Entscheidung der Kommission
vom 18. Dezember 2001
mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2000/596/EG des Rates in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie die Verfahren zur Umsetzung der Finanzkorrekturen im Rahmen der aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds kofinanzierten Maßnahmen
(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2001) 4372)
(2002/307/EG)
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Entscheidung 2000/596/EG des Rates vom 28. September 2000 über die Errichtung eines Europäischen Flüchtlingsfonds(1), insbesondere auf Artikel 24,
nach Anhörung des Ausschusses nach Artikel 21 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1) Zur Gewährleistung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung der Beiträge aus dem Flüchtlingsfonds (nachstehend "Fonds") müssen die Mitgliedstaaten Leitlinien für die Organisation der Aufgaben der für die Durchführung der kofinanzierten Aktionen zuständigen Behörde festlegen.
(2) Damit die Gemeinschaftsmittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden, müssen die Mitgliedstaaten Verwaltungs- und Kontrollsysteme anwenden, die einen ausreichenden Prüfpfad sicherstellen und der Kommission jegliche für die Durchführung der Kontrollen, insbesondere Stichprobenkontrollen, erforderliche Unterstützung leisten.
(3) Zur Gewährleistung einer wirksamen und angemessenen Verwendung der Gemeinschaftsmittel sind einheitliche Kriterien für die von den Mitgliedstaaten gemäß Artikel 18 der Entscheidung 2000/596/EG durchgeführten Kontrollen festzulegen.
(4) Zur Gewährleistung einer einheitlichen Behandlung der Ausgabenerklärungen, für die gemäß Artikel 17 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG die Beteiligung des Fonds beantragt wird, ist ein Standardmodell für die Ausgabenerklärung festzulegen.
(5) Um die zu Unrecht gezahlten Beträge gemäß Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG zurückzuerlangen, ist vorzusehen, dass die Mitgliedstaaten der Kommission die aufgedeckten Fälle von Unregelmäßigkeiten samt Angaben über den Ablauf der Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren mitteilen.
(6) Gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG nehmen die Mitgliedstaaten die in Bezug auf die individuelle oder systematische Unregelmäßigkeit erforderlichen Finanzkorrekturen vor, indem sie die Gemeinschaftsbeteiligung streichen oder kürzen. Zur Gewährleistung einer einheitlichen Anwendung dieser Vorschrift in der gesamten Gemeinschaft müssen die Festsetzung solcher Korrekturen und die Berichterstattung an die Kommission geregelt werden.
(7) Kommt ein Mitgliedstaat seinen Pflichten aufgrund von Artikel 19 Absatz 1 oder Artikel 18 der Entscheidung 2000/596/EG nicht nach, so kann die Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 4 dieser Entscheidung selbst Finanzkorrekturen vornehmen. Wenn möglich und ausführbar sollte der Betrag solcher Korrekturen je nach Einzelfall berechnet werden und unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit den Ausgaben entsprechen, die irrtümlich aus dem Fonds bezahlt wurden. Wenn es nicht möglich oder ausführbar ist, die finanziellen Auswirkungen der Unregelmäßigkeit genau zu bestimmen, oder wenn es unverhältnismäßig wäre, die betreffenden Ausgaben in ihrer Gesamtheit zu korrigieren, sollte die Kommission ihre Korrekturen auf eine Extrapolation stützen oder einen Pauschalbetrag anhand der Tragweite und der finanziellen Folgen der von dem betreffenden Mitgliedstaat nicht verhinderten, aufgedeckten oder bereinigten Unregelmäßigkeit festlegen.
(8) Es ist notwendig, bestimmte Verfahren zur Durchführung der Finanzkorrekturen nach Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG zu präzisieren und vorzusehen, dass diese Verfahren in den Fällen nach Artikel 18 Absatz 4 Buchstabe b) dieser Entscheidung angewandt werden.
(9) Es müssen die Verzugszinsen festgelegt werden, die gemäß Artikel 19 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG zuzüglich der zu Unrecht gezahlten Beträge an die Kommission zurückzuzahlen sind.
(10) Diese Verordnung lässt die Bestimmungen für die Rückforderung staatlicher Beihilfen gemäß Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 659/1999 des Rates vom 22. März 1999 über besondere Vorschriften für die Anwendung von Artikel 93 des EG-Vertrags(2) unberührt.
(11) Diese Entscheidung findet unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten(3) Anwendung -
HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
ANWENDUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Artikel 1
Diese Entscheidung enthält Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung 2000/596/EG in Bezug auf die Systeme zur Verwaltung und Kontrolle der von den Mitgliedstaaten verwalteten Beiträge aus dem Europäischen Flüchtlingsfonds, nachstehend "Fonds" genannt, sowie das Verfahren zur Umsetzung der auf diese Beiträge anzuwendenden Finanzkorrekturen.
Artikel 2
Für die Zwecke dieser Entscheidung bezeichnet der Ausdruck:
a) "zuständige Behörde" jede von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG benannte Behörde;
b) "zwischengeschaltete Stelle" jede öffentliche Verwaltungsstelle oder Nichtregierungsorganisation, der die zuständige Behörde gemäß Artikel 7 der Entscheidung 2000/596/EG Durchführungsbefugnisse überträgt.
KAPITEL II
VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME
Artikel 3
(1) Gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe c) der Entscheidung 2000/596/EG richten die Mitgliedstaaten Leitlinien an die zuständige Behörde und an die zwischengeschalteten Stellen, denen Durchführungsbefugnisse übertragen wurden.
Unbeschadet Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG umfassen die Leitlinien die Organisation der Verwaltungs- und Kontrollsysteme zur Sicherstellung der Begründetheit, Rechtmäßigkeit und Förderfähigkeit der Anträge auf einen Gemeinschaftsbeitrag. Sie gründen sich auf die in Anhang I aufgeführten, allgemein anerkannten Normen für gute Verwaltungspraktiken.
(2) Sind alle oder einige Aufgaben der zuständigen Behörde an zwischengeschaltete Stellen übertragen, ist in den Leitlinien gemäß Absatz 1 insbesondere Folgendes zu präzisieren:
a) die klare Festlegung und Verteilung der Aufgaben, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung, Auszahlung, Kontrolle und Überprüfung der Übereinstimmung mit
i) den in den Entscheidungen der Kommission zur Genehmigung der Kofinanzierunsanträge nach Artikel 8 der Entscheidung 2000/596/EG festgelegten Bedingungen,
ii) den Förderkriterien in Anhang I der Entscheidung 2001/275/EG der Kommission(4), und
iii) den Gemeinschaftspolitiken und -maßnahmen einschließlich jener in den Bereichen Wettbewerb, Vergabe öffentlicher Aufträge, Schutz und Verbesserung der Qualität der Umwelt, Abbau von Diskriminierungen und Förderung der Gleichbehandlung von Männern und Frauen;
b) die Einrichtung effizienter Systeme, die gewährleisten, dass die zwischengeschalteten Stellen ihre Zuständigkeiten zufrieden stellend wahrnehmen; und
c) die Mitteilung von Informationen an die zuständige Behörde über die effektive Wahrnehmung ihrer Aufgaben und Beschreibung der eingesetzten Mittel.
