegender Interessen der Europäischen Union oder eines oder mehrerer Mitgliedstaaten in den in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Bereichen, insbesondere öffentliche Sicherheit, Verteidigung und militärische Belange, als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" oder "CONFIDENTIEL" eingestuft sind.
(2) Anträge auf Zugang zu sensiblen Dokumenten im Rahmen der Verfahren der Artikel 7 und 8 werden ausschließlich von Personen bearbeitet, die berechtigt sind, Einblick in diese Dokumente zu nehmen. Unbeschadet des Artikels 11 Absatz 2 entscheiden diese Personen außerdem darüber, welche Hinweise auf sensible Dokumente in das öffentliche Register aufgenommen werden können.
(3) Sensible Dokumente werden nur mit Zustimmung des Urhebers im Register aufgeführt oder freigegeben.
(4) Die Entscheidung eines Organs über die Verweigerung des Zugangs zu einem sensiblen Dokument ist so zu begründen, dass die durch Artikel 4 geschützten Interessen nicht beeinträchtigt werden.
(5) Die Mitgliedstaaten ergreifen geeignete Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass bei der Bearbeitung von Anträgen auf Zugang zu sensiblen Dokumenten die in diesem Artikel und in Artikel 4 vorgesehenen Grundsätze beachtet werden.
(6) Die Bestimmungen der Organe über sensible Dokumente werden öffentlich gemacht.
(7) Die Kommission und der Rat unterrichten das Europäische Parlament hinsichtlich sensibler Dokumente gemäß den zwischen den Organen vereinbarten Regelungen.
Artikel 10
Zugang im Anschluss an einen Antrag
(1) Der Zugang zu den Dokumenten erfolgt je nach Wunsch des Antragstellers entweder durch Einsichtnahme vor Ort oder durch Bereitstellung einer Kopie, gegebenenfalls in elektronischer Form. Die Kosten für die Anfertigung und Übersendung von Kopien können dem Antragsteller in Rechnung gestellt werden. Diese Kosten dürfen die tatsächlichen Kosten für die Anfertigung und Übersendung der Kopien nicht überschreiten. Die Einsichtnahme vor Ort, Kopien von weniger als 20 DIN-A4-Seiten und der direkte Zugang in elektronischer Form oder über das Register sind kostenlos.
(2) Ist ein Dokument bereits von dem betreffenden Organ freigegeben worden und für den Antragsteller problemlos zugänglich, kann das Organ seiner Verpflichtung zur Gewährung des Zugangs zu Dokumenten nachkommen, indem es den Antragsteller darüber informiert, wie er das angeforderte Dokument erhalten kann.
(3) Die Dokumente werden in einer vorliegenden Fassung und Form (einschließlich einer elektronischen oder anderen Form, beispielsweise Braille-Schrift, Großdruck oder Bandaufnahme) zur Verfügung gestellt, wobei die Wünsche des Antragstellers vollständig berücksichtigt werden.
Artikel 11
Register
(1) Im Hinblick auf die wirksame Ausübung der Rechte aus dieser Verordnung durch die Bürger macht jedes Organ ein Dokumentenregister öffentlich zugänglich. Der Zugang zum Register sollte in elektronischer Form gewährt werden. Hinweise auf Dokumente werden unverzüglich in das Register aufgenommen.
(2) Das Register enthält für jedes Dokument eine Bezugsnummer (gegebenenfalls einschließlich der interinstitutionellen Bezugsnummer), den Gegenstand und/oder eine kurze Beschreibung des Inhalts des Dokuments sowie das Datum des Eingangs oder der Erstellung und der Aufnahme in das Register. Die Hinweise sind so abzufassen, dass der Schutz der in Artikel 4 aufgeführten Interessen nicht beeinträchtigt wird.
(3) Die Organe ergreifen unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zur Einrichtung eines Registers, das spätestens zum 3. Juni 2002 funktionsfähig ist.
Artikel 12
Direkter Zugang in elektronischer Form oder über ein Register
(1) Die Organe machen, soweit möglich, die Dokumente direkt in elektronischer Form oder über ein Register gemäß den Bestimmungen des betreffenden Organs öffentlich zugänglich.
(2) Insbesondere legislative Dokumente, d. h. Dokumente, die im Laufe der Verfahren zur Annahme von Rechtsakten, die in den oder für die Mitgliedstaaten rechtlich bindend sind, erstellt wurden oder eingegangen sind, sollten vorbehaltlich der Artikel 4 und 9 direkt zugänglich gemacht werden.
(3) Andere Dokumente, insbesondere Dokumente in Verbindung mit der Entwicklung von Politiken oder Strategien, sollten soweit möglich direkt zugänglich gemacht werden.
