VERORDNUNG (EG) Nr. 1663/95 DER KOMMISSION vom 7. Juli 1995 mit Durchführungsbestimmungen zu der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates bezüglich des Rechnungsabschlußverfahrens des EAGFL, Abteilung Garantie
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EWG) Nr. 729/70 des Rates vom 21. April 1970 über die Finanzierung der gemeinsamen Agrarpolitik (1), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 (2), insbesondere auf Artikel 4 Absatz 6 und Artikel 5 Absatz 3,
in Erwägung nachstehender Gründe:
Die Reform des Rechnungsabschlußverfahrens, die durch die Verordnung (EG) Nr. 1287/95 in Kraft gesetzt wurde, sieht den Erlaß von Durchführungsbestimmungen in bezug auf die Zulassung der Zahlstellen und die Bescheinigung und den Abschluß der Jahresrechnungen vor.
Die Zahl der vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Maßnahmen ist in den letzten Jahren stark gestiegen; auch die Art dieser Maßnahmen hat sich geändert. Das gleiche gilt für die Methoden der Informationsaufzeichnung und -übermittlung. Deshalb müssen Art und Inhalt der Informationen überprüft werden, die der Kommission für die Zwecke des Rechnungsabschlusses zu übermitteln sind.
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 der Kommission (3), zuletzt geändert durch die Verordnung (EWG) Nr. 295/88 (4) ist daher aufzuheben.
Der Verwaltungsausschuß des EAGFL hat nicht innerhalb der ihm von seinem Vorsitzenden gesetzten Frist Stellung genommen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
(1) Die beschränkte Zahl an zuzulassenden Zahlstellen gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird von dem Mitgliedstaat im Einvernehmen mit der Kommission festgelegt. Die Kommission kann insbesondere Einwände geltend machen, die sich auf die Anzahl der Zahlstellen und deren Auswirkungen auf die Einhaltung der in Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der genannten Verordnung festgelegten Fristen sowie auf die Transparenz der Kontrollen der Arbeitsweise des Fonds beziehen. Die Kommission unterrichtet die Mitgliedstaaten über die in allen Mitgliedstaaten zugelassen Zahlstellen.
(2) Für jede Zahlstelle übermittelt der Mitgliedstaat der Kommission die Bezeichnung der Stelle bzw. der Stellen, die die Zulassung erteilen und entziehen und die auch die Frist festsetzen, innerhalb deren die notwendigen Anpassungen im Sinne des Artikels 4 Absatz 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 durchzuführen sind ("zuständige Behörde").
(3) Vor der Zulassung vergewissert sich die zuständige Behörde, ob die verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren der betreffenden Einrichtung die Anforderungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 erfuellen. Die Mitgliedstaaten legen die von den zuständigen Behörden anzuwendenden Zulassungskriterien fest, die die im Anhang angegebenen Orientierungen der Kommission berücksichtigen. Bei Nichteinhaltung einer für den Geschäftsablauf der Zahlstelle wichtigen Bedingungen findet Artikel 4 Absatz 4 der Verordnung Anwendung.
Der Zulassungsentscheidung geht eine Prüfung voraus, die sich auf die verwaltungs- und buchungstechnischen Bedingungen bezieht, einschließlich derjenigen, welche die Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventionsläger und die wiedereinzuziehenden Beträge schützen sollen. Die Prüfung umfaßt insbesondere die im Zusammenhang mit den Ausgaben des EAGFL, Abteilung Garantie, bestehenden Verfahren für die Ausführung der Zahlungen, den Schutz der Kassenmittel, die Sicherheit der EDV-Systeme, die Führung der Bücher, die interne Aufgabenverteilung und die Zweckmäßigkeit der internen und externen Kontrollen.
(4) Hat sich die zuständige Behörde davon überzeugt, daß die überprüfte Zahlstelle alle wichtigen Anforderungen erfuellt, so spricht sie die Zulassung aus. Andernfalls übermittelt sie der Zahlstelle Weisungen bezüglich der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren, insbesondere zu den Voraussetzungen, die die Zahlstelle vor ihrer Zulassung erfuellen muß. Während der erforderlichen Anpassungen der verwaltungs- und buchungstechnischen Verfahren kann die Zulassung je nach der Schwierigkeit des Problems befristet erfolgen.
(5) Im Fall des Entzugs einer Zulassung bestimmt der Mitgliedstaat entsprechend den Bestimmungen des Artikels 4 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 und der vorstehenden Absätze 3 und 4 eine andere Zahlstelle und sorgt dafür, daß Zahlungen an die Begünstigten nicht unterbrochen werden.
(6) Die Zulassungsurkunde besteht in einer schriftlichen Bestätigung, daß die betreffende Einrichtung den Zulassungskriterien entspricht. Gegebenenfalls muß aus der Urkunde hervorgehen, welche Anpassungen in welcher Frist vorzunehmen sind. Die Zulassungsurkunde wird der Kommission übermittelt.
(7) Die Mitteilung gemäß Artikel 4 Absatz 3 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 wird umgehend nach der erstmals erfolgten Zulassung übermittelt und enthält für jede Zahlstelle folgende Angaben:
- die ihr übertragenen Zuständigkeiten,
- die interne Aufgabenverteilung,
- ihre Beziehungen zu anderen öffentlichen oder privaten Stellen, die ebenfalls in Teilbereichen für die Durchführung von Maßnahmen zuständig sind, für die Ausgaben an den EAGFL, Abteilung Garantie, gemeldet werden,
- die Verfahren zur Annahme und Prüfung der Anträge, zur Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Ausgaben,
- die Vorschriften zur internen Revision.