(3) Gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe b) der Entscheidung 2000/596/EG übermitteln die Mitgliedstaaten der Kommission spätestens innerhalb von zwei Monaten nach Wirksamwerden der vorliegenden Entscheidung in Ergänzung zu den im ersten Kofinanzierungsantrag enthaltenen Angaben eine Beschreibung der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie der geplanten Verbesserungen, wobei sie insbesondere die in Anhang I aufgeführten, allgemein anerkannten Normen für gute Verwaltungspraktiken berücksichtigen.
Diese Mitteilung muss für jede zuständige Behörde folgende Informationen enthalten:
a) die ihr übertragenen Zuständigkeiten;
b) eine Verteilung der Zuständigkeiten, die sicherstellt, dass innerhalb der zuständigen Behörde oder der zwischengeschalteten Stelle eine hinreichende Teilung der Verwaltungs-, Auszahlungs- und Kontrolltätigkeit erfolgt, um eine wirtschaftliche Haushaltsführung zu gewährleisten;
c) Informationen über etwaige zwischengeschaltete Stellen;
d) die Verfahren zur Annahme, Prüfung und Genehmigung der Zahlungsanträge sowie zur Anordnung, Auszahlung und Verbuchung der Ausgaben;
e) Bestimmungen über die Innenrevision oder gleichwertige Verfahren.
(4) Die Kommission prüft in Zusammenarbeit mit dem Mitgliedstaat die Verwaltungs- und Kontrollsysteme und gibt an, ob sie gegebenenfalls die Transparenz der Kontrollen betreffend die Arbeitsweise des Fonds sowie die Wahrnehmung der Aufgaben der Kommission gemäß Artikel 274 EG-Vertrag beeinträchtigen.
Artikel 4
(1) Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen einen ausreichenden Prüfpfad aufweisen.
(2) Ein Prüfpfad ist ausreichend, wenn er Folgendes ermöglicht:
a) die der Kommission mitgeteilten bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen zu vergleichen, die auf den verschiedenen Verwaltungsebenen und von den Begünstigten einschließlich der Einrichtungen oder Unternehmen, die die Projekte durchführen, aufbewahrt werden;
b) die Zuteilung und Überweisung der von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten bereitgestellten Mittel zu prüfen.
Eine indikative Beschreibung der Erfordernisse für einen ausreichenden Prüfpfad ist in Anhang II enthalten.
(3) Die zuständige Behörde richtet Verfahren ein, die gewährleisten, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten, im Rahmen des betreffenden nationalen Durchführungsprogramms getätigten Zahlungen verzeichnet wird und dass die Unterlagen zur Einsichtnahme bereitgestellt werden können, wenn folgende Personen oder Stellen hierum ersuchen:
a) das Personal der für die Bearbeitung der Zahlungsanträge zuständigen Behörde,
b) die nationalen Kontrollbehörden, die die Kontrollen nach Artikel 5 Absatz 1 dieser Entscheidung durchführen,
c) die Dienststelle oder Einrichtung der zuständigen Behörde, die mit der Bescheinigung der Anträge auf Zwischen- oder Restzahlung nach Artikel 17 der Entscheidung 2000/596/EG beauftragt ist, und
d) die Beamten und beauftragten Bediensteten der Europäischen Kommission und des Rechnungshofs der Europäischen Union.
Die für die Kontrollen zuständigen Beamten und Bediensteten bzw. die hierzu ermächtigten Personen können beantragen, dass ihnen Kopien der in diesem Absatz genannten Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.
(4) Die zuständigen Behörden bewahren fünf Jahre lang, nachdem die Kommission den Restbetrag für eine Intervention ausgezahlt hat, alle Belege für die im Rahmen der betreffenden Intervention getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen entweder in Urschrift oder als beglaubigte Abschrift auf allgemein üblichen Datenträgern zur Einsicht durch die Kommission auf. Diese Frist wird im Fall von Gerichtsverfahren oder auf begründeten Antrag der Kommission ausgesetzt.
Artikel 5
(1) Die Mitgliedstaaten führen auf der Grundlage einer geeigneten Stichprobe Ex-post-Kontrollen der Projekte durch, um insbesondere:
a) die Wirksamkeit der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme nachzuprüfen;
b) die auf den verschiedenen Ebenen ausgestellten Ausgabenerklärungen selektiv auf der Grundlage einer Risikoanalyse nachzuprüfen.
(2) Die Kontrollen müssen sich auf mindestens 20 % der für jedes nationale Durchführungsprogramm zuschussfähigen Gesamtausgaben und auf eine repräsentative Stichprobe der genehmigten Projekte erstrecken, wobei die Anforderungen von Absatz 3 zu beachten sind. Die Mitgliedstaaten gewährleisten eine angemessene Trennung zwischen solchen Kontrollen einerseits und den Durchführungs- oder Auszahlungsverfahren in Bezug auf die Aktionen andererseits.
(3) Die ausgewählten Projekte sind anzugeben, das Stichprobenverfahren muss dargelegt und ein Bericht über die Ergebnisse aller Inspektionen und Maßnahmen erstellt werden, die bei festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden.
(4) Die Stichprobe der kontrollierten Projekte muss:
a) Projekte von hinreichend unterschiedlicher Art und Größenordnung umfassen;
b) den durch die nationalen oder gemeinschaftsrechtlichen Kontrollen ermittelten Risikofaktoren Rechnung tragen;
c) die Konzentration der Projekte bei bestimmten Begünstigten widerspiegeln, so dass die wichtigsten Begünstigten mindestens einmal vor Abschluss eines jeden nationalen Durchführungsprogramms kontrolliert werden.
Artikel 6
Bei der Durchführung der Kontrollen prüfen die Mitgliedstaaten, ob:
a) die Verwaltungs- und Kontrollsysteme effektiv angewandt werden;
b) Übereinstimmung besteht zwischen einer angemessenen Zahl von Buchungsunterlagen und ihren Belegen, die von den zwischengeschalteten Stellen, denen die zuständige Behörde bestimmte Durchführungsbefugnisse übertragen hat, den Begünstigten und gegebenenfalls anderen Stellen oder Unternehmen, die die Projekte durchführen, aufbewahrt werden;
c) der Prüfpfad ausreichend ist;
d) die Art und der Zeitpunkt der Durchführung der Ausgabenposten den Gemeinschaftsanforderungen, den bei dem nationalen Auswahlverfahren festgesetzten Anforderungen, den Bestimmungen des Vertrags oder des Rechtsakts über die Gewährung der Finanzhilfe und den tatsächlich durchgeführten Maßnahmen entsprechen;
e) die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen des nationalen Durchführungsprogramms nach Artikel 8 der Entscheidung 2000/596/EG entspricht;
f) die Finanzbeiträge der Gemeinschaft die in Artikel 13 der Entscheidung 2000/596/EG oder in einer anderen einschlägigen Gemeinschaftsvorschrift festgesetzten Grenzen nicht überschreiten und ohne Kürzung oder Verzögerung effektiv an die Begünstigten ausgezahlt werden;
g) die tatsächliche Bereitstellung der entsprechenden Kofinanzierungsbeträge seitens der Mitgliedstaaten, und
h) die kofinanzierten Projekte unter Einhaltung der Artikel 4 und 9 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG durchgeführt wurden.