(4) Wird der direkte Zugang nicht über das Register gewährt, wird im Register möglichst genau angegeben, wo das Dokument aufzufinden ist.
Artikel 13
Veröffentlichung von Dokumenten im Amtsblatt
(1) Neben den Rechtsakten, auf die in Artikel 254 Absätze 1 und 2 des EG-Vertrags und Artikel 163 Absatz 1 des Euratom-Vertrags Bezug genommen wird, werden vorbehaltlich der Artikel 4 und 9 der vorliegenden Verordnung folgende Dokumente im Amtsblatt veröffentlicht:
a) Vorschläge der Kommission;
b) Gemeinsame Standpunkte des Rates gemäß den in den Artikeln 251 und 252 des EG-Vertrags genannten Verfahren und ihre Begründung sowie die Standpunkte des Europäischen Parlaments in diesen Verfahren;
c) Rahmenbeschlüsse und Beschlüsse im Sinne des Artikels 34 Absatz 2 des EU-Vertrags;
d) vom Rat aufgrund des Artikels 34 Absatz 2 des EU-Vertrags erstellte Übereinkommen;
e) zwischen den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 293 des EG-Vertrags unterzeichnete Übereinkommen;
f) von der Gemeinschaft oder gemäß Artikel 24 des EU-Vertrags geschlossene internationale Übereinkünfte.
(2) Folgende Dokumente werden, soweit möglich, im Amtsblatt veröffentlicht:
a) dem Rat von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 67 Absatz 1 des EG-Vertrags oder Artikel 34 Absatz 2 des EU-Vertrags unterbreitete Initiativen;
b) Gemeinsame Standpunkte im Sinne des Artikels 34 Absatz 2 des EU-Vertrags;
c) Richtlinien, die nicht unter Artikel 254 Absätze 1 und 2 des EG-Vertrags fallen, Entscheidungen, die nicht unter Artikel 254 Absatz 1 des EG-Vertrags fallen, sowie Empfehlungen und Stellungnahmen.
(3) Jedes Organ kann in seiner Geschäftsordnung festlegen, welche weiteren Dokumente im Amtsblatt veröffentlicht werden.
Artikel 14
Information
(1) Jedes Organ ergreift die notwendigen Maßnahmen, um die Öffentlichkeit über die Rechte zu informieren, die sie gemäß dieser Verordnung hat.
(2) Die Mitgliedstaaten arbeiten mit den Organen bei der Bereitstellung von Informationen für die Bürger zusammen.
Artikel 15
Verwaltungspraxis in den Organen
(1) Die Organe entwickeln eine gute Verwaltungspraxis, um die Ausübung des durch diese Verordnung gewährleisteten Rechts auf Zugang zu Dokumenten zu erleichtern.
(2) Die Organe errichten einen interinstitutionellen Ausschuss, der bewährte Praktiken prüft, mögliche Konflikte behandelt und künftige Entwicklungen im Bereich des Zugangs der Öffentlichkeit zu Dokumenten erörtert.
Artikel 16
Vervielfältigung von Dokumenten
Diese Verordnung gilt unbeschadet geltender Urheberrechtsvorschriften, die das Recht Dritter auf Vervielfältigung oder Nutzung der freigegebenen Dokumente einschränken.
Artikel 17
Berichte
(1) Jedes Organ legt jährlich einen Bericht über das Vorjahr vor, in dem die Zahl der Fälle aufgeführt ist, in denen das Organ den Zugang zu Dokumenten verweigert hat, sowie die Gründe für diese Verweigerungen und die Zahl der sensiblen Dokumente, die nicht in das Register aufgenommen wurden.
(2) Spätestens zum 31. Januar 2004 veröffentlicht die Kommission einen Bericht über die Anwendung der Grundsätze dieser Verordnung und legt Empfehlungen vor, gegebenenfalls mit Vorschlägen für die Überprüfung dieser Verordnung und für ein Aktionsprogramm für die von den Organen zu ergreifenden Maßnahmen.
Artikel 18
Durchführungsmaßnahmen
(1) Jedes Organ passt seine Geschäftsordnung an die Bestimmungen dieser Verordnung an. Diese Anpassungen werden am 3. Dezember 2001 wirksam.
(2) Innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung prüft die Kommission die Vereinbarkeit der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft(6) mit dieser Verordnung, um zu gewährleisten, dass die Dokumente so umfassend wie möglich aufbewahrt und archiviert werden.
(3) Innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung prüft die Kommission die Vereinbarkeit der geltenden Vorschriften über den Zugang zu Dokumenten mit dieser Verordnung.
Artikel 19
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am dritten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.