Die im Fall der Anwendung des Artikels 4 Absatz 4 der genannten Verordnung zu übermittelnden Informationen enthalten insbesondere Angaben zu allen Weisungen über die verwaltungs- und buchungstechnisch zu treffenden Maßnahmen und zu den Anpassungen, die die Zahlstelle vornehmen muß, um den Entzug der Zulassung zu vermeiden, sowie die dafür vorgesehene Frist.
Artikel 2
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehene Koordinierungsstelle fungiert als einziger Ansprechpartner des Mitgliedstaats gegenüber der Kommission bei allen die Abteilung Garantie des EAGFL betreffenden Fragen; sie hat zur Aufgabe,
- die Texte und die diesbezüglichen Leitlinien der Gemeinschaft den einzelnen Zahlstellen und den für ihre Durchführung zuständigen Verwaltungen zu übermitteln,
- ihre einheitliche Anwendung zu fördern,
- die in dieser und in der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 vorgesehenen Informationen der Kommission zuzuleiten,
- sämtliche Buchführungsdaten, die die Kommission für Statistik- und Kontrollzwecke benötigt, für die Kommission bereitzustellen.
Das bei den Zahl- und Bewilligungsstellen in Dokumentarform vorliegende Material muß der Kommission nicht übermittelt werden; diese Informationen sind jedoch von den Zahl- oder Bewilligungsstellen bereitzuhalten. Eine Zahlstelle kann die Rolle einer Koordinierungsstelle übernehmen, sofern diese beiden Aufgaben voneinander getrennt bleiben. Bei der Erfuellung ihrer Aufgaben kann die Koordinierungsstelle entsprechend den einzelstaatlichen Verfahren die Hilfe anderer Einrichtungen oder Behörden in Anspruch nehmen, insbesondere solche, die für Fragen der Rechnungsführung oder technische Fragen zuständig sind.
(2) Der Mitgliedstaat übermittelt der Kommission die Angaben über die Bezeichnung und die Satzung der Koordinierungsstelle sowie die verwaltungs-, buchungstechnischen und die interne Kontrolle betreffenden Bedingungen, unter denen diese Tätigkeiten ausgeübt werden.
(3) Die Kommission teilt den Mitgliedstaaten innerhalb von drei Monaten nach Inkrafttreten dieser Verordnung und nach Anhörung des Fonds-Ausschusses mit, welche Form und welchen Inhalt die in Absatz 1 genannten Buchführungsdaten haben müssen. Etwaige Änderungen werden den Mitgliedstaaten binnen drei Monaten nach dem Ereignis mitgeteilt, das für diese Änderungen ursächlich ist; die Mitgliedstaaten müssen die entsprechenden Änderungen innerhalb einer nach Anhörung des Fonds-Ausschusses von der Kommission festzusetzenden Frist übernehmen.
Artikel 3
(1) Die Bescheinigung, auf die in Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 Bezug genommen wird, muß von einer Dienststelle oder einer Einrichtung ausgestellt werden, die die fachlichen Voraussetzungen aufweist. Diese Stelle muß von der Zahl- und der Koordinierungsstelle funktionell unabhängig sein (bescheinigende Stelle).
Der Bescheinigung geht eine Prüfung der Verfahren und eine Stichprobe von Geschäftsvorgängen voraus. Sie erstreckt sich auf die Übereinstimmung der Zahlungen mit den Gemeinschaftsvorschriften nur insoweit, als es sich um die Angemessenheit der Verwaltungsstrukturen der Zahlstelle handelt, durch die sichergestellt werden soll, daß die Einhaltung der Vorschriften vor der Ausführung einer Zahlung kontrolliert worden ist.
Die bescheinigende Stelle führt ihre Prüfungen nach international anerkannten Prüfungsstandards durch. Die Prüfungen werden sowohl während als auch nach dem Ende eines Rechnungsjahres vorgenommen. Die bescheinigende Stelle erstellt bis zum 31. Januar des jeweiligen folgenden Jahres die Bescheinigung sowie einen Bericht über ihre Feststellungen, aus dem insbesondere hervorgeht, ob ausreichend gewährleistet ist, daß die der Kommission zu übermittelnden Rechnungen richtig, vollständig und genau sind und ob das interne Kontrollsystem zufriedenstellend funktioniert hat.
(2) Wird mehr als eine Zahlstelle zugelassen, so kann der Mitgliedstaat, vorausgesetzt, er erhält hinreichende Gewähr, daß Umfang und Standard der durchgeführten Prüfungen den Anforderungen des Absatzes 1 entsprechen, sich auf die Bescheinigungen der Rechnungen stützen, die von den Stellen ausgestellt wurden, die ihrerseits Bescheinigungen für die Rechnungen der jeweiligen Zahlstellen ausgestellt haben.