Artikel 7
Bei den Kontrollen ist zu ermitteln, ob die gegebenenfalls aufgetretenen Probleme systembedingt sind und folglich die Gefahr besteht, dass sie auch bei anderen von demselben Begünstigten durchgeführten oder von derselben Verwaltungsbehörde verwalteten Aktionen auftreten. Ferner sind die Ursachen derartiger Situationen sowie die Art der gegebenenfalls durchzuführenden ergänzenden Analysen und die zu treffenden Präventiv- oder Korrekturmaßnahmen zu ermitteln.
Artikel 8
Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission jährlich im Rahmen des Berichts nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG über die Anwendung der Artikel 5, 6 und 7 dieser Entscheidung im vergangenen Jahr, wobei die Beschreibung nach Artikel 4 Absatz 2 gegebenenfalls zu ergänzen und zu aktualisieren ist.
Artikel 9
Bei Interventionen, an denen mehr als ein Mitgliedstaat beteiligt ist oder bei denen es sich um Begünstigte aus mehr als einem Mitgliedstaat handelt, gewähren die betreffenden Mitgliedstaaten und die Kommission einander die für eine ordnungsgemäße Kontrolle erforderliche Amtshilfe.
KAPITEL III
AUSGABENERKLÄRUNGEN
Artikel 10
(1) Die Bescheinigungen der Ausgabenerklärungen werden in der in Anhang IV vorgeschriebenen Form von einer Person oder Abteilung der Zahlstelle erstellt, die in ihrer Funktion von allen Dienststellen, die Zahlungsanträge bewilligen, unabhängig ist.
(2) Die zuständige Behörde gewährleistet für alle Ausgaben, die sie der Kommission mitteilt, dass die nationalen Durchführungsprogramme nach den geltenden Gemeinschaftsvorschriften verwaltet und die Mittel nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet werden. Diese Erklärung bescheinigt, dass der Kofinanzierungsantrag nur Ausgaben betrifft, die:
a) tatsächlich von den Begünstigten der Finanzhilfen im Sinne von Artikel 2 Buchstabe d) der Entscheidung 2001/275/EG während des Zeitraums der Förderfähigkeit des Programms nach Maßgabe der Entscheidungen zur Genehmigung der Kofinanzierungsanträge getätigt worden sind und
b) Projekte betreffen, die in Übereinstimmung mit den festgelegten Auswahlkriterien und -verfahren für eine Kofinanzierung aus dem betreffenden nationalen Durchführungsprogramm ausgewählt wurden und während des gesamten Zeitraums, in dem die Ausgaben getätigt wurden, mit den Gemeinschaftsvorschriften im Einklang standen.
(3) Der Mitgliedstaat legt innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Programms eine Schlusserklärung nach Anhang IV vor. Wird diese Erklärung der Kommission nicht innerhalb dieser Frist übermittelt, so schließt sie selbst automatisch das Programm ab und veranlasst die Aufhebung der betreffenden Mittelbindungen.
(4) Vor der Einreichung eines Antrags bei der Kommission überprüft die zuständige Behörde, ob die durchgeführten Kontrollen ausreichend sind. Die geleistete Arbeit wird in dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG im Einzelnen beschrieben. Die Kontrollen erstrecken sich gleichermaßen auf die physischen Aspekte und die Effizienz wie auf die finanziellen und buchhalterischen Aspekte des Projekts.
KAPITEL IV
FINANZKORREKTUREN DURCH DIE MITGLIEDSTAATEN
Artikel 11
(1) Im Fall systematischer Unregelmäßigkeiten umfassen die Untersuchungen gemäß Artikel 19 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG alle möglicherweise betroffenen Projekte.
(2) Bei Entscheidungen über die Streichung oder Kürzung der Gemeinschaftsbeteiligung berücksichtigen die Mitgliedstaaten die Art und den Schweregrad der Unregelmäßigkeiten sowie den für den Fonds entstandenen finanziellen Verlust.
(3) Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission als Anhang zu dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG eine Aufstellung der im vergangenen Jahr eingeleiteten Verfahren zur Streichung oder Kürzung der Beteiligung.
Artikel 12
(1) Wenn im Anschluss an eine Streichung oder Kürzung Beträge gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe g) der Entscheidung 2000/596/EG eingezogen werden sollen, leitet der zuständige Dienst oder die zuständige Stelle das Wiedereinziehungsverfahren ein und unterrichtet die zuständige Behörde davon. Über Wiedereinziehungen wird der Kommission Bericht erstattet und gemäß Artikel 13 der vorliegenden Entscheidung Buch geführt.
(2) Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission in dem Bericht nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG über ihre Entscheidungen oder Absichten in Bezug auf die Wiederverwendung der gestrichenen Mittel.
Artikel 13
Die zuständige Behörde führt Buch über die Beträge, die von bereits ausgezahlten Gemeinschaftsbeteiligungen zurückzufordern sind, und vergewissert sich, dass diese unverzüglich eingezogen werden. Nach der Einziehung kürzt die zuständige Behörde ihre nächste Ausgabenerklärung an die Kommission um die eingezogenen Beträge oder leistet, wenn dieser Betrag nicht ausreicht, eine Rückzahlung an die Gemeinschaft. Auf die einzuziehenden Beträge werden ab dem Fälligkeitstermin Zinsen zu dem in Artikel 94 der Verordnung (Euratom, EGKS, EG) Nr. 3418/93 der Kommission vom 9. Dezember 1993 mit Durchführungsbestimmungen zu einigen Vorschriften der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977(5), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 1687/2001(6), vorgesehenen Satz am ersten Arbeitstag des Monats des Fälligkeitstermins der Forderung erhoben.
Bei der Übermittlung des Berichts nach Artikel 20 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG legen die Mitgliedstaaten der Kommission eine Aufstellung der festgestellten Unregelmäßigkeiten vor, in der sie die eingezogenen oder zurückgeforderten Beträge und gegebenenfalls die eingeleiteten Verwaltungs- und Gerichtsverfahren zur Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge angeben.
KAPITEL V
FINANZKORREKTUREN DURCH DIE KOMMISSION
Artikel 14
(1) Die Höhe der Finanzkorrekturen durch die Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 4 Buchstabe b) der Entscheidung 2000/596/EG für einzelne oder systematische Unregelmäßigkeiten wird, wenn möglich und ausführbar, je nach Einzelfall unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit auf den Betrag festgesetzt, der dem Fonds zu Unrecht angelastet wurde.
