VERORDNUNG (EG) Nr. 792/2009 DER KOMMISSION
vom 31. August 2009
mit Durchführungsvorschriften zu den von den Mitgliedstaaten an die Kommission zu übermittelnden Informationen und Dokumenten im Zusammenhang mit der gemeinsamen Organisation der Agrarmärkte, den Regeln für Direktzahlungen, der Förderung des Absatzes von Agrarerzeugnissen und den Regelungen für die Regionen in äußerster Randlage und die kleineren Inseln des Ägäischen Meeres
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 247/2006 des Rates vom 30. Januar 2006 über Sondermaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft zugunsten der Regionen in äußerster Randlage der Union (1), insbesondere auf Artikel 25,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1405/2006 des Rates vom 18. September 2006 über Sondermaßnahmen im Bereich der Landwirtschaft zugunsten der kleineren Inseln des Ägäischen Meeres und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 1782/2003 (2), insbesondere auf Artikel 14,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1234/2007 des Rates vom 22. Oktober 2007 über eine gemeinsame Organisation der Agrarmärkte und mit Sondervorschriften für bestimmte landwirtschaftliche Erzeugnisse (Verordnung über die einheitliche GMO) (3), insbesondere auf Artikel 192 Absatz 2 in Verbindung mit Artikel 4,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 3/2008 des Rates vom 17. Dezember 2007 über Informations- und Absatzförderungsmaßnahmen für Agrarerzeugnisse im Binnenmarkt und in Drittländern (4), insbesondere auf Artikel 15,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 73/2009 des Rates vom 19. Januar 2009 mit gemeinsamen Regeln für Direktzahlungen im Rahmen der gemeinsamen Agrarpolitik und mit bestimmten Stützungsregelungen für Inhaber landwirtschaftlicher Betriebe und zur Änderung der Verordnungen (EG) Nr. 1290/2005, (EG) Nr. 247/2006, (EG) Nr. 378/2007 sowie zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1782/2003 (5), insbesondere auf Artikel 142 Buchstabe q,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Infolge der allgemeinen Verwendung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien durch die Kommission und die Mitgliedstaaten - insbesondere beim Austausch mit den für die Durchführung der gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) zuständigen nationalen Stellen - befinden sich im Besitz der Kommission und der Mitgliedstaaten immer mehr elektronische und digitalisierte Dokumente.
(2)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer internen Tätigkeit und der Beziehungen mit den für die GAP zuständigen Stellen die Entwicklung von Informatiksystemen für die elektronische Verwaltung von Dokumenten und elektronische Verfahren verstärkt. Parallel dazu haben die Mitgliedstaaten auf einzelstaatlicher Ebene EDV-Systeme entwickelt, um den Anforderungen einer geteilten Verwaltung der GAP gerecht zu werden.
(3)
Vor diesem Hintergrund und angesichts der Notwendigkeit, eine einheitliche Verwaltung der GAP durch alle Beteiligten sicherzustellen, ist ein Rechtsrahmen mit gemeinsamen Regeln für die Informationssysteme vorzusehen, auf deren Grundlage die Mitgliedstaaten und die von ihnen zum Zwecke der GAP bezeichneten Behörden oder Stellen Informationen und Dokumente an die Kommission übermitteln müssen.
(4)
Im Hinblick auf eine wirksame Umsetzung dieser Ziele ist der Geltungsbereich dieses Rechtsrahmens in Bezug auf die Rechtsvorschriften und die beteiligten Akteure festzulegen.
(5)
Was die Rechtsvorschriften anbelangt, so enthalten die Verordnungen (EG) Nr. 247/2006, (EG) Nr. 1405/2006, (EG) Nr. 1234/2007, (EG) Nr. 3/2008 und (EG) Nr. 73/2009 und ihre Durchführungsbestimmungen (nachstehend „GAP-Verordnungen“) eine breite Palette von Verpflichtungen, wonach die Mitgliedstaaten der Kommission die zur Durchführung dieser Verordnungen erforderlichen Informationen und Dokumente übermitteln müssen. Diese sind daher entsprechend ihren jeweiligen Besonderheiten zu berücksichtigen.