Sie gilt ab dem 3. Dezember 2001.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Brüssel am 30. Mai 2001.
Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill
tat-30 ta' Mejju 2001
dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni
IL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunita' Ewropea, u partikolarment l-Artikolu 255(2) tiegħu,
Wara li kkunsidraw il-proposta mressqa mill-Kummissjoni [1],
Filwaqt li jaġixxu skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 251 tat-Trattat [2],
Billi:
(1) It-tieni sottoparagrafu ta' l-Artikolu 1 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jħaddan fih il-kunċett ta' trasparenza, billi jgħid li t-Trattat huwa stadju ġdid fil-proċess tal-ħluq ta' għaqda dejjem eqreb fost il-popli ta' l-Ewropa, fejn id-deċiżjonijiet jittieħdu bl-aktar mod miftuħ, u l-eqreb liċ-ċittadin, possibbli.
(2) It-trasparenza tgħin liċ-ċittadin jieħu sehem fil-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet b'mod aktar mill-qrib, u jiggarantixxi li l-amministrazzjoni tgawdi aktar leġittimità u tkun aktar effettiva u kontabbli liċ-ċittadin f'sistema demokratika. It-trasparenza ssaħħaħ il-prinċipji tad-demokrazija u r-rispett lejn id-drittijiet fundamentali, kif stabbilit fl-Artikolu 6 tat-Trattat ta' l-UE u fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali ta' l-Unjoni Ewropea.
(3) Il-konklużjonijiet tal-laqgħat tal-Kunsill Ewropew li saru f'Birmingam, f'Edinburgu u f'Kopenħagen emfasiżżaw il-bżonn li tiddaħħal aktar trasparenza fix-xogħol ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dan ir-Regolament jikkonsolida l-inizjattivi li diġà ttieħdu mill-istituzzjonijiet bi skop li jsaħħu t-trasparenza tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet.
(4) L-iskop ta' dan ir-Regolament huwa li jagħti l-akbar effett possibbli lid-dritt ta' l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u li jistipula l-pinċipji ġenerali u l-limiti fuq dan l-aċċess skond l-Artikolu 255(2) tat-Trattat tal-KE.
(5) Peress li l-kwistjoni ta' l-aċċess għad-dokumenti m'hijiex koperta mid-dispożizzjonijiet tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar u tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni għandhom, skond id-Dikjarazzjoni Nru 41, mehmuża ma' l-Att Finali tat-Trattat ta' Amsterdam, jqisu dan ir-Regolament bħala gwida fir-rigward ta' dokumenti dwar l-attivitajiet koperti minn dawk iż-żewġ Trattati.
(6) Għandu jingħata aktar aċċess għad-dokumenti f'każijiet fejn l-istituzzjonijiet jaġixxu fil-kapaċitajiet leġislattivi tagħhom, inklużi dawk taħt setgħat delegati, filwaqt li fl-istess ħin tinżamm l-effettivita' tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta' l-istituzzjonijiet. Dawn id-dokumenti għandhom jsiru direttament aċċessibbli bl-aktar mod possibbli.
(7) Skond l-Artikoli 28(1) u 41(1) tat-Trattat ta' l-UE, id-dritt ta' l-aċċess japplika wkoll għad-dokumenti dwar il-politika estera u ta' sigurtà komuni u dwar il-koperazzjoni tal-pulizija u dik ġudizzjarja fi kwistjonijiet kriminali. Kull istituzzjoni għandha tirrispetta r-regoli tas-sigurta' tagħha.
(8) L-aġenziji kollha mwaqqfa mill-istituzzjonijiet għandhom japplikaw il-prinċipji stabbiliti f'dan ir-Regolament, sabiex tiġi żgurata l-applikazzjoni effettiva ta' dan ir-Regolament fl-attivitajiet kollha ta' l-Unjoni.
(9) Xi dokumenti għandhom jingħataw trattament speċjali, minħabba l-kontenut sensittiv ħafna tagħhom. Arranġamenti sabiex il-Parlament Ewropew jiġi avżat dwar il-kontenut ta' dawn id-dokumenti għandhom isiru permezz ta' ftehim bejn l-instituzzjonijiet.
(10) Aċċess għal dokmenti għandu jingħata mill-Parlament Ewropew, mill-Kunsill u mill-Kummissjoni mhux biss għad-dokumenti miktuba mill-istituzzjonijiet, iżda wkoll għad-dokumenti li dawn jirċievu sabiex ikun hemm aktar trasparenza fix-xogħol ta' l-istituzzjonijiet. F'dan il-kuntest, għandu jitfakkar li d-Dikjarazzjoni Nru 35, mehmuża ma' l-Att Finali tat-Trattat ta' Amsterdam jipprovdi li Stat Membru jista' jitlob lill-Kummissjoni jew lill-Kunsill li ma jikkommunikawx lil partijiet terzi dokument li ġej minn dak l-Istat mingħajr il-kunsens tiegħu minn qabel.