(2) Ist eine genaue Quantifizierung der zu Unrecht erfolgten Ausgaben nicht möglich oder ausführbar oder wäre es unverhältnismäßig, die betreffenden Ausgaben ganz zu streichen, stützt die Kommission ihre Finanzkorrekturen auf
a) eine Extrapolation, für die sie eine repräsentative Stichprobe von Vorgängen mit ähnlichen Merkmalen anwendet; oder
b) einen Pauschalsatz, wobei sie die Bedeutung der Regelverletzung sowie den Umfang und die finanziellen Auswirkungen der festgestellten Unregelmäßigkeit bewertet.
(3) Stützt die Kommission ihre Stellungnahme auf Feststellungen kommissionsexterner Kontrollorgane, so trifft sie ihre eigenen Schlussfolgerungen in Bezug auf die finanziellen Auswirkungen, nachdem sie die von dem betreffenden Mitgliedstaat nach Maßgabe von Artikel 18 Absatz 1 der Entscheidung 2000/596/EG getroffenen Maßnahmen geprüft hat.
(4) Die Frist, innerhalb der der betreffende Mitgliedstaat einer Aufforderung der Kommission gemäß Artikel 18 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG nachkommen kann, beträgt zwei Monate. In ausreichend begründeten Fällen kann die Kommission eine längere Frist einräumen.
(5) Schlägt die Kommission eine extrapolierte oder pauschale Finanzkorrektur vor, so erhält der Mitgliedstaat Gelegenheit, gestützt auf eine Prüfung der betroffenen Dossiers nachzuweisen, dass der tatsächliche Umfang der Unregelmäßigkeit geringer war, als ihn die Kommission veranschlagt hat. In Abstimmung mit der Kommission kann der Mitgliedstaat den Umfang dieser Prüfung auf einen geeigneten Anteil oder eine Stichprobe der betroffenen Dossiers begrenzen. Außer in ausreichend begründeten Fällen beträgt die eingeräumte Frist für diese Prüfung nicht mehr als zwei weitere Monate ab dem Ende der in Absatz 4 genannten Frist. Die Kommission berücksichtigt jedes von dem Mitgliedstaat innerhalb der vorgegebenen Frist vorgelegte Beweismaterial.
(6) Hat die Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG Zahlungen ausgesetzt, und es bestehen nach Ablauf der in Absatz 4 genannten Frist die Gründe für die Aussetzung fort oder der betreffende Mitgliedstaat hat der Kommission die Maßnahmen zur Behebung der Unregelmäßigkeiten nicht mitgeteilt, so kommt Artikel 18 Absatz 4 der Entscheidung 2000/596/EG zur Anwendung.
(7) Die Leitlinien für die von den Kommissionsdienststellen angewandten Grundsätze, Kriterien und indikativen Sätze bei der Festsetzung von Finanzkorrekturen werden in Anhang III zu dieser Entscheidung aufgeführt.
Artikel 15
(1) Jede Rückzahlung an die Kommission gemäß Artikel 19 Absatz 3 der Entscheidung 2000/596/EG hat vor dem Fälligkeitsdatum zu erfolgen, das in der gemäß Artikel 28 der Haushaltsordnung vom 21. Dezember 1977(7) ausgestellten Einziehungsanordnung festgesetzt ist. Dieses Fälligkeitsdatum ist der letzte Tag des zweiten Monats, der dem Monat folgt, in dem die Einziehungsanordnung erlassen wurde.
(2) Bei verspäteter Rückzahlung werden ab dem Fälligkeitsdatum in Absatz 1 bis zum Datum der tatsächlichen Einziehung Verzugszinsen erhoben. Dabei kommt der in Artikel 13 dieser Entscheidung genannte Zinssatz zur Anwendung.
(3) Eine Finanzkorrektur nach Artikel 19 Absatz 2 der Entscheidung 2000/596/EG lässt die Verpflichtung des Mitgliedstaats unberührt, Rückforderungen gemäß Artikel 18 Absatz 1 Buchstabe g) der Entscheidung 2000/596/EG und Artikel 12 Absatz 1 der vorliegenden Entscheidung durchzuführen und staatliche Beihilfen gemäß Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 659/1999 zurückzufordern.
KAPITEL VI
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 16
Diese Entscheidung steht der Anwendung strengerer nationaler Kontrollvorschriften nicht entgegen.
Artikel 17
Diese Entscheidung ist an alle Mitgliedstaaten gerichtet.
Brüssel, den 18. Dezember 2001
Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni
tat-18 ta' Diċembru 2001
li tistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjon tad-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/596/KE rigward sistemi ta' tmexxija u kontroll u proċeduri biex isiru korrezzjonijiet finanzjarji fil-kuntest ta' azzjonijiet ko-finanzjati mill-Fond tar-Refuġjati Ewropew
(mgħarrfa taħt dokument nru C (2001) 4372)
(2002/307/KE)
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/596/KEE tat-28 ta' Settembru 2000 li tistabbilixxi Fond tar-Refuġjati Ewropej [1], u partikolarment l-Artikolu 24 tiegħu,
Wara li kkonsultat mal-Kumitat stabbilit skond l-Artikolu 21(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE,
Billi:
(1) Biex jiżguraw tmexxija finanzjarja soda ta' l-għajnuna konċessa mill-Fond tar-Refuġjati Ewropej (il-Fond), l-Istati Membri jeħtieġu li jistabbilixxu linji ta' gwida għall-organizzazzjoni tax-xogħlijiet ta' l-awtorità responsabbli biex timplimenta azzjonijiet ko-finanzjati.
(2) Biex jiżguraw li l-fondi tal-Komunità huma utilizzati bi qbil mal-prinċipji ta' tmexxija finanzjarja soda, l-Istati Membri jeħtieġu li jintroduċu sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll li jipprovdu audit trail suffiċjenti, u jsellfu lill-Kummissjoni kull għajnuna li teħtieġ biex jitwettqu spezzjonijiet, speċjalment spezzjonijiet fuq kampjuni.
(3) Biex jiżguraw li fondi tal-Komunità jintużaw b'mod effiċjenti u xieraq, kriterji uniformi għandhom jiġu stabbliti għall-ispezzjonijiet mwettqa mill-Istati Membri skond l-Artikolu 18 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE.
(4) Biex jiżguraw it-trattament uniformi tad-dikjarazzjonijiet ta' nefqa li għaliha tintalab l-għajnuna mill-Fond skond l-Artikolu 17(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, għandha tiġi prodotta dikjarazzjoni tan-nefqa bħala mudell.
(5) Biex jiġi permess l-irkupru, skond l-Artikolu 18(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, ta' ammonti mħallsa mhux kif suppost, l-Istati Membri jeħtieġu li jgħarrfu lill-Kummissjoni b'każijiet ta' irregolaritajiet li jinkixfu u l-progress ta' proċedimenti amministrattivi jew legali.