(6)
Was die beteiligten Akteure betrifft, so erfordern die Rechte und Pflichten, die in den GAP-Verordnungen sowohl für die Kommission als auch für die Mitgliedstaaten und ihre zuständigen Behörden und Stellen festgelegt sind, genaue Angaben zu den für die durchgeführten Aktionen und Maßnahmen verantwortlichen Einzelpersonen und Behörden.
(7)
Die GAP-Verordnungen schreiben in der Regel vor, dass die Informationen auf elektronischem Wege oder mittels eines Informationssystems zu übermitteln sind; sie präzisieren jedoch nicht unbedingt, welche Grundsätze dabei zu beachten sind. Der Kohärenz und der ordnungsgemäßen Verwaltung halber und zur Vereinfachung der Verfahren für die Nutzer und die für die Systeme zuständigen Behörden sollten daher gemeinsame Grundsätze aufgestellt werden, die für alle eingeführten Informationssysteme gelten.
(8)
Damit Dokumente für die Zwecke der Kommission und in den Mitgliedstaaten als gültig anerkannt werden, muss es möglich sein, die langfristige Authentizität, Integrität und Lesbarkeit dieser Dokumente und der begleitenden Metadaten für die gesamte geforderte Aufbewahrungsdauer zu garantieren.
(9)
Um dies zu gewährleisten, müssen die zur Übersendung von Mitteilungen befugten Behörden oder Einzelpersonen in den Informationssystemen stets anhand der ihnen übertragenen Befugnisse identifizierbar sein. Die Verantwortung für das Identifizierungsverfahren müssen die in den einzelnen GAP-Verordnungen jeweils bezeichneten zuständigen Behörden tragen. Im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung sollte es jedoch den Mitgliedstaaten und der Kommission belassen sein, die Bedingungen für die Benennung befugter Personen festzulegen und für die Benennung eine zentrale Verbindungsstelle vorzusehen. Darüber hinaus sind die Bedingungen für die Gewährung der Rechte auf Zugang zu den von der Kommission aufgestellten Informationssystemen festzulegen.
(10)
Angesichts der breiten Palette von Meldepflichten, die durch diese Verordnung abgedeckt sind, werden die Informationssysteme den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten schrittweise zur Verfügung gestellt. Die Pflicht zur Übermittlung der Informationen anhand dieser Informationssysteme sollte ab dem Zeitpunkt greifen, ab dem die Anwendung der vorliegenden Verordnung in den entsprechenden Bestimmungen der GAP-Verordnungen vorgesehen ist.
(11)
Die Verwaltung von Dokumenten muss unter Einhaltung der Regeln für den Schutz personenbezogener Daten erfolgen. Zu diesem Zweck sollten die allgemeinen Regeln Anwendung finden, die in den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften, insbesondere in der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (6), der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Juli 2002 über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation (Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation) (7), der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (8) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (9) festgelegt sind.
(12)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Verwaltungsausschusses für Direktzahlungen und des Verwaltungsausschusses für die gemeinsame Organisation der Agrarmärkte -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
GELTUNGSBEREICH UND BEGRIFFSBESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand und Geltungsbereich
Mit dieser Verordnung werden Regeln für die Übermittlung mittels Informationssystemen von Informationen und Dokumenten (nachstehend „Dokumente“) im Rahmen der Mitteilungspflicht der Mitgliedstaaten gegenüber der Kommission aufgrund der folgenden Rechtsakte festgelegt:
-
Verordnung (EG) Nr. 247/2006 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 1405/2006 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 1234/2007 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 3/2008 und Durchführungsbestimmungen;
-
Verordnung (EG) Nr. 73/2009 und Durchführungsbestimmungen.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bedeutet:
a) „Mitteilungspflicht“: Pflicht der Mitgliedstaaten, der Kommission Dokumente gemäß den in Artikel 1 genannten gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften zu übermitteln;
b) „zuständige Behörden“: die Behörden oder Einrichtungen, die von den Mitgliedstaaten für die Erfüllung der Mitteilungspflicht bestimmt werden;
c) „für die Informationssysteme zuständige Stelle“: Behörde, Abteilung, Einrichtung oder Person, die in der Kommission für die Validierung und Nutzung des Systems verantwortlich ist und als solche in dem betreffenden System identifiziert ist;
d) „Metadaten“: Daten, die den Zusammenhang, Inhalt und Aufbau der Dokumente sowie ihre Verwaltung langfristig beschreiben.