(3) Der Prüfungsbericht gemäß Absatz 1 soll darüber Auskunft geben,
- ob die Verfahren der Zahlstellen unter Berücksichtigung der Zulassungskriterien ausreichende Gewähr dafür bieten, daß die zu Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften erfolgt sind, und bzw. welche Empfehlungen zur Systemverbesserung gemacht wurden,
- ob die Jahresrechnungen gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) mit den Büchern und Aufzeichnungen der Zahlstellen übereinstimmen,
- ob die Ausgabenübersichten und die Aufzeichnungen über Lagerhaltungsvorgänge gemäß Artikel 5 die zu Lasten des Fonds finanzierten Maßnahmen vollständig, richtig und genau wiedergeben,
- ob die finanziellen Interessen der Gemeinschaft in bezug auf die Vorschußzahlungen, die Sicherheitsleistungen, die Interventionsläger, die Einnahmen und die wiedereinzuziehenden Beträge in geeigneter Weise geschützt werden,
- ob an Zahlstellen gerichtete Prüfungsempfehlungen zur Verbesserung der Systeme befolgt worden sind.
Dem Prüfungsbericht sind Angaben über Anzahl und Qualifikation des Prüfpersonals, durchgeführte Arbeiten, Anzahl der überprüften Geschäftsvorgänge, die Repräsentativität der geprüften Ausgaben und die erhaltene Aussagesicherheit, die festgestellten Schwachstellen und die ausgesprochenen Verbesserungsvorschläge beizufügen. Auch sind Angaben beizufügen über die Maßnahmen sowohl der bescheinigenden Stelle als auch etwaiger weiterer Prüfungsorgane innerhalb und außerhalb der Zahlstellen, aus denen die bescheinigende Stelle ihre Gewißheit in bezug auf die geschilderten Sachverhalte bezieht.
Artikel 4
(1) Für den Rechnungsabschluß gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 übermitteln die Mitgliedstaaten der Kommission folgende Unterlagen:
a) die Jahresrechnungen über die Ausgaben zu Lasten des EAGFL, Abteilung Garantie, sowie die von den einzelnen Dienststellen oder Einrichtungen gemäß Artikel 5 Absatz 1 der genannten Verordnung erstellten Berichte;
b) die Bescheinigungen und Berichte der bescheinigenden Stelle oder Stellen.
(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sollen der Kommission in vierfacher Ausfertigung bis zum 10. Februar des Jahres zugehen, das auf das betreffende Haushaltsjahr folgt.
(3) Auf Verlangen der Kommission oder auf Initiative des Mitgliedstaats können der Kommission zusätzliche Informationen im Zusammenhang mit dem Rechnungsabschluß bis zu einem Termin übermittelt werden, der von ihr unter Berücksichtigung des für die Erstellung der Informationen erforderlichen Arbeitsaufwands festgesetzt wird. Gehen ihr diese Informationen nicht zu, so kann die Kommission die Rechnungsabschlußentscheidung auf der Grundlage der ihr zu dem betreffenden Termin vorliegenden Informationen annehmen.
(4) Die Kommission kann in begründeten Fällen Verzögerungen bei der Übermittlung der Informationen akzeptieren, wenn diese der Kommission vor Ablauf der Frist mitgeteilt werden.
Artikel 5
(1) Die in Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) genannten Jahresrechnungen umfassen:
a) die Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Posten und Unterposten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften,
b) eine Übersicht über die Interventionsmaßnahmen sowie eine Aufstellung über Umfang und Lagerort der Interventionsbestände zum Ende des Rechnungsjahres,
c) Informationen über Ausgaben bzw. eine Bestätigung, daß die entsprechenden Angaben in rechnergestützten Dateien zur Verfügung der Kommission gehalten werden,
d) eine Bestätigung, daß alle Daten über die Zu- und Abgänge der Interventionsläger in den Büchern der Zahlstelle registriert werden,
e) Erklärungen für etwaige Unterschiede zwischen den in der Jahresrechnung gemeldeten Ausgaben und den Ausgaben, die für denselben Zeitraum in den Unterlagen gemäß Artikel 3 Absatz 5 der Verordnung (EWG) Nr. 2776/88 der Kommission (5) gemeldet und gemäß Artikel 9 Absatz 7 derselben Verordnung berichtigt worden sind.
(2) Die Berichte gemäß Artikel 4 Absatz 1 Buchstabe a) dieser Verordnung enthalten, für jede Zahl- und Koordinierungsstelle, folgende Informationen:
- Angaben zu außergewöhnlichen Vorgängen oder besonderen technischen Schwierigkeiten, die in dem betreffenden Haushaltsjahr aufgetreten sind,
- jede wichtige, seit Übermittlung des letzten Berichts eingetretene Änderung der Informationen gemäß Artikel 1 Absatz 7.
Artikel 6
Die Unterlagen zu den vom EAGFL, Abteilung Garantie, finanzierten Ausgaben und den wiedereinzuziehenden Beträgen werden nach dem Jahr, in dem die Kommission die Rechnungen für ein bestimmtes Haushaltsjahr abschließt, noch mindestens drei Jahre lang zur Verfügung der Kommission gehalten. Ist eine Rechnungsabschlußentscheidung Gegenstand eines Verfahrens vor dem Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften, so sind die Unterlagen bis zu einem Jahr nach Abschluß dieses Verfahrens zur Verfügung zu halten.
Artikel 7
(1) Die Rechnungsabschlußentscheidung gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe b) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 bestimmt die vom EAGFL zur Finanzierung anzuerkennenden Ausgaben, die während des betreffenden Haushaltsjahrs von dem jeweiligen Mitgliedstaat getätigt wurden. Sie greift späteren Entscheidungen gemäß Absatz 2 Buchstabe c) dieses Artikels nicht vor.