(11) Bħala prinċipju, kull dokumenti ta' l-istituzzjonijiet għandhom jkunu aċċessibbli għall-pubbliku. Madankollu, bħala eċċezzjonijiet, xi interessi pubbliċi u privati għandhom jitħarsu. L-istituzzjonijiet għandhom ikollhom id-dritt li jħarsu l-konsultazzjonijiet u deliberazzjonijiet interni tagħhom fejn meħtieġ sabiex jissalvagwardjaw is-setgħa tagħhom li jwettqu l-kompiti tagħhom. Meta jagħmlu stima ta' l-eċċeżżjonijiet, l-istituzzjonijiet għandhom jikkunsidraw il-prinċipji tal-liġi Komunitarja dwar il-protezzjoni ta' data personali, f'kull qasam ta' l-attivitajiet ta' l-Unjoni.
(12) Kull regola dwar l-aċċess għal dokumenti ta' l-istituzzjonijiet għandhom tkun skond dan ir-Regolament.
(13) Sabiex il-ħarsien tad-dritt ta' l-aċċess jiġi żgurat, għandha tiġi applikata proċedura amministrattiva b'żewġ stadji, flimkien mal-possibbilta' ta' proċedimenti fil-qrati jew ta' lmenti lill-Ombudsman.
(14) Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tinfurma lill-pubbliku dwar id-dispożizzjonijiet ġodda fis-seħħ u sabiex tħarreġ l-impjegati tagħha biex jgħinu liċ-ċittadini jeserċitaw id-drittijiet tagħhom taħt dan ir-Regolament. Kull istituzzjoni għandha tagħti aċċess għal reġistru ta' dokumenti sabiex tgħin liċ-ċittadin jeżerċita dawn id-drittijiet.
(15) Għalkemm l-emenda ta' liġijiet nazzjonali dwar aċċess għal dokumenti m'hijiex l-iskop jew l-effett ta' dan ir-Regolament, permezz tal-prinċipju ta' koperazzjoni leali li tirregola r-relazzjonijiet bejn l-istituzzjonijiet u l-Istati Membri, l-Istati Membri għandhom jaraw li ma jfixklux l-applikazzjoni effettiva ta' dan ir-Regolament u għandhom iħarsu r-regoli ta' sigurtà ta' l-istituzzjonijiet.
(16) Dan ir-Regolament huwa mingħajr preġudizzju għal drittijiet ta' aċċess għal dokumenti fis-seħħ għall-Istati Membri, l-awtoritajiet ġudizzjarji jew il-korpi investigattivi.
(17) Skond l-Artikolu 255(3) tat-Trattat tal-KE, kull istituzzjoni għandha tistpula dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha fir-regoli tal-proċedura tagħha. Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 93/731/KE ta' l-20 ta' Diċembru 1993 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kunsill [3], id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom tat-8 ta' Frar 1994 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni [4], id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew Decision 97/632/KE, KEFA, Euratom ta' l-10 ta' Lulju 1997 dwar l-aċċess pubblika għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew [5], u r-regoli tal-kunfidnezjalità tad-dokumenti ta' Schengen, għandhom jiġi emendati jew imħassra,
ADOTTAW DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Għan
L-għan ta' dan ir-Regolament huwa:
(a) li jfisser il-prinċipji, kondizzjonijiet u limiti minħabba raġunijiet ta' interess pubbliku jew privat, li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni (hawnhekk iżjed 'il quddiem imsejħa "l-istituzzjonijiet") previsti fl-Artikolu 255 tat-Trattat tal-KE sabiex jiġi żgurat l-akbar aċċess għal dokumenti,
(b) li jistabbilixxi regoli li jiżguraw l-aktar faċilità fl-eżerċizzju ta' dan id-dritt, u
(ċ) li jimmpromwovi prattika amministrattiv tajba fl-aċċess għad-dokumenti.
Artikolu 2
Benefiċjarji u skop
1. Kull ċittadin ta' l-Unjoni, u kull persuna naturali jew legali residenti jew bl-uffiċċju reġistrat f'Stat Membru, għandu dritt ta' aċċess għad-dokumenti ta' l-istituzzjonijiet, bla ħsara għall-prinċipji, kondizzjonijiet u limiti stipulati f'dan ir-Regolament.
2. L-istituzzjonijiet jistgħu, soġġetti għall-istess prinċipji, kondizzjonijiet u limiti, jagħtu aċċess għad-dokumenti lil kull persuna naturali jew legali li m'hijiex residenti jew li m'għandhiex l-uffiċċju reġistrat f'Stat Membru.