KAPITEL II
INFORMATIONSSYSTEME DER KOMMISSION, ZUGRIFFSRECHTE UND AUTHENTIZITÄT DER DOKUMENTE
Artikel 3
Informationssysteme der Kommission
Zur Erfüllung der Mitteilungspflicht werden die Dokumente der Kommission anhand der Informationssysteme, die den zuständigen Behörden zur Verfügung gestellt werden (nachstehend „Informationssysteme“), im Einklang mit der vorliegenden Verordnung ab dem Zeitpunkt übermittelt, ab dem die Nutzung dieser Systeme aufgrund der entsprechenden Mitteilungspflicht obligatorisch ist.
Artikel 4
Zugriffsrechte und zentrale Verbindungsstelle
(1) Für die Gewährung der Zugriffsrechte und die Zertifizierung der Identität der Zugriffsberechtigten der Informationssysteme (nachstehend „Nutzer“) sind die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten verantwortlich.
(2) Für den Zugang zu den Systemen trifft jeder Mitgliedstaat folgende Maßnahmen:
a)
Er benennt eine zentrale Verbindungsstelle, die dafür zuständig ist,
i)
für jedes System die von den zuständigen Behörden gewährten und aktualisierten Zugriffsrechte und die zertifizierte Identität der zugangsberechtigten Nutzer zu validieren,
ii)
der Kommission die zuständigen Behörden und die zugangsberechtigten Nutzer zu melden;
b)
er teilt der Kommission die Identität und die Kontaktangaben der von ihm benannten Verbindungsstelle mit.
Nachdem die Zugriffsrechte validiert wurden, werden sie von der für die Informationssysteme zuständigen Stelle aktiviert.
Artikel 5
Erstellung und Übermittlung von Dokumenten
(1) Die Dokumente werden gemäß den mit den Informationssystemen festgelegten Verfahren erstellt und übermittelt, wobei die Muster bzw. Verfahren verwendet werden, die den Nutzern unter der Verantwortung der zuständigen Behörde des Mitgliedstaats gemäß den von dieser Behörde gewährten Zugangsrechten anhand dieser Informationssysteme zur Verfügung gestellt werden. Diese Muster und Verfahren werden nach Unterrichtung der Nutzer des betreffenden Systems angepasst und zur Verfügung gestellt.
(2) Im Falle höherer Gewalt oder außergewöhnlicher Umstände - insbesondere bei einer Störung des Systems oder bei Fehlen einer dauerhaften Verbindung - übermittelt der Mitgliedstaat der Kommission die Unterlagen in Papierform oder in geeigneter anderer elektronischer Form. Diese Form der Übermittlung ist der Kommission rechtzeitig vor Ablauf der Mitteilungsfrist zu melden.
Artikel 6
Authentizität von Dokumenten
Die Authentizität eines anhand eines Informationssystems gemäß dieser Verordnung übermittelten oder in Besitz befindlichen Dokuments ist dann gegeben, wenn die Person, die das Dokument abgesandt hat, hinreichend identifiziert ist und das Dokument im Einklang mit dieser Verordnung erstellt und übermittelt wurde.
KAPITEL III
LANGFRISTIGE INTEGRITÄT UND LESBARKEIT UND SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN
Artikel 7
Langfristige Integrität und Lesbarkeit
Die Informationssysteme gewährleisten, dass die Integrität der übermittelten und in Besitz befindlichen Dokumente geschützt ist.