Die sich aus der obigen Entscheidung ergebenden Beträge, die entweder dem Mitgliedstaat zu erstatten oder anzulasten sind, werden durch Abzug der für das betreffende Haushaltsjahr geleisteten Vorschüsse von den Gesamtausgaben gemäß dem ersten Unterabsatz ermittelt. Diese Beträge werden durch Verminderung bzw. Erhöhung der Vorschüsse des zweiten Monats, der auf den Monat folgt, in dem die Rechnungsabschlußentscheidung rechtswirksam wurde, berücksichtigt.
(2) Die Kommission teilt den betroffenen Mitgliedstaaten vor dem 31. März des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, die Ergebnisse ihrer Überprüfungen der von den Mitgliedstaaten vorgelegten Informationen zusammen mit etwaigen Änderungsvorschlägen mit.
(3) Kann die Kommission aus Gründen, die von dem Mitgliedstaat zu vertreten sind, die Rechnungen nicht vor dem 30. April des folgenden Jahres abschießen, so benachrichtigt sie den Mitgliedstaat über die gemäß Artikel 9 der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 zusätzlich durchzuführenden Untersuchungen.
Artikel 8
(1) Kommt die Kommission aufgrund von Nachforschungen zu dem Schluß, daß bestimmte Ausgaben nicht in Übereinstimmung mit den Gemeinschaftsvorschriften getätigt wurden, so teilt sie dem betreffenden Mitgliedstaat ihre Feststellungen mit und gibt die zu treffenden Korrekturmaßnahmen, die künftig die Beachtung der vorgenannten Vorschriften sicherstellen sollen, sowie eine Schätzung der Beträge an, die möglicherweise gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 ausgeschlossen werden. Diese Mitteilung muß auf die vorliegende Verordnung Bezug nehmen. Der Mitgliedstaat antwortet innerhalb von zwei Monaten, und die Kommission kann ihren Standpunkt dementsprechend ändern. In begründeten Fällen kann sie einer Verlängerung der Frist zur Beantwortung zustimmen.
Nach Ablauf dieser Frist führt die Kommission bilaterale Gespräche; beide Parteien versuchen einvernehmlich die zu ergreifenden Maßnahmen festzulegen. Anschließend teilt die Kommission dem Mitgliedstaat förmlich ihre Schlußfolgerungen unter Bezugnahme auf die Entscheidung 94/442/EG der Kommission (6) mit.
(2) Die Entscheidungen gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 sind nach Prüfung der von der Schlichtungsstelle gemäß der Entscheidung 94/442/EG erstellten Berichte zu treffen.
(3) Die gemäß Artikel 5 Absatz 2 Buchstabe c) der Verordnung (EWG) Nr. 729/70 auszuschließenden Ausgaben werden von den Vorschüssen der Ausgaben des zweiten Monats abgezogen, der dem Monat der Entscheidung folgt. Auf Antrag des Mitgliedstaats kann die Kommission indessen nach Anhörung des Fonds-Ausschusses in durch die Höhe der Ausgaben begründeten Fällen auch andere Daten festlegen.
Artikel 9
Die Verordnung (EWG) Nr. 1723/72 wird zum 16. Oktober 1995 aufgehoben.
Sie bleibt jedoch auf die Rechnungsabschlüsse bis zum EAGFL-Haushaltsjahr 1995 anwendbar.
Artikel 10
Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.
Sie gilt ab dem am 16. Oktober 1995 beginnenden Haushaltsjahr.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 7. Juli 1995
Ir-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 1663/95
tas-7 ta' Lulju 1995
li jistabbilixxi regoli ddettaljati sabiex jiġi applikat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 li jirrigwarda l-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet tat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 tal-21 ta' April 1970 dwar il-finanzjament tal-politika komuni agrikola [1], kif l-aħħar emendat bir-Regolament (KE) Nru 1287/95 [2], u b'mod partikolari l-Artikoli 4 (6) u 5(3) tiegħu,
Billi r-riforma tal-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet, imdaħħla fis-seħħ bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1287/95, jipprovdi sabiex jiġu stabbiliti regoli ddettaljati rigward iċ-ċertifikazzjoni u l-verifikar tal-kontijiet annwali ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati;
Billi l-bidliet fin-numru u n-natura tal-miżuri ffinanzjati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG, flimkien mal-bidliet fil-metodi tat-teknika dwar ir-reġistrazzjoni u t-trasmissjoni tat-tagħrif, huma hekk illi jeħtieġu reviżjoni tan-natura u l-kontenut tat-tagħrif li jrid jiġi pprovvdut lill-Kummissjoni bl-għan tal-verifikar tal-kontijiet;
Billi r-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 1723/72 [3], kif l-aħħar emendat bir-Regolament (KEE) Nru 295/88 [4], għandu għalhekk jiġi mħassar;
Billi l-Kumitat tal-FAEGG ma tax opinjoni fil-limitu taż-żmien stabbilit mill-President tiegħu,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
L-Artikolu 1
1. Il-limitu għan-numru ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati minn kull Stat Membru, skond l-Artikolu 4 (2) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70, għandu jiġi stabbilit mill-Istat Membru wara li jikkonsulta lill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista' b'mod partikolari tagħmel magħruf kull ostaklu li jippreżenta dan in-numru sabiex jitħares il-limitu taż-żmien stabbilit fl-Artikolu (5) ta' dan ir-Regolament, u għat-trasparenza tal-kontrolli dwar il-ħidma tal-Fond. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-Kumitat tal-Fond ta' l-aġenziji tal-ħlas akkreditati fl-Istati Membri kollha.
2. Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istat Membru għandu jgħarraf lill-Kummissjoni dwar l-awtoritajiet ("l-awtorità kompetenti") li joħorġu u jirtiraw l-akkreditazzjoni, u li jistabbilixxu l-perijodu taż-żmien permess għal kull aġġustament meħtieġ fit-tifsira ta' l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70.
3. Qabel ma tiġi akkreditata kull aġenzija tal-ħlas, l-awtorità kompetenti għandha tkun sodisfatta illi l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità tal-korp interessat joffru l-garanziji referiti fl-Artikolu 4 (1) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70. Il-kriterji għandhom jiġu stabbiliti mill-Istat Membru u applikati mill-awtorità kompetenti bl-għan ta' l-akkreditazzjoni, filwaqt li jitqiesu l-linji gwida tal-Kummissjoni għal dawn il-kriterji kif stabbiliti fl-Anness. In-nuqqas li tintlaħaq kull kriterja ta' relevanza sinifikanti għall-ħidmiet ta' l-aġenzija tal-ħlas għandhom iwasslu sabiex jiġi applikat l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament imsemmi hawn fuq.
Id-deċiżjoni dwar l-akkreditazzjoni għandha tittieħed fuq il-bażi ta' eżami li jkopri l-kondizzjonijiet amministrattivi tal-kontabbilità, inklużi dawk adottati sabiex jipproteġu l-interessi Komunitarji rigward l-avvanzi mħallsa, il-garanziji miksuba, il-ħażniet ta' l-intervent u l-ammonti li jridu jinġabru. L-eżami għandu jinkludi, b'mod partikolari, l-arranġamenti li jirrigwardaw l-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet, is-salvagwardja tat-teżor, is-sigurtà tas-sistemi tal-komputerizzazzjoni, il-manutenzjoni tar-reġistri tal-kontabbilità, it-tqassim tad-dmirijiet u l-adegwatezza tal-kontrolli kemm interni u kemm esterni, rigward it-transazzjonijiet iffinanzjati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG.
4. Jekk l-awtorità kompetenti tkun sodisfatta illi l-aġenzija tal-ħlas eżaminata tħares il-ħtiġijiet kollha relevanti, għandha tipproċedi bl-akkreditazzjoni tagħha. Jekk le, għandha tindirizza lill-aġenzija tal-ħlas istruzzjonijiet li għandhom x'jaqsmu ma' l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità, u b'mod partikolari dwar kull kondizzjoni illi l-aġenzija tal-ħlas hija meħtieġa li twettaq qabel tista' tingħata l-akkreditazzjoni. L-akkreditazzjoni tista' tingħata proviżorjament għal perjodu taż-żmien sabiex tiġi ffissata skond kif ikollha x'taqsam il-gravità tal-problema sakemm tiġi implimentata kull bidla meħtieġa fl-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità.
5. Jekk l-akkreditazzjoni tiġi rtirata, l-Istat Membru għandu jinnomina aġenzija oħra tal-ħlas skond il-kondizzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 u fil-paragrafi 3 u 4 ta' dan l-Artikolu u jiżgura illi l-ħlasijiet lill-benefiċjarji ma jiġux interrotti.
6. L-att ta' l-akkreditazzjoni għandu jikkonsisti f'konferma bil-miktub illi l-korp jilħaq il-kriterji għall-akkreditazzjoni, u meta relevanti għandu jistabbilixxi l-istruzzjonijiet dwar il-bdil u l-perijodu taż-żmien stabbilit. Dan għandu jiġi kkomunikat lill-Kummissjoni.
7. Il-komunikazzjoni pprovvduta skond l-Artikolu 4 (3) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandha tiġi pprovduta meta l-aġenzija tal-ħlas tkun l-ewwel akkreditata, u għandha tiġi akkumpanjata bit-tagħrif li ġej rigward kull aġenzija tal-ħlas:
- ir-responsabbiltajiet investiti fiha,
- l-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet bejn id-dipartimenti tagħha,
- ir-relazzjoni tagħha ma' korpi oħra, pubbliċi jew privati, li jġorru wkoll uħud mir-responsabilitajiet sabiex jitwettqu l-miżuri li dwarhom timponi nefqa lill-Fond,
- il-proċeduri li bihom jiġu rċevuti, ivverifikati u vvalidati l-pretensjonijiet mill-benefiċjarji, u li bihom in-nefqa tiġi awtrorizzata u mħallsa u spjegata,
- id-disposizzjonijiet għal verifiki interni.
It-tagħrif li jrid jiġi pprovvdut fejn japplika l-Artikolu 4 (4) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jinkludi l-istruzzjonijiet kollha dwar l-arranġamenti amministrattivi u tal-kontabbilità, u għall-adattamenti li l-aġenzija tal-ħlas teħtieġ li twettaq sabiex tevita l-irtirar ta' l-akkreditazzjoni, u l-perjodu taż-żmien permess għall-implimentazzjoni.