3. Dan ir-Regolament għandhu jgħodd lil kull dokument miżmum minn istituzzjoni, jiġifieri, dokumenti miktuba minnha jew li rċiviet u fil-pussess tagħha, f'kull qasam ta' attività ta' l-Unjoni Ewropea.
4. Mingħajr preġudizzju għall-Artikoli 4 u 9, dokumenti għandhom isiru aċċessibbli għall-pubbliku jew wara applikazzjoni bil-miktub jew direttament f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru. B'mod partikolari, dokumenti miktuba jew irċevuti waqt proċedura legislattiva għandhom isiru direttament aċċessibbli skond l-Artikolu 12.
5. Dokumenti sensittivi mfissra fl-Artikolu 9(1) għandhom ikunu soġġetti għal trattament speċjali skond dak l-Artikolu.
6. Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għad-drittijiet ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet forsi minħabba strumenti ta' liġi internazzjonali jew atti ta' l-istituzzjonijiet li qed jimplementawhom.
Artikolu 3
Definizzjonijiet
Għall-għan ta' dan ir-Regolament:
(a) "dokument" tfisser kull kontenut, ikun liema jkun il-medju tiegħu (miktub fuq karta jew reġistrat f'forma elettronika jew bħala reġistrazzjoni, ta' ħoss, viżiv jew awdjoviż) dwar kwistjoni dwar il-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fl-isfera ta' responsabbiltà ta' l-istituzzjoni;
(b) "parti terza" tfisser kull persuna naturali jew legali, jew kull entità barra mill-istituzzjoni involuta, inklużi l-Istati Membri, korpi Komunitarji oħrajn, istituzzjonijiet oħra mhux Komunitarji u korpi u pajjiżi terzi.
Artikolu 4
Eċċezzjonijiet
1. L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista' jdgħajjef il-ħarsien ta':
(a) l-interess pubbliku fir-rigward ta':
- is-sigurtà pubblika,
- kwistjonijiet militari u ta' difiża,
- relazzjonijiet internazzjonali,
- il-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-Komunità jew ta' Stat Membru;
(b) il-privatezza u l-integrità ta' l-individwu, b'mod partikolari skond il-legislazzjoni Komunitarja dwar il-ħarsien ta' data personali.
2. L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista' jdgħajjef il-ħarsien ta':
- interessi kummerċjali ta' persuna naturali jew legali, inkluża l-proprjetà intellettwali,
- proċedimenti fil-qrati u pariri legali,
- l-iskop ta' ispezzjonijiet, invesitgazzjoni u verifiki,
jekk ma' jkunx hemm interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu.
3. Aċċess għad-dokument, miktub minn instituzzjoni għall-użu intern jew irċevut minn instituzzjoni, dwar kwistjoni fejn id-deċiżjoni ma ttiħditx mill-istituzzjoni, għandu jiġi rifjutat jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' l-istituzzjoni, jekk m'hemmx interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu.
Aċċess għad-dokument li fih opinjonijiet għall-użu intern bħala parti minn deliberazzjoni u konsultazzjonijiet preliminarji fl-istituzzjoni kkoncernat għandu jiġi rifjutat anke wara li tittieħed id-deċiżjoni jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' l-istituzzjoni, jekk m'hemmx interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu.
4. Fir-rigward ta' dokumenti ta' partijiet terzi, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta mal-parti terza bl-iskop li tagħmel stima dwar jekk tapplika eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2, jekk ikun ċar li d-dokument għandu jew m'għandux jiġi żvelat.
5. Stat Membru jista' jitlob lill-istituzzjoni sabiex ma tiżvelax dokument li ġej minn dak l-Istat Membru jekk ma' jkunx ġie miftiehem hekk minn qabel.
6. Jekk partijiet biss tad-dokument mitlub huma koperti minn xi eċċezzjoni, il-biċċiet l-oħra tad-dokument għandhom jiġu żvelati.
7. L-eċċezzjonijiet stipulati fil-paragrafi 1 sa' 3 għandhom japplikaw biss għaż-żmien li fih il-ħarsien huwa ġustifikat fuq il-bażi tal-kontenut tad-dokument. L-eċċezzjonijiet jistgħu japplikaw għal perjodu mhux itwal minn 30 sena. Fil-każ ta' dokumenti koperti mill-eċċeżżjonijiet dwar privatezza jew interessi kummerċjali u fil-każ ta' dokumenti sensittivi, l-eċċeżżjonijiet jistgħu, jekk meħtieġ, jibqgħu japplikaw wara dan il-perjodu.