Sie bieten insbesondere folgende Garantien:
a)
Sie ermöglichen es, jeden Nutzer eindeutig zu identifizieren, und umfassen wirksame Maßnahmen zur Kontrolle der Zugriffsrechte zum Schutz vor illegaler, böswilliger oder unbefugter Einsichtnahme, Vernichtung, Veränderung oder Verschiebung von Dokumenten, Dateien, Metadaten und Verfahrensschritten;
b)
sie sind mit physischen Sicherheitssystemen zum Schutz vor Eingriffen und Umwelteinflüssen sowie mit Softwaresystemen zum Schutz gegen Cyberangriffe ausgestattet;
c)
sie verhindern mit verschiedenen Mitteln unbefugte Änderungen und umfassen Verfahren zur Sicherstellung der Integrität, mit denen sich feststellen lässt, ob ein Dokument verändert wurde;
d)
sie geben für jeden wichtigen Verfahrensschritt einen Prüfpfad an;
e)
sie bewahren die gespeicherten Daten unter sicheren Hardware- und Softwarebedingungen im Einklang mit Buchstabe b auf;
f)
sie bieten zuverlässige Verfahren für Formatkonvertierung und Migration, um zu gewährleisten, dass die Dokumente während der gesamten geforderten Aufbewahrungsdauer lesbar und zugänglich sind;
g)
sie umfassen eine ausreichend genaue und dem neuesten Stand entsprechende funktionelle und technische Dokumentation über den Betrieb und die Merkmale des Systems, die den organisatorischen Einheiten für leistungsbezogene und/oder technische Spezifikationen jederzeit zugänglich sein muss.
Artikel 8
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Verordnungen (EG) Nr. 45/2001 und (EG) Nr. 1049/2001 und der Richtlinien 95/46/EG und 2002/58/EG sowie der in Anwendung dieser Rechtsvorschriften erlassenen Bestimmungen.
KAPITEL IV
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 9
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am siebten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 31. August 2009
REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE) Nru 792/2009
tal-31 ta’ Awwissu 2009
li jistipula regoli dettaljati għan-notifiki tal-Istati Membri lill-Kummissjoni dwar informazzjoni u dokumenti fl-implimentazzjoni tal-organizzazzjoni komuni tas-swieq, l-iskema tal-pagamenti diretti, il-promozzjoni tal-prodotti agrikoli u s-sistemi applikabbli għar-reġjuni l-aktar imbiegħda u l-gżejjer iż-żgħar tal-Eġew
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 247/2006 tat-30 ta’ Jannar 2006 li jistabbilixxi miżuri speċifiċi għall-agrikoltura fir-reġjuni l-aktar ‘il bogħod tal-Unjoni (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 25 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1405/2006 tat-18 ta’ Settembru 2006 li jistabbilixxi miżuri speċifiċi għall-agrikoltura favur il-gżejjer minuri tal-Eġew u li jemenda r-Regolament (KE) Nru 1782/2003 (2), u b’mod partikolari l-Artikolu 14 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1234/2007 tat-22 ta’ Ottubru 2007 li jistabbilixxi organizzazzjoni komuni ta’ swieq agrikoli u dwar dispożizzjonijiet speċifiċi għal ċerti prodotti agrikoli (Ir-Regolament Waħdieni dwar l-OKS) (3), u b’mod partikolari l-Artikolu 192(2) tiegħu, flimkien mal-Artikolu 4 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 3/2008 tas-17 ta’ Diċembru 2007 dwar azzjonijiet ta’ informazzjoni u promozzjoni għall-prodotti agrikoli fis-suq intern u fil-pajjiżi terzi (4), u b’mod partikolari l-Artikolu 15 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 73/2009 tad-19 ta’ Jannar 2009 li jistabbilixxi regoli komuni għal skemi ta’ appoġġ dirett għal bdiewa fi ħdan il-politika agrikola komuni u li jistabbilixxi ċerti skemi ta’ appoġġ għal bdiewa, u li jemenda r-Regolamenti (KE) Nru 1290/2005, (KE) Nru 247/2006, (KE) Nru 378/2007 u li jirrevoka r-Regolament (KE) Nru 1782/2003 (5), u b’mod partikolari l-Artikolu 142(q) tiegħu,
Billi:
(1)
Minħabba l-użu ġeneralizzat tat-teknoloġiji l-ġodda tal-komunikazzjoni u tal-informazzjoni min-naħa tal-Kummissjoni u l-Istati Membri - b’mod partikolari l-awtoritajiet nazzjonali kompetenti responsabbli għall-implimentazzjoni tal-Politika Agrikola Komuni (PAK) - id-dokumenti li jkollhom sew il-Kummissjoni kif ukoll l-Istati Membri qed ikunu dejjem aktar f’forma elettronika jew diġitizzata.