L-Artikolu 2
1. Il-"korp ta' koordinament" referit fl-Artikolu 4 (1)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jaġixxi bħala r-rappreżentant waħdieni ta' l-Istat Membru quddiem il-Kummissjoni rigward il-kwistjonijiet kollha li għandhom x'jaqsmu mat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG li tirrigwarda:
- it-tqassim tat-testi u l-linji gwida Komunitarji li għandhom x'jaqsmu magħhom l-aġenziji varji tal-ħlas u dawk il-korpi responsabbli mill-implimentazzjoni tagħhom,
- il-promozzjoni u l-applikazzjoni armonizzata tagħhom,
- il-komunikazzjoni lill-Kummissjoni tat-tagħrif stipulat f'dan ir-Regolament u fir-Regolament (KEE) Nru 729/70,
- iż-żamma għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni reġistrazzjoni sħiħa tat-tagħrif kollu dwar il-kontabbilità kollha meħtieġa għall-għanijiet ta' l-istatistika u ta' kontrol.
Mhux meħtieġ li jintbagħat lill-Kummissjoni t-tagħrif miżmum f'għamla dokumentarja mill-aġenziji tal-ħlas jew mill-korpi ta' l-awtorizzazzjoni: dan it-tagħrif għandu, madanakollu, jinżamm disponibbli mill-aġenziji tal-ħlas jew mill-korpi ta' l-awtorizzazzjoni. Aġenzija tal-ħlas għandha twettaq irwol ta’korp ta’koordinament sakemm iż-żewġ responsabbiltajiet jinżammu mifruda minn xulxin. Fit-twettiq tax-xogħlijiet tiegħu, il-korp ta' koordinament għandu, skond il-proċeduri nazzjonali, jaqa' fuq korpi oħra amministrattivi jew dipartimenti oħra, b'mod partikolari dawk b'esperti tekniċi jew tal-kontabbilità.
2. L-Istat Membru għandu jikkomunika lill-Kummissjoni tagħrif li jinteressa l-isem u l-konstituzzjoni miktuba tal-korp ta' koordinament, u l-kondizzjonijiet amministrattivi, tal-kontabbilità u tal-kontrolli interni li għandhom x'jaqsmu mal-ħidma tiegħu.
3. L-għamla u l-kontenut tat-tagħrif dwar il-kontabbilità reiferiti fil-paragrafu 1 għandhom jiġu stabbiliti mill-Kummissjoni wara li tikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond, u jiġi trasmess lill-Istati Membri fi żmien tliet xhur mid-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament. Kull modifika għandha tiġi kkomunikata lill-Istati Membri fi żmien tliet xhur mill-avveniment li joħloq din il-modifika u l-Istati Membri għandhom jimplimentaw kull modifika meħtieġa mis-sistemi tagħhom tat-tagħrif fi żmien limitat li jrid jiġi ffissat mill-Kummissjoni wara li tikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond.
L-Artikolu 3
1. Iċ-ċertifikat referit fl-Artikolu 5 (1)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jiġi stabbilit mid-dipartiment jew mill-korp li jaħdmu indipendentement mill-aġenziji tal-ħlas u ta' koordinament u li għandu l-vokazzjoni teknika (korp li joħroġ iċ-ċertifikati).
Iċ-ċertifikat għandu jkun ibbażat fuq eżami tal-proċeduri u minn kampjun tat-transazzjonijiet. Għandu jkopri t-tħaris tal-ħlasijiet mar-regoli Komunitarji biss rigward il-kapaċità ta' l-istrutturi amministrattivi ta' l-aġenziji tal-ħlas li jiżguraw illi dan it-tħaris ikun ġie kkontrollat qabel ma' jkun sar il-ħlas.
Il-korp li joħroġ iċ-ċertifikati għandu jmexxi l-eżami tiegħu skond standards ta' kontabbilità aċċettati internazzjonalment. Il-kontrolli għandhom jiġu midħula għalihom kemm matul u kemm fit-tmiem ta' kull sena finanzjarja. Qabel il-31 ta' Jannar tas-sena li tiġi wara, il-korp li joħroġ iċ-ċertifikati għandu jfassal iċ-ċertifikat kif ukoll rapport dwar is-sejbiet tiegħu li għandhom b'mod partikolari jiddikjaraw jekk ikun kiseb assikurazzjoni raġjonevoli illi l-kontijiet li jridu jiġu trasmessi lill-Kummissjoni humiex veri, kompletati u eżatti, u li l-proċeduri tal-kontrolli interni jkunu ħadmu b'mod sodisfaċenti.
2. Fejn tkun akkreditata iktar minn aġenzija waħda tal-ħlas, l-Istat Membru jista' jserraħ fuq dikjarazzjonijiet maħruġa mid-dipartimenti jew il-korpijiet li jkunu ċċertifikaw il-kontijiet ta' l-aġenziji rispettivi tal-ħlas, sakemm jirċievi l-assigurazzjonijiet illi l-iskop u l-istandards tal-verifiki mwettqa kienu ekwivalenti għall-ħtiġijiet stabbiliti fil-paragrafu 1.