(6) L-Artikolu 19(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE jippreskrivi li l-Istati Membri jridu jagħmlu l-korrezzjonijiet finanzjarji meħtieġa f'konnessjoni ma' l-irregolarita individwali jew sistematika billi jikkanċellaw il-kontribuzzjoni kollha tal-Komunità jew parti minnha. Biex jiżguraw li din id-disposizzjoni tiġi applikata b'mod uniformi matul il-Komunità, huwa meħtieġ li jiġu preskritti regoli biex jiġu stabbiliti l-korrezzjonijiet li jridu jsiru u biex jipprovdu li l-Kummissjoni tiġi mgħarrfa.
(7) Jekk Stat Membru jonqos milli jikkonforma ma' l-obbligazzjonijiet skond l-Artikolu 19(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE jew skond l-Artikolu 18, il-Kummissjoni tista' tagħmel hija stess korrezzjonijiet finanzjarji skond l-Artikolu 18(4) ta' l-istess Deċiżjoni. Kull meta dan ikun possibbli, l-ammont tal-korrezzjoni jrid jiġi stamt fuq il-bażi ta' fajlijiet individwali u jrid ikun ugwali għall-ammont ta' spiża mħallsa ħażin mill-Fond bi qbil mal-prinċipju ta' proporzjonalità. Fejn ma jkunx possibbli li jiġi kwantifikat eżattament l-impatt finanzjarju ta' l-irregolarita, jew fejn ikun sproporzjonat jekk in-nefqa kollha konċernata tiġi konċellata, il-Kummissjoni għandha tistabbilixxi l-korrezzjonijiet permezz ta' extrapolation jew rata xorta bażata fuq il-kobot u l-impatt finanzjarju ta' l-irregolarità li l-Istat Membru naqas milli jipprevjeni, jikxef jew jikkoreġi.
(8) Ċerti regoli dettaljati biex isiru l-korrezzjonijiet finanzjarji preskritti fl-Artikolu 19(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għandhom jiġu speċifikati, u l-istess regoli għandhom ikunu applikabbli f'każijiet li jidħlu taħt l-Artikolu 18(4)(b) ta' l-istess Deċiżjoni.
(9) Rati ta' imgħax iridu jiġu stabbiliti għal imgħax fuq kont ta' pagament li jsir tard rigward xi somma rċevuta mhux kif mistħoqq u li trid tiġi rkuprata li trid titħallas lura lill-Kummissjoni skond l-Artikolu 19(3) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE.
(10) Din id-Deċiżjoni trid tiġi applikata mingħajr preġudizzju għad-disposizzjonijiet dwar irkupru ta' għajnuna Statali skond l-Artikolu 14 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 659/1999 tat-22 ta' Marzu 1999 li jippreskrivi regoli dettaljati biex jiġi applikat l-Artikolu 93 tat-Trattat tal-KE [2].
(11) Din id-Deċiżjoni trid tiġi applikata mingħajr preġudizzjoni għad-disposizzjonijiet tar-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 tal-11 ta' Novembru 1996 li jirrigwarda l-kontrolli u l-ispezzjonijiet fuq il-post imwettqa mill-Kummissjoni sabiex tipproteġi l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropew kontra l-frodi u irregolaritajiet oħra [3],
ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI:
KAPITOLU I
KAMP TA' APPLIKAZZJONI U DEFINIZZJONIJIET
Artikolu 1
Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi r-regoli dettaljati biex tiġi implimentata d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2000/596/KE rigward sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll għal fondi konċessi mill-Fond tar-Refuġjati Ewropej (il-Fond) u mmexxija mill-Istati Membri, u l-proċedura biex isiru korrezzjonijiet finanzjarji applikabbli għal dawn il-fondi.
Artikolu 2
Għall-għanijiet ta' din id-Deċiżjoni, għandha tapplika d-definizzjoni li ġejja:
(a) "awtorità responsabbli": kull awtorità maħtura minn Stat Membru skond l-Artikolu 7 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE;
(b) "organizzazzjoni intermedjarja": kull amministrazzjoni pubblika jew organizzazzjoni mhux governattiva li lilha l-awtorità responsabbli tiddelega responsabbiltà għall-implimentazzjoni skond l-Artikolu 7 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE.
KAPITOLU II
SISTEMI TA' TMEXXIJA U TA' KONTROLL
Artikolu 3
1. Fl-applikazzjoni ta' l-Artikolu 18(1)(ċ) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, l-Istati Membri għandhom jindirizzaw linji ta' gwida lill-awtorità responsabbli u organizzazzjonijiet intermedjarji li lihom ġiet delegata responsabbiltà għal implimentazzjoni.
Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 18(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, il-linji ta' gwida għandhom ikopru l-organizzazzjoni tas-sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll meħtieġa biex tiġi żgurata l-eżattezza, ir-regolarità u l-eliġibilità ta' talbiet għal fondi Komunitarji u għandhom jirreferu għal-livelli stabbiliti magħrufa ġeneralment ta' prattika amministrattiva tajba stabbiliti fl-Anness I.
2. Fejn ix-xogħlijiet kollha jew xi wħud minnhom ta' l-awtorità responsabbli huma delegati lill-organizzazzjonijiet intermedjarji, il-linji ta' gwida riferiti fil-paragrafu 1 għandhom jippreskrivu regoli dettaljat li jirrigwardjaw:
(a) id-definizzjoni ċara u l-allokazzjoni ta' xogħlijiet, speċjalment rigward tmexxija, pagament, u spezzjonijiet fuq u verifikazzjoni ta' konformità ma':
(i) il-kondizzjonijiet preskritti fid-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni li japprovaw ir-rikjesti għal ko-finanzjament riferiti fl-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE,
(ii) ir-regoli dwar eliġibilità ta' nefqa dikjarata fl-Anness 1 mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2001/275/KE [4], u
(ii) politika u azzjoni Komunitarja, speċjalment dawk li għandhom x'jaqsmu mar-regoli ta' kompetizzjoni, prokura pubblika, protezzjoni u titjib ta' l-ambjent, it-tneħħija ta' inegwaljanzi u promozzjoni ta' egwaljanza bejn l-irġiel u n-nisa;
(b) l-introduzzjoni ta' sistemi effettivi li jiżguraw li l-organizzazzjonijiet intermedjarji jeżerċitaw il-poteri tagħhom b'mod sodisfaċenti; u
(ċ) il-provvista ta' l-awtorità responsabbli bit-tagħrif dwar il-qadi effettiv tax-xogħlijiet tagħhom u deskrizzjoni tal-mezzi allokati.
3. Skond l-Artikolu 18(1)(b) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, l-Istati Membri għandhom, mhux aktar tard minn xahrejn wara li din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ, jibagħtu lill-Kummissjoni, b'żieda mat-tagħrif li jinstab fl-ewwel rikjesta għal ko-finanzjament, deskrizzjoni tas-sistemi tat-tmexxija u ta' kontroll li jkunu twaqqfu u ta' xi titjib ieħor li huwa ppjanat, waqt li jqisu b'mod partikolari l-livelli stabbiliti magħrufa ġeneralment ta' prattika amministrattiva tajba dikjarata fl-Anness I.