(2)
Il-Kummissjoni qawwiet l-isforzi tagħha biex tiżviluppa sistemi kompjuterizzati li jippermettulha timmaniġġa elettronikament dokumenti u proċeduri fil-proċeduri interni tal-ħidma tagħha u fir-relazzjonijiet tagħha mal-awtoritajiet involuti fil-PAK. Fl-istess waqt, l-Istati Membri żviluppaw sistemi kompjuterizzati fil-livell nazzjonali, biex jaqdu r-rekwiżiti tal-ġestjoni konġunta tal-PAK.
(3)
F’dan il-kuntest, u fid-dawl tal-ħtieġa li tkun żgurata ġestjoni uniformi u armonizzata tal-PAK min-naħa ta’ dawk kollha involuti, għandu jiġi stabbilit qafas legali biex jipprovdi għar-regoli komuni applikabbli għas-sistemi tal-informazzjoni maħluqa biex l-Istati Membri u l-awtoritajiet jew il-korpi ddeżinjati minnhom skont il-PAK jinnotifikaw informazzjoni u dokumenti lill-Kummissjoni.
(4)
Biex dawn il-miri jintlaħqu effettivament, l-ambitu ta’ dan il-qafas legali għandu jkun definit, sew fir-rigward tal-leġiżlazzjoni kif ukoll tal-atturi kkonċernati.
(5)
Fir-rigward tal-leġiżlazzjoni, ir-Regolamenti (KE) Nru 247/2006, (KE) Nru 1405/2006, (KE) Nru 1234/2007, (KE) Nru 3/2008 u (KE) Nru 73/2009, flimkien mad-dispożizzjonijiet implimentattivi tagħhom (minn hawn ’il quddiem “ir-Regolamenti tal-PAK”) jistipulaw firxa wiesgħa ta’ obbligi fuq l-Istati Membri biex jinnotifikaw lill-Kummissjoni l-informazzjoni u d-dokumenti meħtieġa għall-implimentazzjoni ta’ dawk ir-Regolamenti. Għaldaqstant, għandhom jitqiesu skont il-karatteristiċi speċifiċi tagħhom.
(6)
Fir-rigward tal-atturi involuti, id-drittijiet u l-obbligi stipulati fir-Regolamenti tal-PAK, sew għall-Kummissjoni kif ukoll għall-Istati Membri u l-awtoritajiet u l-korpi kompetenti tagħhom, jesiġu l-identifikazzjoni preċiża tal-individwi u l-awtoritajiet responsabbli għall-azzjonijiet u l-miżuri meħuda.
(7)
Ir-Regolamenti tal-PAK ġeneralment jipprovdu li l-informazzjoni għandha tingħadda elettronikament jew permezz ta’ sistema tal-informazzjoni, imma mhux neċessarjament jispeċifikaw il-prinċipji applikabbli. Biex il-konsistenza u l-ġestjoni tajba jkunu żgurati, u biex il-proċeduri għall-utenti u l-awtoritajiet responsabbli għas-sistemi jsiru aktar sempliċi, għaldaqstant ikun f’loku li jiġu stabbiliti l-prinċipji komuni applikabbli għas-sistemi tal-informazzjoni kollha implimentati.