3. Ir-rapport referit fil-paragrafu 1 għandu jiddikjara:
- jekk il-proċeduri ta' l-aġenziji tal-ħlas, b'rigward partikolari għall-kriterja ta' l-akkreditazzjoni, humiex hekk illi jagħtu assigurazzjoni raġjonevoli illi l-ħidmiet addebitati lill-Fond jikkonformaw mar-regoli Komunitarji, u liema rakkomandazzjonijiet saru għalbiex jitjiebu s-sistemi,
- jekk il-kontijiet annwali referiti fl-Artikolu 4 (1) (a) ta' dan ir-Regolament humiex skond il-kotba tal- kontijiet u r-reġistrazzjonijiet ta' l-aġenziji tal-ħlas,
- jekk id-dikjarazzjonijiet tan-nefqa u l-ħidmiet ta' intervent ipprovvduti fl-Artikolu 5 humiex reġistrazzjoni materjalment vera, kompletata u eżżatta tal-ħidmiet addebitati għall-Fond,
- jekk l-interessi finanzjarji Komunitarji humiex protetti kif xierqa rigward l-avvanzi mħallsa, il-garanziji miksuba, il-ħażniet ta' l-intervent u l-ammonti li jridu jinġabru,
- jekk ir-rakkomandazzjonijiet dwar it-titjib tas-sistemi indirizzati lill-aġenzija tal-ħlas ġewx segwiti.
Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat mit-tagħrif dwar in-numru u l-kwalifiki tal-personal li jindaħal biex jagħmel il-verifika, dwar ix-xogħol magħmul, dwar in-numru tat-transazzjonijiet eżaminati, dwar il-livell ta' materjalità u l-fiduċja miksuba, dwar id-dgħjufija misjuba u r-rakkomandazzjonijiet magħmula għat-titjib, u dwar il-ħidmiet kemm tal-korpi li joħorġu ċ-ċertifikati u kemm tal-korpi rispettivi l-oħra tal-verifika, interni u esterni rigward l-aġenziji tal-ħlas, li minn parti jew mill-intier ta' l-assigurazzjoni tal-korp li joħroġ iċ-ċertifikat, inkisbu l-materji rrappurtati.
L-Artikolu 4
1. Għall-għan tal-verifikar tal-kontijiet skond l-Artikolu 5 (2)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70, l-Istati Membri għandhom jibagħtu lill-Kummisjoni:
(a) il-kontijiet annwali tan-nefqa addebitata lit-Taqsima Garanziji tal-Fond u r-rapporti stabbliti skond l-Artikolu 5 (1) tar-Regolament minn kull dipartiment jew korp;
(b) iċ-ċertifikati u r-rapporti stabbilti mill-korp jew mill-korpijiet li joħorġu ċ-ċertifikati.
2. Id-dokumenti referiti fil-paragrafu 1 għandhom jintbagħtu f'erba' kopji lill-Kummissjoni sa l-10 ta' Frar tas-sena li tiġi wara t-tmiem tas-sena finanzjarja li tirrigwarda lilha.
3. Fuq it-talba tal-Kummissjoni, jew fuq l-inizjattiva ta' l-Istat Membru, jista' jintbagħat iktar tagħrif li jkollu x'jaqsam mal-verifikar tal-kontijiet interessati lill-Kummissjoni sa temma taż-żmien li l-Kummissjoni għandha tistabbilixxi, filwaqt li jitqies l-ammont tax-xogħol mitlub sabiex jiġi pprovvdut dan it-tagħrif. Fin-nuqqas ta' dan it-tagħrif, il-Kummissjoni għandha tivverifika l-kontijiet fuq il-bażi ta' dak it-tagħrif li jkun fil-pussess tagħha f'dik it-temma taż-żmien.
4. Il-Kummissjoni tista' taċċetta talba għal dewmien fit-trasmissjoni tat-tagħrif f'każi ġġustifikati, jekk tiġi indirizzata għalih qabel it-temma taż-żmien.
L-Artikolu 5
1. Il-kontijiet referiti fl-Artikolu 4 (1)(a) għandhom jinkludu:
(a) in-nefqa ssommarizzata oġġett b'suboġġett ta' l-estimi finanzjarji Komunitarji;
(b) sommarju tal-ħidmiet ta' intervent u dikjarazzjoni dwar il-kwantità u l-lokazzjoni tal-ħażniet fl-aħħar tas-sena finanzjarja;
(ċ) tagħrif rigward in-nefqa, jew konferma li d-dettall ta' kull transazzjoni huwa miżmum f'fajl fil-kompjuter għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni;
(d) konferma illi d-dettalji ta' kull moviment ta' magazzinaġġ ta' l-intervent hija miżmuma fil-fajlijiet ta' l-aġenziji tal-ħlas;
(e) l-ispjegi tad-differenzi bejn in-nefqa ddikjarata fil-kontijiet annwali u dik iddikjarata għall-istess perijodu taż-żmien fid-dokumenti referiti fl-Artikolu 3 (5) tar-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2776/88 [5], kif ikkorreġut skond l-Artikolu 9 (7) ta' dan ir-Regolament.
2. Ir-rapporti referiti fl-Artikolu 4 (1)(a) ta' dan ir-Regolament għandu jkun fihom it-tagħrif li ġej li jirrigwarda lill-korp tal-koordinament u lil kull aġenzija tal-ħlas:
- kull transazzjonijiet jew diffikultà teknika eċċezzjonali esperjenzati rigward is-sena finanzjarja interessata,
- kull modifika sinifikanti mir-rapport preċedenti tat-tagħrif fl-Artikolu 1 (7).