Artikolu 5
Dokumenti fl-Istati Membri
Meta Stat Membru jirċievi talba għal dokument fil-pussess tiegħu, li l-origini tiegħu ġejja minn istituzzjoni, jekk m'hiex ċar li d-dokument għandu jew m'għandux jiġi żvelat, l-Istat Membru għandu jikkonsulta ma' l-istituzzjoni involuta sabiex jieħu deċiżjoni li ma jipperikolax il-kisba ta' l-għanijiet ta' dan ir-Regolament.
L-Istat Membru jista' minflok jirreferi t-talba lill-istituzzjoni.
Artikolu 6
Applikazzjonijiet
1. Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokument għandhom isiru f'xi forma miktuba, inkluża l-forma elettronika, f'waħda mill-ilsna msemmija fl-Artikolu 314 tat-Trattat tal-KE u b'mod preċiż biżżejjed sabiex tgħin lill-istituzzjoni issib id-dokument. L-applikant mhux obbligat li jagħti r-raġunijiet għall-applikazzjoni.
2. Jekk applikazzjoni m'hijiex preċiża biżżejjed, l-istituzzjoni għandha titlob lill-applikant sabiex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tgħin l-applikant f'dan il-proċess billi, per eżempju, tagħti tagħrif dwar l-użu tar-reġistri pubbliċi ta' dokumenti.
3. Fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, l-istituzzjoni involuta tista' tkellem lill-applikant b'mod informali, sabiex isibu soluzzjoni imparzjali.
4. L-istituzzjoni għandha tagħti tagħrif u għajnuna lil ċittadini dwar kif u fejn l-applikazzjonijiet għal aċċess għad-dokumenti jistgħu jsiru.
Artikolu 7
Proċessar ta' applikazzjonijiet fil-bidu
1. Applikazzjoni għall-aċċess għal dokument għandha tiġi proċessata mill-ewwel. Rikonoxximent ta' l-irċevuta għandha tintbagħat lill-applikant. Sa' 15-il jum utli mir-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub u tagħti aċċess skond l-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, f'tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u tavża l-applikant dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jagħmel jew tagħmel applikazzjoni konfermatorja skond il-paragrafu 2 ta' dan l-Artikolu.
2. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', sa 15-il jum utli minn meta jirċievi r-risposta mill-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni konfermatorja fejn jitlob lill-istituzzjoni li terġa' tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha.
3. F'każijiet eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15-il jum utli, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.
4. Nuqqas mill-istituzzjoni li tagħti twieġeb fit-terminu preskritt jagħti d-dritt lill-applikant li jagħmel applikazzjoni konfermatorja.
Artikolu 8
Proċessar ta' applikazzjonijiet konfermatorji
1. Applikazzjoni konfermatorja għandha tiġi proċessata mal-ewwel. Sa żmien 15-il jum utli mir-reġistrazzjoni ta' din l-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti l-aċċess għad-dokument mitlub u tagħti aċċess skond l-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-istituzzjoni għandha tavża l-applikant dwar ir-rimedji tiegħu jew tagħha, jiġifieri proċeduri fil-qrati kontra l-istituzzjoni u/jew ilment lill-Ombudsman, skond il-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikoli 230 u 195 tat-Trattat tal-KE, rispettivament.
2. F'każijiet eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15 il-jum utli, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati.
3. Nuqqas mill-istituzzjoni li twieġed fit-terminu stipulat għandu jitqies bħala tweġiba negattiva u jagħti d-dritt lill-applikant li jiftaħ proċedimenti fil-qrati kontra l-istituzzjoni u/jew tagħmel ilment lill-Ombudsman, taħt id-dispożizzjonijiet rilevanti tat-Trattat tal-KE.
Artikolu 9
Trattament ta' dokumenti sensittivi
1. Dokumenti sensittivi human dokumenti li ġejjin mill-istituzzjonijiet jew mill-aġenziji mwaqqfa minnhom, mill-Istati Membri, pajjiżi terzi jew Organizzazzjonijiet Internazzjonali, klassifikati bħala "TRÉS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" jew "CONFIDENTIEL" skond ir-regoli ta' l-istituzzjoni rilevanti, li jħarsu l-interessi essenzali ta' l-Unjoni Ewropea jew ta' wieħed jew aktar mill-Istati Membri tagħha fl-oqsma koperti mill-Artikolu 4(1)(a), partikolarment is-sigurtà pubblika, kwistjonijiet militari u tad-difiża.
2. Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokumenti sensittivi taħt il-proċeduri stabbiliti fl-Artikoli 7 u 8 għandhom jiġu proċessatt biss minn persuni li għandhom dritt isiru jafu dwar dawk id-dokumenti. Dawn il-persuni għandhom ukoll, mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 11(2), jagħmlu stima dwar liema referenzi għal dokumenti sensittivi jistgħu jsiru fir-reġistru pubbliku.