(8)
Biex id-dokumenti jkunu rikonoxxuti bħala validi għall-finijiet tal-Kummissjoni u fl-Istati Membri, għandu jkun possibbli li l-awtentiċità, l-integrità u l-leġġibbiltà tad-dokumenti u tal-metadejta assoċjata jkunu ggarantiti fit-tul, għall-perjodu kollu li matulu hemm obbligu li jinżammu.
(9)
Bil-għan li tingħata din il-garanzija, l-awtoritajiet jew l-individwi awtorizzati biex jibagħtu l-komunikazzjonijiet dejjem għandhom ikunu identifikati fis-sistemi tal-informazzjoni implimentati, abbażi tas-setgħat allokati lilhom. Il-proċess ta’ identifikazzjoni jeħtieġlu jkun taħt ir-responsabbiltà tal-awtoritajiet kompetenti msemmija f’kull wieħed mir-Regolamenti tal-PAK. Madankollu, f’ġieħ il-ġestjoni tajba, għandu jitħalla f’idejn l-Istati Membri u l-Kummissjoni biex jiddeterminaw il-kundizzjonijiet għad-deżinjazzjoni tal-individwi awtorizzati, bi provvediment biex id-deżinjazzjoni sseħħ permezz ta’ korp waħdieni ta’ kollegament. Barra minn hekk, għandhom jiġu ddeterminati l-kundizzjonijiet għall-għoti tad-drittijiet tal-aċċess għas-sistemi tal-informazzjoni mwaqqfa mill-Kummissjoni.
(10)
Fid-dawl tal-firxa wiesgħa ta’ obbligi ta’ notifika koperti fl-ambitu ta’ dan ir-Regolament, is-sistemi tal-informazzjoni se jitqiegħdu gradwalment għad-dispożizzjoni tal-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri. L-obbligu li n-notifika ssir permezz ta’ dawk is-sistemi tal-informazzjoni għandu jkun applikabbli meta d-dispożizzjonijiet korrispondenti tar-Regolamenti tal-PAK jipprovdu għall-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament.
(11)
Jeħtieġ li l-ġestjoni tad-dokumenti tkun konformi mar-regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali. Għal dak il-għan, għandhom japplikaw ir-regoli ġenerali stipulati bil-leġiżlazzjoni tal-Komunità, partikolarment id-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-dejta (6), id-Direttiva 2002/58/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta’ Lulju 2002 dwar l-ipproċessar tad-dejta personali u l-protezzjoni tal-privatezza fis-settur tal-komunikazzjoni elettronika (id-Direttiva dwar il-privatezza u l-komunikazzjoni elettronika) (7), ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (8), u r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwu fir-rigward tal-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-dejta (9).
(12)
Il-miżuri pprovduti f’dan ir-Regolament huma skont l-opinjoni tal-Kumitat ta’ Ġestjoni għall-Pagamenti Diretti u l-Kumitat ta’ Ġestjoni għall-Organizzazzjoni Komuni tas-Swieq Agrikoli,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU I
AMBITU U DEFINIZZJONIJIET
Artikolu 1
Suġġett u ambitu
Dan ir-Regolament jistipula r-regoli applikabbli għan-notifika, permezz ta’ sistemi tal-informazzjoni, tal-informazzjoni u d-dokumenti (minn hawn ’il quddiem “dokumenti”) kif meħtieġa biex jaqdu l-obbligi ta’ komunikazzjoni mill-Istati Membri lill-Kummissjoni, skont:
-
ir-Regolament (KE) Nru 247/2006 u r-regoli implimentattivi tiegħu;
-
ir-Regolament (KE) Nru 1405/2006 u r-regoli implimentattivi tiegħu;
-
ir-Regolament (KE) Nru 1234/2007 u r-regoli implimentattivi tiegħu;
-
ir-Regolament (KE) Nru 3/2008 u r-regoli implimentattivi tiegħu;
-
ir-Regolament (KE) Nru 73/2009 u r-regoli implimentattivi tiegħu.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament:
(a)
“obbligu ta’ notifika” tfisser l-obbligu li l-Istati Membri jressqu dokumenti lill-Kummissjoni, kif ipprovdut fil-leġiżlazzjoni tal-Komunità msemmija fl-Artikolu 1;
(b)
“awtoritajiet kompetenti” tfisser l-awtoritajiet jew il-korpi ddeżinjati mill-Istati Membri bir-responsabbiltà li jaqdu l-obbligu ta’ notifika;
(ċ)
“awtorità responsabbli għas-sistemi tal-informazzjoni” tfisser l-awtorità, id-dipartiment, il-korp jew il-persuna li jkollu/jkollha r-responsabbiltà fil-Kummissjoni biex jivvalida/tivvalida u juża/tuża s-sistema, u li jkun/tkun identifikat/a bħala tali f’dik is-sistema;
(d)
“metadejta” tfisser id-dejta li tiddeskrivi l-kuntest, il-kontenut u l-istruttura tad-dokumenti u l-ġestjoni tagħhom maż-żmien.