L-Artikolu 6
Id-dokumenti ta' appoġġ rigward in-nefqa ffinanzjata u l-ammonti li jridu jiġu rkuprati mit-Taqsima Garanziji tal-FAEGG għandhom jinżammu għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin li jiġu wara dik li fiha l-Kummissjoni tivverifika l-kontijiet tas-sena finanzjarja interessata u, fil-każ fejn id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet tkun bla ħsara għall-proċeduri quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej, sa sena wara l-konklużjoni ta' dawn il-proċeduri.
L-Artikolu 7
1. Id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet skond l-Artikolu 5 (2)(b) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandha tistabbilixxi l-ammont tan-nefqa effettwata f'kull Stat Membru matul is-sena finanzjarja fil-kwistjoni li għandha tkun irrikonoxxuta bħala addebitata lill-FAEGG, mingħajr preġudizzju għad-deċiżjonijiet meħuda sossegwentement skond il-paragrafu 2 (ċ) ta' dan l-Artikolu.
L-ammonti li, bħala riżultat tad-deċiżjoni ta' hawn fuq, jistgħu jiġu rkuprati mingħand, jew jitħallsu lil, kull Stat Membru għandhom jiġu stabbiliti billi jitnaqqsu l-avvanzi mħallsa rigward is-sena finanzjarja interessata min-nefqa rrikonoxxuta għall-istess sena skond l-ewwel sottoparagrafu. Dawn l-ammonti għandhom jiġu mnaqqsa minn, jew miżjuda mal-ħlasijiet li jitħallsu mit-tieni xahar wara x-xahar li fih tkun seħħet id-deċiżjoni dwar il-verifikar tal-kontijiet.
2. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika lill-Istati Membri interessati r-riżultati tal-verifiki tagħha dwar it-tagħrif ipprovvdut, flimkien ma' kull emenda li tipproponi, qabel il-31 ta' Marzu li jiġi wara t-tmiem tas-sena finanzjarja.
3. Jekk, għal-raġunijiet attribwibbli għall-Istat Membru interessat, il-Kummissjoni ma tkunx tista' tikklerja l-kontijiet ta' Stat Membru qabel it-30 ta' April tas-sena ta' wara, il-Kummissjoni għandha tinnotifika lill-Istat Membru b'dawk it-talbiet iktar minn dawn illi hija tipproponi sabiex tidħol għalihom skond l-Artikolu 9 tar-Regolament (KEE) Nru No 729/70.
L-Artikolu 8
1. Meta, bħala riżultat ta' kull investigazzjoni, il-Kummissjoni tikkonsidra illi din in-nefqa ma kenitx effettwata skond ir-regoli Komunitarji, għandha tikkomunika lill-Istat Membru interessat bir-riżultati tagħha, il-miżuri korretti li jridu jittieħdu sabiex jiżguraw il-konformità fil-futur, u evalwazzjoni dwar kull nefqa li hija tista' tipproponi li teskludi skond l-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70. Il-komunikazzjoni għandha tagħmel referenza għal dan ir-Regolament. L-Istat Membru għandu jwieġeb fi żmien xahrejn, u l-Kummissjoni tista' timmodifika l-pożizzjoni tagħha b'konsegwenza ta' dan. F'każi ġġustifikati, il-Kummissjoni tista' taqbel li testendi dan il-perijodu taż-żmien għat-tweġiba.
Wara t-temma ta' dan il-perijodu taż-żmien imħolli għat-tweġiba, il-Kummissjoni għandha tiftaħ diskussjoni bilaterali, u ż-żewġ partijiet għandhom jagħmlu ħilithom sabiex jaslu għal qbil rigward il-miżuri li jridu jittieħdu. Il-Kummissjoni għandha mbagħad tikkomunika formalment il-konklużjonijiet tagħha lill-Istat Membru, filwaqt li tirreferi għad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/442/KE [6].
2. Id-deċiżjonijiet referiti fl-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandhom jittieħdu wara eżami ta' kull rapport imfassal mill-korp tal-Konċiljazzjoni skond id-disposizzjonijiet stabbiliti fid-Direttiva 94/442/KE.
3. It-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju referit fl-Artikolu 5 (2)(ċ) tar-Regolament (KEE) Nru 729/70 għandu jsir mill-avvanzi li għandhom x'jaqsmu man-nefqa tat-tieni xahar li jiġi wara d-deċiżjoni skond dan l-Artikolu. Madanakollu, mat-talba ta' l-Istat Membru u fejn iġġustifikat bil-materjalità tat-tnaqqis, u wara li jikkonsulta lill-Kumitat tal-Fond, il-Kummissjoni tista' tinnomina data oħra.
L-Artikolu 9
Ir-Regolament (KEE) Nru 1723/72 huwa hawnhekk imħassar b'effett mis-16 ta' Ottubru 1995.
Madanakollu, għandu jibqa' japplika għall-verifikar tal-kontijiet tal-FAEGG sa' dawk tas-sena finanzjarja tiegħu ta' l-1995.
L-Artikolu 10
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba' jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Għandu jibda japplika mis-sena finanzjarja li tibda fis-16 ta' Ottubru 1995.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, fis-7 ta' Lulju 1995.