3. Dokumenti sensittivi għandhom jiġu reġistrati fir-reġistru jew żvelati biss bil-kunsens ta' mingħand min ġejjin.
4. Istituzzjoni li tiddeċiedi li ma tagħtix aċċess għal dokument sensittiv għandha tagħti r-raġunijiet għad-deċiżjoni tagħha b'mod li ma jagħmilx ħsara l-interessi mħarsa fl-Artikolu 4.
5. L-Istati Membri għandhom jieħdu l-miżuri xierqa sabiex jiżguraw li fl-ipproċessar ta' applikazzjonijiet għal dokumenti sensittivi jitħarsu l-prinċipji f'dan l-Artikolu u fl-Artikolu 4.
6. Ir-regoli ta' l-istituzzjonijiet dwar dokumenti sensittivi għandhom isiru pubbliċi.
7. Il-Kummissjoni u l-Kunsill għandhom javżaw lill-Parlament Ewropew dwar dokumenti sensittivi skond l-arranġamenti miftiehma bejn l-istituzzjonijiet.
Artikolu 10
Aċċess wara applikazzjoni
1. L-applikant għandu jkollu aċċess għad-dokumenti jew billi jarhom fil-post jew billi jirċievi kopja, inkluż, fejn disponibbli, kopja elettronika, skond il-preferenza ta' l-applikant. Il-miżata tal-produzzjoni u ta' l-impustar tal-kopji tista' tkun għall-applikant. Din il-miżata m'għandhiex taqbeż l-ispiża vera tal-produzzjoni u ta' l-impustar tal-kopji. Konsultazzjoni fil-post, kopji ta' inqas minn 20 paġna A4 u aċċess dirett fil-forma elettronika jew permezz tar-reġistru għandhom ikunu b'xejn.
2. Jekk dokument diġà ġie żvelat mill-istituzzjoni rilevanti u huwa faċilment aċċessibbli lill-applikant, l-istituzzjoni tista' taderixxi ma' l-obbligazzjoni li tagħti l-aċċess billi tavża 'l-applikant kif jista' jikseb id-dokument mitlub.
3. Dokumenti għadnhom jiġu forniti f'verżjoni u format eżistenti (inklużi dawk elettroniċi jew f'format alternattiva bħal Braille, tipa kbira jew tejp) b'kull kunsiderazzjoni tal-preferenza ta' l-applikant.
Artikolu 11
Reġistri
1. Sabiex id-drittijiet taċ-ċittadin taħt dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tagħti aċċess pubbliku lil reġistru ta' dokumenti. Aċċess lir-reġistru għandu jingħata fil-forma elettronika. Referenzi għal dokumenti għandhom jiddaħħlu fir-reġistru mingħajr dewmien.
2. Għal kull dokument, ir-reġistru għandhom jkollu numru ta' referenza (inkluż, fejn japplika, ir-referenza interistituzzjonali), il-materja u/jew deskrizzjoni fil-qosor tal-kontentu tad-dokument u d-data meta ġie rċevut jew miktub u reġistrat fir-reġistru. Ir-referenzi għandhom isiru b'mod li ma jagħmlux ħsara 'l-ħarsien ta' l-interessi fl-Artikolu 4.
3. L-istituzzjonijiet għandhom mal-ewwel jieħdu l-miżuri meħtieġa sabiex jistabbilixxu reġistru li għandu jkun operazzjonali sat-3 Ġunju 2002.
Artikolu 12
Aċċess dirett f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru
1. L-istituzzjonijiet għandhom, sa' fejn possibbli jagħmlu dokumenti direttament aċċessibbli lill-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru skond ir-regoli ta' l-istituzzjoni involuta.
2. B'mod partikolari, dokumenti legislattivi, jiġifieri, dokumenti miktuba jew irċevuti waqt proċeduri għall-adozzjoni ta' atti vinkolanti ġo jew għall-Istati Membri, għandhom, bla ħsara lill-Artikoli 4 u 9, ikunu direttament aċċessibbli.
3. Fejn possibbli, dokumenti oħra, partikolarment dokumenti dwar l-iżvilupp ta' politika jew strateġija, għandhom ikunu direttament aċċessibbli.
4. Meta aċċess dirett ma jingħatax permezz tar-repistru, ir-reġistrtur għandhu, sa fejn hu possibli, jindika fejn ikun id-dokument.