KAPITOLU II
SISTEMI TAL-INFORMAZZJONI TAL-KUMMISSJONI, DRITTIJIET TAL-AĊĊESS U AWTENTIĊITÀ TAD-DOKUMENTI
Artikolu 3
Sistemi tal-informazzjoni tal-Kummissjoni
Biex jinqdew l-obbligi ta’ notifika, id-dokumenti għandhom jiġu nnotifikati lill-Kummissjoni permezz tas-sistemi tal-informazzjoni mqiegħda għad-dispożizzjoni tal-awtoritajiet kompetenti, minn hawn ‘il quddiem imsejħa “s-sistemi tal-informazzjoni”, mid-data li l-obbligu ta’ notifika korrispondenti tipprovdi għall-obbligu tal-użu ta’ dawk is-sistemi skont dan ir-Regolament.
Artikolu 4
Drittijiet tal-aċċess u korp waħdieni ta’ kollegament
1. L-awtoritajiet kompetenti tal-Istati Membri għandhom ikunu responsabbli biex jagħtu d-drittijiet tal-aċċess u biex jiċċertifikaw l-identità ta’ dawk awtorizzati biex ikollhom aċċess għas-sistemi (minn hawn ’il quddiem “l-utenti”).
2. Fir-rigward tal-aċċess għas-sistemi, kull Stat Membru għandu:
(a)
jiddeżinja korp waħdieni ta’ kollegament responsabbli biex:
(i)
jivvalida, għal kull sistema, id-drittijiet tal-aċċess mogħtija u aġġornati mill-awtoritajiet kompetenti u l-identità ċċertifikata tal-utenti awtorizzzati biex ikollhom aċċess għas-sistemi;
(ii)
jinnotifika lill-Kummissjoni l-awtoritajiet kompetenti u l-utenti awtorizzzati biex ikollhom aċċess għas-sistemi.
(b)
jgħarraf lill-Kummissjoni bl-identità u d-dettalji ta’ kuntatt tal-korp ta’ kollegament li jkun iddeżinja.
Wara li d-drittijiet tal-aċċess ikunu ġew ivvalidati, l-awtorità responsabbli għas-sistemi tal-informazzjoni għandha tattivahom.
Artikolu 5
Stabbiliment u notifika tad-dokumenti
1. Id-dokumenti għandhom jiġu stabbiliti u nnotifikati skont il-proċeduri stabbiliti mis-sistemi tal-informazzjoni, bl-użu ta’ mudelli jew metodi li jitqiegħdu għad-dispożizzjoni tal-utenti permezz ta’ dawk is-sistemi tal-informazzjoni, taħt ir-responsabbiltà tal-awtorità kompetenti tal-Istat Membru u skont id-drittijiet tal-aċċess mogħtija mill-awtoritajiet inkwistjoni. Dawk il-mudelli u l-metodi għandhom ikunu emendati u jsiru disponibbli wara li l-utenti tas-sistema relatata jkunu ġew mgħarrfa bihom.