Din id-deskrizzjoni għandha tinkludi t-tagħrif li ġej dwar kull awtorità responsabbli:
(a) ix-xogħlijiet assenjati lilha;
(b) it-tqassim ta' dawn ix-xogħlijiet fl-awtorità responsabbli jew organizzazzjoni intermedjarja b'tali mod li jiġi żgurat li xogħlijiet ta' tmexxija, pagament, u ta' kontroll huma separati biżżejjed biex tkun żgurata tmexxija finanzjarja soda;
(ċ) tagħrif dwar xi organizzazzjonijiet intermedjarji;
(d) il-proċeduri biex jiġu rċevuti, verifikati u endorsjati rikjesti għal pagament u għall-awtorizzazzjoni u ħlas ta' spejjeż u id-dħul tagħhom fil-kontijiet;
(e) id-disposizzjonijiet li jirregolaw reviżjonijiet interni jew l-ekwivalenti.
4. Il-Kummissjoni għandha teżamina s-sistemi ta' tmexxija u ta' konroll f'koperazzjoni ma' l-Istati Membri u timmarka kull nuqqas rigward it-trasparenza ta' spezzjonijiet dwar l-operat tal-Fond u t-twettiq tad-doveri tal-Kummissjoni skond l-Artikolu 274 tat-Trattat tal-KE.
Artikolu 4
1. Is-sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll ta' l-Istati Membri għandhom jipprovdu pista xierqa ta' kontroll.
2. Pista ta' kontroll għandha tkun ikkunsidrata bħala suffiċjenti fejn tippermetti:
(a) rekonċiljazzjoni tal-kontijiet tas-sommarju attestati lill-Kummissjoni mar-reġistrazzjonijiet ta' nefqa individwali u dokumenti ta' appoġġ miżmuma fil-livelli amministrattivi varji u l-benefiċjarji, inklużi l-organizzazzjonijiet jew ditti responsabbli għall-implimentazzjoni ta' proġetti; u
(b) verifikazzjoni ta' l-allokazzjoni u trasferimenti tal-fondi disponibbli Komunitarji u nazzjonali.
Deskrizzjoni indikattiva tal-ħtiġijiet tat-tagħrif għal pista ta' kontroll suffiċjenti tingħata fl-Anness II.
3. L-awtorità responsabbli għandha tintroduċi proċeduri biex tiżgura li jinżamm rekord ta' lok tad-dokumenti kollha li għandhom x'jaqsmu ma' pagamenti partikolari li jkunu saru skond il-programm nazzjonali ta' implimentazzjoni msemmi u li d-dokumenti jistgħu jiġu prodotti għall-ispezzjoni jekk dan jintalab minn:
(a) il-personal ta' l-awtorità responsabbli għall-maniġġjar ta' talbiet għal pagament,
(b) l-awtoritajiet nazzjonali ta' reviżjoni li se jwettqu l-ispezzjonijiet meħtieġa skond l-Artikolu 5(1) ta' din id-Deċiżjoni,
(ċ) id-dipartiment jew il-korp ta' l-awtorità responsabbli fdata bl-attestazzjoni ta' talbiet għal pagament interim u finali provdut fl-Artikolu 17 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, u
(d) l-uffiċjali u rappreżentanti awtorizzati tal-Kummissjoni u l-Qorti Ewropea ta' Awdituri.
L-uffiċjali u aġenti responsabbli għal kontrolli jew dawk li għandhom il-poter għal dan il-għan jisgħu jitolbu kopji ta' dokumenti riferiti f'dan il-paragrafu.
4. Għal perjodu ta' ħames snin wara l-pagament mill-Kummissjoni tal-bilanċ finali rigward xi proġett, l-awtoritajiet responsabbli għandhom iżommu disponibbli għall-Kummissjoni id-dokumenti kollha ta' appoġġ, jiġifieri, l-oriġinali jew verżjonijiet attestati li huma f'konformità ma' l-oriġinali dwar mezzi ta' ġarr ta' data normalment aċċettati, rigward nefqa u spezzjonijiet dwar il-proġett konċernat. Dan il-perjodu għandu jiġi interpretat fil-każ ta' proċedimenti legali jew fuq it-talba motivata kif xieraq tal-Kummissjoni.
Artikolu 5
1. L-Istati Membri għandhom jorganizzaw spezzjonijiet fuq proġetti fuq bażi xieraqa ta' kampjunar, disinjati partikolarment biex:
(a) jivverifikaw l-operat kif suppost tas-sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll fis-seħħ;
(b) jivverifikaw b' mod selettiv, fuq il-bażi ta' analiżi tar-riskju, dikjarazzjonijiet ta' nefqa magħmula fil-varji livelli konċernati.
2. L-ispezzjonijiet għandhom ikopru mill-inqas 20 % tan-nefqa eliġibbli totali għal kull programm nazzjonali ta' implimentazzjoni u kampjun rappreżentattiv tal-proġetti approvati, waqt li jitqiesu l-ħtiġijiet ta' paragrafu 3. L-Istati Membri għandhom jiżguraw separazzjoni xierqa bejn spezzjonijiet u proċeduri ta' implimentazzjoni jew pagament li jirrigwardjaw proġetti.
3. Il-proġetti magħżula għandhom jiġu identifikati, il-metodu ta' kampjunar deskritt u rapport prodott tar-riżultati ta' l-ispezzjonijiet kollha u l-azzjoni meħuda rigward l-anomaliji jew l-irregolaritajiet skoperti.
4. Il-kampjun ta' proġetti li jridu jiġu spezzjonati għandu:
(a) jinkludi taħlita xierqa ta' tipi u daqsijiet ta' proġetti;
(b) iqis xi fattur ta' riskju li ġew identifikati minn kontrolli nazzjonali jew Komunitarji;
(ċ) jirrifletti l-konċentrazzjoni ta' proġetti skond ċerti reċipjenti ta' għotjiet, sabiex ir-reċipjenti prinċipali jkunu bla ħsara għal mill-inqas spezzjoni waħda qabel l-għeluq ta' kull forma ta' programm nazzjonali ta' implimentazzjoni.