Artikolu 13
Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali
1. Flimkien ma' l-atti msemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat tal-KE u fl-ewwel paragrafu ta' l-Artikolu 163 tat-Trattat ta' Euratom, id-dokumenti li ġejjin, bla ħsara lill-Artikoli 4 u 9 ta' dan ir-Regolament, għandhom jiġu ppublikati fil-Ġurnal Uffiċjali:
(a) proposti tal-Kummissjoni;
(b) posizzjonijiet komuni adottati mill-Kunsill skond il-proċedura msemmija fl-Artikoli 251 u 252 tat-Trattat tal-KE u r-raġunijiet għal dawk il-posizzjonijiet komuni, kif ukoll il-posizzjonijiet tal-Parlament Ewropew f'dawn il-proċeduri;
(ċ) il-qafas tad-deċiżjonijiet u deċiżjonijiet msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE;
(d) konvenzjonijiet imwaqqfa mill-Kunsill skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE;
(e) konvenzjonijiet iffirmati bejn l-Istati Membri fuq il-bażi ta' l-Artikolu 293 tat-Trattat tal-KE;
(f) ftehim internazzjonali konklużi mill-Komunità jew skond l-Artikolu 24 tat-Trattat ta' l-UE.
2. Sa' fejn hu possibbli, id-dokumenti li ġejjin għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali:
(a) inizjattivi preżentati lill-Kunsill minn Stat Membru skond l-artikolu 67(1) tat-Trattat tal-KE jew skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE;
(b) posizzjonijiet komuni msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE;
(ċ) direttivi ħlief dawk msemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat tal-KE, deċiżjonijiet ħlief dawk imsemmija fl-Artikolu 254(1) tat-Trattat tal-KE, rakomandazzjonijiet u opinjonijiet.
3. Kull istituzzjoni tista' fir-regoli tal-proċedura tagħha tistabbilixxi liema aktar dokumenti għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali.
Artikolu 14
Tagħrif
1. Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tavża l-pubblika dwar id-drittijiet li għandhom taħt dan ir-Regolament.
2. L-Istati Membri għandhom jikkoperaw ma' l-istituzzjonijiet fl-għotja ta' tagħrif liċ-ċittadini.
Artikolu 15
Prattika amministrattiva fl-istituzzjonijiet
1. L-istituzzjonijiet għandhom jiżviluppaw prattiċi amministrattivi tajbin sabiex jiffaċiltaw l-eżerċizzju tad-dritt ta' l-aċċess garantit minn dan ir-Regolament.
2. L-istituzzjonijiet għandhom iwaqqfu kumitat interistituzzjonali sabiex jeżamina l-aħjar prattika, jindirizza kunflitti li jistgħu jinqalgħu u jiddiskuti żvilupp futuri dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti.
Artikolu 16
Riproduzzjoni ta' dokumenti
Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għal regoli fis-seħħ li jistgħu jillimitaw id-dritt ta' parti terza li tirriproduċi jew li tisfrutta dokumenti żvelati.
Artikolu 17
Rapporti
1. Kull istituzzjoni għandha tippubblika ta' kull sena rapport għas-sena ta' qabel inklużi n-numru ta' każijiet fejn l-istituzzjoni rrifjutat li tagħti aċċess għal dokumenti, ir-raġunijiet għal dawn ir-rifjuti u n-numru ta' dokumenti sensittivi mhux reġistrati fir-reġistru.
2. Sal-31 ta' Jannar 2004 l-aktar tard, il-Kummissjoni għandha tippubblika rapport dwar l-implimentazzjoni tal-prinċipji ta' dan ir-Regolament u għandha tagħmel rakomandazzjonijiet, li jinkludu, jekk ikunu xierqa, proposti għar-reviżjoni ta' dan ir-Regolament u programm ta' azzjoni ta' miżuri li għandhom jittieħdu mill-istituzzjonijiet.
Artikolu 18
Miżuri ta' applikazzjoni
1. Kull istituzzjoni għandha tadatta r-regoli ta' proċedura tagħha għad-dispożizzjonijiet ta' dan ir-Regolament. L-adattamenti għandhom jidħlu fis-seħħ mit-3 ta' Diċembru 2001.
2. Fi żmien sitt shur mid-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 ta' l-1 ta' Frar 1983 dwar il-ftuħ lill-pubbliku ta' l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u tal-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika [6] ma' dan ir-Regolament sabiex tiżgura, sa' fejn possibbli, il-preservazzjoni u l-arkivjar ta' dokumenti.
3. Fi żmien sitt xhur tad-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-regoli fis-seħħ dwar aċċess ta' dokumenti ma' dan ir-Regolament.
Artikolu 19
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Għandu jibda japplika mit-3 ta' Diċembru 2001.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, it-30 ta' Mejju 2001.