2. F’każijiet ta’ forza maġġuri jew ta’ ċirkustanzi eċċezzjonali, u b’mod partikolari meta s-sistema tal-informazzjoni ma tkunx qed taħdem tajjeb jew meta jkun hemm nuqqas ta’ konnessjoni dejjiema, l-Istat Membru jista’ jressaq id-dokumenti lill-Kummissjoni fil-forma ta’ kopja stampata jew b’mezzi elettroniċi alternattivi adattati. It-tali tressiq ta’ kopji stampati jew b’mezzi elettroniċi alternattivi għandu jirrikjedi avviż motivat mibgħut bil-quddiem lill-Kummissjoni fiż-żmien dovut qabel l-iskadenza tan-notifika.
Artikolu 6
Awtentiċità tad-dokumenti
L-awtentiċità ta’ dokument innotifikat jew miżmum permzz ta’ sistema tal-informazzjoni f’konformità ma’ dan ir-Regolament hija rrikonoxxuta jekk il-persuna li tkun bagħtet id-dokument tkun identifikata kif suppost u jekk id-dokument ikun ġie stabbilit u nnotifikat f’konformità ma’ dan ir-Regolament.
KAPITOLU III
INTEGRITÀ U LEĠĠIBBILTÀ MAŻ-ŻMIEN U PROTEZZJONI TAD-DEJTA PERSONALI
Artikolu 7
Integrità u leġġibbiltà maż-żmien
Is-sistemi tal-informazzjoni għandhom jipproteġu l-integrità tad-dokumenti nnotifikati u miżmuma.
B’mod partikolari, għandhom joffru l-garanziji li ġejjin:
(a)
għandhom jippermettu lil kull utent ikun identifikat bl-ebda ekwivoku, u għandhom jinkorporaw miżuri effikaċi ta’ kontroll tad-drittijiet tal-aċċess biex iħarsu kontra operazzjonijiet illegali, malizzjużi jew mhux awtorizzati ta’ aċċess, it-tħassir, il-bdil jew iċ-ċaqliq ta’ dokumenti, fajls, metadejta u stadji tal-proċedura;
(b)
għandhom ikunu mgħammra b’sistemi ta’ protezzjoni fiżika kontra l-intrużjonijiet u l-inċidenti ambjentali, kif ukoll b’softwer ta’ protezzjoni kontra l-attakki ċibernetiċi;
(ċ)
għandhom jipprevjenu, b’diversi mezzi, kwalunkwe tibdil mhux awtorizzat u jinkorporaw mekkaniżmi tal-integrità biex jivverifikaw jekk dokument ikunx inbidel maż-żmien;
(d)
għandhom iżommu reġistru tat-tranżazzjonjiet għal kull stadju essenzjali tal-proċedura;
(e)
għandhom jissalvagwardjaw id-dejta maħżuna f’ambjent li jkun sigur sew f’termini fiżiċi kif ukoll f’dawk tas-softwer, f’konformità mal-punt (b);
(f)
għandhom jipprovdu proċeduri affidabbli għall-konverżjoni u l-migrazzjoni tal-format biex jiggarantixxu li d-dokumenti jkunu leġġibbli u aċċessibbli matul il-perjodu kollu meħtieġ tal-ħżin;
(g)
għandu jkollhom dokumentazzjoni funzjonali u teknika ddettaljata u aġġornata biżżejjed dwar l-operat u l-karatteristiċi tas-sistema, b’tali mod li dik id-dokumentazzjoni tkun aċċessibbli f’kull waqt għall-entitajiet organizzattivi responsabbli għall-ispeċifikazzjonijiet funzjonali u/jew tekniċi.
Artikolu 8
Protezzjoni tad-dejta personali
Id-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament għandhom japplikaw bla ħsara għar-Regolamenti (KE) Nru 45/2001 u (KE) Nru 1049/2001, id-Direttivi 95/46/KE u 2002/58/KE u d-dispożizzjonijiet adottati skont dawk l-atti.
KAPITOLU IV
DISPOŻIZZJONI FINALI
Artikolu 9
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, il-31 ta’ Awwissu 2009.