Artikolu 6
Meta jwettqu l-ispezzjonijiet, l-Istati Membri għandhom jivverifikaw dan li ġej:
(a) l-applikazzjoni effettiva tas-sistemi ta' tmexxija u ta' kontroll;
(b) għal numru adegwat ta' reġistri ta' kontijiet, il-korrespondenza ta' dawk ir-reġistri mad-dokumenti ta' appoġġ miżmuma mill-organizzazzjonijiet intermedjarji li lilhom l-awtorità responsabbli ddelegat ċerti responsabbiltajiet għall-implimentazzjoni, ir-reċipjenti ta' għotjiet u, fejn xieraq, l-organizzazzjonijiet l-oħra jew ditti involuti fl-implimentazzjoni ta' proġett;
(ċ) il-preżenza ta' pista ta' kontroll suffiċjenti;
(d) li n-natura u d-data ta' l-oġġetti tan-nefqa tikkorrespondi għal ħtiġijiet Komunitarji, għall-ħtiġijiet speċifikati matul il-proċedura ta' għażla nazzjonali, għat-termini tal-kuntratt jew l-istrument li jagħti s-sussidju u għax-xogħlijiet li fil-fatt twettqu;
(e) li l-użu jew l-użu maħsub tal-proġett huwa konsistenti ma' l-għanijiet dikjarati fil-programm nazzjonali ta' implimentazzjoni riferit fl-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE;
(f) li l-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Komunità huma fil-limiti provduti fl-Artikolu 13 tad-Deċiżjoni 2000/596/KE jew f'xi disposizzjonijiet Komunitarji applikabbli oħra u huma mħallsa lil reċipjenti mingħajr xi tnaqqis jew dewmien;
(g) li l-ko-finanzjament nazzjonali xieraq fil-fatt sar disponibbli, u
(h) li l-proġetti ko-finanzjati ġew implimentati bi qbil mal-ħtiġijiet ta' l-Artikolu 4 u l-Artikolu 9(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE.
Artikolu 7
L-ispezzjonijiet għandhom jistabbilixxu jekk xi problemi li ltaqgħu magħhom huma ta' karatteristika sistematika, jġorru riskju għal xi proġetti oħra mwettqa mill-istess reċipjent ta' għotja jew amministrati mill-istess awtorità ta' tmexxija. Għandhom jidentifikaw ukoll il-kawżi ta' dawn is-sitwazzjonijiet, xi eżami ieħor li jista' jinħtieġ u l-azzjoni korrettiva u preventiva meħtieġa.
Artikolu 8
L-Istati Membri għandhom jgħarrfu lill-Kummissjoni kull sena fir-rapport riferit fl-Artikolu 20(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE dwar kif ikunu applikaw l-Artikoli 5,6 u 7 ta' din id-Deċiżjoni matul is-sena preċedenti, huma u jimlew jew jaġġornaw jekk ikun meħtieġ id-deskrizzjoni riferita fl-Artikolu 4(2).
Artikolu 9
Fil-każ ta' forom ta' għajnuna li jipparteċipaw fihom aktar minn Stat Membru jew fejn ikun hemm benefiċjarji f'aktar minn Stat Membru wieħed, l-Istati Membri konċernati u l-Kummissjoni għandhom jiftiehmu dwar l-għajnuna amministrattiva meħtieġa biex jiġi żgurat kontroll kif supppost.
KAPITOLU III
DIKJARAZZJONIJIET TA' NEFQA
Artikolu 10
1. Dikjarazzjonijiet ta' nefqa għandhom ikunu attestati billi jiġi segwit il-mudell provvdut fl-Anness IV minn individwu jew dipartiment fl-awtorità tal-pagament li topera indipendentement minn kull dipartiment li jawtorizza.
2. Għan-nefqa kollha li tiddikjara lill-Kummissjoni, l-awtorità responsabbli għandha tipprovdi l-ċertezza li l-programmi nazzjonali ta' implimentazzjoni jitmexxew bi qbil mar-regolamenti applikabbli tal-Komunità u li l-fondi jintużaw bi qbil mal-prinċipji ta' tmexxija finanzjarji soda. Din iċ-ċertezza għandha tattesta li t-talba għal ko-finanzajment tkopri biss nefqa:
(a) li fil fatt ġiet miġrura mir-reċipjenti ta' l-għotja, kif definit fl-Artikolu 2(d) tad-Deċiżjoni 2001/275/KE, matul il-perjodu ta' eliġibilità tal-programm, kif definit fid-deċiżjonijiet li japprovaw it-talbiet għal ko-finanzjament, u
(b) li għandha x'taqsam ma' proġetti li ntgħażlu għal ko-finanzjament mill-programm nazzjonali ta' implimentazzjoni msemmi skond il-kriterji u l-proċeduri stabbiliti ta' għażla u li tikkonforma mar-regoli tal-Komunità matul il-perjodu li fih ġiet miġrura n-nefqa.
3. Fl-aħħar tal-programm, id-dikjarazzjoni finali preskritta fl-Anness IV għandha tiġi preżentata mill-Istat Membru fi żmien sitt xhur. Jekk jonqos dan, il-Kummissjoni għandha awtomatikament tagħlaq il-programm u teħles l-approprijazzjonijiet rilevanti.
4. Qabel ma tisottometti talba lill-Kummissjoni, l-awtorità responsabbli għandha tivverifika l-adekwatezza ta' l-ispezzjonijiet imwettqa. Ix-xogħol imwettaq għandu jiġi deskritt fid-dettall fir-rapport finali riferit fl-Artikolu 20(3) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE. Spezzjonijiet għandhom ikopru l-aspetti fiżiċi u l-effettivita ta' proġetti, kif ukoll l-aspetti finanzjarji u ta' kontijiet tagħhom.
KAPITOLU IV
KORREZZJONIJIET FINANZJARJI MINN STATI MEMBRI
Artikolu 11
1. Fil-każ ta' irregolaritajiet sistematiċi, investigazzjonijiet skond l-Artikolu 19(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għandhom ikopru l-proġġetti li jistgħu jiġu affettwati.
2. Meta jikkanċellaw il-kontribuzzjoni Komunitarja kollha jew parti minnha, l-Istati Membri għandhom iqisu n-natura u l-gravità ta' l-irregolaritajiet u t-telf finanzjaru għall-Fond.
3. L-Istati Membri għandhom jgħarrfu lill-Kummissjoni, f'lista annessa mar-rapport riferit fl-Artikolu 20(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, b'xi proċedimenti biex tiġi kanċellata għajnuna inizjati matul il-kors tas-sena preċedenti.
Artikolu 12
1. Fejn ammonti jeħtieġu li jiġu rkuprati wara l-kanċellazzjoni tal-kontribuzzjoni Komunitarji skond l-Artikolu 18(1)(g) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, id-dipartiment jew organizzazzjoni responsabbli għandha tibda proċedura ta' rkupru u tgħarraf lill-awtorità responsabbli. Tagħrif dwar irkupru għandu jiġi mgħoddi lill-Kummissjoni u l-kontijiet għandhom jinżammu bi qbil ma' l-Artikolu 13 ta' din id-Deċiżjoni.
2. L-Istati Membri għandhom jgħarrfu lill-Kummissjoni fir-rapport riferit fl-Artikolu 20(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE kif ikunu deċidew jew kif jipproponi li jerġgħu jużaw il-fond kanċellati.
Artikolu 13
L-awtorità responsabbli għandha żżomm kont ta' ammonti li jistgħu jiġu rkuprati minn pagamenti ta' għajnuna Komunitarji li diġa saru u għandhom jiżguraw li l-ammonti jiġu rkuprati mingħajr dewmien. Wara l-irkupru, l-awtorità responsabbli għandha tnaqqas id-dikjarazzjoni li sussegwenti tan-nefqa lill-Kummissjoni b'ammont ugwali għas-somom irkuprati, jew, jekk dan l-ammont ma jkunx biżżejjed, għandha tħallas lura lill-Komunità. L-ammonti li jridu jiġu rkuprati għandhom jiġbru l-imgħaxx mid-data dovuta tagħhom bir-rata preskritta fl-Artikolu 94 tar-Regolament tal-Kummissjoni (Euratom, KEFA, KE) Nru 3418/93 tad-9 ta' Diċembru 1993 li jippreskrivi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni ta' ċerti disposizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju [5] tal-21 ta' Diċembru 1977, kif emendat l-aħħar bir-Regolament (KE) Nru 1687/2001 [6], għall-ewwel ġurnata tax-xogħol tax-xahar li fih ikun dovut id-debitu.
Meta jiġi sottomess ir-rapport riferit fl-Artikolu 20(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE, l-Istati Membri għandhom jibagħtu lill-Kummissjoni lista ta' irregolaritajiet mikxufa, li jindikaw l-ammonti rkuprati jew li qed jistennew li jiġu rkuprati u, jekk ikun xieraq, kull proċedura ammministrattiva jew ġudizzjarja li jkun sar bil-ħsieb li jiġu rkuprati ammonti li ma jkunux tħallsu kif suppost.
KAPITOLU V
KORREZZJONIJIET FINANZJARJI MILL-KUMMISSJONI
Artikolu 14
1. L-ammont ta' korrezzjonijiet finanzjarji li jsiru mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 19(4)(b) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għal irregolaritajiet individwali jew sistematiċi għandu jiġi stmat kull fejn ikun possibbli u prattikabbli fuq il-bażi ta' fajlijiet individwali u għandu jkun ugwali għall-ammont ta' nefqa mħallsa ħażin mill-Fond, waqt li jitqies il-prinċipju ta' proporzjonalità.
2. Fejn ma jkunx possibbli jew prattikabbli li jiġi kwantifikat preċiżament l-ammont ta' nefqa irregolari jew fejn ikun sporporzjonat li tiġi kanċellata n-nefqa kollha konċernata, il-Kummissjoni għandha tibbaża l-korrezzjonijiet finanzjarji tagħha fuq:
(a) estrapolazzjoni, permezz ta' kampjun rappreżentattiv ta' transazzjonijiet li huma ta' natura omoġenja; jew
(b) rata waħda, li f'dan il-każ għandha tistma s-serjetà ta' ksur tar-regoli u l-kobor u implikazzjonijiet finanzjarji ta' l-irregolarità stabbilita.
3. Fejn il-Kummissjoni tibbaża l-pusizzjoni tagħha fuq fatti stabbiliti minn awdituri minn barra d-dipartimenti tagħha, għandha tfassal il-konklużjonijiet tagħha dwar l-implikazzjonijiet finanzjarji wara li teżamina l-miżuri meħuda mill-Istat Membru konċernat skond l-Artikolu 18(1) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE.
4. Il-perjodu ta' żmien li fih l-Istat Membru konċernat jista' jwieġeb għal talba skond l-Artikolu 18(3) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għandu jkun ta' xahrejn. F'każijiet ġustifikati kif mistħoqq, perjodu itwal jista' jiġi miftiehem mill-Kummissjoni.
5. Fejn il-Kummissjoni tipproponi korrezzjonijiet finanzjarji stabbiliti permezz ta' estrapolazzjoni jew b'rata waħda, l-Istat Membru għandu jingħata l-opportunità li juri, fuq il-bażi ta' eżami tal-fajlijiet konċernati, li l-kobot attwali ta' l-irregolarità kien inqas mill-istima tal-Kummissjoni. Bi ftehim mal-Kummissjoni, l-Istat Membru jista' jillimita l-kamp ta' applikazzjoni ta' dan l-eżami għal proporzjoni xieraq jew kampjun tal-faljijiet konċernati. Minbarra f'każijiet ġustifikati kif mistħoqq, il-ħin permess għal dan l-eżami m'għandux jaqbeż perjodu ta' aktar minn xahrejn wara l-perjodu ta' xahrejn riferit fil-paragrafu 4. Il-Kummissjoni għandha tqis kull xhieda provduta mill-Istat Membru fil-limiti taż-żmien.
6. Fejn il-Kummissjoni tissospendi pagamenti skond l-Artikolu 19(2) tad-Deċżjoni 2000/596/KE, jew fejn, wara li jiskadi l-perjodu riferit fil-paragrafu 4, ir-raġunijiet għas-sospensjoni jibqgħu jew l-Istat Membru konċernat ma jkunx għarraf lill-Kummissjoni bil-miżuri meħuda biex jiġu korreġuti l-irregolaritajiet, l-Artikolu 18(4) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għandu japplika.
7. Linji ta' gwida dwar il-prinċipji, il-kriterji u l-iskali indikattivi li jridu jiġu applikati mid-dipartimenti tal-Kummissjoni fl-istabbilizzazzjoni tal-korrezzjonijiet b'rata waħda huma dikjarati fl-Anness III ma' din id-Deċiżjoni.
Artikolu 15
1. Kull ħlas lura lill-Kummissjoni skond l-Artikolu 19(3) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE għandu jsir sat-temma ta' żmien dikjarat fl-ordni ta' rkupru mfassal bi qbil ma' l-Artikolu 28 tar-Regolament Finanzjarju tal-21 ta' Diċembru 1977 [7]. Din id-data dovuta għandha tkun l-aħħar ġurnata tat-tieni xahar ta' wara l-ħruġ ta' l-ordni.
2. Kull dewmien fil-ħlas lura għandu joħloq imgħax fuq kont ta' pagament tard, li jibda fid-data dovuta riferita fil-paragrafu 1 u li jispiċċa fid-data tal-ħlas lura attwali. Ir-rata applikabbli ta' imgħax għandha tkun dik riferita fl-Artikolu 13 ta' din id-Deċiżjoni.
3. Korrezzjoni finanzjarja skond l-Artikolu 19(2) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE m'għandhiex tippreġudika l-obbligazzjoni ta' l-Istat Membru biex isegwi rkupri skond l-Artikolu 18(1)(g) tad-Deċiżjoni 2000/596/KE u l-Artikolu 12(1) ta' din id-Deċiżjoni u biex tiġi rkuprata għajnuna Statali skond l-Artikolu 14 ta' dan ir-Regolament (KE) Nru 659/1999.
KAPITOLU VI
DISPOSIZZJONIJIET FINALI
Artikolu 16
Xejn f'din id-Deċiżjoni m'għandu jżomm lill-Istati Membri milli japplikaw regoli nazzjonali fuq kontroll li huma aktar ħarxa minn dawk preskritti hawn.
Artikolu 17
Din id-Deċiżjoni hija indirizzata lill-Istati Membri.
Magħmula fi Brussel, fit-18 ta' Diċembru 2001.